Bloque 6. Tema 2. Ordenacion Fondos y Depositos

 

Bloque 6 - Tema 2

  Bloque 6 - Tema 2 Proceso técnico: ordenación de los fondos y gestión de los depósitos. Recuentos.

Contenido: 1. 2. 3. 4. 5.

Introducción. Ordenación. Gestión de los depósitos. Recuentos e inventarios. Bibliografía.

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1. INTRODUCCIÓN. El concepto “gestión de la colección” supone en la actualidad la realización de distintas tareas, y tiene un enfoque bastante globalizador; abarca desde la selección y la adquisición, primeras dos tareas bibliotecarias para la formación de la colección, hasta la evaluación, la conservación y la cooperación, pasando por el proceso técnico. t écnico. Vamos a centrarnos en yel laproceso los fondos, en elconcreto en la ordenación de estos gestióntécnico de los de depósitos, quey es tema que nos ocupa. La organización de los fondos de una biblioteca es la última operación a realizar antes de su utilización por el usuario y actúa como puente entre el tr trat atam amie ient nto o té técn cnic ico o y la disp dispon onib ibililid idad ad real real de un do docu cume ment nto. o. El mantenimiento y control permiten asegurar tanto su permanencia como su vitalidad. Antes de nada señalaremos que todas las actividades que incluye la gestión de la colección deben ser cuidadosamente planificadas antes de su ej ejec ecuc ució ión, n, y que que dur durante ante es esta ta fa fase se se tend tendrá rán n mu muyy en cuen cuenta ta la lass características de cada biblioteca, sin olvidar, que el objetivo final de todo fondo documental es su difusión.

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2. ORDENACIÓN. Termina erminados dos los proceso procesoss admin administr istrati ativos vos de reg regist istro ro y sel sellad lado o de los fondos fond os y los procesos técnicos de catal catalogació ogación n y clasif clasificació icación, n, se proced procedee a la ordenación de estos. De esta manera, los materiales que han sido proc pr oces esad ados os pued pueden en in inte tegr grar arse se en la cole colecc cció ión, n, se segú gún n el modo modo de ordenación establecido en la biblioteca. La organización los en fondos colecciones consistedeenvarios la ordenación de los mismos sedehace una obiblioteca y depende factores: que Del tipo de biblioteca, del tamaño de la colección y espacio disponible, de los centros de interés de los usuarios, así como por la fo form rmaa de orga organi niza zaci ción ón de lo loss serv serviici cios os y del del ritm ritmo o de crecimiento, que obligará a sistemas en los que se aproveche más o menos el espacio. Del tipo y frecuencia de uso, que aconsejará una ordenación que permita más o menos el acceso. Del tipo de usuarios, que puede llevar a criterios por edades o niveles. 

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Así pues, la ordenación de los fondos no será la misma si la biblioteca es de depósito o de acceso directo, si los fondos son libros, publicaciones periódicas o audiovisuales, o si la biblioteca es pública, universitaria o escolar. Hay dos razones de uso que condicionan la ordenación de la colección: el que algunos fondos puedan ser utilizados o no antes de culminar el proceso técnico y que el lector tenga libre acceso a los fondos o no. Fundamentalmente, es esta última razón, es decir, fondo de libre acceso o depósito cerrado. 2.1 El acceso. La or orde dena naci ción ón de los los fo fond ndos os marc marcar aráá la paut pautaa pa parra el ac acce ceso so a lo loss mismos. El acceso a la colección puede ser: Direct Dir ecto: o: es una tendenci tendenciaa cada cada vez más univer universal saliza izada da en las bibliotecas y responde a una ordenación sistemática. El usuario tiene la posibilidad de consultar los libros directamente ya que el material es de libre acceso. Consiste en ordenar el material en función del sistema de clasificación empleado por la biblioteca. En España se usa la CDU. Algunos inconvenientes de este sistema son el deterioro y posible desubicación de las obras (el personal de la biblioteca debe revisar frecuentemente los estantes para la reor reorde dena naci ción ón de los los docu docume ment ntos os y es ne nece cesa sari riaa una una bu buen enaa señalización), pero según Manuel Carrión, debe ser habitual en todas aquellas bibliotecas que no tengan una función 

conservadora.

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En combinación con el sistemático se suele usar la ordenación alfabética, alfab ética, donde los mater materiales iales se orden ordenan an tomando como base el autor y el título. Indirecto: responde a una ordenación correlativa de números (número currens). Se suele emplear en aquellos centros que tienen todo o la mayor parte de sus fondos en el depósito, donde estos no se encuentran en la sala de lectura y se hace necesaria la intermediación del bibliotecario, que es quien accede a los depósitos en busca de los documentos. Consiste en asignar un orden numérico correlativo al material a medida que éste va ingresando en la biblioteca. Este número puede o no coincidir con el de registro. Es un sistema lento e incómodo para el lector, que consume mucho tiempo y esfuerzo al personal, pero conveniente para determinados tipos de fondos. Semidirecto: en bibliotecas de libre acceso, los nuevos soportes tienden a integrarse cada vez más con el resto de materiales, en vez de hacer una separación física por soportes. En ese caso, el acceso a los mismos será de tipo semidirecto: se disponen en libre acceso las carátulas o fundas de los materiales y se solicita al bibliotecario el documento que se desea.

2.2 La signatura. La organización de los fondos comienza por asignarle un lugar preciso en la biblioteca a cada uno de los documentos que la componen. La clave para la ordenación la da la signatura topográfica, que aparece tanto en el regist reg istro ro biblio bibliográ gráfico fico como como en el docume documento nto mi mismo smo,, materi materiali alizad zadaa en forma de tejuelo. Es ta tare reaa ante anteri rior or a su orde ordena nació ción, n, pero pero és ésta ta dete determ rmin inaa aq aque uelllla. a. La signatura debe ser asignada simultáneamente al libro y a su asiento bibliográfico. Esta signatura topográfica indica el lugar que ocupa un documento en la biblioteca. Puede ser el número de registro o número currens cuando la colocación de los documentos se hace por orden de llegada de los mismos o coincidir con el número de la clasificación cuando la colocación es sistemática. No hay más normas para la adjudicación de la signatura topográfica que la propia conveniencia de la biblioteca. Esta signatura se debe indicar en el lomo del libro mediante una etiqueta llamada tejuelo (en horizontal, salvo que sea más larga que el tejuelo y haya que rotularla en vertical, para poderla leer completamente al colocar en lo loss esta estant ntees) y dent entro del mism ismo docu docume ment nto o si siem empr pree a lá lápi pizz (normalmente en la portada, casi siempre en la parte superior derecha), ya que puede cambiar si se transforma la disposición interna de la biblioteca o en caso de traslado. También También se anotará en su ficha catalográfica.

