Bab i Panduan Monitoring

BAB I PENDAHULUAN

1. Lata Latarr Bel Belak akan ang g Dalam

ran rangka

peningkatan

mutu

pelak laksanaan

program

dan

pengembangan di lingkup internal managemen, tuntutan kualitas dan kuantitas mutu program program merupakan merupakan keharusan keharusan karena karena penyelen penyelenggara ggaraan an pelaksan pelaksanaan aan program dan pengembangan yang bermutu merupakan bagian dari akuntabilitas.  Akuntabilitas menggunakan prinsip-prinsip yang tidak memberi peluang untuk meruba merubah h konsep konsep dan implem implement entasi asi perenc perencana anaan, an, baik baik peruba perubaha han n terhad terhadap ap program, program, besaran besaran dana pelaksana pelaksanaan an maupun maupun sasaran. sasaran. Akuntabi Akuntabilitas litas mampu mampu membat membatasi asi ruang ruang gerak gerak terjad terjadiny inya a peruba perubahan han dan dan pengul pengulang angan an serta serta revisi revisi perencanaan. Sebagai alat kontrol akuntabilitas publik memberi kepastian pada aspekpek-as asp pek

penti entin ng

peren erenc cana anaan,

dan dan

pelak elaks sana anaan

prog rogram ram

serta erta

peng pengem emba bang ngan an di ling lingku kung ngan an inte intern rnal al mana manage geme men n UPT UPT Pusk Puskes esma mas s DTP DTP Palimanan. una mencapai mencapai akuntabil akuntabilitas itas terhadap terhadap penyeleng penyelenggaraa garaan n pelaksan pelaksanaan aan program dan pengembangan di lingkup internal managemen kegiatan monitoring dan dan evalua evaluasi si sebaga sebagaii !ahan !ahana a kontro kontroll dan penge pengenda ndalia lian n progra program m mulai mulai dari dari proses perencanaan, implementasi, output dan outcome yang diharapkan. "leh kare karena na

itu itu

untu untuk k

me!u me!uju judk dkan an

akun akunta tabi bili lita tas s

pela pelaks ksan anaa aan n

prog progra ram m

dan dan

pengemba pengembangan ngan dibutuhka dibutuhkan n adanya adanya program program monitoring monitoring dan evaluasi evaluasi dengan dengan menggunakan suatu aturan, ukuran dan kriteria sebagai indikator keberhasilan suatu pekerjaaan atau perencanaan. #onitoring dan evaluasi merupakan salah satu cara untuk mengetahui keku kekura rang ngan an,,

kelem elemah ahan an,,

dan dan

keku kekuat atan an

dala dalam m

segi segi

pere perenc ncan anaa aan n

dan dan

implem implement entasi asi kegiat kegiatan an $ progra program. m. "leh "leh karena karena itu dengan dengan meliha melihatt besar besarny nya a kepen kepentin tingan gan monito monitoring ring dan evalu evaluasi asi,, maka maka dipand dipandan ang g perlu perlu adanya adanya satu satu pedoman yang menjadi panduan atau acuan bagi semua Tim #anagemen di UPT Puskesmas DTP Palimanan untuk melaksanakan tugas dan %ungsi dalam Perencanaan, monitoring dan evaluasi suatu kegiatan. Dengan adanya pedoman ini diharapkan tujuan dan hasil pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi dapat dicapai dengan baik.

1

2. Tujuan &uku Panduan Perencanaan, #onitoring dan 'valuasi ini ditujukan bagi terealisasinya

pelaksanaan

pelayanan dan

program

kesehatan

di UPT

Puskesmas DTP Palimanan dalam ( a. #embantu memberikan bahan perbaikan dan analisis dalam evaluasi managemen sehingga tetap pada alur program yang sudah direncanakan. b. #endeteksi sedini mungkin kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi bagi penguatan program. c. #emudahkan Tim monev dalam melaksanakan tugasnya di lapangan.

3. Sasaran )esesuaian dari proses pelaksanaan pelayanan dan program kesehatan terhadap kesepakatan-kesepakatan yang telah disepakati antara managemen dengan pelaksana atau penanggung ja!ab program. Tercapainya suatu project didukung oleh struktur managemen yang mampu merencanakan, pembagian jobs description, target capaian yang jelas dan pelaksanaan itu sendiri.

