Audit - Etude de Cas du Controle Interne.pdf

Etude de cas (Enoncé)

Ventes clients Contrôle Interne

QUESTIONNAIRE DE CONTROLE INTERNE CYCLE VENTES Tr avaux àeff ectuer ectuer : 

Le Manager de la mission vous demande d’évaluer le cycle des ventes

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Un autre point de votre programme de travail porte sur la préparation des recommandations de contrôle interne en présentant chacun des points de faiblesses de contrôle interne relevés sur l’ensemble du cycle des ventes (réponses négatives au questionnaire) sous la forme suivante (en quelques lignes) :

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énoncé des procédures existantes

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risques indui induits ts en terme de contrôle inter interne ne

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recommandations.

Utiliser les supports ci-joints.

Objectif d’audit 

 Nos obj objectifs d’audit d’audit pour pour la la section section ventes ventes – clients clients sont les les suivant :

Objectif Objectif 1  S’assurer que tous les produits sont correctement comptabilisés (exhaustivité, réal réa lité et exactitude des enregistre enregistrements) ments) Objectif Objectif 2  Le principe de comptabilisation des produits est correctement appliqué et est en adéquation adéquation avec a vec les normes comp c omptables tables en vigueur.( vigueur.(Valori Valorisation sation,, Présentation Pré sentation)) Objectif Objectif 3  La séparati sé paration on des des exercices est es t correctement appréhendée appréhendée (cut-off) (c ut-off) Objectif Objectif 4  Les comptes clients sont constitués de ventes non recouvrées et appartiennent à la société. (existence , évaluation des soldes et appartenance). Objectif Objectif 5  Tous les recouvrements de créances sont correctement comptabilisés (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) Objectif Objectif 6  Les avoirs et autres crédits sont justifiés et correctement calculés. (exhaustivité, réalité et exactitude des enregistrements) Objectif Objectif 7  Les provisions pour créances douteuses sont correctement évaluées et jugées suffisantes.(Existence et évaluation des soldes)

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Nar r atif du Cycle Ve Ventes cli ent  s Les informations qui suivent ont été obtenues d’une part, par le biais d’entretiens effectués avec le personnel personnel du département commercial, usine, magasin et comptabilité et d’autre part par l’exploi ’exploitatio tation n des notes de servi se rvices ces internes de la société. Il I l n’existe n’existe pas de procédures écrites. é crites.

Commandes Note 1- Les commandes clients arrivent chez les commerciaux. Ces derniers contrôlent la 

conformité des prix avec ce qu’ils ont déjà négocié avec le client et adressent à l’usine un fax de commande. La fixation des prix définitifs est laissée à la discrétion de l’agent l’a gent commercial qui dispose d’une marge de manœuvre.

Note 2-

L’usine dispose d’un registre de réception des commandes. Après avoir saisi la commande dans le logi logiciel ciel informat informatiq ique ue « SYBEL », un bon de préparation prépar ation  prénumérot  prénumérotéé est édité. édité. Ce bon bon est es t adressé par l’usine ’usine au magasinier. Si le stock est disponible en quantité suffisante, la commande est satisfaite. En revanche, dans le cas contraire, le magasinier corrige le bon de préparation en fonction des quantités disponibles.

Note 3-

L’usine édite alors un bon de livraison livraison sur la base du bon de préparation en trois exemplaires :

Note 4-

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Le premier reste au sein de l’usine

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le deuxième est remis au client

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le troisième troisième est es t remis au liv livre reur ur

Les bons de livraison sont prénumérotés et valorisés. L’inventaire permanent est mis à jour.

Fabrication Note 5- Les commandes clients arrivent chez les commerciaux qui contrôlent les prix et 

adressent un fax de commande à l’usine.

Note 6-

L’usine retranscrit les informations sur un registre comme pour les commande s « négoce ». Le directeur de l’usine remplit une une feuille de fabrication en trois exemplaires. exemplaires. Les deux premiers premiers exemp e xempllaires restent res tent dans le le carnet ca rnet de souche ; le le troisième est donné au magasinier pour enlèvement des biens fabriqués. Le laboratoire vérifie le respect des normes de fabrication et prend un échantillon où il indi indique que le numéro numéro de lot lot de fabrica f abrication tion..

Note 7-

La feuille de fabrication est retransmise au service administratif de l’usine pour être saisie et corrigée au niveau de l’inventaire permanent. Les matières premières et les  produ  produiits chimi chimiqu ques es sont sont saisis saisis dans le modu modulle « Bon de réception réception valori valorisé sé » du logi logiciel ciel de gestion des stocks. stocks . En cas d’indisponibilité des matières, l’usine avertit l’agent commercial que la commande sera partiellement satisfaite. Ce dernier juge s’il est possible d’émettr e d’émettr e un autre bon de commande pour la partie non satisfaite.

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Livraison

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Note 8-

La livraison est assurée, après un contrôle par la sécurité, soit directement à l’usine  pour  pour les clients clients qui qui prennent prennent en charge le transport, transport, soit soit par l’interm ’intermédi édiai aire re d’une d’une société de distribution.

Note 9-

Dans le cas d’une vente directe à l’usine ; l’usine garde un bon de livraison et donne les deux autres exemplaires au client. Lorsque le client sort de l’usine, il remet au chef de sécurité un exemplaire du bon de livraison. Le chef de sécurité enregistre le sortie après l’avoir contrôlée avec le bon de livraison ( quantité, nature des produits livrés livrés,, date de livraison livraison , client client ) sur un regi re gistr stree « sortie » et remet le bon à l’usine.

Note Note 1010 - Dans le cas d’une vente par transporteur, l’usine garde un bon de livraison et donne les deux autres a utres exemplaires exemplaires au transporteur « livreur ». Le transporteur livre la marchandise et fait signer les deux exemplaires des bons de livraison par le client. Il remet un exemplaire au client et ramène le second à l ‘usine.

Note Note 1111 - Tous les jours, l’usine rapproche les bons de livraison en sa disposition avec les bons signés par le client et ceux transcrit dans le registre du chef de sécurité à la sortie de l’usine l’usine ou des bons à la disposition disposition de la société soc iété de distribution. distribution.

Note Note 1212 - Une fois le rapprochement effectué, les bons de livraison sont saisis dans le logiciel « Sybel » pour la facturation. Les autres bons non encore contrôlés restent en attente de facturation. régulièrement ement un listing listing des comm c ommandes andes non liv livré rées es pour analyse. analyse. Note Note 1313 - L’usine édite régulièr Note Note 1414 - A la fin de chaque mois, l’administration de l’usine procède à un contrôle des bons émis avec la facturation.

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Retours Note Note 1515 - Pour chaque retour, un bon de retour est rempli manuellement. Il est signé par le chef 

de sécurité et par l’agent commercial en charge ch arge du client. Le commercial vérifie la conformité du bon de retour avec ce qu’il a convenu avec le client. Le bon de retour est ensuite envoyé à l’usine pour l’édition de l’avoir. Les bons de retour sont  prénumérot  prénumérotés és et disposés disposés en 3 exempl exemplaires. La souc souc he est gardée à l’usine, l’autre copie est envoyée avec l’avoir à la comptabilité.

Les échantillons Note Note 1616 - Les échantillons remis à la clientèle sont matérialisés par un bon d’échantillon qui est saisi pour corriger l’inventaire permanent. Aucune facturation n’es t lancée pour les échantil éc hantillo lons ns puisqu’il puisqu’ilss sont offerts offer ts à la la clientè clientèle. le.

Les bons de prêt et de consignation Note Note 1717 - Les produits prêtés aux clients sont matérialisés par des bons de prêt qui sont saisis  pour  pour correction correction de l’inv ’inventai entaire re permanent. permanent. Un état des consig consignations est remis à la comptabilité pour enregistrement.

La facturation fa cturation ation est faite f aite par pa r « batch batc h automatique » des bons de liv livra raison ison sur le le logi logiciel ciel Note Note 1818 - La factur 

de gestion commerciale. Elle est lancée chaque jour pour les livraisons J-1. La date de facture est identique à celle de la livraison. A chaque type de produit, est associé dans le système le taux de TVA correspondant.

Note Note 1919 - La facture est agrafée au bon de livraison signé par le client puis transmise à la comptabilité comptabilité au responsa re sponsabl blee « comptabilité comptabilité cli c lient ent ».

Note Note 2020 - La comptabilité vérifie systématiquement que les bons de livraison correspondent  bien  bien à la facture et que que toutes toutes les sign signatures atures (client, (client, chef de sécurité) sécurité) existent. existent. Les vérifications portent également sur les calculs arithmétiques. Les anomalies sont traitées rapidement dans la journée qui suit. Toutes les anomalies relevées sont stockées dans un document spécifique afin de garder une trace des problèmes et des explications fournies.

Ge stion de de s comptes comptes des clients clients e t règ règlement lement Note Note 2121 - Les factures de vente se déversent automatiquement tous les mois de l’interface de 

gestio gest ion n commer commerciale ciale à la la comptabili comptabilité té générale. génér ale.

Note Note 2222 - Au niveau des règlements, le responsable des comptes des clients tient deux registres de réception des règlements, un pour les traites et un pour les chèques. Il comptabilise réguli régulièrement ère ment dans l’in l’interfa terface ce de gesti ges tion on commercial commercialee les règlements ressortant ressorta nt des deux registres.

Note Note 2323 - Il n’y a pas de déversement des règlements de la gestion commerciale vers la comptabilité. Le responsable des comptes des clients enregistre les règlements en comptabil comptabiliité sur la base des avi a viss de crédi cr édits ts bancaires. bancaires .

Note Note 2424 - Les comptes des clients sont analysés chaque trois mois à partir du grand livre auxiliaire « client » avec les éléments de l(interface de gestion commerciale.. Les contrôles contrôles sont cl c lairement matériali matérialisés. sés .

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Note Note 2525 - Un cachet « comptabilisé » est apposé sur les avis de banque et en même temps la mention mention « payé » est portée sur la facture c orrespon orres pondante. dante. « gestion commerciale » pour le Note Note 2626 - Le service commercial a un accès direct à l’interface « gestion suivi des soldes clients. En effet, les bonus des commerciaux sont calculés sur la base du chiffre chiffre d’affaires encaissés.

Gestion des impayés Note Note 2727 - Le responsable de la comptabilité clients suit régulièrement les impayés sur un cahier 

relatif aux incidents de paiement.

Ge stion du risque risque client Note Note 2828 - Chaque trimestre, le responsable de la comptabilité client dresse un état des clients 

douteux en indiquant de façon précise l’ancienneté du solde. La part à provisionner dans les livres de la société est déterminée par le Directeur Général. liste des cl c lients douteux douteux est adressée adres sée aux agents commerc commerciiaux pour informati information. on. Note Note 2929 - La liste

Gestion du risque après vente : Note Note 3030 - Les produits de la société sont peu risqués au niveau de la gestion après vente sauf 

 pour  pour les produi produits ts « Bâtimen Bâtimentt ».

Note Note 3131 - En effet, les autres produits sont vendus sur la base d’une feuille technique qui reprend l’ensemble des caractéristiques des produits. La responsabilité de la société ne peut être mise en cause qu’en cas de non conformité du produit à la feuille technique. Or, les produits vendus sont contrôlés au laboratoire et par le client. Le risque de contestation reste faible.

Note Note 3232 - En revanche, pour les produits « Bâtiments », la société fabrique essentiellement des solutions. Ces solutions sont pour les plus importantes contrôlées par un laboratoire extérieur à la société. Pour les créances jugées irrécouvrables, sur la base des documents juridiques  probant  probants, s, la société société procède à leur annul annulati ation on..

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Contrôles Contrôles généra gé néraux ux par la Dire Dire ction Gé Gé nérale. nérale. Note Note 3333 - Le service de contrôle de gestion, attaché à la Direction Générale, procède régulièrement à une analyse des marges et du chiffre d’affaires  pour  pour s’assurer s ’assurer qu’i qu’ill n’y a pas de dérapage. déra page. Ces anal a nalyses yses font f ont l’obj l’objet et de comparaison avec le budget budget et les les écar éc arts ts signifi significa catifs tifs font l’objet l’objet d’inves d’investigati tigation on et de suivi suivi..

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. Evaluati Evaluation on du cycle des ventes

Procédures

Références aux objectifs. d’audit

Référence à la des cription cription narrative narrative Oui Non N/A Commentaires du cycle ventes v entes clients clients

COMMANDE 

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Les commandes font l'objet d'une procédure d'acceptation. Une étude de solvabilité du client est réalisée  pour  pour toute toute comman commande de émanant de nouveaux clients, conformément aux instructions de la direction financière (quelque soit le montant de la commande ou pour toute commande supérieure à un montant fixé). Un encours de crédit maximum est affecté à chaque client. Au delà de ce seuil, une acceptation spécifique est à obtenir. Les commandes acceptées sont enregistrées sur des  bons  bons de comman commande de interne prénumérotés établis en plusieurs exemplaires. Il existe un chrono des  bons  bons de comman commande de interne et toute rupture séquentielle est identifiée et investiguée.

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Procédures

Références aux objectifs. d’audit

Référence à la des cription cription narrative narrative Oui Non N/A Commentaires du cycle ventes v entes clients clients

LIVRAISON 

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Chaque préparation de commande donne lieu à l'établissement d'un bon  prénuméro  prénuméroté té de livraison émis en  plusi  plusieurs eurs exempl exemplaires. aires. La personne responsable des sorties de stock vérifie que les  préparation  préparationss de commande correspondent aux bons de commande. La préparation de commande est pesée ou le nombre de colis compté et un contrôle est fait par rapport au calcul effectué par l'informatique. Une procédure de contrôle est mise en  place  place pour pour s'assurer s 'assurer que que toutes les commandes sont intégralement livrées. Par exemple: un listing des commandes non livrées est édité de manière régulière et est analysé, ou bien un chrono des bons de commande en attente de livraison existe.

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Procédures

Références aux objectifs. d’audit

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Référence à la des cription cription narrative narrative Oui Non N/A Commentaires du cycle ventes v entes clients clients

Il existe une gestion des livraisons partielles : par exemple, la commande initiale est soldée et une commande pour la  partie  partie non non livrée est créée avec un numéro identique de séquence différente, la commande apparaît sur le listing des commandes en cours tant qu'elle n'est  pas entièrement entièrement lilivrée. Toutes les expéditions (et commandes) sont connues des services intéressés. Toutes les expéditions correspondent à des marchandises commandées, et sont conformes aux commandes quant aux quantités, à la qualité, à la date de livraison, et au lieu de livraison. La société conserve par  jou  jourr de livraison, vraison, les  bordereaux  bordereaux sign signés és des clients.

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Procédures

Commentaire Commentaire s

FACTURATION 

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Les livraisons rapidement.

sont

facturées

Un contrôle existe pour s'assurer que toutes les expéditions sont facturées. Par exemple: un listing des livraisons non facturées ou en attente de facturation est édité de manière régulière et est analysé. Les commissions des commerciaux sont calculées sur les ventes facturées individuellement et des commissions sont rapprochées globalement du chiffre d'affaires facturé du mois. Une réconciliation mensuelle est faite entre le chiffre d'affaires facturé ramené au coût d'achat et les mouvements de sortie des stocks. La facturation reçue des transporteurs extérieurs est comparée à la facturation émise envers les clients (Poids/nom du client). La date de la facture est systématiquement celle du jour de l'expédition. Les factures sont établies à partir du fichier des bons de livraison et du fichier prix.

