Auditoria de Gestion

Universidad San Juan Bautista Escuela Académica de Contabilidad Curso : Auditoria Integral

HISTORIA DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN

La Auditoría de Gestión nació por la necesidad que tenía la alta dirección o gerencia de estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes financieros. En los últimos 30 años ha surgido la necesidad de contar con otro tipo de auditoría llamada "AUDITORIA DE GESTIÓN" que tiene en consideración el rápido conocimiento de la complejidad empresarial y el incremento de la atención que las organizaciones hacen de su administración.

INTRODUCCION •

Hoy en día las empresas, se ven fortalecidas con la asimilación de la calidad total, excelencia gerencial, sistemas de información, etc. Nuevos enfoques orientados a optimizar la gestión empresarial en forma cualitativa y mensurable para lograr que los consumidores, clientes y usuarios satisfagan sus necesidades. •

En este contexto que el sistema de control asume un rol relevante porque a través de sus evaluaciones permanentes posibilita maximizar resultados en términos de eficiencia, eficacia, economía, indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas. La instrumentalización de los sistemas de control se da a través de las Auditorias que se aplican en las empresas dentro de un período determinado para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias, etc como parte de la evaluación. •

La articulación de los órganos de control, asesoría, apoyo de una organización social en conjunto. Posibilita el cumplimiento de los fines empresariales. Este planteamiento posee singular importancia cuando se aplican auditorías específicas debiendo ejercitar el control posterior al ámbito político, administrativo, operativo; para que los resultados contribuyan al relanzamiento empresarial.

CONCEPTO DE AUDITORIA •

Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada a la Empresa. Es el examen realizado por el personal calificado e independiente de acuerdo con Normas de Contabilidad; con el fin de esperar una opinión que muestre lo acontecido en el negocio; requisito fundamental es la independencia.

CONCEPTO DE AUDITORIA DE GESTION •

La Auditoria de Gestión es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la Organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.

OBJETIVO O PROPOSITO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN La Auditoria de Gestión Formula y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, haciendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acción correctiva, desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración. •

El Objetivo de la Auditoria de Gestión es identificar las áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas. •

La Auditoria de Gestión determina si la función o actividad bajo examen podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva.

Uno de los objetivos de la Auditoria es el de determinar si la producción del departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronósticos, así como también los Estados Financieros. La Auditoria de Gestión determinará si se ha realizado alguna deficiencia importante de política, procedimientos y practicas contables defectuosas.

En la Auditoría de Gestión la información está dirigida hacia el aspecto administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el presente con proyección al futuro y retrospección al pasado cercano. Al realizar una auditoria de gestión con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razón defectuosa y así obtener efectos que beneficien a la organización, no solo al presente sino también al futuro.

Una evaluación de la efectividad de los procedimientos y prácticas requiere de cierta revisión o estudio preliminar con el fin de conocer como funcionan dichos procedimientos y practicas para formarse una idea con respecto a su efectividad y utilidad. Basándose en dichas revisiones es posible identificar asuntos específicos como áreas problema o deficiencias que requieren de mas estudio, todo esto obviamente ha dado lugar a profundos reajustes institucionales en la organización de las actividades de los organismos públicos en la planificación, formación de presupuesto, contabilidad y control.

METODOLOGIA •

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No existe aun una metodología que aplique un auditor operativo

en la realización de su labor; el auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor. Básicamente se aplica cuatro características de la auditoría de Gestión: Familiarización: Los auditores deben conocer cuales son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados. Verificación: requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico; el tamaño de esta dependerá de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la población de la cual se seleccionó. Al realizar la verificación los auditores usualmente están interesados en tres temas: calidad, periodo correcto y costo. Evaluaciones y Recomendación: Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor está totalmente seguro.

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Informar de los resultados a La Dirección: el Auditor debe reservarse para la conclusión del examen. Los Auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la dirección departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrará una aceptación amistosa tanto por parte de la dirección General como de la de Gestión.

MEDICION El examen y evaluación en una Auditoria de Gestión se indica que se han efectuado de acuerdo con los principios y normas de Administración y los requerimientos propios de la naturaleza de las actividades, áreas, sistemas, etc .

