Audit Integre Cycle Tresorerie

Audit Intégré

CYCLE « TRÉSORERIE » EN

AUDIT COMPTABLE

ET

FINANCIER

P I- INTRODUCTION

L A N

À L’ÉTUDE DU MODULE

« TRÉSORERIE »…………………………1

1.1Opérations concernées………………………………………………………………….1 1.2Comptes enregistrant les opérations…………………………………………………1 1.3Limites du module……………………………………………………………………….1

II- LES

OPÉRATIONS,

LEUR

COMPTABILISATION,

LEUR

CONTRÔLE

ET

LEUR

PRÉPARATION PAR L’ENTREPRISE……………………………………………………...2

2.1Notions générales sur trésorerie………………………………...2 2.2Principes comptables relatifs trésorerie………………………2 2.3Caractéristiques générales interne………………………….…3

les aux d’un

opérations

de

opérations bon

2.3.1-

contrôle

Contrôle paiements……………………………………………………………...3 2.3.2Contrôle encaissements…………………………………………………………6 2.3.3Protection et conservation valeurs……………………………………………..8 2.3.4- Enregistrement comptable des opérations de trésorerie et suivi…………..9

IIIETUDE DE CAS : TRANSPORT »………………………………..11

SOCIÉTÉ

3.1Phase de prise connaissance……………………………………………………..11 3.1.1-

de

des des des leur

« TOUT de

Travaux préliminaires…….. ………………………………………………………..11 3.1.2Premiers contactes…………………….. …………………………………………....11 3.2Evaluation du contrôle interne…………………. …………………………………..11 3.2.1- Obtenir l'assurance que tous les paiements et les encaissements ont été enregistrés (exhaustivité des enregistrements)

………………………………....11 3.2.2- Obtenir l'assurance que les paiements et les recettes enregistrés correspondent à la réalité (réalité des enregistrements………………………………………….13

3.3-

Examen

des

comptes………………………………………………………………...…15 3.3.1-

Examen des comptes banque…………………………………………………..15 3.3.2Examen des comptes caisse…………………………………………………….16

3.4-

Préparation

du

de de

rapport

d’audit……………………………………………………...17

ANNEXES……………………………………………………………………………………….18

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

I. INTRODUCTION 1.1-

À L’ÉTUDE DU MODULE

« TRÉSORERIE »

Opérations concernées :

Ce module concerne les opérations relatives à la trésorerie. Il s’agit principalement : - Des paiements en espèces, par chèque ou virement ; - Des encaissements en espèces, par chèque ou virement ; - Des frais financiers afférents aux opérations de trésorerie effectuées en banque. 1.2- Comptes

enregistrant les opérations :

Les comptes dans lesquels sont enregistrées ces opérations sont principalement les suivants : 1.2.1- Comptes de bilans : •

Chèques et valeurs à encaisser ;

•

Banque, trésorerie générale et chèques postaux débiteurs ;

•

Caisses, régies d’avances et accréditifs ; 1.2.2- Comptes de CPC : Il s’agit pour ce module de comptes de charges financières et produits

financiers. 1.3- Limites

du module :

Le module trésorerie n’englobe pas les opérations de prêts et emprunts qui sont, d’une manière générale, étudiées dans le module « Opérations financières ». Sont également exclus de ce module les comptes « Effets à payer » et « Effets à recevoir », dont l’étude est effectuée pour les dans le module « Charges et dettes », pour les seconds dans le module « Ventes et créances d’exploitation ». Enfin, ce module ne présente pas un audit détaillé de trésorerie qui correspondrait à la recherche spécifique de détournements de disponibilités. Comme nous le verrons, plus loin, en examinant les caractéristiques du module pour l’auditeur : 1

Audit Intégré

- La trésorerie l’entreprise :

Cycle « Trésorerie » en ACF

se la

situe au plupart

carrefour des

des opérations

transactions

faites

commencent

par

ou

se

terminent par un flux monétaire ; - Le volume des opérations est généralement important ; - La détermination des montants en caisse ou en banque (leur évaluation) ne pose pas en principe de problème de jugement à l’entreprise ou à l’auditeur ; - la liquidité des comptes de trésorerie peut entraîner, si l’entreprise ne prend pas les mesures nécessaires, un danger de détournement.

II. LES

OPERATIONS,

LEUR

COMPTABILISATION,

LEUR

CONTROLE

ET

LEUR

PRESENTATION PAR L’ENTREPRISE

Nous examinons successivement : •

Quelques notions générales sur les opérations de trésorerie ;

•

Les principes comptables relatifs à cas opérations ;

•

Les caractéristiques générales d’un bon contrôle interne ;

•

La présentation des documents financiers. 2.1-

Notions générales sur les opérations de trésorerie : Parmi les opérations de trésorerie, il faut distinguer celles qui

transitent par la caisse et celles qui transitent par la banque. 2.2-

Principes comptables relatifs à ces opérations : Les principales règles sont en fait peu nombreuses et concernent

principalement le compte « banque » : a. Les chèques non encaissés ne doivent figurer dans le solde des comptes banques qui apparaissent au bilan ; b. Les virements reçus ne sont enregistrés qu’à la réception de l’avis de crédit correspondant ; c. Les chèques qui se sont sans provision (chèque impayés) ne doivent être maintenant ni dans le compte « Banque » ni dans le compte « chèques à l’encaissement » mais être re-débiter à un compte « clients » ou à un autre compte débiteur. Il s’agira généralement d’un compte « Clients - chèques impayés » permettant de contrôler le déroulement de la procédure de recouvrement. 2

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

d. Les avoirs en monnaie étrangère sont évalués d’après le dernier cours officiel connu à la date du bilan. Les plus-values ou les moins values résultant de centre évaluation sont portées au compte. 2.3-

Les

caractéristiques

générales

d’un

bon

contrôle

interne 1: Dans

cette partie nous envisageons essentiellement les aspects

comptables du contrôle interne, mais que certains aspects opérationnels leur sont inévitablement liés. En effet, le système de contrôle interne sur le trésorerie et les opérations de trésorerie doit obtenir l’assurance que : • Les paiements sont faites à des fins autorisées et par un nombre limité de personnes (contrôle des paiements) ; • Les

encaissements

font

l’objet

d’un

suivi

(contrôle

des

encaissements) ; • Les actifs liquides sont suffisamment protégés du vol ou de détournement (protection et conservation des valeurs) ; • Les opérations de trésorerie sont correctement enregistrées (enregistrements comptables des opérations de trésorerie) ; • La trésorerie est gérée de manière efficace (gestion de trésorerie). Ces objectifs du contrôle interne de l’entreprise étant rappelés, examinons pour chacun d’être eux les éléments sui permettent de les atteindre de manière satisfaisante.

Contrôle des paiements :

2.3.1-

La plupart des règlements effectués habituellement dans une entreprise le sont aujourd’hui par chèque ou par traite. Cette pratique s'explique par la commodité que présente ce mode de paiement, mais aussi par les avantages qu'il offre à l’entreprise en matière de contrôle. Les fonds bancaires sont par nature moins accessibles que les espèces déposées dans une caisse. En outre, les mouvements bancaires sont retracés sur des états tenus par un tiers, la banque, et envoyés régulièrement à la société qui peut les contrôler.

