Atenciòn Farmacèutica

 A continuación se describe la la situación problema:

La droguería el Buen Servicio realiza mensualmente convocatoria para realización de sus compras, pero debido a que este es un proceso muy desgastante se ha decidido programar un comité de compras para adjudicar compras para un período de 6 meses. Previo a la realización del comité de compras ha realizado una clasificación de sus insumos aplicando para ello el método ABC, lo que le va a permitir al Regente argumentar a don Pepito la priorización de la compra de los diferentes insumos, y de esta manera presentar una mejor gestión en el manejo de los recursos. Para el manejo de las situaciones relacionadas con la compra de los medicamentos y dispositivos médicos funciona el comité de Compras. Dicho comité se reúne cada año para adjudicar las compras a los diferentes proveedores que participan en la licitación privada. Pero para la reposición del inventario el Regente debe revisar y elaborar las órdenes de compra cada 15 días, para lo cual debe tener muy claros los parámetros de priorización de la compra, puesto que el presupuesto asignado está siendo muy restringido. En cuanto al proceso de almacenamiento se está viendo afectado porque debido al crecimiento del establecimiento ha habido necesidad de ubicar los insumos en diferentes lugares generando problemas de ubicación y de malos despachos en el momento de la dispensación ya sea porque se entrega un medicamento por otro o porque se niegan los medicamentos. Para el procedimiento de recepción el Regente Regente de Farmacia Farmacia tiene asignado asignado al auxiliar de farmacia pero ha encontrado que durante el último mes el auxiliar no ha elaborado el acta de recepción, por lo que se vio en la necesidad de llamarle la atención.

1. De acuerdo a lo que ustedes han revisado en esta unidad, qué se requiere para llevar a cabo el comité de compras? Qué información debe reunir y analizar el Regente de Farmacia para presentar ante el comité de compras? Cuáles consideran deben ser los parámetros de adjudicación de la compra a los diferentes proveedores? Argumente y anexe la bibliografía consultada. a. De acuerdo a lo que ustedes han revisado en esta unidad, qué se requiere para llevar a cabo el comité de compras? Para lograr que se realice con la mayor transparencia y que se asegure la calidad de los insumos adquiridos es necesario contar con el personal idóneo que lidere este proceso y con un flujo de información confiable que permita identificar adecuadamente las necesidades de compra. Este comité estará integrado mínimamente por tres profesionales idónea responsable involucrados directamente en el proceso como son el gerente que es quien autoriza el gasto, el administrador quien establece el presupuesto y el Regente de Farmacia o Químico Farmacéutico (según el nivel de complejidad) quien identifica las necesidades de compra.

b. Qué información debe reunir y analizar el Regente de Farmacia para presentar ante el comité de compras? Estimación de las necesidades de compra : Debe realizar una planeación de compras, es requisito fundamental contar con una apropiada estimación de necesidades, la cual tiene como finalidad establecer los requerimientos de medicamentos necesarios para cierto periodo de tiempo en cuanto a cantidad, calidad y momento oportuno. Lo más importante es contar con información actualizada y permanente, y tener en cuenta las tendencias y perspectivas futuras, como por  ejemplo el aumento de la demanda de insumos por nuevos contratos, la supresión de un programa, o las variaciones en la oferta de productos en el mercado. Existen varios métodos para realizar el cálculo de las necesidades de medicamentos como son: o El método de estimación con base en los perfiles epidemiológicos: en él la cantidad a pedir está relacionada con la frecuencia o número de veces que se presenta una enfermedad con la cantidad de medicamento necesario para intervenir dicha enfermedad, teniendo en cuenta el esquema de tratamiento establecido. El método por consumo histórico: es el más conocido y utilizado, se o debe recopilar la información de los elementos ( kardex, comprobantes de entrega, formatos de consumo, etc.) que evidencien como ha sido el movimiento de los medicamentos en el establecimiento durante un tiempo determinado. Elaboración del presupuesto de compra: para el establecimiento debe ser fundamental conocer que presupuesta comprar para un periodo de tiempo determinado de acuerdo a la estimación que haya hecho de sus necesidades, es requisito calcular el costo de dicha compra, conociendo la cantidad a comprar, los precios de compra proyectados teniendo en cuenta las políticas de inflación.

c. Cuáles consideran deben ser los parámetros de adjudicación de la compra a los diferentes proveedores? Argumente y anexe la bibliografía consultada. La preselección consiste en evaluar la capacidad y la reputación del proveedor antes de solicitar ofertas d e productos específicos. Aunque se requiere bastante tiempo para establecer una lista inicial de proveedores preseleccionados, una vez hecho esto, se selecciona al proveedor  preseleccionado que ofrezca el precio más bajo para cada producto, lo que acelera la adjudicación y el otorgamiento del contrato. En la selección se evalúa a los proveedores después de haberse recibido las ofertas. Si hay numerosas ofertas de proveedores desconocidos quizá se tarde mucho en otorgar los contratos, porque será necesario verificar la capacidad de proveedores para suministrar  productos de buena calidad. La mayoría de los sistemas de adquisiciones establecidos utilizan alguna forma de licitación restringida con preselección, solo solicitan ofertas a los

proveedores preseleccionados. Deben adquirirse solo productos registrados, de proveedores fiables y autorizados y de fabricantes que cumplan las practicas adecuadas de fabricación y cuenten con un historial favorable, la cualificación de los proveedores puede comprobarse dirigiéndose al organismo de reglamentación farmacéutica nacional y a otros organismos, obteniendo todos los certificados pertinentes y, si es preciso mediante el análisis en laboratorio de los productos recibidos  Adaptado de OMS/UNICEF/UNFPA/Banco Mundial (1999) http://apps.who.int/medicinedocs/ein/d/Js2221s/7.4.html

