Auditoría de Gestión A Los Recursos Humanos, Un Proceso Vital

 

 Auditoría de Gestión a los los Recursos Humanos, un proceso vital. vital. Aurora Rodríguez Acosta

 Aud  Au d itor it oría ía de Ges Gestt ión ió n a llos os Recur Rec urso soss Hu Hum m anos, ano s, un u n pro p rocc eso vital vi tal  Auro  Au ro r a Rod ríg u ez Ac Aco o sta st a [email protected]

Resumen  La nueva empresa del siglo XXI demanda la necesidad de implementar una gestión integrada de los recursos humanos, que posibilite adaptarse a los cambios originados en el entorno donde las mismas desarrollan su actividad y que propicie una nueva estrategia y filosofía empresarial sustentada en la base de la participación en las acciones y práctica de los recursos humanos de la organización. Como todo proceso integrado, necesita de herramienta y control para el desarrollo eficaz del mismo, debido a esta necesidad, surge la concepción de realización de Auditoría de la gestión de recursos humanos como mecanismo efectivo, no sólo de diagnóstico sino que permite perfeccionar u orientar nuevas políticas de los recursos humanos capaces de sensibilizar en los trabajadores altos niveles de satisfacción y motivación laboral y lograr posicionar a la organización a través de comparación con patrones de competencia fijados en el entorno.

Palabras claves: Gestión de los Recursos humanos, Auditoría de Gestión a los Recursos Humanos, Organización.

Introducción  Una nueva era ha invadido las estructuras empresariales, y ha propiciado que florezca en el pensamiento social, la concepción de nuevas estructuras del Management empresarial, que trae aparejado un cambio en la visión de los Recursos humanos (RH) dentro de la organización, que supera aquella perspectiva de verlos como un gasto imputable, por otra donde se considera un COFIN Habana

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factor productivo imprescindible e incluso insustituible que supone para muchas organizaciones su principal activo, y como tal, hay que considerarlo de forma coste - eficacia. Se considera que los cambios de los Recursos humanos son determinantes para los cambios en toda la gestión empresarial. Por lo que el tránsito de la Dirección del personal a la Gestión de los Recursos Humanos (GRH), se está convirtiendo en necesidad para muchas organizaciones. Esta nueva tendencia de GRH generalizada y aplicada en las empresas de éxitos, constituye el tratamiento a los Recursos humanos de forma integral, concentrando lo que tradicionalmente se manejaba por separado en áreas como personal, cuadro, capacitación, organización del trabajo, salarios, protección e higiene, entre otras, en un sistema donde el centro es el hombre y los planes y las acciones interactúan coherentemente entre sí y el resto de los sistemas existente en la organización. Los resultados más notables de este enfoque se asocian a productividad, eficacia, satisfacción, grado de compromiso e implicación del trabajador con la labor que realiza. Este paso de una visión técnica (Dirección de Personal), a una visión gestora (Dirección de los RH), trae consigo un mayor abanico de registros de acciones y una variedad de actividades y, por tanto, una mayor necesidad de control. Antes tal situación surge la denominada Auditoría de GRH como un elemento de dirección y control de los Recursos humanos, e instrumento de análisis.

 Aud  Au d ito it o ría d e Gest Gestió ió n a lo loss Recur Rec urso so s h umano um ano s, u un n p ro ces ceso o vi tal tal.. Definiciones y aspectos generales sobre la aplicación de Auditorías de Gestión a los Recursos Re cursos humanos. Diversos autores han emitido su criterio sobre la definición de este tipo de Auditoría que se muestran a continuación:

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Harper y Lynch (1992; citado por Velásquez y de Miguel, 2001): Definen la Auditoría de Gestión de Recursos Humanos “como un análisis de las políticas y sistemas de gestión y/o desarrollo de Recursos humanos de una organización y una evaluación de su funcionamiento actual. Con el fin de elaborar una opinión profesional sobre si las acciones llevadas a cabo en materia de recursos humanos, en un período de tiempo concreto, justifican los gastos e inversiones realizadas.  Además de sugerir acciones acciones y medidas para la mejora de la gestión y del desarrollo desarrollo de la rentabilidad”. Según John F. Mee (1958) la Auditoría de Recursos Humanos puede ser definida como “El análisis de las políticas y prácticas de personal de una organización y evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para el mejoramiento“; definición que fue asumida por Chiavenato en el año 1993 en su libro “Administración de Recursos Humanos”. (1)  