1

Voir annexe 1 : Les objectifs d’audit. 3

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

Il en résulte que, si le contrôle; interne est bon, les sorties de caisse ne concernent que des sommes réduites ou nécessitant une extrême urgence, telles les avances sur frais, petites fournitures, menus frais de transports, Notons cependant que, dans certaines entreprises, une part importante des salaires est payée par caisse. 

Paiements par chèque ou virements : Même si le fait d'effectuer tous les règlements par chèques offre

en soi une sécurité des procédures complémentaires de contrôle interne doivent être prévues. II est important en effet que tous les chèques émis soient signés uniquement par des personnes autorisées, que soient prévues des

pièces

justificatives

attestant

leur

bien

fondé,

enfin

que

leur

enregistrement et leur expédition soient menés rapidement et correctement. Les signatures autorisées :

a. •

Les personnes qui disposent de la signature des chèques

agrégées auprès des banques, doivent être limitativement désignées (procès-verbaux

du

conseil

d’administration,

pouvoirs

transmis

aux

banques). Il sera utile de prévoir soit la nécessité d’une double signature à partir d’une certaine somme, soit un montant maximum pour chaque signature. •

Les signatures ne doivent pas avoir accès à la préparation et à

l’enregistrement des chèques et, lorsque est possible, il est souhaitable qu’ils ne soient pas habilités à approuver les pièces autorisant un règlement. Etablissement des chèques ou des ordres de virement :

b. •

Les chèques présentés aux signataires doivent être barrés et

établis au nom des bénéficiaires nommément désignés (donc non « au porteur » ou « en blanc ». •

La responsabilité de leur conservation jusqu’au moment où ils

sont envoyés à leurs destinataires incombe aux signataires ou à des personnes en dépendant directement. Ils ne doivent en aucune circonstance être retournés à la personne qui les a préparés : il est préconisé de les envoyer le plus rapidement possible. Examen et annulation des pièces justificatives :

c. •

Les personnes ne doivent signer les chèques qu’après avoir 4

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

vérifié leur bien-fondé, c’est-à-dire examiné les éléments justificatifs joints. Ces justificatifs doivent en principe être, soit un simple original de la facture correspondante si l’approbation par les différents services responsables des calculs, prix, quantités livrées et conditions y figurent de manière claire, soit la facture originale vérifiée et enliassée avec les document qui portent ces indications. Dans cas comme dans l’autre, les signataires doivent refuser les documents justificatifs qui ne constitueraient pas des originaux. •

une fois le chèque correspondant aux pièces justificatives émis,

ces pièces doivent être annulées par une mention de paiement inscrite manuellement ou avec l'aide d'un tampon. Les signataires des chèques, en examinant ces pièces, peuvent ainsi voir immédiatement si elles ont déjà fait l’objet d’un règlement : les doubles règlements, préjudiciables à l’entreprise et à son image de marque, sont de la sorte évités. 

Paiement par caisse : Principe de base :

a.

En matière d’opérations de caisse, un principe fondamental de contrôle interne est que les encaissements reçus ne doivent pas être affectés directement au paiement des dépenses. Signatures autorisées :

b.

Les autorisations de dépenses peuvent être le fait de personnes différentes, selon leur nature ou le service de l »entreprise concerné. Néanmoins,

il

est

nécessaire

de

prévoir

une

organisation

stricte

d »autorisations qui doivent être le fait de personnes limitativement désignées. c.

Examen et annulation des pièces justificatives : • Le caissier doit s’assurer que les pièces qui lui sont présentées,

afin de justifier la dépense, ont été dûment autorisées en comparant les signatures y figurant avec les modèles dont il dispose préalablement ; • Il doit également s’assurer de l’identité

du bénéficiaire,

notamment pour les avances, les salaires et les remboursement de frais ; le bénéficiaire doit obligatoirement signer un reçu que lui préserve le caissier et que celui-ci conservera, ou encore il lui faudra contresigner des pièces 5

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

justificatives

lui

faisant

reconnaître

qu’il

a

bien

reçu

les

sommes

demandées ; • Avant l’enregistrement comptable des dépenses, le caissier doit aussi annoter les justificatifs, afin de prévenir leur réutilisation. Ceci peut être le fait d’une mention manuscrite telle que « payé par caisse le … » et d’une numérotation. Les pièces sont ensuite comptabilisées (ou font l’objet préalablement d’un récapitulatif par période) et classées selon leur suite numérique, ce qui constitue une défense efficace contre les risques d’omission ou de double enregistrement.

Contrôle des encaissements :

2.3.2

Encaissements par chèques : Le courrier doit parvenir non décacheté à un service « réception du

courrier « (ou secrétariat de direction) dont les membres ne doivent en aucun cas avoir accès à la trésorerie et aux comptes «

clients ». Les

chèques doivent être systématiquement barrés s’ils ne le sont pas et complétés si la mention du bénéficiaire n’y figure pas. 

Les encaissements par caisse : a.

Principe de base : Ce principe est le même que celui énoncé par les décaissements :

Les recettes de caisse ne doivent pas être affectées au paiement des dépenses. L’application de ce principe permet un contrôle renforcé des différents types de recettes.

6

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

On peut distinguer deux catégories d’encaissements :  Ceux

effectués

par des

agents

de

l’entreprise

(livreurs,

représentants, …) ou par des tiers ;  Ceux provenant des ventes de marchandises au comptant en usines, dépôts ou magasins. b.

Les ventes au comptant : L’entreprise doit d’abord s’assurer qu’elle possède un contrôle sur

toutes les recettes provenant de ventes au comptant. A cet effet, il lui faudra recenser les différents points de vente (dépôts, usines, magasins). Lors de la récupération des fonds, elle pourra alors s’assurer, par comparaison avec le recensement primitivement effectué, que toutes les recettes ont été centralisées à la caisse principale et remises en banque. Les contrôles à prévoir porteront ensuite sur les deux phases constitutives d’une vente au comptant, c’est-à-dire , d’une part, la livraison de la marchandise et le paiement du client à la caisse du lieu d’émission, d’autre part, le suivi comptable de l’opération et le transfert des fonds. Tous les fonds reçus (espèces ou chèques) doivent être remis rapidement au caissier principal. Le vendeur doit aussi envoyer ses fonds à la fin de chaque journée, sous déduction éventuelle d »un montant fixe autorisé par la direction et destiné à assurer son « fonds de roulement » (et qui devra être justifié par des pièces comptables). Une personne des services comptables n’ayant pas accès à la trésorerie compare alors le total de la bande d’enregistrement relative aux transactions de la journée avec les sommes reçues par le caissier ou avec le bordereau de remise en banque remis au trésorier (compte tenu du fonds fixe de roulement). Toute différence au-delà d’un seuil de tolérance fixé doit faire immédiatement l’objet d’investigations et éventuellement d’un rapport à une personne responsable. Enfin, le caissier remet immédiatement en banque les fonds ainsi collectés sans les imputer au paiement des dépenses.

