Arquivologia para Concursos - 4 Ed. Renato Valentini

 

Cadastre-se em www.elsevier.com.br para conhecer  nosso catálogo catálog o compl complet eto, o, ter t er acesso a serviços serviços excl e xclu usi sivos vos no site e receber in info formações rmações sobre so bre nossos lançam lançamento entoss e promoções. promoçõ es.

 

© 2013, Elsevier Editora Ltda.   Todos os direito direito s reservados reservados e prot egidos egidos pela Lei no 9.610, de 19/02/1998. Nenhuma enhuma parte deste livro, livro, sem autorização auto rização prévia por escrito da edito editora, ra, poderá ser reprodu repro duzz ida ida ou t ransmitid ransmitidaa sejam quais quais forem f orem os meios m eios emprega empre gados: dos: eletrônicos, mecânicos, mecânicos, f ot ográficos, gravaçã gravação o ou quaisq quaisquer uer out ros.   Hugo de Lima Corrêa Cor rêa Editoração Eletrônica: SBNigri Artes e Textos Ltda. Revisão : Hugo Ilustrações: Cláudio Cláudio Kienteca Kient eca Lange Epub: SBNigri Artes e Textos Ltda.   Coordenador da Série: Sylvio Sylvio Mot Mot ta Elsevier Elsevi er Editora Edito ra Ltda. o

Conhecimento sem– 8Fronteiras Rua Sete–de Setembro, – 16–  and  andar 20050-006 20050- 006 – Centro – Rio de Janeiro Janeiro – RJ – Brasil Brasil o Rua Quintana, 753  andar 04569-011 Brooklin – São111 Paulo SP –ar Brasil Serviço de Atendimento ao Cliente 0800-0265340 [email protected] ISBN ISB N: 978-85- 352-7043-3 352-7043- 3 ISBN: 978-85-352-7044-0 (recurso eletrônico) Nota: Mui  Muito to z elo e t écnica f oram empregados na edição edição desta obra. No No ent anto, podem ocorrer o correr erros e rros de digi digitação, tação, impressão impressão ou ou dúvida conceitual. Em qualquer das hipóteses, solicitamos a comunicação ao nosso Serviço de Atendimento ao Cliente, para que possamos esclarecer ou encaminhar a questão. Nem a editora nem o autor assumem qualquer responsabilidade por eventuais danos ou perdas a pessoas ou bens, originados do uso desta publicação.   CIP-BRASIL. CATALOGAÇÃO-NA-FONTE SINDICATO NACIONAL DOS EDITORES DE LIVROS, RJ Valentini, Renato Arquivologia para concursos / Renato Valentini. Valentini. – [4. ed.]. – Rio d e Janeiro: Elsevier, Elsevier, 2013. 201 3. Inclui bibliograf bibliografia ia   ISBN 978-85-352-7043-3 V237a   1. Arquivologia. 2. Arquivologia – Problemas, questões, exercícios. 3. Ciência da informação. 4. Ciência da informação – Problemas, questões, exercícios. 5. Serviço público – Brasil – Concursos. I. Título.   13CDD: 025.1714 0895 CDU: 930.25

 

Sumário Capa Ca pa Folha de Rosto Cadastro Ca dastro Créditos Créd itos Capítulo 1 – Conceitos Fundamentais 1. Introdução 1. Introdução 1.1. Suportes da informação 1.2. Órgãos Órgãos de documentação documentação 1.2.1. Muse Museu u 1.2.2. Centro de documentação ou informação 1.2.3. Bi 1.2.3. B iblioteca 1.2.4. Arqu Ar quivo ivo 2. Arquivo Arquivo 2.1. Origem da palavra 2.2. Conceit Conceito o 2. 2.3. 3. Finalidade principal 2.4. Funções básicas 2.5.. Objetivos 2.5 Objet ivos 2.6. Impor Importt ância ância 2.7. Terminologia arquivística 2.8. Ciências auxiliares da Arquivologia Questões de Concursos Concursos Comentadas Comentadas (com gabarito)

Capítulo 2 – Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dos Documentos/Estágios de Evolução dos Arquivos 1. Introdução 2. Definições 3. Localização física 4. Acesso aos documentos 5. Transferência e recolhimento 6. Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos 7. Valor primário e valor secundário dos documentos

 

8. Termos associados ass ociados às idades dos arquivos arquivos Questões de Concursos Concursos Comentadas Comentadas (com gabarito)

Capítulo 3 – Tipologia Documental (Classificação dos Arquivos e dos Documentos) / Lei no 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação Pública) 1. Classificação dos arquivos 1.1. Int Int ro rodu dução ção 1.1.1. Entidades mantenedoras 1.1.2. Extensão de sua atuação (abrangência) 1.1.3. 1.1 .3. Naturez a dos documento documentoss 2. Classificação dos documentos 2.1. Int Int ro rodu dução ção 2.1.1.. Gênero 2.1.1 Gêner o 2.1.2. Espécie 2.1.3. 2.1 .3. Natu Nat urez a do assunt assunt o

3. Lei no 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação Pública) 3.1. Int Int ro rodu ção rsos Comentadas Questões dedução Concursos Concu Comentadas (com gabarito)

Capítulo 4 – Organização e Administração de Arquivos/Correspondências/Atividades dos Arquivos Correntes/Procedimentos Administrativos 1. Organização e administração de arquivos 1.1. Requisito Requisitoss para uma uma boa admin administração istr ação de arqu a rquivos ivos 1.2. Passos (etapas) para a organização e administração dos arquivos (Paes, 2004, p. 35) 1.2 1.2.1. .1. Levantamento de dados 1.2.2. Análise dos dados coletados 1.2.3.. Planejamento 1.2.3 Planejament o 1.2.3.1. 1.2.3 .1. Tipos Tipos de arquivament arquivamento o 1.2.3.2. 1.2.3 .2. Mate Mat e rial de de arqu a rquivo ivo 1.2.4.. Execu 1.2.4 Exe cução ção ou impl implantação antação e acomp aco mpanh anhamento amento 2. Correspondências 2.1. Def De f in inição ição 2.2. Tipos de correspondência/espécies documentais 3. Atividades dos arquivos correntes 3.1. Protocolo 3.1.1. Recebimento e Classificação 3.1.2. 3.1 .2. Registro e Movimen M ovimentt ação

 

3.2. Expedição 3.3.. Arquivam 3.3 Arquivamento ento (n (naa fase f ase corre corren nt e) 3.3.1.. Etapas: 3.3.1 Et apas: 3.4. Empréstimo e consulta 3.5. Destinação 4. Procedimentos Administrativos Questões de Concursos Concursos Comentadas Comentadas (com gabarito)

Capítulo Capí tulo 5 – Métodos d dee Arquivamen Arquivamento to 1. Introdução 2. pisão 2.1. Classe Classess 2.1.1.. Básicos 2.1.1 Bá sicos 2.1.2. Padronizados 2.2. Sistemas 2.2.1. Sistema direto 2.2.2.. Sistema 2.2.2 Siste ma in indireto diret o 3. Características 3.1.. Mét odos básicos 3.1 básicos 3.1.1.. Alf 3.1.1 Alf abét abético ico 3.1.2. Geográfico 3.1.3. Numérico 3.1.4. Ideográfico 3.2.. Mét odos padroniz 3.2 padroniz ados 3.2.1.. Variadex 3.2.1 Var iadex

3.2.2. Automático 3.2.2. Auto mático 3.2.3. Soundex 3.2.4. Mnemônico 3.2.5.. Rôn 3.2.5 Rô ne o Questões de Concursos Concursos Comentadas Comentadas (com gabarito)

Capítulo 6 – Lei no  8.159, de 08/01/1991/Gestão de Documentos/Avaliação e Destinação/Tabela de Tempo T emporalidade ralidade 1. Lei no 8.159/1991 1.1. Int Int ro rodu dução ção 2. Gestão de documentos documentos 2.1. Def De f in inição ição 2.2. Objetivo

 

2.3. Prin Pr incípi cípio o básico 2.4. Fases básicas 3. Avaliação e destinação de documentos 3.1.. Con 3.1 Co nceitos ceito s 3.2.. Objetivos 3.2 Objet ivos 3.3. Etapa 3.4. Competência 4. Tabela de temporalidade temporalidade 5. Eliminação 5.1. Lista de elimin eliminação ação 5.2. Formas de elimin eliminação ação (Paes, (Pae s, 2004, 2004, p. 109) 109) Questões de Concursos Concursos Comentadas Comentadas (com gabarito)

Capítulo 7 – Arquivos Permanentes 1. Introdução 2. Arranjo 3. Princípios Princípios arquivísticos 4. Descrição de documentos 4.1. Inst Instrum rumee nt os de pesquisa pesquisa (Pae (Pa e s, 2004) 2004) 4.1.1.. Básicos 4.1.1 Bá sicos 4.1.1.1. Guia 4.1.1.2. 4.1.1 .2. Inven Inve nt ário 4.1.1.3. 4.1.1 .3. Catálogo Cat álogo 4.1.1.4. Repertório (ou catálogo seletivo) 4.1.2. Auxili Auxiliare aress 4.1.2.1. Índice 4.1.2.2. Tabela de equivalência ou concordância 5. Conservação Conservação e restauração res tauração de documen documentos tos 5.1. Principais operações de conservação 5. 5.2. 2. Mét Métodos odos de restau rest auração ração (resu (re sum mo) 5.3. Preservação (Dicas/Comentários) Questões de Concursos Concursos Comentadas Comentadas (com gabarito)

Capítulo Capí tulo 8 – Microf Microfilma ilmagem gem (in (incluin cluindo do as sina sinaléticas)/Novas léticas)/Novas Tecnolo T ecnologias gias 1. Microfilmagem 1.1.. Objetivos 1.1 Objet ivos 1.2. Vantagens 1.3. Desvantagens

 

1.4. Etapas 1.5. Legisl Le gislação ação 2. Automação 2.1. Metadados Questões de Concursos Concursos Comentadas Comentadas (com gabarito)

Simulados para Treinamento Simulado I Simulado II Simulado III Simulado IV Simulado V Simulado VI Simulado VII Simulado VIII Simulado IX Simulado X

Apêndice Gabaritos Simulados para Treinamento Simulado I Simulado Simu lado II Simulado III Simulado Simu lado IV Simulado V Simulado VI Simulado Simu lado VII Simulado Simu lado VIII Simulado Simu lado IX Simulado X

Bibliografia

 

Capítul Ca pítulo o1

Conceitos Fundamentais

1. Introdução 1. Introdução Arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentação trabalham com um elemento comum e primordial para essas instituições: o documento. Logo, devemos definir este termo e outros afins, para que os leitores tenham uma exata noção da importância dos referidos órgãos de documentação para a sociedade e o Estado, uma vez que todos nós, pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, lidamos com papéis que, dependendo do seu valor, serão de suma importância para p ara a consecução do doss noss nossos os objetivos. A palavra documento está intimamente relacionada com outra: informação. Segundo Aurélio Buarque de Holanda, informação é o “conhecimento extraído dos dados”, para formação de um  juízo.  juí zo. P Por orta tanto nto,, ent entende endemos mos que qu e a junção ju nção de di diverso versoss dado da doss absorvido absor vidoss no nosso dia di a a dia di a pro p ropi pici ciaanos obter informações e interpretá-las de forma semelhante ou distinta de outras pessoas ( vide esquema mnemônico no   1). Essas informações podem ser valiosas para uns, menos importantes para outros – por isso o juízo de valor. Dito isso, vamos à definição de documento retirada da terminologia arquivística: Documento : Registro de uma informação, independente da natureza do suporte que a contém.

Esta definição menciona um outro termo desconhecido por muitos: suporte. Suporte : Material físico no qual a informação é registrada.

Comentário:  Quando pensamos em um documento, nos vem à mente de imediato o papel Comentário:  (suporte textual), o mais comum e convencional que conhecemos. Mas existem vários outros suportes onde podemos registrar uma informação, tais como: uma fotografia (suporte iconográfico), um mapa (suporte cartográfico), entre outros. Peguemos como exemplo uma fotografia:: a imagem obtida através de uma câmera nos transmite uma mensagem, uma informação; fotografia portanto é um documento. Posteriormente daremos exemplos dos vários suportes existentes, quando falarmos do gênero documental.

Esquema Es quema mnemônico no  1 Informação registrada Junção de dados

 

→

 

Informação Info rmação obtida obtida (mensag (mensag em captada)

 

→

 

↓

Documento

 

1.1. Supo  Suportes rtes da d a informação 1.1. Antigamente, a comunicação entre os homens ocorria através de gestos. Depois, com a emissão de sons; posteriormente, apareceram os vocábulos. Apesar da evolução existente, observou-se o fato de que, ao serem transferidas a distâncias consideráveis, as informações chegavam de maneira superficial a quem se destinavam. Com a invenção da escrita, que permitiu o registro das informações (a sua fixação/perpetuação), as mensagens chegavam às pessoas de maneira muito mais confiável. Com a proliferação dos documentos, fez-se necessário um local para guardá-los e preservá-los de maneira adequada. Daí surgiram os “arquivos”. Como os homens homens se comuni comu nicavam? cavam? Linguagem gestual

↓

 

emissão de sons/vocábulos

 

para documentar um fato (registro)

 

local de guarda dos document documentos os

 

Linguagem escrita

↓

mímica

 

Linguagem oral

↓

 

 

Arquivo

Em épocas bem distantes, o aspecto dos documentos era bem diferente de como é hoje. Conforme tratado pela professora Marilena Leite Paes, os arquivos eram poucos, pois o suporte da escrita era o mármore, as placas de argila, entre outros. Só depois apareceu o papel, tornando possível a junção de arquivos de grande porte. Abaixo, listaremos alguns suportes da escrita escrita (mais  (mais antigos e outros mais recentes), para que o leitor possa identificá-los, caso caia em algum concurso público o assunto em questão. Suportes da escrita (evolução) Épocas remotas Épocas re motas • mármor mármoree

 

• cobre • marfim • tábuas • placas ou tabletes de argila Épocas mais mais recentes re centes • papiro • pergaminho • papel Falaremos mais adiante acerca dos suportes referentes às novas tecnologias (micrográfico, informático etc.).

1.2. Órgãos de documentação 1.2. Órgãos Podemos citar como órgãos de documentação os arquivos, as bibliotecas, os museus e os centros de documentação ou informação. Daremos melhores detalhes sobretudo dos arquivos, fazendo uma analogia entre eles e as bibliotecas. 1.2.1. Museu 1.2.1. Museu

É uma instituição de interesse público, cujo objetivo é a informação e o entretenimento. Os documentos de museus são peças e objetos de valor cultural, tendo os mais variados tipos e dimensões. Por serem objetos, são caracterizados como “tridimensionais”. Os museus têm finalidades fina lidades cultural e didática. 1.2.2. Centro  Centro de documentação ou informação 1.2.2. Instituição que agrupa qualquer tipo de documento, exigindo especialização para aproveitá-los com eficiência. Os documentos de um centro de documentação são, em sua maioria, reproduções (audiovisuais) ou referências virtuais (como por exemplo as bases de dados). Segundo a Professora científico Heloísa Liberalli Bellotatonatureza Bellotto “s “sua ua finalidade fina é informar, inform ar, com oouobjetivo obj etivo cultural, cult ural, , funcional ou jurídico, conforme dolidade material reproduzido referenciado”. 1.2.3. Biblioteca 1.2.3. Biblioteca Instituição onde os documentos são conservados para fins culturais, sendo obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes. O bibliotecário avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Esses documentos existem em numerosos (múltiplos) exemplares. Os documentos são unidos pelo seu conteúdo, e caracterizados, em sua maior parte, como impressos. A biblioteca é órgão colecionador colecionador,, e o seu público é formado pelo pesquisador, estudantes e o cidadão comum, possuindo, portanto, um maior número de consulentes, com os mais variados perfis. Objetivo: instruir, educar. Processamento técnico: tombamento, classificação, catalogação. 1.2.4. 1.2.4. Arquivo  Arquivo

 

Os documentos são produzidos e conservados com fins funcionais, geralmente em um único exemplar ou em limitado número de cópias. A documentação referente a um assunto específico ou assuntos ligados entre si é preservada como um conjunto e não como atividades isoladas. Logo, um documento em conjunto tem muito mais valor do que quando desmembrado do seu conjunto (caráter orgânico orgânico do  do documento de arquivo). Os documentos são unidos pela sua proveniência ou origem (princípio básico da Arquivologia – o qual estudaremos mais adiante). Quanto ao suporte, são documentos principalmente textuais. O arquivo é órgão receptor receptor,, e o seu público é formado pelos administradores (produtores dos documentos) e pesquisadores. Objetivo: provar, Objetivo: pro var, testemunhar. Processamento técnico: registro, arranjo, descrição. Outros termos ligados ao assunto: Arq rqui uivvologia ologia

estu estudo do,, ciên ciênci ciaa e art rtee do doss arqui rquivvos os..

Arq rqui uivvoconomi oconomiaa

conju conjunt ntoo de resoluções inerentes à instalação, instalação, organiza org anização ção e g estão do doss arquiv arquivos. os.

Arquivística

 

conjunto de princípios e técnicas técnicas observ observados ados na constituição, organiza org anização, ção, desenvolvimen desenv olvimento to e utilização dos arqui arquivos. vos.

2. 2. Arquivo  Arquivo 2.1. Origem  Origem da palavra 2.1. A palavra arquivo arquivo   é de origem grega. Deriva de archeion archeion   (depósitos de documentos da antiga Grécia), e esta de arché arché (palácio  (palácioss dos magistrado magistrados). s). Alguns defendem a tese de que a palavra arquivo é de origem latina, do latim archivum, que significava “lugar de guarda de documentos e de títulos de nobreza”. origem grega   arché

→   archeion

origem latina   archivum

→   arquivo

→   arquivo

2.2. 2.2. Conceito  Conceito Antigo: “Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos direitos.. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas.” (Paes, 2004, p. 19) Moderno: “É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos  recebidos  por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus

sucessores sucess ores para efeitos efeito s futuros. futuro s.”” (Solon (Solo n Buck

ex-arquivis ex-arquivista ta dos EUA)

Dica de Prova: a) O termo arquivo possui inúmeros significados. Segundo Marilena Leite Paes, o termo arquivo pode ser usado para designar:

• conjunto de documentos;

 

 

• móvel para guardar documentos;

 

• local onde o acervo documental deverá ser conservado;

• órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação. b) Características C aracterísticas dos documen documentos tos de arquivo: • produção → por um governo → Solon Buck  • recepção → organi  organizaç zação ão ou ffirm irmaa • acumul acumulação ação (ordenada) (ordenada) • valor v alor pro probatório batório de fa fatos tos passados organicidade de documental ) • mantê-los mant ê-los eem m conjunto (organicida

• prod produzidos uzidos para f ins admin administrativos, istrativos, f uncio uncionais, nais, jurídic jurídicos os e legais

Comentário: Os setores de uma empresa (pública ou privada) produzem e recebem documentos Comentário: Os com muita frequência. Assim sendo, a acumulação documental é consequência dessa produção e recepção já mencionada. Lógico que o acúmulo deverá ser bem administrado, para não virar desordem e provocar a perda de documentos. 2.3. Finalidade principal 2.3. Finalidade Facilitar a consulta  consulta  aos documentos pelos usuários (administradores/pesquisadores), constituindo-se, portanto, em base do conhecimento da História. 2.4. Funções  Funções básicas 2.4. • Guarda

para pe permitir rmitir o acess ace ssoo aos documentos pelos

• Co nservação

c o ns u l e nt e s

• Dispo nibilização

(f unção principal)

2.5. Objetivos 2.5. Objetivos Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com precisão as informações contidas nos mesmos. 2.6. Importâ nciaa 2.6. Importânci Enfatizamos a importância do arquivo lembrando que os trabalhos desenvolvidos em empresas ou instituições afins exigem uma forma escrita, portanto é necessário a guarda e a conservação destes trabalhos para que produzam efeitos futuros.

 

Não devemos esquecer também que a maioria das decisões são decisões são tomadas a partir das informações encontradas encontr adas nos arquivos arquivos (correntes) (corrente s).. 2.7. 2.7. Terminologia  Terminologia arquivística Os termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser conhecidos pelos concursandos, pois ultimamente várias bancas têm inserido nos concursos de responsabilidade delas questões envolvendo exatamente definições de termos arquivísticos (como dossiê, acervo, arranjo, unidade de arquivamento, entre outros), baseando-se na referida “terminologia”. Pelo exposto, daremos abaixo o conceito de alguns termos adotados por especialistas da área – membros da Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB) e do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, entre outros: • Acervo Acervo –  – Conjunto dos documentos de um arquivo. • Acesso Acesso   – Possibilidades Possibilidades de  de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em função de cláusulas restritivas. • Anexação Anexação –  – É a juntada de antecedentes. • Antecedente Antecedente   – É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa. pessoa. • Apensação Apensação –  – É a juntada de precedentes. • Arquivamento Arquivamento –  – Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido. • Arquivo em depósito  depósito   – Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam perte nçam ao ao seu acervo. • Av Aval aliação iação ou triage tri agem m – Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação destinação,, de acordo com seus valores probatórios, informativos e/ou históricos. • Classificação Classificação   – Na organização de arquivos correntes, correntes, significa colocar os documentos em uma sequência alfabética, numérica ou alfanu  mérica, mérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado (= (= arranjo). arranjo). • Data-limite Data-limite –  – Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período ab abrangid rangidoo. • Depósito Depósito –  – Local onde os documentos são guardados, sob custódia de terceiros, sem que haja transferência de posse ou propriedade. • Descarte, eliminação ou expurgo  expurgo  – Destruição de documentos julgados destituídos de valor (s (sem em valor) para gu guarda arda permanente. • Desclassificação Desclassificação   – Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. • Destinação Destinação   – Depois de se avaliar  avaliar   o grau de importância do documento, dizer para onde o mesmo será encaminhado. • Dossiê  – Unidade de arquivamento formada por documentos diversos, inerente a um assunto Dossiê – específico ou a uma determinad de terminadaa pessoa. pessoa.

• Instrumento de pesquisa – pesquisa – Meio de disseminação e recuperação da informação utilizado pelos arquivos. • Item documental d ocumental –  – A menor unidade arquivística materialmente material mente indivisível. Exs.:.: uma carta, um memorando, Exs memorando, uma fotografia, fotogr afia, um registro sonoro etc. e tc. • Legado Legado –  – Doação feita por declaração de última vontade. • Marcação Marcação –  – Aposição de marca assinalando o grau de sigilo. • Precedente Precedente –  – É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas pess oas diferentes dife rentes..

 

• Processo  Processo  – Termo geralmente usado na administração pública, designando: conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. • Protocolo Protocolo   – Denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição di stribuição e movimentação movimentação dos  dos documentos docu mentos em curso. – Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. – Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. • Reclassificação Reclassificação –  – alteração, pela autoridade competente, da classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosos sigilosos.. • Referência cruzada, remissiva ou referência  referência   – Liga dois ou mais assuntos correlatos (referência –– ver  ver também també m). – É a indicação de um documento em dois ou mais lugares ou assunto contido em outro mais amplo (referência – ver –  ver também també m). – Quando a entrada do nome de pessoas físicas é feita através de pseudônimos, usamos a ficha remissiva ver remissiva  ver.. – Quando uma empresa é mais conhecida pela sigla ou parte do nome de sua razão social ou nome de fantasia, usamos a remissiva ver remissiva  ver.. • Unidade de arquivament arquivamentoo  – O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critério arranjo arranjou o preestabelecido. Exs.: pastas,demaços pacotilhas. Comentárioss sobre alguns termos: Comentário 1o) acervo x dossiê Acervo  – definição genéri genérica, ca, envolvend envolvendo o ttoda oda a docu documentaçã mentação o de um organismo ou de um arquivo. Dossiê  – definição restrita, pois envolve um assunto específico ou determinada pessoa (parte do acervo). o

2 )consultá-los) O acesso aos ou documentos pode ser plenosigilosos, (documentos ostensivos, seja, qualquer pessoa pode limitado (documentos ou seja, somente ou pessoas autorizadas poderão ter acesso a eles). Por isso, a definição de acesso começa com “possibilidades” de consulta, pelo fato de que nem todas as pessoas pessoas terão acesso a certos cert os documentos.

 

3o) antecedente x precedente an tecedente p recedente

   

→

  mesmo aassunto ssunto / mesma pessoa (an exação)

→

  mesmo aassunto ssunto / pessoas diferentes diferentes (a (ap ensação)

4o) Os itens documentais estão contidos conti dos nas unidades de arquivamento. arquivamento. Ex.: um relatório (item documental) está dentro de um pacote (unidade de arquivamento). 5o) ver também x ver (referência cruzada, remissiva remissiva ou referência) r eferência) • ver  

também també m tem caráter complementar ((completando completando alg algum um dado ou o u informação)

  • ver  

tem caráter exclusivo (de exclusão)

Di Dica ca de prova: Dois outros termos são também muito utilizados pelos arquivistas: armazenamento   e acondicionamento. armazenamento armaz enamento x acondicio acondicionamento namento armazenamento → guarda acondicionamento → embalagem (proteção aos documentos) Por exemplo: alguns documentos deixaram de ser consultados com frequên cia, cia, tendo sido, por essa razão, transferidos ao arquivo intermediário, a fim de aguardarem a sua destinação final. Neste arquivo, tais documentos foram f oram emp empacotados acotados e coloc colocados ados nas estantes de aço. aç o. • Qual foi a forma de acondicionamento usada? Os pacotes, que servem para proteger o documento. • Qual o local de armaz armazenamento enamento dos docu documentos mentos empaco empacotados? tados? Eles foram guardados nas estantes de aço.

 

Obs.: Em outro capítulo falaremos detalhadamente a respeito do arquivo intermediário, mencionado no exemplo acima.

2.8. Ciências auxiliares 2.8. Ciências auxiliares da Arquivologia • Diplomática Diplomática   – é o estudo de documentos quanto à sua autenticidade (o documento é

 

 verd adeir  verdade iro? o?)) e fidedi fid edigni gnidade dade (possui (po ssui fféé públic públ ica?), a?), al além ém da sua estr e strut utura ura formal. for mal. • Paleografia Paleografia –  – Técnica que habilita a decifrar documentos antigos. Estuda a história da escrita e a evolução das letras. Permite o conhecimento dos materiais (papiro, pergaminho, papel etc.) e dos instrumentos (cálamo, pena etc.) para escrever. O estudo da Paleografia propicia um melhor entendimento dos registros documentais para o resgate de fatos históricos. Além delas, podemos pode mos citar mais duas ciências auxiliares: emblemas. • Heráldica – disciplina que estuda os brasões e emblemas • Genealogia – disciplina que estuda a origem, a ascendência e a descendência dos indivíduos e as relações entre famílias. Fonte: Dicionário Brasileiro de Terminologia T erminologia Arquivística Arquivística (Arquivo Nacional).

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 1. (TRE/ES/2011 (TRE/ES/2011 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) Acerca dos conceit os e princíp princípios ios arquivísticos arquivísticos e da legislação legislação arquivística, arquivística, julgue julgue o ite m a seguir. Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um núme ro limitado limitado de cópias. cópias. Esses Esses document os mantê m uma relação relação orgâni orgânica ca entre si.

Resposta: CERTO. Os documentos de arquivo possuem caráter orgânico, mostrando a importância do conjunto documental, a “relação que os documentos mantêm entre eles”. Já os documentos de biblioteca possuem relação não orgânica, não precisando haver algum tipo de ligação entre eles. Além disso, estes possuem numerosos (múltiplos) exemplares, ao contrário dos documentos de arquivo (onde cada setor produz o seu próprio documento, em exemplar único). 2. (TRE/PB/200 (TRE/PB/2007 7 – Carlos Carlos Chagas) A escrit a e suas variações variações ao longo do te mpo são objet objet o da: a) paleografia; paleografia; b) numismática; c) linguística; d) paleontologia; e) heráldica.

Resposta: A A Paleografia estuda a história da escrita e a evolução das letras. Logo, podemos deduzir que tal estudo abrangerá as mudanças ocorridas na escrita no decorrer do tempo. A definição de Paleografia Paleo grafia pelo Dicio Dicionário nário Brasileiro Brasileiro de Terminologia Arquivística, Arquivística, do Arquivo Nacional, é a seguinte: “Disciplina que estuda a escrita manuscrita antiga, suas formas e variações através do tempo. te mpo.”” 3. (TRE/PB/200 (TRE/PB/2007 7 – Carlos Carlos Chagas) Quanto Quant o à diplomática, é a discipli disciplina na que e studa: st uda: a) trat ados e acordos int int ernacionais; ernacionais; b) comprovan comp rovante tess de t ítulos ítulos acadêmicos; acadêmicos; c) a estrutura estrut ura formal fo rmal e a aute autentici nticida dade de dos documentos; d) documentos em pergaminho ou velino; e) selos, timbres e assinaturas.

 

Resposta: C Na parte teórica deste livro, define-se Diplomática como “o estudo dos documentos quanto à sua autenticidade e fidedignidade, além de sua estrutura formal.” 4. (MPU/2007 – Carlos Chagas) Ao contrário das demais instituições de custódia de documentos, os arquivos: a) acumulam objetos tridimensionais representativos da cultura material de uma determinada sociedade; b) recebem documentos das entidades que cumprem a obrigação do depósito legal; c) redigem e instrumentalizam contratos ajustados entre as pessoas, conferindo-lhes fé pública; d) reúnem documentos produzidos para fins administrativos, jurídicos e legais; e) registram a propriedade legal resultante de alterações de direito de t ransmissão entre ent re pessoas físic f ísicas as e jurídicas. jurídicas.

Resposta: D Tais documentos são produzidos em razão das atividades-meio desempenhadas por determinado setor, ou então sã sãoo documentos relaciona relacionados dos a direitos do govern go vernoo ou o u de terceiros, t erceiros, a curto, médio ou longo período de tempo. 5. (TRE/PR/200 (TRE/PR/2005 5 – ESAG) Assinale Assinale a alternativa alte rnativa corret a. O processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa sequência sequê ncia alfabét alfabética, ica, numé numé rica ou alfanumé alfanumé rica é chamada de: a) cat alogação; alogação; b) indexação; c) arranjo; d) fluxogramação.

Resposta: C Arranjo pode ter várias definições. Depende do foco (arquivo corrente ou arquivo permanente). Esta definição de arranjo está ligada aos arquivos correntes, envolvendo os métodos de arquivamento arquivam ento previamente adotados adot ados nos sseto etores. res. 6. (TJ/MA/2005 – ESAG) A guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios em área que lhes são destinados denomina-se: a) acondicionamento; b) acesso; c) acumulação; d) armazenamento. armazenamento .

Resposta: D Armazenamento é a guarda de documentos em locais apropriados. Acondicionar é embalar, proteger os documentos, empacotá-los adequadamente. Acesso é a possibilidade de consulta aos documentos. Acumulação é uma das características caracterí sticas dos documentos de arquivo (esta deve ser or ordenada). denada). 7. (TJ/MA/2005) – ESAG) Ao conjunto de documentos de um arquivo denominamos de: a) armazenamento; b) acondicionamento; c) acervo; d) acumulação.

Resposta: C Definição muito utilizada pelos profissionais da área arquivística. Pode abranger toda a

 

documentação de um organismo (instituição, empresa) ou de um arquivo. 8. (MULTIRIO/2005 – João Goulart) A alternativa que melhor conceitua uma unidade de arquivo é: a) menor conjunto de documentos reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido; b) conjunto de documentos da mesma espécie, disposto numa determinada ordem ou designação; c) documento anexado a outro por assunto, com referência a pessoas diferentes; d) conjunto de informação e despachos originados por um requerimento.

Resposta: A Definição da Terminologia Arquivística. Podemos citar como exemplo uma pasta suspensa, que tem alguns documentos (menor conjunto) ordenados dentro dela, obedecendo a um determinado critério de arranjo arranjo (alfabético, (alfabético, cronológico, entre outros) outr os).. 9. (FURNA (FURNAS/20 S/2005 05 – José Pe lúcio lúcio Ferre ira) O conjunto de documentos docume ntos reunidos por processo de acumulação ao longo longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, e conservados em decorrência de seu valor, denomina-se: a) inventário; b) arquivo; c) depósito; d) arranjo arranjo;; e) maço.

Resposta: B O termo arquivo tem vários significados. Nesta questão, a definição de arquivo faz menção ao conjunto (organicidade documental), a acumulação gradativa, abrangendo, ainda, os arquivos públicoss e privados público pri vados,, assim assim como a documentação de pessoas pessoas físicas ou jurídic jurídicas. as. 10. 10. (Polí (Polícia cia Federal/200 Federal/2004 4 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) O arquivista arquivista responsáv re sponsável el pelo gerenciame ge renciamento nto das informações deverá ident ificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subsequentes. 1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos. 2. O objet o bjet ivo ivo do arquiv arquivo o é provar e testem te stemunh unhar. ar. 3. Os document os de arquivo arquivo são pro duzidos para atender at ender as f inali inalidad dades es administ administrativas, rativas, jurídicas, jurídicas, funcionais e legais. legais. 4. No processamento técnico dos acervos arquivísticos, incluem-se a identificação, a classificação, a catalogação, a avaliação, o arranjo e a descrição. 5. Em relação relação ao t ipo de conjun co njunto to , os documentos document os arquiví arquivísticos sticos são reuni re unidos dos pelo co nteúdo. 6. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no âmbito da instituição.

Resposta: ITEM 1: ERRADO ERRADO.. Os acervos arquivísticos são produzidos e conservados em um “único exemplar ou em número limitado de cópias”, e não em exemplares múltiplos. ITEM 2: CERTO CERTO.. O objeto do arquivo é servir de prova, de testemunho. O objetivo da biblioteca é instruir, educar. ITEM .doEstas finalidades estãoderelacionadas CERTO. (quan (quando do ele el3:e CERTO é utili ut iliza zado baseando-se basean do-se nos fins sua criação). com o valor primário do documento ITEM 4: ERRADO ERRADO.. Processamento técnico dos arquivos: registro, arranjo e descrição. Processamento técnico das bibliotecas: tombamento, classificação e catalogação.

ITEM 5: ERRADO ERRADO.. Os documentos arquivísticos são reunidos pela sua proveniência ou origem.  

Os de biblioteca são reunidos pelo seu conteúdo. ITEM 6: CERTO CERTO.. Os documentos são produzidos e recebidos pelos vários setores de uma instituição. Vários desses documentos serão preservados por um determinado tempo (enquanto durar o seu prazo prescricional), e outros serão preservados definitivamente (devido ao seu valor secundário). Logo, a documentação vai se acumular, resultando, portanto, no crescimento do acervo arquivístico da instituição. 11. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) A necessidade de comunicação remonta ao homem primitivo, que utilizava sistemas rudimentares simbólicos para deixar registrados seus feitos. Com a evolução da escrita, os materiais que serviam de suporte também foram evoluindo. Entre os principais suportes da informação mais utilizados ao longo do t em po, encontram- se: a) placa placa de pedra, papelão papelão e papel; papel; b) placa de argila, argila, papiro e papel; c) placa de zinco, pano e papel; d) placa de couro, cartão e papel; e) placa de papiro, papelão e papel.

Resposta: B Suporte é o material físico onde se registra uma informação. Podemos citar vários suportes informacionais muito utilizados uti lizados em épocas bem antig antigas as (mármore, (mármore, cobre, co bre, marfim, tábuas, tábuas, placas pl acas ou tabletes de argila) e em épocas mais recentes (papiro, pergaminho, papel). 12. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos anos, pois, mesmo refutados em princípio, são corroborados mais adiante, garantindo consistência da área. Nessa perspectiva, “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico arqui vístico que se t raduz como: a) integralidade; integralidade; b) viabilidade; viabilidade; c) organicidade; d) simultaneidade; e) f uncionalid uncionalidade. ade.

Resposta: C Um documento quando nasce, quando é produzido, já se pensa em colocá-lo junto a outros documentos – conjunto (levando-se em consideração os fins de sua criação, a sua origem, a sua proveniência). Um documento em conjunto tem muito mais valor do que quando desmembrado do seu conjunto (caráter orgânico). 13. (MPU/2004 – Esaf) Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qual das assertivas abaixo não corresponde a uma de suas def ini inições. ções. a) conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, ao longo de sua existência. b) acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais. c) documentos pro duz duz idos idos ou o u usados usados no curso de um ato admin administrativ istrativo o o u executivo de que são são parte p arte co nstituinte nstituinte.. d) entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos. e) edifíci edif ício o o nde são guardados guardados os arquivos. arquivos.

Resposta: A Coleção tem a ver com bibliotecas, e não com arquivos. Em vez de colecionados, o item em

 

referência estaria certo se fosse: conjunto de documentos “produzidos e recebidos”.

 

Capítul Ca pítulo o2

Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dos Documentos/Estágios de Evolução dos Arquivos

1. Introdução 1. Introdução O assunto a ser tratado neste capítulo é um dos mais cobrados em cobrados em concurso público. As bancas organizadoras existentes adoram perguntar sobre “a teoria das três idades, ou o ciclo de vida dos documentos (administrativos), ou os estágios de evolução dos arquivos” – a nomenclatura muda, mas o tema é um só. São 3 as idades, ou 3 os ciclos, ou 3 os estágios: corrente corrente,, intermediário intermediário   e permanente (ass permanente  (assim im definidos em 1973, por Jean-Jacques Jean-Jacques Valet Valette). te). Dica Di ca de prova: Quanto ao grau de frequência de uso dos documentos, podemos classificar os arquivos em: correntes, intermediários e permanentes.

2. 2. Def  Defini inições ções a) Arquivo corrente ou de primeira idade – idade  – guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por issoo dizem iss d izemos os que eles ele s possuem possuem valor primário. pr imário. b) Arq  – guarda documentos que não são consultados Arquivo uivo intermediário intermediári o ou de segunda idade id ade – mais com tanta frequência, e que aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, temporário, ou seja, se serão guardados permanentemente ou se serão eliminados após determinado tempo. Também chamado de pré-arquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário. Obs.:  O prazo Obs.:  prazo   precaucional precaucional   (precaução) dos conjuntos documentais deverá ser cumprido nos arquivos intermediários intermediários (pressupõe  (pressupõe a garantia de direitos). c) Arquivo permanente ou de terceira idade  idade   (os arquivos propriamente ditos) – guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo (vide  esquema mnemônico no   2, abaixo): Esquema

 

mnemônico mn emônico no 2 corrente  → corre → tramita (cons  (consulta ulta f requente) requente) intermediário → transitoriedade (consu  (consulta lta não f reque requente) nte) permanente  → preservados sempr se mpree (matéria-prima da história)

Obs.: Segundo Marilena Leite Paes, as 3 idades são complementares Obs.: Segundo complementares.. Cada uma delas “corresponde a uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada”. adequada”.

3. Localização física 3. Localização • arquivos correntes – devem estar localizados  ju  junto nto aos órg ór g ãos prod pr oduto utore ress  (nos próprios escritórios ou próximo deles), a fim de facilitar o acesso aos documentos por eles mesmos (os administradores). • arquivos intermediários – devem estar em locais afastados  afastados  dos órgãos que produziram ou receberam os documentos, documento s, devido à manutenção ser mais barata. barata. • arquivos permanentes – os pesquisadores são o seu principal público. Por essa razão, devem estar localizados  jun  junto to aos centr ce ntros os cultur cu lturai aiss ou próxi pró ximos mos às uni un i versi ver sid d ade ad e s, com salas d e consultas bem espaçosas, espaçosas, a fim de receber os usuários em locais bem acessíveis e num ambiente mais adequado.

4. Acesso doc umentos tos 4. Acesso aos documen • arquivos correntes – acesso restrito ao órgão produtor (gerador). Quem responde pelos documentos são os setores de origem. • arquivos intermediários – acesso ao documento pelo público apenas quando a sua fonte geradora autorizar. Os documentos ainda pertencem ao setor de origem . A função destes arquivos é apenas a de guardar o documento para o referido setor. • arquivo permanente – acesso liberado ao público (não há restrições). Os documentos passam a  fazer parte do acervo dos arquivos permanentes, não pertencendo mais ao setor de origem origem do ( ver também també m esqu es quee ma mnemôn mne mônii co n o  4). mesmo, devido ao seu valor secundário ( ver Cuidado: Como já vimos no capítulo anterior (terminologia arquivística), quando determinado Cuidado: Como conjunto de documentos é colocado em um arquivo permanente, mas ainda não pertence ao seu acervo, é denominado de “arquivo em depósito”. Isso pode ocorrer quando, em uma empresa, não existe um arquivo intermediário para guardar os documentos que, embora sejam pouco consultados, ainda possuem valor primário para a administração. Dessa forma, a fim de liberar espaço nos arquivos correntes, esses documentos vão para o arquivo permanente de um determinado organismo, embora continuem pertencendo ao setor de origem, até cessar totalmente o seu valor administrativo.

5. Transferência 5.  Transferência e recolhimento  

• quando um documento passa do arquivo corrente para o interme diário, d  iário, dizemos que houve uma transferência transferência de  de documentos. • quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, dizemos que houve um recolhimento recolhimento de  de documentos. Observações: a) em certos casos, determinados documentos podem passar (ser recolhidos) do arquivo corrente direto ao permanente (obedecendo a Tabela de Temporalidade da instituição), sem passar pelo arquivo intermediário. Quando isso ocorrer, também dizemos que houve um recolhimento de documentos; b) um documento de valor permanente pode voltar a ser corrente.. Por exemplo, um processo “engavetado” há muito tempo pode ser desarquivado corrente (certo assunto nele registrado volta a ser objeto de debate, após anos de esquecimento), tornando-se novamente muito consultado pela administração por algum período. Não se eesqueça: squeça: As  As pessoas de mais idade ainda têm o costume de dizer, ao ir dormir: “vou me recolher”, recolher ”, pois as suas atividades naquele dia já se encerraram. Por isso, associem o arquivo permanente (a última idade, a da documentação mais antiga) sempre ao termo recolhimento recolhimento   (vide esquema mnemônico n o  3, a seguir): Esquema mnemônico no 3 co r r e n t e (1 a idade)

T  

→

i nt e r m e d i á r i o  

(2 a idade)

R  

→

p e r m a ne nt e  

(3 a idade)

Nomenclatura utilizada: T => transferência R => recolhimento Obs.: Os documentos transferidos Obs.: Os transferidos para  para os arquivos intermediários ou recolhidos recolhidos para  para os arquivos permanentes continuam tendo valor. Se deixassem de tê-lo, seriam eliminados. Portanto, tais procedimentos são realizados por causa da “frequência de uso dos documentos” e não em função do seu valor.

