Auditoria por ciclos de transacciones

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SEGUNDO SEMESTRE 2013

INTRODUCCION La Auditoría por ciclos de transacciones tiene un objetivo fundamental el cual es, ver los diferentes casos que puedan dar un efecto en los Estados Financieros. Ya que en la actualidad el crecimiento económico de las empresas es cada vez mayor, con lo cual la administración de una empresa pierde la capacidad de observar y controlar directamente gran parte de los procesos que se realizan y se va perdiendo así el control en cuanto aumenta las operaciones y va disminuyendo la confianza de la custodia de los activos de la empresa así también la adecuada realización del cumplimiento de las funciones. Como consecuencia a este incremento la capacidad de tener informes confiables que son la fuente de la toma de decisiones va decayendo, por lo que se originó la necesidad de querer aplicar la Auditoría por ciclos de transacciones, la cual permitirá verificar los diferentes casos que puedan ocasionar un efecto en los Estados Financieros y analizar gráficamente la suficiencia de los controles internos contables como condición básica de la integridad de las cifras resultantes de una transacción.

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1. DEFINICIONES BÁSICAS

1.1 Ciclo: Es el énfasis que le da el auditor a una Actividad de Negocios, es un flujo continuo de hechos y transacciones, las cuales se llevan a cabo con el propósito de cumplir objetivos específicos durante cada proceso y generales en función del resultado final.

1.2 Transacciones: Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros. Se presenta de manera que pueda procesarse, y ha sido aceptado para ser procesado por uno o más de los sistemas de registro de la entidad. Un solo hecho económico puede originar varias transacciones.

1.3 Ciclo de Transacciones: Se define como aquellas áreas en donde se pueden agrupar aspectos que se relacionan e identifican entre sí, como hechos económicos, red de transacciones producidas por esos hechos económicos, sistemas y procedimientos, enlaces, bases de datos, entre otros.

1.4 La Auditoría por Ciclos de Transacciones: Se basa en verificar los pasos para procesar una Transacción que culmina en un efecto sobre Estados Financieros, ya sea por adquisición, gasto o servicio, recepción de préstamo, adquisición de una obligación, etc. Este tipo de Auditoria se lleva a cabo a través del análisis de los estados financieros desde un punto de vista mucho más específico por medio de segmentos o componentes más pequeños. Las auditorías se realizan dividiendo los estados financieros en segmentos o componentes más pequeños. Esta división permite que la auditoria sea más manejable y ayuda a la

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asignación de tareas a los diferentes miembros del equipo de auditoría. La mayoría de los auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes. Se audita cada segmento en forma separada, es decir por áreas de trabajo.

1.5 Hecho Económico: Un hecho económico, también llamado fenómeno económico, es un acontecimiento o un proceso observable relacionado con la economía de la sociedad. Los hechos económicos tienen varias características: 1. Son actividades sociales 2. Se realizan para obtener los medios necesarios para satisfacer las necesidades de la sociedad 3. Son cuantificables y medibles 4. Se refieren a las actividades básicas de la economía: producción, distribución, cambio y consumo de bienes y servicios.

2. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO 2.1 Estudio del Control Interno: El Control Interno comprende el plan de evaluación (Supervisión y Organización), métodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables y fomentar adhesión a políticas administrativas. Consiste en la revisión y análisis de todos los procedimientos que han sido incorporados al ambiente y estructura del control interno, así como a los sistemas que mantiene la organización para el control e información de las operaciones y sus

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resultados, con el fin de determinar si éstos concuerdan con los objetivos institucionales, para el uso y control de los recursos, así como la determinación de la consistencia

del

rol

que

juega

en

el

sector

que

se

desarrolla.

Evaluar un sistema de Control Interno, es hacer una operación objetiva del mismo. Esta evaluación se hace a través de la interpretación de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se están realizando correctamente y aplicando los métodos, políticas y procedimientos establecidos por la dirección de la empresa para salvaguardar sus activos y para hacer eficientes sus operaciones. La evaluación que se haga del Control Interno, es de primordial importancia pues por su medio se conocerá si las políticas implantadas se están cumpliendo a cabalidad y si en general se están desarrollando correctamente. Dependiendo de la evaluación que se tenga, así será el alcance y el tipo de pruebas sustantivas que se practiquen en el examen de los estados financieros. 2.2 La evaluación del Control Interno puede efectuarse por los siguientes métodos: - Método Descriptivo: También llamado "narrativo", consiste en hacer una descripción por escrito de las características del control de actividades y operaciones que se realizan y relacionan a departamentos, personas, operaciones, registros contables y la información financiera. El método narrativo, es ideal para aplicarlo a pequeñas empresas. - Método de Cuestionario: En este procedimiento se elaboran previamente una serie de preguntas en forma técnica y por áreas de operaciones.

Estas preguntas deben ser redactadas en una

forma clara y sencilla para que sean comprensibles por las personas a quienes se les solicitará que las respondan. Una respuesta negativa advierte debilidades en el control interno.

