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ARQUIVOLOGIA Site: Minhateca Giovanna Carranza 2014 Módulo 1: (SOS Edital) - Conceitos fundamentais de arquivologia – 20h (40 vídeos) Arquivologia:  Ciclo vital dos documentos,  Organização do arquivo,  Métodos de arquivamento,  Gestão de documentos,  Protocolo,  Procedimentos administrativos,  Microfilmagem e automação de arquivos,  Preservação, conservação e restauração de documentos,  Legislação arquivística,  Terminologia arquivística

1) Conceitos Arquivologia: Disciplina que estuda as funções do arquivo e seus documentos. Princípios e Técnicas  Organização  Guarda  Preservação  Utilização Arquivo: Conjunto de documentos (produzidos em decorrência da atividade da empresa, o acúmulo ocorre de forma natural, não como em uma biblioteca, que busca novos documentos para seu acervo). Móvel (guarda documentos) Edifício (instituição – arquivo nacional, federal, etc.) Unidade Administrativa (setor, departamento administrativo) Finalidade e função dos arquivos: Guarda  Preservação  Consulta OBS: A Lei 8.159/91 define arquivo como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicos e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física qualquer que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos. Entretanto, não quer dizer que entidades privadas e pessoas físicas devam utilizar esta Lei. Ela é apenas indicativa.

Documento:  É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem, em uma determinada época e lugar.  São todos os que, produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados para si e seus sucessores para efeitos futuros. Ex: Carta, música, e-mail, filmes, livros, fotografias, mapas, quadros, etc. Informação + suporte = documento

Lei dos documentos: 8.159/1991

2) Classificação de documentos 2.1. Quanto ao Gênero       

Textuais (datilografados, digitados ou manuscritos, usa letras para informar) Cartográficos (mapas, plantas) Iconográficos (imagens, fotografias) Filmográficos (filmes) Sonoros (musical) Micrográficos (microfilmes – cópia do documento em tamanho reduzido) Informáticos (aqueles que estão no computador)

2.2. Quanto à natureza do assunto  Ostensivo (acesso irrestrito)  Sigiloso (acesso restrito) 3) Prazo Usar conforme Lei nº 12.527/11 (não revogou o Decreto!). Se especificar, usa o Decreto nº 4553/02. Grau de Sigilo Ultrassecreto Secreto Confidencial Reservado

Anos / Prorrogação 30 + 30 anos 20 + 20 anos 10 + 10 anos 5 + 5 anos

Acesso Indevido Acarreta dano excepcionalmente grave Acarreta dano grave Acarreta dano à segurança do Estado Pode comprometer planos e operações Tabela de Classificação segundo o Decreto 4.553/02

Grau de Sigilo Ultrassecreto Secreto Reservado

Anos 25 anos 15 anos 5 anos

Acesso Indevido Acarreta dano excepcionalmente grave Acarreta dano grave Compromete planos e operações Tabela de Classificação segundo a Lei 12.527/11

OBS: Depois desse prazo o documento se torna ostensivo!

4) Requisitos      

Pessoal qualificado Local apropriado Instalações e materiais adequados Sistemas racionais de arquivamento Normas de funcionamento (hora de entrada e saída) Dirigente qualificado

5) Tipos de arquivamento  Horizontal (documento deitado, um em cima do outro) Em geral para mapas, plantas.  Vertical (documento em pé, um ao lado do outro) É mais fácil para localizar um documento, manuseio melhor. 6) Diferenças entre Arquivo/Biblioteca e Centro de documentação/Museu ARQUIVO

BIBLIOTECA

Documentos são acumulados de forma orgânica e natural (ou seja, à medida que o órgão os gera) Não possuem vários exemplares de um mesmo tipo Finalidades relacionadas à função do órgão

São obtidos por compra, doação ou permuta Geralmente possuem vários exemplares de um mesmo tipo Têm finalidades educativas e culturais

CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO Finalidade de informar (especializado determinado assunto) São reproduções ou referências

MUSEU em

Tem finalidade de entretenimento e finalidade cultural Geralmente guarda objetos, não documentos

7) Classificação dos arquivos CONFORME A ENTIDADE MANTENEDORA OBS: Não é conforme o acesso (ostensivo ou público)!!!

