Auditoria Administrativa - Trabajo Final - UNISON

Auditoria Administrativa Trabajo Final  Auditoria elaborada en la Universidad de Sonora Campus Nogales

Integrantes:   

 Ayón Martínez Luis Ángel  Cocoba Baltazar Dagoberto Félix Armenta Reyna Yadira

Profesora: 

Ramírez Higuera Ana Laura

LIA 7mo

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 Auditoria Administrativa

Planteamiento del Problema En la actualidad, se está presenciando un conjunto de transformaciones económicosociales, generadas en gran medida por la globalización y el gran progreso en la tecnología de la información, lo que obliga a que haya una gran demanda y exactitud de la información respecto al desempeño de las empresas, además, de existir otro factor irrevocable, el tiempo, el cual obliga a cambiar numerosas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los directivos. Debido a todos los problemas administrativos que se han presentado con el avance del tiempo han surgido nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoría administrativa, la cual es un examen detallado del proceso administrativo, es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación para examinar integralmente una empresa con el propósito de descubrir áreas de oportunidades para mejorar su administración. La auditoría administrativa es importante, ya que determina que es lo que se está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; así mismo proporciona a los directivos un panorama sobre la forma de cómo está siendo administrada por los diferentes niveles, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta atención. Los procedimientos de la auditoría administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Tomando en cuenta lo anteriormente mencionado, se puede concluir que la auditoría administrativa es dinámica, la cual puede aplicarse gradualmente en los departamentos de una empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aún en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inútil, su aplicación debe ser comprobada para lograr la eficiencia.

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Objetivo de la Auditoría Realizar una verificación, evaluación y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases del proceso administrativo y lo que incide en ellos. Además de proporcionar un análisis, recomendaciones, e información concerniente a las actividades revisadas. Como objetivo principal se debe hacer una revisión de cómo se opera en el área de recursos humanos y determinar si están apegándose a las políticas y reglamentos de la entidad. Una vez ya realizadas estas revisiones y observaciones, se proporcionarán recomendaciones útiles para un mejor manejo del personal y un mejor apego a las políticas. Se llevará a cabo una revisión de todos los procesos administrativos dentro del área de recursos humanos en donde se determinarán por fases administrativas cómo éste va operando.

Alcance de la Auditoría Las tareas de la auditoría serán aplicadas únicamente en la Universidad de Sonora (Campus Nogales) en su departamento de recursos humanos, y estarán enfocadas únicamente al departamento ya mencionado y todas las directrices que éste tenga hacia otros de tal manera que pueden ser mencionadas otras áreas en esta auditoría pero que no llevan una revisión de manera formal como al departamento a auditar.

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Análisis Preliminar Se realizó una visita y una pequeña entrevista el día 4 de octubre del 2010 con el Lic. L ic. Felipe de Jesús Morales Solís en donde nos determina que existen pequeños problemas tanto como de entendidos como de registros del personal de manera que se tenga acceso sencillo a ellos. También se comentaba que no se llevan los apegos a las políticas a un 100% debido a que al personal no se le ha inculcado o más bien no se les ha capacitado con un reglamento que se lleve estrictamente al pie de la letra, creando entre ellos mismos una decaída de conocimientos bases para operar dentro de esta institución.

Instrumentación y justificación Utilizaremos como base de instrumentación para la obtención de información los métodos de: entrevista directa, grabaciones, observación al momento de operar en el departamento. Se utilizarán estas herramientas debido a que el Lic. Felipe Morales es una persona ocupada en donde toma su trabajo muy en serio, será por ello que utilizaremos estos métodos para poder conseguir información de la manera menos m enos complicada posible Entrevista: Objetivo: Recabar información relacionada con el departamento de ciencias económico – administrativas, sus funciones, sus procesos y la implicación que este tiene en el proceso de reinscripción.

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Puesto: ________________________________________________________________ 1.- ¿Cuál es el nombre del jefe del departamento? 2.- ¿Cuánto tiempo tiene en el cargo? 3.- ¿Cuál es la estructura del departamento? 4.- ¿Cuántas personas integran el departamento? 5.- ¿Cuál es el objetivo del departamento? 6.- ¿Cuáles son sus funciones principales? principales? 7.- Según su criterio y de forma clara y precisa, diga usted, ¿qué valores rigen el comportamiento del departamento? 8.- ¿El departamento participa en el proceso de reinscripción? a) Sí  b) No c) No lo sé 9.- ¿Con cuántos departamentos se vincula en este proceso y cuáles son? 10.- En una escala del 0 al 100%, ¿cuál es el nivel de su participación?

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 A. Preguntas de carácter general

1. ¿Cuáles diría que son los objetivos principales de su empresa? 2. Desde su punto de vista ¿cuáles son los co metidos principales del departamento de recursos humanos? 3. ¿Cuáles son algunos de los problemas o dificultades por los que atraviesa actualmente la empresa? ¿Cuáles son sus causas? ¿Qué grado de difusión tienen? 4. ¿Tiene algún objetivo concreto para este año respecto de los recursos humanos? ¿Y a largo plazo?

B. Análisis del puesto de trabajo

5. ¿Tiene actualizadas las descripciones y requisitos de los puestos de trabajo? 6. ¿Qué métodos utilizan para realizar las descripciones y los requisitos de los puestos de trabajo?

C. Planificación de recursos humanos 7. ¿Qué planes tiene para cubrir las necesidades futuras de recur sos humanos en su propio departamento? ¿Qué grado de proyección futura tienen sus planes? 8. ¿Qué métodos, medios o modelos emplea para llevar a cabo la planificación de recursos humanos? ¿Y qué experiencia tiene en el uso de estos métodos o medios? 9. ¿Qué es lo que espera que hagan otros gerentes de la empresa para facilitar sus planes de recursos humanos? ¿Cómo deberían hacerlo? ¿Qué políticas existen para motivar a otros gerentes para que colaboren a este respecto?

