MUNICIPALIDAD DE SANTIAGO DE SURCO TECNOLOGÍ T ECNOLOGÍA A DE LA INF INFORM ORMACI ACIÓN ÓN
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
Facultad de Ciencias Contables
CURSO:
Auditoría del Sector Público II PROFESORA:
Mg. Janette A. Baca Morante AULA:
405 – N GRUPO:
N° 9 INTEGRANTES:
Bonifaz Valladares, Cynthia Suárez Morán, Roberth Tapia Yrene Germán
2014
10110138 101100 0900 000 000
1
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
ÍNDICE
1.
OBJETIVOS ........................................................................................................ 3
1.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................... 3 1.2. OBJETIVO ESPECÍFICO .................................................................................. 3 2.
ALCANCE ........................................................................................................... 3
3.
DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD ................................................................ 4
3.1. MISIÓN ............................................................................................................... 4 3.2. VISIÓN ................................................................................................................ 4 3.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................... 4 4.
NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD ............................................. 6
5.
INFORMES A EMITIR ..................................................................................... 7
6.
IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS ................................................. 7
7.
RELACIÓN DE ESPECIALISTAS .................................................................. 8
8.
PARTICIPACIÓN DE LOS ESPECIALISTAS ............................................. 9
9.
PRESUPUESTO DE TIEMPO.......................................................................... 9
10.
PROGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................. 10
11.
CUESTIONARIO............................................................................................... 11
12.
ANEXOS .............................................................................................................. 17
12.1. MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO ............................................. 17
2
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO AL ÁREA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DE LA MUNICIPALIDAD DE SANTIAGO DE SURCO
1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL
Proponer un modelo de Auditoría de Cumplimiento al área de tecnología de la información, que fortalezca el área de Auditoría Interna de la Municipalidad de Santiago de Surco. 1.2. OBJETIVO ESPECÍFICO
1. Proporcionar al Área de Auditoria Interna de la Municipalidad de Santiago de Surco, una guía que facilite la aplicación de los procedimientos para ejecutar su trabajo de manera eficaz y efectiva. 2. Establecer un proceso ordenado y técnico que ayude al Área de Auditoria Interna a efectuar las auditorias con mínimos esfuerzos y recursos, con el fin de obtener resultados óptimos. 3. Proponer al Área de Auditoria Interna de la Municipalidad de Santiago de Surco, una Guía para realizar una Auditoría de Cumplimiento, que contiene elementos y principios básicos para efectuar revisiones sobre las operaciones que efectúa el área de Tecnología de la Información. 2. ALCANCE
Realizar una Auditoría de Cumplimiento al área de Tecnología de la Información de la Municipalidad de Santiago de Surco, por el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, de conformidad a las Normas de Auditoría Gubernamental.
3
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO 3. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD 3.1. MISIÓN
Brindar servicios públicos a través de una gestión moderna y eficiente, con el fin de entregar a los ciudadanos un lugar grato para desarrollarse y vivir. 3.2. VISIÓN Al 2016 producimos y entregamos: “La experiencia de vivir en Sant iago
de Surco” señal de liderazgo en calidad de vida y desarrollo humano”. 3.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
4
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
5
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO 4. NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD
La Municipalidad Distrital de Santiago de Surco, es el órgano de gobierno local emanado por la voluntad popular, creada por Ley N° 6644 de 06.12.1929; es un órgano de gobierno promotor del desarrollo local, con personería jurídica de derecho público y plena capacidad para el cumplimiento de sus fines; goza de autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Su organización y funcionamiento se encuentra normado por la Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades, y tiene como finalidad representar al vecindario,
promover la adecuada prestación de los servicios públicos y el desarrollo integral sostenible y armónico de la circunscripción de su jurisdicción. La Municipalidad Distrital de Santiago de Surco para el año 2009 tiene como objetivos generales, los siguientes:
Mejorar el servicio de seguridad del distrito. Proporcionar al vecino un entorno grato donde vivir. Brindar apoyo a los sectores menos favorecidos. Promover la actividad comercial y cultural del distrito. Crear una organización moderna.
Para el cumplimiento de sus funciones, la Municipalidad está estructurada orgánicamente de la siguiente manera:
Órgano de Gobierno. Órganos Consultivos. Órgano de Control. Órgano de Alta Dirección. Órganos de Apoyo. Órganos de Asesoramiento. Órganos de Línea.
