Auditoría Integral Normas y Procedimientos (2a.

YANEL BLANCO LUNA Contador público y economista de la Universidad del Atlántico de Barranquilla, Colombia. Ha combinado su ejercicio profesional con las actividades docentes y gremiales. Ha sido presidente en dos oportunidades del Instituto Nacional de Contadores Públicos de Colombia. Desempeña en la actualidad la calidad de socio de la firma de contadores públicos Blanco & Blanco, encargado de sus operaciones en Bogotá D.C., Colombia. En el campo docente ha sido profesor universitario en varios posgrados en las áreas de Auditoría y Contabilidad. Conferencista sobre temas de desarrollo profesional en seminarios organizados por instituciones nacionales e internacionales. Fue miembro por Colombia del comité integrado por el IASC para la revisión al español de las Normas Internacionales de Contabilidad, cuyo objetivo fue el de emplear un vocabulario armónico de aceptación general en los países donde se habla el español. Ha sido miembro del Comité Ejecutivo de la Asociación Interamericana de Contabilidad (AIC) y director por Colombia de esa entidad.

Catalogación en la publicación – Biblioteca Nacional de Colombia Blanco Luna, Yanel Auditoría integral : normas y procedimientos / Yanel Blanco Luna. – 2ª. ed. -- Bogotá : Ecoe Ediciones, 2012. 520 p. – (Ciencias administrativas. Auditoría) Incluye bibliografía ISBN 978-958-648-749-8 1. Auditoría fiscal 2. Estados financieros 3. Contabilidad financiera I. Título II. Serie

CDD: 657.45 ed. 20

CO-BoBN– a808919

Área: Ciencias Administrativas Colección: Auditoría Primera edición: Bogotá, D.C., 2003 Segunda edición: Bogotá, D.C., 2012 ISBN: 978-958-648-749-8 © ©

Yanel Blanco Luna [email protected] Ecoe Ediciones E-mail: [email protected] www.ecoeediciones.com Carrera 19 No. 63 C 32, Pbx. 2481449, fax. 3461741

Coordinación editorial: Alexander Acosta Quintero Autoedición: Yolanda Madero T. Carátula: Edwin Nelson Penagos Palacio Multi-impresos Ltda. Calle 75 A No. 24-20 PBX: 2506442 Bogotá, D.C. Impreso y hecho en Colombia.

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Contenido Prólogo ....................................................................................................... XIII

CAPÍTULO 1. MARCO CONCEPTUAL DE LA AUDITORÍA INTEGRAL COMO SERVICIO DE ASEGURAMIENTO

Servicios de aseguramiento........................................................................ Objetivos de un servicio de aseguramiento ............................................... Elementos de un servicio de aseguramiento .............................................. Marco conceptual de la auditoria integral como servicio de aseguramiento Definición................................................................................................... Relación tripartita....................................................................................... 1. Un Contador Profesional .................................................................... 2. Parte responsable ................................................................................ 3. Destinatario de la información .......................................................... Tema o asunto determinado ...................................................................... Criterios confiables .................................................................................... Proceso de contratación y ejecución ......................................................... Modelo de auditoría integral ......................................................................

1 2 3 4 4 5 5 10 10 11 12 13 28

CAPÍTULO 2. ASPECTOS METODOLÓGICOS DE LA AUDITORÍA INTEGRAL Acordando los términos del contrato ......................................................... Planeación y ejecución del contrato ........................................................... La importancia y el riesgo del contrato de aseguramiento ........................ Documentación .......................................................................................... Otras responsabilidades del informe .......................................................... Control de calidad ...................................................................................... Fases de la Auditoría ................................................................................. Etapa previa a la contratación y convenios ................................................ Memorando o cuestionario sobre la investigación preliminar .................. Modelo de propuesta de auditoría integral................................................. 1. Naturaleza y alcance de la auditoría integral ..................................... 2. Metodología del trabajo de la auditoría integral ................................ Planeación preliminar ......................................................................... Ejecución de la auditoría integral ....................................................... 3. Informes ............................................................................................

31 31 32 32 34 34 34 35 36 38 39 40 41 41 44 VII

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

4.

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Informe final de la auditoría integral .................................................. Informes intermedios y eventuales .................................................... Términos del convenio y honorarios ................................................. Contratos para la auditoría integral ....................................................

44 45 45 47

CAPÍTULO 3. PLANEACIÓN 1. 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

2.8 2.9 3.

Generalidades ..................................................................................... Asuntos a considerar en la planeación de una auditoría integral ....... Los procedimientos de valoración de riesgos en la planeación ........ Riesgo e Importancia Relativa .......................................................... Riesgo en la Auditoría ........................................................................ Dirección, Supervisión y Revisión .................................................... Auditoría de Cumplimiento de leyes y regulaciones ......................... Indicios de incumplimientos de leyes o regulaciones ........................ Auditoría de Gestión ......................................................................... Auditoría del control interno sobre la información financiera ........... Posibilidad de que el principio de negocio en marcha puede ser puesto en duda ............................................................................. Propiedad del supuesto de negocio en marcha .................................. Existencia de Operaciones con Partes Relacionadas ......................... Asuntos varios ................................................................................... Naturaleza, Oportunidad y Alcance de los Procedimientos ............... Naturaleza........................................................................................... Oportunidad ........................................................................................ Casos ilustrativos de planeación ........................................................ Caso No 1. Empresa del Sector Salud S. A. ....................................... Caso No 2. El Girasol S.A.................................................................. Caso No 3. Bananera La Granja Ltda ................................................ Caso No 4. Bank S.A. ........................................................................ Caso No 5. Usuarios de adecuación de Tierras de los ríos “XYZ” ...................................................................................

53 59 60 65 68 73 76 77 77 79 80 80 82 83 83 85 85 88 88 108 121 139 157

CAPÍTULO 4. AUDITORÍA DEL CONTROL INTERNO Control interno ........................................................................................... Definición................................................................................................... Un proceso ................................................................................................. Personas ..................................................................................................... Seguridad razonable ................................................................................... Objetivos .................................................................................................... Componentes.............................................................................................. VIII

193 194 195 196 197 197 198

Tabla de contenido

a. Ambientes de control ...................................................................... b. Proceso de valoración de riesgos de la entidad .............................. c. Sistemas de información y comunicación ...................................... d. Procedimientos de control .............................................................. e. Supervisión y seguimiento de los controles ................................... Auditoría del Control Interno sobre la Información Financiera .............. Pruebas de los controles ............................................................................. Naturaleza de las pruebas de los controles ................................................ Oportunidad de las pruebas de los controles.............................................. Extensión de las pruebas de los controles .................................................. Enfoque de las pruebas de los controles .................................................... Ciclo de ingresos ........................................................................................ Ciclo de compras ....................................................................................... Ciclo de recursos humanos ........................................................................ Ciclo de tesorería ....................................................................................... Ciclo de producción ................................................................................... Ciclo de información financiera ................................................................. Comunicación de los resultados................................................................. Casos sobre pruebas de control .................................................................. Caso No 1. Cooperativa Coagrosur .................................................... Caso No 2. Bananera La Granja Ltda. .............................................. Caso No 3. Hoteles del Caribe S.A. ................................................... Caso No 4. Hoteles del Caribe S. A. ..................................................

198 200 202 203 205 206 219 220 221 224 225 226 230 234 238 243 248 249 253 254 265 272 299

CAPÍTULO 5. AUDITORÍA FINANCIERA 1. Definición y objetivos ........................................................................ 2. El proceso de una auditoría financiera .............................................. 2.1 Establecimiento del grado de confianza en el control interno sobre la información financiera .......................................................... 2.2 Aplicación de procedimientos sustantivos ......................................... 2.3 Otros asuntos que se deben considerar en la auditoría financiera ...... 2.4 El informe del auditor sobre los estados financieros ......................... Otros asuntos ...................................................................................... Firma del auditor ................................................................................ Ilustración del informe del auditor .................................................... Informe del auditor independiente .....................................................

322 323 323 324 336 348 354 354 356 359

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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CAPÍTULO 6. AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES

Aspectos fundamentales............................................................................. Definición y objetivos ................................................................................ Responsabilidad de la Administración en el cumplimiento de leyes y regulaciones .................................................................................. Procedimientos de Auditoría ..................................................................... Procedimientos cuando se descubre incumplimiento ............................... Informe sobre incumplimientos ................................................................ A la Administración ........................................................................... A los usuarios del informe sobre la Auditoría Integral....................... A las autoridades reguladoras o de control ........................................ Retiro del trabajo ....................................................................................... Procedimientos básicos para la auditoría de cumplimiento de leyes y regulaciones en Colombia ....................................................................... Programa de Legislación comercial y contable ......................................................................................................

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CAPÍTULO 7. AUDITORÍA DE GESTIÓN 1. 2. 3. 4.

Conceptos fundamentales ................................................................... Gestión de riesgos corporativos ........................................................ Definición, objetivos y alcance .......................................................... Metodología de la auditoría de gestión .............................................. 1. Planeación y evaluación del plan de gestión ................................. 2. Selección y diseño de los medidores de desempeño .................... 3. Medir el desempeño ..................................................................... 4.1 Planeación y evaluación del plan de gestión ...................................... Elementos básicos de un plan de gestión ........................................... Administración estratégica ................................................................. Formulación de estrategias ................................................................. 4.2. Selección y diseño de los medidores de desempeño .......................... Métodos de medición de la auditoría de gestión ................................ Mediciones cualitativas ...................................................................... Mediciones cuantitativas .................................................................... Análisis de estados financieros ........................................................... Análisis financiero por el método de razones..................................... Análisis financieros por el método de puntuaciones .......................... El modelo del Banco de Francia ........................................................ Otras nedidas de desempeño ......................................................................

X

394 394 403 405 405 406 406 406 406 407 407 418 420 420 423 423 424 434 437 439

Tabla de contenido

a. La administración basada en la creación de valor .............................. b. Valor Económico Agregado - EVA..................................................... c. Benchmarking .................................................................................... d. Cuadro de mando integral - Balanced Scorecard ............................... c. Rendimiento de las divisiones o unidades funcionales ...................... f. Mediciones de las divisiones o unidades funcionales ....................... Función comercial ...................................................................................... Función de compras ................................................................................... Función de producción ............................................................................... Función de personal ................................................................................... Función de finanzas.................................................................................... 4.3 Medir el desempeño ........................................................................... 4.4 Elaboración del informe comunicando los resultados y las recomendaciones ................................................................................ Ejemplo de informe de auditoría externa de gestión y resultados .............

439 440 441 441 442 442 445 449 453 458 466 471 471 473

CAPÍTUO 8. LA REVISORÍA FISCAL COMO MODELO DE AUDITORÍA INTEGRAL Importancia de la revisoría fiscal ............................................................... Objetivos de la revisoría fiscal ................................................................... Características de la revisoría fiscal ........................................................... La revisoría fiscal de hoy ...........................................................................

478 478 479 480

Bibliografía ............................................................................................... 501

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Prólogo El Gobierno Nacional podrá expedir normas de auditoría integral aplicables a los casos en que hubiere que practicar sobre las operaciones de un mismo ente diferentes auditorías. (Parágrafo Primero de la Ley 1314 de Julio de 2009 )

La auditoría que ha caracterizado los servicios del contador público es la financiera, cuyo objetivo es la revisión o examen de los estados financieros con la finalidad de emitir una opinión o dictamen acerca de si los mismos están preparados de acuerdo con un marco conceptual de información financiera. Este trabajo se desarrolla de acuerdo con normas de auditoría de general aceptación y empleo por la contaduría pública como profesión y se basa en los principios de contabilidad generalmente aceptados de cada país. Hasta hoy, los Contadores Públicos han sido los más estrechamente vinculados con la auditoría y los servicios relacionados con información financiera. El centro primario ha radicado en la auditoría y revisión de estados financieros, con el objetivo de suministrar una opinión o declaración que mejore la credibilidad de los mismos. Muchos factores que apoyan la necesidad de auditoría o revisión de estados financieros (por ejemplo la separación de propietario y administrador, conflictos de interés, complejidad de datos e información) también soportan la necesidad de servicios que mejoren la credibilidad de la información sobre otros temas. Existe una creciente demanda mundial por información sobre un amplio rango de temas para suplir las necesidades de los tomadores de decisiones. Con la rápida expansión de la información, mucha de la información generada y usada para tomar decisiones no está sometida a pruebas objetivas independientes, aunque se reconoce que la calidad de la toma de decisiones está afectada por la relevancia y la confiabilidad de la información suministrada. Se presenta, por consiguiente, aumento de la demanda tanto de los sectores públicos como de los privados por servicios que mejoren la credibilidad de la información en una amplia variedad de temáticas. La Federación Internacional de Contadores- IFAC (por su sigla en inglés) viene liderando el posicionamiento del contador profesional como el proveedor primario de esos servicios, para suplir su demanda y para asistir a quienes propenden por la prestación de un servicio de calidad. XIII

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

YANEL BLANCO LUNA

Es importante que los atributos de la profesión que soportan su utilidad y papel en la auditoría o revisión de estados financieros, se reconozcan como igualmente valiosos para el mejoramiento de la credibilidad de la información, ofreciendo seguridad sobre un amplio rango de temáticas, mejorando por consiguiente la confiabilidad de esa información. Las fortalezas y competencias de la contaduría pública como profesión, en términos de metodología de auditoría, estándares y técnicas para obtención y evaluación de evidencia tienen valor y aplicabilidad como procesos más allá de la información financiera. IFAC ha desarrollado a través de su Junta de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (International Auditing and Assurance Standards Board – IAASB) un “marco conceptual” y un conjunto de “principios generales”, construidos a partir del enfoque existente de auditoría y de las competencias que han generado la confianza que los usuarios colocan en la función de auditoría para mejorar la credibilidad de los estados financieros y de la información de una amplia variedad temática. Esto incluye los atributos de objetividad; independencia y habilidades que diferencian la seguridad suministrada por un contador profesional de la provista por otros profesionales. Ante las crecientes necesidades de las empresas, en las últimas décadas se han incorporado al campo de auditoría las auditorías no financieras, practicadas por contadores públicos independientes o dependientes, o por profesionales distintos de los contadores públicos. A estas auditorías no financieras se les han dado distintos nombres derivados de los objetivos específicos que puedan perseguir; algunos de estos nombres han sido los siguientes:           

Auditoría de Cumplimiento. Auditoría de Actuación. Auditoría de Economía y Eficiencia. Auditoría de Programa. Auditoría Operacional. Auditoría Administrativa. Auditoría Operativa. Auditoría de Sistemas. Auditoría de Gestión. Auditoría de Calidad. Auditoría de Performance (Desempeño).

Desde luego, no existe uniformidad dentro de los diferentes autores de estos temas en torno a los objetivos y alcances de cada una de estas auditorías, como el consenso que se tiene sobre la auditoría financiera. Es decir, los autores las

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Prólogo

definen de acuerdo con los objetivos que le asignan y como los objetivos los conciben en forma diferente las apellidan de distintas maneras. Toda esta proliferación de auditorías se puede interpretar como un campanazo de alerta para las auditorías financiera e interna tradicionales, en el sentido de que sus objetivos y alcances no satisfacen las necesidades de los usuarios principales de la información: administradores, inversionistas, gobiernos y la comunidad en general. La Junta de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento –IAASBreconoce que si bien la auditoría de estados financieros, tradicionalmente ha sido el servicio que define a la profesión, actualmente existe la necesidad de orientar un amplio rango de servicios de seguridad como paso importante en el posicionamiento de la profesión contable con el fin de asumir los cambios del futuro. Esta demanda creciente de seguridad sobre una amplia variedad de temáticas crea la necesidad de normas profesionales, si internacionalmente la profesión desea presentar sus credenciales como “proveedor de seguridad” de base amplia. Para una mejor orientación en los enfoques de los servicios proporcionados por los Contadores Públicos distintos de la auditoria o revisión de la información financiera histórica, el IAASB está emitiendo Normas Internacionales sobre Servicios de Aseguramiento ISAEs (por sus siglas en inglés), con el propósito de establecer los principios básicos y los procedimientos esenciales, así como proveer guías para la ejecución de los contratos de aseguramiento diferentes de auditoría o revisiones de información financiera histórica cubierta por las Normas Internacionales de Auditoría. Si se tiene en cuenta que el alcance de una auditoría financiera toca aspectos de las auditorías no financieras con alcances, desde luego, más limitados y para evitar que las empresas se llenen de especialistas en algo que podría ser suministrado en un servicio integral por el contador público que desarrolla la auditoría financiera, se propone en este libro el proceso de una auditoría desarrollada por el contador público independiente que responda a las necesidades crecientes de los usuarios de la información; a esta auditoría la hemos denominado auditoría integral. La auditoría integral implica la ejecución de un trabajo con el alcance o enfoque, por analogía, de las auditorías financiera, de cumplimiento de leyes, de control interno financiero y de gestión. La auditoría integral es un modelo de cobertura global y por lo tanto no se trata de una suma de auditorías, pero se puede estructurar con base en las normas de auditoría y aseguramiento de general aceptación.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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En el presente libro se desarrollan las normas y procedimientos de la auditoría integral con el alcance expuesto en el párrafo anterior, como un servicio de la contaduría pública comprendido dentro de los servicios de aseguramiento de la información. Para la metodología empleada en su ejecución y en el desarrollo de los temas se han utilizado las normas internacionales de auditoría y aseguramiento emitidas por el IAASB. La auditoría integral es un contrato de aseguramiento con la siguiente temática múltiple: Auditoria de Estados Financieros. Auditoria de Cumplimiento de Leyes. Auditoria de Control Interno Financiero. Auditoria de Gestión. La temática anterior no es ajena a una auditoría sobre estados financieros y de hecho, el contador público en una auditoría financiera evalúa toda esta temática, pero no con el alcance necesario para concluir u opinar sobre la misma. El auditor de estados financieros únicamente opina sobre los estados financieros básicos por ser estos el objetivo de su trabajo. Sin embrago, en los últimos años algunos países están exigiendo dentro de la auditoría financiera, la opinión sobre el control interno financiero, lo cual constituye un acercamiento a la auditoria integral expuesta en este libro. Hasta hoy a los contadores públicos se nos ha colmado de conocimientos en las diferentes clases de auditoría como especializaciones. Es hora de iniciarse en la auditoría integral en búsqueda de una mayor competitividad.

Yanel Blanco Luna Junio de 2012.

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CAPÍTULO

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Marco conceptual de la auditoría integral como servicio de aseguramiento Para los propósitos de esta Ley, se entiende por normas de aseguramiento de información el sistema compuesto por principios, conceptos, técnicas, interpretaciones y guías, que regulan las calidades personales, el comportamiento, la ejecución del trabajo y los informes de un trabajo de aseguramiento de información. Tales normas se componen de normas éticas, normas de control de calidad de los trabajos, normas de auditoria de información financiera histórica, normas de revisión de información financiera histórica y normas de aseguramiento de información distinta de la anterior.(Art. 5 de la Ley 1314 de Julio de 2009)

Servicios de aseguramiento La Junta de Normas Internacionales de Auditoría Aseguramiento - IAASB, de la Federación Internacional de Contadores-IFAC- emitió un Marco Conceptual para los servicios de aseguramiento en el que establece una estructura conceptual para los servicios de aseguramiento que tienen como objetivo fortalecer la credibilidad de la información a un nivel alto o moderado. Uno de los objetivos del marco conceptual es diferenciar un servicio de aseguramiento de otros servicios prestados por la profesión contable, lo cual no quiere decir que los contadores profesionales no deban emprender los otros

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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servicios, sino que tales trabajos no están cubiertos por el marco conceptual y los principios generales incluidos en la norma sobre servicios de aseguramiento. Algunos aspectos básicos del Marco Conceptual se comentan a continuación: El Marco Conceptual Internacional sobre Servicios de Aseguramiento se emitió para los siguientes tres propósitos: 1. Describir los objetivos y los elementos de los servicios de aseguramiento que tienen la intención de proveer niveles de aseguramiento ya sean altos o moderados; 2. Establecer normas para proveer orientación dirigida a los contadores profesionales en práctica pública con relación a la ejecución de los contratos que tienen la intención de proveer un nivel alto de aseguramiento; y 3. Actuar como un marco conceptual para el desarrollo por parte de IAASB de normas específicas para tipos particulares de servicios de aseguramiento. Señala el marco conceptual que cuando se contrata a un contador profesional para ejecutar un servicio de aseguramiento para el cual existen normas específicas, aplican esas normas; si no existieren normas específicas para un servicio de aseguramiento, aplica este marco conceptual. Cuando un contador profesional en práctica pública ejecuta un contrato que tiene la intención de proveer un nivel alto de aseguramiento para el cual no existen normas específicas, se deben seguir este marco conceptual.

Objetivos de un servicio de aseguramiento De acuerdo con el marco conceptual, el objetivo de un servicio de aseguramiento es el de permitir que un contador profesional evalúe un asunto determinado que es responsabilidad de otra parte, mediante la utilización de criterios adecuados e identificables, con el fin de expresar una conclusión que transmita al supuesto destinatario un cierto nivel de confiabilidad acerca del tema en cuestión. Los servicios de aseguramiento realizados por contadores profesionales, pretenden incrementar la credibilidad de la información acerca de un asunto determinado, mediante la evaluación de si el tema en cuestión está de conformidad, en todos los aspectos importantes con criterios adecuados, mejorando, de esta manera, la probabilidad de que la información esté de acuerdo con las necesidades del supuesto usuario o destinatario de la misma. A este respecto, el nivel de confiabilidad que suministra la conclusión del contador profesional, transmite el grado de confianza que el supuesto destinatario puede depositar en la credibilidad del asunto que se trate.

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1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

De acuerdo con el marco conceptual existe una amplia serie de servicios de aseguramiento que incluyen cualquiera de las combinaciones siguientes: • Contratos para informar acerca de un amplio espectro de asuntos que comprenden tanto información financiera como no financiera. • Contratos que pretenden suministrar niveles elevados o moderados de confiabilidad. • Contratos de atestación y presentación directa de informes. • Contratos sobre información tanto interna como externa. • Contratos tanto en el sector público como privado. No todos los contratos realizados por los contadores profesionales constituyen servicios de aseguramiento. Esto no quiere decir que los contadores profesionales no lleven a cabo tales contratos, sino que tales contratos no se contemplan en este marco conceptual. Otros contratos realizados con frecuencia por los contadores profesionales y que no constituyen servicios de aseguramiento, pudieran ser los siguientes: • Procedimientos previamente concertados. • Recopilación de información financiera o de otro tipo. • Preparación de declaraciones de impuestos en la que no se exprese conclusión alguna, así como la asesoría tributaria. • Consultoría gerencial. • Otros servicios de asesoría o consultoría.

Elementos de un servicio de aseguramiento De acuerdo con el Marco Conceptual Internacional de Auditoría para que un contrato determinado constituya un servicio de aseguramiento requiere que contenga todos y cada uno de los elementos siguientes: a) Una relación tripartita que involucre a: i) Un contador profesional; ii) Una parte responsable; y iii) Un supuesto destinatario de la información; b) c) d) e)

Un tema o asunto determinado; Criterios adecuados; Un proceso de contratación; y Una conclusión.

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Marco conceptual de la auditoria integral como servicio de aseguramiento En el presente marco conceptual se describe la auditoría integral como un servicio de aseguramiento, con todos los elementos señalados en el Marco Conceptual Internacional para esta clase de servicios. Definición La auditoría integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un período determinado, evidencia relativa a la siguiente temática: la información financiera, la estructura del control interno financiero, el cumplimiento de las leyes y regulaciones pertinentes y la conducción ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; con el propósito de informar sobre el grado de correspondencia entre estos temas y los criterios o indicadores establecidos para su evaluación. De acuerdo con la definición anterior, los objetivos de una auditoría integral ejecutada por un contador público independiente son: 1. Expresar una opinión sobre si los estados financieros objetos del examen están preparados en todos los asuntos importantes de acuerdo con las normas de contabilidad y de revelaciones que le son aplicables. Este objetivo tiene la intención de proporcionar una certeza razonable de que los estados financieros, finales o intermedios, tomados de forma integral están libres de manifestaciones erróneas importantes. Certeza razonable es un término que se refiere a la acumulación de evidencia de la auditoría, necesaria para que el auditor concluya que no hay manifestaciones erróneas importantes en los estados financieros tomados en forma integral. 2. Establecer si las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatuarias y de procedimientos que le son aplicables. El propósito de esa revisión es proporcionar al auditor una certeza razonable sobre si las operaciones de la entidad se conducen de acuerdo con las leyes y reglamentos que las rigen. 3. Si la entidad se ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos. El grado en que la administración ha cumplido adecuadamente con las obligaciones y atribuciones que han sido asignadas y si tales funciones se han ejecutado de manera eficiente, efectiva y económica. 4. Evaluar si el control interno financiero se ha diseñado y aplicado en forma efectiva para cumplir con los objetivos propuestos. 4

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

Los elementos fundamentales y los principios generales que gobiernan la Auditoría Integral, considerada como un servicio de aseguramiento se describen a continuación:

Relación tripartita Los servicios de aseguramiento implican a tres partes independientes: al contador profesional, a una parte responsable y al supuesto destinatario del mismo.

1.

Un Contador Profesional

El contador profesional hace que el usuario solicitante de la información pueda confiar en el asunto en cuestión, que es responsabilidad de un tercero. De conformidad con el Código de Ética de la Federación Internacional de Contadores, una profesión se distingue por ciertas características que incluyen: x Dominio de una habilidad intelectual particular, adquirida mediante entrenamiento y educación; x Adherencia, por parte de sus miembros, a un código común de valores y de conducta establecido por su cuerpo administrativo, incluyendo el mantenimiento de una perspectiva, lo cual es esencialmente objetivo; y x Aceptación de un deber para con la sociedad como un todo (usualmente como retorno a las restricciones en el uso de un título o por la concesión de una calificación). Los deberes de los miembros para con su profesión, y para con la sociedad pueden en algunos casos entrar en conflicto con su propio interés inmediato o con su deber de lealtad para con su empleador. Por esta razón, las asociaciones profesionales imponen a sus miembros requerimientos éticos para asegurar la más alta calidad de desempeño y para mantener la confianza del público en la profesión. El interés público Una marca distintiva de una profesión es la aceptación de su responsabilidad para con el público. El público de la profesión contable consta de clientes, otorgadores de crédito, gobiernos, empleadores, empleados, inversionistas, la comunidad de negocios y financiera, y otros que confían en la objetividad e integridad de los contadores profesionales para mantener el funcionamiento ordenado del comercio. Esta confianza impone sobre la profesión contable una responsabilidad de interés público. El interés público se define como el bienestar colectivo de la comunidad de personas e instituciones a las cuales sirven los contadores profesionales.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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La responsabilidad de un contador profesional no es exclusivamente satisfacer las necesidades de un cliente o de un empleador. Los estándares de la profesión contable están fuertemente determinados por el interés público, como lo señalan los siguientes casos: x Los auditores independientes ayudan a mantener la integridad y la eficiencia de los estados financieros que se presentan ante las instituciones como soporte parcial para obtener servicio tales como préstamos y ante los accionistas para la obtención de capital; x Los ejecutivos financieros sirven en diferentes capacidades de administración financiera en las organizaciones y contribuyen al uso efectivo y eficiente de los recursos de la organización; x Los auditores internos proveen aseguramiento sobre un sistema de control interno sólido que incremente la confiabilidad de la información financiera externa del empleador; x Los expertos tributarios ayudan a establecer confianza y eficiencia en la aplicación justa del sistema tributario; x Los consultores gerenciales tienen una responsabilidad hacia el interés público al asesorar la toma sólida de decisiones administrativas. Los contadores profesionales tienen un papel importante en la sociedad. Inversionistas, acreedores, empleadores y otros sectores de la comunidad de negocios, lo mismo que el gobierno y el público en general confían en los contadores profesionales para la contabilidad financiera y la presentación de informes financieros sólidos, la administración financiera efectiva y la asesoría competente sobre una variedad de asuntos de negocios y tributarios. La actitud y el comportamiento de los contadores profesionales en la prestación de tales servicios tiene gran impacto en el bienestar económico de su comunidad y de su país. Los contadores profesionales pueden mantener su posición ventajosa solamente si continúan prestando al público esos servicios únicos a un nivel que demuestre que la confianza del público está firmemente fundamentada. Es del mayor interés para la profesión contable mundial hacer conocer a los usuarios de los servicios, que éstos son prestados por contadores profesionales que los ejecutan al nivel más alto de desempeño y de acuerdo con requerimientos éticos que conducen a asegurar tal desempeño. Objetivos de la profesión contable El Código de Ética de IFAC reconoce que los objetivos de la profesión contable son trabajar por los estándares más altos de profesionalismo, con el fin de lograr 6

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

igualmente los niveles más altos de desempeño y generalmente para satisfacer los requerimientos del interés público señalado arriba. Esos objetivos requieren que se satisfagan cuatro necesidades básicas:

Credibilidad En toda sociedad existe necesidad de credibilidad en la información y en los sistemas de información.

Profesionalismo Se necesitan individuos que puedan ser identificados claramente por los clientes, empleadores y otras partes interesadas, como verdaderos profesionales en el campo contable.

Calidad de los servicios Existe la necesidad de aseguramiento de que todos los servicios obtenidos de un contador profesional se lleven a cabo con los estándares más altos de desempeño.

Confianza Los usuarios de los servicios de los contadores profesionales, deben tener la certeza y sentir confianza de que existe una estructura conceptual de ética profesional que gobierne la prestación de esos servicios.

Principios fundamentales Para lograr los objetivos de la profesión contable, los contadores profesionales tienen que observar una serie de pre-requisitos o principios fundamentales. Los principios fundamentales son:

Integridad Un contador profesional debe ser honrado y honesto en el desempeño de los servicios profesionales. La integridad debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional, que le obliga a ser honesto y sincero en la realización de su trabajo y en la emisión de su informe. En consecuencia, todas y cada una de las funciones que realice han de estar precedidas por una honradez profesional irreprochable.

Objetividad Un contador profesional debe ser justo y no debe permitir prejuicios o sesgos, conflictos de interés o influencia de otros que menoscabe la objetividad. La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las 7

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funciones del auditor. Para ello, debe gozar de una total independencia en sus relaciones con la entidad auditada. Debe ser justo y no permitir ningún tipo de influencia o prejuicio.

Competencia profesional y debido cuidado Un contador profesional debe prestar servicios profesionales con debido cuidado, competencia y diligencia y asumir la obligación permanente de mantener el conocimiento y las habilidades profesionales en el nivel requerido, para asegurar que un cliente o empleador tenga la ventaja de recibir servicios profesionales competentes basados en desarrollos actualizados en el ejercicio profesional, en la legislación y en las técnicas. El contador público tiene la obligación de mantener su nivel de competencia a lo largo de toda su carrera profesional. Sólo deberá contratar trabajos que él o la firma de contadores a que pertenezca espere poder realizar, de acuerdo con su competencia profesional. También tiene el deber permanente de mantener sus conocimientos y sus habilidades profesionales a un nivel adecuado para asegurar que su cliente o su empleador reciba el beneficio de un consejo profesional competente, basados en los estudios y entrenamientos adecuados. La debida diligencia profesional impone a cada persona que interviene en el trabajo, la responsabilidad del cumplimiento de las normas de auditoría en la ejecución del trabajo y en la emisión del informe. Su ejercicio exige, así mismo, una revisión crítica a cada nivel de supervisión del trabajo efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del equipo de auditoría.

Confidencialidad Un contador profesional debe respetar la confidencialidad de la información obtenida en el curso del desempeño de los servicios profesionales y debe abstenerse de usar o revelar parte alguna de tal información sin autorización apropiada y específica, a menos que exista un derecho, deber legal o profesional para hacerlo. También tiene la obligación de garantizar que el personal bajo su control respete fielmente el principio de la confidencialidad. El principio de confidencialidad es más amplio y no se limita sólo a la revelación de la información; incluye el hecho de que un contador que obtenga información en el curso de la prestación de sus servicios, no deberá usarla ni aparentar usarla para su beneficio personal o para el de terceros.

Comportamiento profesional Un contador profesional debe actuar de manera consistente con la buena reputación de la profesión y abstenerse de cualquier conducta que pueda desacreditarla. La 8

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

obligación de abstenerse de cualquier conducta que pueda desacreditar la profesión requiere que las asociaciones miembro de IFAC consideren, cuando desarrollen requerimientos éticos, las responsabilidades de un contador profesional para con clientes, terceros, otros miembros de la profesión contable, personal, empleadores, y el público en general.

Estándares técnicos Un contador profesional debe llevar a cabo los servicios profesionales de acuerdo con los estándares técnicos y profesionales relevantes. El contador público deberá conducir una auditoría integral de acuerdo con las normas internacionales de auditoría y demás normas técnicas que se expidan a nivel internacional y de su país. Éstas contienen principios básicos y procedimientos esenciales junto con lineamientos relativos en forma de material explicativo o de otro tipo. Los contadores públicos no deben convenir la ejecución de un contrato de servicios de auditoría integral si no son competentes para ello, a menos que obtengan consejo y asistencia idónea de manera que les permitan desempeñar satisfactoriamente tales servicios. Si un contador público no tiene la competencia para desempeñar una parte específica del contrato de servicios de auditoría integral, deberá conseguir asesoría técnica de parte de expertos. Enfoque conceptual sobre la independencia La Federación Internacional de Contadores en su Código de Ética establece que la independencia requiere: Independencia de la mente: Se entiende como el estado de la mente que permite la provisión de una opinión sin ser afectado por influencias que comprometan el juicio profesional, permitiéndole a un individuo que actúe con integridad, y ejerza objetividad y escepticismo profesional.

Independencia en la apariencia: El evitar hechos y circunstancias que sean tan significativos de manera que un tercero razonable e informado, que tenga conocimiento de toda la información relevante, incluyendo las salvaguardas aplicadas, concluiría razonablemente que se ha comprometido la integridad, la objetividad o el escepticismo profesional de una firma, o de un miembro del equipo de aseguramiento. Por sí mismo, el uso de la palabra “independencia” puede conducir a interpretaciones equivocadas. Aislada, la palabra puede conducir a que los observadores supongan 9

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que una persona que ejerce juicio profesional tiene que ser libre de toda relación económica, financiera o de otro tipo. Esto es imposible, en la medida en que cada miembro de la sociedad tiene relaciones con otros. Por consiguiente, el significado de las relaciones económicas, financieras y de otro tipo también se deben evaluar a la luz de lo que un tercero razonable e informado, que tenga conocimiento de toda la información razonable, concluiría razonablemente. La independencia supone una actitud mental que permite al auditor actuar con libertad respecto a su juicio profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos, así como en la formulación de sus conclusiones. Para ser y parecer independiente, el auditor no debe tener intereses ajenos a los profesionales, ni estar sujeto a influencias susceptibles de comprometer tanto la solución objetiva de los asuntos que le son sometidos, como la libertad de expresar su opinión profesional.

2. Parte responsable La parte responsable es la persona o personas, ya sean de manera individual o como representantes de una entidad responsables de la temática. En el caso de la auditoría integral, la administración es responsable por toda la temática de este servicio, a saber: por la preparación y revelaciones de los estados financieros; por la implementación u operación del control interno; por el cumplimiento de las leyes y regulaciones que debe observar la entidad; y por lograr los objetivos del plan estratégico. La parte responsable puede ser o no la parte contratante ya que el contador público para la auditoría integral, puede ser contratado por la administración o por partes externas.

3. Destinatario de la información El informe de la auditoría integral es de propósito general o sea que es emitido para un número indeterminado de usuarios, pero debe ser dirigido a quien se espera utilizará el informe. Generalmente el usuario será a quien va dirigido el informe, aunque pueden existir circunstancias en las que se identificarán otros usuarios, así como situaciones en las que la parte responsable será el destinatario, quien pondrá a disposición el informe a otros usuarios identificados. Los usuarios a quien va dirigido el informe, por ejemplo bancos, entidades de control o reguladoras; pueden imponer un requerimiento a la parte responsable para que acuerde un contrato de servicios de auditoría integral.

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1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

Tema o asunto determinado La temática de un contrato de servicios que debe ejecutar el contador público, requiere que se pueda identificar claramente y que se pueda sujetar a los procedimientos de obtención de evidencia. La temática de la auditoría integral cumple con estos requisitos ya que comprende la ejecución de un trabajo con el siguiente alcance: •

Auditoría financiera Para expresar una opinión si los estados financieros objetos del examen, están preparados en todos los asuntos importantes de acuerdo con las normas de contabilidad y de revelaciones que le son aplicables. Este objetivo tiene el propósito de suministrar una certeza razonable de que los estados financieros, finales o intermedios, tomados de forma integral están libres de manifestaciones erróneas importantes. Certeza razonable es un término que se refiere a la acumulación de la evidencia de la auditoría necesaria para que el auditor concluya que no hay manifestaciones erróneas substanciales en los estados financieros tomados en forma integral.

•

Auditoría de cumplimiento Para concluir si las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias y estatutarias de procedimientos que le son aplicables. El propósito de esta evaluación es proporcionar al auditor una certeza razonable si las operaciones de la entidad se conducen de acuerdo con las leyes y reglamentos que las rigen.

•

Auditoría de gestión Para concluir si la entidad se ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos y el grado en que la administración ha cumplido con las obligaciones y atribuciones que le han sido asignadas y si tales funciones se han ejecutado de manera eficiente, efectiva y económica.

•

Auditoría de control interno Para evaluar el sistema global del control interno y concluir si funciona efectivamente para la consecución de los siguientes objetivos básicos: - Efectividad y eficiencia de las operaciones. - Confiabilidad en la información financiera. - Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

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En la auditoría integral, la evaluación del control interno no es un medio para definir la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de la auditoría de los estados financieros, sino un fin en sí mismo mediante el cual se practica una auditoría a los controles internos para concluir o rendir informe sobre ellos.

Criterios confiables Los criterios son las normas o estándares usados para evaluar la temática o alcance de los servicios. Los criterios utilizados en la evaluación de la auditoría integral son: x En la auditoría de estados financieros los criterios son las normas nacionales o internacionales de contabilidad; x En la auditoría del control interno, los criterios puede ser la metodología para la evaluación de cada uno de los elementos del control interno establecida por el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO); x En la auditoría del cumplimiento de leyes y regulaciones, los criterios son las leyes comerciales, tributarias, laborales, cambiarias y de otra índole aplicables a la entidad; y x En la auditoría de gestión los criterios son los indicadores cuantitativos y cualitativos o factores críticos de éxitos establecidos por la administración que permiten evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades. La decisión sobre la confiabilidad del criterio implica considerar si la temática permite una evaluación o medición razonablemente consistente empleando tal criterio. Las características del criterio para determinar su confiabilidad son: • Relevancia: el criterio relevante contribuye llegar a conclusiones que cumplen los objetivos del servicio y tiene valor en términos de mejorar la calidad de la temática o de su contexto, e igualmente ayudan a la toma de decisiones por parte de los usuarios a quien van dirigidos los informes. • Uniformidad: el criterio uniforme da como resultado conclusiones consistentes cuando se emplea en circunstancias similares por contadores públicos igualmente calificados. • Neutralidad: criterio neutral es aquel que está libre de sesgo, el criterio no es neutral si lleva a que la conclusión del auditor engañe a los usuarios de los informes. • Comprensibilidad: criterio comprensible es aquel que es claro y no está sujeto a interpretaciones importantes diferentes. • Integridad: el criterio es completo cuando se identifican o se desarrollan y usan todos los criterios que podrían afectar las conclusiones. 12

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

Proceso de contratación y ejecución El proceso de contratación de un servicio de aseguramiento, es una metodología sistemática que requiere un conocimiento especializado, así como habilidad y técnica que permitan recopilar evidencia para evaluar y sustanciar una conclusión, con independencia de la naturaleza del tema objeto del contrato. El proceso afecta al contador profesional y a aquellos que le contratan para que acepte los términos del contrato. Dentro de ese contexto, el contador profesional considera la importancia así como los componentes correspondientes del riesgo del contrato, cuando planifica y lleva a efecto el mismo. Un servicio de aseguramiento implica que el contador profesional planifique y lleve a cabo el contrato mediante la obtención de evidencia suficiente y adecuada y haga uso de su juicio profesional con el fin de poder llegar a expresar una conclusión. El proceso de contratación de una auditoría integral comprende: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Acuerdo de las condiciones del servicio; Control de calidad; Planeación y ejecución; Obtención y evaluación de evidencia; Documentación; Eventos subsecuentes; Uso del trabajo de un experto (cuando es necesario); y Presentación del informe.

1. Acuerdo de las condiciones del servicio El contador profesional debe acordar los términos y condiciones del servicio de aseguramiento con la parte que le contrata. Como medio de reducir incertidumbres, se recomienda que los términos acordados se recojan en una carta de acuerdo u otra forma adecuada de contrato. En algunos casos, el objeto del contrato, el tema en cuestión y el plazo de ejecución vienen dados por una parte o partes distintas de aquella que nombra al contador profesional, por ejemplo, por la propia legislación. Cuando esté legislado el mandato del servicio de aseguramiento, el reconocimiento del mandato legislativo cumple con este requisito. 2. Control de calidad El auditor debe implementar políticas y procedimientos de control de calidad diseñados para asegurar que todos los contratos de servicios de presentación de informes se lleven de acuerdo con los estándares aplicables emitidos por la

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Federación Internacional de Contadores -IFAC- y por los organismos nacionales. Las políticas y los procedimientos de control de calidad aplican en dos niveles, y se refieren a las políticas y procedimientos generales para los contratos de servicios de auditoría integral de una firma de contadores públicos y también para la dirección, supervisión y revisión del trabajo delegado al personal vinculado al trabajo. 3. Planeación y ejecución El auditor debe planear y desarrollar los servicios de auditoría integral de acuerdo con los estándares aplicables emitidos por la Federación Internacional de Contadores -IFAC-, y por los organismos nacionales para cumplir el objetivo del contrato. El auditor debe planear y desarrollar un contrato de servicios de auditoría integral con una actitud de escepticismo profesional; es decir, nunca asume que la parte responsable es deshonesta y tampoco asume que posee una honestidad incuestionable. Se deberá planear el trabajo de modo que la auditoría integral sea desarrollada de una manera efectiva. Planeación significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditoría integral. La planeación permite desarrollar la auditoría de forma eficiente y oportuna. La planeación adecuada del trabajo, ayuda a asegurar que se preste atención adecuada a áreas, asuntos y procesos importantes de la auditoría, que los problemas potenciales sean identificados y que el trabajo sea terminado en forma expedita. La planeación también ayuda a la apropiada asignación de trabajo a los auxiliares y para la coordinación del trabajo hecho por otros auditores y expertos. El grado de planeación variará de acuerdo con el tamaño de la entidad, la complejidad del trabajo, la experiencia del auditor con la entidad y conocimiento de la actividad del cliente. Adquirir conocimiento de la actividad del cliente es una parte importante de la planeación del trabajo. Este conocimiento por parte del auditor contribuye en la identificación de eventos, transacciones y prácticas que puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros y otra temática de la auditoría integral.

Plan Global de Auditoría Se debe desarrollar y documentar un plan global de auditoría describiendo el alcance y conducción esperados del trabajo. Mientras que el registro del plan

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1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

global de auditoría necesitará estar suficientemente detallado para guiar el desarrollo del programa de trabajo. Su forma y contenido precisos variarán de acuerdo con el tamaño de la entidad, la complejidad del trabajo y la metodología y tecnología específicas usadas por el auditor. Los asuntos que se deben considerar al desarrollar el plan global de auditoría incluyen:

Conocimiento de la actividad del cliente x Factores económicos generales y condiciones de la industria que afectan al

negocio de la entidad. x Características importantes de la entidad, su negocio, su desempeño financiero y sus requerimientos para informar incluyendo cambios desde la fecha de la anterior auditoría. x El nivel general de competencia de la administración. El auditor puede obtener un conocimiento de la industria y de la entidad de un sinnúmero de fuentes. Por ejemplo: x Experiencia previa con la entidad y su industria. x Discusión con personas de la entidad. x Discusión con personal de auditoría interna y revisión de informes de auditoría interna. x Discusión con otros auditores y con asesores legales o de otro tipo que hayan proporcionado servicios a la entidad o dentro de la industria. x Discusión con personas enteradas fuera de la entidad, por ejemplo, economistas de la industria, conocedores de la industria, clientes, abastecedores, competidores. x Publicaciones relacionadas con la industria, por ejemplo, estadísticas de gobierno, encuestas, textos, revistas de comercio, reportes preparados por bancos y corredores de valores, periódicos financieros. x Legislación y regulaciones que afecten en forma importante a la entidad. x Visitas a las oficinas de la entidad y a instalaciones de sus plantas. x Documentos producidos por la entidad; por ejemplo, plan global de gestión, minutas de juntas o comités; material enviado a accionistas, o presentado a autoridades reglamentadoras, literatura promocional, informes anuales y financieros de años anteriores, presupuestos, informes internos de la administración, informes financieros provisionales, manual de políticas de la administración, manuales de sistemas de contabilidad y control interno, catálogo de cuentas, descripciones de puestos, planes de mercadotecnia y de ventas. 15

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Comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno x Las políticas contables adoptadas por la entidad y los cambios en esas políticas. x El efecto de pronunciamientos nuevos de contabilidad y auditoría. x El conocimiento acumulable del auditor sobre los sistemas de contabilidad y de control interno y el relativo énfasis que se espera se ponga en las pruebas de procedimientos de control y otros procedimientos sustantivos.

Riesgo e importancia relativa x Las evaluaciones esperadas de los riesgos inherentes y de control y la identificación de áreas de auditoría importantes. x El establecimiento de niveles de importancia relativa para propósitos de auditoría. x La posibilidad de manifestaciones erróneas o de fraude. x La identificación de áreas de contabilidad complejas incluyendo las que implican estimaciones contables.

Naturaleza, tiempos y alcance de los procedimientos La naturaleza de los procedimientos de auditoría se refiere a su propósito, pruebas de controles o procedimientos sustantivos y su tipo; esto es, inspección, observación, indagación, confirmación o procedimientos analíticos. La selección que realice el auditor entre los procedimientos de auditoría se basa en la valoración del riesgo. La oportunidad se refiere a cuándo se desarrollan los procedimientos de auditoría o al período o fecha para la cual aplica la evidencia de la auditoría. La extensión incluye la cantidad a ejecutar de un procedimiento específico de la auditoría, por ejemplo el tamaño de la muestra o una cantidad de observaciones de un procedimiento de control. La extensión de un procedimiento de auditoría se determina mediante el juicio del auditor luego de considerar la importancia relativa, el riesgo valorado y el grado de aseguramiento que él planea obtener.

Coordinación, dirección, supervisión y revisión x La inclusión de otros auditores en la auditoría de componentes, por ejemplo, subsidiarias, sucursales y divisiones. x La inclusión de expertos.

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1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

x El número de locales o plantas. x Requerimientos de personal.

Otros asuntos Dentro de los otros asuntos que se deben cubrir en la planeación de los trabajos de la auditoría integral, se incluye: x x x x x x x x

Plan de la auditoría de cumplimiento. Plan de la auditoría de gestión. Plan de la auditoría de control interno. La posibilidad de que el principio de negocio en marcha pueda ser puesto en duda. Condiciones que requieren atención especial, como la existencia de partes relacionadas. Los términos del trabajo y cualquiera de las responsabilidades estatutarias. La naturaleza y oportunidad de los informes u otra comunicación que se espera con la entidad bajo los términos del trabajo. Indicios de incumplimiento de leyes o regulaciones.

Programa de trabajo El auditor deberá desarrollar y documentar un programa de trabajo que exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría planeados que se requieren para implementar el plan de auditoría global. El programa de trabajo sirve como un conjunto de instrucciones a los auxiliares involucrados en la auditoría integral y como un medio para el control y registro de la ejecución apropiada del trabajo. Al preparar el programa de trabajo, el auditor debe considerar las evaluaciones específicas de los riesgos inherentes y de control y el nivel requerido de certeza que tendrán que proporcionar los procedimientos sustantivos. El auditor debe también considerar los tiempos para pruebas de controles y de procedimientos sustantivos, la coordinación de cualquier ayuda esperada de la entidad, la disponibilidad de los auxiliares y la inclusión de otros auditores o expertos. El auditor debe considerar la importancia relativa y las relaciones con el riesgo del contrato cuando planea y desarrolla un servicio de auditoría integral, para reducir el riesgo de expresar una conclusión inapropiada. La importancia relativa se juzga, teniendo en cuenta factores tanto cuantitativos como cualitativos, en relación con el prospecto razonable de una materia modificando o influenciando las decisiones del usuario a quien va dirigido el informe del auditor. El auditor 17

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necesita entender y valorar qué factores pueden influir en las decisiones del usuario a quien va dirigido el informe. Esto es materia de juicio profesional en las circunstancias específicas de un contrato. El riesgo de contratación es el riesgo de que el auditor exprese una conclusión inapropiada. El auditor planea y realiza el trabajo de manera tal que reduzca a un nivel aceptable el riesgo de expresar una conclusión inapropiada. En general, esos riesgos se pueden representar por los siguientes componentes del riesgo de contratación: a) Riesgo inherente - los riesgos asociados con la naturaleza de la temática; b) Riesgo de control - el riesgo de que los controles sobre la temática no existan u operen inefectivamente; y, c) Riesgo de detección - el riesgo de que los procedimientos del auditor no detecten los aspectos importantes que pueden afectar la temática. 4. Obtención y evaluación de evidencia El auditor deberá obtener evidencia suficiente y apropiada en la auditoría integral, para poder extraer conclusiones razonables sobre las cuales basar su informe.

Evidencia en la auditoría Se refiere a la información obtenida por el auditor para llegar a las conclusiones sobre las que se basa su informe. La evidencia en la auditoría integral comprenderá documentos fuente y registros contables subyacentes a los estados financieros, información susceptible de ser corroborada de otras fuentes, procedimientos sobre el manejo de las áreas o divisiones e indicadores de gestión. La evidencia en la auditoría se obtiene de una mezcla apropiada de pruebas de control, de procedimientos sustantivos, análisis de proyecciones y análisis de los indicadores claves de éxito.

Pruebas de control Se refiere a las pruebas realizadas para obtener evidencia en la auditoría sobre lo adecuado del diseño y operación efectiva de los sistemas de contabilidad y de control interno; el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos; y el grado de eficacia, economía y eficiencia y el manejo de la entidad.

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1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

Procedimientos sustantivos Son las pruebas realizadas para obtener evidencia en la auditoría para encontrar manifestaciones erróneas de importancia relativa en los estados financieros o en sus operaciones, y son de dos tipos: a) pruebas de detalles de transacciones y saldos; y b) procedimientos analíticos

Evidencia suficiente y apropiada en la auditoría La suficiencia y la propiedad están interrelacionadas y se aplican a la evidencia en la auditoría, obtenida tanto de las pruebas de control como de los procedimientos sustantivos. La suficiencia es la medida de la cantidad de evidencia en la auditoría; apropiada es la medida de la calidad de evidencia en la auditoría y su relevancia para una particular afirmación y su confiabilidad. Normalmente, el auditor encuentra necesario confiar en evidencia en la auditoría que es persuasiva y no definitiva y a menudo buscará evidencia en la auditoría de diferentes fuentes o de una naturaleza diferente para soportar la misma afirmación. Para obtener las conclusiones de la temática, el auditor normalmente no examina toda la información disponible ya que se puede llegar a conclusiones sobre el saldo de una cuenta, los procesos, operaciones, transacciones o controles, por medio del ejercicio de su juicio o de muestreo estadístico. El juicio del auditor respecto de qué es evidencia suficiente y apropiada en la auditoría es influenciado por factores como: x La evaluación del auditor de la naturaleza y nivel del riesgo inherente tanto en el ámbito de los estados financieros como a nivel del saldo de la cuenta o clase de transacciones u operaciones. x Naturaleza de los sistemas de contabilidad y de control interno y la evaluación del riesgo de control. x Importancia relativa de la partida o transacción que se examina. x Experiencia obtenida en auditorías previas. x Resultados de procedimientos de auditoría, incluyendo fraude o error que puedan haberse encontrado. x Fuente y confiabilidad de información disponible.

Fuente de la que es obtenida La confiabilidad de la evidencia en la auditoría es influenciada por su fuente: interna o externa, y por su naturaleza: visual, documental o verbal. Si bien

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la confiabilidad de la evidencia en la auditoría depende de la circunstancia individual, las siguientes generalizaciones ayudarán para evaluar la confiabilidad de la evidencia en la auditoría: x La evidencia en la auditoría de fuentes externas por ejemplo, confirmación o manifestación recibida de una tercera persona es más confiable que la generada internamente. x La evidencia en la auditoría generada internamente es más confiable cuando los sistemas de contabilidad y de control interno relacionados son efectivos. x La evidencia en la auditoría obtenida directamente por el auditor es más confiable que la obtenida de la entidad. x La evidencia en la auditoría en forma de documentos y manifestaciones escritas es más confiable que las manifestaciones verbales. La evidencia en la auditoría es más persuasiva cuando las partidas de evidencia de diferentes fuentes o de una diferente naturaleza son consistentes. En estas circunstancias, el auditor puede obtener un grado acumulativo de confianza más alto del que se obtendría de partidas de evidencia en la auditoría cuando se consideran individualmente. Por el contrario, cuando la evidencia en la auditoría obtenida de una fuente es inconsistente con la obtenida de otra, el auditor debe determinar los procedimientos adicionales necesarios para resolver la inconsistencia. 5. Documentación El auditor deberá documentar los asuntos que son importantes para apoyar las conclusiones expresadas en el informe de auditoría y dejar evidencia de que la auditoría se llevó a cabo de acuerdo con las normas técnicas de trabajo señaladas por los organismos profesionales. Documentación significa el material, papeles de trabajo preparados por y para, u obtenidos o retenidos por el auditor en conexión con la ejecución de la auditoría. Los papeles de trabajo pueden ser en la forma de datos almacenados en papel, película, medios electrónicos, u otros medios y cumplen los siguientes objetivos: x Auxilian en la planeación y ejecución del trabajo; x Auxilian en la supervisión y revisión del trabajo; y x Registran la evidencia en la auditoría resultante del trabajo realizado, para soportar el informe. El auditor deberá preparar papeles de trabajo que sean lo suficientemente completos y detallados para proporcionar una comprensión global de la auditoría integral. 20

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

El auditor deberá registrar en papeles de trabajo la planeación, la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría desarrollados, así como los resultados y las conclusiones extraídas de la evidencia obtenida. Los papeles de trabajo incluirían el razonamiento del auditor sobre todos los asuntos importantes que requieran un ejercicio de juicio, junto con las conclusiones. En áreas que impliquen cuestiones difíciles de principio o juicio, los papeles de trabajo registrarán los hechos relevantes que fueron conocidos por el auditor en el momento de alcanzar las conclusiones. La extensión de los papeles de trabajo es un caso de juicio profesional ya que no es necesario ni práctico documentar todos los asuntos que el auditor examina. Al evaluar la extensión de los papeles de trabajo que se deberán preparar y ser retenidos, puede ser útil para el auditor considerar qué es lo que sería necesario proporcionar a otro auditor sin experiencia previa con la auditoría, una posibilidad de comprensión del trabajo realizado y la base de las decisiones de principios tomadas, pero no los aspectos detallados de la auditoría. La forma y contenido de los papeles de trabajo son afectados por asuntos como: x x x x

La temática del trabajo. La forma del informe del auditor. La naturaleza y complejidad del negocio. La naturaleza y condición de los sistemas de contabilidad y control interno de la entidad. x Las necesidades en las circunstancias particulares, de dirección, supervisión, y revisión del trabajo realizado por los auxiliares. x Metodología y tecnología de auditoría específicas usadas en el curso del trabajo. Los papeles de trabajo son diseñados y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoría en particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas machote, organización estándar de papeles de trabajo), puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo; facilitan la delegación de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad. Para mejorar la eficiencia de la auditoría, el auditor puede utilizar agendas o calendarios, análisis y otros documentos preparados por la entidad. En tales circunstancias, el auditor debería estar satisfecho de que esos materiales han sido apropiadamente preparados.

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Los papeles de trabajo de la auditoría integral deberían incluir los siguientes asuntos básicos: x Información referente a la estructura organizacional de la entidad y de su plan de gestión. x Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y minutas. x Resumen de las principales leyes, reglamentos y normas que debe cumplir la entidad. x Información concerniente a la industria, entorno económico y entorno legislativo dentro de los que opera la entidad. x Evidencia del proceso de planeación incluyendo programas de auditoría y los diferentes cambios al respecto. x Evidencia de la comprensión del auditor acerca de los sistemas de contabilidad, de control interno y del proceso de planeación estratégica. x Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control y cualesquiera revisiones al respecto. x Evidencia de la consideración del auditor del trabajo de auditoría interna. x Análisis de transacciones, balances de prueba, tendencias e indicadores claves de gestión. x Un registro de la naturaleza, tiempos, y grado de los procedimientos de auditoría desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos. x Evidencia de que el trabajo realizado por los auxiliares fue supervisado y revisado. x Indicación de quién desarrolló los procedimientos de auditoría y cuándo fueron desarrollados. x Copias de comunicaciones con otros contadores, expertos y otras terceras partes. x Copias de cartas o memorandos de asuntos de auditoría comunicados, o discutidos con la entidad, incluyendo los términos del trabajo y las debilidades, irregularidades o incumplimientos importantes. x Cartas de representación recibidas de la entidad. x Conclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a la temática de la auditoría integral. x Copias de los estados financieros e informes del auditor incluyendo cómo la administración resolvió las debilidades, excepciones o irregularidades comunicadas. 6. Eventos subsecuentes El auditor debe considerar el efecto que los eventos subsecuentes tienen a partir de la fecha del período auditado. La fecha del informe final suele ser la fecha en que se completa la auditoría. El usuario del informe presume que se ha considerado el 22

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

efecto de la temática de transacciones y eventos importantes que ocurran después de la fecha del período auditado hasta la fecha del informe; éstos se conocen como eventos subsecuentes. La extensión de cualquier consideración sobre los eventos subsecuentes depende del potencial de tales eventos para impactar la temática y para afectar lo apropiado de las conclusiones del auditor. 7. Uso del trabajo de un experto La temática y el criterio relacionado con la auditoría integral pueden estar compuestos por una cantidad de elementos que requieren conocimiento y habilidades especializados para la obtención y evaluación de la evidencia. En esas situaciones, el auditor requerirá trabajar con expertos de otras disciplinas profesionales, quienes tienen las habilidades y el conocimiento requeridos sobre los aspectos relevantes de la temática tratada o de los criterios. Cuando está involucrado un experto en la obtención y evaluación de evidencia, el auditor y cualquier otra persona que ejecute la auditoría integral deberá a partir de una base combinada, tener el conocimiento adecuado de la temática y tener proficiencia adecuada en la temática a fin que el auditor determine que se ha obtenido la evidencia suficientemente apropiada. El debido cuidado es una cualidad profesional requerida para todos los individuos, incluyendo los expertos que participan en un servicio de auditoría integral. Las personas vinculadas en servicio de auditoría integral tendrán diferentes responsabilidades asignadas a ellos y por lo tanto la extensión de la proficiencia requerida para el desempeño de esos contratos, variará según la naturaleza de sus responsabilidades. El auditor debe asegurar que cuando se involucra a un experto, el propio nivel de participación del auditor en el contrato y el entendimiento de los aspectos de la temática para la cual se ha empleado al experto, son suficientes para permitirle al auditor aceptar la responsabilidad de expresar una conclusión sobre la temática. El auditor considera la extensión en la cual se puede confiar, en el trabajo de un experto en la formación de una conclusión sobre la temática. Generalmente no se espera que el auditor posea el mismo conocimiento sobre los componentes de la temática que el que tiene el experto involucrado, respecto de esos componentes. Sin embargo, el auditor requiere tener una razonable comprensión para: a) Definir los objetivos del trabajo asignado al experto y la manera como ese trabajo se relaciona con el objetivo del contrato; 23

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b) Considerar y concluir sobre la razonabilidad de los supuestos, métodos y fuentes de los datos empleados por el experto; y, c) Considerar y concluir sobre la razonabilidad de los hallazgos del experto con relación a el objetivo del contrato. Cuando un experto está involucrado, el auditor debe obtener evidencia suficientemente apropiada respecto de que el trabajo de éste es adecuado para los propósitos del contrato de auditoría integral. En tales situaciones, el auditor evalúa la suficiencia y lo apropiado de la evidencia provista por el experto mediante la consideración y evaluación de: a) La competencia profesional, la experiencia y la objetividad del experto; b) La razonabilidad de los supuestos, métodos y fuentes de datos empleados por el experto; y c) La razonabilidad y la importancia de los hallazgos del experto con relación al objetivo del contrato y la conclusión sobre la temática. 8. Informe Los contadores públicos deben proveer un nivel de seguridad sobre la credibilidad de la temática, mediante una conclusión en el informe. La conclusión expresada por el auditor está determinada por la naturaleza de la temática y por el objetivo acordado en el contrato diseñado para satisfacer las necesidades del usuario en el informe del auditor. El informe final debe contener una expresión clara de su conclusión sobre la temática, basándose en el criterio confiable identificado. La conclusión mediante el lenguaje explicativo, si lo hay, facilitarán la comunicación para informar a los usuarios las conclusiones expresadas y limitarán el potencial para que esos usuarios asuman un nivel de seguridad más allá del que fue señalado, y que es razonable en las circunstancias. La culminación de cada una de las fases o segmentos principales de la auditoría integral es la emisión del informe. Con base en los resultados que se vayan obteniendo en la auditoría integral, el auditor debe rendir a los administradores u órganos de dirección de la entidad examinada o a la parte contratante los siguientes informes: Informes eventuales Emitidos sobre errores, incumplimiento de leyes, irregularidades, o desviaciones significativas del control interno, que se encuentre en el desarrollo del trabajo; así como las recomendaciones que estime pertinentes con relación a las diferentes situaciones observadas a fin de adoptar las medidas a que haya lugar. 24

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

Informes intermedios Con periodicidad trimestral o semestral, a manera de ejemplo, señalando el trabajo desarrollado y los resultados obtenidos, indicando los procedimientos de auditoría aplicados en cada una de las áreas auditadas con sus hallazgos y conclusiones. Los informes intermedios pueden tener su origen en requerimientos gubernamentales de comisiones de valores o de organismos encargados del control y vigilancia de las compañías, en estos casos se puede exigir al auditor alcances mínimos en el trabajo y elementos básicos en el contenido del informe. Pero también los informes intermedios pueden ser fruto del proceso de la auditoría integral para comunicar la culminación de un trabajo en un área o sección de la compañía, para comunicar deficiencias importantes en los controles internos, incumplimiento de leyes y regulaciones o para proponer sugerencias y recomendaciones. Los informes eventuales y los informes intermedios de la auditoría integral son muy variados en su estructura y contenido ya que dependen de las circunstancias en las que sean elaborados. Informe final La culminación de la auditoría integral es un informe final con su dictamen u opinión y conclusiones sobre: los estados financieros básicos; lo adecuado del control interno; el cumplimiento de las normas legales, reglamentarias y estatutarias; la gestión de los administradores; y la concordancia entre la información adicional presentada por los administradores, si la hubiere. El modelo del informe y la redacción de las conclusiones variarán de acuerdo con las circunstancias. Este marco conceptual no pretende prescribir una forma estandarizada de informe, pero identifica los elementos de su presentación y orienta los problemas relacionados con la presentación del informe. El informe de un servicio de aseguramiento de acuerdo con el Marco Conceptual Internacional debe incluir: (a) Título: un título apropiado ayuda a identificar la naturaleza del servicio de aseguramiento que se está proveyendo, la naturaleza del informe y para distinguir el informe del profesional en ejercicio de otros informes emitidos por otros expertos como aquellos que no tienen la obligación de observar los mismos requerimientos éticos del profesional en ejercicio; (b) Un destinatario: un destinatario identifica la parte o partes a quienes está dirigido el informe; 25

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(c) Una descripción del contrato y la identificación de la materia sujeto: la descripción incluye el objetivo del contrato, la materia sujeto, y (cuando es apropiado) el período de tiempo cubierto; (d) Una declaración para identificar la parte responsable y describir las responsabilidades del profesional en ejercicio: esto le informa a los lectores que la parte responsable es la encargada de la materia sujeto y que la obligación del profesional en ejercicio es expresar una conclusión sobre la misma; (e) Cuando el informe tiene un propósito restringido, la identificación de las partes para quienes está restringido el informe y el propósito para el cual fue preparado: si bien el profesional en ejercicio no puede controlar la distribución del informe, éste informará a los lectores sobre la parte o partes para quienes está restringido y con qué propósito, y provee una advertencia para otros lectores diferentes de los identificados, respecto de que el informe está destinado solamente para los propósitos especificados; (f) Identificación de los estándares bajo los cuales fue conducido el contrato: cuando un profesional en ejercicio desempeña un contrato para el cual existen estándares específicos, el informe identifica esos estándares. Cuando no existen estándares específicos, el informe señala que el contrato fue desempeñado de acuerdo con este estándar. El informe incluye una descripción del proceso del contrato e identifica la naturaleza y la extensión de los procedimientos aplicados; (g) Identificación del criterio: el informe identifica el criterio contra el cual fue evaluada o medida la materia sujeto, de manera tal que los lectores puedan entender las bases para las conclusiones del profesional en ejercicio. El criterio puede ser descrito en el informe del profesional en ejercicio o simplemente ser referenciado si existe una aserción preparada por la parte responsable o existe en una fuente fácilmente accesible. La revelación de la fuente del criterio, y de sí existe o no el criterio generalmente aceptado en el contexto del propósito del contrato y la naturaleza de la materia sujeto es importante para el entendimiento de las conclusiones expresadas; (h) La conclusión del auditor, incluyendo cualesquiera reservas o negación de conclusión: el informe comunica a los usuarios la conclusión del profesional en ejercicio sobre la materia sujeto, evaluada contra el criterio y transmite un nivel alto de aseguramiento expresado en la forma de una opinión. Cuando el contrato tiene más de un objetivo, se expresa una conclusión sobre cada objetivo. Cuando el profesional en ejercicio expresa una reserva o negación de opinión, el informe debe contener una descripción clara de todas las razones para ello; 26

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

(i) Fecha del informe: la fecha informa a los usuarios que el profesional en ejercicio ha considerado el efecto sobre la materia sujeto de los eventos materiales por los cuales el profesional en ejercicio es consciente a esa fecha; y (j) El nombre de la firma o del auditor y el lugar de emisión del informe: el nombre informa a los lectores acerca del individuo o la firma que asume la responsabilidad del contrato. El auditor puede extender el informe para incluir otra información y otras explicaciones que no se entienden como reservas. Otros ejemplos incluyen hallazgos relacionados con aspectos particulares del trabajo y recomendaciones del auditor. Cuando se está considerando si se incluye tal información, el auditor valora el significado de esa información en el contexto del objetivo del trabajo. No se debe redactar información adicional de manera que afecte la conclusión del auditor. Se debe expresar claramente una reserva o negación de la conclusión cuando: a) El auditor considera que alguno o todos los aspectos de la temática no están conforme al criterio identificado; b) La afirmación preparada por la parte responsable es inapropiada en términos del criterio identificado; c) El auditor es incapaz de obtener evidencia suficientemente apropiada para evaluar uno o más aspectos de la conformidad de la temática con el criterio identificado. Cuando el auditor está considerando expresar una reserva o negar la conclusión, debe valorarla con base en la materialidad del asunto. La razón de la reserva o negación de la conclusión se debe explicar claramente en el informe del auditor. A continuación se presenta un modelo de informe sin excepción de la auditoría integral, identificando los elementos descritos anteriormente:

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Título

INFORME DE AUDITORÍA INTEGRAL

Destinatario Tema o asunto determinado

A los Accionistas de la Compañía Hipotética S. A. Hemos practicado una auditoría integral a la Compañía Hipotética S. A. para el año calendario 20-00, la cual cubre la siguiente temática: el examen del balance general y los correspondientes estados de resultados, de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo; la evaluación del sistema de control interno; la evaluación del cumplimiento de las leyes y regulaciones que la afecta y el grado de eficiencia y efectividad en el manejo de sus programas y actividades evaluado con los indicadores de desempeño. La administración es responsable de la preparación, integridad y presentación razonable de los estados financieros; de mantener una estructura efectiva control interno para el logro de los objetivos de la compañía; del cumplimiento de las leyes y regulaciones que afectan a la compañía; y del establecimiento de los objetivos, metas y programas así como de las estrategias para la conducción ordenada y eficiente del negocio. Nuestras obligaciones son las de expresar conclusiones sobre cada uno de los temas de la auditoría integral con base en los procedimientos que hemos considerado necesarios para la obtención de evidencia suficientemente apropiada, con el propósito de obtener una seguridad razonable de nuestras conclusiones sobre la temática de la auditoría integral. Dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también las proyecciones de cualquier evaluación del control interno para períodos futuros están sujetas al riesgo de que el control interno se pueda tornar inadecuado por los cambios en sus elementos. Realizamos nuestra auditoría integral de acuerdo con las normas internacionales de auditoría aplicables a la auditoría de estados financieros, a la auditoría del control interno, a la auditoría sobre cumplimiento de leyes y a la auditoría de gestión. Esas normas requieren que la auditoría se planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga una seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros están exentos de errores importantes en su contenido; si la estructura del control interno ha sido diseñada adecuadamente y opera de manera efectiva; si se han cumplido con las principales leyes y regulaciones que le son aplicables; y si es confiable la información que sirvió de base para el cálculo de los indicadores de desempeño en la evaluación de los resultados de la administración. Una auditoría financiera incluye el examen, sobre una base selectiva, de la evidencia que respaldan las cifras y revelaciones en los estados financieros; la evaluación de las normas o principios de contabilidad utilizados; las principales estimaciones efectuadas por la administración, así como la evaluación de la

Parte responsable

Responsabilidad del Contador Público

Limitación

Estándares aplicables

Criterios

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1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

presentación global de los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría integral proporciona una base razonable para expresar nuestra opinión sobre los estados financieros y conclusiones sobre la otra temática. Opinión sobre los estados financieros

Otras conclusiones

En nuestra opinión, los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera de la Compañía Hipotética S. A. al 31 de diciembre del año 20-00, los cambios en el patrimonio, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo por el año terminado en esa fecha, de conformidad con principios internacionales de contabilidad, aplicados uniformemente con el año anterior. Con base en nuestros procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, concluimos que la compañía mantuvo en todos sus aspectos importantes una estructura efectiva de control interno con relación a la conducción ordenada de sus operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento con las leyes y regulaciones que la afectan. La información suplementaria que se presenta en las páginas xxx, contiene los indicadores esenciales que evalúan el desempeño de la administración con relación a los objetivos generales, metas y actividades de la compañía; esta información fue objeto de nuestra auditoría integral y refleja razonablemente los resultados de la gestión en el alcance de los objetivos y metas de la compañía.

Fecha y lugar de emisión del Bogotá, D. C., 30 de enero del año 20-01 Informe Nombre y firma Nombre del Contador Público del Contador Firma Público

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CAPÍTULO

2

Aspectos metodológicos de la Auditoría Integral

En este capítulo se describe la metodología de la planeación y ejecución de la auditoría integral en un proceso que incluye los siguientes temas expuestos en el capitulo anterior:

Acordando los términos del contrato Se debe acordar los términos del contrato con la parte contratante. Para evitar malos entendidos los términos del contrato son registrados en una carta de contratación o en otra forma adecuada de contrato. Si la parte contratante no es la parte responsable, la naturaleza y contenido de una carta de contratación o contrato pueden variar. La existencia de un mandato legislativo puede satisfacer el requerimiento de acuerdo con los términos del contrato, en esas situaciones una carta de contratación puede ser útil para el contador profesional y para la parte contratante.

Planeación y ejecución del contrato Se debe planear el contrato de forma tal que sea ejecutado efectivamente. La planeación implica el desarrollo de una estrategia general para el alcance, énfasis, oportunidad y conducción del contrato, un plan de contratación uniforme y con un enfoque detallado de la naturaleza, oportunidad y extensión de los

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procedimientos de obtención de evidencia que van a ser ejecutados y las razones para seleccionarlos. La planeación adecuada ayuda a llamar la atención hacia áreas importantes del contrato, a identificar problemas potenciales en tiempo real y organiza de manera adecuada y dirige el contrato para que éste sea ejecutado de una manera efectiva y eficiente. La planeación adecuada también ayuda al contador profesional en la asignación adecuada del trabajo a los miembros del equipo del contrato y facilita su dirección, supervisión y la revisión del trabajo. La naturaleza y la extensión de las actividades de planeación variarán con las circunstancias del contrato, por ejemplo el tamaño y complejidad de la entidad y la experiencia previa del contador profesional con esta entidad. Se debe obtener un entendimiento de la temática definida y de otras circunstancias del contrato, suficiente para identificar y valorar los riesgos de la información de la temática definida que pueda estar declarada equivocadamente, de manera importante y suficiente para diseñar y ejecutar procedimientos adicionales para la obtención de evidencia.

La importancia y el riesgo del contrato de aseguramiento Se debe considerar la importancia y el riesgo de aseguramiento cuando se planee y realice un contrato de auditoría integral. Se debe reducir el riesgo del contrato de auditoría integral hasta un nivel aceptablemente bajo para las circunstancias del contrato.

Documentación Se deben documentar los asuntos que sean importantes, que provean evidencia que sustente el informe y que el contrato fue realizado de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento.

Representaciones de la parte responsable El auditor debe obtener representaciones de la parte responsable. La confirmación escrita de representaciones orales reducen la posibilidad de malos entendidos entre el auditor y la parte responsable. En particular, la solicitud del auditor a la parte responsable de una representación escrita que evalúe o mida la temática definida contra el criterio identificado esté o no a disposición del usuario como una afirmación. No tener representación escrita puede llevar a una conclusión con excepción o una negación de conclusión sobre la base de una limitación en el alcance del contrato.

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2. Aspectos metodológicos de la Auditoría Integral

Obtención de evidencia Es necesario obtener evidencia suficiente y apropiada para con ella basar la conclusión. La suficiencia es la medida de la cantidad de evidencia. Lo apropiado es la medida de la calidad de la evidencia; esto es, su relevancia y su confiabilidad. El auditor debe considerar la relación entre el costo de obtención de evidencia y la utilidad de la información obtenida. Sin embargo, el asunto de la dificultad o de los gastos involucrados no es en sí mismo una base válida para omitir un procedimiento de obtención de evidencia para el cual no hay alternativa. El auditor debe usar el juicio profesional y ejercer el escepticismo profesional en la evaluación de la cantidad y calidad de la evidencia y por lo tanto su suficiencia y lo apropiado para dar soporte al informe.

Utilizando el trabajo de un experto Cuando el trabajo de un experto es empleado en la obtención y evaluación de evidencia, el auditor y el experto deben poseer las habilidades y conocimientos adecuados respecto a la temática definida y al criterio para que el auditor determine que ha sido obtenida evidencia suficiente y apropiada.

Consideración de los eventos subsecuentes El auditor debe considerar en la información de la temática definida y en el informe de aseguramiento, los eventos hasta la fecha del informe de aseguramiento. La extensión de la consideración de eventos subsecuentes depende del potencial de esos eventos para afectar la información de la temática y lo apropiado de la conclusión del auditor. La consideración de eventos subsecuentes en algunos contratos de aseguramiento puede no ser relevante a causa de la naturaleza de la temática definida.

Preparación del informe de auditoría integral El auditor debe asegurarse que haya sido obtenida evidencia suficiente y apropiada para soportar la conclusión expresada en el informe de auditoría integral. En el desarrollo de la conclusión, el auditor considerará toda la evidencia relevante obtenida sin importar si ésta parece corroborar o contradecir la información de la temática definida. El informe de auditoría Integral debe presentarse por escrito y debe contener una expresión clara de la conclusión del contador profesional acerca de la información de la temática definida.

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Otras responsabilidades del informe El auditor debe considerar otras responsabilidades del informe, incluyendo la importancia de comunicar asuntos relevantes y de interés para la dirección que surjan del contrato de aseguramiento con los encargados del mando.

Control de calidad El auditor debe implementar procedimientos de control de calidad que sean aplicables al contrato individual. Bajo la norma internacional sobre control de calidad (ISQC) 1, “Control de Calidad para Auditoría, Aseguramiento y Prácticas de Servicio Relacionados”, una firma de contadores profesionales tiene la obligación de establecer un sistema de control de calidad diseñado para proveer aseguramiento razonable de que la firma y su personal cumplen con las normas profesionales y con los requerimientos y regulaciones legales y que los informes de aseguramiento emitidos por los socios del contrato son apropiados en las circunstancias. Además entre los elementos de controles de calidad que son relevantes a un contrato individual se incluyen las responsabilidades del líder del grupo para la calidad del contrato, requerimientos éticos, aceptación y continuidad de las relaciones del cliente y los contratos específicos, la asignación de los equipos del contrato, el desarrollo del contrato y la supervisión y seguimiento.

Fases de la Auditoría El proceso de la planeación y ejecución de un contrato de auditoría integral descrito en los párrafos anteriores, se puede agrupar en cinco fases diferentes. Una representación esquemática de estas fases es la siguiente:

FASE I : ETAPA PREVIA Y DEFINICIÓN DE LOS TÉRMINOS DEL TRABAJO FASE II : PLANEACIÓN • Entendimiento de la entidad y su entorno y valoración de los riesgos. • Obtención de información sobre las obligaciones legales de la empresa. • Obtención de información sobre el plan de gestión de la empresa. • Realización de procedimientos analíticos preliminares. • Establecer la importancia relativa y evaluar el riesgo aceptable de auditoría y el riesgo inherente. • Entender la estructura de control interno y evaluar el riesgo de control. • Elaborar un plan global de auditoría y un programa de auditoría 34

2. Aspectos metodológicos de la Auditoría Integral

FASE III: PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA EN RESPUESTA A LOS RIESGOS VALORADOS • Determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos requeridos. • Pruebas de los controles • Procedimientos sustantivos • Evaluación de la evidencia • Documentación FASE IV: FASE FINAL DE LA AUDITORÍA • • • • • •

Revisar los pasivos contingentes Revisar los acontecimientos posteriores Acumular evidencias finales: Evaluar el supuesto de empresa en marcha. Obtener carta de presentación o certificaciones de los estados financieros. Revisar los estados financieros y verificar que las cifras finales concuerdan con ellos. • Construir los indicadores esenciales para evaluar el desempeño de la administración en el cumplimiento de los objetivos y metas • Emitir el informe de auditoría integral • Discusión del informe con la Administración o Comité de Auditoría FASE V: CONTROL DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS

En este capítulo se desarrollará la Fase I: Etapa Previa a la Contratación y Convenios. Las demás fases se incluirán en capítulos independientes.

Etapa previa a la contratación y convenios De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría 300: Planeación de una Auditoría de Estados Financieros, el auditor debe desarrollar las siguientes actividades antes de realizar las actividades propiamente dichas de planeación: • Aceptación del cliente. • Evaluación de los requerimientos éticos, incluyendo la independencia y para auditorías por primera vez la comunicación con los auditores previos. • Establecer un entendimiento del alcance y los términos del contrato.

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El propósito de realizar estas actividades de planeación preliminares antes del desarrollo de actividades importantes en la planeación de la auditoría, es asegurarse que el auditor ha considerado cualquier evento o circunstancia que pueda afectar la habilidad del auditor para planear y desarrollar el contrato de una manera efectiva. Antes de aceptar el trabajo, el auditor deberá obtener un conocimiento preliminar de la industria y de los dueños, administración y operaciones de la entidad que va a ser auditada, y considerar si puede obtener un adecuado nivel de conocimiento de la actividad del cliente para desarrollar la auditoría. Después de la aceptación del trabajo, se obtendrá información adicional y más detallada. En la medida que sea factible, el auditor obtendrá el conocimiento requerido al principio del trabajo. Al avanzar la auditoría, esa información será evaluada y actualizada y se obtendrá más información.

Memorando o cuestionario sobre la investigación preliminar En un trabajo extenso, como el requerido por la auditoría integral, se recomienda la elaboración de un memorando preliminar. Este memorando da las bases para hacer el presupuesto de honorarios, en los casos en que a la firma inicialmente se le haya llamado para hacer un presupuesto antes de la contratación de los servicios o de la decisión final de la compañía acerca de la contratación del servicio, este memorando sirve como base para cotizar los honorarios. Pero en el evento de que a la firma se le haya seleccionado previamente para la prestación del servicio y se espera del mismo, el presupuesto de honorarios o que éstos se hayan establecido sin ninguna revisión anterior, este memorando sirve también para la elaboración de los programas de trabajo. El objetivo fundamental de esta investigación, es poder medir el grado de organización que tiene la compañía y visualizar el tamaño de las operaciones y el monto de los honorarios, en la determinación de éstos influyen varios aspectos, los cuales se pueden evaluar por medio de este cuestionario. Además, la información aquí obtenida sirve de base para la planeación del trabajo. El memorando debe ser elaborado por un profesional con experiencia para asegurar que se obtenga la información completa y se pueda comprobar por medio de otros procedimientos cuando sea necesario. La evaluación del memorando sobre la investigación preliminar proporcionará las bases para elaborar la propuesta de la auditoria integral.

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2. Aspectos metodológicos de la Auditoría Integral

Definición de los términos del trabajo La Norma Internacional de Auditoría 210: Términos de los Trabajos de Auditoría, incluye los siguientes puntos sobre el acuerdo de los términos del contrato con el cliente: La carta compromiso de un auditor a su cliente documenta y confirma su aceptación del nombramiento, el objetivo y alcance de la auditoría, el grado de sus responsabilidades para con el cliente y la forma de presentar cualesquier informe. Al considerar el objetivo y alcance de la auditoría y el grado de sus responsabilidades, el auditor necesita evaluar sus propias habilidades y competencia y las de su personal para conducir el trabajo. Al hacer dicha evaluación, el auditor deberá considerar la disponibilidad de suficiente habilidad y competencia en los negocios del cliente. Al emitir una carta compromiso, el auditor deberá contemplar , además de los factores generales expuestos en la Norma Internacional 210: Términos de los Trabajos de Auditoría, incluir comentarios sobre lo siguiente: • El uso y fuente de principios de contabilidad especializados, con particular referencia a: - Cualquier requisito contenido en la ley o regulaciones aplicables al cliente; - Pronunciamientos de entidades de control y vigilancia y de organismos contables profesionales; y - La práctica de la industria; • Los contenidos y formatos de cualquier informe con propósito especial requeridos en adición a los estados financieros anuales, incluyendo la aplicación de principios de contabilidad con propósito especial y/o procedimientos de auditoría con propósito especial; y • La naturaleza de cualquier relación de información especial que puedan existir entre el auditor y las autoridades de control y vigilancia y otros organismos gubernamentales. El auditor debe acordar los términos y condiciones de la auditoría con la parte que le contrata. Como medio de reducir incertidumbres, se recomienda que los términos acordados se recojan en una carta convenio u otra forma adecuada de contrato. En algunos casos, el objeto del trabajo, el tema en cuestión y el plazo de ejecución vienen dados por una parte o partes distintas de aquella que nombra al contador público; por ejemplo, por la propia legislación.

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Es aconsejable tener por escrito las condiciones esenciales de los convenios discutidos o en proyecto. Estos documentos deben expresar, clara y totalmente, los servicios acordados, el lugar donde serán ejecutados y el monto base de la compensación. En todos los convenios relativos a servicios que deban prestarse en los cuales se especifique la cuantía y método de compensación, se debe incluir un cláusula específica sobre ajustes o variación del monto de los honorarios, en el evento de que ocurran circunstancias que afecten la duración del trabajo, el alcance o la naturaleza de los servicios y otras circunstancias como, por ejemplo, ajustes derivados por efectos de la inflación. Además, cuando los convenios por servicios no contengan alguna cláusula sobre servicios adicionales o sobre cambios en el alcance de aquellos, y sean susceptibles de arreglos especiales futuros, y se presente y acepten sugerencias respecto a servicios de esa naturaleza, tales sugerencias irán siempre acompañadas de la referencia al hecho de que estarán sujetas a convenios por separado y a una compensación adicional. En resumen la carta propuesta o carta convenio debe incluir la clase de trabajo que se le va a efectuar al cliente, el tipo de informe que se va a emitir, el monto de los honorarios, el reembolso de los gastos que se incurran y la responsabilidad que está asumiendo la firma por el trabajo. Todos estos aspectos son muy importantes y hace que la firma tenga un respaldo escrito sobre el convenio que tiene firmado con el cliente con relación a sus servicios. Esta carta convenio se debe enviar antes de iniciar el trabajo y se debe exigir a la compañía que confirme los términos de la misma.

MODELO DE PROPUESTA DE AUDITORÍA INTEGRAL Bogotá D. C. Enero 15 de 2011 Señores Sociedad Hipotética S.A. Apreciados Señores: De acuerdo con su solicitud, nos es grato presentarles la presente propuesta de auditoría integral, para la Sociedad Hipotética S.A. para el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2011, la cual hemos preparado teniendo en consideración las funciones y responsabilidades contempladas en el Código de Comercio, las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y demás disposiciones legales que regulan las actividades de la sociedad. 38

2. Aspectos metodológicos de la Auditoría Integral

1. Naturaleza y alcance de la auditoría integral El objetivo de nuestro trabajo es la realización de una auditoría integral con el siguiente alcance:

x Financiero. Establecer si los estados financieros de la sociedad reflejan razonablemente su situación financiera, el resultado de sus operaciones, los cambios en su situación financiera, su flujo de efectivo y los cambios en su patrimonio, comprobando que en la preparación de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y las normas internacionales de información financiera.

x Cumplimiento. Determinar si la sociedad en desarrollo de las operaciones que realiza, cumple con las disposiciones legales que le son aplicables.

x Gestión. Evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la sociedad y en el manejo de los recursos disponibles.

x Control interno. Evaluar el sistema de control interno mediante la revisión de ciclos transaccionales tales como: ciclo de ingresos, ciclo de egresos, ciclo de producción, ciclo de nómina, ciclo de compras y cuentas por pagar, ciclo de tesorería y ciclo de información financiera; para determinar si los controles establecidos por la sociedad son adecuados o requieren ser mejorados para asegurar mayor eficiencia en las operaciones y una adecuada protección de su patrimonio. La auditoría integral se hará de acuerdo con las prescripciones legales, pronunciamientos profesionales y las normas internacionales de auditoria y aseguramiento, por consiguiente incluirá una planeación, evaluación del control interno, medición de la gestión, pruebas de la documentación, de los libros y registros de contabilidad y otros procedimientos de auditoría que consideremos necesarios de acuerdo con las circunstancias. Nuestros procedimientos de auditoría incluirán: • Pruebas de cumplimiento de las disposiciones y de las decisiones de los órganos de administración. • Pruebas de cumplimiento de las normas prescritas por las disposiciones del Código de Comercio, leyes tributarias y demás normas legales. • Examen de la estructura organizativa de la sociedad, sus objetivos, planes estratégicos, políticas para lograrlos y cumplimiento de los mismos. • Comprobación de la utilización adecuada de los recursos disponibles.

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• Revisión y evaluación de la estructura del control interno. • Revisión de ingresos, facturación, desembolsos y pruebas de los gastos de personal. • Pruebas de la evidencia documental necesaria para soportar las operaciones registradas en las cuentas. • Arqueos de las inversiones y demás valores. • Pruebas de la existencia física de los activos fijos. • Confirmación directa de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, saldos y demás transacciones con los bancos si lo consideramos necesario. • Pruebas de cumplimiento de las disposiciones de la Asamblea General y de las decisiones de la Junta Directiva. • Examen de la evidencia que respalda las cifras y las revelaciones en los estados financieros. • Evaluación de las normas de contabilidad utilizadas, de las estimaciones contables significativas hechas por la administración y de la presentación de los estados financieros en conjunto. • Pruebas para determinar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos. • Verificación de la existencia de procedimientos adecuados de operación y la eficacia de los mismos. • Otros procedimientos de auditoría que consideremos aplicables de acuerdo con las circunstancias. El alcance de la auditoria integral se basará principalmente en pruebas selectivas suficientes para obtener seguridad razonable en cuanto a que la información que contienen los registros contables principales y otros datos fuentes, es confiable como base para la preparación de los estados financieros y nos permitirá obtener evidencia suficiente y válida para formar y justificar la opinión que debemos expresar acerca de la razonabilidad de los estados financieros. Es entendido que como auditores haremos las salvedades que consideremos pertinentes en caso de disparidad importante sobre la aplicación de las normas internacionales de contabilidad y el cumplimiento de la disposiciones legales y tributarias; las recomendaciones acerca de las desviaciones observadas, que requieran ser corregidas o mejoradas para lograr mayor eficiencia en las operaciones y una adecuada protección del patrimonio de la sociedad.

2. Metodología del trabajo de la auditoría integral Nuestro enfoque está basado sobre el entendimiento del negocio y el sector en el cual opera. La estructura y los aspectos más relevantes de nuestro enfoque son los siguientes: 40

2. Aspectos metodológicos de la Auditoría Integral

Planeación preliminar Nuestras actividades de planeación preliminar consisten entre otras cosas, en la comprensión del negocio del cliente, su proceso contable y la realización de procedimientos analíticos preliminares. La mayoría de estas actividades implican reunir información que nos permita evaluar el riesgo a nivel de cuenta y error potencial y desarrollar un plan de auditoría adecuado. Mediante la comprensión del ambiente de control, esto es, la actitud global, conciencia y actos de los directivos y de la administración respecto de la importancia del control interno de la sociedad y buscando identificar factores específicos de riesgo, que requieren atención especial en el desarrollo de nuestro plan de auditoría y su relación con errores potenciales, evaluaremos los riesgos existentes. Los errores potenciales son tipos particulares de errores relacionados con la integridad, validez, registro y corte de transacciones particulares, y con la valuación y presentación de partidas en los estados financieros preparados por la administración.

Ejecución de la auditoría integral 1. Auditoría de Gestión La auditoría de gestión incluye el examen que realizaremos a la sociedad con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por la compañía. La eficiencia comprende: el rendimiento del servicio prestado en relación con su costo; y la comparación de dicho rendimiento con los indicadores establecidos previamente. La evaluación de la eficacia se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos, es decir, comparando los resultados reales obtenidos con los resultados previstos. La auditoría de gestión tendría el siguiente alcance: • Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas. • Comprobar la confiabilidad de la información que se toma de base para el cálculo de los indicadores de gestión. • Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos.

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• Comprobar la utilización adecuada de los recursos importantes de la compañía. • Evaluar la estructura organizacional de la compañía.

2. Auditoría del Control Interno El objetivo de la auditoría del control interno es confirmar que éstos han estado operando en forma efectiva y consistente durante todo el ejercicio. Las pruebas de controles se basan en cuestionamientos corroborativos complementados con la observación, examen de la evidencia documental o haciéndolos funcionar de nuevo. Si el uso de computadores es dominante, normalmente un especialista de auditoría de sistemas diseña y prueba el funcionamiento de controles basados en los computadores. Si nuestras pruebas confirman que los controles son efectivos, haremos pruebas a nivel básico. Si llegamos a la conclusión de que los controles no son efectivos y no podemos confiar en ellos, modificaremos nuestro plan de auditoría, incrementando el número de pruebas.

3. Procedimientos analíticos Los procedimientos analíticos implican comparar las cantidades registradas con una expectativa de las mismas, desarrollada partiendo de datos financieros o no financieros pertinentes, con el objeto de sacar conclusiones de si las cantidades registradas están libres de errores importantes. Si proyectamos probar un error potencial usando procedimientos analíticos sustantivos, daremos los siguientes pasos: x Desarrollar una expectativa de la cantidad registrada, basada en datos pertinentes financieros o no financieros. x Comparar las expectativas con la suma registrada e identificar diferencias que requieran investigación posterior (aquellas diferencias que excedan de una cantidad mínima límite predeterminada). x Identificar y corroborar explicaciones sobre diferencias que excedan el límite mínimo, mediante la ejecución de nuevos análisis o cuestionamientos y examen de la documentación de apoyo.

4. Pruebas de detalle de los saldos y de las operaciones Las pruebas de detalle, son procedimientos sustantivos que requieren de examen de evidencia que apoye los montos en una población, con el fin de determinar si la población está libre de cifras erróneas importantes. Si proyectamos probar un error potencial usando pruebas de detalle, identificaremos la población que corresponda, que puede ser un saldo de cuenta, una clase de transacciones o 42

2. Aspectos metodológicos de la Auditoría Integral

una parte de ellas. Luego, o aplicamos una técnica apropiada de muestreo para seleccionar partidas de la población y examinar la evidencia de apoyo para esas partidas, o examinar la evidencia de apoyo para la población completa.

5. Evaluación de los Resultados de las Pruebas Consideraremos factores cuantitativos y cualitativos en la evaluación de todos los posibles errores detectados por nuestros procedimientos sustantivos. Basados en la naturaleza y monto de los errores identificados y la posibilidad de errores adicionales no detectados, debemos concluir, sí: • El alcance de nuestra auditoría fue suficiente o, • Los estados financieros no son materialmente erróneos. Si concluimos que el alcance de nuestra auditoría no fue suficiente, deberemos llevar a cabo procedimientos adicionales. Si concluimos que los estados financieros son materialmente erróneos, pediremos al cliente que los ajuste.

6. Revisión de los Estados Financieros Revisaremos los estados financieros intermedios y finales para determinar si: • En conjunto, son coherentes con nuestro conocimiento del negocio, nuestra comprensión de los saldos y relaciones individuales y nuestra evidencia de auditoría. • Las políticas contables utilizadas en la preparación de los estados financieros son apropiadas y están reveladas adecuadamente, al igual que cualquier cambio en dichas políticas. • Los saldos y revelaciones asociadas están presentados de acuerdo con las políticas contables, normas profesionales y requisitos legales reglamentarios. Los estados financieros y nuestro dictamen de auditoría con frecuencia se incluyen en un documento que se presenta ante una autoridad de control y vigilancia, o se distribuye al público. Leeremos este documento para asegurarnos de que no haya incoherencias entre los estados financieros y cualquier otra información contenida en el documento.

7. Auditoría de cumplimiento Ejecutaremos una auditoría de cumplimiento para comprobar que las operaciones, registros y demás actuaciones de la sociedad cumplan con las normas legales establecidas por las entidades encargadas de su control y vigilancia. Esta auditoría incluye:

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Auditoría tributaria. Se hará la planeación tributaria y se prestará la asesoría requerida para asegurarnos que la sociedad cumpla sus obligaciones tributarias conforme a los principios fundamentales y normas que regulan los impuestos en el país. Dentro de este marco, prestaremos un servicio completo y diversificado incluyendo todas las fases de impuestos directos e indirectos que afecten la sociedad, a saber: impuestos de renta y complementarios, ventas, timbre, industria y comercio, predial, etc. El alcance de la auditoria integral no incluye aquellas situaciones que pudieran dar lugar a reclamos ante las autoridades tributarias por diferencias de criterios al interpretar las leyes fiscales.

3. Informes En desarrollo de nuestro trabajo de auditoria integral, emitiremos los siguientes informes, los cuales serán un documento oficial cuando se haya cumplido una reunión con los directivos de la sociedad para discutir su contenido, con el propósito de establecer su objetividad en relación con las situaciones que en ellos se expresen:

Informe final de la auditoría integral En los primeros meses del año 2012, presentaremos a la Asamblea General un informe de auditoría integral con el siguiente alcance: auditoría financiera del balance general y los correspondientes estados de resultados, de cambios en el patrimonio, de cambios en la situación financiera y de flujos de efectivo; la evaluación del sistema de control interno la evaluación del cumplimiento de las leyes y regulaciones que la afectan y el grado de eficiencia y efectividad en el manejo de sus programas y actividades evaluado con los indicadores de desempeño. Este informe estará acompañado de los siguientes estados financieros de propósito general preparados por la administración, acompañados de sus correspondientes notas. Balance General. Estado de Cambios en el Patrimonio. Estado de Flujos de Efectivo Notas Explicativas a los Estados Financieros. Anexo con los principales indicadores de gestión comentados por la auditoría. La opinión sobre los estados financieros de la sociedad, tiene como soporte las conclusiones generales de nuestro examen sobre los mismos. Ésta podrá ser sin salvedades si, a nuestro criterio profesional, refleja razonablemente la situación 44

2. Aspectos metodológicos de la Auditoría Integral

financiera de la sociedad a la fecha indicada y el resultado por el período examinado. La opinión será emitida con salvedades por ejemplo, cuando por circunstancias no controlables por nosotros, tengamos impedimentos en la ejecución de pruebas apropiadas y necesarias para la expresión de nuestro dictamen sobre situaciones o resultados que podrían tener relativa importancia. Nos abstendríamos de opinar o daríamos una opinión negativa si por ejemplo, por las condiciones y circunstancias encontradas no es posible la realización de nuestro trabajo, o cuando se presentan prácticas contables que vician materialmente los estados financieros. Cualquiera que sea el resultado del trabajo y el tipo de opinión o informe que emitamos, el balance ajustado y reclasificado de acuerdo con las circunstancias encontradas, les será entregado para efectos de su análisis y estandarización para usos futuros.

Informes intermedios y eventuales x En el curso de la auditoria integral y al menos trimestralmente, previa revisión de los controles establecidos, de los procedimientos administrativos, de los registros contables y de la documentación que lo soporta, presentaremos informes donde se resumirá el trabajo efectuado y las observaciones y recomendaciones acerca de la organización contable-administrativa, eficacia de los controles internos y otros aspectos de la auditoría integral que hubieren sido detectados en el curso del trabajo. x Revisión y firma de los estados financieros que se envían a las entidades de control y vigilancia. x Nuestro primer informe intermedio lo presentaremos con base en las cifras a junio del 2011.

4. Términos del convenio y honorarios 1. La auditoria integral será realizada por contadores públicos designados por nuestra firma, bajo la dirección y responsabilidad de uno de los socios de Blanco & Blanco. 2. Actuaremos como profesionales independientes, sin subordinación laboral, limitación de tiempo ni horario pero con toda la amplitud que sea necesaria para lograr una eficiente y decorosa actuación profesional. 3. Para poder desarrollar nuestra revisión, la sociedad se obliga a mantener

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

la contabilidad al día, un sistema de comprobantes y archivos ordenados, facilidad de inspección física de los registros contables y a suministrarnos cuanta información sea necesaria para el fiel cumplimiento de nuestras obligaciones. 4. Para prestar el mejor servicio posible, conformaremos un grupo de trabajo que por su experiencia profesional, por su participación en trabajos similares, además de sus conocimientos, garantice resultados eficientes y objetivos. A continuación insertamos un esquema que muestra la estructura operacional del grupo, basada en las necesidades propias del trabajo objeto de esta propuesta. Participación anual Equipo de trabajo Socio Principal

Socios y Consultores de Blanco & Blanco

Horas 150

Valores $9.000.000

Ocasional

Responsabilidades Programa, Dirige, Supervisa, prepara y presenta informes. Prestan apoyo y ayuda para definir pasos y fijar estrategias. Sirven de filtro a diferentes tópicos.

Encargado del Trabajo

350

$12.250.000

Bajo la dirección del socio encargado de la auditoría, conduce el trabajo a través de las diferentes etapas.

Auxiliares del Trabajo

150

$3.000.000

Realizan el trabajo de campo bajo la dirección del encargado del Trabajo

Gastos del Trabajo Totales anuales

$750.000 600

$25.000.000

Los honorarios anteriores se facturarán en 12 cuotas iguales de $2.100.000, durante los meses de abril del 2011 a marzo del 2012. A estos honorarios se le adicionará el IVA.

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1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

Cronograma de actividades La auditoria integral se desarrollará mediante visitas mensuales del auditor principal, las cuales para una mayor eficiencia, las programaremos para que coincidan con vencimientos de las declaraciones tributarias y con los informes a las entidades de control y vigilancia. Con este cronograma distribuiremos el presupuesto anual de hora, de manera uniforme en el curso del año.

Experiencia de la firma La firma cuenta con amplia experiencia en auditorías y contratos de aseguramientos en entidades del sector privado y del público. Para que se formen una mejor idea sobre el perfil de Blanco & Blanco, le adjuntamos a la presente un folleto con la información básica de la firma y lista de clientes a quienes les hemos prestado servicios. Con gusto suministraremos cualquier información adicional que consideren conveniente para tomar una decisión sobre esta propuesta. Al agradecerles la confianza que nos brindan al solicitar nuestros servicios profesionales, nos suscribimos como sus atentos servidores. BLANCO & BLANCO ASOCIADOS LTDA. Yanel Blanco Luna Representante Legal

En la práctica profesional, la carta propuesta anterior, puede ser firmada por las partes convirtiéndose en la carta convenio de los términos del contrato.

