Auditoria de Recursos Humanos

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSE FAUSTINO SANCHEZ CARRION

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES E. A. P. DE ADMINISTRACION TEMA

: Auditoria de Recursos Humanos

CURSO: Administración de personal

DOCENTE

CICLO

: Jesús Coronado Espinoza

:V-A

INTEGRANTES : Alzamora Murillo, German

Bernal Trinidad, Henry

Jiménez Palacios, Josseline

Leandro Quiche, Carmen Huacho – Perú 2012

AGRADECIMIENTO

A

Dios

quien

guía

nuestros pasos. A nuestros padres por darnos

su

incondicional

apoyo y

a

nuestro profesor por darnos la oportunidad de

seguir

nuestro

camino hacia el éxito.

INTRODUCCION

El presente trabajo está basado sobre la auditoria de los recursos humanos que es el proceso por el cual se evalúa la eficacia y la eficiencia de las políticas y las prácticas de gestión de los mismos. Dicho estudio está realizado con la finalidad ofrecer una serie de bases teóricas y de aplicación práctica para poder realizar una auditoría dentro del área de personal en forma idónea, con beneficios para la labor de los integrantes de esta misma área y para la empresa en general. El resultado de nuestra investigación consta de las siguientes partes: Definición de auditoría de los RR.HH, sus beneficios, el perfil del autor, las aéreas que abarca la auditoria, sus estrategias, técnicas, pasos e instrumentos.

FALTA

AUDITORIA DE LOS RECURSOS HUMANOS 1. DEFINICIÓN DE AUDITORIA “Es un conjunto de técnicas de información y de evaluación aplicado por un profesional en el seno de un proceso coherente, con el fin de adoptar un juicio en referencia a unas normas y de formular una opinión sobre el procedimiento y/o las modalidades de realización de una operación determinada. La auditoria representa un sistema de investigación que, utilizando los indicadores adecuados, compara la situación real con la situación objetiva u óptima, permitiendo: 

Observar las desviaciones con respecto al objetivo.



Proponer mejoras para su consecución.

Es un sistema cada vez más utilizado en el ámbito empresarial, por su fiabilidad y eficacia para analizar los problemas de una organización. Una auditoría verifica tanto los procesos como los resultados que la organización logra en función a sus objetivos, según los procedimientos autorizados por la misma, estimando la evolución futura con el fin de poder anticipar riesgos futuros, todo ello en términos de exactitud, de eficacia y de eficiencia”1.

1

La definición de Auditoría, La Auditoría de Recursos Humanos en la Empresa extractos del Manual "La Auditoría de Recursos Humanos" Formaselect Grupo Empresarial, sitio web : http://www.formaselect.com/Temas/Auditoriarecursos-humanos.htm

2. DEFINICIÓN DE AUDITORIA DE LOS RECURSOS HUMANOS “Es el proceso por el cual se evalúa la eficacia y la eficiencia de las políticas y las prácticas de gestión de Recursos Humanos, con la finalidad de indicar las prácticas adecuadas, los posibles fallos y problemas, y proponer soluciones y sugerencias de mejora. A veces, la evidencia a cerca de la eficacia o eficiencia de las prácticas será contable y objetiva, pero no deben despreciarse otros tipos de evidencias. Una auditoría de los recursos humanos evalúa las actividades de administración de personal en la organización con el objetivo de mejorarlas. La auditoría puede cubrir un departamento, una división o toda la corporación. Para ser verdaderamente eficientes, las actividades de recursos humanos de la corporación deben considerar las necesidades y objetivos del personal, y al mismo tiempo tener en cuenta y mantenerse en consonancia con los objetivos corporativos”2. “La auditoria de Recursos Humanos se define como “el análisis de las políticas y prácticas de personal de una empresa, y la evaluación de su funcionamiento actual, acompañados de sugerencias para mejorar”3. El Propósito principal de la auditoría de recursos humanos es mostrar cómo está funcionando el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas y deben incrementarse. La auditoría es un sistema de revisión y control para informar a la administración sobre la eficiencia y la eficacia del programa que se lleva a cabo, en especial cuando este programa esta

2

El concepto de auditoría de Recursos Humanos fue tomado http://html.rincondelvago.com/auditoria-de-rrhh.html. 3 Jhon F. Mee (Org),Personnel Handbook, Nueva York, Ronald Press,1958, p.1077.

de

un

sitio

web:

descentralizado. Dado que la tendencia moderna es transformar a cada gerente en un gestor de RR.HH, la auditoría adquiere gran importancia.4

“Podemos definir a la Auditoría de Recursos humanos como un procedimiento que tiene por objetivo revisar y comprobar, bajo un método especial, todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administración de personal5”.

