bab 1

Bab 1 Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem  Sistem  merupakan suatu cara tertentu yang dilakukan berulang-ulang untuk melaksanakan sesuatu atau sekelompok aktivitas.  Pengendalian



adalah proses penetapan standar agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai.

Elemen-elemen Sistem Pengendalian Perangkat Kendali

3. Detector Informasi mengenai apa yang sedang terjadi

1.  Assessor Perbandingan informasi dengan keadaan yang diinginkan 2. Effector Koreksi terhadap perbedaan signifikan

Perusahaan  Yang Sedang Dikendalikan

1. 2. 3. 4.

Pelacak (detector), informasi mengenai apa yang sedang terjadi. Penilai (assessor), perbandingan informasi tersebut dengan keadaan yang diinginkan. Effector, melakukan koreksi terhadap perbedaan signifikan antara keadaan aktual dengan keadaan yang diinginkan. Jaringan Komunikasi, perangkat yang meneruskan informasi dari detektor  assessor  efector.

 Pengendalian Manajemen adalah Manajemen adalah suatu proses dimana manajer senior (manajemen di setiap tingkatan) memastikan bahwa orang-orang yang diawasinya mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan. Sistem Pengendalian Manajemen  Manajemen  adalah suatu alat atau cara yang terstruktur yang digunakan oleh manajer untuk memastikan bahaw orang-orang yang diawasinya mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.

Struktur Pengendalian Manajemen

Proses

Struktur Organisasi Pendelegasian Wewenang Pusat Pertanggungjawaban Pengukuran Kinerja Sistem Informasi dan Komunikasi Perencanaan Strategis Penyusunan Anggaran Pelaksanaan Evaluasi

Keterangan : Perencanaan strategis, proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategi dan menaksir  jumlah sumber daya yang akan dialokasikan. Keluarannya disebut program. Penyusunan anggaran, perencanaan jangka pendek, selama 1 tahun dalam bentuk moneter. Pelaksanaan, selama 1 tahun, manajer melakukan program/bagian dari program yang menjadi tanggung jawabnya. Evaluasi kinerja dan pelaporan, menilai kinerja manajer pusat pertanggung  jawaban berdasarkan efisiensi dan efektivitasnya. Pengendalian Strategi

Pengendalian Manajemen

Pengendalian Tugas



merumuskan tujuan, strategi dan kebijakan  Top Management (analisis swot). implementasi strategi  middle management.

 pengendalian tugas individu  lower management.

Perumusan Strategi



 

Proses merumuskan tujuan organisasi dan langkah-langkah yang diambil untuk mencapai tujuan Orientasi jangka panjang Difokuskan pada proses perencanaan



Pengendalian Manajemen



 proses dimana manajer mempengaruhi anggotanya untuk melaksanakan strategi 1. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh 2. Kegiatannya

3. 4. 5. 6. 1. 2.

Karakteristiknya



3. 4.

organisasi. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa  bagian organisasi. Mengkomunikasikan informasi. Mengevaluasi informasi. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil  jika. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubaj  perilaku mereka. Membutuhkan planning  untuk penentuan standar. Tidak bersifat otomatis, tetapi sistematis (keputusan yang dibuat berdasarkan pada prosedur). Perlu koordinasi antar anggota organisasi. Ketidakjelasan hubungan antara tindakan apa yang ingin dicapai untuk menciptakan kondisi yang diinginkan.

Pengendalian Tugas



  

Proses untuk memastikan bahwa tugas yang telah ditentukan dilaksanakan secara efektif dan efisien Orientasi jangka pendek Difokuskan pada proses pengendalian Perbedaan antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen: Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru  Pengendalian manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut  Perbedaan antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen  Pengendalian Manajemen 

  



Faktor manusia merupakan faktor  penting Antar manajer saling berinteraksi Fokus pada 1 unit organisasi Berhubungan dengan seluruh kegiatan  perusahaan

Pengendalian Tugas 

  

Faktor manusia merupakan faktor yang sifatnya khusus Interaksi karyawan relatif kecil Fokus pada 1 bagian tugas Berhubungan dengan 1 tugas tertentu

Siapa yang bertanggung jawab atas merancang dan mengoperasikan SDM? Controller  atau CEO?



1. 2. 3. 4. 5.

