BELLOTTO, Heloísa Liberalli

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004

Cap. 1  – Da administração à história: ciclo vital dos documentos e função arquivística.

•

Gerenciamento de arquivos  – trânsito entre as áreas da administração e da história. Conceito de ciclo vital desloca-se entre esses dois pontos.

•

Distância entre a administração e a história é uma questão de tempo. Os documentos gerados hoje são os que, no futuro, servirão às pesquisas as mais diversas. Hoje, são produzidos para finalidades práticas: administrativas (arquivos institucionais, públicos e privados); profissionais/pessoais profissionais/pessoais (arquivos pessoais). No futuro, essas finalidades práticas podem servir de indícios de como funcionavam uma corporação, uma administração governamental, governamental, a vida privada, a vida em sociedade.

Ciclo vital: 3 fases documentais. •

Documentos correntes – permanência permanência nos arquivos correntes por 1 ano aproximadamente. aproximadamente. Podem passar a um arquivo central do organismo onde permanecerão por mais 5 a 10 anos (sem que signifique uma outra idade). Devem situar-se junto ao produtor, pois ele é o principal usuário.



Documentos intermediários - permanência nos arquivos intermediários é de aproximadamente 20 anos. Ali, uso das tabelas de temporalidade, segundo tipologia e função documental. documental. Tabelas baseadas na legislação, nas normas internas do órgão produtor, e na própria finalidade dos documentos em questão. Uma comissão interdisciplinar deve aplicar a tabela (arquivistas + administradores,  juristas e historiadores). Critérios para eliminação. Pode estar em local afastado, de guarda barata.



Documentos permanentes – arquivos de terceira idade. 25 ou 30 anos após a produção do documento ou do fim de sua tramitação (depende da legislação em cada país, estado ou município). Se arquivo privado, resta no arquivo histórico da instituição. Se público, recolhimento obrigatório para uma instituição arquivística, que se encarregará da custódia da documentação. Ou juntos à universidades e centros culturais.

•

Custódia, ou guarda, não se resume a conservar e preservar. No arquivo permanente, abrem-se outras oportunidades de uso dos documentos: usos científico, social e cultural. Os usos primários do documento é que ficam para trás.

Atividades clássicas de administração que não podem existir sem documentos: • Prever • Organizar • Comandar • Coordenar • Controlar

•

O arquivo armazena tudo o que uma unidade administrativa produz: normas, objetivos, documentos decorrentes de suas funções. Servem para informação e a gestão. Mas para a tomada de decisão, a unidade administrativa necessita mais do que apenas seus documentos: precisa de legislação, dados econômicos, sociais, políticos etc.

•

Por isso, necessário o arquivo, além de uma biblioteca e de um centro de documentação para prover o administrador de dados necessários à sua atuação profissional.

•

Fase inicial do documento e seu valor primário – “chama-se primário o valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que se propõe.”

•

Valor secundário  – desde o elemento informativo para análise crítica da administração até, em perspectiva, os aspectos sociais e políticos generalizados que, no mesmo documento, o historiador puder detectar. Segundo Schellenberg, neste segundo tipo há o valor da informação. No sentido de prova, será possível saber sobre a organização e o funcionamento do órgão que produziu o documento e, como informação, pode conter dados sobre pessoas, coisas, fatos.

•

Para encaminhar bem os documentos pelo seu ciclo de vida, é necessário revelar as suas potencialidades. Cabe ao arquivista identificar, descrever, resumir e indexar.

•

No uso secundário, cabe ao pesquisador selecionar, interpretar e “explicar”. Para que isso

se realize, é necessário que o fluxo não seja interrompido. Entidade produtora não deve nem pode descartar documentos sem a supervisão de autoridades arquivísticas para tal (nos arquivos públicos, principalmente).

Algumas razões para o grande aumento de produção documental: Avanços da tecnologia • Complexidade dos sistemas burocráticos • Aumento das necessidades administrativas, jurídicas e científicas na atualidade •

Conservar tudo o que é produzido é inviável. Eliminação, então, não só é necessária como obrigatória. Critérios para eliminação: exame da procedência, do tipo documental, do conteúdo, e dos potenciais informativos da documentação.

•

Arquivo permanente não se constrói ao acaso. O que chega até ele, deve ser o resultado de um trabalho bem feito em etapas, com coordenação, planejamento e controle.

•

Manter a organicidade da documentação é essencial. O conjunto de uma documentação tem que retratar a infra-estrutura e as funções do órgão gerador. Reflete suas atividades-meio e suas atividades-fim. Esta é a base da teoria de fundos.

•

Fator norteador da constituição do fundo é o princípio da proveniência: “a origem do

documento em um dado órgão gerador e o que ele representa, no momento de sua criação, como instrumento que possibilitará a consecução de uma atividade dentro de uma função, que cabe ao referido órgão gerador no contexto administrativo no qual atua, ou que provará o cumprimento dessa atividade.”