Base Legal Constitución Política del Perú. Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades del 27.03.2003. Ley N° 27209 Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.
6
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Resolución de Contraloría N° 162-95- CG que aprueba las “Normas de Auditoría Gubernamental”, modificada por las Resoluciones de Contraloría
N° 246-95-CG del 28.12.95, 112-97-CG del 20.06.97, 141-99-CG del 25.11.99 y 259-2000 del 13.12.2000. Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG de 30.10.2006, que aprueba las Normas de Control Interno. Texto Único de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N° 083-2004-PCM y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo N° 084-2000-PCM. Ordenanza Municipal N° 247-2005-MSS del 24.11.2005 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad de Santiago de Surco, vigente en el periodo evaluado.
5. INFORMES A EMITIR
Como resultado de la auditoría de Cumplimiento, se emitirán los respectivos informes de acuerdo con la NAGU 4.40 emisión de informe de acuerdo con lo siguiente:
Dictamen o informe corto a los setenta y cinco (75) días hábiles de iniciado la auditoría. Informe largo a los ochenta (80) días hábiles de iniciado la auditoría.
6. IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS
Del estudio general de la normativa aplicable a la entidad y del análisis de la situación financiera presupuestal y de la orientación o aplicación de los recursos financieros de la entidad, se han identificado las siguientes áreas críticas, por su materialidad, riesgo e importancia.
7
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
CUENTA
FACTORES DE RIESGO
RIESGO
ENFOQUE DE AUDITORIA
Alto
Enfoque sustantivo
Observación de inventarios, revisión de evaluación
Moderado
Satisfacción moderada de control Revisión analítica de fluctuaciones principales en el año
Realizar pruebas de revisión analítica, en coordinación con las cuentas relacionadas.
No se llevan Adiciones y controles retiros de específicos sobre activo fijo altas y bajas de activos fijos
Cuentas del estado de gestión
8
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR
7. RELACIÓN DE ESPECIALISTAS
Los funcionarios responsables durante el periodo de evaluación son los siguientes: Cargo Alcalde Teniente Alcalde Jefe del Órgano de Control Institucional Procurador Público Municipal Gerente de Tecnologías de la Información * FUENTE: www.munisurco.gob.pe
Nombre Roberto Hipolito Gómez Baca José Luis Pérez Alemán Savina Gladis Valdivia Zuñiga
Correo
[email protected] [email protected] [email protected]
Carlos Edison Aquino Osorio
[email protected]
Alejandro Delgado Ledesma
[email protected]
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
9
8. PARTICIPACIÓN DE LOS ESPECIALISTAS
Para el desarrollo del trabajo se deberá contar con los siguientes colaboradores:
NOMBRE Y APELLIDO
CATEGORÍA
CARGO EN LA COMISIÓN
Roberth Suarez
Contador
Supervisor
Cynthia Bonifaz
Contadora
Auditora encargado
Yrene Carhuavilca
Contadora
Auditora
Manuel Tapia
Contador
Auditor
Germán
Contador
Auditor
9. PRESUPUESTO DE TIEMPO
El presupuesto de tiempo para realizar la evaluación es el siguiente: APELLIDOS Y
VISTA PRELIMINAR
TRABAJO DE CAMPO
ELABORACION DEL INFORME
NOMBRES DEL
AL
HORAS
DEL
AL
DIAS
HORAS
UTILES ASIGNADAS
HORAS
DEL
AL
HORAS
Robert Suarez
01-oct 04-oct
30
06-oct 16-oct
100
25-oct
30-oct
40
20
170
Yrene Carhuavilca
01-oct 04-oct
30
06-oct 19-oct
120
25-oct
30-oct
40
23
190
Cynthia Bonifaz
01-oct 04-oct
25
06-oct 23-oct
160
25-oct
30-oct
50
27
235
Manuel Tapia
01-oct 04-oct
25
06-oct 23-oct
160
25-oct
30-oct
50
27
235
01-oct 04-oct
25
06-oct 23-oct
160
25-oct
30-oct
50
27
235
Germán
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
10
10. PROGRAMA DE ACTIVIDADES
PERIODO ITEM 1 2
3