3. BENEFICIOS  Identifica y mejora la imagen de los RR.HH. en la organización  Obliga al área de RR.HH. A asumir mayor responsabilidad y actuar al más alto nivel de profesionalismo  Esclarece las responsabilidades y los deberes  Facilita la uniformidad de las prácticas y las políticas.  Detecta problemas latentes potencialmente perjudiciales para la organización  Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales  Reduce los costos mediante mejores prácticas  Promueve los cambios necesarios en la organización

4

Idalberto Chiavenato, Administración de Recursos Humanos, Santafé de Bogotá, Colombia, 2000, Capitulo 17,p. 652 5 Agustin Reyes Ponce, Administración de Persona, Relaciones Humanas, México D.F.,México,1994,p.223

4. AREAS QUE ABARCA LA AUDITORIA 

Sistema de información sobre la administración de personal



Planes de recursos humanos administración de la compensación (Planes de sustitución y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e incentivos)



Análisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos)



Obtención y desarrollo del personal reclutamiento y selección (Fuentes externas de personal, procedimientos de selección, etc.)



Capacitación y orientación y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en el aprendizaje, planes de promoción)



Control y evaluación de la organización (Técnicas de evaluación del desempeño ,entrevistas de evaluación)



Auditorías de personal (función del departamento de recursos humanos y evaluación de los gerentes de línea).

5. PERFIL DEL AUDITOR  Muy buen nivel intelectual  Capacidad de organización, planificación y previsión  Capacidad de coordinación  Capacidad de análisis y síntesis  Juicio critico  Capacidad para detectar necesidades  Iniciativa, ejecutividad, meticulosidad  Capacidad de supervisión y dirección  Capacidad de control  Seguridad y firmeza en su posiciones  Flexibilidad

 Aptitudes para trabajar bajo presión  Capacidad para resolver situaciones críticas  Muy estricto ajuste a las normas ético laborales  Compromiso organizacional  Tacto y reserva  Responsabilidad, confiabilidad  Capacidad de comunicación y relacionamiento  Estabilidad emocional.

6. AUDITORIA

DEL

PROGRAMA

DE

ADMINISTRACIÓN

DE

RECURSOS HUMANOS

De la misma manera como se llevan a cabo auditorias financieras, se deben realizar periódicamente auditorias del programa RH para asegurar que se cumplan sus objetivos. Casi siempre las auditorias de RH conllevan el análisis de datos relacionados con el programa RH, incluyendo rotación de personal, quejas, ausentismo, accidentes de los

empleados,

actitudes

y

satisfacción

en

el

trabajo.

La auditoria mas efectiva es que la proporciona una cantidad máxima de información valida respecto a la efectividad general del programa de RH para contribuirá los objetivos estratégicos de la organización. Aunque casi siempre la auditoria se concentra más en el departamento de RH, no se limita a las actividades de ese departamento. Incluye un estudio de las funciones de la ARH como se llevan a cabo en las organizaciones como un todo, incluyendo las que desempeña el personal directivo y supervisión. Sin embargo, se debe hacer hincapié en la evaluación de la efectividad del departamento de RH a nivel operativo por su efecto en las actitudes y conductas de los empleados y sus servicios a los directores y empleados.

7. REALIZACION DE LA AUDITORIA

Las auditorias pueden ser realizadas por personal interno o externo. Cada método tiene ventajas y desventajas. Los auditores que son de adentro saben más sobre la empresa y están en mejor posición para determinar que aspectos requieren evaluación. También es menos probable que quienes están siendo evaluados los vean como una amenaza. Sin embargo, cuanta objetividad puede tener las personas de adentro es siempre una pregunta que queda sin resolver. Por otro lado, los auditores externos serán más objetivos y su ego menos involucrado. Como los aspectos legales y los de RH se han entrelazado en forma más bien inseparable, es deseable que los patrones consideren el uso de los servicios de un auditor externo con mucha experiencia en RH y derecho laboral. Por lo general el corporativo, la dirección general, el corporativo de RH o el departamento de investigación en RH son quienes llevan a cabo la auditoria.

