UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS EN LA EMPRESA NESTLE S.A
INTEGRANTES: KYMBERLY CALAHORRANO JOSELYN CASTILLO MARÍA BELÉN TITUAÑA CAROLINA VALENCIA MARÍA VELASQUE
CURSO: CA7-6 MARZO 2017 - AGOSTO 2017
Índice Fase I.................................................................................................................................................... 3 Fase II................................................................................................................................................. 18 Fase III ............................................................................................................................................... 34 FASE IV............................................................................................................................................... 47 Carta de Finalización de auditoría ................................................................................................. 47 Carta de convocatoria para la lectura del Informe ....................................................................... 47 INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE ....................................................................................... 50 CAPÍTULO I ............................................................................................................................. 51 MOTIVO DE LA AUDITORÍA ....................................................................................................... 51 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA.................................................................................................... 51 ALCANCE .................................................................................................................................... 51 COMPONENTES AUDITADOS ..................................................................................................... 52 INDICADORES DE GESTIÓN UTILIZADOS ................................................................................... 52 CAPÍTULO II ........................................................................................................................... 52 CAPÍTULO II ........................................................................................................................... 53 Archivo permanente ......................................................................................................................... 56
Fase I 1. Carta de pedido de auditoría 2. Propuesta de la auditoría 3. Aceptación de auditoría 4. Contrato de auditoria 5. Carta de compromiso 6. Matriz de reconocimiento preliminar
Quito, 28 de Junio del 2017
Señores MARLYJO AUDITORES Y ASOCIADOS Presente. A través de la presente me permito felicitarles por su trayectoria y reconocimiento como firma auditora, tengo el agrado de poner en su disposición, con su servicio profesional de Auditoria Administrativa, buscando una satisfacción de las necesidades de la empresa NESTLE S.A. vinculada con la auditoria administrativa del departamento de Recursos Humanos en el periodo 1 de enero al 31 de diciembre del 2016. El objetivo del trabajo es emitir una opinión profesional sobre el departamento de recursos humanos de la empresa, y su información complementaria por el ejercicio que terminara en dicha fecha. En este sentido, considero una selección de firmas de auditoría, en la cual será medido la calidad y costo que brinda su servicio, también solicitamos su propuesta técnica y económica, que será recibida en un sobre cerrado hasta las 3 de la tarde del 20 de abril en el presente año. Le agradecemos atribuir el recibo de esta carta e indicar su intención de presentar una propuesta o desistir de hacerlo. Esperamos contar con su apoyo, lo que será de gran aporte para el crecimiento de nuestra empresa.
Atentamente Lic. Adrián Calero Jefe Administrativo
Quito, 05 de julio del 2017
SEÑOR ADRIAN CALERO JEFE ADMINISTRATIVO NESTLE S.A PRESENTE. -
A través de la presente me permito agradecerle por la solicitud que hemos recibido para el encargo de auditoría solicitado referente a la auditoria administrativa y de Gestión del departamento de Recursos Humanos en el periodo 1 de enero al 31 de diciembre del 2016, para elaborar nuestra Propuesta Técnica le solicito de la manera más comedida sírvase ayudarme con la siguiente información: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Confirmación de la existencia de Manuales Administrativos Nómina de empleados del Departamento de Recursos Humanos Direccionamiento Estratégico Estructura Organizacional Copia del acta de Constitución de la Empresa Organigramas de toda la empresa y del área de RR.HH.
Sin más por agregar, reciba mis sinceros saludos y reconocimientos
Atentamente,
Valencia Carolina. Socio de encargo
[email protected]
Quito, 30 de Junio del 2017
Señor Adrián Calero JEFE ADMINISTRATIVO DE NESTLE S.A. Presente. -
En atención a su solicitud sometemos a su consideración nuestra de presentar nuestra propuesta para efectuar la auditoría administrativa del departamento de Talento Humano de la empresa NESTLE S.A. confiamos plenamente en la capacidad de nuestros profesionales para ofrecerles un servicio de la más alta calidad y acorde a las necesidades de su empresa.
El Alcance de nuestro trabajo será emitir una opinión sobre los procesos que se manejan el departamento de talento humano por el ejercicio que comprende de enero a diciembre del 2016. Se analizará cuatro subsistemas que son reclutamiento, selección y contratación de personal; inducción; capacitación de personal y evaluación del desempeño de los empleados, para ello a la auditoria será planeada y ejecutada según las normas internacionales de auditoria vigentes.
Nuestra propuesta de servicios ha sido confeccionada para dar respuesta a cada uno de sus requerimientos, les manifiesto nuestro mayor interés en continuar siendo sus auditores y mi compromiso personal de entregarles un proceso de auditoría eficiente y altamente coordinado. Nos avala nuestra cultura de servir a nuestros clientes de la manera más profesional y eficiente posible, construyendo una relación de confianza y de largo plazo.
Nuestro equipo está compuesto por las siguientes personas que están plenamente capacitados.
