Auditoria de Barrio

 

Audit udito oría fin financi ancier eraa d dee b bar arri rio o o de rram ama: a: Fuer uera d dee llos os Estad stados os Unid Unidos os y Can Canad adáá

Secci ecció ón 11:: In Instru strucc ccio ione ness y defin efiniicio cione ness

  Por qué son necesarias las auditorías financieras Los fondos de la Iglesia son sagrados y deben manejarse con integridad y sabiduría. Las auditorías evalúan ccómo ómo se recogen, se gastan y se registran los fondos. Permiten detectar y corregir problemas sin demora. Las auditorías también brindan protección a los líderes y miembros de la Iglesia. Cuándo efectuar auditorías Para asegurarse de que los fondos se reciban y se gasten debidamente, las auditorías financieras de unidad local se deben efectuar al menos dos veces al año:

- La auditoría de mitad de año en agosto (la cual abarca los meses de enero a junio de ese año). Fecha de entrega del informe: 15 de septiembre. - La auditoría de fin de año en febrero (la cual abarca los meses de julio a diciembre del año anterior). Fecha de entrega del informe: 15 de marzo. El presidente de estaca también puede solicitar una auditoría en otro momento, por ejemplo, después que se aparte a un nuevo obispo. Si se llevan a cabo auditorías de este tipo, no se envían. Procedimiento de las auditorías de barrio o rama Nota: En Nota:  En estas instrucciones, los términos “estaca” y “presidente de estaca” también se aplican a los distritos y presidentes de distrito.  Asimismo, los términos términos “barrio” y “obispo” también también se aplican a las ramas y a los presidentes de rama. rama. Presidencia de estaca

Consejero—presidente del comité Consejero—presidente de auditorías

Comité de auditorías de estaca

Auditores de estaca

presidente del comité

  Auditoría de barrio

 Auditor asistente asistente de Área

   

Auditorías completadas completadas

Obispo Secretario  Auditor de estaca estaca

1. El presidente de estaca nombra un comité de auditorías auditorías de estaca constituido por uno de sus consejeros, que actúa como presidente, y otros dos poseedores del Sacerdocio de Melquisedec dignos de confianza que tengan una recomendación vigente para el templo. Los miembros del comité no deben ser auditores de estaca ni deben llevar registros financieros de estaca o de barrio. 2. El comité de auditorías de estaca recomienda a poseedores del Sacerdocio Sacerdocio de Melquisedec dignos de confianza, que posean una recomendación para el templo vigente, para servir como auditores de estaca. Si fuera posible, deben contar con experiencia contable o en auditorías. La presidencia de estaca y el sumo consejo aprueban a los auditores de estaca. 3. Un auditor de estaca asignado se reúne con el obispo y el secretario financiero de barrio. El auditor lleva a cabo la audit auditoría oría haciendo preguntas, comprobando los documentos financieros y registrando los resultados. Después firma la auditoría (electrónicamente, en el caso de las auditorías por internet). El obispo revisa los resultados de la auditoría, prepara un plan por escrito para resolver toda excepción de auditoría y firma dicha auditoría. 4. En el caso de las auditorías por internet, el presidente del comit comité é de auditorías de estaca accede a los resultados de la auditoría. En el Versión W12

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caso de los formularios impresos de auditoría, el auditor de estaca envía el formulario al comité de auditorías de estaca. El comité revisa los resultados de la auditoría y el plan del obispo. El presidente del comité y el presidente de estaca firman la auditoría. 5. Las auditorías por internet se envían automáticam automáticamente ente cuando se registra la última firma. En En el caso de los formularios impresos de auditoría, el presidente del comité de auditorías de estaca envía los formularios firmados al auditor asistente de Área. Importante: Las excepciones detectadas durante las auditorías se deben corregir. Se deberá impartir capacitación según se requiera. Formulario de auditoría El formulario de auditoría impreso consta de seis secciones. La auditoría por internet se organiza de manera similar. 1. Instrucciones y definiciones

  2. Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos   El auditor de llena parte. Las y al preguntas deestaca auditoría se esta dirigen al obispo secretario financiero de barrio.

Revisado auditoría. por todos los que participan en la

3. Pruebas

  4. Centro de historia familiar 

El auditor de estaca llena esta parte con la ayuda del secretario financiero de barrio. Las preguntas de auditoría se refieren a procedimientos como los pagos y depósitos.

 

5. Plan de acción correctiva

  6. Firmas de la auditoría

Las excepciones de auditoría, junto con sus acciones correctivas, son registradas en esta sección por el: -  Auditor de estaca -  Obispo -  presidente del comité de auditorías

 

El auditor de estaca llena esta parte. Las preguntas de auditoría se dirigen al obispo y al director del centro de historia familiar. Nota: Esta sección se aplica únicamente a centros de historia familiar sin cuenta bancaria.

Firmado por: -  Auditor de estaca -  Obispo -  presidente del comité de auditorías -  Presidente de estaca

  Las auditorías por internet se envían automáticamente cuando se registra la última firma. Los resultados se almacenan en el sistema por  internet. En el caso de los formularios impresos de auditoría, el presidente del comité de auditorías de estaca envía los formularios originales completados de las secciones 2–6 al auditor asistente de Área para el plazo fijado. Las copias se guardan en la estaca por tres años, además del año actual. Capacitación sobre auditorías Los miembros del comité de auditorías de estaca pueden comunicarse con el auditor asistente del Área si tienen alguna pregunta. El auditor asistente del Área puede brindar capacitación. Presidente de estaca  Antes que comiencen comiencen las auditorí auditorías as de estaca y barrio barrio::

Organice el comité de auditorías con: - Presidente del comité: Un comité: Un consejero de la presidencia de estaca, quien por lo general no firma cheques ni lleva registros financieros de estaca. - Dos miembros del comité: Miembros comité: Miembros de la estaca que comprendan los asuntos financieros, que no sean auditores de estaca ni participen de ningún modo en el mantenimiento de registros financieros de estaca o de barrio.  Asegúrese de que se llamen a auditores de estaca. Después que se terminen las auditorías de estaca y barrio:

Revisar con el comité de auditorías de estaca las excepciones de auditoría comunicadas. Firmar las auditorías por internet para el 15 de marzo en el casodedeauditoría las auditorías de fin año, al y para el 15 de septiembre auditorías que los formularios impresos sede envíen auditor asistente de Áreapara paralas estas fechas. de mediados de año. Asegúrese de Revise con cada obispo los resultados de la auditoría de barrio más reciente en la siguiente entrevista del sacerdocio. En cualquier fecha durante el año, informe inmediatamente de cualquier sospecha de uso indebido de los fondos al contralor de Área.

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Nota para los presidentes de misión

El presidente de misión debe asegurarse que se audite a todos los distritos y ramas en su misión. Comité de auditorías de estaca  Antes que comiencen comiencen las auditorí auditorías as de estaca y barrio barrio::

Lea todo el formulario de auditoría impreso para asegurarse de que comprenda bien el proceso de auditoría. Recomiende auditores para la aprobación de la presidencia de estaca y del sumo consejo. Los auditores deben ser poseedores del Sacerdocio de Melquisedec que sean dignos de confianza y tengan una recomendación para el templo vigente. Si fuera posible, deben contar con experiencia contable o en auditorías. Reúnase con los auditores en enero y en julio antes de las auditorías de mitad de año y proporcióneles asignaciones, instrucciones y capacitación. Después que se reciba del auditor de estaca la Auditoría financiera de barrio o rama completada:

