Arhiva Notari

Pagina 1 din 72

Bogdan-Florin POPOVICI

Arhiva birourilor notariale Îndrumător metodologic

Decembrie 2012

Pagina 2 din 72

Note: Această lucrare nu reprezintă obligatoriu punctul de vedere oficial al Arhivelor Naționale. Această lucrare este un îndrumător. Textul nu înlocuiește legislația și instrucțiunile Arhivelor Naționale, nici legislația și regulamentele Uniunii Naționale Notarilor Publici, care rămân referințe de bază. Unele concepte au fost dezvoltate în scop formativ. Obiectivul vizat este conformitatea activității arhivistice cu legislația arhivistică în vigoare.

În prezentul material se pot întâlni următoarele prescurtări: BNP = biroul notarului public Instrucțiuni = Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Legea 16/1996 = Legea nr. 16din 2 aprilie 1996 (Legea Arhivelor Naţionale), publicată în M. Of., Partea I nr. 71 din 09.04.1996), modificată şi completată prin Legea nr. 358/2002 din 6 iunie 2002 (M. Of. Partea I, nr. 476 din 03.07.2002), Ordonanţa de Urgenţă nr. 39/2006 din 31 mai 2006 (M. Of. Partea I, nr. 486 din 05.06.2006) şi Legea nr. 474/2006 din 12 decembrie 2006 (M. Of. Partea I, nr. 1016 din 21.12.2006). Legea 36/1995 = Legea nr. 36/1995 a notarilor publici și a activității notariale republicată în M.Of., Partea I nr. 732 din 18 octombrie 2011. LS = lucrare de selecționare m.l. = metru liniar N.A. = nomenclator arhivistic R.E.C. = Registrul de evidență curentă Regulament = Regulament de punere în aplicare a legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995, aprobat prin Ordinul Ministrului Justiției nr.710/C/1995, publicat în M. Of. nr. 176/8 august 1995, modificat prin OMJ nr. 1410/C/1996, publicat în M. Of. nr. 25/15 februarie 1997. Regulament arhivă 2012 = Regulamentul privind activitatea de păstrare a documentelor create și deținute de BNP… etc., adoptat prin Hotărârea UNNP 143/29.04.201 t.p. = termen de păstrare u.a. = unitate arhivistică

© Toate drepturile rezervate autorului. Material întocmit pentru Camera Notarilor Publici Brașov

Pagina 3 din 72

CUPRINS

DESPRE CE VORBIM………/5 Arhiva, adică………/5 De la informație la arhivă………/5

DOCUMENTELE DIN BIROU DE LA DOCUMENT LA UNITATE ARHIVISTICĂ………/10 Cu ce documente operează Biroul Notarului Public? ………/10 De unde vin documentele? ………/11 Înregistrarea documentelor din Biroul Notarului Public………/12 Clasarea documentelor………/15 Gruparea documentelor; constituirea unităților arhivistice. /20 Luarea în evidență a unităților arhivistice. Inventarierea curentă………/29

DOCUMENTELE DIN ARHIVĂ DEPOZITUL DE ARHIVĂ………/40 Cerințe pentru depozit………/40 Situații speciale. Când lucrurile o iau razna………/43 ARHIVAREA; ADMINISTRAREA ARHIVEI ÎN DEPOZIT………/46 Evidența intrărilor și ieșirilor definitive din arhivă………/46 Evidența așezării arhivei în depozit………/48 Evidența împrumuturilor (ieșirilor temporare) din depozit………/49 RETRO-PRELUCRARE………/51 SELECȚIONAREA………/54

INFORMAȚII SUPLIMENTARE………/72

Pagina 4 din 72

Pagină lăsată intenționat albă

Pagina 5 din 72

DESPRE CE VORBIM…

Arhiva, adică… Cuvântul ,,arhivă” trezește în cei care îl folosesc sau îl aud relativ aceleași imagini: munți de dosare, adesea în subsoluri umede, unde zac îngrămădite alături de alte lucruri netrebuincioase; pe de altă parte, atunci când există o nevoie de reconstituire a unui fapt trecut, acești munți de dosare ascund în ei speranța că va găsit documentul mult dorit. Arhiva poate fi o binefacere; arhiva poate fi un coșmar. Arhivele ajung de la a nu costa nimic, prin depozitarea lor într-un colț, să crească parcă singure, pe nesimțite, și să ajungă să sufoce spațiile. După o butadă arhivistică, orice spațiu gol tinde a fi umplut… Arhiva înseamnă logică și organizare și, mai ales, o viziune pe termen lung. Așa cum spunea un arhivist american, stăpâniți dosarele până nu ajung să vă stăpânească ele. În realitate, lucrurile sunt ceva mai simple. În arhivă nu ar trebui să punem orice, ci doar anumite documente; ele nu ar trebui puse oricum, ci într-o manieră regăsibilă; ele nu trebuie uitate în depozit, ci urmărite, pentru a fi „pensionate” de îndată ce valoarea lor — determinată de scopul pentru care au fost create și împrejurările în care au apărut — a încetat. Logică și disciplină, și, mai presus de toate, simțul practic, ar trebui să fie ajutoare suficiente pentru a ține o arhivă sub control. Altfel, riscăm să ne controleze ea.

De la informație la arhivă Nimeni nu întocmește hârtii de dragul hârtiilor. Cel puțin, nu oamenii care au ce face. Necesitatea consemnării în scris a informațiilor (comunicate până la un moment dat pe cale verbală) a apărut odată cu nevoia de a asigura memoria faptelor, în timp și la distanță. Altfel spus, atunci când dl Popescu a intenționat să îi vândă domnului Ionescu o căruță, pentru a atesta informația despre renunțarea la bun de către primul și obținerea unui bun de către cel de-al doilea și pentru ca aceste informații să capete o formă fixă, nemodificabilă de memoria celor două părți, cei doi s-au apucat să consemneze totul într-un document. Din perspectiva celor de mai sus, putem defini un document ca o informație care a fost consemnată, scrisă1. Simpla promisiune verbală, să zicem, de a vinde o mașină, nu este un document; consemnarea în scris a acestei promisiuni dă naștere unui document.

1

Din punct de vedere arhivistic, termenul de ,,scris” nu implică automat suportul hârtie; scrierea/consemnare poate fi făcută folosind și dispozitive și medii diverse: o fotografie „scrie” (înregistrează) o informație vizuală, un telefon mobil „scrie” (înregistrează) adrese, un calculator „scrie” (înregistrează) un e-mail.

Pagina 6 din 72

La nivelul organizațiilor moderne, nivelul mare de informație vehiculată face esențială crearea și păstrarea documentelor, atât pentru nevoia internă de informare-documentare asupra unor activități trecute, cât și pentru a furniza dovada, în cazul unor litigii, asupra modului în care s-a desfășurat o anumită activitate. Așa cum indivizii, ca persoane fizice, nu creează documente decât dacă au o nevoie, în mod similar o organizație nu creează/păstrează documente decât dacă are nevoie de ele. Pliantul promoțional pentru noul magazin de pantofi deschis în Brașov este un document (este o informație consemnată), dar nu unul care să aibă impact asupra activității unui birou notarial; deci, acest pliant nu este „arhivabil”. Pe de altă parte, o solicitare de prezentare în instanță a unui act încheiat la un anumit birou notarial este evident un document care generează o activitate administrativă din partea respectivului birou notarial, care va arhiva documentul inițial (solicitarea) și celelalte documente care rezultă din rezolvarea solicitării, pentru a dovedi, în cazul unui litigiu, modul în care a îndeplinit respectiva activitate. Ca urmare, din mulțimea generică de documente, din punct de vedere arhivistic sunt importante doar acele documente create și primite de către o organizație în procesul desfășurării activității sale și păstrate cu scop de dovadă a activității desfășurate sau de informare2. Altfel spus, pentru orice acțiune sau eveniment desfășurat în virtutea atribuțiilor legale, trebuie să existe o documentație adecvată care să consemneze modul și operațiunile desfășurate, iar toate aceste informații sunt consemnate în documente, care vor fi păstrate în arhivă. Totalitatea acestor documente „arhivabile” formează, în limbaj tehnic, fondul arhivistic al organizației (al unui birou notarial de pildă).

= ARHIVA notarului public

Birou notar public individual

Birou notar public individual

Birou notari publici asociati

Fond arhivistic

Fond arhivistic notar public individual

= ARHIVA notari publici asociati

Fond arhivistic notari publici asociati

Figura 1: Fond arhivistic și arhivă.

2

In limbaj birocratic, aceste documente arhivabile se mai numesc și acte pentru a le diferenția de conceptul generic de document. În continuare, dacă nu se precizează altfel, prin document vom înțelege aceste documente „arhivabile”.

Pagina 7 din 72

Definiție: fond arhivistic

Totalitatea documentelor create și primite de către o organizație în procesul activității sale și păstrate cu scop de dovadă a activității desfășurate sau de informare

În limbaj obișnuit, acest fond arhivistic formează „arhiva” biroului notarial. Dar, în cazul în care, de pildă, a existat un birou notarial individual, iar ulterior notarul public s-a asociat cu un alt notar, în arhiva biroului notarial asociat vor fi două fonduri arhivistice: cel al notarului individual și cel al notarilor asociați3 (Figura 1). Definiție: arhivă

Totalitatea documentelor arhivate care se află în administrarea responsabilitatea unui birou notarial și, în multe cazuri, acoperă noțiunea de fond arhivistic.

Să revenim puțin la elementul de bază al arhivei — documentul „arhivabil”. Odată acceptată definiția de mai sus, rezultă mai multe consecințe cu efecte practice: 1. documentele care intră în arhiva organizației trebuie să aibă legătură cu activitatea proprie și să fie necesare organizației fie pentru dovedirea modului de desfășurare a activității, fie pentru informare. Altfel spus, deși orice informație poate fi un document, nu toate documentele sunt arhivabile. Pe cale de consecință, analiza activităților pe care le desfășoară un Biroul notarului public (BNP) poate stabili cu destulă precizie ce documente sunt create și primite în legătură cu acele activități și astfel se pot identifica documentele arhivabile. 2. Atât scopul de informare, cât și cel de dovadă a activității nu pot fi îndeplinite într-o arhivă răvășită. Pentru a regăsi o informație este nevoie de ordine și de instrumente de evidență, menite să îmi ateste existența și locul de păstrare al unei anumite informații. De pildă, dacă cineva dorește dovada dezbaterii unei succesiuni, registrele îmi dovedesc dacă acea dezbatere a avut loc și unde se află. 3. Dacă documentele sunt păstrate ca dovadă sau cu scop de informare, odată ce perioada pentru care informația conținută avea relevanță a trecut, documentele pot fi eliminate din arhivă (desigur, în condițiile prevăzute de lege!) Așadar, în ciuda unor păreri, „problema arhivei” nu se referă doar la documentele aflate într-o cameră, pe ușa căreia scrie… „Arhivă”. Documentele au o viață proprie, care începe cu nașterea lor (adică prima luare în evidență), continuă cu existența lor activă (perioada în care ele servesc efectiv activității cotidiene), cu „pensionarea” lor (trecerea în pasiv sau arhivarea lor) și, în final, dispariția lor, fie prin distrugere, fie prin predare la un depozit de arhivă istorică (Figura 2). Ca urmare, fiecare fază din acest ciclu de viață este dependentă de fazele anterioare și, prin urmare, atunci când discutăm despre arhiva notarială, totul începe de la nașterea documentului (Figura 3).

3

Vezi, în acest sens, Regulament, art. 37/2. La fel, dat fiind că după Regulament art. 40/2, rezultă că fondul arhivistic nu este al notarului, ci al BNP.

Pagina 8 din 72

Un document... ...folosit...

Este creat...

...arhivat...

Yes/No

...eliminat. ...evaluat...

...transferat la o arhivă istorică. Figura 2: Ciclul de viață al documentului.

Luarea în evidență a documentelor (înregistrarea)

Identificarea documentelor unui BNP

Clasarea documentelor

Constituirea unităților arhivistice (dosare, mape, registre)

Selecționarea

Arhivarea

Luarea în evidență a unităților arhivistice (inventarierea)

Da/Nu

Eliminare

Predare către arhiva istorică

Figura 3: Fluxul de activități arhivistice, corespunzător ciclului de viață al documentelor.

Pagina 9 din 72

Documentele din birou

Pagina 10 din 72

DE LA DOCUMENT LA UNITATE ARHIVISTICĂ

Cu ce documente operează un BNP? Biroul notarial funcționează în baza Legii 36/1995, cu modificările și completările ulterioare. În baza legii, mandatul general al activității notariale este de „a asigura persoanelor fizice și juridice constatarea raporturilor juridice civile sau comerciale nelitigioase, precum și exercițiul drepturilor și ocrotirea intereselor, în conformitate cu legea” (Art. 1, Legea 36/1995). În aplicarea mandatului dat de lege, notarul public îndeplinește o funcție specifică, ce constă din următoarele activități:  redactarea înscrisurilor cu conținut juridic, la solicitarea părților;  autentificarea înscrisurilor redactate de notarul public, de parte personală sau de avocat;  procedura succesorală notarială;  certificarea unor fapte, în cazurile prevăzute de lege;  legalizarea semnăturilor de pe înscrisuri, a specimenelor de semnătură, precum și a sigiliilor;  darea de dată certă a înscrisurilor prezentate de părți;  primirea în depozit a înscrisurilor și documentelor prezentate de părți;  actele de protest al cambiilor, al biletelor la ordin și al cecurilor;  legalizarea copiilor de pe înscrisuri;  efectuarea și legalizarea traducerilor;  eliberarea de duplicate de pe actele notariale pe care le-a întocmit  orice alte operațiuni prevăzute de lege. Pe lângă această funcție de bază, profesională, notarul public, ca persoană fizică autorizată, trebuie să îndeplinească și o funcție administrativă (ce ține de conducerea activității sale) și o funcție de sprijin a activității profesionale (de pildă, realizarea activităților financiar contabile, de personal etc.)4. Activitățile menționate sunt luate în evidență, iar dovada desfășurării și rezultatul lor sunt consemnate într-o serie de documente, care formează, în ansamblul lor, arhiva notarului public5. 4

Pentru claritate, în sensul folosit în practica profesională, „funcţia reprezintă orice scop, responsabilitate sau sarcină cu nivel ridicat de generalitate, atribuită agendei de responsabilităţi a unei organizaţii, în virtutea unei legislaţii, politici sau a mandatului său. Funcţiile sunt apoi descompuse într-un set de activităţi asociate” (International Standard for Description of Functions, versiunea 2006). Tot acolo, se definesc activitățile ca fiind „sarcini desfăşurate de o organizaţie pentru a-şi îndeplini fiecare din funcţiile sale”. Remarcăm, în acest sens, că nomenclatorul arhivistic al BNP întrebuințează greșit termenul de „activitate” (A. Activitate notarială; B. B. Activitate administrativă, de personal şi financiarcontabilă) pentru ceea ce, de fapt, reprezintă funcții. 5

Vom considera în continuare, simplificând voit, arhiva notarului public ca fiind arhiva BNP.

Pagina 11 din 72

Arhiva unui BNP este așadar formată din totalitatea documentelor rezultate din activitățile asociate acestor funcții. Nu de puține ori, se susține că arhiva notarială constă doar din documentele rezultate din desfășurarea funcției de bază, în timp ce restul (documentele financiar-contabile, de pildă) sunt neglijate. Nimic mai fals: fondul arhivistic cuprinde totalitatea documentelor rezultate din activitatea proprie, indiferent dacă se referă la funcția de bază sau funcția suport. E bine să știm…

În cazul în care una sau mai multe din activitățile suport sunt externalizate (de pildă, problemele financiar-contabile, sănătatea și securitatea în muncă, prelucrarea arhivei etc.), documentele rezultate din prelucrarea informațiilor referitoare la BNP aparțin și ele fondului arhivistic al BNP. În esență, faptul că o persoană este plătită ca angajată proprie sau ca personal extern este mai puțin important; semnificativ este faptul că documentele rezultate se referă la activitatea proprie și, ca urmare, aparțin arhivei BNP. Pe cale de consecință, documentele privitoare la activitățile externalizate vor trebui predate arhivei BNP după întocmire.

Înainte de a discuta despre luarea în evidență a acestor documente, se impun câteva observații asupra formei unui document întocmit. Aceste observații au un caracter general, principial și nu prevalează față de obligațiile specifice de fond și formă pentru întocmirea documentelor specifice (notariale, contabile etc.) Un document întocmit de un anumit BNP trebuie să se individualizeze față de alte documente similare ale altei unități. Elemente ce țin de hârtia folosită, antet, așezarea textului în pagină sunt astfel de elemente de individualizare. Considerând foaia de hârtie, partea de sus (antetul) și de jos (subsolul) sunt zone „tehnice”, în care se pot înscrie informații despre contextul și structura documentului. De obicei, în antet se trec informații despre emitent, adresa acestuia și coordonatele de contact (telefon, fax etc.) eventual sigla proprie. Tot în zona superioară a paginii (lateral sau imediat sub antet) sunt inserate informații despre:     

numărul de înregistrare (ieșire) al documentului data înregistrării (de ieșire) localitatea (mai ales dacă este alta decât sediul menționat în antet), numărul de exemplar canalul de comunicare al documentului (altul decât cel prin poștă sau curier: e-mail, fax etc.).

Urmează, de obicei, fie destinatarul, cu nume și alte elemente de identificare (de pildă, funcția sau adresa) și un titlu scurt („Referitor la:”, „Ref.”) care precizează obiectul documentului. Urmează conținutul propriuzis care, în buna practică birocratică, precizează contextul întocmirii documentului („urmare solicitării dvs.”, „având în vedere problema apărută..”), apoi descrie faptele („vă informăm că...”) și, în final, transmite intențiile/deciziile emitentului („solicităm să..”). Dacă există anexe, se va face menține despre acestea la sfârșitul textului. Este de asemenea recomandabil ca fie la finalul textului, fie în subsolul paginii, să fie indicată data redactării documentului, dat fiind că nu întotdeauna data de întocmire coincide cu data de emitere (de înregistrare-ieșire), precum și numărul de exemplare ale documentului. Urmează semnătura persoanei îndreptățite, dublată de ștampilă/sigiliu. Unii autori recomandă ca, pentru a evita/îngreuna tentativele de falsificare, semnătura aplicată pe acte să nu fie înscrisă în formă scurtă, iar ștampila să nu fie aplicată peste semnătura, ci lateral/sub aceasta.

De unde vin documentele? Documentele care vor ajunge în arhiva BNP au o sursă internă (adică sunt create de BNP) și una externă (sunt primite de la terți) (Figura 4).

Pagina 12 din 72

În primul caz, se vor reține în vederea păstrării în arhivă un exemplar (sau copia-martor) al (a) documentului emis6 ori, în cazul documentelor întocmite pentru uz intern, originalul. În cel de-al doilea caz, se va păstra originalul sau, în cazul documentelor transmise pe e-mail ori fax, exemplarul primit, imprimat și înregistrat în cadrul BNP.

Documente cu sursă externă și destinație internă poștă e-mail fax curier

Document original sau asimilat originalului

Documente cu sursă internă și destinație externă poștă e-mail Document original sau asimilat originalului

fax curier

Exemplarul 2 sau copia martor

Arhiva BNP

Documente cu sursă internă și destinație internă

Exemplar unic sau original multiplu

Figura 4: De unde se ,,alimentează” cu documente arhiva notarială

Înregistrarea documentelor din BNP În conformitate cu art. 7 din Legea 16/1996, „creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, potrivit legii”. Prevederea are un caracter transversal (indiferent de domeniul de activitate), însă modul concret de aplicare depinde foarte mult de tipologia și fluxul documentelor dintr-o organizație. Definiție înregistrarea

6

Individualizarea unui document, prin atribuirea unui număr de identificare unic. Identificarea unică presupune că nu pot exista două documente cu același număr pentru o perioadă de timp stabilită (de pildă, în decursul unui an), pentru același flux de documente (de pildă, două acte intrate sau două acte ieșite cu același număr).

Există o varietate de interpretări și proceduri de lucru. Ca principiu, în evoluție istorică, s-a ajuns ca atât emitentul, cât și beneficiarul/destinatarul să păstreze câte un exemplar din document, ca probă a integrității și autenticității documentului. În acest sens, există varianta ca emitentul să păstreze un „exemplar”, ceea ce presupune existența unui original multiplu (= document semnat și parafat, care se diferențiază unul față de celălalt doar prin indicarea numărului de exemplar). O altă variantă ar fi aceea în care documentul rămas la arhiva emitentului este o „copie” după documentul original, care este doar semnat pentru autenticitate de către persoana autorizată. De obicei, opțiunea aleasă ține de reglementările interne specifice fiecărei organizații.