6. Prazo 6. Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos A r q u i vo s

An o s

correntes (s etoria is )

1 a no

g er era is is ou centra is is (continua çã çã o d a id ad ad e corrente)

5 a 10 a n no os

intermed iá rios

20 a nos

permane permanente ntess (tempo (tempo de exi existên stência cia do document documento, o, e não de sua guarda)

25 ou ou 30 anos, anos, a contar da data de sua produção ou do fim de seu trâmite

 Bellot ot to, 2004. Fonte: Bell

Comentário: Os documentos de arquivo são acumulados nos respectivos setores (órgãos produtores) com uma frequência constante. Novos documentos são produzidos/ recebidos quase que diariamente. Depois

de um certo tempo (em torno de 1 ano), os arquivos correntes (setoriais) não têm mais espaço para  

guardar um número maior de documentos. Assim sendo, aqueles menos consultados são mandados para um arquivo central do respectivo órgão produtor, onde permanecem por tempo aproximado de 5 a 10 anos. Após este tempo, os documentos são transferidos transferidos para  para os arquivos intermediários, neles ficando por cerca de 20 anos, no aguardo do destino que os cercam. Se não tiverem valor secundário, serão eliminados; caso contrário, serão recolhidos recolhidos aos  aos arquivos permanentes, a fim de serem guardados para sempre. Geralmente, os documentos recolhidos nesses arquivos nasceram há 25 ou 30 anos (conforme tabela acima).

7. 7. Valor  Valor primário e valor secundário dos documentos • valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso dos documentos pelo órgão de origem (produtor), (produt or), baseando-s baseando-see nos fins de sua criação. criação. • valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) – uso dos documentos pelo órgão produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. gerados. O documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação. Comentário: Os documentos relacionados à orig origem em e aos objetivos objetivos da instituição institui ção possuem possuem valor valor secundário secund ário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente. Obs.:  No capítulo referente à avaliação e destinação de documentos, voltaremos a falar sobre a Obs.:   valoraç  valo ração ão dos do s docu do cument mentos. os. Dica de prova: As bancas organizadoras dos vários concursos públicos costumam elaborar questões mencionando os termos “valor primário e/ou secundário” dos documentos. Já sabemos que os documentos que estão nos arquivos correntes e intermediários possuem valor primário e os que estão nos arquivos permanentes possuem valor secundário. Portanto, concursandos, caso caia valor primário – pensem imediatamente nas duas primeiras idades. Se cair valor secundário – associem no ato aos arquivos de 3a  idade (vide esquema mnemônico no  4, abaixo):

Esquema mnemônico no 4  

arquivo corrente – valor primário

 

arquivo arqu ivo int intermedi ermediário ário – valor primário

 

arquivo permanente – valor secundário Por exemplo, se cair em uma prova a seguinte afirmação: “Os documentos de valor secundário são arquivados definitivamente nos arquivos intermediários.” Certa ou errada? Afirmação errada, porque valor secundário é valor permanente (arquivos permanentes). Logo, após

determinado tempo, os documentos de valor secundário serão recolhidos  em definitivo aos arquivos permanentes.

 

8. 8. T  Termos ermos associados às idades dos arquivo arquivoss Podemos associar vários termos aos arquivos correntes, intermediários e permanentes. Por exemplo, os arquivos administrativos são associados aos correntes, os pré-arquivos aos intermediários e os arquivos históricos aos permanentes. Nos diversos concursos têm caído essas associações, como no último concurso para a Transpetro (banca: Fundação Cesgranrio), realizado em março de os 2006, quandotermos: abordaram o assunto “teoria morto. das 3 idades” em uma das mencionando seguintes arquivo ativo e arquivo Para o candidato ter questões, melhores possibilidades de acertar a questão, basta saber que o ativo está ligado ao corrente, e o morto, ao permanente. Dessa forma, a questão torna-se fácil, desde que o concursando domine tal tema abordado. Abaixo, apresentaremos uma tabela englobando praticamente todos os termos associados aos estágios de evolução dos arquivos, enriquecendo, em seguida, com comentários sobre alguns deles, a fim de um melhor entendimento do concursando. Dica Di ca de prova:

 

c o rr e n t e

int ermediário

permanent e

1a  idade

2a  idade

3a  idade

set orial

pré-arquivo

hist órico

administrativo

 

records centers

 

de custódia

at ivo

semiat ivo

passivo

vivo

limbo

mort o

de moviment o

purgat ório

est át ico

em curso

t emporário

def init ivo

núcleos de arquivo

t ransit ório

f inal

Comentários sobre alguns termos: ter mos: 1o) Alguns termos pouco são usados no Brasil: “Records Centers” – Centros Intermediários de Documentos, como é conhecido o arquivo intermediário nos EUA e Canadá; Limbo, na GrãBretanha; Purgatório, nos Estados Unidos da América. 2o) Núcleos de arquivo são os arquivos setoriais, setoriais, ou seja, os arquivos descentralizados, descentralizados, onde os documentos são consultados com frequência. 3 ) Arquivos administrativo, ativo, vivo, de movimento, em curso – associados aos arquivos correntes   devido à finalidade dos arquivos (funcional, administrativa, imediata), com correntes documentos consultados constantemente, como já sabemos, estando ou não em movimentação o

 

(tramitando).. (tramitando) 4o) Pré -arquivo – termo originário da França ( Préarchivage); ligado ao arquivo intermediário, vem Pré-arquivo antes dos antes  dos arquivos propriamen propri amente te dito d itoss – os permanentes. permanentes. 5o) Os termos associados aos arquivos intermediários devem-se ao fato de os documentos estarem nesta idade aguardando a sua destinação final. Daí a sua característica: transitoriedade transitoriedade.. Além disso, também o uso não mais frequente dos documentos (não mais ativo). Exemplo da diminuição gradativ grad ativaa da frequência frequência está  está implicitamente no termo: semiativo. Um documento, quando torna-se semiativo, se não tiver valor secundário, será eliminado; caso contrário, será recolhido ao arquivo permanente. 6o) Os termos associados aos arquivos permanentes estão intimamente relacionados com a “última idade” – por exemplo: definitivo, final; também estão ligados ao valor secundário (fonte de pesquisa e informação) do documento – por exemplo: histórico. 7o) O termo arquivo arquivo   morto morto de  de vez em quando cai em prova. Este termo popularizou-se e é muito utilizado até nas grandes empresas. Caso caia, é só pensar nos arquivos permanentes permanente s. Comentário: Os Comentário:  Os profissionais da área arquivística não utilizam o termo “arquivo morto”, pois é inadequado, uma vez que os documentos de valor secundário devem ser preservados em caráter definitivo, devido ao seu valor histórico, probatório e informativo, como já vimos anteriormente. Representam a matéria-prima da história, sendo muito importantes (não devem ser descartados), podendo ser consultados pelos pesquisadores/administradores a qualquer tempo,, em face de seu uso científico, social e cultural. O termo utilizado pelos arquivistas é tempo arquivo permanente ou histórico, pois morto dá ideia de algo sem vida. E, se assim fosse, seria ilógico guardar documentos documentos irrelevan irr elevantes. tes. 8o) Os arquivos intermediários só devem ser criados caso fique comprovada a importância deles no ciclo documental. Geralmente, existem em âmbito governamental (público), pois documentos oficiais há em grande quantidade, além de estarem dispersos fisicamente. Quanto à documentação de natureza privada, apenas empresas de grande porte e detentoras de massa documental preocupam-se em construir pré-arquivos. Quando ocorre a passagem dos documentos da idade corrente para a segunda idade, o arquivista irá conferir a documentação transferida, providenciando, em seguida, medidas de conservação e restauro dos documentos. A classificação proveniente dos arquivos correntes será mantida. Os coordenadores dos depósitos de guarda intermediária devem: • atender às solicitações feitas pelos órgãos produtores; • aplicar as tabelas de temporalidade, a fim de selecionar os documentos para eliminação ou recolhimento; • administrar as transferências de novos documentos para o seu arquivo, assim como o recolhimento de documentos de valor secundário para o arquivo definitivo. A criação dos limbos deve-se, principalmente, à economia economia   de espaço, pessoal, equipamento e tempo. Com o propósito de se evitar a multiplicação de depósitos e manter a política arquivística obedecendo a um padrão predeterminado, o arquivo intermediário deverá ser subordinado ao

 

arquivo permanente.

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 14. 14. (ANE (ANEEL/2 EL/201 010 0 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) Acerca Ace rca de re cursos humanos e mat eriais adotados pelos arquivos, arquivos, julgue julgue o próximo próximo ite m. O arquivamento intermediário dos documentos propicia economia de espaço físico e dos recursos humanos e materiais.

Resposta: CERTO. Os documentos são produzidos e recebidos nos setores (que cumprem funções de arquivos correntes) constantemente. Logo, o acervo nos setores vai crescendo. Por isso, depois de um certo tempo, os documentos são transferidos aos arquivos intermediários, liberando espaço nos setores e evitando o acúmulo dos documentos. Por não haver “acumulação”, não será preciso aumentar os recursos humanos e materi materiais ais nos arquivos correntes. 15. 15. (ANA (ANAC/2 C/200 009 9 – UnB/Cespe UnB/Cespe – com adaptação) Acerca das t eorias e dos princíp princípios ios arquivísticos, arquivísticos, julgue julgue o it em a seguir: O arquivo arqui vo int int erm ediário, assim como o arquivo corrent corrent e, é constit uído de document os de valor primário. primário.

Resposta: CERTO. O documento tem valor primário quando ainda possui valor administrativo. Quando cessa totalmente o seu valor administrativo, e acaba o seu prazo prescricional, ele é eliminado. Se o documento tiver valor secundário (histórico), ele é imprescritível, e será recolhido ao arquivo permanente, e lá será preservado para sempre. Portanto, os arquivos correntes e intermediários são constituídos de documentos de valor primário (administrativo). 16. (ANAC/2009 – UnB/Cespe – com adaptação) Acerca das teorias e dos princípios arquivísticos, julgue o item a seguir: Os est ágios ágios de e volução volução dos arquivos arquivos são conhecidos conhecidos como arquivos set oriais oriais e arquivos gerais ou centrais. cent rais.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. Os estágio estágioss de evolução dos arquivos são são as três idades: – arquivo corrente ou de primeira idade; – arquivo intermediário ou de segunda idade; – arquivo permanente ou de terceira idade. 17. (TRE/PB/2007 – Carlos Chagas) O valor mediato, quando atribuído aos documentos de arquivo, equivale ao valor: a) primário; b) fiscal; c) legal; d) probatório; e) secundá sec undário. rio.

Resposta: E Podemos chamar o valor secundário de valor “mediato, permanente, histórico ou de arquivo”. O documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação. Já perdeu totalmente o seu valor administrativo.

 

18. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) São considerados documentos intermediários: a) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes; b) os de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados definitivamente; c) os produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou  jurídicas; d) d ) os de d e int e resse re sse público ou social; e) aqueles que, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Resposta: E É nos arquivos intermediários que os documentos aguardam a sua destinação final (eliminação ou recolhimento), após cessar o seu valor administrativo. 19. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) O ciclo vital dos documentos compreende as idades: a) temporária, in inte te rmediária, rmediária, permanente ; b) corrente, co rrente, inte intermedi rmediári ária, a, permanente; c) administrativa, temporária, permanente; d) administrativa, administrativa, int int ermedi erme diária ária,, permanente perm anente;; e) corrente, temporária, permanente.

Resposta: B O ciclo vital dos documentos administrativos refere-se às três idades: corrente, intermediária e permanente. 20. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) A passagem dos documentos correntes para os arquivos intermediários denomina-se: denomin a-se: a) recolhime recolhime nto; b) arranjo; c) trans t ransff erência; erência; d) destinação; e) arquivamento.

Resposta: C • corrente para o intermediário – transferência • intermediário para o permanente – recolhimento 21. (TRE/SP/2006 – Carlos Chagas) Os documentos de arquivo de uma instituição são produzidos com um determinado objetivo e, para tanto, tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma instituição para outra, ou de um setor para outro da mesma instituição, até serem arquivados. Essa descrição refere-se a um arquivo em sua fase: a) pública; b) admin administrat istrativa iva;; c) permanente permanente;; d) corrente; e) privada.

Resposta: D Quando os documentos estão tramitando (em movimento, em curso) ou, mesmo sem movimentação, movim entação, são consultados com co m frequência, são chamados chamados de arquivos corrente co rrentes. s. 22. (BNDES/2006 – Cesgranrio) A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade idade em que são arquivados arquivados os documentos docume ntos que pe rderam t odo o valor valor de de nat urez a administrat administrat iva é a: a) permanente permanente ;

b) corrente;

 

c) especiali esp ecializz ada; ada; d) empresarial emp resarial;; e) públi p ública. ca.

Resposta: A Os documentos na idade permanente não têm mais valor administrativo. São recolhidos devido ao seu valor histórico ou documental (probatório e informativo). 23. 23. (Agência N Nacio acional nal de Pet róleo/2005 róleo/2005 – Cesgranri Ce sgranrio) o) Assinale Assinale a afirmat iva correta a respeit o dos t ipos de arquivo: arquivo: a) Os Os chamados arquivos de primeira idade constituem-se de documentos que deixaram de ser consultados. b) Denomina-se “arquivo em depósito” o conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pert ençam a seu acervo. acervo. c) O conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais e empresas em geral é chamado “arquivo público”. d) Arquivos intermediários são aqueles constituídos de documentos de uso frequente mas que não são conservados nas repartições que os receberam recebe ram ou produziram.

Resposta: B Definição da terminologia Arquivística. O documento está sob a responsabilidade do arquivo permanente, mas ainda pertence ao setor de origem. 24. 24. (CVM/2 (CVM/200 005 5 – NCE/UFRJ NCE/UFRJ)) O ciclo ciclo vital dos document os administrat ivos compreende t rês idades: os arquivos corrente s, que mantêm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico; os arquivos intermediários, que guardam os documentos que já ultrapassaram o prazo de validade jurídico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos são preservados definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localização física. Portanto, os arquivos de primeira e segunda idades idades devem de vem est ar localizados, localizados, respect ivame ivame nte : a) fora da cidade, cidade, arquivo arquivo nacional nacional;; b) próximo ao corrente, co rrente, luga lugarr descentraliz descentraliz ado; ado; c) acima da est rutura, área de segura se gurança; nça; d) em t orno da capital, capital, perto pert o do centro; cent ro; e) junto ao produtor, p rodutor, local af af astado. astado.

Resposta: E Localizaçã Locali zaçãoo física fí sica dos arquivos: • correntes – junto aos órgãos produtores (facilita o acesso) • intermediários – local afastado dos órgãos produtores (consulta não frequente) • permanentes – junto aos centros culturais ou às universidades (valor (valor secundário) 25. (MULTIRIO/2005 – João Goulart) De acordo com a nomenclatura arquivística, a teoria das três idades está cronologicamente classificada em: a) intermediária, corrente e permanente; b) corrent e, intermediária intermediária e permanente; c) corrente, corrent e, permanente e intermedi interme diári ária; a; d) permanente permanente,, intermediária intermediária e corrente. corre nte.

Resposta: B – primeira idade ou corrente – segunda idade ou intermediária

– terceira idade ou permanente  

26. 26. (Secre t aria de de Admini Adm inist stração ração do est ado de T ocantins/200 ocantins/2004 4 – Ce sgranrio) sgranrio) Assinale Assinale a afirmat iva INCORRETA INCORRETA a respe ito dos arquivos. a) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermediário e de terceira idade ou permanente. b) Os documentos e papéis que são consultados com menos frequência devem ser arquivados em separado daqueles de uso contínuo. c) Os documentos em curso ou de uso frequente devem ser conservados na sede das empresas que os produziram ou em dependências próximas. d) De acordo com a frequência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos, e para cada um deles há uma forma distinta de organizar, organ izar, conservar conservar e t ratar os documento s. e) Devem ser destruídos todos os documentos que têm apenas valor histórico ou que passaram a ser considerados inúteis ou imprestáveis.

Resposta: E Se os documentos tiverem valor histórico, “nunca” poderão ser destruídos. 27. 27. (UFRJ (UFRJ/20 /2004 04 – NCE/UFR NCE/UFRJ) J) Constituídos Constit uídos de docume ntos em curso como plano plano de part ida ou prosseguiment o de planos planos para fins de controle ou tomada t omada de decisões das administrações são os arquivos: arquivos: a) corrente s; b) intermediários; c) permanentes; d) sigilosos; e) secretos.

Resposta: A Os arquivos correntes guardam documentos de uso funcional/administrativo/jurídico, auxiliando o administrador (órgão produtor) na tomada de decisões. 28. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: a) onomástico; b) permanente; c) especializado; d) int int ermediá erme diário; rio; e) estratégico.

Resposta: D O arquivo intermediário tem documentos que não são mais consultados com frequência e que aguardam a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). 29. (BNDES/2004 – Cesgranrio) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários: a) Devem necessariamente ser conservados próximos aos escritórios. b) Devem di disponibi sponibililizz ar seus documentos documento s para consul consultas tas f requente requentes. s. c) São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou “arquivo morto”. d) Guard Guardam am documentos documento s of ici iciai aiss ou de va valor lor histó histórico rico em caráte caráterr permanente. e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados.

Resposta: E As letras a e b referem-se aos “arquivos correntes”. A letra c menciona o termo “arquivo morto”,

relacionado ao arquivo permanente. A letra d fala da guarda em caráter permanente, quando o  

correto seria mencionar a guarda em caráter “temporário”. Portanto, a afirmativa correta é a letra “e”, pois os documentos nos arquivos intermediários, embora sejam menos consultados, devem ser disponibilizados para acesso quando se fizer necessário. necessário. 30. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ – com adaptações) É possível relacionar a vida do documento com a vida do ser humano. Nesse se ntido, o ciclo ciclo de vida dos dos documentos docume ntos de arquivo arquivo forma o pano de fundo no qual se apoiam apoiam as inte rvenções arquivísticas arqui vísticas e é compost o por: a) 1 período; b) 2 períodos; c) 3 períodos; d) 4 períodos; e) 5 períodos.

Resposta: C O ciclo de vida dos documentos arquivísticos está relacionado às três idades: corrente, intermediária e permanente. 31. 31. (UF (UFRJ/ RJ/20 2004 04 – NCE/U NCE/UFRJ FRJ)) O e nte ndiment o sobre a vida funcional funcional at at iva de de um a pessoa em uma instit uição uição est á contido no dossiê desta pessoa, com informações sobre: contratação, avaliação, promoção, formação, remuneração etc. Assim, a qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores pode ser definida como valor: a) subsidiário; b) quaternário; c) t erciário; erciário; d) secundário; e) primário.

Resposta: E Valor primário pode ser chamado também de valor imediato ou administrativo. O órgão produtor utiliza os documentos, baseando-se nos fins de sua criação.

 

Capítul Ca pítulo o3

Tipologia Docume Documental ntal (C (Class lassificação ificação dos o Arquivoss e dos Documentos) / Lei n Arquivo 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação Pública) 1. Classificaç ão dos arquivo arquivoss 1. Classificação 1.1. 1.1. Introdução  Introdução Os arquivos possuem inúmeras características. Espelhando-se nelas, com base na obra da professora Marilena Leite Paes, podemos classificá-los de acordo com:

– as entidades mantenedoras; – os estágios de sua evolução; – a extensão extensão de sua atuação; – a natureza dos documentos. documento s. Obs.:  Os estágios de evolução dos arquivos (as 3 idades ou os 3 ciclos vitais) já foram objeto de Obs.:  análise minuciosa no capítulo anterior. Dica de Prova: Quanto à ent entidade idade produtora, produtora, os arquivos são classif classif icados em: em: • públicos públicos • privad privados os

Comentário:  De acordo com o artigo 7 o  da Lei no  8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe Comentário:  sobre a política nacional de arquivos públicos e privados (que será objeto de análise em outro capítulo): “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.” O parágrafo o

1  da referida Lei complementa: “são também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício exercíc io de suas atividades”. atividades”. Exemplos Exempl os de arquivos arqu ivos públicos: públicos:

• Arquivo Arquivo Nacional (Federal).  

• Arquiv Arquivoo Público do Distrito Federal, entre outros. outro s. Em consonância com o artigo 11 da Lei citada anteriormente “consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência decor rência de suas atividades”. Exemplos de arquivos privados: • Arquivos pessoais. • Arquivos institucionais (de igrejas, instituições de ensino etc.). • Arquivos Arquivos comerciais (de empresa empresas) s),, entre ent re outro o utros. s. 1.1.1. Entidades 1.1.1. Entidades mantenedoras Toda organização possui suas próprias características características.. De acordo com elas, os arquivos gerados podem ser: • Públicos – em âmbitos Federal, Estadual ou Municipal. • Instit Institucionais ucionais – escolas, igrejas igr ejas,, associaçõ associações, es, entidades sem fins lucrativos. • Comerciais Comerciais – corpor co rporações, ações, firmas. • Famili Familiares ares ou Pessoais. Pessoais. 1.1.2. Extensão 1.1.2. Extensão de sua atuação (abrangência) • Setoriais – são os localizados junto aos órgãos operacionais, devido ao grande número de consulta aos documentos armazenados pelos diversos setores. Esses arquivos setoriais são, como já foi dito no capítulo anterior, descentralizados descentralizados.. Pelo fato de os documentos serem muito consultados, tais arquivos são considerados correntes correntes.. Os arquivos setoriais podem descartar documentos que não possuem valor administrativo e jurídico para eles, considerados, por isso, documentos de guarda eventual. • Centrais ou Gerais – como o próprio nome sugere, esses arquivos centralizam centralizam as  as atividades dos arquivos correntes. Recebem os documentos oriundos dos vários setores integrantes de uma

instituição. Eles servem para atenuar um pouco o problema de espaço existente nos órgãos que fazem parte dessa estrutura organizacional, pois sabemos que os documentos são produzidos e recebidos com bastante frequência na 1 a idade, tendendo a se acumularem nos setores com o passar pass ar do tempo. Não se eesqueça: squeça: Arquivos descentralizados – documentos em diversos locais. Exemplo: arquivos seto setoriais. riais. Arquivos centralizados – documentos concentrados em um determinado local. Exemplo: arquivo central, arquivo intermediário. 1.1.3. 1.1.3. Natureza  Natureza dos documentos • Arquivos especiais – custodiam documentos de formas físicas distintas, distintas,  que merecem

tratamento especial  especial  no seu armazenamento, acondi c cio i o namento, n   amento, registro, controle, conservação, entre outros procedimentos técnicos. Exs.: slides (diapositi  (diapositivos) vos),, filmes fil mes,, fotografias, fot ografias, discos, mapas, mapas, cd-rom etc.; et c.; • Especializados – custodiam documentos procedentes da experi experiênci ênciaa do homem homem em um campo campo específico,, não importando a forma física apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, específico indevidamente, indevidamen te, como “arquivos técnicos” técnico s”.. Exs.:.: de engenharia, contábeis, Exs co ntábeis, de imprensa, médico médicoss ou hospitalares hospital ares etc.

 

2. 2. Classificação  Classificação dos documentos 2.1. Introdução  Introdução 2.1. Assim como os arquivos, os documentos também possuem características diferenciadas. Baseando-s Bas eando-see nelas, podemos po demos classificá-los classificá-los de acordo com: • o gênero; • a espécie; • a natureza do assunto. assunto. 2.1.1. 2.1.1. Gênero  Gênero O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes. São eles: • Textuais – manus manuscrit critos, os, datilog dati lografados rafados ou impress i mpressos. os. • Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura. Exemplo Exem plos: s: mapas mapas,, plantas, pl antas, perfis e fotografias foto grafias aéreas (utilizadas (util izadas na na elaboração el aboração de mapas) mapas).. • Iconográficos – documentos com imagens estáticas. estáticas. Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), (lit ografias), cartazes, cartõescartõe s-postais, postais, estampas, estampas, di diaa positivos positivos (slides), partituras. • Filmográficos – documentos com image imagens ns em movimento movimento.. Exemplo Exem plos: s: filmes, filmes, fitas videomagnéticas. video magnéticas. • Sonoros – documentos com registros fonográficos fonográficos.. Exemplo Exem plos: s: discos, discos, fitas fit as audiomagnéticas. • Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem microfilmagem   de documentos (assunto a ser tratado em outro capítulo). Exemplo Exem plos: s: rolos, microfichas, micro fichas, jaq jaquetas, uetas, cartões-j cart ões-janela. anela. • Informático – documentos ligados ao computador computador.. Exemplo Exem plos: s: disquetes, discos rígidos, rígido s, discos ópticos. óptico s.

Comentários: o

1 ) A documentação textual é mensurada em metros lineares. Os documentos pertencentes a outros gêneros são quantificados quantificado s em unidades. 2o) De acordo com o Professor Aurélio Buarque de Holanda, o termo audiovisual audiovisual   “diz-se dos sistemas, meios ou veículos de comunicação, ou de mensagens, que atingem o indivíduo através

da vista e da audição, ou da imagem e do som”. Dá-nos ainda um outro significado: “diz-se do  

meio pedagógico em que se lança mão do som e da imagem por meio de livros, filmes, discos etc.” Logo, um filme (gênero filmográfico – termo específico) pode ser considerado também do “gênero audiovisual – termo genérico”. Lógico que em uma prova daremos sempre preferênci prefer ênciaa pelo pelo termo mais mais específico. específico . 3o) As bancas organizadoras dos concursos não vão perguntar ao candidato o que é uma fotografia ou um disco, mas sim o gênero a que pertencem esses documentos (iconográfico e sonoro, respectivamente). 4o) O gênero se divide em espécie documental; a espécie se divide em tipo documental, assunto a ser visto em seguida. 5o) De acordo com a Professora Heloísa Bellotto, os termos gênero, espécie e tipo documental possuem as seguinte seguintess definições: definiçõ es: • Gênero Gênero –  – “configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem”. • Espécie Espécie –  – “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações informações nele contidas” conti das”.. • Tipo  – “configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”. Tipo – Assim sendo, um relatório é exemplo de “espécie documental”. Quando especificamos a espécie (relatório financeiro, relatório de recursos humanos), temos a caracterização de “tipos documentais”. Logo, podemos exemplificar: Contrato, Con trato, Edital e Certidão são são espécies espécies documentais.  documentais. Contrato de Prestação de Serviços, Edital de Concurso Público e Certidão de Nascimento são tipos documentais. Portanto, podemos concluir que o tipo documental é a espécie mais a sua atividade ou razão funcional. 6o) Mais duas definições importantes: import antes: • Forma documental  documental  – está relacionada com o preparo do documento e a maneira como ele é disponibilizado ao consulente. Exemplos: minuta ou rascunho, original, cópia. • Formato documental  documental  – está relacionado com as características “físicas” de um suporte (material físico onde se registra a informação). Exemplos: caderno, códice (livro de registro), livro. 2.1.2. Espécie 2.1.2. Espécie A espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. formal. Existem vários atos que dão origem às espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão dispostas). De acordo com Heloísa Bellotto, Bellotto , são são eles:

• Atos normativos  normativos  – ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas (de cumprimen cum primento to obrigatório). Exemplos: leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, portarias. • Ato Atoss enunciativos enu nciativos –  – emitem uma opinião, esclarecendo sobre certo assunto. Exemplos: pareceres, votos, relatórios. • Ato Atoss de assentamento – assentamento – formados por registros, firmando fatos ou ocorrências. Exemplo Exem plos: s: atas, autos de infração, termos. • Atos comprobatóri comprobatórios os –  – comprovam c omprovam assentam assentamentos, entos, decisões, apon apo ntamentos. t  amentos.

 

Exemplos: certidões, atestados, traslados, cópias autenticadas. • Ato Atoss de ajuste – ajuste – representam acordos firmados (entre duas ou mais partes). São representados pelos documentos pactuais. Exemplo Exem plos: s: convênios, convênios, contrato co ntratos, s, ajustes. ajustes. • Atos de correspondência  correspondência   – são criados com o propósito de os atos normativos serem executados. Exemplo Exem plos: s: editais, edit ais, avisos, avisos, memorandos, memorandos, telegr te legrama amas, s, notificações, notificaçõ es, ofícios, ofício s, cartas. 2.1.3. Natureza a ssunto to 2.1.3. Natureza do assun

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como: • Ostensivos Ostensivos ou Ordinários Ordinário s – Qualquer Qualquer pessoa pode consultar c onsultar o documento (a sua divulgação não prejudica a instituição). • Sigilosos – Tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas. Por essa razão, devem ser ser adotadas ado tadas medidas especiais de salvaguarda salvaguarda (segurança,  (segurança, proteção) na sua custódia e disseminação. Dica de Prova: Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser: • Ul Ultrassecreto, trassecreto, secreto e reservado (não existe mais o grau confidencial).

 

Prazos máxim máximos os de classificação c lassificação (rest (restrição) rição) de ace acesso sso à info inform rmação: ação: • no grau ULTRASSECRETO – 25 anos; • no grau SECRETO – 15 anos; anos; • no grau RESERVADO – 5 anos. (vide esquema mnemônico no  5.) ATENÇÃO: De acordo com o Decreto Federal no 7.724, de 16 de maio de 2012 (que regulamenta a Lei Federal no 12.527, de 18 de novembro de 2011 – inerente à Lei de Acesso à Informação Pública), que será reproduzida neste capítulo, diz o artigo 47, inciso IV: Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações “prorrogar por uma única vez , e por período determinado não superior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação classificada no

grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o prazo total da classificação .”

 

 

Comentário:  Portanto, somente no maior grau de sigilo – o “ultrassecreto” –, pode ocorrer a prorrogação (uma vez, por igual período). Nos demais graus de sigilo (secreto e reservado) não existe a possibilidade de prorrogação do prazo de restrição do documento.

Esquema mnemônico no  5: G RAU DE SIG ILO ULTRASSECRETO

ANOS máximo de 25 anos

PRORROG AÇÃO + 25 ANOS (uma vez, por = período)

SEC RETO

máximo de 15 anos

NÃO HÁ

RESERVADO

máximo de 5 anos

NÃO HÁ

3. Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação Pública) 3. Lei 3.1. Introdução 3.1. Introdução O tema que nós vimos anteriormente (natureza do assunto, item 2.1.3.) tem íntima relação com a Lei no 12.527/2011 (tão discutida e esperada pela maioria dos brasileiros – a famosa Lei de Acesso à Informação Pública –  que consolida a transparência pública em nosso país), sancionada pela Presidente da República Dilma Rousseff no dia 18 de novembro de 2011. A Lei em questão, apesar de ter sido aprovada no final de 2011, somente começou a vigorar 180 dias depois da data de sua publicação, a fim de que os órgãos envolvidos tivessem tempo suficiente para fazer as devidas adaptações, no intuito do cumprimento da Lei de forma adequada. Esta Lei é muito importante para quem está se preparando para concurso público. Ela já começou a cair em alguns deles e, por ser uma novidade, a tendência é que sempre caia pelo menos uma questão envolvendo este assunto.  assunto.  Por essa razão, achei por bem incluir nesta nova edição do meu livro a referida Lei. Nos meus comentários e dicas sobre ela, vou falar sobre os artigos arti gos com mais chances chances de cair em e m prova, além de comentar 5 ques questõ tões es envolvendo envolvendo a matéria. Importante ressaltar que a Lei 12.527/2011, no seu artigo 46, inciso II, “revogou “ revogou 3 artigos da Lei de Arquivos (Lei 8.159/1991,comentada no capítulo 6 da presente obra). Tais artigos são os de número: 22, 23 e 24. 24 .  Também cabe destacar que o Decreto no  4.553/2002, que falava sobre documentação “sigilosa”, foi REVOGADO em novembro de 2012 pelo Decreto n o  7.845/2012 (Regulamenta procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento). Este Decreto deve ser disponibilizado pelos concursandos no site www.planalto.gov.br, www.planalto.gov.br , pois pode

futuramente a cair“Tipologia em concurso questões sobre ele (quando no programa de alguma banca organizadora vir aparecer Documental” ou “Legislação Arquivística”). Dica Importante:

O Decreto Federal no   7.724, de 16 de maio de 2012, que “regulamenta a Lei nº 12.527/2011 e  

 

dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput  do art. 5o, no inciso II do parágrafo 3o  do art. 37 e no parágrafo 2o  do art. 216 da Constituição”, deve ser estudado com atenção pelos candidatos a uma vaga nos concursos públicos, pois detalha alguns aspectos importantes não mencionados na Lei no  12.527/2012. Tal Decreto pode ser disponibilizado, caro lei leitor, tor, no site www.planalto.gov.br. www.planalto.gov.br.

Veremos, abaixo, abaixo, a Lei no 12.527/2011, na íntegra, e depois faremos os devidos comentários sobre os artigos com mais probabilidade de cair em concursos. LEI No  12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5 o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2 o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei n o 11.111, de 5 de maio de 2005, e di dispo spositivos sitivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1o  Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o f im de garan garantir tir o acesso a inf inf ormações previsto previsto no inciso inciso XXXII XXX IIII d do o art. art . 5o, no inciso II do § 3 o do art. 37 e no § 2 o do art. 216 da Constituição Federal. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: I – os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário Judiciário e do Ministér Ministério io Público; II – as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios. Art. 2o  Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrat o de gestão, t ermo de parceria, parceria, convênios, convênios, acordo, acordo, ajustes ou out ros instrument instrumentos os cong co ngêneres. êneres. Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas as entidades citadas no caput   refere-se à parcela dos recursos públicos públi cos recebid rec ebidos os e à sua destinaçã destinação, o, sem prejuízo da dass prest ações de contas co ntas a que estejam este jam legalmente legalmente o brigad brigadas. as. o

Art. 3  Os procedimentos previstos nesta Leiosdestinam-se a assegurar o direito fundamental de as acesso à informação devem ser executados em conformidade com princípios básicos da administração pública e com seguintes diretrizes:e I – observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II – divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; III – utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; IV – fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública; V – desenvolvimento do controle social da administração pública. Art. 4o  Para os ef eitos dest a Lei, Lei, considera-se: considera-se: I – informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualq qualquer uer meio, suport suport e ou f ormato ; II – documento: documento : unida unidade de de registro registro de inf inf ormações, qualq qualquer uer que seja o suport e ou o u fformato ormato ; III – informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidad imprescindibili dadee para a seguran se gurança ça da sociedad so ciedadee e do Est ado; IV – inf inf ormação orm ação pessoal: pe ssoal: aquela aquela relacionada relacionada à pessoa natural identificad identif icadaa ou identif icável; icável; V – tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou

controle contro le da da info info rmação;  

VI – disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados; VII – autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indiví ind ivíduo, duo, equipament equipament o o u sistema; sistem a; VI VIIIII – integridade: integridade: qualida qualidade de da informação info rmação não modi mo diff icada, icada, inclusi inclusive ve quanto à origem, t rânsito rânsito e dest ino; IX – primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações. Art. 5o  É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos obje tivos e ágeis, ágeis, de de f orma t ransparente, ransparente, clara e em ling linguag uagem em de f áci ácill compreensã compree nsão. o.

CAPÍT CAPÍ T ULO II SUA DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA S UA DIVULGAÇÃO DIVULGAÇÃO Art. 6o  Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I – gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II – prot eção da inf inform ormação, ação, garant garant indoindo- se sua disponibilid disponibilidade, ade, autenticid autent icidade ade e integri inte gridad dade; e; e III – proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição restrição de acesso. Art. 7o  O acesso à info info rmação de de que trata esta Lei compreende, entre out ros, os direitos direitos de obt er: I – orientação sobre o s procedimentos para a consecução consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada; II – inf inf ormação contid co ntidaa em registro registross ou documentos, produzidos p roduzidos ou acumulad acumulados os po r seus órgã ó rgãos os ou ent id idad ades, es, recolh reco lhid idos os ou não a arquivos arquivos públi púb licos; cos; III – informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado; IV – informação primária, íntegra, autêntica e atualizada; V – informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços; VI – informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrat admi nistrativos; ivos; e VII – informação relativa: a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem metas indicadoresauditorias, propostos;prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e b) aocomo resultado dee inspeções, externo, exte rno, inclui incluind ndo o prestações prestaçõe s de contas co ntas relativas relativas a exercícios anteriores. § 1o   O acesso à informação previsto no caput   não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. § 2 o  Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte nã não o sigilosa sigilosa por meio de certidã ce rtidão, o, ext rato ou cópia cóp ia com ocultação da parte parte sob sigilo. sigilo. § 3 o O direito de acesso aos documentos ou às informações neles contidas utilizados como fundamento da tomada de decisão e do ato administrativo será assegurado com a edição do ato decisório respectivo. § 4o A negativa negativa de de acesso às informações info rmações objet o bjet o de pedi pe dido do f ormulado ormulado aos órgãos e entid e ntidad ades es ref eridas eridas no art. 1o, quando não fundamentada, sujeitará o responsável a medidas disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei. § 5 o Informado do extravio da informação solicitada, poderá o interessado requerer à autoridade competente a imediata abertura de sindicância para apurar o desaparecimento da respectiva documentação. § 6 o  Verificada a hipótese prevista no § 5o  deste artigo, o responsável pela guarda da informação extraviada deverá, no prazo de 10 (dez) dias, dias, justificar o f ato e indica indicarr t estemunh este munhas as que que comprovem comp rovem sua alegaçã alegação. o.

Art. 8o  É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de  

fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas. § 1o Na divulgação das informações a que se refere o caput , deverão constar, no mínimo: I – registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de atendimento atendi mento ao público; público; II – registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros; IIIIII – registros registro s das despesas; IV – informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados; V – dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e VI – respostas a perguntas mais frequentes da sociedade. § 2o  Para cumprimento do disposto no caput , os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de comput adores adores (inte (internet). rnet). § 3o Os sítios de que que t rata o § 2o deverão, na fo rma de regulamento, regulamento, atender, entre outros, outro s, aos seguintes seguintes requisi requisito to s: I – conter f erramenta de pesquisa pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação info rmação de forma fo rma objet iva, iva, transparente, transparente, clara clara e em linguagem de fácil compreensão; II – possibili possibilitar tar a grava gravação ção de rela re lató tórios rios em diversos diversos f ormatos ormat os eletrônicos, e letrônicos, inclu inclusi sive ve abertos abert os e não não proprietári propriet ários, os, t ais ais com como o planilhas e texto, de modo a facilitar a análise das informações; III III – possibilitar possibilitar o acesso automatiz auto matizad ado o po r sistemas externos ext ernos em f ormato s abertos, aberto s, estrutura estrut urados dos e legíveis legíveis por máquin máquina; a; IV – divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da informação; V – garant garant ir a aut aut enticid ent icidade ade e a integridade integridade das informaçõ info rmações es disponíveis para acesso acesso;; VI – manter atualizadas as informações disponíveis para acesso; VII VII – indica indicarr local e instruçõe instruçõess que permitam ao inte interessad ressado o comunicar-se comunicar-se,, por via via eletrôni eletrô nica ca ou t elefônica elef ônica,, com o ó rgão rgão ou entidade entida de detent ora do sítio; e VIII – adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência, nos termos do art. 17 da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000, e do art. 9 º da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com Def ici iciência ência,, aprovada aprovada pelo Decreto Decre to Legisla Legislativo tivo nº 186, de 9 de julho julho de 2008. § 4o   Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil) habitantes ficam dispensados da divulgação obrigatória na internet a que se refere o § 2o, mantida a obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de informações relativas à execução orçamentária e fin f inan anceira ceira,, nos critérios e praz os previstos no art. 73-B 73- B da Lei Lei Complementar Complement ar nº 101, 10 1, de 4 de maio maio de 2000 20 00 (Lei de Responsabili Re sponsabilidad dadee Fiscal). Fiscal). Art. 9o  O acesso a informações públicas será assegurado mediante: I – criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriad aprop riadas as para: a) ate atend nder er e orientar o públ p úblico ico quanto quanto ao acesso a informações; info rmações; b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) proto colizar documentos e requerimentos de acesso a iinfo nfo rmações; e II – realiz realiz ação de audiências audiências ou consul co nsultt as públicas, públicas, incentivo à part icipação icipação pop p opula ularr ou a o outras utras f ormas orm as de divul divulgação. gação.

CAPÍTULO III DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I Do Pedido de Acesso Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1o   desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida. o

§ 1o   Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do requerente não pode conter exigências que inviabi inv iabililizz em a solicitação.  

§ 2 o Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios of o f ici iciai aiss na inte internet. rnet. § 3o   São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público. Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível. § 1 o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput , o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: I – comunicar comunicar a data, data, local e modo para se realiz realiz ar a consulta, consulta, ef etuar et uar a reprodução reprodução ou obte o bterr a certid cert idão; ão; II – indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou III – comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação. § 2 o O prazo referido no § 1 o poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado cientificad o o requerente requerente.. § 3o  Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade entida de poderá of erecer meios m eios para que que o próprio p róprio requerente possa pesquisar pesquisar a info info rmação de que que necessitar. § 4o Quando não for autorizado o acesso por se tratar de informação total ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridad autorid adee co mpet ente para sua apreciaçã apreciação. o. § 5o A informaçã inform ação o armazenad armaz enadaa em f ormato digi digital tal será fornecid f ornecidaa nesse formato f ormato , caso haja anuên anuência cia do do requ re querente erente.. § 6o  Caso a informação solicitada esteja disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou em qualquer outro meio de acesso universal, serão informados ao requerente, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá consultar, obter ou reproduzir a referida informação, procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade pública da obrigação de seu fornecimento direto, salvo se o requerente declarar não dispor de meios para realizar por si mesmo tais procedimentos. Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da informação é gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos pelo órgão ou entidade pública consultada, situação em que poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento ressarci mento do custo dos serviços serviços e dos materiais materiais utiliz utiliz ados. ados. Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos previstos no caput   todo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei nº 7.115, de 29 de agosto de 1983. Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida em documento cuja manipulação possa prejudicar sua inte integri grida dade, de, deverá deverá ser of o f erecida a consulta consulta de cópia, com certificaçã cert ificação o de que esta confe co nfere re com co m o original original.. Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original. Art. 14. É direito direito do requerente obt o bter er o inte inteiro iro teor te or de decisão decisão de negativa de acesso, por cert idão idão ou cópia có pia..

Seção Se ção IIII Dos Recursos Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência. Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias. Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se: I – o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado;

II – a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente classificada como sigilosa não indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação;  

III – os procedimentos de classificação de informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e IV – est iverem iverem sendo descumpridos descumpridos prazos prazo s ou outros out ros procedi proce dimento mento s previsto previstoss nesta Lei. § 1 o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias. § 2o Verificada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei. § 3o Negado o acesso à informação pela Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Reaval Reav alia iação ção de Informações, Info rmações, a que que se ref re f ere o art. 35. Art. 17. No caso de indeferimento de pedido de desclassificação de informação protocolado em órgão da administração pública públi ca f ederal, ederal, poderá o requerente recorrer re correr ao Mini Ministro stro de Estado da área, sem prejuízo das das compet com pet ências ências da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, previstas no art. 35, e do disposto no art. 16. § 1o   O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido às autoridades mencionadas depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior à autoridade que exarou a decisão impugnada e, no caso das Forças Armadas, ao respectivo Comando. § 2o  Indeferido o recurso previsto no caput   que tenha como objeto a desclassificação de informação secreta ou ultrassecreta, caberá recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Informações prevista no art. 35. Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões denegatórias proferidas no recurso previsto no art. 15 e de revisão de classificação de documentos sigilosos serão objeto de regulamentação própria dos Poderes Legislativo e Judiciário e do Ministério Público, em seus respectivos âmbitos, assegurado ao solicitante, em qualquer caso, o direito de ser informado sobre anda andamento mento pedido. Art. 19.o(VETADO). (VETA DO). de seu pedido. § 1o (VETADO). § 2o   Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério Público informarão ao Conselho Nacional de Justiça e ao Conselho Nacional do Ministério Público, respectivamente, as decisões que, em grau de recurso, negarem acesso a informações de inte interesse resse público. público. Art. 20. Aplica-se Aplica-se subsidia subsidiaria riamente mente,, no que couber, a Lei nº 9.784, de 29 de janeiro janeiro de 1999, ao procedimento de que trata trat a este Capítulo.

