Aula-01 - Arquivologia Estratégia Concursos

 Au  A u l a 01 Curso: Noções de Arqui volo gia p/ Polícia Federal Federal - Cargo Cargo 9 - Agente

Professor: Felipe Petrachini

Noções de Arquivologia para Agente Administrativo Administrativo da Polícia Federal Teoria e exercícios comentados Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini – Aula –  Aula 01

AULA 01 - 1 Arquivística: princípios e conceitos. SUMÁRIO

PÁGINA

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Bibliografia Básica ........................................................................................... 1 1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia Arquivologia ..................................... ....................... ............................ .............. 2 1.1. Arquivística: Princípios e Conceitos ............. ........................... ............................ ........................... ............. 2 1.2. Documentos .......................................................................................... 4 1.2.1. Classificação de documentos de arquivo. ............. .......................... ......................... ............ 5 1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) ............ .................. ...... 13 1.3. Órgãos de Documentação .................................................................. 15 1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) ............. ........................... ............................. ............................. ..................... ....... 21 1.5. Princípios ............................................................................................ 23 1.6. Classificação dos arquivos ............. ........................... ............................ ........................... ......................... ............ 30 1.6.1. Estágios da Evolução ................................................................... 32 Questões Comentadas .................................................................................. 34 Questões Propostas ...................................................................................... 67

Bom meu caro, você já me conhece, e já sabe o que faremos aqui! Só me resta agradecer pela preferência e martelar você com toda a disciplina exigida pelo edital. Esta é a Aula 01, e contém aprofundamentos do que vimos na aula passada. 10381340 134020 0

Bibliografia Básica Não meu caro, você não precisará comprar livros para fazer esta disciplina (só faltava esta, comprar este curso para saber que livros comprar :P). O curso e várias questões de treino te deixarão afiado para sua prova. Entretanto, existem

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AULA 01 - 1 Arquivística: princípios e conceitos. SUMÁRIO

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Bibliografia Básica ........................................................................................... 1 1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia Arquivologia ..................................... ....................... ............................ .............. 2 1.1. Arquivística: Princípios e Conceitos ............. ........................... ............................ ........................... ............. 2 1.2. Documentos .......................................................................................... 4 1.2.1. Classificação de documentos de arquivo. ............. .......................... ......................... ............ 5 1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) ............ .................. ...... 13 1.3. Órgãos de Documentação .................................................................. 15 1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) ............. ........................... ............................. ............................. ..................... ....... 21 1.5. Princípios ............................................................................................ 23 1.6. Classificação dos arquivos ............. ........................... ............................ ........................... ......................... ............ 30 1.6.1. Estágios da Evolução ................................................................... 32 Questões Comentadas .................................................................................. 34 Questões Propostas ...................................................................................... 67

Bom meu caro, você já me conhece, e já sabe o que faremos aqui! Só me resta agradecer pela preferência e martelar você com toda a disciplina exigida pelo edital. Esta é a Aula 01, e contém aprofundamentos do que vimos na aula passada. 10381340 134020 0

Bibliografia Básica Não meu caro, você não precisará comprar livros para fazer esta disciplina (só faltava esta, comprar este curso para saber que livros comprar :P). O curso e várias questões de treino te deixarão afiado para sua prova. Entretanto, existem

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ferramentas que sugiro que você utilize com o curso. Você já vai entender o que quero dizer. Veja só: http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf O link acima te dá acesso ao Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. É o seu grande livro. Ninguém lê o grande livro inteiro, mas sempre que encontrar dúvidas quanto a algum termo, dê uma consultada rápida. Muitas questões serão resolvidas com a simples consulta deste dicionário, e, à medida que você consulta, seu conhecimento sedimenta. http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/recomendaes_p http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/rec omendaes_p ara_a_produo.pdf Este, por outro lado, é um livro possível de ler inteiro, mas, não recomendo que o faça. Trata dos cuidados que devemos ter com a guarda de documentos. É mais um livro de consulta. Alguns tópicos são óbvios, outros causam arrepio no espírito até hoje. E você professor, vai encostar na cadeira enquanto eu me viro para achar a resposta? Lógico que não! :P. Eu irei desvendar desvendar a Arquivologia Arquivologia com vocês, vocês, de maneia que os conceitos se tornem claros, e pareça que você já nasceu sabendo. E se mesmo os mecanismos de consulta que recomendei a vocês não funcionarem, o seu professor vai funcionar, ou morrerá tentando t entando :P.

1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia 10381340 134020 0

1.1. Arquivística: Princípios e Conceitos Aqui começa a longa jornada de descobrimento que você, caro aluno, irá trilhar nos meandros da Arquivologia (ou pelo menos, da parte que cai em prova). Para quebrar um pouco o gelo, vamos visitar a história. O termo “arquivo” não tem uma origem precisa. Entretanto, aquela frequentemente apontada na doutrina nos remete à antiga Grécia, com a denominação “arché “arché”, ”, que denominava o “palácio “palácio dos magistrados”. magistrados”. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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Com a evolução do conceito, chegamos à palavra “archeion”, que denomina o “local de guarda e depósito de documentos” (este conceito já está mais próximo de um dos atuais conceitos de arquivo usados em concursos). Outra parcela da doutrina remete-nos ao termo latino “archivum”, que também identifica o “lugar de guarda de documentos e outros títulos” Qualquer semelhança com um certo capitão fictício é mera coincidência... Cuidado para não explodir o turno todo :P. Falaremos sobre os arquivos propriamente ditos um pouco mais a frente, devemos tratar antes do objeto de seus estudos: a arquivologia. Pois bem, saiba que não se trata de nenhum monstro dos concursos (é uma matéria bem legal e útil). É uma disciplina, no entanto, que exigirá de você cuidado e atenção, principalmente quando você for apresentado a conceitos próprios, o seu estudo não é difícil, embora bastante teórico. As primeiras noções sobre o assunto você verá já na aula de hoje. E pode acreditar: seu examinador quer saber o que é arquivologia. E sem este tópico, as demais aulas serão ininteligíveis (tanto quanto a própria palavra ininteligível :P). A arquivologia é uma ciência. Já a arquivística é o nome que se dá ao conjunto de princípios e técnicas empregados justamente no desempenho desta ciência. No Brasil, a definição da política nacional de arquivos está a cargo do CONARQ. 10380 134020

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“O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.” 1

Para você obter acertos em uma prova de arquivologia  é fundamental que você conheça o significado  de muitos termos utilizados nessa disciplina. Muitas vezes, a resolução das questões se resumirá a isto. Durante as aulas estes termos serão explicados, revistos, analisados e colocados na sua cabeça com o mesmo desvelo com o qual se põe um recém-nascido no berço.

1.2. Documentos Nós comentamos que a arquivística é um conjunto de técnicas voltadas ao atendimento dos objetivos da ciência arquivologia. Só que toda ciência tem um objeto de estudo (é da essência de todo estudo direcionar seus esforços a algum objeto :P). A arquivologia volta sua atenção ao estudo dos arquivos (que você já está ansioso para saber por que demoro tanto para chegar nele). Ok, mas existe ainda uma partícula neste contexto, que merece atenção redobrada. Arquivos, quando a palavra é usada no sentido de “instituição”, operam um elemento básico: o Documento. Documento é todo e qualquer registro de informação, independentemente de sua forma ou suporte físico. Ou seja, um documento pode ser uma foto, um papel, um mapa, um cartão, um filme, fitas, CDs, disquetes, enfim, tudo aquilo que sirva como registro de um fato, de um acontecimento, de um momento. 10380 134020

Veja que, ao falarmos simplesmente documento, estamos abordando a acepção ampla da palavra, não estamos detalhando a sua forma ou o meio material em que ele é disponibilizado. Basta que haja registro de informação, 1

 FONTE: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

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qualquer que seja e pelo meio que melhor convier ao usuário, estaremos falando de documento. Logo mais a frente veremos, no entanto, como deve ser tratado um “documento de arquivo”. Falei que documento é um registro, se é um registro deve haver um meio físico (material) onde este registro é feito, não é mesmo? Em arquivologia este meio material onde a informação é registrada se denomina suporte (olha os termos importantes começando a aparecer). Como exemplos de suportes temos o papel; o papel fotográfico; a película fotográfica; fitas de vídeo; as mídias digitais, como um CD, um DVD, ou seja, tudo aquilo fisicamente palpável e que permite o registro de informações. Simplificando as coisas para você, caro aluno: Suporte (meio material) + Registro (ideia, informação) = Documento E, meu caro, você pode puxar da sua cabeça as aulas de história, e ainda apontar como exemplos os papiros, pergaminhos, tábuas de argila, e até em pedra se achar melhor.

1.2.1. Classificação de documentos de arquivo. As classificações adotadas normalmente pelo seu examinador são as seguintes. 10380 134020

- Quanto ao gênero do documento. - Quanto à espécie documental - Quanto à forma - Quanto ao formato - Quanto à natureza do assunto

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Pois bem, embora o seu primeiro impulso deva ser o de memorizar as classificações, eu acredito que você as considerará bastante intuitivas quando eu mostrar os exemplos. Olha só: A classificação quanto ao gênero procura separar os documentos do arquivo conforme a forma na qual a informação se manifesta. Haverá tantos gêneros de documentos quanto forem as formas possíveis de manifestação. Veja a tabela abaixo: Documentos

Definição

São documentos nos quais a informação se manifesta na forma escrita ou textual. É o tipo de documento mais comum atualmente, cujos exemplos compreendem os contratos, relatórios, certidões e o Escritos ou textuais que mais você conseguir imaginar :P

Iconográficos

Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra "ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Desta forma, estão compreendidos aqui os documentos cuja informação se manifeste através de uma imagem estática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.

Sonoros

Tranquilo :P, são documentos cujas informações estão armazenadas na forma de áudio. São raros os exemplos ultimamente de documentos puramente sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.

Digitais

Falamos de documentos na forma de " imagem em movimento", independentemente de apresentarem áudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo de documento. Gravados em meio digital, demandando, em função desta característica, equipamentos eletrônicos para sua consulta. Esta aula é um exemplo de documento digital :P

Cartográficos

Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas arquitetônicas são documentos cartográficos. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas.

Filmográficos

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Micrográficos

Este aqui você só vai conhecer no seu novo emprego. A microfilmagem é um processo que será visto posteriormente no curso, sendo o microfilme e a microficha exemplos deste tipo.

