Auditoria Operativa ALICORP SAA

Acta de constitución de la auditoria 1. CONTRATO CONTRATO DE AUDITORIA Conste por el presente documento, el Contrato de Auditoría, que celebran de una parte ALICORP S.A.A., con domicilio en Av. Bolognesi No. 2088 de la ciudad de Tacna y RUC N° 20100055237, que en lo sucesivo se denominará la Entidad, representada por Paolo Sacchi Giurato con DNI N° 60343115, con poder inscrito en N° 11082269 de los Registros Públicos de la zona registral N° XIII – Sede Tacna, y de la otra parte la sociedad de auditoría Loen & Ramos Auditores Asociados S.R.L .; con domicilio en av. Leguía N° 321 y RUC N° 20346415304 que en lo sucesivo se denominará la Sociedad, representada por Eloy León Torres con DNI N° 46483445 con poder inscrito en 11082268 de los Registros Públicos de la zona registral N° XIII – Sede Tacna; en los términos y condiciones siguientes: CLÁUSULAS PRIMERA.- OBJETO El auditor se obliga a prestar al Ente los servicios de auditoría operativa para llevarla a cabo la evaluación al Departamento de Recursos Humanos del Ente, que se detallan en la propuesta de servicios anexa que, firmada por las partes, forma parte integrante del contrato. SEGUNDO.- CONFORMACION DEL EQUIPO DE AUDITORIA El equipo de auditoría de la Sociedad, encargado de realizar la Auditoría, está conformado por las personas indicadas en carta de representación: Asignación de Personal por Cargos, de la Propuesta presentada por la Sociedad. El trabajo de campo del equipo de auditoría se deberá realizaren los locales de la Entidad, según lo establecido en las Bases. TERCERO.PLAZO DE EJECUCION DE LA AUDITORIA Y ENTREGA DE INFORMES La Sociedad iniciará la Auditoría el día 16 de Setiembre y entregará a la Entidad, los Informes de Auditoría y Otros Informes requeridos, el día 16 de Octubre. Asimismo, adjuntará medio magnético o digital, en versión Microsoft Office Word, conteniendo los Informes desarrollados.

CUARTO.- PLAN, PROGRAMA Y CRONOGRAMA DE EJECUCION DE LA AUDITORÍA La Sociedad deberá formular el Plan y Programa de Auditoría, conforme a lo dispuesto en la NIAS. La Sociedad entregará a la Gerencia, el Plan y Programa de Auditoría, y el Cronograma de Ejecución de la Auditoría en versión impresa y digital, en un plazo de quince (15) días hábiles contados desde la fecha de inicio de la auditoría. En el caso de auditorías que se efectúen en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles, serán remitidos dentro de los diez (10) días hábiles. La Sociedad es responsable de remitir a la el Plan y Programa de Auditoría, así como de aplicarlo durante la ejecución de la auditoría, por lo que cualquier modificación que afecte las Bases o el presente Contrato, deberá guardar relación con el cumplimiento de los objetivos de la auditoría. QUINTO.- RETRIBUCIÓN ECONÓMICA El cliente pagara al auditor por los trabajos de auditoría, honorarios por la cantidad de S/. 28,000.00 soles (Veintiocho mil nuevos soles) mas el impuesto general a las ventas correspondiente. La forma de pago será la siguiente: a. b. c.

30% a la firma del contrato. 20% a los 60 días hábiles después de iniciados los trabajos. 50% a la terminación de los trabajos y presentación del informe final.

SEXTO.- APOYO DE LA ENTIDAD La Entidad no está obligada a proporcionar a la Sociedad, personal para las labores contratadas. La Entidad por ningún motivo y en ningún caso, asumirá solidaridad respecto a las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra índole que la Sociedad contraiga con terceros, para el cumplimiento de este Contrato. SÉPTIMO.- PENALIDADES Y RESOLUCION DEL CONTRATO Por cada día hábil de atraso en la entrega del Informe de Auditoría, se aplicará a la Sociedad una penalidad equivalente al uno por ciento (1%) de la retribución económica pactada y se descontará del saldo de la retribución económica, hasta alcanzar el 10% del monto total de la retribución económica, luego de lo cual se

