Audit Des Immobilisations

Audit. des immobilisations Comptable et Financier 1. 1.1

1.2

1.3 1.4 1.5

2. 2.1

2.2 2.3

2.4

Question IMMOBILISATION/PROJETS DE CAPITAL INITIATION DES TRANSACTIONS D’IMMOBILISATIONS Les demandes pour ajouts, entretiens et réparations majeurs, transferts, retraits et dispositions des immos(y compris reprises) sont-elles:  Initiées par des employés autorisés?  Revues et approuvées à un niveau plus élevé que le département ou l’employé qui les a initiées?  Formellement documentées, y compris une description de la proposition, son objectif et son coût estimé ?  La documentation est-elle gardée dans un fichier pour la durée spécifiée par la politique de l’entreprise et/ou la loi locale ? Est-ce que les Appropriations de Projets de Capital (CPAs ou internationalement) préparées et approuvées pour tous les articles au-dessus du coût spécifié ? Notez le niveau dans commentaires. Les dispositions sont-elles correctement approuvées avant la sortie de l’immo? Existe-il un témoignage et une documentation lors des destructions? Les sorties sont-elles réalisées, sinon, reçues par un employé n’ayant pas accès à l’immo ou aux enregistrements comptables?

OUI

NON

Audit.

N/A Notes/Commentaires

X X X X X

X X X

Selon la procédure PFIZER 1000$  immobilisation

IMMOS/PROJETS DE CAPITAL COMPTABILITE ET TENUE DES ENREGISTREMENTS Les responsabilités sont-elles correctement séparés entre les fonctions suivantes (À la mesure nécessaire pour maintenir le contrôle interne approprié):  garde; X  tenue d’enregistrements détaillés; X  vérification physique; X  préparation et approbation des entrées du journal. Les programmes et les documents de support sont-ils maintenus pour toutes les immobilisations (acquises ou louées) et tenue des biens immobiliers? Les employés qui tiennent les enregistrements détaillés et contrôlent les comptes reçoivent-ils les informations convenables et au moment opportun, à propos de:  ajouts, virements, retraits et sorties ; et  les durées de vie et les méthodes d’amortissement autorisées par la direction? Est-ce que les enregistrements détaillés sont périodiquement rapprochés aux comptes de contrôle du grand livre et ajustés quand il le faut?

1

Fait par le service financier

X X

X X X

Rapprocher Open View/ SUN

Audit. des immobilisations Comptable et Financier 3.

IMMOS/PROJETS DE CAPITAL SAUVEGARDE

3.1

La couverture en assurance est-elle revue périodiquement? L’assurance apparaît-elle comme adéquate à la couverture de la valeur de remplacement ( et non la valeur enregistrée)? Les immos (acquises ou louées) sont-elles assujetties à une protection physique stricte adéquate contre le vol, l’endommagement et l’utilisation non autorisée? Les inventaires physiques des immos de grande valeur sont-ils réalisés régulièrement ? Quelle fréquence? Quand a été réalisé le dernier inventaire physique? Les différences sur inventaire sont-elles investiguées et examinées par la direction sur une base temporelle? Les enregistrements comptables sont-ils ajustés pour toutes les différences? Les ajustements sont-ils approuvés par un responsable officiel? Les documents des titres et les droits de propriété tels que les actions et les baux sont-ils sous la garde d’un employé dont les responsabilités n’incluent pas les enregistrements détaillés des propriétés et la garde physique des immobilisations?

3.2

3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

4.

IMMOS/PROJETS DE CAPITAL PROJECTS DE CONSTRUCTION

4.1

Est-ce que les projets sont approuvés d'après des procédures documentées avant que tout engagement ne soit pris? Un contrat formel est-il établi? Est-ce que des enregistrements détaillés des engagements sont tenus pour chaque projet? Est-il exigé des dispositions formelles en tableau pour l’offre? La justification de l’offre ayant remportée le projet estelle formellement documentée? Les dépenses sont-elles toutes contrôlées à travers des ordres de travaux ou des ordres d’achats? Est-ce que toutes les dépenses de construction sont supportées correctement, remboursables sur contrat, sont à courir et exactes? Les rapports mensuels détaillent-ils les engagements, les dépenses réelles et les coûts finaux anticipés sont-ils préparés? Les dépenses du projet sont-elles rapprochés au compte « construction en cours » sur une base régulière ? Les ingénieurs du projet sont-ils restreints d’entrer ou de modifier les données sur le système d’ordres de travaux?