D. Rotación de recursos humanos

10. ¿Cómo reclutan a las diferentes categorías de empleados y cuál es el tiempo medi o para cubrir un puesto? 11. ¿Cuáles son los puestos más fáciles y más difíci les de cubrir? ¿Qué estrategias i nnovadoras ha utilizado para cubrir los puestos más difíciles? 12. ¿Qué políticas tienen marcha respecto del reclutamiento interno y externo? ¿Por qué? ¿Está satisfecho con la forma por hacerlo? 13. ¿Qué métodos utilizan habitualmente para seleccionar las catego rías de empleados clave? ¿Dispone de datos sobre su éxito o fracaso? ¿Tiene idea de sus costes?

E. Retribución

14. ¿Cómo determina la evaluación de puestos de trabajo y los aumentos salariales?

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15. ¿Dispone de algún sistema de retribución por méritos o de incentivos? En caso afirmativo, explica la lógica en que se basa su uso. En caso negativo, explique por qué no existen. 16. ¿Cuál es su problema principal en la administración de salarios? 17. Aparte de las prestación obligatorias por ley, ¿qué otras prestaciones ofrece a los empleados? ¿Por qué (cuál es la lógica en que se basa las prestaciones)?

F. Evaluación del desempeño

18. ¿Está satisfecho con los formularios de evaluación del desempeño que se emplean para las diferentes categorías de empleados? ¿Cuáles son las razones principales de su descontento? 19. ¿Con qué fines se realiza la duración del desem peño? ¿Por qué? 20. ¿Con qué frecuencia y evalúan oficialmente los supervisores el desempeño de sus empleados? ¿Les gusta el sistema? ¿Les gusta a los empleados el sistema existente?

G. Formación y desarrollo

21. ¿Efectúa regularmente un análisis de la necesidad de fo rmación? ¿Cómo lo hace? ¿De qué manera decide que empleados se formarán? 22. ¿Cómo se diseñado programas de formación (en cuanto a contenidos)? ¿Cuál es su lógica? 23. ¿Cómo evaluar la eficacia de los diferentes programas d e formación? 24. ¿Qué cambios o mejoras piensa que deberían hacerse respecto a la formación del puesto de trabajo? 25. ¿Existe algún sistema para animar a los supervisores ayudar a los empleados a desarrollar sus capacidades?

H. Planificación y gestión de la carrera profesional

26. ¿Existe alguna política en empresa sobre planificación de la carrera profesional? ¿Qué es lo que les gusta y lo que le disgusta de ella? 27. ¿Existe alguna política para ayudar a los empleados que se encuentren en una meseta profesio nal en empresa? 28. ¿Fomenta la empresa del consejo profesional informal (por ejemplo, tutoría)?

I. Calidad de vida en el trabajo y productividad

29. ¿Está en marcha algún programa concreto de mejora de la productividad (círculos de calidad, enriquecimiento del puesto de trabajo, gestión de la calidad total, etc.)? ¿Qué impresión tiene respecto de su ef ectividad?

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30. ¿Dispone de algún programa para los "empleados con problemas" (programas de asistencia de empleados, asesoramiento, etc.)? ¿En qué medida son efectivos estos progra mas? 31. ¿Cómo mantiene informados a los empleados sobre lo que sucede en empresa? ¿Realizan actividades de comunicación con regularidad? ¿Algún problema en concreto? 32. ¿Cómo se planteaba la obtención de información sobre los empleados? ¿Qué canales y métodos emplea? ¿Con qué frecuencia?

J. Seguridad e Higiene en el Trabajo

33. ¿Cuáles son los mecanismos principales que existen para mantener la seguridad y la higiene en la empresa? ¿Existe algún problema en concreto? 34. ¿Qué políticas y de la empresa respecto de la prevención de accidentes y de las enfermedades laborales? ¿Está satisfecho con los sistemas actuales emplean? 35. ¿Recogían a dicha regularmente información sobre seguridad e higiene? ¿Es lo que hace con l a información? 36. ¿Quisiera hacer algún otro comentario sugerencia respecto de la seguridad e higiene en el trabajo?

K. Relaciones laborales

37. ¿Cómo caracterizaría las relaciones del departamento de recursos humanos con los sindicatos de la empresa? ¿Podría comentar que mejora considera que podrían hacerse de cara al futuro? 38. ¿Mantiene estadísticas sobre el número de naturaleza de las quejas? ¿Calcula el coste de cada una? 39. ¿Encuentra algún problema concreto para hacer cumplir el convenio colectivo? 40. ¿Tiene dificultad para disciplinar a los empleados?

L. Otras funciones de recursos humanos

41. ¿Qué se espera de los gerentes y otros profesionales respecto de las relacio nes con la comunidad local? 42. ¿Cómo ve su presupuesto? ¿Puede explicarlo? 43. ¿Qué tal es la calidad del personal de r ecursos humanos? 44. ¿Cómo ve el papel del departamento de recursos humanos en su empresa?