procederá de acuerdo a lo dispuesto por la presente cláusula, quedando exceptuadas las situaciones de caso fortuito o fuerza mayor debidamente acreditados. La aplicación de la penalidad está sujeta a evaluación previa del Departamento de Gestión de Sociedades de Auditoría, para lo cual la Entidad deberá remitir los documentos que justifiquen su aplicación. Si la Sociedad o Entidad incumplieran las obligaciones establecidas en este Contrato o la Sociedad incurriera en retraso en la entrega de los Informes de Auditoría mayor a diez (10) días hábiles, se procederá de la siguiente manera: a. La parte afectada comunicará a la otra parte el incumplimiento, otorgándole un plazo de tres (03) días hábiles para su ejecución. b. Vencido el plazo otorgado y previo revocatorio de la designación por parte del Contralor General, la parte afectada podrá declarar administrativamente la resolución extrajudicial del Contrato mediante Carta Notarial. En el caso que la Entidad sea la parte afectada por el incumplimiento, podrá hacer efectivas las Garantías otorgadas por la Sociedad o cobrar la penalidad por incumplimiento del Contrato. En cualquiera de los casos se ejecutará el equivalente al 10% del monto total del presente Contrato, sin perjuicio de interponer la acción legal que corresponda. OCTAVO.- MODIFICACIONES AL CONTRATO La Entidad y la Sociedad realizarán las modificaciones al presente Contrato, cumpliendo las disposiciones del Reglamento y los lineamientos. Los gastos ocasionados por la modificación de este Contrato son asumidos por la parte responsable de dicha modificación. Cuando la modificación se realice sin responsabilidad de las partes, los gastos serán prorrateados entre ambas. En el caso de una posterior modificación al Contrato que incremente la retribución económica o el plazo de ejecución de la auditoría, la Entidad pagará el derecho de designación y/o supervisión por la retribución adicional y la Sociedad ampliará la vigencia y montos de las garantías. NOVENO.- RESERVA DE LA INFORMACION La Sociedad está obligada a guardar absoluta reserva de la información y documentación obtenida para la realización de la

auditoría, así como, de los informes finales que elabore como resultado de la misma. DECIMO.- RESOLUCION DE CONTROVERSIAS Cualquier discrepancia que se suscite entre las partes, se solucionará en lo posible, en el trato directo; recurriéndose a la vía judicial, sólo en caso de no encontrarse solución en dicho trato. Para tal efecto, las partes se someten expresamente a la jurisdicción de los Jueces y Tribunales de la Sede de la Entidad; debiendo tenerse por válidas todas las notificaciones que se efectúen en los domicilios señalados en el presente Contrato. DECIMO PRIMERA.- ESCRITURA PÚBLICA DEL CONTRATO Este Contrato podrá ser elevado a escritura pública y los gastos que demande dicho trámite serán por cuenta de la parte solicitante. Ambas partes declaran estar de acuerdo con el contenido del presente Contrato, en virtud de lo cuallo suscriben en Tacna, el 15 de setiembre del 2014.

……………………………………….. Lic. Paolo Sacchi Giurato DNI N° 60343115 Gerente General ALICORP S.A.A.

……………………………………….. CPCC. Eloy León Torres Matricula Nº 10035 Auditor Principal

2. MEMORANDO DE COMUNICACIÓN MEMORANDUM DE COMUNICACION Memorándum Nº 0340/2014 DE

:

LIC. PAOLO SACCHI GIURATO GERENTE GENERAL

PARA

:

LIC. PAOLA RUCHMAN LAZO SUB-GERENCIA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS ASUNTO

:

EJECUCIÓN DE AUDITORIA

Tacna, a 15 de setiembre del 2014.

Quien suscribe Paolo Sacchi Giurato, hago de su conocimiento que se llevará a cabo la próxima auditoría del Departamento de Recursos Humanos que tiene a su cargo, la cual se realizará a partir del día 16 de setiembre del año en curso y que abarca el año contable 2013. Por lo que le solicito que tome las acciones necesarias para que el proceso de revisión pueda llevarse a cabal satisfacción, así como que preste todo el apoyo necesario a la empresa auditora para que pueda cumplir con su cometido en óptimas condiciones.

Cordialmente Lic. Paolo Sacchi Giurato Gerente General

3. CARTA DE PRESENTACIÓN CARTA DE PRESENTACION Tacna 15 de Setiembre del 2014 Sr LIC. PAOLO SACCHI GIURATO Gerente General Empresa ALICORP S.A.A. Dirección. Av. Bolognesi Nº 2088 - Tacna

Asunto: Auditoria a los Procesos de Gestión de los Recursos Humanos

Respetado Sr. LIC. Paolo Sacchi Giurato

La Sociedad Loen & Ramos Auditores Asociados S.R.L le extiende un cordial saludo y le comunican de la manera más atenta que nos han solicitado que efectuemos una auditoria operativa de la Gestión Administrativa del Departamento de Recursos Humanos y el Control Interno de la empresa ALICORP S.A.A. Del ejercicio económico comprendido entre el 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2013. Nos es grato confirmarles, por medio de la presente, nuestra aceptación y nuestro entendimiento de los términos de este compromiso. Nuestra auditoria se efectuara conforme a los principios y elementos de la Administración, Normas de Auditoria Generalmente Aceptados, Normas Legales y Pronunciamientos autorizados y aplicables en el Perú, con la finalidad de elaborar un diagnóstico y emitir un informe conteniendo las recomendaciones

pertinentes sobre la Eficiencia, Eficacia y Economía de la empresa en el Departamento de Recursos Humanos. Como parte del proceso de nuestra auditoría, solicitaremos a la gerencia la confirmación por escrito de las manifestaciones hechas a nuestra persona en relación con la auditoría (Carta de representación.)

