Archivistica- Cesar Gutierrez

Archivística César Gutiérrez Mufioz

PONTIFXCLAUNIVERSIDAD CAT~LICADEL PERÚ FACULTAD DE LJ3TRAS Y CIENCIAS HUMANAS

César Gutiérrez MuÍíoz

Materiales de Enseñanza de la Facultad de Letras y Ciencias Humanas

1991

Esta edición se hace en concordancia con lo dispuesto por la legislación sobre derechos de autor.

- Ley 13714Art. 69.- "Pueden ser reproducidas y difundidos breves fragmentos de obras literarias, científicas y artísticas, y aún la obra entera, si su breve extensión y naturaleza lo justifican; siempre que la reproducción se haga con fines culturales y no comerciales, y que ella no entrañe competencia desleal para el autor en cuanto al aprovechamiento pecuniario de la obra, debiendo indicarse, en todo caso, el nombre del autor, el título de la obra y la fuente de donde se hubiere tomado".

O Pontificia Universidad Católica del Perú. Oficina de Publicaciones para la Docencia. Derechos Reservadas conforme a ley.

Lima, 1991 Primera edición

"En la formación del archivero han de contribuir, en partes iguales, la Universidady el Archivo General ak la Nación, aquella en el aspecto teórico, es& en el práctico. Para el estudiante de Archirvlogúl, el archivo es lo que el hospiial para el cursanie de Medicina, el laboratorio para el de Química y el tribunalpara el de Derecho." Mari0 Bnceño Perozo

INDICE

Presentación, por César Gutiérrez M u n a .....................................................................................

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Introducción al archivo, por Elio Lodolini .....................................................................................................

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Archivos: breve Utforrriación sobre su hktoria, por José Pedro Esposel ............................................................................................

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El problema fundamental de la archivíktica: la naturaleza y el ordenamiento del archivo, por Elio Lodolini .....................................................

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Los archivos, memoria de la huntanida4 por Jean Favier ........................................................................................................

52

Nuestra memoria y los archivos, por María del Carmen Pescador del Hoyo ..............................................................

58

Introducción a la planifiacidn de los archivos, por Bruno Delmas ...................................................................................................

68

El valor del documento en un sistema de archivos, por Manuel Romero Tallafigo ................................................................................

75

Ubicación de la selección, por Manuel Vázquez ...............................................................................................

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Programa de selecciún documental, por Manuel Vázquez ...............................................................................................

89

Los lineantientos de la función archivfstica en los archivos permanentes, por Heloísa Liberalli Beiiotto ..................................................................................

99

Clasificacióny ordenación, por Antonia Heredia Herrera ...................................................................................

106

Necesidady condiciones de un programa descriptivo de archivos en nuestros dfas, por Vicenta Cortés Alonso ..........................................................

124

Concepto de conservación y principios éticos, ..por Vicente Vinas y Ruth Vinas ..............................................................................

145

Instalacidn: local, equipo y material, por Vicenta Cortés Alonso ......................................................................................

151

Causas de destrucciún de los materiales de archivo y biblioteca ..........................

154

Normas para la conservación de documentos en los archivos administrativos del sector público nacional del Perú ............................................

155

Los archivos en países desarrollados: una contribución al desarrollo nacional, por Wiifred 1. Smith ..............................................................

159

La consulta archivfstica,

por Aurelio Tanodi ..................................................................................................

167

Los archivospúblicos y el ciudadano, por Pedro López Gómez ..........................................................................................

171

Perfil huntano del personal de archivos, por Federico Castro Nevares ...................................................................................

175

Nontbrarriientodel archiveroAntonio de Sonioza ..................................................

178

Código del archivero, por Wayne C. Grover ..............................................................................................

180

Normas de nioral archivera, por Mario Briceño P e r a o .......................................................................................

181

Máxinias para el archivista. por Gaston Litton ....................................................................................................

183

Declaracidn de principios de la Priniera Reunibn Interaniericana sobre Archivos (1961) ...........................................................................

184

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Vabr y fiurcidn de los sistemas nacionales de areiivos para el desarrollo socioecondniico y cukural de un país (1976) ...................................

186

Marco de referencia del Programa de Gestidn de Docunientos ydrchivos, RAMP (1982) .......................................................................................

190

Bibliografla para enipezar.....................................................................................

197

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Para avanzar en una ciencia, profesión o actividad hay que saber más de 10 que se sabe en un momento determinado. La adquisición de los nuevos conocimientos supone, principalmente, el constante estudio. Luto sensu, estudiar es leer y releer los textos fundamentales, atender las clases y las disertaciones, investigar los asuntos pertinentes, reflexionar sobre los principios, conceptos y temas que animan el quehacer, dialogar con los colegas y con los ejercientes afines, visitar los archivos, etc. En pocas palabras, es profundizar por estos y por otras medios en íos diversos aspectos de la amplia y variada materia archivistica,cuyodominio se busca en lo posible.

Pero, sin duda, la tradicional consulta de los libros, revistas, folletos y otras publicaciones sigue siendo el camino más usado y todavía el más efectivo para que las novedades lleguen a los interesados. Por esta razón no es exagerado afirmar que sin buenas bibliotecas especializadas no hay ni habrá un desarrollo archivístico completo. En ellas no se encuentra todo 10que se quiere conocer, pero sí bastante. Son utilísimas en la formación, la capacitación y la actualizaciónde la gente del área. También constituyenun valioso instrumentode trabajo para los archiveros y de apoyo para los investigadores. Su fomento es un deber; su existencia una necesidad. Conviene que en cada país haya por lo menm una que satisfaga las requerimientos académicos, educativos y laborales de su ámbito nacional. El lugar apropiado para su funcionamiento puede ser la universidad, la escuela superior o el archivo principal, pero esté donde esté la importancia de su servicio es innegable. 11

De ahí nuestra antigua preocupación para que la biblioteca archivística del Perú sea la del Archivo General de la Nación bajo el nombre inspirador de Guillermo Durand Flórez, su eficiente jefe entre 1964 y 1983. Los pasos dados en favor de este prop6sito son alentadores, mas, para su acertada realización, el proyecto exige una mayor insistencia de parte de las autoridades y de los usuarios del AGN. Mientras tanto es preciso continuar con la difusión de la bibliografía archivística en español, con la traducción de la redactada en otros idiomas y, sobre todo, con la creación de literatura propia que enriquezca realmente la ya larga lista mundial de autores, títulos y contenidos.

Las bibliotecas archivísticas y, por tanto, las piezas que integran su colección son irremplazables. Sin embargo, su falta -total o parcial-puede subsanarse en alguna medida (muy pequeña, por cierto) con los materiales de enseñanza, preparados para acercar a los estudiantes una selección de trabajos (o parte de ellos) en un tiempo señalado y con unos fines concretos, es decir, para ahora ypara esto. Los materiales de enseñanza -como los que aquí presentamos- sirven para introducir en el estudio archivístico o, si se da el caso, para fortalecerlo. Siempre son un punto de partida; a lo más, un tónico vigorizante en el experto. En sus páginas se ofrecen distintos datos y pareceres que deben ser asimilados racionalmente, pensados, y no en forma mecánica ni torpe. Su característica más saltante es la pasibilidad de múltiple empleo por el profesor; son aprovechables en la lectura, el debate, la tarea práctica y la evaluación. En esta tercera entrega:, auspiciada por la carrera de Bibliotecología y Ciencia de la Información de la Facultad de Letras y Ciencias Humanas y editada por la Oficina de Publicaciones para la Docencia de la Secretaría General de la Pontificia Universidad Católica del Perú, se reúnen los significativos aportes de Heloísa Liberalli Belloto, Mario Briceño Perozo, Federico Castro Nevares, Vicenta Cortés Alonso, Bruno Delmas, José Pedro Esposel, Jean Favier, Wayne C. Grover, Antonia Heredia Herrera, Gaston Litton, Elio Lodolini, Pedro Mpez Gómez, María del Carmen Pescador del Hoyo, Manuel Romero Tallafigo, Wilfred 1. Smith, Aurelio Tanodi, Manuel Vázquez, Ruth Viñas y Vicente Viñas, cuyos nombres y antecedentes garantizan una correcta orientación archivístia. Las anteriores han SidoDescripción ¿e documentosarchi'visticas (materialesde trabajo). Lima: Pontificia Universidad Católica del Perú - Instituto Riva-Agüero, 1982, % p. y Textosparaef estudio archivísn'co: marerialesde trabajo. Lima- Bonn: Pontificia UniversidadCatólica del Perú- Fundación Alemana para el Desarrollo Internacional, 1986, 91 p. Ambas están agotadas.

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En el repertorio se incluyen unos documentos por tener en cuenta en el estudio archivístico y una bibliografía para empezar ...

Con la convicción de que el mejor y más duradero aprendizaje es el que se obtiene con el esfuerzo personal del alumno, agradecemos vivamente a quienes han permitido que estos materiales aparezcan. César Gutiérrez Muiioz

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INTRODUCCI~NAL A R C H N O ~ Elio Lodolini El archivo nace involuntariamente, día a día, cual sedimentación documentaria del desarrollo de la actividad práctica, jurídica, administrativa de un Estado, de una ciudad, de un grupo organizado o también de una persona física o de una familia.

El registro del nacimiento de una persona, el c u m p l ~ i e n t ode las tareas escolares, la asistencia sanitaria, el servicio militar, el pago de los impuestos, el contrato de alquiIer o de compra de la casa, el pago de la luz, del agua, del gas se traducen en la producción de documentos, cuyo conjuntoconstituyeel archivo privado de aquella persona y, a través del sucederse de las generaciones, de la correspondiente familia.

Muy superior es la masa de documentos que producen una oficina pública o privada, o una entidad en el desarrollo de la propia actividad. Los documentos, desde el momento de su nacimiento, se disponen en un orden natural, que deriva del mismo modo de funcionar de la oficina o de la entídad que les da el ser: se dice, en efecto, que el "archivo refleja la instituci6n" que 10 ha producido.

Con el pasar del tiempo, las documentos siempre se vuelven menos necesarios para el despachode las diligencias de la oficina y, más bien, adquieren valor como testimonio, Útil por motivos de estudio. Como consecuencia, los documentos son cedidos por la oficina o la entidad que los ha producido a un instituto encargado de conservarlos como bienes culturales; esto es, al "archivo histórico" o simplemente "archivo" sin otros añadidos,

1.

En L'Archivi e la ricercn. Roma: Archívio di Stato - Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica, 1984. Catáiogo de La muestra didactica permanente, parte 1, p. 12-13. Segunda edici6n. Traducci6ndel italiano por Carlas Gatti Murriel (Lima-Perú), publicada en el Bderín de Iu Asociación Peruunu de Archiveros. Lima: May. 1986.NQ3, p. 59-61.

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En Italia, el plazo actualmente establecido para este pasaje, que en lenguaje técnico se llama "transferencia", es de cuarenta años desde el momento en el que los documentos no sirven más para la gestión de las diligencias en la oficina que 10s ha producido. Ei instituto encargado de conservar los documentos producidos por las oficinas estatales se llama "Archivo del Estado", mientras los documentos generados por las oficinas de la región, de la provincia, del distrito o de otra entidad son integradas, siempre después de cuarenta años, desde el momento en el cual no sirven más a la oficina, al archivo histórico respectivo.

La transferencia al Archivo del Estado o al archivo histórico de la entidad no es, sin embargo, integral, porque sería imposible conservar todos los documentos creados por todas las oficinas, a causa del espacio que ellos ocuparían. Por consiguiente, es necesario, desgraciadamente, hacer una selección entre los documentos que se consideran más Útiles, y que son conservados, y aquellos que se consideran menas Útiles (no "inútiles", porque hablar de documentos inútiles seria un contrasentido) y que son destruidos o, como se dice en el lenguaje archivistico, "descartados". Naturalmente esta selección, fruto de un compromiso, no es de ningún modo fácil, en cuanto se trata de establecer hoy qué servirá en un futuro lejano. Los errores de evaluación son no s6io posibles, sino verdaderamente frecuentes, tanto que nosotros deploramos con amargura la destrucción, efectuada en los siglos pasados, de documentas entonces considerados "inútiles" -y justamente, según el patrón vigente en el momento cuando se hizo la selección- y que hoy, por el contrario, serían preciosos para nosotros. Puesto que el archivo, como hemos dicho, está constituido por documentos surgidos en el curso del desarrollo de una actividad práctica, jurídica, administrativa y creados con este Único fin, ellos tienen un carácter de autenticidad, de verdad, de imparcialidad, que no tendrían si hubiera sido producido para el fin específico de transmitir noticias a la posteridad, acaso modificándolas o embelleciéndolas, como sucede a menudo con una narración o una crónica, las cuales no constituyen documentos de archivo. Además, puesto que cada documento ha sido emitido en el curso de un procedimiento administrativo y en el marco de las competencias generales de la oficina oel ente al cual pertenece, él constituye el eslabón de una cadena y existe en cuanto existen todos los otros documentos de la misma oficina o entidad, el uno ligado al otro, desde el origen, por una conexión determinada por el modo mismo de funcionar de la oficina o entidad.

El archivo, por eso, no es una simple suma de documentas, sino un conjunto orgánico, en el cual cada documento está condicionado por todos los otros y condiciona a su vez a todos los demás, en una serie de relaciones recíprocas.

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El archivo está constituido por dos elementos: el conjunto de los documentos y el conjunto de las relaciones que median entre los documentos; así como un monumento está constituido no sólo por piedras o por cal, sino también por el modo en el cual aquellas piedras están dispuestas, sobre la base del proyecto concebido y realizado por su autor. Un documento, aisladamente considerado o sacado del contexto al cual pertenece, pierde gran parte de su valor científico (de aquí la dificultad de hacer evidente en una muestra, formada necesariamente por documentos singulares, la naturaleza de un archivo); asimismo, muy poco valor científico (aun cuando pudiera tener valor venal) posee una cblección de documentos aisladamente considerados, y reunidos sobre la base de motivos de mera curiosidad @or ejemplo, una colección de autógrafos); mientras aquello que tiene importancia es el complejo, el conjunto, dispuesto desde el origen según un orden que deriva del modo de funcionar de la oficina que lo ha producido, y quesolamente en aquel orden constituye un "archivo". Desgraciadamente estos conceptos, ahora unánimemente acogidos, han tardado mucho en afirmarse y, en consecuencia, en el pasado se han causado daños irreparables a los archivos, a través de la formación de colecciones y misceláneas, y de ordenamientos arbitrarios @or materia, por fecha, etc.) que han destruido los fondos originarios.

Es necesario un complejo y difícil estudio para conocer las competencias, la estructura interna, la praxis administrativa, el modo de funcionar de las administraciones que en los siglos pasados han producido los papeles y la continua evolución de aquellas competencias, estructuras, praxis administrativas. Aquel estudio es, empero, el Único medio para conocer cuál era, en consecuencia, la disposición originaria, momento a momento, de los documentos. Tarea del archivero es precisamente el estudio de la historia interna de la administración y, a partir de ello, la reconstrucción del orden originario del conjunto de los documentos, que de tal modo vuelven a vivir (no tendría sentido disponer los documentos del archivo en cualquier otro orden; sería como disponer las piedras del Coliseo de tal modo que formen una fila o un cubo o U M pirámide; así como un arqudlogo reconstruye, recomponiendo los fragmentos, un monumento o un objeto de las épocas más antiguas. Entre todos los bienes culturales el archivo puede ser comparado con el monumento o el bien arqueológico, mientras que es completamente diverso y antitético respecto a todos los tipos de colección o reunión (biblioteca, pinacoteca, etc.). En un archivo no existen "catálogos" ("catalogar" los documentos equivaldría a destruir el archivo, porque significaría considerar a los documentos uno a uno antes que en su totalidad y en sus relaciones recíprocas), sino "inventarios", es decir, estudios 17

hist6rico-jurídico-administrativcssobre la institución que ha producido los documentos, con la consiguiente indicación del orden en el cual los documentos estaban dispuestosen el momento de su nacimiento y al cual han sido luegollevadosde nuevo por los archiveros como conclusión del trabajo mencionado.

“Sobre lapuerta de cada archivodebierafjarse esta hcripcidn: Garantía del Derecho y Fuente de la Historia.” Tulio Febres Cordero

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ARCHIVOS: BREVE INFORMACIÓN SOBRE SU HISTORIA' José Pedro Esposel

En algún punto, dentro de nosotros, vive un espíritu amigo, encargado de protegernos de la vanagloria. Al ingresar en esta Casa de la Cultura, casi sesquicentenaria, mucho nos vale este buen sentido interior al recordarnos el sentido verdadero de la distinción de que somos objeto: un gentil cumplimiento de esta ciencia magna, la Historia, para una de sus más j6venes auxiliares, la Archivología. Porque si los archivos de Ebla, en la Mesopotamia, descubiertos recientemente por los arqueólogos italianos, datan de cuatro mil años o más, la moderna Archivología es ciencia de menos de dos siglos, nacida de la Revolución Francesa, hija de los ideales democráticos, cuya propuesta ha sido dejar en las manos de los pueblos tesoros antes escondidos. En la clase inaugural del Curso de Graduación en Archivologia de la Universidad Federal Fluminense,dada en marzo de 1979,en Niterói, el profesor Vicente Sobrino Porto enseñaba que en el inicio de las civilizaciones el archivo no era otra cosa sino la memoria de los hombres. Más que la imprecisión de los registros no escritos (testimonios, leyendas, mitos, arte, objetos de cultura) para la reconstituciónobjetiva de los hechos, nos importa resaltar aquí la cuestión de su propiedad. Y,en este sentido, la tarea que se impone la Archivología contemporánea es devolver a la sociedad la plenitud de uso y posesión de todo aquello en que se contiene su pasado. Una preocupación ampliamente repartida por todas las demás actividades humanas vinculadas a la comunicación transtemporal y que confluyen en la gran síntesis de la Historia.

Los problemas son aún ilimitados. Ahora mismo, al sepultar en lugares desérticos

1.

Discurso leído por el autor en su incorporacióncomo socio honorario del InstitutoHistórico y Geográfico Brasileño,el 25 de noviembrede 1981.Traducidodel portuguéspor Eliseoe Inés Salvatierra (Lima-Perú).

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residuos nucleares cuya radiación permanecerá peligrosa por diez mil años, el Gobierno de los Estados Unidos investiga cómo mantener informadas a las ciento veinte generaciones futuras del riesgo encerrado en estos depósitos. Los estudios realizados para la Humun ínterference TuskForce atestiguan con desaliento que ninguna técnica moderna asegura la durabilidad del soporte físico, ni la legibilidad de cualquier signo, por tan gran lapso de tiempo. El mensaje de muerte en la basura de nuestros reactores atómicos es más durable que el más noble papel, que la más rígida piedra, que los registros de nuestra mejor sabiduría y que nuestros más hermosos sueños. Aunque nos ha castado mucho avanzar de la tabla de arcilla a la cinta magnética de los computadores, el enigma de los residuos atómicos nos impone un reconocimiento de modestia. Los imperios mueren de prisa y sus motivaciones se van con ellos. Sus obras, como las pirámides, pueden resistir mucho más y, aun así, desaparecen. Sobreviven las etimologías perdidas de las palabras, la matriz lejana de las costumbres, un casi nada esencial de memoria. Y esto nos hace volver a la cuestión de la posesión de los documentos: hacerlos públicos, incluir la savia que de ellos se extrae en la conciencia de los hombres, significa apenas permitir que la experiencia pasada influya en la vida contemporánea; es también la manera más lúcida de hacerlos trascender a la más perfecta técnica de conseNaC16n.

Con su filosofía abierta, pues, a la participación y a la trascendencia, la moderna Archivologia se ha distinguido o redefinido en sucesivos partos epistemológicos de la elaboración misma de los documentos (sean ellos políticos, diplomáticos, científicos) y de la Informática y de su soporte cibemético. En el proceso de esa especialización, no está de más insistir en la importancia de la decisión histórica que coincidió con el Romanticismo o la impetuasa ofensiva de los historiadores del siglo XIX. Cupo a ellos, como acentúa Robert-Henri Bautier en su comunicación al VI Congreso Internacional de Archivos (Madrid, setiembre de 1968),"poner fin a los archivos definidos como el arsenal de armas jurídicas y políticas, para que ellos se tornasen, por el contrario, en laboratorios de investigaciones históricas". Investigar el pasado de los archivos es, ya se ve, auscultar un elemento revelador del propio movimiento de la Historia, desde los palacios de la antigüedad hasta las salas refrigeradas en que los cañones electrónicos disparan birs de información sobre la pantalla de las telas de video. Periodificar la historia de los archivos no es más fácil ni más dificil que periodificar cualquier otro relato particular en el cuadro de la gran Historia General de la aventura humana. Es imposible hacerlo con precisi6n;mas es necesario hacerlo de alguna forma, por imposición del método, para que podamos abarcar el todo.

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Correspondiendo en líneas generales a la Antigüedad, tenemos la era de losarchivos en palacios y templos. De los siglas XII al XVI de la era cristiana, el período de los registros o Trésur des charfes,en la cual reyes, príncipes, señores feudales y jerarcas de la Iglesia guardaban, al lado de otros tesoros, los títulos que legitimaban sus tierras y derechos. Dei siglo XVI al inicio del siglo XIX, el apogeo de los archivos de Estado, considerados como instrumentos de poder de los monarcas absolutos, de las déspotas esclarecidos, de los jacobinos revolucionarios de Francia y del imperio napoieónico. Todas estas etapas pueden, entretanto, ser consideradas precientíficas ante la propuesta de la Archivología moderna, empeñada en colocar los archivos a disposición de la comunidad, como auténticos laboratorios de Historia, después de que cumplieran sus primeras funciones junto a las administraciones.

Así,podemos iniciar la historia de los archivos por las tablas de arcilla, madera y marfil encontradas en excavaciones en la Mesopotamia y dispuestas algunas veces en escondrijos, como en el quinto cuarto del Templo de Nabú, en Khorsabad, y otras veces lado a lado o apiladas en estantes de madera o banquetas de ladrillos o de arcilla, eventualmente cubiertas de asfalto. Ora arrumadas en canastas, compartimientos de cerámica o cajas de madera, con rótulos, indicando por fuera la naturaleza del contenido, como se constató en el Palacio de Minos o en el sitio de Pilos, o aun colgadas en vigas como parece ser el caso de las tablas perforadas de Nimrud. Los archivos de Ebla, a sesenta kilometros al sur de Alepo, en Siria, constituyen un magnífico ejemplo de esa era: sus 2,500 placas o fragmentos estaban dispuestos en dos cámaras, la menor de las cuales contenía mil placas que aparecieron en las excavaciones entre pedazos del edificio desmoronado. Las placas del lote mayor apilábanse en orden en el suelo, aparentemente registradas después del incendio de las anaqueles de madera. Las inscripcionesson en sumerio y en eblaíta, idioma semita emparentado con las lenguas modernas del grupo cananeo, como el fenicio. Además de los relatos sobre comercio, indicaciones lingüísticas para traducción y pronunciación de palabras sumerias, se encontrarontrabajos de estudiantes, documentos administrativos, jurídicos, diplomáticos y textos literarios. Entre estos un fragmento de la saga de Gilgamesh, el héroe asirio que buscaba la inmortalidad. El seguimiento nos lleva, inevitablemente, del Asia Menor a Egipto, cuya inmensa burocracia se empleaba más en explorar el país como dominio del faraón que en gobernarlo como nación en el sentido común del término. Los documentos eran herramientas de trabajo para eso6 burócratas y ellos los producían competentemente durante siglos, utilizando sobre todo el papiro. Para obtenerlo, prensaban y secaban una contra la otra dos capas de hojas de la planta, dispuestas en el sentido perpendicular de sus venas. 21

Un material práctico, mas no tan durable cuanto desearían los egiptólogos de nuestros días, perplejos delante de los muchos enigmas de la civilización que prosperó a lo largo del Nilo. El papiro, que los egipcios legarían a los griegos, no fue el único material empleado para el registro de la vida política, administrativa, económica y social del imperio de los faraones. Las leyes que se destinaban a consulta frecuente, como el diario oficial de las campañas de Thutmosis 111, fueron grabadas en cuero de animales. Cascos de cerámica servían a las anotaciones efímeras y las tablas de arcilla con caracteres cuneiformes y lenguaje estructurado a la manera babilónica parecen haber constituido instrumento de comunicación corriente en tiempo de Amenofis 111 y IV,entre 1408 y 1354 antes de Cristo. Guardados en cofres o vasos, los rollos de papiro se identificaban por los escritos sumarios en el verso, de modo a aparecer enrollados, o por la descripción del contenido en pequeñas tiras sobrepuestas.Llegó a nuestros días la lista cuidadosamente preparada por un archivista de la vigésima dinastía sobre el contenido de dos vasos donde se guardaban procesos sobre robos cometidos en cementeriosde Tebas y la persecución de los ladrones. Una lección oportuna que se extrae del estudio de la documentaciónde ese período se relaciona, sin duda, a la inconveniencia de las administracionesexcesivamente burocráticas y centralizadas. En el Papirus Judicial de Turín se lee al respecto de una conspiración ocurrida en el templo de Ramsés 111, de 1198a 1167 antes de Cristo, cuando la reina Tiji intentó deponer al marido y llevar al trono a su hijo. Una corte especial fue creada para juzgarla y a los demás conspiradoresdentro y fuera del harén. De ese tribunal participaban dos archivistas, Mai y Peremhab; ocurre que en el curso del juzgamiento, algunas de las reales esposas, puestas bajo cuidado militar, sobornaron al oficial de infantería y al capitán de la policía encargados de la custodia, visitaron la casa de das jueces y se divirtieroncon ellos. Uno de los visitados fue justamente el infeliz archivista Mai, que por eso perdió el empleo, la nariz y las dos orejas. El hecho por cierto escapa al interés mayor de la historia formal, mas sobre ilustrar la importancia de los funcionarios encargados de la organización de archivos en el cuadro de la burocracia egipcia, permanentemente nos recuerda cuán similar es a sí misma la naturaleza humana. Un viaje relativamente corto por el Mediterráneon a lleva a Grecia. La civilización que allí comenzó a prosperar a la altura del siglo X antes de Cristo, extendida sobre el Mar Egeo, nos legó la propia denominaciónarchivo, de arkhé, los antiguos, y valorizó la instituciónal punto de que Aristótelesla consideraba indispensable en un estado-modelo. Las ciudades griegas mantenían registros de interés público y particular,desde nacimientos hasta derechos de propiedad, ampliando la primitiva ocupación del nmemon, memo22

rizador que, antes del uso extensivo de la escritura, se encargaba de testificar y retener detalles de cada transacción hecha en su presencia, a fin de comprobarla en juicio o fuera de él. La combinación de métodos archivísticos y notariales fue exportada a todas las colonias griegas e iría a influir, a través de las institucionesromanas, en toda la cultura occidental. Los archivos públicos griegos comenzaron a formarse junto a los templos de las ciudades y colonias con la publicación de leyes, contratos y acuerdos diplomáticos, proverbios de oráculos y otros temas expuestosa la lectura de los ciudadanos. En Atenas, en principio, cada magistratura poseía su archivo, conservado en el urkheon, mientras que los registros documentales del areópago eran guardados en el templo de Minerva. Más tarde, el archivo público pasó a ser preservado en una de las edificacionesdel ágora, el ViejoBoukutérion, donde también se instalaría,en la primera mitad del siglo IV antes de Cristo, el Métroon, templo de Cibeles. Cupo a esa diosa desempeñar, en relaci6n al archivo nacional, una misión protectora similar a la que Palas Atenea desempeñaba en el Partenón como guarda de los tesoros del Estado: velaba por la conservación de las deliberacionesdel rurboulé, el consejo municipal, del démos, la asamblea, en uutdgrufos, originales, y unffgrufos,copias; de las actas judiciales de interés público; de las cuentas del gobierno; de las listas de efebos, alumnos de la academia militar; de los ejemplares oficiales de las obras de los grandes trágicos. Había otros archivosen Atenas ademásde éste, pero por el hecho de estar guardados en el métroon,los documentos adquirían fe pública y a ellos recurrían los ciudadanosen busca de copias de su interés. Los escribanos, hypogrammatéi obedecían a la orientación de inspectores, grummatéi, y tenían a su servicio a los demosioi, esclavos públicos calificados. Un untigrupheus se encargaba de inscribir en piedra ciertos registros. Un nuevo edificio, el niénoon helénico,fue levantado al fin del siglo 11antes de Cristo: tenía cuatro divisiones, una destinada a la residencia oficial, al norte, dos a los documentos y la cuarta, situada entre éstas, al santuario de Cibeles, con su estatua esculpida por Agorácrito, discípulo de Fidias.

La primera etapa de los archivos, aquellosque llamamos de Antigüedad Occidental, se cerraría en Roma. Allá, los documentospúblicos era expuestosinicialmenteen tabulue publicue en los edificios del Capitolio, destruidos en el primer período imperial por un gran incendio. Los magistrados guardaban sus anotaciones, conientarii, en archivos privados en las residencias, el tublinium. Los comentar¿¿de los sacerdotes, tratando de asuntos religiosos, se conservaban en los templos y, en muchos casos, irían a dar origen a los archivos públicos.

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En 510 antes de Cristo, al instituirse la República se estableció en el almacén del templo de Saturno el Aeruriurn, donde se guardaban, al lado del tesoro público, los documentos oficiales, desde las leyes hasta, las consultas hechas al Senado. En 78 antes de Cristo fue levantado el Tubularium, nuevo archivo oficial cuyas ruinas están en el sector Este al Monte Capitolio, en Roma. Allí, hasta el incendio del 70 después del nacimientode Cristo,una curiosa estructuraadministrativaconstituida por esclavas, servi pirbiici, y hombres libres, uppuruures,cuidaba del orden cronológicode los documentos, bajo el dudoso control de los escribas y cuestores (en el tiempo de Augusto) o de los prefectos (en la época imperial), funcionariosde más alta jerarquía. Los Censores mantenían su archivo en el urrium libertutis, cerca del Foro. Por toda parte institucionesoficiales poseían sus mbuhrii; en el palacio imperial se estableció la scriniu o srarariu, bajo la supervisión del mugister ufiiurum. Se podía escoger: Julio César y Augusto, por ejemplo, preferirán depositar sus testamentos en el templo de Vesta, bajo la custodia de las vírgenes vestales. Y mucha cosa reservada se quedaba en el secretarium del palacio imperial, bajo la custodia de los funcionariosde confianza, cuyo oficio de guardar secretos dio origen a la hoy tan laboriosa categoría de los secretarios y las secretarias.

Loscumentarii de los magistrados, tan luego obtuvierancaracter público, en el final de la República,pasarán a ser depositadosen archivos relativamente abiertosa la consulta y eran guardadosen orden alfabético, tales como los cumenturiiprincipis imperiales. A las partes interesadas se entregaban copias autenticadas de los cumenrurih A partir del imperio, el depósitode las leyes y resolucionesen el archivo, necesario a su promulgación, fue sustituido por la inscripción en los registros, lo que tendría influencia bajo los procedimientosde la cancillería del Vaticano a 10 largo de toda la Edad Media. Notable, en el caso de las institucionesromanas,es que estuvieranlejos de preservar y perfeccionar un sistema de archivo central equivalente al de las ciudades griegas. Si pareció ser ésta la intención de la República cuando encargó el cónsul Quintus Lutatius Catulus construir el Tubularium con sus dos pisos de arcos, la idea no prosperó en el imperio, que prefirió mantener los principales documentos diseminados en diferentes lugares. La diseminación se acentuó cuando el Imperio fue dividido en dos, el de Occidente y el de Oriente, y el gobierno occidental se tornó migratorio. Cuando Teodosio encomendó una comisión para recopilar un código de leyes romanas, sus miembros tuvieronque recurrir a losarchivosprovinciales y a varias fuentes privadas. Esos archivos provinciales han ofrecido el modelo para la conservación de documentos por la Iglesia Católica, un evento importante en el resguardo de la continuidad histórica de la civilización occidental. 24

La desorganización del estado romano hizo que se transfiriese a las instituciones locales del vasto imperio el encargo de guardar los documentos y prestar fe pública. Notarios y defensoresplebis fueron asumiendo los encargos de los antiguos magistrados y los privilegios de los exceptores y de los rabularii de las gesta municipalia. Poco quedaría de los documentos imperiales o de los grandes feudos, y menos todavía de los actos privados, excepto lo que se pone bajo el cuidado de las iglesias y monasterios. El archivo pontificio, scrinium eccksiue romanae, data del siglo IV,cuando Dámaso 1 lo hizo instalar en la Basílica de San Lorenzo, en la región de Prasina, cerca de las ruinas del Teatro de Pompeya. En 649, fue transferido a la residencia del Papa, en Letrán. Documentos vitales para la Iglesia pasarán a ser guardados, en los siglos siguientes, en subterráneos y en diferentes locales, considerados más seguros para protegerlos de la constante agitación política y de las efectos de violencia de la época. Al reordenar, junto con la Cancillería Apostólica, los archivos de la Santa Fe, Inocencio III, al final del siglo XII y comienzos del siglo XJII, inició la serie de registros pontificios que llegarán hasta nuestro tiempo. Los archivos secretos del Vaticano se originan de la biblioteca secreta de Sixto IV (1471-1484),en la que Paulo V, en 1612, hizo juntar losdocumentos aún más antiguos que se habían depositado en la fortaleza de Sant’ Angelo y el entonces reciente material de la nueva Cámara Apostólica. Contemporáneo de Inocencio IIi, Juan Sin Tierra, comenzó a hacer inscribir en rollas los actos administrativos expedidos por su cancillería, inicio de una práctica que pronto se diseminó: Nápoles la adoptó, bajo el reinado de Federico II; lo mismo hicieron las condes de Toulouse y de Champagne, los reinos de Aragón, de Castilla, de Portugal. Las ciudades-emporio del Mediterráneo y del norte de Europa, ya al final del siglo XDI, cuidaban de guardar no solamente sus títulos de propiedad y privilegios, sino también las deliberaciones de los consejos municipales, de otros órganos administrativos y hasta la correspondencia. Luego se juntaron a estos papeles contratos de particulares que así buscaban salvaguardarlos, lo que restablecía la institución romana de las gesta mimicipalia. Entramos en la era de los registros. Poco a poco, con el desarrollo de los poderes de la autoridad central y la diferenciación de los órganos administrativos, se forman verdaderos depósitos de documentos juntoa las principales cortessoberanas. En los siglos XN y XV diferentes reparticiones cuidan de mantener archivos propios, incluyendo toda suerte de papeles y hasta minutas de contratos y cartas. En 1345, Pedro el Ceremonioso nombra un archivista para cuidar los documentos de Barcelona. Juana 1hará lo mismo en Nápoles y Gerardo de Montaigu realizará el primer inventario del tesoro documental de Carlos V, conteniendo 14,000piezas. Las convenciones internacionales, ya en el siglo XN, comienzan a disponer sobre la suerte de los títulos de posesión de territorios, tanto 25

cuanto del propio terreno disputado. Por esa época, los archivos notariales, que resguardaban derechos privados por toda Europa, adquirieron tal importancia que pasaron a ser considerados propiedad inalienable, sólo posible de transferencia de un notario a otm, preservándose a los herederos el derecho de cobrar las ventajas sobre los actos administrativos practicados por el sustituto.

Lm primeros archivos de Estado nacen en el siglo XVI.La historia de los archivos no se desliga, en momento alguno, de la historia general y política; nada hay de sorprendenteque la primacía recaiga, ahí, en los reinos ibéricos y, en particular, en España que, en 1580, incorporaría Portugal. En 1543, Carlos V escogió el castillo de Simancas como sede del Archivo General de Castilla. Los Felipes, que se siguieron en el trono español, dedicarían buena parte de sus esfuerzos a la doble tarea de expandir el reino y de juntar papeles. Por medio de ellos, Felipe 11de España (y 1de Portugal), como dice su historiógrafo Cabrera, "manejaba el mundo sin salir del trono". En 1567, él hizo recoger por toda España instrucciones, memoriales, cartas y otros títulos públicos para juntarlos. El archivo de Simancas recibió en 1583 un reglamento de extrema rigidez en cuanto a la guarda de tales documentos, copiando y tornando más explícitos los dispositivos que regían la Torre do Tonzbo,en Portugal. Las normas filipinas determinaban, por ejemplo, que los actos del Estado y los relativos al Patronato y al patrimonio regio fuesen guardados en la cuba, la torre del castillo, protegidos del fuego. Mandaba copiar los libros más importantes, ordenaba la preparación de un índice de los derechos de la Corona, un libro de inventaria, una relación de cosas memorables o curiosas. Atribuía al archivista poderes para confiscar actos oficiales que estuviesen en la posesión de cualquier ministro, por el fallecimiento de éste, disponía sobre la conservación de los papeles y prohibía encender fuegoo instalar lamparines en el lugar del archivo.

En 1578,se instala en Inglaterra la State PupersOffice para depósito de documentos de la Secretaría de Estado. En 1569, concéntrase en Fiorencia u n gran archivo público. Como parte de la reforma administrativa de los estados germánicos, se comienza, por esa época, a organizar los documentos en procesos relacionados a un mismo asunto, dispuestos en orden cronológico. El paso siguiente será dado en el siglo XVIII,con la creación de los archivos de la Casa de Saboya, en Turín; de Rusia, bajo Pedro el Grande en 1720, y de la Monarquía de los Habsburgos, en Viena, por orden de la emperatriz María Teresa, en 1749. Este Último sirvióde modelo a otrm acervos importantes, Como los de Buda en Hungría, de Milán, de Bruselas, de Varsovia, de Venecia, de Florencia. El siglo de las luces fue también el siglo de los archivos-arsenales. Mas la característica central del período fue la valorización de los acervos documentales como instrumentos de poder, 26

r e p i t o n o s jurídicos y de información puestos al servicio de los Estados. Esta es la motivación verdadera de la política concentradora que se extendería hasta el imperio de Napoleón, según la máxima de que "un buen archivista es más necesario al Estado que un buen general de artillería". Los archivos constituían los pañoles de los publicistas y djplomáticos, estos guerreros sin armas, en permanente campaña para hacer conquistas sin guerra, si posible, y vencerlas, si necesario, tornando la victoria sólida y compensadora. Nada más razonable que proteger los archivos de los enemigos y movilizarlos, como se hace con los ejércitos, cuando se avecinan tiempos difíciles. Así,los húngaros retiraron sus archivos por el Danubio, en una chalana (que desgraciadamente se hundió), después de la derrota de Mohacs, ya en 1526, y fueron los pioneros de una política de seguridad aplicada en todas partes a los acervos de documentos. Igualmente, no se puede dejar de establecer relación entre la iniciativa de reunir en Sevilla, en 1781, toda la documentación relativa a los derechos españoles sobre sus posesiones en ultramar, y la creciente contestación de las demás potencias, en particular de Inglaterra, a esos mismos derechos. Durante la Revolución Francesa se proclamó un principio fundamental y revolucionario que sólo algunas décadas después ganaría consecuencia: el de que los archivos, propiedad de la nación, deberían ser puestos a disposición de todos los ciudadanos. El régimen revolucionario cuidó aún de racionalizar la política archivística nacional, instituyendo, más allá de los archivos nacionales de París, otros en cada departamento y en cada comuna de Francia. El episodio napole6nico contribuyó para confundir tanto la directriz cuanto el criterio de organización de esta red archivística de modo que, aún en 1936, cuidaba el Gobierno francés de transferir documentos de los ministerios para los archivos nacionales. De cualquier forma la centralización de papeles crearía, por todas partes, tales problemas de indización y recuperación de datos que ni aun la Revolución Soviética, en 1917, osó completarla. Y la disponibilidad de recursos técnicos para la operación racional de tales acervos gigantescos es cosa de nuestros días. La fase de los archivos nacionales tuvo, entre tanto, gran importancia por permitir la recogida y la organización de los documentos que servirían de materia prima para la constituciónde la moderna Archivología, cuyos principios se contienen en el Decreto del 24 de junio de 1794 de la Asamblea Nacional Francesa, Artículo 37: "Todo ciudadano tiene el derecho de pedir, en cada depásito, ... la exhibición de los documentos allí contenidos". Se trata de hacer asequible esa determinación, que envuelve problemas mucho más allá de 10 que pensaban los diputados al redactarla.

27

El movimiento de interés por la Historia que se observa a mediados del siglo XiX -y que la pujanza de este Institutocomprueba que en nada se ha enfriad- desempeña un papel notable en el nacimiento de la moderna Archivología. Pero, fuera, de lo que concierne directamente al interés de los historiadores, otras tareas serán atribuidas a los archivos contemporáneos: sirven ellos como instrumento esencial a las actividades del Estado moderno, sobre todo las de planeamiento; apoyan UM infinidad de áreas de investigación en todos los campos científicos, ya sea permitiendo nuevas síntesis, ya sea ahorrando el esfuetzo de rehacer caminos ya recorridos; buscan una extensión dinámica hasta las primeras clases escolares,despertandoelinterés por la documentación,el sentido histórico de la cultura, la conciencia del ser-nacional y del ser-humano. Ciertamente, los problemas no son tan sólo técnicos. Aunque los Archivas Secretos del Vaticano cumplen este año un siglo de apertura al conocimiento público, hay obstáculospor todas partes al acceso de los archivos. Obstáculospolítim, cuestionesde patentes, de seguridad, de propiedad de la Única mercadería que alguien puede vender, mas, una vez expuesta, a todos pertenece: la palabra. Pueden ser justificados los obstáculos; por supuesto 10 son, en casos raros. Mas es una especie de deber profesional, tanto de los archivistas cuanto de los historiadoresy de los hombres de ciencia, no mirarlos con simpatía. En el reino de la Utopía, en el que firmemente creemos, nada se esconderá de los ojos de todos.

Bibliografla Consultada

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EL PROBLEMA FUNDAMENTAL DE LA ARCHIV~STICA:

LA NATURALEZA Y EL ORDENAMIENTO DEL ARCHIVO' Elio Lodolini

Sumarw:l. Premisa.2. El archivo como sedimento documentariode una actividad administrativa.3. Antttesis entre archivo y coleccidn, entre archivo y biblioteca. 4. El archivo como complejo orgánico. 5. El camino de los documentos: ¿cuándo nace el archivo?6.Las fases de la vida de los documentosy la seleccibn. 7.El ordenamientodel archivo. 8.Nuevaspreguntasy respuestas siempre válidas. 1. Si se pregunta a cualquier persona qué es un archivo, ésta tendrá una idea más o menos vaga, asociada al concepto de "papeles viejos y p~lvoricntos'~ o, en el mejor de los casos, al de "alguna cosa similar a una biblioteca".

Hasta aquí no habría nada de qué sorprenderse; pero uno comienza a sorprenderse, si en lugar de a cualquiera, se interpela a un hombre culto, en cuanto, en el noventa por ciento de los casos, también un hombre culto tiene del archivo una idea igualmente vaga

e imprecisa. Y hay que maravillarse verdaderamente del escaso conocimiento general en temas de archivos, si se considera que sin el archivo, sin la "memoria", no existiría una sociedad organizada: es más, si queremos avanzar más, podemos decir que sin la memoria no existiría la vida, por lo menos como nosotros la conocemos. La memoria rige y gobierna cada acción, desde el DNA que conserva la memoria

1.

En IrurgiRevisto deArchivfsficu.Vitoria- Gasteiz: Servicio Central de Publicaaones del Gobierno Vasco, 1988. NQ1, p. 27- 61. Texto bilingüe euskera- castellano.

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genética de las células de cada ser viviente, al computador que hoy adoptamos cada vez con mayor frecuencia. Una cadena ininterrumpida une las formas primitivas de conservación y transmisión oral de la memoria y los primeros signos trazados por el hombre prehistórico sobre las paredes de las cavernas, a los diseños cada vez más perfeccionados y estilizados de los jeroglíficos egipcios y aztecas y de los ideogramas chinos, hasta la codificación, en fin, del signo gráfico, transformándose en el cuarto milenio antes de Cristo, en un símbolo, en código absolutamente separado de la representación del objeto a describir, y todavía en otras formas de código no gráfico, Como la disposición de las perforaciones en una ficha o de los impulsos magnéticos sobre un disco o sobre una cinta, como el que he adoptado yo en el momento en el que escribía este texto. '

Memoria oral primero, memoria escrita con diseños o con códigos silábicos o alfabéticos después, y finalmente memoria registrada con formas no gráficas, constituyen las etapas de una evolución que se origina en la necesidad sentida por el hombre desde los albores de la civilización, de conservar y transmitir elementos esenciales para la vida del propio grupo social. Escritura y modos de conservación de aquello que se ha escrito, es decir archivos, se remontan por consiguiente a los albores de la historia de la humaiiidad. La escritura nace por una exigencia práctica, de gobierno y administración de la colectividad. En un segundo tiempo el hombre, disponiendo de este medio, lo utilizó también para expresar y transmitir opiniones, sentimientos, ideas; es decir, para escribir textos literarios. En otras palabras, nacieron primero los archivos y después las bibliotecas. Y de archivos ricos y bien organizados se dotaron los pueblos de los que nosotros hoy conocemos la historia, de aquellos del Cercano Oriente antiguo (cuyos archivos constituidos por documentos escritos sobre tablas de arcilla, se remontan al cuarto milenio antes de Cristo), de los Griegos, de los Romanos, y así hasta nuestros días. 2. Para identificar el archivo podríamos dar definiciones más o menos elaboradas a m o ya hemos hecho en otras ocasiones-, pero la constatación más simple y más inmediata es que el archivo constituye la natural sedimentación documental de una

actividad práctica, jurídica, administrativa. Usamos la expresión "administrativa" en la acepción más amplia, que comprende cada una de las actividades posibles: administración de un Estado, de un ente, de una familia, de una empresa, y también administración judicial, financiera, militar, religiosa, escolar, etc2.

2.

Para más amplias referencias nos remitiremos a: Elio Loddini, Archivisticu Principi e problemi, 4'. ediaón, Miián, Franco Angeli, editor, 1987.

31

El archivo nace naturalmente, involuntariamente, por el hecho mismo de la existencia de una persona física o jurídica, un ente, una oficina, y el desarrollo de sus actividades normales. No se puede crear artificialmente un archivo, ni recoger juntos documentos que tienen diverso origen, concernientes a un asunto determinado, para formar un archivo. Señala Vicenta Cortés que "la formación de los archivos es un proceso natural, es decir que el destino de los documentos es el que marca su origen. De manera que no son producto de la reunión erudita, la colecta programada ni la acumulación caprichosa de doc~mentos"~.

Y Antonia Heredia, al definir el archivo, precisa "que el archivo no es resultado de un actovoluntarioo caprichm de alguien. Para que exista un archivo es preciso que haya una institución con una función, con UMS actividades a desarr~llar"~. La organización de este cum, por ejemplo, ha creado indudablemente, en las oficinas que lo han organizado, una gestión, un dossier,los cuales han sido constituidos por las propuestas, por las deliberaciones adoptadas, por la correspondencia con otras oficinas que eventualmente han estado involucradas en la preparación y en la financiación del curso, para lo que se refiere a la disposición de los programas, a la admisión de los alumnos, a la elección de los docentes, y también a la correspondencia intercambiada entre los organizadores y los alumnos, y entre los organizadores y los docentes, etc. Cuando leemos sin embargo, expresiones como "archivos de la guerra" o "archivos del arte" o "archivos de la literatura", debemos reflexionar sobre el significado real de estas expresiones y constatar que a menudo no se trata de "archivos" de oficinas o instituciones que se ocupan de cuestiones bélicas, artísticas o literarias; sino de recolecciones de documentos artificialmente creadas, es decir de "no archivos".

3. El archivo constituye por lo tanto un conjunto de documentos, indisolublemente unidos entre sí por un vínculo que es necesario, originario y determinado.

Es originario en cuanto existe desde el origen, desde el momento mismo en el que cada persona física o jurídica crea un documento; es necesario, porque sin aquel vínculo

3.

4.

Vicenta Coités Alonso. Maiwal de archivos municipales, Madrid, Asociación española de archiveras, bibliotecarios, museólogos y dccumentaiistas, 1982 (Biblioteca profesional de ANABAD, 11, Estudios), p. 20. Antonia Heredia Herrera, Archivfrricu general. Teorfu y prbcficu, Sevilla, Diputación provincial de Sevilla, 1986,pág. 59.

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entre los documentos no existiría el archivo; es determinado, en cuanto une los documentos según el modo en que éstos se disponen en el momento de su nacimiento. Complejo orgánico y no recogida de documentos, no agregado artificial de documentos. También Antonia Heredia precisa que en la definición que ella da del archivo "se dice (...) conjunto de documentos acumulados y de proceso natural, lo cual es algo distinto a coiecci6nfT5. Antes bien, entre archivos y colección de documentos entendiendo por tal, documentos sacados de su sitio y "coleccionados", es decir recogidos artificialmente, desmembrándolos de los fondos archivisticm a los que orgánicamente pertenecían- hay una absoluta antítesis; una colección de documentos no podrá jamás convertirse en "archivo".

