BAB 3 - Teknik Pendokumentasian

Setelah mcmpelajari bab ini, Anda harus mampu; 1. Mempersiapkan dan mengguiiakan diagram arus data untuk memahami, mengevaluasi> dan mendokumentasikan sistem informasi. 2. Mempersiapkan dan menggunakan bagan alir untuk memahami, mengcvalnasi, daii mendokumentasikan sistem informasi. 3. Mempersiapkan dan menggunakan diag' am proses bisni:� untuk memahami, mengevaluasi, dan mendokumentasikan sistem informasi. _:

:

i

Ini mcrupakan minggu yang padal bngi Ashton Fleming! la m e m b a n t u memulai S&S, me mbantu S&S meiewati minggu pembukaan perdana yang panjang dan disibukkan dengan pemrosesan semua transaksi dari pe mbukaan perdana yang sangat sukses. Oleh karena tumbuh dengan sangat ccpat, S&S mengembangkan sistem informasi akuntansi-(SIA) dasar yang dipilHi oleh Ashton. Kekurangan waktu dan keahiian, Ashton bekerja sama dengan Computer AppHcations (CA), perusahaan konsultasi sistem, untuk me mbantu S&S memihh dan memasang SIA yang baru dan lebih kuat. Selama pertemuan pertama Ashton dengan Kimberiy Sierra, manajer CA, ia bertanya tentang persyaratan sistem S&S dan ekspektasi manajemen. Ashton be lu m memikirkan tentang masalah ini, sehingga ia tidak bisa menja vvab secara spesifik. Ketika Kimberiy bertanya bagaimana sistem S&S bekerja, Ashton masuk ke dalam diskusi mengenai penggunaan berbagai dokumen perusahaan, tetapi Kimberiy tampaknya tidak dapat untu k menyerap semua penjelasan yang mendetaiJ. Ashton berpikir bahwa bagian diskusinya sangat membantu, tetapi secara keseluruhan tidak relevan dengan isu yang ada. Ashton tidak terkesan oleh CA dan Kimberiy. Ia juga menyadari kebutuhan untu k me ma ha mi permintaan informasi S&S secara lebih ielas. Sejak hari-harinya sebagai auditor, Ashton mengetahui nilai pendokumentasian sistem yang balk dapat membantu pengguna yang tidak familier untuk me maha mi dan mengevaluasi sistem. Pendokumentasian sistem yang baik akan sangat m e mba nt u ia dan Kimberiy dan juga Scott dan Susan saat mereka mengevaluasi sistem saat ini dan yang diajukan. Setelah membagi kesimpulannya dengan Susan dan Scott, mereka secara antusias '

'

i i:

58

menyetujui rencana Ashton untuk mendokumentasikan sistem saat ini dan yang diajukan. Mereka mendukung ia mengambil peran kepemimpinan dalam berpindah ke sistem yang baru dan secara khusus tertarik pada diagram atau tabel yang akan mendokumentasikan sistem mereka dan me mbantu mereka memahami dan mengevaluasinya.

OAgun� Saputra & )olin Roy Slbarani

Pendahuluan dokumentasi

Dokumentasi {documentation) menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data, output informasi, dan :istem pengendalian. Arti populer pendokumen�asian sistem meliputi diagram, bagaii alir, tabel, dan representasi grans lainnya dari data dan informasi. Ini dilengk?pi dengan deskripsi naratif {narrative description) dari sistem, penjelasan langkah-demi-langkah yang tertuiis dari komponen sistem dan interaksinya. Dalam bab ini, kita nvMijelaskan tiga aiat

Nafiiii, bagan alir, diagram, dan balian teriulis lainnya yang mcnjcliiskan cara siste;n bekerja.