CAPÍT ULO IV CAPÍT DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I Disposições G erais Disposições Art. 21. Não poderá ser negado acesso à informação necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais. Parágrafo único. As informações ou documentos que versem sobre condutas que impliquem violação dos direitos humanos praticada por agentes públicos ou a mando de autoridades públicas não poderão ser objeto de restrição de acesso. Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de segredo industrial decorrentes da exploração direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa física ou entidade privadaa que tenha privad te nha qual qualquer quer vínculo vínculo com co m o po poder der público. Seção Se ção IIII Da Classificação Classificação da Inform Informação ação quanto quanto ao Grau e Prazos de Sigilo Sigilo Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as inf inf ormações cuja divul divulga gação ção ou o u acesso irrestrito possam: I – pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II – prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido f ornecidas ornecidas em caráte caráterr sigiloso sigiloso por po r outros o utros Estados Estados e o rgani rganismos smos inte internaci rnacionai onais; s;

IIIIII – pô r em risco a vida, a segurança segurança ou a saúde da popula pop ulação; ção;

 

IV – oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; V – prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; VI – prejudicar prejudicar ou causar causar risco a projet pro jet os de pesquisa pesquisa e desenvolvimento desenvolvimento científico ou t ecnológico, ecnológico, assim como a siste sistemas, mas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional; VII – pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou VIII – comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção prevenção o u repressão de inf inf rações. Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. § 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput , vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II – secreta: 15 (quinze) anos; e IIIIII – reservada: r eservada: 5 (cinco) anos. § 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e f ilhos(a ilhos(as) s) serão classi classiff icada icadass como com o reservadas reservadas e f icarão icarão sob sigil sigilo o até o términ té rmino o do mandato mandato em exercício exercício o u do úl último timo mandato, mandato, em e m caso de reeleição. reeleição. § 3 o Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrênci oco rrênciaa de determinado determinado evento, evento , desde desde que este est e ocorra o corra antes do t ranscurso ranscurso do prazo máximo máximo de classi classiff icação. icação. § 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público. público. § 5o  Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da inf inf ormação e utilizado utilizado o critério menos me nos restritiv rest ritivo o possível, possível, considerad considerados: os: I – a gravidad gravidadee do risco ou o u dano dano à segurança da da sociedade e do Estado; Est ado; e II – o prazo máximo máximo de rest rição rição de acesso ou o u o evento qu quee def ina ina seu termo f inal inal..

Se ção III III Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção. § 1o O acesso, a divul divulga gação ção e o tratamento trat amento de inf inf ormação classif classif icada icada como sigil sigilosa osa f icarão icarão rest ritos a pessoas que tenha te nham m necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agente agentess públicos públicos autorizados po r lei. § 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo. § 3o Regul  Regulamento amento di disporá sporá sobre procedimentos e medi me dida dass a serem adot adot ad ados os para o trat amento de inf inf ormação sigilosa sigilosa,, de modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados. Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias para que o pessoal a elas subordinado hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento de informações sigilosas. Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de informações sigilosas adotará as providências necessárias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurança das informações resultantes da aplicação apli cação dest a Lei.

Seção Se ção IV IV Dos Proce diment os de Classificaç Classificação, ão, Reclassificação Reclassificação e D esclassificação esclassificação Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da administração pública federal é de competência:

I – no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:  

a) Presidente da República; b) Vice-Presidente da República; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; d) Comandantes da Marin Marinha, ha, do Exército e da Aeronáutica; Aero náutica; e e) Chef es de Missões Missões Diplomáticas e Consulares Consulares permanentes no exterior; ext erior; II – no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista; e III – no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e das que exerçam funções de direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação regulamentação específ ica de de cada órgão órgão ou ent idad idade, e, observa ob servado do o di dispost sposto o nesta Lei. § 1 o A competência prevista nos incisos I e II, no que se refere à classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser delegadaa pela autorida delegad auto ridade de respo nsável a agente público, inclusiv inclusivee em e m missão no ext erior, vedada a subdelegação. subdelegação. § 2o A classificação de informação no grau de sigilo ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I deverá ser ratificada ratificada pelos respect ivos ivos Mini Ministro stross de Estado, no praz o previsto previsto em regula regulamento mento . § 3o A autoridade ou outro agente público que classificar informação como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35, no prazo previsto em regulamento. Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada em decisão que conterá, no mínimo, mín imo, os segu se guin inte tess elemento s: I – assunto sobre o qual versa a informação; II – fund f undamento amento da classi classiff icação, icação, observados os critérios crité rios estabelecid estabelecidos os no art. 24; III – indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, conforme limites limites previstos no art. 24; e IV – ident identificação ificação da auto autorida ridade de que a classif classif icou. Parágrafo único. A decisão referida no caput  será mant ida ida no mesmo me smo grau de de sigilo sigilo da info rmação classificad classif icada. a. Art. 29. A classificação das informações será reavaliada pela autoridade classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício, nos termos e prazos previstos em regulamento, com vistas à sua desclassi descl assiff icação icação ou à redução redução do prazo praz o de sigil sigilo, o, observa o bservado do o dispost disposto o no art. 24. § 1 o O regulamento a que se refere o caput  deverá considerar as peculiaridades das informações produzidas no exterior por autoridades ou agentes públicos. § 2o Na reavaliação a que se refere o caput , deverão ser examinadas a permanência dos motivos do sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do acesso ou da divulgação da informação. § 3o Na hipótese hipótese de redução redução do prazo de sigil sigilo o da inf inf ormação, o novo prazo praz o de restrição re strição manterá como com o t ermo inici inicial al a da data ta da sua produção. Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará, anualmente, em sítio à disposição na internet e destinado à veiculação de dados e informações administrativas, nos termos de regulamento: I – rol das informações que tenham sido desclassificadas nos últimos 12 (doze) meses; II – rol de documentos classificados em cada grau de sigilo, com identificação para referência futura; III III – rela re lató tó rio est atístico contendo co ntendo a quantida quantidade de de pedi pe didos dos de info rmação recebidos, atendidos atendidos e indef indeferid eridos, os, bem be m como co mo inf inf ormações genéricas genéricas sobre os o s solicitantes. solicitantes. § 1o Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da publicação prevista no caput  para consulta públi púb lica ca em suas sedes. § 2o Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de informações classificadas, acompanhadas da data, do grau de sigilo e dos fundamentos da classificação.

Seção V Das Informações Pessoais Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida

privada, privad a, honra e imagem imagem das pessoas, pesso as, bem como com o às liberdades liberdades e garantias indivi individua duais. is.

 

§ 1o As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: I – terão t erão seu acesso restrito re strito,, in independ dependentem entemente ente de classi classiff icação icação de sigil sigilo o e pelo praz o máximo de 100 (cem) anos anos a contar co ntar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e II – poderão t er autorizada auto rizada sua sua divu divulg lgaçã ação o ou acesso por p or terceiros te rceiros dian diante te de previsã previsão o legal legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas elas se ref erirem. § 2o Aqu  Aquele ele que obt iver iver acesso às inf inf ormações de que que t rata este est e artig art igo o será responsabi re sponsabililizz ado ado por seu uso indevi indevido. do. § 3o O consentimento co nsentimento ref erido erido no inciso inciso II do do § 1 o não será exigido quando as informações forem necessárias: I – à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização única e exclusiv exclu sivamente amente para p ara o trat amento médico; II – à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identif identif icação icação da pessoa a que que as informações info rmações se ref erirem; III – ao cumprimento de ordem judicial; IV – à defesa de direitos humanos; ou V – à prot eção do interesse público público e geral geral preponderante preponderante.. § 4o A restrição de acesso à informação relativa à vida privada, honra e imagem de pessoa não poderá ser invocada com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades em que o titular das informações estiver envolvido, bem como em ações açõe s voltadas voltadas para a recuperação recuperação de f atos histó históricos ricos de maior relevânci relevância. a. § 5o Regul  Regulamento amento disporá sobre os procedi pro cedimento mento s para tratamento de inf inf ormação pessoal.

CAPÍTULO V DAS RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES Art. 32. Constituem condutas ilícitas que ensejam responsabilidade do agente público ou militar: I – recusar-se a fornecer informação requerida nos termos desta Lei, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou f ornecê- la inte intenci ncional onalmente mente de forma f orma incorret incorret a, incompleta incompleta ou imprecisa; imprecisa; II – utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, inf inf ormação que se encont re sob sua guard guardaa ou a que tenha te nha acesso acesso ou o u conhecimento em e m razão raz ão do exercíci e xercício o das atribuições atribuições de cargo, cargo, emprego em prego ou o u f unção unção pública; pública; III – agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de acesso à informação; IV – divul divulgar gar ou permitir perm itir a divulg divulgação ação ou o u acessar ou permitir pe rmitir acesso indevido indevido à inf inf ormação orm ação sigilosa sigilosa ou inform inf ormação ação pessoal; pe ssoal; V – impor sigilo sigilo à inf inf ormação para obt er provei pro veito to pessoal ou de terceiro, t erceiro, ou para f ins ins de ocultação de ato ilegal ilegal comet id ido o por si ou por outrem; VI – ocultar da revisão de autoridade superior competente informação sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros; e VII – destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a possíveis violações de direitos humanos por parte de agente agentess do Estado. § 1 o  Atendido o princípio do contraditório, da ampla defesa e do devido processo legal, as condutas descritas no caput serão consideradas: consideradas: I – para fins dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas, transgressões militares médias ou graves, segundo os critérios neles est abelecidos, abelecidos, desde desde que não tipificadas tipificadas em lei como crime ou contravenção penal; penal; ou II – para fins do disposto na Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e suas alterações, infrações administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo, com suspensão, segundo os critérios nela estabelecidos. § 2o  Pelas condutas descritas no caput , poderá o militar ou agente público responder, também, por improbidade admin administrativ istrativa, a, conforme conf orme o di dispost sposto o na nass Leis nos  1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho de 1992. Art. 33. A pessoa física ou entidade privada que detiver informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com o poder público e deixar de observar o disposto nesta Lei estará sujeita às seguintes sanções: I – advertência; advertê ncia; II – multa;

III – rescisão do vínculo com o poder público; IV – suspensão suspensão t emporári empo ráriaa de participar participar em licitação licitação e impedimento impedimento de contratar cont ratar com a admin administraçã istração o pública pública por prazo  

não superior a 2 (dois) anos; anos; e V – declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a administração pública, até que seja promovida a reabilitação perantee a pró pria aut perant aut oridade que que aplicou a penalidade. penalidade. § 1o As sanções previstas nos incisos I, III e IV poderão ser aplicadas juntamente com a do inciso II, assegurado o direito de defesa def esa do do interessado, no respectiv respect ivo o processo, pro cesso, no prazo praz o de 10 (dez) (dez ) dias. dias. § 2o A reabilitação reabilitação ref erida erida no inciso inciso V será autorizad autoriz adaa somente soment e quando quando o inte interessad ressado o ef etiv et ivar ar o ressar re ssarcimento cimento ao órgão ou ou entidade dos prejuízos resultantes e após decorrido o prazo da sanção aplicada com base no inciso IV. § 3 o A aplicação da sanção prevista no inciso V é de competência exclusiva da autoridade máxima do órgão ou entidade pública, públi ca, facu f acultada ltada a def def esa do interessado, interessado, no respect iv ivo o processo, no praz o de 10 (dez) (dez ) dias dias da abert abertura ura de de vista. Art. 34. Os órgãos e entidades públicas respondem diretamente pelos danos causados em decorrência da divulgação não autorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou informações pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade funcional nos casos de dolo ou culpa, assegurado o respectivo direito de regresso. Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa física ou entidade privada que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com órgãos ou entidades, tenha acesso a informação sigilosa ou pessoal e a submeta a tratamento indevido.

CAPÍTULO VI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS Art. 35. (VETADO). (VETADO). § 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento trat amento e a classi classiff icação icação de inf inf ormações sigilosa sigilosass e t erá competê compe tênci nciaa para: para: I – requ re quisi isitar tar da autoridade autoridade que classi classiff icar icar informação info rmação como com o ul ultrassecret trassecretaa e secreta secret a esclarecimento esclarecimento ou conteúdo, co nteúdo, parcial parcial ou integral da informação; II – rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa inte interessad ressada, a, observado observado o disposto no art. 7o e demais dispositivos desta Lei; e III III – prorroga prorro garr o prazo de sigil sigilo o de inf inf ormação classificad classificadaa como ul ultrassecret trassecreta, a, sempre por po r prazo praz o det erminado, erminado, enquan enquanto to o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24. § 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação. § 3o   A revisão de ofício a que se refere o inciso II do § 1 o   deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a reavaliliação reava ação prevista prevista no art . 39, quand quando o se tratar trat ar de documentos ultrassecretos ultrassecreto s ou secret os. § 4 o A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações nos prazos previstos no § 3 o implicará a desclassificação automática das informações. § 5o  Regulamento disporá sobre a composição, organização e funcionamento da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, observado o mandato de 2 (dois) anos para seus integrantes e demais disposições desta Lei. Art. 36. O tratamento de informação sigilosa resultante de tratados, acordos ou atos internacionais atenderá às normas e recomend recome ndações ações constantes desses instrument instrumentos. os. Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República, o Núcleo de Segurança e Credenciamento Credenci amento (N (NSC), SC), que que t em por po r objetivos: obje tivos: I – promover e propor a regulamentação do credenciamento de segurança de pessoas físicas, empresas, órgãos e entidades para tratamento de informações sigilosas; e II – garantir a segurança de informações sigilosas, inclusive aquelas provenientes de países ou organizações internacionais com os quais a República Federativa do Brasil tenha firmado tratado, acordo, contrato ou qualquer outro ato internacional, sem prejuí pre juízz o da dass atribuições atribuições do Mini Ministé stério rio da dass Relações Exteriores e dos demais demais órgãos compet com pet entes. Parágra Pará graff o único. único. Regulamento Regulamento disporá disporá sobre a compo sição, sição, orga o rgani nizz ação e f uncionamento uncionamento do NSC. Art. 38. Aplica-se, Aplica-se, no que couber, a Lei nº 9.507, de 12 de novembro de 1997, eem m relação relação à informação inf ormação de pessoa, pesso a, física ou  jurídica,  jurídi ca, constante const ante de registro registr o ou o u banco de dados dados de entid ent idades ades govername governamentais ntais ou de caráter públi p úblico. co.

Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à reavaliação das informações classificadas como ultrassecretas e  

secretas no prazo máximo de 2 (dois) anos, contado do termo inicial de vigência desta Lei. § 1o  A restrição de acesso a informações, em razão da reavaliação prevista no caput , deverá observar os prazos e condições condi ções previsto previsto s nesta Lei. § 2o No âmbito da administração pública federal, a reavaliação prevista no caput  poderá ser revista, a qualquer tempo, pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações, observados os termos desta Lei. § 3 o Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação previsto no caput , será mantida a classificação da informação nos te termos rmos da legi legisl slação ação precedente. precedente . § 4o  As informações classificadas como secretas e ultrassecretas não reavaliadas no prazo previsto no caput   serão consideradas, automaticamente, de acesso público. Art. 40. No prazo de 60federal (sessenta) a contar da vigência desta Lei, dirigente máximo desubordinada cada órgão para, ou entidade da administração pública diretadias, e indireta designará autoridade queolhe seja diretamente no âmbito do respect ivo ivo órgão ou entidade, entidade, exercer as seguin seguinte tess atribuições: atribuições: I – assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso a informação, de forma eficiente e adequada aos objetivos desta Lei; II – moni mo nito to rar a implementação implementação do disposto nesta Lei e apresentar relatórios periódicos sobre o seu cumprimento cumprimento ; III – recomendar as medidas indispensáveis à implementação e ao aperfeiçoamento das normas e procedimentos necessários necessári os ao correto co rreto cumprimento do disposto nest a Lei; Lei; e IV – orientar as respect ivas ivas unid unidad ades es no qu quee se ref ere ao cumprimento cumprimento do dispost dispost o nest a Lei e seus regulamentos. regulamentos. Art. 41. O Poder Executivo Federal designará órgão da administração pública federal responsável: I – pela promoção de campanha de abrangência nacional de fomento à cultura da transparência na administração pública e conscientiz conscien tiz ação do direito direito f undamental undamental de de acesso à inf inf ormação; II – pelo treinamento de agentes públicos no que se refere ao desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência na administração admi nistração pública; III – pelo monitoramento da aplicação da lei no âmbito da administração pública federal, concentrando e consolidando a publicação de informações estatísticas relacionadas no art. 30; IV – pelo encaminhamento ao Congresso Nacional de relatório anual com informações atinentes à implementação desta Lei. Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta Lei no prazo de 180 (cento e oitenta) dias a contar da data de sua publicação. Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei no  8.112, de 11 de dezembro dez embro de 1990, passa a vigorar vigorar com a seguinte seguinte redação: redação: “Art. 116. ................................................................... VI – levar irregularidades de que tiverao ciência em razão de dooutra cargo aotoconhecimento autoridade superior ou, quando houver susas suspeita peita de envolvimento envolvimento desta, conhecimento out ra auto au ridad ridadee compet co mpet da ente para apuraçã apuração; o; .................................................................................” .................................................................... .............” (NR) Art. 44. 4 4. O Capítulo IV do Título IV da Lei no  8.112, de 1990, passa a vigorar acrescido do seguinte art. 126-A: “Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabilizado civil, penal ou administrativamente por dar ciência à autoridade superior superi or ou, quand quando o houver suspeita suspeita de envolvimento envolvimento desta, a out ra autoridade autoridade compet com pet ente para apuraçã apuração o de informação info rmação concernente à prática de crimes ou improbidade de que tenha conhecimento, ainda que em decorrência do exercício de cargo, carg o, emprego e mprego ou f unção unção pública.” pública.” Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios, em legislação própria, obedecidas as normas gerais estabelecidas nesta Lei, defin estabelecidas def inir ir regras regras específ icas, icas, especialmente especialmente qu quan anto to ao disposto no art. 9o e na Seção Se ção II do Capítulo Capít ulo III. III. Art. 46. RevogamRevogam-se: se: I – a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005; e II – os o s arts. 22 a 24 da Lei nº 8.159, de 8 de janeir janeiro o de 1991. 19 91. Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a data de sua publicação. Brasília, 18 de novembro de 2011; 190o  da Independência Independência e 123 12 3o da República.

DILMA ROUSSEFF

 

 José Eduardo Cardoso Cardos o Celso Luiz Nunes Amorim  Antonio de Aguiar A guiar Patriota Miriam Belchior  Paulo Bernardo Silva Gleisi Hoffmann  José Elito Carvalho Siqueira Siqueira Helena Chagas Luís Inácio Lucena Adams  Jorge Hage Sobrinho Maria do Rosário Nunes

Comentários sobre sobre a Lei n o  12.5  12.527, 27, de 18 de novembro novembro de d e 2011 A Lei supracitada tem 47 artigos. Para facilitar a vida dos concursandos, mostraremos, a seguir, os artigos com mais probabilidade de cair em prova, principalmente levando-se em consideração aqueles que mais caíram em concursos nesses últimos anos (da Lei n o  8.159/1991 e do Decreto n o 4.553/2002 – este foi revogado, como já mencionamos anteriormente –, no que se relaciona ao tema “acesso à informação”). Importante ressaltar que  que   toda a Lei 12.527 12.527/20 /2011 11 deve ser estudada, estudad a, para os candidatos não serem pegos de surpresa caso apareça algum artigo não citado nos comentários.. comentários • Art. 1o , parágrafo único e incisos – Já – Já caiu em prova. Mostra a abrangência da Lei. Quais são os órgãos que devem cumprir a Lei, os quais estão subordinados a ela (órgãos públicos, autarquias, fundações públicas, entre outros). • Art. 4o   – Tem 9 incisos. São várias definições de termos relacionados à “informação”. Portanto, é bom o candidato dar uma olhada com atenção nesses conceitos. • Art Art.. 9o , inci sos I (alíneas a, b, c) e II – Também caiu em prova. Fala sobre a criação de um “serviço de informações ao cidadão” nos órgãos que se subordinam à Lei, e o que compete a ele. • Art. 10 – Fala – Fala sobre quem pode apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos envolvidos (qualquer interessado), e o que deve conter no pedido (a identificação do requerente e a especificação da informação requerida). • Art. 11 e inci i ncisos sos – Apesar – Apesar de a Lei no 12.527 ter entrado em vigor somente em maio de 2012, este artigo já caiu em mais de um concurso público. Portanto, acredito que ele possa cair com mais frequência nos certames futuros. Tal artigo faz menção ao prazo que os órgãos envolvidos têm para disponibilizar a informação ao solicitante, permitindo, dessa forma, o acesso. • Art. 12 – Fala – Fala sobre a gratuidade do serviço de busca e fornecimento da informação, e da exceção existente. quais as possibilidades de se • Art. – Menciona – Menciona um13 documento cujasobre manipulação possa prejudicar sua“disponibilizar integridade”. uma informação contida em • Art Art.. 14 – O – O requerente requerente tem o direito direi to de oobter bter o inteiro teor da negativa do acesso. acesso. • Art. 23 e incisos – Diz – Diz quais são as informações passíveis de classificação (atribuição de grau de

sigilo), por serem consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado.  

• Art. 24, parágrafo 1o   e respectivos incisos  incisos  (ver esquema mnemônico no  5) – No meu entendimento, este este é o artigo que mais vai vai cair em prova prova na referida re ferida Lei. Lei . Já começou a cair (ver questão comentada, após o comentário desta Lei). As bancas bancas organizadoras podem perguntar: perg untar: a) Quais são são os graus gr aus de sigilo? Ultrassecreto, secreto e reservado (não custa relembrar: o grau confidencial não existe mais). b) Quais os prazos máxim máximos os de restrição restriç ão de acesso acesso à informação? Ultrassecreta – 25 anos S ecreta – 15 anos Reservada – 5 anos c) Os prazos de classificação dos documentos sigilosos poderão ser prorrogados? Somente os documentos classificados no grau ultrassecreto. A prorrogação pode ocorrer uma  vez, por p or igual ig ual per perío íodo do (25 + 25 = prazo p razo máximo de d e 50 ano anos, s, quando quan do for o caso). caso ). • Art. 27, incisos I (alíneas a, b, c, d, e), II e III – Diz –  Diz quem são as autoridades competentes para classificar as informações informações nos diversificados graus de sigil sigiloo existentes. • Art. 31 31,, parágrafo parág rafo 1o , inciso I – menciona – menciona o prazo máximo de restrição das informações pessoais (independente da classificação de sigilo) relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas: 10 1000 anos, a contar da sua data d ata de produção produ ção.. • Art. 33 –  –  Diz quais são as sanções previstas na Lei a quem detiver informações em virtude de  víncul  vínc uloo de qualquer qual quer natur nat ureza eza com c om o poder po der públic públ ico. o. • Art. 35, 35, parágrafo parág rafo 1o , inci in cisos sos I, II e II IIII – fala – fala sobre a instituição da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, e o que compete a ela. • Art. 35, parágrafo 1 o , inciso III, parágrafo 2o   –  importante destacar sobretudo o inciso III e respectivo parágrafo, que fala sobre a prorrogação da restrição apenas para a informação “ultrassecreta”, uma única vez. vez. • Art. 37 e inci i ncisos sos – Fala – Fala sobre os objetivos do Núcleo de Segurança e Credenciamento (NSC). Comentaremos, abaixo, abaixo, 5 questões envolv envolvendo end o a referi re ferida da Lei, Lei , para os concursandos terem tere m uma id idei eiaa de como elas podem cair em em p prova: rova: ANCINE (CESPE/UNB) Técnico Administrativo – 2012 Julgue os itens que se seguem, acerca do acesso à informação. a) O prazo limite de restrição ao acesso a informações classificadas como secretas em poder de entidade pública, como a ANCINE, por exemplo, é de, no máximo, cinco anos.

Resposta:: ERRADO. Resposta ERRADO. Questão fácil. Envolve um dos artigos mais propensos a cair em prova: o art. 24, parágrafo 1 o, incisos I, II e III. Tal artigo é reproduzido a seguir: Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão

de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.  

§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput,, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: caput I – ultrasse ultrassecre creta: ta: 25 25 (vin (vinte te e cinco) ci nco) anos; II – secreta: secre ta: 15 (quinze) (quinze ) anos; e II IIII – re reser servada: vada: 5 (cinco) (cin co) anos. Portanto, como podemos observar, o prazo máximo de restrição das informações classificadas como secretas é de 15 anos. Item errado. b) A realização de audiências públicas para incentivar a participação popular constitui modo de garantir o acesso às informações públicas.

Resposta: CERTO. O artigo 9o  e respectivos incisos devem cair com relativa frequência. Tal questão é inerente ao inciso inci so II II do referido artigo, sobre como deve ser assegurado o acesso a informações. Ver abaixo: Art. 9o O acesso a informações públicas será assegurado assegurado mediante: II – realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação. Universidade Fede ral do Amapá (UNIF Universidade (UNIFAP) AP) – T écnico Administrat ivo (Arquivista) (Arquivista) – 2012 2012 No que se refere ao acesso a informações aos órgãos públicos, previstos pela Lei Federal n o   12.527/11, é correto afirmar que: a) O pedido pedido de acesso à informaçã info rmação o aos órgãos públicos públicos não necessita conter co nter a identif identifica icação ção do requ re querente erente.. b) As autarquias, fundações públicas e empresas públicas da União, Estados, Distrito Federal e Municípios não estão abrangidos pela Lei de Acesso à Informação. c) O órgã ó rgão o ou o u entidade entidade pública pública tem te m o prazo legal legal de de 180 (cento e oitenta o itenta dias) dias) para fornecer a inf inf ormação solicitada. solicitada. d) A Administração Pública não necessita justificar a negativa em fornecer as informações solicitadas pelo requerente. e) Poderá ser cobrado do requerente o ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utilizados para a reprodução de documentos.

Resposta: E A letra “a” diz respeito ao art. 10. Além de necessitar conter a identificação do requerente, o interessado deve especificar a informação requerida; A letra “b” refere-se ao art. 1o, parágrafo único, incisos I e II, reproduzidos abaixo: Art. 1o Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: I – os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; II – as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

A letra “c” é inerente ao art. 11, parágrafos 1 o e 2o. O órgão ou entidade pública deverá autorizar  

ou conceder o acesso IMEDIATO à informação solicitada. Se não for possível a disponibilização imediata, o órgão terá um prazo máximo de 20 dias, prorrogáveis por mais 10 dias, quando se fizer necessário, para repassar as informações a quem de direito. Acredito que este artigo da Lei n o 12.527/2011 seja um dos mais pedidos pelas bancas organizadoras de concurso público. público . Dica Di ca de Prova: • Acesso à informação => imediata • Se não for possível => no máximo + 20 dias • Caso haja algum impeditivo => prorrogação por mais 10 dias (mediante justificativa expressa, da qual será cientif cientif icado o requerente). requerente).

A letra “d” está relacionada com o art. 11, parágrafo 1 o, inciso II, e o art. 14. A negativa de acesso deve ser justificada, por certidão ou cópia. A letra “e” está correta. Cabe ressaltar ser o serviço de busca e fornecimento da informação “gratuito”. Exceção ocorre nos casos de reprodução de documentos, conforme art. 12 da Lei em questão. Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) – Arquivista – 2012 De acordo com o disposto na Lei n o   12.527, de 18 de novembro de 2011, em seu Art. 9o , inciso I, o acesso a informações públicas será assegurado mediante a criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e ent idades idades do poder público público em local com condições apropriadas apropriadas para: para: a) apoiar e encaminhar o cidadão ao órgão competente; informar sobre a transferência de documentos nas suas respectivas un unid idad ades; es; proto pro tocolizar colizar somente som ente documentos privad privados; os; b) atender e encaminhar o cidadão à instituição privada quanto ao acesso a informações; informar sobre o armazenamento de documentos nas suas suas respect ivas ivas unid unidad ades; es; prot ocoli oco lizz ar documentos est rangei rangeiros ros de acesso a informações info rmações até 1930; c) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; informar sobre a tramitação de documentos nas suas respect ivas ivas unid unidad ades; es; prot ocoli oco lizz ar documentos e requerimento requerimento s de acesso a inf inf ormações; d) receber e orientar a pessoa jurídica quanto às normas de restrição de acesso às informações; comunicar o número de recolhimento recolhi mento anual anual de documentos; prot ocoli oco lizz ar documento documento s e requerimento requerimentoss de acesso a info info rmações; e) atender e ouvir o funcionário público quanto às questões de ética; informar sobre a reprodução de documentos; prot ocoli oco lizz ar avisos avisos e atas at as sobre a administraçã administração o públ p ública ica produz produz idos idos at é 1964. 1964 .

Resposta: C De acordo com o art. 9o , inciso inci so I, alíne alíneas as a, b e c. Universidade Uni versidade Federal Fede ral do Rio Rio de Janeiro Janeiro (UFRJ) (UFRJ) – T écnico em Arquivo Arquivo – 2012 2012 A Lei no   12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso às informações produzidas por órgãos públicos, est abelece no Art . 11 que qualquer intere ssado pode pode obt er acesso à informação inform ação dispon disponível ível num prazo máximo de: a) 45 dias; b) 90 dias; c) 15 dias; d) 60 dias; e) 20 di dias. as.

Resposta: E  

Questão fácil. Tal prazo vem mencionado no referido artigo, parágrafo 1 o. Caso não seja possível a disponibilização da informação em até 20 dias, prorroga-se por mais 10 dias, como está previsto no parágrafo 2o do art.11.

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 32. 32. (MPU/ (MPU/20 2010 10 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) Q uanto às t ipologi ipologias as document ais e aos suporte s físicos, julgue julgue o próximo ite m. Os documentos do gênero iconográfico têm suporte sintético, em papel emulsionado ou não, e contêm imagens est áticas, tais como am pliações pliações fot ográficas, slides, slides, diaposit diaposit ivos e gravuras.

Resposta: CERTO. Gênero iconográfico (ícone, imagem). As características referentes aos documentos do gênero iconográfico estão corretas. Os documentos inseridos neste contexto possuem imagens fixas, paradas, estáticas, como uma fotografia, uma gravura, entre outros. 33. 33. (Mini (Minist stério ério da S aúde/2010 aúde/2010 – UnB/Cespe) Para a arquivíst arquivística, ica, os vocábulos vocábulos forma form a e formato form ato possuem significados significados bem distintos. Denomina-se formato a configuração física do material sobre o qual as informações são registradas, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado; por exemplo: cartaz, caderno, livro, mapa, rolo de filme, entre outros. Já a forma refere-se ao estágio de preparação e de transmissão de documentos; por exemplo: original, cópia, minuta, rascunho.

Resposta: CERTO. Formato é a configuração física de um suporte (material onde se registra a informação). A forma é o preparo do documento e a maneira pela qual ele é transmitido (passado) a quem de direito. Quanto aos exemplos de formato e forma documentais, estão corretos. 34. (TRE/MA/2009 – UnB/Cespe) Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em correntes e intermediários.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. Quanto à abrangência ou extensão de sua atuação, os arquivos são classificados em “setoriais” e “gerais ou centrais”. Arquivos corrente (1a  idade) e intermediário (2a  idade), além do permanente (3 a  idade), são as três idades ou ciclos vitais dos documentos ou estágios de evolução dos arquivos. 35. 35. (T (TRE/PI RE/PI/20 /2009 09 – Carlos Carlos Chagas) Chagas) Papel, caderno, caderno, relatório relat ório e relat ório de viagem viagem são, respect ivame ivame nte , exemplos exe mplos de: a) gênero, gênero, suporte, suporte , tipo e espécie. espé cie. b) suporte, suporte, f ormato, espécie espécie e t ipo. c) espécie, espécie, forma, f orma, formato e suporte. d) tipo, espécie, suport suport e e t écnica de registro registro.. e) formato, técnica de registro, gênero e forma.

Resposta: B Suporte é o carregador físico do documento (papel). Formato é a configuração física de um suporte (caderno). Espécie tem ligação com o “aspecto formal” de um documento. O tipo é a

configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.  

Portanto, quando se especifica a espécie, é o tipo. Relatório é espécie e relatório de viagem é o tipo. A letra B é a correta. corret a. 36. 36. (T RE/PB/20 RE/PB/2007 07 – Carlos Chagas) Chagas) A de sclassificação sclassificação ocorre quando um documento docume nto é: a) liberado de restrições de acesso; b) colocado co locado na pasta past a “Diverso “Diversos” s” ou “Miscelânea”; “Miscelânea”; c) misturado misturado a o utros, durante durante o arranjo; d) ordenado por assunto; e) destinado a descarte, no processo de avaliação.

Resposta: A De acordo com a Terminologia Arquivística (ver capítulo 1 do livro), desclassificação é o “ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos”. Portanto, o documento desclassificado deixa de ser sigiloso (restrito), tornando-se ostensivo (acessoo liberado). (acess l iberado). 37. 37. (MPU/ (MPU/20 2007 07 – Carlos Carlos Chagas) Chagas) O contrat o de aluguel, como docume nto, é exe mplo de: a) gênero; b) tipo; c) formato; d) espécie; e) forma.

Resposta: B Contrato Con trato é espécie. Logo, contrato de aluguel é tipo, t ipo, pois: • espécie + a atividade ou razão funcional de um documento específico = tipo. 38. 38. (T RE/SP/200 RE/SP/2006 6 – Carlos Carlos Chagas) “Configuraçã “Configuração o que assume uma e spécie document docum ent al, de acordo com a at ivi ividade dade que a gerou” é a definição técnica que caracteriza tipos de documentos como: a) boletim de frequência e rendimento escolar, certidão de nascimento e óbito, declaração de imposto de renda, relatório de atividades etc. b) livros, livros, periódicos, periódicos, cds, microf ilmes, ilmes, arquiv arquivos os de comput ador, ador, f ot ografias, fitas fit as magnét magnética icas, s, f olhetos, jornais, jornais, diapositiv diapositivos os etc. et c. c) registros audiovisuais, fonográficos ou sonoros, gráficos ou visuais, e textuais ou bibliográficos. d) peças de interesse histórico para museus, manuscritos pessoais e coleções de história natural (herbários, jardins botânicos,  jardinss zoo  jardin z oológicos lógicos etc.) et c.) e) incunábulos, memorabilia, objetos, móveis, medalhas, roupas, sapatos, selos, manuscritos, alfarrábios etc.

Resposta: A A questão refere-se a tipo documental (definição de Bellotto). Boletim, certidão, declaração e relatório são espécies documentais. Ao especificá-las, temos o tipo. 39. 39. (Fio (Fiocruz/20 cruz/2006 06s––José Pelúcio Quant o ormáticos; ao gênero, os document docum ent os de arquivo podem podem ser: a) manuscri man uscrito to da datilogra tilograf f ados adosFerreira) – impressos – informáticos; inf b) text uais uais – cartográficos – gráficos – impressos; c) escritos ou textuais – cartográficos – iconográficos – filmográficos – sonoros – micrográficos – informáticos;

d) públicos públicos e priva p rivados; dos; e) particular particular – of o f ici icial al – público público – coletivo. co letivo.

 

Resposta: C Gênero é a designação dos documentos em relação aos seus diversos suportes. 40. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Os documentos de arquivo podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal e def in inid idos os em razão da naturez naturez a dos atos que lhes deram origem origem,, bem quanto à forma de registro dos atos. Estas caracte rísticas sinali sinalizam zam:: a) o gênero; b) a organicidade; c) a espécie; d) o t ipo; e) a unicidade.

Resposta: C Na parte teórica deste livro, destaca-se que a espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que dão origem às espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão e stão dispostas). 41. 41. (Fiocr (Fiocruz/200 uz/2006 6 – José Pelúcio Ferreira) Ferre ira) Quanto à ent idade idade produt ora, os arquivos arquivos se classificam classificam e m: a) públicos públicos e priva p rivados; dos; b) histó históricos ricos e probatórios; probató rios; c) comerciais e institucionais; d) públicos e comerciais; e) privados e institucionai instit ucionais. s.

Resposta: A Vale ressaltar que nem sempre a entidade produtora (instituição que produziu) é a mesma que guarda o documento em um determinado local (mantenedora). Exemplos de arquivos públicos: Arquivo Nacional, Arquivo do Senado Federal. Exemplos de arquivos privados: Arquivo do Banco Real, Arquivo das Casas Bahia, Arquivo da Rede Record. 42. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possam acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são considerados originalmente: a) ostensivos; b) sigiloso sigilosos; s; c) reservados; d) conf id idenciai enciais; s; e) secretos.

Resposta: B De acordo com a Lei n o  12.527/2011, artigo 4o, inciso III, e artigo 31, parágrafo 1 o, I. Ver a referida Lei comentada no capítulo 3 da presente obra. 43. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Os prazos de classificação segundo o grau de sigilo poderão, de acordo com a legislação legisl ação em vigor, vigor, ser prorrogados da seguint seguint e f orma:

a) duas vezes, por igual período; b) quantas vezes forem necessárias, por igual período;  

c) uma vez, por igual período; d) indef indefini inidamente damente;; e) três t rês vezes, vez es, por igual igual período.

Resposta: C (atualmente Resposta: (atualmente a questão seria seri a anulada) A Lei no 12.527/2011, no seu art. 35, inciso III, parágrafo 2 o, fala sobre a prorrogação apenas para a informação “ultrass “ult rassecret ecreta”, a”, uma única vez. vez. O Decreto no  7.724/2012 (que regulamenta a Lei no  12.527/2011, incluída no capítulo 3 desta edição), artigo 47, IV, também faz a menção de renovação por uma única vez, por igual período, somente para a informação classificada como ultrassecreta. Não se fala dos outros graus de sigilo (secreto e reservado). Portanto, deduzimos que o único grau de sigilo onde pode ocorrer a prorrogação é no ultrassecreto. ultrassecreto. Hoje esta questão seria anulada, anulada, pela mudança ocorrida na legislação. Este Decreto é de 16 de maio de 2012, mesmo dia em que a Lei n o  12.527/2011 começou a vigorar. Caso o enunciado da questão fizesse referência somente ao grau de sigilo “ultrassecreto”, a letra C estaria correta. 44. 44. (Fiocruz/20 (Fiocruz/2006 06 – José Pe lúcio lúcio Ferreira) Fe rreira) São considerados considerados arquivos especiai espe ciaiss aqueles aquele s que: que : a) têm sob sua custódia os documentos documento s resultante resultantess da experiência experiência humana humana num num campo específico; específ ico; b) têm sob sua custódia os documentos resultantes da política arquivística; c) têm sob so b sua guard guardaa documento documento s em dif dif erentes erente s tipos de suportes; suporte s; d) têm sob sua guarda documentos resultantes do processo de avaliação; e) têm t êm sob so b sua custó custó di diaa documentos resultantes do processo p rocesso de classi classiff icação. icação.

Resposta: C De acordo acor do com co m a natureza dos documentos, podemos classificar classificar os o s arquivos arquivos em: • especiais – guardam documentos de formas físicas diversas. • especializados – guardam documentos procedentes da experiência do homem em um campo específico. 45. 45. (Mini (Minist stério ério da S aúde/2005 aúde/2005 – NCE/UFRJ NCE/UFRJ)) Q uanto ao grau de sigilo, sigilo, os documentos docume ntos públicos públicos podem ser: a) ultrassecret ultrassecret os, históricos, of o f iciai iciaiss e reservados; reservados; b) históricos, oficiais, confidenciais e reservados; c) ultrassecret ultrassecret os, secret os, confidenci co nfidenciai aiss e reservados; reservados; d) of ici iciai ais, s, histó histó ricos, secreto s e reservados; reservados; e) secret os, históricos, conf idencia idenciais is e reservados.

Resposta: C (atualmente Resposta: (atualmente a questão seria seri a anulada) De acordo com a Lei no 12.527/2011, artigo 24, “a informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta e reservada.” Atualmente esta questão seria anulada, devido à mudança ocorrida na legislação. Esta Lei começou a vigorar apenas no dia 16 de maio de 2012, apesar de ter sido sancionada pela Presidente da República Dilma Rousseff no dia 18 de novembro de 2011. O grau de sigilo confidencial não

existe mais. mais.  

46. (MULTIRIO/2005 – João Goulart) Partituras, desenhos e cartazes são classificados como documentos do seguinte gênero: a) audiovisual; b) ideográf ideográf ico; c) iconográf iconográf ico; d) simbológico.

Resposta: C Audiovisual (som e imagem). Ideográfico é método de arquivamento, e não gênero. Simbológico não é gênero. Iconográfico (ícone, imagem estática). 47. 47. (CRE (CREA/DF/2 A/DF/200 003 3 – UnB/Cespe) Quanto Q uanto às caracte rísticas dos arquivos arquivos set oriais, oriais, é corret corre t o afirmar que eles: 1. devem se localizar localizar junto aos órgãos produtores 2. permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição 3. são, essencialmente, arquivos correntes 4. podem descartar descartar documentos documento s 5. realiz realiz am recolhimento recolhimento s periódicos periódicos de documentos ao arquiv arquivo o central

Resposta: ITEM 1: CERTO CERTO.. Os arquivos setoriais devem estar localizados junto aos órgãos operacionais, pois os documentos são muito consultados. ITEM 2: ERRADO ERRADO.. Quem realiza a distribuição interna de documentos em uma instituição é o “protocolo”. ITEM 3: CERTO CERTO.. Os arquivos setoriais cumprem funções dos arquivos correntes, pois os documentos são consultados com frequência. ITEM 4: CERTO CERTO.. Documentos de guarda eventual podem ser eliminados pelos arquivos setoriais, desde que não possuam valor administrativo e jurídico para eles. ITEM 5: ERRADO ERRADO.. Realizam “transferências” periódicas, e não recolhimentos. Recolhimento é a passagem de um documento do arquivo intermediário para o permanente. 48. (BNDES/2002 – VUNESP) A classificação dos documentos de arquivo em “textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou “iconográfico” implica definição: a) da espécie documental; b) da f orma do documento; c) do do f ormato do documento documento;; d) do gênero documental; e) do tipo document al. al.

Resposta: D Gênero está ligado aos mais variados suportes.