Si se ha extraviado o malversado dinero, o si existe la sospecha de ello, notifíquelo tan pronto como sea posible al contralor de Área  para recibir instrucciones adicionales. Si está revisando un formulario de auditoría impreso, asegúrese de que el auditor de estaca haya llenado todas las sec secciones ciones del formulario que correspondan. Si en una hoja de trabajo hay alguna respuesta “No”, asegúrese de que las preguntas de auditoría correspondientes estén marcadas con un “No”. Cerciórese también de que el auditor haya llenado su parte de la Sección 5: Plan de acción correctiva, para todas las preguntas de auditoría en las que se haya marcado “No”.  Asegúrese de que el obispo haya llenado su sección del P Plan lan de acción correctiva. Llene la parte del presidente del comité de auditorías del Plan de acción correctiva. Revise con el presidente de estaca y el secretario financiero de estaca el Plan de acción correctiva.  Asegúrese de que la sección Firmas Firmas de auditoría cuente cuente con todas las firmas requeridas. En el caso de las auditorías por internet, internet, las firmas son electrónicas. Conserve copias de todos los formularios de auditoría completados durante tres años, aparte del año en curso. No hay necesidad de conservar copias impresas de las auditorías por internet.  Asegúrese de que las auditorías auditorías se envíen para el 15 de marzo en el caso de las las auditorías de fin de año, y para el 15 de septiembre en el caso de las auditorías de mediados de año. En el caso de los formularios de auditoría impresos, envíe las secciones 2–6 al auditor asistente de Área para estas fechas. Si se detecta alguna excepción de auditoría, asegúrese de que se corrija en un plazo de 30 días tras la finalización de la auditoría. Cuando se resuelvan excepciones de auditoría, el presidente del comité de auditorías de estaca registrará las fechas en las que se realizaron las acciones correctivas en el Sistema de auditoría financiera de unidad local (LUFAS). A falta de una conexión a internet de alta velocidad, el presidente del comité de auditorías comunica las fechas de finalización al auditor asistente de Área. Auditor de estaca  Antes de la auditoría: auditoría:

Lea las instrucciones y efectúe una auditoría de práctica para asegurarse de que comprenda la manera de completar todas las secciones de la auditoría. Ante cualquier pregunta comuníquese con un miembro del comité de auditorías de estaca. Programe una reunión con el obispo y el secretario financiero. Pida al secretario financiero que tenga a la mano los siguientes documentos por los seis meses que serán auditados: - Estados financieros de unidad - Registros de donativos (véase la sección Definiciones) - Registros de pago (véase la sección secc ión Definiciones) - Informe de resumen del lote de diezmos y ofrendas(MLS) - Informe de detalle de gastos (MLS) - Informe de MLS de resumen de ingresos y gastos por subcategorías El obispo debe estar presente al comienzo de la auditoría mientras usted llene la sección Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos. También deberá estar presente al final de la auditoría para llenar su parte del Plan de acción correctiva y para firmar la auditoría. Durante la auditoría:

Comiencen la auditoría con una oración. Haga al obispo y al secretario s ecretario financiero de barrio las preguntas correspondientes a la sección secc ión Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos. Si está utilizando un formulario impreso y una pregunta de auditoría lleva una respuesta “No”, indique el número de la pregunta en la Sección 5: Plan de acción correctiva, y escriba una explicación breve de la situación que produjo la respuesta negativa. En el caso de las auditorías por internet, se facilita la explicación antes de pasar a la siguiente pregunta, y se guarda automáticamente en el Plan de acción correctiva para poder consultarla más adelante. Evalúe las respuestas que obtuvo en la sección Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos. Si la respuesta a cualquiera de Versión W12

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esas preguntas fue “No”, puede que se requieran más comprobaciones a lo largo del resto de la auditoría, con el fin de garantizar que los fondos de la Iglesia se recogieron, gastaron y registraron adecuadamente. Si se ha extraviado o malversado dinero, o si existe la sospecha de ello, notifíquelo tan pronto como sea posible al presidente del comité de auditorías de estaca (un consejero en la presidencia de estaca). Él o el presidente de estaca deben llamar al contralor de  Área de la Iglesia tan tan pronto como sea posible. posible. No investigue la posible pérdida sin recibir instrucciones del contralor de Área. Revise los resultados de la auditoría con el obispo y el secretario financiero del barrio. Pida al obispo que llene su parte del Plan de acción correctiva para todas las preguntas de auditoría en las que se haya marcado “No”. Firme la auditoría. En el caso de las auditorías por internet, indique el nombre de usuario y la contraseña de su cuenta LDS Account en la sección Firmas de la auditoría. En el caso de los formularios de auditoría impresos, firme indicando su nombre e indique la fecha y todos los datos que se piden en la parte que corresponda de la sección 6: Firmas de la auditoría. Haga que elyobispo firme sulas parte de la sección Firmasalde la auditoría, para certifique que está de acuerdo con los resultados de la auditoría que corregirá excepciones conforme plan en un plazo de que 30 días. Si la auditoría se ha efectuado utilizando un formulario impreso, entregue una copia de las secciones 2–5 al obispo y al secretario financiero del barrio. Después de la auditoría:

Si la auditoría se ha efectuado por internet, haga saber al presidente del comité de auditorías de estaca que dicho comité ya puede revisarla. Si ha utilizando un formulario impreso, entregue los originales de las secciones 2–6 al presidente del comité de auditorías de estaca. Importante: Recuerde que debe mantener estrictamente confidencial toda la información de las auditorías. Secretario financiero de barrio  Antes de la auditoría: auditoría:

Reúna todos los documentos financieros del semestre a auditar: - Estados financieros de unidad - Registros de donativos (véase la sección Definiciones) - Registros de pago (véase la sección secc ión Definiciones) - Informe de resumen del lote de diezmos y ofrendas(MLS) - Informe de detalle de gastos (MLS) - Informe de MLS de resumen de ingresos y gastos por subcategorías Durante la auditoría:

Estar presente durante la auditoría para ayudar al auditor de estaca. es taca. Después de la auditoría:

En un plazo de 30 días tras terminar la auditoría, lleve a cabo todas las acciones ccorrectivas orrectivas del Plan de acción correctiva según se lo asigne el obispo. Obispo Durante la auditoría:

Estar presente al comienzo de la auditoría para contestar preguntas de la sección Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos. Revise los resultados de la auditoría con el auditor de estaca. Llene la sección que le corresponde del Plan de acción correctiva para todas las preguntas de auditoría en las que se haya marcado “No”. Firme la auditoría. Si se trata de una auditoría por internet, indique el nombre de usuario y la contraseña de su ccuenta uenta LDS Account en la sección Firmas de la auditoría. Si se trata de un formulario de auditoría impreso, firme con su nombre e indique la fecha y todos los datos que se pidan en la parte de la sección 6 que corresponda: Firmas de la auditoría. Después de la auditoría:

 Asegúrese de que cualquier acción correctiva se lleve a cabo y que se comunique al presidente del comité de auditorías auditorías de estaca en un plazo de 30 días tras terminar la auditoría. Secretario financiero de estaca  Antes de la auditoría: auditoría:

Lea todo el formulario de auditoría impreso para asegurarse de que comprenda bien el proceso de auditoría. Ante cualquier pregunta comuníquese con un miembro del comité de auditorías de estaca. Coordine que los secretarios de los barrios y ramas sean capacitados en registros, normas y procedimientos financieros. Después de la auditoría:

Reúnase con el comité de auditorías de estaca para revisar cualquier excepción de auditoría registrada en el Plan de acción correctiva.  Asegúrese de que los secretarios financieros de barrio reciban capacit capacitación ación sobre cómo evitar y corregir las excepciones encontradas durante la auditoría. Versión W12

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Definiciones Barrio: Este término también se refiere a las ramas. Cargos automáticos: Fondos retirados automáticamente de la cuenta bancaria del barrio para pagos a entidades de la Iglesia o a proveedores seleccionados, como los Servicios de Distribución de la Iglesia. Los gastos que se cubren mediante un cargo automático se incluyen en el Estado financiero mensual de barrio. Los cargos automáticos deben ser revisados y aprobados por el obispo. Para la mayoría de estos cargos, el barrio recibe un IROP (definido en esta sección) en MLS. Comité de auditorías: El comité de auditorías consta de un presidente y de dos miembros del comité. Su deber es asegurarse de que se efectúen las auditorías correctamente y que se envíen a tiempo, así como cerciorarse de que se resuelvan las excepciones de auditoría. El presidente siempre es un consejero de la presidencia de estaca, quien por lo general no firma cheques ni participa en ningún modo en el mantenimiento de registros financieros de estaca. No se debe pedir a los miembros del comité de auditorías que actúen como auditores de estaca. CUBS (Sistema bancario para unidades de la Iglesia): El programa informático que utilizan las Oficinas Generales de la Iglesia para registrar los donativos, depósitos y desembolsos de los barrios. Genera varios informes para los barrios, entre ellos el Estado financiero mensual de unidad. Cuentas bancarias: La única cuenta corriente autorizada es la cuenta corriente de la unidad. No hay más cuentas bancarias autorizadas. Depósito bancario las 24 horas: Bancos o instalaciones bancarias que permiten que se efectúen depósitos a toda hora, incluso los domingos. Documentos de respaldo: Los documentos que contienen los detalles de las transacciones financieras, por ejemplo: facturas originales, recibos originales, estados de cuenta bancaria, informes de pago de MLS, y registros de pago (definidos en esta sección). Estaca: El término también se refiere a los distritos y misiones. Excepción de auditoría: Cualquier pregunta de la auditoría marcada con un “No”. Cada excepción de la auditoría se registra en los resultados de la auditoría (para las auditorías en línea) o en el Plan de acción correctiva (para los formularios de auditoría impresos). Familiares inmediatos del obispo: Los integrantes de la familia inmediata del obispo son sus padres, sus s us hermanos y hermanas y sus respectivos cónyuges, los hijos de él y sus respectivos cónyuges, su esposa y otros familiares similares de su esposa (familiares políticos del obispo), independientemente de que vivan en la casa del obispo o no. Cualquier otro familiar o familiar político que viva en la casa del obispo también se considerará integrante de su familia inmediata. Fondo en efectivo (fuera de EE. UU. y Canadá únicamente): Cualquier cantidad de dinero de la Iglesia que se administra fuera de una cuenta bancaria y que controla el obispo. El obispo usa ese dinero para pagar gastos que no se pueden pagar con un cheque o con otro medio de pago aprobado. El dinero procede de un retiro de efectivo hecho con una tarjeta bancaria u otro método aprobado por la oficina administrativa asignada. Un fondo en efectivo no está autorizado a menos que haya sido aprobado por la oficina administrativa asignada. Formulario de aprobación de pagos (fuera de EE. UU. y Canadá únicamente): Un formulario que se utiliza en algunas Áreas para autorizar pagos de efectivo, adelantos de efectivo, pagos electrónicos o transferencias de fondos. Formulario de solicitud de pago: Un formulario que se utiliza para recoger información básica sobre cada gasto. También se puede utilizar para solicitar un reembolso o un adelanto. El formulario debe incluir como mínimo lo siguiente: un espacio para la firma del obispo, la firma del líder de la organización, el nombre de la persona que recibe el pago, la descripción del gasto, la categoría de presupuesto o el nombre de la organización que generó el gasto, y el importe del gasto. IROP (Registro interno de adquisiciones): Una factura generada por la Iglesia que se paga mediante cargo automático (definida en esta sección). Un IROP (Registro interno de adquisiciones) enumera artículos comprados a entidades de la Iglesia o a proveedores seleccionados, como los Servicios de Distribución de la Iglesia. Los barrios reciben todos los IROP por MLS. LCR (Fuentes de recurso para líderes y secretarios) (solo para U.S. y Canadá): La aplicación web usada en muchas estacas para ver  la información financiera. Con el tiempo LCR reemplazará a MLS (definida en esta sección) en la mayoría de las estacas. MLS (Servicios para Miembros y Líderes): El programa informático que utilizan los líderes de barrio de la Iglesia para registrar  donativos, otros fondos recibidos y pagos realizados en el barrio. MLS está diseñado para facilitar el mantenimiento de registros de la Iglesia y hacerlo más eficiente. NA (no se aplica): La pregunta no es relevante o no se aplica al barrio. Obispo: Este término también se aplica a los presidentes de rama. Oficina administrativa asignada (fuera de EE. UU. y Canadá únicamente): La oficina administrativa de la Iglesia que sirve a una estaca, un distrito o una misión determinados. Periodos de auditoría:  Auditoría de mitad mitad de año: del 1 de enero al 30 de junio (auditoría en agosto; fecha de entrega del informe: informe: 15 de septiembre). Auditoría de fin de año: del 1 de julio al 31 de diciembre (auditoría en febrero; fecha de entrega del informe: 15 de marzo) Persona asignada a verificar que se efectúe la acción correctiva: Esta persona debe ser independiente del barrio sometido a la auditoría y suele ser miembro del comité de auditorías, miembro de la presidencia de estaca, miembro del sumo consejo, auditor de Versión W12

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estaca o el secretario financiero de estaca. Por adelantado: El dinero en efectivo que se le da a un miembro de la Iglesia para la compra de materiales o servicios para una actividad de la Iglesia, a diferencia de un reembolso, que se da después de que el miembro haya pagado los materiales o servicios. Presidente de estaca: Este término también se refiere a los presidentes de distrito y de misión. Registros de los donativos: Documentos utilizados en el proceso de donación, que indican los importes donados por los miembros, registrados en el sistema MLS y depositados en el banco. Los registros de los donativos abarcan los Informes de lote de diezmo y ofrendas de MLS, las papeletas de donativos de miembros, los informes de depósito de MLS y los justificantes de depósito bancario. Registros de pagos: Los documentos de pago, como talones o matrices de cheques (la parte superior del documento de cheque que se conserva en el barrio), formularios de aprobación de pagos, formularios de solicitud de pagos, cuentas pagadas, facturas originales, recibos originales y los informes de gastos de MLS. Retiro de efectivo: Uso de un cheque, una tarjeta bancaria, un pago electrónico u otro medio de pago aprobado para obtener efectivo para gastos aprobados. Secretario financiero de barrio: El secretario de barrio o el secretario auxiliar de barrio asignado a las finanzas. Secretario financiero de estaca: El secretario de estaca o el secretario secr etario auxiliar de estaca asignado a las finanzas. Unidad o unidad de la Iglesia: El barrio, la rama, la estaca, el distrito o el centro c entro de historia familiar que se está auditando (solamente se aplica a los centros de historia familiar que dispongan de su propia cuenta bancaria aprobada por la Iglesia).

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Número de la unidad__________________ Secciones 2–4: Preguntas de auditoría

Marque la casilla para indicar si la respuesta a la pregunta de auditoría es Sí o No. Si una pregunta de la auditoría no se aplica, márquela como no aplicable (NA). Para cualquier pregunta que conteste con “No”, escriba escr iba el número correspondiente de dicha pregunta en la primera columna de la Sección 5: Plan de acción correctiva. Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos Comiencen la auditoría con una oración. Usted, el auditor, deberá utilizar las preguntas de la sección Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos para determinar si se observan las normas y los procedimientos financieros de la Iglesia. Las respuestas a esas preguntas deben orientar su s u enfoque del resto de la auditoría. Tras revisar las respuestas, quizás tenga la impresión de comprobar transacciones adicionales o dedicar más tiempo a revisar transacciones de un periodo específico. Haga esas preguntas durante su reunión con el obispo y el secretario financiero de barrio. Tenga a bien no omitir ninguna pregunta. Nota: Mientras Nota:  Mientras el secciones obispo sigaPagos presente en estadel sección de la auditoría, usted también deberá obtener la siguiente información que se requiere para las y Pedidos obispo: 1. Pregunte al obi obispo spo si él o alguno alguno de de los miemb miembros ros de de su famili familiaa inmedi inmediata ata reci recibie bieron ron aayud yudaa de las ofre ofrenda ndass de ayun ayuno, o, inclu incluso so los pedidos efectuados mediante los formularios Pedido del obispo de artículos,  durante los seis meses del periodo de auditoría. (Véase “Integrantes de la familia inmediata del obispo” en la sección Definiciones). 2. Si la respuesta es afirmativa, haga una lista de los nombres de aquellas personas que recibieron esa ayuda. Cuando compruebe los pedidos y pagos del obispo en cuanto a ayuda de las ofrendas de ayuno, deberá incluir pedidos y pagos para las personas de la lista. Sí No NA   1. ¿Se encargó en todo momento un secretario del mantenimiento de todos los registros fina financieros ncieros durante los seis meses del periodo de la auditoría? El secretario asignado al mantenimiento de los registros financieros no necesita ser la misma persona durante todo el periodo de auditoría. Un miembro del obispado no debe encargarse del mantenimiento de los registros financieros.  

