B - Manual de Instauracio - N y Operacio - N 2019

 

RE/MAX® International Manual de instauración y operación de la oficina RE/MAX®

Confidencial Sólo para uso del personal y franquiciatarios de RE/MAX International, Inc.  Los materiales son  propiedad confidencial de RE/MAX International, Inc. Se considera considera que cualquier tenencia es un  préstamo de bienes y secretos secretos comerciales que se devolverá devolverá a RE/MAX International en caso que la asociación del recipiente con RE/MAX terminara.

Cada oficina RE/MAX es de propiedad y operación independiente Enero de 2019

 

 

Índice I.  Introducción. ...................... .............................................. ............................................... ............................................... ................................................ ........................1 1 II.  Instauración de tu oficina. .. .......................... ............................................... ............................................... ................................................ ........................2 2 A.  Ubicación y espacio d dee tu oficina. ...... ............................. .............................................. ........................................3 .................3 B.  Exteriores e interiores .................... ............................................ ................................................ ..........................................13 ..................13 C.  Mobiliario y equipo........................................................ equipo................................................................................ ..................................19 ..........19 D.  Diez errores a evitar ................ ........................................ ............................................... ............................................... ..........................29 ..29 E.  Fiesta de inauguración ....................... ............................................... ................................................ ......................................32 ..............32 F.  60 Minutos con RE/MAX. ..................... ............................................. ................................................ ..................................38 ..........38 III.  Operación de tu oficina. ......... ................................. ............................................... .............................................. ..........................................55 ...................55 A.  Misión de tu oficina. ...................... .............................................. ................................................ ..........................................56 ..................56 B.  Personal ....................... .............................................. ............................................... ............................................... ......................................57 ...............57 C.  Capacitación disponible ......................................... ................................................................. ........................................121 ................121 D.  Publicidad de tu oficina. ........................................ ............................................................... ........................................124 .................124 E.  Leyes y regulaciones ................... .......................................... ............................................... ............................................126 ....................126 F.  Formatos. .................... ........................................... ............................................... ............................................... ....................................129 .............129 G.  Políticas regionales ..................... ............................................ ............................................... ............................................131 ....................131

 

I. Introducción ¿Cómo se organiza una noche de re reclutamiento clutamiento llamada “60 minutos con RE/MAX”? RE/MAX”? ¿A quién debo de contratar primero? ¿Qué cosas tiene que hacer un nuevo Agente cuando se une a mi oficina? ¿Cuáles son las obligaciones individuales de cada integrante del personal de la oficina? ¿Qué me ofrece RE/MAX International para capacitar a los Asociados? ¿Qué material me ofrece RE/MAX International? ¿Cuáles son las políticas de la región? Estas sólo son unas cuantas de la multitud de preguntas que el Broker/Propietario debe tener la capacidad de contestar para poder abrir y operar una oficina RE/MAX próspera. A continuación presentamos una recolección de pautas, directrices, regulaciones y asuntos legales que te servirán como fuente de referencia para ayudarte a la instalación y manejo de las operaciones cotidianas de tu oficina RE/MAX.

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II. Instauración de tu oficina

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A) Ubicación y espacio de tu oficina  El objetivo de establecer la ubicación y el espacio de tu oficina es proporcionar una atmósfera  profesional en la que tus t us Asociados Asociado s de venta puedan trabajar trabaja r y que tus clientes cliente s puedan visitar vi sitar y hacer negocios en un ambiente agradable. Es una oportunidad para que pruebes cuan Más aún, una oficina bien decorada y amueblada puede “Sobre demás” está tu oficina. ser una los valiosa herramienta de reclutamiento. Los profesionales inmobiliarios que se han unido a RE/MAX a menudo dicen que el ambiente agradable de la oficina fue una de las razones finales para su decisión. Por lo tanto, la opinión pública de tu organización así como tu habilidad para reclutar a lo mejor de lo mejor de la industria inmobiliaria, depende en parte de tu oficina. Después de todo, tu oficina tiene que ser tan buena o mejor que las oficinas de tus competidores para poder atraer a tu organización a los mejores profesionales de su industria.

i. Consideraciones iniciales Antes de que empieces a buscar el espacio para tu oficina, visualiza lo que vas a necesitar  para instalarte. inst alarte. Conversa sobre estas ideas y objetivos con tu Oficina Regional Reg ional y pide que qu e te den ideas o sugerencias.

Espacio Primero, tienes que hacer un estimado del número máximo de Asociados de Ventas con que medida que la administración de la oficina, el vas a iniciar . Este número puede cambiar a medida reclutamiento, la obtención de exclusivas y las ventas inmobiliarias, se vuelvan más fácil. Asegúrate de incluir el número de secretarias y recepcionistas que vayas a necesitar en tus  planes y concéntrate en las ubicaciones geográficas g eográficas más apropiadas apropiad as para tus proyecciones. proyeccio nes.

Ubicación Un método práctico es escoger vecindarios que estén dentro de una distancia moderada de donde tanto tú como tus posibles Asociados de venta trabajan actualmente. Si observas y comprendes la ubicación, el funcionamiento y el espacio de una oficina RE/MAX, estarás mejor preparado para visualizar tu propia oficina. La ubicación es la consideración más importante en este momento y pronto descubrirás que no necesitas estar específicamente en la “calle de los corredores inmobiliarios”, aunque estar allí te puede traer ciertas ventajas. También descubrirás que se pueden hacer y ganar concesiones en el alquiler del local. Para tomar la decisión con respecto a la ubicación de la oficina, visita otras compañías RE/MAX que se encuentren en tu área. Examina la distribución de esas oficinas y habla con los Broker/Propietarios sobre qué aspectos de la oficina funcionan bien y cuáles podrían © Todos los derechos reservados. reservados. Prohíba su reproducción reproducción parcial o total.

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mejorarse. Este tipo de investigación te ayudará a tener una mejor idea de cuánto espacio necesitas.

ii. Requerimientos de espacio Como mínimo, la oficina RE/MAX deberá consistir de un área de recepción, una oficina para el Broker/Propietario, una oficina para el gerente de la oficina (si el Broker/Propietario no ejerce como gerente), una sala de conferencias, oficinas para los Asociados RE/MAX, una  pequeña bodega, un baño, bañ o, un área de trabajo común comú n y posiblemente una cocina. co cina. Aproximadamente, planea cumplir con un requerimiento neto de 10 metros cuadrados (máximos) por cada persona que trabaje en la oficina (incluyéndote a ti mismo, tu personal administrativo y tus Asociados de ventas). Por ejemplo, puedes utilizar un área de 200 metros cuadrados para 20 Asociados de ventas mediante una planificación sensata. En otras  palabras, una oficina privada de 10 metros cuadrados puede ser suficiente para una sola  persona pero 16 metros cuadrados c uadrados de espacio de oficina podrían pod rían acomodar a dos Asociados y quizás una secretaria o asistente.

Planificadores de espacio Se recomienda que utilices los servicios profesionales de un especialista (arquitecto, diseñador de interiores, etc.) para que te ayude con la disposición física de la oficina. Es  beneficioso que trabajes con alguien que comprenda la economía de la organización RE/MAX. Un espacio físico no menor a 80 metros cuadrados. La mayoría de especialistas diseñarán una oficina convencional en lugar de una organización en la cual los Asociados de ventas pagan los gastos. Cuando se diseña un espacio convencional de oficina, a menudo las habitaciones son muy grandes y por tanto ineficientes e improductivas para el Broker/Propietario RE/MAX. En los planes convencionales de distribución, también hay una tendencia a que las áreas de recepción y pasillos sean demasiado grandes, perdiendo así más espacio y dinero. Por esta razón, necesitas a alguien que pueda crear una oficina estéticamente agradable a la vez que aumentas al máximo la eficiencia del espacio. Asimismo, puedes averiguar si las compañías de muebles para oficina prestan servicios de  planificación de oficinas. Ellos pueden ser buenas fuentes para diseñar el plano de distribución de tu oficina. Recuerda que siempre puedes ponerte en contacto con la Oficina Regional, quienes te pueden dar sugerencias al respecto

Oficinas de los Asociados de ventas La mayor parte del espacio de tu oficina se dividirá en oficinas de ventas así es que es importante planificar ese espacio de una manera eficiente e inteligente. La gran mayoría de las oficinas RE/MAX RE/MAX dividen sus espacios en oficinas privadas y semi-privadas. También,

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 puedes tener algunas oficinas o cubículos “sin asignar” (compartidos entre varios Agentes RE/MAX). muchas particiones, divisiones y Oficinas privadas. El concepto de oficina privada, con sus muchas Agentes, requiere un mayor número de metros cuadrados por persona. Encontrarás que tu labor de reclutamiento es más fácil con la configuración de oficina privada, la cual con toda seguridad va a impresionar a quienes han trabajado anteriormente en una oficina que tiene la configuración de “espacio común”, pero la desventaja de requerir más metros cuadrados por  persona. La oficina privada da a los Asociados de ventas un ambiente positivo en el cual trabajan y hacen sentir más cómodos a los clientes cuando conversan sobre sus necesidades privadas con el Asociado de ventas. Un buen plan de distribución combina varias oficinas privadas  pequeñas con unas cuantas oficinas semi-privadas (compartidas, dos personas). Con este arreglo, los Asociados de ventas pueden escoger el estilo de oficina que mejor se adapte a ellos. Por ejemplo, los socios o cónyuges pueden optar por compartir una oficina más grande. Asimismo, algunos Asociados de ventas querrán compartir una oficina con su asistente, o si dos o más Asociados comparten el mismo asistente, también pueden encontrar más conveniente compartir una oficina semi-privada. Cubículos. Las divisiones pueden ser tabiques de 1.80 metros de altura. De cualquier modo,

las divisiones crean límites en por lo menos dos o tres lados de los escritorios y mobiliario de los Asociados de ventas. También se puede usar un conjunto de muebles decorativos que tengan gabinetes altos para depósito. Los muebles crean el parapeto de privacidad con este arreglo. La Oficina Regional puede ayudarte con sugerencias útiles sobre la combinación adecuada de oficinas privadas y semi-privadas y cubículos. Sin embargo, también debes analizar tu “mercado de reclutamiento” y considerar la producción o ingresos promedio de aquellos Asociados de ventas que has pensado reclutar. Considera también tus necesidades y deseos en términos de espacio de oficina. Lamentablemente, no hay una fórmula específica para esta combinación de espacios. Debes confiar en tu sentido común y en el conocimiento y experiencia de la Oficina Regional. Por ejemplo, si tu oficina va a estar ubicada en una comunidad próspera y tu competencia tiene una oficina compuesta de espacio común y oficinas semi-privadas, deberás considerar tener una oficina que sólo consista de oficinas privadas. Sin embargo si tu economía local es una de precios y gustos más modestos, entonces es posible que quieras ajustar la combinación más conveniente.

Espacio de oficina sin asignar Permitir que los Asociados trabajen fuera de la oficina en un “espacio de oficina sin asignar” es una tendencia comercial. Si estás considerando este arreglo de espacio, primero debes consultar con tu Oficina Regional y estar seguro que el programa cumple con todas las leyes y regulaciones de la región.

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Oficinas ejecutivas Tanto las oficinas del Broker/Propietario como la del gerente deben de ser habitaciones  privadas que qu e deberán ser aproximadamente aprox imadamente un u n 25% más grandes que las oficinas privadas de de los Asociados de ventas. Muchos Brokers ahorran espacio y dinero desempeñándose también como gerente de la oficina, o sea que quizás sólo necesites una oficina ejecutiva. De cualquier forma, las oficinas ejecutivas deben estar amuebladas con gusto con la misma decoración alta de calidad del área de recepción. Recuerda que estas oficinas las también se usarán comodesalas reclutamiento para los Asociados de ventas. Asimismo, oficinas ejecutivas deberán tener un fácil acceso a las áreas de secretarias y de ventas.

Área de recepción El área de recepción de tu oficina no tiene que ser excepcionalmente grande, pero debes acomodar escritorio de recepción, una mesa, sillas cómodas y/o un sofá en el que se puedan sentar varios clientes a la vez. Es importante que el área de recepción esté suficientemente lejos de las áreas de trabajo para que el público no se distraiga con la actividad comercial. El área de recepción creará la primera impresión ya sea para el posible Asociado de ventas o  para el cliente cli ente que ha ido de visita a la oficina ofi cina por negocios. Aléjate de diseños di seños o decoración chillones, desatinados o recargados. Aquí el mobiliario y equipo tienen que ser de la mejor calidad disponible, desde el escritorio de la recepcionista y el mobiliario auxiliar hasta los  pisos, cuadros y lámparas en el techo. No amontones las cosas en el área de recepción y siempre conserva un ambiente profesional.

Área de bodega El área de bodega, usualmente ubicada cerca del escritorio de la recepcionista o secretaria, es también esencial para las operaciones de la oficina RE/MAX. Aquí, el personal de oficina deberá guardar y controlar los artículos de oficina y útiles de escritorio. Limita el tamaño del cuarto de la bodega al tamaño de un clóset grande.  No seas víctima v íctima del deseo d eseo de los lo s Asociados Asociado s de ventas v entas de guardar g uardar sus letreros en la bodega de la oficina. Esos letreros deben estar al frente de las casas en venta o en las casas de los Asociados de ventas cuando no los estén usando. No desperdicies espacio guardando carteles grandes y pesados en tu oficina.

Cocina o Kitchenet Debido a que los Asociados de ventas RE/MAX a menudo trabajan largas horas, trata de incluir una cocina equipada con un refrigerador pequeño, servicio para café, microondas y fregadero.

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Como beneficio adicional para los integrantes del personal que traen su comida y refrigerios a la oficina, es posible que quieras proveer el espacio suficiente para una pequeña mesa y sillas  para dos personas. Naturalmente, esta área se mantendrá fuera de la vista del público. Si decides dotar de una pequeña estufa o microondas, debes estar consciente de que los olores de cocina van a ser un factor en la ubicación de la cocina dentro de la oficina. Trata de limitar la cantidad de espacio dedicado a la cocina o a las áreas de servicio de café.

Sala de conferencias Una sala de conferencias es esencial para las reuniones del personal, conferencias, cierres, firmas, fiestas y reuniones informales. Sin embargo, si le asignas una cantidad cantidad excesiva de espacio a esta sala, contribuirá a costos fijos más altos por Asociado. Si decides que necesitas más espacio, diseña una sala más grande dividida por una puerta plegadiza. De esta manera la sala de conferencias se puede usar simultáneamente por varios grupos pequeños o se puede abrir para reuniones grandes.

iii. Ubicación Una vez que hayas decidido el Algunos tamaño de tu oficina, comienza una ubicación que satisfaga tus necesidades. factores importantes en ael buscar éxito de tu buena crecimiento y el reclutamiento de Asociados son la buena ubicación de tu oficina y la comodidad.

Área general Vas a querer estar ubicado en un área general que sea digna de tu imagen profesional. Por ejemplo, si la mayoría de la arquitectura comercial del área es de estilo colonial, entonces ubicarse en un edificio ultra moderno sería desagradable. Asimismo, un espacio perfecto en el vecindario equivocado equivocado simplemente no funcionaría. La oficina “perfecta” “perfecta” se convierte en imperfecta si está ubicada detrás de una gasolinera, o si mira a un patio de ferrocarril o a un sitio de desechos automotrices No sacrifiques la calidad que tus Asociados de ventas esperan  por un espacio sin atractivo ambiental. De la misma manera, no firmes un contrato de arrendamiento hasta que no hayas investigado a los otros arrendatarios del mismo edificio. Sería sumamente inconveniente mudarse al piso debajo de una escuela de baile.

Conveniencia La conveniencia juega una parte importante en la decisión de donde ubicar tu oficina, o sea que debes estar seguro de analizar tu mercado para hacer la mejor selección posible. Cuídate de ubicaciones que son difíciles de encontrar o que requieren manejar a través de un laberinto de calles. Analiza el mercado para ver si una ubicación a varios kilómetros de la ciudad va a ser perjudicial para tu negocio. Si tu mercado es un mercado de casas de vacaciones, quizás necesites la conveniencia de una ubicación en la “calle de los corredores inmobiliarios” con mucho tráfico y conocida. Es importante comprender que tu oficina tiene que ser conveniente primero para todos tus Asociados de ventas y segundo para tus clientes.

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Letreros Los letreros y la visibilidad deberán ser otro asunto que influya en tu decisión de ubicación. La colocación de un letrero es una condición que también debe estar garantizada y detallada en el contrato de arrendamiento. Si tienes una gran visibilidad, quizás no necesites un letrero enorme. Por otro lado, un letrero grande puede compensar a una ubicación menos visible. Sin si un letrero es crucialsobre paraordenanzas tu oficina, asegúrate localembargo, y a las entidades municipales pertinentesdea preguntar letreros. al propietario del Averigua si se permiten letreros luminosos (interiores o exteriores) y qué estilo de letreros se  permite. Los letreros pueden estar est ar montados en pedestales, pedesta les, fijos a los costados del edificio o colgados en las ventanas. Pudiera ser que haya reglas que regulen qué tipo de aviso puedes usar en determinada ubicación. Algunas veces la ordenanza local hasta prescribe los colores de los avisos. Por ejemplo podría ser que el letrero rojo, blanco y azul no se permita en algunas áreas. Pregunta sobre todas estas regulaciones antes de comprometerte. Asimismo, verifica con la Oficina Regional antes de obligarte a cualquier gasto en letreros. La Oficina Regional sabe qué letreros cumplen con las normas RE/MAX y cuales no. Investiga de antemano las compañías de letreros para evitar sorpresas desagradables después de haber firmado el contrato de arrendamiento. Considera tu decisión de requerimientos de letreros con el hecho de que es muy probable que la mayoría de negocios de tus Asociados de ventas vengan de clientes pasados y de recomendaciones. Esto indica que los letreros no son tan importantes para una operación RE/MAX como lo es para las oficinas de nuestros competidores. El tema de los letreros deberá abordarse durante el proceso de reclutamiento ya que la competencia les ha lavado el cerebro a muchos candidatos quienes creen que mucho de su negocio se debe a un letrero exterior grande. Si tu oficina va a estar ubicada en una esquina o en una intersección de tres calles o más,  planea la posición de d e tu letrero de manera que lo vea el máximo de personas. perso nas. Aún cuando la entrada a la oficina esté en una calle más tranquila, de ser posible, debes colocar tu letrero mirando a la calle más transitada. Para que tu letrero atraiga más la atención, piensa en uno que sea luminoso. Si tienes ventanas de vidrio al frente de tu oficina, considera contratar un pintor de letreros  para que pinte el logotipo logot ipo de RE/MAX y otra información pertinen pertinente te en ellas. Esto ayuda a la fácil identificación de tu oficina. Pudiera ser que también quieras averiguar sobre la conveniencia de pintar los nombres de los Asociados de ventas ya sea en, o cerca de una  puerta o ventana que esté contigua a la entrada a la oficina. Muchas oficinas ofrecen esto como un incentivo para aquellos Asociados que hayan estado en la oficina por un año, aunque algunas oficinas lo hacen antes. El tener nombres en la ventana es un detalle bonito e inspira un sentido de orgullo y ánimo en los Asociados de ventas, que realmente considerarán a la oficina como si fuera propia.

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El espacio físico Los Brokers deberían pensar en la posibilidad de ubicaciones preferenciales, o a pocas cuadras de lugares con bastante movimiento. Como una oficina RE/MAX es una organización profesional, no tiene que estar ubicada en la “ calle de las Inmobiliarias”. Un asunto clave que debes considerar a la hora que revises el espacio que se alquila, es la abundancia Te no darás cuenta que lasSi oficinas ventanas se llenante más rápidamente de queventanas. aquellas que tienen una vista. al ver tucon plano de distribución das cuenta que una oficina específica tiene una ventana muy bonita, un tragaluz o alguna otra característica deseable, considera cobrar un poquito más por el uso de ese espacio, o simplemente crear una lista de espera de Asociados de ventas que están esperando ocuparla. La primera persona que se une, elige primero. Cuando ese espacio se desocupe, las personas tendrán la opción de ocuparlo en orden de antigüedad, la más antigua tiene la primera opción y así sucesivamente. A la hora que inspecciones el espacio, observa la ubicación y existencia de paredes, respiraderos de aire acondicionado y los tomacorrientes. Verifica la ubicación de la plomería o de los servicios higiénicos existentes en el espacio. Los servicios higiénicos se mantienen mejor en la parte trasera de la oficina, donde estarán escondidos. Se prefiere una oficina tanto con servicios higiénicos para damas como para caballeros y pudiera ser que quisieras considerar tener dos grupos si piensa tener una oficina más grande. Una ventaja de arrendar espacio en un complejo de oficinas es la disponibilidad de servicios higiénicos en las áreas comunes lo que te deja más espacio para Asociados de ventas adicionales.

Espacio de estacionamiento El espacio de estacionamiento es una consideración muy importante para decidir sobre la ubicación de su oficina. De ser posible, tu contrato de arrendamiento deberá asegurar un cierto número de espacios de estacionamiento, aproximadamente un número equivalente a los dos tercios del total del equipo de ventas. Por lo general, tus Asociados de ventas estarán fuera de la oficina y no usarán todos los espacios pero debes dejar espacios para que los clientes se estacionen en momentos de bastante actividad. Lo más conveniente sería que el estacionamiento esté bien iluminado, sea fácilmente accesible y seguro para tus Asociados de ventas y clientes.

Espacio en un centro comercial - Shopping Algunos Brokers piensan en la posibilidad de arrendar un espacio en un centro comercial. Aunque estas áreas tienen bastante estacionamiento, son seguras y son áreas bien transitadas,  por lo general no ofrecen el prestigio de un edificio de oficinas profesionales. Los arrendatarios de los centros comerciales generalmente pagan por su propio terminado del espacio arrendado. El terminado del local puede ser una inmensa carga en algunos espacios ubicados en un centro comercial. En muchas ocasiones el local necesita no sólo coberturas de pisos y artefactos de iluminación sino aún los pisos y techos mismos. Debes de considerar el pago de los costos de mantenimiento de las áreas comunes.

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Asuntos que recordar

Ubicación y espacio de la oficina   Tu oficina debe lucir Mejor que las oficinas de tus competidores.

•

  Estudia el espacio de la oficina, la distribución y el decorado de otras oficinas

•

RE/MAX del área, para tomar ideas cómo planear la tuya.

  Antes que visitar locales, visualiza cuántos Asociados de ventas vas a reclutar y

•

cuánto espacio vas a necesitar. Calcula que mínimamente necesitaras reclutar 15 agentes y calcula entre 10 y 15 metros cuadrados por Agente.

  Como mínimo, tu oficina deberá consistir de un área de recepción, una oficina para el

•

Broker RE/MAX y otra para el gerente (si es que vas a tener uno), una sala de conferencias pequeña, oficinas para los Asociados de ventas, un área pequeña de  bodega, un área de trabajo, trabaj o, servicios sanitarios sanitario s y posiblemente una cocina. coci na.

  Planea alrededor de 200 metros cuadrados brutos mínimos de espacio para tu oficina.

•

 

•

Un buen yplano de distribución combina oficinas privadas de ventas con oficinas semi privadas cubículos cubículos. .

  A medida que planifiques, siempre mantente alerta para encontrar maneras de hacer

•

más eficiente tu espacio.

  Tu área de recepción debe ser atractiva y cómoda para que de una primera impresión

•

 positiva a los visitantes. visit antes.

  Las áreas de bodega pueden ser pequeñas y deberán estar fuera de la vista del público.

•

  Una cocina con refrigerador, microondas y lavadero será útil para los días largos en la

•

oficina.

  Se sugiere una pequeña sala de conferencias para las operaciones de cierre y para las

•

reuniones de la oficina.

  Una buena ubicación es crucial para el éxito de tu oficina.

•

  Las ubicaciones en centros comerciales pueden ser inadecuadas.

•

  Préstale atención al tipo de vecinos que vas a tener en el edificio que alquiles.

•

  Alquila un espacio con muchas ventanas.

•

  A la hora de inspeccionar los espacios, préstale atención a los detalles como extintores

•

contra incendios, los respiraderos de aire acondicionado, tomacorrientes y plomería.

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  Asegúrate que el espacio para estacionamiento asignado a la oficina sea suficiente y

•

 bien iluminado, si es posible. pos ible.

   No temas negociar tu contrato de arrendamiento. arrendami ento. Con frecuencia se s e pueden conseguir

•

concesiones importantes

  Asegúrate que tu local tenga buen acceso, servicios públicos y agua, las 24 horas del

•

día, los siete días de la semana.

  Pide un incremento progresivo del alquiler de tu oficina para reducir los costos al

•

inicio.

  Asegúrate que se te permitan colocar un letrero para indicar tu oficina.

•

  Preséntale tu letrero a  RE/MAX International  o a la Oficina Regional para la

•

autorización de control de calidad. Los letreros también están sujetos a códigos y disposiciones locales.

B) Exteriores e interiores Si eres como la mayoría de las personas, estarás impaciente pensando en la forma en que lucirá el exterior y el interior de tu nueva oficina RE/MAX. En las siguientes páginas  presentamos varias ideas ide as que te serán de utilidad. utili dad. Exteriores. Recuerda que el letrero de la oficina, igual que todos los letreros, debe cumplir con los estándares gráficos de RE/MAX. Envía el diseño a la Oficina Regional (impreso ó electrónicamente) y gustosamente te daremos ideas para un letrero llamativo. Tu oficina debe estar ubicada en un lugar preferiblemente con mucho tráfico vehicular o  peatonal. Cuando no se indique lo contrario, las fotos de esta sección son cortesía de RE/MAX of Western Canada.

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Algunos deciden hacerlo a lo grande. Definitivamente no es lo más indicado para una oficina que comienza, pero quisimos presentar aquí esta foto como una referencia. ¡Muy elegante!

¡Exhibir fotos de las propiedades  promueve es una excelente excelen te idea!

que

Oficina situada en una esquina. En nuestra opinión le falta el globo en la parte que se encuentra arriba del logo RE/MAX.

Es importante que tu oficina sea llamativa. Observa que hay un letrero en el edificio, otro en el poste ... ¡y otro en la banca!

El globo RE/MAX es llamativo dondequiera que lo coloca. Aprovecharlo es una magnífica idea.

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Exterior bastante limpio. Por el diseño del edificio se permitió que el nombre de la oficina (Westcoast) se colocara separado del logo RE/MAX.  Nadie puede dejar de notar el enorme globo colocado sobre el edificio. ¡Muy llamativo! Cortesía de RE/MAX Ajijic.