4 tipos de público para os arquivos públicos: O administrador • O cidadão em busca de comprovação de direitos • O pesquisador • O cidadão comum à procura de cultura geral, entretenimento etc. •

•

Elementos norteadores do arranjo dos documentos nos arquivos permanentes: estrutura e funcionamento da administração, reforçando o princípio do respeito aos fundos, que preside a organização dos arquivos.

•

Autorias, caracterização das tipologias dos documentos, função implícita, assuntos, data e local serão fornecidos mediante a execução da operação de descrição de documentos. Cabe ao arquivista, na elaboração dos instrumentos de pesquisa, fornecer essas informações ao usuário.

•

Arranjo estrutural/funcional serve como instrumento de pesquisa mediador entre o trabalho arquivístico e a pesquisa histórica.

•

Arranjo – deve-se respeitar a classificação anterior e adaptá-la, caso haja muitas lacunas deixadas pelas eliminações. Pode haver uma acomodação à classificação original.

•

Já a descrição é ditada pelos interesses da pesquisa, sem se perderem as amarras dos documentos com suas origens. Coexistência dessa dualidade é a única forma de os arquivos continuarem a servir para ambas as áreas (administração e história).

•

Ciclo vital – um todo indivisível. Função arquivística presente em todo o ciclo. Tarefas sucessivas que o arquivista desempenha ao longo do ciclo: controle dos arquivos em formação, a destinação e a custódia definitiva.

•

A função arquivística se completa com a adição de sua faceta cultural, voltada à comunidade. Entrosamento entre arquivo e cidadão é ampliado na atualidade. Entre arquivo e escola também. Arquivo como laboratório para futuros pesquisadores. Atividades dos arquivistas em arquivos permanentes ganham também dimensões sociais e culturais muito mais amplas do que as que se encontram na fase inicial de produção documental.

Cap. 7  – Identificação de fundos •

Arquivos organizados por fundos. Inadmissível outra forma de organização na atualidade. Recuperação da informação se faz através de instrumentos de pesquisa e não da classificação/arranjo da documentação.

•

Organização de um quadro de fundos  – às vezes é necessário em instituições arquivísticas de guarda de acervos.

•

Estudo do conjunto administrativo funcional para elaborar um arranjo, dentro de preceitos estabelecidos. Conhecimento de organogramas e da vida das várias entidades e funções a que se ligam os documentos para estabelecimento de um quadro de fundos.

Pontos fundamentais sobre o conceito de fundo: • Abarca documentos gerados/recebidos por entidades físicas ou jurídicas necessários à sua criação, ao seu funcionamento e ao exercício das atividades que justifiquem a sua existência, descartando-se, assim, a caracterização de coleção (documentos reunidos por razões científicas, artísticas, de entretenimento ou quaisquer outras que não as administrativas);

Documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta, não podendo ser seus componentes separados para formar agrupamentos aleatórios; • A noção de fundo está ligada ao órgão gerador dos documentos. Produção de documentos – ligada à primeira idade; fixação de fundos, ligada à terceira idade dos documentos. •

•

Para os documentos possibilitarem a constituição de um fundo é preciso que a entidade produtora seja administrativa e  juridicamente consolidada;

•

Fator norteador da constituição do fundo é o órgão produtor, a origem do documento, o que ele representa no momento de sua criação. Entidade + razão + função de produção = fatores que marcam o fundo e os documentos pelo ciclo todo de sua vida.

•

Principio da proveniência desdobra-se em dois: princípio do respeito ao fundo e o princípio do respeito à ordem original, ou seja, à ordem que tinham os documentos quando na primeira e na segunda idades.

•

Assim, além de não misturar papéis de um organismo com os de outro, o arquivista teria que respeitar o arranjo interno dos documentos dados pelo órgão de origem

Dois aspectos a serem considerados: •

Respeitar o órgão de origem, não deixando que seus documentos se misturem com os de outros órgão;

•

Respeitar a ordem estrita com que os documentos vieram da repartição de origem, na sequência original de séries, mesmo que deturpada pelas baixas decorrentes da execução de tabela de temporalidade.

•

Respeito à ordem original é principio mais contestado, não é consensual na área, talvez por ter sido considerado de forma muito rigorosa.

•

A ordem original não seria necessariamente a ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente e sim o respeito pela organicidade, isto é, a observância do fluxo natural e orgânico com que foram produzidos e não propriamente dos detalhes ordenatórios de seu primeiro arquivamento.

Quais requisitos para que se caracterize um núcleo documental como um fundo? A questão da hierarquia entre órgãos. • Complexidade da organização funcional e os vínculos de subordinação. Deve-se identificar a função primordial de um órgão maior, capaz de globalizar as atividades de suas várias repartições. Função é mais importante do que o nome do órgão. O nome muda, a competência subsiste. Se a competência mudar, o arquivo mudará também. •

Para identificar esse órgão maior cujos documentos constituem um fundo, observar se: • • • • •

Possui nome, tem existência jurídica resultante de lei, decreto, resolução Tem atribuições precisas, estabelecidas por lei. Tem subordinação conhecida firmada por lei. Tem um chefe com poder de decisão, dentro de sua área legal de ação. Tem uma organização interna fixa.