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De esta manera definimos el tejuelo como la pista gráfica que se coloca en el do docu cum ment ento, que con consist sistee en una una etiq etiqu ueta eta co con n su suss dat datos de localización. La colocación de los fondos en los estantes, se hará siguiendo el proceso que más convenga convenga a la biblioteca. biblioteca. En grandes grandes depósitos depósitos la ordenación ordenación se suele hacer por tamaños o por número currens, mientras que en las zonas de libr libree acce acceso so es prefe preferi ribl blee hacer hacerlo lo de form formaa si siste stemá máti tica ca,, es de decir cir,, siguiendo los criterios de un sistema de clasificación. Cuando los libros se colocan por CDU y con intención de precisar algo más, es muy común completar la signatura con las marcas de Cutter (este ( este sistema reduce lo alfabético a la primera letra del nombre, supliendo las letras siguientes por un número de valor decimal que permite ulteriores espe es peci cifi ficac cacio ione ness e in inte terca rcala laci cion ones) es).. Un ejemp ejemplo lo de marc marcas as de Cu Cutt tter er utilizado en España lo podemos ver en las bibliotecas que ordenan los documentos por el número de CDU (simplificada para que la signatura resulte corta y comprensible, normalmente con 3 dígitos para la sección de adultos y 1 o 2 para el fondo infantil), seguido de las 3 primeras letras en mayúscula del encabezamiento principal de la obra (normalmente el apellido del autor) y las tres primeras letras del título en minúscula. En algunas bibliotecas, a la literatura no se le aplica este sistema de signatura basado en la CDU para las obras de creación literaria. En lugar de agrupar la literatura por países, se agrupa por géneros, mediante una inicial representativa (N para novela, la P para poesía, la T para teatro). Esto también se aplica a las biografías (B) y a la literatura infantil (I). En este es te úl últi timo mo caso caso se pr proc ocur uraa ta tamb mbié ién n mant manten ener er unida nidass la lass seri series es o colecciones que los lectores acostumbran a buscar juntas. También, se suel su elee dist distin ingu guir ir por por el colo colorr de los los teju tejuel elos os la lass secc seccio ione ness de libr libros os apropiados para cada edad. Normalmente la signatura es un signo compuesto de cifras o letras, o una combinación de ambas que sirve para identificar el lugar de un libro dentro de una colección, y que por consiguiente, debe figurar tanto en el libro el lomo,se yaaconseja que es elalugar más visible el documento está en la (en estantería, una altura de 2,5cuando cm.), como en el asiento bibliográfico que lo describe. En el momento que al asiento bibliográfico se le asigna una signatura, se convierte en asiento catalográfico. La signatura puede identificar a una unidad bibliográfica o a una unidad física. En este último caso c aso cada volumen de una obra en varios volúmenes recibe su propia signatura cuando la obra está completa. Independientemente del tipo de signatura adoptado se deben cumplir dos objetivos: conseguir el mayor grado de individualización por medio de la signatura y el mayor grado de simplicidad. La signatura más simple es el número, pero a veces deberá ir acompañado de indicaciones que indiquen una posible disgregación de los fondos en distintos edificios o plantas (es el caso de las bibliotecas universitarias descentralizadas).

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Con las fichas de los documentos ordenados por su signatura se elaborará un catálogo topográfico, lo cual permitirá su localización y recuperación rápida. El catálogo topográfico será de exclusivo uso interno del personal de la biblioteca. Antiguamente era el verdadero inventario de la biblioteca; hoy día se utiliza para el recuento periódico de los fondos. No todos los fondos necesitan recibir la signatura antes de su uso, por lo que conviene distinguir su modo de organización. Por último en cuanto a la ordenación, la señalización y la formación de usua us uari rios os,, son son impr impres esci cind ndib ible less par para una una bu buen enaa co comp mpre rens nsió ión n de la ordenación y una correcta interpretación de las signaturas. 2.3 Tipos de ordenación. Para ara los los fo fond ndos os ut utililiz izad ados os ante antess de recib recibir ir la si sign gnat atur ura, a, ca caso so de la lass publicaciones periódicas, cuando se reciben en la biblioteca, y una vez hecha hec hass las oportu oportunas nas dilige diligenci ncias as de compro comprobac bación ión y con contab tabili ilidad dad,, se inscr inscrib iben en en el re regi gist stro ro de publ publica icaci cion ones es pe peri riód ódic icas as CA CARD RDEX EX (donde (donde anotaremos los datos generales de la publicación y las entradas de cada número conforme se reciba. Se anotará también cualquier variación que se produzca en la publicación, respecto del título, periodicidad, precio, etc), se los cataloga, clasifica y se los dota signatura provisional o número de exposición. Una vez hecho esto de se una sellan, se magnetizan y se colo co loca can n en su lu luga garr corr corres espo pond ndie ient ntee a disp dispos osic ició ión n del del pú públ blic ico o en estanterías o expositores, retirando el ejemplar anterior o bien, pasado un plazo establecido, diferente según el tipo de publicación y su periodicidad, se los retira de los expositores para formar volúmenes, generalmente mediante su encuadernación. Una vez organizados en volúmenes, se les dota de signatura definitiva y se estructuran siguiendo las normas de la biblioteca correspondiente, por ejemplo, se pueden guardar en cajas, que estarán identificadas con una etiqueta donde anotaremos los datos de cada uno de los ejemplares que guardemos. Para los fondos utilizados después de recibir la signatura (prácticamente todos los demás fondos), así como las publicaciones periódicas una vez organizadas en volúmenes, la signatura responde al tipo de ordenación de la biblioteca. Este tipo de ordenación puede estructurarse de la siguiente manera: Organi Org anizac zación ión sist sistemá emátic tica. a. Los materi materiale aless se manti mantiene enen n uni unidos dos según su contenido y la organización del conocimiento coincide con la organización física de la biblioteca, donde los libros se ordenan de acuerdo con el sistema de clasificación adoptado por la biblioteca. La notación indica dónde está colocado el documento y la materia de que se ocupa, ya que la signatura responde al núme nú mero ro de clas clasif ifica icaci ción ón.. La or orga gani niza zaci ción ón si siste stemá máti tica ca suel suelee complementarse con la alfabética (por nombre de autor) dentro de cada categoría, suele incluir también las publicaciones periódicas y desde luego va destinado a permitir el libre acceso a los fondos. 

