Asa1 U3 A1 Garm

 

LICENCIATUR LICENCIATURA A ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TURÍSTICAS  Quinto semestre Bloque 1 MATERIA: Servicios de Alojamiento   Alojamiento 1

UNIDAD 3 Gestión Admistrativa  ACTIVIDAD UNIDAD UNIDAD 1 Back of the House

DOCENTE : M. Ed. Alejandra Pech Minaya

 ALUMNA: Gabriela Ramírez Martínez 

MATRICULA : ES1822029868 

GRUPO:  AET-ASA1-2101-B1-001

FECHA:25 FECHA:25 de Marzo de 2021.

 

INTRODUCCIÓN

 En esta actividad se realizará investigación respecto a el Back of the house e indicado la estructura organizacional , los objetivos y las funciones . Lo anterior es con la finanlidad de identificar las respectivas áreas que comnforman el Back of the house de un establecimiento hotelero , y se desarrollará por medio de una tabla indicando lo siguiente:   

Nombre del área Objetivo(s) Funciones

DESARROLLO

NOMBRE AREA DIRECCION GENERAL

DEL OBJETIVO Es el encargado de llevar a la práctica los planes establecidos por la administración y asegurarse que se cumplan correc cor rectam tament ente e y log lograr rar el objetivo

FUNCIONES Planeación de las actividades que se de desa sarr rrol olle len n de dent ntro ro de la empresa Organiz Orga nizar ar los rec recurs ursos os de la entidad Deffin De inir ir a do dond nde e se va a di diri rigi girr la empr empres esa a en un corto, medio y largo plazo, entre otras muchas tareas Fi Fija jaci ción ón de un una a seri serie e de ob obje jeti tivo qu que etr marc ma an el ru rumb mbo ovossy el trab abaj ajo orcan de la organización Crear una estructura organiz orga nizaci acional onal en fun funció ción n de la com compe pete tenc nciia, de dell merc me rcad ado, o, de lo loss agen agente tess externo para ser más compet com petiti itivos vos y gan ganar ar más cuota de mercado Estu Es tudi diar ar lo loss di dife fere ren nte tess asuntos financieros, administrativos, de marketing, etcétera.

 

Hacer de líder de los diversos equipos

GERENCIA GENERAL

Es el responsable de llevar  a cabo las políticas y programas establecidos por  el director y asegurarse de que se lleven a cabo

Establecer  Ordenar y coordinar. Designar todas las posiciones de la estructura. Realizar evaluacione ones periódicas del cumplimiento de las fun unci cion ones es de lo loss dif difere erente ntess dep depart artame amento ntoss credenciales. Desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuarios y entregar entreg ar las propos proposicion iciones es de di dich chas as me meta tass pa para ra la aprobación aprobac ión de los gerent gerentes es administrativos. Coordi Coo rdinar nar con las ofi oficin cinas as administrativas para asegurar que los registros y los análisis se están ejecutando correctamente. Tener la decisión de liderazgo

que reporta DIRECCION DE Dotar a la empresa de un  Área RECURSOS HUMANOS capi capita tall huma humano no cap apaz az,, directamente a la gerencia

DIRECCION MERCADOTECNIA

VENTAS

idón idóneo eo,, de alta alta cal aliida dad d profesional y humana, para que brinde servicio eficiente al interior y exterior de la empresa, de ac acue uerd rdo o con con la filo filoso sofí fía a organizacional Posi sici cion onar ar al hote hotell en la DE Po mente del consumidor para mantener la rentabilidad de la empresa.

ge gene nera rall y ti tien ene e ba bajo jo su mando al gerente de pers rso onal y gerente de capacitación y desarrollo

Impl Implem emen enta tarr pl pla ane ness de comercialización que pe perm rmit itan an inc ncre reme ment ntar ar y efi eficie cienta ntarr la pro produc ductiv tivida idad d del establecimiento, a través del diseño de estrategias

Lograr la más alta Es Esta tabl blec ecer er lo loss pl plan anes es y re rent ntab abililid idad ad del del ho hote tell a metas anuales, contactar al

 

través de la opt través optimi imizac zación ión mercado real, meta y del porcentaje de potencial con la finalidad de ocupación y tarifa promedio inc increm rement entar ar la car carter tera a de clie client ntes es,, cont contac acta tarr a lo loss diferentes canales de di dist stri ribu buci ción ón qu que e más más se apeguen a las políticas de ventas del establecimiento Fort rtal alec ecer er la im imag agen en del del RELACIONES PUBLICAS  Asesorar al director general Fo sobre sob re el pos posici iciona onamie miento nto hotel al interior y exterior de de la imagen corporativa de la empresa, buscando siem siempr pre e un una a pr proy oyec ecci ción ón la empresa. positiva de la misma EJECUTIVOS DE VENTAS Desarrollar estrategias para  A demás de realizar  captarr clien capta clientes, tes, vendi vendiendo endo activ actividades idades admin administrat istrativas ivas habitaciones y servicios del o de marketing coordina y hotel participa en actividades de promo pro moci ción ón y ac acci cion ones es de venta tales como los

GRUPO CONVENCIONES

Y Promoviendo

la productividad de los puntos de venta y coadyuvando de manera significativa a potencializ potenc ializar ar el porce porcentaje ntaje de ocupación y tarifa prom promed edio io,, sobr sobre e to todo do en

temporadas bajas.

BANQUETES CATERING

Y In Incr crem emen enta tarr

los los in ingr gres esos os del del hote hotell a tra ravé véss de la at aten enci ción ón de clie client ntes es qu que e soliciten servicios especializados de A&B; el proceso abarca antes, durante y después del

llamados sales blitz (c (cam ampa paña ñass in inte tens nsiv ivas as de ve vent ntas as), ), ex expo posi sici cion ones es,, y ferias comerciales relacionadas al rubro. Representa uno de los más import imp ortant antes es ren renglo glones nes de in ingr gres esos os,, no sólo sólo po porr el vo volu lume men n de ha habi bita taci cion ones es qu que e su ve vent nta a re repr pres esen enta ta,, estos siempre van acompañados acompa ñados de servi servicios cios complementarios, promoviendo la productividad de los puntos de venta y coadyuvando de manera significativa Llevar el contro roll de la administrac admini stración ión de espacios espacios para el evento, realizar el mont mo ntaj aje e de lo loss sa salo lone ness y servicio de fiestas, diseñar  menú me nús, s, ac actu tual aliz izac ació ión n de costos de menú con la

ayud uda a de dell ych chef ef ej ejec ecut utiv ivo, o, e vento; asetrpotencializa avés de sel u ay decoración ambientación operación

 

cheque persona

DIRECCION FINANZAS

TESORERIA

promedio

por  con base en los requerimiento requeri mientoss del cliente, cliente, re real aliz izar ar co cottizac izacio ione ness y celebra cierre de contratos de serv servic icio io co con n ba base se en políticas políti cas y proced procedimien imientos tos que respondan a los requerimiento requeri mientoss del cliente, cliente, cobro y control de pagos de anticipos y liquidaciones. la corr rre ecta  Asesorar a la Dirección con DE Garantizar apli apliccac aciión de re reccur urssos respecto a la captación y huma humano noss, finan inanci cier eros os,, ap apliliccac ació ión n de re recu curs rsos os materiales y tecnológicos a financieros través de un control interno, orientado a incrementar increm entar la efici eficiencia encia y eficacia de la organización. El pago oportuno de Es de gra ran n relevancia enteros al fisco

CONTABILIDAD

 Analizar el costo, manejo y re regi gist stro ro de los los in ingre greso sos, s, costos y gastos para sumini sum inistr strar ar inform informaci acione oness precisas sobre la operación de un hotel

porque de su puntualidad y ex exac acttitud itud de depe pend nder erá á la sana sana re rellac ació ión n de dell ho hote tell dentro del marco legal que la rige. Responsable de integrar y prese pre sent ntar ar la in info form rmac ació ión n financiera de manera oportuna a todas las direcciones para una adecuada toma de decisiones sobre las cifras arrojadas

 Atender la recepción y AUDITORIA DE Representan cualquier ier requer requerimien imiento to de INGRESOS Y NOCTURNA respectivamente la primera cualqu y segunda fase de supe superv rvis isió ión n de in ingre greso sos, s, con base en las políticas y procedimientos establecidos en manual de control intern rno o para el control de ingresos

lo loss hu hués éspe pede dess du dura rant nte e la noche. Real Re aliz izar ar el chec checkk in y el check out que ocurra durante el turno. Chequear y verifica que todos los huéspedes tengan la tarifa correspondiente, de a cuerdo que tenga, a la habitación si es

 

CREDITO Y COBRANZAS

corporati corpor ativa va o res reserv ervaci ación ón de agencia de viajes. Recabar toda la documentaci docume ntación ón de soporte soporte de los créditos pendientes de cobro

Su objetivo es la re recu cupe pera raci ción ón de cr créd édititos os otorgados con base en los contratos de servicio autori aut orizad zados os por el com comité ité Elabor borar ar las fac factur turas as par para a de crédito (gerencia Ela general, dirección de trámites de recuperación de créditos ventas y contraloría).

Reportar Report ar mensua mensualme lmente nte a co cont ntra ralo lorí ría a la re rela laci ción ón de antigüedad de saldos. Determinar conjuntamen Determinar conjuntamente te con contraloría las facturas que se consideran cuentas incobrables CUENTAS POR PAGAR

Liquidar los pasivos de la empresa por la compra de recursos materiales y activos menores, con base en políticas y procedimientos establecidos por la contraloría

Recabar todas las facturas de proveedores y documentaci docume ntación ón de soporte soporte de las mismas.   Llevar el control de facturas de proveedores, ca cale lend ndar ariz izan ando do su pa pago go con base en los convenios establecidos con el hotel. Solicitar la autorización del co cont ntra ralo lorr pa para ra el gi giro ro de pagos a proveedores. Reportar mensualmente la antigüedad de pagos pendientes a proveedores.

COMPRAS

Proveer de recursos materiales y equipos menores a toda la organización, que le permita una operación

Establecer, conju Establecer, conjuntamen ntamente te con los com comité itéss direct directivo ivoss de dell fr fron ont, t, lo loss máxi máximo moss y mínimos requeridos para la

adecuada operación. al

 

esta establ blec ecim imie ient nto, o, pa para ra el Diseñar bajo un proceso de desa desarr rrol ollo lo no norm rmal al de su suss selección rigurosa el actividades directorio direct orio de provee proveedores dores,, in incl cluy uyen endo do aq aque uellllos os que que ofrezcan el mejor producto bajo las mejores condiciones de pago. Elab Elabor orar ar y di dist stri ribu buir ir la lass órdenes de compra autorizadas por el área de finanzas ALMACEN

COSTOS DE A & B

Contro Cont rola larr las las en entr trad adas as y sal salidas idas de mer erca canc ncía íass llámese materiales ,materias primas o materiales de insumo Responsable de integrar la información correspondiente a los costos de operación de los puntos de venta de  Alimentos y bebidas.

Encargado del resguardo y control de recursos materiales  Apoya a la dirección de  A&B en el costeo de recetas en los diseños de menús. Levanta y inventarios.

costea

los

Lleva un registro del costo de cortesías a funcionarios y comida de empleados. Presenta a contabilidad en importe del costeo de in inve vent ntar ario ioss de mate materi rias as primas para la determ det ermina inació ción n de estado estadoss financieros. NOMINAS

Responsable de la dete determ rmin inac ació ión n y pa pago go de remuneraciones a los colaboradores

Registro y control de asistencia, pago de remuneraciones, vacaciones y descuentos a los colaboradores con base en las listas de asistencia que genera cada una de las áreas del hotel.

 

Determ Dete rmin ina a el pa pago go de la nómina y reportar los importes a la dirección de finanzas, para su au auto tori riza zaci ción ón y de depó pósi sito to correspondiente a cada uno de lo loss co cola labo bora rado dore ress de manera puntual. CAJA GENERAL

Mantener el flujo de efectivos de las cajas depart dep artame amenta ntales les y la caj caja a general, con base en políticas polít icas y proce procedimie dimientos ntos establecidos para el manejo de recursos financieros

Control y sana admini adm inistr straci ación ón de fon fondos dos fijos asignados a las cajas de depa part rtam amen enta tale less y de la propia. In Inte tegr grac ació ión n de dell depó depósi sito to ba banc ncar ario io de lo loss in ingr gres esos os reportados por cada una de las cajas departamentales. Reporte para auditoría, de ingresos del importe de los movimientos de cajas de depa part rtam amen enta talles y sus sus variables (paid out; cash & advance; pago de propinas; anticipos a cuenta; sobran sob rantes tes y fal faltan tantes tes)) as asíí como, la conta contabiliz bilización ación de los mismos para su envío al

SISTEMAS

de contabilidad. Establece conjuntamente Velar por el buen área fu func ncio iona nami mien ento to de to todo doss con el contralor los los sistemas que funcionan sistemas de información. en el hotel, entre estos se encuen enc uentra tran: n: los sis sistem temas as Define los passwords de de fr fron ontt de desk sk,, sist sistem emas as cada cada co cola labo bora rado dorr con con contables, internet, base en su jerarquía en sistemas de reserva, la estructura telefonía y cable. organizacional. Da mantenimiento preventivo al sistema.