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Indicadores Los indicadores que utilizaremos son relacionados y los más aptos para el departamento de recursos humanos los cuales nos permitirán determinar donde se encuentran las fallas del departamento y podernos dar una pequeña idea de que recomendar para mejorar el área de manera rápida. Los indicadores a utilizar son:              

Análisis de Puestos Organigrama Evaluación de Puestos Movimiento de Personal Fuentes de Reclutamiento Personal Reclutado Personal de Nivel Directivo (Rossana Basurto) Personal de Mandos Medios (Felipe Morales) Personal de Nivel Operativo (Coordinadores) Personal de Base (Maestros y personal de Seguridad) Personal Temporal Personal Capacitado Personal con capacitación Sueldo a diferentes niveles

Técnica: Análisis FODA En este caso utilizaremos los modelos que mejor m ejor se acomodan a este departamento para llevar a cabo una auditoria los más apegada posible:

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Programa de Trabajo

PROGRAMA DE TRABAJO UNIVERSIDAD DE SONORA

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ÁREA: Departamento Departamento de Recursos Humanos UNISON Campus Nogales

INICIO SUSPENSIÓN REINICIO

TERMINACIÓN CANCELACIÓN TERMINACIÓN

RESPONSABLE: RESPONSABLE: Reyna Yadira Feli x Armenta

CLAVE: 207204012

Duración Num.

Acti vi dad( e s)

Re sponsable Espe cífico S1

1 Planteamiento del 2 Objetivo y Alcance 3 Analisis Prelimiar 4 Instrumentacion 5 Justificacion 6 Elaboracion Elaboracion de Entrevistas 7 Tecnicas EXAMEN 8 9 Aplicación de Entrevistas 10 Analisis FODA 11 Redaccion de Entrevistas 12 Recaudación de Evidencia 13 Hallazgos 14 Elaboracion Elaboracion de Informe Recomendaciones 15 16 Antecedentes de Empresa

Octubre S2 S3

S4

Novi embre S1 S2 S3 S4

Luis Angel Ayon Luis Angel Ayon Reyna Yadira Felix Reyna Yadira Felix Luis Angel Ayon Reyna Yadira Felix Luis Angel Ayon Luis, Reyna y Dagoberto Dagoberto Cocoba Luis Angel Ayon Reyna Yadira Felix Luis, Reyna y Dagoberto Luis, Reyna y Dagoberto Luis, Reyna y Dagoberto Luis y Reyna Reyna Yadira Felix

OBSERVACIONES:

ELABORÓ: ELABORÓ: Luis Angel Ayon Martinez

REVISÓ: Reyna Yadira Felix Feli x Armenta

AUTORIZÓ: AUTORIZÓ: Reyna Yadira Felix Armenta Armenta

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Informe PLANEACIÓN Hallazgos • Estrategias 

Las estrategias no están por escrito, no se ha definido como realizar una estrategia para el departamento y para proyectos que puedan surgir.



No se conocen en su totalidad, debido a que no están escritas y por ende no se difunde entre el mismo personal y en el departamento.

• Políticas

• Procedimientos 

Conocimiento parcial de los procedimientos, tampoco existe un manual o algún documento que tenga un lineamiento de cómo realizar los procedimientos del departamento.

Causas • Estrategias 

La tradición de cómo se han hecho las actividades, eventos, entre otras, ha permitido que no estén por escrito, es decir, se hacen porque así se han venido realizando.



Los imprevistos que se presentan o la toma de decisiones inmediatas requiere de soluciones que no están estipuladas.

• Políticas 

La generalidad de éstas ha contribuido a que no se den a conocer de manera formal a las coordinaciones coordinaciones y a los miembros del departamento. departamento.

• Procedimientos 

El número de actividades son diversas y variadas, por lo que el establecimiento de procedimientos para cada una de ellas no se ha realizado, además que la experiencia de saber cómo se hacen las cosas tampoco ha permitido que se establezcan por escrito.

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Recomendaciones • Estrategias 

Se recomienda que para la elaboración de estrategias, en juntas por sección o por departamentos se formulen para que sean evaluadas por el consejo directivo de la institución, y una vez aprobadas sean del conocimiento de todos los empleados, en la junta general de inicio de curso.

• Políticas 

Para hacer del conocimiento de las políticas a los empleados, se propone que se elabore un folleto o tríptico en el cual estén explícitas.

• Procedimientos 

Por medio de la formación de comisiones entre el personal de la empresa, se formulen, actualicen y se den a conocer los diversos procedimientos, sobre todo de aquellos se realizan periódicamente. También es fundamental que se haga un escrito de los procedimientos del departamento

ORGANIZACIÓN Hallazgos • Organigrama 

Las líneas de autoridad no están bien definidas debido a la ausencia de un diagrama de la Universidad de manera propia, existe un diagrama general proporcionado por la UNISON de Hermosillo.

• Descripción de puestos 

No se proporciona al momento de ingresar a la empresa, solo se realiza una convocatoria para ingresar a la institución.

• Instructivos especiales 

No existen para todas las actividades que se desarrollan.

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Causas • Organigrama  

El organigrama se encuentra en revisión. Sólo está como material de consulta, es decir, se da a conocer solamente cuando se requiere.

•Descripción •Descripción de puestos 

El empleado no recibe una capacitación en cuanto a las funciones que debe desempeñar en su puesto.

• Instructivos especiales  

La forma de darlos a conocer ha sido de manera parcial, ya que no se hace desde que el empleado ingresa a la empresa. No están por escrito, solo se mencionan en reuniones generales de la institución.

Recomendaciones • Organigrama 

Se propone que el consejo directivo de la institución presente propuestas de posibles organigramas, y a partir de éstas consensuar el que mejor se adecue a las necesidades de la institución.

• Descripción de puestos 

Es importante darlas a conocer al empleado al momento de la inducción, por medio de un manual, un folleto o un video, de tal forma que se le informe lo específico del puesto al que fue contratado.

• Instructivos especiales 

Cada coordinación o departamento nombrará comisiones (formada por maestros) para la organización de los diversos eventos o actividades que se realizan a lo largo del ciclo escolar, con la finalidad de establecer por escrito el procedimiento de cómo se llevó a cabo el evento que se les asignó, desde el diseño, el desarrollo y la evaluación de éste.

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INTEGRACIÓN Hallazgos • Selección 

El proceso se lleva a cabo parcialmente.

• Inducción  

No existe previa inducción al momento de ingresar a la empresa. Se desconoce el manual donde se especifican las condiciones de la empresa.

Causas • Selección  

Se da prioridad a personas recomendadas por los mismos empleados de la organización. Se omiten pasos del proceso de selección dependiendo de las necesidades de la empresa.

• Inducción   

La rotación de personal no es frecuente. La empresa solicita regularmente personas con experiencia. Los puestos de mayor responsabilidad r esponsabilidad por lo general son ocupados por empleados de la misma empresa, sobre todo por aquellos que han demostrado compromiso por ésta.

Recomendaciones • Selección 

Determinar por escrito a través de diversos formatos adecuados a los pasos del proceso de selección, previendo cualquier situación de contratación; aplicado por el consejo directivo.

• Inducción 

Elaborar un sistema de inducción general hacia la institución, así como uno específico a cada coordinación o departamento. En el cual se contemplen también las condiciones de la empresa.

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DIRECCIÓN Hallazgos • Comunicación 

Es deficiente la intercomunicación entre las coordinaciones y departamentos.

• Motivación   

Son pocos los estímulos proporcionados, y cuando se otorgan, se dan sólo en ciertos departamentos o coordinaciones. La variedad de estímulos necesita diversificarse. El empleado no conoce cuáles son los estímulos o motivaciones que ha recibido, está recibiendo o podría recibir.

• Liderazgo 

Se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los empleados creando un estado conflictivo entre el personal.

Causas • Comunicación  

Los intereses de cada sección son diferentes, ya que cada una de estas está incorporado a diversas dependencias educativas. Barreras físicas, como la distancia entre una sección escolar y otra.

• Motivación   

El plan de estímulos o motivaciones no es manejado como tal. El empleado no considera como estímulos los proporcionados por la institución, ya sean cursos o capacitaciones, otorgamiento de responsabilidades, responsabilidades, entre otros. La empresa no comunica lo anteriormente mencionado como estímulo o motivación.

• Liderazgo 

Lo relevante para el ciclo escolar se planea con meses de anticipación, por lo que la flexibilidad para aportar nuevas ideas a lo planeado se dificulta ya que son ideas tomadas a nivel distrital.

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Recomendaciones • Comunicación 

La información debe de ser por escrito, en formatos previamente diseñados y hacerse llegar a todas las coordinaciones y departamentos, bajo previa autorización del director general de la institución.

• Motivación  

Elaborar un plan de estímulos y motivaciones, especificando especificando los tipos, para los empleados de la institución, el cual debe darse a conocer al inicio de cada ciclo escolar. Este plan debe de entregarse por escrito a cada uno de los empleados.

• Liderazgo 

Establecer en coordinaciones y departamentos espacios de diálogo cada bimestre para la exposición de ideas que beneficien a la empresa. Será responsabilidad del coordinador o  jefe de departamentos presentar las propuestas al consejo directivo y una vez evaluada la propuesta hacer del conocimiento de la resolución al interesado(a) o grupo de interesados(as)

CONTROL Hallazgos • Fijación de estándares 

La elaboración o el conocimiento de éstos no han sido claros.

• Supervisión 

Se realiza de manera informal.

• Medición del desempeño 

No se realiza en todos los niveles.

Causas • Fijación de estándares 

La empresa ha priorizado otros aspectos dejando a un lado éste.

• Supervisión

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

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No se documenta o evidencia completamente, debido a la periodicidad con la que se realiza.

• Medición del desempeño 

Se realiza sólo en los niveles que se cree pueden tener repercusiones directas con el éxito de la empresa a sabiendas que ésta recae en la mejora continua de la misma.

Recomendaciones • Fijación de estándares  

Cada coordinación o departamento se dará a la tarea de dar a conocer los estándares bajo los que se rige la empresa al inicio de cada ciclo escolar. Al finalizar cada ciclo escolar se evaluarán hasta que punto fueron alcanzados y se reelaborarán adecuándose a las necesidad de la institución, específicamente de cada coordinación o departamento.

• Supervisión 

Debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el trabajo ya que permite tener el control de las actividades que se realizan, por medio de formatos previamente elaborados por el consejo directivo, los cuales servirán de evidencia.

•Medición del desempeño 

Cada fin de ciclo escolar se realizará una evaluación del desempeño a cada uno de los coordinadores y responsables de departamento por parte de la dirección general de la institución. Dando por escrito los resultados de ésta.

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Sistema de Evaluación y ponderación de Preguntas En esta sección se hará una ponderación por las fases de las preguntas aplicadas al personal de recursos humanos

Pregunta/Categoría A. Carácter General Pregunta 1 Pregunta 2 Pregunta 3 Pregunta 4 Total Categoría

Valor Real

Pregunta/Categoría B. Análisis del Puesto de Trabajo

Valor Real

Valor Optimo 20 20 23 25 88

Pregunta 5 Pregunta 6 Total Categoría

25 25 25 25 100

Valor Optimo 20 20 40

Pregunta/Categoría C. Planificación de Recursos Humanos Pregunta 7  Pregunta 8  Pregunta 9 Total Categoría

Valor Real

Pregunta/Categoría D. Rotación de Recursos Humanos Pregunta 10 Pregunta 11 Pregunta 12 Pregunta 13 Total Categoría

Valor Real

50 50 100

Valor Optimo 29 25 25 79

33 33 33 99

Valor Optimo 20 20 25 25 90

25 25 25 25 100

UNIVERSIDAD DE SONORA Pregunta/Categoría E. Retribución Pregunta 14

 Auditoria Administrativa Valor Real

Pregunta 15 Pregunta 16 Pregunta 17  Total Categoría

Pregunta/Categoría F. Evaluación del Desempeño Pregunta 18  Pregunta 19

25

15 20 10 60

25 25 25 100

Valor Optimo 30 15

33 33

15 60

33 99

Valor Real

Pregunta 22 Pregunta 23 Pregunta 24 Pregunta 25 Total Categoría

Pregunta/Categoría H. Planificación y Gestión de C. Prof. Pregunta 26 Pregunta 27  Pregunta 28  Total Categoría

Valor Real

Pregunta/Categoría I. Calidad de Vida en Trabajo y Produc Pregunta 29 Pregunta 30 Pregunta 31

Valor Real

Pregunta 32 Total Categoría

15

Valor Real

Pregunta 20 Total Categoría

Pregunta/Categoría G. Formación y Desarrollo Pregunta 21

Valor Optimo

Valor Optimo 10

20

10 15 10 10 55

20 20 20 20 100

Valor Optimo 20 20 23 63

33 33 33 99

Valor Optimo 20 10 10

25 25 25

25 65

25 100

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Pregunta/Categoría J. Seguridad e Higiene en el Trabajo

 Auditoria Administrativa

Valor Real

Pregunta 33 Pregunta 34 Pregunta 35 Pregunta 36 Total Categoría

Pregunta/Categoría

20 25 23 25 93

Valor Real

K. Relaciones Laborales Pregunta 37  Pregunta 38  Pregunta 39 Pregunta 40 Total Categoría

Pregunta/Categoría L. Otras funciones de Recursos Humanos Pregunta 41 Pregunta 42 Pregunta 43 Pregunta 44 Total Categoría

Valor Optimo 25 25 25 25 100

Valor Optimo 20 20 20 25 85

Valor Real

25 25 25 25 100

Valor Optimo 25 18 15 25 83

25 25 25 25 100

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 Auditoria Administrativa

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Valor Real Valor Optimo

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Valor Real Valor Optimo

B. Analisis del Puesto de Trabajo

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Pregunta 5

Pregunta 6

Total Categoría

Valor Real Valor Optimo

UNIVERSIDAD DE SONORA 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

 Auditoria Administrativa

Valor Real Valor Optimo

Valor Real Valor Optimo

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Valor Real Valor Optimo

UNIVERSIDAD DE SONORA 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

 Auditoria Administrativa

Valor Real Valor Optimo

Valor Real Valor Optimo

Valor Real Valor Optimo

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100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

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Valor Real Valor Optimo

Valor Real Valor Optimo

Valor Real Valor Optimo

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Evidencia A continuación se redacta la entrevista que se realizó con Antonio García Cruz: Puesto: Auxiliar administrativo

¿Cuál es el nombre del jefe del departamento?  Maestra Roxana basureo Álvarez ¿Cuánto tiempo tiene en el cargo?  6. años ¿Cuál es la estructura del d el departamento?  El departamento es una extensión de la UNISON a nivel estatal, se encuentra en Caborca, Santana, Navojoa, Obregón y nogales. nogales. También tiene tiene su propia estructura, son son las corporaciones corporaciones de la dirección, no es mucho, no es muy amplia la estructura aquí en nogales ¿Cuántas personas integran el departamento?  Alrededor de unas unas 56 incluyendo maestros y trabajadores ¿Cuál es el objetivo del departamento?  Es crecer traer a nogales las carreras que la comunidad está pidiendo ¿Cuáles son sus funciones principales?  De apoyo aquí en la administración, recursos humanos estudiantiles, escolares, y más que nada aquí en la administración Según su criterio y de forma clara y precisa, diga usted, ¿qué valores rigen el comportamiento del departamento?  La UNISON tiene una misión y una visión y está conformado conformado por valores, servir más que nada a la comunidad estudiantil y a la comunidad en general ya sea en nogales, sonora ¿El departamento participa en el proceso de reinscripción?  Si participa ¿Con cuántos departamentos se vincula en este proceso y cuáles son?  Lo más esenciales esenciales el departamento de servicios escolares, de ahí vine credencialización, credencialización, obviamente participa informática en credencialización y son más que nada los departamentos que participan

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En una escala del 0 al 100%, ¿cuál es el nivel de su participación?  Del 100

A. Preguntas de carácter general 1. ¿Cuáles diría que son los objetivos principales de su empresa?

Es crecer la UNISON, pretende que los jóvenes no se vayan de sus localidades a estudiar a otras partes, hoy en día les está llevando las carreras y un campus a las localidades más importantes de sonora, en este caso nogales, que estamos viendo que cada vez es más amplio alas carreras que se están trayendo aquí a nogales y son las carreras que la misma comunidad está demandando 2. Desde su punto de vista ¿cuáles son los co metidos principales del departamento de recursos humanos?

Tratar de que los trabajadores ya sean académicos, esté contento con la universidad 3. ¿Cuáles son algunos de los problemas o dificult ades por los que atraviesa actualmente la empresa? ¿Cuáles son sus causas? ¿Qué grado de difusión tienen?

Es un problema que sea nada más de la universidad, universidad, yo creo que es un problema de muchas dependencias lo que es el recorte de presupuestos y nos tenemos que adaptar a eso 4. ¿Tiene algún objetivo concreto para este año respecto de los recursos humanos? ¿Y a largo plazo?