MariaBelen Tituaña Cabezas Auditor Senior Celular: 0999346083 Email:
[email protected] Socio de Encargo de la Firma Auditora MARLYJO Auditores y Asociados Estudios Realizados Ing. Contabilidad y Auditoría CPA Magister en Auditoria Cursos relacionados en auditoría financiera y administrativa Referencia Laboral
Experiencia de ocho años en el campo de la contabilidad y auditoría, normativa legal, tiene en su poder la responsabilidad de la planificación, dirección y control de la Auditoría de diversas empresas, cuyas actividades económicas son diversas y su mayor direccionamiento es realizar un trabajo ético y de excelente calidad
Maria Transito Velasque Velasque Auditor Senior Celular: 0996352298 Email:
[email protected] Socio de Encargo de la Firma Auditora MARLYJO Auditores y Asociados Estudios Realizados Ing. Contabilidad y Auditoría CPA Magister en Auditoria Cursos relacionados en auditoría financiera y administrativa Referencia Laboral
Experiencia de seis años en el campo de la contabilidad y auditoría, normativa legal, tiene en su poder la responsabilidad de la planificación, dirección y control de la Auditoría de diversas empresas, cuyas actividades económicas son diversas y su mayor direccionamiento es realizar un trabajo ético y de excelente calidad.
Kimberly Isabel Calahorrano Canchigña Auditor Senior Celular: 0984131467 Email:
[email protected] Socio de Encargo de la Firma Auditora MARLYJO Auditores y Asociados Estudios Realizados Ing. Contabilidad y Auditoría CPA Magister en Auditoria Cursos relacionados en auditoría financiera y administrativa Referencia Laboral Experiencia de ocho años en el campo de la contabilidad y auditoría, normativa legal, tiene en su poder la responsabilidad de la planificación, dirección y control de la Auditoría de diversas empresas, cuyas actividades económicas son diversas y su mayor direccionamiento es realizar un trabajo ético y de excelente calidad.
Joselyn Fernanda Castillo Saca Auditor Senior Celular: 0984458282 Email:
[email protected] Socio de Encargo de la Firma Auditora MARLYJO Auditores y Asociados Estudios Realizados Ing. Contabilidad y Auditoría CPA Magister en Auditoria Cursos relacionados en auditoría financiera y administrativa Referencia Laboral
Experiencia de siete años en el campo de la contabilidad y auditoría, normativa
legal, tiene en su poder la responsabilidad de la planificación, dirección y control de la Auditoría de diversas empresas, cuyas actividades económicas son diversas y su mayor direccionamiento es realizar un trabajo ético y de excelente calidad.
Carolina Itamar Valencia Saavedra Auditor Senior Celular: 0995292966 Email:
[email protected] Socio de Encargo de la Firma Auditora MARLYJO Auditores y Asociados Estudios Realizados Ing. Contabilidad y Auditoría CPA Magister en Auditoria Cursos relacionados en auditoría financiera y administrativa Referencia Laboral
Experiencia de ocho años en el campo de la contabilidad y auditoría, normativa legal, tiene en su poder la responsabilidad de la planificación, dirección y control de la Auditoría de diversas empresas, cuyas actividades económicas son diversas y su mayor direccionamiento es realizar un trabajo ético y de excelente calidad.
Los honorarios de nuestro servicio de auditoria son mil CUATRO MIL DÓLARES AMERICANOS ($4.000,00) que la forma de pago del servicio será del 60% a la firma del contrato y el 40% una vez aprobado y recibido el informe final. Para el seguimiento de las recomendaciones dadas en el informe final de la auditoria cobraremos un costo adicional de QUINIENTOS DÓLARES AMERICANOS ($500,00), esto está a disposición de la gerencia ya que no se incluye dentro del proceso de la auditoria.
Desde ya, quedamos a su disposición para analizar cualquier tema incluido en nuestra propuesta de servicios profesionales.
Saludamos atentamente a usted.
Joselyn Fernanda Castillo CI: 1724039837 SOCIO DE ENCARGO
[email protected]
CONTRATO CIVIL DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
En la ciudad de Quito Distrito Metropolitano, a los diez y seis días del mes de julio del año dos mil diecisiete, comparecen por una parte el Lic. ADRIÁN ESTEBAN CALERO PEREZ, en calidad de Representante legal de la Compañía y, por otra la Ingeniera JOSELYN FERNANDA CASTILLO en calidad de Representante legal de la Firma Auditora MARLYJO AUDITORES Y ASOCIADOS , por sus propios derechos, a quienes en adelante se denominaran “LA COMPAÑÍA” y “EL PROFESIONAL”, quienes en forma libre y voluntaria convienen en celebrar el presente contrato de PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA, contenido en las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO. - La compañía contrata a la Firma Auditora MARLYJO AUDITORES Y ASOCIADOS la misma que prestará sus servicios de manera autónoma e independiente a la Compañía, encargándose de desarrollar aplicaciones y gestión de AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
DEL
DEPARTAMENTO
DE
RECURSOS
HUMANOS DE LA COMPAÑÍA NESTLE S.A. La firma auditora declara que está en
capacidad de celebrar el contrato, en virtud de que está familiarizada con la materia indicada en el mismo, en los términos y condiciones que precisa la Compañía. SEGUNDA: PLAZO. - El plazo del presente contrato es de dos meses, contados a partir de la suscripción del presente contrato, y solo podrá extinguirse una vez que las labores materia del mismo hayan sido recibidas a entera satisfacción. y/o acuerdo entre las partes. Es obligación del profesional realizar el trabajo contratado, los alcances y aclaraciones que la Compañía solicite, previo al pago de sus honorarios. TERCERA: OBLIGACIONES DEL CONTRATO. - El profesional está obligado y sin perjuicio de lo previsto por las leyes y reglamentos vigentes en el Ecuador a: Desarrollar con total transparencia, prolijidad y honestidad las tareas a él encomendadas. Mantener la confidencialidad de la información y los datos proporcionados por la Compañía. Será responsable del manejo, uso y mantenimiento de los equipos y mobiliario a ella entregados, así como de la calidad técnica de las tareas e investigaciones a ella encomendadas. El trabajo convenido se encuentra descrito en la Oferta Técnica – Económica debidamente aprobada y consta como parte indivisible del presente contrato CUARTA: HONORARIOS Y FORMA DE PAGO. - Las partes acuerdan determinar los honorarios profesionales que la Compañía, pagará al Profesional por la gestión que el asume en el presente Contrato la suma de 4000 dólares (CUATRO MIL DÓLARES AMERICANOS), los cuales serán pagados de la siguiente manera: 50% a la firma del contrato, 30% a la entrega del informe preliminar de estados financieros y el 20% restante a la emisión del mismo.
