Belajar Ms-Project Untuk Proyek Konstruksi

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

BAB I PENDAHULUAN 1.1

PENGANTAR

1.1.1 Microsoft Project Microsoft Project atau Ms. Project adalah suatu alat project management yang handal dalam mengerjakan tugas sehari-hari bagi seorang project manager. Ms. Project memberikan keseimbangan antara penggunaan, keunggulan, dan fleksibilitas, sehingga kita bisa mengerjakan tugas dengan lebih efisien dan efektif. Dengan Ms. Project, kita bisa lebih memegang kendali bagian finance melalui fitur budget tracking (anggaran monitoring), sehinggakita bisa menetapkan anggaran ke berbagai project dan program. Cost resource type telah mengimprovasi estimasi cost dengan memberikan kemampuan untuk melihat peta finansial yang telah disesuaikan dengan project sistem akutansi. Dengan menggunakan Ms. Project pula kita dapat membuat jadwal, alokasi resource, dan mengatur anggaran. Memahami jadwal (schedule) dengan menggunakan fitur seperti task drivers untuk mengetahui kenapa suatu tugas (task) berjalan pada tanggal tertentu, multiple level undo dibuat untuk membalikkan perubahan langkah-langkah yang telah dibuat, dan merubah hal-hal penting untuk menunjukkan anda data mana saja yang telah berubah sebagai hasil dari pembaharuan yang telah anda lakukan pada project plan. Dengan mudah anda bisa export berbagai jenis data project ke Micfosoft Office Word untuk membuat suatu dokumentasi yang formal, atau ke Microsoft Office Excel untuk memperlihatkan chart atau spreadsheet, atau ke Microsoft Office PowerPoint untuk presentasi yang dinamis, ataupun ke Microsoft Ofice Visio Profesional untuk memperlihatkan diagram. 1.1.1 Istilah Dalam Microsoft Project  Task (tugas) Tingkatan proyek setelah organisasi, proyek, aktivitas, operasi, dan proses Arrow pada CPM, node pada PDM  Duration Penentuan durasi membutuhkan informasi volume dan produktivitas  Start Waktu dimulainya pekerjaan  Finish Waktu selesainya pekerjaan KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

1

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

 Predecessor Kegiatan pendahulu dari kegiatan yang dimaksud  Resource Segala sumber daya yang diperlukan agar kegiatan dapat terlaksana  Cost Komponen biaya yang terdapat pada penyelesaian pekerjaan  Baseline Ketetapan jadwal dan biaya proyek  Gantt Chart Tampilan perencanaan proyek dengan tabulasi dan diagram batang  Tracking Evaluasi pelaksanaan terhadap perencanaan pekerjaan  Milestone Kejadian yang dijadikan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan. Durasi = 0 1.2

MEMULAI PEKERJAAN

1.2.1 Memulaiprogram Microsoft Project 2007

Penentuan acuan waktu dimulai atau selesainya proyek Project  project information  Pemilihan acuan waktu mulai atau selesai proyek KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

2

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

 Penentuan tanggal acuan proyek

Keterangan Proyek Project  project information  statistics

File Properties

1.2.2 Keterangan Daftar Pekerjaan  i  information  Task name  Duration

: daftar pekerjaan : default 1 days

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

3

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

 Start

: automatic from project information

 Finish

: start + duration

 Predecessor

: membaca nomor cell

 Resource name

: daftar resource

1.2.3 Menuliskan Daftar Pekerjaan No

Jenis Pekerjaan

1

Pekerjaan Persiapan

2

Pembersihan Lokasi

3

Dst.

1.2.4 Mengganti Nama Pekerjaan Sama seperti program excel, dapat menggunakan tombol F2, mengedit di baris input, ataupun melalui project  task information

1.2.5 Menyisipkan Pekerjaan Arahkan pointer mouse pada kolom nomor cell, klik kanan dan pilih New Task

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

4

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.2.6 Save Dan Protection File File  Save As  Tools  General Option

1.2.7 Mengelompokkan Sub-task ke Dalam Summary task • Menggunakan aplikasi indent dan outdent • Project  outline  Indent/Outdent

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

5

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.2.8 Hide dan Show Subtask Project  Outline  Show/Hide Subtask 1.2.9 Penomoran Pekerjaan Tools  Option  View  Show outline number

1.3

ENTRI DURASI

1.3.1 Durasi Pekerjaan • Menginputkan durasi No

Jenis Pekerjaan

Durasi

1

Pekerjaan Persiapan

6 days

2

Pembersihan Lokasi

1 day

3

Dst.

1.3.2 Pengembangan Jadwal Teknik yang biasa dipakai untuk pengembangan jadwal proyek konstruksi adalah : • Bar Chart/Gantt Chart • Critical Path Method (CPM) • Precedence Diagram Method (PDM) 1.3.3 Logika Ketergantungan • Finish to Start (FS) • Start to Start (SS)

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

6

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

• Finish to Finish (FF) • Start to Finish (SF) 1.3.4 Menginputkan Hubungan Tiap Pekerjaan No

1.4

Jenis Pekerjaan

Durasi

1

Pekerjaan Persiapan

6 days

2

Pembersihan Lokasi

1 day

3

Dst.