Pagina 13 din 72

Înregistrarea are rolul de a atesta  existența oficială documentului în cadrul BNP  asumarea de către BNP a responsabilității de administrare ulterioară a respectivului document, ca parte a arhivei proprii. Registratura clasică pentru corespondență poate fi realizată în sistem „partidă” sau separat intrare/ieșire (vezi Tabel 2, respectiv Tabel 3-Tabel 4). În primul sistem, registrul de intrare înregistrează pe pagina din stânga intrările, iar pe pagina din dreapta, corespunzător intrărilor, sunt înregistrate ieșirile; numărul de intrare este unic atât pentru intrare, cât și pentru ieșire, doar data fiind diferită. Sistemul prezintă avantajul de a remarca imediat dacă o lucrare este rezolvată sau nu. Sistemul funcționează în măsura în care atât la intrare, cât și la ieșire sunt documente care se referă la o singură problemă sau care necesită un singur răspuns. Sistemul independent presupune registre și numere separate pentru intrare și pentru ieșire. Sistemul este ceva mai greoi decât cel „partidă”, mai ales în cazul în care registrele nu fac referință încrucișată (cel de intrări să menționeze numărul documentului de răspuns, iar cel de ieșire — numărul documentului la care se răspunde). În acest sistem, la un singur document se pot emite oricâte răspunsuri (acestea primesc numere de ieșire independente). De precizat că acest sistem nu este agreat de legislația în vigoare. Față de prevederile legale, înregistrarea prezintă însă o serie de particularități. Fiecare domeniu de activitate (secretariat, contabilitate, resurse umane etc.) are un set de instrumente de evidență caracteristice, în care documentele specifice sectorului propriu sunt înregistrate. Ca urmare, prevederea legală nu trebuie interpretată în sensul înregistrării tuturor actelor într-un unic registru de înregistrare, ci ca fiecare act să fie individualizat într-un registru de înregistrare oficial, atât timp cât numerele nu se suprapun. În acest sens, în cadrul unui BNP, conform atribuțiilor legale și activităților desfășurate, documentele se înregistrează în registrele de înregistrare menționate în Tabel 1. Tabel 1: Tipuri de documente și unde sunt înregistrate

Tipologia Acte autentice Legalizări semnătură, sigilii etc. Legalizări copii Certificări Dată certă Legalizări traduceri Rectificări, proiecte etc. Succesiuni Depozite Proteste Consultații Traduceri Corespondență Note contabile, facturi etc. Divorțuri

Se înregistrează în:

Registrul general notarial

Registrul de succesiuni Registrul de depozite Registrul de proteste Registrul de consultații notariale Registrul de traduceri Registrul de corespondență Registrul de încasări și plăți Registru de divorțuri

Pagina 14 din 72 Tabel 2: Registru de intrare-ieșire în sistem ,,partidă”. INTRĂRI Nr. intrare

25

Data intrării

Canal de comunicare

25.05 2001

Nr. și data documentului la emitent

Fax

234/2001

Nr. file

2

Nr. anexe

1

IEȘIRE Emitent

Rezumatul documentului

Judecătoria Brașov

Solicitare copie act autentic 15/2000

Cui i s-a repartizat spre rezolvare

X.

Data ieșirii

Modul de rezolvare

Destinatar

30.05 2001

Se eliberează copie act autentic scolicitat

Judecătoria Brașov

Nr. file

Nr. anexe

Canal de comunicare

Nr. docum. la care se conexează

Observații

–

Se trimite prin curier.

–

Clasat la I.A.3

2

Tabel 3: Registru de intrare Nr. intrare

Data intrării

Canal de comunicare

Nr. și data documentului la emitent

Nr. file

Nr. anexe

Emitent

Rezumatul documentului

Cui i s-a repartizat spre rezolvare

Se răspunde sub nr.

25

25.05 2001

Fax

234/2001

2

1

Judecătoria Brașov

Solicitare copie act autentic 15/2000

X.

35/30.05 2001

Nr. docum. la care se conexează

Clasat la I.A.3

Tabel 4: Registru de ieșire Nr. ieșire

Data ieșirii

Canal de comunicare

Modul de rezolvare

Destinatar

Nr. file

Nr. anexe

35

30.05 2001

Se trimite prin curier.

Se eliberează copie act autentic scolicitat

Judecătoria Brașov

2

–

Se răspunde la nr.

Observații

Nr. docum. la care se conexează

Observații

–

Clasat la I.A.3

Pagina 15 din 72 E bine să știm…

Există tendința, în general în sistemul juridic, ca pentru dosarele de caz (sau de cauză) să nu mai fie înregistrate actele, ci doar dosarul, într-un registru special. Această practică nu este conformă cu prevederile legale actuale, deoarece sub numărul unic de dosar se pot aduna 7 zeci, poate sute de documente, a căror existență nu este evidențiată nicăieri . O soluție ar fi numerotarea documentelor în cadrul dosarului și menționarea lor fie pe coperta dosarului, fie pe un tabel (Figura 5). Astfel, presupunând că avem un dosar 43, documentele vor avea nr. 43/1, 43/2, 43/3 și vor fi menționate ca atare pe o copertă a dosarului. În măsura în care această „înregistrare” a documentelor din dosar se face în momentul primirii documentelor, se poate asigura o formă minimală de evidență cu efort redus.

Figura 5:Evidența documentelor dintr-un dosar „de caz” (succesoral, de divorț etc.)

Clasarea documentelor La modul teoretic, este posibil ca toate aceste documente luate în evidență în cadrul unui BNP să fie păstrate laolaltă, de pildă, după data înregistrării sau numărul înregistrării. Ar rezulta astfel câteva grupări de documente, a căror delimitare este făcută de evidența de înregistrare din tabelul nr. 1. În practică însă, cantitatea mare de documente, nevoile curente (regăsire, administrare documente etc.) cer o divizare a problemelor mari în probleme mai mici, din categorii mari în categorii mai mici, menite să asigure pe de o parte crearea unei cantități de documente mai ușor de gestionat și pe de altă parte, o mai mare precizie a regăsirii informației necesare. În acest sens, se elaborează o schemă de clasare a actelor. Definiție: clasare

operațiunea prin care materialele (documente, acte, proiecte, acte de gestiune etc.) se aranjează într-un sistem rațional și se repartizează în categorii (clase), într-o ordine dinainte stabilită.

Criteriile de clasare a documentelor în categorii sunt, în general: 7

Să ne imaginăm că la un concurs pe post cineva depune în dosarul de concurs un act esențial, fără care nu s-ar putea prezenta la examen; lipsa cuprinderii într-un instrument de evidență a acelui document din dosar implică imposibilitatea responsabilizării vreunei persoane în cazul în care documentul dispare. Altfel spus, nu se poate demonstra că a existat vreodată un document la dosar!

Pagina 16 din 72

— referirea comună la același subiect, persoană, cauză (de pildă, un dosar personal) — proveniența din aceeași activitate (de pildă, statele de plată al angajaților BNP nu se clasează împreună cu legalizările de acte notariale) — anticiparea unei nevoi viitoare de regăsire (de pildă, documentele dintr-un dosar succesoral nu se separă după tipologii, orice nevoie ulterioară de informare asupra succesiunii presupunând nevoia de regăsire a tuturor documentelor asociate respectivei succesiuni) — „destinul” comun al documentelor (au același termen de păstrare, deci, la expirarea acestuia, vor fi eliminate toate, ca ansamblu). Clasarea se realizează, cum spuneam, pe baza unei scheme de clasare, care este cuprinsă într-un instrument prevăzut de legislație și denumit nomenclator arhivistic (N.A.). Definiție: nomenclator arhivistic

un tabel sistematic al categoriilor de documente create și păstrate de un BNP, având asociate termene de păstrare pentru fiecare din aceste categorii. O categorie este identificată printrun indicativ, care este format din cifrele și literele corespunzătoare părților structurale ale organizației din numărul de ordine al categoriei.

Așadar, contrar unei păreri larg răspândite, N.A. nu este folosit doar pentru selecționare, ci asigură și schema de clasare a actelor. El are așadar o funcție dublă și este util atât la începutul ciclului de viață al documentelor, cât și la sfârșitul acestuia, în cazul selecționării. E bine să știm…

Categoriile de documente nu sunt sinonime cu dosarele, așa cum adesea se confundă. Diferența rezidă în faptul că schema de clasare și categoriile de documente sunt mai degrabă elemente conceptuale, în timp ce dosarele sunt cât se poate de palpabile. O categorie poate fi (cel puțin teoretic) aceeași și în 2002 și în 2012, în timp ce dosarul are o dimensiune limitată cronologic (de pildă, cuprinde documentele create într-un an) și fizic (nu trebuie să depășească 300 file). Altfel spus, o categorie de documente cuprinde toate dosarele care conțin documente ce îndeplinesc criteriul comun definit de categorie.

N.A. se întocmește, conform legii, de fiecare persoană juridică, pe compartimente și termene de păstrare; el se aprobă de conducerea unității și se confirmă de Arhivele Naționale. E bine să știm…

Având în vedere cele de mai sus, rezultă că N.A. al Uniunii Naționale a Notarilor Publici nu este corect întocmit în conformitate cu prevederile legale, deoarece: — cuprinde mai multe persoane juridice — în cazul BNP, nu este organizat pe compartimente (care nu există!), ci pe „activități” (de fapt, funcții). Deși această din urmă practică (a divizării pe funcții) este corectă din punct de vedere profesional, nu este corectă din punct de vedere legal, în acest moment, în România. Situația este însă tolerată tacit, fiind similară tuturor structurilor asociate sectorului juridic (judecătorii, parchete, executori judecătorești, notari). Inexistența compartimentelor are însă o serie de consecințe în cursul prelucrării arhivistice. Mai departe, din analiza activităților și a producției de documente în cadrul unui BNP, rezultă că nu toate documentele create de un BNP sunt cuprinse în actualul N.A. al Uniunii. Situația este una comună la multe organizații, pe de o parte datorită lipsei de metoda în culegerea datelor și apoi datorită dinamicii extrem de mari a legislației, atribuțiilor și activităților. Ca urmare, atunci când în activitatea practică se constată că, pe o linie de activitate, există

Pagina 17 din 72

documente care nu pot fi integrate în categoriile din N.A. existent, se va proceda la delimitarea unei noi categorii în care să fie clasate acele documente. Pentru asigurarea uniformității de lucru pentru toți angajații, se va face mențiune pe N.A. despre noua poziție. Dacă activitatea respectivă persistă și acea categorie de documente cuprinde documente pentru mai mulți ani succesivi, se va proceda la notificare ierarhică, în vederea modificării N.A.. Referitor la ordinea de prezentare a categoriilor în N.A., firesc ar fi fost ca acestea să fie prezentate grupate pe activități. Cu toate acestea, categoriile sunt prezentate în ordinea descrescătoare a termenelor de păstrare, ceea ce afectează operativitatea identificării și clasării unui document rezultat dintr-o anumită activitate.

Pentru a evita probleme ridicate de situațiile prezentate mai sus, prezentăm în Tabel 5 nomenclatorul arhivistic din 2012 al BNP, reorganizat pe activități și completat cu unele poziții create, dar neincluse oficial (cele care nu au indicativ). Acest tabel este un exemplu de restructurare și pe viitor, la fiecare modificare de nomenclator, recomandăm întocmirea unei astfel de liste ajutătoare, pentru o mai mare eficiență în identificarea categoriilor. Tabel 5: Gruparea pe activități a categoriilor de documente create într-un BNP

Categorii de documente ordonate pe activități

Conducerea biroului notarial Dosar cu documente privind înfiinţarea şi funcţionarea Birourilor Notarilor Publici; avize şi autorizaţii de funcţionare, acte de control profesionale Secretariat Corespondenţă cu Camera Notarilor Publici, Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, Ministerul Justiţiei, adrese trimise către INFONOT Systems, alte autorităţi profesionale Corespondenţă privind activitatea administrativă, de personal şi financiar-contabilă, inclusiv adeverinţe de vechime, salarizare Registrul de corespondenţă 8 Situaţii statistice – anuale Situaţii statistice – lunare Autentificare Registrul general notarial Opisul registrului general notarial Acte autentice de dispoziţie (transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri, apartamentări, modificări, anulări, stingeri sau renunţări), partaj, ipotecă, garanţii privind bunurile imobile şi mobile, fiducia, inclusiv procurile date pentru realizarea acestor acte Acte autentice cu caracter patrimonial (contracte de comodat, de locaţiune/ închiriere/ arendă, antecontracte, contracte de împrumut etc.), inclusiv procurile speciale privind efectuarea unor acte de natura celor arătate Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice

8

Datorită cantității mici de documente, I.B. 16 și 21 se păstrează în același dosar; t.p. 3 ani CS.

Indicativ NA

I.B.1

I.B.15 I.B.18 I.B.9 I.B.16 I.B.21

I.A.9 I.A.10 I.A.1

I.A.20

I.A.2

Pagina 18 din 72

Categorii de documente ordonate pe activități (recunoaşterea filiaţiei, adopţie, cetăţenie), acte autentice încheiate în materia persoanelor(acte de desemnare a tutorelui de către părinte, acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui, contracte de mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru incapacitate, acte de revocare a mandatului pentru incapacitate, declaraţii-consimţământ medicale), actele necesare dobândirii calităţii de persoană fizică autorizată (în domeniile cadastrului, geodeziei şi cartografiei, avocaţi, notari, medici, arhitecţi etc.), asociaţii cu scop nepatrimonial, fundaţii şi acte pentru înregistrarea partidelor politice, inclusiv procurile date în executarea lor Acte autentice privind societăţii comerciale, agricole (constituiri/modificări şi hotărâri aferente: actele de constituire şi modificare ale societăţilor comerciale, agricole şi hotărârile/actele forurilor de reprezentare indiferent de obiectul lor, precum şi procurile de reprezentare la încheierea acestor acte) Acte autentice cu caracter nepatrimonial, altele decât cele prevăzute la indicativele 1-4,19-28: actele prin care se constată/declară nulitatea, declaraţii date in procedura divorţului, contracte de mandat, declaraţii de revocare, procuri Legalizări Legalizări de copii de pe înscrisuri Legalizări de semnături ale părţilor şi traducătorilor; certificări referitoare la fapte, persoane şi sigilii, dări de dată certă; dări în custodie si puneri de peceţi; încheieri prealabile privind procedura succesorală; încheieri de rectificare şl de respingere; eliberări de duplicate; proiecte Succesiuni, testament Registrul de succesiuni Opisul succesiunilor Dosar succesoral Registrul de termene succesorale Certificate de moştenitor, de legatar, de executor testamentar, de vacanţa succesorală etc., încheieri finale, inventare succesorale, procese-verbale privind constatarea stării materiale a testamentelor olografe, procese-verbale de validare a testamentului olograf, declaraţii autentice de recunoaştere/nerecunoaştere a testamentului olograf încheieri privind alte soluţii succesorale: suspendări conform art 75 lit. a), b), c) din Legea nr._36/1995; conexări, închideri fără obiect, declinări de competenţă Testamente, codicile, declaraţii de revocare a testamentului sau a codicilului, declaraţii de retractare a revocării testamentului, declaraţii de acceptare sau renunţare la succesiune, legale sau testamentare, declaraţii de acceptare sau renunţare la calitatea de executor testamentar, declaraţii date în conformitate cu dispoziţiile art. 1.111 Cod civil, declaraţii de neacceptare a succesiunii date în afara termenului de opţiune succesorală, declaraţii de înlăturare a efectelor nedemnităţii, inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni Regim matrimonial, divorțuri Registrul de divorţuri Opisul Registrului de divorţuri Dosar de divorţ (cererea de divorţ şi documentaţia anexată acesteia, încheierea de desfacere a căsătoriei prin divorţ, certificatul de divorţ şi dovada comunicării acestuia la registrul stării civile, precum şi, după caz, încheierea de respingere a cererii de divorţ sau încheierea de clasare a cererii de divorţ)

Indicativ NA

I.A.19

I.A.21

I.A.23 I.A.22

I.A.11 I.A.12 I.A.17 I.A.26 I.A.6

I.A.7 I.A.3

I.A.13 I.A.14 I.A.18

Pagina 19 din 72

Categorii de documente ordonate pe activități Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial (în materia relaţiilor de familie): convenţiile matrimoniale de adoptare a regimului separaţiei de bunuri, convenţiile matrimoniale de adoptare a regimului comunităţii convenţionale, actele de revocare/modificare a convenţiilor matrimoniale, actele de lichidare a regimului matrimonial, inventare, logodnă, inclusiv procurile de reprezentare la încheierea acestora Mapa de divorţuri: certificate de divorţ şi încheierea privind soluţia la cererea de divorţ (încheieri de admitere a cererii de divorţ, încheieri de respingere a cererii de divorţ, încheieri de clasare a cererii de divorţ)

Indicativ NA I.A.4

I.A.8

Depozite Registrul de depozite Încheieri de primire şi eliberare depozite

I.A.15 I.A.24

Proteste Registrul de proteste Acte de protest

I.A.16 I.A.25

Reconstituiri Încheieri de reconstituire

I.A.5

Lucrări de Carte funciară Registrul de evidenţă a lucrărilor de carte funciară

I.B.17

Traduceri Registru! de evidenţă a specimenelor de semnătură a traducătorilor autorizaţi Registrul de traduceri

I.A.27 I.A.28

Consultații notariale Registrul de consultaţii juridice notariale şi dosar de consultaţii

I.A.29

Financiar-contabilitate Registrul jurnal de încasări și plăţi Registrul de casă Notele contabile şi acte justificative Ordine de plată, chitanţiere şi facturi fiscale Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe Procese-verbale ale organelor de control financiar Registrul unic de control Declaraţiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din transferul proprietăţilor imobiliare din patrimoniul personal; alte declarații *tot aici: declarațiile 100, 102, 200, 220, 300, 314 și fișe de cont pentru operațiuni diverse+ State de plată salarii – copii Statele de plată salarii – originale Jurnal vânzări-cumpărări aferente TVA Resurse umane

I.B.10 I.B.11 I.B.12 I.B.13 I.B.7 I.B.8 I.B.6 I.B.14

I.B.19 I.B.5 —

Pagina 20 din 72

Categorii de documente ordonate pe activități Dosare individuale de personal Documentație medicina muncii

Indicativ NA I.B.4 —

Documentație securitate și sănătate în muncă (registre evidență accidente).

—

Fișe de instructaj protecția muncii

—

Lucrări arhivă Lucrări de evidenţă, selecţionare, păstrare, folosire şi predare a materialului arhivistic Nomenclatorul arhivistic — copie Instrucţiuni, rapoarte de control, instruiri, corespondenţa cu Arhivele Naţionale Registre de evidență curentă a arhivei Registru de depozit arhivă

I.B.2 I.B.20 I.B.3 — —

Gruparea documentelor; constituirea unităților arhivistice La începutul secțiunii anterioare descriam clasificarea ca un prim pas în a împărți cantitatea de documente în ansambluri de documente de mai mică amploare, pentru a le face ușor de administrat. Cu toate acestea, documentele pot fi într-un număr prea mare și dacă sunt separate pe categorii. Să ne imaginăm numai poziția I.A.1 pe parcursul activități unui BNP: zeci de metri liniari de documente… Ca urmare, se va proceda la divizări suplimentare ale cantității de documente. Rezultatul acestei activități va fi obținerea de dosare, mape registre etc., denumite cu un termen generic unități arhivistice, care vor reprezenta bază pentru evidență și administrare arhivă. CONSTITUIREA DOSARELOR: Pasul 1: delimitarea documentelor pentru formarea dosarului În primul rând, conform celor de mai sus, procedăm la o nouă împărțire a cantității de documente, de această dată pe rațiuni exclusiv de gestiune: documentele din categoriile definite în planul de clasare vor fi divizate cronologic (de pildă, documentele dintr-un an vor fi separate de documentele din alt an) și, apoi, împărțite din nou în grupări de acte care să nu depășească un anumit număr de file (50 acte, în cazul actelor autentice, 100 de acte în cazul celorlalte acte notariale și 300 file pentru documentele „ordinare” sau, mai generic spus, în teancuri de maxim 3 cm în grosime). Adică, de pildă, actele privind societățile comerciale care s-au adunat se grupează pe ani9 și în cadrul anului în grupări de acte care să nu depășească dimensiunile menționate. Definiție dosar

9

Un grup de documente, caracterizat prin apartenența la o anumită categorie (deci, referitor la o anumită problemă, persoană, cu același termen de păstrare etc.), limitat în timp și ca număr de file va forma un dosar.

De obicei, în cadrul BNP se operează cu anul calendaristic. Deci, se vor avea în vedere documente create și păstrate din prima și până în ultima zi lucrătoare a anului (convențional, ne vom referi la această perioada ca 1 ianuarie˗31 decembrie). Sisteme diferite pot fi întâlnite în învățământ (anul școlar), uneori în finanțe (anul fiscal) etc.

