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Planejando Uma Viagem Utilizando Boas Práticas de Gestão de Projetos Rafael Ferreira Barra de Souza e Eduardo Habib Bechelane Maia

1. Introdução Em se tratando de gestão de projetos, pode-se dizer que um projeto é bem sucedido se foi concluído dentro do tempo e orçamento previstos, apresentou eficiência na utilização dos recursos disponibilizados, atingiu a qualidade e desempenho desejados e foi concluído dentro do escopo com o mínimo de alterações (OLIVEIRA, 2009a). Em outras palavras, significa simplesmente dizer que o projeto foi realizado conforme o planejado. Férias, por mais que consistam de momentos de descanso, entretenimento e lazer, não deixam de ser um empreendimento: buscam um resultado exclusivo para a sua parte interessada principal – muitas vezes também sponsor –, que, se não é bem atingido, pode trazer resultados negativos tais como gastos excessivos, pouco proveito e estresse. Férias, assim como projetos, podem falhar. Muitas pessoas, na ânsia de ter logo aquele merecido descanso durante o ano, não planejam muito bem as suas férias, não se comprometem com qualquer tipo de plano e não se preparam para mudanças no planejamento original. Projetos geralmente falham por metas e objetivos mal estabelecidos, erros em estimativas de custo, sistema de controle inadequado, deficiência na comunicação e falta de previsão de riscos. Férias podem falhar pelos mesmos motivos. Quem viaja sem saber os custos locais corre o risco de ficar sem dinheiro antes do fim da viagem. Quem viaja para um país onde não domina o idioma local, não consegue aproveitar ao máximo o que cada lugar tem a oferecer por não conseguir se comunicar. Um belo dia de sol adiado por uma chuva intermitente pode obrigar o viajante que não se precaveu a passar o dia no hotel – enquanto poderia estar fazendo compras, visitando um museu bastante interessante ou assistindo a um famoso espetáculo. Sempre existe uma tentação muito grande em se realizar planejamentos de uma maneira otimista, subestimando custos, por exemplo, o que geralmente facilita a sua aceitação (WILSON, 2002). O mesmo pode acontecer com as férias, e é importante que exista um planejamento cuidadoso antes que a viagem aconteça. Uma viagem bem planejada garante que surpresas desagradáveis terão o mínimo de chance de acontecer, e, caso aconteçam, serão atenuadas e os seus objetivos serão atingidos, mantendo os gastos dentro do orçamento e compensando o investimento ao trazer satisfação e bem estar. Este artigo tem como objetivo mostrar como uma viagem, se encarada como um empreendimento, pode ser bem planejada conforme boas práticas em gestão de projetos. 2. Ciclo de vida de uma viagem De acordo com as áreas afins e práticas adotadas, devem ser definidas as etapas de um projeto. Uma viagem pode ter seu ciclo de vida interpretado através das etapas de um projeto, conforme a figura 1, adaptada de OLIVEIRA 2009a. Nesta seção o planejamento de uma viagem será visto de uma maneira geral e nas seções seguintes algumas fases do planejamento serão mais bem detalhadas. A primeira fase, de iniciação e planejamento, conta com as idéias preliminares da viagem de férias. Neste momento deve-se ter em mente o período das férias, que geralmente depende de um acordo prévio no trabalho, a época do ano e o orçamento que se possui para realizar o empreendimento. O primeiro estudo de viabilidade deve ser feito, f eito, a partir de um planejamento em alto nível dos custos mais pesados de uma viagem, como, por exemplo, o ttransporte. ransporte. Em se tratando de uma viagem internacional, passagens compradas com antecedência podem ter um bom desconto. Se a viagem consistir de mais de uma cidade ou país, o transporte entre as localidades também deve ser considerado – transporte ferroviário, aéreo ou mesmo terrestre, t errestre, com um carro alugado, devem ser levados em conta. Os custos de hospedagem, passeios e alimentação também devem ser levantados. É interessante lembrar que não só os custos podem inviabilizar uma viagem, mas também a época do ano. Alguns lugares, devido ao frio ou ao calor excessivo, podem ser proibitivos – ou pelo menos não tão t ão atrativos – em determinadas épocas do ano. O do termo de abertura projetodecomeça come ça a serpreliminar, criado, com primeiras informaç ões e ou anotações projeto. Com umdoestudo viabilidade umasviajante já éinformações capaz de incluir excluir alguns destinos e passeios, chegando a um roteiro preliminar. A reunião de kick-off pode ser

