MANUAL DEL PROVEEDOR ASTALDI E-PROCUREMENT
Septiembre de 2016 1
ÍNDICE INTRODUCCIÓN REGISTRO Acceso a la plataforma Documentos Registro con aceptación online del contrato de habilitación CALIFICACIÓN Acceso al formulario de calificación Cumplimentación del formulario de calificación SOLICITUD DE OFERTA Acceso a la solicitud de oferta Visualización/descarga de archivos adjuntos Creación de la respuesta Oferta técnica y/o de calificación Guardar los datos Oferta económica y guardar los datos Funciones adicionales: Vista de impresión; Importar/Exportar respuesta; Cancelar respuesta Enviar la respuesta Rechazar una solicitud de oferta PERSONALIZACIONES Recuperar el nombre de usuario y la contraseña Cambiar el idioma Cambiar los datos de identificación de la empresa Cambiar la contraseña SERVICIO DE HELP DESK
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INTRODUCCIÓN Estimados señores: Astaldi S.p.A. ha decido crear el portal ASTALDI E-PROCUREMENT como herramienta para gestionar los procedimientos electrónicos y como apoyo en los procesos de abastecimiento. Por ello, si su empresa está interesada en recibir las Solicitudes de Oferta que publique Astaldi en el futuro para sus proyectos, por la presente le invitamos a presentar una solicitud de calificación en el Portal de e-Procurement, en el sitio www.astaldi.bravosolution.com • • •
La cumplimentación de la solicitud de calificación se divide en dos fases: el registro, al final del cual su empresa recibirá las credenciales (nombre de usuario y contraseña) para acceder al Portal; la cumplimentación de la solicitud de calificación, en el área dedicada a los Vendor Astaldi a la que podrá acceder con dichas credenciales.
Una vez recibida la solicitud de calificación, Astaldi valorará la información y la documentación recibidas. Si el resultado es positivo, su empresa será incluida en el Registro de Proveedores de Astaldi y, por tanto, en el futuro podrá ser invitada a las Solicitudes de Oferta que publique Astaldi en el Portal y, si está interesada, podrá enviar su mejor oferta a través del mismo Portal. El registro en el portal, la presentación de la solicitud de calificación y en su caso la participación en una o varias Solicitudes de Oferta serán a título totalmente gratuito. Para gestionar el Portal de e-Procurement, Astaldi hace uso de los servicios de BravoSolution Italia spa, líder en el suministro de servicios de eSourcing basados en tecnología web y que opera desde hace años en el sector de la construcción. Por tanto, los encargados de BravoSolution serán quienes se pongan en contacto con su empresa y estarán en todo momento a su disposición para formalizar los procedimientos de registro y calificación, así como en caso necesario para ofrecerle formación completa y detallada sobre el uso de la sección de negociación. Este manual ofrece una visión general de los pasos a seguir para el registro, calificación y participación en las Solicitudes de Información/Solicitudes de Oferta que publique Astaldi S.p.A. Si desean obtener más información o ayuda operativa, pónganse en contacto con el servicio de Help Desk que está a su disposición de lunes a viernes de 09.00 horas a 18.00 horas (GMT +1) en los siguientes números:
Número verde gratuito 800 731 323 (desde Italia) Tel. +39 02 266 002 666 (desde el extranjero) Fax +39 02 266 002 242 Correo electrónico:
[email protected] Atentamente Astaldi S.p.A. Dirección Strategic Sourcing, Procurement & Asset Management
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REGISTRO ACCESO A LA PLATAFORMA Se puede acceder a la plataforma Astaldi e-Procurement a través del enlace: www.astaldi.bravosolution.com
Para acceder al Área Reservada, introduzca su USER (nombre de usuario) y PASSWORD (contraseña) y haga clic en «Enviar» (en el teclado del PC) o en
Para registrarse en nuestra plataforma de e-Procurement, seleccione el enlace Register now! (Registrarse ahora).
DOCUMENTOS
En la página de inicio se pueden descargar el Supplier’s Manual (Manual de navegación del proveedor) y el General Terms and Conditions (Contrato de registro del proveedor).
