Auditoria de Los Pasivos a Larg Plazo

AUDITORÍA DE LOS PASIVOS A LARGO PLAZO

DEFINICIÓN Los pasivos a largo plazo están representados por los adeudos cuyo vencimiento sea posterior a un año. Se originan de la necesidad de financiamiento de la empresa ya sea, para la adquisición de activos fijos, cancelación de bonos, redención de acciones preferentes, etc. Los pasivos a largo plazo dentro de las empresas más comunes son: Hipotecas, Bonos, Créditos diferidos y efectos por pagar a largo plazo.

TIPOS DE PASIVO A LARGO PLAZO FONDOS DE AMORTIZACION : Son reservas en monedas que se van creando mensualmente por soportar el pago de un gasto que se va a realizar en una determinada fecha, como por ejemplo: utilidades

HIPOTECAS POR PAGAR: Son préstamos contraídos por las empresas pero debidamente garantizados con bienes e inmuebles, y sobre las cuales no puede pesar gravamen sin la debida cancelación

CRÉDITOS DIFERIDOS: Son ingresos que no han sido devengados o ganados y que corresponden a diferentes periodos de tiempo. Su característica fundamental es que no se requieren un desembolso de dinero o ingreso. Entre estos podemos mencionar: alquileres cobrados por anticipado, la prima en emisión de obligaciones, utilidad bruta diferida en ventas a plazos, etc.

EFECTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO: Son obligaciones a corto plazo respaldadas por documentos de crédito como son: Letras de cambio, Pagares, etc. Por lo general están sujetas al pago de intereses, por lo tanto, los devengados a la fecha de cierre se deben registrar como un pasivo circulante en una cuenta de gastos acumulados

BONOS: un bono es un documento o título que representa una promesa de pago y que tiene el objetivo de obtener financiamiento por parte del emisor. Los bonos pueden ser emitidos tanto por organismos, estados, empresas, etc. Quien emite el bono es llamado emisor y se compromete a reintegrar el capital más los intereses en un periodo determinado. Quien compra un bono es (es decir de alguna manera quien presta el dinero) es llamado tenedor.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS RELACIONADOS CON LOS PASIVOS A LARGO DE PLAZO IMPORTANCIA RELATIVA: Se refiere a la relativa significación o merito que pueda tener una cosa o evento. La contabilidad debe reconocer y presentar los hechos económicos de acuerdo a su importancia relativa.

REVELACIÓN SUFICIENTE: Regula que las informaciones contables deben mostrar con claridad y comprensión todo lo necesario para determinar los resultados de las operaciones de la entidad y su situación financiera. Establece la obligatoriedad del desglose de las partidas que componen el saldo de cada cuenta de activo o pasivo de forma tal que permita la comprobación de su existencia. CONSISTENCIA: Durante un periodo contable, se deben aplicar las normas y principios de manera uniforme. Este principio indica que una vez adoptado un método de contabilidad, este debe mantenerse invariable de un periodo a otro, para de esta manera poder interpretar de los Estados Financieros en forma comparativa y tomar las correctas decisiones de acuerdo a los cambios que estos reflejen.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE LOS PASIVOS A LARGO PLAZO  Determinar el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno.  Determinar si todos los documentos pendientes de pago han sido registrados en las cuentas respectivas en el periodo correspondiente.  Determinar si los recursos han sido aplicados a los fines para los que se solicitaron.  Determinar que todos los pasivos pendientes de pago se hayan contraído a nombre de la entidad u organismo, así como que correspondan a obligaciones reales y pendientes de cancelar.  Determinar si existen garantías otorgadas, gravámenes o restricciones y asegurarse que estas se revelan adecuadamente en los EE.FF.  Determinar la presentación y clasificación en el balance general  Las cuentas a pagar se presentan de acuerdo con las nomas y principios anteriormente descritos.  Los detalles de cuentas cuadran con los mayores.  Los cargos realizados en las cuentas de proveedores han sido por pagos autorizados o notas de abono recibidas de los proveedores.

PROBLEMAS MÁS COMUNES QUE SE DAN AL AUDITAR LOS PASIVOS A LARGO PLAZO  Incorrecta clasificación y valoración de los saldos de Pasivos ocultos en el corte entre ejercicios.  Dificultad de valoración de los pasivos en moneda extranjera.