 

uma reunião com a família para anunciar a viagem, ou mesmo com os amigos. As partes interessadas podem ser representadas por qualquer empresa que ofereça um produto ou serviço indispensável à realização da viagem, bem como amigos ou parentes envolvidos com o empreendimento. Reunir-se com as partes interessadas permite uma avaliação mais refinada do projeto, que começa com a definição e documentação das necessida necessidades des das partes interessadas para encontrar os objetivos do projeto (SOUZA, 2009). Estes são os requerimentos da viagem, que permitirão definir o escopo e então detalhar os componentes menores de todo o planejamento das férias. Com base nestes dados, já é possível ter uma estimativa de custo no nível da estrutura analítica do projeto. Esta estimativa deve, conforme o diagrama da figura 1, auxiliar na revisão da viabilidade do projeto. Definidos os requerimentos, pode-se partir para um nível mais aprofundado dos pacotes do projeto, que seriam as atividades. Para tal, pode-se construir um cronograma, que agregará as atividades, seqüência, recursos necessários, duração e inclusive calendário. Outros planos devem ser feitos à medida que se aprofunda em cada uma das etapas do planejamento. O plano de qualidade pode ser utilizado para tratar t ratar de critérios mínimos para alimentação e hospedagem. O plano de comunicações tratará de organizar como o viajante se comunicará com a família, em seu país, e também como se comunicará em cada local que visitar. Até um plano de recursos humanos pode ser interessante em uma viagem turística, já que a escolha certa da companhia pode tornar a viagem agradável ou um fracasso. f racasso. Para que se defina, portanto, uma linha de base para o projeto, resta o planejamento das aquisições. O projeto é então executado, o viajante aproveita as suas férias, conforme o planejado, sempre monitorando os seus gastos e riscos, controlando o seu projeto e aproveitando ao máximo. Uma vez encerrada a viagem, com o retorno para casa, basta colher os frutos de um empreendimento bem planejado, um projeto bem sucedido. 3. Escopo bem definido, poucos riscos e custo reduzido O gerenciamento do escopo da viagem é iniciado através da coleta de requerimentos, atividade realizada junto às partes interessadas (OLIVEIRA, 2009b). Agências de turismo e hospedagem, locadoras de veículos, corretoras de assistência de saúde e até amigos que vivem em destinos do passeio e podem contribuir na hospedagem, são partes interessadas que devem ser consideradas. Um conhecido que já viajou para o destino pretendido pode ser uma parte interessada chave na definição do escopo da viagem de férias. Definidos os critérios de aceitação que se almeja na viagem de férias, bem como as restrições específicas que podem limitar a viagem em alguns aspectos, basta conversar com as partes interessadas. Fazem parte das ferramentas e técnicas da definição de escopo de um projeto identificar alternativas, analisar produtos e buscar opinião especializada. Tudo isto deve ser levantado junto às partes interessadas. i nteressadas. O custo de transporte entre alguns países pode ser caro o suficiente para inviabilizar a visita a um deles, mas, por outro lado, após conversar com um agente de viagens, pode-se perceber que o transporte ferroviário é bem mais barato que o transporte aéreo em certas ocasiões, podendo-se utilizar o dinheiro economizado para se hospedar em um hotel melhor. Em outros casos, pode-se até optar pelos trens noturnos como meio de transporte, o que ajuda a economizar em hospedagem, além de garantir uma boa noite de descanso em uma cabine confortável. Em um projeto bem planejado, conforme OLIVEIRA 2009b, um escopo bem definido ajuda na identificação dos riscos conhecidos e na estimativa inicial de custos. A hospedagem em locais desconhecidos pode ser um risco negativo em potencial. Para tal, deve-se recorrer à opinião especializada disponível, principalmente na Internet. Existem diversas páginas especializadas em divulgar notas e opiniões acerca de hospedagens ao redor do mundo. Um ponto importante é procurar por comentários sobre hospedagens em épocas próximas às quais se deseja viajar. Um hotel pode ter recomendações excelentes para o inverno, mas no verão seus quartos podem ser insuportavelmente quentes. Um albergue pode ter ótimas recomendações, mas elas podem estar desatualizadas. Conhecer sobre as condições climáticas região na época em queneve se pretende viajar pode Outro ajudarrisco a neutralizar riscos de se perder bonsda passeios seja por chuva, ou calor excessivo. que pode ser identificado e atendido já durante a declaração de escopo da viagem diz respeito à lotação de