E desta vez, vamos também conhecer a definição dada pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística: “Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos”. Pesadinho né? Mas não é nada que você já não saiba, só que com mais detalhes. A definição técnica vista acima dá ênfase à união dos documentos em função de suas características essenciais (caracteres essenciais), e chama a atenção a um aspecto que deixamos passar despercebido: as vezes é necessário mediação técnica para acessar a informação. Que significa isto? Significa que não é todo mundo que consegue operar uma máquina para ler um microfilme, acessar um arquivo no computador, programar um projetor, etc. Por conta disto, a definição do Dicionário ainda reforça o fato de que as vezes será necessário o auxílio de um profissional capaz de manusear as mídias e seus respectivos equipamentos. 10380 134020

Quanto ao formato (aspecto físico do documento e maneira pela qual as informações se manifestam no documento) logo mais veremos uma definição mais precisa. Sem muito segredo. Em frente. A espécie documental é definida através do aspecto externo do documento, assumido através das informações que nele estejam contidas. Não

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tem nada a ver com o suporte do documento, mas com a natureza da informação que ele pretende passar. Ensinemos pelo exemplo: Quando eu contemplo uma certidão de tempo de serviço, eu sei que se trata de uma certidão e não de um contrato, pois as certidões, como todo documento, apresentam um conjunto próprio de características que as permitem distinguir de outras espécies de documentos. A certidão normalmente atesta uma situação fática passada ou presente, ao passo que o contrato enuncia um conjunto de direitos e obrigações entre as partes que irão assiná-lo. Assim sendo, contrato é contrato e certidão é certidão. E cada qual é uma espécie documental. A partir do momento que unimos o conceito de espécie documental à natureza do assunto abordado, teremos o tipo documental. Quando uma certidão atesta não qualquer informação, mas a informação da minha contagem de tempo no serviço público que determinada repartição possui em seus assentamentos, esta classificação se torna um tipo documental :P. Não me fiz claro? Também pudera, é esta parte é o ápice da abstração. Veja só:

 

 

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      

      

    

      

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O tipo é um detalhamento da espécie, assim como a espécie é um detalhamento do gênero. Graficamente:

 

 

     

Pois bem, e segundo o Dicionário, como fica? Espécie Documental: “Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, folheto fotografia, fotografia memorando, ofício, planta, planta relatório.” E já que estamos aqui, já olhemos de uma vez a definição de Tipo Documental. Tipo Documental: “Divisão de espécie documental que reúne documentos por documentos suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.”. 10380 134020

Viu como seu professor procura suavizar as coisas? :P. Se eu só jogasse os conceitos do Dicionário, você provavelmente enlouqueceria :P. Novamente, o conceito do Dicionário traz embutida toda a ideia que expliquei antes. Mas, caso seu examinador vá direto no conceito, você estará pronto do mesmo jeito :P.

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Sim, sim, até agora dependemos bastante do conceito de “formato”, mas ele logo mais será visto. Passando adiante. A forma do documento também é objeto de classificação. Esta classificação se atenta ao estágio de produção do documento (se completo ou ainda em fase de elaboração). Veja as classificações mais comuns: - Minuta (Rascunho) - Original - Cópia Formato, por outro lado, é classificação atinente ao seu aspecto físico. Está bastante ligada ao suporte do documento, embora o mesmo suporte possa dar origem a diferentes formatos. Por exemplo: apesar de servirem-se do suporte “papel”, livros, cadernos e cartões constituem diferentes formatos de documentos. E para terminar, deixamos a classificação mais complicada para o fim: a classificação quanto à natureza do assunto. Em outros tempos, este tema seria tão simples quanto qualquer outro. Eu enunciaria os níveis de sigilo dos documentos e faria alguma piadinha sobre cada um, passando adiante. Entretanto, a Lei 12.527 de 2011 (mais conhecida como Lei de Acesso às Informações), alterou a disciplina dada à matéria. E, de brinde, permite que seu salário seja divulgado na internet :P. 10380 134020

Bom, apesar da Lei de Acesso ter alterado tanto prazos como classificações, o correspondente Decreto 4.553 de 2002 ainda apresenta a classificação anterior. O que fazer? Jogar fora o Decreto 4553 de 2002, uma vez que ele foi revogado :P. Fiquem de olho no seu material para saber se ele se encontra atualizado (no caso da nossa aula, a atualização foi feita na aula extra de legislação arquivística, e só agora aqui).

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A primeira noção que você deve ter sobre este tema é a distinção entre documentos ostensivos e sigilosos. Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a administração. As informações contidas nestes documentos podem ser divulgadas, exibidas e publicadas sem que isto traga qualquer embaraço ou dificuldade à entidade (no seu caso, a Administração Pública). Em contrapartida, os documentos sigilosos, em razão de sua natureza, devem ser de conhecimento restrito, demandando cuidados especiais no trato, custódia e divulgação de suas informações. Veja a classificação atual:

  

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     

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Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais prevista e a classificação “confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de

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Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual). Ah sim, caso dois documentos de níveis de sigilo diferentes  estiverem reunidos, o nível de sigilo do conjunto segue o do documento mais restrito. Sim, o tio disse que não havia previsão de prorrogação naquela tabela. Entretanto, existe uma disposição específica na Lei 12.527/2011, lá nas disposições finais e transitórias: Art. 35 (VETADO) § 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a classificação de informações sigilosas e terá competência para: [...] III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24. § 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.

Observe que é uma disposição bastante específica, pois: somente a Comissão Mista de Reavaliação de Informações poderá prorrogar o prazo de sigilo. E mais, apenas nas hipóteses descritas no inciso III do artigo 35. E já que tocamos no assunto, vamos dar uma espiada no Decreto 7.724/2012 (que regulamenta a Lei 12.527/2011 no âmbito do Executivo Federal), nos artigos relacionados ao que acabamos de ver: 10380 134020

Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações, instituída nos termos do § 1 o do art. 35 da Lei no 12.527, de 2011, será integrada pelos titulares dos seguintes órgãos: I - Casa Civil da Presidência da República, que a presidirá; II - Ministério da Justiça; III - Ministério das Relações Exteriores; IV - Ministério da Defesa; V - Ministério da Fazenda; VI - Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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VII - Secretaria de Direitos Humanos da Presidência da República; VIII - Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República; IX - Advocacia-Geral da União; e X - Controladoria Geral da União. Parágrafo único. Cada integrante indicará suplente a ser designado por ato do Presidente da Comissão. Art. 47. Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações: [...] IV - prorrogar por uma única vez, e por período determinado não superior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação classificada no grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o prazo total da classificação; e

Basicamente o mesmo texto, com o mesmo significado, só que um pouco mais detalhado (note que o inciso IV especifica o prazo pelo qual a prorrogação pode ser feita, coisa que a Lei 12.527/2011 não fazia). Aliás, é exatamente o que se deve esperar de um Decreto em relação à Lei que aquele busca regulamentar :P.

1.2.2. Tipos de Correspondências (Espécies Documentais) Apresento a vocês, textualmente, as espécies documentais mais comuns que aparecem em prova. De todas elas, preste especial atenção nos ofícios e memorandos. O manual do qual retirei as definições pode ser encontrado neste link: http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-1/textos/redacaooficial-e-normalizacao-tecnica-dicas/texto-31-apostila-completa-de-redacaooficial.pdf 10380 134020

Tem alguns tópicos interessantes para quem gosta de redação oficial (ou que precisará conhecer para quando começar a trabalhar :P). E tem todos os tipos imagináveis de documentos (eu só relacionarei os que são importantes para a prova, imaginando que seu examinador não vai inventar justo desta vez): ATA: É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento. ATESTADO: Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa. CARTA: Forma de comunicação externa dirigida a pessoa (física ou  jurídica) estranha à administração pública, utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos, ou transmitir informações. CERTIDÃO: Declaração feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento  constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original. CIRCULAR: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionários. CONTRATO: É o acordo de vontades firmado pelas partes objetivando criar direitos e obrigações recíprocas. CORRESPONDÊNCIA INTERNA: É o instrumento de comunicação para assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal. 10380 134020

DECLARAÇÃO: Declaração é o documento de manifestação administrativa, declaratório da existência ou não de um direito ou de um fato. EDITAL: Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc.

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MEMORANDO: O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. OFÍCIO: Correspondência pela qual se mantém intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional. São objetos de ofícios as comunicações realizadas entre dirigentes de entidades públicas, podendo ser também dirigidos à entidade particular. Trata-se de comunicação eminentemente externa. PARECER: Manifestação de órgãos especializados sobre assuntos submetidos à sua consideração; indica a solução, ou razões e fundamentos necessários à decisão a ser tomada pela autoridade competente. Estes são os tipos recorrentes em prova e que pouca gente conhece o real significado (você é um desses felizardos agora). Se tiver a curiosidade de ver o link, verá que decretos, leis, instruções normativas também são documentos, mas não os coloquei aqui porque são documentos que todo cidadão conhece (ou ao menos, deveria conhecer :P). Lógico que se você tiver dúvidas, DEVE perguntar para seu querido professor no fórum que ele te dirá até o que raios seria uma Instrução Normativa em seus mínimos detalhes :P.

1.3. Órgãos de Documentação 10380 134020

Os nossos queridos arquivos não são os únicos locais dedicados ao manuseio e guarda de documentos. Desta forma, para que separemos muito bem aquilo que é objeto de nosso estudo (os arquivos) dos demais órgãos de documentação, é essencial que definamos cada um deles. E você não terá maiores dificuldades. Cada órgão de documentação possui suas características peculiares, de maneira que dificilmente você tomará um pelo outro. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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Acompanhe o quadro para as noções iniciais: • • Locais onde a inform ação document ada pode ser conservada ( institu ições de custódia)

1 . Museus

2 . Biblioteca

3 . Arquivos

4 . Centros de Documentação

• São instituições que colocam à disposição do público coleções de peças e objetos culturais. • Relaciona-se a objetos de valor cult ural, podendo também estar presentes objetos tridimensionais. • As suas finalidades são o estudo, a pesquisa, a cultura. • Os docum ent os estão associados à ideia de coleção (foram reunidos por vontade de alguém) • Pode ode haver vvários ários exemplares. • Ocorre acumulação de documentos, têm natureza orgânica, formam-se por um processo natural. • Não são documentos colecionados. Normalm ente o docum ento é único, t endo sido produzido e acum ulado apenas conforme o necessário. • São locais que agrupam os mais diversos tipos de documentos.

O que podemos reparar do estudo do quadro acima? A primeira coisa é que estas instituições se distinguem pela característica principal de cada acervo, e o propósito dado por cada instituição ao mesmo  (finalidade a que se propõem). Entretanto, também podemos chamar a atenção à maneira como os acervos são formados. Embora o nosso estudo faça referência ao arquivo, é importante também que você saiba diferenciá-lo dos outros lugares apresentados (museus, bibliotecas, centros de documentação). E adivinha meu caro: cai em prova! 10380 134020

ACESPE (2011 Correios)  já fez a seguinte afirmação: “A distinção entre documentos   de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e  o emprego  desses documentos.”

Pois bem, vamos às definições mais específicas: Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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de peças e objetos de valor cultural. Veja que o museu não se importa nem mesmo com o fato de o objeto por ele custodiado se enquadrar na definição de documento. Um sarcófago, muito embora tenha informações grafadas no mesmo, não é “consultado” pelo público com o propósito de obter informações. Centros de Documentação: Esses daqui agrupam documentos de todos os gêneros, qualquer que seja a fonte. A primeira vista, é como se os centros de documentação não mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto, isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade: informar. Normalmente estes centros possuem alguma especialização. Meio vago? Pense em uma base de dados de uma instituição de ensino, aonde estão dispostas todas as informações das... hum... revistas de Direito da Universidade de São Paulo... Esta base de dados somente se presta a informar as revistas que estão ali disponíveis. Biblioteca: Esse é bem mais legal (passei mais tempo que o recomendado nesses ambientes :P), e frequentemente cobrado em prova. Comecemos pela doutrina: “Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta”. Bem compacto :P. A biblioteca se caracteriza pela acumulação de documentos com finalidades de estudo, pesquisa, e principalmente, consulta. Outro fator importante que distingue a biblioteca de um arquivo é que os documentos custodiados pela biblioteca não são por elas produzidos no decorrer de suas atividades administrativas, mas sim obtidos através de doação, permuta ou aquisição. 10380 134020