Es necesario sin embargo precisar que en algunos textos, especialmente en lengua española, la palabra colección" es usada inapropiadamente, no en su significado de recolección artificial de documentos pertenecientes a fondos diferentes, sino en un significado opuesto, es decir como sinónimo de "fondo archivístico". Se trata de una acepción del término, introducida desde hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario aclarar el significado, en cuantose presta fácilmente a equívocos. Observa Sir Hilary Jenkinson: "Yo querría que la palabra coleccibn fuese prohibida en el vocabulario archivístico, solamente para establecer este importante hecho"; es decir que los archivos no son "coleccionados"' y Antonia Heredia precisa: "La idea de colección es ajena al a r ~ h i v o " ~ . Todavía más absoluta que entre archivo y colección de documentos (los cuales, por lo tanto, por ser "documentos" deben haber sido producidos en el curso de una actividad administrativa y para fines administrativos, también si sucesivamente, con la formación de la coíección, se haya perdido el vínculo que los unía al origen), todavía más absoluta que entre archivo y colección de documentos, decía, es la antítesis que opone el archivo

5.

Ibidem

6.

Hilary Jenkimon. The EnglishArchivist: anewprofessicm. Lecture for a new course in archive administration delivered at University College, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Selected Writings ofSirHiluryJenkimon (Editors:Roger H. Ellis and Peter Walne). Gloucester. Alan Sutton. 1980,pp. 236259, en las cfr., p. 238.

7.

A. Heredia Herrera, &ra citada, pág. 101

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a otro tipo de institución, que en la opinión común es, sin embargo, habitualmente a 61 aproximado: la biblioteca. Una primera, profunda diferencia existe entre libro y documento. El documento archivístico, como hemos ya subrayado, es tal, en cuanto ha sido producido "involuntatiamente" en el curso del desarrollo de una actividad administrativa, jurídica, práctica, del ente productor y tiene por consiguiente un preciso contenido jurídico-administrativo. El libro, al contrario, es producto voluntario del autor para comunicar a los lectores informaciones, ideas, opiniones, sentimientos, o simplemente para deleitarlos; está privado de cualquier valor jurídico; es completo en símismo, más allá de cualquier contexto, y es habitualmente considerado cada vez separadamente de otro libro; al contrario del documento que pierde gran parte del valor propio (o directamente todo el valor propio) si no forma parte de aquel contexto en el cual ha sido producido y es correlativo con todos los otros documentos.

La biblioteca, a su vez, es una recolección o colección de libros, formada voluntariamente por decisión del propietario, sea éste una persona física o un ente, y con libros, cada uno de los cuales ha sido introducido en aquella biblioteca por una elección voluntaria. En el amplio campo de lo que se suele indicar con la denominación conjunta de "bienes culturales", archivo y biblioteca se colocan, por lo tanto, en los dos extremos opuestos. Querríamos precisar otro aspecto importante del archivo: Hemos dicho que los documentos de un archivo son producidos, en sus orígenes, exclusivamente por un fin jurídico-administrativo y no por un fin cultural. Y bien, precisamente esta circunstancia hace que aquellos documentos, una vez que el curso del tiempo haya hecho decaer los originarios fines jurídico-administrativos, adquieran especial valor para fines culturales. En otras palabras, el contenido jurídico-administrativo de los documentos es fundamental también para conferirles una importancia especial para fines de estudio (por ejemplo, para la búsqueda de material histórico); mientras textos no archivísticos, como por ejemplo una crónica, redactados con fines culturales, tienen un valor cultural muy inferior. 4. De cuanto hemos dicho hasta ahora, podemos sostener que para formar un archivo es necesario mucho más que la suma de los documentos que lo componen.

Hemos recordado que los documentos de un archivo, si son considerados solos, aisladosde su contexto, pierden gran parte de su valor. Giorgio Cencetti afirma que "existe una falta de autonomía del documento de archivo concebido solo, porque no tiene ningún

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valor cuando es separado de las precedentes y subsiguientesy arrancado del Corpus al cual pertenecía"'. Igualmente precisa es la afirmación de Michel Duchein: "El documento de archivo (...) no tiene razón de ser, sino en la medida en que pertenece a un conjunto.Este, se coloca en el seno de un proceso funcional del que constituyeél mismo un elemento, aunque sea mínimo. El documento de archivo no está jamás concebido, al principio, como un elementoaislado. Este, tiene siempre un carácter utilitario,que puede aparecer claramente sólo si ha conservadosu sitio en el conjuntode los otros documentosque lo acompañan"9. Y además: "Corno consecuencia, es esencial para la valoración de un documento cualquiera, saber exactamente quién 10 ha producido, en qué circunstancia,en el marco de qué proceso, con qué fin, para qué destinatario, cuánto y cómo ha sido recibido por este último, y por qué vías ha llegado a nosotros. Tal conocimiento -agrega Duchein- no es posible sino en la medida en que el conjunto de documentas que lo acompañan haya sido conservado intacto, bien individualizado y sin confusión alguna con documentos de origen diferente, aunque concernientesal mismo objeto"". Para Antonia Heredia, el "carader serial" es "una de las notas más significativas" de "los documentas de archivo"11. En conclusión, yo creo que para que pueda hablarse de "archivo" son necesarios dos elementos: el conjuntoorgánico de los documentos que lo constituyen y el conjunto orgánico de las relaciones que transcurren entre aquellos documentos. Un archivo puede ser comparado a un monumento, el cual está constituido por las piedras, por los ladrillos, por la cal, por los mármoles y maderas preciosas, por las decoraciones, etc., empleados en su construcción y por las relaciones que transcurren entre estos elementos materiales; es decir, del modo en que aquellas piedras, aquellos ladrillos, aquellos mármoles, han sido dispuestas en el proyecto del creador y en la realización del constructor. Aquellas mismas piedras, mármoles, etc., dispuestos en un montón informe o de cualquier modo diferente del original, no constituirían jamás el monumento, aunque se tendría una masa exactamente idéntica a él.

8.

Giorgio Cenietti, Inventario bibliogmfico e inventur¿o archivistico, en "L'Arcbiginasio", a. m I v , Bolopa, 1939, pp. 106-117;vwlto a publicar en Scrirti urchivistki, di Giorgio Cencetti, Roma, 11Centro di Ricerca editore, 1970, pp. 56-69, e n el que la frase aquí menaonada está en la pá& 64.

9.

Micbel Duchein, Le respect des fmdF en archivktique. Principcs reóriques et problémes pratiques, en "La Gazette des archives" n.* 97, París, 1977, pp. 71-96, la frase aquí mencionada está en la pág. 75.

la Ibidem 11. A. Heredia Herrera, obra citado, pág. 90

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El mismo argumento se puede dar para el archivo; antes, bien, en el caso del archivo, éste es todavía más válido, porque cada documento que forma parte de él es diferente de todos los otros. En este punto es necesario hacer otra precisión concerniente al momento en que nace el archivo; es decir, es necesario preguntarse en qué momento un conjunto de documentos se convierte en "archivo".

Y hablando de "ordenamiento del archivo" nos referimos, no a la disposición que se da a los papeles en su origen, cuando éstos se sitúan en la oficina o ente productor; sino al orden que debe darles el archivero cuando los papeles llegan a la Última y definitiva fase de su vida, es decir al "archivo" propiamente dicho, o archivo histórico, o archivos sin otros agregados o, según la expresión de reglamentos archivísticos franceses, "archivos definitivos". Nos referimos por lo tanto, a la obligación o deber del archivero como funcionario científico al cual el archivo es confiado. Tratamos por consiguiente de seguir las fases de la vida de los documentos, desde el acto de su producción hasta el destino definitivo, por lo menos, cuando éstos son producidos por un ente u oficina (los archivos de personas físicas tienen formas diversas de gestión y cuanto aquí decimos no se adapta exactamente a ellos).

Lm documentos, hemos dicho, están producidos por una oficina o por un ente exclusivamente por las necesidades del propio funcionamiento y como consecuencia de ese funcionamiento. Estos, reciben por lo tanto, un orden que depende directamente de las competencias, de los procesos, de la praxis de aquel ente u oficina; un orden que refleja el modo de funcionar de aquel ente u oficina. Si estos organismos cambian de competencia o cambian el modo de funcionar, cambia también como consecuencia, el modo en que, desde ese momento en adelante, los papeles están dispuestos en el instante de su nacimiento. Los documentos entran a formar parte de un conjunto que, según las diversas opiniones que se tienen sobre el momento en que nace el "archivo", se indica como "archivo corriente" o "archivo de gestión" por quien sostiene que el archivo nace en el momento mismo en que los documentos son producidos o como la que en italiano se llama también "registrahtra"corriente'* o con otra denominación; por lo tanto difenente 12 No podemos traduciral castellanola palabra regisrrafuru,asícomo la palabra alemana Regisrrarur,porque en Españanoexisteun conceptosemejante. Se diceregisfruturuel conjuntode losdocumentos produados por UM oficina, si se considera que estos no constituyan aún un "archivo";es decir, que no exista "archivo corriente", y que los documentos utilizados por la oficina productora no constituyan aún "archivo".(N.

del T.)

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de "archivo", por quien sostiene que el archivo nace solamente cuando los documentos han agotado su utilidad administrativa para la oficina o ente que l a ha producido, y han adquirido sin embargo, un exclusivo interés para fines de estudio.

Más bien por la precisión, en algunos casos se sostiene que existe también una fase precedente, "pre-archivística", en la cual los documentos están en curso de tramitación en la oficina o ente productor. Así en Francia, los documentos son primero gestionados por la oficina productora, y sucesivamente, después de concluida cada diligencia, éstos son clasificados, es decir se les da un orden originario. En Alemania los documentos son primero gestionados por la oficina o "cancillería" (Kunzlei) y sucesivamente se les da el orden originario, no por la denominada "oficina de registratura" (Regisaatur). El pasaje de los documentos de la cancillería a la oficina de registros puede suceder, inmediatamente después de la conclusión de cada asunto al que se refieren dichos documentos, día por día; o a intervalos regulares más o menos largos. En esta segunda hipótesis, los documentos permanecen por algún tiempo en la cancillería, antes de pasar a la oficina de regi~tros'~. También para Aurelio Tanodi existe en la vida de los documentos U M "primera fase pre-archivística", que "está constituida por la creación y formación de archivalía en potencia dentro de la entidad p r o d ~ c t o r a " Y ~ ~un . poco más adelante: "Las hojas, cartas, expedientes, libros, etc., durante su tramitación, no constituyen archivalía, y la oficina que los produce u ordena no es un archivo, sino que ese material constituye sólo una archivalía en potencia, de 61 se puede separar lo innecesario, remitir algo a otra oficina, agregar nuevas hojas, es decir manejarlo según las necesidades del asunto a que se refieren. Esta es la forma embrional de un grupo archivístico"''. Diferente es el procedimiento en las oficinas del Estado en Italia: los documentos pasan primero a la que es denominada "oficina de registro de entrada y salida de documentos y regisfruhira"(sería mejor llamarla "oficina de protocolo y de registratura") para ser registrados y recibir el lugar que es definitivo, y solamente sucesivamente están asignados al empleado o a la sección que debe gestionarlos; es decir, para usar la terminología indicada por Tanodi, primero nace la "archivalía", después viene la "tramitación".

13. Johannes Papritz,Arcltivwissenscliafi.,2' edición, vol. 11, Marburg, 1983 pág. 8. 14. Aurelio Tanodi, Manual de ArchivologfaIiispanoameriuana. Teorías y primipios, Córdoba, Argentina,

Universidad Nacional de Córdoba, 1961, pág. 8. 15. idem., pág. 9

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Por lo tanto, con osin la fase que podemos llamar, para entendemos,"de cancillería" (o, con Tancdi, de "secretaría"), los documentos concernientesa los asuntos en curso o aquellos recién concluidos son conservados en el "archivocorriente" (o, como lo llaman varios colegas españoles, entre ellos Vicenta Cortés y Antonia Heredia, "archivo de gestión") o "registratura corriente" (si consideramos que los papeles no constituyen todavía un "archivo"). Después de un período de tiempo más o menos largo, y que por lo tanto podemos indicar genéricamenteen algunos años por la fecha de la conclusión del asuntoal cual se refieren los documentos -no por la fecha de los documentos porque el "asunto" al cual ellos se refieren, puede durar pocos días o muchos decenios-, los documentos, o mejor los expedientes, los legajos, los registros, los volúmenes, pasan del archivo corriente o registratura corriente a un "archivo de depósito" (así llamado por quien sostiene que los documentos no constituyen todavía "archivo", en cuanto se encuentran todavía en la oficina productora y son aún útiles a ella por sus fines institucionales). El archivo de depósito o registratura de depósito, efectivamente, se encuentra todavía en el ente u oficina que ha producido los documentos, y aquí son conservados, porque, si bien su uso es menos frecuente, pueden ser consultadosde tanto en tanto para la tramitación de los asuntos de competencia del ente u oficina que los ha producido.

Generalmente, mientras el archivo corriente o registratura corriente se encuentra en las subdivisiones menores de una gran oficina o ente, el archivo de depósito o registratura de dep6sito se encuentra en las sub-divisionesmayores del mismo ente, o exite uno solo para toda la institución.En consecuencia,un archivo de depósito o registro de depósito habitualmente recibe la serie de expedientes, legajos, registros, volúmenes, provenientes de varios archivos corrientes o registraturascorrientes. Sucesivamente,mientras en el p a d o a estas dos fases, corriente y de depósito, de la vida de los documentos, le seguía una tercera y Última, con el pasaje de los documentos, previa operación de selección al destino definitivo; es decir al "archivo histórico" o "archivo propiamente dicho" o "archivo" sin otras agregados, desde hace unos decenim hasta hoy se ha insertado una fase ulterior intermedia.

Los documentos, desde el archivo de depósito o registratura de depósito (o, si hay más de uno, desde todos los archivos de depósito o desde todas las registraturas de depósito) del ente pasan a un "archivo intermedio'' (así denominado por quien considera que el archivo nace en el acto del nacimiento de los documentos o al término de la tramitación de cada uno de los expedientes) ) o "pre-archivo" (así denominado por quien sostiene que el archivo nace cuando los documentos han agotado completamente su vida 38

administrativa) y aquí permanecen hasta que estén "maduros" para el posterior destino al "archivo histórico" o "archivo definitivo" o "Archivo propiamente dicho" o simplemente "archivo", el cual en base y según las opiniones que aquí hemos citado vanas veces, nace solamente en este punto. El pre-archivo o archivo intermedio es habitualmente gestionado conjuntamente por el personal científico del archivo propiamente dicho o archivo histórico, y por el personal administrativo de las oficinas de las cuales provienen los documentos. Los documentos se seleccionan para la conservación permanente o para la destrucción, se

preparan para el sucesivo vertido al archivo propiamente dicho o archivo histórico, y al mismo tiempo están todavía a disposición de las oficinas que los han producido y que pueden tener algunas veces, todavía necesidad de ellos, para los propios fines administrativos. La Administración estatal española por ejemplo, tiene un gran "pre-archivo" en Alcalá de Henares. El destino final de la documentación que ha superado la selección es el del "archivo". Aquí no hay más dudas: los papeles constituyen ahora verdaderamente un archivo. Se habla por eso de "archivo histórico" (pero la locución es quizás reductiva: El archivo no es solamente "histórico" sino una institución "científica" sin límites) o de "archivodefinitivo" o de "archivo propiamente dicho" o simplemente de archivo.

Esto es simplemente "archivo" para quien considera que solamente en este punto puede adoptarse este término; es decir, que el conjunto de los documentos constituya un archivo cuando haya perdido, al máximo, el interés administrativo para el ente u oficina que lo ha producido, haya sido seleccionado para la conservación permanente con fines de estudio, y haya sido transferido a una institución archivística especializada, para ser conservado permanentemente y puesto a disposición de cualquieraque quiera consultarlo. Por lo tanto, no sólo la fase de "cancillería" o "secretaría", sino también la de la "registratura corriente", "registratura de depósito" y del "pre-archivo" son, según esta concepción, fases "pre-archivísticas". Para la archivística alemana existe una contraposición entre oficina de registratura {Regisnutur) y archivo (Archiv). La misma contraposición existe para los colegas estadounidensesentre recurds y archives: mientras para el inglés Jenkinson las palabras recura3 y urchiivs pueden ser usadas indiferentemente16, para el estadounidense Schellenberg los archivos (archives) están constituidos por los documentos (recurds) "de 16.

H.Jenknson, obra citada, pág. 237,nota

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cualquier institución privada o pública que hayan sido considerados merecedores de su preservación permanente con fines de investigación, o para referencia que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística"' .

Y

En el Diccionario de terminología archivística internacional, publicado por el Consejo Internacional de Archivos en 1984, la definición de archivo en inglés y en francés es notablemente diferente: en el texto inglés son definidos archivos solamente los conjuntos de documentos "no corrientes", mientras en el texto francés se indican como arcbivos también los conjuntos de documentos corrientes ("cualquiera que sea su fecha") ".

No se trata por lo tanto de la traducción de la palabra "archivo" del inglés al francés o viceversa, sino de dos significados diferentes de la misma palabra en los dos idiomas, También un recientísimo estudio sobre el acceso a los archivos de las Organizaciones de las Naciones Unidas, de Bodil Ulate-Segura, Secretaría del Comité para la formación profesional de los archiveros del mismo Consejo Internacional de Archivos, adopta el término inglés "archives" -señala al principiw para indicar los documentos "no corrientes" conservados por la Organización que los ha producido o por sus sucesores con motivo de su duradero valor administrativo, fiscal, legal, de testimonio ylo informativo

''.

17. Theodore R.Schellenberg. Modenr archives. Priiiciplesaiidteclitiqires,Melbourne,F. M. Chesire, 1956, pág. 16. De esta obra existe una traducci6n en espafiol a cargo de Manuel Carrera Stampa. con el título Arcliivos Modentos. Prirrcipios y téctticus. La Habana, imprenta del Archivo Nacional, 1958. De esta última (pág. 42) hemos extraídola definiciónaquí mencionada,con la advertenciadequela palabra inglesa "records" ha sido traducida como "documentos", en lugar del término "registros" usado por Carrera Stampa. terniittolugiearchii*istique.English and Frcnch. Wi ih 18 DicrioitaryofArcli¿ralTc.r~~i¿ttology/D¿cfiuti~~airede equivalents in Dutch, German Italian, Rwsian and Spanish. Edited by Peter Walne. Compiled by Frank El. Evans, Francois-J. Himly and Peter Walne, München, New York, London, Paris, K. G. Saur, 1984.

19. "The single term

archives is used lo rcfer to the noncurrent records preserved by the organization responsible for their creation, or its successors, because of continuing administrative, fiscal, legal, evidential and/or informational value": Bodil Ulate-Segura, Access 10 the archives of Wnired Natiorrs agencies: uRAMP study wifh guidelitres. Paris, Unesco, General Information Progamme and UNEIST, 1937 (F'GI-S6/WS/24), pág. 13.

En la edición francesa de este estudio (París, Unesco, 1988) se lee en la pág. 6. "Le terme arcltives ("archiva") employé seul designe les documents d'archives ayant cessé d'avoir une utilité courante et conseivés par I'organisation qui les a creés,ou son successeur, en raison de leur valeur de témoignage eVou valeur informative".

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6. Pero "archivo" o no archivo todavía, las fases de la vida de íos documentas que sean ahora consideradas no tres, sino cuatro, parece de hecho una opinión largamente difundida; aunque a menudo se habla aún de "tres" fases una de las cuales es sin embargo, subdividida en dos partes. El Manual de archivistica francés, editado en 1970, señala tres edades en la vida de los documentos, pero en realidad enumera por los menos cuatro: conservación de los documentos en las oficinas productoras (bureaur),conservación en un depósito intermedio en la Administración o "pequeño depósito" ( d é p t interniediaireproche I'adniinstration: petit dépot) ,conservación en un depósito intermedio o anexo al archivo propiamente dicho (dépot interntediaire extérieur ou annexé aux archives), es decir en el pre-archivo, y finalmente conservación en el archivo, o archivo propiamente dicho, o archivo histórico (dépot d'archives proprenient dit)"). Análoga nos parece la opinión de Vicenta Cortés, la cual, refiriéndose a los archivos municipales -pero evidentemente la cuestión teórica es válida para cualquier categoría de archivos públicos- habla de tres edades, pero indica cuatro fases de la vida de los documentos: "archivo de gestión (en las oficinas), archivo central administrativo (de la institución), archivo intermedio (dep6sito temporal) y archivo histórico (dep6sito fi-

na~)"". También Antonia Heredia habla de tres edades, pero divide la segunda en dos períodos, diversificados también desde la fecha de los documentas conservados en los respectivos depósitos: "archivo central de la instituci6n (10/30 años)" y "archivo fuera de la institución (30/50años)"22.

Y Ana Duplá del Moral: "La documentación de los archivos municipales como la del resto de los archivos de organismos públicos -sentada la base de que dicha documetación mantiene una relación de continuidad-, atraviesa cuatro fases o estadios desde que ha sido producida. Estas fases se conocen como archivo de gestión o de oficina, central administrativo, archivo intermedio y archivo h i s t ó r i ~ o " ~ .

20. Ministére des Affaires culturelles. Direction des Archives de France, Association des Archivistes franpis, Manuel d'archivistique.Paris, SEVPEN, 1970, pág. 123. 21.

V. Cortés Alonso, obra citada, pág. 20

22

A. Heredia Herrera, obra d a d a . págs. 109-112

23.

Ana Duplá del Moral, PIan regiotial para los archivos municipatesde la Comurudadde Madrid, Madrid, Comunidad de Madrid, Consejería de Cultura, Deportes y Turismo. Secretaría general técnica, 1985 ("Archivos, Estudios",vd.l), pág. 20.

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Por lo tanto, aunque sean tres o cuatro las fases de la vida de los documentos, es necesario subrayar que: 1) para los conjuntos de documentos que se producen actualmente, la intervención del archivero tienen lugar desde el momento del nacimiento de los mismos.

Esta intervención, que los colegas estadounidenses definen como records nianagenient, va haciéndose siempre más amplia, tanto que precisamente en los Estados Unidos hay ahora una distinta especialización profesional entre los archivists y los record nianagers,sefialada también por el Consejo Internacional de Archivos y que ha dado lugar también a la constitución de dos asociaciones profesionales diversas. 2) es en la Última fase de la vida de los documentos, es decir, en aquella del "archivo", o archivo propiamente dicho, o archivo definitivo, cuando se plantea el problema del ordenamiento. Al archivo, sin embargo, no llegan todos los documentos, en cuanto razones materiales (gastos, espacio) impiden una conservación integral. Antes del ingreso en el archivo los documentos sufren, para tal fin, una selección: aquellos que se consideran más útiles para estudios se conservan, aquellos que -a menudo errando en la valoraciónse consideran menos Útiles (no "inútiles", porque documentos inútiles no existen), se destruyen. Y hemos dicho "sin embargo", porque la selección es, en realidad, una operación anti-archivística, que rompe el vínculo existente entre los documentos. Esta constituye un compromiso entre una exigencia teórica de conservar integralmente los documentos y una imposibilidad práctica de efectuar tal conservación: si no se hiciera una selección, siempre dolorosa, todos los documentos terminarían por autodestruirse a causa de la imposibilidad de asegurar la conservación. Con la selección la archivística elige el mal menor, así como el cinijano que amputa a un hombre un brazo o una pierna para evitar el avance de la gangrena; y aquella amputación constituya el mal menor, pero siempre un mal, no hay duda. 7. ¿Cuál es por consiguiente el método a adoptar para el ordenamiento del archivo? Recordemos cuanto hemos dicho al principio acerca de la naturaleza del archivo; el cual es un conjunto orgánico de documentos, unidos por un vínculo originario, necesario y determinado, creados por un ente o una oficina en el curso del desarrollo de la propia actividad y para sus fines institucionales, y organizados en base a las competencias, a la estructura, a la praxis administrativa del ente u oficina. La respuesta a la interrogación, recordando todo esto, no puede ser más que una sola. El único método de ordenamiento de un archivo es según el "principio de proce-

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dencia"; o mejor dicho y más claramente, según el "principio de respeto al orden original de los documentos". Preferimos esta segunda expresión, en cuanto ella, como hemos dicho, nos parece más clara que la primera, aunque ambas son habitualmente adoptadas como equivalentes una de la otra. En efecto, sin embargo, decir "principio de procedencia" puede querer decir, respetar el orden original de los documentos, pero puede tener también el mismo significado de la expresión francesa "respect des fonds"; cuando el "respect des fonds" fue prescrito por primera vez, en 1841, la expresión significaba simplemente que no debían ser mezclados documentos pertenecientes a fondos diferentes, mientras en el significado que señala el Diccionario internacional de terminología archivística editado en 1964a "respect des fonds" se atribuye el significado de llevar cada documento al lugar de origen%.

Las dos expresiones, repetimos pueden ser adoptadas como sinónimos, o bien, con los dos significados diferentes entre ellos. Por ejemplo, en los documentos finales de la "Primera Reunión Interamencana sobre Archivos", desarrollada en Washington del 9 al 27 de octubre de 1961bajo la dirección del Dr. Schellenberg, les fueron atribuidos dos significados distintos. Así éstos están precisados en la "Resolución No. 5, Ordenación archivística", en la que se recomienda: "Artículo 1. Que el principio de procedencia archivística y el principio del orden original sean las normas sobre las cuales se edifique la ordenación de los fondos documentales orgánicos latinoamericanos, sean estos públicos o privados. Artículo 2. Que se adopte la siguiente formulación en español: Principio de procedencia: Los documentos deben conservarse inviolablemente dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio del orden original: La ordenación interna de un fondo documental debe mantenerse con la estructura que tuvo durante su servicio activoftz.

24. Elsevier ' s L a k o n ofarcbiveterminofogy French-English-German- Spanish-Italian-Dutch.Compiled and

arranged on a systemaiic basis by a Committee of the International Council on Archives, Amsterdam, London, New York, Elsevier PuMishing Company, 1W. 25. Las resoluaona adoptadasen ata Reunión han sido puMicadas en vanos sitios. Aquí las citamos, en el texto apañd,del "Boletín Interamericano de Archivos", vd. 1, Córdoba, Argentina 1974, págs. 83-102 cuyo texto aquí mencionado está en la pág. 87.

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También en el Diccionario de terminología archivística de 1984 las dos definiciones

son análogas. Bajo la voz inglesa "Principle of provenance" y la francesa "Principe de respect des fonds, principe de provenance", traducido al español como "Principio de procedencia", se lee que se trata del "principio fundamental por el cual los documentos o archivos de una misma procedencia no deben ser mezclados Con aquellos de otra procedencia; este principio comprende a veces también el principio del respeto del orden primitivo" (mientras en el Diccionario de 1964, como hemos dicho, aquel estaba siempre considerado equivalente a este Último). Bajo la voz inglesa "Registry principie" y la francesa "Principe du respect de I'ordre primitif', traducido al español "Principio del orden de procedencia" (aunque nos parece más exacto hablar de "Principio del orden original" o de "Principio de respeto al orden original") se lee: "Principio de teoría archivística según el cual los archivos de una misma procedencia deben conservar el orden establecido por el ente que los ha producido; principio tal vez implícito en el principio de respect desfonds; llamado también principio de "Registratur". Hablamos por consiguiente, para evitar equívocos, de "principio de respeto al orden original". El orden original es el dado por el ente productor, momento a momento, a los documentos, en base a sus competencias, a su estructura, a su modo de funcionar. Si competencias, estructura, modo de funcionar se modifican durante la vida del ente, se originan, como consecuencia, modificaciones en la disposición originaria de los dccumentas, desde ese momento en adelante. Deber del archivero cuando los documentos llegan al archivo es, ante todo, respetar el orden originario de los documentos, si éste ha sido mantenido. España tienen una interesante tradición en este sentido. Ha escrito Vicenta Cortés que los principios archivísticos dictados por Felipe 11 en 1588 y adoptados en el archivo de Simancas "detallan claramente el respeto al origen de los fondos y al ordenamiento original dado por las oficinas productoras, con cuyos inventarios llegaban al archivo"". Desgraciadamente, sin embargo, demasiado frecuentemente el orden originario no ha sido conservado; el archivero por lo tanto no tiene el deber de mantenerlo, sino aquel,

26.

Vicenta Cortés Alonso. La escritura y lo escrito. Paleograflay Diplomática de Espaíray América en los siglos A" y A"I, Madrid, Ediciones de Cultura Hispánica. Initituto de Cooperación Iberoamericana, 1986.pág. 54. Cfr. también Vicenta Cortés Alonso, Las Ordenanzas de Simancas y laA&in¿stración castellww, en Actas del IV Sympesium de Historia de la Administración, Madrid, Instituto Nacional de Administración Pública, 1984, págs, 197-224

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bastante más difícil, de reconstruirlo, aboliendo las modificaciones aportadas al orden de los documentos por sucesivas reorganizaciones. Reorganizaciones que se han verificado con gran frecuencia en la segunda mitad del siglo XVIll y en la primera mitad del siglo XIX (y a menudo también en tiempos más próximos a nosotros) en Francia, en Austria, en varios Estados italianos, como conseaiencia de la difusión, y de la aplicación a los archivos, de los principios filosóficos del iiuminismo y de la Enciclopedia, en base a los cuales los fondos archivísticos antiguos fueron desordenados y entremezclados entre ellos y los documentos, sin tener en cuenta para nada la procedencia, fueron ordenados por materias. Reconstruir el orden originario de los documentos es una tarea muy difícil, cuando la Única guía para este trabajo son los documentos mismos, que el archivero debe examinar con paciencia y sobre todo con inteligencia y con una Sólida preparación profesional. Se trata de reconstruir, sobre la base de los documentos, la historia interna de la institución que los ha producido, la historia de las variaciones de las competencias, de la estructura y del modo de funcionar del ente, y por 10 tanto de su modo de producir y organizar los propios documentos desde el origen. Se trata de seguir todas las variaciones de estos elementos en el tiempo y, en consecuencia, de lograr conocer cómo, en las varias fases de su vida y de su actividad, la institución productora disponía los documentos. Los grandes eventos de la historia política, con frecuencia no influyen del todo sobre la originaria disposición de los ppeles, mientras una simple modificación de la estructura interna de una oficina o de su praxis administrativa lleva a una alteración d e s d e aquel momento en adelante- de la disposición de los papeles en el origen. El trabajo más similar al del archivero es, a mi modo de ver, el del arqueólogo, el cual de la excavación de las ruinas de antiguos monumentos rotos y sepultados, de la recuperación de fragmentos más o menos completos, llega a reconstruir tal como estaba, la disposición originaria de los hallazgos, y por lo tanto a reconstruir el templo, la fortaleza, la villa, la ciudad. No siempre el arqueólogo logra este resultado, si los hallazgos son excesivamente incompletos, o si éstos han sido manipulados o retocados; así como no siempre el archivero logra reconstruir el orden originario de los documentos de un archivo o de un fondo archivístico, cuando éste ha sufrido demasiadas pérdidas o destrucciones. También la búsqueda por parte del usuario del archivo, debe seguir la misma vía que el archivero ha recorrido en su trabajo. No tiene sentido entrar en un archivo y pedir "¿qué hay en este archivo sobre tal tema, sobre tal materia?" La pregunta formulada correctamente es: "icuál era, en el período que me interesa, la oficina competente para 45

tratar aquella determinada materia o aquel deteminado asunto, y cómo funcionaba, y cómo en consecuencia, disponía sus documentos?" Ya hace más de un siglo, en el lejano 1867,el archivero italiano Francesco Bonaini escribía que al entrar a un archivo se debían buscar %o las materias, sino las instituciones*ln. Es precisamente a través de la historia de las instituciones, no consideradas abstractamente, sino vistas en su efectivo funcionamientointerno, momento por momento, como deben ser efectuados tanto el ordenamiento del archivo, es decir, la reconstrucción del orden originario de los documentos por parte del archivero, como la búsqueda por parte del usuario. LA historia de las instituciones así concebida, en función archivística, en Italia es considerada como una parte de la archivística misma y es denominada "archivísticaespecial".

En cuanto al principio de conservación del orden Originario de los documentos, o mejor de reconstrucción de ese orden originario, desde la mitad del siglo XiX es denominado en Italia "método histórico" de ordenamiento, no porque sirva a los fines de la historia (sería un falso fin), sino porque se basa en la historia de la institución que ha producido los documentos. El uso de ese principio como Único método de ordenamiento de los archivos, está prescrito desde hace más de cien años por UM precisa norma legislativa (real decreto 27 de mayo 1875, np2.552). 8. Desde hace tiempo, sin embargo, ha vuelto a aparecer una interrogante jamás olvidada por parte de los usuariosque se dirigen a los archivossin tener los conocimientos suficientes de archivística.

Ellos preguntan: ¿''Pero por qué vosotros, archiveros, queréis reconstruir el orden originario de los dwumentos? ¿Nosería más simple disponer los documentos en cualquier otro orden -alfabético, geográfico, cronológico, o mejor todavía por materias- que facilite la búsqueda también con la ayuda de un ordenador?"Y precisamente en nuestra época, en la cual el ordenador entra cada vez más ampliamente en tantas actividades,esta 27. Informe de Francisco Eonaini al Ministerio de Instrucaón Pública, del cual dependían los Archivos toscanos, fechadoen Florhcia, el 23demarzode 1867. El informe era entonces inéditoy ha sido publicado después por Antonio Panella, con una breve presentación, bajo el tffulo L'ordnmento sronco e lu formazione di un Arcluuo generale (I'archivw dei Frari, o Archivio di &ato a Venezia) in una relazione inedita di Francesco Bonaini; en "Archivi",s. 11, a. 111, Roma, 1936, pás, 37-39. Ha sido después nuevamente publicadopor Antonio Panella. Scrirti archivistici, por Arnaldo d'Addano, Roma, Ministero delf'htemo, 1955 ("Pubblicazioni degli Archivi di Stato", vol. XIX), págs 215-218.

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pregunta, aparentemente atrayentee indudablementeinsidiosa,vuelve a hacerse insistente. Sin duda, para el archivero sería mucho más fácil disponer los documentos en un orden cualquiera, por él mismo elegido, antes que realizar cada vez el largo, complejo y difícil estudiopara identificarcual era el orden originariode losdocumentosde un fondo, o para llevarlos a aquel orden. Pero el resultado de ordenamientos del género -alfabéticos, geográficos, cronólogicos, y sobre todo por materias- sería desastraso; y, sobre todo, abundan los ejemplos de aquellos ordenamientosrealizados, como ya hemos recordado, entre el siglo XVIIi y el X K

No s610 se facilitaría, y s610 en apariencia, una determinada búsqueda o un determinado tipo de búsqueda,volviendo i m p i b l e todas las otras, porque se permitiría, quizás encontrar este o aquel documento, sino también el documento solo, separado del propio contexto, desmembrado de los otros del mismo fondo y de la misma serie, y por 10 tanto privado de gran parte de su valor. Aquí señalamos todavía cuanto hemos dicho al principio, es decir, que un archivo no es una suma de documentos, y que cada documento existe en cuanto forma parte de un conjunto orgánico y tiene su exacto significado, en cuanto constituye el eslab6n de una cadena. Esta consideración es válida no sólo para el archivero, sino también para el usuario que realiza su búsqueda en el archivo: también para él, encontrar el documento s610 significaría bien poco.

No es la información contenida en el documento 10 que interesa, y la archivística no es una "ciencia de la información" (como muy frecuentemente se dice), o solo una "ciencia de la información", sino que tiene un contenido mucho más amplio; 10 que interesa es el significado pleno de cada documento, que se evidencia solamente a través del vínculocon todos los otros documentos del mismo archivo; lo que interesa es conocer Cómo este documentoha sido producido, en el curso de qué procedimientoadministrativo y con qué validez jurídico-administrativa.

Dos documentas pueden parecer iguales entre sí y tener idéntico "valor informativo" en cuanto contienen la misma información;pero su "valor archivístico"puede ser del todo diferente, si diferente es su contenidojurídico-administrativo, el cual es esencial, no sólo en el momento en que el documento ha sido producidopara los fines administrativos propias del ente productor, sino también cuando éste, por el curso del tiempo, ha perdido interés para el ente que lo ha producido y es utilizado para fines de estudio. 47

Pero hay una ulterior consideración que hacer, una consideración que, a mi modo de ver, debería estar en la base de la actividad de cada archivero. En mi opinión -aunque sobre esto no todos están de a c u e r d e el fin de la Archivística no es el de "hacer encontrar" a los usuarios de los archivos los documentos Útiles para su búsqueda: esta es simplemente una consecuencia de la correcta aplicación en el plano práctico, en cada ordenamiento, de los principios teóricos que rigen esta ciencia.

El "hacer encontrar los documentos" a los~usuariosde los archivos podía ser un fin válido en los albores de la disciplina, antes que ella lograra su madurez, pero no lo es ya hoy, en cuanto la Archivística es una ciencia, completa en sí misma, con una metodología propia, y del todo autónoma con respecto a otras ciencias con las cuales tiene sólo aquellas relaciones recíprocas que unen todas las ciencias y especialmente aquellas que obran en campos disciplinarios afines. Podemos hacer una fácil comparacidn con otra ciencia, no lejana de la nuestra: la Diplomática. Es notorio que la Diplomática nace para descubrir la falsedad de los documentos: pero hoy nadie afirmana que el fin de la Diplomática es el de "descubrir la falsedad de 105 documentos".

La Diplomática es una ciencia completa en sí misma, que tiene una metodología propia y tiene como fin fundamental el progreso de sí misma. El hecho de que a través de la Diplomática se pueda comprobar si un documento es falso o verdadero, es una consecuencia de la correcta aplicación de la metodología de la misma a cada caso, pero no el fin de la disciplina. Y aún: finalidad de la ciencia histórica es aquella de hacer progresar dicha ciencia, es decir, el conocimiento del pasado. Que, después, aquel conocimiento pueda ser Útil para otros fines, es una consecuencia y no la finalidad de la ciencia histórica. Finalidad del estudio de las Matemáticas es la de hacer progresar siempre más las Matemáticas. Que después el progreso de las Matemáticas sea Útil a muchos otros fines, es una consecuencia y no la finalidad de las Matemáticas. Otro tanto podemos decir para la Filosofía: un filósofo es un óptimo programador de computadoras, pero nadie osaría decir que la Filosofía sirva para programar las computadoras. Un argumento análogo puede ser hecho para la Archivística. Finalidad de la Archivística es el progreso de la misma. Quizás no siempre se advierte, porque se advierten más fácilmente las consecuencias: cuanto más progresa la Archivística, mejor

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son satisfechas las búsquedas de los usuarios de los archivos. Pero esta, repetimos, es una consecuencia, no la finalidad, del progreso de la disciplina. Como toda ciencia, la Archivística se basa en un conjunto de normas de carácter general, universalmente válidas. Si se debe ordenar un archivo, constituido por documenta escritos sobre tablas de arcilla hace cinco mil a b o un archivo constituido por documentos escritos sobre papel en el siglo XJX, la metodología no cambia.

Y diré más. Si un archivo fuese puesto en desorden diez o cien veces, y después cada vez confiado a un archivero diferente para ser ordenado, y siempre que los principios de la ciencia archivística hayan sido cada vez correctamente aplicados, a cada re-ordenamiento concluido, el archivo deberá volver a tener siempre el mismo orden. Creo que esta consideración haya empujado -quizás inconscientemente- a Georges Bourgin a definir a Eugenio Casanova, el máximo teórico de la archivística en la primera mitad de nuestro siglo, como "un gran matemático de los archivos"28. En cuanto al ordenador, éste puede ser y es utilísimo en el archivo, si es usado correctamente: por ejemplo en una serie homogénea de documentos (lisias de militares, listas de propietarios censados en catastro, etc.), como ayuda al trabajo del archivero; pero no puede, obviamente, sustituir jamás ni el trabajo del archivero, ni otros medios de búsqueda y sobre todo el inventario redactado por el archivero.

El inventario, recuerdo, no es una lista de documentos, que sería imposible redactar a causa de su número y, sobre todo, estaría privado de sentido, en cuanto se convertiría en un mero "catálogo" de documentos; y "catalogar" un archivo, es decir, enumerar los documentos, equivaldría a destruir el "archivo", reduciéndolo a una simple suma de documentos. El inventario es, sobre todo, la historia de la institución que ha producido cada uno de los fondos archivísticos, de las competencias, de la estructura, de los procedimientos de aquella institución, y de cómo ella, en consecuencia, haya dispuesto en el origen los propios documentos según un orden originario que ha sido reconstruido por el archivero. El inventario así concebido es la Única clave que permite cada tipo de búsqueda. Con frecuencia es difícil hacer entender todo esto al usuario que se acerca por primera vez a un archivo sin tener suficiente preparacibn archivística. Muchos usuarios, si bien cualificados, están sin embargo absolutamente desprevenidos, y sostienen que el

28 Al primer Congreso Internacionalde Archivos, París, 1950, cfr. "Archivum",1, París, 1951, pág. 69.

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archivo es algo similar a una biblioteca que conserva documentos en lugar de libros. Es esta una amarga constatación, que los archiveros, situados en las salas de consulta de los respectivos archivos y para la guía de los usuarios en sus búsquedas, deben repetir con frecuencia. Entre los muchos testimonios, traemos una afirmación del colega francés Bertrand Joly, quien escribe que "salvo excepciones, los funcionarios, los empleados y los historiadores, los que transfieren a los archivos y los que los utilizan, son archivísticamente "ignorantes", y que "la incompetencia de muchos Universitarios en materia de archivos, comprobada cada día, es verdaderamente e ~ c a n d a l o s a " ~ ~ .

No hace aún muchos afios, en 1%ó, la Sociedad de Historiadores italianos, es decir, la asociación que agtupa a los profesores universitarios italianos de materias históricas, dedicó a los archivos un referéndum entre sus socios. En éste se pedía, entre otras cosas, la redacción de inventarios uniformes. Esto demuestra qué poco los autores de este pedido conocían los archivos y la archivística. Uniforme puede y debe ser la metodología del ordenamiento y del inventario (y no había ninguna necesidad de pedir esta "uniformidad", dado que ésta en Italia estaba ya prescrita por una norma de derecho positivo, que anteriormente hemos citado, que se remonta a 1875);pero precisamente porque en base a esta metodología cada ordenamiento archivístico tiende a llevar los documentos al orden originario que les fue dado por el ente productor, el resultado final de cada ordenamiento archivístico será diferente del de todos los otros, o por lo menos del concerniente a otras categorías de entes u oficinasm.

Del escaso conocimiento de los archivos y de la Archivística por parte de muchos historiadores italianos, se tiene además la prueba en la respuesta a otra pregunta: más de

29. "Sauf exception, les fonctionnaires, les entrepreneurs et les historiens, cpux qui versent les archives et ceux qui les utilisent, sont archivistiquement des ignorants", y en nota: "L'incompetence de beaucoup d'universitaires en matére d'archiws, chaquejour verifiée, est veritablement scandaleuse": BertrandJoly, Lesarchivescontemporninesont-ellesunavenir?,en "La Gazette desarcbives", nn. 134-135,París, 1986, @gs. 185-193,donde las frases aquf mencionadas están en las págs. 193, nota 13.

30. Dentro del mismo ente se puede tener una uniformidad de disposiciónor¡g¡nana de los doaimentos entre oficinas del mismo tipo: por ejemplo,en la organización administrativadel Estado italiano, en 1940 fueron dictadas normas uniformes para la tenencia de los papeles de la Prefectura. Análogamente, la autoridad queejerce la vigilanciaen determinadascategoríasdeentes puededictar normas uniformes para la tenencia de los papeles de entes del mismo tipo: así sucedió en Italia en 1897 para los Municipios. Los archivos municipales italianos desde 1897 en adelante, presentan por lo tanto una uniformidad en la disposición originaria de los documentos y en consecuenaa, en eventuales trabajos de ordenamiento se estará frente a una uniformidad a respetar.

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la mitad de los historiadores interpelados afirmó que la Archivística no es una disciplina autónoma, y casi la mitad de los mismos historiadores declaró que no deberían existir cátedras de Archivística en las universidades. Creemos, por 10tanto, que el colega Joly no está del todo equivocado al denunciar la "escandalosa ignorancia" de muchos universitarios en materia archivística. Más allá del Océano, la colega Virginia C.Purdy ha denunciado, en un brillante y agudo artículo, la "archivofobia" de muchos usuarios de los archivos, los cuales querrían encontrarlos ordenados en base a sus temas de búsqueda, y ha afirmado que se trata de una... enfermedad muy difundida entre "colleagues in the histarical p r ~ f e s s i o n " ~ ~ . El archivero es,por lo tanto, frecuentemente sometido a presiones por parte de quien no conoce o conoce poco la Archivística.

Es necesario entonces tener mucha paciencia para hacer comprender a los usuarios de los archivos, como la adopción de la metodología correcta de ordenamiento del archivo por parte del archivero, además de responder a una exigencia científica de una de las profesiones más difíciles, mencs conocidas, pero más gratificantes, sirve también para permitir cualquier tipo de búsqueda por parte del usuario, una vez que éste haya tomado la no fácil vía de acceso al archivo, buscando '*nolas materias sino las instituciones".

31. Virginia C Purdy, Archivuphbia: itS causes and cure, in "Prdogue",Journal of the National Archives. Vol 15, u* 2 Washington, Summer 1983, págs. 115-119.

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LOS ARCHIVOS, MEMORIA DE LA HUMANIDAD' Jean Favier

Antes de ser la materia prima con que se escribe la historia, los archivos fueron, han sido y son el arsenal de la administración y el reflejo inmediato de la historia a medida que se va haciendo.

Así, desde la más remota antigüedad, los archivos públicos se constituyen como memoria del Estado, mientras el individuo constituye por su cuenta sus propios archivos como memoria de su propia actividad o de la de su familia. De 10 que se trata es de conservar el recuerdo de la acción de hoy día, para que sirva de base a la de mañana. Los soportes del archivo son variada, tan variados como los objetos. Según las civilizaciones y las técnicas, se han ido sucediendo la tableta de cera y la de arcilla seca, la concha y el t r a o de barro cocido, el papiro y el papel, el mármol incluso. Han llegado así hasta nosotros, para servir de base a una historia que los administradores de entonces difícilmente podían imaginar, la correspondencia de los antiguos reyes del Cercano Oriente, el catastro del Imperio Romano, la estructura del patrimonio de la Iglesia de Roma o dePde Guillermo el Conquistador. Lo que todos esos documentos tienen de común, aparte del hecho de que surgieron de la vida activa y que su finalidad no era servir al historiador futuro, es su relativa perennidad. Una tableta o un trozo de mármol apenas se gasta el ser leído, y el frágil papiro, que con las manipulaciones sufre tanto como conla luz, no experimenta el menor daño cuando la mirada lo recorre.

Los documentos de este tipo tienen además otra caracteristica común: la unicidad.

Es cierto que la misma acta puede volver a copiarse indefinidamente. De todos modos,

1.

En El Correo de la Wnesco. París: Unesco, Mar. 1978, p. 10-15. 52

ninguna de esas copias es semejante a la otra y cada una aporta a la historia los elementos de su propia originalidad.

h modos de tradición se han diversificado. Hay por un lado el original, al que sigue de cerca la copia realizada al mismo tiempo y dotada de la misma eficacia administrativa. Hay luego la copia hecha por el autor mismo del acta para guardar constancia de las decisiones adoptadas y de las informaciones enviadas: es éste el registro, o estado, gracias al cual nuestros archivos conservan desde la Edad Media huellas de la actividad de las grandes administraciones públicas. Basta con recorrer los estados de la cancillería británica, los registros de los papas o los del "TrésOr des Chartes" de Francia para comprobar lo que supone para la historia humana esta memorización sistemática de los actos de gobierno e incluso de los actos de gestión administrativa. Al mismo tiempo que experimentaban la necesidad de conservar sus archivos, las sociedades humanas constatahan también la de organizarlos. En efecto, los archivos constituyen la referencia privilegiada de toda decisión que se funde en las anteriores, lo cual significa que son la base de toda gestión consuetudinaria y de toda jurisdicción que w) esté respaldada por un cuerpo jurídico. Entre los medios de esta organización, debe citarse el inventario en las diversas formas -alfabética, cronológica, topográfica, metódica- que puede adoptar la inscripción en un repertorio de todos los documentos conservados con vistas a facilitar su búsqueda. En la Antigüedad existían ya tales repertorios, cuyo uso se generalizó en la Edad Media, sobre todo a partir del siglo XII.