QUINTA: DEDUCCIONES. - La Compañía deducirá de los honorarios del profesional, las cantidades que correspondan por concepto de impuesto a la Renta e Impuesto al Valor Agregado. SEXTA: RELACIÓN CIVIL ENTRE LAS PARTES. - El presente Contrato es de naturaleza civil, sujeto al derecho común y singularmente a las reglas del Mandato. Por tanto, entre la Compañía y el Profesional no existe relación laboral o de dependencia alguna, ni, consecuentemente sometimiento al Código del Trabajo y Leyes del Seguro Social Obligatorio. No hay subordinación jurídica ni de ninguna otra especie que pudiera significar relación laboral entre las partes o sus dependientes, puesto que el profesional prestará sus servicios a la Compañía de manera libre, independiente y autónoma. SÉPTIMA: CONTROVERSIAS. –Las partes fijan su domicilio en la ciudad de Quito y se someten a la jurisdicción y competencia del Tribunal de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Quito, quienes dictaran el laudo arbitral de derecho, de acuerdo con la ley de arbitraje y conciliación vigente.
Las partes afirman y ratifican en el contenido del presente contrato y para constancia firmas tres ejemplares de tenor y valor
Lic. ADRIÁN CALERO CI: 1724039837 EMPLEADOR
JOSELYN CASTILLO CI: 1712456783 SOCIO DE ENCARGO
CARTA DE COMPROMISO
Quito, 06 de Julio del 2017
Señores MARLYJO AUDITORES Y ASOCIADOS Presente.-
Por medio de la presente, expresamos el agrado de contar con su equipo de trabajo para realizar la auditoría a nuestra noble institución.
Por nuestra parte estaremos prestos a colaborar en virtud de aceptación y entendimiento de nuestro compromiso, con libre acceso a todas las instalaciones, archivos, información y a toda la documentación requerida por su personal autorizado con el fin de que ésta permita generar resultados positivos tendientes a mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones de nuestra institución.
Solicitamos de manera muy comedida, total y absoluta confidencialidad acerca de toda la información y documentación proporcionada hacia ustedes.
Atentamente,
Lic. Adrián Calero Jefe Administrativo
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 RECONOCIMIENTO PRELIMINAR
RP 1/1
DATOS DE LA INSTITUCION NOMBRE DE LA ENTIDAD:
NESTLE ECUADOR S.A.
NUMERO DE RUC:
0990032246001
NOMBRE GERENTE ECUADOR:
Rodrigo Camacho
DOMICILIO PRINCIPAL:
Domicilio: Quito
DIRECCIÓN: TELÉFONO:
Panamericana Sur KM13 y Matilde Álvarez (593) (2) 232400 (593) (2) 993528
PÁGINA WEB:
www.nestle.com.ec
Escritura Pública: Cambio de Denominación: Notario Tercero del cantón de INEDECA cambia
su La
OBJETO SOCIAL: compañía NESTLE
Guayaquil, Abogado Juan de denominación por la de NESTLE ECUADOR S.A. tiene como Dios Morales Arauco, otorgado ECUAOR S.A. mediante escritura objeto dedicarse a la industria, el 11 de junio de 1964, bajo la pública celebrada ante Notario mediante
la
denominación de INEDECA Primero del Cantón Quito el 11 de exportación, (INDUSTRIA ECUATORIANA
febrero de 1992, e inscrita en el transporte, DE Registro Mercantil el 28 de febrero venta
ELABORADOS DE CACAO de 1992
ELABORADO POR : Kimberly Calahorrano REVISADO POR :
FECHA: 10/08/2017 FECHA : 10/08/2017
almacenaje, distribución
de
alimenticios
COMPAÑÍA ANONIMA )
fabricación,
y
productos
Fase II 1. Planificación preliminar a. Notificación de inicio de la auditoría b. Entrevista a las autoridades c. Visita a las instalaciones d. Medición de riesgo preliminar e. Informe de planificación preliminar 2. Planificación especifica a. Plan de auditoria b. Programa de auditoría
Quito, 02 de Junio de 2017
Asunto: Notificación de Inicio de Auditoría
Señor Adrián Calero JEFE ADMINISTRATIVO DE NESTLE S.A. Presente. -
De nuestra consideración: Por medio de la presente le expresamos un cordial saludo y nos permitimos notificarle el inicio del proceso de auditoría de gestión por el período del 01 de junio al 31 diciembre del 2017 al que será sometida la entidad NESTLE S.A, que corresponde al desarrollo de un trabajo práctico de la materia AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN, a fin de determinar los niveles de eficiencia, eficacia y economía de sus operaciones y poder emitir criterios para el mejoramiento continuo de la institución. Deseándoles éxitos en sus labores diarias y convencidos de su óptima colaboración les anticipamos nuestro agradecimiento.