E, tão importante quanto: as bibliotecas frequentemente têm mais de um exemplar de cada livro. Nós veremos mais à frente que o princípio da unicidade enxerga cada documento como único. Entretanto, bibliotecas não são arquivos e não dão a mínima pra isso :P. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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A biblioteca acumula documentos com o propósito de formar uma coleção. A palavra propósito também é importante: a acumulação de documentos na biblioteca é intencional, e desta forma, não espontânea. A biblioteca deseja educar o seu público. Mais a frente no curso, veremos que os documentos de um arquivo podem adquirir caráter cultural. Mas não se engane: a função precípua dos documentos em um arquivo é administrativa, de maneira que eventual valor cultural dos documentos é puramente acidental e só virá a ocorrer uma vez exaurida a finalidade administrativa do mesmo. Existem mais algumas diferenças interessantes entre arquivos e bibliotecas. Vou mencioná-las em tópicos e logo depois da menção, explica-los: - Modo  como os documentos entram para a custódia da organização: guarde bem esta frase: “arquivos são órgãos receptores, enquanto bibliotecas são órgãos colecionadores”. O que exatamente isto quer dizer? O arquivo é uma instituição com o objetivo de preservar documentos de uma organização a qual está vinculado. Assim o sendo, todo documento que adentra o arquivo é fruto das atividades daquela instituição. O arquivo simplesmente recebe os documentos que custodia. E, quase sempre, somente receberá os documentos daquela instituição. Nos idos tempos em que eu era ATA no Ministério da Fazenda, quando concluía um processo, eu o encaminhava à GRA (que era o arquivo do Ministério). A GRA, embora recebesse os processos que eu os encaminhava quando na Receita Federal, se recusaria terminantemente a receber os documentos que eu os enviasse, com o mesmo propósito, da Prefeitura de São Paulo (onde trabalho atualmente), ainda que pudessem ter exatamente o mesmo assunto. 10380 134020

A GRA faz isso, pois se encontra vinculada ao Ministério da Fazenda, e assim, não tem razão alguma para armazenar documentos de outra instituição. A biblioteca, por outro lado, busca sempre novas aquisições. Em sendo uma instituição predominantemente cultural, onde quer que haja um livro ou documento Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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sobre o assunto que ela deseja armazenar, lá estará o nobre funcionário da biblioteca adquirindo livros. E pouco importa se, para preencher a seção de “como plantar bananas”, os livros vierem do consulado iraniano em Madri ou da coleção particular do José das Couves, serão igualmente benvindos. Aliás, segredo nosso: um arquivista que se preze sente arrepio quando nos referimos aos documentos do arquivo como uma “coleção” :P - Diferença no método de organização: Talvez pareça bobagem, mas existem diferenças vitais na organização de uma biblioteca e de um arquivo. Embora a diferença em si não seja tão relevante, o fundamento que a justifica advém de um dos princípios da arquivologia: a organicidade (fica tranquilo meu filho, ao fim dessa aula você não terá dúvida alguma). Os documentos de uma biblioteca são peças avulsas. Um livro é dotado de individualidade, e ainda que possa ser agrupado em uma coleção, não perde seu caráter individual. Tome como exemplo o bestseller “A plantação de Brócolis na República Democrática do Congo”. Este sucesso de vendas é um exemplar com um propósito. Se eu compra-lo na livraria, terei um documento completo, que possui sentido, ainda que deslocado de qualquer outro agrupamento. Mas eu ainda posso pegar este mesmo livro e colocá-lo em uma coleção chamada “República Democrática do Congo”. Ficaria muito bem lá, e me ajudaria a entender o país. Por outro lado, de um dia para o outro, eu poderia removê-lo desta coleção e inseri-lo na coleção “Plantação de Brócolis”, o que permitiria ao estudioso do tema saber como Brócolis são plantados ao longo do mundo. 10380 134020

O método biblioteconômico (que não é objeto de nossos estudos) é direcionado à catalogação de peças avulsas. E tal método seria um desastre quando utilizado por arquivistas. Os arquivos possuem uma característica interessante: seus documentos estão ligados por um contexto institucional. Desta forma, o documento de um arquivo só possui sentido completo quando unido a outros do mesmo arquivo. Se tentássemos agrupar os documentos de arquivo por assunto, por exemplo,

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estaríamos cometendo uma heresia e destruindo a finalidade de toda a instituição (dramático, não? :P). Um documento do arquivo, quando retirado de seu contexto inicial, perde grande parte de seu valor de prova (testemunho da verdade). Arquivo: A razão de estarmos aqui hoje. Comecemos do jeito que gosto de começar: com doutrina :P: “Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”. E aqui vai mais uma, também cobrada em prova: “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destrinchemos. O Arquivo tem como função a guarda e a preservação de documentos, para que as informações nele registradas também sejam preservadas e possam, primordialmente, servir adequadamente aos usuários destas informações. Além disso, os documentos e informações precisam estar organizados, para que possam ser acessados e a sua informação compreendida. 10380 134020

A finalidade do arquivo é funcional. O arquivo acumula documentos como mera decorrência das atividades da instituição a que está ligado. É um processo natural e gradativo. Outro ponto: os documentos que se encontram no arquivo estão unidos por sua proveniência. Ao contrário dos livros em uma biblioteca, os documentos de um arquivo são mantidos juntos para que, desta forma, reflitam o funcionamento e as atividades da instituição a que estão ligados. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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Os documentos do arquivo dão testemunho das atividades da instituição.

1.4. Arquivos (Conceitos Iniciais) O próprio termo arquivo teve diversos significados ao longo do tempo. E para nossa infelicidade, atualmente também designa um conjunto diferente de “coisas”. A mesma palavra “arquivo” compreende diversas ideias, e todas elas serão vistas agora e no transcorrer das aulas. Veja os significados mais utilizados em provas: - Arquivo é o conjunto de documentos  criados ou recebidos por uma instituição, no decorrer de suas atividades, preservados para garantir a consecução de seus objetivos; - Arquivo é a denominação dada ao móvel que se dedica à guarda de documentos; - Arquivo é o local físico (prédio, edifício) onde o acervo de documentos encontra-se conservado. - Arquivo é o nome dado à instituição cujo objetivo seja o de guardar e conservara os documentos. E não para por aí meu caro colega. Existem mais dois conceitos que eu, sinceramente, recomendo que você tenha em mente quando for buscar a sua vaga: 10380 134020

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros” Essa primeira definição é de Marilena Leite Paes, doutrinadora pela qual o CESPE tem carinho especial :P (nem queira saber quantos livros estão na minha mesa agora para montar sua aula).

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Mas nem mesmo o CESPE, no alto de sua torre de marfim, poderá negligenciar a definição legal. Aí temos a Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991, a qual dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Lá, em seu artigo 2º, temos também uma definição de arquivo: Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

O arquivo, ao contrário do futebol, não existe para atender a um clamor popular. A população em geral não se veria atormentada se o governo, de uma hora para a outra, resolvesse triturar e encaminhar para a reciclagem todos os documentos de todos os arquivos públicos do país (ambientalistas, inclusive, vibrariam com a medida). Mas quem pensa assim se esquece (ou nunca conheceu) a beleza e poesia da função dos arquivos. O arquivo serve à administração, e desta forma, mantém viva a história da instituição. O acúmulo de documentos, desde que preservada a proveniência e organicidade dos mesmos, dará testemunho das atividades da instituição, pois de certo modo, espelhará a própria estrutura organizacional. Vou dar um exemplo a vocês. Desde que entrei no serviço público, mantenho várias pastas com cópias de meus holerites, portarias de nomeação, designações para chefia e outros dados funcionais. Conforme este meu arquivo vai recebendo novos documentos, ele vai espelhando o meu histórico funcional, e de certo modo, refletindo minha vida laboral desde 2009. Quem consultar as informações da minha pasta conhecerá o Felipe enquanto profissional e tudo que ele fez e significou para as instituições públicas deste país (ok, meio metido, mas grave a ideia). 10381340 134020 0

“Que sua eminência ordene em todas e em cada uma das províncias que se reserve um prédio público no qual o magistrado (defensor) guarde os documentos, escolhendo alguém que os mantenha sob custódia, de forma que não sejam adulterados e possam ser encontrados rapidamente por quem os solicite; que entre eles haja arquivos e seja corrigido tudo que foi negligenciado nas cidades    Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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Ainda é possível decompor as funções desempenhadas pelo arquivo em outras, mais específicas. instituição, - Promover a guarda de documentos que circulam na instituição, utilizando, para tal finalidade, técnicas que permitam o arquivamento ordenado e eficiente (lembra-se do IIRGD?) - Garantir a preservação dos documentos, documentos , acondicionando-os adequadamente, levando em consideração que fatores ambientais são capazes de destruir o suporte onde a informação encontra-se registrada (a gente chega lá), tais como temperatura e umidade. - Atender aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, atendendo à demanda de informações. Estas funções são as mais importantes, mas desde que você pegue a ideia principal do curso (que é o que tento transmitir de maneira mais poética), você simplesmente não conseguirá errar questões de arquivologia, já que as alternativas erradas terão de se afastar dos fundamentos f undamentos da disciplina.

1.5. Princípios Princípios, de maneria bem concisa, são diretrizes que guiam a criação de regras dentro de determinada disciplina. Aliás, o estudo dos princípios é tão importante e vital que você acertará questões em prova simplesmente porque a alternativa desrespeita algum dos princípios que vou relacionar. 10381340 134020 0

Entenda: nenhuma regra de arquivologia ou arquívistica poderá entrar em conflito com estes princípios, princípios, justamente porque as regras são construídas tendo os princípios como guia. guia. Isto, meu caro aluno, não quer dizer que os princípios não possuam exceções, exceções, só quer dizer que a exceção não pode virar regra :P. regra  :P. Mãos à obra!

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Aliás, o estudo dos princípios é tão importante e vital que você acertará questões em prova simplesmente porque a alternativa desrespeita algum dos princípios que vou relacionar. Entenda: nenhuma regra de arquivologia ou arquívistica poderá entrar em conflito com estes princípios, princípios, justamente porque as regras são construídas tendo os princípios como guia. guia. Isto, meu caro aluno, não quer dizer que os princípios não possuam exceções, só quer dizer que a exceção não pode virar regra :P. Mãos à obra! Proveniência fundos, este princípio tem Também denominado princípio do respeito aos fundos, a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa.” A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito disto: “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.” Também chamado princípio do respeito aos fundos 10381340 134020 0

E faz todo o sentido, como veremos abaixo. Eu sei que “jamais” é uma palavra meio forte para concurso, mas este princípio é a viga mestra da arquivística, então, é um dos poucos “jamais” e “nuncas” que você deve ponderar antes de excluir a alternativa. Lembre-se: o arquivo busca demonstrar, através do acúmulo de documentos, o modo de funcionamento da instituição. instituição. Não faz sentido, tendo este objetivo em vista, misturar documentos de vários órgãos e entidades, pois descaracterizaria aquilo que PAES chamou de “base do conhecimento da história”. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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E as bancas adoram estes assunto, veja só: ESAF (ANA 2009): “A base teórica das intervenções arquivísticas, que garante a constituição e a plena existência da unidade fundamental em Arquivística é o princípio da proveniência” Já a  FCC (2011 TRE- AP) assim o definiu: “Quando os arquivos originários de uma instituição mantêm sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa, diz-se que foi respeitado o princípio da proveniência.” Você também encontrará este princípio como “princípio do respeito aos fundos”, ou similar francês :P. Organicidade Está relacionado ao termo “orgânico”. Todos os seres vivos (e portanto, seres orgânicos) possuem diversos órgãos, cada qual com uma função específica, que, apenas em conjunto, cumprem sua função (no caso, manter você vivo e estudando para virar funcionário público). Conforme nosso querido, e sempre tido em maior conta, Dicionário de Terminologia Arquivística: “Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora”. Os documentos mantêm relações entre si, como partes de um organismo. Ou, melhor ainda, os documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou privada. 10380 134020

