Bab 3 Lingkup Proyek

Bab 3 Lingkup Pekerjaan Proyek

Lingkup Proyek

Tujuan Umum : Secara umum tentang lingkup pekerjaan proyek bertujuan mempelajari lingkup dalam manajemen proyek yang difokuskan dalam membuat Work Breakdown Structure (WBS) dan membuat kerangka acuan kerja. Tujuan Khusus: 1. Mempelajari lingkup pekerjaan dalam proyek 2. Menterjemahkan dari tujuan proyek menjadi work breakdown structure 3. Membuat mindmapping sebagai alat pembuatan WBS 4. Membuat WBS untuk pekerjaan dibidang proyek kelistrikan. 5. Membuat kerangka acuan kerja 3.1. Lingkup Pekerjaan Proyek Proyek dilaksanakan akan melaksankan tujuan yang ditetapkan. Berdasarkan tujuan tersebut selanjutnya dijabarkan menjadi lingkup proyek yang menjelaskan batas-batas dalam proyek, yaitu hasil akhir yang seperti apa yang harus diserahkan dan bagian mana yang bukan merupakan pekerjaan proyek. Lingkup proyek dilihat dari sisi kepentingan pemilik (yang berkepentingan) dengan keberadaan proyek, bukan kepentingan pelaksana (kontraktor) proyek. Lingkup proyek mencakup cara mengidentifikasi keseluruhan pekerjaan proyek, dan pekerjaan tersebut harus dikerjakan secara lengkap sebagai hasil proyek. Lingkup proyek yang utama yaitu mendefinisikan dan mengendalikan apa yang seharusnya dan apa yang bukan termasuk dalam pekerjaan proyek. Satu hal yang menjadi penyebab kegagalan proyek yaitu manajer proyek kurang mengalokasikan waktunya untuk mendifinisikan pekerjaan, kurang memahami lingkup proyek yang diinginkan pemilik proyek, atau kesalahan dalam pekerjaan yang semestinya bukan termasuk dalam anggaran proyek tapi kemudian dikerjakan. Orang-orang yang tidak berkepentingan (penjilat) yang ikut campur dalam mengubah lingkup proyek, hal ini akan menjadikan banyak hal merugikan dan semakin tidak dapat dikendalikan. Hal yang harus diperhatikan setiap perubahan lingkup proyek akan berpengaruh langsung pada waktu, dan biaya proyek. Maka perubahan lingkup seharusnya mendapatkan persetujuan dari pemilik proyek dan pihak yang memberikan dana proyek. Lingkup proyek terdiri beberapa kegiatan untuk membantu manajer proyek dalam mengelola proyek yang akan dikerjakan, terdiri atas empat tahapan yaitu : mendifiniskan lingkup proyek, menetapkan lingkup pekerjaan, melakukan verifikasi lingkup dan mengadaptasikan lingkup proyek.

Manajemen Proyek Kelistrikan

28

Bab 3 Lingkup Pekerjaan Proyek

Lingkup Proyek Tabel 3-1 Tabel input-proses-output lingkup proyek

   

Masukan (input) Kontrak proyek Kerangka kerja logis Informasi hostoris Informasi ahli waris





 

Proses Perencanaan : mendefinisikan lingkup proyek, batas-batas, asumsi, ketidakleluasaan dan kriteria sukses. Pelaksanaan : menempatkan pekerjaan pada tiap orang. Pemeriksaan : memeriksa kelengkapan pekerjaan Adaptasi : meng-update lingkup dari pihak ang membolehkan dilakukan perubahan

  

Keluaran (output) Pernyataan lingkup Work Breakdown Structure Rencana perubahan lingkup



Dalam penjelasan proyek memberikan hasil proyek secara nyata seperti jumlah dana yang diberikan kepada penerima proyek. Contoh proyek bantuan Kelistrikan Mikrohidro berupa dana hibah dari Dirjen ESDM untuk desa-desa yang tidak terjangkau oleh distribusi listrik PLN. Desa-desa tersebut harus memenuhi syaratsyarat untuk mendapatkan hibah, besarnya bantuan dana terbatas dan ada syarat2 yang harus dapat dipenuhi oleh pengurus desa tersebut.



