Ayudas Nomina

 

 

Software Administrativo y de Gestión

Guía de Inicio  Nómina y Administración  Del Talento Humano Helisa 

Bogotá - Colombia 2012 

 

  GUIA DE INICIO Nomina y Administrador del Talento Humano.

CONTENIDO:

1. Inicio de Nomina.  1.1. Instalación Helisa Nomina. 

Creación y Parametrizacion de empresa. 1.2. Parametrizacion inicial de nomina (Globales y Particulares).   1.3. Cartillas (Cartilla de fondos, Cartilla de centros de costo, Cartilla de cargos Ingreso de ciudades departamentos y nombres entre otros).   1.4. Recurso Humano.  1.5. Nomina Pagos.  1.5.1. Ingreso de personal  1.5.2. Determinar Días pendientes de vacaciones  1.5.3. Elaboración de Carnes 1.5.4. Pagos y descuentos Fijos

2. Liquidaciones.  2.1. Liquidación de Periódicas.

2.1.1. Novedades (horas extras, inactividades, retención en la fuente, fondo de solidaridad, novedades por centro de costo, novedades de planilla). 2.2. Liquidación de vacaciones. 2.2.1. Liquidación de vacaciones disfrutas y en plat plata. a. 2.2.2. Liquidación vacaciones colectivas 2.3. Liquidación definitiva. 2.3.1. Liquidación definitiva. 2.3.2. Liquidación Colectiva. 2.3.3. Reliquidación de Definitivas 3.  Autoliquidación unificada.  3.1. Autoliquidación consolidada. 3.2. Formas de presentación de la autoliquidación.

3.2.1. Forma de presentación Única. 3.2.2. Forma de presentación consolidado.

 

3.2.3. Forma de presentación por sucursal. 3.2.4. Forma de presentación por dependencia. 3.3. Tipo de Planilla. 3.3.1. Planilla empleados empresas (E). Planilla independientes empresas (Y). 3.3.2. Planilla empleados adicionales (A). 3.3.3. Planilla Independiente (I). 3.3.4. Planilla empleados de Independientes (S). 3.3.5. Planilla de mora (M). 3.3.6. Planilla de correcciones (N). 3.4. Unión de empresa. 3.5. Opción de Calcula Calcula FSP(Fondo de Solidaridad Pensional) de pensionados y formato alterno. 3.6. Novedades a los fondos. 3.7. Traslados de fondos. 3.8. Unión de empresas. 3.9. Consulta de la información que se liquido. 4. Prima  4.1. Liquidacion de Prima Parcial. 4.2. Liquidacion de Prima total. 4.3. Ajuste de Prima. 4.4. Bases, Informes y Procedimientos. 5. Cesantias  5.1. Liquidacion Parcial de Cesantias.  5.2. Liquidacion Total de Cesantias.  5.3. Bases, Informes y Procedimientos.   6. Contabilizacion Nominas  6.1. Formato Archivo Plano 6.2. Estructura contable 6.2.1. Creacion de cuentas dependiendo cada concepto, centro de costo, nomina y personal.  6.2.2. Modificación por grupo.  6.2.3. Copiar Estructura Contable.  6.3. Grupos de provisión. 6.4. Enviar información archivo plano. 6.4.1. Niveles de detalle a la hora de generar el archivo plano.   6.4.2. Parametrizacion de provisión, definición de cuentas y Parametrizacion para contabilización de nomina 

 

6.4.3. Contabilizacion de nominaperiodica, vacaciones y definitivas.   6.4.4. ContabilizacionProvision de nomina, vacaciones y definitivas.   6.4.5. ParametrizacionProvisión, definición de cuentas de provisiony contabilización de nomina.  6.4.6. Informes de consulta.  6.5. Bases de Facturación.  6.6. Consulta de Empleados.  6.7. Consultas de Nomina.  6.8. Consultas de Recurso Humano.  6.9. Informes.  6.9.1. De liquidaciones.  6.9.2. De afiliaciones.  6.9.3. Complementarios.  6.9.4. De Auditoría y Control. 

 

1. INICIO DE NOMINA 1.1.

INSTALACION HELISA NOMINA

 Al realizar la instalación del Software Nomina HELISA debe tener en cuenta los siguientes ítems:

-

Requerimientos mínimos de la maquina:

Sistemaoperátivo Microsoft Windows XP, Windows vista, Windows 7. Procesador Pentium 800 Mhz, equivalente o superior. Espacio en disco 100 Megabytes parasu instalación. Memoria de 512 Megabytes en RAM. Unidad de CD-ROM. Monitor VGA o resolución superior.

1.1.

INSTALACION HELISA NOMINA.

 en Se puede realizar descargando el instalador desde nuestra páginawww.helisa.com página www.helisa.com en el siguiente link http://www.helisa.com/component/content/article/132.html, http://www.helisa.com/component/content/article/132.html, y el instalador es Helisa Nomina y Administración del Talento Humano.  A continuación están relacionados los pasos de la instalación. a). Descargando el instalador del link anterior o teniéndolo en el CD, lo que hacemos es dar un doble clic y nos aparece el siguiente Menú.

 

  b). Damos un clic en Instalar Helisa Nomina y el mismo sistema realiza la instalación de los controladores necesarios para su funcionamiento.

 

  c) El paso a seguir es el proceso de instalación de los motores Firebird 2.5 y BDE, los cuales están incluidos en el instalador de la nomina; damos siguiente al menú que aparece.

 

  d). Damos clic en instalar, para dar continuidad al proceso.

 

  e). Se instalaran las dll necesarias para el funcionamiento de Helisa Nomina. Luego la ventana que nos debe aparecer será para llenar la correspondiente información de la empresa.

PARAMETROS DE INSTALACION PARA EQUPOS SERVIDORES:

 Al ser equipo servidor se deben llenar de esta manera, el nombre de la empresa, Nit correspondiente a la compañía que adquiere el programa, la licencia que se asigne en el contrato adquirido.

 

En la clase de instalación se dejara servidor no dedicado y por consiguiente las tres rutas deben dirigidas al mismo disco local lo cual indica que las tres rutas serán totalmente iguales. Se deben marcar en opciones los accesos del sistema que se deseen crear; en la asignación automática normalmente se deja local para que los archivos planos generados desde el sistema queden en este equipo directamente aunque no tendría incidencia ya que es el servidor. Luego se da un clic en la opción Instalar.

PARAMETROS DE INSTALACION PARA EQUIPOS CLIENTES:

Se deben llenar de la manera anterior, se ingresan los mismos datos que fueron ingresos en la instalación del servidor, luego en la clase de instalación dejamos la opción cliente y en el cuadro siguiente que se habilita se coloca el nombre del servidor según como se encuentre por red; las rutas de instalación deben ir: Dirección de Instalación; enrutada al disco local donde va a quedar en programa en el equipo cliente. Enrutamiento a base de datos;  Debe dirigirse al disco local del servidor donde se encuentre la carpeta PROAsistemas la cual guarda la base de datos del programa.

 

Enrutamiento a archivos;   En conjunto con la asignación automática de la ruta de

archivos planos son los que de acuerdo a lo que se requiera y se parametriza dan el orden donde quedaran los archivos planos sea en el equipo cliente o al servidor para esto la ruta quedaría de la siguiente manera, \\SERVIDOR\PROAsistemas\Recurso Humano 4. En caso de querer que los archivos queden localmente en el equipo cliente la ruta debe quedar C:\PROAsistemas\Recurso Humano 4. Se deben marcar las opciones deseadas, la asignación local de acuerdo a la ruta incluida y seguidamente Instalar. f). después de dar la opción instalar el mismo sistema nos indicara si está todo bien, con un mensaje que indica Instalación Helisa Nomina realizado con éxito.

g). Al terminar damos en el pantallazo inicial Terminar y así finalizamos la parte de instalación del software.

 

 

1.2.

CREACION Y PARAMETRIZACION DE EMPRESA

Inicialmente al ejecutar el acceso directo que normalmente se crea en el escritorio; Solicita usuario y clave para ingresar digite ADM ADMINISTRADOR INISTRADOR ssin in clave.

 

 

 Al ingresar ingresa r el sistema p pedirá edirá un rregistro egistro con el fin de validar los datos ingresos en el momento de la instalación, los cuales deben ser iguales a los de la licencia de adquisición del programa.

 

  Se debe dar la opción Registrar en línea el mismo sistema por la conexión de internet, genera la clave que solicita el registro posterior a esto se da Aceptar, quedando habilitado el sistema para iniciar la correspondiente Parametrizacion Cuando se ingresa por primera vez al Helisa NOMINA podemos observar que automáticamente creo la primera empresa con los datos de la licencia (Razón social, Nit, ciudad).y a su vez un código para las bases de datos este código ira en orden de acuerdo a su creación y no puede ser cambiado.

 

  Para realizar modificaciones a la información de la empresa utilice el menú emergente de clic en modificar, (Recuerde que el nombre de la empresa no se puede editar). Observe detalladamente la Razón Social y el Nit ya que estos datos aparecerán en cada uno de los informes del programa; en caso de tener algún dato mal ingreso en la Razón Social se debe realizar la correspondiente reinstalación y en el momento de ingresar los datos solicitados en la instalación observar que estén bien antes de continuar el proceso Mecanismo al guardar los datos: -El programa nomina Helisa Creara un archivo de datos Global (Días festivos, Parámetros anuales, tabla de retención en la fuente entre otros). Denominado DBNomina.NGW, el cual se encontrara en la carpeta BasedeDatos del servidor en la ruta especificada en el momento de hacer la instalación. -En el momento de crear la primera empresa el sistema creara en la misma carpeta un archivo denominadoDBNominaXX.NGW donde XX es el código asignado en el momento de crear la empresa.

 

Ejemplo la primera empresa creada va a llevar el código 01 quiere decir que el archivo que guardara la información de esta empresa será denominado DBNomina01.NGW

1.3 PARAMETRIZACION INICIAL DE NOMINA

Ya teniendo claro el tema de las bases de datos y lo que cada una va a manejar se debe iniciar la Parametrizacion de cada empresa que tengamos creada: PARAMETROS GLOBALES: 

Encierra toda la parte global de las empresas como ya lo habíamos indicado en la base de datos se denomina DBNomina.NGW.; en caso de que alguno de los datos iníciales que el sistema parametriza los desee cambiar lo hago por esta opción y caso de días festivos, tópicos anuales y las demás opciones dadas.

-Administración de Usuarios:  aquí determinaremos que usuarios van a utilizar el

programa y podemos restringir o habilitar lo que necesariamente cada usuario manejara.

 Al ingresar solo estará el usuario administrador sin clave, si desea asignarle a signarle alguna simplemente damos clic derecho modificar, y en la opción Clave de acceso colocamos la clave que se desee, y en la parte siguiente la confirmamos como lo solicita el programa.

 

 

Normalmente este usuario no debe tener restricciones ya que es el que va a administrar los demás usuarios y modulo dentro del programa.

Para crear un nuevo usuario damos clic derecho crear o insert del teclado y nos aparecerá la siguiente pantalla, donde ingresamos el nombre del usuario en la parte superior izquierda, después de esto le asignamos la clave y su respectiva confirmación; si deseamos darle algún tipo de restricción podemos hacerlo en la parte central izquierda aparecen los datos del creador de este usuario en este caso el usuario administrador y la fecha en la cual fue creado.

 

 

Inmediatamente se crea un usuario se debe asignar las empresa, nominas y el menú que va a manejar dentro del programa con un doble clic.

 

 

 Así debe estar marcada la nomina para que el usuario pueda ingresar la información.

 Aquí debe estar marcada la empresa para que el usuario pueda manejar la información. Después de tener asignadas las empresas y las nominas para el usuario en la pestaña menú le damos la Parametrizacion de los módulos del programa.

 

  Ejemplo: -el usuario NOMINA no manejara la parte de contabilización en línea y solo estará encargado de hacer ingreso del personal y de realizar las diferentes liquidación a las cuales tiene derecho el empleado solo dejaría marcado lo siguiente.

Este sería el esquema del ejemplo, para inhabilitar los módulos damos doble clic, barra de espacio o insert/delete sobre ellos quedando de color rojo y los demás que va a manejar el usuario se dejan tal como están.

-En caso de inhabilitar un submodulo desplegamos con doble clic en modulo y marcamos con un doble clic el submodulo, Ejemplo: el usuario en el momento de hacer ingresos de personal nuevo no necesita en el modulo Recurso Humano la parte de programación de actividades, quedaría de la siguiente manera:

 

 

-Tópicos Anuales. Cada año a nivel legal existen cambios en los salario y por ende

cambian los diferentes topes de liquidación. Se pueden actualizar de forma manual en caso de tener algún tipo de restricciones en el equipo o en la red de internet, los ubicamos en Parámetros, Globales, Tópicos  Anuales, lo que debemos hacer es dar clic derecho crear y llenar los datos correspondientes al año a trabajar de acuerdo a lo indicado legalmente.

 

 

Pero si no tenemos ningún tipo de restricción en la parte inferior del sistema en los iconos de ayuda está el icono de nombre Actualiza tópicos anuales, que es la manera de actualizar automáticamente

 

  Damos un clic sobre el icono y nos aparece la siguiente ventana

Damos la opción actualizar y el empieza a correr el proceso de actualización automático al terminar oprimimos en el botón FINALIZAR

 

  Posterior a este procedimiento podemos ir a los tópicos anuales, por los parámetros globales y podremos observar que ya esta creado el año a trabaja con sus respectivos parámetros.

-Determinar días festivos: En caso de no poder realizar la actualización de los

tópicos anuales automáticamente se deben registrar de organizar manualmente los días festivos con calendario en mano. Sin embargo si la actualización de tópicos anuales se pudo realizar sin problema los días festivos de igual manera quedaran actualizados.

 

Para realizar el proceso de actualización se ubica el día que es festivo y se marca con insert o doble clic quedando marcada la fecha en rojo, en caso de equivocarnos, con suprimir podemos desmarcarlo o con un doble clic derecho.  derecho.  

 Así quedaría la determinación de días festivos teniendo en cuenta los festivos de todo el año por mes

-Tabla de topes para Cesantías: Se actualizan automáticamente con los tópicos

anuales, o manualmente de acuerdo a las normas del código laboral anualmente.

 

 

-Tabla de Fondo de Solidaridad: Inmediatamente se parametriza la empresa se

deben ingresar los topes de fondo de solidaridad de acuerdo al código laboral y estos son los datos que a nivel legal deben ir:

 

 

-Tabla de Retención en la fuente: Es una de las actualizaciones que se tiene en

cuenta en el momento de correr el proceso de tópicos anuales e igual que los demás parámetros ya mencionados si no se puede realizar automáticamente, se debe hacer manual cada año.