Otra forma de aprovechar el globo RE/MAX En San Miguel de Allende, RE/MAX  para llamar la atención. aten ción. Cortesía de RE/MAX Colonial hace muy bien en adaptarse a la arquitectura del lugar. El letrero está hecho en Ajijic. madera tallada.

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Interiores. Como verás más adelante, el interior de tu oficina debe albergar la mayor cantidad de Agentes RE/MAX Asociados posible. Esto es clave para una mayor rentabilidad. Aquí se  presentan varias ideas. ide as.

Este tipo de cubículos es ideal. Cortesía de RE/MAX del Sol.

Aquí aparecen las medidas de los cubículos que se muestran a la izquierda. Medidas en sistema métrico. Cortesía de RE/MAX del Sol.

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Aquí se muestran las medidas de los Es conveniente ofrecer algunos cubículos un cubículos que aparecen a la izquierda.  poco más grandes, que presentan mayor Medidas en sistema métrico. Cortesía de  privacidad. Estos Esto s tienen un precio mayor para RE/MAX del Sol. los Agentes RE/MAX Asociados que decidan trabajar más cómodamente. Cortesía de RE/MAX del Sol.

Una buena iluminación, una planta, un Cubículos pequeños son suficientes para archivero. Todos son detalles que ayudan a la  productividad. RE/MAX México.  producir buenos negocios, tal como lo demuestra RE/MAX Plus.

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También puede ofrecerse lo que llamamos una oficina “doble”, que tiene un precio más alto que los cubículos. Cortesía de RE/MAX Plus.

Un pizarrón de anuncios ayuda para la buena comunicación con y entre los Agentes RE/MAX Asociados. Cortesía de RE/MAX Plus.

Si el tamaño de la oficina no lo permite, no es necesario una sala de espera tan amplia como esta. Pero es necesario que exista un lugar al menos pequeño para que los clientes puedan esperar cómodamente. Cortesía de RE/MAX Plus.

También la sala de juntas es importante. Debe tener juntas semanales con tus Agentes RE/MAX Asociados, para tratar distintos temas inmobiliarios. Cortesía de RE/MAX Plus.

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C) Mobiliario y equipo El diseño interior de una oficina RE/MAX involucra mucho más que unos cuantos cuadros  bonitos en las paredes. El diseño de la oficina incorpora la eficiencia del espacio, la  psicología del lugar lu gar de trabajo y el conocimiento del tipo t ipo de d e equipo equip o que los profesionales de  bienes raíces necesitan para hacer su trabajo. Los elementos tales como el plano de distribución, esquema de color y muebles atractivos y fuertes tienen una función crucial en el éxito de tu franquicia. Una oficina organizada y bien equipada moldea las actitudes de las  personas que forjan la imagen im agen de tu compañía ante los ojos del público. públic o.

i. Diseño interior Para el momento que hayas alquilado una oficina, ya habrás determinado cuánto espacio necesitas y cuánta gente compartirá el local. Ahora, lo que debes hacer es convertir el material bruto en un producto terminado. Este proceso lo puede hacer más sencillo un  planificador de espacio, espa cio, arquitecto o diseñador diseñ ador que entienda entiend a el concepto RE/MAX. Una vez que hayas escogido a alguien que te ayude a planificar tu oficina, dale al diseñador una lista de tus ideas sobre el uso del espacio y háblale acerca de la psicología de la oficina RE/MAX. Cuanto más comprenda el planificador de la oficina la función del espacio y qué tipo de actividades se realizarán en la oficina, mejor podrá diseñar un local que se adapte a tus gustos, necesidades y personalidad. El mobiliario y decoración de toda la oficina deberá ser de primera clase, de buen gusto y generar una atmósfera cálida. El mobiliario, alfombras y color de las paredes que coordinen, unifican a la oficina como una unidad sólida. La nueva oficina RE/MAX RE/MAX se beneficia mucho de esta unidad ya que indica algo sobre tu organización. Tu oficina debe comunicarle al  público un sentido s entido de solidez y calidad. cali dad. A la comunidad profesional, tus competidores y los  posibles candidatos, debes transmitirles un sentimiento de permanencia, estabilidad e integridad profesional. Quieres que todos sepan que las personas que trabajan en tu organización son profesionales y que van a estar al servicio de la comunidad por muchos años venideros. Tú eres la persona que escoge el mobiliario de la oficina, pero la oficina también puede tener un aspecto individualizado de los Asociados, lo cual ciertos Brokers logran permitiéndoles a los Asociados de ventas decorar sus oficinas individuales dentro de pautas específicas. Se debe tener mucho cuidado al permitir que los Asociados de ventas escojan sus propios toques  personales, tales como obras de arte ar te y maceteros, pero si eres cuidadoso al establecer es tablecer pautas adecuadas de decoración comercial, la diversidad de los gustos de los Asociados de ventas  puede añadirle variedad vari edad y calor personal a tu t u oficina.

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ii. Decoración Si un profesional o diseñador te está asesorando, él / ella podría ayudarte a escoger el esquema de color y el terminado interior de tu oficina. Las paredes deben estar cubiertas de un papel atractivo o de pintura fresca de matices agradables. Escoge una alfombra de color neutro que sea duradera y fácil de limpiar. Las plantas, cuadros, arreglos florales, lámparas, sofás y mesas accesorias le añaden un aspecto terminado a tu oficina y hacen que los clientes se sientan cómodos. Estos toques adicionales le añaden  personalidad y atractivo atracti vo a tu local de trabajo. trabaj o. El área de recepción es una de las partes más cruciales de tu oficina debido a que le da la  primera impresión al cliente. Un esquema de color agradable, mobiliario de calidad y una recepcionista sonriente y atenta, son absolutamente necesarios. Asimismo debe haber un espacio para sillas y/o un sofá para comodidad de los clientes que estén esperando. Las  plantas y flores frescas fresc as ayudan a crear una atmósfera atmó sfera de bienvenida.

iii. Mobiliario Como todos los afiliados a RE/MAX son profesionales que trabajan a tiempo completo, esperan un ambiente profesional en el cual trabajar. No debes incluir artículos usados ni mobiliario viejo que tenías guardado.  No te t e equivocarás equ ivocarás si buscas comprar mobiliario de la mejor mej or calidad. cal idad. No debes deb es escatimar en gastos de mobiliario, aún cuando el gasto inicial pudiera parecer grande. Recuerda que el  precio no es siempre lo que pagas inicialmente sino lo que recibes a cambio de tu dinero durante un periodo de tiempo. Después de todo, si tu mobiliario no es de excelente calidad, hay una buena posibilidad de que no duren lo que habías planeado. Usualmente, deberás  pensar en un escritorio, una silla cómoda, estantería o archivador y dos sillas laterales por cada Asociado de ventas. Para reducir el costo inicial de comprar mobiliario, investiga diversas opciones y flexibilidad de pagos. Si estás pensando en una oficina de 20 Asociados de ventas, no necesitará 20 escritorios ni estantes ahora mismo. Más bien, adquiere lo suficiente para amueblar las áreas comunes y la mitad de las oficinas de los Asociados de ventas de una vez, luego dispón comprar la segunda mitad en una fecha posterior predeterminada. A medida que reclutas a más personas, añade más muebles de la misma calidad y diseño. Asegúrate de tener suficiente tiempo entre el momento que ordenes los muebles y la fecha que necesitas que te los entreguen, ya que el  proceso es notoriamente notoriamen te lento. Sin tener en cuenta cómo arreglas el mobiliario de tu oficina, debes dar el ejemplo en tu oficina privada. Tu área, al igual que todas las áreas de recepción, bodega y las áreas comunes deberán estar bien amuebladas, ordenadas y con buen gusto.

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iv. Teléfonos Seleccionar e instalar un sistema telefónico ya no es una tarea sencilla. En realidad, debes tener cuidado al planificar y al ordenar equipo telefónico, ya que un error puede ser costoso y te puede hacer perder mucho tiempo. El sistema telefónico ideal deberá ser flexible y capaz de expandirse. Siempre es prudente que trabajes con una compañía responsable que preste un servicio rápido, confiable y con la que pienses tener negocios por muchos años más. Aproximadamente vas a necesitar un número de líneas telefónicas que sea igual a la mitad del número de Asociados de ventas que pienses tener. Por lo tanto, si tienes 20 Asociados de ventas, necesitarás aproximadamente 8 líneas interenas. Consulta con la compañía telefónica acerca del costo de instalación y la adición de líneas. Si tienes que reservar líneas por adelantado, hazlo. A muchos Brokers lo primero que les queda chico en sus oficinas son sus sistemas telefónicos, simplemente debido a la mala planificación inicial. A la hora de estudiar los sistemas telefónicos, ten mucho cuidado con vendedores que tratarán de venderte un producto que no se adapte a tus necesidades. Recurre a tu experiencia  pasada, a las sugerencias de d e la Oficina Regional Regio nal y de otros ot ros Brokers y a tu sentido sentid o común para analizar qué sistema telefónico va a servir mejor a tus necesidades. Se cauteloso con las “opciones” que se le pueden añadir a tu sistema, ya que ellas pueden aumentar rápidamente el costo inicial del sistema telefónico y también puede aumentar de manera drástica los costos de mantenimiento. Tu sistema telefónico tiene que ser confiable, práctico y eficiente. De las muchas características que los fabricantes de teléfonos te ofrecerán, el sistema de  paging (buscapersonas) individual, es a menudo el más conveniente. La mayoría de oficinas RE/MAX tiene correo de voz y también un sistema de altavoz por toda la oficina. Sería bueno que considere tener una línea 800 A pesar de que puedes comprar líneas 800 de entrada y de salida, puedes ahorrar dinero instalando sólo la línea de entrada. Esta línea definitivamente beneficiará a los Asociados de ventas, ya que un número “800” fomenta el negocio de referidos y de clientes que están fuera del estado. La facturación de la línea 800 se logra por medio de la computadora del teléfono de la oficina que viene con el sistema que compres. Pregúntele al representante representante acerca de un servicio que se llama “línea exterior dedicada” en la cual la computadora dirige la llamada al Asociado de ventas específico mediante un cronómetro especial. La secretaria o el tenedor de libros entonces lee mensualmente el banco de datos de la computadora y registra el número de minutos que va a cada línea respectiva. Es mucho menos caro planear para el crecimiento y flexibilidad que modernizar el espacio de oficina existente. Por lo tanto, piensa en llevar dos o tres líneas telefónicas a diversas paredes de una oficina única, de tal manera que fácilmente se pueda convertir en una doble o triple. Es posible que algunos Asociados de ventas quieran un módem y una máquina individual de fax. Consulta con tu diseñador para que estas necesidades se puedan satisfacer fácilmente, sin el gasto ni la interrupción de llevar nuevas líneas a través de paredes y pisos que ya estén terminados.

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v. Equipo general de la oficina Tienes que proveer equipo de oficina de uso común, desde computadoras hasta máquina fotocopiadora, para beneficio de las secretarias, recepcionistas y el personal en general. Los Asociados de ventas proveerán su equipo personal como por ejemplo calculadoras y computadoras personales, pero necesitarás por lo menos dos computadoras para el uso común de la oficina. Escoge una marca de buena reputación y también adquiere un contrato de servicios para cubrir los gastos de reparación.

Computadoras Los sistemas de computación se han vuelto indispensables para el funcionamiento de las oficinas RE/MAX. Consulta con la Oficina Regional sobre los programas para manejar  propiedades. Muchas oficinas tienen computadoras e impresoras específicamente para que los Asociados de ventas elaboren materiales de promoción personal. Asimismo, cada vez un mayor número de Asociados tiene sus propias computadoras personales y computadoras  portátiles. Mientras que se requiere que cada oficina tenga, como mínimo, una computadora de especificaciones modernas compatible con IBM, el ritmo de la tecnología está produciendo rápidamente computadoras más veloces a menores precios. Al mismo tiempo, el software que cada vez es más complicado requiere mayor velocidad,  RAM   (memoria de acceso aleatorio) y capacidad de almacenamiento. Consulta con la Oficina Oficina Regional o con la oficina de sistemas de  RE/MAX International  para que te aconsejen sobre configuraciones del hardware. Por medio del módem, los afiliados a RE/MAX pueden establecer contactos entre ellos. Muchas computadoras, incluyendo las portátiles están configuradas con un módem incorporado. Los módems vienen en una variedad de velocidades de operación. Los módems más rápidos cuestan más al comprarlos pero ahorran tiempo y cargos por la línea telefónica. Nuevamente, el departamento de sistemas de  RE/MAX International, la Oficina Regional o un consultor de computadoras puede ayudarte con estas decisiones. Ya sea que estés enviando un referido, haciéndole publicidad a una propiedad o simplemente pidiéndole un consejo profesional a otros afiliados a RE/MAX, las computadoras son un gran aliado.

Impresoras Las impresoras de alta resolución y las computadoras que tienen funciones de procesamiento de texto, han eliminado en muchas oficinas la necesidad de máquinas de escribir.

Fotocopiadoras Alquilar o alquilar con opción de compra una copiadora de alta calidad que pueda guardarse en un lugar escondido pero conveniente como por ejemplo el área de trabajo es muy importante. Mantén la copiadora, papel y suministros fuera de la vista del público. Cuando estés pensando qué copiadora comprar o rentar, tienes que decidir qué características opcionales necesitas para tu oficina:

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  Ampliaciones / reducciones: Muchas copiadoras ampliarán los originales que son

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 pequeños o reducirán el tamaño del original para que entre en una hoja de papel de tamaño normal.

  Bandejas para el papel: Algunas copiadoras ofrecen dos bandejas para el papel para

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acomodar a los documentos que están tanto en tamaño legal como en tamaño normal. Revisa para ver si la bandeja tiene cabida para un adecuado suministro de papel a la vez para que así no tengas que llenarla constantemente.

  Clasificador: Este aparato compagina y clasifica las copias.

•

  Copias por dos lados: Algunas copiadoras pueden hacer copias por los dos lados.

•

  Alimentador automático de papel: Se puede colocar el original a la máquina hoja por

•

hoja o se puede colocar en el alimentador todas las hojas juntas. La copiadora deberá tener incorporado algún tipo de contador de copias para ayudar a llevar la cuenta de cuántas copias hace cada Asociado de ventas. Un contador electrónico registrará el número total de las copias que cada persona de la oficina haga, de tal manera que la secretaria pueda simplemente leer el total mensual de cada persona y añadir ese costo a la cuenta mensual de gastos personales del Asociado. Cuando examines los diversos tipos de copiadoras, revisa cuidadosamente los acuerdos de mantenimiento, ya que pueden ser engañosos. Mantén todos los gastos tan bajos como sea  posible, a la vez que proveas prov eas un equipo de calidad. cali dad.

Wifi Conexión de WIFI e internet en el aficina para uso de los Agentes RE/MAX y de los clientes que visiten la misma, con posibildiad de conexión para visitas.

vi. Otros gastos de oficina Los artículos de oficina pequeños, aparentemente baratos, pueden llegar a ser gastos mayores. Por tanto es imperativo que el Broker evalúe estos gastos antes de invertir una gran cantidad de dinero.

Letreros Los letreros para las propiedades que se venden son gastos personales del Asociado de ventas y debes asegurarte que tu nuevo Asociado compre de inmediato un mínimo de 10 a 20 letreros. Puedes elegir tener en existencias unos cuantos letreros en blanco para venderles a los nuevos Asociados mientras estén esperando que llegue su orden. Se pueden colocar instantáneamente cintas adhesivas con el nombre, permitiendo así que los nuevos Asociados comiencen de inmediato su carrera en RE/MAX. No almacenes muchos letreros en blanco en el local ya que demasiadas cosas almacenadas causarían desorden y usarían un espacio valioso que podría usarse mejor de otras maneras.

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Artículos de escritorio y materiales impresos Todos los artículos de escritorio y materiales impresos impresos deberán cumplir con las normas de control de calidad establecidas por  RE/MAX International.  Vas a tener que ordenar un suministro adecuado de papel con membrete, sobres y formularios y contratos preimpresos antes de la instauración tu oficina. para Mantén este suministro bien abastecido en todo momento para asegurar su de disponibilidad los Asociados de ventas y haz que la secretaria lleve un inventario constante de cuanto hay en existencias. Debes estar especialmente seguro de tener un suministro de todos los contratos para los Asociados de ventas. Cuando entregues estos contratos, al igual que otros suministros misceláneos de oficina, la secretaria deberá anotar cuántos de cada artículo usa un Asociado de ventas y se los deberá cobrar en su cuenta mensual de gastos. Tendrás que hacer este trabajo más fácil estableciendo un número mínimo que el Asociado de ventas debe comprar. Por ejemplo, el Asociado de ventas deberá comprar un mínimo de 25 contratos a la vez en lugar de uno por uno. Esto reducirá el papeleo de la secretaria y aumentará la eficiencia.

Artículos de oficina Organiza un sistema de pedidos y entregas con un proveedor local de artículos de oficina. A menudo tu proveedor te venderá suministros empaquetados a granel, a precios rebajados. Sin embargo, aún cuando sea eficiente en función de costos el comprar algunos artículos en grandes cantidades, otros simplemente ocuparán un valioso espacio para tu almacenamiento y forzará a que tus costos de inicio sean dramáticamente más altos. Recuerda que los Asociados de ventas son responsables de comprar sus propios artículos de oficina. Sin embargo, ten una cantidad limitada de artículos de oficina a la mano, en caso de que se les acaben a los Asociados de ventas. Nuevamente el gerente de la oficina y la secretaria deberán crear un libro para el control de suministros mínimos y la secretaria deberá mantener un nivel adecuado de suministros para cubrir el uso de la oficina. Si eliges comprar los artículos de oficina en volumen para revendérselos a tus Asociados, asegúrate que el precio de reventa incluya todos los impuestos de venta que pagaste. No cometas el error de crear controversia con tus Asociados, cobrándoles más de lo que realmente costó. Recuerda, tu ingreso viene de las cuotas de administración, no de la venta de artículos de oficina.

Reparto de periódicos Antes de que abras tu oficina, dispón que se repartan todos los periódicos locales. Esto le  permite a los Asociados Asoci ados de ventas revisar sus avisos av isos y tendrás ten drás una copia de d e toda la publicidad p ublicidad de prensa para usarla en tus esfuerzos de reclutamiento.

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Cuentas corrientes Asegúrate de abrir cuentas de cheques y de recibir cheques y libretas de contabilidad antes de que tu oficina abra. Establece una relación con algún banco.

Tablero de anuncios Un buen medio de comunicación dentro de la oficina es el tablero de anuncios, en el cual tanto tú como tus Asociados de ventas pueden colocar noticias importantes, folletos de reclutamiento, anuncios profesionales, información sobre hipotecas, capacitación, comunicados de prensa y avisos de reclutamiento al igual que publicaciones y comunicaciones de RE/MAX  International  y de la sede regional que sean aptas para la lectura general. Coloca el tablero de anuncios en un área de trabajo o un área central, pero fuera de la vista del público. La secretaria o la recepcionista pueden ser las responsables de mantener al día este tablero. Quizás te gustaría tener una pizarra de “transacciones”. “transacciones”. Por lo general esta pizarra está he hecha cha de un material sintético en la cual uno se pueda escribir con un plumón que se pueda borrar. La pizarra deberá tener columnas ya dibujadas. La pizarra de transacciones es importante para una oficina que tenga una gran cantidad de negocios. Da información actualizada para el gerente y los Asociados de ventas sobre la actividad de venta y de obtención de propiedades. De la misma manera, los Asociados de ventas que obtengan una nueva propiedad  pueden poner la información en el lado “Nuevas  propiedades ” de la pizarra. Con es esta ta información, la persona asignada a cubrir el turno de la oficina, siempre está al día de las novedades de la oficina. El gerente de la oficina puede ser el responsable de mantener actualizada esta pizarra.

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Asuntos que recordar

Mobiliario y equipo de la oficina   Una oficina atractiva te ayuda a reclutar y fomenta una imagen pública positiva.

•

  Obtén ayuda para el diseño de la oficina de un diseñador o arquitecto que

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anteriormente haya trabajado con otras oficinas RE/MAX o asegúrate que entienda  bien el sistema RE/MAX.

  Crea una oficina que economice espacio, pero que aún sea cómoda.

•

  El mobiliario y decorado deberán ser de primera clase y profesionales, pero siempre

•

dentro de tu presupuesto.

  Asegúrate de presupuestar para los toques finales del decorado: plantas, arreglos

•

florales, cuadros, lámparas y mesas accesorias.

  Adquiere muebles de alta calidad. Cuando abras tu oficina, equípala con suficiente

•

mobiliario para acomodar a la mitad del número de Asociados de ventas que tienes  proyectado. Añade la segunda mitad a medida que vayas reclutando. reclutan do.

  Planea dotar de un escritorio, una silla cómoda, estantería, archivador y dos sillas

•

laterales por cada Asociado de ventas.

  Para darles un ejemplo a tus Asociados de ventas, deberás asegurarte que tu oficina

•

esté ordenada, bien amueblada y decorada con buen gusto.

  Obtén un sistema telefónico que sea poco costoso, flexible, confiable y capaz de

•

ampliarse.

   Necesitarás aproximadamente el número de líneas telefónicas equivalente a la mitad

•

del número de Asociados de ventas de tu oficina.

  Una línea 800es muy útil para los referidos.

•

  Las computadoras que usan el software de RE/MAX son indispensables para el

•

funcionamiento de una oficina RE/MAX.

  Compra contratos de servicio para todo el equipo de tu oficina.

•

  Dota a la secretaria de la oficina con una computadora, escritorio, calculadora con

•

cinta de impresión y una copiadora.

  Considera alquilar una copiadora en lugar de comprar una.

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  Las máquinas de fax son equipo necesario de oficina.

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  Las pequeñas compras de útiles de oficina rápidamente pueden sumar bastante, o sea

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que controla tu presupuesto.

   No tengas en existencia ni n i almacenes letreros exteriores ext eriores para los Asociados Asocia dos de ventas.

•

  Mantén un suministro adecuado de útiles de escritorio, papel con membrete, sobres y

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contratos.

  Véndele los suministros a los Asociados de ventas en pequeñas cantidades en lugar de

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uno por uno.

  Haz que todos los periódicos locales sean entregados a tu oficina.

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  Un “tablero de anuncios”  y una “pizarra de transacciones” son excelentes medios de

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comunicación para tu oficina. Colócalos fuera de la vista del público visitante.

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D) Diez errores a evitar Ser el propietario y administrar una oficina RE/MAX es un negocio especializado y los Brokers de RE/MAX RE/MAX prósperos son personas de negocios. En los pocos casos en los cuales las oficinas fracasan, la causa principal es casi siempre que el Broker RE/MAX no estaba siguiendo principios sólidos de administración. Abajo hay 10 áreas que normalmente son  problemáticas para los nuevos Brokers de RE/MAX. En casi todos los casos, el problema p roblema se resuelve o evita mediante prácticas comerciales sólidas.

1. Abrir demasiadas oficinas demasiado rápido Después de asistir a la clase de capacitación gerencial de RE/MAX, los nuevos Brokers de RE/MAX tienden a estar entusiasmados con las ventajas del concepto RE/MAX y piensan que el concepto mismo va a atraer a una multitud de posibles Asociados de ventas a sus  puertas, deseosos de aprovechar ap rovechar la estructura estructu ra de altas comisiones de RE/MAX. Un nuevo Broker RE/MAX emocionado que compra una segunda o hasta una tercera oficina antes de haber comprobado los resultados de la primera, es muy probable que se dé cuenta que no hay suficientes Asociados de ventas para cubrir los gastos fijos mensuales de alguna de las oficinas. Es mejor oficina sólida al principio, antes de convertirse en una mega-oficina o unaorganizar operaciónuna conúnica múltiples oficinas.

2. No conservar los archivos precisos de la oficina Es sorprendentemente fácil para un nuevo Broker RE/MAX involucrarse tanto en las operaciones diarias de la compañía, que descuida el sistema de archivos que es esencial. Los  buenos archivos son señal de una operación profesional. Para fines impositivos, préstamos,  posibles juicios y demás asuntos legales, es imperativo que un nuevo Broker De RE/MAX mantenga archivos claros y precisos desde el primer día de haber establecido su oficina.

3. No tener juntas con los accionistas de la empresa Muchos Brokers manejan sus oficinas tan informalmente que descuidan presentar los informes anuales cuando se supone deben hacerlo y celebrar las sesiones de la Junta Directiva regularmente. Algunas compañías simplemente tienen esas sesiones por teléfono. Sin

embargo, las “reuniones” telefónicas no son lo suficientemente oficiales para protegerte si

alguna vez vas a los tribunales en relación con tus accionistas o acreedores. Para protegerte a

sí mismo y a tu compañía, al igual que para mantener la “protección corporativa”, reúnete con tu Junta Directiva y con los accionistas por lo menos trimestralmente y redacta actas  precisas. Las reuniones no tienen que ser largas, pero deberán celebrarse para que los accionistas puedan autorizar legalmente cualquier acción de la compañía.

4. Comenzar con menos que lo mejor Los Agentes RE/MAX de bienes raíces prósperos, desean trabajar en una oficina de primera clase con un personal de primera clase. Un error común que los nuevos Brokers de RE/MAX cometen es tratar de mantener los gastos al mínimo, y alquilan un espacio de segunda clase y lo llenan con muebles y equipo de oficina de segunda clase y con un personal de segunda clase. Es importante que los Brokers de RE/MAX le presenten a la comunidad inmobiliaria y al público en general, la imagen más profesional que sea posible.

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5. Contratar un gerente general a sueldo Cuando recién abras tu oficina, no debes contratar a alguien para que la administre. Sin importar cuánta experiencia en bienes raíces tenga el posible gerente, o que sea bien conocido en la comunidad, la persona que manejará su oficina de manera más eficaz al principio, eres tu. Eres quien ha invertido más en la oficina, sabes la manera en la que una oficina RE/MAX RE/MAX funciona mejor que una persona de fuera y sabes cómo reclutar. Después de que la oficina haya crecido durante un periodo de tiempo y hayas experimentado los problemas diarios, estarás en una mejor situación para dirigir y controlar al gerente.

6. No haber diseñado un programa completo de reclutamiento Un nuevo Broker De RE/MAX a menudo está muy ocupado realizando una multitud de tareas en la instauración de una oficina para diseñar un programa de reclutamiento para la oficina. Deberás tomar asiento, tan pronto como sea posible, después de haber completado la capacitación y planear cuidadosamente una campaña de reclutamiento para la oficina. De esa manera, no estarás juntando materiales con apuro unos minutos antes de t primera  presentación.