Pagina 21 din 72

E bine să știm…

Cuvântul ,,dosar” are mai multe sensuri în limba română și nu o dată pot apărea confuzii. Un prim sens (cel pe care îl vom utiliza în continuare) este cel de ,,coperte”. ,,Am pus actele în dosar” înseamnă că am clasat hârtiile între două bucăți de carton sau plastic, care constituie copertele dosarului. Un al doilea sens este cel de ,,problemă”, ca în formula ,,dosarul succesiunii” sau ,,dosarul personal” sau ,,dosarul cauzei”. Altfel spus, în primul caz avem un sens fizic, care se referă la ,,ambalaj”, în timp ce în al doilea caz este vorba despre un sens de conținut, care se referă la problemă. Făcând un joc de cuvinte, dosarul succesoral se păstrează în dosar. Diferența de sens este necesară, deoarece un anumit dosar (în sensul conținutului) poate fi păstrat în mai multe dosare (fizice). În acest din urmă caz, spunem că documentele de succesiune se păstrează în volumele dosarului succesoral. O altă observație ține de „dosarele-colectoare”, care adună documente diverse rezultate din activități diverse. Separare pe categorii nu înseamnă obligatoriu constituirea unor dosare sau, altfel spus, o poziție din N.A. nu echivalează cu existența unui singur dosar. Poziția Dosare succesorale sau Dosare de divorțuri implică din start mai multe dosare: în niciun caz nu vor fi legate laolaltă toate dosarele succesorale din decursul unui an! În mod asemănător, pentru „categorii-colectoare”, cum ar fi I.A. 22 („Legalizări de semnături ale părţilor şi traducătorilor; certificări referitoare la fapte, persoane şi sigilii, dări de dată certă; dări în custodie si puneri de peceţi; încheieri prealabile privind procedura succesorală; încheieri de rectificare şl de respingere; eliberări de duplicate; proiecte”), nu este obligatorie crearea unui singur dosar sau intercalarea documentelor având obiecte diferite. În funcție de cantitatea de documente, se poate opta fie pentru sub-dosare separate (dosare pentru datări de dată certă; dosare pentru certificare la persoane și sigilii; dosare pentru eliberări de duplicate etc.), fie pentru crearea de secțiuni tematice în dosare în cadrul unui dosar (vezi Figura 6- Figura 7).

I.A.22 Legalizări semnătură traducători

I.A.22 Datare dată certă

I.A.22

I.A.22 Eliberări duplicate

Figura 6: Crearea de sub-dosare (tematice) în cadrul unei „categorii-colectoare” cu număr mare de documente

Pagina 22 din 72

Figura 7: Crearea de secțiuni tematice în dosare, în cadrul unei „categorii-colectoare” cu număr redus de documente

Pasul 2: Pregătirea documentelor pentru îndosariere Pentru a asigura o păstrare corespunzătoare, la formarea dosarului se ține cont de următoarele:  Documentele adunate în bibliorafturi/mape pe sistemul „cel mai nou document deasupra” se reordonează cronologic crescător10. Ordonarea în cadrul lucrării11 se poate face fie pe sistemul: „răspuns–cerere–acte anexă”, fie pe sistemul: „cerere–acte anexă–răspuns”.  Documentele pe hârtie termică se copiază, deoarece nu rezistă mai mult de 2-3 ani.  Dubletele nu se păstrează decât dacă au un rol precis în acțiunea la care se referă (mai multe exemplare, fiecare cu un rol specific)  Ciornele se elimină doar dacă ele nu marchează oficial anumite stadii, un anumit curs al documentului final  Nu se vor separa adresele și anexele de documentul de bază și nici documentele conexate12.  Pentru documentele de format mai mare decât restul documentelor din dosar se poate opta fie pentru scoaterea lor și formarea unui sub-dosar (de pildă, totalitatea planurilor și schițelor) sau pentru plierea lor și legarea în dosarul inițial (astfel încât documentul să poată fi citit și după legare)  Se scot agrafele și boldurile, care ar putea rugini și afecta hârtia. 10

Cronologic se referă la data de înregistrare a documentelor, nu la data anexelor sau retroactelor (=acte mai vechi, care sunt depuse ca anexe pentru a fundamenta o solicitare). 11 O lucrare reprezintă un ansamblul de documente referitor la o chestiune, care generează o acțiune administrativă și o sarcină de lucru pentru angajat. Un document intrat determină pornirea unei lucrări; totalitatea documentelor care se referă la respectiva lucrare (referate, note de relații, corespondență suplimentară legată de respectiva problemă formează, toate, o lucrare. Un dosar obișnuit cuprinde documente referitoare la o activitate de amploare mai mare și este format dintr-o sumă de lucrări. De pildă, o lucrare (corespunzătoare unei sarcini administrative) o reprezintă adresa de interogare și răspunsul de la INFONOT System, referitor la o succesiune. Ansamblul lucrărilor formează dosarul succesoral. 12

Adresa este documentul de însoțire al altui document; aceasta dă o serie de explicații despre contextul comunicării și care poate cuprinde și o serie de clarificări suplimentare aduse documentului de bază. Anexa este un document care de asemenea însoțește documentul de bază și care aduce completări la conținutul acestuia; de obicei, despre existența anexelor se face mențiune în document. Documentul conexat este un document independent, comunicat și înregistrat distinct, dar care este reunit cu alt document datorită referirii la aceeași chestiune (de pildă, un document care aduce completări la o solicitare inițială se va conexa la documentul ce conține acea solicitare). În prezent, conexarea corectă se face la primul număr intrat (de obicei, în limitele anului calendaristic).

Pagina 23 din 72

E bine să știm…

O chestiune delicată o reprezintă scoaterea capselor de la actele autentice. Din punct de vedere arhivistic, eliminarea elementelor metalice are scopul de a evita ruginirea acestora și afectarea hârtiei. Pe de altă parte, capsarea actelor notariale are rostul de a asigura integritatea documentului emis, fapt întărit și de aplicarea sigiliului notarial. Dacă scopul arhivistic poate fi atins și prin folosirea de capse neferoase (deci, care nu pot rugini), desfacerea actului autentic nu poate fi compensată prin absolut nimic, deoarece se intervine practic pe documentul original, cu potențiale efecte juridice! Din acest motiv, nu recomandăm scoaterea capselor de la actele care au fost constituite ca atare.

Pasul 3: Legarea documentelor Odată identificate documentele care vor forma un dosar, trebuie asigurată legătura lor fizică. Acest lucru se realizează prin legare. E bine să știm…

Conceptul de legare s-a referit, de la început, la sfoară. Odată cu evoluția tehnologică, s-au dezvoltat noi tehnici de asigurare a legăturii între filele unor documente (capsare, spiralare, perforare etc.)  Capsarea tinde să strângă extrem de puternic documentele, existând riscul ca acestea să nu mai poată fi citite lângă legătură.  Perforarea (ca pentru un biblioraft) implică orificii mai mari, care deteriorează hârtia și nu asigură rezistența marginii, mai ales pentru volume mari de hârtie (experimentați acest lucru prin ținerea sau manipularea unui bloc de file în legătura unui biblioraft — greutatea specifică a hârtiei riscă să rupă marginea de prindere)  Spiralarea deteriorează sever marginea documentului, educând dramatic rezistența marginii de prindere. De asemenea, spirala depășește grosimea blocului de file, generând dimensiuni asimetrice ale dosarelor, ceea ce creează probleme la depozitare. Spirala de plastic, suplimentar, oferă o foarte slabă rezistență la utilizare. Așadar, deși Regulamentul de arhivă din 2012 enumeră și spiralarea printre modalitățile de legători, nu recomandăm folosirea acestor metode. Oricât ar părea de primitiv, coaserea dosarului cu sfoară reprezintă cea mai solidă și rezistentă formă de legare (de altfel, și tipografiile folosesc în continuarea această tehnică pentru lucrările ce implică durabilitate!). De aceea, mai ales pentru dosarele cuprinzând documente cu termen de păstrare permanent, legarea cu sfoară este obligatorie. Celelalte tehnici pot fi, eventual, folosite pentru documentele cu termen de păstrare redus (sub 10 ani) și pentru care nu se preconizează o folosire intensivă.

Pentru legarea dosarelor sunt necesare o serie de instrumente și anumite tehnici. Instrumente necesare:  Colțar din lemn sau carton-tare (Figura 8), care servește la alinierea la colț a documentelor ce urmează a fi legate în dosar.  O riglă sau alt material solid, pentru a crea un șablon cu găurile de perforare (Figura 10Figura 11).  Sulă sau mașină de găurit, cu ajutorul cărora se perforează filele la margine  Ac și sfoară pentru legat.

Pagina 24 din 72

Figura 8: Colțar pentru fixarea hârtiilor înainte de găurire

Metoda de lucru: — se pun foile în colțar, aliniate în stânga sus; dedesubt și deasupra se pun copertele de dosar — pe marginea din stânga se fixează un liniar, care are 3 sau 4 găuri pregătite (Figura 10-Figura 11); servește ca șablon pentru găurirea foilor. — se dau trei sau patru găuri cu ajutorul unei sule sau cu o mașină de găurit, cu burghiu ø 3. — se coase cu o sfoară, în ordinea și în sensurile indicate în Figura 11-Figura 12. — capetele sforilor, care rămân după înnodare pe coperta 4 (spatele dosarului), se strecoară (prin gaura 1 sau printr-o alta, făcută special, lângă gaura 1) între blocul de file și coperta 3. Aici se înnoadă și lipește o foaie peste capete sforii și peste nod („sigilare”) (Figura 9).

Figura 9: Sigilarea unui dosar

Pagina 25 din 72

Figura 10: Șablon de legătură, cu distanțele pentru 3 puncte de coasere.

Figura 11: Șablon de legătură, cu distanțele pentru 4 puncte de coasere

Figura 12: Succesiunea etapelor și sensul coaserii (3 puncte)

Figura 13: Succesiunea etapelor și sensul coaserii (4 puncte)

Pagina 26 din 72

E bine să știm…

Mapă sau dosar? În sens arhivistic, mapa este un mijloc de protecție, de obicei cu 3 clape, în care documentele sunt păstrate sub formă de foi volante (blocul de file nu este legat) (Figura 14). Mapa este folosită fie pentru acele documente care sunt folosite independent unul de celălalt, fie pentru protejarea documentelor valoroase, care nu se pretează la a fi legate în volum.

Figura 14: Mapă de documente

Termenul pare a fi însă folosit în Regulamentul de arhivă tot în sensul de dosar. Analizând însă contextul, se poate constata că mapele sunt cele care cuprind, în general, acte autentice. Trebuie acestea legate? Analizând modul de constituire a arhivelor notariale vechi (1872–1952), aflate în depozitele Arhivelor Naționale Brașov, constatăm faptul că actele autentice nu au fost niciodată legate, ci au fost păstrate în mape. La fel se întâmplă, de pildă, și cu actele de carte funciară. În felul acesta, s-a asigurat protejarea legăturii lor (capsarea sau șnuruire la nivel de act) și, implicit, integritatea actului. Iată de ce considerăm că tendința de lega actele autentice în mape (de fapt în dosare…) nu este un caz de bună practică și el va trebui reglementat la nivelul UNNP. Cum se procedează însă pentru gruparea documentelor în mape? — se confecționează mape — la începutul fiecărei mape de acte se întocmește un opis al documentelor cuprinse (Tabel 6). Tabel 6: Exemplu de opis al documentelor dintr-o mapă

Nr.crt. 1 2 3

Nr. înregistrare document 45/2.04.2010 50/5.05.2010 458/31.11.2010

Observații + 3 anexe; 10 fie 5 file 2 file

Uitucii… În cazul în care, anterior sau în timpul constituirii dosarului, se identifică în dosare acte originale ale clienților, acestea nu vor fi legate în dosar. Se va realiza o copie certificată pentru conformitate de angajat sau de notar, sub semnătură proprie, iar originalul documentului va fi clasat într-o mapă de acte personale ale clienților și neridicate. În cazul în care aceștia vor reveni după un timp și vor solicita originalele, ele le vor fi eliberate pe baza unei cereri; pe aceeași cerere, clientul va face mențiune olografă, sub semnătura proprie, despre faptul, data restituirii și starea documentului restituit. Cererea va fi clasată și arhivată

Pagina 27 din 72

în arhiva BNP. În cazul în care în cadrul BNP rămân documente întocmite, dar neridicate de clienți, acestea nu vor fi legate în dosare și arhivate. Se vor clasa într-o mapă de acte neridicate, întocmită anual. Prin decizie internă, se poate stabili durata de păstrare a acestor mape (de regulă, nu mai mult de 3 ani), după care se distrug.

Pasul 4: numerotarea și certificarea dosarului Filele dosarului legat se numerotează de obicei în colțul din dreapta sus (fără a afecta în vreun fel informațiile de pe fila respectivă). Numerotarea se realizează cu creionul, deoarece este cea mai rezistentă soluție în timp (pasta de pix se șterge după 15-20 de ani sau dacă fila este supusă luminii solare; cerneala obișnuită este solubilă, deci se șterge dacă documentul este atins de apă; multe din markerele actuale au aceleași reacții și, în plus, se pot impregna prin foaie și trece pe verso). Odată numerotate filele, pe coperta 3, lângă sigiliul sus-amintit, se înscrie formula de certificare a dosarului „Prezentul dosar cuprinde… file (cifre și litere)” se semnează sau se aplică ștampila BNP și se înscrie data certificării. Documentele din mape se pot numerota de la 1 la n în cadrul mapei, la fel ca în cazul dosarelor, sau pentru fiecare document în parte (caz în care, la rubrica observații în dreptul documentului se trece numărul de file. E bine să știm…

Soluția legării în dosar are o serie de avantaje și dezavantaje:  Avantaje: asigură o legătură unică, solidă, pentru întregul volum; este simplă; asigură o bună administrare a blocului de documente  Dezavantaje: volum mare de muncă în momentul constituirii arhivei; agresivitate asupra documentelor care au deja o unitate proprie (de pildă, un act autentificat, de 10 file, are deja o legătură care cel mai probabil va fi afectată de noua legătură); la nevoie, se va folosi întreg blocul de documente, nu doar un document separat; dacă este nevoie de un anumit act, va trebui desfăcut dosarul. Soluția asocierii în mape prezintă la rândul ei avantaje și dezavantaje. Ca avantaje, menționăm:  posibilitatea de întocmire a opisului pe măsură ce se acumulează actele (odată actul clasat la dosar, este înregistrat în opis), deci evidența se realizează în cursul clasării);  documentele fiind deja numerotate în cadrul lor, nu mai este necesară o numerotare suplimentară, cele două avantaje de până acum reducând considerabil volumul de muncă la sfârșit de an;  ușurința identificării unui document în dosar;  flexibilitatea accesului (a lua/pune la locul corespunzător doar documentul dorit, nu întreg dosarul document) — aceasta este în egală măsură și un risc, prin posibilitatea de extragere cu ușurință a documentului.  Nedeteriorarea legăturii și, respectiv, a semnăturii și sigiliului notarului public, care se aplică pe marginea foii. Dezavantajul major este cvasi-imposibilitatea de administrare a dosarului/volumului ca un întreg și, în cazul unei predări de pildă, va trebui verificată existența fiecărui act în parte.

Pagina 28 din 72

Pasul 5: Completarea copertei unității arhivistice Pentru finalizarea constituirii dosarelor, se va completa coperta dosarului sau, după caz, se vor înscrie pe coperta 1 a registrului o serie de elemente (vezi Figura 15).  numele BNP care a creat dosarul.  numărul dosarului (se va completa după inventariere)  anul  indicativul din NA,  rezumatul dosarului  nr. volumului  datele extreme,  nr. file.  termenul de păstrare

Figura 15: Copertă de dosar

Aceste elemente sunt minim obligatorii. Unele astfel de elemente de identificare pot fi înscrise și pe cotorul dosarului, pentru o regăsire mai ușoară la raft. Pentru diverse informații suplimentare ce trebuie menționate, de la caz la caz, pe copertele dosarelor notariale, vezi Regulamentul de arhivă 2012. PENTRU REGISTRE: În cazul registrelor, acestea sunt deja constituite fizic.  La deschiderea unui registru, pentru atestarea integrității fizice a acestora, filele registrelor vor fi numerotate înainte de completare (în cazul în care nu sunt deja numerotate din tipografie) și se va face mențiune pe prima pagină: „Prezentul registru cuprinde … file”.  La încheierea unui registru se barează spațiul alb de pe ultima filă scrisă și pe aceasta sau pe următoarea filă albă se scrie: „Prezentul registru cuprinde… file scrie și … înregistrări”. La încheierea unui capitol din registru (de pildă, înregistrările dintr-un an), se barează spațiul alb de pe ultima filă completată și se face certificarea: Pe anul… există … file scrise și… înregistrări”. În acest din urmă caz, certificarea de la sfârșitul registrului fie nu se mai face deloc, fie se poate face prin indicarea nr. file/nr. înregistrări pe fiecare an  De subliniat că, pentru a dovedi autenticitatea și asumarea oficială a textului de pe filele de registru, buna practică recomandă ștampilarea fiecărei file completate în parte cu ștampila biroului notarial.

Pagina 29 din 72

 La inventariere, pe coperta 1 a registrului sau pe o etichetă lipită se vor înscrie aceleași elemente ca în cazul dosarului (rezumatul va fi înlocuit cu titlul registrului). Aceleași elemente pot fi înscrise și pe cotorul dosarului/registrului, pentru o mai ușoară orientare la raft (cotorul este cel mai vizibil element). *** După parcurgerea acestei etape, se consideră că arhiva este constituită pe unități arhivistice (în continuare, se va folosi prescurtarea u.a.).. Definiție: unitate arhivistică

o grupare de documente (registru, dosar etc.) care reprezintă cea mai mică parte fizică, componentă a unei arhive și reprezintă elementul de bază pentru evidența administrativă.

Constituirea u.a. implică și faptul că la respectivul dosar nu se vor mai adăuga documente; dosarul devine dosar închis.

Luarea în evidență a unităților arhivistice. Inventarierea curentă După clasarea documentelor și constituirea u.a., dar înainte de depunerea în arhivă, se procedează la inventarierea u.a. Putem numi această activitate inventariere curentă deoarece ea se efectuează ca rutină, la începutul fiecărui an, la nivel de birou, spre deosebire de retro-inventariere, care presupune inventarierea u.a. existente în arhivă fără forme de evidență. E bine să știm

Inventarierea este o activitate obișnuită și pentru alte domenii de activitate și implică identificarea neechivocă și descrierea pe scurt a obiectului inventarierii (în cazul nostru, a u.a.). La inventarierea mobilierului, de pildă, fiecare obiect primește un număr unic (care nu se mai repetă pentru altă piesă de mobilier) și este descris sumar pe un inventar: „nr. 12558 – dulap”; „12589 – televizor X, diagonală 50 cm”. La fel în cazul arhivei: „dosarul 1 – acte privitoare la societăți comerciale”; „dosar 2 — dosar succesoral pentru Ion N. Ion”. În cazul arhivei există însă o serie de elemente specifice, impuse de legislație.

La ce folosesc inventarele? 



În primul rând, servesc la stabilirea cu precizie a existentului. Inventariind u.a. constituite se va ști în orice moment ce dosare și registre conține arhiva BNP și, prin urmare, vor putea fi identificate lipsurile. În al doilea rând, inventarul servește la regăsirea informației. Dacă pentru o arhivă mică și pentru o persoană care are experiență, regăsirea poate fi realizată ,,pe de rost”, pentru o arhivă de amploare sau în cazul unei persoane nefamiliarizată cu arhivă respectivă identificarea poate fi un exemplu perfect de ineficientă. Regăsirea informației dorite pornește de la NA, in care se identifică termenul de păstrare al categoriei și apoi se consultă inventarul corespunzător termenului de păstrare și anului în care a fost întocmit documentul căutat. Odată identificată cota, cel puțin teoretic, dosarul sau registrul va putea fi găsit pe raft…

Care este rațiunea refacerii evidenței, atât timp cât există una, din momentul înregistrării documentelor? Inventarierea este necesară datorită modificării regimului de păstrare și grupare a documentelor. De pildă, la o fabrică de mobilă, stocul de picioare de masă și de blaturi este luat în evidență ca atare; după

Pagina 30 din 72

asamblarea meselor, se întocmește o nouă evidență, pentru mesele gata confecționate. La fel este cazul și pentru arhivă: atât timp cât documentele erau păstrate ca entități individuale, numerele de înregistrare erau suficiente pentru regăsire. Odată documentele grupate în unități arhivistice, din rațiuni de păstrare, evidența trebuie modificată, astfel încât să reflecte noile „obiecte” existente în arhivă. Regula generală

Un inventar va cuprinde toate u.a. conținând documentele create sau primite și adunate de un compartiment, în cursul unui an, care au același termen de păstrare.