PROCEDIMIENTOS PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN Observación de inventarios, revisión de evaluación Realizar pruebas de revisión analítica, en coordinación con las cuentas relacionadas. Aplicación del Cuestionario de Control Interno a la entidad Aplicación del Cuestionario De Control Interno a los Software y Licencias. Elaboración del Informe. PRESENTACIÓN
* Elaborado Por: * Revisado Por:
DEL
AL
01-sep 24-sep 01-oct 03-nov 01-oct 05-oct 08-oct 12-oct 15-oct 19-oct 22-oct 25-oct 29-oct 03-nov Noviembre
EFECTUADO POR (INICIALES)
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
11
11. CUESTIONARIO
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO No
PREGUNTA
NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE DE CONTROL 1 ¿La municipalidad cuenta con el Código de Ética Institucional? 2 ¿Cuenta la municipalidad con el Reglamento Interno de Trabajo? 3 ¿Efectúan evaluaciones periódicas del desempeño del personal, con el objetivo de medir la eficacia del Control Interno? 4 ¿Se cuenta con planes estratégicos y operativos? 5 ¿Estos planes son revisados por lo menos una vez al año? 6 ¿Cuenta la municipalidad con una estructura organizacional? 7 ¿Esta estructura es revisada al menos una vez al año? 8 ¿La municipalidad cuenta con un Manual de Organización y Funciones y Descriptor de puestos? 9 ¿Se ha designado autoridad y las funciones de acuerdo al Manual de responsabilidad en el desempeño de Organización y Funciones? 10 ¿Se tienen definidas las relaciones de jerárquicas y la comunicación formal entre los diferentes departamentos en la Municipalidad? 11 ¿La Municipalidad cuenta con adecuadas políticas y prácticas para la administración del capital humano?
SI
NO N/A
Ref. COMENTARIO P/T
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
12 13
14 15
16 17
18 19
20
21
¿Se cuenta con un reglamento para la contratación de personal? ¿Se desarrollan programas para desarrollar las capacidades y aptitudes de los empleados en el campo de su competencia? SUBTOTAL
NORMAS RELATIVAS A LA VALORACIÓN DE RIESGOS ¿Cuentan con la visión y misión de la Municipalidad? ¿Se realiza una planificación participativa en el proceso de elaboración del anteproyecto anual de presupuesto, planes de desarrollo, programas y demás instrumentos administrativos? ¿Se hacen divulgaciones de los planes al personal bajo su responsabilidad? ¿Se identifican factores de riesgo internos, que impidan y obstaculicen una adecuada planificación? ¿Existen planes de contingencia a efecto de disminuir los riesgos? ¿Se analizan los riesgos que son identificados y se clasifican desde el más alto al más bajo? SUBTOTAL NORMAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Se tiene definido a los responsables de autorizar y aprobar las operaciones de cada unidad administrativa y operativa de la municipalidad? ¿Cuenta la municipalidad con un
12
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
inventario de bienes actualizado? 22
¿Se realiza arqueos a los fondos y valores?
23
¿Está definido claramente el diseño, aplicación y uso de formularios que contribuyan al adecuado control de todas las operaciones que se realizan en la Municipalidad? ¿Se ha designado a un servidor independiente de la custodia y registro de fondos y valores, para la conciliación de cuentas? ¿Se cuenta con un manual de políticas y procedimientos de Rotación de personal? ¿Los servidores que administran fondos y/o recursos institucionales rinden fianza? ¿Las Cuentas bancarias están a nombre de la municipalidad? ¿Se tienen claves de acceso a los sistemas informáticos? ¿En los sistemas informáticos se elaboran los respaldos de la información? SUBTOTAL
24
25 26 27 28 29
30
31 32
NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACION Y COMUNICACIÓN ¿Se presenta oportunamente la información para verificar el cumplimiento de los objetivos institucionales? ¿Se lleva un archivo en original y copia de toda la documentación de respaldo? ¿El Concejo y las jefaturas, vigilan y se aseguran que la información que se genera en las transacciones de la municipalidad sea confiable, clara y precisa para la toma de decisiones?
