Audit de La Paie

N e

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

Catherine FALVET Maya GOEPFERT Marie REGNIER

w

w

Faculté Jean Monnet Année universitaire 2000 - 2001

Contrôle de Gestion Sociale Cours de Monsieur BERLAND

INTRODUCTION

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des éléments qui la composent (regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des opérations à réaliser pour la mettre en œuvre . Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit répondre et respecter des règles de conformité et d’efficacité. L’audit est un moyen de détecter et de maîtriser les problèmes et risques éventuels (erreurs, fraudes, coûts supplémentaires, dysfonctionnement, etc.) liés à une dérive dans le fonctionnement de la fonction paie. Dans le cas d’un audit externe, c’est au cours du premier rendez-vous que sera défini, pour l’auditeur, qui est le client, les raisons de l’audit (35 H, l’Euro, problèmes particuliers et réguliers). C’est la phase de prise de contact.

w

w

N e

Toute mission d’audit impose une enquête préliminaire pour se familiariser avec l’entreprise et le problème à traiter. Cette phase de préenquête suppose le rassemblement d’informations contenues dans divers documents : organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux du service paie et de la fonction RH. Cette enquête permet d’adopter un programme de travail adapté en sélectionnant les points significatifs sur lesquels centrer la mission.

Les objectifs de l’audit paie, recensant les trois niveaux de la mission de l’auditeur sont : Vérifier la conformité des pratiques avec la législation et les procédures (audit de conformité) ; • Evaluer son efficacité et s’assurer de sa sécurité (audit d’efficacité) ; • Examiner le caractère évolutif du système de paie pour vérifier s’il répond bien aux caractéristiques et objectifs de l’entreprise (audit stratégique).

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

•

w

w

N e

Pour recueillir les différentes informations nécessaires, l’auditeur recourt à la technique dite de la « check-list » comportant une série de questions ou de points à vérifier. Cela permet de procéder à un examen systématique sans risque d’oublis majeurs. C’est cette « check-list » que nous allons vous exposer, à travers les trois niveaux de la mission de l’auditeur.

w w

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

N e

Mots clefs

Pratiques d’organisation communément adoptées

Questions particulières

Risque

Documents à utiliser

Personnes à rencontrer

Outils et indicateurs

Référentiel Normes Pénalités

Etes-vous sûr de la régularité des bulletins de Bulletins de paie paie ?

Il existe 16 mentions légales (détail en Amendes annexe 1)

w

w

N e

Prud’hommes

Les mentions légales sontelles respectées ?

Fiche de paie

Gestionnaire de la paie

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

DISPOSITIONS LEGALES

Conventions collectives

Code du travail

Revues périodiques spécialisées

Lamy Social

Responsable paie

Service juridique

Méthode d’échantillonnage par sondage sur les salaires de paie

Risque

Documents à utiliser

Idem.

Personnes à rencontrer

Idem.

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

Taux SMIC (en fonction de la branche et des conventions collectives)

Taux horaire (heures supplémentaires , heures complémentaire s, heures de nuit…)

N e

Bulletins de paie

Les calculs et états préparatoires de la paie sontils corrects et conformes ?

Référentiel Normes Taux légaux URSSAF Idem.

Indemnité s fin de contrat, licenciement, accident de travail, retraites) Calcul congés

w

DISPOSITIONS LEGALES

Questions particulières

w

Mots clefs

Pratiques d’organisation communément adoptées

Outils et indicateurs

Indicateur permettant de recenser les erreurs : Paies non conformes Total de paie

Comparaison possible avec audit antérieur

N e

Questions particulières

Pratiques d’organisation communément adoptées

w

Référentiel Normes

w

Mots clefs

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

payés

Risque

Documents à utiliser

Personnes à rencontrer

Outils et indicateurs

Cotés et Est-ce que tous paraphés ⇒

Autres documents

les autres documents légaux sont tenus à jour ?

Mises à jour de : Situation de famille, exemplaire contrat de Tels que : travail, date Livre de paie d’engagement, spécimen de Livre signature, détail entréesrémunération et retenues à sorties effectuer, Fichier du pensions et personnel indemnités dues ⇒

Erreurs

DRH

Perte d’information

Assistant ressources humaines

Perte de justificatifs

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

DISPOSITIONS LEGALES

Suivi de la situation légale des travailleurs étrangers

N e

⇒

N° de Sécu Pratiques d’organisation communément adoptées

⇒

w

Questions particulières

Référentiel Normes

w

Mots clefs

Risque

Documents à utiliser

Personnes à rencontrer

Outils et indicateurs

DISPOSITIONS LEGALES Les déclarations

Les déclarations sont-elles faites en temps et en heure ?

⇒

DADS

⇒

DPAE

Charges patronales ... Engagement de dépenses non autorisées Fraudes

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

Existence d’une procédure de remboursement des frais professionnels Existence d’un support standardisé Exhaustivité et contrôle des justificatifs, vérification arithmétique Existence d’un visa de la hiérarchie Existence d’un bon à payer

N e

Y-a-t-il justification et autorisation des déplacements enregistrés en note de frais ?