El Auditor puede aplicar además técnicas de análisis financiero a las estadísticas de Gestións que podrían sugerir áreas, problemas o condiciones que ejercen influencia sobre un rendimiento desfavorable de las inversiones de Gestións. GRADO DE DIFICULTAD En la Auditoria de Gestión durante el desarrollo del examen existen muchas dificultades al redactar el examen de auditoria: por ser cada examen un caso único; cada actividad requiere una clase de explicación distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren; y requiere del Auditor elevado criterio, capacidad y competencia; si el informe del Auditor va a ser leído también por la Dirección General debe ser comprensible para cualquier lector inteligente, sin importar sus conocimientos específicos. El Auditor Operativo debe ser por lo tanto un traductor experto del lenguaje técnico y de los conceptos complejos, que conllevan la obtención de resultados efectivos y útiles a la empresa. Debido a que su trabajo del auditor lo lleva a conocer todas las áreas de una organización debe sentirse cómodo en los distintos entornos, encontrando dificultades en la adopción rápida y fácilmente a las formas y lenguaje de los diferentes departamentos de una organización.

OPORTUNIDAD DE INFORMACION La Auditoría de Gestión por su propia naturaleza está orientada hacia el futuro la justificación de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que hace para un futuro más saludable para la empresa, a través del logro de una mayor eficiencia, eficacia y economía empresarial. Los informes escritos sobre auditoría de Gestión no son muy distintos de los emitidos en otros tipos de auditoría, pues aplican las mismas reglas, el informe debe ser realista, claro, conciso, contacto y persuasivo. Su contenido puede ser relacionado con cualquier aspecto significativo de la administración y gestión a la entidad. Pudiendo o no presentar sus estados financieros.

BENEFICIOS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN •

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Reducir los costos Incrementar los ingresos Crear una política para llenar un vacío que a causa de la ausencia de política afecta adversamente al organismo. Modificar una política que no satisface las necesidades del organismo. Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del organismo.

ENFOQUES BASICOS DE AUDITORIA DE GESTIÓN Enfoque de Organización : •

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La aplicación de este enfoque está basado en la administración de un departamento u otra unidad de mando. Examina además de las funciones o actividades dentro de una organización la administración de la misma, considera su sistema, su personal, sus métodos de información, sus métodos de evaluación de personal, sus presupuestos y el lugar que ocupa en el plan general de la empresa. Puede también realizar una descripción microscópica de la estructura de la empresa, estudiar su forma desde numerosos ángulos.

El Enfoque Funcional: Se ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su principio hasta su conclusión; preferencia todas las funciones a través de las unidades implicadas en ellas, están menos pendientes de las actividades de la administración general; Dentro de las unidades que de su efecto en las funciones que revisan.

Las Auditorias Funcionales son con frecuencia muy difíciles por que realiza un experimento largo e indirecto en una empresa pudiendo frustrar tremendamente a quién trate de entender los muchos aspectos del flujo de trabajo

QUIENES REALIZAN UNA AUDITORIA DE GESTION La auditoría de Gestión es efectuada por un equipo de profesionales de diversas disciplinas según la situación a presentarse. La auditoría de Gestión puede ser realizada por personal de la empresa, o por personas ajenas, el trabajo en equipo está conformado por auditores, contadores públicos profesionales, profesional de entrenamiento práctico y formal de la profesión contable, sumandose a este equipo, técnicos profesionales de otras disciplinas como son: ingenieros, economistas, matemáticos, abogados, especialistas en sistemas electrónicos, administradores de empresas, etc. Cada uno es responsable de colaborar en su área de pericia. Los auditores deben realizar sus trabajos personalmente como la haría un gerente sí dispusiera de tiempo, también debe suponer que ellos son dueños del negocio, que son dueños de los beneficios y antes de criticar un cambio o criticar una operación deben preguntarse que harían sí el negocio fuese realmente suyo.

RESULTADOS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN •

En el resultado de la Auditoria de Gestión se pretende determinar si el personal en la Empresa está realmente cumpliendo con éstas normas. El informe final explica las bases de la Auditoria, las normas que se cumplieron y las que no; cuando estas no se han cumplido el rendimiento se considera deficiente y se requiere una acción correctiva. Evaluado el rendimiento, el Auditor generalmente dirige hacia sí mismo la información cuantitativa que contiene para medir la Eficiencia, Eficacia y Economía con la que el trabajo se ha efectuado, se ocupa del rendimiento en áreas como personal, trabajo, productividad y calidad del trabajo y costo, considerando aspectos que le interesaron como: Personal: Los Auditores aplican medidas cuantitativas a muchos aspectos significativos de la fuerza del trabajo, incluye el número de empleados, relación del personal, total de horas trabajadas. Regulares y extraordinarias, ratos de horas normales, extraordinarias y empleados directos o indirectos.