Sehingga dari kesesuaian ini perlu dibuat

mekanisme kerja yang betul-betul matang. Pelaksana kegiatan inilah yang akan menjadi target sasaran monitoring. a. Proses pelaksanaan pelayanan dan kegiatan program Puskesmas #enggambarkan bagaimana kegiatan yang sedang berlangsung, ditandai dengan adanya aktivitas rutin pelaksana program dan penerima man%aat. Untuk mencapai tujuan yang diinginkan tentunya dapat ditentukan dari bagaimana proses pelaksanaan proram berjalan dengan baik. Sehingga perlu dijadikan sasaran monitoring untuk membantu managemen dalam mengambil langkah-langkah berikutnya. b. Dampak dari pelayanan dan kegiatan program puskesmas Setelah kegiatan selesai dilaksanakan dalam suatu upaya puskesmas, penerima man%aat akan merasakan adanya dampak perkembangan kearah kemajuan atau kemunduran. *ika adanya perkembangan kearah kemajuan maka project tersebut boleh dikatakan berhasil, sedangkan sebaliknya $kemunduran maka ada yang belum bias diterima oleh penerima man%aat.

4. Tugas dan fungs 2

Tugas dan %ungsi Tim monitoring dan 'valuasi adalah sebagai berikut( a. #embantu b. c. d. e.

Program

"%%icer$Program

#anager

dalam

melaksanakan

perencanaan program kegiatan #embantu meneliti dalam melaksanakan rencana kegiatan yang sudah dibuat #embantu meningkatkan kualitas hasil capaian program #embantu mencari penyelesaian masalah yang dihadapi #embantu menunjukkan kelemahan dalam pelaksanaan program, bukan

mencari kesalahan dari pelaksana program %. #embantu pelaksana program agar tetap berada dalam koridor etika mekanisme program.

!. "eangg#taan$T% %#ne&  Ada dua bentuk keanggotaan$Tim monev( a. #asuk dalam struktur managemen program &ersama-sama dengan sta% lain ikut andil dalam perencanaan, perumusan dan

pelaksanaan

kegiatan

yang

diatur

sesuai

dengan

mekanisme

managemen yang telah disepakati. b. Terpisah dari struktur managemen$independen Tim monev ini akan melaksanakan tugas sesuai dengan apa yang diperintahkan oleh tm managemen program, serta tidak berhak dalam menyusun$merumuskan program. Dalam hal ini hanya sebatas memberikan laporan monev dan rekomendasi sesuai dengan kesepakatan yang disepakati.

'. Anggaran Dalam melaksanakan tugas dan %ungsinya seluruh kebutuhan Tim #onev tidak membutuhkan dana langsung. Untuk memenuhi kebutuhan sarana #onev, Tim #onev mengajukan P"A kebutuuhan sarana #onev pada &endahara *)+.

(. Landasan Surat keputusan )epala Puskesmas +o $A$$//$$0/12 tentang #onitoring oleh )epala Puskesmas dan Penanggung ja!ab program.

). Target Output  a. #engidenti%ikasi$monitoring

sumber

mungkin 3

hambatan

atau

masalah

sesegera

b. #emacu pelaksanaan kegiatan yang terlambat dari rencana c. #elakukan pemantauan kegiatan-kegiatan pelaksanaan

program

dan

pengembangan yang output nya tidak jelas d. #emberikan rekomendasi tentang kelanjutan$pemberhentian kegiatan. e. #engidenti%ikasi kegiatan pelaksanaan program yang memiliki potensi menjadi kegiatan unggulan$success story

BAB II PE*EN+ANAAN DAN ,-NIT-*IN "EIATAN 1. Peren/anaan 4

Untuk merencanakan sebuah kegiatan disusun berdasar pada analisis masalah yang ada, dan survey $ masukan kepuasan dan harapan pelanggan kemudian

memastikan

bah!a

penerima

man%aat

program

benar-benar 

membutuhkannya. Sedangkan dalam perencanaan monitoring, langkah a!al dibuat dahulu panduannya mengacu pada log%rame yang sudah dibuat, sehingga memudahkan bagi petugas monev dalam menjalankan tugasnya.

1.1.