7. Hacer publicidad en los avisos clasificados para obtener asociados de ventas Las únicas personas que responderían a los avisos para Asociado de ventas en la sección de empleos del periódico, serían probablemente los principiantes o los que trabajan a tiempo  parcial que no tienen una idea clara del tipo de compañía a la que les gustaría unirse. Además, no podrían pagar su parte en una oficina RE/MAX. Por lo general, todo dinero que se gasta en ese tipo de propaganda es muy probable que se malgaste.

8. No escuchar detalladamente a los candidatos a reclutar Uno de los puntos más importantes del reclutamiento, aunque generalmente no se reconoce, es la necesidad de escuchar atentamente al candidato. Si escuchas detalladamente durante la entrevista de reclutamiento, te enterará de muchas cosas respecto a los negocios y a la vida familiar del candidato y asimismo acerca de los puntos fuertes y débiles de su actual compañía. Toda información puede ser importante para ti en tu calidad de Broker RE/MAX.  No obstante obs tante de d e cuánto cuán to te t e enteres ent eres sobre el candidato, c andidato, la entrevista en trevista no está completa hasta que q ue le pidas al candidato que sedespués una a tudeorganización. manteniéndote en contacto la entrevista. Entonces asegúrate de darle seguimiento,

9. Absorber los costos de los Asociado de ventas La cuota de administración del Broker De RE/MAX es un ingreso modesto pero justo que se gana de cada Asociado de ventas y se supone que vaya al bolsillo del Broker RE/MAX. Si comienzas a comprar cosas adicionales para tus Asociados de ventas, tales como trofeos y  placas, y a invitarlos invitar los a almuerzos y fiestas, tu modesto ingreso ing reso disminuirá disminu irá rápidamente. rápidamen te. Aún  peor, los nuevos Asociados de ventas esperarán esos lujos de ti. Hacer los pagos mensuales completos a la compañía de electricidad o al arrendador no es más importante que darse a sí mismo un ingreso mensual completo.

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10. Reinventar la rueda La expansión de una oficina RE/MAX típica depende de dos cosas: labor eficaz de reclutamiento por parte del Broker RE/MAX y el apego del Broker RE/MAX a los  postulados fundamentales fundame ntales del concepto RE/MAX. Un nuevo Broker De RE/MAX puede sentir la necesidad de adaptar el concepto RE/MAX  para satisfacer las necesidades o requerimientos locales. Esa es una tentación que debe

resistirse. Él / ella ser muyideas cuidadoso(a) de noya “reinventar “reinventar la rueda”, ya sea tomá tomándose ndose el tiempo para creardebe o ampliar que RE/MAX ha explicado o producido, o tratando alguna variación del concepto RE/MAX. En tanto que el concepto RE/MAX será distinto a las técnicas administrativas que el Broker RE/MAX haya usado en el pasado, el éxito del concepto RE/MAX es obvio por el crecimiento de la red de RE/MAX, la alta productividad y criterios comerciales de los Asociados a RE/MAX y el crecimiento a nivel mundial de la marca. Vale la pena seguir el concepto RE/MAX.

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E) Fiesta de inauguración ¿Cuándo se llevará a cabo la celebración de la fiesta de inauguración de tu nueva oficina? ¿Vas a celebrar una sola fiesta para la fiesta de inauguración o varias? ¿Será una fiesta de cóctel en la noche? ¿Cuán lujosa deberá ser la fiesta de inauguración? ¿A quienes invitarás? Obviamente, para organizar una celebración convencional de fiesta de inauguración, debes tener una oficina. La renovación o construcción ya deberá haberse terminado y la decoración deberá estar hecha. La tan importante sala de juntas deberá estar completamente abastecida con folletos para repartir y lista para la acción. La intención de la fiesta de inauguración es darte la oportunidad de deslumbrar. Si organizas la celebración muy temprano, antes de que se hayan colocado las alfombras o de que la  plomería se haya instalado, estarás pidiendo disculpas por la condición co ndición del lugar en lugar de amablemente recibir elogios. Algunos Brokers prefieren postergar la celebración de la fiesta de inauguración o la de  puertas abiertas hasta tener a que bordo cinco de ventas. Esto no cinco es necesario. Una fiesta de inauguración esté muyo seis bienAsociados planeada puede traerte esos o seis Asociados en una sola noche. En lo que se refiere a cuántas fiestas de inauguración o fiestas a puertas abiertas deberás celebrar, eso realmente depende de ti. Muchos Brokers deciden celebrar dos fiestas de inauguración, una para el público y otra para el sector profesional: colegas de bienes raíces, valuadores, abogados, banqueros y dirigentes políticos. Ya sea que decidas tener una fiesta o más, que siempre sea de primera clase. Jamás te pongas en la situación de tener que pedir disculpas por detalles que no has cuidado. A veces, los nuevos Brokers deciden organizar una fiesta de inauguración informal durante el día además de la gran fiesta de inauguración.  RE/MAX International  no se opone necesariamente a dichas actividades sin embargo, deberás tomar nota que la atmósfera informal por lo general es una distracción del propósito principal del evento: el reclutamiento. Las mejores fiestas de inauguración son los acontecimientos sociales de buen gusto, a lo grande, pero no demasiado elaboradas. Los disfraces o fiestas típicas son inadecuados. Dependiendo del número de invitados, usted puede decidir contratar un servicio de banquetes o no. Te sugerimos enfáticamente que lo hagas. En tanto que el servicio profesional de  banquetes aumenta aumen ta el costo, también t ambién deja libre al Broker RE/MAX y a su personal de la tarea de servir la comida y la bebida. Evita comidas completas tipo bufé. Si decidieras no contratar un servicio de banquetes, escoge comida simple. Fuentes con jamones y quesos y / o fondues son suficiente. Licor: Cuando sirvas bebidas alcohólicas, siempre sirve licores de marca reconocida y de alta calidad. Darlesiron ínfimabebidas calidadalcohólicas, al Presidente banco no ayudará a tu imagen. regla general, vasde a servir lo del mejor es que sirvas bebidas simples.Como Las mezclas de vodka con jugo de naranja están bien. © Todos los derechos reservados. reservados. Prohíba su reproducción reproducción parcial o total.

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¿Fecha y hora? Habrá mayor asistencia si celebras la fiesta de inauguración un martes, miércoles o jueves. Por alguna razón, parece que los jueves atraen a un mayor número de  personas. Los lunes, viernes y fines de semana atraen al menor número de asistentes. Es tu fiesta pero RE/MAX sugiere que programes el evento desde las 6:30 p.m. hasta las 9:30  p.m. No permitas que el evento evento dure “toda la noche”. Cuanto más dure dure la fiesta, hay hay mayores posibilidades que los invitados se aburran o se emborrachen. Recuerda, la fiesta de inauguración refleja tu dedicación a la excelencia. Al mismo tiempo, no deberás gastar más de lo que puedas afrontar cómodamente. Presupuesta el costo por invitado que puedes hacer. Se astuto: algunos toques que no son caros tales como poncheras, cubiertos y manteles alquilados, añadirán elegancia al evento. Y planea con tiempo. Deberás evitar quedarte sin bebidas alcohólicas, refrescos y botanas. Planear dar frutos.

A quién y cómo invitar Es conveniente invitar al personal de la región que hará lo posible por asistir. Cuando un candidato formule una pregunta que no puedas contestar, puedes recurrir a ellos quienes han asistido anteriormente a varias fiestas de inauguración y conocen cómo aprovechar la ocasión al máximo. El personal regional le brinda prestigio y credibilidad al evento. La Oficina Regional quiere que tengas éxito. Aparte del personal de la región, se recomienda que invites a tu fiesta de inauguración a otras  personas de RE/MAX. Cuantos más Agentes RE/MAX exitosos y sonrisas satisfechas de RE/MAX haya, mejor. Una concurrencia considerable de Asociados de ventas de RE/MAX demuestra la sinergia y camaradería que hacen que RE/MAX esté “¡Sobre los demás!” Si lo consideras conveniente, puedes invitar a los familiares de tus empleados. Es una oportunidad de mostrar un honesto interés por todas las personas. Anteriormente en este capítulo mencionamos a los miembros de la comunidad profesional que deberán estar incluidos en tu lista de invitados. Podrías también invitar a miembros de la Cámara de Comercio local. La idea es reunir a personas que saquen a relucir lo mejor de ti.

Llámalo éxito por

asociación. Cuando te rodeas de Asociados de ventas de RE/MAX, líderes de la comunidad y del mundo de los negocios, creas una imagen destacada en la mente de los invitados que son tu objetivo: los Asociados que desea reclutar . Te ven como el ganador que eres. Sin embargo, antes de que puedas impresionar a tus candidatos, tienes que asegurarte que asistan. Para lograr la máxima concurrencia, sugerimos que sigas el procedimiento de invitación que presentamos a continuación:

•

Un mes antes de la fiesta de inauguración . Envía una carta mecanografiada, con el sobre escrito a mano, a cada candidato (y a su cónyuge si lo tiene) que deseas invitar. Envía copias por correo al Asociado que es tu candidato objetivo, tanto a su casa como a su oficina. Se discreto. Usa papelería sencilla sin membrete y un apartado  postal para el remitente.

•

 Dos a tres semanas antes. Envía invitaciones normales tipo anuncio a todos los miembros de la Junta Inmobiliaria, a sus oficinas.

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•

Cinco días antes. Nuevamente envía invitaciones a las casas de los candidatos.

•

Tres días antes. Llama por teléfono a los candidatos, a su casa, con un seguimiento  personal. (Podrías encargar estas llamadas a otra persona, persona , así te permite permit e usar mejor tu tiempo.)

 No dejes nada a la suerte. Sigue estos pasos y espera esp era una concurrencia plena. ple na.

Conducta, limpieza y agradecimiento Si has contratado una secretaria o reclutado Asociados de ventas, por supuesto que debe esperase que ellos asistan a la fiesta de inauguración. Unas cuantas palabras con respecto al comportamiento, tanto de ellos como el tuyo, son apropiadas. Antes que nada, todos deben pensar que cada uno es un representante de la imagen de la compañía. Ya que el hecho de que reclutes a gente de calidad es para beneficio de tus actuales Asociados al igual que para el tuyo, todos deberán esforzarse por guardar un comportamiento profesional durante la reunión a puertas abiertas. Eso significa vestirse apropiadamente, en ropa aceptada de negocios y comportarse como corresponde durante toda la noche. Para evitar cualquier posible situación vergonzosa, ni tu ni tu personal deberá sobrepasarse al consumir bebidas alcohólicas, ni antes ni durante la fiesta de inauguración. Si tu personal va ayudar a servir la comida y bebida, haz que los refrigerios sean sencillos.  No trates a los nuevos Asociados Asocia dos como mozos ni camareras. Una vez que la reunión se haya terminado, no le pidas a tu personal que te ayude con la limpieza. Contrata a un equipo de limpieza. Muéstrales tu agradecimiento a tu secretaria, Asociados y sus cónyuges; de ser  posible, llévalos a todos a una linda cena después de la fiesta de inauguración. Ellos recordarán por mucho tiempo tu gentileza.

Cierre Una fiesta de inauguración exitosa preparará el camino hacia una oficina próspera. Mediante una cuidadosa preparación y ejecución, puedes usar la celebración para crear una imagen única para tu oficina RE/MAX que perdurará hasta mucho después del evento. Unos cuantos toques especiales, tales como contratar valet parking para tus invitados, realzará tu reputación como una persona de negocios de primera clase que respeta las necesidades y comodidades de otros seres humanos. ¿Quién no va a querer trabajar contigo? Una vez que la fiesta de inauguración haya pasado, el escenario estará listo para un reclutamiento más enérgico, tanto pasivo como activo. Las actividades que hagas durante los  primeros días, desde el final de la clase de capacitación, hasta la instauración formal de tu oficina, pueden significar la diferencia entre una organización promedio y un equipo ganador. Cuanto más pronto empieces a reclutar, más pronto empezarás a gozar de los beneficios de la afiliación a RE/MAX.

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Asuntos que recordar

La fiesta de inauguración   Elabora una lista de los Agentes más productivos con los cuales te gustaría trabajar, e

•

invitarlos.

  Usa correspondencia directa para mantenerte en contacto con los candidatos.

•

Familiariza a los posibles Asociados con los beneficios de RE/MAX.

  Usa los planos de distribución, posters RE/MAX, muestras de alfombras, etc., para

•

ayudar a que los candidatos visualicen tu futura oficina.

  Usa el reclutamiento pasivo como una manera de obtener una entrevista en persona.

•

  Mientras esperas mudarte a un espacio permanente, encuentra un sitio provisional

•

apropiado.

  Abastece tu sala de combate con herramientas de reclutamiento: videos, plan a cinco

•

años, folletos, catálogo de proveedores autorizados, etc.

  Debes estar seguro de lo que estás hablando. Familiarízate con todas tus herramientas

•

de reclutamiento.

  Muéstrale a los candidatos adonde va a estar su nueva oficina. Deja que “se miren en

•

los escaparates”.

  Se entusiasta acerca del futuro de tu oficina.

•

  Siempre ofréceles a los candidatos una oportunidad para afiliarse de inmediato.

•

  Dale a los Asociados un lugar donde colocar títulos, aún si es un sitio provisional.

•

•

  Planea bien la celebración de tu fiesta de inauguración.    No celebres la inauguración inauguraci ón hasta que tu oficina oficin a esté terminada.

•

situac ión de tener que pedir disculpas dis culpas por el ambiente.    No te pongas en la situación

•

  Asegúrate de tener suficientes materiales de RE/MAX a la mano para darle a los

•

invitados.

  Recopila una lista de invitados que incluya a los miembros de la comunidad

•

 profesional.

  Evita toques desacostumbrados. No hagas que tu fiesta de inauguración sea una fiesta

•

con un tema especial.

  Sirve botanas sencillas. Sirve licores de marcas conocidas.

•

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  Celebra tu fiesta de inauguración en martes, miércoles o jueves, desde las 6:30 p.m.

•

hasta las 9:30 p.m.

  Sigue el procedimiento de invitación que se esboza en este manual.

•

  Invita al director regional, al personal regional, a Brokers y Asociados de ventas de la

•

localidad.

  Vístete de manera apropiada para la fiesta de inauguración. Instruye a tu personal

•

 para que haga lo mismo.

  Permanece sobrio. Lo mismo se aplica para tu personal.

•

   No trates a tu personal como mozos mo zos ni camareras.

•

  Contrata personal de limpieza para que arregle después de la reunión.

•

  Agrádesele a tu personal y a los nuevos Asociados por su ayuda, llevándolos a comer.

•

•

  Da una buena impresión.   Dales seguimiento a tus candidatos.

•

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F) 60 Minutos con RE/MAX Introducción Probablemente hayas escuchado de los éxitos en todo el sistema de las noches de

reclutamiento ““60 60 minutos con n RE/MAX”. Estos Agentes eventos que son están la mejo mejor herramienta que que hemos tenido para ayudar aco convencer a aquellos alr borde de la reja, mientras que a la vez se renueva el entusiasmo de tus Asociados de ventas ya establecidos. Es realmente bastante sencillo. Gran parte de la labor de preparación ya se hizo por ti en esta guía. Hemos visto que este programa funciona con una sola oficina o con varias oficinas que cooperen en el mismo evento. Si tienes la única oficina RE/MAX de tu área, consulta con la Oficina Regional para que te brinde apoyo. Uno de los muchos beneficios del sistema RE/MAX es el libre intercambio de ideas entre tus miembros. Es mediante este diálogo que conce conceptos ptos tales como ““60 60 minutos con  RE/MAX” crecen y prosperan de manera que los éxitos y experiencias puedan ser compartidos por todos. Nos gustaría agradecer a los Brokers y Agentes que nos colaboraron compartiendo sus experiencias con nosotros y reunirlas en esta tremenda herramienta de reclutamiento. Permitan que esta publicación funcione como tu guía para tus futuras noches informativas “60 minutos con RE/MAX”. 

¿Qué es “60 minutos con RE/MAX”?  Este evento de reclutamiento no es simplemente otro evento a puertas abiertas. Es una efectiva herramienta de reclutamiento dirigida a los Asociados de ventas más prósperos a quienes se les invitará a unirse a una oficina RE/MAX. Nuestras experiencias muestran que los Agentes que normalmente no asistirían a una reunión a puertas abiertas, vendrán a las noches informativas “60 minutos con RE/MAX”. Una cosa que en ccalidad alidad de Broker RE/MAX puedes hacer para asegurar asistencia, es hacer los arreglos para el transporte de tus candidatos. Pudiera ser que piense que los Asociados de ventas auspiciadores recojan a sus invitados. Todos comprendemos la sinergia que surge cuando llenas una sala con personas de RE/MAX. Imagínate el impacto que tiene este evento en los posibles Asociados que asisten a una noche informativa. ¿Cuándo fue la última vez que estuvieron rodeados de tantas  personas entusiastas de una de las compañías inmobiliarias de mayor éxito en el mundo? Es imposible que estos candidatos ignoren la energía que se crea en estos eventos.

Agenda típica 7:00-8:00 p.m.

Recepción de bienvenida (abre el bar)

8:00-9:00 p.m.

“60 minutos con RE/MAX” (se cierra el bar)  Introducción: objetivo de la reunión, historia y crecimiento nacional.

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Cuatro Asociados RE/MAX dan una charla de 10 minutos cada una. Sesión de preguntas y respuestas. 9:00-10:00 p.m.

Reunión social El bar vuelve a abrir. Tiempo para fraternizar y contestar preguntas individuales.

¿Quién asiste a las noches “60 minutos con RE/MAX”?  Candidatos

Los posibles Asociados que asistirán a las noches informativas son más a menudo invitados  por tus actuales Asociados de ventas RE/MAX quienes tienen la oportunidad de mostrar el orgullo que sienten por estar Asociados a tu oficina. Asegúrate que tus Asociados más recientes estén ahí para reconfirmar su decisión de unirse a tu oficina.  Brokers

Todos los Brokers de las oficinas RE/MAX de tu localidad deben de ser invitados, lo mismo que cualesquiera Asociados de ventas de sus oficinas que así lo quieran hacer.  Asociados de ventas

El hecho que los Asociados de ventas asistan ayuda a que tus candidatos se sientan más cómodos y les da la sensación del alto nivel de profesionalismo que los Agentes de RE/MAX transmiten. Cónyuges 

Asegúrate de invitar a los cónyuges de todos aquellos que asistan. Personal de la sede regional

El personal de la sede regional apoya y ayuda a los Brokers. La Oficina Regional hará lo  posible por asistir y le dará a la audiencia una visión v isión diferente del cuad cuadro ro total de RE/MAX.

El maestro de ceremonias La totalidad del evento está programado para durar tres horas que comienzan con el bar abierto por una hora, lo cual brinda un tiempo para las presentaciones informales y para relajarse antes de la apertura del programa. Luego el programa formal empieza con un corto discurso de apertura que hace el maestro de ceremonias. En el discurso de apertura, el maestro de ceremonias deberá explicar por qué las  personas están aquí, contará la historia de RE/MAX, hablará habla rá acerca de las estadísticas de la región y dará una vista global de los beneficios de estar Asociado a la organización

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RE/MAX. Es también beneficioso hablar sobre cómo y por qué funciona RE/MAX. El maestro de ceremonias presentará a cada uno de los ponentes y alentará a que las personas se conozcan, se relajen y la pasen bien. El maestro de ceremonias indicará que, como el título lo indica, estos son “60 minutos con RE/MAX,” y el programa formal sólo va a durar una hora.   La selección del maestro de ceremonias es muy importante. Sugerimos que el maestro de ceremonias no sea el Broker RE/MAX. En el caso de que la concurrencia sea menor que la esperada, se deberá hacer el siguiente

comentario: “Hemos limitado la asistencia a esta función de manera que te podamos dar la oportunidad de conocer a todas las personas asistentes y que nos permita el tiempo de

contestar completamente completamente cualquier pre pregunta gunta que pudieras tener”. Hemos descubierto descubierto que el seguimiento y reconfirmación de tus invitaciones dos días antes del evento, por lo general asegura una buena concurrencia.

Ponentes / Testimonios Tres o cuatro Asociados de ventas deben dar una charla de 10 minutos cada uno sobre cualquiera de los temas que se sugieren a continuación. Estos ponentes deberán ser  profesionales de éxito, entusiastas y capaces de hablar frente a un grupo. Algunos tópicos que se sugieren:

                 

• • • • • • • •

•

RE/MAX: Los mitos versus la realidad. Porqué esperé y porqué ahora es un buen momento para unirse a RE/MAX. Lo que RE/MAX ha significado para mí. Cosas que no deben impedir que te unas a RE/MAX. El concepto de comisión máxima. Beneficios de la asociación. Ahora que ya me uní a RE/MAX ¿cómo es? Los temores que tenía acerca de moverme y unirme — ¿eran ¿eran válidos? Obtención de ganancias debido a las herramientas que RE/MAX proporciona.

Casi todos los Asociados de ventas del sistema RE/MAX pueden identificarse por lo menos con uno de estos tópicos. Todos ellos han tenido experiencias comunes en el proceso de tomar la decisión de unirse a RE/MAX. Por consiguiente, les debe parecer natural compartir tus ideas sobre uno de estos asuntos. Pudiera ser que los Brokers quieran ayudar a los  ponentes capacitándolos capacitánd olos o compartiendo sus experiencias y puntos pu ntos de vista.

Preguntas y respuestas Después de los ponentes, el Broker RE/MAX anfitrión y los Asociados participan en un  breve periodo de preguntas y respuestas. Da énfasis al hecho que las personas de RE/MAX van a estar a disposición de los asistentes para contestar preguntas específicas cuando se abra

el bar. Es ventajoso “rom “romper per el hielo” hacie haciendo ndo que alguien le ha haga ga una o dos preguntas preguntas  preparadas de antemano. antemano .  Importante: Mantén la presión moderada. Deja que escuchen escuchen la historia y asegúrate que todos la pasen bien. © Todos los derechos reservados. reservados. Prohíba su reproducción reproducción parcial o total.

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Comodidades del local / Servicio de banquetes Puedes realizar estas reuniones en tu oficina ó en un local de buena calidad en una buena ubicación. Si decides hacerlo fuera de tu oficina, sugerimos que escojas el mejor local del

área para inmediatamente empezar a proyectar la calidad de la noche informativa “60 minutos con RE/MAX”. Tu contacto inicial deberá deberá ser con el el gerente de banquetes, quien te ayudará a estructurar el evento. Averigua si puedes colocar un globo de aire frío en el vestíbulo, afuera de la sala de reuniones o cerca a la entrada del local. La imagen y la presentación son elementos de máxima importancia cuando se auspicia uno de estos eventos. El bar deberá contener bebidas de marcas de calidad reconocida, se deberá usar copas o vasos de vidrio y no de plástico ni de otro material desechable, el bar deberá ser gratis y no pagado. La organización del bar deberá incluir licores, vino y cerveza, agua mineral y bebidas gaseosas de marca reconocida, café y té. Nuestra experiencia ha encontrado que debes planear 2,5 bebidas por asistente. Los invitados reconocen fácilmente las botanas de calidad. Es importante hacer una buena selección. En general, para un grupo de 50 personas, sugeriríamos dos bocadillos fríos, como  por ejemplo una fuente de verduras frescas con aderezo, una fuente de frutas frescas o una fuente de quesos; y dos bocaditos calientes, como por ejemplo pastelitos de queso, albóndigas o pizzas enhabla trocitos. Para un grupo de de estebanquetes tamaño, cuatro fuentes supuesto, con el departamento del local paraserán sabersuficientes. cuáles son (Por tus estimados). Asimismo, asegúrate que el local proveerá el equipo audio-visual necesario (proyector, pantalla, etc.) y un estrado con micrófono, para tus ponentes. Nuestra experiencia también nos ha mostrado que este tipo de evento, se celebre en una noche a mitad de semana. La sala en la cual vayas a celebrar el evento, deberá ser lo suficientemente grande para que todos tus invitados se puedan sentar cómodamente en una disposición tipo cine y que permita que todos se puedan parar e interactuar con facilidad antes y después del programa. Evita una sala pequeña que podría requerir tener que armar y desarmar las sillas antes y después del  programa. Organiza una mesa con el boletín b oletín regional, el  RE/MAX Times, folletos y gráficas de barras locales / regionales si las tuvieras. Trata que la música de fondo sea la canción característica de RE/MAX (puedes conseguir las cintas magnetofónicas con la música en español con tu Oficina Regional) y unos cuantos estandartes de RE/MAX en exhibición.

¿Quién paga por qué cosas? El costo total de este evento es responsabilidad del Dueño de la Franquicia, Broker o Broker RE/MAX participante. Varios Brokers se pueden unir para auspiciar el evento. Haz un  presupuesto, planea la clase de servicio que vas a ofrecer y la calidad del local para par a un grupo selecto de más o menos 50 invitados. Si reclutas un nuevo Asociado de ventas como resultado de los “60 minutos con RE/MAX”, el res ultado representa una inversión extremadamente buena.

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 Presupuesto modelo Como los costos pueden variar sustancialmente de lugar a lugar, solamente listaremos las cosas que se pueden necesitar: Cargo por la sala

$_____________ $___________ __

Equipo

$_____________

Proyector Pantalla Micrófono Estrado Conexión para la video casetera

Bocadillos Charola de verduras Frutas/quesos Empanaditas Pastelitos de queso

$______________

Bar

$_______________ Tragos Refrescos Cantinero Café/té

Propina

$_________________ TOTAL

$_________________

Cómo empezar Selecciona el sitio para la reunión y sigue el cronograma que se adjunta para que no se te olvide nada. Divide las tareas entre el personal de la oficina y los Agentes RE/MAX Asociados. Darle una responsabilidad a cada persona ayuda a forjar el trabajo en equipo de tu propio personal y el sentimiento de haber logrado algo. Hemos incluido folletos y cartas modelo que puedes utilizar para promocionar el evento.  Aunque parece que hay bastante planificación y organización involucrada, la responsabilidad primordial del Broker RE/MAX es invitar a los concurrentes, hacer que lleguen al evento y disfrutar de la noche.

Empieza una “batalla de reclutamiento” reclutamiento” en tu localidad. Hemos visto que estos eve eventos ntos han ayudado a convencer a muchos candidatos nuevos en un corto periodo de tiempo. ¿Por qué no tener una temporada de reclutamiento de ““60 60 minutos con RE/MA RE/MAX”? X”? Programa uuna na noche de “60 minutos con RE/MAX” a celebrarse una vez al mes durante un período específico. La publicidad que puede generar de este tipo de bombardeo, dentro del grupo de corredores inmobiliarios, vendedores y toda la comunidad de bienes raíces puede ser

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tremenda. El número de exposiciones e imágenes que se presentan asegurará que la gente se dé cuenta que RE/MAX tiene una participación dominante en tu mercado.