deskripsi naratif Penjelasan leriulis, langlJah demi langkah dari kanipunen-koinponen sistem dan interaksi dari �emu5rta

dokumentasi sistem yang umum; diagram arus data, bagan alir, dan diagram proses bisnis. Alat dokumentasi sangal penling dalam level berikut ini, Pada level minimum, Anda harus dapat inembaca dokumentasi untuk menentukan cara sistem bekerja. 2. Anda mungkin perlu untuk mengevaluasi dokumentasi guna mengidenlifikasi kckuatan dan kelemahan pengendalian internal, dan merekomendasikan peningkaian. Selain ilu, 1.

untuk menentukan jika sistem yang diajukan memenuhi kebutuhan perusahaan. 3. Lebih baiiyak keterampilan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan dokumentasi yang menunjukkan cara beroperasi dari sistem yang sudah ada atau diajukan. Bab ini membahas alat-alat dokumentasi scbagai berikut. 1. Diagram arus data (DAD)y deskripsi grafts sumber data, arus data, proses transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data. 2. Bagan ahr, yang merupakan deskripsi grafts sistem. Ada beberapa jenis bagan alir, meliputi: a. Bagan a l i r dokumen, yang menunjukkan arus dokumen dan informasi antardepartemen atau area pertaiiggungjawaban. b. Bagan alir sistem, Yd.ngmtnu.njukkzn hubungan antar-nJpwf, pemrosesan, dan output c 3.

sistem informasi. Bagan a l i r program, yang menunjukkan . menjalankan program.

urutan operasi logis komputer yang

Diagram Proses Bisnis, yang merupakan deskripsi grafts dari proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan.

menggunakan teknik dokumentasi secara ekstensif. Standar akuntansi bahwa auditor independen memahami prosedur pengendalian internal mensyaratkan manual dan terotomatisasi yaag digunakan oleh suatu entitas. Satu cara yang baik untuk Akuntan

59 60

B�gian Satu

Undasan Konsepiual Sistem Infornusi AkunUnsi

memperoleh pemahaman ini adalah menggunakan model proses bisnis atau bagan alir untul-mendokumentasikan sistem, karena beberapa penggambaran grafiklebih siap mengungkapkan kelemahan dan kekuatan pengendalian internal. Sarbanes-Oxley Act (SOX) pada tahun 2002 mensyaratkan laporan pengendalian internal dalam laporan tahunan perusahaan publik yang (1) menyatakan bahwa manajemen bertanggung jawab untuk membuat dan menjaga struktur pengendalian internal yang memadai dan (2) mengukur keefektifan pengendalian internal perusahaan. SOX juga merinci bahwa auditor perusahaan harus mengevaluasi pengukuran manajemen struktur pengendalian internal perusahaan dan menguji keakuratannya. Pengesahan auditor sebaiknya meliputi notasi khusus mengenai kerusakan signifikan atau ketidakpatuhan material yang ditemukan selama pengujian pengendalian internal. Untuk melakukannya, mereka harus dapat mempersiapkan, mengevaluasi, dan membaca jenis dokumentasi yang berbeda, seperti model proses bisnis dan bagan alir. Alat dokumentasi juga digunakan secara ekstensif dalam proses pengembangan sistem. Selain itu, anggota tim yang mengembangkan aplikasi sistem informasi sering kaU berubah, dan alat dokumentasi membantu anggota tim yang baru untuk dapat memulai dengan cepat.

diagram arus data (OAD) Penjelasan grafts dafi arus data dalam organtsasi, meiiputi sumbe'Aujuaii data, aius data, proses transformasi dan penyimpanan data.

Dokumentasi lebih mudah untuk mempersiapkan dan merevisi keiika paket perangkal lunak digunakan. Setelah beberapa komando dasar dikuasai, pengguna dapat dengan cepat dan mudah mempersiapkan, menyimpan, merevisi, dan mencetak dokumentasi kualitas presentasi. Ala* dokumentasi dalam bab ini digunakan di seluruh buku.

