Areas Funcionales de La Empresa.inacap
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Descripción: Áreas funcionales de toda empresa....
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GUÍA DE APRENDIZAJE Áreas funcionales de la empresa
Áreas funcionales funcionales de la empresa empresa
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Introducción
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Hace mucho tiempo que el hombre se da cuenta de que no puede satisfacer solo todos los reque-
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rimientos de producción y demanda de productos que existen, y que para desarrollar su actividad económica debe asociarse con otras personas. Así nace el concepto de empresa.
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Una empresa es mucho más que un conjunto de personas y recursos trabajando juntos juntos en un espacio físico determinado. Las empresas tienen obje-
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tivos, estructuras, motivaciones y mecanismos de control que hacen que cada una sea diferente a otra. Aun cuando produzcan lo mismo y atiendan a los mismos clientes, las empresas son distintas en esencia. Esta situación hace que se desarrolle toda una discusión y metodología respecto de la manera de cómo administrar una empresa.
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Tema 1. Las áreas funcionales
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Las cuatro áreas funcionales de la empresa son:
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Áreas funcionales
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Marketing y ventas
Operaciones
Finanzas
Recursos Humanos
Victoria
Roberto
Romina
Antonio
Gerenta de Markeng y Ventas
Gerente de operaciones
Gerenta de nanzas
Gerente de Recursos Humanos
“Relaciono mercado, clientes y distribuidores para generar las estrategias comerciales que permitan obtener ingresos”.
“Hago funcionar todo el mecanismo de la empresa, en especial: el proceso produc-
“Soy Romina y me encargo de generar y administrar las riquezas de la empresa”.
“Soy Antonio y mi principal función es administrar el talento humano dentro de la empresa”.
vo, la logísca interna, el
almacenamiento y bodegaje”.
1.1. El área funcional de marketing y ventas Entendiendo que las empresas necesitan vender para poder sobrevivir sobrevivir,, el área de marketing y ventas se encarga o tiene como función principal la generación de ingresos para la empresa. Esta definición marca su importancia porque todo lo que se haga en una empresa va a depender de los ingresos que sea capaz de producir producir.. En este sentido, el área funcional de marketing y ventas es la que se relaciona con el mercado, clientes y distribuidores para generar las estrategias comerciales que permitan obtener los ingresos planificados.
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Reconoceremos en el área comercial cuatro objetivos específicos:
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Área funcional de market marketing ing
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Vender productos Uno de los principales objevos
de la venta de productos de la empresa es proveer oportunamente a los clientes, ofreciendo un lugar, empo, candad y
precio oportuno.
Definir la imagen de la marca y sus productos en el mercado Se elaboran los planes y estrategias para que la empresa dé a conocer sus productos. Así como también la imagen de marca que le permita lograr una posición reconocida y de valor valor.. Lograr una imagen de marca y/o de producto es lo que se conoce como “posicionamiento de mercado”.
Diseño e implementación de acciones a requerimientos de clientes Diseñar, desarrollar e implemenDiseñar, tar acciones que se concentren en el servicio al cliente y que
Información de mercado Esta área, al estar en constant constante e contacto con clientes y/o canales de distribución, ene acceso a información que es muy úl y
tengan por objevo delizar a los
relevante para la empresa, con
clientes, además de solucionar los problemas que puedan tener con el uso o consumo, para así generar o mantener la buena experiencia de compra.
futuros proyectos, o para realizar mejoras a los productos y/o servicios actuales.
objeto de visualizar y planicar
Figura 1: Objevos del área funcional de markeng. Fuente: Elaboración propia (2017).