FUNCIÓN DEL AUDITOR EN LA AUDITORIA  Obtener pruebas satisfactorias de la autoridad para contraer obligaciones de pasivo a largo plazo.  Deberá asegurarse de que los fondos y reservas correspondientes se manejan de acuerdo con todas las condiciones exigidas y que se contabilizan apropiadamente  Debe insistir que se muestren detalladamente en el balance general de las partidas de activo hipotecarios.

ASPECTO A CONSIDERAR A LA HORA DE AUDITAR CONTROL INTERNO Según las normas de auditoria generalmente aceptadas, el auditor debe estudiar y evaluar el sistema de control interno de la empresa como base de su confianza en dicho sistema, y para determinar la naturaleza, tiempo y extensión de las pruebas de auditoria a aplicar en el examen de los estados financieros. Si decide confiar en los controles internos para restringir las pruebas sustantivas, realizara pruebas de cumplimiento para determinar si tales controles están funcionando de acuerdo con lo que tiene entendido.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PASIVO A LARGO PLAZO La deuda a largo plazo es una responsabilidad en la hoja de balance de una compañía. La deuda es frecuentemente un tema para auditar con el objetivo de asegurar que la información sea actual y que las compañías no escondan ninguna información. Las auditorias son revisiones exhaustivas realizadas por personas independientes. Compañías públicas deben recibir auditorias en tiempos determinados durante al año.

Esto asegura que la compañía libere información actualizada a los inversionistas que toman decisiones basadas en los conceptos financieros de la compañía. El proceso de auditoría para una deuda a largo plazo, por lo general sigue el mismo proceso para asegurar que las revisiones estén actualizadas.

EVALUAR EL CONTROL INTERNO SOBRE LA DEUDA A LARGO PLAZO El estudio y evaluación del control interno del cliente sobre la deuda a largo plazo, implicara a menudo la preparación de un cuestionario de control interno. Las siguientes son algunas de las preguntas típicas de este cuestionario: ¿Se ha incurrido en un pasivo a largo plazo con pago de intereses solamente con autorización del directorio? ¿Se ha designado a un fiduciario independiente para responder por todas las emisiones de bonos, las cancelaciones, y los pagos de intereses? ¿El directorio ha especificado los bancos de los cuales pueden obtenerse los préstamos? El cuestionario sirve para recordar a los auditores ciertos asuntos que deberán investigarse plenamente; escribir sí o no como respuesta a las preguntas no es por sí mismo un procedimiento significativo de auditoria.

ANALIZAR LAS DEUDAS A LARGO PLAZO Un papel de trabajo de análisis para deudas a largo plazo es muy similar al análisis de cuentas por pagar, un análisis de deudas a largo plazo indica el saldo inicial, si lo hay, de cada documento individual, los demás pagarés emitidos y los pagos a cuenta durante el año, el saldo final de cada pagaré y/o de cada emisión de bonos. Además los saldos iniciales de intereses por pagar o de intereses pagados por anticipado, el gasto por intereses, los intereses pagados y los saldos finales de intereses por pagar o intereses pagados por anticipado se presentan también en el papel de trabajo de análisis. Un análisis de la cuenta deudas a largo plazo será útil para varios propósitos: a. Puede verificarse el pago u otra aplicación de los documentos que se listan como pendientes de pago en la auditoria del año anterior b. Puede establecerse lo adecuado de los cargos y abonos

c. Se comprueba la validez del saldo al final del ejercicio por la verificación paso a paso de todos los cambios en la cuenta durante el año.

EXAMINAR LAS COPIAS DE LOS DOCUMENTOS POR PAGAR Los auditores deberán examinar las copias de los documentos por pagar y las escrituras de hipotecas y de fideicomiso del cliente por pagar a la fecha del balance general. Por supuesto los documentos originales estarán en posesión de los beneficiarios respectivos, pero los auditores deben asegurarse de que el cliente ha retenido copias de los instrumentos de deuda, y de que sus detalles corresponden al análisis que se obtuvo en el segundo procedimiento de este programa de auditoria.