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Las mayores ventajas de la ordenación sistemática se derivan de la facilidad con la que pueden localizarse los fondos y la facilidad de uso, so, pues el acce cesso a ellos es directo cto y no re req quiere la presencia presen cia de mediador mediador alguno. alguno. Sus inconvenie inconvenientes ntes son mezclar mezclar fondos activos e inactivos y la necesidad de disponer de gran cant ca ntid idad ad de espa espaci cio o libr libre. e. Segú Según n Ca Carr rrió ión n Gú Gúti tiez ez,, és éste te es el si sist stem emaa más más adecu decuad ado o par para bibli ibliot otec ecas as no cen centra tradas das en

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fu func ncio ione nessdeem emin inen ente teme ment nte e conse conserv ador oras as oen de depó dees pósit sito, o, si sin perjuicio que también pueda serrvad utilizado ellas, decir, esn el sistema más utilizado en las bibliotecas de libre acceso, donde la herramienta de clasificación elegida suele ser la CDU. Ordenación por números currens. Consiste en la organización por secuencia numérica correlativa. De esta forma, los materiales se van colocando según su orden de llegada. En su extrema pureza bastaría con utilizar el número de registro, sistema que podría util utiliz izar arse se en depó depósi sito toss cerr cerrad ados os,, co con n ab abun unda dant ntee es espa paci cio o y posibilidad de crecimiento sólo en una dirección; de hecho, la escas es casez ez de espac espacio io obli obliga ga a tene tenerr en cu cuen enta ta tamb tambié ién n ot otra rass características, como suele ser el formato, soporte o tamaño de los materiales y crear distintas secuencias. En realidad, nunca existe una sola secuencia de números currens. Las publicaciones periódicas se suelen ordenar por este método. Entre sus ventajas, este sistema facilita el recuento de fondos y la localización rápida de novedades. Sus mayores inconvenientes tienen que ver con la recuperación temática, ya que los documentos se entremezclan independientemente de su materia, y con el espacio, pues es una modalidad que exige depósitos amplios. Desd De sdee el punto unto de vista ista del del usuar suario io,, se obti obtien enee un acc cces eso o indirect cto o al docum cumento, al requerir la mediación de un bibliotecario. A pesar de resultar algo lento para el lector y de consumir mucho tiempo y esfuerzo profesional, es el sistema máss con má conve venie nient ntee para para fo fond ndos os va valilios osos os o deli delica cado dos, s, po porr su suss garantías de preservación. Se observa, sobre todo, en bibliotecas con gran cantidad de documentos en depósitos cerrados. Ordenación por grupos. Los libros se ordenan por materias muy amplias, cuyo número es muy variable. Se puede ordenar según las necesidades de la institución o de los usuarios. Por ejemplo, ordena ord enació ción n según según las unidad unidades es fís física icass del dep depósi ósito, to, ord ordena enació ción n por niveles académicos en bibliotecas escolares o universitarias... Organización de los fondos por centros de interés. Estos centros son espacios vivos que tienen su razón de ser en las demandas y gustos de los usuarios. Es esta interacción con el usuario la que determina una evaluación y modificación continuada. Esta forma de or orga gani niza zació ción n surg surgió ió como como una una al alte tern rnat ativ ivaa a la trad tradic icio iona nall organización en libre acceso basada en la clasificación sistemática.

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La idea central en la que se apoyan los centros de interés es la de conseguir que los usuarios puedan acceder a los fondos de una manera sencilla y rápida, para lo cual se utilizan criterios de organización cercanos a la forma de pensar y preguntar del gran público. Por ello se han tomado como modelo las formas de presentación utilizadas en las superficies comerciales dejando a un lado los modelos basados en la organización sistemática del

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conocimiento, que se consideran más propias del mundo académico. La organización por centros de interés no responde a un sistema de clasificación, ya que el criterio que determina la colocación de las obras en un grupo no es tanto el análisis estricto del contenido como el colocar juntas aquellas obras que pueden responder a un determinado tipo de interés manifestado por el público. Este tipo de or orga gan niza ización ción,, no es alg lgo o est stát átiico ni ríg ígid ido o y debe deberá rá ir evolucionando a medida que cambien los intereses de los usuarios. Generalmente (salvo que se trate de bibliotecas muy pequeñas) no afecta a toda la colección y convive con otras zonas en donde se mantiene la ordenación con criterios tradicionales. Otro Ot ross ti tipo poss de orde ordena nació ción. n. La or orde dena naci ción ón al alfa fabé béti tica ca (usa (usada da mucho para las publicaciones periódicas), por nombre de autores y títulos anónimos, generalmente usada para complementar otro sistema fundamental; la ordenación cronológica (usada mucho para colecciones cerradas), resulta de los casos en que el número currens es el mismo registro y éste está encabezado por los dos últimos dígitos del año en curso; la ordenación por formato, obliliga ob gada da en los los caso casoss de orde ordena naci ción ón mecá mecáni nica ca,, desti destina nand ndol olee dive divers rsaas par parte tess del del dep depósit ósito o a cada cada form format ato o, o al menos enos diferentes baldas de cada estantería o por agrupaciones propias según las necesidades de la institución o el usuario.