2. De acuerdo a lo aprendido en esta unidad cuál es el procedimiento que debe realizar el Regente de Farmacia para priorizar la compra? Explique cómo lo haría Para priorizar la compra puede hacerse aplicando dos métodos como son: la clasificación ABC y la clasificación VEN. Clasificación ABC o Ley de Pareto: se caracteriza por agrupar los productos a comprar de acuerdo al grado de participación que ello tiene sobre el presupuesto, grupo A pertenece a los medicamentos e insumos de más alto costo, con 80% del presupuesto grupo B medicamentos e insumos con porcentaje medio 15% del presupuesto y el grupo C con el 5% del presupuesto. Clasificación VEN: permite clasificar los medicamentos e insumos de acuerdo a su grado de importancia en el manejo de las diferentes patologías; los agrupa en tres categorías: Vitales, Esenciales y no Esenciales. La combinación de estos dos métodos puede llegar a tener un mayor impacto en salud, puesto que al priorizar la compra de esta manera se incluirán medicamentos e insumos teniendo en cuenta no solo el criterio del consumo promedio, sino el de la influencia que sobre la salud tienen los productos a comprar.

3. El Regente llamó la atención al Auxiliar por no estar elaborando el acta de recepción durante el último mes. De acuerdo a lo revisado y aprendido en esta unidad, es importante o no la elaboración del acta de recepción? cuáles son sus ventajas y desventajas? Consideran que el Regente de Farmacia obró correctamente? Argumenten su respuesta. a. Es importante o no la elaboración del acta de recepción? Es importante porque en el acta es donde se consigna toda la información acerca de la recepción de los medicamentos y dispositivos médicos. En esta debe figurar la hora de entrega, cantidad, número de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de trasporte, manipulación, embalaje, material de empaque y envase, condiciones administrativas y técnicas establecidas en la negociación y la que permita identificar en todo momento la muestra tomada.

b. Cuáles son sus ventajas y desventajas?

Ventajas: Presentación de la forma farmacéutica Si el envase no presenta quebraduras Si no hay señales de derrame del producto La identificación es la adecuada y posee con claridad todos los datos requeridos como el nombre, dosificación, presentación, forma farmacéutica, precio, número del Registro, número de lote, fecha de fabricación (día, mes, año) y fecha de vencimiento (día, mes , año). Características organolépticas de presentación, Si no presenta precipitación, cambio de coloración, evaporación, existencia de contaminantes, alteración en su masa o volumen, modificaciones en la consistencia, viscosidad, etc. Fecha de vencimiento y número de lote, Se comprobará que los productos no estén vencidos y dispongan del tiempo establecido para su aceptación y dispensación así como que no pertenezcan a lotes retenidos a retirados de la circulación por los Servicios Farmacéuticos.

c. Considera que el Regente de Farmacia obro correctamente? Sí, porque el Auxiliar es la persona encargada de la recepción de los medicamentos que ingresan a la farmacia y debe llevar un control de estos medicamentos para evitar inconvenientes que se pueden presentar por falta de control: Recibir productos en mal estado. Productos Vencidos o con fechas inadecuadas. Formas farmacéuticas que no se habían pedido. Faltantes en la factura de compra. Medicamentos que no aparecen en el listado y se estaban dejando de vender.

4. Qué recomendación de ordenamiento y ubicación presentaría al Regente para dar solución al problema de almacenamiento. Debe contar con las siguientes zonas para una mayor organización: Se debe tener en cuenta la ubicación del sitio de almacenamiento, el tamaño del área y el diseño de la misma. Ubicación y ordenamiento de los insumos: podemos nombrar los siguientes: Orden alfabético o o Utilización del método FIFO “primero en llegar primero en salir” Fecha de vencimiento o Control de factores ambientales: de las condiciones higiénicas y ambientales depende en gran medida la estabilidad química y microbiológica de los medicamentos, el sitio de almacenamiento deberá reunir las condiciones mínimas ambientales y de higiene que garanticen el control de estos factores y por ende la calidad de los medicamentos.

CONCLUSIÒN Como futuros tecnólogos en Regencia de Farmacia es muy importante conocer  y comprender los elementos del suministro de medicamentos y otros insumos que permiten la operativización del sistema y aseguran la disponibilidad de los mismos en el momento que se requiera, en la cant idad precisa, al precio justo y con calidad asegurada, y además adquirir las competencias necesarias para realizar una entrega eficiente del medicamento o dispositivo médico al paciente, de tal forma que se pueda garantizar una terapia efectiva y segura, llevándolo al mejoramiento de su salud y su calidad de vida.