Atentamente, Joselyn Castillo JEFE DE AUDITORÍA MARLYJO
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 ENTREVISTA A LAS AUTORIDADES
PP 3/1
1. ¿Realizan un correcto reclutamiento, selección y contratación del personal? NESTLE tiene un respectivo proceso para el reclutamiento, la selección y contratación del personal, el proceso empieza cuando se abre una vacante en alguna de nuestras instalaciones de inmediato se procede hacer la correspondiente publicación, después de esto hacemos entrevistas a quienes han solicitado el puesto y buscamos a la persona más capacitada y acorde a la vacante. 2. ¿La empresa está dispuesta a implementar la norma ISO 14001 para la calidad de la gestión ambiental Claro lo que busca NESTLE es la satisfacción de los clientes a través de nuestros productos y para ellos debemos aplicar varios estándares y uno de estos es las normas de calidad ya estas ayudan a la organización a identificar, priorizar y gestionar los riesgos ambientales, como parte de sus prácticas de negocios habituales. 3. ¿Cómo autocalifica su estilo de liderazgo? Podría afirmar que el liderazgo que manejamos en la institución es participativo ya que todos nuestros miembros del equipo de trabajo contribuyen con el proceso de toma de decisiones, con esto buscamos mantener una satisfacción del trabajo, desarrollar habilidades, y mantener motivado al personal. 4. Qué factores potencian el éxito de su empresa. Bueno el éxito de la empresa de fundamenta principalmente tener confianza en nosotros mismo, la confianza llega cuando se tiene un buen plan y se conocen los riegos potenciales, hacer énfasis en el servicio en vez del precio esto es precios bajos y trabajo duro, dedicar tiempo completo a la empresa, conocer nuestros productos es un conocimiento poderoso, es un factor importante en el éxito o en el fracaso de un negocio, las experiencias anteriores con un producto o proceso ayudarán a reducir el riesgo y mejorarán la tasa d4e éxito.
ELABORADO:
REVISADO:
Joselyn Castillo FECHA: 16 de Julio del 2017
FECHA: 16 de Julio del 2017
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 VISITA A LAS INSTALACIONES
PP 4/1
Cumpliendo con el programa preliminar de auditoría, el día 20 de julio del 2017 a las 10:00 de la mañana de procedió a realizar la visita a las instalaciones de la Empresa NESTLE ECUADOR S.A Unidad en la Panamericana Sur KM13 y Matilde Álvarez Cantón Quito, Provincia de Pichincha. Se tuvo la colaboración del Ing. Adrián Calero JEFE ADMINISTRATIVO de la institución quién guio el recorrido ya que por motivos inherentes a su cargo el gerente de la misma no lo pudo hacer. A continuación se presentan los puntos importantes y relevantes obtenidos de la visita:
Área de Mercadeo y Ventas El departamento de Mercadeo no trabaja de forma aislada, ya que asegura al consumidor un servicio continuo trabajando mano a mano con los equipos de Ventas y Cuentas Clave.
El Departamento de Ventas es el responsable del manejo de las relaciones con clientes y compradores en el punto de ventas, implementando las estrategias de mercadeo, actividades de ventas en campo, y actividades de la cadena de suministro con nuestros clientes. Todo esto con el objetivo de deleitar a nuestro Consumidor y asegurar que nuestros productos estén donde ellos quieren cuando ellos quieren.
Área Finanzas y Control Los equipos de Finanzas y Control tienen la gran responsabilidad de monitorear y reportar el desempeño financiero de nuestro negocio. Analizar los resultados de negocio, detectar problemas potenciales y completar proyectos específicos en el área financiera, siempre siguiendo nuestros estrictos controles internos
Área de Cadena de Suministros
Incluye las áreas de Planificación de la demanda y suministro, Logística, Exportaciones e Importaciones, Compras y Servicio al Cliente Área Técnica Incluye las áreas de Ingeniería, Producción, Fábricas, Aseguramiento de Calidad, Empaque, Seguridad, Salud y Medio Ambiente.
ELABORADO:
REVISADO:
Joselyn Castillo FECHA: 16 de Julio del 2017
FECHA: 18 de Julio del 2017
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 VISITA A LAS INSTALACIONES
PP 4/2
Recursos Humanos
Apoya a los Gerentes y Supervisores a mejorar el desempeño del negocio a través de la gente. Formar parte de algún área de especialización como Reclutamiento y Selección, Capacitación, Compensación y Beneficios. Sistemas Cuenta con programa corporativo e internacional GLOBE donde se crean las mejores prácticas e infraestructuras tecnológicas.
GLOBE está conformado por equipos que
manejan proyectos para implementar las mejores prácticas y procedimientos a través de nuestra herramienta de planificación (ERP) por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning. Esto implica desarrollar conocimientos y destrezas en SAP, trabajar con un grupo de colegas de diferentes países y culturas y afinar tu pensamiento estratégico y tecnológico
ELABORADO:
REVISADO:
Joselyn Castillo FECHA: 16 de Julio del 2017
FECHA: 18 de Julio del 2017
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 MEDICIÓN DE RIESGO PRELIMINAR
DEPARTAMENTO: FUNCIONARIO:
CARGO: RESPUESTA
N°
OBSERVACIONES
PREGUNTAS SI
1
2
3
4
5
6
7 8
9
EVALUA.
AMBIENTE DE CONTROL Se cuenta con un manual que detalle los procesos de la empresa. Existe conocimiento de los empleados del proceso que ejecuta en la empresa ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Se definen metas y propósitos a largo y corto plazo Hay un compromiso en general de toda la empresa entre empleados, accionistas jefes etc. por cumplir los objetivos organizacionales. IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
POND.