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REGISTRO REGISTRO CON ACEPTACIÓN ONLINE DEL CONTRATO DE HABILITACIÓN Después de hacer clic en REGISTER NOW (Registrarse ahora) se abrirá una página en la que se mostrarán las condiciones del “User Agreement” (Contrato de usuario). Seleccione READ AND ACCEPT (Leer y aceptar), a continuación las cuatro opciones y por último NEXT (Continuar). Se puede visualizar la versión en pdf seleccionando el icono «Adobe PDF file» ubicado en la parte superior derecha.
FASE 1) REGISTRATION DATA (Datos de registro): Introduzca los datos generales de identificación de la empresa y de la persona de contacto en la empresa. Rellene todos los campos obligatorios (identificados mediante un asterisco rojo) y haga clic en Save (Guardar). NOTA: asegúrese de que la dirección de correo electrónico que indique en los datos de registro sea correcta ya que las Solicitudes de Oferta se enviarán únicamente a la dirección de correo electrónico indicada. Se pueden indicar varias direcciones de correo electrónico separándolas con «;». FASE 2) SELECCIONE MAIN ACTIVITY (Actividad principal): Seleccione su campo de actividad principal y a continuación haga clic en Save and Continue (Salvar y continuar). Actividades que se pueden seleccionar: CONSTRUCTION AND INSTALLATION WORKS SUPPLIES OF MATERIALS, EQUIPMENT, ETC. ENGINEERING AND DESIGN SERVICES TRANSPORTATION, SHIPPING AND FREIGHT FORWARDING
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REGISTRO FASE 3) SELECCIONE CATEGORIES (Categorías): Seleccione las categorías para las que desea presentar la solicitud de calificación. Se puede utilizar la función de búsqueda rápida “Free Search Type” (Búsqueda rápida) introduciendo la palabra clave que está buscando para agilizar la navegación. Como alternativa, puede expandir el árbol haciendo clic en EXPAND ALL (Expandir). Cuando termine la búsqueda, haga clic en CONFIRM CURRENT SELECTION (Confirmar la selección actual). NOTA: seleccione exclusivamente las categorías correspondientes a las actividades que desarrolla su empresa. Se pueden seleccionar también categorías que no pertenezcan a la categoría principal.
Si no se completan las tres fases de registro seguidas y se pulsa la tecla «CANCEL» (Cancelar), se mostrará un mensaje de alerta informando de que no se ha completado el registro. Se podrá continuar haciendo clic en «Continue Registration» (Continuar con el Registro) o salir (Exit Registration). En este último caso, se podrá acceder al portal posteriormente con las credenciales recibidas por correo electrónico y completar el registro.
La fase de registro ha terminado. En el plazo de 48 horas se enviará a la dirección de correo electrónico de la persona de contacto la invitación para iniciar el proceso de calificación.
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CALIFICACIÓN CALIFICACIÓN DE LA EMPRESA
Solo podrán participar en las Solicitudes de Oferta que publique Astaldi S.p.A. los proveedores/contratistas que hayan completado el proceso de solicitud de calificación. ACCESO AL FORMULARIO DE CALIFICACIÓN
Para ver los contenidos, entre en www.astaldi.bravosolution.com y utilice sus credenciales de acceso. Para iniciar el proceso de calificación: seleccione «RFI» (SDI)
Seleccione la línea que contiene el código del proceso de calificación asignado:
La tecla Export List (Exportar Lista) permite descargar un archivo Excel con una lista de los eventos en los que se ha participado.
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CALIFICACIÓN CUMPLIMENTACIÓN DEL FORMULARIO DE CALIFICACIÓN
Para empezar a rellenar los datos solicitados, haga clic en CREATE RESPONSE (Crear respuesta). El formulario se compone de uno o varios apartados en función de la categoría principal que se haya elegido. Para rellenar cada uno de los apartados, haga clic en EDIT RESPONSE (Editar Respuesta).