 

Capítul Ca pítulo o4

Organização e Administração de Arquivos/Corr Arquivo s/Correspondências/Atividades espondências/Atividades dos Arquivoss Corren Arquivo Correntes/P tes/Procedime rocedimentos ntos Administrativos

1. Organização 1. O rganização e administração administração de arquivos 1.1. Requisitos  Requisitos para uma boa administração de arquivos 1.1. a) Ap Apoio oio da cúpula cúpula organizacional organi zacional –  – este requisito está ligado ao chamado “recurso institucional”, ou seja, tudo aquilo que pode facilitar ou dificultar a nossa vida dentro do organismo. Óbvio

que, com o apoio das chefias, vamos conseguir atingir os nossos objetivos com mais tranquilidade, superando um menor número de obstáculos. O trabalho fluirá de forma bem consistente. b) Trabal Trabalho ho em equi pe – pe  – fundamental em qualquer área. Trabalhar em grupo é muito importante. Por exemplo: um determinado profissional é especialista em conservação e restauração de documentos; o outro, em documentos eletrônicos. Logo, poderão trocar conhecimentos, quando for necessário. c) Pessoal treinado de forma adequada  adequada  – capacitar os recursos humanos, mantendo-os em contato com profissionais gabaritados, a fim de atingir a melhor qualidade possível nos serviços prestados nos arquivos. d) Métodos e sistemas si stemas de arquivam arqui vamento ento eficazes efi cazes –  – para a rápida recuperação da informação. e) Espaço físico compatível com o acervo existente  existente   – evita-se o “acúmulo documental”, e, consequentemente, preserva-se os documentos armazenados nesses espaços. Dica Di ca de prova:

1.2. Passos 1.2. Pass os (etapas) (eta pas) para a organização organização e administração administração dos arqui arquivos vos (Paes, 2004, p. 35) 35) 1o ) levant levant ament ament o de dados; 2o ) análise análise dos dados coletados; colet ados; o 3 ) planejamento; 4o ) execução ou implantação e acompanhamento.

1.2.1. Levantamen 1.2.1.  Levantamento to de dados  

O levantamento da produção documental pode ser feito através de questionários, observações e entrevistas nos locais de trabalho. Em primeiro lugar, é muito importante que se conheça a “legislação” referente aos âmbitos externo (leis, decretos, resoluções) e interno da instituição produtora e/ou mantenedora dos documentos (estatutos, normas), assim como regulamentos e manuais dos próprios arquivos existentes numa organização. Também é fundamental conhecer o seu “organograma”, para se ter uma ideia da estrutura hierárquica dos órgãos detentores da documentação. Por fim, faz-se a coleta de dados (informações) inerente à documentação institucio ins titucional nal (o gênero, a espécie, espécie, o estado estado físico do documento, documento, o volume volume do acervo, acervo, entre outros), para se poder traçar um diagnóstico dentro da realidade da empresa. Abaixoo daremos Abaix dar emos exemplos exemplos de assunto assuntoss que podem constar dos do s questio questionários: nários: • frequência de consulta ao acervo; • localização local ização física dos do s arquivos (áreas de armazenam armazenamento); ento); • formas formas de acondicionamento; acondic ionamento; • existência existência de documentos d ocumentos sigilosos sigilo sos;; • mobiliário utilizado; • uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização); • pessoal pessoal responsável responsável pela pel a documentação doc umentação (recursos (recur sos humanos) humanos);; • méto métodos dos de arquivamento arquivamento utilizados; util izados; • tipos de formulários; • procedimentos para empréstimo de documentos etc. Dica Di ca de prova: Qual é o procedimento inicial quando nos deparamos com documentos desorganizados, sem seguir algum critério de arquivamento preestabelecido? Damos início a um levantamento da produção documental.

1.2.2. Anál  Análise ise dos dados coletados 1.2.2. Para que os documentos doc umentos sejam sejam melho melhorr organizados o rganizados e administrados, faz-se faz-se requisito essencial essencial que os envolvidos neste processo conheçam a documentação que eles têm em mãos, analisando as informações coletadas na etapa anterior minuciosamente, a fim de detectar os problemas existentes nos arquivos (podemos chamar isso de diagnóstico da situação documental). documental). 1.2.3. 1.2.3. Planejamento  Planejamento Nesta etapa devem ser propostas soluções cabíveis para eliminar os problemas encontrados na análise dos documentos. Deve ser feito um “plano arquivístico”, traçando-se metas necessárias para

que os objetivos sejam Fundamental também elaboração de um cronograma trabalho, permitindo o contro coalcançados. ntrole le dos do s prazos praz os das sequências sequências emaque que serão desenvolvidas as ações. de Elementos a serem ser em considerad consid erados os na elaboração elaboração de um plano plano de arquivo:

o arquivo deve ocupar posição de destaque na estrutura da instituição (a mais alta possível); órgão capacitado que exerça o papel de coordenador dos serviços de arquivo;  

• adoção de métodos eficientes de arquivamento; • estabelecimento de regras de funcionamento dos arquivos e do protocolo; • escol escolher her instalações instalaçõ es e equipamentos que atendam aos aos objetivos propostos; propo stos; • formação/or formação/organizaçã ganizaçãoo de arquivos intermediário e per perman manente ente (caso (caso seja necessário); necessário); • recursos humanos; • recursos financeiros. Atenção: Os Atenção:  Os métodos de arquivamento serão objeto do próximo capítulo desta obra. 1.2.3.1. T  Tipos ipos –deosarquivam arquivamento entosão 1.2.3.1. Horizontal – Horizontal doc umentos documentos são dispostos di spostos uns sobre sobre os o s outros outr os e arquivados em caixas ou estantes e stantes (nos arquivos permanentes ou de custódia), como também em escaninhos (para documentos do gênero cartográfico – mapas, plantas).

Obs.: Os Obs.:  Os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas. Vertical  – os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou atrás (frontal), Vertical  possibilitando uma consulta mais ágil, sem precisar retirar outros documentos. Os documentos são armazenados, geralmente, em arquivos de aço. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento é o mais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado e atualizado. Além disso, são mais econômicos e ocupam oc upam menor menor espaço. e spaço.

– Os bibliocantos ou cantoneiras servem para manter o equilíbrio dos documentos dispostos no sentido sen tido vertical. 1.2.3.2. Material 1.2.3.2. Mat erial de arquivo

• de consumo  consumo  – pasta, ficha, guia divisória, tira de inserção etc. (menor durabilidade); • permanente – permanente  – arquivos, armário de aço, estante, fichário etc. (maior durabilidade). Algumas definições da professora Marilena Leite Lei te Paes P aes (de forma ssucinta): ucinta):

a) Pasta – folha de cartolina, ou papelão resistente (dobrada ao meio). meio) . Pode ser suspensa, com projeção, lisa (ou (ou corrida ou de corte reto).  

b) Ficha – retâng retângulo ulo de cartol car tolina ina para  para se registrar informações. c) Guia divisória – retângulo de cartão forte  forte   que separa as partes dos fichários, juntando, em grupos, grupo s, as fichas. fichas. d) Tira de inserção – tira de papel picotada  picotada  para se escrever as notações. São inseridas nas projeções. e) Projeção – sal saliê iência ncia na parte superior da superior  da guia divisória. f) Posição – é o espaço ocupado pela projeção na guia divisória  divisória   (contando da esquerda para a a

a

direita, temos a 1  posição, 2  posição, e assim por diante). g) Janela – ab abertur erturaa na projeção para projeção para receber a tira de inserção. h) Pé – sal saliência iência na parte inferior da inferior  da guia divisória. No pé, existe uma pequena abertura por onde passaa uma varet pass vareta, a, a fim de prender p render as guias à gaveta, chamada de ilhó. ilhó . i) Notação – inscri inscrição ção feita na projeção projeção ou  ou na tira de inserção.  j) Arqui Ar quivo vo – móv móvel el para para guard g uardar ar documentos docu mentos.. k) Armário Armário de aço – móvel fechado fechad o, onde se guarda documentos classificados como sigilosos. l) Estante – móvel aberto, aberto, com prateleiras. m) Fichário – móvel de aço usado para guardar fichas fichas.

Dica Di ca de Prova: O termo “acessório” deve ser associado a material de consumo . Portanto, podemos citar como exemplo de acessórios de arquivo: guia divisória, ficha etc.

Comentário entário sobre notação:   Com

As notações podem ser alfabéticas, numéricas e alfanuméricas. Podem também ser chamadas de: a) aberta ou simp simples les

 

 

– indica os nomes ou assuntos começados somente com a letra R. R

  Ex.: Raul Renato Rosa Rute Mais exemplos de notações abertas: D, E, F, Ab, Ac, Ad etc. compos mposta ta   b) f echada ou co

R–Z

 

– indi indica ca o princípio princípio e o ffim im para uma class classif ificação icação alf abética de nomes ou ou assuntos.

    Ex.: Recepção Seleção Sinalética Temporalidade Xerografia Zelo Mais exemplos de notações fechadas: A – D, Aa – Ac, Ad – Ag etc.

  Comentário sobre as guias: primária prim ária – indi indica ca a 1a  divisão de uma gaveta (ex.: M)

 

secundária – é uma subdivisão da primária (ex.: MA) Função das guias subsidi subsidiária ária –é uma subdivisão da secundária (ex.: MAR) MAR)

 

 

 

especial – mostra a localização de um nome ou assunto muito pedido (ex.: Marilena, marcenaria etc.)

 Identif tif ica-se a ffunção unção das guias pela pela sua notação .   Obs.: Iden

Na ilustração, podemos observar que as guias são: • primária – A • secundária – AN • subsidiária – ANT • especial – Antônio

1.2.4. Execução  Execução ou implantação e acompanhamento 1.2.4.

Na implantação é chegada a hora de se colocar em prática tudo aquilo que foi planejado. Depois do trabalho realizado, é necessário que se faça um acompanhamento para ver se os objetivos foram realmente alcançados, ou se há necessidade de fazer alguma modificação visando melhorar ainda mais a qualidade dos serviços prestados, atendendo aos usuários com mais eficiência e deixando-os plenamente satisfeitos com o nosso assessoramento (vide  esquema mnemônico no   6, abaixo): Esquema mnemônico no 6 • antes da implantaç implantação ão – sensibi sensibilizar lizar envolvi envolvidos dos (pal (palestras, estras, reuniões) • treinar pessoal envolvido direta ou indiretamente na feitura das tarefas • colo colocar car em prática t udo o que ffoi oi pl planejado anejado (impl (implan antação) t  ação) • ver se os objetivos fforam oram plenamente plenamente alcançados (acom (acompanhame panhamento) nto)

• melhorar a qualidade dos serviços (ajustes necessários) • por fim, elabora-se o “manual de arquivo”  

Comentários: a) A campanha para sensibilizar os funcionários tem a finalidade de mostrar como será a nova política documental do organismo, e de que forma ela pode modificar as rotinas dos serviços já existentes. Objetiva, ainda, solicitar o auxílio (participação) de todos, quando houver necessidade. b) O manual de arquivo será elaborado somente após os ajustes necessários (depois da implantação), descrevendo os novos procedimentos e instruções para um funcionamento eficaz e padronizado dos arquivos. Ele deverá passar por revisão e atualização periodicamente, devido à evolução organizacional que ocorre, por exemplo, com o surgimento de novos suportes documentais (novas tecnologias) tecnolog ias)..

2. 2. Correspondências  Correspondências 2.1. Definição  Definição 2.1. De acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a comunicação escrita, escrita , recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.

Comentários: 1o) Já vimos no Capítulo 3 o que é a documentação ostensiva (acesso pleno) ou sigilosa (acesso restrito). 2o) Comunicação escrita pertence ao gênero “textual”. 3o) Exemplos Exemplos de correspondências corr espondências internas: memorandos, memorandos, circulares cir culares etc. et c. 4o) Exemplos Exemplos de correspondências corr espondências externas: externas: ofícios, telegramas tel egramas etc. 2.2. Tipos  Tipos de correspondência/espécies documentais 2.2. Ata – exposição dos fatos ocorridos em uma reunião (de qualquer tipo).

Atestado – autoridade declara algo levando-se em consideração um fato, uma situação (mais usado para pessoas). Tem valor probatório junto a terceiros. Aviso – correspondência entre ministros de Estado ou governadores de estados (solicitando algo, pedindo determinada providência etc.). Boletim – pequeno escrito noticioso, geralmente para ser afixado em determinados locais. Carta – correspondência utilizada em comunicações sociais originárias de cargo e função públicos. Nas entidades privadas, a carta é muito utilizada para transmissão de informações, feitura de convites etc. Menos formal que o ofício. Certidão – documento proveniente de funcionário possuidor de fé pública, transcrevendo transcrevendo   algo  já regi r egistr strado ado anter ant erio iorment rmente. e. Por P ortt anto, ant o, podemo po demoss dizer di zer que a cer c erti tidão dão é uma u ma transcr t ranscriç ição ão autent aut entic icada. ada. Certificado – documento que garante a veracidade de algo (fato, bom estado ou funcionamento de um equipamento etc.) Circular – correspondência dirigida, ao mesmo tempo, a vários

destinatários. Contrato – acordo entre duas ou mais partes que entre si transferem direito ou se sujeitam a uma  

obrigação. Convênio – acordo firmado entre entidades, para a realização de algum objetivo convergente. Distingue-se do contrato pelo fato de os participantes estarem, no convênio, em igualdade de condições. Convocação – comunicação escrita solicitando o comparecimento de uma ou mais pessoas a uma reunião. Declaração – documento genérico onde se registra uma afirmação formal feita por pessoa física ou colegiado. Decreto – ato de natureza legislativa, podendo ser expedido pelo Executivo, Legislativo ou Judiciário. Despacho – manifestação escrita por autoridades competentes a respeito de assuntos levados a sua apreciação. Edital – ato escrito oficial com determinação, aviso, citação, entre outros, afixados em lugares públicos ou publicado pela imprensa, para conhecimento do público em geral ou grupos específicos ou determinada pessoa (com destino ignorado). Estatuto – conjunto de normas reguladoras de todos os atos e atividades de um órgão, organização ou sociedade. Exposição de motivos – documento em que ministros de Estado e dirigentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem, expondo motivos que  justifi  just ifiquem quem a adoção ado ção de deter det erminada minadass medidas medi das ou o u pro p rovidê vidênci ncias. as. Medida provisória – ato normativo de iniciativa do Poder Executivo, sem necessidade de tramitaçãoo no Poder Legislativo. tramitaçã Memorando – correspondência interna interna,, descrita com objetividade e simplicidade, para assuntos habituais entre chefias de um mesmo mesmo organism org anismo. o. Nota – comunicação de cunho oficial proveniente de altas autoridades (nota oficial) ou correspondência oficial padronizada trocada entre ministérios de países distintos (nota diplomática). Notificação – dar ciência a pessoa física ou jurídica sobre assunto no qual ela é parte interessada. Ofício – Forma de correspondência trocada entre autoridades da mesma hierarquia ou entre subalternos e autoridades. Os diversos órgãos públicos trocam ofícios entre si e enviam também para os particulares, quando em caráter oficial. Ordem de serviço – determinação técnica ou administrativa dirigida a responsáveis por serviços, tarefas ou obras, expedida por autoridade competente. Parecer (ou consulta) – opinião técnica ou científica fundamentada, servindo de apoio à tomada de decisão. Petição – instrumento pelo qual se pede à autoridade pública a concessão de um favor regulamentar ou o reconhecimento de um direito (sem certeza do respaldo legal). Difere do requerimento no requerimento  no seguinte aspecto: neste instrumento a reivindicação baseia-se em ato legal.

Portaria – ato pelo qual autoridades competentes determinam providências de caráter administrativo, definindo situações funcionais, aplicando penalidades disciplinares, entre outras.  

Regimento – conjunto de normas que estabelece o modo de funcionamento de um órgão. Regulamento – conjunto de princípios e de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. Relatório – documento onde se relata a uma autoridade superior o desenvol viment  vimento   o dos do s trabalhos referentes a determinados serviços prestados ou a um período específico. Resolução – ato proveniente de órgão colegiado, registrando uma decisão ou uma ordem no âmbito de sua área de atuação. Termo – declaração escrita em processo ou em livro especial, registrando um ato, um acordo, uma vontade etc. Testamento – declaração solene da vontade de pessoa interessada sobre os procedimentos a serem adotados com o seu patrimônio, após a sua morte.

3. Ativi 3. At ividades dades dos arquiv arquivos os correntes   protocolo expedição

Atividades dos arquivos correntes

arquivamento empréstimo réstimo e consu con sulta lta   emp destinação

Fonte:: Paes, Fonte Paes, 2004, p. 55. 3.1. Protocolo 3.1. Protocolo

Vimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de protocolo existentes na terminologia arquivística, as quais relembramos abaixo: – denominação atribuída a setores encarregados do recebimento recebimento,, registro registro,, distribuição distribuição  e  movimentação movimentação dos  dos documentos em curso. – denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. – livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. O protocolo proto colo pode ser dividido em 2 comp co mpartimen artimentos: tos: • recebimento recebimento e class cl assificação; ificação; • registro e movimentação. Obs.:  O órgão de uma empresa responsável pela concentração das atividades Obs.:  atividades   chamadas d e controle da controle  da documentação documentação é o setor intitulado Protocol Pro tocoloo e Arquivo, Arquivo, ou Protocol Pro tocoloo e Expedição, ou algo parecido.

Dicas Di cas de Prova:

 

1a ) Pro Protocolo tocolo – intimamente relacio relacionado nado às atividades de controle ; 2a ) São consideradas atividades de controle: • receb recebimen imento; to; • classificação classificaçã o (ver o assunto mais p pertinente ertinente ao documen documento) to);; • registro; • autuação; • dis distribuição; tribuição; • movimentação (trâmite, fluxo); • exp expedição. edição. 3a ) Protocolo – ligado à entrada de documentos documentos  em um organismo; Expedição – ligada à saída de documentos em um organismo. 4a ) Autuação – colocar na capa do processo   o carimbo de protocolo – numerador/datador – de preferência, no canto cant o superior superior direito.

3.1.1. Recebimen to e Classificação 3.1.1. Recebimento

Principais atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários; interpreta e classifica os documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de registro e movimentação. 3.1.2. 3.1.2. Registro  Registro e Movimentação Movimentação Atua na distribuição distribuição e  e redistribuição redistribuição de  de documentos. 3.2. Expedição  Expedição 3.2. Uma das atividades de protocolo. A saída da correspondência e demais documentos de uma instituição envolve procedimentos inerentes às rotinas da expedição de documentos. 3.3. 3.3. Arqui  Arquivamento vamento (na (na fase f ase corrente) 3.3.1. Etapas: 3.3.1. Etapas: • inspeção inspeção –  – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo). • análise análise (estudo,  (estudo, classificação e codificação) – ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as

referências cruzadas necess necessárias árias (assuntos (assuntos correlatos) correl atos) e verificando a existência de documentos do cumentos antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa). • ordenação ordenação   – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a

classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas.  

• arquivamento arquivamento –  – é a guarda do documento no local designado. 3.4. Empréstimo 3.4. Empréstimo e consulta Ao emprestar determinado documento, deve-se exigir do requisitante a assinatura de um recibo (para controle do acervo e garantia de sua integridade). Nesta etapa recomenda-se o uso da guiafora   (substitui a pasta retirada temporariamente do arquivo, facilitando, portanto, o seu fora rearquivamento). Com a guia-fora ficará o recibo do dossiê, que conterá informações relevantes acerca do empréstimo realizado (data da retirada do documento, quem o retirou, entre outros

dados). Prazo de empréstimo de um documento arquivístico: até 10 dias di as,, podendo haver renovação. A fim de facilitar a cobrança e controlar os prazos estipulados, usa-se os arquivos de prosseguimento ou andamento (são fichários de lembretes), também conhecidos pelo nome de “follow-up follow-up”” ou sistema de vigilância contínua. 3.5. Dest  Destin inação ação 3.5. Nas duas primeiras edições do meu livro, a destinação era mencionada como uma das atividades dos arquivos permanentes, como recomendava Schellenberg, um dos mais renomados mestres da Arquivologia. Pelo fato de a destinação ser uma das fases da gestão (considerada a mais importante), e esta envolver o conjunto de procedimentos e operações técnicas relacionadas às idades corrente e intermediária (art. 3o da Lei no 8.159/1991), achei por bem colocar, a partir da edição anterior (3 a), a destinação como c omo “uma das atividades dos arquivos corrent correntes, es, e não mais dos arquivos de 3 a idade”. Além disso, devemos ter em mente que a avaliação ocorre na idade corrente, e um documento é avaliado para que se possa traçar a sua destinação final de maneira maneira adequada. Os concursandos devem ver também o Capítulo 6 deste livro, que tratará de assuntos relacionados ao tema abordado (Lei n o  8.159, gestão de documentos, avaliação e tabela de

temporalidade, um dos instrumentos de destinação).

4. P rocedimentos Admini Administrativos strativos 4. Procedimentos Temos observado que, nos últimos tempos, vem aparecendo nos conteúdos programáticos relacionados à Arquivologia o assunto “Procedimentos Administrativos”. Por essa razão, resolvemos incluí-lo na edição anterior (3a) do meu livro. O assunto em questão refere-se, sobretudo, ao manuseio e trâmite de processos (de acordo com a terminologia arquivística, é o “conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária”). Abaixo, serão o

emitidos conceitos e definições retirados da Portaria n  5, de 19osdeprocedimentos dezembro de 2002, do vários Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão,Normativa que “dispõe sobre gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para

os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG : AUTUAÇÃO E/OU FORMAÇÃO DE PROCESSO – É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do  

processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição. DESAPENSAÇÃO DESAPENSAÇ ÃO – É a separação física fí sica de process pro cessos os apensados. apensados. DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS – É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado. DESMEMBRAMENTO – É a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização e instruções específicas do órgão interessado. DESPACHO – Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não. DILIGÊNCIA – É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigi cor rigirr ou sanar sanar as falhas apontadas. apontadas. DISTRIBUIÇÃO – É a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nele tratada. DOCUMENTOS URGENTES – São os documentos cuja tramitação requer maior celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informação oriundos do Poder Executivo, do Poder Judiciário e das Casas do Congresso Nacional; mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas; pedidos de exoneração ou dispensa; demissão; auxílio-funeral; diárias para afastamento da Instituição; folhas de pagamento; outros que, por conveniência da Administração ou por força de lei, exijam tramitaçãoo preferencial. tramitaçã preferencial. FOLHA DO PROCESSO PR OCESSO – São as duas faces de uma página do pr processo. ocesso. JUNTADA – É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação Anexação ou Apensação. Apensação. JUNTADA POR ANEXAÇÃO – É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes pert encentes a um mesmo mesmo iinteressado nteressado e que contenham c ontenham o mesm mesmoo assunto. JUNTADA POR APENSAÇÃO – É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo mes mo interess inter essado ado ou o u não. Ex.: Um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, constituirá um único processo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal. NUMERAÇÃO DE PEÇAS – É a numeração atribuída às partes integrantes do processo. PÁGINA DO PROCESSO – É cada uma das faces de uma folha de ppapel apel do process proce sso. o.

PEÇA DO PROCESSO – É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo,  

nota fiscal, fiscal, entre outros. PROCEDÊNCIA – A instituição que originou o documento. PROCESSO – É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. PROCESSO ACESSÓRIO – É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal. PROCESSO PRINCIPAL – É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação anex ação de um ou mais processos como complemento à sua decisão. PROTOCOLO CENTRAL – É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos. PROTOCOLO SETORIAL – É a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou entidades, encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da área a qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central. REGISTRO – É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características caracter ísticas fundamentais fundamentais aos iinteressados. nteressados. TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS – É uma nota utilizada para informar sobre a retirada de peça(s) de um processo; pode ser por intermédio de carimbo específico. TERMO DE DESAPENSAÇÃO – É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados; pode ser por intermédio de carimbo específico. TERMO DE ENCERRAMENTO – É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo; pode ser por intermédio de carimbo específico. TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEÇA – É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo; pode ser por intermédio de carimbo específico. TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEÇA – É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo; pode ser por intermédio de carimbo específico. TERMO DE RESSALVA – É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça; pode ser por intermédio de carimbo específico. TRAMITAÇÃO – É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 49. (TRE/ES/2011 – UnB/Cespe) Julgue o item que se segue, relativo à gestão de documentos.

O arquivament o é a disposição disposição dos docume docume ntos de ntro de uma unidade de classificação, classificação, e a ordenação é o at o físico de colocar o documento dentro de uma unidade de acondicionamento.

 

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. Questão interessante, pois as definições foram invertidas. Disposição é “arrumação” dos documentos em uma determinada ordem. O arquivamento é a guarda do documento em local apropriado. 50. (TRE/ES/2011 – UnB/Cespe) Julgue o item que se segue, relativo à gestão de documentos. Os documentos ostensivos que chegam ao protocolo não podem ser abertos, devendo, apenas, ser distribuídos aos destinatários.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. A correspondência oficial (relacionada com as atividades da instituição) ostensiva (de livre acesso) deve ser aberta, enquanto que a correspondência sigilosa (acesso restrito) não poderá ser aberta. Esta será encaminhada ao respectivo destinatário. 51. 51. (ST M/2011 M/2011 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) Em re lação lação à gest ão de documentos docume ntos na esfe e sfera ra públi pública, ca, julgue julgue o item ite m subsequent subse quent e. As atividades do protocolo podem incluir recebimento de documentos, classificação, registro, distribuição e acompanhamento da tramitação.

Resposta: CERTO. O protocolo está dividido em dois setores: recebimento e classificação // registro e movimentação. O setor de registro e movimentação atua na distribuição e redistribuição de documentos, documen tos, portanto, port anto, no trâmite documental. 52. 52. (CVM/2 (CVM/201 010 0 – Esaf) Quais os t rês conceitos envolvidos envolvidos na organização organização de document docum ent os de arquivo? arquivo? a) IIndexação, ndexação, ordenação e arquivamento arquivamento.. b) Classificação, ordenação e arquivamento. c) Catalogação, indexação e classificação. d) Catalogação, ordenação e arquivamento. e) Indexação, arquivamento e classificação.

Resposta: B O documento deve ser lido com atenção, interpretado, classificado e codificado de forma adequada, colocado em uma ordem determinada e finalmente arquivado. O termo “indexação” está relacionado a recuperação da informação, através de palavras-chave que remetem o interessado a um documento desejado. Catalogação é um processamento técnico de documentos de biblioteca, e não de arquivo. 53. 53. (CVM/2 (CVM/201 010 0 – Esaf) Constit uem atividades atividades de prot ocolo, excet exce t o: a) separar a correspondência oficial da particular e distribuir a correspondência particular, sem submetê-la às demais rotinas de controle; b) separar a correspondência ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; c) interpretar e classificar a correspondência, com base no plano de classificação da instituição, se existente; d) ler a correspondência ostensiva e verificar a existência de antecedentes; e) atender aos pedidos de empréstimo de documentos das unidades administrativas.

Resposta: E

O protocolo “não empresta” documentos às unidades administrativas. Ele distribui os documentos a quem de direito.  

54. 54. (DPU/20 (DPU/2010 10 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) As rot inas do set or de protocolo incluem incluem atividades atividades de: a) classificação, classificação, regist ro, avaliaçã avaliação oe empréstimo de documentos; b) recebimento, recebimento , classi classiff icação, icação, registro registro e movi mo vimentação mentação de documento s; c) recebimento, eli e limina minação ção e empréstimo em préstimo de documentos; d) ordenação, classificação e avaliação de documentos; e) registro de processos, classificação e avaliação de documentos.

Resposta: B O item b fala sobre os dois setores ou compartimentos do protocolo, que são também atividades. O empréstimo, a avaliação, a eliminação e a ordenação não são atividades desempenhadas pelo protocolo. 55. 55. (T RE/AL/2 RE/AL/201 010 0 – Carlos Carlos Chagas) Aos serviços de protocolo cabe, entre e ntre outras out ras at ativi ividades: dades: a) acondiciona acondicionarr docume ntos de valor histórico; b) cuidar da tramitação dos documentos; c) armaz armaz enar documento documento s em f ase inte intermedi rmediári ária; a; d) estabelecer regras de de acesso aos document os; e) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.

Resposta: B Questão fácil. O protocolo controla o trâmite (fluxo) documental entre os setores envolvidos (documentos em curso, em e m movimento). movimento). 56. (Hospital das Forças Armadas/2009 – Funiversa) Segundo Marilena Leite Paes, a organização de arquivos, como qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Essas fases constituem-se em: a) identificação da natureza da documentação, escolha do método de arquivamento, treinamento dos funcionários e arquivamento da documentação; b) análise do gênero dos documentos, análise das espécies documentais, análise dos tipos documentais e arquivamento da documentação; c) criação do setor de protocolo, criação do setor de arquivo, organização da documentação e promoção da gestão documental; d) levantamento de dados, análise dos dados coletados, planejamento, implantação e acompanhamento; e) extinção do setor de protocolo, criação de protocolos setoriais, criação do setor de comunicação administrativa e promoção da gestão document al. al.

Resposta: D Numa organização organização e administração de d e arquivos, sã sãoo quatro as etapas de trabalho: – levantamento levantamento de dados; – análise dos dados coletados; – planejamento; – execução ou implantação i mplantação e aco acompan mpanham hamento. ento. 57. (Funasa/2009 – Cesgranrio) Sabendo-se que arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma instituição no decorrer de suas atividades, é lógico que o conhecimento dessa instituição, seus objetivos, funções e estrutura, com suas alterações, é fundamental para o entendimento da própria documentação. Nesse sentido, uma efetiva organização de arquivos deve-se iniciar pelo exame de estatutos, regulamentos, regimentos, normas e organogramas, além de outros documentos constitutivos da instituição. Esta fase da organização dos arquivos é denominada: a) avaliação;

b) seleção; c) triagem; d) planejamento;  

e) levantamento levantamento..

Resposta: E Numa organização e administração de arquivos, primeiro devemos conhecer a estrutura organizacional (organogramas), assim como a legislação pertinente (normas, leis, estatutos). 58. (Fundação Universidade de Brasília/2009 – UnB/Cespe) O protocolo, como um dos componentes da gestão de documentos, é responsável pelas atividades de registro, de controle da tramitação, de distribuição, expedição e abertura de processos.

Resposta: CERTO. “Autuação”, uma das atividades do protocolo, é a abertura ou formação de processos. O registro, o controle do fluxo documental, a distribuição e a expedição de documentos também são consideradas atividades do protocolo. Vale ressaltar que a expedição é a saída de documentos de uma instituição para outras instituições públicas ou privadas (pessoas jurídicas), ou para o cidadão comum (pessoa física). 59. 59. (Polí (Polícia cia Fede Federal/ ral/20 2009 09 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) O protocolo é a porta de ent rada e de saída dos dos documentos docume ntos de uma instit uição e, por suas caracte caracte rísticas, faz parte das atividades atividades dos arquivos arquivos corrente s.

Resposta: CERTO. Podemos definir protocolo como “denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso”. Portanto, o protocolo é uma das atividades dos arquivos correntes. Além disso, o protocolo é o responsável pela entrada e saída dos documentos de um organismo (empresa, instituição), através da distribuição (em âmbito interno) e da expedição (em âmbito externo). 60. (Ministério da Integração Nacional/2009 – UnB/Cespe) Por meio da operação conhecida como juntada por anexação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento e m matérias matérias semelhantes. semelhantes.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. Tal operação é conhecida como “juntada por apensação”. A juntada por anexação é definitiva e irreversível. 61. 61. (TRT /17a /17a Região/200 Região/2009 9 – UnB/Cespe) Apensar um processo process o é juntá-lo junt á-lo em defini def initt ivo a outro processo, por necessida neces sidade de de serviço.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. Anexar tem caráter definitivo, enquanto que apensar tem caráter provisório. 62. 62. (Anatel/20 (Anatel/2009 09 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) Part e da docume ntação de um processo, de acordo com as normas e m vigor, não pode pode se r separada para para formar out ro processo.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. De acordo com a Portaria Normativa no  5, de 19 de dezembro de 2002, do Ministério do  

Planejamento, Orçamento e Gestão, a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formar outro processo pode ocorrer. Este procedimento administrativo é chamado de “desmembramento”. 63. (Ministério da Integração Nacional/2009 – UnB/Cespe) O desentranhamento de peças de um processo pode ocorrer quando quand o houver interesse inte resse da Administ Administ ração ou a pedido do interessado. inte ressado.

Resposta: CERTO. O desentranhamento de peças é a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado. 64. (Ministério do Esporte/2008 – UnB/Cespe) A decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submett ido à apreciaçã subme apreciação o é conhecida conhe cida como de spacho. spacho.

Resposta: CERTO. O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, seja este servidor público ou não. 65. 65. (T SE/2007 SE/2007 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) As at ividades ividades t ípicas ípicas do protocolo não incluem incluem o(a): a) recebime nto de corre spondência; spondência; b) abertura de de processo; pro cesso; c) distribuição de documentos; d) preparação de instrumentos de descrição.

Resposta: D O protocolo é uma atividade típica dos arquivos correntes, enquanto a descrição é uma atividade típica típ ica dos arquivos permanentes. permanentes. A letra b está correta, pois a abertura de processo podemos chamar de “au  tuação”, tuação”, uma das atividades atividad es do protocolo. protocolo . 66. 66. (MPU/2 (MPU/200 007 7 – Carlos Carlos Chagas) Ente nde-se por notação: not ação: a) o conjunto dos documentos not ari ariai ais; s; b) a f orma que antecede a ela e laboração boração dos manuscrito manuscrito s; c) o material sobre o qual as informações são registradas; d) a primeira primeira etapa no processo p rocesso de arranjo arranjo documental; e) o código código de localiz localiz ação ação dos document os no acervo.

Resposta: E De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a notação é o código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento (que é um menor conjunto de documentos reunidos). 67. (BNDES/2006 – Cesgranrio) setor que funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos é conhecido como setor de: a)Oarquivo e microfilmagem; b) registro registro e movi mo vimentação; mentação; c) transferênci transfe rênciaa e recolhimento recolhimento;;

d) destinação e custódia; e) codificação e transposição. transposição.

 

Resposta: B O protocolo está dividido em dois setores: recebimento e classificação // registro e movimentação. Este atua na distribuição e redistribuição de documentos, ou seja, na sua movimentação. 68. 68. (BN (BNDES/20 DES/2006 06 – Cesgranrio) A secret aria da da Diret oria retira ret ira uma pasta do arquivo arquivo para prest prest ar informações ao Diret or Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O t écnico administrativo administrat ivo verifica que a past a ainda não não fora devolvida, devolvida, pois pois no lugar de arquivament arquivament o da pasta havia havia uma ficha com informações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é muito utilizada nos arquivos, é a guia: a) física; b) especial; c) subsidiá sub sidiária; ria; d) dentro dentro;; e) fora.

Resposta: E A guia-fora substitui a pasta retirada temporariamente do arquivo, facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento. 69. (FURNAS/2005 – José Pelúcio Ferreira) A saliência que fica na parte superior da guia é denominada: a) guia divisória; b) projeção; c) notação; d) jaquet jaquet a; e) ilhó.

Resposta: B A projeção é material de consumo do arquivo. Pela sua abertura pode ser inserida uma tira de papel picotada com uma notação específica (alfabética, numérica). Esta notação nos permite identificar o que tem dentro de uma unidade de arquivamento (pasta, caixa-box, entre outras). 70. 70. (T J/MA/20 J/MA/2005 05 – ESAG) ESAG ) São considerados considerados acessórios de um arquivo: arquivo: a) sistema alfanumérico; b) arquivo rotativo; c) fichários; d) guias.

Resposta: D O termo acessório deve ser associado a material de consumo, enquanto o termo equipamento associamos ass ociamos a material materi al ppermanen ermanente. te. Sistema alfanumérico tem relação com métodos de arquivamento. Arquivo rotativo e fichários são considerados equipamentos de arquivo. Guias divisórias são cartões retangulares mais grossos que separam as fichas nos fichários. Portanto, Port anto, são acessório acessórioss de arquivo. 71. (TJ/MA/2005) – ESAG) O sistema de vigilância contínua que visa fornecer um controle eficaz de informações e providências a serem tomadas em datas determinadas é conhecido como: a) follow-up;

b) alfanumérico; c) variadex; d) alfabét alfabét ico.  

Resposta: A Alfanumérico, variadex e alfabético são métodos de arquivamento. O  follo  follow-up w-up pode ser chamado de fichário de lembretes ou arquivo de prosseguimento. Facilita a cobrança e controla os prazos estabelecidos. 72. (Secretaria de Administração do estado de Tocantins/2004 – Cesgranrio) Assinale a opção em que a definição do termo “protocolo” diz respeito ao controle de documentos recebidos e/ou expedidos: a) Acordo entre duas ou mais nações, menos importante que o tratado ou a convenção. b) Versão preliminar de um acordo entre países, denominada protocolo de intenções. c) Conjunto de normas cerimoniais reguladoras de atos públicos. d) Registro de uma conferência internacional ou negociação diplomática. e) Livro de registro da correspondência oficial de uma empresa ou instituição.

Resposta: E Questão interessante. O protocolo tem inúmeras definições. A opção E refere-se ao livro de “Protocolo”, que serve para registrar as correspondências oficiais em uma instituição. 73. (MPU/2004 – Esaf) Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que não corresponde a uma atividade desenvolv dese nvolvida ida nos serviços de protocolo: a) regist ro; b) avaliação; c) autuação; d) expedição; e) recebimento.

Resposta: B Não cabe ao protocolo avaliar documentos. Este procedimento deve ser feito por uma comissão criada especificamente para realizar esta tarefa. 74. 74. (T RT RT/17 /17R/2 R/200 004 4 – Carlos Carlos Chagas) Por diagnóstico diagnóstico de arquivos arquivos ent ende- se: a) o recolhimento da massa documental acumulada; b) a elaboração de planos de destinação de documentos; c) determinações d) aa execução aplicação das das normas ISAD(G);das tabelas de temporalidade; e) a análise análise das inf inform ormações ações básicas sobre arquivos. arquivos.

Resposta: E Numa organização e administração de arquivos, depois do levantamento de dados, faz-se uma análise dos dados coletados, a fim de se traçar um diagnóstico da situação documental, ou seja, dos problemas existente existentess em relação aos arquivos do organism or ganismo. o.

 

Capítul Ca pítulo o5

Métodos de Arquivamen Arquivamento to

1. Introdução  Introdução 1. Assim como a “teoria das 3 idades”, os métodos de arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais cobrados  cobrados  em concurso público. Talvez o que caia com mais constância, sobretudo as regras de alfabetação (método alfabético), o método geográfico e o método numérico simples. sim ples. Neste Neste capítulo capítul o comentaremos co mentaremos um por um (os mais mais importantes), dando as dicas necessárias necessárias aos concursandos, a fim de dominarem o tema com segurança e alcançarem o êxito desejado. desejado. Como escolher o método mais adequado? Cada organismo organismo deve adotar ado tar métodos méto dos de arquivamento arquivamento que atendam às suas necessidades específicas, levando-se em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem arquivados. O ideal é a instituição não adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles, considerando sempre a documentação existente nos setores componentes co mponentes de determinada deter minada empresa. empresa. Comentário:   O uso de métodos de arquivamento apropriados é muito importante para o Comentário: organismo, pois dessa forma quem trabalha com a documentação irá organizá-la organizá-la melhor  melhor (arranjo, disposição), a fim de recuperá-la com rapidez quando for necessário.

2. Divisão 2. Divisão 2.1. 2.1. Classes  Classes Os métodos de arquivam arquivamento ento são divididos dividido s em duas grandes classes: classes: • básicos • padronizados 2.1.1. Básicos 2.1.1. Básicos Podemos Pode mos dividir os métodos método s básicos básicos em: • alfabético alfabético   (principal elemento a ser considerado num documento: nome nome)) • geográfico (principal elemento: local ou procedência) procedência) • numérico numérico   (principal elemento: número número)) • ideográfico (principal ideográfico  (principal elemento: assunto assunto)) Observações: 1a) Os métodos numéricos numéricos podem  podem ser: simples/cronológico/dígito-terminal

2a) Os métodos ideográficos ideográficos podem  podem ser: • alfabético (enciclopédico/dicionário) • numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação coordenada)

2.1.2. Padroni 2.1.2. Pa dronizados zados Os métodos padroniza padro nizados dos são:  variade  vari adex, x, auto au tomáti mático co,, soundex, sound ex, mnemônico mnemôni co e rône r ôneo. o.

(Vide esquema mnemônico n o  7, abaixo:) Esquema mnemônico no 7

 

PADRONIZADOS:

Variadex Automático Soundex Mnemônico Rôneo Dica: VASM-R

Obs.:  O método alfanumérico (uso de letras e números) não é considerado básico e nem Obs.:  padronizado, devido a possuir características específicas. Por essa razão, ele pertence ao sistema de arquivamento chamado “semi-indiret “semi-indireto”. o”. 2.2. Sistemas 2.2. Sistemas Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas: • direto

• indireto Dica Di ca de Prova:

 

Um sistema de arquivamento deve ser simples, flexível, além de permitir expansões.

2.2.1. Sistema 2.2.1. Sistema direto O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros out ros instrumentos de pesquisa.

Exs.: métodos alfabético e geográfico. 2.2.2. Sistema indireto 2.2.2. Sistema Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo  remissivo   ou a um determinado determina do código. código . Ex.: métodos numéricos.

Não se eesqueça: squeça: Métodos de Arquivamento  

 

duas grandes g randes classes

  →

básicos padronizados

básico s  

padronizados

d ir e t o

 

dois grandes g randes sistem sistemas as

  →

  indireto

3. 3. Características  Características 3.1. Métodos  Métodos básicos 3.1. 3.1.1. 3.1.1. Alfabético  Alfabético – é o mais simples e prático, desde que o elemento principal considerado seja o nome (arquivamento de nomes = onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética, seguindo as ““regras regras de alfabetação”. al fabetação”. Vantagens:   Agilidade na recuperação da informação, custo baixo, sistema direto e de fácil Vantagens: implantação. Desvantagem: Er Desvantagem:  Erros ros mais constantes de arquivamento. arquivamento.

Regras de ordenação Pode-se escolher entre 2 critérios: letra por letra ou palavra por palavra. A escolha de um deles  

implica a exclusão do outro, automaticamente.  