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3. GESTIÓN DE LOS DEPÓSITOS. Los depósitos son salas que albergan fondos que no están en libre acceso por razones de preservación, obsolescencia o bajo índice de consulta. Así, As í, mien mientr tras as la lass bibl biblio iote teca cass públ públic icas as,, esco escola lare res, s, univ univer ersi sita tari rias as y especializadas, en las que se da una prioridad absoluta al uso, deben tener una parte importante de la colección en libre acceso ordenada por ma mate teri rias as,, las la bibl biblio iote teca cass de muy cons conser erva vaci ción ón normalmente (nac (nacio iona nale les, s, guardan regi region onal ales es, bibliotecas des fondos antiguos valiosos) las, colecciones en depósitos a los que no accede el usuario. Igualmente, muchas bibliotecas tienen en depósitos cerrados parte de sus colecciones, normalmente las que por antigüedad son de utilización poco frecuente y los materiales dificiles mantener en sala, como los folletos, etc. En estos casos, la ordenación es meramente correlativa, con un número currens. En algunas bibliotecas, debido a su distribución espacial original (con arreglo al espacio disponible que había cuando se crearon) o bien a la estructura del edificio que las alberga, buena parte del fondo se encuentra en depósito y es de acceso restringido res tringido a todo tipo de usuarios. El caso caso extr extrem emo o es cu cuan ando do de dete term rmin inad ados os fond fondos os bibl biblio iogr gráf áfic icos os se conservan que están fuera de de las es dependencias depósit lasito propia bibl bibliot ioteca eca.. en Hay Haydepósitos bi bibl blio iote teca cas s qu que e di disp spon onen en este te tipo tipo de depó o en instalaciones externas a la propia biblioteca o en espacios anexos debido a la falta de espacio propio, pero en otros casos se trata de una biblioteca complementaria a un conjunto de bibliotecas de área. Esta situación se da en muchas universidades y el depósito no suele disponer de lectura en sala ni otros servicios, servicios, sólo un depósito depósito de libro libross custodiado custodiado por personal personal bibliotecario que se encarga de servir el material solicitado con antelación por los usuarios desde otras bibliotecas. En la mayoría de los casos, el mate ma teri rial al es se serv rvid ido o a la bibl biblio iote teca ca soli solici cita tant ntee po porr una una em empr pres esaa de mensajería o correo interno en un plazo de 24/48 horas. Los depósitos deberían albergar, albergar, en su caso, los siguientes fondos: 

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Documentos Libros raros oantiguos. curiosos. Fondos de gran formato. Documentos audiovisuales y sonoros de gran valor. Tesis y fondos especiales. Revistas y publicaciones periódicas cerradas. Manuscritos. Fondos de soporte fácilmente deteriorable. Partiturass musicales. Partitura Cartografía. Fondo bibliográfico de poco uso u obsoleto.

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El depósito debe estar cercano a la zona de préstamo y a los núcleos de comunicación vertical y otros sistemas de transporte. El personal que se ocupa de la orientación y el préstamo debe tener acceso directo y fácil a él. En el momento de planificar los espacios para depósitos de documentos hay que prever un crecimiento de la colección en torno al 33%, algo menos que para el libre acceso. En los depósitos el espacio se aprovecha al máximo (las dependencias deberían tener formas cuadradas o rectangulares), debido a la ordenación por número currens y también a la posibilidad de usar las estanterías compactas.   Es compactas. Este te es un sist sistem emaa de esta estant nter ería ía me metá tálilica ca cerr cerrad adaa con con estantes que va montada sobre rieles anclados al pavimento, de manera que se pueden desplazar con una manivela o de forma automática. Los máss usua má usuale less ti tien enen en un desp despla laza zami mien ento to pe perp rpen endi dicu cula larr respe respect cto o a lo loss carriles y guías de conducción. El ahorro de espacio es sustancial, ya que al desplazarse los muebles se reduce a uno el número de pasillos. La anchura del mismo debe ser de 90 cm. como mínimo. También existen compactos de desplazamiento paralelo. El ahorro total de espacio suele estar en proporción de 1/3.  1/3.  Antes de instalarlos hay que tener en cuenta la resistencia del suelo. Es importante tener en cuenta la carga que puede soportar el forjado de la dependencia donde se ubica el depósito, ya que las estanterías suelen cont co nten ener er má máss docu docume ment ntos os que que la lass de libr libree ac acce ceso so.. En cuan cuanto to a la resistencia mecánica, la utilización de estantería es tantería fija convencional requiere forjados preparados para soportar 750 kg/m 2, mi mien entr tras as que que el si sist stem emaa 2 denso o compacto precisa resistencias cifradas en 1.250 kg/m (el suelo debe soportar una carga de 1.200-1.500 kg/m2). Esto no es un problema cuando los depósitos están situados en la planta baja o en el sótano del edificio. Sin embargo, este hecho puede derivar en nefastas consecuencias, a no ser que se establezcan rigurosas medidas de preservación y conservación. Sobre la seguridad contra incendios, los materiales y el equipamiento deben ser incombustibles o tratados con materiales ignífugos y todo el depó de pósi sito to cont contar aráá con con muro muross y puer puerta tass metá metálilica cass cort cortaf afue uego goss (c (con on cerraduras antipánico y una anchura mínima de un metro), separando los depósitos de la zona de trabajo, donde es más probable el fuego. Si el depósito se reparte en varias plantas, los enlaces verticales entre éstas (escaleras, ascensores, montacargas), se construirán exteriores al mismo, con vestíbulos cortafuegos en el acceso a cada planta y dentro de muros con idénticas características en depósitos con una superficie superior a 150 m2. Hay Hay que prever y se señ ñalizar las sa sallidas de emer mergenci ciaa y evac ev acua uació ción, n, los los siste sistema mass de dete detecci cción ón au auto tomá máti tica ca que que lo loca calilice cen n lo loss incen incendio dioss en los depósi depósitos tos y los cuartos cuartos de maq maquin uinari ariaa y cal calder deras. as. En cualquier caso, debe haber un sistema de detección de incendios así como extintores.