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- Diagrama de Flujo: El diagrama de flujo de sistemas es un diagrama, una representación simbólica de un sistema o serie de procedimientos en que éstos se muestran en secuencia, al lector le da una imagen clara del sistema: muestra la naturaleza y la secuencia de los procedimientos, la división de responsabilidades, las fuentes y distribución de documentos, los tipos y ubicación de los registros y archivos contables. Tiene como base la esquematización de las operaciones, mediante el empleo de dibujos (flecha, cuadros, figuras geométricas, etc.); en dichos dibujos se representan departamentos, formas y archivos, por medio de ellos se indican y explican el desarrollo de las operaciones. Este método se utiliza en la actualidad a través de computadoras. 2.2.1 Proceso de evaluación del control interno: Es preciso definir una metodología para la evaluación del control interno, con el fin de ubicar de mejor manera las funciones del Auditor Interno, dimensionada en la evaluación del verdadero alcance institucional y en el marco de los planes estratégicos, las leyes, políticas, presupuestos, normas y procedimientos que rigen las operaciones en directa relación con los objetivos de servicio que brinda la organización, dentro del sector que se desenvuelve. El auditor interno tiene una gran responsabilidad de velar, a través de las respectivas evaluaciones, porque el control interno sea sólido y funcione en beneficio de los resultados de la organización. 2.2.2 Objetivos del Control Interno: El Control interno se lleva ha cabo para lograr la eficiencia operativa a través de la Autorización, segregación de funciones, controles físicos y verificación interna independiente. Logrando la Información financiera razonable y oportuna, ya que un buen funcionamiento en el sistema de control interno permitirá detectar de mejor manera las deficiencias que pudiera tener la entidad. La evaluación del control interno

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permite al auditor tener una mayor confiabilidad y seguridad en cuanto a que las políticas y las deficiencias que pudiera tener la entidad.

3. PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES 3.1

Tesorería

3.2

Egresos

3.2.1

Compra (Adquisición)

3.2.2

Nomina (Pago)

3.3

Conversión

3.4

Ingresos

3.4.1

Ventas

3.4.2

Ingresos de Efectivo

3.5 Información Financiera

3.1 Ciclo de Tesorería. Este ciclo incluye aquellas funciones que tratan de los fondos de capital, es decir, el manejo de efectivo y la emisión de obligaciones de deuda y de acciones de capital. Las funciones del ciclo de tesorería comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluyen la distribución del efectivo disponible a las operaciones corrientes y otros usos, y se terminan con la devolución de efectivo a los inversionistas y a los acreedores. El ciclo de tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. 3.1.1 Cuentas de mayor utilizadas:

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➢ Caja y Bancos ➢ Documentos por pagar ➢ Deudas a largo plazo ➢ Capital (utilidades retenidas) ➢ Intereses Gasto ➢ Intereses Productos ➢ Inversiones. 3.1.2 Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería son: o Relaciones con sociedades financieras y de crédito. o Relaciones con accionistas. o Administración del efectivo y las inversiones. o Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos. o Custodia física de efectivo y los valores. o Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios. o Administración y vigilancia de la deuda (principal e intereses). o Operaciones de inversión y financiamiento. o Administración financiera de planes de beneficio a empleados. o Administración de seguros.

3.1.2.1 Función de Ejecución: Inversiones: 

Compra de valores



Recibir ingresos periódicos

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

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Venta de valores.

Financiamiento 

Emisión de obligaciones y acciones del capital social



Pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y re adquisición de acciones.

3.1.2.2 Función de Registro: Inversiones 

Contabilizar las transacciones y pase al mayor



Actualizar el mayor auxiliar de inversiones

Financiamiento 

Contabilizar las transacciones en diarios y mayor



Actualización de los mayores auxiliares

3.1.2.3 Función de Custodia: Inversiones 

Protección de valores



Mantener correctos los saldos de las inversiones

Financiamiento 

Asegurarse de la corrección de los saldo de los pasivos y del capital social

3.1.3 Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorería.

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3.1.3.1 Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: 

Obtención y pago de financiamiento.



Emisión y retiro de acciones.



Compra y venta de inversiones en valores.



Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos.



Amortización de descuentos. Gastos y primas diferidos en relación con deudas e inversiones.



Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda.



Compra y venta de moneda extranjera.



Formas y documentos importantes.

3.1.4 Formas y documentos vitales del ciclo de tesorería: 

Certificados provisionales de acciones.



Acciones emitidas.



Obligaciones, bonos, papel comercial.



Acciones, bonos y, otros instrumentos adquiridos como inversiones.



Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito, etc.



Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura.



Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficiosa empleados.



Pólizas de seguro.

3.1.5 Objetivos del Control Interno: a) Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de funciones, procedimientos de documentación.

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b) Información Financiera confiable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos. c) Adecuada Custodia de los Activos.

3.2 Ciclo de Egresos 3.2.1 Compras: Llamado también de adquisición, clasifica la adquisición de recursos entre cuentas de activo y gasto. También afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo. El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para:  La adquisición de bienes, mercancías y servicios  El pago de las adquisiciones anterior  Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pago  El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de: 

Inventarios



Activo fijo



Servicios externos



Suministros o abastecimientos

En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción del los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.

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3.2.1.1 Funciones típicas del Ciclo de Compras: Las funciones típicas de compras son: o Selección de proveedores o Preparación de solicitudes de compra o Función específica de compras o Recepción de mercancías y suministros o Control de calidad de mercancías y servicios adquiridos o Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados o Desembolso de efectivo 3.2.1.1.1 Funciones de Ejecución: 

Solicitud de compra



Solicitud de Cotización



Selección del mejor cotizante



Preparación de la solicitud de compra



Autorización para adquisición de bienes y/o servicios



Función específica de compra



Recepción de mercancías y suministros



Control de calidad de la adquisición



Verificación y aprobación de los pagos.

3.2.1.1.2 Funciones de Registro: 

Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados

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

Distribución de compras y cuentas apropiadas



Actualización de registros de inventario y costos



Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.

3.2.1.1.3 Función de Custodia: 

Protección del inventario



Mantener registros correctos de inventarios.