A organicidade garante a organização dos documentos, de maneira que estes reproduzam, da maneira mais fiel possível, a própria estrutura da entidade que os produziu. Também é frequentemente associado com o princípio da proveniência, sendo enxergado como decorrência lógica deste. Trata-se de relação natural entre os documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade produtora. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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CESPE 2011 Correios: “A organicidade do arquivo se verifica na relação que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica.” E aqui tinha pegadinha para quem só memoriza :P. Veremos mais tarde o princípio da cumulatividade. Você deve ter muito cuidado pois as bancas podem citar algum termo próximo a um princípio (como foi o caso de acumulador nesta afirmação) sem, no entanto, estar se referindo necessariamente a ele (cumulatividade). Você precisa estar atento para o contexto da afirmação. CESPE (2011 EBC):“O caráter orgânico dos documentos de arquivo decorre do fato de que esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou privada.” FCC (2011 TRT-23ª): “Ao definir arranjo como o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e também o de agrupamento de tais unidades entre si, numa relação igualmente significativa, Schellenberg evoca o princípio da organicidade.” Pertinência Leva em consideração o assunto (o tema), independentemente da proveniência ou classificação original. É um princípio utilizado em determinadas classificações de um documento, quando o tema tem uma relevância. Veja o que diz o Dicionário:

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"Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio temático". Macete: Lembre-se de que, quando você vai fazer uma redação, ela precisa ser pertinente (apropriada) ao tema requerido . Alguns pontos da doutrina veem este princípio como conflitante com o princípio da proveniência. E de fato, ele é. Como o critério de acumulação aqui é Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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o “assunto”, e não “documentos produzidos ou recebidos pela instituição”, dificilmente se conseguirá atentar a ambos. Alguns vão mais longe: afirmam sem medo algum que o princípio da pertinência não tem mais aplicação na Arquivística. O próprio Dicionário de Terminologia Arquivística Brasileira afirma em suas referências que tal princípio já não encontra mais uso, preservado apenas para conhecimento das gerações futuras a respeito da evolução da nossa disciplina. Eu não sou tão corajoso :P. o CESPE pode, ou não, partilhar deste entendimento, então, vou nos proteger o ensinando. Entretanto, o princípio da proveniência é a viga mestra da arquivística. Tudo que existe e existirá é elaborado com esse princípio em mente. Qualquer conflito entre pertinência e proveniência, fique com este. (CESPE 2011 Correios): Quando há necessidade de se reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência. Cumulatividade Segue o pensamento do acúmulo natural dos documentos. A ideia de que o arquivo é uma formação espontânea, natural, progressiva e sedimentar. (FCC 2011) Nem poderia ser diferente: o arquivo é gerado a partir do acúmulo de documentos produzidos e recebidos por uma instituição. É através do próprio acúmulo que se obtém o arquivo. 10380 134020

Muito importante: Lembre-se que os documentos de arquivo não são coleções. Da ordem original (ou da ordem primitiva) Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.” (ESAF 2010). Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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Aliás, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve. Da territorialidade Este princípio estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de arquivo do território em que foram produzidos. Acaba por ter dois desdobramentos: Proveniência territorial: os documentos deveriam permanecer nos arquivos do território onde foram produzidos. Lembre-se proveniência nos remete a origem, quando territorial esta ligada ao local de origem, ou seja, onde foram produzidos. Pertinência territorial: os documentos deveriam ficar nos arquivos do território para o qual remete o assunto (o tema) neles tratados. Lembre-se, pertinência nos remete ao assunto, ao conteúdo do documento. Os tópicos seguintes ora são tratados como princípios, ora como meras características dos documentos, relacionadas aos princípios apresentados. Quer sejam tratados como uma coisa quer como outra é importante que você os conheça: Imparcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros, livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais são usados hoje. Os arquivos não têm interesses, paixões, vontades ou ambições, eles simplesmente registram. 10380 134020

Organicidade- Os documentos refletem características da organização que o produziu. Esses documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou privada. Naturalidade – Decorre da maneira como os arquivos se originam, naturalmente, em decorrência da acumulação de documentos. Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo conteúdo do documento original. Perceba que não se deve associar autenticidade à veracidade como fazemos usualmente. Um documento autêntico não garante a veracidade de um fato, apenas atesta que o conteúdo do documento está de acordo com o original. Acessibilidade - Característica que está relacionada à possibilidade de localização, recuperação, apresentação e interpretação do documento. Unicidade  – Os documentos de arquivo têm caráter único, independentemente da existência de outro documento semelhante ou tido como igual (como uma outra via). Os documentos são únicos na medida em que cada um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais. Pense em um RG e sua cópia fiel. O RG em si é um documento produzido normalmente pela Secretaria de Segurança, ao passo que a cópia, com as mesmas informações, foi produzida através de um processo de fotocópia. Desta forma, cada documento do arquivo normalmente é produzido em uma única via, ou então, em número limitado de cópias. Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, ligando os documentos uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado. Eu quase fiquei sem cores agora. Estes são os princípios mais prováveis de serem cobrados em prova. Existem uma infinidade de muitos outros surgindo enquanto a doutrina se desenvolve, mas que eu nunca vi serem cobrados (nem quando fazia provas da matéria, nem agora que pesquiso sobre o assunto). 10380 134020

Não faz sentido reproduzi-los aqui. A você, meu bom aluno, recomendo o bom senso. Arquivologia e Arquivística, embora sejam matérias de muito conteúdo, não podem ser tratadas como matérias de pura memorização. Se uma questão de prova abordar algum princípio que não esteja aqui, antes de simplesmente cortá-lo, pense um pouco se ele faz sentido dentro do que expliquei na aula.

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E lógico que se só restar uma alternativa capenga, pode passar a caneta nela :P.

1.6. Classificação dos arquivos Um professor meu, ainda na faculdade, me disse algo importante: não existem classificações boas ou ruins, mas existem classificações úteis ou inúteis. Assim, toda classificação tem um propósito, e enquanto este propósito for alcançado, a classificação permanece útil (merecendo ser estudada). Pois bem, aqui não tem muito segredo. As classificações dos arquivos mais lembradas na doutrina (e cobradas em prova) são as seguintes: - quanto às entidades mantenedoras; - quanto aos estágios da evolução do arquivo (esta classificação é vital para a aula de gestão de documentos); - quanto à extensão de sua atuação; - quanto à natureza do documento. No que se refere às entidades mantenedoras, sugiro a memorização do quadro abaixo, descrevendo as entidades que mais costumam ser cobradas em prova.

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Fonte: PAES, Marilena Leite

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Naquilo que é pertinente à extensão de sua atuação, as classificações são bem intuitivas e simples: - Arquivos Setoriais: aqueles estabelecidos junto a órgãos operacionais, servindo como arquivo corrente. Não entendeu nada? O órgão operacional dessa história é a sua repartição, que produz os documentos ou os recebe. Entretanto, ao invés de colocar os documentos produzidos em um armário para cada funcionário, pode-se resolver juntar todos eles em um... arquivo :P... próximo ao setor, para que fiquem mais fáceis de serem localizados e trabalhados. - Arquivos gerais ou centrais: estes recebem os documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura da instituição, centralizando as atividades do arquivo corrente. Pensando na estrutura do Ministério da Fazenda: a Receita Federal do Brasil e a Procuradoria da Fazenda Nacional produzem documentos ao longo de suas atividades. Uma vez encerrada a fase administrativa, estes processos são todos, indistintamente, encaminhados à Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda (SAMF), o qual possui, entre outras unidades, o nosso querido arquivo geral, um órgão inteiramente dedicado a receber processos e armazenar documentos. Quase terminando... No tocante à natureza dos documentos, depois de muita briga entre os integrantes da profissão, sobre o que comporia esta classificação, chegaram a um acordo sobre o assunto (como eu disse, classificações devem ser úteis, do contrário, não tem razão de existir). 10380 134020

Especial cuidado aqui, os termos têm nomes parecidos, e a chance de o examinador tirar vantagem disso pra te passar rasteira é enorme: - Arquivo Especial: este arquivo tem sob sua guarda documentos com variados suportes (diz pro seu professor que você lembra o que significa suporte :P). A forma como a informação é armazenada varia bastante. Podem ser fotografias, discos, fitas, microfilmes, disquetes... encontra-se basicamente de tudo.

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Merecem tratamento especial em seu armazenamento, bem como em seu registro, controle e conservação. - Arquivo Especializado: Não tem absolutamente nada a ver com o outro arquivo (que nem vou escrever o nome para você não ficar com ele na cabeça). Chama-se de arquivo especializado aquele que possui sob sua custódia documentos oriundos de um campo específico da ciência humana. Só com exemplo mesmo: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos de direito... acredito que você tenha entendido a ideia. Mas essas foram bobinhas :P. A próxima é uma classificação que vai te assombrar pelo resto do curso.

1.6.1. Estágios da Evolução Esta classificação é tão importante que merece um capítulo a parte. Veja o quadro:

    

    

    

Na próxima aula veremos porque estes três arquivos podem ser arranjados neste esquema de etapas. Mas por enquanto, é bom que você já aprenda a seguinte diferenciação: 10380 134020

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Quando um documento é criado, ele possui valor primário. Associe esse valor com a ideia de importância administrativa, ou valor administrativo. O documento é criado ou recebido pela instituição para que ela cumpra suas finalidades. Por outro lado, quando perder este valor, é possível (embora nem sempre ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundário, de interesse para outros indivíduos que não o usuário inicial. O valor secundário mais lembrado em provas é o valor histórico. Embora a Constituição Imperial do Brasil não possua mais nenhum interesse administrativo (como funcionário público, eu não respondo mais à Coroa Portuguesa já tem um tempinho...), o seu valor histórico é inquestionável, uma vez que retrata a estrutura estatal da época. Assim sendo, atente às suas definições: - Arquivos Correntes (Primeira Idade): Estes arquivos são constituídos de documentos frequentemente consultados pela instituição. Uma vez que são necessários constantemente, seus documentos devem ser armazenados próximos aos escritórios e repartições  que a eles recorrem. Sua principal característica deve ser o fácil acesso. Quando você chegar à repartição, o melhor exemplo deste tipo de arquivo é o seu próprio armário de processos :P (você também vai sonhar com ele, acredite). Como os processoss (que, por favor, em arquivologia, são os nossos documentos) são frequentemente consultados, precisam estar muito próximos da repartição. - Arquivos Intermediários  (Segunda Idade): Agora, os documentos deixaram de ser frequentemente consultados, mas a instituição que os produziu ou recebeu ainda pode precisar deles. Ainda assim, como seu uso não é constante, não há necessidade de que estes arquivos estejam próximos à instituição, e nem mesmo precisam ser facilmente acessados. Aliás, é bom que se diga que os documentos do arquivo intermediário nem mesmo ficarão ali para sempre, o que lhes garantiu a alcunha de “purgatório”. O melhor exemplo deles também são processos :P. Quando eu trabalhava no TRT, os processos ainda em curso ficavam em prateleiras, bonitinhos e no lugar. Entretanto, quando eram arquivados, iam para caixas de papelão e eram empilhados em uma sala que permanecia trancada. Se eu precisasse de algum processo dali (que apenas eram 10380 134020

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armazenados para aguardar o decurso de prazo prescricional), eu teria de procurar a caixa, e pegar o processo dali de dentro. - Arquivos Permanentes (Terceira Idade): Até agora, todos os documentos que citei possuíam algum valor administrativo (os processoss que ficavam comigo estavam ali para serem trabalhados). Entretanto, veremos na próxima aula que os documentos, assim que cumprem sua finalidade, perdem este valor de natureza administrativa. Entretanto, se os documentos ainda possuírem  algum valor histórico ou documental,  serão armazenados no arquivo permanente da instituição. Cada uma destas fases corresponde a uma maneira diferente de conservar os documentos, daí a importância desta classificação. E fique tranquilo, a próxima aula conterá estes temas, com muito mais profundidade.