Diagram Arus Data Diagram arus data (DAD~data flow diagram) menjelaskan arus data dalam organisasi secara grafts. Diagram ini menggunakan empat simbol pertama yang ditunjukkan dalam Figur 3-1 untuk merepresentasikan empat elemen dasar: sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi, dan penyimpanan data. Contohnya, Figur 3-2 nienunjukkan bahwa input untuk memproses C adalah arus data B, yang datang dari sumber data A. Output proses C adalah

sumber data Entitas )fang menghasilkan atau mengiritnkan data yartQ dimastiirkan ke dalam sistem. ti�uandata bititas yang menerima data yang dihasHlcan oleh sistem. anisdata

Pergerakan data d: antara ptoses, penyimpanan, sumber, dan tujuan.

arus data D dan E. Arus data E dikirim ke tujuan data J. Proses F menggunakan arus data D dan G sebagai input dan menghasilkan arus data I d?n G sebagai output. Arus data G datang dari dan mengembalikan ke penyimpanan data H. Arus data I dikirim ke tujuan data K. Figur 3-3 memberikan judul spesifik untuk setiap proses yang digambarkan dalam Figur 3-2. Figur 3-2 dan 3-3 akan digunakan untuk menguji empat elemen dasar DAD secara lebih mendetail. Dalam Bab 12 hingga 16, DAD dasar telah diadaptasi, sehingga menunjukkan pengendalian internal, menggunakan simbol segitiga (simbol peringatan jalan raya) yang ditunjukkan pada Figur 3-1, Pengendalian internal diberi nomor dan tabel yang menjelaskan pengendalian internal. Pengguna yang tidak ingin mengindikasikan pengendalian internal dapat dengan mudah mengabaikan simbol segitiga. Sumber data (data source) dan tujuan data {data destination) adalah entitas yang mengirim atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem. Entitas dapat merupakan sumber atau tujuan. Keduanya diwakiU oleh persegi, seperti yang diilustrasikan oleh komponen A (pelanggan),) (bank), dan K (manajer kredit) dalam Figur 3-3. Arus di ta {dataflow) adalah perpindahan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan sumber atau tujuan harus melewati proses transformasi data. Arus data dilabeli untuk menunjukkan data apa yang mengalir. Satusatunya pengecualian adalah arus data antara proses dan penyimpanan data, seperti arus data Bab 3

SisiemlelinikOokiimenUsi

61

FIGUR3-1

fistem' cr *

f

Simbo! Diagram Arus Data

>tViter �i�ri§diwiiaii(�0M6lf�qiquanT��

�Arus4ab

� �

' S 1 iS� V (.� i 3 * :�.:'m'I� •J.'! •;• • �.' . >1 »V'' .r ..•*•, f' • � '•• '«.•'• '' • . 'i . ArusdaU �.;y ke%�lQ,:9t9U�� W lehgkungi�M��

�

.io� ke Mtput diwakili o!eh

.�NsCH��s�transformaiiffc fr w«/ ya hj �

:

iS�rapig�iteo � Pengendaliafi Internal

*

■::/ ;■•

�

�

--y-

'. �rigehdaliari internal. Perigendalian internal diberi nomor dan dijeiaskan dalam: label pendamping. U[Mt Bab;12-16.

-

FIGUR 3-2 Penyimpanan Data

(Hj

G dalam Figur 3-3, karena arus datk bia«anya jelas. Dalam arus data G, data dari file piutang diambil, diperbarui, dan disimpan kembali dalam file. Arus data lain dalam Figur 3-3 adalah B (pembayaran pelanggan), D (data pengirimaii uang), E (setoran), dan I (data piutang). Jika dua atau !d)ih arus data bergerak bersama, garis tunggal digunakan. Contchnya, arus data B (pembayaran pelanggan) terdiri dari pembayaran dan data pengiriman uang. Proses 1,0 (proses pembayaran) membagi keduanya dan mengirimkannya ke arah yang berbeda. Data pengiriman uang (D) digunakan untuk memperbarui catatan piutang, dan pembayaran (E)