Estos archivos tradicionales tienen sus fallos. El primero de ellos es la vulnerabilidad de los documentos frente a todos los agentes de destrucción, entre los cuales debe

señalarse en primer lugar el fuego, terror de las antiguas ciudades. En el transcurso de los siglos los incendios han destruido algunos de los fondos decumentales cuya ausencia lloran hoy los historiadores, incapaces de averiguar lo que en ellos se conservaba. Pero hay otro azote del que los archivos sufren desde que existen: la sustracción o, dicho sin eufemismo, el robo. Junto a los cam relativamente poco frecuentes de robos con todas las agravantes son numerosísimos los c a m de desaparición originada por la negligencia de los hombres que olvidan devolver a su sitio los documentos que consultan para su trabajo cotidiano. Si los archivos hubieran sido menos Útiles, hoy estarían más nutridos. Fue a partir del siglo X W cuando los historiadores occidentales sintieron la necesidad de fundar en los archivos su relato de los acontecimientos y su análisis de las

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estructuras del pasado. Para el archivero, el interés histórico del documento era comparable a su valor como título jurídico. No s610 se conservaban los archivos sino que se constituían colecciones de documentos históricos, tanto a base de originales como de copias. Los grandes mecenas enriquecían su biblioteca con estas colecciones facticias en las que hoy encontramos piezas de archivos más o menos sustraídas de su fondo original. Los eruditos surcaban Europa en busca de inéditos, haciendo provisión de copias para su propio uso y para el de sus amigos. Esas copias son hoy a menudo el Único medio de que disponemos para conocer ciertos textos esenciales, desaparecidos con ocasión de un incendio o por otras causas. El despertar del interés por la historia transforma radicalmente las normas del oficio de archivero. Este, cuya función se orientaba hasta entonces hacia la utilidad inmediata de la administración, se pone ahora al servicio del historiador y, más generalmente, al del mundo contemporáneo. Esa preocupación histórica conduce incluso, en el siglo XIX, a un reforzamiento de las prioridades, y el archivero, erudito de formación, da preferencia al servicio del historiador sobre el de la gestión contemporánea. No es de extrañar que el siglo cuya historia resulta en numerosos aspectos más dificiles de escribir -simplemente porque sus hombres se preocupaban poco de los historiadores futuros-sea precisamente aquel durante el cual se desarrollaron las teorías positivistas de la historia. El interés se volvía hacia el pasado, olvidando que un día el presente sería a su vez pasado.

Fue en el siglo XIX cuando la mayoría de los países crearon esas grandes colecciones de inventaria, esas nutridas series de publicaciones, esos ficheros exhaustivos gracias a los cuales ha podido progresar la historia. A medida que los archivos adquirían su dimensión científica y cultural, se afirmaba y consolidaba el derecho de todos los ciudadanos sobre un patrimonio archivístico común. De ello se derivaba para los servicios de archivos una serie de nuevas obligaciones, las propias del servicio público actual. Se trataba de comunicar, de ayudar a la labor de investigación, de asesorar. Como resultado del desarrollo de las investigaciones universitarias, en las salas de lectura de los depósitos de archivos se apretujaba un público desinteresado pero lleno de pasión para el que el derecho a los archivos era simplemente una forma del derecho a la verdad.

El siglo XX empezó por introducir en el archivismo los problemas de la masa. El aumento, patente en la mayoría de los países, de aquellas esferas en que el Estado interviene sistemáticamente es una primera causa del incremento cuantitativo de los archivos. Hace s610 un siglo eran muy numerosos los asuntos que podían resolverse sin salir de la esfera privada. En cambio, hoy no existe, pongamos por caso, construcción de 54

casa o interpretación de obra musical en la que por uno u otro concepto no se vea

implicado el Estado: el Estado autoriza, prohibe, reglamenta, ayuda, grava con impuestos... Quiere decirse que los archivos públicos reflejan el conjunto de las actividades de una colectividad. Otro factor que trastoca completamente la situación del archivismo es, naturalmen-

te, el progreso de la tecnología documental. En un siglo hemos pasado de la pluma al bolígrafo, del copista a la máquina de escribir eléctrica, a la multicopista, la fotocopia, la xerografía. Mientras que el documento Único era antes la regla, ahora es la excepción.

La primera consecuencia de esta multiplicación de los archivos es que nadie puede administrar por sí mismo la masa de documentos que, sin ser todavía de utilidadcotidiana, sigue presentando un interés suficiente para que no se los destruya. De ahí la necesidad de que los especialistas -documentalistas o archiveros- tomen a su cargo el destino de esos archivas "vivientes".

Es éste el "prearchivamiento", que transfiere a la esfera del archivismo lo que antes pertenecía a la de la gestión de oficina. El prearchivamiento no es pues el simple amontonamiento de los archivos aún no clasificados sino una auténtica gestión de documentos todavía Útiles para la administración y que son ya codiciados por las investigadores.

Todo ello obliga a sistematizar mucho más seriamente que en el pasado la práctica de la clasificación para no quedar sumergido por la masa de documentos, pero sin que ello obligue a eliminar documentos que un día puedan ser útiles. La técnica del microfilm pasa por ofrecer una solución general a todas las dificultades-derivadas de la gran masa de nuestros documentos y de los altos costos de su conservación.Y, ciertamente, si sólo tuviéramos en cuenta el precio del metro de película virgen, podríamos maravillarnos de que quepa en una cajita 10 que tantos metros cuadrados ocupa en un depósito costoso de construir. En cambio, si se piensa en el trabajo que cuesta preparar las documentos para microfilmarlos, si se computa la masa de salarios que exige la operación propiamente dicha y si no se olvida la amortización del material, nos percatamos de que microfilmar un fondo de archivos a fin de conservarlo en pequeño volumen cuesta dos veces más que construir un edificio especialmente destinado a la conservación de ese misma fondo.

Aesto se añade otro inconveniente, de no menor entidad: en la mayoría de los países no se reconoce al microfilm ni como título ni como prueba judicial, porque elimina muchos elementos del análisis y del peritaje. 55

Ello no obsta en modo alguno para que el microfilm ofrezca al archivero de nuestros días las incontables ventajas que entraña su escaso volumen. Gracias a esa virtud, es hoy el instrumento insustituible para toda clase de documentos poco accesibles directamente por 10 lejano de su ubicación.

La transformación radical de las técnicas documentales ha introducido entre las preocupaciones del archivero una amenaza un tanto olvidada desde la época del papiro: me refiero al carácter frágil, por no decir efimero, de los nuevos soportes documentales. ¿Qué quedará dentro de uno o de cinco siglos de nuestras fotografías que amarillecen, de nuestras fotocopias casi evanescentes, de nuestras xerografías, de nuestras copias con papel carbón? ¿Qué subsistirá dentro de treinta años de nuestras cintas magnetofónicas cuyo soporte material se degrada a cada consulta y cuya magnetización desaparece por sí sola? Aún más grave es el problema que plantea el uso de la computadora en la más diversas gestiones de la vida contemporánea. ¿Será la memoria que tales máquinas conservan, aun suponiendo que el archivero disponga de los medios para regenerarla y combatir así su degradación natural, compatible dentro de un siglo con las máquinas gracias a las cuales se gobernará entonces el mundo? ¿Qué habrá que hacer si esa memoria se vuelve muda?

Por lo demás, conservar las memorias según los principios que regulan el archivado del papel podría constituir una precaución insuficiente. El papel conserva la huella de los sucesivos estados de su redacción. Un registro, un libro de contabilidad, un expediente individual conservan las diferentes etapas de la labor de un tribunal, de la caja de una empresa, de una carrera y de una vida. La computadora, que se enriquece a cada momento con los datos que en ella se introducen, pierde inmediatamente los datos antiguos cuando los nuevos los anulan. Por consiguiente, si no se toman las debidas precauciones, el historiador encontrará en la memoria conservada el reflejo de un estado final no el de un proceso temporal.

De todos modos, la generalización de la curiosidad científica ha modificado desde hace medio siglo las condiciones de conservación y de organización de los archivos. El archivero de antes de 1914 sabía en líneas generales lo que se pediría unos años después, a saber, más o menos lo mismo que se le pedía unos años antes. Fuente tradicional de la historia política e institucional, de la monografía local, de la biografía e incluso de la genealogía, los archivos se han convertido actualmente en el terreno de exploración de cuantos investigadores se interesan por el pasado humano en todos sus aspectos. Los mismas archivos se utilizan para documentar la historia económica y social, la historia 56

de la psicología colectiva y la sociología religiosa de las épocas pasadas. La historia de los precios y las técnicas, la historia de la higiene y la de las formas de religiosidad figuran íntimamente mezcladas entre los temas de interés que los investigadores estudian en los archivos. Pero, al mismo tiempo que el historiador escruta un pasado aún cercano, el ciudadanovela celosamente por su derecho a la intimidad de una vida privada y familiar. He aquí otro problema que no conocieron los archiveros del siglo pasado. Abrir generosamente los fondos más recientes, facilitar un análisis científico de nuestra época y garantizar la transparencia de una administracih que debe rendir cuentas a la nacih, pero al mismo tiempo proteger a cada persona frente a las curiosidades indelicadas y a las presiones individuales: he aquí unos deberes contradictorias que vienen a añadirse a la deontología milenaria del archivero. %

Una cosa son los derechos humanos, otra el derecho de gentes.El desmembramiento de los grandes imperios, ya en la Edad Media y particularmente desde hace dos siglos, ha obligado a muchos pueblos a buscar en el extranjero los archivos que permitan documentar un gran sector de su historia. De ahí una serie de reivindicaciones que por desgracia resulta difícil satisfacer. La estructura de las fondos de archivos no refleja necesariamente las estructuras territoriales resultantes del desmembramiento del Imperio Otomano, del Imperio Austrohúngaro, de los imperios coloniales, de las ocupaciones militares. El microfilm presenta el doble inconveniente de no resolver ninguno de los problemas de principio y de ser un instrumento, como ya hemos visto, muy oneroso. Es &te un asunto que vienen estudiando atentamente la Unesco, el Consejo internacional de Archivos y la Mesa Redonda internacional sobre los Archivas.

Así, al cabo de tres mil años de historia de los archivos, nos encontramos ante una paradoja. Reflejo y testigo de la dificultosa vida de los hombres en cada época, los archivas se han convertido a su vez en uno de los elementos de la política nacional e internacional de cada país. Cuando los Estados modernos definen mediante leyes el derecho aplicable a sus propios archivos y determinan mediante negociaciones el derecho que desean ejercer sobre archivos que no les pertenecen, abren una nueva etapa en la historia de la memoria humana.

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NUESTRA MEMORIA Y LOS ARCHIVOS' María del Carmen Pescador del Hoyo

Mentalización

Los archivos son memorias colectivas. Pero además memorias mucho más duraderas que nuestra propia memoria individual, que termina con nuestra ausencia del mundo de los vivos. Son, es cierto, memorias falibles, como las nuestras, y de ellas debemos entresacar la realidad, lo que fue, no lo que se amañó o imaginó. En un archivo encontraremos verdades y falsedades, como también en nuestra propia memoria guardaremos recuerdos de los que a veces tendremos la duda de si fue un hecho real o sólo una apreciación nuestra. Ese trabajo de entresacar y contrastar corresponde al que investiga, al que trata de averiguar la verdad, o mejor dicho, esas pequeñas verdades que concurren en los hechos, ya que la verdad absoluta, la verdad entera y -valga la redundancia- verdadera yo creo que es inalcanzable. De cada lado hay siempre un poco de verdad y un poco de razón. Cuando nosotros queremos dejar memoria de nuestra vida empezamos a remover los recuerdos. Cuando queremos hacer memoria de hechos colectivos removemos los papeles de los archivos. Por otra parte, ambos procesos no son independientes. Hay algo de nuestras vivencias personales que pueden aportar mucho al esclarecimiento de las vivencias colectivas que tratamos de conocer. Por eso, porque hay tanto archivado en nuestras memorias individuales como plasmado en soportes materiales es por lo que ha empezado a reconocerse el interés de estas aportaciones dando lugar a los llamados archivos orales para la Historia. Pues bien, si admiramos a una persona que tiene el privilegio de una gran memoria,

1.

En el Boletín de IaANABAD. Madrid: Jul.-Set., 1981.Vol.XXXI, NQ3, p. 355-363. 58

tendremos que admirar por igual a una nación, región o ente geográfico que tenga su memoria colectiva bien organizada, es decir: sus archivos en orden. Somos el resultado de nuestros antecedentes y el origen de lo que vendrá después. Si sabemos aprovechar las enseñanzas tendremos facilitado el trabajo para nuestro desenvolvimiento, y si sabemos dejar memoria de esta actualidad que vivimos facilitaremos el camino a las generaciones futuras. Porque aunque la Historia no se repite enteramente, ya que las circunstancias condicionales van cambiando, la Historia no es mera curiosidad, es también información y aprendizaje. Y aunque es admitido que nadie escarmienta en cabeza ajena siempre será mejor partir de unos antecedentes que partir de cero. Por eso cuando una comunidad adquiere madurez vuelve los ojos a su pasado y trata de conocerlo para conocerse mejor, y cuando esa comunidad quiere organizarse procura afanosamente reunir todos sus antecedentes fijados en soportes materiales, completando sus informes con los orales, sobre todo cuando aquéllos han sido diezmados. Tal es el caso de algunos de los países del llamado Tercer Mundo. Y puede ocurrir entonces algo que nos sirva de lección: que alguno de estos países construya su gran archivo estatal con todos los adelantos, con local para exposiciones, para conciertos, para conferencias, para biblioteca...mucho mejor que otros países más viejos con mucha más historia documentada sobre sus espaldas. Este es el caso de Kenia, que en octubre de 1978 tenía ya hecho un proyecto para un gran archivo cuyos depósitos en primera fase estarían constituidos por una nave de siete plantas, que en una segunda fase sería completada con otra de otras siete. Estamos, pues, ante el hecho curioso de que quien anda escaso de documentación la busca afanosamente por donde sea para conservarla, mientras que quien anda sobrado

no le concede la importancia debida. Ante esta falta de atención debemos de luchar por todos los medios planteando el problema desde el punto de vista personal para luego trasladarlo al colectivo. Si de siempre hemos alabado a las personas de categoría intelectual, diciendo que estaban muy "documentadas", también hemos motejado a quienes eran ignorantes e ineficaces como personas "indocumentadas". Decir "Fulano es un indocumentado" era descalificarlo en el ejercicio de su actividad. Sin embargo, lo hemos dicho y repetido mecánicamente, sin darnos cuenta de su verdadero contenido. Pues bien,.vamos a tratar de que la administración de un Estado, una institución o una empresa no caiga en la categoría de "indocumentada", que conozca cuanto tiene que conocer para mantener sus derechos y cumplir sus deberes, para no tener que inventar razones ni incurrir en los mismos errores que llevaron al fracaso. Vamos a tratar de que los archivos sean los surcos de esa memoria colectiva 59

que almacena los datos. Nosotros fijamos en nuestra memoria nuestras vivencias que nos ayudan a sobrevivir. Pidamos a la colectividad que conozca de antemano, en lo posible, lo que puede hacer y lo que no uede hacer. Una colectividad desmemoriada es casi, casi, UM colectividad descerebrada

8.

Pongamos nuestro esfuerzo en convencer a la comunidad en que vivimos de que

los archivos no son el depósito de los residuos inservibles de la administración donde unos cuantos pierdetiemp buscan curiosidades, y hacerles ver su importante cometido en el desarrollo comunitario. Y no nos estamos refiriendo sólo a los archivos estatales, sino a todos. Ninguno de ellos puede ser cercenado del conjunto sin dañar a la colectividad.

Ya sé que estoy hablando a un grupode convencidos, pero no importa. Mi propósito es recordar a todos que es un problema de todos, no de un grupo, sugerir razones, dar armas a los colegas para defender nuestra verdad, para impulsar nuestra labor, que no es ni s610 cultural ni sólo practicista, sino las dos cosas a la vez. Para que no sintamos rubor cuando un país del Tercer Mundo en vías de organización nos da una lección de cordura en materia de archivo.

Organizacibn Esto no quiere decir en absoluto que aspiremos a amontonar indiscriminadamente

los documentos que se van produciendo en el ámbito de nuestro territorio, ni tampoco que llevados de nuestro afán vayamos a realizar con ellos grandes desplazamientos sacándolos de su entorno natural. Previamente habrá que establecer, si no está ya creada, una red de archivos por la que se canalice el fluir de la documentación sin derramar algo de su caudal a fondo perdido, ni producir estancamientos remansados donde su efectividad va a ser nula. Para establecer correctamente esta red tendremos que tener en cuenta dos factores: el proceso de envejecimiento de la documentación y su propia naturaleza y significado.

2

HAROLD D.LASSWELLen su "Estructuray función de la comunicación en la sociedad", publicadopor pnmeravezhaceveinticincoaños,llegaacomparar la necesidadyestructura deun serviciodeinformación con la que existe y opera biol6gicamente en lossereshumanos y animales degradosuperior. (The Structure andFunctionof Communication inSociety".B.BerelsonandM. Janowitz(e~).ReaderinPublicOpinion andCommunication. The Free Press, Clencoe, 1955).

60

Este proceso de envejecimiento constituye para nosotros una de las principales preocupaciones, ya que en él se enraízan a su vez dos problemas fundamentales: las transferencias y los expurgos. Nasotros hasta ahora nos hemos ocupado más del primero que del segundo, quizás por ser de más fácil resolución, pero sobre todo porque para este Último necesitamos de los organismos productores una colaboración responsable que, por pereza mental, parecen poco decididos a prestamos.

Los dos factores ya citados de envejecimiento y naturaleza de los documentos van a motivar el fluir de la documentación y consecuente trasvase de unos depósitos a otros. Si no contásemos con la necesidad de transferir la documentación que está pasando la primera etapa de su vida en archivos inmediatos a depósitos estables, los archivos inmediatos que la recogen día a día, engordarían, se harían torpes e inoperantes por el peso muerto de los documentos que han perdido en parte o totalmente su vitalidad administrativa. Es de todo punto necesario establecer una salida paralela bien a depósito intermedios, bien a depósitos definitivos. Pero si en este fluir no tenemos la medida de lo que puede ser U M concentración saludable y lo que llegaría a ser una concentración monstruosa, también los depósitos definitivos corren el riesgo de acabar aquejados de la misma enfermedad. Saludable en cuanto a que si van a ser depósitos sin salida de documentación, no podemos a la vez considerarlos indefinidamente abiertos, a través de anos y años, a la recepción de los documentos que se vayan produciendo. Ahí tenemos loscasos de Francia, Italia y Bélgica, entre otros, que han tenido que construir verdaderas ciudades satélites de depósitos de archivo más o menos cerca de los Archivos Centrales de la nación. En EE.UU.lo están resolviendo a base de microfilm, con menoscabo de los originales. Un indefinido acumulamiento llegará a convertirlos en verdaderos monstruos inmanejables. No podemos confundir organización controlada y articulada con centralización inoperante. Hay que dejar bien definido lo que es un archivo inmediato, lo que es un archivo de tránsito y lo que es un archivo definitivo, sabiendo cortar cuando sea preciso de forma que cuando el definitivo no tenga ya más capacidad racional de admisión concentre sus esfuerzos en lo que ya tiene, dedicándose a profundizar en ello para que sus documentos den el mayor rendimiento posible, en vez de crear problemas de ensanchamiento cuando su dotación humana y económica, cuando su espacio físico y natural no sean siquiera suficientes para 10 que ya tenga acumulado. Trasladado el problema a nuestro país, ¿no se habría convertido hoy en un monstruo el Archivo de Simancas si en el siglo XVIU no hubiera sufrido una enorme sangría para formar el Archivo de Indias, y a su vez no hubiera ido languideciendo la entrada de flocumentosrecibiendo toda la producción posterior hasta nuestros días?, ¿no ha pensado 61

nadie que si el antiguo Archivo General Central de Alcalá de Henares -a tope en 1916, a pesar de las sucesivas ampliaciones realizadas- no se hubiera quemado, la creación del nuevo hubiera sido igualmente indispensable? El sentido común nos dice que los archivos definitivos no pueden ser un pozo sin fondo, que tiene que irse cerrando cuando han abarcado un largo período cronológico, dando paso a la creación de nuevos archivos definitivos, que a su vez serán superados por rebosamiento y plantearán la necesidad de la creación de otros que vengan a recoger las nuevas emisiones documentales. Esta verdad fue intuida plenamente cuando a mediados del siglo XIX, en 1858,fue creado el Archivo General Central, a que acabamos de aludir, para recoger todo lo que por no haberse mandado a Simancas estaba desperdigado y en trance de perderse. Con todo pronto la realidad les hizo ver que se habían quedado cortos y a los ocho años, en 1866, crearon otro nuevo archivo, el Histórico Nacional, para reunir en él la documentación proveniente de instituciones ya prescritas y por tanto consideradas como de carácter plenamente histórico, encontrándose en primera fila los fondos de clero regular y secular incautados por el Estado. No se les ocurrió llevarlo a Simancas. Aparte de los beneficios que aquella medida reportaría a los señores académicos de la Historia y a los estudiosos de la universidad madrileña, los límites físicos del Archivo de Simancas son sillares de piedra y no pueden forzarse. Hubiera sido igual de encontrarse bastantes kilómetros más cerca. Comprendiendo la lección, si en la época actual, en cualquier país, se llegase, o volviese a llegar, a este punto de rebosamiento habría dos opciones: crear, como entonces se hizo, un nuevo depósito definitivo dispuesto para recoger durante una larga etapa la producción documental no absorbida, así como la venidera, o hacer definitivo el archivo intermedio, creando otro nuevo que realizase su antigua función. Para optar por una u otra tendríamos en consideración sus circunstancias: si el archivo intermedio o de tránsito no tuviese condiciones físicas para guardar los documentos con carácter indefinido la solución correcta sería la primera. Si por el contrario reuniera las condiciones necesarias y, debido a la imposibilidad de transferir lo más antiguo, no hubiese llegado a acumular gran cantidad de fondos, sería lo más razonable darle estabilidad como archivo definitivo, en vez de proceder a movilizar miles y miles de documentos, evitando el riesgo al desorden y deterioro que para la documentación supone todo traslado masivo, y el enorme msto en trabajo y dinero que acarrearía tal traslado, sin ventajas que lo compensen. Tratemos de despersonalizar los problemas creando las personas para los archivos y no los archivos para las personas.

Esto nos proporciona también otra lección: si verdaderamente podemos conseguir la organización de una red de archivos en la que tanto los inmediatos, como los 62

intermedios y los definitivos estén en condiciones de garantizar esa fluidez necesaria para el buen funcionamiento del sistema, pongamos todo nuestro entusiasmo en su creación, pero si s610 alcanzamos a llevar a decreto una teoría que resulta imposible de realizar en la práctica por carecer de base física en que sustentarse más vale que procuremos adaptarnos a la realidad y hagamos las cosas conforme la realidad requiera3.

Por otra parte, una de las penosas consecuencias a que nos lleva el criterio de concentración a ultranza es el empobrecimiento cultural de las provincias o regiones. Algunas han tenido que llevar a sus Universidades copias xerográficas o micrográficas de lo que, originado en su ámbito, se ha acumulado en la capital de la nación. Es posible que cuandose hizo fuera lo más saludable para la conservación de los documentos, pero hoy tenemos que tratar de evitarlo dotando a esas regiones de medios humanos y económicos para mantener su documentación en condiciones aceptables de conservación y servicio. Tengámoslo en cuenta a la hora de organizar, rechazando la creación de grupúsculos satélites manejados por personas no bien capacitadas, que obviamente no pueden recibir una dirección adecuada que les llega desde muchos kilómetros de distancia. No importa que su contenido sea concreto a su ámbito local o 10 desborde: si allí los produjo el devenir de los hechos, allí deben de quedarse. No temamos descentralizar siempre que hayamos conseguido una buena organización que relacione unos archivos con otros, articulando sus informaciones y servicios. Una buena información intercambiada y la facilidad que hoy existe de obtener copias por cualquier procedimiento reprográfico evitará las más de las veces desplazamientos innecesarios. Sin embargo, a pesar del tiempo transcurrido, seguimos viviendo todavía la centralización napoleónica, de donde nos abruman tantos problemas, hoy que ya no hay imperios. Un nuevo escollo vamos a encontrar para nuestra planificación en la supervivencia de la clasificación de los archivos en ad/ninisfrativose histdricos, inverosímilmente conservada, pero a todas luces falsa y obsoleta. Porque así se ha comprendido ya en la guía de los archivos a nivel mundial publicada en 1975 por la revista "Archivum", con la impropia denominacibn de Anuario4 han desaparecido ya estas denominaciones sustituidas, por las de "archivo abierto" y "archivo cerrado", respectivamente, que responden a

3.

Tratemos de despersonalizarlos problemas ateniéndonos a lo que una buena organización requiere.

4.

Anuario, en castellano, es la publicación que tiene una periodiadadde publicaciónanual, cuya condición no concurre en el que citamos. El primero se publicó en 1955 y el segundo en 1975, con datos de 1973-74. En realidad es una Guía de Archivos a nivel mundial.

63

UM realidad'. La documentación, desde el momento en que se produce hasta que llega a su asiento final, es una y aquellos conceptos surgidos en el siglo XIX, cuando se forman los grandes archivos nacionales', están entorpeciendo gravemente su estimación y por consiguiente poniendo en peligro su conservación. No es posible seguir aceptando esa clasificación artificial y sin base real en un tiempo como el actual en que los historiadores más que estudiar el ayer pretenden estudiar el hoy y, aun si me apuran, el mañana. Si lo que se conserva en los llamados archivos administrativos no fuera Historia los historiadores no irían, como van, a consultarlos. Los documentos tienen valor por sí mismos, no a fueiza de años, aunque la vejez les roporcione un valor añadido, pero nunca será esta la base de su pretendida historicidad ,ni tampoco la de su uso libre o restringido. Los plazos que se ha intentado poner en las diversas legislaciones son inoperantes a la hora de la verdad porque las salvedades son tantas que los plazos no nos valen gran cosa.

T '

Mejor sería que nos decidiéramos, de una vez por todas, a rbmper con estos conceptos convencionales y ajustarnos a la realidad de que la documentación no admite más diferencias que la permisibilidad de su uso, es decir documentación que todavía no puede consultarse sin permiso de la entidad productora o la que ya puede consultarse libremente. Historia es todo y administración es todo. Puede preguntarse cómo denominaríamos entonces a los archivos clasificados hoy como "Administrativos". Muy sencillo, y mucho más ajustado a la realidad: "Archivos inmediatos" o "Archivos en primera fase". Rechacemos conceptos decimonónicos, que estamos ya terminando el siglo XX. Creo que la aceptación de esta verdad ayudaría mucho a que se reconociese la importancia de nuestra misión y la necesidad de la presencia del archivero técnicamente capacitado en sitio inmediato a las fuentes de producción documental, asegurando así una protección de la que hoy, la mayor parte de las veces, carece. Borrando las falsas denominaciones .borraremos también de la mente de las personas ajenas a la profesión esos conceptos erróneos que les llevan a asegurar: "Aquí no hay nada histórico, todo es administrativo", Es el reconocimiento impllcito de que ningún archivo puede ser indefinidamenteabierto.

En Francia secrearon IosArchivosCentralesen 1794. LesiguieronInglaterra, Alemania,Suiza yPortuga1. Los jóvenes pafses hispanoamericanos lo hicieron durante el siglo XIX y primeros años del XX, desde 1821 (Argentina) hasta 1914 (Venezuela). La creación en Espana de los archivos, a que hemos hecho alusión yaenel textodeeste trabajo, fueseguidacasideinmediatodelacreaci6ndelCuerpodeArchi~~eros y Bibliotecarios, en 1866, pensado solamente para la documentación antigua, de más de cincuenta aRos. La primera entidad administrativa en comprender el tremendo error fue el Ministerio de Hacienda, que pidió para su archivo un funcionario del nuevo Cuerpo, a cuyo ejemplo siguieron otros ministras, siendo a su vez aquél el primero, y hasta hoy el único, que lo solicito también para sus Delegaciones provinciales.

La Ley de Defensa del Tesoro Documental y Bibliográfico de 21 de junio de 1972 (art. l', apartado d) considera a m o integrantes de éste "Los fondos existentes en las Bibliotecas y Archivos de la Administración Pública Central, Local e Institucional,cualquiera que sea la época a que pertenecen".

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con toda la carga negativa que para la documentación esto supone. Nosotros estamos convencidos, pero hay que convencer a los demás. Creo que esto clarificaría bastante las cosas y posiblemente produciría también efectos saludables en cuanto a la consideración y consecuente conservación de los dociimentos, no sólo estatales o institucionales, sino incluso privados. ¿Qué para todo esto hace falta mucho dinero? No lo dudamos, pero la mayor parte de las veces -pensamos- el defecto está en que lo poco que hay no se reparte adecuadamente. Nadie parece haber caído en la cuenta de que la mitad de los despilfarros administrativos provienen precisamente de la anarquía de sus papeles. Que consigamos nuestro propósito o no es algo que cae fuera de nuestro alcance, pero que nunca puedan decirnos que no sabíamos lo que queríamos, ni a dónde queríamos llegar.

Difusibn

El tercer punto que tenemos que considerar es el de la distribución y difusión de conocimiento a base de la documentación reunida. Sin ello todo lo anterior carecería de sentido'. En cuanto un mensaje se apoya sobre un soporte material se convierte en documento destinado a ser comunicado, sea cual fuera la base fjsica de este soporteg.

Es un problema que preocupa a nivel mundial y que tenemos que abordar en sus tres vertientes: comunicación con la administración o entidad productora en función de un asesoramiento para el correcto desarrollo de su actividad, comunicación al usuario sobre el que pueden recaer los actos administrativos -derecho que ampara hoy la legislación-, y comunicación e información al estudioso que trata de averiguar algo sobre un pasado, más o menos lejano o cercano, con fines científicos y culturales. El suministro de información a la administración o entidad productora no siempre

8.

LASSWELL, HAROLD D., en su obra citada en la nota 1, define la difusi6ncomo "la transmisión de la herencia social de U M generaa6n a la siguiente"o "transmisióndel legadosocial".

9.

CAUDE, ROLAND: "Organiserpour vivre", París, 1966,aboga porque toda la informaci6n sea transformada en documento escrito. Cai este criterio se está actuando al mecanografiar para su consulta por el público los textos grabados de los archivos orales. Existen ya algunos catálogos publicados en Méjico y recientemente, en 1980, la "Oral History Association" ha publicdo ea USA,con el título de "Evalwation Guidelines", un pequeño pero sustandasofolleto en que se dan normas para la toma correcta de datos de este tipo de fuentes de informaci6n.

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es forzosamentede datos rutinarios recientes. Son muchos los casos en que se remueven los documentos de los archivos buscando razones en que apoyar derechos históricos. Tales los conflictos de límites territoriales, surgimiento de nuevas nacionalidades, ocupación indebida de un territorio, reivindicación de una herencia por largos años usurpada, recurso contra una añeja sentencia que no se consideró justa y se desea derogar. Otras veces la defensa contra el expolio del patrimonio artístico, bibliográfico y documental10. El derecho a la información de los administrados, en cuanto a receptores de las resoluciones de cualquier administración pública o privada, es un concepto muy antiguo", pero raras veces respetadoy casi siempre entorpecido.Los Estados y susgobiernos, así como las entidades, han celado siempre cuidadosamente sus procedimientos al adquirir conciencia de que la posesión de información es sinhima de poder político, social, económico, científico y cultural. En la primera sesión de la Asamblea General francesa del período 1978-79, el entonces primer ministro Raymond Barre presentó un Proyecto de Ley relativa a la obligación de hacer conocer los motivos de los actos administrativos. En su artículo l.* se proclama que todo ciudadano tiene derecho a conocer el motivo de las resolucionesde la Administración. En nuestra actual Constitución también se ampara este derecho en su artículo 105, y hace un año, entre los meses de mayo y junio de 1980, el Instituto Nacional de Prospectiva de la Presidencia del Gobierno organizó un coloquio sobre problemas de la comunicación en que se abundó en la misma ideal2. Pero no nos hagamos muchas ilusiones: una cosa es lo que se predica y otra lo que se pone en práctica. En la realidad son tantas las trabas, en parte legítimas, 10.

En nuestro caso tiene nombres concretos: Gibraltar y Sahara. A escala menor recordemos que el retrato ecuestre del duque de Lenna pintado por Rubens está hoy en el Museo del Prado gracias a que la documentaciónqueacredita que ha pertenecidoal Patrimonio Real estaba a mano cuandoquisieronsacarlo a subasta pública. La alarma fue dada por un artículo publicado en el diario "ABC" el 28 de septiembre de 1%2 por la autora del presente trabjo, que estaba estudiando esa documentación en el Archivo Histórico Nacional. El caso más reciente es el de los derechos que ha podidoexhibir el Estado español para justificar su reclamación sobre la propiedaddel "Guernica" de Picasso.

11.

En nuestra documentación podemos citar un documentode Jaime 1, que se conserva en el Registro 13,en el que hace referencia al "nostropúblico Archivio" y de Alfonso V se cita un privilegio de 1419, en que al fundar el archivo del Reino de Valencia, dice que lo hace para que las autoridades y par?icdur¿&ade~ del reino puedan tener noticia de todas las cosas pasadas. De hace pocos años podemos citar en nuestra legislación una orden de 11 de mmo de 1% sobre acceso a los documentos de la administración pública, pero no ha tenido vigencia en la práctica. La Ley de Procedimientoadministrativovigente,en su artículo 23,autoriza d l o a l interesado,haciendo salvedadde la seguridad del Estado y el derecho a la intimidad.

12 Se presentaron nueve ponencias, de las que citaremos para este punto concreto la de Beatriz Rodríguez Salmones "El acceso de los ciudadanos a los C e n m de Documentación de la Administraa6n Pública.

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que interceptan su realización que casi puede decirse que estamos en período de iniciación, valga la paradoja, de una secular teoría que tardará todavía muchos años en adquirir madurez y vigencia, si es que alguna vez lo consigue. En verdad, yo creo que más que aiestión de años es de situaciones históricas, que unas veces lo permiten y otras lo blcyuean. El tercer cauce de información es el que sirve a la investigación científica y cultural. La transmisión cultural incrementa la cohesión social y favorece la integración. En los países en los que la cultura es un bien de consumo profusamente extendido, las diferencias sociales entre sus ciudadanos se acortan sensiblemente. Y aquí también tenemos que apuntar nuevos rumbos. Es fundamental que en este campo el archivero no permanezca en actitud pasiva, esperando que alguien solicite sus informes: debe ser él quien inicie el suministrode conocimientos posibles sobre la documentación que custodia. Es un hecho conocidopor todos los colegas que la publicación de cualquier instrumento de descripción de fondos de archivo produce de inmediato un movimiento masivo de investigadores hacia los fondos descritos. Pero hay algo más: la labor de publicación o edición de documentos,previamente acondicionados y comentados que se venía considerando como labor a realizar fuera de las horas de trabajo del archivero, ha pasado a ser considerada como legítima, siempre y cuando esto no suponga el abandono de otras tareas básicas de interés primordial. Esto está en parte resuelto hoy con las ediciones en microfilm realizadas por los propios archivos sobre series que puedan interesar a un amplio sector de público.

La conclusión que de todo lo expuesto puede sacarse la resumiremos en muy pocas palabras: en tanto en cuanto salgamos de nuestra voluntaria reclusión, nos demos a m n m r y hagamos notar nuestro servicio y nuestra imprescindible presencia en una sociedad bien organizada, en la misma medida nuestro trabajo y m t r o s mismos seremos estimados y respetados por los demás.

De nuestro compañero Pedro Mpez Gómez citaremos el artículo "Losarchivos p6Hicap y el ciudadano" (ANABAD, año XXIX, núm. 4, octubrediciembre 1979, págs. 35-37, en que afirma que el archivo es un"bien cultural" que tiene que ponerse al servicio de los ciudadanos, que son fuentes primarias de

informaaón.

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INTRODUCCI~NA LA PLANLFICACI~N DE LOS ARCHIVOS' Bruno Delmas

Razón de ser de los archivos

El hombre sólo es plenamente hombre por el conocimiento que tiene de sí mismo y de su evolución. Para realizar esa hazaña de reflexión y remontar el curso del tiempo requiere de documentos. Si bien se piensa, todo es documento, es decir, testimonio: la tierra da fe de la historia del universo; el cuerpo del hombre es un testimonio vivo de la originalidad de nuestra especie; y nuestros cromosomas, de nuestro patrimonio genético. Por razones diversas, y por su orden mismo, todo es memoria y testimonio de 10 que ha sido y de lo que es.

¿En qué consisten los archivos? "El archivo es el conjunto de materiales de toda índole que todo órgano administrativo, toda persona física o moral, ha reunidoautomática y orgánicamente debido a sus funciones o a su actividad". Los archivos son los documentos sobre el hombre como ser social, son los testigos de su continuidad y de su adaptación a los cambios profundos de la vida en la Tierra. Los archivos son, pues, el fundamento mismo de esa memoria consciente que tiene el hombre de sí mismo. Para que progrese la historia de los hombres habrá que darles una mayor plenitud y humanidad. Tal es el papel social fundamental de los archivos.

Esta expresi6n de un pensamiento, de una voluntad y de una acción fue grabada 1.

En su libroLaplanifcacii6n&larUlfraestnrcturarnacionnlesdearchivos: esbozo& Mexicq D.F.: Archivo General de la Nación, 1986,p 3-10.

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unapolíticageneral.

primero en piedra, arcilla, metal y, desde hace casi mil aiíos, se escribe principalmente sobre papel. Pero los documentos manuscritos han dejado de ser la forma privilegiada de los archivos. Desde principios del siglo XX,el desarrollo de la imprenta, primero, más tarde de la máquina de escribir y de la multigraña, y la aparición, por Último, hace unos decenios, de nuevos tipos de documentos visuales y sonoros (películas, fotografías, di$cos, cintas o hilos magnéticos), y de documentos automatizados (cintas y fichas perforadas, textos producidos por las computadoras, etc.) han ensanchado considerablemente el campo de acción de los archivos.

Todos esos son documentos de archivo, en el sentido antes enunciado aun cuando entrañen condiciones de conservación nuevas. Así, por ejemplo, en la URSS,el Archivo Central del Estado y los de las repúblicas administran depósitos documentales que agrupan cinematecas, fototecas y discotecas. Por lo demás, el carácter propio de los archivos se advierte más claramente todavía si se los compara, en el plano de su método y de su misión, con las bibliotecas y loscentros de documentaciónque, sin embargo, son muy similares porque en opinión de losprofanos, también se basan en los principios de selección y de colección.

Las bibliotecas se encargan de compilar y de conservar, para ofrecerlas a la lectura, obras que son el producto de una actividad intelectual que se basta a sí misma. Con ello, el bibliotecario escoge los libros en función de las necesidades o de los gustos del público que frecuenta su establecimiento. Análogas son las preocupaciones de los documentalistas, cuya labor estriba principalmente en la compilación, que se propone ser exhaustiva, y en la selección de informaciones,con miras a atender necesidades actuales o previsibles respecto al uso de la documentación. Lo que cuenta es la utilización que se prevé en un campo definido; se trata de preocupaciones limitadas y a corto plazo.

La función de los archivos es muy distinta y no ha dejado de ampliarse a 10 largo de las siglos. Al principio brindaban servicios de cancillería: eran los custodios de los títulos y de los derechos del Estado. Muy pronto pasaron a ser también, por una evolución Mgica, la memoria de las instituciones y los custodios de los documentos capitales de su historia. Hoy en día, con el desarrollo del mundo moderno y la proliferaciónde documentos de todo tipo, tienen una nueva misión. En efecto, cuanto más aumenta la masa de documentos orgánicamente producidos por un servicio administrativo,tanto más se eleva ia proporción de los documentas carentes de significación histórica. Esa masa inútil no solamente representa una pesada carga sino que además inunda en cierto sentido los dacumentos que sí tienen valor histórico. 69

Como no es posible conservarlo todo, los archivistas tienen que separar, de la masa considerable de documentos, aquellos que tienen una significación general (que constituyen una parte proporcional cada vez más reducida) y aquellos que son inútiles. Se trata de aportar una respuesta científica a estas preguntas, casi filosóficas: ¿qué es lo que debemos conservar y encontrar de nuevo sobre nosotros mismos?, ¿qué es lo que necesitará mañana nuestra sociedad? Estas preguntas imponen a los archivos una visión prospectiva y confieren al acto de eliminación y de selección un carácter de decisión trascendental. Al dar respuesta a esas preguntas, y debido a la índole las más de las veces Única de los documentos, los archivistas ejercen un verdadero juicio de vida y de muerte sobre

la información, ya que los textos que destruirán quedarán perdidos para siempre. Así, pues, el mundo moderno encomienda a los archivos una parte esencial de sí mismo: la sociedad encarga a sus archivistas que elijan por ella 10 que será su memoria postrera.

Si carecen de los medios materiales y humanos necesarios para cumplir su misión, los archivos modernos, con muy contadas excepciones, no pueden desempeñar su papel.

Los gobiernos deben tomar una decisión capital: seguir como hasta ahora y aceptar el sufragio de los archivos, o bien oponerse a esa tendencia. Pero, ¿qué jefe de Estado, qué responsable político puede razonablemente privarse de un instrumento tan esencial para su acción económica y social, y para la consecución de sus objetivos políticos?, ¿cómo podría correr el riesgo de que su país se volviera amnésico al descuidar los archivos, al dejar que desaparezcan los antiguos documentos cada vez más amenazados, y al no conservar para el porvenir los testigos y testimonios de las grandes mutaciones de nuestro tiempo? El grado de civilización de una sociedad se mide por el interés que siente por su pasado. incumbe, pues, a los gobiernos crear y establecer las necesarias infraestructuras.

Justificación de la planificación de los archivos

Al hablar de modernización y de desarrollo de los servicios nacionales de archivos, se piensa en el aprovechamiento óptimo de los créditos, en la reducción de losdespilfarros y las pérdidas de tiempo, y en la eficacia; todo esto se incluye en la idea de planificación.

Hay que tener en cuenta, sin embargo, que planificar no significa programar el desarrollo de estructuras existentes, sino más bien montar un sistema de archivos destinado a resolver los problemas del futuro. 70

Los archivistas han de definir su política con una mentalidad prospectiva, y deben saber claramente lo que desean ya que toda política es cuestión de voluntad; asimismo, será indispensable que su elección razonada y su convicción profunda sean compartidas por los demás. En primer lugar, hay que buscar los hechos y meditar sobre las previsiones, con objeto de no extrapolar el presente sino de preparar el porvenir. La voluntad es necesaria para actuar, y esa voluntad es también necesaria para establecer un plan.

La planificación es, en efecto, la determinación de ciertos objetivos esenciales y la exposición de los medios, de los recursos económicos y del trabajo necesario para alcanzarlos. El valor de un plan consiste precisamente en esos factores, a la vez materiales, psicológicos y sociales: El plan impone una reflexión: jcuáles son las posibilidades?, jcuáles son las contradicciones y cómo superarlas?, jqué oportunidades tenemos para triunfar y en qué condiciones? Obliga a replantear los hábitos y rutinas. Este replanteamiento no lo hace ningún organismo por su propia voluntad; sin embargo, es una de las exigencias de toda administración, si quiere seguir desempeñando su papel en una sociedad y en un Estado que no dejan de evolucionar: jcuáles son las razones y la utilidad de mis servicios?, j d m o se emplean los fondos públicos y cuál es mi eficacia? La planificación permite, mediante una labor de investigación, definir y explicar las finalidades de un servicio nacional de archivos. Compilamos los documentos públicos, eliminamos los que carecen de interés, clasificamos y conservamos los que tienen un valor permanente, pero, jpor qué y cómo queremos participar en la vida administrativa facilitando su funcionamiento y coadyuvando a la gestión de los documentos producidos en número creciente en los servicios públicos?, jpor qué y cómo queremos proporcionar los documentos conservados a todos los que los soliciten o, mejor dicho, a todos aquellos a los que esos documentos puedan interesar?, jpor qué y cómo la planificación lleva a la búsqueda de los sectores de actividad que podrían perfeccionarse y modernizarse?

Se trata de conservar el patrimonio histórico nacional, de aumentar la eficacia administrativa y de promover la investigación y la circulación de la información. La planificación, además, permite la modernización de las actividades de los archivos y su adaptación al mundo moderno. Al abandonar su mera misión de conservación, los archivos deben participar en los grandes destinos de la colectividad nacional. 71

Deben aportar su ayuda específica a la acción administrativa, social y económica, educativa y cultural, e incluso también a la política del Estado.

La planificación introduce además una mentalidad prospectiva. Obliga a concebir un sistema nacional en forma de un modo coherente y más o menos estructurado, destinado a solventar los problemas del futuro. Obliga a escoger los objetivos de producción y a fijar un orden de prioridad. Da a una profesión -y esto es capital- objetivos que mn de conquista.

Significacibn de la planificacibn

La planiñcación de los servicios de archivos es en muchos países un tema relativamente nuevo, por lo que todavía no se ha definido una doctrina ni un método. La expresión "planificación de los archivos'' se refiere, de hecho, a dos niveles muy distintos de acción: a) en el nivel de las estructuras, se refiere a la elaboración de los planes de desarrollo de las infraestructurasnacionales de archivos, en el marco de un plan nacional de desarrollo; b) en el nivel de las funciones, a la programación de las actividades de los servicios de archivos del Estado. Estos dos aspectos de la planificación no pueden disociarse, ya que el desarrollo de las infiaestructurass610tienen sentido y justificación en la medida en que permite realizar

actividades Útiles y provechosas para la colectividad nacional. Por consiguiente, el plan de desarrollo debe concebirse de modo tal que toda inversión llegue a ser productiva en un plazo razonable.

Momento y lugar más adecuadospara la planificacibn

Cabe formular una pregunta sobre la oportunidad de la planificación de los archivos: ¿hay un momenta, una situación privilegiada para planificar?, ¿cuándo habrá que hacerlo? No es &te el problema. De lo anteriormente expuesto se desprende la necesidad de planificar para preparar el porvenir. El porvenir no se prepara mañana sino ahora mismo. Procede añadir que, si se destruye una biblioteca, con paciencia y dinero será posible reconstituir su fondo de libros. En cambio, si se destruye o se consiente la destrucciónde un archivo (estaslamentables destrucciones se producen todavía con gran frecuencia), su pérdida sed irreparable ya que los archivos están compuestos, en general, 72

de documentos Únicos. Por esta razón todo aplazamiento en la modernización de los archivos entraña la desaparición de documentos. El hecho de comprender y apreciar este factor temporal equivale a responder también al factor espacial: jen qué país habrá que planificar? Si existe una política, esto es, cuando un grupo no se limita ya con vivir al día sino que desea reunir los medios y adquirir los métodos para resolver los problemas del presente, a la vez que se preparan las soluciones de los del futuro, cualquiera que sea el país, resultará obligado recurrir a la planificación, concebida como una táctica a la vez que comouna estrategia. Cabe añadir que los problemas no se plantean del mismo modo porque dependen del nivel económico de los Estados. Allí donde ese nivel sea muy alto, existirán ya los elementosmás o menos completosdel sistema, o por los menos se dispondrá de los medios adecuados para encontrar una solución rápida al problema de la conservación de los documentos. Habrá servicios de archivos, y la planificación se limitará a colmar las lagunas y a preparar el porvenir.

Así, en los países desarrollados, la estructura del sistema de archivos públicos es compleja, a imagen y semejanza de las instituciones. Con algunas excepciones,constituye el resultadode una larga historia administrativa y política (archivos nacionales o federales; archivos de los ministerios, más o menos autónomos; archivos de las colectividades locales,dependientes o no,etc.). Pero, en general,estos elementos -que a veces no tendrán vínculos jerárquicos entre sí- forman un todo coherente porque quienes velan por ellos tienen la misma formación, se refieren a las mismas leyes y reglamentos y se enfrentan con problemas análogos. En los países relativamente menos desarrollados, en cambio, y prescindiendo de la forma institucional de esos jóvenes Estados, se observan situaciones de hecho muy comparables: un poder central fuerte, y poderes locales que representan el poder de la capital y que no tienen demasiada iniciativa o cuyos vínculos son mucho más estrechos que en los sistemas federales clásicos. Ocurre también a menudo que los servicios de archivos se encuentran todavía en un estado embrionario: existencia demasiado reciente, falta de’tradiciónarchivística, infraestructurasincipientes, etcétera. Por eso mismo, en estos países, los problemas se referirán a la organización y desarrollo de los servicios nacionales de archivos. Sin embargo, como el pasado no impone traba alguna, en estos países es mayor el margen de libertad para crear no ya un sistema que prolongue determinados hábitos -por no decir prejuicios- sino más bien una a grandes países, organización renovada. Aun siendo de menos envergadura que los de l los problemas de estos Estados tienen un carácter más global y se sitúan en un piano de

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generalidad más alto. Nos ha parecido oportunoabordar el tema desde esta perspectivah planificación de un servicio de archivos consiste pues, en primer término, en estudiar su finalidad, esto es, definir claramente su misión administrativa, económica y social, educativa y cultural; en determinar, tras ello, las necesidades y, por último, establecer el calendario según el cual se dará satisfacción a esas necesidades. Ahora bien, tal planificdción deberá quedar insertada en el plan nacional de desarrollo, a fin de que se beneficie de una decisión nacional y reciba apoyos exteriores; en una palabra, para tener la oportunidad de ser llevado a la práctica.