 

 

-Tabla de indemnización: Es Parametrizacion que va incluida dentro del sistema

de Helisa ya que es un parámetro global y es uno solo para todas las empresas a nivel legal.

 

 

-Datos Certificado: Son los diferentes parámetros que se tendrán en cuenta para

filtrar la información a reflejar en los certificados con los correspondientes datos de margen legal.

 

 

-Nombre de la Empresa para informes: Se utiliza en caso de tener algún cambio

de razón social puede manejar el nombre que se encuentra registrado en la licencia o el nuevo nombre inscrito en el HelisaNOMINA para que se vea reflejado en cada informe.

 

 

-Parámetros para Cartas:   Esta opción la utilizamos para configurar la parte de

Consignación y Paz y Salvo para que en el correspondiente desprendible salga la información de acuerdo a como la empresa desee organizarla.  organizarla.   En esta opción podemos editar el documento de paz y salvo para las liquidaciones definitivas y el de consignación bancaria. -Formato para documento de Consignación:

 

 

-Formato del paz y salvo, la liquidaciones edición consiste en cambiar el texto inscrito en la parte final del desprendible de las definitivas.

 

  En esta parte finalizamos la Parametrizacion Global de nuestro producto  Administrador del Talento Humanos.

-PARAMETROS PARTICULARES:

Comprende la definición legal bajo la cual la empresa realiza las diferentes liquidaciones, de acuerdo a la interpretación de las normas legales vigentes. Para realizar cambios en estos parámetros debemos dar clic derecho en cualquier parte y dar modificar.

 

-Parámetros de Autoliquidación: Se tienen en cuenta los datos legales con los

cuales se realiza la liquidación de aportes de los empleados. Datos como los siguientes: -En la parte General parametrizamos los periodos de cambio para los fondos en los empleados, los porcentajes de los fondos para aplicar en cada liquidación y los Nit de las instituciones a las cuales se realizan aportes parafiscales

1Periodo Periodo   mínimo de cambio para fondos de salud y pension de los empleados (en meses).   2Porcentaje a manejar para los fondos y las incapacidades a liquidar. 3Porcentajes a manejar para los parafiscales. 4 Porcentajes del Esap y el instec en caso de ser utilizados por la empresa 5Nit de las entidades a utilizar para los aportes parafiscales.

-En la pestaña Selección continuamos dando los datos que de acuerdo a la empresa se manejan para la liquidación de aportes parafiscales; los procedimientos de riesgo si los quiero manejar por cargo, por nomina, o por centro de costo; y la forma de liquidar las inactividades, hay que tener en cuenta en cuenta este parámetro para no tener diferencias con los fondos de salud, se debe estar informado de los parámetros utilizados por ellos para el reembolso de las incapacidades a las empresas.

 

  1

En el momento de hacer la autoliquidación normalmente se descuentan los días de suspensión de los días de cotización, esta opción permite descontar a parte de esos días los dominicales de castigo si la empresa así lo desea. 2La autoliquidación lleva un encabezado con los datos de la nomina o empresa como todo archivo  plano, y dependiendo de cómo tengamos registrada la información ante el operador damos la opción, en caso dado que las nominas tengan Nit diferente al de la empresa global. 3 En la autoliquidación podemos definir si se quiere que las licencias no remuneradas se tengan en cuenta para el IBC de pensión(opcional para la empresa).4.La mayoría de las empresas manejan más de un porcentaje de riesgo en ese caso es recomendable que se maneje por centro de costo y por cargo dependiendo cual se acople mas; si solo se maneja un porcentaje se puede manejar por nomina sin problema; dependiendo como lo manejemos marcamos la opción para que así sea tomado en la autoliquidación el porcentaje de riesgo y que sea el correspondiente para cada empleado.5 El manejo de centro de trabajo se define dependiendo la arp que asigna a cada empresa, y se puede manejar de igual manera como el porcentaje, por centro de costo, por cargo o por nomina, dependiendo que opción se acople mas. 6Se debe confirmar con la eps que manejo se debe dar en el momento de liquidar las incapacidades, puesto que ellas de acuerdo a los aportes mensuales hacen el respectivo calculo para reintegrar el dinero a las empresas cuando la incapacidad supera los 3 días, si la incapacidad no supera los 3 días de igual manera se deben tener en cuenta estas opciones y evaluarlas empresarialmente para saber cual manejar ya que la base de las inactividades debe ser siempre sobre un IBC(Ingreso base de cotización). 7Esta opción es utilizada en caso de licencias más que todo y se determinara para los 3 primeros días que se tendrá en cuenta el salario base del empleado o el IBC del empleado teniendo en cuenta que el IBC dependerá de la selección hecha en la opción (6)

 

-Datos de la Empresa: Ingresamos los datos exactos de la empresa, es de

recordar que los datos que nos solicita el sistema que son de total importancia son los que solicita en negrilla; podemos agregar el logo de la empresa teniendo en cuenta que debe ser un archivo tipo bmp para que sea reconocido por el sistema, se da un doble clic sobre el cuadro que indica logo de la empresa, allí nos da la opción de buscar el archivo para seleccionarlo.

  -Liquidaciones:al parametrizar esta parte del programa se debe identificar la

manera de liquidar o como se estánliquidando las prestaciones sociales en la empresa para cada uno de los empleados y algunas otras que no son prestaciones, pero que a nivel legal debemos pagar o descontar al empleado.

 

  -En los parámetros de prestaciones se debe revisar detalladamente cada una de Las opciones y dejarlas adecuadas de acuerdo a las normas que la empresa maneje a nivel legal, también se debe tener en cuenta su código interno laboral. 1.  La base para la prima tiene dos opciones legales de liquidar Promediar , utilizado cuando los empleados tienen sueldo variable (Horas extras, comisiones, bonificaciones y demás)conceptos que devenguen a parte del salario básico, se tomaran todos los devengos y se promediaran en los días laborados para encontrar la base mensual y sobre esta realizar la liquidación, para ello es necesario que el empleado en su ingreso de  personal tenga la opción sueldo variable, al empleado no tener la marca de sueldo variable en el ingreso de  personal toma el básico como como base de liquidación. B ás ico ma mass pr omedio, omedio, utilizado con las mismos conceptos adicionales al salario básico solo que no debe estar marcada la opción de sueldo variable en el ingreso de  personal, puesto que se tomaran los conceptos adicionales y se promediaran en los días trabajados y este valor resultante se suma al sueldo básico, el valor final se tomara de base para hacer realizar la liquidación de la prima.  2.   Este parámetro se tiene en cuenta cuando vamos a realizar la liquidación de prima y nos encontramos con una novedad de vacaciones que pasa de un periodo de liquidación de prima a otro y no se quiere que todo el valor de esas vacaciones pase a hacer base para la prima si no solo el valor correspondiente al periodo que se va a liquidar. 3.  3. En las bases de la prima se deben tener en cuenta los días que el empleado tiene inactivos (sanciones, permisos no remunerados entre otros), pero a decisión de el código interno laboral o de la empresa deben afectar los días de liquidación de prima o no y para ello este  parámetro.4. Cuando hacemos liquidación de prima semestralmente debemos tener en cuenta los aumentos de salario de los empleados que se tengan en el periodo, este parámetro los utilizamos en ese caso si se marca una de los dos opciones le estamos indicando al programa que si encuentra aumentos sea en los últimos 3 meses o en los últimos 6 meses realice promedio de salario para el periodo completo de liquidación (los seis meses) este parámetro va de la mano con lo que tengamos en cuenta para el parámetro Nª 13 que explicaremosmásadelante 5.  Al igual que en la liquidación de prima, para la liquidación de cesantías existen dos maneras legales de liquidarlas Promediar. Se utiliza cuando los empleados tienen sueldo variable (Horas extras, comisiones, bonificaciones, etc.)o devengos adicionales al salario que hagan que haya variación de salario, el sistema toma todos estos conceptos que estén haciendo base para cesantías y lo promedia en los

 

días laborados teniendo como resultado el valor base mensual de donde se tomara la liquidación de cesantías a consignar o pagar al colaborador es de importancia que el empleado en ingreso de personal tenga marcada mas Prome Promedio. dio.Esta es la otra opción legal de la opción de sueldo variable en información de pago. B ás ico mas liquidar cesantías de realiza con los mismos devengos que tenga el empleado que estén haciendo base, solo que en este caso a pesar de que el empleado tenga marcado suelo variable o no en el ingreso de personal, el sistema lo que hace es tomar los devengos adicionales a sueldo y auxilio de transporte, los promedia en los días laborados por el empleado obteniendo el promedio por mes y a este valor le suma el sueldo básico ( el que se asigna en el ingreso de personal) y el auxilio de transporte en caso de que el empleado lo devengue, obteniendo la base sobre la cual se va a liquidar las cesantías. 6. Para la liquidación de cesantías se deben tener en cuenta los días laborados por el empleado pero es decisión de la empresa si descuenta o no descuenta los días inactivos que pudo tener el empleado durante el periodo para ello existe el parámetro, descuenta días inactivos o no descuenta días inactivos. 7. Teniendo en cuenta que los intereses de cesantías  parten de las cesantías también está el parámetro para hacer efectivo si se descuentan los días inactivos o no  parámetro que va de acuerdo a lo que la empresa decida manejar. 8. La base Cálculo de cesantías depende de la empresa como maneje el tema de prestaciones pero es de libre decisión si se maneja sobre  360 días ,  indica que para la base de liquidación tomara 360 días atrás a partir de la fecha de liquidación, este parámetro también se tiene en cuenta cuando son liquidaciones definitivas, o  A ño A ctual (a partir del 01 0 1 de E nero), nero ), toda liquidación de cesantías se realiza anualmente en el periodo comprendido del 01 de enero al 30 de diciembre del año correspondiente así que en el momento de hacer una liquidación definitiva o realizar una liquidación parcial a un empleado se tomaran las bases para la liquidación de esta prestación sobre los devengos base a partir del 01 de enero del año en curso. 9. Las vacaciones también manejan bases las cuales  podemos manejar como Promediar. Donde pasara exactamente lo mismo para el caso de las prestaciones anteriores, se debe tener en ingreso de personal marcado que el empleado tiene sueldo variable pero el caso de las vacaciones tiene procedimientos legales diferentes, según la normatividad colombiana como base de vacaciones solo deben estar los conceptos c onceptos de sueldo y recargos nocturnos, pero si la empresa desea tener en cuenta algún otro concepto lo puede hacer puesto que es beneficio para el empleado y las leyes laborales abogan que cuando es beneficio para el empleado se puede realizar Parametrizacion diferente. Entonces teniendo en cuenta lo anterior el sistema lo que hará es tomar todos los devengos que tuvo el empleado un año atrás a la fecha de iniciar las vacaciones promediarlo en los días laborados y sobre esta base liquidar los días correspondientes a las vacaciones. EL B ási co mas mas Promedio, Promedio, lo que hará es tener en cuenta lo que el empleado devengo adicional al salario por los días laborados obteniendo el valor promedio mensual este resultado se suma al salario básico (encontrado en el ingreso de personal) en esta base no se tiene en cuenta el auxilio de transporte en caso de que el empleado lo devengue finalmente esta base es la que se tiene en cuenta para liquidar los días de vacaciones. 10. Dentro de los procedimientos para la liquidación de vacaciones, en los días base podemos dejar la Parametrizacion para que tome no Tome el día 29 y 30 de febrero teniendo en cuenta que la nomina que liquide sea días calendario es decir cuando el mes es de 31 días se tenga en cuenta en el salario del empleado, si se asigna la opción 30 días para todos se estará dejando como días de base 30 en todos los meses sin importar si es de 31 o menos como febrero. 11. Este  parámetro da la opción a las empresas para que el procedimiento del re regreso greso de vacaciones sea opcional el día que se terminan o el primer día hábil, este ultimo teniendo cuenta que si la persona termina las vacaciones un viernes y en su contrato laboral el sábad sábado o no es día hábil el regreso de vacaciones seria el lunes.12. Para las vacaciones prestacionales también se hace efectivo el parámetro de efectuar o no n o el descuento de los días inactivos del empleado (sanciones, inactividades no remuneradas, permisos no remunerados). 13. Cuando se va a realizar liquidación de prestaciones se deben tener en cuenta los aumentos de sueldo en caso de haber colocado en base para Cesantías, Prima y Vacaciones en promediar se debe tener la opción promediar sueldo base para que se haga la promediacion del sueldo anterior y el nuevo sueldo, en caso de ser decisión de la empresa que este sueldo no sea promediado si no que se tome el ultimo el del aumento se debe colocar la opción tomar el último sueldo.14.   En el momento de hacer liquidación de inactividades se puede tener en cuenta liquidarlas al 66.67% o al 100% de acuerdo como los fondos realizen los reembolsos, sin embargo esos valores de ausencias remuneradas se deben tener en cuenta en el momento de hacer la liquidación de  prestaciones puesto que es opcional si te toma el valor liquidado en la liquidación al 66.67% si es el caso o tomar el valor con calculo al 100%.  

 

-Al llegar a losDatos de Control, en esta opción podemos hacer control de algunas legalidades que son opcionales en el momento de liquidaciones para el empleado.

1. Cuando se tienen empleados devengando salarios integrales se maneja controles como el de la retención en la fuente y es decisión de la empresa dependiendo el tipo de contratación hecha si se le aplica el factor  prestacional (70%) o no se descuenta el factor prestacional y por el c contrario ontrario se maneja al 100%. 2.  2. De igual manera al tener salario integral se deben tener en cuenta las inactividades las cuales también llevan el control  para su liquidación, es decir si la base que se va a tomar al liquidarlas será con factor prestacional (70%) o sin factor prestacional (100%). 3.  3. Cuando al empleado se le aplica retención en la fuente se debe tener en cuenta las deducciones de salud y vivienda que pueda tener el empleado, para el caso la opción de tomar las deducciones sobre el total de los ingresos bases o después del 25% exento de ley. 4.  A nivel legal como empleador puedo controlar el tope de deducciones para retención sobre el 30% , cuando se habla de deducciones se hace referencia al tema de vivienda y salud es de recordar que solo se puede aplicar un  5. Cuando los empleados devengan menos de dos salarios descuento de los anteriores a cada empleado. 5. mínimos legales vigentes ($1133400), se debe liquidar el auxilio de transporte para lo cual el sistema da las opciones de liquidarlo con base a los devengado en el mes anterior o en el mes actual esto depende de las  políticas empresariales de cada compañía.6. Es de tener en cuenta que cuando se liquida el auxilio de transporte deben haber conceptos haciendo base para el tope normalmente el concepto debe ser el salario y los demás conceptos que el empleador considere, para controlar que el tope no sea superado por estos conceptos, encontramos la opción Tope para recibir Auxilio de Transporte valida o No valida. 7. En esta opción, al tener una nomina calendario el auxilio de transporte para los empleados puede ser tomado solo sobre 30 días o según los días del mes en el que se está liquidando. 8. Cuando se quiere revisar las prestaciones a las cuales tienen derecho los empleados en los desprendibles de pago que se entregan mes a mes, se puede habilitar esta opción calcular prestaciones o simplemente darle la opción no. 9. Para tener el manejo de actividades primero se debe activar el menú en esta opción, así en la cartilla de la nomina se reflejara el menú  para ingresar las actividades de los empleados que ya veremos más adelante cuando estemos en las cartillas. 10. En esta opción podemos revisar y modificar de acuerdo a lo que se requiera el formato de la fecha que se quiera ver reflejada en las diferentes liquidaciones de la nomina.  