8. PASOS DEL PROCESO DE AUDITORIA

Un especialista en auditoria propone que el proceso de auditorías este formado por los siguientes seis pasos: 1. Introducir la idea de la auditoria y hacer hincapié en los beneficios que se derivan de la misma. 2. Seleccionar personal con una amplia gama de habilidades para el equipo de auditoría y proporcionar el entrenamiento necesario. 3. Reunir datos de diferentes niveles de la empresa. 4. Preparar informes de auditoría para los administradores de línea y la evaluación del departamento de RH.

5. Discutir los reportes con los administradores operativos quienes a su vez preparan su propia evaluación. 6. Incorporar

acciones

correctivas

en

el

proceso

normal

de

establecimientos de objetivos de la organización. Como la auditoria

es una forma de investigación, es importante que los

descubrimientos estén basados en datos objetivos, confiables y validos. En las auditorias se puede usar todo tipo de registro de RH. Además de analizar estos registros, por lo general se llevan a cabo entrevistas con administradores de distintos niveles, el administrador de RH, el staff de RH, y un número seleccionado de supervisores y personal no administrativo.

9. ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL

Obtención de los datos e informes: El primer paso de la auditoría será, la obtención de los datos sobre los resultados que, en materia de personal, ha obtenido una empresa durante el periodo

investigado,

lo

cual

implica,

para

su

mayor

facilidad

y

perfeccionamiento, dos aspectos previos:

a) El diseño de formas o cuestionarios apropiados, que nos hagan más fácil la investigación, la recolección y la precisión de los datos. b) El adiestramiento de las personas que habrán de recoger estos datos. A diferencia de lo que ocurre en las auditorias contables, donde prácticamente todos los datos pueden ser cuantificables, debemos hacer notar que, en materia de personal, muchos datos sólo podrán hacerse tangibles en forma descriptiva o cualitativa.

Análisis de los datos recabados: La parte más importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigación de sus causas; la determinación de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtención de las políticas fijadas, ya para la modificación, supresión, adición o cambio de otros objetivos y políticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que al respecto hayan aparecido, etc. Lo

anterior

implicará,

simultánea

o

sucesivamente,

un

trabajo

de

comparación de las diversas partes de los cuestionarios que, en forma cruzada, se habrán puesto intencionalmente, de tal manera que se pueda comprobar la veracidad o exactitud de lo afirmado por aquellos que proporcionan los datos; la comparación con registros o presupuestos existentes; la discusión con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse una idea lógica y clara de cómo se están realizando las actividades en relación con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.

El informe de la auditoría: El resultado final será una información que, de manera precisa, técnica y concisa a la vez, contenga como partes principales: a) La indicación de aquellas fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar. b) La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal.

c) La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc., indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior. d) La información de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

10. PRINCIPALES

TEMAS

QUE

SUELE

COMPRENDER

AUDITORÍA.

1. Posición y funciones del Departamento de Recursos Humanos. a) Su jerarquía. b) Su estructura. c) Número de personas que ocupa. d) Funciones que se desempeñan y su distribución.

2. Datos numéricos de trabajadores en la empresa. a) Obreros. b) Empleados de oficina. c) Vendedores. d) Técnicos. e) Supervisores.

UNA

f) Altos ejecutivos.

3. Admisión y Empleo. a) Fuentes de abastecimiento, por categorías de personal. b) Pasos usados en el procedimiento de selección. c) Correlación entre los resultados de la selección y los obtenidos en el trabajo y conducta de los empleados.

4. Adiestramiento, capacitación y desarrollo. a) Sistemas de adiestramiento para los diversos niveles. b) Capacitación de los empleados u obreros ascendidos a jefes. c) Correlaciones entre adiestramiento, capacitación y desarrollos dados y los resultados obtenidos en el trabajo y la conducta.

5. Movilidad el personal. a) Rotación y sus causas. b) Ascensos. c) Promociones. d) Transferencias.

6. Moral del personal. a) Ausentismos y sus causas.

b) Retardos y sus causas. c) Quejas: su clasificación por causas, sus soluciones, etc. d) Sugerencias: su aprovechamiento y beneficios. e) Conflictos entre departamentos. f) Registros de eficiencia.