4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10

2

Audit.

X

Annuellement

X X X

Chaque 2 ans 2002

X X X X

X X X X X X X X X X

Audit. des immobilisations Comptable et Financier Question 4.11

4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18

Est-ce que les tâches/phases de la construction à réaliser par un contractant/sous contractant sont clairement définies afin d’éviter que des travaux non demandés soient effectués ? Les transferts d’engagements ou de coûts réels entre les projets sont-ils approuvés au niveau hiérarchique adéquat? Quand les surcharges d’un projet deviennent apparentes, est-ce que les projets futurs sont retardés jusqu’à ce que la direction approuve le coût estimé révisé? Les procédures existent-elles pour éviter une surfacturation des équipements loués? Les risques liés et d’assurance ont-ils été revus récemment? Les procédures existantes pour s'assurer de la réception du matériel sont-elles correctement documentées? Les matériaux sont-ils emmagasinés dans un lieu sûr? Les charges remboursables sont-elles revues par le responsable financier du projet ou le personnel ingénieur pour:  documentation de support?  quantité de matériel raisonnable?  heures de main d’œuvre raisonnables?  taux de main d’œuvre raisonnables?

3

OUI X

NON

Audit.

N/A

X X X X X X

X X X X

Notes/Commentaires

Audit. des immobilisations

Audit. Comptable et Financier

Tests réalisés pour les immobilisations : Accounting code

I 2395,00

II 2220,02

FRS

IBM

POLY SERVICE

N° Facture

61685

Type matériel

logiciel Back Up

CPA N° Bon de cde Date N° Dde d'achat Date

ME 26/2005 DV05041553 09/05/2005 4802 29/03/2005 Présence des signatures des responsables 1998MAD02 23355200 2098MAD02 28355200 20/06/2005

950/03/05 Tableau électronique PANASONIC HC01/03/05 DV05040099 04/03/2005 2365 01/03/2005 Présence des signatures des responsables 1999MAD05 2358100 2099MAD05 2858100 23/03/2005

Visa

FI F

Account code CGNC Amort code CGNC Début amortissement

4

III 2377,00 Centre Commercial du Mobilier B0500223

IV 2370,00

V 2366,00

BIG INDUSTRIE

BIG INDUSTRIE

37/05

38/05

Mobilier de Bureau

Matériel de Bureau

Matériel de Bureau

HC01/05/05 DV05041428 03/05/2005 1805 03/05/2005 Présence des signatures des responsables 1999MAD01 2351100 2099MAD01 2851100 09/05/2005

ME18/2005 2574 28/02/2005 2016 22/02/2005 Présence des signatures des responsables 1999MAD07 2327120 2099MAD07 2827120 25/04/2005

ME25/05 2677 01/04/2005 5468 30/03/2005 Présence des signatures des responsables 1999MAD02 2351200 2099MAD02 2851200 25/04/2005

Audit. des immobilisations Comptable et Financier

Audit.

Recommandations et conclusions FAIBLESSES APPARENTES RELEVEES

EFFETS POSSIBLES

RECOMMANDATIONS

IMMOBILISATIONS : Difficulté de rapprocher Non mise à jour de

l’existant physique avec la

l’inventaire des

comptabilité au niveau de la

immobilisations depuis 2002

comptabilisation des

Préparer et réaliser un inventaire en fin 2005

immobilisations Non application des taux

Impact sur les comptes

d’amortissement américain

consolidés

Se confier à la procédure Pfizer concernant les amortissements.

INVESTISSEMENT : En cas de dépassement du budget des investissements les nouveaux projets ne sont pas retardés

Respecter les budgets Engagement de la dépense

prévisionnels en cas de

d’investissement dépassant la

dépassements en retardant

Capacité d’Auto Financement

les projets de moindre importance

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