Protection et conservation des valeurs :

2.3.3

Grade et conservation des carnets de chèques :

7

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

Les carnets de chèques non utilisés ou en service doivent être conservés en lieu sur (coffre fort) sous la seule responsabilité de la personne chargée de leur préparation. Les chéquiers utilisés et terminés seront gardés plusieurs années, afin de conserver ainsi une des traces du paiement. Les chèques annulés doivent être eux aussi conservés après avoir été détériorés pour prévenir leur réutilisation. Une pratique courante est d’accrocher le numéro du chèque, après l’avoir découpé, au talon du chéquier. 

Dépôts des chèques et des espèces en banque : Des instructions internes doivent prévoir une remise en banque aussi

rapide que possible des espèces et des chèques. Il s’agira généralement d »une remise journalière. Cette disposition permet de limiter le montant des fonds en « transit » et les risques afférents de perte ou de fraude ; elle constitue également pour l’entreprise un gain de trésorerie et une réduction d’agios à payer. Un bon contrôle interne sur les opérations de recettes en banque implique que les personnes

qui

assurent

de

dépôt

en

banque

des

chèques

et

l »enregistrement des mouvements passés aux comptes « clients » soient indépendantes. Le suivi de l’entreprise ne s’arrête pas au moment où la remise en banque est effectuée. Il convient de contrôler par sondage es écritures de crédit passées par la banque dans les jours qui suivent le dépôt et, de vérifier, pour un certain nombre de remises, les bordereaux de remises, les avis de crédit et les relevés correspondants ainsi que les dates de valeur servant à calculer les agios.

8

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

Enregistrement comptable des opérations de trésorerie

2.3.4-

et leur suivi : 

Séparation des tâches et supervision : Les journaux de trésorerie doivent être établis par un service ou une

personne n’ayant pas accès aux comptes « clients » ou « fournisseurs », à l »établissement et à la signature des chèques, ainsi qu’à l’ouverture du courrier et au dépôt des fonds en banque. Cette distinction entre les fonctions de caissier (ou de trésorier) et de tenue de journaux de trésorerie est fondamentale. En l’absence de cette distinction, les possibilités de fraude s’avèrent nombreuses. Dans les cas où cette séparation des tâches ne pourrait être obtenue (cas de la petite entreprise), il est nécessaire pour l’entreprise de prévoir des contrôles complémentaires. Par ailleurs, les personnes responsables de l’établissement des journaux de trésorerie ne devraient pas établir seules les rapprochements bancaires. Toutefois, lorsque le service comptable dispose d’effectifs restreints (petite société), cette duplication des tâches peut être admise à condition que les rapprochements bancaires soient vérifiés régulièrement par une autre personne, de la comptabilité générale, qui y appose alors son vise. La séparation des tâches est donc dans ce cas accompagnée ou supplée par une supervision.



Contrôles sur les enregistrements :  L’enregistrement des chèques émis selon une suite numérique. En

pointant les journaux de trésorerie, et éventuellement,t e,les comparant avec les talons des chéquiers ou les listes récapitulant les chèques émis ( pour identification des chèques annulés), il est alors possible de vérifier que tous les chèques ont été enregistrés ;  L’utilisation d’un journal différent, d’autre part, pour chacune des devises qui constituent l’encaisse.  Une comptabilisation rapide des enregistrements. Les chèques doivent être comptabilisés dès leur émission et les sommes reçues dès leur réception, ceci afin d’éviter tout oubli ou retard.



Les rapprochements bancaires : 9

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

Les soldes des comptes de banque doivent être régulièrement,t rapprochés des montants apparaissants sur les relevés bancaires, afin de détecter les erreurs éventuellement commises par la banque ou par la société. Les soldes des comptes de banque et ceux figurant sur les relevés ne sont en effet pratiquement jamais identiques, car un certain nombre d’opérations peuvent ne pas avoir été enregistrées provisoirement (soit en banque, soit dans les comptes). Les réconciliations bancaires jouent un rôle fondamental dans le contrôle interne. Elles ne sont pleinement efficaces qu’à certaines conditions que l’on récapitulera en fonction des développements précédents : o Leur établissement doit être régulier ; une fois par mois semble être un minimum communément pratiqué ; o L’employé responsable ne dot avoir aucun accès à la réception et à la manipulation des chèques émis ou reçu. Les relevés bancaires (en particulier celui de fin de mois) doivent lui parvenir directement de la banque pour éviter que des modifications quelconques y soient apportées ; o Si l’employé responsable passe également les écritures sur les journaux de trésorerie les rapprochements doivent être vérifiés et supervisés par une personne indépendante ; o La procédure de réconciliation comprendra non seulement une récapitulation des éléments en suspens mais également une vérification de l’authenticité de ces éléments.

10

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

ETUDE

III. 3.1-

DE CAS

: « SOCIÉTÉ TOUT TRANSPORT »2

Phase de prise de connaissance :

Cette étape consiste à recueillir toutes les informations sur l’entreprise à auditer. Elle s’articule autour de deux étapes :

3.1.1-

Les travaux préliminaires : Consiste pour l’auditeur à rassembler un maximum de données sectorielles, réglementaires, concernant l’activité de l’entreprise et son positionnement au niveau de son secteur. Ainsi, l’auditeur fera secours aux associations professionnelles, à la direction des statistiques, aux études réalisées par la chambre de commerce et d’industrie, au CRI,…

3.1.2-

Les premiers contacts : A ce niveau l’auditeur va essayer de remplir « le questionnaire de prises de connaissance »3 qu’il a établi, sur la base des entretiens qu’il va mener auprès des dirigeants et des principaux responsables. Il peut aussi utiliser les documents

internes

de

la

société

(documents

comptables

et

autres

documents relatifs à l’aspect opérationnel et juridique de l’entreprise).

3.2-

Evaluation du contrôle interne :

Cette phase aura pour principaux objectifs : 3.2.1-

Obtenir l'assurance que tous les paiements et les encaissements ont été enregistrés (exhaustivité des enregistrements) : a. Les risques pouvant exister :



Omission dans enregistrements de paiements effectués : Cette omission peut provenir de deux facteurs : 

Un paiement est effectué sans qu'il y ait établissement de pièce justificative. Celle-ci servant de base à la comptabilisation;



Un paiement est effectué avec une pièce justificative mais celle-ci n'est pas comptabilisée.



Omission dans l’enregistrements des recettes (erreur ou fraude). 2 3

Voir annexe : Enoncé du cas de la société « Tout Transport ». Voir annexe : Questionnaire de Prise de Connaissance. 11

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

b. Examen théorique des dispositifs de contrôle : Exemples de dispositifs de contrôle à examiner :



Procédure de mise en paiement : 

Existence d’une pièce justificative dûment signée par un responsable pour toute mise en paiement ;



Définition et nombre de personnes pouvant autoriser ces mises en paiement, ces personnes devant être connues du caissier et du signataire des chèques ;



Conservation en lieu sûr des carnets de chèques et des avoirs en caisse ; établissement des chèques barrés ;



Existence de paiements exceptionnels (par exemple: procédure d'avances au personnel).