Algunas preguntas están concatenadas, por lo que se aconseja seguir el orden numérico de los parámetros. En función de la respuesta que se introduzca, el sistema mostrará preguntas específicas. NOTA: En concreto, se debe prestar mucha atención a la pregunta sobre la Zona geográfica de actividad, al seleccionar Italia o el Extranjero. El tipo de respuesta a las preguntas podrá ser: texto/numérica/selección de valores/fichero adjunto
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CALIFICACIÓN En algunas preguntas es necesario descargar, rellenar y volver a cargar un documento que aparece en la pregunta: para descargarlo, haga clic en el icono “clip” ubicado a la izquierda. Un triángulo indica que el documento aún no se ha leído. Una marca verde indica que el documento ya se ha leído. Para cargar un documento solicitado durante la fase de respuesta, haga clic en: «Click to attach file» (Pulsar para cargar archivo).
Se abrirá una nueva ventana: se podrá cargar el archivo desde el propio PC o mediante el “drag and drop”, es decir, arrastrando el icono a la ventana. Para confirmar la operación, haga clic en CONFIRM (Confirmar). REPLACE ATTACHMENT (Sustituir): si se desea sustituir el documento que recién se ha cargado. REMOVE ATTACHMENT (Eliminar fichero adjunto): para eliminar un fichero adjunto.
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CALIFICACIÓN Cada vez que desee guardar los datos introducidos, haga clic en SAVE AND CONTINUE (Guardar y continuar) para seguir en el mismo apartado, o bien haga clic en SAVE AND RETURN (Guardar y salir) para: • salir del sitio con la seguridad de haber guardado los datos introducidos hasta ese momento. Cuando acceda de nuevo al sitio, tendrá a disposición los datos guardados y podrá seguir rellenando el formulario. • pasar a otro apartado de la respuesta (si está disponible) «Qualification response» (Respuesta de calificación) «Technical response» (Respuesta técnica).
• salir del formulario de cumplimentación para acceder a otros módulos de la Plataforma. Si desea borrar los datos introducidos, haga clic en “…” y, a continuación, en DELETE RESPONSE (Borrar respuesta): este botón permite borrar todos los campos y comenzar de nuevo. EXPORT/IMPORT RESPONSE (Exportar/Importar respuesta): permite descargar el formulario en formato Excel, rellenarlo offline y, posteriormente, importarlo. PRINTABLE VIEW (Vista de impresión): permite visualizar y descargar el formulario en formato pdf.
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CALIFICACIÓN Una vez rellenado el formulario, haga clic en SUBMIT RESPONSE (Enviar respuesta). Este botón permite enviar la candidatura a Astaldi. Un sistema automático de alerta le informará de que para poder realizar esta operación es necesario haber rellenado previamente todos los campos obligatorios, los cuales se identifican con un asterisco rojo.
Si faltan datos, estos serán indicados en su caso por medio de otro mensaje de alerta:
Cuando se envía la respuesta, aparece una ventana emergente de confirmación. Después del envío, los datos introducidos se podrán modificar accediendo de nuevo al sistema hasta que Astaldi se haga cargo del formulario para examinarlo.
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SOLICITUD DE OFERTA ACCESO A LA SOLICITUD DE OFERTA
Para ver los contenidos, entre en www.astaldi.bravosolution.com y utilice sus credenciales de acceso.
Para acceder a la solicitud: seleccione RfQs (SdO)
Seleccione la línea que contiene el código de la solicitud de oferta que desea visualizar.
La Solicitud de Oferta se compone de un sobre/apartado Económico y, eventualmente, de un sobre/apartado Técnico y/o de Calificación.
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SOLICITUD DE OFERTA VISUALIZACIÓN/DESCARGA DE LA DOCUMENTACIÓN DE LICITACIÓN
La solicitud puede contener archivos adjuntos (especificaciones, diseños, pliegos de condiciones, disposiciones, documentos para rellenar y volver a cargar, etc.) Cuando se accede por primera vez, una ALERTA indica si hay algún documento para ver y descargar. Para ver los documentos disponibles, solo hay que hacer clic en ALERT o en «Buyer Attachments»
Los archivos se pueden descargar individualmente haciendo clic sobre el nombre de cada uno de ellos, o bien se puede utilizar la función «MASSIVE DOWNLOAD» que permite descargar todos los documentos juntos en una sola carpeta. «EXPORT LIST» permite descargar en formato Excel la lista de la documentación disponible.