Según la autora la Auditoría de gestión a los Recursos humanos puede ser definida como el análisis y la evaluación de la Gestión de los Recursos humanos en una organización, partiendo de los requisitos, procedimientos, prácticas y políticas que deben aplicarse, y verificando que los procedimientos aplicados en la organización estén en consonancia con los criterios de economía, eficiencia y eficacia, así como las normativas y disposiciones legales vigentes.

Criterios g enera enerales les aceptados para la evaluación d de e la gestión de los Recur Recursos sos humanos h umanos.. Existen combinaciones adecuadas de índices cualitativos y cuantitativos presentes en la evaluación de las políticas y actividades de Recursos humanos que pueden conllevar al mejoramiento sistemático del Sistema de Gestión de Recursos Humanos y por consiguiente, al incremento de la competitividad de la organización.  Analizando  Analizand o los criterios expuestos expuestos se pueden pueden relacionar los elementos, elementos, actividades actividades e indicadores indicadores a evaluar: análisis del entorno empresarial, caracterización de los RH de la organización, COFIN Habana

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valoración de las perspectivas de los empleados, su nivel de participación y análisis de la plantilla, análisis de la estrategia de la empresa, análisis de la tecnología, análisis de la cultura organizacional, análisis de los resultados de la GRH, niveles de compromisos, competencia, congruencia, nivel de eficacia de los costos de los RH, satisfacción laboral e indicadores económicos. Evaluación de la actividad del flujo de Recursos humanos: Inventario de personal, evaluación del potencial humano, análisis y descripción de cargos u ocupaciones, planeación de los Recursos humanos, reclutamiento, selección e integración, formación profesional; promoción y desarrollo.  Análisis de los sistemas de trabajo empleados: empleados: flexibilida f lexibilidad, d, multihabilidad, multihabilidad, autocontrol, autocontrol, trabajo en grupo, naturaleza y contenido de las tareas, enriquecimiento del trabajo, sistema salarial, servicios , protección y seguridad e higiene ocupacional. (2)

 Actitivi  Ac vi d ades q ue s e aud itan it an median med ian te lla a Aud Au d ito it o ría g est estió ió n a lo loss Rec Recu u rs os h um umano ano s. Para el desarrollo de este tipo de Auditorías es necesario involucrar áreas y actividades, como se muestran a continuación. Sistema de información sobre la administración de personal.  

Planes de recursos humanos administración de la compensación (Planes de sustitución y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e incentivos).

   

 Análisis de de puestos puestos (Descripciones (Descripciones y especifica especificaciones ciones de puestos). puestos). Obtención y desarrollo del personal ,reclutamiento y selección (Fuentes externas de personal, procedimientos de selección, etc).

 

Capacitación, orientación y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en el aprendizaje, planes de promoción).

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 

Control y evaluación de la organización (Técnicas de evaluación del desempeño, entrevistas de evaluación).

 

 Auditorías  Auditor ías de personal personal (función del departamento departamento de Recursos Recursos humanos y evaluación evaluación de los gerentes de línea).

Técnicas Té cnicas de in vestigación para la Audito ría de Ge Gestión stión a los rrecursos ecursos Humanos El proceso de evaluación de las actividades de Recursos humanos de una empresa requiere de técnicas de investigación que ayuden a recopilar información sobre esas actividades y las cuales se mencionarán a continuación:

Enfoque comp ara arativo tivo : El comité o equipo que efectúa la Auditoría compara la compañía (o un departamento o división de ella) con otra compañía o con otra división para identificar áreas de desempeño insuficiente.