7. Higiene y seguridad industrial. a) Número de accidentes. b) Número de enfermedades profesionales. c) Medidas de seguridad que no se han cumplido. d) Condiciones de higiene que no se han cumplido.

8. Comunicación con el personal. a) Entrevistas realizadas con trabajadores: sus causas y resultados. b) Reuniones

con

diversos

jefes

sobre

problemas

exclusiva

o

preferentemente de personal.

11. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN PARA LA AUDITORÍA El proceso de evaluación de las actividades de recursos humanos de una empresa requiere una técnica de investigación que ayude a recopilar información continuación:

sobre

esas

actividades

y

las

cuales

mencionamos

a

Enfoque comparativo. El comité o equipo que efectúa la auditoría compara la compañía (o un departamento o división de ella) con otra compañía o con otra división para identificar áreas de desempeño insuficiente. Consultor externo. El comité de auditoría se basa en el diagnóstico de un consultor externo a la organización o en los resultados que publica una entidad especializada sobre parámetros de la industria, respecto a los cuales puede evaluarse lo que se realiza en la empresa Enfoque estadístico. A partir de los registros existentes, el comité de auditoría genera estándares estadísticos contra los cuales se evalúan los programas y actividades. Enfoque retrospectivo de logros. Esta técnica permite determinar el grado de cumplimiento que se está obteniendo respecto a las leyes y a disposiciones internas. Enfoque por objetivos. El equipo de evaluación compara los resultados reales con los resultados a que aspiraba. Mediante esta técnica se detectan áreas en las que el desempeño puede ser insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos. 12. INSTRUMENTOS

PARA

INVESTIGACIONES

DE

CÓMO

SE

DESEMPEÑA LA FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN UNA ORGANIZACIÓN. Entrevistas Las entrevistas directas con el personal a todo nivel son una poderosa herramienta para obtener información acerca de las actividades de recursos humanos y para identificar áreas que necesitan mejorar. Los comentarios del empleado se registran y después se analizan durante la auditoría de la función de recursos humanos para identificar las causas de la tasa de rotación, la baja moral y otros problemas

Sondeos de opinión: Ofrecen respuestas más directas y honestas cuando contestan un cuestionario que cuando se entrevistan con un funcionario del departamento de personal. Sin embargo, debido a que las entrevistas son costosas en términos de tiempo y dinero, muchos departamentos de recursos humanos utilizan sondeos de opinión para obtener información. Análisis históricos: Permite adquirir información esencial sobre la función de la administración de los recursos humanos de la empresa. (Auditorías de la seguridad física y aspectos de salud Auditoría de conflictos Auditorías de la compensación) Información externa: Las comparaciones con otras organizaciones pueden proporcionar a los auditores una perspectiva adecuada que les permita emitir juicios certeros y tomar decisiones correctas.. Las fuentes más confiables para

obtener

información

especializada

incluyen

las

organizaciones

industriales y profesionales, las cámaras de comercio Investigación en el área de los recursos humanos: Comparan un grupo experimental

con

otro

de

control

en

condiciones

realistas.

Estos

experimentos se llevan a cabo para obtener datos referentes a aspectos como el ausentismo, la tasa de rotación, el nivel de satisfacción con el empleo, la compensación, la seguridad y otros. Sin embargo, muchos gerentes se muestran reacios a experimentar con sus trabajadores

Además, los resultados de estos experimentos no son

conclusivos También podría existir una actitud de rechazo de quienes no resulten electos para participar en el experimento.

13. ENCUESTAS DE ACTITUD

CONCEPTO Una Encuesta de Actitud, o de Moral del Personal, es un procedimiento para conocer las reacciones de los trabajadores a los diversos factores que afectan su trabajo, por qué piensan de esta manera, así como también qué aspectos desearían que se modificaran y en qué sentido.

IMPORTANCIA A primera vista puede deducirse la enorme importancia que reviste una Encuesta de Actitud, porque permite a la Administración de Personal, no sólo conocer las verdaderas reacciones de los trabajadores de todos los departamentos y niveles, sino, sobre todo, los medios que necesita para mejorar las relaciones con el mismo personal.