Indkat#r knerja ndikator kinerja adalah ukuran kuantitati% yang menggambarkan tingkat

pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang ditetapkan berdasarkan output dan outcome. 3ungsi indikator kinerja adalah ( a. #emperjelas

apa,

berapa

dan

bagaimana

kemajuan

pelaksanaan

kegiatan$program dan kebijakan b. #enciptakan kesepakatan yang dibangun oleh berbagai pihak terkait. c. #embangun dasar bagi pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja. d. #erupakan ukuran keberhasilan 4akuntabilitas5 Satuan )erja

dalam

melaksanakan tugas dan %ungsinya. Dalam menggambarkan tingkat pencapaian suatu tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan, maka dirumuskan indikator kinerja yang merupakan ukuran kuantitati% kinerja yang dicapai dalam pelaksanaan pelayanan dan program puskesmas. ndikator ini terdiri dari indikator input, keluaran dan hasil. ndikator input mengukur sumber daya yang digunakan Tim #anagemen dalam menjalankan tugas-tugasnya meliputi anggaran dan sumber daya manusia 4SD#5. ndikator kinerja untuk mengukur capaian dalam kurun !aktu tertentu, terdiri dari indikator kinerja output dan indikator kinerja outcome. Sesuai panduan, indikator ini dikelompokkan berdasarkan 0 4dua5 dimensi( dimensi akademis dan dimensi output. Untuk mengukur kemajuan yang dicapai dalam melaksanakan kegiatan pelayanan dan program puskesmas, maka ditetapkan ndikator )inerja, yang merupakan alat untuk mengukur kemajuan hasil pelaksanaan program dalam mencapai Sasaran dan Tujuan. ndikator )inerja ini digunakan untuk membantu dalam mengevaluasi kemajuan kearah tujuan atau strategic direction dari organisasi. Untuk mengukur capaian outcome dari berbagai program$kegiatan, maka ditetapkan indikator bagi setiap program$kegiatan, yang menjadi acuan 5

dalam mengevaluasi dan mengukur kemajuan kegiatan. ndikator )inerja dibuat dalam kurun !aktu pelaksanaan program dan memuat hal-hal sebagai berikut( a. 6encana kerja dan pelaksanaan kegiatan b. Penerapan S"P pelaksanaan kegiatan pelayanan dan upaya program puskesmas c. 7asil pencapaian cakupan kegiatan $ indicator kegiatan 1.2.

Be0an kerja ,#nt#rng "egatan &eban kerja monitoring kegiatan disesuaikan dengan kegiatan yang sudah

disusun oleh masing-masing koordinator program serta kebutuhan managemen.

2. ,#nt#rng )egiatan monitoring bertujuan untuk memantau suatu kegiatan penelitian dan pengembangan dalam pencapaian sasaran. )egiatan monitoring meliputi mekanisme monitoring, %okus monitoring, acuan monitoring, jad!al monitoring.

2.1.

,#nt#rng adalah pengumpulan dan analisis in%ormasi secara sistematis untuk melihat kemajuan dari suatu kegiatan. a. #onitoring bertujuan untuk meningkatkan e%isiensi dan e%ekti%itas dari sebuah kegiatan atau organisasi. b. #onitoring berdasarkan target dan kegiatan yang telah direncanakan selama proses pekerjaaan berlangsung. c. #onitoring dapat membantu pekerjaan tercatat dalam jalurnya, dan managemen mudah mengetahui suatu kesalahan dalam pekerjaan.

d. #onitoring memungkinkan untuk menentukan sumber mana yang tersedia dengan cukup baik dan dapat digunakan, dan juga kapasitas yang mencukupi dan sesuai, sehingga dapat melakukan apa yang telah direncanakan.  Answers 87AT, 87", 87'+, 7"8 #U97

2.2.

,#nt#rng %en/aku  a. #enenetukan indikator dari e%%iciency, e%%ectiveness dan impact: b. #erencanakan sistem untuk mengumpulkan in%ormasi berhubungan dengan indikator: c. #engumpulkan dan mencatat in%ormasi: d. #enganalisa in%ormasi: 6

yang

e. #enggunakan

in%ormasi

untuk

mengin%ormasikan

day-to-day

managemen Monitoring adalah suatu fungsi internal dalam suatu kegiatan atau organisasi

2.3.

Saa ang searusna terl0at5 a. Setiap orang yang terlibat dalam organisasi atau program b. Petugas TU bertanggung ja!ab mempersiapkan distribusikan absensi c. Programer menulis laporan kunjungan tentang kegiatan program d. Petugas pencatatat bertanggung ja!ab untuk mencatat semua pengeluaran dan pemasukkan

2.4.