3.2.1.2 Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribución de cuentas y pagos anticipados. 3.2.1.3 Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, órdenes de compra, documentos de recepción, facturas de proveedores, notas de débito y crédito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos. 3.2.1.4 Objetivos del Control Interno: a) Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de funciones, procedimientos de documentación. b) Información Financiera confiable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos, verificación interna independiente. c) Custodia de los Activos

3.2.1.5 Errores Potenciales: a) Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, no autorizados.

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b) Recibidas pero no contabilizadas c) Factura contabilizada incorrectamente. d) Pagos contabilizados, pero no efectuados o viceversa, e) Contabilizados en período indebido f) Pagos no autorizados. 3.2.1.6 Cuentas de Mayor Utilizadas en el Ciclo de Egresos – Compras:  Caja.  Cuentas por pagar.  Inventarios.  Activos Fijos.  Gastos de fabricación.  Gastos de Operación. 3.2.2 Nomina Llamado también de pago, involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados. Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensión, participación de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados. El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: • La contratación y utilización de mano de obra • El pago de mano de obra • Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra El ciclo de nominas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva,

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administrativa, etc. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos. 3.2.2.1 Funciones Típicas del Ciclo de Nominas: Las funciones típicas de nominas son: o Reclutamiento y selección de personal o Contratación de personal o Llevar las relaciones laborales o Prepara informes de asistencia o Registro, información y control de la nómina o Desembolso de efectivo o Promoción y evaluación de personal 3.2.2.1.1 Funciones de Ejecución: 

Reclutamiento



Contratación



Promoción y despido de personal



Capacitación y evaluación de personal



Preparación de informes de asistencia



Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas



Autorización, pago y recuperación de anticipos varios.

3.2.2.1.2 Funciones de registro:

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

Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor



Actualizar registro de empleados



Determinar costo de mano de obra.

3.2.2.1.3 Funciones de custodia: 

Protección de fondos de nómina



Protección de registros de nómina



Mantener corrección de cuentas bancarias.

3.2.2.2 Asientos comunes: Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nómina, pagos anticipados. 3.2.2.3 Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidación al personal 3.2.2.4 Objetivos del Control Interno: a) Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos y verificación interna independiente. b) Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos y verificación interna independiente.

3.2.2.5 Objetivos del Control Interno:

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a) Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos y verificación interna independiente. b) Información Financiera Razonable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos y verificación interna independiente. 3.2.2.6 Errores Potenciales: a) Planillas infladas con personal no existente b) Pagos por trabajo no realizado c) Apropiación de salarios no reclamados c) Indemnizaciones pagadas no contabilizadas d) Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales e) Errores en cálculos o sumas 3.2.2.7 Cuentas de Mayor Utilizadas en el Ciclo de egresos – Nóminas:  Mano de Obra Directa.  Sueldos y Salarios.  Cuentas por Pagar.  Caja y Bancos.

3.3 Ciclo de Conversión Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios. En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo más importante es la producción de un artículo terminado por el uso de recursos adquiridos. Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los

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productos terminados. Es más extenso en las industrias de manufactura. En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles. 3.3.1 Funciones Típicas del Ciclo de Conversión: 3.3.1.1 Funciones de ejecución: 

Expedición de órdenes de producción



Requisición de materias primas



Procesamiento de materias primas



Transferencia de productos terminados para almacenamiento



Depreciación y amortización de activos.

3.3.1.2 Funciones de Registro: 

Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado)



Aplicación de costo de mano de obra



Aplicación de cuota de gastos de fabricación



Depreciación y amortización de activos fijos



Determinación de variaciones en precios y calidad.

3.3.1.3 Funciones de Custodia: 

Proteger productos en proceso y terminados



Guardar adecuadamente registros de manufactura

3.3.2 Asientos Comunes: Depreciación y amortización de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricación

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3.3.3 Formas y Documentos Vitales: Orden de producción, requisición de materiales, boletas de ruta, informes de producción, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación, tarjetas de tiempo (mano de obra) 3.3.4 Objetivos de Control Interno: a) Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de Documentación. b) Información Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregación de Funciones, Registros Contables y Procedimientos. c) Custodia de Inventarios 3.3.5 Errores Potenciales: a) Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente. b) Producción: Transferencias interdepartamentales incorrectas. c) Producción en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrecto, Gastos clasificados incorrectamente, Producción terminada, NO descargada. 3.3.6 Cuentas de Mayor Utilizadas:  Inventarios.  Propiedad, planta y equipo.  Depreciaciones acumuladas.

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3.4 Ciclo de Ingresos Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios así mismo incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo. La función contable de determinar el costo de ventas se hace aquí El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes del os servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos. 3.4.1 Ventas El objetivo global en la auditoria del ciclo de ventas y cobranza es evaluar si los saldos afectados por el ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. 3.4.1.1 Ciclo de Ingresos Funciones Típicas: 3.4.1.1.1 Funciones de ejecución: 

Toma de pedidos



Evaluación y aprobación de crédito



Despacho del pedido



Prestación del servicio



Facturación.

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3.4.1.1.2 Funciones de Registro: 

Contabilizar la factura



Contabilizar comisiones



Contabilizar garantías otorgadas por ventas



Emitir notas de crédito y ajustes de clientes



Determinar el costo de ventas.

3.4.1.1.3 Funciones de Custodia: 

Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes



Mantener actualizados los saldos.