 

meios de transporte ou atrações. Pode-se garantir um espetáculo, passeio ou transporte de trem, simplesmente adquirindo uma reserva com antecedência. Em épocas de temporada, é praticamente impossível conseguir o acesso a estes recursos sem uma reserva prévia – e um bom viajante não precisa correr tal risco. Estudar antecipadamente os meios de transporte t ransporte disponíveis em cada localidade ajudam na redução dos custos. Optar por um hotel próximo ao aeroporto ou estação de trem pode às vezes não ser uma boa alternativa se todas as atrações da cidade são distantes da hospedagem – o que aumenta os custos com deslocamento. O mesmo vale para reservas de passagens aéreas e hotéis, já que quanto mais cedo a reserva é feita, maior o desconto concedido. Mantendo o escopo bem definido, o tempo que se possui enquanto a viagem acontece é exclusivo para o seu aproveitamento. O esforço necessário a cada atividade da viagem é bem definido, evitando surpresas. Decidir o que fazer apenas quando se chega ao destino pode trazer frustrações imprevisíveis. Algumas atrações podem não ter mais ingressos à venda, pode não ser possível reservar determinado meio de transporte ou algum ponto turístico simplesmente não abre naquela época do ano. 4. Gerenciando os prazos e riscos O cronograma é o documento mais utilizado utili zado no gerenciamento de projetos (FERNANDES, 2009). Ele vem logo depois do gerenciamento do escopo e utiliza a EAP como ponto de partida (KERZNER, 1997). Mudanças no escopo afetam diretamente o tempo estipulado para determinadas atividades. Controlar mal ou não definir muito bem um escopo são fatores que podem levar ao fracasso de um projeto. Faz parte de um bom escopo de uma viagem de férias listar os passeios que se pretende realizar e de uma maneira geral o tempo necessário paracada um. É óbvio que não é necessário planejar quantas horas são necessárias para a visita a um museu, mas as atividades podem muito bem ser divididas em turnos de manhã, tarde e noite. Não adianta querer conhecer todos os pontos turísticos de uma cidade se não há tempo disponível para tal. Por isto o escopo é tão importante para o cronograma. Ao se definir o escopo da viagem, é importantíssimo ter em mente quais atrações serão visitadas. Não apenas quais, mas qual atração terá prioridade. Um risco imprevisto, tal como uma greve no transporte público ou uma chuva muito forte, pode adiar uma atração. Havendo um bom planejamento, a chance de se perder um passeio é pequena, tendo como conseqüência máxima o adiamento de uma atividade pouco prioritária. Em se tratando de prazos, procurar informações sobre pontos que se deseja visitar pode ser fator decisivo para reformular passeios e ver prever os riscos envolvidos em cada atividade. Uma certa atração pode ter filas que levam horas, o transporte pode ser escasso ou o acesso pode ser dificultado. Os prazos para cada passeio devem, portanto, ser bem definidos. Os passeios devem ser bem programados. Conhecidas as condições de cada atividade presente no escopo, alterações repentinas no prazo têm influência atenuada nas outras atividades. Um levantamento de riscos bem feito minimiza os efeitos danosos dos imprevistos no projeto. O risco de se perder uma atração por causas passíveis de identificação pode simplesmente deixar de existir. Qualquer plano ou análise de riscos que se faça deve analisar quantitativa e qualitativamente os riscos positivos e negativos, desde fatores como tempo, quanto eventuais perdas de transporte. Junto a ele, uma análise de contingência deve prever emergências, tais como algum tipo de doença ou mesmo o extravio de uma bagagem. Como exemplo para estes fatores, uma maneira de tratar tais riscos pode ser contratar um seguro de saúde com vigência nos lugares l ugares visitados e ainda ter uma reserva financeira extra no caso de eventualidades. 5. Garantia da qualidade Todos os aspectos presentes no planejamento da viagem devem ser monitorados através de itens de qualidade. A qualidade desejada em um projeto (ISO 9000:2000) é o grau no qual um conjunto de características satisfaz a Definir requisitos. Cabe a bem quemosplaneja a sua viagem definir quais serão os critérios ainerentes serem satisfeitos. e conhecer critérios ajuda a trazer benefícios durante a viagem. Um dos primeiros critérios pertinentes a uma viagem diz respeito ao conforto.

 