Beneficios de apoyar las noches “60 minutos con RE/MAX”:    Tú, tus Asociados de ventas y tu personal se llenarán de energía y se emocionarán de

•

ser parte de RE/MAX — la la red inmobiliaria de más rápido crecimiento en el mundo. Por tanto, el evento es una herramienta eficaz de retención.

  Los posibles Agentes aprenderán de tus colegas inmobiliarios que ya están en

•

RE/MAX, de qué se trata el concepto de comisión máxima de RE/MAX.

  Tendrás la oportunidad de conocer personalmente a posibles Agentes a la vez que

•

aumentarán tus posibilidades de concertar una cita con esos candidatos.

  A medida que reclutes más Asociados de ventas, aumentará tu penetración en el

•

mercado, dividirá tus gastos de oficina entre más Asociados y aumentarán tus ganancias.

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Cronograma de actividades relacionadas Tiempo de preparación

Qué hacer

De cuatro a ocho semanas antes

Reservar la sala de reuniones, ordenar el bar, botanas, etc. Envío de carta de invitación y de los volantes. Esta primera carta modelo se usa para confirmar los detalles generales de la noche informativa. El Broker RE/MAX puede copiar los volantes (se adjuntan muestras) para distribuirlos o enviarlos por correo a los posibles Asociados.

Cuatro semanas antes

Empezar a ponerse en contacto con los posibles asistentes. Anima a que tus Asociados Asociados de ventas inviten a posibles Asociados. ¡Acuérdate de invitar a los cónyuges!

Tres cuatrosemanas antes

Selecciona a los ponentes. Recluta a tres o Asociados de ventas RE/MAX para que den una charla de 10 minutos duran te la sesión de “60

minutos”. Asimismo escoge a un un maestro maestro de

Dos semanas antes tu

Una semana antes

Dos días antes

El día

ceremonias, prepara el programa (se adjunta modelo) e inclúyelo con la segunda carta que envías. Envía una carta a todas las oficinas RE/MAX de área. En este momento deberás saber cuántas  personas asistirán. Confirma el número de asistentes y finalizar los detalles con el local. Envía una nueva carta, la cual tendrá toda la información actualizada. Importante: Llama personalmente a todos los invitados y reacuérdale a los ponentes su  participación. Si vas a hacer los arreglos de transporte, notifícale a los invitados dónde y a qué hora los recogerán o donde reunirse. Organiza la mesa de publicaciones, el globo de aire frío y todos los detalles relevantes. Compórtense naturalmente y disfruten.

Después del evento y

Llama a los asistentes, agrádeseles su asistencia

ellos.

haz citas para reuniones de reclutamiento con

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Folletos, boletines y cartas modelos 1. Agenda típica de “60 M Minutos inutos con RE/MAX” RE/MAX”  “60 minutos con RE/MAX” 

Una noche informativa de RE/MAX

Agenda 7:00-8:00 p.m. Recepción de bienvenida (se abre el bar) 8:00-9:00 p.m. Presentación “60 minutos con RE/MAX”  Introducción:

¿Qué es “60 minutos con RE/MAX”?  Asociados de ventas de RE/MAX El mito versus la verdad de RE/MAX (nombre del Agente) Lo que RE/MAX ha significado para mí. (nombre del Agente) Porqué yo esperé y porqué ahora es un buen momento para unirse a RE/MAX (nombre del Agente) Cosas quedel noAgente) deben impedir que Tu se una a RE/MAX (nombre

Película: “¡Por todo lo que vales!”  9:00-10:00 p.m. fraternizar.

Se vuelve a abrir el bar. Preguntas informales y la oportunidad para

¡Gracias por tu asistencia!

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2. Boletín para los Asociados de ventas Para:

Posibles Asociados de Ventas

De:

Broker De RE/MAX (nombre de la oficina)

Fecha: Asunto:

 Noche informativa “60 minutos con RE/MAX” RE/MAX”

El (fecha), RE/MAX (nombre de la oficina) auspiciará una noche RE/MAX para los nuevos y futuros Asociados de ventas ventas RE/MAX. Le llamamos llamamos a este ev evento ento “60 minutos con RE/MAX.” El evento se celebrará (hora y lu lugar). gar).  El programa es 7:00-8:00 p.m. Recepción de bienvenida (bar y bocaditos ligeros) 8:00-9:00 p.m. Presentación “60 minutos con RE/MAX”  9:00-10:00 p.m. Se abre el bar nuevamente

Las noches llamadas “60 minutos con RE/MAX” proporcionan una excelente oportunidad  para que vendedores inmobiliarios conozcan sobre RE/MAX, el Broker RE/MAX, gerente y  personal de la oficina y los Agentes RE/MAX Asociados. Tenemos una excelente lista de  ponentes incluyendo a (nombre) y varios Asociados de ventas. Haz planes para asistir y te invitamos a que traigas a otros profesionales inmobiliarios de primera calidad como tu.

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Modelos de invitaciones para asistentes ¿SABES DE QÚE SE TRATA RE/MAX? ¿ESTÁS LISTO PARA PROGRESAR Y ESTAR “SOBRE LOS DEMÁS”?  VEN Y ÚNETE A NOSOTROS PARA LOS “60 MINUTOS CON RE/MAX” 

JUEVES, 9 DE JUNIO DE 20__ HOTEL DAZZLER ASUNCION, PARAGUAY LA NOCHE INFORMATIVA COMENZARÁ A LAS 6:00 P.M.

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“60 MINUTOS CON RE/MAX”  EL AÑO NUEVO YA HA COMENZADO. ¿CUÁNTO TIEMPO PASARÁ ANTES DE QUE TOMES TU DECISIÓN?

OBTEN INFORMACIÓN DURANTE LA NOCHE INFORMATIVA INFORMATIVA DE RE/MAX HOTEL PRESIDENTE POLANCO, MÉXICO, DF. EL JUEVES 9 DE JUNIO DE 20__ A LAS 6:00 P.M.

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AHORA ES EL MOMENTO PROPICIO PARA QUE TOMES UNA DECISIÓN EN TU CARRERA

NO PERMITAS QUE LA ARENA DEL TIEMPO PASE SIN APROVECHAR ESTA OPORTUNIDAD

¡“60 MINUTOS CON RE/MAX” SERÁ LA MEJOR HORA QUE TU HAYAS PASADO ALGUNA VEZ!

JUEVES, 9 DE JUNIO DE 20__ HOTEL PRESIDNETE POLANCO, MÉXICO DF A LAS 7:00 P.M.

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TU ESTAS INVITADO A “60 MINUTOS CON RE/MAX”  EL JUEVES 9 DE JUNIO DE 20__

LA VERDAD IRREFUTABLE ES QUE TÚ ERES LA RAZÓN DE TÚ ÉXITO Las compañías de corretaje quieren que pienses que es la compañía, su administración, nombre y capacitación lo que han hecho que tengas éxito.

PERO…  Si ellos quieren atribuirse el mérito del 20 por ciento que tiene éxito, entonces también deben aceptar la culpa del 80 por ciento que fracasa en la misma compañía, con la misma administración, el mismo nombre y la misma capacitación.

60 minutos con RE/MAX, es una oportunidad para que aprendas acerca de RE/MAX, de los Asociados de ventas como tú, que han descubierto la diferencia que el concepto RE/MAX ha tenido en tus carreras inmobiliarias. Ven y averigua por ti mismo lo que RE/MAX RE/MAX puede hacer por ti.

Nuestro programa: 7:00 - 8:00

Dónde:

Recepción de bienvenida Se abre el bar

8:00 - 9:00

“60 minutos con RE/MAX” 

9:00 - 10:00

Preguntas informales y reunión social El bar vuelve a abrir

Hotel Sheraton Asunción, Paraguay

¡Ven y únete a nosotros! Invierte una noche de tu tiempo y aprende que puedes obtener de la industria inmobiliaria ¡¡tanto como tu pongas en ella!!

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TU ESTÁS INVITADO A “60 MINUTOS CON RE/MAX” EL JUEVES 9 DE JUNIO DE 20__ Un evento social informal donde puedes averiguar por ti mismo lo que RE/MAX puede hacer  por ti...y cuánto valdrás con c on RE/MAX. Cuatro de nuestros Asociados de ventas de mayor éxito, compartirán tus ideas sobre porqué RE/MAX tiene tanto éxito. Escucharás a un Asociado revelar “El mito vs. la realidad” sobre RE/MAX. Otro Asociado responderá algunas de las preguntas más frecuentes en “Cosas que no deberán impedir que te unas a RE/MAX.” 

Nuestro programa: 7:00 - 8:00

Dónde:

Recepción de bienvenida Se abre el bar

8:00 - 9:00

“60 minutos con RE/MAX” 

9:00 - 10:00

Preguntas informales y reunión social El bar vuelve a abrir

Hotel Presidente Polanco, México DF

Invierte noche de tu ¡Venga a nosotros! de la de y la únase industria inmobiliaria ¡¡tantouna como pongas entiempo ella!! y aprende que puedes obtener

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III. Operación de tu oficina A) Misión de tu oficina En la misión de tu oficina, debes presentar la filosofía, metas y carácter de la oficina a los empleados y Asociados. La definición de la identidad de la oficina es una guía indispensable  para el buen funcionamiento de la misma. La misión le dará una visión a todos los involucrados en las operaciones diarias de la organización. A continuación hay algunos ejemplos de misiones que aportaron algunos Brokers. La misión puede incluir varios enunciados como los que se detallan abajo.   Convertirnos y mantenernos como la mejor oficina inmobiliaria de nuestra comunidad. •

  Ser ejemplo de las más altas normas profesionales, éticas y de integridad en el

•

campo inmobiliario.

  Crear un ambiente productivo de éxito que acreciente al máximo las

•

oportunidades para que todo Asociado de ventas logre su máximo potencial.

  Fomentar el desarrollo profesional, financiero y personal de los Agentes

•

RE/MAX Asociados. Esto ocurre cuando ganadores se asocian con otros ganadores.

  Prestar servicios inmobiliarios de la más alta calidad mediante nuestro

•

compromiso de satisfacer a nuestros clientes.

  Servir al público prestando el servicio inmobiliario de la más alta calidad

•

 posible en todas las facetas face tas de nuestro trabajo. trabajo .

  Construir una organización con los Agentes RE/MAX más profesionales de la

•

industria y ayudar a que estas personas establezcan metas y las logren en un ambiente armonioso.

  Crear un verdadero espíritu de equipo dentro de la oficina para que nuestro

•

negocio no sólo sea productivo sino también divertido y placentero.

  Mantener los más altos niveles de profesionalismo fomentando la educación

•

 permanente, asistiendo asi stiendo a cursos de bienes raíces y utilizando los materiales materiale s de RE/MAX, seminarios y convenciones.

  Prestarle a los Asociados de ventas exitosos y progresistas nuevas

•

oportunidades de negocios en campos como los referidos, reubicaciones y especializaciones.

  Ser la empresa número uno y que tenga la máxima producción por persona

•

entre todas las firmas inmobiliarias del mercado.

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B) Personal A menos que hayas convertido un negocio inmobiliario existente a una oficina RE/MAX, deberás comenzará desde cero a contratar y reclutar. Como regla general, podrías pensar en formar tu personal de la siguiente manera: Primero, las obligaciones administrativas de una oficina, las puede realizar una persona que funja como secretaria y, recepcionista. Luego, a medida que tu oficina crezca, las responsabilidades responsabilidad es de ese único empleado podrían volverse más especializadas y las podrían desempeñar más empleados, hasta que tengas una secretaria y una recepcionista. Se puede contratar a un gerente cuando el personal y el número de Asociados de ventas requieran coordinación. De ser posible el gerente debe de tener experiencia o conocimiento sobre la industria inmobiliaria. En algunas oficinas a los gerentes se les paga un sueldo fijo. En otras, el gerente recibe un sueldo además de comisiones. Puedes también implementar esta fórmula con un plan de  bonos basado en el número de Asociados de ventas nuevos que el gerente reclute (si es responsable del reclutamiento), pero recuerda que toda compensación de personas asalariadas está sujeta a los procedimientos normales de retención impositiva. Cuando el éxito te convierta en una oficina grande tendrás que aumentar tu personal de apoyo. El tamaño de tu personal aumentará entonces a medida que tomes decisiones con respecto a tus objetivos personales, necesidades del mercado y el perfil comercial de tu  personal de ventas. En tanto que el personal de la oficina RE/MAX tiene responsabilidades para con todos los que trabajan en la oficina o la visitan, todos los empleados tienen que darte cuentas a ti o al gerente. El principio es evitar colocar a empleados, especialmente en los casos del personal de oficinas más grandes, en situaciones en las cuales la comunicación se vuelva indirecta o complicada. Los Asociados de ventas pueden solicitar la ayuda del personal de apoyo para sus proyectos inmobiliarios particulares, pero el personal de la oficina debe aceptar órdenes generales de un solo supervisor, ya seas tu o tu gerente. Este plan establece una línea de comunicación clara, reduce los posibles conflictos y asegura el flujo de trabajo sin contratiempos. De cualquier manera, la formación del equipo de tu oficina es lo más importante. Este enfoque gerencial surge de una estructura lógica de dotación de personal, de una supervisión firme y adecuada, de incentivos que se ofrecen a los empleados y de una compensación justa  por los servicios.

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i. Técnicas de entrevista Para contratar el personal adecuado, es imprescindible realizar la mejor selección posible del mismo y las técnicas de entrevista van a ser una herramienta muy eficaz en este proceso. A  pesar de no estar dirigidas específicamente a los puestos administrativos de una oficina inmobiliaria, estas pautas para entrevistar se pueden adaptar a las necesidades que pudieras tener en tu oficina. El Departamento de Recursos Humanos de  RE/MAX  International  International preparó la publicación “Proceso eficaz para las entrevistas”   del cual hemos tomado algunos puntos que están a continuación.

Procedimientos para el empleo Solicitud . Toda persona que quiera que se le considere para empleo tendrá que llenar una solicitud de empleo. Toda la información se mantendrá confidencial. Pruebas. Cuando la posición lo requiera, la oficina debe usar un procedimiento de pruebas orientado al puesto como guía para el empleo. empleo. Se explicarán anticipadamente. Durante el empleo, se puede pedir que el empleado complete pruebas y evaluaciones adicionales.

En su libro “Contratación de los mejores”, Martin Yate dice que hay tres áreas que deben abordarse para garantizar que se contrate a un buen candidato: 1.

Capacidad para hacer el trabajo.

2.

Voluntad para hacer el trabajo.

3.

Flexibilidad una vez que esté en el puesto.

En esta guía para entrevistas se incluye una serie de preguntas con el propósito de ayudarte a medir la eficacia de tus candidatos en cada una de estas tres áreas. Esta serie de preguntas te  permiten escoger a la persona per sona que mejor satisfaga satisfag a tus necesidades específicas. esp ecíficas. También incluimos lo siguiente: 1.  Listas de los atributos ideales tanto personales, como profesionales y de negocios que los candidatos deberán tener. 2.  Reglas fundamentales para las citas. 3.  Preguntas que deben hacerse en las entrevistas telefónicas. 4.  Preguntas más amplias.

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Atributos de los candidatos Perfil personal. Los siguientes son los atributos ideales a nivel personal que el candidato al puesto debe tener: 1.  Empuje: Deseo de que se hagan las cosas. Orientado hacia los objetivos y no hacia las tareas. 2.  Motivación: Busca nuevos desafíos. 3.  Comunicación: Puede hablarle y escribirle a personas de todos los niveles. 4.  Química: Confianza sin engreimiento. 5.  Energía: Da un esfuerzo adicional. 6.  Determinación: Sabe cuando ser firme y cuando no. 7.  Confianza: Equilibrado, amigable y honesto pero no un fanfarrón.

Perfil profesional.

Los siguientes son los atributos ideales a nivel profesional que el candidato al puesto debe tener: 1.

Confiabilidad: Se revisa a sí mismo.

2.

Integridad: Se responsabiliza responsabiliz a de tus propias acciones, sean buenas o malas.

3.

Dedicación: Hace lo que sea necesario para ver que el proyecto se termine.

4.

Orgullo: Se enorgullece de tu oficio o profesión.

5.

Aptitud analítica: Sopesa los argumentos a favor y los argumentos en contra.

6.

Aptitud de escuchar: Escucha y comprende en lugar de simplemente esperar la oportunidad para hablar.

Perfil de negocios. Los siguientes son los atributos ideales de negocios que el candidato al puesto debe tener: 1. etc.

Eficiencia: Siempre se preocupa por el desperdicio de tiempo, dinero, provisiones,

2.

Economía: Sabe la diferencia entre las soluciones caras y las baratas.

3.

Procedimientos: cadena de mando.Sabe que los procedimientos existen por una buena razón y sigue la

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Reglas fundamentales para ejecución de las citas 1.

Espera que todas las citas se lleven a efecto puntualmente.

2.

Espera que te informen si por alguna razón un candidato no puede llegar a la reunión.

3.

Mantendrás en calidad confidencial toda la información que se le haya brindado.

4.

Cuenta con que todos los formularios de solicitud se llenen de manera precisa y completa.

5. 

Verifica las referencias.

Entrevistas telefónicas Las entrevistas telefónicas te permiten reducir el número de candidatos para un puesto, descalificando de manera rápida a los que no son aptos para el puesto. Las siguientes son algunas de las preguntas que debes hacer: 1.

¿Qué tipo de experiencia tienes? (Esta pregunta busca la calidad de la experiencia y no la cantidad.)

2.

¿Qué aspecto de tu trabajo piensas que es la más crucial? (Esto mostrará la comprensión que el solicitante tiene de tus responsabilidades funcionales y puede que salga a relucir cómo prefiere pasar el tiempo en el trabajo).

3.

De todo el trabajo que has hecho ¿dónde has tenido el mayor éxito? (Esto mostrará la capacidad que tiene la persona para contribuir o no en tus áreas más cruciales).

4.

¿Cuán necesario es para ti ser creativo en tu trabajo? (La respuesta apropiada depende del puesto que piensa ocupar.)

Preguntas varias 1.

Según tu ¿cuáles son las responsabilidades generales del puesto vacante? (La respuesta indica el entendimiento que tiene la persona de las funciones y responsabilidades de alguien en este puesto.)

2.

Según tu ¿cuáles son las cualidades características que debería tener una persona que se desempeñará bien en el puesto? (¿Comprende el candidato que todo trabajo demanda ciertas cualidades?)

3.

Describe cómo tu trabajo se relaciona con los objetivos generales del departamento y de la compañía. (Una persona que no comprende cómo su trabajo contribuye al éxito de la compañía, se va a preocupar menos por el bienestar de la organización.)

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Gustos y aversiones 1.

¿Qué cambiarías en tu trabajo actual? ¿Qué aspectos de tu trabajo te gustan menos? (Estas dos preguntas deben hacerse en conjunto ya que las respuestas pueden eliminar a alguien si los “cambios” o “lo que menos le gusta” no concuerdan con tus necesidades).

2.

¿Qué aspectos de tu trabajo te gustan más? (Esta pregunta completa el círculo. Puede revelar candidatos a quienes les gusta simplemente estar atareados o podría revelar personas que emparejen bien con tus necesidades.)

Aptitud para realizar el trabajo A continuación hay preguntas que te ayudarán a determinar si la persona puede hacer el trabajo. 1. ¿En qué fecha te uniste a la compañía donde estás empleado actualmente? 2.

¿Cuál fue tu cargo al unirte a la compañía?

3.

¿Cuál fue tu sueldo inicial? (Si haces estas preguntas sobre un par de trabajos pasados, se puede dar una idea del tipo de aumentos que satisfará a la persona.)

4.

¿Cuáles fueron las tres responsabilidades responsabili dades más importantes en ese trabajo? Pregunta de seguimiento: ¿Qué aptitudes o conocimientos especiales necesitabas para desempeñar esas funciones? (Estas dos preguntas te darán una buena idea de la profundidad de entendimiento que  posee el candidato.)

5.

¿Cuál fue el proyecto más importante en el cual trabajaste en ese puesto? (Esto te dirá cómo el candidato define importante: ¿Fue importante para la compañía o para sí mismo?)

6.

¿Cómo dividiste tu tiempo entre áreas de mayor responsabilidad? (Esta pregunta analiza el uso quetus el candidato hace de tu tiempo).

7.

¿Cuándo has convencido verbalmente a personas sobre una propuesta o una tarea determinada? Dame un ejemplo. (Esta pregunta te dará una buena idea de las aptitudes verbales del candidato y de qué tipo de cosas tiene el candidato una opinión firme)

8.

Cuénteme acerca de un momento en el que tenías un proyecto que requirió tu interacción con diversos niveles dentro de la compañía —   personas por encima y por debajo de ti. ¿Cómo hiciste esto?

9.

¿Qué has aprendido de los trabajos que ha tenido? (La respuesta te mostrará si la persona que estás entrevistando entiende el funcionamiento corporativo y la importancia de que los departamentos funcionen como una unidad).

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Voluntad para hacer el trabajo A continuación hay preguntas para ayudarte a determinar si el candidato al puesto está dispuesto a hacer el trabajo. 1. ¿Qué piensas acerca de tu progreso hasta la fecha? Pregunta de seguimiento: En retrospectiva, ¿de que maneras pudieras haber  progresado más? 2.

¿Piensas que has tenido éxito? ¿Por qué? (Estas dos preguntas miden el amor propio. Las personas que se sienten bien con ellos mismos, por lo general se enorgullecen de tu trabajo. En la respuesta a la segunda pregunta, busca auto-motivación, organización, tenacidad y flexibilidad).

3.

¿Cuáles piensas que son tus puntos fuertes?

4.

¿En qué áreas tienes que mejorar?

5.

Define cooperación. (Esto explora la actitud del candidato hacia las responsabilidades de crear equipos y ser parte de un equipo).

6.

¿Alguna vez has tenido que motivar a tus compañeros de trabajo o crear un espíritu de equipo con ellos?

7.

¿Cuáles son algunas de las cosas que encuentras difíciles de hacer? ¿Por qué encuentras difícil esto, etc.?

8.

Recuerda un proyecto grande en el cual trabajaste.  planificaste para el proyecto? pro yecto?

9.

¿Te estableces metas tu mismo? Preguntas de seguimiento: Dime una meta importante que te hayas propuesto recientemente. ¿Qué has hecho para alcanzarla?

10.

Descríbeme un día típico. ¿Qué problemas encuentras normalmente para lograr que las cosas se hagan?

11.

¿Cómo te organizas para hacer las actividades diarias? ¿Cuántas horas a la semana tienes que dedicarle a tu trabajo para hacerlo bien?

12.

¿Cómo planificas tu día? Esta pregunta te dirá si el candidato usa un ciclo de planificar, realizar y revisar.

13.

¿Cuál ha sido la situación más difícil que has enfrentado? ¿Qué sentiste y cómo reaccionaste?

14.

¿Qué es lo que has hecho para volverte más eficaz en tu puesto?

15.

¿Puedes trabajar bajo presión?

16.

Cuénteme de algún momento en que tuviste que trabajar bajo presión.

¿Cómo te organizaste y

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Flexibilidad una vez que esté en el puesto A continuación hay preguntas que te ayudarán a determinar si el candidato al puesto es flexible. 1.

¿Tienes iniciativa? Pregunta de seguimiento: Cuénteme de algún momento cuando tu jefe estaba apurado y no tuvo tiempo para darte los pormenores de un trabajo.

2.

¿Cuáles son algunas de las cosas en las que tu y tu jefe han estado en desacuerdo?

3.

Me gustaría escuchar acerca de una ocasión en la que se criticó tu trabajo o tu idea.

4.

¿Cómo conseguía tu jefe lo mejor de ti?

5.

Describe el mejor gerente que hayas tenido. ¿Qué hizo que él / ella se destacara? ¿Cómo era tu interacción con este gerente? ¿Cómo reaccionabas al intercambio de información, instrucciones y críticas que te daba? Pregunta de seguimiento: Describe el peor gerente que hayas tenido, etc.

6.

Cuénteme acerca de alguna ocasión en la que hubo objeciones a tus ideas. ¿Qué es lo que hiciste para convencer a la gerencia de tu punto de vista? (Un candidato dispuesto a ir demasiado lejos puede ser un problema).

7.

Si hubieras podido hacerle una sugerencia constructiva a la gerencia ¿cuál hubiera sido?

8.

¿Cuándo fue la última vez que realmente te molestó algo sobre el trabajo? (Ten cuidado con alguien que guarde rencor).

Preguntas más amplias A continuación hay preguntas a usar cuando desees que el candidato elabore tu respuesta. 1.

Dame más detalles sobre eso. Es muy interesante.

2.

¿Me puedes dar otro ejemplo?

3.

¿Qué es lo que aprendiste de esa experiencia?

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Entrevistas con los solicitantes del Puesto  –   Qué hacer y qué no hacer Estas pautas se aplican ampliamente a los negocios en general, pero se pueden adaptar fácilmente a entrevistas con candidatos a puestos administrativos de bienes raíces.

Cosas que se deben hacer:   Haz preguntas relacionadas con el trabajo, sólo preguntas necesarias para tomar una

•

decisión de contratación.

  Pregúntale al candidato sobre empleos previos que hayan creado una actitud general

•

de trabajo.

  Pregúntale al candidato si tiene algunos antecedentes educativos pertinentes al puesto.

•

  Pregúntale al candidato si tiene algún entrenamiento o experiencia militar que esté

•

relacionada con el puesto o que sea útil para el mismo.

  Infórmeles a todos los candidatos que la organización es un empleador que brinda

•

igualdad delaoportunidades de considera empleo. factores Asegúrese que edad, sepanraza de la política que declara que organización no talesdecomo o sexo.

  Exija que el solicitante llene completamente la solicitud de empleo, incluyendo el

•

 puesto(s) que se solicita(n), solici ta(n), que la firme y la feche.

  Evalúe la idoneidad de un candidato usando criterios escritos específicos del puesto y

•

refiérase a estos criterios cuando especifique la razón para rechazar a un candidato.

  Documenta las razones objetivas para no contratar a un candidato.

•

  Reduce el número de personas involucradas en el proceso de toma de decisión, limite

•

la participación en el proceso a la persona que lleva a cabo la entrevista preliminar y al que finalmente toma la decisión.