Ketidakleluasaan dalam proyek adalah segala sesuatu yang membatasi yang berasal dari pendonor, ahliwaris atau kondisi lokal. Sebagai contoh pendonor memberikan syarat agar barang yang dipakai dari negara pemdberi donor. Hibah Mikrohidro dari Dirjen ESDM sebagai sponsor proyek, memberikan syarat dalam kontraknya agar material yang dipakai proyek yang berasal dari merek-merek dalam negri dengan tujuan untuk menggerakkan industri dalam negeri.



Asumsi proyek merupakan kondisi yang diharapkan agar proyek berjalan sukses, kondisi tersebut bisa diterima benar dan bukan merupakan sekedar pameran saja, sebagai contoh kontribusi pekerja proyek dalam menyelesaikan pekerjaan proyek.



Dalam proyek tergantung faktor internal dan eksternal, faktor internal berasal dari internal organisasi dari rekan satu tim atau masih dalam satu lingkup organisasi. Faktor ekternal dapat berasal dari alam, seperti musim hujan akan mempengaruhi pekerjaan konstruksi, faktor eksternal juga berasal dari organisasi lain misalkan dari dukungan pendanaan proyek dari perbankan bisa berubah ketika terjadi resesi ekonomi atau ada gejolak suku bunga atau nilai tukar dollar-rupiah.



Kesuksesan proyek ditentukan oleh stakeholder (pemangku kepentingan), pihak pemberi donor untuk anggaran proyek dan dari ahli waris. Sukses proyek bukan sekedar terpenuhinya dan kelengkapan proyek saat diserahkan, ketepatan waktu saat

Manajemen Proyek Kelistrikan

29

Bab 3 Lingkup Pekerjaan Proyek

Lingkup Proyek penyerahan, sesuai dengan anggaran proyek. Tetapi sukses juga dilihat dari hasil proyek akan memberi manfaat dampak jangka panjang kepada pemilik proyek. 3.2. Work Breakdown Structure Work breakdown structure merupakan penjelasan secara hirarki dari pekerjaan yang harus diselesaikan secara menyeluruh dalam proyek. Untuk membuat diagram WBS harus diketahui struktur WBS seperti gambar 3-1. Work breakdown structure terdiri beberapa level, level 0 merupakan proyek keseluruhan, level pertama disebut kelompok utama, level kedua merupakan turunan dari masing-masing level pertama dan disebut sebagai tugas. Level ketiga merupakan turunan dari level kedua dan disebut tugas, level keempat turunan dari level ketiga dan disebut kegiatan. Sebuah WBS dalam teknik manajemen proyek digunakan untuk mendefinisikan dan mengorganisasikan lingkup proyek secara menyeluruh dengan menggunakan hirarki sebuah pohon. Pada level kesatu dan level kedua dari WBS harus dapat mendifinisikan hasil akhir yang direncanakan secara kolektif yang mencakup 100% dari lingkup proyek. Setiap dahan dan cabang dari WBS dari setiap level mencakup 100% lingkup dahan berikut rantingnya. Memang tidak mudah untuk membuat WBS secara detail dan lengkap, dengan latihan secara cermat hasilnya akan semakin baik. Satu hal yang harus dipahami dalam membuat WBS, bahwa rancangan WBS menggambarkan 100% dari aktivitas secara lengkap.