E bine să știm…

Să analizăm puțin regula. Prima cerință, aceea a documentelor produse de compartiment, nu ar trebui să fie, în mod 13 normal, aplicabilă BNP . Subliniem însă că Regulamentul de arhivă 2012 substituie compartimentele cu activitățile și impune întocmirea inventarelor pe „activități” (funcții), ani și termene de păstrare. Următoarea cerință, a documentelor generate în cuprinsul unui an, poate ridica o serie de probleme. Pentru u.a. care încep și se termină în decursul unui an calendaristic, regula descrisă mai sus este simplă și clară. Dacă însă există u.a. ce cuprind documente (sau înregistrări, pentru registre) din mai mulți ani, acestea vor fi inventariate pe inventarul 14 corespunzător anului de început . În fine, ultima cerință, a u.a. cu același termen de păstrare, este cea care pune în practică cele mai multe probleme de înțelegere. Clauza este într-adevăr ușor restrictivă și de o utilitate mai greu de identificat imediat. Practic, această cerință este pentru folosul exclusiv 15 al activității de selecționare a documentelor: cu două excepții , toate u.a. prezente pe o anumită listă-inventar sunt eliminate în același timp. Pentru această „comoditate” însă, pe lângă efortul de întocmire și separare a u.a. pe termene de păstrare, acest mod de a face inventarierea determină și o serie de dificultăți suplimentare în regăsirea ulterioară a u.a. în arhivă.

Pasul 1: completarea inventarului Se întocmește un inventar după modelul din Tabel 7.

13

În primul rând, dată fiind anvergura redusă a acestor unități, nu există în majoritatea cazurilor „compartimente”, adică diviziuni ale unității, care să prezinte o autonomie funcțională și administrativă. Separarea făcută în N.A. al BNP, la nivel funcțional, s-ar putea substitui compartimentelor, astfel încât un inventar să cuprindă documentele rezultate din „activitățile” suport, iar altul documentele rezultate din funcția de bază. Însă opinăm că împărțirea este arbitrară, deoarece – aceleași persoane efectuează de obicei un cumul de activități în cadrul BNP – activitățile suport generează adesea o cantitate mică de u.a., astfel încât nu justifică un inventar separat. – activitățile sunt de fapt mai numeroase decât simpla împărțire A și B. Remarcăm și că, în mod similar, și la alte structuri din sfera juridicului se acceptă tacit un singur inventar, pe ani și termene de păstrare, indiferent de activitate. 14 Pentru calculul termenului de păstrare în această situație, vezi secțiunea Selecționare. 15 Dacă o u.a. cuprinde documente din mai mulți ani, ea va fi înregistrată în inventarul anului în care s-a deschis dosarul, dar va fi selecționată având ca dată de pornire a termenului de păstrare anul de sfârșit. A doua excepție vizează situația în care t.p. a expirat, dar nevoile practice impun amânarea distrugerii u.a. și păstrarea ei pe mai departe.

Pagina 31 din 72

Tabel 7: Inventar pentru inventarierea curentă

Birou notarial …1 Activitatea: Inventar nr…..2 cuprinzând u.a. din anul…..3 cu termen de păstrare…4 Nr. crt.5

Indicativ6

Conținut pe scurt7

Date extreme8

Nr. file9

Observații10

sss Reguli de completare: 1. Se înscrie denumirea completă a BNP și localitatea unde funcționează 2. Nr inventarului va fi atribuit în momentul înregistrării la depozit în Registrul de evidență curentă, rămâne liber în această fază. 3. Se notează anul calendaristic acoperit de arhiva inventariată (deci, dacă avem dosare din anul 2000, dar facem inventarierea în 2005, la această rubrică va fi trecut anul 2000) 4. Se indică termenul de păstrare din N.A.. (Se poate pune în paranteze, pentru ușurarea identificării, anul calendaristic în care expiră termenul de păstrare). 5. Se numerotează de la 1 la n, pentru fiecare inventar. Acest număr va fi numărul dosarului (cota). Numărul nu trebuie să se repete pentru dosarele întocmite în același an și cu același termen de păstrare și va fi înscris pe coperta dosarului. Volumele unui dosar se înscriu ca poziții distincte 6. Se înscrie indicativul categoriei din N.A.; d.ex, I.A.3 sau II.N.1 7. Se descrie conținutul pe scurt al u.a. Adesea, se întâlnește practica de a copia descrierea categoriei de documente din N.A. Această practică nu este corectă, deoarece rezumatul din inventar trebuie să individualizeze conținutul dosarului respectiv (Exemplu: INCORECT: Situații statistice; CORECT: Situații statistice lunare privind activitatea BNP înaintate CNP Brașov) Pe de altă parte, este adevărat că elementele specifice pot lipsi. De pildă, Registrul general notarial nu poate fi descris altfel, atât în N.A., cât și în inventar. Această situație trebuie însă să fie excepția și nu regula. 8. Se calculează pornind de la data arhivistică (de înregistrare) a primului document inclus în dosar și sfârșind cu data arhivistică a ultimului document clasat. Data anexelor nu se ia în calcul. În cazul fragmentelor de ani (de pildă un volum cu date extreme 1 ianuarie–3 martie), se precizează în rubrică acest interval. 9. În cazul numerotării filelor, se trece numărul de file al u.a.; în cazul opisării, fie se adună nr. file pentru toate actele, fie se indică intervalul numerelor de acte.

Pagina 32 din 72

10. Orice alte mențiuni considerate necesare (de pildă, pentru actele autentice: vol. I: nr. 1-50). Corespondența elementelor de pe coperta u.a. cu inventarul este următoarea:

Figura 16: Echivalența datelor înscrise pe coperta dosarului și în inventar

Pentru asistență în întocmirea inventarelor, oferim, pe baza N.A. din anul 201216 al BNP, un ghid al categoriilor care se regăsesc pe același inventar, provenind dintr-un an și dintr-o „activitate” (funcție) (Tabel 8). Pe viitor, la fiecare modificare de nomenclator, recomandăm întocmirea unei astfel de liste ajutătoare. Tabel 8: Inventarele și categoriile de documente corespunzătoare; sunt marcate cu culori diferite categoriile ce provin din activități distincte și care teoretic ar trebui cuprinse pe inventare separate

Pe inventarul u.a. cu termen de păstrare 1 an 3 ani

se vor regăsi u.a. cu indicativul: I.A.29 I.B.21 I.A.22

I.A.23 I.A.24 I.A.25 I.A.26 I.A.27 16

care se referă la: Registrul de consultaţii juridice notariale şi dosarul de consultaţii Situaţii statistice – lunare Legalizări de semnături ale părţilor şi traducătorilor; certificări referitoare la fapte, persoane şi sigilii, dări de dată certă; dări în custodie si puneri de peceţi; încheieri prealabile privind procedura succesorală; încheieri de rectificare şl de respingere; eliberări de duplicate; proiecte Legalizări de copii de pe înscrisuri Încheieri de primire şi eliberare depozite Acte de protest Registrul de termene succesorale Registrul de evidenţă a specimenelor de semnătură a traducătorilor

Am introdus și o serie de categorii create, dar necuprinse în N.A. aflat în vigoare.

Pagina 33 din 72

Pe inventarul u.a. cu termen de păstrare

se vor regăsi u.a. cu indicativul: I.A.28 I.B.15

I.B.16 (I.B.21) I.B.17 I.B.18 I.B.19 — — 5 ani

I.A.19

I.A.20

I.A.21

I.B.13 I.B.14

10 ani

I.A.17 I.A.18

I.B.6 I.B.7 I.B.8 I.B.9 I.B.10 I.B.11 I.B.12 — —

care se referă la: autorizaţi Registrul de traduceri Corespondenţă cu Camera Notarilor Publici, Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, Ministerul Justiţiei, adrese trimise către INFONOT Systems, alte autorităţi profesionale Situaţii statistice – anuale (și periodice) Registrul de evidenţă a lucrărilor de carte funciară Corespondenţă privind activitatea administrativă, de personal şi financiar-contabilă, inclusiv adeverinţe de vechime, salarizare State de plată salarii – copii Documentație medicina muncii Fișe protecție muncii Acte autentice privind societăţi comerciale, agricole (constituiri/modificări şi hotărâri aferente: actele de constituire şi modificare ale societăţilor comerciale, agricole şi hotărârile/actele forurilor de reprezentare indiferent de obiectul lor, precum şi procurile de reprezentare la încheierea acestor acte) Acte autentice cu caracter patrimonial (contracte de comodat, de locaţiune/ închiriere/ arendă, antecontracte, contracte de împrumut etc.), inclusiv procurile speciale privind efectuarea unor acte de natura celor arătate Acte autentice cu caracter nepatrimonial, altele decât cele prevăzute la indicativele 1-4,19-28: actele prin care se constată/declară nulitatea, declaraţii date in procedura divorţului, contracte de mandat, declaraţii de revocare, procuri Ordine de plată, chitanţiere şi facturi fiscale Declaraţiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din transferul proprietăţilor imobiliare din patrimoniul personal; alte declarații *tot aici: 100,102,200,220,300,314 și fișe de cont pentru operațiuni diverse+ Dosar succesoral Dosar de divorţ (cererea de divorţ şi documentaţia anexată acesteia, încheierea de desfacere a căsătoriei prin divorţ, certificatul de divorţ şi dovada comunicării acestuia la registrul stării civile, precum şi, după caz, încheierea de respingere a cererii de divorţ sau încheierea de clasare a cererii de divorţ) Registrul unic de control Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe Procese-verbale ale organelor de control financiar Registrul de corespondenţă Registrul jurnal de încasări și plăţi Registrul de casă Notele contabile şi acte justificative Documentație de sănătate și securitate în muncă (+ registre evidență accidente). Jurnal vânzări, cumpărări aferente TVA

Pagina 34 din 72

Pe inventarul u.a. cu termen de păstrare

se vor regăsi u.a. cu indicativul: —

care se referă la: Registru de depozit arhivă

70 ani

I.B.4 I.B.5

Dosare individuale de personal Statele de plată salarii - originale

Permanent

I.A.1

Acte autentice de dispoziţie (transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri, apartamentări, modificări, anulări, stingeri sau renunţări), partaj, ipotecă, garanţii privind bunurile imobile şi mobile, fiducia, inclusiv procurile date pentru realizarea acestor acte Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice (recunoaşterea filiaţiei, adopţie, cetăţenie), acte autentice încheiate în materia persoanelor(acte de desemnare a tutorelui de către părinte, acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui, contracte de mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru incapacitate, acte de revocare a mandatului pentru incapacitate, declaraţii-consimţământ medicale), actele necesare dobândirii calităţii de persoană fizică autorizată (în domeniile cadastrului, geodeziei şi cartografiei, avocaţi, notari, medici, arhitecţi etc.), asociaţii cu scop nepatrimonial, fundaţii şi acte pentru înregistrarea partidelor politice, inclusiv procurile date în executarea lor Testamente, codicile, declaraţii de revocare a testamentului sau a codicilului, declaraţii de retractare a revocării testamentului, declaraţii de acceptare sau renunţare la succesiune, legale sau testamentare, declaraţii de acceptare sau renunţare la calitatea de executor testamentar, declaraţii date în conformitate cu dispoziţiile art. 1.111 Cod civil, declaraţii de neacceptare a succesiunii date în afara termenului de opţiune succesorală, declaraţii de înlăturare a efectelor nedemnităţii, inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial (în materia relaţiilor de familie): convenţiile matrimoniale de adoptare a regimului separaţiei de bunuri, convenţiile matrimoniale de adoptare a regimului comunităţii convenţionale, actele de revocare/modificare a convenţiilor matrimoniale, actele de lichidare a regimului matrimonial, inventare, logodnă, inclusiv procurile de reprezentare la încheierea acestora Încheieri de reconstituire Certificate de moştenitor, de legatar, de executor testamentar, de vacanţă succesorală etc., încheieri finale, inventare succesorale, proceseverbale privind constatarea stării materiale a testamentelor olografe, procese-verbale de validare a testamentului olograf, declaraţii autentice de recunoaştere/nerecunoaştere a testamentului olograf încheieri privind alte soluţii succesorale: suspendări conform art. 75 lit. a), b), c) din Legea nr. 36/1995; conexări, închideri fără obiect, declinări de competenţă Mapa de divorţuri: certificate de divorţ şi încheierea privind soluţia la cererea de divorţ (încheieri de admitere a cererii de divorţ, încheieri de respingere a

I.A.2

I.A.3

I.A.4

I.A.5 I.A.6

I.A.7

I.A.8

Pagina 35 din 72

Pe inventarul u.a. cu termen de păstrare

se vor regăsi u.a. cu indicativul: I.A.9 I.A.10 I.A.11 I.A.12 I.A.13 I.A.14 I.A.15 I.A.16 I.B.1

I.B.2 I.B.3 I.B.20 I.B.—

Cazuri speciale

care se referă la: cererii de divorţ, încheieri de clasare a cererii de divorţ) Registrul general notarial Opisul registrului general notarial Registrul de succesiuni Opisul succesiunilor Registrul de divorţuri Opisul Registrului de divorţuri Registrul de depozite Registrul de proteste Dosar cu documente privind înfiinţarea şi funcţionarea Birourilor Notarilor Publici; avize şi autorizaţii de funcţionare, acte de control profesionale Lucrări de evidenţă, selecţionare, păstrare, folosire şi predare a materialului arhivistic Instrucţiuni, rapoarte de control, instruiri, corespondenţa cu Arhivele Naţionale Nomenclatorul arhivistic Registre de evidență curentă a arhivei

Inventare după alte criterii O situație relativ frecvent întâlnită este inventarierea pe serii de acte. Acest sistem presupune ca pentru fiecare poziție din N.A. să fie întocmit un inventar distinct. Așadar, pentru indicativul I.A.1. de pildă, cu termen de păstrare 10 ani, toate dosarele sunt înscrise pe un inventar; dosarele/volumele pe indicativul I.A.5, cu termen de păstrare 10 ani, sunt înscrise pe un alt inventar etc. O altă tendință des întâlnită este și aceea de a face așa-numitele inventare de predare. În această abordare, nu se întocmesc inventare pentru toate u.a. întocmite în cursul unui an, ci se fac inventare pe măsură ce u.a. se depun la depozitul de arhivă. Astfel, în anul 2005 s-au constituit 20 de dosare cu indicativul I.A.3. Din motive de spațiu sau de timp de lucru, de pildă, se inventariază u.a. de la 1-15. Ulterior, se inventariază și restul de 4 dosare, pornind numerotarea în inventar de la 1 la 4. Aceste cazuri reflectă situații reale și poate și nevoi concrete. Cu toate acestea însă, ele nu sunt conforme legislației și metodologiei arhivistice actuale. În măsura în care există astfel de inventare gata întocmite într-una din manierele de mai sus, cu caracter excepțional, pentru a nu relua întreg volumul de muncă, se va proceda în felul următor (Figura 17):  Pe inventarele întocmite ulterior: o Se va menționa numărul inventarului pe care îl continuă. o Se vor trece numere curente în continuarea celor de pe primul inventar (astfel încât să se asigure că nu se repetă numerele de dosare în cursul aceluiași an, aceleiași „activități” (funcții) și aceluiași termen de păstrare: de pildă, pe inventarul 1 vor fi pozițiile de la 1 la 12, pe inventarul 10 de la 13-25 etc.  Pe inventarul inițial se menționează nr. inventarelor care îl continuă. Inventarele în completare se vor conexa la primul inventar și se a face mențiune despre acest lucru în Registrul de evidență curentă.

Pagina 36 din 72

Atenție! Acest sistem trebuie să fie excepția și nu regula!

Figura 17: Inventare în completare

Particularități cronologice O altă situație dificilă apare în cazul u.a. începute și nefinalizate într-un an calendaristic, despre care am mai amintit anterior. Este cel mai frecvent întâlnită în cazul registrelor, care pot cuprinde mai mulți ani într-un singur volum. Așa cum aminteam, regula spune că, în cazul unei u.a. multianuală, aceasta se înscrie pe inventarul anului de început; anume, dacă un registru cuprinde înregistrări din 1999–2006, el va fi trecut și cotat pe inventarul anului 1999. Problema poate fi însă mai complexă, deoarece nu se poate ști cu precizie câte volume va avea respectivul dosar, care se poate întinde, teoretic, pe 2-3 ani. De pildă, pot deschide un dosar în 2003, care se referă la o singură cauză care continuă și în 2004 și 2005, iar volumul de acte crește, astfel încât voi avea 2 volume în 2003-2004, și 3 volume în 2005. În acest din urmă caz, este de evitat ruperea cauzei, și atunci nu se vor înscrie volumele în inventare pe fiecare an, ci, deoarece se referă la aceeași cauză, se vor înscrie pe un inventar la anul 2003, cu mențiunea vol. 1, vol. 2 etc. În acest caz, dat fiind că inventarul pe 2003 s-a încheiat în ianuarie 2004, recomandăm să se procedeze ca în cazul menționat anterior al inventarelor de predare, în sensul că se va întocmi un nou inventar de completare la anul 2003, ale cărui cote vor porni de 17 la ultima cotă + 1 . N.A. incomplet O altă situație care generează probleme este inventarierea u.a. care nu au o categorie proprie, și, prin urmare, termen de păstrare propriu în N.A.. Se întâmplă, nu de puține ori, ca din erori la întocmire sau în urma unor modificări legislative care duc la producerea de noi documente și grupări de documente, să existe u.a. care nu au un indicativ. În aceste cazuri, se va merge pe principiul după care documentele nu sunt întocmite pentru că cineva se plictisește, ci pentru că există o nevoie operațională pentru ca acele informații să fie consemnate. Ca urmare, în 17

Această situație este rară în cazul BN, și de aceea soluția trebuie folosită cu discernământ, fără a încadra abuziv la aceeași cauză dosare care altfel pot fi foarte ușor separate la sfârșit de an.

Pagina 37 din 72

situația în care N.A. nu cuprinde o anumită categorie, se procedează practic la același raționament și algoritm care duce la întocmirea N.A.. a. Se analizează activitatea care a generat documentele (de pildă, dacă se creează noi documente asociate dezbaterii succesorale, acestea se asimilează celorlalte categorii cu conținut asemănător și rezultate din aceeași activitate și se păstrează 10 ani) b. Se verifică legislația care reglementează activitatea respectivă pentru a verifica i. Dacă nu există prevederi specifice privind păstrarea documentelor (de exemplu, documentele privind plata drepturilor salariale se păstrează 50 de ani). ii. Care este perioada pentru care informațiile din documente pot servi ca dovadă a faptului consemnat (perioade de prescriere a faptelor descrise sau asociate creării documentelor): de exemplu, conform Codului muncii și Decretului 167/1958 privind prescrierea extinctivă, se pot revendica drepturi salariale timp de 3 ani — ca urmare, o condică de prezență se păstrează minim pe această durată. c. Se analizează istoricul creării respectivelor u.a. pentru a determina care sunt cele mai vechi acte folosite (de pildă, fiind în 2013, se poate constata că nu se mai folosesc deloc documentele mai vechi de 2009 și că ultimele documente cercetate sunt din acest an; deci, un termen de păstrare de 3 ani ar fi suficient) d. Se analizează alte documente rezultate din aceeași activitate pentru a constata în ce măsură se regăsesc aceleași informații sau informațiile de sinteză a celor din u.a neîncadrată la un termen de păstrare. Această operațiune de analiză în vederea stabilirii perioadei de păstrare nu trebuie să sperie pe lucrător, nici prin complexitate, nici prin răspundere. Această acțiune are ca unic scop încadrarea provizorie pe un inventar. Odată estimat termenul de păstrare (să spunem, 10 ani), respectiva u.a. este înscrisă pe inventarul de 10 ani, unde NU SE COMPLETEAZĂ indicativul după N.A.. Inexistența acestui indicativ ar trebui să fie suficientă pentru a atrage atenția Comisiei de selecționare pentru a analiza la momentul expirării celor 10 ani, în mod special valoarea respectivelor documente. În plus, inspectorul de teren și comisia de la Arhivele Naționale va face o nouă verificare a acelor u.a. Ca urmare, eliminarea finală a unei u.a. trece prin filtrele legale și obligația esențială a celui care întocmește în prima fază inventarul este să semnaleze existența unei astfel de u.a. „cu probleme”. Dosare cu evidență distinctă („dosare de caz”) O situație particulară prezintă acele u.a. care sunt deja luate în evidență, fiind înregistrate ca dosare în registre speciale (dosarele succesorale, de pildă). Legislația nu prevede o abordare specială a acestora și, prin urmare, ele ar trebui inventariate la fel ca orice alt dosar. Pe de altă parte, o astfel de practică ar dubla munca, fără un beneficiu semnificativ, ba dimpotrivă. De aceea, pentru arhivele create de sistemul judiciar se acceptă tacit ca instrumentul de evidență pentru dosare de caz (cauză) să fie considerat și inventar arhivistic. Atenție însă, recomandarea este valabilă doar pentru cazul în are dosarele se păstrează în ordinea numerelor atribuite din 18 registru!