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En cuanto a la estructura, preferentemente se empleará el hormigón armado, y en los cerramientos, los muros serán de piedra natural o art rtiifici ficiaal, o de ladr ladrilillo lo a car cara vi vist sta, a, evit evitaand ndo o lo loss recu recubr brim imie ient ntos os imp mper erme meab abililiz izaante ntes que que impi impida dan n la tra transpi nspirraci ción ón.. Ha Hayy que que us usar ar pavimentos que no produzcan polvo, así los suelos serán de material pétreo pulimentado con un desgaste mínimo a la abrasión o de resinas sintéticas termoestables, con el menor número de juntas. El material más apropiado es el terrazo, claro, semipulido, brillo y de las máximas dimensiones. En de los color paramentos y techos, lossin revestimientos de yeso y escayola empleados en las paredes y techos llevarán una pintura lisa lisa y de na natu tura rale leza za pl plás ásti tica ca e impe imperm rmea eabi bililiza zant nte. e. En la lass pare parede dess se emplearán emple arán colores mates mates,, absorbente absorbentess de rad radiacion iaciones es lumí lumínicas, nicas, como el gris rosáceo, el pardo grisáceo claro o el amarillo pálido. Los huecos de las ventanas se abrirán en los muros menos expuestos a la insolación y al influjo de los vientos, evitando por ello su presencia en los orientados al sur y su superficie no debe rebasar 1/10 de la del muro correspondiente. La cubierta más aconsejable es la de doble vertiente, pues facilita la rápida ráp ida eliminac eliminación ión de las aguas de lluvia lluvia y permit permitee la con constr strucc ucción ión de cámaras de aire, que actúan de aislante higrométrico. Las medidas anti-hurto también deben presentes, sobre para los materiales raros y preciosos. Estos,estar al tener limitada su todo consulta, suele su elen n conta contarr con con una una re repr prod oduc ucció ción n en ot otro ro sopo soport rte, e, no norm rmal alme ment ntee mediante un proceso de digitalización. Es mu muyy impo import rtan ante te ta tamb mbié ién n la colo colocac cació ión n ad adec ecua uada da en su luga lugarr de exposición o de almacenamiento, ya que algunos materiales deben estar horizontales, otros verticales, otros en cajas. Por razon azones es de segu seguri rida dad d y fu func ncio iona nalilida dad, d, el de depó pósi sito to de debe be esta estarr compartimentado en salas con una superficie mínima de 100 m 2 y máxima de 250 m2. Una altura de techos entre 2,30-2,50 m. permite alcanzar los documentos instalados en la última balda de una estantería normalizada sin ayuda de escaleras. Las estanterías requieren una altura adecuada, que permita el paso del aire y no obliguen a doblar los libros o deformarlos al entrar o salir, pero la altura de las estanterías también puede variar y superar, en este caso, la aconsejable del libre acceso, ya que el personal sí puede usar escaleras. También ambién al estar el depósito depósito restringido restringido al personal personal de la biblioteca biblioteca,, se pueden instalar las estanterías con menor distancia entre sus ejes. El mínim ínimo o acon conseja sejabl blee de sep separac aració ión n es de 90 cm. cm. para ara perm ermitir itir la circulación de carritos, mientras que en libre acceso llega a estar entre 150-200 cm. Si la ordenación en depósito es por número currens pueden llegar lle gar a alberg albergar ar hasta hasta 1.000 volúm volúmene eness por cada 6-7 m2, aunque en depósito se pueden calcularar hasta 5,5 m2 por cada 1.000 volúmenes

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Para un buen Para buen alm almace acenam namient iento o del materi material al bib biblio liográ gráfic fico, o, el mob mobili iliari ario o idóneo son estanterías rectangulares y alargadas con 6 a 7 baldas en dond do ndee los los docu docume ment ntos os se coloc colocan an vert vertica icalm lmen ente te (s (sal alvo vo lo loss form format atos os especiales) especi ales) para un mejor aprovechami aprovechamiento ento del espacio espacio y conservaci conservación ón y de abajo a arriba y de izquierda a derecha, conforme al sentido de la escr es crit itur uraa lati latina na.. Se suje sujeta tan n con con apoy apoyal alib ibro ros, s, qu quee ev evit itan an la lass ca caíd ídas as,, inclinaciones y curvamientos. El material ideal para las estanterías es el acero cromado por sudesolidez, y carácter ignífugo. Selimpieza recomienda que las estanterías carezcan fondo para garantizar mayor y aireación. Deben tener unos límites de altura en torno a 2 metros para garantizar el acceso, una longitud aproximada de 1 metro y una resistencia de 100 kilos que garantice su estabilidad. Las baldas deben tener de 25 a 30 centímetros de profundidad para acoger documentos de mayor tamaño. Los folletos (es decir, las publicaciones de menos de 50 páginas) y los libros que, aun teniendo más puedan curvarse por su tamaño o mala encuadernación, se guardarán en cajas de cartón de PH alto, es decir, no ácido, suficientemente rellenas, con signatura correlativa. Se evitarán las cintas adhesivas comunes de papelería, cuya cola produce oxidación y deteriora la encuadernación, amarilleando con el tiempo. Los materiales audiovisuales y materiales especiales pueden almacenarse en muebles especiales. Estos ahorran más espacio que los expositores de uso público. Las fotografías se deben guardar en archivadores de cajones, dentro de sobres individuales para que no se rocen. Los sobres de clichés deben ser transparentes. La temperatura para la fotografía en colo colorr, 5ºC. Igualmente se tratan las diapositivas y transparencias. Hay que evitar el contacto con los dedos. Los discos de vinilo se guardarán en sobres de plástico transparente y serán limpiados antes y después de cada audición. Los materiales cartográficos, mapas y planos, se guardarán en planeras horizontales, que se hayan publicado yano plegados cuyo caso se pueden dejar salvo en cajas), o en tubos de cartón ácido o(en plástico, cuando por su excesivo tamaño lo requieran. Lass grab La grabaci acion ones es el elec ectr trón ónica icass se cons conser erva vará rán n prot proteg egid idos os de camp campos os magnéticos y las películas en cajas de metal, en posición horizontal. Así, podríamos decir que las principales ventajas del depósito cerrado son su ca capa paci cida dad d de al alma mace cena nami mien ento to,, el ahor ahorro ro de espa espaci cio, o, la mayo mayorr seguridad y la mejor conservación de los materiales.