Muchas Gracias ---------------------------------------CPCC. Eloy, León Torres Matricula Nº 10035 Auditor Principal

4. ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoría serán aplicara a

la empresa

ALICORP S.A.A., en el

Departamento de Recursos humanos del periodo 2013, considerando la importancia que tiene los Procesos de Gestión de los Recursos Humanos. 5. JUSTIFICACIÓN DE LA AUDITORIA La empresa ALICORP S.A.A. esta en un proceso de reorganización, de tal motivo se han detectado deficiencias en el Departamento de Recursos Humanos por tal razón es de suma importancia verificar los Procesos de Gestión de los Recursos Humanos y así mejorar la eficiencia de la organización. 6. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA -

OBJETIVO GENERAL

Determinar el grado de eficiencia y eficacia del Proceso de Gestión de los Recursos Humanos. -

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 

Diagnosticar los procesos administrativos del Departamento de Recursos Humanos. Analizar la eficiencia del Departamento de Recursos Humanos.

7. CRITERIOS DE ÉXITO   

Recopilación y revisión al 100% de la documentación fuente Cumplimiento del cronograma al 35% Desviación presupuestal más o menos 8%

8. REQUISITOS DE ALTO NIVEL 

Información a la junta general de accionistas el día 30 de octubre



del 2014. Informe semanal del avance de auditoría, mediante una reunión con la Sub Gerencia de Recursos Humanos.

9. MATRIZ DE RIESGOS

Riesgo Acceso a información Falta de apoyo por parte de los trabajadores para realizar el proceso. Extravió o sustracción de información. Falsedad de información

S/.80

Cronogram a 1 días

Alto

S/.100.00

2 días

Medio

S/.500.00

3 días

Alto

s/ 300.00

1 día

Bajo

Costo

Seguridad

Plan de Respuesta al Riesgo

Riesgo

Acción requerida Comunicación con Acceso a información Gerencia General Falta de apoyo por parte de los Reunión con Jefe del trabajadores para realizar el departamento de

Responsable Paolo Sacchi Giurato Paola Ruchman Lazo

proceso. Extravió o información.

sustracción

Falsedad de información

de

Recursos Humanos Comunicación con Gerencia General Comunicación con la Gerencia General

Paolo Sacchi Giurato Paolo Sacchi Giurato

10.

Proceso

Planificación

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Actividad  Elaboración de plan de auditoria  Elaboración de programas de auditoria  Diseño de la metodología de auditoria  Designación del equipo auditor  Planificación del trabajo de campo.  Evaluación de riesgos  Elaboración de programas de auditoria  Supervisión de auditores Junior  Revisión de informes de auditoría y papeles de trabajo.  Ejecutar el trabajo.

Ejecución

programa

Dueño

Responsable

Jefe de Auditoria

Eloy león torres

Auditor Senior

Katherine Chire Chávez

Auditor Junior

Edson Romero Larico José Vilca Mamani Ronal Sánchez Escobar

de

 Obtener evidencia suficiente, confiable y relevante, aplicando los procedimientos de auditoría aprobados en el programa de trabajo.  Documentar los procedimientos de auditoría aplicados, elaborando los papeles de trabajo de acuerdo al orden definido.  Comunicar al jefe de equipo, en forma oportuna, los hallazgos.

Informe

 Preparación auditoría.

del

informe

de

Jefe de Auditoria

Eloy León Torres

 Aprobación y distribución del informe de auditoria

11.

EQUIPO DE TRABAJO Detalle Jefe de Auditoria Auditor Sénior Auditor Junior

12.

N º 0 1 0 1 0 3

Nombres y Apellidos Eloy León Torres

Hora s 50 H

Katherine Chire Chávez

48 H

Edson Romero Larico

35 H

José Vilca Mamani Ronal Sánchez Escobar

35 H 35 H

MATRIZ DE INTERESADOS

Datos del Interesado

Gerencia General

Trabajadores

Requisito de Alto Nivel

Gerente

Presidente del sindicato

Accionistas

Junta de Accionistas

Sub-Gerencia de Recursos humanos

Sub-Gerencia a de Recursos humanos

Imp acto Tie mpo , Cost o S/. 100. 00 1 Hora S/. 100. 00 1 Hora S/. 600. 00 3 Hora s S/. 200. 00 1 Hora

Estrategia / Acción a tomar

Reunión periódica para informar de los avances de la auditoria. Reunión previa para explicar la metodología de trabajo, objetivo de la auditoría, horario, disponibilidad de recursos, aclaración de inquietudes.

Reunión para la presentación del informe final.