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SOLICITUD DE OFERTA CREACIÓN DE LA RESPUESTA
Para empezar a rellenar los datos solicitados, haga clic en CREATE RESPONSE (Crear respuesta). Aparecerá un mensaje de alerta indicando la operación.
Haga clic en «Edit Response» (Editar respuesta) para empezar a rellenar cada uno de los apartados de la Solicitud de Oferta.
NOTA: Los campos marcados con asterisco son OBLIGATORIOS.
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SOLICITUD DE OFERTA OFERTA TÉCNICA Y/O DE CALIFICACIÓN (SI ESTÁN DISPONIBLES):
En la respuesta técnica y de calificación, si están disponibles, el tipo de respuesta a las preguntas podrá ser de varios tipos. Por ejemplo: • Campo Sí/No:
• Campo de texto:
• Campo de ficheros adjuntos: Para adjuntar un documento, haga clic en: «Click to attach file» (Pulsar para adjuntar archivo).
Se abrirá una nueva ventana: podrá cargar el archivo desde su PC o mediante “drag and drop”, es decir, arrastrándolo a la ventana. Para confirmar la operación, haga clic en CONFIRM (Confirmar). REPLACE ATTACHMENT (Sustituir): si se desea sustituir el documento que recién se ha cargado. REMOVE ATTACHMENT (Eliminar archivo adjunto): para eliminar un archivo adjunto.
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SOLICITUD DE OFERTA Una vez cargado el documento, se puede visualizar y sustituir o eliminar por medio de dos iconos laterales:
GUARDAR LA RESPUESTA ACTUAL
Si desea guardar los datos que ha introducido, haga clic en SAVE AND CONTINUE (Guardar y continuar) para seguir en el mismo apartado, o haga clic en SAVE AND RETURN (Guardar y salir) para:
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Pasar a rellenar otro apartado de la Solicitud de Oferta (por ejemplo, para pasar del apartado técnico al comercial)
•
Salir de la Solicitud de oferta si desea acabar de cumplimentarla en otro momento.
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SOLICITUD DE OFERTA OFERTA ECONÓMICA: En la respuesta económica, los datos a introducir pueden ser numéricos, de texto o archivos adjuntos:
La columna «Unit Price» (Precio unitario) le permitirá introducir el precio y en la columna «Price» (Precio) aparecerá el subtotal de cada línea. Las cantidades pueden estar ya indicadas o pueden ser un campo que deberá rellenar. La columna «Comments» (Comentarios) permite introducir un texto comentando el precio que ha introducido. Además, cuando se requiera, deberá adjuntar la documentación relativa a su oferta comercial.
GUARDAR LA RESPUESTA ACTUAL Cuando desee guardar los datos que ha introducido, haga clic en SAVE AND CONTINUE (Guardar y continuar) para seguir en el mismo apartado o haga clic en SAVE AND RETURN (Guardar y salir) para: • pasar a rellenar otro apartado de la Solicitud de Oferta (por ejemplo, para pasar del apartado Comercial al apartado Técnico) • salir de la Solicitud de Oferta si desea acabar de cumplimentarla en otro momento. «REFRESH» (Actualizar): permite actualizar el precio que se ha introducido y el subtotal de cada línea. «VALIDATE RESPONSE» (Validar respuesta): para controlar posibles errores e identificar los datos que hay que cambiar.
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SOLICITUD DE OFERTA FUNCIONES ADICIONALES
DELETE RESPONSE (Borrar respuesta): permite borrar todos los datos introducidos hasta ese momento. EXPORT/IMPORT RESPONSE (Exportar/Importar Respuesta): permite descargar las tablas de respuesta en formato Excel para rellenarlas offline y después volver a cargarlas en la plataforma: el sistema rellenará automáticamente los campos de respuesta que después se deberán guardar para completar la transmisión de la respuesta haciendo clic en «SUBMIT RESPONSE» (Enviar respuesta). PRINTABLE VIEW (Vista de impresión): sirve para descargar en formato PDF o imprimible el resumen de toda la solicitud de oferta, incluida la fecha de publicación de los contenidos propios si se generan después de haber terminado de cumplimentar la respuesta.