CALIF.
10
10
10
5
X
10
8
X
10
8
X
10
4
X
10
6
10
6
X
10
4
X
10
6
X
X
Existen indicadores o estándares de medición que permiten identificar inconsistencias en los procesos ejecutados. La empresa identifica y aplica procesos de mejoramiento de sus procesos. ACTIVIDADES DE CONTROL Hay personas encargas en el control de los procesos de cada área. La dirección de la empresa colaboran para tener un control adecuado de los procesos. RESPUESTA AL RIESGO Dispone la empresa de información suficiente para la determinación y medición del riesgo.
NO
X
N/A
10
11
12
Cuentan con información disponible acerca de la frecuencia, intensidad, ubicación y área de influencia de las amenazas que pudiesen afectar a la entidad a niveles mayores de riesgo aceptable INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Existe canales de comunicación entre la dirección y el área de apoyo, producción, clientes internos y externos Se toman en cuenta peticiones y necesidades de los niveles de apoyo y administrativos de la entidad. TOTAL
X
10
7
X
10
5
X
10
4
6
120
73
6
ELABORADO POR: Maria Velasque
REVISADO POR:
FECHA: 17 de julio de 2017
FECHA: 17 de julio de 2017
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 INFORME DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
PP 4
INFORME DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR La visita realizada a la Unidad Educativa Iberoamericano permitió realizar un análisis preliminar sobre la gestión realizada por la administración de la institución, para lo cual se tomó como punto de partida los componentes del COSO II, que permite realizar una medición preliminar del riesgo en donde se obtuvo los siguientes resultados: Ambiente de Control.- La administración está comprometida en establecer acciones, políticas y procedimientos de control que permitan llevar a cabo con efectividad el POA (corto plazo) y el Proyecto Educativo Institucional (largo plazo) los cuales se encuentran en ejecución, pero no existe un organigrama funcional. Establecimiento de Objetivos.- La institución educativa tiene definido muy claramente hacia dónde quiere llegar para lo cual se encuentra muy bien definidos su misión, visión y objetivos institucionales. Identificación de Eventos.- No existen programa, o un sistema definido o a su vez una comisión que analice las posibles eventualidades que puedan afectar o servir como oportunidades para la institución, se los reconocen cuando ya están afectando negativamente ya sea porque en si es un riesgo o una oportunidad que no fue aprovechada y no existe una adecuada planificación. Evaluación de Riesgos.- La ausencia de evaluaciones independientes a las habituales que se realizan porque son inherentes al proceso enseñanza-aprendizaje como evaluaciones académicas, no se realizan controles a las demás actividades previas a estas. Respuestas al Riesgo.- Como consecuencia de tener deficiencias en la identificación y evaluación de riesgos, las respuestas a los mismos carecen de eficacia porque se las realiza sobre la marcha. Actividades de Control.- Los controles establecidos y aplicados por la administración están estructurados en base a las funciones y actividades realizadas por la administración, personal docente y estudiantado las cuales se encuentran plasmadas en el Código de Convivencia y Reglamento Interno de la Institución.
Información y Comunicación.- Las deficiencias en el flujo de la información y sistemas de comunicación que son vitales para dar a conocer a toda la comunidad educativa los objetivos y estrategias institucionales se ven reflejadas en la parcial difusión de los mismos. Monitoreo.- Este seguimiento se ve plasmado en el POA y PEI, pero no existen programas paralelos a estos de monitoreo de la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones institucionales. RECOMENDACIONES A LA RECTORA DE UNIDAD EDUCATIVA IBEROAMERICANO Aplicar en medida del análisis y aprobación institucional las recomendaciones como resultado final del trabajo de auditoría de gestión, dirigidas para subsanar las deficiencias encontradas y contribuir a su mejoramiento continuo. Definir una propuesta de organigrama funcional que permita brindar la guía y apoyo necesario en la realización de las actividades del personal, que se será consolidado al finalizar el examen. Desarrollar los manuales de funciones y procedimientos para cada área que permitan generan confianza y seguridad en la comunidad educativa. Establecer medios o canales de comunicación para que todos los actores del proceso educativo se encuentren informados y puedan realizar sus actividades de una mejor manera. Diseñar programas quincenales o mensuales que afiancen a logro del POA y PEI implementados en la institución. RESULTADOS DE LA MEDICIÓN PRELIMINAR DEL RIESGO Tomando en los resultados en conjunto de la visita preliminar y la evaluación preliminar del control interno en la Unidad Educativa Iberoamericano se manifiesta que existe un riesgo del 33,75% y un nivel de confianza del 66,25%.
Kimberly Calahorrano SOCIO MARLYJO
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 ENTREVISTA A LAS AUTORIDADES
ELABORADO:
REVISADO:
Joselyn Castillo FECHA: 25 de Julio del 2017
FECHA: 25 de Julio del 2017
PP 3/1
NESTLE S.A PROGRAMA ESPECÍFICO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL 01 DE JUNIO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 Objetivos:
Atraer candidatos potencialmente calificados para ocupar posiciones dentro de la organización. Tener el mayor número de personas disponibles, que reúnan los requisitos y el perfil de los puestos o cargos a cubrirse en la organización. Escoger y clasificar los candidatos más adecuados que reúnan todos los requerimientos del perfil y se hayan presentado al reclutamiento. Establecer una relación laboral formal entre NESTLE S.A y el personal seleccionado con apego a la ley garantizando los intereses y derechos, tanto del trabajador como de la empresa.
Nº
Procedimientos
Ref.
