Balance de comprobación

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7. EL BALANCE DE COMPROBACIÓN Como parte del proceso de verificar el proceso de registro durante un período contable, el Balance Comprobación es el medio de control por excelencia y además muestra la situación de las partidas al cierre del ejercicio. Veamos cómo se conceptualiza y el proceso de su elaboración.

7.1. CONCEPTO Es un estado demostrativo y comparativo también conocido como balance de sumas y saldos, que forma parte del Libro de Inventarios y Balances, mediante el cual se comprueba que el registro de las operaciones en su conjunto en el Libro Diario con su posterior traslado al Libro Mayor, hayan seguido el principio de la partida doble y coincidan los importes deudores y acreedores entre sí.

7.2. OBJETIVOS DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN El Balance de Comprobación persigue los siguientes resultados (Palomino Hurtado, 2008): a. Resumir la información que el Libro Mayor da en detalle. b. Verificar la exactitud de los cargos y abonos mayorizados. c. Preparar los saldos al final del período contable, para determinar los Estados Financieros. d. Comprobar si los asientos están debidamente registrados en cuanto a los principios de la partida doble. e. Exponer la comprobación de la totalidad de los asientos anotados desde el principio del ejercicio hasta el final del período contable.

7.3. IMPORTANCIA Es importante, ya que permite dar un equilibrio cuantitativo y cualitativo entre los saldos deudores y saldos acreedores, es decir entre el total de activo y el total del pasivo, demostrando así la situación del estado de las cuentas para formular una exposición financiera acorde a la realidad.

7.4. DESCRIPCIÓN DE LAS COLUMNAS DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN El proceso de preparación del Balance de Comprobación se explica describiendo las columnas que lo conforman.

Columnas de saldos Iniciales (deudor y acreedor) SALDO INICIAL DEUDOR ACREEDOR

Son los saldos iniciales del ejercicio de las cuentas. En general son tomadas de aquellas cuentas que poseían saldo al inicio del ejercicio. También son registradas en el asiento de apertura. Por consiguiente el traslado proviene del Libro Mayor, seleccionando solo las cuentas que poseen saldos iniciales que apertura con ello cada cuenta de este libro.

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Columnas del movimiento (debe y haber) DEUDOR

MOVIMIENTOS

ACREEDOR

Se consignan aquí los movimientos del ejercicio o período de las cuentas; representa la equivalencia de las sumas del debe y el haber del Libro Mayor, importes que evidencia o prueba que los cargos y abonos asentados o registrados en el Libro Mayor son iguales, demostrando de esta forma el correcto registro de las cuentas que se ha realizado en el libro Mayor. Evidencian así solo el movimiento del período separándolo de los saldos iniciales y finales.

Columnas de saldos finales (deudor y acreedor) MOVIMIENTOS DEUDOR

ACREEDOR

Aquí se ubican los saldos finales del ejercicio o período de las cuentas. Estos datos pueden obtenerse de dos formas: ‡Mediante el traspaso directo de los saldos finales de cada cuenta registrados en el Libro Mayor, o ‡Obteniendo el resultado de sumar: por un lado, la diferencia entre los importes del deudor y acreedor tomados de las columnas de saldos iniciales, con la diferencia entre los importes del deudor y acreedor tomados de las columnas de saldos finales, anotados anteriormente. Estas sumas y diferencias siguen las siguientes reglas dadas en el siguiente punto.