posicionamiento de marca?Serefiereal ¿Peroquéesel posicionamiento reconocimientoqueunamarcaysusprod reconocimien toqueunamarcaysusproductosycómose uctosycómose encuentranadisposicióndelosclient encuentranadisposic ióndelosclientesactualesypotencial esactualesypotenciales, es, posiblesclientesyencuantoacapa posiblesclient esyencuantoacapacidaddesatisfac cidaddesatisfacer er requerimientosonecesidades,niveldeservicioyrelacióncalidad/ preciodesusproductos. En las empresas hay personas que tienen el objetivo de rentabilizar sus recursos y, y, a través de este mecanismo, generar riqueza. Toda Toda actividad económica tiene un fin de lucro, lo que hace distintas a las empresas es el destino que se le da a los mayores recursos obtenidos en la actividad econó-
mica. Difícilmente alguien invertirá capital, trabajo y tierra (los factores productivos de la economía) sin querer obtener, al menos, alguna retribución que compense el riesgo, trabajo y tiempo invertido.
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Ejemplo
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Imagina que quieres realizar una actividad económica que te permita financiar de alguna manera tus estudios en INACAP INACAP.. Tie-
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nes talento y habilidad para producir alfajores y cocadas. T4
Decides poner manos a la obra, compras los ingredientes, trabajas en la cocina de tu casa y finalmente produces tus dulces. Determinas que cada uno te costó $150, entonces
¿a qué precio venderías tus productos? ¿Venderías ¿Venderías a $100 cada
uno? La verdad es que no porque perderías dinero. Fijarías un precio sobre el valor de los $150 de costo porque no tiene sentido invertir tiempo y recursos en producir un producto para luego venderlo bajo su costo.
Venderé alfajores a $150 para obtener un margen bruto de ganancia.
Este diferencial de precio es lo que se llama
margen, más precisamente margen bruto, y es el que permite que obtengas una
utilidad. Es decir, decir, que al final del proceso ganes algo adicional.
1.1.1. Investigación de mercado En el área funcional de marketing, ma rketing, será necesaria la investigación de mercado que se refiere al diseño e implementación de distintas metodologías que permiten obtener información de este, de acuerdo a los objetivos o necesidades que tenga la empresa. Las empresas pueden buscar información de necesidades insatisfechas, posibles nichos o segmentos a los cuales atender con sus productos, situación competitiva de mercado, nivel de satisfacción de clientes, imagen de marca, entre otros. Para la búsqueda de información se pueden utilizar
fuentes primarias y/o fuentes secundarias:
a) Las fuentes primarias: represent representan an aquella información que la empresa busca y recopila directamente del mercado, mediante estudios de campo, como aplicación de encuestas, prueba de productos o focus group. La ventaja que tienen las fuentes primarias es que la información es real y 100% aplicable al objeto de investigación. La desventaja es que muchas veces son procesos muy largos en cuanto a tiempo y costos.
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b) Las fuentes secundarias: se refieren a información que se obtiene de estudios he-
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chos por otras personas o empresas, o que utilizan otras fuentes como internet, estudios de gobierno, entre otros. La ventaja es que toma menos tiempo, hay –probablemente- bastante
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más información en estas fuentes y es menos costoso. La desventaja es que muchas veces no se conoce la veracidad de la fuente y puede inducir a errores.
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Para Par a profundizar Para saber más sobre marketing, ingresa a la biblioteca virtual de INACAP, INACAP, en el link de Economía y Negocios, busca el código 10757920 del libro “Introducción al Marketing” de Ricardo Sellers y Ana Belén Díaz. Revisa las páginas 75 a la 92.
1.1.2. Investigación de mercado El plan de ventas y marketing es la definición de acciones comerciales concretas que ha determinado hacer la organización en el corto plazo y considera los siguientes elementos:
A
Definición de un objetivo comercial: La base para ejecutar cualquier plan es tener un objetivo. La empresa fija los de mediano y largo plazo en un proceso que se llama “planificación estraté estratégica” gica”.. En el plan de ventas, se determina la porción de esos objetivos que se deben cumplir en el corto plazo.
