Auditoria Especial

INTRODUCCIÓN

La auditoria auditoria constituye constituye una herramienta de control control y supervisión supervisión que que contribuye contribuye a la la creación de una cultura de la disciplina de la organización, organización, y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización, a la vez que se aplica dent dentro ro de un peri period odoo dete determ rmin inad adoo para para cono conoce cerr sus sus rest restri ricc ccio ione nes, s, prob proble lema mass y deficiencias, como parte de la evaluación. Tomando en consideración lo anteriormente  planteado, así como los resultados que se obtienen con la aplicación de una auditoria, constituye la razón por la cual se concibe este trabajo

AUDITORIA ESPECIAL Concepto General Las auditorias especiales, generalmente en este tipo de trabajo, incluyen una investigación especial o limitada de transacciones concretas; llevar a cabo la revisión , inspección y control de los recursos financieros y materiales; en estos casos deber ser  tratados en forma especial con la finalidad de verificar si la utilización de los mismos se realiza de acuerdo a las leyes aplicables. Auditoría Especial •

Es la auditoría que puede comprender o combinar la auditoría financiera de un alcance menor al requerido para la emisión de cheques sin fondos.

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Subvaluación de ingresos propios

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Incumplimiento a las Leyes Sobre Retenciones

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Desembolsos con Soporte Insuficientes

de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas con la auditoría de gestión destinada, sea en forma genérica o específica, a la verificación del manejo dado, así como al cumplimiento de los dispositivos legales aplicables. Tiene como objetivo específico, entre otros, determinar si la programación y formulación presupuestaria se ha efectuado en función de las metas establecidas en los  planes de trabajo de la institución, evaluar el grado de cumplimiento y eficiencia de la ejecución del presupuesto, en relación a las disposiciones que lo regulan y al cumplimiento de las metas y objetivos establecidos, así como determinar la eficiencia, confiabilidad y la oportunidad con que se evalúa el presupuesto de las instituciones. Además se efectúan Auditoría Especiales para investigar denuncias de diversas índoles y así como de los procesos licitarios, del endeudamiento público y cumplimiento de contratos de gestión gubernamental, entre otros”. Las auditorías antes mencionadas no han provisto a las instituciones estatales de una herramienta capaz de controlar la corrupción, esta ha llevado a buscar nuevas alternativas para la Auditoría Gubernamental, encontrando un modelo de auditoría denominado  Forense, diseñado para dar un mayor control sobre las acciones de los altos dirigentes y de los encargados del desarrollo de las funciones públicas y el uso de los recursos de que disponen para el servicio de todos los ciudadanos.

Objetivo Específico •

Realizar revisiones, así como auditorias administrativas, financieras y técnicas, a las distintas dependencias y entidades en los rubros específicos.

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Realizar a petición jerárquica, revisiones derivadas a alguna queja o irregularidad  presentada por el ciudadano con la finalidad de emitir observaciones o recomendaciones y conclusiones en general al respecto.

Funciones •

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Realización de informes de auditoría en los cuales se incluirán las observaciones, recomendaciones y conclusiones que alcanzaron en dichas revisiones; con la finalidad que correspondan, se han tomado dichos informes a los órganos de control y a la dirección de responsabilidades. Participar en los actos de entrega y recepción de aquellos servidores públicos que dejen de prestar sus servicios en distintas dependencias y entidades. Revisión y seguimiento de las adquisiciones de bienes y/o servicios que se obtienen a través de ingresos y egresos.

Tipos o Categorías Detallamos lo siguiente: a. Cuenta de efectivo, nomina e inventarios En este específico caso, se puede sospechar de la existencia de irregularidades en cierta información relacionada con las cuentas de efectivo, nomina, inventario u otras cuentas o transacciones.  Normalmente, se realiza un examen extenso por un periodo de tres a seis meses, o de un año. b. Pérdida por incendio Algunas veces se da por encargo al auditor la determinación de la pérdida derivada de los daños por incendio, esto incluye la creación o mantenimiento del valor, según libros de inventario, en la fecha que tuvo lugar el incendio, y realizar el computo de la pérdida sufrida, la pérdida por incendio puede abarcar a otras partidas del activo. c. Pérdida por siniestros Los tipos de auditoría especiales corresponden a las diferentes clases de pérdidas  por siniestros. Ejemplo: una avería en una máquina grande puede causar daños sustanciosos a propiedades, es inevitable la presentación de un reclamo elevado a la compañía de seguros, incluyendo el cálculo de beneficios. En algunos casos, el encargado de recopilar los gastos referentes a la reclamación, al principio es el contador de la empresa sin experiencia previa en auditorias o trabajos de reclamaciones.