Contrôle des enregistrements sur les livres de trésorerie : 

Contrôle réciproque (on ne peut tenir les livres de trésorerie et être chargé soit de l'ouverture du courrier, soit de la tenue ,des comptes débiteurs et créditeurs -clients notamment -soit de la signature des chèques) ;



Pré-numérotation des pièces justificatives ;



Contrôle arithmétique des écritures à partir des pièces justificatives (liste de recettes, bordereau de remises, etc.) ;



Emission des chèques en suite numérique ;



Supervision à intervalle régulier des journaux de trésorerie par une personne indépendante : rapprochement avec les relevés de banque et avec les comptes.



Suivi des comptes : 

Réconciliation bancaire mensuelle supervision du rapprochement, suivi des éléments en suspens ;





Inventaires de caisse (inventaires réguliers et inventaires surprise).

identification la recette : 

Distinction entre recette et dépenses ; 12

Audit Intégré



Cycle « Trésorerie » en ACF

Listage des recettes arrivées par voie postale avant remise au caissier ou en banque ;



Supervision par un responsable indépendant de la remise des fonds ;



Procédure pour les recettes recueillies par des tiers ;



Ventilation des recettes par l’entreprise ;



Contrôle mis en place pour les recettes ayant un caractère particulier (cantine. magasin pour le personnel, règlements reçus pour des créances amorties, etc.).



Protection physique des recettes : 

Rapidité de la remise en caisse ;



Fréquence et rapidité des remises en banque ;



Protection des avoirs au sein de l'entreprise (coffre-fort. accès réglementé à la caisse, etc.) ;



Barrement des chèques à ouverture du courrier et éventuellement désignation sur le chèque du bénéficiaire.

c. Examen pratique des dispositifs de contrôle (tests de permanence) :



Concernant les paiements : 

Partir

des

enregistrements

sur

le

relevé

bancaire

et

vérifier

l’enregistrement en comptabilité des paiements ; 

Partir des rapprochements bancaires et examiner systématiquement les paiements qui figurent en rapprochement pour s'assurer de leur bon enregistrement sur la base de la pièce justificative ;



Vérifier les enregistrements à par1ir des chéquiers ;



Vérifier que les chèques annulés ne peuvent être réutilisés (numéro découpé et agrafé sur le talon) ;



Sélectionner des pièces justificatives de paiement et rechercher leur enregistrement.



Concernant les recettes : 

S'assurer que les recettes en banque figurent en comptabilité ; 13

Audit Intégré



Cycle « Trésorerie » en ACF

Partir des enregistrements extra comptables des recettes (relevés au courrier, dossiers détenus dans divers services. etc.) et vérifier l'enregistrement en comptabilité.

3.2.2-

Obtenir l'assurance que les paiements et les recettes enregistrés correspondent à la réalité (réalité des enregistrements) : d. Les risques pouvant exister :



Enregistrement des paiements non autorisé :

Ce risque comporte deux aspects: 

Ou bien il s'agit de paiements effectués sans autorisation qui correspondent

soit, à un paiement que

la

direction entendait

n'effectuer que plus tard, soit à un paiement déjà effectué (ou qui le sera de nouveau plus tard avec autorisation) avec les risques de double règlement qui s'y attachent ; 

Ou bien il s'agit de paiements (non autorisés) et fictifs et qui se traduisent par un détournement de fonds.



Enregistrement de recettes fictives.

e. Examen théorique de dispositifs de contrôle : Exemples de dispositifs de contrôle à examiner :



Nature et établissement des pièces justificatives : 

Procédure d'autorisation des paiements et de saisie des encaissements ;



Création de pièces autorisant les dépens:s (formulaire spécial, signature nécessaire, mode de transmission et possibilité d'altération du document) ;



Identification d:s encaissements dès leur réception (le document de saisie peut-il être altéré ?) ;



Pièce justificative autorisant les dépenses rendues inutilisables après usage.



Contrôle sur des pièces justificatives : 14

Audit Intégré



Cycle « Trésorerie » en ACF

Contrôle et rapprochement des écritures passées sur les livres de trésorerie ;



Suivi des comptes (réconciliation bancaires et inventaire de caisse) pour détecter les erreurs éventuelles.

f. Examen pratique de dispositifs de contrôle : Exemples de tests de permanence :



Confirmer d’autorisation des paiements : A partir des relevés bancaires et des journaux de trésorerie : 

Retrouver la pièce justificative ;



Vérifier qu’elle est signée par une personne habilitée à autoriser le paiement ;



Contrôler le montant, la date du paiement ;



Vérifier que la pièce justificative a été annulée (par exemple au moyen d’un tampon) ;





Vérifier la contrepartie dans un compte créditeur ou débiteur.

Recherche de recettes fictives : 

Effectuer des recoupements (voir, à cet égard, l’audit analytique) ;



Partir de la comptabilité et examiner l’encaissement effectif des sommes dans les relevés bancaires ;



Partir des rapprochements bancaires et examiner systématiquement les recettes figurant aux rapprochements (sommes non comptabilisées par la banque et enregistrées par l’entreprise.

Examen de comptes :

3.3-

3.3.1- Examen des comptes de « banque » : a.

Audit analytique : Avant de se lancer dans des vérifications détaillées, l’auditeur doit

opérer un examen d’ensemble de la comptabilité, afin d’en effectuer un contrôle global. Cet examen comprendra : - Une vérification des écritures de centralisation ; -

Un examen rapide de transactions pour détecter les opérations 15

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

de montants inhabituel ; - Un examen de la vraisemblance des soldes en banques ; - La mise en œuvre de tests de cohérence. Il s’agit d’un rapprochement

entre

la

comptabilité

et

les

informations

extracomptables. b. Vérification de l’existence des soldes banques, CPC et virement de fonds : La vérification de l’existence du solde se fait à partir de l’examen du rapprochement de banque (ou CPC) établit par la société. Ce contrôle est fondamental en ce qu’il permet d’effectuer une vérification sur l’ensemble des propositions relatives aux enregistrements. Pour examiner les rapprochements de banque, l’auditeur a trois possibilités : - Refaire lui-même ce rapprochement (ce cas ne peut être envisagé que si le contrôle interne est fiable) ; - Vérifier sommairement le rapprochement (si le contrôle est satisfait) ; - Tester

le

rapprochement

fait

par

le

client

(solution

intermédiaire).

3.3.2- Examen des comptes de « caisse » : a. Audit analytique : L’auditeur, avant de se lancer dans des vérifications détaillées, opère un survol des opérations et des livres de caisse. Généralement

les

préoccupations

de

l’auditeur

sont

les

suivantes : - Vérifier que les comptes « caisse » est débiteur ; - Vérifier les écritures des centralisations ; - Examiner les transactions de montant inhabituel ; - Faire

éventuellement une revue de cohérence s’il existe des

prévisions relatives aux mouvements de caisse et s’assurer du caractère

acceptable

des

montants

en

caisse

(caisses

présentant des soldes exagérés). 16

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

b. Contrôle de l’existence du solde : Pourra se faire par vérification directe à la date de clôture. L’auditeur s’assurera que le montant en caisse est représenté uniquement par des espèces. Dans le cas contraire, il s’assurera que les pièces de caisse ne correspondent pas à des frais déjà engagés par le bénéficiaire des fonds. D’autre part, si la caisse a fait des avances au personnel, l’auditeur

doit

se

faire

présenter

les

reconnaissances

de

dettes

correspondantes. c. Problèmes d’évaluation du solde : - Si la caisse contient des devises l’auditeur vérifiera que celles-ci ont fait l’objet d’une conversion correcte. - Si une partie de l’encaissement n’est pas justifiée, c’est-à-dire qu’une partie du solde n’est pas représentée par des espèces, l’auditeur devra s’assurer qu’elle ne correspond pas à des sorties impossible de récupérer.

3.4-

Préparation du rapport de l’audit :

Le rapport d’audit permet à l’auditeur de présenter la synthèse de sa mission et la critique de l’ensemble de ses travaux. Dans le cas de la société « Tout Transport », le rapport de la mission d’audit sera présenté en annexe.

17

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

Annexes

18

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

(Annexe 1) Les objectifs d’audit Objectif

Bilan

Exhaustivité

Tous les encaissements et décaissements de la période correspondent à des règlements et seulement ceux-ci ont été enregistrés.

Réalité

Les comptes de trésorerie correspondent à des engagements réels vis-à-vis des tiers.

Exactitude

Les comptes de trésorerie sont conformes aux transactions effectuées.

CPC Tous les produits et charges financiers ont été comptabilisés. Les montants figurant dans les comptes représentent des flux réels. Les transactions sont comptabilisées à leur bonne valeur.

Valorisation

Les comptes de trésorerie sont évalués conformément au PCGM ; Les comptes en devises ont fait l’objet d’ajustements nécessaires.

Les charges et produits financiers sont valorisés de façon adéquate.

Appartenanc e

Les montants enregistrés représentent des créances ou des dettes financières propres à la société.

Les montants enregistrés représentent des produits et des charges financiers propres à la société.

 Les créances et les dettes financières sont présentées conformément au PCGM ;

Présentation

 Le CPC est présenté conformément au PCGM ;

 Aucune compensation n’a été effectuée  L’information figurant dans entre les soldes débiteurs et créditeurs ; l’annexe est adéquate ;  L’information figurant en annexe est  Il n’y a pas de changement de adéquate ; présentation par rapport à  Il n’y a pas de changement de l’exercice précédent. présentation par rapport à l’exercice précédent.

19

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

(Annexe 2) Enoncé du cas : Société « TOUT TRANSPORT » La société TOUT TRANSPORT, société anonyme au capital de 500 000 F et dont vous êtes commissaire aux comptes, connaît un essor considérable depuis une dizaine d’années. Cette entreprise de 300 personnes, qui a conservé une structure familiale, exerce principalement son activité dans le sud de la France. Elle possède maintenant 234 camions et 326 remorques. Dans le cadre de votre mission légale, vous effectuez une étude de contrôle interne, étude indispensable permettant d’identifier et d’évaluer les zones de risque. Cette étude canalisera votre travail de révision proprement dit, vous permettre de doser vos efforts et d’améliorer l’efficacité et la qualité de votre travail. Lors de votre étude sur les comptes de trésorerie, vous avez obtenu les renseignements suivants en interrogeant le personnel concerné.

1. Conversation avec le Directeur financier : Monsieur SIROU Le service de M. SIROU comprend 1 chef comptable, 13 comptables, 1 trésorier et 1 caissier. Chaque personne peut être facilement remplacée en cas d’absence. Parfois, M. SIROU précise oralement une tâche nouvelle à un employé, qui se chargera de l’expliquer ensuite è ses collègues. Le personnel est compétent et consciencieux. Ceci est important car M. SIROU consacre l’essentiel de son temps à l’établissement des budgets et aux divers problèmes informatiques.

1.a.

Le service trésorerie est composé de deux personnes : Une trésorière : Mme JOUVET qui aide aussi le service comptable, souvent surchargé de travail. Un caissier : M. RIGAL.

1.b.

La société a cinq comptes bancaires : Deux comptes à la BNP ; Deux comptes à la Société Générale ; Un compte aux CCP.

20

Audit Intégré

1.c.

Cycle « Trésorerie » en ACF

Cinq personnes peuvent signer les chèques : • M. LUCAS, directeur de la société, doit signer tous les chèques d’un montant supérieur à 20 000F ; • M. SIROU, directeur financier et M. BRIARD, chef comptable, doivent signer conjointement ; • M. LUCAS n’a plus de fonction précise dans l’entreprise, mais il tient à signer chaque mois tous les chèques pour la paie du personnel ; • M. Ventoux pouvait signer des chèques mais il a quitté la société il y a 2 mois.

1.d.

Fonctionnement de la caisse : M. RIGAL, caissier, est le neveu de M. LUCAS. Il a donc l’entière confiance de M. SIROU. Il s’occupe des paiements par caisse.

1.e.

Prévisions de trésorerie : Mme JOUVET est chargée de la prévision de trésorerie. Elle connaît très bien son travail et décide elle-même du moment opportun pour effectuer des virements interbancaires.

1.f.

Gestion de la trésorerie : La trésorerie est tenue en jours d’opération, cette méthode étant beaucoup plus simple pour Mme JOUVET. Les frais bancaires de découvert et d’agios, ne sont pas calculés par la société, car ces calculs sont longs. De toutes façons, M. SIROU s’entend très bien avec les banquiers qui lui accordent facilement des découverts. 2. Conversation avec M. RIGAL (caissier) :

2.a.

Paiement par caisse et enregistrement comptable : M. RIGAL a beaucoup de travail car il reçoit les camionneurs, vérifie les pièces justificatives et rembourse les frais de route. Il enregistre les pièces justificatives sur les bordereaux comptables de saisies. Pour les besoins de la comptabilité analytique, il distingue : •

les frais de gasoil ;

•

les frais de téléphone ;

•

les indemnités de repas ;

•

les autres frais.

Ces frais peuvent être importants lorsque les camionneurs vont à l’étranger. 21

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

M. RIGAL paie également des acomptes sur salaire, à la demande du personnel. Il remet alors une fiche d’acompte au service de la paie et enregistre le montant payé avec un code analytique distinct.

2.b.

Vérification de la caisse : M. RIGAL réunit toutes les fiches justificatives par camionneur, les additionne et agrafe la bande machine avec les justificatifs. Il reporte le total de la bande machine correspondant au montant payé sur son livre de caisse. Il tire le solde de son compte caisse à chaque fin de journée, afin de déterminer s’il a besoin de réalimenter sa caisse.

3. Conversation avec Mme JOUVET : Mme JOUVET est responsable des remises en banque et de l’émission des chèques.

3.a.

Remise en banque : •

Réception des chèques : Tous les chèques reçus parviennent

directement à Mme JOUVET qui les enregistre sur ses livres de banque et établit des bordereaux de remises en banque. Elle remet les chèques à la banque tous les deux ou trois jours selon le nombre de chèques reçus. •

Choix de la banque : Les chèques sont en général portés sur l’un

des comptes de la BNP.

3.b.

Emission des chèques : Les deux comptes BNP étant les plus utilisés, il existe entre 2 et 3 chéquiers en service pour chacun de ces comptes. Mme JOUVET est responsable de ces chéquiers. Les personnes devant établir des chèques lui empruntent un chéquier, établissent des chèques en notant la nature du paiement sur le talon. Mme JOUVET utilise ces annotations pour tenir à jour ses livres de banque. Les factures justificatives sont remises directement au service achat pour l’enregistrement comptable.

3.c.

Comptabilisation : A chaque fin de journée, Mme JOUVET saisie sur informatique les dépenses et les recettes déjà enregistrées sur ses livres de banque.

3.d.

Rapprochement bancaire : Mme JOUVET établit le rapprochement bancaire des comptes BNP chaque fin de mois. Elle compare le solde sur le dernier relevé bancaire et le solde inscrit sur ses cahiers de banque.

22

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

Elle n’établit de rapprochement bancaire ni pour le compte CCP ni pour les comptes de la Société Générale, le CCP ayant peu de mouvements bancaires et l’un des deux comptes SG n’étant pas utilisé. Le deuxième compte de la Société Générale étant réservé au paiement des salaires, le seul travail de Mme JOUVET consiste à ranger les relevés bancaires dans le coffre. M. SIROU les vérifie parfois afin de voir le correct apurement du compte.

3.e.

Suivi des effets à recevoir : Mme JOUVET classe les lettres de change par date de réception et les enregistre sur un cahier. M. SIROU, selon ses besoins de trésorerie, regarde le cahier de Mme JOUVET et choisit pour une remise à l’escompte, des traites d’une valeur importante, dont la date de réception est assez ancienne.

23

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

(Annexe 3) Questionnaire de Prise de Connaissance I- Données sur l’organisation : 1. Organigramme de la société 2. Organigramme du service trésorerie 3. La place du service dans l’organigramme de la société 4. Composition du service trésorerie 5. Le système d’information du service trésorerie 6. La relation du service avec les autres services

II- Données quantitatives : 1. L’effectif du service trésorerie 2. Le nombre moyen des opérations de caisse par période 3. Le nombre moyen des opérations bancaire par période 4. Le seuil maximum du montant à garder en caisse 5. Périodicité du contrôle de la caisse 6. Périodicité des rapprochements bancaire 7. Périodicité des versements en banque 8. Le nombre moyen des paiements exceptionnels 9. Le nombre de compte bancaire détenus par la société 10.

Le nombre de chéquier utilisé

11.

Le nombre de chèque annulé par période

12.

Découvert autorisé

13.

Taux de découvert

14.

Taux d’intérêt pratiqué par la banque

24

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

III- Données qualitatives : 1. Qualification du personnel 2. Taux d’absentéisme du personnel du service trésorerie 3. Délai clients 4. Délai fournisseurs

IV- Données sur les procédures : 1. L’existence d’un manuel de procédure Si oui :

- Le nombre de procédures du service - Le nombre de procédures appliquées - Le nombre de tâches par personne

Si non :

- Quelles sont les règles de fonctionnement - Définition des tâches

2. Les personnes autorisées à signer les chèques 3. Qui se charge d’effectuer les rapprochements bancaires 4. Qui se charge de la vérification de la caisse

V- Données réglementaires : 1. Réglementation concernant les opérations bancaires 2. Sauvegarde des pièces justificatives 3. Mesures fiscales

25

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

(Annexe 4) Rapport d’Orientation Objectifs généraux :



Veiller au respect des principes de l’Audit Comptable et Financier, à savoire les principes : •

D’exhaustivité des enregistrements ;

•

De réalité des enregistrements ;

•

De coupure des enregistrements ;

•

D’existence des soldes ;

•

D’évaluation des soldes ;

•

De présentation des états financiers ;

•

Et des informations complémentaires aux documents financiers.

Objectifs spécifiques :

 •

Vérifier l’existence d’une procédure concernant la gestion de la trésorerie ;

•

Le cas échéant, Vérifier le respect de cette procédure ;

•

Vérifier la fiabilité du système d’information ;

•

Suivre les dépenses.

Champs d’action :

 •

Toutes les unités attachées au service « trésorerie » ;

•

Toutes les filiales de l’entreprise ;

•

Le service facturation ;

•

Le service comptable ;

•

Le service informatique ;

26

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

(Annexe 5) Questionnaire de Contrôle Interne (1ère version) Questions

Réf Dia g

Oui ou N/A

Non

Commentaire

Référence Programme De vérification Des procédures

1) Comment les paiements sont autorisés ? 2) Quel contrôle permet la vérification des justificatifs de l’établissement des chèques ? 3) Les signataires font partie du personnel de la société ? 4) En cas d’annulation de chèque, comment procède-t-on ? 5) La remise des chèques se fait de quelle façon? 6)

Quel

contrôle

permet

le

suivi

des

encaissements. 7)

Sur quelle base les virements intra-

bancaires se font et comment leurs montants sont déterminés ? 8)

Comment sont négocier les découverts ?

9)

Comment sont régit les avances sur le

salaire ? 10) Comment sont déterminer les besoins d’alimentation de la caisse ?

27

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

(Annexe 6) Grille d’analyse des tâches

28

Tâches Audit Intégré

Etablissement des budgets Résolution des problèmes informatiques Signature de tous les chèques > 20 000 Signature des chèques Signature des chèques de la paie du personnel Possibilité de signature Paiement par caisse Prévision de trésorerie Virement intrabancaires Tenus à jour de la trésorerie Négociation avec les banques Réception des camionneurs Vérification des pièces justificatives Remboursement des frais de route Enregistrement des pièces justificatives Paiement des acomptes sur salaire Enregistrement des montants des paiements vérification Remise en banque Emission des chèques Réception des chèques comptabilisation Rapprochement bancaire Suivi des effets à recevoir

Chef comptables Trésorière caissier Directeur Directeur M. M. comptable de la financier Lucas Ventoux Cycle « Trésorerie » en ACF société

× × × ×

× × × × × × ×

× × × × × × ×

×

×

× × × × ×

29

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

(Annexe 7) Tableaux des Forces et faiblesses Apparentes TACHES Expression d’une tâche nouvelle

OBJECTIFS * Les tâches ne sont pas clairement définies ; * La non définition des responsabilités ; * L’atteinte à la bonne circulation des tâches ; ….