Cargas de trabajo: El Auditor aplica medidas cuantitativas de rendimientos a asuntos como del volumen nuevo, volumen de trabajo completo, etc. Calidad: El Auditor aplica medidas de calidad para determinar como se ha realizado el trabajo pudiendo ser el número de reclamaciones recibidas de clientes, el número de quejas del sindicato, el número de errores de facturación producido entre otros. Producto Ideal: El Auditor aplica medidas cuantitativas para determinar la relación entre las unidades de trabajo, teniendo como información facturas de clientes, talones de nomina preparados por horas trabajadas, pedidos de compra emitidos por día de trabajo, etc.

NECESIDAD DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN La auditoría de Gestión es opcional, por ello es la necesidad de hacer una auditoria teniendo en cuenta los siguientes factores: Por Competencia; para que una empresa pueda ser competitiva en el ámbito comercial debe hacerse una auditoría más específica para que pueda ubicar o detectar sus habilidades y amenazas y así estas poderlas superar mediante la información del auditor indicando recomendaciones y así hacer que esta empresa tenga muchas oportunidades y sea competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades individuales. Por La Alta Dirección Empresarial; teniendo la alta dirección de la empresa la necesidad de determinar áreas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los objetivos empresariales.

IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN La Auditoría de Gestión es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administración en general. Tiene un significado más importante para el sector público ya que normalmente el sector privado tiene un instrumento automático que determine su eficiencia y efectividad. Este instrumento es la medición de la utilidad neta, los ingresos y gastos de la empresa están íntimamente relacionados, si la empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomará medidas correctivas. En el sector público los intereses de una entidad normalmente vienen del sector público y no son producidos en relación con sus gastos de operación. Por este motivo la auditoría de Gestión es importante en el gobierno, y hay creciente interés en su aplicación por los del organismo superior de control.

La Auditoría de Gestión permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la Auditoría de Gestión en más breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella reporta.

FRECUENCIA DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN Una auditoría de Gestión no necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico, sino más bien se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio si las políticas de la organización así lo establecen. En el caso de existir carencia de políticas o la no-comprensión de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales áreas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las áreas funcionales y de los controles operativos, así como la carencia de controles administrativos u operativos en áreas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles dan lugar a la realización de una auditoría de Gestión donde el auditor podrá desarrollar los antecedentes del cliente, las cuales influyen por ejemplo: el historial de ganancias, el rendimiento de las inversiones, las principales clases de producto, los canales usuales de distribución, control de la producción y la política de inventario, así  como la inspección de otros servicios o señales de otros problemas.

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS Podemos definir las técnicas de auditoría como los  métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el  auditor para obtener la evidencia necesaria que  fundamente sus opiniones y conclusiones. Durante la fase de planeación y en la preparación  de los programas de auditoría, el auditor determina cuáles  técnicas va a emplear, cuándo debe hacerlo y de qué  manera. Las técnicas seleccionadas para una auditoría, al  ser aplicadas se convierten en los procedimientos de  auditoría.

TECNICAS Y HERRAMIENTAS DE AUDITORIA

OCULAR

VERBAL

ESCRITA

DOCUMENTAL

INSPECCION

Consiste en visualizar en forma directa y paralela la manera como los responsables de la administración,desarrollan y documentan los procesos o procedimientos que la organización utiliza para ejecutar lasactividades objeto de control. Permite obtener información mediante el diálogo con los integrantes de la organización o los de su entorno relevante, con el propósito de averiguar o indagar posibles debilidades de los procedimientos, prácticas de control interno y otras situaciones que el auditor considere importante en el desarrollo de su trabajo Es la actividad de registrar o plasmar información que a juicio del auditor sea importante dentro de su trabajo. Esta técnica puede realizarse mediante las siguientes prácticas: Análisis, Conciliación, Circularización oConfirmación Consiste en obtener información escrita que permita soportar afirmaciónes, analisis o estudios: Comprobación, Computación Revisió Analítica, Estudio General Es el examen tangible que se hace a planes, programas o proyectos, contratos, indicadores, registros, documentos o activos. La confiabilidad proporcionada por la inspección de documentos y registros depende de su naturaleza, fuente y la eficiencia de los control

Debe ser elaborado por el equipo auditor y validado en Mesa de Trabajo Debe ser aprobado por el coordinador del proyecto de auditoría Deben elaborarse con enfoque integral Son parte de los papeles de trabajo