Públicos Privados Públicos (entidade mantenedora é pública)

CONFORME MARILENA

Comerciais (entidade mantenedora é privada COM fins lucrativos) Institucionais (entidade mantenedora é privada SEM fins lucrativos) Familiares (os que temos em casa) Pessoais (os nossos) Especial (gênero específico – só docs

CONFORME NATUREZA DOS DOCS

informáticos, só cartográficos, etc.) Especializados (assuntos específicos, de determinado assunto – só engenharia, p.e.)

Setoriais (conjunto de docs do departamento EXTENSÃO DE ATUAÇÃO

pessoal, ou do departamento de finaças) Centrais (todos reunidos)

ESPÉCIE/TIPOLOGIA

Aparência e função Ex 1: Alvará Espécie Alvará de funcionamento Tipo Ex 2: Apostila  Espécie Apostila de Administração Geral  Tipo

FORMATO FORMA

Suporte, livro, caderno, folheto, cartaz, etc. Rascunho, minuta, original, cópia, etc.

8) Estágios de evolução/idade Razão pela qual o documento nasce, com função administrativa, fiscal ou legal. Todos os arquivos tem valor primário! OBS: Alguns documentos perdem valor primário e não adquirem valor secundário  são eliminados!

a) Arquivo Corrente: Valor Primário

b) Arquivo Intermediário: Valor Secundário (e Primário tbm!)

c) Arquivo Permanente: Valor Secundário

Valor histórico, informativo, cultural. OBS 1: Alguns documentos perdem o valor primário e adquirem o secundário. Uma vez que isso ocorre, ele não pode mais ser eliminado! OBS 2: Documento não perdeu o valor primário, mas não é tão utilizado  ocorre a transferência  para o arquivo intermediário. O documento pode ser recolhido  da fase corrente (primária) para a fase permanente. Também pode ser recolhido  da fase intermediária (secundária)  para a fase permanente. OBS: Uma vez na faze permanente, não pode ser eliminado.

9) Prazos de Guarda e Destinação final – Tabela de Temporalidade

Prazo de Guarda = Tempo Arquivo Corrente + Tempo Arquivo Intermediário

Depende de: Frequência de uso Existência de leis e decretos Necessidade de guarda (resguardo contra processos)

Exemplo:

10) Gestão ou Administração de documentos  Administração de arquivos correntes: Ocorre na Fase Corrente / Fase Intermediária (na Fase Permanente nenhum documento é criado, eliminado ou passa de um lugar para outro!) 1) PROTOCOLO (é criado um código) (se documento é sigiloso é encaminhado diretamente para o destinatário) 2) EXPEDIÇÃO (encaminha o original para destinatário e cópia para arquivo) 3) ARQUIVAR 4) EMPRÉSTIMO e CONSULTA 5) DESTINAÇÃO  Organização de arquivos: 1) 2) 3) 4) 5)

Levantamento de dados (tipo, frequência de uso, se existem lugares adequados) Legislação pertinente Organização Atividades exercidas pela empresa Recursos ($) Análise de dados coletados  Planejamento  Implementação e Acompanhamento

11) Conservação e preservação dos documentos Preservação  Integridade de materiais Conservação  Desacelerar a degradação Restauração  Reversão de danos 12) Princípios arquivísticos a) Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Provenientes de uma mesma pessoa física ou jurídica, de qualquer natureza; b) Organicidade: Estão relacionados com as atividades da empresa. Ex: não tem lógica uma escola ter documentos da FIFA; c) Ordem original: Já possui organização/arranjo prévia; d) Unicidade: Cada documento tem um caráter único no momento de sua criação – é o original, o outro será cópia. Ex: carteira de identidade perdida, o original foi perdido, o outro será uma segunda via). e) Cumulatividade: Os documentos vão sendo acumulados de maneira natural, não intencional; f) Territorialidade: O documento pertence ao lugar onde ele produzirá seu efeito; g) Reversibilidade: Depois que um documento foi conferido, se houve modificação na lei, o processo pode ser revertido. Ex: Documento foi transferido o recolhido de forma errada ou houve modificação de legislação.