"... los archiveros deben sentir la necesidadde explorar los orígenes de su profesidn, a fm de entender las circunstancias y los motivos que han determinadosu evolwidn, y, con tal inteligencia, anticiparsey prepararse para elfuturo." Ernst Posner

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EL VALOR DEL DOCUMENTO EN UN

SISTEMA DE ARCHIVOS’ Manuel Romero Tallafigo

El llamado problema de los Archivos es asunto político de los gobiernos de los pueblos, a menos que alguien piense que la eficacia, racionalidad y economía de las administraciones públicas son indiferentes a los Archivos o éstos no sirven ni a la ciencia ni a la cultura. Mientras la dimensión del problema no sea medida con parámetros políticos, de muy poco sirven los lamentos y disquisiciones, tan frecuentes en la bibliografia archivística. Será mejor dedicar los esfuerzosa tareas más rentables, pues es el poder político en todos sus ámbitos, estatal, autonómico y municipal, quien primero y principalmente debe estructurar, por necesidad imprescindible a su gestión, el sistema de sus Archivos y como responsable principal debe dedicar presupuestos y personal para que aquel funcione.

La palabra sistema, aplicada a los Archivos, no significa sino la racionalización del servicio de los mismos, como respuesta a la demanda social por su conservación y uso cultural o administrativo. El sistema busca, por medio de principios archivísticos, la síntesis y organización, la unidad y la coordinación: Los servicios dispersos -archivos estatales, autonómicos, públicos y privados- se transforman en red bien tramada y urdida que.los defiende de la incuria, precipitación y olvido de las entidades individuales y los integra en el engranaje administrativo y cultural para el que se crearon. La palabra red a m o equivalente de sistema es muy expresiva del objetivo unitario y coordinado de los servicios de Archivos. La redes un tejido, originado por la evolución continua de un hilo único, que forma mallas unidas entre sí por nudos. Ese hilo conductor, bien trabajado, permite la cohesión necesaria para la red. Aplicada a los Archivos de la red es coherencia

1.

En la RevirtadeArchiwsyBiMiolecasdeAndoluclPSevilla: Junta de Andalucía - Consejeria decultura, 1986. ~

p. 43-50.

9 1 ,

75

y racionalidad entre los servicios administrativos y culturales de todos ellos. El documento es una pieza clave del engranaje de la Administración y pretender un funcionamiento de ésta sin archivos bien sistematizados es una utopía y, por otro lado, restringir el campo de los Archivos a s610 los Archivos antiguos e históricos es una torpeza y miopía política.

Los Archivos: valoracibn adminktrativa y cient@a El archivo es el conjunto de documentos, reunidos en el desarrollo natural de su función y actividad, por cualquier entidad con la finalidad de recabar testimonio e información fehacientes. Esa necesidad de contar con testimonios e información fehacientes, inherentes al documento escrito, es la que justifica la prístina existencia, junto con la aparición de la escritura, de los Archivos. Desde la temprana Edad Antigua las monarquías antiguas de Asia dispusieron de verdaderos archivos organizados, donde conservaban en soportes de arcilla la correspondencia diplomática, las relaciones administrativas y las cuentas financieras. Tal es, como ejemplo, el caso de los hallazgos arqueológicos del palacio de Ugarit (Siria) y de Te11 Hariri o de los archivos bancarios de Murasu. Hallazgos arqueológicos como los dichos han sido con frecuencia poco considerados por la Archivística, en parte debido a que dichos archivos, tras su descubrimiento y excavación, han perdido toda su conexión orgánica -fundamental en el concepto de Archivo- al dispersarse y desorganizarse sus fondos por museos y colecciones particulares. Igual ha sucedido con los miles de papiros griegos y latinos, hallados en Egipto, con las cortezas de árboles de Novgorod, con las hojas de palmera de la India, con las tablillas vándalas de Africa y las del banquero Cecilio Jucundo en las cenizas de Herculano2. El Archivo siempre ha estado junto a la administración, sea con piezas de arcilla, hojas y corteza de árboles, sea con papiros, pergaminos, papel y bandas magnéticas. No se hicieron ni se hacen con la mira puesta en la futura Historia, sino en la necesidad objetiva e inmediata de una gestión bien informada.

Mata Castillón, con buen sentido, al referirse al ámbito funcional de los archivos, señala el protagonismo de ellos con una imagen arquitectónica: "Puede decirse que toda administración se sustenta sobre tres pilares: el presupuesto, el personal y los documentos. Su eficacia -la de la administración, naturalmente- depende por igual de una adecuada formación y distribución del personal, de una racional estructura presupuestaria y de una

2

vid. Robert-Henn BAUTER, LesArchives, en "L'Histoireetses méthodes",Enciclopédiede la Pléiade, 1973,p i e . 1.121-1.124.

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buena organización de los a r c h i ~ m "La ~ .carencia del pilar archivísticoprovoca desorden de gestión y consecuentes pérdidas de tiempo y dinero, no menos importantes, por ser torpe y rara vez evaluadas. De ahí que resulte lógico que las administracionesreputadas mmo más racionales -particularmente las privadas- dediquen atención preferente a la ~ m a l i z a c i ó nde la estructura documental, como presupuesto sine qua non de costes m'nimos para la óptima rentabilidad de gestión. Estas palabras, coste y rentabilidad, aplicadas a los archivos, son dignas de ser consideradasseriamente por quienes pretenden la reforma de los malos hábitos de la Administración Pública Española o quieran una Administración "que funcione". Frente a las Bibliotecas y M u s a , el Archivo,institución que muchos equivocadamente considerans610 cultural, es la más ligada a la Administración. El anterior planteamiento de los Archivos, desde una óptica meramente administrativa, ha sido durante siglos casi excluyente en la política de nuestros gobernantes. En España no se abren las puertas a la investigación histórica hasta prácticamente el año lW4Hay . también, sin embargo, un segundo planteamiento que llamaremos cultural y científico. Hoy, en 1985,resulta familiar ver en las salas de investigaciónde los archivos españoles-véase la Guía de Investigadores- científicos de todas las ramas del saber, como historiadores, pedagogos, filólogos,arquitectos, farmacéuticos, ingeniero,antrop6logos, geólogos... Afluencia explicable porque toda ciencia, si se precia de ello, tiene una fase heurística, y las fuentes archivísticas son, sin duda, ricos veneros de noticias seguras y concretas para cualquier campo de la investigación. La cultura, en general, y las ramas del saber de los pueblos caerian en pozo sin fondo sin la ayuda de la larga e inmensa memoria que atesoran los archivos de una nación. Hasta incluso hoy día se plantea ia necesidad de establecer un servicio educativo de Archivos'.

Es erróneo pensar que a la Administración s610 le interesa el documento para su gestión inmediata y corriente y es, o puede ser, ajena a los valores históricos del mismo. Y más trasnochado es que el mundo de la Ciencia, la Cultura y la Historia permanezca indiferente a los expedientesy registros que hoy,en 1985,se escribeno apilan en las mesas y oficinas de la Administración.

3. 4.

5.

Vi.José Manuel MATA CASTILLDN, La situaaát profeswnal de los archiveros l&~noamericams, . m e t í a de la ANAJ3AD, XXXI (1981) no 2, pág. 239. Vid Real Orden de Isabel 11de 20 de abril de 1844. Vi. Manuel RAVINA MARTIN, Las actividades culturalesy eclucaiivas de los archivos espubles. Realidadesyperspectivas, en Bolelín de la ANA-, XXXII (1982) n"4, págs. 419 y ss.

En efecto, el valor administrativojunto con el histórico, como valores, son inherentes al documento de archivo ya desde su misma gestación y nacimiento en la oficina y negociado. En efecto, la conscriptw -fase de la génesis documental que imprime en un soporte material los caracteres internos y externos, las fórmulas y marcas- no hace sino fijar de modo perdurable los actos de la Administración, de modo que, a pesar del peso inevitable del tiempo, pueda constituir una noticia concreta. Es la finalidad del escrito expresada en el aforismo: "Verba vohnt, scripta manent", o en el dicho popular: "Las palabras se las lleva el viento".

Por eso el escrito, desde que 10 es, es Historia, a pesar de que la Administración en esos primeros momentos no rentabilice dicho valor. Pero no por falta de manifestación o captación en el presente, deja de ser potencialmente un testimonio fehaciente para el futuro. Y esto tiene su importancia para los historiadores: Las destrucciones indiscriminadas de documentos en las Administracionesestán condicionando, más que cualquier metodología o partidismo, la futura Historia del presente. Con razón se dice que el expurgo de documento es la primera operación de metodología histórica que se hace en losArchivos.Estoes importante tenerlo muy en cuenta porque,a veces, en muchas plumas ha predominado un sentimientoromántico hacia los Archivos antiguos e históricos y un total olvido del documentoen la etapa administrativa. Felizmente la Archivística científica cuenta con una metodologia preventiva y encarece el cuidadode los Archivos en esta etapa administrativa. Y está claro que el sistema de archivos debe cumplir la explicable falta de visión administrativa de los historiadores con la racionalización de las transferencias documentalesdesde las oficinas de los Archivos y el veto a la posible destrucción de documentos sin vigilancia administrativa, por la simple razón de que ocupan sitio y no sirven. Por otro lado, los documentos históricostambién sirven a la Administración: Basta contemplar los comportamientos de las agencias de publicidad y de los llamados "creadores de imagen". Han aprovechado la Historia de las empresas anunciantes o de las instituciones como imagen vendible en reclamos, anuncios electorales, actos conmemorativos, discursosy elección de marcos adecuadospara vender una idea. Siempre el Estado y la Corona, desde antiguo, se han servido y sirven de la Historia como elemento indispensableen la política y administración de los Estados. Las figuras institucionales de los Cronistas reales y señoriales es una, entre las muchas, muestra evidente. Y este año, 1985, bicentenario de la fundación en Sevilla, por el rey Carlos III, del Archivo General de Indias, archivo continental, integral y general -en feliz expresión de José de la Peña y Cámara- hay un claro ejemplo de lo que decimos: La fundación, hito estelar en la Historia europea de la Archivistica, se hace por la Administración indiana, en unos momentos, tan reformistascomo especialmentecríticos, en que era preciso rememorar la

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Historia de España en el Nuevo Mundo condocumentosfirmes y seguros.José de Gálvez, natural de Macharaviaya (Málaga) y eficaz ministro de indias, impuls6 denodadamente tal fundación, para que se escribiera, a partir de allí, una Historia que contrarrestase la literatura histórica europea -piénsese en Reynal y Robertson- contraria a la colonización española en las indias. Eran los años de la independencia de los Estados Unidos y las figuras de nuestros conquistadores eran parcialmente vistas con especial acento en testimonios lascasianos. Los documentos del Archivo General de indias permitirían una Historia más autorizada, más conforme a los intereses de la Administración y, al mismo tiempo, subrayaría el reformismo borbónico, reformismo que necesitaba frenar la mala imagen, posible tras la reciente expulsión de los jesuitas, los cuales también escribían Historia.

Y desde el punto de vista jurídico no puede olvidarse el concurso de los denominados documentos "históricos". Muchos contenciosos fronterizos y jurisdiccionales necesitan los mismos: Recuerdo el interés con que el Ayuntamiento de Zalamea la Real (Huelva)requena los documentosde cesión de terrenos comunales para la instalacióndel ferrocarril minero en el siglo XIX, y el interés de muchas corporacionesmunicipales para la revisión de ventas y cesiones pasadas de su patrimonio comunal. La edad del documento como categoría básica del sistema de archivos Ha quedado claramente expuesta la incongruencia de U M visión parcial e incompleta del valor del documento,sea s610 por parte de los administradores,sea s610 por parte de los historiadorescientíficos. El documentode Archivos debe presentarse por ello como un ser vivo, sujeto a fases de la vida o edades, marcadas cada una por usos y metas diferentesen los centros administrativose históricos. Tal ciclo vital no puede ser truncado en su curso para utilidad exclusiva de unos u otros, so pena de consecuenciasirreversibles y penosas.

La edad del documento se modula, como es lógico, con el tiempo, cuyo transcurrir establece en 61 una escala variable de valores. En efecto, durante la edad de la oficina, sección y negociado, los papeles son guardados celosamente. Pero luego, a medida que la vida y vigencia administrativadecae y se borra, estorban y se alejan para amontornarlos en anejos, buhardillas, sótanos y almacenes o, 10 que es peor, se destruyen. En cambio, si existe un buen sistema de archivos, son transferidosal archivode centro o al intermedio. La escala del valor administrativo se fija en función con la rentabilidad o costes de conservación de los papeles. Hemos de decir que más o menos conscientemente el gestor de una oficina valora -debe hacerlo- el coste de ocupación del espacio, mobiliario y 79

material, cálculo factible en un estudio económico, hecho por especialistas, y una vez valorado comparar con la mayor o menor utilidad inmediata de los papeles. Usoque para las oficinas, al transcurrir del tiempo, disminuye paulatinamente. En un sistema de coordenadas abscisas en el que se representasen paramétricamente las funciones tiempo y valor administrativo, la curva resultante mostraría una inflexión descendente en el valor al cabo, más o menos, de cinco años. Inflexión que evidencia lo costoso y poco rentable de la conservación larga de los documentos en o junto a las oficinas. Evidentemente con más años, al entrar en juegola utilidad histórica del documento, se producía una inflexión ascendente de la curva. Este codo producido entre la inflexión descendente del valor administrativo en los cinco primeros años, y la inflexión ascendente, pasados varios lustros, unos 25 años, es un típico período o edad intermedia de los documentos, edad en que ambos valores, administrativo e histórico, están bajo mínimos.

De ahí que la praxis archivística haya inducido la categoría de los archivos de depósitcs mtermedios. La conservación y gestión de documentos en este tipo de archivos es más económica y rentable, tanto en edificio como en mobiliario y personal, que en el archivo corriente de oficina o, incluso, en el archivo histórico. Este archivo intermedio cumple unas funciones específicas, funciones que nacen de la edad de los documentos. A esta edad los hay destinados a ser destruidos o expurgados y los hay que tienen que ser organizados, descritos e instalados para su perenne conservación y pase a la edad histórica. La edad intermedia es tiempo de sedimentacih por la escasez de la demanda administrativa y de demanda cultural, circunstancias ambas que permiten calibrar con perspectivas suficientes los problemas de organización y eliminación de documentos. Esta Última operación, si quiere ser sabiamente controlada, necesita este tiempo de maduración. Los veinticinco años de edad, más o menos, permiten obtener categorías válidas de expurgo para destinar los papeles que irán al Archivo Histórico y los que van a los servicios de eliminación. Ya la legislación del Estado español justificó la necesidad del archivo intermedio, dentro de la red general, como necesario para evitar, por un lado, "la destrucción de gran parte de la documentación oficial que posee no sólo interés histórico, sino también en muchas ocasiones plena vigencia administrativa" y, por otro, evitar fundamentalmente "la acumulación de papeles en los archivos administrativos e, incluso, en las mismas oficinas y dependencias", acumulación que determina el propio trabajo burocrático, eleva los costes de conservación y sostenimiento y no permite un aprovechamiento rentable de los locales destinados a la función pública. Y, por fin, esta corriente de documentos, conducida a través del archivo intermedio "permite garantizar la conservación de los documentos que han de tener un valor histórico y dar el tratamiento adecuado a aquellos otros, que tengan un valor temporal como reflejo de los derechos y 80

deberes del Estadoqt6.interesante es la disquisición sobre valor temporal y perenne de los documentas que precisa la de los valores históricos y administrativos.

Los Archivos Históricos, depositarias de la documentación de valor perenne y cuyo valor difícilmente tendrá inflexiones descendentes al correr del tiempo, constituye otro nudo importaqte dentro de la red de archivos. Hay que ir mentalizando a las fuerzas culturales del país a que éstos no constituyen todo el sistema, sino una parte importante, eso sí, con unos servicios muy específicos, volcados a la ciencia y a la Historia.

6

V i Decreto de creación del Archivo General de la AdminisiracibnCivil, 914/1969,B.O.E. 26 de mayo de 1%9.

81

UBICACI~NDE LA SELECCI~N'

Manuel Vázquez

¿Qué es la sekccidn? Podemos entender por selección el acto por el cual se eligen documentospara ser conservados permanentemente, determinando la destrucción de los demás'. Selección también designa a la parte de la archivología que estudia los criterios de valor y las técnicas por medio de las cuales se realiza dicho acto de elegir para transferencia o destrucción. En estos dos caso5 la palabra sekccibn se ha tomado en un sentido amplio, tal como en inglés se usan las palabras dsposition, appraisa4 retirenient y en francés ni o trhge y en el mismo castellano: evaluación,evalúo, descarte, expurgo, e t ~ . ~ Se podría tomar la palabra selección en un sentido más estricto y restringido si se discriminaran etapas graduales de la tarea selectiva y se les diera nombre. Por ejemplo, evaluación o apreciación a la etapa en que se estudian Im valores; selección a la etapa en que se elige; descarte, expurgo o depuración al acto en que se decide la destrucción, y eliminación al acto de triturar y hacer pulpa los papeles. Traslados pueden llamarse krs movimientos que la documentación padece al ser llevada a distintm locales sin que la

1.

2

3

En su Manuaide selección documenral. Córdoba (Repóblica Argentina): 1982, cap. 2, p. 25-29. MTCHELL, T h m t o n W."NewViewpoints on Establishing Pennanent Values of State Archives". The American Arclrivrrl, Vol 33, N '2 Apr. 1970, p. 163. "We can assume that appraisal is a procedure by which the archivist determines the values o€records, and it seem generally to refer to the selection and preservation of recorás that have permanent values". Aporta también la definición de Posner. BRICHFORD, Maynard. Archives & Manuscripts: Appra¿sal & Access;Ori¿ng.Society of Amencan Archivists, Chicago, 1!377. Cap. 1, p. 1. Ofrece equivalencias terminológicas de &as palabras en inglés y alemán.

82

instituciónproductora pierda sus atribucionessobre ellos. Transferencia es el traspaso de la custodia de los documentos a una institución archivística distinta de la entidad productora.

Relación con otrus especialidades

La selecciónarchivísticase parece a la seleccibnbibliotecaria en que, de un cúmulo dado, el archivero como el bibliotecario erige lo que considera conducentea los fines de investigación.Difiere sin embargo en que el "cúmulo dado" para el bibliotecario es una editorialque publica libros mientras que, para el archivero, es una institución productora que acumula los documentosproducidos durante la tramitación de sus asuntos. La selección está muy relacionada con la jurkprudenciu. Nada se puede eliminar sin que lo autorice algún instrumento legal. En ese sentido el acto de elegir depende de h legislación. Por otra parte la selección como parte de la archivología debe estudiar y propner la legislación adecuada a las Últimos adelantos técnicos en la materia.

No se concibe la selección como un trabajo que se realiza una sola vez para descongestionarestanterías,sino como un sistema permanente.La selección,técnicamente concebida, no puede menos que abrir diálogo con los expertos en adminktrucibn y organización y métodos para obtener4 en una tarea conjunta el mejoramiento de la producción y del fiujo documental, de modo que el plazo de utilidad para la institución sea conocido desde que nace el documento. La conservación permanente que se obtiene por la selección, sirve a los intereses de la investigación retrospectiva casi siempre realizada por historiadores. El archivero que se va a especializar en selección tiene que c o n m r muy bien los intereses de los

historiadoress, los polos de interés previsibles para el futuro y la metodología de trabajo de investigadorestales como estudtgrufosy sociólogos. Una relación muy especial es la que une a la selección con el cuidado de las Bienes

4.

S.

TANODI, Aurelio. OrganuaciónArchivística& los Estados Unidos.C6rdoba (Argentina), 1%5, p. 714. PEROTIN, Yves. "Le Records Maoagement et I'administration anglaise des archives". Gazene des Archives,No 44, ler. tnm. 1964,p. 5-17; para la ata ver p. 16.BOISARD, Pierre. "Pourune politique des éliminations.Reflexions sur la pratique des Archives de la Seine".La Gmene &sArc/iives, 0 trim. 1%7, W 59, cap. 4, p.227 y 230.MITCHELL,Thornton W. Op. Cit., p. 163-164. MITCHELL, Thornton W. Op Cit.,p. 164. Véase además en p. 166 loa Principios 2 y 3.

83

Culturales de la Nación y con la planificación de un sistema integrado de archivos, por eso nos detenemos algo más en estos temas.

Seleccibn y Patrimonio Documental

Es obligación del Estado velar por el conjunto de los Bienes Públicos6, de una manera muy especial por los Bienes Culturales, entre los que ocupan una posición mu destacada los Bienes Documentales o Patrimonio Documental, como a veces se llama . La selección, cuando trata de la destrucción de documentos irremplazables, debe compatibilizar% con leyes del Estado que velan por ellos. En este lugar Sólo se discuten los aspectos estrictamente referidos al tema del manual. Más ampliamente puede estudiarse este tema en mi trabajo El Patrimonio Documental8.

Y

Los Bienes Documentales se constituyen con: 1) Documentos estatales u oficiales

2) Documentos privados la responsabilidad del Estado en cada caso es distinta y puede plantearse así:

El Estado y los Documentos estatales u ofKiales

Documentos estatales u oficiales son los documentos que produce o recibe una institución del Estado, sea éste un organismo central, un ente autónomo (o autárquico) o una empresa del Estado.

cbdigo Civil Argentino. Ari. 2340 inc 8. LODOLINI, Elio. Cuesrimes báa'car de archivdogiu Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Córdoba, 1976,55p. Ver ahora subtítulo 9 y 10,p. 19-23.

a 3 R T b ALONSO, Vicenta. Archivos de España y América.Materialespara un manual. Editorial de la UniversidadCompluten. Madrid, 1979,382p. Esta cita en cap. 1,p. 12,"...se dice tesoro documental del pLr y, porque se considera que ese tesoro del país, en justa atribución, pertenece a todos, se llama patrimonio documental..." Cap. 2,subtítulo "Unidad del patrimonio documental: los archivos eclesiástim", p. 67. VkQUEZ, Manuel. El Patrimonio Documenfnl.Serie El Mundo de los Arcbivos.Major Ediciones. Córdoba, Argentina, 32 p. Véase además GARCfA BELSUNCE, Cesar Augusto. "Aspectos teóricos y jurídim de la reconstitución de los patrimonios archivisticos naaonales". RevisfadelArchivo Generai deIaNacibn(Argentina). VI,6,1977,p. 25-35.KECSKEMÉTI, Karoly.Ardtivo, Desarrolloysoberonia Nucionul. Centro Interamericanode Desarrollo de Archivos. Córdoba, 1981,15p.

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'

Sobre estos documentos, el Estado como tu2 ejerce el derecho de propiedad en toda su amplitud y por eso la conservación, los traslados y transferencias y la destrucción deben regirse por una ley con una cuidadosa reglamentación que mencione plazos de conservación, autoridad idónea para determinar la destrucción y requisitos y recaudos que garapticen la integridad de esos Bienes, cuando se ejecuta una eliminación. Queremos recalcar el sentido que se asigna a la frase "el Estado como tal". Vamos a formularlo de dos maneras. Enprimer lugar los documentos, tomados en su conjunto, amo Bien o Patrimonio, pertenecen al pueblo o Nación, no de una manera extrinseca y accidental, como el dinero, sino de una manera íntima y moralmente irrenunciableg, ya que conforman por escrito, la conciencia del ser nacional, su memoria como causa de su identidad. Así como un individuo amnésico pierde su identidad, también la han perdido los pueblos que no han guardado su memoria. En la sociedad occidental la transmisión oral de las tradiciones nunca compitió con la tradición transmitida por los documentos. Así pues, en este primer sentido "el Estado como tal" significa, como institución permanente, como cabeza visible de la autoridad y de la "personalidad" de una nación o de un pueblo, en contraposición a los gobiernos cambiantes". Según esto, el gobierno del partido A no tiene más atribuciones a destruir los documentos que el gobierno del partido B. Téngase muy presente que la verdadera "historia ejemplarizante" es la que transmite la verdad de los sucesos, tal como se dieron, sin tratar de "mejorar" los hechos, escamoteando documentación.

En segundo lugar se dice "el Estado como tal", contraponiéndose a cada Ministro, Sub-secretario, Director, etc. Cualquier funcionario, en cuyo ámbito haya archivos o documentos, debe evitar positivamente actuar como dueño de ellos. Es sólo un administrador. También se encuentran archiveros que consideran suyos los papeles y los archivos. Unos y otros han de someterse al superior interés nacional, manifestado en la legislación. Es frecuente oir que un Ministro, al renunciar, se llevó *'sus"documentos a su casa, dejando al país privado de importantísimas fuentes de investigación. Esto no puede suceder. Los documentos producidos por un individuo en su carácter de funcionario son un Bien Público, de los que menciona el código Civil en el art. 2340 y de los que se onipará una legislación mucho más detallada, cuando se implante un sistema integrado de archivos.

Legalmente no existe prohibición de despilfarrar o renunciar a este patrimonio, de la misma manera que no se le impidea un padre de familia dilapidarel patrimonio y dejar a los descendientes en la miseria. 10. Véase nota 15.

9.

85

.

La división de los tres poderes, Legislativo,Ejecutivoy Judicial, y la existencia de Estados provinciales,de Municipios autónomos y aun de Sociedadesmixtas exigen muy variados niveles de legislación y reglamentaciones formalmente distintas; pero el concepto de Bien Público debe presidir todos los casos. EI Estado y los documentos no estatales

Documentos no estatales son los producidos o recibidos en cumplimiento de funciones y actividadesde institución no estatales o de individuos. Estos documentos no pertenecen al Estado (un concepto distinto rige en los países comunistas), son propiedad privada, pero forman parte del acervo cultural de una Nación y el Estado debe tomarse atribuciones conducentes a custodiar lo que sea de interés y evitar la destrucción indiscriminada de ellos. Por 10 que respecta a la selección, el papel del Estado puede formularse así: 1)El Estado declara tener injerencia en la conservación y destrucción de documentos y archivos privadas; 2) Determina en qué casos un documentotienen valor histórico o, más directamente, señala cuáles son los que presentan ese valor; 3) Para éstos, promulga la prohibiciónde que sean destruidaso llevados fuera del territorionacional, principalmente en el caso de empresas multinacionales; 4) implanta mecanismos tendientes a hacer factibles estas determinaciones, respetando la propiedad privada, aun las condiciones de confidencialidady pautas de selección propuestas por los propietarios". Además, de la legislación general, son oportunos reglamentos sobre algunos archivos privados que revisten enorme interés para la historia de un país, tales los archivos eclesiásticas,de partidos políticos, de entidadesculturales, deportivas, sanitarias;empresas líderes de producción, financiación, comercio y servicios; archivos y centros de documentación de los medios masivos de comunicación y tantos otros documentos privados de gravitación decisiva en la historia. Selección y Planificación integrada de archivos. UM

Un poco más adelante veremos que los problemas de muchos archivos se deben a "mala circulación" de los documentos, que produce hacinamiento en algunos secto;

11. RODRfGUEZ, Celso. "Colecciones de Manusaitos Privados: Un llamado a la acción".Bdain I n t e r m ncano de Archivos. Vo1.7, 1980, p. 61-71.

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res. En un problema de esta índole no basta la solución en el punto de hacinamiento solamente, sino que es preciso revisar el sistema y, con frecuencia,implantar un sistema integrado de archivos. Para este tema existe bibli~grafíal~; en este párrafo Únicamente 1 ~ 3 detenemos s a mencionar algunos puntas de esa planificación, que parecen más estrechamentevinculados a la selección. En nuestro medio es un hecho que los distintos archivos (o acumulaciones de documentas), en su mayor parte, se han originado como un efecto no previsto de la actividad de la institución y se hallan en una sección y no en otras por causas muy distintas a una decisión razonada, casi al azar. Cuando se está construyendo el edificio para el Ministerioo para el Poder Ejecutivo, los archiveros preguntamos dónde se van a guardar documentas y estamos acostumbrados a oir que no está previsto. Al poco tiempo encontramos archivos en locales pensados para oficinas o en los infaltables pasillos, sótanos o terra~as'~. Conformarse con desocupar esos estantes y llamar a esto una tarea selectiva es un error caro (mucho trabajo, fruto escaso e inseguro).

La propuesta de un sistema integrado de archivos puede nuclearse alrededor de los siguientes puntos: 1) La creación o la institucionalización de una red o sistema de archivas. 2) La designación de una autoridad central y comisiones especializadas. 3) Promulgación de un cuerpo de legislación. La red o sistema de archivos tiene como eje y motor un archivo general muy tecnificado y vinculado a la dirección central del sistema integrado de archivos y a las comisiones especializadasy como punto de apoyo principal y herramienta de trabajo un archivo intermedio que aplica las pautas impartidas por la dirección y es garantía de normalización en el trabajo. Desde el momento en que se implementa esta red, se da por terminada la creación anárquica y al azar de archivos o acumulaciones de documentos. La tendencia es hacia la centralización física o de control de los archivos en cada ministerioo ente autónomoo instituciónque lo necesite. Aparecen ahora archivosfuertes, dotados de todo lo necesario y con un profesional a cargo de su dirección.

Los documentos, correspondencia, expedientes y, sobre todo, los Formularios -Formas o, en inglés Form-Format- nacen clasificados, con un lugar de archivación 12.

13.

DELMAS, Bruno. La planificación de las infroestructuras naciwiales de docum,ntación, bibliotecas y arcluvos. Esbozo de wora política getwral. Serie Documentación, Bibliotecas y Archivos. Estudics e Investigación, N* 4. UNESCO, París, 1974.TANOD1,Aurelio. Op. Cit. y la nota 248 a 4.4.1. de ate Manual. BoISARü, Pierre. Op. Cit., P. 210. RIEGER, Monis. Modern Recordr Retiremeni and Apprakal Procriec. Washington, sin año, 9 p. multigrafiado.

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definido y con un plazo de vigencia y conservación determinado por un estudio de todos los.intereses en juego. La selección, en un sistema integrado de archivos con los tres elementos -red de archivos, autoridad científica central y legislación apropiada- es una tarea económica y segura. Una buena selección no es s610 fruto de un correcto flujo de los documentos-producción, clasificación,archivalía temporal, eliminación,archivación permanente- sino que influye positivamente en la consecución de un buen flujo. En efecto, el estudio de los valores con respecto a la institución y a la historia permite una sistematizacióndifícil de obtener por otros medios. Conocer la dinámica y la utilización de estos elementos requiere el estudio de la teoría del ciclo vital de los documentosque es el tópico del capítulo siguiente.

PROGRAMA DE SELECCI~NDOCUMENTAL'

Manuel Vázquez

Objetivos del Programd Cuando un funcionario llama a un archivero por un problema de hacinamiento, el Único objetivo que suele tener presente es la descongestión del local y de la estantería. Gran responsabilidad la del que recibe la consulta: es el momento de diagnosticar todos los males que padece el sistema y de los que el hacinamiento es s610 un síntoma. Se debe establecer que una mera descarga de los estantes abarrotados que se haga aisladamente, representa una evasión del problema, siendo a la vez algo caro, técnicamente inseguro y poco profundo. Mientras que la implementación de un sistema en que el ciclo vital sea quien rija la circulación documental, aunque pueda representar una inversión inicial, es la verdadera solución, llena de la satisfacción que proporciona el orden, la agilidad y la certeza de que cada papel tiene un lugar correspondiente a su momento: Trámite, vigencia y plazo precaucional. El archivero debe tener un programa claro y unas metas Concretas que proponer. Es preciso explicar que el hacinamientoy la ineficacia son síntomas y que la solución del problema se obtendrá por medio de objetivosde mediano y largo alcance.

Los objetivos de un programa de selección documental son las metas a que se debe llegar, pero también los tópicos que sirven para diagnosticar el acierto en la tarea que se está realizando. Podemos formular los objetivos así: 1)Obtener una corriente fluida de 1. 2

En su Manualde selección documental.Córdoba (República Argentina): 198'2,cap. 4, p. 38-46. C h ~ d áConsejo . de Tesoro. Plan de conservacióny eliminación de documentos. Trad. José Manuel Garda. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Córdoba, Argentina, 1977 (Ottawa, 1972). Semión 1. Véase el subtítulo "Importanciadel plan de conservación de documentos",p. 14-15.

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documentos; 2) Realizar ahorros sustanciales; 3) Que después de la eliminación, queden como archivalía coherente y completa, los documentosde mayor interés para reconstruir el momento histórico a que pertenecen.

1) Obtener u m corrientefluiúu de docunientos. Si se trata de un problema de circulación, un buen remedio ha de restituir la normalización del flujo.

La primera vez que se realiza una selección en un archivo o, mejor, en una institución hay que adoptar una metodología de trabajo tal que permita dejar pautas establecidaspara que la segunda vez el trabajo se reduzca a la mitad. En parte se consigue esto por la redacción de las tablas, de las que más adelante se habla, y en parte por la experiencia que se adquiere trabajando con perspectiva de futuro, se aprende a mejorar la metodología de trabajo y se preparan equipos cada vez más idóneos. Pero hay más: En un estudio de valores administrativos,saltan con frecuencia a la vista puntos que se pueden mejorar en la producción documental, si el documento nace con un nombre o código que permite clasificar inmediatamente y con el plazo precaucional de conservación definido, tiene ya toda su vida establecida, es trasladado correctamente-circula-yen ningún lugar se produce congestionamientoo inundación de papeles. Y en un archivointermedio, donde se comparan naturalmente formularios y procedimientos de distintos ministerios, se van encontrando posibilidades de normalización de trámites y formularios, de corregir errores, etc. Veamos a modo de ejemplo: Se descubre que se producen demasiadas copias, o que se guarda demasiado tiempo o que el papel de los originales de valor histórico es de calidad inferior, etc. Otro caso en Argentina, la selección más costosa e insegura es la de los expedientes, porque su ordenación es numérica o cronológica, hallándose juntos un expediente de licencia por gripe con otro de creación de una escuela. La mejora en este caso tendería a que la producción y la ordenaciónde los expedientesfuera tal que permitiera colocarlospor temas. Más adelante se estudia bajo el subtítuloretroalimentación3.

2) Realizar ahorros surtanciales. Hay tareas selectivas muy costosas. Puede llegar al extremo de que salga más barato conservar la documentación en la estantería. Esto puede deberse a dos causas: se destruyó un papel que valía millones, tal como cita Kecskeméti40que se realiza de manera tan lenta y participa en ella personal tan calificado

3. 4.

Véase mi Manual de selección documental 4.1.5. KECSKE%&TI, Kardy. Arduw, desarrdloy soberoníanocional. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos. Córdoba, Argentina, 1981, 15 p. Cap. 4. Subtítulo "Estudios paralelos y repetidos".

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que las horas hombre llevan el casto a proporciones intolerables. De esto conuzco casos que suelen terminar por abandono de la comisión encargada o de la institución que paga el trabajo. De ahí, a la destrucción indiscriminada o a la microfilmación de sustitución también indiscriminada s610 hay un paso.

:

Un buen programa de seleccióndocumentalva a requerir una inversión previa, tanto mayor cuanto más años hayan pasado sin tomarse una decisión correcta. La inversión principal consistirá en la habilitación de una red de archivos y en menor escala, la designación del personal, pero de ahí en más los ahorros serán sustanciales5. Llama la atención la frecuencia con que la bibliografía norteamericana y canadiense se jactan de lo que reportan a su gobierno.

La economía puede visualizarse en cuatro aspectos: 1) la cantidad de espacio obtenido aspecto cuantitativ- (tantos metros de estantería); 2) el tipo de muebles y espacio, bajo una consideración cualitativa. La creación del archivo intermedio y la fluidez de la circulación descongestionan locales, a veces muy caros, en edificios de ministerios o en casas alquiladas en pleno centro, o en salas alfombradas y con aire acondicionado, etc.; 3) el ahorro en tiempo de Wsqueda. Reina la agilidad y la limpieza: un lugar para cada documento bajo regias de trasladoconcretasy pautas de desafectación fácilmente comprensibles; 4) agilización de la tarea selectiva. Cada año que se realiza, se consigue que sea más rápida y segura, abaratando los costa. Estas objetivos, sobre todo el del ahorro, se obtienen mejor cuanto más amplio es el punto de mira desde donde se realiza. En el caso ideal se toma todo el Poder Ejecutivo en un sistema y todo el Poder Judicial en otro sistema, coordinado con el primero. Esto se explicará al hablar del "ámbito de la d~plicaci6n"~. Rápidamente podemos decir que consiste en que, en un sistema muy amplio, se consideran duplicados o copias todos los documentosque se repiten dentro del sistema. Si el sistema abarca s6io un Ministerio (o peor todavía, un archivo), no se pueden considerar documentos duplicados los que se hayan bajo otra jurisdicción y, por lo tanto, se precisa conservar mucha más archivalía. 3) Que después de la eluitinación, quede como archivalía coherente y completa. La selección se parece a la poda de una viña realizada por un experto. La vid produce más frutos y se defiende mejor de las plagas. Dicho en términos archivistioos,la selección

5. 6.

Canadá. Op. Cit. Sección 1, p. 13. PEROTiN, Ivcs. "LeR m r d s Management et I'administration angiaise &s archives".Guzette desllrchiws, No 44, ler. Inm. 1964, p. 16. Véase mi Manual de seleaiióndonrmenial4.2.1.1.3

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trabajó con archivalía y una vez terminada la operación 10 que queda es archivalía, es decir conjuntos orgánicos de documentos y no colecciones caprichosas de papeles. El historiador que va a una archivalía seleccionada encuentra que se han destruido documentos de menor valor a fin de que resalten y permanezcan los de mayor valor. '

Quien hace un programa de selección sabrá si su proyecto es acertado cuando descubre que va a conservar grupos documentales y series que son aún reflejo de la organización de la institución productora porque constituyen fondos coherentes y completos, aunque reducidos. 4) Los documentosde mayor interéspara reconstruir el momento histbrico a que pertenecen. Para reconstruir el pasado, el investigador puede acudir a la bibliografia, a los documentos, en sentido archivístico, a los testimonios de los medios masivos de comunicación, a los objetos de museo, a los restos y productos ergológicos y otras fuentes.

Como se ve, los documentos en sentido archivktico conforman nada más un eslabón, el más importante, pero no el único7. ¿Cuál es la característica que distingue a los documentos como fuente informativa frente a las otras fuentes?8 Pueden destacarse dos: 1) Que los documentos producidos o recibidos en una institución en función de sus actividades constituyen un conjunto orgánico que llamamos archivalía, en contraposición con los museos o la bibliografía que pueden haber dejado al historiador sólo islotes informativos. 2) Que una gran proporción de los documentosson co-productos,es decir, se han producido simultáneamente y como contrapartida legal de una acción humana, tal es el caso de un contrato, el acta de nacimiento, etc. Los co-productos son creados sin intencionalidad histórica, son motivados por una necesidad del momento y por este motivo no cabe en ellos la interpretación subjetiva, ni la distorsión. Por esta cualidad se distinguende los testimonios de los medios masivos de comunicación y de la bibliografía.

7.

8

Véase mi Manual de selección &mental 4.2.2 GARCfA BELSUNCE, G h a r A. El usopráctico de los archiws. Ponencia en el Congreso Internacional de Archivos No8, Londres, 1980. Mientras los archivos se ordenan segh la entrada, la procedencia de la entidad productora, las otras fuentes se ordenan en función del usuario, es decir, de la salida de la informaci6n.

92

Ahora bien, el objetivo de la selección debe tener en cuenta estas características y conservarlas intactas. Una selección mal realizada mutilaría la archivalía o podría elegir documentos con criterio equivocado.

Cómo no debe hacerse la seleccibn

No debe seguirse un procedimiento complicadocuandoexiste uno más sencillo. La propuesta de selección que ofrece este manual puede parecer complicada y ardua, es entonces legítima la pregunta, jno se puede establecer una norma general, taxativa y clara para determinar "esto se elimina" y "esto se conserva"? Por eso convienea modo de tema introductorio, repasar algunos criterios o métodos directos o taxativos de selección que a veces han sido empleados, para conocer más en detalle su validez o su debiiidad. Estamos con Schellenberg cuando advierte: "No se pueden inventar técnicas que reduzcan el trabajo de tomar una decisión sobre los valores, a una operación mecáni~a"~. Selección por tipos documentales Es el sistema más parecido al correcto. Efectivamente, una parte de la selección se basa en los tipos documentales: "Deben conservarse las leyes de la nación". "Es de valor permanente el Libro de Sentencias,en el Poder Judicial"..."Guárdenseperennemente los presupuestosy balances de los Ministerios"...etc. Como se estudia más adelante, esto es más exacto hablando de los valores predecibles. Pero la otra vertiente de la realidad es que parte de la selección se establecerá por la significación del rema o asunto del documento, sin casi tener en cuenta el tipo documental: para narrar una batalla puede interesar la carta de un ignorante soldado tanto como el parte del general.

Tampoco el sistema de selección por temas solo es acertado, ya que hay tipos documentales que se cowrvan sea cual sea el asunto que ventilen.

9.

SCHELLENBERG, Theodore R. Archiws Modernos. Principios y técnicas. La Habana, 1958, p. 164. SZEDO, Antai. "Interventionsur le rapport présenté par J.H. Cdiingridge". Archivum. Vol. 6, 1956, p. 37. MITCHFLL, Thornton W. "New Viewponts on Estabiishing Permanent Values of State Archives". lñeAmericmArcluvis~Vol. 33, N*2, Apr. 1970, p. 171.

93

Seleccibn por antigüedad

Tiene su razón de ser este criterio y en otro lugar de este trabajo" se extrae de él todo 10que es válido, pero como criteriogeneral es nefasto. Se dio el caso de quien ordenó eliminar todo papel "con más de cuarenta años de antigüedad"y destruyó los documentos de fundación de la ciudad; por su parte, otra institución incineró los planos de construcciones aún existentes "porque eran viejos". Seleccibnpor el valor administrativo"

¿No es lógico inferir que lo que es valioso mientras está vigente seguirá siendo valioso para la historia? Hay ejemplos: Los decretos presidencialesson importantes por su trascendencia administrativa y, por lo tanto, son elementos de primer orden para la investigación histórica. Es también, una media verdad. En primer lugar que todo documento vigente en una institución es "importante para alguien" y su destrucción produce daño, así que se deduciría que también interesa a la investigación. En segundo lugar, aun restringiendo a aquellos papeles "cuya repentina pérdida paralizaría la institución". AiIí encontramos amplio predominio de los documentos contables y de personal que representan una prioridad en el mantenimiento de la marcha de la institución, pero no siempre son prioritarios para la investigación, cuyos intereses son más amplios. Si queriendo escapar de estas limitaciones formulamos ''Ladocumentas que muestran la evidencia de los orígenes y de las grandes líneas de desarrollo de una institución son de valor permanente", hemos hallado los valores evidenciales de ScheIlenberg. Es la Única coincidencia válida entre valores administrativasy de investigación con respecto a instituciones. Pero es preciso añadir a estos valores "evidenciales", los valores de los que también habla Schellenberg.

10. Véase mi Manual de selección documental 4.3.2 11. PEROTIN, Ives. Op. Cir., p. 15. BOISARD, Pierre. "Pourune politiquedes éliminations. Reilexions sur la pratiquedes Archives de la Seine".LaGmertedesArchives, 4" tnm. 1%7, N*59, p. 210. BRICHFORD, h4aynard.ArchivPs& Mmuscrip@:AppraUal&Accessiohg. Soaety of American Archivists, Chicago,

1977,cap 3,p. 6. Hay cierta diferencia en la opinión de este autor. "If they (híodem Records) do not have significant administrative values, they may be destroyedwithout a careful reviewof M a r & and archiva1 values". Federal Archives m d Recordr Cenrer Recods Managemetit Handbook General Services Washingtoe 1979,p. 29. "Mmyvital record have no lasting value, Administmtion. 7610-00-2986904. hut their vaiue in un emergency is unkputed".

12. SCHEUENBERG, Theodore R. Op. Cit., p. 164. Subtítulo "Distinci6nentre los valores evidentes y los informativas".

94

Es decir, los documentosde valor evidencia1nos muestran cómo estaba organizada la institución,pero no cómo funcionaba,qué pasó en tal huelga durantela crisis financiera. Por otra parte, sólo miran a la importancia para describir la institución, pero no las personas que tienen relación con ella o los productos que se deben a su funcionamiento. ' Resumiendo: Un valor administrativoelevado es un elemento de juicio a tener en cuenta, pero no una indicación automática. No se puede eludir un doble estudio, a saber: estudio de valor administrativoy estudio de valor histórico, porque la coincidencia entre uno y otro no es neta.

Seleccibnpor nivel del organigramd3

¿Podría automatizarse la selección si se decide conservar los papeles producidos en los altos niveles del organigrama y eliminando las producidos en oficinas de nivel inferior? Si es verdad que las oficinas centrales de una institución producen una elevada proporción de las documentos de valor predecible, también 10 es que las oficinas periféricas producen más bien los de valor no predecible y, por supuesto,algunos de valor predecible, por ejemplo actas de nacimiento. Una sucursal de campaña es un excelente polo de interés para investigaciones sociológicas, de ecología, salubridad rural, etc.

Seleccibn por la cantidad de

En la fase administrativa, la cantidad de uso sirve para decidir en qué lugar han de star los papeles: pre-archivo, archivo central, archivo intermedio, etc. Ya en la fase histórica es evidente que el uso es el fin que preside la retención de documentos para bturos investigadores. Si se supiera positivamente que algo jamás iba a ser utilizado no

13. MITCHELL, Thornton W. Op. Cit., p. 171. BRICHFORD, Maynard. Op.Cit., cap. 3, p.6. FAVREAU, Robert. Les archives.Serie "Quesais je?". París, 1%5, p. 5 (apud BOISARD, p. 217).BOISARD, Pierre. Op. Cit., p. 217-218. DARTER, Lewis J. Jr. "Records Appraisal: A Demanding Task". 33re Illciimi Arckives. Jan-Jun, 1%9, p. 4. M BRICHFORD, Maynard. Op. Cit., cap. 4, p. 9, dedica un subtítulo "Frequencyof Use",afirma "Thevalue d archiw is wholly dependent upon the existen= of person attaching value to them".

95

se conservaría. Sucede, sin embargo, que no podemos medir exactamente el interés futuro que va a despertar un documento. Por otra parte, la cantidad de uso es algo extrínseco al documento y está motivada por algo que atrae a los investigadores; ese “algo” es el valor. Buscar los valores del documento es el camino correcto. La cantidad de uso no es pues un criterio automático de conservación de documentos, pero se aprovecha la verdad que contienen y se establece que sólo se van a conservar documentos que sean un polo de interés previsible, desechando los que, en una prospectiva razonable, parezcan que carecerán de trascendencia.

Seleccibnpor el cruerio de un emplead¿’ En países en que es implantado unsistema integradode archivosdesde hace muchos años, tienen un equipo de archiveros preparados para la evaluación. Cualquiera de ellos es enviado al lugar a donde hay documentos desafectados y su juicio individual es el que decide la conservación o eliminación. La propuesta de este manual incluye comisiones asesoras, pero no es el caso de esos países a lo que alude este párrafo, sino a lo que se oye en muchos archivos administrativos de nuestro medio. Un empleado se jacta de que con su experiencia es él el Único juez de los valores de los documentos de su archivo. Este sistema se desaconseja por lo menos por estos motivos: 1)Quedó dicho que la selección de un solo archivo es cara y necesariamente menos drástica que la que abarca un sistema de archivos; 2) El empleado pertenece a la institución productora, a quien no se le permite decidir la destrucción, sino la mera desafección; 3) El trabajo suele ser muy lento y progresivamente, al aumentar año a año la cantidad de documentos, el empleado se va viendo rebasado en su tarea. La tarea de selección requiere perspectivas muy amplias: conocimiento de muchos archivos relacionados entre sí, tal como los archivos del Poder Ejecutivo, para la documentación facilitativa o por área (archivos de educación, de salud, de catastro, etc.), para la documentación característica o sustantiva. Requiere también amplia cultura, por lo menos en la materia principal del archivo. Esta cultura le permite saber qué es lo que le interesa al investigador y que métodos de trabajo emplea tal campo de investigación, etc., etc. En los países donde se entrega el destino de los documentos a un alto funcionario del Archivo General se exige de éste que, además de archivero profesional, posea algún título universitario tal como historiador, abogado, etc.