Letra por letra

Exemp lo :

↓

Palavra por palavra

 

DEL PRETE TE,, Alf redo

 

DE Penedo, Carlos

Exe xemp mplo: lo:

↓

 

(as letras D e E se repetem. O L vem antes do P)

 

DE PENEDO, Car arlos los

 

DEL PRETE, Alfre Alfredo do

(o DE é mais reduzido que o DEL) DEL)

Atenção: Todas as regras de alfabetação são fáceis. Os concursandos devem saber todas elas, pois Atenção: Todas caem com bastante frequência. Tal assunto é um dos mais pedidos  pedidos  pelas diversas bancas organizadoras. Deliciem-se com as famosas regrinhas, discriminadas a seguir: 1) Nomes de pessoas físicas – físicas  – considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Ex. x.::

Mário rio Barro arross

 

César Almeida Cerdeira

 

Maria Aparecida Aparecida Gontijo Go ntijo

 

→

  BARRO BARROS, S, Mário

→

  CERD CERDEIRA EIRA,, César Almeida

→

  GONTIJO, Maria Apareci Aparecida da

Comentário: O Comentário:  O B, de Barros, vem antes do C, de Cerdeira, e este vem antes do G, de Gontijo. Obs.: Quando Obs.:  Quando houver sobrenomes iguais, iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Ex.:

Antô nio Bo nf im

 

Jorge Bonfim Juca Bonfim

   

→

  BONFIM, BONFIM, Antônio Antô nio

→

  BONFI BONFIM, M, Jorg e

→

  BONFIM, BONFIM, Juca Juc a

Comentário: Olhando o prenome, o A (de Antônio, vem antes do J – de Jorge –, e este vem antes Comentário: Olhando de Juca, pois J se repete em Jorge e Juca, mas passando para a 2 a letra do nome de ambos, o O (de Jorge)) vem antes Jorge antes do U de Juca. 2) Sobrenomes compostos de um sub substantiv stantivoo e um adjetivo adjeti vo ou lig ligados ados por hífen não hífen não se separam. Ex.: x.:

Rin inal aldo do Caste Castelo lo Azul Cristina Monte Rosa

   

→ →

  CASTELO AZUL, Rinaldo   MON MONTE TE ROSA, Crist Cristina ina

Ruth Villa-Lobos

 

→

  VILLA-LOB VILLA-LOBOS, OS, Ruth

3) Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São – São – não se separam.  

Ex.: x.:

Cidál idália ia Sa Sant ntaa Rit itaa

 

Alfredo Santo Antônio

 

Renato São Bernardo

 

→

  SANTA RITA, Cidál Cidália ia

→

  SANTO ANTÔNI ANTÔNIO, O, Alfre Alfredo do

→

  SÃO BERNA BERNARDO, RDO, Renat Renatoo

4) As ini iniciai ciaiss abreviativas abreviativas de prenomes têm prenomes têm precedência prec edência na classificação de sobrenomes iguais. Ex.: S. Cardoso

 

→

Samara Cardoso Saulo Cardoso

  →  

→

  CARDOSO, S.  CARDOSO, Samara  CARDOSO, Saulo

5) Os artigos e preposições: a, preposições: a, o, de, d’, da, do, e, um, uma – não são considerados parte integrante do último úl timo sobrenome (ver também regra 9). Ex.:

Jos oséé de Alencar

 

Teresa d’Almeida

 

→

  ALENC ALENCAR, AR, Jos Joséé de

→

  ALMEI ALMEIDA, DA, Te Teresa resa d’

6) Os nomes que exprimem grau de parentesco  parentesco  como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados alfabética.. parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética Ex.: x.:

Laura Laura Barros arros Neto

 

Ricardo Barros Filho

 

Alencar Manfredo Sobrinho Camila Pitanga Júnior

   

→

  BARROS BARROS NETO, Laura Lau ra

→

  BARROS BARROS FILHO FILHO,, Ricar Ricardo do

→

  MANFREDO MANFREDO SOBRINH SOBRINHO, O, Alenc Alencar ar

→

  PITANGA PIT ANGA JÚNIOR, Camil Camilaa

Comentário:   Como grau de parentesco  Comentário: parentesco   não é considerado na ordenação alfabética (exceto quando servir de elemento de distinção), o “Neto” e o “Filho” não são considerados. Depois de Barros, consideramos o L, de Laura, que vem antes do R, de Ricardo. Obs.:  Os graus de parentesco  Obs.:  parentesco  somente serão considerados na ordenação alfabética quando servirem de elemento de distinção. Ex.:: Carolina Ex. Carolina SSouza ouza FFilho ilho

  →

Carolina Souza Júnior Carolina Souza Neto

  →  

→

  SOUZA FILHO, FILHO, Caro Carolin linaa   SOUZA JÚNIOR, JÚNIOR, Carolina Carol ina   SOUZA NETO, Carolina Carol ina

Comentário: No exemplo acima, os prenomes são iguais (Carolina). Por isso, consideramos o F, Comentário: No de Filho, antes do J, de Júnior; e este, antes do N, de Neto. 7) Títulos Títulos   – não são considerados na alfabetação. São ordenados após o nome completo, entre

parênteses.

 

Ex.: x.:

Profes rofessor sor Túlio Túlio Abreu reu

 

Coronel Lucas Bonifácio

 

Dr. Édso Édson n Pereira

 

→

  ABRE ABREU, U, Túl Túlio io (Professor) (Professo r)

→

  BONIF BONIFÁCIO ÁCIO,, Lucas (Coro (Coronel) nel)

→

  PEREIRA, Édso Édson n (Dr.)

8) Nomes estrangeiros  estrangeiros  – são considerados pelo último sobrenome, exce tuando-se  tuando-se os casos de nomes espanhóis espanhóis e orientais orie ntais (ver  (ver também regras 10 e 11). Ex.:

Charles Albert

 

Sophia Loren

 

Robertt Taylor Rober

 

→

  ALBE ALBERT, RT, Charle Charless

→

  LOREN LOREN,, So Sophi phiaa

→

  TAYL TAYLOR, OR, Robert

9) Partículas dos nomes estrangeiros  estrangeiros  – podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do sobrenome, quando começadas começad as com lletra etra maiúscula mai úscula.. Ex.:

Pepi pin no di Capr prii

 

Sandra De Penedo

 

Antonieta Di Capri July O’Brien

 

→

  CAPRI, CAPRI, Pepino di

→

  DE PENEDO PENEDO,, San Sandra dra

→

 

→

  DI CAPR CAPRI, I, Antonie Antonieta ta   O’BRIEN, O’BRIEN, Jul July  y 

10) Nomes espanhóis  espanhóis  – são registrados pelo penúltimo sobrenome (porque corresponde ao da família do pai). Ex.: x.:

Emílio mílio Cama Camacho cho Guerr Guerraa

 

Alfonso Lopez Di Diaz az

 

Oviedo Lopez Ufarte

 

→

  CAMACHO GUERRA, Emíl Emílio io

→

  LOPEZ DIAZ, DIAZ, Alfonso Alfo nso

→

  LOPEZ UFARTE, Oviedo

11) Nomes orientais  orientais  (japoneses, chineses e árabes) – são ordenados (registrados) como se apresentam, na ordem direta. Ex.:

Ali Mo hamed

 

Dengg Yutang Den Omar Saad

   

→

  ALI MOHAMED

→

  DENG YUT YUTANG ANG

→

  OMAR SAAD

12) Nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais  governamentais   – devem ser registrados como serados apresentam (ordem. Por direta). No entanto, artigos as preposições são considerados conside na al alfab fabetação etação. essa razão, admite-seoscolocar os eartigos iniciais após não o nome, entre parênteses, a fim de facilitar a ordenação.

Ex.:: Bonfá Correia Ex. Correia LTD LTDA A

 

→

Fundação São Martinho O Globo

 

 

The New York Times

 

  →

  BONFÁ CORREIA LTDA. LT DA.   FUNDAÇÃO SÃO MART MARTINHO INHO

→

  GLOBO (O)

→

  NEW YORK TIMES (The)

13) Títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados  assemelhados   – os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Ex.: IX Congresso de Geografia 3o Encontro de Jornalistas

  →

  CONGRESSO DE GEOGRAFIA (IX)

  →

  ENCONTRO DE JORNALIST JORNALISTAS AS (3o)

Obs.:  Para prestar melhor atendimento aos usuários (pesquisadores), essas regras poderão sofrer Obs.:  alterações. No caso de pessoas físicas ou jurídicas, iremos registrá-las pelos seus nomes mais conhecidos, conhecido s, fazendo fazendo as remissivas remissivas necessárias.  necessárias. Ex.: Edson Arantes do Nascimento Nascimento Artur Antunes Coimbra

 

 

 

→

  PELÉ

→

  ZICO

 

Fazemos as seguintes remissivas: NASCIMENTO, NASCIME NTO, Edso Edson n Arantes do (ver Pelé) COIMBRA, Artur Antunes (ver Zico)

3.1.2. Geográf  Geográfic ico o 3.1.2. O elemento principal para a recuperação da informação é o local ou procedência (cidade, estado e país). A busca ao documento é feita de forma direta. Vantagens:: Sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar. Vantagens Desvantagem:: Uso Desvantagem Uso de duas classificações: local lo cal e nome do correspondente co rrespondente (ou interessa int eressado). do).

Existem 3 formas de or ordenação: denação: a) Estado – Cidade – Corre Correspondente spondente PriorizaPrio riza-se se a ordem alfabética dos do s estados. Ao ordenar por “estado”, “estado”, a capital desse de sse estado deve d eve  vir pri mei me i ro. ro . Logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética. Ex.: Bahia – Ilhéus – SANGALO, Ivete Minas Gerais – Belo Horizonte – VALENTE, Mário Minas Gerais – Araxá – ARAÚJO, Ruth Minas Gerais – Varginha – COSTA, Mônica Minas Gerais – Varginha Varginha – RIBEIRO, João de Sá São Paulo P aulo – Campina Campinass – MESQUITA, MESQUITA, Júlia Júli a Comentário: Primeiro olhamos os estados. Se os estados forem repetidos, olhamos as cidades; se Comentário: Primeiro estas forem repetidas, olhamos os correspondentes. Sempre obedecendo à ordem alfabética. Esta

orma de ordenação é a que mais cai , porque as bancas organizadoras querem avaliar se o candidato

sabe que, quando a entrada for pelo nome do estado, deve-se priorizar a capital do mesmo. Por essa  

razão, no exemplo dado, Belo Horizonte está vindo antes de Araxá, por ser a capital de Minas Gerais. b) Cidade Cidade – Estado – Correspondente Ao ordenar o rdenar por “cidade”, observa-se observa-se a ordem alfabética das cidades (inclusive as capitais). Ex.: Areal – Rondônia – VALENTINI, Mário Carapebus Carapeb us – Rio de Janeiro – CUN CUNHA, HA, Sideir S ideir Ilhéus – Bahia – SILVA, Lucinda da Quissamã – Rio– de – PINTO, Sérgio Augusto Rio de Janeiro RioJaneiro de Janeiro – SILVA, Jorge c) País – Cidade – Correspondente Prioriza-se a ordem alfabética dos países. Ao ordenar por “país”, a capital desse país deve vir primeiro.. Logo depois, as demais cidades são colocadas em rigorosa ordem alfabética. primeiro Ex.: França – Lorena – Unesco Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel Portugal – Coimbra – ALBUQUERQUE, Joaquim 3.1.3. 3.1.3. Numérico  Numérico Método que pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento será feita de forma indireta, recorrendo-se, sempre, a um índice al alfab fabético ético remissiv remissi vo  – busca primária da informação –, a fim de localizá l ocalizá-lo. -lo. Vantagem:: Erros reduzidos de arquivamento. Vantagem Desvantagem:: Sistema indireto, Desvantagem indireto , exigindo pesquisa pesquisa aos índices.

a) numérico simples: simples: Prático, não requer qualquer planejamento inicial. A pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se registro em livro ou fichas, para não acontecer a criação de duas ou mais pastas com o mesmo número. O documento receberá o no  da pasta + um n o  sequencial (ordem de entrada), entrada ), facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento e evitando o extravio. Podese aproveitar o no  de uma pasta que venha a vagar. Tal método aplica-se com frequência nos arquivos especiais e especializados. especial izados. Método Numérico Simples:

 

Na ilustração, o no  13-1 quer dizer que é o primeiro documento da pasta n o  13 existente (armazenada, guardada) no arquivo. Dica Di ca de Prova:

 

Neste método, de consulta indireta, devemos recorrer primeiro ao índice ONOMÁSTICO.

b) usado : Métodoe adotado mais indicado para arquivamento “processos”. É o mais numérico cronológico cronológico: em sistemas de protocolo em repartições públicas, as de mais variadas. Numera-se os documentos e não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após, por ordem numérica (data e número). Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o n o  se houver coincidência de datas. Cada documento recebe seu próprio n o  de registro, formando-se um processo único e único e disposto em rigorosa ordem numérica. c) numérico dígito-terminal dígito-terminal:: O número é o elemento principal de identificação. Usado sobretudo quando há um volume grande de documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento, possibilitando, assim, uma recuperação mais ágil da informação. Estes são divididos em três grupos, gr upos, formando pares, e lidos da direita dire ita para a esquerda. esquerda . Ex.: No  do dossiê: 983.021 (método numérico simples) Transformando para o método dígitoterminal: ter minal: 98-30-21, 98-30-21, sendo: 21 – grupo primário ou inicial (n o  da gaveta) 30 – grupo secundário (n o  da guia) 98 – grupo terciário (no  atribuído ao documento) No momento de se arquivar os documentos ou pastas, considera-se primeiro o grupo primário, depois o secundário e, por fim, o terciário (do menor para o maior número).

Comentário: em Comentário:  em uma prova, primeiro olhamos o grupo primário (GP). Virá primeiro o menor número neste grupo. Caso seja o mesmo número, olhamos o grupo secundário (GS) – também o número neste menor número virá primeiro; se também for repetido, observamos o terciário (GT), que representa o número dado ao documen documento. to.

Ex.: GT GS GP 32 – 55 – 87  

28 – 57 – 87 03 – 18 – 92 3.1.4. Ideográfico 3.1.4. Ideográfico Métodos Métod os básicos básicos ideográficos ideográficos (por  (por assunto): assunto):   Alfabético

dicionário

 

 

duplex 

Numérico

 

enciclopédico

 

 

decimal

unitermo

Alfabético a) Dicionário Dicionári o – Os assuntos assuntos são são dispostos di spostos em rígida ordem o rdem alfabética, de forma isolada. Ex.:: Arquivo corrente Ex. corr ente Arquivo intermediário Arquivo permanente Documento usado com frequência Histórico Pré-arquivo Setorial

b) Enciclopédico – Existe uma relação mútua entre os assuntos (geral/ específicos). Os dados são arrumados em rígida ordem alfabética. Ex.: ARQUIVO ARQUIVO CORRENTE CORRE NTE Documento usado com frequência Setorial ARQUIVO INTERMEDIÁRIO Pré-arquivo ARQUIVO PERMANENTE Histórico Numérico

a) notação Duplex numérica. – A construção é asão mesma do em enciclopédico, colocando-se antes dos assuntos uma Os temas divididos classes e subclasses. Vantagem:: Abert Vantagem Abertura ura ilimitada il imitada de class cl asses. es.

Desvantagem: As classes Desvantagem: classes devem ser ser bem definidas, caso contrário co ntrário os documentos documento s referentes a um um mesmo mes mo assunto assunto correm corr em o risco ri sco de ser arquivados em mais mais de um lug lugar. ar.  

Ex.:

1

ARQUIVO CORRENT E

1-1

 

Documento Documento usado com frequência frequência

1-2

 

Setorial

2 2-1

ARQUIVO INTE TER RMEDIÁRIO  

3 3-1

Pré-arquivo ARQUIVO PERMANENTE

 

Histórico

b) Decimal – Baseia-se no sistema decimal de “Melvil Dewey”, que divide o saber humano em 9 classes principais e uma décima geral. geral. As classes são divididas em subclasses e assim sucessivamente. Separa-se o número em classes de 3 algarismos (por um ponto). Portanto, a parte inteira inte ira do d o número é composta composta por por 3 algar algarismos. ismos. E a parte decimal de cimal?? Pode Pode ou não existir. exi stir. Ex.: Classes 0 – Geral 1 – Departamento Pess P essoal oal 2 – Arquivo Subdivisão da class cl assee 1 100 DEPA DEPARTAMENTO RTAMENTO PESSOAL 11 0

Admissão

11 1

Exame médico

11 2

Do cumento s

112.1

Do cumento s recebido s

112.2 11 3

Do cumento s pendentes Assinatura do co ntrato

12 0

Férias

13 0

Demissão

200

 

ARQUIVO... → subdivisão da classe 2

Vantagens: • Como são somente 10 classes, estas são fáceis de ser memorizadas. •Desvantagens Expansão ilimitada para as subdivisões dos assuntos. Desvantagens: : • Limitação Limitação de 10 classes classes para a class cl assificação. ificação.

• Necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição, bem como preparo e muita atenção do arquivista.  

c) Unite Unitermo rmo (ou indexa i ndexação ção coordenada) co ordenada) – A base base deste método é a analogia. analog ia. Aconselha-se Aconselha-se o seu uso em arquivos especiais e especializados. especial izados. Características: • fichas em ordem alfabéti alfabética; ca; • 10 colunas col unas em cada ficha (0 a 9); • atribuir assuntos (descritores) de um único termo. Ex.: RIO DE JANEIRO 0

1

20

2

3

32

4

1 50 2 00

4

102

5

 

6

7

55

8

9

28

24

75

34

295

4

5

6

7

8

9

35

16

27

8

19

45

366

 

28

PORTUGUÊS 0

1

2

3 33

55

 

 

39

88

309

8

9

ESAF 0

1

2

211

22

3

4 4 34

5

 

6

55

7  

 

18

28

Obs.:  Nesse sistema utiliza-se, para cada documento, uma “ficha-índice”. Ela nos fornecerá uma Obs.:  descrição minuciosa minucio sa dos documentos aos quais quais se refere. Dica Di ca de Prova:

 

Numa prova, é difícil cair o método unitermo. Porém, já caiu em alguns concursos. Não há necessidade de aprofundamento, mas caso caia uma questão envolvendo tal método, a dica é a seguinte: basta observar quais os números que se repetem nas fichas dos diferentes descritores. Esses números serão a nossa resposta para a questão   (no exemplo acima, os números são 28 e 55).

3.2. Métodos padronizados 3.2. Métodos padronizados 3.2.1. Variadex  Variadex 3.2.1. É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico)às letras. Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2 a  letra do nome de entrada no arquivo. As guias são são colo co loridas ridas e as notações alfabéticas.

Ex.: LETRAS

CORES →

O, P, Q e abreviaçõ es

 

SOUTO NETO, Carolina

az u l

 

Cores convenc ionadas: ionadas: A – D e abrev abreviações iações – ou ouro ro oouu laranja E – H e abreviações – rosa ou amarelo amarel o I – N e abreviações – verde O – Q e abreviações – azul R – Z e abreviações – palha ou violeta

→

as cores são cambiáveis, de acordo com as noss nossas as conveniências

Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova, aparece um nome específico, e aí basta Obs.: Não ao candidato usar as regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda letra do nome de entrada no arquivo, como mostra o exemplo da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na prova. pro va. 3.2.2. Automático  Automático 3.2.2. Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. iguais. Combina letras, números e cores. 3.2.3. Soundex 3.2.3. Soundex Usa-se para arquivar nomes, reu reunind nindo-os o-os pela pela semelh semelhança ança da pronúncia, pronúnci a, apesar apesar de a grafia grafi a ser diferente. 3.2.4. 3.2.4. Mnemônico  Mnemônico Usa-s Us a-see para codificar codifi car os o s assuntos assuntos através da combinação combinação de d e letras l etras em lu lugar gar de números. As letras são consideradas símbolos, símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação. 3.2.5. Rôneo 3.2.5. Rôneo Combina Comb ina letras, let ras, números números e cores. Está obsoleto obsoleto..

ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem em prova, sobretudo para cargos de nível ATENÇÃO: médio. Caem mais para cargos de nível superior ou para concursos envolvendo a área Arquivística, ligados aos profissionais da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve saber é identificá-los (VASM-R, estão lembrados). Vale ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos mnemônico e rôneo estarem obsoletos.

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 75. (STM/2011 – UnB/Cespe) No que concerne a sistemas e métodos de arquivamento, julgue o item subsequente.

Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

Resposta: CERTO.  

Questão fácil. No alfabético, o elemento principal a ser considerado em um documento é o nome (usa-se as regras de alfabetação); no geográfico, o local ou a procedência; no numérico, o número; no ideográfico, o assunto. 76. (STM/2011 – UnB/Cespe) No que concerne a sistemas e métodos de arquivamento, julgue o item subsequente. O m ét odo alfan alfanumérico umérico é um mé todo do siste siste ma direto, que permite a busca busca ao ao docume docume nto diretame nte no loca locall ondee est e se e ncontra ond ncontra guardado. guardado.

Resposta:: ERRADO. Resposta ERRADO. Como o próprio nome sugere, este método trabalha com letras e números. O método alfanumérico não é básico e nem padronizado, e pertence ao sistema “semi-indireto”. 77. (ANEEL/2010 – UnB/Cespe) Acerca dos procedimentos adotados no setor de protocolo e arquivo em determinado órgão, e de acordo com o correto uso das técnicas de arquivamento, julgue o item que se segue. O método numérico-cronológico é considerado um método de arquivamento básico.

Resposta: CERTO. Vimos na questão 75 quais são os métodos básicos. Um deles é o numérico, que se divide em simples, cronológico e dígito-terminal. O cronológico é o mais indicado no arquivamento de processos. 78. (ANEEL/2010 – UnB/Cespe) Considerando os procedimentos administrativos adotados nos arquivos, julgue o item a seguir. De acordo com as regras re gras de alfabet alfabet ação, no caso de homônimos, os graus de parent parent esco deve rão ser considerados.

Resposta: CERTO. Os graus de parentesco somente serão considerados na ordenação alfabética quando os nomes das pessoas pessoas forem iguais ig uais (caso de homônim ho mônimos), os), como no exemplo abaixo: abaixo: Rute Silveira Filho Rute Silveira Júnior Rute Silveira Neto

 

→  

 

→ →

  SILV SILVEIRA EIRA FILHO FILHO,, Rut Rutee   SILV SILVEIRA EIRA JÚNIOR, Rut Rutee   SILVEIRA NETO, Rute

Neste exemplo, F de Filho vem antes de J, de Júnior, que vem antes de N, de Neto, no nosso alfabeto. 79. (Bacen/2010 – Cesgranrio) O Banco Central do Brasil produz e acumula uma variedade muito grande de documentos que vai exigir exigir a utilização utilização de mé todos de arquiv arquivament ament o diferenciados. diferenciados. Nesse Nesse sentido, os document document os refe rente s à vinculação e desvinculação de títulos, à baixa de custódia, à compra e venda de títulos, à transferência de custódia sem movimentação financeira devem ser organizados utilizando-se o método de arquivamento: a) Ideográfico. b) Variadex. c) Soundex. d) Numérico Numérico..

e) Automático.

Resposta: A  

Os documentos mencionam os “assuntos” específicos relacionados a eles. O elemento principal a ser considerado em um documento no método ideográfico é o assunto. 80. (ANAC/2009 – UnB/Cespe) Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aos documentos. Essa função somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lógica e racional, respeitando as características dos documentos de arquivo. Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente. É possível encontrar vários esquemas padronizados de classificação por assunto em arquivos, entre eles o esquema dígito-cronológico.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. Segundo a Professora Marilena Leite Paes (Paes, 2004, p.78), não existem esquemas padronizados de classificação por assunto em arquivos, mas somente em bibliotecas. Além disso, não existe o método de arquivamento dígito-cronológico (existe o dígito-terminal ou então o numérico cronológico, que são métodos diferentes). 81. (ANAC/2009 – UnB/Cespe – com adaptações) Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente. O mé todo de arquiv arquivament ament o dos docume docume ntos de arquiv arquivo o deve ser def in inid ido o a partir da naturez naturez a dos document document os e da estrutura da organização que os produz ou recebe.

Resposta: CERTO. Na hora de se definir o método de arquivamento mais adequado, devem ser levadas em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem arquivados. 82. (ANAC/2009 – UnB/Cespe – com adaptações) Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente. A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código. código.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. Quando se consulta um índice ou um código para recuperar determinado documento, o método utilizado pertence ao sistema “indireto”, como é o caso dos métodos numéricos. Os métodos que pertencem ao sistema direto, como o alfabético e o geográfico, permitem a busca direta ao documento, sem que haja necessidade de se recorrer a um índice ou código. 83. (ANAC/2009 – UnB/Cespe – com adaptações) Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente. Nome, local, número, data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos docume docume ntos de arquivo. arquivo.

Resposta: CERTO. São os elementos principais. No método alfabético é o nome; no geográfico, o local ou a procedência; no numérico, numérico, o número; número; no numérico numérico cronológico, cronológico , a data; no ideográfico, o as assu sunto. nto. 84. (TRE/MG/2009 – UnB/Cespe) Os nomes a seguir estão corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetação.

Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio

 

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. O certo seria: seria: Bezerra, Alberto Luiz Cruz, Antônio Santos Moreira, Maria Madalena A regra de alfabetação utilizada foi a seguinte: – nomes de pessoas pessoas físicas

considera-se considera-se o último últ imo sobrenome e depois depoi s o prenome.

Portanto, B, de Bezerra, vem antes do C, de Cruz, e este vem antes de M, de Moreira, no nosso alfabeto. Como podemos perceber, o erro ocorreu no nome “Antônio Santos Cruz”, que deve ser arquivado, obedecendo as regras de alfabetação, da seguinte forma: Cruz, Cruz, Antônio Santos. 85. (ANTAC/2009 – UnB/Cespe) O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo disp ondo os números em t rês grupos de dois dígit dígit os cada um. Por exe mplo: 52-63-19 52-63-19..

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. O método de arquivamento em que os números são divididos em três grupos, formando pares, e lidos da direita para a esquerda, não é o numérico simples, e sim o dígito-terminal. Este método é utilizado, sobretudo, quando o acervo é constituído por um volume documental grande, a fim de se evitar erros no arquivamento e possibilitar a rápida recuperação da informação. 86. (ANATEL/2009 – UnB/Cespe) O método de arquivamento por assunto depende da interpretação dos documentos e de um amplo conheciment o das ativi at ividades dades organizacionai organizacionais. s.

Resposta: CERTO. Classificar um documento por assunto é uma das tarefas mais difíceis, e exige dos profissionais envolvidos o conhecimento da instituição e de suas atividades, para que os documentos sejam interpretados de forma correta. 87. 87. (ANTAC/20 (ANTAC/2009 09 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) Uma das vantagens apresent adas pelo mé t odo duplex duplex de arquivament o é a possibili possibilidade dade ilimitada de classes de documentos.

Resposta: CERTO. No método duplex, de acordo com o assunto (geral para os específicos) dos documentos, estes são divididos em classes, não havendo um limite para elas, como ocorre no método decimal, limitado a 10 classes. Por essa razão, o duplex é o preferido para uso. 88. (Fundação Universidade de Brasília/2009 – UnB/Cespe) O método alfabético faz parte de sistemas indiretos de arquivament arqui vament o e necessit ne cessitaa de um índice para a localizaçã localização o dos document os.

Resposta:: ERRADO. Resposta ERRADO.

Não é o alfabético (sistema direto), mas sim os métodos numéricos que pertencem ao sistema indireto. 89. 89. (MEC/ (MEC/20 2009 09 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) É possível, na escolha do mét mé t odo de arquivame arquivame nto, de finir um mét m ét odo princip principal al e mét m ét odos  

auxiliares para a organização da documentação.

Resposta: CERTO. Pode existir um arranjo principal e variados arranjos secundários para a organização de documentos, a fim de localizá-los com mais rapidez quando for necessário. O ideal é a instituição não adotar um único método de arquivamento. Na escolha do método adotado pelo organismo, deve-se levar em consideração a estrutura da entidade e as características dos documentos a serem arquivados. 90. (MPE/RR/2008 – UnB/Cespe) O método geográfico de arquivamento de documentos é o método indicado quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência.

Resposta: CERTO. O elemento mais importante a ser considerado em um documento no método geográfico é o local ou o u a procedência. 91. (TRE/PB/2007 – Carlos Chagas) Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema: COMUNICAÇÕES Correios Internet Rádio Telex MATERIAL Aquisição Baixa ORÇAMENTO Despesa Receita PESSOAL Admissão Dispensa Férias Gratificações Licenças

Trata-se do mét odo: odo: a) enciclopédico; b) dici dicionário; onário; c) unitermo unitermo;; d) duplex; e) dígito-terminal.

Resposta: A Este esquema de classificação por assunto refere-se ao método enciclopédico (método ideográfico alfabético), pois percebemos claramente a existência de uma hierarquização entre os

assuntos, ass untos, partindo-se part indo-se dos gerais para os específicos. específico s. 92. (BNDES 2006 – Cesgranrio) Um técnico administrativo é convidado a organizar o arquivo jurídico do Banco de Desenvolvimento Pecuário de sua cidade. Ao chegar à instituição, observa que o acervo é composto,  

exclusivame nte , por processos, exclusivame processos, aproximadament e 100.00 100.000. 0. Sabendo que o documento docume nto arquivístico é único e que as formas de acesso são diversas, ele deve optar pelo método de arquivamento mais adequado para esses documentos, que é o método: a) enciclopédico; b) numérico; c) variadex; d) ideográfico; e) di dicionário. cionário.

Resposta: B O método mais indicado para arquivamento de processos é o numérico “cronológico”. Como não apareceu o termo cronológico, e sendo este método também numérico, a resposta correta é a letra B. Se houvesse as duas opções (numérico e cronológico), privilegiaríamos a mais específica, ou seja, cronológico. 93. (BNDES/2006 – Cesgranrio) Existem critérios para que os documentos sejam organizados pelo método geográfico. A literatura apresenta, pelo menos, duas modalidades para essa ordenação. Se, em um arquivo, a opção é pela modalidade (estado, cidade, correspondente), a organização dos correspondentes 1 – Luiz Carlos Abrantes, de Itu, São Paulo; 2 – Antonio Carlos Carlos Ambrót e, de Ribeirão Ribeirão Pret o, São Paulo; 3 – Moysés Moysé s da Costa, de S ão Paulo, Paulo, São Paulo; 4 – Cláudio Ribeiro, de São Luís, Maranhão; 5 – Alda Barreto, de Codó, Maranhão, deve ser a seguinte: a) 1, 2, 3, 5, 4; b) 3, 5, 1, 2, 4; c) 4, 5, 3, 1, 2; d) 5, 2, 3, 1, 4; e) 5, 4, 3, 2, 1.

Resposta: C Quando o arquivo deve ser organizado obedecendo a ordem de entrada dos estados, devemos priorizar a capital dos estados. Após, as demais cidades são colocadas em ordem alfabética. A construção é a seguinte: Estado, Cidade e Correspondente. 1 – São Paulo / Itu / ABRANTES, Luiz Carlos 2 – São Paulo / Ribeirão Preto / AMBRÓTE, AMBRÓTE, Antonio Carlos 34 –– Maranhão São Pauloo // São COSTA, Moysés Maranhã São S ão Paulo Luís / /RIBEIRO, Cláudioda 5 – Maranhão / Codó / BARRETO, Alda Primeiro observamos os estados. Se eles se repetirem, observamos as cidades; se estas se repetirem, olhamos os correspondentes, obedecendo, sempre, a ordem alfabética. Os correspondentes deverão ser ordenados obedecendo as regras de alfabetação. Nessa questão, “m” de Maranhão vem antes de “s”, de São Paulo. A capital do Maranhão é São Luís, por isso o correspondente no 4 deve vir antes do no 5. Portanto, a resposta correta é a letra C. 94. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Na arquivística, o código de classificação baseado no sistema concebido por Melvil Dewey é expressada por uma um a represe ntação numérica num érica do tipo: t ipo: a) a) 3.3.1. 3.3.1.2; 2; b) 1-3-3; c) XY.211;

d) 0000.12; e) 012.11.

 

Resposta: E O método numérico decimal baseia-se no sistema concebido por Melvil Dewey, que divide o saber sab er humano em 10 classes (9 principais e uma décima geral geral). ). Neste Neste método, método , a parte part e inteira int eira do no é composta por 3 algarismos. A parte decimal pode ou não existir. A parte inteira é separada da decimal por um ponto. 95. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Na alfabetação, os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome , salvo salvo no caso caso dos nomes: a) ame ricanos ricanos e inglese inglese s; b) espanhóis e orientais; c) portugueses e brasileiros; d) gregos e italianos; italianos; e) alemães e holandeses.

Resposta: B Os nomes espanhóis e orientais são as exceções. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, e os orientais são registrados como se apresentam (não muda). Por exemplo: Emílio Lopez Ufarte registra-se LOPEZ UFARTE, Emílio (nome espanhol) Farah Diba registra-se FARAH DIBA (nome oriental) 96. 96. (Arquiv (Arquivo o Nacional Nacional/20 /2006 06 – NCE/UFR NCE/UFRJ) J) Os m ét odos de arquivament o pert encem a dois sistemas siste mas básicos de acesso, que são: a) direto e indireto; b) objetivo e subjetivo; c) público e privado; privado; d) secret secret o e público; público; e) ostensivo e sigiloso.

Resposta: A Os métodos de arquivamento pertencem a duas grandes classes: básicos e padronizados. Os métodos básicos e padronizados são são divididos dividi dos em dois grandes sistemas: sistemas: direto diret o e indireto. indiret o. 97. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) Os erros de arquivamento oriundos do cansaço visual e das diferentes formas gráficas são predominantes no método: a) numérico; b) alfa numérico; c) alfabético; d) ideográfico numérico; e) assunto assunto..

Resposta: C No método alfabético os erros de arquivamento ocorrem com mais frequência que em outros métodos, o que é uma desvantagem na sua utilização. Vale lembrar que o principal elemento a ser considerado em e m um documento documento neste método é o nome (de pessoas pessoas físicas ou jurídicas). 98. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) A ordenação numérica pressupõe um índice alfabético denominado: a) ideográfico;

b) remissivo; c) assistem assistemático; ático; d) equivalente equivalente;; e) classi classiff icató icatório. rio.  

Resposta: B Nos métodos numéricos, deve-se recorrer à consulta de um índice alfabético remissivo para localizar um documento. Por isso, estes métodos pertencem ao sistema indireto. 99. (CVM/2005 – NCE/UFRJ – com adaptações) O método de indexação coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperação da informação e exige a estruturação de um vocabulário controlado. O método consiste na atribuição de números em ordem crescente a documentos ou grupos de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. A recuperação dos document os é f eit a a partir partir das palavras-chav palavras-chave. e.

Auditoria Interna (PALAVRA-CHAVE) 000

001

002

003

004

005

006

007

008

009

40

31

72

13

44

15

36

07

48

19

50

71

52

83

64

185

116

97

88

39

215

236

477

103

( C O L U NA S )

Prop osta or çamentá ria (PALAVRA-C (PALAVRA-CHAV HAVE) E) 000

001

002

003

004

005

006

007

008

009

20

41

12

33

54

85

76

17

28

69

50

81

32

93

94

155

116

57

68

119

80

121

163

104

165

246

127

148

( C O L U NA S )

Nesse sentido, para recuperar o único documento que trata da elaboração da proposta orçamentária e auditoria interna da empresa MVC, é necessário apresentar os documentos de números: a) 20 e 40; b) 31 e 93; c) 44 e 94; d) 50 e 116; e) 103 e 127.

Resposta: D A base deste método é a comparação. Ele é utilizado em arquivos especiais e especializados. A resposta certa é a letra D pois, ao compararmos os números 50 e 116, veremos que eles se repetem nas duas palavras-chave. 100. (MULTIRIO/2005 – João Goulart) É importante que o assistente técnico administrativo conheça as regras básicas para distribuição das pastas num arquivo alfabético. A fatura da empresa “Rafaella Duarte & Cia” deverá ser

arquivada como: a) Cia, Rafaella arquivada Rafaella Duart e &; b) Duarte & Cia, Rafaella; c) Duarte, Rafaella & Cia; d) Rafaella Duarte & Cia.

 

Resposta: D De acordo com as regras de alfabetação, os nomes de empresas são registrados como se apresentam (na ordem direta). Vale lembrar que, nesta regra, os artigos e as preposições não são considerados na alfabetação. 101. (Agência Nacional de Petróleo – ANP/2005 – Cesgranrio) Indique a opção em que o nome está registrado IN INCORRET CORRETAMEN AMENT T E para arquivament arquivament o, segundo as regras de alfabet ação: a) a) Sant a Cruz, Se rgio (Ministro); (Ministro); b) Etchevarren Diaz, Estebán de; c) Andrade Jr., Ricardo da Silva; d) Mac Mac Enroe, Enroe , Francis Jose Joseph; ph; e) Santo, Leo ntina de Monte Monte..

Resposta: E Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo não se separam. Portanto, o nome Leontina de Monte Santo deveria ser registrado MONTE SANTO, Leontina de. 102. (BNDES/2004 – Cesgranrio) Assinale a afirmação INCORRETA a respeito do método de alfabetação para nomes de pessoas. a) Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética dos prenomes. b) Sobrenomes Sobre nomes compost com post os de substantivo substantivo e adjet adjet ivo ivo (como Monte Verde) Verde) não não são separados. separados. c) Sobrenomes Sob renomes inicia iniciados dos com a palav palavra ra Santa (como Santa Cruz) Cruz ) são composto compo stoss e não se separa sep aram. m. d) Títulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, são considerados na alfabetação. e) Os nomes orien o rientais tais (japoneses (japoneses ou árabes, por exemplo) são registrados registrados exatamente como se apresentam.

Resposta: D Os títulos NÃO são considerados na alfabetação. São ordenados após o nome completo, ente parênteses. 103. 103. (B (BNDES/2 NDES/200 004 4 – Cesgranrio) Indiq Indique ue a opção em que as f irmas mencionad m encionadas as est ão apresent adas na ordem adequada, de acordo com as regras de alfabet ação. a) O Globo – Jornal do Brasil – A Tarde. b) Fundação Fundação Banco do Brasil – Fundação Fundação Get Ge t úlio úlio Vargas Vargas – Fundação dos Co rreios. c) Jorge Zahar Editor – Editora Nova Fronteira – Areal Editores. d) Roditi Joalheiros – H. Stern – Amsterdam Sauer. e) Alumibrás – Associação Brasileira Brasileira de Imprensa – Asso Associação ciação dos Analistas Analistas de Sistem S istemas. as.

Resposta: A De acordo com as regras de alfabetação, os nomes de empresas são registrados como se apresentam (na ordem direta). Vale lembrar que, nesta regra, os artigos e as preposições não são considerados na alfabetação. Por este motivo, a resposta correta é a letra A, pois: O Globo, a entrada é pela letra G; Jornal do pela Brasletra Brasil, il, pela l etra J; A Tarde, T. letra

No nosso alfabeto, a letra G vem antes da J, e esta vem antes da letra T. Quanto à letra E, Associação dos Analistas de Sistemas deveria vir antes de Associação Brasileira de Imprensa, pois a preposição “dos” não é considerada na alfabetação. Logo, o termo “Associação”  

está se repetindo. Olhando a próxima letra, A (de Analistas) vem antes de B (de Brasileira) no nosso alfabeto. 104. (Sec. de Adm. do Estado de Tocantins – SECAD/2004 – Cesgranrio) Indique a única opção correta de arquivamento, pelo mét m ét odo alfabético, para o nome nom e GENERAL GENERAL JURAN JURANDIR DIR DE CAST ELO BRANCO JUNIOR. JUNIOR. a) Branco Jr., General Jurandi Jurandirr de Caste C astelo. lo. b) Junior, Junior, General G eneral Jurandi Jurandirr de Caste C astelo lo Branco. c) General Gene ral Branco Branco Junior, Junior, Jurandir Jurandir de Castelo. Caste lo. d) Castelo Caste lo Branco Junior, Junior, Jurandir Jurandir de (General) (Gene ral).. e) de Caste C astelo lo Branco Junior, Junior, General Ge neral Jurandi Jurandir. r.

Resposta: D O nome em questão envolve quatro regras diferentes de alfabetação: – Substantivo mais adjetivo não se separa (Castelo (Castelo Branco). – Graus de parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome (Junior). – Título entra após o nome completo, entre parênteses (General). – Artigos e preposições não são considerados parte integrante do último sobrenome (de).

 

Capítul Ca pítulo o6

o

Lei n  8.159, de 08/01/1991/Gestão de Documentos/Avaliação Docume ntos/Avaliação e Desti Destinação nação/Tabela /Tabela de Temporalidade

1. Lei  Lei nº 8.159/1991 1. 1.1. 1.1. Introdução  Introdução Neste capítulo, serão abordados assuntos que possuem íntima relação, como gestão e avaliação documental. Tabela de temporalidade costuma cair em prova, com relativa frequência. Além desses assuntos, resolvi inserir a Lei no  8.159, de 8 de janeiro de 1991, que “dispõe sobre a política

nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”. Esta lei é uma das mais importantes da área arquivística, e também cai em concursos públicos com regularidade. Define arquivos, gestão de documentos, arquivos correntes, intermediários e permanentes, entre outros temas. Portanto, o concursando, tendo percorrido mais da metade do caminho em relação à Arquivologia, irá relembrar algumas definições já abordadas em outros capítulos da presente obra, na referida Lei, além de aprender novos conceitos. Comecemos por ela. Vale ressaltar que, mesmo que não se mencione esta Lei no programa onde caia Arquivologia, ela pode cair, pois envolve  várii os temas  vár te mas que qu e provavelme pro vavelmente nte farão far ão parte par te d o prog pro g rama, ra ma, sobretud sobre tudoo o “ciclo “ci clo vital vita l d os documentos” – a teoria das 3 idade id ades, s, assim assim como “gestão de documentos”. documentos”. LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre sobr e a polí po lítt ica nacional nacional de de arquivos arquivos públicos e privados privados e dá outras providência p rovidências. s. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍTULO I Disposições Disposi ções G erais Art. 1o  É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrument instrumento o de apoio à administraçã administração, o, à cultura, cultura, ao desenvolvi desenvolvimento mento científico e como elementos elemento s de prova e info rmação. Art. 2o Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como opor pessoa pe ssoa físi f ísica, ca, qual qualqu quer er que seja o suport e da inf inf ormação ou o u a naturez naturez a dos documentos. Art. 3   Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para

guarda permanente. Art. 4o  Todos têm tê m direito direito a receber dos órgã ó rgãos os públicos públicos info rmações de seu inte interesse resse particular particular ou de inte interesse resse coletiv colet ivo o ou ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas  

aquelas cujos aquelas cujo s sigilo sigilo seja imprescindível imprescindível à segurança da sociedade e do Est ado, bem be m com c omo o à inviolabili inviolabilidad dadee da intimid int imidade, ade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5o  A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6o  Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil civil e administrat administrat iva iva..

CAPÍT ULO II CAPÍT Dos Arquivos Públicos Art. 7o  Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1 o São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entid ent idades ades privadas privadas encarregadas da da gestão de serviços públicos no exercício exer cício de suas ativi at ividad dades. es. § 2o A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística arquivística pública ou a sua transferência transf erência à instituição sucessora. sucesso ra. Art. 8o  Os documentos document os públicos públicos são identificados identificados co como mo corrente c orrentes, s, interme intermedi diári ários os e permanentes. § 1o  Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas consul tas f reqüente reqüentes. s. § 2o   Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3o Consid  Consideram-se eram-se permanentes os conjuntos c onjuntos de documento documentoss de va valor lor histó histórico, rico, probatório probató rio e informativo info rmativo que que devem ser defin def initiv itivamente amente preservados. preservados. Art. 9o  A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10o Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou  jurídicas,  jurídi cas, em decorrência deco rrência de de suas atividad atividades. es. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam consid erados privados como conjuntos de f ontes onte s relevantes releva ntes para a histó história e desenvolvi desenv mentoser científico nacional. naciona l. Art. 13.considerados Os arquivos identificados como de interesse público eriasocial nãoolvimento poderão alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágraf Parág rafo o único. Na alienação alienação desses arquivos arquivos o Poder Público exerce e xercerá rá pref erência erê ncia na na aquisi aquisição. ção. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser f ranqu ranqueado eado mediante mediante autorização de seu proprietári propriet ário o ou possui po ssuidor. dor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições instituiçõe s arquivísticas arquivísticas públicas. públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identif identif icados icados como com o de interesse públ p úblico ico e social. social.