3.4.1.2 Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas. 3.4.1.3 Formas y Documentos Vitales: Pedidos, Órdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Ventas, Recibos. 3.4.1.4 Objetivos de Control Interno: a) Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de Documentación. b) Información Financiera Razonable y Oportuna: Asignación de Responsabilidades para cada función. c) Adecuada Custodia de Activos

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3.4.1.5 Errores potenciales: a) Facturada, No despachada b) Despachada, No facturada. c) Facturada, No contabilizada. d) Importe contabilizado incorrectamente. 3.4.1.6 Cuentas de Mayor Utilizadas.  Ventas.  Comisiones de Ventas.  Cuentas por cobrar.  Estimación para cuentas incobrables.  Costo de Ventas.  Devoluciones y Rebajas sobre ventas. Las siguientes son cuentas comunes que se incluyen en el ciclo de ventas y cobranza:  Ventas.  Rebajas y devoluciones sobre ventas.  Gastos de deudas incobrables.  Descuentos en efectivo tomados.  Cuentas por cobrar con cargo a clientes.  Estimación para cuentas incobrables.  Efectivo en bancos (cargos de las entradas de efectivo)

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3.4.2 Ingresos de Efectivo 3.4.2.1 Ciclo de Ingresos Funciones Típicas: 3.4.2.1.1 Funciones de ejecución: 

Recibir remesas de efectivo por correo



Recibir dinero de ventas al mostrador



Sumar total de entradas de efectivo



Depositar en el Banco



Determinación de cuentas incobrables.

3.4.2.1.2 Funciones de Registro: 

Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor



Contabilizar transacciones de ajustes a ventas



Actualización de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).

3.4.2.1.3 Funciones de Custodia: 

Llevar el control correcto de los saldos de efectivo



Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.

3.4.2.2 Formas y Documentos Vitales: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de máquinas registradoras, depósitos bancarios.

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3.4.2.3 Objetivos de Control Interno: a) Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de Documentación. b) Información Financiera Razonable y Oportuna: Asignación de Responsabilidades para cada función. c) Adecuada Custodia de Activos 3.4.2.4 Errores potenciales: a) Cobrado, No depositado. b) Cobrado, No contabilizado. c) Depositado, No contabilizado. 3.4.3 Naturaleza del ciclo de ventas y cobranza: El ciclo de ventas y cobranza implica las decisiones y procesos necesarios para la transferencia de la propiedad de bienes y servicios a los clientes después de que se ponen a disposición para su venta. Se inicia con una petición por parte de un cliente y concluye con la conversión del material o servicio en una venta por cobrar y por ultimo en efectivo. La Funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que una empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas. Es útil conocer estas funciones administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que se realiza la auditoria del ciclo. a) Procesamiento del pedido de los clientes: La petición de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo. Legalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con términos especificados.

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La recepción de un pedido de un cliente con frecuencia da como resultado la creación inmediata de una orden de venta. 

Pedido del cliente



Orden de venta

Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe aprobar el crédito para el cliente por las ventas a cuenta. Las prácticas nulas de la aprobación de crédito frecuentemente ocasionan un número excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizás sean incobrables. Para la mayoría de las empresas, una indicación de la aprobación del crédito en la orden de venta es la aprobación para embarcar los bienes. b) Embarque de bienes: Esta función importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compañía son otorgados. La mayor parte de las compañías reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de embarque en el momento del mismo; esto puede hacerse de manera automática en una computadora con base en la información de la orden de venta. c) Documento de embarque: Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes, especificando la descripción de la mercancía, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o más copias se conservan en la compañía. d) Facturación a los clientes y registros de las ventas: Dado que la facturación a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los

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aspectos más importantes de la facturación son asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados por el monto adecuado. e) Factura de ventas: Es un documento en el que se indica la descripción y cantidad de los bienes vendidos. La factura de ventas es el método para indicar al cliente el monto de una venta y la fecha de vencimiento del pago. El original se envía al cliente y se conserva una o más copias. f) Diario de ventas: Es un diario para registrar las operaciones de ventas. Un diario de ventas detallado incluye cada una de las operaciones de venta. Por lo general indica las ventas brutas para diferentes clasificaciones tales como líneas de productos, la captura en cuentas por cobrar, cargos y abonos varios. El diario de ventas también puede incluir las devoluciones y rebajas sobre ventas. g) Resumen de informe de ventas: Es un documento generado por la computadora en el cual se resumen las ventas de un periodo. h) Archivo maestro de cuentas por cobrar: Es un archivo para registrar las ventas individuales, las entradas de efectivo y las previsiones de ganancias sobre ventas para cada cliente y para conservar los estados de cuenta de los clientes. El total de los saldos en cuenta individuales del archivo maestro es igual al balance total de las cuentas por cobrar del libro mayor.

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i) Balanza de comprobación o relación de cuentas por cobrar: Es una lista de los montos que debe cada cliente en determinado momento. Se prepara directamente a partir del archivo maestro de cuentas por cobrar. Con mucha frecuencia es una balanza de comprobación de saldos vencidos en la que se muestra la antigüedad de los componentes de las cuentas por cobrar de cada saldo del cliente a la fecha del informe. j) Estado de cuenta mensual: Es un documento enviado a cada cliente en el que se indica el saldo inicial de cuentas por cobrar el monto y la fecha de cada venta, los pagos en efectivo recibidos, los memorandos de créditos emitidos y el saldo final pendiente de pago. k) Procesamiento y registro de las entradas en efectivo: Las cuatro funciones anteriores son necesarias para enviar los bienes a las manos del cliente, facturarlos de forma adecuada y reflejar la información en los registros contables. EI resultado de estas cuatro funciones es la operación de ventas. Las cuatro funciones restantes implican la cobranza y el registro de efectivo, las devoluciones y rebajas sobre ventas, los débitos de cuentas incobrables y los gastos por deudas malas. El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluyen el recibir, depositar y registrar el efectivo. La preocupación más importante es la posibilidad de robo. Un robo puede ocurrir antes que las entradas se capturen en los registros o posteriormente. La consideración mas importante en el manejo de las entradas de efectivo es que todo el efectivo debe ser depositado en el banco en el monto adecuado en forma oportuna y registrado en el archivo de operaciones de entradas de efectivo, que se utiliza para preparar el diario de entradas de efectivo y actualizar los archivos maestros de cuentas