15. MiTCHELL, Thorntm. Op.Cif., p. 167, cuarto principio.

%

La sohcibn propuesta Punto de partida El principio que preside toda la tarea de selección documental podría formularse así:Cada documento se halla en una fase y en un momento de su ciclo vital y debe ser tratado y procesado de acuerdo a ese estado. Como se ve, se afirman tres cosos: Hay que conocer en detalle cuáles son las fases y momentos del ciclo vital; definir en cuál se halla tal documento; qué tratamiento y lugar de guarda le corresponde. Cada uno de estos tres puntas será el tema de un capítulo. Cuando llaman al archivero a preparar un programa de selección puede darse por descontado que existe un problema de mala circulación. En algún punto, los documentos se han detenido indebidamente, mezclándose los vigentes con los que esperan la prescripción o con los ya prescritos. Con frecuencia, de manera que parece mágica, desaparecen las dificultades con sólo separar los documentos según su estado. Una vez aplicado el principio, aparece lo que se considera descartable o sin utilidad para la utilización. Entonces se pasa al:

Juicio de valor Se necesitan dos juicios de valor. Un juicio de desafectacibn y un juicio para la mvestigacibn y la historia.

En el primero, se estudia el interés que pueda presentar "todavía" este documento

para la institución que lo creó o para el individuoafectado. Este juicio nunca debe terminar con la orden de destrucción, tal como actualmente sucede en muchos caso, sino con la cantidad de años que se precisan para que prescriba. Los jueces naturales son expertos en k administración y del área legal y contable. En el juicio de valor para la investigación y la historia se decide la transferencia de algunos de los documentos desafectados al Archivo General y la destrucción o eliminación de los demás. Losjueces en este caso son historiadores y archiveros.

Procedimiento Los procedimientos de selección están vinculados a los dos juicios: el juicio de desafectación produce una tabla en que se indica -como queda dicho- el número de años

de plazo precaucional de conservación que corresponden a cada tipo documental. Esta tabla es, de por sí, permanente y puede promulgarse como un decreto, resolución o reglamento. El juicio de valor para la investigaciónhistórica produce inventanosde transferencia y listas de eliminación.

Un secretode éxito en la tarea de selecciónconsiste en que el archivero,habiéndose asesorado muy cuidadosamente, redacte y eleve todas las propuestas de desafectación (incluidoslos plazos de conservación), de transferencia y de eliminación, a las respectivas comisiones. El archivero que lleve a las comisiones l a listada de documentos sin ninguna propuesta ni estudio está condenando la tarea selectiva porque la comisión a la corta o a la larga se verá rebasada en su capacidad de juzgar y dictaminar. Como repetidamentese expresa más adelante16elarchiveroencargadode una tarea selectiva tienen que volver sus ojos a la producción documental. Siempre habrá tipos documentales muy difíciles de juzgar por la metodología con que son producidos y/o archivados. Es obligación suya llevar la producción a sistemas que agilicen la selección. En Argentina el caso más evidente se da en la producción y archivación de los expedientes.

16. Véase mi Manuaide selección documental 4.1.5.

98

LOS LINEAMIENTOS DE LA F U N C I ~ NARCHIV~STICA EN LOS ARCHIVOS PERMANENTES' HeloÍsa Liberalli Bellotto2 La función archivística, hoy considerada como un todo indivisible, por el contrario de la concepción obsoleta de tomarse, de un lado, la administración de documenta, y de otro, el ordenamiento y la descripción de l a fonda como actividades estancadas y diversas, comprende toda una gama de tareas sucesivas. Distribuidas a lo largo de tres fases bien definidas (el control de archivos en formación, el destino de ellos después de la selección -es decir, la transferencia- y la custodia definitiva), aquellas tareas encierran algunos aspectos que merecen reflexión. Para definir bien la especialidad del procesamiento de la documentacih en el ámbito de los archivos permanentes (es justamente la tentativa de comprobar la unicidad de la función archivística) se debe forzosamente comenzar por la fase de la administración de documentos corrientes (los records nzanugenzent de los americanos). En esta fase sobresale el recibir, el clasificar y el controI de trámite. Al final, "la administración de los archivos corrientes oficiales tienen por objetivo hacer que los documentos sirvan de manera más eficiente y económica posible, a los fines para los cuales fueron creadosTf3. De esta forma, si el recibir es considerado aquello que Vicenta Cortés denomina la accibn activa deprepurucidn,la tarea sucesiva a la recepción propiamente dicha estará grande-

1.

Versión española de "Ascoordenadas& fun@o arquivisticanos arquivospermanentes"(Arqu¿vo:bderim histdricoe infomativo. S o Paulo: Arquivo do Estadode Sáo Paulo, Set.¡Dez 1981. Vol. 2, NQ3,p. 85-94) por Claudia Hilbck Peschiera (Pontificia Universidad Ca16lica del Perú), revisada y actualizada por la autora.

2

Investigadora del Instituto de Estudios Brasileños (IEB) y profesora de Archivística de la Escuela de Comunicacionesy Artes de la Universidad de San Pablo (Brasil). T.R. Schellenberg. Arquivos modernos: principios e tdcnicaí. Rio de Janeiro: FundaGo Getulio Vargas, 1973, p. 45. Trad. de Nilza Teixeira Soares.

3.

99

mente facilitada4. Las actividades inherentes a aquella preparación son, en el entender de la conceptuosa archivera española, la participación en el proceso de creación, en la normalización de la tipología documental, en las normas en observancia, en la programación de la selección y en el establecimiento del sistema de la recogida de fondos. Hoy está comprobado que si los archivos fuesen llamadas a participar de la creación formal del documento, pudiendo así opinar en la elaboración de formularios, en la racionalización de la terminología y en la economía de las etapas de tramitación (a pesar de ser esta una fase pre-archivística), el flujo de la documentación sería más lógico y rápido, sirviendo, por tanto, plenamente, a 10s intereses de la administración pública o privada. Si al recibir documenta, una en la fase corriente, el archivero sabe responder qué

son y por qué nacen, a quién o a qué órganos compete su trámite, qué legislación regula su vida activa, qué información contienen o cuál es su papel en la estructura orgánica de la administración, a la cual sirve o su archivo, las tareas de clasificación y ordenamiento se tornarían automáticas. Y aún, dentro de este mismo cuadro de primera edad del documento, si el trámite es bien controlado por un riguroso sistema de préstamo y si se establecen buenas tablas de selección, los diferentes "dossiers"llegarían a su fase de destino final sin mayores "dramas".

El archivero ha sido llamado, justamente, "para asegurar mejor la conservación de los documentos para el futuro historiador, a establecer su control sobre las eliminaciones de papeles por los administradores y a tomarlas a su cargo cada vez más pronto: por tanto, a colaborar en la forma más estrecha con la admini~tración"~. Y esta colaboración proporciona ventajas enormes para la racionalización del procesamiento de la documentación, parz sensibilizar al administrador sobre los fines (y ventajas) de la transferencia de los documenta a los archivas de la segunda y tercera edad. El segundo "momento" de la función archivística es por consiguiente, el destino o Pansferencia de docunientos. Es frecuente no contar con archivos intermedios ya que en muchos casos se hace el paso directo del corriente al archivo permanente, si bien no es el sistema más adecuado ni el que responde mejor a las exigencias de la archivística moderna. No siendo tal discusión objeto de este trabajo es preciso, apenas, que se afirme que esta fase es la de la decisión entre el descarte o la custodia definitiva. Sería larga la

4.

Vicenta Cortés Alonso. Arduws de E s p a i í y América: materialespara un manual. Madrid: Editorial de la UniversidadComplutense, 1979, p. 30.

5.

La place des archives et des archivistes dans I'Etat vroisikme Conférence de la Table Ronde des Table Ronde d e a Archives), Zagreb, 1957. En: Charles Braibant & Robert-Henri Bautier. e. I'Hktoire. Paris: Direction des Archives de France, 1958,p. 03.

100

divagación que aquí podríamos hacer sobre el problema de la selección y del descarte, de la eliminación o de la destrucción de los documentos de archivo. Por ahora, es suficiente afirmar hasta qué punto es decisiva la participación del archivero en el destino de los documentos. Se trata de la segunda fase de la función archivística que corresponde a la segunda edad del documento; esto si fuese posible contar con un archivo intermedio(mal llamado en algunas administración pre-archivo, lo que hace suponer que antes del permanente no hay archivo). En este caso, es la salida de este archivo, después de veinticinco años como plazo ideal -y desde que terminó su vida activa-, en que se hará la transferencia final. Si, en ese momento, la normalización preestablecida de descarte no le ordena la eliminación, la documentación pasa a custodia definitiva en el archivo permanente.

Tampoco es el objetivo de este artículo señalar las características y las funciones que le corresponde ejercer al archivo intermedio. La intención es, una vez presentadas las premisas necesarias, pasar a exponer los lineamientos de la funciún archivísticaen los archivos permanentes (también llamados históricos, definitivos o de custodia).

La custodia definitiva es la que guarda perenne y de manera responsable los fondos documentales que, pasados por el procesode selección, vienen a constituirse en elementos que serán preservados, analizados e utilizados como información histórica. Los lineamientos dentro de los cuales se sitúan las actividades del archivo permanente son el ordenamiento y la descripcibn de los fondos. En el primer caso, es fundamental la noción exacta de establecimiento de los fondos y en el segundo, la concepción de la técnica de recuperación de información para que, a través de los llamados "instrumentos de información", el investigador pueda realmente tener acceso al material archivado. El concepto de fondo ha sido exhaustivamente estudiado para el ámbito de los archivos permanentes, juntamente con su seguimiento natural que es el principio de "respect des fonds". En una reunión internacional, en la cual el tema central era el concepto de archivos, el problema de la definición de fondos fue largamente debatido6. Aunque los países participantes divergieron en puntos específicos y formales fue posible llegar a la unanimidad de "reconocer como fondo al conjunto de documentos de archivo

6.

"Lefondd'Archives".En: Yves Pérotin. Leconccpt d'archiveset les/roiitit+es de l'arclu'vistique:Rapport générai de la Septeme Conférence de la Table Ronde intemationale des Archives, 1962. Paris: Direction des Archives de France, 1%3, p. 10.

101

provenientes de una determinada institución o persona". Mas es evidente que se debe establecer a qué nivel de estructura de los servicios públicos se sitúa el organismo generador de fondos. En general, producen fondos los ministerios (de esfera federal) y/o las secretaríasde Estado, así como los demás departamentosque son dependientes. Hay que tener en cuenta una pirámide administrativa en la cual los órganos superiores pueden ser considerados secciones, para así dar lugar a los órganos dependientes como fondos. Por ejemplo,en el caso de Brasil, en una escala nacional, si se considerasepara el Archivo Nacional, la Sección Poder Ejecutivo, sus fondos serían la Casa Civil de la Presidencia de la República, el ServicioNacional de informaciones, el Departamento Administrativo de Personal Civil, la Consultoría General de la República, la Secretaría de Planeamiento, la Casa Militar, el Consejo de Seguridad Nacional, el Estado Mayor de las Fuerzas Armadas, la Escuela Superior de Guerra y cada uno de los ministerios: Agricultura, Aeronáutica, Comunicaciones, Educación y Cultura, Ejército, Industria y Comercio, Hacienda, interior, Justicia, Marina, Minas y Energía, Trabajo, Prevención, Transportes, Relaciónes Exteriores y Salud (datos de 1981). Sin embargo, si consideramos el ámbito de los propios archivos ministeriales, muchos de ellos como se presentan hoy, erradamente, resguardando sus propios archivos permanentes, es evidente que sus órganos internos, para efecto del ordenamiento, serán sus fondos.

De cualquier forma, la propia definición de fondo de archivo (conjunto de piezas de toda naturaleza que todo cuerpo administrativo, cada persona física o jurídica, autónoma y orgánicamente reunió en razón de sus funciones o actividad)' suscita el principio de respect desfuds: es bastante evidente que no se puede mezclar documentación proveniente de fondos diferentes bajo el riesgo de impedir, fatalmente, todo el rastrear futuro del historiador en tomo de las funciones y distribucionesde determinado órgano oficial. Paralelamente, si se respeta la estructurade fondo se va contra el principio de origen (los documentos que tienen el mismo origen pertenecen, sin duda alguna, a un mismo fondo). Por eso mismo las dos expresionesson sinónimas. "El principiode respect des fonh o el principio de procedencia es considerado universalmente como la base archivística teórica y práctica.(...) Fuera del respect desfonds todo trabajo archivístico será arbitrario, subjetivo y desprovisto de rigor...*I8. No será necesario decir cuánto significa, en esta fase de la función archivística,el conocimiento bastante profundo de la estructura administrativa actual y pasada de los

7. S

Manueld'archi&kpe. Paris: Direction des Archives de France: 1970, p. 22 Micbel Duchein: "El respeto de los fondos en archivística: principios teóricos y problemas'prácticos". Revista deIArchiv0 General de IaNacióa Buenos Aires: 1976. N ' 5, p. 7-31.

102

gobiernos a los cuales sirve el archivo que se debe ordenar. Sin que se sepan las competencias y las atribuciones de cada organismo gubernamental y su posición en el organigrama administrativo, p5mo se establecerán los núcleos de fondo para efectos clasificatorios y descriptivos? No se usará la cronología para establecer las divisiones, ya que muchos discuten este tipo de agrupamiento dentro de un fondo. Mientras tanto, para ias'series, éstas sí integrantes naturales del fondo, la teoría archivística es unánime en admitir, para caracterizarlas, las funciones que cumple el órgano productor de los documentos. Los tipos documentales, en general, coinciden con las series, ya que son la expresión diplomática donde suele ser canalizada la función que será cumplida a partir de su vigencia. Sin embargo, aunque haya mucho que decir al respecto, no es propósito de este trabajo discutir los aspectos de definición de fondo ni de sus divisiones. El problema se presenta tan sólo aquí porque la función de ordenamiento no es otra cosa que poner orden en el interior de los fondos. Otra rama de la función archivística en los archivos permanentes es la de descripcibn de docunientos. Las tareas de descripción llevan a la elaboración de los llamados mstrumentos de información. Se constituyen en las vías de acceso del historiador al documento, siendo la clave de utilización de los archivos como fuentes primarias de la historia. La calidad de un archivero se deja ver en la precisión de los instrumentos de información que elabora. Al convertir claro y provechcsoel encuentrohistoriador-documento, él cumple la misión para la cual fue destinadojunto al investigador y a la propia administración. "Un instrumento de información mal ideado o incompleto paraliza la in~estigación"~. Teniendo en cuenta que un depósito de archivo nunca es (ni podría ser) de libre acceso, s610 el inventario o catálogo pueden permitir conocer todo el potencial de información de los documentos custodiados. El primero por ser elaborado y al primero al cual recurre el historiador es la Guía. Es el instrumento que va a orientar a los usuarios en el conocimiento y la exploración de los fondos del archivo. "ES el más genérico, informa sobre la historia, naturaleza, estructura, período comprendido, cantidad de cada fondo integrante del acervo total del archivo"". Lo fundamental en la guía es la orientación hacia la investigación. Contiene

9.

E J. Himly. Les index (mimeografiado).

el

leurs complemznis: schema sommaire. Pans Archives Nationales, 1979,

10. Lexicono/ArchiveTerminolo~.Amsterdam: Eisevier's, 1964.Ver también Maria Amélia PortoMiguéis. "Rotein,paraelabora@o deinstrumentos de pesquisa em arquivosdecustodia".Arq.ccivo&AdrninisIrafcio. Rio de Janeiro: Ago. 1976. Vol. 4, NP2, p. 7.

7 03

nada más que informaciones prácticas sobre el acceso, los servicios y el funcionamiento: cumple con presentar un cuadro general de los fondos.

El inventarioes un instrumentoque ofrece losdocumentosen el orden en que fueron ordenados. En sus modalidades, inventario suniario se hace una breve identificación del documento; e inventario analítico, como lo evidencia su nombre, contiene descripciones pormenorizadas de los documentos inventariados. Debe ser eficaz para el historiador fuera del recinto del archivo, posibilitándole un preconocimiento de las series documentales. Lo fundamental en el inventarioes que no se altera el orden que la documentación tienen dentro del archivo, obedeciendo a la secuencia. Por otro lado, esta práctica permitirá al historiador tener una noción general de la propia organización de la institución productora del documento. El catálogo, de suma utilidad para el historiador, es uno de los más completos esfuerzos en el trabajo del archivero, sumario o analítico, puede ser definido como el instrumento de información en el cual es dado el contenido y la descripción de los documentos(por series o por unidades), pero siempre en orden escogido y no preexistente en los respectivos fondos. Es, pues, "una relación metódica en la cual las entradas de los documentos son dispuestas siguiendo un criterio temático, cronológico, onornástico, geográfico u otro, todos los documentos pertenecientes a uno o más fondos y siendo descritos en forma sumaria o pormenorizada"." La forma de catálogo más Útil al historiador es la que obedece a un orden cronológico, ya que una investigación se encuentra, por 10 general, entre extremos temporales, así la primera preocupación del investigador será la de conseguir sus fechas límites. Otro catálogo importante es el temático, por asuntos. Siendo de gran valor para la historia puede, sin embargo, restringir la investigación si el historiador no logra cubrir todo el campo de materias que le puede ser de utilidad".

El repertorio o catálogo selectivo, a su turno, presenta una selección de documentos,describiéndolos minuciosamente. Su justificación no siempre es fácil. El carácter selectivo es consecuencia de un juicio de valor del archivero con el cual el investigador puede no estar de acuerdo. No obstante, tiene su mérito; puede divulgar ciertos documentos destacados del acervo con ocasión de una efeméride o de un evento notable.

11. Mana Amélia Porto Miguéis, Op. cit. p. 8. 12.

En Espafia y Portugal existe U M simplificación terminológica y metodológica muy correcta y eficaz que puede s e r adoptada por el Brasil: no hay necesidad de distinguir entre sumario y analítico porque, sencillamente, el inventario describe las series y el catalogo, documento por documento.

104

Los índices, señalando nombres, lugares o asuntos en orden alfabético y remitiendo al lector a las respectivas referencias de identificación son de extrema utilidad para la fase inicial de la investigación. Ellos pueden ser parte de un inventario o de un catálogo, así como pueden ser publicados independientemente. En cuanto a la publicación de textos en forma fntegra surgen ellos por series o por documentos individuales. Su aprovechamiento es innegable, principalmente por permitir que su contenido completo sea conocido fuera del recinto del archivo. Sin embargo, deben tomarse precauciones en cuanto a la fidelidad de la transcripción y la selección de los textos. Su práctica debe ser llevada a cabo después de que el archivo pueda contar con los otros instrumentos anteriormente señalados, ya que aquéllos, por su amplitud, orientarán mejor al investigador en el conocimiento de los fondos existentes en el archivo al cual se refieren. 8

Cumplida la elaboración de los instrumentos de información, resta todavía una fase importante y fascinante de la función archivística en el ámbito de los archivos permanentes: la faceta cultural dirigida a la comunidad. Hoy en día, por ejemplo, se difunde cada vez más la relación entre el archivo y el ciudadano, o entre el archivo y la escuela de segundo rado, o aún más, el archivo funcionando como laboratorio para futuros historiadores". De otra manera, las actividades del archivero, en el ámbito de la custodia permanente, ganan dimensiones muchísimo más amplias que las de la fase inicial, las de los archivos corrientes. Mientras tanto, es allá que se forman las condiciones necesarias para que el ciclo del documento se procese de forma ideal. Sin dejar de ser una secuencia de la administración de documentos corrientes, por la misma unicidad de la función archivística, la tarea del profesional en el archivo permanente adquiere una dimensión científica y social que conviene explotar, bien sea en beneficio de la investigación histórica, bien en el de la propia comunidad.

13. Heloísa Liberalli Bellotto."Assiténcia educativa em arquivos".Revista d o Arquivas". REvism uÓAquiw Municipal. Sáo Paulo: 1980.Ne 193,p. 9-24.

105

CLASDFICACI~N Y ORDENACI~N' Antonia Heredia Herrera

1.

Ambigüedadde significados

Teniendo en cuenta que la principal función del archivero es favorecer el acceso a los documentos y que éste ha de lograrse a través de los instrumentosde descripción que exigen con anterioridad la clasificación y la ordenación, es obvia la importancia fundamental de las dos actividades que nos ocupan.

Por otra parte no hay duda que un archivodesorganizadono favorecela perduración de los documentos. El orden por el contrario disminuye los problemas de conservación y hace más fácil el control para el archivero. Existen, pues, dos términos: clasificar y ordenar, referidos a la documentación, que continuamente se utilizan pero con cierta indistinción, incluso por parte de los profesionales, hasta el punto de definir que "ordenar es clasificarel material" o a la inversa, como también he visto escrito, que "clasificar es la acción de ordenar o disponer por clases". En otra ocasión he visto impresos: "clasificación en Archivología puede significar el sistema razonado conforme al cual se han de ordenar los fondos de un archivo para que rindan la máxima eficiencia". En la misma obra, más adelante, se afirmaba que "para la clasificación de los fondos de un archivo podemos tener en cuenta varios métodos: cronológico, alfabético y de materias", confundiendo totalmente la clasificación con la ordenación. En el Manual teórko-práctko del archivero de Nuñez Cepeda se decía que: "las dos operacionesfundamentalesque se deben practicar en los archivos para que sus fondos

1.

En ArchivísRcu: estudios báncos. Sevilla: Diputación Provincial, 1983, p. 41-62.Segunda edición.

106

estén bien ordenados son la clasificación y la catalogación". No habla de la ordenación como actividad indistinta, con característicasy métodos propios, sino que se refiere a ella como una consecuencia de la clasificación. En otras ocasiones a la hora de decir: "Se clasifica por materias se identifica con b acción de ordenar por materias, y es claro que no se ordena por asuntos, sino alfabéticamentepor materias, y los métodos en un caso y en otro son diferentes. En la mayoría de los autores no se han delimitado los campos de una y otra operación, ni se han fijado los conceptos. El confusionismo ha llegado hasta hoy y, quizá, venga dado, bien por la simultaneidad en la documentación de archivos administrativos -como veremos- de la clasificación y ordenación, bien por la lucha de los archiveros por huir de la similitud con las técnicasbibliotecarias: eluden el término clasificaciónsustituyéndolo,hasta recientemente,por la palabra ordenación.Actualmentehay un sector de la profesiónque distinguiendo claramente una de otra, hacen la sustitución por "organización" que sí es correcta.

Ha sido el norteamericano Theodore Schellenberg quien ha delimitado perfectamente una y otra, señalando sus principios en dos capítulos de su obra: Archivos modernos. Organizaro clasificar y ordenar sondos actividades, dentro de la tarea archivística, perfectamentediferenciadas y esenciales, de una parte, en orden a la conservación de los documentos, y de otra, indispensablespara inventariar y catalogar los fondos. Con respecto a esto Último insisto en que como tareas previas, la clasificación va unida íntimamente a la inventariación, y la ordenación a la catalogación. No puede hacerse un inventariode un fondo o de una Sección desorganizada,ni un catálogo sobre series desordenadas.

2.

Anterioridad de la clasijkacidn a la ordenación

Aunque en algunoscasos la clasificación y la ordenación se simultanean,sobre todo en la etapa que pudiéramos llamar prearchivística, las de producción documental (un expedienteen un negocio se incluyeal mismo tiempo, primero, dentro de su clase y luego, por su orden; por ejemplo un expediente personal se archiva dentro de este grupo de expedientes,perfectamente diferenciados,y por el orden alfabético, si ha sido éste el tipo de ordenación elegida para dichos expedientes), podemos decir que como actividades 107

técnicas propias del archivero la clasificación es anterior a la ordenación. En apoyo de tal idea creo que es claro que un archivo no puede concebirse sin organizar, pero si estar en vías de ordenación, o no estar totalmente ordenado. Veamos cómo se produce tal anterioridad en el caso de los Archivos Históricos y ente1 de Archivos Administrativos. En los primeros pueden a su vez presentarse dos casos: que la documentación esté organizada de antiguo, bien, mal o regular, y el archivero por 10 que respecta a la clasificación sólo ha de llevar a cabo una crítica seria reclasificandodesde fuera sin alterar lo establecido, o que la documentación esté totalmente desorganizada y entonces tras el estudio de los organismos que reflejan la documentación, sus atribuciones, funciones y actividades, reconstruir y plasmar la organización de los fondos. En el caso de Archivos administrativos, la clasificación viene dada, encauzada por la misma producción del documento: es un proceso natural. Al formarse los expedientes dentro de la entidad productora nacen orgánicamente cumpliendo sus funciones administrativas. Teóricamente el archivero integrará los documentos dentro de las clases o grupos que ya están determinados por la misma actividad del organismo de donde proceden. En ambos casos la ordenación seguirá a la clasificación. Hay U M tendencia, sin embargo, al hablar de ambas actividades a enumerarlas en el orden contrario: ordenación y clasificación. En las últimas convocatorias de oposiciones tanto al Cuerpo Facultativo como al de Ayudantes, uno de los temas exigidos en el cuestionario se titula: "Ordenación y clasificación de documentas". Aparte del orden inverso en que vienen enunciados, habría de puntualizarse-como veremos más adelante-: "Organización o clasificación de fondos y ordenación de documentos".

3.

Conceptos y diferencias

La documentación se produce en el curso de un procedimiento administrativo, vigente o desaparecido, pero en todo caso, a la institución que da o dio lugar a la misma le interesa conservarla de tal manera que le sea fácil localizar un determinado documento y para ello ha de estar debidaniente clasificada y dentro de su clase convenientenienre ordenada, en el caso de documentación actual para localizar antecedentes o datos que faciliten la gestión administrativa y en el caso de documentación histórica para investigar o estudiar un determinado aspecto o institución. 108

Quizá para alcanzar la imagen diferencial entre UM y otra actividad, podemos acudir a dos verbos que nos den una impronta clara. La clasificación va unida a la idea de separar, la ordenación a la de unir. Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o gnipos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo estableciendo una unidad-orden, que puede ser la data, el alfabeto, el tamaño o el número. I

Una consideración más puede ayudamos a marcar las diferencias: la clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo o a las Secciones de ese fondo, pero la ordenación ha de realizarse sobre los documentos de cada serie y dentro de las unidades de instalación. No tendría razón de ser el ordenar cronológicamente todos los documentos de un archivo. Frente a la organización, actividad profunda e intelectual,la ordenación responde a unos métodos más mecánicas, exige menos preparación en el que la hace y, aun con toda su problemática en torno, elegido el sistema de ordenación para una serie (alfabético, numérico, cronoiógico) -impuesto a su vez por la tipología documental y por el contenido de la documentación-, aquélla puede ser dirigida en su realización.

4.

Clasifiacidn "aprwri" y "aposterwri"

De los dos sistemas generales de clasificación, el primero, "a priori", realizado de antemano, sin profundizar en el contenido de los fondos, sin tener en cuenta la institución que los creó, artificialmente, con cuadros y criterios subjetivos y personales, puede convenirle a la colección documental y a determinadas series facticias y es sin duda el aplicado a las bibliotecas, pero es el segundo, el realizado "a posteriori", tras el análisis y conocimiento profundo de los fondos y que nos deviene dado por el cumplimiento de las funciones propias del organismo en cuestión, el que ha de aplicarse para la organización de cualquier archivo.

Es cierto que a principios de este siglo muchos archiveros se inclinaron por el primer sistema, rechazado totalmente por los principios actuales de la Archivktica.

En 1923, la "Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos" recogía numerosos artículos sobre clasificación de archivos. Parece que el sentir era unánime acerca del reproche por las clasificaciones apriorísticas que deshicieron la organización antigua de algunos fondos. Se citaba como caso concreto el archivo de la Casa de Priego adquirido por el A.H.N. que fue dividido en documentos reales, eclesiáticus y particulares. Sin embargo, se consideraban como actividades distintas la clasificación y la organización, 109

que alguno la asimilaba a la ordenación numérica de legajos; en otros casos confundían

la clasificacióncon la ordenación por materias y fechas. Es evidente que la organización actual de cualquier fondo ha de ofrecer un cuadro estructuradoquerefleje los organismos y actividadesde la instituciónde que proceda. La clasificación,pues, no la crea el archivero,le viene impuesta por la propia documentación, a él sólo le toca reconstruirla, rehacerla.

5.

Clasijlcación de fondos

Hemos visto que clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden organizados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es Único y distinto de los demás, con sus características propias que lo diferencia de los otros, pero insisto, que formando parte de una estructura general: cada grupo a su vez es susceptiblede subdivisiones. Según uno de los grandes teóricos de la Archivística moderna, Th. Schellenberg, "la clasificación significa el arreglo de los documentos de acuerdo a un plan delineado para tenerlos disponiblesal uso corriente". Schellenberg,sin embargo, se refiere siempre a entidades vivas en la actualidad, pero en líneas generales esa clasificación ha de mantenerse o restaurarseen el caso de entidadesdesaparecidaspero cuya documentación se nos conserva, y al reproducir la organización que tuvo cuando tal organismo estuvo vigente nos actualiza su vida. Rechazamos, pues, para los fondos la clasificación a priorística, convencional y arbitraria, sujeta a criterios subjetivos. Hemos de mantener la organización dada por el organismo productor tanto en la documentación antigua, como en la moderna: una clasificaciónestructuradade acuerdo a grupos derivadosde las actividadeso atribuciones de la institución de la cual proceda la documentación. Así pues el punto de vista archivológicomoderno es considerar a los archivos como unidades orgánicas, clasificadas de acuerdo a la estructura de las entidades productoras y con miras a la utilización administrativa,jurídica y científica. Una clasificación podrá reflejar bien la organización de la entidad o bien las funciones desarrolladaspor la institución. En el primer caso, una Audiencia o Chancillería, la de Granada, por ejemplo, puede organizar su documentación como procedente de la Sala Civil, Sala Criminal o Sala de Hijosdalgo. En el segundo caso, la Casa de la 110

Contratación, por poner un ejemplo, puede ofrecernas agrupados sus fondos teniendo en cuenta sus funciones de control y monopolio mercantil (registros de naos, licencias de pasajeros, etc.), sus funcionescientíficas(exámenes de pilotas, cartografía), sus funciones de justicia (autos y pleitos vistos ante la Audiencia de dicha Casa),etc.

5.1

Elementos de clasijicacibn

Siguiendo a Schellenberg en la clasificación de fondos se puede partir de tres elementos: las acciones, la estructura orgánica y los asuntos, y según elijamos uno u otro punto de vista tendremos una clasificación funcional,orgánica o por materias. a) Las acciones a las que los documentos se refieren en su contenido, según las atribuciones del organismo (por ejemplo, la función de control que como hemos visto ejercía la Casa de la Contratación sevillana). b) Estructura orgánica de la institución, subdivididaen dependencias que producen los documentos (las diferentes dependencias en que está organizada una Diputación o un Ayutamiento). c) Los asuntos concretos o materias que testimonian los documentos @. ej., U M sublevación a que se refiere el contenido de una carta). Analicemos cada uno de estos tres elementos.

5.1.1. Acciones

Las acciones pueden manifestarse en tres aspectos: las funciones que son las atribuciones encomendadas o señaladas a una institución para que realice y cumpla los fines para los que ésta fue creada. Pueden considerarse funciones la judicial atribuida al Consejo de indias; la facilitación del acceso a los documentos desempeñada por el archivero, etc.

Las funciones originan un conjuntode actividadescuya puesta en marcha da lugar a la realización de unos serviciospara el logrode aquéllas.La funciónjudicial del Consejo de Indias se veía cumplida a través de los pleitos, las visitas y las residencias; las actividades de clasificación, ordenación, inventariaci6n y catalogación integran esa funciónde divulgar y facilitar el acceso a los fondos que es propia del técnico de archivas. 111

A su vez estas actividades se plasman en un conjunto de trámites o negociaciones relativas a poner en marcha esa actividad y que constituyen lo que nosotros llamamos series documentales: expedientes de una visita que son los testimonios escritos y concretosque reflejan aquella actividad.

5.1.2 Estructura orgánica

En cuanto a la estructura orgánica los documentos se producen y generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la organización. Normalmente las instituciones están divididas en dependencias (secciones, negociados, oficinas) a cada una de las cuales les corresponde una actividad para el cumplimiento de la función.

5.1.3 Asuntos

En cuanto a los asuntos es obvio que como hemos dicho se refieren a las materias de las que traten los documentos. Hacienda, guerra, gobierno, iglesia serán las materias tratadas en la correspondencia de un virrey indiano con la metrópoli.

5.2

Tipos de clasificacián

En relación con estos tres elementos y según optemos por uno u otro tendremos los tres tipos de clasificación apuntados: funcional, orgánica y por materias.

Es muy frecuente, sobre todo en archivos administrativos, que el organismo, la institución se corresponda con una función y que a las dependencias en que aquélla está dividida le corresponda una actividad. La clasificación será mixta: orgánico-funcional. Es el caso de la clasificación adoptada en la organización del archivo administrativo de la Diputación Provincial de Sevilla. Veamos:

{

O. Servicios generales dependencia-función 0.3. Personal 0.3.1. Seguridad Social { negociado-actividad 0.3.1.2. Expedientes de indemnización por enfermedad series documentales 0.3.1.3. Relaciones de bajas, etc. 1

i

112

5.3

Eleccibn de la clasificacibn

Por lo que respecta a los archivos históricos, generalmente existe ya una clasificación y lo que se nos plantea es UM reclasificación, que también podrá ser funcional u orgánica y puede depender bien del criterio del archivero, bien de que el fondo esté más amenos completo. Mi experiencia me lleva a la consideración que de tratarse de fondos referidos a un período cronológico muy amplio, es preferible optar por la función que por el organismo. Es común que las funciones permanezcan pero su adscripción a un organismo o negociado puede variar. Voy a referirme a un ejemplo de fondos americanistas. Para la organización de la Audiencias indianas o de los virreinatos, amplias circunscripciones administrativas y políticas en que estaban divididas las Indias españolas, podía tomarse como punto de partida los organismos productores: El Consejo de Indias y la Secretaria de Despacho. En primer lugar la segunda se crea con bastante posterioridad a la primera, estando hasta entonces tcda la gestión americana en manos del primero. Los documentos relativos a determinadas actividades que fueron encomendados al segundo, para la primera época han de localizarse entre los del Consejo, quedando la serie relativa a dicha actividad partida. De esta forma la serie concreta relativa a la confirmación de los nombramientos de cargos indianos, el investigador ha de buscarla entre la documentación del Consejo, pero a partir de mediados del XVIII en que tal gestión pasa a depender de la Secretaría del Despacho ha de encontrarse entre los fondos de ésta. Es pues preferible optar por las funciones y actividades, más permanentes que los organismos que las llevaban a cabo.

No pueden darse sin embargo, antes de analizarse la documentación y conocerla a fondo, reglas sobre la adopción de un tipo u otro de clasificación. Es la documentación la que determina en este sentido la elección. Pero hay un factor que conviene tener en cuenta: el investigador que va a utilizarla para su información y quien principalmente va a beneficiarse de esta organización.

Lo que sí puede decirse es que de los tres t i p de clasificación, los dos primeros han de preferirse al tercero. Cuando los documentos hayan de clasificarse por materia, lo que no deben es ser forzados dentro de un esquema construido sobre principios "a priori", como puede ser el caso de la clasificación decimal, sino que deben agruparse en clases establecidas pragmáticamente sobre una base "a posteriori". Estas clases o grupos se desarrollarán gradualmente según la experiencia pruebe su necesidad.

113

5.4

Principios de clasificación Siguiendo al norteamericano Schellenberg, tenemos: 1.

ia clasificación es anterior a la ordenación.

II. Una clasificación debe ser consistente: es muy importante que los niveles sucesivos sean consistentes, es decir que un mismo nivel ha de incluir s610 funcioneso actividadeso materias.

Así si en un nivel se recogen tipologías documentales, no se pueden mezclar con materias:

cartas reales cédulas consultas encomiendas (no)

DI, En un cuadro de clasificacióndebe huirse de encabezadoscomo: miscelánea, varios.

iV. Los cuadros que reflejen una organización no deben ser excesivamente desarrollados con innecesarias subdivisiones.

V. Los documentos se deben clasificar por funciones: a) En los archivos administrativos tal clasificación será establecida a posteriori y no a priori, es decir la función determinará la clase y no a la inversa. Las clases se crearán según la experiencia pruebe su necesidad, o sea, a medida que se produzcan los documentosen el desarrollode las funciones. A medida que la función se despliegue en actividades, la clasificaciónse dividirá en igual número de subclases. b) En los archivos históricos la clasificaciónsuele venirnos dada, pero puede reorganizarse, si existen defectos, después de un estudio concienzudode las funcionesdela entidad.Pero la reclasificaciónse adoptará en un cuadro aparte, sin alterar la organización y numeración que de antiguo tengan.

VI. Los documentostambién pueden clasificarse con relación a la organización de una entidad.

114

W. Losdccumentosdeben clasificarses610 en casos excepcionalescon relación a materias o asuntos.

6.

Ordenacidnde docuitlentos

Vimos queordenares unir un conjuntodeelementos relacionándolosunos con otros de acuerdo con una unidadaden establecida de antemano.

Los diversos tipos de ordenación reciben su nombre de la unidad elegida para establecer dicho orden, así según optemos por la fecha o data, tendremos el cronológico; si las letras del abecedario, el alfabético; si la situación o el lugar, el topográfico; si el tamaño, por tamaños. No olvidando que puede establecerse una ordenación mixta en la que se utilicen a la vez un orden alfabético y un orden cronológico (correspondencia de un señor con varias personas, en el que el orden principal responda a los nombres de los destinatarios y dentro de ellos se agrupen por fechas).

6.1

Ordenacibn cronoldgica

Se parte en este método de una premisa: "que no hay elemento más estable que la data de un documento cuando está expresada". De las diferentes clases de fechas (cronológica, tópica, histórica) la primera sitúa a los documentos en el tiempo y con relación a ella son colocados uno detrás de otro.

La referencia se hace a partir de los tres elementos de la data cronológica (afio, mes

y día) y en este orden, que suele ser el inverso al que figura en el documento. No siempre la fecha ha venido expresada de la misma forma (estilos romano, de la encarnación, era hispánica, hégira, etc.) pero para ordenar es preciso reducir siempre al estilo moderno, actual. La reducción es bastante frecuente y necesaria en la documentación medieval, a partir de los Reyes Católicos es normal el uso del sistema de datación cristiana, a excepción de la documentaciónfrancesa colonial de la época napoleónicaque se guía por la reforma de la terminología cromlógica impuesta en aquella época.

En cuanto a las reducciones, un caso hay que tener presente y es la incidencia que tuvo, a la hora de la datación de los documentos con vistas a su ordenación, la reforma del calendario Gregoriano para la documentación alejada de la metrópoli como eran l a reinos indianos. 115

De todas formas hay que suprimir de la expresión de la data un conjunto de términos, que acompañan a los elementos esenciales, durante los siglos XV, XVi y XVII: trece días del mes de setiembre del año del nascirniento de nuestro SalvadorJesucristo de mil y quinientoscuarenta y cuatroaiíos. Hay que quedarse sólo con las cifras del ordinal del día, del nombre del mes y del numeral del año,expresadas la lay la 3aen cifras arábigas y la 2aen letras. Las cifras romanas, de frecuente uso para la expresión del año en el siglo XVi, han de ser sustituidas por cifras arábigas. Asimismo habrán de sustituirse una serie de símbolos numéricos para la indicación de algunos meses del año (7e para setiembre, gepara noviembre y Xepara diciembre), de uso frecuente en la documentación indiana, por sus nombres completos correspondientes, en letras. También habrán de sustituirse por sus cifras correspondientes la indicación del día en expresiones como "postrero del mes", "día primero del mes". Siendo como es la ordenación una operación más mecánica, sin embargo a la hora de llevarla a cabo si ofrece gran cantidad de dificultades si se trata de documentación histórica hasta el siglo XVIII.

Es frecuente, por costumbre, para determinados tipos documentales como son las peticiones, por olvido, en otros casos, la ausencia de fecha. Ha de recurrirse entonces a 10 que nosotros denominamos data archivística que es la que puede localizarse como más cercana al documento por datos indirectos de firmas, de situaciones o de fechas de etapas de gestión administrativa anteriores o posteriores al documento. Para las peticiones, a las que nos hemos referido, la data archivística sería la fecha que suele figurar al dorso de dichas solicitudes que indica el momento de presentación al destinatario. Para la plasmación escrita de esta fecha en una ficha no debemos olvidar que ha de indicarse entre corchetes. El documento con esta data archivística ocupará el lugar que le corresponde por ésta. Este tipo de datación hay que hacerlo en cualquier clase de documentos no fechados, aunque sólo pueda indicarse el año. En estos casos las piezas documentales se colocarán al principio de la misma anualidad de todos los documentos con fecha completa.

Es bastante habitual, al ordenar la documentación, la existencia de lagunas cronológicas considerables que hay que hacer constar. Ordenado el contenido de la unidad de instalación (paquete, carpeta, legajo) al principio de cada una de ellas se harán constar estas lagunas, indicando con fechas límites los grupos de documentación continúa. Así, 116

1586,julio-1588, diciembre; 1592, enero-1594, diciembre.

En determinados documentos existen varias fechas que responden a distintos momentos de la elaboración de ese documento. Pongo por ejemplo las consultas elevadas en tiempo de 10s Austrias por los diferentes Consejos al rey. De todas ellas ha de elegirse ia de su puesta por escrito. Hasta ahora nos estamos refiriendo a la ordenación de piezas documentales sueltas formando series completas de tipologia semejante (cartas, reales cédulas, reales provisiones, peticiones, consultas). Pero la ordenación se complica cuando se trata de 10 que nosotros llamamos unidades archivísticas (expedientes, testimonios de autos, documentos principales con anejos).

En el caso de expedientes o de testimonios de autos, cuya referencia cronológica ha de hacerse a las fechas límites: data de iniciación y data final o de resolución, han de ordenar considerando en primer lugar el año inicial y en segundo la fecha Última. 1762-1784 1762-1786 1762-1788 1763-1790 1763-1791 Si se trata de documentos principales con anejos (carta y documentos unidos a ella) la ordenación ha de hacerse teniendo en cuenta los documentos principales y después, junto a cada principal, ordenados también cronológicamente los denominados documentos que acompañan al principal y unidos a éste por el autor como justificantes, y en

segundo lugar los que le corren unidos y que se incorporaron por el destinatario para aclaraciones posteriores, para tener en cuenta a la hora de resolver.

6.2

OrdenacidnaIfabética

Es aquélla por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las iniciales de las voces escogidas. Estas nombres pueden ser de la materia objeto del contenido documental, o de la persona a la que éste se refiera, o bien de la que proviene o a la que va dirigido o de los lugares. Tendríamos respectivamente, por ejemplo, los asuntos tratados en una serie de cartas, los nombres de los autores de una correspondencia 117

o losnombres de los destinatariasde la misma. Según pues se refieran a temas, a personas o a lugares, tendremos una ordenación alfabética de materias, onomástica o geográfica.

La ordenación onomástica ha de considerar el primer apellido, el segundo y el nombre en Último lugar. Al nombre de pila Sólo habrá de referirse en caso de esclavos o de indios en los que normalmente no figura el apellido.

Hay series documentalesque exigen tal ordenación como son en la documentación antigua: las probanzas, las relaciones de méritos y servicios, los expedientesde ingreso en órdenes militares, etc., y en los fondos modernos,los expedientes personales,las hojas de servicios,entre otros. La ordenación alfabética es la preceptiva en los índices realizados sobre la información obtenida de los documentos. Sobre las reglas para alfabetizar un índice se puede tomar como modelo las dictadas para bibliotecas. Pero conviene insistir como reglas generales y frecuentes la preferencia de la ortografía moderna sobre la antigua, haciendo referencias continuas a esta ortografía antigua. Las fichas de referencia deben ser tantas cuantas sean precisas, aunque numerosas, para no perder la información.

No necesita mayor explicación la ordenación geográfica. Cuestión diferente es la ordenación alfabética.por materias, ya que exige una relación cuidadosa de los vocablos que recojan más exactamente la información de los asuntos tratados y está condicionada al criterio subjetivo y personal del que la realiza.

6.3

Ordenacibn numérica para unidades de instalación

Hasta ahora nos hemos referido a la ordenación de documentosdentro de las series. Pero la ordenación numérica atañe a las unidades de instalación. En el caso de un archivo administrativodonde los paquetes llegan de los distintos negociados en momentos diferentes, a cada paquete sea cual fuere su procedencia habrá de dársele un número en el fichero-registrode fondos con numeración Ú n i c a y ése será su número dentro de las estanteríasen el Archivo Central. 118

Lo que sí puede es existir una doble numeración que corresponda a una doble instalación, para libras y para legajos. No quedarán, pues, agrupados materialmente los legajos o los libros pertenecientes a una misma dependencia. Junto a un legajo del negociado de Personal, el siguiente puede ser del de Arquitectura. Ha de huirse totalmente de dar numeraciones distintas para los fondos de cada negociado por la complicación que la multiplicidad de cifras puede ocasionar y por la gran cantidad de espacio que requeriría su instalación.

La agrupación de unidades de instalación por negociados la tendremos en el fichero-inventarioque nos refleje la organización dada a la totalidad del fondo. Refiriéndonostambién a losarchivos administrativos y con relación a los problemas de ordenación, hemos de considerar los expurgos. Sin entrar en el hecho concreto, que será tema de otra lección de este cursillo, realizadoel expurgo, las unidades de instalación afectadas han de dejar su número de orden vacante. Debe llevarse un control de unidades expurgadas y de sus números de orden para que sean esos números y sus huecos los que en primer lugar se den a los legajos o libros de nuevo ingreso y cubran dichos vacíos. Como regla práctica, aparte de esa relación de legajos expurgados, personalmente suelo dejar de pie en el fichero- registro los números de unidades expurgadas. Fue costumbre habitual a principios de siglo y para muchos archivos la triplicidad de cifras para expresar el número de orden y de ubicación de las unidades de instalación (2-1-3;correspondiendoesascifras al estante,cajón, legajo) que complicóen gran manera la identificación de dichas unidades. Actualmente en la mayoría de los centros estas numeraciones antiguas han sido sustituidas por numeraciones de cifras Únicas. Para los archivoshistóricos deben existir tantas numeraciones como Secciones.Así en el Archivo Histórico de la Diputación Provincial de Sevilla a los fondos de cada uno de los hospitales sevillanos se le ha dado hoy una numeración independiente.

6.4

Eleccibn del tipo de ordenaciún

Hay un axioma que nos dice que elegido un tipo de ordenación para una serie, éste no puede alterarse o modificarse. 119

Ahora bien no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La elección debe hacerse teniendo en cuenta la mejor y más rápida localización de los documentos para una información más inmediata. La ordenación cronológica suele ser la de uso más frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos de ordenación. Es obvio la elección del sistema alfabético onornástico para las "Relaciones de méritos y 'servicios", para los expedientes personales; 'o la elección del sistema alfabético- geográficosi se trata de expedientesde un negociado de Forestal; o la elección del sistema alfabético de materias para expedientes de una Asesoría Jurídica.

6.5. Operaciones relacionadas con la ordenacibn

Existen UM serie de operaciones de tipo mecánico en íntima relación con la actividad de ordenar, precisas, pero que pueden ser realizadas muchas de ellas no desde luego por un técnico de archivos.

6.5.1. Desdoble o despliegue

Nos referimos en primer lugar al desdoble o despüegue de documentos que se hace necesario en documentación histórica, fundamentalmente del X W I y XIX,en que fue práctica frecuente que los documentos de tamaño folio para su archivación se doblaran en tamaño cuarto. No hay duda que para una mejor conservación y sobre todo para una más fácil ordenación hay que extenderlosa su tamaño natural. No es frecuenteel problema para documentación más antigua ni para los fondos actuales. Pero sí es preciso insistir en llevar a cabo esta operación en series como pueden ser las de mapas y planos, cuyo plegado puede perjudicar seriamente los dibujos.

6.5.2. Signaturación y sellado

Hay que huir de plasmar en los documentos cualquieranotación, pero por otra parte la conservación del documento requiere el control y existen una serie de operaciones 120

como son la signaturación y el sellado que hay que realizar. Cada documento, en el ángulo inferior izquierdo debe llevar un sello, de impronta

pequeña, del centro o depósito a que pertenezca junto a la signatura del legajo o paquete donde se ubique. Ha de utilizarse lápiz para signaturar y por supuesto evitar que sello y signatura caigan sobre parte escrita.

En las piezas documentales aisladas es s610 precisa una Única signaturación y sellado en el primer folio; en las piezas cosidas también en el primer folio de dicha pieza; en los mapas y planos deben indicarse al dorso.