13) Métodos de arquivamento a) Alfabético: Arquiva de acordo com o nome da pessoa, da empresa, do evento, etc;

REGRAS: 1) Nomes serão arquivados de acordo com último sobrenome; Ex: Patrícia Ana Furtado Rebouças Raimundo Aguiar Pedro Paulo Coelho Rebouças, Patrícia Ana Furtado Aguiar, Raimundo Coelho, Pedro Paulo

2) Sobrenomes iguais: Mantem a forma acima e coloca o nome em ordem alfabética; Ex: Henrique José Amorim Ana Paula Silva Amorim João Alberto Amorim Amorim, Ana Paula Silva Amorim, Henrique José Amorim, João Alberto

3) Sobrenomes compostos e com hífen: Não se separam! Ex: Fernando Castelo Branco Valdemar Monte Verde Heitor Villa-Lobos Castelo Branco, Fernando Monte Verde, Valdemar Villa-Lobos, Heitor

4) Santa (o) e derivações: são considerados compostos e não se separam e coloca ordem alfabética para sobrenome. Ex: Maria Expedita Santa Rita João Arthur São Paulo Maria Ana Santo Cristo Santa Rita, Maria Expedita Santo Cristo, Maria Ana São Paulo, João Arthur

5) Partículas: Não são consideradas e coloca o sobrenome em ordem alfabética. Ex: Davi Rebouças da Silva Ana Maria do Couto Paulo de Aguiar Aguiar, Paulo de Couto, Ana Maria do Silva, Davi Rebouças da

6) Partículas de nomes estrangeiros: Se estão em maiúsculo, é considerado e se estão em minúsculo, não. Ex: Leonardo Da Vinci Leonardo di Caprio Caprio, Leonardo di Da Vinci, Leonardo 7) Nomes estrangeiros: Igual aos brasileiros (pelo último sobrenome), exceto os espanhóis (são arquivados pelo penúltimo sobrenome) (o último sobrenome acompanha o penúltimo). Em espanhol, o penúltimo sobrenome é o do pai e o último, o da mãe, no Brasil é o contrário. Ex: Alejandra Ocampo Bolaños Ruth Auxiliadora Sanche Obregoh Sabri Ruiz Cajina Ocampo Bolaños, Alejandra Ruiz Cajina, Sabri Sanche Obregoh, Ruth Auxiliadora 8) Nomes orientais (japoneses, árabes, etc): Coloca em ordem alfabética, como se apresenta. Ex: Mohamed Ali Yang Li Raj Ananda Mohamed Ali Raj Ananda Yang Li 9) Nomes de empresas: Como se apresenta. OBS: Qdo tiver um artigo, coloca entre parênteses e põe no final. Ex: A Única Colégio XYZ Amanda Soares Ltda Oi Embratel Amanda Soares Ltda Colégio XYZ Embratel Oi Única (A) 10) Títulos (vereador, professor, doutor, etc.): Pelo último sobrenome e coloca o título entre parênteses. Ex: Vereador Professor Doutor Camilo Rebouças Professora Lidiane Coutinho Ministro Carlos Nóbrega Coutinho, Lidiane (Professora) Nóbrega, Carlos (Ministro) Rebouças, Camilo (Vereador Professor Doutor)

11) Grau de parentesco: Não se toma em consideração o grau de parentesco. Toma-se o último sobrenome e coloca em ordem alfabética. Ex: João Alberto Parreira Júnior Felipe Nunes Bezerra Filho Pedro José Antares Segundo Antares Segundo, Pedro José Bezerra Filho, Felipe Júnior Parreira Júnior, João Alberto 12) Nomes abreviados: Em ordem alfabética do último sobrenome e nome abreviado tem preferência. Ex: João Inácio Pilar J. Aguiar Pilar Carlos Pilar Pilar, Carlos Pilar, J. Aguiar Pilar, João Inácio 13) Números de eventos: Números iniciais não são levados em consideração e são colocados entre parênteses. Coloca-se em ordem alfabética o nome que se segue. Ex: Primeiro Seminário Nacional de Arquivologia XX Encontro de Administração Pública 8º Congresso de Administração Geral Congresso de Administração Geral (8º) Encontro de Administração Pública (XX) Seminário Nacional de Arquivologia (Primeiro)

b) Numérico: Leva-se em consideração o número. Divide-se em:

1) Simples: É atribuído um número, sem critério. 2) Cronológico: Obedece ordem de emissão, data, hora. 3) Dígito-terminal: Atribui três números de dois dígitos cada um. Para organizar, a leitura é feita da direita para a esquerda, colocando em ordem crescente. Exemplo: Exemplo 234859 893996 111793