1
Evaluación del control interno
2
Calculo del control interno
3
Indicadores de gestión
4
Prueba de auditoria
5
Hojas de hallazgo
PE-RSC01 PE-RSC02 PE-RSC03 PE-RSC04 PE-RSC05
Fecha
Responsable Observaciones
06/03/2017
I.V
06/03/2017
I.V
07/03/2017
Equipo
08/03/2017
Equipo
08/03/2017
Equipo
ELABORADO POR: Itamar Valencia
REVISADO POR: Joselyn Castillo
FECHA: 06-03-2017
FECHA: 09-03-2017
NESTLE S.A PROGRAMA ESPECÍFICO DE INDUCCIÓN DEL 01 DE JUNIO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 Objetivos:
Informar al personal respecto a todos los nuevos elementos, estableciendo planes y programas, con el objetivo de acelerar la integración del individuo en el menor tiempo posible, al jefe y a la organización. El nuevo trabajado debe conocer todo lo relacionado con la empresa.
Nº
Procedimientos
Ref.
1
Evaluación del control interno
2
Calculo del control interno
3
Indicadores de gestión
4
Prueba de auditoria
5
Hojas de hallazgo
PE-IND01 PE-IND02 PE-IND03 PE-IND04 PE-IND05
Fecha
Responsable Observaciones
06/03/2017
I.V
06/03/2017
I.V
07/03/2017
Equipo
08/03/2017
Equipo
08/03/2017
Equipo
ELABORADO POR: Itamar Valencia
REVISADO POR: Joselyn Castillo
FECHA: 06-03-2017
FECHA: 09-03-2017
NESTLE S.A
PROGRAMA ESPECÍFICO DE CAPACITACION DEL 01 DE JUNIO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Objetivos:
Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo del personal, mediante cursos de capacitación que potencialicen sus habilidades, destrezas y conocimientos. Crear un clima laboral satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de trabajo que podrían implementar dentro de la empresa.
Nº
Procedimientos
Ref.
Fecha
Responsable Observaciones
1
Evaluación del control interno
PE-CAP-01
06/03/2017
I.V
2
Calculo del control interno
PE-CAP-02
06/03/2017
I.V
3
Indicadores de gestión
PE-CAP-03
07/03/2017
Equipo
4
Prueba de auditoria
PE-CAP-04
08/03/2017
Equipo
5
Hojas de hallazgo
PE-CAP-05
08/03/2017
Equipo
ELABORADO POR: Itamar Valencia
REVISADO POR: Joselyn Castillo
FECHA: 06-03-2017
FECHA: 09-03-2017
NESTLE S.A PROGRAMA ESPECÍFICO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL 01 DE JUNIO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Objetivos:
Informar a los trabajadores sobre cómo están haciendo su trabajo y lo que se espera de ellos. Reconocer los méritos y resultados positivos obtenidos. Corregir las desviaciones y los posibles errores tanto de comportamiento como de resultados, respecto a los objetivos previamente establecidos. Detectar y poner de manifiesto las fortalezas y debilidades de los trabajadores. Mejorar las relaciones interpersonales entre el directivo y el personal a su cargo.
Nº 1
Procedimientos
Ref.
Fecha
Evaluación del control interno PE-ED-01 06/03/2017
Responsable Observaciones I.V
2
Calculo del control interno
PE-ED-02 06/03/2017
I.V
3
Indicadores de gestión
PE-ED-03 07/03/2017
Equipo
4
Prueba de auditoria
PE-ED-04 08/03/2017
Equipo
5
Hojas de hallazgo
PE-ED-05 08/03/2017
Equipo
ELABORADO POR: Itamar Valencia
REVISADO POR: Joselyn Castillo
FECHA: 06-03-2017
FECHA: 09-03-2017
Fase III 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Narrativa de los estándares de calidad Evaluación de control interno Cuestionario de Control Interno Hallazgo de control interno Indicadores de Gestión Aplicación de Indicadores de gestión
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 NARRATIVA DE LOS ESTÁDARES DE CALIDAD
PP 3/1
La empresa Nestlé conlleva una promesa de que cada producto es seguro e inocuo para su consumo, está en cumplimiento con todas las leyes y reglamentos locales y con exigentes normas internas de Calidad. Todos nuestros colaboradores están involucrados y comprometidos para alcanzar un alto estándar de Calidad a través de la aplicación de Sistema de Gestión de Calidad de Nestlé, el cual se basa en tres elementos principales:
Estándares de Calidad: Recogen el conocimiento y experiencia de los profesionales de Nestlé para garantizar una aplicación sistemática y coherente de nuestro conocimiento y experiencia. Los estándares de Calidad recopilan requisitos tanto genéricos como específicos del producto y se gestionan a través de manuales de Calidad definidos localmente. Las normas específicas de cada país, basadas en reglamentación local, forman parte fundamental de los estándares de Calidad establecidos.
Ciclo de Gestión de Mejora Continua: Permite garantizar una gestión eficiente de los procesos de Calidad, medir el rendimiento e impulsar la mejora de nuestra cultura de Calidad.
Sistema de Gestión basado en Procesos: Abarca toda la Cadena de Valor en la que cada función es responsable de definir y gestionar los procesos que puedan impactar la Calidad y Seguridad de los productos, el Cumplimiento Normativo y la Satisfacción de los Consumidores.