CAPÍT CAPÍ T ULO IV Da O rganização rganização e Administração de Instit uições Arquiví Arquivíst sticas icas Públic Públicas as Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, est aduais, aduais, do do Dist rito Federal e municipais. municipais.

§ 1o São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.  

§ 2o São Arquivos Arquivos Estadu Est aduais ais o arquivo arquivo do Poder Po der Executivo, Execut ivo, o arquivo arquivo do Poder Legisl Le gislativo ativo e o arquivo arquivo do Poder Judiciári Judiciário. o. § 3 o São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4o São Arquivos Arquivos Municipai Municipaiss o arquivo do Poder Executivo Execut ivo e o arquivo arquivo do Poder Po der Legislativo. Legislativo. § 5o Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Executiv o Federal, Federal, bem como co mo preservar e f acultar acultar o acesso aos documentos document os sob so b sua guarda guarda,, e acompanh acom panhar ar e implementar a política nacional de arquivos. Parágraf Parág rafo o único. Para o pleno p leno exercício exe rcício de suas funções, f unções, o Arquivo Arquivo Nacional Nacional poderá criar unidades unidades regionais. regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretari secret arias, as, bem como preservar e f acultar acultar o acesso aos documentos documento s sob sua guard guarda. a. Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.

CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo Sigilo dos Document os Públi Públicos cos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. (Revogado pela Lei no 12.527, de 2011) Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles e les produzidos. Regul Regulamento amento (Revogado (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) § 1º Os documentos cuja divul divulga gação ção ponha po nha em risco a segura se gurança nça da sociedade e do Estado, Est ado, bem como com o aqueles aqueles necessários nec essários ao resguardo da inviolabi inviolabililidad dadee da intimidade, intimidade, da vidaa privada, vid privada, da honra honra e da imagem das pessoas são originaria originariament ment e sigiloso sigilosos.(Revogad s.(Revogado o pela p ela Lei nº 12.527, 12.527 , de 2011) 2011 ) § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.(Revogad período.(R evogado o pela pe la Lei Lei nº 12.527, de 2011) § 3º O acesso aos documentos documento s sigil sigilosos osos ref erente à honra e à imagem imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011) Disposições Finais Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor valor permanente p ermanente o u considerado considerado como de inte interesse resse público público e social. social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, arquivos, como co mo órgão cent ral de um Sistema Sist ema Nacional de de Arquivos Arquivos (Sinar). (Sinar). § 1o O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições instit uições arquivísticas arquivísticas e acadêmicas, públicas públicas e privadas. privadas. § 2o A est rutura e f uncionamento uncionamento do conselho criado criado neste artigo artigo serão estabelecidos em regulamento. regulamento. Art. lei entra em vigor na data sua publicação. Art. 27. 28. Esta Revogam-se as disposições dis posições emdecontrário.

Brasílilia, Brasí a, 8 de janeiro de 1991; 1991 ; 170 o da Indepe Independência ndência e 103 o da República. FERNAN FERN ANDO DO COLLOR COLLO R Jarbas Passarinho  

Comentários sobre sobre a Lei n o  8.  8.159, 159, de 08 de janeir jane iroo de 1991: 1991: Como já foi dito anteriormente, esta Lei é uma das mais importantes envolvendo o assunto “arquivos”, além de ser a mais cobrada em concursos públicos. O candidato deve memorizá-la, lendo sempre os artigos e procurando interpretá-los de maneira adequada. São poucos artigos (somente 28), o que facilita a vida dos concursandos. Seguem, abaixo, comentários acerca de alguns artigos: • Art. 2o   – Define arquivos, enfatizando algumas de suas características: a produção e a recepção. o

• Art. 3 o – Define gestão de documentos. Já caiu em prova. • Art. 4  – Diz quem pode receber informações dos órgãos públicos, fazendo algumas ressalvas em relação às mesmas. • Art. 7o , parágrafo 2o  – Já caiu mais de uma vez em concursos públicos. Fala sobre o que acontece com a documentação de instituições públicas e de caráter público, quando cessa suas atividades. • Art. 8o   e parágrafos respectivos  respectivos  – Identifica os documentos públicos, além de defini-los (correntes, (corrent es, intermediários intermediário s e permanen permanentes). tes). Às vezes vezes costuma cair a definição de um deles. • Art. 10 – 10 – Já caiu em prova. São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor permanente. “Inalienável” é o documento cujos direitos não podem ser transferidos ou cedidos a terceiros, devido ao seu valor secundário. “Imprescritível”, como o próprio nome nos sugere, é o documento que não é passível de prescrição, pois será preservado para sempre, devido ao seu  valorr permanent  valo per manente. e. • Art. 12 – 12 – Revela quando os arquivos privados podem ser considerados pelo Poder Público como de interesse “público e social”. • Art. 18  18  – Menciona qual é a competência do “Arquivo Nacional”. Nunca é demais relembrar: “Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua sua guarda, e acompan aco mpanhar har e implementar a polít po lítica ica nacional de arquivos.” arquivos.” Observa-se, Observa-s e, neste artigo, artig o, a menção ao Poder Executivo Federal Fede ral.. Isso Isso já foi eexplorado xplorado em prova. Dica Di ca de Prova:

 

Não se esqueçam, amigos leitores: por conta da Lei n o 12.527/2011, os artigos 22 a 24 desta Lei foram revogados. • Art. 25  – Costuma cair em prova. Diz o que acontece com a pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social . • Art. 26 e parágrafo 1o – Fala sobre o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ (órgão vinculado ao Arquivo Nacional), o que ele faz (definir a política nacional de arquivos), quem o preside (é o Diretor-Geral do Arquivo Nacional), e quem são as instituições que integram o CONARQ (instituições

arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas).

Dica Di ca de Prova:  

 

Conarq – define a política nacional de arquivos públicos e privados.

 

Sinar – implementa  a racionalização racionalizaç ão das atividades arqui arquivísticas, vísticas, de forma a garantir a integrid int egridade ade do ciclo documental.

Obs.:  Amigos leitores, estudem também o Decreto n o  4.073/2002, que regulamenta a Lei no Obs.:  8.159/1991. O Decreto em questão encontra-se no final do livro (ver Apêndice).

2. Gestão de documentos 2. Gestão 2.1. 2.1. Definição  Definição De acordo com o art. 3 o   da Lei no  8.159/1991, gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda perman per manente”. ente”. A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção (nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, ela abrange todas as atividades atividades (rotinas) inerentes às idades id ades “corrente e intermediária” intermediári a”.. São consideradas atividades de gestão de documentos: inspeção, avaliação, destinação, eliminação, entre outras.

Atenção:  A descrição é atividade de um arquivo permanente, e não de uma gestão de Atenção:  documentos (como veremos no próximo capítulo). Importante frisar fr isar que a gestão envolve do documentos cumentos nos mais mais variados variados suportes. suport es. 2.2. Objetivo 2.2. Objetivo Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos (de forma racional, econômica). 2.3. Prin 2.3. Pr incípio cípio básico A informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas, e com o menor custo possível (economia de tempo, espaço e uso racional de recursos humanos e materiais). 2.4. Fases  Fases básicas 2.4. 1a) Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados elaborados os não essen essenciai ciaiss. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.

Esta fase abrange abrange os o s seguintes elementos: – gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação);

– controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros); – aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos); – escolher materiais (de consumo e  

permanente) para as tarefas t arefas arquivístic arquivísticas; as; – selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação. 2a) Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades. Esta fase abrange abrange os o s seguintes elementos: – gerenciamento dos arquivos de 1a  e 2a  idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível; – política de acesso aos documentos. 3a) Destinação – Fase primordial, primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos (por Comissão devidamente constituída) – ver neste capítulo o assunto “Avaliação e destinação de documentos”, item no  3. Não se eesqueça: squeça:   Fases da ggestão estão

Produção

 

Utilização

 

Destinação

Obs.: Segundo Obs.: Segu ndo a UNESCO, os nív nívei eiss de aplicação aplicação de  de uma gestão de documentos são os seguintes: – mínimo; – mínimo mínimo ampliado; – intermediário; – máximo. Outras definições importantes: a) Classificação – é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e selecionar a categoria catego ria de assunto assunto sob a qual qual devem ser recuperados. recuper ados. b) Plano de classificação – na organização de um arquivo, é um plano que estabelece a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente. Portanto, podemos dizer que um plano de classificação é um instrumento auxiliar (técnico) das atividades de gestão (permitindo o arquivamento correto dos documentos).

3. Avaliação  Avaliação e destinação de documentos 3.

3.1. Conceitos 3.1. Conceitos A avaliação avaliação de  de um documento é feita através da análise e seleção do mesmo, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação (cria-se uma tabela de temporalidade), temporalidade ), contribuindo,  

assim, para a racionalização assim, racio nalização dos arquivos. De acordo com o dicionário brasileiro de terminologia arquivística do Arquivo Nacional, seleção   é a “separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, seleção mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade”. A destinação destinação é  é um conjunto de operações subsequentes à fase de avaliação, visando encaminhálos à guarda temporária (transferência) ou permanente (recolhimento), à eliminação ou à microfilmagem. Obs.: Plano de destinação –  –  Segundo o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (publicação do Arquivo Nacional, 2005), plano de destinação é o “esquema no qual se fixa a destinação dos documentos”. do cumentos”. 3.2. Objetivos  Objetivos 3.2. • reduzir, ao essencial, essencial, a massa massa documental dos arquivos; • aumentar o índice de recuperação da informação; • garantir condições de conservação da documentação de valor permanente; n   ente; • conquistar conquistar espaço e spaço físico; • aproveitar melhor os recursos humanos humanos e materiais. 3.3. Etapa 3.3. Etapa A avaliação deve ser feita na fase corrente, corrente , a fim de se distinguirem não só os documentos de  valorr eventual  valo event ual,, de elimin el iminação ação sumária, sumári a, como co mo os de valor valo r informat info rmativo ivo e pr probat obatór ório io.. Numa avaliação avali ação,, primeiro observamos o valor “probatório” dos documentos. 3.4. Competência  Competência 3.4. Equipe técnica será constituída para integrar uma comissão de avaliação e destinação documental,, formada por pessoas ligadas a áreas profissionais diversas, tais como: • arquivista ou documental

responsável pela guarda • profissionais ligadosda aodocumentação; campo de conhecimento que trata o acervo, objeto de avaliação, entre outros. A comissão de avaliação e destinação documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada (com o propósito de poder exercer de forma competente o seu trabalho). Observações: 1a) De acordo com o prazo de guarda, guarda, os documentos têm as seguintes características: • Guarda eventual – de interesse efêmero, sem valor administrativo para o órgão. • Guarda temporária – possuem valor administrativo, retido por um tempo específico. • Guarda permanente – considerados de suma importância, possuem valores probatório e

informativo. 2a) Instrumentos de destinação  

Há 2 instrumentos básicos: básicos: tabela tab ela de temporalid temporalidade ade e lista de el e liminação.

4. T abela ela de temporali temporalidade dade 4. Tab Instrumento de destinação Instrumento de stinação,, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação (terminologia). Dica de prova: Dica a) Também podemos dizer que a tabela de temporalidade é: o registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão. b) A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente. c) Principais elementos constantes numa tabela de temporalidade: • tipo e/ou assunto dos documentos; • perí período odo (datas-limi (datas-limites); tes); • quantificação; • prazos de retenç retenção ão (arquivos co corrente rrente e intermediário); • destinação (t (transf ransferênc erência, ia, recolh recolhimento, imento, microfilmagem o ou u eliminação) eliminação);; • campo destinado a observações.

5. Eliminação 5. Eliminação Destruição ou expurgo de documentos que não tenham valor permanente. 5.1. Lista 5.1. Lista de eliminação Contém a relação de documentos a serem eliminados em uma única operação. Ela precisa ser aprovada por autoridade competente. Ver exemplo abaixo: Es pecifica çã o d os Documentos

Da ta s

Qua ntid a d es

C onvites

1975 – 1 977

3 ca ixa s

Recortes d e jorna is

1965 – 1 970

20 ca ixa s

Comentário: Prazos são estabelecidos de acordo com os valores atribuídos aos documentos, em Comentário: Prazos função do conteúdo conteúdo destes.  destes. Vale ressaltar o fato de nunca serem levadas em consideração, na hora de elimináel iminá-lo los, s, a sua sua espécie documental do cumental e a sua apresentação física. Documentos que esgotaram esgot aram seus seus prazos de vigência “não” devem ser ser descartados de scartados de iimediato. mediato. 5.2. Formas  Formas de eliminação (Paes, 2004, p. 109) 5.2.

• fragmentação; • maceração; • alienação por venda ou doação;  

• incineração (forma não recomendáv re comendável). el).

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 105. (STM/2011 – UnB/Cespe) Com base no código de classificação e na tabela de temporalidade, julgue os itens seguintes. A destinação final dos documentos indicada na tabela de temporalidade consiste na eliminação ou na guarda permanente.

Resposta: CERTO. A transferência, que é a passagem do documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário, ainda não é a destinação final do documento. Um documento é transferido ao arquivo intermediário a fim de aguardar a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo perman per manente). ente). Veja, abaixo, a estrutura de uma tabela de temporalidade (com dados hipotéticos): Código   As s unto Classificação

 

Pra z os d e g ua rd a C orrente

Intermed iá rio

Des Destin tinação ação Fi Final nal

Obs. Obs. –

0 05

Leg is la çã o d e Pes s oa l

En Enq ua nto vig ora r

–

G ua rd a perma nente

–

0 11.2

C urs os

5 a nos

5 a nos

Elimina çã o

–

0 33.1

S ug es tões

Enq ua nto vig ora r

Elimina çã o

–

0 35

Norma s e Reg ula mentos

Enq ua nto vig ora r

–

G ua rd a perma nente

0 4400

Nota s de Empenho

Até a s conta s s er erem a pr prova da da s

5 a no nos a pó pós a pr prova ççãã o de conta s

Elimina çã çã o

–

0 45.4

S ind ica tos

5 a nos

10 a nos

G ua rd a perma nente

–

Enq ua nto vig ora r

10 a nos

G ua rd a perma nente

Micro-filmar f  ilmar

058.6

 

Planos e Projetos

 

  Microfilmar

106. Nos arquivos corrente e intermediário, os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou pela indicação indi cação da vigência vigência dos document docum ent os.

Resposta: CERTO. Ver estrutura da tabela de temporalidade da questão anterior. 107. 107. A t abela de de t em poralidad poralidadee de ve ser se r aplicad aplicada, a, periodicament periodicament e, no arquivo arquivo permanent e.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos nos arquivos correntes. Tal “instrumento de destinação” é utilizado com mais constância nos arquivos intermediários, onde os documentos aguardam a sua destinação final. Os documentos recolhidos aos arquivos permanentes serão preservados para sempre. Portanto, nos arquivos de 3a  idade NÃO se utiliza a

tabela em questão. 108. Aplica-se o código de classificação exclusivamente em arquivos permanentes, pois somente nesse tipo de arquivo essa classificação classificação facilita facilita o acesso aos document docum ent os.

 

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. O código de classificação é derivado de um plano de classificação. Tal plano, na organização de um arquivo, estabelece a ordenação intelectual e física de um “arquivo corrente”. 109. 109. ((ST ST M/2011 M/2011 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) Em re lação lação a gest ão de documentos docume ntos na esfe e sfe ra públic pública, a, julgue julgue os itens ite ns subsequent es. A fase de utilização refere-se às atividades de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e informações.

Resposta:: ERRADO. Resposta ERRADO. Questão interessante. Existem dois erros: as atividades mencionadas (controle, organização e acesso) não são exclusivas dos documentos nos arquivos correntes. Devemos incluir também os documentos que estão guardados temporariamente nos arquivos intermediários (esta fase contempla o gerenciamento dos arquivos de 1 a e 2a idades). O outro erro é a menção ao descarte de documentos. A eliminação ou descarte faz parte da última fase da gestão de documentos (a destinação). 110. Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos hum anos para área arquivística. arquivística.

Resposta: CERTO. Nesta fase, gerenciam-se formulários; controlam-se cópias; interpretam-se os textos relacionados aos atos normativos; selecionaselecio na-se se pessoal pessoal para p ara as tarefas arquivísticas, arquivísticas, entre outras out ras atividades. 111. 111. (ST M/2011 M/2011 – UnB/Cespe) Com base na legislação legislação arquivíst arquivística ica fede ral, julgue julgue o it em a seguir. O Sistema Nacional de Arquivos tem como finalidade implementar a política nacional dos arquivos públicos e privados.

Resposta: CERTO. Em conformidade com o Decreto no   4.073/2002 (que regulamenta a Lei no  8.159/1991), artigo 10, o SINAR “tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados,  visando à gest g estão, ão, à pre p reservaç servação ão e ao acesso ace sso aos ao s docume do cument ntos os de d e arqui a rquivo”. vo”. O SINAR tem como órgão central o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que tem por finalidade “definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo”. Portanto, o CONARQ “define” e o SINAR “implementa”. 112. 112. (TRE/ES/20 (TRE/ES/2011 11 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) Acerca dos conceit os e princíp princípios ios arquivísticos arquivísticos e da legislação legislação em vigor, vigor, julgue julgue os it ens a seguir. Os arquivos arquivos est aduais aduais são form ados pelos arquivos arquivos dos Podere s Execut ivo, Legislativo Legislativo e Judiciário. Judiciário.

Resposta: CERTO. De acordo com a Lei Federal n o  8.159/1991, art. 17, parágrafo 2o. 113. 113. Todos ttêm êm direito de re ceber dos órgãos públicos públicos inform informações ações de se u interesse inte resse particular, particular, ressalvadas ressalvadas aquelas aquelas cujo  

sigilo sigi lo seja imprescindível imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Resposta: CERTO. Conforme a Lei de Arquivos (8.159/1991), art. 4, “todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, inti midade, da vida privada, pri vada, da honra e da imagem das pessoas pessoas”. ”. 114. 114. ((T T RE/ES/20 RE/ES/2011 11 – UnB/Cespe) Julgue Julgue o item it em que se segue, segue , relativo à gestão gest ão de docume ntos. A tabela de temporalidade estabelece os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e a destinação final desses documentos, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Resposta: CERTO. De acordo com a terminologia arquivística, tabela de temporalidade é um “instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação”. 115. 115. (TRE/ES/2 (TRE/ES/201 011 1 – UnB/Cespe) Considerando Considerando os siste mas e as redes de arquivo, julgue julgue o ite m subsecut s ubsecutivo. ivo. A elab e laboração oração da política política nacional nacional de arquivo compet e ao Sist em a Nacional Nacional de Arquivo.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. Tal competência co mpetência é do Conselho Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. CONARQ. Ver Ver tamb t ambém ém a questão questão 111. 116. 116. ((T T RE/ES/20 RE/ES/2011 11 – UnB/Cespe) No que se refe re fe re à gest ão de documentos, docume ntos, julgue os itens a seguir. se guir. São t rês as fases de um progra programa ma de gestão de document document os: impla implantação, ntação, armazename armazename nto e eliminaç eliminação. ão.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação. 11 117. 7. As As ações do progra programa ma de gestão de docume docume ntos voltam-se para para o moment mom ent o em que os documentos apresent am valor primário.

Resposta: CERTO. A gestão deve ser feita desde o momento em que o documento é produzido, ou seja, com valor primário (administrativo) considerável. Como a gestão envolve as atividades inerentes às idades corrente e intermediária, e estas possuem valor primário, a questão está correta. 118. A gestão ainda não é reconhecida no Brasil.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. Questão errada. Podemos fundamentar mencionando o art. 216, parágrafo 2 o , da CF/1988:

“Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela nece necess ssite item. m.”” Também podemos citar o art. 3o   da Lei no  8.159/1991, que considera “gestão de documentos o  

conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. 119. 119. (C (CVM/20 VM/2010 10 – Esaf) A teoria t eoria das trê s idades idades t em uma aplicação aplicação diret diret a nas est raté gias de qual função arquivística? arquivística? a) Classif Classif icação. b) Descrição. c) Criação. d) Preservação. e) Avaliação.

Resposta: E Para se dar um destino ao documento, este deverá ser avaliado por uma Comissão de Avaliação e Destinação. A avaliação é feita a fim de se dar um destino ao documento, ou seja, quanto tempo o documento será mantido nos arquivos correntes, quando será transferido ao arquivo intermediário, e a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto, o ciclo  vital  vit al dos do s docume do cumento ntoss (as id idade adess corr co rrent ente, e, inter int ermedi mediári áriaa e permanent per manente) e) está est á intimament int imamentee relacionado com a avaliação. 120. 120. (AN (ANEE EEL/20 L/2010 10 – UnB/Cespe) Considerando os procedime ntos administrativos administrat ivos adotados nos arquivos, julgue julgue o it em a seguir. O plano de classificaç classificação ão é considerado um dos instrume ntos básicos para para a gestão de documentos. docume ntos.

Resposta: CERTO. O plano de classificação é um instrumento auxiliar (técnico) das atividades de gestão, pois estabelece a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente. 121. 121. ((T T RE/MT/2010 RE/MT/2010 – UnB/Cespe) A gest ão de documentos docume ntos e ngloba, ngloba, entre outras, out ras, as fases de: a) produç produção ão e dest inação; inação; b) emulação e migração; c) conservação conservação e restauraçã re stauração; o; d) eliminação e preservação; e) criação e aquisi aquisição. ção.

Resposta: A As fases da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação. 122. (TRE/PI/2009 – Carlos Chagas) Para que a avaliação seja coerente com os princípios arquivísticos, é preciso que os docume docu me ntos se submet am, prime prime irame irame nte , a um: a) processo processo de microfilmagem; microfilmagem; b) registro topográfico; c) processo de digitalização; d) plano plano de classif classif icação; e) quadro de equivalência.

Resposta: D

O plano de classificação é um instrumento auxiliar (técnico) das atividades de gestão, pois estabelece a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente. Dessa forma, permite o arquivamento correto dos documentos. Portanto, estando os documentos  

organizados de forma adequada (obedecendo a um determinado código de classificação), ficará mais fácil fácil fazer fazer a avaliação avaliação deles. 123. (Fundação Universidade de Brasília/2009 – UnB/Cespe) Os órgãos públicos devem constituir uma comissão permanente de avaliação de documentos com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de avaliação dos documentos no âmbito de sua atuação.

Resposta: CERTO. Essa comissão será formada por uma equipe multidisciplinar, composta por profissionais das mais diversas áreas. 124. (TRE/MA/2009 – UnB/Cespe) Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, e liminar liminar os documentos docume ntos de valor secundário. secundário.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. Uma das palavras-chave da gestão é racionalização. Portanto, um dos objetivos da gestão é a racionalização da produção dos documentos. Quanto aos documentos de valor secundário (permanente), estes nunca serão eliminados, mas sim preservados em definitivo nos arquivos permanentes. 125. (TRE/PB/2007 – Carlos Chagas) Desde o momento em que são criados até sua destinação final, os documentos de arquivo cumprem ciclo de vida em que a passagem de uma etapa ou condição para outra: a) obedece a normas em anadas anadas dos serviços de protocolo. prot ocolo. b) está prescrita nas guias de recolhimento. c) resulta do processo de avaliação. d) corresponde corresp onde a períodos pe ríodos quinquenais quinquenais e decenais de de t emporalid emp oralidade. ade. e) vem indicada indicada nos planos de arquivamento arquivamento e classificação.

Resposta: C Para se dar um destino ao documento, este deverá ser avaliado por uma Comissão de Avaliação e Destinação. A avaliação é feita acorrentes, fim de sequando dar umserá destino ao documento, ou intermediário, seja, quanto tempo documento ficará nos arquivos transferido ao arquivo e a suao destinação final (eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente). A avaliação deve ser feita nos arquivos correntes, pois alguns documentos (a minoria) podem ser eliminados no próprio setor. 126. (TRE/PB/2007 – Carlos Chagas) De acordo com a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos): a) Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado ficarão sob sigilo por um prazo máximo de 100 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. produção. b) O acesso a documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo e improrrogável de 30 (trinta) anos. c) Cabe ao Poder Legislativo determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. d) O habeas data é prerrogativa dos titulares de cargos públicos, nos organismos de governo federal, estadual e municipal.

e) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.

Resposta: E  

Em consonância com a Lei Federal n o  8.159/1991, art. 25. Desfigurar o documento é alterá-lo no seu aspecto. Destruir é eliminar. Documentos de valor permanente devem ser preservados em definitivo. 127. 127. (B (BNDES/2 NDES/200 006 6 – Cesgranrio – com adapt adapt ações) O bserve o documento docume nto abaixo: abaixo:

Esp e cif i ca ç ã o d o s D o cu m e nt o s

Da t as

Q u a nt i d a d e s

C o n vi t e s

1987 – 1989

5 ca i x a s

No t a s d e r e m e ssa d e m a t e r ia l

1972 – 1980

10 ca ixa s

Q ua d r o s d e ho r á r i o s

1991 – 1993

03 ca ixa s

Re q u i s i ç ã o d e X e r o x

1983 – 1991

15 ca ixa s

Re co r t e s d e jo r n a i s

1993 – 1998

12 ca ixa s

T rata-se de uma lista lista de: a) b) eliminação; destinação; c) avaliação; d) seleção; e) conservação.

Resposta: A A lista de eliminação contém a relação dos documentos a serem eliminados em uma única operação. Ela precisa ser aprovada por autoridade competente. 128. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) As rotinas correspondentes à recepção, leitura e identificação do assunto principal de acordo com o seu conteúdo, origem e função, são rotinas correspondentes às operações de: a) levantamento; b) ordenação; c) arranjo; d) classif classif icação; e) descrição.

Resposta: D Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser recuperados. 129. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) Com a identificação do valor da documentação analisada será possível det erminar erm inar os os prazos de ret re t enção. Essa ret enção poderá ser: a) rápida rápida,, demorada ou indefinida; indefinida; b) ativa at iva,, semiativa sem iativa ou inativa;

c) corrente, corrent e, intermediária intermediária ou permanente; d) eventual, eventual, ttempo emporári ráriaa ou permanente; e) eventual, temporária ou intermediária.

 

Resposta: D A guarda (ou retenção) dos documentos são: • Eventual – de interesse passageiro, o documento não tem valor administrativo para o órgão. Será eliminado eliminado no próprio pró prio setor. • Temporária – o documento possui valor administrativo para o órgão. Ficará retido por um tempo determinado. Será transferido ao arquivo intermediário. Quando acabar o seu prazo prescricional, será eliminado. • Permanente – o documento possui valor histórico ou documental (probatório e informativo). Será preservado em definitivo. 130. 130. (Fi (Fiocruz/20 ocruz/2006 06 – José Pe lúcio lúcio Ferre ira) A apli aplicação cação dos crit crit érios de avaliaçã avaliação o ef et iva-se iva-se na idade: idade: a) perm anente; anent e; b) intermediária inte rmediária;; c) administrat administrativa iva;; d) organ o rganiz izacional acional;; e) corrente.

Resposta: E A avaliação deve ser feita nos arquivos correntes, pois alguns documentos (a minoria) podem ser eliminados próprio de setor (documentos depara natureza eventual, de eliminação sumária, tais como: material de no divulgação terceiros, convites eventos, entre outros). 131. (TRE/RN/2005 – Carlos Chagas) Para definir os prazos de retenção e ter um instrumento norteador do destino dos document os na empre sa é nece ssária a Tabela: T abela: a) cronológica cronológica;; b) PHA; c) de Temporalidade Documental; d) de Tempo ralidad ralidadee Assessoral; e) CUTT C UTTER. ER.

Resposta: C A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é o instrumento de destinação que determina os prazos de retenção dos documentos nos arquivos. 132. 132. (U (UFRJ FRJ/20 /2004 04 – NCE/UFRJ NCE/UFRJ)) Muitas instituições instit uições produzem e acumulam document docum ent os de maneira indiscriminada indiscriminada,, ou se ja ja,, sem critérios crité rios té cnicos cnicos ou cient íficos, incorrendo incorrendo em problem problem as de difícil solução solução para os arquivi arquivist stas. as. Assim, garant garant ir condições de conservação da documentação de valor permanente; aumentar o índice de recuperação da informação; conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da: a) descrição; b) indexação; c) avaliação; d) disseminação; e) codi co diff icação. icação.

Resposta: C

Os objetivos da avaliação são os citados no enunciado. Uma avaliação bem-feita vai ajudar a reduzir, ao necessário, a massa documental. Com isso, guardando somente o necessário, não vai haver acumulação de documentos. Portanto, haverá ganho de espaço físico. A recuperação da  

informação será feita de forma mais ágil, com menos documentos. Além disso, uma avaliação feita de forma for ma adequada adequada ajudará a conservar conservar a documentação doc umentação de valor permanente. permanente. 133. (UFRJ/2004 – NCE/UFRJ) Em qualquer arquivo, é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituiçã instit uição o a que dizem respeit o, visando visando não apenas apenas a e liminação, liminação, mas principa principalment lment e, asse gurar a preservação de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor, como também os que possuem valor. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noção remete à interpretação b) destinação; do plano de: a) descarte; c) levantamento levantamento;; d) organização; e) triagem.

Resposta: B Plano de destinação é o esquema no qual se fixa a destinação dos documentos (transferência, eliminação elimina ção ou o u recolhimento). 134. 134. (MPU (MPU/20 /2004 04 – Esaf) Assinale Assinale a opção que não se caracteriza caracteriz a como at ivi ividade dade de gest ão de document docum ent os: a) inspeção; inspeção; b) avaliação; c) destinação; d) descrição; e) eli e liminação. minação.

Resposta: D A descrição é uma atividade típica dos arquivos permanentes. As outras atividades citadas (inspeção, análise, destinação e eliminação de documentos são relacionadas aos arquivos correntes e intermediários). Portanto, estas são atividades de gestão, pois contemplam as duas primeiras idades. 135. (ANEEL/2004 – Esaf) O instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação eliminaçã o e m udança de suporte suport e de documentos docume ntos chama- se: a) plano plano de classificação; classificação; b) inventário; c) listagem de eli e liminação; minação; d) tabela de temporalidade; e) termo de recolhimento.

Resposta: D Transferência ao arquivo intermediário; recolhimento ao arquivo permanente; eliminação, se o documento não tiver valor secundário; mudança de suporte (por exemplo, a microfilmagem). 136. 136. (U (UFRJ FRJ/20 /2004 04 – NCE/UFR NCE/UFRJ) J) O acesso aos docume ntos sigilosos referent refe rent es à honra e à imagem das pessoas será rest rito por um prazo máximo de: a) 100 anos;

b) 150 anos; c) 200 anos; d) 250 anos; e) 300 anos.

 

Resposta: A De acordo com a Lei Federal n o  12.527/2011, art. 31, parágrafo 1o, inciso I, o prazo máximo continua de “100 anos, a contar da data da sua produção e independentemente de classificação de sigilo.” Vale lembrar que esta Lei revogou os artigos 22 a 24, da Lei no 8.159/1991.

 

Capítul Ca pítulo o7

Arquivoss Permanentes Arquivo Permanentes

1. Introdução 1. Introdução Como já aprendemos no Capítulo 2 (Teoria das 3 Idades), o arquivo permanente possui documentos que devem ser preservados para sempre, por terem valor secundário. Segundo Marilena Leite Paes, “a função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não corrente”. arranjo

Atividades de um arquivo permanente

descrição e publi publicação cação  (facilitar o acesso aos documentos) conservação

acesso e uso dos do s documentos) referência  (política de acesso

Obs.:: Política Obs. Política de d e acesso: ac esso: que  que documentos devem ou podem po dem ser consultados. Política de uso: quem Política uso: quem pode consultar os documentos e a forma como estes devem ser consultados (regulamento da sala de consultas). (Fonte: Paes, 2004.)

2. Arranjo 2. Arranjo Na organização de “arquivos permanentes”, permanentes”, significa ordenar orde nar os documentos doc umentos em fundos, as séries séries dentro dos fundos, e, se for conveniente, os itens documentais dentro das séries. A partir da análise das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e do estudo do acervo, podemos definir o quadro de arranjo nos arranjo nos arquivos de 3 a idade, com as seguintes divisões: Fundo, Grupo ou S eção, S ubgrupo ou S ubseção, S érie e S ubsérie (hierarquicamente o fundo se sobrepõe às demais divisões). As tarefas tarefas de arranjo são de 2 tipos: tipos: intelectuais e físicas. físicas . As primeiras compreendem a análise documental no que tange a sua forma, conteúdo e origem funcional. As segundas referem-se à arrumação dos papéis nos locais adequados, seu empacotamento, entre outras. Quando o arquivista trata de documentos, ele obedece ao princípio básico da Arquivologia chamado prov  ouu  provenance: o arquivo produzido por proveni eniênci ênciaa dos arquivos arquivos (ou respect  des fonds o

uma entidade não dev de ve ser misturado aos de outras ent entidade idadess geradoras. O princípio da proveniência deve ser observado na organização dos arquivos correntes, intermediários e permanentes (ele é considerado a base da arquivística). Obs.:  

1a) Fundo – Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Um fundo pode ser aberto ou fechado. Fundo aberto  aberto  recebe novos documentos, pois a entidade produtora continua em atividade. Fundo fechado  fechado  não pode receber acréscimo de documentos, porque a entidade produtora não se encontra mais em atividade. 2a) No seu manual de arranjo e descrição de arquivos, os arquivistas holandeses mencionam mencionam diversas regras inerentes iner entes a ess e ssee tema, t ema, entre as quais destacamos, destacamos, resumidamente: resumidamente: a) todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência, data, número, assunto ass unto e nome; b) o método de arranjo deve ser sempre baseado baseado na primitiva pri mitiva organização; c) no arranjo de um documento deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possível, a ordem originária; d) caso o documento original esteja em boas condições, cópias espalhadas podem ser destruídas; e) documentos desaparecidos de um conjunto, quando a ele retornam, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.

3. Princípios  Princípios arquivísticos 3.  

Alémresumida, do princípio da Proveniência, existem logia. ia. Destacaremos, Destacaremos, de forma os mais importantes, que são: outros princípios da Arquivo log a) Princípio da organicidade – as relações administrativas espelham-se nos conjuntos documentais. b) Princípio da unicidade – os documentos de arquivo preservam seu caráter único, em função de seu contexto de produção. c) Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística – os fundos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo indevido. d) Princípio da cumulatividade – o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. e) entidade Princípioprodutora. do respeito à ordem original – o arquivo deve conservar o arranjo dado pela (Fonte: Fonte: BELLOTTO,  BELLOTTO,  Arquivo  Arquivoss permanentes: perman entes: tratamento documental ) Os mais relevantes princípios arquivísticos já foram mencionados. Como as bancas organizadoras têm explorado explor ado bastante este ass assunto, unto, resolvemos acrescentar mais alguns: alguns: • Príncípio da pertinência (ou temático) – os documentos deveriam ser reclassificados por assunto,, sem levar em consideração a proveniência e a classificação original. assunto • Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. • Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da territorialidade)  territorialidade)   – os arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos,

excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. • Princípio da prov proveniê eniência ncia funcional – funcional – com a transferência de funções de uma autoridade para  

outra como resultado de mudança política ou administrativa, documentos relevantes ou cópias são também transferidos para assegurar a continuidade administrativa. administrativa . Também chamado pertinência funcional. (Fonte: ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)

4. Descrição  Descrição de documentos 4. Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (terminologia). 4.1. Instrumentos 4.1. Instrumentos de pesquisa (Paes, 2004) Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos. As tarefas de descrição de scrição levam à elaboração elaboração desses de sses instrumentos. instrumentos. Eles podem pode m ser básicos básicos ou o u auxiliares. auxiliare s. 4.1.1. Básicos  Básicos 4.1.1. 4.1.1.1. Guia  Guia 4.1.1.1. Serve para orientar os usuários no usuários no conhecimento e utilização dos fundos integrantes do acervo

de um arquivo permanente.  dososinstrumentos de interesses. pesquisa, pois utilizadáuma mais abrangente dos abrangente linguagem simples, capaz deÉ oatingir pessoas com mais variados O guia ao pesquisador uma vis uma  visão ão de conjun con junto to dos d os servi se rviços ços ar arqu quii vísticos vísti cos.. Na hierarquia dos instrumentos de pesquisa, o guia se sobrepõe aos demais, devendo ser o 1 o  instrumento a ser elaborado, por ser o único genérico e globalizante (considerado geral). geral). Os outros instrumentos são parciais. parci ais. 4.1.1.2. Inventário 4.1.1.2. Inventário As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas de forma sucinta (sumário) ou pormenorizada (analítico). O inventário descreve a composição do fundo ou parte dele. O sumário é de suma importância e deve ser o 1o instrumento (dos parciais) a ser criado para os fundos dos arquivos públicos e privados . O analítico exige pleno conhecimento do tema a ser descrito. 4.1.1.3. Catálogo 4.1.1.3. Catálogo Criado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, descreve unitariamente   os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida ou unitariamente analítica.. analítica 4.1.1.4. 4.1.1.4. Repertó  Repertório rio (ou catálogo seletivo) se letivo)

Descreve, , pertencentes a um ou mais detalhadamente, detalh documentos docume ntos p previamente reviamente sel sestico lecionados eci onados, fund fundos, os, segundo segundo umadamente, critério temático, temá tico, cronológico, onomástico onomá ou geográfico.

No repertório há um juízo de valor, valor , determinando a inclusão ou não de documento específico. Os itens são descritos minuciosamente, cabendo, como apoio, a apresentação de parte desse instrumento pelo critério cronológico.

 

4.1.2. 4.1.2. Auxiliares  Auxiliares 4.1.2.1. Índice  Índice 4.1.2.1. Lista sistemática e minuciosa  minuciosa   “dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem a fim de indicar sua localização no texto” (Paes, 2004, p. 139). 4.1.2.2. Tabela  Tabela de equivalência ou concordância 4.1.2.2. Estabelece uma correspondência entre diferentes notações, notações, por ter havido mudanças no sistema sis tema de arranjo.

Atenção: Em relação ao assunto “arquivos permanentes”, instrumentos de pesquisa é um dos tópicos mais pedidos pelas bancas organizadoras. Sobretudo o guia e o repertório ou catálogo seletivo. O que estiver em negrito deve ser dominado pelo concursando.

5. 5. Conservação  Conservação e restauração de documentos Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e umidade baixas, em um local elevado, e acondicionado de maneira adequada. 5.1. Princ  Principai ipaiss operações opera ções de conservação conservação 5.1. Desinfestação, limpeza, alisamento e restauração ou reparo, entre outras.

Comentário: a) Desinfestação – combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais eficiente para combatê-los é a fumigação fumigação.. b) Limpeza – fase posterior à fumigação. Os documentos devem ser limpos com um pano macio, um aspirador aspirador de pó, pó , uma escova adequada. adequada. c) Alisam Ali samento ento – documentos são passados passados a ferro. ferro . d) Restauração – são utilizados determinados procedimentos para recuperar documentos em mau estado físico de conservação. É feita por especialistas dessa área (requer muito conhecimento desses desses profiss pro fissionais). ionais). 5.2. 5.2. Métodos  Métodos de restauração re stauração (resumo) (resumo) • banho de gelatina – doc. é mergulhado em cola específica, aumentando a sua durabilidade. Ficam sujeit sujeitos os ao ataque dos do s fungos e dos insetos; • tecido – usa-s usa-see pasta de amido; amido; • silking   –– tecido mais consistente (musseline de seda), de alto custo;

• laminação – consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura (folha de papel de seda e outra de acetato de celulose);

• laminação manual – acetato de celulose em contato com a acetona; • encapsulação – películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. • velatura – consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer parte de uma folha.  

5.3. 5.3. Prese  Preservação rvação (Dicas/Comentários) (Dicas/Comentários) 1) A luz do dia (natural) deve ser abolida na área de armazenamento, porque enfraquece o papel. A própria luz artificial deve ser usada com cuidado. 2) O ar seco e a umidade enfraquecem o papel, e esta provoca mofo. 3) A temperatura deve ser baixa. O calor constante destrói as fibras do papel. A umidade também deve ser baixa. Tentar mantê-las estáveis sempre, sem oscilações. 4) As mãos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras. Sempre que possível, utilize

luvas de algodão para manipular documentos, fotografias e gravuras. 5) Tintas e grafites podem causar danos à documentação, manchando, causando riscos, perfurações ou rasgos. 6) Não dobre o canto da folha para marcar páginas. Esta dobra, no futuro, poderá causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livros em papel livre de acidez. 7) Não umedeça o dedo com a saliva para virar as folhas de um livro. Ela afeta a sua saúde e pode provocar o desenvolvimento de micro-organismos na documentação. 8) Não use clipes e grampos metálicos. Utilize clipes plásticos ou proteja os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato. 9) Evite cópias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos irreversíveis e o manuseio provoca dobras e rasgos nas lombadas. 10) Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos nas capas e lo lomb mbadas adas,, segurando-o corret co rretamen amente te na parte mediana da encadernação. 11) Os poluentes são os principais agentes de deterioração dos acervos, catalisando reações químicas danosas (levando à formação de ácidos; e sujam, arranham e desfiguram os materiais). 12) Utilizar aparelhos de ar condicionado somente se puderem ficar ligados durante o dia e à noite; caso contrário, os danos são muito maiores. 13) Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posição vertical com a bitola cheia voltada para baixo. 14) Disquetes e outros meios eletrônicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnéticos (computadores, aparelhos de som e TV etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas. Fonte:: Arquivo Fonte Arquivo Nacional. Nacio nal.

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 137. (STM/2011 – UnB/Cespe) Julgue os itens que se seguem, referentes a noções básicas de conservação e preservação de document document os. A luz, o ar seco, a umidade, mofo, a poeira e os gases são, a médio e longo prazo, altamente prejudiciais à conservação do acervo acervo documeontal.

Resposta: CERTO. A luz causa danos às fibras do papel. O ar seco e a umidade enfraquecem o papel. A umidade provoca mofo. Os poluentes são os principais agentes de deterioração dos acervos.  

138. O alisamento consiste no processo em que são introduzidos documentos em uma câmara, onde é aplicado um produto para fum igação. igação.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. O método mais eficiente de combate aos insetos é a fumigação (processo químico que envolve câmara a vácuo). Segundo Marilena Leite Paes, o alisamento “consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte porcentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora,aem câmara deicas. umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por folha, de preferência preferênci em uma máquinas máquinas elétricas. elétr 139. (STM/2011 – UnB/Cespe) Julgue os itens a seguir, relativos à preservação, conservação e restauração de documentos. Tirar a sujeira superficial com uma borracha macia ou borracha fina em pó é uma forma adequada de higienizar docume docu me ntos e m papel.