ESTUDIAR LA COPIA DE LA ESCRITURA DE EMISION DE BONOS En la primera auditoria a un cliente, o en ocasión de una nueva emisión de bonos, los auditores obtendrán una copia de la escritura de la emisión de bonos para su archivo permanente. La escritura deberá estudiarse con todo cuidado, con atención particular a puntos tales como el importe autorizado de los bonos, las tasas de interés, las fechas de vencimiento, las descripciones de la propiedad entregada en garantía colateral, las estipulaciones para el retiro o la conversión, deberes y responsabilidades del fiduciario y cualesquiera restricciones impuestas a la compañía prestaría.

COMPROBAR LA FACULTAD PARA LA EMISION DE DEUDAS A LARGO PLAZO

La facultad para obtener financiamiento a largo plazo generalmente corresponde al directorio. Para determinar que los bonos en circulación fueron debidamente autorizados, los auditores deberán leer los pasajes en las actas de las juntas de directores (y de accionistas) relativos a la emisión de deuda. Generalmente las actas harán referencia las secciones aplicables de los estatutos de la empresa que permiten la emisión de instrumentos de deuda, y también pueden hacer mención a la opinión de la oficina de asesoría legal de la compañía relativa a la legalidad de la emisión. Esa información deberá ser localizada por los auditores hasta llegar a su fuente original. Deberán prepararse comentarios adecuados para los papeles de trabajo de la prepararse comentarios adecuados para lo papeles d trabajo de la auditoria que muestren el grado de investigación de los auditores en cuanto a la autorización para la emisión de la deuda.

COMPROBAR EL SUSTENTO DOCUMENTARIO D LAS TRANSACCIONES CON DEUDAS A LARGO PLAZO Los auditores deberán obtener evidencia de que las transacciones en la cuenta de obligaciones a largo plazo fueron válidas. Para lograr este objetivo los auditores localizan el efectivo recibido por la emisión de pagarés, bonos y el estado de cuenta corriente bancaria. También se examinan cualesquiera avisos de remesa que sustenten estos ingresos a caja. Los auditores pueden encontrar mayor apoyo para los resultados netos de una emisión de bonos refiriéndose al contrato de suscripción y a los prospectos que se presentaron a la comisión nacional supervisora de empresas y valores (CONASEV). En una colocación privada de una emisión de deuda, usualmente el documento sustenta torio principal es un contrato entre el emisor y el inversionista institucional. En una oferta de deuda y asea pública o privada, la diferencia entre los resultados netos y el valor nominal de la deuda representa el descuento o prima sobre la deuda. Los auditores confirman los costos de la emisión de la deuda con los cheques pagados y con la CONASEV. Los cargos a una cuenta de documentos por pagar o hipotecas por pagar representan pagos por el total o a plazos. Los auditores deberán examinar los cheques pagados que corresponden a estos desembolsos ; al hacerlo tomaran en cuenta los pagos por intereses acumulados. Lo adecuado de los pagos a plazos deberá verificarse con referencia a la cedula de pagos que figuran en la copia del pagare o de la hipoteca en poder del cliente.

La comparación de los documentos por pagar cancelados con los asientos de cargo en la cuenta de documentos por pagar proporciona una seguridad mas de los pagares que indican haber sido pagados durante el año, de hecho han sido liquidados. La inspección de estos documentos por los auditores deberá incluir una comparación de la fecha de vencimiento del pagar con la fecha del desembolso de efectivo. La falta de pago al vencimiento de los documentos por pagar sugiere una serie debilidad financiera. Por otra parte, el pago antes del vencimiento, puede ir acompañado de una reducción en el monto de la obligación en documentos qe no incluyen intereses. Los auditores deberán determinar si cualquier ahorro de intereses por pago anticipado se ha registrado correctamente. Otros puntos que tienen que verificarse incluyen la autenticidad de las firmas y la indudable evidencia de la cancelación. Pocas veces hay alguna justificación para que un documento pagado no esté en los archivos; un recibo del acreedor por el pago de un documento no s un substituto satisfactorio. Si por cualquier razón no se dispone de un documento pagado, para su inspección, los autores deberán revisar la solicitud de un cheque o de otras facturas que sustenten el desembolso, y deberán tratar la transacción con un funcionario adecuado. Al examinar los documentos cancelados los auditores deberán localizar también si se dispuso de cualquier colateral que se haya empleado para garantizar dichos documentos. En la fecha en que se recuperan estos activos de un acreedor garantizado puede presentarse una oportunidad conveniente para la desviación de valores garantizados u otros activos hacia un uso no autorizado. los asientos de cargo en una cuenta de bonos por pagar se verifican mejor por comunicación directa con los fiduciarios, como se describe en aparte siguiente de este programa de auditoría.