FINES DE LA ENCUESTA DE ACTITUD  Conocer aquellos sistemas, prácticas y políticas, que molestan al personal, pero que éste no se atreve a presentar en queja, para poder corregirlos.  Conocer esas mismas circunstancias cuando no sean reales, sino que se deban a la mala interpretación o incompleta información, con el fin de explicar aquello que se trate, para evitar esos descontentos injustificados.  Proveer a la empresa de un medio de comunicación con su personal, mucho más amplio, confiable y franco.

 Poner en acción un medio que por el solo hecho de establecerse , calma muchas inquietudes, haciendo sentir al personal que la empresa está dispuesta a reconocer sus fallas, mantener las mejores relaciones con sus trabajadores y tomar en cuenta los puntos de vista de éstos.  Recibir información muy valiosa de los trabajadores sobre algunas sugerencias relacionadas con sistemas y mejoras en materia de personal.

EL SISTEMA DE ENCUESTA POR CUESTIONARIO Independientemente de las normas dadas, cabe hacer nota que dicho cuestionario puede hacerse en tres formas distintas: o Por preguntas cerradas-que exigen una respuesta de: si o no. o Por preguntas abiertas -que permiten una explicación más amplia,

o

al menos,

dejan espacio

para

adiciones y

explicaciones después de la respuesta. o Respuesta de selección múltiple: la que obliga a escoger entre varias respuestas, aquella que se considere como m{as adecuada.

PROCEDIMIENTO DE LA ENCUESTA Ante todo, debe determinarse si es oportuna, su periodicidad, la época más conveniente para realizarla, la forma de realizarla, si va a ser llevada a cabo por el método de cuestionario.

Normalmente se recomienda que la encuesta vaya precedida por una carta, conferencia o folleto, del más alto ejecutivo de la empresa, en la que se explique sus finalidades y enfatice los beneficios de una colaboración abierta. La formulación del cuestionario, es obviamente uno de los puntos de mayor importancia. Normalmente se aconseja ensayarlo primero con trabajadores de gran confianza para la empresa, para ver si las preguntas están bien formuladas, si son claras, si no están ocultando un prejuicio de la empresa, o por el contrario, lleven hacia la creación de prejuicios o malas interpretaciones de los trabajadores.

CASO N°1

COPIAR EL CASO.

CASO N° 2 En Carls jr. Los empleados son parte muy importante de nuestra organización,

para

garantizar

la

satisfacción

de

nuestros

clientes,

constantemente nos centramos en mejorar constantemente para el bien de nuestros consumidores y de nuestros empleados. Consideramos el puesto de administrador de Recursos Humanos de suma importancia ya que brindara los resultados que buscamos para una adecuada toma de decisiones y un mejoramiento completo de toda la organización. A continuación hemos creado un manual en el que describimos la manera adecuada del sistema para cada actividad por realizar como administrador de Recursos humanos dentro de nuestra organización. Obtendrá una breve reseña de hechos sobresalientes de la historia de la transformación atreves

del tiempo s administración de recursos humanos; al igual de los objetivos, funciones y formas de desenvolverse en una forma acorde a nuestros objetivos como empresa. Mantener una comunicación estrecha y constante con nuestros empleados nos permitirá tomar decisiones de suma importancia con respecto al cuidado y atención de nuestro servicio de calidad. El administrador de Recursos Humanos deberá identificar constantemente el desempeño de cada trabajador, así como también tomar en cuenta sus comentarios y sugerencias ya que la eficiencia y calidad dependen de un ambiente adecuado de trabajo. La motivación influirá mucho para controlar un alto desempeño en los trabajadores y es por eso que en este manual se llevan a cabo, Hay que poner mucha atención en cuanto a cualquier señal que nos indique errores en nuestro sistema de administración hacia la seguridad y atención de nuestros empleados. El administrador de Recursos Humanos tendrá una gran responsabilidad y deberá realizar su actividad acorde a los objetivos de nuestra empresa, para así lograr la preferencia y satisfacción de nuestros clientes. Este manual fue diseñado y planificado con lo necesario para que un Administrador de Recursos humanos realice su trabajo con eficiencia y con calidad ya que es lo que buscamos al ofrecer nuestros productos.

CONCLUSIONES

COPIAR EL RESUMEN

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIA

http://html.rincondelvago.com/auditoria-de-rrhh.html http://www.formaselect.com/Temas/Auditoria-recursos-humanos.htm Formaselect Grupo Empresarial

http://www.rrhh-web.com/artauditoria.html Juan José Beitía R. Master Recursos Humano

Autor

: