Auditoria de Activos Fijos y Activos Intangibles

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INTRODUCCION

El activo fijo se compone de bienes tangibles que se emplean en las operaciones de una empresa, estos bienes tienen una vida útil o de servicio de más de un año, se emplean directa o indirectamente para producir unos ingresos y no están destinados a la venta en el curso normal de los negocios, tenemos: Los terrenos, una de su característica es su existencia permanente, los edificios, maquinarias ,equipos y mejoras introducidas a la propiedad, estos bienes tienen una vida útil limitada y están sometidos a una depreciación o amortización; los recursos naturales, éstos incluyen los depósitos minerales, petróleo, gas y otros bienes cuyas reservas se agotan paulatinamente, se les denomina bienes agotables. Los Activos fijos según la Norma Internacional de Contabilidad (NIC 16). Los define todos aquellos bienes que la empresa ha adquirido para poder efectuar todas sus actividades productivas; bajo este concepto se incluyen como parte de los activos fijos: los terrenos, los edificios, los inmuebles maquinaria, equipos y vehículos. También se puede considerar como parte de este rubro al ganado productivo, al que se denomina semoviente, e incluso a las inversiones vinculadas con la construcción de pozos petroleros. La definición precedente nos permite afirmar que la empresa ha adquirido un terreno o edificio cuyo destino será la venta; deberá registrarse como existencias o inventarios, si el fin de adquisición es especulativo de acuerdo a la NIC 40 Inversiones inmobiliarias. Una definición más importante vinculada con los Activos Fijos, es el costo, bajo esta denominación, podemos precisar que los principios contables permiten incluir, como parte del costo, todos los desembolsos efectuados por la empresa para poner en uso el funcionamiento el activo. Como aplicación de las Normas Internaciones de Contabilidad actualmente no permiten la existencia de gastos pre operativos como activos y recomiendan su registro como gasto, el análisis de estos desembolsos y su vinculación con la construcción o puesta en marcha de

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una determinada plata, que permitirá su capitalización de registro como costo del activo.

AUDITORIA DE ACTIVOS FIJOS

1.- CONCEPTO Los bienes de uso son aquellos bienes tangibles, destinados a ser utilizados en la actividad principal de la institución y no a la venta. Estos bienes tienen una vida útil o de servicio de más de un año, se emplean (directa o indirectamente); el activo fijo se compone generalmente de: situación y no a la venta, incluyendo a los que están en construcción, tránsito o montaje y los anticipos a proveedores por compra de estos bienes. 1- Terrenos; una de las características de los terrenos es su existencia permanente. 2- Edificios, equipos y mejoras introducidas en la propiedad; estos bienes tienen una vida limitada y están sometidos a una depreciación o amortización.

2.- ¿COMO SE RECONOCE UN ACTIVO FIJO? Un Activo Fijo se reconoce cuando es probable que influyan a la empresa futuros beneficios económicos asociados a los activos y el costo del activo puede ser determinado confiablemente. Mayormente, las partidas de propiedades, planta y equipo representan una importante porción de los activos totales de la empresa, por lo que resultan significativas en el contexto de su posición financiera. Además, la determinación de un cierto gasto representa un activo o es un cargo a resultados del periodo, tiene un efecto importante en los resultados de las operaciones de la entidad.

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Los reconocimientos del activo, se satisfaces de forma inmediata, puesto que la transacción que pone de manifiesto la compra del activo identifica su costo. Un Activo Fijo que califica como tal, debe ser medio a su costo; el costo de los elementos de las propiedades, planta, equipo, comprende el precio de compra, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, así como cualquier costo directamente relacionado en servicio del activo para el uso destinado que corresponde.

3.- OBJETIVOS DE AUDITORIA Reunir evidencia comprobada suficiente para obtener una base razonable para la expresión de una opinión profesional de los activos fijos, respecto a la razonabilidad con que estén presentados en los estados financieros. Dentro de los objetivos de una auditoria de inmuebles, maquinaria y equipo, destacamos las más importantes:

1.- Activos fijos: Reunir la evidencia comprobatoria suficiente para obtener una base razonable para expresión de una opinión profesional de los activos fijos respecto a la razonabilidad que se presenten en los estados financieros. (por ejemplo, un contrato de alquiler a largo plazo), no están incluidos en esta partida bienes vendidos o retirados del servicio. Verificar que los rubros que integran los activos fijos se han registrados a un valor apropiado (por ejemplo, costo menos depreciación acumulada, donde se excluyen los beneficios entre departamentos, cantidades inadecuadas de gastos generales y gastos de mantenimiento y reparación). Comprobar que los montos o valores de los activos fijos se han registrado y procesado apropiadamente. Verificar si los activos fijos existen físicamente y se encuentren en uso.

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Verificar que las partidas componentes del activo fijo, adquiridos o construidos, sean de propiedad de la entidad.

2.- Los costos, gastos y ganancias o pérdidas asociadas: Representan operaciones validas que se producen durante el periodo o una distribución debida de costos a este periodo. Incluyen todas las cifras que deben reconocerse Las cifras incluidas son adecuadas. Realizar las adiciones y las ventas relacionadas, si fueron debidamente autorizadas y si se han registrado correctamente. No cargarse a gastos, las partidas importantes que debieron ser capitalizadas.

El activo fijo y costos y gastos directamente asociados ; con ellos están debidamente escritos y clasificados en los estados financieros y el desglose de los diferentes aspectos es suficiente incluyendo aquellos que afectan a la aplicación consistente de los principios de contabilidad. Los tipos de errores que pueden existir en los estados financieros son los siguientes: 3.-

Sobre valoración de la cuenta de equipo (esto es, si determinado equipo no existe). Infravaloración de la cuenta de equipo (esto es, si no se han incluido todas las compras de equipo). Determinar los gravámenes que existan. Verificar que los registros y la contabilización de los activos fijos se encuentren integrados y estén libres de gravámenes Comprobar que la información que se presenta y revela ha sido adecuadamente resumida, clasificada y descrita, de conformidad con las NICS-P1 “presentación de los estados financieros”.

4.- PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENARALMENTE ACEPTADOS El auditor debe obtener una interpretación de los P.C.G.A. en lo que a activo fijo se refiere, y en concreto, de los principios y procedimientos

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empleados por examinando.

la

entidad

cuyos

estados

financieros

se

están

Cuando una empresa objeto de auditoría realiza operaciones en un sector muy especializado, es necesario consultar las declaraciones del consejo de normas de contabilidad financiera (FASB) o del AICPA referentes al sector concreto; por ejemplo tenemos el FASB N° 67, establece las normas de contabilidad financiera para los costos de adquisición, desarrollo, construcción, venta y alquiler asociados con los proyectos de inversiones inmobiliarias. La declaración N° 71 del FASB sirve de guía en la preparación de los estados financieros para las compañías de agua, gas y electricidad y para empresa cuyas operaciones están reguladas y que cumplen ciertos criterios especificados.

5.- BASE DE VALORACIÓN Por regla general, la partida del activo fijo se registra en los libros contables y en los estados financieros según el costo histórico de adquisición, deduciendo cualquier depreciación u amortización asociada. Este costo incluye los ocasionados necesariamente para poner este bien en el lugar y estado necesario para el uso que se le pretende dar (Declaración N° 34del FASB).En la práctica se registran en gastos las cantidades que no sean de mucha importancia. Así, el costo histórico de adquisición del activo fijo comprado o construido incluye los pagos del precio de factura o contrato más un flete; el costo de materiales, suministros, mano de obra y servicios disfrutados en la construcción e instalación; y las cuotas de examen de derecho de propiedad y de registro.

6.- REVALUACIÓN DEL ACTIVO FIJO Como regla general, no se debe revalorizar el activo fijo, para establecer unos valores que superen a los costos. Entre las excepciones a esta regla se incluye la contabilización de las restructuraciones y en algunos casos de operaciones en el extranjero (por ejemplo, operaciones en una economía hiperinflacionaria).No obstante, si se procede a la

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actualización del activo fijo debe incluirse la depreciación sobre las cantidades actualizadas.

¿Cómo se reconocen las Revaluaciones? Mayormente, el valor razonable de los terrenos y edificios será su valor de mercado, este valor se determinara por medio de una tasación llevada por un perito tasador calificado. Cuando no existe evidencia de un valor de mercado, a causa del carácter especializado de estos elementos y porque las maquinarias y el equipo son bienes que poco se venden, salvo que forma parte de la empresa en su funcionamiento, la formula de valoración empleada será el costo de reposición, debidamente depreciado. Según la NIC 16, la empresa podrá efectuar revaluaciones periódicas de sus activos si considera que el costo registrado no tiene relación con el valor de mercado, es decir, el registro histórico tiene relación con el valor de los activos si pretende venderlos. En el Perú las revaluaciones voluntarias han empezado a ser revaluaciones obligatorias y por ley las empresas deberían efectuarlas para compensar la pérdida del poder adquisitivo de nuestra moneda; a diferencia de las revaluaciones obligatorias, la revaluación voluntaria deberá realizarse mediante la participación de un perito tasador calificado, quien deberá emitir un informe respectivo.

¿Cómo se realiza la Medición posterior inicial de un Activo? Se realiza de la siguiente forma: Costo menos depreciación acumulada y perdida de desvalorización. El valor revaluado, siendo éste su valor razonable a su fecha de revaluación menos la depreciación acumulada subsiguiente.

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7.- PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA Consiste en el desarrollo de una estrategia global para el curso y alcance esperados de la misma. La planificación se lleva a cabo a lo largo de todo el compromiso de auditoría, pero inicialmente consiste en la ejecución de determinados procedimientos preliminares; la formación de una interpretación del negocio; procedimientos preliminares de revisión analítica; y la revisión y evaluación preliminar del control contable interno. A medida que se ejecuta cada uno de los pasos de planificación, se aquellas o durante circunstancias inusuales queobservan puedan exigir una operaciones, consideraciónhechos especial los trabajos de auditoría.

8.- RELACIÓN CON OTRAS CUENTAS En la planificación y ejecución de los procedimientos de auditoría relacionados con la cuenta de activo fijo, debe estudiarse la relación con otras partidas de los estados financieros. Por ejemplo: 1. Los dispositivos de control contable interno sobre las compras pueden afectar al estudio que realiza el auditor de los controles contables internos sobre activo fijo. 2. Las verificaciones de ampliaciones de capital pueden estar coordinadas mediante verificaciones de compra y nomina. 3. La revisión de contratos y otros documentos correspondientes a ampliaciones de capital puede desvelar la existencia de gravámenes o pasivos.

9.- PROCEDIMIENTOS PRELIMINARES Los procedimientos preliminares de planificación están diseñados para recopilar información referente a aspectos que afectan al alcance global y distribución temporal de la auditoria, fiabilidad prevista del control contable interno y áreas que tengan un riesgo critico. Entre los procedimientos pueden incluirse: entrevistas con los directivos del cliente, revisión de los papeles de trabajo de ejercicios anteriores y de los estados financieros intermedios del ejercicio anterior, etc. La información recopilada se emplea en la planificación del estudio de tales cuentas. Por ejemplo, el auditor puede tener conocimiento de hechos y operaciones como las siguientes: 1. Adquisiciones o eliminaciones de activos, de cierta envergadura. 2. La necesidad de enviar informes especiales a terceros.

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3. Cambios en las líneas de productos que afecten a la utilización de los activos. 4. Operaciones con partes asociadas.

10.- INTERPRETACIÓN DEL NEGOCIO Es fundamental disponer de un buen conocimiento del negocio de la empresa para la planificación y ejecución de una auditoria del activo fijo. Esto permite al auditor centrar su atención en olasinnecesarios. áreas importantes le ayuda a evitar procedimientos ineficaces Entre y la información obtenida referente al activo fijo pueden incluirse. 1. Los objetivos a corto y largo plazo, como los refer entes a la ampliación o diversificación. 2. Los planes de inversiones para remplazar las instalaciones existentes. 3. La naturaleza del activo fijo. 4. La importancia del activo fijo para la enti dad y la importancia de los elementos específicos de fábrica y maquinaria para los procesos de producción. 5. La cantidad de activos arrendados. 6. La edad y estado de la fábrica y equipo. 7. Las tendencias y ritmo de crecimiento del sector.

11.- REVISIÓN ANALÍTICA Los procedimientos de revisión analítica pueden llevarse a cabo en diferentes momentos de la auditoria. En la etapa de planificación, estos procedimientos la identificación de áreas que requieran atención especial. La información obtenida de los libros y registros de la empresa debería emplearse para comparar las cuentas del activo fijo y otras asociadas con las de los ejercicios anteriores, presupuestos y previsiones (si se han realizado) y para determinar unos ratios y tendencias significativos. Por ejemplo: 1. Pueden compararse los saldos del activo fijo con los de ejerc icios anteriores.

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2. Los cargos en las cuentas de depreciación, impuesto sobre la propiedad, seguros, gastos en útiles pequeños, reparaciones y mantenimiento y gastos de alquileres (y beneficios obtenidos por el mismo concepto) pueden relacionarse con las cuentas correspondientes de activo fijo y con los datos de ejercicios anteriores. 3. También puede establecerse una comparación respecto a periodos y proyecciones anteriores de las estadísticas operacionales, como información sobre la utilización de la capacidad de la fábrica. Puede establecerse también una comparación entre la información registrada de los libros y registros de la empresa y los estados financieros publicados con otros datos de la empresa, para ayudar al auditor a estudiar las normas que sigue el cliente en lo que afecta a la capitalización, métodos y porcentajes de depreciación, vida útil, mantenimiento y reparaciones; el grado de automatización de la entidad; el grado de financiación no incluida en el balance de situación por medio de contratos de arrendamientos; y las tendencias de los ratios como los de depreciación acumuladas a costo.

12.- REVISIÓN Y EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO DE CONTABILIDAD La finalidad del estudio (revisión y verificación) del control interno de contabilidad por parte del auditor, es establecer una base de fiabilidad en tales controles para determinar la naturaleza, grado y oportunidad de las pruebas de auditoría. El alcance de este estudio y evaluación dependerá de la naturaleza y complejidad del sistema de control de la empresa.

FASE PRELIMINAR DE REVISIÓN 1. Hacer una interpretación del medio en que operan los controles y su efecto sobre el activo fijo. 2. Hacer una interpretación del flujo de operaciones a través del sistema de contabilidad.

FASE FINAL DE REVISION 1. Si después de term inar la fase preliminar de la revisión, el auditor está dispuesto a depositar su confianza en el sistema

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de control interno de contabilidad para determinar la naturaleza, grado y oportunidad de los procedimientos de auditoría, debe: a. Considerar unos objetivos específicos de control adecuados para las operaciones procesadas del activo fijo y cuentas asociadas. b. Recopilar información referente a los controles internos establecidos por la dirección para cumplir los objetivos de control establecidos. c. Evaluar la importancia de los controles contables para la auditoria y determinar el grado de las pruebas de cumplimiento.

13.- EVALUACIÓN DEL ENTORNO DEL CONTROL El entorno en que opera un sistema de control interno de contabilidad influye sobre la eficacia de los procedimientos y técnicas de control concretas destinadas a asegurar el cumplimiento de los objetivos específicos del control. El auditor recopila y resume la información sobre el entorno del control durante las diferentes actividades de planificación, especialmente cuando busca una evaluación del negocio; y este proceso puede estar prácticamente concluido antes de pasar a estudiar el activo fijo. Entre la información obtenida sobre el entorno del control que puede influir en la evaluación que efectúa el auditor de los controles contables internos sobre el activo fijo se incluyen: 1. Los cambios en la estructura de la organización, sistemas de contabilidad y de personal. 2. El grado de utilización de la función de auditoría interna. 3. Las definiciones de control contable interno previamente detectadas por la dirección.

14.- EVALUACIÓN DEL FLUJO DE OPERACIONES Es fundamental para la auditoria de cualquier conjunto de estados financieros una evaluación del sistema de contabilidad que emplea la

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entidad en cuestión para la autorización, ejecución, registro inicial y posterior procesamiento en sus operaciones. Esta evaluación debe proporcionar al auditor un conocimiento general de los diversos tipos De operaciones procesadas (por ejemplo: activo fijo; ingresos; etc.) y los métodos de proceso de datos. Para evaluar el flujo de operaciones a través del sistema del cliente para el registro del activo fijo, podrían estudiarse: 1. Las actividades y documentos fuente asociados que srcinaron las operaciones del activo fijo. 2. Etapas del proceso (por ejemplo, como se procesan las operaciones, incluyendo el resumen periódico de operaciones del activo fijo). 3. Registros empleados durante el proceso e informes producidos. 4. Procedimiento de detección y corrección de errores. 5. Personas o departamentos que intervienen en el proceso. Una vez finalizada la fase preliminar de la revisión; el auditor puede llegar a la conclusión de que no está justificado un estudio y evaluación adicionales de los controles internos de Contabilidad y quizá decida preparar un programa de auditoria consistente en procedimientos que no requieran basarse en unos controles fiables. Si decide finalizar su estudio y evaluación de los controles internos una vez terminada la fase preliminar de la revisión, debería justificarse, mediante los documentos pertinentes, las razones de tal decisión.

15.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL CONTROL Un método para revisar los controles internos de contabilidad consiste en estudiar unos objetivos específicos del control para cada grupo de operaciones asociadas, como las del activo fijo y, a continuación, recopilar información referente a los procedimientos y técnicas de control que aplica la dirección para lograr tales objetivos. Entre los objetivos del control de activo fijo pueden incluirse aquellos destinados asegurar que: 1. Las operaciones del activo fijo como adquirir, vender, retirar, destituir o gravar; cuentan con la debida autorización.

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2. Que el registro de las operaciones que afectan al activo fijo se hacen por las cantidades y en los periodos adecuados y se clasifican en las cuentas correspondientes. 3. Existe un control adecuado sobre las partidas del activo fijo. 4. Las eliminaciones del activo fijo y los ajustes en cuentas asociadas cuentan con la debida autorización. También deben considerarse los siguientes objetivos: 5. Los datos de entrada están debidamente autorizados; no existen perdidas en los mismos,yañadiduras, o han sido cambiados de otro modo incorrectamente; han sido identificados y convertidos con precisión con lenguaje de máquina. 6. El proceso se ha llevado a cabo tal y como se esperaba. 7. Los resultados del proceso son concretos y precisos, la información de resultados se entrega únicamente a las personas autorizadas y los resultados en lenguaje de maquina están debidamente identificados. 8. Comprobar la existencia de procedimiento para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos. 9. Comprobar la existencia de archivos y documentación que sustente su adquisición, propiedad y disposición final. 10. Verifique la revisión periódica de las instalación, construcción en curso y registrados oportunamente. 11. Comprobación periódica de existencia y condiciones fís icas de activo. 12. Verificar si existen conciliaciones periódicas de los montos o valores consignados en los registros auxiliares, kárdex físico, libros de contabilidad y balance.

16.- RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN REFERENTE A CONTROLES ESPECIFICOS DE CONTABILIDAD Debe

recopilarse

información

sobre

procedimientos

de

control

destinados a cumplir objetivos específicos. La información necesaria puede obtenerse en una reunión con el personal de la empresa y mediante una revisión de la documentación de

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la entidad. Una técnica consiste en solicitar a la dirección sus objetivos del control interno de la contabilidad. Para asegurar una evaluación del sistema, puede efectuarse el seguimiento de un grupo escogido de transacciones a través del sistema (lo que a veces se denomina estudio preliminar de sistemas). Los procedimientos y técnicas de control destinadas a cumplir el objetivo de control específico que consiste en asegurar que las partidas del activo fijo estén debidamente controladas pueden incluir: 1. La utilización de etiquetas para identificar las adquisiciones. 2. Procedimientos y dispositivos de seguridad, como vallas, guardas, etc. 3. Inventarios físicos periódicos del activo fijo (especialmente partidas sometidas a retiro y donde la existencia de un determinado activo no pueda determinarse por otro medio, dando debida consideración al costo y peso de tales partidas). 4. La comunicación a la dirección, de las diferencias significativas de inventario físico existentes. 5. El control físico sobre los títulos de propiedad. 6. Procedimientos para la autorización de adiciones y bajas de activos, incluyendo evaluaciones del rendimiento de inversiones y estudios de ingeniería. 7. La utilización de órdenes de trabajo de activos capital para controlar las adiciones, bajas y gastos de mantenimiento y reparaciones. 8. Procedimientos para la revisión y verificación de activos reci bidos y para la supervisión o revisión de las instalaciones y construcciones en curso. 9. Procedimientos para asegurar que la entrada, proceso y salida de datos de un sistema de procesos de datos son completos y precisos (por ejemplo, las rutinas de edición o de cálculos de saldos). 10. Conciliación periódica de los re gistros detallados de l activo fijo con el mayor general. 11.

Información rutinaria de ventas y bajas de equipos.

12. Procedimientos para controlar lo s desperdicios, pr opiedad y equipo destinados a la venta.

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13. Comprobar la integridad de las operaciones relacionadas con los activos fijos se han establecidos procedimientos de revisión tales como: inspección física, indagación, comprobación y cálculo se ha podido comprobar que no existen ítems o rubros, así como operaciones relacionadas con los activos que no se hayan incluido en los estados financieros. 14. Verificar facturas de los principales proveedores y las liquidaciones de los contratistas por los trabajos realizados, así como documentos que sustenten los realizados de los los inmuebles, maquinaria y equipo y desembolsos planta. 15. Verificar y co mprobar los presupuestos de l as obras o los importes autorizados para la construcción, compra o adquisición de propiedades y equipo con los desembolsos reales y verificar si coinciden. 16. Revisar los métodos de valuación hayan sido aplicados consistentemente, y verificar que los rubros que integran los activos fijos se han registrado a un valor apropiado; en la práctica, se deberá verificar los costos provenientes de una variedad de operaciones tales como la revaluación de actividades, mejoras, renovaciones, etc. 17. Analizar la s partidas y conciliar lo s sa ldos mayores de la s inmuebles maquinarias y equipo. 18. Comprobar y verificar la existencia de las propiedades, planta y equipo, o en todo caso, realizar una selección de acuerdo a los criterios de la materialidad. 19. Realizar en forma selectiva las facturas de los principales proveedores y comprobar las entradas al almacén y sus respectivas tarjetas de control. 20. Comprobar si e xiste un c ompleto sistema de c ontrol de l os activos fijos, actualizados y adecuados a las condiciones de la empresa. 21. Realizar inventarios periódicos en la propiedad, planta y equipo que sean correctamente autorizadas.

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22. Verificar asegurados.

que

los

activos

fijos

estén

adecuadamente

23. Verificar y c omprobar que las condiciones de c onservación de los activos fijos forma óptimas. 24. Verificar la existencia de un manual de funciones de personal encargado del manejo de propiedad, planta y equipo.

•

Procedimientos Analíticos

Analizar las cuentas de control del mayor general, así como de los registros analíticos de los activos fijos, como: o

Movimientos globales.

o

Cantidad, monto de cada tipo de transacción.

o

o

Adquisición de activos nuevos, así como retiros de activos, revisión de los asientos correspondientes. Número y monto de saldos acreedores en las cuentas del activo.

Analizar la composición de los activos fijos por tipo de clase de activo, monto del activo, áreas asignadas, asignación de responsabilidad, etc. Analizar las conciliaciones entre las cuentas del mayor general y los listados de los activos fijos (registro de activo kárdex): oportunidad de las conciliaciones, segmentos y aprobación; cantidad, montos, ajustes recurrentes y no recurrentes y justificaciones. Analizar los métodos de depreciación y vidas útiles asignadas para comprarlas con los normalmente utilizados en la industria. Analizar la depreciación anual acumulada por tipo o clase, entidad jurídica. Analizar los gastos de mantenimiento y conservación de los principales activos con relación al valor del activo. El mantenimiento de unos registros adecuados del activo fijo constituye un elemento importante en cualquier sistema de control interno de contabilidad.

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17.- EVALUACIÓN DEL SIGNIFICADO DE LOS CONTROLES CONTABLES En la etapa final de la revisión, debería hacerse una evaluación preliminar de si las técnicas y procedimientos que forman el sistema de control interno de contabilidad del cliente cumplen los objetivos especificados. Si no se cumplen alguno de ellos, el auditor debe considerar los tipos de errores e irregularidades que podrían ocurrir. Por ejemplo: • • • •

Sobre valoración de los costos del activo fijo. Pasivo sobre valorado. Clasificación de cuentas incorrectas en los estados financieros. Sobre estimación de los beneficios (por ejemplo, si los gastos de mantenimiento y reparación deberían haberse cargado a la cuenta del activo fijo). Cuando no se cumpla ningún objetivo específico importante de control, el auditor debe diseñar unos procedimientos destinados a lograr su cumplimiento.

Control para salvaguardar un activo El acceso físico a los activos fijos de importancia se encuentran restringidos. Las protecciones físicas de los activos fijos son adecuadas para evitar un traslado no autorizado o uso indebido.

Controles gerenciales Se basa en los siguientes procedimientos: El procedimiento desarrollado para planificar la utilidad y uso de activos de importancia, así como de presupuesto de ejecución (ejemplo: maquinaria pesada, etc.) Procedimiento empleado por la gerencia de contabilidad para revisar y realizar un seguimiento de la información financiera y presupuestal relacionada con los activos fijos y los gastos de depreciación. Preparación de informe gerencial referido a: •

Desembolsos por proyecto y avance financiero.

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•

Desembolso que superen los montos presupuestados.

•

Costos de reparación y mantenimiento de obras públicas.

•

Variaciones en las tasas y métodos de depreciación.

•

Ajustes resultantes de inventarios físicos, faltantes y sobrantes.

•

Utilización de activos fijos.

•

Activos completamente depreciados.

Procedimientos provenientes de auditorías anteriores. Procedimiento para efectuar conciliaciones entre el inventario físico, los registros de kárdex y otros con las cuentas del mayor. Si los costos de construcción en curso son verificados con el avance físico de las obras y aprobados antes de su pago o desembolso. Los procedimientos para asegurar que las tasa de depreciación esta adecuadamente determinada y se aplica activo por activo y no sobre montos globales.

Controles generales Si existe una adecuada segregación de funciones en el área de activos fijos, específicamente si las funciones de aprobación de las adquisiciones y retiros de activos están segregadas de la contabilización de los mismos. Funciones de registro y control del movimiento de los activos realizados por el área de gestión patrimonial deben estar separados de la función de los registros de contabilidad. Las funciones de custodia, conservación, mantenimiento, deben estar separados de las funciones de registro y modificación de los datos en la vida de los activos fijos.

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18.- DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA Debe prepararse un programa escrito para la realización de la auditoria del activo fijo; este debe incluir los objetivos y procedimientos de auditoría específicos destinados a alcanzar tales objetivos. En el programa de auditoría de activos fijo deben incluirse por lo general los siguientes procedimientos: 1. Para la planificación (a menudo integrados en los de planificación para el conjunto de la auditoría): a. Los procedimientos para obtener una evaluación del negocio. b. Los procedimientos de revisión analítica (si se ejecutan en la fase de planificación de la auditoría). c. revisión y evaluación preliminar del control interno de contabilidad.

2. Para lograr los objetivos de auditoría. Tale procedimientos consisten en pruebas sobre: a. El cumplimiento del control interno de contabilidad (algunos auditores incluirán estas pruebas en la fase de planificación de la auditoría). b. Los saldos iníciales (si se tarta de una auditoría inicial o nueva). c. Las operaciones del ejercicio actual (por ejemplo, adiciones y eliminaciones) d. Los activos arrendados, incluyendo la revisión de los contratos de arrendamiento. e. Saldos finales. f. Acontecimientos posteriores.

3. Para la revisión del trabajo de auditoría realizado El programa de auditoría debe ser modificado según sea necesario, para incluir los hallazgos o resultados obtenidos durante ella. Por ejemplo, el hecho de haber encontrado unas clasificaciones incorrectas durante las pruebas sobre los gastos de mantenimiento y reparaciones puede hacer

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necesaria una prolongación de tales pruebas, o una más amplia de las cunetas correspondientes del activo fijo; el seguimiento de otros errores o irregularidades aparentes pueden hacer necesario una ampliación o la utilización de procedimientos de auditoría alternativa.

19.- OTROS ASPECTOS DE PLANIFICACIÓN * Auditoría inicial.- En el caso de que una empresa se audite por primera vez, deben revisarse las cuentas del activo fijo correspondientes al ejercicio anterior para asegurarse de la exactitud de los saldos iniciales y de que se han aplicado consistentemente los P.C.G.A. El alcance de los procedimientos necesarios, especialmente el examen de los documentos justificativos, variarán dependiendo del grado de confianza que pueda depositarse en el sistema de control interno de contabilidad del cliente, incluyendo el estado de los registros del activo fijo y los exámenes, si hay alguno, realizado por auditores anteriores. Durante la auditoría inicial se presta una atención especial a: 1. La revisión de las normas y procedimientos de contabilidad aplicados por la entidad durante los periodos actuales y anteriores. 2. La revisión de las actividades de las cune tas del activo fijo del ejercicio anterior; por ejemplo, la revisión de análisis de cambios importantes referentes a adiciones, bajas del activo fijo y aplicación consistente de las normas de contabilidad. 3. El recorrido de las instalaciones de la fábrica (esto es, la inspección de los principales componentes del activo fijo como los principales edificios e instalaciones de producción). 4. La revisión del trabajo de los auditores internos. 5. Revisión del tratamiento fiscal en los ejercicios anteriores, incluyendo los resultados que aparecen en los informes presentados por los ejecutivos de auditoría. Gran parte de los datos recopilados durante la auditoría inicial puede incluirse en los archivos permanentes, pudiendo utilizarse en auditorías futuras.

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* Utilización de los servicios de auditores internos y otros empleados de la empresa- cliente.- Los auditores internos constituyen un elemento importante del control interno de contabilidad de la empresa, su trabajo puede tener un efecto considerable sobre la naturaleza, alcance y oportunidad de trabajo llevado a cabo por el auditor independiente. En la planificación, de una auditoría estas deberían ser una evaluación de la función de auditoría interna. Los auditores internos pueden proporcionar también una ayuda directa al auditor independiente durante el examen de las cuentas del activo fijo (por ejemplo, la revisión y documentación de los procedimientos de control interno de contabilidad; preparación de papeles del activo; verificaciones de adiciones y bajas determinadas dela activo fijo; visitas a sucursales, divisiones o filiales). También debería obtenerse ayuda de otros empleados de la empresacliente; este tipo de asistencia consiste fundamentalmente en trabajo administrativo y permite al equipo de auditoría concentrarse en los aspectos más profesionales de la misma. * Utilización de los servicios de especialistas y consultores: La naturaleza del negocio del cliente, sus registros o actividades, pueden indicar que es necesario realizar una planificación para la utilización de especialistas y consultores. Por ejemplo; podría hacerse necesario considerar la utilización de un tasador en relación con una combinación de empresas contabilizada como una compra por parte del cliente. * Técnicas de auditorías asistidas por ordenador: Pueden emplearse equipos de procesos de altos y software para procesar toda o huna parte de las operaciones relacionadas con el activo fijo de la entidad y para mantener los registros correspondientes a mayor general y auxiliar. Entre los tipos de verificaciones de las cuentas del activo fijo que pueden llevarse a cabo mediante las técnicas de auditoría asistida por ordenador, se encuentran: 1. Recalcular la depreciación, comparándola con las cifras facilitadas por el cliente e impresión de las diferencias. 2. Comparación de la depreciación acumulada con los bienes para determinar que esta no es superior al costo.

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3. Clasificación resumida de los bienes o partida del activo por clases, ubicación, etc. 4. Selección de muestras para la verificación (por ejemplo, adiciones, bajas de activos, etc.). 5. Verificación de números duplicados o de la inasistencia de ellos en la clasificación de activos, etc.

20.- FACTORES DE RIESGOS DE AUDITORIA –ACTIVOS FIJOS Dentro los factores de riesgos tenemos los siguientes: Acceso no autorizado a la información de movimiento de activos fijos, a proporcionar información sobre ellos. Ausencia de libros, registros auxiliares y kárdex, y otros documentos que puedan soportar la información. Pérdida de documentos, registros o la integridad de los datos de duplicidad de registro, o información de un mismo hecho económico. Desorganización en los archivos y en los registros de la documentación sustentatoria. Cambios frecuentes en la organización interna. Escaso conocimiento, competente idoneidad del personal asignado a la administración y gestión patrimonial.

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El sistema de autorizaciones, aprobaciones, adquisición y retiro de activo fijo no es adecuado, ni efectivo. Los asientos de ingreso o movimientos de activos fijos, así como su depreciación son registrados sin revisión ni aprobación. No se realiza acciones de mantenimiento y reparación para mantener los activos en óptimas condiciones. Existen diferencias significativas entre el inventario físico y los montos registrados. No existen informes gerenciales sobre el uso el destino de los activos fijos. No existe seguro contra riesgos o no han sido actualizado, para activos de trascendencia e importancia de valores o montos significativos. Las estimaciones sobre la vida útil de los activos (equipos de computado) no son correctas, habiéndose apreciado su utilidad económica y potencial de servicios después de estar completamente depreciados. Una entidad posee activos fijos significativos de gran valor: maquinaria y equipo que nos utilizados completamente, solo utilizan un porcentaje de su capacidad instalada.

21.- AUDITORIA DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS Concepto.-

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Es la apropiación del costo de los activos fijos de una manera sistemática y racional durante la vida útil estimada de los mismos. La amortización o depreciación puede ser cargada directamente al resultado del periodo o considerada como una porción del costo de producción y en consecuencia activarse formando parte del valor de los inventarios.

Objetivos de la auditoria de la depreciación.Consiste en determinar: 1. Que la distribución del costo acumulado se ha calculado con precisión y siguiendo los P.C.G.A. 2. Que la provisión para el periodo en curso se ha calculado con adecuación y según los P.C.G.A, aplicados consistentemente. Esta provisión debe ser suficiente y equitativa. 3. Que las bajas de activo, reposiciones y ajustes estén reflejados en las cuentas mediante la aplicación debida y consistente de los P.C.G.A.

Principios de contabilidad generalmente aceptados Los principios exigen que costo otro valor básico de undistribuido activo de capital tangible, menos el el valor deurescate (si existe), sea tan equitativamente como se pueda entre los periodos durante los que se espera que el activo vaya a prestar sus servicios.

Evaluación del control interno La base principal en la evaluación del control interno estará formada por la calidad de las normas generales de contabilidad y el rendimiento de las mismas, además de la naturaleza y amplitud de los registros contables especifico de la depreciación.

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CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO CLIENTE:____________________________________________ PERÍODO:____________________________________________ ACTIVOS FIJOS N°

PREGUNTAS

RESPUESTA OBSERVACI S N ONES SI N/A O

ADQUISICIONES 1

2 3 4

5 6

¿Se determina cuales son los requerimientos o las necesidades de activos fijos en cada departamento? ¿Se han establecidos limites de autorización para las adquisiciones de bienes de activo fijo de acuerdo a niveles jerárquico? ¿Existen directivas internas para el proceso de adquisición de bienes? ¿Se han establecido procedimientos que se informe oportunamente de las adquisiciones efectuadas para efectos de seguros?, etc.? ¿existe política definida para distinguir entre inversiones yen activo fijo y gastos por reparaciones mantenimiento' ¿Se ha fijado de un monto mínimo para activar compras en activo fijo?

REGISTROS 7

8 9

¿Están las cuentas del mayor respaldadas por registros, tanto en lo referente al valor del activo como las depreciaciones? ¿Son estos registros llevados por personas no relacionadas con la custodia de los activos? ¿Se concilian periódicamente estos registros con las respectivas cuentas de mayor? De ser afirmativa la respuesta anterior

10 cada cuento tiempo se efectúan dichas conciliaciones? a) mensual d) anual

1

b) trimestral c) semestral ¿Cuándo fue la ultima conciliación de los 11 registros? ¿Existe una adecuada protección física para cada clase de bienes de activo fijo, 12 incluyendo los que se encuentran fuera de uso? ¿Se toman inventarios físicos de activo 13 fijo? ser afirmativa la respuesta anterior 14 De ¿cada cuanto tiempo se realiza los inventarios en los activos fijos? son dichos recuentos practicados por el 15 personal no conectado con: a) ¿la custodia física de los activos? b) ¿los registros subsidiarios de esos activos? ¿Está el activo fijo identificado en forma 16 tal que puede ser relacionado fácilmente con los registros auxiliares? ¿El activo fijo identificado tiene códigos? 17 ¿Tienen plaquetas adheridas? 18 ¿Se ajustan los registros contables como consecuencia de los recuentos físicos? ¿Se informa a la gerencia las diferencias 19 resultantes? ¿Se indican en los registros auxiliares 20 las tasas de depreciación? ¿Las revaluaciones o ajustes están 21 acorde con las tasas de depreciación actualizadas?

BAJAS ¿Se requiere autorización escrita para la 22 venta, retiro y destrucción de activos fijos? ¿Quién autoriza? a) El gerente b) El administrador c) El Contador d) El almacenero 23

e) ¿SeNA envía una copia de autorizaciones directamente a contabilidad?

1

¿Utiliza contabilidad copia de estas autorizaciones para contabilizar los 24 créditos a las cuentas del activo fijo por las bajas? Por los activos vendidos: ¿se contabiliza 25 el cargo correspondiente para controlar los cobros? ¿Establecen los procedimientos que se 26 informen oportunamente las ventas y otros retiros para efectos de seguros?

AUDITORIA DE ACTIVOS INTANGIBLES 1.- INTANGIBLE Es la parte del activo no corriente que agrupa a las cuentas que optan valores inmateriales (no físicos) tales como las siguientes partidas: o

Concesiones y Derechos

o

Patentes y Marcas

o

Gastos de Investigación

o

Gastos de Explotación y Desarrollo

o

Gastos de Estudios y Proyectos

o

Gastos de promoción y Pre-operativos

o

Gastos de emisión de acciones obligaciones

Los activos intangibles representan privilegios porque podrán ser otorgados por un gobierno como el caso de una patente o de los derechos del autor: podrá ser concedido por el propietario: podrá crearse tales como en el caso del crédito mercantil conocido como GOODWILL. Además deberá considerarse que algunos se derivan de la naturaleza de derechos legales que son los casos de marcas patentes, derechos de autor, otros se derivan de beneficios de convenios en terceros como franquicias, permisos, licencias, y otros de transacciones específicas del propietario (costo de organización y crédito mercantil).

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En esta cuenta se registran los valores inmateriales, no físicos, que proporcionan derechos o beneficios específicos futuros a su poseedor (la empresa). El auditor deberá verificar el srcen de los activos intangibles, su costo o importe y el monto de su amortización que represente derechos para la empresa: debiendo de manera más específica: 1. Determinar que se tenga una evi dencia apropiada respecto a las adquisiciones, traspasos y cancelaciones. 2. Juzgar si la base de valuación utilizada es corr ecta así como la adecuada de su política de amortización.

2.- CLASIFICACIÓN DE LOS INTANGIBLES: De vida Limitada.- Aquellos con una vida limitada por la ley, o por algún contrato o bien por la propia naturaleza del activo ejemplo: Marcas.

•

De vida Ilimitada.- Aquellos, que no tienen un plazo definido para su vida que es limitada sin que haya indicio alguno de una limitada al ser adquiridos.

•

•

El Crédito Mercantil.- Que se refiere al excedente pagado por la

empresa adquiriente de otra al pagar un precio superior al valor contable de los activos netos que recibe de otra, ejemplo: GOODWILL.

3.- COSTO La regla general respecto a la contabilización de los intangibles es que no deben contabilizarse o reconocerse, sino cuando son el resultado de una compra venta definida y efectuada entre personas y enteramente independiente por el importe de su costo efectivo o equivalente. Los activos intangibles desarrollados dentro de una empresa se registran conforme los costos de mano de obra y materiales consumidos en la producción del activo mas todos los costos legales en que pudieran incurrirse. En caso de patentes que se desarrollen internamente su costo incluye el costo de los gastos legales y demás costos de obtenerla, pero no los costos incurridos respecto a investigación y desarrollo del producto o proceso.

4.- AMORTIZACIÓN 1

La amortización representa el proceso de asignar el costo de un activo a través de su vida, de poder enfrentar el costo respecto de los ingresos generados por el activo. Art. 44 de la ley de Impuesto a la Renta permite a la empresa optar por alguna de las siguientes alternativas: 1. Amortizar proporcionalmente en el plazo de 10 años o 2. Considerar como gasto el precio pagado por la adquisición (cesión definitiva) en un solo ejercicio. Los gastos de exploración y desarrollo, según Art. 37.D. Ley 774, ley Imp. a la Renta. Son deducibles de la renta bruta de 3ra categoría los gastos de exploración y desarrollo en los que incurran los titulares de actividades mineras que se deducirán en el ejercicio en que se incurran o se amortizarán en los plazos y condiciones que señale la ley General de minería. Los gastos pre-operativos iníciales y los srcinados por la expansión de las actividades de la empresa, aparte de ser aceptados como deducción de la Renta Bruta de 3ra categoría; el contribuyente puede optar: •

Deducir en el primer ejercicio como gasto.

•

Amortizar proporcionalmente en el plazo máximo de 10 años, esta hará a partir del ejercicio en que se inicie la amortización producción o se explotación.

Una vez fijado el plazo de la amortización solo podrá variarse previa autorización de la SUNAT, computándose en tal caso el nuevo plazo a partir del ejercicio siguiente, a aquel en que fuera presentada la solicitud por el contribuyente sin exceder el total el plazo máximo de 10 años. Dentro del programa de auditoría se hará examen y evaluación del Control Interno donde realizarán cuestionarios.

5.- OBJETIVOS DE LA AUDITORIA •

Que los saldos representen cargos correctos contra futuras operaciones y razonablemente puedan esperarse que se realicen a través de futuras operaciones.

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•

•

•

Los Aumentos durante el periodo auditado son cargos correctos a estas cuentas y representan su costo verdadero. Determinar que la amortización o cancelación contra ingresos en el periodo y en la fecha, son razonables según las circunstancias y han sido calculadas sobre una base aceptada con la usada en periodos anteriores. Que las partidas han sido debidamente clasificadas y expresadas en el balance, dando mayor importancia de las cantidades involucradas.

6.- PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA •

•

•

•

•

•

•

•

Se deberá llevar a cabo un análisis de cada una de las partidas de activos intangibles, teniendo como punto de partida su saldo al inicio del periodo. Inspeccionar toda la documentación que ampare las adiciones, revisando los asientos que le hayan dado srcen. Esta evidencia abarca los contratos de compra, correspondencia relacionada con la obtención de patentes, contratos referentes al otorgamiento de franquicias, etc. Sumar el detalle y cotejar los totales con el Mayor General. Cerciorarse si el pago fue hecho en efectivo, en valores o si es srcinado a través de un crédito al capital suscrito o ganancias no distribuidas. Examinar las actas de autorizaciones. Deberá verificarse los cargos efectuados a la cuenta de costos preoperativos, los cuales incluyen los honorarios legales relacionados con la constitución de la empresa, los pagos que se hacen al estado y las cuotas para el registro e inscripción. Se verificará las amortizaciones realizadas por el contribuyente y la correspondiente cuenta de gastos. Se si el factor de ajuste para la seaverificará el correcto, de acuerdo a empleado la antigüedad delactualización intangible asimismo se verificará el valor de tasación del profesional

1

independiente que lo valúe en el caso que hubiera aplicado límite de re expresión.

CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO CLIENTE: ____________________________________________ PERÍODO: ____________________________________________ ACTIVO INTANGIBLE PREGUNTAS

N/A

SI

NO

OBSERVACIONE S

1. ¿Están contabilizadas todas las partidas de activo intangible adquiridas?

2.

¿En

cuál

de

las

forma

1

siguientes se valúa el activo intangible? 

Costo.



Avalúo.



Otras.

3. a) ¿Se emplean provisiones de amortización? b) ¿Acredita la amortización directamente a la partida de activo?

4. ¿Se autorizan debidamente las adiciones a las cuentas de activo intangible?

5. ¿Están los métodos de la compañía de acuerdo con los principios aceptados de contabilidad que rigen las erogaciones para adiciones al activo intangible?

6.

¿Son los métodos de amortización uniformes de un año a otro?

7. Es adecuada la amortización? 8.

Descríbanse los procedimientos seguidos en la amortización de activo intangible.

Luego podrán realizar un cuestionario tributario Como en el caso anterior.

CUESTIONARIO TRIBUTARIO CLIENTE: ____________________________________________ 1

PERÍODO: ____________________________________________ CTA. 6 RELACIONADO CON OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO PREGUNTAS

N/A

SI

NO

OBSERVACIONE S

1.

¿Existe amortización de activos intangibles? (hasta 10 años: gastos de constitución). (Art.40 h). 2. ¿Se han diferido los gastos realizados que corresponden a ejercicios futuros?

3. ¿Figuran en el activo, saldos que corresponden a impuestos a la renta pagados en exceso?

4. Los gastos de organización, ¿están debidamente analizados y sustentados? (Art. 40 h DL. 200).

5.

La compra de activo intangible ¿ha pagado el impuesto correspondiente? (art. 50 y DL.200).

6.

¿Existe algún saldo préstamos por cobrar accionistas?

de a

7.

¿Se ha establecido correctamente la reserva legal durante los últimos 5 años? (Art. 258 Ley 16123.

8. ¿Existen pérdidas srcinadas en valores adquiridos como beneficio tributario? (Art. 50K DL. 200).

1

CONCLUSIONES Llegamos a la Conclusión que teniendo un buen control interno en la empresa de cada área evitaríamos errores y proporcionaríamos información clara y precisa. Habiéndose determinado, en forma preliminar, la confianza que se puede depositar en el sistema de control interno contable a través del seguimiento y observación de las transacciones y de la existencia de los controles claves y, considerando la importancia relativa y el riesgo de auditoría en el rubro de inmuebles, maquinarias y equipos, el auditor estará en posición de definir la naturaleza de los procedimientos de auditoria, tanto de cumplimiento como sustantivos, con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias. El concepto de intangibles normalmente se restringe a aquellos activos no circulantes que sin ser materiales son aprovechables en el negocio. Los activos intangibles son partidas que representan la utilización del servicio o el consumo de bienes pero que se espera que producirán ingresos como los descuentos en emisión de obligaciones y aquellas que implican un derecho o privilegio y, en algunos casos tienen la particularidad de poder reducir costos de producción, mejorar la calidad de un producto o promover su aceptación en el mercado. Se adquieren con la intención de explotar esta en beneficio de la empresa y su costo es absorbido en los resultados durante el periodo en que rinden este beneficio (Ejemplo: Los patentes, licencias, marcas), el propósito fundamental de la revisión de este rubro es de comprobar que los valores registrados existan en realidad y se encuentran en posesión o bajo control de la empresa auditada y su valuación se ajuste a los PCGA.

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BIBLIOGRAFIA

AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS - JESUS HIDALGO ORTEGA ACTUALIDAD EMPRESARIAL WWW.TESISPROYECTOS.COM WWW.MONOGRAFIAS.COM WWW.SUNAT.GOB.PE

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INDICE

Titulo………………………………………………………………………………………… ……………………………… 1 Introducción……………………………………………………………………………… …………………………….. 2 Auditoria de Activos Fijos, concepto, reconoce……………………………………….. 3

como

se

Objetivo de Auditoria…………………………………………………………………………………… …………. 4 Principios de Contabilidad valoración…………….. 5

Generalmente

aceptados,

base

de

Revaluación de Activos Fijos……………………………………………………………………………………. 6 Planificación

de

Auditoria…………………………………………………………………………………… …… 7 Interpretación de negocio, analítica………………………………………………………… 8

Revisión

Revisión y evaluación preliminar del control interno de Contabilidad, Evaluación del entorno del control…………………………………………………………………………. 9 Evaluación de flujo de operaciones………………………………………………………………………… 10 Objetivos específicos control……………………………………………………………………………

del 11

Recopilación de información referente a controles específicos de Contabilidad…. 12

1

Evaluación del significado contables…………………………………………………

de 14

controles

Desarrollo del programa Auditoria……………………………………………………………………

de 16

Otros aspectos de planificación…………………………………………………………………………….. 17 Factores de riesgos de Auditoria fijos………………………………………………….. 19

de

Auditoria de Depreciación Activo………………………………………………………………………. Cuestionario de Control Interno Fijos……………………………………………………. 21

de

Activos de 20 Activos

Auditoria de Activos Intangibles…………………………………………………………………………….. 23 Clasificación de los Intangibles, Amortización……………………………………………. 24 Objetivos

y

procedimientos

Costo, de

Auditoria……………………………………………………………… 25 Cuestionario de Control Interno Intangibles……………………………………….. 27

de

Cuestionario Tributario de Intangibles…………………………………………………….. 28

Activos Activos

Conclusión………………………………………………………………………………… ………………………… 29 Bibliografía………………………………………………………………………………… ………………………… 30

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