Questões Comentadas 1. CESPE - PF - 2009 O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. Comentário: Pois bem. Esta questão quer saber se você entendeu a matéria. Ela trabalha com os princípios da proveniência e da organicidade ao mesmo tempo. Lembre-se que o arquivo, através da gradual acumulação de documentos ao longo do tempo, passa a representar a estrutura de onde estes documentos provêm. 10380 134020

Vamos rever as definições, começando pela proveniência: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa.” E agora, organicidade: “Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora”. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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Como vimos, os documentos perdem muito de seu valor probatório quando separados, razão pela qual a necessidade mencionada pela questão de que estejam se relacionando “com os meios que o produziu”. Item Certo. 2. CESPE - PF - 2012  A organização de documentos, atividade cada vez mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,  julgue o próximo item, referente a arquivologia. O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. Comentário: Temos dois problemas nesta questão. Primeiro, como dissemos anteriormente, arquivista que se preza tem horror ao termo “coleção”, mas não fosse por este detalhe, a questão peca pela generalização. Não é qualquer documento de interesse de servidor do órgão que comporá o arquivo. Imagine o extrato bancário da conta do Sr. Delegado da PF, ou do Sr. Procurador da República. São documentos de interesse dessas pessoas, servidores do órgão? Sim! Devem ser colocados junto aos processoss da unidade? Certamente que não. Ademais, seria também um desrespeito ao princípio da proveniência, já que estes documentos certamente terão origem em instituições diversas. Por outro lado, a certidão de tempo de serviço do Sr. Procurador é documento de interesse do servidor, e comporá o arquivo da unidade. Mas não confunda as coisas :P. 10380 134020

Item errado. 3. FCC – TRE SP - 2012                  

de: a) espécie. b) formato. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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c) forma. d) suporte. e) tipo. Comentário: Lembrai-vos que, quando falarmos de original, cópia e minuta, falamos de estágios da preparação de um documento, e assim, estamos falando da forma por ele assumida. Letra c) 4. ESAF - MF - 2012 Indique o que distingue o arquivo do centro de documentação, da biblioteca e do museu. a) O objetivo cultural. b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel. c) A coleção feita por compra ou doação. d) O conjunto orgânico de documentos. e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza. Comentário: Excelente pergunta. Você deve ser capaz de diferenciar o arquivo dos três outros tipos de órgãos de documentação. Assim, o arquivo deve apresentar a característica única, não compartilhada pelos demais. Lembra-se ainda de como o arquivo é formado? Através do progressivo recebimento de documentos produzidos pela unidade, que além de tudo, estão tão ligados entre si, que acabam formando um todo orgânico. O traço peculiar do arquivo é que seus documentos, mais do que quaisquer outros dos demais centros de documentação, formam um conjunto orgânico que não deve ser separado. 10380 134020

Falamos do princípio da organicidade de novo (e não será a última vez). Letra d) 5. ESAF - MF - 2012 principal finalidade dos arquivos é a) a conservação de documentos para a história. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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b) servir à administração. c) manter os documentos de valor secundário. d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória. e) preservar os documentos de valor patrimonial. Comentário: Pelo visto não é só o CESPE que é fã da Marilena Paes. Questão da ESAF que cobra o posicionamento doutrinário do tema: “Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro” E não para por aí: “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Não precisa falar mais nada né? :P. Mas falo mesmo assim: o arquivo existe com um propósito utilitário. Ponha isso na sua cabeça, ninguém monta um arquivo porque é bonitinho. Quem faz isto, o faz porque precisa preservar as informações que estão neles contidas, a fim de que estas informações sejam úteis e estejam disponíveis aos membros da instituição. Letra b) 10380 134020

6. ESAF - MF - 2012 São características do documento de arquivo, exceto, a) a emulação b) a naturalidade c) a imparcialidade d) a autenticidade e) a interrelação Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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Comentário: Olha as características vistas em aula: Imparcialidade- está no fato de que eles são inerentemente verdadeiros, livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais são usados hoje. Os arquivos não têm interesses, paixões, vontades ou ambições, eles simplesmente registram. Naturalidade – Decorre da maneira como os arquivos se originam, naturalmente, em decorrência da acumulação de documentos. Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo conteúdo do documento original. Inter-relacionamento- Decorre do caráter orgânico, liga os documentos uns aos outros. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado. Todos falados em aula, só ficou faltando a “emulação”. E justamente porque emulação não é característica de um documento. O termo emulação está associado à capacidade de um sistema de dados de imitar o funcionamento de outro. Quando aplicamos este conceito aos documentos, normalmente nos referimos ao processo de preservação digital do documento (que é simplesmente “imitar” o modelo original em papel). Letra a)

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CESPE – TRE RJ - 2012  Acerca da legislação, dos princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item a seguir. 7. Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como cartográfico. Comentário: Nem tem como comentar. Mas eu tento: cartografia é a ciência dedicada à concepção, produção, difusão, utilização e estudo dos mapas. E acredite você ou não, plantas também são mapas :P. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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Cartográficos Item certo.

Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas arquitetônicas são documentos cartográficos. Através do uso de escala, representam grandes áreas através de imagens reduzidas.

8. Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico. Comentário: Não confundir o princípio da proveniência com esta proposição. Não há nada de errado em um arquivo possuir diversos gêneros documentais, desde que sejam decorrentes das atividades da mesma instituição. Item Certo 9. Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de documentação, precisamente por tratarem de documentos com características físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros documentais sob sua responsabilidade. Comentário: A partir do momento em que a biblioteca e o arquivo conferem funções distintas a seus documentos, o emprego de métodos de organização (só para ficar no exemplo mais básico) não pode ser o mesmo. O método biblioteconômico, por partir do pressuposto de que as unidades documentais são autônomas e separáveis, quando empregado em um arquivo, acaba em desastre. Apenas tenha em mente que bibliotecas e arquivos empregam tratamentos e processos diferentes ao tratar seus gêneros documentais. 10380 134020

Item errado. CESPE – PF – 2009 A respeito do gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue o item seguinte. 10. Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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Comentário: Enquanto o documento possuir valor administrativo, legal ou fiscal, ele não será capaz de adquirir valor secundário, mesmo que esteja no arquivo intermediário da instituição (documentos que já não são consultados com frequência). Só para relembrar você da definição: “documentos deixaram de ser frequentemente consultados, mas a instituição que os produziu ou recebeu ainda pode precisar deles. Se a administração ainda pode precisar deles, é porque ainda possuem valor primário. Item errado. 11. FGV – SEN - 2008 Integridade arquivística é um objetivo decorrente: a) do sistema de arquivos. b) da teoria das três idades. c) do princípio da proveniência. d) da organicidade. e) da totalidade arquivística. Comentário: Aqui não tem jeito meu caro. Isto foi arrancado diretamente do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o qual, pelo seu tamanho, é pura picaretagem da minha parte transcrever em aula :P. Lógico que sempre trabalhamos os conceitos segundo os ditames do dicionário (afinal, não estou escrevendo o curso da minha cabeça :P), mas você vai aprender melhor no caso a caso: 10380 134020

Integridade Arquivística: “Objetivo decorrente do princípio da proveniência que consiste em resguardar em fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações indiscriminadas. Também chamado integridade do fundo.”

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Entretanto, sempre que esbarrar em um termo que não conheça, caso queira consultar diretamente o dicionário, aí vai o link: http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf E claro, se não entender algo, seu professor existe para isso. Voltando à questão, letra c) 12. FGV – SEN - 2008 Assinale a alternativa que indique as três formulações do princípio da proveniência, segundo Martin Pozuelo (1988), aceito como um princípio básico da Arquivologia. a) a formulação francesa do respectdesfonds , de 1831; a formulação alemã do Regulamento de 1881 (Registratur ); a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual dos holandeses b) a formulação francesa do respectdesfonds , de 1841; a formulação alemã do Regulamento de 1881 (Registratur ); a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual dos holandeses c) a formulação francesa do respectdesfonds , de 1841; a formulação inglesa do Public Record Office Act   de 1877; a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual dos holandeses

d) a formulação francesa do respectdesfonds , de 1841; a formulação francesa da Table Ronde des Archives  de 1855; a formulação inglesa do Public Record Office 10380 134020

Act de 1877

e) a formulação francesa do respectdesfonds , de 1841; a formulação inglesa do Public Record Office Act , de 1877; a formulação norte-americana do Records Management andAdministration , de 1900

Comentários: Gente, respira, coloquei esta questão aqui apenas por curiosidade histórica. O Senado estava exigindo bibliografia bastante específica para o tema, então, vamos resumir o livro do Sr. Pozuelo. Em seus estudos, ele

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firmou a opinião de que o princípio da proveniência é fruto de três formulações encontradas na literatura mundial: - francesa, manifestando-se no termo “respect dos fonds”, em 1841; - alemã, através do Registratur, regulamento que data de 1881; - holandesa, através das normas 1, 2 e 16 do que foi chamado de “Manual dos Holandeses”. Como seu professor querido, recomendo que nem tente memorizar esses marcos. Deixe que fluam na sua cabeça naturalmente, por prazer, ou passe a outro tema, pois outra questão dessa dificilmente vai cair na prova. Por outro lado, se estiver com tempo e espaço no disco rígido, pelo amor de Deus, vai fundo :P; Letra b) CESPE - TRE ES – 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos e da legislação arquivística, julgue o item a seguir. 13. Todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. Comentário: Excelente pergunta... de Direito Constitucional :P. Veja o que diz o nosso artigo 5º (sim, aquele da lenda), inciso XXXIII: XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. 10380 134020

Citação quase literal do inciso. Eu nem precisaria comentar mais nada, mas vou comentar assim mesmo :P. Peguei este trecho do site do planalto, e logo do lado tem um link escrito “Regulamento”. É uma ocorrência bastante incomum. Pois bem, clicando no link, veremos que ele nos remete à Lei 12.527 de 2011 (Lei de Acesso à Informação). E olha só que legal: nós já falamos dela em aula.

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Mas o que a Lei 12.527 tem a ver com isso tudo? Ela regulamentou este inciso da Constituição, o que é bom que você saiba: Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previstono inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios

Item certo. 14. Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si. Comentário: Enunciado que leva em conta o princípio da unicidade, visto em aula: Unicidade  – Os documentos de arquivo têm caráter único, independentemente da existência de outro documento semelhante Preste bem atenção que a questão faz diferença entre o que entende ser “exemplares múltiplos” e “número limitado de cópias”, e esta diferenciação ficou bem subjetiva. O que seu examinador quis dizer é que os documentos do arquivo não são produzidos para existirem “aos montes”, mas quando muito, com talvez duas ou três vias. 10380 134020

Item Certo. 15. De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua proveniência. Comentário: já disse e irei repetir: o princípio da proveniência é a viga mestra do curso. Tudo que existe, existiu e existirá em arquivologia respeita, Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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preserva e defende este princípio. A questão já está errada por mencionar qualquer desconsideração do princípio da proveniência. Mas, não bastasse isto, o princípio do respeito à ordem original não corresponde ao apontado no enunciado. Veja só a definição que vimos em aula: Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.” (ESAF 2010). O enunciado descreveu o princípio da pertinência (que vem encontrando resistência na doutrina atual para se manter enquanto princípio): Pertinência: Leva em consideração o assunto (o tema), independentemente da proveniência ou classificação original. É um princípio utilizado em determinadas classificações de um documento, quando o tema tem uma relevância. Item Errado. 16. A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registro da história da instituição, mas o atendimento das suas necessidades administrativas, entre as quais se inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de órgão público. Comentário: Que maravilha! A questão aborda diretamente a função primária dos documentos do arquivo, que é a de servir a administração com informações. Isto pode incluir o cidadão, nas situações em que a informação contida no documento não for de caráter sigiloso. Só para deixar bem claro: o caráter ostensivo do documento é regra atualmente, ainda mais depois da regulamentação oferecida pela Lei de Acesso às Informações. 10380 134020