Certificaciones de hechos El auditor, independiente tiene el cargo de actuar como juez o determinar de forma objetiva el resultado de un acontecimiento. En algunos casos, los auditores han realizado una certificación de los resultados de un concurso público de su evaluación. En algunos casos, los auditores reciben el encargo de certificar las contribuciones a organizaciones, a entidades benéficas como: La Cruz Roja,  beneficencias, etc. Sistema General de Contabilidad Mayormente, el número de trabajos de estudio están relacionados con la verificación del sistema contable. El trabajo puede consistir en un seguimiento de la auditoría. Si se han encontrado ciertas diferencias, podría estar relacionado con el desarrollo de controles presupuestarios. El sistema contable debería proporcionar datos para facilitar el control de tales funciones. Sistema de Costos En muchos casos, la auditoría de la valoración del inventario pone de manifiesto que el Sistema de Costos no proporciona los datos necesarios para la valoración del mismo. Quizá este sistema ha sido establecido años atrás y no es el adecuado  para la situación actual. Un sistema de costos stándar puede resultar más económico y exacto que de los costos reales, estos factores pueden evaluarse con facilidad tomando como base los datos disponibles de la auditoría y teniendo en cuenta los trabajos adicionales. Estudio Personal Con relación al personal, un buen número de estudios relacionados con el  personal de una empresa incluye medir o clarificar las actitudes o características del personal, otros valoran el rendimiento de los empleados. Otro tipo de medición podría ser la determinación o evaluación del rendimiento en una división en una empresa diversificada.

Lima, 16 de Noviembre del 2011 “Año del Centenario de Macchu Picchu para el mundo”

Orden de trabajo No. 05/11/11

Entidad auditada: “Empresa Z”

Dirección: Calle 10, Número 135 Las Dunas.

Subordinada a: Ministerio de Economia y Finanzas

Tipo de auditoria: Especial.

Fecha de inicio: 11 de Octubre del 2011.

Fecha de terminación: 16 de Noviembre del 2011.

Auditoria ejecutada por: Asociados Romero.

Jefe de grupo: Shirley Giraldo De La Cruz.

INFORME DE AUDITORIA

INTRODUCCION. La Unidad Presupuestada “Z” tiene como actividad fundamental realizar la formación del   personal en licenciaturas en XXXX, controlar la calidad de la formación integral de estos, realizar trabajos de investigación de la disciplina pedagógica y de especialidades, a fin de realizar actividades de extensión universitaria, brindar servicios de transportación, comedor y cafetería a sus trabajadores en moneda nacional, y comercializar de forma minorista a sus trabajadores productos agrícolas excedentes del autoconsumo en moneda nacional, todo ello aprobado en su objeto social según la Resolución 053 del Ministro de XXXX, fechada el 25 de mayo del 2008.

La contabilidad se encuentra centralizada de forma automatizada en las actividades de inventarios, activos fijos tangibles y consolidados de Estados Financieros con el programa RODAS. El resto del trabajo se efectúa de forma manual. La unidad tiene un centro contable y un almacén ubicados en el municipio de Las Tunas, además de un comedor obrero y uno de estudiantes.

Se comprobó la existencia del Expediente Único de Auditorias que comprende los informes de las Auditorias y comprobaciones realizadas a la entidad durante los últimos años. La auditoria realizada tuvo los siguientes objetivos:

Evaluar mediante pruebas de cumplimiento y sustantivas, la efectividad de los sistemas de Control Interno en la entidad seleccionada, de acuerdo con las normas y  procedimiento establecido en la Resolución No. 297 del Ministerio de Finanzas y Precios del 23 de septiembre del 2007, en el tema siguiente: - Tesorería y Efectivo Evaluar el cumplimiento de la legislación vigente para el aspecto señalado. Los objetivos fueron alcanzados según lo previsto, se aplicaron las indicaciones elaboradas por  el Ministerio de Auditoria y Control en la Guía emitida para el Control Nacional.

Se tomaron para la comprobación, por muestras, las operaciones realizadas durante el II semestre del año 2007. La revisión se realizó de forma detallada, incluyendo los cálculos y anotaciones realizadas en los documentos, registros y submayores que fueron objeto de verificación.

En las verificaciones efectuadas se aplicaron las Normas para Auditores Gubernamentales, no existiendo limitantes para alcanzar el cumplimiento de los objetivos propuestos. CONCLUSIONES

Por los resultados obtenidos en las verificaciones realizadas se evalúa de MALO el grado de cumplimiento de los Procedimientos de Control Interno Contable y Administrativo que ejerce la entidad sobre los recursos que fueron objeto de verificación, criterio sustentado en:

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Designar como cajera a la Técnico en Gestión Económica que entre sus funciones es contrapartida de las operaciones que ocurren en la caja.

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Presentan incumplimiento de los procedimientos mínimos del Control Interno y Contable con relación a los recursos monetarios.

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No se tiene implementado en su totalidad el control de las tarjetas magnéticas.

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La implementación de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en el área de la Subdirección de Economía y Servicios no esta diseñado y en el resto de las áreas evaluadas es insuficiente su aplicación al presentar violaciones de los componentes y normas.

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Los Planes de Prevención en las áreas visitadas no son efectivos ya que de todas las deficiencias detectadas ninguna constituye una posible manifestación ni está determinado como punto vulnerable.

RESULTADOS

Tesorería y Efectivo

1- La cajera en funciones es la técnico en gestión económica que revisa, contabiliza y custodia los reembolsos del fondo fijo, no existiendo contrapartida en algunas de las transacciones que realiza (P/T No. 2-14, Pág. 2). 2-  No existe plan de arqueos (P/T No. 3-14, Pág. 3). 3- Al efectivo por depositar al banco en el periodo 1ro. de junio al 30 de Noviembre del 2007 no existe evidencia documental de que se le efectuaran arqueos, y en los fondos para cambio desde el 1ro de Julio al 30 de Noviembre del 2007. (P/T 3-14, Pág. 3).

4- En el Estado Financiero de agosto del 2007 la cuenta 105 Efectivo por depositar al  banco no refleja saldo, existiendo recibos de efectivo en caja emitidos los días 30 y 31 de agosto del 2007 por un importe total de 5,697.62 pesos y depositados en el mes de septiembre, afectando la veracidad de las informaciones que brinda la entidad y no existe evidencia documental de haberse arqueado (P/T7-14, Pag7). 5- En el deposito al banco No. 5 por un importe 1,878.95 pesos se excede el termino aprobado por la entidad para depositarlo al banco que es de 10 días, considerando que este término crea causas y condiciones para que este presente la comisión de hechos delictivos . (P/T No 6-14, Pág. 6). 6- El vale para pagos menores No. 169 del 5/09/07 ampara un anticipo para dietas en la filial de Puerto Padre sin tener esta dependencia las medidas de seguridad mínimas para la custodia de recursos monetarios según manifiesta Justina Cancela Pérez, Jefa del Departamento de Contabilidad, siendo evidente que el efectivo que allí se manipula para el  pago de salarios y estipendios mensualmente no posee la seguridad y custodia requerida, lo que crea las condiciones para que esté presente la comisión de hechos delictivos. (P/T No. 214, Pág. 2). 7-  No se cumplimentan los procedimientos para el control de las Tarjetas Magnéticas en los aspectos contables No. 11, 12 y 13 recogidas en la Circular 02 del 24 de febrero del 2005 del Ministerio XXXX. (P/T No. 8-14, Pág. 8).

8- La cuenta 101 Fondo para Pagos Menores, presenta diferencias entre el efectivo arqueado al final del mes y el saldo del submayor al cierre de los meses de agosto, septiembre y octubre del 2007 provocados por errores de procedimientos al no disminuirle los anticipos liquidados y no reembolsados al final de cada periodo contable afectando la razonabilidad de esta cuenta en los meses antes señalados (P/T No. 9-14, Pág. 9).

9- Interrelación de las deficiencias con las normas por componentes (P/T No. 1-14, Pág. 1)

- Componente Ambiente de Control, Norma de Integridad y Valores Éticos, al no mantener íntegramente los recursos monetarios. - Norma de asignación de Autoridad y Responsabilidad, al asignar la responsabilidad de la custodia de la caja a la persona que ejerce la contrapartida de las operaciones de caja en el área contable. - Componente Actividad de Control, Norma de Coordinación entre Áreas, al no efectuar  chequeos periódicos al efectivo por depositar al banco. - Norma de Registros oportunos y adecuados de transacciones y hechos, al no registrar las operaciones en el momento que ocurren.

10- Interrelación con el Plan Prevención

Causas y condiciones: Falta de integridad y valores éticos en la custodia del efectivo, incumplimiento de los procedimientos establecidos para supervisar el efectivo en caja.

Plan de prevención: Esta definido como punto vulnerable la caja, pero estas deficiencias no se encuentran incluidas como posibles manifestaciones.

Opinión del auditor: Independientemente que está confeccionado el Plan de Prevención no se encuentra identificada esta posible manifestación, por lo que no es efectivo.

11- Documentos ocupados

De existir alguna discrepancia con el contenido del informe, la entidad auditada debe comunicar sus descargos a la Delegación Provincial del Ministerio de Auditoria y Control dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 419 del 2006 de dicho Ministerio.

De acuerdo a lo establecido en el Decreto Ley No. 159 de la auditoria, capitulo V, articulo 14, se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la auditoria, siendo el máximo dirigente de la misma el responsable de adoptar las medidas necesarias  para erradicar las deficiencias consignadas.

Deseamos patentizar nuestros agradecimientos a los dirigentes y trabajadores de la entidad por la colaboración prestada durante la realización de la auditoria.

Fraternalmente,

Shirley Giraldo De La Cruz. Auditor Jefe de Grupo:  No. Registro de Auditores 150.