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3.1 Condiciones ambientales de los depósitos. La humedad, la temperatura y la luz deben mantenerse lo más estables posible y es elemental su correcta adecuación. Ello exige unas condiciones ambientales graduables, pues se debe evitar las fluctuaciones importantes y frecuentes propias de la climatología natural. Cuan Cu ando do no hay hay usuar usuario ios, s, debe debemo moss po pode derr ad adap apta tarr la lass cond condici icion ones es de temp temper erat atur uraa ser y hume hu meda dad d para a los loevitar s libr libros os y docu docume ment os espec especia iale les. s. Todo odo cambio debe gradual, deformidades ontos grietas. Debe evitarse a toda costa el riesgo de inundaciones. Lass oscilac La oscilacion iones es térmic térmicas as produ producen cen una rigidez rigidez en la estruc estructur turaa de los documentos y finalmente su fragilidad y fragmentación. Igualmente, la humedad relativa descompensada produce ya deshidratación y sequedad por su escasez, o hidrólisis por su exceso. Lo ideal para el documento es un 40-50% de humedad relativa y una temperatura de 15 a 21ºC, aunque cada tipo de soporte tiene establecidas, no obstante, sus condiciones idóneas de conservación. Cuand Cu ando o la tem temper peratu atura ra y la humeda humedad d relati relativa va del dep depósit ósito o rebase rebasen n las limitaciones anteriores, y tras un estudio previo del problema realizado porr un expe po expert rto, o, se podr podráá re regu gula larr ar arti tifi fici cial alme ment ntee con lo loss si sigu guie ient ntes es si sist stem emas as:: cale calefa facc cció ión n o re refr frig iger erac ació ión n po porr ai aire re;; desh deshum umid idif ific icac ació ión n, humidificación; climatización o acondicionamiento general del aire. Todo ello hace necesario la existencia de climatización en los depósitos, que será medida y controlada con sistemas que permitan registrar los valores de temperatura y humedad relativa, bien a través de termómetros e higr higróm ómet etro ros, s, bien bien a trav través és de te term rmoh ohig igró róme metr tros os.. Par araa regu regula larr la humedad existen humidificadores y desecadores. Si no se pueden poner acondicionadores, hay que intentar la climatización natural (asegurar la buen bu enaa vent ventililac ación ión,, circ circul ulac ació ión n y re reno nova vació ción n del del ai aire re de ac acue uerd rdo o a un 2 mínimo de 0,25 l/seg/m ). Otros aspectos a tener en cuenta son, situar el edificio en sitios altos sin problemas de humedades y bien ventilados, la orientación septentrional la más que tér térmic micas as entre el día y laesnoche asíconveniente com como o entre entre ya ver verano ano las e invie invariaciones vierno rno son menores, menor es, usar persianas persianas y aislantes aislantes para evitar la luz solar directa directa sobre lo loss mate materi rial ales es o el bu buen en mant manten enim imie ient nto o de dell edif edifici icio o para para ev evit itar ar la lass humedades y las filtraciones en épocas de lluvia. Por ello, el buen microclima de los depósitos requiere baja temperatura y humedad, buena ventilación (debe estar asegurada mediante sistemas de renov ren ovaci ación ón y filtr filtrado ado del air airee que evite evite los factor factores es de contam contamina inació ción), n), ilumin ilu minaci ación ón adecu adecuada ada (la luz no debe debe rebasa rebasarr nunca nunca los 150 lux y en depósitos de fondo antiguo los 50 lux), limpieza (en principio, todos los documentos del depósito deberían limpiarse  limpiarse   dos veces al año; si esto no es posible, será preciso al menos una limpieza anual a fondo), áreas diáfanas (sin rincones ni zonas ocultas), locales sin vanos o huecos al exterior, anulando toda comunicación innecesaria, vigilando y protegiendo