62 FIGUR 3-3

Data dari Proses DiagR*� Pembayaran Peianggan

Eiemen-Elemen Diagram Arus Data Dasar

Bagian Satu nasi Akunlansi

3-4 menunjukkan dua garis karena permintaan peianggan (L) tidak selalu menyertai pembayaran (B). Jika diwakili oleh arus data yang sania, elcmen-elemen yang terpisah dan tujuan keduanya yang berbeda tidak jelas, dan DAD lebih sulit untukdiinterpretasikan.

landasan Konscptual Sislem Itifwr Figur

didepositokan pada bank. J ika data mengalir secara ter pisah, dua gads digunakan,

Piutang (H)

Conlohnya,

proses

Tindakan yang mentransfofma�kan data ke dalam data atau informasi lain.

p«nylnipar»n data

lempat atau media penyimpanan data sistem.

Proses {processes) nierepresentasikan transformasi data. Figur 3-3 menunjukkan bahwa proses pembayaran (C) membagi pembayaran peianggan ke dalam data pembayaran dan cek, yang didepositokan dalam bank. Proses piutang yang diperbarui (F) menggunakan data pembayaran (D) dan piutang (H) untuk memperbarui catatan piutang dan mengirim data piutang ke manajer kredit. Penyimpanan data (data store) adalah tempat data disimpan. DAD tidak menunjukkan media penyimpanan fisik (sepei ti penyedia atau kertas) yang digunakan untuk menyinipan data. Seperti yang ditunjukkan pada Figur 3-3, penyimpanan data (H) direpresentasikan oleh garis horizontal, dengan nama file yang tertulis di dalam garis.

Subpembagian DAD DAD dibagi ke dalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail yang semaldn meningkat, karena beberapa sistem dap?t secara penuh dibuat menjadi diagram pada satu lembar kertas. Seiain itu, pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda, dan berbagai level dapat lebih baik untuk memenuhi permintaan yang berbeda. Bab 3

Sisiem lekiiik Dokumentasi

Level DAD tertinggi disebut sebagai diagram konteks {context diagram) karena memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca. Ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas yang merupakan sumber dan tujuan sistem input dan output. Contohnya, Ashton menggambarkan Figur 3-5 untuk mendokumentasikan prosedur pemrosesan penggajian pada S&S. Sistem pemrosesan penggajian menerima data kartu waktu

(time card) dari departemen yang berbeda dan data karyawan dari sumber daya manusia. Sistem mengolah data-data ini dan menghasilkan (1) iaporan dan pembayaran pajak untuk badan pemerintah, (2) cek pembayaran karyawan, (3) cek penggajian pada akun penggajian di bank, dan (4) informasi penggajian untuk manajemen. Ashtcn menggunakan prosedur penggajian S&S dalam Tabel 3-1 untuk menyusun diagram konteks ke dalam level yang lebih rendah secara berturut-turut, masing-masing dengan angka detail yang bertambah. Bacalah deskripsi ini dan tentukan hal berikiH ini.

63 diagram konteks Level DAD tertinggi; tinjauan level ringkasan sistem, menunjukkan sistem pengolahan data, input dan output-nyi. dan sumber serta tujuannya.

• Seberapa banyak aktivitas pengolahan data yang terlibat? • Apa saja input dan output data dari setiap aktivitas (mengabaikan semua referensi ke orang, departemen, dan tujuan dokumen)?