6.5.3. Datacibn insistimos en que es reprobable la indicación de cualquier escrito sobre el documento. Pero a veces es conveniente, siempre por el archivero y no por otras personas, la indicación de la data en la parte superior, desde luego a lápiz, para evitar la desordenación por un uso frecuente por parte de los investigadores. Es mucho más conveniente la utilización de carpetillas que guarden y protejan el documento y en las cuales se indiquen los datos para identificarlo no sólo por su data. En muchos archivos, sin embargo, esto acarrea una serie de problemas secundarios como son el aumento de volumen de las unidades de instalación que tropieza con el espacio restringido.

6.5.4. Foliacibn y numeracibn Para hacer más estable la ordenación, hoy que el masivo manejo de algunos fondos tiende a desordenarlos, se hacen cada vez más necesarias estas dos operaciones aparentemente iguales.

La tendencia a microfilmar hoy series completas determinan la conveniencia sobre todo de la foliación.

La numeración es el número de orden dado por unidades archivísticas, la foliación es la numeración corrida de todos los folim escritos de una unidad de instalación. El 121

número 2 puede corresponder a un determinadoexpediente que tenga 30 folios, del 22 al 32.

Las cifras correspondientesa una y otra han de expresarse también a lápiz en cada documento en los ángulos superiores, reservando el izquierdo para el número de orden de la unidad y el derecho para la indicación del folio. No conviene preceder ninguna de las cifras por ningún término como pueden ser "número" o "folio".

Hay una serie de recomendaciones dictadas por la experiencia que deben tenerse en consideración en la documentación histórica. No se debe numerar ni foliar una unidad de instalación aislada, estas operaciones deben iniciarse solamente cuando estén totalmente ordenadas todas las unidades de instalación que integren una serie documental completa. La aparición, frecuente, de documentos mal colocados por los primitivos organismos productores que hacen necesaria su adecuada colocación en otras unidades de instalación haría precisa con excesiva reincidencia la duplicación,no s610 de números de orden que pueden salvarse con cifras Bis, sino lo que es peor y más molesto la duplicación de los números de la foliación.

6.5.5 Agregacibn

Acabamosde aludira un problema frecuentecomo es la detectaciónde documentos mal colocados que hay que incorporar a sus series y a sus legajos adecuados. Las incorporacionessuelen hacerse dentro de las mismas series, una carta que por su fecha corresponde al legajo anterior o posterior, sin faltar los casos que la agregación ha de hacerse de una sección a otra sección. Una carta propiedad de una huerta del Hospital del Amor de Dios, encontrada entre los fondos del Hospital del Espíritu Santo, refiriéndome a las Secciones del Archivo Histórico de la Diputación de Sevilla.

La agregación es necesaria pero peligrosa. Requiere un conocimiento profundo de las series y de la d ó n . Hay que considerar en primer lugar el proceso administrativo seguido por la documentación, en segundo lugar la práctica usual de archivación mantenida por el organismo productor y en tercer lugar la tipología, antes que tomar como referencia el asunto o materia.

122

También como recomendación insisto en que las agregacionesno deben llevarse a cabo hasta estar totalmente terminada la organizaci6n de una sección. La agregación exige la colocación de “testigos“ en el lugar ocupado por el documento sacado de una unidad de instalación para agregarlo a la que le corresponda, ’ en el que se haga constar brevemente la descripción de la pieza y la sección y número del legajo a donde se incorpora.

123

NECESIDAD Y CONDICIONES DE UN PROGRAMA DESCRIPTIVO DE ARCHIVOS EN NUESTROS DÍAS1 Vicenta Cortés Alonso

1.

La producción documental, hoy

Es un hecho evidente que estamos en un período de magnitudes casi incontrolables, sea en el crecimiento de la población, en la velocidad de los vuelos espaciales y, corno no podía menos de suceder, también, en la masa cada día creciente de documentos que se producen, documentos que, por muchos accidentes que sufran, van a ir llegando en gran parte a los archivos. Este hecho fácilmente constatable, aun en un país que no tiene bien contadas sus magnitudes, como es el nuestro, debe servir a los archiveros y a los productores y usuarios de la documentación como toque de alerta sobre lo que esto significa para el buen servicio de los archivos en un punto tan sustancial como es el de la descripción documental. No vamos a tratar ahora, aunque la descripción dependa directamente de ello, del contingente de personal que debe llevar a cabo la tarea de describir los documentos producidos y archivados en nuestra archivos. Y, dentro de éstos, s610 vamos a referirnos a los que dependen del Estado2. Como muestra patente de que aquí, como en otros lugares, "cocemos habas", basta decir que la documentación existente en los mencionados archivos creció, de 1977 a 1978,

1.

2

En Homenaje a Justo García Morales: miscelánea de estudios con motivo de su jubilaciáa. Madrid: ANABAD, 1987, p. 601422. Nos ocuparnos de este tema en "Funci6n de Ice archivos y recursos humanos",en Archivos de Eqaíray América, Madrid, 1 9 7 9 , 3 2 4 , y luego en "Archivosestatales españoles. Necesidad mínima de personal facultativo",Bdetfta & A n W Madrid, XXXI, 4(1981), 549-562, cuyas cifras habría que actualizar.

124

en 13.897,16 m/í, lo que significa, según los baremos internacionales al uso, una documentaciónque deben atender seis archiverosprofesionales más3. Esos 13km. y algo más, en principio, se han integrado con algún antecedente descriptivo en los otros centenares de kilómetros de documentación ya existentes en los archivosestatales, que a su vez, pueden carecer de los instrumentos de información adecuados, 10 que convierte 4a operación de la transferencia en un aumento, progresivo, de los muchos documentos de los que sabemos poco y que localizamos en sus unidades a muy duras penas. Si físicamente no se pierden, sí se pierden para el servicio porque en muchas ocasiones no hay forma de encontrarlos para su comunicación inmediata.

Por otro lado, a consecuencia de un crecimiento de la consulta y la investigación, las documentos que en su etapa administrativa probablemente no eran requeridos por nadie, ahora, pasados a su vida histórica, van a ser objeto de la demanda de muchas gentes que solicitan, cada día, un serviciomás completo y diversificadode las fuentes documentales, al haber crecido a un tiempo el número de los peticionarios, por un lado, y la diversidad de sus intereses, por otro. La historia cuantitativa, la total, la cultural, la sociología, economía, antropología,etc., están reclamando series y clases documentales que antes, una vez terminada su vigencia administrativa, dormían un plácido limbo en los anaquelesde los archivos. Hoy, el panorama ha cambiado y, por tanto, el servicioreclama nuevas estrategias y la información exige nuevas técnicas descriptivas más rápidas y rentables que las artesanales4. Esto significa, indefectiblemente, que la tarea de descripciónde fondas no es, pese a su importancia, UM de las primordiales del archivero, por pura incapacidad vital de multiplicarse,teniendo que hacer la recepción, custodia y servicio (como pueda y a casta de perder su crédito profesional), de manera que la información se hace, aunque parezca imposible, como se puede y no como se debe.

E3 decir, el archiverose debate entre dos fuerzasinconteniblescuyodominioescapa a su poder: unos fondos documentales que superan su capacidad personal de atención a

3.

En 1977 existían 312.397 m/l. de documentos, Boleifn de Archivos, Madrid, 3(1978), 399, y en 1978

4.

aumentaron a 326.295,W dl.,B. Archivos 4-6(1979), 107, según datos recogidos en la Estudsficu preparada por la Inspeccibn General de Archivos. Son éstos los anos más recientes de los que tenemos información publicada. Vale la p e tomar ~ nota de las personas servidas y los servicios prestados en ambos anos, para que se comprenda lo extremado de la tarea: 123.971personas y 1.220.249servicios para el primer año citado y 127.917 personas y 1.316.281senidos para el segundo. En ambos períodos anuales los archiveros eran 130 y los ayudantes 95,de todo punto insuficientes y que, por añadidura, no son aumentadosni siquiera atendiendoal crecimiento de los fondos.

125

una clientela abundante y variada que cada día pregunta nuevas cosas y reclama más documentos5. ¿Tiene este dilema alguna solución? ¿Independiente del aumento de personal? ¿Se puede paliar de algún modo? ¿Cuántos kilómetm anuales aumenta toda la documentación cada trescientos sesenta y cinco días?

2.

Los archivos y la informacibn

El "universo del saber" contenido en los archivos, para que sea dinámico, tiene que ser comunicado, tiene que presentarse al solicitante físicamente con una información no dependientedel auxilio del archivero6. Esta información, producto de una actividad muy científica del archivero, la descripción, debe circular y estar al alcance del mayor número posible de usuarios.

Tal información es diferente según los fines que persigan l a tales, pues no es la misma la que el administrador pide para la gestión de los negocios públicos y la que los ciudadanos reclaman para evidencia de sus derechos, ambas de carácter utilitario y testimonial, frente a la que solicita la investigaciónque tiene fines científicos y de avance del saber,buscando no el testimonio, sino los datos reveladores del pasado. Los primeros necesitan los documentos para producir otros, tomar decisiones y atender el trabajo cotidianoburocrático, por lo que, en realidad, l a instrumentosde trabajo que el archivero produce no los necesita, ya que busca unidades concretas para asuntos concretos. Este mismo caso es el de los ciudadana que acuden pidiendo testimonio, en copia o en certificación. Pero los investigadores, que buscan de una manera diversificada, con arreglo a una disciplina, un tiempo o una persona sobre la que hacer su pesquisa, desconociendo de antemano, como es lógico, los datos de localización de las unidades, tienen que recurrir a la información que les haga conocer, uno, cien o mil documentos por los que sienten interés. Esta información, que puede afectar, por tanto, a uno, cien o mil documentos, es decir, a las varias categorías de unidades archivisticas (documento simple, serie y

5.

6

El aumento de las ~ M M Sa las que se dio servicio en los Archivos Administrativos fue de 2.304y en los Histdricos de 5.950, lo que manifiesta esta situación numéricamente. Los sen9icios &. Puede verse la reciente publicación del Programa General de Información de Unarchivoy el concepto de usuario: un e s t d o M P ,de HUGH A. TAYLOR, París, 1984.

126

sección), ha sido facilitada desde antiguo por los archiveros en forma de guías, inventanos, índices, catálogos y ediciones de fuentes, de manera que, en cada caso, pudieran ir rechazandoentre los millones de documentosque en un archivo puede contener,aquellos que, aunque estén junto a los buscados, no deben ser solicitados para su consulta. Para que esta operación se haga con seguridad, sin esfuerzo inútil y en un tiempo discreto, es imprescindible que el archivero haya redactado el instrumentoadecuado con arreglo a un programa de descripción de fondos y no, como a veces sucede, con arreglo a preferencias personales, a facilitar de trabajo o a petición de intereses particulares. Esta premisa significa que, en muchas ocasiones, habrá que hacer una seria evaluación de los instrumentos de información con que cuentan los archivos para ver qué es lo más necesario y urgente. De tal ojeada a la realidad de los nuestros sacamos la conclusión, habida cuenta que no se marca un programa general de descripción de fondos, que tenemos tremendas lagunas, que se siguen haciendo ciertos tipos de instrumentos que deberían dejarse de lado por el momento y que, por 10 general, todos son proyectos con arreglo a las viejas técnicas y dan como resultado obras de artesanía costosas, parciales y de una demanda restringida. +

Es sabido que el orden en que se deben producir los instrumentos,según aconsejaba Schellenberg en sus tratados, tiene una gradación imprescindible de mayor a menor detalle de información, de información extensiva a intensiva,de manera que comenzando por la guía y pasando por los inventarios,índices y catálogos, se termine en la publicación de los documentos mismos, en ediciones impresas o en microformas7.Según sean unos u otros, los caracteres externos e internos de los documentos merecerán una atención distinta, ues la utilidad del instrumento varía según su destino y la unidad que se describe . Este momento de la decisión de la descripción, sin duda, debe basarse en los instrumentos con que cuente el archivo, buenos y malos, fiables o no, para redactar un programa que llene el ciclo de la información. ’ Desde el punto de que se parte, 10 existente, hay que avanzar hacia el que se siente como meta, las peticiones de los usuarios que, como bien sabemos, no son siempre las mismas y que varían, como tantas cosas humanas, en virtud de modas, necesidades y

2

7.

ANTONlA HEREDIA HERRERA se ocupó del tema en Munuul de Instrumentos de descripciún documentul, Sevilla, Excma. Diputaci6n Provincial, 1982, y en “Planificaciónde los instrumentos de trabajo de los archivos”,en BolefínIriterumencunodeArc~~us, C6rdoba (Argentina), VI1 (1980),87- 91. Nosotros también lo tratamos en nuestro Muiutufde ArchivosMwicipdes, Madrid, Anabad (1982)

S

Este tema lo hemos estudiadoen “Losdocumentos y su tratamiento archivístico”,en B. A n d a d , XXXI, 3 (19781 365-381, del que reproducimos los cuadros en que apoyamos nuestra exposici6n.

127

demandas varias. Si un archivo tiene algunos instrumentos de información que describieron en su día los itinerarios reales, la organización de los monasterios, la biografía de los próceres, es muy posible que se vea acuciado ahora por los consultantes que necesitan las listas de impuestos de un puerto concreto, la correspondencia de los comandantes de los puestos fronterizos o los expedientes de roturación de tierras baldías cuyos documen'tos,a lo mejor, han ingresado en épocas en que no se les pudo prestar atención, porque estaba la atención sujeta a otros temas y que, así, no recibieron el tratamiento adecuado en su momento. El repaso de las listas de temas que los consultantes buscan, que figuran en sus expedientes, son una guía imprescindible para poder conocer las nuevas corrientes de investigación y, con arreglo a ellas, saber qué fondos son aquellos de los que se va a recibir una mayor demandag.

La información que se solicitaba de los archivos para la investigación, por otra parte, no es de la misma condición que la reclamada por las ciencias aplicadas, cuya atención inmediata tiene la urgencia de 10 utilitario. Esta es una información imprescindible, claro, y por eso se pide, pero que no tiene las exigencias de tiempo y espacio de las otras materias. En primer lugar, seguramente porque no peligra la vida, la ruina o la felicidad de nadie si no se consigue al instante. Hay que tenerla, pero no es cuestión de prisa; la información que los archivos dan es de sus propia fondos, por lo que aunque convenga estar en relación con otros archivos, no dependerá la consulta de la información producida en todo el mundo, sino la allí facilitada. En tercer lugar, siendo así que la documentación, por su origen, es seriada, cada documento forma parte de un conjunto que hay que conocer, a veces, al mismo tiempo que las unidades separadas, por lo que la información debe ser más extensiva que intensiva. No sucede así con los administrativos, en que la información es necesaria en el tiempo oportuno. Si hay que dar datos de unidades seriadas, si las series son diversas y cada una puede tener miles de unidades, el primer planteamiento que hay que poner sobre la mesa es cuál de los dos elementos, la serie o la unidad, va a tener preferencia y, en el segundo caso, con qué intensidad se van a describir los datos. La cantidad, en todos sus aspectos, va a ser decisiva en la formulación de un programa.

9.

Pusimos d e manifiesto este hecho en "Los archivos espafiolesy la investipci6n", E. Anubub, XXVIII, 3(1!378), 3-31 (incluido luego en Archivos de Espmiuy América, 265-296) y de nuevo en "Losarchivos y la investigación en nuestros días", aparecido en el Anuurw Inferumericuno de Archivos, Córdoba (Arg.), IX-X(15182- 83), 7-17.

128

Camo la cantidad de documentos y la intensidad de descripción tiene un valor, tan esencial, y ambos repercuten en el costo y el tiempo de la descripción, la información que produzcan los archivos tendrá que adecuarse a estos tres puntos elementales en el momento de determinar el método y el medio que hay que seguir. Porque, aunque no queramos, tenemos que disponer de unos recursos de coste (personal, medios materiales) y 'de tiempo (horarios) que no son ampliables a voluntad, ni siquiera por exigencias de los propios fondos documentales. Es decir, la ecuación que se forma con los fondos documentales a tratar ingresados en el archivo, en sus secciones y series, el tipo de descripción que a ellos se aplique (guía, inventario, índice, catálogo, edición) y el campo de usarios a los que llegue la información tendrá el equilibriode los vasos comunicantes, siendo constantes el coste y el tiempo. La intensidad de la descripción será la que haga posible una mayor cuantía de unidades descritas y, por consiguiente, un mayor número de personas a las que pueda interesar la informaci6n".

Aparte del programa en sí, del que vamos a ocuparnosluego, también hay que tener en cuenta los métodos descriptivos y las técnicas empleadas en la elaboración de los instrumentosde información porque, al tratarse las más de las veces de miles de unidades, tenemos un auxiliar muy eficaz en nuestro trabajo con los medios mecanizadas de tratamientode datos, que son capaces de hacer bien y pronto lo que por los procedimientos tradicionales significa un coste y un tiempo enorme, como sabemos por la experiencia anteriorl1. La adopción de estos procedimientos requiere, previamente, estudios técnicos y preparación de la documentación de la que hablaremos más adelante.

3.

Unprograma descriptivo

El programa descriptivode los archivos tiene que ser considerado en su totalidad. Tiene que abarcar, por tanto, todos los archivos en sus tres edades. Afectará, si así lo 10. 11.

Puede verse el esquema del "Servicio de informaci6n del archivo", que presentamos, en que de manera gráfica significamoseste problema. Aunque casi todos los archivoscuentan con gran cantidad de catálogosen fichas (ficheros), hechos durante mucho tiempo por muchos archiveros,su puesta a punto para convertirlosen UM informaci6n circulante, por medio de su publicación, es muy pequeña en proporción (dejando a un lado los créditos para publicaciones, que mencionaremosmás adelante). Parte de la causa originaria de esta situación es la falta de un programa y la adecuación de las descripcionesa los fondos, los costos y la demanda que de ellos se hace. En 1977 se publicaron tres guías, un inventario, un índice y cuatro catálogos;en 1978 tenemos dos guías y dos catálogos, según se lee en la EstadiSra citada en la nota 2

129

consideramos, a todas las actividades que el quehacer archivístico conlleva, a saber, la recogida, organización y servicio de los fondos en cada una de sus etapas.

No por capricho, sino porque en todas ellas el archivero tiene que facilitar información sobre los fondos. Lo que variará serán los datosque en cada una de las operaciones haya que constatar para su manejo, pero lo que hay que tratar es que estos datos no sean redundantes ni que falten los esenciales y, también muy importante, que se vayan siguiendo en las distintas operaciones para no tener que partir, cada vez, de la nada informativa. Esto se desprende de la unidad que forman los documentos por su propia naturaleza y por su génesis,que loshace estar relacionadosdependientesy no ser unidades aisladas en sí mismas, como los libros.

Los datos que se tienen en cuenta para su descripción, los caracteres externos e internos, no tienen todos el mismo valor en cada operación ni deben ser consignados siempre, por 10 que una de las tareas más necesaria para la completa normalización de nuestra profesión es el consenso en cuanto a las operaciones, la terminología y la aplicación de las instruccionesadmitidas. Esta no es tarea fácil y, también hay que decirlo, en general las diferenciasno son grandes de unos archivos a otros, pero se ganaría mucho en la descripción si nos decidiéramos a ir adoptando esquemas, términos y operaciones iguales o, al menos, semejantes, porque, aunque los documentos sean de distinto tipo y los produzcan y recojan distintas instituciones,las principios y las técnicas archivíslicas son las mismas y, así, los resultados en la descripción deben ser paralelo^'^. Nos ocupamosde esto en nuestroManualdeArchivosMuniipales de manera breve e indicativa. Vamos ahora a poner algunos ejemplos que pueden ilustrar lo que decimos, es decir, que la base de nuestro trabajo debe ser la admisión de unos datos relativos a unos caracterespropias de las documentos, que pueden coincidir o no con los de otras unidades de información, y que por ser intrínsecas a ellas, deben ser tenidas en cuenta sistemáti~arnente'~. Comenzando por el principio, por la recogida de documentación (transferencia normalmente), los datos que nos importa conocer son: la procedencia (2.1. del esquema de los caracteres externos e internos que adjuntamos), la clase y tipo (l.l.),el formato

1 2 En esta línea están los estudios del Programa de Gestión de Documentas y Archivos RAMP, de Une-, que se vienen editando desde hace seis años sobre implantación de Sistemas Naaonales de Archivos, Reprografía, Transferenaas, Normas diversas, Medios audiovisuales, Información, Muestreo, Guías, Accesibilidad, etc, en númen, de 33.

13. En el Manualde Archivos Municipales, Madrid, Anabad, 1982, págs. 46 - 51. 130

(1.2.), la cantidad (1.3.),la forma (1.4.) y la data (2.3.), sean puestos en este orden o en otroparecido. Estos son,por 10general,losdatos que se consignanen una hoju de remisión &fondos, sin la que no se acepta el ingreso de documentos en el archivo organizado. A simplevista se comprueba la mayor cantidadde datosde carácterexterno, que sirven para loca)izar y no tanto para saber cuál es el contenido específico. ’

Una vez ingresadoslos documentos, al integrarlosen una organización ya existente de la que suelen formar parte, hay dos principios que,mandan lo que hay que hacer: el respeto al origen y a la ordenación original; los caracteres que la reflejan son pues: la procedencia (2.1.),el origen funcional (2.2.), la data (2.3.)y el orden de creación que, en las oficinas de origen, se suele adoptar atendiendo a tiempo (cronológico), lugar (topográfico), personas (onomástico), cosas y acontecimientos (materias), que dependen perfectamente del contenido (2.4.).Vemos, pues, que a diferencia de lo que sucedía en las transferencias, ahora son más apreciados los caracteres internos que los externos, menos relacionados con su organicidad éstos. Cuando de la custodia pasamos al servicio de los documentos, mediante la hformucidn y comunicación,los mismos datos serán necesarios en distinta medida, según se trate de servir a la Administración, a los ciudadanos o a los investigadores, aunque las operacionesfundamentalessean las mismas, consistentesen la localización de una unidad entre miles semejantes para su presentación física a quien la solicita. La diferencia,como ya dijimosal principio, radica en que, en cada uno de estos tres casos, los fines perseguidos son distintos y, en atención a ellos, la comunicación también lo es, unas veces como testimonio del que hay que dar el original para su uso en la oficina y devoluciónal archivo, dar copia para su utilización fuera del archivo por el ciudadanoy dar originalespara usar solamente en el archivo y copias para ser estudiadasfuera de él por el investigador. Para servir los documentosa los administradoresque los producen, como base para la propia gestión, los datos que sirven para la localización y que también inciden en su uso son: la procedencia administrativa (2.1.), el origen funcional (2.2.) y el contenido (2.4.), todos conocidos por el que lo solicita al archivo, puesto que cuando los remitió los debió incluir en la hoja de remisión de fondos. Lo mismo podemos decir de los que reclaman los ciudadanos, que suelen conocer la clase y el tipo (1.1.) y el contenido con los datos relativos a personas, lugares, cosas y acontecimientos (2.4.). Cuando se trata de los consultantes cuyos fines no son prácticos, sino que van encaminados a trabajar en el “universo del saber” para darlo a conocer a los demás, mediante la investigación, la cosa se complica, porque ellos pueden estar interesados en procesos, acontecimientos, biografías, fenómenos de todo tipo, personas, lugares y otros 131

asuntos cuyos datos están contenidos en los documentos de un archivo de los que, tal vez, no tiene ni UM pista de cuál puede ser la sección y serie en que se encuentren.Esto no es tachar al investigador de ignorante, sino de desconocedor del proceso de producción de documentos de propia génesis documental, que enlaza al productor de la documentación, por el origen, con el archivo en el que se depitaron los fondos ya innecesarios para la burocracia, pasando por las muchas vicisitudes que los documentossufren. Saber archivístico que, lo más común, es resultadode muchas horas de tratar la documentación. Estos conocimientosque hacen insustituible al archivero deben ser dados a conocer públicamente con la redacción de instrumentos de información extensivos e intensivos. hsguías, sean generales, por se'ccioneso temáticas, son las que tienen que facilitar esta clase de información, tratando de la procedencia (2.1.) y el origen funcional (2.2.) de las diferentesseccionesy subsecciones,con enumeraciónde las series (1.1.) y sus datas (2.3.),así como el formato (1.2.), el volumen (1.3.) y la forma (1.4.) de una manera sucinta y dando una idea general del contenido de las series pormenorizada (2.4.). Aunque para hacer una buena guía se necesita un conocimiento de todos los fondos, su redacción no requiere los detalles que hacen costosa su composición, que es orientadora del conjunto y que, por lo mismo, sirve a todos los consultantes como primera entrada al archi~o'~. Por desgracia, nos faltan guías de muchos de nuestros archivosy en el caso de que existan son tan antiguas que ya no reflejan bien el contenido de los fondos y el servicio ue de ellos se hace y se ha hecho, en el lapso de tiempo transcurridodesde su redacción". Este es un trabajo, como vemos, que tiene que ser tomado muy en cuenta en todos los archivos, tanto los que ya la hicieron como los que nunca pasaron, en el mejor de los casos, de redactar un tríptico informativo16.

14.

Puede veme el cuadro del "Serviciode Información del archivo" en el primer punto y en el de "Caractaes internos y externos de los documentos" en la columna dedicada a Culo en el apartado de descripción. 15. Algunas de las guías existentes de los grandes archivos estatales datan de 1958, como puMicaciones de la conmemoracióndel Centenariode la creacióndel CuerpoFacultativodehchiveros y Bibliotecarios.S610 dos de los Hist6rincosGenerales las han puesto al día, el Archivo de la Corona de Aragón y el Archivo General de Simancas. De los Regionales la tienen los de Galicia y Mallorca; de las Chancillerías, la de Granada; d e los Históricos Provinciales los de Orense, Pontevedra y Santander como publicaciones unitarias y han aparecido en el Boletín de Archivos las de Burgos, Jaén, Málaga, Oviedo y Santa CNZde Tenerife (B. A., 8(1980), 133-191), y las de Gerona, Guadalajara, Murcia, Santander y Tarragona (B. A. 9(1980), 243-301). Recientemente apareció la del Archivo del Patrimonio Nacional y de los Ministerios de Asuntos Exteriores, de Educación y Ciencia, del Interior y de Obras Públicas y Urbanismo. 16. Con los trípticos sucede los mismo. Se publicaron en 1958los de los grandes archivos y en los años 7040 de los siguientes centros: de los Históricos Provincialesde Alicante, Badajoz, Burgos, Caceres, Málaga, Mallorca, Orense, Oviedo, Pontevedra, Salamanca, Santa Cruz de Tenerife, Santander, Segovia, Soria,

132

De este primer contacto informativo, muy general, pero comprensivo de todm los fondos, su historia, el servicio y la bibliografía, se pasa a la descripción de las series, cuyo instrumento es el inventario. Para redactarlo, es necesario que la documentación esté convenientemente organizada y ordenada, pues además de la procedencia (2.1) y el origen funcional (2.2.) son de gran importancia las clases y tipas (1.1.) que denotan la actividad que ha producido la serie, aparte de incluir la data (2.3.), el formato (1.2.), el volumen (1.3.) y la forma (1.4.) sin que se descienda al contenido (2.4.), puesto que ese campo queda indicado en la introducción y en el tipo. Contamos con bastantes inventaria de nuestrosarchivos, pero dada la diversidad de opiniones en cuantoa los datas y la extensión en que deben figurar en los inventarios, algunos de los publicados participan de los carateres de los índices y de los catálogos17. El otro instrumento que proporciona información de carácter extensivo y que tiene simple función de localización de los datos es la de los índices, que podrán ser geográficos cuando citen la data tópica (2.3.) y los lugares que aparecen en el Contenido (2.4.), onomásticos, si se toman los nombres de la procedencia (2.1.) y del contenido (2.4.),cronológicos cuando se fijen en la fecha de la data (2.3.)o en las fechas que figuren en el contenido (2.4.)y, por fin, temático por las referencias a las cosas y acontecimientos que existan en el contenido (2.4.). Los índices figuran casi siempre en todos 10s archivos para su trabajo, aunque ya no es tan frecuente que se publiquen. Pero hay series para las que es el instrumento ideal de información, como es el caso de protocolos, una serie documental de una riqueza y de una consulta muy frecuente18. UM

El instrumento que fija su atención en el contenido del documento, llegando en ocasiones a ser casi un trasunto de las unidades descritas, es el catálogo, por lo que es el preferido por los consultantes y el más atractivo para el archivero que puede trabajar en un tema que le guste o interese con minuciosidad y sin afanes. Tiene, además, la ventaja de que la selección permite no tener que enfrentarse a la organización total, como en el inventario, y al estudio de procedencia y al origen funcional, pues puede tratarse de documentos de variadas series, incluso de diferentes archivos. Son muy abundantes los

Tarragona, Teruel, Valladolid y Zamora. Acaba de aparecer el del Ministerio de Hacienda y el del cincuentenario del Hist6rico Provincial de Pontevedra, en pollptico desplegable. 17. Este hecholohacenotarA. HEREDIAensuManual,antescitado,ylo hemosseñaladonasotrasenalgunas recensimes bibliografícas. 18. Muchos archivos tienen en forma catalográfica los Indices de aotarios,de lugares y de años de las notarías, pero sólo algunas publicaron las listas, como Toledo, Segovia, Salamanca y otros, entre ellas Cádiz, e.n forma mecanizada. Lo que sucede con estas índices es que hay que actualizarlos porque sucesivamente ingresan los protocolos centenarios, con lo que hay que añadir las nuevas unidades.

133

catálogos, mucho más que las guías, inventarios e índices, precisamente porque fueron producidos pensandoen consultantesmuy concretospor lo general historiadoresy, dentro de éstos, medievalistas, que tienen unos fondos definidos (pergaminos, sellos, cartas reales), no tan numerosos como los de las edades moderna y contemporánea y, por tanto, mucho más fáciles de abarcar en la descripción por este procedimiento intensivo. Los catálogos tendrán como directriz para la selección de los documentos: la procedencia (2.1.)por tratarse de personajesde gran relevancia, en losregistrosregios, los epistolarios, los documentos personales; la data cuando se estudie un período en diversidad de fuentes (2.3.), los lugares que aparecen en el contenido (2.4.) o las personas y los asuntos que figuren en él. Si la selección se hace de documentos de una sola serie, no será necesario repetir la clase y tipo (1.1.) y el formato (1.2.), aunque sí el volumen (1.3.) y la forma (1.4.),que puede ser distinta en cada unidad. Habrá que ponerlos si se trata de documentos tomados de distintas series y archivos. Tenemos muchos más ejemplos de catálogos que de otros instrumentosde información, y sabemos que se sigue haciendocon un entusiasmo grande pese a que los archivos en los que tal sucede pueden no tener los antecedentes previos.

Esta clase de descripción, por ser intensiva, consume un tiempo grande y, además, es la más afectada por la incidencia de la personalidad del archivero, puesto que el arte de abreviar no s610 está sometido a la habiiidad que posea para ello, sino también, y esto es más grave, al personalismo que toda descripción lleva consigo. Cada documentotiene tantas lecturas como lectores, oímas decir, por lo que podemos sospechar que en la selección de los datos del contenido,a veces muy numerosos, el criterio del seleccionador puede no coincidir con las necesidades del futuro o futuros consultantes. Si hay que quintar o diezmar la información, puesto que toda es imposible referirla, siempre quedará la duda de que se eliminará parte que era valiosa para un sector de los investigadores. Como ya dijimos en otra ocasión, está la duda de si el archivero al suprimir seleccionará de "encomendero para arriba o de cacique para aba'o", lo que incluso en este tipo de descripción extensiva es difícil de saber, y de evitartb.

La informaci6n más completa, sin duda ninguna, es la que se ofrece con la edición de los documentos,servicioque las técnicas microrreprográficaspermite hacer con mayor fidelidad que la imprenta. Lo que sucede es que, por desgracia, no todas los consultantes están en condiciones de acceder a una información escrita en letras antiguas, para cuya interpretacih se necesitan conocimientos paleográficos, labor que ha hecho siempre, a 19. Eoto manifestábamos en "La Antropología de América y los archivos", en Ardaivar de Espuñuy Américo,

323.

134

la perfección, el archivero. En cambio, sí se pueden facilitar todos los documentos que se requieran o necesiten, sin tener que someter la oferta a las restricciones que la imprenta impone por el costo. Losprogramas de edicionesen microfilm, por tanto, constituyen la forma más completa de comunicación de los documentosm.

El programa de descripción de fondos documentales, si tiene que ser total, debe pensar en un análisis de la situación de partida, evaluando lo hecho hasta el momento de comenzarlo, los archiveros con los que se cuenta, la demanda de los investigadores y los créditosde los que se dispone. Porque, sin saber las lagunasen guías, inventariose índices, difícilmente se puede pensar en comenzar a hacer catálogos; si se está microfilmando series que pueden estropearse con el uso continuo o de difícil comunicación, también habrá que saber dónde y cómo se encuentran otras tal vez en peor estado, para darles

prioridad frente a aquellas que ya han sido objeto de una atención anterior. En este apartado del trabajo descriptivono hay que olvidar, por fin, la formulación de un programa de publicacionesque dé opción a todos los centros a incluir sus trabajos en una normativa que asegure la aparición y circulaciónpor ue, lo que no es frecuente21, por cortedad de los créditos que no alcanzan para toda' , porque hay archivos que siempre encuentran cabida en los programas y otros no23, o porque los que se producen no son elevados por quien corresponda a las listas de publicablesa, hay en nuestros archivos muchos inventariose índices que duermen en sus folios y ficheros, sin alcanzar

9

20. En España desde los anos 50 se p'ocede a la microfilmación y desde los 70 a la edición en microfonnas. 21. Hace bastante tiempo que no se reúne el comité de Publicaciones, que tenía a su cargo el plan de la Subdirección General de Archivos. 22. En los últimos años las listas de propuesta de publicaciones no se han visto cumplidas en cada ejercicio, con lo que los trabajos envejecen y cuando se editan los datos son ya atrasados.

23. Si leemos la lista de las publicacionesaparecidasen los 61timos 10anos, se observa el predominio de los grandes archivos sobre los pequeños, y algunos de éstos han tenido que recumr a instituciones locales para poder editar sus guías, inventarios y catálogos. 24. Nos consta que en un Archivo General se han producido en los cinco años precedentes más de tres inventarios de secciones de gran importancia (alguna mal descrita anteriormente), que no s610 no se han enviado para su publicación, sino que alguno no figura en la sala de consulta como instrumento de información que supla las viejas listas. Pueden verse los trabajos de ANTONiA HEREDIA HERRERA titulados "Organizaci6n y descripción de los fondos de la Audiencia de Quito" del Archivo General de Indias, en HisioriograpOy BibliograflaAmericanistas,Sevilla, XXI(l977), 139-165,y "La Audienaa de Filipinas en el AGI", Anuario de Estudos Americanos, Sevilla, XXXVII(1983), 465-511, en que se da breve notiaa del trabajo sobre dichos fondos, que no han sido publicados todavía en su redaai6n de inventarios.

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la edición, Otros que, por falta del último retoque de indización, prólogo o copia a máquina, no saldrán de su situación de instrumentos de información de "uso interno"". Este hecho significa que, los que no tienen oportunidad de acceso a los instrumentos de "uso interno", piensan, con todo derecho, que la permanencia de los archiveros actuales y sus antecesores no ha significado nada en el quehacer de facilitar información, lo que no es el caso. Si haciendo un análisis del tiempo que han podido y, aún hoy, pueden dedicar la tarea de describir fondos (puesto que tienen que recibir, organizar y servir casi en solitario uno o más centros), podemos comprobar que hay mucho hecho. Miles y miles de fichas.

Lo que sucede es que todas ellas, también, fueron resultados no de un programa general y una normativa común, sino la iniciativa personal y la realización temporal de muchas gentes interesadas, en su lugar y tiempo, en dar servicio a los consultantes. Pero, claro, unos pensaron que lo importante eran los testamentos de los personajes relevantes y sus familias, lo que no está mal como curiosidad de un programa terminal, no como tarea Única. Otros se dedicaron a los pergaminos de un monasterio o abadía, dejando de lado los documentos en papel que eran complemento de los primeros. Otros, para conmemorar un reinado o un acontecimiento, buscaron con afán los documentos de tal rey o los de tal hecho memorable. En general, produjeron catálogos importantes y muy bien hechos, porque, sobre todo en los grandes archivos, se contaba con los inventarios del siglo XVIII y XIX para la localización, mal que bien, de las unidades que los investigadores solicitaban en sala. Parecía, erróneamente, que mientras se pudiera salir del paso con esos viejos índices e inventarios, se podía uno dedicar a las tareas "más científicas" de la descripción intensiva, tan gratificantes para el que las hace y, mucho más, para el que las recibe. Así hemos seguido, hasta hace muy poco, en que han comenzado a aparecer guías e inventarios hechos de nuevo, con arreglo a las maneras de trabajar de hoy, utilizando como base los trabajos existentes o, si no servían de mucho, empezando de nuevo26. Aun con los inconvenientes que apuntamos, sería muy necesaria la evaluación de tanto y tanto trabajo metido en cajones y ficheros, para ver qué parte hay aprovechable,

25. No podemos dar un paso en cuestiones de archivos sin tenernos que referir a los problemas de personal, pues estas tareas son las típicas de los ayudantes y auxiliares, los que se carece casi siempre. 26. Un ejemplo típico es el Inventario de los fondos de Comulados {Seccidn NI) del Archivo General de I d a s , Madrid, Ministerio de Cultura, 1979, de ANTONIA HEREDIA HERRERA para el último caso y los 3 volúmenes del carálogo¿e Pasajeros olndm, del mismo editor, en 1980,de LUIS E ROMERA IRUELA y CARMEN GALBIS DÍAZ, como continuaciónde un modelo anterior iniciado por el Instituto Hispano Cubano, en los años 30.

136

con pequeños arreglos artesanaleso por paso de la información a procesos mecanizados, de manera que vean la luz y sirvan en cualquier sitio27.Porque, bien mirado, dado la estructura actual de nuestra sistemas informativos,el meterlo en una red a la que no todos acceden, resulta, de momento, mucho menos circulante que la impresión de todos los datos que se posean. Aparte, por cierto, de que en general no son consultas del carácter de las bibliográficas que se resumen a un asiento, sino que por tratarse de documentos seriados, muchas veces hay que saber la unidad buscada y el conjunto a que petenece, para sacar buen provecho de la consulta. Y eso, en listado de máquina, resulta bastante más caro y lento que tener el libro. La urgencia, en nuestro caso, no es agobiante y se compensa con la posibilidad de tener un dato que no va a cambiar una vez archivado.

La publicación de los instrumentosde información, fin del programa descriptivo, encuentra como dificultad la carencia de créditos regulares y adecuados a la empresa a que se dedican. Si hay tanto original sin publicar, atrasado, para irlo sacando habría que contar con cantidades más altas que las que exigiría un programa anual normal. Pero, lo grave, es que no sólo no es así, sino que la cuantía de lo que se destina a esta clase de publicaciones de información primaria, ni siquiera alcanza 10 requerido por todos los centros, que son 146, muchos de los cuales tienen que recurrir a otras fuentes de financiación. En este caso, como ya hemos tenido oportunidad de manifestar, existe un "tercer mundo" de los archivos en el que conseguir salir de la indigencia informativa, es prácticamente i m p o ~ i b l eLa ~ . lectura de las listas de publicaciones de los últimos cinco años, a las que ya nos hemos referido, demuestra la pobreza en que se vive, pues el propio hecho de que no se tenga programa y de que la selección sea un tanto circunstancial, desanima a los que piensan que tienen pocas robabilidades de figurar en las listas de agraciados con la publicación de sus trabajos2 8. 27. Como ejemplo de U M obra que hubiera convenido plantear con visión actual y no presentarla en su forma heredada, tenemos que citar el Inventario de la Contaduría Mayor de Cuentas, Tercera época, del Archivo General de Simancas, de ASCENSI6N DE LA PLAZA SANTIAGO, de 1980. 28. Este fue el tema de nuestra leccióa de clausura del 111 Curso sobre Organización y Administración de Archivos, en 1975,aparecidaen Ardiivos de EspuMy América titulada "El tercer mundo de los archivos", 59-66. De los 146 archivos estatales los históricos son los siguientes: Generales (9,Regionales (4), de Dstrit0(2),Provinciales(4i), Locales,de protocolosy universitarios(3), que son los que más instrumentos han publicado, pues los de la AdministraciónCentral (19), Administraciónde Justicia(16) y Delegaciones de Hacienda (53) no los producen casi; atento a que los fondos están allf de paso.

29. Por lo que se refiere a las publicaaones del Ministerio de Cultura, desde los años 8u este crédito estaba administrado por la Secretaría General Técnica, que preparaba el programa general del aúo. Teniendo en cuenta la posición de 106 Archivos dentro del organismo, no sorprenden los resultados. Ahora el crédito lo administra la Dirección General de Bellas A l t a y Archivos, compuesta por seis Subdirecciones Generales y dos Patronatos de Musexx En 1984 con un presupuesto de 110 millones y tan numerca familia, se comprende que la parteque llega a los Archivos es,proporcionalmente, pequeña.

137

Si se agilizara esta salida de los instrumentosya realizados o a punto de finalizar, se podría comenzar con el empleo de las nuevas técnicas informáticaspara un programa actual y rentable, imprescindible para la correcta información de los miles de consultas que sobre los millones de documentos recibimos cada día. Si fueran apareciendo tales ifptrumentos, no tendrían los archiveros que dedicar parte considerable de su tiempo a informar personalmentesobre datos encerradosen su cabeza o en los ficheros que, por la nlás elemental prudencia profesional, no pueden ser puestos al servicio del público tal como están. Este círculo vicioso, del que es muy difícil salir, s610 podrá irse rompiendo con un programa modesto, pero constante. Así la información en los archivos españoles ,podrá convertirse en una tarea grata, que ahora no lo es.

4.

La mecanizaci6n y los instrumentos de información

Hace ya ocho años que los archiverosespañoles tenemos contacto muy directo con los nuevos sistemas informativos, que tanto ayudan en el trabajo de información documental. Tuvimos dos cursos especialesde adiestramiento, el año 1976,a fin de comprender las ventajas de estudiar la parte pre-informática de nuestro trabajoB. Resultado de aquella presentación de nuestros problemas al Centro de Proceso de Datos del Ministerio de Educación y Ciencia, fue el estudio de la mecanización de algunas de las actividades descriptoras referidas a los fondos y a los investigadores, que dieron como resultado la iniciación de varios proyectos que vale la pena recordar, aunque no todos llegaran a ver el resultado final en forma impresa. El primero y más util, desde el punto de vista del servicio de los fondos, era el de la producción de los índices de los protocolos notariales3'. Este proyecto estaba relacionado con el ensayo que una colega nuestra había comenzadoen Cádiz, por lo que se hizo ia consiguiente normalización de los impresos de entrada, luego de haber tenido una intensa sesión de trabajo en el Archivo Histórico Provincial de Orense, impresos con los 30. Los Cursos de Informática para Archiveros fueron, uno del 3-30de abril y el otro del 3-7 de mayo de 1976, ambos en Madrid, de los que diocuenta el E. Anabod, XXVI, 1-2(1976), 94-% en nota informativa. De los proyectos,M.'TERESA MOLINAAVILAY PILAR BLANCOMARCILLApublicaron"Algunas experiencias de mecanizaci6n en los archivos españoles",E. Archivos, 2(1978), 181-192 31. Había comenzado M.' AUXILIADORA CARMONA DE LOS SANTOS con "Ensayode mecanización de índices de Protocolos notarialesen el Archivo Histórico Provincial de Cádiz",E. Archivos, 4-6(1979), 59-64, que luego en colaboración con M.' ESPERANZA PARERA FERNANDEZ PACHECO apareció como f d c e s de los Protmdos notanales dcl Archivo Hktónco Provincial de C a z , editado por el instituto de EPtudios Gaditanos en 1977.

138

que se comenzó a describir los fondos en algunos archivos=. Fue en Toledo donde se llevó a cabo de una manera sistemática la descripción mecanizada33. Otro de los proyectos iniciada, por tratarse de una documentación que se consulta mucho en todos los centros y por la importancia de la serie, Única por muchos conceptos, k el de la descripción del Catastro del Marqués de la Ensenada, encaminado a imponer UM contribución Única en el siglo XVIII. Tal serie existe en casi todos los archivos del reino de Castilla, siendo Galicia la de mayor complicación por sus divisiones administrativas y señoriales. De este proyecto, se hizo también el formulario o impreso de descripción y con él se obtiene un recuento de todos los libros de cada unidad de población y su situación administrativa, lo que permite la reconstrucción de la división del Antiguo Régimen y la actual, por comparación. El trabajo completo se ha llevado a cabo s610 en Orense%.

Estos fueron los trabajos emprendidas para producir instrumentos de información referentes a los fondos, pero también se pensó en el interQ de dar noticia del servicio de los archiva, para lo que se preparó un programa que permitiera hacer la Gufu de Investigadoresde los Archivos Españoles,en la que se daban las listas de los centros, los investigadores y los temas, datos de una gran utilidad tanto para los archiveros como para los investigado re^^^. Posteriormente se ha emprendido otro programa mecanizado por el Centro de Información de Archivos, de descripción extensiva: el Censo de los Archivos Españoles. Para mejorar el que se había publicado hacía algunos años, a cargo de la Inspección General de Archivos, pues la utilización de las técnicas infomáticas y la disposición de

32. El documento resultante fue "Descripción de la Mecanización de Protocolos notariales" de M.' TERESA MOLINA AVILA Y PILAR BLANCO MARCILLA, 1976,22 págs. mecanografiadas. 33. MARfA RiVAS PALA, "La mecanización de protocolosnotariales en el Archivo HistóricoProvincial de Toledo", E. Annbab, XXVII, 1(1977), 3-5, dio cuenta de ello, sin que se haya publicado su trabajo sobre m& de 18.000 unidades, desfortunadamente

34. PEDRO L6PEZG6MEZ Y OLGA GALLEGO DoMfNGUEZ publicaron "El Catastro del Marqués de la Ensenada en Orense y Pontevedra y su mecanización",E. A n u b d XXVI, 3-4(1978), 53-63. El trabajo de Orense, realizado por Olga Gallego Domíngwz describiendo los fondos del Catastro que custodia el Archivo Histórico Provincial, no se ha publicado t a m p . 35. La Inspección General de Archivos se encargó del trabajo, habiéndose publicado los correspondientesa 1974 (1976), 1975(1977), 19iq1977) y 1977(1981), sin continuación hasta el preseníe pese a que los datos están reunidos en d Centro de Información Documental. Se trató de la guía en "Codificación de las trabajos de investigación en Humanidades. Guía de Invrstigadores en Archivos Espddes", ADPA, 3, 1(1979), 11-16por VICENTA CORTÉS ALONSO.

139

créditos para formar gruposde personas que 10 realizaran, podía ofrecer un resultadomás completo y fiable que el precedente, que tenía laguna y se había realizado en forma casi de colaboración ~ o l u n t a r i a ~ .

Todos estos son proyectos que describen fondos y series de archivos, sin descender a las unidades documentales más sencillas, los documentos. Es decir, se trata de la tarea propia de los archiveros. Pero también podemos citar la preocupación de los archiveros por abordar la descripción individualizada por procedimientos inf~rmáticos~~, dado que algunas series lo merecen en atención al contenido de cada uno de los documentas que las integran, sean cédulas, consultas o pleitos. En esta línea, se avanzó en el camino emprendido con los protocolos notariales, llegando a la descripción de los instrumentos contenidos en cada uno de los protocolos, para poder hacer catas por años y, siendo imposible hacerlos todos, tener por lo menos muestras de algunos años que permitan trabajar sincrónicamente la totalidad de los períodos elegidosM. Para comenzar este trabajo, se hizo el estudio del formulariode recogida de datos y las listas auxiliares que normalizan la descripción, publicada este mismo año en la serie de Estudiosde Anabad”. Vemos, pues, que contamos con antecedentes suficientes como para poner en marcha un buen programa, pues hay ya ejemplos de índices y de catálogos. Las guías y los inventarios, por su condición de menor intensidad en la descripción, convendría mecanizarlostambién. Por lo menos;normalizar las distintas partes, como ya se propuso para los Archivos Históricos Provincialesa. Para que el comienzo y consecución del programa descriptivo mecanizado sea

36. La publicación del Censo-Guía de Archivos EspMdes, 2 vols., fue hecha por la Dirección General de Archivos y Bibliotecas, en 1972. El proyecto lleva realizándoseen varias provincias,pero por el momento no cOnOcemm datos publicados sobre su desarrollo y servicio. 37. Véase ”Mecanización de series documentales: los cedularios indianos’, B. Archivos, 1(1980),39-46, de ANTONIA HEREDIA HERRERA. 38. Fsto intenta el proyecto de Becas Anabad 1492, comenzado en Albacete, como participación de la ayuda recibida de la Fundación March, así a m o en Madrid con otras becas ofreadas por 1- Ayuntamientos de Alcobendas y Mbtoles. 39. Se hace en Im Archivos Hist6ricos Provinaales y se sigue lo propuesto en Mecunuución de Profocolos Notariales Instruccionesparasu descripción, Madrid,Anaóad, 1984,de MI TERESA MOLINAAVILA y VICENTA C O R T ALONSO. ~ 40. La base es la Clasificación ¿e fondos de los Archivos Hisfdricos Provinciales de OLGA G A L L E O DOMfNGUEZ y PEDRO L6PEZ G 6 M W publicado por el Ministerio de Cultura, Madrid, 1980, que se ha utilizado en la 2‘ edición corregida y aumentada de ia Guía de los Archivos EsrutalesEspuTwles, Madrid, 1977,Ministerio de Cultura, agotada pronto, que ha aparecidoen 1984.