Leitura 59 48 23 89 39 96 11 17 93

Organização 11 17 93 59 48 23 89 39 96

Exemplo 234859 893996 111759

Leitura 23 48 59 89 39 96 11 17 59

Organização 111759 234859 893996

c) Ideográfico: Conforme o assunto do documento. Divide-se em:

1) Alfabético  Dicionário: Ordem alfabética, como no dicionário. Apostilas

Método ideográfico alfabético dicionário

Direito Administrativo Administração Geral Gestão de Pessoas Direito Constitucional Gestão de Materiais Administração Pública

Administração Geral Administração Pública Direito Administrativo Direito Constitucional Gestão de Materiais Gestão de Pessoas

 Enciclopédico: Organização é feita por temas e subtemas. Apostilas Direito Administrativo Administração Geral Gestão de Pessoas Direito Constitucional Gestão de Materiais Administração Pública

Método ideográfico alfabético enciclopédico Administração Administração Geral Administração Pública Gestão de Materiais Gestão de Pessoas Direito Direito Administrativo Direito Constitucional

2) Numérico  Decimal: Há limite segundo Dewey  1 classe geral e 9 principais (limite = 1.9, depois tem que passar para 2.0) Exemplo: 1.0 Planejamento 1.1 Objetivos e métodos 1.2 Missão e visão 1.3 Estratégias 2.0 Organização 2.1 Organização formal e informal  Duplex: Pode ir além, é ilimitado. 1.0 1.1 ... 1.15 1.16 ...

d) Geográfico: 1) Cidade, estado, correspondente: Organiza por ordem alfabética da cidade. Cidade Fortaleza Recife Baturité Caucáia Petrolina

Estado CE PE CE CE PE

Correspondente (nome da pessoa) xxx xxx xxx xxx xxx

2) Estado, cidade, correspondente: Organiza por ordem alfabética do estado. A primeira cidade deve ser a capital e o resto por ordem alfabética. Estado CE CE CE PE PE

Cidade Fortaleza (capital) Baturité Calcaia Recife (capital) Petrolina

Correspondente (nome da pessoa) xxx xxx xxx xxx xxx

3) País, cidade, correspondente: Ordem alfabética de país. País Brasil Brasil Nicarágua Brasil Brasil Nicarágua Nicarágua

Cidade Sobral Fortaleza Granada Baturité Brasília (capital) Manágua (capital) León

Correspondente (nome da pessoa) xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx

País Brasil Brasil Brasil Brasil Nicarágua Nicarágua Nicarágua

Cidade Brasília (capital) Baturité Fortaleza Sobral Manágua (capital) Granada León

Correspondente (nome da pessoa) xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx

Módulo 02 – Introdução à Arquivologia    

Arquivo x Biblioteca x Museu Definição de Função dos Arquivos Princípios de Arquivologia Ciclo Vital Arquivístico (Arquivos Correntes, Intermediários e Permanentes)

1) CONCEITOS BÁSICOS a) Acervo: Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. b) Informação: Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos em um documento produzido por um órgão. c) Documento: Toda informação registrada em um suporte, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa.

d) Suporte: É onde a informação é colocada. Ex: papel, cd, dvd, micro-filme. ATENÇÃO: DOCUMENTO ≠ SUPORTE

e) Valor Primário: Valor Administrativo, Fiscal e Legal. f) Valor Secundário: Valor histórico, cultural, informativo (ou probatório). g) Centro de documentação: Seu foco é a disseminação de informação ou de documentos aos usuários, independentemente das características de tais conjuntos de dados. h) Arquivologia: disciplina, ciência. i)

Arquivo: Acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. Pode ser também: um móvel, um local ou um órgão governamental ou instituição.