Resposta: CERTO. A higienização deve ser feita desde a fase corrente, quando o documento é produzido. É uma forma de conservação preventiva. 140. A principal causa dos danos que ocorrem em materiais de um acervo documental é o manuseio indevido, tanto por usuários quanto por funcio f uncionário nários. s.

Resposta: CERTO. Os materiais são danificados, sobretudo, pelo desconhecimento do uso correto. 141. 141. (TRE/ES/20 (TRE/ES/2011 11 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) Acerca dos conceitos e princíp princípios ios arquivísticos, arquivísticos, julgue julgue os it ens a seguir. se guir. De acordo com o princípio do respeito à ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no assunto, desconsid de sconsiderando-se erando-se a sua proveniência. proveniência.

Resposta Resposta: : ERRADO. ERRA DO. nesta questão é o da pertinência (ou temático). O princípio abordado 142. 142. O pri princíp ncípio io temát te mát ico corresponde corresponde ao princíp princípio io segundo o qual qual todo procediment o ou trat amento ame nto e mpreendido mpre endido em arquivo arqui vo pode ser re vert ido, caso seja necessário.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. O princípio abordado nesta questão é o da reservibilidade. 143. A proveniência territorial deu origem ao princípio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem ser conservados em se rviços rviços de arquivo do do te rritório onde foram produzidos.

Resposta: CERTO.

A exceção são os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. 144. 144. (TRE/ES/2 (TRE/ES/201 011 1 – UnB/Cespe) Com re lação lação à análise análise t ipológica ipológica de docume ntos de arquivo, julgue julgue o ite m que se se gue.

 

O princípio da cumulatividade é um dos princípios fundamentais que rege a organização dos arquivos e serve de base à análise análise t ipológica ipológica dos document os arquivíst arquivísticos. icos.

Resposta: CERTO. O princípio da cumulatividade é o seguinte: “O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.” Este princípio enfatiza a organicidade documental, ou seja, a afinidade entre os documentos, o conjunto, a proximidade entre eles, a importância de mantê-los juntos. O crescimento do acervo também é nele retratado, além da produção necessária do documento. A análise tipológica é fundamentalmente arquivística. Daí a ligação entre eles. 145. 145. (CVM/ (CVM/20 2010 10 – Esaf) O princíp princípio io arquivístico arquivístico envolvido envolvido diret amente ame nte com a classificação classificação de document docum ent os é o da: a) pertinência; b) organicidade; c) reversibilidade; d) autent icidade; icidade; e) proveniência.

Resposta: E A classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos e selecionar aconhecer categoria de oassunto sob a qual ser recuperados. Para tal análise e identificação, deve-se bem órgão produtor e asdevem atividades por ele desempenhadas. O princípio da proveniência fixa a identidade do documento em relação a seu produtor. Portanto, tal princípio é de suma importância em uma “classificação de documentos”. 146. (CVM/2010 – Esaf) O princípio que estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de arquivo do território em que foram produzidos é conhecido como o da: a) reversibilidade; b) proveniência pro veniência;; c) territorialidade; d) pertinência pert inência;; e) organicidade.

Resposta: C Ver comentário da questão 143. 147. (CVM/2010 – Esaf) O princípio em que gera, com sua aplicação, o fundo de arquivo é o da: a) unicidade; b) proveniência pro veniência;; c) autent icidade; icidade; d) organicidade; e) interdependência.

Resposta: B

Também conhecido pelo nome de respeito aos fundos , o princípio da proveniência preconiza que devem ser mantidos reunidos, em um mesmo fundo, todos os documentos oriundos de uma mesma fonte produtora de arquivo. 148. (CVM/2010 – Esaf) Qual sintoma indica a acidez do papel?  

a) escurecimento escurecimento do papel; b) desaparecimento desaparecimento da tinta; c) amarelecimento amarelecimento do papel; d) manchas manchas na cor az ul no papel; e) manchas na cor branca no papel.

Resposta: C Quando o papel começa a ficar amarelo, a acidez já se faz presente no papel. 149. (CVM/2010 – Esaf) Qual é o método de combate aos insetos mais eficiente? a) alisamento alisamento;; b) fumigação; c) silking; d) banho de gelatina; e) laminação.

Resposta: B A fumigação é o método mais eficiente para combater os insetos. É um processo químico altamente eficaz e ficaz na destruição dos insetos, mesm mesmoo aquele aqueless em fase fase de desenvolvimento desenvolvimento avançado. avançado. 150. 150. (CVM/ (CVM/20 2010 10 – Esaf) Assinale Assinale a opção que indica instrum instrum ent os de pesquisa caracte caracte rísticos de arquivos arquivos permanent perm anentes. es. a) guia, guia, inventário inventário e catálogo; b) catálogo, inventário inventário t opográ opo gráff ico e índi índice; ce; c) repert ório, índice índice e códi có dice; ce; d) inventário topográfico, guia e códice; e) guia, repertórios e vocabulário controlado.

Resposta: A Os instrumentos de pesquisa permitem a identificação, localização ou consulta a documentos. Eles podem ser básicos ou auxiliares. Os básicos são: guia, inventário, catálogo e repertório (ou catálogo seletivo). Os auxiliares são: índice e tabela de equivalência (ou concordância). 151. (CVM/2010 – Esaf) A descrição é a função arquivística destinada a: a) Possibil Possibilitar itar a utilização utilização do documento pelo produ pro duto to r durante durante to do o ciclo ciclo vital. vital. b) Estabelecer a categoria cate goria de de assunto assunto sob a qu qual al os documentos devem ser recuperados. c) Possibilitar que os dados contidos nos documentos cheguem até aos pesquisadores. d) Represent Representar ar os documentos po r termos te rmos ou palavras-chav palavras-chave. e. e) Reordenar documentos de um acervo sem prejuízo da organicidade.

Resposta: C A descrição é tarefa típica dos arquivos permanentes. Um de seus objetivos é facilitar o acesso aos pesquisadores pesquis adores ou consulentes. 152. 152. (A (ANAC NAC/20 /2009 09 – UnB/Cespe) UnB/Cespe) A re speito da conservação e da proteção prot eção de document os, julgue julgue os se guintes ite ns.

O processo químico mais efetivo para a desinfestação e desinfecção de materiais arquivísticos é a emulação.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. É a fumigação. Ver questão 149.  

153. O ar seco e a alta umidade são fatores de enfraquecimento do papel.

Resposta: CERTO. São agentes exteriores físicos que danificam o papel. A umidade provoca mofo. 154. A higienização mecânica dos documentos feita com uma trincha ou uma flanela é uma ação importante para a conservação dos documentos em papel.

Resposta: CERTO. A retirada da sujeira superficial nos documentos é importante para a conservação preventiva dos mesmos. 155. (Ministério da Cultura/2006 – Getúlio Vargas) O princípio da proveniência é a base teórica que rege todas as intervenções inte rvenções arquivísticas, arquivísticas, devendo se r observado na organização dos arqui arquivos: vos: a) permanentes, apenas; b) intermediários, apenas; c) correntes, corrent es, apenas; apenas; d) intermediários e permanentes, apenas; e) corrent es, inte intermediá rmediários rios e permanentes.

Resposta: E Este princípio é considerado a base da arquivística, devendo ser observado nas três idades dos arquivos. 156. (Fiocruz/2006 – José Pelúcio Ferreira) A obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente é denominada: a) repertório; b) guia; c) catálogo; d) invent inventário; ário; e) índice.

Resposta: B O guia é o instrumento de pesquisa mais indicado para orientar os usuários nos arquivos permanentes, devido a sua linguagem simples e de fácil entendimento. 157. (BNDES/2006 – Cesgranrio – com adaptações) Podemos afirmar que o processo de descrição documental consiste em: a) Anal Analisa isarr os documentos document os desde a fase f ase corrente e utiliz utiliz ar instrumento instrumentoss que que controlem co ntrolem a passagem passagem para as fases f ases posteriores. post eriores. b) Compor Compo r instrumento instrumento s que que orientem oriente m quanto quanto ao tempo te mpo de manutenção dos documentos nos arquivos arquivos permanentes. c) Coletar Colet ar inf inf ormações necessária necessáriass à defin def iniçã ição o de políticas políticas de preservação e conserva c onservação ção de documento s histó histó ricos. d) Elaborar instrumentos de pesquisa que permitam identificar, localizar, rastrear e, por fim, utilizar dados. e) Elaborar Elaborar instrumentos que que descrevam o trâmite dos documentos documento s dentro da instituiçã instituição o e sua destinação destinação f inal inal..

Resposta: D

A descrição está intimamente relacionada com os instrumentos de pesquisa, facilitando, dessa forma, o acesso acesso aos documentos nos no s arquivos permanentes permanentes pel pelos os pesquisadores. pesquisadores. 158. (Eletrobrás/NCE/UFRJ – com adaptações) O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de  

acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos denomina-se: a) preservação; b) descrição; c) conservação; d) restauração; e) avaliação.

Resposta: A A preservação contempla as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos documentos, além do acondicionamento, que protege o documento.

 

Capítul Ca pítulo o8

Microfilmagem (incluindo as sinaléticas)/Novas Tecnologias

1. Microfilmagem 1. Microfilmagem Microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução (Decreto n o   1.799/1996 – regulamenta a lei da microfilmagem). O microfilme reduz os espaços em aproximadamente 98%, em relação ao documento original. Com isso, há um domínio maior da massa documental, implicando a busca mais eficiente da informação. A microfilmagem microfil magem nã nãoo elimina o prévio tratamento da documentação. 1.1. Objetivos 1.1. Objetivos • reduzir o volume documental; • garantir a sua durabilidade (expectativa (expectat iva de vida: 500 anos). 1.2. Van 1.2. Va ntagen tage ns • validade legal (confere ao microfilme o mesmo valor do documento original); • economia de espaço; • redução do volume de papéis e documentos;

• segurança segurança na conserva c onservação ção dos documentos doc umentos vitais da empres e mpresa; a; • facilidade de consulta a documentos arquivados; • durabilidade do suporte; • complementação de acervos; acer vos; • reprodução fiel e exata do documento microfilmado  (às vezes, um documento encontra-se em microfilmado (às mau estado de conservação, já tendo inclusive ocorrido perda da informação. Ele pode ser microfilmado, mas a imagem não será a reprodução exata do documento original, e sim do documento documen to microfilmado). microfilmado). Portanto, a leitura leit ura do documento não ocorrerá oco rrerá de forma tão fácil. Haverá um pouco de dific dificuldade, uldade, nesses nesses casos casos específicos. • preservação preservação dos documentos doc umentos originais; origi nais;

favorece o sigilo documental. 1.3. Desva  Desvan ntagen tage ns 1.3. • alto custo • é difícil a comparação entre entr e imagens, em um mesmo mesmo microfilme. microfil me.  

1.4. Etapas  Etapas 1.4. • preparo, microfilmagem, processamento e duplicação.

Comentário: a) preparo – retirar grampos e clips; desamassar todos os documentos; definir o arranjo da documentação,, entre outros procedimentos. documentação b) microfilmagem – depois de preparados, os documentos serão microfilmados (microfilmadoras rotativas ou planetárias). Diversos fatores serão levados em conta na hora de se decidir por um determinado equipamento (tamanho e conservação do documento etc.) c) processamento – tal procedimento dará visibilidade ao documento microfilmado. d) duplicação – a microforma original será preservada em um arquivo de segurança. As cópias poderão ser acessadas por quem de direito. Dica Dica de prova:

 

 

MICROFILMAGEM DE SUBSTITUIÇÃO – Ocorre quando o documento microfilmado não tem valor permanente (secundário), podendo, dessa forma, ser eliminado. Assim, libera espaço nos arquivos corrente e intermediário. Como o documento original (no suporte papel) será eliminado, substituiremos o mesmo pelo microfilme. MICROFILMAGEM DE PRESERVAÇÃO  – Ocorre quando o documento original tem valor permanente (secundário). Por essa razão, mesmo microfilmado, ele nunca poderá ser eliminado. Será preservado em definitivo. A razão da microfilmagem é preservar o documento original, sendo utilizado o microfilm microf ilmee para f ins de co consul nsulta. ta.

1.5. Legislação 1.5. Legislação LEI No  5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1o . É autoriz ada, ada, em t odo o território te rritório nacional, nacional, a microfil microf ilmag magem em de documentos documento s particulares particulares e of iciai iciaiss arquiv arquivad ados, os, est es de órgãos f ederais, estadu est aduais ais e municipais. municipais. § 1o. Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízo ou fora dele. § 2o. Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. § 3 o. A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio. § 4o. Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto. § 5o. A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de termo

em livro livro próprio pró prio pela autorida autoridade de compet ente. § 6o. Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados, não poderão ser eliminados antes de serem arquivados. § 7o. Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados  

documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente. Art. 2o. Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos. Art. 3o. O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originais de microfililmagem microf magem de documentos of iciai iciais. s. § 1o. O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos em  juíz o ou  juízo o u ffora ora dele, quer quer os o s microf ilmes, ilmes, quer os seus t raslados raslados e cert idões originais originais.. § 2 o. Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para autenticação de reproduções realiz realiz adas adas por particul p articulares, ares, para produzir produzir ef eitos jurídi jurídicos cos co m t erceiros. Art. 4o. É dispensável o reconhecimento de firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para ef eito de microfil microf ilmagem magem e os traslados traslados e cert idões idões o rigin riginai aiss de microf ilmes. ilmes. Art. 5o . Esta lei entra ent ra em vigor na data de sua publicação. publicação. Art. 6o . RevogamRevogam-se se as disposições disposições em contrário. Brasília, Brasíl ia, 8 de maio de 1968; 1968 ; 147 o da Indepe Independência ndência e 80o da República. A. Costa e Silva Luíss Antô nio da Gama e Sil Luí S ilva va

DECRETO DECR ETO No  1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei no  5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição e tendo em vista o dispost disposto o no art. 3o da Lei no  5.433, de 8 de maio de 1968 Decreta: Art. 1o. A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Art. 2o . A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que que possam produzir ef eitos legais, legais, em juízo ou f ora dele, é regula regulada da por este Decret o. Art. 3o. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados dados e imagens, imagens, por meios f ot ográficos ou elet rônicos, em dif dif erentes erente s graus graus de de redução. redução. Art. 4o . A microfil microf ilmagem magem será feita f eita em equipamentos equipamentos qu quee garantam garantam a ffiel iel reprodução reprodução das inf informações, ormações, sendo permitid pe rmitidaa a utilização de qualquer microforma. Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada a titulação, a identificação e a numeração sequencial legíveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados à indexação. Art. 5o. A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímet milí met ro de def ini inição, ção, garantida a segurança e quali qualidad dadee de imagem e de reprodução. rep rodução. o

§ 1 . Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original. § 2o . Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. § 3o. O armazena armaze namento mento do f ilme ilme orig o rigin inal al deverá ser f eito em local difere diferente nte do seu f ilme ilme cópia có pia.. Art. 6o. Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de  

reprodução. Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes adjacentes microf ilmada ilmadas. s. Art. 7o. Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I – identif identifica icação ção do detentor dete ntor dos documentos document os a serem microf ilmados; ilmados; II – número do microfil microf ilme, me, se f or o caso; IIIIII – local e a data da microf ililmagem; magem; IV – registro no Ministério Ministério da Justiça; Justiça; V – ordena o rdenação, ção, identif identifica icação ção e resumo da série de documentos documento s a serem microfil microf ilmad mados; os; VI – menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfililme microf me anterior; VI VIII – identificação identif icação do equipamento equipament o ut iliz ilizado, ado, da unid unidade ade fil f ilmada mada e do grau de redução; VIII – nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8o . No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos: I – identif identifica icação ção do detentor dete ntor dos documentos document os microf ilmados; ilmados; II – informações info rmações complementares com plementares relativas relativas ao ao item ite m V do artigo artigo 6 deste dest e Decret o; III III – termo term o de encerramento atest ando ando a fiel f iel observância observância às disposi disposições ções do presente pre sente Decreto Dec reto ; IV – me menção, nção, qua quand ndo o f or o caso, de que que a série de documentos documento s microf ilmad ilmados os continu co ntinuaa em microf ilme ilme po sterior; V – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9o . Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos post eriormente, eriormente , não não sendo permitid pe rmitido o co rte ou inserção inserção no f ilme ilme orig o rigin inal al.. § 1o. A microf ilmagem ilmagem destes document os será precedi pre cedida da de de uma imagem imagem de observação, com os segui seguintes ntes elementos: elemento s: a) identificação do microfilme, local e data; b) descrição das irregularid irregularidades ades constat co nstat adas; adas; c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. § 2o. É obrig o brigatório atório f azer aze r indexação indexação remissiva remissiva para recuperar as info info rmações e assegura assegurarr a localiz localiz ação ação dos documentos. documento s. § 3o. Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida repe tida inte integra gralmente. lmente. Art. 10. Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de def ini inição, ção, densidade densidade uniform unif ormee e durabilidad durabilidade. e. Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permit p ermit id idaa a sua eliminação eliminação até a defini def inição ção de sua destina dest inação ção f inal. inal. Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a

mesma precedida precedida de lavra lavratura tura de termo t ermo próprio e após a revisão revisão e a ext ração ração de f ilme ilme cópia có pia.. Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o dispost disposto o no art. 9o da Lei no  8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a  

microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem ef eitos legai legaiss em juízo ou f ora dele, dele, terão te rão que ser aute autenticad nticados os pela auto auto ridad ridadee compet com pet ente detentora detent ora do f ilme ilme orig o rigin inal al.. § 1o . Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual qual deverá deverá constar que o f ilme ilme que o acompanha acompanha é cópia có pia fiel do f ilme ilme o rigin riginal al,, cuja autenticação autenticação f ar-se- á nos cartórios que satisfizerem satisfiz erem os requisitos requisitos especificad espe cificados os no artigo artigo seguinte seguinte.. § 2o. Em se t ratando ratando de có pia em papel, extraída extraída de microfil microf ilmes mes de documento s priv privad ados, os, a autenticação f ar-se- á por meio m eio de carimbo carimbo aposto, aposto , em cada fo lha, lha, nos nos cartórios cart órios que satisf satisf izerem izere m os o s requisitos requisitos especificad espe cificados os no artigo artigo seguinte seguinte.. § 3o. A cópia cóp ia em papel, de que trata trat a o parágrafo parágrafo anterior, poderá ser extraíd e xtraídaa utiliz utiliz andoando- se qualq qualquer uer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura. Art. 15. A microf microf ilmagem ilmagem de de documentos po derá ser f eita por empresas empre sas e cartó cartórios rios habi habililitados tados nos term termos os deste Decreto Decre to.. Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios, a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização qu quee por este e ste será exercida qu quan anto to ao cumprimento cumprimento do dispost disposto o no present e Decret o. Art. 16. As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I – que que a microf microf ilmag ilmagem em f oi executada de acordo acordo com o dispost dispost o neste nest e Decret o; II – que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado; III – que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas. Art. 17. Os microf ilmes ilmes e f ilmes ilmes cópia cóp ia,, produzidos no exterior, exte rior, somente t erão valor valor legal, legal, em juíz juíz o ou o u ffora ora dele, dele, quand quando: o: I – autenticados autenticados por po r autoridade autoridade estrangeira estrangeira compet ente; II – tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III III – f orem acompanhad acompanhados os de tradução tradução of icial icial.. Art. 18. Os O s microf ilmes ilmes orig o rigin inai aiss e os f ilmes ilmes cópia có pia resultantes resultantes da microfil microf ilmagem magem de documentos sujeitos à f iscali iscalizz ação, ação, ou ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais. Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais p enais e civis cabíveis. Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro será cassado definitivamente. Art. 20. O Minis inisté tério rio da Justiça Justiça expedirá expedirá as instruções instruções qu quee se f izerem izere m necessárias necessárias ao cumprimento deste Decreto. Decret o. o Art. 21. Revoga-se o Decreto n  64.398, de 24 de abril de 1969. Art. 22. Este Decreto Decret o entra em vigor vigor na data data de sua publicação. publicação. Brasília, Brasíl ia, 30 de janeiro de 1996; 19 96; 175 o da Indepe Independência ndência e 108 o  da República Fernando Fernand o Henrique Henrique Cardoso Milton Seligman

Comentários sobre sobre a Lei n o  5.4  5.433, 33, de 08 de maio mai o de 1968: 1968: Esta Lei regula a microfilmagem de documentos oficiais. São somente 6 artigos. Os candidatos devem memorizar os artigos na íntegra (caso a “microfilmagem” faça parte do programa de Arquivologia).

o

Atenção, concursandos: especial concursandos: especial carinho carinho para o artigo art igo 2 , que já caiu em prova, mencionando o fato de os documentos “históricos” não deverem ser eliminados, podendo ser arquivados em local difere di ferente nte do organismo org anismo detentor dos d os mesmos mesmos.. Comentários sobre sobre o Decreto n o  1.7  1.799 99,, de 30 de janeiro jane iro de 1996: 1996:  

Este Decreto regulamenta a Lei n o 5.433/1968. Com poucos artigos, os candidatos devem saber todos to dos eles, embora alguns mereçam um umaa atenção especial. especial . A seguir, seguir, comentários comentário s sobre sobre alguns alg uns deles: • Art. 3o – 3o – Define microfilme micro filme (process (proce ssoo de d e reprodução rep rodução em filmes... filmes...)) • Art. 7o  7o  e incisos – incisos – são dos mais pedidos em concursos. Na microfilmagem de documentos, cada série será sempre precedida de imagem de abertura abertura.. Os incisos mostram os elementos que fazem parte dessa dessa imagem de abert abertura. ura. • Art. 8o  8o e incisos – incisos – no final da microfilmagem micro filmagem de cada série será sempre sempre reproduzida r eproduzida a imagem de encerramento, logo após o último documento. Os incisos mencionam os elementos constantes encerramento, dessa imagem. Os candidatos devem saber quais são eles. • Art. 13 – 13 – é o artigo artig o que mais cai em prova. Fal Falaa sob sobre re os documentos oficiais ofici ais ou públ públicos, com  valor de g uard ua rdaa perma pe rmane nente nte (não (n ão pode pod e rã rãoo ser se r e limi limina nado doss após apó s a micr mi crofi ofilmag lmagee m, d e vendo ven do ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor). detentor). Não se esqueçam, candidatos: quando se fala em microfilmagem de documentos, vocês devem saber distinguir os elementos que fazem parte de uma imagem de abertura e de uma imagem de encerramento – artigos 7 o  e 8o  (mais incisos) incisos) do do Decret De creto o no 1.799/1996.

Atenção, concursandos: Quando se fala em microfilmagem, cabe destacar a existência de uma resolução do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – (a de no 10), de 6/12/1999, que “dispõe sobre a adoção de símbolos símb olos ISO nas nas sinaléticas a serem utilizadas no processo pro cesso de microfilmagem de documentos arquivísticos”. arquivísticos”. Tais símbolos estão normatizados através da ISO 9878/1990.  O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, publicação do Arquivo Nacional, define sinalética  como: “Recurso de comunicação utilizado em microfilmagem, contendo informações pertinentes ao conteúdo da microforma.”

Ver a seguir os símbolos utilizados, pois a resolução em questão de vez em quando cai em concurso. SÍMBOLOS UTILIZADOS – ISO 9878/1990 1) Símbolos Símbolos obrigatóri obrig atórios os a serem sere m utilizados em e m todos os rol rolos: os: Início do rolo. Beginning Beginnin g of roll. 0076 (*)

Fim do rolo. End of roll. 0075 (*)

2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha continuidade:

Continua em outro rolo. Continued on another roll. 0490 (*)

 

Continuação d e outro rolo rolo Continued from another roll. 0491 (*)

3) Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situação: Original ilegível. Original difficult to read. 0077 (*)

Original em cores. Original in colour. 0488 (*)

Texto deteriorado. Encadernação defeituosa.

Repetição Rep etição de imagem. ima gem.

Damaged text. Wrong binding. 0078 (*) Numeração incorreta. Data incorreta. Incorrect numbering. Incorrect date. 0079 (*)

Repetition of image. 0080 (*)

Páginas e/ou números em falta. Missing pages a nd/or nd/or issues. 0081 (*)

(*) Números de referência da Norma ISO 7000/1984, incluídos na ISO 9878/1990.

OBS: OB S: As letras letras e números das d as mensagens, mensage ns, que acompanham os símb símbol olos os obrig obrigatórios atórios indi i ndicados cados no item 1, deverão ser apresentados na fonte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausê ausência ncia da fonte ARI ARIAL, AL, usar letras e números não seri serifados, fados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros.

2. Automação 2. Automação O gerenciamento eletrônico dos documentos funciona com softwares  e hardwares  específicos e usa, geralmente, geral mente, as mídias ópticas ópt icas para armazenam armazenamento. ento. A sua sua finalidade finalidad e é otimizar e racionalizar a gestão documental. documental. Os documentos são preparados, no GED, para serem digitalizados em “escâners especiais”. Depois de digitalizados, eles são conferidos e gravados em meios magnéticos ou discos ópticos. No GED, podemos listar as seguintes tecnologias relacionadas com a Arquivologia: • Docum Document ent Management – DM (Gerenciamento (Gere nciamento de d e documentos) d ocumentos) É a tecnologia que permite gerenciar a produção, revisão, aprovação e eliminação de documentos eletrônicos. O setor de protocolo se beneficiou bastante com ela. • Docum Document ent Imagi Imaging ng – DI (Gerenciamento (Gere nciamento da imagem image m dos documentos) É a tecnologia mais divulgada do GED. Converte papel em imagem (meio físico para o digital), através do processo de digitalização, com o uso de scanners.

• Record and Information Management – RIM É o gerenciamento do ciclo vital de um documento, não importando a mídia em que ele se insira. • Workfl Workflow ow (Gestão (Ge stão do fluxo de d e tr trabal abalho) ho) Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas por pessoas capacitadas, e no espaço de tempo previsto.

 

Dicas Di cas de Prova: a) di digi gitalização talização • Reprodução por varredura eletrônica. • Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner (definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, do Arquivo Nacional). b) documentos eletrônicos – são aqueles elaborados por meio de um computador, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos técnicos, e conservados, grande parte deles, em memórias eletrônicas de massa.

 

Vantagens dos documentos digitais: • econo economia mia de espaço f ísico; ísico; • ganho de produtividade; • facilidade de acesso aos estoques.

 

Desvantagens dos documentos digitais: • os documentos processados por computador podem ser manipulados com facilidade, sendo instáveis e extremamente vulneráveis vulneráveis à intervenção v  enção humana e à obsolescência tecnológica.

2.1. 2.1. Metadados  Metadados Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos documentoss digitais documento dig itais.. Os dados descrevem como a informação foi registrada ( registrada  (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) e ide hor a transmiss transmissão ão etc.). et c.). identificam ntificam o documento (autor documento (autor,, data, assunto, hora

QUESTÕES DE CONCURSOS COMENTADAS (COM GABARITO) 159. (STM/2011 – UnB/Cespe) A respeito de digitalização e microfilmagem aplicada aos arquivos, julgue os itens que se seguem. O processo de microfilmagem de documentos arquivísticos deve adotar símbolos ISO nas sinaléticas.

Resposta: CERTO. o

De acordo com a Resolução n  10 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a questão está correta. A microfilmagem dos documentos arquivísticos passou a ser realizada dentro dos padrões e

normas internacionais internacio nais (ISO). (ISO). Sinaléticas são símbolos (figuras) utilizados na microfilmagem de documentos, refletindo a situação do documento microfilmado. Por exemplo, se o original estiver ilegível, existe um símbolo com este significado.  

160. Pode-se eliminar documentos arquivísticos submetidos a processos de digitalização mesmo que a eliminação não est eja prevista prevista na tabela de t em poral poralid idade ade de document os.

Resposta : ERRADO. Resposta: ERRADO. A microfilmagem tem validade legal. Quanto à digitalização, ela não é totalmente aceita pela legislação vigente em nosso país. Por essa razão, os documentos originais (em suporte de papel) devem ser guardados por um determinado tempo (caso tenham prazo prescricional), ou preservados para sempre sempre (caso tenham t enham valor valor permanente), mesmo mesmo que tenham sido digit di gitalizados. alizados. 161. (TRE/ES/2011 – UnB/Cespe) Com relação aos sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD) e à microfilmagem de documentos, julgue o item a seguir. De acordo com a legislação legislação em vigor, vigor, o original original do do documento docume nto permanente permane nte microfilmado não pode pode se r eliminado.

Resposta: CERTO. De acordo com a Lei no 5.433/1968, art. 2o (regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências), e o Decreto no  1.799/1996, art. 13 (regulamenta a Lei no  5.433/1968), os documentos de valor permanente ou histórico nunca poderão ser eliminados, mesmo que tenham sido microfilmados. Preserva-se o documento original. 162. 162. (CVM/2 (CVM/201 010 0 – Esaf) Acerca da m icrofilmage icrofilmagem, m, assinale a opção corret a. a) É autorizada apenas para documentos públicos. b) Os documentos de valor histórico microfilmados não deverão ser eliminados. c) Os traslados e as cópias fotográficas não produzem efeitos em juízo ou fora dele. d) Os filmes negativos resultantes da microfilmagem serão armazenados no Arquivo Nacional. e) O Arquivo Nacional autorizará a microfilmagem de documentos.

Resposta: B Ver questão anterior. 163. 163. (C (CVM/20 VM/2010 10 – Esaf) Conforme est abelece o Decre t o no 1.799 1.799,, de 30 de janeiro de 1996 1996,, assinale, assinale, ent re os elem ent os a seguir, aquele que não consta na imagem de abertura de uma série de documentos microfilmados. a) Identificação Identificação do detent or dos documentos document os a serem microfil microf ilmad mados. os. b) Local e data da microfilmagem. c) Registro no Ministério Ministério da Justiça. Justiça. d) Identif Identif icação do equipamento equipament o ut ilizado, ilizado, da unidade unidade fil f ilmadora madora e do grau de de redução. re dução. e) Menção, Menção, quand quando o f or o caso, de que que a série de documentos documento s microfil microf ilmados mados continua continua em microf ilme ilme po sterior.

Resposta: E Questão interessante. De acordo com o Decreto no  1.799/1996, art. 7o, VI, um dos elementos constantes na imagem de abertura dos documentos microfilmados é o seguinte: “menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior”.

164. (Ministério da Saúde/2010 – UnB/Cespe) Para os documentos considerados de guarda permanente, a microfilmagem pode ser ut ilizada ilizada como uma um a maneira de prese rvar o origina original, l, sem e liminá-lo. liminá-lo.

Resposta: CERTO.  

Ver questão 161. 165. (Arquivo Nacional/2006 – NCE/UFRJ) Para que os documentos de um acervo arquivístico possam ser microfilmados, é necessário que, além de estarem higienizados: a) possuam as mesmas dimensões; b) possuam um mesmo assunto; assunto; c) est ejam devidamente devidamente organizados; organizados; d) estejam fora de uso corrente; e) não possuam mais valor de uso.

Resposta: C A microfilmagem não elimina o prévio tratamento da documentação (preparo): retirar grampos e clipes, desamassar todos os documentos, definir o arranjo (organização) da documentação, entre outros procedimentos. procedimentos. 166. 166. (B (BNDES/2 NDES/200 006 6 – Ce sgranrio sgranrio – com adaptações) Os dados que descrevem descre vem o siste ma operacional, operacional, o programa programa que gera os documentos, a localização física dos documentos no sistema eletrônico... MacNeil (2000:96 apud Rondinelli). O te xto acima focaliza focaliza a categoria categoria de: a) infodados; b) metadados; c) arquidados; d) contexto da dados; dos; e) organodados.

Resposta: B Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos documentos digitais.

 

Simulados para Treinam T reinamento ento

SIMULADO I 1. De acordo com o conteúdo da “Lei no 8.159”, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, analise as afirmações abaixo: I. é dever do poder Público a avaliação documental e a proteção especial a documentos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvi desenvol vime me nto e como element elem ent os de prova e pesquisa. pesquisa. II. considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, uso e destinação em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação, microfilmagem ou recolhimento para guarda permanente. II III. I. consideram-se consideram-se arquivos, arquivos, para para os fins dest a Lei, os conjuntos conjuntos de documentos docume ntos of ici icialment alment e produzidos e re cebidos por órgãos públicos e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades gerais ou específicas, bem como por pessoa físic f ísicaa ou jurídica jurídica,, qualquer qualquer que seja o suporte da inform informação ação ou a nat nat urez a dos document o. IV. os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbitoe federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, temporárias históricas. V. consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas, em decorrência de suas necessidades. A quantidad quantidadee de itens it ens cert cer t os é igual igual a: a: a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4. 2. Acerca dos métodos de arquivamento, julgue os seguintes itens: I. os métodos padronizados são: mnemônico, variadex, soundex e rôneo; II. os mé t odos básicos variadex, básicos se dividem dividem em alfabéticos e num éricos. III. o método dígito-terminal é ideográfico e numérico. IV. dentro da distribuição geográfica, o método geográfico é essencialmente alfabético. Portanto, não há necessidade de se recorrer a um índice alfabético remissivo. V. quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o NÚMERO, a escolha deve recair sobre um dos seguintes métodos numéricos: simples, cronológico, dígito-terminal, duplex, decimal ou unitermo. O único item verdadeiro verdadeiro é o : a) V. b) IV. c) I. d) II. e) III. 3. Estabelecendo um paralelo entre as características dos documentos de arquivo e biblioteca, marque a alternativa

correta: a) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e culturais; os de bibli bib liot oteca eca com objet objet ivos cult cult urais e educat ivos. b) O documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo instrui, prova. c) A Arquivística trata de conjuntos de documentos, e a Biblioteconomia trata de documentos individuais. d) Os documentos de biblioteca são unidos pela origem; os de arquivo pelo conteúdo.  

e) Os documentos de arqui arquivo vo são produzidos p roduzidos em nu numeroso merososs exemplares; os de bibliot bibliot eca em um único único exemplar.

4. Leia Leia o text t ext o abaixo. abaixo. Os prazos de permanência dos documentos nos arquivos são variados. Referindo-se ao 3o estágio de evolução dos arquivos, podemos afirmar que ele é aberto aos _______________________________, contados a partir da data ______________________________. A opção que preenche corret amente as lacuna lacunass do texto te xto é, respect ivamente: ivamente: a) 20 ou 25 anos // de de produção do documento. b) 25 ou o u 30 anos // fin f inal al do do t râmite râmite documental. c) 30 anos // de produção produção do document o ou o u do f im de sua tramitação. d) 25 ou 30 anos // de produção do documento ou do f im de sua movimentação. e) 25 ou o u 30 anos // de produção produção do documento ou de sua tramitação. 5. O arquivament arquivament o é composto com posto de um a sequência de et apas. Quando o arquivista arquivista examina exam ina cada documento, docume nto, verificando o último despacho de spacho,, ele e st stáá realizando: realizando: a) uma ordenação; b) uma análise; c) uma inspeção; d) um estudo; e) uma classificação. 6. Indique a opção em que o nome está registrado corretamente para arquivamento, seguindo as regras de alfabetação: a) Marcelo Villa-Lobos Júnior – Villa-Lobos Júnior, Marcelo. b) Richard mc Adam – mc Adam, Adam, Richard. c) Tenente Tenent e Paulina Paulina Mont Mont e Verde Filho Filho – Verde Filho, Filho, Paulina Paulina Mont Mont e (Tenente). (Tenent e). d) Carolina Machado – Carolina Machado. e) Júlia Di Capri – Capri, Júlia Di. 7. Com base na “terminologia arquivística”, marque a assertiva correta: a) dossiê – conjunto dos documentos de um arquivo; b) acesso – consulta aos documentos de arquivos; c) instrumento instrumento de pesquisa pesquisa – meio de organização organização da inf inf ormação; d) documento – registro de uma inf inf ormação, dependendo dependendo da natureza do suporte que a contém; e) descrição – processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir. 8. Leia Leia o text t ext o abaixo. abaixo. Conforme consta na Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, compete ao ____________________ a _____________ e o ____________________ dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos document os sob sua guarda, e acompanhar e ___________________ ______ _______________ a polít polít ica nacion nacional al de arquivos. A opção que preenche pree nche corret amente as lacunas lacunas do do t exto é, respect ivamente: ivamente: a) CONARQ CONARQ – avali avaliaçã ação o – recolhimento recolhimento – def inir. inir. b) SINAR SINAR – t ransf ransferência erência – recolhimento recolhimento – implementar. c) Arquivo Nacional – transferência – recolhimento – implementar. d) CONARQ CONARQ – gestão – recolh reco lhimento imento – defin def inir. ir. e) Arquivo Nacional – gestão – recolhimento – implementar. 9. Quanto à nature za dos document os, os arquivos arquivos podem se r classificad classificados os em : a) setoriai set oriaiss e gerais; ge rais; b) ostensivos ou sigilosos; c) correntes, corrente s, iinterme ntermedi diári ários os e permanentes;

d) públicos públicos e priva p rivados; dos; e) especiais e especializados.

10. “Avaliar é estabelecer preceitos capazes de orientarem a ação dos responsáveis pela análise e seleção dos document os, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação, cont cont ribuindo ribuindo para a racionali racionalização zação dos arquivos públicos” (Arquivo Nacional – Publicações Técnicas, 41).  

A avaliação de documentos é de suma importância não somente nos arquivos públicos, mas também nos arquivos privados. priv ados. Os objet objet ivos da avali avaliação ação est ão dispostos a seguir, s eguir, salvo salvo um. um . AssinaleAssinale- o. a) expansão expansão do espaço e spaço f ísi ísico; co; b) reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos; c) aproveitar melhor os recursos humanos e institucionais; d) aumentar o índice de recuperação da informação; e) garantir condições de conservação da documentação de valor permanente.

SIMULADO II 1. Existem determinados documentos de interesse passageiro, de trato e efeito rápido, isto é, sem valor administrativo, jurídico jurídico ou hist hist órico. Tais característ icas icas são relaci re lacionadas onadas aos docume docume ntos de guarda: a) te mporária; b) permanente; c) eventual; d) dinâmica; e) estát ica. ica. 2. Em conformidade com a Lei no 8.159, de 8/1/1991, marque a alternativa correta: a) Ficará sujeito à responsabilidade criminal,, civil criminal civil e admini adm inist strativa, rativa, na forma da legislação legislação em vigor, vigor, aquele que descaracte rizar ou eli e liminar minar documentos docume ntos de valor perm perm anente anent e ou considerado como de inte resse público público e social. social. b) Ficará sujeito à responsabilidade criminal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou eliminar documentos de valor secundário ou considerado como de interesse público e social. c) Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e funcional, na forma da legislação em vigor, aquele que descaracterizar ou destruir documentos de valor primário. d) Ficará Ficará sujeito sujeit o à respo r esponsabil nsabilid idade ade penal, civil civil e administr administrativa, ativa, na fo rma da legislaçã legislação o em vigor, vigor, aquele que desf igurar igurar ou dest ruir documentos de valor valor permanente p ermanente ou o u considerado considerado como de inte interesse resse público público e socia so cial.l. e) Ficará sujeito à respo nsabilid nsabilidade ade penal, civil civil e administr administrativa, ativa, na fo rma da legislaçã legislação o em vigor, vigor, aquele que desf igurar igurar ou dest ruir documentos de valor inalienável e imprescritível ou considerado de interesse público e cultural.

3. Segundo Marilena Marilena Leite Paes, “o dest ino dos dos arquivos arquivos é passar por uma lent a evolução que os afast a cada vez mais de seu objetivo primitivo. Com o passar do tempo, embora diminua o seu valor administrativo, aumenta a sua importância como documentação histórica. Não se pode dividir o arquivo em dois compartimentos: velho (ou histórico) e administrativo. Na realidade, são pura e simplesmente arquivos em incessante processo de transformação”. Acerca das “atividad “atividades es dos arquivos permanente perm anentes”, s”, julgue julgue os o s itens ite ns a seguir: seguir: I. elas são são cclas lassif sificad icadas as em 5 grupos distintos; distinto s; II. os grupos são: destinação, arranjo, descrição, publicação e conservação; III. a descrição tem íntima relação com os instrume instrume ntos de destinação. destinação. a) somente somente o item I está correto; b) os itens I e II estão co rreto s; c) os itens I e II estão est ão incorret incorret os; d) todos estão corret os; e) todos est ão incorretos. incorretos.

4. Os instrumentos de pesquisa servem para propagar e recuperar a informação contida nos arquivos. Aquele que é considerado uma lista sistemática e minuciosa dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem a fim de indicar sua localização no texto é o: a) guia; b) repertório;

c) índice; d) invent inventário; ário; e) catálogo.

5. A Paleografia é a técnica que habilita a ________________ documentos antigos. Estuda a história da __________________ e a evolução das ____________________, objetivando a __________________ e a  

_____________ _____ dos manuscritos de épocas passadas. __________________ passadas. A opção opção que preenche corret corret ament e as lacunas lacunas do text o é, respect iv ivaame  m e nte: a) conh conhecer ecer – e scrita scrita – let ras – fe itura – manutenção; b) decif decif rar – época épo ca – letras – leitura leitura – man m anutenção; utenção; c) decifrar – escrita – letras – interpretação – transcrição; d) conhecer – época – escritas – interpretação – manutenção; e) transcrever – escrita – letras – leitura – t ranscriçã ranscrição. o. 6. Uma das características básicas que distinguem os arquivos é a seguinte: “um documento, destacado de seu conjunto, significa muito menos do que quando em conjunto”. Tal característica diz respeito: a) ao caráter cumulativo do documento; b) ao caráte caráterr restritivo do documento; c) ao caráter caráter coletivo co letivo do do documento; documento ; d) ao ao caráte caráterr expansivo expansivo do document o; e) ao caráter orgâ o rgâni nico co do documento. 7. Sobre os vários significados do termo arquivo, julgue os itens abaixo: I. Conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. II. Depósitos de documentos e papéis de uma única espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições e indivíduos. II III. I. Móvel Móvel dest inado inado à guarda guarda e dissem inação inação de docume ntos. IV. Local Local onde onde o acervo ace rvo document al é guardado guardado e conse rvado. Es Estão tão corretos co rretos os itens: itens: a) I e III, apenas; b) I e IV, apenas; c) III e IV, apenas; d) II e III, apenas; e) I, III III e IV estão co rreto s. 8. Quanto à sua função, as guias podem ser classificadas de: ____________________, ____________________, ____________________ e ____________________. O que irá indicar a classificação da guia é a sua ____________________. A opção opção que que pree nche nche corret ament e as lacunas lacunas do do t ext o é, respect iv ivaamente:  mente: a) primária – secundária – subsidiária espe ciall – notação; b) primária prid) mária – secundária – subsidiária subsidi ária – especial e special – projeção; c) primária primária – se cundária cundá ria – t erciária –– especia quaternária – projeção; primária – secundária – terciária – quaternária – posição; e) primária – secundária – subsidiári subsid iáriaa – especial – posição. posição. 9. Leia Leia o text t ext o abaixo. abaixo. Conforme consta na Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, o _______________________________________________________________ será presidido pelo ______________________________________________ e integrado por representantes de instituições _____________________ _____________ ________ e _____________________, _____________ ________, públicas públicas e privada privadas. s. A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectivamente:  mente: a) SINAR – Coordenador-Geral do CONARQ – arquivísticas arquivísticas – acadêmicas. b) CON S INAR SIN AR – Presidente do Arquivo Arquiv o Nacional – especiali esp ecializ z adas ada s – arquivís arqui vístt icas. c) CO N ARQ – DiretorDiret or- Geral do Arquivo Arquiv o Nacional – arquivísticas arqui vísticas – acadêmicas.

d) CONARQ – Presidente do Arquivo Nacional Nacional – arquivísticas arquivísticas – acadêmicas. acadêmicas. e) SINAR – Presidente do CONARQ – afins – acadêmicas.