ELABORADO:
REVISADO:
Joselyn Castillo FECHA: de Julio del 2017
FECHA: de Julio del 2017
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 NARRATIVA DE LOS ESTÁDARES DE CALIDAD
PP 3/1
Los departamentos de soporte ofrecen asistencia, experiencia y herramientas, con el fin de cumplir los requisitos del Sistema de Gestión y alcanzar los objetivos de Calidad. Para crear valor de forma sostenible y mantener la confianza de nuestros consumidores y clientes de forma efectiva y eficiente, la Política de Calidad Nestlé focaliza su accionar en cuatro pilares fundamentales:
1. Garantizar la Seguridad Alimentaria y el Cumplimiento Normativo (legal e interno) mediante el respeto de políticas, normas y estándares con total transparencia. 2. Asegurar la Preferencia y Consistencia de nuestros productos para satisfacer a nuestros consumidores y clientes, valorando lo que ellos valoran y ofreciendo productos, sistemas y servicios que cumplan sus expectativas. 3. Poner foco en la obtención de Cero Defectos y Cero Desperdicios, mediante la búsqueda constante de oportunidades de optimización de productos y servicios. 4. Promover el Compromiso de Todos a lo largo de la Cadena de Abastecimiento y en todos los niveles de nuestra organización, para desarrollar la Cultura de Calidad Nestlé
ELABORADO:
REVISADO:
Joselyn Castillo FECHA: de Julio del 2017
FECHA: de Julio del 2017
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 ENTREVISTA A LAS AUTORIDADES
PP 3/1
Indicador 1: Índice de rentabilidad HH-001 Objetivo: Medir la capacidad que tienen de obtener beneficios, principalmente a través de los fondos propios disponibles o del activo total con el que cuenta la empresa. Meta: Alcanzar una rentabilidad operativa sobre los activos por encima del 60% en este periodo Formula y calculo: 28% = 37% 75% % 𝑏𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑜 𝑛𝑒𝑡𝑜 %𝑅𝑒𝑛𝑡𝑎𝑏𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 = % 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑅𝑒𝑛𝑡𝑎𝑏𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 =
Interpretación: Este indicador de rentabilidad muestra la capacidad que tiene el activo de generar beneficios en la empresa, sin tener en cuenta como ha sido financiado. Los cálculos respectivos nos hacen notar que no se obtiene una rentabilidad mayor al 50 % por lo cual estaríamos ante un empresa que no obtiene rentabilidad adecuada en sus proyectos. Indicador 2: Participación en el mercado HH-002 Objetivo: La participación de mercado es un índice de competitividad, que nos indica que tan bien nos estamos desempeñando en el mercado con relación a nuestros competidores Meta: Tener participación mayoritaria o minoritaria en al menos 3 proyectos en el territorio y en el extranjero Formula y calculo: 𝑃𝑎𝑟𝑡𝑖𝑐𝑖𝑝𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑜 =
𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑦𝑒𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑒𝑚𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑦𝑒𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑜
ELABORADO:
REVISADO:
Joselyn Castillo FECHA: de Julio del 2017
FECHA: de Julio del 2017
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 ENTREVISTA A LAS AUTORIDADES
𝑃𝑎𝑟𝑡𝑖𝑐𝑖𝑝𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑜 =
PP 3/1
20 = 0.70 32
Interpretación: Este índice nos permite evaluar si el mercado está creciendo o declinando, identificar tendencias en la selección de clientes por parte de los competidores y ejecutar, además, acciones estratégicas o tácticas. Según este indicador existe una tendencia de crecimiento. Indicador 3: Mejoramiento de las Condiciones de Trabajo Objetivo: los mejoramientos de las condiciones de trabajo permiten evaluar tres aspectos importantes que son capacitación, seguridad industrial y salud ocupacional. Meta: Realizar al menos 15 000 horas de capacitación de salud ocupacional y seguridad en el trabajo Formula y calculo: IMCT = (CPEB / TPE) * 100, donde: CPEB: Cantidad de Puestos Evaluados de Bien en cuanto a condiciones de trabajo. TPE: Total de puestos evaluados. IMCT= (60/110)*100= 60 Interpretación: Reflejar en qué medida el desempeño de capacitación, seguridad industrial y salud ocupacional propicia el mejoramiento sistemático de las condiciones de los puestos de trabajo a partir de la evaluación de cada puesto de trabajo seleccionado para el estudio mediante una lista de chequeo.
ELABORADO:
REVISADO:
Joselyn Castillo FECHA: de Julio del 2017
FECHA: de Julio del 2017
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 EVALUACION DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO: RECUSUROS HUMANOS FUNCIONARIO:
CARGO: JEFE DE RECURSOS HUMANOS RESPUESTA
N°
OBSERVACIONES SI
1
EVALUA.
PREGUNTAS CONTROL DE CAPACITACION Existe un manual que describa el proceso relacionado, en el cual se especifique funciones.
NO
X
N/A
POND.
CALIF.
10
3
2
Existe control sobre el cumplimiento de pagos a capacitadores en el proceso.
X
10
3
3
Hay políticas claramente definidas expresas en cuanto a las capacitaciones.
X
10
4
4
Existe una persona específica para el tema de capacitaciones del personal.
X
10
6
X
10
5
y
6
Se realizan de forma periódica un control a las personas que fueron capacitadas de acuerdo con su área. Existe un formulario para el control de asistencia a capacitaciones
X
10
6
7
El Jefe de Recursos Humanos es el único que autoriza capacitaciones.