Contratos para la auditoría integral Una vez asignado u otorgado el trabajo, algunos usuarios de los servicios del contador público y en especial el sector gubernamental, solicitan la firma de un contrato o convenio que responda mejor a las normas de contratación del país. En estos casos la propuesta del auditor servirá de base para la elaboración del contrato y hará parte integral del mismo; si no se incluye como parte integral se debe tener el cuidado suficiente para que el contrato incluya los asuntos esenciales de un convenio de auditoría de acuerdo con las normas internacionales. 47

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En los párrafos siguientes se incluye un modelo de contrato de auditoría integral cuando se ha requerido el mismo por alguna de las partes:

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO DE AUDITORIA INTEGRAL Entre los suscritos a saber: _____________________, mayor y vecino de _______________identificado con la cédula de ciudadanía número expedida en ________________________, en su calidad de representante legal de la Sociedad Hipotética S.A. con domicilio en la ciudad de Santafé de Bogotá y Nit. ______________________, calidad que acredita mediante certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Santafé de Bogotá que se anexa y forma parte de este documento, debidamente autorizado por la Junta Directiva de conformidad con el Acta No. ________ de fecha _____________, por una parte quien en adelante se denominará El Contratante ; y por la otra parte Arcelio U. Blanco Martínez, igualmente mayor y vecino de Barranquilla, identificado con la cédula de ciudadanía No. 817.152 de Barranquilla, como Representante Legal de Blanco & Blanco, sociedad civil colectiva, con domicilio principal en la ciudad de Barranquilla y Nit. No. 890. 103. 092, legalmente constituida mediante escritura pública No. 4499 del 30 de Diciembre de 1.969 de la Notaría Cuarta del Círculo de Barranquilla, debidamente autorizado por los estatutos sociales, quien en adelante se denominará El Contratista Independiente; hemos celebrado el contrato de prestación de servicios profesionales de Revisoría Fiscal que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA - OBJETO: El Contratista Independiente se obliga a cumplir la labor de Auditoria Integral de la sociedad Hipotética S.A. por el año calendario de 2010, de acuerdo con lo establecido por la ley y en un todo de conformidad con la propuesta que presentó al Contratante en comunicación de fecha ___________ ( ) de ___________ del presente año, la que para el efecto de descripción de funciones se considera incorporada al presente contrato. SEGUNDA - DURACIÓN: El presente contrato tendrá una vigencia de un (1) año comprendido entre el 1o de Enero de 20-10 y el 31 de Diciembre de 20-10, entendiéndose que el período sobre el cual se ejercerá el trabajo es el año calendario comprendido entre el 1o de Enero de 20-10 y el 31 de Diciembre del mismo año, para el cual fue elegido por la Asamblea General de Accionista según consta en el Acta No. _____ correspondiente a la reunión celebrada el día ____ de __________ de 20-10. PARÁGRAFO: No obstante lo anterior, el Contratista Independiente continuará ejerciendo las labores contratadas sin solución de continuidad hasta tanto no sea expresamente notificado de la intención del Contratante de dar por terminado el contrato y en todo caso de conformidad con lo estipulado en la cláusula novena de este documento. En este evento el Contratista Independiente seguirá facturando mensualmente el servicio prestado a la misma tasa mensual convenida para el período inicial, incrementada anualmente en un porcentaje 48

2. Aspectos metodológicos de la Auditoría Integral

igual al publicado por el DANE como incremento de precios al consumidor para ingresos medios por el año calendario inmediatamente anterior y sin perjuicio de que, con base en el aumento previsto del trabajo, este incremento sea superior.TERCERA. - VALOR Y FORMA DE PAGO: El Contratante reconocerá al Contratista Independiente, como precio de este contrato y por la sola prestación de los servicios descritos en la propuesta de que trata la Cláusula Primera de este documento, honorarios por la suma de pesos ($), los que pagará en_______________ ( ) cuotas mensuales iguales cada una por la suma de _______________________________pesos ($), entre los meses de ______________________de 20-10 y ________________ de 20-11. PARÁGRAFO 1: Los anteriores pagos los efectuará el Contratante directamente al Contratista Independiente en las oficinas de aquel dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación de las correspondientes facturas. PARÁGRAFO 2 : El retardo en el pago de las cuotas mensuales dará derecho al Contratista Independiente para exigir intereses moratorios al tres por ciento ( 3% ) mensuales sobre los saldos insolutos sin necesidad de constituir en mora al Contratante y sin requerimiento alguno, sin que esto implique prorroga del plazo y sin perjuicio del derecho del Contratista Independiente para exigir, por la vía judicial, el incumplimiento de la obligación total, caso en el cual el Contratante pagará las costas judiciales del cobro y los honorarios del abogado a quien se encargue la cobranza.CUARTA. - DESIGNACIONES: Para el correcto cumplimiento de sus funciones, El Contratista Independiente designará las personas que habrán de cumplir con las obligaciones que por este contrato asume, las cuales deben llenar los requisitos que para este tipo de funcionarios exige la ley. Entre estas personas y el contratante no existirá ninguna relación de carácter laboral, y por ende, el pago de sus salarios y demás prestaciones sociales es responsabilidad exclusiva del Contratista Independiente. PARÁGRAFO: Además del citado personal, el Contratante designará de su nómina los funcionarios que se requieran para que presten su colaboración a la Auditoria. Estos empleados trabajarán de tiempo completo con el Contratista Independiente, pero sin que exista ninguna relación laboral con éste y, por ende, el pago de sus salarios, prestaciones e indemnizaciones será responsabilidad exclusiva del Contratante. – QUINTA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE : Además de las obligaciones generales derivadas del presente Contrato, el Contratante se compromete a : a) Prestarle toda la colaboración que solicite el Contratista Independiente facilitándole todos los documentos o informes que éste requiera para el correcto cumplimiento de sus funciones; b) A correr con todos los gastos que se ocasionen con motivo del desarrollo de este contrato, tales como portes del correo, fotocopias, gastos de viaje fuera de la ciudad donde fue contratado el servicio m llamadas telefónicas locales y de larga distancia, servicio de telex, fax, 49

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etc. ; c) En caso de documentos que deban ser revisados y /o certificados por el Contratista Independiente para su posterior presentación a entidades oficiales o particulares, el Contratante se obliga a entregar dichos documentos al Contratista Independiente con no menos de________ ( ) días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento para su presentación. PARÁGRAFO : En caso de incumplimiento de cualesquiera de estas obligaciones por parte del Contratante, en especial la contenida en el literal c) de ésta cláusula, el Contratista Independiente no será responsable por demoras en la presentación de los documentos a las autoridades que lo requieran, pudiendo, además dejar constancia de las salvedades que considere oportunas y quedando absolutamente libre de responsabilidad por errores u omisiones en que haya incurrido el Contratante al diligenciar los documentos respectivos. SEXTA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA INDEPENDIENTE: El Contratista Independiente se obliga única y exclusivamente a la realización de las labores descritas en la propuesta presentada al Contratante el día __________ ( ) de 20-10 y que son las que corresponden a la Auditoria Integral de acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio y demás normas legales vigentes en Colombia. SÉPTIMA. - LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO: El servicio contratado por el CONTRATANTE se prestará en la ciudad de Barranquilla y se extenderá a otros lugares cuando por razón del servicio contratado se presenten circunstancias que lo requieran. OCTAVA. - DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos las partes acuerdan que sea el domicilio contractual la ciudad de Barranquilla. NOVENA. - TERMINACIÓN DEL CONTRATO : Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula segunda de este documento, el Contratante podrá dar por terminado este contrato en forma unilateral sujetándose a las siguientes previsiones: a) Antes del cumplimiento del plazo inicial de un (1) año pactado, en cualquier momento, pagando al Contratista Independiente el precio total acordado en la cláusula tercera de este documento; b) En el caso del parágrafo de la cláusula segunda, el aviso de terminación del contrato debe ser dado al Contratista Independiente con no menos de treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha efectiva de dicha terminación. DÉCIMA. - DOTACIONES Y RECURSOS : El Contratante facilitará a su costa al Contratista Independiente el espacio físico, así como los elementos necesarios requeridos para el desempeño de su labor, tales como equipo de cálculo, mesas, sillas, etc. DECIMOPRIMERA. AUTONOMÍA DEL CONTRATISTA INDEPENDIENTE : En desarrollo del presente contrato de Prestación de Servicios Profesionales de Revisoría Fiscal, el Contratista Independiente actúa como tal, realizando la labor encomendada con libertad y autonomía técnica y directiva. – 50

2. Aspectos metodológicos de la Auditoría Integral

DECIMOSEGUNDA. - GASTOS: Los gastos en que se incurra como consecuencia de la celebración del presente contrato, como el pago del impuesto de timbre, publicaciones, etc., sean sufragados por partes iguales entre los contratantes. DECIMOTERCERA. - CLÁUSULA COMPROMISORIA: Las diferencias que surjan entre las partes con ocasión del desarrollo o terminación de este contrato serán dirimidas por tres (3) árbitros, nombrados por la Cámara de Comercio de Barranquilla quienes seguirán el procedimiento fijado por el D. E. 2279 / 89 y cuyo fallo será en derecho. En este evento, las notificaciones se recibirán en las siguientes direcciones: El Contratante, en la ___________________________de ____________________y el Contratista Independiente, en la Calle No. 52 - 29, Piso 2. Oficina 207, de Barranquilla. OTROS: Las partes dejan constancia de que por razón de la definición de los esquemas operativos, este contrato se firma en la fecha, pero las obligaciones y derechos de las partes han tenido vigencia a partir 1o de enero del 20-10. Para constancia se firma en la ciudad de Barranquilla, a los __________________ ( ) días del mes de ____________ de 20-10 y 20-11, ante testigos, en dos (2) ejemplares del mismo valor y contenido. EL CONTRATANTE INDEPENDIENTE XXXXXXXXXXXX MARTINEZ C. C. C. C. No. 817. 152 de Barranquilla

EL CONTRATISTA ARCELIO U. BLANCO

TESTIGO TESTIGO Nombre Nombre C. C C. C

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CAPÍTULO

3

Planeación 1. Generalidades En esta sección se comentan los principales asuntos de la Norma Internacional de Auditoría 300: Planeación de una Auditoría de Estados Financieros, que establece que el auditor debe planear el trabajo de modo que se lleve a cabo de una manera efectiva. La planeación implica el desarrollo de una estrategia general para el enfoque, énfasis, oportunidad y conducción del contrato y de un plan de trabajo con un detallado enfoque de la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría que se van a realizar y lo racional de su elección. Una planeación adecuada ayuda a asegurar que se ha dedicado suficiente atención a las áreas importantes del trabajo, que los problemas potenciales son identificados de manera oportuna y que el contrato está organizado y dirigido de manera organizada de forma que permita llevarse a cabo de una forma efectiva y eficiente. La planeación adecuada también ayuda a la asignación adecuada de trabajo a los miembros del equipo del contrato y a la revisión de su trabajo, dado el caso, en coordinación con el trabajo realizado por otros auditores y expertos. La naturaleza y extensión de las actividades de planeación varían de acuerdo al tamaño y complejidad de la entidad, de la experiencia previa del auditor con la entidad y de la comprensión sobre la entidad y su entorno incluyendo su control interno.

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El auditor debe planear el trabajo con una actitud de escepticismo profesional, reconociendo que pueden existir circunstancias que causen declaraciones equivocadas importantes en la temática. Para ejercer una actitud de escepticismo profesional el auditor también debe reconocer que pueden surgir circunstancias que den como resultado la necesidad de cambiar la estrategia general para el enfoque y la conducción del trabajo y de los procedimientos de auditoría planeados. La planeación de una auditoría incluye las siguientes actividades: x x x x

Realizar las actividades preliminares de planeación Desarrollar la estrategia general de auditoría Desarrollar el plan de auditoría Considerar los cambios a las decisiones de planeación durante el desarrollo del trabajo. x Considerar la dirección y supervisión de los miembros del equipo del contrato y la revisión de su trabajo. x Documentar los asuntos importantes relacionados con las actividades de planeación. La planeación no es una fase discreta o estática de una auditoría, sino un proceso continuo que frecuentemente empieza justo después de terminar la auditoría previa y continúa hasta finalizar el contrato actual. En la planeación de un trabajo el auditor considerará la oportunidad y secuencia de ciertas actividades de planeación y los procedimientos de auditoría que necesitan ser completados antes de la realización de procedimientos de auditoría adicionales. Por ejemplo, el auditor planeará las discusiones entre los miembros del equipo de auditoría, los procedimientos analíticos que van a ser aplicados como procedimientos de valoración de riesgos, la obtención de un entendimientos general del marco legal y regulatorio aplicable a la entidad y la manera en que la entidad está cumpliendo con ese marco conceptual y el comportamiento de los procedimientos de la valoración de riesgos antes de desarrollar procedimientos detallados de auditoría a nivel de afirmación para clases individuales de transacciones, saldos de cuentas y revelaciones. El auditor puede discutir elementos de la planeación (por ejemplo, la estrategia general de auditoría o ciertos procedimientos de auditoría) con los encargados del gobierno y la dirección de la entidad. Estas discusiones pueden ser parte de una comunicación general o pueden ser llevadas a cabo para mejorar la efectividad y eficiencia de la auditoría. Las discusiones con los encargados del gobierno generalmente incluyen el enfoque general y el alcance del trabajo, incluyendo cualquier limitación o cualquier requerimiento adicional. Las discusiones con la dirección generalmente se acuerdan para facilitar la conducción y dirección del contrato, por ejemplo, para coordinar algunos de los procedimientos de auditoría 54

3. Planeación

planeados con el trabajo del personal de la entidad. Aunque estas discusiones suelen ocurrir con frecuencia, la estrategia general y el plan de auditoría son responsabilidad del auditor. Cuando ocurren discusiones sobre la estrategia o sobre ciertos procedimientos de auditoría se requiere mucho cuidado para no comprometer la efectividad de la auditoría. Por ejemplo, el auditor debe considerar si la discusión de la naturaleza y oportunidad de procedimientos de auditoría detallados con la dirección, compromete la efectividad de la auditoría al hacer que estos procedimientos se vuelvan demasiado predecibles.

Actividades preliminares de planeación El auditor debe desarrollar las siguientes actividades antes de realizar las actividades propiamente dichas de planeación: x Aceptación del cliente x Evaluación de los requerimientos éticos, incluyendo la independencia y para auditorías por primera vez la comunicación con los auditores previos x Establecer un entendimiento del alcance y los términos del contrato. El propósito de realizar estas actividades de planeación preliminares antes del desarrollo de actividades importantes en la planeación de la auditoría, es asegurarse que el auditor ha considerado cualquier evento o circunstancia que pueda afectar la habilidad del auditor para planear y desarrollar el contrato de una manera efectiva. Por efectos metodológicos, los asuntos incluidos dentro de las actividades preliminares de planeación se desarrollaron en el capítulo anterior

La estrategia general de auditoría El auditor debe desarrollar una estrategia general de auditoría que describa el alcance y la conducción del trabajo con el propósito de reducir el riesgo de auditoría hasta un nivel aceptablemente bajo. El propósito de la estrategia general es desarrollar una respuesta efectiva a los riesgos de errores importantes de la temática y para guiar de manera adecuada el desarrollo del plan de auditoría que responda a los riesgos de errores importantes de la temática. El auditor debe considerar los resultados de las actividades de planeación preliminares y también hacer uso del entendimiento de la entidad y su entorno, incluyendo su control interno, para desarrollar una estrategia general de auditoría efectiva y eficiente que responda apropiadamente a los riesgos valorados y los reduzca hasta un nivel aceptablemente bajo.

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La estrategia general de auditoría incluye la consideración de respuestas de auditoría planeadas para responder a los riesgos identificados de la temática. La estrategia general de auditoría también incluye la organización, conducción y dirección del contrato de auditoría por ejemplo, requerimientos del personal y diferentes locaciones a ser incluidas en el alcance de auditoría y el énfasis relativo en las pruebas de control y en los procedimientos sustantivos. El auditor puede resumir la estrategia general de auditoría en forma de un memorando que contenga las decisiones concernientes al alcance general, énfasis y conducción de la auditoría, respuestas de auditoría planeadas a nivel de la temática, junto con una enumeración de asuntos importantes documentados en el plan de auditoría. El auditor ejercerá el juicio profesional al determinar la forma y contenido de la estrategia general de auditoría con el objetivo de que sea suficiente para entender el enfoque general del alcance y la conducción del trabajo y para comunicar asuntos importantes al equipo del contrato. En auditorías de entidades pequeñas, el trabajo puede ser llevado a cabo por un equipo de auditoría también pequeño. Con un equipo pequeño la coordinación y la comunicación entre los miembros del equipo es más fácil. El desarrollo de una estrategia general de auditoría para una entidad pequeña no necesariamente es complejo y no requiere mucho tiempo; varía de acuerdo con el tamaño de la entidad y con la complejidad de la auditoría. Por ejemplo, en algunas auditorías pequeñas, la planeación puede ser llevada a cabo durante una reunión con el dueño administrador de la entidad o cuando los registros de la entidad estén disponibles para el auditor. Un breve memorando preparado al finalizar la auditoría previa, basado en una revisión de los papeles de trabajo y resaltando temas identificados en la auditoría que terminó, actualizado y cambiado en el período actual puede servir como base para la planeación de la auditoría. Las discusiones con el dueñoadministrador es una parte importante de la planeación.

El plan de auditoría El auditor debe desarrollar un plan de auditoría para implementar la estrategia general de auditoría. Dicho plan convierte la estrategia general de auditoría desarrollada por el profesional en una descripción comprensiva del trabajo que va a ser realizado. El plan establece en detalle los procedimientos de auditoría planeados para obtener evidencia de auditoría que sea suficiente y apropiada para lograr los objetivos relacionados con el trabajo. El plan también sirve como esquema del trabajo que van a realizar los miembros del equipo del contrato y provee un registro de la planeación adecuada y ejecución del trabajo que puede ser revisado y aprobado antes del desarrollo del trabajo adicional.

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3. Planeación

El plan de auditoría incluye los detalles de la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría, planeados en la temática. Esto implica el desarrollo del plan de auditoría, para la realización de procedimientos de valoración de riesgos suficientes para planear procedimientos de auditoría adicionales que respondan a esos riesgos valorados. Durante la realización de los procedimientos delineados en el plan de auditoría, éste será actualizado y modificado, para reflejar los procedimientos de auditoría adicionales que se consideren necesarios según las circunstancias. La forma y la extensión del plan de auditoría es un asunto de juicio profesional y varía dependiendo del tamaño y complejidad de la entidad, de la importancia, de la extensión de otra documentación y de la experiencia de los miembros del equipo del contrato. La estrategia general de auditoría y el plan de auditoría deben ser actualizados y reformados, cuando sea necesario durante el desarrollo del trabajo. La planeación de una auditoría es un proceso continuo e interactivo a través de todo el contrato. Como resultado de eventos inesperados, cambios en las condiciones, o en la evidencia obtenida de los resultados de procedimientos de auditoría, el auditor puede tener la necesidad de modificar la estrategia general de auditoría y del plan de auditoría y por lo tanto la naturaleza resultante planeada, oportunidad y extensión de procedimientos de auditoría adicionales. Alguna información puede llamar la atención del auditor por ser significativamente diferente de la información disponible cuando el auditor planeó los procedimientos de auditoría. Por ejemplo, el auditor puede obtener evidencia de auditoría a través de la realización de procedimientos sustantivos que contradicen la evidencia de auditoría obtenida con respecto a la prueba de efectividad operativa de los controles. En tales circunstancias, el auditor revaluará los procedimientos planeados de auditoría, basado en la consideración revisada de los riesgos valorados para todas o algunas de las clases de transacciones, saldos de cuenta o revelaciones y afirmaciones relacionadas.

Dirección, supervisión y revisión En la planeación del trabajo, el auditor debe considerar la oportunidad y extensión de la supervisión y dirección de los miembros del equipo del contrato y la revisión de su trabajo. En el desarrollo de la estrategia general de auditoría, el auditor debe considerar respuestas generales a los riesgos de errores importantes en la temática. Tales respuesta generales pueden afectar el conocimiento, capacitación, y habilidad al personal que le han asignado responsabilidades importantes en el contrato,

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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y también puede incluir la necesidad de proveer más dirección y supervisión a los miembros del equipo del contrato y una revisión más detallada de su trabajo. Además, al desarrollar el plan de auditoría, el auditor también planeará la oportunidad y extensión de la dirección y supervisión de los miembros del equipo del contrato y la revisión de su trabajo basado en los riesgos valorados de declaración equivocada importante. Si el riesgo valorado de declaración equivocada importante se incrementara, el auditor incrementará la extensión y oportunidad de la dirección y supervisión de los miembros del equipo y realizará una revisión más detallada de su trabajo. En auditoría de entidades pequeñas, éstas pueden ser llevadas a cabo enteramente por una persona. En tales situaciones los asuntos de la dirección y supervisión de los miembros del equipo y la revisión de su trabajo no son necesarios pues un sólo individuo ha llevado a cabo personalmente todos los aspectos importantes del trabajo y está al tanto de todos los asuntos importantes. El desarrollo y la obtención de una lista de chequeo en auditoría pueden proveer una herramienta útil para probar la integridad y lo adecuado del proceso seguido durante una auditoría. Una visión objetiva de lo apropiado de los juicios hechos durante la auditoría puede presentar problemas prácticos cuando los mismos individuos también desarrollaron la auditoría. Cuando temas inusuales y particularmente complejos están involucrados y la auditoría es desarrollada por un auditor individual, es deseable hacer consultas con otros auditores con suficiente experiencia o con otros equipos profesionales de auditoría de manera confidencial.

Documentación El auditor debe documentar la estrategia general de auditoría y el plan de auditoría incluyendo las razones para cambios importantes realizados durante el contrato. La documentación de la estrategia general de auditoría y del plan de auditoría es suficiente para demostrar que el auditor tomó las decisiones claves que consideró necesarias para planear la auditoría adecuadamente. La documentación de las razones para cambios importantes en la estrategia general de auditoría y en el plan de auditoría incluye la respuesta del auditor a los eventos, condiciones o resultados de los procedimientos de auditoría que dieron como resultado tales cambios. Los cambios serán documentados de manera que exista un registro preciso de la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría realizados. Un registro de los cambios a la estrategia general de auditoría puede ser necesario para explicar la estrategia general finalmente adoptada para la auditoría. La forma como estos asuntos serán documentados debe ser determinada por el auditor basado en su juicio profesional. La forma y la extensión de la 58

3. Planeación

documentación dependen del tamaño y complejidad de la entidad y de las circunstancias especificas del contrato. Por ejemplo, en auditorías de entidades más pequeñas y menos complejas la documentación no necesita ser muy extensa. La metodología y la tecnología utilizada durante la auditoría también afectarán la forma y extensión de la documentación.

Consideraciones para contratos de auditoría que se realizan por primera vez El propósito y objetivo de la planeación de una auditoría son los mismos si la auditoría se lleva a cabo por primera vez o si es un contrato recurrente. Sin embargo, para una auditoría inicial el auditor puede necesitar ampliar las actividades de planeación, ya que no posee la experiencia previa con la entidad. Para auditorías iniciales, el auditor debe considerar en el desarrollo de la estrategia y en el plan de auditoría lo siguiente: a. Indagaciones con el auditor anterior, por ejemplo, la revisión de sus papeles de trabajo para obtener un entendimiento de la entidad y de las partes relacionadas. b. Cualquier tema importante discutido con la dirección relacionado con la selección inicial de los auditores, la comunicación de esos asuntos con los encargados del gobierno de la entidad y la manera en que esos asuntos pueden afectar la estrategia general y el plan de auditoría. c. Obtener un entendimiento inicial de la entidad y su entorno, incluyendo su control interno, suficiente para valorar los riesgos de declaración equivocada importante para planear la auditoría. d. Los procedimientos de auditoría planeados para obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada acerca de los estados financieros del año anterior e. La asignación de personal de la firma con más experiencia o conocimiento, capacitación y habilidad para responder a los riesgos de auditoría. f. La extensión de la dirección supervisión y revisión necesaria según el nivel de riesgo de auditoría.

2. Asuntos a considerar en la planeación de una auditoría integral En los siguientes párrafos se incluyen asuntos que el auditor puede considerar en la planeación de una auditoría integral, algunos de estos asuntos pueden ser considerados durante el desarrollo de la estrategia general de auditoría y del plan de auditoría mientras que otros pueden ser relevantes solamente para el desarrollo de la estrategia general de auditoría. 59

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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2.1 LOS PROCEDIMIENTOS DE VALORACIÓN DE RIESGOS EN LA PLANEACIÓN El auditor debe considerar la relación entre los procedimientos de valoración de riesgo y la planeación de procedimientos de auditoría adicionales para asegurarse que se obtuvo un entendimiento suficiente de la entidad para planear procedimientos de auditoría a nivel de los asuntos principales de la temática que respondan a los riesgos de errores importantes. Los asuntos que el auditor puede considerar incluyen lo siguiente: x La oportunidad de los procedimientos de valoración de riesgo y cómo éstos afectan la planeación de la auditoría. x La extensión del entendimiento de la entidad y su entorno, incluido su control interno, necesario para desarrollar el plan de auditoría de la temática. x La necesidad de reconsiderar la estrategia de auditoría general y del plan de auditoría en respuesta a evidencia de auditoría obtenida durante la realización de los procedimientos de valoración de riesgos.

Entendimiento de la entidad y su entorno Todo el personal que intervenga en la ejecución de una auditoría deberá conocer la industria, actividad y organización del cliente y debe obtener un conocimiento suficiente de los factores ambientales, operativos y organizacionales importantes que afectan la actividad del cliente, para llevar a cabo el trabajo con efectividad. Adquirir el conocimiento del negocio del cliente requerirá que el auditor entienda: x El entorno económico y reglamentario existente en los que opera el cliente; y x Las condiciones del mercado existentes en cada uno de los sectores en los que opera el cliente. De igual modo, el auditor necesitará adquirir y mantener un buen conocimiento práctico de los productos y servicios ofrecidos por el cliente. Hay un número de riesgos asociados con las actividades del cliente que son importantes. Una comprensión de la naturaleza de estos riesgos es fundamental para el proceso de planeación del auditor ya que le permite a éste evaluar el riesgo inherente asociado con diferentes aspectos de las operaciones del cliente y lo ayudará a determinar el alcance de confiabilidad sobre el control interno y la naturaleza, oportunidad y alcance de sus procedimientos de auditoría.

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3. Planeación

Los riesgos asociados con las actividades del cliente pueden agruparse de manera amplia en: x Riesgos de producto y de servicio x Riesgos de operación. Se puede obtener un conocimiento de la industria y de la entidad de fuentes diferentes. Por ejemplo: x Experiencia previa con la entidad y su industria. x Discusión con personas de la entidad. x Discusión con personal de auditoría interna y revisión de informes de auditoría interna. x Discusión con otros auditores y con asesores legales o de otro tipo que hayan proporcionado servicios a la entidad o dentro de la industria. x Discusión con personas enteradas fuera de la entidad. x Publicaciones relacionadas con la industria. x Legislación y regulaciones que afecten en forma importante a la entidad. x Visitas a los locales y oficinas de la entidad y a instalaciones de sus plantas. x Documentos producidos por la entidad, por ejemplo: actas de juntas, literatura promocional, informes anuales y financieros de años anteriores, presupuestos, informes internos de la administración, informes financieros provisionales, manual de políticas de la administración, manuales de sistemas de contabilidad y control interno, catálogo de cuentas, descripciones de puestos, planes de mercadotecnia y de ventas. El conocimiento de la actividad del cliente incluye:

a. x x x x x x x x x x

La industria El mercado y la competencia. Actividad cíclica o por temporada Cambios en la tecnología del producto. Riesgo del negocio, por ejemplo: alta tecnología, alta moda, facilidad de entrada para la competencia. Operaciones en reducción o en expansión. Condiciones adversas, por ejemplo: demanda a la baja, capacidad en exceso, seria competencia de precios. Índices clave y estadísticas de operación. Prácticas y problemas de contabilidad específicos. Requisitos y problemas ambientales. Marco de referencia regulador. 61

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x Suministro y costo de energía. x Prácticas específicas o únicas, por ejemplo, relativas a contratos de trabajo, métodos financieros, métodos de contabilidad.

b.

La entidad

Administración y propiedad - características importantes: x Estructura corporativa - privada, pública, gobierno. x Dueños beneficiarios y partes relacionadas. x Estructura del capital. x Estructura organizacional. x Objetivos, filosofía, planes estratégicos de la administración. x Adquisiciones, fusiones o disposiciones de actividades del negocio. x Fuentes y métodos de financiamiento. x Junta Directiva. - Composición - Reputación y experiencia individuales en negocios - Independencia y control sobre la administración de operaciones - Frecuencia de reuniones - Existencia de un comité de auditoría y alcance de sus actividades - Existencia de política sobre conducta corporativa - Cambios en asesores profesionales - Administración de operaciones - Experiencia y reputación - Rotación - Personal financiero clave y su situación en la organización. - Personal del departamento de contabilidad - Incentivo o plan de bonos como parte de la remuneración - Uso de pronósticos y presupuestos - Presiones sobre la administración, por ejemplo: dominio sobreextendido de un individuo, soporte: del precio de acciones, plazos límite irrazonables para anunciar resultados. - Sistemas de información de la administración - Función de auditoría interna (existencia, calidad). - Actitud hacia el entorno de control interno.

El negocio de la entidad - productos, mercados, proveedores, gastos, operaciones: x Naturaleza del negocio, por ejemplo: manufacturero, mayorista, servicios financieros, importación/exportación. x Localización de instalaciones de producción: bodegas, oficinas. x Empleados, por ejemplo: por localidad, suministro, niveles salariales, contratos de sindicato, compromisos de pensión, reglamentación gubernamental. 62

3. Planeación

x Productos o servicios y mercados, por ejemplo: clientes importantes y contratos, términos de pago, márgenes de utilidad, participación del mercado, competidores, exportaciones, políticas de precios, reputación de productos, garantía, tendencias, estrategia y objetivos de mercadotecnia, procesos de manufactura. x Proveedores importantes de bienes y servicios, por ejemplo: contratos a largo plazo, estabilidad del suministro, términos de pago, importaciones, métodos de entrega como «justo a tiempo». x Inventarios, por ejemplo: locales, cantidades. x Franquicias, licencias, patentes. x Categorías importantes de gastos. x Investigación y desarrollo. x Activos, pasivos y transacciones en moneda extranjera. x Legislación y regulaciones que afectan en forma importante a la entidad. x Sistemas de información - actual, planes de cambio. x Estructura de deuda, incluyendo convenios y restricciones. Resultados Financieros - factores concernientes a la condición financiera de la entidad y su capacidad de ganancias: x Índices clave y estadísticas de operación. x Tendencias.

Entorno para informes - influencias externas que afectan a la administración en la preparación de los estados financieros. Legislación x x x x

Entorno y requerimientos reglamentarios. Impuestos. Temas de cuantificación y revelación peculiares del negocio. Requerimientos para informes de auditoría - usuarios de los estados financieros.

Valoración de riesgos de errores importantes El auditor usará la información obtenida al desarrollar procedimientos de valoración de riesgos, con el fin de obtener un entendimiento de la entidad y su entorno, incluyendo la evidencia de auditoría obtenida al evaluar el diseño de los controles y al determinar si han sido implementados, como evidencia de auditoría para soportar la valoración de riesgos. El auditor usará la valoración de riesgos para determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría a desarrollar. 63

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La naturaleza de los riesgos que surgen a partir de un ambiente de control débil es tal que es probable que no se relacionen con riesgos individuales específicos de errores importantes en puntos específicos. Más aún, debilidades tales como la carencia de integridad y competencia de la administración pueden tener un efecto más contundente en los estados financieros y pueden requerir una respuesta general por parte del auditor. Al hacer las valoraciones de los riesgos, el auditor puede identificar los controles que es probable que prevengan, o detecten y corrijan, errores importantes en asuntos específicos. Generalmente, el auditor obtiene un entendimiento de los controles y los relaciona con los asuntos en el contexto de los procesos y sistemas en los cuales existen. Hacer esto es útil dado que los procedimientos individuales de control a menudo por sí mismos no direccionan un riesgo. Con frecuencia, solamente procedimientos múltiples de control, junto con otros elementos del control interno, serán suficientes para direccionar un riesgo. De manera inversa, algunos procedimientos de control pueden tener un efecto específico en un asunto inmerso en una clase de transacción o saldo de una cuenta particular. Por ejemplo, los procedimientos de control que una entidad establece para asegurar que su personal está contando y registrando de manera apropiada el inventario físico anual, se relacionan con la existencia de aseveración para el saldo de cuenta del inventario. Los controles generales se relacionan con muchas aplicaciones y soportan el funcionamiento efectivo de los controles de aplicación ayudando a asegurar la operación continuada y apropiada de los sistemas de información. El auditor considerará la identificación no solamente de los controles de aplicación relacionados directamente con una o más afirmaciones, sino también los controles generales relevantes. El entendimiento del auditor sobre el control interno puede dar origen a dudas sobre si los estados financieros de una entidad son auditables. Las preocupaciones sobre la integridad de la administración de la entidad pueden ser tan serias que causen que el auditor concluya que el riesgo de una representación equivocada de la administración en la temática es tal que no se puede realizar una auditoría. También, las preocupaciones sobre la condición y confiabilidad de los registros de una entidad, pueden causar que el auditor concluya que es improbable que esté disponible evidencia de auditoría suficiente y apropiada para soportar una opinión sin salvedad sobre los estados financieros. En tales circunstancias, el auditor considerará una salvedad o una negación de opinión, pero en algunos casos el único recurso del auditor es retirarse del contrato. x Las normas de auditoría plantean los siguientes cuatro objetivos de los controles internos, relacionados con la información financiera: 64

3. Planeación

x Que las transacciones sean ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica de la administración; x Que todas las transacciones sean registradas enseguida por el monto correcto, en las cuentas apropiadas y en el período contable en el que se ejecutan a modo de permitir la preparación de información financiera dentro de un marco conceptual reconocido de políticas de contabilidad y para mantener la contabilización de los activos; x Que se permita el acceso a los activos sólo de acuerdo con la autorización de la administración; y x Que la contabilización registrada de los activos se compare con los activos existentes a intervalos razonables y se tome la acción apropiada respecto de cualesquiera diferencias. 2.2 RIESGO E IMPORTANCIA RELATIVA La importancia es definida por la Norma Internacional de Contabilidad Número 1 así: «Omisiones o errores en partidas son importantes si pueden, individual o colectivamente, influenciar decisiones económicas tomadas por los usuarios basados en los estados financieros. La importancia depende del tamaño y naturaleza de la omisión o error juzgado en las circunstancias. El tamaño y naturaleza de la partida, o la combinación de ambos, pueden ser el factor determinante». El auditor debe considerar la importancia cuando planea y ejecuta la auditoría para reducir el riesgo de auditoría a un nivel bajo aceptable que sea consistente con el objetivo de la auditoría. La evaluación de si un error puede influenciar decisiones económicas de los usuarios y por lo tanto ser importantes, envuelve consideraciones de las características de esos usuarios. Se asume que los usuarios: (a) Tienen un conocimiento razonable de negocios y de actividades económicas y contables y buena voluntad en el estudio de los estados financieros con razonable diligencia. (b) Entienden que los estados financieros han sido preparados y auditados con niveles de importancia y que hay una relación entre el nivel de importancia usada y el costo y oportunidad de la auditoría. (c) Reconoce las incertidumbres inherentes en la medición de los montos que son base de estimaciones, juicio y consideración de eventos futuros; y (d) Toma de decisiones económicas razonables basado en la información de los estados financieros. La determinación sobre importancia, toma en cuenta la forma en que los usuarios con determinadas características puede esperarse razonablemente que sean influenciados en las decisiones económicas que toman. 65

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El auditor debe determinar un nivel de importancia para los estados financieros tomados en conjunto y para los demás asuntos de la temática para propósitos de: x Determinación de la extensión y naturaleza de los procedimientos de evaluación de riesgo; x Identificación y evaluación de riesgos de errores importantes; y x Determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría La determinación de qué es importante para los usuarios es un problema de juicio profesional. El auditor, frecuentemente, aplica porcentajes a una referencia que escoge como un paso en la determinación de importancia para estados financieros tomados en conjunto. Cuando se identifica una referencia apropiada, el auditor considerará factores como: x Los elementos de los estados financieros (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos) y la medición de los estados financieros definidos en el marco conceptual de información financiera aplicable (posición financiera, resultados financieros y flujos de efectivo) u otros requerimientos específicos del marco conceptual; x Si hay alguna partida en los estados financieros en al cual para una entidad en particular, los usuarios enfocan su atención (para propósitos de evaluar los resultados financieros); x La naturaleza de la entidad y la industria en la cual opera; y x El tamaño de la entidad, naturaleza de sus propietarios y la forma como es financiada. Ejemplos de referencias que podrían ser apropiadas, dependiendo de la naturaleza y circunstancia de la entidad, incluye el total de ingresos, utilidad bruta y otras categorías del estado de resultados como utilidad antes de impuestos para operaciones continuas. Utilidad antes de impuestos de operaciones continuas puede ser una referencia apropiada para empresas o entidades con ánimo de lucro pero no pueden ser una referencia apropiada para la determinación de la importancia cuando, por ejemplo, las ganancias de la entidad son volátiles, cuando la entidad no tiene ánimo de lucro o cuando el negocio es manejado por sus dueños y sacan dinero antes del impuesto de renta fuera del negocio en forma de remuneración. Para entidades basadas en activos (como fondos de inversiones) una referencia apropiada puede ser el neto de activos. Ejemplos ilustrativos de porcentajes aplicados a referencias pueden ser considerados, incluyendo los siguientes:

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3. Planeación

x Para una entidad con ánimo de lucro, 5% de utilidad antes de impuesto de renta para operaciones continuas, o medio por ciento ó 1% del total de ingresos. x Para una entidad sin ánimo de lucro, medio por ciento ó 1% del total de gastos o total de ingresos. x Para una entidad en la industria de fondos mutuos, medio por ciento ó 1% del patrimonio. El auditor puede considerar apropiados porcentajes más altos o más bajos que los indicados arriba, de ser apropiados. Cuando se establece la estrategia general de la auditoría, el auditor debe considerar si, en circunstancias específicas de la entidad, errores en partidas particulares de montos inferiores que la importancia determinada para los estados financieros tomados en conjunto, puede en juicio del auditor, razonablemente esperarse que influencie las decisiones económicas de los usuarios, tomadas con base en los estados financieros. Cualquiera de tales montos determinados representan niveles de importancia más bajos a ser considerados en relación con cuentas particulares de los estados financieros. Cuando se hacen estos juicios, el auditor debe considerar factores como los siguientes: x Si las normas de contabilidad, leyes o regulaciones afectan las expectativas de los usuarios en relación con medidas o revelaciones de ciertas cuentas (transacciones de partes relacionadas, remuneración de la gerencia y de los encargados del gobierno); x Las revelaciones claves en relación con la industria y el ambiente en el cual la entidad opera (costos de investigación y desarrollo en una compañía farmacéutica); x Si la atención se enfoca en los resultados financieros de un segmento particular del negocio que está expuesto separadamente en los estados financieros (Una nueva adquisición). El auditor debe determinar uno o más niveles de error tolerable por clases de transacciones, saldos de cuenta y revelaciones (Error tolerable es el máximo error en una población que el auditor aceptaría). Cuando se evalúa el riesgo de errores importantes y se diseñan y ejecutan procedimientos de auditoría para responder a la evaluación de riesgos, el auditor admite la posibilidad de que algunos errores de montos inferiores a los niveles de importancia determinados, podrían, en su conjunto, resultar en un error importante de los estados financieros. Para hacer esto, el auditor determinará uno 67

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o más niveles de error tolerable. Tales niveles tienen categorías de importancia más bajos.

Riesgo en la Auditoría Se debe evaluar el riesgo en la auditoría y diseñar los procedimientos de auditoría para asegurar que el riesgo se reduzca a un nivel aceptablemente bajo. De acuerdo con las normas internacionales de auditoría, riesgo en la auditoría significa el riesgo de que el auditor dé una opinión de auditoría inapropiada cuando existan errores importantes en la temática. El riesgo en la auditoría tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección. Riesgo inherente: en una auditoría financiera es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones o una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados. Riesgo de control: en una auditoría financiera es el riesgo de que una representación errónea que pueda ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y resulte ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno. Riesgo de detección: en una auditoría financiera es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases. Riesgo inherente Al desarrollar el plan global de la auditoría integral, se debe evaluar el riesgo inherente a nivel de los estados financieros y de las otras temáticas. Al desarrollar el programa de auditoría financiera, se debe relacionar dicha evaluación a nivel de afirmación de saldos de cuenta y clases de transacciones de importancia relativa, o asumir que el riesgo inherente es alto para la afirmación. Para evaluar el riesgo inherente, el auditor usará el juicio profesional en la evaluación de numerosos factores, por ejemplo:

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3. Planeación

A nivel de los estados financieros: x La integridad de la administración x La experiencia y conocimiento de la administración y cambios en la administración durante el período, por ejemplo, la inexperiencia de la administración puede afectar la preparación de los estados financieros de la entidad, x Presiones inusuales sobre la administración, por ejemplo, circunstancias que podrían predisponer a la administración a dar una representación errónea de los estados financieros, tales como el que la industria está pasando por un gran número de fracasos de negocios o una entidad que carece de suficiente capital para continuar operaciones. x La naturaleza del negocio de la entidad, por ejemplo, el potencial para obsolescencia tecnológica de sus productos y servicios, la complejidad de su estructura de capital, la importancia de las partes relacionadas y el número de locales y distribución geográfica de sus instalaciones de producción. x Factores que afectan la industria en la que opera la entidad, por ejemplo, condiciones económicas y de competencia según identificadas por las tendencias e índices financieros, y cambios en tecnología, demanda del consumidor y prácticas de contabilidad comunes a la industria. A nivel de saldos de cuenta y clases de transacciones: x Cuentas de los estados financieros probables de ser susceptibles de representación errónea, por ejemplo, cuentas que requirieron ajuste en el período anterior o que implican un alto grado de estimación. x La complejidad de transacciones subyacentes y otros eventos que podrían requerir usar el trabajo de un experto. x El grado de juicio implicado para determinar saldos de cuenta. x Susceptibilidad de los activos a pérdida o malversación, por ejemplo, activos que son altamente deseables y movibles como el efectivo. x La terminación de transacciones inusuales y complejas, particularmente en o cerca del fin del período. x Transacciones no sujetas a procesamiento ordinario Riesgo de control La evaluación preliminar del riesgo de control de la información financiera es el proceso de evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de una entidad para prevenir o encontrar y corregir manifestaciones erróneas de importancia relativa. Siempre habrá algún riesgo de control a causa de las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y de control interno. 69

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Después de obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno, se debe hacer una evaluación preliminar del riesgo de control al nivel de afirmación, para cada saldo de cuenta o clase de transacciones, de importancia relativa. En una auditoría financiera el auditor por lo general, evalúa el riesgo de control a un alto nivel para algunas o todas las afirmaciones cuando: x Los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no son efectivos; o x Evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no sería eficiente. La evaluación preliminar del riesgo de control para una afirmación del estado financiero debería ser alta a menos que el auditor: x Pueda identificar controles internos relevantes a la afirmación que sea probable que prevengan o detecten y corrijan una representación errónea de importancia relativa; y x Planee desarrollar pruebas de control para soportar la evaluación.

Documentación de la comprensión y de la evaluación del riesgo de control Se debe documentar en los papeles de trabajo de la auditoría: x La comprensión obtenida de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad; y x La evaluación del riesgo de control. Cuando el riesgo de control es evaluado como menos que alto, se debe documentar también la base para las conclusiones. Pueden usarse diferentes técnicas para documentar información relativa a los sistemas de contabilidad y de control interno. La selección de una técnica particular es cuestión de juicio por parte del auditor. Son técnicas comunes, usadas solas o en combinación, las descripciones narrativas, los cuestionarios, las listas de verificación, y los diagramas de flujo. La forma y extensión de esta documentación es influida por el tamaño y complejidad de la entidad y la naturaleza de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad. Generalmente, mientras más complejos los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad y más extensos los procedimientos del auditor, más extensa necesitará ser la documentación del auditor.

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3. Planeación

Riesgo de detección El nivel de riesgo de detección se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del auditor. La evaluación del auditor del riesgo de control, junto con la evaluación del riesgo inherente, influye en la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos que deben desempañarse para reducir el riesgo de detección, y por tanto el riesgo en la auditoría, a un nivel aceptablemente bajo. Algún riesgo de detección estaría siempre presente aún si un auditor examinara el cien por ciento del saldo de una cuenta o clase de transacciones porque, por ejemplo, la mayor parte de la evidencia en la auditoría es persuasiva y no definitiva. Se deben considerar los niveles evaluados de riesgos inherentes y de control al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos requeridos para reducir el riesgo en la auditoría aún nivel aceptable. A este respecto, el auditor consideraría: x La naturaleza de los procedimientos sustantivos, por ejemplo, usar pruebas dirigidas hacia partes independientes fuera de la entidad y no pruebas dirigidas hacia partes o documentación dentro de la entidad, o usar pruebas de detalles para un objetivo particular de auditoría además de procedimientos analíticos; x La oportunidad de procedimientos sustantivos, por ejemplo, desempeñándolos al fin del período y no en una fecha anterior; y x El alcance de los procedimientos sustantivos, por ejemplo, usar un tamaño mayor de muestra. Hay una relación inversa entre riesgo de detección y el nivel combinado de riesgos inherente y de control. Por ejemplo, cuando los riesgos inherente y de control son altos, el riesgo de detección aceptable necesita estar más bajo para reducir el riesgo en la auditoría a un nivel aceptablemente bajo. Por otra parte, cuando los riesgos inherente y de control son bajos, un auditor puede aceptar un riesgo de detección más alto y aún así reducir el riesgo en la auditoría a un nivel aceptablemente bajo. Mientras que las pruebas de control y procedimientos sustantivos son distinguibles en cuanto a su propósito, los resultados de cualquiera de los dos tipos de procedimientos pueden contribuir al propósito del otro. Las manifestaciones erróneas descubiertas al conducir los procedimientos sustantivos pueden causar que el auditor modifique la evaluación previa de riesgo de control. Los niveles evaluados de riesgos inherentes y de control no pueden ser suficientemente bajos para eliminar las necesidades para el auditor de desarrollar 71

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algún procedimiento sustantivo. Sin importar los niveles evaluados de riesgos inherentes y de control, se debe desarrollar algunos procedimientos sustantivos para los saldos de las cuentas y clases de transacciones de importancia relativa. La evaluación del auditor de los componentes del riesgo en la auditoría puede cambiar durante el curso de una auditoría, por ejemplo, puede llegar información que llame atención del auditor cuando desarrolla procedimientos sustantivos que difiera importantemente de la información sobre la que el auditor originalmente evaluó los riesgos inherentes y de control. En tales casos, el auditor modificará los procedimientos sustantivos planeados, basado en una revisión de los niveles evaluados de los riesgos inherentes y de control. Mientras más alta sea la evaluación del riesgo inherente y de control, más evidencia en la auditoría debería obtener el auditor, mediante la realización de procedimientos sustantivos. Cuando tanto el riesgo inherente como el de control son evaluados como altos, el auditor necesita considerar si los procedimientos sustantivos pueden brindar suficiente evidencia apropiada de auditoría para reducir el riesgo de detección, y por tanto el riesgo en la auditoría, a un nivel aceptable-mente bajo. Cuando el auditor determina que el riesgo de detección respecto de una afirmación de los estados financieros para el saldo de una cuenta o clase de transacciones de importancia relativa, no puede ser reducido a un nivel aceptablemente bajo, se debe expresar una opinión con salvedad o una abstención de opinión.

Componentes del riesgo de detección El riesgo de detección tiene dos componentes importantes: riesgo genérico y riesgo de muestreo. Riesgo genérico. Es un riesgo de tipo general en el que se incluye cualquier factor que no corresponda específicamente a la muestra seleccionada (riesgo de muestreo), y que pueda conducir al auditor a llegar a conclusiones inadecuadas, ya sea sobre el saldo de una cuenta o sobre la eficacia de un control interno. Los siguientes son ejemplos del riesgo genérico: x Omisión de procedimientos de auditoría esenciales; por ejemplo, no observar inventarios o confirmar cuentas por cobrar cuando estos saldos sean importantes. x Aplicación incorrecta de los procedimientos de auditoría; por ejemplo, entregar las solicitudes de confirmación al cliente para que las envíe sin ejercer un control sobre los envíos. x Aplicación de procedimientos de auditoría a una muestra inadecuada o incompleta; por ejemplo, excluir toda una categoría de compras del proceso de 72

3. Planeación

selección de una muestra para las pruebas sustantivas y llegar a la conclusión de haber alcanzado el correspondiente objetivo para todas las categorías de compras. x No comprobar una información suministrada por el personal de clientes. x Establecer un nivel inadecuado en las pruebas analíticas de auditoría. Riesgo de muestreo. Este riesgo está relacionado con el nivel de la muestra examinada que podría llevar a conclusiones erradas, por no haberse aplicado el muestreo preciso o no haberse comprobado toda la operación. La solución para reducir el riesgo de muestreo a un nivel razonable es aplicar un procedimiento adecuado de muestreo.

2.3 DIRECCIÓN, SUPERVISIÓN Y REVISIÓN El auditor considerará asuntos requeridos por el sistema de control de calidad de la firma en la planeación de la oportunidad y extensión de la dirección y supervisión de los miembros del equipo del contrato y la revisión de su trabajo. Tales asuntos incluyen lo siguiente: x El impacto de los riesgos valorados de declaración equivocada importante a nivel de los estados financieros generales, en la dirección supervisión y revisión. x La composición del equipo de auditoría del contrato necesaria para lograr una dirección pulcra, la supervisión y la revisión incluida la necesidad de involucrar expertos. x La asignación del trabajo de auditoría a los miembros del equipo del contrato, incluida la asignación de responsabilidades para la planeación de la auditoría. x La manera como el auditor comunicará a los miembros del equipo del contrato sus responsabilidades y los objetivos de los procedimientos de auditoría que van a realizar. x La manera como el auditor comunicará a los miembros del equipo la necesidad de mantener una mente alerta y ejercer el escepticismo profesional en la consecución y evaluación de la evidencia de auditoría. x Establecer y comunicar a los miembros del equipo del contrato el proceso para lo siguiente: - Llamar la atención del auditor sobre temas de auditoría y de contabilidad importantes y la forma como esos asuntos serán resueltos. - Asegurarse de que sean hechas las consultas apropiadas sobre asuntos difíciles de auditoría y contabilidad. - Resolver diferencias de opinión entre el personal del equipo del contrato. x Establecer y comunicar el alcance y oportunidad de la revisión del trabajo de

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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auditoría realizado por los miembros del equipo del contrato, incluyendo la necesidad de revisar la estrategia general de auditoría y el plan de auditoría antes de la realización de procedimientos de auditoría detallados. x La forma de documentación necesaria para proveer evidencia de que el trabajo de auditoría de los miembros del equipo fue dirigida adecuadamente, supervisada y revisada y que todos los temas identificados fueron resueltos. Esto puede implicar el uso de programas o listas de chequeo para facilitar la dirección, supervisión y actividades de revisión para asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de control de calidad de la firma. Esta sección del plan general de la auditoría incluye asuntos tales como: x La inclusión de otros auditores en la auditoría de componentes, por ejemplo, subsidiarias, sucursales y divisiones. x La inclusión de expertos x El número de locales o plantas x Requerimientos de personal

Nivel de supervisión El grado de supervisión dependerá del tipo de trabajo a realizar, pero en todo caso su objetivo es el de garantizar la calidad y exactitud de los trabajos realizados, asegurándose de que los objetivos propuestos se consiguen; el grado de supervisión dependerá de la mayor o menor preparación técnica del personal empleado. Los objetivos generales de la supervisión son entre otros: x x x x x

Proporcionar instrucciones a los ayudantes. Mantenerse informado de los problemas que se presenten. Vigilar que los trabajos se realicen conforme a las normas profesionales. Asegurarse de que el personal de la auditoría ha comprendido bien su misión. Asegurarse que los papeles de trabajo están siendo confeccionados en la forma conveniente. x Revisar el trabajo efectuado. x Variar el programa de trabajo de acuerdo con los resultados que se vayan obteniendo. x Resolver las diferencias de opinión entre el personal de auditoría.

Dirección Los auxiliares a quienes se delega trabajo necesitan la dirección apropiada. La dirección implica informar a los auxiliares de sus responsabilidades y de los 74

3. Planeación

objetivos de los procedimientos que van a desarrollar. También implica informarles de asuntos, como la naturaleza del negocio de la entidad y de los posibles problemas de contabilidad o de auditoría que puedan afectar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría con los que se involucran. El programa de auditoría es una herramienta importante para la comunicación de las direcciones de auditoría. El presupuesto de tiempos y el plan global de la auditoría son también útiles para comunicar las direcciones de la auditoría.

Supervisión La supervisión está muy relacionada con la dirección y la revisión y puede involucrar elementos de ambas. El personal que ejerce responsabilidades de supervisión desarrolla las siguientes funciones durante la auditoría: x Vigilar el avance de la auditoría para considerar si: - Los auxiliares tienen la habilidad y competencia necesarias para llevar a cabo sus tareas asignadas; - Los auxiliares comprenden las direcciones de auditoría; y - El trabajo está siendo realizado de acuerdo con el plan global de auditoría y el programa de auditoría; x Ser informados de y plantear asuntos importantes de contabilidad y auditoría surgidas durante la auditoría, mediante la valoración de su importancia y la modificación del plan global de auditoría y del programa de auditoría según sea apropiado; y x Resolver cualesquiera diferencias de juicio profesional entre el personal y considerar el nivel de consulta que sea apropiado. Revisión El trabajo desarrollado por cada auxiliar necesita ser revisado por personal de igual competencia por lo menos, para considerar si: x El trabajo ha sido desarrollado de acuerdo con el programa de auditoría; x El trabajo desarrollado y los resultados obtenidos han sido adecuadamente documentados; x Todos los asuntos significativos de auditoría han sido resueltos o se reflejan en conclusiones de auditoría; x Los objetivos de los procedimientos de auditoría han sido logrados; y x Las conclusiones expresadas son consistentes con los resultados del trabajo realizado y soportan la opinión de auditoría. Los puntos siguientes deben ser revisados oportunamente:

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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x El plan global de auditoría y el programa de auditoría; x Las evaluaciones de los riesgos inherente y de control, incluyendo los resultados de pruebas de control y las modificaciones, si las hay, hechas al plan global de auditoría y al programa de auditoría como resultado consecuente; x La documentación de la evidencia en la auditoría obtenida de los procedimientos sustantivos y las conclusiones resultantes, incluyendo los resultados de consultas; y x Los estados financieros, los ajustes de auditoría propuestos, y el dictamen propuesto del auditor. 2.4 AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES Para planear la auditoría de cumplimiento, se debe obtener una comprensión general del marco legal y regulador aplicable a la entidad y al sector y cómo la entidad está cumpliendo con dicho marco de referencia. Para obtener esta comprensión general, el auditor reconocería particularmente que algunas leyes y regulaciones pueden tener un efecto fundamental sobre las operaciones de la entidad. Es decir, el incumplimiento con algunas leyes y regulaciones puede causar que la entidad cese en sus operaciones, o poner en cuestionamiento la continuidad de la entidad como un negocio en marcha o estar sujeta a sanciones legales importantes. Para obtener la comprensión general de leyes y regulaciones, el auditor por lo general tendría que: x Usar el conocimiento existente de la industria y negocio de la entidad. x Identificar las leyes y regulaciones que debe cumplir la entidad: - Leyes Comerciales sobre Sociedades. - Leyes Tributarias o Fiscales. - Leyes Laborales - Leyes Cambiarias o de Aduanas. x Averiguar con la administración respecto de las políticas y procedimientos de la entidad referentes al cumplimiento con leyes y regulaciones. x Averiguar con la administración sobre las leyes o regulaciones que puede esperarse tengan un efecto fundamental sobre las operaciones de la entidad. x Discutir con la administración las políticas o procedimientos adoptados para identificar, evaluar y contabilizar las demandas de litigio y las evaluaciones.

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3. Planeación

Indicios de incumplimientos de leyes o regulaciones A continuación se listan ejemplos del tipo de información que puede llamar la atención del auditor que puede indicar que ha ocurrido incumplimiento con leyes o regulaciones. x Pagos por servicios no especificados o préstamos a consultores, partes relacionadas, empleados o empleados del gobierno. x Comisiones de ventas u honorarios a agentes que parecen excesivos con relación a los pagados por lo general por la entidad o en su industria o con los servicios realmente recibidos. x Compras a precios notablemente por encima o por debajo del precio de mercado. x Pagos inusuales en efectivo, compras en forma de cheques o caja pagaderos al portador o transferencias a cuentas bancarias numeradas. x Transacciones inusuales con compañías registradas en paraísos fiscales. x Pagos por bienes o servicios hechos a algún país distinto del país de origen de los bienes o servicios. x Pagos sin documentación apropiada de control de cambios. x Existencia de un sistema contable que falla, ya sea por diseño o por accidente, en dar un rastro de auditoría adecuado o suficiente evidencia. x Transacciones no autorizadas o transacciones registradas en forma impropia. x Comentarios en los medios noticiosos. x Incumplimiento de normas tributarias x Incumplimiento de normas laborales x Incumplimiento de normas cambiarias x Incumplimiento de otras normas 2.5 AUDITORÍA DE GESTIÓN Dentro del campo de acción de la auditoría de gestión se pueden señalar como objetivos principales: x x x x x

Determinar lo adecuado de la organización de la entidad. Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas. Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas. Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos. Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos. x Comprobar la utilización adecuada de los recursos. Otros objetivos de la auditoría de gestión son determinar si: 77

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

x x x x x x x

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La entidad ha conseguido los objetivos propuestos. Existen otras formas más económicas de obtener los servicios prestados. La gestión de la administración parece acertada. La empresa está obteniendo algo que vale lo que se está pagando por ella. Todos los servicios prestados son necesarios. Es necesario desarrollar nuevos servicios. El sistema presupuestario da una información adecuada y periódica para conocer la eficacia y eficiencia obtenida.

No existen principios de gestión generalmente aceptados, que estén codificados, sino que se basan en la práctica normal de gestión. En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un plan general, en las áreas principales que conforman una entidad: a) Auditoría de la gestión global del ente: - Evaluación de la posición competitiva. - Evaluación de la estructura organizativa. - Balance social. - Evaluación del proceso de la dirección estratégica. - Evaluación de los cuadros directivos. b) Auditoría de gestión del sistema comercial: - Análisis de la estrategia comercial. - Oferta de bienes y servicios. - Sistema de distribución física. - Política de precios. - Función publicitaria. - Función de ventas - Promoción de ventas. c) Auditoría de gestión del sistema financiero: - Capital de trabajo. - Inversiones. - Financiación a largo plazo. - Planeación financiera. - Área internacional. d) Auditoría de gestión del sistema de producción: - Diseño del sistema. - Programación de la producción. - Control de calidad. - Almacén e inventarios.

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3. Planeación

- Productividad técnica y económica. - Diseño y desarrollo de productos. e) Auditoría de gestión de los recursos humanos: - Productividad. - Clima laboral. - Políticas de promoción e incentivos. - Políticas de selección y formación. - Diseño de tareas y puestos de trabajo. f) Auditoría de gestión de sistemas administrativos: - Análisis de proyectos y programas. - Auditoría de la función de procesamiento de datos. - Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las áreas funcionales. 2.6

AUDITORÍA DEL CONTROL INTERNO SOBRE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

En la preparación del programa de trabajo, se debe tener claro que el objetivo de la auditoría del Control Interno es distinto al de una auditoría financiera y por lo tanto el alcance y la oportunidad de los procedimientos pueden variar. De acuerdo con esto, el auditor debe identificar los procedimientos aplicables en las circunstancias para formarse una opinión sobre el control interno y diseñar su programa de trabajo para llevar a cabo las pruebas necesarias. Un enfoque de auditoría efectivo en las revisiones de las operaciones y del control interno en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el caso de la auditoría integral, es el de los ciclos de auditoría. Este enfoque se relaciona con la auditoría de los controles de las transacciones económicas que originan los estados financieros, con énfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditoría mediante una revisión más analítica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse. Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse de acuerdo con los siguientes ciclos típicos, aplicables en general a la mayoría de los negocios: a. Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero. 79

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b. Ciclo de compras. Se refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo. c. Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos. d. Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los inversionistas y acreedores. e. Ciclo de producción. Consiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta. f. Ciclo de información financiera. Comprende la preparación de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período determinado. Hay un alto grado de interdependencia entre estos ciclos, aunque la incidencia de uno en otro dependa del tipo de compañía o industria. Cada ciclo comprende una o más funciones, las cuales son tareas o segmentos de un sistema que procesa de manera lógica las transacciones. En cada ciclo se utilizan ciertos asientos contables, documentos y archivos. 2.7 POSIBILIDAD DE QUE EL PRINCIPIO DE NEGOCIO EN MARCHA PUEDE SER PUESTO EN DUDA Al planear y desarrollar los procedimientos de auditoría y al evaluar los resultados consecuentes, el auditor debería considerar la propiedad del supuesto de negocio en marcha que subyace la preparación de los estados financieros. La continuidad de una entidad como negocio en marcha para el futuro previsible, generalmente un período que no exceda de un año después del final del período, se asume en la preparación de los estados financieros en ausencia de información en contrario. Consecuentemente, los activos y pasivos son registrados sobre la base de que la entidad tendrá capacidad para realizar sus activos y descargar sus pasivos en el curso normal del negocio. Si este supuesto es injustificado, la entidad puede no ser capaz de realizar sus activos a los montos registrados y puede haber cambios en los montos y fechas de madurez de los pasivos. Como consecuencia, los montos y clasificación de activos y pasivos en los estados financieros pueden necesitar ser ajustados.

Propiedad del supuesto de negocio en marcha Se debe considerar el riesgo de que el supuesto de negocio en marcha pueda ya no ser apropiado. Las indicaciones de riesgo de que la continuidad como negocio 80

3. Planeación

en marcha pueda ser cuestionable podrían venir de los estados financieros o de otras fuentes. Abajo se listan ejemplos de dichas indicaciones que deberían ser consideradas por el auditor. Este listado no es exhaustivo, ni la existencia de una o más consideraciones siempre significa que el supuesto de negocio en marcha necesite ser cuestionado.

Indicaciones financieras Posición de pasivos netos o de pasivos netos circulantes: x Préstamos a plazo fijo cercanos a su vencimiento sin prospectos realistas de renovación o reembolso, o excesiva confianza en préstamos a corto plazo para financiar activos a largo plazo. x Índices financieros clave adversos. x Pérdidas sustanciales de operación. x Retrasos o descontinuación de dividendos. x Incapacidad de pago a acreedores en fechas de vencimiento. x Dificultad de cumplimiento con los términos de los convenios de préstamos. x Cambio de transacciones de crédito a cobro sobre entrega por parte de proveedores. x Incapacidad de obtener financiamiento para desarrollo esencial de nuevos productos u otras inversiones esenciales.

Indicaciones en operación x Pérdida de administración clave sin reemplaza. x Pérdida de un mercado, franquicia, licencia, o proveedor principal, importantes, x Dificultades de mano de obra o escasez de suministros importantes.

Otras indicaciones x Incumplimiento con requerimientos de capital u otros estatutarios. x Procedimientos legales pendientes contra la entidad que puedan, si tienen éxito, resultar en resoluciones o fue pudieran no cumplirse. x Cambios en legislación o políticas del gobierno. La importancia de dichas indicaciones puede ser atenuada a menudo por otros factores. Por ejemplo, el efecto de que una entidad no sea capaz de hacer los reembolsos normales de sus deudas puede ser contra balanceado por los planes de la administración de mantener adecuados flujos de electivo por medios alternativos, tales como disposición de activos, reprogramación de reembolsos de préstamos, u obtención de capital adicional, Similarmente, la pérdida de un proveedor principal puede aliviarse por la disponibilidad de una fuente alternativa de suministro adecuada. 81

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2.8 EXISTENCIA DE OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS Se debe revisar la información proporcionada por los directores y la administración identificando los nombres de todas las partes relacionadas conocidas y debería desarrollar los siguientes procedimientos respecto de la integridad de esta información: a) Revisar los papeles de trabajo del año anterior para nombres de partes relacionadas conocidas; b) Revisar los procedimientos de la entidad para identificación de partes relacionadas; c) Averiguar sobre la afiliación de directores y funcionarios con otras entidades; d) Revisar los registros de accionistas para determinar los nombres de los principales accionistas o, si es apropiado, obtener un listado de los principales accionistas en el registro de acciones; e) Revisar actas de las juntas de accionistas y del consejo de directores y de otros registros estatutarios relevantes coma el registro de intereses de participación de los directores; f) Averiguar con otros auditores implicados actualmente en la auditoría, o auditores antecesores, sobre su conocimiento de partes relacionadas condicionales; y g) Revisar los impuestos sobre utilidades de la entidad y otra información suministrada a las dependencias reguladoras. Si a juicio del auditor el riesgo de que partes relacionadas significativas permanezcan sin encontrar es bajo, estos procedimientos pueden ser modificados según sea apropiado. Donde el marco conceptual para información financiera requiera revelación de los vínculos de las partes relacionadas, se debe quedar satisfecho de que la revelación sea adecuada. Al obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno y al hacer una evaluación preliminar del riesgo de control, se debe considerar la adecuación de los procedimientos de control sobre la autorización y registro de las transacciones de partes relacionadas. Durante el curso de la auditoría, el auditor necesita estar alerta sobre transacciones que parezcan inusuales en las circunstancias y que puedan indicar la existencia de partes relacionadas previamente no identificadas. Los ejemplos incluyen: x Transacciones que tengan términos anormales de comercio, tales como precios inusuales, tasas de interés, garantías, y términos de redocumentación.

82

3. Planeación

x Transacciones que carezcan de una aparente razón de negocios lógica para que ocurran. x Transacciones en las que hay diferencia entre sustancia y forma. x Transacciones procesadas en una manera inusual. x Alto volumen o transacciones importantes con ciertos clientes o proveedores en comparación con otros. x Transacciones no registradas como el recibo o provisión de servicios de administración sin cargo. Durante el curso de la auditoría, el auditor lleva a cabo procedimientos que pueden identificar la existencia de transacciones con partes relacionadas. Los ejemplos incluyen: x Realizar pruebas detalladas de las transacciones y saldos de cuentas. x Revisar actas de juntas de accionistas y de directores. x Revisar registros contables por transacciones o saldos grandes o inusuales, prestando particular atención a las transacciones reconocidas en o cerca del final del período que se informa. x Revisar confirmaciones de préstamos por cobrar o por pagar y confirmaciones de bancos. Dicha revisión puede indicar la relación de fiador y otras transacciones de partes relacionadas. x Revisar las transacciones de inversiones, por ejemplo, compra o venta de una participación en un negocio conjunto o en otra entidad. 2.9 ASUNTOS VARIOS x x x x

Responsabilidades adicionales adquiridas en el trabajo Naturaleza y oportunidad de los informes Responsabilidades estatutarias Responsabilidades con las entidades de control y vigilancia.

3. Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos El auditor debe considerar los siguientes asuntos cuando organiza la conducción y dirección del contrato de auditoría. x El alcance del trabajo de auditoría esperado, incluyendo el número de locaciones a ser incluidas. x La utilización de evidencia de auditoría obtenida en auditorías previas, por ejemplo, evidencia de auditoría relacionada con los procedimientos de valoración de riesgos y pruebas de control. 83

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x El efecto de Tecnología de información en los procedimientos de auditoría, incluida la disponibilidad de información y el uso de técnicas de auditoría asistidas por computador. x La oportunidad del trabajo de auditoría, incluyendo la fecha programada para el informe del auditor y cualquier otra fecha para los informes de otros auditores. x Procedimientos de auditoría que necesitan ser realizados en o antes del período de cierre, teniendo en cuenta la disponibilidad de la evidencia de auditoría obtenida y la efectividad de desarrollar tales procedimientos en esa fecha. x La coordinación del alcance esperado y la oportunidad del trabajo de auditoría con cualquier revisión de información financiera intermedia y el efecto en la auditoría de la información obtenida durante la revisión. x La selección del equipo del contrato y el establecimiento y coordinación de requerimientos del personal, incluyendo el alcance esperado y la oportunidad de comunicación entre los miembros del equipo del contrato. x Cualquier cambio importante en la composición del equipo del contrato, incluyendo cambios durante la auditoría anterior y durante la auditoría actual. x El nombramiento de un revisor del contrato de control de calidad cuando sea necesario. x La discusión de asuntos que pueden afectar la auditoría con el personal de la firma responsable de la realización de servicios de no auditoría para la entidad. x Presupuesto del contrato. x Otros asuntos que requieran atención especial, por ejemplo, la existencia de partes relacionadas, el uso de trabajo de auditoría interna y la utilización de parte de la entidad de organizaciones de servicios. Una vez concluido el plan general se elaboran los programas de auditoría donde se indicará la naturaleza, amplitud y oportunidad de las pruebas de auditoría. Dichos programas son una guía de la manera como debe practicarse la auditoría y un medio de control sobre la ejecución de la misma. Como los programas de auditoría se preparan anticipadamente, en la etapa de la planeación con base en el conocimiento que se formó el auditor en el plan general de la auditoría, por esta razón los programas se pueden modificar en la medida en que se ejecute el trabajo, teniendo en cuenta los hechos concretos que se vayan observando. Por regla general los programas se elaboran por secciones de acuerdo con cada una de las áreas de los estados financieros o ciclos de operación. El plan global de auditoría y el programa de auditoría deberán revisarse según sea necesario durante el curso de la auditoría. La planeación es continua a lo 84

3. Planeación

largo del trabajo a causa de cambios en las condiciones o resultados inesperados de los procedimientos de auditoría. Deberán registrarse las razones para cambios importantes.

Naturaleza La naturaleza de los procedimientos de auditoría se refiere a su propósito (pruebas de controles o procedimientos sustantivos) y su técnica a emplear, esto es, inspección, observación, indagación, confirmación, cálculo, revisión de la ejecución, o procedimientos analíticos. Para algunos asuntos, ciertos procedimientos de auditoría pueden ser más apropiados que otros. Por ejemplo, en relación con los ingresos, las pruebas de los controles pueden ser más apropiadas en relación con la integridad de la aseveración, si bien los procedimientos sustantivos pueden ser más apropiados en relación con la ocurrencia de la aseveración. La selección que realiza el auditor entre los procedimientos de auditoría se basa en la valoración del riesgo. Entre más alta la valoración que hecha por el auditor sobre el riesgo, más confiable y relevante es la evidencia de auditoría que busca el auditor. Esto puede afectar tanto los tipos de procedimientos de auditoría a ser desarrollados como su combinación. Por ejemplo, el auditor puede confirmar la integridad de los términos de un contrato con un tercero, además de inspeccionar el documento. Al determinar los procedimientos de auditoría a ser desarrollados, el auditor considera las razones para cada valoración de riesgo. Por ejemplo, si el auditor considera que existe un riesgo bajo a causa de las características particulares de la clase de transacciones (esto es, riesgos inherentes), el auditor puede determinar que los solos procedimientos analíticos sustantivos pueden proveer evidencia de auditoría suficiente y apropiada. De otro modo, si el auditor espera que existe un riesgo bajo de que pueda surgir una declaración equivocada importante a causa de que una entidad tiene controles efectivos y el auditor intenta diseñar la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos sustantivos planeados, con base en la operación efectiva de esos controles, entonces el auditor desempeña pruebas de los controles para obtener evidencia de auditoría sobre la efectividad de su operación. Por ejemplo, el riesgo de declaración equivocada se puede considerar bajo para una clase de transacciones de características razonablemente uniformes, no complejas, que son procesadas y controladas de manera rutinaria por el sistema de información de la entidad.

Oportunidad La oportunidad se refiere a cuándo se desarrollan los procedimientos de auditoría o al período o fecha para la cual aplica la evidencia de auditoría. 85

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El auditor puede desarrollar pruebas de los controles o procedimientos sustantivos en una fecha intermedia o a final del período. A más alto el riesgo de declaración equivocada importante, mayor la probabilidad de que el auditor pueda decidir que es más efectivo desarrollar procedimientos sustantivos cerca de, o al final del período más que en una fecha temprana, o desarrollar procedimientos de auditoría no anunciados o en tiempos no predecibles. De otro modo, desarrollar procedimientos de auditoría antes de finalizar el período le puede permitir al auditor considerar asuntos importantes en cuanto ellos surgen y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo para direccionarlos. Al considerar cuándo desarrollar procedimientos de auditoría, el auditor también considera asuntos tales como: x Cuándo está disponible la información concerniente (por ejemplo, los archivos electrónicos pueden ser sobrescritos de manera subsecuente, o los procedimientos a observar pueden ocurrir solamente en ciertos tiempos). x La naturaleza del riesgo (por ejemplo, si existe un riesgo de ingresos inflados para satisfacer expectativas de ganancias mediante la creación subsecuente de falsos acuerdos de ventas, el auditor puede desear examinar los contratos disponibles a la fecha de final del período). x El período o fecha al cual se refiere la evidencia de auditoría. x El ambiente de control. Ciertos procedimientos de auditoría se pueden desarrollar solamente en o después de final del período, por ejemplo, verificar que los estados financieros concuerdan con los registros contables y examinar los ajustes hechos durante el curso de la preparación de los estados financieros. Si existe un riesgo de que la entidad pueda haber entrado en contratos de venta impropios o las transacciones pueden no haberse finalizado al finalizar el período, el auditor puede, específicamente con relación a los ingresos, desarrollar procedimientos para responder a ese riesgo específico. Por ejemplo, cuando las transacciones son individualmente importantes o cuando un error en reducciones de gastos puede conducir a una declaración equivocada importante, el auditor inspecciona las transacciones cercanas al final del período.

Extensión La extensión incluye la cantidad a desarrollar de un procedimiento específico de auditoría, por ejemplo, un tamaño de muestra o una cantidad de observaciones de un procedimiento de control. La extensión de un procedimiento de auditoría se determina mediante el juicio del auditor luego de considerar la importancia, el riesgo valorado, y el grado de aseguramiento que el auditor planea obtener. 86

3. Planeación

En particular, el auditor ordinariamente incrementa la extensión de los procedimientos de auditoría en la medida en que se incrementa el riesgo de declaración equivocada importante. Sin embargo, incrementar la extensión de un procedimiento de auditoría es solamente efectivo si el procedimiento de auditoría mismo es relevante para el riesgo específico; por consiguiente, la naturaleza de un procedimiento de auditoría constituye la consideración más importante. Las conclusiones válidas se pueden extraer ordinariamente, empleando enfoques de muestreo. Sin embargo, si la cantidad de las selecciones hechas a partir de una población es demasiado pequeña, el enfoque de muestreo seleccionado no es apropiado para las circunstancias, o si las excepciones reciben el seguimiento apropiado, existirá un riesgo inaceptable de que la conclusión del auditor basada en una muestra puede ser muy diferente de la conclusión obtenida si la población entera estuviera sujeta al mismo procedimiento de auditoría. El auditor debe elaborar los programas de auditoría con los que se pueda demostrar que constituyen respuestas generales a los riesgos de declaraciones equivocadas importantes en cada uno de los temas de la auditoría integral. Mediante los programas de auditoría se planean los vínculos que deben existir entre los procedimientos de control y sustantivos planeados y los riesgos valorados en el plan general de la auditoría.

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Casos ilustrativos de planeación Con el propósito de proporcionarle al lector una mejor visión del enfoque de una planeación y como guía a los auditores con poca o ninguna experiencia en un contrato de auditoría, en el presente capítulo se incluyen diversos casos ilustrativos de planeación para contratos de auditoría integral para empresas de diferentes tamaños y actividades. Los ejemplos que se incluyen son el fruto de trabajos presentados por diferentes grupos de alumnos que hacen postgrados en auditoría externa y revisoría fiscal en distintas universidades de la República de Colombia donde se imparten estos programas de especialización y en los cuales me encuentro vinculado en la materia o módulo de auditoría y contratos de aseguramiento desarrollado con base en las normas internacionales de auditoría y de aseguramiento y de acuerdo con la metodología diseñada en el Capítulo 2 y los temas de planeación expuestos en el presente capítulo. Como es de esperarse, los casos son ejemplos académicos a los que no se les ha efectuado seguimiento en cuanto a su contenido, estructura y aplicación real y como se indicó anteriormente sólo pretenden servir de guía sobre el enfoque y puntos que se suelen tomar en la planeación de un contrato de aseguramiento.

CASO No 1 EMPRESA DEL SECTOR SALUD S. A. MEMORANDO DE PLANEACIÓN AÑO TERMINADO EN DICIEMBRE 31 DE 20-10

1. TÉRMINOS DE REFERENCIA 1.1. OBJETIVO DEL TRABAJO El alcance del trabajo es el de una auditoría integral con los siguientes objetivos:

x Financiero. Establecer si los estados financieros de la compañía reflejan razonablemente su situación financiera, el resultado de sus operaciones, los cambios en su situación financiera, su flujo de efectivo y los cambios en 88

3. Planeación

su patrimonio, comprobando que en la preparación de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. x Cumplimiento. Determinar si la compañía, en desarrollo de las operaciones que realiza, cumple con las disposiciones legales y estatutarias que le son aplicables. x Gestión. Evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la compañía y en el manejo de los recursos disponibles. x Control interno. Evaluar el sistema de control interno para determinar si los controles establecidos por la compañía son adecuados o requieren ser mejorados para asegurar mayor eficiencia en las operaciones y una adecuada protección de su patrimonio.

Procedimientos La auditoria integral se hará de acuerdo con las disposiciones legales, pronunciamientos profesionales y las normas internacionales de auditoría y de aseguramiento, por consiguiente incluirá una planeación, evaluación del control interno, medición de la gestión, pruebas de la documentación de los libros y registros de contabilidad y otros procedimientos de auditoría que consideremos necesarios de acuerdo con las circunstancias. Nuestros procedimientos de auditoría normalmente incluirán: x Pruebas de cumplimiento de las disposiciones y de las decisiones de los órganos de administración. x Pruebas de cumplimiento de las normas prescritas por las disposiciones del Código de Comercio, el Estatuto Tributario y demás normas legales. x Examen de la estructura organizativa de la compañía, sus objetivos, planes estratégicos, políticas para lograrlos y cumplimiento de los mismos. x Comprobación de la utilización adecuada de los recursos disponibles. x Revisión y evaluación del sistema de control interno. x Revisión de ingresos, facturación, desembolsos y pruebas de los gastos de personal. x Pruebas de la evidencia documental necesaria para soportar las operaciones registradas en las cuentas. x Arqueos de las inversiones y demás valores. x Pruebas de la existencia física de los activos fijos. x Confirmación directa de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, saldos y demás transacciones con los bancos si lo consideramos necesario. x Pruebas de cumplimiento de las disposiciones de la Asamblea General y de las decisiones de la Junta Directiva. 89

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x Pruebas de cumplimiento de las normas prescritas por las disposiciones del Código de Comercio y demás normas legales. x Examen de la evidencia que respalda las cifras y las revelaciones en los estados financieros. x Evaluación de las normas de contabilidad utilizadas, de las estimaciones contables significativas hechas por la administración y de la presentación de los estados financieros en conjunto. x Pruebas para determinar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos. x Verificación de la existencia de procedimientos adecuados de operación y la eficacia de los mismos. x Otros procedimientos de auditoría que consideremos aplicables de acuerdo con las circunstancias. El alcance de la auditoría se basará principalmente en pruebas selectivas suficientes para obtener seguridad razonable en cuanto a que la información que contienen los registros contables principales y otros datos fuentes, es confiable como base para la preparación de los estados financieros y nos permita obtener evidencia suficiente y válida para formar y justificar la opinión que debemos expresar acerca de la razonabilidad de los estados financieros y sobre los demás temas de la autoría integral.

1.2 METODOLOGÍA DEL TRABAJO El proceso de la auditoría integral, descrito en los párrafos anteriores, lo desarrollaremos en las siguientes cuatro fases: x x x x

Planeación Preliminar. Realización de pruebas de controles. Procedimientos analíticos y pruebas sustantivas. Fase final del trabajo y emisión de informes.

Planeación Nuestras actividades de planeación incluyen los siguientes asuntos: x x x x

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Entendimiento de la entidad y su entorno. Obtención de información sobre las obligaciones legales de la empresa. Obtención de información sobre el plan de gestión de la empresa. Realización de procedimientos analíticos preliminares.

3. Planeación

x Establecer la importancia relativa y evaluar el riesgo de auditoría y el riesgo inherente. x Estudiar la estructura de control interno y evaluar el riesgo de control. x Elaborar un plan global de auditoría y un programa de auditoría. Nuestras actividades de planeación consisten entre otras cosas, en la comprensión del negocio del cliente, su proceso contable y la realización de procedimientos analíticos preliminares. La mayoría de estas actividades implican reunir información que nos permita evaluar el riesgo a nivel de cuenta y error potencial y desarrollar un plan de auditoría adecuado. Mediante la comprensión del ambiente de control, esto es, la actitud global, conciencia y actos de los directivos y de la administración respecto de la importancia del control interno de la empresa y buscando identificar factores específicos de riesgo, que requieren atención especial en el desarrollo de nuestro plan de auditoría y su relación con errores potenciales, evaluaremos los riesgos existentes.

2. NEGOCIO DEL CLIENTE Y SUS RIESGOS INHERENTES 2.1 ENTIDAD El objeto principal de la sociedad es la afiliación y registro de la población al sistema general de Seguridad Social en Salud, el recaudo de las cotizaciones y la promoción, gestión, coordinación, control de los servicios de salud de las instituciones prestadoras de servicios con las cuales atienda a los afiliados y a sus beneficiarios, propias o contratadas del régimen contributivo y administra el régimen subsidiado. Es una empresa a nivel nacional, que tiene su domicilio principal en la ciudad hipotética No 1 y sucursales en otras siete (7) ciudades. Es una entidad promotora de salud vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud y autorizada para su funcionamiento mediante la resolución No. XXXX del XX de abril de 20-10. El capital social asciende a $ 4.500 millones de pesos correspondiente a 450.000 acciones de valor nominal de $10.000 cada una.

91

2.2.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

3. Planeación

2.3 DIRECTRICES ADMINISTRATIVAS Visión: La entidad incluye condición: ser reconocida como la mejor E. P. S. de Colombia. Misión: Su misión la expresa como: “Empresa del Sector Salud en su propósito de lograr que sus afiliados vivan en salud, administra la promoción de la salud y la prevención, curación y rehabilitación de la enfermedad”.

Objetivos Estratégicos x x x x

Negociar e implantar modelo de prestación del servicio. Mejorar los procesos operativos fundamentales. Estructurar y desarrollar el programa de promoción y prevención. Comunicación permanente con el público.

Valores Integridad: Compromiso permanente con el cumplimiento de las normas que regulan el desarrollo de la actividad de la organización y su entorno. Solidaridad: Unión armónica y espontánea de los recursos enfocados en aras del mejoramiento continúo de la salud de los colombianos. Humanización: Reconocimiento de los derechos, deberes y obligaciones del ser humano, como paciente, persona y como el ser más importante de la creación. Vocación del Servicio: Actitud y disposición permanente de colaboración, atención, información y asesoría.

Factores externos La competencia del sector de la salud es diversa debido a la aplicación de la Ley 100 del año 1993, por este motivo la E. P. S. (Entidad Promotora de Salud) ofrece una amplia cobertura y excelente prestación de servicios a sus afiliados y beneficiarios. El mayor competidor es Saludcoop quien ha invertido en estructura física y es la número uno a nivel nacional con 1.300.000 usuarios, sigue Coomeva quien ocupa el segundo lugar con 816.000 usuarios y nosotros ocupamos el tercer lugar con 579.000 usuarios.

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2.4 CONTINGENCIAS Y LITIGIOS No existen litigios importantes en que esté involucrada la compañía, sin embargo presenta un crecimiento significativo con respecto al año 20-08 en las inversiones equivalentes al 1,116%, las cuales se deben ajustar, debido a que la sociedad en la que se había invertido en 20-09 entró en liquidación asumiendo la entidad los costos médicos y financieros desde el año 20-09.

Características de las actividades De manera general se puede decir que el sector de la salud ha tenido un crecimiento acelerado desde la creación de la ley 100 de 1993, por lo tanto se evidencia un buen comportamiento comparando sus cifras con el año 20-08. Desde el punto de vista de producción, la EPS ha crecido aproximadamente un 22% con respecto al año anterior, abriendo sucursales en varias ciudades y municipios del país. Es importante resaltar que la compañía tenía pérdidas acumuladas por la suma de $933 millones de pesos y en el año 20-09 arrojó utilidades por el valor de $128 millones de pesos. Los ingresos crecieron en un 189% con respecto al año 20-08 por el régimen contributivo y un 1.813% en el régimen subsidiado. Las perspectivas para el año 20-10 presentan una tendencia creciente aunque en menor cuantía comparado con el crecimiento del año anterior, debido a que la ley emitió normas de permanencia de usuarios en las EPS por el término de 18 meses y para el año 20-11 está proyectado ser de 24 meses, por lo tanto la labor de la entidad debe incentivarse en el mantenimiento de usuarios, es decir ofrecer un excelente servicio para establecer índices de permanencia y satisfacción elevada y así no decaer en el mercado. El promedio mensual de producción por afiliaciones del régimen contributivo y subsidiado son $2.100 y $4.719 respectivamente. Y el promedio mensual de compensación por el recaudo de aportes es de $1.061.308.478 correspondiendo a un valor promedio de UPC de $ 16.149.

94

3. Planeación

2.5

CIRCUNSTANCIAS NEGOCIO

ECONÓMICAS

Y

TENDENCIAS

DEL

El incremento de usuarios por régimen categórico ha sido el siguiente: 20-09

Junio 20-10

Diferencia

%

Régimen contributivo

66.031

78.629

12.598

19%

Régimen subsidiado

16.116

44.432

28.316

175%

El incremento en pesos vendidos es el siguiente: 20-09

Junio 20-10

Diferencia

%

Régimen contributivo

4.819.853.000

8.387.450.000

3 567.597.000

74%

Régimen subsidiado

1.359.445.000

2.400.789.000

1.041.344.000

77%

El alto incremento reflejado en las cifras anteriores son efectos entre otros del mejoramiento del área comercial, el cual con su estrategia de mercado logró posesionar a la EPS en varias ciudades del país. 2.6 CONCLUSIÓN SOBRE RIESGOS

Riesgo inherente: Medio Los factores que nos llevaron a determinar el riesgo inherente como medio son los siguientes: x Existe cultura de no pago de los aportes por parte de las empresas. x Complejidad en la manipulación de los usuarios por medio del sistema de información. x Riesgos de afiliaciones inconsistentes. x Riesgo de permanencia de usuarios en la EPS. x Ausencia de integración de los módulos de Cartera y Aportes. x No se tiene un control efectivo sobre los activos fijos de la compañía.

Riesgo de control: Medio Los factores que nos llevaron a determinar el riesgo de control como medio son los siguientes:

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x Existen deficiencias en las labores manuales encomendadas a algunos departamentos. x En algunos departamentos se hace caso omiso a ciertos controles. x Las nuevas operaciones de la compañía hacen complejas las actividades de control.

Riesgo de detección: Medio EL riesgo de detección medio se deriva de los riesgos de control medio e inherente medio calificados anteriormente

3.

SISTEMAS DE INFORMAClÓN

3.1 ORGANIZACIÓN La compañía cuenta con dos sistemas, que comprenden: x El SOFEPS que cubre los aplicativos de aportes, compensación y cartera. x El SIlGO, que maneja la parte contable de la Entidad (contabilidad, tesorería, inventarios, costos médicos, activos fijos, depreciación, diferidos). x La nómina y parafiscales se calculan y causan por medio de hojas de cálculo en Excel. x Periódicamente se le efectúa mantenimiento y actualizaciones a los aplicativos existente. x Existen identificación de usuario por password, pero no se ha logrado implementar niveles de acceso de los mismos para el aplicativo SOFEPS. El password puede ser alfabético o numérico y entra a un menú de acuerdo a la sección. x Cada 15 días se hacen back-up, los cuales se guardan dentro de la Compañía y no se está dejando copia externa. 3.2 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y PERSONAL DE SISTEMAS El departamento de sistemas depende de la gerencia y está conformado por e1 ingeniero interno que realiza análisis, diseño, programación, montaje y soporte a toda la empresa y cuenta con un asistente y dos auxiliares. El sistema controla que los pagos se abonen realmente a quien los debe por medio del NIT y el número de radicado asignado al formato de autoliquidación de aportes. Los recursos por aportes son consignados directamente por los aportantes en las cuentas de recaudo de la EPS, los cuales son revisados versus los movimientos del extracto bancario y la relación que emite diariamente las entidades financieras. 96

3. Planeación

El Programa de Contabilidad, es en parte receptor y también genera su propia información. El programa permite la consulta del libro auxiliar, saldos de cuentas, comprobantes y Estados Financieros. Del mismo modo tiene el proceso de ajustes por inflación el cual hasta la fecha ha funcionado sin inconvenientes. El programa de contabilidad emite y controla los comprobantes de egreso, ingreso, notas contables, ajustes y causaciones. 3.3 NUEVOS DESARROLLOS Dentro de la planeación de sistemas y gerencia se ha considerado la posibilidad de las siguientes aplicaciones: x Programa de Nómina, que incluya la liquidación, cálculo de provisiones, pagos y contabilizaciones. x Activos fijos, este programa ya se encuentra dentro del módulo de contabilidad, sin embargo se han realizado pruebas y no funciona, por lo tanto está pendiente de arreglos por parte del proveedor.

4. AMBIENTE DE CONTROL La gerencia es consciente de la importancia de los controles. Los sistemas contables y de control son generalmente confiables. La actitud de la gerencia, la alta dirección, los mandos medios y bajos hacia los controles es de buena aceptación, sin embargo no siempre son llevados a cabo debido a la multiplicidad de transacciones de la EPS. Se presentan deficiencias de control en el área de la Subgerencia Financiera debido a: x Falta de perfeccionamiento de la Red de comunicación de datos y flujo de información. x Ausencia de infraestructura para procesar los costos médicos dentro de los plazos fijados, se presenta falta de control del flujo de los ingresos. x Debida segregación defunciones que permitan que los procesos sean eficientes. x Afiliación de empresas poco estructuradas y cimentadas. Por otra parte, se observa que la auditoría es aceptada, puesto que hemos sido auditores integrales desde la creación de la EPS, teniendo en cuenta el ambiente de control, y que existen operaciones complejas, se depositará poca credibilidad en los controles; aplicando procedimiento de auditoría para verificar su buen funcionamiento. Y dar seguimiento a las recomendaciones realizadas en años anteriores.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

5. OPORTUNIDADES DE SERVICIO AL CLIENTE La compañía puede contar con servicios adicionales tales como: • Auditoría de los mercados y del servicio al usuario. • Evaluación del proceso de compras. • Actualizar los archivos de información de usuarios para disponer de una base de datos oportuna. • Crear una auditoría de mercado. • Cuadros comparativos del activo, pasivo y patrimonio que permitan hacer la evaluación seguimiento del cumplimiento de las metas establecidas. • Cuadros comparativos con el promedio del sector. • Diseño y estrategias que permitan mantener un alto índice de rentabilidad. • Brindarle el análisis de evaluación postservicio para medir si el usuario se encuentra satisfecho con los procedimientos médicos realizados y la atención recibida en las entidades clínicas. • Se le prestarán servicios de planeación tributaria y presentación de informes.

6. DETERMINAClÓN DE UNIDADES OPERATIVAS La compañía cuenta con su domicilio principal en la ciudad hipotética No 1 y sucursales en siete ciudades adicionales. En una evaluación posterior se presentará el programa de visita a las diferentes sucursales.

7. OTRAS DECISIONES A TENER EN CUENTA EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA 7.1 GUÍAS GENERALES SOBRE IMPORTANCIA RELATIVA Para efectos de determinar la importancia relativa de los posibles ajustes hemos tenido en cuenta los siguientes factores con base en los estados financieros a 31 de diciembre de 20-09. Activo corriente

$4.984.954.043

Pasivo corriente

$4.436.569.859

Capital de trabajo

98

$548.384.184

Total de activos

$1.633.365.690

Total de pasivos

$5.229.082.659

3. Planeación

7.2 MATERIALIDAD O IMPORTANCIA RELATIVA Todos los ajustes y reclasificaciones superiores a $2 millones serán incluidas en una planilla de posibles ajustes y reclasificaciones para evaluar la materialidad en su conjunto y determinar su efecto sobre los estados financieros. 7.3 ÁREAS DE ÉNFASIS Teniendo en cuenta la importancia relativa de las cifras involucradas, el riesgo probable de error, las transacciones involucradas, los controles y procedimientos implantados por la compañía, el énfasis de nuestras pruebas de auditoría se concentrará en las siguientes áreas: Saldos a 12/31/2009 ($000) Efectivo

% de participación de activos, pasivos, ingresos o egresos

$1.228.247

16%

Inversiones

1.203.485

16%

Deudores varios

2.321.068

31%

Activo fijo neto

838.297

11%

Cargos diferidos

1.609.259

22%

Costos y gastos por pagar

3.645.723

70%

Obligaciones financieras

350.000

7%

Cuentas por pagar a accionistas

367.260

7%

Pérdida acumulada

(932.744)

(41%)

Gastos

1.932.169

87%

13.770.071

95%

Ingresos

8. ADMINISTRAClÓN DEL TRABAJO 8.1 CRONOGRAMA DE TRABAJO Y FECHAS DE VISITAS Nuestra revisión se efectuará en las siguientes fechas:

Visita de Planeación Primera Visita preliminar Segunda Visita Preliminar Visita final Auditoría de Cumplimiento

Fecha abril 27 a mayo 16 junio 1 a junio 26 octubre 5 a octubre 31 enero 15 a febrero 15 Revisión mensual

99

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8.2 INFORMES A EMITIR x Memorando de recomendaciones sobre control interno al finalizar cada visita. x Informes intermedios. x Memorando sobre resultados de inventarios físicos realizados. x Informe final de auditoría integral (marzo del 20-11). El plan de auditoría fue preparado en marzo de 20-10 con base en el conocimiento del cliente y basado en sus sistemas de información y en el análisis de sus estados financieros a 12/31/20-09. Este plan está sujeto a modificaciones cuando se considere necesario de acuerdo con el desarrollo de nuestro trabajo dejando evidencia en el memorando de cambios posteriores a la planeación.

9.

MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA POR COMPONENTE

9.1 EFECTIVO El valor del efectivo al 31 de diciembre de 20-09 es de $$1.228.247y representa el 16% del total del activo. Está conformado por 7 cajas menores con los siguientes saldos: No 1 $500.000, No 2 $200.000, No 3 $300.000, No 4 $100.000, No 5 $200.000, No 6 $276.497, No 7 $50.000; 12 cuentas bancarias y 7 cuenta de ahorros. Riesgo inherente Riesgo de control

Alto Medio

Visitas preliminares x Efectuaremos arqueos de fondos de caja menor. x Efectuaremos una revisión detallada de las conciliaciones bancarias, examinando partidas conciliatorias significativas, verificando su adecuado control. x Efectuaremos prueba de cobranzas con base en el método de muestreo estadístico haciendo énfasis en el apropiado registro contable.

Visita final x Al 31 de octubre de 20-10 confirmamos los saldos en las cuentas bancarias y depósitos de inversión con los extractos a esta fecha. x Corte de ingresos y egresos al 31 de diciembre, según lo indica el programa.

100

3. Planeación

9.2 INVERSIONES El valor de las inversiones a 31 de diciembre de 20-09 asciende a $1.203. 485 y representa el 16% del total del activo. Riesgo inherente Medio Riesgo de control Medio

Visita preliminar Obtendremos una relación de las inversiones a la fecha de la hoja del balance y determinaremos si concuerda con el balance de comparación. x Investigar sobre la política contable aplicada a las inversiones. x Investigaremos con la administración sobre los valores en libros de las inversiones. x Consideraremos si hay cualesquier problemas de realización y si se registran apropiadamente las valorizaciones. x Verificaremos si ha habido contabilización apropiada de ganancias y pérdidas y de ingreso de inversiones. x Investigaremos sobre la clasificación de inversiones a largo plazo y a corto plazo. x Arqueo de títulos valores para establecer la existencia de las inversiones.

Visita final x Al 31 de diciembre de 20-10 se efectuará un seguimiento y una ampliación de las pruebas de razonabilidad de las inversiones. x Se efectuará una circularización de inversiones para determinar el valor intrínseco y/o valor de realización de las mismas. 9.3 CUENTAS POR COBRAR Y/O DEUDORES El valor de las cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 20-09 asciende a $ 2.321.068 y representa el 31% del total del activo. Riesgo inherente Medio Riesgo de control Medio

Visita preliminar x Efectuaremos un memorando de revisión analítica para las cuentas por cobrar de aportes comprobando el adecuado control y procedimiento. x Efectuaremos una prueba de razonabilidad del saldo discriminado por aportante, proyectado hasta el momento del pago con el fin de verificar si se cumplen las condiciones de pago pactadas en la ley. x Clasificaremos la cartera por edades y realizaremos seguimiento a su recuperación y compensación. 101

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Visita final x Al 31 de diciembre de 20-10 se efectuará un seguimiento y una ampliación de las pruebas de razonabilidad de la cartera de aportantes. x Evaluar la razonabilidad de los saldos de otros deudores, examinando conceptos y soportes. x Arqueo de títulos valores (cheques, CDT) dados como garantías de pago. 9.4 ACTIVOS FIJOS El valor de activos fijos a 31 de diciembre de 20-09 es de $838.297 y representan el 11% del total de los activos. Riesgo inherente Riesgo de control

Bajo Medio

Visita preliminar x Efectuaremos pruebas de adiciones y retiros efectuados durante el año, verificando lo adecuado de los controles y procedimientos para su manejo. x Efectuaremos cálculo de la depreciación y ajuste por inflación, verificando lo adecuado del tiempo estimado.

Visita final x Revisión del movimiento de los activos fijos y su depreciación al 31 de diciembre 20-09, con el propósito de verificar la razonabilidad de los saldos a esta fecha. x Proyectar los cálculos de depreciación y ajustes por inflación hasta 12/31/20-10. x Evaluar la adecuada cobertura de seguros para los activos. x Examinar los avalúos técnicos y comprobar la adecuada valuación al cierre. x Comparar los saldos ajustados por inflación, con el valor del activo con el fin de examinar la posibilidad de no realizar ajuste por inflación. 9.5 DIFERIDOS El valor de los diferidos a 31 de diciembre de 20-09 es de $ 1.609.259 que representa el 22% del total de los activos. Riesgo inherente Riesgo de control 102

Bajo Medio

3. Planeación

Visita preliminar x Realizar una selección a criterio con el fin de verificar los conceptos tomados como diferidos, el tiempo de amortización y su adecuada contabilización.

Visita final x Comprobar la razonabilidad del saldo, examinando los soportes respectivos. 9.6 CUENTAS POR PAGAR El saldo de cuentas por pagar a 31 de diciembre de 20-09 es de $ 3.645. 723 que representa un 70% del total del pasivo. Riesgo inherente Riesgo de control

Medio Medio

Visita preliminar Utilizando el método de muestreo estadístico efectuaremos una prueba de desembolsos de enero a julio de 20-10.

Visita final x Efectuaremos una revisión del movimiento de cuentas por pagar desde la visita preliminar hasta 12/31/20-10, para verificar la razonabilidad de los pasivos al cierre. x Realizar una selección de los saldos más significativos cubriendo un 80% del total de las cuentas por pagar y realizar pruebas de pagos posteriores. x Diligenciar el programa de pasivos no registrados. 9.7 OBLIGACIONES FINANCIERAS El saldo de las obligaciones financieras a 31 de diciembre de 20-09 es de $350.000 y representa el 7% del total del pasivo. Riesgo inherente Riesgo de control

bajo bajo

103

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

YANEL BLANCO LUNA

Visita preliminar x Examinar en su totalidad las obligaciones existentes, comprobando la existencia de pagarés y su adecuada contabilización. x Realizar un cálculo de los intereses en coordinación con el área de ganancias y pérdidas.

Visita final x De acuerdo con las cuotas pactadas en los pagarés proyectar la prueba a 12/31/20-10 examinando movimientos nuevos y verificando la razonabilidad del saldo. x Realizar confirmación a terceros. 9.8 OTROS PASIVOS El saldo de las cuentas por pagar a accionistas a 31 de diciembre de 20-09 es de $367.260 y representa el 7% del total del pasivo. Riesgo inherente Riesgo de control

Bajo Bajo

Visita preliminar x Efectuaremos una revisión analítica sobre los saldos de otros pasivos.

Visita final Elaborar la conciliación entre los saldos verificando este rubro con las cuentas por cobrar a socios a 12/31/20-10. 9.9 CUENTAS DE RESULTADOS La compañía presenta una pérdida de $ 932.744 a diciembre 31 de 20-09.

Visita preliminar Mediante procedimientos de revisión analítica practicaremos las siguientes pruebas:

104

3. Planeación

x Evaluaremos lo adecuado de los controles y procedimientos en coordinación con las otras áreas del balance. x Efectuaremos análisis de variaciones durante el año explicando partidas anormales o inusuales. x Comprobaremos la razonabilidad de los ingresos en coordinación con las revisiones bimensuales de IVA.

Visita final x Proyectar las pruebas a 12/31/20-10 y cruzar los gastos de intereses con las confirmaciones realizadas. OTROS TEMAS x Se efectuarán pruebas de controles y de cumplimiento para cada uno de los ciclos en que se dividan las actividades y procesos de la entidad. Todas estas pruebas se efectuarán en el primer semestre del año 20-10. x Realizar pruebas de ajustes por inflación sobre partidas no monetarias en coordinación con los trabajos de cada una de las áreas. x Revisión mensual de retención en la fuente. x Revisión bimestral del impuesto sobre las ventas. x Desarrollar el programa de normas legales y estatutarias. x Desarrollar el programa de la auditoría de gestión. x Obtener la información final para el informe final de la auditoría integral. 9. 10 FASE FINAL DEL TRABAJO Y EMISIÓN DE INFORMES La fase final del trabajo incluye los siguientes asuntos: x Revisar los posibles pasivos contingentes. x Revisar la incidencia de posibles acontecimientos posteriores al cierre del año. x Evaluar el supuesto de empresa en marcha. x Revisar los estados financieros y verificar que las cifras finales concuerdan con ellos. x Revisaremos los estados financieros finales para determinar si: - En conjunto, son coherentes con nuestro conocimiento del negocio, nuestra comprensión de los saldos y relaciones individuales y nuestra evidencia de auditoría. - Las políticas contables utilizadas en la preparación de los estados financieros son apropiadas y están reveladas adecuadamente, al igual que cualquier cambio en dichas políticas. 105

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- Los saldos y revelaciones asociadas están presentados de acuerdo con las políticas contables, normas profesionales y requisitos legales reglamentarios. - Construir los indicadores esenciales para evaluar el desempeño de la administración en el cumplimiento de los objetivos y metas. x Emisión de los Informes. En desarrollo de nuestro trabajo, emitiremos los siguientes informes, que serán discutidos previamente con la administración o con la junta directiva. a) Informe final de la Auditoría Integral En el mes de febrero del año 20-11, presentaremos a la Asamblea General un informe de auditoría integral con el siguiente alcance: auditoría financiera del balance general y los correspondientes estados de resultados, de cambios en el patrimonio, de cambios en la situación financiera y de flujos de efectivos; la evaluación del sistema de control interno la evaluación del cumplimiento de las leyes y regulaciones que la afectan y el grado de eficiencia y efectividad en el manejo de sus programas y actividades evaluado con los indicadores de desempeño. Este informe estará acompañado de los siguientes estados financieros de propósito general preparados por la administración, acompañados de sus correspondientes notas. -

Balance General. Estado de Resultados de Operación. Estado de Cambios en el Patrimonio. Estado de Cambios en la Situación Financiera. Estado de Flujos de Efectivo. Notas Explicativas a los Estados Financieros. Anexo con los principales indicadores de gestión comentados por la auditoria integral.

La opinión sobre los estados financieros de la sociedad, tiene como soporte las conclusiones generales de nuestro examen sobre los mismos. Esta podrá ser sin salvedades si, a nuestro criterio profesional, refleja razonablemente la situación financiera de la compañía a la fecha indicada y el resultado por el período examinado. La opinión será emitida con salvedades por ejemplo, cuando por circunstancias no controlables por nosotros, tengamos impedimentos en la ejecución de pruebas apropiadas y necesarias para la expresión de nuestro dictamen sobre situaciones o resultados que podrían tener relativa importancia.

106

3. Planeación

Nos abstendremos de opinar o daremos una opinión negativa si por ejemplo, por las condiciones y circunstancias encontradas no es posible la realización de nuestro trabajo, o cuando se presentan prácticas contables que vician materialmente los estados financieros. Cualquiera que sea el resultado del trabajo y el tipo de opinión o informe que emitamos, el balance ajustado y reclasificado de acuerdo con las circunstancias encontradas, les será entregado para efectos de su análisis y usos futuros. b) Informes intermedios y eventuales x En el curso de la auditoria y al menos trimestralmente, previa revisión de los controles establecidos, de los procedimientos administrativos, de los registros contables y de la documentación que lo soporta, presentaremos informes donde se resumirá el trabajo efectuado y las observaciones y recomendaciones acerca de la organización contable-administrativa, eficacia de los controles internos y otros aspectos de la auditoría integral que hubieren sido detectados en el curso del trabajo. x Revisión y firma de los estados financieros que se envían a las entidades de control y vigilancia o a terceros.

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CASO No 2 EL GIRASOL S.A. MEMORANDO DE PLANEACIÓN PARA EL AÑO 20-10

1. OBJETIVO Desarrollar una Auditoría Integral para el año de 20-10, que comprende dictamen sobre razonabilidad de las cifras de los estados financieros, evaluación del sistema de control interno de la entidad, opinión sobre el cumplimiento de la normatividad interna, externa y ecológica que le es aplicable, opinión sobre la gestión en el manejo de los recursos en concordancia con los principios de eficiencia, eficacia y economía, así como los actos de los administradores en el logro de los objetivos, todo lo cual se encuentra incluido en la propuesta de auditoría integral que fue discutida y aceptada por el cliente.

2. CONOCIMIENTO DE CLIENTE Actividad Económica La sociedad El Girasol S.A. es una entidad pequeña que tiene como objeto social la comercialización de derivados del petróleo, equipos afines, combustibles, lubricantes, grasa y aceites.

108

3. Planeación

Órganos de dirección, administración y representación La Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva y la Gerencia. La Junta Directiva de El Girasol S.A. se reúne dentro de los diez primeros días de cada mes, podrá deliberar con asistencia de dos de sus miembros. El Gerente es el representante legal de la sociedad y el ejecutor de las decisiones tomadas por la Junta Directiva.

Composición del capital Accionista 1 Accionista 2 Accionista 3

$ 51.000.000 51.000.000 18.000.000

El capital autorizado está representado en 12 millones de acciones de valor nominal de $10,oo.

Planta física La planta física de El Girasol S.A. comprende: sala para vendedores, módulo de facturación y ventas, módulo de contabilidad y sistemas, gerencia y sala de juntas y bodega.

Comercialización El Girasol S.A. es distribuidor de Shell y otros productos complementarios de Loctite, Radiox y STP (Rocket). La Shell Colombia es el encargado de promover extensivas campañas de comercialización, publicidad y promoción a todos los niveles, así como la capacitación para el personal de la distribuidora.

Inventario Las políticas de la Sociedad para el manejo de inventarios, están determinados por su principal proveedor (Shell). Dos pedidos al mes, de acuerdo al volumen de ventas y a la experiencia de la gerencia. Con relación a los productos complementarios anaeróbicos refrigerantes y aditivos, la empresa realiza los pedidos de acuerdo a las necesidades de ella y de sus clientes. 109

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No se mantienen grandes stocks de inventarios para evitar costos financieros, debido a que la política de la empresa por compras a Shell es de contado con descuento del 12%. El inventario físico lo realiza el Gerente y la contadora el primer día hábil de cada mes y se compara con los resultados que arroje el sistema, y las diferencias por faltantes se cobran al almacenista y diferencias positivas o negativas de los productos en presentación se verifican y se ajustan con su traslado respectivo.

Cartera Las políticas para los clientes están establecidas como sigue: Contado 15 días = 12% Crédito 30 días = 6% Crédito 45 días = 15%, condicionado para ventas de $6.000.000 en adelante. Descuentos especiales para concesionarios de Shell entre el 15% y el 17% a 30 días. El pago de comisión para los vendedores se realiza sobre los respectivos cobros de acuerdo a los plazos fijados.

3.

COMPRENSIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y CONTROL INTERNO

3.1 PROCESO CONTABLE DE VENTAS

110

3. Planeación

3.2 PROCESO CONTABLE DE INGRESOS El vendedor con las facturas vencidas realiza el cobro, elabora un recibo provisional de caja, diariamente entrega cuentas a la tesorera, quien además de recibir los pagos archiva en el fuelle las facturas no canceladas. El auxiliar contable elabora recibo de caja con la respectiva imputación contable, para alimentar el sistema. El Girasol S.A. procesa su información contable utilizando el programa Escorpio, el cual cuenta con los módulos de contabilidad, cartera e inventarios, los cuales se enlazan simultáneamente generando la información contable y oportuna necesaria. El Girasol S.A. carece de manuales de funciones y de procedimientos; sin embargo tiene definidos procedimientos de control para cartera e inventarios. El control de cartera es diario, lo ejecuta facturación con cada vendedor y finalmente el Gerente ejerce el control del cumplimiento de las políticas establecidas. Para clientes nuevos existen procedimientos para verificar las referencias presentadas. Debido a la poca complejidad de las operaciones, la adecuada segregación de funciones, la idoneidad del personal y el sistema de información contable, el control interno es apropiado. 3.3 IMPORTANCIA RELATIVA El riesgo e importancia relativa del trabajo de auditoría se evaluará con base en estudio de variables del entorno interno y externo del cliente, mediante la matriz DOFA, matriz de análisis de riesgo inherente a la actividad y matriz de análisis de control. Las variables definidas para El Girasol S.A, en el entorno interno son: Cartera, Inventarios, Clientes y competencia y en el entorno externo: Políticas del sector, Políticas del gobierno y condiciones de orden público, como el paro de transportadores que son de verdadera importancia para la empresa, por cuanto es en este gremio y en especial el transporte pesado y el transporte urbano, los que se definen como los mayores consumidores de los productos distribuidos.

