Archivística, Archivos y Documentos

TEMA 1: Archivística, Archivos y documentos 1.1 Archivística: Concepto, objeto, y normas. Ciencias auxiliares. Asociaciones profesionales 1.2 Archivos: Concepto, funciones, etapas, clasificación. Diferencias y analogías entre Archivos y bibliotecas 1.3. Documentos de Archivo: Concepto, características, valores de los documentos, ciclos de vida de los documentos, agrupaciones documentales 1.4 Códigos deontológicos 1.1 Archivística: Concepto, objeto, y normas. Ciencias auxiliares. Asociaciones profesionales Disciplina joven, orígenes en el siglo XIX. Disciplina con conocimientos y prácticas ordenadas. Los archivos existen desde hace muchos siglos. Técnica empírica (basada en la experiencia) para la organización y constitución de los archivos → configuración como disciplina a mitad de siglo XX. Su desarrollo se llevó a cabo a través de la observación basada en la experiencia, en la acumulación de documentos que da lugar a la reunión y mantenimiento de estos documentos para su uso. Orígenes – unido al origen de las bibliotecas. Nació unida a la Diplomática, Paleografía y Biblioteconomía. Orígenes unidos a disciplinas basadas en la historia y el estudio de la historia. Precursor de la Archivística moderna Manual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin de 1898. Muller FZ, S, FEITH y FRUIN, ER. Administración de los Archivos del Reino de Utrech, Groningen y Middelburg, 1898. En su índice temático aparecen conceptos que regirán la disciplina teórica-práctica. La archivística moderna tuvo su origen con la difusión del manual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin editado en 1898 y traducido por Arthur J. Leavitt en 1940: Manual for the arrangement and description of archives. CONCEPTO Archivística: disciplina de los Archivos, no de los documentos. El documento es el objeto de trabajo de los archivos, y el objeto de trabajo de la Archivística son los archivos. Este concepto se refiere a ambos continente (edificio) y contenido. Definición de Antonia Heredia (1993, p.30) “Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización.” CIA (Consejo Internacional de Archivos) la define como “Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su función”. OBJETO Archivos entendidos como conjunto de documentos portadores de información. • Triple dimensión → Archivos – Documentos de archivo – Información 1

FINALIDAD Servicio de los archivos a la sociedad; servir información a las instituciones/ciudadanos productores de los documentos, investigación... Disponibilizar los documentos y materiales de los archivos a quien ha producido esos documentos: los ciudadanos en general, los investigadores y los jueces. MÉTODO De acuerdo a la experiencia. Método de trabajo → todos los procedimientos y tareas llevadas a cabo por los archiveros. PRINCIPIO DE LA ARCHIVÍSTICA Archivos: origen del documento – se crean, surgen de manera espontánea. Creación, aumento y mantenimiento espontáneo y natural de documentos producidos por una institución, familia o persona con razón de las actividades que realizan a lo largo del tiempo. •

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Por orden real se crea un concejo (ayuntamiento). A partir de entonces la actividad administrativa se materializaba en documentos [Productor Institución: Archivos administrativos]. Familias con poder económico y político en un territorio → su actividad diaria se materializaba en documentos [Productor familia: Archivos familiares]. Al nacer una persona, acabar sus estudios... se generan documentos que custodia el titular [Productor persona: Archivos personales]

Principio de procedencia Principio por antonomasia aceptado universalmente. *Cada documento debe quedarse en el lugar donde fue producido y de forma natural. Reunión de forma lógica. Permite que los documentos no se mezclen por temática. Sin en este principio se mezclarían. “Hacen” la historia de instituciones, familias y personas. Los teóricos no coinciden sobre dónde surgió este principio. Versiones: a) Antecedentes en Francia, en una “instrucciones” del 24 de abril de 1841 para la concentración de todos los archivos franceses en un único depósito. b) En 1971 en Dinamarca. Instrucción de la Comisión para la ordenación de archivos. c) En la obra de Philipo Ernst Spieres “Von Archiven”, 1777. 1896: aplicado a todos los archivos del Estado de Prusia. 1826: aplicado en algunos archivos de Holanda. 1827: aplicado en los archivos toscanos, Italia. Principio de la Archivística Definición: “Aquel según el cual, cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origen” (Lexicon of Archival Terminology, 1964).

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Este principio configura la especial orientación de la Archivística, cuya cualidad esencial es el “orden”, ya que los documentos de archivo se producen en un orden secuencial, lógico y natural, como veremos más adelante. De acuerdo a este principio, por ninguna razón podremos agrupar por materias o por nombres de personas distintas series documentales, incluso los generados en una misma oficina. Tal agrupación solamente se podrá hacer mediante la elaboración de índices, pero no mediante la agrupación material o física de los documentos. Recuerda 1. El principio de procedencia no permite mezclar documentos producidos por diferentes instituciones, familias o personas. 2. Cada documento debe estar en la institución en la que fue producido y en su orden natural de creación. NORMAS La ASTM define como “Proceso de formular y aplicar reglas para una aproximación ordenada a una actividad específica para el beneficio y con la cooperación de todos los involucrados”. Principios homogéneos para poder realizar algo, se pretende uniformidad a la hora de formar productos (normas). Objetivos

Simplificación: reducir los modelos, quedándose únicamente con los más necesarios. Unificación: intercambialidad a nivel internacional. Especificación: evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y preciso.