 

-Después de ver los datos de control revisaremos las Equivalencias  debemos ingresar los datos de cada uno de los nombres de os conceptos que manejamos de prestaciones en cada uno de los campos solicitado.

  Las equivalencias son los datos que ingresamos para que sean tomados en el momento de generar los desprendibles, los certificados de ingresos y retenciones para este último es la opción de titulo de salario; y los campos libres 

De esta manera se tendría la Parametrizacion óptima para empezar a liquidar.

 

 

-Definir tipo de contrato: De acuerdo a cada empresa y a cada nomina se

manejan diferentes tipos de contratos laborales, fijo, indefinido, por prestación de servicios, por labor contratada, aprendices del Sena entre muchos otros dependiendo el tipo de empresa. Y se da su correspondiente Parametrizacionen cada contrato si necesitamos otro adicional a los encontrados en el sistema damos un clic derecho crear y asignamos los datos correspondientes de acuerdo a lo que la empresa requiera. -estos son los tipos de contrato que podemos encontrar:

 

-Al seleccionar cualquiera de los contratos encontramos la Parametrizacion para asignar de acuerdo a lo que la empresa requiera.

  1.   Cuando nos referimos a código para el caso de los contratos es el código de creación, para llevar los contratos con un consecutivo de creación en orden  2. El tipo de contrato lo definimos de acuerdo al contrato que estemos creando, en este caso estamos tomando de ejemplo el contrato indefinido lo que significa que el tipo para la Parametrizacion será indefinido  3. En la descripción normalmente si desplegamos aparecen la mayoría de los contratos que a nivel legal existen al igual que en el tipo, pero cuando hablamos de descripción debe ir por ende el mismo dato del tipo para que la co constitución nstitución del contrato en creación tenga un orden lógico dentro de la nomina4.  Al definir los parámetros de contrato, también debemos ingresar los días que tendrá derecho en base y a pagarpara las prestaciones (Cesantías, Intereses, Prima)de acuerdo a los estipulado en la contratación ya sean los correspondientes por ley o adicionales de acuerdo a lo suscrito en el momento de firmar la contratación 5. Del contrato también depende definir si se realiza la retención en prima y la indemnización en caso de cancelar el contrato. 6. Existen casos en los cuales empleados con el mismo contrato laboran los sábados o no, para ello en la Parametrizacion definimos esta parte y se crearían dos contratos dependiendo el caso uno donde el sábado sea día hábil y otro en el que no 7. Al  Al estar definiendo los  parámetros del contrato en caso de ser una empresa que maneje nominas tipo cooperativa en e n el contrato se  puede dar la opción de empleado cooperado 8. En este parámetro damos la opción de colocar los meses en los que va a tener derecho en empleado de acuerdo a lo estipulado en su contrato escrito a obtener sus vacaciones y por ende los días a los que va a tener derecho por cada periodo cumplido 9.  Algo de lo más importante en caso de no ser un contrato indefinido el tiempo de duración del contrato en meses, para el caso está en ceros puesto que el ejemplo tomado es de un contrato indefinido. 10. Después de tener todo  parametrizado no solo la parte general del contrato si no el detalle que ya lo vamos a ver se da aceptar para guardar los cambios realizados.

- Como lo veníamos mencionando se debe tener muy en cuenta dentro de los contratos la opción Detalle, la función de estos parámetros es el control de los parafiscales acordados entre el empleador y el empleado,adicional a esto se define

 

la forma de ver las bases de liquidación y en caso de querer manejar topes de prestaciones en la contratación se parametrizarian en este detalle.

1. Las bases de liquidación son las que se verán reflejadas en los diferentes informes y en el mismo desprendible con el salario base, el cual se podrá ver en base diaria o mensual asignando el correspondiente  parámetro en esta opción  2. Cuando el empleado falta a laborar durante la semana, se aplica una sanción  pero esta sanción viene castigando el dominical si no se tiene marcada la opción de domingo en este  parámetro el sistema al hacer la liquidación no lo tendrá en cuenta sin s in embargo el sábado también esta, es  para cuando el sábado es un día no hábil dentro del correspondiente contrato 3.   En algunos casos en empleador cuando realiza la correspondiente contratación de sus colaboradores puede estipular que las  prestaciones se empiecen a pagar al empleado a partir de cierto tiempo esto en caso de que el empleado se retire al siguiente día de ingreso, si vemos en el ejemplo en vacaciones existe un 90 quiere decir que el empleado solo tendrá derecho a su prestación de vacaciones v acaciones después de 90 días laborados con la empresa 4. La parte de condiciones es donde parametrizamos las prestaciones sociales a que va a tener derecho el empleado perteneciente a este contrato, se marcan o simplemente se dejan en blanco en caso de no tener prendiz diz S ena L ectivo, ecti vo, solo tienen por contrato esta prestación dentro del contrato, ejemplo claro contrato  A pren salud y es lo único que se les descuenta y lo único que la empresa aporta para ellos.

-Definir conceptos de Nomina: Son cada uno de los términos a utilizar dentro de

la nomina, de tipo pago como de tipo descuento según lo que liquidemos.

 

  -cada vez que necesitemos un concepto nuevo simplemente nos dirigimos a la definición de los conceptos y lo creamos según nos nos lo solicite, a continuación los parámetros que debe llevar un concepto.

*se da clic derecho crear.

 

  Estos son algunos de los datos indispensables en la creación de un concepto -En los datos generales encontramos la periodicidad del concepto hora, día, valor, cantidad entre otros se selecciona el correspondiente dependiendo el concepto a crear; en tipo concepto igual definimos que clase de concepto es el que estamos creando., se debe tener en cuenta que por empresa solo pueden haber: 1 concepto tipo auxilio de transporte 1 concepto tipo inactividad 1 concepto tipo fondo de solidaridad Son datos de tener en cuenta en la creación de los conceptos de esto depende que el funcionamiento de mi nomina no tenga inconveniente alguno. En la creación de conceptos existe la opción de formular, el ejemplo de fórmula para tenerlo más claro es el siguiente: -A un empleado que gana un salario de $700.000 se le debe hacer un descuento del 20% de lo que gana por un embargo bancario.

El concepto deberá ir creado de la siguiente manera:

 

  -A parte de la creación y Parametrizacion de los conceptos se debe definir para que prestaciones sociales y aportes va a hacer base dicho concepto en el momento de hacer las correspondientesliquidaciones y correspondientes aportes de autoliquidación.

 

  Cuando estamos definiendo el base para cálculos de, se marca o se desmarca con un clic y así en el momento de hacer la correspondiente liquidación el sistema tomara estos parámetros de acuerdo a lo definido.

-La siguiente pestaña en la creación de un concepto son los centros de costo.

 

  Esta opción tiene como fin utilizar el concepto en el momento de la creación de novedades planilla para quelaproceso de periódica. ingreso de estas sea rápido y ágil en el momentopor de su captura para liquidación

 

 

-Definir tipos de Nomina: Cuando iniciamos la Parametrizacion inicial del

programa HelisaNomina, debemos tener claro las clases de nominas que vamos a manejar. En este punto de la Parametrizacionpodemos evidenciar que el programa de Helisanomina, es cronológica hasta en la forma de parametrizar, cuando creamos los usuarios si aun no tenemos las nominas no podemos decidir que usuario se va a encargar de manejar cierta información; sin embargo se puede crear el usuario y luego ligar la nomina; este es uno de los ejemplos a resaltar de cómo se liga toda la información que se ingresa en el programa. -A la hora de crear las Nominas en pestaña Nomina ingresamos todos los datos solicitados, a pesar de que los datos indispensables son los que están marcados en negrilla es recomendable ingresarlos todos.

 

  -En la pestaña Conceptos/parafiscales ligamos las cuentas según el sistema lo está solicitando cada concepto que solicita es importante colocar el que realmente es, no el que se parece. Si colocamos el concepto errado simplemente tendremos inconsistencia en las liquidaciones, si no tenemos en concepto creado y lo utilizamos, se debe crear en la cartilla de conceptos.

 

   Así debe quedar la Parametrizacion, teniendo en cuenta que el tipo de aportante es empleador, hay que tener en cuenta que existen aportantes cooperativas y profesores, de igual manera se deben seleccionar y ligar el concepto correspondiente al parámetro solicitado.

-Nomina Profesores:

Tiene la opción de habilitar de nuevo los empleados pertenecientes a esta nomina, después de una liquidación definitiva colectiva que normalmente es a mediados de

 

año y a finales, el nombre de los conceptos a manejar son definidos por la empresa. -Nomina Cooperativa:

Genera alguna diferencia con las demás nominas en cuanto al nombramiento de conceptos que son definidos directamente por la empresa.

-En los Datos de Nomina ingresamos datos solicitados.

 

   ALEJO PREGUNTA SOBRE ESTE ESTILO POR QUE NO CREO QUE A DON HERALDO LE GUSTE (pendiente Leidy Real).

-En nomina por concepto definimos los conceptos que son de liquidación automática como, sueldo, auxilio de transporte, aportes de salud y pensión, fondos de solidaridad y retención en la fuente.

 

  -Definir Provisión Personalizada: Cada vez que se realiza una liquidación,

normalmente algunas empresas llevan el control de la provisión para así tener presente un estimado de lo que se va a cancelar a fin de año, para ello debe asignar los porcentajes correspondientes; en caso de los aprendices del Sena que manejan liquidaciones especiales, se puede generar una provisión personalizada.

 

Se asignan los porcentajes en cada espacio de acuerdo a lo requerido. -Moneda Extrajera: En caso de tener salarios con otro tipo de moneda se debe

crear en esta opción.

 

 

 

-Estructura de Centros de Costo:  Después de definir la estructura de los centros

de costo e ingresarles información ya no se podrá editar la estructura por tanto es importante que en el momento de estar ingresando la información, se tenga total seguridad de cuál es el manejo que se va a dar a los centros de costos y por ende su correspondiente estructura.

 

  Es indispensable para el software de Nomina el manejo de centros de costo.  

-División de Conceptos por Centros de costos: Es una opción utilizada en caso

de tener empleados en varios centros de costo dentro de una misma nomina, lo que se hace en este caso es utilizar la división para ingresar por porcentajes por cada concepto y por cada centro de costo. -Se da la opción clic derecho sobre la lista de empleados y seleccionamos asignar centros de costos y porcentaje, o damos la opción Ctrl-I -Aparecerá una pantalla con los centros de costos

 

 

-al dar aceptar aparece la ventana para ligar el porcentaje por cada centro de costo, en caso de quedar mal parametrizado en la pestaña listado de errores de la

 

parte

superior

se

vera

reflejado.

 

-Formatos: Dentro de los formatos encontramos todo lo que tiene que ver con la

Parametrizacion de algunos informes dentro del programa. -Campos de planilla consulta: Es un tipo de planilla que existe en la periódica para revisar la información tipo archivo Excel y lo que hace el parámetro es editar y

 

pasar los conceptos de la manera que se desee observar el informe y/o la consulta, se pasan los conceptos de izquierda a derecha y se puede cambiar el orden de verlos en el informe sean devengos primero o deducciones dependiendo lo que se desee.

-Campos planilla informe: En el momento de realizar la liquidación periódica existe un informe que se llama planilla donde se puede tener el soporte de cada concepto pagado al empleado; y esta opción nos facilita adecuarla de manera que podamos entender la planilla de una manera mucho mejor. Tiene un manejo similar a la planilla anterior puedes pasar los conceptos de la parte izquierda a la parte derecha y colocar conceptos en una misma columna dando la opción en la parte izquierda, Agregar concepto a columna.

 

 

-Campos planilla devengos: Cuando se quiere generar dentro de la planilla solo los devengos de los empleados. Se parametriza de la misma forma que las anteriores se pasan los conceptos de izquierda a derecha según el orden requerido, y tiene la ventaja que solo aparecerán para seleccionar los conceptos tipo pago.

 

 

-Campos planilla deducciones: Es exactamente el mismo procedimiento de los devengos, en caso de querer ver solo los descuentos de los empleados, se seleccionan los conceptos de izquierda a derecha y solo aparecerán los de tipo descuento.

 

 

-Campos planilla definitiva: se ubica el concepto en la parte izquierda se traslada a la derecha, de manera tal que la información salga de acuerdo a lo necesitado.

 

 

-Campos del Desprendible: Es personalizar el desprendible que actualmente tiene el sistema, se coloca la descripción que se quiere ver en la parte izquierda y de la misma manera el concepto con el nombre o dato que se quiera ver reflejado. Se da insert, para crear y suprimir para eliminar las líneas del desprendible.

 

  -Editor de Formas: En esta opción se genera el nuevo desprendible con variables de acuerdo a lo que se solicite, es recomendable que este proceso sea realizado a través de visita técnica.

-Formato de Variables: Se encuentran todas las variables que se utilizan para cada uno de los formatos, no se pueden crear solo se pueden editar, para cambiar su formato numérico, o para cambiar su tipo de letra(mayúscula, minúscula). Edición formato numérico:

 

  Edicion formato texto:

-Informe personalizado: se puede crear un informe de acuerdo a lo que necesitemos o nos solicite. Se da crear informe, se asigna un nombre y se ligan los conceptos que se convertirán en columnas y se organizaran de la manera que necesitemos la información.

 

 

-Datos de Correo saliente:  Es la Parametrizacion que se da al programa para

poder enviar los desprendibles de la nomina, certificados de ingresos y retenciones. Usualmente son datos ingresos por el ingeniero de sistemas o el administrador del correo por el cual se va a enviar la información, deben ser datos exactos, para no generar inconsistencia.

 

 

1.4-CARTILLAS -Cajas de Compensación: Se debe hacer la creación de la caja de compensación

a la que está afiliada la empresa para ligarla a los empleados. Ejemplo:

 

  -En datos de caja se deben ingresar todos los datos y un dato que no puede faltar para la autoliquidación el código Caja Único, lo averiguan con la misma caja de compensación.