111

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4. OTROS ASUNTOS DEL PLAN GENERAL 4.1 PLAN DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO La firma realizará la auditoria en cuanto al cumplimiento de normatividad interna y externa. Se evaluará el cumplimiento de la administración con relación a los estatutos, actos administrativos de Junta Directiva y políticas establecidas. Así mismo, por ser Sociedad Anónima, deberá regirse por normas del Código de Comercio, Código Sustantivo de trabajo, Decretos 2649 y 2650/93, Estatuto tributario y Ley 99/93. 4.2 PLAN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN Se ha diseñado un plan estratégico que permita evaluar y emitir una opinión sobre la gestión de la administración en el cumplimiento de los objetivos, planes, políticas, en razón de los principios de eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos económicos, humanos y técnicos, estableciendo indicadores y su comparación con el sector. 4.3 PLAN DE AUDITORÍA CONTROL INTERNO Las técnicas para la evaluación del sistema de control interno, serán las entrevistas con el personal responsable de cada actividad, diseño de flujo gramas e identificación de ciclos operativos y de información. Así mismo, se diseñarán cuestionarios de control interno para confrontarlo con la realidad de cada operación. 4.4 POSIBILIDAD DE QUE EL PRINCIPIO DE NEGOCIO EN MARCHA, PUEDE SER PUESTO EN DUDA La evaluación del riesgo del principio del negocio se tendrá en cuenta: a. Indicadores Financieros: x Razones Financieras. x Otros Indicadores: - Pérdidas sustanciales de operación - Incapacidad de obtener financiamiento para nuevos productos o líneas. b. Indicadores en Operación: x Pérdida de nuestro proveedor principal (Shell) x Dificultad de cumplimiento con las cuotas asignadas por nuestro proveedor principal.

112

3. Planeación

x Escasez de materia prima o falta de producción de nuestro proveedor principal. x Pérdida de mercado. c. Otros Indicadores: x Procedimientos legales pendientes: Fusión con otros dos distribuidores del departamento. x Cambio de políticas del gobierno o legislación en cuanto a transporte de carga, pasajeros y taxis. 4.5 EXISTENCIA DE OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS a. En la revisión analítica de cuentas. x Ambiente de control: Si el personal es adecuado para la ejecución y registro de las operaciones. x Monitoreo continuo a cerca del control interno en cuanto a los procedimientos utilizados en las operaciones. b. Durante el curso de la auditoria x Revisar la aplicación de los procedimientos establecidos por la administración en cuanto a la autorización registro y ejecución de las operaciones. x Revisar si las decisiones tomadas por la gerencia se ajustan a las disposiciones emanadas en la junta de accionistas. x Revisar confirmaciones de pedidos u órdenes de pago de nuestro principal proveedor. 4.6 INDICIOS DE INCUMPLIMIENTO DE LEYES O REGULACIONES x x x x

Pago de pólizas para transporte de mercancías a zonas rojas Transacciones no autorizadas o transacciones registradas en forma indebida. Prestamos o compra de productos entre distribuidores de la zona. Incumplimiento de normas estatutarias y tributarias.

4.7 ASUNTOS VARIOS x La responsabilidad de la firma comprende la realización de una auditoría integral. x Se presentaran informes parciales cada trimestre y en enero del año 20-11 se presentara el informe final. x Nuestra empresa responderá por la elaboración de los informes que a bien soliciten las entidades de control y vigilancia y firmará las declaraciones de retención, IVA, Renta e industria y comercio, siempre y cuando se envíen con ocho días de anticipación al vencimiento. 113

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

5.

YANEL BLANCO LUNA

AMBIENTES DE SISTEMAS E INFORMACIÓN POR COMPUTADOR

x En cuanto al Hardware es adecuado para cada uno de las áreas que realiza el trabajo es decir: gerencia, contabilidad, facturación y auxiliar contable. x Los equipos se actualizan constantemente de acuerdo a las necesidades de la empresa y condiciones del mercado. x En cuanto al Software la empresa posee el programa Escorpio, el cual satisface las necesidades de información para contabilidad, facturación y cartera hasta la emisión de estados financieros según el PUC. x El personal posee una clave de acceso para ingresar a su área y sólo es modificada por la gerencia, ningún área puede ser consultada o modificada por otra. x El programa es actualizado generalmente cada año, no obstante cuando existen reformas se actualiza en el momento oportuno. x Cuenta con controles adecuados para verificar consecutivos de facturas, comprobantes de ingreso, comprobantes de egreso, notas de contabilidad, recibos de caja etc. x El módulo de cartera genera listados de vencimientos así: de 0 a 30 días, de 30 a 60, de 60 a 90 y más de 90 días. x Se sacan copias de seguridad diariamente de toda la contabilidad la cual está bajo la custodia y responsabilidad de la contadora.

MATRIZ DOFA - DISTRIBUIDORA DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES EL GIRASOL S.A. NIVEL Próximo

IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES 1. Socios

2. Cartera

3. Inventarios

114

DETERMINACIÓN DE EFECTOS AMENAZAS/ OPORTUNIDADES Oportunidades: Por ser sociedad anónima garantiza mayor grado de responsabilidad de los socios hacia terceros. Amenazas: De acuerdo a la participación accionaria puede existir manipulación por parte de socio mayoritario. Oportunidades: Recaudo en el tiempo estipulado y trayectoria en el mercado. Amenazas: El compromiso que existe para la selección del cliente. Oportunidades: Alta rotación y bajo stock Amenazas: Debido a los bajos stock, se pueden incumplir con los pedidos a los clientes.

3. Planeación

NIVEL

IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES

DETERMINACIÓN DE EFECTOS AMENAZAS/ OPORTUNIDADES

4. Mercadeo

Medio

Oportunidades: Definiciones precisas de estrategias que conlleven a un mejor posicionamiento en el mercado. Amenazas: Pérdida de mercado por carencia de estrategias. 5. Clientes Oportunidades: - Aparición de nuevos proyectos de infraestructura. - Reactivación económica para la creación de empresas industriales y comerciales. Amenazas: - Infidelidad de los clientes. - Publicidad de la competencia. - Descuido del control de calidad. Falta de atención al cliente. 6. Proveedores Oportunidades: Por ser monopolio en un 80% y cuando no cambien las reglas de juego. El 20% restante se realiza con productos accesorios innovadores. Amenazas: - Mermas en los inventarios por suspensión de algún producto. - Condiciones por metas exageradas en volúmenes de ventas. 7. Competencia Oportunidades: Aparición de nuevas distribuidoras compitiendo de manera leal, promociones y publicidad Fortalecimiento de la atención al cliente. Amenazas: - Competencia desleal de otros distribuidores. - Competencia de otras marcas de productos similares con mejores promociones e incentivos. - Errores en formulación de estrategias de publicidad y promoción. 8. Tecnología Oportunidades: - Mejoramiento de los sistemas de información en materia contable - financiero y mercadeo. - Tecnología e innovación en la fabricación de los productos por parte del proveedor. 9. Políticas del sector Oportunidades: - Realización de estudios de los territorios en los cuales la distribución es baja y la propensión al consumo es alta. - Las políticas de precios por ser distribuidor de un monopolio, son estables por períodos y permiten medir utilidades reales de acuerdo con ventas proyectadas. - Las confederaciones y agremiaciones permiten negociar con el gobierno, ciertas políticas convenientes para el sector distribuidor de combustibles y lubricantes. Amenazas: - Aparición de nuevas marcas de los mismos productos en la jurisdicción en los cuales se han proyectado estudios de distribución. - Incumplimiento de los acuerdos concertadas con el gobierno por parte de las agremiaciones o confederaciones como precios, volúmenes de distribución, estímulos tributarios. 10. Moda o tendencia Oportunidades: Promover y estar a la vanguardia de las nuevas tendencias del mercado. Amenazas: Desconocimiento de las nuevas tendencias del mercado.

115

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

NIVEL General

IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES

YANEL BLANCO LUNA

DETERMINACIÓN DE EFECTOS AMENAZAS/ OPORTUNIDADES

de 11.1 Tasas de Interés Oportunidades: Las bajas tasas permiten el crecimiento de créditos, reactivando la economía, generando capital de trabajo para las empresas existentes y creación de otras. Amenazas: Tasas de interés altas restringen los créditos. 11.2 Inflación Oportunidad: Si la inflación es controlable los precios son estables. Amenaza: Si es incontrolable los precios se aumentan y el consumo y las ventas disminuyen. 11.3 Reformas Tributarias Oportunidades: Creación de incentivos tributarios Amenaza: Debido al déficit fiscal del país, estas medidas tienen tendencias a creación de nuevos impuestos o incrementar los existentes. 11.4 Devaluación de la Moneda Amenaza: Por la dependencia económica de monedas como el dólar, esta tendencia es latente en nuestro país. 11.5Tarifas de Gobierno Amenaza: Imposición de tarifas de peajes, incrementos a sobretasa de la gasolina y otros gravámenes en detrimento del transporte pesado y transporte público. 12. Condiciones de Amenazas: Inseguridad e incertidumbre en relación Orden Público con las metas de ventas propuestas. Temor a realizar actividades de trabajo en zonas rojas. 13. Narcotráfico Amenaza: Se presta para lavado de dinero adquiriendo grandes volúmenes de producto a menor precio, dañando el mercado. 11.Políticas Gobierno

El análisis ambiental para la identificación de las oportunidades y las amenazas se concentra básicamente en hechos que son incontrolables por parte del directivo pero, identificándolos tempranamente permiten evaluar circunstancias que pudieran tener algún impacto sobre la empresa. Las oportunidades surgen cuando las tendencias ambientales generan el potencial para que una compañía obtenga la ventaja competitiva. Para un mejor análisis del entorno, éste se puede visualizar desde tres dimensiones según su cercanía o proximidad a la empresa. La primera dimensión es el llamado entorno próximo, el cual es aquél conjunto de variables externas que afectan de manera más directa a la compañía; en él se incluyen factores como la posición de la empresa frente a proveedores, compradores, competidores, deudores y acreedores, entre otros. Una segunda dimensión del ambiente externo, es el entorno medio, es decir, aquél conjunto de factores que afectan a todo el sector en el cual se desempeña la compañía, pero que pueden incidir de manera particular sobre la empresa. Estos factores son por ejemplo, el nivel de desarrollo actual de la tecnología, las políticas de las entidades de regulación y control y la situación general de precios de los insumos y productos terminados. Finalmente, se encuentra el entorno general, que es aquel conjunto de factores externos que afectan a todas las empresas del país o de la región, tales como la situación política y legal, el comportamiento de la economía (reflejado en sus indicadores), la situación ambiental, entre otros.

116

3. Planeación

MATRIZ DE ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE CONTROL DISTRIBUIDORA DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES EL GIRASOL S.A.

Riesgo

Identificación del Control

Objetivo del Control

Manipulación del socio mayoritario de la empresa

C1: Solicitud de referencia bancaria y comercial solo para clientes nuevos

Garantizar solvencia en los pagos del cliente.

Iliquidez y reducción del capital de trabajo

C2: Revisión esporádica de cartera

Determinar la cartera morosa

Pérdida de Clientes

C3: Revisión constante de Inventarios para realizar compras

Determinar los productos de más alta rotación, con datos estadísticos y gráficos.

Pérdida de Mercados

Pérdida de Clientes

Pérdida de la Distribución

C4: Asignación Cubrir zonas de influencia. de las zonas a cada vendedor, Basados en la experiencia y en el conocimiento del producto. C5: El vendedor es el directo responsable de los clientes y de las zonas asignadas.

Manejar y mantener en su respectiva zona por parte del vendedor.

C7: Reuniones esporádicas con el proveedor

-Lanzamiento de nuevos productos. Información sobre la actuación de la competencia. Cumplimiento de metas de ventas

Evaluación del Control Teórico Cumplido

Calificación Fuerte

X

X

Débil

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

117

YANEL BLANCO LUNA

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Pérdida Temporal del Mercado

C.8: Acondiciona miento a las políticas fijadas por el sector.

Cumplir con las políticas fijadas por el proveedor

Desmejoramiento de las actuales condiciones del Sector

C9: Responsabilizar al vendedor de la recolección de la información sobre los cambios tecnológicos (innovación) de la competencia en el mercado

Mantener actualizado al proveedor en cuanto a las innovaciones del mercado

X

X

X

X

MATRIZ DE AUDITORÍA INTEGRAL - EL GIRASOL S.A. Control de Legalidad

Control de Gestión

1.1.Políticas Planes y Metas

X

X

1.2.Actos Administrativos

X

Áreas y o cuentas de análisis

Control Interno

Control Financiero

Control Físico

1. Junta de socios

2.Gerencia 2-1.Políticas, Planes y Metas

X

X

X

X

2.2.Autorización del Gasto e Inversiones.

X

2.3.Asignación y cumplimiento de metas de vendedores

X

X

2.4. Selección de clientes y definición de montos de créditos

X

X

3. Comerciali-zación

X

3.1`Pedidos a Proveedores

X

3.2.Bodegaje

118

X

X X X

X

3. Planeación

3.3.Stock de mercancías.

X

3.4.Transporte y distribución

X

3.5.Protección de mercancías

X

X

X

3.6 Incentivos y promociones

X

4. Área Financiera 4.1 Sistema contable e información F.

X

X

4.2 Bancos y Corporaciones

X

X

4.3 Efectivo

X

X

4.4 Cartera

X

X

X

4.5 Inventario

X

X

X

4.6 Inversiones

X

X

X

4.7 Propiedad, planta y equipo

X

X

4.8 Cuentas por Pagar

X

X

X

4.9 Obligaciones Financieras

X

X

X

4.10 Otros Activos

X

X

4.11 Capital

X

X

4.12 Utilidades

X

X

4.13 Ventas

X

X

X

4.14 Costo de Ventas

X

X

X

4.15 Compras

X

X

X

4.16 Descuentos y devoluciones en Ventas

X

X

X

X

X

X

X

4.17 Descuentos en Compras 4.18 Presentación de Declaraciones Tributarias

X

X

X

X

119

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

YANEL BLANCO LUNA

CRONOGRAMA TRIMESTRAL DE LA AUDITORÍA Actividad

1. Conocimiento de la actividad del cliente. 2. Entrevistas con el personal de la empresa. 3. Elaboración de cuestionarios de control interno y su respectiva evaluación. Determinación de áreas críticas, matrices de riesgo, e importancia relativa

4. Elaboración del memorando de planeación, programas de auditoría, diseño de papeles de trabajo, marcas de auditoría e índices

5. Elaboración del trabajo de auditoría acorde con la matriz de auditoría integral e informe sobre estados financieros

6. Elaboración del primer informe con las respectivas observaciones, producto de la evaluación del control interno, financiero, legal y de gestión

7. Ejecución de trabajo sobre la marcha, realizando comparación con la vigencia anterior

8. Elaboración y presentación del informe con hallazgos y opiniones sobre los controles internos financiero de cumplimiento y de gestión 1° semestre del 20-09

9. Ejecución del trabajo sobre la marcha de acuerdo con la matriz integral.

10. Elaboración y presentación del informe 3° trimestre del 20-09 sobre los controles realizados y sobre estados financieros intermedios

11. Ejecución sobre la marcha acorde con las áreas y/o cuentas de análisis según matriz integral

12. Elaboración y presentación del informe final, dictamen de estados financieros, opinión sobre la gestión de la administración, opinión sobre cumplimiento de normas y evaluación del sistema de control interno. 120

1ero 2do 3ero 4to

3. Planeación

CASO No 3 BANANERA LA GRANJA LTDA MEMORANDO DE PLANEACIÓN AUDITORIA INTEGRAL PARA EL AÑO 20-10

1. DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO 1.1 OBJETIVOS Desarrollar una Auditoría Integral por el año de 20-11 que comprende dictamen sobre razonabilidad de cifras de estados financieros, evaluación del sistema de Control Interno de la entidad, opinión sobre el cumplimiento de la normatividad interna y externa que le es aplicable, opinión sobre la gestión en el manejo de los recursos en concordancia con los principios de eficiencia, eficacia y economía, así como los actos de los administradores en el logro de los objetivos, todo lo cual se encuentra incluido en la propuesta de Auditoria Integral que fue discutida y aceptada por el cliente.

2. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Actividad económica La sociedad Bananera La Granja Ltda. tiene como objeto social adelantar actividades agrícolas en el área bananera en todas las formas posibles, tanto de inversión como de explotación. Especialmente la producción de banano para la exportación.

121

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Órganos de Dirección, Administración y Representación: La Junta de Socios y la Gerencia La Junta de Socios de Bananera La Granja Limitada, se reúne ordinariamente los 10 primeros días del mes de marzo de cada año. El Gerente es el representante legal de la sociedad y el ejecutor de las decisiones tomadas por la Junta de Socios dentro de unas limitaciones estatutarias. Composición del Capital:

Socio A Socio B

$ 344.750.000 5.250.000 $ 350.000.000 ==========

98.5% 1.5%

El capital de la sociedad se encuentra dividido en 350.000 cuotas sociales a un valor nomina de $ 1.000 cada una.

122

3. Planeación

Planta física: la planta física de la sociedad Bananera La Granja Limitada, se encuentra determinada de la siguiente forma: Producción y almacén: finca de 70 Hectáreas localizada en el Municipio XXX, Departamento del YYY, se encuentra dividida en 8 Lotes de aproximadamente 8.75 hectáreas c/u con el fin de responsabilizar a los trabajadores asignados para tal fin del mantenimiento y cuidado del respectivo Lote. La energía eléctrica se toma a través de redes eléctricas implantadas por la Electrificadora del Departamento y se miden a través de contadores de energía. El agua se toma a través de canales de riego diseñados por la entidad responsable del suministro de agua a la región. Este servicio se paga mensualmente a través de factura emitida por esta entidad. La comunicación se da por radio y por celular con planes económicos acordados con las entidades de telefonía móvil. Administración: la instalación donde funciona la administración, se encuentra ubicada en su domicilio principal. Oficina amplia donde funcionan Gerencia, Contabilidad, Sistemas y Recepción. Comercialización: la Sociedad Bananera La Granja Limitada vende semanalmente cajas de banano para exportación a un único cliente. En la actualidad vende sus productos a Uniban S. A. Comercializadora Internacional, la cual se encarga del embarque del banano para exportarlo a la Comunidad Económica Europea. El embarque se realiza semanalmente, por lo que cajas de banano producidas en la semana inmediatamente se exportan. En este tipo de negocio, el productor (Bananera La Granja Ltda.) se compromete a través de un contrato cuya duración puede ser de 1 a 3 años a vender el producto único y exclusivamente a la Comercializadora estableciendo el precio de la caja en dólares americanos los cuales se van reajustando según la devaluación del peso. Inventario: el inventario de la fruta a exportar se determina identificando los racimos de banano por medio de cintas plásticas de diferentes colores (8) a los dos meses de haber brotado de la mata, a las 9 semanas mínimo de haberse identificado el racimo se corta para su proceso, se recogen las cintas que identificaron cada uno de los racimos cortados y se entrega al administrador de la finca, el cual es la persona encargada de llevar la existencia de fruta que queda en el campo.

123

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

YANEL BLANCO LUNA

El inventario de los insumos que se utilizan en la cosecha y producción de fruta se determina de acuerdo a las necesidades. No se mantiene un stock alto de insumos. El inventario físico de insumos lo realiza el administrador de la Finca con el Contador los 5 primeros días del bimestre siguiente comparándolos con los resultados que arroja el sistema. Se hace un seguimiento a las diferencias encontradas, si no son justificadas por el Almacenista se le cobran. Si son justificadas pero existen diferencias de lo físico con lo teórico, se ajustan. Las compras de Insumos para la producción se realizan en un 95% con el mismo comercializador de la fruta – Uniban S.A- los cuales los descuenta en un periodo de 1 a 4 semanas con la fruta que se le vende. Este descuento se ve reflejado en una planilla denominada Liquidación de Embarque, en donde el comercializador determina la cantidad, el precio unitario y la totalidad de la fruta vendida en la semana, menos las compras y servicios que prestaron en determinada fecha, consignando el saldo pendiente. Cartera: el cliente C.I. Uniban S.A. Cancela la venta de banano a la semana siguiente de haberse embarcado las cajas de banano para su exportación, por lo que no existe cartera vencida

COMPRENSIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y CONTROL INTERNO Proceso contable de venta No existe un proceso contable de venta, ya que Uniban es la encargada de determinar de acuerdo con Estadísticas de Inventario que ellos manejan cuanto es la cantidad de fruta a solicitar para exportación en la semana. Una vez entregada al administrador la solicitud de la cantidad de fruta a cortar en la semana, se procede a dicho corte dejando constancia a través de Formatos de Cortes del el total de la fruta procesada y entregada al cliente.

Proceso contable de ingresos El cliente CI Uniban S.A. envía el lunes de la semana siguiente al embarque de la fruta un Formato denominado Liquidación de Embarque en donde se registra la cantidad de fruta cortada y el valor de ella, según los diferentes tipos de fruta,

124

3. Planeación

el departamento de contabilidad compara esta información con los documentos internos que tiene y si esta todo en orden, procede a su causación. El día jueves el cliente consigna el valor de la Liquidación de Embarque; una vez verificada dicha consignación el auxiliar contable procede a elaborar el Recibo de Caja con la respectiva imputación contable, para alimentar el sistema. Las Comercializadoras Internacionales expiden un documento denominado Certificado al Proveedor que sirve como documento equivalente a la Factura de Venta que tiene que elaborar cada productor de banano. La Sociedad Bananera La Granja Limitada procesa su información contable utilizando el programa Pentágono, el cual cuenta con el módulo de contabilidad. La información de producción y nómina del personal que labora en la Finca, se procesa utilizando el programa Agrosoft con el cual se hace interfase al programa Pentágono para generar la información contable y oportuna necesaria. La Sociedad Bananera La Granja Limitada carece de manuales de funciones y de procedimientos, sin embargo se tiene definido procedimientos de control para inventarios. La poca complejidad de las operaciones, la adecuada segregación de funciones y la idoneidad del personal nos permite conocer el sistema de información contable y el control interno establecido.

Riesgo e importancia relativa El riesgo e importancia relativa del trabajo de auditoría se evaluará con base en estudio de variables del entorno interno y externo del cliente, mediante la matriz DOFA, matriz de análisis de riesgo inherente a la actividad y matriz de análisis de control. Las variables definidas para la Sociedad Bananera la Granja Ltda., en el entorno interno son: Producción y en el entorno externo: políticas del sector, políticas del gobierno y condiciones de orden público, como la inseguridad que es de verdadera importancia para la empresa por estar ubicada la finca en una zona de alto riesgo.

125

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3. OTROS ASUNTOS DEL PLAN GENERAL 3.1 PLAN DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO La firma de auditoría, realizará la auditoria en cuanto al cumplimiento de normatividad interna y externa, se evaluará el cumplimiento de la administración en relación con estatutos, actos administrativos de Junta de Socios y políticas establecidas. Así mismo, por ser Sociedad Ltda., deberá regirse por normas del Código de Comercio, Código Sustantivo de trabajo, Decretos 2649/93 y 2650/93, Estatuto Tributario, Código Contencioso Administrativo. 3.2 PLAN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN Se ha diseñado un plan estratégico que permita evaluar y emitir una opinión sobre la gestión de la administración en el cumplimiento de los objetivos, planes, políticas, en razón de los principios de eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos económicos, humanos y técnicos, estableciendo indicadores y su comparación con el sector. 3.3 PLAN DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO Las técnicas para la evaluación del sistema de control interno, serán las entrevistas con el personal responsable de cada actividad, diseño de flujogramas e identificación de ciclos operativos y de información. Las pruebas se harán mediante el sistema de ciclos de información en los cuales se agrupan las funciones y actividades relacionadas con los procesos. Así mismo, se diseñarán cuestionarios de control interno para confrontarlo con la realidad de cada operación. 3.4 POSIBILIDAD DE QUE EL PRINCIPIO DE NEGOCIO EN MARCHA, PUEDE SER PUESTO EN DUDA En la evaluación del riesgo del principio del negocio en marcha se tendrá en cuenta: a. Indicadores Financieros: ƒ Razones financieras

126

3. Planeación

b. Indicadores de Operación: ƒ Pérdida del cliente C.I. Uniban S.A ƒ Dificultad de cumplimiento con la fruta asignada por Uniban S.A. ƒ Pérdida de mercado c. Otros indicadores: ƒ Cambio de políticas del gobierno o legislación en cuanto a la exportación. ƒ Situación de orden público. 3.5 EXISTENCIA DE OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS a. En la revisión analítica de cuentas. ƒ Ambiente de control: Si el personal es adecuado para la ejecución y registro de las operaciones. ƒ Seguimiento continuo acerca del Control Interno en cuanto a los procedimientos utilizados en las operaciones. b. Durante el curso de la auditoría: ƒ Revisar la aplicación de los procedimientos establecidos por la administración en cuanto a la autorización de registro y ejecución de las operaciones. ƒ Revisar si las decisiones tomadas por la Gerencia se ajustan a las disposiciones emanadas en la Junta de Socios. 3.6 INDICIOS DE INCUMPLIMIENTO DE LEYES O REGULACIONES ƒ Transacciones no autorizadas o transacciones registradas en forma indebida. ƒ Incumplimiento de normas estatutarias y tributarias. 3.7 ASUNTOS VARIOS ƒ La responsabilidad de la firma de auditoría, comprende la realización de una auditoría integral. ƒ Se informes parciales cada trimestre y en marzo del año 20-12 se presentará el informe final. ƒ Nuestra empresa responderá por la elaboración de los informes que soliciten las entidades de control y vigilancia y firmará las declaraciones de retención en la fuente, IVA, renta e industria y comercio, siempre y cuando se envíen con cinco (5) días de anticipación al vencimiento. 127

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4. AMBIENTES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN POR COMPUTADOR x En cuanto al hardware es adecuado para cada uno de las áreas que realiza el trabajo, es decir: Gerencia, Sistemas, Contabilidad. x Existen equipos no actualizados, 1 en el Departamento de Contabilidad, 2 en el Departamento de Sistema y 1 en la Secretaria de Gerencia. x La empresa posee el programa Pentágono y Agrosoft, los cuales satisfacen las necesidades de información para contabilidad, producción, hasta la emisión de estados financieros según el PUC. x La empresa maneja un sistema integral para minimizar los errores de la interfase. x El personal posee clave de acceso para ingresar a su área y solo es modificada por el Contador, las diferentes áreas pueden ser consultadas mas no modificadas por otra. x Existen adecuados niveles de acceso para ingresar al sistema. x Los programas son actualizados cada año, no obstante cuando existen reformas se actualizan en el momento oportuno y poseen sus respectivas licencias. Los ingenieros de los programas Pentágono y Agrosoft prestan soporte técnico mensual. x Cuentas con controles adecuados para verificar consecutivos de Comprobantes de Egresos, Ingresos, Notas de Contabilidad, etc. x La empresa tiene contrato de mantenimiento el cual comprende: a. El software que posee un modulo para realizar auditorías que facilita que en cualquier momento se realice el control sobre los procesos que realiza la empresa. b. Existen adecuadas pistas de auditoría.

5. RIESGOS E IMPORTANCIA RELATIVA Del análisis de los Estados Financieros para aplicar Auditoría Financiera, hay que evaluar el riesgo inherente a nivel de Saldos de Cuentas y Clases de Transacciones, se destacan las siguientes cuentas las cuales se asumen como de alto riesgo y a tener en cuenta para el desarrollo del programa de auditoría. 5.1 DEUDORES – PARTE NO CORRIENTE La cuenta auxiliar Anticipo a Contratistas tiene un saldo inicial de $ 72.070.000 y como saldo final $382.643.000 lo que se presume que se giró a contratistas la suma de $310.573.000.

128

3. Planeación

Estos contratistas son 4 o 5 cuadrillas conformadas por 7 personas que realizan trabajo de mantenimiento de canales de riego y desagüe en la finca. Por lo regular son trabajos que se realizan en la finca con un término de duración de 45 días, debiendo haberse ajustado este rubro a la cuenta de Costo respectiva. 5.2 INVENTARIOS No existe una cuenta de Inventarios de insumos en los Estados Financieros, todo lo que se compra se lleva inmediatamente a la cuenta de Costos; existiendo un control de las existencias en las instalaciones de la Finca. 5.3 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Construcciones y edificaciones: Determinar si existe una buena aplicación de los Ajustes por Inflación y la Depreciación.

Plantaciones agrícolas Determinar si existe una adecuada clasificación de la cuenta Amortización de Plantaciones, ya que el saldo de esta cuenta es mucho mayor de lo que se lleva como Activos, lo mismo sucede con el Ajuste de la Amortización.

Pozo artesiano Sucede igual que con la clasificación de la cuenta Plantaciones Agrícolas.

Depreciación acumulada Los ajustes por inflación de esta cuenta no se llevan por cuentas auxiliares separadas, sino que se toman como un todo dificultando saber qué sumas aplicaron razonablemente a cada cuenta de activos fijos. 5.4 DIFERIDOS Determinar la amortización de la cuenta 5.5 VALORIZACIÓN Estas valorizaciones se refieren al terreno donde está ubicada la finca, se registran según el avalúo catastral que emite el evaluador independiente. Verificar el cálculo de la valorización.

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5.6 OBLIGACIONES LABORALES Comprobar las consignaciones que debieron efectuarles a un Fondo las Cesantías. Verificar si los trabajadores fijos de la finca están afiliados a la Caja de Compensación Familiar.

5.7 PATRIMONIO Las pérdidas acumuladas superan por más del 50% el capital social de la sociedad. Evaluar y comprobar estas pérdidas ya que puede traer como consecuencia que la Superintendencia de Sociedades considere a esta empresa candidata para entrar a un proceso de liquidación. Evaluar el ajuste por inflación del patrimonio. 5.8 COSTOS Y GASTOS Verificar que los aportes parafiscales se estén discriminando correctamente a Costos y Gastos, al existir un mayor valor de aporte contabilizado en Gastos y un menor valor en Costos. No se guarda la proporcionalidad del caso. Existen gastos por concepto de Mantenimiento de Vehículos, no existiendo ningún activo por este concepto. La empresa está asumiendo impuestos por concepto de Retención en la Fuente, gastos no deducibles para efectos fiscales. 5.9 CUENTAS DE ORDEN No existen Cuentas de Orden Fiscales para registrar las diferencias permanentes y temporales de las conciliaciones contables con las fiscales. A nivel de los estados financieros el riesgo inherente de las cifras de los balances se considera alto. RIESGO DE CONTROL El sistema de información contable es confiable, el desarrollo y mantenimiento de los programas se efectúa de manera periódica, contando con la asistencia técnica del ingeniero del software cada vez que se le solicita, existe seguridad física de los sistemas de información por computador y un adecuado control sobre el acceso a los programas del sistema, no así el sistema de control interno existente ya que 130

3. Planeación

no está cumpliendo con dos de los tres objetivos específicos cuando se diseña una estructura del Control Interno al no haber confiabilidad de la información financiera y no se cumple con las leyes y regulación que afectan a la empresa, por lo cual lo podemos considerar como de alto riesgo por existir en el cuerpo del balance representaciones erróneas de importancia relativa. La Gerencia no demuestra demasiado interés en los informes financieros y está más pendiente de la parte operativa que de la parte administrativa.

RIESGO DE DETECCIÓN Debido a que la evaluación del riesgo inherente y de control son altos, los procedimientos sustantivos a desempeñar por parte de la auditoría van a ser más extensos y abarcarán un mayor tamaño de muestra.

BANANERA LA GRANJA LTDA-MATRIZ DOFA Identificación

Determinación Efectos

Variables

Amenazas/ Oportunidades

Nivel Próximo

Socios

OP: por ser sociedad de personas los Socios son solidarios con las deudas contraídas con terceros AM: El capital de la sociedad está conformado por un Socio mayoritario y un Socio minorista, lo cual puede traer como consecuencia manipulaciones para la toma de decisiones.

Cartera

OP: el recaudo se realiza en el tiempo estimado. No existe cartera vencida. AM: por desestabilización en el orden nacional o internacional no recuperar la cartera en el tiempo programado.

Clientes

OP: por tener un único cliente la producción está garantizada. Todo lo que se produce se vende, quedando un porcentaje muy mínimo del banano no apto para exportación. AM: por causas no previstas, ya sea por fuerza mayor o caso fortuito el cliente decida suspender el contrato establecido con el productor.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

YANEL BLANCO LUNA

Identificación

Determinación Efectos

Variables

Amenazas/ Oportunidades

Nivel Proveedor

OP: por tener un solo proveedor mayoritario no existe preocupación por escasez de insumos o por no encontrarse en el mercado. AM: los precios los regula el proveedor. No existiendo descuentos por pronto pago.

General

Competencia

OP: no tiene competencia para colocar y vender el producto.

Política de Gobierno

OP: incentivo a los exportadores a través de los Certificados de Reembolso Tributario (CERT). Incentivo tributario al permitir solicitar a la DIAN la devolución o compensación del impuesto a las ventas pagado por concepto de compra de insumos o servicios prestados. Si la inflación es controlable y se acelera la devaluación del peso más dinero perciben los exportadores. AM: restringir o acabar con los CERT. De acuerdo con las reformas tributarias que se dan en el país cada dos años por lo menos, derogar los artículos del Estatuto Tributario que benefician al Exportador para solicitar devolución o compensación de IVA. A una inflación alta y a una valuación de la moneda menos pesos reciben los exportadores.

Condiciones de

132

AM: inseguridad e incertidumbre en relación con las metas de Orden Publico. Temor a realizar actividades de trabajo en la Finca por encontrarse en Zona de alto riesgo.

3. Planeación

PROGRAMA DE PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS COMO PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS OBJETIVO Mediante los procedimientos analíticos la Auditoria Integral partiendo de datos financieros o no financieros, busca determinar si las cifras presentadas en los Estados Financieros son razonables y si éstas están libres de errores importantes. El desarrollo de este programa de Procedimientos Analíticos se realizará en dos fases a saber: Aspectos Generales de la actividad del Negocio, conocimiento de su ciclo contable y políticas Administrativas. Análisis Comparativo de los rubros de los Estados Financieros de los dos últimos periodos, haciendo énfasis en las partidas más representativas de acuerdo a su importancia relativa.

ACTIVIDAD

Elaborado por

Observaciones

ASPECTOS GENERALES x Obtenga la información que le permita conocer el ciclo de operaciones del negocio, su ciclo contable y los procedimientos utilizados para la preparación de los Estados Financieros. x Indagar si la información financiera se registra en forma oportuna y completa. x Investigar sobre las políticas contables de la sociedad, si cumplen con las normas de contabilidad de Colombia, si han sido aplicadas apropiadamente y en forma uniforme de un periodo a otro. x Mediante lectura del libro de actas de Junta de Socios, entérese de asuntos que pudieren aclarar o explicar cambios importantes en los Estados Financieros.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDAD x Averiguar si las decisiones consignadas en las actas de juntas de socios que afecten a los Estados Financieros han sido reflejadas en ellos. x Obtenga si existe por parte de la administración cual es la misión y visión de esta compañía y si estas guardan relación y/o son alcanzables de acuerdo a su actividad. x Investigar si existen contingencias, compromisos y si se ha realizado el respectivo registro en cuentas de orden. x Investigar el origen de las transacciones con los socios y su apropiado registro. ANALISIS DE LAS PARTIDAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y SUS VARIACIONES REPRESENTATIVAS

x DISPONIBLE: Solicite las conciliaciones bancarias al corte del 31 de dic e investigue las partidas conciliatorias que presenten antigüedad. x Cruce los saldos según libros de estas conciliaciones con los registrados en los Estados Financieros. x INVERSIONES: Verifique el cumplimiento de la suscripción obligatoria de Bonos de Paz e informe por qué no figura suscripción de estos Bonos en el año 20-11. x CLIENTES: De acuerdo a información preliminar esta compañía realiza en un alto porcentaje la venta de su producto a un solo cliente en el exterior. Analice el anexo de clientes y su movimiento durante el año. x Esa compañía a su vez es proveedora de Banagranja Ltda, verifique si existe cruce o compensación de saldos o créditos entre estas compañías y su adecuado registro. x Investigue sobre las políticas contables para registrar estas transacciones.

134

Elaborado por

Observaciones

3. Planeación

ACTIVIDAD

Elaborado por

Observaciones

x

Verifique la antigüedad del saldo de Cuentas por Cobrar a diciembre 31. x CUENTAS CORRIENTES COMERCIALES: Verifique la antigüedad y relación de estas cuentas que no presentan movimiento de un año a otro y si son recuperables. x CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS: Investigue el origen de este crédito y su apropiado registro. ƒ ANTICIPOS Y AVANCES: Investigue con la administración el incremento considerable de este ítem y efectúe seguimiento en el año 2011 a estas partidas. x ANTICIPOS DE IMPUESTOS: Verifique y/o cruce con las declaraciones tributarias si esta partida contiene saldos a favor de Impuesto de Renta e IVA. x DEUDORES VARIOS: Obtenga una relación de los deudores e investigue el origen de estos saldos. x CUENTAS POR COBRAR TRABAJADORES: Verifique que este saldo corresponda efectivamente a trabajadores y no a terceros x PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: Obtenga una relación detallada de Propiedad Planta y Equipo por cada tipo de activo, detallando su costo histórico, ajuste por inflación y depreciación y compárelo con los valores registrados en los Estados Financieros. x Indagar con la administración sobre las políticas establecidas para la capitalización de activos y el tratamiento como gastos. x Investigar sobre la apropiada contabilización de los costos amortizables en el proceso de preparación del terreno, siembra y desarrollo de cultivos y su amortización.

135

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDAD x Verificar que los métodos y tasas de depreciación hayan sido aplicadas uniformemente de acuerdo a las normas de contabilidad de Colombia. x Observe u Obtenga información de funcionarios de la compañía sobre la existencia física y el estado de utilización de la maquinaria y equipo relacionada que figura en los Estados Financieros. x Investigue si la disminución del rubro de Maquinaria y Equipo y Equipos de Computación y Comunicación obedece al retiro ó venta de activos y su apropiada contabilización. x Obtenga la información necesaria para establecer si la amortización y agotamiento de las plantaciones agrícolas y frutales y pozos artesianos se está realizando razonablemente. x Investigue por qué disminuye el agotamiento acumulado en el año 20-11 con relación al año 20-10. x CARGOS DIFERIDOS: Solicite un anexo de los cargos diferidos y su amortización. x VALORIZACIONES: Investigue el origen de las valorizaciones que figuran en los Estados Financieros y su apropiada determinación. x OBLIGACIONES FINANCIERAS: Solicitar una relación de las obligaciones financieras al corte de dic. 31 de 20-11 - 20-10. x Solicitar los pagarés o documentos soportes y verificar el monto, periodo de amortización e intereses pactados. x Cruzar la relación suministrada con los documentos soportes, comparándolos con las cifras registradas en los Estados Financieros. x Verificar si estos créditos requieren autorización previa de la Junta de Socios para su realización según los estatutos.

136

Elaborado por

Observaciones

3. Planeación

ACTIVIDAD

Elaborado por

Observaciones

x PROVEEDORES: Solicitar el anexo de cuentas por pagar a Proveedores por vencimientos y analice la antigüedad de los mismos. x Verificar si la relación suministrada concuerda con el valor registrado en los Estados Financieros. x CUENTAS POR PAGAR: Solicite una relación de las Cuentas Corrientes Comerciales a dic. 31 de 20-11 – 20-10, indague sobre el origen de estos pasivos y su forma de pago. x Como las cifras de un periodo a otro no presentan variaciones importantes, verifique si existen saldos de créditos inactivos y su justificación. x Investigar si estos créditos están garantizados con bienes de la compañía. x Investigar si se han causado intereses sobre estos créditos y su apropiado registro. x Solicitar la declaración de Retefuente del mes de diciembre y cruzar con los saldos registrados en los Estados Financieros. x Proceda igual con los pasivos por concepto de retenciones y aportes de nómina y verifique su apropiada contabilización. x Obtenga una relación de los Acreedores Varios y compruebe que concuerda con el saldo que figura en los Estados Financieros. x Solicite el cuadro de consolidación de prestaciones sociales y cruce esta información con los pasivos registrados en los Estados Financieros por estos conceptos. x PATRIMONIO: Obtenga información sobre la distribución del Capital Social y compruebe que corresponda con el registro de la escritura de constitución ó última reforma. x Indague sobre las pérdidas que reflejan los ejercicios anteriores que representan una suma importante.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDAD INGRESOS, COSTOS Y GASTOS: Compare el Estado de Resultados de los dos últimos periodos, observe las variaciones importantes e indague sobre la justificación de estas variaciones. x Indague con la administración o funcionarios claves si el registro de ingresos, costos y gastos se ha realizado en los periodos correspondientes. x Por la naturaleza del negocio, obtenga información de funcionarios de la administración sobre el procedimiento contable de reconocimiento de costos y/o gastos y su apropiado registro. x Investigue con especial cuidado la relación existente entre las cuentas de ingresos y costo de ventas y la razonabilidad de las variaciones.

138

Elaborado por

Observaciones

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

CASO No 4 BANK S.A. MEMORANDO DE PLANEACIÓN PARA EL AÑO 20-13 1. PROGRAMA DE PLANEACIÓN DEL TRABAJO

Nombre del cliente:

Bank S.A.

Clase de trabajo:

Auditoría Integral por el año 20-13.

Actividad

Hecho por

P/T

1. Conocimiento de la actividad del cliente 2. Comprensión de los sistemas de Contabilidad y de control interno 3. Riesgo e importancia relativa 4. Procedimientos analíticos preliminares 5. Coordinación, dirección, supervisión y revisión 6. Otros asuntos del plan general 6.1. Auditoría de cumplimiento 6.2. Auditoría de Gestión 6.3. Auditoría de Control interno

2. PLAN GLOBAL DE AUDITORÍA 2.1 CONOCIMIENTO DE LA ACTIVIDAD DEL CLIENTE

2.1.1. Factores generales de la empresa Actividad económica: Bank S.A. es una institución financiera privada creada de acuerdo con las normas Colombianas mediante escritura pública número 1800 del 20 de Julio de 1994, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, y con permiso de funcionamiento 139

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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hasta el año 2094. Inicialmente su razón social era Banco S.A., mediante escritura pública 1800 del 18 de Junio de 1997 modificó su razón social por la actual. Su objeto social es efectuar todas las operaciones autorizadas para los establecimientos bancarios por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás disposiciones que lo aclaren, modifiquen o deroguen, con las limitaciones, prohibiciones y restricciones establecidas en la misma. En desarrollo de su objeto social, el Banco interviene en el mercado de capitales a través de la compra y venta de inversiones, colocación y captación de recursos de los clientes objetivo, intervención en el mercado de derivados, utilización de líneas de redescuento. BANK S.A., se encuentra clasificado como un banco de segundo piso ya que su actividad se circunscribe a la atención de clientes corporativos sin atención directa al público. El representante legal es el Presidente, quien será remplazado en sus faltas por sus suplentes cuyo número y orden será determinado por la Junta Directiva; La Junta Directiva está debidamente inscrita en la Cámara de Comercio, conformada por 5 personas principales y 5 suplentes. Conformación del capital: Capital Autorizado Número de acciones Valor nominal Capital Suscrito y Pagado Capital Autorizado Número de acciones Valor nominal

$ 17.000.000.000 1.700.000.000 10

$ 16.000.000.000 1.600.000.000 $ 10

Principales accionistas: The Boston Overseas Financial Corporation The Cotuit Corporation The Poquonock Corporation The Mohawk Corporation Eagle Corporation Niveles de autoridad: Alta Gerencia: - Presidente - Gerentes: 140

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

o o o o o o

Comercial Crédito Contraloría Tesorería Tecnología y Operaciones Control del Riesgo Operacional

Actitud hacia el control La Junta Directiva y la Alta Gerencia conocen y están al tanto de la responsabilidad que implica el manejo de los diferentes riesgos y conocen muy bien los procesos y la estructura del negocio, de tal manera que pueden brindar apoyo constante a las operaciones del Banco. Así mismo participan en forma activa y permanente en las definiciones de las políticas de riesgo e intervienen en la aprobación de los límites de las operaciones y de negocios. El Banco, a través de la Junta Directiva y de la Alta Gerencia ha definido procedimientos y parámetros de Control Interno y Gerencial con el propósito de establecer lineamientos para la administración de los riesgos involucrados en todos y cada uno de los productos ofrecidos por el banco, como son el riesgo de crédito, contraparte, mercado, liquidez, operacional y legal. El sistema de administración de Riesgo Crediticio exigido por la Superintendencia Bancaria, está bajo la supervisión y responsabilidad del departamento de crédito, fue diseñado de acuerdo con los parámetros establecidos por la norma y su implementación no tuvo ningún impacto significativo dentro de la entidad debido a que la Casa Matriz tiene implementado un Sistema de Riesgo similar al cual se tienen que sujetar todas las operaciones del Banco. Semanalmente se efectúan reuniones como Comité de Activos y Pasivos y Comité de riesgo en las que con la participación directa de la alta gerencia revisan y evalúan las operaciones proyectadas y los riesgos que éstas involucran. Tipo de productos: x Cartera x Operaciones de Inversiones x Operaciones Forward x Cartas de Crédito y Stand by x Cuenta Corriente x CDT x Redescuentos

141

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Segmentos del mercado: La participación de cada uno de ellos, con cifras al 31 de diciembre de 20-12 es: Volumen

(USD$M)

Compañías Multinacionales Compañías Locales Instituciones Especializadas Instituciones Financieras

102.124 180 2.683 15

OBJETIVO DE BANK S.A. Brindar sus productos a un selecto grupo de clientes corporativos y entidades financieras. En esta primera etapa de desarrollo no se incluyó la banca individual.

2.1.2. Factores externos – industria Principales competidores y porcentaje de participación: Información al 31 de diciembre de 20-12: Bancos Extranjeros BBVA Ganadero Citibank Santander Tequendama Sudameris ABN Lloyds TSB 142

% de participación 7.0 5.0 2.5 1.4 1.3 0.8 1.3

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

Bancos Nacionales

% de participación

Bancolombia Bogotá Bancafe Davivienda Agrario Popular Occidente

12.0 9.0 5.0 7.0 2.2 5.6 4.0

Susceptibilidad a la incertidumbre de los mercados: Por ser una entidad financiera, está sujeta a las variaciones y fluctuaciones del mercado de valores y cambiario. La exposición de las inversiones está sujeta a la composición del portafolio. La exposición a la tasa de cambio depende de la posición en moneda extranjera

Entorno económico – Informe del sector financiero a diciembre 31 de 20-12: El sector financiero comprende 10 bancos privados nacionales, 6 hipotecarios, 9 privados extranjeros y 3 bancos públicos. Corporaciones financieras privadas nacionales 6, 10 compañías de financiamiento comercial privadas nacionales, extranjeras 5 y una pública, 8 compañías de leasing nacionales, 2 extranjeras y 8 instituciones oficiales especiales.

Cartera y portafolio de inversiones: Después de varios periodos de mostrar una postración casa total, el crédito para el sector productivo comenzó a reaccionar aunque de manera bastante curiosa, pues no son los bancos las fuentes preferidas de financiación para los empresarios, quienes ahora prefieren acudir a los préstamos extrabancarios, así se desprende de la encuesta de opinión Empresarial de octubre, realizada por Fedesarrollo, según la cual cada vez son más los empresarios que optan por utilizar créditos informales para financieras su producción. De todas maneras, en el sector financiero formal las cosas también muestran mejoría; a dos meses de concluir el año la cartera del sistema ascendió a $ 49.4 billones, con un incremento anual de 3.6%. Entre los factores que contribuyeron a impulsar una recuperación de la cartera está el mayor ritmo de la actividad económica y la mejora de las expectativas de los empresarios.

Mercado: Ante el bajo crecimiento del crédito bancario tradicional el sector financiero se ha vuelto muy proactivo y está buscando intensamente nichos de empresas con altas expectativas de crecimiento para prestarles. A través de las instituciones

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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financieras se está fomentado la creación de patrimonios autónomos con los derechos económicos de los contratos que tenga una empresa sobre pedidos de clientes en el exterior con excelente capacidad de pago, pueda acceder a recursos de crédito, pues estos entes jurídicos independientes podrían recibir recursos de crédito al no arrastrar la misma calificación de riesgo de crédito de la empresa que lo constituyó. El sector financiero es un eslabón que interviene en todas las cadenas productivas, por eso, de su buen comportamiento y de la reactivación del crédito depende buena parte del éxito que tenga Colombia para insertarse en la economía mundial.

Calidad de activos: El componente del activo está representado en un 51% en cartera de crédito, 29% las inversiones y el resto en disponible y otros activos, principalmente cuentas por cobrar y bienes recibidos en dación de pago. La cartera de consumo registra el menor índice de morosidad con 4,5%, luego la comercial con 6.6% y la hipotecaría con 24,1%.

Rentabilidad y eficiencia: Las ganancias reportadas al término del tercer trimestre por $ 729.821 millones de pesos superan en 12,8% los resultados obtenidos hasta agosto por la suma de $ 646.463 millones. Al incluir la banca pública de segundo piso y las cooperativas, los beneficios del conjunto de los establecimientos de crédito sumaron $ 1.17 billones, es decir, 6.3% más. Colombia muestra un avance en mejoría en el índice de rentabilidad del patrimonio el cual está en 6,4% en 2002, pese a la mejoría la Asobancaría considera que está por debajo del promedio de los países de la región que es del 6,9%. En cuanto al grado de eficiencia administrativa, medida con la relación entre gastos administrativos y total de activos, Colombia ocupa el 4 lugar en la región con un indicador del 2,5&. 2.2 SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y DE CONTROL INTERNO La contabilidad del banco se realiza de acuerdo con las normas determinadas por los organismos de vigilancia y control, específicamente la Circular 100 de 1995 - Básica Contable y la circular 007 de 1995 – Básica jurídica, emanadas por la Superintendencia Bancaria. La estructura de los sistemas de información está compuesta así:

Sistemas Operativos - Software y Hardware: El banco cuenta con una infraestructura que le permite brindar con suficiente oportunidad la información y resultados necesarios para garantizar una adecuada gestión de riesgos.

144

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

Los sistemas de información permiten el registro de las operaciones en línea, lo cual controla en forma oportuna los registros contables generados como resultado de las operaciones que realiza el Banco. Los principales sistemas de información que maneja el banco son: Sistema Contable

Inversiones

Software

Versión

Digidata

2000

DIBS

3 release 2

Excel

2000

Finanzas y Actuaria

10.019.6.2

Finanzas y Actuaria

10.019.6.2

SEN – Banco República Sebra – Banco República Bloomberg Crédito

Proveedores

AIMS

Software Corporativo

FAMAS

Software Corporativo

Multiply

Software Corporativo

Treasury Express

Software Corporativo

NIVEL PROFESIONAL: El personal vinculado al Banco así como el que presta sus servicios por temporales de nómina es calificado y profesional y la alta gerencia apoya continuamente cursos de actualización en las áreas o temas que cada uno se desempeñe. Existe un buen nivel de comunicación y se tiene claramente establecidas las conductas de ética y su cumplimiento desde el Presidente del Banco hacía su estructura organizacional.

Procedimiento de Control Interno La función de control Interno, es ejercida a través del área de Riesgo Operacional que está compuesto por un Gerente y 3 asistentes profesionales en contaduría pública y derecho, los cuales se distribuyen las tareas de Auditoría Interna, seguridad a los sistemas de información y análisis y evaluación del riesgo, y oficial de cumplimiento.

145

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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El procedimiento de Control Interno diseñado por el Banco se basa principalmente en una adecuada segregación de funciones que permite total independencia entre las áreas de Comercial y Tesorería, de Control de Riesgos y Sistemas Contables. El personal involucrado en cada una de ellas tiene gran experiencia y cuenta con permanente actualización y capacitación. Adicionalmente, permite garantizar que las operaciones son efectuadas cumpliendo las condiciones pactadas y través de los medios de comunicación propios del Banco. Existe un permanente control, a través del oficial de seguridad de los sistemas de información, evaluando en forma permanente los usuarios y perfiles de cada aplicación y se hacen revisiones de “log de operaciones”, para verificar el adecuado acceso de los usuarios en cada una de ellas. La actividad de Control Interno es ejercida a nivel local y corporativo, a través de planes de revisión de cuentas que involucran todas las áreas y productos emitiendo actas con recomendaciones para el fortalecimiento del Control Interno dirigidas a la Alta Gerencia o al Comité de Riesgo.

2.3 RIESGO E IMPORTANCIA RELATIVA RIESGO INHERENTE Integridad de la Administración La alta gerencia del banco tiene establecido los procedimientos, políticas y prácticas con los cuales mantiene un control sobre cada una de las operaciones que desarrolla y ofrece a sus clientes y adicionalmente hace extensivo este conocimiento a cada uno de los miembros de la organización; adicionalmente, tiene como política reuniones diarias, semanales sobre la evaluación de procedimientos, análisis de resultados y evaluación de estrategias, de tal manera, que permita hacer del banco una entidad más competitiva tanto a nivel externo e interno; además, por ser una entidad altamente vigilada por organismos de control así como por su casa Matriz, se preparan informes casi en forma diaria, donde la alta gerencia evalúa resultados y planea en forma conjunta estrategias de trabajo, y de servicio de productos a los clientes. Adicionalmente, se tiene como procedimiento una revisión y conciliación diaria de las cuentas más significativas de los Estados Financieros, como son cartera de créditos e inversiones con sus correspondientes cuentas en el estado de resultados, la cual es revisada por el Contador y aprobada por el Contralor del Banco, y cualquier diferencia que se presente se indaga a qué se debió y si es necesario se realizan los ajustes en forma oportuna. 146

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

Con base en lo anterior, determinamos el Riesgo inherente BAJO. RIESGO DE CONTROL A través de la auditoría interna, y de la Contraloría del Banco, se tiene como política ejercer los siguientes controles tanto a nivel de cuentas de los estados financieros y a nivel de operaciones desarrolladas por el Banco: x Reuniones semanales de la alta gerencia para realizar una revisión de los resultados del Banco por tipo de operación x Reuniones semanales del comité de Activos y Pasivos y de control de riesgos. x Conciliaciones diarias de las principales operaciones del banco, como son cartera de créditos e inversiones. x Segregación de funciones x Contador del Banco realiza un análisis de las cuentas de los estados financieros en forma diaria e informa a la Contraloría las explicaciones y razones de las variaciones. x El sistema de información contable del Banco emite un reporte diario donde se verifica la ecuación contable en forma diaria: Activo= Pasivo + Patrimonio x El departamento de contabilidad, con supervisión del contador debe hacer seguimiento a las diferencias que se presenten y hallar las explicaciones o razones de ellas. x Existe un control diario de las operaciones realizadas por el Banco, ya que se debe reportar a la Superintendencia Bancaria de las operaciones de compra y venta de divisas, moneda legal y posición propia, etc., las cuales son elaboradas por los asistentes contables y revisadas por el Contador del Banco. x El departamento de operaciones, backoffice, ejerce un control sobre las operaciones realizadas por el área de Tesorería, tanto en el registro como en los consecutivos de las papeletas. Con base en lo anterior, determinamos el Riesgo de Control como BAJO. RIESGO DE DETECCIÓN Riesgo de detección =

RD =

Riesgo de auditoría Riesgo Inherente * Riesgo Control 0.05 0.08

= 0.63

Con base en lo anterior, determinamos el Riesgo de Detección como ALTO 147

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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ENFOQUE DE AUDITORÍA Como resultado de esta planeación y con base en la información que se estudió, analizó y se presenta previamente, concluimos que nuestro enfoque de auditoría de cumplimiento, con aplicación de pruebas mixtas para algunos rubros de los estados financieros y verificación de controles para los procesos más significativos del Banco como son Cartera de Créditos y Tesorería. ANÁLISIS DOFA

Debilidades x Restricciones en los límites manejados por la Tesorería del Banco debido a que los límites son muy estrictos y bajos lo cual hace que se restrinja la actividad comercial. x Alta concentración debido a que el fondeo está limitado a Instituciones Financieras e Inversionistas Institucionales, ya que es muy controlado por Casa Matriz con el propósito de controlar el riesgo. x Base de Clientes limitada y específica a empresas que posean algún vínculo con Casa Matriz. x Limitaciones de capital que restringen posiciones locales de crédito. x Alta concentración de cartera en clientes de compañías multinacionales con una participación equivalente al 63% del portafolio de cartera que maneja el Banco, llegando así a casi el máximo nivel del límite legal. El impacto en la Estructura Financiera del Banco se refleja principalmente en el estado de resultados por cuanto la cartera es limitada y bastante controlado, pero adicionalmente se tiene un control de créditos altamente calificado tanto a nivel local como corporativo. El crecimiento del Banco se ve limitado por la fuerte restricción en los clientes; de igual manera, para garantizar la calidad de la cartera se ha sacrificado ingreso.

Oportunidades x Consolidación del mercado financiero resulta en menor competencia. x Nicho de mercado del segmento Local Corporate, aún sin explotar totalmente. x Fuerte posicionamiento con clientes locales para el momento en que se reactive la demanda de créditos. x Percepción de "buen gobierno" puede resultar en una mayor inversión local y extranjera. x Participación activa en el mercado de deuda soberana tanto en el mercado local como offshore.

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1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

El Banco cuenta con clientes selectivos con un servicio al cliente de calidad que llevará a que en el momento que se reactive la demanda de créditos, se verá el beneficio con efecto en el estado de resultados; de igual manera, en la medida en que se mejore la economía y la confianza en el país con una percepción de “buen gobierno”, el incremento de operaciones de inversión extranjera así como la participación en el mercado de deuda soberana se mejorará notablemente con impacto positivo en los resultados. Los límites y calificaciones de Casa Matriz pueden mejorar permitiendo una mayor operatividad, actualmente existe una constante revisión de límites lo cual hace que se mitigue el riesgo de contraparte, sin embargo ante una mejoría permite el crecimiento inmediato.

Fortalezas x Clientes satisfechos. x Principal proveedor de liquidez de Non Delivery Forwdard (NDF) en el mercado. x Procesos efectivos en el control de riesgos. x Equipo Gerencial y staff suficientes y competentes. Trabajo en equipo. x Fuerte posicionamiento en el segmento de multinacionales. Resultados de las operaciones confiables en la medida en que el personal y el staff de trabajo tienen un serio compromiso con el Banco así como la alta gerencia percibe la importancia del trabajo en equipo y reuniones a través de grupos primarios, con el propósito de corregir posibles inconvenientes con el personal en forma oportuna y de esta manera los resultados son de mejor calidad. La participación que tiene el Banco en el mercado de Non Delivery Forward es de alto riesgo, pero los controles implementados y el manejo del riesgo son constantemente revisados y las decisiones se toman por la alta gerencia; son un instrumento importante de fondeo.

Amenazas x x x x x

Cambio de regulaciones (impositivas, laborales, etc.) Contagio por expansión de crisis regional (Argentina, Venezuela, Brasil) Diversidad e innovación de productos nuevos por parte de la competencia. Alta competencia. Resultados pobres del nuevo gobierno en lucha contra grupos ilegales pueden afectar severamente la inversión local y extranjera.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

El impacto es importante en la medida en que el banco tendría que acogerse a las nuevas normas de regulación que en algunos momentos puede significar inversión o cambios en aplicaciones, personal, etc. El temor a repercusiones de la crisis de la regional ha generado restricciones en los límites internos de casa matriz, con un fuerte impacto en las operaciones de crédito y tesorería Con respecto a la expansión de productos nuevos por parte de la competencia, el impacto depende de la calidad profesional del staff del Banco dentro de cada una de los productos que éste ofrece por lo que hasta ahora se ha caracterizado por ser altamente competitivo permitiendo un buen posicionamiento en operaciones dentro del mercado y de la competencia. Los productos nuevos deber ser aprobados previamente en reuniones de la alta gerencia; El Banco cuenta con matrices de riesgos las cuales incluyen procedimientos, estimaciones, proyecciones financieras y controles. 2.4 PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS PRELIMINARES Los procedimientos analíticos que utilizamos es la aplicación de análisis horizontal y vertical de los estados financieros del Banco al 31 de diciembre de 20-12 y 20-11; como resultado, resaltamos que los rubros más significativos del Balance General del banco son: Rubros Fondos interbancarios vendidos y pactos de reventa

31-12- 20-12 31- 12-20-11 4%

7%

15.67%

10%

Cartera de créditos

70%

74%

Depósitos y exigibilidades

64%

80%

Fondos interbancarios comprados y pactos de recompra

7%

5%

Créditos en bancos y obligaciones financieras

25%

12%

Inversiones

Así mismo, realizamos un seguimiento al cumplimiento del presupuesto y observamos que no hubo cumplimiento del presupuesto, lo cual se debió a volatilidades en el mercado cambiario y a la crisis de los títulos del gobierno durante el mes de agosto y septiembre. 150

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

2.5 COORDINACIÓN, DIRECCIÓN, SUPERVISIÓN Y REVISIÓN Por ser una empresa del sector financiero, el equipo de trabajo está conformado por profesionales con experiencia en el sector financiero, en auditoria y contraloría, con conocimiento de la reglamentación vigente así como conversión de estados financieros de acuerdo con normas de los Estados Unidos de Norteamérica. La supervisión se ejercerá en forma permanente, dentro de las funciones principales está la de vigilar el desarrollo del trabajo de auditoría así como servir de apoyo al equipo de trabajo y ser un puente entre la alta gerencia y el equipo de trabajo de auditoría; así mismo se estará haciendo una revisión del plan general de auditoría de forma que sea cada vez más adaptado a la realidad de la empresa, en la medida en que se avanza en el desarrollo de ésta. 2.6 OTROS ASUNTOS DEL PLAN GENERAL

2.6.1. Auditoría de cumplimiento A nivel nacional, las normas que debe cumplir el banco son las emanadas por los organismos de vigilancia y control, específicamente la circular 100 de 1993 – referente a las normas contables y la circular 007 de 1993 referente a las normas jurídicas, de la superintendencia Bancaria; y con respecto a Casa matriz, debe cumplir con los informes por ellos exigidos dentro del plazo estipulado para ello. Reportes a Superbancaria

Si

No

Disposición

Diarios: 1. 2. 3. 4.

Compra y venta de divisas Tasas de Interés Flujo de caja ácido Inversiones obligatorias en TRD

X X X

Semanales 1. 2. 3. 4.

Tasas activas y pasivas Detalle de activos y pasivos en moneda legal indexados a moneda extranjera Control diario de posición propia Principales cuentas activas y pasivas, saldos al cierre

X X X X

151

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Bisemanal 1. 2.

Encaje bisemanal en moneda legal – exigibilidades Encaje bisemanal en moneda legal – disponible

X X

Mensual 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Liquidación de posición propia Formato de cuentas no PUC para el cálculo del patrimonio adecuado. Liquidación de inversiones obligatorias en TRD. Información para la exención del gravamen a los movimientos financieros Reportes de cuentas de ahorro exentas del gravamen a los movimientos financieros. Evaluación del riesgo de tasa de interés Evaluación del riesgo de precio Informe de clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo. Valor en riesgo por factores

X X X X X X X X X

Trimestral

1.

Movimiento de ingresos y egresos cuentas corrientes en moneda extranjera 2. Medición del riesgo de liquidez 3. Captaciones por rango 4. Accionistas principales 5. Accionistas indirectos 6. Composición accionaria 7. Reporte de transacciones en efectivo 8. Exigibilidades FINAGRO 9. Disponibilidades FINAGRO 10. Informe individual por deudor – operaciones activas de crédito

X X X X X X X X

Semestral 1. 2.

152

Formato de cuentas no PUC para el cálculo del patrimonio adecuado Informe individual por deudor – operaciones activas de crédito

X X

1. Marco conceptual de la Auditoría Integral como servicio de aseguramiento

Reportes a Casa Matriz Casa Matriz Mensuales 1. Paquete M 2. FR1 (Posición moneda diferentes al USD) 3. CF4 (Cash Flow Activos Fijos) 4. PWC fees 5. SIMIR 6. Estimado de Resultados 7. Reproyección de resultados Trimestrales 1. Paquete Q1 2. Paquete Q2 3. Paquete Q3 Country Exposure 4. Paquete Q4 5. Paquete Q5 6. Q3 taxes Anuales 1. Paquete Y 2. Presupuesto

Si

No

Disposición

X X X X X X

X X X X

X X

2.6.2 Auditoría de gestión De acuerdo con la revisión analítica preliminar sobre los estados financieros del banco, determinamos que la evaluación de gestión será sobre la captación y colocación de recursos, para ello utilizamos la técnica del TASCOI ( transformation transformación T) , actrees (actores A) , sales (proveedores P) , customer (clientes C) , owner (propietarios P) , supervisor ( interventores I))

Transformación Es una entidad financiera privada que desarrolla una banca de segundo piso, la cual comprende actividades de captación de recursos a través de CDTs, CDATs, Interbancarios y Repos pasivos, así como las actividades de colocación de estos recursos en operaciones de Crédito, Interbancarios y Repos Activos, mercado de capitales mediante la compra y venta de Inversiones y Derivados, cumpliendo con las metas establecidas por la Gerencia y por la Casa Matriz.

Actores Empleados de vinculación directa y a través de empresas de servicios temporales

153

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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Otras unidades de grupo Fleet Boston Financial a nivel mundial incluyendo Casa Matriz.

Proveedores Plata, dinero, efectivo, circulante, instrumentos financieros (inversiones, derivativos) Líneas telefónicas, equipos de computo, Software, empresas de servicios temporales, suministros de oficina. Clientes x Instituciones Financieras nacionales e internacionales x Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías x Sociedades Fiduciarias x Empresas multinacionales x Industrias Especializadas (servicios públicos y telecomunicaciones)

Propietarios Sociedades Extranjeras pertenecientes al grupo Fleet Boston Financial y Boston Overseas Financial Corporation.

Interventores x x x x x

Superintendencia Bancaria y de Valores Dirección de Impuestos y adunas nacionales Asociación Bancaria Casa Matriz Ministerio de Trabajo

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO x x x x x x x x

Estricto cumplimiento de los límites Cumplimiento de las operaciones a tiempo Comunicación cordial con el cliente y su área operativa Suficientes canales de comunicación con el cliente Análisis técnico permanente Mantenimiento activo de las líneas de crédito Acceso oportuno a sistemas transaccionales y de información de mercado Capacitación y actualización del personal especialmente de Tesorería y Comercial. x Trabajo en equipo x Garantizar que el personal tome en forma oportuna sus vacaciones

154

INDICADORES DE GESTIÓN

3. Planeación

155

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2.6.3 Auditoría del control Interno La conciencia de control es la actitud de la gerencia y otros individuos responsables de los controles internos hacia el cumplimiento de sus responsabilidades de control. Los controles internos contables eficaces requieren orden y disciplina dentro de la entidad. La falta de una actitud positiva por parte de la gerencia hacia los controles internos puede, a largo plazo, resultar en que no se sigan los procedimientos establecidos o se mantengan los controles internos. Las políticas corporativas, contenidas en manuales y procedimientos contienen en forma clara las disposiciones que deben seguir los miembros de la entidad en el desarrollo de sus funciones dentro de un ambiente de control y autocontrol adecuado. En adición a las políticas corporativas, la legislación vigente para el sector financiero también contempla disposiciones de control debidamente atendidas por la gerencia y los miembros de la organización. Para soportar la auditoria del control interno, se hará una evaluación adicional a los asuntos tratados, en este memorando de planeación tras lo cual se efectuarán las pruebas de los controles para las actividades o procesos principales del banco.

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3. Planeación

CASO No 5 USUARIOS DE ADECUACIÓN DE TIERRAS DE LOS RÍOS “XYZ” MEMORANDO DE PLANEACIÓN AÑO TERMINADO EN DICIEMBRE 31 DE 20-14

1. TÉRMINOS DE REFERENCIA 1.1 OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA INTEGRAL

Objetivos Como órgano de fiscalización caracterizado por su independencia, la Auditoria Integral cumple con determinadas funciones establecidas por mandato legal y aquellas específicas encomendadas por cada ente económico dependiendo de su actividad y sus particularidades, con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas. Los objetivos generales del trabajo de Auditoría Integral para la Compañía, se resumen en los siguientes puntos: x Evaluar y conceptuar sobre el cumplimiento que la entidad le está dando a todas las normas legales y estatutarias que la regulan, así como a las disposiciones de los otros órganos de dirección o control. x Verificar el adecuado funcionamiento de la estructura de control interno de la Compañía. x Evaluar la eficiencia y efectividad por parte de la administración en el manejo de todos los recursos de la organización y a través de esto, la calidad de los resultados económicos y financieros de la misma. x Dar oportuna cuenta, por escrito, a los órganos de dirección y administración, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios. x Colaborar con las entidades de inspección y vigilancia y rendirles los informes que sean solicitados. x Comprobar la confiabilidad y seguridad de los sistemas de información gerencial de la Compañía. x Velar por el registro regular contable de las operaciones de la sociedad; la actualización de los libros de actas; la conservación de la correspondencia, documentos soporte, comprobantes y demás que reflejen la operación. 157

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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x Ejercer control permanente sobre los bienes de la sociedad procurando que se tomen las medidas de seguridad y conservación adecuadas para los mismos y para aquellos que tenga en custodia. x Establecer un control permanente sobre los valores sociales. x Avalar con la firma del Auditor todos los reportes financieros y las declaraciones tributarias x Con relación a este punto, será uno de los objetivos adicionales del trabajo de Auditoría Integral, el examen de toda la información financiera y tributaria que produzca la entidad, con destino a los asociados, al Estado, entidades multilaterales de crédito y otros terceros, emitiendo sobre esta, los certificados o dictámenes a que haya lugar, de acuerdo con la normatividad vigente. x Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Asamblea o Junta de Socios.

Alcance La Auditoría Integral implica un trabajo interrelacionado entre cuatro tipos de auditorías a saber: x Auditoría Financiera: se centra en realizar un examen de la razonabilidad de las cifras reflejadas en los estados financieros haciendo caso a los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Esto implica un análisis asociado de la situación financiera, los resultados de operación, los cambios en la situación financiera, la generación de flujo de efectivo, los cambios en el patrimonio y las revelaciones de los mismos, para expresar una opinión que se constituye en una referencia para establecer la utilidad de la información. x Auditoría de Cumplimiento: está encaminada a examinar que el funcionamiento y el desarrollo de los negocios se realicen de acuerdo a las normas legales, estatutarias y a las políticas y procedimientos que le son aplicables. x Auditoría de Control Interno: se desarrolla con el objeto de determinar si existen y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes del ente económico o de terceros que estén en su poder. x Auditoría de Gestión: tiene como propósito la evaluación de la eficiencia y la eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por la compañía.

158

3. Planeación

Procedimientos La auditoría integral se desarrollará de acuerdo a la normatividad, los pronunciamientos profesionales y las normas internacionales de auditoría y aseguramiento. Para el cumplimiento de su objetivo, se hará una planeación del trabajo, habrá una fase de ejecución, emisión de cartas con debilidades y recomendaciones y la rendición de un informe final de la auditoría. Los procedimientos de auditoría incluyen: x Pruebas de cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias. x Pruebas sustantivas sobre los saldos de las cuentas reflejadas en los estados financieros. x Estudio de la estructura organizacional, los planes, políticas, estrategias y el cumplimiento de éstos. x Implementación de técnicas de auditoría como la observación, indagación, confirmación, examen, verificación que se constituyan en base para la creación de un juicio sobre el desempeño de las labores de la compañía y el reflejo de este en la información financiera. x Pruebas específicas sobre áreas de importancia y en cumplimiento de solicitudes de órganos de control y vigilancia. x Evaluación del cumplimiento de las normas de contabilidad de aplicación en la compañía. x Demás procedimientos de auditoría diseñados de acuerdo a las necesidades del trabajo y de seguridad. Las evaluaciones a desarrollar por la auditoría se harán sobre muestras selectivas que garanticen obtener conclusiones sobre el general del manejo contable, las actividades de gestión, el cumplimiento y lo apropiado y efectivo del control interno en la compañía. 1.2 METODOLOGÍA DEL TRABAJO El trabajo de auditoría se desarrollará en las siguientes fases: x x x x x x

Planeación del trabajo. Implementación de Pruebas de Control. Revisiones Analíticas Implementación de Pruebas Sustantivas. Procedimientos de cierre. Emisión de Informes. 159

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1.2.1. Planeación del trabajo Las actividades de planeación del trabajo son principalmente: x x x x x x x x

Conocimiento sobre la industria. Conocimiento de los desarrollos del negocio del cliente. Conocimiento de los sistemas de información y de control interno. Recopilación de información sobre las obligaciones legales de la empresa, las directrices de gestión. Revisión analítica preliminar. Determinación de la importancia relativa y evaluación de los riesgos. Elaboración del plan de trabajo y de procedimientos de auditoría. El objetivo de esta etapa es obtener un conocimiento general de las actividades de la compañía y hacer un análisis preliminar para determinar áreas importantes susceptibles de error, valorar el riesgo de la auditoría y los procedimientos a desarrollar.

2. ENTENDIMIENTO DE LA ENTIDAD Y SU ENTORNO 2.1 ENTENDIMIENTO DEL NEGOCIO

Entidad La empresa, Usuarios del Distrito de Adecuación de Tierras de los Ríos “XYZ”, fue creada con el objeto social, que según los estatutos dice: Es reunir y representar a los usuarios del distrito de adecuación de tierras de los ríos XYZ, propendiendo por su bienestar social y económico y de la comunidad en su área de influencia, velando por la protección de las cuencas hidrográficas aportantes y del medio ambiente, con el fin de suministrar el servicio de riego para el cultivo de productos agrícolas y que se contempla también en los estatutos. Para un mejor conocimiento de la empresa se va a explicar brevemente las actividades que efectúan las Unidades Funcionales de la empresa así: x Unidad Funcional de Operación: esta es la Unidad Funcional neurálgica de la empresa, debido a que es la encargada de la captación, manejo y distribución artificial del recurso hídrico a los cultivos en la debida cantidad y oportunidad. Para ello elabora un proyecto de planificación de la campaña agrícola. x Unidad Funcional de Conservación: es la encargada del mantenimiento y conservación de la infraestructura, maquinarias e instalaciones, también de los canales principales y secundarios que se proyecten y construyan y los

160

3. Planeación

que sean objeto de nueva localización, para ello observa las especificaciones técnicas. x Unidad Funcional Administrativa: representa al gerente en su actuación, orientación y ejecución de los actos operacionales, según los delineamientos expuestos en los manuales de funciones y procesos o procedimientos. Con base en lo anterior el jefe administrativo tiene que ver con el funcionamiento y manejo de todos y cada uno de los colaboradores de la empresa. x Área Funcional Ingeniería Agrícola: encargada de la asistencia técnica en los cultivos, haciendo un estudio, análisis y proyección de la composición del suelo, para maximizar la producción.

Marco de antecedentes Mediante convenio 200 de septiembre 26 de 1996, el Instituto de Adecuación de Tierras “INAT” entregó como aporte y en delegación administrativa a XYZ, el Distrito de adecuación de tierras del Río XYZ con fundamento en los decretos 2811 de 1994, 132 de 1996 y 2.259 de 1996. A dicho convenio 212 se le efectúo una adición a los veinte (20) días del mes de octubre de mil novecientos noventa y siete (1.997) con el objeto de prorrogar el acuerdo por veinte (20) años. Fue creada mediante Asamblea de constitución de Junio de 1.986, con fundamento en el artículo 44 del título 36 del libro primero del Código Civil Colombiano y los Decretos 1.326 de 1922, 1.510 de 1944, 2420 de 1968, 1817 de 1969 y 132 de 1976; obteniendo su personería Jurídica mediante resolución 199 de junio 18 de 1976 emanada del Ministerio de Agricultura. Desde la creación de la empresa ha habido varios gerentes y en la actualidad no cuenta con un adecuado portafolio de productos que ofrecer, ni políticas estratégicas de técnicas, ni una adecuada delegación de funciones y responsabilidad.

Límites generales Los límites Geográficos del Distrito están definidos en la resolución 01185 de octubre 5 de 1997. El Área del Distrito de Adecuación de tierras X es de 63.200 hectáreas. El Área del canal Y comprendido entre el río Y y el Z es de 1.800 Hectáreas. El Área total del Distrito XYZ es de 65.000 Hectáreas La Junta Directiva en la actualidad está conformada por siete miembros principales, siete suplentes y un miembro honorario quienes nombran su

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

YANEL BLANCO LUNA

secretario de actas, esta es la Junta Directiva con la cual, “XYZ” seguirá la lucha por expandirse en el mercado, propendiendo por la rentabilidad social y financiera, para sus asociados y mantenerse en él y la posibilidad de lograrlo se encuentra en la implantación del Desarrollo Empresarial con Excelencia del servicio del Distrito de Adecuación de tierras “XYZ”.

Objeto social El objetivo principal es reunir y representar a los usuarios del Distrito de Adecuación de tierras de los Ríos XYZ, propendiendo por su bienestar social y económico y de la comunidad en su área de influencia, velando por la protección de las cuencas hidrográficas aportantes y del medio ambiente.

Estructura Organizacional Ver organigrama por aparte Usuarios del Distrito de Adecuación de tierras de los ríos “XYZ” cuenta con los respectivos manuales de procesos y procedimientos, que se elaboraron como guía a los empleados en la toma de decisiones, para que en las ausencias del gerente la empresa no quede acéfala y en el proceso intermedio de funciones y responsabilidades. En el ámbito, de remuneración salarial los sueldos son similares a los que pagan en empresas del mismo tamaño de la competencia, que se podrían calificar de mejores aunque no significativos. Las condiciones físicas de las oficinas, talleres y bocatomas, son aptas en cuanto a iluminación, limpieza, etc., para el buen desempeño de los empleados, falta estudiar los manuales de funciones, piezas fundamentales para el buen desarrollo de la empresa, falta elaborar el portafolio de productos y servicios; además de la constante adecuación de las vías de comunicación que son utilizadas por los colaboradores del área funcional de seguridad y demás usuarios. El archivo de personal contiene una carpeta por cada trabajador donde se deposita: x x x x x

162

Hoja de vida Contrato de trabajo con fecha de entrada entre otras cosas Cambios de cargo o variación de salario con su respectivo soporte documental. Soportes para descuentos del salario solicitado por el empleado Memorando y demás notificaciones hechas a los empleados

3. Planeación

El Archivo de los documentos de la empresa están empastados, archivados y ordenados debidamente por fechas. Además, están en un lugar seguro y protegido del deterioro, para cuando se necesite consultar alguno.

Infraestructura “XYZ” cuenta con un inmueble (edificio) donde funciona y que es su planta física inmueble de su propiedad ubicado en la Avenida 42, edificio que consta de 5 pisos con placas y terraza, con zona de parqueo adyacente y se ha adquirido un terreno para su ampliación. En el área operativa existe la infraestructura necesaria y requerida para prestar el suministro del recurso hídrico en excelentes condiciones, para lograr esto se ha efectuado en la bocatoma Y las obras necesarias para solucionar los graves problemas estructurales y en lo referente a la bocatoma X se efectúa mantenimiento periódicamente. Además, se cuenta con un terreno en X donde funciona el área de talleres de la empresa, la cual se encuentra en excelentes condiciones físicas, para efectuar las labores de mantenimiento y arreglo de la maquinaría, vehículos y demás elementos e implementos. 2.2 MARCO JURÍDICO FECHA 26/02/91

SOPORTE 1

12/01/92 26/01/92 13/05/92

2 3 0,4

25/05/92

0,5

25/05/92

06

06/12/95

08

17/01/99 18/07/99

00030 00035

R E G LA M E N TA Fijan las cuantías para el cobro de volúmenes causados por contrabando La inscripción en el Registro General de Usuarios El Riego por bombeo Los canales de cada grupo de veda para siembra de arroz Condiciones para la inscripción de predios en el Registro General de Usuarios La limpieza de los canales prediales para la protección de los caminos veredales Introducen modificaciones al Acuerdo No 09 del 7 de Diciembre de 1992. (Instalación de trinchos sobre todos los canales de riego y drenaje del Distrito con autorización de Operación) Protección zona de cobertura boscosa Suspende vigencia del acuerdo N°007 de Mayo 26 de 1.992, sobre inscripción de lotes nuevos.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

18/07/99

00036

16/01/20-01

00040

19/06/20-01

00047

31/07/20-01

00048

20/11/20-01

00050

28/01/20-03

00053

15/09/20-03

00055

17/11/20-04

00058

18/01/20-05

00059

19/10/20-05

00061

19/10/20-05

00062

02/10/20-06

00064

17/09/20-07

00069

21/01/20-08

00070

16/01/20-08

00071

16/01/20-08

00072

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YANEL BLANCO LUNA

Suprime el parágrafo único del articulo 1 del Acuerdo No006 de enero 26 de 1992 sobre Riego por Bombeo El Manejo de bombeos en aguas superficiales y subterráneas Pago de agua volumétrica en lotes de menos de cinco (5) hectáreas en cultivos de Inundación (arroz y otros) Modifica el acuerdo N° 00011 de octubre de 1993, sobre reglamentación recibo de solicitudes de riego. Exige a los usuarios evitar daños a los carreteables con aguas de riego y drenaje. Modifica el acuerdo N°0002 de 1993, reglamentario del recibo de solicitudes de riego para el plan de cultivos Control fitosanitario en lotes infestados de malezas prohibidas y nocivas. El cambio de cultivos y se dictan normas al respecto El suministro del servicio de agua para el cultivo de peces Crea el Comité de contratación y compras del Distrito del río X. Se actualizan las tarifas de servicios técnicos y alquiler de maquinaría en el Distrito de adecuación de tierras del Río X. Se modifica el artículo primero y segundo del acuerdo No 00043 de enero 16/91, que reglamenta el consumo mínimo de agua - riego en cultivos por inundación. El suministro del servicio de agua para el sostenimiento de lagos para el cultivo de peces y se deroga el Acuerdo No 00059 de Enero 18/95 Las verificaciones de las áreas arroceras en el Distrito de adecuación de tierras y se modifican los artículos segundo, tercero y cuarto del Acuerdo N°.00060 del 24 de mayo de 1.995 Establece metodología a seguir para la ejecución de obras civiles y afines en el ámbito predial en la jurisdicción del Distrito de Adecuación de Tierras de los Ríos “XYZ” Se reajustan las cuantías para el cobro de volúmenes causados por contrabando de predios inscritos en XYZ

3. Planeación

13/02/95 17/06/97 16/04/20-07

21/05/20-07

08/05/20-00

25/01/20-00

08/04/98

09/02/20-00

30/12/20-09

00013 ó 002 00021 ó 007

Las repeticiones de arroz Los predios para cultivo de secanos deben realizar Adecuación Predial (Nivelación) Res. 00067 Se retiran del Registro General de Usuarios, se suspende el cobro de tarifas y se somete a proceso de castigo las tarifas cobradas sin causa de servicios. Res. 00068 La provisión para protección de cartera para someter al proceso de castigo las tarifas cobradas sin causa de servicio alguno a predios del Distrito. Acuerdo 33 del Establece el Reglamento General para el HIMAT funcionamiento de los Distritos de Adecuación de Tierras. Ley 41/93 del Por la cual se organiza el subsector de adecuación de Congreso de la tierras y establecen sus funciones República Resolución Señala las directrices y normas básicas de Nº010 del organización de la Asociación de Usuarios de CONSUAT Distritos de Adecuación de Tierras Resolución Por medio de la cual se hace la depuración del Nº092 Registro General de Usuarios ordenada por el INAT en abril 27 de 1.999 Acuerdo Nº0074 Reglamenta la Asistencia Técnica Obligatoria, el control y prevención de malezas nocivas a predios infestados en el Distrito

Normas legales, laborales, contables y administrativos que las rigen x x x x x x x x x x x x

Régimen Laboral Colombiano Reglamento Interno de Trabajo ajustado a la Ley 789 de 20-02 Ley 789 de 20-02 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial aprobado el 11 de Junio junio de 20-03. Resolución 2013/86 conformación del Comité paritario y el Decreto 1295 de 1994. Ley 50 de 1990. Resolución No 004 de autorización para exceder la Jornada Laboral expedida por el Ministerio de Protección Social de enero 30 de 2003. Código Sustantivo de Trabajo. Convención Colectiva de Trabajo. Acuerdo 001 del 19 de febrero de 2002 de la Junta Directiva. Decreto 1703 de 2002. Código de Comercio.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

x x x x x x x x x x x x

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Decreto 2649 de 1993. Ley 603 de 2000. Ley 222 DE 1995. Decreto 2649 de 1993. Convenio No. 212 de septiembre 30 de 1976 Resolución 1399 de julio de 2005. Estatutos. Acuerdo 33 de 1990- Himat. Resolución No. 010 del 4 de agosto de 1998 del Consuat. Decreto No. 1881 de 1994 del Ministerio de Agricultura. Decreto 1300 del 22 de febrero de 2004 Resolución No. 1399 de julio de 2005.

2.3 DIRECTRICES ADMINISTRATIVAS

Valoraciones organizacionales Los valores organizacionales promulgados por la empresa son contenidos en excelencia en el servicio, justicia y equidad, compromiso y lealtad, respeto, honradez, credibilidad y buena Imagen.

Misión La Misión de la empresa contempla conceptos como mejoramiento permanente de la calidad de vida de los usuarios y de la comunidad, fundamentados en la educación, la ciencia y la tecnología, para alcanzar la excelencia en el servicio.

Visión La empresa contempla que para el año 20-20 XYZ tendrá garantizada por cien años más la prestación de los Servicios de Adecuación de Tierras de la unidad agropecuaria que administra, con base en el desarrollo de una cultura del servicio, el respeto y la racional utilización del agua, con proyecciones que contemplen: La preservación de las cuencas hidrográficas y del medio ambiente en general; la conservación, el mantenimiento y la rehabilitación de la infraestructura del Distrito; el liderazgo de su talento humano, la armónica relación entre la empresa los usuarios y la comunidad, y la asimilación permanente de nuevas tecnologías que contribuyan a la realización personal y empresarial de sus clientes, para bien de la comunidad.

Estrategias La empresa ha desarrollado directrices o derroteros a seguir para cumplir con la misión, y llevar a cabal cumplimiento la visión acuerdo con las políticas de la Gerencia de “XYZ” y la planeación estratégica. Tales conceptos se pueden

166

3. Planeación

resumir en: satisfacción del cliente, planificación, capacitación, evaluación de gestión e investigación.

Principios corporativos La empresa desarrolló principios filosóficos y valores fundamentales que deben inspirar su gestión. Algunos de los principios corporativos que se han adoptado en la empresa son: Excelencia del servicio, continúa capacitación, interfuncionalidad, responsabilidad social, eficiencia y eficacia y comunicación fluida.

Objetivos corporativos La empresa desarrolló los objetivos que según esta, señalan las características futuras que deben alcanzarse y orientan la toma de decisiones. De tal forma sus objetivos giran en torno a sobrevivir, generar rentabilidad social y económica y crecer. 2.4 FACTORES EXTERNOS Todos los Distritos de Adecuación de Tierras se encuentran diseñados y predelimitados por XYZ por lo que el distrito no tiene competencia, pues el objetivo inicial siempre ha sido suministrar el servicio del riego para las actividades agrícolas y como tienen un área delimitada donde actúa entonces no existe la competencia porque es un mercado capturado. Con este servicio XYZ cuenta con 1591 usuarios activos, con 2.118 predios y un área de 25.017 hectáreas en toda la región. La industria del arroz se mueve con base en el servicio prestado por XYZ que ha ido creciendo en cobertura. La oferta del servicio está limitada al abastecimiento de su prestación en el área de influencia o la delimitada y asignada por el INAT y su demanda se ciñe también a estos parámetros. Los canales de riego que componen del Distrito son hechos con maquinaria pesada de difícil compra y mantenimiento y la técnica de medición es antiquísima y obsoleta por el consumo de tiempo. 2.5 CONTINGENCIAS Y LITIGIOS Al 31 de diciembre de 20-12, no se habían registrado en la contabilidad del Distrito las contingencias por demandas en contra de XYZ que ascienden a $3.305.000.000, correspondientes a demandas laborales por $209.520.000; $880.705.000 de demandas civiles y demandas administrativas por $2.254.000.000. En el año 2013 se efectúo la provisión del 100% de las demandas laborales; se registró el 20%

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YANEL BLANCO LUNA

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

de las demandas civiles y de las demandas administrativas no se registró ninguna cifra de acuerdo al concepto emitido por el asesor jurídico; en razón de que la entidades demandada es el Ministerio de Agricultura las pretensiones no afectan en nada a XYZ, razón por la cual no se estima ningún porcentaje de contingencia, es lo que expresó el asesor jurídico. Otra incertidumbre son las demandas en contra de XYZ y que a 31 de diciembre de 20-13 se registraron por concepto de contingencias en la contabilidad del Distrito la suma de $393.811.022, de las cuales se afectaron durante la vigencia de 20-13 la suma de $146.141.123 quedando un saldo a 31 de diciembre de 20-13 de $247.669.899 pesos moneda corriente por los diferentes litigios en contra de XYZ cuyas pretensiones ascienden a $2.918.790.489. La distribución de esta cifra es la siguiente: Por demandas laborales Por demandas Civiles Por demandas administrativas Totales de las Pretensiones.

$ 163.000.000 $ 501.757.500 $ 2.254.032.989 $ 2.918.790.489

Se efectúo la provisión de $70.000.000 para indemnizaciones laborales; se registro el total de las demandas civiles y de las demandas laborales en cuentas de orden del Distrito y no se provisionó por demandas administrativas el registro de ninguna cifra de acuerdo al concepto emitido por el asesor jurídico para 2013. En razón de que las entidades demandadas son Ministerio de Agricultura – INAT-XYZ, las pretensiones no afectan en nada a XYZ razón por la cual no se estima ningún valor y se aprobó en Junta Directiva presentarlas para estudio en la presente Asamblea General Ordinaria. 2.6 CIRCUNSTANCIAS ECONÓMICAS La empresa se mueve en un entorno netamente agrícola y dentro de los productores se encuentran clasificados en los estratos 3 en adelante y entre los consumidores están en todos los estratos. Alrededor se encuentran las empresas de insumos, muchas de las cuales han sucumbido debido a la inclemencia del tiempo que hace perder las cosechas, inducen a la quiebra de los cultivadores y arrasan con ellos otras empresas a la quiebra. Obtiene sus ingresos de los recaudos por los servicios de riego prestados que se subdividen a través de la tarifa fija, volumétrica, las de conservación y rehabilitación (alquiler de maquinaría, servicios técnicos, transporte y cargue de

168

3. Planeación

materiales, por obras, rocerías y otros ingresos) y que según el acuerdo 400 de 1986, dice que de los ingresos del Distrito, dineros que son producto de la explotación de los recursos del estado, la Asociación puede utilizar hasta el 5% para gastos de administración de este porcentaje la asociación solo destina el 3%. 2.7 SISTEMAS DE INFORMACIÓN El sistema de información es administrado por el ingeniero de sistemas e integra todos los procesos de la organización en un Sistema de Información especial para Distrito de Riego. Los programas funcionan en un ambiente D.O.S bajo el lenguaje DBASE.

Hardware • Equipos de cómputo: computadores personales. 42 unidades, 21 procesadores Pentium y 21 AMD, discos duros de gran capacidad de almacenamiento, pantallas a color, buena capacidad de memoria y gran velocidad de procesamiento. Todas éstas máquinas tienen la posibilidad de operar ya sea de manera independiente ó intercomunicadas por medio del sistema de red. Además de los computadores personales se adquirió un servidor de red marca Compaq con características técnicas óptimas para el sistema a implantar y soportar en la organización. Se han adquirido 42 licencias de Windows, 32 de office, 1 Win NT, 32 licencias de red. • Impresoras: 45 unidades además de las impresoras de matriz de punto que se tienen para la generación de grandes listados de información, se han adquirido ocho (8) impresoras de inyección de tinta, equipos estos que dan una excelente presentación a los informes, con posibilidad de impresión de imágenes y textos a color. • Cableado Estructurado: en diciembre de 1999 se culminó la implementación del cableado estructurado en el edificio. Infraestructura que garantiza la intercomunicación total de computadores y con las normas técnicas que lo requieren.

Software •

– Programas de computador: para la elaboración de documentos de oficina se tiene el paquete Office 97 Professional, con derecho a actualización gratuita para la versión 20-10. Para la intercomunicación de computadoras, es decir el software de red se adquirió el sistema operativo Windows NT Server versión 4.0, El software garantiza crecimientos futuros como creación de redes internas (Intranets), manejo de una Web corporativa (Internet), entre otros.

169

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YANEL BLANCO LUNA

Para los procesos administrativos y operativos del Distrito se ha efectuado contrato de desarrollo e implementación de software para el sistema de información Distrito de Riesgo XYZ – “SIU” con la firma Novasoft Ltda. x Descripción del Sistema de Contabilidad del Distrito.

x

x

x

x

x

x

x x

170

Actualmente se encuentra con el sistema Novasoft Corporativo desde el año 20-10 y trabaja en red, pero desde su compra inicial el Distrito XYZ no ha efectuado las debidas actualizaciones al sistema, por ende el ingeniero de sistemas ha realizado varios desarrollos en cada año para adecuarlos a la normatividad vigente laboral y contable. Para el año 20-16 se piensa adquirir un nuevo sistema computacional o actualizarlo para que cumplan con las necesidades, se quiere pasar a cliente servidor. Contabilidad: en funcionamiento, actualmente se cuenta con el Sistema Novasoft desde el año 20-10. Se implementaron algunos documentos específicos. Cartera: se levantó e implementó en el sistema el inventario físico de facturas a 31 de octubre de 20-09, adecuando los diferentes tipos de documento llevados para el caso en él. Elabora informes de cartera por vencimiento, estados de cuentas por usuario, propietario. Presupuesto: en su montaje se desarrollaron algunos informes de propósito específico para el caso, se maneja actualmente el presupuesto privado. Pero para el año 20-16 se debe implementar el presupuesto oficial. Nómina: se ha desarrollado parametrización, reportes y transacciones, se efectuó prueba de funcionamiento para la liquidación a enero 15 de 20-10 con resultados óptimos. El programa efectúa liquidación de vacaciones, liquidaciones de contrato, cesantías, retención en la fuente y demás no guarda histórico. Operación: se tiene ha desarrollado el proceso principal para el servicio de riego, esto es, inscripción de predios, actualización del R.G.U., elaboración de planes de riego, tramitaciones iniciales, movimiento de compuertas, niveles de seguridad, permisos de acceso, control y auditoría. Proveedores, tesorería y compras: se han desarrollado parametrización, reportes y transacciones. El programa efectúa solicitudes de pedido, notas de alta, notas de bajas de almacén, tienen claves de acceso, control y auditoria. Inventarios y Activos Fijos: montados en el sistema. Reportes de inventarios individuales y general de activos fijos por cada dependencia. Conservación: sin comenzar. No se ha hecho ningún desarrollo para el manejo de las obras civiles contratadas por el distrito XYZ y las obras realizadas para el beneficio de los usuarios y cobro de servicios. Este departamento no está en red con el sistema Novasoft.

3. Planeación

2.8 AMBIENTE DE CONTROL La empresa no cuenta con un departamento u oficina de control interno formalmente constituido. Sin embargo, la administración es responsable del control interno y reconoce que teniendo procesos y ejecutando debidamente sus procedimientos los cuales deberán ser seguidos, controlados y adecuados periódicamente se logra la eficiencia y la eficacia en la gestión de sus administradores. Analizando los resultados presentados, se puede concluir que la planeación fue acertada y que el sistema de control interno aumenta en su bondad en cuanto a la aplicación de la normatividad y sincronización de las actividades desarrolladas por las unidades y áreas funcionales El sistema de control interno relaciona pues a todos los actores internos y externos de la empresa y determina aspectos importantes de comunicación, liderazgo, funciones y procedimientos para cada uno de ellos, de tal forma encontramos: x Los empleados: en la actualidad los objetivos de la empresa se han empezado a lograr mediante la implantación de la metodología del trabajo en equipo y el sistema de trabajo se ejecutó por proacción. Además, se ha realizado la capacitación y actualización constante en la parte técnica donde se desenvuelve. x Los usuarios: la empresa está implementando la estrategia de la excelencia del servicio motivo por el cual la credibilidad ha aumentado por parte del usuario hacia la empresa y sus operaciones. x El Gobierno: usuarios del Distrito de Adecuación de Tierras de los Ríos XYZ, cumple con todos los requisitos exigidos por el Gobierno Nacional a través del Instituto de Adecuación de Tierras (INAT). Sus transacciones tanto administrativas como económicas, se ejecutan de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. x La comunidad: la diversificación de los servicios en el área social, con la implantación de la Unidad de Bienestar y Seguridad Social destinada a satisfacer las necesidades básicas insatisfechas, además de la seguridad de los usuarios y la comunidad, la implantación de las brigadas de salud por la presente administración, ha fortalecido la buena imagen de la Asociación. De la misma manera se han realizado las evaluaciones de funciones, procedimientos y controles para los procesos que son evaluados constantemente, pues consideran que ahí puede estar la solución a muchos problemas y allí nace uno de los factores con que arremeter en el mercado “La Calidad” y la excelencia del servicio. La empresa como todas también tiene sus propias restricciones que se pueden enumerar:

171

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

YANEL BLANCO LUNA

x La poca captación del recurso hídrico en la época de verano. x La falta de posicionamiento, en la diversidad del mercado de la región. x La falta de apalancamiento financiero propio suficiente para la ejecución de proyectos de inversión de gran envergadura, de la Asociación. Las estrategias definidas actualmente, están dadas con base en las teorías alternativas de producción de agua por afluentes del globo terráqueo que es la de reforestar las cuencas hidrográficas o nacimientos de los ríos XYZ incluyendo los afluentes principales y las zonas ribereñas de ríos y afluentes, estrategia que impedirá la disminución excesiva del recurso preciado en épocas críticas. La elaboración de proyectos para la diversificación del portafolio de servicios y la creación de nuevos centros de producción. Desde el punto de vista administrativo, “XYZ”, ya cuenta con un andamiaje teórico, donde se ha creado estrategias de acción formal, es decir, a la medida de la empresa y para la empresa XYZ. En complemento y emanada por proacción está inmersa en todos y cada uno de los colaboradores de la empresa la Misión, teniendo como derrotero la Visión y el medio para alcanzarla que son las políticas estratégicas, y que corresponde al desarrollo de la idea del objetivo a corto, mediano y largo plazo, de la empresa en una forma cronológica, es decir, medida en el tiempo. De la evaluación del ambiente de control se realizaron los siguientes hallazgos, que pueden conllevar a los riesgos enunciados inmediatamente: x Falta de políticas claras en la liquidación, causación y cobro de los intereses de mora a los usuarios. x Falta de un procedimiento adecuado, que permita realizar las conciliaciones periódicas, entre los departamentos de facturación y operación, que generen información exacta y oportuna, de los dineros a recaudar por concepto del servicio prestado por la entidad y que sirvan como soporte amplio y suficiente de los registros contables por estos conceptos. x Falta de elaboración de soportes que permitan determinar el origen de las liquidaciones de las facturas y que sirvan para respaldar los registros contables. x Falta de control en la amortización de los ingresos provenientes de la tarifa fija. RIESGOS x No recaudar oportunamente los ingresos, generados por la mora en el pago de los servicios prestados. x Incremento de los excedentes del ejercicio, reinvertidos sin tener en cuenta la certeza del recaudo de los mismos. x No percibir la totalidad de los ingresos de los servicios prestados. 172

3. Planeación

x Presentación de estados financieros para su aprobación, sin el adecuado análisis y depuración de los rubros que lo conforman. x Estados financieros no razonables. x Sanciones por parte de entidades de control fiscal y tributario por ingresos que no poseen los soportes respectivos que les dieron origen. x Reportes errados por tercero por no afectarse adecuadamente. x Posibles pérdidas de dinero por concepto de multas por consumos ilegales de agua o intereses moratorios, o cheques devueltos. Facturación inconsistente que puede generar posibles pérdidas o sobrecostos de los servicios prestados, y por ende insatisfacción a los usuarios.

3. VALORACIÓN DE RIESGOS DE ERRORES IMPORTANTES 3.1 REVISIÓN ANALÍTICA DE LOS RIESGOS DE LA ENTIDAD Ver ANEXO de la Matriz de Riesgos para la Planeación de la Auditoría 3.2 GUÍAS GENERALES DE IMPORTANCIA RELATIVA Para efectos de determinar la importancia relativa de los posibles ajustes hemos tenido en cuenta los siguientes factores con base en los estados financieros al 31 de diciembre de 20-13 Activo corriente Pasivo corriente

4,378,882,584 2,373,441,456

Capital de trabajo Total de activos Total de pasivos

2,005,441,128 5,337,230,988 2,621,111,355

Materialidad Todos los ajustes y reclasificaciones superiores a $2 millones serán incluidas en una planilla de posibles ajustes y reclasificaciones para evaluar la materialidad en su conjunto y determinar su efecto sobre los estados financieros.

Áreas de énfasis Teniendo en cuenta la importancia relativa de las cifras involucradas, el riesgo probable de error, las transacciones involucradas, los controles y procedimientos implantados por la compañía, el énfasis de nuestras pruebas de auditoría se concentrará en las siguientes áreas:

173

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Saldos a 12/31/20-13

% de participación de activos, pasivos, ingresos o egresos

Efectivo

361,754,050

6.78%

Clientes

1,105,805,894

20.72%

Ingresos por Cobrar

1,776,240,776

33.28%

Anticipos y Avances

199,219,020

3.73%

Activos Fijos

595,166,409

13.59%

Proveedores nacionales

45,632,130

1.74%

Costos y gastos por pagar

47,745,120

1.82%

707,359,001

26.99%

Contingencias para provisiones diversas

1,069,275,297

40.79%

Utilidades o excedentes acumulados

1,088,663,831

40.08%

Gastos

6,678,984,736

Ingresos

7,441,169,031

Cuentas corrientes comerciales

3.3 CONCLUSIONES SOBRE RIESGOS

Riesgo inherente: Medio Riesgo inherente es aquel que existe y está directamente relacionado con las actividades propias de la compañía, que es propio de la naturaleza de cada negocio y que requiere de administración, pues no se puede trasladar ni erradicar. En la evaluación del riesgo, hemos considerado como de tipo medio el riesgo inherente debido a la actividad propia de la Asociación de Usuarios, pues a pesar de que se trabajan con recursos naturales que pueden verse afectados por innumerables situaciones impredecibles, se vela por su buen uso con base en una administración adecuada y la implementación de maquinaria tecnológica adecuada.

Riesgo de control: Alto El riesgo de control es la posibilidad de que un error o una irregularidad no sea prevenida, descubierta o corregida oportunamente por el sistema de control interno de la organización. Hemos calificado el riesgo de control como alto, debido al gran número de debilidades de control interno evidenciadas al hacer un seguimiento de los procedimientos que se desarrollan para el cumplimiento de la actividad principal de la Asociación de Usuarios y sintetizadas en la Matriz de Riesgos para la Planeación de Auditoría.

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3. Planeación

Riesgo de detección: Medio - Bajo El riesgo de detección es la posibilidad de que los procedimientos de auditoría no puedan descubrir errores o irregularidades significativas en el caso de que existieran. Hemos determinado como medio – bajo el riesgo de detección debido, al inevitable reconocimiento de que no sean encontrados todos los errores importantes, pues las pruebas se desarrollan sobre muestras selectivas representativas que, aunque son determinadas de acuerdo con técnicas de auditoría, no garantizan en un 100% el descubrimiento de todos los hechos erróneos.

4. ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO 4.1 CRONOGRAMA DE TRABAJO Y FECHA DE VISITAS Ver Anexo por aparte. 4.2 INFORMES A EMITIR x Cartas de control. x Informes intermedios. x Informe final del revisor fiscal.

5. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA 5.1 DISPONIBLE

Objetivos: x x x x

Existencia, propiedad y disponibilidad de los saldos registrados. La razonabilidad de la cobertura de seguros y los controles físicos aplicados. Adecuada clasificación de los saldos en el balance. Adecuada revelación de los saldos en lo que corresponde a disponibilidad o restricciones de los mismos. x Determinar el cumplimiento de las leyes y demás normas vigentes.

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA

1. Si el área de efectivo y bancos se considera “significativa” prepare la documentación de control necesaria. a) Efectúe las pruebas de cumplimiento o compensatorias apropiadas de los controles de procesamiento y/o de custodia sobre los cuales se planea confiar. • Con base en los resultados de las pruebas de cumplimiento o compensatorias de los controles de procesamiento y de custodia, determine el efecto sobre los procedimientos sustantivos planificados. 2. Prepare una sumaria con las partidas que componen el efectivo, con los saldos a 31 diciembre de 20-14 y cruce los totales contra libros de contabilidad. CAJA 3. Efectúe un conteo físico al cierre del 31 de diciembre de 20-14 teniendo en cuenta lo siguiente: í Controle todas las áreas donde se maneje efectivo. í Solicite a los cajeros copia de la planilla diaria de movimiento y cruce los saldos con los del día anterior. í Cuente el efectivo en caja y registre los resultados en la hoja de arqueo (No olvide que los funcionarios de la entidad encargados del manejo del efectivo, deben de estar presentes durante el arqueo). BANCOS NACIONALES 4. Solicite las conciliaciones bancarias de los Bancos Nacionales, compruebe su extensión aritmética y crúcela con Registros Auxiliares. 5. Cruce los saldos con los extractos bancarios.