2. ¿Tienen secretarios y los LDS líderes una cuenta cuenta única en MLS y mantien mantienen en las contraseñas confidenciales confidenciales de la cuentalos MLS y de la cuenta Account? Los nombres de usuario y las contraseñas proporcionan acceso a los sistema de la Iglesia. Además, determinan de manera específica quién está usando un sistema y eso garantiza que su responsabilidad. Protegemos los sistemas e información de la Iglesia al no compartir las contraseñas. Haga las preguntas siguientes. Si la respuesta a cualquiera de las preguntas es negativa, marque “No”. • ¿Cada persona usa siempre su nombre de usuario y contraseña para tener acceso a los sistemas de la Iglesia? • ¿Se mantienen seguras las contraseñas y nunca se comparten con otra persona?

 

3. ¿Recibieron capacitación sobre sobre las normas financieras de la Iglesia cada miembro d del el obispado, el secretario de barrio y el secretario auxiliar de barrio asignado a las finanzas? Es posible que la capacitación sobre las normas financieras de la Iglesia esté disponible a través de los siguientes medios: • De parte de un miembro de la presidencia de estaca, el secretario de estaca, el secretario auxiliar de estaca asignado a las finanzas u otro miembro de la estaca designado y que tuviera el conocimiento necesario. •sección De las Finanzas lecciones se y los artículosbajo queelsetema encuentran en la ssección ección Finanzas del Centro de Ayuda de LDS.org. (La encuentra “Mantenimiento de registros”). • De parte del auditor asistente de Área. 4. Si el barrio tiene acceso a un almacén del obispo, obispo, ¿comparó el obispo sus copias de los for formularios mularios completados de Pedido del obispo de artículos con el informe de Ayuda proporcionada al barrio para comprobar y resolver posibles discrepancias significativas?   5. ¿Un miembro del obispado obispado y el secretario de barrio asignado a las finanzas, o dos miembros del obispado, trabajan siempre juntos para abrir los sobres de donativos, contar el dinero y registrar y transmitir las cantidades? Véase “Secretario financiero de barrio” en la sección Definiciones. Haga las preguntas siguientes. Si la respuesta a cualquiera de las preguntas es negativa, marque “No”. • ¿Esas dos personas siempre abren cada sobre y cuentan el dinero juntas? • Si la unidad utiliza MLS, ¿esas dos personas siempre registran y transmiten las cantidades juntas? • Si Si la unidad no utiliza MLS, ¿esas dos personas siempre siempre preparan y firman firman los informes juntas? • ¿Esas dos personas siempre están juntas con los donativos durante todo este proceso? 6. ¿Se han resuelto todas todas las discrepancias entre los registros de dona donativos tivos de los miembros y los los registros de donativos de la unidad, y han quedado todos conformes?

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Número de la unidad__________________ Secciones 2–4: Preguntas de auditoría

Si no hubo ninguna discrepancia, marque “NA”. Marque “Sí” si hubo discrepancias pero ya se s e resolvieron. Si hay discrepancias sin resolver entre el registro de un miembro de la Iglesia del total de sus s us donativos, y el registro de la unidad del total de donativos de ese miembro, marque “No”. Haga una fotocopia de la copia de la(s) papeleta(s) de donativos del miembro donde estén esas discrepancias. Notifíquelo al presidente del comité de auditorías de estaca lo más pronto posible. Entréguele las copias de las papeletas de donativos y los datos de contacto de los miembros de la Iglesia a quienes conciernan las discrepancias.  

7. ¿Los depósitos se se manejan de acuerdo con las normas de la Iglesia? Haga las preguntas siguientes. Si la respuesta a cualquiera de las preguntas es negativa, marque “No”. Si se dispusiera de la opción de realizar depósitos bancarios las 24 horas del día  o el banco estuviera abierto en domingo: • ¿Los fondos siempre se depositan en una cuenta bancaria aprobada por la Iglesia el mismo día en que se abren y comprueban? • ¿Los fondos los lleva al banco un miembro del obispado junto con el otro poseedor del Sacerdocio de Melquisedec que ha preparado el depósito? Si no se dispusiera de la opción de realizar reali zar depósitos bancarios las 24 horas del día  y el banco estuviera cerrado en domingo: • ¿Los fondos se guardan siempre en un lugar seguro hasta que se depositan? • ¿Los fondos se depositan siempre en una cuenta bancaria aprobada por la Iglesia el primer día hábil después de haberlos abierto y recibido, a menos que la oficina administrativa asignada haya autorizado una excepción? • Antes de procesar los donativos el domingo siguiente, ¿un miembro del obispado y el secretario financiero de barrio cotejan siempre el recibo de depósito de la semana anterior, validado por el banco, con los registros de depósito de la semana anterior y firman el recibo para corroborar que se depositó la cantidad correcta?

 

8. ¿Aprobó el obispo obispo todos los desembolsos desembolsos antes que se h hicieran icieran los pagos? Las aprobaciones pueden concederse verbalmente. (Las pruebas de la autorización por escrito se comprobarán más adelante en la auditoría.) Si algún pago se hizo antes que el obispo aprobara el desembolso, marque “No”.

 

9. ¿Las dos personas que firman los cheques cheques o formularios de aprobación de p pago ago examinan todos los documentos de respaldo para asegurarse de que estén completos y que coincidan antes de firmar los cheques o los formularios de aprobación de pago? Véase “Formulario de aprobación de pago” en la sección Definiciones. Haga las preguntas siguientes. Si la respuesta a cualquiera de las preguntas es negativa, marque “No”. • ¿Las personas que firman los cheques o formularios de aprobación de pago revisan siempre los documentos de respaldo antes de firmar los cheques o los formularios de aprobación de pago? • ¿Las personas que firman los cheques o formularios de aprobación de pago comparan siempre los datos que figuran en el cheque o formulario de aprobación de pago (como la fecha, la cantidad, la finalidad y la persona o entidad a la que se extendió el pago) con los datos que aparecen en los documentos de respaldo para asegurarse de que coincidan?

 

10. ¿Los cheques y los formularios de apro aprobación bación de pago se firman siempre de acuerdo co con n las normas de la Iglesia? Haga las preguntas siguientes. Si la respuesta a cualquiera de las preguntas es negativa, marque “No”. • ¿Firman siempre los cheques y los formularios de aprobación de pago dos personas autorizadas? • ¿Los cheques y los formularios de aprobación de pago siempre son firmados por una persona distinta al beneficiario o destinatario de un pago de ofrendas de ayuno?

 

11. ¿El obispo y el secretar secretario io financiero de barrio revisaron con prontitud el Informe financiero de la u unidad nidad de cada mes, y luego la firmaron y fecharon para indicar que hicieron la revisión?   12. ¿Recibió el obispo la aprobación previa po porr escrito del presidente de estaca para la ayuda de las ofrendas de ayuno destinada a sí mismo o a miembros de su familia inmediata, y fueron firmados todos los pagos de esta ayuda por otra persona además del obispo? (Véase “Integrantes de la familia inmediata del obispo” en la sección Definiciones.) La ayuda de las ofrendas de ayuno abarca los formularios de Pedido del obispo de artículos, donde se utilicen. 13. ¿Se están manejando los pagos proc procedentes edentes de los fondos de ofrendas de ayu ayuno no de acuerdo con las normas y pautas de la Iglesia? Haga las preguntas siguientes. Si la respuesta a cualquiera de las preguntas es negativa, marque “No”.