Cosas que no se deben hacer:   Trata de evitar preguntas personales que no tengan relación con el trabajo.   Comprometer la contratación sin antes estar totalmente seguro.

•

•

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ii. Técnicas de evaluación Una vez contratado el personal adecuado para tu oficina, debes de asegurarte que al pasar el tiempo e incrementarse el volumen de trabajo, siguen siendo la mejor opción para el puesto que desempeñan. Las evaluaciones periódicas son una excelente manera para medir el desempeño profesional de las personas que laboran en tu oficina. A continuación está un formulario orientado a revisar el desempeño de las labores del  personal.

Formulario para la revisión del desempeño del empleado Empleado____________________________________________________ Puesto_________________________

Desempeño laboral 1.

Calidad del trabajo (Grado en que el trabajo cumple con las exigencias de exactitud,  pulcritud y minuciosidad minuciosi dad y manera de corregir los errores.) A. B. C.

No satisfactorio — errores errores frecuentes. Desempeño satisfactorio. Trabajo de la más alta calidad.

Comentarios / Ejemplos:  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________ 2.

Cantidad de trabajo (Volumen de trabajo bajo cualquier condición, la habilidad de trabajar rápidamente y completar el trabajo en el tiempo asignado). A. B.

No cumple con los requerimientos. Cumple con los requerimientos.

C.

Excede los requerimientos.

Comentarios / Ejemplos:  _________________________  ____________ _________________________ _________________________ __________________________ _________________________  ____________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________ 3.

Habilidad de seguir instrucciones (Buena voluntad, repetición, inquisitivo). A. B. C.

Requiere reiteradas instrucciones y explicaciones. Capta instrucciones de manera adecuada y comprende el trabajo. Rápido para aprender y comprender.

Comentarios / Ejemplos:  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   ____________  _________________________ __________________________ _________________________ _________________________ _________________________ ____________

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4.

Organización A. No planea ni organiza de manera adecuada. B. Bien organizado. C. Muy bien organizado.

Comentarios / Ejemplos:  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________ 5.

Conocimiento del trabajo (Educación, capacitación, ejecución.) A. Inadecuado. B. Conocimiento adecuado de puesto laboral. C. Buen conocimiento del trabajo.

Comentarios / Ejemplos:  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________ 6.

Dotes sociales (Habilidad para llevarse bien con los compañeros de trabajo y clientes /  personas fuera de la oficina; para usar tacto y diplomacia. Buena voluntad para trabajar cooperativamente con otras personas y contribuir a un ambiente laboral que  brinde apoyo). A. No satisfactorio. B. Satisfactorio. C. Excepcional.

Comentarios / Ejemplos:  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________ 7.

Iniciativa (Ingenio, carácter emprendedor, mente independiente, atención, aplicación al trabajo).

Comentarios / Ejemplos:  ____________ __________________________  _________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________

Atributos personales y auto-perfeccionamiento 1.

Asistencia y puntualidad A. B.

Inaceptable. Aceptable.

Comentarios / Ejemplos:  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________

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2.

¿Presenta el empleado un aspecto profesional? A. Inaceptable. B. Aceptable.

Comentarios / Ejemplos:  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________ 3.

¿Qué utilización más completa se puede hacer de las habilidades de esta persona y cuál es el deseo de esta persona de asumir una mayor responsabilidad?  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ _________________________ ________________________  ____________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________ 4.

¿Qué capacitación avanzada necesita la persona antes de que se le ofrezca la oportunidad de tener una mayor responsabilidad?  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________ 5.

Principales áreas fuertes (sugerencias para que los puntos fuertes sean aún más eficaces):  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________ 6. Principales áreas que necesitan mejoramiento:  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ _________________________ ________________________  ____________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________ 7.

Resumen del desempeño (Resume el desempeño del empleado desde la última revisión. Describa tareas específicas, logros, cambios o mejoras, problemas y / o

influencias externas que han tenido un impacto en la habilidad del empleado para desempeñarse durante el período de revisión, incluyendo cómo el empleado resolvió estos asuntos).  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________ ___________

 ____________ ________________________  _________________________ ___________ Empleado

_____________________ ____________ _________ Fecha

 ____________ ________________________  _________________________ ___________ Supervisor

_____________________ ____________ _________ Fecha

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Formulario de auto análisis del empleado Esta lista de control de eficiencia es para que el empleado tenga un auto inventario de sus destrezas y habilidades. La debe de llenar el empleado y luego discutirla con su supervisor. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Exhibe una presencia profesional. Planea el trabajo el día anterior. Pericia previa al enfoque. Hábil para investigar. Manejo del proceso de preparación. Eficacia de la presentación de ventas. Superación de objeciones. Habilidad para el cierre. Obtención de referidos. Administración eficiente de la oficina. Procedimientos de dirección y servicio. Relaciones y apoyo de colocación. Escritura de cartas. Lectura y estudio.

15. Programa planificado de auto-mejora personal

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

1

2

3

4

Máximo puntaje posible: 60 Mi puntaje: __________ Observaciones del empleado:  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ _________________________ ________________________  ____________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________ Observaciones del supervisor:  _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ _________________________ _________________________ _________________________  ____________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   _________________________  ____________ __________________________ __________________________ __________________________ ________________________  ___________   __________________  ____________ ______

 ____________ ____________________  _________________________ _______ Empleado

____________________ ____________ ________ Fecha

 ____________ _______________________  _________________________ __________ Supervisor

_____________________ ____________ _________ Fecha

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iii. El Gerente/Manager/Broker A medida que la oficina RE/MAX crece, será necesario contratar los servicios de un gerente de la oficina. La responsabilidad principal del gerente de la oficina es administrar la oficina, supervisar el personal y tal vez dirigir a los Asociados Asociados de ventas. Este puesto podría requerir experiencia en bienes raíces. Esta sección del manual empieza con una lista modelo de las obligaciones y responsabilidades generales del gerente de la oficina RE/MAX, seguida de listas de verificación en áreas específicas.

El Gerente o Broker de la oficina inmobiliaria i nmobiliaria Una de las partes más importantes del trabajo del gerente es la relación que debe mantener con todos los involucrados en el funcionamiento de la oficina. A continuación se detallan algunas de ellas.  Relaciones institucionales. Supervisa a todos los Asociados de ventas y a todo el personal administrativo de la oficina inmobiliaria. Los contactos regulares incluyen a los funcionarios de la empresa, Asociados de ventas, personal administrativo,  RE/MAX International  y el  personal regional. Se reporta al Broker RE/MAX. Función básica. Cumplir o sobrepasar los objetivos establecidos para la oficina por los funcionarios de la empresa. empresa. Organizar y operar la oficina inmobiliaria dentro de los límites generales del manual de políticas y procedimientos de RE/MAX.  Autoridad . Está autorizado para trabajar con todos los Asociados de ventas y personal administrativo según lo considere conveniente, estableciendo normas de desempeño y evaluando dicho desempeño. Firma autorizada en todas las cuentas relacionadas con el funcionamiento de la oficina. No puede terminar el empleo a ningún Asociado de ventas ni entrar en un litigio sin la autorización expresa de los funcionarios de la empresa.

Responsabilidades y obligaciones del Gerente o Broker de la oficina El gerente es la clave para que una oficina sea eficiente. También debe proporcionar un vínculo vital entre los Asociados, Broker RE/MAX, sede regional y  RE/MAX International I nternational. Las obligaciones y responsabilidades del gerente de la oficina varían bastante de una oficina RE/MAX a otra, dependiendo del tamaño de la oficina. En oficinas más pequeñas, el gerente funciona como la única persona del personal administrativo, responsable por deberes que en una oficina más grande los realizaría una o más personas del personal administrativo. Cada Broker RE/MAX tiene que pensar en definir el puesto de gerente de la oficina lo más preciso  posible para que el empleado comprenda claramente las responsabilidades responsabilidad es del puesto. Debido a que las responsabilidades y obligaciones del puesto cambiarán conforme la oficina crezca, la descripción del puesto debe revisarse anualmente.

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Ser un Gerente de oficina es ser padre, mentor, organizador, gerente, ejecutivo, encargado del mantenimiento, consejero, santo, motivador, enfermero, juez, oyente, defensor, supervisor, confidente, etc., etc., etc. Algunas de las actividades del gerente de la oficina son:

  Capacitar a empleados en las obligaciones específicas de su puesto y recomendar

•

capacitación especial fuera de la compañía de ser necesario.

  Mantener a los empleados plenamente informados sobre todos los factores pertinentes

•

a sus asignaciones de trabajo.

  Evaluar el desempeño de los empleados.

•

  Recomendar ajustes de sueldo, promociones, transferencias y despido de empleados.

•

  Programar vacaciones, almuerzos y descansos.

•

  Controlar el ausentismo y las tardanzas y autorizar las solicitudes de tiempo libre.

•

  Recomendar la contratación de personal adicional o la eliminación de algún puesto.

•

un ambiente laboral seguro para los empleados y reportar a la persona   Proporcionar apropiada las lesiones que ocurran en el trabajo.

•

  Trabajar bajo la dirección del Broker RE/MAX.

•

  Organizar y supervisar los archivos y sistemas del registro de la oficina.

•

  Ocuparse de los artículos de oficina; hacer los pedidos cuando sea necesario.

•

  Puede ser que sea quien tenga que abrir / cerrar la oficina.

•

  Ocuparse de las cuentas corrientes bancarias y conciliarlas.

•

  Pagar todas las facturas de la oficina; crear una buena relación con los proveedores.   Supervisar todos los procedimientos contables y trabajar de cerca con el contador de

•

•

la compañía.

  Preparar mensualmente la facturación de la oficina a los Asociados.

Conservar registros exactos acerca de lo que se facturó, a quién y cuándo. Preparar informes mensuales para el Broker RE/MAX.   Aportar recomendaciones / sugerencias para el presupuesto anual de la oficina. Ayudar en la elaboración del presupuesto anual de la oficina.

•

•

  Ayudar en los arreglos para reemplazar o reparar el mobiliario y / o equipo de la

•

oficina.

  Preparar programas mensuales para los turnos de los Asociados en la oficina.

•

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  Contratar nuevos Asociados y darles orientación.

•

  Hacer las verificaciones de crédito a través de la oficina de crédito.

•

  Ayudar en la organización de las funciones de la compañía.

•

  Controlar las tarjetas de asistencia de los empleados, informar sobre las horas

•

trabajadas, conservar los archivos de los empleados con respecto a vacaciones,  permisos, aguinaldos, etc. etc .

  Conservar los archivos del personal. Preparar y hacer las revisiones anuales del

•

 personal de apoyo. Recomendarle al Broker RE/MAX aumentos de sueldo, decisiones sobre si el personal debe seguir trabajando en la compañía.

  Supervisar al personal de apoyo. Administrar y coordinar las asignaciones de trabajo

•

del personal de apoyo (desde la recepción hasta la secretaria).

  Actuar como nexo entre el personal de apoyo y los Asociados y el Broker RE/MAX.

•

  Actuar como nexo entre la compañía y los Agentes RE/MAX.

•

  Actuar como nexo entre la compañía, región y RE/MAX International.

•

   Notificarle al Broker RE/MAX cualquier información que pueda ser pertinente para

•

conservar el profesionalismo de la compañía.

  Tener una actitud servicial y alegre en todo momento.

•

  Representar ante el público el profesionalismo de tu oficina RE/MAX. oficina.

•

  Asociar nuevos Agentes RE/MAX

•

Comunicaciones Muchos Brokers creen que una de las funciones más importantes del gerente de la oficina es facilitar las comunicaciones entre los Brokers y los Asociados y entre la sede regional y el Broker RE/MAX. La sede regional tiene que pasarle información a sus oficinas. Las oficinas se comunican con la Oficina Regional. Y dentro de la oficina, los Asociados necesitan comunicarse con el Broker RE/MAX y entre ellos mismos. Para asegurar la eficiencia de todas estas comunicaciones, a continuación hay algunas posibles áreas en las cuales el gerente de la oficina puede asumir la responsabilidad de las comunicaciones:

  Anuncio de las reuniones mensuales de la oficina, del consejo asesor de ventas y de

•

las reuniones de Brokers.

  Anuncio de todas las actividades regionales.

•

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  Redacción y distribución de los boletines de la oficina.

•

  Presentación de información para los boletines regionales.

•

  Asegurar la distribución sin contratiempos de las cuentas mensuales por pagar.

•

  Seguimiento de las estadísticas del Asociado de ventas del mes.

•

  Mantenimiento mensual del rango de los Asociados para los premios regionales e

•

internacionales.

  Asegurar que todos los Asociados reciban el  RE/MAX Times, y demás

•

comunicaciones regionales y de International. 

  Brindar información sobre reconocimientos y premios. A los nuevos Asociados les

•

gustará saber especialmente cómo calificar para los diversos clubes y reconocimientos de RE/MAX.

Cualidades de los buenos Broker o Gerentes:   Tratan a sus empleados como personas.

•

  Le dan reconocimiento por su buen desempeño y también por haber corregido sus

•

errores.

  Cuando se necesitan cambios, lo explican por anticipado y piden sugerencias.

•

  Recomiendan a buenos empleados para que sean promovidos aún si eso significa que

•

los perderán.

  Muestran su integridad admitiendo tus errores en lugar de echarle la culpa a otros.

•

  Son imparciales y dejan que sus empleados sepan las razones de cualquier decisión

•

que puede interpretarse como injusta.

  Comunican el deseo de un buen desempeño estableciendo metas y normas de

•

desempeño para sus empleados.

  Desarrollan el sentimiento de trabajo en equipo entre sus empleados.

•

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iv. La Secretaria y la Recepcion Recepcionista ista  Todos los puestos de la oficina son característicos y tienen obligaciones de trabajo y requisitos profesionales específicos. A continuación esbozamos las tareas y características de la secretaria y de la recepcionista.

La secretaria Es muy probable que la primera persona que contrates sea la secretaria. Esa elección deberá ser especialmente sensata, ya que puede ser que la secretaria y tu sean las únicas personas de la oficina hasta que el primer Asociado de ventas o cliente entre por la puerta. En este caso, la secretaria puede desempeñar diversas funciones de apoyo, a veces incluyendo las de recepcionista y contador. Por supuesto, esto no significa que una secretaria se vuelva menos importante a medida que hay más personal y Asociados en tu oficina. Al contrario, aunque muchas personas comparten la responsabilidad del éxito de tu oficina, a medida que crece, las personas adicionales requieren el mismo apoyo de la secretaria, o sea que el valor de la secretaria en realidad aumenta. Los clientes se merecen una bienvenida cálida de la secretaria, ya que los clientes son el sustento del negocio. Los Asociados de ventas esperan un tratamiento justo  por parte de la secretaria ya que todos contribuyen equitativamente para pagar el sueldo de ella. Y tú necesitas la ayuda de la secretaria para hacer que la oficina marche sin contratiempos. Una secretaria competente es muy importante para el funcionamiento de una oficina RE/MAX. Te sugerimos que no contrates una secretaria que sea vendedora de bienes raíces, debido a que podrían surgir conflictos de interés si la secretaria está en situación de adquirir clientes en perjuicio de los otros Asociados de ventas de la oficina.

Calificaciones para el puesto de secretaria Como va a conocer y trabajar con una diversidad de personas, la secretaria debe tener una  personalidad extrovertida que transmita cordialidad, preocupación por los demás y justicia  para todos. Esto requiere una voz agradable, una apariencia pulcra y modales atractivos atractivo s al igual que conducta intachable en todo momento. Las habilidades de comunicación, tanto en  persona como por teléfono, son también requisitos clave. Una secretari secretariaa debe ser cumplidora cu mplidora y deberá mostrar lealtad hacia la oficina y entusiasmo por el concepto RE/MAX RE/MAX.. Debido a que se relaciona con tantas personas, a menudo Agentes RE/MAX y clientes intensamente motivados, la secretaria debe prestarle atención a los detalles y ser capaz de hacer frente a más de un trabajo y persona al mismo tiempo.

Rutinas de la secretaria Debes encontrar a una buena secretaria, preferiblemente que haya trabajado en una oficina de  bienes raíces. No debes considerar contratar a solicitantes sin experiencia, ya que

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 probablemente no van a ser capaces de dominar las nuevas habilidades tan rápidamente cuando el personal de ventas se expanda. Las tareas usuales de la secretaria RE/MAX incluyen rutinas regulares de oficina, técnicas telefónicas específicas, archivo de información inmobiliaria, ordenamiento de materiales y manejo de las necesidades básicas de publicidad para los Asociados de ventas, etc. Este importante puesto requiere una persona versátil capaz de hacer de todo desde tareas de recepción hasta las tareas del gerente de la oficina. Es importante aclarar que la secretaria debe trabajar bajo la dirección del gerente de la oficina. Aún cuando los procedimientos de la oficina y algunos asuntos legales varíen de oficina a oficina y entre los estados, a continuación se incluye la lista de las tareas más comunes de la secretaria en una oficina RE/MAX: Después de abrir la oficina todas las mañanas, la secretaria tiene que asegurarse de que esté limpia y ordenada y tiene que desempeñar las siguientes tareas diarias:

  Desechar los periódicos del día anterior.

•

  Limpiar la máquina de café, tazas y cubiertos. Preparar café o té cuando se necesite.

•

  Arreglar las sillas bajo las mesas en las salas de conferencias.

•

  Abrir la correspondencia de la oficina y distribuirla al Broker RE/MAX o gerente.

•

Colocar la correspondencia (cerrada) para los Asociados en sus casillas de correo.

  Poner la fecha y colocar la información general en el tablero de anuncios de la oficina.

•

(La mayoría de información deberá permanecer ahí por una semana y luego se deberá retirar).

  Escuchar los mensajes de teléfono temprano cada mañana o después de regresar a la

•

oficina de la comida y deberá distribuir dichos mensajes de inmediato.

  Respaldar a la recepcionista (si hay recepcionista) para todas las llamadas que lleguen

•

y transferir de inmediato o tomar mensajes (asegurándose de que los nombres se hayan deletreado correctamente y que los números telefónicos estén correctos).

  Si abre la oficina, inmediatamente escuchar los mensajes que estén en la contestadota.

•

  Respaldar a la recepcionista en lo referente a programar las visitas a las propiedades

•

contratadas.

  Respaldar a la recepcionista en todas sus obligaciones afines, que incluyen pero no se

•

limitan a, procesar la correspondencia que llega / sale, sacar expedientes y mantener al día los archivos y la pizarra de anuncios, hacer un seguimiento de la asistencia de la  persona de turno en la oficina, ofi cina, darle la bienvenida bienvenid a a los visitantes de la compañía. com pañía.

  Operar la copiadora.

•

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  Operar el fax.

•

  Organizar los archivos de la oficina y demás pasos relacionados con los nuevos

•

listados de la compañía.

  Procesar los contratos de ventas que han sido aceptados y que los Asociados

•

entregaron. Las tareas incluyen pero no se limitan a, depositar y registrar los depósitos de arras, enviarle copias de los contratos a los interesados que indicó el Asociado, dejarle notas recordatorias a los Asociados sobre documentos faltantes.

  Respaldar al gerente de la oficina en el procesamiento de los expedientes de las

•

transacciones que se hayan cerrado, que incluye, sin limitarse a, estar seguros de que todos los documentos estén en el expediente.

  Revisar la publicidad y ponerse en contacto con los periódicos y otras publicaciones

•

con respecto a errores, nuevas publicaciones, etc.

  Respaldar al gerente de la oficina en ingresar la información del inventario /

•

contabilidad en el programa de la computadora de la oficina. ausencia del gerente de la oficina (vacaciones, enfermedad, reuniones), continuar   En las tareas necesarias para que la oficina funcione sin contratiempos.

•

  Realizar las tareas asignadas por los Asociados.

•

   Nunca decir decir “Ese no es mi trabajo,” ni “No sé cómo,” ni “No eestá stá en la desc descripción ripción de

•

mis funciones.” Preguntar. 

  Trabajar estrecha y afablemente con tus compañeros de oficina.

•

  Tener siempre una actitud alegre y servicial hacia todos.

•

  Representar a los ojos del público el profesionalismo de RE/MAX (nombre de la

•

oficina). Otras obligaciones rutinarias ocurren semanal o esporádicamente. La secretaria deberá:

  Mantenerse informada de todos los artículos de oficina inventariados.

•

  Ayudar a completar las tareas contables menores tales como organizar y anotar las

•

cuentas.

  Ingresar la información financiera y de cuentas por pagar en las hojas de datos o en la

•

computadora.

  Recordar a los Asociados de ventas de sus turnos programados para la oficina.

•

Colocar un aviso en las casillas de correo de los Asociados, el día anterior al día del turno programado, en base al programa que le proporcione el gerente de la oficina.

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  El último día del mes, llenar la hoja de ap untes “Asociado del mes”. Llenarla para

•

todos los Asociados. Este concurso incluye la información sobre todas las  propiedades que entran a la oficina con contrato para su venta aún cuando no necesariamente se vendan.

  Revisar que el fólder de propiedades esté completo. Obtener toda la información de

•

los Asociados de ventas y estar segura de llenar todos los espacios.

Recepcionista Cuando el volumen de ventas de tu oficina ha crecido lo suficiente para justificar el aumento de personal, la primera posición que debes pensar en llenar es la de recepcionista. Este es un  puesto especialmente importante ya que esta persona es a menudo el primer empleado de la compañía con quien un cliente entrará en contacto ya sea por teléfono o en persona. Debes recordar que muchas de las obligaciones que la secretaria solía tener ahora serán responsabilidad de la recepcionista, liberando a la secretaria para que pueda brindar más apoyo a los Asociados. Las obligaciones y responsabilidades de la recepcionista son las siguientes:

  Trabajar bajo la dirección del gerente de la oficina

•

  Contestar todas las llamadas telefónicas y transferirlas de inmediato o tomar mensajes

•

(asegurándose de que los nombres se hayan deletreado correctamente y que los números telefónicos están correctos).

  Escuchar los mensajes a primera hora de la mañana.

•

  Preparar café fresco y ordenar la cocina.

•

•

  Programar las visitas a todas las propiedades listadas con la compañía.   Distribuir la correspondencia que llega.

•

  Colocar todos los faxes que llegan en las casillas correspondientes de los Asociados.

•

  Procesar toda la correspondencia que sale (asegurándose de que se haya puesto la

•

estampilla adecuada y todos los costos de la correspondencia que sale se le hayan cargado al Asociado correcto).

  Recordar a cada Asociado sobre tu turno en la oficina, con un día de anticipación.

•

  Escribir a máquina fichas con instrucciones para los nuevos listados.

•

  Mantener actualizada la pizarra de noticias.

•

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  Recibir y acompañar a los que visitan la compañía.

•

  Operar la copiadora.

•

  Operar el fax.

•

  Hacer un seguimiento de la persona de turno e informarle por escrito al gerente de la

•

oficina si un Asociado no cumple con tu horario.

  Su pervisar la casilla “para recoger”. Avisar a los Asociados cuando algo no se ha

•

recogido oportunamente.

  Mecanografiar otros materiales cuando sea necesario.

•

  Abrir / cerrar la oficina.

•

  Desempeñar las tareas asignadas por los Asociados.

•

  Desempeñar todos los otros deberes afines.

•

  Referir a todos la información pertinente cuando deje tu posición.

•

   Nunca decir decir “Ese no es mi trabajo,” ni “No sé cómo,” ni “No eestá stá en la desc descripción ripción de

•

mis funciones.” Preguntar. 

  Trabajar estrecha y afablemente con tus compañeros de oficina.

•

  Tener siempre una actitud alegre y servicial.

•

  Representar a los ojos del público el profesionalismo de RE/MAX [nombre de la

•

oficina].

Técnica telefónica de RE/MAX Una tarea constante es el manejar las llamadas telefónicas, las que aumentarán en número a medida que la oficina esté más ocupada. La secretaria o cuando se contrate una recepcionista, deberá hacer que las personas que llamen se sientan que son importantes, ya que llamadas telefónicas mal manejadas pueden resultar en la pérdida de miles de pesos para un Asociado de ventas. Por consiguiente, una técnica telefónica adecuada es esencial en una oficina RE/MAX. El siguiente es un compendio paso a paso de cómo contestar a los que llaman por teléfono. En tu calidad de Broker RE/MAX, haz hincapié en la importancia de la técnica telefónica y haz una fotocopia de este compendio y dáselo a tu secretaria o recepcionista.

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GUÍA PARA CONTESTAR EL TELÉFONO   Cuando el teléfono timbra, inmediatamente deja de hacer lo que estás haciendo y

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alegremente conteste el teléfono y di, “Buenos días (tardes).  RE/MAX (nombre de llaa oficina).” Es muy importante usar el nombre completo de la compañía para evitar confusión en los consumidores. En efecto, se requiere el uso del nombre completo según el acuerdo de franquicia. Por lo tanto, simplemente contestar, “RE/MAX,” es inapropiado y puede ser ilegal. Como tu voz es el contacto inicial que las personas tienen con RE/MAX cada vez que llaman, la impresión que les des, es la impresión que se formarán de RE/MAX.

  Si timbra una línea cuando estás atendiendo a otra, pregúntale a la persona con la que

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estás hablando, “¿Le “¿Le importaría espera esperarr por un momento?” Siempre esper  esper a a que la  persona que llamó ll amó conteste. con teste. Si varias líneas timbran a la vez, contesta , “Buenos días (tardes).  RE/MAX (nombre). ¿Podría esperar  por favor?” y espera su respuesta. Siempre agradece por adelantado a las personas que han llamado.

  Si vas a estar lejos del teléfono por un rato, pídele a alguien que esté capacitado que lo

•

conteste durante tu ausencia. piden información de una propiedad, pásale la llamada al Asociado de ventas que   Si obtuvo el listado o al Asociado que esté de turno. Si no hay ningún Asociado en la

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oficina, se lo más servicial que puedas y apunta tanta información como el que ha llamado te dé. Es crucial que las otras firmas inmobiliarias sepan que RE/MAX RE/MAX colaborará con ellos completamente y que estamos ansiosos de ayudarle a vender una  propiedad en la que RE/MAX tiene el contrato. cont rato.

  Cuando una persona que llama solicita hablar con un Asociado de ventas específico y

•

este no está, pregúntale si le gustaría llamarlo a su teléfono celular, o si le gustaría que tomaras el mensaje. Toma el mensaje para el Asociado y haz que lo reciba.