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Ref P/t

Hecho Por

3. Planeación

6. Relacione las partidas conciliatorias mayores de 30 días para Bancos Nacionales y cheques pendientes de cobro con más de 180 días de antigüedad e indague por qué no se han correspondido inclúyalas como punto para la carta de la Gerencia. 7. Investigue las partidas conciliatorias consideradas significativas confrontando con la documentación soporte. 8. Examine si existen cuentas inactivas, indague las causas. 9. Evalúe la oportunidad de preparación de las conciliaciones y verifique que las conciliaciones bancarias lleven las firmas de quién la elaboró y aprobó. 10. Verifique la adecuada clasificación de los saldos de bancos y otras entidades financieras, es decir, cuando presente saldo acreedor se debe reclasificar al pasivo. Ƈ

Efectúe circularización a las cuentas en Bancos Nacionales y Cuentas de Ahorro y cruce con registros contables.

12. Solicite un estudio de firmas autorizadas y compárelas con las firmas que se indican en las confirmaciones. 13. Elabore la estadística de confirmaciones y control de confirmaciones. • Concluya y considere la posibilidad de modificar o adicionar más procedimientos a este programa.

5.2 INVERSIONES Desde el punto de vista de riesgo de área es de riesgo bajo, por lo tanto nuestra estrategia se enfoca a la circularización, el arqueo de títulos y la verificación de causación de rendimientos. Adicionalmente, nos aseguraremos que la gerencia revele adecuadamente en sus estados financieros las restricciones que pesan sobre estos activos.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

El programa de auditoría que aplicaremos será el siguiente: Objetivo: • Verificar la adecuada contabilización y clasificación de los saldos mostrados en el balance. • Comprobar la existencia física y propiedad. • Revisar que la valuación sea apropiada. • Verificar el cálculo de los intereses ganados y causados. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA 1. Prepare un breve narrativo del área teniendo en cuenta controles internos, políticas de inversiones, custodia. 2. Prepare una sumaria con saldos a 31 de diciembre de 20-13 y 31 de diciembre de 20-14 y cruce saldos contra libros de contabilidad y P/T. 3. Efectúe arqueo físico de valores por categorías y cruce los resultados contra registros contables. Observe que todos los títulos estén expedidos a favor de la entidad. 4. Obtenga una relación de los valores que no estén en poder de la entidad y envíe confirmaciones. 5. Determine si existen restricciones sobre los títulos. 6. Prepare un breve narrativo de los requeridos de acuerdo con las disposiciones legales y vigentes. 7. Prepare un cálculo global de intereses y crúcelo contra GyP. 8. Verifique la adecuada clasificación de las inversiones dentro del balance y si las revelaciones son adecuadas. 9. Prepare una conclusión sobre el área y vea la posibilidad de anexar más pasos a este programa.

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Hecho Por

3. Planeación

5.3 CUENTAS POR COBRAR O DEUDORES Este es uno de los componentes que más altos riesgos potenciales contiene principalmente por las dificultades que experimenta la Empresa en el control de su cartera. Simultáneamente esta cuenta y los problemas que arrastra nos hacen prever que sus cuentas vinculadas en el estado de Actividad Económica, Financiera y Social, como lo son las ventas, intereses de mora y los subsidios también pudieran estar afectados significativamente por errores en la causación y arrastre de saldos. Para cubrir los riesgos de auditoria que genera esta área aplicaremos los siguientes procedimientos: Objetivos: • Verificar la adecuada contabilización y clasificación de los saldos mostrados en el balance. • Verificar la existencia y cobrabilidad de las cuentas por cobrar. • Verificar la oportuna legalización de los adelantos y su adecuada aprobación. • Determinar si las provisiones son adecuadas de acuerdo con lo establecido por normas legales vigentes. • Verificar el adecuado cálculo y causación de los intereses. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA

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Hecho Por

1. Prepare una sumaria con los saldos a 31 de diciembre de 20-13 y 31 de diciembre de 20-14 crúcela contra libros. 2. Obtenga una relación de intereses y crúcelo con los registros contables. 3. Revise la correcta causación de los intereses por cobrar sobre las cuentas seleccionadas para la revisión. 4. Obtenga una relación de las provisiones realizadas por concepto de intereses y verifique se ajusten al resultado de la evaluación de la Cartera. 5. Realice un cálculo global de intereses por cobrar y crúcelo contra G y P.

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6. Revise aquellas cuentas de intereses que han completado su período de exigibilidad y no han sido pagados con el fin de evaluar su recuperación. 7. Revise los contratos de venta de bienes y servicios con el fin de establecer su legalidad y condiciones. 8. Asegúrese que la contabilización de la anterior operación esté de acuerdo con las condiciones establecidas. 9. En cuanto a los pagos por cuenta de clientes, revise la documentación que ocasiona el desembolso y asegúrese que existe un sistema adecuado para notificar al cliente del pago efectuado por su cuenta. 10.Para prometientes vendedores, revise los contratos de compra venta con el fin de determinar su razonabilidad, cumplimiento y correcta contabilización. 11. En cuanto al rubro adelantos al personal verifique: í í

Las autorizaciones para adelantos al personal por concepto de viáticos y otros anticipos. Investigue partidas antiguas pendientes de legalización y determine la causa de su permanencia en esta cuenta.

12. Revise el sistema de gestión de cobro y determine su efectividad. 13. Determine si la provisión es adecuada y suficiente. 14. Prepare una conclusión sobre el área y vea la posibilidad de agregar más pasos a este programa.

5.4 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Este componte que representa el 13,59% del total de los activos. Nuestras evaluaciones preliminares nos permiten establecer que la Empresa mantiene una inversión en activos fijos en la planta de los ríos X, Y y Z. La administración de los activos presenta deficiencias de administración y control ya que no cuentan con controles informáticos adecuados y no se evidencian adecuados procedimientos de control, permitiendo que se presenten pérdidas de bienes por sustracción, siendo incierto su valor, debido a la falta de información detallada de cada uno de los activos propiedad de la Empresa. 180

3. Planeación

Por todo lo anterior calificamos el riesgo de esta área como alto, con lo cual para reducir nuestro riesgo de auditoria aplicaremos el siguiente programa de pruebas sustantivas. Objetivos: • Verificar la documentación que acredite su propiedad. • Determinar si se tiene políticas de capitalización y de depreciación definidas y que los métodos de aplicación sean razonables y uniformes. • Determinar si las cantidades mostradas como Activo Fijo en el Balance General están registradas al costo y representan debidamente las partidas capitalizadas. • Determinar si las ventas o retiros de Activos Fijos durante el período así como las ganancias o pérdidas relacionadas se han registrado debidamente. • Determinar si la depreciación cargada a las operaciones del período es razonable y se ha calculado sobre una base uniforme. • Verificar el cálculo de las valorizaciones y desvalorizaciones. • Determinar si las cantidades mostradas en los Estados Financieros están debidamente clasificadas.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

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Hecho

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Por

1. Obtenga un resumen con los cambios de las cuentas Propiedad, Planta y Equipo entre el 31 de diciembre de 20-13 y el 31 de diciembre de 20-14 y compare los saldos iniciales con los registrados en los libros auxiliares. 2. Obtenga una relación de las adiciones, retiros, ventas y transferencias de activos y proceda así: - Evidencie la aprobación de las transacciones. - Si lo considera apropiado efectúe una inspección física. - Determine en las pruebas de gastos si existen partidas capitalizables. 3. Haga una prueba selectiva de las adiciones de propiedad planta y equipo y:

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

í Examine los contratos y facturas del vendedor y los comprobantes que amparen el costo de los activos e incluya la información pertinente en el archivo permanente. í Revise la razonabilidad de la vida útil asignada a los activos fijos. í Revise si existen gravámenes o restricciones y compare con la información de las obligaciones. 4. Efectúe una prueba de las ventas y retiros de Propiedad, Planta y Equipo, examine los documentos de ventas, compare el saldo de la depreciación acumulada con el cálculo que usted efectúe debido a que no llevan registros detallados y haga una prueba sobre la utilidad o pérdida en estas transacciones y compare las cantidades contra las cuentas de Ingresos y Gastos. 5. Indague con la persona encargada de Propiedad, Planta y Equipo acerca de activos que no estén en servicio o si hay retiros no registrados. 6. Constate en el departamento de garantías que las pólizas de seguro de incendio, sustracción, hurto, corriente débil, alta tensión, etc., estén vigentes. 7.

Coteje mediante pruebas selectivas que los muebles y equipos se encuentren incluidas en las diferentes pólizas y contratos de mantenimiento.

8. Solicite el último inventario realizado por la Compañía y crúcelo contra registros contables. Depreciación 9. Obtenga una relación de las valorizaciones de bienes inmuebles y confróntela contra los avalúos realizados, los cuales deben cumplir con los requisitos exigidos por el decreto 2649 de 1993. Valorizaciones 10. Prepare un resumen de los cambios en la depreciación por el período 31 de diciembre de 20-13 a 31 de diciembre de 20-14

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3. Planeación

í Compare los saldos iniciales y finales con la cuenta correspondiente en el mayor general. í Revise los procedimientos para el cálculo de la depreciación a fin de determinar si son razonables y aplican uniformemente. í Efectúe una prueba de los totales de registros de Propiedades, Planta y Equipo y sobre estos efectúe el cálculo de la depreciación teniendo en cuenta las adiciones y retiros correspondientes. í Revise si existen gravámenes o restricciones y compare con la información de las obligaciones. Ajustes por inflación 11. Verifique la adecuada aplicación de los PAAG para el año en vigencia y la contraliquidación respectiva. 12. Vea al posibilidad de agregar pasos al presente programa y prepare su conclusión sobre el área.

5.5 CUENTAS POR PAGAR Este componente, es también uno de los demás alto riesgo que tienen los estados financieros de la Empresa. Objetivos: • Determinar si las políticas, prácticas, procedimientos y controles internos son adecuados. • Verificar el origen, naturaleza y veracidad de las cuentas por pagar. • Determine el cumplimiento de leyes y otras normas vigentes.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA 1. Prepare una sumaria con los saldos a 31 de diciembre de 20-13 y 31 de diciembre de 20-14 crúcela contra libros y papeles de trabajo. 2. Obtenga una relación de cuentas por pagar y cruce los saldos contra registros contables. 3. Determine si existen partidas antiguas por montos substanciales que requieran regularización. 4. En el caso de cuentas por pagar antiguas, vencidas o en exceso de su valor estimado o indebidamente registradas en libros, recomiende que se realicen las correcciones necesarias. 5. Para la cuenta prometientes compradores determine la existencia de un contrato y compare el nombre y monto con los registros contables. 6. Para impuestos por pagar compruebe que las sumas registradas corresponden a las liquidaciones definitivas. 7. Para la retención en la fuente compruebe que las sumas registradas corresponden a la realidad de acuerdo a los diferentes porcentajes según las normas vigentes. 8. Para intereses por pagar realice cálculos globales de ser posible para. í

Créditos de Bancos y otras obligaciones financieras.

í

De lo contrario revise selectivamente la causación de las partidas más significativas.

9. Verifique contra documentación soporte las demás cuentas por pagar. 10. Investigue y documente: í Si se concilian estas cuentas con el mayor. í Si los comprobantes de contabilidad son aprobados por personas que no tienen contacto directo con estas cuentas y otros rubros del pasivo que estén relacionados. í Si existe un sistema adecuado para la revisión de partidas antiguas. í Si existe un sistema adecuado para la revisión de partidas antiguas. í Si existe un sistema de clasificación periódica por parte de la entidad de sus cuentas por pagar. í Si existen mecanismos efectivos para asegurar que el pago en cuentas por pagar se efectúe únicamente al titular de la cuenta evitando su desvío. 184

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Hecho Por

3. Planeación

11. Vea la posibilidad de agregar más pasos a este programa y exprese su conclusión sobre el área. 12. Examine los pagos individuales mayores de $2.000.000 efectuados durante el período siguiente a la fecha de balance para determinar si afectan los resultados del ejercicio bajo examen. 13. Con el mismo criterio examine los comprobantes de diario del período siguiente. 14. Averigüe el estado de las facturas recibidas y no registradas ni pagadas para ver si se encuentran algunas pertenecientes al ejercicio bajo examen. 15. En cuanto a pagos mayores de $2.000.000 por compras de inventario en un período de 10 o 15 días antes y después del fin del año, compruebe los asientos correspondientes a los registros de inventario para establecer el corte de compras (si no se ha hecho un corte de compras al fin del año en el programa de inventarios o en el de cuentas por pagar, compras y gastos). 16. Discuta con el gerente o el jefe del departamento de compras si existen compromisos de importancia por compra de inventarios o activo fijos al fin del año y anote los detalles. 17. Discuta con funcionario apropiado la posibilidad de pasivos no registrados al fin del ejercicio bajo examen. 18. Cerciórese de que los pagos periódicos (arrendamientos, sueldo, comisiones, etc.) hayan sido registrados totalmente, así como las provisiones para las prestaciones sociales aplicables al cliente (prima, vacaciones, cesantía, seguro social, subsidio familiar, pensiones). 19. Examine las actas en busca de posibles pasivos no registrados. (Nota - El programa no registrado debe efectuarse hasta la fecha de terminación del trabajo que coincide con la fecha de la opinión)

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5.6 OBLIGACIONES LABORALES El saldo de la cuenta representa el valor de las prestaciones sociales por pagar, pensiones de jubilación, cuyo riesgo consideramos por el pasivo pensional como medio alto. Considerando el nivel de riesgo, efectuaremos procedimientos netamente sustantivos, ejecutando el siguiente programa: Objetivos: Determinar si las políticas, prácticas, procedimientos y controles internos son adecuados. Determinar el cumplimiento de leyes y otras normas vigentes. Verificar el origen, naturaleza y veracidad de los pasivos estimados y provisiones.

• • •

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

1. Prepare una sumaria son los saldos a 31 de diciembre de 20-13 y 31 de diciembre de 20-14 crúcela contra libros y papeles de trabajo. 2. Documente ampliamente la forma como la entidad determina los valores que mensualmente registra como pasivos estimados y provisiones para. í Cesantías í Intereses sobre cesantías í Vacaciones í Prima legal í Prima de vacaciones í Bonificaciones í Prima de antigüedad í I.S.S. í Otras prestaciones í Impuestos í Contribuciones y afiliaciones í Provisión gastos bancarios

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Por

3. Planeación

3. Verifique selectivamente que los valores registrados mensualmente se hayan calculado de acuerdo con las políticas de la entidad, en caso de encontrar diferencias investíguelas. 4. Compare el valor provisional contra la consolidación de prestaciones y si la diferencia es considerable documente las causas, si es necesario inclúyalo como punto para carta de gerencia. 5. Efectúe una verificación de la acumulación de cesantías consolidadas. 6. Verifique la acumulación de costos de nómina. 7. Documente las políticas administrativas adoptadas por la entidad para acogerse a la reforma laboral. 8. Vea la posibilidad de agregar más pasos a este programa y exprese su conclusión sobre el área.

5.7 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES Corresponden a la provisión para los litigios de la empresa cuyo riesgo es alto. Objetivos: • Determinar el cumplimiento de leyes y otras normas vigentes. • Verificar el origen, naturaleza y veracidad de las provisiones. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

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Hecho

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Por

1. Prepare una sumaria son los saldos a 31 de Diciembre de 20-14 y crúcela contra libros y papeles de trabajo. 2. Cruzar y referenciar al P/T de Impuestos la provisión de renta. 3. Obtenga copia de la depuración de la renta y verifique que las bases se encuentren debidamente sustentadas en registros contables. 4. Verifique extensiones aritméticas y verifique su adecuado soporte

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

5.8 PATRIMONIO La estructura patrimonial de una entidad está compuesta por las cuentas que representan las reservas y las ganancias o pérdidas acumuladas y del ejercicio. El patrimonio es la base que facilita el crecimiento de la entidad y a su vez protege a los depositantes y accionistas contra el riesgo natural de la inversión de fondos. Objetivos: Determine si las políticas, prácticas, procedimientos y controles internos son adecuados. Determinar el cumplimiento de normas y leyes vigentes.

• •

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA

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Hecho Por

1. Prepare una sumaria con los saldos a 31 de diciembre de 20-13 y 31 de diciembre de 20-14 crúcela contra libros y registros contables. 2. Determine si el nivel de distribución de utilidades es adecuado, si es excesivo, concluya sobre los efectos que pueda tener respecto al patrimonio. 3. Verifique la correcta constitución de las reservas legales, estatutarias y ocasionales. 4. Verifique el adecuado cálculo y registro de los ajustes por inflación de acuerdo al PAAG mensual para cada uno de los rubros del patrimonio que deban ser ajustados según normas vigentes. 5. Vea la posibilidad de agregar más pasos a este programa y exprese su conclusión sobre el área

5.9 INGRESOS Los ingresos por el desarrollo del objeto social corresponden a la facturación por la prestación del servicio de distribución de agua mediante un distrito de riego. El programa a ejecutar será netamente sustantivo, dado el perfil de riesgo, efectuando pruebas a las bases de datos de facturación con registros contables y los respectivos soportes. El programa a ejecutar será el siguiente: 188

3. Planeación

Objetivos: Determinar que los saldos mostrados estén adecuadamente contabilizados y clasificados. • Comprobar la razonabilidad de los ingresos. • Verificar el cumplimento de disposiciones legales e internas sobre el manejo de esta cuenta. •

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA

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Hecho Por

1. Prepare una sumaria con los saldos a 31 de diciembre de 20-13 y 31 de diciembre de 20-14 crúcela contra libros y registros contables. 2. Obtenga un listado por líneas de ingresos y realice un cálculo global dependiendo de la tasa importancia de cada concepto. 3. Solicite una lista de las inversiones realizadas en el período y verifique que los intereses obtenidos estén debidamente registrados. 4. Obtenga una relación de la venta de los Bienes Recibidos en Pago, compárela con el documento soporte y determine la utilidad o pérdida comparando el valor de venta con el registrado en libros. 5. Cerciórese si existe alguna partida extraordinaria o poco usual, ajustes de períodos anteriores, operaciones descontinuadas u otros asuntos que deban revelarse por separado. 6. Coteje con los datos de la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo, la venta de bienes y determine la utilidad obtenida comparando el documento soporte de la venta con el costo o valor en libros. 7. Examine los documentos soporte que evidencian cargos significativos a cuentas individuales de ingresos.

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8. Obtenga y verifique la exactitud matemática de los intereses sobre documentos de soporte de una muestra de los créditos otorgados por la Compañía y su correcta clasificación. 9. Compare los saldos del año anterior con los saldos y presupuestos del año corriente e investigue las razones de fluctuaciones significativas. 10. Revise la descripción y clasificación de la cuenta. 11. Compare el valor de ingresos del año corriente con los del año anterior, determine las partidas nuevas en el año y haga un seguimiento con los documentos soporte y verifique que si están debidamente clasificadas. 12. Revise la aplicación de los principios de contabilidad relevantes en cuanto a propiedad y consistencia. 13. Verifique los ajustes por inflación (cálculo y adecuado registro contable) de acuerdo al PAAG mensual para cada uno de los rubros de ingresos de la compañía. 14. Vea la posibilidad de agregar más pasos a este programa y exprese su conclusión sobre el área. 5.10 COSTOS Y GASTOS Están representados por los costos y gastos asociados al desarrollo del objeto social. Durante la evaluación de su cuenta conexa cuentas por pagar efectuaremos algunas pruebas y dependiendo de su resultado efectuaremos pruebas adicionales. A nivel de Gastos y por su relación directa con el activo y pasivo, algunas cuentas valuativas se analizaron durante la revisión de estas secciones del balance; sin embargo analizaremos, aquellas partidas que superen el nivel de materialidad. El riesgo asignado a está área lo consideramos moderado .y el programa a aplicar será el siguiente: Objetivos: • Determinar que los saldos mostrados estén adecuadamente contabilizados y clasificados. • Comprobar la razonabilidad de los egresos. • Verificar el cumplimiento de disposiciones legales e internas sobre el manejo de esta cuenta. 190

3. Planeación

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA

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1. Prepare una sumaria con los saldos a 31 de diciembre de 20-13 y 31 de diciembre de 20-14 crúcela contra libros y registros contables. 2. Verifique que todo pago este debidamente soportado con factura o cuenta de cobro y que dicha factura tenga fecha, sello de cancelado y firma. 3. Revise los documentos de soporte para establecer el valor que la entidad ha cancelado por concepto de impuestos durante el año y compárelos con el valor en libros. 4. Obtenga y verifique aritméticamente la provisión para Inversiones, Cuentas por Cobrar, Bienes recibidos en Pago, Otros Activos y realice una revisión analítica de esta información. 5. Verifique que para las cuentas por cobrar de dudoso recaudo e irrecuperable se estén aplicando los porcentajes establecidos para provisiones. 6. Compare el valor por gastos del año corriente con los del año anterior. Determine las partidas nuevas en el año y haga un seguimiento con documentos soporte verificando que si están debidamente clasificadas. 7. Revise la naturaleza de la cuenta de gastos y examine los documentos soporte de partidas significativas. 8. Obtenga relación de venta de Bienes en Pago, verifique su exactitud con documentos de soporte y establezca si existe utilidad o pérdida comparando su valor de venta con el registrado en libros.

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9. Verifique con documentos soporte los abonos a obligaciones hechos por la Compañía la exactitud matemática del gasto de intereses relacionados, acumulación y clasificación en el Balance General. 10. Efectúe una revisión analítica de el gasto por interés durante el año y el interés acumulado por pagar estableciendo variaciones significativas que pueden existir y verifique con documento de soporte su correcta clasificación. 11. Revise las clasificaciones y descripciones de los gastos. 12. Revise y verifique los asuntos de revelación en los estados financieros hasta el punto que sea necesario. 13. Verifique el adecuado cálculo y registro de los ajustes por inflación de acuerdo al PAAG mensual, para cada uno de los rubros de gastos de la compañía. 14. Vea la posibilidad de agregar más pasos a este programa y exprese su conclusión sobre el área.

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CAPÍTULO

4

Auditoría del Control Interno

Control interno En materia de control interno se emitió en 1992 el Informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), denominado así, porque se trata de un trabajo que encomendaron: el Instituto Americano de Contadores Públicos, la Asociación Americana de Contabilidad, el Instituto de Auditores Internos, el Instituto de Administración y Contabilidad y el Instituto de Ejecutivos Financieros

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El documento “Internal Control Integrated” emitido por el “Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO)” define el control interno, describe sus componentes y suministra un criterio con el cual los sistemas de información pueden ser evaluados. El documento ofrece una guía para informe al público del control interno y provee materiales que los gerentes, auditores y otros pueden utilizar para evaluar un sistema de control interno. Las dos mayores metas del documento son: 1. Establecer una definición común del control interno que sirva para muchos grupos diferentes; y 2. Proveer un estándar con el cual las organizaciones puedan evaluar su sistema de control y determinar cómo mejorarlos. El documento fue emitido en inglés, en esta sección se presenta un resumen del mismo en traducción libre:

Definición Control interno es un proceso efectuado por la junta directiva de una entidad, gerencia y otro personal, diseñado para proveer seguridad razonable respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías: • Efectividad y eficiencia de operaciones • Confiabilidad de la información financiera • Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales: • El control interno es un proceso. Esto es, un medio hacia un fin, no un fin en sí mismo. • El control interno es efectuado por personas. No es meramente políticas, manuales y formatos, sino personas a todos los niveles de una organización. • Del control interno puede esperarse que provea solamente una seguridad razonable, no seguridad absoluta, a la gerencia y junta directiva de una entidad. • El control interno es el mecanismo para el logro de objetivos de una o más categorías separadas o interrelacionadas. Esta definición de control interno es amplia por dos razones: primero, es el camino para tener un acercamiento a la visión de control interno de los negocios de los dirigentes con los ejecutivos principales, de hecho, ellos a menudo hablan en términos de control y existir o vivir en control; segundo, acomodarse a los subgrupos del control interno. Aquellos que necesitan poder concentrarse en algo separadamente, por ejemplo, controles sobre información financiera o controles

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4. Auditoría del Control Interno

relativos a cumplimiento de regulaciones legales. Similarmente, direccionar la atención sobre unidades de control en particular o actividades que pueden adaptarse a una entidad. Esta definición también provee una base para evaluar la efectividad del control interno, a discutir más adelante en este capítulo. Los conceptos fundamentales bosquejados antes son discutidos en los siguientes parágrafos.

Un proceso El control interno no es un evento o circunstancia, sino una serie de acciones que tienen la función de pasar o calar a través de las actividades de la entidad. Estas acciones son penetrantes e inherentes en el modo y manejo gerencial de los negocios. Los procesos en los negocios, que son conducidos dentro de, o a través de organizaciones individuales o funciones, son manejados por medio de procesos de planeación, ejecución y supervisión gerencial básicos. El control interno es una parte de estos procesos y está integrado con ellos, permitiendo así funcionar y supervisar su comportamiento y continuada pertinencia. Esta es una herramienta usada por la gerencia, no un sustituto de ella. Esta conceptualización del control interno es muy diferente desde la perspectiva de algunos observadores, que ven el control interno como algo agregado a las actividades de la entidad, o como una necesaria carga, impuesta por reguladores o por los dictados de acuciosos burócratas. El sistema de control interno está entretejido con las actividades operativas de una entidad, y existe por fundamentales razones de negocios. Los controles internos tienen el mayor grado de efectividad cuando son construidos dentro de la infraestructura de la entidad y son parte de la esencia de la empresa. Ellos deben ser construidos dentro más bien que construidos sobre. La construcción dentro de controles puede afectar directamente la capacidad de una entidad para conseguir sus metas, calidad de sus negocios e iniciativas y apoyos. La búsqueda por calidad está directamente unida a como son manejados los negocios y como son controlados no desde la óptica del control sino del contralor. La calidad de la iniciativa viene a ser parte de la operación de manufactura de una empresa, como se evidencia por: • La dirección ejecutiva asegura que el valor de la calidad se construye dentro de la forma de hacer negocios de la entidad. • Establecer los objetivos de calidad unidos al conjunto de análisis de otros procesos e información de la entidad. 195

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• Usar el conocimiento de prácticas competitivas y expectativas de clientes para inducir continuas mejoras en la calidad. Estos factores semejantes de calidad son en efecto sistemas de control interno. De hecho, el control interno no solamente esta integrado con programas de calidad, usualmente es crítico de sus resultados. La construcción dentro o al interior de controles, tiene además importantes implicaciones hacia componentes del costo y respuestas de tiempo: • Casi todas las empresas se enfrentan a mercados altamente competitivos y a la necesidad de reprimir costos. Enfocando las operaciones existentes y su contribución hacia el efectivo control interno y construyendo controles dentro de las actividades de operación básicas, una empresa puede evitar a menudo innecesarios procedimientos y costos. • La práctica de construir controles dentro de la operación de fabricación ayuda a acelerar el desarrollo de nuevos controles necesarios para nuevas actividades de negocios. Tales reacciones automáticas hacen empresas más ágiles y competitivas.

Personas El control interno es efectuado en una entidad, por la junta de directores, gerencia y otro personal. Es cumplido por las personas de una organización, por lo que ellos hacen o dicen. Personas que establecen los objetivos de la entidad y ponen los mecanismos de control en su lugar. En forma similar, el control interno afecta las acciones de las personas. El control interno reconoce que las personas no siempre se comprenden, comunican o llevan a cabo algo consistentemente. Cada individuo trae al lugar de trabajo un singular antecedente y capacidad o aptitud técnica, y tiene diferentes necesidades y prioridades. Estas realidades afectan y son afectadas por el control interno. Las personas tienen que saber sus responsabilidades y límites de autoridad. Por consiguiente es necesario que exista una clara y cerrada articulación entre los deberes de las personas y la manera en que los están cumpliendo, como con los objetivos de la entidad. El personal de una organización incluye la junta de directores, la gerencia y otro personal. Aunque los directores pueden ser vistos en primer lugar como provisores de custodia, ellos también proveen dirección y aprueban ciertas transacciones y políticas. Como tal la junta directiva es un importante elemento de control interno. 196

4. Auditoría del Control Interno

Seguridad razonable No importa cuan bien diseñado y en operación esté el control interno, sólo puede proveer una seguridad razonable a la gerencia y a la junta de directores, respecto de la realización de los objetivos de la entidad. La probabilidad de realización es afectada por limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno. Esto incluye la realidad de que el juicio humano en la toma de decisiones puede ser imperfecto, que los responsables por establecer controles necesiten considerar sus relativos costos y beneficios, y el derrumbamiento puede ocurrir porque tales faltas humanas son como simple error o equivocación. Adicionalmente, los controles pueden ser evadidos por colusión de dos o más personas. Finalmente, la gerencia tiene el poder o capacidad de pasar por encima o anular el sistema de control interno.

Objetivos Cualquier entidad difunde una misión, estableciendo objetivos, y desea logros y estrategias para realizarlos. Los objetivos pueden ser una aspiración de la entidad como un todo, o ser un blanco de actividad específica dentro de la entidad. Aun cuando muchos objetivos son específicos a una entidad particular, algunos son ampliamente compartidos. Por ejemplo, objetivos virtualmente comunes de todas las entidades es el logro y mantenimiento de una positiva reputación dentro de los negocios y comunidad de consumidores, suministrando estados financieros confiables a los accionistas o propietarios, y trabajando con cumplimiento de leyes y regulaciones. Para este estudio los objetivos caen dentro de tres categorías. • Operaciones - relativo al efectivo y eficiente uso de los recursos de la entidad. • Información financiera - relativo a la preparación y divulgación de estados financieros confiables. • Cumplimiento - relativo al cumplimiento de la entidad con las leyes y regulaciones aplicables. Esta categorización crea enfoques sobre aspectos separados del control interno Estas distintas pero traslapadas categorías (un objetivo particular puede caer bajo más de una categoría) dirigen diferentes necesidades, y pueden ser directa responsabilidad de diferentes ejecutivos. Esta categorización también deduce distintivos, entre lo que puede ser esperado desde cada una de las categorías del control interno.

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De un sistema de control interno se puede esperar que provea seguridad razonable de realización de objetivos, relativos a la confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones. La realización de estos objetivos, que están basados en gran manera sobre pautas impuestas por personas externas, dependen de como las actividades de control dentro de la entidad son llevadas a cabo. Sin embargo, la ejecución de objetivos de operación, tal como un particular retorno sobre inversión, mercado compartido o entrada a una nueva línea de productos no está siempre dentro del control de la entidad. El control interno no puede prevenir malos juicios o decisiones, o eventos externos que puedan, en ejecución de sus propósitos, causar el fracaso de un negocio. Por estas razones, el sistema de control interno puede proveer razonable seguridad tan solo cuando la gerencia en su papel vigilante y la junta entiendan de manera oportuna, de la extensión o alcance que hacia esos objetivos es llevada la entidad.

Componentes El control interno consta de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma cómo la administración maneja el negocio y están integrados a los procesos administrativos. Los componentes son: a. b. c. d. e.

El ambiente de control; Los procesos de valoración de riesgos de la entidad; Los sistemas de información y comunicación; Los procedimientos de control; y La supervisión y el seguimiento de los controles.

a. Ambiente de Control El ambiente de control establece el tono de una organización, influyendo en la conciencia que la gente tiene sobre el control. Es el fundamento para el control interno efectivo, y provee disciplina y estructura. El ambiente de control comprende los siguientes elementos: • Comunicación y cumplimiento forzoso de la integridad y de los valores éticos. La efectividad de los controles no puede estar por encima de la integridad y los valores éticos de la gente que los crea, administra, y supervisa. La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control e influyen en el diseño, administración, y supervisión y 198

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seguimiento de los otros componentes. La integridad y el comportamiento ético son producto de los estándares éticos y de comportamiento de la entidad, de la manera como se comunican, y de la manera como se hace obligatorio su cumplimiento en la práctica. Incluyen las acciones que realiza la administración para eliminar o reducir incentivos y tentaciones que pueden hacer que el personal se vincule a actos deshonestos, ilegales, o no éticos. También incluye la comunicación, al personal, de los valores de la entidad y de los estándares de comportamiento mediante declaraciones de política y códigos de conducta y mediante el ejemplo. Compromiso por la competencia. La competencia son el conocimiento y las habilidades necesarios para realizar las tareas que definen el trabajo del individuo. El compromiso por la competencia incluye la consideración que hace la administración sobre los niveles de competencia requeridos por los trabajos particulares y la manera como esos niveles se convierten en las habilidades y el conocimiento requerido. Participación de quienes están a cargo del gobierno. La conciencia de control que tiene una entidad está influenciada de manera importante por quienes están a cargo del gobierno. Los atributos de quienes están a cargo del gobierno incluyen independencia de la administración, su experiencia y posición, la extensión de su participación y escrutinio de las actividades, lo apropiado de sus acciones, la información que reciben, el grado en el cual se originan preguntas complejas y son resueltas junto con la administración, y su interacción con los auditores internos y externos. Filosofía y estilo de operación de la administración. La filosofía y el estilo de operación de la administración comprenden un rango amplio de características. Tales características pueden incluir lo siguiente: actitudes y acciones de la administración hacia la presentación de informes financieros (selección conservadora o agresiva entre los principios de contabilidad alternativos disponibles, y conciencia y conservadurismo con los cuales se desarrollan los estimados contables); y actitudes de la administración frente al procesamiento de información y frente a las funciones y el personal de contabilidad. Estructura organizacional. La estructura organizacional de una entidad provee la estructura conceptual dentro de la cual se planean, ejecutan, controlan, y revisan sus actividades por el logro de los objetivos amplios de la entidad. El establecimiento de una estructura organizacional importante incluye considerar las áreas claves de autoridad y responsabilidad y las líneas apropiadas de presentación de informes. Una entidad desarrolla una estructura organizacional de acuerdo con sus necesidades. Lo apropiado de la estructura organizacional de una entidad depende, en parte, del tamaño y naturaleza de sus actividades. Asignación de autoridad y responsabilidad. Este factor incluye la manera como se asignan la autoridad y la responsabilidad por las actividades de operación y la manera como se establecen las jerarquías de relación y

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autorización. También incluye las políticas relacionadas con las prácticas de negocio apropiadas, el conocimiento y la experiencia del personal clave, y los recursos provistos para llevar a cabo las obligaciones. Además, incluye las políticas y las comunicaciones dirigidas para asegurar que todo el personal entiende los objetivos de la entidad, conoce cómo sus acciones individuales se interrelacionan y contribuyen a esos objetivos, y reconoce cómo y por qué será responsable. • Políticas y prácticas de recursos humanos. Las políticas y prácticas de recursos humanos se relacionan con contratación, orientación, entrenamiento, evaluación, consejería, promoción, compensación, y acciones remediales. Por ejemplos, los estándares para contratar los individuos más calificados –con énfasis en trasfondo educativo, experiencia de trabajo anterior, logros pasados, y evidencia de integridad y comportamiento ético– demuestran el compromiso de una entidad para con gente competente y meritoria. Las políticas de entrenamiento que comunican los roles y las responsabilidades prospectivos e incluyen prácticas tales como escuelas de entrenamiento y seminarios ilustran los niveles esperados de desempeño y comportamiento. Las promociones diseccionadas por evaluaciones periódicas del desempeño demuestran el compromiso de la entidad por el avance del personal calificado hacia los niveles más altos de responsabilidad.

Aplicación a entidades pequeñas Las entidades pequeñas pueden implementar los elementos del ambiente de control de manera diferente a como lo hacen las entidades más grandes. Por ejemplo, las entidades pequeñas pueden no tener un código de conducta escrito, en lugar de ello, desarrollar una cultura que enfatice la importancia de la integridad y del comportamiento ético, haciéndolo mediante comunicación oral y por el ejemplo de la administración. De manera similar, quienes están a cargo del gobierno en las entidades pequeñas pueden no incluir un miembro independiente o externo.

b. Proceso de valoración de riesgos de la entidad El proceso de valoración de riesgos de la entidad es su proceso para identificar y responder a los riesgos de negocio y los resultados que de ello se derivan. Para propósitos de la presentación de informes financieros, el proceso de valoración de riesgos de la entidad incluye la manera como la administración identifica los riesgos importantes para la preparación de estados financieros que da origen a una presentación razonable, en todos los aspectos importantes de acuerdo con las políticas y procedimientos utilizados para la contabilidad y presentación de informes financieros, estima su importancia, valora la probabilidad de su ocurrencia, y decide las acciones consiguientes para administrarlos. Por ejemplo, el proceso de valoración de riesgos de la entidad puede direccionar la manera como 200

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la entidad considera la posibilidad de existencia de transacciones no registradas o identifica y analiza las estimaciones importantes registradas en los estados financieros. Los riesgos importantes para la presentación confiable de informes financieros también se relacionan con eventos o transacciones específicos. Los riesgos importantes para la presentación de informes financieros incluyen eventos y circunstancias externas e internas que pueden ocurrir y afectar de manera adversa la habilidad de una entidad para iniciar, registrar, procesar, e informar datos financieros consistentes con las aseveraciones de la administración contenidas en los estados financieros. Una vez identificados los riesgos, la administración considera su importancia, la probabilidad de su ocurrencia, y la manera como deben ser administrados. La administración puede iniciar planes, programas, o acciones para direccionar riesgos específicos o puede decidir aceptar un riesgo a causa del costo o por otra consideración. Los riesgos pueden surgir o cambiar a causa de circunstancias tales como las siguientes: • Cambios en el entorno de operación. Los cambios en el entorno regulador o de operación pueden derivar en cambios en presiones importantes y en riesgos importantemente diferentes. • Personal nuevo. El personal nuevo puede tener un centro de atención o un entendimiento diferentes con relación al control interno. • Sistemas de información nuevos o modernizados. Los cambios significativos y rápidos en los sistemas de información pueden cambiar el riesgo relacionado con el control interno. • Crecimiento rápido. La expansión importante y rápida de las operaciones puede forzar los controles e incrementar el riesgo de una ruptura de los controles. • Nueva tecnología. La incorporación de nuevas tecnologías en los procesos de producción o en los sistemas de información puede cambiar el riesgo asociado con el control interno. • Modelos de negocio, productos, o actividades nuevas. El ingresar en áreas de negocio o en transacciones en las cuales una entidad tiene poca experiencia puede introducir nuevos riesgos asociados con el control interno. • Reestructuración corporativa. Las reestructuraciones pueden estar acompañadas por reducciones en el personal y por cambios en la supervisión y en la segregación de obligaciones lo cual puede cambiar el riesgo asociado con el control interno. • Operaciones extranjeras expandidas. La expansión o adquisición de operaciones extranjeras conlleva riesgos nuevos y únicos que pueden afectar el control interno, por ejemplo, riesgos adicionales o modificados que surgen de las transacciones en moneda extranjera. • Nuevos pronunciamientos de contabilidad. La adopción de nuevos principios de contabilidad o el cambio en los principios de contabilidad puede afectar los riesgos que existen en la preparación de estados financieros.

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Aplicación a entidades pequeñas Los conceptos básicos del proceso de valoración de riesgos de la entidad deben estar presentes en cada entidad, independiente del tamaño, pero el proceso de valoración de riesgos es probable que sea menos formal y esté menos estructurado que en las grandes. Todas las entidades deben establecer objetivos de presentación de informes financieros, pero ellos pueden haber sido reconocidos implícita más que explícitamente en las entidades pequeñas. Mediante la participación personal directa con los empleados y con terceros, la administración puede ser capaz de aprender sobre los riesgos relacionados con esos objetivos.

c. Sistemas de información y comunicación Un sistema de información consta de infraestructura, software, personal, procedimientos y datos. La infraestructura y el software estarán ausentes, o tendrán menor significado en los sistemas que son exclusiva o principalmente manuales. Muchos sistemas de información hacen uso extensivo de la tecnología de la información (IT). El sistema de información es importante para los objetivos de presentación de informes financieros, consta de los procedimientos y de los registros establecidos para iniciar, registrar, procesar e informar las transacciones de la entidad y para mantener la obligación de responder por los activos, pasivos, y patrimonio neto relacionados. Las transacciones pueden ser iniciadas manual o automáticamente mediante procedimientos programados. Los registros incluyen la identificación y captura de información importante para las transacciones o eventos. El procesamiento incluye funciones tales como edición y validación, cálculo, medición, valuación, resumen, y conciliación, ya sean desarrolladas por procedimientos automatizados o manuales. La presentación de informes se relaciona con la preparación de informes financieros así como otra información, en formato electrónico o impreso, que la entidad usa para medir y revisar el desempeño financiero de la entidad y que también emplea en otras funciones. La calidad de la información generada por el sistema afecta la habilidad de la administración para tomar decisiones apropiadas en la administración y control de las actividades de la entidad y para preparar informes financieros confiables. De acuerdo con ello, un sistema de información comprende métodos y registros que: • Identifican y registran todas las transacciones válidas, con suficiente detalle para permitir la clasificación apropiada de las transacciones para efecto de la presentación de informes financieros.

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• Mide el valor de las transacciones de una manera que permite registrar su propio valor monetario en los estados financieros. • Determina el período en el cual ocurrieron las transacciones, para permitir el registro de las mismas en el período contable apropiado. • Presenta adecuadamente, en los estados financieros las transacciones y las revelaciones relacionadas. La comunicación implica proveer un entendimiento de los papeles y responsabilidades individuales que se relacionan con el control interno, sobre la presentación de informes financieros. Incluye la extensión en la cual el personal entiende cómo sus actividades en el sistema de información para la presentación de informes financieros se relacionan con el trabajo de otros, y los medios que se utilizan para informar excepciones a un nivel más alto apropiado al interior de la entidad. Los canales de comunicación abiertos ayudan a asegurar que las excepciones se reportan y se actúa sobre ellas. La comunicación toma formas tales como manuales de políticas, manuales de contabilidad y de presentación de informes financieros, y memorandos. La comunicación también se puede hacer electrónicamente, oralmente, y mediante acciones de la administración.

Aplicación a entidades pequeñas Los sistemas de información y los procesos de negocio relacionados importantes para la presentación de informes financieros en las entidades pequeñas es probable que sean menos formales que en las entidades grandes, pero su papel es igualmente importante. Las entidades pequeñas con participación activa de la administración pueden no requerir descripciones extensas de los procedimientos de contabilidad, ni registros contables sofisticados, ni políticas escritas. La comunicación puede ser menos formal y más fácil de lograr en una entidad pequeña que en una entidad grande debido al tamaño de la entidad y a los niveles, lo mismo que a la mayor visibilidad y disponibilidad de la administración.

d. Procedimientos de Control Los procedimientos de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las directivas de la administración, por ejemplo, que se toman las acciones necesarias para direccionar los riesgos hacia el logro de los objetivos de la entidad. Los procedimientos de control tienen diversos objetivos y se aplican en distintos niveles organizacionales y funcionales. Generalmente, los procedimientos de control que pueden ser importantes para una auditoría, se pueden categorizar como políticas y procedimientos que se relacionan con lo siguiente: 203

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• Revisiones del desempeño. Estos procedimientos de control incluyen revisiones del desempeño actual versus presupuestos, pronósticos, y desempeño del período anterior; relacionan diferentes conjuntos de datos –de operación o financieros- unos con otros, junto con análisis de las relaciones y acciones de investigación y correctivas; y revisión del desempeño funcional o de actividad, tal como los préstamos de consumo de un banco, la revisión de informes que hace la administración por sucursal, región, y tipo de préstamo, para aprobaciones y obtenciones de préstamos. • Procesamiento de información. Se desarrolla una variedad de controles para verificar la exactitud, integridad, y autorización de las transacciones. Los dos agrupamientos más amplios de los procedimientos de control de los sistemas de información son controles de aplicación y controles generales. Los controles de aplicación se refieren al procesamiento de las aplicaciones individuales. Estos controles ayudan a asegurar que las transacciones ocurrieron, están autorizadas, y están completa y exactamente registradas y procesadas. Los controles generales comúnmente incluyen controles sobre los centros de datos y las operaciones de las redes; adquisición y mantenimiento del software del sistema; seguridad de acceso; y adquisición, desarrollo, y mantenimiento del sistema de aplicación. Esos controles aplican a ambientes de mainframe, miniframe, y usuario final. Ejemplos de tales controles son los efectuados a los cambios de los programas, que restringen el acceso a los programas o a los datos, controles sobre la implementación de nuevas ediciones de aplicaciones de software empaquetado, y controles sobre software de sistemas que restringen el acceso a o monitorean el uso de las utilidades del sistema que podrían cambiar los datos o los registros financieros sin dejar un rastro de auditoría. • Controles físicos. Estas actividades comprenden la seguridad física de los activos, incluyendo salvaguardas adecuadas, tales como instalaciones aseguradas, acceso seguro a activos y registros; autorización para el acceso a programas de computación y archivos de datos; y conteo y comparaciones periódicos con las cantidades que se muestran en los registros de control. La extensión en la cual se intenta que los controles físicos prevengan el hurto de activos que son importantes para la confiabilidad de la preparación de los estados financieros, y por consiguiente de la auditoría, depende de circunstancias tales como cuando un activo es altamente susceptible a uso equivocado. Por ejemplo, esos controles ordinariamente no serían importantes cuando cualquier pérdida de inventario sería detectada mediante la inspección física periódica y registrada en los estados financieros. Sin embargo, si para propósitos de la presentación de informes financieros, la administración confía solamente en los registros de inventario perpetuo, los controles de seguridad física son importantes para la auditoría. • Segregación de funciones. La asignación de gente diferente para las responsabilidades de autorizar transacciones, registrar transacciones

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y mantener la custodia de los activos, tiene la intención de reducir las oportunidades de permitirle a cualquier persona que se encuentre en posición de perpetrar y ocultar errores o fraude en el curso normal de las obligaciones del auditor.

Aplicación a entidades pequeñas Los conceptos subyacentes a los procedimientos de control en las entidades pequeñas es probable que sean similares a los de las entidades grandes, pero varía la formalidad con la cual operan. Además, las entidades pequeñas pueden encontrar que ciertos tipos de procedimientos de control no son importantes a causa de los controles aplicados por la administración. Por ejemplo, la retención que hace la administración de la autoridad para aprobar ventas a crédito, compras importantes, y aumentar-disminuir líneas de crédito, puede proveer fuerte control sobre esas actividades, reduciendo o removiendo la necesidad de procedimientos de control más detallados. Una segregación apropiada de las funciones a menudo parece que presenta dificultades en las entidades pequeñas. Sin embargo, aún las compañías que tienen solamente unos pocos empleados, pueden ser capaces de asignar sus responsabilidades para lograr la segregación apropiada o, si esto no es posible, usar supervisión por parte de la administración sobre las actividades incompatibles a fin de lograr objetivos de control. e. Supervisión y seguimiento de los Controles La supervisión y el seguimiento de los controles es un proceso para valorar la calidad del desempeño del control interno en el tiempo. Implica valorar el diseño y la operación de los controles sobre una base oportuna y tomar las acciones correctivas necesarias. La supervisión y el seguimiento se realizan para asegurar que los controles continúan operando efectivamente. La supervisión y el seguimiento de los controles se logran mediante actividades de supervisión y seguimiento en tiempo real, evaluaciones separadas, o una combinación de las dos. Las actividades de supervisión y seguimiento en tiempo real se construyen en las actividades recurrentes normales de una entidad e incluyen la administración regular y las actividades de supervisión. Los administradores de ventas, compras, y producción a niveles de división y corporativo se encuentran frente a las operaciones y pueden cuestionar los informes que difieren importantemente de su conocimiento sobre las operaciones. En muchas entidades, los auditores internos o el personal que desempeña funciones similares contribuyen a la supervisión y seguimiento de los controles de una entidad mediante evaluaciones separadas. Regularmente proveen información 205

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sobre el funcionamiento del control interno, prestando considerable atención a la evaluación del diseño y a la operación del control interno. Comunican información sobre fortalezas y debilidades y ofrecen recomendaciones para mejorar el control interno. Las actividades de supervisión y seguimiento pueden incluir el uso de información proveniente de comunicaciones recibidas de partes externas. Los clientes implícitamente corroboran los datos de facturación mediante el pago de sus facturas o asumiendo sus cargos. Además, los reguladores pueden comunicar a la entidad las preocupaciones sobre asuntos que afectan el funcionamiento del control interno, por ejemplo, comunicaciones relacionadas con exámenes realizados por agencias reguladoras de bancos. En el desarrollo de sus actividades de supervisión y seguimiento, la administración también puede considerar comunicaciones relacionadas con el control interno provenientes de los auditores externos.

Aplicación a entidades pequeñas Las actividades de supervisión y seguimiento en tiempo real de las entidades pequeñas es más probable que sean informales y típicamente sean desarrolladas como parte de la administración general de las operaciones de la entidad. La participación estrecha de la administración en las operaciones a menudo identificará variaciones importantes frente a las expectativas e identificará también inexactitudes en los datos financieros.

Auditoría del Control Interno sobre la Información Financiera La auditoría del control interno es la evaluación del control interno integrado, con el propósito de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. Esta evaluación tendrá el alcance necesario para dictaminar sobre el control interno y por lo tanto, no se limita a determinar el grado de confianza que pueda conferírsele para otros propósitos. La auditoría integral definida en este libro presenta el enfoque de tres auditorías para el control interno integrado así: • Auditoría del control interno sobre la información financiera; • Auditoría de cumplimiento de leyes; y • Auditoría de gestión.

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De acuerdo con la anterior clasificación en el presente libro se hacen capítulos para cada una de estas auditorías y por consiguiente éste sólo se ocupara de la auditoría del control interno sobre la información financiera Existe una relación directa entre los objetivos de una entidad y los controles que implementa para proveer seguridad razonable sobre su logro. Si bien los objetivos de la entidad y los controles vinculados, se relacionan con la presentación de informes financieros, las operaciones y el cumplimiento, no todos esos objetivos y controles son concernientes a la auditoría de los controles internos de la información financiera de la entidad. Además, si bien el control interno aplica a toda la entidad o a cualquiera de sus unidades de operación o procesos de negocio, un entendimiento del control interno relacionado con cada una de las unidades de operación y de los procesos de negocio de la entidad puede no ser importante para la auditoría del control interno sobre la información financiera. Comúnmente, los controles que son importantes para una auditoría de control interno sobre la información financiera se relacionan con el objetivo de la entidad de preparar estados financieros razonables de acuerdo con la estructura conceptual aplicable de presentación de informes financieros y la administración del riesgo que pueden dar origen a errores importantes en esos estados financieros. Los controles importantes para la auditoría del control interno sobre la información financiera son aquellos que individualmente o en combinación con otros es probable que prevengan, o detecten y corrijan, importantes y equivocadas declaraciones de los estados financieros. Tales controles pueden existir en cualquiera de los componentes del control interno. Los controles relacionados con los objetivos, operaciones y cumplimiento pueden ser importantes para una auditoría si se relacionan con los datos que el auditor evalúa o usa en la aplicación de los procedimientos de auditoría. Por ejemplo, pueden ser significativos para la auditoría los controles relacionados con datos no financieros que el auditor usa en los procedimientos analíticos, tales como estadísticas de producción, o los controles relacionados con la detección del no cumplimiento de leyes y regulaciones y que pueden tener un efecto directo e importante en los estados financieros, tales como los controles sobre el cumplimiento con las leyes tributarias y las regulaciones usadas para determinar las provisiones para impuestos. El control interno sobre la salvaguarda de activos contra adquisición, uso, o disposición no autorizados puede incluir controles relacionados con objetivos de presentación de informes financieros y de operaciones. Al obtener un entendimiento de cada uno de los componentes del control interno, la consideración que hace el auditor de los controles de salvaguarda generalmente se limita a aquellos que son importantes para la confiabilidad de la presentación de informes financieros. 207

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Por ejemplo, el uso de controles de acceso, tales como claves, que limitan el acceso a los datos y a los programas que procesan los desembolsos de caja pueden ser importantes para la auditoría de estados financieros. De manera inversa, los controles para prevenir el uso excesivo de elementos en la producción generalmente no son importantes para una auditoría de estados financieros. Los elementos básicos del control interno sobre la información financiera son: a. Un plan de organización que provea una separación apropiada de responsabilidades funcionales. b. Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados para proveer un control razonable. c. Prácticas sanas que deben seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada unidad servidor de la organización. d. Grado de idoneidad del personal proporcional a sus responsabilidades. e. Una función efectiva de auditoría interna.

a. Plan de organización Un plan adecuado de organización está basado fundamentalmente en: •

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Independencia entre las unidades de la organización, sin que esto signifique ruptura en las comunicaciones. Además reconoce la necesidad de separar las labores de operación, registro y custodia como principio básico de control. Establecimiento de líneas definidas de responsabilidad y delegación de autoridad.

La separación de funciones constituye la parte medular del control interno. Sin embargo, no es necesario establecer unidades organizativas para asegurar dicha separación. Un plan sistematizado es esencial para ejecutar el control de cualquier operación o actividad. La más amplia y explícita definición de una operación o actividad, facilita el llevarla a cabo y controlarla. Cuando existe un sistema de control interno debidamente planeado, toda persona responsable de un segmento del trámite de una operación debe conocer exactamente qué hacer (y qué no hacer) bajo toda condición normal posible, inclusive que acciones requieren las operaciones o transacciones no autorizadas, incompletas o equivocadas. Sin un sistema de control interno es difícil y hasta imposible realizar el control. Consume más tiempo, demora y obstaculiza el trámite, cuesta más y el riesgo de operaciones o pasos fuera de control aumenta en gran medida. Asimismo, el propio sistema es quizás el control fundamental y mientras más efectivo sea, los demás controles aplicados serán más efectivos. 208

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A continuación se mencionan algunos factores que deben considerarse al evaluar un plan de organización: • •

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Las responsabilidades funcionales deben estar divididas de manera que una sola persona no controle todas las fases de cualquier transacción. Cada funcionario debe estar autorizado para tomar medidas de decisiones oportunas, necesarias para cumplir apropiadamente con su deber. De lo contrario habría fricción, demora e inercia en la organización. La responsabilidad individual siempre debe estar claramente definida para que no pueda ser evadida ni excedida. La definición de la responsabilidad permitirá evitar culpar a otros por faltas de acción o por acciones inapropiadas. Un funcionario que asigna deberes y delega autoridad a sus subordinados debe contar con un medio eficaz de control, para determinar si están cumpliendo en forma apropiada las tareas delegadas. La persona a que se le ha delegado autoridad está obligada a operar según los términos prescritos, pero consultando con su supervisor en casos de excepción. Aún las instrucciones específicas no abarcan todas las contingencias y el personal debe conocer aquellas situaciones fuera de lo común. No existe sustituto para el criterio aplicado. Toda persona debe estar obligada a informar a su superior la forma en que ha cumplido con su deber y por los resultados obtenidos en relación con lo que se debería haber logrado. Se deben conocer los requerimientos de la organización contenidos en las disposiciones pertinentes. La organización debe ser lo suficientemente flexibles como para permitir una sincronización de los cambios en su estructura, debido a cambios en los planes, políticas y objetivos de las operaciones. Se debe evitar la duplicación o conflicto de labores, al asignar funciones, obligaciones y deberes. La estructura de la organización debe ser lo más simple posible. El establecer una división demasiado precisa de las obligaciones y deberes, dará como resultado un atraso en el procesamiento de las operaciones creando de esta manera una ineficiencia general. Los organigramas y manuales de organización son muy útiles para la planeación, el control de los cambios realizados y la comprensión del tipo de organización, líneas de autoridad y asignación de deberes. Deben diseñarse las unidades de organización con el fin de obtener un máximo de efectividad a un mínimo costo.

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b. Sistema de autorización y procedimientos de registro Para asegurar la adecuada documentación de las operaciones y transacciones deben considerarse, entre otros los siguientes aspectos: 1. Registros y formularios o formas adecuados, los cuales deben reunir los siguientes requisitos: • Cumplir una función provechosa dentro de los procedimientos establecidos, para alcanzar los objetivos fijados por la administración. • Ser lo suficientemente simples y claros, para quienes los utilicen y además permitirles registrar los datos pronta y correctamente, a un costo mínimo. • Ser diseñados, los formularios o formas, tomando en cuenta todos los usos posibles, de tal forma que el número de formularios distintos sea mantenido al mínimo. • Permitir usar el formulario o forma cumpliendo los procedimientos de control establecidos, en este sentido debe proveer de cierto grado de comprobación interna, dentro del formulario o registro. 2. Plan de cuentas conveniente que asegure la sistematización del control contable. Los requisitos que debe reunir, entre otros, son: • Facilitar la preparación de los estados financieros y otros informes gerenciales, de manera económica. • Contener clasificaciones según las líneas de organización y autoridad de la empresa para proporcionar datos sobre los costos de cada unidad de organización. La autorización y los procesos de registro son partes integrantes del control interno. Incluye el control a través de los registros de las operaciones y transacciones así como la clasificación de los datos dentro de una estructura formal. Es importante limitar el número de personas que participan en este proceso, para fijar la responsabilidad de autorizar transacciones. Los documentos y registros contables indican la procedencia de los datos y su trámite y, por medio del plan de cuentas, la clasificación de los mismos. Se debe respaldar con documentos el flujo del proceso financiero a través de un manual de procedimientos contables y de igual manera el flujo de procedimientos administrativos. Un control interno inadecuado generalmente se identifica cuando hay abundancia de formularios y registros, de firmas y visto bueno y en general cuando existe complejidad en las operaciones que no determinan las responsabilidades administrativas y financieras.

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Finalmente la información tiente que ser registrada y documentada por varios motivos importantes como por ejemplo: comunicación, análisis, resumen y control. Datos registrados, especialmente aquellos cuantificados en dinero pueden servir para varios propósitos en forma simultánea. Pero algunas formas de documentación únicamente sirven para propósitos de control (ejemplo: autorizaciones y aprobaciones) y otras que a más del anterior sirven a otros propósitos (ejemplo: prenumeración de documentos que además de ayudar a controlarlos facilita su identificación y ubicación). Una adecuada documentación es inherente e implícita a la sistematización, así como un prerrequisito al control interno sólido. Sin la adecuada documentación que incluye descripción, autorización y trámite de cada operación o transacción, el control sería imposible.

c. Prácticas sanas Si comparamos el desarrollo de un plan de organización y la concepción del flujo de los procedimientos con un plan estratégico, la adopción de prácticas sanas se podrían equiparar con las medidas tácticas para la ejecución del plan. La efectividad del control interno y la eficiencia en el resultado de las operaciones, dependerán básicamente de la medida en que las prácticas adoptadas sean adecuadas y aplicadas en el cumplimiento de los deberes y funciones de cada una de las unidades de la organización. A continuación se presentan algunos ejemplos que servirán para aclarar el significado de las prácticas sanas, además de diferenciarlas de las autorizaciones y los procedimientos de registro: • • • • • • •

Plantear una lista actualizada de los proveedores autorizados. Solicitar cotizaciones de precios y varios proveedores para realizar adquisiciones. Contar independientemente todas las mercaderías recibidas. Hacer que la unidad de contabilidad verifique las facturas y la documentación que las sustenta, como base para el pago. Establecer el uso de bodegas cerradas con acceso limitado para el almacenamiento de las mercaderías. Contratar seguros para el personal que maneja recursos materiales y financieros. Propiciar y efectuar reuniones periódicas de los jefes de las unidades con su personal, para mantener siempre abierta una provechosa línea de comunicación. 211

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d. Personal idóneo No importa, sin embargo, el grado de excelencia teórica del sistema y los mecanismos de control interno, si no se cuenta con personal competente y capaz para llevarlos a la práctica de manera consciente y uniforme. Cada servidor tiene que poseer un nivel de competencia adecuado para cada tarea emprendida y la suficiente integridad para sentir una responsabilidad personal de lograrla. Idealmente el personal debe seleccionarse de acuerdo con las tareas a ser efectuadas, pero en la realidad es necesario modificar y adaptar el sistema, la supervisión y las tareas mismas al nivel de competencia disponible. La competencia del personal es un factor primordial en el funcionamiento del sistema de control interno. El funcionamiento del control interno no sólo depende del planeamiento efectivo de la organización y de los procedimientos y prácticas apropiadas, sino también de la selección de funcionarios hábiles, con experiencia y de un personal capaz de poder llevar a cabo los procedimientos prescritos por la administración en forma eficiente y económica. Es importante que el personal que tiene responsabilidades de custodia o registro de recursos sea de confianza y posea una amplia experiencia. Los elementos de personal importantes para el control interno son los siguientes: • Entrenamiento: mientras mejores sean los programas de entrenamiento que se encuentran en vigor, más apto será el personal. • Eficiencia: después del entrenamiento la eficiencia dependerá del juicio personal aplicado a cada actividad. • Moralidad: es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas fundamentales sobre las que descansa la estructura del control interno. • Retribución: es indudable que un personal retribuido adecuadamente está dispuesto a realizar los propósitos de la entidad con entusiasmo y concentra mayor atención en cumplir eficientemente sus obligaciones. El mejor sistema de control interno bien planeado y documentado no funcionará si no cuenta con el respaldo y colaboración del personal de la entidad. Una importante función administrativa es asignar las obligaciones y responsabilidades a las personas que son capaces de cumplirlas en forma satisfactoria. Por lo tanto, al reclutar empleados, primero se deben determinar los requerimientos del cargo. El próximo paso es seleccionar a los empleados que tengan las mejores calificaciones o que puedan ser entrenados para efectuar una labor en forma satisfactoria. 212

4. Auditoría del Control Interno

La forma más directa de control sobre el rendimiento de las personas es la supervisión. La calidad de la supervisión es a menudo el punto principal de un control satisfactorio sobre todas las operaciones. Por lo tanto, se deben establecer normas de supervisión y el plan de la organización tiene que considerar la revisión de la calidad de la supervisión, en todos los niveles de la organización. Es notable la cantidad de empresas en las cuales el área de recursos humanos es un área a la cual no se presta la atención debida. Cuando se quiere analizar el tema en términos de la rentabilidad empresaria hay que tener en cuenta: • Dotación de personal: generalmente las personas tienden a incorporarse a las organizaciones sin que las empresas hagan realmente un análisis suficiente de la dotación del personal que realmente se necesita; puede existir una empresa que pudiendo manejarse con 300 personas, trabajan en ella 500 y quizás nadie sabe el por qué. Este factor se une al hecho de que el hombre tiende a buscar la situación de conformidad. Las dotaciones tienden a ser excesivas en los sectores de servicios, y no en el negocio principal, de la producción primordial . Los sectores de servicios se autogeneran. Si bien esto generalmente ocurre en las empresas públicas, no es exclusivo de ellas sino que es un fenómeno que ocurre también en las empresas privadas. • Nivel de remuneraciones: en el nivel de remuneraciones deben primar principios éticos de justicia. Se debe tener una política justa, equitativa de pago. Hay que tener una política y mecanismos adecuados para poder administrar el sistema de compensaciones con la menor subjetividad posible. Se tendrán que definir cargos y calificarlos, tener procesos administrativos para su actualización. En caso de no ser así, se tiende a caer en la subjetividad a través de los años, quebrando el principio ético, “a igual tarea, igual remuneración”. • Evaluación del desempeño: se debe evaluar el desempeño, se le debe decir a la gente que trabaja en la empresa qué es lo que se piensa de ellos. No se puede administrar un recurso humano como si fuera una máquina, sino que hay que evaluar los factores que son importantes para la organización. La organización crece a través de las personas y no con las personas. Quizás es el recurso más difícil de manejar. Aquellos que conducen gente deben seleccionarla, administrarla y dirigirla durante su vida en la organización. Esto no es una función solamente del Departamento de Personal, sino que es una función de todos. Si un contador necesita un auxiliar podrá pedir que el Departamento de Personal, le busque uno, colocando un aviso en el periódico, pero es él quien deberá entrevistar a los candidatos, con el fin de 213

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decidir para ver con cuál se va a quedar ya que es el responsable de la conducción posterior. Muchas veces el Departamento de Personal de las empresas tiende a absorber funciones, asumiendo casi las de policía en la organización, pero no debe ser así. Las personas que tienen personal a su cargo lo administran con base en herramientas desarrolladas en forma centralizada. No se debe recurrir siempre al Departamento de Personal cada vez que se tiene un problema, cada uno lo debe resolver, debe asumir su responsabilidad. •

•

Horas extras: las horas extras son un problema que muchas veces se instala, se institucionaliza en la organización y ocurrido esto es muy difícil de sacarlas. Muchas veces es preferible no tener horas extras y tener una mayor dotación de gente. Productividad: es difícil medir las productividades parciales del personal ya que a veces se torna difícil encontrar el elemento denominador, máximo en sectores administrativos. En los sectores fabriles generalmente es más simple. La eficiencia con la cual la organización maneja sus recursos humanos está dada en términos de la productividad del conjunto, ejemplo: la cantidad de ladrillos por empleado, la cantidad de cemento por empleado, etc. Estos son, a manera de ejemplos algunos aspectos a ser tomados en cuenta al evaluar este elemento.

e. Auditoría interna Una unidad de auditoría interna eficaz y profesional es el quinto elemento básico del control interno de la información financiera. El alcance y objetivos de la auditoría interna varían ampliamente y dependen del tamaño y estructura de la entidad y de los requerimientos de su administración. Normalmente, las actividades de auditoría interna incluyen uno o más de los siguientes puntos: • Revisar los sistemas de contabilidad y de control interno. El establecer sistemas adecuados de contabilidad y de control interno es responsabilidad de la administración, la cual demanda atención apropiada en una base continua. Normalmente se le asigna a la auditoría interna por parte de la administración la responsabilidad específica de revisar estos sistemas, vigilar su operación y recomendar las mejoras consecuentes. • Examinar la información financiera y de operación. Esto puede incluir revisión de los medios usados para identificar, medir, clasificar y reportar dicha información y la investigación especifica de partidas individuales, incluyendo pruebas detalladas de transacciones, salidas y procedimientos. 214

4. Auditoría del Control Interno

• •

Revisar la economía, eficiencia y efectividad de operaciones incluyendo los controles no financieros de una entidad. Revisar el cumplimiento de leyes, reglamentos y otros requerimientos externos, políticas y directivas de la administración y otros requisitos internos.

Objetivos básicos de los controles internos relacionados con la información financiera Los controles internos relacionados con la información financiera estan dirigidos a lograr los siguientes objetivos basicos: • •

• •

Que las transacciones sean ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica de la administración. Que todas las transacciones y otros eventos sean registrados por el monto correcto, en las cuentas apropiadas y en el periodo contable apropiado, con el fin de permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con un marco de referencia para informes financieros identificado. Que el acceso a activos y registros sea permitido sólo de acuerdo con la autorización de la administración. Que los activos registrados sean comparados con los activos existentes a intervalos razonables y se toma la acción apropiada respecto de cualquier diferencia.

Segregación de funciones: las funciones incompatibles para efectos de los objetivos de los controles sobre la información financiera, son aquellas que colocan a cualquier persona en una situación en la que pueda cometer y también ocultar, errores o irregularidades en el curso normal de sus obligaciones. Cualquier persona que registre las transacciones o que tenga acceso a los activos, normalmente está en una situación de cometer errores o irregularidades. Consecuentemente los controles sobre la información financiera necesariamente dependen en gran grado de la eliminación de la oportunidad de encubrimiento. Por ejemplo, cualquiera que registre las erogaciones podría omitir el registro de una cheque, ya sea intencional o no intencionalmente. Si la misma persona concilia la cuenta bancaria, la omisión del registro del cheque puede ocultarse por medio de una conciliación incorrecta. Este ejemplo ilustra el concepto de que los procedimientos diseñados para encontrar errores o irregularidades, deben ser desempeñados por personas distintas de aquéllas que están en posición de cometerlos; esto es, por personas que no realicen funciones incompatibles. Ejecución de las transacciones: el obtener la seguridad razonable que las transacciones han sido ejecutadas y autorizadas, requiere evidencia independiente de que las autorizaciones sean otorgadas por personas que actúan dentro del 215

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límite de su autoridad y que las transacciones se realizan de acuerdo con los términos de las autorizaciones. Estos términos pueden ser explícitos o implícitos pudiendo estos últimos referirse a políticas de la empresa o prácticas de negocios normales, aplicables a las transacciones involucradas. En algunos casos, la evidencia requerida se obtiene mediante la comparación independiente de los documentos de las transacciones con las autorizaciones específicas. Por ejemplo, los reportes de recepción y las facturas de los proveedores pueden ser comparadas con las órdenes de compra al aprobar la documentación relativa a los pagos; más aún, los cheques pagados pueden compararse con los documentos aprobados ya sea individua o colectivamente mediante conciliaciones y otros procedimientos relacionados. En otros casos, tal comparación puede hacerse con autorizaciones generales tales como listas generales de precios, políticas de crédito, o puntos de reorden automáticos. Tales comparaciones pueden hacerse manualmente o por medio de computadoras. Se puede obtener una seguridad razonable en algunos casos, mediante la comparación de transacciones registradas con presupuestos o costos estándar, pero la efectividad de esta alternativa depende del grado en que las variaciones son identificadas e investigadas. En algunos casos, el único medio práctico de obtener una seguridad razonable es mediante la supervisión periódica del personal encargado de la ejecución de las transacciones. Registro de las transacciones: el objetivo de los controles relacionados con la información financiera con respecto al registro de las transacciones, requiere que éstas se registren en las cantidades y en los períodos contables en los cuales hayan sido ejecutadas y que se clasifiquen en las cuentas apropiadas. Para este propósito, los períodos contables se refieren a los períodos en relación con los cuales se preparan los estados financieros. Para efectos de la definición de control contable, este objetivo es expresado en términos de permitir, más bien que asegurar, la preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, o de acuerdo con cualquier otro criterio aplicable. Esta distinción reconoce que más allá de la necesidad de registrar las transacciones se requieren juicios de la administración para hacer estimaciones y tomar otras decisiones requeridas en la preparación de dichos estados. Las posibilidades de obtener seguridad de que las transacciones han sido registradas apropiadamente dependen en gran medida de la disponibilidad de alguna fuente independiente de información que provea una indicación de que las transacciones han sido ejecutadas. Estas posibilidades pueden variar grandemente de acuerdo con la naturaleza de los negocios y de las transacciones, como se ilustra con los siguientes ejemplos: Por una parte, la comparación de los cheques pagados devueltos por el banco con las erogaciones registradas, pueden revelar cualquier cheque pagado no registrado. Similarmente el examen de los documentos que 216

4. Auditoría del Control Interno

soportan las erogaciones registradas pueden revelas la responsabilidad del registro de los activos relativos. Cuando se utilicen documentos de embarque, la comparación de tales documentos con los registros de ventas puede revelar ventas no registradas. Una posibilidad más indirecta con respecto a las ventas seria estimarla cantidad total que debería registrarse, mediante la aplicación de los precios de venta o porcentajes de utilidad bruta a las cantidades o costos de las salidas de inventarios correspondientes a un período. El grado de exactitud que se obtenga de tales estimaciones dependerá de lo variable que sea la estructura de los precios, de la mezcla de los productos y otras circunstancias, de cualquier manera, sin embargo, tales estimaciones normalmente no suministrarían identificación específica de cualquier venta no registrada que pueda determinarse. La seguridad de que el cobro de las cuentas por cobrar haya sido registrado, descansa principalmente en los controles que se ejercen sobre los registros de cuentas por cobrar, ya que éstos muestran la totalidad de tales cobros. El registro de los cobros de intereses y dividendos normalmente puede determinarse fácilmente con base en los registros de valores y publicaciones independientes, mientras que tratándose de las contribuciones del público, la responsabilidad es generalmente más difícil de establecer o estimar. Los ejemplos anteriores no pretenden ser completos en cuanto al alcance ni exhaustivos en lo que se refiere al tratamiento, sino solamente ilustrativos de la naturaleza general de los conceptos y de la variedad de circunstancias comprendidas en la obtención de seguridad respecto a que las transacciones han sido registradas apropiadamente. Las transacciones con terceros ajenos al negocio, tienen que registrarse necesariamente en forma individual y deben registrarse tan pronto como sea posible cuando su registro es necesario para mantener la responsabilidad del control de activos tales como efectivo, valores y otros que sean susceptibles de perderse por errores o irregularidades. En este contexto, registrar se refiere al registro original, documento o copia que evidencie la transacción y no a un resumen posterior. En lo que se refiere al proceso de resumir las operaciones y al registro original de otras transacciones, la época de registro del período apropiado puede determinarse sobre la base de conveniencia y de eficiencia en el procedimiento. Las anteriores consideraciones respecto al tiempo son aplicables también al registro de las transferencias internas o utilización de activos o servicios. Sin embargo, algunas transferencias y prorrateos de costos no requieren ser registrados individualmente si las cantidades totales pueden determinarse satisfactoriamente. Por ejemplo, el costo de ventas puede determinarse mediante la aplicación de porcentajes de utilidad bruta a las ventas, y el consumo de materiales puede determinarse con referencia a los reportes de producción y listas de materiales. 217

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Acceso a los activos: el objeto de proteger los activos requiere que el acceso a los mismos sea limitado al personal autorizado. En este contexto, el acceso a los activos incluye tanto el acceso físico directo, como el acceso indirecto a través de la preparación o procesamiento de documentos que autoricen el uso o disposición de los activos. El acceso a los activos se requiere, por supuesto, en las operaciones normales de un negocio y por consiguiente, limitar el acceso al personal autorizado es la máxima restricción que es factible para fines de control contable respecto a esto. El número y categoría del personal a quien se autoriza el acceso, debe depender de la naturaleza de los activos y la relativa posibilidad de pérdida como consecuencia de errores o irregularidades. La limitación del acceso directo a los activos requiere una apropiada segregación física y equipo o dispositivos de protección. Comparación de los registros con los activos: el objeto de comparar las cantidades registradas con los activos respectivos es la de determinar si el activo real coincide con el registrado, y consecuentemente está íntimamente relacionado con el comentario anterior respecto al registro de las transacciones. Ejemplos típicos de esta comparación incluyen arqueos de efectivo y valores, conciliaciones bancarias e inventarios físicos. Si la comparación revela que los activos no coinciden con lo registrado, evidencia que puede haber un error en el registro, aunque en todos los casos esto no es necesariamente cierto. Por ejemplo, la coincidencia del arqueo del efectivo no implica que haya sido registrado apropiadamente. Esto ilustra una distinción ineludible entre la responsabilidad respecto a los bienes físicos y los importes registrados; la primera se origina inmediatamente después de la adquisición de un activo, mientras que la última empieza solamente cuando se prepara el registro original de la transacción. En lo que respecta a los activos que son susceptibles de pérdida como consecuencia de errores o irregularidades, la comparación con las cantidades registradas debe hacerse independientemente. La frecuencia con que deban hacerse tales comparaciones a fin de proteger los activos, depende de la naturaleza e importe de los activos involucrados y el costo de hacer la comparación. Por ejemplo, puede ser razonable hacer arqueos de efectivo diariamente, pero no sería razonable efectuar la toma física del inventario diariamente. Sin embargo, un inventario diario de productos que estén bajo la custodia de vendedores de ruta, por ejemplo, puede ser aplicable como una medida para determinar su responsabilidad con respecto a las ventas. Similarmente, el valor y la vulnerabilidad de algunos productos puede justificar hacer inventarios completos frecuentemente.

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4. Auditoría del Control Interno

La frecuencia con que deban hacerse las comparaciones de los registros con los activos correspondientes, con el fin de lograr seguridad acerca de los registros para la preparación de los estados financieros, depende de la importancia de los activos y de lo susceptible que éstos sean de pérdida como consecuencia de errores o irregularidades. La acción que pueda ser apropiada tomar con respecto a cualquier discrepancia revelada por la comparación de los registros con los activos, depende principalmente de la naturaleza del activo, el sistema establecido, el importe y la causa de la discrepancia. La acción indicada puede incluir el ajuste de los registros contables, presentar una reclamación a la compañía de seguros, modificar los procedimientos y medidas administrativas para mejorar el desempeño del personal. PRUEBAS DE LOS CONTROLES En las pruebas de los controles que soportan la auditoría de control interno, en la información financiera se debe tener claro que el objetivo de ésta es distinto a la revisión del control interno de una auditoría financiera y por lo tanto el alcance y la oportunidad de los procedimientos pueden variar. De acuerdo con lo anterior, el auditor debe identificar los procedimientos aplicables en las circunstancias para formarse una opinión sobre el control interno y diseñar su programa de trabajo para llevar a cabo las pruebas necesarias. Sin embargo, las pruebas de los controles de la información financiera deben servir también para la auditoría financiera es decir, que en una auditoria integral deberían ejecutarse dos clases de pruebas de controles, unas para la auditoria del control interno sobre la información financiera y otras para la auditoría financiera. La Norma Internacional de Auditoría 330: Procedimiento del Auditor en respuesta a los riesgos evaluados, cubre el tema de la pruebas de controles. En los párrafos siguientes se resumen los puntos principales incluidos en la norma. El auditor debe desarrollar pruebas de los controles para obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de que los controles estuvieron operando efectivamente durante el período sometido a auditoría. Las pruebas de la efectividad de la operación de los controles, es diferente de obtener evidencia de auditoría respecto de que los controles han sido implementados. Cuando se obtiene evidencia de auditoría sobre la implementación mediante el desarrollo de procedimientos de valoración de riesgos, el auditor determina que existen los controles concernientes y que la entidad los está usando. Cuando se desarrollan pruebas de la efectividad de la operación de los controles, el auditor obtiene evidencia de auditoría de que los controles operan efectivamente, esto 219

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incluye obtener evidencia de auditoría sobre cómo se aplicaron los controles durante el período sujeto a auditoría, la consistencia con la cual se aplicaron, y por quién y por qué medios fueron aplicados. Si se usaron controles sustancialmente diferentes en distintos tiempos durante el período sometido a auditoría, el auditor considera cada uno por separado. El auditor puede probar la efectividad de operación de los controles al mismo tiempo que evalúa su diseño y obtener evidencia de auditoría respecto de si es eficiente su implementación. Si bien algunos procedimientos de valoración de riesgos que el auditor desarrolló para evaluar el diseño de los controles y para determinar que han sido implementados pueden no haber sido planeados específicamente como pruebas de los controles, ellos pueden proveer evidencia de auditoría sobre la efectividad de operación de los controles y, en consecuencia, servir como pruebas de los controles. Por ejemplo, a causa de la consistencia inherente del procesamiento de la tecnología de la información, el desarrollo de procedimientos de valoración de riesgos para determinar si un control automatizado ha sido implementado puede servir como una prueba de la efectividad de operación de ese control, dependiendo de factores tales como si se ha cambiado el programa o si existe un riesgo significativo de cambio no autorizado o de otra intervención impropia. También, en la obtención de un entendimiento del ambiente de control, el auditor puede haber hecho indagaciones sobre el uso que la administración da a los presupuestos, observado la comparación que del presupuesto y de los gastos mensuales realiza la administración, e inspeccionado los informes que se relacionan con la investigación de las variaciones entre las cantidades presupuestadas y las cantidades actuales. Si bien esos procedimientos proveen conocimiento sobre el diseño de las políticas de presupuesto de la entidad y si ellas han sido implementadas, también proveen evidencia de auditoría sobre la efectividad de la operación de las políticas de presupuesto en relación con la prevención o detección de errores importantes en la clasificación de los gastos. En tales circunstancias, el auditor considera si es suficiente la evidencia de auditoría provista por esas pruebas.

Naturaleza de las pruebas de los controles El auditor selecciona los procedimientos de auditoría para obtener seguridad sobre la efectividad de la operación de los controles. La sola indagación no proveerá evidencia de auditoría suficiente y apropiada para probar la efectividad de la operación de los controles. Las pruebas de la efectividad de la operación de los controles ordinariamente incluyen los procedimientos usados para evaluar el diseño de los controles y para determinar si han sido implementados y al tiempo que incluye la re-ejecución de la aplicación del control por parte del auditor. A menudo, el auditor usa una combinación de procedimientos de auditoría para obtener evidencia suficiente y apropiada en relación con la efectividad de la 220

4. Auditoría del Control Interno

operación de un control. Por ejemplo, un auditor puede observar los procedimientos de apertura del correo y el procesamiento de los recibos de caja, para probar la efectividad de operación de los controles sobre los recibos de caja. Dado que una observación es pertinente solamente en el momento del tiempo en el que se hace, el auditor puede complementar la observación mediante indagaciones al personal de la entidad y mediante inspección de la documentación sobre la operación de tales controles en otros tiempos durante el período de auditoría. La naturaleza de un control particular, influye en el tipo de procedimiento de auditoría que se requiere para obtener evidencia de auditoría sobre si el control estuvo operando efectivamente durante el período sometido a auditoría. Para algunos controles, la efectividad de operación se evidencia mediante documentación. En tales circunstancias, el auditor puede decidir inspeccionar la documentación para obtener evidencia de auditoría sobre la efectividad de operación. Sin embargo, para otros controles puede no estar disponible o puede no ser importante tal documentación. Por ejemplo, puede no existir documentación de las operaciones para algunos factores del ambiente de control, tal como asignación de autoridad y responsabilidad, o para algunos tipos de procedimientos de control tal como los procedimientos de control que se desarrollan por computador. En tales circunstancias, la evidencia de auditoría sobre la efectividad de la operación se puede obtener mediante procedimientos de auditoría tales como observación, indagación, o uso de técnicas de auditoría asistidas por computador. Cuando responde a la valoración del riesgo, el auditor puede usar pruebas de detalle como pruebas de los controles. El objetivo de las pruebas de detalle desarrolladas como pruebas de los controles es evaluar si un control operó efectivamente. El objetivo de las pruebas de detalle desarrolladas como procedimientos sustantivos es detectar declaraciones equivocadas importantes en los estados financieros. Si bien esos objetivos son diferentes, ambos se pueden lograr concurrentemente mediante el desarrollo de una prueba de detalles sobre la misma transacción, conocida también como prueba de propósito doble propósito. Por ejemplo, el auditor puede examinar una factura para determinar si ha sido aprobada y para proveer evidencia de auditoría sustantiva respecto de una transacción. El auditor presta especial atención al diseño y a la evaluación de tales pruebas para cumplir ambos objetivos. La ausencia de declaraciones equivocadas detectadas por un procedimiento sustantivo no implica que sean efectivos los controles relacionados con la aseveración que se está probando.

Oportunidad de las pruebas de los controles La oportunidad de las pruebas de los controles depende del objetivo del auditor y determina el período de confianza en esos controles. Si el auditor prueba 221

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los controles en un tiempo particular, el auditor solamente obtiene evidencia de auditoría de que los controles operaron efectivamente en ese tiempo. Sin embargo, si el auditor prueba los controles a través del período, el auditor obtiene evidencia de auditoría sobre la efectividad de la operación de los controles durante el período. La evidencia de auditoría que se relaciona solamente con un punto en el tiempo puede ser suficiente para el propósito del auditor, por ejemplo, cuando prueba los controles sobre el conteo del inventario físico de la entidad a final del período. Si, de otro modo, el auditor requiere evidencia de auditoría respecto de la efectividad de un control durante un período, la evidencia de auditoría que se relaciona solamente con un punto del tiempo puede no ser suficiente y el auditor complementa esas pruebas con otras pruebas de controles que sean capaces de proveer evidencia de auditoría de que el control operó efectivamente durante el período sometido a auditoría. Por ejemplo, para un control inmerso en un programa de computador, el auditor puede probar la operación del control en un punto particular del tiempo para obtener evidencia de auditoría sobre si el control está operando efectivamente en ese punto del tiempo. El auditor puede entonces desarrollar pruebas de los controles dirigidas a la obtención de evidencia de auditoría sobre si el control operó consistentemente durante el período de auditoría, tales como pruebas de los controles generales relacionados con la modificación y uso de ese programa de computador durante el período de auditoría. Cuando el auditor obtiene evidencia de auditoría sobre la efectividad de la operación de los controles durante un período intermedio, el auditor debe determinar qué evidencia adicional de auditoría se debe obtener para lo que resta del período. Al hacer tal determinación, el auditor considera la importancia de los riesgos valorados de declaración equivocada importante a nivel de aseveración, los controles específicos que se probaron durante el período intermedio, el grado en el cual se obtuvo evidencia de auditoría sobre la efectividad de la operación de esos controles, la duración que resta del período, la evidencia de auditoría sobre la efectividad de la operación que puede derivarse de los procedimientos sustantivos desempeñados en relación con lo que resta del período y con el ambiente de control general. El auditor obtiene evidencia de auditoría sobre la naturaleza y extensión de cualesquiera cambios significativos en el control interno, incluyendo los cambios en el sistema de información, en los procesos, y en el personal, que ocurren subsecuentes al período intermedio. Se puede obtener evidencia de auditoría adicional mediante la extensión de la prueba de la efectividad de operación de los controles sobre lo que resta del 222

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período, considerando la supervisión y seguimiento de los controles de la entidad, o desarrollando procedimientos sustantivos. Si el auditor planea usar evidencia de auditoría sobre la efectividad de la operación de los controles obtenida en períodos anteriores, el auditor debe obtener evidencia de auditoría sobre si cambios en esos controles específicos han ocurridos subsecuentes a la auditoría anterior. El auditor debe obtener, mediante una combinación de observación, indagación e inspección, evidencia de auditoría sobre si tales cambios han ocurrido, para confirmar el entendimiento de esos controles específicos. Por ejemplo, al desarrollar la auditoría anterior, el auditor puede haber determinado que un control automatizado estuvo funcionando como se esperaba que lo hiciera. El auditor obtiene evidencia de auditoría para determinar si se han hecho cambios al control automatizado y si tales cambios afectan su funcionamiento efectivo continuado, por ejemplo, mediante la inspección de las bitácoras para señalar qué controles han sido cambiados. La consideración sobre la evidencia de auditoría acerca de esos cambios puede soportar ya sea aumentar o disminuir la evidencia de auditoría esperada a ser obtenida en el actual período sobre la efectividad de operación de los controles. Si el auditor planea confiar en controles que han cambiado desde que fueron probados por última vez, el auditor debe probar la efectividad de operación de tales controles en la auditoría actual. Los cambios pueden afectar la relevancia de la auditoría obtenida en períodos anteriores de manera tal que ya no pueden ser base para una confianza continuada. Por ejemplo, los cambios en un sistema que permiten que una entidad reciba un informe nuevo del sistema probablemente no afectan la relevancia de la evidencia de auditoría del período anterior; sin embargo, un cambio que ocasiona que los datos se acumulen o calculen de manera diferente la afecta. Si el auditor planea confiar en controles que no han cambiado desde que fueron probados por última vez, el auditor debe probar la efectividad de operación de tales controles al menos cada tercera auditoría. Al considerar la duración del período que puede transcurrir antes de volver a probar un control, el auditor considera el ambiente de control, la supervisión y seguimiento de los controles que hace la entidad, los controles generales de la tecnología de la información, y la efectividad del control y su aplicación por parte de la entidad. No obstante, se requiere que el auditor vuelva a probar un control en el que está confiando, al menos cada tercera auditoría, dado que a mayor duración del tiempo transcurrido desde que se desarrolló la prueba de los controles, menor la evidencia de auditoría que puede proveer sobre la efectividad del control en el período actual de auditoría y mayor la confianza en controles tales como los controles al cambio. Los factores que pueden disminuir el período para volver a probar, incluyen un ambiente de 223

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control débil, controles manuales, cambios de personal, y controles generales débiles. Entre más alto sea el riesgo de declaración equivocada importante, o a mayor confianza en los controles, es probable que el período transcurrido sea más corto. Donde existe una cantidad de controles para los cuales el auditor determina que es apropiado usar la evidencia de auditoría obtenida en auditorías anteriores, éste debe probar la efectividad de operación de algunos controles en cada auditoría. El propósito de este requerimiento es evitar la posibilidad de que el auditor pueda seguir el enfoque de las pruebas al menos cada tercera auditoría, para todos los controles en los cuales el auditor se propone confiar, pero probar solamente aquellos controles en un período único de auditoría sin prueba de controles en los dos períodos subsecuentes de auditoría. Además de proveer evidencia de auditoría sobre la efectividad de operación de los controles que se están probando en la auditoría actual, el desarrollo de tales pruebas provee evidencia colateral sobre la efectividad continuada del ambiente de control y por consiguiente contribuye a la decisión sobre si es apropiado confiar en la evidencia de auditoría obtenida en las auditorías anteriores. Cuando el auditor ha determinado que un riesgo valorado de declaración equivocada importante a nivel de aseveración, es un riesgo importante y el auditor planea confiar en la efectividad de operación de los controles que tienen la intención de mitigar ese riesgo significativo, el auditor debe obtener evidencia de auditoría sobre la efectividad de operación de esos controles a partir de las pruebas de los controles desarrolladas en el período actual. A mayor sea el riesgo de declaración equivocada importante, mayor la evidencia de auditoría que el auditor obtiene respecto de que los controles están operando de manera efectiva. De acuerdo con ello, el auditor no confía en la evidencia de auditoría obtenida en una auditoría anterior respecto de la efectividad de operación de los controles sobre tales riesgos.

Extensión de las pruebas de los controles A mayor confianza del auditor sobre la efectividad de operación de los controles en el riesgo valorado en la auditoría financiera, mayor es la extensión de las pruebas de los controles que realiza el auditor (porque se reducirían las pruebas sustantivas). Además, en la medida en que se incrementa la tasa de la desviación esperada de un atributo particular, el auditor incrementa la extensión de las pruebas de los controles.

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4. Auditoría del Control Interno

ENFOQUE DE LAS PRUEBAS DE LOS CONTROLES Un enfoque de auditoría efectivo para las pruebas de los controles en los trabajos donde se requiera informar u opinar acerca del control interno sobre la información financiera, como sería el caso de la auditoría integral es el de los ciclos de auditoría. El enfoque para efectuar la auditoría mediante una revisión más analítica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse. Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los negocios: • Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero. • Ciclo de compras. Se refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra, servicios y importantes a cambio de efectivo. • Ciclo de recursos humanos. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos. • Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los inversionistas y acreedores. • Ciclo de producción. Consiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta. • Ciclo de información financiera. Comprende la preparación de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período determinado. Hay un alto grado de interdependencia entre estos ciclos, aunque la incidencia de uno en otro dependa del tipo de compañía o industria. Cada ciclo comprende una o más funciones, las cuales son tareas o segmentos de un sistema que procesa de manera lógica las transacciones. En cada ciclo se utilizan ciertos asientos contables, documentos y archivos. A continuación se relacionan las funciones, asientos contables y documentos típicos de los ciclos descritos, los cuales pueden variar según la clase de empresa. El análisis de los ciclos para la evaluación del control interno que se incluye a continuación es un resumen elaborado a partir de la Guía para el Estudio y 225

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Evaluación del Control Interno incluida en la 17ª. – Edición de las Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. CICLO DE INGRESOS El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de éstos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos. Las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de ingresos que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular. Funciones típicas Las funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser: • • • • • • • • • • •

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Otorgamiento de crédito. Toma de pedidos. Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio. Facturación. Contabilización de comisiones. Contabilización de garantías. Cuentas por cobrar. Cobranza. Ingreso del efectivo. Ajuste a facturas y/o notas de crédito. Determinación del costo de ventas.

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Asientos contables comunes Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: • • • • • • • • • •

Ventas. Costo de ventas. Ingresos de caja. Devoluciones y rebajas sobre ventas. Descuentos por pronto pago. Provisiones para cuentas de cobro dudoso Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables. Gastos de comisiones. Creación de pasivos por el impuesto a las ventas. Provisiones para gastos de garantía.

Formas y documentos importantes • Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían ser: • Pedidos de clientes. • Órdenes de venta y embarque. • Conocimientos de embarque. • Facturas de venta. • Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas. • Avisos de remesas de clientes. • Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes.

Bases usuales de datos Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: • Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones; • Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente. Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes:

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Bases de referencia • Listas y/o archivos maestros de clientes y de crédito. • Catálogos de productos y listados o archivos de precios. Bases dinámicas • Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir. • Auxiliares de clientes. • Estadísticas de ventas. • Diarios de ventas.

Enlaces con otros ciclos Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: • Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería. • Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de producción. • Concentraciones de actividades (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.

Objetivos Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 20 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue: a. De autorización. b. De procesamiento y clasificación de transacciones c. De verificación y evaluación. d. De salvaguarda física.

a) Objetivos de autorización Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que éstos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: 1. Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 2. El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes, deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

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3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas gastos de venta y cuentas de clientes, deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 4. Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

13. 14. 15. 16.

17. 18.

Sólo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración. Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente. Todos y únicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturación. Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente. Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito. Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. La información del efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente. En cada período contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos. Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente.

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c) Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: 19. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas.

d) Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: 20. El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería. El acceso a los registros de embarque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia.

CICLO DE COMPRAS Debido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nómina son distintas de las funciones de compra, se ha considerado conveniente mostrar separadamente dichas funciones en dos ciclos, para facilitar la revisión del control interno del ciclo de egresos. El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: • La adquisición de bienes, mercancías y servicios. • El pago de las adquisiciones anteriores. • Clasificar, resumir e informar lo que se adquirir y lo que se pagó. El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de: • Inventarios • Activos fijos • Servicios externos • Suministros o abastecimientos En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias 230

4. Auditoría del Control Interno

en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos. Las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de compras que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan sólo como un guía general que oriente al auditor cuando lleve la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.

Funciones típicas Las funciones típicas de compras podrían ser: • Selección de proveedores • Preparación de solicitudes de compra • Función específica de compras • Recepción de mercancías y suministros • Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos • Registro y control de las cuentas por pagar y tos pasivos acumulados • Desembolso de efectivo

Asientos contables comunes Dentro del ciclo de compras podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: • Compras • Desembolso de efectivo • Pagos anticipados • Acumulaciones de pasivos • Ajustes de compras

Formas y documentos importantes Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podrían ser: • Requisiciones de compra • Órdenes de compra y contratos • Documentos de recepción de mercancías • Facturas de proveedores • Notas de cargo y de crédito • Solicitudes de cheques • Recibos de servicios • Póliza cheque 231

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Bases usuales de datos Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: • Bases de referencias. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones. • Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente. Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes: • Archivos de proveedores conteniendo nombre, dirección, productos que ofrece, precios, etc. • Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial de pagos efectuados. • Los pedidos a proveedores pendientes de surtir.

Enlace con otros ciclos Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: • Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería. • Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo de producción. • Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.

Objetivos Para efectos de este ciclo se han identificado 18 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue: a. De autorización b. De procesamiento y clasificación de transacciones c. De verificación y evaluación d. De salvaguarda física a) Objetivos de autorización Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los objetivos para este ciclo son:

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4. Auditoría del Control Interno

1. Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 2. El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han de proporcionar los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 4. Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos deben efectuarse de acuerdo a políticas adecuadas establecidas por la administración. 5. Los procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de compras son: 6. Sólo deben aprobarse aquellas órdenes de compra a proveedores por bienes, mercancías o servicios que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. 7. Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado 8. Los bienes, mercancías y servicios recibidos, deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 9. Los montos adecuados a proveedores por bienes, mercancías y servicios recibidos, así como la distribución contable de dichos adeudos debe calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna. 10. Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos, deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. 11. Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 12. Los pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 13. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada proveedor y acreedor. 14. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a proveedores y acreedores, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada período contable. 15. Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 233

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16. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de compras debe producirse correcta y oportunamente.

c) Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compras son: 17. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas.

d) Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: 18. El acceso a los registros de compras, recepción y pagos, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

CICLO DE RECURSOS HUMANOS El ciclo de recursos humanos de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: • La contratación y utilización de mano de obra • El pago de mano de obra • Clasificar, resumir e informar lo que se utilizó y pagó por mano de obra El ciclo de recursos humanos contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nóminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios del personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de dichos recursos. Las funciones típicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de recursos humanos que se describen más adelante, 234

4. Auditoría del Control Interno

son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan sólo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.

Funciones típicas Las funciones típicas de nóminas podrían ser: • Reclutamiento y selección de personal • Contratación de personal • Llevar las relaciones laborales • Preparar informes de asistencia • Registro, información y control de la nómina • Desembolso de efectivo • Promoción y evaluación de personal.

Asientos contables comunes Dentro del ciclo de recursos humanos podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: • Pago de nóminas • Anticipos de sueldos y préstamos al personal • Distribuciones de mano de obra • Otras prestaciones al personal • Ajustes de nóminas

Formas y documentos importantes Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de recursos humanos podrían ser: • Solicitud de empleo • Contratos de trabajo • Informes de tiempo • Tarjetas de reloj • Autorización de ajustes de nómina • Autorización de pagos especiales • Recibos de pago • Cheques.

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Bases usuales de datos Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue: • •

Bases de referencia. Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones. Bases dinámicas. Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para nóminas podrán ser las siguientes: • Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc. • Registros de salarios de empleados

Enlace con otros ciclos Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: • Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería • Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción. • Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero. Objetivos Para efectos de este ciclo se han identificado 17 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue: a. De autorización b. De procesamiento y clasificación de transacciones c. De verificación y evaluación d. De salvaguarda física

a) Objetivos de autorización Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa, las mismas que deberán ser evaluadas por el auditor. Estos objetivos para este ciclo son: 236

4. Auditoría del Control Interno

1. El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. 2. Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 4. Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la administración. 5. Los procedimientos del ciclo de recursos humanos deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Estos objetivos se refieren a todos aquellos controles que deben establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas. Estos objetivos para el ciclo de recursos humanos son: 6. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. 7. La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna. 8. Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna. 9. Todos los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. 10. Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. 11. Los pagos y los ajustes relativos a nóminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. 12. Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal. 13. Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada período contable. 14. Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 15. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.

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c) Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos se refieren a todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de recursos humanos: 16. Deben verificar y evaluar en forma periódica los saldos registrados de cuentas de nóminas y las transacciones relativas.

d) Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: 17. El acceso a los registros de personal, nóminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

CICLO DE TESORERÍA El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorería pueden efectuarse en la Tesorería de la empresa. Sin embargo, la Dirección Financiera, la Contraloría, Personal, por ejemplo, también pueden tener participación. Es frecuente que algunas funciones de la alta dirección estén encaminadas a la planeación y control financiero.

Funciones típicas Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser: • Relaciones con sociedades financieras y de crédito • Relaciones con accionistas • Administración del efectivo y las inversiones

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• • • • • • •

Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos Custodia física del efectivo y los valores Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios. Administración y vigilancia de la deuda (principal e intereses) Operaciones de inversión y financiamiento Administración financiera de planes de beneficio a empleados Administración de seguros

Asientos contables comunes Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: • Obtención y pago de financiamiento • Emisión y retiro de acciones • Compra y venta de inversiones en valores • Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos • Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos, en relación con deudas e inversiones • Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda • Compra y venta de moneda extranjera.

Formas y documentos importantes Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorería podrían ser: • Certificados provisionales de acciones • Acciones emitidas • Obligaciones, bonos, papel comercial • Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones • Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito, etc. • Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura • Fideicomiso o convenios para el plan de beneficios a empleados • Pólizas de seguro.

Bases usuales de datos Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue:

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• •

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Bases de referencia - Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones. Bases dinámicas - Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorería podrían ser las siguientes: Bases de referencia • Archivo maestro de accionistas • Cédulas de trabajo de intereses y dividendos • Libro de registro de accionistas y utilidades • Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de préstamos Bases dinámicas • Saldos de las cuentas bancarias • Cartera de inversiones • Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores. Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de Tesorería varían de una empresa a otra. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribución dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y ventas de inversiones. Existen otras transacciones que son tan esporádicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo una oferta de acciones al público o una colocación privada de bonos u obligaciones que podrían registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o más asientos contables diseñados para ello.

Enlaces con otros ciclos Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de Tesorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de Tesorería, pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello, surge una duda sobre si la función de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de Tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras. Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo y otra función de desembolsos de efectivo. En algún momento, tanto los ingresos del ciclo de Tesorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos de efectivo 240

4. Auditoría del Control Interno

puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de ingreso, como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de compras. Una forma práctica para decidir dónde situar una función común es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportación a esa función común. En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorería, o ambos, se procesan mediante sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar los controles internos. Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: • Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras • Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos • Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos • Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de recursos humanos.

Objetivos Para efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue: a. De autorización b. De procesamiento y clasificación de transacciones c. De verificación y evaluación d. De salvaguarda física

a) Objetivos de autorización Los objetivos de autorización son todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración. Estos objetivos para este ciclo son: 1. Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 2. Los importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 3. Los importes, momento, entidades en que se invierte y las condiciones de las inversiones en valores deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 241

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4. Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y la distribución contable deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 5. Los procedimientos de proceso del ciclo de Tesorería deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son: 6. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega de recursos que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. 7. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de compra - venta de inversiones que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. 8. Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 9. Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 10. Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 11. Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 12. Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. 13. Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. 14. Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efectúen cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna. 15. Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 16. Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente. 17. Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y dividendos),

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las entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor. 18. Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte. 19. Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos. 20. Los asientos contables de Tesorería deben concentrar y clasificar las transacciones, de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 21. La información para determinar bases de impuestos derivados de las actividades de Tesorería deben producirse correcta y oportunamente.

c) Objetivos de verificación y evaluación. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son: 22. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas.

d) Objetivos de salvaguarda física. Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: 23. El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 24. El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de inversiones, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

CICLO DE PRODUCCIÓN Muchos de los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, se convierten, se procesan, se montan o ensamblan o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios, propiedades y

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equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio. En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito: importes, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de producción de una empresa de esa clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Los embarques a clientes son parte del ciclo de ingresos. Las industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en producción, los artículos producidos y las mercancías vendidas. Otros utilizan un sistema de mercancías generales, basado en la comparación de inventarios físicos para determinar el costo producción y ventas.

Funciones típicas Las funciones típicas de un ciclo de producción podrían ser: • Contabilidad de costos • Control de fabricación • Administración de inventarios • Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo

Asientos contables comunes Dentro del ciclo de producción podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes: • Transferencias de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado) • Aplicación del costo de mano de obra • Aplicación de gastos de fabricación • Depreciación y amortización de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos • Variaciones (incluyendo desperdicios) • Cambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles, maquinaria, equipo y otros costos diferidos. • También se puede incluir como asiento contable común los retiros o venta de inmuebles, maquinaria y equipo.

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Formas y documentos importantes Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de producción podrían ser: • Órdenes de producción • Requisiciones de importantes • Tarjetas de tiempo (de mano de obra) • Informe de producción • Informe de desperdicios • Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación • Hojas de costo

Bases usuales de datos Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: • •

Bases de referencia – Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones. Bases dinámicas – Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para el ciclo de producción podrían ser las siguientes: Bases de referencia Archivo maestro de los productos: • Información de los elementos del costo • Relaciones de importantes • Hojas de ruta e ingeniería del producto Bases dinámicas Auxiliares de inventarios • Hojas de costo • Listados de valuación de inventarios • Archivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo • Análisis de otros costos amortizables

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Enlaces con otros ciclos Dentro del ciclo de producción podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: • Recepción de bienes, mercancías y servicios, con el ciclo de compras • Embarques de productos, con el ciclo de ingresos • Uso de mano de obra, con el ciclo de recursos humanos • Resúmenes de actividades (asientos de diario) con el ciclo de informe financiero • Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras

Objetivos Para efectos del ciclo de producción se han identificado 28 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados como sigue: a. De autorización b. De procesamientos y clasificación de transacciones c. De verificación y evaluación d. De salvaguarda física

a) Objetivos de autorización Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo políticas adecuadas establecidas por la administración. Estos objetivos para el ciclo de producción son: 1. El plan de producción (a saber: qué, cuánto, cuándo y cómo se fabrica y los niveles de inventarios a mantenerse) debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 2. El método de valuación de inventarios y el sistema de costos a seguir debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 3. El método de valuación de inmuebles, maquinaria y equipo y el sistema de actualización de valores debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 4. Los métodos y períodos de depreciación de los inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de otros costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 5. Las condiciones de las ventas u otras disposiciones de inmuebles, maquinaria y equipo deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 6. Los ajustes a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

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b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Los objetivos para el ciclo de producción son: 7. Establecer y mantener procedimientos de proceso del ciclo de producción de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 8. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes para usar recursos que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración. 9. Sólo deben procesarse aquellas solicitudes de venta o disposición de activos que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración. 10. Los recursos utilizados en la producción deben informarse correcta y oportunamente. 11. La producción terminada debe informarse correcta y oportunamente. 12. Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y oportunamente. 13. Los costos de los importantes, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción así como su distribución contable debe calcularse correcta y oportunamente. 14. Los costos de las mercancías compradas y la distribución contable de tales costos deben calcularse correcta y oportunamente. 15. La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de otros costos diferidos, y la distribución contable correspondiente deben calcularse correcta y oportunamente. 16. El valor neto en libros de inmuebles, maquinaria y equipo vendidos y el costo, otras disposiciones de bienes deben contabilizarse correcta y oportunamente. 17. Los costos de importantes, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente 18. Los costos de las mercancías producidas y los ajustes relativos deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. 19. La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de costos diferidos y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. 20. El costo de las operaciones relativas a ventas, retiros o bajas y otras disposiciones de bienes y las utilidades o pérdidas relativas deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. 21. Los recursos utilizados, la producción terminada, embarques, ventas y otras disposiciones de bienes y los ajustes relativos, deben aplicares correctamente a las cuentas apropiadas de inventario y a los auxiliares y registros de propiedades. 22. En cada período contable deben prepararse asientos contables para los costos de los importantes, mano de obra y gastos indirectos utilizados en 247

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la producción, los costos de las mercancías producidas; depreciación de inmuebles, maquinaria, equipo y amortización de otros costos diferidos; ventas y otras disposiciones de propiedades y ajustes relativos. 23. Los asientos contables de producción deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con el plan de la administración. 24. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de producción debe informarse correcta y oportunamente.

c) Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de producción son: 25. Deben verificarse y evaluarse periódicamente las bases de datos, los saldos de inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, y otros costos diferidos y las actividades de transacciones relativas. 26. Periódicamente debe revisarse la distribución de costos a inventarios, propiedades y otras cuentas de costos diferidos.

d) Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de producción son: 27. El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. 28. El acceso a los registros de producción, contabilidad de costos, de inventarios y de propiedad, así como a las formas y documentos de control, lugares y procedimientos de proceso, debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración. CICLO DE INFORMACIÓN FINANCIERA

Funciones típicas • • • • •

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Preparación de asientos de diario Registros en los libros de contabilidad Recolección de información suplementaria para preparación de informes Preparación de informes Mantenimiento de los registros contables

4. Auditoría del Control Interno

Formas y documentos típicos • Comprobantes de diario • Estados financieros y otros anexos

Información de soporte • • • •

Código de cuentas Presupuestos Libros de contabilidad Registros auxiliares

Asientos contables comunes • Ajustes por inflación • Eliminaciones y reclasificaciones, si es aplicable.

COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS El auditor deberá comunicar los asuntos de auditoría de interés de la dirección que surjan de la auditoría del control interno a los encargados de la dirección de la entidad. El auditor deberá determinar las personas importantes que estén a cargo de la dirección y a quienes se comunican los asuntos de auditoría de interés de la administración. El auditor deberá considerar los asuntos de interés del mando que surjan de la auditoría y comunicarlos a los encargados del mando. El auditor deberá comunicar oportunamente los asuntos de auditoría de interés de la administración; esto hace posible a los encargados de la administración tomar las acciones apropiadas. Las comunicaciones del auditor con los encargados de la administración pueden hacerse en forma oral o por escrito. La decisión de comunicar ya sea oralmente o por escrito depende de factores tales como el tamaño, estructura de operaciones, estructura legal y procesos de comunicación de la entidad que se audita, así como de la naturaleza, sensibilidad e importancia de los asuntos de auditoría. El auditor deberá comunicar a la dirección cualquier debilidad importante que encuentre en el control interno, que hayan llegado a conocimiento de éste, como resultado de la realización de la auditoría. El auditor deberá también asegurarse de que los encargados de la gestión están debidamente informados de cualesquiera 249

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debilidades importantes halladas en el control interno, o bien han sido puestas en conocimiento del auditor por parte de la dirección, o bien se han identificado por parte del auditor en el curso de la auditoría llevada a cabo. Cuando el auditor haya identificado debilidades importantes en el control interno, éste deberá comunicar a la dirección las debilidades importantes encontradas. Debido a las graves implicaciones de las debilidades importantes en el control interno, es igualmente, importante que tales deficiencias sean puestas en conocimiento de los encargados de la gestión. Si se pusiere en duda la honestidad u honradez de la dirección o de los encargados de la gestión, el auditor, debe estudiar la posibilidad de buscar asesoría legal para que le ayude a determinar la línea adecuada de acción que debe emprender. El objetivo principal de la comunicación o informe es inducir a la entidad examinada que adopte las medidas necesarias para la corrección de las deficiencias y el fortalecimiento del control interno. La comunicación de los resultados de las pruebas de los controles se debe hacer oportunamente. En las comunicaciones se deben incluir los objetivos y alcance del trabajo así como las conclusiones y recomendaciones correspondientes. Se recomienda comunicar los resultados al concluir la prueba de un ciclo, si se adopta la revisión por ciclos. De lo contrario, es aconsejable hacer las comunicaciones en la medida en que se desarrollan pruebas importantes sobre los controles. En la auditoría del control interno, el auditor debe tener claro que existen diferencias importantes entre el contenido de un informe intermedio o eventual y el que se incluye en el informe final de la auditoría en el cual solamente se presenta la opinión sobre el control interno. Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, concisas, constructivas y oportunas. Cuando se descubran en el curso del trabajo incumplimientos de normas, la comunicación de los resultados debe exponer: • La norma objeto del incumplimiento; • Las razones del incumplimiento; y • El impacto del incumplimiento en los controles y en el informe final de la auditoría integral, si hubiere alguno.

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4. Auditoría del Control Interno

Informe u opinión del control interno sobre la información financiera En relación con el informe u opinión del control interno sobre la información financiera se puede presentar las siguientes tres situaciones: 1. Que la opinión se incluya dentro del informe de la auditoria integral, como se indicó en el Capítulo 1: Marco Conceptual de la Auditoría Integral como Servicio de Aseguramiento. 2. Que se incluya dentro de un informe separado para la auditoría de los estados financieros o auditoría financiera, el cual se cubrirá en el Capítulo 5: Auditoría Financiera. 3. Que se presente un informe u opinión separado para el control interno. Si el auditor adquiere el compromiso de presentar una opinión independiente del control interno sobre la información financiera, debe presentarla de acuerdo con los elementos del informe señalado en el Capítulo 1: Marco Conceptual de la Auditoría Integral como Servicio de Aseguramiento. A continuación se presenta un ejemplo de la opinión sin salvedades sobre el control interno de una entidad:

Informe del Auditor Independiente A la Junta Directiva de la Compañía Hipotética S. A. Hemos practicado una auditoría al control interno sobre la información financiera de la Compañía Hipotética S.A. para el año terminado en diciembre 31 de 2001. La administración es responsable por mantener una estructura adecuada del control interno sobre la información financiera para el logro de los objetivos de la entidad. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre el mismo con base en nuestra auditoría. Nuestra auditoría se efectúo de acuerdo con las normas internacionales de auditoría. Esta auditoría incluyó la obtención de un entendimiento del control interno sobre la información financiera, valorar el riesgo de que existan debilidades importantes y evaluar la efectividad del diseño y la operación del control interno con base en el riesgo valorado. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestra opinión. El control interno sobre la información financiera de una compañía es un proceso diseñado para proveer seguridad razonable en relación con la confiabilidad de la información financiera de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente 251

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aceptados en el país. El control interno sobre la información financiera de una compañía incluye las políticas y procedimientos que: se relacionan con el mantenimiento de registros adecuados de las transacciones y las disposiciones de los activos de la compañía; proveen seguridad razonable de que las transacciones se registran adecuadamente para permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad y que las operaciones se hacen de acuerdo con las autorizaciones de la administración; y proveen seguridad razonable en relación con la prevención o detección oportuna de la adquisición, uso o disposición no autorizada de los activos de la compañía, lo cual podría tener un efecto importante en los estados financieros Dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también las proyecciones de cualquier evaluación del control interno para períodos futuros están sujetas al riesgo de que el control interno se pueda tornar inadecuado por los cambios en sus elementos. En nuestra opinión la Compañía Hipotética S. A. mantuvo en todos sus aspectos importantes una estructura adecuada de control interno sobre la información financiera para el año 20-01 con base en los criterios establecidos en el COSO.

Bogotá D.C., enero 30 de 20-02

Nombre del contador público Firma Tarjeta profesional No.

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4. Auditoría del Control Interno

CASOS SOBRE PRUEBAS DE CONTROL Las pruebas de control se realizan para obtener evidencia en la auditoría sobre la efectividad de: •

•

El diseño de los procedimientos de control, es decir, si están diseñados adecuadamente para prevenir o encontrar y corregir manifestaciones erróneas importantes; y La operación de los procedimientos de control a lo largo del periodo.

Las pruebas de control pueden incluir: •

•

•

Inspección de documentos que soportan transacciones y otros eventos para obtener evidencia en la auditoría de que los procedimientos de control han operado apropiadamente, por ejemplo, verificando que una transacción ha sido autorizada. Investigaciones sobre, y observación de, procedimientos de control que no dejan rastro de auditoría, por ejemplo, determinando quién desempeña realmente cada función, no meramente quién se supone que la desempeña. Reejecución de los procedimientos de control por ejemplo, la conciliación de cuentas de bancos, para asegurar que fueron correctamente desarrollados por la entidad.

El auditor deberá obtener evidencia en la auditoría por medio de pruebas de control para soportar cualquiera evaluación del riesgo de control. Mientras más baja sea la evaluación del riesgo de control, más soporte debería obtener el auditor de que los sistemas de contabilidad y los procedimientos de control están adecuadamente diseñados y operando en forma efectiva. Basado en los resultados de las pruebas de control, el auditor deberá evaluar si los procedimientos de control están diseñados y operando según se contempló en la evaluación preliminar del riesgo de control, efectuada en la etapa de planeación. Las pruebas de la efectividad de la operación de los controles ordinariamente incluyen los procedimientos usados para evaluar el diseño de los controles y para determinar si han sido implementados, y también incluye la reejecución de la aplicación del control por parte del auditor. La sola indagación no proveerá evidencia de auditoría suficiente y apropiada para probar la efectividad de la operación de los controles. En las siguientes páginas se incluyen varios casos académicos sobre pruebas de controles de diferentes entidades y para diferentes áreas o ciclos. 253

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CASO No 1 COOPERATIVA COAGROSUR PRUEBA DE CONTROL DE LA CARTERA 1.

OBJETIVOS Y ENFOQUE DEL TRABAJO

Para la prueba de control del ciclo de Cartera de la Cooperativa Coagrosur se utilizaron procedimientos y técnicas de auditoría, con el enfoque y alcance necesarios enmarcados en los objetivos generales y específicos que a continuación se resumen. Existencia. Verificar que: • Los valores cargados en Obligaciones correspondan a servicios prestados a asociados. • Que el desembolso del crédito se haya realizado o que haya sido entregado el producto efectivamente. • Que la obligación haya sido cargada a la cuenta del asociado que recibió el servicio. • Que los abonos registrados se hayan recibido efectivamente y hayan sido registrados en el auxiliar correcto. Integridad. Comprobar que se han registrado todas las operaciones efectuadas relacionadas con los dineros entregados y recibidos del asociado. Valuación. Constatar que: • Las transacciones realizadas corresponden a los valores aprobados o autorizados y al valor de la cuota pactada (capital e intereses) • Que los ingresos por intereses hayan sido calculados de acuerdo a lo pactado y recibidos efectiva y oportunamente • Que los intereses por mora se hayan cobrado de manera uniforme y que se hayan recibido efectivamente. Oportunidad. Revisar si las operaciones se han contabilizado en los períodos a los cuales corresponden. Auxiliares y Resumen. Verificar que la base de datos del programa SCONT permite parametrizar los reportes o informes requeridos por los usuarios. Los objetivos específicos están enfocados a la evaluación del control interno y la verificación de políticas y procedimientos de la empresa, la eficacia y eficiencia operacional, así como el cumplimiento de normas legales que intervienen en el proceso para el manejo y administración de la cartera.

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ENFOQUE Y ALCANCE DEL TRABAJO Para el análisis y evaluación de los procesos o funciones básicas del ciclo de Cartera de Coagrosur, y con el fin de cumplir con los objetivos antes señalados, se incluyeron los aspectos básicos necesarios para llevar a cabo la gestión y administración de la cartera, que a continuación se relacionan:

Funciones típicas. 1) Colocación • • • • •

Información del cliente Recepción de solicitudes de crédito. Análisis del crédito. Aprobación del crédito. Desembolso del crédito o entrega de la mercancía (Facturación)

2) Registro • Contabilización de la obligación • Control de las cuentas por cobrar

3) Recaudo • Liquidación del crédito ( financiación) • Pago o ingreso del efectivo a caja.

Formas y documentos importantes. • • • • • •

• • • • • • • •

Portafolio de servicios Manual de Crédito y Cartera Reglamentos complementarios al manual Solicitud de crédito Actas del comité de crédito (aprobación) Documentos que soportan los datos de la solicitud están: fotocopia de la cédula, certificados de ingresos, extractos bancarios, certificación de libertad de tradición de los bienes inmuebles, tarjetas de propiedad de vehículos Formato de referencias laborales. Formato de Análisis de Crédito Comprobante de egreso Pagaré Factura Comprobante de ingreso a caja Hoja de vida del asociado Informes comportamiento de la cartera Libros auxiliares

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Asientos contables comunes. • Causación y registro del desembolso. • Registro de abonos a cartera e intereses por financiación.

2. PROCEDIMIENTOS DE LA COOPERATIVA Y CONTROLES La gestión de cartera procedimientos:

en Coagrosur se desarrolla mediante los siguientes

2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Las gestiones encaminadas a administrar la cartera las desarrolla la cooperativa directamente con personal exclusivo para estas funciones, quienes están organizados en un departamento de Cartera. Se enlaza con otros ciclos que aunque no estén dentro de las funciones y responsabilidades del personal del departamento de cartera, existe supervisión directa de estos.

2.1.1. Colocación • La colocación de los créditos se hace con base en el Manual de Crédito y Cartera aprobado en primera instancia por el Consejo de Administración y autorizado por la Superintendencia de Economía Solidaria. Dentro de este proceso, se encuentran los subprocesos de: • Información del cliente • Solicitud del crédito • Análisis de crédito • Aprobación • Desembolso del dinero o entrega de la mercancía. Información al cliente: explicación de requisitos de acuerdo al manual y reglamentos, incluye documentación y garantías de acuerdo a las necesidades que exponga el interesado. Se entrega la liquidación del crédito para que el asociado conozca el valor de la cuota, su periodicidad y tasa de interés. Solicitud del crédito: diligenciamiento del formulario con anexos requeridos dependiendo del valor solicitado y las condiciones financieras y laborales del solicitante. Entre los documentos que soportan datos de la solicitud están: fotocopia de la cédula, certificados de ingresos, extractos bancarios, certificados de libertad y tradición de inmuebles, tarjetas de propiedad de vehículos. 256

4. Auditoría del Control Interno

Controles establecidos en este subproceso: Las solicitudes de crédito se encuentran prenumeradas. La entrega de cada solicitud es radicada en un libro de control, en donde se registra; nombre del solicitante, número de cédula o nit, número de la cuenta de asociado y valor solicitado. Análisis de crédito: corresponde a la verificación de datos. En este proceso existe un modelo para calcular el nivel de endeudamiento del asociado deudor y codeudor. Controles establecidos en este subproceso: Sobre un formato (estándar) establecidos (sólo se llenan datos en este formato), y basados en la información suministrada por el asociado se hace una proyección de la capacidad de endeudamiento del asociado estableciendo una relación entre el valor de la cuota y su capacidad de pago. Este estudio queda como soporte para el estudio y aprobación del mismo. Aprobación: existen diferentes instancias para la aprobación dependiendo del valor de la solicitud, Comité de crédito, Consejo de Administración y Gerencia. En este subproceso se notifica al asociado la aprobación, para que legalice los trámites preliminares a la entrega del dinero o del producto. Entre los cuales están, Firma de Pagaré deudor y codeudor, en el caso de que se trate de una garantía debe realizar los trámites (hipoteca, pignoración). Controles establecidos en este subproceso: Todas las aprobaciones constan en actas de Consejo y del Comité de crédito, según corresponda el valor del crédito. Los créditos aprobados por Gerencia no son notificados al Consejo. Sólo cuando se han completado las garantías es entregado el dinero o el electrodoméstico. Los Pagarés de los créditos recibidos diariamente son entregados al Gerente, quién se encarga de revisarlos en su diligenciamiento y posteriormente los registra en un libro de control, en donde se encuentra el número del Pagaré, el nombre del deudor y los codeudores, la fecha de inicio del crédito, el plazo y la fecha de vencimiento. Desembolso del crédito: corresponde a la erogación del dinero, siempre en cheque, firma además recibo de egreso. Controles establecidos en este subproceso: Giro en cheque, firma en egreso además registra huella dactilar.

2.1.2. Registro El registro de la obligación en el sistema contable se realiza automáticamente con la elaboración del cheque, o la entrega de la mercancía para este caso con la grabación de la factura. Este proceso se entrelaza con el flujo de efectivo. Controles establecidos en este subproceso: No se detectaron controles. 257

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2.1.3. Recaudo Liquidación Verificación del valor a pagar cuando el cliente llega a ventanilla. Para cartera normal el valor lo genera el sistema directamente mediante consulta, imprimiendo el correspondiente recibo o comprobante de ingreso a caja. Cuando existe mora en el crédito, la liquidación de los abonos o valor a pagar lo autoriza directamente el gerente, quien también hace la liquidación. Estos créditos se encuentran con restricciones lo que no permite recibir un abono directo en caja. Igualmente se elabora un recibo o comprobante de ingreso a caja. Controles establecidos en este subproceso: La liquidación del crédito la realización de una persona diferente a la cajera.

Pago Corresponde al recibido del dinero entregado por el cliente a la cooperativa. Controles establecidos en este subproceso: Se entrega recibo de caja con el registro o impresión de la máquina registradora, en su defecto sello y firma de la cajera. El sistema emite un informe diario sobre abonos de cartera, en donde se observan los siguientes datos; nombre del deudor, número de cuenta, fecha de pago, valor pagado. Este reporte sólo puede ser generado por la Gerente o por la Revisoría Fiscal. 2.3 FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES Los siguientes documentos fueron inspeccionados en el desarrollo de la auditoría. • Portafolio de servicios: es la carta de servicios que la cooperativa ofrece a los asociados, entre los cuales podemos mencionar; créditos, cuentas de ahorro, giros. • Manual de Crédito y Cartera: documento que contiene las políticas y procedimientos relacionados con líneas de crédito, tasas de interés, financiación, reciprocidad en aportes. Este manual es la guía para la colocación y recaudo • Reglamentos complementarios al manual: incluyen todos las normas y reglas establecidas en el proceso de aprobación del crédito, que se consideran de aplicación temporal. • Solicitud de crédito: forma diseñada para capturar y tabular la información o los datos del solicitante del crédito, datos generales, información financiera.

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•

•

• • •

• • •

• •

Actas del comité de crédito (aprobación): son documentos redactados después de realizarse la Junta, en donde estipulan lo comentado y discutido en ella, queda como constancia de todas las aprobaciones hechas en materia de créditos. Documentos que soportan los datos de la solicitud: fotocopia de la cédula, certificados de ingresos, extractos bancarios, certificación de libertad de tradición de los bienes inmuebles, tarjetas de propiedad de vehículos Formato de referencias laborales. Formato de Análisis de Crédito: forma diseñada para estandarizar los análisis de los créditos, el objetivo es calificar al solicitante Comprobante de egreso: documento contable soporte y evidencia en la entrega del dinero. Pagaré: titulo valor firmado por el asociado beneficiario del crédito, como soporte real del préstamo, en caso tal que incumpla con este documento se hace exigible en su pago y poder rescatar la obligación. Factura: documento donde se especifica el la transacción realizada, valores, fechas y comprador, nos sirve para realizar nuestra imputación contable. Comprobante de ingreso a caja: documento soporte en donde se entrega cuando se realiza un pago o abono en cuenta de una obligación. Hoja de vida del asociado: carpeta que incluye el record de documentos, apertura de la cuenta fotocopia de la cédula, solicitudes de crédito, correspondencia, etc. cada Informes comportamiento de la cartera: reportes parametrizados de acuerdo a las necesidades de los usuarios Libros auxiliares: corresponde a los registros individuales y detallados cuya presentación es cronológica, muestran información histórica individual.

2.4 ASIENTOS CONTABLES COMUNES

2.4.1. Causación y registro de la operación El funcionario de otorgamiento de créditos encargado de verificar el proceso de estudio de las solicitudes de crédito, una vez aprobado los créditos con el visto bueno, informa sobre su aceptación y comunica a tesorería para la programación del desembolso. Tesorería programa el desembolso de acuerdo a la disponibilidad de recursos. Posteriormente el asociado es informado sobre la aprobación de su crédito, además se solicita los documentos que estén pendientes como garantías, firmas, hipotecas, y otras

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Se maneja un sistema en línea, software SADM el movimiento que se hace en caja se captura en la contabilidad software SCONT, es decir, se crea el registro de manera inmediata y directa. 2.4.2 Contabilización Los desembolsos se registran en las siguientes cuentas:

Débito: 1405 Cartera de crédito de asociados 140501 Corto plazo 140502 Largo plazo Auxiliar compuesto por la cédula o NIT del asociado

Crédito: 1110.01.01 Bancos locales 1110.01.01.013 Banco Agrario 4125.05.01. Ingresos diversos 4125.05.01.001 Seguro de obligaciones 4125.05.01.004 Estudio de crédito Los recaudos de cuotas con vencimiento oportuno se registran así:

Débito: 1105.01 Caja 2115.01 Ahorro a la vista 2115.01.01 Depósitos de adultos

Crédito: 1405 Cartera de crédito de asociados 140501 Corto plazo 140502 Largo plazo Auxiliar: compuesto por la cédula o NIT del asociado 4150.05. Intereses 4150.05.05 Intereses corrientes En el caso de recaudo de cuotas vencidas, al cierre de cada mes se registra la causación de los intereses corrientes. Si el asociado se presenta a pagar se acredita de esta cuenta, siempre y cuando la morosidad no sea superior a 180 días. La cartera morosa superior a 180 días cesa la causación de intereses. Estos intereses se registran en cuentas de orden, por procedimiento de control 260

4. Auditoría del Control Interno

Causación de intereses:

Débito: 1655 Intereses 1655.18 Riesgo normal

Crédito: 4150.10.05 Intereses corrientes Contabilización cuando el asociado cancela:

Débito: 1105.05 Caja

Crédito: 1655.18 Riesgo normal 1405.01 Corto Plazo 140502 Largo plazo Auxiliar: compuesto por la cédula o NIT del asociado 4150.10.10 Intereses de mora Contabilización de la provisión Débito: 5115 Provisiones 5115.15 Crédito de consumo

Crédito: 1491 Provisión de créditos de consumo 1491.10 Categoría B crédito aceptable 1491.10.01.Provisión contable 1491.10.03 Provisión especial Contabilización de cartera dada de baja

Débito: 1491.10.01 Provisión contable 1491.10.03 Provisión especial

Crédito: 140502 Largo plazo

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3. PRUEBAS DE AUDITORÍA 3.1 PRUEBAS PROCESO DE COLOCACIÓN Las pruebas realizadas estuvieron enfocadas a los siguientes aspectos.

Verificación del control y manejo de pagarés • Inspección de Pagarés y verificación de su existencia • Revisión del diligenciamiento del Pagaré y de la carta para el lleno del Pagaré en blanco. • Comprobación de la relación entre comprobante de egreso y Pagaré. • Comprobación del registro contable en la base de datos.

Control de solicitudes Verificación de radicación y documentos requeridos como soporte para el estudio del crédito. Revisión de la aplicación de parámetros para la calificación de los créditos, mediante la inspección de estudios realizados sobre diferentes cuantías con base en un muestreo selectivo.

Hallazgos Algunos pagarés presentan errores en su diligenciamiento, como enmendaduras, error en el número de la cédula, error en los nombres, confusión entre deudor y codeudor. Estas deficiencias se consideran de alto riesgo en el evento en que deba proceder para un cobro jurídico. No se detectaron errores significativos en el proceso de desembolso y registro de los créditos. 3.2 PRUEBA DE REGISTRO Comprobación del registro de los créditos mediante seguimiento en el sistema, Revisión de la emisión de los comprobantes, la imputación contable en la creación de los créditos, las provisiones, los abonos, la causación de intereses.

Hallazgos No se detectaron errores significativos en el proceso de desembolso y registro de los créditos. El sistema es de gran confiabilidad, permite desarrollar pruebas 262

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y efectuar controles. Los niveles de acceso al sistema para que el nivel ya sea operativo, administrativo o de control se encuentren correctamente diseñados. 3.3 PRUEBAS DE RECAUDO Las pruebas realizadas estuvieron enfocadas al examen de la cartera vencida; se consideraron los siguientes aspectos: •

•

•

• •

Selección de las cuentas cuyo vencimiento se haya producido con 30, 60, y 90 días de mora y que superen una cuantía de $ 1.000.000. valor del crédito, con el objetivo de evaluar la suficiencia de las provisiones efectuadas. Seleccionar una muestra de auditoría que incluya las cuentas vencidas para determinar si los procedimientos de seguimiento se ajustan a las políticas de la empresa. Seleccionar una muestra representativa de abonos efectuados a cartera para verificar la veracidad del registro y la existencia de los documentos soportes. Revisar los procedimientos definidos para la clasificación de la cartera por edades y se aplicar el reglamento establecido. Se revisó la gestión de cobro en la cartera que comienza a entrar en vencimiento

Hallazgos La Gerencia es la encargada de hacer los cobros respectivos a aquella cartera que entra en morosidad. Igualmente cobre aquellos créditos que deban ser enviados al abogado es ella quién hace la gestión al respecto. Mensualmente se notifica al Consejo de Administración del estado de la cartera. Se comprobó que a los créditos en mora se les ha aplicado las políticas de cobro desde intereses por mora, hasta embargos y en algunos casos dependiendo del concepto de la gerencia de refinanciación.

CONCLUSIÓN En mi opinión y con base en los hallazgos enunciados anteriormente, consideramos que la cooperativa cumple las disposiciones legales en el manejo de las tasas de interés, con las normas establecidas por la Supersolidaria. Debe tenerse mayor atención en el diligenciamiento de los pagarés por cuanto los errores son muy frecuentes, existiendo un riesgo alto en la cobrabilidad efectiva de los valores representados en los pagarés.

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Aunque la cartera está calificada como de alta cobrabilidad y baja morosidad, es necesario bajar la figura de la refinanciación debido a que esta puede constituirse en un sofisma de distracción en la evaluación de la misma, teniendo en cuenta que el no ingreso de dineros a caja de la manera prevista pone en riesgo la liquidez de la cooperativa. El sistema de cartera está integrado al sistema de contabilidad considerándose ágil, dinámico y cuenta con un software de apoyo que se encuentra debidamente protegido, garantizando la suficiencia del control interno para esta área.

Atentamente, Grupo de Auditores.

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CASO No 2 BANANERA LA GRANJA LTDA PRUEBA DE CONTROL PARA EL CICLO DE PRODUCCIÓN Desarrollamos la prueba de control al Ciclo de Producción del Banano a exportar para determinar si los procedimientos establecidos por la empresa se están cumpliendo y si estos resultan efectivos para el objetivo propuesto. OBJETIVOS: • • • • • •

Existencia: que el inventario de fruta que se lleva por Sistemas exista realmente. Integridad: que todas las operaciones relacionadas con la producción de fruta se registren oportunamente y de una manera correcta. Valuación: determinar que el costo general para la producción del banano, sea el estimado por parte del productor. Clasificación y presentación: las transacciones relacionadas con el costo del producto se han registrado de manera apropiada. Oportunidad: las operaciones realizadas con la venta de la fruta se encuentran registradas en el periodo correspondiente. Resúmenes: en las planillas “Racimos Identificados” se encuentran debidamente detallado las cantidades de racimos que se sacaron para el corte y posterior empaque en caja de la fruta.

PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS EN EL CICLO DE PRODUCCIÓN

1. Plan de producción La finca consta de aproximadamente 70 Hectáreas. Cada hectárea tiene capacidad según estudios efectuados para sembrar 1800 matas de banano. El ciclo de producción del banano comienza en el momento en que se identifican los racimos a una determinada edad. La identificación consiste en colocarle al racimo una cinta plástica de un color diferente para cada semana. Se utilizan 8 colores para la identificación, correspondiéndole cada color a cada semana y es así como a la novena semana se repite el ciclo de identificación por cintas. El racimo identificado con la primera cinta, de acuerdo con las necesidades que tenga el comercializador se corta para ser procesado y exportado. El conteo de la cantidad de racimos inventariados se registra en una planilla denominada Racimos Identificados, la cual se elabora en original y una copia entregándole la copia al Comercializador.

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Este inventario inicial se va descargando según los racimos que se corten en las semanas siguientes para ser procesados para la exportación en una planilla denominada Planilla de Corte. Este proceso consiste en llevar el racimo a una zona llamada empacadora en donde se cortan los clusters (Mano de Banano). Se seleccionan de acuerdo con unas medidas preestablecidas las manos de banano de óptima calidad, las cuales se empacan en cajas de cartón. El comercializador de acuerdo con la fruta identificada semanalmente, planifica y determina que cantidad de producto va a solicitar para determinada semana. Esta solicitud se la hace llegar al productor con cuatro o cinco días de antelación, para que vaya preparando todo lo relacionado con el corte de la fruta.

2. Rotación del inventario En este tipo de negocio, el inventario rota una vez identificado los racimos cada 8 semanas, es así por ejemplo que un racimo identificado con la cinta de color azul en la semana 4 del año a la semana 12 ya esta apto para su corte y en esa misma semana 12 se identifica otros racimos que han nacido, con la cinta de color azul y así sucesivamente se vuelve repetitivo en todo el transcurso del año.

3. Calidad del producto La calidad de la fruta se evalúa de acuerdo a diferentes estimaciones y requerimientos que exige el cliente extranjero a la Comercializadora Internacional, por lo que el producto se considera de óptima calidad cuando las manos que conforman el racimo cortado alcanzan para ser empacado en por lo menos una caja. Lo que en términos del sector bananero se llama que la finca tiene un “ratio” de UNO (1) es decir un racimo por cada caja a exportar. A mayor cantidad de “ratio” mejor es la producción, por que se empacan más cajas y obviamente a menor cantidad de “ratio” menos producción. La Finca en el año 2001 obtuvo un “ratio” de 0.98.

4. Método de valuación de los activos fijos a. Instalaciones agropecuarias La finca consta de la infraestructura necesaria para la siembra, cosecha y producción del banano, poseyendo una estructura metálica que sirve de Empacadora, el cual es el sitio donde llega el banano del campo para ser procesado. El banano llega del campo a través de un sistema denominado Cable Vía, consistente en unas varillas de hierro de determinado grosor elevados a una altura aproxima de 2 metros y sostenido en la tierra por medio de unos arcos de tubos de hierro,

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4. Auditoría del Control Interno

separado cada arco aproximadamente 10 metros uno del otro. Este sistema de Cable Vía abarca los caminos principales de la Finca y es hasta allí donde llega el banano que el personal corta en las áreas circundantes. El racimo se coloca en unas rodachinas llamadas “garruchas” las cuales se jalan en el cable vía para llegar a la empacadora. Por tener la mata un tallo bastante débil, para sostener el racimo una vez parida, se hace necesario que tenga un soporte para que no se doble. Esto exige de un sistema de Cable Aéreo en los cuales se amarran unas pitas especiales para que sostengan las matas de ciertas áreas. Este sistema de cable aéreo está conformado por unos postes de madera con tratamiento especial de unos 4 metros en los que se le instalan varillas de hierro de cierto grosor y se extienden a lo largo de toda la finca. La finca se encuentra cruzada por canales de riego y desagüe por lo que es necesario la construcción de puentes peatonales para que el personal pueda movilizarse y ejercer sus labores. La elaboración de estas instalaciones agropecuarias, es decir: la empacadora, el sistema de cable vía, El sistema de cable aéreo, la construcción de puentes peatonales, se realizó cuando la Finca se encontraba en su proceso de Puesta en Marcha, valuándose dichas instalaciones por el costo ocasionado para ponerla en funcionamiento. Este proceso de valuación se contabilizó en un comienzo como Construcciones en Curso y posteriormente conocido el costo final, se trasladó a la Cuenta de Construcciones y Edificaciones.

b. Maquinaria y equipo El sistema de riego, consistente en introducirle tubería de PVC por toda la finca para llevar el riego, se evaluó igual que las instalaciones agropecuarias, o sea que se llevó en el comienzo a Construcciones en Curso y luego a Maquinaria y Equipo, los demás equipos y las maquinarias, se valuaron a su costo de adquisición sin tener en cuenta el IVA para aquellos equipos y maquinarias que estaban gravados con este impuesto. Los demás activos fijos se valuaron a su costo de adquisición sin el IVA

c. Cultivo de banano La finca fue sembrada con un tipo de semilla llamado “Cavendish Gran Enano”, dicha semilla fue importada del país de Israel en el año 1992, año en que comenzó la siembra de la finca. El costo de la siembra y demás actividades complementarias agrícolas para dicha siembra, fue registrado en un principio como Cultivos en Desarrollo y posteriormente trasladado a la cuenta Cultivos Amortizables. 267

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d. Pozo Artesiano: El costo de la construcción del Pozo Artesiano fue registrado inicialmente en la cuenta Construcciones en Curso, una vez sabido el costo real del pozo fue registrado a la Cuenta de activo denominada Pozo Artesiano.

5. Método y período de depreciación, amortización de activos fijos El método de depreciación utilizado por el productor para sus activos fijos, es el método de Línea Recta utilizando periodos de deprecación de acuerdo con las normas existentes que son: Para las instalaciones agropecuarias, Maquinarias y Equipos, Equipos de Oficina, Equipos de Computación y Comunicación, Armamentos de Vigilancia, su depreciación es a 10 años. El costo incurrido en la adquisición de la semilla para siembra de la finca y aquellos gastos complementarios se amortizó en un periodo de 5 años utilizando el método de línea recta. El costo incurrido en el funcionamiento del Pozo Artesiano se le hizo el agotamiento respectivo, estimando la vida útil en un periodo de 5 años.

6. Procedimientos para el ciclo de producción Una vez estimada la cantidad de fruta a cortar en la semana, de acuerdo con la solicitud enviada por el Comercializador, se procede a planificar el corte para el día señalado. Esta planificación consiste en armar cuadrillas que se dedicaran al corte del racimo en el campo y otra cuadrilla que se encarga de procesar el racimo una vez llegue a la empacadora, destino final de la fruta antes de salir de la finca para el puerto de embarque en la ciudad de Santa Marta. Al llegar los racimos a la empacadora a través del Cable Vía, la persona que los trae le entrega a la persona asignada de controlar la cantidad de racimos cortados, las cintas que identificaron cada racimo para que proceda a descargar estas cintas del Inventario de la Fruta a través de una planilla denominada “Planillas de Corte” en donde no sólo se registra la cantidad de racimos cortados, sino también otras especificaciones técnicas, como el grosor de la fruta, el largo, la cantidad de mano que posee cada racimo, el peso del racimo, la cantidad de racimos cortados en cada lote determinado, etc.

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4. Auditoría del Control Interno

El inventario de las cajas producidas y listas para ser transportadas al puerto de embarque se registra en la Planilla denominada “Cajas Producidas” en donde aparece qué cantidad de racimos fueron procesados, el número y peso de las cajas, el ratio, etc. Todas estas planillas que intervienen en el proceso de corte, se hacen en original y 2 copias, entregándole una de ellas al comercializador y la otra copia va dirigida a la administración de Barranquilla, para que sea registrada en el sistema. Costo de los materiales y mano de obra: Los insumos para la producción del banano, se solicitan en la medida que se requieran, por ejemplo, la fruta necesita que sea fertilizada en determinados meses de acuerdo a ciclos de fertilización establecidos, llevándose este control en Planilla de Fertilización, estos insumos son solicitados al Comercializador a través de Planilla de Solicitud de Insumos firmados por el administrador de la finca y el gerente. Esta solicitud es llevada por el administrador a las Bodegas de la Comercializadora para su despacho. La entrega de los insumos se realiza con una Remisión, la cual entregan al administrador 2 copias. Una copia con la que se elabora la Entrada a Almacén de estos insumos, con la firma del administrador y del señor almacenista, cargando en el Kárdex con este documento los insumos suministrados a la finca. La salida de insumos para el campo o para el corte se hace a través de la Salida de Almacén en donde se indica la cantidad solicitada, fecha de entrega, la aprobación del Sr. Administrador, la firma de quien recibe los insumos y la firma del señor almacenista. La otra copia de la remisión de insumos, es entregada a la administración de Barranquilla, quien verifica que las cantidades solicitadas y entregadas al señor administrador, coincidan con lo facturado por insumos por parte del comercializador quien envía la factura de venta acompañada por copia de la respectiva remisión. El valor que aparece en la factura de venta se verifica con una lista de precios enviada con anterioridad por el comercializador. Si todo esta correcto se procede al registro contable de esta operación, no afectando la cuenta de Inventarios de Insumos, sino llevándola directamente a la cuenta Costo de Producción. PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA Para obtener las bases para fundamentar nuestro trabajo utilizamos la técnica de auditoria de Inspección de documentos que se elaboran en el proceso de producción como son las solicitudes de corte de la fruta, el informe de corte, 269

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el informe de cajas producidas, planilla de mano de obra, etc. El alcance y los resultados de nuestras pruebas arrojan el siguiente resultado: a. En labores relativas al campo a los trabajadores fijos se les cancela por labores realizadas en la semana, determinándola de tal forma, que estos trabajos devenguen por lo menos el salario mínimo vigente a la fecha, a los trabajadores ocasionales según la labor a desempeñar. De acuerdo con planillas de nomina establecidas, se lleva el control de lo laborado por cada trabajador en una catorcena, cancelando esta nomina catorcenalmente. b. En labores relativas al corte de acuerdo a las cajas producidas en la semana, se le asigna un precio estimado a pagar por cada caja y este valor se multiplica por el número de cajas producidas y se prorratea por el número de personas que intervienen en el corte. Se lleva un control de las personas que intervienen en el corte ya sea fija u ocasionales y se elabora una planilla de Pago Personal de Corte, cancelando estas planillas cada catorcena.

Hallazgos 1. El procedimiento de control para el Inventario de la Fruta, se está cumpliendo de acuerdo con lo establecido, resultando un procedimiento efectivo para los objetivos que se ha trazado la administración. 2. A pesar de que los procedimientos para el control de la producción son eficaces, no se lleva un adecuado control contable sobre la fruta producida, no obstante que se verifica la documentación que viene de la finca con lo que aparece registrado en el sistema, en cuanto a cantidad, costos y estadísticas de lo que se produce. Contablemente no se registra este proceso de la fruta en cuentas de Inventarios sino que se registran directamente al costo o a la venta, las erogaciones o entradas correspondientes a este ciclo de la empresa. 3. Existen criterios establecidos para la valuación del Inventario de Fruta, la gerencia proyecta cuales van a ser sus costos de producción de acuerdo a ciertos factores internos y externos, entre los cuales se destacan, la cantidad de fruta que se proyecta producir, factor climatológico para el año, la cantidad de fruta estimada que va a solicitar los clientes del exterior. La administración determina la producción de fruta a exportar manteniendo un rango de margen de utilidad de 25 a 30% 4. No existe un modulo de Activos Fijos o registros, donde se indique la fecha en que los activos fueron incorporados a la empresa, la fecha en que comenzaron a depreciarse, amortizarse o agotarse, ni fecha en las cuales se indique cuando comenzaron a practicarse los Ajustes por Inflación. 5. No existe revisiones periódicas de las vidas y métodos para depreciar y amortizar el valor de los activos. 270

4. Auditoría del Control Interno

6. La producción terminada se informa correcta y oportunamente con planillas en donde se indican especificaciones concretas en cuanto a la fruta. 7. No se contabilizan en el mismo periodo contable los costos de los materiales utilizados en la cosecha y producción de la fruta, ya que los insumos solicitados y entregados en la última semana del año, se contabilizan a cuenta de Costos en la primera semana del periodo siguiente, que es la fecha en que el comercializador entrega a la ciudad del domicilio la factura de venta. 8. No existen manuales de políticas y procedimientos a seguir en cuanto al ciclo de producción.

CONCLUSIÓN De acuerdo con los resultados anteriores, los procedimientos establecidos cumplen los objetivos y finalidades propuestas por la administración.

RECOMENDACIONES Establecer un Módulo de Activos Fijos para poseer un registro o historia de todos los activos de la empresa, desde la valuación de los mismos hasta las depreciaciones, amortizaciones y agotamientos contabilizados. • •

Elaborar manuales de procedimientos para el ciclo de producción. Establecer procedimientos para contabilizar los Insumos de materiales en el periodo en que sean solicitados y entregados a la Finca y registrarlo en una cuenta denominada Inventarios de Insumos.

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CASO No 3 HOTELES DEL CARIBE S.A. EVALUACIÓN DEL CICLO DE INGRESOS 1. OBJETIVOS Y ENFOQUE DEL TRABAJO Para la evaluación del Ciclo de los Ingresos de la sociedad Hoteles del Caribe S.A., se utilizaron procedimientos y técnicas de auditoría con el enfoque y alcance necesarios, enmarcados en los objetivos generales y específicos que a continuación se resumen. 1.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA • • •

•

•

•

Existencia. Verificar que las ventas y cuentas por cobrar registradas corresponden a servicios realmente prestados a los huéspedes. Integridad. Comprobar que se han registrado todas las transacciones relacionadas con los ingresos generados. Valuación. Constatar que todas las ventas se han realizado por los precios establecidos por la empresa y que han sido contabilizadas en las cuentas apropiadas. Clasificación. Constatar que las operaciones relacionadas con los ingresos, cuentas por cobrar y demás cuentas que intervienen en los ingresos se encuentran debidamente clasificadas de acuerdo con el Plan Único de Cuentas. Oportunidad. Revisar si las operaciones relacionadas con las ventas, cuentas por cobrar, recibo del efectivo y demás cuentas que intervienen, se han registrado en el período de su causación. Auxiliares y resumen. Verificar que las transacciones de ventas y entradas del efectivo están incluidos debidamente en el archivo maestro de cuentas por cobrar y están resumidas en forma correcta.

Los objetivos específicos están enfocados a la evaluación del control interno y la verificación de políticas y procedimientos establecidos por la empresa están en operación y resultan efectivos para el cumplimiento de los objetivos de la empresa, la eficacia y eficiencia operacional, así como el cumplimiento de normas legales que intervienen en el proceso o funciones para el manejo y administración de los recursos generadores de los ingresos.

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4. Auditoría del Control Interno

1.2 ENFOQUE Y ALCANCE DEL TRABAJO Para el análisis y evaluación de los procesos o funciones del ciclo de Ingresos de Hoteles del Caribe S.A., y con el fin de cumplir con los objetivos antes señalados, se incluyeron los aspectos básicos necesarios para llevar a cabo la gestión operativa y administrativa en la generación de los ingresos, que a continuación se relacionan: • Procedimientos de la Sociedad • Estructura organizacional • Funciones típicas • Procedimientos de Revisoría Fiscal • Asientos contables comunes • Formas y documentos importantes.

2. PROCEDIMIENTOS DE LA SOCIEDAD Con excepción de algunos instructivos sobre procedimientos y manuales de funciones escritos, la gestión de comercialización y venta de servicios hoteleros se realiza mediante la utilización de procedimientos informales. 2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. La sociedad Hoteles del Caribe S.A., con el fin de atender en debida forma la comercialización y venta de los servicios hoteleros ofrecidos, ha conformado la siguiente estructura organizacional de la Dirección Comercial: • Director Comercial. • Asistente de la Dirección Comercial. • Gerente de Mercadeo. • Ejecutivos de Ventas, internos. • Ejecutivos de Ventas, externos. a) Los Ejecutivos de Ventas Internos, corresponden al personal vinculado a Hoteles del Caribe S.A., mediante Contrato de Trabajo. b) Los Ejecutivos de Ventas Externos, los integran personas naturales o jurídicas, mediante la suscripción de contratos de administración delegada (outsourcing), o por convenios. Los Ejecutivos de Ventas Externos, están conformados por las siguientes personas naturales y entidades comerciales: Vendedores, Agencias de Viajes, nacionales y extranjeras, Aerolíneas, a nivel nacional.

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Los ejecutivos de ventas tanto internos como externos están facultados para comercializar y vender todos los productos de servicios hoteleros ofrecidos por Hoteles del Caribe S.A. Remuneración Los ejecutivos de ventas internos, vinculados mediante contrato de trabajo, devengan un salario base y un porcentaje de comisiones sobre las ventas netas realizadas. Vendedores Como vendedores sin vínculo laboral perciben una comisión del 10% sobre las ventas. Estas comisiones son pagaderas con posterioridad al hospedaje del cliente y requiere la presentación de cuenta de cobro, anexando copia de la reserva y copia del recibo de caja para revisión y aprobación por parte de la Gerencia Administrativa. Agencias de Viajes Nacionales Un 10% sobre venta del plan, una vez deducidos los descuentos por pronto pago, si los hubiere. 2.2 FUNCIONES TÍPICAS Las diferentes labores que se realizan y que integran el ciclo de ingresos están comprendidas en los siguientes grupos de funciones: • Comercialización y venta de planes • Constitución del depósito para reservas • Recepción ( check in ) • Consumos del huésped. • Recepción ( check out ) • Auditoría nocturna • Auditoría de ingresos • Facturación • Generación depósitos para futuros servicios • Cobranza.

2.2.1 Comercialización y venta de planes Los servicios hoteleros ofrecidos por Hoteles del Caribe S.A., corresponden a alojamiento, alimentación y otros complementarios que se incorporan en planes, dependiendo de la clase y cantidad de servicios. Su comercialización y venta se realiza en todo el territorio colombiano. Los ingresos generados se clasifican en los siguientes conceptos: 274

4. Auditoría del Control Interno

Venta de Planes PSI

Plan Semanal

PLE

Plan Europeo

PAE

Plan Americano Especial

DESK

Plan Deskubra

ACES

Plan ACES

AERO

Plan Aerorepública

CONV

Planes de Convenciones Planes Empresariales

2.2.2 Constitución de reservas Esta función, que hace parte del control de alojamiento, tiene por objeto asegurar en forma eficaz la venta de los servicios de alojamiento, alimentación y demás servicios complementarios ofrecidos por Hoteles del Caribe S. A. Los medios más comunes utilizados por el cliente para gestionar una reserva, son: comunicación escrita, teléfono, fax e internet. Para el proceso de asignación y confirmación de reservas se requiere que los funcionarios responsables de las reservas, posean pleno conocimiento de las políticas de ventas que se tienen previstas, las cuales se sintetizan en las tablas de tarifas y condiciones, debida y oportunamente actualizadas. Para este proceso existen las siguientes modalidades: • Sistema Centralizado de Reservas. • Agencias de Viajes nacionales e internacionales. • Aerolíneas nacionales. • Personas naturales y empresas comercializadoras, particulares. El procedimiento utilizado para el registro de reservas es el siguiente: a) Oficinas de Reservas x Toma manual de la reserva en formato “Control de Reservas”, y posterior registro en el sistema, el cual asigna un número. x Para confirmar la reserva se requiere de un anticipo del 30%. x El vendedor del plan, diligencia el formato Proforma de pago, por los valores recibidos, con la información básica del cliente. 275

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x Utilizando los programas de tesorería se elabora el Recibo de Caja en original y tres copias, con la siguiente distribución: - Original para el cliente. - Copia para el vendedor. - Copia para grabar y aplicar en el sistema. - Copia para la expedición de tiquetes. x De acuerdo con los procedimientos establecidos, cada vendedor se obliga a actualizar en forma permanente, la aplicación de los depósitos de reservas en el sistema, para lo cual el departamento de Tesorería suministra en forma permanente la información en copia del recibo de caja emitido. b) Agencias de Viajes x Se contactan con las oficinas de reservas para tomar la respectiva reserva, utilizando los primeros dos procedimientos anteriores. x El departamento de Tesorería de Hoteles del Caribe S. A., al recibo de los valores, elabora el recibo de caja teniendo en cuenta las siguientes condiciones para las agencias de viajes: - Si los pagos fueron efectuados en efectivo y/o cheque, las agencias pueden deducir el porcentaje de comisiones, si éstas están soportadas con la respectiva factura. - Tratándose de pagos con tarjeta de crédito, las comisiones son pagadas en forma separada mediante presentación de la respectiva factura. c) Eventos y Convenciones Para la celebración de Eventos y Convenciones en el Hotel, por regla general debe suscribirse un contrato, elaborado y preparado por la Gerencia Administrativa, cumpliendo las siguientes formalidades: x Para la elaboración se aportan los siguientes documentos: - Copia de la cotización del vendedor y resumen de los servicios cotizados. - Certificado de Representación Legal de la empresa cotizada. - Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la empresa. x El prepago para garantizar la seriedad del contrato, es de un 10%. x Para garantizar las reservas, el depósito exigido es de aproximadamente el 50%. x El saldo de las reservas y servicios contratados debe ser cubierto antes de la llegada al evento. En los casos de consumos y servicios extras se facturan a la finalización del evento, previa autorización incluida en el contrato. 276

4. Auditoría del Control Interno

x Si la empresa contratante solicita Póliza de Garantía, se le expide teniendo en cuenta el monto del contrato. x El contrato se elabora en dos (2) ejemplares y es suscrito por los representantes legales que intervienen en el contrato, con las siguiente distribución: - Un ejemplar original para la empresa contratante. - Un ejemplar original con destino a Hoteles del Caribe S.A.

2.2.3 Recepción y registro del huésped (check in) El objetivo principal de este proceso es determinar y controlar la ocupación de las habitaciones que el Hotel tiene disponibles, registrando la información necesaria del huésped para cumplir con los requisitos exigidos por las normas sobre turismo de las autoridades de policía y normas internas de control del Hotel que permitan facturar la venta de habitaciones. Las labores de recepción y registro del huésped, son desarrollados por la siguiente estructura de personal: x Un Jefe de Recepción y Caja x Cuatro Recepcionistas Cajeras x Un Recepcionista Cajero – Nocturno

a) Registro del huésped Los funcionarios de Recepción del Hotel, son las personas encargadas de atender el registro del huésped. Tienen a su disposición terminales de computador que les permite usar el programa del Módulo de Recepción, el cual suministra a los funcionarios de Recepción la información sobre el tipo y clase de habitaciones, que se describen a continuación:

Clases de habitación Capacidad Habitación sencilla

1 persona

Habitación doble

2 personas

Habitación triple

3 personas

Habitación cuádruple

4 personas

Habitación quíntuple

5 personas

Habitación séxtuple

6 personas

Habitación séptuple

7 personas

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b) Control de ocupación El control de ocupación consiste en determinar el estado de las habitaciones definiendo no solo la ocupación como tal, sino el número de personas alojadas. Para establecer el control de ocupación se compara la información que lista el programa de recepción (listado de Huéspedes y sus acompañantes) con el informe de ocupación de habitaciones que elabora el ama de llaves. Mediante la opción Rack Gráfico del módulo de Recepción, se obtiene la información sobre el estado de ocupación de las habitaciones, registrando los períodos en que permanecerá en los diferentes estados, así: ƒ Habitaciones ocupadas. ƒ Habitaciones reservadas para grupos. ƒ Habitaciones reservadas, individual. ƒ Habitaciones bloqueadas, por mantenimiento. En forma manual, el Ama de Llaves dos veces al día suministra a la Recepción del Hotel, la información sobre el estado de uso de las habitaciones: ƒ Habitaciones desocupadas, no disponibles (sucias). ƒ Habitaciones fuera de servicio por cualquier causa. ƒ Número de personas en habitaciones ocupadas. Previo a la realización del proceso de recepción, el sistema debe contener los registros de la constitución de la reserva y derivado de estos registros los funcionarios de recepción preparan con antelación el pre-registro hotelero.

c) Procesos Ingreso al sistema, opción Registro de Huéspedes, mostrando en ella, el titular de la habitación. x Implementación de los datos generales, requeridos por el registro, tales como cédula de ciudadanía, dirección, teléfono, ocupación y otros. x Verificar que el número de personas a registrar, sea igual al número de personas incluidas en la reserva. Esta función se ve afectada en algunos casos, por las siguientes circunstancias: El número de personas a registrar, es mayor que el número cubierto por la reserva. En este caso se solicita el pago correspondiente, para su registro. El número de personas a registrar, es menor que el número cubierto por la reserva, presentándose dos variables: 1) ausencia definitiva de uno de los huéspedes, en cuyo caso el plan se grava por el equivalente de los huéspedes presentes, el Hotel procede a reintegrar el valor del plan, correspondiente al huésped ausente. 2) ausencia por tardanza de uno de los huéspedes, procediendo a registrar la totalidad de huéspedes. x

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4. Auditoría del Control Interno

x x x x x x x

Grabación de la información del titular. Grabación de la información de los acompañantes. Generación automática de los vauchers (clase y cantidad de servicio), dependiendo del plan. Emisión definitiva del Registro Hotelero, para la firma del huésped. El registro hotelero, se anexa a la documentación enviada para fines de la auditoría nocturna. Diariamente se envía al DAS, la relación por ingreso de huéspedes nacionales y extranjeros. El departamento de reservas informa sobre la venta de planes vendidos por agencias de viajes en el exterior, con el fin de ingresar al sistema bajo el concepto de exento por impuesto de ventas.

En el proceso check in se aplican los depósitos para reservas, en el cual se pueden presentar las siguientes circunstancias: x El huésped no posee depósito para reserva: se procede a cobrar el valor total del plan a utilizar, registrándose el depósito respectivo. x El huésped posee depósito para reserva y éste no se ha registrado en el sistema: Si posee copia del recibo de caja del depósito realizado, se procede a registrar en el sistema. Ante la carencia de documentos que evidencien el pago del depósito, se indaga con el vendedor del plan, solicitando el envío del recibo de caja, vía fax.

d) Cargos por utilización de servicios La utilización de los servicios contemplados en los planes, son manejados y controlados por el sistema POS, ubicados en los diferentes ambientes del Hotel siendo el medio de control y transferencia hacia el sistema principal Front. - Diariamente y en forma automática se cargan los valores de habitación. - El sistema Front genera estados de cuentas en cualquier momento. - El sistema Front, emite listado diario Resumen de Cargos, el cual es utilizado para la revisión de todos los aspectos relacionados.

e) Servicio de las habitaciones El Servicio de Habitaciones tiene por objetivo prestar la debida y permanente atención al estado de las habitaciones y garantizar el adecuado y oportuno suministro de los servicios que se derivan. La gestión y control de los servicios de las habitaciones, se realizan mediante la utilización de sistemas computarizados mediante los programas de Recepción

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y Ama de Llaves, los cuales son alimentados con la información diaria que se compendian en los siguientes informes: La supervisora en coordinación con las camareras, diariamente revisan físicamente y reportan los estados de uso de las habitaciones. Con la misma periodicidad se consolida la información obtenida, reportándose a la Recepción del Hotel para las actualizaciones respectivas, en dos oportunidades diarias y en tres, en alta temporada, obteniendo los siguientes informes: x x x x

Habitaciones ocupadas. Habitaciones desocupadas (sucias). Habitaciones reservadas, por información recibida de Recepción. Habitaciones bloqueadas (de acuerdo con Recepción, Departamento de Mantenimiento o por casos extraordinarios). x Número de personas alojadas por habitación.

2.2.4. Salida del huésped (check out) Con antelación a la realización del proceso check out, los funcionarios de Recepción deben conocer las habitaciones en check out. Las labores a cumplir son: x Solicitar información a Room Service sobre los últimos consumos de Minibar, no reportados en la fecha de salida. x Solicitar al Huésped la devolución de la tiquetera, para anexar al turno de auditoría nocturna del día. x Emitir estado de cuenta para revisión por parte del huésped. x Recibir el pago correspondiente por saldos adeudados y registro de su valor en el sistema. x Emitir la factura, en dos ejemplares: una para el huésped y la segunda para el turno de auditoría nocturna del día. x Ejecutar en el sistema el proceso de check out. En el evento que el huésped decida prolongar su estadía en el hotel, con posterioridad al check out realizado, se procede a: x Abrir folio de eventos varios. x Se solicita vaucher de tarjeta de crédito, para garantizar el pago del segundo check out, para lo cual se devuelve la tiquetera en el caso de que ésta presente servicios no utilizados. x Se emite factura en iguales ejemplares y para los mismos destinatarios del primer check out. x Se entrega al huésped la Orden de Salida. 280

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Al finalizar cada turno de trabajo de Recepción y Caja, se realizan las siguientes labores: x Emisión del Cuadre de Caja. x Guardar los valores recibidos, previa verificación y conteo, en sobre denominado Remisión de Fondos, para depositar en la Caja de seguridad ( Buzón ) en presencia de un miembro de Seguridad del Hotel, para ser recolectados por el Departamento de Tesorería.

2.2.5. Auditoría nocturna El objetivo principal de los procesos que realiza el funcionario conocido como Auditor Nocturno, es el de revisar y evidenciar que los ingresos generados por las ventas diarias hechas en los diferentes ambientes, hayan sido cargados a las habitaciones correspondientes por los precios establecidos y a realizar la generación de cargos diarios a cada habitación y además ejercer el control de ocupación y de la cuenta del huésped.

a) Control de ocupación Para determinar la ocupación por habitación, el auditor nocturno utiliza los siguientes informes y documentos: ƒ Informe de Ama de Llaves. ƒ Listado de huéspedes y acompañantes registrados. ƒ Listado de huéspedes registrados. ƒ Registros hoteleros ƒ Listado de reservas. El proceso de la auditoría nocturna se inicia con la obtención de inexistencias de inconsistencias en el sistema de Recepción y en caso de que hubiere en las labores de check in y check out, procede a corregirlas, con el fin de obtener la debida razonabilidad en los siguientes procesos a examinar y evaluar.

b) Proceso check out x

x x x x x

Verifica que los planes hayan sido cargados de acuerdo con los servicios y tarifas establecidas, observando que hayan sido afectados los depósitos de reservas. Verifica si fue generado el folio correspondiente de salida. Ejecuta check out para cancelar el folio. Si continua la estadía con el mismo plan o plan diferente, permanece el folio vigente hasta el pago en caja de recepción y salida definitiva del huésped. Generación de la factura definitiva, previa la emisión de un estado de cuenta para revisión por parte del huésped. La factura debe registrar el valor total del plan, integrado por los siguientes conceptos: 281

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-

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Servicios gravados. Servicios excluidos. Impuesto sobre las ventas sobre consumos de servicios gravados. Saldo final, cero.

c) Proceso de check in La revisión del proceso check in, por parte de la auditoría nocturna, está precedida de las labores que desarrolla el Recepcionista Nocturno sobre esta etapa, a saber:

Labores del recepcionista nocturno x x

x

x x

x x x x x x x

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Recibe del Recepcionista diurno, los check in realizados en esa jornada. Revisa en el sistema Front, la composición de la reserva, en cuanto a: número de personas, característica (código) del plan, tiempo de duración, descuentos, procediendo a grabar correctamente la información en el sistema para entrega de información a la auditoría nocturna. Prepara el Informe de Ocupación, originada en el sistema, y mediante hoja Excel, registra la siguiente información: número de habitaciones, número de huéspedes especificando adultos y niños, porcentaje de ocupación diario y acumulado mes, destinado a las diferentes dependencias de Hoteles del Caribe S.A. Revisa las reservas próximas a llegar y prepara la información para entregar al turno diurno. Revisión del conjunto de operaciones ejecutadas en el proceso de recepción y registro del huésped, especialmente los datos básicos relacionados del huésped, depósito de reserva y como medida de control obtiene del sistema el informe Habitaciones sin depósitos aplicados, mediante el cual verifica que los depósitos de reserva estén debidamente aplicados. Ante la carencia de registro de depósito de reserva, verifica la existencia del pago realizado por otro medio. Verifica que el plan vendido, sea igual al plan registrado y grabado en el proceso check in. Verifica que el período de estadía corresponda al anunciado en el plan. Verifica el número de personas registradas y gravadas en check in. Verifica el valor liquidado del plan y el valor registrado en check in. Revisa la tarifa del tipo de habitación según desglose del plan, que coincida con las tarifas registradas en el sistema. Verifica que los descuentos y up grade, se encuentren autorizados por la Gerencia de Operaciones.

4. Auditoría del Control Interno

Labores del auditor nocturno Para llevar a cabo las revisiones por parte de la auditoría nocturna, del proceso check in y una vez ha recibido del Recepcionista Nocturno los resultados de sus labores sobre el mismo proceso, el auditor nocturno dispone de los siguientes medios: ƒ Los check in, revisados y confirmados. ƒ El sistema Front y POS. ƒ El listado, Generación de Cargos, para revisión. En los medios anteriores, revisa: x Que los valores del plan total, coincidan con los desgloses registrados. x Periodicidad y monto para registro de los cargos. Antes de ejecutar el cierre definitivo de la auditoría nocturna (cierre diario), se emiten los siguientes listados para revisión: x Up grade de habitaciones, el cual contiene las habitaciones vendidas con tarifas confirmadas. x Transferencias. Registra las transferencias de habitaciones y cargos realizados en el día. x Depósitos Vigentes. Muestra los valores de reservas pendientes de llegar. x Habitaciones sin depósito aplicado. Muestra las habitaciones carentes de aplicar depósitos. x Habitaciones que no salieron. La norma es que no aparezcan habitaciones bajo este concepto, después del check out. En caso de figurar se procede a investigar y corregir. Si con posterioridad al check out el huésped permanece en el Hotel se exige vaucher de Tarjeta de Crédito para respaldar los consumos extras, excepto en los casos autorizados por la Gerencia General. x Inconsistencias. Muestra las inconsistencias por diferencias en número de pasajeros, adultos, niños. x Huéspedes genéricos. Muestra los huéspedes con identificación simulada, la cual debe reemplazarse al realizar el check in. x Resumen de Cargos. Muestra los diferentes conceptos y valores que fueron cargados en el día por los sistemas Front y POS, en folios y a cargo de habitaciones, destinado a revisar la correcta aplicación de los conceptos anteriores, mediante verificación y evidencias. d) Cierre de la Auditoría Nocturna Finalizadas las revisiones contenidas en los informes antes citados y validada la información revisada en el sistema Front, el Auditor Nocturno procede al cierre de su auditoría, mediante la ejecución de la opción “Aplicar Cargos Definitivos” ( Cierre Final ). 283

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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Posterior al cierre definitivo, procede a listar los siguientes informes tanto del sistema Front como del sistema POS, para integrar los legajos a remitir a las dependencias del Hotel:

Informes del sistema Front x x

x

x

x x

x

Comprobante contable, detallado y resumido. Contiene el movimiento contable codificado para transferir al sistema Back – Contabilidad. Resumen de cargos. Contiene el movimiento agrupado de todos los conceptos de servicios utilizados, con sus respectivos valores, por cargos realizados por los sistemas Front y POS, y valor del IVA de los servicios gravados, con destino al departamento de contabilidad y auditoría de ingresos. Resumen de cargos. Contiene los mismos conceptos anteriores pero en forma detallada por los diferentes conceptos de servicios utilizados, con asignación del código de cuenta contable, con destino al departamento de contabilidad. Informe contable de cuentas por cobrar. Incluye los valores diarios de las cuentas a cobrar a clientes, particulares y funcionarios de Hoteles del Caribe S. A., con detalle de los valores generados por el sistema Front, con asignación del código de cuenta contable respectiva, con destino al departamento de contabilidad y cartera. Informe de Caja Global. Contiene el resumen de los valores recibidos por cada caja ambiental. Estadísticas. Se emiten dos tipos de informes estadísticos: - Reporte final de habitaciones, y porcentaje de ocupación diaria y acumulada mes, que se anexa al informe de ocupación. - Informe de Recepción Nocturna. Contiene la información del estado de ocupación cómo amanecen las habitaciones, identificando el número y nombre de los huéspedes, tipo de habitación, fecha de llegada y fecha de salida. Movimiento de Depósitos de Reservas. Informe diario de depósitos recibidos y aplicados, discriminado el valor de cada concepto, con destino al movimiento contable.

Informes emitidos por el sistema POS Listado - contabilización. Presenta en forma detallada y resumida cada uno de los conceptos de servicios vendidos por los ambientes y el resumen de los conceptos, con sus respectivos valores, con destino al departamento de contabilidad. x Informe general de caja. Contiene los valores de los ingresos recibidos por la venta de servicios en los ambientes. Se genera en dos ejemplares con destino a: Departamento de Tesorería y Departamento de Contabilidad, anexo al movimiento contable diario. x

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4. Auditoría del Control Interno

Contenido de documentos e información a suministrar diariamente a las dependencias del Hotel: Con destino al Departamento de Contabilidad x Turnos de pagos de Caja de Recepción, anexando facturas y sus documentos soporte. x Comprobante contable, detallado y resumido. x Contabilización detallada y resumida del sistema POS. x Reporte de ocupación, anexando: Informe de Recepción nocturna, Informe final de habitaciones, Informe de Caja del sistema Front, Listado de Bonos, Listado de Depósitos y Resumen de Cargos. x Listados emitidos antes del proceso de cierre de la auditoría nocturna. x Listados emitidos con posterioridad al cierre de la auditoría nocturna.

Con destino al Departamento de Cartera x Impresión del Movimiento de cuentas por cobrar, anexando las facturas generadas en el día.

Con destino al Departamento de Tesorería x Informe General de Caja del sistema POS. x Informe de Caja del sistema Front.

Con destino a la Auditoría de Ingresos x Informe diario de huéspedes y sus acompañantes. x Informe de acreedores varios, por devolución de saldos a favor de huéspedes.

2.2.6. Auditoría de ingresos La gestión realizada por la Auditoría de Ingresos tiene como objetivos, verificar que los ingresos generados, corresponden a servicios realmente efectuados al usuario y que éstos se registren por los precios y condiciones establecidos por la empresa.

a) Proceso de la Auditoría Informes y documentos recibidos Informe diario de ventas, preparado por el Asistente Contable del Sistema, el cual contiene los conceptos y valores de las ventas realizadas en el día, acumulados del presente mes, mes pasado y año pasado. x Listado contable del sistema Back, que muestra los conceptos de ingresos operacionales y no operacionales del mes y acumulado del año. x

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x

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Por comparación se revisa que los valores registrados en el informe diario de ventas y el listado contable sean iguales con el fin de verificar que la transferencia al sistema Back fue realizada en forma correcta.

Informes procesados por los sistemas Front y POS y emitidos por la Auditoría de Ingresos Para fines de revisión por parte de la Auditoría de Ingresos, se emiten los siguientes informes: x Resumen de cargos diarios. Muestra en forma codificada los conceptos y valores de los cargos diarios que afectaron los folios en el sistema Front y los cargos diarios afectados por el sistema POS, cargos directos a las habitaciones y el valor del IVA. x Informe de ventas general (POS). Muestra los conceptos y valores de las ventas diarias realizadas por los diferentes ambientes. x Listado de vaucher no consumidos, diarios, muestra los valores por habitaciones y tipo de plan, valor del IVA, que soportan los valores del listado anterior. x Listado de vauchers consumidos de eventos varios, diarios. Los folios de eventos varios se generan en la realización del check out, cuando el huésped decide continuar en las instalaciones del Hotel.

Revisión del proceso realizado por Tesorería Los ingresos percibidos por las Cajas de Recepción, Cajas Ambientales y de Cuentas por Cobrar, se encuentran parametrizados en los sistemas Front y POS al código contable del Disponible - Caja General, al cual se cargan los valores netos recibidos. x El Departamento de Tesorería, diariamente recolecta los sobres Remisión de Fondos, depositados en la Caja Fuerte (Buzón) por las cajeras respectivas. x

A continuación se citan las operaciones del período auditado por la revisoría fiscal, que generaron ingresos sobre las cuales se revisaron los procedimientos adoptados y se practicaron las pruebas necesarias: El sistema Front genera el Informe Cuadre de Caja, en forma diaria, conteniendo la siguiente información: x Nombre de la Caja Receptora. x Medios de pago: efectivo, tarjeta de crédito, cheque, vaucher. x Empresa (valores a facturar). x Particulares (valores a facturar).

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4. Auditoría del Control Interno

Las pruebas y revisiones cubrieron los siguientes aspectos: x Se evidenciaron las operaciones descritas con los documentos anexos. x Se revisó el total de cargos que afectaron la cuenta de Caja General en el sistema Back, frente a los valores registrados por el Departamento de Tesorería como sumas consignadas.

b) Otras labores de revisión por parte de la Auditoría de Ingresos Comisiones a vendedores De acuerdo con procedimientos escritos vigentes, se prepara mensualmente un informe en el cual relaciona las ventas realizadas por los siguientes conceptos: x Venta de planes, realizadas directamente. x Venta de planes, realizadas por agencias de viaje minoristas, mayoristas o planes aerolíneas. x Venta de tiquetes, realizadas directamente. x Venta de tiquetes, realizadas por agencias de viaje. Las políticas establecen los siguientes porcentajes de comisiones, dependiendo del nivel de ventas realizadas: x Literal a), entre un 2% y un 4% x Literal b), un 1% x Literal c), entre un 2% y un 4% x Literal d), un 1%

Revisión: Revisión de los soportes exigidos en el procedimiento. Revisión de la información contenida en el informe . Revisión de cada reserva relacionada, con los registros del sistema Front, en cuanto al número de personas, número de noches, valor del plan de acuerdo con el tipo de habitación. x Verificación de descuentos por pronto pago o autorizados por las gerencias respectivas. x Verificación que el valor neto, sea la base para la liquidación de la comisión. x En las ventas realizadas por agencias, se revisa además la comisión equivalente a un 10% a favor de las agencias. x x x

Comisiones sobre cobranzas No existe procedimiento escrito que determine el pago de comisiones sobre cobranzas al personal del departamento de Cartera. Los procedimientos informales establecen los siguientes porcentajes de comisión, teniendo en cuenta la antigüedad de la cartera cobrada:

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x x x x

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0,5% sobre cobranza de cartera de 1-30 días. 0,4% sobre cobranza de cartera de 31-60 días. 0,3% sobre cobranza de cartera de 61-90 días. 0,2% sobre cobranza de cartera a más de 91 días.

Del valor total liquidado se destina el 70% para el Jefe de Cartera y el 30% para el Analista de Cartera.

Revisión: El Departamento de Cartera, prepara mensualmente una relación sobre las cobranzas realizadas, incluyendo la siguiente información: x Nombre del deudor. x Monto cobrado. x Fecha de pago. x Número del folio afectado. x Rango de antigüedad de la cobranza. x Liquidación de comisiones. La revisión contempla la verificación de la información suministrada en el sistema Front y Back, verificando además la siguiente información: Recibo de Caja y documentos de la consignación nacional.

Revisión devolución de depósitos de reserva La devolución de depósitos para reservas puede ser total o parcial y se origina por la no utilización parcial o total del plan antes de la llegada. El sistema Front emite el Informe de Depósitos Vigentes, que se actualiza con la aplicación de cada depósito. x Verifica la vigencia del depósito. x Verifica en la cuenta contable de bancos, la forma de pago, efectivo, cheque o vaucher de tarjeta de crédito. x Verifica que los pagos en cheque o por tarjeta de crédito, no hayan causado devolución. x Registra visto bueno autorizando el reintegro respectivo.

Revisión de devolución de saldos a favor de los huéspedes Los saldos a favor de los huéspedes se originan especialmente por menores estadías. x El cajero de Recepción prepara liquidación del saldo a favor. x La Auditoría Nocturna verifica valores y circunstancias del saldo. x El Auditor de Ingresos, verifica finalmente la liquidación, especialmente

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4. Auditoría del Control Interno

cuando la reserva ha sido cancelada con tarjeta de crédito y ésta ha causado comisiones las cuales se deducen del saldo a reintegrar, procediendo de igual forma con las comisiones causadas y pagadas a las agencias de viaje.

Liquidación de propinas Mediante el sistema POS se obtiene el Listado de Propinas Voluntarias registradas por los servicios mensuales prestados en cada ambiente. x Consulta en el sistema POS, la información sobre el número de vauchers por alimentos consumidos en los ambientes, los cuales son valorados, así: Número de adultos a $100 cada uno, y número de niños a $50 cada uno y se comparan con las propinas registradas en el plan. x Prepara relación por ambientes, discriminando el desayuno, almuerzo y cena por adultos y niños, con su liquidación total incluyendo las propinas voluntarias y la de los servicios. x Los valores de las propinas son registrados por el sistema Front mediante parametrización del código de cuenta contable, Acreedores Varios – Propinas. x

Seguro hotelero El valor por seguro hotelero cobrado en los planes es de $1.200 por noche, por persona. x La Auditoría de Ingresos, mensualmente prepara un Reporte Diario de Ocupación por complejo y número de huéspedes diarios. x La anterior relación se envía por e-mail a la Gerencia Administrativa y Financiera para su cancelación. x

2.2.7. Facturación La gestión del manejo y control de la cartera, como de su cobranza, tiene como objetivo, garantizar que los servicios vendidos a crédito hayan sido autorizados y facturados por los valores correctos y que su cobranza se realice en los plazos y condiciones establecidas. El departamento de cartera, está conformado por los siguientes funcionarios: x Un Jefe de Cartera y Cobranzas. x Un Analista de Cartera y Cobranzas. El manejo y control de las cuentas por cobrar, se realiza mediante la utilización del programa de Cartera, integrado al sistema Back, para administrar y controlar los cargos realizados y procesados por los sistemas Front y POS, relacionados con los siguientes conceptos previamente definidos como autorizados:

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x Cuentas a cargo por eventos y convenciones, de acuerdo a lo estipulado en el contrato. x Cuentas a cargo de aerolíneas, por venta de planes según convenios. x Cuentas a cargo de huéspedes, previa autorización de la Gerencia General. x Cuentas a cargo de huéspedes no frecuentes, previa autorización de la Gerencia General. x Cuentas a cargo de algunas agencias de viaje mayoristas. x Cuentas a cargo de funcionarios por servicios utilizados en los diferentes ambientes del Hotel.

a) Procesos El sistema Front en la realización del proceso check out genera diariamente la información pre-establecida como cuentas a cobrar, contenida en el Informe Movimiento Contable, en el cual se identifican los siguientes atributos: código de cuenta contable, NIT, número de factura, fecha de vencimiento y valor, y número de folio afectado, soportado con los documentos que evidencian el valor adeudado.

Aerolíneas y agencias de viaje x x x x

x

Las facturas por ventas realizadas por las aerolíneas y agencias de viaje, se soportan con los vauchers de venta del plan. Se revisa que los planes vendidos estén conforme a los servicios registrados en el sistema. En el mismo folio se manejan dos tipos de facturas, maestra y extra. Dado que la factura original de la maestra se emite registrando el valor adeudado en el concepto de pagos mostrando la factura saldo en cero, se procede a trasladar internamente el valor adeudado bajo el concepto de pagos al concepto saldo, reimprimiendo nueva copia de factura. Las facturas diarias correspondientes a aerolíneas y agencias de viaje, se acumulan para envío mediante comunicación escrita, en los siguientes períodos de corte convenidos: - ACES, en forma semanal. - AEROREPUBLICA, en forma semanal. - DESKUBRA, en forma quincenal.

Huéspedes frecuentes Existen algunas empresas y entidades, que mediante autorización de la Gerencia General, utilizan los diferentes servicios del Hotel, cuyos valores son pagados por regla general a la presentación de la factura, la cual es enviada al día siguiente de la emisión de la factura.

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4. Auditoría del Control Interno

Cuentas por cobrar a huéspedes Por regla general, no deben existir cuentas a cobrar a huéspedes, generadas por venta de planes, pero en algunas circunstancias especialmente en los daños del dataphono, el huésped carece de efectivo u otro medio de pago, para lo cual la Gerencia General puede autorizar el crédito, previo estudio de la situación y de las garantías ofrecidas por el huésped.

Eventos y convenciones Los servicios utilizados por grupos de empresas, deben estar soportados mediante suscripción del respectivo contrato en el cual se estipulan los servicios cotizados y aprobados para utilizar, el valor de los mismos y las condiciones de pago. Por norma general, el valor del plan contratado debe ser prepagado antes de su llegada al Hotel, pero en algunos casos, a su arribo o en el desarrollo del evento, aún no se ha cubierto la totalidad del plan. Los valores a cobrar por eventos y convenciones están dados por los siguientes conceptos: - Saldos adeudados del valor del plan. - Valor de consumos extras y/o servicios adicionales solicitados por los coordinadores del evento, quedando estipulados sus valores y clase de servicios en el respectivo contrato. La Auditoría Nocturna, al día siguiente de realizado el check out, remite al Departamento de Cartera los siguientes documentos e información: x Registros Hoteleros de los participantes. x Orden de Servicios preparada por el Vendedor. x Originales de los documentos que soportan los consumos extras y los servicios adicionales. x Cualquier otra información que afecte el valor de la liquidación. Con la información anterior, el departamento de cartera: x Revisa de cada habitación, número de personas, tipo de habitación, número de noches, que esté acorde con los términos del contrato. x Revisa los consumos extras y servicios adicionales, respecto de su autorización e inclusión en el contrato; y x Prepara un resumen sobre los valores facturados, como anexo explicativo, que incluye: - Número de habitación ocupada. - Número de personas alojadas por habitación. - Apellidos y nombres de los huéspedes de cada habitación - Fecha de llegada - Fecha de Salida. 291

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- Número de noches por habitación. - Valor del plan por habitación. - Iva del plan por habitación. - Total a cargo por habitación. - Total general a cargo. - Aplicación de depósitos de reserva. - Valor neto a cobrar. x Se prepara la factura y se envía en forma inmediata, anexando los siguientes documentos originales: - Cuadro resumen de la cuenta. - Documentos soportes de los consumos y/o servicios adicionales.

Otros eventos Existe además el servicio de auditorio, sin habitación, vendido directamente por Hoteles del Caribe S. A., que incluye los servicios de alquiler de salones, refrigerios, ayuda audiovisuales, servicios de restaurante, actividades recreativas y grupos musicales, entre otros. Estos servicios son vendidos por la Coordinación de Eventos, cuyos valores están soportados por mediante cotización liquidada con base en el tarifario con vigencia anual. Los servicios cotizados son pagados con anterioridad a la realización del evento, en calidad de depósito. Sin embargo, pueden generarse consumos extras y servicios adicionales a los cotizados que en algunos casos son pagados con posterioridad a la finalización del evento, para lo cual se obtiene, por lo general la autorización de la Gerencia de Operaciones. El proceso de emisión de factura y su revisión, es igual al utilizado para los eventos y convenciones.

Cuentas a cargo de funcionarios Los sistemas Front y POS, generan cargos por cobrar a funcionarios de Hoteles del Caribe S.A. por servicios de alimentación prestados en los ambientes, de teléfono, SPA, Tienda y Venta de Tiquetes previa autorización de la Gerencia General. Son a cargo de algunos funcionarios, los valores por errores cometidos en las Cajas de Recepción, Cajas Ambientales y por el personal de vendedores. El proceso de generación de los cargos anteriores se realiza mediante asignación del código de cuenta contable denominado Responsabilidades. Mensualmente, en la segunda quincena, prepara relación de valores a descontar en la nómina, con destino a Recursos Humanos, cuyos montos son determinados a criterio, dependiendo del valor total de cargos y del salario de los deudores. 292

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2.2.8. Cobranza El proceso de cobranza, se realiza utilizando los siguientes procedimientos, y su gestión en algunas oportunidades presenta dilaciones en su ejecución, principalmente por la atención prioritaria a la gestión de cartera en la realización de eventos y convenciones. En forma semanal, emite un listado de cartera a la fecha, por rangos de vencimientos, con el fin de analizar su composición y como herramienta de la planeación de cobranzas para un determinado período. x En el formato Control de Cobranzas, registra la fecha, la gestión realizada y los resultado obtenidos. x El Recibo de Caja se emite en dos ejemplares, con la siguiente distribución: - Un ejemplar con destino al archivo en carpeta del cliente. - Un ejemplar con destino al archivo consecutivo del Departamento de Cartera. x Utilizando un sobre denominado Remisión de Fondos, se entrega al Departamento de Tesorería para la correspondiente consignación y elaboración del Comprobante de Contabilidad. x

3. ASIENTOS CONTABLES COMUNES 3.1 ASPECTOS OPERATIVOS Los asientos contables de común ocurrencia en el ciclo de Ingresos están integrados en los grupos de procesos para causar y registrar las ventas, para causar y registrar los impuestos que éstas generan, y para causar y registrar las cuentas por cobrar y su cobranza, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: x x x x

Causación y registro de los ingresos. Causación y registro de los consumos. Registro de las cuentas por cobrar. Registro del efectivo.

Las anteriores operaciones son procesadas y registradas por los sistemas Front y POS y transferidas en forma automática al sistema Back de la Contabilidad. 3.2 ASIENTOS CONTABLES Los principales asientos contables que se realizan están relacionados con las siguientes funciones:

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3.2.1. Proceso contable del depósito de reserva x El Departamento de Contabilidad revisa los registros contables de los ingresos, frente a los recibos de caja y consignaciones realizadas, así como la debida asignación de códigos de cuentas, afectando los siguientes rubros: - Cargos: al Disponible - Caja. - Abonos: Depósitos para Reservas y otras cuentas que afecten la venta del plan. x El Depósito de Reserva se identifica en la contabilidad con el número de reserva asignado. x Diariamente el departamento de contabilidad utilizando las opciones del sistema Back, crea un archivo transitorio sobre el movimiento de los ingresos, para ser transmitido vía e-mail a la Contabilidad. x Los documentos que soportan los registros anteriores reposan en los archivos del departamento de contabilidad. x Igual procedimiento es utilizado por la Tesorería.

3.2.2. Registros de las cobranzas x Por norma general los pagos de los clientes, se realizan a través de consignación local o nacional y en algunos casos se reciben cheques como forma de pago. x Utilizando el sistema Back, módulo de Tesorería, se procesa y emite el Recibo de Caja afectando las siguientes cuentas contables: - Cargo: Disponible - Caja, el valor neto recibido. - Cargo: Anticipos de Impuestos, por el valor de retención en la fuente practicado. - Abono: Cuentas por cobrar – Clientes.

3.2.3. Registros de ingresos - tesorería Diariamente recolecta los sobres “Remisión de Fondos” depositados en la caja fuerte (Buzón Recepción) por las cajeras ambientales. x Prepara el Comprobante de Contabilidad con los movimientos de consignaciones realizadas diariamente, afectando las siguientes cuentas contables: Cargo, a los diferentes bancos con abono a la cuenta Caja General, anexando los siguientes documentos: - Copia de las consignaciones realizadas. - Vaucher de Tarjetas débito y crédito, por dataphono. - Copia del Recibo de Caja y copia de las consignaciones nacionales por depósitos de Reserva.

x

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x El Departamento de Tesorería prepara diariamente el Reporte Diario de Movimiento de Dinero, con los siguientes componentes de cargos a la Caja General, suministrados por: x Por el sistema Front, Cajas de Recepción del Hotel. x Por el sistema POS, Cajas Ambientales. x Consignaciones Nacionales por depósitos de reserva. x Por el sistema Back, Caja de cuentas por cobrar.

3.2.4. Transferencia automática Diariamente, los sistemas Front y POS transfieren los movimientos de operaciones procesadas al sistema Back – Contabilidad, direccionados a una base de datos temporal, sobre los cuales se realizan los siguientes procesos, a cargo del Asistente Contable del Sistema: Este funcionario toma la información transferida y revisa la correcta asignación de código contable, auxiliar, centro de costo y tipo de cuenta correspondiente al movimiento. El sistema Front procesa y emite el Listado de Movimiento Contable. El sistema POS, de igual forma procesa y emite el Listado de Contabilización, que sirven de base para realizar entre otras, las siguientes revisiones: x Que el impuesto sobre las ventas corresponda en sus conceptos y tarifas a los ingresos generados en sus clasificaciones tributarias. x Que los saldos de la cuenta Huéspedes en Casa, sean concordantes con los saldos vigentes en el sistema Front. x Validada la información transferida, el sistema Back procede a elaborar el Comprobante Diario de Contabilidad y a registrar las operaciones contenidas.

Registro de las cuentas por cobrar En la información transferida se reciben los valores facturados por cobrar, sobre la cual se revisa: el código de cuenta contable asignado y sus valores, NIT, quedando a cargo del Departamento de Cartera, ingresar en el sistema para ejecutar las labores propias de su cargo. El funcionario designado como Asistente Contable del sistema, diariamente realiza las siguientes labores:  Prepara el Informe Diario de Ventas, que incluye: valor de ventas diarias, ventas acumuladas del mes, mes anterior y año anterior, realizadas por los diferentes conceptos de ingresos, con destino a la Presidencia, Gerencia General. Gerencia de Operaciones, Gerencia Administrativa y Auditoría de Ingresos. 295

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 Prepara el Informe Mensual de Ventas, que incluye valor de ventas del mes, del mes anterior y año anterior.  Elabora el listado Huéspedes en Casa y concilia los saldos mostrados, informando sobre las inconsistencias encontradas para su corrección.  El sistema de Inventarios, procesa el movimiento de Almacenes y diariamente genera un movimiento de entradas y salidas con sus respectivos comprobantes sobre los cuales se revisa que los movimientos estén identificados con los códigos contables respectivos, procediendo a transferir al sistema Back los valores correspondientes.  Se revisa que los saldos del sistema de contabilidad sean iguales con los saldos mostrados por el sistema de inventarios.

4. FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES Para el desarrollo y realización de las labores relacionadas con el Ciclo de Ingresos, Hoteles del Caribe S. A. viene utilizando formas y documentos emitidos generalmente como producto final de los procesos automatizados, que a continuación se relacionan y cuyos objetivos y contenidos fueron descritos y evaluados en los capítulos anteriores: x Planes y tarifas x Control de reservas x Proforma de pago x Recibo de caja x Registro Hotelero x Informe sobre el estado de habitaciones x Sobre “remisión de fondos” x Informe de Ama de Llaves x Listado de Huéspedes y Acompañantes x Listado de reservas x Informe de Bonos generados x Informe de ocupación x Huéspedes genéricos x Resumen de cargos x Comprobante contable x Informe contable de cuentas por cobrar x Informe de caja global x Informe de recepción nocturna x Informe de movimiento de depósitos de reservas x Informe general de caja x Desglose de planes x Informe diario de ventas x Informe de ventas general 296

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x x x x x x x x x x x x x x x

Listado de vaucher no consumidos Informe de cuadre de caja Relación mensual de ventas Informe mensual de cartera y cobranzas Informe y liquidación mensual de propinas Informe y liquidación mensual de cajillas de seguridad Listado de movimientos contables Listado registro de cuentas por cobrar Informe mensual de ventas Listado de huéspedes en casa Factura Listado de cuentas por cobrar Contratos para eventos y convenciones Contratos de arrendamientos Control de cobranzas.

5. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA PARA EL CICLO Con el fin de obtener los resultados previstos en los objetivos y alcance para el desarrollo del trabajo sobre la evaluación de los procesos involucrados en el ciclo de ingresos, se realizaron las pruebas para la segunda quincena del mes de octubre sobre la ejecución de las diferentes funciones típicas que antes se realizaron, a saber: 5.1 PROCEDIMIENTOS Se estudiaron y analizaron los procedimientos descritos en el Memorando de Planeación sobre el Ciclo de Ingresos y se actualizaron los cambios implementados en los últimos meses. 5.2 FUNCIONES EVALUADAS Conocidos los procedimientos utilizados en cada una de las funciones descritas, se obtuvieron los informes resultantes con la información procesada a cargo de cada funcionario responsable por la labor asignada, se procedió a realizar las verificaciones necesarias dentro del desarrollo diario de cada labor, para la segunda quincena del mes de octubre. El mayor alcance dado se realizó a las funciones de las Auditorías Nocturna y de Ingresos, por cuanto en estas áreas se concentran las operaciones de revisión y control de las operaciones comprendidas en el ciclo de ingresos.

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5.3 HALLAZGOS A continuación se describen los principales hallazgos encontrados en la prueba: Nota: Para efecto del caso se excluyen estos hallazgos, los cuales no afectan la opinión que expresamos a continuación.

CONCLUSIÓN En mi opinión los procedimientos adoptados por Hoteles del Caribe S. A. para el manejo del ciclo de ingresos se vienen utilizando y los mismos resultan adecuados para el registro confiable, oportuno y valuación de las operaciones y cuentas derivadas de este ciclo.

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CASO No 4 HOTELES DEL CARIBE S. A. EVALUACIÓN DEL CICLO DE RECURSOS HUMANOS 1. OBJETIVOS Y ENFOQUE DEL TRABAJO Para la evaluación del Ciclo de Recursos Humanos de la sociedad Hoteles del Caribe S.A., se utilizaron procedimientos y técnicas de auditoría con el enfoque y alcance necesarios enmarcados en los objetivos generales y específicos que a continuación se resumen. 1.1 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA •

• • • •

Existencia. Verificar que los pagos efectuados al personal correspondan al tiempo realmente laborado y que se realice al personal efectivamente vinculado Integridad. Comprobar que se han registrado todas las causaciones relacionadas con los gastos de personal. Valuación. Constatar que todas las transacciones realizadas con personal se han registrado por los valores correctos. Presentación. Confirmar que las transacciones relacionadas con los gastos de personal se han clasificado de manera apropiada. Oportunidad. Revisar si las operaciones se han contabilizado en los períodos que corresponden.

Auxiliares y resumen. Verificar que la base de datos del archivo maestro del personal incluye correctamente la información básica para el cálculo de los aportes, deducciones, prestaciones sociales, etc. Los objetivos específicos están enfocados a la evaluación del control interno y la verificación de políticas y procedimientos de la empresa, la eficacia y eficiencia operacional, así como el cumplimiento de normas legales que intervienen en el proceso para el manejo y administración del recurso humano. 1.2 ENFOQUE Y ALCANCE DEL TRABAJO Para el análisis y evaluación de los procesos o funciones básicas del ciclo de Personal o Recursos Humanos de Hoteles del Caribe S.A., y con el fin de cumplir con los objetivos antes señalados, se incluyeron los aspectos básicos necesarios para llevar a cabo la gestión y administración del recurso humano, que a continuación se relacionan:

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Estructura organizacional de Recursos Humanos Funciones típicas x x x x x

Reclutamiento y selección de personal. Vinculación, inducción, capacitación y relaciones laborales. Registro y procesamiento electrónico de la nómina. Pago de nómina y de prestaciones sociales. Obligaciones laborales del empleador.

Formas y documentos importantes x x x x x x x x x x x x x x x

Requisición de personal Solicitud de empleo Formato de referencias laborales Formato de desarrollo de entrevistas Contrato de trabajo Control de ingresos de personal Nómina Solicitud de préstamo Requisición para aumento de salario Documentos de identificación Afiliaciones a la Seguridad Social y Cajas de Compensación. Control de ingresos Autorización de ajustes de nómina. Autorización de pagos especiales Autorización para liquidar contratos

Asientos contables comunes x Causación y registro de la nómina. x Registro de préstamos al personal. x Causación y registro de prestaciones sociales. 2. PROCEDIMIENTOS DE LA SOCIEDAD La gestión del recurso humano se desarrolla mediante los procedimientos que se describen a continuación:

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2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Las gestiones encaminadas a administrar el recurso humano de Hoteles del Caribe S.A., fueron encomendadas a la firma Servicios Temporales Ltda., mediante contrato suscrito con vigencia un año y opción de prórroga. Remuneración del contrato La remuneración se realiza sobre las siguientes bases: • Por la administración del recurso humano provisto en misión para Hoteles del Caribe S.A., que comprende la selección, contratación y vigilancia, se liquidará un 9% del salario individual de cada empleado. • Por el manejo de nómina, liquidación de prestaciones sociales y manejo de personal vinculado a Hoteles del Caribe S.A., se liquida un 3% sobre el salario individual de cada empleado.

Facturación Los servicios prestados por Servicios Temporales Ltda., se facturan mensualmente, por los siguientes conceptos: a) Administración de nómina por personal vinculado a Hoteles del Caribe. S.A. b) Servicios de personal vinculado a Servicios Temporales Ltda., al servicio de Hoteles del Caribe S. A., que incluye los siguientes valores facturados: - Valor de los salarios. - Valor de horas extras - Valor de prestaciones sociales, al retiro del empleado. - Aportes a la Seguridad Social y A.R.P. - Aportes parafiscales. - 9% por servicios administrativos. 2.2 FUNCIONES TÍPICAS

2.2.1. Reclutamiento y selección de personal El requerimiento de personal administrativo presenta poca frecuencia, y de frecuencia considerable en cuanto al requerimiento de personal para los departamentos operados de acuerdo con los niveles de ocupación del Hotel. La requisición de personal se realiza mediante el diligenciamiento de una solicitud denominada Requisición de Personal en la cual se incluyen los siguientes datos:

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

YANEL BLANCO LUNA

x x x x x x

Nombre del área que lo requiere. Fecha de solicitud. Denominación del cargo. Fecha de iniciación y de finalización del contrato. Salario asignado. Motivo de la vacante.( nuevo cargo, vacaciones, licencia, incremento de ocupación) x Firma del Jefe del departamento solicitante. x Visto bueno de la Gerencia respectiva. En la anterior solicitud, en un alto porcentaje no se registra la fecha de finalización del contrato, carece así mismo de otros datos importantes, a saber: perfil del cargo, experiencia requerida para el cargo, estudio y formación de la persona requerida. Obtenido el visto bueno de la Gerencia respectiva, se procede a revisar el archivo de hojas de vida disponibles en la empresa y en caso de no encontrarse personal con las condiciones requeridas se procede a su obtención, utilizando las siguientes fuentes de reclutamiento de personal: x Instituciones Educativas. x Mercado laboral. x Oficina de empleos. x Avisos en prensa. x Otras empresas. De las hojas de vida recibidas, son examinadas y seleccionadas las de mayor opción, de acuerdo con las características solicitadas. Los resultados de la verificación de referencias laborales, se consignan en el Formato de referencias laborales del aspirante. Los candidatos seleccionados son citados a una entrevista en la cual se escogen los opcionados, utilizando un documento denominado Formato de Desarrollo de Entrevistas. Los resultados de las entrevistas son enviados a los departamentos solicitantes, mediante comunicación escrita que contiene los comentarios, observaciones y recomendaciones, las cuales son analizadas, siendo definida la vinculación de acuerdo con el Gerente respectivo. Una vez aprobada la vinculación del candidato por la gerencia respectiva, se entrega la autorización para que le sean practicados los exámenes médicos de 302

4. Auditoría del Control Interno

ingreso, indicando en qué fecha y ante qué funcionario se debe poner a disposición para el inicio de sus labores. 2.2.2. Vinculación, inducción, capacitación y relaciones Laborales La vinculación de los trabajadores se celebra mediante la suscripción del contrato de trabajo. La vinculación de la población laboral de Hoteles del Caribe S.A., y el contrato con Servicios Temporales Ltda., se encuentra cubierta con las siguientes modalidades de contratación:

Modalidad de los Contratos de Trabajo

Total

A Término Indefinido A Término Fijo, inferior a un año

27 134

Aprendizaje, SENA Subtotal

7 168

Contratos con Servicios Temporales Ltda. Total de la población laboral a agosto 31 - 20-11

37 205

La remuneración de los (168) trabajadores vinculados mediante contrato laboral con Hoteles del Caribe S.A., estaba compuesta por las siguientes clases de salarios:

Clases de Salario Salario Integral Salarios Ley 50 y Normas posteriores Salarios, normas anteriores

Total 4 162 2 168

La población laboral de Hoteles del Caribe S.A., prestaban sus servicios en las siguientes dependencias:

303

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Dependencia

YANEL BLANCO LUNA

Cantidad

Dirección General

2

Gerencia Administrativa

14

Gerencia Comercial

12

Gerencia de Operaciones

4

Recepción

11

Conmutador

2

Ama de Llaves

5

Lavandería

1

Jardines

2

Alimentos y Bebidas

5

Cocina Central – Hotel

32

Auditorio

3

Cajas Ambientales

16

Agencia de Viajes

3

Servicio Médico

2

Mantenimiento

22

Compras

3

Seguridad

18

Almacén General

6

Sistemas

1

Recreación

5

Contabilidad

2

Tesorería

5

Costos

2

Auditoría de Ingresos

1

Archivo

1

Construcciones

2

Almacén Mantenimiento

1

Hotel # 2

15

Aprendices del SENA

7

Total Planta de Personal

205

Inducción El proceso de inducción para los trabajadores vinculados contempla la reseña histórica del Hotel, la explicación verbal de las políticas y procedimientos de la

304

4. Auditoría del Control Interno

empresa, los valores institucionales, las relaciones interpersonales, un recorrido por las instalaciones y finalmente la presentación ante los Gerentes y Jefes de Departamentos.

Capacitación La capacitación impartida a los trabajadores, tiene su origen en el análisis de las necesidades en las diferentes áreas del Hotel, seleccionando los temas apropiados a tratar, con el apoyo de la Cámara de Comercio y el SENA. De acuerdo con el contrato celebrado con la firma Servicios Temporales Ltda., las sesiones de capacitación deben desarrollarse dos veces al mes. Una vez finalizada la capacitación se evalúa mediante encuestas y sus resultados son comunicados a la Dirección General.

2.2.3. Registro y procesamiento electrónico de la nómina Hoteles del Caribe S.A. cuenta con un sistema computarizado y un software para atender el proceso de nómina y demás funciones que de ella se derivan. El módulo de nómina está configurado para procesar quincenalmente la nómina, la liquidación automática de los aportes a la seguridad social, parafiscales y A.R.P. la causación mensual de los valores estimados de prestaciones sociales, así como la liquidación automática y definitiva de prestaciones sociales. Para el registro inicial de cada trabajador en la base de datos, se requiere, debidamente diligenciado el formato Control de Ingreso soportado con los siguientes documentos: x Requisición de personal, aprobada por la Gerencia respectiva. x Hoja de vida. x Contrato de Trabajo debidamente firmado por las partes. x Afiliación a Empresas Promotoras de Salud. x Afiliación a Empresas Administradoras de Pensiones. x Afiliación a A.R.P.

2.2.4. Causación y pagos laborales Nómina de sueldos 1. La remuneración a los trabajadores se liquida y paga en forma quincenal. Para la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes aspectos: x Se observa si hay novedades por licencias no remuneradas autorizadas al trabajador, por ausencias no justificadas y por suspensiones decretadas por el empleador.

305

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

2.

3.

4.

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YANEL BLANCO LUNA

x Se revisan las incapacidades remuneradas por enfermedad, accidente de trabajo o maternidad. x Se observan las liquidaciones de vacaciones solicitadas y aprobadas por el empleador. x Se revisan las horas extras laboradas por el personal, siempre y cuando hayan sido previamente autorizadas por las gerencias, debiendo ser reportadas en el formato Reporte Diario de Horas Extras y autorizadas por el Jefe respectivo. Se exceptúan de este procedimiento las horas extras generadas por el personal de Seguridad y Vigilancia, cuya liquidación se basa en las tarjetas de marcación. x Se revisan las novedades de deducciones fijas que corresponden a los valores que de acuerdo con la Ley, el empleador está obligado a deducir del salario de cada trabajador, tales como, aportes a empresas promotoras de salud, fondos de pensiones, retención en la fuente, embargos y otros descuentos por préstamos y libranzas, siempre que tengan la autorización por parte del empleado. Los conceptos de los valores devengados y deducciones, para su interpretación se encuentran parametrizados en el sistema de nómina mediante códigos y de igual forma poseen el código contable para el direccionamiento en las transferencias automáticas al sistema Back de Contabilidad. Una vez incluidas en cada período las novedades respectivas, se ejecuta el proceso automático de liquidación de la nómina. Dicho proceso incluye también el cálculo automático del estimativo de provisión para prestaciones sociales, de acuerdo con los porcentajes conocidos para cada tipo de prestación social. Los principales informes emitidos por el sistema de nómina son: x Listado quincenal de nómina, por dependencias (centros de costos), que reflejan los conceptos y valores devengados, de deducciones y el valor neto a pagar a cada empleado. x Resumen quincenal por dependencias (centros de costos) que reflejan los conceptos y valores totales devengados, de deducciones y el valor neto a pagar, por dependencias. x Resumen General, quincenal, mostrando los valores totales de los conceptos devengados, deducidos y netos a pagar. x Listado mensual de aportes a la seguridad social, por los valores correspondientes a pagar por clases de aportes, por entidad receptora y por empleado. x Listado mensual de aportes parafiscales por empleado y por los valores a pagar. El Departamento de Contabilidad, revisa y mediante firma da el visto bueno, y la Gerencia Administrativa autoriza el pago respectivo. El valor correspondiente a los pagos de nómina se transmiten y transfieren vía

4. Auditoría del Control Interno

módem con clave única a través de Gerencia Electrónica de la Corporación Financiera, cuyo medio permite emitir un listado de los valores transferidos a cada empleado para fines de verificar el monto total de los valores netos a recibir por cada trabajador y la suma total transferida a la entidad bancaria.

Pagos parciales de cesantías ƒ El trabajador debe solicitar por escrito ante Recursos Humanos, el pago parcial de sus cesantías, destinado para vivienda bien sea para adquisición y/o remodelación, o para estudios, especialmente. ƒ Recursos Humanos envía solicitud escrita al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, para la correspondiente aprobación. ƒ Emitida la Resolución de aprobación por parte del Ministerio, el empleador procede a girar al trabajador el valor solicitado tratándose de cesantías en poder de Hoteles del Caribe S.A. y/o a remitir la aprobación del Ministerio ante las entidades administradoras de cesantías.

Liquidación de prestaciones sociales En la sociedad Hoteles del Caribe S.A., se presentan desvinculaciones frecuentes, las cuales se dan por los siguientes motivos: por renuncia voluntaria, despido por justa causa por parte del empleador y por vencimiento de término del contrato.

Renuncia voluntaria del trabajador ƒ Mediante comunicación escrita el trabajador presenta su decisión de retiro. La Dirección de Recursos Humanos, previa consulta con el superior del empleado, procede a la aceptación y al pago estipulado, de acuerdo a las normas laborales vigentes. ƒ El trabajador está obligado a presentar al empleador el paz y salvo de todos los departamentos a la fecha de retiro. ƒ La liquidación de prestaciones sociales es preparada por Recursos Humanos, utilizando la opción de liquidación de prestaciones integrado al programa de nómina. ƒ Por regla general los pagos de liquidaciones definitivas de prestaciones sociales se realiza en la semana siguiente a la fecha de retiro.

Retiro por decisión del empleador ƒ El empleador emite la carta informando la decisión de retiro del trabajador, anunciando en ella el motivo para la terminación del contrato. ƒ Entrega de autorización para el respectivo examen médico de retiro. ƒ El pago de las prestaciones sociales se efectúa dentro de la semana siguiente al retiro del trabajador.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

YANEL BLANCO LUNA

2.2.5. Obligaciones laborales del empleador Aportes patronales La liquidación mensual de los aportes patronales a la seguridad social y aportes parafiscales, se encuentra parametrizada en el sistema de nómina para el cálculo automático, sobre las bases y porcentajes determinados por las normas laborales vigentes. El sistema en forma mensual emite un listado de aportes liquidados sobre la nómina de cada período y de igual forma emite un listado sobre los descuentos aplicados a las bases incluidas en las liquidaciones definitivas de prestaciones sociales. A.R.P. Con el fin de establecer los porcentajes de aportes a A.R.P. las empresas administradoras de este aporte, han establecido una tarifa del 1,00% para Hoteles del Caribe S.A.

Aportes Parafiscales El sistema de nómina liquida mensualmente los aportes parafiscales, equivalentes a un 9% del total devengado, tomando como base el 70% de los salarios integrales y el 100% de los salarios convencionales. La sociedad Hoteles del Caribe S.A., se encuentra afiliada a la Caja de Compensación del Departamento, que es la entidad receptora de los aportes parafiscales del 9%, correspondiente al 4% para la Caja de Compensación, 3% al I.C.B.F., y el 2% con destino al SENA. 2.3 FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES El Reglamento Interno de Trabajo, aprobado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en el año 1995, determina los requisitos necesarios para la vinculación de personal, pero algunos de éstos no rigen a la fecha, de acuerdo con la actual legislación laboral, como a continuación se relacionan: CAPÍTULO I - Art.1º. Requisitos de admisión. 1. Certificado del último patrono con quien haya trabajado, en donde se indique el tiempo de servicio, las tareas desempeñadas y el salario devengado. 2. Certificados de personas de reconocida honorabilidad, sobre su conducta y capacidades. 3. Cédula de ciudadanía y además, si se trata de varones mayores de (18)

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4. Auditoría del Control Interno

4. 5.

6. 7. 8.

años, libreta de servicio militar. Para menores de edad NIT., y Tarjeta de identidad. Carné de salud expedido por la División Municipal de Higiene o el documento de sanidad sustitutivo que acepten las autoridades sanitarias. Deberá presentar además, certificados de vacunas, de sangre, radioscopia pulmonar y certificado de órganos de los sentidos expedidos por los laboratorios o médicos que indique la empresa. Registro civil de nacimiento o prueba supletoria. Certificado Judicial. Carné de Afiliación al ISS., si ha estado afiliado anteriormente al Instituto.

Art.2º. Todo aspirante como paso previo para su contratación, deberá someterse a las disposiciones de orden médica que tenga establecidas la empresa. La sociedad Hoteles del Caribe S.A, carece de un procedimiento escrito y actualizado de acuerdo con las normas legales vigentes, que determine los documentos y requisitos para efectos de vincular y contratar a sus trabajadores, indispensables para mantener una relación laboral los cuales deben ser aportados por el trabajador como por el empleador. Los procedimientos informales que viene utilizando la empresa señalan los siguientes documentos de ingresos:

Documentos aportados por el trabajador x Hoja de Vida que incluya fotografía reciente. x Fotocopia de la cédula de ciudadanía. x Fotocopia de la Libreta Militar (hombres) como Reservista de Primera Clase para el personal de Seguridad, siendo opcional para el resto de hombres.