140

pitivo, además de lo antedicho, hay que propiciar los estudios teóricos previos de cada caso y, luego, la adopción de las normas, terminologhy método por las que emprendan la tarea lenta, pero muy necesaria, de describir cada vez más y más intensamente.

Todo esto, por 10 que se refiere a la Administración estatal, pues sabemos que existen ejemplos en las otras administraciones y en los archivos privadas, pero, &mo dijimos al principio, de momento no eran objeto de nuestra exposición. Lo que hay que evitar, en todo caso, es que los programas no sean compatibles e intercambiables, pues la difusión de la información está sujeta, entre otras cosas,a las exigenciasde las distintas máquinas.

"Siendoel docuniento la razbn de ser de los archivos, cualquiera que sea su ciase y forma, el hombre le da sentido, lo utiliza y valora de acuerdo con sus necesidadesy preferencias." Aurelio Tanodi

141

'--i

I

CARACTERES EXTERNOS

t

FORMATO

FUNCXONNAL ENTIDAD PRODUCTORA

VOLÚMENES UNIDADES ARCHIVABLES SISTEMA DE ORDENACI6N 1

-

ORfGENES FUNCIONES ACTIVIDADES

I

FORMA CANTIDAD

CARACTERES INTERNOS

ORIGINALES COPIAS

1 FECHA Y LUGAR DE PRODUCCI6N

CONT. s u FECHAS

n~wo

PERSONAS LUGARES COSAS ACONTECIMIENTOS

ANEXO 1 DESCFUPCIÓN kganización

Ordenacib

Serie

Serie

Instalación Guía

Inventario

2 SigMt.

Serie

Serie

f Formato

Formato

Formato

Volumen

Volumen

Volumen

Forma

Forma

Forma

1' signat.

M ó n , Auta

Sección

Origen funcional

Origen funcional

Data tópica Data crónica: topes Contenido breve

lata tópica )ata crónica

tidice

Catálogo

Onomást.

Procedencia

Geográfica Cronológ.

Geográfica Cronológ.

1. Curucteres externos ( s a t u r e ) 1.1.

E w

Clasey tipo documental.

1.2.

Formato (libro, legajo, expediente,documento suelto)...........................

1.3.

Volumen (m/l., m3, Unidades)

1.4.

Forma (originales, copias)

...........

2. Caracteres internos(subsiance)

21. Procedencia, autor............. 22. Origen funcional (funaón, actividad, transacción)

23. Data tópica....... Crónica 24.

iección

Sección

....... Geográfica Cronológica

Contenido.... Tiempo.......... Personas.................. Lugares................... cosas........... Acontecimientos....

Crondógica OnOmaStiCa Geográfica Temática Temática

Contenido

Contenido Cronológ. Onomást. Geográfico Temático Temático

Cronológ. Onomást. Geogrirfico Temático Temático

SERVICIO DE INFORMACIÓN DEL ARCHIVO ARCHIVO

I

DESCRIPCI~N

I

USUARIOS

F] Extensiva

A

Extensiva

Intensiva

Selección

1 INVENTARIO 1

1 CATÁLOGO] - 2.000 documentos-

Intensiva E D I C I ~ NDE

Selección 144

- 200 documentos-

3

CONCEPTO DE CONSERVACI~NY

PRINCIPIOS ÉTICOS' Vicente Viñas y Ruth Viñas

La conservacidn En términos generales se puede definir la conservación como el conjunto de operaciones que tiene como objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro. En el campo de los Bienes Culturales la conservación tiene como finalidad mantener las propiedades físicas y culturales de aquello que ha alcanzadola categoría de bien cultural, con el noble propósito de que su valor 110 mengüe y perviva más allá de nuestro limitado segmento temporal. Este tipo de conservación se fundamenta en el principio de que todo bien cultural de carácter mueble -el que interesa a estas páginas- posee una naturaleza corpórea o física, un soporte, y en el caso del documento gráfico, unos elementos sustentados que albergan el mensaje privativo del documento. Este tipo de bien, por su carácter, exige que la conservación atienda tanto la integridad física como la integridad funcional. La primera hace referencia al mantenimiento de cuantos elementos configuran el cuerpo material del documento; la segunda a la capacidad de transmitir la información atesorada. Es decir, si un documento conserva su aspecto corp6reo pero ha perdido o está amenazada la transmisión del contenido original, nunca podrá considerarse en buen estado de conservación. inversamente, si el

1.

En su libro Lar técnicas tradicionales de restauración:WI estudio delRAMP. París: Programa General de Información y UNISISTAJnesco, 1988, cap. 1, p. 2-5.

145

contenidopermanece pero su naturaleza física es tan frágil o está tan debilitada que impide la transmisión de la idea o valor cultural, el documento habrá dejado de cumplir su

función. En consecuencia, la conservación del documentográfico -sea un litro, una hoja o cualquier escrito o dibujo que genéricamente esté englobado en este concepto- debe mantener la permanencia y la durabilidadde la pieza en cuestión.

La permanencia hace referencia a la conservación de la naturaleza física; la durabilidad a la capacidad de transmitir la información. La integridad documental s610 se logrará con la conservación de la materia y su grado óptimo se alcanza con la armonía de la integridad física y funcional. Para conservar la materia existen dos vías de actuación: a) La prevención del deterioro (preservación). b) La reparación del daño (restauración).

Una y otra medida se complementan, pero debe recordarse que la restauraci6n es consecuencia de la ineficacia o ausencia de medios preventivos. Para la buena aplicación, tanto de la metodología previsora como de la restauradora, son necesarias UMS reglas que unifiquen criterios e impidan que la actuación sobre la obra como materia implique la merma de sus valores culturales. Estas putas deben evitar actuacionescomo las que con propósitos puramente lucrativosconvierten la restauración en falsificación o camuflaje, o, en el extremo opuesto, el excesivo celo que malentiende la preservación como total restricción del uso y considera que el Único medio de conservación está en la prevención, rechazando la metodología restauradora.

Con el fin de evitar este tipo de actuaciones y unificar los criterios en el modo de proceder, los auténticos profesionales rigen su trabajo por una normativa que guía la correcta aplicación de los métodm preventivos o de restauración. Las pautas marcadas son flexibles en su acomodación, pero rígidas en la observación, siempre encaminada a salvaguardar la integridad del valor cultural. Ante la anarquía del pasado, expertas en los distintos campos que afectan a los Bienes Culturales han compartido en reuniones y congresos internacionales su preocupación por unificar las respuestas que deben adoptarse para solucionar problemas comunes de interés general. El patrocinio de la UNESCO marca un hito definitivo en el establecimientode una normativa unánime que contempla los testimonios de la cultura como preciado patrimonio de toda la humanidad.

146

Losactualescriteriosde conservación,fruto de estos debates, pueden resumirse en los siguientes principios, acordes a los objetivos que matizan las diferencias entre restauración y preservación: Criterios de preservaciún

La preservaciónva dirigida a eliminar el daño ocasionable por factores ambientales o fortuitos,queseciernen en el medio que rodea el bien a conservar. Por tanto, losmétodos y medios preventivos no suelen ser la aplicación directa, sino que se dirigen al ambiente para controlar las condiciones microclimáticas, con objeto de erradicar los agentes nocivos o los elementos que temporal o permanentemente pueden influir en la degradación.

Se anticipa al daño generado por causas extrínsecas, ajenas a la naturaleza de las piezas a conservar, pero que en el plazo más o menos largo podrían degradar su valor cultural. Teniendo presentes las condiciones de estabilidad y disponibilidad privativas de estos bienes, los criterios advierten la necesidad de:

1) Crear un medio ambiente acorde a las exigencias de permanencia y durabilidad, aplicando cuantos esfuerzossean necesarios para atajar las causas de alteración, sin ocasionar daño directo o indirecto a la obra u obras que se intenta proteger. Este principio implica el conocimiento previo de: a) El comportamiento fisico y químico de la estructura y elementos de los materiales a conservar. b) Las causas potenciales de su deterioro.

2) Si el uso indiscriminado entraña peligro para la integridad cultural de la obra, ésta se protegerá del deterioro mediante: a) Restricción del usufructo, reservándolo Únicamente a quienes para bien de la cultura tienen imperiosa necesidad del manejo directo. b) Obtención de una réplica que, sin desmerecer los valores del original y sin caer en el fraude, satisfaga la curiosidad o la investigación. 147

Criterios de restauración

La restauración tiene como fin recuperar la integridad fisica y funcional de la obra, gracias a la corrección de las alteracionesque ésta ha sufrido. En consecuencia, los métodos curativos son de aplicación directa porque tratan de enmendar cuantos daños ha experimentado a través de su propia historia, siempre que estos supongan mutilación o merma de sus valores documentales.

Esta aplicación directa implica una gran responsabilidad tanto hacia la obra en sí como hacia su propia historia, a la que indudablemente pertenece y está integrada. La restauración exige, ante todo, renuncia y gran respeto. Renuncia a toda participación creadora, y respeto, un gran respeto, a lo que el autor ejecutó y quiso transmitir. Por estas razones la restauraciónactual más que un arte es técnica, gracias al conjunto de métodos científicos interdisciplinarios que brindan al trabajo la auténtica garantía del rigor de las ciencias aplicadas al campo de la conservación. No puede negarse la similitud de responsabilidad entre la medicina y la conservación, concretamente, en su mutuo afán de rebasar respectivamente los límites naturales del hombre y de sus obras. De ahí que la restauración tome también como suyas las consignas de la ciencia y arte médico: ante todo no causar males peores ("primum non nccere") ni aplicar sin previo análisis cualquier tratamiento ("no hay enfermedades sino enfermos"). Aestos principios la restauración da cumplida respuesta mediante un planteamiento analítico encaminado a conocer el valor metafísico y físico. Debido a todo esto es necesario: 1)

Reconocimientoy valoración de la integridad total de la obra. Supone: a) Identificación de sus valores documentales. b) Identificaciónde las características y propiedades de los materiales que le dan forma. c) Análisis estructural de cuantos elementos constituyen la unidad del conjunto. d) Determinación tempo-espacial del momento histórico de su creación y posibles adiciones.

148

e) Razonamiento objetivo de cuantas modificaciones físicas o funcionales ha experimentado. 2)

Diagnóstico del estado de conservación determinando:

a) Causas que motivaron la alteración. b) Efectos o daños físicos y funcionales.

3)

Determinación del tratamiento a seguir de acuerdo con los datos obtenidos de los anteriores estudios.

A este planteamiento analítico, que con la ayuda y colaboración de las correspondientes ciencias aplicadas precede a toda acción restauradora, sigue la aplicación de los medios y procedimientos restauradores. Los criterios que deben regir la restauración propiamente dicha quedan englobados en los siguientes puntos: 1) Renuncia a todo tratamiento cuyas exigencias superen las posibilidades témicas y humanas disponibles. 2) Abstención de cuantas manipulaciones impliquen modificación real o aparente de los auténticos y privativos valores de la obra. 3) Respeto a cuantas adiciones complementarias sean consustanciales a la propia historia del Bien Cultural. 4) Eliminación de cuantos enmascaramientos, ajenos a la integridad total de la obra, imposibilitan o desvirtúan su interpretación como documento histórico.

5) Estabilización y consolidación de los elementos degradados, descartando el t6pico.de canjearlos libremente por otros.

6) Reposición de los elementos que se encuentran físicamente separados de la obra y es evidente su pertenencia al conjunto.

7) Reconstrucción de los elementos perdidos cuando las lagunas sean identificables. En este caso serán utilizados materiales de reconocida calidad, que al ser incorporados a la obra resulta fácil su reconocimiento como no pertenecientes a la integridad original del conjunto. 8) Se optará por la sustitución de los elementos perdidos no identificables cuando su presencia sea necesaria para la comprensión o el mantenimiento físico de la obra,

149

actuando según técnicas, materiales y formas cuyas características neutras armonicen y difieran a la vez de la estructura original y del estilo propio del conjunto. 9) Todo tratamiento de restauracióndebe hacer uso de medios y procedimientos cuya inocuidad y reversibilidad se supeditará a las característicasde la obra. 10) Toda acción restauradora debe quedar reflejada y archivada en un exhaustivo expediente.

Esbozadas a grandes rasgos estas generalidades, insistimos que el concepto de conservaciónengloba tanto la restauración -la vía curativa aplicada a daños ya manifiestos- como la preservación -la forma 6ptima de conservar- que actúa previsoramente atajando o evitando las causas que desembocan en las alteraciones. Si la preservación es eficaz no será necesario restaurar, acción que afecta directamente a la naturaleza de 10 poco o mucho que reste del bien genuino. Finalmente y antes de entrar de lleno en la temática del libro, queremos advertir que nadie puede aprender a restaurar basándose Únicamente en la aplicación de cuanto se dice en éstas u otras páginas, o en el empirismo sin contrastada solvencia. La restauración exige una formación sólida, un aprendizaje continuo, el apoyo científico, técnico y consultivode un equipocomplejo. Requiere buena dosis de conocimiento sobre h naturaleza y comportamientode los materiales a tratar y utilizar, amén de UM enorme autorresponsabiiidad y hemos de estar abiertos a las críticas que redunden en el "buen hacer", conscientes de que los valores encerrados en todo testimonio cultural son insustituibles y cualquier restauración conlleva siempre un riesgo potencial.

150

INSTALAC16N LOCAL, EQUIPO Y MATERIAL' Vicenta Cortés Alonso

42. En la definición de archivo se establece que la conservación de la documentación de todo tiempo tiene como fin un servicio. Tanto la conservaci6ncomo el servicio requieren, como bien se entiende, unos locales que tienen que reunir las condicionesque permitan desempeñar estas dos funciones cabalmente.

43. Por un lado, un depósito en el que los documentos-Sean de la clase que seanno sufran menoscabo ni desaparición. Por otro, que el servicio de los mismos se haga sin

que afecte a su conservación y resulte beneficioso para la Corporación y los administrados2.

44. La buena custodia, pues, exige independencia, amplitud, seguridad,funcionaiidad y dignidad en el emplazamiento.Todos conocernos y hemos padecido algún s6tan0, desván o garaje "habilitado" para archivo. 45. Existen muchos trabajos publicadosque se ocupan de especificarlas condiciones mínimas de UR archivo, por lo que no vamos ahora a p o ~ e n o r ~ a rLo l ~mismo . en lo que se refiere al equipoy al material. Pero sí queremos aclarar brevemente las razones que apoyan nuestras condiciones.

46. fndependenciq porque la custodia necesita la seguridad de que una sola llave, la del archivero, es responsable de los testimonios que se han puesto bajo su guarda. No

1.

2

Ensu iiiuoMmual& arc&wsmukapafes. Madrid A N W , 1989,cap. 1, p. 46-51. Segundaediuón. Antonia Womar AlbaJar en Archivfrtica a n ~ b u y econ un buen trabajo tirutado 'Instalaaones de Archivos",pp. 97-143. Puedenverse los manualesde Unesa citadosen la bibliografía.

151

se pueden compartir los depósitos ni las salas de trabajo, porque lo que en el archivo se hace no está abiertoa la libre consulta, manipulacióno uso. Todo tiene que ser controlado cuidadasamente, utilizado por las personas autorizadas y con las garantías establecidas. 47. AmpZifud,porque el archivo como ser vivo -según el símil empleado por Jenkinson, ya citado3- crece constantemente y, en el momento en que no haya espacio, los documentos dejarán de irse integrandoen sus secciones y series y formarán informes montones inutilizables. Hay que tener en cuenta, por otro lado, que la instalación de los fondos documentalesde manera intensa, por el sistema de compactus, es una solución de emergencia cuando no se tiene un dep6sito extenso suficiente, siempre mejor que las solucionesextremas. Hay que planificar, pues, depósitoscapaces de recibir durante unos 20-25 años, cuando se trata de tener un buen archivo.

48. Seguridad porque su conservación es esencial. Nada de lugares de paso, proximidad a calderasde calefacción,tuberías de servicio, etc. Todo 10 que pueda afectar a los documentos debe ser evitado, para que se transmitan íntegros a las generaciones venideras4.

La instalación de un archivo requiere independencia, amplitud, seguridad, funcionalidad y dignidad

49. Funcionalidad que permita aprovechar mejor lo6 espacios al archivo atribuidos,sin desperdiciar en altura, pequeñas camarillas, largos pasillos sin empleo posible, etc. Losmanuales técnicos publicados para la instalación de los archivosactuales,pueden ofrecer muchas solucionesa las autoridadesy los arquitectosque deban cuidardel archivo municipal.

50. La dgnidad por fin, del emplazamiento del archivo en cuanto recinto del que deben servirse todos los funcionariosy los ciudadanos, en su demanda de testimonios e

3. 4.

Hilary Jenkinson, Selected Wririnp, h d o n , 1980, p. 197. Punto especial de Im manuales es el de las instalaciones de seguridad contra cualquier agente: robo, incendio, humedad, contaminación, roedores,microorpnismos, etc.

152

información. Los primeros en el desempeñode su trabajo cotidiano, los segundos por sus intereses particulares.Tanto los documentoscomo sus servidores y consultantesmerecen el respeto de las autoridadesen el emplazamiento y atención al archivo.

1.5.2. Equipo

51. Por lo que respecta al equipo, como las actividades que el archivo lleva a cabo de conservación y servicio de los fondos documentales tienen ya en el mercado UMS máquinas, estanterías, carretillas, acondicionadores,enlegajadoras,etc., que se han hecho para su uso, conviene ir desterrando de los archivos municipales las mesas rechazadas por otrasdependencias,las estanteríascarcomidas por la polilla o las estufasque estropean el papel, entre otros residuos con los que en muchos casos se equipa un archivo, mientns otras dependencias menos caracterizadas están provistas de accesorios incluso inútiles.

1.5.3. Material

52. El material que en el archivo se emplee, papel, copias, cajas, cuerda, debe ser elegido de manera que no produzca deterioro en los documentos y ofrezca las mayores garantías de durabilidad, tratando de seguir las recomendaciones marcadas por los servicios de conservación y restauración del Estado, que ofrecen sus pautas en cuanto a acidez del papel, sistemas de aireación, calidad de tintas y gomas, etc..’.

5.

El Centro Nacional de Conservaci6n y Microfilmación Documental y Bibliografica es el responsable de la tarea de protección del patrimonio documental español, en el que es& integrados los archivos municipales,según la ley de 1972, y puede asesorar sobre la selección de equipo y material.

153

CAUSAS DE DESTRUCCI~NDE LOS MATERIALES DE ARCIIIVO Y BIBLIOTECA

I

CAUSAS Manufacturas defectuosa uas no depuradar te& ácidas impurezas metálicas

t%

...... ...

Papeiea reutiiizados Pasta de madera

Componentes de las

Apresta Aditivos

.........

Chrtientes DespwaIltea

btemas

I FísbQuímkar

Incendios inundaciones

.........

Cuma y nicmüme: Polución atmosférica 2medad.

1

11

I

~oedo~t~,in~~tos y microorganismo8

.....Temperatu . ... ra... Estanterías de madera EdiBdo

itatasyratones Insectos bibliófaps Hongos y bactenas

Guerras USO

Negligencia

.........

Restauración inadecuada

INSTITUTO DE CoNSERVACIbN Y RESTAURACI6N DE BIENES CULTURALES Departamento de Bienes Muebles, Servicio de Libros y Doaunentos

Madrid - España.

154

I 1

1

NORMAS PARA LA CONSERVACI~NDE DOCUMENTOS

EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAL Directiva NP007/86-AGN-DGAI Objetivos

Z.

Orientar las acciones archivísticas para la conservación de documentos en los archivas administrativos del sector público nacional. II.

Finalidad

1. Establecer las medidas preventivas para la conservacióndel patrimonio documental de la Nación. 2.

III.

Asegurar la integridad física de los documentas administrativosen los archivos del sector público nacional.

Base legal

- Decreto Ley NQ19414, Art. 14, Ley de defensa, conservación e incremento del patrimonio documental de la Nación (16 de mayo de 1972).

-

Decreto Supremo N* 022-75-ED, Art. 23, Reglamento del Decreto Ley 19414 ('29 de octubre de 1975).

-

Decreto Legislativo NQ120, Art. 1,9 y 10, Ley Orgánica del Archivo General de la Nación (16 de julio de 1981).

-

Decreto Supremo NQ007-82-JüS, Regiamentode Organización y Funcionesdel Archivo General de la Nación (24 de enero de 1982).

155

- Ley NP24047, Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación (3 de enero de 1985).

- Constitución Política del Perú 1979, Art. 36. - Decreto Legislativo 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Art. 28 inciso i) (6 de marzo de 1986).

N. Alcance La presente directiva es de obligatorio cumplimiento en todos los organismos públicos (Ministerios, Institucionespúblicas descentralizadas,instituciones autónomas, Empresas de derecho público, Empresas estatales de derecho privado, Empresas de economía mixta con participación accionaria mayoritaria del Estado), las Municipalidades y demás dependencias administrativas de los organismos de los Poderes del Estado.

V.

Dkposicwnes generales

1.

Local de archivos 1.1.El local estará ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro, y de lugares excesivamente húmedos. 1.2. Preferir el uso de locales construidoscon material noble, evitándose el revestimiento de muros y paredes conmateriales inflamables (tapizones, alfombras, etc.)

1.3. El local de archivo debe tener básicamente dos ambientes: 1) depósitos y 2) área de trabajo técnico y administrativo. 1.4. Las instalaciones eléctricas y las sanitarias deberán conservarse en perfecto estado.

1.5. El mobiliario archivístico (estantes, archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal.

156

2.

El control de los factores externos 2.1. Limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentación. 2.2. Fumigar el local por lo menos 2 veces al año. 2.3. Ventilar o airear por medios naturales o mecánicos sobre la base de la utilización racional de puertas y ventanas o con el empleo de máquinas (ventiladores, aire acondicionado, extractoresde aire, etc.). 2.4. Evitar la incidencia directa o perpendicular de la luz natural o artificial sobre los documentos. 2.5. Prevenir la acción de la contaminación ambiental.

2.6. Evitar la oscuridad completa en los depósitos.

3.

El manejo de los documentos

3.1. No usar cintas adhesivas. 3.2. Servir mediante copia los documentos originalesmás consultados. 3.3. Proteger los documentoscon cajas de cartón desacidificado,foldersocualquier otro elemento similar. 3.4. Evitar cualquier tipo de restauración empírica. a.

3.5. No usar producto químico alguno (insecticida, bactericida, fungicida, etc.) directamente sobre los documentos. 3.6. Restringir el servicio de los documentos en proceso de deterioro.

3.7. Losdocumentos deterioradospor agentes biológicos (insectos, hongos, bacterias, etc.) deberán separarse de la documentaciónen buen estado.

4.

Medidas de seguridad 4.1. Prohibir el ingreso de personas extrañas en los depósitos.

157

4.2. No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de trabajo o en cualquier otro

lugar donde existan documentos.

4.3. Desconectar los servicios elktricos y sanitarios al término de la jornada laboral y revisarlos periódicamente. 4.4. Disponer de extintares de polvo químico seco, con carga vigente y cuyo manejo

debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo. 4.5. No mantener en el archivo materiales inflamables (gasolina, petróleo, cera,

etc.). 4.6. Adoptar las medidas convenientes a fin de evitar la sustracción indebida de los documentos.

Lima, 6 de noviembre de 1986.

158

LOS ARCHIVOS EN PAÍSES DESARROLLADOS:

UNA CONTRIBUCIÓN AL DESARROLLO NACIONAL' Wilfred 1. Smith Es razonable suponer que los países de Norte América y Europa han superado la etapa donde es necesario justificar la existencia de los repositorios de archivos. Es cierto que los archivistas se quejan que el público y sus superiores quienes controlan su presupuesto, no creen conveniente asignar una mayor prioridad a los objetivos y programas de los archivos. Sin embargo, hay aún una aceptación general, al menos en principio, de los puntos de vista que fueron expresados claramente durante la Revolución Francesa, que además de sus usos prácticos, los archivos son un recurso cultural, un espejo del pasado, un recuerdo colectivo nacional; y que una obligación fundamental de una comunidad o sociedad es la de preservar los documentos de su pasado y de hacerlos disponibles al público como una herencia cultural. El concepto de gestión de archivos es mucho más reciente. Principalmente un producto de la experiencia americana durante y después de la Segunda Guerra Mundial, su contribución a la eficiencia corporativa y gubernamental y a la economía, se dan por sentados en Norteamérica y se están reconociendo poco a poco en Europa. Sin embargo, hay una gran área de la población mundial, conocida como los "países en desarrollo" donde tanto la gestión de archivos y de documentos no existe o está en una etapa muy primitiva de desarrollo. Además, en estos países, existen muchas dificultades para establecer y mantener un programa de archivos, y para obtener los recursos necesarios y el apoyo popular, porque no hay normas.

Hay muchas razones prácticas Wra asignar una baja prioridad a las instituciones de archivo en los países en desarrollo. La lista siguiente es indicativa pero no exhaustiva: 1.

En La administrrrcidn moderna & archiws y la gestión & documentos: el prontuario M P . París: Programa General de Informaci6n y UNISIT/UnePco, 1985, p. 5560.

159

1. La necesidad urgente de desarrollo económico tiene una clara prioridad sobre los intereses culturales en la asignación de recursos disponibles.

2. La necesidad de mejorar las normas y las condicionesde vida da prioridad no solamente al desarrollo económico y a las oportunidades de empleo, sino también a hpitales, vivienda, transporte y bienestar. 3. Se requiere un énfasis en la educación y entrenamiento, no s610 para proporcionar el liderazgo y la experiencia profesional y técnica requeridos, sino también para liberar las capacidades latentes de toda la población, donde el analfabetismoes alto. 4. El deseo de transformar las sociedadesemergentes de colonias materialmente primitivas y dependientesen países prósperas, bien informados, y confiadosen sí mismos ocupa un lugar de alto valor sobre la información. Pero la urgencia de los problemas del presente y las planes para el futuro reducen el interés en el pasado y el incentivo para estudiarlo. Sin duda, la experiencia colonial puede considerarse en algunos lugares "un documento de desgracia"

5. Unificar los diversos elementos raciales, religiosos y sociales es esencial para lograr coherencia e identidad comhn y unidad de propósitos. Para alcanzar este objetivo la palabra impresa y los medios de comunicación de masas parecen ser más efectivosque los documentosno impresos. Sin duda, para este proeito, la propaganda parece ser más efectiva que la evidencia auténtica del pasado.

6. Los efectos del clima típico tropical en los países en desarrollo hacen que la tarea de preservar los documentosoriginales sea dificil, costosa y aparentemente desproporcionada al valor investigativode los documentos.

7. Falta apoyo voluntario no gubernamentalde personas y grupos tales como las sociedades históricas locales. 8. El apoyo de los historiadores, quienes en Norteamérica han sido los más efectivos defensores del establecimientode los repositorios de archivo, es incierto y está dividido. En el caso de los países en desarrollo, los historiadores parecen estar más interesadosen obtener copias microfilmadas de los documentos de los antiguos poderes coloniales que en promover el establecimiento.de repositorios para los documentos originadas localmente.

9. La falta de personal entrenado en la gestión de archivos y documentos priva a los países en desarrollo de un liderazgo local, y se suma a la dificultad de entregar los

escasos fondos a un área de baja prioridad. 160

10. Donde no existe gestión ni sistema de archivos no se siente su necesidad ni se entiende su valor, y es difícil explicarlos en forma convicente si no se pueden demastrar sus beneficios.

Estas y otras razones explican la baja prioridad que se le ha dado a los archivos y sb administración en los países en desarrollo. Si los países interesadoslos van a ayudar, deben demostrar que tienen valor cultural y práctico y que hay una relación integral entre ellos y la eficiencia del gobierno, el desarrollo económico y la unidad nacional. De vanas maneras se puede demostrar que la gestión de archivos hace contribucionesimportantes al desarrollo nacional. Primero, la gestión de archivos puede aumentar la eficacia de los departamentos y agencias del Gobierno en general, y particularmente de aquellos que tienen la responsabilidad del desarrollo económico. El manual de las Naciones Unidas de 1961concluye que “el progreso administrativoes el sine qua non en la implantación de programas de desarrollo nacional”. Pero la clave para el progreso administrativoes el buen manejo de los archivos, que es el manejo efectivo de la información. Es innegable el efecto de los sistemas de clasificación mejorados con la rápida recuperación resultante (y otros aspectos de la práctica de la buena gestión de archivos)sobre las decisionesy la eficiencia administrativa. Por ejemplo, la introducciónde un nuevo sistema de clasificación en un caso redujo el tiempo promedio de producción de información de 2 horas a 20 minutos. Por otro lado, hay muchos ejemplos de días y aún de semanas utilizadas buscando en archivos desorganizados o duplicando informes y estudios cuando no se disponía de los originales.

Es difícil medir cuantitativa o cualitativamente el impacto total de la gestión de archivos sobre la eficiencia gubernamental, pero en algunos aspectos sí se pueden medir en forma precisa los ahorros financieros.Las economías son reales cuando se introducen horanos que permiten el retiro regular de documentos y el uso de centros de archivo para archivos inactivos. Los costos de espacio, personal y equipo para el almacenamiento en las oficinas comparados con aquellos en un centro, muestran fácilmente el ahorro financiero alcanzadopor la transferencia de cada pie cúbico de documentos inactivos. A esto se puede agregar el ahorro total comprometido en la destrucción planeada de documentos que ya no se usan. Un Último beneficio de la gestión de archivos es la identificación de documentos que tienen un valor constante para el desarrollo y otros objetivos, documentoscuya preservación puede asegurarsepor medio de su transferencia a un archivo, Se ha demostrado que, lejos de ser un gasto superfluo,un sistema de gestión de archivos, es un instrumento esencial para el manejo eficaz de la información. Este 161

programa promueve la eficiencia y la economía y puede tener tanto efectos directos como indirectos en el desarrollo nacional. Es una inversión completa que produce buenos dividendos. Segundo, la información archivística puede ser de uso práctico en el desarrollo dcional. Es obvio que la aplicación de una experiencia relevante, como alternativa para iniciar una nueva, ahorra tiempo y dinero, evita la duplicación de esfuerzos, y puede prevenir fallas. Los últimos informes de varios años de experiencia archivística en Malasia y Madagascar contienen muchos ejemplos de la utilidad de la información de las fuentes de archivo para una gran gama de proyectos actuales de desarrollo especialmente en la planeación y la investigación operacional2. En el campo de la agricultura, los resultados de los primeros estudios y experimentos han sido de gran valor. Los informes y apuntes no publicados sobre el cultivo de arroz y la vida de los gusanos de seda, por ejemplo, beneficiaron considerablemente el desarrollo agrícola en Madagascar; mientras que la pérdida de informes relacionados con el cultivo de cocoa produjeron experimentos prolongados y pérdidas costosas. Los antiguos estudios e informes geológicos, mapas y cartas y los documentos de las compañías mineras son extremadamente Útiles en el desarrollode la minería. Ellos han mostrado, por ejemplo, que existen cantidadesde minas pero que no se han trabajado porque no huboelementos tales como transporte o mercados adecuados. Cuando sí existen estos elementos, no se presentan fallas. Los registros del tiempo que indican la lluvia y la incidencia de huracanes e inundaciones, tienen un valor obvio en la planeación del desarrollo económico, tal como los informes médicos de los misioneros en el control de las epidemias. * La industrialización requiere el estudio de muchos factores diferentes, cuya combinación debe ser favorable para hacer que una inversión sea práctica. Los archivos pueden ser muy Útiles para indicar tendencias a lo largo de un período de tiempo. Por ejemplo, los viejos informes policíacos se han usado para señalar las relaciones entre los grupos étnicos en una región, factor importante con respecto a los estudios del potencial humano para proyectos industriales particulares: la infraestructura -caminos, carrileras, puertos y otras facilidades básicas como base de la economía- es esencial para el desarrollo nacional. La referencia a viejos mapas, planos e investigaciones ha permitido la relocalización, separación y construcción rápida de un dique en Madagascar; fue posible porque los antiguos documentos departamentales se guardaron y fueron recupe-

2

Ver R.RJ Venhoeven, “The Role of Archives in the Public Administration and the Nationai Planning Policy of Developing Nations” y J a n Valette, “Le r6ie des archives dans I’administration et dans la politique de planification dans les payas en voie de developpment”. Ambos son estudios no publicados que fueron preparados para la U n e s a por el Consejo Internacional de Archivos.

162

rados por el personal de archivos de una gran miscelánea de documentos. Por otro lado, la pérdida de documentos relacionados con una carretera en Chana costó cerca de medio millón de dólares porque se tuvo que repetir el trabajo que ya se había hecho. El material de archivo es de valor particular en la planeación a largo plazo que requiere el uso de datos de recursos actuales a un perfecto potencial futuro. Tales proyecciones tienen mayor validez cuando son reforzados por datos archivísticos relevantes durante largos períodos en los cuales se indicaban tendencias distintas. Aún si no hay documentos del pasado, debe ser una responsabilidadobvia de los Gobiernos,conservar cierto tipo de documentos actuales para el uso futuro. Entonces puede justificarse un archivo sólo por su uso futuro. Se puede asegurar que la preservación y d i s ~ i b i l i d a d de las fuentes archivísticas pueden facilitar la planeación del desarrollo, evitar la duplicación innecesaria de esfuerzo y de errores anteriores, promover la continuidad y proporcionar 10s beneficios brindidos por la experiencia anterior. Tercero, los archivos pueden contribuir al crecimiento de la unidad nacional. Muchas estados nuevos son creaciones artificiales porque los límites étniccts y geográficos fueron ignorados al establecer las colonias que alcanzaron su independencia recientemente. El gran vacío que dejó el retiro de los Gobiernos coloniales llev6 a profundas rivalidades políticas y personales; hizo que se revivieran los antiguos conflictos de las tribus; y estimuló otras fuerzas negativas que amenazaron seriamente la supervivencia de muchas naciones nuevas. Por lo tanto, hay una necesidad imperante de forzar los elementos a una unidad, de construir un sentido de identidad nacional. En mucha parte, esta identidad depende del reconocimiento de una historia nacional común, cuya escritura se basa necesariamente en la investigación de fuentes archivísticas que se hallan disponibles. Es interesante el hecho que la experiencia de los Estados Unidos para lograr y consolidar su independencia haya sido citada como un ejemplo del buen uso del material de archivo para promover la conciencia nacional. La investigación histórica t n los archivos sobre las batallas para la independencia dirige la atención hacia una experiencia común vitalmente importante y explica las razones para construir una nación en lugar de 13 colonias dispersas y especialmente los principios fundamentales y las metas que surgieron primero y que han servido de guia para la evolución política de la Nación a lo largo de das siglos, Finalmente, el material de archivas es valioso para el desarrollo nacional en el proceso educativo. A medida que las nuevas naciones intenten avanzar en los Últimas 25 años del siglo XX, habrá mayor confianza en la información importada. En estas c i r ~ n s ~ n cla~historia, s, que es un producto nativo, puede asumir más importancia que la usual. 163

Los países en desarrollo,que son pobres en historias publicadas formalmente, bien pueden encontrar la manera de popularizar las fuentes originales de archivo, particularmente aquellas de naturaleza audiovisual. La integración y unificación son particularmente difíciles de lograr en los países que son de carácter multirracial y multicultural. El reconocimiento de las contribuciones complementarias de varios elementos constituidos pueden llevar a la promoción de la unidad e identidad nacionales. Estos esfuerzosno se deben confinar a los colegios. La información relevante puede transmitirse a toda la población por medio de exposiciones, conferencias, diapositivas, películas y programas de radio y televisión basados en los materiales de archivo. Para llegar a las verdaderas raíces nativas, sería necesario buscar evidencias previas al período colonial. Estas pueden existir solamente en formas de tradición oral: folclor, música y baile. Puede ser debatible hasta dónde los archivistasdeban estar comprometidoscon todo el rango de la historia oral; pero en ausencia de otros programas, las institucionesde archivos deben intentar preservar todos los componenetes de la herencia cultural nacional, incluyendo las artes activas y visuales. Una vez que se han reconocido los beneficios concretos de un sistema de gestión de archivos, se llega frente a frente a los costos. Aquí son aparentes las ventajas de un sistema Único coordinado y comprehensivo que se ha denominado el principio de los "archivostotales". Existen ventajas obvias al tener una sola agencia en lugar de un sistema fragmentado, pues la agencia tiene la responsabilidad de establecer registros uniformes y procedimientos de gestión para la operación de los departamentos ,dirigir los centros de archivo y controlar la selección y transferenciade los documentosde valor permanente para su preservación en un archivo central. Las ventajas se multiplican si los archivos no solamente contienen documentos del Gobierno sino que también cubren el amplio rango de los materiales de archivo, -documentos privados, y de trabajo, mapas, fotografías, películas y otros-. Para que un archivo se indentifique con la documentación total del pasado y se le considere como el guardián de la herencia nacional, es conveniente que sirva a la población como un todo. Tal integración gestión de archivoshistema de archivos, que promueva la eficiencia del Gobierno y proporcione un amplio espectro de servicios al gobierno y al público en el amplio rango de los materiales archivísticostiene más opción de recibir la ayuda financiera que necesita que muchas institucionesque se hayan establecido sin planeación en algunos países. Esta concentración de recursos y de servicios de archivo es también una solución parcial a los problemas financierosde las costosas medidas requeridas para proteger los materiales originales en un clima tropical donde hay humedad, plagas, fuego y negligencia. Es necesarioevitar la duplicacióndonde los fondosson escasos. Un solo edificio para

164

archivos con aire acondicionado, con pocos empleados y equipos para proporcionar un servicio central de microfilmaci6n para todas las agencias gubernamentales, servicios de fotoduplicaciónpara archivos y facilidadesde restauración y reparación de documentos, puede ser una buena inversión en términos del desarrollo nacional. En contra de esta experiencia, la conclusión lógica es que los programas para asistencia técnica a los países en desarrollo debe tener una alta prioridad en cuanto a la gestión de archivos y al desarrollo de éstos. Esta prioridad debe mantenerse no s610 por quienes donan los fondos sino también por los países receptores, de los cuales se espera una sincera cooperación y fondos de contrapartida en un futuro. Sería ingenuo pretender que exista hoy tal apoyo. Aunque muchas personas, agencias, institucionesy organizaciones,de las cuales las más importantes son la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos, están convencidas de la importancia del desarrollo archivístico,existe una tendencia a considerarlos puramente culturales. Agencias internacionales como el Programa de Desarrollo de las Naciones Unidas al igual que las agencias como la AID y fundaciones privadas, que inviertan bastante dinero en asistencia técnica, no los han considerado un área de inversión productiva. Esta actitud ha sido reforzada con la falla de los mismos países emergentes en reconocer el valor de la gestión de archivos y de los documentos en el desarrollo nacional. Lo que no se conoce, no se echa de menos. Hablando en forma general, se necesitan tres factores para el establecimiento y conservación de un exitoso sistema de archivodgestión de archivos en los países en desarrollo: asistencia técnica del exterior que proporcione experiencia, liderazgo y dirección cuando ésta no se consigue localmente; compromiso de los recursos necesarios por parte de los mismos países en desarrollo; y personal profesional hábil y entrenado lo mismo que funcionariostécnicos en cada nación para asegurar la continuidad del sistema una vez que se haya establecido y para adaptarlo a las necesidades particulares de ese país, de manera que sea una institución esencialmente nacional y no una importación extranjera.El CL4 intenta ayudar en estas dos áreas proporcionando consultores, asesores e instructores a corto plazo y estableciendo escuelas de archivos en las regiones en desarrollo para el entrenamientolocal de personal. Estas observacionessobre las contribucionespotenciales de la gestión y la administración de archivos al desarrollo nacional seguirá siendo teórica a menos que se tomen medidas prácticas para crear las instituciones que sean necesarias. Juzgando por la experienciade los últimos años, esta reforma será lenta y dificil. Se espera que los efectos de los pasos que se deben tomar sean acumulativosy que se aceleren a medida que se

165

demuestrenbeneficios positivos. Es más importante enfatizar -a las agenciasque brindan ayuda y a las autoridades de las naciones en desarrollo- las ventajas prácticas del sistema de archivos y de la gestión de archivos para el desarrollo nacional, aún estimando los grandes ahorros financieros o dividendos que se sacan de una inversión relativamente .pequeñaen entrenamiento, personal y equipo. También es importante que se consideren y controlen primero que todo las propias necesidades de cada país y que el sistema de archivos y la gestión de archivos se introduzcan como un elemento armoniw dentro de la estructura nacional gubernamental e institucional. Así el sistema no aparecerá corno un transplante extranjero sino como un injerto benéfico de los organismos enraizadosen la tierra nativa.

"Encuanto instrumentos degobierno,los archivossonindispensablespara resolver los asuntos de un pafs. Ir

Charles Kecskeméti

LA CONSULTA ARCHIV~STICA' Aurelio Tanodi

Si toda la labor archivística gira alrededor del eje: conservar para consultar, la consulta es el Último eslabón, y fundamental, hacia el cual está dirigida toda la organización archivistica. Hay dos clases preponderantes de consulta: una que persigue fines prácticos y otra culturales o cognoscitivos.

La consulta práctica se relaciona ya con la producción de documentos como auxiliares administrativos y pcobatorios que registran las actividades de las entidades, inherentes a sus objetivos y finalidades. Pasados a los archivos, los documentos sirven para la consulta interna dentro de las entidades de producción a los funcionariosautorizados en cuestiones prácticas de índole administrativa, contable y jurídica, y la externa, que con permiso de las autoridadescompetentes se presta a las personas físicas y morales ojurídicas en sus relaciones con las funcionesde las respectivas entidades. Las entidades disponen de procedimientosempíricos, convencionales, y algunasde cláusulasreglamentariassea para todos los organismos de los poderes ejecutivosde un país, sean específicos. Los países iberoamericanos no tienen, salvo excepciones, normas legales precisas para tal consulta. Por lo general, los documentos de archivos administrativos revisten el carácter de reservados y no están abiertos a todo público. La segunda clase preponderante de consulta es aquella que se vincula con las investigaciones históricas. Antes de tratarla más detenidamente, se mencionan otras clases de consulta que actualmente, poco a poco, se están practicando en los archivos iberoamericanos,unas con preferencia en los administrativos y otras en históricos.

1.

Versi611extractada de su trabajo "Lasituaci6n de los archivas iberoamericanos",publicadoen el tomo 24 del Jahrbuch f i r Gescliichte w n slaat,wirrschafi und GeselischaftL a t e i m e r i k a s (Colonia: Bohiau Verlarg, 1987, p. 74-77 y 79).

167

Una de estas clases se efectúa con fines científicc+tecnológicos,no contando aquí las investigaciones netamente cognoscitivas de la historia, sino más los propósitos prácticos. Se utiliza sobre todo para ayudar a la elaboración de proyectos. UM clase se efectúa con fines científico-tecnológicos en programas del desarrollo socioeconómico, administrativo, político, cultural, etc., especialmente en los países en vías de desarrollo, los cuales necesitan sistemática planificación para salir de sus condiciones de subdesarrollo. LAS archivos ofrecen valioso material para el diagnóstico de la situación actual al posibilitar la visión retrospectiva de las causas que tuvieron por efecto las deficiencias actuales que se trata de subsanar a corto, mediano y largo plazo. En Iberoamérica se afianza paulatinamente la conciencia de los servicios que pueden prestar los archivos y se empiezan a consultar sus fondos, pero todavía falta bastante por hacer. Otras clases de consulta tienen que ver algo con la historia. Una de ellas es la que se relaciona con la educación, cuando se invita a los estudiantes, preferentemente de los colegios secundarios y de enseñanza superior, para tomar contacto con los documentos que ilustran algún acontecimientoo personalidad, que aclaran mejor la comprensión de la historia y contribuyen a fortalecer la conciencia nacional o social. Tal consulta, si se hace por medio de exposición de documentos, se extiende a toda la población, la cual puede instruirse también por los medios de comunicación social, conferencias, etc., presentando con letras, imágenes y sonidos los asuntos de interés del pasado local, nacional o internacional. En algunos ambientes iberoamericanos los archivos realizan considerablesobras de esta extensión; por ejemplo, el Archivo Nacional de Costa Rica, donde se acude aun a actos artísticos para promover la conciencia archivística y acercar los archivos al gran público. A nuestros lectores les interesa, indudablemente, la consulta con fines de investigaciones históticas. Antes de entrar en su problemática iberoamericana,conviene aclarar o repetir algunos conceptos tratados anteriormente, referentes a la profundidad cronológica a que hay que llevar estudios del pasado.

Como no hay ningún elemento taxativo que pudiera darnos seguridad para dividir lo "histórico"de lo reciente que no entra en la esfera de la pesquisa científica, se establecen ciertos criterios convencionales relacionados con los preceptos metcdológicos, como lo son dos de mayor peso: el postulado de mayor objetividad posible que se requiere del historiador y el escrutinio de historia genética en sus relaciones de causa-efecto en la mncatenaci6n incesante de acontecimientos del desarrollo de la humanidad. Entonces, por cierta conveniencia, se toman entre 50 y 30 años el término divisorio, que permite mejor desligarse de la pasión del historiador, sumergido en el acaecer de su vida activa

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de hombres de su generación y cierta visión de consecuencias que dieron los acontecimientos anteriores. Pero, un sentido no sólo científico, sino también de cierto tono pragmático impulsa a la obra historiográfica moderna a acortar las fechas topes a menos décadas y lustros, y en Última línea llegan hasta el presente. Porque, si la historia estudia el pasado, puede preguntarse, cuándo termina este pasado. La respuesta es simple: en el momento inmediatamente anterior al presente, y el mismo momento presente, al dar paso al próximo momento presente que le sigue, se sumerge, irreversiblemente, en el pasado.

La idea de aproximar las investigacioneshistóricas al tiempo actual, está penetrando en los ambientes iberoamericanos y con ellos se extiende el problema de consulta a documentos de fechas recientes, que deben tenerse en cuenta. Sin embargo, conviene tratar primero la posición tradicional, todavía preponderante, y además hacer referencia a los conceptos nuevos que se están abriendo el camino. Indudablemente, las masas más grandes de documentos históricos se concentran en los archivos creados con la finalidad expresa de conservarlos. En Iberoamérica, los más importantes archiva de esta índole son los archivos públicos, a saber, los Archivos Nacionales, llamados Archivos Generales de la Nación, seguidos en su importancia por los archivos de los Estados federales o provincias autonómasen los países de constitución federal, como lo son México, Brasil y Argentina, y en cierto aspecto Venezuela, y los archivas de grandes unidades territorales administrativas en los países de constitución centralizada, y los archivos históricos municipales de las ciudades. Todos estos r e p i t o rios reúnen, principalmente, la archivalía de los poderes ejecutivos, pero mucha importancia revisten los de los poderes legislativos y judiciales, inclusive los documentos notariales. De los no públicos, descuellan los eclesiásticosde la Iglesia católica, y como adicionales las selecciones documentalesde personas y familias particurales.

Con respecto a la consulta, es una realidad basada en las costumbres y, en muchos casos, confirmadas con normas legales, que a todos los documentosconservados en estos

archivastiene acceso todo el público, salvo a los que por una razón fundamentadarevisten carácter de secretos o reservados. A los investigadores les interesa conocer qué archivos históricos existen en cada país y la fecha cronológica de su archivalía. Lamentablemente, hay grandes deficiencias para dar una contestación satisfactoria. Mayores informes facilitan los Archivos Nacio-

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naies con respecto a las normas legales y prácticas que a las fechas topes'. Complicada es la cuestión de poder enlistar aquellos archivos sectoriales y centrales, que conservan documentos de mayor antigüedad, sin transferirlos a los archivos históricos o generales. Aquí hay diversos procedimientos empíricos y legales. *

Importante cuestiónde la investigacióncomiste en los procedimientosy facilidades de la consulta concreta -individual o en equipas-, de los estudiosos. Los archivos de índole histórica permiten el acceso porque se crean o forman con tal finalidad. Pero, las condiciones concretas tienen sus fluctuaciones en relación con el otorgamiento de permiso, los días y horarios de ser abiertos, las salas o locales de consulta, las facilidades de reproducción o procesamiento de documentos y eventuales préstamos.