E não nos esqueçamos do artigo 2º da Lei 8.159/1991, visto bem no comecinho da aula: Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em

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decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Item Certo. 17. ESAF - – MF - 2012  O princípio arquivístico que fundamenta as atividades nos arquivos é o a) princípio da pertinência. b) princípio da ordem original. c) princípio da proveniência. d) princípio da territorialidade. e) princípio da ordem primitiva. Comentário: Você já conhece as definições expostas aqui. E também já sabe que o princípio da proveniência é a base de todo conteúdo teórico da disciplina da arquivologia. Então, só posso supor que marcou a letra c) e está aqui lendo isso apenas para ter certeza daquilo que já sabe :P 19. FCC – TRF2 - 2007 Na organização dos documentos de arquivo, constitui medida coerente com o princípio da proveniência levar em conta: a) os remetentes da correspondência recebida. b) os temas e assuntos tratados. 10380 134020

c) as espécies e tipos mais frequentes. d) a competência e as atividades do órgão produtor. e) o gênero, o formato e os suportes. Comentário: Vamos ver (mais uma vez :P) o que diz o princípio da proveniência:

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“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.” Repare que a definição do dicionário dá bastante ênfase àquilo que a entidade “produz” (referindo-se aos documentos produzidos, e mesmo recebidos pela instituição no decurso de suas atividades), como meio de distinguir um arquivo de outro. Lembre-se que o arquivo, à medida que recebe e acumula, gradativamente, os documentos recebidos e produzidos pela instituição vinculada através do tempo, passa a espelhar a estrutura daquela instituição, principalmente pelo fato de receber apenas documentos daquela instituição. Assim, é natural, e desejável, que a organização do arquivo apresente a mesma estrutura da instituição, levando em conta, além de outros fatores, a competência e as atividades exercidas pelo órgão produtor. Letra d) 20. FCC – TRF2 - 2007  A renomada arquivista Luciana Duranti, da Universidade de British Columbia, no Canadá, reconhece na Diplomática a ciência que, tendo sido originalmente desenvolvida para determinar a autenticidade de certos diplomas, acabou por implementar um sistema sofisticado de ideias sobre a natureza dos documentos de arquivo, sua gênese e composição, seu contexto organizacional, social e jurídico. E estabelece um paralelo entre a Diplomática, que examina os documentos como entidades individuais, e a Arquivologia, que os considera como: 10380 134020

a) extensões. b) agregações. c) subordinações. d) parcelas. e) dependências. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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Comentário: Não expliquei a disciplina da Diplomática no curso porque ela raramente cai, e quando cai, não se exige conhecimento do que ela seja :P. Veja que o enunciado já diz como aquela disciplina trata os documentos (como entidades individuais). Caso sua curiosidade seja tão grande, a Diplomática se incumbe do estudo da autenticidade dos documentos (o documento é materialmente verdadeiro?) e de sua fidedignidade (as informações neles constantes correspondem à verdade?). Ok, mas você só precisava saber mesmo como a Arquivologia trata os documentos, e já foi exaustivamente tratado aqui que a disciplina os trata de maneira orgânica, ou o sinônimo mais próximo constante no enunciado: agregações, que embora seja palavra que eu nunca tenha ouvido falar, remete ao verbo “agregar”, que conforme consta no dicionário (não o de terminologia arquivística, mas o antigo pai do burro): “Reunir num todo partes sem ligação natural.”.Letra b) CESPE – ABIN – Administração - 2010 Com base nos conceitos fundamentais da arquivologia, julgue os próximos itens item. 21. O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Comentário: Casca de banana clássica.

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Vamos às definições doutrinárias de arquivo, biblioteca e museu: Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. “Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta” Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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“Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro” Não precisa fazer força para memorizar. Deixe fluir. Imagine um arquivo de um órgão público: um número infindável de documentos organizados cuidadosamente, no mais das vezes representado por um calhamaço de papéis encartados em processos. Parece cultural para você? Justamente porque não é objetivo do arquivo sê-lo :P, mas sim do museu. Item errado. 22. Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica. Comentários: É a conclusão a que chegamos quando conhecemos os princípios da proveniência e da organicidade. Veja só: Proveniência- “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivoproduzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.” Organicidade- Relação natural entre documentos de umarquivo em decorrência das atividades da entidade produtora Lembre-se que o arquivo se forma gradualmente, recebendo documentos produzidos e recebidos no decurso das atividades de uma instituição. Aos poucos, o próprio arquivo refletirá a estrutura da organização a qual está ligado. 10380 134020

Você talvez me diga que bastaria reproduzir a definição do conceito de organicidade. Entretanto, é importante você lembrar que o princípio da organicidade é visto como mera decorrência lógica do princípio da proveniência. Assim, é bom que você veja os dois como parte de um mesmo raciocínio. Item certo.

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23. De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos separados, pois não podem ser misturados. Comentários: Perfeito. Arrancado diretamente do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, onde consta: “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivoproduzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.” Lembre-se que o princípio da proveniência é o princípio mais básico da arquivologia moderna, sendo que tudo que você respondeu ou irá responder na vida a respeito de arquivologia não poderá conflitar com este princípio. Item Certo. 24. De acordo com o princípio da ordem original, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original. Comentário: O princípio da ordem original está relacionado ao arranjo original os arquivos, é o “princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.” (ESAF 2010). Aliás, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve. 10380 134020

O enunciado tratou do princípio da reversibilidade, o qual orienta que todos os procedimentos do arquivo podem ser revertidos, caso isto venha a ser necessário. Item errado. 25. É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das transações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às informações que veiculam.

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Comentário: O arquivo busca, através da acumulação ordenada de documentos, refletir a estrutura da organização a que está vinculado. Talvez você já tenha me visto escrever isto várias vezes, e é porque cai em prova. Pois bem, os documentos do arquivo, além de refletirem as atividades da instituição, dão o que se chama de "testemunho da verdade". Cada documento comprova uma fração de tudo aquilo que a instituição fez ao longo de sua existência. E assim sendo, tais documentos precisam servir como meio de prova das transações efetuadas. Aliás, é até um contrassenso afirmar o que o enunciado afirma e ainda dizer que os documentos devem ser autênticos no que se refere às informações que veiculam. A partir do momento que uma informação se reputa autêntica, ela é capaz de fazer prova de algo. Item errado. 26. Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. Comentário: A questão faz referência a uma característica básica de todo documento de arquivo: o inter-relacionamento com os demais documentos. Veja a definição desta característica: Inter-relacionamento - Decorre do caráter orgânico, ligando os documentos uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado. 10380 134020

A organicidade, por sua vez, trata-se de relação natural entre os documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade produtora. Assim, os documentos produzidos e recebidos mantêm relações entre si, como partes de um organismo, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização. Item Certo.

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27. A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres. Comentário: o CESPE mostrando suas preferências literárias :P. Bom: Veja a definição de Marilena Leite Paes a respeito da finalidade dos arquivos: “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história" O enunciado apenas faz um desdobramento desta proposição, apontando ainda que os arquivos permitem a tomada de decisões e a garantia de direitos e deveres. E faz todo o sentido: quem se encontra na posição de decidir precisa de informações a respeito da matéria sobre a qual deve se pronunciar. O arquivo, em sendo um órgão de documentação voltado a interesses "práticos" (ou aquilo que Schellenberg chamaria de valor primário, ou ainda, administrativo, fiscal ou legal), guarda documentos que possuem as informações que devem ser consultadas. Quanto à garantia de direitos, os documentos, por comprovarem transações ocorridas no curso das atividades da instituição, asseguram que a vontade praticada pelas partes, ou ainda, emanada pelo Estado na forma de leis, não seja deturpada ao longo do tempo, vítima do esquecimento. Item Certo.

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CESPE – TRE ES - 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos,  julgue o item a seguir. 28. A gênese, a exclusividade e a inter-relação são elementos que aproximam os documentos de arquivo de todos os outros tipos de documentos. Comentário: Não vou dizer que esta questão é pegadinha, ela apenas desvia você um pouco do foco do que se está querendo abordar.

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A gênese (maneira como o documento “nasce”, ou mais propriamente, como é produzido), a exclusividade e o inter-relacionamento dos documentos no arquivo é  justamente o que os distingue (e não aproxima) de todos os outros documentos que podem ser encontrados em outras instituições. Veja só: - Gênese: os documentos do arquivo são produzidos ou recebidos pelo órgão no curso de suas atividades. E só os documentos do arquivo encontram essa gênese. Os documentos da biblioteca, apenas como exemplo, são obtidos através de permuta, venda ou doação, em nada se referindo às atividades da biblioteca. Quanto ao inter-relacionamento, sabemos que este decorre do caráter orgânico, ligando os documentos uns aos outros através de uma relação complementar. Quando um documento é separado de seu conjunto ele perde muito do seu significado. E por fim, no que diz respeito à exclusividade, acredito que o enunciado fez referência à unicidade, enquanto característica dos documentos do arquivo: Unicidade  – Os documentos de arquivo têm caráter único, independentemente da existência de outro documento semelhante. Desta forma, os documentos do arquivo existem em uma única via, ou em número limitado de cópias. Item errado. CESPE – TRE ES - 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos,  julgue o item a seguir. 10380 134020

A formulação de políticas públicas parte, fundamentalmente, de um conjunto de dados que precisa ser transformado em informações relevantes, a fim de propiciar a execução dessas políticas. Em outras palavras, as políticas públicas nas áreas de saúde, ciência ou habitação sofrem os impactos das políticas arquivísticas adotadas pelas organizações governamentais dessas respectivas áreas. A política pública de arquivo é matricial, pois o sucesso obtido em sua implementação garante as informações necessárias à formulação de outras políticas públicas.

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29. Dois tipos de objetivos podem ser alcançados por meio das políticas públicas de arquivo: os relativos às necessidades da administração e os concernentes à preocupação com o patrimônio documental. Comentário: Vou abordar esta questão por um enfoque um pouco diferente do habitual. Vejamos o que diz o artigo 1º da Lei 8.159 de 1991 (Política Nacional de Arquivos): Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos  de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Vamos analisar mais de perto os trechos grifados: É dever do Poder Público: ou seja, é obrigação do Poder Público perseguir a consecução dos objetivos ali relacionados; ... a gestão documental e a proteção especial a documentos: este pedaço corresponde àquilo que o enunciado chamou de “preocupação com o patrimônio documental”. ... como instrumento de apoio à administração: Lembrai-vos das palavras de Marilena, quando dizia que a função do arquivo é servir à administração. Neste excerto, fica evidente o que o enunciado nomeou como as “necessidades da administração”, que precisa se ver munida de informações para alcançar seus objetivos. E digo mais: o próprio CESPE, mais a frente nesta mesma prova, definiu o que entendia ser como política pública de arquivo (razão pela qual esta questão não aparecerá nesse nosso simulado): 10380 134020

“Considera-se política pública de arquivo o conjunto de premissas, decisões e                       

cultural e tecnológico relativos à produção, ao uso e à preservação da informação arquivística de natureza pública e privada.” (item certo).