-En los registros de archivo plano, si el fondo solicita algún tipo de información de los empleados y tienen algún formato definido se puede incluir en la cartilla, este tipo de archivos se realizan a través de visita técnica, por la complejidad de organización de las variables.

 

 

-La contabilización en este caso la utilizamos en el momento de generar los archivos de la nomina y de provisiones de tal manera que al ingresar la información de las cuentas a utilizar en la cartilla del fondo, el programa va a tomar esta cuenta para distribuir la información dentro del archivo plano, se denominaría como una provisión personalizada por fondo.

 

 

-Centros de costo: Después de haber asignado la estructura de los centros de

costo como esta explicado en su respectivo modulo; Parámetros/Particulares/Estructura de Centros de costo; el paso a seguir es hacer la respectiva creación dependiendo de los centros de costo que se manejen -Ejemplo para crear un centro de costo:

 

 

-Las cuentas especiales de Provisión, se manejaran solo si se va a tener una cuenta contable especificada para cada centro de costo por cada parte a provisionar por consiguiente en el modulo contable debe estar totalmente igual de lo contrario no es recomendable que ingrese datos en este espacio.

 

 

-Cartilla de Fondos: Debemos crear absolutamente todos los fondos a manejar

dentro de nuestra nomina, salud, pensión, cesantías, arp; existen algunos módulos que van dentro del sistema por defecto, sin embargo si dentro de esos falta algún fondo de los cuales se manejan se debe crear.

 

  Se deben llenar todos los datos incluyendo el código único.

-En la estructura contable se define en código de contabilidad la cuenta crédito dependiendo de la clase de fondo se coloca la cuenta, si no se tiene provisión personalizada se dejan en blanco los demás campos.

 

 

-Cartilla de bancos: Se ingresan los datos del banco y del formato del banco, para

realizar el pago de la nomina, es de resaltar que los datos y el formato lo asigna el banco, y es recomendable que la creación del formato, se maneje por visita técnica debido a la complejidad de variables a utilizar. -se deben ingresar todos los datos del banco solicitados por el programa.

 

  -y este es el espacio asignado para el archivo con el formato que qu e el banco solicita

-Sucursales de la Empresa: Al tener a parte de la sede principal, otras subsedes, se

pueden crear como sucursales de la empresa, para no tener que crear otra empresa adicional, esto en caso de llevar la información por cada sede totalmente independiente. -Se deben llenar todos los datos solicitados.

 

 

-Lista de Dotaciones: Usualmente se lleva un control básico de las dotaciones

entregadas al personal, se crean en la cartilla, solo se debe ingresar el nombre.

 

 

-Lista de Profesiones: Las profesiones son de gran importancia en el momento de

ingresar la información de las entrevistas. Para crear una nueva profesión damos clic derecho crear asignamos un código de creación y el nombre para reconocerla profesión.

 

 

-Lista de cargos: Son similares a la lista de profesiones con la diferencia que no se

utilizaran para los datos de la entrevista, e ntrevista, si no para llegar datos del ingreso de personal, para crear un nuevo cargo damos clic derecho crear, llenamos los diferentes datos solicitados; al dar clic derecho podemos ver más opciones de orden y de vista de los cargos.

 

  -Inicialmente cuando creamos un cargo el código es definido automáticamente por el sistema de de acuerdo al orden de creación. -Seguidamente se asigna el nombre del cargo que se requiera en el tipo de de carg o normalmente se debe colocar si es operativo, administrativo o el correspondiente -En el momento de crear un cargo se debe definir también si el empleado va a devengar hora horass extras extras en caso de no marcar esta opción por mas que se ingrese la novedad de horas extras el sistema no lo va a tomar. -Si se desea manejar control en cuanto a los devengos del empleado perteneciente al cargo en el máxi má xi mo devengado se coloca el valor correspondiente al máximo valor que el empleado puede llegar a devengar para tal caso el sistema informara al hacer la liquidación si supera este tope y no reflejara ningún valor en la liquidación. -De igual manera se puede tener control en los aumentos de salario se coloca un porcentaje a partir del salario que se tenga en el momento de ingresar, en caso de tener au aumento mento de salario si supera este  porcentaje el sistema informara informara que lo supera y no permit permitirá irá realizar el aumento en la opción

 porc entaje máxi máxi mo de aumento. -Si miramos los parámetros de la nomina podemos manejar la provisión, por cargo, por centros de costo o por nomina, en caso de manejar la opción de cargo en la parte de pr  provi ovi s ión de ries ri es g o se colocara por cada cargo el porcentaje requerido; De igual manera se puede llevar el manejo de riesgo  para la autoliquidación en este caso se coloca el respectivo porcentaje en el cargo en la opción Porcentaje Porcenta je de Ries g o. En la misma forma se puede tener el manejo de por  porcentaje centaje de Pens ión esta marca solo se utiliza cuando el empleado tiene diferentes porcentajes al de los demás empleados. -La experiencia mínima en (mes (mes es) , es un campo informativo se ingresa para indicar cuál es el tiempo mínimo de experiencia para poder ejercer el cargo. -El C.I.U.O es la lista de diferentes cargos estándar que se maneja para las normas internacionales.

-Cartilla de actividades: cuando tenemos actividades alternas dentro de nuestra

nomina, como horas adicionales al horario de empleados que normalmente no laboran tiempos adicionales y se acuerda entre las dos partes(empleador-empleado), que tendrá un tipo de pago diferente es posible manejarlo por esta opción.

 

 

No antes sin habilitarlo por parámetros/ particulares/ par ticulares/ liquidaciones, Datos de Control.

Las actividades se crean dando clic derecho y se llenan los datos de acuerdo a la actividad a crear y de acuerdo a los datos de acuerdo de liquidación, datos que se

 

verán reflejados en la liquidación periódica

.

-Departamentos /Ciudades/Barrios: Cuando ingresamos por primera vez

encontramos algunas creadas por defecto en el programa; sin embargo esta la opción para crear las ciudades, departamentos y barrios, con clic derecho crear.

- llenamos los datos para la creación de la nueva ciudad.

 

 

-En caso de ser un barrio el que deseemos crear en la pestaña barrio damos crear y llenamos el dato del barrio.

 

 

-para crear un departamento en la opción de ciudad, se da insert sobre el nombre del departamento y nos habilita la cartilla para hacer la correspondiente creación. Y se realiza de la misma manera, clic derecho crear y llenamos los datos solicitados.

 

 

-Gestores de pagos y descuentos fijos: Se crea el fondo la entidad a la cual se va

llevar el descuento hecho al empleado, el cual se ingresa por pagos y descuentos fijos; un ejemplo clara para la utilización de esta esta opción, es en momento que el empleado tiene algún préstamo con alguna entidad, y la entidad acude a la empresa para que a través de esta se haga el correspondiente descuento al empleado y sea la empresa que haga la cancelación a la entidad. -Para crear un nuevo gestor y le digitamos el Nit y el nombre d del el gestor.

 

 

RECURSO HUMANO

 Al tener todo listo y parametrizado de acuerdo al tipo de nomina que manejo como empresa, llegamos al punto de hacer el ingreso del personal que trabajara con nosotros.

-Hoja de Vida: Para ingresar los empleados debemos hacer la creación de su hoja de

vida la cual debe llevar los siguientes datos que son fundamentales:

 

  -Información Personal:

Es recomendable ingresar todos los datos solicitados, aunque los indispensables de llenar sean los resaltados en negrilla. -Perfil profesional:

Se deben ingresar los datos en caso de querer generar informes que contengas esta información. -Adicional:

 

  Se llenan algunos datos adicionales del empleado.

-Beneficiarios:

Se ingresan los datos de los beneficiarios a recibir, el beneficio de la UPC(Unidad Pago por Capitación), se digitan los datos de acuerdo a los solicitado, en caso de de necesitar crear más beneficiarios damos la opción insert.

 

 

-Formación:

Se ingresan los datos de la formación ejecutada por el empleado en su momento. -Historial Laboral:

 

  Se ingresan los datos del historial laboral registrado en la hoja de vida.

-Experiencia:

Ingresamos los datos solicitados. -Salud:

 

Si alguno de los empleados contratados quiera hacer algún tipo de donación de órganos, o si tiene algún tipo de impedimento físico, vacunas, y el grupo sanguíneo. -Idioma:

Datos de los idiomas que sabe el empleado y su nivel de compresión. -Caracteristicas:

 

   Algunas características físicas del empleado.

-Referencias:

-Datos de la hoja de vida del empleado, recomendaciones y autorizaciones. Terminadas de llenar las hojas de vida, realizamos el ingreso de información de las entrevistas, si así se desea.

 

 

-Entrevistas: En esta opción del programa de nomina podemos ingresar los datos de

las entrevistas realizadas, en el proceso de contratación de los empleados. Para ingresar los datos damos la opción clic derecho crear e ingresamos la información solicitada

 

  Encontraremos la ventana para ingresar la información, para asignar los datos de la persona entrevistada la tomamos de la hoja de vida donde ya le ingresamos la información que necesitamos.

Para los datos del entrevistador damos la opción inserty nos aparecerá esta pantalla

 

  Ingresamos los datos de las personas entrevistadoras. Luego de tener esta información continuamos llenando los datos del ingreso de las entrevistas en caso de necesitar ingresar el segundo entrevistador, lo creamos en la cartilla dando de igual manera insert.

El paso a seguir en las entrevistas son los datos de los exámenes que se realizan a los empleados cuando hacen su ingreso a las empresas; se llenan los datos de acuerdo a los datos de las pruebas psicológicas.

 

 

Finalmente dentro de las entrevistas llenaremos los Aspectos del cargo que van a desempeñar los diferentes empleados a contratar.

 

 

-Programación de Actividades:

 

 

Se ingresan los datos, a quien se va a dirigir la actividad a realizar, sea centro de costo o nomina, si se quiere un manejo por empleado, la actividad a realizar si no está creada le damos insert y solo colocamos el nombre de la actividad damos aceptar para que aparezca dentro del listado. Asignamos fechas y queda creada la actividad.

 Al dar clic derecho sobre cualquier actividad encontramos diferentes opciones, para aplazar la actividad, cancelarla o confirmar que se realizo. Entre algunas de las opciones para el manejo de esta opción.

1.6. NOMINA (PAGOS). En este punto del programa encontramos ya lo que es la

consolidación de la información, podremos encontrar la importancia de haber asignado bien la Parametrizacion de acuerdo al manejo a nivel legal que la empresa de a su nomina.

 

1.6.1. Ingreso de Personal: En el momento de tener nuestras hojas de vida ingresas,

procedemos a dar el ingreso concreto, para asignarle la nomina, su respetivo centro de costo, entre los demás demás datos que se deben asignar y ligar al empleado para iniciar la liquidación del salario correspondiente. En el momento de ingresar encontramos una pantalla vacía. Damos ingreso.clic derecho y encontramos las opciones para hacer el correspondiente

Inicialmente seleccionamos Crear , luego veremos las funciones del resto de las opciones encontradas. -Información General:

 

  (Imagen 1 Retención) Se ingresa cada dato que el sistema solicita el sistema -El Código de Ingreso: es un código de orden de creación si se desea llevar en orden consecutivo. -En la Identificación: Se selecciona el nombre el empleado que fue ingreso en la hoja de vida - Se Asigna el Contrato que va a tener el empleado. - se Indica que Cargo va a desempeñar. - Se liga en Centro de costo al cual va a pertenecer el empleado. Fecha de ingreso, la Fecha del vencimiento del contrato  en caso de ser - Seuda la tipo fijo otro de contrato diferente al indefinido, pues en este inmediatamente se liga, deshabilita la opción de la fecha de vencimiento. Y finalmente se asigna la Fecha del vencimiento del periodo de prueba  la cual se define independiente de cualquier contrato que tenga el empleado.

-La retención en la fuente tiene un manejo de acuerdo a lo devengado por el empleado y se asigna de acuerdo a lo indicado en la imagen (1. Retención) -En caso dado que el empleado tenga deducciones (Salud-Vivienda) se ingresan en la parte de la retención ya que están disminuyen ese aporte al empleado.

 

  -Se asigna la deducción y se define el valor de acuerdo a los soportes entregados por el empleado.

-En el momento de seleccionar el porcentaje 2 para la Retención en la Fuente y al definirlo -Cuando ingresamos a un empleado debemos indicarle que Maneja Ley 50 para efectos de la liquidación de cesantias, y especificar si es del exterior.

-Parafiscales:ingresamos los datos de la salud, pensión, fondo de cesantías, caja de compensación, con sus respectivas fechas de afiliación.

 

  En el procedimiento de la retención aplicada a los empleados, encontramos el valor de aporte de salud obligatorio que corresponde al aporte del año inmediatamente anterior y se ingresa en la opción Valor aporte a salud de la anterior empresa, en caso de ser un empleado nuevo, de lo contrario el mismo sistema hará el cálculo promedio mensual con los aportes que tiene ingresos en el acumulado de las liquidaciones del año anterior.

 

-Información de pago: se ingresa la información de acuerdo a lo delimitado en el contrato escrito y lo acordado en el momento de adquirir los servicios del empleado.

  Información tal como el sueldo que va a devengar, si va a tener algún tipo de sueldo en especie y si para este se utilizara alguna fórmula en la base, el auxilio de transporte si será cancelado en dinero o en especie, la forma de pago acordada (Efectivo, Cheque, Consignación). -si es en consignación el tipo de cuenta del empleado, el banco al que pertenece la cuenta y el número de cuenta bancaria. -en caso tal que la empresa promedie absolutamente todo lo que el empleado devengue que está haciendo base de liquidación para prestaciones y en los los correspondientes parámetros, tiene la opción promediar se debe marcar sueldo variable aquí en el ingreso de personal para que la liquidación nos refleje el valor correcto. -Se debe ligar el grupo de provisión al que pertenece en caso de manejar las provisiones por el sistema, mas adelante en la opción de contabilización podremos ver cómo crear el grupo de provisión y como generar los archivos para la contabilización. -Cuenta contable que encontramos relacionada en el ingreso de personal es la cuenta contable crédito del sueldo, y será utilizada en el momento de generar la contabilización de la nomina para contabilidad con nivel de detalle tercero abre cuenta crédito. -es de tener en cuenta que las fechas que encontramos en esta opción el sistema las asigna automáticamente luego de darle la fecha de ingreso.

 

En caso de equivocarnos en la fecha de ingreso debemos realizar el cambio manual a estas fechas y para la fecha de último pago periódica se debe cambiar por la opción de (Utilitarios/Cambiar fechas fechas en ingreso de personal/asignamos los los datos a cambiar, ejecutamos el cambio para que lo tome inmediatamente en el ingreso de personal). -Empleado por concepto: es similar a la parte de por concepto, solo que aquí parametrizamos los conceptos por empleado, quenomina corresponden a los devengos fijos que puede tener el empleado.