Gestion de * Assurer les disponibilités la trésorerie nécessaire ; * Rationalisé le gestion de la caisse ; * protection du patrimoine de l’entreprise ; * Maîtriser les frais financiers ; * La bonne imputation des frais financiers ; ….. Réception * Assurer que tous les des chèques règlements reçus sont correctement comptabilisés ; …. Emission * Sauvegarde du patrimoine de des chèques la société ;

RISQUES * Non compréhension des instructions ; * Non accomplissement de la tâche ; * Atteinte à la fiabilité des enregistrements ; …. * Paiement des frais financiers supplémentaires ; * Paiements des frais non justifiés ; * risques des erreurs d’imputation comptable des frais financiers ; …. * Si un chèque est égaré, l’erreur et la fraude seraient difficilement détectables ; *…. * contrôle des chèques trop difficile ; * Risque d’erreur ; * Risques de fraude lors d’émission des chèques ;

COMMENTAIRE * Manuel qualité ; * Organigramme de l’entreprise ; ….

* livre de caisse ; * Relevés bancaires ; …..

* listes des règlements ; * chéquier, ……. * les souches des chèques ; * Factures ; * journal banque * ..

30

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

(Annexe 8) Questionnaire de Contrôle Interne (2ème version) TRESORERIE

Réf F/T

Conséquence sur le programme de contrôle

1. REVUE ANALYTIQUE 1.1. Etablir ou obtenir la feuille maîtresse et les feuilles d’analyse du cycle. Justification arithmétique des principaux postes et rapprochement avec la balance générale. 1.2. Par rapport aux périodes antérieures et au budget, expliquer l’évolution des charges et produits financiers liés au cycles trésorerie. 1.3. Par rapport aux périodes antérieurs, vérifier la cohérence de l’évolution des postes du bilan ayant trait au cycle trésorerie. 1.4. Vérifier la cohérence de l’évolution des charges financières avec celle des soldes bilanciels créditeurs (découverts bancaires, comptes courants créditeurs….). 1.5. Vérifier la cohérence de l’évolution des produits financiers avec celle des soldes bilantiels débiteurs (VMP, billets de trésorerie, etc.…). 2. TESTS DE BOUCLAGE STANDARD

E R

e

V

A

P

2.1. TESTS MANUELS STANDARDS IMPERATIFS 2.1.1.

S’assurer de la non compensation des soldes bancaires débiteurs et créditeurs.

2.1.2.

Vérifier que les soldes bancaires débiteurs ne comprennent pas des prêts à long terme ou des créances rattachés à des participations, à reclasser en immobilisations financières.

2.1.3.

Vérifier la répartition des soldes créditeurs (plus d’un an/moins d’un an, concours bancaires/ autres dettes financières).

2.1.4.

Vérifier que les comptes de virements internes sont soldés à la clôture de l’exercice.

2.1.5.

Rapprocher l’inventaire des valeurs mobilières de 31

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

placement à la date de clôture de l’exercice avec le relevé envoyé par la banque ou l’organisme financier gérant le compte de titres de l’entreprise. 2.1.6.

Valider les tableaux de la liasse de consolidation relatifs au cycle trésorerie.

2.1.7.

Obtenir et contrôler les rapprochements intragroupes sur les comptes courants ayants trait au cycle trésorerie et les charges et produits financiers liés.

2.1.8.

Identifier et justifier les écritures manuelles de clôtures ou provenant de journaux inhabituels pour le service des comptes de trésorerie.

2.2.

TESTS INFORMATIQUES :

2.2.1.

Extraire les anomalies de séquence dans les numéros de chèques. S’assurer que les numéros de chèques manquants ne correspondent pas à des paiements non comptabilisés.

2.2.2.

Contrôler pour une période donnée l’application des échelles d’intérêts.

3.

TESTS DE VALEURS STANDARDS

3.1.

Banque

3.1.1. 3.1.2.

Circulariser les banques selon le modèle proposé. Contrôler les rapprochements bancaires à la date de clôture : - Exactitude arithmétique ; - Rapprochement des soldes avec les relevés bancaires et la comptabilité et les réponses à la conformation ; - Analyse des opérations en rapprochement avec les journaux ; - Analyse des montants figurants en rapprochement avec les journaux ; - Analyse des montant figurant en rapprochement ; dénouement sur la période subséquente, respect du principe de séparation des exercices ; - Analyse des éléments anormaux ou anciens en rapprochement susceptibles de révéler des nonvaleurs. - Vérifier des opérations comptabilisées par la banque et non par société (charges 32

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

éventuelles). 3.1.3.

Contrôler l’apurement des effets à l’encaissement sur la période subséquente ;

3.1.4.

Justifier les comptes de régularisations liées au cycle trésorerie (Intérêt courus, intérêts constatés d’avance).

3.1.5.

S’assurer que les encaissements (emprunts…) et les décaissements (agios…) apparaissant sur les relevés de banque subséquents et concernant des opérations de l’exercice, sont comptabilisés.

3.1.6.

sélectionner un échantillon de mouvements de banque de l’exercice, et pointer aux pièces justificatives et aux journaux.

3.1.7.

Vérifier que les intérêts précomptés sur effets escomptés (ou autres moyens de financement) sont comptabilisés en charges constatées d’avance pour la partie afférente à l’exercice à venir.

3.1.8.

S’assurer de la réciprocité des virements intrbanques intervenus dans les derniers jours de l’exercice et dans les premiers jours de l’exercice suivant.

3.2. 3.2.1.

CAISSE Obtenir le PV de caisse à la date de clôture et vérifier que le montant indiqué sur le PV correspond au solde comptable. Justifier les sommes éventuelles en rapprochement. Procéder à l’inventaire physique des caisses à une date la plus proche possible de la date de clôture. Rapprocher l’inventaire physique et la comptabilité. Sélectionner un échantillon de mouvements de caisse et pointer aux pièces justificatives et aux journaux.

3.2.2. 3.2.3.

3.3.

VMP

3.3.1.

Justifier les acquisitions de VMP, (en particulier les dernières acquisitions de l’exercice), par rapprochement avec les pièces justificatives, et s’assurer que les frais d’acquisition ont été laissés en charges d’exploitation.

3.3.2.

Justifier les produits de cession de VMP, (en particulier les dernières cessions de l’exercice), par 33

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

rapprochement avec les pièces justificatives. 3.3.3.

vérifier que les plus ou moins-values sur cession de VMP ont été correctement calculées par application de la règle FIFO ou CMP. S’assurer de la permanence des méthodes.

3.3.4.

En distinguant trois titres côtés, non côtés et titres de créances négociables, s’assurer que les moinsvalues latentes sont provisionnées et que les règles de non compensation sont respectées. Vérifier la permanence des méthodes. Calculer la valeur du portefeuille pour l’annexe.

3.3.5.

S’assurer que les acquisitions et cession des derniers jours de l’exercice ont été prises en compte. A l’inverse, vérifier que les acquisitions et cession des premiers jours de l’exercice suivant n’ont pas été prises en compte.

3.3.6.

S’assurer qu’à tout placement dont l’échéance ne coïncide pas avec la clôture de l’exercice, correspondent des intérêts courus à recevoir.

3.3.7.

Vérifier le traitement comptable et fiscal des dividendes et des revenus.

3.3.8.

Vérifier le respect des règles comptables et fiscales en matière d’instruments financiers particuliers.

3.4.

DIVERS

3.4.1.

Vérifier que les caisses et comptes bancaires en devises sont convertis sur la base du dernier cours de change et que différences de change constatées sont inscrites en résultats financiers.