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• ¿Los pagos indican siempre los beneficiarios correctos de la ayuda de ofrendas de ayuno? • ¿Los pagos se hacen a los proveedores de bienes y servicios en lugar de hacerlos a las personas que reciben ayuda u otras personas, salvo cuando no es posible pagar directamente a un proveedor? • ¿Cada cheque o formulario de aprobación de pago fue firmado por dos personas autorizadas, y ninguna de ellas era el beneficiario o la persona que recibía la ayuda? • ¿Cada cheque o formulario de aprobación de pago fue firmado por dos personas autorizadas que no eran familiares del beneficiario o la persona que recibía la ayuda? 14. Solo para la auditoría aanual: nual: ¿El barrio ha seguido seguido todas las instrucciones instrucciones de las Oficinas Generales de la Iglesia o de la oficina administrativa asignada con respecto al ajuste de diezmos? Si necesita una copia de las instrucciones para realizar el ajuste de diezmos, comuníquese con un miembro del comité auditorías de estaca. Si el obispo o el secretario secr etario financiero de barrio no siguieron alguna instrucción, marquede “No”. 15. ¿Se está manejando el fondo en efectivo de acuerdo con las normas normas y pautas de la Iglesia? Un fondo en efectivo es cualquier cantidad de dinero de la Iglesia que se administra fuera de una cuenta bancaria y es controlado por el obispo. El obispo usa ese dinero para pagar gastos que no se pueden pagar con un cheque u otro medio de pago aprobado. El dinero procede de un retiro de efectivo hecho con una tarjeta bancaria u otro método aprobado por la oficina administrativa asignada. Un fondo en efectivo no está autorizado a menos que haya sido aprobado por la oficina administrativa asignada. Si el barrio no tiene un fondo en efectivo, marque “NA”. Si el barrio sí tiene un fondo en efectivo, haga las preguntas siguientes. Si Si la respuesta a cualquier pregunta es negativa, marque “No” a menos que la oficina administrativa asignada haya modificado las normas. • ¿El dinero procedía de un retiro de efectivo hecho con una tarjeta bancaria u otro método aprobado por la oficina administrativa asignada? • ¿El barrio cuenta con un solo fondo en efectivo? •• ¿El controla mantiene del fondo en efectivo? ¿El obispo dinero del fondoyen efectivolasecustodia utiliza únicamente después de que dos personas autorizadas hayan firmado un formulario de aprobación de pago? • Si se adelanta dinero del fondo en efectivo a un miembro, ¿este miembro firma siempre el formulario de aprobación de pago para indicar que ha recibido el dinero en efectivo? • Si se adelanta dinero del fondo en efectivo a un miembro, ¿este miembro entrega siempre documentos de respaldo del dinero gastado y devuelve siempre el dinero que no haya gastado? • ¿Dos firmantes autorizados cuentan el fondo en efectivo y lo concilian con MLS o el Estado financiero de la unidad cada mes? • ¿El dinero del fondo en efectivo siempre se ha mantenido separado del dinero personal y se ha utilizado siempre y exclusivamente para fines de la Iglesia? • ¿El fondo en efectivo se mantiene protegido físicamente en todo momento? • ¿Todos los desembolsos del fondo en efectivo se registran con prontitud y se guardan todas las facturas, los recibos y otros documentos de respaldo? • ¿Las faltas del fondo en efectivo, si las hubo, se comunicaron de inmediato al contralor del Área? • ¿Se están respetando el resto de pautas de la oficina administrativa asignada con respecto al fondo en efectivo?

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Pagos Ha terminado la sección Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos de la auditoría. Su objetivo para el resto de la auditoría será verificar, comprobando los registros financieros, que el barrio esté siguiendo los procedimientos aprobados por la Iglesia. La comprobación se deberá llevar a cabo siguiendo la guía del Espíritu y, al mismo tiempo, considerando atentamente lo que averiguó en la sección Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos. En el resto de la auditoría se le le proporcionarán ejemplos de cómo aplicar los resultados de esa sección.   Las normas de la Iglesia requieren que el obispo y al menos otro líder revisen cada solicitud de gasto o reembolso y den su aprobación. Los documentos de respaldo deben estar disponibles para que usted pueda revisarlos. Dedique un momento a revisar las respuestas que obtuvo en la l a sección Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos. Las respuestas que registró en esa sección pueden motivarle a comprobar más transacciones o a centrarse en un período específico. Por ejemplo: • Pregunta 8: Si el obispo no aprobó todos los gastos antes de que se hicieran los pagos, quizás desee comprobar más pagos para determinar cuándo y cómo fueron aprobados. • Pregunta 9: Si las dos personas que firmaron los cheques o los formularios de aprobación de pago no examinaron los documentos de respaldo, quizás desee revisar  más pagos o dedicar más tiempo a revisar los documentos de respaldo de cada pago, con el fin de garantizar que los pagos fueron de la cantidad correcta, se dirigieron a la persona o la entidad adecuadas, etcétera. Instrucciones para la hoja de trabajo de los pagos 1. Valiéndose del Informe de detalle de gastos de MLS, seleccione al menos 18 transacciones de pagos. Seleccione pagos de cada uno de los seis meses que se estén auditando, como adelantos, ayudas de ofrendas de ayuno, cargos automáticos (véase la sección Definiciones) y algunos pagos grandes o poco habituales. Puede seleccionar otros pagos según sea necesario para determinar si están debidamente respaldados y aprobados. Si los pagos de ayuda de las ofrendas de ayuno son excesivos en importe o en cantidad, puede seleccionar más pagos de ofrendas de ayuno, prestando atención especial a pagos cuantiosos o inusuales. 2. Utilice la lista que elaboró en la sección Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos para seleccionar todos los pagos de ofrendas de ayuno realizados al obispo y a los integrantes de su familia inmediata. 3. Pida al secretario financiero f inanciero de barrio que le ayude a encontrar todos los documentos de respaldo para cada pago seleccionado. Los documentos de respaldo son, entre otros: solicitudes de pago, talones o matrices de cheques, formularios de aprobación de pago y facturas y recibos originales. 4. Complete la siguiente hoja de trabajo con información de cada pago seleccionado. Al revisar los documentos de respaldo, escriba “Sí”, “No” o “NA” en las columnas de la hoja de trabajo para cada pregunta. Encontrará más información sobre esas preguntas en la página siguiente a lla a hoja de trabajo. Copie la hoja de trabajo si es preciso. 5. Si alguna de las casillas de la columna de preguntas de la hoja de trabajo estuviera marcada con un “No”, marque “No” en esa pregunta en la página siguiente a la hoja de trabajo.  La pregunta 18 no se usa para a esta auditoría.

Fecha

Propósito del pago (en el caso de los pagos procedentes de las ofrendas de ayuno, Número de anote el nombre de la cheque o Persona o entidad a la persona que recibió la comprobante que se dirigió el pago ayuda)

Monto pagado

Pregunta 17: ¿El pago va acompañado de documentos de respaldo adecuados que Pregunta 16: ¿El obispo revisó y concuerdan con los autorizó el pago? detalles de MLS?

Pregunta 19: Si hay pagos correspondientes a retiros de efectivo y pagos por  adelantado, ¿se ha  justificado todo el efectivo?

Pregunta 20: Si hay algún pago procedente de ofrendas de ayuno para el obispo o los integrantes de su familia inmediata, ¿fue aprobado previamente por  escrito por el presidente de estaca?

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Fecha

Propósito del pago (en el caso de los pagos procedentes de las ofrendas de ayuno, Número de anote el nombre de la cheque o Persona o entidad a la persona que recibió la comprobante que se dirigió el pago ayuda)

Monto pagado

Pregunta 17: ¿El pago va acompañado de documentos de respaldo Pregunta 16: adecuados que ¿El obispo revisó y concuerdan con los autorizó el pago? detalles de MLS?

Pregunta 19: Si hay pagos correspondientes a retiros de efectivo y pagos por  adelantado, ¿se ha  justificado todo el efectivo?

Pregunta 20: Si hay algún pago procedente de ofrendas de ayuno para el obispo o los integrantes de su familia inmediata, ¿fue aprobado previamente por  escrito por el presidente de estaca?

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Sí No NA 16. ¿El obispo obispo revisó revisó y autorizó cada cada pago? pago? • Mire los registros de pagos. Asegúrese de que el obispo haya revisado y autorizado los pagos firmando al menos uno de los siguientes comprobantes: factura original, cuenta original, recibo original o formulario de solicitud de pago. La firma del obispo en el Informe de gastos de MLS también es prueba aceptable de su revisión y autorización. • En el caso de los cargos automáticos, la firma del obispo en el Estado financiero de unidad, junto con su confirmación verbal al auditor de que autorizó el cargo automático, también se considera prueba aceptable de su revisión y autorización. El obispo también puede aprobar los cargos automáticos firmando una copia impresa del IROP.