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los conductos, incorporar materiales nuevos sin contaminación biológica (c (con on sala salass de fu fumi miga gaci ción ón y dese desemp mpol olva vado do), ), cont contro roll pe peri riód ódic ico o de la documentación, cuidar el mobiliario y las zonas conflictivas, tratamientos preventivos con antisépticos (desinfectantes, desinsectantes), etc. También conviene evitar la exposición a la luz, una energía que degrada los documentos. Para estos es conveniente una intensidad de 50 lux, que se lo logr graa me medi dian ante te lu luzz natu natura ral, l, medi median ante te oj ojos os de bu buey ey su supe peri rior ores es o infe inferi riore oress o arti artifi fici cial al.. El acri acrist stal alam amie ient nto o será será de vi vidr drio ioss filt filtra rant ntes es de radi diaacion ciones es ult ltrraviole ioleta tass y pel elíc ícu ulas las o ba barn rnic ices es oscu oscure rece cedo dorres con con características específicas para este fin. Se debe impedir la incidencia de la luz solar directa sobre los materiales raros y valiosos como manuscritos y perg pergam amin inos os (en caso caso de mate materi rial al muy muy va valilios oso o debe debe gu guar arda dars rsee en depósitos cerrados o incluso recurrir a la cámara blindada), donde la luz de lo loss depó depósit sitos os debe debe ser ser te tenu nuee colo colocan cando do en la lass ve vent ntan anas as cr cris ista tale less actíni act ínicos cos o tr trans anspar parent entes es nar naranj anjaa y no deberá deberá ha haber ber venta ventanas nas a las fa fach chad adas as de mayo mayorr in inci cide denc ncia ia so sola larr. La os oscu curi rida dad d to tota tall favo favorec recee lo loss microorganismos. Sólo algo de luz ambiental, artificial porque no debemos depe de pend nder er de la hor hora y su re repa part rto o desi desigu gual al por por el depó depósi sito to.. La luz luz incandescente da más calor y rayos infrarrojos, la luz fluorescente es más barata, ilumina más con menos gasto, por lo que se suele preferir. El problema son sus rayos ultravioletas, que con filtros, de todas maneras, puede eden evit evitar arse se.. De Deb ber eráá hab haber un sist sistem emaa difu ifusor sor que que anule nule la lass radiaciones directas sobre los fondos. La intensidad debe ser de 100 lux a nivel de pavimento. Los lux luxóme ómetro tross y ultra ultravió viómet metros ros son los apara aparatos tos que int interp erpert ertan an la intensidad de la iluminación y radiaciones nocivas. También se debe controlar la polución en el medio ambiente. La polución de las ciudades, desde los gases por el uso de combustibles al polvo son agentes de degradación del papel. 3.2 Norm 3.2 Norma a ISO ISO 11 1179 799 9 para para al alma mace cena nami mien ento to de la cole colecc cció ión n bibliografica. Esta norma para el almacenamiento de documentos fue elaborada por un grupo de trabajo internacional que tras valorar las regulaciones nacionales en EE.U EE.UU, U, Ru Rusi sia, a, Hola Holand nda, a, It Ital alia ia,, Suec Suecia ia y Reino eino Un Unid ido, o, de deci cidi dió ó que que ning ningun unaa de ella ellass in indi divi vidu dual alme ment ntee podr podría ía ap aplilica cars rsee como como base base de un unaa norma internacional porque eran resultado de circunstancias y supuestos particulares. Incluye tanto los materiales de archivos como los de bibliotecas, pero deja de lado algunas cuestiones relativas a la gestión de depósitos. Se limita al pape pa pel, l, exclu excluye yend ndo o ot otro ross sopo soport rtes es como como el pe perg rgam amin ino. o. Mu Much chas as de las las medidas sobr obre edificac cación y cons onstrucci cción quedan sujeta etas a las regulaciones de cada nación o comunidad.

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La ISO 11799:2003 especifica las características de los depósitos de uso gene ge nerral us usad ados os pa parra el al alma mace cena nami mien ento to de la larg rgaa du durració ación n de lo loss materiales del archivo y de la biblioteca. Se ocupa de la construcción del edificio, la instalación y el equipo que se utilizará. Tiene en cuenta el establecimiento de áreas separadas o de compartimientos dentro de los depósitos individuales donde el ambiente se puede controlar para crear las condiciones ambientales adecuadas a los materiales específicos de archivos y bibliotecas. 3.3 Depósitos externos y depósitos compartidos o cooperativos. Loss depó Lo depósit sitos os exte extern rnos os co cont ntie iene nen n gene genera ralm lmen ente te ob obra rass de mu muyy baja baja utililiz ut izac ació ión n pero pero que que ti tien enen en un in inte teré réss par para la co cons nser ervvació ación. n. Es Este te procedimiento de almacenaje resulta costoso, tanto por el mantenimiento del depósito como por el coste de acceso a las obras relegadas, por ello en ocasiones varias bibliotecas optan por compartir un depósito externo (depósito compartido o cooperativo), que es principalmente usado por grandes gra ndes organizacione organizaciones, s, caso de las universidades. universidades. En la may mayor or parte parte de los casos, estos depósitos contienen material que proviene de expurgos o de bibliotecas que no disponen de obs espacio para aumentar su, colecc col ección ión (du (dupli plicad cados, os, ejempla ejemplares res obsole oletos tossuficiente o con baj bajo o índice índ ice de uso, uso etc.), y en ellos se asegura la conservación y el acceso en caso de necesidad. Hay bibliotecas que disponen de este tipo de depósito en instalaciones externas a la propia biblioteca o en espacios anexos debido a la falta de espacio propi opio, pero en otros casos sos se trata de una bibliot oteeca complementaria a un conjunto de bibliotecas de área. Esta situación se da en muchas universidades y el depósito no suele disponer de lectura en sala ni otros servicios, servicios, sólo un depósito depósito de libro libross custodiado custodiado por personal personal bibl bibliot ioteca ecari rio o que que se enca encarg rgaa de serv servir ir el ma mate teri rial al soli solicit citad ado o por por lo loss usuarios desde otras bibliotecas. Esmace toscena demien póento sitto os ve pinte ote seevece n ces psorsu terrior m dipaci o cida unda no carmal paal cidde ad una dae alma al nami vein ve supe peri orinoa lameca capa dad norm un biblioteca. Además, se debe contar con los servicios de una empresa de transporte especializada o establecer un sistema de transporte propio que interconecte el depósito con los centros correspondientes. Un ejemplo es GRANADO, ubicado en Madrid, es el Depósito Cooperativo de Conservación Permanente de la Red de Bibliotecas del CSIC para gara ga rant ntiz izar ar la perm perman anen encia cia en la in insti stitu tució ción n aq aque uellllas as colec coleccio cione ness de ejemplares bibliográficos (monografías y revistas) que tiene ya poco uso en las bibliotecas CSIC que los custodian pero que hay que conservar. conservar.

 

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4. RECUENTOS E INVENTARIOS. Son operaciones periódicas que permitirán conocer el estado real de los fondos bibliográficos. Para una correcta conservación y control de los fondos (para saber que los libros que forman parte del patrimonio de la biblioteca siguen existiendo en el fondo documental), es imprescindible la realización de recuentos en lo loss cent centro ros, s, por por lo que qu peri periód ódic icam amen ente te la lass bibl bi blio iote teca cass real re aliz izar arán ánque el inventario o recuento dee sus fondos, utilizando los medios técnicos proporciona el Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria. Este recuento de los documentos se suele hacer con la ayuda del catálogo topográfico y se realiza por si falta algún documento, por si se detectan algunos que están mal colocados o por si están muy deteriorados; para mejorarlos o comprar nuevos ejemplares si existen ediciones recientes. Los recuentos son obligatorios obligatorios para todas las bibliote bibliotecas cas y para para todos los fondos y debe hace cerrse con una period odiicidad anual o en ca cassos excepcionales cuando ha habido robos, incendios o desastres naturales que han alterado el orden de la biblioteca. Tratándose de una biblioteca universitaria lo mejor sería hacer el recuento en el peri period odo o est estiv ivaal, cu cuan ando do los los al alu umnos mnos y pr prof ofes esor ores es est están de vacaciones y el movimiento en la biblioteca está en su punto más bajo. Hay dos tipos de revisiones: Diar Di aria ias: s: la fu fun nción ción prin princi cip pal es la de lo loca caliliza zarr lo loss libr libros os descolocados dentro de las estanterías. Perió eriódi dica cas: s: co cont ntro rola lan n el es esta tado do de la co cole lecc cció ión n (fís (físic ico o y de conse onserrvación), detectan los eje ejemplares deteriorados o desaparecidos y sirven como base al expurgo. 