 

 Apoya a todos los colaboradores en la recuperación de la información. Realiza un programa de va vacu cuna naci ción ón anti antivi virus rus a equipos instalados en el hotel. En casos extremos, asiste a la dirección cuando el auditor   no noct ctur urno no o de in ingr gres esos os no pued pueden en re real aliz izar ar su suss funciones, en estos casos queda bajo su responsabilidad “correr la auditoria”. Determina Determ ina la imp impres resión ión de reportes para la integración integr ación de ingres ingresos os y cam cambi bio o de fec echa hass (n (no o realiza la verificación del control interno, sólo determina la información evitando que se acumule un día con otro) DIRECCION INGENIERIA Y MANTO

DE Mantener

todas

las Llevar a cabo recorridos y

inst instal alac acio ione ness del del ho hote tel,l, incl incluy uyen endo do la estr estruc uctu tura ra física del edificio, todos los sistemas mecánicos, eléctricos y equipo relacionado de acuerdo con los programas de conservación de energía y mantenimie mante nimiento nto preve preventivo ntivo..  Asegurar el mantenimiento de las áreas de los huéspedes velando porque el

hotel

mantenga

ev eval alua uarr visua isuallment mente e el mantenimiento y la operación segura y ef efic icie ient nte e de la es estr truc uctu tura ra física del hotel Verifi Ver ificar car la rea realiz lizaci ación ón de todo tod o el manten mantenimi imient ento o de ru ruttina en los espacios públicos Verifi Ver ificar car la rea realiz lizaci ación ón de to todo doss lo loss pr proy oyec ecto toss de repar rep arac ació ión, n, re reem empl plaz azo o y

su renovación en las oficinas y

 

fu func ncio iona nalilida dad d estético.

y at atra ract ctiv ivo o en las áreas de trabajo de los talentos del hotel.  Adherir a todas las políticas y con ontr trol oles es de com compr pras as requeridos por la empresa, incluyendo, pero no limitado a, todas las of ofer erta tas, s, pr pres esup upue uest stos os y horarios externos del contratista.

DIAGRAMA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BACK OF THE HOUSE

Dirección general Dirección

 

Gerencia general

Gerencia de

Gerencia de división de

Gerencia de

fnanzas

cuartos

mercadotecnia

Auditoria

Ventas Recepción

Reservaciones

Ama de llaves

Concierge Relaciones publicas

Grupos y convenciones

Banquetes y el catering

CONCLUSIÓN

 

De acuerdo a estas áreas de los diferentes departamentos podemos decir que cada uno de ellos tiene una descripción que hace que se relacionen entre sí para relacionarse con el departamento de grupos y convenciones: La gerencia de división de cuartos: cuartos : en esta gerencia se presentan las siguientes actividades que se hacen para tener una interconexión con el departamento de Grupos y Convenciones la reservación de cuartos, la llegada al hotel e interacción con la recepción y con el concierge este último se encarga del equipaje antes de la recepción y después, la interacción que se hace con el ama de llaves se da al llegar al cuarto al encontrar todo limpio. La gerencia de mercadotecnia mercadotecnia:: en este departamento se interactúa cuando se realiza la venta de un paquete donde se incluyen un gran número de habitaciones, y se hace por medio de las relaciones publicas que se consta de la creación y distribución de paquetes para los diferentes grupos de mercado. La gerencia de finanzas: finanzas: se presenta mediante la auditoria para la gestión de cobranza, los ingresos y los créditos que gestionan para la recuperación de cualquier documento que se relacione con la facturación. Los banquetes y catering: catering : siempre están vinculados a los grupos o a las convenciones porque para estos grupos es más útil contratar estos servicios para cubrir las necesidades alimenticias de los integrantes de la convención en la misma instalación donde se está llevando a cabo la convención. Complementando con estos departamentos y sus respectivas áreas que se describen que tiene como finalidad trabajar en conjunto con el departamen departamento to de grupos y convenciones. B BL OGRAFÍA: Contenido nuclear Unadm. (s. f.). Recuperado 25 de marzo de 2021, de https://campus.unadmexico.mx/contenidos/DCSA/BLOQUE1/AET/04/ASA1/U3/d escargables/ASA1_U3_Contenido.pdf