Marque “No” si alguno de los pagos comprobados no cuenta con la revisión y autorización del obispo. 17. ¿Cuenta cada pago con do documentos cumentos de respaldo adecuados, adecuados, y concuerdan los documentos de respaldo respaldo con los datos registrados en MLS? • Cada pago,originales, retiro de efectivo y pago opor adelantado debe contar con un comprobante del gasto. Son preferibles los documentos como recibos facturas. • Si un recibo original o una factura original se hubiera perdido, la documentación que los reemplace debe incluir una explicación escrita que indique el propósito del pago, una descripción de lo que se compró o pagó, la fecha del pago, el nombre de la persona a quien se ayudó (si es un pago procedente de fondos de ofrendas de ayuno), y la aprobación correspondiente. Este tipo de documentación debe ser una rara excepción a la regla. Si hay varias transacciones documentadas de ese modo, marque “No” en esta pregunta. La debida aprobación de los cargos automáticos, según se describe en las instrucciones para la pregunta 16, se considera una documentación adecuada. • El formulario de solicitud de pago por sí solo no constituye una documentación apropiada. • Cuando sea posible, los pagos procedentes del fondo de ofrendas de ayuno deben efectuarse directamente a quien proporciona los artículos y los servicios en vez de a los beneficiarios de la ayuda o a otras personas. Los beneficiarios de ofrendas de ayuno deben entregar recibos para demostrar cómo gastaron los fondos que se les hayan entregado directamente. Los datos que aparecen en la factura, el recibo y el talón o la matriz de cheques o formulario de aprobación de pago, como la fecha, el importe, el propósito y la persona o entidad a la que se extendió el pago, deben coincidir con el Informe de detalle de gastos. Si algún pago comprobado carece de documentación adecuada, o si la documentación no coincide con el Informe de detalle de gastos, marque “No”. Pregunta 18 no se utiliza para esta auditoría. 19. Si hay pagos corre correspondientes spondientes a retiros de de efectivo y pagos por por adelantado, ¿se ha justificado todo el efectivo? Un retiro de efectivo consiste en el uso de un cheque, un pago electrónico u otro medio de pago aprobado para obtener efectivo para gastos aprobados. Un pago por adelantado consiste en efectivo que se le da a un miembro de la Iglesia para la compra de materiales o servicios para una actividad de la Iglesia, a diferencia de un reembolso, que se da después de que el miembro haya pagado los materiales o servicios. Los retiros de efectivo y los pagos por adelantado deben utilizarse para el propósito indicado en el Informe de detalle de gastos. Si un retiro de efectivo se utilizó para varios propósitos, cada uno de ellos deberá detallarse en MLS y contar con documentos de respaldo apropiados. El efectivo no desembolsado debe depositarse en la cuenta bancaria de la Iglesia utilizando una papeleta de donativos. La papeleta de donativos no deberá hacerse efectiva a ningún donante. Marque “No” si se aplica cualquiera de las afirmaciones siguientes: • Los documentos de respaldo indican que el efectivo se utilizó para propósitos diferentes a lo que se s e indicó en MLS. • El efectivo retirado o el pago por adelantado no se desembolsó íntegramente (como lo demuestra el total de las cantidades en los documentos de respaldo), y el efectivo no desembolsado no se volvió a depositar en la cuenta bancaria aprobada por la Iglesia. 20. ¿Fue autorizado previamente po porr escrito por el presidente de estaca cada pago proced procedente ente de ofrendas de ayuno para el obispo o los integrantes de su familia inmediata? Revise los documentos de respaldo de los pagos con fondos procedentes de las ofrendas de ayuno para el obispo y los integrantes de su familia inmediata. Si cualquiera de estas personas recibió ayuda de ofrendas de ayuno sin la aprobación previa del presidente de estaca, marque “No” en esta pregunta.

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Pedidos del obispo Esta sección se aplica solamente cuando los barrios tienen acceso a un almacén del’ obispo. Si la unidad no tiene acceso a un almacén del’ obispo, marque la pregunta como “NA en esta sección.” Conteste la pregunta tras revisar los documentos especificados. Sí No NA   21. Si el barrio tiene acceso a un almacén del obispo, obispo, ¿se revisaron todo todoss los pedidos del obispo obispo enviados, y se investigó y resolvió cualquier discrepancia importante que hubiera surgido, y todo pedido para el obispo o los integrantes de su familia inmediata fue autorizado previamente por escrito por el presidente de estaca? Compare el informe de Ayuda proporcionada al barrio (enviado por la oficina administrativa) de uno de los seis meses

cubiertos por la auditoría con las copias del barrio de los pedidos del obispo. Compruebe que: • El obispo haya aprobado debidamente todos los pedidos. • Todos los pedidos se hayan completado debidamente según lo aprobara el obispo. • Se haya investigado y resuelto cualquier discrepancia importante. • El presidente de estaca haya aprobado por escrito previamente todo pedido hecho para el obispo o su familia inmediata (véase la sección Definiciones). Utilice la lista que elaboró en la sección Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos para localizar los pedidos para el obispo o cualquiera de los integrantes de su familia inmediata. Si alguna de las siguientes afirmaciones se aplica, marque “No”: • El obispo no aprobó debidamente uno o varios pedidos. • No se han investigado ni resuelto las discrepancias significativas. • El presidente de estaca no aprobó por escrito previamente algún pedido hecho para el obispo o su familia inmediata. Fondo en efectivo Esta sección solamente se aplica si el barrio cuenta con un fondo en efectivo o con una tarjeta bancaria. Un fondo en efectivo es cualquier  cantidad de dinero de la Iglesia que se administra fuera de una cuenta bancaria y es controlado por el obispo. El obispo usa ese dinero para pagar gastos que no se pueden pagar con un cheque o con otro medio de pago aprobado. El dinero procede de un retiro de efectivo hecho con una tarjeta bancaria u otro método aprobado por la oficina administrativa asignada. Un fondo en efectivo no está autorizado a menos que haya sido aprobado por la oficina administrativa asignada. Si el barrio no tiene un fondo en efectivo ni una tarjeta bancaria, marque las preguntas de esta sección como “NA.” Si necesita información sobre las normas y pautas proporcionadas por la oficina administrativa asignada con respecto al uso correcto y el control del fondo en efectivo, comuníquese con un miembro del comité de auditorías de estaca. Sí No NA   22. ¿Coincide la cantidad d del el efectivo que se tiene actu actualmente almente en mano y se obtuvo con una tarjeta bancaria, más la cantidad total de los recibos sin si n registrar, con el balance final de gastos no comunicados según aparecen en MLS? Si el barrio no tiene una tarjeta bancaria, marque “NA”. Si el barrio sí tiene una tarjeta bancaria, pida al secretario financiero de barrio que le muestre la pantalla Balance Balance de actividad de la tarjeta de MLS (Finanzas > Ingresar gastos > Balance). Esa pantalla muestra el balance final de los gastos no comunicados. Si la cantidad del efectivo que se tiene en mano más la cantidad total de recibos sin registrar no coincide con el balance final de gastos no comunicados según aparece en MLS, marque “No”. 23. ¿El efectivo obtenido co con n un método distinto distinto a una tarjeta bancaria se manejó siempre de acu acuerdo erdo con las normas y pautas de la oficina administrativa asignada? Si el barrio no tiene ese tipo de fondo en efectivo, marque “NA”. Si el barrio sí tiene ese tipo de fondo en efectivo, repa repase se todos los justificantes, como los documentos y las conciliaciones, que indiquen que el barrio está siguiendo las normas y pautas de la oficina administrativa asignada con respecto al uso correcto y el control del fondo en efectivo. Si encuentra alguna evidencia de que no se estén siguiendo esas normas y pautas, marque “No”. Si está convencido de que se están siguiendo s iguiendo las normas y pautas, marque “Sí”.

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Depósitos Su objetivo al realizar esa comprobación de depósitos es determinar si los donativos se están procesando adecuadamente. Antes de seleccionar los depósitos a comprobar, dedique un momento a revisar las respuestas que obtuvo en la sección Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos. Dichas respuestas pueden motivarle a comprobar depósitos adicionales o a centrarse en un periodo específico. Por ejemplo: • Pregunta 1: Si no hubo al menos un secretario encargado del mantenimiento de todos t odos los registros financieros en todo momento durante los seis meses del periodo de auditoría, quizás desee comprobar depósitos adicionales de ese periodo. Las comprobaciones adicionales pueden plantear la conveniencia de una capacitación para ayudar a los líderes del barrio. • Pregunta 5: Si no hubo siempre dos poseedores del Sacerdocio de Melquisedec autorizados que trabajaran juntos mientras se abrían los sobres de donativos, quizás desee comprobar depósitos adicionales para confirmar que no existan irregularidades. Instrucciones para la hoja de trabajo de depósitos 1. Pida al secretario financiero f inanciero de barrio que le proporcione todos los documentos de depósitos y los Estados financieros de la unidad del periodo de la auditoría.