Documentos aportados por el empleador x Examen médico de ingreso. x Contrato de trabajo, firmado por las partes a partir de la fecha de iniciación de labores. x Afiliación a los Fondos de Pensión y las Empresas Promotoras de Salud autorizadas y elegidas por el trabajador. x Afiliación a las Cajas de Compensación. x Afiliación a A.R.P., en las empresas autorizadas para tal fin. x Carné de identificación plastificado.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

YANEL BLANCO LUNA

Con el fin de establecer los controles necesarios en algunos procesos o funciones de la administración del recurso humano, la empresa ha diseñado e implementado algunos formatos o formas que de manera resumida, comentamos a continuación: Requisición de personal: formato establecido para la vinculación de nuevo personal tanto administrativo como operativo, el cual contiene la información relacionada con el perfil del cargo. Esta requisición aprobada por la Gerencia respectiva, integra los documentos necesarios para el registro inicial en el sistema computarizado de la nómina. Formato de referencias laborales del aspirante: esta forma se utiliza para registrar el resultado de las referencias dadas por el aspirante, tanto de empleadores anteriores, como personales. Formato de desarrollo de entrevistas: mediante este documento, el empleador obtiene la información no contenida en la solicitud de empleo, con el fin de analizar algunos aspectos sobre el perfil del aspirante a saber: Datos familiares, académicos, experiencia, responsabilidad y otros aspectos importantes, los cuales son evaluados y calificados. Control de ingresos: el formato control de ingresos, fue creado para incluir en la base de datos del sistema computarizado de nómina, , la información necesaria del trabajador para el adecuado proceso de la nómina. Requisición para aumento de salario: formato utilizado por Recursos Humanos para tramitar ante las gerencias respectivas el aumento de salario a trabajadores que devenguen un salario superior al mínimo legal. Solicitud de préstamo al personal: esta forma es utilizada para solicitar préstamos a la sociedad, diligenciada por la oficina de Recursos Humanos, es estudiada y aprobada por la gerencia respectiva. Mediante este documento se registra en la contabilidad el valor prestado y se ingresa al sistema de nómina para los respectivos descuentos. Autorización para terminación de contratos: la oficina de Recursos Humanos periódicamente informa a los jefes de departamentos y sus respectivas gerencias sobre el estado de vencimiento de los períodos contratados. Mediante este formato, cada gerencia autoriza la terminación de los contratos suscritos con los trabajadores.

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4. Auditoría del Control Interno

2.4 ASIENTOS CONTABLES COMUNES

2.4.1. Causación y registro de la nómina El funcionario de Recursos Humanos encargado de preparar la nómina, una vez procesada y revisada ésta, y como etapa previa a la transferencia automática al sistema Back de Contabilidad, prepara un archivo con todos los elementos que intervinieron en el proceso periódico de la nómina del personal activo y del personal retirado en el período. Al recibo de la transferencia automática por parte del Departamento de Contabilidad y previas las revisiones de contenido en conceptos, códigos contables afectados y valores, autoriza incorporar al movimiento contable del período respectivo, los valores transferidos por el sistema de nómina, soportados con el comprobante de contabilidad.

Contabilización Los servicios facturados se vienen registrando en la contabilidad de Hoteles del Caribe S.A., bajo las siguientes cuentas y denominaciones contables: a) Gastos de Administración – Servicios Temporales, el valor de los servicios prestados por el personal vinculado a Servicios Temporales Ltda., al servicio de Hoteles del Caribe S.A. b) Gastos de Administración – Servicios Temporales, el valor correspondiente a la administración de la nómina de Hoteles del Caribe S.A. c) Con cargo a costos de los departamentos operados el valor de los servicios facturados. d) Con abono a costos y gastos por pagar.

2.4.2. Registros de préstamos al personal a) De acuerdo con el procedimiento establecido, toda solicitud de préstamo se realiza mediante formato establecido por la empresa, se tramita a través de la oficina de Recursos Humanos, en donde se registra la información sobre fecha de ingreso, valores adeudados a la empresa, cupo, y disponibilidad de prestaciones sociales. b) La anterior información se envía a la Gerencia Administrativa para su estudio y aprobación. c) Las solicitudes aprobadas se remiten al departamento de contabilidad procediendo a causar los préstamos mediante el registro con cargo a las cuentas y especificaciones de préstamos al personal según el Plan Único de

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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Cuentas y abono a una cuenta pasiva para fines de afectar el giro del cheque respectivo. Se observó que en la solicitud no se registra el código contable asignado para fines de identificar en el sistema de nómina el direccionamiento de los descuentos al personal. d) El Departamento de Tesorería recibe las solicitudes de préstamos aprobados, procediendo a girar el desembolso respectivo y a elaborar la autorización del descuento para la firma del empleado. Tratándose de valores superiores a $1millón se elabora un Pagaré. Se envía a Recursos Humanos copia del egreso, anexando la solicitud del préstamo y la autorización de descuento firmada por el empleado. e) Con los anteriores documentos, Recursos Humanos ingresa al sistema de nómina el valor del préstamo y las cuotas y períodos de pago. f) En la liquidación de nómina el sistema aplica los descuentos direccionado sus valores a las siguientes cuentas y conceptos contables de préstamos a empleados, cuyos movimientos están contenidos en la transferencia automática hacia el sistema contable: ƒ 136505 – Vivienda. ƒ 136510 - Vehículos ƒ 136515 - Educación ƒ 136520 - Salud ƒ 136525 - Calamidad doméstica ƒ 136595 - Otros préstamos. 2.4.3 Causación y registro de prestaciones sociales a) Para la liquidación automática que realiza el sistema de nómina, de prestaciones sociales definitivas, previamente se deben obtener las siguientes novedades: x Horas extras autorizadas, no liquidadas en nómina. x Formato diligenciado por Recursos Humanos, solicitando información sobre valores a cargo del empleado a liquidar, a favor de Hoteles del Caribe S.A., y Fondo de Empleados del Hotel. b) El sistema de nómina procesa y emite la liquidación definitiva de prestaciones sociales, la cual es revisada por dos funcionarios de Recursos Humanos. Los valores de la liquidación se afectan con los siguientes códigos y conceptos contables: x Cargo a gastos, los valores incluidos como salarios, horas extras y otros. x Cargo a provisiones de prestaciones sociales, los conceptos correspondientes. x Abono a salarios y prestaciones sociales por pagar, para fines de corresponder los valores girados. c) La anterior liquidación se envía al departamento de contabilidad, dependencia que no realiza ningún tipo de revisión, remitiéndolas al Departamento de Tesorería para el giro del desembolso. 312

4. Auditoría del Control Interno

d) El Departamento de Tesorería gira el cheque correspondiente afectando la respectiva cuenta bancaria con cargo a la cuenta de salarios y prestaciones sociales por pagar. Para la entrega del cheque al beneficiario, se exige la presentación de un Paz y Salvo adicional en el cual intervienen las siguientes dependencias: x Firma del Jefe del Departamento al cual perteneció el empleado. x Firma del Jefe inmediato. x Firma de Ama de Llaves (para garantizar la devolución de uniformes). x Firma de Fondo de Empleados del Hotel. x Firma del Jefe de Cuentas por Cobrar. x Firma del Jefe de Activos Fijos. x Firma de la Gerencia de Recursos Humanos. x Firma del Jefe de Seguridad. x Firma de Caja General.

3. PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORÍA 3.1 NÓMINA Y CONTROL DE PERSONAL Las pruebas realizadas estuvieron enfocadas al examen de los elementos que conforman el registro, información y control del personal vigente al 31 de agosto de 20-11 y de las dos nóminas del mes de agosto, para lo cual se consideraron los siguientes aspectos: ƒ Remuneración (tipo de tipo de salario, ajustes por incrementos). ƒ Conceptos y valores devengados por los trabajadores ƒ Conceptos y valores deducidos, de Ley y otros voluntarios autorizados por el trabajador. ƒ Verificación de los cálculos realizados por el sistema para los aportes a la seguridad social (pensión, salud, fondo de solidaridad y A.R.P.), así como el cumplimiento de la cancelación por parte de la empresa. ƒ Verificación de los cálculos realizados por el sistema para determinar el monto de los aportes parafiscales (cajas de compensación, SENA e I.C.B.F.), así como el cumplimiento de la cancelación por parte de la empresa. ƒ Verificación del cálculo y de los elementos que conforman la base para practicar la retención en la fuente por ingresos laborales, así como su inclusión en las declaraciones mensuales y el pago correspondiente. ƒ Verificación del proceso para la liquidación definitiva de prestaciones sociales. ƒ Verificación del proceso para la liquidación parcial de cesantías. ƒ Verificación del procedimiento para el pago de nómina quincenal.

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

3.1.1 Aportes a la seguridad social La sociedad Hoteles del Caribe S.A., viene liquidando y pagando en las fechas establecidas los aportes a la seguridad social. El pago de los aportes parafiscales del 9% correspondiente al mes de agosto de 20-11, se realizó el 10 de septiembre.

3.1.2 Prueba de cumplimento de los requisitos La empresa tiene destinada una carpeta para cada trabajador, que incluye la información documental sobre su historia laboral, integrada por los requisitos aportados por cada empleado, así como los documentos aportados por el empleador. Con el fin de evaluar los requisitos exigidos para la vinculación de los trabajadores, relacionados con los documentos aportados tanto por el trabajador como por el empleador, se realizó una prueba sobre la existencia de tales documentos en las carpetas de la historia laboral de cada trabajador, obteniendo los siguientes resultados que se resumen a continuación: La prueba realizada contempló la revisión sobre los documentos contenidos en (205) carpetas de los trabajadores que a 31 de agosto de 20-11 conformaban la población total vinculada a Hoteles del Caribe S.A. cuyos resultados sobre los atributos examinados se registran en Anexo aparte que no se consideró necesario incluirlo en este libro. En el siguiente cuadro se relaciona el porcentaje de cumplimiento de los requisitos en las carpetas de los trabajadores:

Solicitud de empleo, mediante Hoja de Vida Contrato de Trabajo Examen Médico Fotocopia Cédula de Ciudadanía Fotocopia Libreta Militar Certificado Judicial Certificado de empleos anteriores Afiliación a Pensión Afiliación a Salud Afiliación a A.R.P.

314

Hotel # 1 Cantidad % 120/145 83%

Hotel # 2 Cantidad % 21/23 91%

145/145 82/145 82/145

100% 57% 57%

23/23 5/23 14/23

100% 22% 61%

16/95 9/145 8/145

17% 6% 5%

0/6 0/23 0/23

0% 0% 0%

85/144 110/145 144/145

59% 76% 99%

7/23 19/23 22/23

30% 83% 99%

4. Auditoría del Control Interno

Los resultados obtenidos del examen anterior fueron satisfactorios, sin embargo, incluimos los siguientes hallazgos encontrados en nuestro trabajo:

3.1.3 Hallazgos 1. Algunos conceptos de valores devengados por los trabajadores no fueron considerados en el sistema de nómina, como en los casos que a continuación se citan:

Salario integral, señor Rodríguez Los valores devengados que integran el salario integral según contrato de trabajo de duración indefinida, con vigencia a partir del 1º.de enero de 20-11, son liquidados, pagados y registrados por el Departamento de Contabilidad, sin incluir sus valores en el sistema de nómina. Únicamente se viene incluyendo en el sistema, la liquidación de aportes para la seguridad social, sobre un salario mínimo integral, de acuerdo al mismo contrato. En nuestra opinión, la base debió ser la máxima o sea dos salarios mínimos integrales.. Ante la carencia de esta información en el sistema de nómina, durante el período enero a agosto de 20-11, no se registraron en la contabilidad las provisiones por vacaciones, correspondientes al señor Rodríguez.

Bonificaciones por cobranza de cartera Mensualmente se viene liquidando y pagando a dos funcionarios, bonificaciones sobre cobranzas de las cuentas por cobrar, en porcentajes que oscilan entre un 0,2% y 0,5% dependiendo de la antigüedad de la cuenta. Dichos pagos, igualmente se realizan a través del Departamento de Contabilidad, y no se registran en el sistema de nómina. No se evidencian anotaciones en los contratos de trabajo de los funcionarios, sobre el tratamiento laboral a estas remuneraciones.

Cambios en los salarios Para registrar los ajustes por aumento de salario a los trabajadores, se han utilizado los siguientes procedimientos: Al cumplir un año de servicios, los trabajadores solicitan aumento de sus salarios diligenciando el formato Requisición para aumento de salario, el cual contiene la siguiente información: nombres y apellidos del empleado, cargo, fecha de ingreso, sueldo actual y anterior y vigencia de los mismos, aumento propuesto y justificación del aumento, siendo autorizada por el jefe inmediato y aprobada por la Gerencia respectiva.

315

YANEL BLANCO LUNA

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Los últimos aumentos de salario fueron autorizados en el mes de febrero de 20-11, mediante relación de empleados y montos de aumento, aprobados por la Presidencia de Hoteles del Caribe S.A. La Dirección General emitió comunicaciones a cada trabajador beneficiario del aumento de salario informando sobre el nuevo salario y la vigencia del mismo, destinando una copia de la comunicación para el archivo de la carpeta de cada trabajador. Revisados los salarios liquidados en la nómina de agosto de 20-11, frente a los documentos anexados a la carpeta de los trabajadores, no se evidenciaron comunicaciones o requisiciones de aumentos salariales, de los siguientes trabajadores:

Nombre del empleado José M. José Alfredo Rafael Emilio Alberto Elías Adán R. Jairo José Rafael Antonio Álvaro R. Luz Marina Daniel Enrique Carlos Alberto Álvaro Antonio Luis Alberto Juan Alberto María Esperanza Olga E. Gabriel A. Luis M. Rafael S.

Salario actual según nómina 1.000.000 1.425.600 320.973 320.973 491.832 320.973 320.973 330.000 1.319.090 1.400.000 511.024 2.300.000 529.326 320.973 567.335 1.500.000 980.100 320.973 1.200.000 532.140

Aportes a A.R.P. No se ha liquidado y pagado el aporte correspondiente a A.R.P., de los empleados Cecilia y Janeth desde su ingreso en noviembre 28 de 20-10 y enero 29 de 20-11 respectivamente.

316

4. Auditoría del Control Interno

Descuento de préstamos El día 23 de septiembre de 20-09 se otorgó un préstamo por $2.000.000 al señor Álvaro Antonio, pagadero en su totalidad con prestaciones sociales. Hasta la fecha no se evidencian descuentos o comunicaciones que indiquen el tratamiento a esta situación.

Registros contables El valor de los aportes a la seguridad social y aportes parafiscales fueron causados y registrados en el mes de agosto de 20-11 y pagados en el mes de septiembre del presente año en las fechas establecidas. El pasivo correspondiente a los aportes antes mencionados debe corresponder al valor pagado en el siguiente período. Los saldos que refleja la contabilidad al 31 de agosto de 20-11, presenta las siguientes diferencias entre el valor pagado y los valores mostrados como aportes por pagar: Aportes

Valor Pagos

Valor Saldos

Diferencia

Aporte a pensiones y fondo solidaridad

15.166.515

16.065.100

898.585

Aporte a salud

13.032.802

16.000.167

2.967.365

9.524.291

13.605.594

4.081.303

37.723.608

45.670.861

7.947.253

Aportes parafiscales ( 9% ) Totales

Dotación de uniformes a los trabajadores De acuerdo con las normas laborales vigentes, el empleador tiene la obligación de suministrar tres (3) dotaciones al año a los trabajadores que devengan hasta dos (2) salarios mínimos, obligación que no se viene cumpliendo en forma oportuna. Durante los años 20-10 y 20-11, la sociedad solamente ha entregado una dotación; en junio la de 20-11.

Libro registro de vacaciones De acuerdo con las normas laborales vigentes todo empleador está obligado a mantener un registro actualizado de vacaciones a favor de los trabajadores. Se observa que en algunas carpetas de la historia laboral de los trabajadores se incluye una hoja tipo Minerva de control de vacaciones, cuyos registros carecen de las actualizaciones respectivas.

Reglamento de higiene y seguridad El Reglamento de Higiene y Seguridad, vigente a la fecha, fue aprobado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social mediante Resolución No.479 de diciembre 6 de 1993, sobre el cual no se evidencian modificaciones posteriores.

317

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

YANEL BLANCO LUNA

Requisitos A continuación registramos los principales aspectos derivados de la revisión practicada a las carpetas de los trabajadores: 1. Cincuenta y tres (53) contratos de trabajo, carecen de la firma del empleador. 2. Los siguientes contratos de trabajo a Término Fijo Inferior a un año, a la fecha del presente informe superaron el período objeto del contrato, a saber:

Trabajador Yezmith José Enrique María C. Elvia Víctor Manuel Salvador Elisa Esther Ruth Yadira Beatriz Polo Judix Jairo José Helder Esperanza Dollman Adán Reynel Deybis Fernando Alfredo Dago Víctor Hugo Rafael Antonio Rafael Emilio Otoniel Leonardo Fabio José Alfredo Yairzhino

318

Dependencia Gerencia Operaciones Gerencia Operaciones Ama de Llaves Lavandería Jardines Alimentos y Bebidas Auditorio Auditorio Cajas Ambientales Agencia de Viajes Agencia de Viajes Servicio Médico Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Seguridad Seguridad

Fecha Inicial Del contrato Noviembre 16-20-09 Julio 21-20-09 Mayo 22-20 Marzo 13-20-09 Junio 12-20-09 Octubre 14-20-09 Octubre 1º-20-10 Junio 14-20-10 Octubre 13-20-10 Noviembre 1-20-09 Julio 26-20-10 Junio 29-20-10 Mayo 27-20-10 Junio 16-20-10 Junio 17-20-09 Junio 19-20-10 Octubre 13-20-09 Mayo 27-20-10 Junio 1-20-09 Junio 12-20-10 Junio 30-20-09 Abril 16-20-10 Junio 17-20-10 Marzo 17-20-09 Junio 9-20-09 Mayo 27-20-10 Noviembre 16-20-9 Junio 11-20-09 Julio 24-20-10

4. Auditoría del Control Interno

Trabajador Yesid Alexander Javier Alonso Alvaro Natalia Juan Carlos Leonardo Marlon José Tania Margarita Esmeyro Dimas David

Dependencia Almacén Principal Almacén Principal Contabilidad Tesorería Costos Hotel # 2 Hotel # 2 Hotel # 2 Hotel # 2 Hotel # 2

Fecha Inicial Del contrato Junio 22-20-10 Octubre 4-20-10 Diciembre 16-20-09 Mayo 31-20-10 Mayo 18-20-10 Marzo 2-20-10 Octubre 1-20-10 Octubre 11-20-10 Agosto 21-20-10 Octubre 23-20-10

3. Todos los contratos a Término Fijo Inferior a un año, carecen de la fecha de vencimiento del período contratado. 4. Tratándose de trabajadores con vinculaciones sucesivas, en la nueva vinculación se procede a abrir la carpeta correspondiente que incluye el contrato, afiliaciones a la seguridad social, dejando en las carpetas de contratos anteriores, los documentos tales como Hoja de Vida, Certificados de empleos anteriores, referencias laborales y personales, fotocopias de la cédula de ciudadanía y de Libreta Militar, entre otros. 5. Durante la revisión de las carpetas de los trabajadores se observó que el 45% de la población laboral carece de la copia de afiliación a pensión, y el 23% de la misma población carece de la copia de afiliación a salud..

CONCLUSIÓN En mi opinión y con base en los hallazgos anunciados anteriormente, consideramos que la sociedad no está cumpliendo con algunas disposiciones laborales de ley, las cuales deben ser corregidas a la mayor brevedad. Esta situación se está comunicando a la empresa en memorando aparte. En relación con los registros oportunos adecuados y por las cantidades apropiadas en las diferentes cuentas y departamentos que se han diseñado para el registro de los gastos de personal, se vienen cumpliendo en forma adecuada y por lo tanto las cifras que se reflejan en la contabilidad son confiables.

319

CAPÍTULO

5

Auditoría Financiera

La auditoría financiera ha sido la labor por excelencia del contador público independiente y con la cual se ha identificado la profesión en su ejercicio. Las normas de auditoría generalmente aceptadas se han elaborado para aplicarse a la auditoría de estados financieros y estas normas constituyen uno de los mayores logros en el ejercicio de la contaduría pública. A partir de año 2000, la Federación Internacional de Contadores empezó a emitir las normas sobre contratos de

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aseguramiento, dejando sin modificar las normas emitidas previamente sobre auditoría financiera, emitiendo en su lugar un marco conceptual general sobre contratos de aseguramiento el cual aplica para la auditoría financiera y otro marco conceptual para los trabajos de aseguramiento distintos de las auditorías sobre estados financieros, este último marco conceptual es soportado con normas especificas para contratos diferentes a los relacionados con la información financiera; pero en la actualidad son mucho más las normas que se han emitido para la auditoría financiera que las otras y por consiguiente el contador público a menudo debe recurrir a éstas para soportar la conducción de los otros contratos.

1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS La auditoría financiera tiene como objetivo el examen de los estados financieros por parte de un contador público distinto del que preparó la información financiera y de los usuarios, con la finalidad de establecer su racionalidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee. El informe u opinión que presenta el auditor otorga aseguramiento a la confiabilidad de los estados financieros, y por consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que los preparó. La opinión o el informe del auditor, brinda crédito a las manifestaciones o declaraciones de la administración de la entidad y aumenta la confianza en tales manifestaciones aunque no la torna absoluta. El auditor no es un asegurador categórico en un proceso de auditoría por cuanto los mismos estados financieros no son seguros ni exactos, sino solamente razonables. La seguridad total no se logra ni en la contabilidad ni en la auditoría, debido a factores tales como: la aplicación de criterio, el uso del muestreo y limitaciones inherentes al control interno. El auditor deberá planear y desarrollar la auditoría financiera con una actitud de escepticismo profesional, reconociendo que pueden existir circunstancias que causen que los estados financieros estén substancialmente representados en forma errónea. Por ejemplo, el auditor normalmente esperaría encontrar evidencia para apoyar las manifestaciones de la administración y no asumir que son necesariamente correctas. Como los estados financieros deben ser una imagen fiel de la situación financiera de la entidad, del resultado de sus operaciones en un período determinado y de los orígenes y aplicaciones de sus recursos, la auditoría financiera de los mismos se preocupa en determinar que dichos estados reflejen todas y cada una de dichas operaciones, de acuerdo con los principios o normas contables que sirvieron para su elaboración.

322

5. Auditoría Financiera

En la auditoría de estados financieros, el auditor está interesado principalmente en aquellas políticas y procedimientos dentro de los sistemas de contabilidad y de control interno que son concernientes para las afirmaciones de los estados financieros. La comprensión de los aspectos concernientes a los sistemas de contabilidad y de control interno sobre la información financiera, junto con las evaluaciones de los riesgos inherentes y de control y otras consideraciones, harán posible para el auditor: • Identificar los tipos de potenciales manifestaciones erróneas de importancia relativa que pudieran ocurrir en los estados financieros; • Considerar factores que afectan el riesgo de manifestaciones erróneas importantes; y • Diseñar procedimientos de auditoría apropiados.

2. EL PROCESO DE UNA AUDITORÍA FINANCIERA El proceso de la auditoría integral diseñado en el Capítulo 2: Aspectos Metodológicos de la Auditoría Integral, se aplica plenamente a la auditoría financiera, por lo que no es necesario hacer comentarios adicionales sobre el proceso para esta auditoría. 2.1 ESTABLECIMIENTO DEL GRADO DE CONFIANZA EN EL CONTROL INTERNO SOBRE LA INFORMACIÓN FINANCIERA El auditor deberá obtener un entendimiento suficiente del control interno sobre la información financiera para planear la auditoría y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo. Después de obtener el entendimiento, el auditor deberá considerar la evaluación del riesgo de control para determinar el riesgo de detección apropiado que debe aceptar para las afirmaciones de los estados financieros y para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos para dichas afirmaciones. Como resultado de la evaluación del sistema de control interno sobre la información financiera, el auditor deberá estar en una posición para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas que se deban realizar en los saldos de cuentas individuales y otra información contenida en los estados financieros. Los riesgos y factores que surgieron de la evaluación de los sistemas de control interno necesitarán ser considerados por el auditor al diseñar estas pruebas sustantivas. En el Capítulo 4: Auditoría del Control Interno, se expusieron los asuntos relacionados con las pruebas de control. Estas pruebas son fundamentales en la 323

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auditoría financiera ya que la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas se basan en la evaluación del control interno sobre la información financiera, pero con un alcance menor en el evento de que no se fuera a opinar sobre el control interno sobre la información financiera. Por lo expuesto en el párrafo anterior en este capítulo no se expondrán asuntos relacionados con las pruebas de control, limitando el mismo únicamente a los procedimientos sustantivos. 2.2 APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos específicos que deben ser aplicados a los estados financieros se basarán en la evaluación del auditor del riesgo inherente y de control. Los procedimientos sustantivos están diseñados para obtener evidencia sobre la integridad, exactitud y validez de los datos producidos por el sistema de contabilidad. Son de dos tipos: • Pruebas de detalles de transacciones y saldos; • Análisis de índices y tendencias importantes incluyendo la investigación resultante de las fluctuaciones y partidas inusuales. Al obtener evidencia de auditoría con los procedimientos sustantivos, el auditor está interesado en comprobar las siguientes afirmaciones de la administración: • Existencia. Un activo o pasivo existe en una fecha dada • Derechos y obligaciones. Un activo es un derecho de la entidad y un pasivo es una obligación de la entidad, en una fecha dada. • Ocurrencia. Tuvo lugar una transacción o suceso que pertenece a la entidad. • Integridad. No hay activos, pasivos o transacciones sin registrar. • Valuación. Un activo o pasivo es registrado a un valor apropiado en libros • Medición. Una transacción se registra por el monto apropiado y el ingreso o gasto se asigna al período apropiado. • Presentación y revelación. Una partida se revela, clasifica y describe de acuerdo con políticas de contabilidad aceptables y, cuando sea aplicable, con los requisitos legales.

Técnicas de Auditoría Para comprobar las afirmaciones definidas anteriormente, se deben utilizar procedimientos de comprobación, denominados técnicas de auditoría. Las técnicas de auditoría son los métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor utiliza para obtener la evidencia que le permita emitir su opinión profesional. Las técnicas de auditoría son las siguientes: 324

5. Auditoría Financiera

Estudio general Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados financieros y de los rubros y partidas importantes. Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del contador público, que basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de los datos e información de la empresa que va a examinar, situaciones importantes que pudieran requerir atención especial. Por ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las características fundamentales de un saldo, por la simple lectura de los asientos contables, evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En forma semejante, el auditor podrá observar la existencia de operaciones importantes, mediante la comparación de los estados de resultados del ejercicio anterior y del actual. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación de otras técnicas, por lo que, generalmente deberá aplicarse antes de cualquier otra. El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.

Análisis Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada. El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cómo se encuentran integrados y son los siguientes: a. Análisis de saldos: Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta está formado por un neto que representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. Igualmente, se pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de estas partidas residuales y su clasificación en grupos homogéneos y significativos, es lo que constituye el análisis de saldo. b. Análisis de movimientos. En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensación de partidas, sino por acumulación de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien, por 325

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razones particulares no convenga hacerlo. En este caso, el análisis de la cuenta debe hacerse por agrupación, conforme a conceptos homogéneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta.

Inspección Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros. En diversas ocasiones, especialmente cuando se refiere a los saldos del activo, los datos de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos de crédito u otra clase de documentos que constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad. En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por títulos, documentos o libros especiales en los cuales de una manera fehaciente quede la constancia de la operación realizada. En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operación realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen físico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operación.

Confirmación Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida. Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide la confirmación, para que conteste por escrito al auditor, dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas: •

• •

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Positiva. Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para el activo. Negativa. Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar activo. Indirecta, ciega o en blanco. No se envían datos y se solicita información de saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoría. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo a instituciones de crédito o cuentas por pagar a proveedores y acreedores.

5. Auditoría Financiera

Investigación Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la empresa. Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinión sobre la cobrabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa.

Declaración Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa. Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan. Aún cuando la declaración es una técnica de auditoría conveniente y necesaria, su validez está limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participaron en las operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulación de los estados financieros que se están examinando.

Certificación Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.

Observación Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos ejecutados por otra persona. El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, verificando ocularmente la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede tener la convicción de que los inventarios físicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando como se desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos.

Cálculo Verificación matemática de alguna partida. Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cómputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la corrección matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente de las mismas.

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En la aplicación de la técnica del cálculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al empleado originalmente en la determinación de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de interés anual al promedio de las inversiones del periodo.

El interrogatorio Búsqueda de la información adecuada, dentro o fuera de la organización del cliente. Los interrogantes podrán variar desde los formales por escrito, dirigidos a terceras personas, hasta consultas informales orales, dirigidas a la dirección o al personal del cliente. Las respuestas a las preguntas podrán proporcionarnos nueva información o corroborar la evidencia. Siempre que se obtengan evidencias orales, se debe documentar cuáles fueron las partes involucradas y la esencia de la conversación en la que estas fueron obtenidas, mediante memorandos.

Revisión analítica Es el término usado para describir la variedad de técnicas disponibles para evaluar la racionalidad de los estados financieros. El análisis de las tendencias y relaciones financieras implicará la revisión de las situación financiera y la marcha del cliente, expresados por indicadores; cerciorándose si estos índices tienen o deben tener una relación lógica obteniendo explicaciones razonables sobre los movimientos inusuales y determinando si lo que encontramos reflejan la necesidad de procedimientos de auditoría adicionales. Además de utilizar la revisión de los estados intermedios o los estados financieros de gestión interna como una guía importante en la planeación del trabajo de auditoría, los procedimientos de revisión analítica proporcionarán una fuente importante de evidencia durante la auditoría y constituirán una parte importante de la evaluación de la racionalidad general de los estados financieros cuando nos formemos una opinión sobre tales estados.

Consideración de la Naturaleza, Oportunidad y Extensión de los Procedimientos de Auditoría Naturaleza La naturaleza de los procedimientos de auditoría se refiere a su propósito (pruebas de controles o procedimientos sustantivos) y su tipo, esto es, inspección,

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5. Auditoría Financiera

observación, indagación, confirmación, cálculos, redesempeño, o procedimientos analíticos. Para algunas afirmaciones, ciertos procedimientos de auditoría pueden ser más apropiados que otros. Por ejemplo, en relación con los ingresos, las pruebas de los controles pueden ser más apropiadas en relación con la integridad de la afirmación, si bien los procedimientos sustantivos pueden ser más apropiados en relación con la ocurrencia de la afirmación. La selección que realiza el auditor entre los procedimientos de auditoría se basa en la valoración del riesgo. A más alta la valoración que hizo el auditor sobre el riesgo, más confiable y relevante es la evidencia de auditoría que busca el auditor. Esto puede afectar tanto los tipos de procedimientos de auditoría a ser desarrollados como su combinación. Por ejemplo, el auditor puede confirmar la integridad de los términos de un contrato con un tercero, además de inspeccionar el documento. Al determinar los procedimientos de auditoría a ser desarrollados, el auditor considera las razones para cada valoración de riesgo. Por ejemplo, si el auditor considera que existe un riesgo bajo a causa de las características particulares de la clase de transacciones (esto es, riesgos inherentes), el auditor puede determinar que los solos procedimientos analíticos sustantivos pueden proveer evidencia de auditoría suficiente y apropiada. De otro modo, si el auditor espera que exista un riesgo bajo que pueda surgir una declaración equivocada importante porque una entidad tiene controles efectivos y el auditor intenta diseñar la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos sustantivos planeados, con base en la operación efectiva de esos controles, entonces el auditor desarrolla pruebas de los controles para obtener evidencia de auditoría sobre la efectividad de su operación. Por ejemplo, el riesgo de declaración equivocada se puede considerar bajo para una clase de transacciones de características razonablemente uniformes, no complejas, que son procesadas y controladas de manera rutinaria por el sistema de información de la entidad. Cuando la información que usa el auditor para desarrollar procedimientos de auditoría es producida por el sistema de información de la entidad, el auditor debe obtener evidencia sobre la exactitud e integridad de la información.

Oportunidad La oportunidad se refiere a cuándo se desarrollarán los procedimientos de auditoría o al período o fecha para la cual aplica la evidencia de auditoría. El auditor puede desarrollar pruebas de los controles o procedimientos sustantivos en una fecha intermedia o a final del período. A más alto el riesgo de declaración equivocada importante, mayor la probabilidad de que el auditor pueda decidir 329

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que es más efectivo desarrollar procedimientos sustantivos cerca de, o al final del período en lugar de una fecha temprana, o desarrollar procedimientos de auditoría no anunciados o en tiempos no predecibles. Al considerar la fecha en que se deben desarrollar los procedimientos de auditoría, el auditor también considera asuntos tales como: • Cuándo está disponible la información relevante. • La naturaleza del riesgo. • El período o fecha al cual se refiere la evidencia de auditoría. • El ambiente de control. Algunos procedimientos de auditoría se pueden desarrollar solamente en o después de final del período, por ejemplo, cotejar los estados financieros con los registros contables y examinar los ajustes hechos durante el curso de la preparación de los estados financieros. Si existe un riesgo de que la entidad pueda haber entrado en contratos de venta impropios o las transacciones pueden no haberse completado al finalizar el período, el auditor puede, específicamente con relación a los ingresos, desarrollar procedimientos para responder a ese riesgo específico. Por ejemplo, cuando las transacciones son individualmente importantes o cuando un error en reducciones de gastos puede conducir a una declaración equivocada importante, el auditor inspecciona las transacciones cercanas al final del período.

Extensión La extensión incluye la cantidad a desarrollar de un procedimiento específico de auditoría, por ejemplo, un tamaño de muestra o una cantidad de observaciones de un procedimiento de control. La extensión de un procedimiento de auditoría se determina mediante el juicio del auditor luego de considerar la importancia, el riesgo valorado, y el grado de aseguramiento que el auditor planea obtener. El auditor ordinariamente incrementa la extensión de los procedimientos de auditoría en la medida en que se incrementa el riesgo de declaración equivocada importante. Sin embargo, incrementar la extensión de un procedimiento de auditoría es solamente efectivo si el procedimiento de auditoría mismo es relevante para el riesgo específico; por consiguiente, la naturaleza de un procedimiento de auditoría constituye la consideración más importante. El uso de técnicas de auditoría asistidas por computador (CAATs) puede facilitar pruebas más extensivas de las transacciones electrónicas y de los archivos de las cuentas. Tales técnicas se pueden usar para seleccionar transacciones de la muestra a partir de archivos electrónicos clave, para buscar transacciones con características específicas, o para probar una población entera en lugar de una muestra.

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5. Auditoría Financiera

Las conclusiones válidas se pueden extraer ordinariamente empleando enfoques de muestreo. Sin embargo, si la cantidad de las selecciones hechas a partir de una población es demasiado pequeña, el enfoque de muestreo seleccionado no es apropiado para las circunstancias, o si las excepciones reciben el seguimiento apropiado, existirá un riesgo inaceptable de que la conclusión del auditor basada en una muestra puede ser muy diferente de la conclusión obtenida si la población entera estuviera sujeta al mismo procedimiento de auditoría. El auditor planea y desarrolla procedimientos sustantivos que sean respuesta a la valoración relacionada del riesgo de declaración equivocada importante. Cuanto mayor sea el riesgo valorado, es más probable que los procedimientos sustantivos serán desarrollados más cerca de final del período y se incrementa la extensión de tales procedimientos. Además, entre mayor sea el riesgo valorado, más crítica se vuelve la naturaleza de los procedimientos sustantivos. Si bien el auditor puede modificar la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos sustantivos, cuando el auditor ha desarrollado pruebas de los controles para obtener evidencia de auditoría sobre la efectividad de su operación, la valoración de riesgos que realiza el auditor es asunto de juicio y puede no ser suficientemente precisa para identificar todos los riesgos de declaración equivocada importante. Además, existen limitaciones inherentes al control interno incluyendo que la administración lo evada. Independiente del riesgo valorado de declaración equivocada importante, el auditor debe planear y desarrollar procedimientos sustantivos para cada clase de transacciones, saldo de cuenta y revelación que sea importante. Cuando el auditor ha determinado que un riesgo valorado de declaración equivocada importante a nivel de afirmación es un riesgo significativo, debe desarrollar procedimientos sustantivos que sean respuesta específica a ese riesgo. Por ejemplo, si el auditor identifica que la administración está bajo presión para lograr expectativas de ganancias, puede existir un riesgo relacionado de que la administración esté inflando las ventas mediante acuerdos de ventas que incluyen términos que impiden el reconocimiento de ingresos o mediante el facturar ventas después de la entrega. En esas circunstancias, el auditor puede, por ejemplo, diseñar confirmaciones externas no solamente para ratificar las cantidades excepcionales, sino también para confirmar los detalles de los acuerdos de venta, incluyendo fecha, cualesquier derecho de devolución y términos de entrega. Además, el auditor puede encontrar que es efectivo complementar tales confirmaciones externas con indagaciones al personal no financiero de la entidad en relación con cualquiera de los cambios en los acuerdos de venta y en los términos de entrega.

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Naturaleza de los procedimientos sustantivos Los procedimientos sustantivos incluyen pruebas de detalle y procedimientos analíticos sustantivos. Los procedimientos analíticos sustantivos son generalmente más aplicables a volúmenes grandes de transacciones que tienen a ser predecibles en el tiempo. Las pruebas de detalle son ordinariamente más apropiadas para obtener evidencia de auditoría relacionadas con ciertas afirmaciones de los estados financieros, incluyendo existencia y valuación. El auditor diseña pruebas de detalle que sean respuesta al riesgo valorado, con el objetivo de obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada para lograr el nivel planeado de aseguramiento a nivel de afirmación. Al diseñar procedimientos sustantivos relacionados con la existencia u ocurrencia de la afirmación, el auditor selecciona entre los elementos contenidos en la cantidad correspondiente a un estado financiero y busca evidencia de auditoría que sea relevante. De otro modo, al diseñar procedimientos de auditoría relacionados con la integridad de la afirmación, el auditor selecciona a partir de la evidencia de auditoría señalando que se debe incluir un elemento en la cantidad relevante del estado financiero e investiga si ese elemento se incluyó. Por ejemplo, el auditor puede inspeccionar los desembolsos de caja subsecuentes para determinar si se omitió cualquier compra en las cuentas por pagar. Al diseñar procedimientos analíticos sustantivos, el auditor considera asuntos tales como: • La confiabilidad de usar procedimientos analíticos sustantivos teniendo en cuenta las afirmaciones. • La confiabilidad de los datos, ya sean internos o externos, a partir de los cuales se desarrolló la expectativa de las cantidades o razones financieras registradas. • Si la expectativa es suficientemente precisa para identificar una declaración equivocada importante en el nivel deseado de aseguramiento. • La cantidad de cualquier diferencia entre las cantidades registradas y los valores esperados que es aceptable. El auditor considera probar los controles, si los hay, sobre la preparación de información realizada por la entidad y que el auditor usa al aplicar procedimientos analíticos. Cuando tales controles son efectivos, el auditor tiene mayor confianza en la confiabilidad de la información y, por consiguiente, en los resultados de los procedimientos analíticos. De manera alternativa, el auditor puede considerar si la información estuvo sujeta a pruebas de auditoría en el período actual o en el período anterior.

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5. Auditoría Financiera

Los procedimientos sustantivos del auditor incluyen cotejar los estados financieros con los registros contables, examinar los ajustes importantes hechos durante el curso de la preparación de los estados financieros y otros procedimientos relacionados con el proceso de cierre de la presentación de informes financieros.

Oportunidad de los rocedimientos sustantivos Cuando se desarrollan procedimientos sustantivos en una fecha intermedia, el auditor debe desarrollar procedimientos sustantivos adicionales o procedimientos sustantivos combinados con pruebas de los controles para cubrir el período que resta, con el fin de proveer una base razonable para extender las conclusiones desde la fecha intermedia hasta el final del período. En algunas circunstancias, se pueden desarrollar procedimientos sustantivos en una fecha intermedia. Esto incrementa el riesgo de que puedan existir declaraciones equivocadas a final del período que no sean detectadas por el auditor. Este riesgo se incrementa en la medida en que se extiende lo que resta del período. Al considerar si desarrolla o no procedimientos sustantivos en una fecha intermedia, el auditor considera: el ambiente de control, otros controles relevantes, el objetivo del procedimiento sustantivo, el riesgo valorado de declaración equivocada importante, la naturaleza de la clase de transacciones o del saldo de cuenta y de las afirmaciones relacionadas, y la habilidad del auditor para reducir el riesgo mediante el desarrollo de procedimientos sustantivos apropiados o procedimientos sustantivos combinados con pruebas de los controles para cubrir lo que resta del período. Ordinariamente, el auditor compara y concilia la información relacionada con el balance a final del período y la información comparable a la fecha intermedia para identificar las cantidades que parecen inusuales, investigar cualquiera de tales cantidades, y desarrollar procedimientos analíticos sustantivos o pruebas de detalle para probar el período de intervención. Si en una fecha intermedia se detectan declaraciones equivocadas en las clases de transacciones o en los saldos de transacciones, el auditor ordinariamente modifica la valoración relacionada del riesgo y la naturaleza, oportunidad o extensión planeados de los procedimientos sustantivos que cubren el período que resta y que se relaciona con tales clases de transacciones o saldos de cuenta, o extiende o repite tales procedimientos de auditoría a final del período. El desarrollar procedimientos de auditoría en una fecha intermedia puede asistir al auditor en la identificación y solución de problemas en una etapa temprana de la auditoría. En consecuencia, las pruebas intermedias pueden ser de particular 333

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importancia a pesar del requerimiento para que el auditor desarrolle procedimientos de auditoría adicionales a los desarrollados en una etapa intermedia.

Extensión de los procedimientos sustantivos A mayor sea el riesgo de un error importante, mayor la extensión de los procedimientos sustantivos. Sin embargo, incrementar la extensión de un procedimiento de auditoría es apropiado solamente si el procedimiento de auditoría mismo es importante para el riesgo específico. Dado que el riesgo de un error importante tiene en cuenta el control interno, la extensión de los procedimientos sustantivos se puede reducir mediante resultados satisfactorios obtenidos a partir de las pruebas de la efectividad de operación de los controles. En la planeación de las pruebas de detalle, la extensión de la prueba ordinariamente se piensa en términos del tamaño de la muestra, el cual es afectado por el riesgo de un error importante. En la planeación de los procedimientos analíticos, el auditor considerará la cantidad de diferencia existente desde la expectativa que se puede aceptar sin investigación adicional. Esta consideración está influenciada principalmente por la importancia y la consistencia del nivel de aseguramiento deseado. La determinación de esta cantidad implica considerar la posibilidad de que una combinación de declaraciones equivocadas en cuentas de balance, o clases de transacciones, o en otros saldos o clases, específicos, se podría agregar hasta una cantidad inaceptable. Al diseñar procedimientos analíticos sustantivos, el auditor incrementa el nivel de aseguramiento deseado en la medida en que se incrementa el riesgo de un error importante.

Evaluación de lo suficiente y lo apropiado de la evidencia de auditoría que se obtuvo Con base en los procedimientos de auditoría que se desarrollaron y en la evidencia de auditoría que se obtuvo, el auditor debe evaluar si continúan siendo apropiadas las valoraciones de los riesgos de error importante a nivel de afirmación. Una auditoría de estados financieros es un proceso acumulativo e interactivo. En la medida en que el auditor desarrolle procedimientos de auditoría planeados, la evidencia de auditoría que se obtenga puede causar que el auditor modifique la naturaleza, oportunidad, o extensión de los otros procedimientos de auditoría planeados. Puede llamar la atención del auditor información que difiera significativamente de la información sobre la cual se basaron las valoraciones del riesgo. Por ejemplo, la extensión de las declaraciones equivocadas que el auditor detecta mediante el desarrollo de procedimientos sustantivos puede alterar el juicio del auditor sobre las valoraciones del riesgo. Además, los procedimientos 334

5. Auditoría Financiera

analíticos desarrollados en la etapa de revisión general pueden señalar un riesgo previamente no reconocido de declaración equivocada importante. En tales circunstancias, el auditor puede requerir evaluar de nuevo los procedimientos de auditoría planeados, basado en la consideración revisada de los riesgos valorados para todas o algunas de las clases de transacciones, saldos de cuenta o revelaciones y las afirmaciones relacionadas. El concepto de efectividad de la operación de los controles reconoce, que pueden darse algunas desviaciones en la manera como los controles son aplicados por la entidad. Las desviaciones de los controles prescritos pueden ser causadas por factores tales como cambios en el personal clave, fluctuaciones estacionales significativas en el volumen de las transacciones y error humano. Cuando se detectan tales desviaciones, el auditor hace indagaciones específicas para entender esos asuntos y sus consecuencias potenciales, por ejemplo, indagando sobre lo oportuno de los cambios del personal que cumple las funciones clave de control interno. El auditor determina si las pruebas de los controles que se desarrollaron proveen una base apropiada para confiar en los controles, si son necesarias pruebas adicionales de los controles, o si los riesgos potenciales de errores importantes requieren ser direccionados usando procedimientos sustantivos. El auditor no puede asumir que un caso de fraude o error es una ocurrencia aislada. Por consiguiente, antes de la conclusión de la auditoría, el auditor evalúa si el riesgo de auditoría ha sido reducido a un nivel bajo aceptable y si se necesita volver a considerar la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría. Por ejemplo, el auditor vuelve a considerar: • La naturaleza, oportunidad, y extensión de los procedimientos sustantivos. • La evidencia de auditoría sobre la efectividad de la operación de los controles relevantes, incluyendo el proceso de valoración de riesgos de la entidad. El auditor debe concluir si se ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y apropiada para reducir a un nivel bajo aceptable el riesgo de errores importantes en los estados financieros. En el desarrollo de una opinión, el auditor considera toda la evidencia de auditoría relevante, independiente de si parece corroborar o contradecir las afirmaciones contenidas en los estados financieros. Lo suficiente y lo apropiado de la evidencia de auditoría para soportar las conclusiones del auditor a través de la auditoría es asunto de juicio profesional. El juicio del auditor sobre qué constituye evidencia de auditoría suficiente y apropiada está influenciado por factores tales como: • El significado del potencial de declaración equivocada en la afirmación y la probabilidad de que tenga un efecto importante, individualmente o agregado con otras declaraciones equivocadas potenciales, en los estados financieros. 335

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• • •

• • •

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La efectividad de las respuestas y los controles de la administración para direccionar los riesgos. La experiencia obtenida durante auditorías anteriores con relación a declaraciones equivocadas potenciales similares. Los resultados de los procedimientos de auditoría desarrollados, incluyendo si tales procedimientos de auditoría identificaron instancias específicas de fraude o error. La fuente y la confiabilidad de la información disponible. El poder de persuasión de la evidencia de auditoría. El entendimiento de la entidad y su entorno, incluyendo su control interno.

Si el auditor no obtuvo evidencia de auditoría suficiente y apropiada para una afirmación importante de un estado financiero, éste debe intentar obtener evidencia de auditoría adicional. Si es incapaz de obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, el auditor debe expresar una opinión con salvedad o una negación de opinión.

Documentación El auditor debe documentar las respuestas generales a los riesgos de declaración equivocada importante a nivel de estado financiero y la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría adicionales, el vínculo de esos procedimientos con los riesgos valorados a nivel de afirmación, y los resultados de los procedimientos de auditoría. La manera como se documentan estos asuntos se basa en el juicio profesional del auditor. 2.3

OTROS ASUNTOS QUE SE DEBEN CONSIDERAR EN LA AUDITORÍA FINANCIERA

En la fase final del trabajo y antes de emitir el informe, se deben evaluar los siguientes asuntos y considerar su incidencia: a) Revisar los pasivos contingentes. b) Revisar los acontecimientos posteriores. c) Evaluar el supuesto de empresa en marcha. d) Operaciones con partes relacionadas. e) Obtener carta de presentación o certificaciones de los estados financieros. f) Acumular evidencias finales y verificar que las cifras finales concuerdan con ellos.

a) Revisión de pasivos contingentes Una contingencia es una condición o situación cuyo resultado final, ganancia o pérdida, sólo se confirmará si acontecen o dejan de acontecer uno o más sucesos futuros inciertos.

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5. Auditoría Financiera

El auditor deberá llevar a cabo procedimientos para enterarse de cualquier litigio y reclamaciones que involucren a la entidad que puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros. Los procedimientos que el auditor incluiría son: • Hacer investigaciones apropiadas con la administración incluyendo la obtención de manifestaciones. • Revisar minutas del consejo y correspondencia con los abogados de la entidad. • Examinar las cuentas de gastos legales • Usar cualquiera información obtenida respecto del negocio de la entidad incluyendo información obtenida en discusiones con cualquier departamento legal interno. Cuando el litigio y las reclamaciones han sido identificados o cuando el auditor cree que pueden existir, el auditor debería buscar comunicación directa con los abogados de la entidad. Dicha comunicación ayudará a obtener evidencia suficiente y apropiada en la auditoría respecto de si son conocidos litigios y reclamaciones potencialmente importantes y si las estimaciones de la administración de las implicaciones financieras, incluyendo costos son confiables. La carta, que debe preparar la administración y enviada por el auditor debe solicitar al abogado que se comunique directamente con el auditor. Cuando se considera poco probable que el abogado responda a una investigación general, normalmente la carta especificaría: • Una lista de litigios y reclamaciones • Evaluación de la administración del resultado del litigio o reclamación y su estimación de las implicaciones financieras incluyendo costos implicados. • Una solicitud de que el abogado confirme la racionalidad de las evaluaciones de la administración y que proporcione al auditor información adicional si el abogado considera que la lista es incompleta o incorrecta. El auditor debe considerar el estado de los asuntos legales hasta la fecha del dictamen de auditoría. En algunos casos el auditor puede necesitar obtener de los abogados información actualizada. En algunas circunstancias, por ejemplo, donde el asunto es complejo o hay desacuerdo entre la administración y el abogado, puede ser necesario para el auditor reunirse con el abogado para discutir el resultado probable del litigio y las reclamaciones, Dichas reuniones tendrían lugar con permiso de la administración y, preferiblemente, con la asistencia de un representante de la administración. b) Revisión de los acontecimientos posteriores Sucesos que ocurren después de la fecha del cierre son aquellos acontecimientos 337

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tanto favorables como desfavorables, que ocurren entre la fecha del cierre y la fecha en que se autoriza la emisión de los estados financieros. Pueden identificarse dos tipos de sucesos: • Los que proporcionan prueba adicional de condiciones que existían a la fecha del cierre, y • Los que son indicadores de condiciones surgidas posteriormente a la fecha del cierre. El auditor deberá considerar el efecto de hechos posteriores sobre los estados financieros y sobre el dictamen del auditor. El auditor debe desarrollar procedimientos diseñados para obtener evidencia suficiente y apropiada en la auditoría, de que han sido identificados todos los acontecimientos hasta la fecha del dictamen del auditor que puedan requerir ajuste de, o revelación en, los estados financieros. Estos procedimientos son además de los procedimientos de rutina que pueden ser aplicados a transacciones específicas que ocurren después del final del periodo para obtener evidencia en la auditoría respecto de los saldos de cuenta al final del periodo, por ejemplo, la prueba del corte de inventario y los pagos a acreedores. No se espera, sin embargo, que el auditor conduzca una revisión continua de todos los asuntos para los cuales los procedimientos aplicados previamente han dado conclusiones satisfactorias. Los procedimientos para identificar hechos que puedan requerir ajuste de, o revelación en, los estados financieros, serían realizados tan cerca como sea factible a la lecha del dictamen del auditor y normalmente incluyen lo siguiente: • Revisar procedimientos que la administración ha establecido para asegurar que los hechos posteriores sean identificados. • Leer actas de las juntas de accionistas, el consejo de directores y comités ejecutivos llevadas a cabo después del final del periodo e investigar sobre asuntos discutidos en las juntas de las cuales aún no hay minuta disponible. • Leer los más recientes estados financieros de la entidad disponibles y, según se considere necesario y apropiado presupuestos, pronósticos de flujos de efectivo y otros informes de la, administración relacionados. • Investigar, o ampliar las investigaciones previas orales o escritas, con los abogados de la entidad respecto de litigios y reclamaciones. • Investigar con la administración si han ocurrido hechos posteriores que podrían afectar a los estados financieros. Los siguientes son ejemplos de investigaciones con la administración sobre asuntos específicos: - El estado actual de partidas que fueron contabilizadas sobre la base de datos preliminares o cuestionables. - Si se han contraído nuevos compromisos, préstamos o garantías. - Si han ocurrido o se planean ventas de activos. 338

5. Auditoría Financiera

-

Si se ha hecho o se planea la emisión de nuevas acciones o de bonos sin garantía, o un acuerdo para incorporación o para liquidar. Si algún activo ha sido apropiado por el gobierno, o destruido, por ejemplo, por fuego o inundación. Si ha habido algún desarrollo referente a las áreas de riesgo y contingencias. Si se han hecho o se contempla hacer cualesquier ajustes contables inusuales. Si han incurrido o es probable que ocurran cualesquier hechos que cuestionen lo apropiado de las políticas contables usadas en los estados financieros como seria el caso, por ejemplo, si dichos hechos cuestionaran la validez del supuesto de negocio en marcha.

Cuando el auditor descubra hechos que afectan en forma importante los estados financieros, debería considerar si dichos hechos están contabilizados en forma apropiada y revelados en forma adecuada en los estados financieros.

Hechos descubiertos después de la fecha del informe pero antes de que se emitan los estados financieros El auditor no tiene ninguna responsabilidad de desarrollar procedimientos o hacer ninguna investigación respecto de los estados financieros después de la fecha del dictamen del auditor. Durante el período de la fecha del dictamen del auditor a la fecha en que se emiten los estados financieros, la responsabilidad de informar al auditor de hechos que puedan afectar los estados financieros, descansa en la administración. Cuando, después de la fecha del dictamen del auditor pero antes de que se emitan los estados financieros, el auditor se da cuenta de un hecho que pueda afectar en forma importante los estados financieros, el auditor debería considerar si los estados financieros necesitan corrección, deberá discutir el asunto con la administración, y tomar la acción apropiada en tales circunstancias. Cuando la administración corrige los estados financieros, el auditor realizará los procedimientos necesarios en las circunstancias y proporcionará a la administración un nuevo dictamen sobre los estados financieros corregidos. El nuevo dictamen del auditor estaría fechado no antes de la fecha en que los estados financieros corregidos se firmen o aprueben y, consecuentemente, los procedimientos a que se refieren los párrafos anteriores se extenderían a la fecha del nuevo dictamen del auditor. Cuando la administración no corrige los estados financieros en circunstancias en las que el auditor cree que necesitan ser corregidos y el dictamen del auditor no ha 339

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sido entregado a la entidad, el auditor debería expresar una opinión con salvedad o una opinión adversa. Cuando el dictamen del auditor ha sido entregado a la entidad, el auditor debería notificar a aquellas personas que tienen la última responsabilidad de la dirección global de la entidad que no emitan los estados financieros ni, por lo tanto, el dictamen del auditor, a terceras partes. Si los estados financieros son entregados posteriormente, el auditor necesita tomar acción para prevenir sobre la confiabilidad del dictamen del auditor. La acción tomada dependerá de los derechos y obligaciones legales del auditor y de las recomendaciones del abogado del mismo.

Hechos descubiertos después de que los estados financieros han sido emitidos Después de que los estados financieros han sido emitidos, el auditor no tiene obligación de hacer ninguna investigación respecto de dichos estados financieros. Cuando después de que los estados financieros han sido emitidos, el auditor se da cuenta de un hecho que existía en la fecha del dictamen del auditor y que, si hubiera sido conocido en esa fecha, pudiera haber sido causa de que el auditor modificara el dictamen del auditor, éste deberá considerar si los estados financieros necesitan revisión, además de discutir el asunto con la administración, y tomar la acción apropiada en estas circunstancias. Cuando la administración revisa los estados financieros, el auditor debería realizar los procedimientos de auditoría necesarios en las circunstancias, debería revisar los pasos tomados por la administración para asegurar que cualquiera en posesión de los estados financieros previamente emitidos junto con el dictamen del auditor sea informado, por lo tanto, de la situación, y debería emitir un nuevo dictamen sobre los estados financieros revisados. El nuevo dictamen del auditor, debe incluir un párrafo de énfasis haciendo referencia a una nota a los estados financieros, donde más ampliamente se discute la razón para la revisión de dichos estados previamente emitidos y al dictamen anterior del auditor. El nuevo dictamen no estará fechado antes de la fecha en que los estados financieros sean aprobados y, consecuentemente, los procedimientos a que se refieren los párrafos anteriores se extenderían a la fecha del nuevo dictamen del auditor. Las regulaciones de algunos países permiten al auditor restringir los procedimientos de auditoría respecto de los estados financieros revisados para efectos del hecho posterior que hizo necesaria la revisión. En tales casos, el nuevo dictamen del auditor deberá contener una declaración a tal efecto.

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5. Auditoría Financiera

c) Negocio en marcha La continuidad de una entidad como negocio en marcha para el futuro previsible, generalmente un período que no exceda de un año después del final del periodo, se asume en la preparación de los estados financieros en ausencia de información en contrario. Consecuentemente, los activos y pasivos son registrados sobre la base de que la entidad tendrá capacidad para realizar sus activos y descargar sus pasivos en el curso normal del negocio. Si este supuesto es injustificado, la entidad puede no ser capaz de realizar sus activos a los montos registrados y puede haber cambios en los montos y fechas de madurez de los pasivos. Como consecuencia, los montos y clasificación de activos y pasivos en los estados financieros pueden necesitar ser ajustados. El auditor deberá considerar el riesgo de que el supuesto de negocio en marcha pueda ya no ser apropiado. Las indicaciones de riesgo de que la continuidad como negocio en marcha pueda ser cuestionable podrían venir de los estados financieros o de otras fuentes. Abajo se listan ejemplos de dichas indicaciones que deberían ser consideradas por el auditor. Este listado no es exhaustivo ni la existencia de una o más consideraciones siempre significa que el supuesto de negocio en marcha necesite ser cuestionado.

Indicaciones financieras • •

• • • • • • •

Posición de pasivos netos o de pasivos netos circulantes, Préstamos a plazo fijo cercanos a su vencimiento sin prospectos realistas de renovación o reembolso, o excesiva confianza en préstamos a corto plazo para financiar activos a largo plazo. Índices financieros clave adversos. Pérdidas sustanciales de operación. Retrasos o descontinuación de dividendos. Incapacidad de pago a acreedores en fechas de vencimiento. Dificultad de cumplimiento con los términos de los convenios de préstamos. Cambio de transacciones de crédito a cobro sobre entrega por parte de proveedores. Incapacidad de obtener financiamiento para desarrollo esencial de nuevos productos u otras inversiones esenciales.

Indicaciones en operación • • •

Pérdida de administración clave sin reemplaza. Pérdida de un mercado, franquicia, licencia, o proveedor principal, importantes, Dificultades de mano de obra o escasez de suministros importantes. 341

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Otras indicaciones • • • •

• •

•

•

•

Incumplimiento con requerimientos de capital u otros estatutarios. Procedimientos legales pendientes contra la entidad que puedan, si tienen éxito, resultar en resoluciones o fue pudieran no cumplirse. Cambios en legislación o políticas del gobierno. Cuando surge un cuestionamiento respecto de la propiedad del supuesto de negocio en marcha, el auditor debería reunir suficiente evidencia apropiada de auditoría para intentar resolver, a la satisfacción del auditor, la cuestión respecto de la capacidad de la entidad de continuar en operación en el futuro previsible. Si a juicio del auditor, la cuestión del negocio en marcha no se resuelve satisfactoriamente, el auditor debe considerar si los estados financieros: Describen en forma adecuada las condiciones principales que despiertan una duda importante sobre la capacidad de la entidad para continuar en operación en el futuro previsible; Declaran que hay una significativa falta de certeza de que la entidad podrá continuar como un negocio en marcha y, por lo tanto, como es de esperar puede no ser capaz de realizar sus activos y descargar sus pasivos en el curso normal del negocio; y Declaran que los estados financieros no incluyen ajustes relativos a la recuperabilidad y clasificación de montos de activos registrados o a montos y clasificación de pasivos que pueden ser necesarios, si la entidad no es capaz de continuar como un negocio en marcha. En caso de que la revelación sea considerada adecuada, el auditor no debería expresar una opinión con salvedad o adversa.

d) Operaciones con partes relacionadas El auditor deberá revisar la información proporcionada por los directores y la administración identificando los nombres y transacciones de todas las partes relacionadas conocidas y debería desarrollar los siguientes procedimientos respecto de la integridad de esta información: • Revisar los procedimientos de la entidad para identificación de partes relacionadas; • Averiguar sobre la afiliación de directores y funcionarias con otras entidades; • Revisar los registros de accionistas para determinar los nombres de los principales accionistas o, si es apropiado, obtener un listado de los principales accionistas en el registro de acciones; • Revisar minutas de las juntas de accionistas y del conseja de directores y de otros registros estatutarios relevantes coma el registro de intereses de participación de los directores; • Revisar los impuestos sobre utilidades de la entidad y otra información suministrada a las dependencias reguladoras. 342

5. Auditoría Financiera

Si a juicio del auditor el riesgo de que partes relacionadas significativas permanezcan sin encontrar es bajo, estos procedimientos pueden ser modificados según sea apropiado. Durante el curso de la auditoría, el auditor necesita estar alerta sobre transacciones que parezcan inusuales en las circunstancias y que puedan indicar la existencia de partes relacionadas previamente no identificadas. Los ejemplos incluyen: • Transacciones que tengan términos anormales de comercio, tales como precios inusuales, tasas de interés, garantías, y términos de redocumentación. • Transacciones que carezcan de una aparente razón de negocios lógica para que ocurran. • Transacciones en las que hay diferencia entre sustancia y forma. • Transacciones procesadas en una manera inusual. • Alto volumen o transacciones importantes con ciertos clientes o proveedores en comparación con otros. • Transacciones no registradas como el recibo o provisión de servicios de administración sin cargo. Durante el curso de la auditoría, el auditor debe llevar a cabo procedimientos que pueden identificar la existencia de transacciones con partes relacionadas. Los ejemplos incluyen: • Realizar pruebas detalladas de las transacciones y saldos. • Revisar minutas de juntas de accionistas y de directores. • Revisar registros contables por transacciones o saldos grandes o inusuales, prestando particular atención a las transacciones reconocidas en o cerca del final del periodo que se informa. • Revisar confirmaciones de préstamos por cobrar o por pagar y confirmaciones de bancos. Dicha revisión puede indicar la relación de fiador y otras transacciones de partes relacionadas. • Revisar las transacciones de inversiones, por ejemplo, compra o venta de una participación en un negocio conjunto o en otra entidad. Al examinar las transacciones de partes relacionadas identificadas, el auditor deberá obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría sobre si estas transacciones han sido registradas y reveladas en forma apropiada.

e) Manifestaciones de la gerencia Es costumbre por parte de los auditores solicitar confirmaciones por escrito de algunos asuntos incluidos en el trabajo o que le han sido comunicados verbalmente. Esta confirmación es conocida como Carta de la Gerencia o Manifestaciones de la Gerencia. 343

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El propósito de esta carta es obtener comentarios de funcionarios competentes de la empresa acerca de ciertos hechos significativos, así como la confirmación de que, según el leal saber y entender de la gerencia: • Los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en la situación financiera y los flujos de efectivo de la compañía de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia aplicados sobre bases uniformes; • Las transacciones con terceros, durante el ejercicio, se llevaron a cabo en forma de libre competencia y ninguno de los accionistas o socios principales, funcionarios o directivos, tenían intereses importantes, que no se nos hubiere comunicado por escrito: en otra empresa con la cual la compañía haya tenido transacciones importantes o en transacciones en que participara la compañía o alguna subordinada; • No han existido acontecimientos o transacciones posteriores no revelados que pudieran tener un efecto importante sobre los estados financieros o que deban revelarse en los mismos; y • Todos los registros contables y financieros de la empresa y asuntos relacionados con los mismos fueron facilitados al auditor. Los asuntos cubiertos por esta carta, sin embargo, deben ser revisados y comprobados por los auditores hasta el grado en que se encuentren dentro del alcance de una auditoría de estados financieros. En los casos en que una nota a los estados financieros incluya una opinión o manifestación de la gerencia la misma puede ser incluida en la carta de manifestaciones. Las cartas de manifestaciones deben llevar la fecha de la terminación del trabajo en las oficinas del cliente; ésta es también la fecha que se utiliza en el informe de auditoría. En mi opinión, las cartas de manifestaciones en Colombia son optativas y no obligatorias ya que los estados financieros de propósito general deben estar certificados y de acuerdo con el artículo 37 de la Ley 222 1995: “El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.” De otra parte, el Artículo 57 del mismo decreto indica que antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las 344

5. Auditoría Financiera

afirmaciones, explícitas e implícitas en cada uno de sus elementos, normas éstas que por su carácter legal pueden reemplazar la carta de gerencia ya que cumplen con el mismo propósito.

Modelo ilustrativo de la carta de manifestaciones de la gerencia al auditor Señores BLANCO & BLANCO Carrera 5 No. 55 - 39 Bogotá. Apreciados Señores: En relación con su examen del balance general de la compañía ABC al 31 de diciembre de 19XX y los correspondientes estados de resultados de operación, de cambios en el patrimonio, de cambio en la situación financiera y de flujos de caja por el año terminado en esa fecha, con el propósito de expresar una opinión en cuanto a si los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera, el resultado de las operaciones y los cambios en la situación financiera de la Sociedad en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, confirmamos, a nuestro leal saber y entender, las manifestaciones siguientes hechas a usted durante su examen, las cuales en nada disminuyen su responsabilidad, al tenor de lo previsto en las normas internacionales de auditoría.. Reconocemos nuestra responsabilidad en la preparación y presentación de los estados financieros básicos y sus notas explicativas, de acuerdo con lo establecido en los artículos 19 y 114 del Decreto 2649 de 1993 sobre normas de contabilidad de general aceptación en Colombia. Adicionalmente, estamos obligados a cerciorarnos, antes de emitir los estados financieros que se cumplan satisfactoriamente las afirmaciones implícitas y explícitas, en cada uno de los elementos que hacen parte de los estados financieros; por parte de nuestra administración. Las afirmaciones relacionadas con los estados financieros, conocidos y verificados por nosotros, son: existencia, integridad, activos, pasivos y patrimonio (derechos y obligaciones), valuación y presentación y revelaciones. Para evitar la necesidad de informar partidas que son claramente insignificantes, los asuntos que no exceden de diez (10) salarios mínimos mensuales colectivamente, se ha considerado son excepciones para el propósito de estas manifestaciones. 345

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a. Entendemos que nosotros somos responsables por la preparación y presentación razonable de los estados financieros de la Compañía (incluyendo sus notas explicativas) de conformidad con normas de contabilidad generalmente aceptadas, como se menciona anteriormente. b. Hemos puesto a su disposición: x Todos los registros financieros e información relacionada x Todas las actas de las reuniones de la Asamblea de Accionistas y Junta directiva, o resúmenes de las reuniones recientes para las cuales aún no se han preparado las actas. c. No hemos tenido conocimiento de: x Irregularidades que envuelven a la Gerencia General, empleados de manejo y otros empleados, cuyo valor puede tener incidencia en los estados financieros de la compañía, excepto como sigue: x Comunicaciones de entidades reguladoras (Supersociedades, Superbancaria, Administración de Impuestos Nacionales, Comisión Nacional de Valores) concernientes al incumplimiento de las disposiciones legales vigentes o a la presentación correcta de los estados financieros, excepto como sigue: x Posibles violaciones de leyes o reglamentos cuyos efectos deben ser considerados para revelarlos en los estados financieros o como una base para registrar un pasivo contingente, excepto como sigue: x Otros pasivos de importancia diferentes a aquellos registrados en libros, o ganancias o pérdidas contingentes que deban ser registradas o reveladas en las notas de acuerdo con normas de contabilidad generalmente aceptadas, excepto como sigue: d. No tenemos planes o intenciones futuras que puedan afectar negativamente el valor en libros o la clasificación de los activos y pasivos, a la fecha del balance, excepto como sigue: e. No existen transacciones que no hayan sido registradas apropiadamente en los libros de contabilidad o reveladas en las notas a los estados financieros, como exigen las normas de contabilidad generalmente aceptadas incluyendo, pero no limitadas a las siguientes: x Transacciones entre partes relacionadas y los importes a cobrar o a pagar correspondientes, incluyendo entre otras ventas, compras, préstamos, transferencias, convenios de arrendamiento y garantías. x Opciones o convenios para realizar transacciones con acciones de la compañía. x Convenios u otros requisitos con instituciones financieras que contengan cláusulas restrictivas para la compañía. x Acuerdos para readquirir activos vendidos previamente. f. Hemos revelado todas las demandas no entabladas o imposiciones tributarias de que tenemos conocimiento. No hemos sido advertidos de 346

5. Auditoría Financiera

otros asuntos importantes que pudieses ser motivo de demandas y que deban ser relevados. La compañía tiene título satisfactorio de todos los activos poseídos y no existen gravámenes sobre tales activos, ni activo alguno ha sido pignorado, excepto como sigue: Todas las provisiones necesarias para proteger activos y sobre posibles pérdidas se han registrado de acuerdo a las disposiciones legales y las normas de contabilidad generalmente aceptadas. La compañía ha cumplido con todos los aspectos de los acuerdos contractuales cuyo incumplimiento pudiere tener un efecto sobre los estados financieros. No ha ocurrido ningún suceso con posterioridad a la fecha del balance general que pudiere requerir ajuste o revelación en los estados financieros a Diciembre 31 de 20__, excepto como sigue: Cordialmente, Nombres Firmas Fecha (de la terminación del trabajo)

f) Acumular evidencias finales y verificar que las cifras finales concuerdan con los estados financieros El auditor deberá aplicar procedimientos analíticos al o cerca del final de la auditoría para formarse una conclusión global sobre si los estados financieros como un todo son consistentes con el conocimiento del auditor, del negocio. Las conclusiones extraídas de los resultados de dichos procedimientos, se pretende que corroboren las conclusiones formadas durante la auditoría de componentes individuales o de elementos de los estados financieros y que ayuden a llegar a las conclusiones globales respecto de la racionalidad de los estados financieros. Sin embargo, también pueden identificar áreas que requieren procedimientos adicionales. Se deben revisar los estados financieros finales para determinar si: • En conjunto, son coherentes con nuestro conocimiento de la actividad del cliente, nuestra comprensión de los saldos y relaciones individuales y nuestra evidencia en la auditoría. • Las políticas contables utilizadas en la preparación de los estados financieros son apropiadas y están reveladas adecuadamente, al igual que cualquier cambio en dichas políticas. 347

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•

2.4

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Los saldos y revelaciones asociadas están presentados de acuerdo con las políticas contables, normas profesionales y requisitos legales reglamentarios.

EL INFORME DEL AUDITOR SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los elementos básicos del informe del auditor sobre los estados financieros y la estructura que se presentan en esta sección fueron tomados de la Norma Internacional de Auditoría 700: El Informe del Auditor Independiente sobre un Juego Completo de Estados Financieros de Propósito General. El auditor debe evaluar las conclusiones derivadas de la evidencia de auditoría obtenida como base para formarse una opinión de los estados financieros. Para formarse una opinión sobre los estados financieros, el auditor debe evaluar si, basado en la evidencia de auditoría obtenida, existe un aseguramiento razonable que los estados financieros tomados en su conjunto están libres de errores importantes. Esto implica concluir si ha sido obtenida suficiente y apropiada evidencia de auditoría para reducir hasta un nivel aceptablemente bajo los riesgos de errores importantes en los estados financieros y evaluar los efectos de errores identificados y no corregidos. La formación de una opinión sobre si los estados financieros están presentados razonablemente en todos los aspectos importantes de acuerdo con el marco conceptual de información financiera aplicable, implica la evaluación de si los estados financieros han sido preparados y presentados de acuerdo con los requerimientos específicos del marco conceptual de información financiera aplicable para clases particulares de transacciones, saldos de cuenta y revelaciones. Esta evaluación incluye la consideración en el contexto del marco conceptual de información financiera aplicable a: (a) Sí las políticas de contabilidad seleccionadas y aplicadas son consistentes con el marco conceptual de información financiera y son apropiadas en las circunstancias; (b) Si las estimaciones contables hechas por la administración son razonables en las circunstancias; (c) Si la información presentada en los estados financieros incluidas las políticas de contabilidad, es la concerniente, es confiable, comparable y comprensible; y (d) Si los estados financieros proporcionan suficientes revelaciones para permitir a los usuarios entender el efecto de transacciones importantes y de eventos en la información proporcionada en los estados financieros; por

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5. Auditoría Financiera

ejemplo, en el caso de estados financieros preparados de acuerdo con las normas internacionales de información financiera, la posición financiera de la entidad, los resultados financieros y los flujos de efectivo. La formación de una opinión de si los estados financieros están presentados razonablemente en todos los aspectos importantes de acuerdo con el marco conceptual de información financiera aplicable, involucra también la evaluación de la presentación razonable de los estados financieros. El auditor debe considerar si los estados financieros luego de cualquier ajuste hecho por la administración como resultado del proceso de auditoría, son consistentes con el entendimiento de parte del auditor de la entidad y su entorno. El auditor debe considerar la presentación general, la estructura y el contenido de los estados financieros, también debe considerar si los estados financieros incluidas las notas de revelaciones representan fielmente las transacciones y eventos de una manera que presenta razonablemente en todos los aspectos importantes, la información contenida en los estados financieros en el contexto del marco conceptual de información financiera. Los procedimientos analíticos realizados cerca del final de la auditoría ayudan a corroborar las conclusiones alcanzadas durante la auditoría y ayudan en el alcance de conclusiones generales como la presentación razonable de los estados financieros. La norma internacional establece los requerimientos relacionados con los siguientes elementos del informe del auditor cuando la auditoría ha sido conducida de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría: (a) El título; (b) El destinatario; (c) El párrafo de introducción; (d) La responsabilidad de la administración por los estados financieros; (e) La responsabilidad del auditor; (f) La opinión del auditor; (g) Otras responsabilidades de informe; (h) La firma del auditor; (i) La fecha del informe del auditor; y (j) La dirección del auditor.

Título El informe del auditor debe tener un título que indique claramente que este es el informe de un auditor independiente. Un título indicando que el informe es el informe de un auditor independiente; por ejemplo, “Informe de Auditor Independiente”, afirma que el auditor ha cumplido todos los requerimientos éticos concernientes sobre independencia y por lo tanto diferencia el informe del auditor independiente de informes emitidos por otros. Leyes nacionales o 349

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regulaciones especifican con frecuencia a quién deben ser dirigidos los informes del auditor sobre los estados financieros de propósito general en esa jurisdicción en particular.

Destinatario Usualmente, el informe del auditor sobre estados financieros de propósito general está dirigido a los accionistas o a los encargados del gobierno de la entidad donde los estados financieros están siendo auditados.

Párrafo de introducción El párrafo de introducción en el informe del auditor debe identificar la entidad cuyos estados financieros han sido auditados y debe exponer que los estados financieros han sido auditados. El párrafo de introducción debe también: (a) Identificar el título de cada uno de los estados financieros que comprende el juego completo de los estados financieros; (b) Referirse al resumen de las políticas de contabilidad importantes y otras notas explicativas; y (c) Especificar la fecha y período cubiertos por los estados financieros. Este requerimiento es comúnmente cumplido mediante la declaración que el auditor ha auditado los estados financieros de la entidad que se acompañan lo cual comprende (Indicar los títulos de un juego completo de estados financieros requeridos por el marco conceptual de información financiera aplicable, especificando la fecha y período cubierto por esos estados financieros) y referencia al resumen de las políticas de contabilidad importantes y otras notas explicativas. Además, cuando el auditor está al tanto que los estados financieros serán incluidos en un documento que contenga otra información, tal como un informe anual. El auditor puede considerar si en la presentación identifica los números de páginas en los cuales los estados financieros son presentados. Esto ayuda a los lectores a determinar identificar los estados financieros a los cuales alude el informe del auditor. La opinión del auditor cubre el juego completo de estados financieros como lo define el marco conceptual de información financiera aplicable. En el caso de estados financieros preparados de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera incluye: un balance general, un estado de resultados, un estado de cambios en el patrimonio, un estado de flujos de efectivo y un resumen de las políticas de contabilidad significativas y otras notas explicativas. En algunas jurisdicciones la información adicional puede ser considerada como una parte integral de los estados financieros.

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5. Auditoría Financiera

En algunas circunstancias, la entidad puede ser requerida por ley o regulación, por normas o puede escoger voluntariamente presentar junto con los estados financieros información suplementaria que no es requerida por el marco conceptual de información financiera. Por ejemplo, la información suplementaria puede ser presentada para aumentar la comprensión del usuario del marco conceptual de información financiera o para proporcionar explicación adicional de rubros específicos de los estados financieros. Tal información es presentada normalmente en planillas complementarias o como notas adicionales. La opinión del auditor puede o no cubrir la información suplementaria y por lo tanto es importante para el auditor estar satisfecho que cualquier información suplementaria que no está cubierta por la opinión del auditor sea claramente diferenciada. En algunas circunstancias la información suplementaria no puede ser claramente diferenciada de los estados financieros por su naturaleza y la manera en que está presentada. En esas circunstancias la información suplementaria está cubierta por la opinión del auditor. Por ejemplo, su opinión cubre notas o planillas suplementarias que están referenciadas con los estados financieros. Este sería el caso cuando las notas a los estados financieros incluyen una explicación de la extensión del punto hasta el cual los estados financieros cumplen con otro marco conceptual de información financiera. La información suplementaria presentada como parte integral de los estados financieros, no necesita ser tratada específicamente en el párrafo de introducción del informe del auditor, ya que la referencia a las notas en la descripción de los componentes de los estados financieros en el mismo párrafo es suficiente.

Responsabilidad de la administración por los estados financieros El informe del auditor debe indicar que la administración es responsable por la preparación y la presentación razonable de los estados financieros de acuerdo con el marco conceptual de información financiera aplicable y que esta responsabilidad incluye: (a) El diseño, implementación y mantenimiento del control interno correspondiente a la preparación y presentación razonable de estados financieros que están libres de errores importantes ya sea debido a fraude o a error; (b) La selección y aplicación de políticas de contabilidad apropiadas; y (c) Hacer estimaciones contables que son razonables en las circunstancias. Los estados financieros son las representaciones de la administración. Ella es responsable por su preparación y presentación de acuerdo con el marco conceptual de información financiera aplicable. Por ejemplo, en el caso de estados financieros 351

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preparados de acuerdo con las normas internacionales de información financiera, la administración es responsable por la preparación de estados financieros que presenten razonablemente la posición financiera, los resultados financieros y los flujos de efectivo de la entidad de acuerdo con las normas internacionales de información financiera. Para cumplir con esta responsabilidad, la administración diseñará e implementará controles internos para prevenir o detectar y corregir declaraciones equivocadas ya se debido a fraude o a error para asegurar la confiabilidad de la información financiera de la entidad. La preparación de los estados financieros requiere del juicio de la administración al hacer las estimaciones contables que son razonables en las circunstancias, también al seleccionar y aplicar las políticas de contabilidad apropiadas. Estos juicios se hacen en el contexto del marco conceptual de información financiera aplicable.

Responsabilidad del auditor El informe del auditor debe declarar que la responsabilidad del auditor es expresar una opinión sobre los estados financieros basado en la auditoría, en contraste con la responsabilidad de la administración por la preparación y presentación razonable de los mismos. El auditor, también debe declarar que la auditoría fue conducida de acuerdo con las normas internacionales de auditoría. En el mismo debe explicar que esas normas exigen al auditor cumplir con requerimientos éticos y que planea y realiza la auditoría para obtener aseguramiento razonable si los estados financieros están libres de errores importantes. La referencia a las normas utilizadas permiten al lector saber que la auditoría ha sido conducida de acuerdo con normas establecidas.

El informe del auditor debe definir una auditoría describiendo que: (a) Una auditoría involucra la ejecución de procedimientos para obtener evidencia acerca de los montos y revelaciones en los estados financieros; (b) Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación del riesgo de errores importantes en los estados financieros debido a fraude o a error. En la evaluación de esos riesgos, el auditor considerará el control interno concerniente a la preparación y presentación razonable de los estados financieros de la entidad con el propósito de diseñar procedimientos que sean apropiados en las circunstancias y no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad del control interno de la entidad. En las circunstancias en que el auditor tenga también la responsabilidad para expresar una opinión sobre la efectividad del control interno en conjunto con la auditoría de los estados financieros, el auditor deberá omitir la frase en la que se refiere a

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5. Auditoría Financiera

que la consideración del auditor del control interno no tiene el propósito de expresar una opinión sobre la eficiencia del control interno; y (c) Una auditoría también incluye la evaluación de lo apropiado de las políticas de contabilidad usadas, la razonabilidad de las estimaciones contables hechas por la administración, así como la presentación como un todo de los estados financieros. El informe del auditor debe indicar que el auditor considera que la evidencia que ha obtenido es suficiente y apropiada para proveer una base para su opinión del auditor.

Opinión del auditor Una opinión sin salvedad se debe expresar cuando el auditor concluye que los estados financieros dan están presentados razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con el marco conceptual de información financiera aplicable. Cuando se expresa una opinión sin salvedad, el párrafo de opinión del informe del auditor debe indicar que en la opinión del auditor los estados financieros están presentados razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con el marco conceptual de información financiera aplicable (a menos que al auditor se le solicite por ley o regulación, usar una redacción diferente para la opinión, en cuyo caso debe usar la redacción recomendada). Cuando no se usan las normas internacionales de información financiera o las normas de contabilidad para el sector público como marco conceptual de información financiera, la referencia al marco conceptual de información financiera en la redacción de la opinión debe identificar la jurisdicción o país de origen del marco conceptual de información financiera. Para advertirle al lector del contexto en el cual la opinión del auditor está expresada, ésta identificará el marco conceptual de información financiera aplicable en el cual están basados los estados financieros. Cuando el marco conceptual de información financiera aplicable no es el de las normas internacionales de información financiera ni las normas internacionales para el sector público, la opinión del auditor debe también identificar la jurisdicción o el país de origen del marco conceptual de información financiera aplicable. El auditor debe identificar el marco conceptual de información financiera aplicable en términos tales como: • “… de acuerdo con las normas internacionales de información financiera”, o • “…de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en el país X…”

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Cuando el marco conceptual de información financiera aplicable abarca requerimientos regulatorios y legales, el auditor identificará el marco conceptual de información financiera aplicable en términos tales como: “…de acuerdo con las normas internacionales de información financiera y las disposiciones legales del país X y de la entidad X”.

Otros asuntos Las normas, leyes o prácticas generalmente aceptadas en una jurisdicción pueden requerir o permitir al auditor tratar asuntos que proporcionen explicaciones adicionales acerca de las responsabilidades del auditor en la auditoría de los estados financieros o del informe del auditor aquí tratado. Tales asuntos pueden ser direccionados en un párrafo separado después de la opinión del auditor.

Otras responsabilidades en el informe En algunas jurisdicciones, el auditor puede tener la responsabilidad de informar sobre otros asuntos suplementarios para expresar una opinión a los estados financieros. Por ejemplo, al auditor se le puede solicitar que informe sobre ciertos asuntos si estos llaman la atención del auditor durante el curso de la auditoría de los estados financieros. En otros casos, se le puede pedir que realice e informe sobre procedimientos específicos adicionales, o exprese una opinión sobre asuntos específicos, tales como lo adecuado de los libros de contabilidad y de los registros. Las normas de auditoría en algunas jurisdicciones o países específicos, con frecuencia proporcionan una guía sobre las responsabilidades adicionales específicas. En algunos casos las normas o leyes concernientes, pueden requerir o permitir al auditor informar sobre las otras responsabilidades dentro del informe del auditor acerca de los estados financieros. En otros casos, al auditor se le puede solicitar o permitir se exprese sobre esas otras responsabilidades en un informe separado. Cuando el auditor trata las otras responsabilidades de informe dentro del informe de auditoría sobre los estados financieros, estas otras responsabilidades deben ser tratadas en una sección separada después del párrafo de opinión.

Firma del auditor El informe del auditor debe estar firmado. La firma del auditor puede ser el nombre de la firma para la cual trabaja el auditor, en su propio nombre o en ambas posibilidades de acuerdo con la jurisdicción particular. En ciertas jurisdicciones, además de la firma del auditor, se le puede exigir que declare que es un profesional en práctica pública o que la firma para la cual trabaja, o el auditor han sido reconocidos por la autoridad competente en esa jurisdicción.

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5. Auditoría Financiera

Fecha del informe del auditor El auditor deberá fechar el informe de estados financieros no antes que la fecha en la cual ha obtenido suficiente y apropiada evidencia de auditoría sobre la cual basar su opinión. La evidencia de auditoría suficiente y apropiada debe incluir evidencia la declaración que el juego completo de estados financieros de la entidad ha sido preparado y la responsabilidad por ello confirmada por la autoridad reconocida. Puesto que la opinión del auditor se proporciona sobre los estados financieros y éstos son la responsabilidad de la administración, el auditor no está en posición de concluir que se ha obtenido suficiente y apropiada evidencia de auditoría hasta que el auditor obtiene evidencia que un completo juego de estados financieros ha sido preparado y que la administración ha aceptado su responsabilidad por los mismos. En algunas jurisdicciones, la ley o regulación identifica los individuos o cuerpos (por ejemplo, los directores) que son responsables por concluir que un juego completo de estados financieros ha sido preparado y especifica el proceso de aprobación necesario. En tales casos, el auditor obtiene la evidencia de esa aprobación antes de fechar el informe sobre los estados financieros. Sin embargo, en otros países, el proceso de aprobación no está establecido por ley o regulación. En tales casos, el auditor debe tener en cuenta los procedimientos seguidos por la entidad en la preparación y finalización de los estados financieros bajo el punto de vista de la administración y de las estructuras de gobierno para identificar los individuos o cuerpo con la autoridad para concluir que el juego completo de estados financieros de la entidad incluyendo sus notas, han sido preparados. En algunas jurisdicciones, la aprobación final de los estados financieros por los accionistas es requerida antes de que los estados financieros sean publicados. En estos lugares, la aprobación final por parte de los accionistas no es necesaria para que el auditor pueda concluir que ha sido obtenida suficiente y apropiada evidencia de auditoría. La fecha de aprobación de los estados financieros para propósito de las Normas Internacionales de Auditoría es la fecha más temprana en la cual la autoridad reconocida determina que un juego completo de estados financieros ha sido preparado.

Dirección del auditor El informe debe nombrar el sitio en el país o la jurisdicción donde tiene su práctica el auditor.

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Ilustración del informe del auditor El informe del auditor debe emitirse por escrito. Un informe escrito abarca el informe en papel y el informe utilizando medios electrónicos. La siguiente es una ilustración del informe del auditor, que incorpora los elementos descritos arriba para una auditoría de estados financieros preparados de acuerdo con las normas internacionales de información financiera expresando una opinión sin salvedad. Además de la auditoría de los estados financieros, la ilustración asume que el auditor tiene otras responsabilidades de informe requeridas bajo la ley local.

INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE (Destinatario apropiado) Informe sobre los estados financieros Hemos auditado los estados financieros que se adjuntan de la compañía ABC, los cuales comprenden el balance general a diciembre 31 de 20x1 y los correspondientes estados de: resultados, cambios en el patrimonio y flujos de efectivo para el año que terminó en esa fecha y un resumen de las principales políticas de contabilidad y otras notas explicativas.

Responsabilidad de la administración por los estados financieros La administración es responsable por la preparación y presentación razonable de estos estados financieros de acuerdo con las normas internacionales de información financiera. Esta responsabilidad incluye: el diseño, implementación y mantenimiento del control interno concerniente a la preparación y presentación razonable de los estados financieros libres de errores importantes, ya sea debido a fraude o a error; selección y aplicación de las políticas contables apropiadas; y realizar las estimaciones contables razonables en las circunstancias.

Responsabilidad del auditor Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre los estados financieros basados en nuestra auditoría. Hemos conducido nuestra auditoría de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría. Esas normas exigen que cumplamos con requerimientos éticos y que planeemos y realicemos la auditoría para obtener seguridad razonable de que los estados financieros están libres de declaraciones errores importantes.

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5. Auditoría Financiera

Una auditoría implica la realización de procedimientos para obtener evidencia de auditoría acerca de los montos y revelaciones en los estados financieros. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de errores importante en los estados financieros, ya sea debido a fraude o a error. Al realizar la valoración de riesgos, el auditor debe considerar el control interno de la entidad concerniente a la preparación y presentación razonable de los estados financieros para poder diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad del control interno de la entidad. Una auditoría también incluye la evaluación sobre lo apropiado de las políticas contables usadas y lo razonable de las estimaciones contables hechas por la administración así como la evaluación de la presentación general de los estados financieros. Creemos que la evidencia de auditoría que hemos obtenido es suficiente y apropiada para proporcionar una base para nuestra opinión de auditoría.

Opinión En nuestra opinión, los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la entidad a diciembre 31 de 20x1, los resultados de sus operaciones y los flujos de efectivos por el año que terminó en esa fecha de acuerdo con las normas internacionales de información financiera.

Informe sobre otros requerimientos legales y regulatorios (La forma y el contenido de esta sección del informe del auditor varía dependiendo de la naturaleza de las otras responsabilidades del informe del auditor). Firma del auditor Fecha: Dirección:

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En los países o estados en las cuales el auditor también tiene la responsabilidad de expresar una opinión sobre la efectividad del control interno sobre la información financiera junto con la auditoria de los estados financieros la redacción del informe sufrirá modificaciones. A continuación se presenta un modelo de esta clase de informes.

INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE (Destinatario apropiado) Informe sobre los estados financieros y el control interno sobre la información financiera Hemos auditado los estados financieros que se adjuntan de la compañía ABC, los cuales comprenden el balance general a diciembre 31 de 20x1 y los correspondientes estados de: resultados, cambios en el patrimonio y flujos de efectivo para el año que terminó en esa fecha y un resumen de las principales políticas de Contabilidad y otras notas explicativas. También hemos auditado el control interno sobre la información financiera de la compañía ABC.

Responsabilidad de la administración La administración es responsable por la preparación y presentación razonable de estos estados financieros de acuerdo con las normas internacionales de información financiera. Esta responsabilidad incluye: el diseño, implementación y mantenimiento del control interno sobre la información financiera libres de errores importantes, ya sea debido a fraude o a error; selección y aplicación de las políticas contables apropiadas; y realizar las estimaciones contables razonables en las circunstancias.

Responsabilidad del auditor Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre los estados financieros basados en nuestra auditoría y una opinión respecto del control interno sobre la información financiera. Hemos conducido nuestra auditoría de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría. Esas normas requieren que cumplamos con requerimientos éticos y que planeemos y realicemos la auditoría para obtener seguridad razonable de que los estados financieros están libres de errores importantes y si se mantuvo en todos aspectos importantes efectivo control interno sobre la información financiera.

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Una auditoría implica la realización de procedimientos para obtener evidencia de auditoría acerca de los montos y revelaciones en los estados financieros. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de errores importante en los estados financieros, ya sea debido a fraude o a error. Nuestra auditoria del control interno sobre la información financiera incluyó la obtención de un entendimiento del control interno sobre la información financiera, valorar el riesgo de que exista una debilidad importante y evaluar y probar la efectividad del diseño y la operación del control interno con base al riesgo valorado. Una auditoría también incluye la evaluación sobre lo apropiado de las políticas contables usadas y lo razonable de las estimaciones contables hechas por la administración así como la evaluación de la presentación general de los estados financieros. Creemos que la evidencia de auditoría que hemos obtenido es suficiente y apropiada para proporcionar una base para nuestras opiniones.

Limitaciones inherentes del Control Interno Dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura del control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también las proyecciones de cualquier evaluación de la efectividad del control interno para periodos futuros están sujetas al riesgo de que los controles puedan volverse inadecuados a causa de cambios en las condiciones, o que se pueda deteriorar el grado de cumplimiento con las políticas o procedimientos.

Opinión En nuestra opinión, los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la entidad a diciembre 31 de 20x1, los resultados de sus operaciones y los flujos de efectivos por el año que terminó en esa fecha de acuerdo con las normas internacionales de información financiera también en nuestra opinión la compañía ABC mantuvo en todos los aspectos importantes, efectivo control interno sobre la información financiera por el año 20x1, con base en el criterio establecido en el COSO.

Informe sobre otros requerimientos legales y regulatorios (La forma y el contenido de esta sección del informe del auditor varía dependiendo de la naturaleza de las otras responsabilidades del informe del auditor).

Firma del auditor Fecha: Dirección:

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CAPÍTULO

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Auditoría de cumplimiento de leyes y regulaciones

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Aspectos fundamentales Definición y objetivos La Auditoría de Cumplimiento es la comprobación o examen de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad, para establecer que dichas operaciones se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos que le son aplicables. Esta auditoría se practica mediante la revisión de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad.

Responsabilidad de la Administración en el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones De la Norma Internacional de Auditoría 250: Consideración de Leyes y Regulaciones en una Auditoría de Estados Financieros, se exponen las responsabilidades de la administración y las consideraciones que debe hacer el auditor del cumplimiento de leyes u regulaciones. En los siguientes párrafos se comentan los asuntos expuestos en la norma. La responsabilidad primaria de prevención y detección de fraudes y errores es de los encargados de la gestión y dirección de la entidad. Las responsabilidades respectivas de los encargados de la gestión y dirección pueden variar, según la entidad, así como de país a país. Debido al descuido de los encargados de su gestión, la dirección, ,debe establecer el tono adecuado, crear y mantener una cultura de honradez y una ética elevada, así como establecer controles adecuados que prevengan y detecten los fraudes y errores dentro de la entidad. Es responsabilidad de los encargados de gestionar la entidad el asegurarse, mediante la supervisión de la dirección, de la integridad de los sistemas de contabilidad y de información financiera de la entidad, así como que estén implantados sistemas de control adecuados, que incluyan los dirigidos a controlar el riesgo, el control financiero y el cumplimiento de la ley. Es responsabilidad de la dirección de la entidad el establecimiento de un entorno de control y de mantenimiento de políticas y procedimientos que ayuden a lograr el objetivo de asegurarse, en la medida de lo posible, que se mantenga una conducta ordenada y eficiente en la entidad. Esta responsabilidad incluye la

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6. Auditoría de cumplimiento de leyes y regulaciones

puesta en práctica y la garantía de continuidad del funcionamiento de los sistemas de contabilidad y de control interno, que se diseñan para prevenir y detectar fraudes y errores. Dichos sistemas reducen, aunque no eliminan, el riesgo de irregularidades, ya sean originados por fraude o por error. Por consiguiente, la dirección asume la responsabilidad de los restantes. Las siguientes políticas y procedimientos, entre otros, pueden ayudar a la administración para controlar sus responsabilidades de la prevención y detección de incumplimiento: x Vigilar las regulaciones legales y asegurar que los procedimientos de operación estén diseñados para cumplir estas regulaciones. x Instituir y operar sistemas apropiados de control interno. x Desarrollar, hacer público, y seguir un código de conducta empresarial. x Asegurar que los empleados están apropiadamente entrenados y comprenden el código de conducta empresarial. x Vigilar el cumplimiento del código de conducta y actuar apropiadamente para disciplinar a los empleados que dejan de cumplir con él, x Contratar asesores legales parar auxiliar en la vigilancia de los requisitos legales. x Mantener un compendio de las leyes importantes que la entidad tiene que cumplir dentro de su industria particular.

Procedimientos de Auditoría El auditor debe diseñar la auditoria de cumplimiento para proporcionar una seguridad razonable de que la entidad cumple con las leyes, regulaciones y otros requerimientos importantes para el logro de los objetivos. Una auditoría de cumplimiento está sujeta al inevitable riesgo de que algunas violaciones o incumplimientos de importancia relativa a leyes y regulaciones no sean encontradas aún cuando la auditoria esté apropiadamente planeada y desarrollada de acuerdo con las normas técnicas debido a factores como: • La existencia de muchas leyes y regulaciones sobre los aspectos de operación de la entidad que no son capturadas por los sistemas de contabilidad y de control interno. • La efectividad de los procedimientos de auditoría es afectada por las limitaciones inherentes de los sistemas de contabilidad y de control interno por el uso de comprobaciones. • Mucha de la evidencia obtenida por el auditor es de naturaleza persuasiva y no definitiva. • El incumplimiento puede implicar conducta que tiene la intención de ocultarlo, como colusión, falsificación, falta deliberada de registro de transacciones o manifestaciones erróneas intencionales hechas al auditor. 363

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De acuerdo con requerimientos legales y estatutarios específicos o con el alcance del trabajo se requiere al auditor que responda como parte de la auditoria integral si la entidad cumple con las principales leyes o regulaciones a que debe someterse. En estas circunstancias, el auditor debe planear y someter a prueba el cumplimiento con estas leyes y regulaciones. Para planear la auditoria de cumplimiento, el auditor deberá obtener una comprensión general del marco legal y regulador aplicable a la entidad y la industria y cómo la entidad está cumpliendo con dicho marco de referencia. Para obtener esta comprensión general, el auditor reconocería particularmente que algunas leyes y regulaciones pueden tener un efecto fundamental sobre las operaciones de la entidad. Es decir, el incumplimiento con algunas leyes y regulaciones puede causar que la entidad cese en sus operaciones, o poner en cuestionamiento la continuidad de la entidad como un negocio en marcha o estar sujeta a sanciones legales importantes. Para obtener la comprensión general de leyes y regulaciones, el auditor normalmente tendría que: • Usar el conocimiento existente de la industria y negocio de la entidad. • Identificar las leyes y regulaciones que debe cumplir la entidad: - Leyes sobre Sociedades. Su estudio tiene como objetivo comprobar si la empresa ha cumplido con las normas legales relevantes en materia de sociedades o normas legales del sector al que pertenece la entidad por ejemplo, financiero, cooperativo, etc., para ello deberá examinar estatutos actas, decisiones de los órganos de administración y contratos para comprobar si se ajustan a la legislación. - Leyes Tributarias. Estas leyes establecen la relación entre las autoridades tributarias y la empresa como sujeto pasivo. La auditoría tiene como objeto comprobar si todos los impuestos, contribuciones, retenciones, etc., han sido declarados y contabilizados de acuerdo con las leyes sobre la materia. - Leyes Laborales. Establecen las relaciones entre la empresa y su personal. La auditoría debe estudiar la regulación laboral y los acuerdos colectivos para comprobar su aplicación de conformidad con los mismos. - Legislación Contable. Se refiere al plan de cuentas, libros obligatorios de contabilidad, libros de actas de socios, accionistas y similares y estructuras de la correspondencia. Esta auditoría se practica mediante la revisión de las normas sobre registros de contabilidad, soportes, comprobantes, libros y verificación de que la empresa cumpla satisfactoriamente estos requisitos. - Leyes Cambiarias o de Aduanas. Averiguar con la administración respecto de las políticas y procedimientos de la entidad referentes al 364

6. Auditoría de cumplimiento de leyes y regulaciones

cumplimiento con leyes y regulaciones y sobre las leyes o regulaciones que puede esperarse tengan un efecto fundamental sobre las operaciones de la entidad. Discutir con la administración las políticas o procedimientos adoptados para identificar, evaluar y contabilizar las demandas de litigio y las evaluaciones. Después de obtener la comprensión general, el auditor deberá desarrollar procedimientos para ayudar a identificar casos de incumplimiento con aquellas leyes y regulaciones aplicables a la entidad. El auditor deberá obtener evidencia suficiente y apropiada en la auditoría sobre el cumplimiento con aquellas leyes y regulaciones que el auditor generalmente reconoce que le son aplicables a la entidad. El auditor debería tener una suficiente comprensión de estas leyes y regulaciones para considerarlas cuando audita las afirmaciones relacionadas con la determinación de montos que van a ser registrados y las revelaciones que van a ser hechas. Dichas leyes y regulaciones deberán estar bien establecidas y ser conocidas por la entidad y dentro de la industria; y ser consideradas recurrentemente en el registro de las operaciones. Estas leyes y regulaciones, pueden relacionarse, por ejemplo, a la forma y contenido de los estados financieros, incluyendo requerimientos específicos de la industria; a la contabilización de transacciones bajo contratos de gobierno; o a la acumulación o reconocimiento de gastos para impuestos sobre la renta o costos por pensiones. Cuando el auditor se encuentre con circunstancias que le hagan pensar de la existencia de irregularidades, como consecuencia de fraudes o errores, el auditor deberá realizar procedimientos para determinar el efecto de las irregularidades en la temática de la auditoría integral. En el curso de la auditoría el auditor puede encontrarse con circunstancias que lleven a apreciar la existencia de irregularidades importantes, derivadas de fraudes o errores. Cuando el auditor se halle con tales circunstancias, la naturaleza, la planificación y la amplitud de los procedimientos a llevar a cabo dependerá del juicio del auditor, según el tipo de fraude o error indicado, la probabilidad de que así suceda, y la probabilidad de que un determinado tipo de fraude o error pudiera tener un efecto significativo en la auditoría. El auditor no puede dar por sentado que un solo ejemplo de fraude o error es un acontecimiento aislado y, por tanto, antes de la conclusión de la auditoría, el auditor estudia si necesitará revisarse la evaluación de los elementos del riesgo de auditoría que se hicieron durante su planificación, y si la naturaleza, planificación 365

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y amplitud de los otros procedimientos del auditor deben reconsiderarse igualmente. Por ejemplo, el auditor se fijará en lo siguiente: ƒ El carácter, momento y amplitud de los procedimientos sustantivos. ƒ La evaluación de la efectividad de los controles internos si la calificación del riesgo de control fue por debajo de alto. ƒ La asignación adecuada de miembros del equipo de auditoría a tenor de las circunstancias.

Procedimientos cuando se descubre incumplimiento Cuando el auditor observa la existencia de una irregularidad, deberá tener en cuenta si la irregularidad detectada puede constituir indicio de fraude, y de ser así, el auditor deberá tener presente las implicaciones de dicha irregularidad en relación con otros aspectos de la auditoría, en particular, la fiabilidad de las manifestaciones hechas por la dirección. Si el auditor ha llegado a la conclusión de que la irregularidad es, o puede ser originada por fraude, evaluará las implicaciones, en especial, aquellas que tratan de la posición de la persona o personas involucradas en la organización. Por ejemplo, el fraude relativo a malversaciones de fondos de una caja de poca importancia, en general, carece de importancia relativa para el auditor al evaluar el riesgo de existencia de irregularidades importantes por motivos de fraudes. Esto es debido a que tanto la manera de llevar el fondo de caja como su envergadura tienden a establecer un límite en cuanto al importe de la pérdida potencial, y la custodia de tales fondos, comúnmente, está confiada a un empleado con un nivel de autoridad bajo. A la inversa, cuando el asunto implica a la dirección con un alto nivel de autoridad, aun cuando el importe, en sí mismo, no sea significativo en el contexto de los estados financieros, puede inducir a pensar en un problema más profundo. En tales circunstancias, el auditor reconsidera la fiabilidad de las pruebas obtenidas anteriormente, toda vez que existen dudas acerca de si las manifestaciones hechas por la dirección son completas y veraces, abarcando las dudas a la autenticidad de los registros contables y la documentación. El auditor, igualmente, considera la posibilidad de connivencia que implique a empleados, a la dirección o a terceros, al reconsiderar la fiabilidad de las pruebas. Si la dirección, al más alto nivel, está implicada en el fraude, el auditor puede que no llegue a obtener la evidencia necesaria para completar la auditoría y poder informar sobre los estados financieros. A continuación se listan ejemplos del tipo de información que puede llamar la atención del auditor que puede indicar que ha ocurrido incumplimiento con leyes o regulaciones: • Pagos por servicios no especificados o préstamos a consultores, partes relacionadas, empleados o empleados del gobierno. 366

6. Auditoría de cumplimiento de leyes y regulaciones

• Comisiones de ventas u honorarios a agentes que parecen excesivos en relación con los normalmente pagados por la entidad o en su industria o con los servicios realmente recibidos. • Compras a precios notablemente por encima o por debajo del precio de mercado. • Pagos inusuales en efectivo, compras en forma de cheques o caja pagaderos al portador o transferencias a cuentas bancarias numeradas. • Transacciones inusuales con compañías registradas en paraísos fiscales. • Pagos por bienes o servicios hechos a algún país distinto del país de origen de los bienes o servicios. • Pagos sin documentación apropiada de control de cambios. • Existencia de un sistema contable que falla, ya sea por diseño o por accidente, en dar un rastro de auditoría adecuado o suficiente evidencia. • Transacciones no autorizadas o transacciones registradas en forma impropia. • Comentarios en los medios noticiosos. • Incumplimiento de normas tributarias. • Incumplimiento de normas laborales. • Incumplimiento de normas cambiarias. • Incumplimiento de otras normas. Cuando el auditor se da cuenta de información concerniente a un posible caso de incumplimiento, debería obtener una comprensión de la naturaleza del acto y las circunstancias en las que ha ocurrido, y otra información suficiente para evaluar el posible efecto sobre la entidad. Cuando evalúa el posible efecto sobre la entidad, el auditor considera: • Las potenciales consecuencias financieras, como multas, castigos, daños, amenaza de expropiación de activos, o la no continuación forzosa de operaciones y litigios. • Si las potenciales consecuencias financieras requieren revelación. • Si las potenciales consecuencias financieras son tan serias como para presentar su impacto en los estados financieros. Cuando cree que puede haber incumplimiento, debe documentar los resultados y discutirlos con la administración. La documentación de resultados incluye copias de registros y documentos y la elaboración de minutas de las conversaciones, si fuera apropiado. Si la administración no proporciona información satisfactoria de que de hecho hay cumplimiento, el auditor consultaría con el abogado de la entidad sobre la aplicación de las leyes y regulaciones a las circunstancias y los posibles efectos sobre los estados financieros. Cuando no se considere apropiado consultar con el abogado de la entidad o cuando el auditor no esté satisfecho con la opinión, 367

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consideraría consultar al propio abogado del auditor sobre si existe una violación de una ley o reglamento, las posibles consecuencias legales y qué acción adicional, si hay alguna, debería tomar el auditor. Cuando no puede obtener información adecuada sobre el incumplimiento sospechado, el auditor deberá considerar el efecto de la falta de evidencia en la auditoría sobre el dictamen del auditor. El auditor deberá considerar las implicaciones de incumplimiento en relación con otros aspectos de la auditoría, particularmente la confiabilidad de las manifestaciones de la administración. A este respecto, el auditor reconsidera la evaluación del riesgo y la validez de las manifestaciones de la administración, en caso de incumplimiento no detectado por los controles internos o no incluido en las manifestaciones que dio la administración. Las implicaciones de casos particulares de incumplimiento descubiertos por el auditor dependerán de la relación de la perpetración y ocultación, si los hay, del acto con los procedimientos específicos de control y el nivel de la administración o empleados involucrados.