La comptabilité Listing des DPAE

⇒

⇒

Remboursement notes de frais

Redressements

Notes de Frais

Collaboration avec la comptabilité

Risque de redressement URSSAF

Risque de double remboursement

Risque de réintégration fiscale pour les salariés

Absence de carte de crédit société

w

Questions particulières

Référentiel Normes

w

Mots clefs

Pratiques d’organisation communément adoptées

Risque

Documents à utiliser

Personnes à rencontrer

Outils et indicateurs

Pénalités

Archives

Accessibilité

Pertes d’infos

Etudes microfiches

N e

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

Durée

w

Archivage

Les documents relatifs à la paie sont-ils archivés de façon légale ?

w

DISPOSITIONS LEGALES

Développer l’archivage : Informatique, micro-fiches

w w

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

N e

Mots clefs

Pratiques d’organisation communément adoptées

Questions particulières

Risque

Documents à utiliser

Personnes à rencontrer

Outils et indicateurs

Référentiel Normes

Y-a-t-il des doublons ?

Respect des dates de virement ⇒

Risque de payement ou virement pur un montant erroné

Etats Gestionnaire existants : de la paie état des régularisations …

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

Le payement des rémunérations est-il correct ?

Contrôle des payements hors virement ⇒

Y-a-t-il un suivi Faire un suivi des erreurs et des des erreurs corrections ? repérées pour les corriger au Combien y-a-t-il plus vite de régularisation dans le mois ? ⇒ Existence d’une procédure Chaque personne pour le calcul du quitte-elle la solde tout société avec un compte lors d’un solde tout départ ou d’un compte ? transfert

w

N e

⇒

w

PAYEMENT

Trop perçu

Retard paie

Mécontentement des salariés : absentéisme Dégradation du climat social

Différencier les régularisations normales (heures complémentaires) et les régularisations différées (erreur de saisie) Régularisation anormale sur le total paie de l’échantillon Questionnaire pour définir tous les types de régularisation ou d’erreur Incident critique pour comprendre tous les problèmes de payement

Liste des personnes autorisées à octroyer des avances, acompte et prêts Existence d’une procédure de contrôle des remboursements

N e

Y-a-t-il une autorisation et un suivi des acomptes, des avances, des prêts et des saisies arrêt sur salaire ?

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

Toutes les modifications en terme de renvoi, embauche et modification de salaire sont prises en compte par le service paie ?

w

Suivi des remboursements et imputation sur paie

w

PAYEMENT

Engagement de la société vis à vis des salariés par des personnes non autorisées

Documents formalisant l’engagement du salarié (prêts, acomptes, avances) Consulter l’échéancier de prêt

Transmission systématique des informations à la comptabilité Tableau de suivi des avances et acomptes

Mots clefs

Pratiques d’organisation communément adoptées

Questions particulières

Risque

Documents à utiliser

Personnes à rencontrer

Outils et indicateurs

Référentiel Normes Comptabilité ENREGISTREMENT L’enregistrement Connaissances générale erronée COMPTABLE comptable de la des imputations paie est-il fait comptables Risque de non correctement ? respect de la règle

Transmission des données paie / comptabilité

Collaboration avec la comptabilité

Rapprochement des DADS par rapport à la comptabilité

Hiérarchique qui attribue les accès

Check-list

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

⇒

Délais de séparation des d’enregistreexercices ment conformes ⇒

Existence de codes d’accès au fichier du personnel et au système d’établissement de la paie

N e

SECURITE & CON- Est-on sûrs de FIDENTIALITE DU la protection SYSTEME DE PAIE des informations relatives à la paie ?

w

Conservation des informations e lieu sûr

Classement des documents

w

L’accès au réseau est-il suffisamment contrôlé ?

Perte de confidentialité des informations de paie Falsification des données de paiement

Nombre de pannes dans Informaticiens l’année s’occupant de la sécurité du Nombre de fois système où les paies ont été versées en retard à cause d’un problème informatique : nombre de jours de retard

répondant aux besoins des utilisateurs

SECURITE & CON- Qui a accès au FIDENTIALITE DU fichier ? SYSTEME DE PAIE Dans quelles limites ?

Les mots de passe sont-ils modifiés régulièrement

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

Blocage complet du système

Equipe interne ? Equipe externe ?

Risque juridique

Risque financier

w

w

Ce système est-il doté de mécanismes de contrôle susceptibles de faire foi en cas de litige ?

Antivirus

N e

Est-ce qu’il y a une équipe spécialisée capable d’intervenir n’importe quand en cas de problème sur le système de paie ?