•

Órgãos subordinados também têm suas funções e sua criação estabelecidas por lei. Solução pela adoção do critério do órgão maior  – gera problema de volume documental, séries muito extensas.

•

Solução pela pulverização de fundos  – outros tipos de risco. Solução pelo órgão maior é a mais indicada, pois significa uma competência mais abrangente. Isso significa também pelas unidades, departamentos e outras subdivisões que tenham autonomia administrativa dentro do órgão maior.

•

Outro caso de discussão sobre fundos: transferência de competência de um organismo vivo a outro vivo: nesse caso, o arquivo segue para o organismo que assumirá a competência. Os dois fundos continuam a existir e os documentos daquela competência é que seguem para o organismo que a assumiu.

•

Órgão suprimido, finda um fundo. Fundo fechado. Outro órgão começará a gerir essa competência e a criar seu próprio fundo.

•

Mudança de nome – se as atribuições persistirem, o fundo persiste também.

•

Importância de se identificar fundos.

•

Fundos custodiados por instituições arquivísticas sem terem sido produzidos pela administração à qual o arquivo está ligado. Exemplo: arquivos pessoais; arquivo da alçada municipal no Arquivo Nacional. Um fundo estadual num arquivo municipal ou vice e versa.

Identificação de fundos: •

Conhecimento profundo da estrutura administrativa e das competências (e suas mutações) dos órgãos produtores da documentação, nos respectivos níveis da administração pública e nos vários setores da administração privada. Desse conhecimento vai depender também o arranjo/classificação dos documentos.

Cap. 8  – Sistemática do arranjo • Arranjo para Schellenberg: “processo de

agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, em relação significativa, de tais unidades entre si”.

Relação significativa = princípio da organicidade. • Arranjo = classificação •

Classificação dos documentos no âmbito dos arquivos correntes é a obediência às atividades e às funções do órgão produtor. Lacunas pela aplicação da tabela de temporalidade – mesmo assim, deve-se respeitar a classificação de origem. • Caso de massas documentais acumuladas – buscar uma classificação correta, mesmo que ainda não se tenha um conhecimento imediato das atividades e funções que originaram os documentos. Trabalho é de pesquisa nesses casos. •

•

Arranjo/classificação na idade permanente: critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, interna e externamente.

Uso do princípio de respeito aos fundos para a sistemática do arranjo/classificação, segundo Schellenberg: •

Porque mantém a integridade dos conjuntos documentais como informação, refletindo-se no arranjo as origens e os processos que os criaram. O modo pelo qual são arranjados mostra as operações em relação às quais se originaram.

•

Porque serve para que se conheçam a natureza e o significado dos documentos no seu contexto e circunstâncias (a infraestrutura e o momento)

•

Porque faz com que haja critério mais ou menos universal no arranjo e uniformidade na descrição.

•

Arranjo, operação ao mesmo tempo intelectual e material. Organizam-se os documentos uns em relação aos outros; as séries, umas em relação às outras; os fundos, uns em relação aos outros; dar número de identificação aos documentos; colocá-los em pastas, caixas ou latas; ordená-los nas estantes.

•

Classificação de fundos ou quadro de arranjo x  ordenação de documentos e séries documentais ou arranjo interno. No primeiro caso, quadro relacional de fundos e disposição interna de suas seções e séries; no segundo caso, ordenação interna dos documentos dentro dela.

•

Questão teórica sobre os diferentes níveis de articulação de um quadro de arranjo.

Processo de arranjo nos arquivos permanentes, se não se conservar a classificação do documento na idade primária de uso. Atividades preliminares: • Levantamento da evolução institucional da entidade produtora dos documentos. Isto supõe toda a legislação que a cria e regulamenta; os procedimentos administrativos; as funções que exerce para que se cumpra o objetivo para o qual foi criada; os documentos produzidos, cuja tipologia é adequada às operações, atividades e funções que eles testemunham;

•

Identificação preliminar. Eliminação de documentos que não pertençam ao fundo, percepção dos “vazios” em relação às funções

institucionais. O casamento perfeito entre, de um lado, funções/atividades e as respectivas séries documentais muitas vezes não se realiza. Lacunas causadas por eliminação ou por desfalques. •

Estudo institucional das entidades produtoras do material detectado. Dados sobre entidades ausentes. Lacunas podem ser preenchidas pelo achado de documentos desaparecidos.

•

Arquivista analisa o material em termos de:  – Proveniência  – História

da entidade ou biografia do indivíduo produtor dos documentos  – Origens funcionais  – atividades específicas das quais os documentos resultam  – Conteúdo – a extensão dos vários tópicos, eventos e períodos  – Tipo de material

3 primeiros, dados da entidade produtora. Levantados antes do cotejo dos documentos; 2 últimos, detectados a partir do exame da documentação. Todos vinculados no momento do arranjo/classificação. • Transferência – passagem dos documentos de gestão para os arquivos intermediários • Recolhimento – envio dos documentos remanescentes para a custódia definitiva aos arquivos permanentes. •

•

Recolhimento sistemático (do arquivo intermediário ou do arquivo corrente) x  “recolhimento selvagem”.