  Cuando una persona llama y no pregunta por un Asociado de ventas específico, trata

•

de averiguar la fuente de la llamada : “Estamos verdaderamente complacidos de que

(nombre) haya llamado a  RE/MAX . ¿Le importaría llegó a elegirnosse a nosotros? Si el cliente vio un letrero o leyó el avisodecirme de un Asociado Acómo sociado en particular, le transferirá la llamada a dicho Asociado, ya que los Asociados de ventas de RE/MAX pagan por sus propios avisos y letreros. De otro modo, las llamadas se deberán pasar al Asociado de turno.

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v. Los Asociados RE/MAX A pesar de que los Asociados de ventas trabajan sin una supervisión estricta y permanente  por su calidad de contratistas independientes, deberás ofrecerles apoyo y celebrar reuniones  periódicas para mantenerlos al tanto de las noticias de tu oficina, del mercado local, de la región y de la red en general. Cuando un Asociado nuevo se una a la oficina, se tiene que informar de inmediato a la sede regional. La región preparará todos los expedientes necesarios e incluirá en el boletín mensual el anuncio del Asociado nuevo. Luego, se envía lo siguiente a la Oficina Regional:

  Formulario “Perfil del Asociado” (ver ejemplos en la sección “Formularios) si el

•

Asociado nunca antes había estado en la organización RE/MAX.

  Copia del acuerdo de contratista independiente (no se exige, pero es una precaución

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de seguridad para la oficina).

  Se requiere una fotografía, aún cuando el Asociado no quiera que se publique un

•

 boletín.

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1. Inducción de nuevos Asociados. Cuando un nuevo Asociado pasa la entrevista de la Oficina, realizará su capacitación inicial, una vez haya completado todos los requisitos de  RE/MAX International, la Oficina Regional y tu propia oficina, se procederá a darlo de alta en el sitema. Es importante tener información general acerca del Asociado y sobre todo que se actualice periódicamente.

CUESTIONARIO INFORMATIVO DEL ASOCIADO  Nombre del Asociado:________________ Asociado:___ __________________________ _________________________ _________________________ ________________ ___ Dirección particular:__________________________________________________________ Fecha de cumpleaños:_________________________________________________________ Teléfono:________________Fax:_____________Dirección electrónica:________________ Celular: ___________________________________________________________________ Fecha de afiliación: ________________________ ___________ _________________________ _________________________ ______________________ _________  Nombre del cónyuge: _________________________ ____________ __________________________ _________________________ __________________ ______  Nombres y edades de los hijos:________ h ijos:______________________ ___________________________ __________________________ ______________ _

LISTA DE VERIFICACIÓN PARA NUEVOS ASOCIADOS: A.  Acuerdo de Servicio Independiente debidamente firmado B.  Formato Información General del Asociado enviado a la Oficina Regional C.  Pago inicial de RE/MAX International enviado a la Oficina Regional D.  Depósito recibido E.  Tarjetas de presentación ordenadas F.  Letreros En Venta y En Renta ordenados G.  Comunicado de prensa emitido H.  Oficina, escritorio o espacio asignado I.  Juego de llaves entregado J.  Extensión telefónica asignada K.  Código telefónico emitido L.  Código de fotocopiadora emitido

 

M.  Compañeros Personal de laAsociados oficina notificado  N. notificados O.  Agregado al directorio de la oficina P.  Agregado al tablero de mensajes Q.  Agregado a las guardias de la oficina R.  Buzón para mensajes asignado S.  Papelería e implementos de oficina entregados T.  Recibidas las políticas y procedimientos de la oficina U.  Fotografía recibida V.  Formatos necesarios llenados

En las páginas siguientes encontrarás el formato de una carta e información que es bueno entregar a los nuevos Asociados cuando se unen a tu oficina. Todo este material ayuda a  posicionarte como el líder líd er en el mercado que eres o que quieres ser.

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[Fecha]

Estimado [nombre], En nombre de la gerencia y del personal de RE/MAX [nombre de la oficina], tenemos el agrado de darte la bienvenida a nuestra familia de exitosos Asociados de ventas. Es verdaderamente un placer tener a un profesional de tu calibre entre nuestro equipo de ganadores. Estamos muy contentos de tenerte con nosotros y te deseamos muchos años de prosperidad y crecimiento con nuestra compañía. Si hay algo que nosotros o que nuestro equipo gerencial pueda hacer para ayudarte, por favor no dudes en pedírnoslo, ya que estamos aquí para colaborar contigo. Atentamente,

Broker RE/MAX RE/MAX [nombre de la oficina]

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RE/MAX [nombre de la oficina]

Declaración de misión  Escribe aquí la misión de tu empresa, basándote en las ideas que te presentamos en secciones previas de este manual.

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Introducción a la compañía RE/MAX [nombre de la oficina] es una organización inmobiliaria de equipo. Enfatizamos la necesidad de tener una atmósfera armoniosa dentro de nuestra organización de ventas. Creemos la combinación de una de buena producción conexitoso Agentes que compartenque y trabajan juntos es sinónimo un equipo de ventas y deconocedores alta producción.  Nosotros sólo aceptaremos a aquellos Agentes que estén dentro de estos parámetros. Esta combinación de personas garantiza los máximos beneficios de operar bajo el concepto de comisión máxima.

Algunos de los beneficios que ofrecemos   Somos parte de la red inmobiliaria de  RE/MAX International, compuesta de decenas

•

de miles de Asociados de ventas en miles de oficinas en todo el mundo.

 

•

 Normas de contratación muy selectivas. Agentes y personal de apoyo con bastante experiencia.

  Personal administrativo competente.

•

  Reunión semanal o mensual de mercadeo para todos los Asociados de ventas y el

•

 personal de apoyo.

  Publicidad y la evaluación continúa de esta.

•

  Hojas informativas de las propiedades listadas para atraer compradores hacia

•

RE/MAX [nombre de la oficina].

  Computarizada, pero todavía con servicio personalizado.

•

  Oficina pulcra, bien organizada con tableros de exhibición de las propiedades listadas.

•

  Sistema internacional de referidos —  nadie  nadie lo gana.

•

  Dedicada a mantener un alto grado de visibilidad.

•

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El personal de ventas   Los Asociados de Ventas de RE/MAX son profesionales inmobiliarios que trabajan a

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tiempo completo.

  Tienen experiencia en ventas inmobiliarias.

•

  Comprometidos a educarse en el campo inmobiliario.

•

  Constante producción máxima de ventas.

•

  Tienen acceso a materiales de referencia bien organizados que contienen todos los

•

listados de RE/MAX [nombre de la oficina], que le proporciona respuestas instantáneas a posibles compradores y Agentes de otras oficinas.

  Están dedicados a prestarle servicios a todos los listados de RE/MAX, manteniendo

•

informados a los Agentes RE/MAX.

  Publicidad personal, avisos clasificados y despliegues publicitarios. Avisos en los

•

 periódicos y otros medios medio s impresos de comunicación comunicaci ón en ciudades principales. princip ales.

  Se muestran las propiedades sólo bajo cita previa (de haber sido solicitado).

•

Ingreso a la compañía Sólo hay un secreto para tener éxito con RE/MAX; debes tener un deseo ardiente de triunfar y una buena voluntad para trabajar. Comprométete. Lógralo. A continuación te presentamos una lista que te ayudará a que tu transición al sistema RE/MAX sea lo mas suave posible. 1.

No esperes para comenzar tu nuevo hastaesque todos tus negocios en el antiguo. Un listado y untrabajo comprador todohayas lo queterminado necesita para iniciar tu carrera en RE/MAX.

2.

Firma el Acuerdo de contratista independiente independient e de RE/MAX. Esto te permitirá ordenar tus tarjetas, letreros y anuncios. Tenemos tarjetas temporales a tu disposición.

3.

Haz una cita con un fotógrafo profesional y obtén por lo menos tres fotografías tuyas  para los comunicados de prensa.

4.

Ordena sobres color crema, impresos con tu nombre y con la dirección de la oficina RE/MAX. Ordena tantos como vayas a necesitar para enviar a tus antiguos clientes.

5.

Organiza tu lista de direcciones. Esta debe incluir antiguos clientes, posibles clientes, amigos, parientes, abogados, bancos, y colegas Asociados.

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6.

Cuando tus cartas estén listas, firma cada una a mano y ponlas en los sobres para que se envíen el mismo día de tu transferencia.

7.

Redacta una carta formal de renuncia y nosotros la escribiremos a máquina. Se cortés y agradecido por todo lo que tu antigua compañía ha hecho por ti. Haz una cita con tu gerente y entrégale la carta. Se breve y ve directo al grano. Ten todo lo que sea de la compañía listo para devolverlo: por ejemplo, manuales de políticas, llave, tarjetas de crédito telefónico, libro de presentación para los listados, letreros exteriores, etc.

8.

Haz una cita con tu gerente de RE/MAX para revisar los procedimientos de la oficina. Prepara un comunicado de prensa con tu foto. Trataremos de colocarlos en los  periódicos del área. ¡Ya empezaste y vas por buen camino! 

9.

Durante los primeros 30 días, llama a todas las personas de tu lista de direcciones. Inevitablemente obtendrás varias pistas.

Buena suerte. ¡Se persistente y ten paciente y el éxito vvendrá! endrá!

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2. Asistentes Personales El contratar asistentes personales, es una tendencia entre los mejores Agentes RE/MAX Asociados. Dichas personas son contratadas por el Asociado de ventas y no de la oficina. La presencia de personal adicional quede nolasea el de la oficina del puede tenerRE/MAX un impacto en el espacio, suministros y procedimientos oficina. Depende Broker si quiere crear pautas para el gerente de la oficina con respecto al manejo de los asistentes personales. Algunas de las pautas que se deben establecer para los Asociados que tienen asistentes  personales son:   Determinar el espacio dentro de la oficina donde se ubicará el asistente   Pago adicional a la oficina por el asistente   Contrato de trabajo entre el Asociado y el asistente   Forma de compensación del asistente   Responsabilidades del asistente •

•

•

•

•

Es conveniente que te pongas en contacto con la sede regional con respecto a las políticas  para los asistentes personales. Además, uno de los videos traducidos de la programación del  RSN  trata específicamente sobre la contratación de asistentes personales. Se titula: “Llevando tu negocio al siguiente nivel: contratación de asistentes”. 

IMPORTANTE: Los Asistentes Personales no pueden captar ni mostrar propiedades. Sólo llevan a cabo labores de apoyo (ir al banco, colocar/retirar letreros, manejar correo electrónico, etc.).

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3. Políticas y procedimientos para los Asociados A continuación viene una guía modelo que puedes adaptar y cambiar de acuerdo con las  políticas de tu propia oficina, luego la puedes fotocopiar y distribuir entre los Asociados de ventas. Asegúrate que el contenido sea congruente con las políticas de tu oficina. Los espacios en corchetes son para que la personalices. Además se incluye información de  bienvenida para los Agentes. Ag entes. Uno de los desafíos principales al preparar una guía de este tipo para los Asociados de ventas es llegar a un equilibrio entre la flexibilidad que requiere un Agente experimentado y  próspero que trabaje a tiempo completo y las políticas necesarias para operar una oficina y  proteger al Broker RE/MAX responsable. responsa ble. Por supuesto que tus propias pautas de política deberán acatar las leyes y regulaciones y las  prácticas de tu región RE/MAX. Al preparar la guía de políticas y procedimientos para los Asociados de ventas, consulta con tu abogado y con la Oficina Regional. Recuerda, todo el material a continuación es solamente un ejemplo y una guía para que la  puedas adaptar a tus propias pro pias circunstancias y necesidades.

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Procedimientos y políticas generales de la oficina Horario de oficina Las horas de oficina son [horas y días]. Estamos cerrados durante los siguientes feriados reconocidos: Año Nuevo, Día de la constitución, Día del trabajo, Día de la Independencia y  Navidad. Túapoyo estásenenlalibertad  personal de oficina. de ir a trabajar durante estas fechas, sin embargo no habrá

Personal de apoyo Debido a que reconocemos que un personal de apoyo decidido le hará ganar dinero al Agente, somos cuidadosos proveyendo a nuestros Asociados un apoyo de calidad eficaz. El personal de apoyo es una parte integral de nuestro negocio y tu ayuda es invalorable. Te pedimos que siempre lo trates como esperas que te traten a ti. En el caso que tengas algún problema con uno de los miembros del personal de apoyo, habla con el gerente o el Broker RE/MAX. El  persona de apoyo con el que contamos actualmente actualment e es: Secretaria de ventas  Nuestra secretaria secreta ria ingresa ingres a todas las propiedades propied ades en la computadora. computador a. Por favor, asegúrate que qu e la información de las propiedades esté completa, llenar todos los espacios en blanco y  proveer las instrucciones instru cciones para las vi visitas sitas a las propiedades, prop iedades, números telefónicos, telefó nicos, direcciones e instrucciones especiales.  Recepcionista Es imperativo que los teléfonos se contesten de una manera profesional. En lo que a esto se refiere, hemos contratado equipo telefónico con los últimos adelantos que permite que la operación telefónica se expanda a medida que aumenten los Agentes.

Las llamadas telefónicas se manejan internamente durante horas de oficina. Cuando estés fuera de la oficina y desees recibir mensajes, comunícate frecuentemente con la recepcionista. Asimismo, si estás esperando una llamada importante, por favor avísale a la recepcionista dónde te encuentras para que ella pueda dirigir las llamadas como corresponda. Contador El contador de la oficina se encarga de los asuntos financieros. Por supuesto él es el encargado de cobrar tus cuotas mensuales, pagar tus comisiones (una vez las haya recibido la oficina), manejar los depósitos de los clientes y elaborar los recibos correspondientes. Gerente El gerente (en caso que sea diferente al Broker RE/MAX) es el encargado del manejo y administración de la oficina. Aunque en tu calidad de Asociado de ventas no dependes directamente de él, debes de cumplir con las normas y estipulaciones que el estipule.

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Reuniones de negocios / ventas Las reuniones de negocios se celebran todos los [día] a las [hora] en punto. La secretaria  puede proporcionarte las fechas específicas. En tanto ta nto que estas reuniones son opcionales, te aconsejamos que asistas. En la medida en que sea posible, las reuniones son cortas e informativas. Cualquier cambio importante de los procedimientos de operación de la oficina, se someterá a votación entre los Asociados en la reunión ordinaria de negocios o en una reunión convocada especialmente.

Llaves de la oficina A cada Asociado se le dará un juego de llaves por el que será responsable. Si las llaves se  pierden, los costos de reemplazo o de cambiar las llaves y las cerraduras serán se rán por cuenta del Asociado.

Aspecto de la oficina y del vestuario Por favor ayuda a mantener una atmósfera profesional en esta oficina. Te solicitamos que cuando estés en la oficina, te vistas de una manera apropiada para reunirse con el público y presentar una imagen profesional. Se te anima a que cuelgues en tu oficina o cubículo, tus placas, fotos, premios y cualquier otra cosa que te haga sentir más cómodo. Sin embargo, te pedimos que no cuelgues ningún afiche sin marco, ni que claves con tachuelas calendarios, anuncios u otros artículos que  podrían desmerecer la imagen profesional. Teniendo en cuenta que los Asociados de ventas requieren flexibilidad, se deben despejar los escritorios al final del día. Las instalaciones de cocina son para el uso general de todos los A Asociados sociados de la oficina. Para mantener el área limpia, por favor coloca en el fregadero las tazas, platos y utensilios después de usarlos. El refrigerador es también para el uso general y debe mantenerse limpio.

Entrada y salida de la oficina Recoge tus mensajes al entrar a la oficina. Informa a la recepcionista cómo quieres que se te notifique cuando tengas mensajes: a tu casa, beeper, radio o teléfono celular. Avisa a la secretaria o recepcionista cada vez que sales de la oficina. Si vas a regresar a la oficina más tarde ese día, avísale a la recepcionista aproximadamente a qué hora vas a estar de regreso. Llama para recoger tus mensajes antes que nuestro personal se vaya de la oficina.

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Si eres el último en salir de la oficina, por favor verifica que las luces, las máquinas de café, fax y todas las unidades de aire acondicionado estén apagadas y que todas las puertas estén cerradas con llave.

Equipo Consideramos que esta es una oficina bien equipada y todas las cosas están a tu disposición en todo momento. Sin embargo, te pedimos que no retires nada del área de trabajo (por ejemplo, archivos de propiedades, libros de mapas, reportes, etc.). Por favor haz copias de lo que necesites y devuelve los materiales para que otro Agente los pueda usar. La copiadora está ubicada en el área administrativa y está a disposición de todos los Asociados de la oficina para tu uso general. El gasto general de la copiadora está incluido en los gastos fijos de la oficina. Las fotocopias individuales se considerarán gastos personales y se facturarán mensualmente. Todos los días, la última persona que salga de la oficina deberá asegurarse que la copiadora esté apagada. Se proveerán máquinas de escribir y computadoras en estaciones designadas. Están a disposición de todos los Agentes para que las usen para los contratos, notas y correspondencia.

Correspondencia El correo en nuestra oficina se reparte diariamente y se distribuye a las casillas asignadas a cada Asociado. Hay una bandeja para el correo que sale en [lugar]. La secretaria es quien diariamente se encarga de recoger lo que haya que enviar por correo y de anotar el franqueo que debe pagar cada Asociado al final del mes.

Artículos de oficina El Agente es responsable de todos los suministros para uso personal y profesional.  RE/MAX International  publica un catálogo de proveedores autorizados que el nuevo Asociado recibirá junto con el registro de referidos de RE/MAX, por lo general dos semanas después que  International  reciba el perfil de asociación del Agente y la cuota anual del  primer año.

Todos los letreros, artículos promocionales, útiles de oficina, tarjetas de presentación,  boletines informativos, herramientas de mercadeo y otros materiales se pueden ordenar localmente consultando al gerente de tu oficina o al Broker RE/MAX. La secretaria es responsable de llenar los pedidos para los artículos de oficina. Debido a que hay existencias mínimas en el inventario de la oficina, cualquier artículo que necesitaras debes solicitarlo por escrito antes del día en que se realice el pedido.

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Los cargos de los artículos que hayas ordenado se facturarán bajo gastos personales, en tu  próxima factura mensual.

Vacaciones Antes que tomes las vacaciones que tanto mereces, avísale al personal de apoyo y al Broker RE/MAX y a quien se va a encargar de tus negocios y déjale los números telefónicos de emergencia donde se te pueda localizarte si fuera necesario. Cuando vayas a estar fuera de la ciudad o por alguna otra razón no puedas recoger tus mensajes, asegúrate que un colega Asociado esté disponible para contestar tus llamadas y  prestarles servicio a tus clientes. Haremos lo mejor posible para hacerte llegar todas tus llamadas. Por favor ayúdanos diciéndonos cuando piensas regresar. Asimismo, te recomendamos que le des todos tus números telefónicos al Asociado que se encargará de tus asuntos durante tu ausencia.

Gastos / Cuotas de la oficina Estados de cuenta mensuales Las cuentas de la oficina se entregarán todos los [fecha] de cada mes y se vencen y son  pagaderas al recibirlas. Si los pagos se reciben después del último día del mes, se considerarán que están atrasados y se añadirá un cargo administrativo de [cantidad] a la cuenta del Asociado y de ahí en adelante [cantidad] adicionales por día. Cualquier mora o retraso en el pago después de [número] días hará que el Asociado esté sujeto a un depósito adicional de garantía.

Gastos personales Los gastos personales son cargos por artículos y servicios que el Asociado ha utilizado. Algunos ejemplos de gastos personales son: publicidad de propiedades, cargos por llamadas telefónicas de larga distancia, fotocopias, letreros, etc. Cualquier gasto que sea autogenerado es un gasto personal y aparecerá en el estado de cuentas mensual.

El negocio de vender Publicidad La publicidad personal y la publicidad de las propiedades listadas son responsabilidad del Asociado.

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A beneficio de la imagen de RE/MAX tanto en el ámbito local como internacional, todos los materiales y enunciados que son para consumo del público, deberán estar de acuerdo con las normas de control de calidad de RE/MAX, tal como se define e ilustra en el manual de normas gráficas y marcas registradas de RE/MAX.

Referidos El sistema de referidos de RE/MAX está diseñado para que sea fácil y eficiente. RE/MAX tenemos el mejor sistema de referidos.

En

Cuando un referido se envía a un área donde hay una oficina RE/MAX, llama directamente a esa oficina y envía el referido. Aún cuando puedes hablar acerca del referido con el Agente que escojas, de todas maneras deberá notificar al Broker RE/MAX de la oficina del Agente a quien se le envió el referido. La cuota por referidos es negociable entre los Asociados. Si el referido va a ir a un área donde no haya una oficina RE/MAX, una llamada gratuita al teléfono de  RE/MAX International  te dará el nombre de una oficina de corretaje que se  prefiere en esa área. Llama directamente al corredor corr edor y haz los arreglos arr eglos pertinentes. pertinentes . Confirma tu referido por escrito utilizando el formulario para referidos de  RE/MAX International. Esta oficina y sus Asociados reciben referidos de la misma manera. Si llega un referido a la oficina sin el nombre de un Asociado, se distribuye en el orden prescrito. Cuando te unes a la compañía, tu nombre se añadirá a la lista, la cual se sigue en orden. Una vez que la última  persona de la lista reciba recib a un referido, la lista comenzará come nzará de nuevo.  RE/MAX International  y esta oficina no participan en las comisiones por concepto de referidos. Cuando se establece un referido, ya sea que se envíe o que se reciba, asegúrate de haber acordado anticipadamente y por escrito, la comisión correspondiente. Para proteger a nuestros Asociados, tenemos la política de completar el formulario para referidos de  RE/MAX  International y que la compañía archive una copia.

En todos los referidos, organiza un programa de seguimiento con el otro Asociado. Todos los cheques de comisión por referidos deberán hacerse entre compañías y no entre Agentes.  Ningún Asociado RE/MAX puede pagarle una comisión directamente a otro Asociado RE/MAX. Augúrate de anotar cualquier comisión por referido o por participación en la lista de control sobre la información de la venta y en el formulario de comisión para incluir el  porcentaje por referido referid o y el nombre del Asociado participante y tu compañía. compañí a.

Llamadas y clientes que entran de la calle Las llamadas telefónicas y los posibles clientes que entran de la calle, se distribuyen por rotación entre los Asociados. A todos los Asociados se les coloca en la lista de turno. Al Asociado cuyo nombre sea el primero en la lista, se le dará la oportunidad de trabajar con la  persona que ha llamado o entrado a la oficina. Si ese Asociado no lo pued puedee atender o elige no hacerlo, se le dará la oportunidad al Asociado que sea el siguiente en la lista. El Asociado que trabaje con la persona que llamó o vino a la oficina pasará a ser el último de la lista. Si la  persona cuyo nombre está primero, no está disponible, y la persona que llamó o vino a la oficina necesita hablar con un Asociado de manera inmediata, se le dará la llamada al siguiente Asociado que esté disponible.

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Aquellos Asociados que no deseen participar, deberán pedirle al asistente administrativo que retire sus nombres de la lista.

Llaves de las propiedades De ser posible, deberá haber [número] llaves de cada propiedad archivadas en la oficina. Las instrucciones específicas para exhibir la propiedad deberán estar archivadas junto al archivo de cada propiedad o en el libro de turno de la oficina que está en el escritorio principal en la entrada. Asegúrate que todas las llaves que están en la oficina se hayan probado y que funcionen con facilidad. A cada persona que recoja una llave, se le hará firmar por ella y se le pedirá que deje tu tarjeta de presentación. Este control lo lleva la recepcionista. Debido a que uno se  puede quedar con la llave durante el fin de semana y devolverla después de las horas de oficina, es importante tener [número] llaves en tu oficina.

Propiedades contratadas Cada Asociado es responsable de preparar un archivo que sea que sea preciso y objetivo de cada propiedad que contrate. Incluye sólo la información que sepas que es verdadera. Básate en los hechos. Limita opiniones. Deberás notificar de inmediato a tu oficina cuando adquieras una nueva propiedad. Si has  puesto un letrero en la propiedad y el contrato se firmó fuera de horas de oficina, deja un mensaje en el teléfono para que la oficina tenga toda la información necesaria al día siguiente. El Asociado de ventas tiene la responsabilidad de hacerle llegar todo el papeleo del contrato a la secretaria. Todas las propiedades contratadas deberán procesarse dentro de [número] día(s) laboral(es) después de que se hayan firmado. Aún cuando la secretaria ingresa los datos de la propiedad a la computadora, todavía responsable de datos corregir la información de la propiedad y de asegurarse que el estéAsociado correcta es para ingresar los en la computadora.

Contratos de reservación Se le deberá entregar a la secretaria el formulario de depósito de reservación debidamente lleno y una copia de la oferta o contrato. Este dinero no se le puede entregar a nadie, si el contrato no culmina en la venta, sin la autorización tanto del comprador como del vendedor. Esta oficina tiene la responsabilidad fiduciaria de mantener informadas a todas las partes y de incluir los cheques rechazados y depósitos adicionales. Los formularios para entregar el depósito de reservación se le deberán presentar a la secretaria por lo menos [número] días laborales antes del cierre.

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Esta oficina no ofrece una cuenta de fondos de custodia que pague intereses. Todos los cheques por concepto de depósito de garantía deberán depositarse en la cuenta de fondos en custodia, el mismo día que se reciben. Si el banco no pagara el cheque de un depósito, se le cobrará al comprador los cargos del banco por el cheque rechazado que aparezcan en el estado de cuenta bancario de la oficina. Si el comprador no puede o no quiere pagarlo, el Asociado de ventas será responsable por el cargo bancario. Los cheques  por concepto de d e depósito de garantía se le devolverán d evolverán a la persona cuyo nombre aparece en el cheque original en el momento en que se presentó con el contrato. Se le deberá notificar al vendedor si el banco rechaza el cheque del comprador. Todos los expedientes de las propiedades con contratos deberán tener una lista de verificación de cierre. Es obligación de los Asociados mantener estas listas actualizadas. La oficina necesita saber el estado de la actividad de cierre cuando el Asociado no esté en la oficina. La secretaria archivará todos los contratos. No se deberá retirar ningún expediente sin que la secretaria o el gerente lo sepan. Se recomienda enfáticamente que cada Asociado organice y tenga un expediente para cada venta y para cada casa contratada, de tal manera que los documentos originales estén en el expediente de la oficina. Debes hacer copias de los contratos, levantamientos topográficos y demás documentos para los expedientes personales. Es nuestra política que todos los expedientes originales permanezcan en la oficina.