Organismos internacionales de normalización ISO, IEC, ITU, IATA.

Organismos regionales de normalización AMN, APEC, CAN, CARICOM, CENELEC, COPANT.

Organismos nacionales de normalización España – AENOR Traducen una norma de un organismo internacional o bien producen una propia o adaptan una norma de la ISO. ICA/CIA: Consejo Internacional de Archivos. Formado por archivos de distintos países. Diversos comités → cada uno se dedica a la elaboración de normas.

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Proceso de elaboración de una norma Comité técnico de normalización Difusión Observaciones

Elaboración

Apertura

Información pública

Transparencia

Aprobación

Publicación

Consenso

Accesibilidad

CIENCIAS AUXILIARES DE LA ARCHIVÍSTICA La Archivística nació como disciplina auxiliar de la Historia junto a la Diplomática, la Paleografía, la Sigilografía, la Cronología, etc. Veamos qué disciplinas son necesarias dominar para trabajar con documentos antiguos (hasta siglo XVIII). Los archiveros que trabajen con documentos anteriores al siglo XVIII deben tener conocimientos de Paleografía transcribirlos, describirlos e incluso datarlos en el caso de que no tengan fecha. DIPLOMÁTICA Disciplina estudiada en Historia, especialidad en Historia Moderna (s. XIV – XVII). Nace en el siglo XVII, disciplina que estudia los diplomas (los documentos) para conocer la estructura y las cláusulas (formulismos) usados para establecer las diferentes tipologías de documentos y su génesis dentro de las instituciones escrituarias. Normalmente no trabaja con documentos más allá de la Edad Media. [En la Edad Media se produce una descentralización de tareas, burocracias, etc. más allá de la Corte, lo que da lugar a una fuerte producción documental]. La complejidad en la gobernabilidad y la creciente burocratización hizo que se fuera perdiendo la solemnidad en la redacción de los documentos y la aparición de numerosas tipologías documentales (siglo V, VI y VII – hasta siglo XVII). En definitiva, documentos con diferentes fines y cláusulas que son usados por los diplomatistas para establecer tipologías documentales. PALEOGRAFÍA Estudio de las letras antiguas – fin: analizar su evolución histórica y dar reglas para su lectura. Trabajo con documentos hasta del siglo XVIII con la letra procesal. Ha establecido las siguientes escrituras que encontramos en documentos de archivos españoles: visigótica, carolina, cortesana, procesal y humanística. 4

SIGILOGRAFÍA Disciplina dedicada al análisis de los sellos que se utilizan para el cierre de pliegos y la autorización de documentos. Método que se emplea en Historia, Derecho, heráldica, diplomacia y genealogía, entre otra áreas de conocimiento. Finalidad – estudiar, de manera crítica, aquellos sellos que se han empleado históricamente (formas, formatos, sus diferentes tipos) para validar o para autorizar determinada documentación ya sea estatal o privada El objeto de estudio de la sigilografía, por lo tanto, son los sellos: las impresiones que se obtienen a partir de la presión que se ejerce con una matriz para dejar un registro en una superficie. El sello puede estar hecho con lacre, cera, papel, metal u otro material que permita estampar un signo. Se necesita por tanto, material de estampación y un objeto para estampar. •

Estampadores, lacre, sello de placa sobre papel, sello de papel, sello de plomo.

EN RESUMEN Archivística vs Ciencias auxiliares Diplomática Estudia el documento en sí mismo, uno por uno, pormenorizando su formulario, sus cláusulas y estableciendo su tipología.

Paleografía Analiza los caracteres gráficos, la escritura de los documentos.

Sigilografía Se ocupa de las cuestiones validativas de los documentos.

Archivística Considera a todos los documentos formando un conjunto estructurado, procedente de instituciones, familias y personas. Archivística Se ocupa del contenido de los documentos.

Archivística Se ocupa del contenido de los documentos.

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1.2 Archivos: Concepto, funciones, etapas, clasificación. Diferencias y analogías entre Archivos y bibliotecas Diferencias y analogías entre Archivos y bibliotecas

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1.1 Diferencias entre almacén de papel y archivo de documentos.

ALMACÉN DE PAPEL

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

1. Papeles apilados, diarios, boletines...

1. Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados.

2. Pocas personas saben lo que hay.

2. Inventario de los documentos con la descripción correspondiente.

3. Los documentos llegan como pueden.

3. Traslado organizado.*

4. Cada persona conserva o elimina lo que le 4. Criterios parece oportuno. eliminación.

únicos

de

conservación

y

5. Es difícil encontrar y consultar un documento. 5. Consulta y préstamo de la documentación de forma ágil. 6. Todo el mundo puede acceder.