Fungsi Kontroler

Merancang dan mengoperasikan sistem operasi dan pengendalian Menyiapkan financial statement dan financial report Menyiapkan dan menganalisis performance report Supervisi internal audit dan prosedur pengendalian akun tansi  validitas informasi Mengembangkan personel dalam fungsi kontroler

PENYEBAB MASALAH PENGENDALIAN MANAJEMEN : 1. Kurangnya Pengarahan. Kinerja beberapa orang karyawan tidak cukup memadai karena mereka tidak mengetahui apa yang diinginkan  perusahaan dari mereka. -  Namun apabila karyawan benar mengerjakan, hal tersebut merupakan faktor kebetulan saja. Fungsi pengendalian manajemen : melibatkan pemberian informasi kepada karyawan tentang bagaimana cara mereka dapat berkontribusi secara langsung untuk memenuhi tujuan  perusahaan. 2. Masalah Motivasi. Karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka, namun beberapa diantara karyawan tidak berbuat seperti apa yang seharusnya mereka lakukan. Karyawan seringkali bertindak sendiri atas dasar keinginannya sendiri dengan mengorbankan kepentingan  perusahaan. Keengganan untuk berusaha dan perilaku untuk kepentingan sendiri lain tersebut tetap menjadi masalah sampai dengan hari ini, dan saat ini tampaknya terus berkembang. Perlu memberikan motivasi positif atau perilaku produktif yaitu mendorong karyawan untuk bekerja keras secara konsisten untuk mencapai tujuan perusahaan. Dan juga memotivasi karyawan untuk melakukan yang terbaik sesuai dengan kemampuan mereka. 3. Keterbatasan Individu. Keterbatasan personil sangat spesifik, hal ini bisa disebabkan kurangnya kemampuan, pelatihan, pengalaman, stamina atau  pengetahuan untuk mengerjakan tugas. Contoh : Pengendalian yang digunakan dalam perusahaan manufaktur : 1. Fungsi pengeluaran kas dan penerimaan kas dipisahkan. 2. Penggunaan check protector dan tanda tangan yang selalu dikunci. 5. Departemen akuntansi mencocokkan hasil tagihan atau otoritas khusus untuk dibayarkan.

    

  

Melakukan pengecekan terhadap surat dari seseorang yang mengeluarkan cek. Departemen akuntansi mencocokan tagihan dengan salinan surat order pembelian. Cek kosong harus disimpan dan dikunci. Imprest accounting digunakan untuk pembayaran gaji. Rekonsiliasi bank hanya disampaikan kepada seseorang yang menulis cek dan mengelola kas. Jumlah tak terduga dari dana kas dilakukan secara periodik. Order hanya dapat dilakukan hanya dengan persetujuan vendor. Semua pembelian dibuat oleh departemen pembelian.

Pengendalian yang digunakan pada fasilitas komputer : 1. Terdapat standar penulisan dokumen dari sistem, o perasi dan adminsitrasi. 2. Akeses terhadap sistem komputer dan seluruh terminal data o nline hanya dilakukan oleh petugas. 3. Data diamankan melalui perlindungan fail dengan pita, label fail, proteksi kriptografik, prosedur duplikasi dan perlunya penyimpanan duplikasi pada remote site. 4. Pengendalian perangkat keras termasuk duplikasi sirkuit, dual reading, echo check, pemeliharaan pencegahan dan sistem power yang tidak dapat diinterupsi. 5. Risiko utama diasuransikan. 6. Sistem backup dan prosedur dikembangkan. Studi kasus Wong’s Pharmacy. Tomas Wong adalah pemilik/manajer dari Wong’s Pharmacy, toko obat kecil yang hanya berada pada satu lokasi. Toko tersebut didirikan oleh ayah Thomas dan telah  beroperasi pada lokasi yang sama selama 30 tahu n. Seluruh karyawan yang bekerja di toko adalah anggota keluarga. Semuanya bekerja keras dan Thomas memercayai mereka sepenuhnya. Meski toko berkembang dengan pesat pada tahun tahun awal, kinerja pada beberapa tahun terakhir tidaklah bagus. Penjualan dan keuntungan menurun dan masalah menjadi memburuk. Masalah kinerja tampaknya mulai muncul ketika toko obat dengan ukuran yang lebih besar membuka cabangnya dengan jarak dua blok dari lokasi.