Informe sobre incumplimientos Cuando el auditor se encuentra con una irregularidad derivada de un fraude o supuesto fraude, o error, deberá tener presente la responsabilidad que tiene de comunicar tal información a la dirección, a aquellos encargados de la gestión, en algunas circunstancias, a las autoridades reguladoras y a aquellas que velan por su aplicación. La comunicación de una irregularidad originada por un fraude, un supuesto fraude o error, al nivel adecuado de la dirección, en el momento oportuno, es importante porque permite a la dirección que tome las medidas que estime necesarias. La determinación de qué nivel de dirección es el adecuado es cuestión de juicio profesional y queda afectado por factores tales como la naturaleza, la magnitud y la frecuencia de la irregularidad o del supuesto fraude. Por regla general, el nivel adecuado de dirección es, al menos, un nivel por encima de las personas que parecen estar involucradas en la irregularidad o en el supuesto fraude. La determinación de qué asuntos deben ser objeto de comunicación por parte del auditor a aquellos encargados de la gestión, es cuestión de juicio profesional, y se ve, así mismo, afectado por la comprensión entre las partes en cuanto a qué temas deben comunicarse. Normalmente, estos temas incluirán lo siguiente: • Cuestiones relativas a la competencia y honestidad de la dirección. • Fraudes en los que está implicada la dirección. • Otros fraudes que dan lugar a que los estados financieros contengan irregularidades significativas. 368

6. Auditoría de cumplimiento de leyes y regulaciones

• Irregularidades significativas originadas por errores habidos. • Irregularidades indicativas de debilidades importantes en el control interno, incluido el diseño o funcionamiento del proceso de información financiera de la entidad. • Irregularidades que pueden ocasionar que los estados financieros contengan irregularidades importantes.

A la Administración El auditor debería, tan pronto sea factible, comunicarse ya sea con el comité de auditoría, la Junta Directiva y ejecutivos, u obtener evidencia de que están apropiadamente informados, respecto del incumplimiento que llame la atención del auditor. Sin embargo, el auditor no necesita hacerlo de esta manera para asuntos sin consecuencia o triviales y puede llegar a un acuerdo por adelantado sobre la naturaleza de los asuntos que deberán comunicarse. Si a juicio del auditor se cree que el incumplimiento es intencional y de importancia relativa, el auditor debería comunicar el resultado sin demora, mediante un informe apropiado al asunto o a los asuntos objeto de incumplimiento. Si el auditor sospecha que miembros de la administración, incluyendo miembros de la Junta Directiva, están involucrados en el incumplimiento, éste deberá reportar el asunto al nivel superior inmediato de autoridad en la entidad, en caso de que exista un comité de auditoría o un consejo de supervisión. Donde no haya autoridad más alta, o si el auditor cree que puede no tomarse acción sobre el informe o está inseguro sobre a qué persona reportarle, deberá considerar buscar asesoría legal. Si el auditor ha encontrado una irregularidad significativa debida a un error, lo deberá comunicar al nivel adecuado de la dirección, en el momento oportuno, y considerar la necesidad de informar de ello a los encargados de la gestión. El auditor deberá informar a aquellos encargados de la gestión, sobre las irregularidades acumuladas por éste, que no se hayan corregido durante la realización de la auditoría, y que se consideraron sin importancia por parte de la dirección. Si el auditor ha identificado un fraude, con independencia de si da origen a una irregularidad significativa en los estados financieros; o ha obtenido evidencia indicativa de que pueda existir un fraude (incluso si el efecto potencial en los estados financieros no fuera importante). El auditor deberá comunicar estas cuestiones al nivel adecuado de la dirección, en el momento oportuno, y considerar la necesidad de informar de estos asuntos a los encargados de la gestión. 369

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Cuando el auditor haya obtenido evidencia de que existe o puede existir un fraude, es importante que esta cuestión la ponga en conocimiento del nivel adecuado de la dirección. Esto es así incluso en el caso de que la cuestión pudiera considerarse intrascendente (por ejemplo, un desfalco menor por parte de un empleado a un nivel bajo dentro de la organización de la entidad). La determinación de qué nivel de la dirección es el adecuado viene, también, afectado, en estas circunstancias, por la probabilidad de connivencia o la implicación o involucramiento de un miembro de la dirección. Si el auditor ha determinado que la irregularidad es, o puede ser, el resultado de un fraude, y ha decidido, bien que el efecto en los estados financieros podría ser significativo o que ha sido inútil evaluar si el efecto es importante, el auditor deberá: a) Debatir el tema en cuestión así como el enfoque para realizar una investigación más en profundidad con el nivel adecuado de la dirección que esté, al menos, un escalón por encima de las personas afectadas, y con la dirección, al más alto nivel; y b) Sugerir, si lo considera adecuado, que la dirección pida consejo legal.

A los usuarios del informe sobre la Auditoría Integral Si el auditor concluye que el incumplimiento tiene un efecto sustancial sobre los estados financieros u otros aspectos importantes de la temática de la auditoría integral, y no ha sido apropiadamente reflejado en los estados financieros, el auditor debería expresar una opinión con salvedad o una opinión adversa, bien sea sobre los estados financieros o exclusivamente sobre el cumplimiento de leyes y regulaciones importantes. Si el auditor es impedido por la entidad de obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría para evaluar si ha ocurrido o es probable que ocurra incumplimiento que sea de importancia relativa para los estados financieros, debería expresar una opinión con salvedad o una abstención de opinión sobre los estados financieros basado en una limitación al alcance de la auditoría. Si no le es posible al auditor determinar si ha ocurrido incumplimiento a causa de las limitaciones impuestas por las circunstancias y no por la entidad, el auditor deberá considerar el efecto sobre el dictamen del auditor.

A las autoridades reguladoras o de control El deber de confidencialidad del auditor normalmente le imposibilitaría informar incumplimiento a una tercera parte, Sin embargo, en algunas circunstancias, ese

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deber de confidencialidad es sobrepasado por el estatuto, la ley o por las cortes de justicia. El auditor puede necesitar buscar asesoría legal en tales circunstancias, dando debida consideración a la responsabilidad del auditor hacia el interés público. El deber profesional del auditor de mantener la confidencialidad de cualquier tipo de información sobre el cliente, en general, le impide informar acerca de fraudes o errores a terceros ajenos a la entidad auditada. Sin embargo, las responsabilidades legales del auditor varían de país en país y en determinadas circunstancias, el deber de confidencialidad puede verse anulado estatutariamente, por ley o por los tribunales de justicia. Por ejemplo, en algunos países, el auditor de una institución financiera tiene el deber estatutario de informar acerca de la aparición de un fraude y de errores importantes a las autoridades supervisoras. En tales circunstancias, el auditor debe considerar la posibilidad de asesorarse, debidamente, desde el punto de vista legal o jurídico.

Retiro del trabajo El auditor puede concluir que el retiro del trabajo es necesario cuando la entidad no toma acción para el remedio que el auditor considera necesario en las circunstancias, aún cuando el incumplimiento no sea de importancia relativa para los estados financieros o para la marcha de la sociedad. Los factores que afectaran la conclusión del auditor incluyen las implicaciones del involucramiento de la más alta autoridad dentro de la entidad que pueden afectar la confiabilidad de las manifestaciones de la administración, y los efectos sobre el auditor respecto de continuar la asociación con la entidad. Para llegar a esta conclusión, el auditor normalmente buscaría asesoría legal. Si el auditor concluye que no le es posible continuar realizando la auditoría, debido a irregularidades como consecuencia de fraudes o supuestos fraudes, deberá: a) Considerar las responsabilidades profesionales y legales aplicables, según las circunstancias, incluido el hecho de si existe alguna exigencia de que el auditor informe a la persona o personas que realizaron el nombramiento de auditor o, en algunos casos, a las autoridades reguladoras; b) Considerar la posibilidad de retirarse del encargo recibido; y c) Si se retira el auditor: x Tratar con el nivel adecuado de la dirección y con aquellos encargados de la gestión el tema de la retirada del auditor del encargo recibido, aduciendo las razones correspondientes para ello; y x Considerar si existe alguna exigencia profesional o legal para informar a la persona o personas que realizaron el nombramiento de auditor o, en algunos casos, a las autoridades reguladoras, tanto la retirada del auditor del encargo recibido como las razones aducidas para ello. 371

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El auditor puede encontrarse con circunstancias excepcionales que pongan en tela de juicio su capacidad para continuar realizando la auditoría, por ejemplo, en las circunstancias siguientes: a) Cuando la entidad no tome las medidas correctoras que procedan en caso de fraude y que el auditor considera necesarias, a tenor de las circunstancias, aun cuando el fraude no sea significativo en el contexto de los estados financieros; b) Cuando considere el auditor que el riesgo de que se produzcan irregularidades significativas, debido a fraudes, y como consecuencia de pruebas de auditoría, se den indicios de riesgos importantes de fraudes significativos e intensos; o c) Cuando el auditor esté seriamente preocupado acerca de la competencia u honestidad de la dirección o de aquellos encargados de la gestión. Debido a la variedad de circunstancias que puede producirse, no es posible describir, definitivamente, cuándo resulta adecuado el retiro de un encargo de auditoría. Existen factores que afectan la conclusión del auditor e incluyen las implicaciones o involucramiento de algún miembro de la dirección o de aquellos encargados de la gestión (que pudiera afectar a la fiabilidad de las manifestaciones hechas por la dirección), así como los efectos que podrían derivarse de continuar el auditor prestando sus servicios a la entidad. El auditor, en tales circunstancias, tiene responsabilidades profesionales y legales, y estas responsabilidades pueden variar, según el país de que se trate. En algunos países, por ejemplo, el auditor puede tener derecho a hacer una declaración, o se le puede exigir que informe a la persona o personas que le nombraron auditor o, en algunos casos, a las autoridades reguladoras. Dada la naturaleza o carácter excepcional de las circunstancias, así como la necesidad de tomar en consideración las exigencias legales, el auditor debe considerar la posibilidad de asesorarse legalmente, a la hora de decidir si debe retirarse de un encargo recibido, así como en la determinación de las medidas adecuadas a tomar. PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA LA AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES EN COLOMBIA El Artículo 207 del Código de Comercio señala algunas funciones básicas de la revisoría fiscal. Una forma de mantener consciente al grupo de trabajo sobre estas funciones, es la de elaborar programas para cubrir cada una de estas funciones. Con este propósito se presentan a continuación algunos ejemplos de los programas que podrían elaborarse, los cuales no pretende incluir todos los puntos que se pudieran requerir. Estas funciones encajan de manera apropiada dentro de la auditoria de cumplimiento de leyes y regulaciones de que trata el presente capítulo. 372

6. Auditoría de cumplimiento de leyes y regulaciones

También se incluyen programas para el cumplimiento de las normas tributarias y otros programas formales para verificar el cumplimiento de aspectos legales como los laborales.

PROGRAMA DE LEGISLACIÓN COMERCIAL Y CONTABLE LEGISLACIÓN COMERCIAL Objetivo Cerciorarse de que las operaciones que se celebran o cumplan por cuenta de la sociedad, se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva (C. de Co. Art. 207-1). Procedimientos de Auditoría

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1. Obtenga una copia de la escritura de constitución y verifique si ésta expresa claramente: x Si intervinieron personas naturales; se indicó su nacionalidad y el documento de identificación legal. x Si intervinieron personas jurídicas si se indicó la ley, decreto o escritura de la cual deriva su existencia. 2. La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, conforme lo dispone el Código de Comercio. 3. El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establecen en la escritura. 4. El objeto social, enuncia en forma clara y completa las actividades principales de la empresa. 5. El capital social, el suscrito y el pagado por cada accionista. 6. La clase y valor nominal de las acciones representativas del capital. 7. La forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas de capital debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año

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Procedimientos de Auditoría 8. La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores y de las que se reservan los asociados, la asamblea, la junta de socios, conforme a la regulación legal de la sociedad que se constituye. 9. La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extra ordinarias y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia. 10. Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidad des de cada ejercicio social, con la indicación de las reservas que deben hacerse. 11. La duración precisa de la sociedad y las causas de disolución anticipada de la misma. 12. La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o en que condiciones, a falta de indicación, puedan hacerse distribuciones en especie. 13. Si las diferencias que ocurran a los asociados entre si o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral, o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de ellos. 14. El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones cuando esta función no corresponda, por ley o por el contrato a todos o algunos de los asociados. 15. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos.

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16. Los demás pactos que siendo compatibles con la índole de la sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato 17. Atribuciones y facultades del gerente o representante legal de la sociedad. 18. Atribuciones y facultades de la junta directiva. x Atribuciones que se reservan los asociados y que son facultades de la asamblea general. x La fecha y la forma de convocar y constituir la asamblea general en sesiones ordinarias o extraordinarias y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia x Las fechas en que deban hacerse inventarios y balances generales y la forma como han de distribuirse las utilidades en cada ejercicio social con indicación de las reservas que deben hacerse. 19. Obtener los libros de actas de la asamblea general y de la junta directiva para comprobar: x Si las reuniones se efectuaron con el lleno de las prescripciones legales y estatutarias. x Si los acuerdos y decisiones tomadas se están cumpliendo a cabalidad. x Si las actas están firmadas por el secretario de la reunión y por quien la presidio.

LEGISLACIÓN CONTABLE

Objetivo Velar porque se lleve regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta directiva y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines (C. de Co. Art. 207-4).

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Procedimientos de Auditoría Para desarrollar este programa con eficiencia el auditor debe estudiar los Artículos 48 a 74 del Código de Comercio y el Título Tercero del Decreto 2649 de 1993.

Sistema y procedimientos de contabilidad 1. Obtenga evidencia de los siguientes puntos y redacte un memorándum con sus observaciones y recomendaciones acerca del sistema de contabilidad. x Se conforma la contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del Código de Comercio, Decreto 2649 de 1993 y demás normas sobre la materia. x Se utilizan procedimientos de reconocido valor técnico - contable, con el fin de registrar las operaciones, facilitar el conocimiento y pruebas de la historia clara, completa y fidedigna de los asuntos individuales y el estado general de los negocios. x Se lleva la contabilidad por el sistema de partida doble, en libros registrados y de manera que suministre una historia clara de los negocios de la empresa, con sujeción a las prescripciones legales y a los principios de contabilidad generalmente aceptados. x Se elabora un comprobante de Contabilidad previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica, el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asunto. x Se adjunta a cada comprobante los documentos que lo justifican

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x Se archivan y conservan ordenadamente los comprobantes de los asientos hechos en los libros de contabilidad x La correspondencia, tanto recibida como despachada, está debidamente conservada y archivada en orden cronológico y con forme a las prescripciones legales x Existe debida correspondencia, entre los asientos de los libros de contabilidad y los comprobantes que los justifican x Los comprobantes de contabilidad están debidamente autorizados por el representante legal de la empresa y el contador x Están los libros oficiales al día: Inventarios y balances Diario general Mayor y Balances Registro de accionistas Libros de actas 2. Están los libros anteriores registrados en la Cámara de Comercio o donde deban registrarse. 3. Los asientos en los libros se han hecho adecuadamente y con forme a lo previsto en el Código de Comercio x Están las fechas de los asientos, en el orden o las fechas de las operaciones realizadas x Hay en los libros, espacios que faciliten interlineaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos

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x Hay interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos x Hay borrones o tachaduras en todo o en parte de los asientos x Hay hojas arrancadas, alteración en el orden de las mismas o mutilación de los libros x Cualquier error u omisión se salva o corrige con un nuevo asiento en la fecha en que se advierte Se llevan diarios auxiliares debidamente diseñados, para suministrar una historia clara de los negocios y están los asientos respaldados por comprobantes que justifican las operaciones registradas Se contabilizan en el diario general, las operaciones registradas en los diarios auxiliares, con base en comprobantes de diario debidamente autorizados Se llevan mayores auxiliares, que permitan conocer en forma clara el detalle de las cuentas de control del mayor Los estados financieros presentados a las entidades de control y vigilancia, está de a cuerdo con las cuentas del mayor o con las cuentas auxiliares de la contabilidad. Las cifras de nuestro informe se pueden cruzar con los saldos de las cuentas del mayor o hay indicación clara en los papeles de trabajo, que permitan estos cruces cuando se hayan hecho reclasificaciones Han sido registrados los inventarios generales, practicados al finalizar cada período, debidamente y conforme a las prescripciones legales

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10. Han sido registrados los estados financieros anuales, así como el balance inicial de operaciones, el libro de inventarios y balances. 11. Están los estados financieros anuales, así como el asiento inicial de operaciones, debidamente registrados en el libro de inventarios y balances. 12. Están registradas en los libros oficiales, aquellas cuentas, tales como la de valorización de bienes raíces, de valores mobiliarios, de divisas extranjeras, etc.

Libro de Actas 1. Revise el Libro o Libros de Actas de la asamblea general l y de la junta directiva a obteniendo la evidencia necesaria para redactar un memorándum con sus observaciones y recomendaciones acerca de los puntos siguientes y si: x Está el libro de actas debidamente registrado en la Cámara de Comercio x Están todas las actas debidamente sentadas en el libro correspondiente x Están las actas, debidamente firmadas por el presidente y el secretario de las reuniones respectivas o, en su defecto, por el revisor fiscal x El contenido de las actas se ajusta a lo dispuesto en los artículos pertinentes del Código de Comercio y del Decreto 2649 de 1993. x La aprobación de las actas se ajusta a lo dispuesto en los artículos pertinentes del Código de Comercio

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Procedimientos de Auditoría x Fue inscrita en la Cámara de Comercio, la parte pertinente del acta en donde se eligió junta directiva, representante legal y revisor fiscal.

Registro de accionistas Revise el libro de inscripción de acciones y compruebe si: x Esta debidamente registrado en la Cámara de Comercio x Llena los requisitos prescritos en los artículos pertinentes del Código de Comercio.

Correspondencia y archivo Revise los archivos y prepare un memorando con sus observaciones y recomendaciones acerca de los siguientes puntos, revelando si: x Se deja copia fiel de la correspondencia que se dirige en relación con los negocios, mediante sistemas que aseguran la exactitud y duración de la copia x Se conserva la correspondencia recibida en relación con las actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

Excepciones encontradas Prepare una planilla con el resumen de las excepciones encontradas y evalúe las incidencias de las excepciones en nuestro informe como revisores fiscales, teniendo en cuenta que los asuntos incluidos en este programa se debe incluir en el informe final de la revisoría fiscal. Prepare un memorando con las recomendaciones que hayan surgidos por las excepciones encontradas y presentando a la administración como informe eventual.

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LEYES TRIBUTARIAS El objetivo de la auditoría tributaria es de asegurar que la sociedad examinada cumple a cabalidad con el conjunto de norma tributarías del orden nacional, departamental y municipal. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

Objetivos 1. Determinar que se hayan registrado en forma correcta los impuestos generados por las operaciones gravadas, y los impuestos descontables en la cuenta de impuestos a las ventas por pagar. 2. Determinar que los valores incluidos en las declaraciones del impuesto sobre las ventas bimestrales concuerden con las cuentas de contabilidad. 3. Determinar que las declaraciones hayan sido firmadas por las personas obligadas, en los términos de la ley. 4. Se presenta la prueba del pago de la sanción por extemporaneidad, cuando es el caso. 5. Se presenta la prueba del pago de impuesto correspondiente al período y de los intereses moratorios si hay lugar a ellos. 6. La dirección y actividad económica anotada en el formulario corresponde al domicilio social principal, según la escritura correspondiente. 7. Quien cumple el deber formal de declarar, firma la declaración tributaria.

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8. En su revisión, tenga en cuenta las instrucciones para el diligenciamiento del formulario que trae el borrador de la declaración. 9. Cuando haya lugar, prepare un memorando con el resultado del trabajo, y sus comentarios acerca de las deficiencias observadas que requiera tomar una acción inmediata. 10. Cerciórese que el formulario oficial sea firmado por quien tiene el deber formal de presentar la declaración y por el revisor fiscal o contador público cuando fuere el caso. 11. De sus conclusiones con relación al trabajo efectuado

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RETENCIÓN EN LA FUENTE Objetivo Determinar qué: 1. Se haya hecho la retención en la fuente, cada vez que se ha efectuado un pago o bono en cuenta gravado con esta obligación. 2. Se hayan elaborado las declaraciones mensuales de las retenciones practicadas, en los formatos oficiales diseñados para el efecto. 3. Se hayan consignado en los bancos los valores retenidos autorizados por las normas legales, dentro de los plazos fijados del mes siguiente a aquel en el cual se realizo el pago o abono en cuenta. 4. Se elaboraron y expidieron, antes del plazo fijado del año siguiente de aquel en que se practicó la retención, los certificados en que conste la retención a los contribuyentes a quienes se les practicó.

Procedimientos de Auditoría 1. Familiarícese con las normas legales que regulen las retenciones en la fuente en Colombia. Las siguientes son las principales obligaciones del agente retenedor: x Efectuar la retención. Están obligados a efectuar la retención o percepción del tributo, los agentes de retención que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben por expresa disposición legal, efectuar dicha retención o percepción. x Presentar la Declaración de Retención en la Fuente mensualmente, dentro de los plazos previstos en la Ley. Los agentes de retención en la fuente deben presentar la declaración mensual de las retenciones que debieron efectuar durante el respectivo mes. x  Consignación oportuna de la retención. Las personas o entidades obligadas a hacer la retención, deberán consignar el valor retenido en los lugares y dentro de los plazos que para tal efecto señale el Gobierno Nacional.

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La no consignación de la retención en la fuente, dentro de los plazos que indique el Gobierno, causará intereses de mora, los cuales se liquidarán y pagarán por cada mes o fracción de mes calendario de retardo en el pago. x Expedir Certificados por concepto de salarios. Expedir anualmente a los asalariados un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente anterior, según el formato que prescriba la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. El Certificado de Ingresos y Retenciones debe contener los siguientes datos:  El formulario debidamente diligenciado Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.  Apellidos y nombres del asalariado.  Cédula o NIT del asalariado.  Apellidos y nombre de la razón social del agente retenedor.  Cédula o NIT del agente retenedor.  Dirección del agente retenedor.  Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.  Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago. x Certificados por otros conceptos. Por conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, con la siguiente información:  Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.  Apellidos y nombre(s) o razón social y NIT del retenedor.

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Procedimientos de Auditoría  Dirección del agente retenedor.  Apellidos y nombre(s) o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.  Monto total y concepto del pago sujeto a retención.  Concepto y cuantía de la retención efectuada.  La firma del pagador o agente retenedor. 2. Examine los comprobantes de pago o abono en cuenta y compruebe si se hizo la retención correspondiente, aplicando los porcentajes de retención establecidos para los diferentes conceptos. 3. Examine el movimiento de la cuenta corriente relativa a las retenciones efectuadas y coteje el saldo con el total a consignar de la declaración mensual de retención en la fuente. 4. Verifique y haga prueba a las declaraciones mensuales de retenciones, comprobando que se hayan elaborado correctamente las siguientes secciones: x Retenciones a título de impuesto a la renta y complementarios. x Retenciones a título de impuesto sobre las ventas. x Retenciones practicadas a título de impuesto de timbre nacional. 5. Cerciórese de que se han establecido controles apropiados que permitan acumular la información requerida para elaborar y expedir, en el año siguiente, antes del plazo fijado, los certificados en donde conste la retención hecha a los contribuyentes a quienes se les practicó y los conceptos objetos de la retención.

6. Prepare un memorando con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de las deficiencias observadas y que requieran tomar una acción inmediata o puedan ser puntos apropiados para nuestra carta de observaciones y recomendaciones.

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IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

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1. Familiarícese con las normas tributarias para la ciudad del domicilio social de la empresa, en relación con el Impuesto de Industria y Comercio y Avisos. Y para otros municipios donde obtenga ingresos. 2. Revise la Declaración Bimestral del Impuesto de Industria y comercio, utilizando la información que tuvo disponible para la revisión bimestral del impuesto sobre las ventas. 3. Verifique que los datos de la sección general hayan sido llenados en forma correcta. 4. Elabore una hoja de trabajo que le permita cotejar con la declaración del impuesto, la exactitud de los siguientes valores: x Total de ingresos ordinarios y extraordinarios del período. x Total de ingresos obtenidos fuera de la ciudad. x Total de Ingresos bruto obtenidos en la ciudad. x Devoluciones, rebajas y descuentos. x Deducciones, exenciones y actividades no sujetas x Total de ingresos netos gravables. 5. Verifique la liquidación del impuesto de industria y comercio y avisos con base en las tarifas asignadas por la Alcaldía de la ciudad. 6. Verifique el cálculo de otros gravámenes. 7. Verifique el valor de las retenciones que le practicaron a la sociedad por concepto de Impuesto de Industria y Comercio. 8. Verifique el total a pagar por el bimestre correspondiente. 9. Cerciórese que el formulario oficial sea firmado por quien tiene el deber formal de presentar la declaración y por el revisor fiscal o contador público cuando fuere el caso. 10. Dé sus conclusiones con relación al trabajo efectuado.

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Procedimiento de Auditoría IMPUESTO DE TURISMO La denominación legal de este impuesto es Contribución Parafiscal para la Promoción de Turismo, creada por la Ley 300 de 1.996, y modificada por la Ley 1101 de 2006 y el Decreto Reglamentario No.1036 de 2007. De acuerdo con las normas citadas, proceda a: 1. Verificar si la sociedad cumple con la obligación anual de renovación del Registro Nacional de Turismo, por las actividades que desarrolla. 2. Verificar en los plazos para declarar y pagar la contribución parafiscal, el monto de los ingresos por cada categoría de los servicios prestados, las tarifas aplicables en cada caso, y la oportunidad de presentación y pago en los plazos establecidos. 3. Verificar que el formulario de la declaración y pago esté debidamente firmado por las personas encargadas para hacerlo. 4. Concluya sobre el trabajo realizado.

IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS

Procedimientos de Auditoría 1. Obtenga del cliente el cálculo de la provisión de impuestos y realice el siguiente trabajo: a) Analice su razonabilidad y diligencie los soportes correspondientes. b) Efectúe un análisis del movimiento del pasivo por impuesto de renta corriente, diferido por cobrar y diferido por pagar para determinar su razonabilidad, deje evidencia en los papeles de trabajo. c) Efectúe un análisis de las diferencias entre los valores y fiscales y deje evidencia en los papeles de trabajo.

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2. Examine la copia del formulario de declaración de renta del último año y reconcilie los renglones a partir del impuesto a cargo, retenciones y anticipos con el pasivo por impuesto de renta registrado en la contabilidad para ese año. Analice cualquier diferencia presentada y determine (deducciones solicitadas en exceso, partidas no consideradas en el cálculo de la provisión del año anterior). 3. Si la compañía tiene reclamos de impuestos, determine si la provisión constituida para el efecto, es suficiente basada en el concepto del abogado asesor que está atendiendo el pleito. 4. Emita una conclusión del trabajo realizado sobre la revisión de la provisión de impuestos. Anexos que Soportan los Formularios Oficiales de las Declaraciones Tributarias La importancia en la preparación de los anexos tiene su fundamento en el Artículo 631 del Estatuto Tributario, el cual establece que en caso de requerimiento de la DIAN para hacer las comprobaciones del caso, los contribuyentes deberán suministrar la información tributaria señalada en esa disposición, al igual que los certificados, anexos y pruebas que soportan las cifras incluidas en el formulario. De lo anterior, se colige que existen dos clases de anexos: 1. Anexos de información tributaria. 2. Anexos de detalle. 1. Anexos de Información Tributaria La DIAN mediante resoluciones determina la información a suministrar y los formatos y especificaciones técnicas. De acuerdo con resoluciones se establecieron para las personas jurídicas que cumplieran unos requisitos en cuanto a patrimonio e ingresos, la obligación de suministrar la siguiente información: ƒ Pagos o abonos en cuenta que constituyen costo o deducción, incluida la compra de activos fijos o movibles.

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Procedimiento de Auditoría ƒ Ingresos brutos recibidos de terceros. ƒ Pasivos, saldo por acreedor a diciembre 31. ƒ Créditos activos, valor individual del saldo a diciembre 31. Es de señalar que la DIAN ha venido incrementando la solicitud de la información prevista en el Artículo 631 del Estatuto Tributario, en la resolución reciente solicita cuatro literales de los trece contemplados en el mencionado artículo, por lo que las compañías deberán prever que el software existente incluya el proceso de la totalidad de los literales, los cuales podrían ser requeridos en cualquier momento por la DIAN El no envío de la información o el suministro con errores podría originar la aplicación de la sanción prevista por el Artículo 651 del Estatuto Tributario. 2. Anexos de Detalle: Tienen su origen en el proceso de la información contable y generalmente no requiere un proceso adicional. Para su elaboración dependerá del tipo de información a suministrar y de las actividades que realice cada compañía, como ejemplo citamos algunos anexos: ƒ Balance fiscal; donde se identifican los valores contables y fiscales por cada una de las cuentas que lo componen. ƒ Resultado fiscal; donde se identifican los valores contables y fiscales para cada una de las cuentas que conforman el estado de resultados. ƒ Costo fiscal de las acciones ƒ Costo fiscal de las propiedades, planta y equipo. ƒ Utilidad contable y fiscal en venta de activos fijos y acciones. ƒ Conciliación de la corrección monetaria, contable y fiscal ƒ Conciliación del patrimonio contable y fiscal. ƒ Cálculo de la provisión de cartera fiscal y pensiones de jubilación. ƒ Conciliación entre la utilidad fiscal y contable. ƒ Movimiento de los pasivos estimados y provisiones. ƒ Prestaciones sociales consolidadas.

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LEYES LABORALES

Objetivos El objetivo de la Auditoría sobre las leyes laborales es asegurar que la sociedad examinada, cumpla a cabalidad con el conjunto de normas laborales contenidas en el Código Sustantivo del Trabajo.

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1. Familiarícese con las leyes laborales, especialmente con las siguientes normas: x Contrato individual de trabajo x Período de prueba y aprendizaje. x Reglamento de Trabajo y mantenimiento del orden. x Salarios. x Jornada de trabajo. x Descansos obligatorios. x Prestaciones sociales comunes. x Prestaciones sociales especiales. x Normas protectoras de las prestaciones. x Higiene y Seguridad en el trabajo. x Sistema General de Seguridad Social en Pensiones. x Sistema General de Seguridad Social en Salud. x Sistema General de Seguridad Social en Riesgos Profesionales. x Sistema de Subsidio Familiar y Protección Social. x Obligaciones fiscales y retención en la fuente sobre salarios. 2. Consulte además los trabajos realizados sobre el Ciclo de Recursos Humanos, en las pruebas de controles, incluidas en el capítulo de auditoría del control interno.

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Procedimiento de Auditoría LEYES CAMBIARIAS La mayoría de las empresas dentro de sus actividades ejecutan operaciones relacionadas con autoridades cambiarias tales como: inversiones extranjeras, importaciones, exportaciones, cuentas en moneda extranjera; operaciones estas que están reguladas en Colombia por el Banco de la República. El programa que se ha seleccionado en esta sección corresponde a servicios hoteleros que presta la sociedad así: ƒPor servicios hoteleros prestados a huéspedes extranjeros. ƒPor servicios hoteleros contratados por agencias de turismo del exterior. Los ingresos percibidos se canalizan a través por una cuenta de compensación establecida en el exterior. Las Leyes Cambiarias aplicables a esta clase de servicios son: ƒManual de Cambios Internacionales, emitido por el Banco de la República mediante la Circular Reglamentaria Externa DCIN. 83 y sus modificaciones. ƒResolución Externa 08 de 2000 emanada de la Junta Directiva del Banco de la República, relacionada con el Régimen de Cambios Internacionales Teniendo en cuenta la naturaleza de los ingresos en divisas y las Leyes cambiaras que anteceden, proceda a: 1. Verificar que los saldos en la cuenta de efectivo de moneda extranjera, mostrado en el balance sean iguales a la existencia de divisas, convertidas por la T.R.M., correspondiente al valor en pesos.

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2. Verificar que se haya realizado el cálculo y registro de la diferencia en cambio por cada período, utilizando las T.R.M. correspondientes. 3. Verificar que la venta de divisas a entidades bancarias se realice mediante la utilización de los formatos establecidos en el Régimen de Cambios Internacionales. 4. Verificar que la información a reportar al Banco de la República por la legalización de operaciones en moneda extranjera realizadas por la sociedad, se realice dentro de los plazos establecidos y en los formatos establecidos por las normas cambiarias, por cada tipo de operación. 5. Analizar y revisar la conciliación bancarias, correspondiente a la cuenta de compensación establecida en el extranjero, verificando que los abonos y cargos mostrados en el extracto bancario se encuentren debida y oportunamente registrados en la contabilidad. 6. Investigar las partidas conciliatorias y evidenciar las gestiones tendientes al esclarecimiento de cualquier partida que permanezca dentro de la conciliación. 7. Verificar que se actualicen la inversión extranjera utilizando los formularios diseñados por el Banco de la República.

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CAPÍTULO

7

Auditoría de gestión

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1. Conceptos fundamentales Las entidades buscan estrategias para lograr sus objetivos, y dependiendo de la naturaleza de sus operaciones e industria del entorno regulador en que operan, y de su tamaño y complejidad, enfrentan una diversidad de riesgos de negocio. La administración es responsable por identificar tales riesgos y por responder a ellos. Sin embargo, no todos los riesgos se relacionan con la temática que el auditor se propone considerar en la auditoría de gestión.

Gestión. Es la actuación de la dirección y abarca lo razonable de las políticas y objetivos propuestos, los medios establecidos para su implementación y los mecanismos de control que permitan el seguimiento de los resultados obtenidos. En el desarrollo de la dirección empresarial cada día adquiere más importancia el enfoque de la administración estratégica como elemento clave para el éxito de una empresa, lo cual, a su vez, ha facilitado el enfoque de la auditoría de gestión al disponer de un marco conceptual de las características y el proceso de una buena dirección empresarial. Con el objeto de generalizar en lo posible y fortalecer el enfoque de la auditoría de gestión, este capítulo sintetiza el concepto de administración estratégica para concentrarse en la etapa de evaluación como modelo de la auditoría de gestión, bajo la presunción de que toda empresa posee una estrategia, objetivos y misiones aunque no los haya diseñado, comunicado o escrito de manera formal o consciente. El capítulo desarrolla una metodología para la auditoría de gestión que debe practicar el contador público dentro del proceso de una auditoría integral, con base en los principios de la administración estratégica. Sin embargo, la auditoría de gestión no sólo es desarrollada por la auditoría externa sino que es un campo de acción de la auditoría interna, por lo que la metodología desarrollada en el presente capítulo es aplicable a una auditoría interna, teniendo en cuenta que el informe cambia de enfoque y contenido de acuerdo con los usuarios a quienes se les dirija.

2. Gestión de riesgos corporativos Esta sección es una traducción libre del Resumen Ejecutivo del documento Enterprise Risk Management – Integrated Framework emitido por The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission -COSOen septiembre de 2004.

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7. Auditoría de gestión

La premisa subyacente en la gestión de riesgos corporativos es que las entidades existen con el fin último de generar valor para sus grupos de interés. Todas se enfrentan a la ausencia de certeza y el reto para su dirección es determinar cuánta incertidumbre se puede aceptar mientras se esfuerzan en incrementar el valor para sus grupos de interés. La incertidumbre implica riesgos y oportunidades y posee el potencial de erosionar o aumentar el valor. La gestión de riesgos corporativos permite a la dirección tratar eficazmente la incertidumbre y sus riesgos y oportunidades asociados, mejorando así la capacidad de generar valor. Se maximiza el valor cuando la dirección establece una estrategia y objetivos para encontrar un equilibrio óptimo entre los objetivos de crecimiento y rentabilidad y los riesgos asociados, además de desplegar recursos eficaces y eficientes a fin de lograr los objetivos de la entidad. La gestión de riesgos corporativos incluye las siguientes capacidades: Alinear el riesgo aceptado y la estrategia En su evaluación de alternativas estratégicas, la dirección considera el riesgo aceptado por la entidad, estableciendo los objetivos correspondientes y desarrollando mecanismos para gestionar los riesgos asociados. Mejorar las decisiones de respuesta a los riesgos La gestión de riesgos corporativos proporciona rigor para identificar los riesgos y seleccionar entre las posibles alternativas de respuesta a ellos: evitar, reducir, compartir o aceptar. Reducir las sorpresas y pérdidas operativas Las entidades consiguen mejorar su capacidad para identificar los eventos potenciales y establecer respuestas, reduciendo las sorpresas y los costes o pérdidas asociados. Identificar y gestionar la diversidad de riesgos para toda la entidad Cada entidad se enfrenta a múltiples riesgos que afectan a las distintas partes de la organización y la gestión de riesgos corporativos facilita respuestas eficaces e integradas a los impactos interrelacionados de dichos riesgos. Aprovechar las oportunidades Mediante la consideración de una amplia gama de potenciales eventos, la dirección está en posición de identificar y aprovechar las oportunidades de modo proactivo. 395

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Mejorar la dotación de capital La obtención de información sólida sobre el riesgo permite a la dirección evaluar eficazmente las necesidades globales de capital y mejorar su asignación. Estas capacidades, inherentes en la gestión de riesgos corporativos, ayudan a la dirección a alcanzar los objetivos de rendimiento y rentabilidad de la entidad y prevenir la pérdida de recursos. La gestión de riesgos corporativos permite asegurar una información eficaz y el cumplimiento de leyes y normas, además de ayudar a evitar daños a la reputación de la entidad y sus consecuencias derivadas. En suma, la gestión de riesgos corporativos ayuda a una entidad a llegar al destino deseado, evitando baches y sorpresas por el camino. Eventos Riesgos y Oportunidades Los eventos pueden tener un impacto negativo, positivo o de ambos tipos a la vez. Los que tienen un impacto negativo representan riesgos que pueden impedir la creación de valor o erosionar el valor existente. Los eventos con impacto positivo pueden compensar los impactos negativos o representar oportunidades, que derivan de la posibilidad de que ocurra un acontecimiento que afecte positivamente al logro de los objetivos, ayudando a la creación de valor o a su conservación. La dirección canaliza las oportunidades que surgen, para que reviertan en la estrategia y el proceso de definición de objetivos, y formula planes que permitan aprovecharlas. Definición de la Gestión de Riesgos Corporativos La gestión de riesgos corporativos se ocupa de los riesgos y oportunidades que afectan a la creación de valor o su preservación. Se define de la siguiente manera: La gestión de riesgos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de administración de una entidad, su dirección y restante personal, aplicable a la definición de estrategias en toda la empresa y diseñado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organización, gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos. Esta definición recoge los siguientes conceptos básicos de la gestión de riesgos corporativos: x Es un proceso continuo que fluye por toda la entidad. x Es realizado por su personal en todos los niveles de la organización. x Se aplica en el establecimiento de la estrategia. x Se aplica en toda la entidad, en cada nivel y unidad, e incluye adoptar una perspectiva del riesgo a nivel conjunto de la entidad.

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x Está diseñado para identificar acontecimientos potenciales que, de ocurrir, afectarían a la entidad y para gestionar los riesgos dentro del nivel de riesgo aceptado. x Es capaz de proporcionar una seguridad razonable al consejo de administración y a la dirección de una entidad. x Está orientada al logro de objetivos dentro de unas categorías diferenciadas, aunque susceptibles de solaparse. La definición es amplia en sus fines y recoge los conceptos claves de la gestión de riesgos por parte de empresas y otras organizaciones, proporcionando una base para su aplicación en todas las organizaciones, industrias y sectores. Se centra directamente en la consecución de los objetivos establecidos por una entidad determinada y proporciona una base para definir la eficacia de la gestión de riesgos corporativos. Consecución de Objetivos Dentro del contexto de misión o visión establecida en una entidad, su dirección establece los objetivos estratégicos, selecciona la estrategia y fija objetivos alineados que fluyen en cascada en toda la entidad. El presente Marco de gestión de riesgos corporativos está orientado a alcanzar los objetivos de la entidad, que se pueden clasificar en cuatro categorías: Estrategia: Objetivos a alto nivel, alineados con la misión de la entidad y dándole apoyo Operaciones: Objetivos vinculados al uso eficaz y eficiente de recursos Información: Objetivos de fiabilidad de la información suministrada Cumplimiento: Objetivos relativos al cumplimiento de leyes y normas aplicables Esta clasificación de los objetivos de una entidad permite centrarse en aspectos diferenciados de la gestión de riesgos corporativos. Estas categorías distintas, aunque solapables -un objetivo individual puede incidir en más de una categoríase dirigen a necesidades diferentes de la entidad y pueden ser de responsabilidad directa de diferentes ejecutivos. También permiten establecer diferencias entre lo que cabe esperar de cada una de ellas. Otra categoría utilizada por algunas entidades es la salvaguarda de activos. Dado que los objetivos relacionados con la fiabilidad de la información y el cumplimiento de leyes y normas están integrados en el control de la entidad, puede 397

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esperarse que la gestión de riesgos corporativos facilite una seguridad razonable de su consecución. El logro de los objetivos estratégicos y operativos, sin embargo, está sujeto a acontecimientos externos no siempre bajo control de la entidad; por tanto, respecto a ellos, la gestión de riesgos corporativos puede proporcionar una seguridad razonable de que la dirección, y el consejo de administración en su papel de supervisión, estén siendo informados oportunamente del progreso de la entidad hacia su consecución.

Componentes de la Gestión de Riesgos Corporativos La gestión de riesgos corporativos consta de ocho componentes relacionados entre sí, que se derivan de la manera en que la dirección conduce la empresa y cómo están integrados en el proceso de gestión. A continuación, se describen estos componentes: Ambiente interno Abarca el talante de una organización y establece la base de cómo el personal de la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía para su gestión, el riesgo aceptado, la integridad y valores éticos y el entorno en que se actúa. Establecimiento de objetivos Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos que afecten a su consecución. La gestión de riesgos corporativos asegura que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan la misión de la entidad y están en línea con ella, además de ser consecuentes con el riesgo aceptado. Identificación de eventos Los acontecimientos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia la estrategia de la dirección o los procesos para fijar objetivos. Evaluación de riesgos Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo deben ser gestionados y se evalúan desde una doble perspectiva, inherente y residual. Respuesta al riesgo La dirección selecciona las posibles respuestas -evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos- desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.

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Actividades de control Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo eficazmente. Información y comunicación La información relevante se identifica, capta y comunica en forma y plazo adecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades. Una comunicación eficaz debe producirse en un sentido amplio, fluyendo en todas direcciones dentro de la entidad. Supervisión La totalidad de la gestión de riesgos corporativos se supervisa, realizando modificaciones oportunas cuando se necesiten. Esta supervisión se lleva a cabo mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas actuaciones a la vez. La gestión de riesgos corporativos no constituye estrictamente un proceso en serie, donde cada componente afecta sólo al siguiente, sino un proceso multidireccional e iterativo en que casi cualquier componente puede influir en otro. Relación entre objetivos y componentes Existe una relación directa entre los objetivos que la entidad desea lograr y los componentes de la gestión de riesgos corporativos, que representan lo que hace falta para lograr aquellos. La relación se representa con una matriz tridimensional, en forma de cubo.

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Las cuatro categorías de objetivos estrategia, operaciones, información y cumplimiento están representadas por columnas verticales, los ocho componentes lo están por filas horizontales y las unidades de la entidad, por la tercera dimensión del cubo. Este gráfico refleja la capacidad de centrarse sobre la totalidad de la gestión de riesgos corporativos de una entidad o bien por categoría de objetivos, componente, unidad o cualquier subconjunto deseado. Eficacia La afirmación de que la gestión de riesgos corporativos de una entidad es eficaz, es un juicio resultante de la evaluación de si los ocho componentes están presentes y funcionan de modo eficaz. Así, estos componentes también son criterios para estimar la eficacia de dicha gestión. Para que estén presentes y funcionen de forma adecuada, no puede existir ninguna debilidad material y los riesgos necesitan estar dentro del nivel de riesgo aceptado por la entidad. Cuando se determine que la gestión de riesgos es eficaz en cada una de las cuatro categorías de objetivos, respectivamente, el consejo de administración y la dirección tendrán la seguridad razonable de que conocen el grado de consecución de los objetivos estratégicos y operativos de la entidad, que su información es fiable y que se cumplen las leyes y la normas aplicables. Los ocho componentes no funcionan de modo idéntico en todas las entidades. Su aplicación en las pequeñas y medianas empresas, por ejemplo, puede ser menos formal y estructurada. Sin embargo, estas entidades podrían poseer una gestión eficaz de riesgos corporativos, siempre que cada componente esté presente y funcione adecuadamente. Limitaciones Aunque la gestión de riesgos corporativos proporciona ventajas importantes, también presenta limitaciones. Además de los factores comentados anteriormente, las limitaciones se derivan de hechos como que el juicio humano puede ser erróneo durante la toma de decisiones, que las decisiones sobre la respuesta al riesgo y el establecimiento de controles necesitan tener en cuenta los costes y beneficios relativos, que pueden darse fallos por error humano, que pueden eludirse los controles mediante connivencia de dos o más personas y que la dirección puede hacer caso omiso a las decisiones relacionadas con la gestión de riesgos corporativos. Estas limitaciones impiden que el consejo o la dirección tengan seguridad absoluta de la consecución de los objetivos de la entidad. Inclusión del Control Interno El control interno constituye una parte integral de la gestión de riesgos corporativos. Este Marco lo incluye, constituyendo una conceptualización y una 400

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herramienta más sólidas para la dirección. El control interno se define y describe en el documento Control Interno Marco integrado. Dado que éste ha perdurado a lo largo del tiempo y es la base para las reglas, normas y leyes existentes, se mantiene vigente para definir y enmarcar el control interno. Aunque el presente documento sólo recoge partes de Control Interno Marco integrado, su estructura entera se incorpora en él a través de referencias. Roles y responsabilidades Todas las personas que integran una entidad tienen alguna responsabilidad en la gestión de riesgos corporativos. El consejero delegado es su responsable último y debería asumir su titularidad. Otros directivos apoyan la filosofía de gestión de riesgos de la entidad, promueven el cumplimiento del riesgo aceptado y gestionan los riesgos dentro de sus áreas de responsabilidad en conformidad con la tolerancia al riesgo. El director de riesgos, director financiero, auditor interno u otros, desempeñan normalmente responsabilidades claves de apoyo. El restante personal de la entidad es responsable de ejecutar la gestión de riesgos corporativos de acuerdo con las directrices y protocolos establecidos. El consejo de administración desarrolla una importante supervisión de la gestión de riesgos corporativos, es consciente del riesgo aceptado por la entidad y está de acuerdo con él. Algunos terceros, como los clientes, proveedores, colaboradores, auditores externos, reguladores y analistas financieros, proporcionan a menudo información útil para el desarrollo de la gestión de riesgos corporativos, aunque no son responsables de su eficacia en la entidad ni forman parte de ella. Estructura de este documento El presente documento se divide en dos partes. La primera contiene el Marco y un Resumen Ejecutivo. El Marco define la gestión de riesgos corporativos y describe principios y conceptos, proporcionando orientación a todos los niveles de dirección en empresas y otras organizaciones para ser usada en la evaluación y mejora de la eficacia de dicha gestión. El Resumen Ejecutivo es una perspectiva de alto nivel dirigida a los consejeros delegados, otros altos directivos, consejeros y reguladores. La segunda parte del documento corresponde a las Técnicas de aplicación y proporciona ejemplos de técnicas útiles para aplicar los componentes del Marco. Uso de este Informe Las acciones sugeridas que podrían adoptarse como resultado de este documento dependen de la posición y papel de las partes implicadas: x Consejo de Administración El consejo debería comentar con la alta dirección el estado de la gestión de riesgos corporativos de la entidad y aportar su supervisión según se necesite. 401

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Asimismo, debería asegurarse de que es informado de los riesgos más significativos, de las acciones que la dirección está realizando y cómo ésta asegura una gestión eficaz de riesgos.

x Alta dirección Este documento sugiere que el consejero delegado evalúe las capacidades de gestión de riesgos corporativos de la organización. Por ejemplo, un consejero delegado reúne a los responsables de unidad de negocio y al personal clave del staff para comentar una evaluación inicial de las capacidades y eficacia de la gestión de riesgos corporativos. Sea cual sea su forma, esta evaluación inicial debería determinar si existe la necesidad de otra evaluación más profunda y amplia y, en caso afirmativo, cómo proceder a realizarla. x Otro personal de la entidad Los directivos y demás personal deberían considerar cómo están desempeñando sus responsabilidades a la luz del presente Marco y comentar sus ideas con responsables superiores para reforzar la gestión de riesgos corporativos. Los auditores internos deberían considerar el alcance de su enfoque sobre dicha gestión. x Reguladores Este Marco puede fomentar una visión compartida de la gestión de riesgos corporativos, incluyendo lo que se puede hacer y sus limitaciones. Los reguladores pueden referirse a este Marco al establecer sus expectativas, bien mediante normas o guías o en la realización de inspecciones en las entidades bajo su supervisión. x Organizaciones profesionales Las entidades encargadas de establecer normas y otras organizaciones que proporcionan orientación sobre gestión financiera, auditoría y temas afines, deberían considerar sus normas y guías a la luz de este Marco. A medida que se eliminen divergencias de conceptos y terminología, todas las partes se beneficiarán de ello. x Educadores Este Marco puede ser tema de investigación y análisis universitario, para ver dónde se pueden realizar futuras mejoras. En la idea de que este documento sea aceptado como base compartida de comprensión, sus conceptos y términos deberían encontrar una forma de integrarse en los programas de estudios universitarios. Establecidos estos cimientos para una comprensión mutua, todas las partes podrán hablar un lenguaje común y se comunicarán más eficazmente. Los directivos 402

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estarán en posición de evaluar el proceso de gestión de riesgos corporativos de su entidad respecto a una norma y podrán potenciar el proceso de consecución de los objetivos establecidos. La investigación futura puede apoyarse en esta base sólida, mientras que los legisladores y reguladores podrán incrementar su comprensión de la gestión de riesgos corporativos, incluidas sus ventajas y limitaciones. Si todas las partes interesadas utilizan este Marco común para dicha gestión, se podrán obtener las ventajas comentadas.

3. Definición, objetivos y alcance Definición La auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección. El Pronunciamiento Número 7 sobre Revisoría Fiscal del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, señala para la auditoría de gestión los siguientes objetivos, alcances y enfoque del trabajo:

Objetivos Dentro del campo de acción de la auditoría de gestión se pueden señalar como objetivos principales: • • • • •

Determinar lo adecuado de la organización de la entidad. Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas. Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas. Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos. Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos. • Comprobar la utilización adecuada de los recursos.

Alcance y enfoque del trabajo La auditoría de gestión examina las prácticas de gestión. Los criterios de evaluación de la gestión han de diseñarse para cada caso específico, pudiéndose extender a casos similares.

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No existen principios de gestión generalmente aceptados, que estén codificados, sino que se basan en la práctica normal de gestión. Las recomendaciones sobre la gestión han de ser extensas y adaptadas al área examinada, analizando las causas de las ineficacias e ineficiencias y sus consecuencias. En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un plan general, en las áreas principales que conforman una entidad: a. Auditoría de la gestión global del ente: • Evaluación de la posición competitiva. • Evaluación de la estructura organizativa. • Balance social. • Evaluación del proceso de la dirección estratégica. • Evaluación de los cuadros directivos. b. Auditoría de gestión del sistema comercial: • Análisis de la estrategia comercial. • Oferta de bienes y servicios. • Sistema de distribución física. • Política de precios. • Función publicitaria. • Función de ventas • Promoción de ventas. c. Auditoría de gestión del sistema financiero: • Capital de trabajo. • Inversiones. • Financiación a largo plazo. • Planeación financiera. • Área internacional. d. Auditoría de gestión del sistema de producción: • Diseño del sistema. • Programación de la producción. • Control de calidad. • Almacén e inventarios. • Productividad técnica y económica. • Diseño y desarrollo de productos. e. Auditoría de gestión de los recursos humanos: • Productividad. • Clima laboral. • Políticas de promoción e incentivos. • Políticas de selección y formación. • Diseño de tareas y puestos de trabajo. 404

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f. Auditoría de gestión de sistemas administrativos: • Análisis de proyectos y programas. • Auditoría de la función de procesamiento de datos. • Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las áreas funcionales.

4. Metodología de la auditoría de gestión 1. Planeación y evaluación del plan de gestión La planeación de la auditoría de gestión debe incluir asuntos como los siguientes: a. Conocimiento de los productos, mercados, clientes, canales de distribución y alianzas de colaboración. b. Conocimiento de los objetivos, estrategias y riesgos del negocio. c. Conocimiento de los procesos claves del negocio. d. Conocimiento de los elementos básicos de un plan de gestión. e. Conocimiento de los principios fundamentales de la administración estratégica. f. Conocimiento del proceso de la administración estratégica. g. Elaboración del programa con la naturaleza, alcance y oportunidad de la auditoría de gestión. La evaluación del plan de gestión comprende: a. El análisis del plan de gestión adoptado por la empresa, es decir el conjunto de políticas y estrategias definidas por la entidad para alcanzar sus objetivos de corto, mediano y largo plazo; análisis de los programas, subprogramas y proyectos que esté ejecutando la empresa para lograr los objetivos y resultados del plan de gestión. • Análisis del ambiente interno. - Fortalezas - Debilidades • Análisis del ambiente externo. - Oportunidades - Amenazas • Dirección organizacional. - Filosofía - Objetivos - Metas

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b. c. d. e. f.

Revisión de la documentación que genera la entidad. Documentar los procesos y sub procesos importantes. Identificar los riesgos principales del negocio. Evaluar los controles de la empresa. Elaborar conclusiones relativas a las debilidades en la formulación de las estrategias y las deficiencias en la ejecución. g. Revisión de la implementación del plan estratégico, para lo cual se revisarán los resultados financieros y operacionales. h. Revisar los resultados financieros, comerciales y operativos cotejándolos con los puntos de referencia establecidos y los estándares de la industria a fin de identificar desviaciones importantes y tendencias emergentes. i. Toma de acciones correctivas.

2. Selección y diseño de los medidores de desempeño El proceso de la auditoría de gestión requiere de un modelo cuantitativo expresado en forma de indicadores cuyo seguimiento se pueda llevar a cabo fácilmente. En la selección y diseño de los indicadores se debe: • Identificar los indicadores que mejor reflejen las metas y objetivos propuestos. • Identificar los indicadores claves del desempeño o factores críticos de éxito. • Identificar para cada uno de los indicadores propuestos las fuentes de información y las acciones necesarias para que esta información sea oportuna y confiable. • Analizar el desempeño financiero. • Analizar el desempeño operacional.

3. Medir el desempeño • Establecer las mediciones reales con los indicadores seleccionados. • Comparar los resultados reales con los resultados esperados. 4. Elaboración del informe comunicando los resultados y las recomendaciones. 4.1 PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN

Elementos básicos de un plan de gestión Estrategias Son los medios por los cuales una empresa pretende lograr sus objetivos. Las empresas emplean diferentes estrategias o medios para lograrlos.

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El concepto de estrategia abarca el propósito general de una organización. No es sorprendente, por lo tanto, que se requiera de varias dimensiones para lograr una definición adecuada. Una definición global que abarque los principales componentes de la estrategia puede ser la siguiente: • Es un patrón de decisiones coherentes, unificador e integrativo; • Determina y revela el propósito organizacional en términos de objetivos a largo plazo, programas de acción y prioridades en la asignación de recursos; • Selecciona los negocios de la organización o aquellos en que va a estar; • Intenta lograr una ventaja sostenible a largo plazo en cada uno de sus negocios respondiendo adecuadamente ante las amenazas y oportunidades en el medio ambiente de la empresa, y las fortalezas y debilidades de la organización; • Abarca todos los niveles jerárquicos de la empresa; y • Define la naturaleza de las contribuciones económicas y no económicas que se propone hacer a sus grupos asociados.

Administración estratégica De acuerdo con Fred R. David en su libro La Gerencia Estratégica1, la administración estratégica se define como la formulación, ejecución y evaluación de acciones que permitirán que una empresa logre sus objetivos. La definición David incluye tres componentes o etapas a saber:

• La formulación de las estrategias: La formulación de las estrategias incluye la identificación de las debilidades y fortalezas internas de la empresa; la determinación de las amenazas y oportunidades externas de la empresa; el establecimiento de misiones de la empresa; la fijación de objetivos; el desarrollo de estrategias alternativas, el análisis de dichas alternativas y la decisión de cuales escoger. • La ejecución de las estrategias: La ejecución de las estrategias requiere que la empresa establezca metas, diseñe políticas, motive a sus empleados y asigne recursos de forma tal que las estrategias seleccionadas puedan llevarse a cabo en forma exitosa. • La evaluación de las estrategias: La evaluación de las estrategias comprueba los resultados de la formulación y ejecución. • Estos componentes son definidos por Fred R. David en su obra en los siguientes términos:

Formulación de estrategias La formulación de estrategias se define como el proceso mediante el cual se fija la misión de la empresa, lo que conlleva una investigación con el objeto de establecer las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas externas y un 1

DAVID Fred R. la Gerencia Estratégica, Fondo Editorial Legis, Novena reimpresión, Bogotá, Colombia 1994. 407

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análisis que al comparar los factores internos con los externos, fije los objetivos y estrategias de la empresa. Las estrategias elegidas deben aprovechar en forma efectiva las fortalezas de la empresa tratar de combatir sus debilidades, sacar el mejor provecho de sus oportunidades externas claves y evitar las amenazas externas. Ejecución de estrategias La segunda etapa del proceso de la administración estratégica es la ejecución de las estrategias seleccionadas o elegidas. La formulación de estrategias se hace en los niveles superiores jerárquicos, mientras que la ejecución de las mismas incluye todos los niveles jerárquicos. La ejecución de estrategias comprende las siguientes actividades: fijación de metas, establecimiento de políticas y asignación de recursos. La fijación de metas se debe hacer en las principales áreas o divisiones de la empresa: gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo. Evaluación de las estrategias La tercera etapa de la administración estratégica es la de evaluación de las estrategias. La evaluación de las estrategias está compuesta por las siguientes tres actividades: • Análisis de los factores internos y externos que integran las bases de las estrategias actuales. • Medir el desempeño de la organización, comparando el progreso real con el progreso previamente planificado o establecido por la empresa. • Esta actividad incluye la comparación de los resultados esperados con los resultados reales de los esfuerzos de ejecución estratégica, la investigación de las desviaciones de los planes, la evaluación de los desempeños individuales y el análisis de los progresos alcanzados para lograr las metas y objetivos propuestos. • Realización de acciones correctivas para mejorar la posición estratégica de la empresa tanto externa como internamente. Para Samuel C. Certo y J. Paul Peter2, la administración estratégica es un proceso continuado, reiterativo y transfuncional (integral) dirigido a mantener a una organización en su conjunto acoplada de manera apropiada con el ambiente en que se desenvuelve. Esta definición pone de relieve la 2

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CERTO Samuel, PETER Paul. Dirección Estratégica, Mosby-Doyma. IRWIN, Madrid, España, 1996.

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• • • • •

serie de etapas que la dirección debe seguir a saber: La elaboración de un análisis ambiental; La fijación de una dirección organizativa; La formulación de la estrategia de la organización; La ejecución de la estrategia; y El control de la estrategia.

Estos autores incluyen en cada una de las anteriores etapas los siguientes conceptos: Elaborar un análisis ambiental El proceso de la administración estratégica se inicia con el análisis ambiental, que es un procedimiento formal para hacer un seguimiento del entorno de la organización con el propósito de: a) Identificar amenazas y oportunidades presentes y futuras; y b) efectuar una valoración crítica de las propias capacidades y debilidades. Fijar una dirección organizativa En la segunda etapa del proceso de administración estratégica, los directivos deben fijar la dirección organizativa de su empresa. Pueden especificarse tres indicadores de la dirección en la que la organización se está moviendo: su visión, su misión y sus objetivos. La visión de una organización incluye sus aspiraciones, sus valores y su filosofía en los niveles más generales. La misión traduce las visiones generales en exposiciones más específicas. Los objetivos son metas concretas de desempeño que la organización elabora y a través de las cuales espera cumplir su misión. Formular una estrategia organizativa El tercer paso en el proceso de administración estratégica es la formulación de una estrategia. Siendo la estrategia un plan integrador y cohesivo que coordina los principales objetivos, políticas y acciones de una organización, la formulación de una estrategia es, por consiguiente, el proceso de diseño de una estrategia que pueda dar lugar a una ventaja competitiva sostenible. Ejecución de la estrategia de la organización La cuarta etapa del proceso es la puesta en práctica de la estrategia. Esta etapa comprende las acciones necesarias para la realización de las estrategias. Sin una ejecución eficaz, la estrategia de la organización no aportará los beneficios que se esperaban al realizar las etapas anteriores. Ejercer el control El control estratégico consiste en el seguimiento y evaluación del proceso

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de administración estratégica con el fin de mejorarlo y de asegurar su funcionamiento.

Proceso de la administración estratégica

Evaluando los conceptos expuestos anteriormente sobre administración estratégica se infiere que el modelo o proceso de la administración estratégica se puede resumir en las siguientes etapas: a. b. c. d. e.

Análisis del ambiente organizativo. Identificación de los objetivos de la organización. Formulación del plan estratégico. Ejecución del plan estratégico. Evaluación del plan estratégico.

a. Análisis del ambiente organizativo El ambiente organizativo es el conjunto de las fuerzas, tanto externas como internas a la organización, capaces de influir en su rendimiento. El análisis ambiental es el proceso de seguimiento de los ambientes de una organización con el fin de identificar las potencialidades, debilidades,

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oportunidades y amenazas que pueden influir en la capacidad de la empresa para lograr sus objetivos. El análisis ambiental se puede dividir en el análisis del entorno ambiental y en el análisis del ambiente interno. Entorno ambiental Si el entorno ambiental dentro del cual la empresa se desenvuelve fuese predecible es decir pudiese ser conocido con anticipación entonces la función de planificación sería menos importante para la empresa. Pocas son las organizaciones que operan en un ambiente cierto y predecible por lo que el primer paso que debe llevarse a cabo por la gerencia sea el analizar el entorno ambiental de la empresa. Según Leonardo Rodríguez3, toda organización ya sea industrial, comercial, gubernamental o académica se desenvuelve dentro de un entorno que se compone de seis dimensiones. Estas dimensiones son identificadas como: riqueza de recursos, dinamismo, complejidad, concentración, turbulencia y consenso. La eficiente administración de toda organización demanda que la dirección pueda no solo identificar factores ambientales sino que comprenda cómo ellos influyen en la organización misma. Riqueza de recursos. Esta dimensión se refiere a la disponibilidad de recursos que están al alcance de la organización. El conjunto de activos disponibles para la empresa dentro del entorno puede definirse de rico a pobre. Un ambiente rico resulta inevitablemente en uno que atraerá a otras organizaciones y que a la larga una vez que se agoten dichos recursos transformará el entorno en uno pobre. A medida que el entorno se torna pobre, la empresa es obligada a poner en práctica diferentes tácticas si quiere sobrevivir. Entre ellas podemos enumerar el de ser más eficiente, acaparar inventarios, un más cuidadoso reclutamiento de personal, guerra de precios, etc. Si una organización no se puede adaptar a un entorno pobre, las alternativas a las que se enfrenta son limitadas: o fracasa, o se traslada a un ambiente donde se es rico en recursos. Dinamismo. El entorno llamado dinamismo tiene en cuenta el índice de rotación de los factores ambientales. Un índice bajo de rotación produce un ambiente estable. Un alto índice crea un ambiente inestable. Un ambiente estable permite a los miembros de la organización seguir procedimientos de rutina a los efectos de obtener recursos y distribuir los bienes y servicios en el mercado; un ambiente estable recompensa aquellas organizaciones que llevan más tiempo 3

RODRÍGUEZ Leonardo. “Planeación Estratégica en la Gestión Empresarial” ponencia presentada en el primer Seminario Regional Interamericano de Colombia, San Salvador, El Salvador, enero 1997. 411

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operando, ya que entre más tiempo opera una organización en una situación de estabilidad más tiempo de aprender tiene la gerencia y por lo tanto menores son los errores que se cometen. Al revés, bajo condiciones de inestabilidad ambiental la administración debe constantemente ajustar sus actividades a los efectos de adaptarse a condiciones ambientales cambiantes. Complejidad. Por complejidad de los factores ambientales se entiende la diversidad o similitud de dichos factores. La influencia que tiene un entorno complejo fuerza a una empresa a producir una diversidad de productos y servicios al mercado. Por el contrario, si el entorno es menos complejo en el cual existe una similitud de factores ello resultará en una simplificación de los procedimientos y operaciones por parte de la empresa ya que el conocimiento y destreza tanto de gerentes como obreros está relacionado con un solo producto. Concentración. Este entorno ambiental se refiere al grado de dispersión de los factores. El grado de concentración de dichos factores afectará la actividad de la organización. Los costos operacionales están directamente relacionados a esta variable. Turbulencia. Por turbulencia se entiende el grado en que el entorno es perturbado por un alto índice de interconexiones entre los elementos que lo componen. Las interconexiones resultan de múltiples intercambios de actividad ya entre individuos, grupos de individuos u organizaciones. Consenso. El consenso tiene que ver con el grado de aceptación o no, por otras organizaciones, del dominio que una organización pudiera tener en un área específica. Ambiente interno. Si es importante para el equipo responsable de la planificación estratégica el conocer y evaluar el entorno ambiental dentro del cual se desenvuelve la empresa, la misma importancia tiene que se tenga una percepción clara y precisa en donde reside y cuáles son los aspectos de fortaleza y debilidad interna de la misma. Hay que conocer e identificar los aspectos fuertes y débiles en las áreas funcionales de la empresa las cuales abarcarían la gerencia, mercadeo, áreas de producción y operaciones, finanzas y contabilidad, investigación, equipos de computación y el uso o no del «software» adecuado para la planificación estratégica. En el caso específico de una empresa con fines de lucro el análisis interno pudiera concentrarse específicamente en cuatro áreas: aspectos financieros, equipos e infraestructura, personal y posición en el mercado.

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En el aspecto financiero, el análisis tendrá que iniciarse con una evaluación de los estados financieros que deberá incluir entre otras pruebas, el empleo de índices aceptables al tipo de industria en que se desenvuelve la empresa. En relación a equipos e infraestructura, el énfasis del análisis ha de ser concentrado en la determinación de la situación de la infraestructura con la que cuenta la empresa. Aspectos relativos a obsolescencia, grado de modernización de las maquinarias y equipos, diseño de planta, garantías en vigor, etc. En el área de personal, la empresa deberá evaluar sus recursos humanos en cuanto a educación, experiencia, destreza y nivel de entrenamiento. Además, se debe tener una idea clara de la posición de la empresa en el mercado, previamente al desarrollo de una estrategia a largo plazo. Esto requerirá un estudio de mercado acompañado de su correspondiente evaluación. La evaluación interna de la empresa se debe de llevar a cabo a través de una investigación tanto financiera como operacional, el producto final de la investigación sería un modelo o matriz que conteniendo los aspectos internos más importante de la empresa, en una forma cuantificada, le permita a la administración iniciar el proceso de planificación estratégica. El escrutinio interno es apoyado por las tareas siguientes: • Identificación de los competidores más relevantes. • Determinación de factores críticos de éxito, es decir, de aquellas capacidades que la empresa puede controlar y en las que tiene que sobresalir para que el negocio logre una ventaja competitiva sostenible a largo plazo y un nivel de rentabilidad por sobre los estándares de la industria. • Desarrollo de un perfil competitivo midiendo las fortalezas y debilidades del negocio frente a cada uno de los competidores de mayor importancia. • Preparación de la evaluación resumida e identificación de las fortalezas y debilidades generales asociadas con la unidad estratégica de negocios. b. Identificación de los objetivos de la organización Una vez que se tiene una idea clara y precisa de los puntos fuertes y débiles de la empresa tanto desde el ambiente externo como interno, se está en posición de seleccionar los objetivos de la organización. Para toda organización la existencia de objetivos es de importancia ya que ellos le indican a los miembros de la misma, la dirección en que la empresa desea moverse. Los objetivos le permiten a los gerentes la identificación y selección de

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la estrategia adecuada, informan al público cuál es la intención de la organización y ofrecen un parámetro o estándar con el que se podrá juzgar la efectividad futura de la organización. Las metas u objetivos de la empresa vistas desde el exterior ofrecen información relativa a la misión y la legitimidad de las actividades de la misma. Se ha definido como la misión de una organización la razón de ser de la misma, es decir, el por qué se crea y cuáles son los bienes y servicios que la misma ofrece. La misión de la organización es en realidad la senda que la gerencia escoge a los efectos de alcanzar el propósito de la organización. Al formular su declaración de la misión, una organización debe responder cuatro preguntas fundamentales: • • • •

¿Qué función desempeña la compañía? ¿Para qué desempeña esta función la compañía? ¿Cómo le va a la compañía en el cumplimiento de esta función? ¿Por qué existe esta compañía?

La misión de la empresa es una declaración de los grandes principios que inspiran las acciones de una empresa, los cuales son normalmente expresados por el ejecutivo superior, y se refieren a los temas siguientes: • La relación entre la empresa y sus grupos principales de interés – empleados, clientes, accionistas, proveedores y las comunidades en que opera la empresa. • Una declaración sobre los objetivos generales de desempeño que se espera de la empresa, expresados en términos de crecimiento y rentabilidad. • Una definición de políticas corporativas básicas respecto de temas tales como estilo de gestión, políticas organizacionales, gestión de recursos humanos, políticas financieras, marketing y tecnología. • Una expresión de valores corporativos atinentes a ética, creencias y reglas de conducta personal y empresarial. La misión corporativa tiene que proveer un tema unificador y un desafío vital para todas las unidades organizacionales, comunicar un sentido de ideales alcanzables, servir como fuente de inspiración para hacer frente a las actividades diarias y pasar a ser una fuerza guía, motivadora y contagiosa congruente con la ética los valores empresariales. La filosofía de la empresa es una declaración de principios básicos que distingue a aquellas empresas que han podido articularlos de manera positiva.

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Establecimiento de objetivos Una vez que la misión y la legitimidad de las actividades de la organización quedan establecidos, se procede al establecimiento de objetivos los cuales deben tener dos características: a) ser bien definidos, y b) que sean realmente alcanzables. Estos objetivos pudieran estar centrados en las áreas de finanzas, crecimiento de las ventas, personal, investigación y desarrollo, producción y posición de la empresa dentro del mercado. Se debe tener cuidado en la definición de los objetivos ya que éstos mal definidos o precisados pudieran ser peor para la empresa que la no existencia de los mismos. Para los efectos de que los objetivos sean aceptables deben cumplir con los siguientes requisitos: • Ser el resultado de negociación. Es decir, que las premisas y las presunciones envueltas en el desarrollo de los objetivos deben ser negociados y discutidos con los responsables de alcanzar los mismos. • Estar por encima de los estándares. Los estándares operacionales prescritos por la gerencia representan la actuación mínima aceptable. Los objetivos organizacionales deben representar una actuación y labor superior al de los estándares. • Deben ser medibles. Aquellos objetivos que no pueden ser medidos no tienen valor como objetivos. • Deben ser realistas y representar un reto. Aquellos objetivos que son demasiado optimistas e inalcanzables perjudican más que ayudar a la organización. • Deben ser consistentes. Cuando la misión o meta de la organización es formulada, usualmente se les comunica a los empleados en forma vaga y global. Corresponde a la división o a la unidad operacional establecer unos objetivos más precisos los cuales a su vez serán consistentes con la misión global. • Que genere beneficios dentro de un marco de tiempo. La empresa debe evitar el establecimiento de objetivos a largo plazo que no ofrezcan beneficios o satisfacción a corto plazo. • Que existan prioridades. Se debe establecer la importancia relativa de los objetivos entre sí y esta información debe ser comunicada a los empleados. • Deben ser flexibles. Si se determina que fueron erróneamente formulados o la realidad es distinta de las presunciones, dichos objetivos deben ser revisados o reemplazados por otros más apropiados. c. Formulación del plan estratégico La formulación de un plan estratégico efectivo requiere que la dirección tenga una completa y precisa comprensión del ambiente externo y de la capacidad interna 415

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de la organización. El plan estratégico no es más que una salida, una prescripción para alcanzar la visión. La estrategia de negocios se expresa como una colección de programas generales de acción derivados de: • Directrices estratégicas de la empresa y desafíos de planificación dirigidos específicamente del negocio; • Cambios en la misión del negocio; • Oportunidades o impactos potencialmente adversos encontrados en el análisis del medio externo; • Fortalezas básicas o principales debilidades identificadas en el escrutinio interno y análisis competitivo. La estrategia a seguir afecta la planificación en cuatro dimensiones: • Determina y revela los objetivos de la organización a través de objetivos a largo plazo, programas de acción y asignación de recursos según las prioridades. • Selecciona el área o tipo de actividad en que la organización se encuentra o debiera estar ubicada. • Define el tipo de organización humana o económica en que la empresa está o desea estar. • Intenta alcanzar una ventaja sostenible y continua a largo plazo al responder correctamente al tipo de oportunidades y amenazas que existen en el entorno de la empresa dado las fortalezas y debilidades interna de la misma.

Elementos que componen la planificación estratégica Básico a la elaboración de un plan estratégico es el liderazgo ejercido por los directivos. Si no existe un apoyo decidido que se traduce en asignación de recursos y personal capacitado no habrá un resultado satisfactorio. Paralelo a lo anterior, los siguientes elementos deben de estar presentes: • La imperiosa necesidad de desarrollar una cultura organizacional que sea conducente a la planificación. • Una definición clara de lo que es el proceso de planificación. • La posibilidad de llevar a cabo una reevaluación de la misión y los valores institucionales. • Lo importante de llevar a cabo una recopilación relativa a: La fortaleza y debilidad interna Los factores externos La ventaja competitiva. • Determinación de los objetivos, metas y posibles restricciones operacionales. • Proceder a la implementación del plan estratégico a través de la administración y asignación de recursos por medio institucional. • Evaluación del proceso de planificación y del plan en sí.

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7. Auditoría de gestión

d. Implementación del plan estratégico Aunque la implementación está ligada directamente a la formulación, las dos etapas son totalmente diferentes. El concepto de implementación significa cambio y de ahí que una eficiente implementación de la estrategia requiere apoyo, disciplina, motivación, constancia y largas horas de trabajo tanto de la gerencia como el personal subalterno. Una satisfactoria formulación no garantiza una satisfactoria implementación. Se hace necesario que los gerentes y empleados estén motivados para implementar la estrategia. Entre los factores gerenciales críticos en una implementación efectiva podemos destacar la identificación de la estructura de la organización con la estrategia; la creación de un clima organizacional a tono con el cambio que se avecina; el establecer un engranaje de contacto entre la actuación y la remuneración con la estrategia, adaptando los procesos de producción y operación así como los recursos humanos. Otros aspectos que facilitarán la implementación son el establecimiento de objetivos anuales, el diseño de políticas administrativas y la asignación de recursos según las prioridades y metas identificadas en el plan. Contraste entre formulación e implementación Fred R. David hace un contraste entre ambas fases de la planificación estratégica. Según David las diferencias se pueden resumir de la siguiente forma: Implementación

Formulación

Administra recursos durante la acción

Posiciona recursos antes de la acción.

Se centra en la eficiencia

Se centra en la efectividad

Es principalmente un proceso operacional

Es principalmente un proceso intelectual

Requiere motivación y liderazgo.

Requiere una buena capacidad analítica e intuitiva.

Requiere coordinación entre muchas personas.

Requiere coordinación entre pocos individuos

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e. Evaluación del plan estratégico La última fase de la planificación estratégica es la evaluación. La evaluación es de importancia vital ya que todo plan estratégico puede llegar a ser obsoleto debido a cambios en el entorno interno y externo de la organización. De ahí que después de la formulación y la implementación deberá pasarse a una etapa que consistirá en revisar, evaluar y controlar la ejecución de la estrategia. Esta evaluación debe incluir las siguientes etapas: • Una revisión detallada de las bases sobre las que se construyó el plan estratégico de la organización. • Una comparación de los resultados que se esperaban con los resultados reales. • La toma de acción correctiva para asegurarse que la actuación se conforma con los planes. • Preparación de recomendaciones a los efectos de modificar o poner al día el plan estratégico original.

Características de un sistema efectivo de evaluación Todo proceso de evaluación debe de proveer un cuadro real de los resultados del plan. Es decir, que está pasando y cuando está sucediendo. A los efectos de cumplir con lo anterior, la evaluación debe cumplir con las siguientes características: • El resultado de la evaluación no debe de controlar las decisiones. Los mismos deben de proveer información que será de utilidad y generará comprensión mutua, confianza y sentido común entre los departamentos de la organización. • La evaluación debe de ser simple. La prueba real de la evaluación está en su utilidad posterior durante el proceso gerencial. • Que sea lo suficientemente realista que permita convencer a los participantes de que el hecho que no se pudo alcanzar un objetivo no necesariamente es culpa de los mismos. 4.2 SELECCIÓN Y DISEÑO DE LOS MEDIDORES DE DESEMPEÑO El auditor debe obtener un entendimiento de la medición y revisión del desempeño financiero de la entidad. Medidas del comportamiento y su revisión le indican al auditor aspectos del comportamiento de la entidad que la dirección y otros consideran importantes. Medición del comportamiento sean internas o externas crean presiones en la entidad que a su vez pueden motivar a la dirección a tomar acciones que mejoren el comportamiento de los negocios. Obtener un 418

7. Auditoría de gestión

entendimiento de las medidas de desempeño de la entidad, ayuda al auditor en la consideración si la dirección conduce a acciones que puedan incrementar el riesgo de declaraciones equivocadas importantes. La medición y revisión del desempeño es dirigida hacia sí el desempeño de los negocios cumple los objetivos establecidos por la dirección o terceros implicados, pero en algunos casos los indicadores de desempeño también proveen información que identifica a la dirección deficiencias en el control interno. La información generada internamente que es usada por la administración para este propósito puede incluir indicadores claves de desempeño (financiero y no financiero), presupuestos, análisis de variaciones, información por segmentos y divisiones, informes de desempeño por departamentos u otros niveles, y comparaciones del desempeño de una entidad con el de sus competidores. Las partes externas también pueden medir y revisar el desempeño financiero de la entidad. Por ejemplo, información externa tales como informes de analistas e informes de agencias de clasificación de créditos pueden proveer información útil para el entendimiento del auditor sobre la entidad y su entorno. Tales informes a menudo se obtienen a partir de la entidad que está siendo auditada. Medidas internas pueden resaltar resultado o tendencias inesperadas que requieren indagaciones de la dirección a otros para determinar su causa y tomar acciones correctivas incluida la detección y corrección de declaraciones equivocadas en tiempo real. Medidas de desempeño pueden también indicar al auditor un riesgo de declaraciones equivocadas importantes o información relacionada con los estados financieros, pueden indicar que la entidad ha crecido de manera inusual o tiene una rentabilidad desproporcionada si se compara con industrias similares. Tal información en combinación con otros factores puede indicar el riesgo potencial de desviación de la dirección en la preparación de los estados financieros. En muchas entidades, la mayoría de la información que se usa en la medición del desempeño puede ser producida por el sistema de información de la entidad. Si la administración asume que los datos usados para revisar el desempeño de la entidad son exactos sin tener una base para ese supuesto, pueden existir errores en la información, conduciendo potencialmente a que la administración obtenga conclusiones incorrectas sobre el desempeño. Cuando el auditor intenta hacer uso de las medidas de desempeño para el propósito de la auditoría (por ejemplo, para procedimientos analíticos), el auditor considera si la información relacionada con la revisión que hace la administración sobre el desempeño de la entidad provee una base confiable y es suficientemente precisa para tal propósito. Si hace uso de las medidas del desempeño, el auditor considera si son suficientemente precisas para detectar declaraciones equivocadas importantes. 419

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Entidades más pequeñas comúnmente no tienen procesos formales para medir y revisar el comportamiento financiero de la entidad; sin embargo la gerencia confía en indicadores clave tales como el conocimiento y la experiencia del desarrollo del negocio lo cual es una base confiable para la evaluación del comportamiento financiero y tomar una acción apropiada. MÉTODOS DE MEDICIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN La auditoría de gestión examina las prácticas gerenciales para evaluar la eficiencia y eficacia de la administración en relación con los objetivos y planes generales de la empresa. Para la medición de la gestión es necesario establecer indicadores cuantitativos y cualitativos, bien sea elaborados por la entidad, por el sector a la que pertenece, o de fuentes externas, como son las razones o índices financieros de uso frecuente en el análisis de los estados financieros.

Mediciones cualitativas Estas mediciones proporcionan valoraciones de una empresa en forma de datos no numéricos que se resumen y organizan de forma subjetiva para extraer conclusiones sobre el manejo de la entidad. Las mediciones cualitativas son simples respuestas a preguntas claves formuladas por el evaluador. Aunque no existe un cuestionario estándar que merezca un respaldo universal hay preguntas claves aplicables a la mayoría de las empresas. Los métodos de medición cualitativa pueden ser de gran utilidad, pero debe tenerse cuidado en su aplicación ya que los mismos se basan en el juicio del evaluador. Si el juicio se aplica incorrectamente, se invalidará el resultado de la auditoría. Preguntas claves para la medición cualitativa de la empresa4

a. Gerencia • ¿Utiliza la empresa conceptos de Administración Estratégica? • ¿Son las metas y objetivos de la empresa medibles, alcanzables y bien comunicados? • ¿Planifican los gerentes de forma eficaz en todos los niveles jerárquicos? • ¿Delegan los gerentes adecuadamente la autoridad? • ¿Es apropiada la estructura de la organización? • ¿Son claras las descripciones y especificaciones de los puestos? • ¿Es apropiado el estado de motivación de los empleados? 4 420

Tomado de DAVID obra citada.

7. Auditoría de gestión

• ¿Cuál es el nivel de ausentismo y productividad de los empleados? • ¿Son efectivos los mecanismos de control y recompensa de la empresa?

b. Mercadeo • ¿Se encuentran los mercados divididos de manera efectiva? • ¿Es buena la posición de la organización entre sus competidores? • ¿Se ha aumentado la participación de la empresa en el mercado? • ¿Son los actuales canales de distribución confiables y efectivos en cuanto a costos? • ¿Posee la empresa una efectiva organización de ventas? • ¿Realiza la empresa investigación de mercados? • ¿La calidad de los productos y el servicio a los clientes son buenos? • ¿Tienen los servicios y los productos de la empresa precios apropiados? • ¿Tiene la empresa estrategias efectivas de promoción y publicidad? • ¿Son efectivas la planificación de mercadeo y de presupuesto? • ¿Poseen los gerentes de mercadeo de la empresa experiencia y adiestramiento adecuados?

c. Finanzas • ¿Cuáles son las debilidades y fortalezas financieras de la empresa de acuerdo con los análisis de las razones financieras? • ¿Puede la compañía obtener el capital requerido a corto plazo? • ¿Se encuentra la empresa en capacidad de obtener capital a largo plazo mediante endeudamiento y/o capital? • ¿Tiene la empresa suficiente capital de trabajo? • ¿Son efectivos los procedimientos de presupuestación de capital? • ¿Las políticas de pago de dividendos son razonables? • ¿Mantiene la empresa buenas relaciones con sus inversionistas y accionistas? • ¿Posee la gerencia financiera de la empresa la experiencia apropiada y se encuentra bien entrenadas?

d. Producción • ¿Son los proveedores de materias primas, repuestos y otros confiables? • • • •

¿Están las instalaciones, el equipo, la maquinaria y las oficinas en buen estado? ¿Son efectivos los procedimientos y políticas de control de inventarios? ¿Son eficaces los procedimientos y políticas de control de calidad? ¿Se encuentran las instalaciones, recursos y mercados estratégicamente localizados? • ¿Posee la empresa idoneidad tecnológica?

e. Investigación y desarrollo • ¿Posee la empresa instalaciones de investigación y desarrollo? ¿Son adecuadas?

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• ¿En caso de usarse firmas externas de investigación y desarrollo, son ellas efectivas en cuanto a costos? • ¿Está el personal de investigación y desarrollo de la empresa bien calificado? • ¿Se encuentran los recursos de investigación y desarrollo asignados en forma efectiva? • ¿Son adecuados los sistemas de computación y de información gerencial? • ¿Es efectiva la comunicación entre la sección de investigación y desarrollo y otras unidades de la organización? • ¿Son los productos actuales tecnológicamente competitivos?

f. Diseño de metas • ¿Son las metas claras, específicas, estimulantes, alcanzables, oportunas, coherentes y jerarquizadas? ¿Existe un número adecuado de metas? ¿Se han fijado metas en todas las áreas o divisiones claves? ¿Permiten las metas fijadas el logro de los objetivos de la empresa? ¿Están las metas respaldadas por políticas razonables y efectivas? ¿Proporcionan las metas formuladas una base para la asignación efectiva de recursos? • ¿Existe un vínculo razonable entre las metas fijadas y el sistema de recompensa de la organización? • ¿Se comunican las metas a todos los que necesitan estar informados? • ¿Son todas las estrategias, objetivos, metas y políticas coherentes y se apoyan mutuamente? • • • • •

g. Diseño de políticas • ¿Se han fijado políticas razonables, justas, coherentes, claras, oportunas y ejecutables? • ¿Existe un número apropiado de políticas? • ¿Se han fijado políticas en todas las áreas o divisiones claves? • ¿Son las políticas fijadas compatibles con la filosofía de los gerentes y empleados? • ¿Limitan y restringen las políticas las actividades de empleados y gerentes? • ¿Se apoyan las metas fijadas por la organización mediante el estímulo al trabajo, la consagración y el sacrificio? • ¿Se han determinado medidas disciplinarias adecuadas para casos de incumplimiento de las políticas formuladas?

h. Asignación de recursos • ¿Se ha desarrollado un inventario de recursos para toda la organización? • ¿Se ha efectuado un inventario de recursos para cada división? • ¿Se ha desarrollado un inventario para cada departamento?

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7. Auditoría de gestión

• ¿Han preparado todas las divisiones y departamentos solicitudes de recursos? • ¿Son las solicitudes de recursos coherentes con las metas fijadas? • ¿Son factibles las solicitudes de recursos, teniendo en cuenta la totalidad de los recursos disponibles?

Mediciones cuantitativas Estas mediciones proporcionan valores de una empresa en forma de datos numéricos que se sintetizan y se organizan para sacar las conclusiones de la evaluación. Los datos que se recogen con tales mediciones son, por lo general, más fáciles de resumir y de organizar que los recopilados mediante las mediciones cualitativas. Con todo, interpretar y hallar el resultado de las medidas cuantitativas y de las acciones correctivas requieren de buen juicio, de lo contrario se convertirá en una evaluación subjetiva. Las mediciones cuantitativas miden asuntos como el número de unidades producidas por unidad de tiempo, los costos de producción, los niveles de eficiencia en la producción, el ausentismo laboral, el crecimiento de las ventas, las niveles de liquidez, de endeudamiento, de rentabilidad, etc. El proceso de control de gestión requiere de un modelo cuantitativo, expresado en forma de indicadores cuyo seguimiento y evaluación se pueda llevar a cabo con facilidad.

Análisis de estados financieros El buen desempeño financiero es la esencia de toda empresa que persiga fines de lucro; aunque el logro de los beneficios no es el único objetivo de la organización, sigue siendo uno de los fundamentales y los gerentes consideran a la utilidad como uno de los objetivos centrales. Una de las fuentes de información de más amplia divulgación de todas las empresas de cualquier industria, son los estados financieros básicos que se divulgan periódicamente. Es natural, entonces, que se aproveche esta información que es pública para evaluar la posición competitiva de diferentes empresas de una industria. Para ello se utiliza una técnica ampliamente difundida conocida como análisis de los estados financieros. La metodología conocida como análisis de los estados financieros, constituye uno de los mejores enfoques metodológicos para reunir información cuantitativa a nivel de la empresa, la cual es una fuente de gran valor para efectuar el análisis competitivo de la entidad. Sin embargo, los criterios financieros cuantitativos, aunque tienen carácter fundamental, sólo constituyen una parte del proceso de evaluación estratégica. 423

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Análisis financiero por el método de razones La situación financiera se considera con frecuencia como la mejor medida de la posición competitiva de una empresa y de su atractivo para los accionistas; y las razones financieras es la forma más utilizada para llevar a cabo el análisis de los estados financieros, lo que explica que estas razones sean las más utilizadas para realizar una evaluación de estrategias. El análisis de razones tiene como objetivo caracterizar a la entidad en unas pocas dimensiones básicas consideradas como fundamentales para evaluar la salud financiera de una empresa. El análisis de las razones financieras es el método más usado para determinar las fortalezas y debilidades de una empresa en las áreas de inversión, financiación y dividendos. Al existir una relación muy estrecha entre las áreas funcionales de la empresa, las razones financieras pueden también señalar puntos débiles y fuertes en las actividades de gerencia, mercadeo, producción, investigación y desarrollo. Establecer las fortalezas y debilidades financieras de una empresa es fundamental para la formulación efectiva de las estrategias. La liquidez, el apalancamiento, el capital de trabajo, la rentabilidad, la utilización de activos, el flujo de efectivo y la estructura de capital de una empresa pueden ser decisivos en las formulaciones de estrategias. Los factores financieros con frecuencia conducen al cambio en las estrategias existentes y en los planes de ejecución. Las razones financieras utilizadas para medir el desempeño de las empresas tienen los siguientes enfoques: • Medir el desempeño de la empresa en diferentes períodos. • Comparar el rendimiento o desempeño de la empresa con el de sus competidores o de su sector. • Comparar el desempeño de la empresa con los promedios de la industria. Algunas publicaciones son de utilidad para la evaluación de las estrategias de una empresa. Por ejemplo, la Revista Semana cada año en sus ediciones de marzo o abril identifica y evalúa las 100 empresas más grandes de Colombia con, entre otros, los siguientes índices de rentabilidad:

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Margen operativo

=

Utilidad operacional Ventas

Margen neto

=

Utilidad neta Ventas

7. Auditoría de gestión

Rendimiento sobre activos

=

Utilidad neta Activo promedio

Rendimiento sobre patrimonio

=

Utilidad neta Patrimonio promedio

Los índices financieros de una empresa se calculan con base en los estados financieros básicos. Se convierten en importantes cuando comparan diversos períodos y cuando se comparan con el promedio de la industria. Un índice es, simplemente, un número expresado en términos de otro. Se extrae dividiendo un número, denominado base, por el otro. Un porcentaje es una clase de índice en el cual la base es igual a 100, y el cociente se expresa como «por ciento» de la base. Con un solo juego de estados financieros se pueden calcular decenas de índices, pero en general sólo unos pocos son útiles en una determinada situación. Por ello, aunque más adelante se describen muchos índices que se utilizan comúnmente, el mejor procedimiento analítico es no calcularlos mecánicamente, sino decidir en primer lugar que índices pueden ser relevantes para el tipo particular de investigación que se está realizando y luego calcular sólo éstos. Los índices financieros pueden ser agrupados en cinco categorías: a. b. c. d. e.

Índices de rentabilidad. Índices de liquidez. Índices de solvencia o endeudamiento. Índices de efectividad o actividad. Índices de crecimiento.

Dado que las cifras del balance se refieren a un momento determinado, y que las del estado de resultados se refieren a un período, es necesario tenerlo en cuenta al calcular los índices que utilicen cantidades de ambos estados. Por muchos motivos, lo ideal es comparar la cifra que figura en el estado de resultados con el promedio del saldo inicial y saldo final de las cifras del balance.

a. Índices de rentabilidad Algunos de los índices de rentabilidad son los siguientes: Utilidad operacional Margen de utilidad operacional = ---------------------------- x 100 Ventas

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Utilidad neta Margen de utilidad neta = -----------------------------------x 100 Ventas Utilidad antes de impuesto Rentabilidad del patrimonio = -----------------------------------------------x 100 Patrimonio

El porcentaje de utilidad bruta indica el margen promedio que se obtuvo sobre la venta de los productos. Como es un promedio, no representa necesariamente el margen obtenido sobre los productos individualmente considerados, puesto que pueden diferir del promedio. El porcentaje de ingreso neto es una medida de la rentabilidad total de la empresa. Esta medida también se denomina rendimiento sobre las ventas o porcentaje de utilidad. Algunas personas, consideran esta medida como la más importante para determinar el desempeño de la empresa; pero no se debe olvidar que el ingreso neto en sí mismo no tiene en cuenta los activos utilizados para producir ese ingreso.

b. Índices de liquidez Liquidez es la capacidad de la empresa para responder a sus obligaciones corrientes. Por lo tanto, los índices de liquidez se refieren al monto y a las relaciones entre el pasivo corriente y el activo corriente que, presumiblemente, proveerán los fondos con que se abonarán las deudas. Activo corriente Índice de liquidez corriente = ----------------------------Pasivo corriente

El índice de liquidez corriente es el índice de balance más empleado. No sólo es una medida de la liquidez de la empresa, sino también una medida del margen de seguridad que la gerencia tiene para cubrir las inevitables disparidades en el flujo de fondos a través de las cuentas del activo corriente y el pasivo corriente. Considerando que una empresa puede contar en muy pocas oportunidades con un flujo uniforme de fondos, necesita una cierta cantidad de fondos líquidos para asegurarse la capacidad de abonar sus cuentas a medida que éstas lleguen a su vencimiento. El índice de liquidez corriente indicará la medida de este moderador. Activos de rápida realización Prueba ácida = -------------------------------------Pasivo corriente

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7. Auditoría de gestión

Los activos de rápida realización incluyen el efectivo, las inversiones temporales que se mantienen en lugar del efectivo, las cuentas corrientes y los documentos a cobrar. Estos rubros pueden, presumiblemente, ser convertidos en forma rápida en efectivo, aproximadamente a su valor nominal, a diferencia de los inventarios, que son la principal cuenta del activo corriente que se excluye de este índice. La prueba ácida, o «liquidez», es, por lo tanto, una medida del monto de recursos líquidos de que dispone la empresa de inmediato para cubrir las obligaciones corrientes. Cuentas por cobrar Crédito sobre ventas = --------------------------Ventas netas

En caso de disponerse de este dato, la base debería ser hecha sobre las ventas netas a crédito, que por supuesto tienen mayor relación sobre las cuentas a cobrar que las ventas totales. Algunas veces se utiliza el promedio de cuentas a cobrar como numerador, pero se da mayor énfasis a la cifra de fin de año. Cuentas por cobrar Plazo de cobranza = --------------------------- x días que comprende el período Ventas netas

El plazo de cobranza se puede relacionar, aproximadamente, con las condiciones de crédito que ofrece la empresa. Una regla empírica es que el plazo de cobranza no debe exceder en 1 y 1/3 veces el período regular de pago. Es decir, si la condición típica que ofrece la empresa es el pago a 30 días, el plazo promedio de cobranza no debería exceder los 40 días. Las modificaciones de este índice indican cambios en la política de crédito de la empresa o en su capacidad para cobrar a sus deudores. Costo de mercancías vendidas Rotación = -----------------------------------Inventario promedio

La rotación de inventarios es un índice de la velocidad con que se mueven las mercaderías a través de la empresa. Un aumento del volumen absoluto del inventario, por ejemplo, puede representar: existencias adicionales requeridas por la expansión de la empresa o una acumulación de mercaderías, motivada por una disminución en el volumen de las ventas. En este último caso, disminuirá la rotación de inventarios. Una disminución en la rotación de inventarios puede, por lo tanto, ser muy significativa.

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c. Índices de solvencia o endeudamiento Así como la liquidez se refiere a las obligaciones corrientes, la solvencia se refiere a la capacidad de la empresa para cubrir los costos de intereses y el pago de sus obligaciones a largos plazos. Total deudas Razón de deuda sobre activo total = --------------------Total activo

Este índice mide el porcentaje total de fondos proporcionado por los acreedores. Endeudamiento total Razón deuda sobre capital = -----------------------------Total capital accionario

Esta razón mide el porcentaje de fondos suministrado por acreedores en comparación con los propietarios. Deuda a largo plazo Deuda a largo plazo sobre capital = --------------------------------Total capital accionario

Esta medición muestra el saldo entre la deuda y capital en la estructura de capital a largo plazo de una empresa.

Índices de endeudamiento. La división del pasivo en pasivo total corriente, las obligaciones a largos plazos y el patrimonio, tiene una íntima relación con la solvencia de la empresa. Los índices de endeudamiento de mayor importancia son aquellos que muestran la relación entre el capital ajeno y el capital propio. Desde el punto de vista de la empresa, el capital ajeno es un riesgo, dado que si no se abona en término a los tenedores de obligaciones y otros acreedores, ellos pueden iniciar acciones judiciales para obtener el pago de sus créditos y, en casos extremos pueden incluso llevar la empresa a la quiebra. El capital propio es un riesgo mucho menor para la empresa, dado que los accionistas reciben dividendos que son acordados sólo por voluntad de la mayoría. Desde el punto de vista de la empresa, cuanto mayor sea la proporción del capital que ha recibido de sus accionistas, tanto menor será la preocupación para cubrir sus obligaciones fijas. Pero, en cambio, la empresa debe, en la mayoría de los casos, pagar un costo total mayor para obtener su capital. Por el contrario, cuanto más fondos obtenga la empresa por medio de las obligaciones, tanto más podrá manipular la relación capital propio/ajeno, es decir que utilizará los fondos 428

7. Auditoría de gestión

obtenidos por tasas relativamente bajas con la esperanza de obtener mejores rendimientos para sus accionistas sobre estos montos. Los índices de endeudamiento muestran el equilibrio logrado por la gerencia de una determinada empresa entre estas fuerzas. Utilidad operativa Razón de cobertura o veces que se ha ganado el interés = ------------------------------------Intereses sobre obligaciones

El numerador de este índice es el monto de ganancias de que se dispone para cubrir una determinada obligación que proviene de los intereses sobre obligaciones. El índice que se obtiene es una medida del nivel al que pueden descender los ingresos sin poner en peligro la capacidad de la empresa para cubrir los gastos por intereses sobre sus pasivos fijos. La utilidad se toma antes de calcular los impuestos, dado que, si ésta disminuye, el impuesto de las utilidades sería proporcionalmente menor. El índice implica que el ingreso neto es equivalente a fondos adicionales, lo que por supuesto no es necesariamente cierto.

d. Índices de efectividad o actividad Rendimiento sobre la inversión. Este índice puede expresarse de distintas formas. Desde el punto de vista de los accionistas, equivale a la rentabilidad sobre la inversión realizada en la empresa por éstos. Utilidad neta ---------------------------------------------------Promedio del patrimonio de los accionistas

El rendimiento sobre la inversión se refiere a la utilidad en relación con el total de fondos invertidos con carácter permanente en la empresa. Estos fondos permanentes están constituidos por el patrimonio de los accionistas más el pasivo no corriente. La misma cifra puede determinarse restando el pasivo corriente del total del activo. Las utilidades provenientes de estos fondos generales se toman como utilidad neta antes de los impuestos, más los intereses sobre el pasivo no corriente. El índice queda como sigue: Utilidad operacional -----------------------------------------------------------------------------Promedio de capital propio + Promedio del pasivo no corriente

El rendimiento sobre la inversión total es un índice que indica cómo ha utilizado la gerencia los fondos invertidos de manera permanente en la empresa.

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Por diferentes razones, especialmente para comparar un sector de la empresa con otro, es aconsejable calcular el rendimiento sobre la inversión, teniendo en cuenta la base del activo bruto, que significa capital de trabajo más activo fijo (al costo, sin deducir las amortizaciones acumuladas). El rendimiento sobre la inversión puede ser calculado utilizando otro procedimiento, el que a pesar de ser más largo y dar el mismo resultado, muchas veces es más claro. En primer lugar se calculan dos índices secundarios, rotación de la inversión y utilidad operativa sobre ventas. La rotación de la inversión es la siguiente: Rotación de la inversión =

Ventas ---------------------------------------------Capital propio + Pasivos no corriente

Luego: Rendimiento sobre la inversión = Rotación de la inversión x Índice de utilidad operacional Se piensa que es ésta la forma más útil de considerar el desempeño total de una empresa. El índice muestra que el desempeño puede mejorarse, ya sea por la realización de nuevas ventas por cada peso invertido en la empresa o por el aumento en el margen de utilidad de cada peso que se obtiene de las ventas.

Pruebas de mercado. Las personas que estudian los estados financieros de las empresas con el fin de decidir dónde invertirán sus ahorros pueden emplear los índices ya mencionados y aún otros que figuran en distintas publicaciones, algunos de los cuales se explican a continuación. Utilidad neta Rendimiento por acción = -------------------------------Acciones en circulación

Este índice es muchas veces el más importante para el inversor, por cuanto vigila las modificaciones que ocurren año tras año y pueden utilizarlo para estimar el valor de mercado de las acciones. Índice precio - ganancia. Este índice se basa en el precio promedio de mercado de las acciones y se calcula como sigue: Precio de mercado por accion -----------------------------------Ganancia por acción

Invirtiendo este índice se obtiene la tasa de capitalización, o sea, la tasa en la cual el mercado está capitalizando, aparentemente, el valor de las ganancias corrientes:

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7. Auditoría de gestión

Ganancia por acción -----------------------------------Precio de mercado por acción

Rendimiento. El rendimiento, o más correctamente, el rendimiento en forma de dividendos, se basa en los dividendos que han sido declarados durante el año. El índice es el siguiente: Dividendos por acción ---------------------------Precio por acción

Muchas veces se compara el rendimiento de las acciones con el rendimiento e interés sobre títulos u obligaciones, pero una comparación de este tipo no es válida, puesto que los ingresos de los tenedores de obligaciones están formados únicamente por el interés, mientras que los ingresos de los accionistas están formados no sólo por los dividendos, sino también por las utilidades no distribuidas. Aun cuando los accionistas no tienen la garantía de que recibirán las utilidades no distribuidas, es un hecho que parte de la utilidad neta fue retenida por la empresa y, presumiblemente, invertida en la adquisición de bienes que a su vez redituarán una mayor utilidad, que aumentará el valor de la inversión realizada por los accionistas. Ventas - Costo de mercancías vendidas Margen bruto de utilidad = ----------------------------------------------Ventas

Mide el margen total disponible para cubrir gastos operativos y rendir utilidades. Utilidad neta Margen neto de utilidad = ------------------------Ventas

Muestra las utilidades por pesos de ventas, descontando impuestos Utilidad neta Tasa de retorno del activo total = ---------------------Activo total

Mide las utilidades por cada peso de activos. También se llama tasa de retorno de la inversión. Utilidad neta Tasa de retorno de capital accionario = --------------------------------Total de capital accionario

Muestra las utilidades por peso de inversión de los accionistas en la empresa, descontando impuestos.

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e. Índices de crecimiento Miden la capacidad de una empresa para mantener su posición financiera en el medio industrial y de la economía. Ventas = Crecimiento porcentual anual del total de ventas Tasa de crecimiento de las ventas de una empresa: Utilidad neta = Crecimiento porcentual anual de utilidades Tasa de crecimiento de utilidades de una empresa: Dividendo por acción = Crecimiento porcentual anual de utilidades por acción Tasa de crecimiento de utilidades por acción de una empresa: Dividendo por acción = Crecimiento porcentual anual en dividendos por acción. Tasa de crecimiento de la empresa en cuanto a dividendos por acción: Razón precio sobre utilidades = Precio en el mercado por acción / utilidad por acción Las empresas con crecimiento más rápido y con menos riesgos tienden a tener esta razón más alta.

Puntos a considerar al establecer comparaciones Además de las cinco categorías de razones financieras descritas anteriormente, es útil incluir otras mediciones de desempeño propias o particulares de una industria o sector. En las entidades de servicios públicos, donde las estrategias se suelen justificar más en términos de mejorar la prestación de los servicios que las utilidades, el análisis del costo/beneficio puede ser tan importante como el análisis de la rentabilidad. Muchas veces se pueden obtener informes acerca de la situación real de una empresa. No obstante, es difícil encontrar un estándar adecuado con el cual medir la situación de la empresa. Algunos de los problemas con que se tropieza en este campo se describen a continuación: 1. Decisión acerca de la base adecuada para comparaciones. En la realidad existen una serie de situaciones en las cuales, no necesariamente, un índice más alto, comparado con uno menor, es indicativo de mejor desempeño.