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por cobrar y del libro mayor. Los avisos de remesas son importantes para este propósito. l) Avisos de remesa: Es un documento que acompaña a la factura de ventas enviada al cliente y que puede ser devuelta al vendedor con el pago en efectivo. Se utiliza para indicar el nombre del cliente, el número de factura de ventas y el monto de la factura. Un aviso de remesa se utiliza para permitir el depósito inmediato del efectivo y para mejorar el control sobre la custodia de los activos. m) Listado de las entradas de efectivo: Es una lista que prepara una persona independiente cuando se recibe el efectivo. Se utiliza para verificar si el efectivo recibido fue registrado y depositado en los montos correctos y en forma oportuna. n) Diario de entradas de efectivo: Es un diario para registrar las entradas de efectivo por cobranzas, ventas en efectivo y otras entradas de efectivo. Indica el total del mismo recibido, el abono a las cuentas por cobrar en el monto bruto la venta original, descuentos comerciales, en efectivo, otros abonos y cargos. o) Procesamiento y registro de ganancias y provisiones de ventas: Cuando un cliente no está satisfecho con los bienes, a menudo el vendedor acepta la devolución de bienes u otorga una reducción en los cargos. Las devoluciones y rebajas se registran en forma correcta y oportuna en el archivo de operador de devoluciones y rebajas sobre ventas y del archivo maestro de cuentas por cobrar. Regularmente se emiten notas de crédito por las devoluciones y rebajas para conservar un control y facilitar la contabilidad.

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p) Nota de crédito: Es un documento que indica una reducción en el monto a favor de un cliente debido a la devolución de bienes o a una provisión otorgada. Con frecuencia toma la misma forma general de una factura de ventas pero apoya reducciones en las cuentas por cobrar en lugar de aumentarlas. q) Forma de autorización de cuentas incobrables: Es un documento que se utiliza en forma interna para el debito (cargo a gastos) de una cuenta por cobrar por considerarse incobrable. La estimación para cuentas malas debe ser suficiente para compensar en el periodo de venta actual porque la compañía no podrá cobrar en el futuro; para la mayoría de las compañías las estimaciones representa un residuo que proviene del ajuste administrativo del final del periodo de la estimación de cuentas incobrables. 3.5 Ciclo de Información Financiera No procesa transacciones, obtiene información de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos Analiza, evalúa, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa información, para informar a la Gerencia y otros Aquí ocurre la recopilación de datos para su exposición en los Estados Financieros. Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre. Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales.

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Además de registrar las transacciones explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implícitas. Es importante reconocer cómo los ajustes para las transacciones implícitas en el período anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el período actual para las transacciones explícitas relativas. 3.5.1 Funciones Típicas: Incluye las actividades básicas: 

Originar y preparar pólizas de Diario



Registrar operaciones en el Diario



Mayorizar operaciones



Agrupa información de revelación suplementaria



Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros



Conversión monetaria



Obtener información de otros Ciclos



Custodia de formularios y Libros de Contabilidad.

3.5.2 Asientos Contables  Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo)  Eliminaciones y reclasificaciones. 3.5.3 Formas y Documentos Vitales: Pólizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros. 3.5.4 Objetivos de Control Interno: a) Autorización

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b) Clasificación y Procesamiento de Transacciones 3.5.5 Documentación y Evaluación 

Salvaguarda Física

3.5.6 Tipos de Informes: 

Balance de Comprobación



Estados Financieros Básicos



Estados y Anexos gerenciales



Declaraciones Fiscales

3.5.7 Errores Potenciales: Se incluyen: a) Asientos No Autorizados b) Asientos e Información Omitidos c) Asientos con Errores de Anotación o Suma d) Asientos o Pólizas de Diario incorrectos e) Uso o distribución de documentación sin autorización previa f) Estados Financieros o Estadísticos presentados indebidamente

4. ENLACES POR CICLOS DE TRANSACCIONES

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Enlaces del Ciclo de Tesorería:  Ciclo de adquisición y pago: desembolsos de efectivo.  Ciclo de Ingresos: ingresos de efectivo.  Ciclo de información financiera: asientos de diario que reflejan las transacciones. Enlaces del Ciclo de Nómina – Egresos – Compras:  Ciclo de Tesorería: Con desembolsos de efectivo.  Ciclo de Conversión: Recepción de bienes y mercancías.  Ciclo de Información: Asientos de diario que reflejan las transacciones. Enlaces del Ciclo de Conversión:  Ciclo de Adquisición y pago: Entradas de material y mano de obra.  Ciclo de Ingresos: Embarques de productos.  Ciclo de Información: Asientos de diario que reflejan las transacciones. Enlaces del Ciclo de Ingresos:  Ciclo de Tesorería: Ingresos Caja.  Ciclo de Conversión: Embarque de productos.  Ciclo de Información: Asientos de diario que reflejan las transacciones. 5. FLUJO DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES El Ciclo de Tesorería provee efectivo a los ciclos de Egresos. Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nómina que se utiliza en el Ciclo de Conversión. El ciclo de Conversión origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos.

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El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorería para uso interno o inversiones externas. Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de Información Financiera y ésta se resume en Estados Financieros. 6. FUNCIONES TIPICAS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES 6.1 Ciclo de Tesorería: 1. Relaciones con sociedades financieras y de crédito 2. Relaciones con accionistas 3. Administración del efectivo y las inversiones 4. Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos 5. Custodia fiscal del efectivo y los valores 6. Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios. 6.2 Ciclo de Egresos: 6.2.1 Ciclo de Compras: 1.