-Dotaciones: aquí se puede llevar un control de entrega de dotaciones por cada empleado, ingresando el tipo de dotación que se entrego, la cantidad y la fecha de entrega.

 

  -Información personal: están los datos de la salud del empleado, para tener los datos respectivos, de vicios y en posibles enfermedades en caso de que la empresa desee incluir esta información los datos del empleado. -Salud:

-Convivencia: Incluimos los datos de comportamiento que nos den en el momento de corroborar los datos laborales de la hoja de vida, o simplemente con los sucesos de comportamiento y convivencia dentro de la empresa, después de haber realizado el ingreso a laborar. Ingresamos los datos solicitados, inconveniente si no está creado con clic derecho nueva convivencia, la fecha del suceso y el calificativo (malo, regular, bueno, muy bueno). Si se desea ingresar algún tipo de detalle de lo ocurrido lo ingresamos también en la opción detalle.

 

  Terminados de llenar los datos solicitados para el ingreso de personal los empleados se verán de esta manera.

1.6.2. Elaboración de Carnés:  Se ingresan los datos de acuerdo a lo solicitado o

requerido.

 

 

La foto del carné es tomada de la hoja de vida del empleado, en el fondo de frente para seleccionar la imagen que se quiere en el carné en la parte frontal se da doble clic sobre el cuadro, de igual manera en parte de revés se toma la imagen que se quiere dando doble clic sobre el cuadro.

 

La opción que nos saldrá al dar doble clic será esta, se toma la imagen:

  Luego de tomar la imagen se tendrá el carné de la siguiente forma dependiendo la imagen de fondo que se tome.

1.6.3. Pagos y Descuentos Fijos: En el momento que el empleado tiene un pago o

un descuento que siempre será del mismo valor todas las quincenas y liquidaciones se puede utilizar esta opción con el fin de no estarlas ingresando cada vez que tengamos que liquidar por una novedad.

 

 

-Se ingresan los datos solicitados y correspondientes dependiendo sea, pago o descuento. Es de tener en cuenta que cuando es un pago y es una cuota fija por tiempo indefinido esa misma cuota, se debe marcar en e n la opción ¿Contabiliza saldo? No, el sistema pagara el valor de la cuota en cada liquidación que realice hasta que el empleador lo decida. En ese momento el saldo actual se debe dejar en ceros de forma manual.

 Al ser un descuento o un pago del cual se necesite ir descontando cuotas del un saldo total, simplemente en la opción ¿Contabilizar saldo? Debemos marcar la opción Si, para ir disminuyendo por la contabilización y dejara un saldo actual a descontar dependiendo lo que se vaya liquidando al empleado y en el acumulado me reflejara lo que llevo descontado al empleado, al final cuando termine el descuento el valor del

 

acumulado debe ser igual al valor total que se ingreso al empezar el descuento fijo del empleado. De igual manera los pagos y descuentos fijos se pueden crear a los empleados sin necesidad de tener un control del saldo. Por otra parte esta la opción para hacer la liquidación en la definitiva del empleado. -en caso de que las cuotas varíen se debe de forma manual ingresar a cada registro y cambiarlo.

Se debe ligar colocar la fecha correspondiente al inicio del pago y descuento fijo, debe ser una fecha anterior a la fecha de liquidación donde se ejecutara el primer registro del pago o descuento.

Después debemos ligar el concepto perteneciente al pago y descuento fijo, el centro de costo al cual pertenece la persona; en caso de aplicar interés al descuento ejemplo si es un préstamo hecho por la empresa al empleado se dará el correspondiente porcentaje en la opción Formula intereses; será una fórmula similar a la explicada en los conceptos.

 

  Si por algún motivo el empleador o empleado solicita que no sea realizado el descuento o pago en esa liquidación se marca la opción no liquidar en este periodo pero es de tener cuidado, para la siguiente liquidación quitar la marca, para continuar normal con el correspondiente descuento o pago.

Cuando una empresa es intermediaria entre un empleado que debe a algún fondo y este autoriza por nomina a realizar los correspondientes descuentos y de igual manera el empleado realiza la autorización, se realiza un pago y/o descuento fijo y se ingresa en información contabilizar a, en ese momento seleccionaremos un gestor de pago; quedando como responsable de la consignación del dinero al fondo la empresa, y esta de descontarle al empleado la respectiva cuota.

 

  El empleado puede tener aportes voluntarios de pensión (AFC), los podemos ingresar de igual manera por esta opción ligando al gestor de pago que en este caso será el fondo de pensión

2.

LIQUIDACIONES.

2.1.

Liquidaciones Periódicas.

Cuando hablamos de nomina por ende, se habla de las diferentes liquidaciones que en ella se realizan una de ellas la liquidación periódica, como su mismo nombre lo indica es una liquidación que se realiza periódicamente, sea quincenal o mensual de acuerdo al manejo dado por la empresa.

 

 Al ingresar al programa las liquidaciones las encontramos de esta manera en el menú:

Para dar inicio a la creación de una liquidación damos un clic sobre periódica por ejemplo si es la liquidación a realizar, ese clic nos llevara a esta pantalla para ingresar los datos.

 

   Al estar ingresando por primera vez la información al sistema nos debe aparecer en blanco. Damos clic derecho Nueva liquidación, para ingresar los datos de las fechas de liquidación.

Este menú es el que nos debe aparecer, le ingresamos los datos de fechas del periodo a liquidar, periodo inicial y final, aquí también nos da la opción de liquidar las prestaciones en caso de estar creando la liquidación del periodo en el cual se deben liquidar prestaciones, tales como Prima o Intereses de Cesantías, es de aclarar que las cesantías no se pueden liquidar en la periódica ya que es un pago realizado para el empleado pero que será consignado en un fondo de cesantías, para ello en la mismas liquidaciones existe la liquidación de cesantías.

 

   Al desplegar la parte de prestaciones en prima puedo ver las opciones que tengo para liquidar. -No liquida: que simplemente indica que no voy a liquidar prima en este periodo y es el que encontramos a penas damos nueva liquidación -Liquida: cuando estamos haciendo la liquidación periódica y es la misma fecha del cierre de prima es decir el 30 de julio o 30 diciembre, puesto que el acumulado del periodo de liquidación de prima estaría completo en el sistema. -Parcial: Cuando decimos liquidación parcial de prima es porque estamos liquidando a una fecha diferente a la de cierre del semestre o sea 30 de junio o 30 de diciembre fechas en las que normalmente se realiza la liquidación de prima, se debe liquidar parcial porque no estar todo el acumulado ingreso en el sistema nos faltaría la información al 30 de ese mes y se estaría pagando al empleado por debajo del valor real. Cuando damos la opción el sistema habilita un cuadro para ingresar la fecha que será la fecha correspondiente de la liquidación parcial, esta opción también la encontramos dentro de liquidaciones pero en prima. Cuando decimos parcial el sistema lo que genera es un promedio de acuerdo a lo que empleado a devengo hasta la fecha del parcial y hace un aproximado de lo que puede llegar a ganar de los días que falten. -Ajuste: después de hacer la liquidación parcial sea por la periódica o por el modulo de primas en liquidaciones se debe siempre hacer un ajuste en el periodo del 30 del semestre en cual se esté haciendo en la periódica siempre y cuando se haya realizado la liquidación de la prima parcial si la liquidación no se hizo parcial el sistema no hará ningún ajuste; ahora el ajuste que hace el sistema es revisar lo que promedio en el parcial para los seis meses, verificar lo que realmente devengo en los días faltantes del parcial de prima y comparar el valor que pago con el que realmente debía pagar, en caso de existir vacaciones o inactividades en esos días después de la fecha del parcial el valor aproximado normalmente varia, ese excedente se le paga al empleado en caso de que el aproximado haya sido menor a lo que se le debía pagar se descuenta el ajuste y sienellavalor fue exacto simplemente el sistema no hace ningún ajuste ycon no refleja nada liquidación.

 

 Al desplegar el menú de las cesantías vemos que solo aparece la parte de intereses.

-No liquida: que indica que no se van a liquidar los intereses con la periódica. -Intereses: que indica que si se van a liquidar los intereses cuando se marca la opción el sistema habilita un cuadro donde se debe colocar la fecha a liquidar de los intereses que normalmente debe ser 30 de diciembre del año en curso. Los intereses de cesantías siempre se liquidan para hacer consignación por la periódica.

Terminada la Parametrizacion de la liquidación periódica se da aceptar en la parte inferior derecha. Luego de esto la liquidación quedara de esta manera en el menú.

Luego en la opción Nomina - liquidar corremos este proceso para que el sistema tome los datos que se verán en los informes de desprendibles. Como aparece en la imagen.

 

   Al tener lista la periódica, se deben iniciar a ingresar las novedade novedadess que se requieran ingresar manualmente, nos ubicamos en la opciones novedades de la parte inferior derecha y al habilitar novedades en la parte superior encontramos empleado, quiere decir que ingresaremos las novedades por cada empleado, ubicando primero el empleado en el listado y luego si dando la opción novedades  – empleado.

 

   Al dar la opción aparece un menú para ingresar los datos de la novedad.

 

  Se llenan los datos de acuerdo a lo que el mismo sistema nos solicita -El concepto por el cual se ingresara la novedad, el centro de costo sea donde pertenece la persona o donde realizo la novedad en caso de ser horas extras trabajadas en un centro de costo que no sea el correspondiente -Una descripción si se desea especificar a que hace referencia la novedad. En caso de ser valor o cantidad ingresar tal cual el dato y en el tipo especificar si es valor o cantidad para que el sistema lo liquide de forma correcta. -El consecutivo siempre será 1, siempre y cuando el mismo concepto no sea utilizado para el mismo empleado en ser el caso se debe aumentar el consecutivo. -La fecha en la cual se realizo la novedad en caso tal de querer ingresarla de lo contrario la fecha de la liquidación periódica que se esté procesando. Se pueden ingresar las novedades que se deseen a cada uno de los empleados.  Además de existir novedades nove dades por empleado también están las n novedades ovedades por centro de costo, la novedad a registrar normalmente es de sueldo en caso de que el empleado laborado tiempo periodo de normalmente liquidación que se esté realizando haya en otro centro cierto de costo que del no sea donde cumple sus

labores. Aquí no se ingresa un concepto como tal, solo se dan las fechas de la

 

novedad el centro de costo al que pertenece la novedad y el motivo, de la siguiente manera:

-Al ingresar este tipo de novedades lo primero que registra es el código de la nomina. -Toma la identificación del empleado a quien le están ingresando la novedad según como este creada en su hoja de vida. -Asigna un consecutivo automático, para el registro de la novedad. -Se da la fecha inicial de la novedad del centro de costo -Después se da la fecha final que debe estar entre el intervalo de la fecha de liquidación periódica. -Se debe seleccionar el centro de costo donde fue generada la novedad. -Y finalmente se ingresa el motivo que se quiera dar a la novedad. Cada vez que se ingresa una novedad al sistema se debe liquidar nuevamente para que el sistema tome el cambio.

Después de hacer la ccorrespondiente orrespondiente liquidación se puede evidenciar la información en los informes que se encuentran en la parte derecha inferior, se encuentran los siguientes informes: Detallado: que va a tener el medio de salida por pantalla, archivo, correo electrónico, Microsoft XPS Document Writer, Microsoft Office Document Image Writer, las impresoras que se tengan determinadas en el sistema, Adobe Pdf.

 

  Los parámetros que permiten el ordenamiento de la información para reflejarlo en el informe como tal.

Y en caso de querer mirar la información por centros de costo se puede evidenciar y filtrar.

 

  Después de esta parametrización el informe se verá reflejado de la siguiente manera.

 Adicional al informe detallado también está el informe planilla donde se puede verificar la información de la periódica, en una plantilla similar a un cuadro Excel donde se pueden parametrizar los conceptos que se deseen ver. Se puede parametrizar de la misma manera que el detallado solo que en este los parámetros van a variar se podrá filtrar la información así:

 

  -El tipo de clasificación sea que se requiera ver la planilla completa, solo los pagos realizados a los empleados o solo los descuentos. -se puede también decidir en qué tamaño de hoja se desea realizar la impresión de la información de acuerdo a como se filtre para esto se debe tener en cuenta los campos que se organicen de conceptos en la conformación de la planilla si se llenan más de 12 filas el tamaño en el que se debe realizar la impresión debe ser oficio y si tiene solo 9 filas se debe puede hacer impresión en tamaño carta. -Adicional se puede manejar la información por el código de creación del empleado o por identificación. -Se puede incluir un total general de la planilla. -En el momento de mostrar la información se puede ver por centro de costo la división de cada uno de los pagos y descuentos. -se puede hacer la separación por centro de costo en cada hoja. -En caso de querer ver la fecha del informe se puede evidenciar para que el sistema lo refleje dentro de la planilla. -Al finalizar la Parametrizacion se puede cambiar el dato de márgenes ampliar o disminuir a la izquierda o a la derecha.

Para organizar los conceptos que se quieren ver en la planilla por Formatos  en la parte de inferior derecha en planilla se da clic y nos debe aparecer el siguiente menú:

 

  Con clic sostenido se pasan los conceptos de la ventana, cartilla de conceptos para la ventana de campos campos de pl planilla anilla y se da el ordenamiento que se desee, para dar organización a la planilla también lo ppodemos hacer en el momento de pasar los conceptos, al dar clic derecho en cartilla de conceptos aparece un menú de opciones:

-Este menú me da la opción de insertar concepto que de igual manera lo puedo realizar con clic sostenido y paso el concepto a la otra ventana. -Agregar concepto a columna lo que me permite es tener varios conceptos dentro de una misma columna, un ejemplo las horas extras y se vería en la Parametrizacion así, de manera que al generar el informe me tomara la sumatoria de estos conceptos en la planilla. -De igual manera podemos hacer la organización con valor neto a pagar por cada empleado.

 

-Si se desea incluir la casilla firma para hacer firmar a los empleados cuando reciban su pago. -En caso de querer cambiar los títulos que hacen referencia a los devengos y deducciones, se puede ejecutar el cambio. -Finalmente tenemos la opción de fuente que es donde esta parametrizado el tipo de letra con el que voy a realizar la impresión. En la parte inferior de este menú nos da información de cuantas columnas son requeridas para el tamaño de hoja de impresión (oficio  – carta). Cuando damos la orden al sistema de enviar la información de la planilla a pantalla se debe reflejar la información así de cada uno de los empleados relacionados en la correspondiente nomina donde se esté llevando el proceso.

