Audit-Ouabouch_Cas pratique Procédure Gestion dachat (1).pdf

Cours d’Audit général – S6 – Section C

Cas pratique : Procédure d’achat et évaluation des fournisseurs Connaissance associées : Dispositifs du contrôle interne

Pr. Ouabouch 10/03/2018

Réf : PR-10/A

GESTION DES ACHATS Page : 2 sur 8 LOGO SOCIETE

SOMMAIRE

1.

Objet

2.

Domaine d’application

3.

Responsabilité

4.

Définitions et terminologies

5.

Référence

6.

Description

7.

Documents Rattachés

Rédacteur  Nom : N. M. Fonction : RQ Date : 12/02/2013 Signature :

Approbateur  Nom : M. E. Fonction: DIRECTEUR GENERAL Date : 13/02/2013 Signature :

Réf : PR-10/A

GESTION DES ACHATS Page : 3 sur 8 LOGO SOCIETE

1.

Objet :

Le but de cette procédure est de décrire les modalités d’achats et d’évaluation des fournisseurs au sein de la société O. I. 2.

3.

Champs d’application : 

Achats : Tous types d’achats et services



Agrément : matières premières et consommables



Evaluation : Produit ou service ayant un impact sur la qualité des produits

Responsabilité :

Le Magasinier et les responsables des services veillent à l’application de la présente procédure . 4.

Définitions, terminologies & abréviations :

Abréviation des acteurs D

RS

MG

SA

DR

CT

DA ou DAD

Demandeur

Responsable service

Magasinier

Service Achat

Direction

Comptabilité

Demande d’achat ou Demande d’Achat Direct

Abréviation des Documents STA

BC

BL

BR

Spécification technique d’achat.

Bon de commande

Bon de livraison

Bon de réception

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5.

Description : 6.1. Circuit des documents d’achat:

Document Achats

Demandeur

Demande Achats (DA) Demande Achats Direct (DAD)

x

Magasin

Service Achats

Comptabilité Fournisseurs

x

x

x

x

x

x

Demande Agrément Fournisseur (DAF) Bon de Commande (BC) Bon de réception (BR) Bon de livraison fournisseur (BLF) Facture fournisseur (FF)

: Service émetteur

x

x

Service Qualité

Fournisseur

x x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

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6.2. Traitement Acteurs

Activités

Documents associés

 Non

Accord de la demande d’achat

Service Achat/Direction

Annulation et retour au demandeur

Oui Service achats

Prospection

 Non

Service achats

Service Achats

Service Achats

Oui

Impact sur la Qualité

Conformément à la liste des  produits critiques

Consultation fournisseurs agrées

Consultation des autres fournisseurs

Etablissement de BC au F. choisi

Validation de BC

Bureau d’ordre

Enregistrement au niveau du secrétariat

Pour certain article Technique le bon de commande est validé par le demandeur

Registre des courriers

Tableau de suivi Des Achats

Envoi et suivi du BC fournisseur

Pour livraison de longue durée demander une Confirmation de la commande par le fournisseur

Pesage au pont bascule

Passage obligatoire que pour les articles à peser

Resp.Pesage

Magasinier

Réception quantitative Traitement des NC PR-04

Service Qualité/Demandeur

Qualitative Oui

Service Achats

Liste des fournisseurs agrées

Le choix se base sur le prix, qualité, disponibilité et facilite de paiement

Etude comparative des offres

Direction

Service Achats

DA ou DAD

Evaluation Fournisseurs agréés

Conformément à  procédure traitement réceptions

 Non

Conformément à l’instruction évaluation des fournisseurs

la des

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Acteurs

Activités

Magasinier

Transmettre la documentation au service Achat

Service Achats

Solder l’achat et actualiser le tableau de suivi

Service Achats

Préparation de la liasse de l’achat

Comptabilité

Transmettre la documentation au service comptabilité

Comptabilité

Validation de la liasse

Trésorerie

Règlement

Comptabilité

Transmettre la documentation au service comptabilité

Documents associés

BL, Bon de réception et la feuille de transaction.

DA, BC, BL, Facture, Bon de réception……

En apposant le BAP sur la facture

Etablissement de règlement

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6.3. Agrément des nouveaux fournisseurs: Acteurs SA

RQ

RS

Traitement d’un achat DR

N° 1 2

Documents

Opération

Informations complémentaires

Faire renseigner la fiche identification fournisseur Réunion d’approbation Actualiser le fichier fournisseurs agrées

3

Liste des fournisseurs agrées

6.4. Homologation Produit : Acteurs

Traitement d’un achat Documents

SA

RQ

RS

DR

N° 3 4 5

Opération Réceptionner l’échantillon et informer le service Qualité Etablir la fiche d’homologation -Transmettre la fiche d’homologation et la fiche technique au RQ -Planifier et réaliser l’analyse -Renseigner la fiche d’homologation Valider l’homologation produit

Fiche homologation

Sur la base du  bulletin d’analyse

6

7

- Etablir la fiche la technique produit -Mettre à jour la liste des ar ticles

Informations complémentaires

Liste des articles

6.5. Sélection des nouveaux fournisseurs : La sélection des fournisseurs se fait en concertation avec les responsables concernés. Les critères de sélection sont :  Qualité produit, Prix  Conditions de livraison : délais et modalités de livraison   Mode et délais de payement. Réputation fournisseurs et visite (A, B, C) 

5.6. Evaluation des fournisseurs: Les critères d’évaluation sont  :   Niveau de la qualité à la réception et en cours d’utilisation  Respect de la quantité co mmandée Respect des délais  Condition de transport  Méthodologie : Le bon de réception nous renseigne sur le niveau de la qualité à la réception, Les conditions de transport et le  respect des délais,  Les contrôles en cours d’utilisation nous renseignent s ur le niveau de qualité en cours d’utilisation (F.N.C)

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6.

Documents Rattachés

:



Demande d’achat



Demande d’achat direct



Bon de commande



Bon de réception



Fiche agrément Fournisseur

Version A

HISTORIQUE Date 12/02/2013

Motif Création