Reunión para informar los hallazgos encontrados

Respon sable

Fec ha Inici o

Fec ha Fin

Eloy León Torres

16/0 9/14

16/1 0/14

16/0 9/14

16/1 0/14

16/1 0/14

16/1 014

26/0 9/14

27/0 9/14

Katherin e Chire Chávez

Eloy León Torres

Eloy León Torres

Metodología Si suponemos que se trata de auditores externos sin un conocimiento detallado de la entidad auditada y sin que sus ejecutivos manifiesten preferencia alguna para el examen recaiga en un determinado subsistema de la organización, la metodología que usaremos pera examinar la entidad será: i. Investigación Preliminar. ii. Evaluación de Auditorias anteriores. iii. Planificación del Trabajo de Auditoria. iv. Elaboración de Cuestionarios. v. Planificación de Entrevistas. vi. Identificación de los problemas y falencias. vii. Recomendaciones.

viii. ix. x.

Informe preliminar. Correcciones. Entrega del Informe Final.

MÉTODO:  Cuestionarios  Cálculo de Ratios  Entrevistas  Análisis de Documentación Estas herramientas nos permitirán obtener información cuantitativa y cualitativa a cerca de las prácticas de RR.HH. de la empresa. Investigación preliminar La investigación preliminar para obtener el Conocimiento de la entidad y determinar cómo opera el departamento de Recursos Humanos se realizó mediante entrevista al gerente de recursos humanos. CUESTIONARIO DIRIGIDO A GERENTES DE LA EMPRESA ALICORP El cuestionario va dirigido a Gerentes de las diversas áreas del la empresa ALICORP S.A.A. éste posee preguntas cerradas y abiertas, las cuales deben ser contestadas a criterio del encuestado. (Marcar con X y/o complementar). 1) ¿Participa usted en el reclutamiento y selección de personal para su departamento? Si

No

2) ¿Participa en la fijación y modificación de salario al personal bajo su cargo? Si

No

3) ¿Cuántas escalas salariales existen en su departamento? 2

4

6

Otros (Especifique) _____________________________ __

4) ¿Cuál es el porcentaje de diferencia de salario entre cada escala? 10-20%

20-30%

30- más

Otros (Especifique) _____________________________ __

5) ¿Cuenta su departamento con manual de funciones para el personal bajo su cargo? Si

No

6) ¿Participa en la elaboración y establecimiento de compensaciones e incentivos al personal bajo su cargo? Si

políticas

para

No

7) ¿Qué actividades de supervisión desarrolla? Observación

Comprobación

Evaluación

Otros (Especifique) _____________________________ __

8) ¿Con que frecuencia desarrolla actividades de supervisión? 1-3 meses 7- 12 meses

9)

4-6 meses Otros (Especifique) _____________________________ __

¿Posee un instrumento de evaluación del desempeño del personal bajo su cargo? Si

10)

¿Participa en la promoción del personal bajo su cargo? Si

11)

No

¿Participa en el proceso de capacitación de su personal bajo su cargo? Si

12)

No

No

¿Qué controles o estadísticas lleva del personal bajo su cargo? Asistencia

Viáticos

Horas Extras

Equipo Asignado

Faltas

Todos los anteriores

Otros (Especifique) _______________________________

CUESTIONARIO DIRIGIDO A EMPLEADOS DE LA EMPRESA ALICORP S.A.A.

1. ¿Cuánto tiempo tiene de laborar en la empresa?

Un año o menos

1-3 años

3 a 5 años

5 – más años

Otros (Especifique) _______________________________ 2. ¿Cómo se entero de la plaza que ofertaba la empresa cuando vino a aplicar?

Periódico

Internet

Feria de trabajo

Fue promovido

Otros (Especifique) _______________________________ 3. ¿Qué información obtuvo de la empresa en lo referido a la futura plaza a desempeñar? Requisitos de la plaza.

Descripción de trabajo.

Salario.

Horario de trabajo.

Normas de comportamiento

Otros (Especifique) _____________________________ __

Condiciones de trabajo.

4. ¿Su ingreso a la empresa implicó algún proceso de selección? Si

No

5. ¿De qué manera se formalizo el contrato?

Contrato individual de trabajo

Contrato trabajo

colectivo

de

Otros (Especifique)

_______________________________ 6. ¿El contrato incluía cuales son las funciones que va a realizar dentro de la empresa? Si

No

7. ¿Recibió algún tipo de capacitación al ingresar a la empresa?

Si

No

8. ¿Cuáles de los siguientes elementos se le dieron a conocer al momento de ingresar a la empresa? Datos de la empresa Descripción de funciones Normas de comportamiento

Conocimiento de prestaciones Gira por las instalaciones Otros (Especifique) _____________________________ __

Todas las anteriores

9. ¿Conoce el Reglamento Interno de la empresa? Si

No

10.¿La empresa le proporciona entrenamiento en nuevos procesos, asimismo actualizar el desempeño procesos actuales de sus labores diarias en la empresa? Si

No

11.¿Quién se encarga de medir su desempeño? Jefe inmediato Departamento de Recursos Humanos Otro (Especifique) _______________________________ 12.¿Cada cuánto tiempo le hacen pruebas o evaluaciones para medir su desempeño? Cada mes

Cada tres meses

Anual

No se realizan

Otros (Especifique) _______________________________ 13.¿Se le notifican los resultados de sus evaluaciones? Si

No

14.¿Cuál es el mecanismo para el pago del salario?