Comisiones En el sistema RE/MAX, el Asociado recibe la comisión que ha ganado, después que se haya completado el cierre. Si el Agente Agente tiene una cuenta atrasada con la oficina, se deducirá esa cantidad de la comisión. Los Asociados de ventas de RE/MAX pueden aceptar sus comisiones en otras formas aparte de dinero en efectivo. Sin embargo, otras compañías inmobiliarias no tienen la misma flexibilidad. Por tanto, no puedes comprometer la comisión de otra compañía (si es que está haciendo el negocio compartido) aceptando algo aparte de dinero en efectivo.

Al usar cualquier herramienta “creativa” de financiamiento, todas las partes de l negocio deberán estar informadas sobre todas las condiciones de la venta. Se debe documentar apropiadamente el cierre e indicar claramente cómo se pagó la comisión. En ningún momento se permite que un Asociado RE/MAX le pague directamente a otro Asociado RE/MAX por la división de una comisión inmobiliaria o por un referido. Todas las comisiones que se ganen deben pasar por la cuenta comercial de la compañía.

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Cheques por comisiones Esta oficina no pagará ningún cheque por comisión a menos que todos los documentos del cierre del negocio estén en el expediente correspondiente. correspondiente . De ser posible, notifícale a la secretaria [número] días antes del cierre. Como general, por correspondientes comisiones, se pagan dentro de [número] del cierre. regla Deberás llenarlos los cheques formularios y deberás indicar cualquier horas comisión  por referido que se deba deb a pagar. Entrégale toda la documentación al asistente asis tente administrativo. Cuando se te entregue el cheque por la comisión que has ganado, debes presentar una factura  por la comisión que te corresponde co rresponde menos el impuesto impuest o sobre la renta, más el IVA.

Retención de impuestos y Seguro Social Debido a que el Asociado es un contratista independiente, no se le deducirá Seguro Social y solamente se le retendrán los impuestos sobre la renta, impuestos al activo (cuando apliquen) y se le cobrará el IVA correspondiente a las comisiones que cobre.

Misceláneos Terminación de empleo Ocasionalmente, un Asociado de ventas puede terminar su asociación con la oficina. Cuando un Asociado termina por su propia voluntad, las circunstancias que rodean a la terminación van a dictar la disposición de los negocios pendientes. El Acuerdo de contratista independiente contiene la política relativa a las comisiones y las facturas. Se deberán considerar y seguir los términos y condiciones del Acuerdo de contratista independiente. Se le deberá notificar a esta oficina, por escrito, [número] meses antes de la fecha de terminación. Las razones para la terminación inmediata por parte de RE/MAX están incluidas en el Acuerdo de contratista independiente. Las circunstancias que rodean a la terminación también van a dictar la disposición de los listados. Los listados son propiedad de la compañía. Sin embargo, recomendamos que cuando un Asociado deja la oficina en buenos términos, los listados se vayan con él / ella, siempre y cuando el propietario quiera que el Asociado continúe prestándole servicios a su  propiedad. Por lo general una oficina RE/MAX no cederá el listado cuando el Broker RE/MAX termina el empleo del Asociado Asociado o si tiene cuentas sin pagar. Si el propietario de la la propiedad insiste que el listado permanezca con RE/MAX, la oficina se lo asignará a otro Asociado. Cualquier cuenta sin pagar relacionada con ese listado, se retendrá del depósito del Asociado cuyo empleo ha terminado, siempre y cuando esa cuenta haya sido originada por el Asociado.

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Debido a que el Asociado es un contratista independiente, no tiene derecho a ningún tipo de indemnización.

Juicios En tanto que no se prevén, algunas veces ocurren juicios. En el caso que un Asociado reciba una demanda y que se haya entablado un juicio en su contra, es imperativo que el Asociado le notifique al Broker RE/MAX sobre dicho juicio dentro de [número] horas de la demanda inicial. Como se bosqueja en el Acuerdo de contratista independiente, el Asociado es responsable de los honorarios legales y costas en los que se incurran. Además, se contratará abogados a nombre de los intereses de la oficina y también sería aconsejable que el Asociado contrate a un abogado para que vele por tus intereses.

Asistentes personales Los asistentes personales son una tendencia entre los Agentes RE/MAX inmobiliarios de éxito. Nuestra oficina impulsa el uso de estos asistentes. Sin embargo, antes de contratar un asistente te pedimos te comuniques con el gerente o el Broker RE/MAX para asegurar que haya espacio donde ubicarlo y que se cumplen con los requisitos establecidos por RE/MAX.

Campañas de beneficencia Muchas organizaciones benéficas solicitan nuestra participación en eventos benéficos. Puedes participar a tu propia discreción; RE/MAX no exige que participes. Manda al gerente todas las solicitudes para contribuciones de la oficina.

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4. Acuerdo de Contratista Independiente En calidad de Asociado de ventas de RE/MAX [nombre], se te considera como contratista independiente. Por tanto, es importante que leas y comprendas los términos y condiciones del Acuerdo de Contratista Independiente ( ICA  ICA). Además, debido a que eres un contratista independiente, RE/MAX no se te dará ningún tipo de beneficios como empleado. Al momento de firmar el presente acuerdo, se te exigirá que le pagues a nuestras oficinas la cantidad de [cantidad] por concepto de cuota de iniciación, la cual no se te devolverá. Asimismo, se requiere un depósito de garantía de [cifra], el cual se le devolverá al Asociado después de [número] días de haber dejado la oficina. Si al Asociado se le despide y tiene una cuenta atrasada, el depósito de garantía se usará para compensar cualquier morosidad o cuentas atrasadas. Si queda un saldo después de haber  pagado las cuentas de la oficina, se te devolverá devolve rá tal como se ha especificado especificad o anteriormente. A continuación está un ejemplo de un Acuerdo de contratista independiente. Contiene las disposiciones necesarias esenciales para crear una relación de contratista independiente para fines impositivos, estos documentos pueden requerir revisiones para cumplir con los requisitos específicos de las leyes en relación a la retención de impuestos.

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vi. Empleados Esta parte del manual esboza las prácticas y políticas para los empleados de una oficina RE/MAX. La intención es que se considere este manual sólo como un ejemplo. En tu calidad de Broker De RE/MAX, puedes editarlo de acuerdo a las necesidades de tu oficina y reproducirlo para distribuirlo entre tu personal asalariado. Por supuesto que tus propias pautas de política deberán acatar las leyes y regulaciones nacionales y estatales. Es conveniente que el manual incluya un enunciado que desligue de

responsabilidad y que aclare que no es un contrato de trabajo. Puede decir algo así: “La intención de este manual es que sea una expresión de las políticas y procedimientos deseados.  No es un acuerdo acuerdo de empleo.” Deberás consult consultar con un abogado para determinar si todas tus  políticas están de acuerdo acu erdo con las leyes y regulaciones regu laciones del país y de tu es estado. tado.

1. Introducción Si estás abriendo tu oficina desde cero o estás convirtiendo tu oficina y piensas aumentar el  personal, probablemente tendrás que contratar con tratar personas que no n o estén muy familiarizadas familiari zadas con el sistema RE/MAX ni con la operación de tu oficina en particular. En la parte siguiente de este manual hay políticas y procedimientos específicos para el manejo de los empleados. Asegúrate que los lean y los entiendan. Otro punto importante es mantenerse dentro de la ley en todo lo que respecta a la contratación de personal. Cuando firmes el contrato de trabajo con un empleado, debes presentarlo a la Junta Local de Conciliación y Arbitraje de tu ciudad. Por lo general, el gerente de la oficina es responsable de comunicar y mantener las políticas y  procedimientos según segú n el manual de la oficina.

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2. Políticas Políticas de la oficina para empleados  Oportunidad de empleo Es política de esta oficina el proporcionar igualdad de oportunidad de trabajo para todos los empleados y solicitantes de empleo. No se discriminará en contra de ninguna persona por tu raza, edad, religión, sexo, país de origen, estado civil, ni por la presencia de una condición médica o incapacidad que no esté relacionada con el trabajo. Esta política incluye pero no se limita a los avisos clasificados de empleo, reclutamiento en general, contratación, ubicación, mejoras, transferencias, sueldo y pautas para el despido.

Apertura de la oficina La primera persona que entra en la oficina en la mañana es responsable de: 1. 2. 3.

Abrir las cerraduras de las puertas interiores y exteriores. Apagar el sistema de seguridad. Prender las luces, copiadoras, computadoras, etc.

Citas personales Antes de programar cualquier cita personal ya sea personal, médica, legal o de otra naturaleza, por favor avísale a tu supervisor por lo menos con 48 horas de anticipación para verificar que no haya un conflicto de horario dentro de tu departamento.

Ausentismo El ausentismo crónico, sea cual fuere la razón, disminuye el servicio que le prestamos a nuestros clientes. La ausencia sin autorización puede llevar al despido. Trata de dar por lo menos una notificación con 24 horas de anticipación o de avisar al gerente de la oficina antes de las 9 a.m. Indica cuales son los asuntos que necesiten atención inmediata durante tu ausencia. Si el empleado falta 3 días al trabajo sin justificación, se debe de notificar a la Junta Local de Conciliación y Arbitraje.

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Accidentes Si ocurre un accidente, notifica de inmediato al gerente o al Broker RE/MAX. Los números telefónicos correctos para el Seguro Social, bomberos, policía y ambulancia están ubicados cerca del teléfono para una referencia fácil y rápida. Las alarmas contra incendio y los extintores de incendio están colocados adecuadamente en el edificio y deberán estar marcados.

Cumpleaños ¡Tu cumpleaños es especial! Celebraremos con pastel y refrescos en la oficina. Se determinará los días en que celebraremos fechas especiales.

Reuniones extraordinarias Periódicamente, programamos reuniones o después las horas laborales La asistencia es obligatoria. Puedes notificarantes al gerente o aldeBroker RE/MAX si normales. tienes alguna dificultad para asistir.

Tablero de anuncios Un tablero de anuncios ubicado en un lugar estratégico tendrá una combinación de información permanente de la oficina (diagramas de ventas, memorandos) lo mismo que información sobre eventos, anuncios, etc. La información nueva se colocará a medida que se obtenga, así es que te recomendamos revisar a menudo el tablero de anuncios.

Cierre diario de la oficina La persona que sea la última en salir de la oficina será responsable de lo siguiente: 1. 2.

Que las puertas interiores y exteriores estén con llave / aseguradas. Que los radios, luces, copiadoras, calculadoras, computadoras, acondicionados, etc. estén apagados.

aires

Comunicación Es necesaria la comunicación entre las personas y los departamentos para que la oficina funcione sin contratiempos. Lo siguiente fomentará la eficiencia:

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1. 2. 3.

Siempre que sea posible usa el intercomunicador telefónico. Cuando te comuniques personalmente, planea tratar varios asuntos a la vez en lugar de reunirse varias veces para tratar asuntos de uno en uno. Deberás leer rápidamente las circulares que se le distribuyan y las deberás remitir si fuera pertinente.

Competencia — No No Competir  No te dedicarás a otras actividades comerciales, directa ni indirectamente, que sean o que  podrían estar en competencia con RE/MAX o que te pondrían en una posición competitiva con la posición de RE/MAX.

Información confidencial En tu calidad de empleado, estarás expuesto a información acerca del sistema RE/MAX, tus  proveedores, clientes, empleados y afiliados a RE/MAX. Esta información es importante  para la oficina y para el sistema RE/MAX y no se debe divulgar a terceras personas. Consideramos que esta información es lo suficientemente valiosa como para usar acciones coercitivas tanto por mandato judicial como civiles para el cumplimiento de estas políticas. Al aceptar empleo dentro del sistema RE/MAX, el empleado está de acuerdo que, el sistema RE/MAX, los manuales, registros de referidos, registros de clientes y demás artículos comerciales son propiedad de la oficina. Esta información no se revelará ni usará en ningún otro negocio.

Conflicto de intereses Los empleados de RE/MAX no pueden participar en ninguna actividad que esté en conflicto (o posible conflicto) con los intereses de RE/MAX.

Contribuciones / Donaciones Ocasionalmente el personal va a querer comprar flores o un regalo para alguien. contribuciones no son obligatorias y son a discreción de cada persona.

Las

Derechos de autor Las publicaciones de RE/MAX se proporcionan para nuestro uso y permanecen como  propiedad intelectual i ntelectual de  RE/MAX International. No puedes copiar ni divulgar tu contenido a Asociados de otras compañías ni a otras personas.

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Cliente El cliente es la persona más importante en nuestro negocio. Las comisiones, ingresos y ganancias provienen del cliente. Los clientes no dependen de nosotros, nosotros dependemos de ellos. La sinceridad y una sonrisa amistosa son maneras eficaces de mantener la confianza de los clientes y les alentará a referir a otras personas a nuestra oficina.

Destrucción de los archivos  Ningún archivo de la oficina ofi cina se puede destruir sin s in la previa autorización autorizació n de la gerencia.

Acción disciplinaria En caso que sea necesaria una acción disciplinaria, deberá seguirse la secuencia de eventos que se indica a continuación: 1. 2. 3. 4.

Infracción inicial —   — advertencia advertencia verbal. Si no se resuelve — advertencia advertencia escrita. Si no se resuelve —   período probatorio de 30 días. Si la infracción se repite o si no hay mejoría después del período probatorio, se le puede despedir.

 Nota: En tanto que todos los asuntos de la guía para el empleado deben manejarse de manera firme en todos los casos, esta es una política particularmente sensible que exige apego estricto por parte del Broker RE/MAX.

Descargo de responsabilidad La compañía ha creado beneficios y políticas de empleo. empleo. A medida que las condiciones cambien, la gerencia se reserva el derecho de cambiar los beneficios y políticas de empleo.

Código de vestimenta Ya que la oficina tiene visitantes continuamente (Asociados de otras compañías y clientes que van a la oficina), se cuenta con que todos se vistan de una manera profesional, con ropa apropiada para los negocios.

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Evaluación del empleado y tu desempeño Las evaluaciones de desempeño son importantes tanto desde el punto de vista gerencial como de tu propio punto de vista. Los criterios para la evaluación son: 1. Cooperación / Actitud 2. Confiabilidad / Iniciativa 3. Calidad / Cantidad 4. Educación / Conocimiento 5. Organización 6. Dotes sociales 7. Asistencia / Puntualidad 8. Profesionalismo 9. Uso de tus aptitudes 10. Puntos fuertes / Puntos débiles

Evaluaciones / Promociones de los empleados En calidad de nuevo empleado, recibirás una evaluación de desempeño al final de tu período de prueba de 90 días. Después de eso, la evaluación formal ocurrirá cuando sea necesario.

Confraternización La confraternización se define como relaciones sociales íntimas, sean de índole sexual o no, entre supervisores y tus subordinados, que podrían dar pie a, o dar la apariencia de favoritismo hacia dichos subordinados o hacia otras personas. La compañía no tolera favoritismo, prejuicio ni parcialidad en una relación de gerente / subordinado.

Funerales Se te otorgará hasta tres días de permiso con goce de sueldo, en el caso del fallecimiento de un miembro cercano de tu familia. Un miembro cercano de tu familia incluye el cónyuge,  padres, abuelos, hermanos, hermano s, hijos, parientes políticos políti cos o un familiar que viva contigo.

Embargo de sueldos Se aceptarán los embargos de sueldo que hayan sido legalmente registrados.

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Propinas La aceptación de regalos y propinas por los empleados de RE/MAX y cualquiera de los miembros cercanos de tu familia, está estrictamente limitada. Cualquier regalo, donación o  propina de los proveedores, clientes o de cualquier otra fuente deberá revelársele al  propietario de la oficina, ofici na, quien decidirá si se puede pu ede aceptar.

Quejas / Demandas Existe la política de “puertas abiertas”  así es que puedes hablar de persona a persona con respecto a cualesquiera problemas o demandas que pudieran surgir. Cuando se presente un  problema, te sugerimos que qu e tengas una solución que q ue recomendar.

Feriados A los empleados se les paga por siete feriados al año. Los días que tradicionalmente se ofrecen son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Día de Año Nuevo Día de la constitución Día del trabajo Día de la Independencia Día de la Revolución Día de los muertos Día de navidad

Despido forzoso En caso de que sea necesario el despido forzoso, se dará tanta notificación como sea posible. Durante el despido forzoso, los beneficios, la antigüedad y el tiempo de vacaciones se  pagarán proporcionalmente. p roporcionalmente. Se dará en concepto conc epto de d e indemnización indemniz ación 3 meses de salario y una  prima por antigüedad la cual consiste en 14 días por año laborado después de 10 años de servicio. Si el despido es por causa imputable al empleado y lo corrobora la Junta Local de Conciliación y Arbitraje, el empleado no tendrá derecho a indemnización, solamente a la liquidación de su sueldo, vacaciones y aguinaldo proporcional.

Permisos Todos los permisos requieren una previa autorización. Por lo general se otorgarán permisos sin goce de sueldo por diversas circunstancias. Si el permiso va a ser por un largo periodo de tiempo, la oficina puede o no mantenerte el trabajo.

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Préstamos para los empleados La compañía no adelantará fondos o comisiones.

Período para la comida Los miembros del personal disponen de dos horas para comer., período durante el cual otra  persona o la maquina maquin a contestadora contes tadora se encargará de las llamadas telefónicas. t elefónicas. Las dos horas se dividirán de la siguiente manera: 30 minutos en la mañana y 1 hora 30 minutos para la comida.

Área de cocina Cada persona es responsable de limpiar lo que ensucie. Si usas algo y se termina, por favor notifica a la persona adecuada para que se pueda volver a abastecer o llenar.

Correspondencia correspondenci a que llega a la compañía tiene que Correspondencia que ingresa. La correspondencia clasificarse y entregarse lo antes posible. Hay que evitar en la medida de lo posible que dicha correspondencia se abra accidentalmente. Por favor, recibe tu correspondencia correspondenci a personal en tu dirección domiciliaria. Correspondencia que sale. La correspondencia debe de tenerse lista para poder enviarse por correo a diario.

Puedes incluir tu correspondencia personal Correspondencia personal. correspondencia que sale de la oficina, pero debes pagar tus propias estampillas.

con

la

Juntas Ocasionalmente se celebrarán reuniones de la oficina para poner al día a todos sobre asuntos de compañía y para abordar y solucionar posibles problemas dentro de la compañía. Se te darálaamplia notificación y la asistencia es obligatoria.

Artículos de oficina La oficina estará dotada de todos los artículos de oficina necesarios y se guardarán en la sala adecuada de suministros. Estos artículos son sólo para el uso de la oficina. Por favor notificar a la persona adecuada cuando los suministro se estén acabando.

Horas extras. Compensación por horas extras  No se alienta las horas hor as extras. Avísale al gerente si s i no puedes manejar manej ar tu carga de trabajo. Si es necesario se te solicitará que trabajes horas extras y se te hará el pago correspondiente por ellas.

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Cheques de pago Los cheques de pago se distribuyen dos veces al mes, el 15 y el último día del mes. Cuando un día de pago cae durante el fin de semana o feriado de la compañía, los pagos se distribuirán el día laboral anterior.

Bienes personales La gerencia no se puede responsabilizar de los bienes personales que se pierdan, malogren o que se los roben de la oficina. Relaciones personales Las relaciones personales dentro de la oficina se deben mantener en un nivel profesional. Debe hacerse el mayor esfuerzo para llevarse bien con tus compañeros de trabajo.

Renuncia Si quieres dejar tu empleo, se requiere que envíes a tu supervisor una notificación escrita con dos semanas de anticipación. Esto dará tiempo para seleccionar y capacitar a la persona que lo reemplace. Recibirás el pago de tu sueldo, vacaciones y aguinaldo proporcionalmente a lo que has ganado.

Adelantos de sueldo  No habrá adelantos de sueldo. Si te encontraras en dificultades financieras, consulta con tu gerente para ver si te puede dar recomendaciones sobre otras fuentes financieras que te  puedan ayudar.

Compensaciones en forma de sueldo / bonos Los métodos de compensación pueden variar según el tipo de cargo que el empleado desempeñe, sus logros y los resultados de la empresa. El sueldo básico será determinado por anticipado y se basará en tu experiencia y antecedentes. Además puede haber planes de bonos o comisiones.  En cualquier momento se te puede dar un aumento de sueldo por un desempeño extraordinario. Las evaluaciones ocurrirán cuando sean necesarias.

Antigüedad La antigüedad se considera en todas las evaluaciones. Sin embargo, la antigüedad no tendrá  prioridad para las promociones, promo ciones, despidos, etc.

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Acoso sexual Esta oficina no tolerará conducta verbal o física que moleste, interrumpa o interfiera con el desempeño laboral de otra persona o que cree un ambiente intimidante, ofensivo u hostil. A  pesar de que todas las formas de hostigamiento están prohibidas, nuestra política es que el acoso sexual está específicamente prohibido.

Marcar tarjeta al entrar y al salir Se debe de marcar tarjeta cuando entras y sales de la oficina. Se requiere que todos los empleados le indiquen a la recepcionista o secretaria dónde están y a qué hora van a regresar. Se le debe poder encontrar durante las horas laborables regulares.

Tardanzas Las tardanzas no se tolerarán. Se requiere que todos comiencen a trabajar a la hora. Asimismo se solicita que regresen de la comida a tiempo. Las tardanzas se anotarán y se incluirán en la evaluación de desempeño.

Filosofía delestrabajo en equipo Para nosotros muy importante impo rtante la filosofía del trabajo en equipo. equipo. Frases tales como, “No “No es mi trabajo,” o “No es mi responsabilidad,” o “No se puede hacer,” no son parte de nuestro lenguaje.

Llamadas telefónicas Es importante transmitir una actitud profesional durante una conversación telefónica. Para cumplir con las normas de la marca registrada y para evitar la confusión de los clientes, contesta con el nombre completo de la oficina (por ejemplo, “ RE/MAX Puerto Plata”), no manera clara y nítida y usa buena gramática. Contesta tu sólo “RE/MAX”. Habla de una manera teléfono de inmediato. Si tienes que dejar el teléfono por un momento, usa el botón de s el receptor con la abierta. Nunca dejes a un cliente sin “espere”; dejeperiódicamente. regresar anunca la línea Selínea permite el uso de los teléfonos de laesperando oficina para llamadas personales locales cuando sean necesarias. Se cuenta con que no abusarás de este  privilegio y que las llamadas ll amadas serán cortas. co rtas. Si es necesario necesa rio hacer llamadas ll amadas personales p ersonales de larga l arga distancia desde la oficina, se le cobrarán a la persona que las haga. Si vas a estar fuera de tu escritorio por un largo tiempo, activa el correo de voz o la máquina contestadota. Si vas a contestar el teléfono, tienes que haber leído y repasado las técnicas de contestar el teléfono que se te entregaron.

Duración del empleo Es política de esta oficina que todos los empleados están contratados a voluntad de la compañía por un período indefinido y están sujetos a que se les despida en cualquier momento, por cualquier razón, con causa o sin ella, con notificación o sin ella. Tales empleados pueden terminar tu empleo en cualquier momento por cualquier razón después de dar una notificación con dos semanas de anticipación.

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Vacaciones El tiempo libre para descansar y relajarse es importante para todos. Después de tu primer año de trabajo, recibirás tus días de vacación según lo acordado por la ley.

Área de trabajo Para que podamos mantener un ambiente bien organizado y placentero, se pide que cumplas con lo siguiente: 1.

Que la superficie y los cajones de tu escritorio estén bien organizados y ordenados.

2.

En tu escritorio sólo debes tener los útiles y los expedientes necesarios que atañen a tu trabajo actual.

3.

Las máquinas de la oficina se deben cubrir cuando no estén en uso. Cada área de trabajo debe estar sin papeles cuando se retire de la oficina en la noche. Mantenemos una política de “escritorios despejados”. 

4.

El área de la copiadora debe mantenerse ordenada; se debe registrar de manera apropiada el número de copias para fines contables.

5.

El área de la computadora debe mantenerse ordenada. Como el humo de los

cigarrillos malogra la computadora, computadora, esta es un área de “no fumar”. fumar”. Los discos de los programas deben estar en tus respectivos sobres y en las repisas correspondientes.

Horas laborales Las horas laborales normales son de 8.30a.m. a 12.30p.m. y de 1p.m. a 5.30p.m., de lunes a viernes, con la comida que por lo general se toma entre las 12.30 y las 2 de la tarde, con 30 a 45minutos de almuerzo. Los programas flexibles están condicionados a la autorización del gerente.

Supervisión de empleados Es política de esta oficina que a todos los empleados se les asigne personal gerencial que los dirijan y supervisen. Usualmente cada empleado tendrá sólo un gerente o supervisor.

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Promesa de la compañía a sus empleados En su esfuerzo continuo por implementar políticas y prácticas justas y eficaces para el  personal, la compañía promete: pr omete: a las personas basadas en sus calificaciones y con la seguridad de que van a   Emplear tener igualdad de oportunidades y trato.

•

  Proporcionarle a los empleados sueldos y beneficios según la ley y que tengan una

•

relación justa y razonable con el trabajo desempeñado.

  Establecer horas laborales razonables.

•

  Mantener un ambiente laboral seguro para los empleados.

•

  Colocar a los empleados en el tipo de trabajo que mejor se adapte a sus habilidades.

•

  Proporcionar

•

una

capacitación

sistemática

para

aquellos

empleados

cuyas

necesidades, habilidades y deseos justifiquen dicha capacitación.

  Recibir con agrado las sugerencias constructivas que se relacionen con los métodos,

•

 procedimientos, condiciones condic iones laborales y la naturaleza n aturaleza del trabajo que se s e desempeñe.

  Establecer procedimientos para que los empleados conversen libremente con su

•

gerente sobre cualquier asunto que les interese o preocupe.

  Permitirle a cada empleado la discreción y responsabilidad consecuentes con una

•

operación bien coordinada y eficaz.

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Lo que se espera de los empleados   Dar un día laborable productivo según tus habilidades y pericia.

•

  Proyectar una actitud positiva, alegre y entusiasta.

•

  Mantener altas normas de presencia y conducta tanto personal como profesional.

•

  Llegar puntualmente al trabajo.

•

  Mostrar una actitud orientada al servicio hacia nuestros clientes y compañeros de

•

trabajo.

  Establecer un ejemplo positivo para que otros empleados lo sigan.

•

La oficina retiene el derecho de ejercer las siguientes funciones gerenciales acostumbradas:   Despedir, asignar, supervisar y disciplinar a los empleados.

•

  Determinar y modificar las horas de entrada, las de salida y los turnos.

•

  Transferir a los empleados dentro del departamento o a otros departamentos y otras

•

clasificaciones.

  Determinar y modificar el tamaño o las calificaciones de la fuerza laboral.