18

Se întâlnesc cazuri în care, de pildă, dosarele succesorale sunt păstrate în ordinea încheierilor și, în acest caz, acest tip de dosare vor fi inventariate pe inventare curente, deoarece ordinea din registru nu mai este respectată.

Pagina 38 din 72

Pasul 2: certificarea inventarului După întocmirea inventarului, acesta se certifică, folosind formula prevăzută în Figura 18. „Prezentul inventar este format din ........ file și conţine ........... dosare, registre, condici, cartoteci etc. Dosarele de la nr. crt. ..........., au fost lăsate la...................., nefiind încheiate. La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. .............................. Astăzi, ...... s-au preluat ............ dosare”. Figura 18: Formula de certifiare a inventarului

E bine să știm…

În legătură cu această certificare se produc o serie de greșeli frecvente:  Formula de certificare se pune pe fiecare pagină — corect trebuie inserată doar la sfârșitul inventarului  La formularea nr de file se adună filele u.a. din inventar – corect se trece nr. de file al inventarului.  La formularea: au rămas la compartiment se trec u.a. care sunt deja constituite; nu recomandăm să fie trecute și dosarele multianuale, care este practic, un dosar deschis (vezi mai sus).

Pasul 3: multiplicarea inventarelor Regula spune că inventarele se întocmesc în câte 3 exemplare, pentru u.a. cu termene de păstrare temporare și 4 exemplare cele permanente. Deși cu o logică pragmatică, considerăm că astăzi această cerință este desuetă, dat fiind că în orice moment pot fi multiplicate cu ușurință în oricâte exemplare. Ca urmare, se va urmări ca inventarele să fie întocmite în cel puțin un exemplar și să poată fi multiplicate în caz de nevoie. Pasul 4: pregătirea de arhivare Odată întocmite inventarele, se procedează la depunerea în arhivă a u.a. Această operațiune, prin care unitățile arhivistice cuprinzând documente cu o frecvență de folosire mai redusă sunt transferate (depuse) din spațiul de lucru curent în zona de depozitare se numește arhivare. Legislația arhivistică prevede obligativitatea încheierii unui proces-verbal de predare-primire între reprezentantul compartimentului și cel al depozitului. Considerăm însă această prevedere excesivă în cazul BNP, dat fiind că sunt organizații mici și persoanele care administrează depozitul de arhivă sunt în general, aceleași cu cele care au făcut predarea. Odată intrate u.a. în arhivă, inventarele se vor clasa într-un biblioraft. Sub nici o formă ele nu se vor coase în dosare, deoarece vor avea un destin individual separat, fiind folosite în activități ulterioare.

Pagina 39 din 72

Documentele din arhivă

Pagina 40 din 72

DEPOZITUL DE ARHIVĂ

Documentele dintr-un birou notarial se creează și se acumulează într-o zonă de lucru, curentă. Acolo se formează grupele de documente, se constituie dosarele și se păstrează pentru perioada în care ele se întrebuințează frecvent, adică au un caracter activ, operativ. Odată ce acest caracter încetează, din momentul din care se preconizează că respectivele documente vor fi consultate mai rar și nu este nevoie să fie la îndemână pentru operațiunile zilnice, vor trece din zona de lucru, activă, în zona de depozitare, considerată semi-activă sau pasivă. Ca urmare, înainte de discutarea aspectelor legate de evidența arhivei la depozit, să abordăm puțin chestiunea amenajării spațiului de depozitare. E bine să știm…

O primă observație vizează faptul că documentele duse în arhivă nu sunt documente aruncate; în depozitul de arhivă nu se duc lucrurile inutile, pe care, din „milă”, nu le aruncăm. În depozit, denumit de asemenea arhivă, merg documentele de care BNP are potențială nevoie pentru informare și, mai ales, merg documentele ce încă sunt necesare pentru îndeplinirea obligațiilor legale — de natură profesională, fiscală, arhivistică etc. Cele două rațiuni de constituire a arhivei — nevoia de informare și nevoia de probă, de dovadă a activității — impun ca un anumit document să fie ușor de localizat și accesat la nevoie; în acest sens, depozitul de arhivă trebuie să fie un spațiu ordonat și corespunzător, în care documentele să fie utilizabile (ușor de localizat, regăsit, prezentat și citit). Faptul că un anume document există, aruncat pe undeva, în depozit și nu poate fi localizat și regăsit la nevoie face inutilă păstrarea lui, deoarece nu își poate atinge scopul; la fel, dacă există un document dar el nu mai poate fi citit, pentru că mucegaiul a afectat hârtia într-atât încât foile sunt ilizibile. De altfel, textul legii este clar: „Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte situaţii decât cele prevăzute de lege”. O a doua observație vizează noua „casă” a documentelor Este evident că ele nu vor mai fi la fel de frecvent consultate și utilizarea lor se va face în alte condiții decât în viața lor „activă”. Ca urmare, noul spațiu de păstrare va trebui să fie configurat având în vedere noile nevoi de funcționalitate.

Cerințe pt depozit19 A). ÎNCĂPEREA Alegerea spațiului Spațiul pentru depozitare arhivă trebuie gândit în funcție de cantitatea de arhivă care este produsă. Astfel un BNP dintr-un sat, de pildă, nu se poate compara, ca producție de documente pe unitate de timp, cu un 19

Informațiile prezentate reprezintă un minim necesar. Pentru detalii, a se consulta Instrucțiuni…, art. 81-108 și Regulament arhivă 2012.

Pagina 41 din 72

birou notarial din București, de pildă. O producție mai mare de hârtii pe an implică automat un spațiu de depozitare mai mare. Cum primele eliminări semnificative de documente se produc după 5-10 ani, trebuie să avem în vedere acest interval. Adică, dacă, de exemplu, într-un an s-au produs cam 5 metri liniari20 (în continuare, m.l.) de arhivă, spațiul inițial necesar pentru depozitare va fi minim 5 x 5 = 25 m.l. sau, mai sigur, 5 x 10 m.l. Evident că rata de golire a depozitului nu va fi de 100%, însă alegerea unei încăperi suficient de largi pentru a primi o astfel de cantitate asigură, măcar pentru 10 ani, un spațiu pentru depozitarea arhivei.

Figura 19: Metrul liniar de arhivă.

Siguranță și securitate Depozitul trebuie apoi să asigure niște condiții de siguranță și securitate fizică pentru documente. Pe de o parte, încăperea trebuie să nu fie expusă la factori de risc ce ar putea deteriora documentele.  Nu trebuie să fie traversată de conducte, țevi de alimentare cu apă/gaz ori canalizare.  Nu trebuie să fie expuse la incendii (să nu aibă instalații de gaz sau curent electric defecte, să nu fie folosit focul deschis sau radiatoare și reşouri, să nu se fumeze în incinta depozitului etc.)  Nu trebuie să fie plasate în camere expuse la inundații (de pildă, în camere la subsol, cu ferestre la nivelul străzii, care permit scurgerea apelor pluviale în depozit).  Spațiul de depozitare nu trebuie expus direct razelor solare (ferestrele vor fi mascate cu parasolare). De remarcat faptul că hârtia are o greutate specifică mare și, ca urmare, rafturile de arhivă trebuie plasate în încăperi care au un planșeu inferior suficient de rezistent. Măsurile de securitate fizică implică asigurarea antiefracție a depozitului. Geamurile – mai ales dacă dau spre exteriorul clădirii — vor fi dublate cu gratii. Ușa de intrare, în măsura posibilului, nu va fi în spațiul de circulație publică și va fi ținută încuiată.

20

În arhivistică, spațiul ocupat de arhivă se măsoară în metri liniari. Un metru liniar este echivalentul cantității de dosare așezate pe cant, unul după altul (asemănător cărților dintr-o bibliotecă), care încape pe o poliță de 1 metru lungime (Figura 19).

Pagina 42 din 72

Depozitul de arhivă trebuie întreținut în permanentă, ca un spațiu curat, fără agenți dăunători. Ca urmare, se va proceda periodic la desprăfuire, curăţire mecanică, dezinsecţie şi deratizare (se recomandă ca dezinfecţia, dezinsecţia şi deratizarea depozitelor de arhivă să fie făcută cel puţin o dată la 5 ani.) Depozitele vor fi prevăzute cu mijloace de stingere a incendiilor, plasate în locuri care să faciliteze intervenția în cazul unui incident (de pildă, extinctoarele nu vor fi plasate în capătul cel mai îndepărtat al depozitului). Extinctoarele și sistemele de stingere nu vor fi pe bază de spumă, ci doar pe bază de dioxid de carbon sau, în cazul instalaţiei de stingere automată, pe bază de vapori de apă sau gaze inerte. La modul ideal, depozitele trebuie dotate cu mijloace de alarmare şi semnalizare anti-incendiu. B). MEDIU DE PĂSTRARE Hârtia este un material organic și el poate fi afectat de condițiile de mediu necorespunzătoare. În prezent, reglementările aflate în vigoare în România recomandă pentru depozitele care păstrează documente pe suport de hârtie o temperatură de 15–24 oC și o umiditate de 50–60 %. Acești parametrii se pot măsura cu aparate speciale, numite termo-higrometre. O temperatură și o umiditate ridicată creează premise pentru apariția mucegaiurilor și ciupercilor de diferite feluri. O temperatură și o umiditate scăzută duce la uscarea excesivă a hârtiei și, combinat cu eventualele expuneri la razele soarelui, duce la fărâmițarea documentelor. În mod particular, variațiile bruște de temperatură sunt deosebit de dăunătoare (de pildă, un document adus din depozitul de arhivă de la 5 C, în camera de lucru la 22 C prezintă un șoc termic de 17 C, care duce la formarea condensului pe document; acesta din urmă poate deteriora cerneala semnăturilor, a ștampilei și poate și a textului documentului). Un aspect adeseori ignorat îl reprezintă aerisirea depozitelor. Trebuie precizat că aerisirea dirijată și ventilarea permit atât asigurarea parametrilor climatici (de pildă, o aerisire în timpul iernii asigură scăderea umidității în depozite), cât și evitarea fixării și dezvoltării ciupercilor și fungilor de rafturi, cutii etc., prin crearea unui curent de aer. Ca regulă, se va aerisi depozitul atunci când temperatura exterioară este cu cel puțin 5 grade mai mică decât cea din interior; la fel, nu se va aerisi atunci când atmosfera exterioară prezintă umiditate ridicată (de pildă, când plouă). C). MIJLOACE DE DEPOZITARE ARHIVĂ Din motive de protecție (în caz de incendiu, inundație etc.), de acces și de folosire, u.a. nu vor fi depozitate pe jos în arhivă, ci vor fi așezate pe un mobilier specific (rafturi, rastele, dulapuri etc.), denumit generic mijloace de păstrare arhivă. Se recomandă evitarea mobilierului de lemn, care poate constitui un accelerator în caz de incendiu. De asemenea, rafturile metalice care sun tratate cu materiale chimice, corozive pot afecta documentele. Rafturile se așează, în măsura posibilului, perpendicular pe sursa de lumină solară, pentru a evita deteriorarea documentelor prin expunerea la lumina solară. Rafturile pot fi fixe sau mobile. Modul de instalare al acestora trebuie să aibă în vedere un spațiu între rafturi de 60–80 cm. Rafturile vor fi ancorate între ele și de pereții depozitului, pentru a nu se prăbuși în caz de cutremur. Dimensiunile polițelor vor fi alese în funcție de materialul depozitat. De obicei, pentru depozitare de documente format A4, se recomandă poliție de 30 cm adâncime. Mai ales în cazul unei arhive mari, polițele și rafturile se vor numerota, pentru localizarea precisă a documentelor în depozite.

Pagina 43 din 72

Figura 20: Numerotarea rafturilor și polițelor

Iluminatul artificial va urmări culoarele dintre rafturi. Arhiva se va depune pe rafturi, fie direct, ca dosare și registre, fie în mijloace de protecție (containere, cutii). Se va urmări ca poziția pe raft, mai ales în cazul depozitării directe, să nu afecteze documentele (de pildă, dosarele vor fi așezate pe marginea de legătură, nu pe cea de deschidere).

Situații speciale. Când lucrurile o iau razna… În unele cazuri, condițiile ,,ideale” pot scăpa de sub control și documentele pot fi afectate. În toate aceste cazuri, pe lângă serviciile corespunzătoare (pompieri etc.), pentru raportarea pagubelor și întreprinderea măsurilor de salvare a arhivei va fi notificat serviciul Arhivelor Naționale competent. Prezentăm însă o serie de acțiuni minimale de urgență care pot fi întreprinse. Incendiu În cazul izbucnirii unui incendiu, prioritatea o reprezintă salvarea și evacuarea persoanelor. În acest sens, căile de acces din depozite trebuie să fie permanent libere, pentru a facilita evacuarea. Pentru reducerea riscului de accelerare a incendiului, rafturile trebuie să fie confecționate din material ignifug, iar în depozitul de arhivă să nu fie transformat în magazie pentru alte materiale (de pildă, diluanți sau vopsele etc.).

Pagina 44 din 72

După evacuare, în măsura în care, prin planurile proprii de intervenții în caz de incendii, există personal antrenat în folosirea stingătoarelor, se poate interveni, cu precizarea că un depozit de arhivă în flăcări nu se stinge cu un extinctor; aceste dispozitive sunt utile în faza de început, dar, dincolo de o anumită amploare, singura soluție este evacuarea și așteptarea intervenției personalului autorizat. De asemenea, se poate lua în calcul evacuarea documentelor vitale (vezi mai departe) dacă există un astfel de plan. Inundații În cazul unei inundații, primul pas avut în vedere este oprirea sursei de apă sau, în imposibilitatea de a face acest lucru, limitarea efectelor sale (de pildă, blocarea stropirii directe a documentelor cu jetul de apă). Se vor identifica cu rapiditate zonele afectate, se vor evacua documentele și se vor pune la uscat. Zona de uscare trebuie să fie bine ventilată și documentele nu vor fi expuse direct razelor solare sau unei surse de căldură (föhn, radiator etc.). Dosarele și registrele vor fi deschise și vor fi plasate foi de hârtie albă între documente (interfoliere) pentru absorbția lichidului. După uscare, documentele vor fi urmărite o perioadă, pentru a surprinde eventuala dezvoltare a microorganismelor. Pentru măsuri detaliate, vezi Regulament arhivă 2012. Factori biologici Documentele de arhivă pot fi afectate de microorganisme, animale (insectele, păsările, rozătoare). De subliniat că instalarea focarelor biologice sunt condiționate de igiena precară, lipsa securizării spațiului de depozitare (de pildă, geamuri sparte care permit pătrunderea animalelor), factorii microclimatici care favorizează depunerea și dezvoltarea microorganismelor şi ciupercilor de mucegai. Ce facem dacă… În cazul în care documentele sunt deteriorate și devin inutilizabile, se va proceda la reconstituirea lor. Pentru documentele calamitate și fără posibilitate de restaurare, se va proceda la eliminare, înaintându-se un proces-verbal de constatare a deteriorării ireversibile (a distrugerii) către structura Arhivelor Naționale cu competență în județul respectiv. Deși nu este prevăzută ca obligație de legislația actuală, recomandăm elaborarea unui plan pentru documentele vitale. În context, documente vitale sunt acele documente din arhivă care au o importanță deosebită pentru BNP respectiv și care, în cazul în care tot restul arhivei este afectat, permite atât continuitatea activității imediat după momentul dezastrului, cât și reconstituirea coordonatelor fundamentale de funcționare a activității. Enumerăm aici: documentele de înființare a BNP, registrele de evidență etc. Identificarea acestor documente permite așezarea lor în locuri mai protejate de eventuale situații critice și, în cazul incendiilor, inundațiilor etc. permite evacuarea lor prioritară. Depunerile și dezvoltările de microorganisme sunt favorizate de umiditatea relativă ridicată şi prezenţa unei surse de hrană. Dacă atacul este observat în fază incipientă (acest fapt ar putea fi observat uşor dacă sunt în stare de funcţionare aparatele de măsură ale umidităţii relative şi verificate zilnic), este suficient să se revină la condiţii de păstrare corespunzătoare şi atunci culturile de microorganisme nu mai sunt active. Documentele care sunt degradate se izolează şi, în măsura posibilului, se vor trimite la un laborator specializat pentru restaurare. Ca măsuri de intervenție, pentru a afla dacă o cultură de mucegai este activă se procedează astfel: —se şterge foarte bine cu o cârpă moale uscată depozitul de mucegai de pe câteva unităţi arhivistice atacate (operaţia se va desfăşura în afara depozitului, de preferat în atmosferă liberă);

Pagina 45 din 72

— după curăţare se introduce unitatea arhivistică în acelaşi mediu din care a fost scoasă, lângă celelalte documente presupuse contaminate; — după 2–3 săptămâni, se procedează la observarea unităţii arhivistice care face obiectul studiului. — Dacă există o cultură activă, atunci se observă începutul dezvoltării unor noi atacuri biologice (a nu se confunda cu preluarea urmelor de mucegai de pe unităţile învecinate care nu au fost curăţate). — În cazul în care nu apare o nouă cultură de microorganisme înseamnă că nu au mai fost condiţii prielnice de dezvoltare, dar au rămas urmele unor atacuri mai vechi. Ca măsuri de intervenție preliminară se recomandă: — dacă nu există o cultură activă: se procedează la curăţarea întregului material arhivistic, întro manieră similară cu cea folosită pentru studiu şi se rearhivează. Eventual, în procesul de curăţare, se poate utiliza o soluţie dezinfectantă aplicată odată cu ştergerea folosind o cârpă foarte bine stoarsă, dar în acest caz trebuie verificat dacă filele sunt uscate foarte bine înainte de rearhivare. — în cazul unei culturi active: — se îndepărtează mai întâi cauza şi anume se încearcă aducerea valorilor parametrilor de microclimat în limitele valorilor normale. — Se procedează apoi la separare documentelor care au suferit atacuri majore (suportul grafic a fost afectat) de cele la care atacul este numai la suprafaţa suportului grafic. — Prima categorie se trimite la laboratorul de restaurare. — Documentele din a doua categorie vor fi dezinfectate prin introducerea acestora, în tranşe mici (5 – 10 u.a. funcţie de numărul de file) într-un sac de polietilenă dimensionat astfel încât aceste u.a. să poată fi aşezate în picioare uşor deschise. În sac se introduc şi bucăţi de vată sau alt material textil moale îmbibate în formalină. Se sigilează sacul şi se păstrează în această formă timp de 4-5 zile după care se scot şi se aerisesc foarte bine. Toate aceste operaţii se realizează la nişă sau în spaţii deschise şi cu echipament de protecţie adecvat.21

21

Metoda de intervenție furnizată de Gabriela Dumitrache, Arhivele Naționale București.

Pagina 46 din 72

ARHIVAREA; ADMINISTRAREA ARHIVEI ÎN DEPOZIT

Așa cum aminteam, odată inventariată, arhiva creată va fi dusă în depozitul de arhivă. Aici se vor desfășura o serie de acțiuni, de evidență și manipulare fizică a documentelor.

Evidența intrărilor și ieșirilor definitive din arhivă Predările de arhivă la depozit sunt luate în evidență pe măsura sosirii lor. În mod similar, ieșirile de arhivă sunt evidențiate, în funcție de unul din cazurile prevăzute de lege:  selecționare (scoaterea din evidență se face pe baza adresei Arhivelor Naționale de aprobare a procesului verbal de selecționare transmis în prealabil de BNP)  distrugere provocată de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat (scoaterea din evidență se face pe baza adresei Arhivelor Naționale de aprobare a procesului verbal de constatare a deteriorării ireversibile (a distrugerii), transmis în prealabil de BNP)  transfer în alt depozit de arhivă (în baza unui proces-verbal de predare-primire). E bine să știm…

Transferul de arhivă poate implica:  Transferul arhivei exclusiv în vederea depozitării ei, BNP păstrându-și drepturile și responsabilitățile de administrare arhivă;  Transferul arhivei și al dreptului de administrare al acesteia. Cazurile vor fi abordate diferit, conform legislației notariale și a Regulamentului arhivă 2012.

Pentru a urmări intrările-ieșirile de arhivă se va completa Registrul de evidență curentă (R.E.C.), permițând cunoașterea sintetică a existentului. Acest instrument, solicitat ca atare de legislația arhivistică și de Regulamentul pentru arhiva 2012, se vădește tot mai frecvent neadaptat în totalitate nevoilor și realităților practice ale unui BNP22. Ca urmare, recomandăm completarea într-o formă care să respecte prevederile legale, dar care să adauge unele rubrici care să facă acest instrument unul util (Tabel 9). Reguli de completare: 1. Corespunde numărului inventarelor. În cazul în care s-a întocmit inventar de completare, se indică aici și numărul inventarului la care acesta se conexează. 2. Se înregistrează data predării inventarelor și u.a. la depozit 22

De pildă, nomenclatorul nu este structurat, așa cum am arătat, pe compartimente, ci pe funcții și activități; în plus, un BNP nu are compartimente interne între care să se realizeze predarea. Ca urmare, este irelevant compartimentul responsabil de predare. La fel, rubricile 5-6-7, care ridică în practică problema despre care am discutat la secțiunea de inventariere. Considerăm că pentru o organizație de mică amploare, cum este un BNP, nu se pune problema rămânerii unor u.a. la „compartiment”, dată fiind proximitatea depozitului de arhivă.