FIGUR 3-5 [diagram Konteks untuk Pemrosesan Penggajian S&S

Narasi daJam Tabel 3-1 menjelaskan lima aktivitas pengolahan data sebagai berikut. i. Memperbarui file induk karyawan/penggajian (paragraf pertama). 2. Menangani kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, dan keenam). Selanjutnya dalam bab ini, Anda akan melihat pembagian aktivitas ke daiam bagian-bagian lain dalam DAD level rendah. j 3. Membuat Iaporan manajemen (paragraf ketiga). 4. Membayar pajak (paragraf keempat). 5. Memasukkan entri ke buku besar (paragraf terakhir). Kelima aktivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukkan dalam Tabel 3-2. 6agianSatu

64 TABEL 3-1

ldndasdr)K(insepIualSRirmlniornia�Akengawasi biaya tenaga kerja. Laporan ini diteruskan ke Susan, dengan salitian asli cek pembayaran karyawan. Setiap bulan, petugas penggajian menggunakan data datam file karyawan/penggajian untuk mempersiapkan laporan pajak dua-bagian. Laporan asli diteruskan ke petugas file penggajian. Petugas utang menggunakan laporan pajak untuk mempersiapkan cek dua bagian untuk utang, dan saiinannya ditambahkan ke Catalan pajak p�da pajak dan kas dua dan salinan asli dokumen diteruskan ke Susan. berdasailcan ke file setiap t�t/c�erpengeluaran bagian. Laporan pajak Saiinannya disimpan tangga! utang. " Susan meninjau setiap paket informasi yang ia terima, menyetujuinya, dan menandatangani cek. la meneruskan voudter pengeluaran kas ke Ashton, laporan pajak dan cek penggajian ke bank, dan cekkaryawan ke karyawan. la mengarslpkan laporan penggajian secara berurutan. pembayaran ke badan pemerintah yang sesuai, Ashton menggunakan voucher pengeluaran cek penggajian dan pajak penggajian untuk memperbarui buku besar. la kemudian menunda jumal voucher dengan menandai 'Ai-postinf mengarsipkannya secara numerik.

TABEL 3-2

Aktivitas dan Arus Data dalam Pemrosesan Penggajian di S&S

Aktivitas

Memperbufui Hie penggajian/ karyawan

Membayar karyawan

Mempersiapkan laporan Pajak peinbay:)ran

Input Data

Output Data

Formulir karyawan baru Formulir perubahan karyowan

File penggajian/karyawan yang diperbarui

Kartu waktu

Cek karyawan

file penggajian/'karyawan

Register penggajian

[abei tarif pajak

file penggajian/karyawan yang diperbarui Voucher pengeluaran kas penggajian

Memperbarui buku besar File karyawan/penggajian File karyawan/penggajian

Laporan penggajian Laporan pajak Pembayaran p2jak Voucher pengeluaran kas pajak penggajian nie karyawan/penggajian yang diperbarui

Voucher pengeluaran kas pajak penggajian

Buku besar yang diperbarui

KoucAer pengeluaran kas penggajian

Ashton membuat diagram konteksnya dan membuat DAD Level 0 (disebut Level 0 karena ada titikdesimal yang berartinol—1,0; 2,0; dll.) yangditunjukkan pada Figur3-6. Perhatikan bahwa beberapa input dan output data telah dikeluarkan dari DAD. Contohnya, dalam proses 2,0; arus data masuk dan keiuar tidak tcrkait dengan entitas eksternal atau proses lainnya yang tidak digambarkan (tabe! pajak dan register penggajian). Arus data ini adalah internal untuk aktivitas "membayar karyawan" dan ditunjukkan pada level D A D selanjutnya. Ashton menggambarkan proses 2,0 (membayar karyawan) untuk membuat DAD Level 1 (yang memiliki satu tempat desimal—2,1; 2,2; d l l ) Figwr 3-7 memberikan hal yang lebih mendetail mengenai pengolahan data yang terlibat dalam pembayaran karyawan, dan itu tcrmasuk tabel tarif pajak dan register penggajian arus data yang dihilangkan dari Figur 3-6. Sama halnya, setiap proses Figur �-6 dapat dibuat, menggunakan DAD Level 1, untuk menunjukkan level detail yang lebih besar.