2

Sobre las problemas de consulta hay un artículo mío, "Algo sobre el acceso a los archivas de la cdonización espafiola",editado en Madrid en 1980 por el Ministerio de Cultura, Dirección General de Bellas Artes, Archivos y BiMiotecas, S u M i d 6 n General de Archivos, tomo 11, p. 265-288.

170

LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Y EL CIUDADANO' Pedro Mpez Gómez Durante muchos años, la información referente a los archivos públicos, aparecida en 10s grandes medios de difusión, ha sido escasa, y por lo general restringida a aspectos muy superficiales,de crónica podríamos decir, o muy eruditos, como los que tocaban la investigación al uso, limitada a los campos genealógico, artístico o literario. Por contraste, nos encontramos de repente con un doble fenómeno que conviene analizar con cierta atención: por un lado, el concepto de archivo como bien cultural, y por otro, el tratamiento que en un contexto democrático ha de darse a la información contenida en los archivos.

1. Siguiendouna evolución idéntica a la de otros países de nuestra área cultural, el concepto de archivo ha sufrido una transformación: hoy no se habla de archivos y documentos aislados, sino que ambos conceptos se engloban dentro de un todo unitario que es el patrimonio documental, cuya parte más valiosa y representativa estaría constituida por el "tesorodocumental", especialmente protegido por la legislación,y que como tal sería un bien cultural que se tendría que poner al serviciode los ciudadanos,tanto para su formación como para su goce estético e intelectual. Se trata, en realidad, de ampliar las bases de los sectores que tradicionalmente han venido utilizando los archivos, especialmente los de carácter histórico, con fines de investigación histórica, literaria, socioeconómica o científica, proyectando el contenido de los archivos hacia el mundo exterior, por medio de exposiciones, conferencias, visitas, publicaciones,etc. Ni que decir tiene que el desarrollo de este fenómeno está en relación directa con el nivel cultural del país. 2.

1.

Por otro lado, los archivos son fuentes primarias de informuciún, y su mayor

Del BoIdn de IaANABAD. Madrid: Oct-Dic., 1979. Año XXDC, W 4, p. 3 5 - 9 .

171

o menor apertura al exterior depende directamente del grado de desarrollo democrático alcanzado por la sociedad que los posee, y sobre el cual influyen a su vez. Su control, y la forma en que se efectúa, será un elemento potenciador o represor de la democracia. Si tomamos un ejemplo clásico, no tienen el mismo significadolos archivosde las ciudades griegas, albergados en los templos, donde se conservaban las leyes al alcance de todos los ciudadanos, que los archivos de los templos egipcios, cuya misión principal era recoger lo más exactamente posible los datos relativos a las propiedades del dios, para poder reconstruirlas de nuevo tras cada inundación. Es decir, que en función de este doble fenómeno, la "censura"de la información, y la accesibilidad de los archivos públicos tendrá varios niveles, y la altura de su indicador

puede servirnos para señalizar la mayor o menor permisividad o liberalidad que se ha alcanzado dentro de una sociedad determinada o, mejor dicho, dentro de la concreción jurídica más importante de esa sociedad, el Estado. a) Es indudableque la proteccibn y garantíasdebidasa los individuosensu "vidu, fumay hacienúa"constituyen un primer nivel, mínimo. Por eso,en ningún país se permite la consulta de los documentosotorgados ante notario, que es depositariode la fe pública, por terceros, hasta pasado un plazo de tiempo prudencial, que oscila en tomo a los cien años, y que permite la desaparición de la generación implicada en el acto protocolario, que puede ser de una gran privacidad. También está claro que no puede hacerse pública la documentación contenida en

los archivos de justicia hasta su prescripción, que en España oscila entre los treinta años para los asuntos civiles y los quince para los criminales. En cuanto a los expedientes médicos, no es preciso insistir en su intimidad, al menos durante el período de vida del enfermo. Un caso especial 10 constituyen los archivos policiales, y la delicadísima cuestión del tipo de información que deben contener, y en manos de quién va a estar esa información. Esta pregunta -¿quién va a llevar el control?- es especialmente importante hoy en día en que el desarrollo de la informática permite almacenar cualquier tipo de información sobre cualquierpersona. Recordemoscomo ejemplos extremos los archivos de la policía fascista italiana, que incluían datos sobre el comportamiento y la forma de pensar política, sexual y religiosa de los ciudadanos fichados, y cuya conservación o destrucción levantó una e n m e polémica, pues había nada menos que varios millones de personas afecta-; o al caso relativamentereciente de los ficherosde la PIDE portuguesa. Es evidente que el control de estos archivos no puede estar en manos ajenas o para fines distintos de los estipulados en las leyes elaboradas por los organismos competentes, y

172

suponemos que democráticos. Estos días, sin más, era noticia el robo por parte de un sector de la milicia boliviana de los archivos policíacos, al parecer con intención de aprovechar la información en ellos contenida para represaliar a un determinado sector político del país. .

b) Un segundo nivel vendría constituidopor Iafacilidadde acceso delciudaduno ntedio a los archivospúblicos, excluyendo los arriba considerados, para la solicitud de información de carácter general. En este nivel, el mayor o menor grado de democracia observable presenta una doble vertiente:

Por un lado, por parte de la Administración, está no sólo en las facilidades proporcionadasa los ciudadanosen cuanto a los servicios prestados, sino en el respeto y atención que le merezca la conservación y adecuada instalaciólide las actas públicas (en sentido general), que custodia y produce el personal que se dedique a estos menesteres y al tratamiento y descripción en los adecuados instrumentos de búsqueda que permitan una fácil recuperación de la información y un rápido servicio al público.

Y por otro, por parte de los individuos, la conciencia de que los archivos públicos, en cuyas actas quedan debidamente reflejados los derechos y deberes de los ciudadanos, tienen la misión específica de conservarlas debidamente y servirlas a los interesados dentro de los pla~osprudenciales y de las garantías debidas a terceros que apuntábamos anteriormente. No olvidemos que la publicidad de los actas privados constituye una de las funciones principales de muchos organismos oficiales, como los Registros de la Propiedad, los Catastros de Hacienda, etc., mediante el pago de un canon al Estado o a los Ayuntamientos. c) Por Último, el ucceso confines de estudio o investigacibn a la documentación pública, constituye un tercer nivel. Es evidente que los papeles del Estado, una vez seleccionadas y tras un tratamiento adecuado a su paso por los depósitos intermedios, cuyo proceso no viene al caso analizar en este momento, deben ir a parar a los Archivos Históricos,para ponerse al serviciode la investigación científicae histórica. Aquídeberán permanecer a disposición de todos los ciudadanos, que podrán obtener en cualquier momento, además de la posible consulta, la copia, reproducción o certificación que precisen. Ni que decir tiene que en este nivel es donde queda clara constancia del papel quela culturay los bienesculturalesocupanenla sociedaddequese trate. Lacomparación de nuestros Archivos Históricos Provinciales con los Archivos Departamentales franceses, en nuestro caso, es lo suficientementeexplícita como para no necesitar comentarios. En resumen, la evolución del concepto de archivo público se ha aliado a una mayor democratización del concepto de archivo como un bien cultural, y ambos conceptos 173

inciden sobre una mayor apertura y liberalización en el acceso a la documentación, no s610 para el estudiosoinvestigador, sino al ciudadanoen general, mediante los adecuados

dispositivos legales. Esta apertura, que celebramos, es consecuencia de una mayor democratización, y a su vez, una condición para su afianzamiento.

“El deseo de transmitir a la posteridad su nombre y sus hechos es natural en el hombre, cuya limitada exktencia no se aviene con las ideas de inmortalidadque abriga su ahna. EL hombre vive para el porvenir; desea prolongar su memoria más allá 4ie los límites de la vida y este deseo es fecundo en útiles resultados.La insthción de los archivos no es,pues, una creacidnde las sociedadesmoderna. Remedios Rey de las Peiias

174

PERFIL HUMANO DEL PERSONAL DE ARCHIVOS' Federico Castro Nevares

Creo interesa reflexionar un poco acerca de si por debajo de la diversidad de capacitación de especialidades y de ocupaciones cabe suponer o exigir en quienes se desempeñan en archivos, en nosotros, calidades básicas comunes. Puesto que el sujeto de toda actividad humana es siempre la persona, es evidente que cualquier quehacer depende de la virtud y destreza de sus agentes: a un máximo estamos en esto todos obligados. Pero en concreto, ¿qué? En primer término, considero fundamental que nuestro trabajo sea un fruto de elección. Tan importante me parece esto que casi me animaría a sostener que todo intento de reforma o racionalización administrativa -en nuestro país, siempre renovado, esto es, en cierta forma siempre frustrado-, de la que la mejora de los archivos es un aspecto, para no fracasar debería partir, en cuanto primer factor a considerar respecto al personal, del deseo de todos y cada uno de los empleados, lo cual en un censo o encuesta se traduciría en una pregunta de este tenor: "Usted que trabaja en esto o esto otro, ¿loquiere realmente, en serio y a fondo?"

¿Queremos así nosotros nuestro papel en el mundo de los archivos? Ahora bien, como siempre hay gente veleidosa, en segundo lugar debemos poder discernir, por así decir, los espíritus: la seriedad de una vocación electiva supone, además de aparente inclinación y gusto, específicas aptitudes, esto es,condicionesreduplicativamente tales.

1.

En Revista delArchivoGeneralde IaNación. Buenos Aires: 1977, N*6, pp. 115-117.

175

¿Cuáles son esas notas humanas distintivas que armonizan con un cotidiano entretenerse con los documentos de archivo? Un mínimo de salud psic@fisica, algo de inteligencia, ciencia y arte, y mucho de una sinfonía o tonalidad espiritual especial. De tales aspectos, nuestra salud no es ahora cuestión: para ayuda y prueba de ella, por lo demás, están médicos y, eventualmente, psiquiatras y otros especialistassemejantes. Por &o lado "Natura" nos da inteligencia, y estamos presuponiendo ésta; "Salamanca" -o el doctor Tanodi y los suyos, y sus epígonos- nos prestan ciencia y arte, y esto nos ocupa. Pero lo fundamental es dar el tono espiritualjusto, en la cuerda propia de cada uno; aunquedicha "espiritualidad"quizá se alimenta de innatas aptitudesy temprana cultivos, así como de secretas afinidades, es ella una responsabilidad nuestra, íntima e intransferible. Porque importa e incide, y es nuestra carga, me ha parecido Útil ocuparme aquí un tanto de lo que cabría denominar el "perfil humano básico" del personal de archivos. Una virtud primera es la humildad; sólo los humildes pueden dedicar todos sus esfuerzos a conservar los testimonios de la actuacián de otros, para brindarlos luego a otros terceros; es propio de los sencillos y pequeños dar sin hacerse ver. Simplemente, ocurre que quien se mueve en el ámbito de la administración de documentos no puede dejar de advertir que el mundo no empieza ni acaba con él, porque se ve eslabón -sea lo preciso que fuere- de una cadena histórica ininterrumpida.

La solidaridad tanto afectiva como efectiva es también una actitud que se deriva naturalmente del quehacer archivístico. ¿Acaso no es que una pieza documental sólo alcanza su pleno relieve y significaciónen el conjunto orgánico que es la archivalía? La trayectoria "vital" de los documentos exige por lo demás hoy más que nunca la real colaboración de cuantas personas tratan con ellos: el éxito en la común empresa de los archivos será de todos o de ninguno, y en su trabajar con los testimonios del pasado más o menos reciente los archiveros sirven a la comunidad presente y a las generaciones futuras, por 10 que su corazón está abierto indefinidamente en el espacio y en el tiempo. Cuantosomos "administración"correspondeestemos en posición de servicio. Sin embargo la "seMcialidad" de los archiveros es peculiar, y tiene rasgos acentuados: ella se se satisface en una generosa entrega, en un brindar entero en las circunstancias que se requieran, proporcionar el documento o la información en la mejor forma dentro del menor tiempo, y sólo aspirar a obtener como recompensa el poder servir siempre con mayor eficiencia a la administración y al gobierno, a través de archivos más perfectos, a las personas afectadas en su derechos y legítimos intereses, a los estudiosos y a la comunidad entera. Además de la trilogía reseñada -humildad, solidaridad y servicialidad-, otras 176

muchas cualidades deben lucir en el personal de archiva. Para no extendernos demasiado harema mención aquí tan sólo de algunas de ellas: laboriosidad, perseverancia y paciencia en el tantas veces arduo y fatigoso quehacer diario; discreción o reserva frente a la confidencialidad y el secreto; temperancia a fin de no dejarse llevar absolutamente por sus entusiasma; falta de espíritu de lucro; sentido de la justicia y trato equitativo a .todos los usuarios de los servicios que se brindasen; fortaleza para sobreponerse, sobre todo en nuestro país, a las circunstancias adversas y, sintéticamente, prudencia. Quizás habría mucho más por decir, en este apartado, pero sólo he pretendido delinear aquí grandes rasgos del perfil humano del personal de archivos: la valoración de éste nos ha llevado a exigir de él casi todas las virtudes. Tal vez se ha exagerado un poco, pero pienso que no es totalmente disparatado pretender que quienes son responsables de los valiosos testimonios documentales del hombre sean hombres valiosos.

"El archivero entra confiecuenciaen contacto con documentosy testimonios que tocan la buena fanur, la intimidad o los intereses más sagrados de las personas.A éJ por tanto, le están prescritas aquellas normas de la cautela o del sigilo profesional que un abogado o un sacerdote están

obligados a mantener." Armando Nieto Vélez, SJ.

177

NOMBRAMIENTO DE ARCHIVERO' En este cavildo se propuso por los señores alcaldes ordinarios a los demás señores capitulares cómo "cuvildo en que por les parecía justo y arreglado en nombrar una persona archiveroa donAnfonio inteligente y de havilidad en manejo y asunto de mozu 'On de 4Q0pe- papeles para que ésta con el título y nombre de Archisos" vero pudiese tener a su cargo y cuidado todos los libros y papeles pertenecientes a este Mui Ylustre Cavildo en atención al desgreño y desarreglo en que ha estado, pues no se encuentra muchas vezes todo aquello que se solicita a causa de no haver quién dé puntual razón de ello, y que en esta virtud les parecía era necesario y conveniente elegir una persona idónea para este cargo de archivero. Oída la propuesta de los señores alcaldes por los señores capitulares trataron y confirieron la materia y resolvieron unánimes y conformes ser mui útil y conveniente que haya un archivero a semejanza de todos los demás tribunales, que tenga aseados todos los libros y papeles tocantes y pertenecientes a este Ayuntamiento; por todo lo que concurriendo en la persona de don Antonio de Somoza todas las calidades de idoneidad y suficiencia para obtener el cargo de archivero como así 10 tiene manifestado a este Mui Yiustre Cavildo en unos mapas de los proprios de la ciudad que tiene formados así para Su Excelencia, señor Visitador y Real Acuerdo, fuera de la particular y utilísima obra que acaba de concluir en los dos yndices generales alfabéticos en que recopila todas las cédulas, provisiones y actas capitulares que encierra dicho archivo y traslado de algunos libros que parecían inútiles por 10 ininteligible de su letra, de suerte que para que/f. 40l/dicho don Antonio tenga el salario correspondiente a este trabajo le señalan Sus Señorías el de quatrocientos pesos anuales que le deberá satizfacer precisamente el Mayordomo de la Ciudad por meses para su subsistencia quedando obligado éste a cumplir todas las calidades siguientes:

1.

Archivo Histórico Municipal de Lima. Libro de cabildos NQ36,f. 401401 v. Publicado por Ada Arrieta Alvarez bajo el título de "Un archivero del siglo XVIII: don Antonio de Somma", en el BoIerín de la Asrociación Peruana dedrchiwros. Lima: 1976, NQl.p. 25-26.

178

Tener en todo tiempo el archivo coordinado para dar puntual razón de qualquiera cédula, provisiones y demás papeles de que consta dicho archivo. Poner en limpio las actas capitularesy pasarlas a los yndices generales en sus respectivas letras. Trasladar las consultas y demás ynformes que haga este Cavildo entregándoselasal portero de turno para que tome las firmas de las señores, llevando un libro aparte de los referidosynformes y cbnsultas para que en todo tiempo conste. Trasladar el tomo sexto de cédulas que al presente se halla inservible y en lo sucesivo escribir todo lo que sea perteneciente a este Cavildo, para lo que asistirá no s6io en los días de cavildo sino también en las que el portero le avisase. Y en esta forma se le hace por dichos señores capitulares este nombramiento con la calidad de que haya de ocurrir precisamente al Superior Gobierno por su aprobacióncon el oficio correspondienteque se hará por este Mui Ylustre Cavildo". [Lima, 5 de octubre de 17811

"Paraser profesional, el trabajo archivístico debe ser disciplinado." Theodore R. Schellenberg

179

CODIGO DEL ARCHIVERO El archivero tiene para con la sociedad la obligación moral de mantener la evidencia de cómo ocurrieron realmente los hechos, y de tomar todas las medidas necesarias para la conservación física de los documentos valiosos. Por otra parte, está obligado a no invertir fondos en la conservación y cuidado de asuntos que no tengan valor significativo y duradero. El archivero debe tener en cuenta que al seleccionar documentos para su ordenamiento y conservación, él actúa como agente del futuro ya que le toca escoger lo que ha de quedar como herencia del pasado. Por tanto, y hasta donde se lo permitan su alcance intelectual, su juicio y su experiencia, debe mirar siempre a las necesidades futuras, tomando sus decisiones de manera imparcial, sin atender a ideologías políticas o a inclinaciones personales.

El archivero debe hallarse siempre vigilante para proteger la integridad de los documentos puestos bajo su custodia, guardándolos contra violaciones, alteraciones o hurtos; debe protegerlos contra daños físicos, ya sean ocasionados por el fuego, la excesiva exposición a la luz, la humedad o la sequedad; y mirar cuidadosamente para que el valor y condición de los mismos RO sufra menoscabo con motivo de su catalogación, ordenamiento y uso. El archivero deberá tomar todo empeño para facilitar, en la forma más amplia, e! acceso a los archivos para todo aquello que se relacióne con el interés público; pero deberá ceñirse estrictamente a cualquier dispsición que limite o restrinja su uso. Dentro de los límites de su presupuesto y de acuerdo con las circunstancias, deberá trabajar sin descanso por la mayor difusión y publicidad, haciendo que los documentos bajo su custodia sean fácilmente conocidos por todos aquellos a quienes pueda interesar, ya sea mediante publicaciones o a través de consultas personales. El archivero atenderá cortésmente y con espíritu de servicio y colaboración a toda solicitud sensata; pero no perderá su tiempo contestando dctalladamente preguntas frívolas o irrazonables. No deberá poner obstáculos a quienes deseen consultar los archivos, sino que por el contrario, tratará de ahorrarles tiempo, facilitándoles cuanto sea 180

posible su trabajo. No deberá, desde luego, discutir inútilmente con un consultante las investigacionesy hallazgos que hubiera realizado otro; pero cuando dos o más personas coincidan en la indagación de un asunto, podrá informar adecuadamente a uno respecto al trabajo de los otros. El archivero no deberá sacar provecho de ninguna explotación comercial relacioMda con los documentos confiados a su guarda, ni deberá negar a otros cualquier informaci6n que 61 hubiese obtenido como resultado de su trabajo con ánimo de llevar a cabo privadamente sus investigaciones profesionales. Podrá,sin embargo, sacar legitima ventaja de su posición favorable para desarrollar su interés profesional hacia la investigación hist6rica o de otra índole.

El archivero está en libertad de comunicar a sus colegas los resultados de las investigacionesrealizadas por 61 o por la oficina a su cargo, y que constituyan aporte a un mayor conocimiento en materia de archivos. Del mismo modo, deberá dejar a su sucesor un registro completo y fiel de todos los documentos en custodia, así como de la organización y el ordenamiento de éstos. Wayne C. Grover Archivero de los Estados Unidos (1948-1965)

NORMAS DE MORAL ARCHIVERA 1 El archivero ha de cuidar los documentos como a la nifia de sus ojos; tener la convicción de que esos papeles son el más preciado tesoro de la comunidad puesto por el Estado bajo su custodia.

ii Los documentos son corno las libros que si no se manejan con cuidado se deterioran y finalmente se acaban, perdiéndose, así, piezas de inestimable valor. iii Un archivo cercenado por la maldad del hombre o por su incuria q u e en el elemento culto es también una maldad- es como un ser humano mútilo de sus extremidades superiores.

iV Los archivos se amputan cuando les hurtan piezas de sus fondos, cuando se les hace pasto de las llamas, cuandose desglosan sus legajos con fines inconfesables, cuando se exponen los manuscritos a la acción de sus enemigos irreconciliables: la humedad, el 181

viento, la insolación y los destructores bióticos: bacterias, hongos, insectos (termites) y roedores.

¡Cuán triste es contemplar un archivo con los muñones sangrantes!

V El archivero-director, jefe, es el maestro y como tal ha de conducirse. Debe tratar a los subalternos como discípulos, ya que ellos son alumnos de una gran escuela que enseña para la vida. El archivo es un plantel en que la experiencia se cuenta por siglos. Allí está almacenada la historia de la patria, desde que ésta floreció en el territorio.

Las ciencias archivológicas son tan amplias y tan complejas que la vida es corta para llegar al perfecto dominio de las mismas. El título universitario y los años de servicio, son antes que una patente de reposo, el compromiso formal para redoblar el estudio y aumentar el espíritu de superación. Vi El archivero-subaltemo no ha de perder un instante las enseñanzas que recibe, ya que a él le reserva el futuro la misma función que hoy ejerce el directivo que lo instruye y manda. Vi1 El público no nace aprendido, es menester formarle una conciencia archivística, a fin de que interprete cabalmente la función de los archivos y el papel de los archiveros. ViiI Todo el que llegue a las puertas de un archivo debe ser recibido con amplitud. investigador, historiógrafo, funcionario público, periodista, catedrático, estudiante, cada uno con su inquietud inquisitiva y todos con la esperanza de hallar 10 apetecido, no han de ver en el archivero a un competidor que les escamotea las noticias para retener primicias o bien guardados secretos documentales, sino al guía que franquea el camino, que hace luz para la busca segura.

IX El público ha de corresponder al archivero de acuerdo con la altura de su misión; seguro de que el archivero es un maestro de la vida, un sacerdote de la historia, el custodio de la memoria de los pueblos, un servidor, no un sirviente. X Un Estado consciente del valor de los archivos y celoso del rol histórico-social que cumplen los archiveros, no puede menos que dar a los primeros la protección que su altor reclama, y a los segundos el rango que se merecen. 182

Las grandes metas de un gobierno bien orientado no pueden ser otras que: paz, administración, sanidad, educación y archivos. Mario Briceño Perozo

MÁXIMAS PARA EL ARCHIVISTA TODO BUEN ARCHIVISTA: 1 Se deleita con el cautivante mundo de los archivos sin dejar de identificarse con el mundo de hoy.

ii

Se esfuerza porque su archivo proteja por igual los derechos y bienes de todos.

íII Ejerce con entusiasmo su carrera y afronta con opthismo suscambiantes retos.

iV Es leal a las jerarquías del archivo y respeta la integración y especialización en el trabajo. V Aprovecha las oportunidades académicas para actualizarse en los nuevos avances archivísticos. Vi Protege los archivos con la misma celeridad y celo con que defiende su buen

nombre. Vi1 Respeta a los investigadores y escritores y da apoyo a su creatividad. ViII Atiende los anhelos de cada usuario del archivo y acata su preferencia por el anonimato.

K Acelera el flujo de datos y documentos, como buen profesional de la información. X Entiende que la necesidad y la prudencia aconsejan una protección especial para ciertos documentos.

XI Guarda las antiguas tradiciones de la archivística y sigue a sus'pioneros y maestros. Gaston Litton 183

PRIMERA REUNI6N INTERAMERICANA

SOBRE ARCHIVOS Declaración de Principios Los documentos, públicos o @vados, son la fuente informativa primera sobre el desarrollo económico, político y social de una nación, y constituyen por lo mismo UM parte inapreciable de su patrimonio cultural.

Los documentospúblicos son propiedad del pueblo y por delegación del pueblo los administra el gobierno. No pueden ser extraídos de la custodia archivística por nadie, y cuando se hacen superfluos a510 podrán ser eliminados con aprobación de las autoridades archivísticas. Los archivos son las institucionesespecíficamente previstas para la conservación, organización y servicio eficaz y económico de los documentos, UM vez que éstos han cumplido su función activa. Losarchivos,en consecuexia, cumplen una misión indispensableen toda sociedad,

y ninguna otra institución puede subrogarlosen esa misión. Los archiveros son los profesionales directamente encargados de hacer posible el cumplimiento de los propósitos de conservación, organización y servicio de los documentos públicos y privados en los archivos.

Los archiveros tienen el deber de cumplir este encargo en forma responsable, no atenidos a preferencias personales sino de acuerdo con las definiciones y tknicas objetivas de la profesión archivística. Los gobiernos tienen, para con los archivos, el deber de dotarlos de todos los medios necesarios para el lleno de su función específica. Los gobiernos tienen, para con los archiverm, el deber de proveer a su formación y dignificación profesional, acordándoles un tratamiento conforme con la misión que desempeñan en la sociedad. 184

Los pueblos tienen el deber de exigir a im gobiernos, a los archivos y a los archiverosel cumplimientode sus funciones conducentes a la conservaci6n, organización y servicio del patrimonio documental, y a prestarles todo apoyo para que esas funciones se cumplan eficazmente. Wash~ngton,D.C., 26 de octubre de 1961

"Porel niero hecho de existir, los archivos constituyen mo de ~ s p a r ~ ~ ~ i e tros importantes de la conciencia colectiva de una nacidn. "

Oscar Gauye

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VALOR Y F U N C I ~ NDE LOS SISTEMAS NACIONALES DE ARCHIVOS PARA EL DESARROLLO

SOCIOECON~MICOY CULTURAL DE UN PAÍS' La tramitación de los actos administrativos se materializa en documentos, cuya conservación interesa por igual a la administración y a los administrados: primero, como garantía de mutuos derechos y deberes; pasado el tiempo, como testimonio de la gestión administrativa. Tal es la razón de ser de los archivos, considerados hoy como verdaderos centros neurálgicosde cualquierorganización,cuya funciónessimilara la quecumplela memoria en el organismo humano. De esta consideración se infiere el valor y la justificación de los archivos, memoria colectiva de la institución. Por consiguiente, un buen sistema de archivas y una acertada administración de documentos suponen para cualquier entidad la seguridad de disponer de un eficaz instrumento de trabajo al servicio de sus objetivos. Por lo que se refiere a la cultura, la existencia de los archvos es ya en sí misma un fenómeno cultural. La riqueza de éstos, su valor histórico, su estado de conservación, la intensidad con que se consulta y principalmente la atención que merecen a los poderes públicos son los índices más expresivos del desarrollo cultural de un país. En países de una rica tradición histórica, como son los de América Latina, el paso del tiempo ha ido acumulando una gran riqueza documental producida por las instituciones que actuaron en sus respectivos territorios. En el transcurso de los años estas instituciones han desaparecido o se han transformado en otras que, a su vez, siguen produciendodocumentación. El conjunto de los papeles antiguos y modernos constituye una unidad en la que se encuentra acumulado un caudal de vida y de experiencia que no debe ser desperdiciadoy que hay que aprovecharal máximo en beneficio de la comunidad social del propio país.

1.

En BoletlnlntemmericarrodeArchivos. Córdoba, RepúblicaArgentina:CIDA, 1977.Vol. N,p. 148-150.

186

El desarrollo es ante todo promoción de las riquezas potenciales partiendo de lo que ya existe; supone la utilización mejor y más racional de las posibilidades humanas y fkicas que ofrece un país. Ninguna institución está en mejores condiciones que los archivos para suministrar los datos necesarios para la elaboración y ejecución de un plan, pues en ellos se ha ido acumulandola información de todos los aspectos de la vida nacional; a ellos van a parar, en series continuas y ordenadas de datos las experiencias positivas o negativas. Por consiguiente,los archivos deben ofrecer las premisas o antecedentes indispensables para la formulación de una política de desarrollo, su planificación, reforma o modificación y proporcionar, a los gobiernos, las condiciones para mantener y mejorar la eficacia de los servicios administrativos, con lo que se evitará la repetición innecesaria de costosos esfuerzos.

Lo mismo puede afirmarse en el aspecto social de la vida de un país: el hombre, desde que nace hasta que muere va dejando huella de su paso en documentos oficiales: registros de nacimientos, de matrimonios, de defunciones. Las relaciones del hombre con el Estado son cada vez más amplias y abarcan más esferas de actividad como enseñanza, sanidad, etc., que se reflejan también en documentos: certificados de estudios primarios, títulos de bachillerato o de estudios universitarias, cartillas de seguridad social, permiso para conducir, pasaportes, carnets de sociedades,etc. Todo ello produce una documentación de indudable interés personal, pero que trasciende este interés para alcanzar un valor general porque permite conocer y estudiar la comunidad social en que está inserto el individuo.

Los archivos, tal como han sido descritos, desempeñan funciones esenciales al servicio de la sociedad moderna. Están llamados a satisfacer las necesidades de sus usuarios en cinco áreas distintas, a saber: a) Comprobar y asegurar la continuidad de los derechos e intereses del Estado y de las personas, físicas o morales; b) Proporcionar a la administración un instrumento eficaz para el cumplimiento de sus funciones, así como para la planificación del desarrollo; c) Ofrecer a la investigacióncientífica la fuente primaria de información; d) Servir a las necesidades de la enseñanza en todos sus niveles y ramas; e) Poner a la disposición de los medios modernos de comunicación social la peculiar variedad, riqueza y calidad de su información. 187

El interés cada vez más creciente por la historia hizo que el concepto de archivo se restringiera al dominio de la investigación histórica.

La intervención cada día mayor del Estado en los diversos aspectos de la vida social e individual, juntocon el desarrollo de las nuevas técnicas de la reprografia, ha conducido a la administración a una producción cada día más abundante de papeles. Hasta tal punto que se llegó a perder el control sobre la creación, flujo, organización, conservación y utilización de U M documentación cuyo volumen no cesaba de aumentar. En consecuencia, los archiveros no han tenido oportunidad de ocuparse del aspecto administrativo de los papeles que custodiaban y se perdió, en la administración, la costumbre y la capacidad de servirse de otros documentos, distintos de los comentes, los cuales se suelen guardar al alcance del funcionario en forma de expediente de trabajo. Las nuevas tendencias de la investigación en las diversas ramas del conocimiento han ejercido sobre los archivos una fuerte demanda de documentación contemporánea.

Al mismo tiempo surgió un movimiento de reforma de las estructuras, racionalización y agilización de los métodos de trabajo de la administración pública, cuya eficacia tradicional se encontraba muy disminuida. Estos dos hechos han llevado a una reconsideración del concepto de archivo a fin de que se vuelvan a incluir en él los dos aspectos: el administrativo y el cultural. Así el doble papel tradicional del archivero ha sido restablecido y consolidado en forma nueva. Ya no sólo tiende a satisfacer las solicitudes de los historiadores sino que está llamado a cooperar con el Gobierno en la tareas administrativas y a atender a las necesidades de otros grupos de usuarios, como los investigadores en todas las ramas del saber, los educadores y los especialistas de los grandes medios de comunicación. La administración de documentos asegura la organización racional del enorme volumen de papeles en constante aumento. Sólo a partir de aquí es previsible una recuperación de la información valiosa de datos actuales que contienen los archivos administrativos. Además la adminislración de documentos supone su clasificación, y lo que no es menos importante, su periódica transferencia. Esta función es absolutamente necesaria para descargar dichos archivos de los documentos que han prescrito y, previa su selección, transferir a la custodia de archivos intermedios o definitivos los documentos que merecen una conservación permanente por su valor informativo.

Las funciones, que la evolución conceptual y práctica de la archivología señala a los archivos y a los archiveros, exigen también una revisión radical del concepto de 188

accesibilidad. El derecho a la lnf~maciónimpone la modificaci6n de normas obsoletas y el establecimientode las más amplias facilidades para el consultantede los archivos.

En conclusión, es evidente que los servicios nacionales de archivos, por la importancia de sus fondos y de las funciones que hoy le competen, deben tener a la vez el 'propósito y íos medios necesarios para desempeñar un papel preeminente en el proceso del desarrollo de cada país. Para poder cont~buirefectivamente a esta tarea los archivos necesitan los recursos humanos, económicos y técnicos que se requieren para la eficaz conservación,defensa y utilización del patnmonio documental del país. Reunibn Regional de Expertos para el Desarrollo de los Archivos Nacionales en Aniérka Latina. UNESCO,Bogotá, 29 de marzo - 2 de abril de 1975.

"Elsen4ci0,en tiltima instancia,es la más hportante fUnci6n delarchivo. De nada servirán todos los documentos, por niuy valiosos y antiguos que sean, si no van a ser usados."

Mario Cárdenas Ayaipoma

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MARCO DE REFERENCIA DEL PROGRAMA DE G E S T I ~ N

DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS' Programa General de Información y UNISIST Unesco 2.1 En términos generales la información está considerada actualmentecomo un recurso básico indispensable para el desarrollo nacional, y diversos programas en curso hacen hincapié en cienos tipos de información particularmente Útiles al respecto. Sin embargo, pocos de esos programas conceden la necesaria atención a una de las fuentes de información más fundamentales y más pertinentes en toda sociedad,pasada y presente -a saber, los documentos y los archivos, sobre todo los gubernamentales-.

2.2 En ese contexto, por información debe entenderse la información registrada, que a su vez, y para mayor comodidad, puede clasificarseen dos categorías: la información publicada y la inédita. A la primera categoría pertenecen los libros, los artículos, los informes y los estudios técnicos, es decir todos los materiales generalmente compilados y puestos a la disposición del público por las bibliotecas y los centros de documentación. A la segunda categoría pertenecen, por regla general, los documentos, los archivos y los manuscritos. Los materiales cartográficos y audiovisuales -mapas, planos, gráficos, películas, discos fonográficos, cintas magnéticas, etc.- pueden ser publicados o inéditos, y son compiladoso adquiridos,según el caso, ya sea por las bibliotecas o por los depósitos de archivos. 2.3 Como los documentos y los archivos son a la vez los instrumentos y los subproductos de procesos administrativos, los conceptos y las definiciones legales de

1.

En Informe Final JSegunaáConsulta rde E q e r t o s sobre el RAMP (RAMPII). Berlín Occideniol, 9-11 de junio& 1982. París: ünesco J PGI y UNISIST, i!X&p. 47-51: Anexo IV.

190

estos términos varían de un país a otro y, según las épocas, dentro de un mismo país. Para

los fines del W P , se utilizarán las definiciones de trabajo siguiente: 2.3.1 Documento -toda información registrada, independientemente de su forma o de sus características materiales, elaborada, recibida o conservada por una institución u organización en el desempeño de sus funciones.

Así concebido, el término "documento" comprende, por tanto, no sólo las formas tradicionales de los documentos escritos, sino además toda documentación audiovisual, cartográfica y legible por la máquina, publicada o no, siempre que esa documentación tenga una relación próxima o lejana con el desarrolio de las actividades de una institución u organización. Esta definición de los documenta excluye normalmente las copias no oficiales de documentos que se conservan s610 por conveniencia o como referencia, las y los materiales de existencias de publicaciones y documentos sometidos a ~atamien&o, biblioteca o museo conservados únicamente para referencia o para ser expuestos. 2.3.2 Gestión de documentos -esfera de la gestión administrativa general encaminada a conseguk la economía y la eficacia de las operaciones con vista a la creación, mantenimiento y utilizacibn y, por último, la eliminación de los documentos. El concepto de gestión de documentos abarca así todo el ciclo de utilización de los documentos, desde su creación o recepción por cualquier oficina hasta su eliminación cuando dejan de ser necesarios para el desempeño de las funciones corrientes de una organización o institución. La eliminación final de un documento depende de la evaluación de su valor y de su utilidad potenciales, y puede adoptar la forma de una transferencia a un centro de documentos (depósito term medio) para su almacenamiento temporal, de una transferencia directa a un servicio de archivos, de una donación a un depósito habilitado, de fotocopiadoantes de su destrucción o, en Última instancia, de su destrucción definitiva. 2.3.3 Archivm -todo documento no corriente (que haya dejado de ser necesario o de utilizarse en el desempeño de las funciones ordinarias) de una institución u organización, que se conserve o deba conservarse debido al valor permanente que tenga el documento.

Esta definición de archivos se limita a los documentos no corrientes que tengan un valor permanente, tanto si están como si no están en un dep6sito de archivos. Aunque el drmino "archivos" se emplee frecuentemente para designar también los depósitos donde 191

se conservan esos documentos, o incluso los servicios u organismos encargados de administrarlos, para mayor claridad estas dos nociones se denominarán "depósito de archivos" y "organismo de archivos" o 'kervicio de archivos". La noción de valor permanente de los documentos no corrientes engloba el valor que tiene para la institución p r a el logro de sus propios fines -de orden administrativo, jurídico o fiscal- y para la protección de sus propios derechos e intereses, así como de los derechos e intereses de aquéllos a quienes representa y sirve. También engloba el valor que tienen para los usuarios ajenos a la institución -valor histórico y valor para los fines de investigación o referencia, debido a la gran diversidad de las informaciones contenida en los documentos-.

2.4 Finalmente, dado que la gestión moderna de documentos es el resultadodirecto de la experiencia adquirida en materia de archivos, al término "desarrollo de los archivos" utilizado en este documento se aplicará tanto a los programas y servicios de gestión de documentos como a los de administración de archivos.

2.5 La utilización de los documentos y archivos y el reconocimiento de sus múltiples valores no constituyen un fenómeno reciente. Históricamente hablando, el acto mismo que consiste en registrar informaciones surgió de una necesidad institucional a saber, la administración-. Durante mucho tiempo se ha sostenido que la escritura fue inventada para satisfacer las necesidades, no de los intelectuales o de los científicos, sino de los administradores -de esos funcionarios que administraban los bienes y dirigían los asuntos ordinarios de los reyes, sacerdotes y mercaderes de las civilizaciones urbanas de la antigüedad-. Los documentos institucionales son indispensables para el funcionamiento de toda sociedad organizada, y aunque se agote su utilidad y significación inmediata, siguen conservando su valor como pruebas de las transacciones y como fuentes esenciales para la comprensión de la historia humana. En realidad gracias a la existencia de esos documentos escritos se ha podido hacer tradicionalmente la distinción entre los tiempos "prehistóricos" y los tiempos "históricos".

2.6 Sin embargo, la importancia de los documentos y archivos reposa menos en su antigüedad que en la primacía que siguen teniendo entre todos los tipos de información registrada. Su importancia como parte integrante de todas las sociedades organizadas hasta el presente quizá encuentre su mejor ilustración en los países que han accedido a la independencia durante el proceso de descolonización que siguió a la Segunda Guerra Mundial. Un eminente jurista internacional, que se ha ocupadode los problemas, derechos e intereses de esos países, escribe: Aunque pueda concebirse un Estado sin marina de guerra, por ejemplo, es 192

imposible imaginar uno sin moneda, sin tesoro, sin fondos y sin archivos... quec~stituyen ...losbienesdel Estado más esenciales y generalizadas, hasta tal punto que puede afirmarse que son parte de la propia existencia del Estado*. Sería dificil resumir mejor que 61 el valor y la utilizaci6n de tales archivos: Lasarchivas estatales, celosamente conservados, son el medio indispensable para la adminisiracih de una comunidad, Registran la gestiónde 1 sasuntcis estatales y a la vez permiten que ésta se lleve a cabo, al mismo tiempo que constituyen los repliegues de la historia de la humanidad; por consiguiente, son tan Útiles para los investigadores como para los administradores. Sean secretos o públicos, los archivos representan un patrimonio y un bien público de los que el Estado asegura generalmente su carácter inalienable e imprescriptible3.

2.7 Hoy día casi todo el mundo reconoce que los archivos son indispensables para que la conciencia y la identidad nacionales puedan manifestarse, y que constituyen un elemento vital del patrimonio cultural de las Estados. Por esa razón, la mayoría de los países han adoptado disposiciones relativas a 10 que con frecuencia denominamos como sus "archivos históricos". Pero son relativamente escasos los países que han reconocido cabalmente las relaciones decisivas que existen: 1)entre las documentos que hoy día crean, reciben y utilizan, y sus archivas históricos, y 2)entre sus documentos, actuales y semiactuales, y sus necesidades y políticas de información en general. Estas relaciones pueden expresarse mediante algunos postulados: 2.7.1 Las gobiernos tienen necesidades -y recursos- de información que deberían ser objetos de prioridad en el programa de la Unesco encaminado a ayudar a sus Estados Miembros a establecer sistemas y servicios de información.

2.7.2 La mejor manera de satisfacer muchas de las necesidades básicas de infor-

2

Huitieme rappori sur Ia succession d'Etats danr les mat2ra mires que les traités. Projet d'articla sur la succession MU biem d%ta~accompagné de canmentaires, por Mohammed Bedjaoui, rapporteur spéual, document AKN. 4/292, de fecha 8 de abril de 1976, pág. 36. Eighth Repoti om Suecessiion of stoles in Respect of Matters oiher than Treahes, Dra# Artides with Comrnentarieson Sucaession to &te Property, por Mohammed Bedjaoui, Special Rapporteur document A/EN. 41292, dei 8 de abril de 1976,pág. 25.

3.

lbid,pág.54.

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mación de los gobiernos consiste en organizar y utilizar mejor los recursos de información que ya están bajo su custodia.

2.7.3 De todos los recursos de información bajo la custodia de los gobiernos, uno de los más fundamentales es el constituido por la totalidad de sus propios documentosy archivos administrativosy de programa, que no s610 son los instrumentos gracias a los cuales funcionan -los instrumentos de administración- sino también con el transcurso del tiempo, son la prueba tangible y el subproductode sus tareas. Como tales, esos datos representan a la vez la documentación y la fuente de información más fundamental de sus actividades, pasadas y presentes. Proporcionan una documentación sobre los derechos e intereses de los gobiernos así como de las personas y organizaciones que tienen relaciones con ellos en el desempeño de sus funciones.

2.7.4. Si no disponen de documentos ni de archivos bien organizados y bien administrados, los gobiernos no pueden funcionar eficazmente. No sólo tropiezan con dificultadesy con una falta de continuidad administrativa,sino que frecuentemente deben recurrir a fuentes de información extranjeras.

2.7.5 En vista de la complejidad cada vez mayor de la vida moderna, tanto en los países desarrollados como en los países en desarrollo, muchos gobiernos llevan a cabo amplias actividadesde planificación, desarrollanlos servicios tradicionales y asumen nuevos cometidos y funciones a fin de continuar satisfaciendo las necesidades económicas y sociales esenciales. Habida cuenta, además, de la amplitud de las actividadesde los organismos gubernamentales e intergubernamentales modernos, sus documentos y archivos contienen informaciones cuyo origen y eventual utilización son nacionales e incluso, con frecuencia, mundiales. Precisamente esta categoría de información -inédita y que representa bajo diversa aspectos materiales- debe ser controlada y administrada eficazmente para que los gobiernos puedan utilizar todos los datos pertinentes para los fines de planificación y desarrollo.

2.7.6 La planificación y la expansión real de las actividadesgubernamentales,así como la administración económica y eficaz de los programas existentes, exigen el perfeccionamento de los actuales sistemas y prácticas de conservación de documentos y la creación de otros nuevos. Debe prestarse atención a todo el ciclo de utilización de los documentos, desde su creaci6n o recepción por un oficina, hasta su conservacióndefinitiva en los archivos de

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la institución o su eliminación definitiva, pasando por su m a n t e ~ i e n t oy utilización en el desempeño de las actividades corrientes. 2.8 Eh años recientes, se ha prestado mucha atención a los millones de páginas de ~ f ~ a c i científica ó n y técnica producidas anualmente, así como a la tasa de aumento de este tipo de información. No existen estadhticas c o m ~ ~ b lpor e s lo que se refiere al volumen de los documentos y archivos creados, recibidos y acumulados cada año plos gobiernos a todos los níveles, pero las cifras disponibles son mucho mayores que las correspondientes a todas las demás categorías de información. Bastará con un solo ejemplo: en los Últimas años, un solo gobierno ha producido nuevos documentos al ritmo de 200.000 metros cúbicos por año -o sea, un total anual de 14 mil millones de páginas de información. Y esto, exclusivamente a nivel nacional de un solo Estado Miembro de k Unesco, que tiene más de 140. Aun en los paises tecnológicamente avanzados, ni la miniaturización (gracias a las m i c r o ~ e p r ~ u ~ i o nnie sla) condensación de datos (recurriendo a la informática) han logrado reducir sensiblemente el volumen total de documentos producidos: en efecto, en muchos casos, los sistemas informáticos de gestión que emplean las nuevas tecnologías vienen simplemente a añadirse a los sistemas de archivo manuales ya existentes, en lugar de sustituirlos. 2.9 Para hacer frente a este volumen siempre creciente de documentos, es indispensable que los gobiernos y demás instituciones creen y desarrollen servicios adecuados de gestión de documentos y de archivo, que tengan concretamente por objetivo: 2.9.1 Aplicar principios y técnicas modernas de gestión de documentos a fin de reducir la cantidad y mejorar la calidad de los documentos, prestando atenci6n especial a la correspondencia, formularios, informes, directrices (e instrucciones administrativas similares), así como el equipo y a lossuministros de oficina. 2.9.2 Aplicar principios y técnicas modernas de gestión de documentos al mantenimiento (incluidos el mejoramiento de 10s sistemas de clasificacidn existentes, y fa creación de sistemas de t~tamlentoy clasificación más eficaces) y a la utilización de los documentos en la realización de las actividades cOrrientesde dichas instituciones. 2.9.3 Velar porque losdocumentos que ya no sean necesarios para las actividades corrientes se transfieran de las oficinas e instalaciones de elevado costo a lugares de almace~mientopoco costosos (dep6sitosintermedios). 2.9.4 Prever, para esos documentos semicorrientes, servicios de referencia efica195

ces, hasta que a juicio del organismo que los haya originado no tengan ya ningún interés administrativo,jurídico o fiscal, es decir, hasta su caducidad.

2.9.5 Asegurar la evaluaciónpor los servicios de archivas de e m documentosno corrientes y su traslado a depósitos de archivos adecuadamente equipados para la conservación permanente de los que tengan valor y utilidad como prueba fundamental del origen, estructura, funciones, procedimientos y actividades importantes de la institución que los haya creado o recibido y utilizado en el desempeñode sus funciones,o que contengan informaciones únicas tanto para la investigación o referencia históricas o de otra índole. 2.9.6 Conservar, organizar y promover la utilización eficaz para el mayor número de fines y por la mayor cantidad de usuarias posibles de los rewrscs ú n i m confiados a los depósitos de archivos para su custodia. 2.10 Estos objetivos específicos pueden resumirse en dos objetivos generales. 2.10.1 Fomentar y contribuir a la toma de conciencia y a la comprensión cabal del valor y utilidad de los documentos y archivos como recursos básicos de información, especialmente por lo que se refiere a la planificación y al desarrollo, conjuntamente con otras recursos de información. 2.10.2 Ayudar a los países, previa petición, a organizar y a desarrollar los sistemas y servicios de gestión de documentos y archivos necesarios para poder utilizar plena y eficazmente eso5 recursos básicos de información. Estas son las dos tareasa las que tiene que hacer frentela Unescocomo organización intergubemamental encargada de favorecer y contribuir al desarrollo de los archivos en sus Estados Miembros y dentro del sistema de las Naciones Unidas. Esta doble tarea constituye asimismo el objetivo a largo plazo propuesto en el Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP). Extracto de la Consultation d'experts en vue de l'2tablissement d'unprogramme h bng terme en matiere de gestion des documem et &sbrchives (RAiMP)&mle cadre du programme general d?nformation,Rapport final1Enpert Consultatwn on the Devebpment of a Records andArchivesManagementProgramme (RAMP)within the Framew r k of the General Informatwn Programme, Final Repor6 14-16 de mayo de 1979, París, 1979, págs. 10 a 14.

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Archivísticu, de Cesar Gutiérrez Muñoz, se terminó de imprimir el 10 de mayo de 1991, Dfa delArchivero Peruano, en los talleres de Lluvia Editores, Av. Garcilaso de la Vega 1976, quinto piso, Of. 501, Lima, por encargo de la Pontificia Universidad Católica del Perú.