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Por todo o exposto, sim, as políticas públicas de arquivo alcançam os objetivos propostos. Item certo 30. O Poder Judiciário pode, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que isso for indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Comentário: Podia sim :P. Como assim?. O ponto aqui é que o trecho de onde foi retirada esta questão é o do revogado artigo 24 da Lei 8159 de 1991: Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

Veja agora o artigo 46 da Lei 12.527 de 2011: Art. 46. Revogam-se: I - a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005; e II - os arts. 22 a 24 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Desta forma, a questão encontra-se, atualmente, desatualizada. Entretanto, em respeito aos atos emanados de autoridade judicial, e até para não caracterizar o crime a que se refere o artigo 330 do Código Penal (crime de desobediência), acreditamos que os órgãos da administração pública continuam obrigados a exibir documentos sigilosos, reservadamente, perante o Poder Judiciário, quando requerido. 10380 134020

Mas este ponto já foge à nossa disciplina. Item certo, feitas as ressalvas apontadas. CESPE – TRE RJ – 2012 Acerca da legislação, dos princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item a seguir. 31. Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a responsabilização penal, civil e administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou que sejam considerados de interesse público e social. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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Comentário: Nem tem muito o que enrolar aqui caro aluno. Veja a redação do artigo 25 da Lei 8.159 de 1991: Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Item Certo. 32. Os documentos de arquivo são produzidos e(ou) recebidos para o atendimento de objetivos culturais e históricos. Comentário: ERRADO!!! Pela última vez nesta aula, veja o objetivo dos órgãos de documentação “museu” e “arquivo”: Museu: Um museu é, primordialmente, uma instituição de interesse público. O seu principal propósito é colocar a disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. “Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro” O arquivo não possui objetivos culturais ou históricos, mas sim administrativos. Os documentos do arquivo estão lá para trabalho, e não diversão :P (ainda que seja diversão educativa). 10380 134020

Item Errado. 33. CESPE – ANAC - 2012 Segundo o princípio de respeito aos fundos, primeiro princípio de classificação de documentos, os documentos devem ser agrupados de acordo com sua proveniência. Comentários: Proveniência Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tem a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa

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devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa.”. A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito disto: “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.” Também chamado princípio do respeito aos fundos E faz todo o sentido, como veremos abaixo. Eu sei que “jamais” é uma palavra meio forte para concurso, mas este princípio é a viga mestra da arquivística, então, é um dos poucos “jamais” e “nuncas” que você deve ponderar antes de excluir a alternativa. Lembre-se: o arquivo busca demonstrar, através do acúmulo de documentos, o modo de funcionamento da instituição. Não faz sentido, tendo este objetivo em vista, misturar documentos de vários órgãos e entidades, pois descaracterizaria aquilo que PAES chamou de “base do conhecimento da história”. Item Certo 34. CESPE - IBAMA - 2012 - Os documentos considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e reservados. 10380 134020

Comentários: Veja como os temas se repetem. A primeira noção que você deve ter sobre este tema é a distinção entre documentos ostensivos e sigilosos. Os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a administração. As informações contidas nestes documentos podem ser divulgadas, exibidas e publicadas sem que isto traga qualquer embaraço ou dificuldade à entidade (no seu caso, a Administração Pública).

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Em contrapartida, os documentos sigilosos, em razão de sua natureza, devem ser de conhecimento restrito, demandando cuidados especiais no trato, custódia e divulgação de suas informações. Veja a classificação atual:

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Note que a prorrogação do prazo do sigilo da documentação já não é mais prevista e a classificação “confidencial” foi suprimida. Anteriormente, um documento poderia permanecer sigiloso por até 60 anos, ao passo que, sob a égide da Lei de Acesso à Informação, este prazo pode ser de no máximo 25 anos (ao menos, é a interpretação que faz mais sentido em face do diploma legal atual). 10380 134020

Item Certo 35. CESPE - ANCINE - 2012 - O princípio de proveniência, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de fundos documentais.

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Comentários: Acho que não preciso mais reproduzir o princípio da proveniência agora (de novo!). Entretanto, o enunciado propõe algo absurdo. Veja a definição de “fundo”, no nosso sagrado dicionário de terminologia arquivística: Fundo: “Conjunto de documentos uma mesma proveniência. proveniência. Termo que equivale a arquivo.”. Agora, guarde: uma mesma proveniência significa a formação de um único fundo. Não dois, não três, não quatro, mas apenas um único fundo. Assim, quando aplicamos o princípio da proveniência à ANCINE, temos apenas um único fundo formado. Item Errado 36. CESPE - ANCINE - 2012 O princípio da ordem original não faz referência à ordem material; ele faz referência à ordem intelectual de acumulação dos documentos. Comentários: Vamos ver o tal princípio: Da ordem original (ou da ordem primitiva) Está relacionado ao arranjo original dos arquivos, é o “princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.” (ESAF 2010). Aliás, este princípio representa a própria garantia da organicidade dos documentos. Mantendo-se a ordem original, preservamos a intenção de que o arquivo reflita o curso das atividades da instituição a que serve. 10380 134020

O que o enunciado tentou propor a você é o seguinte: você, arquivista, deve manter o arranjo físico utilizado pela instituição. Se a instituição colocou o processo x antes do processo w, você fará o mesmo. Não é esta a ideia aqui. Este arranjo não é mais do que uma concepção intelectual. A organização dispôs os documentos de determinada forma, relacionando-os uns aos outros, e é isto que deve ser preservado pelo arquivista.

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Item Certo 37. CESPE – TRE RJ - 2012 - Os documentos de arquivo são produzidos e (ou) recebidos para o atendimento de objetivos culturais e históricos. Comentários: Básico meu caro, básico! Vamos ver o que a doutrina diz sobre o assunto: “A principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Já fui questionado no fórum uma vez sobre esta afirmação, que desmentiria tudo que ensino sobre arquivologia a vocês. Mentira! A finalidade do arquivo é, essencial e primordialmente, servir a administração. Para isso arquivos existem. Ocorre que este lento e gradual processo de acumulação de documentos, com o decorrer do tempo, também permite o conhecimento da história. E adoro meus exemplos esdrúxulos: já viu um gato se lambendo? E depois o citado animal começa a tossir bolas de pelo. Garanto a você que o propósito inicial do gato não era se lamber a fim de que, ao final, pudesse tossir as tais bolas, mas tão somente se higienizar. Entretanto, fosse seu objetivo ou não, as bolas de pelo acabarão acontecendo também :P. Mas, reitero: não se produzem ou recebem documentos para o atendimento de objetivos culturais ou históricos em um arquivo (não é este o propósito que move a acumulação de documentos em um arquivo). Este é o propósito pelo qual bibliotecas normalmente acumulam documentos. 10380 134020

Item Errado 38. CESPE – TJ-RR - 2012 Entre os gêneros documentais considerados documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais, audiovisuais e cartográficos. Comentários: Meu caro, breve aula de geometria espacial. Quando você ainda estava no Colégio, deve ter feito uso de um plano cartesiano para desenhar Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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gráficos. Este plano cartesiano possui apenas os eixos x e y, permitindo apenas uma única rotação dentro do plano (ao longo do próprio eixo x,y). Agora veja uma folha de papel. O tio sabe que ela tem três dimensões, mas uma delas é insignificante (chamaremos aqui de “espessura”). Os documentos de arquivo se manifestam, essencialmente, em duas dimensões (textos, mapas, fotos, etc.). Se você rodar uma folha fora deste eixo x,y, não vai conseguir ver o texto escrito nele (pega um pedaço de papel e gira ele no ar em todas as direções possíveis para entender o que estou dizendo :P) Isso é só um recurso para te ajudar a lembrar. Por outro lado, peças de museus são excelentes exemplares de objetos tridimensionais. Possuem largura, comprimento e altura, ou seja, três eixos (x,y,z) e três rotações possíveis ao longo dos eixos (x,y y,z e x,z). Dá para girar a peça de tudo quanto é jeito, e ainda poderemos visualizá-la. Item Errado 39. CESPE - MPE-PI 2012 - Acerca dos documentos de arquivo, julgue os itens que se seguem. A autenticidade de um documento é verificada pelo contexto de sua criação e por sua manutenção, sem, contudo, considerar-se sua custódia. Comentários: Autenticidade – Os documentos são produzidos, recebidos, armazenados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Um documento autêntico é aquele que possui o mesmo conteúdo do documento original. 10380 134020

Perceba que não se deve associar autenticidade à veracidade como fazemos usualmente. Um documento autêntico não garante a veracidade de um fato, apenas atesta que o conteúdo do documento está de acordo com o original. Você tem a definição, agora vamos ver o raciocínio. Os tais procedimentos regulares que podem ser comprovados são o que estabelecem se determinado documento é autêntico ou não. Pense: você chegou ao cartório, e pediu a matrícula de um imóvel. O cartorário vai pegar o original, fotocopiar (contexto de criação), e Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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através de uma rotina (vai conferir os dois, pegar o selo do Colégio Notarial, colar na cópia, carimbar e assinar, e tudo isso pode ser comprovado), vai autenticar o documento. Você vai pegar esta cópia autenticada e apresentar na repartição pública competente, sem rasurar a cópia, nem remover o selo, nem manchar o carimbo (contexto de manutenção), e vai entregar na repartição pública competente, para tomar posse em seu cargo público. A custódia é definida pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística: Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos (1), independentemente de vínculo de propriedade. O cartório ficou responsável pela guarda da cópia enquanto executava suas rotinas, você enquanto levava o documento à repartição competente, e a repartição ficará responsável por sua guarda a partir de então. Se eu visualizar toda a cadeia de custódia, posso me certificar de que nenhum desses órgãos alterou o documento, garantindo sua autenticidade. Agora, imagine que o citado documento seja roubado. Se ele reaparecer, será necessário que alguém certifique que não houve alterações no documento, visto que a custódia foi quebrada, e não pode ser verificada em um dos pontos da cadeia (não sei quem pegou o documento quando ele foi roubado, nem o que fez com ele). Inobservada a custódia, o documento deixa de ser autentico. Item Errado.

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40 CESPE - MPE-PI 2012 O dossiê e o processo podem ser considerados unidades de arquivamento. Ambos reúnem documentos relacionados entre si por assunto, que deve ser o único critério para a classificação desses documentos. Comentários: Começa bem, e depois alguém chuta o balde. Definições primeiro:

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Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Ver também dossiê. Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. Ver também processo. Até no dicionário eles estão interligados. Ambos são unidades de arquivamento. Leve isto para a prova. Entretanto, repare que o processo reúne documentos em função da atividade administrativa ou  judicial exercida. O que quer dizer que não estará reunindo documentos apenas pelo critério de assunto, razão pela qual eventual classificação feita destes documentos não necessariamente levará em conta este critério (por exemplo, no Poder Judiciário, em uma Vara comum, costuma-se classificar os documentos por pessoa, assunto, valor da causa, protocolo de entrada, tudo ao mesmo tempo). O Dossiê, segundo o dicionário, se prende ao assunto dos documentos para reuni-los, embora alargue bastante o significado do termo (o assunto pode muito bem ser uma pessoa). Entretanto, se a questão falasse apenas do Dossiê, você poderia marcar que o item estava correto. Como colocou o processo também nesta limitação, já não pode mais fazer isto :P. Item Errado 41  CESPE – SERPRO - 2013 - Entre a diversidade de documentos e informações que transitam nos setores do SERPRO, os documentos de arquivo são aqueles que têm relação direta com a missão institucional desse órgão. 10380 134020

Comentários: Veja os significados mais utilizados em provas: - Arquivo é o conjunto de documentos  criados ou recebidos por uma instituição, no decorrer de suas atividades, preservados para garantir a consecução de seus objetivos; (Confere com o do enunciado!);

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 “Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”. (Confere com o do enunciado!) E aqui vai mais uma também cobrada em prova: “A principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. (E olhe só, também confere com o do enunciado!). E o que todas estas definições tem em comum? Todas elas afirmam que o documento do arquivo existe para satisfazer uma necessidade administrativa da entidade. Se determinada entidade tem como missão institucional a venda de pasta de alho no Amazonas, os documentos referentes às suas transações farão parte de seu arquivo. Item Certo. 42 CESPE – SERPRO - 2013 - Quando aplicado aos documentos, o princípio de respeito aos fundos origina o centro de documentação de uma instituição. Comentários: Ahm... não :P. O que o enunciado está propondo a você é o seguinte: Ele quer dizer que isto: Proveniência dará origem a isto: Centros de Documentação, quando, na verdade, isto: Proveniência dá origem a isto: Arquivo. 10380 134020

Em outras palavras: a aplicação do princípio da proveniência dará origem à acumulação de documentos que nós, estudantes da disciplina, conhecemos por arquivo. Veja as definições para ficar mais claro: Também denominado princípio do respeito aos fundos, este princípio tem a seguinte premissa: “Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem manter sua individualidade, sem jamais se misturarem aos de origem diversa.”