13
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
33 34
35
36
37
38
¿Existe un adecuado sistema de Comunicación de la información? ¿Se cuenta con un archivo institucional para preservar la información? SUBTOTAL NORMAS RELATIVAS AL MONITOREO ¿El Concejo Municipal y demás jefaturas monitorean las actividades de control de cada una de las áreas de la municipalidad? ¿Se realizan auto evaluaciones trimestralmente para evaluar el cumplimiento de objetivos y metas? ¿Se le da seguimiento al cumplimiento de las deficiencias observadas en fiscalizaciones que se realizan en la Municipalidad? ¿Los resultados de las actividades del monitoreo del Sistema de Control Interno son comunicadas al Concejo Municipal? SUBTOTAL TOTAL FECHA: ENTREVISTADO: AUDITOR:
14
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
15
CONTROL INTERNO PARA EL SOFTWARE Y LICENCIAS No PREGUNTA 1
2
3
4 5 6
7
8
9
10 11
¿Todo desembolso para la adquisición de software cuenta con su respectivo comprobante de respaldo? ¿Toda transferencia de fondos, ya sea de forma manual o electrónica, para la compra de software cuenta con su documentación? ¿Las diferentes áreas de la Municipalidad están haciendo uso del software adquiridos? ¿Hay restricciones para el uso del nuevo software comprado? ¿Cada uno del software cuenta Con su respectiva licencia de funcionamiento? ¿Todas las licencias que se adquirieron han sido activadas en las áreas requeridas? ¿El nuevo software adquirido está plenamente operativo y con sus respectivas licencias en las áreas que se han requerido? ¿Los resultados del nuevo uso de los recién comprados software son satisfactorios y cumplen con las expectativas? ¿El software desarrollado para la implementación en la Municipalidad cumple con los estándares? ¿Se entregaron las licencias en el plazo establecido? ¿El software presenta inconsistencias técnicas o problemas durante su ejecución?
SI
NO N/A
Ref. COMENTARIO P/T
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
12 13 14
15
16
17 18
19
20
¿Se ha logrado integrar las diferentes áreas de trabajo con el software? ¿Cuentan con un manual para el uso del nuevo software? ¿Se ha terminado de uniformizar el uso del software para las áreas que lo solicitaron? ¿El software cuenta con interfaces gráficas, estándares de presentación y mensajes claros y explícitos para los usuarios? ¿Los sistemas de software cuentan con un registro de las actividades de los usuarios? ¿La arquitectura del nuevo software permite su integración con los anteriores? ¿La ejecución de proyectos informáticos Es debidamente supervisada y controlada? ¿Los diseños y estructuras del software presentan deficiencias importantes en su operación? ¿Las licencias adquiridas permiten su uso en más de una computadora? FECHA: ENTREVISTADO: AUDITOR:
16
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO 12. ANEXOS 12.1.
MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO
Señor Roberto Hipolito Gómez Baca Alcalde de la Municipalidad Distrital de Santiago de Surco El Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Distrital de Santiago de Surco, efectuó el “Auditoría de Cumplimiento a los Software y Licencias Adquiridos por la Municipalidad”, con el propósito de determinar si los
Software y Licencias adquiridos se efectuaron de acuerdo a los requerimientos de las áreas usuarias. En el planeamiento y ejecución del presente examen, se consideró la evaluación de la estructura de control interno existente, a fin de determinar los procedimientos de auditoría con relación a los objetivos previstos. De la aplicación de los procedimientos notamos ciertos asuntos relacionados con deficiencias importantes en el diseño y operación de dicha estructura, que en nuestra opinión generan el riesgo potencial de afectar en forma negativa a la gestión en el cumplimiento de los objetivos institucionales y que consideramos deben ser incluidos en esta comunicación, de conformidad a las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU) y Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU) emitidos por la Contraloría General de la República. La estructura de control Interno debe ser instaurada por la administración de la entidad, a fin de que los activos estén protegidos y se cautele su debido uso, así como las operaciones se ejecuten de acuerdo con autorizaciones de la administración de la entidad y registradas adecuadamente para permitir la preparación de información confiable y oportuna. Al respecto, se precisa que los objetivos de una estructura de control interno son proporcionar a la Entidad con razonable, pero no con absoluta seguridad, que las operaciones son ejecutas de acuerdo con las disposiciones autorizadas y su registro adecuado. Los asuntos mencionados en este documento, se refieren exclusivamente a recomendaciones para mejorar el sistema de control interno y no cubren
17
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
todas aquellas recomendaciones que podrían resultar de un estudio integral del sistema. RECOMENDACIÓN Que la Gerencia Municipal disponga que el Gerente de Sistemas y Procesos formule y registre el Plan Operativo Informático efectuando además su evaluación, gestionando la aprobación de la formulación y evaluación respectivamente ante el Despacho de Alcaldía. Además de efectuar el registro del Plan Operativo Informático en el sistema implementado por la Presidencia del Consejo de Ministros, en cumplimiento a los lineamientos dictados por la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática.
18