2) ARQUIVOS, BIBLIOTECAS E MUSEUS Objetivos comuns: Guardar documentos, de maneira adequada garantindo sua preservação (física) e conservação (desaceleração do processo de deterioração) e possibilitando empréstimo e consulta. a) Documento de Arquivo:  Pode ser produzido ou recebido, por pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades;  Funções naturais do órgão;  Criado por uma instituição ou pessoa;  Exercício de suas atividades;  Preservado para o alcance dos seus objetivos;  Têm-se um único exemplar ou limitação de cópias b) Documento de Biblioteca:    

São impressos (maioria); Dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta; São comprados, doados ou permutados; Têm-se vários exemplares de um mesmo tipo de documento;

c) Documentos de Museu:  Contido em instituições de interesse público;  Possuem objetivo e valor cultural;  Há documentos e objetos

3) PRINCÍPIOS DE ARQUIVOLOGIA a) Princípio da Proveniência: Respeito à origem dos documentos. Não se deve ser misturado os fundos. Cada conjunto de documentos de uma instituição é chamado de FUNDO. Esse princípio fundamento todos os outros, é o mais importante dentre eles.

b) Princípio da Organicidade: Os documentos do arquivo tem uma relação com a atividade da instituição. c) Princípio da Indivisibilidade (ou Integridade): Não tem por que separar os fundos e coloca-los em lugares diferentes. d) Princípio da Unicidade: Cada documento tem um caráter único no momento da sua criação (se perder será uma segunda via). e) Princípio da Cumulatividade: No exercício da sua atividade os documentos vão sendo acumulados de maneira orgânica, natural. 4) FUNDO  Conjunto de documentos provenientes de uma mesma instituição.  Pode ser um fundo aberto (podem ser introduzidos mais documentos, pois o organismo produtor ainda está em atividade) ou fundo fechado (quando o órgão gerador da documentação não produz ou acumula documentos, devido à cessação de suas atividades). 5) CICLO VITAL ARQUIVÍSTICO a) Arquivo Corrente: A utilização dos documentos é intensiva, é necessário que os documentos sejam colocados próximos ao produtor. Possui Valor Primário (valor administrativo, fiscal e legal). Atividades: Consulta, empréstimo, protocolo (quando recebido, é o registro da entrada), arquivamento (armazenamento) e expedição (envio do documentos aos seus destinatários). b) Arquivo Intermediário: Uso é diminuído, mas documento ainda tem valor administrativo, fiscal e legal (Valor Primário). c) Arquivo Permanente: Possui Valor Secundário (valor histórico, informativo, cultural).

ATENÇÃO: Alguns documentos perdem o Valor Primário (administrativo, fiscal e legal) e não adquirem Valor Secundário (histórico, informativo, cultural), daí eles são eliminados. Uma vez que o documento chega na fase Permanente, nunca mais ele será eliminado porque nenhum documento perde seu valor histórico (se o adquiriu).

Valor Primário

CORRENTE

Valor Secundário

INTERMEDIÁRIA Transferência Eliminação

Recolhimento

PERMANENTE Recolhimento

Eliminação

CORRENTE ativo primária

SINÔNIMOS INTERMEDIÁRIO semiativo secundária limbo purgatório

PERMANENTE inativo terciário morto cultural ou histórico

6) TABELA DE TEMPORALIDADE  É elaborada pela comissão de elaboração de documentos e autorizada e aprovada pela autoridade competente.  Estabelece o Prazo de Guarda (tempo que o documento fica na fase corrente e na fase intermediária) e a Destinação Final (ou ele é eliminado ou ele é recolhido).

ATENÇÃO: Apesar de a fase permanente ser também chamada de arquivo morto, em todas as fases os documentos podem ser consultados.

7) GESTÃO DE DOCUMENTOS  É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento. a) Prescrição: Extinção do prazo para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos. b) Arranjo: Ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações, obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos. É a maneira como os documentos estão organizados. Atividades do arranjo: 1) Intelectuais 2) Físicas Quadro de Arranjo 1 – Fundo documental 2 – Grupo documental 3 – Subgrupo documental 4 – Série documental 5 – Subsérie documental

c) Instrumentos de pesquisa (identificam, resumem e localizam)  Guia É orientado para o grande público; Contém informações gerais sobre os documentos daquele arquivo; Fornece visão do conjunto; Permite ao pesquisador saber quais os recursos, natureza e interesse do fundo.