7.5. REGLAS DE SUMAS Y RESTAS ENTRE SALDOS DEUDORES Y ACREEDORES En su elaboración se respetarán las siguientes reglas, respecto a los valores contenidos en cada columna: 1. Un valor contenido en la columna del debe, con un valor contenido en la columna del haber se restan, es decir: Debe y Haber se Restan (-) y viceversa. 2. Un valor contenido en la columna del debe de una sección con un valor contenido en la columna del Debe de otra sección se suman, es decir: Debe con Debe se Suman (+) 3. Un valor contenido en la columna del haber de una sección con un valor contenido en la columna del haber de otra sección se suman, es decir: Haber con Haber se Suman (+) 4. Para hallar el saldo de una cuenta en el Libro Mayor o entre las columnas de una sección del Balance de Comprobación, se obtendrá mediante la diferencia entre los importes del deudor y el acreedor, así se tiene que: A. Si el deudor es mayor que el acreedor, el saldo es deudor (debe) B. Si el deudor es menor que el acreedor, el saldo es acreedor (haber)

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C. Si el deudor es igual que el acreedor, el saldo es cero o nulo. D. Para la obtención de los saldos finales del Balance de Comprobación se seguirá el siguiente proceso, tomando en cuenta las reglas anteriormente dadas: 1° Obtener el saldo de las columnas de saldos iniciales. 2° Obtener el saldo de las columnas de movimiento. 3° Se sumarán o restarán, de acuerdo a las reglas anteriormente mencionadas, ambos resultados obtenidos en el 1º y 2º paso. 4° De acuerdo al resultado obtenido en el paso 3º, el importe se ubicará de acuerdo a las reglas mencionadas, es decir si el resultado termina siendo mayoritariamente Deudor se ubicará en la columna del Deudor de los saldos finales, contrariamente, si el resultado termina siendo mayoritariamente Acreedor, entonces se ubicará en la columna del Acreedor de los saldos finales. A manera de ilustración aplicando las principales reglas se obtendrá: Caso Nº CTA 1

CUENTA

2

10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO CUENTAS POR PAGAR A LOS ACCIONISTAS 44 (SOCIOS), DIRECTORES Y GERENTES

3

57 EXCEDENTE DE REVALUACIÓN Expliación del caso Nº 1:

SALDOS INICIALES DEUDOR ACREEDOR

MOVIMIENTO DEBE HABER

5,000.00

3,000.00 4,000.00

4,000.00

5,000.00

-

SALDOS FINALES DEUDOR ACREEDOR

1,000.00 3,000.00

7,000.00

-

-

8,000.00

Columna de Saldos iniciales (SI) Sustrayendo: 5,000.00 - Acreedor: 0.00 = 5,000.00 Comparando: Deudor: 5,000.00 > Acreedor: 0.00 Determinando: Saldo Deudor por 5,000.00 Columna de Movimientos (MO) Sustrayendo: Debe 3,000.00 - Acreedor 1,000.00 = 2,000.00 Comparando: Deudor 3,000.00 > Acreedor 1,000.00 Determinando: Saldo Deudor por 2,000.00 Columna de Saldos Finales Comparando los resultado anteriores entre los Saldos Iniciales (SI) y Movimientos (MO) SI es Deudor y MO es Deudor => Se Suman Operando SI por 5,000.00 + MO por 2,000.00 = 7,000.00 Determinando su saldo SI es Deudor y MO es Deudor => Saldo Deudor Ubicando Columna Deudor por 7,000.00

7.6. ETAPAS DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN EN EL PROCESO CONTABLE Dentro del proceso contable, el Balance de Comprobación (BC) atraviesa por distintas etapas, y estas son: 1° Etapa: Balance de Comprobación Inicial, aquí se presenta el BC después del cierre del ejercicio anterior, es decir en la apertura del ejercicio entrante, y corresponde a las cuentas que conforman el Estado de Situación Financiera Inicial e Inventarios y Balances al Detalle Inicial (cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio). En el caso de ser una empresa nueva este estado corresponde a la apertura del negocio.

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2° Etapa: Balance de Comprobación Preliminar, en esta etapa se presenta el BC por primera vez en el proceso de cierre del ejercicio, y cumple los objetivos de verificación. 3° Etapa: Balance de Comprobación Final, en esta etapa se presenta el BC posteriormente a todos los asientos efectuados por las: “Transferencias, ajustes y eliminaciones”, y el “cierre” (con excepción del asiento final por la reversión del Activo, Pasivo, y Patrimonio). Este muestra el Inventario Final correspondiente a las cuentas que conforman el Estado de Situación Financiera Final (Activo, Pasivo y Patrimonio).