 Al revisar estos informes que nos permiten ver la información contenida en la nomina antes de actualizar la periódica, en cada uno de ellos existe un menú para realizar algunos procesos. -La impresión del informe una vez verificado en pantalla. -Flecha arriba para verificar la información de la página anterior. -Flecha abajo verificar información de la página siguiente. -Lupa con el símbolo mas (+) para ampliación de los datos reflejados. -Lupa con el símbolo menos (-) para ampliación de los datos. -Historial de informes, en caso de querer verificar los informes ya guardados. -Eliminar el informe. -Grabar el informe, para poder ser visto en el historial de informes. -Mostrar en miniatura las todas las hojas del informe y así poder seleccionar una en caso dado. -Ir a la pagina se toma la opción se refleja el siguiente cuadro para seleccionar la hoja que se necesita ver. -Buscar, habilita un cuadro para ingresar el dato sea valor o nombre de uno de los empleados para verificar la información correspondiente.

 

-Calculadora, se puede habilitar la opción en caso de querer revisar que los valores estén correctos de acuerdo a lo que se ingreso. -Abrir, se habilita el menú de examinar para abrir algún informe en formato de archivo QuickReport file (*.QRP). -Guardar informe, al dar un clic muestra el menú para guardar el archivo en el formato que se necesite y en la carpeta car peta que lo necesiten. -Tabla de retención, me va a permitir ver la información para revisar en caso de ser el informe de retención que este revisando, que los valores estén correctos de acuerdo a lo que el sistema me muestra. -Opción para salir del informe. Otra forma de consulta de la información que le ingresamos al sistema para realizar una liquidación, para el caso una liquidación periódica, es el informe de bases, solo que en este informe lo que nos muestra es la información que constituye la base de liquidación de prestaciones de inactividades y retención que se pueden llegar a dar en este tipo de liquidación de nomina, pueden estar en la periódica en las vacaciones y en las definitivas. Para identificar la información colocamos los datos al dar clic en bases, encontramos Medio de salida es como queremos ver la información si en pantalla o en la impresora o como se quiera según las opciones que vimos antes, todos los informes manejan el mismo tipo de Medio de salida, en los parámetros damos las opciones y llenamos la información para que el sistema muestre las bases de acuerdo a lo que estemos revisando así:

 Así como vemos en ejemplo de cada uno podemos hacer la verificación de las bases de Primas, Cesantías, Inactividades, y Retención. En la pestaña empleados podemos seleccionar un solo empleado si así se requiere para ver la información si se quiere la información de todos los empleados podemos decirles todos o simplemente activos de acuerdo a lo que deseemos ver para revisar.

 

 

De igual manera para hacer una revisión completa de la información existe el informe detallado del procedimiento de la Retención en la fuente para evidenciar si el valor a liquidar esta correcto de acuerdo a la parametrización que debe ser dada por la empresa.

Para generarlo damos clic en informes, Retención, damos en medio de salida pantalla y tendremos el siguiente procedimiento.

 

 

 Adicional al a l informe de retención esta el procedimiento de Intereses de Cesantías, lo encontramos en informes Intereses. Y nos muestra el siguiente informe que indica la manera en la cual se realizo la liquidación de los intereses de cesantías.

 

 

De la misma manera esta el informe de inactividades que lo que hace es mostrarme la información de liquidación de las novedades de inactividad del empleado.

 

 

Cuando se realiza liquidación de prima en las periódicas de los empleados, de igual manera que los informes anteriores existe un procedimiento para ver la forma en que está siendo tomado el cálculo de liquidación por el sistema, el cual se vera de la siguiente manera.

 

 

Cuando el empleado supera en devengos más de 4 salarios mínimos, equivalentes a 2.266.800 se debe hacer normalmente a nivel legal descuento de fondo de solidaridad el cual dependiendo de lo devengado por el empleado tiene un porcentaje a aplicar, para ello el procedimiento puede ayudarnos a revisar el cálculo realizado dentro del programa.

 

 

Como complemento a los informes de la periódica también encontramos la planilla que nos trae las mismas opciones que la planilla de informe solo que esta nos facilita ingresar más conceptos, que la planilla sea más amplia y puede ser exportada o guarda sin problema de compatibilidades.

Este es el modelo de planilla, para acceder a las opciones de modificación damos clic derecho.

 

  Nos aparecen las siguientes opciones: -Mostrar por código: muestra como esta en el ejemplo el listado de los empleados por código de ingreso asignado en el momento de ingresar el empleado por la opción ingreso de personal. -Mostrar por identificación: indica quedepuede el dato listado de empleados por identificación ingresa en el momento crear mostrarse el empleado ingreso como cedula de ciudadanía. -Mostrar por Nombre: Si el informe lo quiero ver ordenado por nombre. -Mostrar por Apellido: Si el informe lo quiere ver ordenado por apellido. -Planilla por centros de costo: este informe se pude parametrizar para que salga separado por centro de costo, cada empleado y su correspondiente centro de costo con sus correspondientes pagos y descuentos. - Vista preliminar: en caso de hacer impresión me muestra la forma detallada como va a salir. -Guardar como: Al igual que las demás consultas que existen en Helisa se pude hacer la exportación sea a Excel que es lo más utilizado, por txt, HTML entre otros. -Imprimir: nos da la opción directa para hacer impresión sin revisar la vista preliminar u otras opciones adicionales. -Configuración de Planilla: es ahí donde ligamos que concepto más queremos ver dentro de este completo informe.

 

  Y esta es la pantalla que nos vamos a encontrar cuando damos un clic en esta opción con clic sostenido podemos pasar más conceptos de la parte izquierda a la parte derecha. -Configuración de defectos: en caso de hacer alguna configuración adicional a la que se tiene como esta por ejemplo el orden de los campos.

Se puede dar en la opción que estamos revisando nos aparece el siguiente menú que nos da la opción de guardar esa configuración.

 

  Se da el nombre del archivo para cargar cuando sea necesario.

Dentro de las diferentes liquidaciones de Helisa se encuentra la opción de iconos rápidos que nos llevan directamente a: -Nos lleva directamente al ingreso de personal. -Nos lleva a la cartilla de pagos y descuentos fijos. -Nos traslada a la cartilla de inactividades, sanciones, permisos, licencias y demás. -Nos dirige a la cartilla de cargos.

2.2.

Liquidación de vacaciones.

2.2.1 Liquidación de vacaciones de disfrute y en Plata. Cuando nos encontramos con el tema de liquidación de vacaciones tenemos en cuenta que es la correspondiente liquidación de descanso legal por cada año laborado. El menú normal de vacaciones dentro del programa es este:

 

  Cuando vamos a realizar creación de nueva liquidación de vacaciones damos clic derecho crear para que nos salgan estas opciones.

Colocamos la opción nueva liquidación y el menú que revisamos antes quedaría habilitado para ingresar la información correspondiente a la liquidación.

 Al dar la opción de crear la liquidación el sistema nos muestra inicialmente: -El código de ingreso que será el que el empleado tiene asignado en el ingreso de personal.

El consecutivo de la liquidación que estamos realizando.

 

-Fecha del inicio de la liquidación donde iniciara el empleado a disfrutar las vacaciones. -Encontramos también la opción para liquidar el sueldo y los pagos y descuentos si es deseo del empleador o si a solicitud del empleado se van a liquidar dentro de las vacaciones. -Llenamos los datos y damos aceptar para que nos permita, dar la cantidad de días o periodos que se va a tomar el empleado, es de aclarar ejemplo si liquidamos 15 días correspondientes a un periodo de vacaciones por cada 360 días, pero si colocamos 15 días no colocamos 1 periodo y si colocamos 1 periodo no colocamos 15 días. Finalmente, si es un periodo y 4 días ejemplo entonces en ese caso colocaríamos el periodo en 1 y en días los 4 correspondientes.

Liquidamos en la opción nomina liquidar.

 

Para inicie el proceso de liquidar las vacaciones tomar el año de causación inicio y final, la fecha de inicio de vacaciones de acuerdo a la fecha en la que se disfrute el periodo y su correspondiente fecha final teniendo en cuenta los días y periodos que se esté tomando.

Cuando terminamos de liquidar el sistema en el pantallazo inicial nos muestra la información de liquidación que se encuentra en el desprendible datos tales como -fecha de ultima liquidación -Días pendientes de vacaciones -Periodos pendientes de pago -Días de anticipo vacaciones

De igual manera tenemos la opción de no liquidar dentro de las vacaciones los conceptos que se tengan formulados y ligados en el ingreso de personal, en empleado por concepto. La liquidación de vacaciones tiene muchas de las opciones para ingresar novedades y algunos informes de consulta dentro de la misma liquidación Las novedades que existen y podemos ingresar para las vacaciones.

-Al estar creando la liquidación en caso de liquidar sueldo y pagos y descuentos fijos dentro de las vacaciones, si adicional tenemos novedades de horas extras u otra novedad ingresemos en de novedades podemos crearla deque la misma maneranormalmente que hacemosmanual, el ingreso novedadesempleado en la periódica.

 

  Esta es la opción como podemos ver es igual al ingreso de novedades en la periódica, Nos aparece la identificación del empleado. El correspondiente concepto que necesitemos ingresar como novedad La descripción de la novedad El centro de costo a la cual perteneció la novedad El valor El consecutivo de creación de la novedad para el empleado El tipo de novedad si es en cantidad como horas extras ejemplo o si la novedad es en valor.

De otra parte encontramos la opción de novedad por centro de costo.

 Al cual se le da el mismo manejo de la novedad por centro de costo de la liquidación periódica, en caso de que el empleado haya laborado en otro centro de costo cierto periodo que este dentro del periodo de vacaciones que se está realizando se ingresa la novedad para que al liquidar quede registrado en el centro de costo

correspondiente a la novedad. El ingreso de los datos la fecha inicial de la novedad la

 

fecha final de la misma, el centro de costo en el cual fue realizado y el motivo por el cual se realiza la novedad en dicho centro de costo. Para el caso de existir alguna incapacidad para el empleado que se encuentra en vacaciones esta en novedades la opción para ingresar el registro notificar al programa de la existencia de la incapacidad y en el mismo sistema se encarga de correr las fechas, cuando el empleado termina su periodo de vacaciones el sistema en la siguiente liquidación que tenga hará el pago de dicha incapacidad.

Se ingresa la incapacidad igual que por el modulo de inactividades del sistema. -La persona correspondiente a la novedad -los datos de legalidad, si se pagan los tres primeros días, utiliza porcentaje 3 días, utiliza porcentaje periodo, porcentaje 50%. -La clase de la novedad, licencia, inactividad, riesgo, maternidad, suspensión, permiso. -La fecha en la que inicia la novedad -La fecha final de la novedad -La descripción o detalle del porque fue la novedad -Y si existe autorización del algún tipo, por consiguiente si la novedad es remunerada o no.

Es de recordar este tipo de novedad como incapacidad y demás solo se puede hacer en casi de tener la liquidación ya realizada y actualizada, el proceso no varía valores dentro de la liquidación y cancelada al empleado.

 Al estar e star ejecutando el proceso de liquidación en el bar barner ner nomina, encontramos más opciones para la liquidación de vacaciones y todo lo que ello conlleva.

 

 

-Los anticipos, si tenemos un empleado que aun no tiene vacaciones y hace solicitud de anticipo de días de vacaciones se puede hacer la autorización si se desea por esta opción Anticipo.

Se ingresan los datos de la persona que autoriza el anticipo de vacaciones para el empleado y los días que se fueron dados para anticipar. Si por el contrario se quiere hacer una liquidación normal sin ingresar autorización solo se crea la liquidación normal se las los días o el periodo que se vaya dar anticipado y el programa cuando se esté haciendo la liquidación pedirá la autorización con el siguiente mensaje al igual si lo hago por anticipo también generara el mensaje informando que será un anticipo para realizar confirmación.

 

Es de mencionar que si se da un anticipo de vacaciones y el empleado se retira a nivel legal ese valor de vacaciones anticipadas quedaran bajo responsabilidad de la empresa.

-Las vacaciones en plata otra novedad que se encuentra y se debe tener en cuenta dentro de la liquidación de vacaciones, para esta liquidación de vacaciones en plata primero se debe tener en cuenta la normatividad que nos indica que solo se puede dar la mitad del tiempo que se deba de vacaciones cumplidas en dinero. A partir de ahí cuando estemos realizando el proceso de liquidación en periodo o en días se debe colocar el tiempo que se va a dar. Ejemplo 1. Un empleado tiene un periodo de vacaciones cumplido y solicita 3 días en

dinero, creo la liquidación y en días a pagar coloco 3, para reportar al programa que serán en plata en en la opción nomina en la parte superior En plata, ingresamos ingresamos los mismos datos, damos un clic y nos aparece la siguiente ventana.

Donde nos preguntan cuantos días serán para las vacaciones en plata, de acuerdo al ejemplo asignamos 3 días damos aceptar y realizamos el procedimiento de liquidación al revisar el desprendible nos debe reflejar la información de la siguiente manera.

 

  El concepto vacaciones por ende debe verse reportado puesto que es el concepto básico de las vacaciones y por consiguiente veremos el concepto de vacaciones en plata con su respectivo valor y días a liquidar según la información ingresa por nosotros. Ejemplo 2: Probablemente surja la pregunta se puede hacer liquidación de

vacaciones de disfrute y vacaciones en plata en una sola liquidación. Si efectivamente este proceso se puede llevar a cabo dentro del programa. Una persona tiene 2 periodos de vacaciones cumplidos 30 días, realizamos el proceso de liquidación en el programa de la siguiente manera: Creamos la liquidación normal con la fecha en la que se va a tomar las vacaciones de disfrute cuando ingresemos los datos en los días de disfrute lo que podemos en en colocar 1 periodo y 30 días, sin embargo si coloco los 30 días o si coloco 2 periodos no me afectara la liquidación pero para el ejemplo si coloco 30 días no coloco periodo y si coloco 2 periodos no coloco

 

días. Luego de colocar los días globales entramos a distribuir lo que va a ser en plata y en disfrute. -Parametrizacion de los días para las vacaciones.

Una de las formas de ingresar los datos para los días o periodos. -Para ingresar los días de vacaciones en plata.

De igual manera que en el ejemplo anterior solo que en est este e caso le vamos a colocar los 15 días correspondientes a la mitad de los periodos cumplidos en vacaciones.

Se realiza el proceso de liquidación para tomar el registro de los datos ingresos y lo que nos quedara reflejado en el desprendible será lo siguiente.