Não adianta economizar em hospedagem, se o hotel escolhido não oferece condições mínimas para um bom descanso. No verão, optar por um quarto de hotel sem ar condicionado para economizar, pode resultar em uma noite mal dormida. O dia seguinte não é proveitoso e pode ser até desperdiçado. Pesquisando por lugares com as mesmas características, com requisitos mínimos pré-definidos, mesmo que em países diferentes, ajudam na negociação com agentes de viagem e garantem um padrão mínimo de conforto para toda a viagem. Nenhum lugar vai deixar de ser proveitoso porque o nível da hospedagem caiu. Quanto a conforto, o mesmo vale para o transporte ferroviário. Diferente das viagens de avião, um bilhete de primeira classe não chega a custar mais que 20% de um bilhete de segunda classe. Para viagens de mais de duas horas, este conforto pode valer a pena. É o tempo que se tem para descansar com um conforto maior ou estudar melhor sobre o próximo destino a ser visitado. A qualidade também está presente nos prazos. Definir tempos mínimos para determinadas visitas, desde uma atração ou a uma cidade, podem interferir diretamente no quão prazeroso o passeio será. Permanecer mais dias em uma determinada cidade ou país pode ser mais interessante do que ser obrigado a conhecer com pressa os dois lugares. Planejar as refeições e critérios mínimos de qualidade para elas ajudam a economizar e garantir uma alimentação saudável durante toda a viagem. Por mais que seja inevitável comer a baixo custo em determinados locais, deve-se prestar atenção na qualidade da comida evitando-se assim problemas de saúde. Dependendo de onde se está passeando, uma intoxicação alimentar pode levar ao fracasso do projeto – fazendo com que a viagem acabe mais cedo. Ao mesmo tempo, qualquer opção mais barata que o planejado que atenda aos requisitos mínimos de qualidade na alimentação, podem ser um risco positivo. É um dinheiro economizado que pode ajudar a financiar alguma pequena extravagância. 6. Coordenando as aquisições e contratações Planejar as aquisições, antes e durante a viagem, pode ser fator decisivo no seu bom proveito. Estudar as condições climáticas e consultar a opinião especializada através de quem já esteve nos lugares para quais se pretende viajar ajudam na aquisição correta de roupas e equipamentos necessários. Gastos imprevistos e desnecessários durante a viagem podem ter respaldo direto no seu aproveitamento. Convém pesquisar sobre bens e serviços que se deseja adquirir durante a viagem, para que os custos destas aquisições sejam planejados e não se transformem em surpresas desagradáveis. desagradáveis. Conhecer os contratos envolvidos em cada um dos serviços adquiridos, a exemplo do transporte aéreo, por exemplo, ajuda a poupar tempo em diversas eventualidades, tal como o excesso de peso das bagagens. Em acontecimentos mais sérios, o conhecimento dos contratos que regem os serviços prestados, ajudam a proteger o seu patrimônio (SILVA, 2009). Coordenar os gastos que serão realizados em espécie e em cartão de crédito são fundamentais para planejar a aquisição da moeda. Muitas vezes, o câmbio pode ser adquirido bem antes da viagem, prevendo eventuais flutuações que possam prejudicar a cotação. 7. Conclusão Este artigo traçou um paralelo, desde o planejamento à execução, entre uma viagem de férias e algumas das boas práticas de gestão de projetos previstas no PMBOK (2008), passando por algumas de suas áreas de conhecimento. Através destas idéias, foi mostrado como um empreendimento de lazer e entretenimento pode ser encarado como um projeto e ter seus resultados potencializados através do emprego de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas de gestão de projetos. Percebe-se que uma viagem bem planejada pode usufruir dos mesmos benefícios que um projeto bem planejado possui (OLIVEIRA, 2009a). Os passeios e visitas são eficientes, cumprem com os objetivos, sem frustração; a viagem é concluída dentro do custo programado, às vezes até com alguma sobra financeira para um presente ou um passeio a mais; os problemas são identificados com antecedência, sem surpresas com lugares que não aceitam cartão ou com chuvas que acabam com um dia de passeio a céu aberto; os envolvidos não se estressam eviagem todas vale as contratações atendem às expectativas. resultados do projetonão sãoháentão evidentes: a o investimento, os passeios são feitos Os conforme o planejado, surpresas desagradáveis no orçamento e a satisfação – bem como o descanso – são

 

garantidos. Referências ABNT. NBR ISO 9000:2000 – Gestão da Qualidade: fundamentos e vocabulário. São Paulo:  ABNT. 2000. FERNANDES, R.C.: Notas de aula: Planejamento Geral do Projeto – Gestão do Prazo. Módulo II de aperfeiçoamento em Gestão de Projetos. IETEC, 2009. KERZNER, HAROLD. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. 6ª Ediçao. New York, John Willey & Sons, Inc. 1997. OLIVEIRA, C. S.: Notas de aula: Gestão de projetos como um processo empresarial. Módulo I de aperfeiçoamento em Gestão de Projetos. IETEC, 2009. OLIVEIRA, C. S.: Notas de aula: Planejamento Geral do Projeto – Gestão do Escopo. Módulo II de aperfeiçoamento em Gestão de Projetos, Aula Complementar. IETEC, 2009. Project Management Institute PMI. A Guide to t o the Project Management Body of Knowledge, PMBOK Guide, 4th ed. Newtown Square, Pennsylvania, USA. 2008. SILVA, T.A.: Notas de aula: Processos auxiliares de planejamento, execução, monitoramento e controle – Gestão de Suprimentos e Contratação. Módulo III de aperfeiçoamento em Gestão de Projetos. IETEC, 2009. SOUZA, A. R. P.: Notas de aula: Planejamento Geral do Projeto – Gestão do Escopo. Módulo II de aperfeiçoamento em Gestão de de Projetos. IETEC, 2009. WILSON, M. Study finds steady overruns in public projects. July 11, 2002. The New York Times on the Web. Disponível em www.nytimes.com, acessado pela última vez em agosto de 2009.