 Inventário Descreve o conjunto de documentos ou partes do fundo; É uma descrição sumária, mais detalhada  Catálogo Faz descrição por unidade Descrição analítica  Repertório É um catálogo, só que é seletivo; Descreve relação seletiva de documentos  Índices Aponta nomes, lugares, assuntos, em ordem alfabética; Podem complementar os inventários

Módulo 3 - Gestão de documentos  Organização e Administração de arquivos  Fases da gestão de documentos  Métodos de arquivamento

1) Lei nº 8.159/1991 Estabelece o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamentos de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Avaliação: é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda (tempo em que o documento ficará na fase corrente + o tempo em que o documento ficará na fase intermediária) e destinação final (eliminação ou recolhimento). Essa avaliação tem como base o valor administrativo, fiscal e legal daquele documento, funções desempenhadas pela instituição, se o documento irá adquirir um valor histórico, cultural ou informativo, etc. 2) Objetivos da gestão de documentos    

Assegurar a eficiência na produção, administração de destinação de documentos; Consulta e empréstimo; Uso adequado; Assegurar a eliminação de documentos que perderam o valor primário (Administrativo, Fiscal e Legal) e não adquiriram valor secundário (Histórico, Cultural e Informativo);  Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente;  Acontece nas fases corrente e intermediária.

Procução

Elaboração e Criação de documentos

Produção , Classificação, Organização Utilização Normas de acesso à documentação e à recuperação de informações

Gestão de documentos

Análise e avaliação dos documentos (valor) Destinação Definição de quais serão objetos de arquivo permanente e quais serão eliminados

3) Organização e administração de arquivos  Plano Arquivístico: Análise (Diagnóstico) / Programas de arquivamento / Implementação e Acompanhamento;  Centralização (todos os arquivos em um só lugar) X Descentralização (empresas maiores, cada setor tem seu próprio arquivo – departamento financeiro, de RH, etc. O arquivo do setor existirá apenas na fase corrente. Quando for para a fase intermediária vai para o arquivo geral da empresa, órgão) 4) Gestão de documentos correntes Fases:     

Recebimento Registro Distribuição Movimentação Expedição

Conforme outros autores:     

Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação) Expedição Arquivo Empréstimo e consulta Destinação

5) Gestão de documentos intermediários ATENÇÃO: A economia de espeço é a razão para a criação de arquivos intermediários. Mesmo arquivados em local distinto daquele em que foram criados, os documentos de arquivo intermediário continuam sendo propriedade do departamento que os gerou. Fases:  Produção de documentos dá-se de forma orgânica (natural);

 Utilização de documentos (atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação)  Avaliação (elaboração da tabela de temporalidade) e destinação de documentos. ATENÇÃO: Não confundir as Fases de Gestão de documentos com a Teoria das 3 idades (corrente, intermediária e permanente).

6) Métodos de arquivamento: Conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Sistemas de Arquivamento DIRETO É aquele em que a busca é feita diretamente no local onde ele se encontra arquivado. Ex: Alfabético, Geográfico.

INDIRETO É aquele que para se localizar um documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. Ex: Numérico, Ideográfico (assunto do documento).

a) ALFABÉTICO (13 regras) 1ª) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Silvia Barreto Camargo Carlos José Soares Araújo André Luís Teixeira Ana Patrícia Camargo

Araújo, Carlos José Soares Camargo, Ana Patrícia Camargo, Silvia Barreto Teixeira, André Luís

2ª) Sobrenomes compostos de um substantivo ou adjetivo ou ligados por hífen, não se separam. Heitor Villa-Lobos Fernando Castelo Branco Valdemar Monte Verde

Castelo Branco, Fernando Monte Verde, Valdemar Villa-Lobos, Heitor

3ª) Sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa, ou São, seguem a mesma regra dos sobrenomes compostos. Rita Santa Maria João Paulo Santo Cristo Cristiano Araújo São Paulo

Santa Maria, Rita Santo Cristo, João Paulo São Paulo, Cristiano

4ª) As iniciais abreviativas de prenomes têm preferência na classificação de nomes iguais. João Paulo Couto Patrícia Maria Ferreira Couto J. Andrade Couto

Couto, J. Andrade Couto, João Paulo Couto, Patrícia Maria Ferreira

5ª) Os artigos e as preposições tais como A, O, DE, DA, D’, DO, não são considerados. Carlos Aguiar da Silva Matheus José Sales de Nóbrega Ana Maria do Couto

Couto, Ana Maria do Nóbrega, Matheus José Sales de Silva, Carlos Aguiar da

6ª) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, JÚNIOR, NETO, SOBRINHO, são tidos como parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Carlos Alberto Araújo Filho Mário Andrade Neto Ricardo José Pereira Sales Sobrinho