Ejemplo de objetivo comercial Si la empresa se ha propuesto como objetivo estratégico estratégico lograr el 10% de participación de mercado en 3 años, entonces, en el plan de ventas se propondrá: • En el año 1 su objetivo será lograr el 4% de participación de mercado. mercado. • En el año 2 su objetivo será lograr el 7% de participación de mercado. mercado. • En el año 3 su objetivo será lograr el 10% de participación de mercado. Todos los objetivos deben ser medibles, para que se puedan evaluar los resultados, y temporales, es decir, decir, deben tener fecha de inicio y término.
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B
Determinación de las variables de segmentación:
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Existen tres variables de segmentación, que son las geográficas, demográficas y psico-
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gráficas (en algunos modelos esta variable se divide en dos: psicográficas y comportamentales). Entonces, el mercado se segmentará dependiendo del objetivo y definiciones estratégicas de la empresa, con una combinación de estas variables.
Ejemplo de det determinación erminación de las variables de segmentac segmentación ión Un producto orientado a jóvenes profesionales que vivan en La Serena y/o Coquimbo, hombres y mujeres, mayores de 25 años, con título profesional y gusten de hacer deportes al aire libre.
C
Definición de las variables del mix de marketing o mezcla comercial: La mezcla comercial o mix de marketing se refiere a la combinación de decisiones que se toman en función de las 4P: producto, plaza, precio y publicidad, y que representan represent an las acciones acc iones concretas que tomará la empresa para cumplir el objetivo planteado.
Para Par a profundizar Te recomendamos leer más sobre las características de las 4P 4 P, ingresando a la biblioteca virtual de INACAP. INACAP. En el link de Economía y Negocios, busca el código 10757920 del libro “Introducción al Marketing” de Ricardo Sellers y Ana Belén Díaz. Revisa las páginas 187 a la 226.
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Tema 2. El área funcional de operaciones
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El área funcional de operaciones se define como el engranaje central que hace funcionar todo el
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mecanismo de la empresa. En el área de operaciones, por definición, se hacen cosas y es responsable de que todo funcione.
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Esta área tiene la responsabilidad de manejar cuatro aspectos específicos de una organización:
a. Logística interna o distribución física de una organización. b. Almacenamiento y bodegaje. c. Proceso productivo. d. Logística de salida.
Las actividades que se desarrollan en el área de operaciones son transversales a toda la empresa e impactan en los objetivos y actividades de todas las otras áreas funcionales.
Video Para profundizar en este tema, te invitamos a revisar el video Área funcional de operaciones , disponible en plataforma.
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Tema 3. El área funcional de finanzas Para que la empresa pueda funcionar con normalidad y de manera continua, se requiere que tenga los recursos financieros necesarios para costear las operaciones. La función principal del área financiera f inanciera es mantener a la empresa con liquidez o dinero en efec-
tivo para realizar su operación, y también disponibilidad de recursos para la implementación de proyectos futuros para el crecimiento de la empresa.
3.1. ¿Cómo generan las empresas sus recursos?
Las empresas deben pagar sueldos, gastos de ventas, gastos generales de mantener instalaciones y edificios (agua, luz, gas, teléfono), entre otros.
a. Con recursos propios Los recursos financieros pueden ser generados con recursos propios, mediante la retención de utilidades obtenidas por la empresa o por aportes de los dueños ( aumentos de capital).
b. Con recursos financieros de terceros Cuando la empresa usa u obtiene recursos financieros de terceros, tiene la responsabilidad conseguir dichos recursos en las mejores condiciones de costos y plazos de pago. En la operación de la empresa, es altamente probable que tenga superávit y/o déficit de caja. Las fuentes de financiamiento externas (bancos e inversionistas) analizarán la situación financiera de la empresa (que ésta debe informar) antes de invertir o facilitar recursos. Este tipo de análisis financiero se realiza a partir de dos periodos, generalmente consecutivos, de los estados financieros de la empresa: el Balance general clasificado y el Estado de resultado.
Obtenerrecursosdeterceros,comobancosoinstitucio Obtenerrecursosdeterceros,comobanc osoinstituciones nes financieras,seconocecomoapalancamien financieras,seconocec omoapalancamientofinanciero. tofinanciero.