A largo plazo y a este año es mejor y tratar de que los trabajadores trabajadores los maestros, los empleados empleados estén contentos

B. Análisis del puesto de trabajo 5. ¿Tiene actualizadas las descripciones y requisitos de los puestos de trabajo?

Si, cada vez vez necesitamos estarnos estarnos actualizando 6. ¿Qué métodos utilizan para realizar las descripciones y los requisitos de los puestos d e trabajo?

La universidad ya tiene muy bien implantados esos métodos

C. Planificación de recursos humanos 7. ¿Qué planes tiene para cubrir las necesidades futuras de recur sos humanos en su propio departamento? ¿Qué grado de proyección futura tienen sus planes?

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El crecimiento está aquí, diario lo vemos, la universidad se prepara para ese crecimiento dando cada vez más apoyo a recursos humanos, humanos, para que igual cuando cuando vaya creciendo la universidad, universidad, van creciendo los problemas y vaya creciendo la atención hacia esas cuestiones 8. ¿Qué métodos, medios o modelos emplea para llevar a cabo la planificación de recursos humanos? ¿Y qué experiencia tiene en el uso de estos métodos o medios?

Los estudio que se hacen en la misma universidad y lleva acabo estudios para saber a cuál es el sentir que es lo que se requiere, que es lo que está fallando. 9. ¿Qué es lo que espera que hagan otros gerentes de la empresa para facilitar sus planes de recursos humanos? ¿Cómo deberían hacerlo? ¿Qué políticas existen para motivar a o tros gerentes para que colaboren a est e respecto?

Es cumplir con el objetivo objetivo que tiene la universidad, el objetivo objetivo la misión, la visión visión y con el contrato de trabajo nada más se tiene que cumplir con eso

D. Dotación de recursos humanos 10. ¿Cómo reclutan a las diferentes categorías de empleados y cuál es el tiempo medio para cubrir un puesto?

Los reclutamientos son en base a la categoría que se va a requerir y obviamente son personas que están preparadas, y es inmediatamente 11. ¿Cuáles son los puestos más fáciles y más difíciles de cubrir? ¿Qué estrategias innovadoras ha utilizado para cubrir los puestos más difíciles?

Los estudios que se hacen y en base al currículo, yo creo que no hay puesto fácil, desde el puesto más bajo al más alto son difíciles. 12. ¿Qué políticas tienen marcha respecto del reclutamiento interno y externo? ¿Por qué? ¿Está satisfecho con la forma por hacerlo?

La política es la misma, ofrecer calidad, calidad, si se está satisfecho pero pero también se está viendo el crecimiento si llega, y se tiene que estar haciendo a esa idea 13. ¿Qué métodos utilizan habitualmente para seleccionar las catego rías de empleados clave? ¿Dispone de datos sobre su éxito o fracaso? ¿Tiene idea de sus costes?

El éxito más que nada, lo vemos diario por que la universidad es una de las instituciones más importantes en el estado de sonora sonora y en México, y el prestigio que que tiene esta al vista de todos

E. Retribución 14. ¿Cómo determina la evaluación de puestos de trabajo y los aumentos salariales?

Hay categorías, escalafones que llama la universidad, el mismo personal a veces califica o busca un puesto que más le convenga convenga hasta que pueden tenerlo tenerlo

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15. ¿Dispone de algún sistema de retribución por méritos o de incentivos? En caso afirmativo, explica la lógica en que se basa su uso. En caso negativo, explique por qué no existen.

Si existen y por lo mismo existen porque la universidad los ha implantado para que sus mismo empleados, maestros todos los que trabajan en ella estén satisfechos, crezcan y se preparen 16. ¿Cuál es su problema principal en la administración de salarios?

Es que, año tras año los trabajadores exigen ganar más y el gobierno tiene su propia tarifa, ahí  es un poquito confusa confusa la cuestión, y es cuestión de de criterio de verlo 17. Aparte de las prestación obligatorias por ley, ¿qué otras prestaciones ofrece a los empleados? ¿Po r qué (cuál es la lógica en que se basa las prestaciones)?

La UNISON tiene una serie de prestaciones aparte de donas que da el gobierno como las que son de ley, la lógica es que el empleado se lo merece

F. Evaluación del desempeño 18. ¿Está satisfecho con los formularios de evaluación del desempeño que se emplean para las diferentes categor ías de empleados? ¿Cuáles son las razones principales de su descontento?

Debemos estar satisfechos porque son evaluaciones que la misma institución nos hacen, nosotros no las podemos cambiar, no podemos elegir un formato de nuestro uso debemos cumplir las órdenes que nos soliciten 19. ¿Con qué fines se realiza la duración del desempeño? ¿Por qué?

Los fines son de mejorar 20. ¿Con qué frecuencia y evalúan oficialmente los supervisores el desempeño de sus empleados? ¿Les gusta el sistema? ¿Les gusta a los empleados el sistema e xistente?

Las evaluaciones se vienen dando cada semestre, si me gusta el sistema

G. Formación y desarrollo 21. ¿Efectúa regularmente un análisis de la necesidad de formació n? ¿Cómo lo hace? ¿De qué manera decide que empleados se formarán?

Se hace regularmente para ello la universidad está preparada con departamentos, direcciones y hay quien lo haga, los empleados tiene que alzar la mano por que entre tanto empleado es difícil estar bien, si uno quiere tiene que decir aquí estoy

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22. ¿Cómo se diseñado programas de formación (en cuanto a contenidos)? ¿Cuál es su lógica?