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7. Auditoría de gestión

Un elevado índice de liquidez corriente no es, forzosamente, mejor que un bajo índice de liquidez corriente. Una disminución del índice de liquidez corriente, por ejemplo, no indica un empeoramiento de la posición de liquidez de la empresa. En muchos casos es sólo el resultado de un programa de expansión llevado a cabo con éxito. En algunas comparaciones es razonablemente clara la dirección del camino que representa una situación «buena» o «mejor». En general, un alto índice de utilidad neta es mejor que uno menor y del mismo modo un elevado rendimiento sobre la inversión es también mejor que uno menor. Aun en estos casos, sin embargo, pueden existir excepciones. Muchos estándares pueden ser considerados con acierto como una variación de calificación y no un número exacto. Cuando el resultado real está dentro de esa variabilidad se le puede considerar como satisfactorio. Cuando el resultado comienza a salirse de este entorno, en cualquier sentido, puede significar una situación poco satisfactoria. 2. Diferencias entre las situaciones a comparar. Las diferencias en los factores que afectan el desempeño de una empresa en un año, comparadas con las que le afectaron el año anterior, o las que afectaron al desempeño de otra empresa, son complejas y difíciles de evaluar. Sin embargo, se deben tener en cuenta. En general esta tarea no es tan difícil cuando las cifras a considerar pertenecen a la misma empresa, pero puede tornarse más difícil si se está comparando una empresa con otra, aunque éstas tengan la misma importancia y pertenezcan al mismo ramo. En cambio se hará muy difícil cuando ambas empresas se dedican a industrias diferentes o son en importancia enteramente disímiles. 3. Modificaciones en la unidad monetaria. Las cifras contables están expresadas en moneda corriente a un valor distinto del actual. Una modificación en el valor de esa moneda corriente, es decir, un cambio en el nivel de precios, puede, por lo tanto, poner seriamente en peligro la validez de las comparaciones de los índices calculados para distintos ejercicios. Del mismo modo, un índice cuyo numerador y cuyo denominador estén expresados en moneda de distintos valores no tiene significación. 4. Diferencias de definición. Los elementos individuales que involucran vocablos tales como “activo corriente” o “pasivo corriente” no tienen una definición exacta y hay una diversidad de opiniones en la práctica acerca de cómo han de medirse. 5. Cambios ocultos en el corto plazo. Un balance a veces no refleja la situación promedio típica; éste se prepara para un determinado momento y, por lo tanto, no registra las fluctuaciones a corto plazo en el activo y en el patrimonio que ha ocurrido dentro del período comprendido entre dos balances. Una empresa 433

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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que está analizando su propia situación puede estudiar movimientos estacionales, utilizando los balances mensuales en lugar de los balances anuales. Los mensuales, en general, no están a disposición de terceros. El analista debe reconocer también que las empresas muchas veces deliberadamente “limpian” sus balances. Por ejemplo, pueden pagar las deudas antes del balance, lo cual hace aumentar su índice de liquidez corriente, y tomar préstamos nuevamente a principios del ejercicio siguiente. Esta clase de operaciones no surge siempre del balance general. 6. El pasado como índice del futuro. Los estados financieros son documentos históricos y los índices muestran las relaciones que han ocurrido en el pasado. El analista está interesado por supuesto en lo que ocurre en el presente y lo que probablemente sucederá en el futuro más que en lo que ocurrió anteriormente. Muchas veces el analista no tiene otra alternativa más que basarse en la información del pasado como índice de la situación actual, pero no debe engañarse suponiendo que los índices históricos reflejan, necesariamente, la situación actúa; y mucho menos la futura.

Análisis financieros por el método de puntuaciones El análisis de los estados financieros por razones o índices permite medir el rendimiento empresarial pasado, proporcionando información clave para orientar el futuro. Pero cuando los resultados empresariales obtenidos resultan deficientes, se necesita de un análisis más preciso sobre su desarrollo y los errores cometidos. Este pretende ser el objetivo del método de puntuaciones: proporcionar gracias a un sistema de cálculo, información sobre la evolución de la empresa. Los sistemas de puntuaciones están basados en la técnica estadística del análisis excluyente, el cual parte de la observación de dos grandes grupos de empresas: el primer grupo lo conforman empresas con dificultades financieras y el segundo empresas que gozan de buena salud. Se calcula en cada uno de los grupos de empresas una serie de índices o razones y mediante una fórmula matemática que consistirá en la combinación lineal de varios indicadores se podrá clasificar una empresa determinada dentro de un grupo u otro. Esta función N o Z se denomina «función excluyente múltiple». Dentro de esta técnica se han puesto en marcha varios modelos de análisis siendo los más conocidos los de Edward Altman; Conan y Holder y el del Banco de Francia, a los que nos referiremos a continuación.

434

7. Auditoría de gestión

Factor Z para evaluación de la salud financiera El factor Z fue creado por el profesor Edward I. Altman de la Universidad de Nueva York, director del programa de graduados en Administración de Empresas. La fórmula de Altman pondera numéricamente y suma cinco medidas de rendimiento obteniendo así un puntaje global. El puntaje permite clasificar a las empresas como: saludables o escasa posibilidad de quiebra; enfermiza o con alta posibilidad de quiebra. Las razones para el puntaje Z son las siguientes: Nombre del indicador

Fórmula

Objetivos

X1

Activo corriente – Pasivo exigible Activo Total

Esta variable tiene explícitamente en cuenta las características de liquidez y de tamaño.

X2

Utilidades Acumuladas. Activo Total

Muestra implícitamente la edad de la empresa. Así, una empresa relativamente nueva presentará seguramente un índice bajo.

X3

Utilidad Operacional. Activo Total

Mide la productividad real del activo de la compañía, al excluir los gastos financieros y los impuestos.

Valor de Mercado de las Acciones o . Patrimonio . Pasivo Total

Esta medida muestra hasta qué punto puede disminuir el valor del activo de la empresa, antes de que el pasivo supere al activo y la compañía se haga insolvente.

X4

. X5

Ventas Activos Totales

.

Pone de manifiesto la capacidad de generar ventas de los activos de la compañía.

El factor concede la mayor importancia a los activos ya que cuatro de las cinco razones, resultan de dividir por los activos. La no utilización óptima de ellos disminuye el valor de Z.

435

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Las razones son multiplicadas por factores los cuales, de acuerdo con su importancia en la estructura financiera de la empresa, producen un factor general. Este resultado es el valor Z que indica la fortaleza de la empresa. Z = 1,2 X

1

+ 1,4 X

2

+ 3,3 X

3

+ 0,6 X

4

+ 1,0 X . 5

El puntaje oscila entre 5 y 10. Z < 1,8 Significa una probabilidad alta de quiebra. Z = Entre 1,8 y 3,0 sitúa a la empresa en una zona gris. Z > 3,0 Ofrece una probabilidad baja de quiebra. La puntuación Z puede aplicarse a cualquier empresa, aunque parece más apropiada para el sector manufacturero, de acuerdo con el profesor Altman. Todo lo que se necesita para elaborar el modelo de puntuación Z de Altman puede encontrarse en el balance general y el estado de resultados de la empresa bajo estudio, con excepción del valor de mercado de las acciones. Si se trata de una empresa registrada en bolsa, el valor de mercado se calcula multiplicando el precio de las acciones en bolsa por el número de acciones en circulación. Si la empresa no se cotiza en bolsa su valor patrimonial se puede asimilar a su valor intrínseco.

El modelo de Conan y Holder Nombre del indicador

Fórmula

Coeficiente

X1

. Realizable y Disponible. Activo Total

16

X2

. Capital Fijo . Activo Total

22

Gastos Financieros . Volumen de Negocios

(87)

X4

Gastos de Personal Valor Añadido

(10)

X5

. Excedente Bruto de Explotación . Deudas Totales

. X3 .

436

.

24

7. Auditoría de gestión

Este modelo establece cinco razones para determinar la función excluyente:

Z =

16 X

1

+ 22 X

2

- 87 X

3

-

10 X

4

+ 24 X . 5

• Una nota inferior a 4 significa peligro. • Una calificación entre 4 y 9, prudencia. • Superior a 9 se interpreta como un buen resultado. Estadísticamente existen las siguientes posibilidades de error: Z<

-(4,5)

90%

-(4,5) <

Z<

-(2,5)

85%

-(2,5) <

Z<

0

80%

0

<

Z<

1,5

75%

1,5 <

Z<

4

70%

4

<

Z<

5

60%

5

<

Z<

8,5

50% (incertidumbre)

8,5 <

Z<

9,5

35%

9,5 <

Z<

10,5

30%

10,5 <

Z<

13

25%

13

Z<

16

15%

Z<

16

10%

<

El modelo del Banco de Francia Una serie de razones interpretarán la estructura financiera, resultados y gestión empleada.

R1 = .

R2 = .

Gastos Financieros . Resultado Económico Bruto Recursos Estables Capital Invertido

.

R3 = . Capacidad de Autofinanciación . Endeudamiento 437

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Resultado Económico Bruto. R4 = . Volumen de Negocios

Deudas Comerciales . R5 = . Compras R6 = Tasa Variación del Valor Añadido Stock + Trabajos en Fabricación + Créditos de Explotación - Anticipos a Clientes . R7 = . Producción R8 = .Inversión en Inmovilización. Valor Añadido La función Z se calcula a partir de la siguiente fórmula:

100 Z = 1,255 R

+ 2,003 R - 0,824 R + 5,221 R

1

2

- 1,164 R

6

3

+ 0,706 R

7

4

+ 1,408 R

8

- 0,689 R

5

- 85,544 .

Este sistema presenta las siguientes posibilidades de error, según las puntuaciones obtenidas: Puntuación Obtenida (1,875) (0,875) (0,250) 0,125 0,625 1,250 Mayor de 1,250

438

Probabilidades de Error en % 100,00 95,60 73,80 46,90 (zona de incertidumbre) 33,40 17,70 9,50

7. Auditoría de gestión

OTRAS MEDIDAS DE DESEMPEÑO a. b. c. d. e. f.

La Administración Basada en la Creación de Valor Valor Económico Agregado – EVA Benchmarking Cuadro de Mando Integral – Balanced Scorecard Rendimiento Sobre la Inversión – ROI Mediciones de las Divisiones o Unidades Funcionales

a. La administración basada en la creación de valor Durante los años ochenta surgieron intentos de resolver muchas de las limitaciones y críticas de los análisis financieros tradicionales. De estas investigaciones resultaron los métodos analíticos basados en el valor/beneficio para los accionistas. Sistema de análisis y planeación empresarial que busca identificar y explotar oportunidades de creación de valor para los accionistas. La idea detrás de este concepto está en que el valor de una compañía está determinado por el valor presente de su flujo de caja, en donde el valor se crea sólo cuando el costo del capital es inferior al retorno generado por la inversión. El proceso comienza con una evaluación financiera de inversiones y proyectos (basada en un análisis del valor presente del flujo de caja), seguida por un programa de motivación a todos los trabajadores de la empresa y uno de capacitación que busca explicar los propósitos de la gerencia basada en la creación de valor, la mecánica de la estructura financiera, sus objetivos, y los beneficios que recibirán cuando la empresa logre esos objetivos. Este proceso debe verse reflejado en la calidad del servicio a los clientes, porcentaje de participación en el mercado, calidad del producto y niveles de productividad. La medición de la utilidad económica empleando el valor agregado del accionista (SVA = Shareholder Value Added), el valor agregado económico (EVA = Economic Value Added) y el valor agregado del mercado (MVA = Market Value Added), establece un objetivo único de alto nivel para el desempeño organizacional, partiendo de la base de que en las empresas comerciales la utilidad económica se usa como la última medición del desempeño frente a la cual se evalúan todas las actividades, para ayudar en la toma de decisiones entre varias alternativas, para medir el desempeño de todas las operaciones existentes y para la compensación de ejecutivos. La rentabilidad contable resulta cuando el ROE > 0; ROE = Return on equity. La rentabilidad económica resulta cuando el ROE > Ke; 439

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De modo que el Diferencial o Spread es positivo; Spread = ROE – Ke Donde Ke = Costo del Capital Propio o Costo del Patrimonio Ke = Tasa Libre de Riesgo + Premio por Riesgo

b. Valor Económico Agregado – EVA El EVA consiste en el rendimiento de una compañía después de impuestos menos el costo de todo el capital invertido para generar ese rendimiento, no sólo el costo de la deuda, sino también el costo del capital accionario. Al centrar la atención en las ganancias que quedan después de deducir el costo de todo el capital, el EVA según Stern Stwart su creador, revela el verdadero desempeño de una compañía suministrando a sus ejecutivos una información financiera nueva y más valiosa que podrán aplicar en la toma de prácticamente todas sus decisiones empresariales, desde la adquisición o enajenación de activos, hasta la planificación de mercado, la elaboración de presupuestos para proyectos y la creación de productos. El EVA es un indicador relativamente fácil de construir: son las utilidades netas menos un apropiado valor para el costo de oportunidad de todo el capital invertido en la empresa. Una empresa agrega valor económico en la medida en que sus utilidades operativas después de impuestos cubren el costo del capital total invertido, entendido éste como la deuda del patrimonio aportado por los accionistas.

EVA = Utilidades Netas – (Capital Económico X Costo de Capital). Si el resultado es positivo, esto significa que la empresa obtuvo un valor económico agregado, es decir, el rendimiento del capital es mayor al costo de oportunidad; si el resultado es negativo, no se está devolviendo a los accionistas la rentabilidad mínima esperada por ellos (la que podrían obtener invirtiendo en otra alternativa de un riesgo similar). Es, desde esta perspectiva, un estimativo del verdadero beneficio económico. El costo del capital es el aspecto más importante del EVA. En la contabilidad tradicional, la mayoría de las empresas pueden parecer rentables. Sin embargo, muchas destruyen el valor de los accionistas porque las ganancias son menores que el costo del capital empleado para obtenerlas. Por ejemplo, si los accionistas esperan un 30% de rendimiento de su inversión, solo «están haciendo dinero» cuando las utilidades operativas después de impuestos excedan el 30% del capital invertido. •

440

El objetivo financiero principal de cualquier compañía debe ser maximizar la riqueza de sus acciones.

7. Auditoría de gestión

•

•

El valor de la compañía depende de la experiencia futura de los inversionistas, de que las utilidades excederán el costo de capital. Por definición, un incremento sostenido en el EVA traerá un incremento en el valor de mercado de la compañía. No basta con medir el EVA de la compañía hay que adoptar el sistema EVA.

c. Benchmarking Es el proceso de comparar y medir continuamente una organización con líderes del negocio en cualquier parte del mundo para obtener mayor información que ayude a la organización a tomar medidas para mejorar su desempeño. Benchmarking no es simplemente compararse, ni tampoco hacer un simple análisis de números o índices. Es un proceso que trasciende al qué y en cómo las otras organizaciones logran un desempeño superior5. El benchmarking es un proceso continuo de medida de los productos, servicios y procesos en relación con los competidores más fuertes o aquéllos considerados como líderes nacionales e internacionales en su sector. El objetivo del benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de las empresas que conduzcan a un rendimiento superior; y se utiliza a un nivel estratégico sobre las siguientes prioridades: • • • •

Satisfacción de los clientes. Motivación y satisfacción de los empleados. Participación en el mercado. Rentabilidad de los activos.

En síntesis, benchmarking es una oportunidad para que una empresa aprenda de las experiencias de otras.

d. Cuadro de Mando Integral – Balanced Scorecard Kaplan y Norton introdujeron el concepto de Balanced Scorecard en 1992 buscando complementar las medidas financieras tradicionales con criterios que miden el desempeño de la empresa desde tres perspectivas adicionales: La de los consumidores, la de los procesos internos del negocio y la del aprendizaje y el crecimiento. Esta nueva medida permite a las compañías hacer un seguimiento no sólo de sus resultados sino también de su progreso en la construcción de capacidades y en la adquisición de activos intangibles que podrían ser necesarios en el futuro.

5

MARQUEZ, Patricio Benchmarking. Clase Empresarial. Octubre 1994. N° 16. 441

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e. Rendimiento Sobre la Inversión – ROI Este indicador es la medida más común utilizada para medir el desempeño de una empresa y se calcula mediante la siguiente fórmula: ROI = Utilidad neta / Activo total Este indicador evalúa la relación existente entre las utilidades netas que genera la empresa y el valor de los activos que necesita para su operación. Se debe tener en cuenta la limitación de un solo indicador y por consiguiente complementarlo con otras medidas del rendimiento.

f. Mediciones de las divisiones o unidades funcionales Una función es un órgano de ejecución de la empresa encargada de determinadas acciones que se realizan dentro de una organización para alcanzar los objetivos. Las tareas o actividades previamente definidas por las empresas se agrupan en la forma más homogénea posible para asignarlas a un grupo de personas o servicios, esta es la base principal de la organización de la empresa y sobre este principio descansa el concepto de divisiones o unidades funcionales. El Pronunciamiento del Consejo Técnico de la Contaduría Pública se refirió a la auditoría de gestión de las unidades funcionales en los siguientes términos: En la auditoría de gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un plan general, en las áreas principales que conforman una entidad:

442

• -

Auditoría de la gestión global del ente: Evaluación de la posición competitiva. Evaluación de la estructura organizativa. Balance social. Evaluación del proceso de la dirección estratégica. Evaluación de los cuadros directivos.

• -

Auditoría de gestión del sistema comercial: Análisis de la estrategia comercial. Oferta de bienes y servicios. Sistema de distribución física.

7. Auditoría de gestión

-

Política de precios. Función publicitaria. Función de ventas Promoción de ventas.

• -

Auditoría de gestión del sistema financiero: Capital de trabajo. Inversiones. Financiación a largo plazo. Planeación financiera. Área internacional.

• Auditoría de gestión del sistema de producción: -

Diseño del sistema. Programación de la producción. Control de calidad. Almacén e inventarios. Productividad técnica y económica. Diseño y desarrollo de productos.

• -

Auditoría de gestión de los recursos humanos: Productividad. Clima laboral. Políticas de promoción e incentivos. Políticas de selección y formación. Diseño de tareas y puestos de trabajo.

• -

Auditoría de gestión de sistemas administrativos: Análisis de proyectos y programas. Auditoría de la función de procesamiento de datos. Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las áreas funcionales.

443

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Organigrama Funcional

Cada una de las funciones deben tener objetivos y metas en armonía con la misión y objetivos generales de la empresa. Una unidad estratégica de negocios es una división, un departamento o una línea de productos que constituye un negocio dentro de la empresa.

Indicadores claves de rendimiento o factores claves de éxito La mayoría de las empresas funcionan en entornos competitivos. Para llegar al éxito, en comparación con otras que operan el mismo mercado, una empresa debe desarrollar una ventaja competitiva o un conjunto de estas que la diferencie de las demás; identificar dicha habilidad o un conjunto de las mismas hace parte del proceso para formular la misión de la empresa. A medida que la empresa conceptualiza su futuro, debe identificar los medios específicos para medir su progreso hacia el futuro mediante la determinación de los indicadores críticos de éxito para cada división, unidad funcional o unidad estratégica de negocio. Los factores claves de éxito son un conjunto de indicadores considerados como esenciales para asegurar el desempeño competitivo y exitoso de una división funcional o unidad estratégica de negocio. Estos indicadores son específicos para cada empresa por lo que deben ser definidos por cada empresa en particular. Los indicadores críticos de éxito son las metas o medidas para determinar el progreso hacia el logro de la misión de la compañía. Por lo regular, dichos

444

7. Auditoría de gestión

indicadores son una combinación de cifras financieras específicas como ventas, márgenes, rotaciones e índices de éxito cualitativos como las opiniones de los clientes a cerca del servicio, la motivación de los empleados y las actitudes de los grupos de interés dentro y fuera de la compañía. Se pueden seleccionar varios tipos de mediciones, como introducción de nuevos productos, incremento de la participación en el mercado, ingresos, utilidades, etc., para hacer el seguimiento al progreso hacia el logro de las metas. Las mediciones seleccionadas durante el diseño de la estrategia del negocio deben ser relevantes para la misión de la compañía, para el negocio en el cual se involucra y para los individuos responsables de lograr las metas definidas. Es imprescindible especificar los indicadores críticos de éxito por año para el proceso de hacer realidad los objetivos y posibilitar su seguimiento. Las actividades y mediciones de las unidades funcionales que se incluyen a continuación son un resumen tomado del libro Manual de Diagnóstico en la empresa, Editorial Paraninfo S.A., Madrid, España, 1994.Jean Pierre Thibaut). FUNCIÓN COMERCIAL

Misión y actividades de la función comercial Las principales actividades de la función comercial son: • Identificar las necesidades de los consumidores, segmentar los mercados y analizar la oferta de la competencia. • Elaborar y aplicar una estrategia y plan de marketing, es decir: - Definir los productos (creación y mejora) - Fijar el precio de venta - Elegir canales de distribución - Reforzar la venta - Realizar promociones de productos - Afianzar las relaciones con el cliente - Administrar las existencias de productos finales - Garantizar el envío y transporte de los productos • Controlar la realización de programas de actividades y analizar los resultados obtenidos. • Asegurar la coordinación con otros servicios y, especialmente, con la fabricación. Objetivos • Desarrollo de las ventas • Participación en el mercado • Posición competitiva

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• Equilibrio de la cartera de productos en función de su ciclo de vida • Rentabilidad comercial • Flujo de tesorería positivo Obligaciones • Estar permanentemente atento a los cambios del mercado. • Reaccionar de forma rápida frente a la competencia. Medidas de desempeño relacionadas con la función comercial En el corazón de la estrategia de marketing hay cuatro grandes decisiones de posicionamiento estratégico que, tomadas como un todo, pueden servir como criterios primarios para medir el desempeño estratégico del marketing: a. Estrategia de productos • Tasa de crecimiento de ventas. • Participación en el mercado. • Participación relativa en el mercado. • Amplitud de línea de productos, cobertura del mercado, grado de diferenciación. • Tasa de introducción exitosa de productos nuevos. • Empaquetamiento del producto junto con otros formando una unidad. b. Estrategia de Distribución • Eficiencia de canales de distribución. • Niveles de servicios al consumidor. • Costos de distribución por canal. • Productividad del equipo de ventas y distribución. c. Estrategia de Precios • Sensibilidad del precio. • Asignación de precio al mix o combinación de productos. d. Estrategia de promoción y publicidad • Segmentación de productos. • Aceptación de marca. • Inteligencia de marketing: habilidad para anticipar las necesidades del cliente y para detectar cambios en las tendencias del marketing.

446

7. Auditoría de gestión

Indicadores de la función comercial Nombre del indicador Participación

Fórmula Ventas Mercado Total

El denominador de este indicador puede ser mercado potencial del territorio. Participación relativa del Producto Tamaño medio del pedido

Eficiencia de los vendedores

Eficiencia del mercadeo

Unidades vendidas del producto Ventas totales Unidades vendidas Número de pedidos

Unidades vendidas Horas/hombre de vendedores Unidades vendidas Costos departamento de mercadeo Unidades vendidas Costos de la publicidad

Proporcionalidad

Tamaño promedio del stock de Productos terminados

Tiempo de despacho

Devoluciones

Horas/hombre dedicadas a ventas Horas/hombre totales

Unidades en stock durante un período Unidades vendidas Sumatoria del tiempo transcurrido entre el pedido y el despacho Número de pedidos Pedidos devueltos Número de pedidos

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Nombre del indicador Participación relativa canales de distribución

de

Fórmula los

Eficiencia del canal

Ventas del canal

Ventas totales Ventas del canal Horas/hombre Ventas del canal Costos del canal

Nota: Las ventas del canal (mayorista, minorista, punto de venta directa) pueden ser medidas en dinero o en unidades del producto durante un período escogido. Eficiencia del canal

Costo unitario de la venta

Eficiencia de la investigación de mercado Cuota del mercado

Participación del producto líder

Ventas devueltas del canal Ventas del canal Costo de comercialización Número de unidades vendidas Ventas (unidades o pesos) Costos de la investigación Unidades vendidas por la empresa Unidades vendidas por el sector Unidades del producto líder Unidades vendidas Ventas ($) del producto líder Ventas ($) totales

Eficiencia de la publicidad

Eficiencia global

448

Ventas Costo de la publicidad Utilidades Número de trabajadores

7. Auditoría de gestión

FUNCIÓN DE COMPRAS Misión y actividades de la función de compras Las principales actividades de la función de compras son: Misión: Procurar a la empresa las mejores condiciones de calidad, costos, plazos y seguridad, así como en el aspecto de materias primas, suministros, componentes, herramientas, equipos y servicios que necesita para sus actividades. Lo que incluye: • Conocer el mercado y los recursos para cualquier clase de compra y vigilar su evolución, • Colaborar en la definición de las características y especificaciones de los productos que hay que comprar, • Buscar, seleccionar los suministros y negociar, • Programar, enviar pedidos de compra, • Vigilar las entregas de pedidos, • Controlar la recepción de pedidos, • Analizar la utilización de las compras, • Administrar las existencias, • Proporcionar información sobre todos los servicios utilizados. Objetivos: • Seguridad, regularidad de los suministros. • Mejora en la relación calidad/precio de los productos o materiales comprados. • Limitación/optimización del nivel de stock de materiales y suministros (incidencia sobre el costo de adquisición y sobre la necesidad en fondos de operación). Obligaciones Compaginar, según la estrategia general de la empresa, las exigencias, a veces contradictorias, de las funciones comercial, técnica y financiera. Medidas de desempeño relacionadas con la función de compras No es fácil definir una medición efectiva del desempeño o rendimiento de la función compra debido a los muchos factores que tienen que ser considerados para proveer un flujo estable de materiales a medida que se necesitan, al costo final más bajo posible. Los objetos deseados para la adquisición son la obtención de calidad óptima, mínimo costo final, servicio efectivo del proveedor, continuidad

449

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de suministro, sólidos conocimientos del proveedor y relaciones satisfactorias y permanentes con el proveedor. 1. Indicadores del desempeño de costo • Costos de bienes adquiridos vs. costos estándar. • Costo administrativo del departamento de compras como fracción de los costos totales. • Total del valor agregado por los bienes adquiridos, como fracción del costo total. • Razones de rotación de inventario. • Ahorros en costos. 2. Indicadores del desempeño de servicios • Porcentaje de pedidos que llegan a tiempo. • Promedio de demora en el caso de pedidos atrasados. 3. Indicadores del desempeño de calidad • Porcentaje de pedidos que cumplen con las especificaciones dadas. • Confiabilidad de los bienes adquiridos. • Calidad del proveedor.

450

7. Auditoría de gestión

Análisis de resultados de gestión de compras Años Indicadores

Costo de entrega de un pedido

Crédito de proveedores

Fórmula de cálculo

N

N-1

N-2

Total costo de la función abastecimiento/existencias Número de pedidos entregados.

Proveedores ------------------- = x 360 Compras

Equipos

Proveedores de equipos ------------------------------ = x 360 Inversiones

Materiales y suministros

Proveedores de material y suministros ----------------------------------- = x 360 Compra de materiales y suministros

Servicios

Proveedores de servicios y honorarios ----------------------------------- = x 360 Compra de servicios externos

Subcontratación

Proveedores de subcontratos ----------------------------------- = x 360 Compra de subcontrato

451

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Análisis de resultados de la gestión de existencias

Indicadores Nivel de existencias

Evolución

Diferencial de evolución

Plazo de salida

Fórmula de cálculo Suma del valor de existencias de materias y suministros

Stock N ( - (-1) -----------------------Stock N - 1 Tasa de evolución del volumen de negocios Tasa de evolución de compras Stock de materias primas ------------------------------- = x 360 Compras materias prima

Racionalización del Número de artículos o referencias stock en existencias Número total de horas Productividad del del personal (tiendas) personal Volumen de compras Costo de adquisición Valor medio de la existencia x costo del capital (o interés) Costo de gestión Locales (amortización o alquiler) Gastos de mantenimiento de Costos de stocks locales de materias primas Gastos de alumbrado y calefacción y productos terminados (cálculo Seguros locales Seguros de mercancías (incendio financiera) y robo) Pérdidas y descuentos Desperdicios y desechos Salarios y cargas de personal Gastos de mantenimiento de maquinaria

452

N

Años N-1 N-2

7. Auditoría de gestión

FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN Misión y actividades de la función técnica de producción Las principales actividades de la función técnica de producción son: • Perfeccionar los productos respondiendo a las necesidades del mercado • Idear nuevos procesos y métodos de fabricación • Definir y organizar los medios materiales y humanos de producción • Fabricar productos en buenas condiciones de: - Cantidad - Calidad - Costos - Plazos Objetivos • Volumen de producción • Calidad de los productos • Costos de fabricación • Plazos de entrega Obligaciones • Investigación e innovación (productos) • Productividad (tecnología y organización) Medidas de desempeño relacionadas con la unidad de producción 1. Costo Se puede medir de diversas maneras, siendo las más relevantes: costo unitario variable y costo unitario total desde el punto de vista del fabricante; y costo total de ciclo de vida, desde el punto de vista del usuario. 2. Entrega Se mide en términos de porcentaje de despachos a tiempo, predicción de fechas de entrega y tiempo de respuesta a cambios de demanda. 3. Calidad Se mide en términos de la adherencia de productos a las diversas dimensiones de calidad – rendimiento, opciones, confiabilidad, conformidad, durabilidad, calidad de servicio, estética y calidad percibida -, tasas de rechazos, tasas de devoluciones, costo y tasa de reparaciones en terreno y costo de calidad. 4. Flexibilidad ante cambios de volumen e introducción de nuevos productos Se mide como: reacción ante cambios en producto o volumen, capacidad para reemplazar el producto y variantes u opciones de productos. Normalmente, costo y entrega representan una manera diferente de competir de calidad y calidad. Si una firma desea establecerse como productora a bajo costo, podría adoptar una estrategia que impida la entrega de productos altamente personalizados y simultáneamente ser capaz de absorber cambios significativos tanto en volumen como en innovación de productos.

453

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Indicadores de la función de producción Nombre del indicador

Fórmula Stock total* 100 -----------------------Stock total promedio

Tamaño relativo del Stock Unidades producidas en el período Stock total Eficiencia de la administración de materiales

Volumen de desperdicios

Utilización de la capacidad instalada

Eficiencia de la mano de obra

Unidades producidas Horas/hombre admón. Materiales

Volumen o peso de desperdicio Unidades producidas

Unidades producidas Capacidad teórico

Unidades producidas Horas/hombre trabajadas

Calidad del proveedor

Unidades devueltas Unidades compradas

Tamaño promedio del pedido al proveedor

Unidades compradas Número de pedidos

Eficiencia de la energía eléctrica

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Unidades producidas Kilovatios/hora consumidos

7. Auditoría de gestión

Nombre del indicador

Fórmula

Estado mecánico

Horas de máquinas paradas – daño Horas máquina trabajadas

Unidades defectuosas Unidades producidas

Calidad

Horas de mantenimiento Horas trabajadas

Intensidad del mantenimiento

Impacto del mantenimiento

Horas de paro de máquinas Horas de mantenimiento

Indicadores de producción Indicadores Volumen global de producción de fábrica

Tasa de evolución ----D Volumen global de producción presentada en unidades físicas (artículos producidos)

Fórmula de cálculo Volumen de negocios

N

N-1

N-2

± variaciones de stock: productos semimanufacturados productos finales + trabajos realizados por la empresa Elección de un tipo de unidad de medida homogénea

Volumen global de horas Tiempo estándar x producidas número de artículos producidos

455

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Indicadores de Productividad y Rendimiento Indicadores

Fórmula de cálculo

Tasa de valor añadido

Valor añadido producción

Valor añadido por empleado

Valor añadido plantilla total

Valor añadido por empleado de producción

Valor añadido número de personal empleado en producción

Productividad del material

N

N-1

N-2

Total horas de maquinaria capacidad instalada

Total horas sin producción de la maquinaria por averías Averías de maquinaria total horas de utilización de la maquinaria Paradas de trabajo por Números de horas sin producción de la maquinaría o otras causas: herramientas no del personal adecuadas agotamiento de existencias

Indicadores de Consumo Indicadores

Fórmula de cálculo

Tasa de consumo de materias primas

Compras de consumo de materias primas Producción del ejercicio

Tasa de consumo de suministros diversos

Suministros consumidos Producción del ejercicio

Tasa de consumo de energía

Energía consumida Producción

Desechos y pérdidas de material (tasa)

Total desechos pérdiddas / Materiales consumidos

456

N

N-1

N-2

7. Auditoría de gestión

Indicadores de calidad Indicadores

Fórmula de cálculo

N-1

N-2

Total de devoluciones en valor o en volumen Volumen de negocios o sobre la cifra de ventas

Devolución de clientes

Control de calidad

Existencias de productos en fabricación y semimanufacturados

N

Valor total de los artículos rechazados Producción total Valor contable de productos en fabricación o semimanufacturados

Tasa de productos Valor de existencias en fabricación o en fabricación y semimanufacturados. Producción semimanufacturados Plazo de salida de las existencias en fabricación y semimanufacturados

Valor contable de existencias en fabricación y semimanufacturados x 360 1/2 producción del ejercicio

Indicadores del costo de la actividad Indicadores

Fórmula de cálculo

Costo directo de la hora de mando de obra (puede realizarse el cálculo de forma global o por talleres)

Total de salarios directos pagados y cargas sociales Total de horas producidas

Previo de costo de la hora de mano de obra (también llamado precio de costo de la hora cargada)

Salario y cargas sociales + gastos indirectos de producción Total horas producidas

N

N-1

N-2

457

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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FUNCIÓN DE PERSONAL

Misión y actividades de la función de personal Gestionar los recursos humanos, es decir, procurar a la empresa el personal necesario (en cantidad y calidad) para poder alcanzar sus objetivos de actividad a corto y medio plazo. Satisfacer las necesidades tanto materiales como morales de las diferentes categorías de personal. Vigilar el reparto de las disposiciones legales y convencionales en el derecho de trabajo sobre: ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Contratación, Integración, Remuneración, Formación, Evaluación, Promoción, Información. Diálogo.

Objetivos ƒ Desarrollar las competencias individuales y colectivas - Mejorar el grado de satisfacción laboral - Conseguir un buen clima social Obligaciones ƒ Respetar el equilibrio entre: ƒ Nómina / nivel de actividad ƒ Remuneración / productividad Medidas de desempeño de personal ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

458

Niveles de ingresos Satisfacción en el trabajo Rotación Ausentismo Motivación Seguridad en el trabajo Perspectiva de carrera

7. Auditoría de gestión

Estos atributos pueden medirse a través de: ƒ Recolección de estadísticas ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Comunicación personal entre supervisores y supervisados Información generada por el sistema de dirección Encuestas de reacción de empleados Servicios de diagnósticos de trabajo Nivel de remuneración en el sector o industria Evaluaciones de rendimientos.

Indicadores de la función de personal Nombre del indicador

Eficiencia

Fórmula Ventas -------------------------------Número de empleados

Nota: La eficiencia de la mano de obra está determinada por la relación entre las ventas que pueden estar expresadas en dinero, unidades, volumen y el número de empleados que puede ser reemplazado por hora/hombre, salarios cancelados durante un período imputables a un producto, o solamente medir los salarios de la fuerza de ventas. Ausentismo

Número de horas ausentes -------------------------------------------------Número de horas efectivas trabajadas

Indica el grado de satisfacción del trabajador. Rotación interna

Rotación externa

Número de traslados y/o ascensos ----------------------------------------Número de cargos Cantidad de retiros ---------------------------------------Cantidad promedio de empleados

Nota: los indicadores de rotación deben ser medidos para un período y el denominador puede ser la fuerza normal aprobada, o la cantidad de puestos ocupados.

459

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

La rotación puede ser medida para cada nivel gerencial y para cada clase de cargos; midiendo así la rotación global y la rotación específica. Empleos permanentes --------------------------------------Empleos transitorios

Proporcionalidad

Mide el cumplimiento de las políticas por la gerencia. Otros ejemplos de indicadores de proporcionalidad: Cargos de dirección -------------------------Número total de cargos

Cargos ocupados por mujeres ------------------------------------Número total de cargos

Número de personas ascendidas -------------------------------------------------------------Personas seleccionadas de fuentes externas Número de personas con salario mínimo --------------------------------------------------Número de empleados totales Valor del salario para nivel medio (profesional) --------------------------------------------------------------Valor del salario para nivel bajo (no profesional) Bonificaciones anuales ----------------------------------------Salarios totales Es importante revisar y evaluar el tipo de bonificaciones canceladas (productividad, desempeño, antigüedad, etc.). Promedio de antigüedad

Empleados con 5 años o menos --------------------------------------Total empleos

De acuerdo con el objetivo de medición puede ser 5 a 10 años, 10 a 15, menos de 2, etc. Capacitación

460

Presupuesto de capacitación -------------------------------------Salarios pagados

7. Auditoría de gestión

Presupuesto de capacitación --------------------------------Presupuesto de ventas Número de horas de capacitación --------------------------------------------------Número de empleados por niveles Reclutamiento

Número de aspirantes ----------------------------Número de vacantes

Número de personas que superan las pruebas de selección --------------------------------------------------------------------Número de aspirantes por cargo

Selección

Número de seleccionados que superan el período de prueba -------------------------------------------------------------------------Total seleccionados Sanciones aplicadas -------------------------------Número de empleados

Disciplinario Calificación de méritos

Personal calificado con insatisfacción --------------------------------------------Total de personas evaluadas

Nota: de igual manera se podría medir el personal calificado en nivel alto o promedio, clasificar por dependencia o antigüedad y así brindar un elemento de análisis confiable. Accidentalidad

Accidentes con incapacidad ---------------------------------Total de accidentes

Nota: El grado de accidentalidad puede evaluarse de acuerdo con la gravedad, días de incapacidad, frecuencia, área de la fábrica y turno. Bienestar

Costo de los programas de bienestar ------------------------------------------Total de salarios pagados

Tiempo para proveer una Vacante

Fecha de retiro – Fecha de nombramiento

461

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

AUSENTISMO Se puede medir bien en forma de razones (porcentaje de ausentismo) o bien en valor absoluto (número de horas o días de ausencia). Categorías

Fórmula de cálculo Días de ausencia ---------------------------Total días trabajados

Tasa general

N-2 N-1

Tasa de nómina masculina

Días de ausencia hombres ----------------------------------Total días trabajados hombres

Tasa de nómina femenina

Días de ausencia mujeres ----------------------------------Total días trabajados mujeres

Tasa obreros

Total de ausencia obreros ----------------------------------Total días trabajados obreros Días de ausencia empleados ----------------------------------Total días trabajados empleados

Tasa de empleados Tasa mandos y directivos

Días de ausencia mandos y directivos ----------------------------------Total días trabajados mandos directivos

Número de días por causas Enfermedades Accidentes de trabajo (o en el trayecto) Maternidad Acontecimiento familiares (defunciones, bodas, nacimientos) Asuntos personales con autorización Ausencias no justificadas TOTAL

N-2

%

100

N-1

%

100

Movilidad (despidos) Se presentan también bajo el aspecto de razón o en valor absoluto.

462

N

N

%

100

7. Auditoría de gestión

Categorías

N-2 N-1

Fórmula de cálculo

N

Nómina movilizada Nómina total Nómina masculina movilizada Tasa nómina masculina Nómina masculina total Nómina femenina movilizada Tasa nómina femenina Nómina femenina total Obreros movilizados Tasa obreros Obreros totales Empleados movilizados Tasa empleados Empleados totales Mandos intermedios y directivos Tasa General

Tasa de mandos intermedios y directivos

movilizados Mandos intermedios y directivos totales

Principales causas del cambio y despidos (en número de personas y porcentaje N-2 % total) Despido por causas económicas Despido por otras causas (profesionales) Jubilaciones Defunciones Finalización del contrato Cambio de sociedad (dentro del grupo) Salidas para Administración Excedencias por formación Partida por asuntos personales: Salario no satisfactorio Trabajo no satisfactorio Desavenencias con superiores Por un conjunto de estas causas Salidas por accidente de trabajo e incapacidad laboral Partida por creación o traspaso de empresa Salida por desplazamiento TOTAL 100

N-1

%

100

N

%

100

463

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Indicadores de conflictividad Naturaleza de los indicadores Número de huelgas Número de días de huelga (duración de la huelga x número de huelguistas) Tasa de importancia de la huelga

N-2

N-1

N

Número de huelguistas ----------------------------------Plantilla total Tasa de intensidad de la huelga

Número de días de huelga ----------------------------------Número de huelguistas Tasa de propensión a la huelga Número de jornadas de huelga ----------------------------------Total plantilla de la empresa Indicador específico Plantilla huelguista de un servicio o taller ----------------------------------Plantilla total del servicio o taller

Indicadores de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales Indicadores en valor Número de accidentes de trabajo por: Empleados/obreros Mandos intermedios Directivos Número de jornadas perdidas por accidentes de trabajo: Empleados/obreros Mandos intermedios Directivos Número de accidentes durante el trayecto: Empleados/obreros Mandos intermedios Directivos

464

N-2

N-1

N

7. Auditoría de gestión

Indicadores en valor Número de jornadas perdidas por accidentes durante el trayecto: Empleados/obreros Mandos intermedios Directivos Número de incapacidades permanentes (parciales o totales) como resultado de accidentes laborales o durante el trayecto Número de enfermedades profesionales declaradas a lo largo del año del ejercicio Número de empleados en la empresa con afecciones patológicas de carácter profesional Indicadores en % Tasa de frecuencia de accidentes laborales

N-2

N-1

N

Número de accidentes con paro de trabajo ----------------------------------------------Miles de horas de trabajo Tasa de gravedad

Número de jornadas perdidas por accidentes laborales -----------------------------------------------------------Miles de horas de trabajo

INDICADORES ECONÓMICOS

(Indicadores técnico-económicos específicos provenientes del análisis de la función productiva) Indicadores de productividad general en el conjunto N-2 personal

N-1 N

Gasto de personal + cargas sociales ----------------------------------------------Valor añadido Valor añadido ----------------------------------------------Plantilla productiva Valor añadido ----------------------------------------------total plantilla

465

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Evolución del conjunto salarial en comparación con la N-2 producción (volumen de negocios + variación de stocks)

N-1 N

Conjunto salarial + cargas del año N ----------------------------------------------Conjunto salarial + cargas del año N-1 Producción año N ----------------------------------------------Producción año N-1 COSTOS DE LA FUNCIÓN DE PERSONAL Costos del servicio del personal

N-2

N-1

N

Empleados en el servicio de personal Gastos de gestión en el servicio de personal Gastos en servicios médicos Gastos de transporte de personal Otros gastos TOTAL Costo del servicio de personal por empleado

Total costos deñ servicio de personal ----------------------------------------------Número de empleados

FUNCIÓN DE FINANZAS Misión y actividades de la función de gestión y finanzas Generar los recursos y medios financieros necesarios para la explotación de la empresa. x x x x x x

466

Realización de la contabilidad (general y analítica), Seguimiento de ingresos y pagos, Gestión de asistencia financiera, Inversión de los recursos netos. Suministrar información financiera a directivos y responsables operativos Cumplir con las obligaciones legales y fiscales de la empresa

7. Auditoría de gestión

Objetivos ƒ Disponer de una información contable y financiera fiable y puntual ƒ Obtener la asistencia financiera necesaria a las mejores condiciones ƒ Reducir los gastos administrativos de gestión

Obligación ƒ Respetar el equilibrio entre rentabilidad y liquidez para controlar el desarrollo de la empresa. Medidas de desempeño relacionadas con la estrategia tecnológica ƒ Velocidad de innovación tecnológica Implica seleccionar una o más medidas de desempeño tecnológico en procesos y productos claves, con el fin de hacer un seguimiento de sus avances a través del tiempo. ƒ Productividad de I&D (Investigación y desarrollo) Como cualquier medida de productividad, se puede definir como la proporción de cambio en los resultados ante un cambio en los insumos, es decir, la mejora en el rendimiento del producto o proceso dividido por el incremento de la inversión en investigación y desarrollo. ƒ Tasa de rentabilidad de la inversión en investigación y desarrollo Mide las ganancias generadas por la unidad de inversión en investigación y desarrollo. ƒ Recursos asignados a investigación y desarrollo Esta medida controla el nivel de gastos que se asignan a los diferentes proyectos y negocios a nivel de la empresa como un todo. ƒ Velocidad de introducción de nuevos productos Se puede medir por el número de nuevos productos introducidos por año, el número de patentes obtenidas o el porcentaje de ventas derivadas de nuevos productos. ƒ Diversificación basada en tecnología Cada vez que la estrategia tecnológica se orienta por lo menos en parte hacia un objetivo de diversificación, es importante medir el grado de éxito en lograr esta meta, a través de, por ejemplo, el porcentaje de ventas resultante de esfuerzos de diversificación relacionadas o no relacionadas. ƒ Otras medidas apropiadas Según sea la naturaleza de la empresa, se puede hacer uso de otras medidas, como: derechos generados por patentes o ventas de tecnología; tiempo de capacitación de gente en tecnología nueva, tiempo que toma el ciclo de desarrollo de productos; costo de desarrollo por etapa y nivel de competencia tecnológica.

467

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AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

INDICADORES DE DESEMPEÑO FINANCIERO INDICADORES DE DESEMPEÑO FINANCIERO

AÑOS ANTERIORES N–3

Tamaño

Ventas Activos Utilidades Participación en el Mercado Número de Empleados Crecimiento

Ventas Activos Utilidades Participación en el Mercado

Mercado de Capitales

Rentabilidad

Número de Empleados Margen de Utilidad Operacional Margen de Utilidad Neta Rentabilidad sobre Activos (ROA) Rentabilidad sobre Patrimonio (ROE) Razón Dividendo/Precio Rentabilidad Total de Inversionistas Razón Valor de Mercado/Valor Libro Razón Dividendo/Utilidades Precio por Acción Valor Libro por Acción

Liquidez

Razón de Liquidez Corriente Liquidez ácida Intervalo de Seguridad Capital de Trabajo de Operaciones Flujo de Caja de Operaciones

Otros Financieros

Rotación

EndeudaMiento

Razón Deuda/Patrimonio

468

Deuda de Largo Plazo/Patrimonio Número de veces que se gana el interés Flujo de Caja vs. Pago de Intereses Rotación de Activos Totales Período medio de cobranza Rotación de Inventarios

Calificación de riesgo de la deuda

N–2

N–1

AÑO ACTUAL N

OBJETIVOS Corto Plazo

Largo Plazo

7. Auditoría de gestión

INDICADORES DE DESEMPEÑO NO FINANCIEROS INDICADORES DE DESEMPEÑO NO FINANCIEROS

AÑOS ANTERIORES N–3

N–2

N-1

AÑO

OBJETIVOS

ACTUAL

Corto

Largo

N

Plazo

Plazo

Satisfacción en el trabajo

Gestión de Recursos Humanos

Desempeño en el trabajo Rotación Ausentismo Motivación Seguridad de empleo Perspectivas de carrera Stress psicológico Condiciones de salud y seguridad Nivel de ingreso Tasa de innovación tecnológica

Adquisi-ciones

Tecnología

Productividad I&D Tasa rentabilidad de la inversión I&D Recursos asignados a I&D Introducción de nuevos productos Diversificación basada en tecnología Derechos de patente o ventas de tecnología Duración del ciclo de desarrollo del Producto Costo Servicio Calidad Relaciones con los proveedores

Fabricación

Costo Entrega Calidad Flexibilidad Introducción de nuevos productos Marketing

Estrategia de producto Distribución Estrategia de precio Promoción y propaganda

Clientes

Cuota de mercado Adquisiciones Satisfacción Rentabilidad

469

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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AUDITORÍA DE TENEDORES DE INTERESES Una auditoría de los tenedores de intereses da una medida útil del rendimiento de la empresa, ya que es un resumen de la retroalimentación que generan los grupos de intereses. El contenido de esta retroalimentación puede ser un indicador de mucho valor del progreso de la empresa en el logro de sus objetivos financieros y no financieros. Tenedores de intereses. Son personas o grupos de personas, que están interesados en las actividades de una compañía porque el cumplimiento de los objetivos de la misma les afecta de manera importante. Entre los tenedores de intereses en la empresa se incluyen: • Los accionistas. Interesados en valorar la calidad de su inversión: comportamiento del valor de las acciones y en los dividendos. • Los empleados. Interesados en conseguir estabilidad laboral, escalas salariales y conquistas laborales. • Los clientes. Interesados en buenos productos, precios competitivos y satisfacción de sus necesidades. • Los acreedores. Interesados en la capacidad de la empresa para pagar sus deudas. • Los proveedores. Interesados en conservar a la empresa como clientes y en el crecimiento de las operaciones. • El gobierno. Para el que la empresa es un sujeto fiscal que contribuye a sufragar los costos necesarios para gobernar la comunidad. • Grupos de interés social. Ecologista – Grupos de defensa del consumidor - Entidades de control y vigilancia.

Grupos de tenedores

Medidas de rendimiento

Clientes

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Valor y volumen de las ventas Satisfacción a los clientes Capacidad para controlar precios Retención de clientes Incremento de clientes.

Proveedores

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Liquidez de la empresa Costo de la materia prima Plazo de entrega Disponibilidad de materias primas Tasa de crecimiento.

470

7. Auditoría de gestión

Grupos de tenedores

Accionistas

Acreedores financieros

Empleados y directivos

Gobierno

Medidas de rendimiento ƒ ƒ ƒ ƒ

Rendimiento de la inversión Dividendos por acción Valor de la acción en bolsa Crecimiento.

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Liquidez de la empresa Nivel de endeudamiento Índices de rentabilidad Solvencia. Liquidez de la empresa Productividad Estabilidad Nivel de desempeño Planes de incentivos Bienestar de los empleados.

ƒ

Cumplimiento de las leyes que afectan a la empresa Contribución tributaria Generación de empleos Reducción de la contaminación Ahorro de energía Balance social.

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

4.3 MEDIR EL DESEMPEÑO En esta etapa se debe seleccionar las medidas de desempeño que se aplicarán a la entidad auditada. Efectuado esto: • Establecer las mediciones reales con los indicadores seleccionados • Comparar los resultados reales con los pronósticos o presupuestos 4.4

ELABORACIÓN DEL INFORME COMUNICANDO RESULTADOS Y LAS RECOMENDACIONES

LOS

El informe de la auditoría de gestión tendrá enfoques distintos en su presentación dependiendo de las siguientes circunstancias: • Si hace parte del informe final de la auditoría integral. • Si es un informe exclusivo de gestión y resultados con dictamen y con resumen de los procedimientos de revisión utilizados.

471

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

YANEL BLANCO LUNA

• Informe intermedio o eventual dentro de una auditoría integral. • Informe de gestión de la auditoría interna. 1. Como informe final de la auditoría integral Cuando el informe de gestión es una de las conclusiones de la auditoría integral, como sería el caso del informe final de la revisoría fiscal, la conclusión se incluye dentro del párrafo o párrafos de la opinión y en un anexo se pueden incluir las principales evidencias de desempeño o de gestión (ver modelo de este informe en el Capítulo 1 sobre el Marco Conceptual). 2. Como informe exclusivo de gestión practicado por Contador Público Independiente Este caso se presenta cuando se ha contratado a un contador público independiente para que practiquen una auditoría externa de gestión y resultados, el cual debe dar opinión sobre la gestión, como es el caso de los servicios públicos domiciliarios. A continuación se presenta un modelo de este informe:

472

7. Auditoría de gestión

Ejemplo de informe de auditoría externa de gestión y resultados “OPINIÓN DE LOS RESULTADOS” Bogotá, marzo 30 de 20-01 Destinatario Apropiado Hemos practicado una auditoría de gestión y resultados a la Sociedad Hipotética S.A. E.S.P. para el año 20-01. La administración es responsable de la elaboración y ejecución del plan de gestión y resultados; de mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de los objetivos de la sociedad relacionados con la información financiera oportuna, el cumplimiento de las leyes reguladoras que la afectan y las estrategias para la conducción ordenada y eficiente del negocio. Nuestra obligación es la de expresar opiniones y conclusiones sobre el cumplimiento de los objetivos, metas y programas del plan de gestión y resultados de la sociedad, así como de las estrategias para su ejecución eficiente. Realizamos el trabajo de acuerdo con las normas de auditoría aplicables a la auditoría de gestión y resultados y con la metodología establecida por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios en la Circular Externa N° 05 de Abril 1 de 1997 y la Resolución 12 de 1995 expedida por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, en la cual se establecen los criterios, indicadores, características y modelos para la evaluación de la gestión y resultados de las entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo. Las normas de auditoría requieren que el trabajo se planifique y se lleve a cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable si la sociedad se ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; el grado en que la administración ha cumplido los objetivos, metas y programas de manera eficiente, efectiva y económica; y si es confiable la información que sirvió de base para el cálculo de los indicadores de desempeño en la evaluación del plan de gestión y resultados. La Superintendencia de Servicios Públicos estableció una metodología de verificación y evaluación integral con el fin de estandarizar las actividades claves sobre las cuales se deberán informar a la Superintendencia y ésta a su vez verificar, validar e informar sobre el estado de cumplimiento de la gestión de las empresas de servicios públicos. Para el desarrollo de esta metodología se debe contemplar el contexto integral y sistemático de: La Arquitectura Organizacional; Los Planes de Gestión y Resultados; y La Viabilidad Financiera. 473

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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La sociedad dispone de un plan de gestión y resultados proyectado hasta el año 20-03, aprobado por el Ministerio de Desarrollo. Con base en los procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida opinamos que la Sociedad Hipotética S.A. - E.S.P. mantiene un plan de gestión y resultados construido sobre una base realista y que ha alcanzado de manera satisfactoria los principales objetivos y metas incluidos en el plan. En las páginas siguientes se presenta un resumen con la descripción del plan de gestión, de los resultados obtenidos y con los indicadores esenciales que evalúan el desempeño de la administración en relación con los objetivos generales, metas y actividades de la sociedad. Se adjunta además al presente informe una sección con los procedimientos de auditoría utilizados en la metodología de verificación y evaluación integral. Blanco & Blanco Ltda. Auditores Externos de Gestión y Resultados

474

CAPÍTULO

8

La revisoría fiscal como modelo de Auditoría Integral

La Revisoría Fiscal es una institución colombiana asimilada a una auditoría cuya designación, condición legal, deberes y facultades están señaladas parcialmente en la legislación mercantil y ampliada en forma importante por la Contaduría Pública de Colombia. Una función esencial de la Revisoría Fiscal es la vigilancia de la administración de los entes económicos para que ésta ajuste sus actuaciones a las disposiciones legales, estatutarias y a los procedimientos y controles adoptados por la empresa. La responsabilidad principal del Revisor Fiscal es dictaminar o informar sobre los estados financieros, el control interno, las declaraciones tributarias y los libros legales. Ha sido una preocupación universal designar personas en las empresas para el ejercicio del control y vigilancia de la administración. Esta persona, aunque recibe denominación distinta en cada país, tiene como característica común la de ser nombrada por el órgano de mayor jerarquía de la empresa, con el objeto de ejercer un control y vigilancia sobre la administración y depender de ese órgano jerárquico llámese asamblea de accionistas, junta de socios, etc., al cual debe rendir sus informes.

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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Este vigilante aparece en los siglos XVII y XVIII cuando los comerciantes holandeses y franceses sintieron la imposibilidad práctica de vigilar directamente su patrimonio, diseminado en todo el mundo y en manos de administradores distintos. En el siglo XIX Francia inició la legislación reguladora de las funciones del vigilante, principalmente para proteger a los inversionistas en las florecientes compañías precursoras de nuestras sociedades anónimas; el nombre que dio e este vigilante Francia fue el de “Commissaires aux comptes”. El ejemplo de la legislación francesa fue adoptado por otros países y así encontramos la figura del vigilante tipificada en las leyes de Italia, Argentina, Suiza, España, México, Inglaterra, Ecuador, Colombia, Chile, y Venezuela. Este vigilante se conoce con diferentes nombres en los distintos países del mundo y en América Latina algunas de las denominaciones son: x x x x x

Comisario, en México, Ecuador y Venezuela. Inspectores de Cuenta y Auditores, en Chile. Síndico, en Argentina. Consejo de Vigilancia, en Perú. Revisor Fiscal, en Colombia.

No obstante que, como se anotó anteriormente, el origen del vigilante es el mismo, el desarrollo de sus funciones o la clase de vigilancia que le corresponde ejercer no es similar en los diferentes países; en algunos la vigilancia es exclusivamente contable, en otros únicamente administrativa y en los más contable - administrativa. La figura del vigilante, tan necesaria en su esencia, se ha ido eclipsando con el desarrollo de los negocios ya sea por su falta de profesionalismo, de independencia o porque no ha contado con el suficiente apoyo de los Contadores Públicos, que son los profesionales que han debido acondicionar esta figura al mundo cambiante de los negocios; por el contrario, en muchos países americanos los Contadores Públicos le dieron la espalda reemplazándola por la Auditoría Externa o Independiente. La Revisoría Fiscal en Colombia se instituyó con funciones específicas a partir de la Ley 73 de 1935 y no obstante que el cargo, en algunas compañías, venia ejerciéndose por Contadores Públicos, no fue sino hasta el año de 1956, cuando se impuso la obligación de que los Contadores Públicos estuviesen al frente de ella. A diferencia de muchos países latinoamericanos, la Revisoría Fiscal en Colombia toma cada vez más fuerza y se ha estado ajustando al mundo cambiante de los 476

8. Revisoría Fiscal como modelo de Auditoría Integral

negocios, gracias a que los Contadores Públicos le han brindado su apoyo. Su ejercicio se efectúa con base en las normas de auditoría y otras normas de calidad establecidas en las disposiciones legales y los pronunciamientos profesionales. Paralelamente a la Revisoría Fiscal, se ha venido desarrollando en Colombia la Auditoría Financiera, para responder a exigencias de accionistas, casas matrices extranjeras, organismos de crédito internacionales y otros requerimientos. Las funciones de la Revisoría Fiscal son más amplias que las de la Auditoría financiera, ya que el trabajo de aquélla además del dictamen sobre los estados financieros debe ejercer un control y vigilancia sobre la administración y velar porque la empresa establezca un adecuado control interno; adicionalmente, debe certificar o dictaminar las declaraciones tributarias y cualquier información contable que se suministre a terceros incluida la información intermedia. Todas estas funciones conllevan necesariamente una actividad permanente o auditoría inmediata fundamentada en procedimientos analíticos de revisión. De acuerdo con el Pronunciamiento Número 7 Sobre Revisoría Fiscal emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, el Revisor Fiscal en Colombia como alcance de su trabajo debe desarrollar una Auditoría Integral, entendiéndose como tal las siguientes auditorías: Auditoría Financiera, Auditoría de Cumplimiento, Auditoría Operacional o de Gestión y Auditoría de Control Interno. Esta Auditoría Integral se deriva de sus funciones legales y ha sido definida por el pronunciamiento en los siguientes términos: “Para cumplir con las funciones legales el Revisor Fiscal debe practicar una Auditoría Integral con los siguientes objetivos: x Determinar, si a juicio del Revisor Fiscal los estados financieros del ente se

presentan de acuerdo con las normas de contabilidad de general aceptación en Colombia - Auditoría Financiera. x Determinar si el ente ha cumplido con las disposiciones legales que le sean aplicables en el desarrollo de sus operaciones - Auditoría de Cumplimiento’ x Evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por el ente y el grado de eficiencia y eficacia con que se han manejado los recursos disponibles - Auditoría de Gestión x Evaluar el sistema de control interno del ente para conceptuar sobre lo adecuado del mismo - Auditoría de Control Interno”. La Revisoría Fiscal es la institución de mayor importancia que ejercen los contadores públicos de Colombia, la cual cuenta con el apoyo de las entidades encargadas del control y vigilancia de las sociedades mercantiles y de las autoridades tributarias. Para soportar esta afirmación nada mejor que incluir, en 477

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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los siguientes párrafos, algunos apartes de las circulares conjunta emitidas por la Superintendencia de Sociedades y Superintendencia Financiera:

“Importancia de la Revisoría Fiscal La Revisoría Fiscal desempeña un papel de especial importancia en la vida del país, a tal punto que una labor eficaz, independiente y objetiva, es incentivo para la inversión, el ahorro, el crédito y en general facilita el dinamismo y el desarrollo económico. Como órgano de fiscalización, la revisoría está estructurada con el ánimo de dar seguridad a los propietarios de las empresas sobre el sometimiento de la administración a las normas legales y estatutarias, así como acerca de la seguridad y conservación de los activos sociales, amén de la conducta que ha de observar en procura de la fidelidad de los estados financieros. Las funciones del revisor fiscal debidamente ejercidas, por lo demás, protegen a los terceros que encuentran en el patrimonio del ente moral la prenda general de sus créditos, de manera que debe dar confianza sobre el manejo de los recursos del ahorro privado, de la inversión y en general del manejo justo y equitativo del aparato productivo del país. La Institución de la revisoría fiscal es uno de los instrumentos a través de los cuales se ejerce la inspección y vigilancia de las sociedades mercantiles; ha recibido la delegación de funciones propias del Estado, cuales son las de velar por el cumplimiento de las leyes y acuerdos entre los particulares (estatutos sociales y decisiones de los órganos de administración), y dar fe pública, lo cual significa entre otros, que su atestación o firma hará presumir legalmente, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios, en caso de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos han sido tomados fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance. Es precisamente en este entorno normativo y conceptual en el que el Estado advierte la importancia de la revisoría fiscal y, por lo mismo, debe ofrecerle todo su apoyo y colaboración para lo que convenga al buen suceso de su gestión fiscalizadora, cuyos desarrollos deben ser igualmente justipreciados por los terceros, los administradores y los propietarios de las empresas.

Objetivos de la Revisoría Fiscal 1. Control y análisis permanente para que el patrimonio de la empresa sea adecuadamente protegido, conservado y utilizado, y para que las operaciones se ejecuten con la máxima eficiencia posible. 478

8. Revisoría Fiscal como modelo de Auditoría Integral

2. Vigilancia igualmente permanente para que los actos administrativos, al tiempo de su celebración y ejecución, se ajusten al objeto social de la empresa y a las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes, de suerte que no se consumen irregularidades en detrimento de los accionistas, los terceros y la propia institución. 3. Inspección constante sobre el manejo de libros de contabilidad, los libros de actas, los documentos contables y archivos en general, para asegurarse que los registros hechos en los libros son correctos y cumplen todos los requisitos establecidos por la ley, de manera que puede estar cierto de que se conservan adecuadamente los documentos de soporte de los hechos económicos, de los derechos y de las obligaciones de la empresa, como fundamento que son de la información contable de la misma. 4. Emisión de certificaciones e informes sobre los estados financieros, si el balance presenta en forma fidedigna la situación financiera y el estado de ganancias y pérdidas el resultado de las operaciones, de acuerdo con normas de contabilidad generalmente aceptadas. 5. Colaboración con las entidades gubernamentales de regulación y control.

Características de la Revisoría Fiscal Del estatuto legal del revisor fiscal también pueden considerarse como características propias de sus funciones las siguientes: 1. Permanencia Su labor debe cubrir las operaciones en su fase de preparación, celebración y ejecución; su responsabilidad y acción deben ser permanentes, tal como se deduce de lo dispuesto en los ordinales 1º y 5º del artículo 207 del Código de Comercio, principalmente. 2. Cobertura total Su acción debe ser total, de tal manera que ningún aspecto o área de operación de la empresa esté vedado al revisor fiscal. Todas las operaciones o actos de la sociedad, como todos sus bienes, sin reserva alguna, son objeto de su fiscalización. 3. Independencia de acción y criterios El revisor fiscal debe cumplir con las responsabilidades que le asigna la ley y su criterio debe ser personal, basado en las normas legales, en su conciencia social y en su capacidad profesional. En todo caso su gestión debe ser libre de todo conflicto de interés que le reste independencia y ajena a cualquier tipo de subordinación respecto de los 479

AUDITORÍA INTEGRAL. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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administradores que son, precisamente, los sujetos pasivos de su control (Código de Comercio, artículo. 210). 4. Función preventiva La vigilancia que ejerce el revisor fiscal debe ser de carácter preventivo, sus informes oportunos, para que no se incurra en actos irregulares o no se persevere en conductas ajenas a la licitud o a las órdenes de los órganos superiores, según lo dispone el artículo 207, ordinales 2º y 5º ibídem.”

La Revisoría Fiscal de Hoy La falta de criterios unificados entorno a la Revisoría Fiscal ha constituido una gran barrera en las negociaciones que se deben hacer cuando se pretenda llegar a una identificación de lo que ha sido la revisoría fiscal hasta la fecha y lo que se busca que sea la revisoría fiscal del futuro; y lo que resulta más grave en la discusión es que un gran número de Contadores Públicos ejercen la revisoría fiscal como ellos quisieran que fuera y no como la ha institucionalizado el legislador en disposiciones dispersas, lo que repercute en la calidad de los servicios y en la confianza que depositan los usuarios en los mismos. Los Contadores Públicos Colombianos nos hemos acostumbrado y acomodado a convivir con el ejercicio de la Revisoría Fiscal, firmando, certificando y dictaminando gran variedad de información financiera y no financiera, en muchas ocasiones sin una adecuada planeación, lo que nos lleva a firmarlas sin acompañarla del dictamen o informe correspondiente, donde se exponga de manera inequívoca la responsabilidad que se adquiere al asociar su nombre con tal información; pero en otros casos no hay chance a emitir informe alguno, porque la ley presume el alcance de su firma, como en las declaraciones tributarias y de industria y comercio. La mejor forma de que el Revisor Fiscal cumpla eficaz y eficientemente con el cúmulo de funciones que les señalan las leyes y organismos de control, entre otros, es con una adecuada planeación basada en el conocimiento profundo del cliente, del sector de la economía al que pertenece y del alcance del trabajo o funciones de la revisoría fiscal. Para poder determinar el alcance de la revisoría fiscal es indispensable conocer sus funciones y responsabilidades principales, diseminadas en no pocas leyes, decretos, circulares, resoluciones, directrices y similares. Las funciones a las que calificó de fundamentales o principales se resumen a continuación: x Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la

sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva. (C. Co. Art. 207 – 1). 480

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x Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas

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de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes, impartiendo las instrucciones necesarias para tal fin. (C. Co. Art. 207 – 4). Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación y seguridad de los mismos. (C. Co. Art. 207 – 5). Autorizar con su firma los estados financieros con su dictamen o informe correspondiente. (C. Co. Art. 207 – 7); Informar si la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable, y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea o junta directiva en su uso – (C. Co. Art. 208 - 3). Informar si los estados financieros presentan en forma fidedigna la situación financiera y las operaciones del período (C. Co. Art. 208 – 4). Informar si los actos de los administradores se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea o junta de socios (C. Co. Art. 209 – 1). Informar si la correspondencia, los comprobantes y los libros de actas y de registro de acciones se llevan y conservan debidamente (C. Co. Art. 209 – 2). Informar si hay y son adecuadas las medidas de control interno y de conservación y custodia de los bienes. (C. Co. Art. 209 – 3). Dar fe pública al señalar la ley que la atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance. (Ley 43 de 1990 Artículo 10). Certificar las declaraciones tributarias, la firma del Revisor Fiscal en las declaraciones tributarias certifica los siguientes hechos: a. Que en los libros de contabilidad se encuentran llevados en debida forma, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las mismas normas vigentes sobre la materia. b. Que los libros de contabilidad reflejan razonablemente la situación financiera de la empresa. c. Que las operaciones registradas en los libros de contabilidad se sometieron a las retenciones que establecen las normas vigentes, en el caso de las declaraciones de retenciones. Certificar los aportantes al sistema de seguridad social, en la que se hace constar los siguientes hechos: 481

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- Que la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes al sistema es correcta. - Que el aportante no se encuentra en mora por concepto de aportes al sistema. (Decreto 1406 Art. 12). x Certificar toda clase de información que de acuerdo con las normas legales deban suministrar las entidades a los organismos de control y vigilancia y otras entidades públicas. Las funciones anteriores las podemos agrupar en las siguientes categorías: 1. Dictaminar los estados financieros; ¿Qué hace el Contador Público para dictaminar estados financieros? – Una Auditoría Financiera, es la respuesta obvia. 2. Informar o dictaminar sobre el control interno; ¿Qué hace el Contador Público para informar o dictaminar sobre el control interno? – Una Auditoría de Control Interno, no hay duda. 3. Informar o dictaminar sobre el cumplimiento de leyes y regulaciones; ¿Qué hace el Contador Público para informar o dictaminar el cumplimiento de leyes o regulaciones de índole tributaria, comercial, laboral, aduanera y de otra índole? – Una Auditoría de Cumplimiento de Leyes, es lo normal. 4. Informar sobre la conducción ordenada del ente y logro de sus objetivos; ¿Qué hace el Contador Público para informar acerca de la conducción ordenada de la entidad en el logro de sus objetivos, programas y metas? – Una Auditoría de Gestión con un grado de certeza moderada, debería ser lo más indicado. Una deducción similar a la anterior extrajo el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, cuando definió el alcance de la revisoría como una auditoría integral en los siguientes términos: “Para cumplir con las funciones legales el Revisor Fiscal debe practicar una auditoría integral con los siguientes objetivos: x Determinar, si a juicio del Revisor Fiscal, los estados financieros del ente se presentan de acuerdo con las normas de contabilidad de general aceptación en Colombia – auditoría financiera. x Determinar si el ente ha cumplido con las disposiciones legales que le sean aplicables en el desarrollo de sus operaciones – auditoría de cumplimiento. x Evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por el ente y el grado de eficiencia y eficacia con que se han manejado los recursos disponibles – auditoría de gestión. x Evaluar el sistema de control interno del ente para conceptuar sobre lo adecuado del mismo – auditoría de control interno.” 482

8. Revisoría Fiscal como modelo de Auditoría Integral

El alcance de la auditoría integral que debe desarrollar la revisoría fiscal, definida por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública no fue un término abstracto que se prestara para interpretaciones diversas, por el contrario, señaló el alcance de la auditoría integral de la revisoría fiscal de manera muy concreta, para que no se presentara ningún equívoco. Una pregunta que todavía algunos contadores públicos se formulan es si se excedió el Consejo Técnico de la Contaduría Pública al precisar el alcance de la revisoría fiscal en esas cuatro auditorías. Mi opinión es que no hubo ningún exceso, ya que el Consejo Técnico no hizo cosa distinta que emplear un método deductivo en el análisis de las funciones y responsabilidades impuestas por el legislador, para definir el alcance de su trabajo. Otra pregunta que también se hacen algunos Contadores Públicos es si el alcance de la revisoría fiscal está concebida para unos profesionales normales o para unos Contadores Públicos supergenios o superdotados. La respuesta a este interrogante es igualmente un simple no, ya que se le pidió a la revisoría fiscal servicios tradicionales que hace el Contador Público en su ejercicio profesional pero que en la práctica se suele contratar de manera independiente; por consiguiente la mejor forma de contestar esta pregunta es con otras preguntas que debe responder cada Contador Público en su fuero interno. x ¿Se requiere ser genio o superdotado para desarrollar una auditoría financiera,

y es este trabajo una práctica tradicional del Contador Público? x ¿Se requiere ser genio o superdotado para desarrollar una auditoría de control

interno, o por el contrario ésta es una práctica normal del Contador Público? x ¿Se requiere ser genio o superdotado para desarrollar una auditoría de

cumplimiento de leyes y regulaciones o este servicio lo ofrece el Contador Público en su práctica profesional? x ¿Se requiere ser genio o superdotado para desarrollar una auditoría de gestión o este servicio lo viene ofreciendo cada día con más frecuencia el Contador Público? En mi opinión, la gran preocupación de los Contadores Públicos es si estos servicios se ofrecen de manera integrada y obligatorios pueden pagarlo las empresas sin incurrir en costos excesivos Pero en el caso de la Revisoría Fiscal no es la entidad o cliente que solicita por voluntad propia el servicio y su alcance; sino que es la ley la que lo impone y son los diferentes usuarios gubernamentales los que han intervenido de manera gradual y desordenada en la determinación de su alcance, sin darle ninguna alternativa de opinión a quien le paga los servicios. En el presente de la Revisoría Fiscal debemos reconocer que no han sido los Contadores Públicos ni los organismos que dirigen y vigilan la profesión los

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que han establecido el alcance de su trabajo, tampoco ha sido la entidad que lo contrata y paga sus servicios, sino principalmente el gobierno en sus diferentes estamentos y, en la mayoría de los casos, sin la participación y consentimiento de la profesión. Es decir, la Contaduría Pública no ha sido el principal protagonista en la arquitectura del alcance de la Revisoría Fiscal actual, por el contrario muchas de sus funciones se han impuesto sin su consentimiento y mediante una colcha de retazos confeccionada durante un período relativamente largo. Desde luego, esas funciones se han asignado dentro de un criterio sano, buscando conclusiones o certificaciones de la revisoría fiscal que provea al usuario un nivel de seguridad sobre los asuntos objetos de las conclusiones o certificaciones. NUEVAS GUÍAS PARA EL EJERCICIO DE LA REVISORÍA FISCAL Después de una década de fallidos intentos en la promulgación de una ley para la Revisoría Fiscal, que actualice o precise aspectos incluidos en el Código de Comercio que data del año 1970, se continúa con dudas e imprecisiones en el ejercicio de la Revisoría Fiscal, principalmente las relacionadas con las funciones o alcance del trabajo, las normas que debe aplicar y los informes que debe emitir. A mediados del año 2008 se emitieron tres documentos con el propósito de guiar el ejercicio de la Revisoría Fiscal a saber: la Orientación Profesional del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (en lo sucesivo la Orientación Profesional); la Circular Externa de la Superintendencia de Sociedades; y el Proyecto de Circular Externa de la Superintendencia Financiera (en lo sucesivo las Circulares). La Orientación Profesional tiene un concepto del ejercicio de la Revisoría Fiscal muy diferente al de las entidades de control y vigilancia de las sociedades. Estas diferencias, por si mismas no deben sorprendernos, lo que si resulta sorprendente es que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública emita en estos momentos una Orientación Profesional con el alcance de unas funciones impracticables por parte de un órgano independiente de control y vigilancia societario. La justificación que invoca la Orientación Profesional es válida cuando expresa: Como en las disposiciones existentes sobre Revisoría Fiscal, no se encuentra una definición precisa, un marco conceptual, ni un modelo instrumental apropiado a los requerimientos actuales de la institución, se vienen presentando diversidad de criterios en torno al tema, en los diferentes ámbitos interesados, que en general la confunden con la auditoría financiera, el control interno o la auditoría integral, según los casos. La anterior situación ha generado una falta de claridad en torno al ejercicio profesional de esta institución, pues la Revisoría Fiscal no puede circunscribirse a la realización de una evaluación posterior y selectiva, por cuanto no respondería a los requerimientos del control de fiscalización en alcance y oportunidad. 484

8. Revisoría Fiscal como modelo de Auditoría Integral

En razón de lo anterior y con el fin de aclarar distintos aspectos sobre el ejercicio de la Revisoría Fiscal, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, organismo permanente encargado de la orientación técnico-científica de la profesión contable, en su función de órgano asesor y consultor del Estado y de los particulares, en todos los aspectos técnicos relacionados con el desarrollo y ejercicio de la Contaduría Pública, ha considerado necesario emitir esta Orientación Profesional, como una guía del ejercicio, de forma que responda a las exigencias legales y técnicas que le son aplicables. Considero que lejos de aclarar los principales aspectos de la Revisoría Fiscal, la Orientación Profesional deja más dudas y vacíos de los que se tienen en la actualidad. ANÁLISIS TERMINOLÓGICO Para un estudio apropiado del alcance de las funciones de la Revisoría Fiscal y de los informes que debe emitir, es conveniente hacer un análisis de los significados de algunos términos que se utilizan en el Código de Comercio cuando se refieren a la Revisoría Fiscal y que han sido usados con alcances diferentes por los revisores fiscales, las entidades encargadas del control y vigilancia de las sociedades y por el Consejo Técnico en su nueva orientación. Los documentos, como se aprecia en el siguiente cuadro, coinciden en definir a la Revisoría Fiscal como un órgano de control y vigilancia. Pero la Orientación Profesional difiere sustancialmente de las Circulares en el alcance que le da al ejercicio del control por parte de la Revisoría Fiscal, a lo cual se agrega la utilización de un vocabulario esotérico que no debería ser propio de una Orientación Profesional.

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Orientación Profesional Teniendo en cuenta las características propias de los modelos de control antes expuestos, se puede concluir que el modelo de Revisoría Fiscal establecido en nuestro medio, es un control de fiscalización, ya que constituye el resultado de la institucionalización del modelo de control latino, del que toma aspectos tales como: la intervención del Estado en la Economía (por delegación de su interés de fiscalización en la empresa privada), la facultad de otorgar fe publica en los informes, el sustento normativo de la institución y los procedimientos de vigilancia integral, cobertura general y protección del interés público.

Superintendencia de Sociedades La institución de la Revisoría Fiscal es uno de los instrumentos a través de los cuales se ejerce la inspección, vigilancia y/o control de las sociedades mercantiles; ha recibido la delegación de funciones por parte del Estado y de los propietarios, las cuales le han sido asignadas por mandato legal, tales como las de velar por el cumplimiento de las de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos leyes y acuerdos entre los particulares (Estatutos Sociales y decisiones de los Órganos de Administración), y dar fe Pública, lo cual significa entre otros, que su atestación y firma hará presumir legalmente, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que los estatutarios. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos han sido tomados fielmente reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance (artículo 10º de la Ley 43 de 1990). En resumen, se le asignan, entre otras, funciones de auditoría de cumplimiento y auditoría financiera. Como órgano privado de fiscalización, la revisoría está estructurada con el ánimo de dar seguridad a los propietarios de las empresas sobre el sometimiento de la administración a las normas legales y estatutarias, el aseguramiento de la información financiera, así como acerca de la seguridad y conservación de los activos sociales, amén de la conducta que ha de observar en procura de la razonabilidad de los estados financieros.

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Superintendencia Financiera La institución de la revisoría fiscal es uno de los instrumentos a través de los cuales se ejerce la inspección y vigilancia de las sociedades mercantiles; ha recibido la delegación de funciones por parte del Estado y de los propietarios, las cuales le han sido asignadas por mandato legal, tales como las de velar por el cumplimiento de los estatutos y el cumplimiento de las decisiones de la asamblea y junta directiva, y dar fe pública, lo cual significa que con su atestación o firma, en los actos propios de su profesión, hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios. Como órgano privado de fiscalización, la revisoría se encuentra estructurada con el ánimo de dar seguridad a los propietarios de las empresas sobre la calidad de la información financiera, la seguridad y conservación de los activos sociales y el cumplimiento de las normas técnico contable, en procura de la razonabilidad de los estados financieros.

8. Revisoría Fiscal como modelo de Auditoría Integral

El Diccionario de la Lengua Española presenta la primera acepción de la palabra control como: comprobación, inspección, fiscalización e intervención, términos que en este diccionario tienen los siguientes significados:

COMPROBACIÓN

INSPECCIÓN CONTROL

FISCALIZACIÓN

INTERVENCIÓN

Acción y efecto de comprobar. Comprobar: verificar, confirmar la veracidad o exactitud de algo.

Acción y efecto de inspeccionar. Inspeccionar: examinar, reconocer atentamente. Acción y efecto de fiscalizar. Fiscalizar: criticar y traer a juicio las acciones u obras de alguien. Acción y efecto de intervenir. Intervenir: examinar y censurar las cuentas con autoridad suficiente para ello.

Otro significado válido de control que no aparece mencionado en las acepciones, es el de vigilancia, que la define el diccionario como: “cuidado y atención exacta en las cosas que están a cargo de uno”.

Interventoría de Cuenta También se ha especulado mucho sobre el alcance del término Interventoría de Cuentas, que trae el artículo 208 del Código de Comercio y que para nuestro caso se utiliza con el siguiente significado que trae el diccionario: “tratándose de cuentas examinarlas y censurarlas con autoridad suficiente para ello”.

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El empleo de esta técnica en el trabajo del Revisor Fiscal, nace de las disposiciones mercantiles y en especial del Artículo 208 del Código de Comercio, numeral 2, que establece en relación con el dictamen de Estados Financieros, la necesidad de expresar: “si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejados por la técnica de Interventoría de cuentas”.

Sobre el particular, se considera pertinente precisar que la técnica de la interventoría de cuentas a que hace referencia el numeral 2 del artículo 208 del Código de Comercio, corresponde a las llamadas normas de auditoría de general aceptación contempladas en el artículo 7 de la Ley 43 de 1990, las cuales son de obligatoria aplicación por parte del contador público y por ende del Revisor Fiscal, tal como lo consagra el numeral 2º del artículo 8º de la misma ley.

Sobre el particular, se considera pertinente precisar que la técnica de la interventoría de cuentas a que hace referencia el numeral 2 del artículo 208 del Código de Comercio, corresponde a las llamadas normas de auditoría de general aceptación contempladas en el artículo 7 de la Ley 43 de 1990, las cuales son de obligatoria aplicación por parte del revisor fiscal, tal como lo consagra el numeral 2º del artículo 8º de la misma ley.

Por tanto, la utilización de la técnica de interventoría de cuentas persigue la realización independiente de una Interventoría o fiscalización practicada de forma integral y permanente a las operaciones y procesos contables y financieros de un ente económico, con el fin de obtener los elementos de juicio necesarios para la emisión de informes con destino a los usuarios e interesados en el desempeño del respectivo ente.

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El adecuado cumplimiento de las labores previstas en el artículo 207 del Código de Comercio, supone en el revisor fiscal por lo menos el cumplimiento de las normas de auditoría que contienen las reglas básicas que él debe seguir en la realización de su trabajo.

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Dentro de este análisis terminológico, la palabra control es muy amplia en su significado y como se explicó anteriormente, abarca los conceptos de inspección, fiscalización e intervención, utilizados con más frecuencia cuando nos referimos a las funciones del revisor fiscal. Esto significa que el alcance del trabajo de la Revisoría Fiscal no cambia por la simple calificación de órgano de control, de órgano de inspección, de órgano de fiscalización, o de órgano de intervención. El alcance de su trabajo, está en función de la clase de responsabilidades, informes, certificaciones y demás funciones que se le han ido asignando por las diferentes leyes, decretos, circulares y similares en el curso de los años. Según la oportunidad o el momento en que se ejerce el control, se distinguen las siguientes clases de control: control previo, control perceptivo, control preventivo, control posterior y control selectivo, los cuales han sido definidos por el Diccionario Integrado Contable Fiscal del Centro Interamericano Jurídico Financiero así: Control previo: actividad de crítica a las transacciones, antes de que queden ejecutadas para establecer si se han cumplido los criterios que le son propios y están exentas de errores; es realizado por personal de la entidad. Control perceptivo: mecanismo de control ejercido en forma concomitante con las actividades de la organización, para hacer un seguimiento de las mismas. Control posterior: evaluación de las actividades, las operaciones, los procesos y de los resultados del ente económico sujeto de control. Control preventivo: mecanismo de control establecido para evitar que algo indeseado pueda ocurrir o al menos disminuir su frecuencia. Control selectivo: procedimiento técnico, mediante el cual se selecciona una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades, para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal. Tampoco el alcance de las funciones de la Revisoría Fiscal, puede estar dado por la oportunidad en que se ejerce el control, ni por el tamaño de la muestra que se seleccione para obtener la evidencia. Las normas de auditoría establecen que la evidencia debe ser suficiente y apropiada ALCANCE DE LAS FUNCIONES Aunque la Orientación Profesional le dedica el capítulo 14 a las funciones de los revisores fiscales, no concreta el alcance del trabajo para el cumplimiento de esas funciones, la definición que trae del control de fiscalización y los comentarios incluidos en el marco conceptual, aunque en forma abstracta establece el alcance de sus funciones. Las Circulares son más precisas en el alcance, como se aprecia en el siguiente cuadro: 489

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El control de fiscalización se define como: “un sistema compuesto por un conjunto de procesos, estructurados de manera lógica y organizada, por medio del cual se supervisa, inspecciona, vigila y constata la ejecución idónea y secuencial de los hechos económicos en todos sus ámbitos en un determinado ente, conforme a parámetros preestablecidos”.

El revisor fiscal en cumplimiento de sus funciones debe realizar las labores de auditoría que a continuación se mencionan: Auditoría Financiera: Consiste en el proceso de revisión del registro de las operaciones realizadas por el ente económico, con el objetivo de obtener los elementos de juicio necesarios para emitir una opinión profesional, respecto de la razonabilidad de los estados financieros y sobre la presentación de los mismos, de acuerdo con los principios de contabilidad y normas de auditoría generalmente aceptados.

En el desarrollo de sus funciones, el Revisor Fiscal se encuentra circunscrito a la ejecución de las siguientes auditorias, cuyo cumplimiento será verificado por esta Superintendencia en el ejercicio de sus funciones de supervisión:

Lo anterior significa que el control de fiscalización examina al ente como un todo, sin que ninguna área, operación, partícula o componente sea ajena a su ejercicio, razón por la cual los hallazgos obtenidos mediante este sistema entregan una certeza objetiva sobre los resultados obtenidos, ya que como se dijo, el Control de fiscalización centra su atención en la evaluación total del ente económico incluido su entorno o contexto. Por lo tanto el control de fiscalización implica procedimientos de analizar, medir y corregir desviaciones o deficiencias de función; es decir, no tiene por fin solo diagnosticar sino también intervenir para proteger, prevenir y corregir. Por ello, como se ha explicado, para cumplir con sus objetivos el Control de fiscalización ejecuta una labor de cobertura general, que nace de un proceso continuo a través de los ciclos de actividad, que se

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La auditoría financiera proporciona a los usuarios de la información financiera seguridad frente a los estados financieros. Auditoría de Cumplimiento: Corresponde al proceso de verificar si las operaciones realizadas por el ente económico resultan conformes a las disposiciones legales y estatutarias, principalmente de tipo financiero y contable, que les son aplicables, con el fin de emitir una opinión sobre el particular. Auditoría del Sistema de Control Interno: Obedece a la valoración que efectúa la revisoría fiscal

Auditoria Financiera: Consiste en el proceso de revisión del registro de las operaciones realizadas por el ente económico, con el objetivo de obtener los elementos de juicio necesarios para emitir un dictamen u opinión profesional respecto de la razonabilidad de los estados financieros y sobre la presentación de los mismos de acuerdo con las normas de contabilidad y divulgación de información aplicables al respectivo ente, utilizando para el efecto los principios y normas de auditoria generalmente aceptados. Auditoria de Cumplimiento: Corresponde al proceso de verificar si las operaciones realizadas por el ente económico resultan conformes a las disposiciones legales y estatutarias, principalmente de tipo financiero y contable, que les son aplicables, con el fin de emitir una opinión sobre el particular, así como las órdenes de la asamblea de accionistas y junta directiva.

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Orientación Profesional inicia con el comienzo de la operación del hecho que le da origen; continúa con el desarrollo de la misma , incluidos todos los factores que lo integran como los procesos de decisión- sigue con el fenecimiento del ciclo operativo y el resultado obtenido, el cual se constata en el sistema de información contable y en los documentos e informes que se emiten, para concluir con la evaluación de dichos resultados y sus consecuencias hacia el futuro, analizando a su vez, el entorno o contexto en el cual se obtuvieron; todo lo cual explica la fortaleza de este tipo de control. Por esta razón, el ejercicio de la Revisoría Fiscal requiere de la aplicación de un control integral y permanente en la organización (de estrategia, de gestión y de resultados), a partir de un Plan de Fiscalización donde se predeterminan los objetivos, metodologías, técnicas e instrumentos a aplicar con determinación cronológica y documentación pertinente de sus acciones. El control de estrategia o control de sostenibilidad se caracteriza como control preventivo, corresponde a la acción de prever la forma en que afectarán las decisiones administrativas o los factores del entorno, a la organización en el futuro,

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de los sistemas de control interno, en materia contable, financiera y administración de riesgos implementados por los entes económicos, con el fin de emitir una opinión profesional sobre su suficiencia y efectividad. En desarrollo de esta labor, la gestión de los revisores fiscales debe orientarse fundamentalmente a evaluar el proceso de identificación, prevención y gestión de riesgos por parte de la administración del respectivo ente económico; informar sobre el cumplimiento de lo establecido en las normas legales y manuales internos en esta materia y a verificar que en los estados financieros e informes complementarios se reflejen adecuadamente los riesgos relevantes que afectan al respectivo ente económico.

Auditoria del Sistema de Control Interno: Obedece a la valoración que efectúa la revisoría fiscal de los sistemas de control interno y administración de riesgos implementados por las entidades fiscalizadas, con el fin de emitir una opinión profesional sobre su suficiencia y efectividad. En su análisis el Revisor Fiscal debe evaluar si el sistema de control interno de la entidad fiscalizada, incluyendo en éste los sistemas de administración de riesgos que debe implementar dicha entidad de conformidad con las disposiciones que le resulten aplicables, promueven la eficiencia de la misma, reducen los riesgos de pérdidas de activos operacionales y financieros; propician la preparación y difusión de información financiera de alta calidad, que muestre los resultados de la administración de los recursos de la entidad y los riesgos relevantes que la afectan, en forma tal que resulte útil para los usuarios de dicha información cuando tomen sus decisiones económicas, así como analizar si los referidos sistemas le permitan a la administración garantizar el adecuado cumplimiento de las normas vigentes.

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Orientación Profesional para lo cual debe estar atento a informar oportunamente a los altos directivos, sobre el impacto de estas decisiones, especialmente cuando observe que los efectos no sean favorables a los intereses de la compañía. En este campo la oportunidad se entiende como la prevención de daño y su objetivo es coadyuvar a la viabilidad o continuidad de la organización. El control de gestión o control perceptivo da cuenta de la ejecución de actividades de las organizaciones, coadyuvando a la productividad de la organización, en el entendido de que las diferentes decisiones tomadas afectan a la organización, se le conoce como un control en las actividades y procesos. El control de resultados o control posterior fiscaliza los resultados obtenidos por la organización en sus diferentes frentes. Se orienta a observar los resultados ya obtenidos bajo parámetros de transparencia y equidad. Como se ha expresado, toda esta labor se realiza mediante un trabajo de verificación exante o previo, perceptivo o simultáneo y posterior o expo-facto sobre los hechos económicos, las decisiones administrativas y las operaciones del ente, así como sobre sus resultados

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Superintendencia Financiera La evaluación del Revisor Fiscal debe realizarse en el contexto del alcance de las funciones que le asigna la ley, para lo cual podrá apoyarse en el informe sobre la evaluación del sistema de control interno que presente el auditor interno, siempre y cuando como resultado de la evaluación previa realizada sobre la confiabilidad del trabajo del mismo haya concluido que ello es procedente. No obstante la evaluación que corresponde al Revisor Fiscal, es de precisar que la responsabilidad primordial por la correcta implementación y eficacia de los Sistema de Control Interno y de Administración de Riesgos corresponde a los administradores de cada entidad. Dentro de este contexto, y sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al Revisor Fiscal, éste deberá elaborar un reporte trimestral dirigido a la Junta Directiva u órgano que haga sus veces, mediante el cual informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso las normas que le resulten aplicables. Además, deberá poner en conocimiento del representante legal, y

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Orientación Profesional económicos, contables y financieros, para informar y dictaminar sobre las labores de su esencia, las cuales cubren todos los procesos, fases de modo, tiempo y lugar en relación con los hechos económicos, operaciones y áreas que entran en la composición del ente , cuya duración en el tiempo es constante, para dar garantía de la racionalidad de los resultados económicos

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Superintendencia Financiera cuando sea del caso del oficial de cumplimiento, las inconsistencias y fallas detectadas en cada uno de los SARES, así como todo Incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia. En caso que sus observaciones o recomendaciones no sean adecuadamente atendidas por la administración o por el oficial de cumplimiento, o cuando la gravedad de las deficiencias encontradas así lo amerite, deberá informar sobre tales circunstancias a esta Superintendencia, a la mayor brevedad posible.

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El alcance de las funciones de la Revisoría Fiscal que establece la Orientación Profesional se encuentra desfasado frente a las condiciones cambiantes del entorno económico en que se desarrollan las operaciones en las entidades, ya que no es práctico para un Revisor Fiscal, comprobar, verificar, inspeccionar, fiscalizar o intervenir todas las operaciones de una entidad. Si se pretendiera hacer tal control de fiscalización, sugerido por la Orientación Profesional, el Revisor Fiscal tendría que abarcar con su presencia todos los procesos que se pretenden fiscalizar. Además de la dificultad práctica de proceder así, su costo excedería cualquier beneficio. Piénsese en lo que significaría esa tarea en entidades con cantidades gigantescas de operaciones, esparcidas por grandes áreas geográficas y con miles de agentes en plena actividad. Las Circulares que habían emitido en años anteriores las Superintendencias, sostenían como características propias de las funciones de la revisoría fiscal, las siguientes: x Permanencia x Cobertura total x Independencia de acción y criterio x Función preventiva Las Superintendencias en las circulares actuales omiten este capítulo y lo reemplazan por el de la Auditoría Financiera, de Cumplimiento y del Sistema de Control Interno. Las circulares en esta oportunidad, se concentraron en explicar el alcance de cada una de las funciones asignadas a la Revisoría Fiscal en el artículo 207 del Código de Comercio. La Orientación Profesional, incluye en el Capítulo 8 como principios las características de las circulares anteriores de las Superintendencias y le agrega otras, las cuales le sirven para soportar el alcance de las funciones de la Revisoría Fiscal que las define como un Control de Fiscalización que requiere la aplicación de un control integral y permanente de estrategia, de gestión y de resultados, funciones que se realizan mediante control previo, perceptivo o simultáneo y posterior. No se puede amarrar la calidad o eficiencia del control con la oportunidad en que se debe ejercer, más bien la oportunidad de su ejercicio está en función del tipo o calidad de la evidencia que se busca para las clases de actividades o procesos que se están sometiendo al control por el órgano que lo ejerce. La auditoría integral concebida por las circulares de las Superintendencias, en mi opinión, definen en una forma profesional el alcance de las funciones de 494

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la Revisoría Fiscal como una auditoría integral que comprende una auditoría financiera, una auditoría de cumplimiento y una auditoría del sistema de control interno. Sin embargo, la circular de la Superintendencia Financiera en la explicación de las funciones de la Revisoría Fiscal, incluyó este párrafo que deja duda sobre el verdadero alcance de estas funciones. Para efectos de cumplir en forma adecuada las funciones antes relacionadas, la labor del revisor fiscal debe tener una cobertura total, incluyendo en el ámbito de su fiscalización todas las operaciones (en su fase de preparación, celebración y ejecución), actos o áreas de la entidad, así como todos sus bienes, sin reserva alguna. Por tal razón, la utilización de técnicas de auditoria, tales como el muestreo, no puede desvirtuar esta característica, fundamental en la labor del Revisor Fiscal. La auditoría del Control Interno incluye su evaluación mediante procedimientos de evaluación de riesgos y pruebas de control para la verificación de la implementación del diseño. Los elementos básicos de un sistema de control interno, objeto de evaluación son: El plan de organización que provea una segregación apropiada de responsabilidades y funciones; x El sistema de autorización y procedimientos de registros adecuados para proveer un control razonable; x Prácticas sanas de seguimiento en la ejecución de los deberes y funciones de cada unidad y funcionarios de la organización; x En el grado de idoneidad del personal, proporcional a sus responsabilidades; x La función efectiva de la auditoría interna. El alcance de la Orientación Profesional sitúa al Revisor Fiscal como un agente de fiscalización permanente de uno de los componentes del control interno integrado, emitido por el COSO, que es el de las actividades de control definidas así: “Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las respuestas de la Dirección a los riesgos. Las actividades de control, tienen lugar a través de la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una gama de actividades tan diversas como: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones del funcionamiento operativo, seguridad de los activos y segregación de funciones”.6 6

Administración de Riesgos Corporativos – Marco Integrado. The Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO-. 495

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YANEL BLANCO LUNA

Estas actividades, dentro de un concepto moderno de control son ejercidas por las personas involucradas en el desarrollo de los procesos y sometidas a autocontroles. Corresponde a los revisores fiscales, como profesionales independientes, evaluar el control interno y probar la implementación del diseño mediante procedimientos universales de auditoría denominados pruebas de los controles, los cuales se realizan en respuesta a los riesgos valorados y de acuerdo con la naturaleza de las actividades sometidas a pruebas se ejercerá el control previo, el control perceptivo o el control posterior. INFORMES DE LA REVISORÍA FISCAL En materia de informes, la Orientación Profesional, es mucho más completa y abarca las distintas situaciones que se pueden presentar en la emisión de los informes, clasificándolos así: Clases de Informes Los informes que debe emitir el Revisor Fiscal en desarrollo de sus actividades se pueden clasificar de acuerdo con su contenido en Dictámenes, Atestaciones, Instrucciones, Denuncias y Reportes. Igualmente, de acuerdo con su oportunidad, se clasifican en: Informes finales “Que se emiten al cierre del período contable y con relación a éste, sobre todos los asuntos sometidos a fiscalización”. Informes parciales o interinos “Que se presentan al menos cada tres meses y al culminar las gestiones del Revisor Fiscal, para comunicar las actividades desarrolladas y los resultados obtenidos durante el lapso inmediatamente anterior. Al cierre del período contable sólo habrá lugar a informe final”. Informes eventuales “Que se emiten en oportunidades distintas de las indicadas en los numerales anteriores”. Dictámenes Corresponden a la emisión obligatoria del juicio profesional del Revisor Fiscal, una vez concluido el examen y comprobación de los objetos materia de fiscalización. El Dictamen debe constar por escrito y debe sujetarse plenamente a las normas legales y profesionales que le son aplicables. 496

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El Dictamen se define como el Juicio Profesional emitido por una persona de comprobada idoneidad e investida de autoridad por la ley, para expresar una valoración de los hallazgos y la evidencia obtenida, de acuerdo con procedimientos de tipo técnico / científico. En el dictamen, el Revisor Fiscal expresará la forma de realización del trabajo, la metodología aplicada, las bases que se tomaron para formar su juicio y el cumplimiento de cada una de las funciones y tareas que le competen. La Orientación Profesional aunque incluye estructuras para los distintos informes con los elementos básicos, no presentó la estructura del informe final que concibe como integral. Las Circulares se concentraron en el informe final, considerándolo como un informe sobre los estados financieros básicos basado en las normas de auditoría señaladas en el artículo 7º de la Ley 43 de 1990, al que la adicionaron un párrafo final donde se informa sobre algunas responsabilidades que distintas disposiciones legales le obligan a incluir en el informe.

Informe Integral de la Revisoría Fiscal Considero, que si se establece el alcance de la revisoría fiscal como el de una auditoría integral, se debe presentar un informe integral final en lugar de un informe sobre estados financieros con un párrafo adicional utilizado ampliamente por los revisores fiscales y acogido en las Circulares. Como un documento que podría servir de base para discusión, se presenta a continuación el posible modelo del informe final de auditoría integral:

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Informe del Revisor Fiscal Señores Asamblea general de Accionistas Compañía Hipotética S.A. En mi calidad de Revisor Fiscal de la Compañía Hipotética S.A., he practicado una auditoría integral para los años de 20-01 y 20-00 con el siguiente alcance: auditoría de los estados financieros adjuntos, los cuales comprenden el balance general y los correspondientes estados de resultados, de cambios en el patrimonio, de cambios en la situación financiera, de flujos de efectivo, el resumen de las principales políticas de contabilidad y otras notas explicativas; auditoría del control interno sobre la información financiera, el cumplimiento de leyes y regulaciones que la afectan y la efectividad en el manejo de sus operaciones evaluada con los indicadores de desempeño. La administración de la sociedad es responsable por la preparación y presentación razonable de los estados financieros de acuerdo con las normas de contabilidad y disposiciones legales de general aceptación en Colombia; por la selección y aplicación de las políticas contables apropiadas y por realizar las estimaciones contables razonables en las circunstancias. La responsabilidad también incluye el diseño, implementación y mantenimiento del control interno concerniente a la información financiera, el cumplimiento de leyes y regulaciones que la afectan y por la efectividad en el manejo de sus operaciones. Mi responsabilidad es expresar una opinión, con base en mi auditoría, respecto a los estados financieros y del control interno sobre la información financiera, cumplimiento de leyes y regulaciones y la efectividad en el manejo de sus operaciones. Conduje mi auditoría de acuerdo con las normas de auditoría de general aceptación en Colombia; esas normas requieren que se planee y ejecute la auditoría para obtener una seguridad razonable de que los estados financieros estén libres de errores importantes y si se mantuvo, en todos los asuntos importantes, efectivo control interno sobre la información financiera, el cumplimiento de leyes y regulaciones y efectividad en el manejo de las operaciones. La auditoría sobre la información financiera incluyó la realización de procedimientos sobre la evidencia que soporta los valores y revelaciones contenidas en los estados financieros, evaluar las normas de contabilidad utilizadas y las estimaciones importantes efectuadas por la administración, así como la presentación general de la información financiera. La auditoría del control interno incluyó la obtención de un entendimiento de los elementos del control interno, valorar el riesgo de que existan debilidades importantes y probar y evaluar la efectividad del diseño y la operación del control interno con base en el riesgo valorado. La auditoría también incluyó otros procedimientos que estimé necesarios en la circunstancias. Considero que la 498

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evidencia de auditoría que he obtenido es suficiente y apropiada para proporcionar una base razonable para mis opiniones. Dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también las proyecciones de cualquier evaluación del control interno para períodos futuros están sujetas al riesgo de que el control interno se pueda tornar inadecuado por los cambios en sus elementos. En mi opinión, los estados financieros que se adjuntan a este informe, presentan razonablemente la situación financiera de Compañía Hipotética S.A. al 31 de diciembre de 20-01 y 20-00, los resultados de sus operaciones, los cambios en el patrimonio, los cambios en la situación financiera y los flujos de efectivo por los años terminados en esas fechas, de conformidad con las normas de contabilidad y demás normas legales de aceptación general en Colombia. También, en mi opinión la Compañía Hipotética S.A. mantuvo en todos sus aspectos importantes una estructura efectiva de control interno, con base en los criterios establecidos en el Control Interno Integrado emitido por el COSO, en relación con la conducción ordenada de sus operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento con las leyes y regulaciones que la afectan. Con base en los procedimientos de trabajo y la evidencia obtenida, conceptúo: que la sociedad lleva su contabilidad conforme a las normas y técnicas contables y las disposiciones legales; que los aportes al Sistema de Seguridad Social han sido declarados y pagados oportunamente de acuerdo con las normas que los regulan; que las operaciones registradas en los libros y los actos de los administradores se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva; que la correspondencia, los comprobantes de contabilidad y los libros de actas y de registros de accionistas se llevan y conservan debidamente. En los informes emitidos en el curso de la auditoría de los saldos, operaciones y estructura del control interno de la sociedad, presenté los principales hallazgos y recomendaciones sobre el sistema de contabilidad y el control interno, los cuales fueron acogidos por la administración. En las páginas siguientes se presentan los principales indicadores de desempeño de la sociedad con comentarios de la revisoría fiscal. El informe de gestión de la gerencia fue objeto de mi auditoría y existe concordancia o consistencia en todos los aspectos importantes con los estados financieros. Bogotá, D.C., febrero 14 de 20-02 YANEL BLANCO LUNA Revisor Fiscal Tarjeta Profesional Nº 560-T Socio de Blanco & Blanco Ltda. 499

BIBLIOGRAFÍA Este libro se ha elaborado con base en las Normas Internacionales de Auditoría y Servicios de Aseguramiento emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC) por sus siglas en inglés. Las normas se emiten en inglés, para los resúmenes y comentarios usados en este libro se han hecho traducciones libres. Otros textos consultados para la elaboración del libro son los siguientes: Normas y Procedimientos de Auditoría, Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C., 17ª, edición, mayo de 1997. Arnoldo Hax y Nicolás Majluf. Gestión de Empresas con una Visión Estratégica, Ediciones Dolmen S.A., Chile, cuarta ediciòn, 1996. Jean Pierre Thibaut. Manual de Diagnóstico en la empresa, Editorial Paraninfo S.A., Madrid, España, 1994. Control Interno – Estructura Conceptual Integrada del Comitte of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Traductor Samuel Alberto Mantilla Blanco, Ecoe ediciones. Blanco Luna Yanel. Manual de Auditoría y de Revisoría Fiscal, edición 2005, Ecoe ediciones, Abril del 2005.

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Otros títulos de interés: ∙ Auditoría de información financiera, Samuel A. Mantilla

∙ Auditoría de control interno, Samuel A. Mantilla

∙ Estándares/normas internacionales de información financiera (IFRS/NIIF), Samuel A. Mantilla

∙ Capacidad de recuperación empresarial, Bishop-Hydiski (Tr. Samuel A. Mantilla)

∙ Control interno. Informe COSO, Tr. Samuel A. Mantilla

∙ Control interno y fraudes, Rodrigo Estupiñán Gaitán

∙ IFRS, valor razonable y gobierno corporativo, Dimitris N. Chorafas (Tr. Samuel A. Mantilla)

Auditoría integral normas y procedimientos Existe una demanda creciente por información sobre un amplio rango de temas, para suplir las necesidades de los tomadores de decisiones, muchas de las cuales no están sometidas a pruebas objetivas independientes que aumenten su credibilidad. Hasta hoy, los contadores públicos han estado más estrechamente vinculados con la auditoría y servicios relacionados con información financiera y aunque dentro de estos servicios deban revisar otra clase de información distinta de la información financiera lo hacen con un alcance menor que no le permite incluirla dentro de su opinión o dictamen. El objetivo de la auditoría integral, expuesto en este libro, es el de una auditoría con evaluaciones del control interno sobre la información financiera, el cumplimiento de leyes y la gestión de la administración, con un alcance suficiente que le permita concluir u opinar sobre estos temas. En el libro se desarrollan las normas y procedimientos de la auditoría integral como un servicio de aseguramiento de la profesión contable, con base en las normas internacionales de auditoría y aseguramientos. Dirigido a estudiantes y profesionales de contaduría pública, administración, economía, finanzas y a otros que tengan interés en el tema.

Área: Ciencias Administrativas Colección: Auditoría.

ISBN 978-958-648-749-8