Selección de proveedores

2.

Preparación de solicitudes de compra

3.

Función especifica de compras

4.

Recepción de mercancías y suministros

5.

Control de calidad de mercancías y servicios adquiridos

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6.

Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados

7.

Desembolso de efectivo

6.2.2 Ciclo de Nóminas: 1.

Reclutamiento y selección de personal

2.

Contratación de personal

3.

Llevarlas relaciones laborales

4.

Prepara informes de asistencia

5.

Registro, información y control de la nómina

6.

Desembolso de efectivo

7.

Promoción y evaluación de personal

6.3 Ciclo de Ingresos: 1.

Otorgamiento de crédito.

2.

Toma de pedidos.

3.

Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio.

4.

Facturación.

5.

Contabilización de comisiones.

6.

Contabilización de garantías.

7.

Cuentas por cobrar.

8.

Cobranza.

9.

Ingreso del efectivo.

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10.

Ajuste a facturas y/o notas de crédito.

11.

Determinación del costo de ventas.

7. PRESENTACIÓN GRÁFICA DE LOS CICLOS DE AUDITORIA En el proceso de comprensión de la estructura de control interno, el auditor evalúa los controles para cada ciclo de operaciones más importantes. contable

El ciclo de una aplicación

debe ser considerado importante si procesa una cantidad de transacciones

en exceso del nivel de materialidad establecido o si se apoya en un saldo de cuenta importante. El sistema contable de la entidad está conformado por grupos de transacciones y actividades relacionadas. Cada cuenta importante es afectada por el ingreso desde una o más aplicaciones contables (fuente de débitos o créditos). Las aplicaciones contables relacionadas pueden ser agrupadas dentro de ciclos por el auditor. Las cuentas más importantes de los estados financieros, generalmente, son obvias dado que su conocimiento emerge de las entrevistas con los funcionarios de la entidad y la comprensión de sus operaciones. El concepto significativo constituye algo más que el monto del saldo en una cuenta, en vista que el saldo es el resultado neto de las operaciones que se incluyen en la cuenta. Por ejemplo, una cuenta que tenga un saldo menor, tal como la cuenta de efectivo, puede ser importante dado que en el resultado neto de dos clases de operaciones: ingresos de efectivo y pagos de efectivo. Los saldos de las cuentas incluyen todas las operaciones reconocidas durante el período materia de examen. Estos incluyen: Operaciones rutinarias. Operaciones no rutinarias. Estimaciones contables. El auditor debe documentar los ciclos de transacciones más importantes y las cuentas que las afectan. Por ejemplo, el auditor podría determinar que las existencias, cuentas

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por pagar y gastos diversos de gestión son aplicaciones contables importantes que afectan el rubro compras. El auditor debe diseñar procedimientos de auditoría que sean eficientes

para los objetivos del examen, de tal manera que las cuentas más

importantes puedan agruparse dentro de ciclos, para facilitar la preparación de papeles de trabajo. Como resultado de las entrevistas realizadas con el personal de la entidad, el auditor debe determinar las cuentas y las clases de transacciones que proporcionan la mayor información de los estados financieros. Cuando un detalle importante tiene más de un origen o fuente de datos financieros, el auditor debe considerar la diversidad de fuentes y determinar cuál es la mejor para los propósitos de la auditoría financiera. Para propósitos de la auditoría, la mejor fuente de información financiera, algunas veces, puede ser la información operacional preparada fuera del sistema contable de la entidad. 8. USO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo de la auditoría por ciclos de transacciones al igual que los de una auditoría financiera deberán llenar ciertos requisitos como son: 8.1 Objetivos: Proporcionar evidencia del trabajo realizado, constituyendo el soporte de la Opinión del auditor. Servir de guía y fuente de información de auditorías subsecuentes. 8.2 Propósitos: Proporcionar información respecto a: 

La evaluación de la eficiencia del control interno contable y administrativo.



La verificación de que los estados financieros fueron preparados de acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad

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

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Al cumplimiento de las normas y procedimientos de auditoría. (Al alcance de las pruebas, la base de selección de las muestras, etc., razones sobre los cambios más importantes en los alcances de la auditoría y las conclusiones del auditor).



Resumen

de

las

cuentas,

incluyendo

los

cambios

más

importantes

experimentados durante el ejercicio examinado. 

Toda información indispensable para sustentar y evidenciar el informe del auditor.



Fundamentar la base para la revisión del trabajo de auditoría.



Servir de guía para la conducción de auditorías subsiguientes.



Ampliar el conocimiento relativo al negocio de la empresa.

8.3 Naturaleza Confidencial de los Papeles de Trabajo Para llevar a cabo una auditoría satisfactoria, el auditor deberá tener acceso irrestricto a

toda

la

información

concerniente

a

las

operaciones

de

su

cliente.

Mucha de esta información es confidencial y forma parte de los papeles de trabajo o se registra en ellos, por lo que consecuentemente, los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial.

Las normas de ética profesional delimitan que: 

No debe divulgarse la información que el auditor obtenga en el ejercicio de su profesión a menos que tenga que responder a acusaciones derivadas de la ejecución del trabajo recomendado.



Puede publicarse alguna información siempre que el cliente lo autorice.



Para publicación de temas de interés nacional se podrá usar esta información, pero sin revelar datos particulares del cliente.