Efectivo Depósito Bancario Otro (Especifique) _______________________________ 15.¿Qué prestaciones le brinda la empresa? ISSS

Seguro de Vida

AFP

Alimentación

Uniformes

Transporte

Todas las anteriores

Otros (Especifique) _____________________________ __

16.¿Cuál es el mecanismo de control para entradas y salidas del personal?

Marcar tarjeta

Firmar hoja de ingreso

Otros (Especifique)

_______________________________ 17.¿Cuál es el mecanismo para el reporte de horas extras?

Control en tarjeta

Autorización por escrito

Otros (Especifique)

_______________________________ 18.¿Posee la empresa sistema de compensaciones o incentivos? Si, cuáles___________________

No

19.¿Sabe si existen programas de Higiene y prevención de riesgos laborales? Si

No

20.¿Considera que realiza actividades de riesgo a la hora de realizar su trabajo? Si

No

21.¿Qué aspectos involucran los programas de Higiene y prevención de riesgos laborales? Acondicionamiento del área de trabajo Higiene personal

Orden vehicular

Prevención de incendios

Otros (Especifique) _______________________________ 22.¿Ha recibido capacitaciones en relación con la prevención de riesgos laborales? Si

No

23.¿Alguna vez ha sufrido un accidente en su lugar de trabajo? Si, cuáles___________________

No

24.¿A que le atribuye el origen del accidente? Descuido de Empleado

Falta de Capacitación supervisión

y

Uso inadecuado de equipo de trabajo Otros (Especifique) _______________________________

Falta de mantenimiento del equipo asignado

CUESTIONARIO DIRIGIDO A GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS El cuestionario va dirigido al Gerente de Recursos Humanos, éste posee preguntas cerradas y abiertas, las cuales deben ser contestadas a criterio del encuestado. (Marcar con X y/o complementar). GENERALES

1) ¿Cuánto tiempo tiene en el cargo de Gerente de Recursos Humanos? ______________ 2) ¿Cuáles son los lineamientos que rigen la gestión de Recursos Humanos? Manual de conducta

Manual de puestos

Políticas de compensaciones

Reglamento Interno

Otros (Especifique) _______________________________ 3)

¿Cuál es la estructura organizativa del departamento de recursos humanos?

No. De Recursos_________________ Otros (Especifique) . _______________________________

Distribución_________________ ____

4) ¿Se auxilia de tecnología para llevar control de los Recursos Humanos? Si

No

5) ¿De qué recursos se auxilia? Test psicológicos automatizados Administradores de tiempos

Software para gestión de RRHH Otros (Especifique) _______________________________

6) ¿Cuántos tipos de jornadas laborales por día existen? Vespertino_____________________ __

Matutino_____________________ ___

Nocturno_______________________ _

Mixto _________________________

7) ¿Cómo controla la asistencia? Manual

Mecánica (Detalle) _____________________________ __

8) Qué procesos controla de manera directa el Departamento de Recursos Humanos? Selección

Contratación

Compensaciones

Supervisión

Despidos Otros (Especifique) _______________________________

Liquidación

9) ¿Existen lineamientos ó políticas para todos estos procesos? Si

No

10)

¿Con qué frecuencia son actualizados estos lineamientos? Semestral

Anual

Otros (Especifique) _______________________________ 11)

¿Qué factores inciden para modificar los lineamientos? Cambio en la Estructura Organizativa Otros (Especifique) _______________________________

12)

Creación de nuevas plazas

¿Quién aprueba los lineamientos? Gerente General

Junta Directiva

Gerente de Recursos Humanos

Gerente de Departamento

Todos los anteriores 13)

¿Existe sindicato de trabajadores? Si

14)

¿Cuenta con contrato colectivo de trabajo? Si

15)

No

No

¿En la preselección que aspectos se evalúan? Experiencia laboral

Nivel educativo

Edad

Género

Perfil del candidato en función de requisitos del cargo.

Otros (Especifique) _____________________________ __

16) ¿Qué tipo de pruebas se realizan al momento de la selección de recursos humanos?

17)

Técnicas

Aptitudes

Psicológicas

Habilidades

Todas las anteriores

Otros (Especifique) _____________________________ __

¿Quién elabora estas pruebas?