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3.2. Indicadores de liquidez
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Los indicadores más utilizados son los de liquidez, productividad, endeudamiento y rentabilidad,
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donde cada uno de ellos se evalúa en función de distintas razones o relaciones. T3
a. Indicadores de liquidez: miden la capacidad de la empresa de responder con los activos circulantes a las deudas de corto plazo que la empresa ha adquirido producto de su operación. Dos razones se utilizan normalmente en este análisis: liquidez y prueba ácida.
Liquidez:
Activos circulantes Pasivos circulantes
Prueba ácida:
b. Indicadores de actividad u operación:
Activos circulantes - inventarios Pasivos circulantes
estos indicadores buscan mostrar la capacidad
de la empresa de recuperar los recursos que se encuentran fuera de la organización, producto de las ventas efectuadas al crédito, para ingresarlas a la operación de la empresa y de esta forma no tener necesidad de recurrir a fuentes de financiamiento para mantener la operación de ésta.
Relaciona tres razones: plazo promedio de las cuentas por cobrar cobrar,, plazo promedio de las cuentas por pagar y plazo promedio de permanencia de los inventarios. El resultado de esta relación se conoce como “Ciclo de conversión del efectivo”. efectivo”.
Plazo promedio de cobro (CxC):
360 días Rotación de CxC
Rotación de CxC:
Ventas netas a crédito anuales Cuentas x cobrar
Plazo promedio de pago (CxP):
360 días Rotación de CxP
Rotación de CxP:
Costo de ventas Cuentas x pagar
Permanencia de los inventarios:
360 Días Rotación de inventarios
Rotación de inventarios:
Costo de ventas Inventarios
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Entonces, el Ciclo de conversión del efectivo o Ciclo de operación, se calcula:
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(+) Plazo promedio de cobro.
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(-) Plazo promedio de pago.
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(+) Permanencia de los inventarios. inventarios.
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(=) Ciclo de conversión conversión del efectivo. c. Indicadores de endeudamien endeudamiento: to: miden el nivel de endeudamiento, en cantidad de veces, de una empresa en relación a sus activos a ctivos y su patrimonio. Mide qué parte de sus activos y patrimonio están comprometidos con terceros. Las razones que se utilizan en este análisis son: razón de endeudamiento, razón deuda de terceros a patrimonio y razón de deuda a largo plazo contra el patrimonio.
Razón de endeudamiento:
Total pasivos p asivos Total activos a ctivos
Razón deuda a patrimonio:
Total pasivos p asivos Total patrimonio
Razón deuda largo plazo a patrimonio:
Total pasivo de largo plazo Total patrimonio
d. Indicadores de rentabilid rentabilidad: ad: miden la capacidad que tiene una empresa de generar utilidades (aumentar su riqueza), en función de su capacidad de generar ingresos por ventas, utilización de activos o de acuerdo a sus inversiones (patrimonio). Tres Tres razones se analizan en este indicador: razón de resultado neto, razón de retorno sobre los activos y razón de resultado sobre el patrimonio.
Razón resultado neto:
Utilidad neta del ejercicio Ventas totales
Retorno sobre los activos:
Utilidad neta del ejercicio Activos totales
Retorno sobre el patrimonio:
Utilidad neta del ejercicio Total patrimonio
Del análisis y conclusiones de los resultados de estos indicadores, comparados entre distintos periodos, se puede determinar o deducir si el cambio en la posición financiera de una empresa ha sido mejor o peor y, por lo tanto, si la gestión ha permitido creación de valor o no.
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Tema 4. El área funcional de Recursos Humanos
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El área de Recursos Humanos es la que se encarga de la administración del talento humano dentro de la empresa. Hace unos años atrás, esta área se encargaba, básicamente, del proceso de
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contratación y del pago de remuneraciones. T4
Las funciones del área de Recursos Humanos son mucho más que contratar contratar,, remunerar y despedir trabajadores. La responsabilidad de esta área parte con la definición de los perfiles de cargo, que es la suma del proceso de Descripción de cargos más las variables de desempeño o metas asociadas al puesto de trabajo. Con el perfil de cargo definido, se puede iniciar el proceso de recluta-
miento, que es la metodología empleada para atraer candidatos o postulantes a las distintas áreas de la empresa.