Proyek

Proyek keseluruhan

Level 0

Kelompok utama

Aktivitas

Aktivitas

Aktivitas

Level 1

Tugas

Aktivitas

Aktivitas

Aktivitas

Level 2

Tugas #1

Aktivitas Tugas #2

Kegiatan

Level #N Tugas #3

Work package Gambar 3-1 Diagram Work Breakdown Structure

Manajemen Proyek Kelistrikan

30

Bab 3 Lingkup Pekerjaan Proyek

Lingkup Proyek Penggunaan WBS Ada empat penggunaan work breakdown structure (WBS) dalam proyek : 1. Perangkat proses, work breakdown structure digunakan sebagai alat dalam proses perencanaan. Dengan WBS manajer proyek dan tim proyek dapat memvisual kan secara jelas bagaimana pekerjaan proyek di kelola secara efektif. 2. Perangkan desain arsitektural, kapan setiap pekerjaan akan dikerjakan, dengan membaca work breakdown struture seperti melihat peta wilayah atau gambar photo yang memperlihatkan keseluruhan cakupan pekerjaan pekerjaan proyek. WBS juga memperlihatkan hubungan satu pekerjaan dengan pekerjaan berikutnya, atau urutan pekerjaan dilaksanakan. 3. Perangkat perencanaan, dalam phase pekerjaan perencanaan, WBS memberitahukan pada tim proyek secara detail keseluruhan pekerjaan yang seharusnya di laksanakan. Dengan WBS dapat dibuat estimasi kebutuhan sumberdaya, diantaranya kebutuhan pekerja, estimasi anggaran, estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 4. Perangkat pelaporan status proyek, WBS dapat digunakan untuk melaporkan status pencapaian pelaksanaan proyek Aktivitas dalam proyek perlu dilakukan konsolidasi dari pekerjaan dengan level terendah ke level yang lebih tinggi. Kelengkapan dalam level rendah harus diselesaikan untuk dapat berpindah pada pekerjaan berikutnya. Contoh: dalam pekerjaan instalasi listrik diawali dari [1] gambar oneline, [2] dilanjutkan penentuan letak saklar, fiting dan stop kontak, [3] pembobokan tembok untuk meletakkan pipa. [4] penarikan kabel [5] pasang saklar, fiting dan stop kontak [6] penyambungan kabel. Urutan pekerjaan ini tidak mungkin di selang seling. Dengan demikian peristiwa penting (milestone) dalam WBS dapat dilaporkan oleh manajer proyek ke pihak pemilik (user) proyek. 3.3. Pembuatan WBS Pembuatan Work breakdown structure (WBS) dapat dilakukan dengan dua pendekatan, pertama pendekatan atas kebawah (top down approach) dan cara kedua pendekatan bawah ke atas (bottom up approach). Pendekatan dari atas ke bawah dimulai dari tujuan akhir proyek yang harus dicapai selanjutnya diturunkan menjadi beberapa aktivitas dilevel yang lebih rendah, level pertama, level kedua sampai level terendah menjadi work package, lihat gambar 3-1. Dilanjutkan dengan membuat estimasi waktu pekerjaa, estimasi biaya dan estimasi sumberdaya yang dibutuhkan. Pendekatan kedua yaitu dari bawah ke atas dimulai dengan langkah sumbang saran (brainstorming) dari anggota tim proyek. Dilanjutkan dengan langkah seperti metode atas ke bawah yaitu menentukan aktivitas pada level pertama. Berdasarkan pembagian tersebut dibuatlah beberapa tim kecil untuk membuat turunan pekerjaan dari level pertama menjadi pekerjaan pada level kedua, dilanjutkan pada level ketiga dan seterusnya sampai keseluruhan pekerjaan proyek tersusun secara hirarkis sebagai work breakdown structure. Setiap anggota grup diberikan hak melakukan koreksi baik

Manajemen Proyek Kelistrikan

31

Bab 3 Lingkup Pekerjaan Proyek

Lingkup Proyek penambahan, pengurangan sampai dirasakan hasil akhir memuaskan keseluruhan anggota tim.

3.4. Mindmap pembuatan WBS Metode mindmapping dikenal oleh Joyce Wycoff dan Tony Buzan, dengan metode mindmapping anggota tim proyek dapat membuat gambar graphis keseluruhan aktivitas yang berhubungan dengan proyek. Berikut ini model mapping sukses penerapan total quality management (TQM). Gambar 3-2 menggambarkan pohon TQM dibagi menjadi tujuh dahan besar aktivitas meliputi : [1] role of the team, [2] type team, [3] training, [4] leadership, [5] development, [6] profile dan [7] selection. Dari masing-masing dahan besar diturunkan lagi dalam bentuk ranting untuk untuk masing-masing dahan besar jumlah rantinya bisa berbeda-beda ada yang dua bahkan ada yang enam ranting tergantung pada pentingnya masalah.