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8.4 Propiedad de los Papeles de Trabajo: Los papeles de trabajo son propiedad de la compañía, sin embargo, la administración puede poner a disposición de quien considere necesario, parte o extractos de los mismos.

8.5 Contenido de los Papeles de Trabajo Aún cuando la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo variarán de acuerdo a las circunstancias específicas de cada auditoría, generalmente deben incluir la documentación que muestre que se cumplieron con las normas de auditoría generalmente aceptadas, o evidenciando que: El trabajo fue planeado y la labor de los ayudantes fue supervisada y revisada en forma apropiada. Que el sistema de control interno del cliente ha sido estudiado y evaluado para determinar el alcance de las pruebas a las cuales se limitaron los procedimientos de auditoría. Los procedimientos de auditoría y las pruebas realizadas han proporcionado evidencia suficiente y competente que permita expresar una opinión sobre los Estados Financieros. 8.6 Un juego de papeles de trabajo de auditoría debe incluir: 1. Estructura organizativa y legal de la entidad. 2. Extractos o copias de convenios y documentos legales importantes. 3. Planeación y programas de auditoría.

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4. Estudio y evaluación del control interno. 5. Análisis de saldos y transacciones. 6. Análisis de razones y tendencias importantes. 7. Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría, sus resultados y conclusiones. 8. Cuando se realicen pruebas selectivas, deberá mostrarse la extensión o alcance de las mismas. 9. Copias de la correspondencia con el cliente relacionada con la auditoría. 10. Conclusiones alcanzadas por el auditor en relación con aspectos importantes de la auditoría. 11. Copias de la información financiera que se está presentando y los informes de auditoría correspondientes. Al prepararse los papeles de trabajo debe recordarse que la aplicación de los procedimientos de verificación es lo que hace una auditoría. Por lo tanto, cada uno de los papeles de trabajo, debe proporcionar no solamente el análisis o resumen de los datos que forman una partida, sino también debe indicar los pasos que se dieron para determinar la confiabilidad de los informes, según aparecen registrados. 8.7 Clasificación de los Papeles de Trabajo por su Contenido 1. Papeles de planificación:  Plan de Auditoría  Evaluación del Control Interno 2. Cédulas centralizadoras 3. Cédulas sumarias 4. Cédulas analíticas 5. Cédulas de deficiencias de control interno. 6. Cédulas de ajustes y/o reclasificaciones.

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8.8 Índice de los Papeles de Trabajo Para que los papeles de trabajo queden adecuadamente elaborados, es importante que estén ordenados y clasificados, para facilitar su archivo y su localización. En la Auditoría por Ciclos de Transacciones, el índice será la inicial del ciclo, así:  Información Financiera F  Tesorería T  Egresos – Compras E  Egresos – Nóminas N  Ingresos I  Conversión C Un adecuado sistema de índices es importante por las siguientes razones:  Permite localizar el trabajo efectuado con respecto a una cuenta o grupo de cuentas en particular.  Identifica cifras que contenidas en diferentes cédulas y análisis, se relacionan o comprueban entre sí.  Facilita la revisión de papeles de trabajo, y  Ayuda a consultar los papeles de trabajo en auditorías subsecuentes.

9. MARCAS DE AUDITORIA E ÍNDICES DE REFERENCIAS APLICABLES Índices: El hecho de asignar índices o claves de identificación que permiten localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de

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referencia permanente y el legado de auditoría. Los índices son anotados con lápiz rojo en la parte superior derecha de la cédula de auditoría. Marcas: Los procedimientos de auditoría efectuados se indican mediante símbolos de auditoría. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de símbolos para una línea de auditoría o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cedulas determinadas. Esta es una técnica que ahorra tiempo, elimina la necesidad de explicar los procedimientos de auditoría que son similares más de una vez, y elimina la necesidad que el coordinador recorra para atrás y para adelante los papeles de trabajo para encontrar la leyenda estándar. Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo compuesto de anotaciones y cifras escritas en lápiz. Se debe evitar los símbolos superpuestos complejos o similares; los números o letras simplemente rodeadas por un círculo proporcionan un orden secuencial y fácil de seguir. Algunos

requisitos

y

características

de

las

marcas

son

los

siguientes:

 La explicación de las marcas debe ser específica y clara.  Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc. Las marcas de auditoría son símbolos utilizados por el auditor para señalar en sus papeles de trabajo el tipo de revisión y prueba efectuadas los cuales reportan los siguientes beneficios:

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 Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasión, el trabajo realizado en varias partidas.  Facilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el trabajo realizado.

10. CASO PRACTICO Información Contable Compañía La Palma, S.A. Balance General Al 31 de diciembre de 2012 Valores Expresado en Quetzales DESCRIPCIÓN ACTIVO