Consultor exte externo rno : El Comité de Auditoría se basa en el diagnóstico de un consultor externo a la organización o en los resultados que publica una entidad especializada sobre parámetros de la industria, respecto a los cuales puede evaluarse lo que se realiza en la empresa.

Enfoque estadístico:   A partir de los registros existentes, el Comité de Auditoría genera estándares estadísticos contra los cuales se evalúan los programas y actividades.

Enfoque retrospectivo retrospectivo de logro s : Esta técnica permite determinar el grado de cumplimiento que se está obteniendo respecto a las leyes y a disposiciones internas.

Enfoque por objetivos : El equipo de evaluación compara los resultados reales con los resultados a que aspiraba. Mediante esta técnica se detectan áreas en las que el desempeño puede ser insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos.

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Los in strumentos más utiliza utilizados dos son lo s siguientes: Entrevistas : Las entrevistas directas con el personal a todo nivel son una poderosa herramienta para obtener información acerca de las actividades de Recursos humanos y para identificar áreas que necesitan mejorar. Los comentarios del empleado se registran y después se analizan durante la Auditoría de la función de Recursos humanos para identificar las causas de la tasa de rotación, la baja moral y otros problemas.

Sondeos de opinión : Ofrecen respuestas más directas y honestas cuando contestan un cuestionario que cuando se entrevistan con un funcionario del departamento departamento de personal. Sin embargo, debido a que las entrevistas son costosas en términos de tiempo y dinero, muchos departamentos de Recursos humanos utilizan sondeos de opinión para obtener información.

 Análi  An áli sis si s h istó is tó ri co s:   Permite adquirir información esencial sobre la función de la administración de los Recursos humanos de la empresa. (Auditorías de la seguridad física y aspectos de salud,  Auditoría de conflictos, conflictos, Auditorías Auditorías de la compensación) compensación)..

Información exte externa: rna:   Las comparaciones con otras organizaciones pueden proporcionar a los auditores una perspectiva adecuada que les permita emitir juicios certeros y tomar decisiones correctas. Las fuentes más confiables para obtener información especializada incluyen las organizaciones industriales y profesionales, las cámaras de comercio.

Investigación Inve stigación en el Áre Área a de los Recursos hu manos : Comparan un grupo experimental con otro de control en condiciones realistas. Estos experimentos se llevan a cabo para obtener datos referentes a aspectos como el ausentismo, la tasa de rotación, el nivel de satisfacción con el empleo, la compensación, la seguridad y otros. (3)

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El informe de auditoría  Es una descripción global de las actividades de Recursos humanos en la empresa. Incluye tanto los juicios positivos por los aspectos que se han logrado bien como las recomendaciones para poner en práctica medidas correctivas en las áreas que lo requieren. Cuando un informe reconoce la existencia de aspectos tanto positivos como negativos, se considera más balanceado y logra mejor aceptación. El informe que se entrega al gerente de Recursos humanos suele contener toda la información que se proporcionó a los gerentes de línea, así como a los especialistas de Recursos humanos.  Además de estos aspectos, aspectos, se se proporciona proporciona retroalimenta retroalimentación ción al gerente gerente sobre aspectos aspectos como: Las actitudes de los gerentes de línea y del personal en general respecto al departamento y los servicios que presta.  

Una verificación de los objetivos y planes del departamento, con recomendaciones acerca de cómo alcanzarlos.

 

Recomendaciones específicas sobre los cambios necesarios y una escala de prioridades que ayude a la toma de decisiones.

Beneficios Bene ficios de este tipo de Audito ría ríass  

Identifica el grado de contribución del Departamento de personal a la organización.

 

Mejora la imagen profesional del departamento de personal.

 

Estimula

una

mayor

responsabilidad

y

profesionalidad

entre

los

miembros

del

departamento de personal.  

Clarifica los deberes y responsabilidades del departamento de personal.

 

Detecta problemas críticos de personal.

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 

Estimula la uniformidad de las políticas y prácticas de personal, especialmente en empresas descentralizadas.