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SOLICITUD DE OFERTA ENVIAR LA RESPUESTA
Una vez rellenados todos los campos de la Solicitud de Oferta, haga clic en SUBMIT RESPONSE (Enviar respuesta) para enviar la oferta:
Un sistema automático di alerta le informará de que para poder realizar esta operación deberá haber rellenado previamente todas las preguntas obligatorias, la cuales se identifican con un asterisco rojo.
Si faltan datos, una segunda ALERTA le informará de cuáles son los campos que no se han rellenado correctamente.
Si la respuesta se ha enviado correctamente, se mostrará un mensaje de confirmación.
Hasta que se cierre la Solicitud de Oferta se podrán revisar los datos introducidos y, en su caso, se podrán modificar volviendo a enviar la respuesta en el plazo establecido.
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SOLICITUD DE OFERTA RECHAZAR UNA SOLICITUD DE OFERTA
Si no se desea participar en una Solicitud de Oferta, se pueden indicar los motivos al Buyer haciendo clic en «…» y, a continuación, en DECLINE TO RESPOND (Rechazar). Se podrá rechazar indicando los motivos.
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PERSONALIZACIONES RECUPERAR EL NOMBRE DE USUARIO Y LA CONTRASEÑA
Para recuperar el nombre de usuario y/o la contraseña, seleccione FORGOT YOUR PASSWORD (Ha olvidado su contraseña). Si ha olvidado la contraseña, introduzca su nombre de usuario y la dirección de correo electrónico con la que se registró y haga clic en SUBMIT (Enviar).
Si ha olvidado el nombre de usuario, seleccione RECOVER USERNAME (Recuperar nombre de usuario), introduzca la dirección de correo electrónico con la que se registró y el código de validación y haga clic en REQUEST USERNAME LINK (Solicitar enlace de nombre de usuario). El sistema enviará un enlace desde el que se podrá recuperar el nombre de usuario. Si no se puede leer el código de validación, se puede volver a crear haciendo clic en REGENERATE (Volver a generar).
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PERSONALIZACIONES Una vez iniciada la sesión, se accede a la página inicial en la cual se puede ver y descargar: - La información sobre protección de datos - La declaración de exención de responsabilidad - El Código Ético de Astaldi - El manual de navegación
CAMBIAR EL IDIOMA
Para ver los contenidos en otro idioma se puede: • Seleccionar las banderas correspondientes a Italiano/Español/Inglés que aparecen en la Página de Inicio del Sitio y en la Página de Inicio del Área Reservada. • Seleccionar uno de los idiomas disponibles desde el perfil de usuario (ubicado en las páginas siguientes en la barra superior derecha).
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PERSONALIZACIONES CAMBIAR LOS DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
Para acceder a los datos de perfil, seleccione USER DATA MANAGEMENT (Gestión de los datos de usuario). En esta área, por ejemplo, se pueden aportar cambios haciendo clic en EDIT (Editar): cambiar los datos de la empresa como por ejemplo dirección, municipio, etc.
CAMBIAR LOS DATOS DE USUARIO
Haga clic en USER PROFILE (Perfil de usuario) para cambiar los datos de la persona de contacto (p. ej.: cambiar el nombre o cambiar/agregar correos electrónicos de referencia a los que la Plataforma enviará en su caso las comunicaciones y las Solicitudes de Oferta). Haga clic en EDIT (Editar) y, a continuación, en SAVE (Guardar) para guardar los cambios.
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PERSONALIZACIONES
CAMBIAR LA CONTRASEÑA
Para cambiar la contraseña, haga clic en MODIFY PASSWORD (Cambiar contraseña) y, a continuación, en SAVE (Guardar). Podrá utilizar la nueva contraseña que ha creado la próxima vez que inicie sesión en la Plataforma. Haga clic en “…” para ver el propio dosier de proveedor en versión pdf que se puede imprimir.
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SERVICIO DE HELP DESK
Para obtener más información o ayuda operativa, póngase en contacto con el servicio de Help Desk en los siguientes números: Número Verde gratuito 800 731 323 (desde Italia) Tel. +39 02 266 002 666 (desde el extranjero) Fax +39 02 266 002 242 Correo electrónico:
[email protected] Asistencia activa de lunes a viernes de 9.00 a 18.00 horas (GMT+1) Idiomas disponibles: Italiano, Español, Inglés
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