El departamento solicitante

Departamento de Recursos Humanos

Otros (Especifique) _______________________________ 18)

¿Existen formatos pre establecidos para la elaboración de pruebas? Si

19)

20)

No

¿Quiénes participan en la selección del Recurso Humano? Superior inmediato

Gerencia General

Gerente de Recursos Humanos

Otros (Especifique) _____________________________ __

¿Cómo se realiza el proceso de contratación? Requisición del departamento solicitante De acuerdo a necesidades de temporadas

De acuerdo a pronósticos previos Otros (Especifique) _____________________________ __

Todas las anteriores

21)

¿Cuál es el tiempo promedio para cubrir una vacante? 1 Semana

2 Semanas

1 Mes

Otros (Especifique) _____________________________ __

22) ¿Cuál es el promedio de solicitudes de empleo que recibe cuando se oferta una plaza? 1-10 20-30 23)

10-20 30 a más

¿Qué medios utiliza para promocionar las plazas existentes? Periódicos

Página Web

Recomendación de empleados

Radio

Ferias de Empleo

Otros (Especifique) _____________________________ __

24) ¿Qué fuentes utilizan para reclutar a las diferentes categorías de empleados? Promoción interna

Fuentes Externas

Outsourcing

Otros (Especifique) _____________________________ __

25) ¿Para cubrir una plaza cuantas posibilidades o candidatos para selección se analiza? _____________________________________________________________ 26) ¿Se evalúa el desempeño del personal en general o cada departamento tiene sus parámetros? Evaluación generalizada 27)

Evaluación por departamento

¿Qué aspectos considera en la medición del desempeño? Cumplimiento laboral Iniciativa

de

jornada

Relaciones interpersonales Creatividad y colaboración

Cumplimiento de funciones y metas 28)

cada

Otros (Especifique) _____________________________ __

¿Con qué periodicidad evalúa el desempeño del personal? Cada 3 meses

Cada 6 meses

Cada año

Otros (Especifique)_________

No se realiza 29)

¿Para evaluar a los empleados que herramientas utiliza? Formularios predefinidos

Entrevistas

Otros (Especifique) _______________________________ 30) ¿Existe un plan de incentivos para el personal? Si

No

31) ¿De qué manera son incentivados? Descuento servicios Comisiones

en

productos

y

Becas Bonos por cumplimiento de

metas Otros (Especifique) _______________________________

32) ¿Con que frecuencia son otorgados los incentivos? Cada 3 meses

Cada 6 meses

Cada año

Otros (Especifique) _____________________________ __

33) ¿Quién autoriza los incentivos?

34)

Superior inmediato

Gerencia General

Gerente de Recursos Humanos

Otros (Especifique) _____________________________ __

¿De qué manera se determina que empleados serán capacitados? Por solicitud del empleado

Por previa detección necesidades

de

Buscando mejor competitividad Para conocimientos

actualizar

Otros (Especifique) _______________________________

35)

¿Con que frecuencia se realizan las capacitaciones? Cada 3 meses

Cada 6 meses

Cada año

Otros (Especifique) _____________________________ __

36) ¿Poseen un programa de ascensos en la empresa para el personal de la empresa? Si

37)

No

¿Hay diferencia en el salario cuando una persona es ascendida? Si

No

38)

39)

40)

41)

¿Cuántas escalas salariales existen? 2

4

6

Otros (Especifique) _____________________________ __ ¿Con base a qué se diferencian los salarios?

Años de antigüedad

Nivel jerárquico

Perfil del empleado

Perfil del puesto

Todas las anteriores

Otros (Especifique)_________

¿En qué periodo se realiza el pago de sueldo a los empleados? Semanal

Quincenal

Por evento

Otros (Especifique) _____________________________ __

¿Cómo documenta el pago de los beneficios a sus empleados? Planillas

Recibos

Otros (Especifique) _______________________________

42)

¿Cuál es la periodicidad de los incrementos salariales? Según legislación laboral

Anual

Otros (Especifique) _______________________________ 43)

¿Qué condiciones hay para la promoción? Cubrir una nueva plaza

Resultados obtenidos en evaluación

Otros (Especifique) _______________________________ 44)

¿Existe un control por expediente de cada empleado? Si

No

45)

¿Quién es el encargado de la administración de los expedientes? Depto. de Recursos Humanos

Jefe inmediato

Otros (Especifique) _______________________________ 46)

¿Cuál es el contenido de los expedientes de los empleados? Solicitud de empleo Curriculum vitae Sanciones

Fotocopia de personales Promociones

documentos

Otros (Especifique) _____________________________ __

47) ¿Cuál es el área crítica o subsistema de administración de Recursos Humanos que posee mayor dificultad? Selección de personal Contratación Supervisión

Compensaciones incentivos Capacitación entrenamiento Promoción

e y

Otro (Especifique) _______________________________ 48)

¿Cada cuanto tiempo se realiza la rotación del personal? 1-3 meses 7- 12 meses

4-6 meses No efectúa rotación

Otros (Especifique) _______________________________ 49)

¿Cuáles son los cargos críticos que poseen rotación? Supervisores

Operativos

Otros (Especifique) _______________________________ 50)