Bab 3 SisiemMOokuineniasi

65

FiGUR 3-6

DAD level C untuk Pemrosesan Penggajian S&S

Forrrujlir Perubahan KaryM/an

FtGUR3-7 DAD Level 1 untuk Proses 2,0 pada Pemrosesdii t'etiggajian S&S

TabdTarifPajak

Beberapa nedoman umum untuk mengembangkan DAD ditunjukkan dalam Fokus 3-1. Anda dapat mempralctikkan level yang berbeda dari DAD dengan menggambarkannya untuk permasalahan komprehensif, yang disebut Accuflow Cash Disbursements Process, pada akhir tiap-tiap konten bab. Anda kemudian bisa membandingkan diagram Anda dengan solusi pada akhir setiap bab. Anda juga dapat membaca penjelasan mendetail mengenai cara solusi dipersiapkan. Bagian Satu

dan logis. Bagan alir mencatat cara proses bisnis dilakukan dan cara dokumen mengalir meialui organisasi. Bagan alir juga digunakan untuk menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen. Sebagian besar bagaji alir digambar menggunakan program perangkat lunak seperti Visio, Microsoft Word, Microsoft Excel, atau Microsoft PowerPoint. Bagan alir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan oleh perusahaan dan arus data meialui sistem. Simbol bagan alir dibagi ke dalam empat kategori seperti yang ditunjukkan pada Figur 3-8. 1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem. 2, Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan tangan. 3. -Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.

4. Simb ol arus d an Iainlain men unjukkan arus data , di man a bagan alir dimu lai dan

berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan atir.

67

Pedoman umum untuk mempersiapkan bagan alir disajikan pada Fokus 3-2.. �

"

"ama

% �

-f

■ I/�

'

- 'I bagan alif

�

Simbol Input/OutpUt

Dokumen atau laporan elektronik atau kertas.

Berbagai salinan dokumen kertas

elektronik

Tekflik analitis yang menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambar beberapa aspek dari SI secara jdas. ringkas, dan logis.

Diiiustrasikan dengan meleblhi simbct dokumen dan mencetak nomor dokumen pada muka dokumen di ?'Jdut kanan atas. Infomiasi ditampiikan oleh alat output elektronik seperti terminal, monitor, atau iayar.

Entri data elektronik

Aiat enM�lata elektronik seperti komputer, t�.inal, tablet, ataute!2pon.

Alat input dan output elektronik

Entri data elektronik dan simbol output digunakan bersama untuk menunjukkan alat yang digunakan umuk keduanya.

Pemrosesan komputer j

Fungsi pemrosesan yang dil�kan oM iomtputer; biasaoya . m«tghasilkan perubahan dalarndata atau informal.

Operasi manual

Operas! pemrosesan yang dilakukan secara r�ahuai.

Simhol Pemrosesan

68

BagianSatu

landaynKonseplualSislemlnformasiMunlansi

FIGUR 3-8 Lanjutan

Simbol Penyimpanan

Database

Data yang disimpan secara elektronik daiam database.

Pita magnetis

Data yang disimpan dalam pita magnetis; pita yang merupakan media penyimpanan backup yang populer.

File dokumen kcrtas

File dokumen kertas; liuruf menglndikdSikan file urutan pemesanan, N � secara numerik, A = secara alfabet, D = berdasarkan tanggal.

Jurnal/buku besar

Jurnal atau biiku besar akuntansi berbasis kertas.

Simboi Arus dan LainU ln

□

Ariis dokumen atau pemrosesan Hubungan komunikasi

Konekiof dalam-halaman

Mengarahkan ar\is pemrosesan atau dokumer�; arus normal ke Entri dari, atau keluar ke, halaman lain. bawahdan ke kanan.

Konektor iuar-halaman

TransmisI data dari satu lokasi geografs ke iokasi latnnya Awai. akhir, atau titik interupu dalam proses; juga digunakan untuk mengindikasikan pihak luar. via gariskomunikasi.