3.4.2.

Justifier le maintien en VMP des titres dont la rotation est faible et/ou dont le pourcentage de participation est susceptible de conférer une influence notable.

3.4.3.

Vérifier le respect des règles applicables en matière de TVA sur les charges et produits financiers.

3.4.4.

Vérifier le traitement fiscal des intérêts sur comptes-courants d’associés, des provisions sur VMP, des plus-values latentes sur VMP, des 34

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

dividendes, etc. 3.4.5.

Relever les montants des opérations déjà qualifiées de conventions réglementées. Les exploitations à la rubrique « contrôle des conventions réglementées ».

3.4.6.

Relever les opérations susceptibles d’entrer dans le cadre des conventions réglementaires et apprécier leur caractère normal et courant. Les exploiter à la rubrique « contrôle des conventions réglementées ».

3.4.7.

S’assurer qu’aucun événement post-clôture n’est susceptible de remettre en cause la valorisation des comptes liés au cycle endettement.

3.4.8.

Relever les éléments liés au cycle trésorerie qui permettront de contrôler l’annexe (évaluation des VMP, calcul des prisions, etc.).

4.

TESTS DE BOUCLAGE ET DE VALEUR SPECIFIQUES

5.

SYNTHESE

5.1. Faire une synthèse du cycle.

35

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

(Annexe 9) Rapport d’audit Messieurs, Dans le cadre de ma mission de commissariat au compte pour l’exercice clos de 31 Décembre 2004, et conformément aux disposition de l’article……, j’ai l’honneur de vous faire part du résultat des contrôles que j’ai effectués à ce jour : 1. Manuel des procédures : Il

serait

souhaitable,

conformément

aux

dispositions

de

l’article…… de posséder un manuel de procédures. Dans la situation actuelle les tâches ne sont pas clairement définies. Les instructions sont communiquées oralement,

Monsieur Rigal,

caissier, n’est pas contrôlé, Madame Jouvet tient la trésorerie tout en aidant le service comptable. La rédaction d’un manuel de procédures permettrait de définir clairement les responsabilités de chacun et les supervisions exigées, afin de mettre en place des contrôles internes nécessaires pour assurer la fiabilité des enregistrements comptables

et permettre une bonne circulation de

l’information dans l’entreprise. 2. Séparation des tâches : Il serait préférable que Madame jouvet, qui tient la trésorerie, soit tout à fait indépendante du service comptable ; Madame Jouvet, aide en effet le service comptable lorsque celui-ci a une surcharge de travail et a par conséquence accès aux comptes clients. A cause de la non séparation des tâches, Madame Jouvet pourait, par exemple, détourner à son profit des chèques reçus, ne pas comptabiliser les encaissements et annuler, lors de son travail dans le service comptabilité, les créances des clients concernés. La parfaite intégrité de Mme Jouvet n’est bien entendu pas encore en cause, mais un uniquement le cumul des tâches liées à sa fonction.

36

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

3. Signatures autorisées : Il est recommandé que les banques soient averties du départ de la société des personnes autorisées à signer les chèques. Monsieur ventoux, ayant quitté la société il y a deux mois, a toujours sa signature agrée auprès des banques. Cette situation peut engendrer des risques pour la sauvegarde des fonds de la société si Monsieur Ventoux revenait dans la société et parvenait à s’approprier des chèques vierges. 4. Règlement de la paie : Le règlement de la paie devrait être effectué par virements bancaires. Monsieur Lucas père, signe chaque mois 300 chèques pour payer le personnel. Cette procédure est naturellement très longue et elle comporte des dangers pour l’entreprise dans la mesure où une erreur risque de ne pas être détectée. Il serait plus rapide et plus fiable d’établir des virements bancaires chaque mois. Le service paie devrait éditer informatiquement les bulletins de paie et un listing récapitulatif des salaires nets à payer. Le listing récapitulatif serait signé pour approbation de paiement par monsieur Lucas ou Monsieur Lucas père et un exemplaire de ce listing serait confié à la banque qui réaliserait les virements bancaires. Cette procédure assurerait une gestion plus rigoureuse et plus efficace de la paie. 5. Approbation de la situation de trésorerie prévisionnelle Le directeur financier, Monsieur Sirou, devrait signer pour approbation les

situations

prévisionnelles

de trésorerie

qui devrait être

établies

mensuellement car elle représente un document de base de gestion trésorerie. Le travail de Mme Jouvet n’est pas contrôlé. Des erreurs de jugements ne seraient pas détectées et pourraient se répéter au détriment de la société. 37

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF

La procédure proposée formaliserait ainsi un suivi plus rigoureux de la trésorerie. 6. Gestion de la trésorerie : Mme Jouvet devrait gérer la trésorerie en jours de valeurs afin de mieux maîtriser les frais financiers. Les

conditions

appliquées

par

chèque

(taux

de

découvert

et

d’escompte, dates de valeurs, plafond, frais fixes…) devrait être précisément connus. Il faut donc obtenir, pour chacune des banques, les conditions appliquées, et éventuellement en négocier des nouvelles. Les agios d’escomptes et de découverts devraient être contrôlés. Il faut donc demander aux banques les échelles d’intérêts et vérifier les taux d’intérêts et les jours de valeurs. Les agios d’escomptes devraient être vérifiés. La gestion actuelle de la trésorerie peut avoir pour conséquence le paiement de frais financiers qui pourraient être diminués par une stricte surveillance des jours de valeurs et des taux appliqués. 7. Séparation des fonctions : enregistrement comptable

tenue

de

la

caisse

et

Monsieur Rigal, caissier, ne devrait pas avoir sa seule responsabilité le paiement par caisse et l’enregistrement comptable des dépenses. Les risques encourus par la société sont les suivants : 

M. Rigal pourrait rembourser des frais non justifiés.



M. Rigal pourrait faire des erreurs d’imputation comptables qui ne seraient pas détectées et qui fausseraient l’analyse des charges.



Si M. Rigal imputait des versements d’acomptes sur salaires dans

un

compte

de

transit

par

exemple,

les

personnes

concernées touchaient quand même en fin de mous leur salaire intégral. Ainsi, afin de protéger les actifs de la société, il est nécessaire de séparer la fonction trésorerie et la fonction comptable, en répartissant les tâches de la façon suivante : 38

Audit Intégré

Cycle « Trésorerie » en ACF



M. Rigal vérifie les pièces justificatives et les remboursements ;



Le service de la paie établit les demandes d’acomptes sur salaires et transmet un double à M. Rigal qui les paie.

M. Briard, chef comptable : 

Comptabilise les dépenses en reprenant toutes les fiches justificatives ;



Compare le total payé (enregistrement sur le livre de caisse) avec le total comptabilisé ;



Compare à chaque fin du mois le solde comptable de la caisse avec le montant sur le livre de caisse avec le montant réellement en caisse.

8. Comptage de caisse : Il est recommandé que M. Briad, chef comptable ? S’assure

de la

correction tenue de la caisse par un comptage de caisse effectué une ou deux fois par mois.

39