Gambar 3-2 Struktur Mindmapping

3.5. Enam Kriteria Kelengkapan WBS Untuk menilai rancangan work breakdown structure lengkap atau tidak dapat diperiksa dengan enam parameter, yaitu 1. Status yang terukur 2. Pekerjaan dimulai dan diselesaikan dgn jelas 3. Pekerjaan harus dapat diselesaikan 4. Waktu/biaya dapat diestimasikan 5. Durasi waktu dalam batas rentang yang diterima 6. Aktivitas tidak tergantung

Manajemen Proyek Kelistrikan

32

Bab 3 Lingkup Pekerjaan Proyek

Lingkup Proyek 1. Status yang terukur Pekerjaan baik berbentuk konstruksi, instalasi, membuat perangkat lunak termasuk pekerjaan jasa harus memiliki status terukur. Pemasangan trafo distribusi meemrlukan waktu 5 hari termasuk penarikan kabel, pemasangan trafo, penyambungan kabel ke panel daya. Jika pekerjaan sudah berjalan selama 3 hari, maka dapat diukur target pekerjaan selesai yaitu 3/5 x 100% = 60%. Sisanya yang 40% akan diselesaikan dalam 2 hari sisanya. Dalam pembuatan WBS semua aktiitas pekerjaan harus dapat terukur. 2. Pekerjaan dimulai dan diselesaikan dengan jelas Setiap pekerjaan dalam WBS dapat diestimasikan waktu selesainya, maka setiap pekerjaan harus dimulai dan diselesaikan dgn target waktu yang jelas. Jam kerja mingguan ditetapkan 40 jam per minggu atau delapan jam perhari, atau dalam satu minggu ada lima hari kerja dimulai Senin sampai Jumat, hari sabtu dan hari minggu sebagai hari libur kerja. Dalam pekerjaan proyek bisa saja berlaku ketentuan berbeda, dimana satu hari kerja sama dengan 24 jam kerja juga, caranya dibuat tiga kali pergantian shift kerja. Bahkan hari Sabtu dan Minggu dapat saja pekerjaan berlangsung dengan cara pengaturan jam orang sehingga pekerjaan proyek tetap berlangsung. Mengingat dalam proyek terdiri puluhan, ratusan bahkan ribuan pekerjaan maka setiap pekerjaan harus dimulai dan diselesaikan dengan waktu yang jelas. 3. Pekerjaan harus dapat diselesaikan Setiap jenis pekerjaan fisik maupun non-fisik seperti pekerjaan merancang memerlukan waktu tertentu, diperlukan orang untuk mengerjakan dan juga peralatan tertentu. Pekerjaan penyambungan kabel tegangan tinggi harus dikerjakan orang teknisi ahli, ada peralatan khusus pengaman tegangan tinggi dan kabel tegangan tinggi harus tersedia dengan spesifikasi khusus. Pekerjaan membuat rancangan gambar dikerjakan oleh juru/ ahli gambar yang dikerjakan secara manual atau dengan bantuan komputer. Namun demikian setiap pekerjaan harus dapat diestimasikan berapa waktu yang diperlukan untuk dapat diselesaikan, apakah dalam satuan menit, dalam bilangan jam, dalam bilangan hari atau bahkan beberapa minggu. Sebagai contoh pekerjaan pengecoran beton harus selesai dalam satu hari agar kualitas pengecoran bagus, tetapi harus menunggu sampai 21 hari agar hasil pengecoran benar-benar berkualitas. 4. Waktu dan biaya dapat diestimasikan Pekerjaan mestinya dapat diestimasikan baik waktu maupun biayanya, waktu berhubungan dengan besarnya volume pekerjaan, biaya berhubungan dengan material yang digunakan dan jumlah orang yang dilibatkan dalam pekerjaan. Pekerjaan instalasi listrik dengan 20 titik lampu diperkirakan selesai dalam waktu 2 hari saja, bila dikerjakan oleh dua teknisi listrik dan seorang pembantu teknisi, karena berdasarkan pengalaman seorang teknisi dapat menyelesaikan rata-rata 10 titik lampu perharinya. Biaya juga dapat dihitung ongkos teknisi Rp 100.000/ hari dan ongkos pembantu teknisi Rp 50.000/hari. Maka biaya pemasangan instalasi listrik diestimasikan sebesar (Rp 100.000 x 2 hari) + ( Rp 50.000 x 2 hari) = Rp 300.000,-. Biaya tersebut baru upah kerja