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A definição do Dicionário de Terminologia Arquivística não se afasta muito disto: “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivoproduzido por uma coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.” Centros de Documentação: Esses daqui agrupam documentos de todos os gêneros, qualquer que seja a fonte. A primeira vista, é como se os centros de documentação não mesmo possuíssem um propósito na acumulação. Entretanto, isto não é de todo verdade. O centro de documentação tem uma finalidade: informar. Normalmente estes centros possuem alguma especialização. Meio vago? Pense em uma base de dados de uma instituição de ensino, aonde estão dispostas todas as informações das... hum... revistas de Direito da Universidade de São Paulo... Esta base de dados somente se presta a informar as revistas que estão ali disponíveis. “Arquivo é a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro” Item Errado. 43 CESPE – SERPRO - 2013 Os documentos de arquivo podem ser elaborados em um único exemplar ou, em casos específicos, serem produzidos em um limitado número de cópias. 10380 134020

Comentários: Não é a primeira vez que o CESPE faz pergunta semelhante. Veja o enunciado abaixo: “CESPE - TJ TRE ES/TRE ES/Administrativa/"Sem Especialidade"/2011 Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si.”

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E conforme visto em aula: Unicidade  – Os documentos de arquivo têm caráter único, independentemente da existência de outro documento semelhante ou tido como igual (como uma outra via). Os documentos são únicos na medida em que cada um deles sofreu um processo de produção diferente de todos os demais. Pense em um RG e sua cópia fiel. O RG em si é um documento produzido normalmente pela Secretaria de Segurança, ao passo que a cópia, com as mesmas informações, foi produzida através de um processo de fotocópia. Por esta razão, não faz sentido a criação de um número enorme de exemplares de cada documento, visto que cada um é único e basta para o atingimento de suas finalidades. Desta forma, cada documento do arquivo normalmente é produzido em uma única via, ou então, em número limitado de cópias. Item Certo. 44 CESPE – SERPRO - 2013 Além dos documentos produzidos pelo SERPRO, são considerados documentos de arquivos aqueles colecionados por diversos motivos Comentários: Seu examinador arrancou esta questão direto da base de dados do CESPE. Só esqueceu que já tinha pegado dita questão um ano antes, do mesmo lugar: “CESPE - PPF/PF/2012   O arquivo do Departamento de Polícia Federal 10380 134020

compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.”

Comentário: Temos dois problemas nesta questão (em ambas :P). Primeiro, como dissemos anteriormente, arquivista que se preza tem horror ao termo “coleção”, mas não fosse por este detalhe, a questão peca pela generalização. Não é qualquer documento de interesse de servidor do órgão que comporá o arquivo. Imagine o extrato bancário da conta do Sr. Delegado da PF, ou do Sr. Procurador

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da República. São documentos de interesse dessas pessoas, servidores do órgão? Sim! Devem ser colocados junto aos processoss da unidade? Certamente que não. Ademais, seria também um desrespeito ao princípio da proveniência, já que estes documentos certamente terão origem em instituições diversas. Por outro lado, a certidão de tempo de serviço do Sr. Procurador é documento de interesse do servidor, e comporá o arquivo da unidade. Mas não confunda as coisas :P. Item errado. 45 CESPE – MPU - 2013  A significação orgânica entre os documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um documento destacado de seu conjunto pode perder valor. Comentários: Já vimos isso em aula :P. Relembrando: Está relacionado ao termo “orgânico”. Todos os seres vivos (e portanto, seres orgânicos) possuem diversos órgãos, cada qual com uma função específica, que, apenas em conjunto, cumprem sua função (no caso, manter você vivo e estudando para virar funcionário público). Conforme nosso querido, e sempre tido em maior conta, Dicionário de Terminologia Arquivística: “Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora”. 10380 134020

Os documentos mantêm relações entre si, como partes de um organismo. Ou, melhor ainda, os documentos são produzidos e recebidos, naturalmente, como resultado das atividades desenvolvidas em uma organização, seja ela pública ou privada. Arranque um pulmão de um ser humano, e o pulmão se tornará inútil, e o resto do corpo capenga. O mesmo vale para os documentos :P. Item Certo. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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Questões Propostas 1. CESPE - PF - 2009 O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. 2. CESPE - PF - 2012  A organização de documentos, atividade cada vez mais importante nas instituições, possibilita a tomada de decisão segura e o atendimento rápido das demandas dos usuários. Considerando essa informação,  julgue o próximo item, referente a arquivologia. 3. FCC – TRE SP - 2012                  

de: a) espécie. b) formato. c) forma. d) suporte. e) tipo. 4. ESAF - MF - 2012 Indique o que distingue o arquivo do centro de documentação, da biblioteca e do museu. 10380 134020

a) O objetivo cultural. b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel. c) A coleção feita por compra ou doação. d) O conjunto orgânico de documentos. e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza. 5. ESAF - MF - 2012 principal finalidade dos arquivos é Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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a) a conservação de documentos para a história. b) servir à administração. c) manter os documentos de valor secundário. d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória. e) preservar os documentos de valor patrimonial. 6. ESAF - MF - 2012 São características do documento de arquivo, exceto, a) a emulação b) a naturalidade c) a imparcialidade d) a autenticidade e) a interrelação CESPE – TRE RJ - 2012  Acerca da legislação, dos princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item a seguir. 7. Mapas e plantas fazem parte do gênero documental conhecido como cartográfico. 8. Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros documentais, como o textual, o audiovisual e o cartográfico. 10380 134020

9. Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de documentação, precisamente por tratarem de documentos com características físicas e funções distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros documentais sob sua responsabilidade. CESPE – PF – 2009 A respeito do gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue o item seguinte.

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10. Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário. 11. FGV – SEN - 2008 Integridade arquivística é um objetivo decorrente: a) do sistema de arquivos. b) da teoria das três idades. c) do princípio da proveniência. d) da organicidade. e) da totalidade arquivística. 12. FGV – SEN - 2008 Assinale a alternativa que indique as três formulações do princípio da proveniência, segundo Martin Pozuelo (1988), aceito como um princípio básico da Arquivologia. a) a formulação francesa do respectdesfonds , de 1831; a formulação alemã do Regulamento de 1881 (Registratur ); a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual dos holandeses b) a formulação francesa do respectdesfonds , de 1841; a formulação alemã do Regulamento de 1881 (Registratur ); a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual dos holandeses

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c) a formulação francesa do respectdesfonds , de 1841; a formulação inglesa do Public Record Office Act   de 1877; a formulação das normas 1, 2 e 16 do Manual dos holandeses

d) a formulação francesa do respectdesfonds , de 1841; a formulação francesa da Table Ronde des Archives  de 1855; a formulação inglesa do Public Record Office Act de 1877

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e) a formulação francesa do respectdesfonds , de 1841; a formulação inglesa do Public Record Office Act , de 1877; a formulação norte-americana do Records Management andAdministration , de 1900

CESPE - TRE ES – 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos e da legislação arquivística, julgue o item a seguir. 13. Todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. 14. Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si. 15. De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no assunto, desconsiderando-se a sua proveniência. 16. A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registro da história da instituição, mas o atendimento das suas necessidades administrativas, entre as quais se inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de órgão público. 17. ESAF - MF - 2012 O princípio arquivístico que fundamenta as atividades nos arquivos é o 10380 134020

a) princípio da pertinência. b) princípio da ordem original. c) princípio da proveniência. d) princípio da territorialidade. e) princípio da ordem primitiva.

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19. FCC – TRF2 - 2007 Na organização dos documentos de arquivo, constitui medida coerente com o princípio da proveniência levar em conta: a) os remetentes da correspondência recebida. b) os temas e assuntos tratados. c) as espécies e tipos mais frequentes. d) a competência e as atividades do órgão produtor. e) o gênero, o formato e os suportes. 20. FCC – TRF2 - 2007  A renomada arquivista Luciana Duranti, da Universidade de British Columbia, no Canadá, reconhece na Diplomática a ciência que, tendo sido originalmente desenvolvida para determinar a autenticidade de certos diplomas, acabou por implementar um sistema sofisticado de ideias sobre a natureza dos documentos de arquivo, sua gênese e composição, seu contexto organizacional, social e jurídico. E estabelece um paralelo entre a Diplomática, que examina os documentos como entidades individuais, e a Arquivologia, que os considera como: a) extensões. b) agregações. c) subordinações. 10380 134020

d) parcelas. e) dependências. CESPE – ABIN – Administração - 2010 Com base nos conceitos fundamentais da arquivologia, julgue os próximos itens item. 21. O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o objetivo de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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22. Os documentos de arquivo, em qualquer suporte, são produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa física ou jurídica. 23. De acordo com o princípio da proveniência, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurídicas devem ser mantidos separados, pois não podem ser misturados. 24. De acordo com o princípio da ordem original, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original. 25. É desnecessário que os documentos de arquivo sirvam de prova das transações realizadas, embora devam ser autênticos no que se refere às informações que veiculam. 26. Quando separado do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual pertence, o documento de arquivo perde muito do seu significado. 27. A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres. CESPE – TRE ES - 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos,  julgue o item a seguir. 28. A gênese, a exclusividade e a inter-relação são elementos que aproximam os documentos de arquivo de todos os outros tipos de documentos. CESPE – TRE ES - 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos,  julgue o item a seguir. 10380 134020

28. A gênese, a exclusividade e a inter-relação são elementos que aproximam os documentos de arquivo de todos os outros tipos de documentos. CESPE – TRE ES - 2011 Acerca dos conceitos e princípios arquivísticos,  julgue o item a seguir. 29. Dois tipos de objetivos podem ser alcançados por meio das políticas públicas de arquivo: os relativos às necessidades da administração e os concernentes à preocupação com o patrimônio documental. Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini

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30. O Poder Judiciário pode, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que isso for indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. CESPE – TRE RJ – 2012 Acerca da legislação, dos princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item a seguir. 31. Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a responsabilização penal, civil e administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou que sejam considerados de interesse público e social. 32. Os documentos de arquivo são produzidos e(ou) recebidos para o atendimento de objetivos culturais e históricos. 33. CESPE – ANAC - 2012 Segundo o princípio de respeito aos fundos, primeiro princípio de classificação de documentos, os documentos devem ser agrupados de acordo com sua proveniência. 34. CESPE - IBAMA - 2012 - Os documentos considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e reservados. 35. CESPE - ANCINE - 2012 - O princípio de proveniência, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de fundos documentais. 36. CESPE - ANCINE - 2012 O princípio da ordem original não faz referência à ordem material; ele faz referência à ordem intelectual de acumulação dos documentos. 10380 134020

37. CESPE – TRE RJ - 2012 - Os documentos de arquivo são produzidos e (ou) recebidos para o atendimento de objetivos culturais e históricos. 38. CESPE – TJ-RR - 2012 Entre os gêneros documentais considerados documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais, audiovisuais e cartográficos. 39. CESPE - MPE-PI 2012 - Acerca dos documentos de arquivo, julgue os itens que se seguem.

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