DESCRIPCIÓN 10,619,600.00

PASIVO Y PATRIMONIO

10,619,600.00

CORRIENTE

9,452,910.00

PASIVO

7,619,600.00

Caja y bancos

1,456,580.00

CORRIENTE

7,369,600.00

Cuentas por pagar

1,250,000.00

1,550,000.00

Proveedores

2,250,000.00

1,550,000.00

IVA debito

Inversiones Cuentas por cobrar clientes cuentas por cobrar extranjeros

900,000.00

369,600.00

IVA crédito

163,019.00

Prestamos

cuentas por liquidar

750,000.00

NO CORRIENTE

250,000.00

inventarios

2,000,000.00

Indemnizaciones

250,000.00

Otros Activos

1,083,311.00

PATRIMONIO

3,000,000.00

NO CORRIENTE Propiedad planta y equipo neto

1,166,690.00

Capital social Ganancia/perdida de ejercicios anteriores

1,500,000.00

Utilidad del periodo

1,000,000.00

1,166,690.00

Información Adicional

1

3,500,000.00

500,000.00

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Inversiones Al realizar sus pruebas de auditoría identifico que existen cuatro inversiones en las siguientes instituciones financieras: En Financiera Industrial una inversión por Q. 495,000.00 realizada el 01-01-2012 y que devenga un interés del 3.5% anual; En Financiera del País tres inversiones por Q. 135,000.00 c/u constituidas de la siguiente forma: La primera del 01-03-2012 y devenga un interés del 2.75% anual: La segunda a partir del 01-04-12 y devenga un interés anual del 3.5% y la tercera a partir del 01-05/2012 con interés del 4%. Los intereses de las inversiones correspondientes a sus periodos no se han registrado en la contabilidad un interés del 2.75% anual: La segunda a partir del 01-04-12 y devenga un interés anual del 3.5% y la tercera a partir del 01-05/2012 con interés del 4%. Los intereses de las inversiones correspondientes a sus periodos no se han registrado en la contabilidad. Compañía La Palma, S.A.

PT`s / Ref

Resumen de Ciclos

Hecho:

Grupo No. 18

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012

Fecha:

10/08/2012

Expresados en Quetzales

Revisado: Fecha:

Ciclo

Activo

Tesorería

911,981.25

Total

911,981.25

Pasivo

Capital

Resultados

Referencia A

-

-

-

^

Compañía La Palma, S.A.

PT`s / Ref

A

Ciclo de Tesoreria (Sumaria)

Hecho:

Grupo No 18

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012

Fecha:

10/08/2012

Expresados en Quetzales

Descripción

Saldo de Contabilidad al 30.06.12

Revisado: Fecha: Ajustes y Reclasificaciones Debe

Haber

Saldo Final de Auditoria 0.00

1

Ref.

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ACTIVO Inversiones

900,000.00

900,000.00

11,981.25

911,981.25

11,981.25

^

-

^

^

911,981.25 ^

Compañía La Palma, S.A.

PT`s / Ref

A-1

Ciclo de Tesoreria (Analitica inversiones)

Hecho:

Grupo No. 18

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012

Fecha: Revisado :

10/08/2012

Expresados en Quetzales

Fecha: Descripción

Valor de Inversión

Inversión

495,000.00

Total

495,000.00

Fecha

Meses

01/01/2012

6

Tasa de Interés 3.50%

Intereses 8,662.50 8,662.5 0

^

Ref.

Ajuste 1

^

Compañía La Palma, S.A.

PT`s / Ref

A-2

Ciclo de Tesoreria (Analitica Inversiones)

Hecho:

Grupo No. 18

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012

Fecha: Revisado :

10/08/2012

Expresados en Quetzales

Fecha: Descripción Inversión

Valor de Inversión 135,000.00

Fecha

Meses

Tasa de Interés

Intereses

01/03/2012

4

2.75%

1,237.50

Inversión

135,000.00

01/04/2012

3

3.50%

1,181.25

Inversión

135,000.00

01/05/2012

2

4.00%

900.00

Total

405,000.00

3,318.75

1

Ref.

Ajuste 1

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^

^

Ajuste # 1 P# 1 31.07.12 Inversiones

11,981.25

A: Productos Financieros (Intereses)

11,981.25

Registro de los intereses ganados en inversiones Marcas ^

11,981.25

Suma Vertical

1

11,981.2 5

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CONCLUSIONES Todos los ciclos de transacciones dependen uno del otro ya que de acuerdo a lo anterior se puede decir que el ciclo de TESORERIA es el que se encarga de aquellas funciones de los fondos de capital, es decir, el manejo de efectivo y la emisión de obligaciones de deuda y de acciones de capital el cual empieza con el reconocimiento de las necesidades de efectivo como el ciclo de EGRESOS también llamado de ADQUISIÓN dicho ciclo se encarga de las compras de inventarios, como propiedades y pagan la nómina que se utiliza en el ciclo de CONVERSIÓN, dicho ciclo de conversión incluye el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados como el de Inventario hasta almacenar los productos terminados para venderlos, el cual el ciclo de INGRESOS se encarga de ello ya que este ciclo abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos terminados o servicios así mismo incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo el cual va nuevamente al ciclo de TESORERIA para uso interno o inversiones externas, todos los ciclos envían información contable al ciclo de INFORMACIÓN FINANCIERA y ésta se resume en los Estados Financieros. Como el propósito es evaluar la estructura del control interno, la forma administrativa es a través de la Eficiencia Operativa, Información Financiera Confiable y Oportuna, y Adecuada Custodia de los Activos, por medio de la Autorización, segregación de funciones, procedimientos de documentación y registros contables.

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESCUELA DE AUDITORÍA CURSO AUDITORÍA II CATEDRATICO: LIC. GUILLERO SALGUERO

SEGUNDO SEMESTRE 2013

RECOMENDACIONES Dar conocimiento a la administración de las debilidades de la estructura del control interno, para así poder implementar procesos y procedimientos eficaces para poder evitar los errores o los riesgos de una mala información financiera. Realizar una Auditoría de Ciclo de Transacciones para poder evitar los riesgos y errores que puedan afectar la información financiera de la empresa, ya que en los diferentes ciclos de transacciones se pueden detectar registros y movimientos sin autorización o con errores, como por ejemplo, compra de bienes y servicios recibidos pero no contabilizados o viceversa o en el caso de compras no autorizadas, pago de planilla a personas que no existen, pagos no autorizados a una persona, facturas mal contabilizadas o en periodos indebidos.

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SEGUNDO SEMESTRE 2013

BIBLOGRAFIA 

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