7.7. LLENADO DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN La forma del llenado del Balance de comprobación a. Se anota la denominación de la hoja de trabajo y el nombre de la empresa con el período a que pertenece. b. Se registran los códigos y las cuentas extraídas del Mayor. c. Se registran los nombres de las cuentas de acuerdo con el plan contable. d. Se anotan las sumas del mayor de las cuentas deudoras y acreedoras, tal como están los importes en el Libro Mayor. e. Se registran los saldos de las sumas de las cuentas del mayor. Si el debe es mayor al haber la diferencia se registra en saldo deudor, pero si el haber es mayor al debe, entonces se registra la diferencia en el saldo acreedor. Al final del ejercicio al realizar todos los asientos de ajuste y transferencias que afectan a los resultados, con excepción del asiento de reversión del Activo, Pasivo y Patrimonio (asiento de cierre de la contabilidad Total) el Balance de Comprobación quedará solo con los saldos de las cuentas que corresponden al Estado de Situación Financiera al cierre del ejercicio, y por ende se espera que sea el mismo Estado de Situación Financiera al Inicio del siguiente ejercicio.

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7.8. MODELO DE PRESENTACIÓN FORMATO 3.17 : "LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - BALANCE DE COMPROBACIÓN"

EJERCICIO O PERÍODO: 2012 RUC: 20123456789

MONTERO SAC

APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL:

CUENTA Y SUBCUENTA CONTABLE

CÓDIGO

101 104 121 161 201 336 342 393 4011 4012 4015 411 421 469 501 582 601 611 621 627 635 661 681 691 701 754 761 791 94

DENOMINACIÓN

Caja Cuentas corrientes en instituciones financieras Facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar Préstamos Mercaderías manufacturadas Equipos diversos Patentes y propiedad industrial Agotamiento acumulado Impuesto general a las ventas Impuesto selectivo al consumo Derechos aduaneros Remuneraciones por pagar Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar Otras cuentas por pagar diversas Capital social Legal Mercaderías Mercaderías Remuneraciones Seguridad, previsión social y otras contribuciones Alquileres Activo realizable Depreciación Mercaderías Mercaderías Alquileres Activo realizable Cargas imputables a cuentas de costos y gastos GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Totales de Saldos y Movimientos (viii)

SALDOS INICIALES

DEUDOR

MOVIMIENTOS

ACREEDOR

DEBE

47,727.00 1,000.00 29,227.00 1,100.00 20,000.00 1,400.00 500.00

HABER

27,193.00 1,000.00 1,500.00 1,100.00 10,000.00 1,400.00 20.83 4,427.00 130.00 90.00 870.00 20,564.00 2,000.00 71,852.17 1,000.00

SALDOS FINALES

DEUDOR

20.83 1,463.00 130.00 90.00

41.66 5,890.00 260.00 180.00 870.00 21,564.00 4,000.00 96,852.17 2,000.00

1,000.00 2,000.00 25,000.00 1,000.00 15,000.00

15,000.00 15,000.00

1,000.00 90.00 200.00 500.00 20.83 10,000.00

15,000.00 1,000.00 90.00 200.00 500.00 20.83 10,000.00

20,000.00 300.00 3,000.00 1,310.83 1,310.83

100,954.00

100,954.00

70,314.66

ACREEDOR

74,920.00 2,000.00 30,727.00 2,200.00 30,000.00 2,800.00 500.00

20,000.00 300.00 3,000.00 1,310.83 1,310.83

70,314.66

171,268.66

171,268.66

Resultado del Ejercicio o periodo (ix) Totales (x)

-

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