Manajemen Proyek Kelistrikan

33

Bab 3 Lingkup Pekerjaan Proyek

Lingkup Proyek teknisi dan pembantu teknisi. Harga materila instlasi berupa lampu, fiting lampu, kabel, saklar harus dihitung dengan benar. 5. Durasi waktu dalam rentang batas yang diterima Dalam kondisi normal pekerjaan pemasangan instalasi listrik, seorang teknisi mampu memasang 10 titik lampu tiap hari dengan bantuan seorang pembantu tukang jika dilakukan ditempat tertutup. Ketika instalasi listrik dilakukan ditempat terbuka target waktu akan berubah. Hal ini harus diperhitungkan dengan baik, jika tidak maka target waktu akan menjadi panjang, namun harus diperhitungkan selama durasi waktu masih dalam rentang batas yang bisa diterima hal ini tidak menjadi masalah. 6. Aktivitas tidak tergantung Pekerjaan yang saling tergantung harus dikerjakan secara serial, untuk pemasangan instalasi lampu dimulai dari pemasangan saklar dan stop kontak, dilanjutkan dengan penarikan kabel dan penyambungan kabel. Sebelum diberikan tegangan di tes dengan alat ukur listrik. Aktivitas dalam WBS dibuat tidak tergantung, kegiatan yang tergantung ditempatkan dalam satu ranting atau dalam satu dahan. Gambar 3-3 memperlihatkan struktur WBS yang memiliki tiga sasaran, yaitu objective #1, objective #2 dan objective #3. Dari masing-masing objective diturunkan menjadi masing-masing dua aktivitas. Dari masing-masing aktivitas diturunkan menjadi task. Perhatikan kode WBS harus disesuaikan dengan objective, activity masing-masing.

Gambar 3-3 WBS dengan tiga sasaran

Manajemen Proyek Kelistrikan

34

Bab 3 Lingkup Pekerjaan Proyek

Lingkup Proyek 3.6. Studi Kasus WBS Instalasi Genset

0.0. Instalasi Genset

1.0. Perencanaan

2.0.Pasang Genset

1.1.Oneline diagram

2.1. Pondasi Genset

3.0. Pengawatan

4.0. Komisioning

3.1.Kabel ke Genset

4.1.Test tanpa beban

1.2. Bill of quantity

2.2. Genset ke pondasi

3.2. Kabel ke panel

4.2. Uji Elektrik

1.3. Layout Genset

2.3.Aligment Genset

3.3. Metering

4.3.Test Berbeban

Gambar 3-4 Work breakdown structure Instalasi Genset

Kerangka WBS Instalasi Genset 0.0 Instalasi Genset 1.0 Perencanaan 1.1. oneline diagram genset 1.2. Bill of Quantity 1.3. Layout genset 2.0 Pasang genset 2.1. Pondasi genset 2.2. Genset ke pondasi 2.3. Aligment 3.0 Pengawatan 3.1. Kabel ke genset 3.2. Kabel ke panel 3.3. Metering panel 4.0 Komisioning 4.1. Test tanpa beban 4.2. Test berbeban 4.3. Penyerahan proyek