•

  Establecer, modificar y suprimir tus políticas, prácticas, reglas y regulaciones.

•

  Determinar y modificar los métodos con los cuales se realizarán sus operaciones.

•

  Asignarle deberes a los empleados de acuerdo con las necesidades y requerimientos

•

de la compañía y llevar a cabo todas las funciones administrativas usuales.

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C) Capacitación disponible i. Convenciones Las convenciones son una excelente manera de darte cuenta del alcance que tiene la red de RE/MAX International. Estas convenciones son una gran oportunidad para conocer otros  profesionales inmobiliarios de muchos países del mundo e intercambiar ideas. Además, es una excelente oportunidad para que otros Asociados te conozcan cara a cara y poder intercambiar referidos. También, puedes aprovechar para hacer promoción personal y darle un empuje a tu carrera asistiendo a la gran variedad de charlas, pláticas y cursos que se imparten en las convenciones. RE/MAX International realiza dos convenciones al año. La primera es la Convención de RE/MAX International dirigida a todos los Asociados RE/MAX. La segunda es la Convención para Brokers y Gerentes de RE/MAX International. Además, la Región realiza otras convenciones durante el año. A continuación describiremos más a fondo estas actividades.

1. Convenciones de RE/MAX International en EEUU a. Para propietarios y Asociados Convención internacional de RE/MAX International, para Propietarios y Asociados: Es de los eventos más importantes en el mundo en el negocio de los bienes raíces. Generalmente asisten más de 5,000 personas. Tiene lugar el primer trimestre del año.

b. Sólo para propietarios Convención internacional de RE/MAX International, exclusiva para Propietarios: Se tratan temas de interés exclusivo de los propietarios de franquicias RE/MAX, como son reclutamiento, administración de Agentes RE/MAX Asociados, rentabilidad de oficinas, etc. Generalmente tienen lugar durante los meses de verano.

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2. Convenciones Regionales a. Para propietarios y Asociados Convención Regional de RE/MAX para Propietarios y Asociados: Es la oportunidad de compartir con todos los colegas de tu Región, para aprender y desarrollar estrategias para las  peculiaridades del país. p aís. Estas convenciones usualmente usu almente se realizan en los primeros p rimeros 5 meses del año y tienen lugar en la región. Se imparten cursos para aumentar tu conocimiento y  profesionalismo inmobiliario inmob iliario y se entregan los premios p remios tan bien merecidos q que ue han ganado los Asociados durante el año.

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ii. Cursos 1. Seminario Gerencial Este curso es el que todo Broker RE/MAX de una franquicia RE/MAX debe tomar  preferiblemente antes de abrir su oficina. El curso no es sobre sob re cómo vender bienes raíces, es sobre cómo instaurar y operar una oficina inmobiliaria RE/MAX. Se entrega un manual que está diseñado para cubrir todas las partes importantes y necesarias para iniciar las operaciones inmobiliarias como parte de la red RE/MAX. RE/MAX. Este seminario incluye partes teóricas,  prácticas y visitas a oficinas of icinas RE/MAX.

2. La Magia de los Bienes Raíces Este es un curso para Agentes RE/MAX asociados que tienen alguna experiencia en el campo inmobiliario. Aquí, se estudian una gran cantidad de situaciones en las que muchas veces se encuentran los corredores y se dan las posibles respuestas a las objeciones que tienen que combatir. Es un curso práctico y que muchos Agentes RE/MAX han encontrado muy útil  para aumentar sus ventas. vent as.

3. Máximos Máximos es un curso completo que incluye un libro, 16 videos y 6 audios, todo disponible en RE/MAX Mainstreet. Es un curso de bienes raíces producido por el Sr. David Liniger (Cofundador de RE/MAX International). Presenta fundamentos básicos para poder llevar la venta de propiedades a ser un verdadero negocio de éxito.

iii. Videos   Ver videos disponibles en RE/MAX Mainstreet

•

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D) Publicidad de tu oficina La publicidad es un aspecto muy importante de toda oficina RE/MAX. Se debe de tener mucho cuidado en planificar muy bien este rubro en tu presupuesto anual ya que puede ser algo caro. Hay que hacer las investigaciones del caso y aprovechar las oportunidades que tu

mercado ofrezca en este rubro; es decir la “publicidad gratuita” que se puede conseguir en revistas, periódicos, estaciones de radio y hasta televisión. En muchas ocasiones puedes colaborar con los medios de comunicación por medio de pláticas, ofrecer seminarios gratis o simplemente escribir artículos editoriales para que los publiquen en sus medios. Esta manera es una excelente forma de ganar credibilidad en tu mercado. Un aspecto muy importante de la publicidad es el monitoreo del resultado de ésta. En algunas ocasiones es difícil de medir el resultado directamente pero en la medida en que se  pueda se debe de cuantificar cuanti ficar el resultado de los esfuerzos e sfuerzos publicitarios. publici tarios. La publicidad de tu oficina se puede dividir en varias partes. Una manera es la publicidad de “tu oficina” en particular la cual te sirve para darte a conocer ante el público en general, tus clientes y el resto de la comunidad inmobiliaria. Esta publicidad debe de ser de muy buena calidad por lo que te sugerimos que contrates ayuda profesional. Muchas veces los periódicos y revistas tienen un departamento de publicidad que ofrece ayuda a sus anunciantes. Debes de tener mucho cuidado con la imagen que vayas a representar. Es mejor hacer poca  publicidad, pero de buena calidad cali dad que mucha y que tu reputación se vea en peligro. De todas maneras, debes de planear un presupuesto muy cuidadosamente antes de lanzarte al mercado. Otro tipo de publicidad que debes hacer es para  anunciar tus propiedade propiedadess, es decir tu inventario para poder atraer posibles compradores. Recuerda que la mayoría de los clientes compradores son atraídos por los letreros. Los letreros RE/MAX son una manera barata y eficaz de atraer clientes. Los letreros RE/MAX son llamativos y lo más importante es que la  parte más importante impo rtante del letrero le trero es tú nombre, es decir d ecir el nombre del vendedor. vendedo r. Anunciar las  propiedades en periódicos periódi cos y revistas es buena idea, i dea, pero una vez v ez más debes de d e tener cuidado de no sobrepasar tu presupuesto y sobre todo de monitorear cuidadosamente la respuesta de la  publicidad. También, debes de hacer . Este tipo de publicidad es el que aunque no tiene un efecto inmediato promoción sobre las personal  ventas de tus propiedades o asociar nuevos Agentes RE/MAX, lleva al público a conocerte y a mantenerte en sus mentes y como una posibilidad siempre y cuando tengan necesidades inmobiliarias. Este tipo de promoción también te ayudará a elevar la imagen que los Agentes RE/MAX inmobiliarios de tu área tengan sobre ti. Muchas oficinas RE/MAX hacen  publicidad conjunta, es decir, todos los Asociados y el Broker RE/MAX participan en conjunto para publicar anuncios de propiedades, lanzar una campaña promocional, darse a conocer como grupo inmobiliario, etc. Este tipo de publicidad en conjunto normalmente tiene un gran efecto en el público, ya que transmite un mensaje de unidad, solidez y compañerismo que normalmente no es común en nuestra industria. Cualquiera que sea la forma de publicidad que vayas a hacer tanto para tus propiedades como  para tu oficina, recuerda que tú eres un modelo para tus Asociados y que cualquier patrón  publicitario que sigas, sig as, tendrá una influencia influen cia en ellos.

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E) Leyes y regulaciones de tu oficina Para empezar a operar una oficina RE/MAX debes estar enterado del marco legal dentro del cual vas a operar. Tanto el Broker RE/MAX como el gerente de la oficina deben estar concientes de los asuntos legales que son fundamentales para la contratación, compensación y tratamiento del personal de la oficina y de los Asociados. También es importante saber todo lo referente al marco fiscal de tus ingresos y egresos. Toda empresa debe acatar las Leyes Locales Municipales, Tributarias y Nacionales relacionadas al marco jurídico relacionado al negocio.

i. Apoyo profesional Tu éxito final como Broker RE/MAX RE/MAX empieza con la búsqueda y hallazgo de los  profesionales idóneos que te ayudarán a organizar organi zar tu oficina de una manera maner a legal, eficiente y lo más económicamente posible.

El abogado Debes ponerte en contacto con otras oficinas RE/MAX de tu área para que te recomienden un abogado. El abogado más conveniente para tus necesidades es un abogado inmobiliario o corporativo de buena reputación que ya conozca el sistema RE/MAX; de lo contrario es necesario que le muestres una descripción detallada de cómo funciona la organización. Sin embargo, sea que te recomienden un abogado o no, escoge uno que se especialice en negocios y no uno cuya experiencia principalmente radique en reclamos personales, divorcios u otros casos que no se relacionan con los negocios. Asimismo, el abogado que selecciones deberá ser uno con quien pienses trabajar durante todos tus años de Broker RE/MAX RE/MAX, uno que sea capaz de amoldarse al crecimiento de tu empresa. El abogado tendrá que contestar las preguntas que tengas sobre asuntos tales como registros legales, constitución de la empresa y las ramificaciones de los diversos asuntos legales, de modo que se muy cuidadoso con su elección. Un abogado inadecuado, al igual que un médico inadecuado, puede ser un riesgo más que una ventaja. Si tu operación RE/MAX va a ser propiedad y financiada por más de una persona, entonces todas las  personas que formen parte de la operación deberán individualmente seleccionar y pagarle pagarl e a un abogado que represente sus intereses y los asesore. La selección del asesor legal que va a representar a la empresa deberá ser una decisión conjunta de todas las personas interesadas, ya sea que se trate de una sociedad de personas o de una sociedad anónima. Al seleccionar el abogado, considera sus respuestas a las siguientes preguntas: • ¿Cuántas sociedades anónimas ha estructurado y administrado usted?  • ¿Tiene usted experiencia con acuerdos de compra-venta? • ¿Qué método de pago y plan cronológico de pagos por servicios requiere usted?   y ¿Cuál es el mejor plan para usted?

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El contador Probablemente al principio de tus operaciones (si es una oficina pequeña) no necesitarás un contador a tiempo completo. Puedes contratar a alguien a medio tiempo o a una oficina contable que te lleve los asuntos contables desde afuera y probablemente tu secretaria puede hacer muchas de las funciones que hace un contador. Al igual que tu abogado, el contador público certificado deberá ser un profesional muy cuidadosamente escogido en quien puedas depender durante un largo período de tiempo. Tendrás que seleccionar un contador lo suficientemente bien informado para que te ayude en todos los asuntos financieros. El contador creará el formato básico necesario para preparar con éxito los estados mensuales de pérdidas y ganancias, recopilación de la hoja de análisis,  balance de la cuenta corriente co rriente y reconciliación reconciliació n con los estados estado s de cuenta del banco, cálculo cálc ulo de los impuestos locales, estatales y federales de retención, facturación de comisiones, facturación a los Asociados, etc. Tu contador deberá estar preparado para llenar todos los formularios impositivos y también  prever tus futuras necesidades. El contador deberá manejar tus asuntos financieros de una manera legal, económica y eficiente. Deberá conocer los diversos asuntos impositivos y métodos de seguridad financiera y estar actualizado de las tendencias comerciales que son importantes para ti en calidad de Broker De RE/MAX. Para que el contador sea lo más eficiente posible, debe estar familiarizado con el sistema RE/MAX. Cuanto más comprenda la filosofía RE/MAX, más útil te será. Para familiarizar al contador con RE/MAX, haz que estudie las publicaciones corporativas y todo material que estimes conveniente. Después que el contador comprenda los métodos singulares de contabilidad de una oficina RE/MAX, puede trabajar de manera más eficiente y a menor costo.

El banco y el banquero Primero, sería una buena idea que selecciones un banco de servicio completo por conveniencia general. Esta institución bancaria te ofrecerá servicios que cubran tanto las cuentas corrientes personales como las comerciales. Vas a necesitar probablemente una cuenta general para la oficina, una de ahorros y una cuenta para los depósitos de reservación. Esta institución deberá también proveer cuentas de ahorro tanto a corto como a largo plazo  para depositar y guardar los cobros de cuotas cuota s mensuales y anuales de sociedad so ciedad o para guardar el “depósito de garantía / cumplimiento” que les cobrará s a los nuevos Asociados de ventas cuando se unan a tu organización. Igualmente importante es la capacidad del banco de  proporcionarle ya sea financiamiento o préstamos comerciales para facilitarte una mayor expansión. Tu banco también deberá ser un establecimiento que también puedan usar tus Asociados de ventas. En resumen, deberá ser un banco donde seas un cliente importante. Tu banquero puede ser cualquier persona desde un funcionario de préstamos hasta el  presidente del banco. Cualquiera que sea su puesto, pu esto, esencialmente esencialment e tienes que “reclutar” a esa  persona al sistema RE/MAX, explicarle la singularidad del concepto RE/MAX, el crecimiento internacional de la red de RE/MAX y así sucesivamente.

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Manteniendo bajos los costos profesionales Las personas que mencionamos anteriormente son muy importantes para el establecimiento de tu oficina RE/MAX, ya que su éxito futuro depende de las personas que escojas para que te ayuden desde un principio. Es muy probable que los atajos que tomes al principio te molesten más adelante, de manera que construye las bases de tu organización con sumo cuidado. He aquí dos datos que te pueden ayudar a seleccionar a las personas más útiles al precio más razonable:

•

Mantente bien informado. Revisa tus apuntes del curso de capacitación gerencial de RE/MAX. Llama a la Oficina Regional si necesitas alguna ayuda o clarificación.

•

Estudia las funciones del contador y de la empresa auditora. Cuanto más sepas sobre todo lo relacionado con los libros y con la contabilidad, más preparado estarás y necesitará menos tiempo para explicarle el sistema RE/MAX a tu contador. Cuanto más comprendas sobre las diversas estructuras de negocios, más preparado estarás  para hablar con tu abogado. abog ado.

Para mantener los honorarios profesionales lo más bajo posible, se claro, conciso y breve para ayudarles a que comprendan tus necesidades específicas en el área legal, contable y fiscal. Asimismo sus honorarios pueden reducirse si tu mismo haces parte de los estudios y trámites rutinarios, pero ten cuidado de darse cuenta del momento en el cual tu tiempo y esfuerzo ya no son eficaces en función de los costos. Al principio puedes auxiliarte del personal de tu oficina para que te ayuden con algunas funciones básicas que te indiquen estos profesionales.

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F) Formatos En esta sección se incluyen formularios que sin duda el gerente de tu oficina será el responsable de organizarlos. Se adjunta una breve explicación o instrucciones según sea necesario. Puedes presentar por fax los tres formatos que aquí se detallan.

i. Instrucciones para el formulario “Perfil del Asociado”  Los formularios “Perfil del Asociado” se pueden ordenar directamente de  RE/MAX  International. 

Algunas instrucciones que se deben seguir al llenar este formato son:

  Asegúrate de usar los nuevos formularios que tienen el número de identificación del

•

Asociado impreso en rojo en la esquina superior derecha del formulario.

  Usa este formulario sólo para los Asociados que nunca han estado afiliados a la

•

organización RE/MAX.

  Para aquellos Asociados que se transfieren de otra oficina RE/MAX o que regresen a

•

RE/MAX, usa el formulario de transferencia / terminación.

  Instrucciones:

•

  Asegúrate que el Asociado llene el formulario y lo feche.

•

  El formulario deberá estar firmado tanto por el Asociado nuevo como por el Broker

•

RE/MAX.

  El original deberá enviarse a RE/MAX International con la cuota anual del Asociado.

•

  La segunda copia del formulario se envía a la Oficina Regional.

•

  La oficina guarda la tercera copia en el expediente del Asociado.

•

  El Asociado recibe la cuarta copia.

•

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ii. Instrucciones para el formulario para la transferencia / terminación Este formulario se deberá usar cuando:

  Un Asociado deja la organización RE/MAX.

•

  Un Asociado de otra oficina RE/MAX se transfiere a tu oficina. Nota: Cuando un

•

Asociado se transfiere de tu oficina a otra oficina RE/MAX, la oficina que lo recibe llenará el formulario para la transferencia / terminación.

  Un Asociado que estuvo afiliado a RE/MAX, se fue por menos de un año y ahora está

•

regresando.

  Una vez que el formulario se haya llenado y que el Asociado y el Broker RE/MAX lo

•

hayan firmado y fechado:

  El original se envía a  RE/MAX International y la segunda copia se envía a la Oficina

•

Regional.

  La oficina guarda la tercera copia en el expediente del Asociado.

•

  El Asociado se queda con la cuarta copia.

•

Recuerda, para añadir un Asociado que nunca ha estado en el sistema RE/MAX, usa el formulario “Perfil de un nuevo Asociado”. Puedes ordenar formularios adicionales de transferencia / terminación de RE/MAX International. 

iii. Informe de transacciones Mediante este informe mensual reportas a la Oficina Regional los negocios que has realizado. El objetivo es generar estadísticas para los premios anuales.

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G) Políticas Regionales POLÍTICAS REGIONALES Ocasionalmente la Sede Regional encuentra la necesidad de clarificar ciertos temas en relación a la operación de las franquicias. En las siguientes páginas encontrará una diversidad de Políticas Regionales que se encuentran en efecto a la publicación de este manual. Por favor léalas para que, para beneficio de todos los Propietarios y Asociados, trabajemos todos bajo los mismos lineamientos. Estas políticas existen para proteger su inversión y la integridad del Sistema RE/MAX en nuestra región. Han sido aprobadas por nuestro Comité Asesor, que ha sido de especial ayuda para redactarlas y adecuarlas a la realidad nacional. A ellos nuestro agradecimiento.

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Política Regional 1: Números de teléfono en letreros Los números de teléfono que aparecen en los letreros es algo que requiere la supervisión del Broker RE/MAX, debiendo asegurarse de que las llamadas de los clientes sean bien atendidas y de que los números de teléfono que aparecen en la publicidad no sigan siendo utilizados en caso que el Asociado se separe del sistema RE/MAX. En este sentido, se plantean las siguientes políticas: A.  En los diversos letreros que se utilicen debe aparecer primero y en forma destacada el número de teléfono principal de la oficina. B.  Irá acompañado al número de la oficina el número de celular del Asociado RE/MAX.

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Política Regional 2: Transferencia de Asociados entre oficinas RE/MAX Por diversidad de razones, a un Asociado le puede resultar más conveniente trabajar en una oficina RE/MAX que en otra y solicita su transferencia. Cuando esto sucede, se deberá  proceder de la siguiente siguient e forma:

  Antes de dirigirse a la oficina donde desea ser transferido, el Asociado debe analizar la

•

situación con el Propietario de la oficina donde labora actualmente, quien decide si  procede y de ser así, entrega entreg a al Asociado una carta di dirigida rigida a la Regional para su es estudio. tudio.   Una vez establecida la comunicación entre el Asociado y la Regional se procederá a analizarzo con el actual Broker y con el Broker a la cual desea tranferirse. Por su importancia para mantener las buenas relaciones entre todas las partes involucradas, esta Política Regional se conoce como

•

“La Regla de Oro.” 

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Política Regional 3: Protección de la marca y responsabilidad limitada A medida que el sistema RE/MAX crece, las oficinas están recibiendo numerosas solicitudes de otras empresas que se desean afiliar a la nuestra, y proponen gran variedad de “alianzas”.  También ocurre el caso de Propietarios de oficinas RE/MAX que operan otros negocios de diversos tipos (desde empresas constructoras hasta farmacias). A este respecto, se establecen los siguientes lineamientos:

  Cada empresa debe tener un número telefónico independiente.   El ó los números telefónicos correspondientes a la oficina RE/MAX deben ser

•

•

contestado identificando precisamente esta empresa y ninguna otra más.   El ó los números telefónicos correspondientes a las otras empresas no deben ser contestados utilizando RE/MAX en ninguna forma.   También debe hacerse la diferenciación en los domicilios físicos. Un domicilio físico separado para cada empresa.

•

•

•

letreros exteriores y tarjetas de presentación deben identificar las empresas por   Los separado, nunca RE/MAX y otra empresa en un solo letrero o en una sola tarjeta.

El Propietario debe hacer todo lo que sea necesario para que el público nunca crea que existe una relación entre sus distintos negocios. Esto se hace con el doble propósito de proteger la marca y de proteger al Propietario para que la responsabilidad de una empresa no afecte a la ó las otras.

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Política Regional 4: Administración de otras ubicaciones RE/MAX reconoce que algunos Asociados realizan buena parte de su trabajo desde sus  propias residencias, reside ncias, por conveniencia co nveniencia propia prop ia y gracias a los recursos recurso s tecnológicos disponibles hoy en día. Para contribuir a proteger la inversión que cada uno de ustedes ha realizado en sus empresas, se establecen las siguientes normas:

  En la residencia del Asociado no se pueden instalar letreros de ningún tipo que hagan

•

al público creer que allí se opera una oficina RE/MAX.   La dirección de la residencia del Asociado no debe aparecer en papel membretado, tarjetas de presentación ni en publicidad de ningún tipo.   El Asociado no debe recibir clientes en su residencia. Sin embargo, puede hacerlo en un lugar público, como lo es un restaurante.    No se permite abrir kioskos, oficinas of icinas ni cualquier otr otro o tipo de instalación en e n centros comerciales ni espacios profesionales por ninguna persona sin autorización escrita de

•

•

•

la Sede Regional.   Cuando se trate de un proyecto de viviendas o de locales comerciales, se permite abrir

•

una “casa muestra” o un “local muestra”, que debe ser de carácter temporal (mientras

dure el proyecto), lo cual debe ser autorizado por la Sede Regional.   La violación de esta política contraviene gravemente el Contrato de su Franquicia, que claramente hace referencia al derecho de operar una sola ubicación, por lo que  pedimos su cooperación cooperació n y supervisión.

•

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Política Regional 5: Envío de referidos por escrito o sistema Una de las ventajas de la afiliación con RE/MAX es tener la facilidad de enviar y recibir referidos entre las oficinas del sistema. Para que esta herramienta sea de utilidad es necesario que el envío y recibo de referidos se haga en forma ordenada, a través del formulario diseñado para tal fin o por el sistema ilist. Utilizar el mencionado formulario o sistema es obligatorio cuando se trata de referidos, lo que protege a ambas partes durante todo el proceso de la transacción. Se sugiere que también los referidos entre los Asociados de una misma oficina se manejen  por escrito o sistema ilist. ilis t. Esta política protege al Asociado en el caso de que un referido no se respete por otro Asociado.

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Política Regional 6: Manejo de propiedades captadas en exclusiva En ciudades grandes y pequeñas en que existen varias oficinas RE/MAX, siempre existe la  posibilidad de que qu e dos ó más oficinas compitan por p or la misma propiedad. Comprendiendo que la competencia leal es sana y que cierto grado de coincidencias en un mercado es inevitable, se establecen las siguientes normas para favorecer el ambiente  positivo que debe prevalecer pr evalecer entre todos los miembros mi embros del Sistema RE/MAX:

  Tiene el derecho sobre una exclusiva aquel Agente u oficina a quien el propietario le

•

firme primero el contrato de captación de exclusiva.

  Una vez que una propiedad ha sido captada por una oficina, otra oficina no debe

•

acercarse al propietario con el propósito de captar la misma propiedad. En su lugar, la segunda oficina en llegar, si tiene un comprador (ó inquilino), debe acercarse a la oficina que ya tiene la exclusiva para hacer un negocio compartido.   Un letrero RE/MAX no debe instalarse en una propiedad que ya tiene un letrero instalado, no importando de quién sea. Se debe solicitar al propietario que retire el

•

existente. Y colocar letrero RE/MAX seguidamente. Ante los propietarios de los el inmuebles, la política debe ser que si, una vez instalado   letrero

•

nuestro letrero, ellos aceptan que otra inmobiliaria instale un segundo letrero, retiraremos el nuestro.   Se anunciarán únicamente propiedades contratadas con Exclusividad.

•

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Política Regional 7: Nombres de dominio (como www.remax.com) y direcciones electrónicas (como  [email protected]) Los nombres de dominio y las direcciones electrónicas sirven una función de mercadotecnia importante al representar la imagen de una empresa en el mercado. Es recomendable que tanto Corredores Propietarios como Agentes RE/MAX Asociados utilicen el nombre RE/MAX en sus nombres de dominio y direcciones electrónicas. Igual que siempre, es de interés de todos los involucrados proteger su inversión en la franquicia, de forma que la marca debe usarse en la manera correcta, en base a la presente política: 1.  La marca RE/MAX debe ser usada en combinación con el nombre de la oficina y su ubicación en nombres de dominio. Por ejemplo, el nombre de dominio de la oficina RE/MAX Vecinos, situada en Cuernavaca, Morelos, sería: www.remax.com.py 2.  La marca RE/MAX se convierte en “remax” en nombres de dominio y dir direcciones ecciones electrónicas. 3.  Sólo los Corredores Propietarios y los Agentes RE/MAX Asociados pueden usar la marca RE/MAX para estos fines. No la pueden utilizar los Asistentes ni personal administrativo. 4.  Lo más recomendable es utilizar la dirección con la terminación @remax.net, la cual  puedes obtener en RE/MAX Mainstreet. 5.  En la página de inicio de tu sitio web debe aparecer el nombre, dirección y teléfono de

tu oficina, así como la l a leyenda “Cada Oficina es de Propiedad y Operación Independiente.” 

6.  Para las oficinas (o Propietarios o Asociados) que están actualmente en incumplimiento con esta política, se establece lo siguiente: a.  La nueva papelería, publicidad, tarjetas, etc. que ordenen deberá tener los datos correctos.  b.  A opción del interesado, puede mantener activos los servicios que tienen datos erróneos, pero sin anunciarlos en ninguna forma. Esto se hace para garantizar que no se pierde el dinero previamente invertido en publicidad.

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Política Regional 8: Forma de contestar el teléfono Es de todos conocida la importancia de una buena atención telefónica y la necesidad de diferenciar en el público la identidad de las distintas oficinas del Sistema RE/MAX. De tal forma, la manera correcta de contestar el teléfono en todas las oficinas es como sigue: 1.  Se contesta con un saludo (como “Buenos días” o “Gracias por llamar a ...”) . 2.  Luego se identifica la oficina RE/MAX. (RE/MAX Adobe, RE/MAX Plus, etc.) 3.   No se puede puede contestar senc sencillamente illamente “Buenos días, RE/MAX” pue puess esto crea confusión ante el público en referencia a la identidad de las distintas oficinas. 4.  Contestar con el nombre de otra empresa (“Buenos días, Frío Aire”) es una violación grave de esta política.