 

Reduce los costes de Recursos humanos a través de procedimientos de personal más eficientes.

 

Sensibiliza hacia la necesidad de cambios en el Departamento de personal.

 

Garantiza el cumplimiento de las disposiciones legales. 

Objetivos g enera enerales les de Audit Auditoría oría de Ge Gestió stió n a los Recurso s hum humanos. anos. Tomando como referencia los criterios que se recogen en la Resolución 26/06 “Guía metodológica para la Auditoría de Gestión” se presentan los siguientes objetivos de la  Auditoría de Gestión a los Recursos Recursos humanos. humanos.

Medición dición   Me

y comparación de logros

Medir, evaluar y comparar los resultados favorables y no favorables alcanzados en la gestión de los recursos humanos, a partir de los procedimientos previstos en materia de Planeación, Reclutamiento, Selección, Orientación o inducción, capacitación y Desarrollo y Evaluación del desempeño.  

Cultura de la responsabilidad Verificar la existencia de una cultura de la responsabilidad en la Gestión de los Recursos humanos, por parte de los directivos y especialistas.

 

Mejoramiento de la planificación Comprobar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el diseño, formulación, aprobación, ejecución y control de los planes y presupuesto de gastos aprobados para la organización, administración y control de los Recursos humanos.

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 

Necesidad Ne cesidad de un bu en sistema integral de información y comun icación Comprobar que los sistemas de información y comunicación implementados para la Gestión de los Recursos humanos permiten garantizar la calidad, oportunidad y cantidad de los procesos productivos o de servicios de la entidad auditada.

Según la autora los objetivos de Auditoría de Gestión a los Recursos humanos pueden resumirse en los siguientes aspectos:  

Verificar que se cumplan las normativas y disposiciones vigentes en materia de Gestión de capital humano, y en Cuba la aplicación de la norma 3000:2007 para cada entidad.

 

Comprobar que las entidades cuenten con procedimientos y políticas eficientes que les permita Gestionar sus Recursos humanos, y convertirlos en estratégicos para la organización.

 

Confirmar que existan existan

especialistas en el tema capaces de dirigir este proceso con el

carácter integrador y sistémico que se le atribuye en la actualidad.

Conclusiones Mediante la presente investigación se pudo constatar que los Recursos humanos hoy en día, lejos de verlo como un elemento aislado del gran sistema organizacional se concibe como un sistema integrado a la Dirección de cualquier empresa, y es precisamente por los nuevos enfoques que se manejan en la actualidad, por la importancia que reviste una adecuada gestión de los mismos debido a su implicación directa en el logro de los objetivos organizacionales, que se necesita contar con herramientas de control que permitan verificar cuan eficiente ha sido la Gestión de los Recursos Humanos lo que da lugar al surgimiento de las Auditorías de Gestión a los Recursos Humanos. Por otra parte esta investigación ha posibilitado que la autora mediante un análisis exhaustivo de los criterios de diferentes autores haya podido proponer sus

propias

definiciones acerca de la Auditoría de Gestión a los Recursos Humanos y enfocarse en

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cuanto a los objetivos más generales que se deben perseguir a los efectos de realizar una  Auditoría  Auditor ía de este tipo.

Bibliografía -Angulo González, Daniel, “La Auditoría de Gestión en los Recursos Humanos como método d de e http://www.degerencia.com,, consultada el 30 de abril de 2011. (1) control integral”,  integral”, http://www.degerencia.com

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-Columbié Alarcón, Arlén, “Monografía de Auditoría de Gestión a los Recursos Humanos”, http://www.eumed.net http://www.eumed.net,, consultada el 20 de marzo del 2011.

- Guzmán de Miguel, Margarita, “Auditoría de Gestión de Recursos Humanos, corrientes actuales”,  http://www.monografias.com, actuales”, http://www.monografias.com, consultada el 3 de abril del 2011. (3)

-López Toledo, Marta Rosa, “La Auditoría de Gestión una necesidad en la eficiencia”, http://www.gestiopolis.com , consultada el 20 de marzo del 2011.

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