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Procédures

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Commentaire Commentaire s

La comptabilité vérifie que les factures de vente correspondent aux bons de commande et aux bons de préparation de commande. Toutes les factures sont contrôlées arithmétiquement : - Vérification du programme informatique. - Sondage sur quelques factures. La politique de tarification, et les conditions de règlement sont pré programm  programmées. ées. Toute Toute condi condition tion spécifique consentie est avalisée par la direction. En cas de modification du tarif général de l'entreprise, tous les prix sont modifiés après autorisation de la direction et un contrôle de la mise à  jou  jourr du fichi fichier er prix prix a été effectué. ef fectué. Les rabais, remises, ristournes et livraisons gratuites ne peuvent pas être accordés sans l'autorisation préalable des personnes habilitées. Les taux de T.V.A. sont liés au code article. Le système émet un listing d'anomalies. Ce listing peut être obtenu en fixant des limites supérieures et inférieures de quantités et de prix unitaires. Ces anomalies sont analysées analysées et e t traitées. traitées.

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Procédures

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Commentaire Commentaire s

Une analyse détaillée des marges est faite par la direction par produits et tout tout écart éca rt est analysé. analysé. Il n'existe pas un nombre important d'avoirs émis. Les plaintes des clients ne sont pas nombreuses. Le Directeur Commercial vérifie la réalisation de ses budgets par rapport au chiffre d'affaires facturé. Tout avoir émis doit être approuvé par une personne habilitée. Tous les avoirs sont rapprochés pour les quantités, des quantités retournées ou litigieuses, et le prix contrôlé par rapport à celui figurant sur la facture initiale. Tous les avoirs arithmétiquement.

sont

contrôlés

La comptabilisation des avoirs est rapide.

ENREGISTREMENT FACTURE

DE

LA

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Procédures

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Commentaire Commentaire s

Système de facturatio fac turation n automatique automatique : 

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Le journal de vente est généré automatiq automatiquement uement par la facturatio fac turation. n. Il existe un contrôle entre la liste des factures émises et le chiffre d'affaires comptable. La balance auxiliaire est rapprochée à la balance générale par le service comptable de façon régulière. Il existe une procédure de suivi ou de recensement des chevauchement chevauchementss d'enregistre d'e nregistrement ment : par exemple exemple il il est e st impossible de comptabiliser deux factures avec le même numéro. Des états de facturation sont envoyés chaque mois aux clients et sont suivis  par les com c ommerci merciaux aux respo res ponsabl nsables es du dossier Le système ne permet pas l'établissement d'une facture sans l'existence d'un numéro de bon de livraison. Il existe un état des commandes facturées mais non encore livrées. En fin de période, un contrôle de séparation des exercices est mené par la direction.

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Procédures

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Commentaire Commentaire s

En fin d'année, les factures clients libellées en devises sont converties au taux de clôture de l'exercice (sauf en cas de couverture de change) et les écarts de conversion sont enregistrés en comptabilité. ENCAISSEMENTS  

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La comptabilisation des encaissements est rapide. Les comptes clients sont analysés régulièrement. Le pointage des comptes clients est régulier.

Les rapprochements bancaires sont effectués régulièrement. RELANCES ET CONTENTIE UX 

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Des procédures de relance clientèle  pour  pour les retards de paiement paiement sont définies et suivies. Les relances effectuées sont listées et documentées dans un dossier. Le risque client est couvert par une assurance globale. Un listing des créances "âgées" est édité régulièrement et sert de base à la  provi  provisi sion on pour pour dépréciati dépréciation on des créances douteuses. Tout écart avec la  provi  provisi sion on comptab comptabiilisée est expli expliqué. qué.

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Procédures

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Commentaire Commentaire s

La société possède, pour les créances  passées en pertes, pertes, un un justi justifi ficatif catif d'irrécouvrabilité.

SÉPARATION DES TACHES 

La personne qui enregistre une commande commande est e st différ différente ente de celle celle qui  prépare la la sortie sortie de stocks, de de celle celle qui qui comptabilise comptabilise la facture fac ture,, et de cell ce llee qui reçoi reç oitt le paiement.

Evaluation du dispositif du contrôle interne

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