Andrade Neto, Mário Araújo Filho, Carlos Alberto Sales Sobrinho, Ricardo José

7ª) Os títulos não são considerados na alfabetação. Professora Lidiane Coutinho Doutor Deputado Professor Milton Campos General Raimundo Castelo Branco

Campos, Milton (Doutor Deputado Professor) Castelo Branco, Raimundo (General) Coutinho, Lidiane (Professora)

8ª) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. 9ª) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Alejandra Ocampo Sanchez Ruth Auxiliadora Ruiz Obregón José Angel Garcia Orozzo

Garcia Orozzo, José Angel Ocampo Sanchez, Alejandra Ruiz Obregón, Ruth Auxiliadora

10ª) Nomes orientais são arquivados assim como se apresentam. Mahamed Ali Raj Ananda Li Yang

Li Yang Mahamed Ali Raj Ananda

11ª) As partículas de nomes estrangeiros podem ou não serem levadas em conta. Leonardo Da Vinci Leonardo di Caprio

Caprio, Leonardo di Da Vinci, Leonardo

12ª) Os nomes de firmas empresas instituições e órgão governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Eu Vou Passar Oi Anatel A Única Ana Alves Ltda

Ana Alves Ltda Anatel Eu Vou Passar Oi Única (A)

13ª) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, etc, os números deverão aparecer no fim, entre parênteses. Atenção: as partículas (de, p.e.) não são levadas em consideração em nomes de pessoas, mas nesse caso o são. 2º Seminário de Biblioteconomia XX Encontro Nacional de Administração Pública Décimo Terceiro Congresso de Enfermagem 9º Encontro de Biólogos

Congresso de Enfermagem (Décimo Terceiro) Encontro de Biólogos (9º) Encontro Nacional de Administração Pública (XX) Seminário de Biblioteconomia (2º)

b) NUMÉRICO  Simples: Atribui um número ao documento.  Cronológico: Considera a hora, a data, ordem de emissão. Ex: senha de fila de banco.  Dígito-terminal: ideal quando número do documento for muito grande. É formado por 3 número de 2 dígitos cada. É lido da direita para a esquerda e em ordem crescente. Ex: 23 59 88 48 17 55 11 57 24 11 17 22

11 17 22 48 17 22 11 57 24 23 59 88

c) GEOGRÁFICO  Cidade-Estado Cidade Fortaleza Recife Baturité Petrolina

Estado CE PE CE PE

Cidade Baturité Fortaleza Petrolina Recife

Estado CE CE PE PE

 Estado-Cidade (a primeira é a capital do estado) Cidade Fortaleza Recife Baturité Petrolina Estado

Estado CE PE CE PE

CE CE PE PE

Cidade Fortaleza Baturité Recife Petrolina

País Nicarágua Brasil Brasil Brasil Nicarágua

Cidade Granada Caucaia Brasília Fortaleza Manágua

Brasil Brasil Brasil Nicarágua Nicarágua

Brasília Caucaia Fortaleza Manágua Granada

 País-Cidade

d) IDEOGRÁFICO (assunto) Dicionário Alfabético Enciclopédico Ideográfico Decimal Numérico Duplex

 Ideográfico Alfabético Dicionário: Direito Administrativo Administração Pública Gestão de Pessoas Constituição Federal Direito Penal Gestão de Materiais Direito Tributário Administração Geral

Administração Pública Administração Geral Constituição Federal Direito Administrativo Direito Penal Direito Tributário Gestão de Materiais Gestão de Pessoas

 Ideográfico Alfabético Enciclopédico: Direito Administrativo Administração Pública Gestão de Pessoas Constituição Federal Direito Penal Gestão de Materiais Direito Tributário Administração Geral

Administração Administração Pública Administração Geral Gestão de Materiais Gestão de Pessoas Direito Constituição Federal Direito Administrativo Direito Penal Direito Tributário

 Ideográfico Numérico Decimal: Haverá 1 classe geral e 9 classes principais (1.1 a 1.9, depois deverá ser 2.0) Exemplo: 1.0 Conceitos Fundamentais 1.1 Divergências e Convergências 1.2 Missão, Visão e Valores 1.3 Bó bó 1.4 Abobrinha 1.5 Vocês 1.6 Cansei 1.7 Socorro 1.8 Afe 1.9 Pode ir 2.0 Novo Duplex: (As subdivisões são ilimitadas).