¿Qué tipo de rotación de personal existen? Puesto dentro del mismo departamento De Sucursal a Sucursal

Departamento a departamento Otros (Especifique)

_______________________________ 51)

¿Qué factores fomentan ésta rotación? Desarrollo del empleado Conflictos con compañeros de trabajo

52)

Carencia de recursos en otro departamento Otros (Especifique) _______________________________

¿Existen registros del nivel de ausentismo del personal? Si

No

53) ¿Quién es el encargado de llevar el registro del ausentismo del personal? Departamento de Recursos Humanos Otros (Especifique) _______________________________

Cada departamento

54) ¿Cuáles considera que son las causas de ausentismo en el personal más recurrentes? Enfermedades Estudios

Problemas de transporte Tramites personales

Otros (Especifique) _______________________________ 55) ¿Posee la empresa, y en particular el departamento de recursos humanos, Manual de procedimientos relacionados a la Prevención de Accidentes Laborales? Si

No

56) ¿Qué aspectos involucran los programas de Higiene y de Riesgos Laborales? Acondicionamiento del área de trabajo Higiene personal

Orden vehicular Prevención de incendios

Otros (Especifique) _______________________________ 57) ¿Tiene identificado cuales son los riesgos a los que se exponen los empleados en sus diferentes áreas? Si

No

58) ¿Se solicitan exámenes médicos al momento de ingresar un nuevo empleado a la empresa? Si

No

59) ¿Ha identificado puntos de riesgo que pueden provocar accidentes en el lugar de trabajo? Si

No

60) ¿Provee la empresa a sus empleados equipos de protección especial para la realización de labores dentro de la empresa? Si

61)

¿Están equipadas las áreas con un botiquín de primeros auxilios? Si

62)

No

No

¿Posee la empresa sistemas de alarmas contra incendios? Si

No

63) ¿Posee la empresa extintores para distintas clases de incendio que los pueda generar? Si

No

64) ¿Ha dado capacitaciones en relación con la prevención de riesgos laborales? Si

No

65) ¿Durante el año 2010 se han dado accidentes laborales que hayan afectado a empleados de la empresa o a la empresa misma? Si

66)

No

¿La empresa posee seguro contra accidentes laborales? Si

No

67) ¿En el año 2010 la empresa ha sido inspeccionada de parte de instituciones que vigilen el cumplimiento de políticas relativas a la Higiene y Seguridad Laboral?

Si 68)

No

¿Qué aspectos han sido inspeccionados? Señalización de áreas de peligro Despeje de áreas de evacuación

Verificación de Extintor Sistema de alarmas

Otros (Especifique) _______________________________ 69) ¿Tiene la empresa como política realizar exámenes médicos periódicos a sus empleados, con el fin de prevenir enfermedades profesionales? Si

No

70) ¿Cuál es el promedio de años que permanece un empleado en la empresa? 1-3 años 7 más

71)

4-6 años Otros (Especifique) _____________________________ __

¿Cuál es el motivo más recurrente del porque se retira un empleado? Estructura Salarial

Horarios inflexibles

No existen programas de ascenso

Rendimiento

Otros (Especifique) _______________________________ 72)

¿Está documentado los motivos de porque un empleado se retira? Si

73)

No

¿Cuál es el motivo más recurrente porque despiden a un empleado? Faltas a la disciplina

Ausentismo

Reducción de planilla

Reestructuración empresa

de

la

Otros (Especifique) _______________________________ 74)

¿Están documentados los motivos del porqué un empleado se retira?

Si

No

CUADRO N° 5 Matriz de Riesgos de Auditoría del Sistema de Administración de Recursos Humanos SUBSISTEMAS A ASPECTOS DE LA GESTIÓN RA RM RB RIESGO POR AUDITAR DEL RECURSO HUMANO A COMPONENTE EVALUAR RECLUTAMIENTO 1 Planificación del recurso Y SELECCIÓN humano 2 Valuación y análisis de puestos 3 Fuentes de reclutamiento 4 Técnicas de selección de personal 5 Rotación de personal CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN

1 2 3 4

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

1 2

RETRIBUCIONES Y PRESTACIONES RETIRO

1 2 3 1 2

Contratación Inducción del personal Capacitaciones Programas de desarrollo y promoción Estándares y mediciones de desempeño Técnicas de evaluación de desempeño Política salarial Entorno salarial Regulación laboral Despido Renuncia

Análisis preliminar del Control Interno

DESPACHO X EMPRESA AUDITADA “ALICORP” S.A.A. AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ÁREA A EXAMINAR: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Sistema de Administración de Recursos Humanos Hech N/ N° COMPONENTE-PREGUNTA o SI NO A Por: AMBIENTE DE CONTROL ¿El personal de la empresa, conoce y tiene por escrito sobre cumplir el reglamento interno, manuales de procedimientos, políticas, que consideran los niveles esperados de comportamiento ético, moral y de cumplimiento? ¿A los empleados se les informa apropiadamente sobre qué comportamiento es aceptable o inaceptable y qué hacer si se encuentran con algún comportamiento indebido? ¿Se le proporciona al personal las oportunas capacitaciones que ayuden a mejorar el nivel de conducta y desempeño? VALORACION DE RIESGOS ¿Se le transmite al personal los objetivos globales establecidos para cada departamento? ¿Se está dando cumplimiento a transmitir los controles internos de forma escrita los gerentes y estos al personal a su cargo? ¿Considera que el logro de un objetivo específico de los controles internos de prevención de riesgos conduce al logro de un objetivo general de la administración?

ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Entre los empleados que diseñan los procedimientos de control relacionados con la administración del recurso humano y quienes evalúan su cumplimiento existe una adecuada segregación de las funciones mencionadas? ¿Se realiza el análisis oportuno de la información relacionada con la administración de recurso humano y se informa de dicho análisis? ¿Con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento, está siendo controlada constantemente la eficiencia de los procedimientos de control interno?

COMENTARIO

EMPRESA AUDITADA “ALICORP” S.A.A AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS DEPATRAMENTO A EVALUAR: ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS PERIODO A EXAMINAR: 2013 PROGRAMA DE AUDITORIA INTRODUCCION La sociedad de auditores “León y Romero Asociados”, es la encargada de realizar una auditora operativa a la empresa ALICORP S.A.A, en el Departamento de Recursos Humanos, por un periodo de un mes. OBJETIVO GENERAL Determinar el grado de eficiencia y eficacia del Proceso de Gestión de los Recursos Humanos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS A. Diagnosticar la eficiencia de los procesos administrativos del Departamento de Recursos Humanos.

HECHO POR

FECHA

H/H

Eloy León Torres

01/11/2 014

1 hora

Eloy León Torres

30/10/2 014

2 horas

Katheri ne Chire Chavez

06/11/2 014

1 hora

Eloy Leon Torres

11/11/2 014

1 hora

Eloy Leon Torres

20/11/2 014

2 horas

B. Evaluar la Implementación del Sistema de Control Interno.

1.

2.

3.

4.

5.

PROCEDIMIENTOS GENERALES Presentación de Equipo de Auditoria ante el Gerente de la empresa ALICORP S.A.A., dando a conocer el inicio del Examen y solicitando brinden las facilidades del caso al Equipo de Auditoria. Sostenga entrevista con el Gerente de la empresa ALICORP S.A.A., el Sub Gerente del Departamento de Recursos Humanos y obtener conocimiento del Sistema Operativo y de Control Interno. Obtenga la relación actualizada de los empleados de la empresa ALICORP S.A.A., incluyendo cargos, condición laboral y dirección domiciliaria actual, correspondiente al periodo a examinar. Emita el Memorando de Control Interno, informando al titular de la Entidad sobre la efectividad de dichos controles implantados. Hacer de conocimiento al Titular de la Entidad en forma oportuna, de la comunicación de hallazgos, para que dispongan a las áreas

REP P.T

correspondientes las facilidades pertinentes. 6. Evalúe las aclaraciones y comentario de subsistir los hallazgos detectados, elabore las observaciones, con todo sus elementos: Condición, Criterio, Causa y Efecto, determinando de orden administrativo que corresponda. PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS A.1. Solicitar y revisar el Manual de Organización y Funciones. A.2. Solicitar y revisar el Reglamento de Organización y Funciones. A.3. Solicitar el Registro de Control de asistencias del personal. A.4. Verificar en forma selectiva, que las tardanzas e inasistencias sin justificación hayan sido informadas y descontadas oportunamente. Asimismo si se han aplicado las sanciones administrativas correspondientes. A.5. Verificar si el Departamento de Recursos Humanos ha cumplido con efectuar el proceso de la evaluación de desempeño laboral, del personal de la entidad del periodo 2013. A.6. Verificar si se encuentra actualizada la documentación y base de datos referente al personal de la entidad. B.1. Aplique el cuestionario de control interno, con el fin de evaluar el grado de solidez del mismo y la eficiencia administrativa. B.2. Sostenga entrevista con el personal que laboran en el área examinada para evaluar el ambiente de Control Interno, con relación a: - Ambiente de Control - Evaluación de Riesgos - Actividades de Control - Sistema de Información y Comunicación - Actividades de Monitoreo

Eloy Leon Torres

30/11/2 014

4 horas

Edson Romer o Larico Edson Romer o Larico Edson Romer o Larico Edson Romer o Larico

07/11/2 014

8 horas

08/11/2 014

6 horas

10/11/2 014

1 hora

14/11/2 014

4 horas

Katheri ne Chire Chavez

15/11/2 014

6 horas

Katheri ne Chire Chavez Katheri ne Chire Chavez Katheri ne Chire Chavez

18/11/2 014

4 horas

10/11/2 014

3 horas

15/11/2 014

4 horas