El valor correspondiente de los días de disfrute con sus días hábiles e inhábiles y la parte de las vacaciones en plata con su respectivo valor. -Las siguientes opciones encontradas en este menú son las de liquidar,  que ya

sabemos cómo usarla nos efectúa y guarda el cambio que lleguemos a realizar dentro

 

de la liquidación, el ingreso de una novedad ejemplo, después nos encontramos con la opción de actualizar,  es la que utilizamos después de revisar que nuestra liquidación este completamente bien para cerrarla y hacer el correspondiente pago. -La opción de consignar, cuando ya se tiene la liquidación de vacaciones como tal realizada y actualizada se puede realizar la consignación, al dar clic en la opción nos da un menú para seleccionar las liquidaciones que se van a consignar, y en la parte inferior nos da el botón para realizar la consignación.

 A partir de dar consignar nos refleja el menú para llenar los datos correspondientes al banco.

Los datos de medio medio de salida, como se quiere ver el archivo de acuerdo a lo que el banco solicita, esto de acuerdo a la estructura enviada por la entidad en el momento de solicitar hacer pagos a través de ellos. -En la siguiente pestaña Banco/Entidad Dispersora.

 

  Es la opción para indicar al sistema si el archivo que se va a generar pertenece a una sola cuenta bancaria o si por el contrario en el mismo archivo se tendrá que hacer dispersión por banco. La fecha de dispersión y el correspondiente banco del cual se va a generar la transacción.

-Centro de costo.

Esta opción es en caso de realizar la consignación por centro de costo, aunque en el tema de vacaciones recuerden que lo estamos haciendo por liquidación ya seleccionada en el menú anterior. Luego de hacer la correspondiente Parametrizacion entran las opciones para generar el archivo y hacer la respectiva revisión.

 

  -Inicialmente lo que se tiene que tener en cuenta es el archivo plano que es lo que se va a generar para hacer la revisión final para hacer el pago. Finalmente lo que se verá reflejado en la pantalla del programa es esto para revisión de archivo de consignación de vacaciones.

-A partir de generar el archivo de podemos ver el informe donde nos muestra de manera más organizada y entendible la información de lo que se va a cancelar.

-Normalmente cuando hacemos este tipo de consignación se debe informar al banco que este proceso está autorizado para que ellos como entidad hagan el procedimiento al respecto el descuento de la cuenta y la correspondiente distribución. Para ello la se utiliza una carta la cual el sistema trae organizada de la siguiente manera:

 

   Al estar definido no quiere decir que no se pueda cambiar, camb iar, en la parte derecha está el menú de variables que se pueden utilizar para hacer la modificación de la información de la carta a enviar. La carta en la definición que se encuentra en el sistema esta de la siguiente manera.

 

 

-Ya teniendo la autorización se puede generar el comprobante de la consignación a través de archivo plano para llevarlo para la contabilidad, en la opción de contabilizar.

 Al dar clic tenemos el menú para dar los datos que necesitamos para que el a archivo rchivo sea leído por el programa contable.

 

D

-Tipo de documento con el cual se pretende llevar la información a contabilidad. -Numero de documento, de acuerdo al consecutivo de orden que lleve en la contabilidad. -Fecha de Elaboración del documento como tal. -La descripción del documento para que sea tomado como concepto en la contabilidad al revisarlo. - Ruta del archivo, donde va a quedar guardado para hacer la importación desde el sistema contable. -Dentro del Debito, que encontramos debemos definir la cuanta si es del tercero o de la nomina, y si el Nit con el cual va a quedar afectado el documento será del empleado o de la nomina. -Dentro del crédito, la cuenta debito de donde saldrá el dinero para el pago y la cuenta bancaria (esta cuenta bancaria no es la del PUC). Y si la transacción de igual manera quedara con el Nit del empleado, la nomina o la empresa. -Por ultimo para generar el archivo se puede revisar el formato y así ver como será su constitución dentro del plano. El formato detalle

 

 

  Y en caso de tener un encabezado. Si no se desea cambiar nada simplemente damos en la opción Archivo Plano, y este se generara con la constitución anterior en un txt. o en el formato dado al guardarlo en la ruta definida. -Finalmente encontramos la opción salir, para salir del proceso ya terminado.

-La siguiente opción del menú de nomina para vacaciones en la de generar un cheque,  para ello ttomamos omamos nos ubicamos sobre la liliquidación quidación y damos clic en la opción que estamos explicando este por el contrario de la consignación se debe girar

por cada liquidación realizada.

 

 Al ingresar vemos los datos que se necesitan para generar el cheqConfirmar 

  -El beneficiario al cual va dirigida la liquidación y por ende el cheque. -La fecha en la que se realiza el cheque. -El valor del cheque, que debe ser se r el mismo de la liquidación realizada. rea lizada. -El detalle del pago que se quiera ver en el cheque. -El tipo de documento con el cual se hace la cancelación del dinero. -El consecutivo que se lleve en los giros de cheques o en su defecto el consecutivo del mismo cheque. -La -La Cuenta Cuenta Debito Créditopara paraelelcheque cheque -Seleccionar el formato que se tenga definido para el cheque. -Confirmar que en la impresión se quiere el cheque solamente o si se desea hacer la impresión de cheque y desprendible. -Al terminar las opciones que encontramos en Nomina estando liquidando vacaciones, tenemos la actual Liquidación de prima extralegal. Leidy (pendiente).

Terminado el tema de ingresar novedades y de hacer la liquidación como tal,

entramos aunque los informes se deben revisar antes de actualizar la liquidación, sea

 

de vacaciones, definitivas o periódica puesto que son los que nos dirán que los valores reportados están bien. En los informes encontramos. -El informe de bases, nos muestra como bien lo dice las bases de donde se está tomando el valor valor que estamos liquidando, al dar clic en la opción encontramos el medio de salida el cual es totalmente igual al que encontramos en los demás informes vistos y en los parámetros damos las fechas para revisar las bases sin embargo ya son fechas que están definidas lo que debemos decirle al sistema si las vacaciones son de disfrute o son en plata.

 Al dar la opción el programa nos mostrara un informe de los conceptos que están haciendo base y el correspondiente valor.

 

-El informe de desprendible, para el caso de las vacaciones se puede ver con solo realizar el proceso de liquidación, no pasa como en la periódica que hasta que no se actualice no se puede ver, aquí en vacaciones no existe la parte de informe detallado. De igual manera al dar clic encontraremos el medio de salida, y en parámetros

-La agrupación, en caso de tener conceptos dentro de la liquidación que sean iguales se pueden unir para que solo salga un valor y un concepto y no ver tanta información dentro del desprendible, o en caso dado si se tiene un desprendible personalizado, se selecciona y será el visto en pantalla. -Si se desea hacer la impresión del desprendible en hoja completa. -Y en caso de haber algunos conceptos en cero que no se vean reflejados dentro del desprendible como tal. Finalmente al dar esta parametrización lo que se verá en el desprendible será lo siguiente.

 

  De acuerdo a las novedades ingresas y liquidadas esto será lo que veremos en el momento de liquidar y lo primero que se tendrá que ver cuando hacemos la liquidación para evidenciar que es lo que sé lo que se le va a cancelar al empleado.

-El informe General, lo que nos va a mostrar es de todos los empleados o de uno solo si se quiere, un estado general de información de las liquidaciones realizadas en vacaciones.

 

  -Es aquí en la parametrización que le decimos al sistema de qué fecha queremos ver la información inicial y final. -La organización si quiero de un solo empleado o de todos los empleados que tienen liquidación de vacaciones en el rango seleccionado.

Cuando ingresamos los datos y enviamos a pantalla esto es lo que vamos a ver reflejado. Datos generales de las liquidaciones y sus correspondientes valores.

-Al igual que en las demás liquidaciones realizadas en el programa el informe de retención.  Solamente que en este caso se tratara de la información de retención correspondiente a lo devengado dentro de las vacaciones.

 

  Es el procedimiento normal de retención, como lo había indicado antes solo que para el caso de devengos dentro de la liquidación de vacaciones. -El informe de procedimiento de inactividad,  mostrara paso a paso como se está liquidando la inactividad que se llegue a presentar en el periodo de liquidación de vacaciones.

 

  -Informe de Vacaciones, que nos refleja lo liquidado en las vacaciones desde las bases tomadas desde que fecha hasta que fecha y el acumulado que toma.

 

  -Informe de fondo de solidaridad, en caso dado que lo devengado dentro de las vacaciones supere el tope de fondo de solidaridad, de lo contrario el informe saldrá en blanco.

 

   Adicional a los informes en el modulo de vacaciones como tal también encontramos los iconos rápidos para ir a algunas opciones básicas en la liquidación sin necesidad de salir hasta el menú principal.

-Ingreso de personal -Pagos y descuentos fijos -Días pendientes de vacaciones -Cartilla de cargos.

2.2.2 Liquidación de vacaciones Colectivas.

En el momento de hacer una liquidación de vacaciones, también se debe tener en cuenta las vacaciones colectivas, que para entes educativos (colegios, universidades y demás).

 

  Para las vacaciones colectivas se debe tener en cuenta que los empleados tengan la misma fecha de inicio de disfrute de vacaciones puesto que la parametrización en el momento de hacer la liquidación serán iguales para todos.

Se da clic en la columna selección para indicar al sistema cual de los empleados del listado van a tener la liquidación de vacaciones colectivas. Luego de seleccionar los empleados en la parte inferior del menú esta la opción para ingresar la información para iniciar la liquidación.

De acuerdo a esto se asigna la información solicitada por el sistema. -Fecha de disfrute lasavacaciones para los empleados seleccionados -Numerodedeinicio periodos que sedevan dar -Marca en caso de querer liquidar sueldo a los empleados dentro de la liquidación de vacaciones colectivas -De igual manera la marca de pagos y descuentos fijos si se desea liquidar estos dentro de la liquidación de vacaciones colectivas. Después de dar las indicaciones de cómo liquidar las vacaciones colectivas los datos que se necesitan de acuerdo a lo solicitado. En caso de necesitar ingresar novedades a las vacaciones estando ubicados en la liquidación correspondiente para la novedad, damos clic derecho, saldrá el recuadro

con las siguientes opciones:

 

  -El ingreso de novedades al igual como están en la periódica y en las vacaciones individuales.

Se ingresan los datos el concepto para la novedad que se necesite, la descripción, el centro de costo que este asignado para la novedad, el valor correspondiente, el consecutivo que normalmente es asignado automáticamente por el sistema, y la cantidad o valor del tipo de novedad. Si dentro de esas liquidaciones colectivas algunos de los empleados va a tener liquidación de vacaciones en plata, en la opción al clic derecho esta solo se da clic normal y aparecerá la ventana para dar los datos de la cantidad de días que se van a liquidar como vacaciones en plata.

Se dan los días de acuerdo a los solicitado y aprobado para liquidar como vacaciones en plata.

 

 Ahora si se d desea esea marcar todos los empleados sin hacer excepciones el a algunos, lgunos, se da clic derecho y en la opción que aparece después de ingresar días en plata, se da clic en la opción e inmediatamente quedaran todos los empleados marcados en la pestaña selección de la siguiente manera.

-Marcar por centros de costo, en caso dado que se quiera hacer la liquidación de vacaciones colectivas por centros de costo, ya sea porque las fechas para un centro de costo es diferente que para los demás se marca la opción marcar por centro de costo.

Y seleccionamos el centro de costo para el cual se quiere realizar la liquidación de vacaciones colectivas, después de marcar el centro de costo solo los empleados pertenecientes a este quedaran marcados para ingresar los datos y hacer la correspondiente liquidación. -Al tener la opción de marcar por centro de costos también está la de desmarcar para no hacerlo empleado a empleado. -Detener igualque manera cuando decimos marcar todos, esta la opción donde indicamos desmarcar todos para no hacer el proceso uno a uno por empleado.

En el menú de vacaciones colectivas solo encontramos estas.

Dentro de nomina:

 

  -liquidar para guardar cada una de las novedades nuevas que vayamos ingresando a las liquidaciones. -Actualizar es la opciones después de liquidar para cerrar la liquidación es de recordar que esta opción la utilicemos solo con la seguridad de haber revisado los informes y que las liquidaciones estén completamente bien. -Consignar, al igual que en la demás liquidaciones esta la manera de hacer la consignación por cuenta bancaria. El proceso se realiza exactamente de la misma manera como las demás consignaciones de liquidaciones por Helisa Nomina.

En cuanto al menú de Informes tenemos:

-El contenido de los informes será el mismo que vimos en la parte de liquidación de vacaciones individuales. 2.3.

Liquidación definitiva

2.3.1 Liquidación definitiva.  Al tocar el tema de liquidaciones no podemos dejar pasar las liquidaciones definitivas cuando los empleados de la compañía se retiran, se llega al acuerdo de cancelar el contrato o simplemente se firmo un contrato fijo y llego la fecha de terminación del mismo, contratos por labor y demás.

 

  -Iniciamos por tomar la nomina a la cual pertenece el empleado -Seleccionamos el empleado del retiro -Damos la fecha de retiro de acuerdo a la carta que el empleado nos entrega haciendo su manifestación de retiro, en caso contrario la de terminación de contrato o la de cancelación de contrato. -El motivo del retiro cual es el causante para p ara la liquidación definitiva. -Las marcas si fue por justa causa o no -En caso dado de ser cancelación de cierto contrato si este conlleva indemnización o no. -Cuando el empleado tiene retiro en una fecha intermedia al del cierre de la periódica, actualmente se tiene la opción para que los días de sueldo sean liquidados en la periódica o en la liquidación definitiva. -Cuando el empleado tenga menos de los 30 días laborados sumar los conceptos a la base no hacer proyección mensual si no realizar la sumatoria de dichos conceptos.  Al llenar estos datos solicitados para realizar una liquidación definitiva finalmente liquidamos como en toda liquidación,

El menú de liquidaciones definitivas. -Novedades

 

-Novedades de empleado para dar ingreso a horas extras normalmente, descuentos y demás novedades que puede llegar a tener el empleado en su retiro. Se ingresa de igual manera como las novedades de las demás liquidaciones.

-Las novedades por centro de costo que ya sabemos que solo tiene como afectación el sueldo, para el caso que el empleado haya laborado esos días de sueldo en algún otro centro de costo diferente al donde normalmente desempeña sus labores.