} Terminal

Keputusan

Anotasi {Catalan tambahan)

Langkah pembuatan keputusan. Menghubungkan arus pemrosesan pada halaman yang sam a; penggunaannya menghindari garis yang melintasi halaman. Penambahan komentar deskriptif atau catatan penjeiasan sebagai kUrlfikasi.

JENIS-JENIS BAGAK ALIR b«gan alir dokumen Mengilustrasikan anis data dan dokumen di antara area-area p�nggungjawaban dalam organlsasi.

bapn alir pengendalian intefTtal Bagan yang digunai'jn untuk menjelaskan, menganalists, dan mengevaluasi pengendalian internal, termasuk mengidentiiikasi kekuatan. keiemahan, dan ketidakefisienan slstem.

Bagan alir dokumen {document flowchart) dikembangkan untuk mengilustrasikan arus dokumen dan data antar-area pertanggungjawaban dalam organisasi. Bagan ini menelusuri dokumen dari awal hingga akhir, menunjukkan setiap dokumen dimulai, distribusi, tujuan, disposisi, dan semua hal yang terjadi saat mengalir melewati sistem. Jenis khusus bagan alir, yang disebut bagan alir pengendalian internal {internal controlflowchart) digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal. Bagan tersebut digunakaii untuk mengidentifikasi keiemahan atau inefisiensi sistem, sepcrti arus komunikasi yang tidak memadai, pemisahan tugas yang tidak memadai, kompleksitas yang tidak dibutuhkan pada arus dokumen, atau prosedur tanggung jawab yang menyebabkan penundaan pemborosan. Sampai ia mengotomatisasi bagian lain dalam S&S, Ashton memutuskan untuk mempioses proses penggajian di S&S secara manual, seperti yang dijelaskan daiam label 3-1 dan 3-2 yang ditunjukkan dalam Figur 3-9.

71

Bab 3 Sistem lekniiOokumeniasi

FOKUS 3-2 1.

Pedoman untuk Mempersiapkan Bagan Alir

Memahami sistem. Mengembangkan pemaha man Ini dengan mewawancarai pengguna, pengembang, da n manajemen atau memberikan kuesioner yang lengkap, dengan membaca deskripsi naratif sistem; atau dengan menjalankan melalul transaksi sistem.

2.

3.

4.

5.

Secara jelas label! semua simbol. Tulisiah deksripsi sumber, input, proses, output, atau tujuan di dalam simbol. Gunakan kepala panah pada semua garis arus. Konektor halaman. Jika bagan alir tidak sesuai dengan halaman tunggal, secara jelas berilah nomor halaman dan

Mengidentifikast entitas untuk dibuat baoan alir. Mengidentifikasi departemen, fungsi-fungsi pekerjaan, dan

gunakan konektor luar halaman untuk memindahkan satu halaman dari halaman lainnya. Ketika diinginkan, konektor

pihak eksternai. Mengidentifikasi proses bisnis, dokumen, arus data, dan prosedur pengolahan data. Mengelola bagan alk. Mendesain bagan atir, sehingga

dalam

data mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Ketika sesual pastikan bahwa semua prosedur dan proses

halaman dapa t diguna kan untuk me nc e ga h kelebihan garis arus dan untuk menghasiikan halaman yang terlihat rapi. Secara jetas label! semua konektor untuk 6.

ada dalam urutan yang sesuai.Tunjukkan tempat dokumen atau proses dimulal, te mpat data diproses, dan te mpa t data disimpan dan dikirtm. Tunjukkan disposisi final dari

dibuat bagan alir dalam draf tunggal. Tinjaulah de nga n orang-orang yang mengenal sistem. Pastikan semua bagan

semua dokumen untuk me nce gah kelonggaran yang me mbua t pembaca dibuat berputar-putar. Tunjukkan data yar«g dimasukka. > ke dalam atau diambil dari database yang melewati operasi pemrosesan (program komputer) pertama. Ualam bagan alir dckumen, bagilah bagan ?lir

menghindari kebingungan. Gambar sketsa kasar daiam bagan alir. Perhatikanlah de n ga n saksama konten yang diambil dibandingkan membuat gambar yang sempurna. Beberapa sistem dapat