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Sobre los recuentos el Real Decreto 582/1989 por el que se aprueba el Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas, en su capítulo II, nos dice textualmente: Artículo 7º: Recuentos. Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán realizar periódicamente un recuento de sus fondos, que será s erá total, al menos una vez cada ccinco inco años. En todo caso, el recuento será anual para los fondos a que se refiere el apartado 3 del artículo 4º de este Reglamento (manuscritos, incunables, obras con menos de tres ejemplares, etc.) Del resultado de estos recuentos se extenderá la correspondiente acta firmada por el empleado de mayor categoría de entre los que lo hayan realizado y con el visto bueno del Director de la Biblioteca.

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También este Real Decreto nos habla en su artículo 8 de los expurgos, el cual dice textualmente: Artículo 8º: Expurgos. Si ,  , con motivo del recuento o por cualquier otra razón, resultara preciso, las Bibliotecas Públicas del Estado pueden iniciar expediente de expurgo. A tal efecto, la Dirección de la Biblioteca hará las propuestas oportunas y razonadas a la gestora, resolverá lo que4.º, proceda. No serán objeto de Administración expurgo las obras a que que se refiere el artículo 3. Los inventarios son importantes para mantener el control de la colección, y se hace por diferentes causas como: ubicación en el estante errónea por procesos técnicos incorrectos, mala ubicación en el estante por error humano de distracción o confusión, selección negativa informal, robo (un clásico de algunos usuarios que disfrutan coleccionando "souvenirs" de la biblioteca), falta de devolución a tiempo nunca reclamada o socios que dejan de serlo y nunca devuelven el último préstamo. Así, algunas consecuencias de no hacer inventarios para tener la colección contro con trolad ladaa pueden pueden ser: ser: una imagen imagen profes profesion ional al desastr desastrosa, osa, usuari usuarios os descontentos, información perdida total o parcialmente según el daño del docum documento ento, distor nuestras nuest estadísti cas os informes infor (no reflejan reflej las real realid idad ad) ) o, distorsión fa falt ltaa sión de en dete detecc cció ión nrasdeestadísticas nece necesi sida dade des de mes repo reposi sici ción ón deanlo los documentos y, y, por ende, de actualización de sus ediciones. El cont contro roll de los los fo fond ndos os de una una cole colecc cció ión n su supo pone ne el co cono noci cimi mien ento to actualizado de la situación y el estado de dichos fondos. Comprende dos aspectos bien diferenciados: Control físico: conocimiento de la existencia, grado de deterioro y disponibilidad de los documentos. Control intelectual: serie de operaciones destinadas a conocer el grad gr ado o de ut utililiz izac ació ión n de los los docu docume ment ntos os de la bi bibl blio iote teca ca,, su vitalidad y obsolescencia. 

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El control de los fondos es siempre más difícil en las bibliotecas de libre acceso. En todo caso, la utilización de sistemas informatizados ayuda enormemente a establecer un control más estricto de la circulación de los fondos, aunque para la recogida de datos no hay más alternativa en las bibliotecas o secciones de libre acceso que el uso de cuestionarios de evaluación y la aplicación de leyes bibliométricas. Con la tecnología RFID, los inventarios son realizados en cosa de horas y se tendría la información información en tiempo real sobre el uso de las coleccion colecciones es y las preferencias de los usuarios. El gran inconveniente que aún sigue presentando el RFID es su costo. Es cierto que ha disminuido considerablemente en el último año, pero aun así  es inalcanzable para instituciones pequeñas como bibliotecas públicas o escolares.

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5. BIBLIOGRAFÍA. 

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3ª reimp. Madrid: Síntesis, D.L. 2008. 509 p.: il. ; 23 cm. ISBN 84-7738-363-4 Real Decreto 582/1989, de 19 de mayo, por el que se aprueba el Regla Re glamen mento to de Biblio Bibliotec tecas as Públic Públicas as del Est Estado ado y del Sist Sistema ema Boletín Oficial del Estado , 31 de mayo de Español de Bibliotecas. 1989, núm. 129 Prototipo Proto tipo de Bibl Bibliote iotecas cas Públicas Públicas.. Ministerio de Cultura. Madrid: Ministerio de Cultura, 1995. 140 p., 23 cm. ISBN: 84-8181-103-3 LÓPE LÓ PEZ Z DE PRAD PRADO O, Rosar osario io. Organ Organiza izació ción, n, man manten tenimi imien ento to y  control de fondos de la biblioteca [en línea] [ref. de 6 de abril de 2015]. Rosario López de Prado. Disponible en la web: http://www.oocities.org/zaguan2000/309.html LÓPE LÓ PEZ Z DE PRAD PRADO O, Rosar osario io. Tr Trat atam amie ient nto o té técn cnic ico o de li libr bros os,,  publicaciones  publicacione s periódicas y materiales especiales [en lín línea] ea] [ref [ref. de 6 de abril de 2015]. Rosario López de Prado. Disponible en la web: http://www.oocities.org/zaguan2000/305.html http://www.oocities.org/zaguan2000/305.html GÓMEZ HERNÁNDEZ, José. A. Gestión de bibliotecas: texto-guía de las asignaturas de biblioteconomía general y biblioteconomía [ref. de 6 de abril de 2015]. Univer Universidad sidad especializada [en línea] [ref.

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