Basándose en estudios, encuestas, 23. ¿Cómo evaluar la eficacia de los diferentes programas d e formación?

Nos evalúan, tenemos dependencias que se encargan de certificar 24. ¿Qué cambios o mejoras piensa que deberían hacerse respecto a la formación del puesto de trabajo?

Depende el puesto de trabajo, trabajo, depende quien lo quiera 25. ¿Existe algún sistema para animar a los supervisores ayudar a los empleados a desarrollar sus capacidades?

Claro que existen, hay muchos talleres, varios varios programas que que se les ofrece ofrece para la capacitación

H. Planificación y gestión de la carrera profesional 26. ¿Existe alguna política en empresa sobre planificación de la carrera profesional? ¿Qué es lo que l es gusta y lo que le disgusta de ella?

Claro que existe, que haya un interés en serlo 27. ¿Existe alguna política para ayudar a los empleados que se encuentren en una meseta profesional en empresa?

Existe apoyo para los empleados, existe apoyo para los alumnos que lo están haciendo 28. ¿Fomenta la empresa del consejo profesional informal (por ejemplo, tutoría)?

Si, si

I. Calidad de vida en el trabajo y productividad 29. ¿Está en marcha algún programa concreto de mejora de la productividad (círculos de calidad, enriquecimiento del puesto de trabajo, gestión de la calidad total, etc.)? ¿Qué impresión tiene respecto de su ef ectividad?

Siempre existe y siempre está vigente, la impresión es siempre la mejor 30. ¿Dispone de algún programa para los "empleados con problemas" (programas de a sistencia de empleados, asesoramiento, etc.)? ¿En qué medida son efectivos estos progra mas?

Si se disponen, son efectivos por que ayudan a esas personas a desenvolverse mejor 31. ¿Cómo mantiene informados a los empleados sobre lo que sucede en empresa? ¿Realizan actividades de comunicación con regularidad? ¿Algún problema en concreto?

Existen varios métodos, está la página Web, tenemos radio, boletines, revistas y medios muy amplios, ningún problema en concreto

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32. ¿Cómo se planteaba la obtención de información sobre los empleados? ¿Qué canales y métodos emplea? ¿Con qué frecuencia?

Se llevan métodos, estudios y un seguimiento, la frecuencia es diaria

J. Seguridad e Higiene en el Trabajo 33. ¿Cuáles son los mecanismos principales que existen para mantener la seguridad y la higiene en la l a empresa? ¿Existe algún problema en concreto?

Existen mecanismos que hoy en día son muy efectivos como cámaras, radio y un cuerpo de seguridad 34. ¿Qué políticas y de la empresa respecto de la prevención de accidentes y de las enfermedades laborales? ¿Está satisfecho con los sistemas actuales emplean?

Es una política que se sigue al pie de la letra, es un tema un poco delicado porque es seguridad de empleados, seguridad de alumnos 35. ¿Recogían a dicha regularmente información sobre seguridad e higiene? ¿Es lo que hace con la información?

Si, se analiza y se da seguimiento 36. ¿Quisiera hacer algún otro comentario sugerencia respecto de la seguridad e higiene en el trabajo? tra bajo?

Se le recomienda a la gente que por por más mecanismos que tengan lo sigan sigan

K. Relaciones laborales 37. ¿Cómo caracterizaría las relaciones del departamento de recursos humanos con los sindicatos de la empresa? ¿Podría comentar que mejora considera que podrían hacerse de cara al futuro?

Tiene que ser una relación muy buena, buena, da pie a que haya problemas, la mejora en la cuestión de crecimiento de acatar las cuestiones que existen, tratar de radicarlos para que todo marche en armonía 38. ¿Mantiene estadísticas sobre el número de naturaleza de las quejas? ¿Calcula el coste de cada una?

Si, se tiene toda la información, el costo pudiera llegar a ser el más grande grande si se quisiera, sino se le diera seguimiento pero el mínimo es un reporte 39. ¿Encuentra algún problema concreto para hacer cumplir el convenio colectivo?

No hay, a veces se da problemas por por la cuestión de los salarios pero se llega llega a resolver

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40. ¿Tiene dificultad para disciplinar a los empleados?

Si, a veces se dificulta por los diferentes caracteres que se manejan

L. Otras funciones de recursos humanos 41. ¿Qué se espera de los gerentes y otros profesionales respecto de las relaciones con la comunidad local?

Lo mejor, la compresión que estén ahí tomando en cuenta la labor que ellos hacen 42. ¿Cómo ve su presupuesto? ¿Puede explicarlo?

El presupuesto está ahí lo vemos bien, a veces nos falta falta pero nunca ha habido dificultades dificultades 43. ¿Qué tal es la calidad del personal de r ecursos humanos?

Es buena 44. ¿Cómo ve el papel del departamento de recursos humanos en su empresa?

Es un papel muy importante muy escabroso pero ha salido adelante

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Datos generales de la empresa

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Nombre o razón social: Universidad de Sonora

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Giro: Servicio

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Tipo de producto o servicio: Educativo

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Registro Federal de Causantes: USO530923NH6

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Internacional # 4376 Colonia. Parque Industrial Industrial Nuevo Nogales Domicilio: Carretera Internacional

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Número de sucursales: 5

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Número de empleados en la empresa: 56 Empleados

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Número de empleados en esta oficina: 2

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Teléfono (s): (631) 32 0 77 34 y 32 035 36

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Nombre del responsable del área: Felipe de Jesús Morales Solís

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Correo electrónico del responsable: r esponsable: [email protected] 

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Página web: www.nogales.uson.mx 

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Departamento (s) a auditar: Recursos Humanos

Motivos por lo que se realiza la auditoria administrativa Es importante para toda empresa el darse cuenta de las áreas de oportunidad a las que se enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso determinado a través de la revisión del proceso administrativo, es decir, de verificar cómo se comporta la empresa en cada una de las fases que componen dicho proceso. Lo cual se hizo a partir de aplicaciones de cuestionarios a empleados y gerentes, entrevistas, consultas de documentos de la empresa o simplemente a través de la observación.