,ekans%e ,#nt#rng Pelaksanaan monitoring dapat dilakukan dengan berbagai cara, disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada. Untuk monitoring di tingkat lapangan dapat dilakukan dengan cara diskusi langsung secara intensi% bersama para stakeholder yang terlibat dalam kegiatan, atau dengan presentasi setiap kegiatan oleh penerima man%aat pada !aktu yang disepakati. Sedangkan untuk monitoring yang dilakukan oleh Tim pelaksana program akan dilakukan dengan cara pengisian da%tar tilik dan pencapaian kinerja program.

2.!.

6#kus ,#nt#rng Pelaksanaan monitoring di %okuskan pada ( a. +PUT ( Pendanaan, SD#, Peralatan b. P6"S'S ( #etoda, 8aktu Pelaksanaan,

)etepatan

pemberdayaan masyarakat, perencanaan kerja. c. "UTPUT ( peningkatan SD#, pencapaian kinerja

2.'.

A/uan ,#nt#rng Dalam pelaksanaan monitoring mengacu pada ( a. b. c. d.

)egiatan 6encana )inerja Program Penetapan )inerja Term o% 6e%erence 4T"65 $ )erangka Acuan )erja $ ;og%rame 7

pelayanan

e. ;aporan )egiatan %. 7asil monitoring pendamping program g. Sel% Assesment

2.(.

7aktu Pelaksanaan ,#nt#rng Pelaksanaan monitoring di tingkat Puskesmas dilakukan secara intensi%  setiap < bulan sekali.

BAB III E8ALUASI "EIATAN 1. E&aluas 'valuasi merupakan rangkuman hasil pengukuran capaian kinerja selama tahun berjalan, yang berkontribusi terhadap capaian outcome yang ditetapkan dalam 6encana Strategi 46enstra5. 9apaian kinerja output dan outcome diukur dengan menggunakan berbagai indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam 6enstra tersebut. )eseluruhan capaian kinerja merupakan ukuran keberhasilan managemen program dalam pelaksanaan tugas dan %ungsinya. 'valuasi kinerja dimaksudkan untuk menelaah apakah capaian kinerja output serta

capaian

kinerja

outcome

kumulati%

sesuai dengan yang

direncanakan. 'valuasi capaian kinerja dilakukan antara lain dengan analisis 8

membandingkan antara apa yang direncanakan dengan apa yang dihasilkan, disertai dengan tingkat capaian dalam ukuran kuantitati% yang tertera dalam penetapan indikator yang terdiri dari indikator input dan indikator output. Evaluasi adalah perbandingan dari a/tual project dengan perencanaan strategi yang telah disepakati a. 'valuasi dapat memperlihatkan penjabaran yang dilakukan, dan apa yang telah diselesaikan dan bagaimana menyelesaikannya b. 'valuasi dapat secara %ormative=dapat dilakukan selama kegiatan atau organisasi berlangsung, dengan menitikberatkan pada peningkatan strategi atau cara dengan mengetahui %ungsi sebuah kegiatan atau organisasi. c. 'valuasi dapat juga secara su%%at&e9penggambaran pembelajaran dari sebuah project yang lengkap atau organisasi yang sudah lama tidak ber%ungsi.  Answers 87AT 7APP'+'D, 87>, and 8AS T 8"6T7 T

1.1.

Evaluasi mencakup ; a.#emperlihatkan pada program atau acuan organisasi? apa perbedaan yang ingin dibuat@ Apa dampak yang ingin dihasilkan@ b. #emperlihatkan dan mengkaji kemajuan program atau organisasi yang ingin didapatkan sebagai target$ dampak. c. #emperlihatkan startegi program$ organisasi Sudahkah memiliki strategi@ Seberapa e%ekti% strategi tersebut@ Apakah stategi tersebut berguna@ *ika tidak, mengapa tidak@ d. #emperlihatkan bagaimana hal tersebut bekerja. Adakah menggunakan sumber yang e%isien@ &agaimana keberlanjutan kerja program atau organisasi@ +agaimana pelaksanaan untuk berbagai stakeholder dana cara kerja organisasi mereka Dalam evaluasi. Kita dapat melihat efisiensi, efektifitas dan juga dampak. #onitoring dan evaluasi satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, namun bukan berarti sama. Apa perbedaan diantara keduanya@ #engapa harus melakukan monitoring dan evaluasi@, berikut akan diuraikan:

1.2.