Risque de blocage de toutes les paies des salariés Grèves

Surcharge du service du personnel : sollicitations téléphoniques

Mots clefs

Questions particulières

Pratiques d’organisation communément adoptées

Risque

Documents à utiliser

Personnes à rencontrer

Outils et indicateurs

Référentiel Normes Paie négative

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

A-t-on élaboré des procédures de test suffisamment importantes pour repérer toutes les anomalies ?

Doublons

Risque financier

Incident et interruption des traitements

w

N e

Dysfonctionnements

w

INCOHERENCES

Listing des erreurs Surveiller paie négative Vérifier qu’une personne ayant 169 heures soit à temps complet Erreur de saisies devant entraîner des messages d’erreur

w

N e

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

Une heure récupérable = une heure complémentaire en taux horaire → pour le gestionnaire c’est la même chose au niveau de la rémunération → Mais pour l’auditeur ou le contrôleur de gestion, il y a une différence : l’une est travaillée, l’autre non travaillée (indicateurs demandés par l’INSEE)

w

INCOHERENCES

L’utilisation des rubriques de paie se fait-elle uniformément ?

Incidents critiques Chart-flow

Mots clefs

Pratiques d’organisation communément adoptées

Questions particulières

Risque

Documents à utiliser

Personnes à rencontrer

Outils et indicateurs

Salariés de différents services et de différents niveaux hiérarchiques

Enquêtes auprès du personnel

Référentiel Normes

Démotivation

Avoir 2 personnes minimum au sein du service

Risque de fraude

Polyvalence

Prud’hommes

Risque de blocage des paies

Compétences

Sondages : méthode des quotas Nombre de réclamations Nombre de sollicitations téléphoniques

N e

Le service paie se comporte-til comme une équipe autonome ? (remplacements non planifiés dans le service)

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

Malaise social

PERSONNEL ET Comment est ENVIRONNEMENT perçu le service DE LA FONCTION paie ? PAIE

w

w

Y-a-t-il un fort turn–over dans le service paie ?

Listing des Entrées et Sorties

Nombre de démissions

Y-a-t-il des possibilités de PERSONNEL ET ENVIRONNEMENT promotion et DE LA FONCTION d’évolution de PAIE carrière ?

Nombre de formations allouées aux personnes

Existence d’un organigramme

Des définitions de fonction claires

N e

Est-on sûr que les tâches et responsabilités sont clairement définies au sein du service ?

Promotions dans le service

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

Existe-t-il des guides de procédure pour intégrer des nouveaux dans le service paie ?

Absence de tâches redondantes

w

w

Séparation des tâches et liste des signatures autorisées

Perte d’efficacité

Détournement au profit des salariés

Organigramme

Motivation

Mots clefs

Pratiques d’organisation communément adoptées

Questions particulières

Risque

Documents à utiliser

Personnes à rencontrer

Outils et indicateurs

Référentiel Normes

w

N e

Les informations sont-elles adaptées et utilisables par d’autres utilisateurs ?

Mauvaise utilisation de l’information pouvant entraîner des effectifs erronés Et revendications syndicales

Contrôle de gestion

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

Qui en dehors du service utilise les informations ?

w

LES UTILISATEURS

Contrôle de gestion sociale

Livret comportant le détail de chaque rubrique

w w

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

N e

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

3. AUDIT STRATEGIQUE A la fin d’une étude de ce genre, on va pouvoir se retrouver face à certains choix qui peuvent être en relation avec les causes de l’élaboration de l’audit. Par exemple, il peut s’agir de commander un audit pour savoir s’il est opportun de changer le système paye en raison d’une cause précise : passage aux 35 heures, passage à l’an 2000, L’Euro…, ou bien s’il est plus judicieux de l’externaliser à un cabinet. Dans ce cas, la comparaison du coût d’un bulletin de paie entre l’ancien, le nouveau

l’entreprise.

N e

système et le prix du marché va conditionner le choix stratégique de la survie du service paie dans

w

w

Indicateurs : nombre de paies traitées par personne par mois.

ANNEXE 1 : Mentions légales devant apparaître sur le bulletin de paie 1. Nom et adresse de l’employeur 2. Information concernant l’immatriculation à la sécurité sociale

w .m pa an s ag co em pie r en t.f re e. fr

3. Intitulé de la convention collective de branche applicable 4. Nom, emploi, et classification du salarié 5. Période et nombre d’heures de travail

6. Montant du complément différentiel de salaire et nature et montant des accessoires de salaires soumis à cotisation 7. Rémunération brute du salarié

8. Montant de la CSG et de la CRDS

9. Nature et montant des cotisation salariales

10. Nature et Montant des cotisation patronales

N e

11. Nature et montant des autres déductions éventuellement effectuées sur la rémunération

12. Nature et montant des sommes s’ajoutant à la rémunération et non soumises aux cotisations patronales et salariales 13. Montant de la somme effectivement reçue par le salarié 14. Date de payement

15. Date des congés payés et indemnités correspondantes

w

w

16. Exercice du droit de grève ou représentation du personnel