Manajemen Proyek Kelistrikan

35

Bab 3 Lingkup Pekerjaan Proyek

Lingkup Proyek

3.7. Kerangka Acuan Kerja Proyek dirancang, dilaksanakan dan ditutup dengan jelas. Kerangka acuan kerja (project overview statement) merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh pemilik proyek, biasanya dibantu oleh tim konsultan sebagai pedoman pelaksanaan proyek. Kerangka acuan kerja berisi informasi singkat tentang latar belakang proyek, tujuan proyek, sasaran proyek, kriteria sukses, asumsi dan resiko. a. Latar belakang, proyek dibangun karena adanya kesenjangan atau ketimpangan yang harus dapat segera dipenuhi. Kebutuhan energi listrik yang meningkat dari waktu ke waktu menyebabkan ketersediaan energi listrik PLN berkurang. Maka dibangun beberapa proyek pembangkitan listrik. b. Tujuan proyek, untuk merealisasikan adanya kebutuhan akan proyek maka tujuan proyek harus memenuhi kriteria SMART, yaitu Specific, Measureble, Assignable, Realistic dan Time-related. Spesifik dalam target maupun tujuan yang akan dicapai. Terukur dalam menetapkan indikator dari progres yang seharusnya dicapai. Pekerjaan tersebut ada penanggungjawabnya. Realistik untuk dikerjakan dan tersedia sumberdayanya. Lama waktu proyek harus ditetapkan dan dapat dicapai. c. Sasaran proyek, tujuan masih bersifat umum, sedangkan sasaran lebih detail. Sasaran proyek mengandung empat hal, yaitu ada hasil, batasan waktu, terukur dan rencana aksi. Sasaran harus memberikan hasil akhir dengan batasan waktu yang jelas terukur kriterianya dan ada rencana aksinya. d. Kriteria sukses, setiap proyek ada harapan dan manfaat yang ingin dicapai dimasa yang akan datang. Tentunya harapan dan manfaat bagi pemilik proyek. Kriteria sukses harus menghasilkan kondisi lebih baik dari sebelumnya. Contoh kriteria sukses, bahwa pembangunan pembangkit listrik akan memberikan ketersediaan energi listrik yang berkualitas bagi pelanggan. e. Asumsi dan resiko, beberapa asumsi berkaitan dengan kondisi lingkungan, perkmebnagn teknologi, sosial ekonomi masyarakat dan budaya. Mengingat adanya proyek bisa berdampak positip dan juga negatif. Industrilisasi berdampak bagi terciptanya lapangan kerja, peningkatan kesejahteraan, peningkatan pendapatan, tetapi dilain pihak ada dampak negatip seperti pencemaran lingkungan, rusaknya ekologi, kebisingan dst.

Manajemen Proyek Kelistrikan

36

Bab 3 Lingkup Pekerjaan Proyek

Lingkup Proyek

3.8. Rangkuman 1. Lingkup Pekerjaan Proyek Proyek dilaksanakan akan melaksankan tujuan yang ditetapkan. Berdasarkan tujuan tersebut selanjutnya dijabarkan menjadi lingkup proyek yang menjelaskan batas-batas dalam proyek, yaitu hasil akhir yang seperti apa yang harus diserahkan dan bagian mana yang bukan merupakan pekerjaan proyek. 2. Work Breakdown Structure, merupakan penjelasan secara hirarki dari pekerjaan yang harus diselesaikan secara menyeluruh dalam proyek yang disusun menjadi beberapa level. dari level satu, level ke dua dst. 3. Pembuatan WBS dapat dilakukan dengan dua pendekatan, pertama pendekatan atas kebawah (top down approach) dan cara kedua pendekatan bawah ke atas (bottom up approach). 4. Mindmaping pembuatan WBS dikenalkan oleh Joyce Wycoff dan Tony Buzan, dengan metode mindmapping anggota tim proyek dapat membuat gambar graphis keseluruhan aktivitas yang berhubungan dengan proyek 5. Untuk menilai rancangan work breakdown structure lengkap atau tidak dapat diperiksa dengan enam parameter, yaitu Status yang terukur, Pekerjaan dimulai dan diselesaikan dgn jelas, Pekerjaan harus dapat diselesaikan, Waktu/biaya dapat diestimasikan, Durasi waktu dalam batas rentang yang diterima 6. Kerangka Acuan Kerja, dokumen tertulis berisi informasi singkat tentang latar belakang proyek, tujuan proyek, sasaran proyek, kriteria sukses, asumsi dan resiko dampak.

3.9. Latihan dan tugas 1. 2. 3. 4.

Apa tujuan dibuat WBS dalam manajemen proyek Buatlah WBS proyek instlasi listrik rumah tinggal seperti gambar 3.5 Buat pernyataan kerangka acuan kerja singkat jelas, dari soal no 2 diatas Buatlah kerangka acuan kerja untuk pembuatan gardu distribusi 20KV/400V dengan trafo daya 2 x 400 KVA.

Manajemen Proyek Kelistrikan

37

Bab 3 Lingkup Pekerjaan Proyek

Lingkup Proyek

(simbol diatas standar ANSI) Gambar 3.5. Proyek Instalasi Rumah Tinggal

Manajemen Proyek Kelistrikan

38