Pagina 47 din 72 Tabel 9: Registrul de evidență curentă.

Intrări

Nr. 1 crt.

Denumire 4 compartim.

Ieșiri

Date 5 extreme

Nr. u.a. după 6 inventar

Nr. u.a. primite 7 efectiv

Nr. u.a. rămase la 8 compartim.

Termenul de păstrare 9 expiră în:

Data 2 intrării

Denumire 3 fond

1

1.02.1999

BNP Ionescu

A

1999

15

15

15

2010

2

1.04.2001

BNP Ionescu și Asociații

B

2001

3

3

3

2007

Unde sau 11 predat

Denumire act predare 12 (nr și data)

Total u.a. 13 ieșite

Poziții reținute (noul t.p 14 expiră în:)

5.05.2010

–

pv. distrugere 43/5.05.2012

12

2 (2015)

2.02.2007

REMAT

PV 25/2.02.2007

2

1 (permanent)

Data ieșirii 10 u.a.

Tabel 10: Ghid topografic și de raft (pentru format electronic).

A

Termen de păstrare Permanent

Anul în care expiră t.p. —

5

Cantitatea (m.l/u.a.) 1/20

B

10 ani

2016

16

0.75/15

A

Permanent

—

8 (continuă. nr. 5)

1/25

Raft

Poliță

An

Funcție

1

1

2001

1

2

2005

1

4

2001

Nr. inv.

Observații

Tabel 11: Registru de depozit.

Nr. crt.

Nume fond

Cota u.a. (indicativ-annr.crt inventar)

Scopul scoaterii din depozit (sau beneficiarul)

1

BNP Ionescu

Inv. 2010/A/10 ani

n.p. Ionescu

Data scoaterii din depozit; Semnătura 12.02.2012

Data restituirii; Semnătura 12.03.2012

Observații

Obser15 vații

1 u.a. mutată pe inv.P

Pagina 48 din 72 3. Rubrică nou adăugată. Este util în cazul în care o arhivă de BNP conține mai mult de un fond arhivistic. 4. Se înregistrează „activitatea” care a produs respectivele documente (A sau B din nomenclator) 5. Se înregistrează cea mai veche și cea mai recentă dată care apare în câmpul Date extreme, în inventar. 6. Se consemnează nr de poziții din inventar. În situația dosarelor de caz, se indică nr. de dosare pe baza registrului (de succesiuni, de divorț etc.); aceste dosare vor fi considerate ca având inventar distinct (registrul lor de evidență), dacă sunt păstrate în ordinea nr. de dosar din registru. 7. Se consemnează nr. de u.a. primite. 8. Se indică nr. u.a. inventariate, dar nepredate la depozit (de pildă, registre multianuale). Pentru a evita complicațiile, recomandăm ca dosarele de care încă este nevoie să fie predate la depozit și apoi scoase pentru folosire, iar pentru dosarele multianuale să se întocmească, în momentul constituirii lor, inventare de completare. 9. Rubrică nou adăugată. Se indică anul în care expiră termenul de păstrare. 10. Se referă la data scoaterii u.a. cuprinse într-un inventar din evidența arhivei. 11. Se indică (dacă este cazul) instituția sau unitatea economică către care s-au predat u.a. de pe un inventar (CNP, Arhivele Naționale, centre de colectare hârtie, centru distrugere arhivă) 12. Se consemnează numărul procesului verbal de predare și/sau al certificatului de distrugere.13. Se completează atunci când nu toate pozițiile dintr-un inventar sunt destinate eliminării (deci, atunci când cifra de la 6 nu este identică cu cifra de la 13) 14. Se completează atunci când nu toate pozițiile din inventar au fost eliminate; se indică anul în care se vor re-evalua documentele sau dacă au fost trecute pe inventare permanente. 15 Se înscriu alte mențiuni. De pildă, în cazul de la 14, se face mențiune despre noua cotă a dosarului, în cazul în care a fost trecută pe alt inventar.

Evidența așezării arhivei în depozit Mai departe, se procedează la așezarea pe rafturi a arhivei. Polițele și rafturile se încarcă cu arhivă urmând logica scrisului (de la stânga la dreapta și de sus în jos). În privința ordinii u.a., aceasta cunoaște o mare varietate de criterii: cronologic, pe compartimente, pe termene de păstrare, cronologic după anul de expirare al termenului de păstrare, după frecvența utilizării (anii mai recenți sunt puși la îndemână, fiind mai des consultați) etc. La modul ideal, u.a. ar trebui ordonate pe rafturi și polițe în conformitate cu inventarele, iar arhiva ar trebui mutată la fiecare selecționare, pentru a acoperi spațiile goale rămase. În viața reală însă, timpul este prea scurt pentru a muta arhiva de pe un raft pe altul. În acest sens, ghidurile topografice recomandate de legislației și de regulamente se arată a fi extrem de folositoare. Cu toate acestea, modele de ghiduri prescrise sunt astăzi oarecum desuete și dificil de întreținut. Este evident că la fiecare nouă preluare în depozit, ghidurile trebuie actualizate; la fiecare selecționare, la fel. În cazul unor inventare pe preluări (cum avem primul rând din tabelul de la pct. b) iarăși actualizarea este necesară. Or aceste actualizări, pe hârtie, presupun de fiecare dată timp pierdut. Ca urmare, recomandăm ca ghidurile topografice să fie întocmite în format electronic, conform Tabel 10. Cheia este de a întocmi, într-un tabel, o oglindă a fiecărei polițe din depozit, iar la fiecare modificare a prezenței unor u.a. în respectivul loc, poziția din tabel să fie actualizată. În felul acesta este irelevantă ordinea fizică propriu-zisă, atât timp cât calculatorul poate da oricând imaginea locului unde se află u.a. dorite.

Pagina 49 din 72

Evidența împrumuturilor (ieșirilor temporare) din depozit Odată depozitate, documentele pot fi scoase din depozit temporar („împrumut”) sau definitiv (pentru transfer către altă unitate sau distrugere în urma selecționării). Dacă ieșirile definitive sunt operate în REC, ieșirile temporare se vor opera într-un alt instrument de evidență — registrul de depozit (Tabel 11). În momentul în care este extrasă o u.a. din depozit, în locul ei se lasă o fișă de control, care cuprinde următoarele elemente:  cota u.a. (fond — indicativ — an — nr. crt. inventar),  persoana care scoate u.a./beneficiarul,  data  numele/semnătura. Aceste instrumente (registrul și fișa) pare a fi una din marile birocrații pentru un lucrător de la un BNP; atunci când ai nevoie rapid de un dosar, ultimul lucru de care ai nevoie este să mai completezi încă o hârtie cu tot felul de date. În măsura în care am trăi într-o lume perfectă, cu oameni perfect disciplinați și cu o memorie completă, probabil că acest registru și fișa de control ar fi uitate. În viață reală însă, minutul în care se completează fișa și registrul asigură ordinea în depozit:o simplă privire în registru va permite identificarea u.a. care au fost scoase și nu au fost restituite; la repunerea pe raft, identifică din ce loc a fost scos un anume dosar, de pildă, și ușurează intercalarea la locul potrivit a acestuia. Este axiomatic în arhivistică faptul că ordonarea unei arhive poate fi grea, dar păstrarea acestei ordini este și mai grea… E bine să știm…

Un caz special este reprezentat de scoaterea unui dosar/document din arhivă nu pentru uzul intern al BNP, ci pentru uzul unor terți (poliție, instanțe, etc.). În acest caz, se va proceda astfel: La solicitarea unui document:  se extrage dosarul din raft  se întocmește un proces-verbal de desigilare a dosarului  se desface sigiliul și legătura și se extrage documentul cerut  se întocmește o copie a documentului, care se inserează în dosar în locul originalului  se leagă dosarul și se re-sigilează  se transmite documentul original solicitantului, pe bază de proces-verbal, în care sunt consemnate numărul, titlul și conținutul, nr de file și starea de conservare a documentului  la primirea documentului, acesta se verifică și se compară cu procesul verbal inițial; dacă se constată diferențe, se înștiințează notarul pentru a se dispune o acțiune în consecință.  în cazul unei stări corespunzătoare, tot pe baza unui proces-verbal de desigilare, se reiau operațiunile de mai sus și se inserează în dosar originalul, scoțând copia.  dosarul se leagă din nou și se re-sigilează. La solicitarea unui dosar integral:  se extrage dosarul din raft și se plasează în locul acesteia o fișă de control, care va preciza numărul adresei prin care s-a solicitat respectivul dosar  se va realiza o copie completă a dosarului, care, împreună cu fișa de control, va fi plasată la raft în locul dosarului.  se transmite dosarul în original solicitantului, pe bază de proces-verbal, în care sunt consemnate cuprinsul, numărul de file, starea sigiliului, starea de conservare.  la primirea dosarului, acesta se verifică și se compară cu procesul verbal inițial; dacă se constată diferențe, se înștiințează notarul pentru a se dispune o acțiune în consecință.

Pagina 50 din 72

 

în cazul unei stări corespunzătoare, dosarul se va rearhiva, eliminând fișa de control și copia de înlocuire. se recomandă ca pe coperta 3 a dosarului să se facă mențiune despre faptul că dosarul a fost o perioadă în administrarea unui terț (cu indicarea datelor și a documentelor de predare-primire).

Pagina 51 din 72

RETRO-PRELUCRARE

Ca în toate activitățile umane, există în practică posibilitatea ca activitatea de prelucrare arhivă să nu fi fost făcută corespunzător și la momentul potrivit, iar personalul angajat ulterior să „descopere” documentele unui BNP neorganizate. În această situație, conform art. 5 lit. b din Instrucțiuni, persoana responsabilă cu activitatea de arhivă va trebui să întocmească retroactiv evidențele pentru arhiva neprelucrată. Pentru a individualiza procedura, am numit această acțiune retro-prelucrare. Retro-prelucrarea va urma o serie de pași. Pasul 1: evaluarea situației existente Ca regulă de bază, trebuie verificată cu mare atenție arhiva pentru a verifica dacă:  Există cote pe documente/u.a. de la o prelucrare anterioară?  Există inventare sau instrumente de evidență anterioare?  Există o ordine a documentelor/u.a., chiar dacă ea nu este reflectată în instrumente de evidență? În cazul în care răspunsul la una din întrebările de mai sus este afirmativ, se va încerca refacerea situației inițiale. În cazul în care nu poate fi identificată absolut nicio formă de organizare/evidență anterioare, se trece la pasul 2. E bine să știm…

În activitatea concretă, există însă posibilitatea ca pentru o parte a arhivei se găsească inventare, iar pentru alta nu. În această situație, se va decide care soluție este mai economică: refacerea inventarelor curente (pe ani și termene de păstrare) sau realizarea de inventare globale (vezi pașii următori). Indiferent de decizie, arhiva va fi inventariată pe un singur model de inventar.

Cu ocazia acestei verificări prealabile, se stabilesc, cu aproximație, și limitele cronologice ale documentelor/ u.a. existente și se vor procura N.A. aflate în vigoare în perioada de creare a documentelor/u.a. Pasul 2: Separarea pe fonduri Așa cum aminteam la începutul prezentului material, o arhivă poate conține unul sau mai multe fonduri. Ca urmare, o a doua obligație în procesul de prelucrare este identificarea BNP care a întocmit documentele/ u.a. Identificarea se poate face pe baza antetului, ștampilei de înregistrare, semnăturii și ștampilei notarului etc., rezultând atâtea grupări de documente/ u.a. câte fonduri (BNP) sunt identificate. După această fază, în cazul în care arhiva este constituită din dosare și registre constituite, se trece la pasul 5; pentru arhiva constituită din documente (foi volante), se trece la pasul 3. Pasul 3: Separarea pe categorii Documentele existente vor fi încadrate pe categorii conform N.A. aflat în vigoare la data creării documentelor. În cazul în care nu exista N.A. pentru acea perioadă, se va folosi următorul N.A. aprobat.

Pagina 52 din 72

Pasul 4: Constituirea u.a. După stabilirea documentelor care pot fi încadrate în categorii, documentele vor fi grupate cronologic și apoi vor fi grupate în dosare23, după regulile prezentate la secțiunea Clasare din prezentul material. Rezultatul va fi o ordine cronologică de documente în cadrul u.a. și de u.a. în cadrul fondului. Pasul 5: Inventarierea u.a. Spre deosebire de procedura folosită la inventarierea curentă, în cazul retro-prelucrării u.a care nu au nici un fel de forme de evidență nu se vor mai întocmi inventare pe termene de păstrare, ci se va constitui un inventar global (Figura 21), care să cuprindă toate u.a. create în acel an24.  Fiecare u.a. va fi înscrisă pe un rând separat, iar nr. crt. din inventar va fi trecut ca număr de dosar pe coperta acestuia.  În cazul u.a. care cuprinde documente din mai mulți ani, aceasta va fi luată în evidență la anul de început.  Numerotarea u.a. se face începând cu numărul 1, pe fiecare an. Ca o excepție, pentru documentele de același fel, cu termene de păstrare 1-5 ani (boniere, chitanțiere, condici etc.), se acceptă înscrierea lor pe inventare pe categorii (Figura 22).

Birou notarial Ionescu Inventar global pe anul 2000 al u.a. identificate în depozit fără evidență Nr. crt. 1 2

Conținutul pe scurt Acte autentice de dispoziție Legalizări de semnătură ale traducătorilor

Date extreme Ian-mart. 2000 Ian-dec. 2000

Nr. file 33 256

Observații Nr. 5-50

Figura 21: Inventar global pentru u.a. identificate în depozite fără forme de evidență.

Birou notarial…. Inventar pe categorii al u.a. identificate în depozit fără evidență Nr. crt. 1 2

Categoria de documente Role de casă Chitanțiere

Anii extremi 2000-2002 2000-2002

Cantitatea (u.a.) 130 buc. 45 buc.

Indicativ după nomenclator — I.B.13

Termenul de păstrare 5 ani 5 ani

xxx Figura 22: Inventar pe categorii al u.a. cu termen redus și conținut uniform.

23

Cel puțin teoretic, și registrele se pot prezenta cu legătura ruptă și foile împrăștiate; în acest caz, criteriile și regulile de lucru pentru dosare se aplică și la registre. 24

Din rațiunile explicate anterior, se poate lua în calcul separarea u.a. pe „activitățile” A și B din nomenclatorul arhivistic.

Pagina 53 din 72

E bine să știm…

Există uneori tendința de a folosi acest sistem pentru orice categorie de documente, indiferent de componență și termen de păstrare și mai ales pentru selecționări generale. Această abordare este greșită, din două motive:  reglementarea legală se referă la u.a. cu conținut structurat, uniform (chitanțiere, boniere, condici sau registre) și care sunt produse în cantități mari.  Folosirea acestei soluții în selecționarea oricăror u.a. oferă o evidență extrem de slabă a celor care au fost/trebuie eliminate; practic, la grămadă poate fi aruncat orice, ceea ce implică riscuri în primul rând pentru BNP. În acest sens, recomandăm insistent limitarea folosirii acestui tip de inventar pe categorii exclusiv în limitele impuse de reglementările legale.

Pagina 54 din 72

SELECȚIONAREA

Cantitatea mare de documente pe care societatea modernă o produce în activitatea zilnică ar sufoca întreaga viață și activitate, în măsura în care ar fi păstrată integral. Calculați, de pildă, în cât timp se umple de arhivă o cameră; apoi, în cât timp se umple un apartament, apoi un bloc, apoi o stradă și se va putea constata simplu că, poate în mai puțin de un secol, în ritmul actual, orașele de azi ar trebui să fie înlocuite de orașe de depozite de arhivă — ceea ce este absurd. Ca urmare, orice organizație care lucrează cu documente își asumă faptul că nu va putea păstra toate documentele pe care le produce și că, în mod controlat (adică în anumite condiții și pe baza anumitor instrumente de evidență), o parte dintre ele vor fi distruse. Ca urmare, o arhivă trebuie supusă activității de selecționare. E bine să știm…

Terminologie Această activitate de eliminare a documentelor din arhivă este numită diferit, în mod obișnuit: casare, distrugere, predare la Arhive, eliminare etc. Termenul consacrat de legislație este cel de SELECȚIONARE. Este important de înțeles diferența între acești termeni folosiți:  Selecționarea arhivistică este o activitate de stabilire a valorii (exprimată în durata de păstrare) documentar-istorice și practice a unui document sau grup de documente, în vederea reținerii spre păstrare a celor ce prezintă importanță și eliminării celor nefolositoare. Așadar, activitatea de selecționare presupune trei pași: evaluare, reținere și/sau eliminare.  Casarea este definită ca acțiunea de scoaterea definitivă din folosință și din inventar a unui bun. Așadar, casarea se suprapune cu acțiunea de eliminare.  Distrugerea este acțiunea de aducere în stare de neîntrebuințare a unui bun; din punct de vedere arhivistic, distrugerea documentelor urmează fazei de selecționare (documentele sunt eliminate din evidență și urmează a fi aduse în stare de neîntrebuințare).  Topirea este o operațiune specifică industriei hârtiei, care are ca efect distrugerea maculaturii și obținerea din nou a celulozei.  Ultimul termen folosit, predarea la Arhive suprapune în mod eronat selecționarea cu o altă activitate, aceea de predare-preluare de către Arhivele Naționale a documentelor cu termen de păstrare permanent. La selecționare, adică în momentul în care se dorește eliminarea documentelor nefolositoare, NU SE PREDĂ NIMIC la Arhivele Naționale! Selecționarea și nomenclatorul arhivistic O altă observație preliminară asupra selecționării vizează justificarea acțiunii: despre ce evaluare poate fi vorba, atât timp cât există niște termene de păstrare stabilite prin N.A.? Figura 23 ilustrează aceste diferențe.

Pagina 55 din 72

PLANIFICARE

BILANȚ Crearea documentelor

Nomenclator arhivistic

Axa timpului Selecționare (evaluare)

Figura 23: Relația dintre nomenclatorul arhivistic și selecționare

N.A. este o planificare, o intenție, o evaluare prospectivă a documentelor dintr-o anumită categorie. Practic, se estimează cât timp va fi nevoie de documente. Selecționarea, pe de altă parte, conține și ea o evaluare, care este ulterioară creării documentelor, deci este o evaluare retrospectivă: se constată cât timp a fost și, posibil, se evaluează dacă mai este nevoie de documente. Termenul de păstrare din N.A. reprezintă un reper planificat, după care putem calcula cam ce spațiu de depozitare este necesar pentru 2-3-5-10 ani, după cât timp să fie făcută selecționarea etc.; deci, este vorba despre o intenție. Confirmarea intenției și confirmarea încetării valorii documentelor se face prin selecționare, urmând procedura precizată în legislație. Așadar, aruncarea, pur și simplu, a documentelor din arhivă după trecerea perioadei indicată în N.A. nu este nici corect profesional și nici legală.

Procedura de selecționare este simplă, în măsura în care toți pașii anteriori (clasarea și inventarierea) au fost îndepliniți corect. În cazul în care acest lucru nu s-a produs, se procedează la clasarea și inventarierea documentelor. Mai departe, se vor urma pașii de mai jos: Pasul 1: Stabilirea comisiei de selecționare În vederea realizării selecționării, notarul public emite un act administrativ prin care desemnează un număr (impar) de angajați să constituie o Comisie de selecționare. Membrii comisiei ar trebui să provină din persoanele care au competența necesară de a aprecia valoarea documentelor. De pildă, dacă se pregătește selecționarea unor documente financiar cotabile, este bine ca în Comisie să fie prezentă o persoană cu competențe în contabilitate. Cu excepția cazurilor în care BNP are un număr de până la 3 persoane angajate, împreună cu notarul public, în toate celelalte situații notarul nu va face parte din Comisie, din rațiuni pe care le vom explica mai departe. E bine să știm…

Legislația nu prevede obligativitatea transmiterii către Arhivele Naționale a unei copii a deciziei/ordinului de numire al Comisiei de selecționare.