Éstas son las etapas que se deben seguir en un área funcional de Recursos Humanos para administrar el talento.
A
C
E
Perfil de cargo
Selección
Inducción
B
D
Reclutamiento
Contratación
G Capacitación y desarrollo
F
H
Evaluación de desempeño
Bienestar y compensaciones
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Analicemos más en detalle cada uno de estos procesos:
A Perfil de cargo
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El perfil del cargo representa la declaración formal de la empresa respecto de dos elementos
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Primero define las caracterís características ticas del trabajador: funciones, responsabilidades, relación de jefatura y subordinación, área a la que pertenece y características personales. También se toman en cuenta las competencias blandas de los trabajadores, por ejemplo, capacidad de trabajo en equipo, liderazgo, comunicación, proactividad, motivación, autogestión, entre otros.
Después se agregan las variables de desempeño: como los objetivos y/o metas que un puesto de trabajo debe lograr en un periodo de tiempo, normalmente limitado a un año. Todo cargo dentro de la organización tiene un objetivo o meta que debe cumplir.
Una vez que se tiene claridad respecto de los requerimientos de un cargo o necesidad de con-
B Reclutamiento
tratación, el área de Recursos Humanos debe buscar a las personas más idóneas para dichos cargos. Este proceso puede ser interno o externo. El
reclutamiento interno significa dar la
oportunidad a que personas que ya trabajan en la organización para postular a distintas vacantes que se van produciendo, generando de esta manera tiraje a la chimenea o posibilidades de desarrollo. El reclutamiento
externo es la búsqueda de candidatos fuera de la empresa, es recurrir al
mercado laboral para encontrar las personas que la empresa necesita. Su principal ventaja es que se puede integrar nuevas maneras de hacer las cosas y, por lo tanto, si lo que se quiere es implementar cambios, ésta es la mejor opción.
En general, se acepta y es recomendable hacer un proceso mixto.
C Selección
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asociados a todo puesto de trabajo.
Concluido el proceso de reclutamient reclutamiento, o, se procede a seleccionar a los candidatos, es decir, a partir del perfil de cargo se comparan los antecedentes recibidos con los requerimientos de la empresa.
EJEMPLO Si se solicita una mujer se deberán realizar las siguientes etapas:
1º ETAPA
2º ETAPA
3º ETAPA
4º ETAPA
Se selecciona por género. En este caso, serían mujeres, por lo que todos los currículos de hombre serán descartados.
Recursos Humanos realiza una entrevist entrevista a preliminar, donde se busca conocer al candidato y comprobar antecedentes, evaluando de una manera más intuitiva al candidato.
Se evalúa a los postulantes mediante entrevist entrevistas as psicológicas para levantar un perfil psicológic psicológico. o.
Terminado este proceso se seleccionan de tres a cinco candidatos, los que son presentados y evaluados por quién será su jefe directo, el que finalmente tomará la decisión de contra contratación. tación.
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D Contratación
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Es el proceso donde la persona seleccionada para ocupar un cargo dentro de la empresa debe entregar los documentos necesarios para la apertura de la
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carpeta personal. Esta carpeta
es el archivo donde se guarda toda la información del trabajador, trabajador, tanto del ingreso como de su
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vida laboral. T3
E Inducción
Una vez cumplida la ceremonia del contrato contrato,, todo nuevo colaborador debe disponer de un tiempo donde pueda conocer la empresa y su entorno laboral. Es decir, decir, con quienes se relacionará dentro de las actividades propias de su cargo. Además, es una instancia para que sea presentado y pueda existir un espacio de conversación y comunicación inicial entre quienes ya trabajan en la empresa.