CONFIRMAR LA DEUDA A LARGO PLAZO Los documentos por pagar a favor de los bancos se convalidan como parte de la confirmación de los saldos de los bancos. Incluye una solicitud para que el banco prepare una relación de todos los préstamos otorgados a la empresa. El objetivo principal de esta investigación es sacar a la luz cualesquiera documentos no registrados mediante envíos de solicitudes de confirmación a todos los bancos con los que el cliente haya hecho negocios durante todo el año, ya que un documento por pagar a favor de un banco puede quedar pendiente de pago bastante después de que se haya cerrado una cuenta corriente. Las solicitudes de confirmación por documentos por pagar a favor de beneficiarios distintos de los bancos deberán redactarse en papelería con membrete del cliente. Firmadas por el gerente general u otro ejecutivo apoderado y enviadas al acreedor por los auditores. En esta solicitud debe pedirse a los beneficiarios que confirmen las fechas de origen, las fechas de vencimiento; los saldos de documentos pendientes de pago, las tasas de interés y las fechas en que deben pagarse, y el colateral para los documentos.

ARQUEAR LOS BONOS EN TESORERÍA Y CONCILIAR CON EL MAYOR GENERAL Algunas compañías readquieren sus propios bonos en el mercado de valores, indirectamente a través de la bolsa de valores o directamente de los tenedores de bonos, con el propósito de volverlos a emitir en una fecha posterior. Estos bonos se llevan en una cuenta de bonos en tesorería. Para verificar esta partida los auditores localizaran todos los cargos por bonos readquiridos en tesorería (todos los bonos por la remisión) directamente con las actas que autoricen estas transacciones y con los registros de caja. Inspeccionaran y contaran los bonos en tesorería y conciliaran el monto total con las cuentas del mayor general. Al mismo tiempo los auditores pueden revisar convenientemente cualesquiera utilidades y pérdidas de transacciones con bonos en tesorería, y el efecto de estas operaciones en los costos de emisión, los descuentos o primas no autorizadas.

VERIFIQUE EL CÁLCULO DE GASTOS POR INTERÉSES, INTERÉSES POR PAGAR, Y DE LA AMORTIZACIÓN DE LOS DESCUENTOS O PRIMAS El gasto por interés tiene un significado especial para los auditores, porque indica el monto del pasivo pendiente de pago. En otras palabras, el estudio cuidadoso de pagos por intereses es un medio para sacar a la luz cualquier pasivo que devenga intereses y que no este registrado. La verificación del gasto por interés y el interés por pagar sobre documentos, hipotecas o escrituras de fideicomisos por pagar, generalmente es una cuestión simple. Los auditores comprueban lo adecuado de los gastos del cliente por concepto de interés y los cálculos de intereses por pagar que se indican en los análisis que constan en los papeles de trabajo de los documentos o hipotecas que se hicieron en el segundo procedimiento de este programa de auditoria. Además de esto los auditores deberán examinar los cargos en los estados de cuenta corriente bancarios por los cheques cancelados que sustentan los pagos por intereses, y revisar las confirmaciones recibidas de los beneficiarios de los documentos o de las hipotecas, para verificar las fechas en las cuales se han pagado los intereses de cada documento o hipoteca.

En su revisión de los documentos por pagar y los registros de caja por el periodo entre la fecha del balance general y la terminación del trabajo de auditoria en el terreno, los auditores también deberán estar alerta por cualesquiera pagos de intereses que no correspondan a documentos que se presenten como pendientes de pago a la fecha del balance general. Este es un paso mas en la búsqueda de pasivos no registrados que hacen los auditores.

COMPROBAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS CLÁUSULAS DE RESTRICCIÓN DE LA ESCRITURA DE EMISIÓN. Por lo general las emisiones de bonos imponen a la compañía emisora una serie de restricciones y prohibiciones, todas con la finalidad de proteger los intereses de los tenedores de los bonos. Las estipulaciones de la escritura de emisión frecuentemente requiere el mantenimiento de un fondo de amortización; el mantenimiento de niveles mínimos estipulados de capital de trabajo, y el mantenimiento del seguro del inmueble entregado en garantía. La escritura de emisión también puede restringir el pago de dividendos a una proporción especificada de las utilidades, y prohibir más préstamos a largo plazo, excepto bajo ciertas condiciones establecidas en la misma escritura. Si la compañía hubiere cumplido las cláusulas de restricción, los auditores deberán informar tanto al cliente como a sus abogados. En notas a los estados financieros y posiblemente en el dictamen de auditoría, deberá explicarse el grado de falta de cumplimiento. En algunos casos de incumplimiento puede quedar vencida toda la emisión y por lo tanto pagadera a la vista como un pasivo corriente.

Caso Ilustrativo S. A.

MADERAS TROPICALES

En la auditoría de los estados financieros de Maderas Tropicales S. A. al 31 de diciembre del 2003, los auditores encontraron que el capital de trabajo estaba muy por debajo del nivel mínimo estipulado en la escritura de emisión de los bonos por pagar a largo plazo garantizados.

Además, el cliente había dejada que venciera el seguro correspondiente a la cobertura de los activos entregados en garantía. Estas violaciones a la escritura de emisión eran suficientes para hacer que la emisión de bonos se tuviera que pagar a la vista. Aun cuando se convino en reclasificar la emisión de bonos como un pasivo corriente, los auditores no quedaron convencidos de que el cliente pudiera hacer frente a tal obligación si los tenedores de los bonos entablaran un juicio hipotecario contra los activos dados en garantía, la posibilidad del cliente para continuar como empresa en marcha sería dudosa. Por lo tanto, aún después de que se reclasificara el pasivo como de corto plazo, los auditores tendrían que emitir una opinión con salvedades supeditada a la capacidad de la empresa cliente para cumplir sus obligaciones y continuar como empresa en marcha.

REVISAR LOS PAGOS POSTERIORES Los documentos por pagar al cierre del ejercicio, en algunos casos, pueden ser cancelados en fecha posterior pero antes de que los auditores se retiren de la empresa bajo examen. En estos casos se tiene la oportunidad de verificar estos pagos. Si los pagarés son renovados en fecha posterior cercana al cierre del ejercicio el auditor tiene que evaluar convenientemente su clasificación en los estados financieros como pasivo corriente o como pasivo a largo plazo. En el acápite siguiente se trata con amplitud la reclasificación de las obligaciones corriente que se financian o refinancian sobre una base de largo plazo. En el capítulo correspondiente a la prueba de saldos de Cuentas de cobrar se estableció la necesidad de investigar de manera especial los préstamos a accionistas, directores, funcionarios y empresas vinculados, debido a la falta de exigencia en el cobro de los préstamos otorgados, precisamente por la relación que existe entre los beneficiarios (deudores) y la empresa. En cuanto al examen de las cuentas por pagar a favor de personas relacionadas o empresas vinculadas deberá ponerse un énfasis similar, aun cuando las oportunidades de comunicarse directamente con esta clase de acreedores son más limitadas que con las cuentas por cobrar. Los auditores deberán realizar una revisión detallada de los documentos por pagar por el período comprendido entre el cierre del ejercicio y el último día de trabajo de campo, con la finalidad de descubrir cualquier transacción inusual, como por ejemplo, la refinanciación de un préstamo a favor de una persona vinculada que debería haber sido cancelado en la fecha del cierre del ejercicio o en días anteriores.

PRESENTACIÓN DE LA DEUDA A LARGO PLAZO EN EL BALANCE GENERAL.