Pasul 2: identificarea u.a. ce se vor propune spre eliminare Începând cu al patrulea an de la începutul activității, în fiecare an trebuie verificat R.E.C. pentru a vedea ce inventare cuprind u.a. al căror termen de păstrare expiră. E bine să știm…

Pentru ușurarea activității, în locul R.E.C. se poate folosi lista de control din Tabel 12 (exemplu: este prima selecționare și ne aflăm în anul 2012)

Pagina 56 din 72

Tabel 12: Listă de control pentru identificarea inventarelor cuprinzând u.a. cu t.p. expirat

An 2001

2002

2003

Termene de păstrare 1 an 3 ani 5 ani 10 ani 70 ani Permanent 1 an 3 ani 5 ani 10 ani 70 ani Permanent 1 an 3 ani 5 ani 10 ani 70 ani Permanent

„Activitatea” A și B A și B A și B A și B B A și B A și B A și B A și B A și B B A și B A și B A și B A și B A și B B A și B

Se propun pt. selecționare DA DA DA DA NU NU DA DA DA NU NU NU DA DA DA NU NU NU

s asa

Pasul 3: pregătirea inventarelor În vederea analizării u.a. cu termen de păstrare expirat și a întocmirii lucrării de selecționare, se vor pregăti inventarele u.a. cu termen de păstrare expirat (identificate la pasul 2) și inventarele u.a. cu termen de păstrare permanent. E bine să știm…

Logica prezenței acestor inventare în cadrul LS rezidă din faptul că, în analiza valorii sau lipsei de valoare a u.a., esențial este contextul general al documentelor create. Astfel, în funcție de cantitatea de documente produsă, de contextul istoric etc., unele documente cu termen de păstrare temporar pot căpăta termen de păstrare permanente și invers (mai rar). Altfel spus, atât Comisia din cadrul BNP, dar mai ales Arhivele Naționale trebuie să aibă posibilitatea de a judeca în oglindă „ce rămâne” și „ce se aruncă”. În situația, de pildă, în care fie nu se întocmesc, fie nu sunt luate în evidență toate u.a. cu termen de păstrare permanent, pe anumite perioade, cei care decid eliminarea sau păstrarea trebuie să analizeze în ce măsură anumite documente cu termen de păstrare temporar ar trebui să fie reținute păstrare permanentă, care să înlocuiască documentelor permanente indicate prin NA, dar care nu au fost create.

Inventarele cu termen de păstrare temporar vor fi: a. Inventarele rezultate din activitatea de inventariere curentă, care sunt întocmite pe ani (eventual „activități”) și termene de păstrare, așa cum a rezultat dintr-o secțiune anterioară. b. Registrele de evidență ale dosarelor de caz (registru de succesiuni, registrul de divorțuri etc.), pe baza cărora se va face selecționarea (pentru situațiile când se decide păstrarea acestor registre ca inventare și neîntocmirea inventarelor menționate la pct. a) c. Inventarele rezultate din retro-prelucrare (inventarul global și cel pe categorii)

Pagina 57 din 72

Pasul 4: analiza în Comisia de selecționare Conform prevederilor legale, Comisia va „analiza fiecare u.a. în parte pentru a verifica valoarea documentar-istorică sau practică”. Dat fiind că arhiva unui BNP este relativ mică ca varietate și volum și, mai ales, este extrem de bine structurată ca tipologie documentară, analiza fiecărei u.a. în parte este, în multe cazuri, excesivă. Ca urmare, se recomandă analizarea pozițiilor din inventarele cu u.a. având termenul de păstrare expirat:  

prin sondaj, la nivel de dosare din aceeași categorie și cu identitate clară (de pildă, cazul dosarelor cu acte autentice, registrele de evidență etc.) obligatoriu la nivelul fiecărei u.a. acolo unde există „anomalii” (cuprind documente pe mai mulți ani, nu există o încadrare corespunzătoare într-o categorie din NA, sunt „dosarecolectoare” care pot aduna o gamă largă de documente, unele importante etc.)

În analiză, se va urmări:  Corespondența cotelor din inventar cu u.a. (dosarul, registrul etc.)  Măsura în care rezumatul reflectă corect conținutul u.a. E bine să știm…

Acolo unde în N.A. se menționează „copii”, trebuie analizat în ce măsură legislația stabilește un regim juridic diferit pentru copii față de original sau în ce măsură este vorba despre exemplare și nu despre copii (de pildă, mențiunea „copiile statelor de plată”, așa cum este prevăzut în N.A. actual, nu este corectă, deoarece regimul contabil al statului de plată este de „exemplare” (deci original multiplu) și nu de „copie”; în acest sens, este nepotrivit termenul de 3 ani, atât timp cât legea contabilității indică 50 de ani pentru statul de plată). Dosarele trebuie verificate cu atenție pentru a nu conține acte originale ale clienților. Procedura în cazul identificării unor astfel de cazuri a fost descrisă la Inventariere.



Încadrarea corectă a u.a. cu categoria din nomenclatorul arhivistic reflectată de indicativ (altfel spus, că acel dosar, de pildă, pe baza conținutului, face parte din categoria corespunzătoare din nomenclator)

E bine să știm…



Corectitudinea datelor extreme înscrise

E bine să știm…

 

Atunci când un anumit dosar nu are o categorie echivalentă în NA, el va fi inventariat fără indicativ. Dosarele care nu prezintă indicativ vor fi în mod special analizate de comisie.

În cazul selecționării u.a. ce cuprind documente din mai mulți ani, termenul de păstrare este, în general, legat de data celui mai recent document deși u.a. respectivă se află înscrisă pe inventarul corespunzător anului de început. În această situație, procesul verbal se va menționa faptul că dosarul nr… din inventarul cu t.p… din anul… nu are termenul de păstrare expirat.

Dacă termenul de păstrare a expirat Măsura în care mai este sau nu nevoie de respectiva u.a. în activitatea practică și dacă ea poate fi eliminată sau ar trebui reținută pentru nevoi ulterioare.

Pagina 58 din 72

E bine să știm…

Mențiuni la termenul de păstrare Mențiunea CS (Comisie de selecționare) la termenul de păstrare din nomenclator indică posibilitatea ca, în anumite situații, pentru anumite spețe, dosarele respective să aibă un termen mai mare, poate chiar permanent. Acele u.a. se vor analiza cu atenție sporită. De când începe să curgă termenul de păstrare? Ca orice durată de timp, termenul de păstrare are un început și un sfârșit. Stabilirea aceste elemente este esențială în procesul de selecționare. Momentul de la care începe să curgă termenul de păstrare sau evenimentul care declanșează curgerea acestui termen nu sunt clar precizate în legislație. În general, se consideră că închiderea dosarului reprezintă evenimentul declanșator și data ultimului document adăugat la dosar este data de la care se calculează termenul de păstrare. Lucrurile nu sunt însă chiar atât de simple precum par. În primul rând, trebuie avut în vedere că semnificația termenului„dosar” nu este întotdeauna cel de „volum fizic”, ci se referă la problemă; deci, termenul va curge de la data ultimului act care se referă la aceeași problemă (de pildă, presupunând că o dezbatere succesorală începe în luna decembrie 2007 și durează 15 luni, termenul de păstrare curge de la decembrie 2007 + 15 luni = martie 2009; termenul de păstrare fiind 10 ani, dosarul va fi analizat pentru selecționare după 1 ianuarie 2020.). În cazul dosarelor seriale (cum ar fi cele de corespondență), închiderea dosarului („punctul de întrerupere”) este evenimentul declanșator — deci data ultimului document adăugat la dosar în data de 31 decembrie este data de la care începe să curgă termenul de păstrare. În unele cazuri, evenimentul declanșator este menționat în N.A. (vezi încheierile de primire/predare depozite, care are specificat în NA: „De la termenul (de fapt data n.n.) de eliberare a depozitului” (remarcăm că mențiunea este greșită: în condițiile în care într-un dosar sunt grupate mai multe încheieri, corect ar fi să se precizeze: „de la data ultimei încheieri de eliberare a depozitului”). În cazul dosarelor individuale de personal termenul ar trebui să curgă de la data nașterii persoanei: termenul de 70 de ani presupune cei 50 de ani în care o persoană poate activa în câmpul muncii (= 65 ani (vârsta pensionării) - 15 ani (vârsta minimă de angajare) plus 20 de ani pentru diverse posibile recalculări de pensie;or, este absurd să ții un dosar al unei persoane angajate la 20 de ani pe aceeași durată ca pentru o persoană angajată la 60 de ani! Când expiră termenul de păstrare? Sfârșitul termenului de păstrare nu este nici el specificat exact în legislația arhivistică actuală. Probleme ridică în principal fracțiunile de an. Altfel spus, dacă un dosar cuprinde documente între ianuarie și martie 2010 și are termen de păstrare 2 ani, nu se precizează dacă termenul de păstrare expiră la 1 aprilie 2012 sau nu. În sistemul financiar, de pildă, nu se acceptă fracțiunile de an, ci se ia în considerare anul financiar ca întreg. Prin asimilare, nici în arhivistică nu se acceptă fracțiunile de an, ceea ce înseamnă că un termen de păstrare se va considera expirat la sfârșitul anului calendaristic în care a fost creat. În exemplul anterior, dosarul cuprinzând documente create între ianuarie și martie 2010, cu termen de păstrare 2 ani, va avea termenul expirat la 1 ianuarie 2013. Conflicte între termene de păstrare Nu rareori, pot apărea situații în care pentru aceeași categorie de documente există mai multe termene de păstrare. Acest lucru se ivește cel mai frecvent în situația modificării N.A.. Ca principiu, se respectă termenul de păstrare din N.A. aflat în vigoare în momentul constituirii u.a. 

În acest sens, o greșeală frecvent întâlnită este luarea în considerare a ultimului N.A. valabil. Așa cum am văzut, N.A. nu se aplică doar la selecționare, ci și la clasarea actelor; ca urmare, N.A. însoțește u.a. pe tot parcursul vieții sale. Aplicarea unui nou N.A. se referă la faptul că, începând

Pagina 59 din 72

cu data de 1 ianuarie anului următor aprobării NA, actele vor fi clasate în categorii în conformitate cu acesta și selecționarea u.a. constituite după 1 ianuarie respectiv se va face după noul N.A..  Cu toate acestea, există situații în care această regulă poate fi încălcată, dacă legislația care a stat la baza stabiliri termenului de păstrare se modifică. De pildă, până în 1991, actele contabile trebuiau păstrate 15 ani, conform legislației contabile. După 1991, termenul de păstrare a coborât la 10 ani. în această situație, și termenul de păstrare al actelor constituite anterior lui 1991 poate fi coborât. Analiza concretă revine însă Comisiei de selecționare.  În unele cazuri, termenul de păstrare expira, dar valoarea informativă/ documentara a respectivelor u.a. există. În această situație, conducătorul BNP nu este de acord cu propunerea de eliminare a respectivelor u.a. În practică, acest refuz se manifestă prin neîntocmirea lucrării de selecționare pentru dosarele respective. Ca exemplu dacă un notar nu este de acord cu selecționarea dosarelor succesorale (termen de păstrare 10 ani), fie nu va dispune inventarierea respectivele dosare, fie nu va transmite spre aprobarea selecționării niciun dosar care are termen de păstrare 10 ani. Această practică este greșită, iar soluția corectă este transmiterea inventarelor cu termen de păstrare expirat și cu menționarea, în procesul verbal, a dosarelor care se doresc reținute în continuare pentru nevoi practice. Un alt caz tipic de conflict este atunci când în aceeași u.a. au fost legate documente ce ar aparține unor categorii diferite, cu termene de păstrare diferite. În acest caz, va prevala documentul cu t.p. mai lung.

Pentru orientare mai facilă în procesul de calculare, redăm în Tabel 13 categoriile de documente create în cadrul unui BNP conform N.A. ediția 2012, la care am adăugat noi categorii identificate (cele fără indicativ), precum și evenimentele declanșatoare ale termenelor de păstrare. Pe viitor, la fiecare modificare de nomenclator, recomandăm întocmirea unei astfel de liste ajutătoare. Tabel 13: Categorii de documente, termene de păstrare și evenimente declanșatoare.

Indicativ NA

Termen de păstrare

Eveniment declanșator

Observații

I.B.1

Permanent

—

—

I.B.15

3 ani C.S.

De la data ultimului document clasat la dosar

—

I.B.18

3 ani

De la data ultimului document clasat la dosar

—

Registrul de corespondenţă

I.B.9

10 ani

Situaţii statistice – anuale

I.B.16

3 ani C.S.

Categorii de documente ordonate pe activități

Conducerea biroului notarial Dosar cu documente privind înfiinţarea şi funcţionarea Birourilor Notarilor Publici; avize şi autorizaţii de funcţionare, acte de control profesionale Secretariat Corespondenţă cu Camera Notarilor Publici, Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, Ministerul Justiţiei, adrese trimise către INFONOT Systems, alte autorităţi profesionale Corespondenţă privind activitatea administrativă, de personal şi financiarcontabilă, inclusiv adeverinţe de vechime, salarizare

De la data ultimei înregistrări De la sfârșitul anului la care se

— Datorită cantității mici de documente, I.B. 16

Pagina 60 din 72

Categorii de documente ordonate pe activități

Situaţii statistice – lunare

Indicativ NA

Termen de păstrare

I.B.21

1 an

Registrul general notarial

I.A.9

Permanent

Opisul registrului general notarial

I.A.10

Permanent

Acte autentice de dispoziţie (transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri, apartamentări, modificări, anulări, stingeri sau renunţări), partaj, ipotecă, garanţii privind bunurile imobile şi mobile, fiducia, inclusiv procurile date pentru realizarea acestor acte

I.A.1

Permanent

Eveniment declanșator referă sau de la data ultimului document clasat la dosar De la sfârșitul anului la care se referă sau de la data ultimului document clasat la dosar

Observații și 21 se păstrează frecvent în același dosar; t.p. 3 ani CS.

Autentificare

Acte autentice ca caracter patrimonial (contracte de comodat, de locaţiune/ închiriere/ arendă, antecontracte, contracte de împrumut etc.), inclusiv procurile speciale privind efectuarea unor acte de natura celor arătate

I.A.20

5 ani CS.

Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice (recunoaşterea filiaţiei, adopţiei, cetăţeniei), acte autentice încheiate în materia persoanelor(acte de desemnare a tutorelui de către părinte, acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui, contracte de mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru incapacitate, acte de revocare a mandatului pentru incapacitate, declaraţii-consimţământ medicale), actele necesare dobândirii calităţii de persoană fizică autorizată (în domeniile cadastrului, geodeziei şi cartografiei, avocaţi, notari, medici, arhitecţi etc.), asociaţii cu scop nepatrimonial, fundaţii şi acte pentru înregistrarea partidelor politice, inclusiv procurile date în executarea lor

I.A.2

Permanent

—

—

—

—

—

—

De la data ultimului document la dosar sau de la data încetării contractului

În mod normal, t.p. ar trebui să curgă din momentul încetării efectelor contractului, dar acest calcul este extrem de dificil în cazul în care în dosar sunt grupate amestecat tot felul de contracte.

—

—

Pagina 61 din 72

Indicativ NA

Termen de păstrare

Eveniment declanșator

Observații

I.A.19

5 ani CS.

De la data ultimului document clasat la dosar

—

I.A.21

5 ani CS.

De la data ultimului document clasat la dosar

—

Legalizări de copii de pe înscrisuri

I.A.23

3 ani

De la data ultimului document clasat la dosar

Legalizări de semnături ale părţilor şi traducătorilor; certificări referitoare la fapte, persoane şi sigilii, dări de dată certă; dări în custodie si puneri de peceţi; încheieri prealabile privind procedura succesorală; încheieri de rectificare şl de respingere; eliberări de duplicate; proiecte

I.A.22

3 ani

De la data ultimului document clasat la dosar

Succesiuni, testament Registrul de succesiuni Opisul succesiunilor

I.A.11 I.A.12

Permanent Permanent

Dosar succesoral

I.A.17

10 ani CS

Registrul de termene succesorale

I.A.26

3 ani

I.A.6

Permanent

I.A.7

Permanent

Categorii de documente ordonate pe activități Acte autentice privind societăţi comerciale, agricole (constituiri/modificări şi hotărâri aferente: actele de constituire şi modificare ale societăţilor comerciale, agricole şi hotărârile/actele forurilor de reprezentare indiferent de obiectul lor, precum şi procurile de reprezentare la încheierea acestor acte) Acte autentice cu caracter nepatrimonial, altele decât cele prevăzute la indicativele 1-4,19-28: actele prin care se constată/declară nulitatea, declaraţii date in procedura divorţului, contracte de mandat, declaraţii de revocare, procuri Legalizări

Certificate de moştenitor, de legatar, de executor testamentar, de vacanţă succesorală etc., încheieri finale, inventare succesorale, procese-verbale privind constatarea stării materiale a testamentelor olografe, procese-verbale de validare a testamentului olograf, declaraţii autentice de recunoaştere/nerecunoaştere a testamentului olograf încheieri privind alte soluţii succesorale: suspendări conform art 75 lit. a), b), c) din Legea nr._36/1995; conexări, închideri fără obiect, declinări de

—

—

— — De la data ultimului document clasat la dosar De la data ultimei înregistrări

— —

—

—

—

—

—

Pagina 62 din 72

Categorii de documente ordonate pe activități

Indicativ NA

Termen de păstrare

I.A.3

Permanent

I.A.13 I.A.14

Eveniment declanșator

Observații

—

—

Permanent Permanent

— —

— —

I.A.18

10 ani CS.

De la data ultimului document clasat la dosar

—

I.A.4

Permanent

—

—

I.A.8

Permanent

—

—

Depozite Registrul de depozite

I.A.15

Permanent

Încheieri de primire şi eliberare depozite

I.A.24

3 ani

competenţă Testamente, codicile, declaraţii de revocare a testamentului sau a codicilului, declaraţii de retractare a revocării testamentului, declaraţii de acceptare sau renunţare la succesiune, legale sau testamentare, declaraţii de acceptare sau renunţare la calitatea de executor testamentar, declaraţii date în conformitate cu dispoziţiile art. 1.111 Cod civil, declaraţii de neacceptare a succesiunii date în afara termenului de opţiune succesorală, declaraţii de înlăturare a efectelor nedemnităţii, inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni Regim matrimonial, divorțuri Registrul de divorţuri Opisul Registrului de divorţuri Dosar de divorţ (cererea de divorţ şi documentaţia anexată acesteia, încheierea de desfacere a căsătoriei prin divorţ, certificatul de divorţ şi dovada comunicării acestuia la registrul stării civile, precum şi, după caz, încheierea de respingere a cererii de divorţ sau încheierea de clasare a cererii de divorţ) Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial (în materia relaţiilor de familie): convenţiile matrimoniale de adoptare a regimului separaţiei de bunuri, convenţiile matrimoniale de adoptare a regimului comunităţii convenţionale, actele de revocare/modificare a convenţiilor matrimoniale, actele de lichidare a regimului matrimonial, inventare, logodnă, inclusiv procurile de reprezentare la încheierea acestora Mapa de divorţuri: certificate de divorţ şi încheierea privind soluţia ia cererea de divorţ (încheieri de admitere a cererii de divorţ, încheieri de respingere a cererii de divorţ, încheieri de clasare a cererii de divorţ)

— De la data ultimei încheieri de

— În cazul în care un registru se sfârșește,

Pagina 63 din 72

Categorii de documente ordonate pe activități

Indicativ NA

Termen de păstrare

Proteste Registrul de proteste

I.A.16

Permanent

Acte de protest

I.A.25

3 ani

Reconstituiri Încheieri de reconstituire

I.A.5

Permanent

I.B.17

3 ani

I.A.27

3ani CS.

I.A.28

Lucrări de Carte funciară Registrul de evidenţă a lucrărilor de carte funciară

Eveniment declanșator

Observații

eliberare a depozitului sau de la data ultimei înregistrări în registru.

iar depozitele active se recopiază într-un nou registru, t.p va curge de la data ultimei înregistrări din registru.

— De la data ultimului document clasat la dosar.

—

—

—

—

De la data ultimei înregistrări

—

De la data înlocuirii

—

3 ani

De la data ultimei înregistrări

—

I.A.29

1 an

De la data ultimei înregistrări

—

Registrul jurnal de încasări și plăţi

I.B.10

10 ani

Registrul de casă

I.B.11

10 ani

Notele contabile şi acte justificative

I.B.12

10 ani

I.B.13

5 ani

I.B.7

10 ani CS.

I.B.8

10 ani C.S.

I.B.6

10 ani C.S.