Se ingresan los datos de la novedad como se ha venido viendo en las demás novedades de centro de costo de todas las liquidaciones que se efectúan para nomina a través de Helisa. -Nomina

 

  Encontramos las mismas opciones de las demás liquidaciones -Liquidar: cuando ingresamos las novedades que estábamos revisando debemos realizar la liquidación para que el sistema me guarde esta novedad dentro de la liquidación definitiva. -Actualizar, al terminar de revisar la liquidación ver que todo esté de acuerdo a lo que legalmente le debo entregar al empleado por ser una liquidación netamente definitiva. -Consignar, del mismo modo que se puede hacer la consignación de la liquidación de vacaciones y de la liquidación periódica también puedo efectuar la consignación de la definitiva y tiene el mismo tratamiento que han tenido las demás liquidaciones, no tiene variación alguna, tan solo es necesario que la liquidación ya este actualizada para realizar el proceso -Cheque, al no hacer consignación el pago al empleado lo podemos efectuar a través de cheque, se dan los datos de igual manera como lo hicimos en la liquidación de vacaciones individuales y vale aclarar que la liquidación definitiva debe estar actualizada para hacer el proceso de impresión de cheque. -Eliminar, en caso de hacer una liquidación definitiva y por algún motivo se reversa el proceso de liquidación y aun no se ha actualizado la liquidación se pueden eliminar los registros de liquidación definitiva del Helisa, cuando damos clic en la opción lo que tenemos es un recuadro solicitando confirmación de la acción

Se indicara que si y el sistema elimina el registro de liquidación definitiva que se tenga para el empleado. -Prima extralegal Leidy (pendiente).

-Informes:

 

 

-Desprendible, al hacer el proceso de liquidar para guardar las novedades ingresas o para revisar que el proceso se encuentre bien dentro de los términos legales y términos de la empresa, se llevara a cabo la revisión de la información por el desprendible como tal. La parametrización dada para el será el mismo que se tuvo en cuenta para las vacaciones individuales.

 Así veremos la información liquidada en el sistema.

 

 

-Dentro de las bases podemos revisar la información manualmente de donde nos está tomando la la iinformación nformación de prestaciones como Prima, Cesantías, vacaciones, retención e indemnización Damos las fechas correspondientes a cada prestación que queramos revisar solo se podrá revisar una a la la vez. vez.

Y lo que veremos es los devengos que durante el periodo que asignamos gano el empleado y que hicieron base para esta prestación

 

   Así mismo se verá la información de los demás informes de bases de prestaciones. -El informe general nos mostrara la cantidad general que se ha devengado para el empleado.

-De igual manera al ser una liquidación definitiva como estábamos revisando la información de liquidación de prestaciones por las bases también lo podemos hacer por la parte de procedimientos como el de prima.

 

  -Así como el de prima también tenemos el procedimiento paso a paso de Cesantías.

 

  -Correspondiente al de cesantías también encontramos el de cálculo de intereses de cesantías paso a paso de acuerdo a la parametrización y lo devengado por el empleado.

 

  El cual se encuentra en la siguiente hoja al de Cesantías.

-De otra parte está el de vacaciones que para el caso de la definitiva serán vacaciones prestacionales, puesto que el empleado trabajo y no se tomo ese periodo de vacaciones porque no las había cumplido o porque no las había solicitado al momento de su retiro.

 

 

Para el caso de las vacaciones en el procedimiento se tiene en cuenta la parte de cálculo de los días y el cálculo posterior del valor de acuerdo a los días pendientes por pagar por vacaciones.

-En caso de haber parte de inactividad pendiente por liquidar en la definitiva también está el procedimiento para su correspondiente revisión.

 

  -De igual manera esta el procedimiento pro cedimiento de cálculo de fondo de solidaridad.

 

  -En caso de tener valores muy elevados en los devengos se tendrá el procedimiento de la retención si no la tiene el procedimiento será visto de igual manera pero en ceros.

 

 

-Finalmente de acuerdo a la formalización en el término del contrato o el motivo por el cual se retira el empleado. Si fue aplicada la indemnización existe el procedimiento para hacer la correspondiente revisión.

 

 

 Al terminar el proceso de la liquidación definitiva encontramos en el menú principal información de lo que se le va a cancelar al empleado de la siguiente manera.

 

  Mostrando los datos relevantes de la liquidación como tal.

2.3.2 Liquidaciones Definitivas Colectivas. Cuando hablamos de liquidación definitiva colectiva, normalmente es porque el contrato se termino por alguna obra o labor contratada o en casos exagerados se les cancela en contrato a muchos empleados a la misma fecha, o simplemente hay renuncia masiva de empleados. Para el caso se realiza la liquidación definitiva colectiva sin embargo, se debe tener en cuenta que deben tener las mismas fechas de retiro para poder ser efectuadas.

Seleccionamos las personas a retirar con doble clic.

Y en la parte inferior llenamos los datos del retiro.

 

  -La fecha del retiro de las personas seleccionadas. -El motivo de dicho retiro -Si es con justa justa causa, Si se indemnizo, si se liquidan novedades fijas, tales como novedades ingresas por pagos y descuentos fijos.

En caso de ingresar novedades a esas definitivas al dar clic derecho en el listado de liquidaciones, encontraremos las siguientes opciones.

 

-Marcar por centro costo, en caso de tener liquidaciones definitivas colectivas por centro de costo y que solo se vea el centro de costo que necesito, tomamos esta opción y en la ventana que nos muestra seleccionamos el centro de costo requerido.

Después de seleccionar el centro de costo lo que encontramos es los empleados en el listado marcados por el centro de costo que acabamos de indicar. -Para el caso de necesitar desmarcar todos los empleados esta la opción Desmarca Todos.

-Caso contrario si necesitamos que sean todos los empleados marcados para realizar la liquidación definitiva en Marcar Todos. -Muestra solo Activos,  solo nos dará la lista de empleados que se encuentran activos para hacer la correspondiente liquidación. -Muestra solo inactivos,  en caso de querer revisar liquidaciones anteriores ya finalizadas en esta opción podemos ver los empleados ya inactivos. -Muestra Todos, muestra tanto los empleados activos e inactivos en caso de querer hacer alguna revisión. -Insertar Novedades, se ingresan aquellas novedades que normalmente no van por novedades fijas, se ingresan normal como las novedades de las demás liquidaciones.

 Al terminar ter minar de ingresar los datos, se liquida para que tenga los cambios dentro de la liquidación como tal

 

-viene el tema de la organización de la información para liquidar,  ordenar por código, los empleados quedaron en la lista de acuerdo al código de creación con el cual fueron ingresos por ingreso de personal. -Ordenar por Nombre, me organizara a todos los empleados de acuerdo a un orden alfabético pero por nombres. -Ordenar por Apellido, de igual manera que el ordenamiento por nombre, este se guiara alfabéticamente por apellido. -Ordenar por Identificación, tendrá en cuenta la cedula de ciudadanía ingresa en las hojas de vida o simplemente la identificación ingresa para ordenarlos de esta manera.  Al terminar de ingresar novedades y saber que la liquidación ya tiene los datos que se necesitan para liquidar el empleado sin problema entramos al menú de liquidación.

-liquida, como en todas las demás liquidaciones lo que hará es guardarme los datos de novedades ingresas para el momento de la revisión a través de los informes poder verificar que estén bien. -Desprendible, nos permitirá ver la información de acuerdo a todo lo ingreso y liquidado a los empleados. -Bases,  nos permitirá encontrar el porqué los valores que estamos liquidando de donde se están tomando los correspondientes valores. Como tal al dar clic en los parámetros se darán las fechas al igual como lo hicimos en la liquidación definitiva definitiva y una a una veremos las novedades que están haciendo base para la liquidación de prestaciones, así:

 

   Al dar aceptar, veremos el listado de novedades y sus correspondientes valores que están haciendo base para cada empleado que se esté liquidando.

-Actualiza, solo en el momento de tener la seguridad que las liquidaciones estén completamente bien se dará la orden de actualizar es de recordar y dar a conocer que es un proceso que no se podrá reversar si no restaurando copia de seguridad o comunicándose con nuestra mesa de respuesta y que ellos realicen el proceso de desbloqueo. -Eliminar, como bien su nombre lo indica eliminara los registros de las liquidaciones que por algún motivo se hicieron y que antes de actualizar confirman que no será liquidados definitivamente. -Girar cheque, se realizara el pago de la definitiva a través de un cheque para ellos se tomara solo una liquidación a pesar de estar en definitivas colectivas solo se

permitirácomo girarya el locheque porcasos empleado. Se llenaran los correspondientes datos de cheque vimos en anteriores.

 

  -Consignación, se cancela la liquidación definitiva de los empleados a diferencia del cheque este se puede hacer masivamente todos los empelados que hayan tenido liquidación definitiva se pueden consignar de una vez.se toman las liquidaciones y la consignación se realizara llenando los datos correspondientes de acuerdo a lo ya especificado en consignaciones explicadas para las anteriores liquidaciones.

Paso uno la parametrización.

 

  Paso dos seleccionar los datos correspondientes al banco, como la cuenta si es dispersora o dispersión por banco, y por ende el banco de donde saldrá la consignación.

Y en caso dado si se quiere filtrar el tema de consignaciones por centro de costo. -Salir, cuando hemos terminado la consignación y sabemos que ya todo quedo bien, antes de hacer la consignación o el cheque la liquidación debe estar actualizada. Este es el punto final de la realización de liquidaciones colectivas. Es de resaltar cuando las liquidaciones colectivas son tramitadas para nominas de profesores, el tratamiento para estas es diferente, puesto que son empleados que se liquidan pero deben ser activos posteriormente cuando nuevamente se inicien labores en las instituciones educativas. De manera que en el listado de empleados se tendrá en cuenta lo mismo solo que en este caso los parámetros de liquidación serán diferentes.

 

-Se tendrá que definir de igual manera una fecha de retiro masiva puesto que las nominas de profesores son las que más utilizan la liquidación definitiva colectiva. -Posterior a esta fecha se debe dar la fecha para los descuentos de salud y pensión pues el tiempo que están fuera de labores debe ser cotizado de todas maneras, por parte de ellos como de la empresa. -El motivo del retiro. -Si fue con justa causa, si fue alguna liquidación definitiva si se indemniza, si tiene novedades fijas como pagos y descuentos fijos y finalmente lo más importante que es una liquidación de profesores para poder ser activos nuevamente. -En cuanto a las prestaciones si liquidar de una vez con la definitiva o no liquidarlas y acumularlas para hacer pago periódico como se debe normalmente. -Pagos periódicos, si no liquidarlos, si liquidar periódicamente, es decir si el empleado se va por dos meses mostrar los dos pagos por cada mes dentro del desprendible y por liquidar una sola vez, es decir a pesar de ser dos periodos liquidados en pagos posteriores se reflejara una sola vez en el desprendible. -En cuanto descuentos periódicos, tendrá el mismo manejo de opciones que la liquidación de pagos periódicos. 2.3.3 Reliquidacion de Definitivas.  Al decir Reliquidacion de definitivas estamos hablando de novedades tipo pago que nos quedaron pendientes por ingresar al empleado, solo se podrán reportar pagos para la Reliquidacion y para efectuar tal proceso debe estar la definitiv definitiva a normal actualizada.

Solo encontraremos la opción de seleccionar la nomina y el empleado al que le falto la novedad de pago por ingresar en la definitiva, si el retiro fue con justa causa y si

existía indemnización al liquidar. En las novedades solo encontraremos las de empleado.

 

 

Y dentro de esas novedades empleado se ingresa la novedad tipo pago que quedo pendiente de la liquidación definitiva anterior. En nomina como tal encontramos las opciones de:

-Reliquidar, se da clic en la opción que hará el mismo trabajo del liquidar en las demás liquidaciones. -Actualizar, después de tener todo al día con la Reliquidacion se actualizara normal como se haría la actualización de una liquidación. -Cheque, al ser una Reliquidacion es probable que la liquidación definitiva ya se haya consignado o pagado a través de cheque, con la Reliquidacion se tendrá que hacer el mismo procedimiento. Si se realiza por cheque se ingresaran los datos normales para la generación del mismo. -Consignación, de igual manera se manejara la consignación se ingresaran los datos del empleado correspondiente a la autoliquidación para finalizar los pagos correctos al empleado. -y la eliminación de la Reliquidacion, que cumple la misma función del eliminar de la liquidación definitiva. En cuanto a los informes,  se verán reflejados los que normalmente se verán afectados con la Reliquidacion de novedades tipo pago.

 

-El desprendible que normalmente me refleja la información que se va a cancelar realmente al empleado y con el que se revisara que todo lo de la liquidación este bien. -En las bases se revisa el nuevo calculo que se realizo en la Reliquidacion teniendo en cuenta que solo será la novedad de la fecha. -Retención, para el caso de la Reliquidacion si el valor alcanza al tope para realizar este descuento. -Prima, que será una de las prestaciones que se verá afectada siempre y cuando la novedad este haciendo base para prima. -Cesantías, Al igual que la prima si el concepto de novedad que le estoy ingresando hace base para dicha prestación, se verá afectada de lo contrario los valores reportados serán en ceros. -Solidaridad, Pasara un caso igual como con la retención, si el valor ingreso supera los topes para dichos descuentos se verán reflejados en la Reliquidacion como tal. Es de tener en cuenta que los anteriores son los procedimientos para hacer la revisión.  Al final de la Reliquidacion veremos veremo s también, la información en el menú principal pr incipal de la liquidación lo que esta ingreso en el desprendible.

 

3. Autoliquidación Unificada.

Nos referimos a autoliquidación unificada al mencionar los pagos de aportes que se debe hacer legalmente para los empleados, aportes tales como, salud, pensión, riesgo, caja, Sena e Icbf que es a lo que normalmente está obligada la empresa a pagar cuando adquiere el contrato con una persona natural.

-Empezamos por seleccionar la la nomina de la cual vamos a realizar la correspondiente liquidación. -A partir de seleccionar la nomina a liquidar, se realiza la selección del periodo a liquidar. -Ahora en caso de tener varias nominas y se tengan como consolidado ante el operador, se puede crear el consolidado dentro del programa, damos clic en la marca de consolidado, el sistema indicara que se debe crear un consolidado de nomina.

 

  Damos aceptar al mensaje y en el cuadro blanco al lado de consolidado, damos clic derecho, Y damos clic sobre la opción que nos aparece Consolidados Nomina, después de esto nos aparece el menú para crear el consolidado en e l cuadro blanco al lado de la opción, damos clic derecho

Y seleccionamos la opción de crear nueva planilla consolidada. Damos en la parte de inferior derecha la confirmación de la creación del consolidado y luego pasamos con clic sostenido las nominas desde campos disponibles para el informe y lo pasamos a campos seleccionados. Salimos dando Esc en la pantalla, y ese consolidado es el que tomamos para la liquidación, se pueden crear más de un consolidado en caso de tener varias nominas y reportadas en consolidados diferentes. -En caso de tener aportes por sucursales, ingresamos el código de la sucursal y el nombre de la sucursal. -La fecha en la que se va a realizar el pago. -Forma de Presentación, si se quiere única,, en consolidado, Sucursal y Dependencia. - El tipo de planilla que se va a liquidar,

Dependiendo que tipo de planilla se que se requiera para hacer el correspondiente pago de aportes. -Debemos dar de igual manera la ruta y el nombre del archivo a generar para subir al