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Antecedentes La iniciativa por crear nueva oferta académica de licenciatura en Nogales, Sonora, Sonora, se remonta a la década de los ochenta, cuando un grupo de ciudadanos nogalenses presentan ante las autoridades universitarias de ese momento, la propuesta de abrir una extensión de la Universidad de Sonora. En la década de los noventa, las autoridades municipales y un grupo de empresarios y personalidades de Nogales plantean a las autoridades estatales y de la Universidad la iniciativa de realizar estudios que permitan determinar la viabilidad y factibilidad de extender los servicios de la UNISON a esa ciudad.

En 1999 la Universidad, a través de la Dirección de Proyectos Especiales, realizó estudios para determinar la viabilidad de nueva oferta educativa en la ciudad de Nogales. En esos momentos un grupo de empresarios sonorenses plantea la iniciativa de donar 15 hectáreas para establecer la futura Extensión de la Universidad de Sonora en la mencionada ciudad.

Es hasta el año 2001, cuando las autoridades federales y estatales autorizan el desarrollo del proyecto de la extensión Nogales de la Universidad de Sonora, a partir de esos momentos se constituye el patronato promotor, el cual ha trabajado de manera coordinada con las autoridades educativas de la Universidad de Sonora y ha emprendido tareas cuyos logros han facilitado el desarrollo del proyecto.

En enero de 2003 las autoridades académicas de la Universidad de Sonora, designan a diez académicos de la Unidad Regional Centro para que desarrollen los proyectos curriculares de lo que sería la primer oferta educativa del Campus a nivel licenciatura.

Es así como dan inicio las actividades del Campus el 20 de septiembre del 2004. De esta manera, la Universidad de Sonora Campus Nogales brinda una alternativa novedosa ante la creciente demanda de educación superior en la localidad. Ofreciendo dos opciones de licenciatura: Comunicación Organizacional y Negocios y Comercio Internacionales, añadiéndose la licenciatura en Informática Administrativa en agosto de 2006 y la licenciatura en Derecho en agosto del 2008.

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Misión Es misión del Campus Nogales, como parte integrante de la Universidad de Sonora, formar profesionistas emprendedores, íntegros y humanistas, internacionalmente competitivos, con sentido crítico y ético; comprometidos con el desarrollo sustentable, capaces de impulsar mejoras en su entorno y de cultivar relaciones de intercambio intercambio y colaboración con la sociedad; inspirados en altos valores, en la búsqueda de la verdad, así como en la construcción y difusión del del conocimiento, con sentido de responsabilidad social.

Visión La Universidad de Sonora, Campus Nogales, es una institución con presencia regional, nacional e internacional, ampliamente reconocida reconocida por su oferta educativa pertinente, vinculada y enfocada a las necesidades de la comunidad; por la generación de nuevo conocimiento a través de la investigación y el uso y aprovechamiento de tecnología de vanguardia; así como por la búsqueda de la mejora continua en sus procesos, programas y funciones, que contribuyen en la formación de profesionistas altamente capaces y comprometidos con el bienestar y prosperidad de la sociedad.

Valores 

Autonomía

Capacidad de la Universidad para autogobernarse y definir la orientación académica a seguir, tomando en cuenta los requerimientos del entorno, particularmente de la sociedad sonorense, a quien se le rinde cuentas, tanto en términos financieros como en los resultados del quehacer institucional. 

Libertad de cátedra e investigación

La libertad en el ejercicio docente y en la generación y aplicación de conocimientos, practicada dentro del marco institucional de manera congruente con los objetivos, normas y programas que la Universidad establece.

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Compromiso con la sociedad y la naturaleza

Íntimamente ligada desde su origen a las expectativas y los anhelos de progreso y bienestar de la sociedad, la Universidad está fuertemente comprometida con el mejoramiento de su entorno y con el cuidado de la naturaleza, formando conciencia ecológica y contribuyendo a solucionar problemas ambientales para posibilitar e impulsar un desarrollo sostenible. 

Respeto y tolerancia

Reconocimiento y aceptación de la existencia de la diversidad en las formas de pensar y hacer de los universitarios y disponibilidad para encontrar y/o desarrollar las coincidencias que permitan el logro de los objetivos institucionales. 

Integridad

Compromiso de los universitarios de ser ejemplo de rectitud y probidad, orientando todos sus actos a la búsqueda de la verdad, apartándose de conductas y prácticas que impliquen el engaño, la falsedad y la simulación. 

Competitividad

Actuación con eficacia, eficiencia y calidad, con los recursos disponibles, manteniendo ventajas comparativas. 

Calidad

Cumplimiento y superación superación de expectativas de de clientes clientes internos y externos.

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Mejora continua

Esfuerzo persistente para resolver dificultades, mejorar niveles niveles de desempeño y tomar acciones y medidas correctivas estableciendo estableciendo estrategias que conduzcan al logro de las metas institucionales. 

Responsabilidad

Ser y actuar reconociendo y aceptando las consecuencias de los propios actos libres. 

Trabajo en equipo

Alinear mis contribuciones personales y profesionales con los objetivos estratégicos del Departamento y de la Universidad de Sonora, complementando esfuerzos y construyendo con las aportaciones de los demás.