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2. Seleccione como mínimo un depósito de la l a sección Resumen de ingresos del Estado financiero de la l a unidad de cada uno de los seis meses auditados. No seleccione los donativos realizados en línea. Según lo que averigüe en la sección Revisión de procedimientos y evaluación de riesgos, quizás desee seleccionar más de seis depósitos para comprobarlos. 3. Complete la siguiente hoja de trabajo con información de cada depósito seleccionado. Cuando revise los documentos de los depósitos, escriba “Sí”, “No” o “NA” en las columnas de la hoja de trabajo en cada pregunta. Encontrará más información sobre esas preguntas en la página siguiente a la hoja de trabajo. Copie la hoja de trabajo si es preciso. 4. Si escribe “No” en alguna de las filas de la columna de preguntas de la hoja de trabajo, marque “No” en esa pregunta en la página siguiente a la hoja de trabajo.  

Fecha de depósito

Importe del depósito

Pregunta 24: Pregunta 25: En el caso de los donativos de esa semana, ¿coinciden los Si no se dispuso de la opción de realizar depósitos nombres, las categorías y las cantidades de cada papeleta bancarios las 24 horas del día o el banco estaba de donativos con los elementos correspondientes del cerrado ese domingo, ¿se manejó el depósito Informe de lote de diezmos y ofrendas? según las normas de la Iglesia?

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Sí No NA 24. En el caso de do donativos nativos semanales, ¿coinciden los los nombres, las categorías y las cantidades de las pap papeletas eletas de donativos con los nombres, las categorías y las cantidades del Informe I nforme de lote de diezmos y ofrendas? Si cualquier nombre, categoría o cantidad de cualquier papeleta de donativos no coincide con los nombres, las categorías o las cantidades correspondientes del Informe de lote de diezmos y ofrendas, marque “No”. 25. Si no se dispone de la opción de realizar depósitos bancarios bancarios las 24 horas del día o el banco está cerrado los domingos, ¿los depósitos se manejan según las normas de la Iglesia? Si se dispusiera de la opción de realizar depósitos bancarios las 24 horas del día o el banco estuviera abierto en domingo, marque “NA”. Si no se dispusiera de la opción de realizar depósitos bancarios las 24 horas del día y el banco estuviera cerrado los domingos, y si se aplicase cualquiera de las afirmaciones siguientes a cualquiera de los depósitos comprobados, marque “No”: • No hay un recibo del depósito con la validación del banco o la cantidad del recibo no coincide con el del Estado financiero de la unidad. • El recibo del depósito con la validación del banco no contiene la firma del miembro del obispado ni la del secretario de barrio que verificaron, comparando el recibo del banco con los registros del barrio, que se había depositado la cantidad correcta. •siguiente El reciboaldel cony la validaciónde dellos banco muestra que el depósito no seadministrativa realizó el primer día laboral dedepósito la apertura verificación donativos, a menos que la oficina asignada haya autorizado un procedimiento diferente. Informes financieros de la unidad El Estado financiero de unidad se envía mensualmente a cada barrio. Se recibe en MLS o en LCR unos días después del fin de mes. Puede verse en MLS en la pantalla de Finanzas bajo Estados financieros o en LCR en la pestaña Informes bajo Estados financieros. El estado financiero de unidad tiene cinco secciones: Resumen, Elementos de acción, Resumen de ingresos, Resumen de gastos y Detalle. El obispo, el secretario de barrio y el secretario auxiliar de barrio encargado de las finanzas deberán revisar la información de cada sección y asegurarse de que la comprendan. Utilizarán los puntos enumerados en la sección Acciones correctivas como ayuda para ajustar los registros del barrio’ en MLS a los registros financieros de las Oficinas Generales de la Iglesia. Sí No NA   26. ¿Revisaron y firmaron el obispo y el secretario fina financiero nciero de barrio el Informe Informe financiero de la unida unidad d con prontitud cada mes? Revise el Informe financiero de la unidad de cada mes. Marque “No” si cualquiera de las siguientes afirmaciones se aplica:

• El obispo no revisó, firmó ni fechó con prontitud cada Informe financiero de la unidad. • El secretario financiero de barrio no revisó, firmó ni fechó con prontitud cada Informe financiero de la unidad.  

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27. ¿Se han resuelto to todos dos los elementos de acción acción de más de 90 días de antigüedad? Revise todas las acciones correctivas del Estado financiero de la unidad más reciente.  La sección Acciones correctivas del Estado financiero de la unidad puede incluir elementos pendientes de conciliar, fondos sobregirados (como las categorías “Presupuesto”, “Misional” y “Otros”) y otras transacciones. Si hay alguna acción correcta con una antigüedad superior a 90 días y que no se haya resuelto en la fecha de esta auditoría, marque “No” y enumere las acciones correctivas en la explicación de dicha excepción de la auditoría.

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La categoría “Otros” La categoría “Otros” incluye los fondos donados para actividades específicas, autorizadas y financiadas por los miembros. Compruebe esos fondos para asegurarse de que se han registrado adecuadamente. Sólo el obispado o la presidencia de estaca pueden autorizar las actividades para las cuales se donan fondos de “Otros”. Esos fondos deben utilizarse únicamente para el propósito para el que se autorizaron. En MLS, la categoría “Otros” está dividida en subcategorías para simplificar el proceso contable. El nombre de cada subcategoría indica el fin para el cual se donaron los fondos, tales como “Otros: Actividad autorizada financiada por miembros: Campamento de Mujeres Jóvenes.” Todos los fondos de la categoría “Otros” deben asignarse a la subcategoría para la cual fueron donados. Para obtener más información, véase “La ‘categoría’ Otros” en la sección de Ayuda de LDS.org. Si su idioma no se encuentra disponible en ese sitio web, diríjase al comité de auditorías de estaca para obtener más información. Complete la siguiente hoja de trabajo antes de contestar las preguntas de esta sección. Análisis de fondos de la categoría “Otros” (del Informe de MLS de Conciliación de la categoría “Otros” del Estado financiero resumen de ingresos y gastos por subcategorías) de la unidad con el total de la l a categoría “Otros” de MLS (a partir del 30 de junio o al 31 de diciembre) (a partir del 30 de junio o al 31 de diciembre)   Subcategorías de “Otros”. Indique “Otros”. Indique cada subcategoría e importe abajo. En el caso de las Monto auditorías en formulario impreso, en vez de esto 2. Saldo final de la categoría “Otros” de la puede adjuntar el Resumen de ingresos y gastos sección Resumen del Estado financiero de por subcategoría. unidad. Si el saldo es cero, escriba cero.

3. Total final de las subcategorías de “Otros” (la línea 1 de la izquierda).

 

  4. La línea 2 menos la línea 3 (debe ser cero).

1. Total final de las subcategorías “Otros”.

 

Sí No NA   28. ¿Tienen subcategorías los fond fondos os de la categoría “Otros” de MLS donde se indique su pro propósito pósito específico y apropiado? Si no se ha especificado un propósito particular para alguna cantidad del Informe de resumen de ingresos y gastos por subcategorías de MLS, marque “No”. 29. ¿Los fondos de la categoría “Otros” se utilizan para el propósito p planeado? laneado?   30. ¿Los balances de todas las subcategorías de “Otros” y del total de la categoría “Otros” son importes positivos o bien cero?