10. O arquivo permanente, sendo o resultado da reunião dos arquivos correntes, recebe a documentação originária de diversos setores e cresce em grande proporção. Sobre os arquivos permanentes, julgue os itens a seguir: I. na 3a

 

idade a pesquisa está aberta a todos; por isso, os arquivos definitivos devem situar-se em lugares de fácil acesso para seus usuários típicos, além de possuírem amplas salas de consulta; II. apresentam valor mediato, sendo, portant o, prescritíveis e inalienáv inalienáveis; eis; III. III. são os arquivos arquivos propriame propriamente nte ditos; IV. os limbos deverão ser prese rvados para para sempre. sempre . Es Estão tão corretos co rretos os itens: itens: a) I e III, apenas; b) I, III e IV estão corretos; c) III e IV, apenas; d) II, III e IV estão corretos e) I e IV, apenas.;

SIMULADO III 1. Segundo a terminologia arquivística, protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. Podemos dividir o Protocolo em 2 setores distintos, que são, respectivamente: a) recebimento e distribuição / registro e movimentação; b) recebimento e registro / distribuição e movimentação; c) recebimento / distribuição; d) recebimento e classif classif icação icação / registro e movimentação; m ovimentação; e) recebimento e classif classif icação icação / registro e distribuiçã distribuição. o. 2. A conservação engloba vários procedimentos adotados para assegurar a proteção física aos documentos, e, consequentemente, ao local de sua guarda, contra agentes de deterioração. Entre as principais operações de conservação, marque a única opção opção incorreta: incorret a: a) alisame alisame nto; b) rest auraçã auração; o; c) desinfe desinfestação; stação; d) banho de gelatina; e) limpez limpez a. 3. Em Em face das caract caract eríst icas das das organizações, podemos classificar classificar os arquivos arquivos em: e m: a) ost ensivos ou sigilosos; sigilosos; b) públicos, públicos, institucionais, institucionais, comerciais comerciais e f amili amiliai aiss o ou u pessoais; c) cartográficos, t extuais, extuais, micrográficos, entre ent re o utros; d) correntes, co rrentes, inte intermediá rmediários rios ou permanentes; e) set oriais oriais e centrais. 4. Com base na “terminologia arquivística”, marque a assertiva correta: a) Depósito – local onde os documentos são eliminados. b) Ante Antecedente cedente – é o documento qu quee se junta a outro po r se tratar trat ar do do mesmo assunto, assunto, mas de de pessoas dif dif erentes. erente s. c) Classi Classiff icação icação – processo que, que, na organização organização de arquivos arquivos corrent es, consiste em e m colocar co locar ou distribui distribuirr os documentos numa sequência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. d) Desclassi Desclassiff icação icação – ato pelo qual a auto auto ridad ridadee compet co mpet ente caracte caracteriza riza documento s considerados considerados sem valor. valor. e) Precedente – é o documento qu quee se junta a outro por se tratar trat ar de vários vários assuntos assuntos relacionad relacionados os a uma determinada determinada pessoa. 5. De acordo com o conteúdo da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, “compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos document os sob sua guarda, e acompanhar e implem ent ar a polít polít ica naciona nacionall de arquivos”. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades: a) regionais; b) centrais;

c) descentralizadas; d) estaduais; e) municipais.

6. São várias as etapas de arquivamento. A análise é uma delas, e está intimamente relacionada com os itens abaixo, exceto: a) leitura cuidadosa de cada documento; b) a necessidad necessidadee de serem f eitas ref erências erências cruzad cruz adas; as; c) inte interpret rpretação ação de cada cada documento; d) verificar a existência de antecedentes; e) examinar examinar os o s documentos, documento s, verificando verificando o úl último timo despacho. despacho.

 

7. Indique a opção em que o nome está registrado corretamente para arquivamento, seguindo as regras de alfabetação: a) Congresso de Agronomia – Agronomia, Congresso Congresso de. b) John Mac Mac Art hur – Art hur, John Mac. Mac. c) Josué Josué Santo Cris C risto to – Santo Cristo, Josué. d) Al Ben Hur – Ben Hur (Al). e) Carolina du Pont – Du Pont, Carolina. 8. Entre os itens abaixo, assinale aquele que não podemos associar aos arquivos de valor secundário: a) transferência / caráte car áte r t empor em porári ário; o; b) descrição / instrumentos de pesquisa; c) recolhimento recolhimento / fund f undo; o; d) valor mediato / fonte de pesquisa; e) arquivo definitivo / valor histórico. 9. Entre os itens abaixo, assinale aquele que não podemos associar aos arquivos de 2a (segunda) idade: a) purgatório / limbo; b) records centers / consulta consulta não f requente requente;; c) arquivo arquivo semiativo se miativo / valor primário; p rimário; d) arquivo arquivo histórico histó rico / arquivo arquivo passivo; e) pré- arqui arquivo vo / documentos agua aguarda rdam m um processo de t riagem. riagem.

  10. Os métodos de arquivamento pertencem a 2 grandes sistemas, que são: a) alfabéticos e numéricos; b) livres e padronizados; c) diret direto o e indi indireto reto ; d) básicos e padronizados; e) classificação e avaliação. avaliação.

SIMULADO IV 1. São várias as ciências auxiliares da Arquivologia. Aquela que estuda os documentos, distinguindo os falsos dos verdadeiros, é a: a) Diplomática. b) Heráldica. c) Paleografia. d) Genealogia. e) Periciografia. 2. Qual é o instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em de corrência de al altt erações no sistem sist em a de arranjo: arranjo: a) tabela de concordância concordância;; b) tabela de conversão;

c) gráfico gráf ico de equivalência equivalência;; d) quad quadro ro to topográfico; pográfico; e) os itens anteriores estão incorretos.

3. Entre Entre os ite ns abaixo, abaixo, assinale assinale aquele que não podemos podem os associar aos arquivos arquivos corrente s: a) arquivo arquivo set orial; orial; b) mét odos de arquivamento; arquivamento;  

c) valor valor imprescrit imp rescritível ível;; d) valor valor imediato; imediato ; e) trâmite document al. al.

4. Menor unidade unidade arquivística arquivística materialment mat erialment e indivisível: indivisível: a) a) ite m document docum ent al; b) unidade unidade de arquivamento arquivamento ; c) pastas, maços e pacotilhas; d) organ o rganicid icidade ade document doc umental; al; e) um relatório, uma pasta suspensa, suspensa, entre out ros. 5. São exemplos de documentos do gênero cartográfico, exceto: a) desenhos; b) plantas; c) perfis; d) mapas; e) todos os itens anteriores estão corretos. 6. Leia Leia o text t ext o abaixo. abaixo. Conforme consta na Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 1991, poderá o Poder ______________________, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento ______________________, sempre que indispensável à defesa de direito ______________________ ou esclarecimento de situação ______________________ da parte. A opção que preenche corretamente as lacunas do texto é, respectiva  mente: mente: a) Executivo – sigiloso – próprio – pessoal. b) Legislativo – ostensivo – particular – pessoal. c) Judiciário – sigiloso – próprio – ostensiva. d) Judi Judiciári ciário o – sigil sigiloso oso – própr pr óprio io – pesso p essoal. al. e) Executivo – o stensivo stensivo – part icula icularr – pessoal. 7. A gestão documental abrange todas as atividades inerentes à(s) idade(s): a) corrente e intermediária; b) corrente; c) intermediária inte rmediária;; d) permanente permanente;; e) corrent e, intermediária intermediária e permanente. 8. Sobre Sobre o mé t odo alfabético, alfabético, podemos podemos dizer que existem 2 crité crité rios rios ref erent es às re gras gras de ordenação. ordenação. Quais são são eles? a) let let ra por letra; let ra; b) básico básico e ideográf ideográf ico; c) palavra por palavra; d) dicionário dicionário e enciclopédico; e) os itens anteriores estão incorretos. 9. O mé todo dígit dígit o-t erminal é usado usado sobretudo quando quando há um volume volume grande grande de document os, a fim de se reduzir erros de arquivamento. Acerca desse método, podemos afirmar: a) é dividido em 4 grupos: primário, secundário, subsidiário e especial; b) o grupo primário ou final indica o n o  da gaveta; gavet a; c) são lidos lidos da esquerda esque rda para a direit direit a; d) o grupo secundário secundário indica o no da guia; e) não forma pares.

10. Acerca do arranjo documental, podemos afirmar que “documentos desaparecidos de um conjunto, quando a ele

ret ornam, podem re assumir o seu lugar”, se f icar bem clara: clara: a) a sua origem; b) o seu conteúdo; c) o seu estado físi f ísico; co; d) o tipo de documento ao qual qual eles pertencem; pert encem; e) a sua espécie documental.

 

SIMULADO V 1. Podemos associar os termos arquivo semiativo, arquivo administrativo e arquivo morto, respectivamente, aos arquiv arq uivos: os: a) corrente, in inte te rmediário rmediário e permanente; b) permanente, inte intermediá rmediário rio e corrent e; c) permanente, intermedi interme diári ário o e permanente; d) intermediári intermediário, o, corrente co rrente e permanen pe rmanente te;; e) permanente, permanente e permanente. 2. Os document document os de valor valor permanente são, excet excet o: a) históricos; b) inalienáveis; c) de valor secundá sec undário; rio; d) imprescritívei imprescrit íveis; s; e) de valor primário. 3. Complete a lacuna da afirmação abaixo com a opção mais adequada: Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos documentos __________________. a) micrográf micrográf icos; b) iconográf iconográf icos; c) cartográficos; d) e) digitais; duas das duas das opções anteriores ante riores estão corret co rretas. as.

4. O ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos denominamos de: a) salvaguarda salvaguarda;; b) desclassificação; c) marcação; d) classif classif icação; e) liberação. 5. Indique a opção em que o nome está registrado corretamente, de acordo com as regras de alfabetação: a) Mário Santo Agostinho – Agostinho, Mário Santo. b) Jorna Jornal l do Comércio Comé Jornal Jorna l do Comércio. Comé rcio. c) Sargento Sarg ento Al Albert bertrcio o So–uza Pereira – Souza Souz a Pereira, Pereira, Alberto Alberto (Sargento). d) 2o Encontro de Arquivologistas – Arquivologistas (Segundo Encontro de). e) Antônio Vila Formosa – Formosa, Antônio Vila.

6. A unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou a uma determinada pessoa, chamamos de: a) acondicionamento; b) dossiê; c) acervo; d) armazenamento; armazenamento ; e) arquivo. 7. A importância dos arquivos arquivos est á ligada ligada a vários vários fat ores, e xcet o: a) valor valor probatório documental; docume ntal; b) tomada t omada de de decisões;

c) serve de controle à ação administrativa; d) val valor or info rmativo do documento; documento ; e) f inali inalidad dadee cultural.

8. Podem Podemos os associar associar “valor “valor primário” primário” do document o aos seguinte s term t erm os, excet o: a) arquiv arquivos os set oriais; oriais;

 

b) valor imediato; c) arquivos arquivos at ivos; d) valor de arquivo; e) arquivo arquivo intermediário. inte rmediário.

9. Os mét m ét odos de arquivame arquivame nto dicionário dicionário e e nciclopédic nciclopédico o são mé t odos considerados: considerados: a) básicos básicos e geográficos; b) padroniz padroniz ados ados e ideográf ideográficos; icos; c) alfabéticos e hierarquizados; d) alfabét alfabét icos e ideográficos; e) básicos e numéricos. 10. A divisão de gênero documental (suporte textual), reunindo tipos documentais por suas características comuns da informação estruturada, denomina-se: a) série documental; b) f undo undo documental; c) espécie document al; al; d) acervo documental; e) suporte documental.

SIMULADO VI 1. Quanto às características dos arquivos setoriais, assinale a única opção correta: a) são, essencialmente, arquivos gerais; b) devem se localizar localizar afastad af astado o dos órgã ó rgãos os produ pro duto to res; c) são arquivos descentralizados; d) não não podem po dem descartar descartar documento s; e) realizam transferências periódicas ao arquivo permanente. 2. Um Um siste ma de arquivamento arquivamento deve, e xceto: a) ser rígido; b) ser simples; c) permitir expansões; d) ser flexível; e) propiciar a rápida recuperação da informação. 3. Os document os ostensivos ost ensivos ou sigil sigilosos osos est ão relacionados: relacionados: a) à nat nat urez a do assunt assunt o; b) ao gênero documental; c) à espécie documental; d) à natureza do documento ; e) à extensão de sua atuação. 4. Retângulo de cartão resistente, que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. Estamos falando do(a): a) guia divisória; b) f icha; icha; c) projeção; d) ilhó;

e) pé.

5. A guia guia que indica a ausência ausência de um a pasta do arquivo denominamos de: de : a) guia-fora; b) guia-informativa; c) guia guia-re -reff erência; erência; d) guia-remissiva;

 

e) guia-orientadora.

6. Os document os de arquivo possuem possuem diversas diversas caracte rísticas, excet o: a) auxil auxilia ia na t omada de decisões; b) são produzidos e conservados a fim de atender a objetivos culturais; c) são acumulados; d) servem como prova, testemunh teste munho; o; e) são unidos em função de sua origem. 7. Em âmbito arquivístico, os termos acondicionar, ordenar e descrever podem ser associados, respectivamente, a: a) em balar balar // instruir // 2a  idade; b) guardar // arranjar // 3a  idade; c) guardar // organizar // 1a  idade; d) em balar balar // instruir // 1a  idade; e) embalar // arranjar // 3a  idade. 8. O caráter orgânico do documento enfatiza a importância de se manter: a) destacado um documento do seu conjunto; b) em ordem o rdem os documentos, document os, levand levando o em e m consi co nsidera deração ção a sua origem; origem; c) um documento junto ao seu conjunto; d) a conservação constante de um documento, desde quando ele nasce; e) a integridade documental, através de medidas preventivas de conservação. 9. “Arquivos de custódia” e “arquivo onomástico” podem ser associados, respectivamente, aos seguintes termos: a) arquivos arqui vos de 3a  idad  idadee // mé t odo alfabét alfabét ico; b) arquivos arquivos inte inte rme diários diários // mé t odo ideográfico; ideográfico; c) arqui arquivos vos permanentes // mét odo geográfico; geográf ico; d) arquivos de 1a ida  idade de // regras regras de alfabet ação; e) arqui arquivos vos corrent es // mét odo por p or assunto.

10. Princípio considerado universalmente como a base da arquivística: a) funcional; b) respeito à ordem original; c) or origi iginalid nalidade; ade; d) arquivoco arquivoconomia; nomia; e) respeito aos fundos.

SIMULADO VII 1. Um Um dos princípi princípios os arquivísticos arquivísticos é o da cumulativi cumulat ividade, dade, que afirma afirm a ser o arquivo arquivo uma um a formação: form ação: a) a) instrum ent al; b) regressiva re gressiva;; c) administrat administrativa iva;; d) única; e) progressiva.

2. São considerados consulent consulent es t ípicos ípicos dos arquivos: a) administradores administradores // pesqui pe squisadores; sadores; b) estudantes // administradores; c) grande grande públi p úblico co // pesquisadore pesquisadores; s; d) estudantes estudante s // grande grande público; e) estudantes // pesquisadores. 3. Acerca dos métodos de arquivamento, julgue os seguintes itens: I. Os métodos básicos se dividem em: alfabético, numé rico, geográfico e iconográfico. II. Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o assunto, a escolha pode recair sobre um dos seguinte s mé t odos: dicioná dicionário, rio, duplex duplex e variadex. variadex.

III. Os métodos cronológico, duplex e triplex são exemplos de métodos numéricos. IV. São exemplos de métodos alfabéticos: enciclopédico e unitermo. Quantos são os itens it ens verdadei verdadeiros: ros: a) nenhum; b) 1; c) 2;  

d) 3; e) todos.

4. O arquivamento é composto de uma sequência de etapas. Quando o arquivologista lê com atenção o documento, verificando a melhor maneira de classificá-lo, a codificação mais adequada, a existência de antecedentes e as referê ref erê ncias ncias cruzadas necessária nece ssárias, s, ele e st stáá realizando: a) uma classificação; classificação; b) uma ordenação; c) um arquivamento; d) uma análise; e) uma inspeção. 5. Existem vários instrumentos de pesquisa. O catálogo seletivo possui inúmeras características, exceto: a) é detalhado; b) há um juízo de valor; c) descreve unitaria unitariamente mente os documentos; document os; d) é um instrumento de pesquisa básico; e) descreve pormenorizadamente os documentos. 6. Qual é a ciência auxiliar da Arquivologia que permite o conhecimento dos materiais e dos instrumentos para escrever? a) numismática; b) diplom diplomática; ática; c) genealogia; d) heráldica; e) paleografia. 7. É exe mplo de ato at o enunciativo: a) decreto; b) parecer; c) estatuto estatuto;; d) telegrama; e) convênio. 8. A desvantagem da microfilmagem é o alto custo envolvido neste processo. Por isso, recomenda-se microfilmar documentos que pertençam ao arquivo ______________________ de um organismo. A opção opção que que pree nche nche corret ament e a lacuna lacuna do text o é: a) corrente; b) intermediário; c) transitó transitó rio; d) permanente permanente;; e) set orial. orial. 9. O mé t odo alfabét alfabét ico possui possui inúme inúme ras vant vant agens, excet o: a) rápid rápidaa recuperação da informação; informação; b) erros reduzidos de arquivamento; c) custo bai b aixo; xo; d) sistem sistemaa diret direto; o; e) é simples. 10. 10. O Oss núcleos de arquivo arquivo são:

a) centralizados; b) descentralizados; c) de valor secundá sec undário; rio; d) de 2a ida  idade; de; e) duas duas das opções ante anteriores riores est ão corretas. corre tas.

 

SIMULADO VIII 1. Guia que indica a subdivisão da secundária: a) primária; b) especial; c) divisória; d) subsidiá sub sidiária; ria; e) terciária. 2. As atividades atividades desenvolvi de senvolvidas das no arranjo arranjo docume ntal são de 2 tipos. Quais são elas? e las? a) atividades atividades f uncionais uncionais e f ísicas; ísicas; b) atividades atividades intelect uais uais e f ísi ísicas; cas; c) at ivi ividad dades es intelect uais uais e universais; universais; d) atividades universais e funcionais; e) atividades conjunturais e estruturais. 3. Método que não faz uso de um índice índice alfabét ico: a) numérico; b) alfabético; c) decimal; d) duplex; e) nenhuma nenhuma das das opções anteriores est á correta. corret a.

4. A Lei que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências é a: a) Lei n o  8.519, de 08 de janeiro de 1991. 1991. b) Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 2001. c) Lei no  8.159, de de 10 de dezembro deze mbro de 2004. d) Lei no 8.951, de 02 de janeiro de 1990. e) Lei no 8.159, de 08 de janeiro de 1991.

5. Cabe ao Conselho Nacional de Arquivos definir a política nacional de arquivos. Quem deve presidir o CONARQ? a) O Presidente da República. República. b) O Diretor-Geral do Arquivo Nacional. c) O Presidente do Arquivo Arquivo Nacional. acional. d) O Diretor-Presidente do Arquivo Nacional. e) Um especialista da área arquivística. 6. Qual dos dos term t erm os abaixo abaixo não não podemos associar ao “aspecto “aspecto f ormal” dos docume docume ntos? a) A f orma de registro registro dos f atos irá caracteriz caracterizar ar os documento documento s. b) Espécie documental. c) Def iniçã inição o dos document os em razão da natureza naturez a dos atos que lhes deram deram origem. d) Def Def iniçã inição o dos documentos documento s em relação relação aos diferentes difere ntes suport es. e) Atos enunciativos. 7. O siste ma de vigilânci vigilânciaa contínua responsável responsável pelo controle eficaz e ficaz de informações inform ações e providências providências a serem t omadas em datas específicas é conhecido como, exceto: a) arquivos de prosseguimento;

b) follow-up; c) fich f ichári ário o de lembret es; d) arquiv arquivos os de andament andament o; e) guia guia-- f ora.

8. São exemplos de mé t odos ideográ ideográficos, ficos, excet excet o: a) duplex; b) enciclopédico; c) dígito-terminal; d) dicionário; e) indexação coordenada coo rdenada..

 

9. Arquivo “especializado” está ligado: a) à naturez naturez a do assunto; assunto; b) ao gênero documental; c) à espécie documental; d) à natureza documental; e) ao tipo t ipo documental. documental.

  10. 10. De acordo com a sua função, as guias podem ser classificadas classificadas como primária, secundária, secundária, subsidiária subsidiária e e special. special. O que irá indicar a classificação da guia é a sua: a) notação; b) posi po sição; ção; c) projeção; d) avaliação avaliação;; e) situação.

SIMULADO IX 1. Acerca Acerca do mét m ét odo de arquivame arquivame nto “variadex”, assinal assinalee a opção incorreta: a) é um m ét odo padronizado; padronizado; b) trabalha com 5 cores distintas; c) é um excelente auxiliar mnemônico; d) as cores são cambiáveis em função de nossas necessidades; e) tal método é variante do numérico. 2. Disco flexível (disquet (disquet e) e disco rígido rígido ( winchester ) são exemplos de suporte: a) informático; b) sonoro; c) micrográf micrográf ico; d) iconográf iconográf ico; e) existe existem m duas duas opções opçõ es ante anteriores riores corretas. corret as. 3. São exemplos de métodos ideográficos numéricos, exceto: a) dígito-terminal; b) duplex; c) unitermo unitermo;; d) indexação indexação coo c oordenada rdenada;; e) decimal dec imal.. 4. As As rem issiv issivas as “ver” e “ver t ambém” t êm características características,, respectivamente , de: a) complem complement ent ação ação e exclusão; exclusão; b) complementação com plementação e inclu inclusão; são; c) exclusão exclusão e complementação; co mplementação; d) inclusão inclusão e exclusão; e) soma e subtração.

5. Documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes, é chamado de: a) antecedente; b) abrangente; c) polivalente; d) precedente precedente;;  

e) variante variantes. s.

6. O arquiva arquivame me nto é composto de um a sequência sequência de e tapas, exceto: a) arquiv arquivament ament o; b) análise; c) inspeção; d) restauração; e) ordenação. 7. Os documentos de valor valor permanente são: a) alienáveis alienáveis e prescrit p rescritíveis; íveis; b) inalienáveis inalienáveis e prescritíveis; presc ritíveis; c) alienáveis alienáveis e imprescrit imp rescritíveis íveis;; d) inalienáveis e imprescritíveis; e) histó históricos, ricos, portanto possuem valor valor primário. primário.

8. São considerados acessórios de um arquivo: arquivo: a) fichas; b) follow-up; c) arquivo arquivo de aço; d) arquiv arquivos os desliz desliz antes; e) duas duas das das opções anteriores ante riores estão corret co rretas. as. 9. Podemos associar a documentos de arquivo, exceto: a) acumulação; b) produ pro dução; ção; c) unidades isoladas; d) recepção; e) conjunto. 10. Uma das operações de conservação exige conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados, que é: a) o restauro; b) a desinfe desinfestação; stação; c) a limpeza; d) o alisamento; e) a especialização.

SIMULADO X 1. Indique a opção em que o nome está registrado corretamente para arquivamento, seguindo as regras de alfabetação: a) Sé rgio Villa-Lobos Villa-Lobos Sobrinho – Villa-Lobos Villa-Lobos Sobrinho, Sérgio. b) John o’ Brien – o ’ Brien, JJohn. ohn. c) Sargento Antônio Monte Az ul Fil Filho ho – Azul Filho, Filho, Antônio Monte (Sargento). d) Marechal Alberto Campos – Alberto Campos (Marechal). e) Antonieta Di Stéfano – Stéfano, Antonieta Di. 2. Entre Entre as opções abaixo, abaixo, assinale assinale aquela que não é considerada um instrum ent o de pesquisa pes quisa:: a) catálogo;

b) inventário; c) catálogo seletivo; d) lista de eliminação; e) repertório.

3. O termo “salvaguarda” está ligado a que tipo de documento? a) ostensi ost ensivo; vo;  

b) sigiloso sigiloso;; c) especializado; d) ordinário; e) técnico.

4. São objetivos da avaliação, avaliação, excet o: a) redução redução do espaço f ísi ísico; co; b) redução da massa document al dos dos arquivos; c) rapidez rapidez na recuperação recuperação da info info rmação; d) melhor melhor aproveitamento aproveitament o dos recursos human humanos os e materiais; materiais; e) preservar a documentação de valor valor permanente. p ermanente. 5. Qual é a fase considerada primordial primordial na “gestão “gest ão de documentos”? docume ntos”? a) levantamento de dados; b) análise análise dos dados colet ados; c) destinação; d) avaliação avaliação;; e) execução ou o u implantaçã implantação o e acompan acomp anhamento. hamento. 6. Serve com o me io de dissemina dissem inação ção e re cuperação da inform informação ação nos arquivo arquivos: s: a) descrição; b) instrumentos de pesquisa; c) iinstrumento nstrumentoss de controle; d) notação; e) protocolo. 7. Entre Entre as opções abaixo, abaixo, assinal assinalee aquela que não é e xemplo xem plo de de it em document al: a) uma fot ografia; b) uma pacotilha contendo alguns documentos; c) um memo rando; rando; d) um estatuto; e) toda to dass as opções anteriores são exemplos exe mplos de “ite “item m documental”. documental”. 8. Podemos associar o setor de Protocolo a vários termos, exceto: a) entrada de documentos // fluxo documental; b) no de regi re gistro stro da dado do a um documento // ttrâmi râmite te documental; documental; c) autuação // arquiv arquivamento; amento; d) liv livro ro de registro de documentos document os // documentos documento s em curso; c urso; e) recebimento e classif classif icação icação // registro registro e movi mo vimentação. mentação.

9. Qual é o m ét odo que que combina letras e cores? a) colorex; b) soundex; c) variadex; d) visualex; e) alf alf acorex. 10. “Os arquivos têm formação progressiva, natural e orgânica”. Tal afirmação refere-se ao princípio do(a): a) cumulatividade; b) unicidade; c) respeito à ordem original; d) proveniência pro veniência;; e) respeito aos fundos.

 

Apêndice

CONCURSANDOS, ATENÇÃO: O Decreto no 4.073, de 03 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei n o 8.159/1991 (reproduzida e comentada no capítulo 6, a Lei de Arquivos), às vezes cai em concursos públicos, pois as bancas organizadoras estão exigindo dos candidatos, cada vez mais, conhecimentos aprofundados sobre o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), assim como questões referentes ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), principalmente para quem vai prestar concurso na área (nível superior em Arquivologia). DECRETO DECR ETO No  4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulament Regula ment a a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. O

PRESIDENTE DAoREPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei n  8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA: Capítulo I DO CONSELHO NACIONAL NACIONAL DE ARQUIVOS o Art. 1  O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer o rientação rientação normativa norm ativa visa visand ndo o à gestão documental document al e à prot eção especia e speciall aos documentos de arqui arquivo. vo. Art. 2o  Compet e ao CONARQ: CONARQ: I – estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos; II – promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas; III – propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implement ação da polí po lítt ica nacional nacional de arquivos arquivos públicos e privados; privados; III – propor ao Ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos arquivos públicos e privados; privados; (Redação dada pelo Decret Decre t o nº 7.430, de 2011) 2011 ) Vigência. Vigência. IV – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos arqui vos públicos; V – estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, municipal, produzidos produz idos ou recebidos rec ebidos em e m decorrência deco rrência das das f unções execut e xecut iva iva,, legislativa legislativa e judiciári judiciária; a; VI – subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos arqui vos públi p úblicos cos e priva p rivados; dos;

VII – estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios; VI VIIIII – estimul est imular ar a int int egração e modernização moder nização dos arquivos arquivos públicos e privados; privados; IX – identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei nº 8.159, de 1991: X – propor ao Presidente da República, por intermédio do Chefe da Casa Civil da Presidência da República, a declaração de  

intere sse público e social de arquiv interesse arquivos os priva p rivados; dos; X – propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de interesse público e social de arquivos privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência. XI – estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR; XII – recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados; XIII – promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos; XIV – manter inte intercâmbi rcâmbio o com outros outro s consel co nselhos hos e instituições, instituições, cujas f inal inalid idad ades es sejam sej am relacionad relacionadas as ou co mplementares às suas, para prover e receber suas, rece ber elementos element os de informaçã inform ação o e juízo, conjug co njugar ar esforços esf orços e encadear encadear ações; XV – articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, ciênci a, tecnologi te cnologia, a, inf inf ormação e inf inf ormática. Art. 3o  São membros membro s conselheiros conselheiros do CO NARQ: I – o DiretorDiret or- Geral do Arquivo Arquivo Nacional, Nacional, que que o presidirá; presidirá; II – dois representantes do Poder Executivo Federal; IIIIII – dois represent repre sentantes antes do Poder Judiciá Judiciário rio Federal; IV – dois representantes do Poder Legislativo Federal; V – um representante do Arquivo Nacional; VI – dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal; VI VIII – dois represe re presentant ntantes es dos do s Arquivos Arquivos Públicos Municipais; Municipais; VIII – um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX – um representante de associações de arquivistas; X – três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes fo ntes documentais. § 1o Cada Conselheiro Conselheiro terá te rá um suplente. suplente. § 2o   Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. § 3 o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades entida des representados. § 3 o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de Estado da Justiça, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência. § 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução. § 5o  O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional. Art. 4o  Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ. Art. 5o  O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros. § 1o O CONARQ f uncionará na sede do Arquivo Arquivo Nacional. Nacional.

§ 2o   As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário Plenári o ou o u ad refere ndum ndum  deste, sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida. Art. 6o  O CONA CONARQ RQ somente so mente se reunirá reunirá para deli deliberação beração com o qu quorum orum mínimo mínimo de dez conselheiros. conselheiros. Art. 7o  O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao  

funcionamento do SINAR, bem como câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões te temáticas máticas que que repercutirem re percutirem na estrutura e organização organização de segmentos se gmentos específicos específ icos de arquiv arquivos, os, interagind interagindo o com as câmaras câmaras técnicas. ndum Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente do CONARQ, ad refere ndum do Plenário. Art. 8o  É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões. Art. 9º A aprovação aprovação do regimento inte interno rno do CON CO NARQ, median mediante te proposta propo sta deste, deste , é da compet ência do Chef e da Casa Civil Civil da Presidência da República. Art. 9o  A aprovação aprovação do regimento regimento inte interno rno do CON CO NARQ, mediante mediante propost pro post a deste, é da compet ência do do Ministro Ministro de Estad Est ado o da Justiça. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência.

Capítulo II DO SIST EMA NACI NACIONAL ONAL DE ARQUIVOS ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação preservaçã o e ao acesso aos documento s de arquiv arquivo. o. Art. 11. O SIN S INAR AR tem como c omo órgão central o CONARQ. CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I – o Arquivo Nacional; II – os arquivos arquivos do Poder Po der Execut ivo Federal; IIIIII – os o s arquivos arquivos do Poder Legi Le gislativo slativo Federal; IV – os arquivos do Poder Judiciário Federal; V – os o s arquivos arquivos estaduais e staduais dos dos Po deres Executivo, Exec utivo, Legi Le gislativo slativo e Judiciá Judiciário; rio; VI – os arquivos arquivos do Distrito Distrit o Federal Fe deral dos dos Poderes Po deres Executivo, Exec utivo, Legislativo Legislativo e Judiciá Judiciário; rio; VI VIII – os o s arquivos arquivos municipais municipais dos Poderes Po deres Executivo Exec utivo e Legislativo. Legislativo. § 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais. § 2 o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central. Art. 13. Compet Co mpet e aos integrante integrantess do SINAR: SINAR: I – promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conf ormidade ormidade com as diret diretrizes rizes e normas emana em anada dass do órgã ó rgão o central; II – disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento; IIIIII – implementar impleme ntar a racional r acionaliz ização ação das atividades atividades arquiví arquivíst sticas, icas, de de f orma orm a a garantir garantir a integrid inte gridade ade do ciclo document do cument al; IV – garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V – apresentar sugestões sugestõe s ao CO NARQ para o aprimoramento do SINAR; SINAR; VI – prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ; VII – apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implement ação da polí po lítt ica nacional nacional de arquivos arquivos públicos e privados; privados; VIII – promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação; IX – propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social; X – comuni com unicar car ao CONA CO NARQ, RQ, para as devid devidas as providências, at at os lesivos ao patrimônio pat rimônio arquivístico arquivístico nacional;

XI – colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos; XII – possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONA C ONARQ; RQ; XIII – proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização. Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e  

vinculação administrativa.

Capítulo III DOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS PÚBLI PÚBLICOS COS Art. 15. São arqui arquivos vos públicos públicos os o s conjuntos de documentos: I – produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência decorr ência de suas f unções administrat administrativa ivas, s, legislativas legislativas e judiciária judiciárias; s; II – produ pro duzz idos idos e recebidos por agentes do Poder Po der Público, Público, no exercício exercício de seu cargo ou f unção unção ou o u deles deles decorrente; decorrent e; III – produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; IV – produzidos e recebid rece bidos os pela pe lass Organizações Organizações So Socia ciais, is, def def inid inidas as como tal pela Lei nº nº 9.637, de 15 de maio maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei nº 8.246, de 22 de outubro de 1991. Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará dos Contratos de Gestão co m o Poder Público. Público. Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas. Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de competência. § 1o O recolhimento recolhimento de que que t rata este artigo artigo constituirá co nstituirá cláusu cláusula la específ específ ica de de edital nos nos processos pro cessos de desestat ização. § 2 o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o processo de desestatização, providenciarão, em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação, classificação e avaliação do acervo arquivístico. § 3o   Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2 o, enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ. § 4o Os documentos de que trata o caput  são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos termos do art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991. § 5o A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções do CONARQ sobre a matéria.

Capítulo IV DA GESTÃO DE DOCUMEN DOCUMENT T OS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL Seção I Das Comissões Comissões Permanente s de Avali Avaliaçã ação o de Documentos Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. § 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. § 2o Os documentos rela re lativos tivos às ativida atividades-meio des-meio não constantes da tabela referid refe ridaa no § 1o serão submetid submet idos os às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

§ 3 o  Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput , aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Seção Se ção IIII Da Entrada Ent rada de Docume ntos Arquivísticos Arquivísticos Públicos Públicos no Arquivo Arquivo Nacional Nacional  

Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo qu quee permita pe rmita sua identificação identificação e controle. co ntrole. Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou ao recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos. Art. 20. O Minis inisté tério rio do Planejamento Planejamento,, Orçamento e Gestão Ge stão deverá, deverá, tão t ão logo sejam sej am nomeados os inventari inventariantes, antes, liqu liquid idantes antes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos, solicitar à Casa Civil da Presidência da República a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumul acumulad ado, o, nos t ermos do § 2º do art. 7o da Lei nº nº 8.159, de 1991. Art. 20. O Minis inisté tério rio do Planejamento Planejamento,, Orçamento e Gestão Ge stão deverá, deverá, tão t ão logo sejam sej am nomeados os inventari inventariantes, antes, liqu liquid idantes antes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos, solicitar ao Ministro de Estado da Justiça a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumula acumu lado, do, nos termos te rmos do § 2º do art. 7º da Lei Lei nº 8.159, de 1991. (Redação (Redação dada dada pelo Decret o nº 7.430, de 2011) Vigênci Vigência. a. Art. 21. A Casa Civil da Presidência da República, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, para a plena consecução da dass medidas medidas constantes desta Seção. Se ção. Art. 21. O Ministro de Estado da Justiça, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da administração pública federal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência.

Capít ulo V Capít DA DECLARAÇÃO DE D E INT INT ERESSE ERESSE PÚBLICO PÚBLICO E SO CIAL CIAL DE ARQUIVOS PRIVADO PRIVADOS S Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República. § 1 o  A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação preservaçã o do acervo. § 2o S  São ão automaticamente auto maticamente considerados considerados documentos privad privados os de interesse públ p úblico ico e social: social: I – os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público; II – os o s arqui arquivos vos presidencia presidenciais, is, de acordo com o art. art . 3º da Lei Lei nº 8.394, de 30 de dezembro dez embro de 1991; III – os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei nº 3.071, de 1º de  janeiro 1916 , de acordo 1916, com o art. art . 16 da Lei nº 8.159, 8 .159,provocação, de 1991. 1991 . encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao Art. 23. de O CONARQ, por iniciativa própria ouLei mediante Chefe da Casa Civil da Presidência da República, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justiça, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência. § 1º O parecer será instruído instruído com av aval alia iação ção t écnica procedida procedida por co missão missão especia e specialmente lmente constituída constituída pelo CONARQ. CONARQ. § 2º A avaliação referida no § 1 o será homologada pelo Presidente do CONARQ. § 3º Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, na f orma prevista na Lei Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999. o

§ 3  Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Ministro de Estado da Justiça, na forma prevista na Lei

nº 9.784, de 29 de janeiro janeiro de 1999 (Redação (Redação da dada da pelo pelo Decret o nº 7.430, de 2011) Vigência Vigência.. Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do te território rritório nacional nacional.. Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na forma do  

parágrafo único parágrafo único do art. 13 da Lei nº 8.159, de 1991. 1991 . Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão firmar acordos ou ajustes com co m o CONARQ CONARQ ou o u com outras instituições, instituições, objet o bjet ivan ivando do o apoio para o desenvolvi desenvolvimento mento de ativida atividades des relacionadas relacionad as à organiz organiz ação, preservação prese rvação e divulgação divulgação do acervo. acervo . Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada comunicada ao ao CO NARQ, por seus propriet ári ários os ou o u detentores. detent ores.

Capítulo VI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS Art. 29. Este Decret o aplica-se aplica-se t ambém aos documentos elet rônicos, nos nos t ermos da llei. ei. Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidência da República baixará instruções complementares à execução deste Decreto. Art. 30. O Ministro de Estado da Justiça baixará instruções complementares à execução deste Decreto. (Redação dada pelo Decreto Decret o nº 7.430, de 2011) Vigênci Vigência. a. Art. 31. Fica delegada competência ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República, permitida a subdelegação, para design desi gnar ar os membros membro s do CONARQ CONARQ de que trata o § 3º do art. 3º . Art. 31. Fica delegada competência ao Ministro de Estado da Justiça, permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ CONARQ de que trata t rata o § 3º do art. 3º . (Redação (Redação dada dada pelo pelo Decret De creto o nº 7.430, de 2011) Vigênci Vigência. a. Art. 32. Este Decreto Decret o entra em vigor vigor na data data de sua publicação. publicação. Art. 33. Ficam revogados os Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. Brasília, Brasíl ia, 3 de janeiro de 2002; 200 2; 181 o  da Independência Independência e 114 11 4o da República. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Silvano Gianni 

 

Gabaritos

Simulados para Treinamento SIMULADO I 1–A 6–A

 

2–B

3–C

4–D

5–C

7–E

8–E

9–E

10 – C

SIMULADO II 1–C

 

2–D

3–A

4–C

5–C

7–B

8–A

9–C

10 – A

1–D

2–D

3–B

4–C

5–A

6–E

7–C

8–A

9–D

10 – C

1–A

2–A

3–C

4–A

5–A

6–D

7–A

8–E

9–D

10 – A

1–D

2–E

3–D

4–B

5–B

6–B

7–E

8–D

9–D

10 – C

6–E

SIMULADO O III SIMULAD

SIMULADO IV

SIMULADO V

SIMULADO VI

 

1–C

2–A

3–A

4–A

5–A

6–B

7–E

8–C

9–A

10 – E

SIMULADO VII 1–E

2–A

3–A

4–D

5–C

6–E

7–B

8–D

9–B

10 – B

SIMULADO VIII 1–D

2–B

3–B

4–E

5–B

6–D

7–E

8–C

9–D

10 – A

SIMULADO IX 1–E

2–A

3–A

4–C

5–D

6–D

7–D

8–A

9–C

10 – A

1–A

2–D

3–B

4–A

5–C

6–B

7–B

8–C

9–C

10 – A

SIMULADO X

 

Bibliografia

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, 2005. (Publicações Técnic(Brasil). Técnicas, as, 51). ARQUIVO NACIONAL Gestão de documentos: conceitos e procedimentos práticos . Rio de Janeiro, 1995. (Publicações Técnicas, 47). BELLOTTO, Heloísa Liberalli.  Arquivo  Arquivoss permanentes: tratamento documental . Rio de Janeiro: FGV, 2004. BELTRÃO, Odacir. Correspondência: linguagem & comunicação; oficial, comercial, bancária, articular . São Paulo: Atlas, 1987. DICIONÁRIO de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros/Núcleo de São Paulo, 1996. FERREIRA, Aurélio Buarque de Fronteira, Holanda. Novo de Janeiro: Nova 1999. dicionário aurélio século XXI: o dicionário da língua ortuguesa. Rio JARDIM, José Maria. O conceito e a prática de gestão de documentos. Acervo, Rio de Janeiro, v. 2, n o 2, p. 35-42, jul./dez. 1987. LEAL, Eurípedes Franklin; BERWANGER, Ana Regina. Noções de paleografia e diplomática. Santa Maria: Universidade Universidade Federal de Santa Maria, 1996. 1996 . LEITÃO, Everardo. Técnicas da redação criativa. Brasíli Brasília: a: Texto Texto,, 1992. LOPES, Luís Carlos.  A informação informação e os arquivos: teoria teoria e práticas. Niterói: EDUFF; São Carlos: EDUFSCar, EDUFSC ar, 1996.  Manuall de redação da Presidência Presidência da República. Brasília: MENDES, Gilmar Ferreira et al.  Manua Presidência da República, 1991. PAES, Marilena Leite.  Arquivo  Arquivo:: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2004. PRADO, Heloisa de Almeida.  A técnica de arquivar  a rquivar . 5. ed. São Paulo: T.A. Queiroz, LTDA., 1985. RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos. Rio de Janeiro: FGV, 2004. SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística. Brasília: ABARQ, 2002. SCHELLENBERG, T.R.  Arquivo  Arquivoss modernos: princípio p rincípioss e técnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio de

Janeiro: FGV, Serv. de Publicações, 1973. ———. Documentos públicos e privados: arranjo e descrição. Trad. Manoel A. Wanderley. Rio de Janeiro: FGV, 1980a. Portaria Normativa no 5, de 19 de dezembro de 2002, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que “dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no  

âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG”.