Los usuarios de los estados financieros, especialmente los bancos, empresas financieras e inversionistas potenciales analizan detenidamente el pasivo de las empresas para determinar su situación financiera actual y futura. Verbigracia, la existencia de préstamos bancarios sin garantía específica demuestran buenos antecedentes crediticios y solidez financiera. En el caso de préstamos garantizados, es de gran importancia la naturaleza de los bienes otorgados en garantía. Por ejemplo, cuando se entregan en garantía bonos del gobierno o de una empresa importante, es indicativo de una sólida posición financiera, sustentada en una decisión de conservar los bonos por lo menos durante la vigencia del préstamo, obteniendo un préstamo en vez de enajenar aquellos. Cuando se entregan existencia y/o cuentas por cobrar en garantía de préstamos es una situación totalmente diferente y demuestra que la empresa está pasando por dificultades financieras. Dado el interés de los acreedores en el segmento correspondiente al pasivo corriente en el balance general, y los distintos usos de documentos por pagar, es de singular importancia la correcta presentación de estos documentos en el balance general. Es conveniente la clasificación de los documentos por tipos de acreedores, así como por vencimiento a corto o largo plazo. Es necesario preparar relaciones por separado de préstamos bancarios, documentos por pagar a favor de acreedores comerciales y documentos por pagar a favor de accionista, directores, funcionarios y empresas vinculadas.

En Estados Unidos de América, verbigracia, la Securities and Exchange Commission (SEC) requiere de las empresas que participan en el mercado de valores, que revelen, en el cuerpo del balance general o en notas a los estados financieros, como mínimo lo siguiente: a) La tasa de interés promedio y las condiciones generales de cada categoría de deuda a corto plazo. b)

El

importa

y

condiciones

de

las

líneas

de

crédito

no

usadas.

c) El importa máximo de la deuda corto plazo pendiente durante el período. El último requisito (c) pretende impedir que una empresa intente engañar a los usuarios de la información financiera mediante un proceso de maquillaje consistente en cancelar su deuda a corto plazo antes del cierra del ejercicio. Las deudas a corto plazo y a largo plazo y los activos entregados en garantía deberán referenciarse entre sí tanto en los rubros correspondientes del balance general como en las pertinentes notas a los estados financieros (referencia cruzada). En el caso de disolución para entrar en un proceso de liquidación, los acreedores esperan participar en los activos en proporción a sus derechos respectivos, y si los mejores activos, tales como existencias o cuentas por cobrar, se han dado en garantía a un acreedor, los acreedores restantes tendrán mayor dificultad en recuperar sus importes no garantizados. El pasivo corriente deberá comprender no sólo aquellas deudas que vencen dentro de un período de doce meses (o de un ciclo de operación más largo) sino también la parte corriente de

pasivos a largo plazo, es decir la porción de la deuda a largo plazo que vence en los próximos doce meses.

PRUEBAS SUSTANTIVAS Los procedimientos que ayudan al auditor a obtener evidencia suficiente y competente respecto a las aseveraciones de los estados financieros en cuanto a existencia, integridad, evaluación, propiedad, presentación y revelación de las aseveraciones u deudas contraídas pendientes de liquidar son:  CONFIRMACIÓN: Obtención de comunicación escrita de instituciones que hayan otorgado créditos de proveedores, acreedores, afiliados y abogados.  PAGOS POSTERIORES: Examen dela documentación de los pasivos pagados con posterioridad a la fecha del balance.  EXAMEN DE DOCUMENTACIÓN: Inspección de la documentación que compruebe las obligaciones y deudas contraídas.  DECLARACIONES: Cerciorarse que en la carta de declaraciones de la administración se indiquen los aspectos de los pasivos, según las circunstancias.

CONCLUSIONES Desde el punto de vista del auditor, las deudas a largo plazo deben recibir una atención especial en el momento de su emisión, durante su vigencia y en su terminación o liquidación. Adicionalmente, el auditor es responsable de revisar autorizaciones, registros, etc., y debe determinar que la empresa ha cumplido con todos los requerimientos y restricciones significativas impuestas por la deuda, y que se desglosan adecuadamente. El pasivo a largo plazo puede provenir de deudas de planes de pensiones, acuerdos compensatorios, arrendamientos, garantías, o por aspectos tales como litigios pendientes, reclamaciones o inspecciones.