Apa yang dimaksud dengan Monitoring dan Evaluasi?  )ata dari monitoring dan evaluasiB cenderung mengarahkan bagaimana melaksanakan monitoring dan evaluasi tersebut secara bersamaan sebagai salah satu kesatuan, kenyataannya bah!a monitoring dan evaluasi adalah dua 9

hal yang berbeda dalam suatu kegiatan organisasi, yang berhubungan tetapi tidak sama.

1.3.

Apakah Peredaan !mum dari Monitoring dan Evaluasi?  #C' mengacu pada pembelajaran dari apa yang telah dilakukan dan bagaimana anda melakukannya dengan ber%okus pada( a. Eff/en/-memperlihatkan

suatu

input

4misalnya

uang,

!aktu, sat%,

peralatan5 dari pekerjaan yang sesuai dengan output b. Effe/t&eness-pengukuran kemajuan dari suatu program atau kegiatan yang dicapai dari tujuan khusus yang telah direncanakan. c. I%a/t=memperlihatkan bagaimana anda dapat

membuat

suatu

pembedaan untuk mengatasi kondisi permasalahan yang telah diusahakan, dengan kata lain, apakah strategi anda berman%aat@

1.".

Mengapa harus melakukan Monitoring dan Evaluation?  a. #embantu untuk mengidenti%ikasi suatu masalah dan penyebab b. #engarahkan solusi yang mungkin dapat mengatsai suatu permasalahan: c. #enimbulkan pertanyaan tentang asumsi dan strategi: d. #endorong anda untuk mere%leksikan bagaimana anda melakukan dan bagaimana anda mencapainya: e. #enyediakan anda dengan in%ormasi dan cara pandang: %. #endorong anda untuk beraksi dengan in%ormasi dan cara pandang yang telah didapatkan: #eningkatkan

kesempatan$kemampuan

anda

untuk

dapat

membuat

pengembangan positi% dengan cara yang berbeda

1.#.

Perencanaan Monitoring dan Evaluasi  a.#onitoring dan evaluation harus menjadi bagian dari proses perencanaan anda. Akan sangat sulit untuk kembali dan merencanakan sistem monitoring dan evaluasi adalah satu hal yang dapat mulai untuk dilaksanakan b.Anda perlu memulai pertemuan untuk berbagi in%ormasi tentang kinerja dan hubungannya dengan target pada saat dimulai n%ormasi utama pada saat pertemuan haruslah kondisi kenyataannya, pada saat dilaksanaannya asesmen$ kajian a!al

1.$.

%agaimana kita mendapatkan in&ormasi? 

10

#enggunakan cara yang simple dan mudah untuk mengumpulkan in%ormasi.

#engumpulkan

hal

yang

mungkin

dapat

digunakan

untuk

mengumpulkan in%ormasi  Alat-alat yang biasa digunakan( a. Studi )asus b. "bservasi c. Diary$ catatan harian d. #encatat and menganalisa peristi!a penting 4disebut Analisis kejadian pentingB5 e. Pertanyaan berstruktur$ kuesioner  %. ntervie!$ !a!ancara satu per satu g. Diskusi kelompok h. Survey sample i.

Sistem revie! data statistik yang mendukung

1.(. "rtera enlaan a. Indkat#r Inut ndikator

input

sarana$prasarana

terdiri

yang

dari

dana, sumber

dipergunakan

dalam

daya

manusia dan

menjalankan

kegiatan.

'valuasi$penilaian atas capaian kinerja input dilakukan dengan melihat realisasi dana yang terserap, ketersediaan sumber daya manusia yang terlibat dan ketersediaan sarana$prasarana. Pada pelaksanaan ini, dengan adanya sumber dana yang memadai, adanya SD# dengan kuali%ikasi yag sesuai serta ditunjang dengan sarana dan prasarana yang tersedia, diharapkan suatu kegiatan akan dapat dilaksanakan sesuai dengan jad!al yang diperkirakan. "leh karena itu pada evaluasi indikator input ini memiliki bobot yang cukup besar. 0. Indkat#r Pr#ses ndikator Proses ini terdiri dari ( 15 #etoda ( )esesuaian penggunaan metode $proses$langkah kegiatan dalam mencapai tujuan$sasaran 05 8aktu pelaksanaan( )esesuaian !aktu pelaksanaan dari rencana