F Evaluación de desempeño
En general, una vez al año -al término de este- cuando se cierran los periodos comerciales, contables y financieros de las empresas, éstas realizan procesos de evaluación y medición de la actuación de sus colaboradores, en función del logro de los objetivos propuestos a principio de año para cada uno de los cargos. Estos objetivos o metas están definidos en las
variables de desempeño , que represent representan an
el compromiso del cargo y logros que debe tener en función del cumplimiento del objetivo general de la empresa. Dependiendo del desempeño del trabajador, se realizará una acción posterior, por ejemplo, a un colaborador se financiará un postítulo. La evaluación de desempeño es un proceso continuo y sistemático que tiene por objetivo la mejora continua de los resultados de una empresa y, por lo tanto, de las personas que en ella trabajan.
G
Las acciones de capacitación y desarrollo, como veíamos en el punto anterior, anterior, son el resultado
Capacitación y desarrollo
objetivos y/o metas que se le asignan a todos los cargos dentro de la organización, y está pen-
de un proceso de evaluación y medición de la actuación de los trabajadores, respecto de los sada como una herramienta que permite a las empresas aumentar o mejorar la productividad de sus trabajadores. El Estado, en el año 1976, crea el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo, SENCE, organismo cuyo objetivo es apoyar principalmente a los trabajadores y a las empresas a ser más eficientes y competitivas mediante la preparación y mejora de los talentos y habilidades de estos últimos, a través de una capacitación continua en el tiempo. El año 1997 se promulga la ley 19.518 sobre franquicia tributaria y beneficios a los que pueden acceder los trabajadores de cualquier empresa en Chile que esté registrada en SENCE, donde el Estado financia los cursos de capacitación que deseen hacer, hacer, mediante la rebaja del impuesto de primera categoría que pagan las empresas en Chile.
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H Bienestar y compensaciones
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El logro de objetivos organizacionales está íntimamente íntimamente relacionado con la motivación, com-
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promiso y actitud de los colaboradores en una empresa, es por eso que toma mucha importancia un último aspecto relacionado con el área de Recursos Humanos.
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Cómo hacer para mantener esa motivación y compromiso en su nivel más alto posible por
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la mayor cantidad de tiempo. La respuesta viene desde la implementación de actividades de bienestar y compensaciones que pueda desarrollar la empresa para apoyar a los colaboradores en sus actividades extraempr extraempresariales. esariales.
EJEMPLO • Los seguros de salud que financian un porcentaje adicional adicional de lo que no cubre el sistema de salud privado. • La cobertura para para atención dental dental del trabajador y su familia. familia. • Préstamos personales para para afrontar situaciones complejas del trabajador. trabajador. • Bonos por vacaciones, bonos por por escolaridad, nacimientos, defunciones. defunciones.
Ideas fuerza A partir del momento en que una persona no fue capaz de satisfacer todos los requerimientos por sí solo y debió solicitar la colaboración de otros para poder producir lo que el mercado demanda, se crea el concepto de empresa. Lo más relevante de esta situación es que ahora no solo se requiere de más personas que aporten con trabajo, sino que hay que dotarlas de autoridad y responsabilidad para que puedan tomar decisiones respecto a sus propias actividades. En la medida que las empresas van creciendo y se van desarrollando, se hace necesario agrupar sus actividades similares en unidades organizacionales que permitan una mejor dirección y coordinación de estas actividades, y es aquí donde nace el concepto de
áreas funcionales .
Un área funcional representa un conjunto de actividades de alguna manera relacionadas, que se agrupan con objeto de lograr una mayor eficiencia y coordinación en el uso de recursos y logro de objetivos que le son comunes. Estas áreas se convierten en elementos fundamentales de un sistema que es mayor y que conocemos como empresa. La empresa será, entonces, un sistema, porque está compuesta por un conjunto de unidades (áreas) que deben actuar de manera coordinada y planificada para el logro de un objetivo común.
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