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Los balances de cuenta negativos pueden ponerse a cero transfiriendo dinero del fondo de presupuesto o recogiendo fondos adicionales. Marque “No” si el balance de cualquier subcategoría o el balance total de la categoría “Otros” es negativo. Seguridad de internet Esa sección se aplica solamente si el barrio cuenta con acceso a internet mediante un firewall aprobado por la Iglesia. Si el barrio tiene acceso a internet de marcado o no dispone de acceso a internet, marque la pregunta en esta sección como “NA.” Sí No NA   31. ¿Está protegida la comp computadora utadora del barrio de de acceso a internet no autorizado y perjudicial, seg según ún las normas de la Iglesia?  Abra el navegador de internet internet desde la computad computadora ora del barrio, escriba filter.lds.org en la barra de direcciones y espere a que responda el sistema. Marque “Sí” si la pantalla muestra la imagen de una marca de verificación, . Marque “No” si la pantalla muestra la imagen de una cruz, . La imagen de la cruz, , indica la advertencia de que es posible que la computadora no esté protegida de accesos a internet no autorizados y perjudiciales y, por lo tanto, es posible que no cumpla con las normas de la Iglesia. Para corregir eso, el obispo deberá comunicarse con la persona encargada de administrar las computadoras de la Iglesia en la estaca (por lo general, el especialista de estaca en tecnología o el secretario de estaca) y pedirle que habilite el filtro de internet requerido.

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Número de la unidad__________________ Secciones 2–4: Preguntas de auditoría

Centro de Historia Familiar  Esta sección se aplica solamente si el barrio financia un centro de historia familiar. El propósito de esta sección es determinar si el centro de historia familiar cumple con las normas de la Iglesia. Las preguntas las debe contestar el consultor de templo y de historia familiar que supervisa las operaciones del centro. Puede entrevistar al consultor en persona o por teléfono; él también puede contestar las preguntas por correo electrónico. La unidad no costea un centro de historia familiar o el centro de historia familiar dispone de su propia cuenta bancaria. Si ha activado esta casilla, omita las preguntas restantes de la auditoría. En los Estados Unidos o Canadá, si la unidad costea un centro de historia familiar familiar que sí tiene su propia cuenta bancaria, se debe auditar el centro de historia familiar valiéndose valiéndose del formulario Auditoría financiera de centros de historia familiar - Estados Unidos y Canadá. Sí No NA   32. Si está autorizado a manten mantener er efectivo, ¿el centro de historia familiar está cumpliendo con con las normas de la Iglesia al respecto? Si alguna de las siguientes afirmaciones se aplica, marque “No”: • Se está utilizando efectivo sin autorización. • El dinero en caja sobrepasa el importe autorizado. • El dinero en caja no se s e mantiene bajo llave si se deja en el centro de historia familiar de un día para otro. • El efectivo no se hace conciliar con el balance autorizado como mínimo una vez al mes. Si el centro de historia familiar no mantiene dinero en caja, marque “NA”. 33. ¿El centro de historia familiar cobra sólo el precio real real de los libros, formularios, materiales y fotocopias? Marque “No” si cualquiera de las siguientes afirmaciones se aplica: • El precio que cobra el centro de historia familiar a los usuarios por los libros, formularios, materiales o fotocopias excede el precio de éstos. • El centro de historia familiar cobra a los usuarios por artículos proporcionados gratuitamente por la Iglesia. 34. ¿La unidad qu quee costea el centro de historia familiar o las unidades participantes pagan todo todoss los gastos operacionales autorizados del centro? Si alguna de las siguientes afirmaciones se aplica, marque “No”: • Una recaudación de fondos de algún tipo ha sido efectuada por o a favor del centro de historia familiar. • Algún miembro del personal del centro de historia familiar recibió una retribución monetaria. • Se compró o recibió como donativo algún equipo ajeno al que proporcionó la unidad que costea el centro de historia familiar o las unidades participantes. 35. ¿Se recibieron las don donaciones aciones hechas al centro de historia familiar según las normas? Si alguna de las siguientes afirmaciones se aplica, marque “No”:

• El personal del centro de historia familiar solicitó donativos. • Se recibieron donativos con restricciones en cuanto a su uso o disposición. • Los donativos no se aprobaron de acuerdo con las pautas de la guía Funcionamiento de los centros de historia familiar  (véanse las instrucciones sobre donativos en esa guía). • Los donativos se hicieron en especie, y el personal del centro de histori historia a familiar le le dio al donante donante una estimación estimación del valor en efectivo. • Cualquier donativo superior a USD 100 no se transfirió al fondo general de la Iglesia, al fondo designado para el Departamento de Historia Familiar, ni a LDS Philanthropies. Si no se recibieron donativos durante el periodo de la auditoría, marque “NA”. 36. ¿Los programas informáticos de las computadoras computadoras del centro de historia familiar están autorizados por por la Iglesia y cuentan con la debida licencia? Marque “No” si cualquiera de las siguientes afirmaciones se aplica: • Hay programas informáticos donados o comprados para fines del centro de historia familiar que se han instalado en las computadoras del centro sin la debida autorización del Departamento de Historia Familiar. • Hay programas informáticos con licencia personal que se han instalado en las computadoras del centro sin estar  licenciados para la Iglesia, el centro de historia familiar o el Departamento de Historia Familiar.

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Auditoría financiera de barrio o de rama: Fuera de los Estados Unidos y Canadá

Nombre del barrio o rama

Sección 5: Plan de acción correctiva

Número de la unidad

Si el espacio de abajo es insuficiente, adjunte copias adicionales de esta hoja de trabajo. El auditor de estaca y el obispo completan sus partes respectivas de esta hoja de trabajo por cada excepción de auditoría (las preguntas de la auditoría marcadas con un “No”). El presidente del comité de auditorías de estaca se reúne para revisar las acciones correctivas propuestas por el obispo y hacer los ajustes pertinentes. Después, el presidente del comité de auditorías de estaca llena su parte de esta hoja de trabajo para todas las excepciones de auditoría. Se deben corregir todas las excepciones de auditoría en un plazo de 30 días.

A completar por el auditor

Preguntas marcadas como “No”

Explicación de la excepción de auditoría

A completar por el presidente del comité de auditorías

A completar por el obispo  Acción correctiva: Lo que se hará hará para (1) corregir esta excepción de auditoría y (2) determinar y corregir su causa fundamental

Quién va a hacerlo

Fecha en que se corregirá esta excepción

Nombre de la persona asignada a verificar  que se ha llevado a cabo la acción correctiva

Fecha en que se llevará a cabo este seguimiento

 

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Auditoría financiera de barrio o de rama: Fuera de los Estados Unidos y Canadá

Sección 6: Firmas de la auditoría

Nombre del barrio o rama

Número de la unidad

Nom omb bre de la es esttaca, aca, el dist distri ritto o lla a mis misiión

Nú Núm mer ero od de e lla au uni nid dad

Anual Año: _______________    Semestral Todas las firmas son obligatorias, aun cuando no haya excepciones de auditoría. Envíe auditoría. Envíe sólo las secciones 2–6 de la auditoría completada al auditor asistente de Área. Auditor  He contestado todas las preguntas de auditoría requeridas. He registrado todas las excepciones de auditoría en las dos primeras columnas de la Sección 5: Plan de acción correctiva. He revisado las excepciones de auditoría con el obispo y el secretario financiero de barrio. Les he ayudado a esbozar las acciones correctivas pertinentes. Nombre (letra de molde) Firma

Fecha

Número telefónico durante el día (con código de área)

Dirección de correo electrónico

Obispo o presidente de rama Entiendo toda posible excepción de auditoría. He registrado toda acción correctiva necesaria, y me aseguraré de que se lleven a cabo; también me aseguraré de que se informe de las correcciones en un plazo de 30 días. Nombre (letra de molde) Firma

Fecha

Número telefónico durante el día (con código de área)

Dirección de correo electrónico

presidente del comité de auditorías El comité de auditorías ha revisado y aprobado las acciones correctivas planificadas para la unidad. He indicado el nombre de la persona asignada a verificar que se lleve a cabo cada acción correctiva. Haré un seguimiento para asegurarme de que las acciones correctivas se efectúen y de que se informe de ello a tiempo. Nombre (letra de molde) Firma

Fecha

Número telefónico durante el día (con código de área)

Dirección de correo electrónico

Presidente de estaca, de distrito o de misión He revisado el plan de acción correctiva de la unidad, y comprendo toda excepción de auditoría. Me aseguraré de que las acciones correctivas se efectúen y de que se informe de ello a tiempo. Nombre (letra de molde) Firma

Fecha

Número telefónico durante el día (con código de área)

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Dirección de correo electrónico

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