I.B.14

5 ani

De la sfârșitul anului fiscal

I.B.19

3 ani

De la sfârșitul anului fiscal în care

Traduceri Registru! de evidenţă a specimenelor de semnătură a traducătorilor autorizaţi Registrul de traduceri Consultații notariale Registrul de consultaţii juridice notariale şi dosar de consultaţii Financiar-contabilitate

Ordine de plată, chitanţiere şi facturi fiscale Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe Procese-verbale ale organelor de control financiar Registrul unic de control Declaraţiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din transferul proprietăţilor imobiliare din patrimoniul personal; alte declarații *tot aici: 100,102,200,220,300,314 și fișe de cont pentru operațiuni diverse+ State de plată salarii – copii

De la sfârșitul anului fiscal De la sfârșitul anului fiscal De la sfârșitul anului fiscal De la sfârșitul anului fiscal De la înlocuire De la data ultimului document clasat la dosar De la înlocuire

— — — — — — —

—

OMFP 3.512/2008 nu precizează că statele

Pagina 64 din 72

Categorii de documente ordonate pe activități

Indicativ NA

Termen de păstrare

Eveniment declanșator a fost întocmit

Statele de plată salarii - originale

I.B.5

70 ani

—

10 ani CS

Dosare individuale de personal

I.B.4

70 ani

Documentație medicina muncii

—

3 ani

Documentație securitate și sănătate în muncă (registre evidență accidente).

—

10 an CS

Fișe protecție muncii

—

1 an

I.B.2

Permanent

Jurnal vânzări, cumpărări aferente TVA

De la sfârșitul anului fiscal în care a fost întocmit De la sfârșitul anului fiscal

Observații de plată se întocmesc în regim de copie și original, ci în exemplare (deci originale multiple). Același act normativ, impune ca statele de plată să fie îndosariate separat, indiferent de exemplar. Legea 82/1991, precizează că statele de plată se păstrează timp de 50 de ani, indiferent de exemplar. Deci, poziția I.B.19 nu va fi selecționată după 3 ani. — —

Resurse umane

Lucrări arhivă Lucrări de evidenţă, selecţionare, păstrare, folosire şi predare a materialului arhivistic

Nomenclatorul arhivistic — copie

I.B.20

1 an

De la data nașterii persoanei De la înlocuire De la ultimul document clasat; pentru registru — De la ultima înregistrare De la încetarea contractului de muncă

—

De la înlocuire

— —

—

—

— N.A. nu este o simplă copie de lucru, ci o referință cu efecte asupra întregii activități notariale. Se păstrează obligatoriu și permanent în arhiva BNP și după scoaterea din uz, ca document care a determinat activitatea arhivistică în acel BNP, precum și

Pagina 65 din 72

Categorii de documente ordonate pe activități

Indicativ NA

Termen de păstrare

Eveniment declanșator

Observații pentru selecționări ulterioare.

Instrucţiuni, rapoarte de control, instruiri, corespondenţa cu Arhivele Naţionale Registre de evidență curentă a arhivei Registru de depozit arhivă

I.B.3

Permanent

—

Permanent

—

10 CS

— — De la data ultimei înregistrări

— — —

Notă: pentru ,,data ultimului act” se va rotunji la 31 decembrie a anului în care a fost emis respectivul act. Comisia de selecționare nu va propune spre eliminare dosare ce cuprind documente care sunt parte a unui litigiu sau a unei anchete, iminente sau în curs de desfășurare, chiar dacă termenul de păstrare conform N.A. a expirat. Așa cum era menționat și în definiție, selecționarea documentelor este o practică arhivistică de eliminare a documentelor nefolositoare și nu o soluție de ascundere/distrugere a dovezilor. Ca și cazuri particulare, se vor avea în vedere: A. la selecționarea dosarelor de caz, dacă se decide folosirea registrelor de evidență și nu întocmirea inventarelor curente, în urma verificării registrelor de evidență se vor întocmi inventare numerice, după modelul din Figura 24. Birou notarial….

Inventar numeric pe anul …… al u.a. propuse spre eliminare din categoria1 ………………………….. cu indicativul2 ………………………… având termen de păstrare3 …..

Numerele dosarelor selecționate și anul:5 Figura 24: Model de inventar numeric, în vederea selecționării dosarelor ,,de caz”.

Mod de completare: 1) se va completa cuprinsul pe scurt, așa cum este în N.A. 2). se va completa indicativul după N.A. 3). Se va indica terenul de păstrare din N.A. 4). Se va preciza numele registrului de evidență specific (de pildă, Registrul de succesiuni) și cota lui din inventarul documentelor permanente 5). se vor trece numerele de dosare (conform registrului de evidență specific25) a căror încheiere finală s-a pronunțat în anul respectiv. De pildă, dacă un dosar succesoral a fost înregistrat în decembrie 2002, cu nr. 255, iar încheierea s-a emis în februarie 2003, el nu va figura ca propus pentru selecționare în inventarul din 25

De pildă, Registrul de succesiuni, Registrul de divorțuri etc.

Pagina 66 din 72

anul 2002, ci în cel din anul 2003, sub forma 255/2002 (termenul de păstrare curge de la data încheierii, nu de la înregistrarea dosarului). La fel, în cazul în care un dosar succesoral dintr-un an a fost conexat la un dosar ulterior (redeschiderea succesiunii), cele două dosare vor fi depozitate împreună, iar termenul de păstrare va curge de la data încheierii finale. B. La selecționarea u.a. cu forme de evidență rezultate din retro-prelucrare  în cazul inventarului global al u.a. (pe ani, indiferent de termenul de păstrare), Comisia, după ce va analiza pozițiile cuprinse, va întocmi o listă centralizatoare care va cuprindă nr. crt. ale u.a. care se vor elimina. Această listă va fi ori inserată în procesul verbal (,,…următoarele poziții din inventarele alăturate se propun spre eliminare…”), ori se va anexa la acesta, ca un document de sine stătător (de preferat). Acest inventar, în măsura în care cuprinde TOATE DOCUMENTELE produse într-un an, servește atât ca inventar de documente propuse spre eliminare, cât și ca inventar al documentelor permanente.  în cazul inventarului pe categorii, se va face mențiune despre această procedură în procesul verbal și va fi însoțit, în lucrarea de selecționare, de inventarul documentelor cu termen de păstrare permanent. Pasul 5: redactarea procesului verbal de selecționare Comisia de selecționare, după analizarea inventarelor și u.a., va proceda la încheierea unui proces verbal, după modelul prevăzut în Figura 25. Mod de completare: 1 — se menționează denumirea BNP și localitatea unde se află sediul 2 — obligatoriu trebuie să existe semnătura și ștampila notarului public 3— legislația nu prevede un registru care să furnizeze nr. procesului verbal. Ca urmare, se va verifica dosarul cu lucrări de selecționare anterioare și se va da următorul număr. Precizăm și că există mai multe practici — niciuna reglementată legal:  nr. să curgă în continuare, peste ani;  nr. să se reia de la 1, pe fiecare an;  nr. să fie dat pentru fiecare fond în parte;  numărul să fie dat pentru procese verbale ale selecționărilor efectuate în cadrul respectivului BNP. Pentru simplificarea procesului, recomandăm numerotare de la 1 la n în fiecare an și un număr unic, indiferent de câte fonduri sunt selecționate (procesul verbal este al comisiei și nu al fondului). 4— Ordin, dispoziție etc. 5 — se trec datele în care s-a desfășurat activitatea Comisiei. 6 — Se trec anii extremi. Atragem atenția asupra formulării: exprimarea de forma „19962000” sugerează ca întreg intervalul de timp este acoperit, când în realitate pot fi doar 1996 și 2000. De aceea, recomandăm formularea: „selecționând… documentele având ca ani extremi … și…” 7 — Președintele Comisiei nu trebuie să coincidă cu notarul decât în situația în care nu sunt mai mult de 3 angajați în cadrul BNP. În acest din urmă caz, notarul semnează atât la președinte, cât și în dreapta sus. 8 — Numărul membrilor, care trebuie să fie impar.

Pagina 67 din 72

9 — Secretarul Comisiei este de obicei persoana care se ocupă de arhivă.

BNP …………….....

1

Se aprobă Notar public…..

PROCES-VERBAL Nr. ….........

2

3

4

Comisia de selecţionare, numită prin Ordinul nr. …... din …...... , selecţionând în şedinţele din 5 6 ….... documentele din anii ….............. avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii.

Preşedinte,

Membri,

Secretar,

Numele şi prenumele 7 Semnătura

Numele şi prenumele 8 Semnătura

Numele şi prenumele 9 Semnătura

Figura 25: Model de proces-verbal de selecționare

De multe ori se simte nevoia unor mențiuni suplimentare la procesul verbal. În acest sens, procesul verbal poate conține: — precizarea N.A. folosit pentru atribuirea indicativelor și termenelor de păstrare (mai ales în cazul retro-prelucrării, unde pot fi folosite mai multe NA, cu termene diferite pentru aceeași categorie). — opțiunea argumentată a Comisiei pentru cazuri atipice:  de a reține (pe un termen precizat sau nedefinit) o anumită u.a. considerată necesară, dar care, în mod normal, ar fi avut termenul de păstrare expirat;  de a reține o u.a. al cărei termen de păstrare care nu a expirat deoarece are în compunere documente pe mai mulți ani;  de a elimina anumite u.a. al căror termen de păstrare a scăzut semnificativ ulterior constituirii u.a.. În toate cazurile se indică inventarele și pozițiile care se rețin (de pildă: inventar 2010/A/10 ani/poz. 1, 2,4). — alte mențiuni considerate necesare. — se pot insera în procesul verbal sau, de preferat, anexa la acesta alte evidențe, cum ar fi inventarele numerice sau lista de cote care sunt propuse pentru eliminare din inventarele globale. E bine să știm…

Orice situație atipică apărută, orice decizie care este necesară, dar care se abate de la regula normală trebuie să fie menționată în procesul verbal. În acest fel, acea „batere”nu va fi considerată o greșeală, fiind evidențiată ca o decizie legitimă și o acțiune intenționată, a BNP.

Procesul verbal se va semna de către toți membrii comisiei și va aprobat de către notarul public, în calitatea sa de „conducător al unității”. Semnătura și ștampila sunt esențiale, dat fiind că Legea arhivelor prevede

Pagina 68 din 72

clar responsabilitatea conducerii unității pentru scoaterea din evidența arhivei a documentelor. Din acest punct de vedere, cu excepția cazului precizat mai sus (nr total de lucrători într-un BNP de maxim 3), NP nu trebuie să facă parte din CS (ar fi pus în situația de a-și aproba propria decizie din Comisie), și trebuie să fie o autoritate exterioară acesteia, care îi aprobă procesul verbal. Reamintim că, în urma distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat, se va întocmi un proces-verbal de constatare a deteriorării ireversibile (a distrugerii), care va cuprinde constatările comisiei. Se va întocmi și anexa fie un inventar numeric cuprinzând cotele u.a. ce au fost afectate, fie, în cazul în care cotele nu pot fi identificate, un inventar pe categorii. Pasul 6: alcătuirea lucrării de selecționare și transmiterea către Arhivele Naționale După semnarea procesului verbal, se procedează la pregătirea documentației ce trebuie transmisă AN pentru confirmarea LS. Lucrarea de selecționare va fi alcătuită, în funcție de situație, din elemente identificate în Tabel 14.

Tabel 14: Tipuri de evidențe ce intră în alcătuirea unei lucrării de selecționare, în diferite cazuri

Cazuri de selecționare

Tip de evidență existentă

Arhivă obișnuită

inventare curente

Proces verbal al Comisiei de selecționare

DA

Vor alcătui lucrarea de selecționare inventarul u.a. propuse inventarele permanente ale spre eliminare, având u.a. din perioada supusă termen de păstrare selecționării expirat Inventare pe ani, „activități” și termene Inventar pe ani, „activități” de păstrare temporar și termen de păstrare (vezi permanent Tabel 15.)

Dosare de caz

Arhivă retroprelucrată

Arhivă deteriorată ireversibil

E bine să știm…

registre de evidență specifice inventare globale

DA

Inventar numeric al u.a. propuse spre eliminare

Inventar pe ani, „activități” și termen de păstrare permanent

DA

Inventar global

NU

inventare pe categorii

DA

Inventar pe categorii

Inventar pe ani, „activități” și termen de păstrare permanent

—

proces-verbal de constatare a deteriorării ireversibile (a distrugerii)

Inventar numeric sau Inventar pe categorii

NU

Deși pare banal, se întâlnesc frecvent greșeli cu privire la inventarele cuprinse în lucrarea de selecționare: fie sunt transmise toate inventarele existente pentru arhivă, fie se transmit toate inventarele permanente etc. Deși nu este o greșeală care să aibă efecte negative asupra confirmării lucrării de selecționare, o menționăm, pentru că duce la irosirea inutilă a resurselor. Pentru verificarea corectitudinii alegerii inventarelor, recomandăm folosirea unei liste de

Pagina 69 din 72

control, ca în exemplul din

Tabel 15 (caz: suntem în anul 2012; se selecționează u.a. din anii 2001, 2002, 2003).

Tabel 15: Relația între ani, inventarele u.a. cu termen temporar și cele permanente, în vederea anexării la o lucrare de selecționare

La selecționarea u.a. din anul:

se vor anexa la lucrarea de selecționare:

2001

inventare u.a. cu termen de păstrare:

2002

inventare u.a. cu termen de păstrare

2002

inventare u.a. cu termen de păstrare

1 an 3 ani 5 ani 10 ani 1 an 3 ani 5 ani 1 an 3 ani 5 ani

inventare u.a. cu t.p. permanent +

inventare u.a. cu t.p. permanent inventare u.a. cu t.p. permanent

sasa

Odată alcătuită lucrarea de selecționare din cele 3 elemente menționate, se întocmește o adresă prin care se înaintează ANR de competență lucrarea spre confirmare. E bine să știm…

Deși legislația nu prevede această obligativitate, recomandăm ca lucrarea de selecționare (sau măcar adresa și procesul verbal) să se întocmească în dublu exemplar.

Pasul 7: verificarea u.a. propuse spre eliminare de către inspectorul Arhivelor Naționale Lucrarea va fi verificată la față locului de un inspector de teren din partea AN. În acest sens, u.a. propuse spre eliminare vor fi păstrate în ordine pe rafturi, pentru că se va proceda inclusiv la verificarea prin sondaj a u.a. Precizăm și că, ulterior acestei vizite, o Comisie internă a Arhivelor va analiza lucrarea și în urma analizei se va propune șefului instituției aprobarea integrală, în parte (deci cu reținerea anumitor poziții din inventare) sau respingerea lucrării de selecționare. Răspunsul va fi comunicat printr-o adresă transmisă BNP. E bine să știm…

Important de reținut este că întocmirea lucrării nu înseamnă că pot fi aruncate documentele; că vizita inspectorului de teren nu implică automat confirmarea lucrării sau acordul pentru distrugere. Doar după primirea din partea AN a adresei de aprobare a lucrării, u.a. pot fi scoase din depozitul de arhivă, prin operare în R.E.C., și pregătite pentru distrugere.

Pasul 8: după selecționare: pregătirea u.a., distrugerea lor și actualizarea evidențelor

Pagina 70 din 72

După primirea aprobării din partea Arhivelor Naționale, pot exista trei cazuri, care presupun căi de acțiune parțial diferite: A). lucrarea nu a fost aprobată: în acest caz, se remediază deficiențele și se reia procedura pentru selecționare. B). lucrarea a fost parțial aprobată: pentru u.a. care au fost aprobate pentru eliminare, se trece la punctul C). Cele care au fost reținute se identifică și se pun deoparte, pentru a nu fi aruncate odată cu celelalte. Evidențele pentru acestea din urmă se actualizează astfel: B1. În cazul în care pe un inventar au fost reținute poziții pentru neexpirarea termenului de păstrare:  În R.E.C. se va face mențiune la rubrica 14 despre anul în care expiră noul termen de păstrare.  Pe inventar se va face mențiune despre poziția reținută și nr. procesului verbal sau al adresei prin care s-a dispus acest lucru. B2. În cazul în care de pe un inventar s-au reținut anumite poziții prin modificarea termenului de păstrare (de pildă, dosar din 2008 se modifică de la 4 ani la 8 ani)  În R.E.C. se face mențiune la Observații: ,,mutat 3 poziții pe inventar nr….”  Se întocmește un inventar în completare la inventarul corespunzător anului și termenului de păstrare respectiv (deci, la inventarul de 8 ani pentru documentele din anul 2008), iar la rubrica de Observații a inventarului, în dreptul noilor poziții, se va menționa: ,,fost nr.crt.5/inv. 4 ani/2008”).  Pe inventarul inițial, în dreptul pozițiilor corespunzătoare, se face mențiune la rubrica de Observații ,,mutat în inv. 8 ani/2008 conf…” (proces verbal sau adresă)  Pe coperta dosarului reținut se vor modifica datele (noul termen de păstrare, noua cotă/nr.crt. din inventar), prin anularea cu o linie a celor vechi și înscrierea celor noi.  Dosarul va fi mutat pe raft la noua poziție rezultată din modificarea evidențelor. C). Lucrarea a fost aprobată integral: u.a. se vor scoate din depozitul de arhivă și se va proceda la distrugerea lor. După eliminare, u.a. care au fost distruse se vor scădea din evidență (În R.E.C. se completează rubricile corespunzătoare). E bine să știm…

Se recomandă ca această operație să fie realizată abia după distrugere și nu după selecționare deoarece, din varii motive, după selecționare documentele nu sunt eliminate și apărea ca scăzute din evidență în timp ce, de fapt, ele încă sunt în depozit. Procesul verbal de selecționare (exemplarul 2), însoțit de inventarele documentelor cu t.p. expirat care au fost transmise Arhivelor Naționale se vor clasa într-un dosar distinct, ce va cuprinde toate aceste LS de-a lungul timpului.

Oricât ar părea de ciudat, o ultimă problemă este ridicată de distrugerea însăși a documentelor. Conținutul dosarelor notariale are, de multe ori, o importantă componentă de confidențialitate. De aceea, distrugerea trebuie să aibă în vedere prevenirea accesului neautorizat la documente până în momentul distrugerii lor complete. Ca urmare, în vederea distrugerii, se poate opta pentru:

Pagina 71 din 72

— firme specializate de distrugere arhivă, care emit și certificat de confirmare a distrugeri totale. Este cea mai profesională soluție, dar cu costuri pe măsură. — obținerea unui acord cu fabrici de hârtie, care, printr-o programare prealabilă, să procedeze la tocarea/distrugerea documentelor, în prezența unui reprezentant al BNP. Soluția implică asigurarea transportului până la fabrica respectivă. — distrugerea în cadrul biroului notarial, prin tocare (implică mașini speciale, costisitoare — să ne gândim că nu se toacă foi, ci dosare!) sau prin incendiere controlată (în containere metalice). Această din urmă opțiune prezintă riscuri de incendiu în cazul în care focul scapă de sub control. Lucrările de selecționare transmise către AN (adresa de înaintare, procesul verbal și, după caz, inventarul documentelor propuse spre selecționare), la care se va adăuga răspunsul AN, se vor păstra într-un biblioraft separat și se vor constitui în dosare atunci când cantitatea de documente acumulată o impune. Inventarele permanente se vor menține la biblioraftul/mapa cu inventare. Periodic, mai ales după eliminări de amploare, este necesară mutarea arhivei în depozit, pentru a acoperi golurile lăsate în urma eliminării celorlalte documente. De asemenea, se va proceda la actualizarea ghidurilor topografice.

Pagina 72 din 72

INFORMAȚII SUPLIMENTARE

Reperele fundamentale în activitatea arhivistică sunt Legea 16/1996, Instrucțiunile, Legea notarilor, Regulamentul și Instrucțiunile pentru arhiva notarială. Nu vă încredeți orbește în nicio altă sursă – nici măcar în prezentul material . Legislația arhivistică a fost întocmită la un nivel necesar de generalitate și ca urmare nu toate cazurile existente într-un BNP vor găsi soluționare. În cazul în care se adoptă soluții specifice, recomandăm ca acestea să fie oficializate într-o notă internă a BNP, astfel încât toți lucrători să lucreze uniform. Resursele de pe Internet pot fi sau nu de încredere. Atenție la resursele în limbi străine – legislația este specifică fiecărei țări. În limba română – atenție la autoritatea site-ului: este UNNP, CNP sau Arhivele Naționale? Dacă nu, folosiți critic informațiile furnizate. Există pe piață firme de arhivare, care, contra-cost, asigură prelucrarea arhivei, Dat fiind că în prezent nu există o formă legală de autorizare a acestora, este greu de identificat calitatea și seriozitatea activității lor. De aceea, recomandăm  atenție deosebită la semnarea contractului și la precizarea mandatului pe care îl au (unii, plătiți fiind la număr de dosare legate, se vor asigura că vor face 10 dosare din cele 3 volume inițiale…)  să contactați Arhivele Naționale înainte de începerea lucrărilor, pentru a verifica planul de lucru și intențiilor celor din respectiva firmă  să contactați Arhivele Naționale la recepția lucrării și înainte de a plăti, pentru verificarea calității lucrării. Arhivele Naționale au obligația de a vă furniza asistență de specialitate. Profitați, e GRATIS!

ARHIVELE NAȚIONALE Serviciul Județean Brașov Str. G. Barițiu nr. 34 Telefon: 0268-47 52 56 Fax: 0268-47 87 42 e-mail: [email protected]