1 day

Predecessor

2

CALENDAR

1.4.1Base Calendar Base calendar adalah kalender yang dapat dipakai sebagai kalender kerja proyek dan kalender yang waktu kerja dan waktu libur resource-nya dapat diatur pada nilai default untuk masing-masing resource. ◦

Standard

Standar jam kerja adalah jam 08.00AM sampai dengan jam 5.00PM, dengan istirahat selama 1 jam dimulai jam 12.00PM hingga jam 1.00PM dalam 5 hari kerja (senin – jumat) di tiap minggunya. ◦

24 hours

Jam kerja 24 jam selama satu hari penuh ◦

Night shift

Shift malam untuk pekerjaan yang dikerjakan pada malam hari ◦

Project Calendar

Ialah kalender yang digunakan sebagai acuan jadwal kerja secara default untuk semua pekerjaan dalam proyek ◦

Resource Calendar

Kalender kerja untuk masing-masing resource dapat diatur melalui resource calendar ◦

Task Calendar

Jika terdapat task yang tidak tergantung kepada resource, dapat menggunakan task calendar untuk memodifikasi jam kerja dari project calendar. Task calendar khususnya dipakai untuk peralatan yang menjalankan pekerjaan sepenuhnya pada malam hari atau akhir pekan, yang ditetapkan sebagai waktu libur pada project calendar. Project melakukan perhitungan pada saat resource dan task telah dijadwalkan untuk melakukan pekerjaan dengan memakai kalender kerja sesuai dengan ketentuan berikut: project calendar, resource calendar, dan task calendar. Jika task tidak mempunyai resource dan task calendar sendiri, maka akan dijadwalkan berdasarkan project calendar. Jika task memiliki resource yang telah ditetapkan dan tidak memiliki task calendar, maka akan dijadwalkan berdasarkan resource calendar. KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

7

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.4.2 Calendar View View  Calendar

1.4.3 Mengedit Pekerjaan Mengedit pekerjaan pada tampilan calendar hanya dapat dilakukan melalui menu task information. Mengubah tampilan bar maupun text dapat dilakukan dengan masuk ke menu format lalu pilih bar style ataupun text style.

1.4.4 Mengubah Tampilan Calendar Format  timescale

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

8

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.4.5 Daftar Pekerjaan Dalam Satu Hari Klik kanan di tanggal tertentu, lalu pilih pilihan ‘go to’

1.4.6 Menyembunyikan Pekerjaan Dan Memunculkannya Kembali Task information  hide task bar 1.4.7 Menyusun Jadwal Kerja Tools  Change Working Time work weeks  details

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

9

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Dibuat jadwal kerja proyek. Diubah dari default yang sebelumnya dari senin – jumat jam 08.00AM – 12:00PM dan 1:00PM – 5:00PM menjadi senin-kamis jam 08.00AM - 12.00PM dan 1.00PM - 5.00PM, jumat 08.00AM - 11.00AM dan 2.00PM-5.00PM, dan sabtu 08.00AM - 12.00PM.

1.4.8 Membuat Hari Libur Khusus Tools  Change Working TimeExeption  details

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

10

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5

ENTRI RESOURCE

1.5.1 Membuat Jadwal Kerja Resource Jadwal kerja untuk arsitek dan mandor diubah dari default menjadi, Arsitek : senin, rabu, dan jumat 08.00AM -12.00PM Mandor : senin – jumat, sabtu 08.00AM – 12.00PM Resource sheet  resource information  change working time

1.5.2 Mengenal Resource Sheet

1.5.3 Mengubah Satuan Harga Tools  option  view  currency

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

11

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5.4 Mengubah Satuan Unit Work Resource Tools  option schedule  show assignment unit as a (ubah dari percentage menjadi decimal)

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

12

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5.5 Menyusun Daftar Resource

1.5.6 Mengisikan Resource Pada Tiap Task • Membuat setiap pekerjaan menjadi fixed duration Task information  advanced task type  fixed duration

1.5.7 Melalui Task Information

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

13

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.5.8 Melalui Assign Resource Tools  Assign Resources (Alt + F10)

1.5.9 Melalui Pengetikkan Langsung No

Jenis Pekerjaan

Resources

1

Pekerjaan Persiapan

2

Pembersihan Lokasi

Kepala Tukang,Pekerja[4]

3

Pemagaran

Kepala Tukang,Pekerja[2]

4

Dst.