7.

alir yang digunakan konsisten. Gambarlah salinan final bagan alir. TenipatkDn nama. tanggal, dan nama orang yang mempersiapkan bagan alir pada setiap halaman.

ke dalam kolom-kolom dengan label. 4 19

Anda dapat mempraktikka mbar satu

' '

n membuat bagan alir dokumen dengan niengga

Mataial ixiUasl

porniasalahan komprehensif, disebut Aauf low Cash Disburseme setiap konten bab. Anda kemudian i bagian

'

nts Process, pada akhir dapat membandingkan diagram Anda pada solusi d

b�gan alif sistem MenggambarVan hubungan antar-mpu(, petnrosesan, penyimpanan, dan output sistem.

akhir bab. Anda juga dapat membaca detail penjelasan mengapa solusi dij�ersiapkan. Bagan alir sistem {system flowchart) menggambarkan hubungan antar-znpuf, pemrosesan, pen)impanan dan output sistem. Bagan alir pemrosesan penjualan dalam Figur 3-10 merepresentasikan proposal Ashton untuk mendapatkan data penjualan menggunakan terminal penjualan state-of-the-art. Terminal akan mengambil dan mengedit (semua tanggal yang dibutuhkan dimasukkan, dll.) data penjualan dan mencetak penerimaan pelanggan. Terminal secara periodik mengirini semua data penjualan untuk kantor pusat perusahaan, sehingga piutang, persediaan, dan database penjualan/pemasaran dan buku besar dapat diperbarui. Manajemen dan pei.gguna lainnya dapat mengakses file kapan pun dengan menggunakan sistem pemrosesan penyelidikan. Bagan alir sistem digunakan untuk menjelaskan arus dan prosedur data dalam SIA. Setiap bab proses bisnis (Bab 12-16) menggunakan bagan alir sistem untuk memberikan tinj�uan mengenai cara setiap proses bisnis bekerja.

bagan altr program

Mengilustrasikan urutan operasi togis yang dilakukan oleh komputer dalam melakukan program.

BAGAN ALIR PROGRAM Bagan alir program (pro�awflowdjart) mengilustrasikan urutan operasi logjs vang dilakukan oleh komputer dalam mengeksekusi program. Hubungan antarsistem dan program bagan alir ditunjukkan dalam Figur 3-11. Bagan alir program rnenjelaskan logika khusus yang digunakan untuk melakukan proses yang ditunjukkan pada bagan alir sistem.

72 f | GU R 3 - 1 0 Bagian Satu

landasan Konseptual Sistem infoimasi Akuniansi

5jganAlirSisteinPefnrosesan di S&S penjuatafl

, Tai�T�rima Terminal Penjualan

-�■;V f�ri�an'

■

Masukkan Data Penjualan

�oibv■0a����� l >■5�

IDaubif� ■

'jPem�aiw'

�jT»:r�T.5s

■ : Sistem ; Pemros�n PemiiRtaan

Status Akun Pdanggan

•

Status rAnaiisis

Persediaan

Bagan AHr Program

F I GU R 3- 11 Hubungan antara Bagan All: Sistem dan Program



�

, Petugas PengeluaraH Kas -

'

'

fondahara' (JohnSterling)

Mempeniapkancek �

�:

Menyetujui&menandatanganicek Membataikdnfeictur'� " Mengirtmkan�

Sekarang, kami akan menjelaskan, langkah demi langkah, cara membuat solusi bagan alir dokumen untuk Accuflow yang ditunjukkan dalam Figur 3-14. Untuk mendokumentasikan fungsi-fungsi pemain utama, bagi bagan alir dokumen ke dalam tiga kolom, satu un tu k setiap pemain. Biasanya pahng baik un t u k mengatur kolom berdasarkan ur ut an terjadinya dan menggunakan fungsi ut;