X
10
8
X
10
5
X
10
3
X
10
5
5
8
9
10
Se encuentra establecida una base de datos con los entes capacitadores. Existe un correcto manejo sobre los temas en los cuales se va a capacitar al personal de acuerdo con su área y necesidad. Están claramente definidas responsabilidades y funciones de autoridades dentro del proceso capacitación.
las las de
Base obsoleta, falta actualizacion
TOTAL
4
6
100
ELABORADO POR: Maria Velasque
REVISADO POR:
FECHA: 22 de julio de 2017
FECHA:
48
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 HOJA DE HALLAZGOS
TÍTULO: Capacitación del personal responsable de los procesos Condición Se identificó que no se promueve una administración de riesgos a través de acciones de capacitación del personal responsable de los procesos Criterio Según política de la empresa, se debe elaborar una planificación estratégica anual donde se involucren todos los recursos y personal de la empresa con el fin de alcanzar los objetivos y visión de la empresa. Causa Esta situación se debe a que la Gerencia General no se preocupa en capacitar o informar a su personal sobre cómo actuar si los procesos definidos produzcan riesgos o errores. Efecto Al existir poco interés sobre la capacitación del personal responsable de los procesos, afectarían a las actividades o procesos generando graves riesgos que generen perdidas de recursos o dinero. Conclusión A pesar que existe una política que obliga a la gerencia general elaborar una planificación estratégica anual donde se involucren todos los recursos y el personal de la empresa con el fin de alcanzar los objetivos y visión de la empresa. Existe la situación que la gerencia General no se preocupa en capacitar o informar a su personal sobre como actuar si los procesos definidos producen riesgo o errores que afectarían a las actividades o procesos que la empresa utiliza diariamente generando graves riesgos generando pérdidas de recursos o dinero Recomendación: Elaborar un programa de trabajo en donde se capacite al personal sobre el manejo, prevención y corrección de errores en los procesos que manejen así como la comunicación oportuna a los altos mandos para evitar riesgos graves que afecten la economía de la empresa
Elaborado por: Itamar Valencia
Fecha: 05-06-2017
Revisado por: Joselyn Castillo
Fecha: 03-06-2017
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 HOJA DE HALLAZGOS
TÍTULO: Medidores e indicadores para la detección de desvíos en la eficacia y en la eficiencia operativa Condición Se identificó que no existen medidores e indicadores para la detección de desvíos en la eficacia y en la eficiencia operativa Criterio Según política de la empresa, se debe elaborar una planificación estratégica anual donde existan medidores e indicadores de desvíos en la eficacia y en la eficiencia operativa. Causa No existe el personal adecuado que establezca medidores e indicadores para la detección de desvíos en la eficacia y en la eficiencia operativa. Efecto Al no existir medidores e indicadores para la detección de desvíos en la eficacia y en la eficiencia operativa la empresa no puede desarrollarse de forma correcta debido a que no podría reducir costos en sus operaciones. Conclusión A pesar que existe una política en la que se debe elaborar una planificación estratégica anual donde existan medidores e indicadores de desvíos en la eficacia y en la eficiencia operativa. No existe el personal adecuado que establezca medidores e indicadores para la detección de desvíos en la eficacia y en la eficiencia operativa Al no existir medidores e indicadores para la detección de desvíos en la eficacia y en la eficiencia operativa la empresa no puede desarrollarse de forma correcta debido a que no podría reducir costos en sus operaciones. Recomendación: Elaborar los indicadores de eficiencia y eficacia lo más pronto posible. Elaborado por: Itamar Valencia
Fecha: 05-06-2017
Revisado por: Joselyn Castillo
Fecha: 03-06-2017
TÍTULO: Resguardos de la información contra alteraciones, pérdidas y falta de confidencialidad Condición Se identificó que no se realizan los respectivos resguardos apropiados de la información contra alteraciones, pérdidas y falta de confidencialidad Criterio Según política de la empresa cualquier información vinculada con la empresa auditada debe ser resguardada apropiadamente contra las alteraciones, perdidas y confidencialidad absoluta. Causa La auditoría realizada con anterioridad extravió varios documentos importantes para la auditoria presente Efecto Al a verse extraviado estos documentos se perdió mucha información valiosa y necesaria para realizar la presente auditoria lo cual no nos permitirá evaluar de una manera eficientes y eficaz a la empresa auditada Conclusión Se identificó que no se realizan los respectivos resguardos apropiados de la información contra alteraciones, pérdidas y falta de confidencialidad. Según política de la empresa cualquier información vinculada con la empresa auditada debe ser resguardada apropiadamente contra las alteraciones, perdidas y confidencialidad absoluta. La auditoría realizada con anterioridad extravió varios documentos importantes para la auditoria presente .Al a verse extraviado estos documentos se perdió mucha información valiosa y necesaria para realizar la presente auditoria lo cual no nos permitirá evaluar de una manera eficientes y eficaz a la empresa auditada Recomendación: se recomienda realizar una base de datos alterna para no tener este tipo de inconvenientes Elaborado por: Itamar Valencia
Fecha: 05-06-2017
Revisado por: Joselyn Castillo
Fecha: 08-06-2017
NESTLE ECUADOR AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO: DEL 1 JUNIO AL 31 DE DICIMEBRE 2017 APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTION ESTANDAR
NOMBRE DEL INDICADOR: Factor crítico de éxito OBJETIVO: Medir los efectos del éxito en el personal a capacitar EFECTIVO si < 20% Total personas que aprobaron la evaluación FÓRMULA : Total de personas evaluadas 100 CÁLCULO: x 100 = 40% 400
x 100
NOMBRE DEL INDICADOR: Rotación del personal OBJETIVO: Medir el nivel de rotación que existe en la empresa VALOR DE REFERENCIA: EFECTIVO si