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

14

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.6

ENTRI COST

1.6.1 Mengenal Cost Table Ketika view berada pada posisi Gantt Chart, View TableCost

1.6.2 Biaya Tiap Pekerjaan Cost pada gantt chart 1.7

BIAYA PADA RESOURCE

Cost pada resource sheet, ketika view berada pada posisi Resource Sheet, View  Table  Cost

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

15

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.7.1 Biaya Resource Per Pekerjaan Cost pada task usage

1.7.2 Biaya Pekerjaan Per Resource Cost pada resource usage

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

16

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PEKERJAAN

1.8.1 Menampilkan Pekerjaan Yang Kritis Pada Gannt Chart Format  Text Style

1.8.2 Mengetahui Float Tiap Pekerjaan View  Table  Schedule

1.8.3 Mengetahui Resource Conflict • Melalui resource sheet • Melalui resource usage

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

17

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

• Melalui resource graph

1.8.4 Menampilkan Toolbar Resource Management • Mengetahui resource allocation • Mengetahui task entry • Mengetahui overlocation

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

18

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.5 Mengatasi Konflik • Mengurangi jumlah resource pada task • Mengganti resource • Menggeser jadwal pekerjaan • Mengubah keterkaitan pekerjaan • Lembur / crash program 1.8.6 Levelling Menggeser task yang mengalami overlap akibat beberapa task yang bertabrakan Tools  level resource

1.8.7 Baseline Tools  tracking  set baseline

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

19

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.8 Penentuan Target Tracking, Memperbarui start/finish date Tools  tracking  update task

1.8.9 Presentase Pekerjaan • Project  task information  general • Grafis dengan barchart

1.8.10Beragam Bentuk Tampilan Table o

Pada gantt chart



Summary



Variance



Entry



Usage



work



Cost



Work

o

Resource usage



Schedule

o

Task usage



Cost



Summary



Cost



Entry



Tracking



Entry



Schedule



variance



Schedule



Summary

o

Resource sheet



Summary



Usage



entry



Usage



Work



Cost



Tracking

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

20

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.11Mengatur Tampilan Grafik Pada Resource Graph Format  timescale

1.8.12Beragam Grafik Proyek o

Peak unit

o

Work

o

Cummulative work

o

Over allocation

o

Percent allocation

o

Remaining availability

o

Cummulative cost

o

Work availability

o

Unit availability

1.8.13Beragam Tipe Report Report  report  select o

Overview

o

Current activities

o

Cost

o

Assignment

o

Workload

o

custom

1.8.14 Custom Report o

Resource

o

Resource (work)

o

Resource (material)

o

Crosstab

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

21

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1.8.15Format Text Report o

Edit properti Report

o

Mengganti header, footer, dan keterangan

o

Mengeset halaman

1.8.16Kemajuan Proyek o

Project Information

o

Property File

1.8.17Optimalisasi Proyek o

Mengoptimalkan durasi

o

Mengoptimalkan hubungan antar pekerjaan

o

Lembur

o

Lag and Lead Time

1.8.18Export o

From MS. Project to MS. Word

o

From MS. Project to MS. Excel

1.8.19Import o

From MS. Excel to MS. Project

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

22

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

Anda diminta untuk membangun sebuah septic tank baru di halaman rumah anda dengan dimensi 3m x 1m x 1m, sebagaimana dapat dilihat pada gambar 1 dan 2. Asumsikan bahwa tebal lapisan beton dari septic tank tersebut adalah sebesar 5 cm dan septic tank berada di atas lantai kerja yang terbuat dari beton setebal 10 cm.

100.00

A

100.00

100.00

100.00

A

30.00

5.00

10.00

Gambar 1 Denah Septic Tank

100.00

5.00

5.00

100.00

Gambar 2 Potongan A – A Septic Tank

Tahapan pekerjaan yang ada pada pekerjaan konstruksi septic tank ini dapat dibagi menjadi tiga (3), yaitu :

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

23

Modul Pelatihan Microsoft Project 2007

1. Pekerjaan penggalian 2. Pekerjaan beton 3. Pekerjaan pemipaan 4. Proyek Management Adapun tahapan pekerjaan tersebut dalam bentuk work breakdown structure (WBS) dapat dilihat pada gambar 2. Selain dalam bentuk WBS, tahapan pekerjaan yang harus dilakukan dalam konstruksi septic tank tersebut juga dapat disajikan dalam bentuk diagram urutan dan ketergantungan antara tiap tahapan pekerjaan. Terdapat tiga (3) bentuk diagram urutan dan ketergantungan tahapan pekerjaan yang umum digunakan dalam suatu proyek konstruksi yaitu critical path method (CPM), precedence diagram method (PDM) dan yang paling sederhana yaitu barchart. Dalam contoh kasus ini, akan digunakan bentuk diagram critical path method (CPM) sebagaimana dapat dilihat pada gambar 3.

Gambar 3 WBS Pekerjaan Konstruksi Septic Tank

Gambar 4 CPM Pekerjaan Konstruksi Septic Tank

Dalam melaksanakan pekerjaan tersebut, anda akan membutuhkan beberapa sumber daya (resources) baik berupa barang maupun orang. Contoh dari sumber daya (resources) yang anda butuhkan untuk pekerjaan ini antara lain adalah sebagai berikut, 

Agregat



Pasir



Semen



Air



Tukang batu (tersedia 1 orang)



Pekerja (tersedia 1 orang)



Mandor (tersedia 1 orang)

KK Manajemen dan Rekayasa Konstruksi FTSL – ITB 2011

24