6. Acceso para el personal autorizado.

7. No hay normas de archivo ni de clasificación. 7. Manual de gestión de documentación y archivos y cuadro de clasificación corporativo. *Entrada de los documentos de forma ordenada → transferencia. Razones por las que crear y mantener los archivos •

• •

Porque el incremento del volumen documental de una institución, persona o familia hace necesaria la normalización de la gestión de la documentación, así como la aplicación de criterios de calidad y eficacia en la organización y acceso a la documentación que genera. Porque la legislación española establece que los organismos públicos están obligados a organizar y conservar los documentos que generan en el ejercicio de sus actividades. Porque toda la documentación con más de 100 años forma parte del Patrimonio Documental de la Nación.

1.2.1 Concepto de Archivo. Elementos que lo configuran. 1. ¿Qué compone un Archivo? Un conjunto de documentos, sin importar fecha, su forma o soporte material. 2. ¿Cómo y para qué se producen los documentos? De forma espontánea para plasmar una actividad, proceso o testimonio. 3. ¿Quién crea, produce o genera un archivo? Cualquier persona, ente público o privado o familia. 4. ¿Cómo se conforma un archivo? Mediante la acumulación y organización de documentos por parte de una persona, ente o familia para que su información pueda ser accesible y usada.

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5. ¿Para qué se conservan los documentos? Para dar testimonio de las actividades realizadas por personas (archivos personales), instituciones (archivos administrativos y archivos históricos) y las familias (archivos familiares). 6. ¿Quién usa los archivos? Los que los producen (instituciones, personas, familias) y a los que puede interesar su contenido (ciudadanos, investigadores, jueces) → Un Archivo es un conjunto de documentos (sin importar su fecha, forma o soporte material) que se producen de forma espontánea para plasmar una actividad, proceso o testimonio. Estos Archivos se conforman mediante la acumulación y organización de documentos por parte de una institución, persona o familia de forma que su información pueda ser accesible y usada, dando testimonio de las actividades que realizan. Definición de archivo (Heredia, 1993): “Archivo es uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de Historia”.

1.2.2 Funciones de los archivos Reunir, conservar, ordenar, describir y hacer accesible de su contenido. Para poder cumplir estas funciones, los archiveros llevan a cabo estas tareas: • • • • • • • •

Organización y puesta en servicio de la documentación. Asegurar transferencias periódicas de las oficinas productoras de documentación al archivo. Aplicar técnicas de selección y valoración de los documentos para conservar los que poseen algún valor. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación. Describir la documentación para conocer su contenido y hacerla accesible. (ISAD) Instalar adecuadamente los documentos. Elaborar los reglamentos que garanticen el cumplimiento de sus funciones. Propiciar la difusión y uso de los contenidos de los archivos.

Recuerda • •

En los archivos se manejan documentos originales producidos por entes productores (instituciones, familias, personas). Las bibliotecas trabajan con documentos impresos generados en gran número, excepto en las Bibliotecas Nacionales, donde existen documentos únicos o con muy pocos ejemplares.

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1.2.3 Ciclo de vida de los documentos (etapas de los archivos) Hay una corriente literaria donde configuran una teoría donde toman la idea de que los documentos son como seres humanos (expurgo) → archivística norteamericana en la década de 1930. Entendieron que un fondo documental constituye un “todo unitario” y tiene una vida similar a la de un organismo biológico: nace, vive y muere. Nacen en los puesto administrativos, en una empresa... Las personas dan a luz. Esos documentos se consultan, se estudian y luego se eliminan o destruyen. Nace (creación del documento), vive (mantenimiento y uso) y muere (eliminación). Los que no mueren se conservan para siempre. Esta vida hace que los documentos pasen de un archivo a otro; varios tipos de archivos (etapas): archivo de gestión, central, intermedio e histórico. Edades de los documentos vs tipos de archivos Nacimiento de los documentos

Archivo de oficina o de gestión

Vida de los documentos

Archivo de oficina o de gestión Archivo central Archivo intermedio Archivo histórico

Muerte de los documentos (expurgo = eliminación)

Archivo de oficina o de gestión Archivo central Archivo intermedio

TIPOS DE ARCHIVO (ETAPAS) Archivo de oficina o gestión (I) Los documentos en fase de tramitación, así como los de uso frecuente para la gestión, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas (productores de documentos). Tradicionalmente se considera que los documentos deben permanecer en los archivos de oficina 5 años desde su creación (documento simple-pieza documental) o desde la finalización de su expediente (conjunto de documentos de un trámite administrativo). Las personas responsables de cada unidad administrativa velan por la custodia y conservación de los documentos en fase de tramitación hasta su transferencia al archivo correspondiente (Archivo central o histórico). En esta función son asesorados por las personas de estos archivos. En lo relativo a su funcionamiento, dependen de las directrices técnicas, de la asistencia y de la inspección del órgano coordinador del sistema archivístico. Estos se encuentran en las mismas oficinas. Por tanto, pueden existir tantos archivos de oficinas como oficinas hayan.

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Archivo central (II) Solamente en las organizaciones administrativas de gran volumen y complejidad existe este tipo de archivo. Cuando la documentación deja de ser usada con frecuencia, o bien por problemas de espacio, las oficinas la remiten al archivo central. Los documentos permanecen en el archivo central hasta que cumple 15 años. Estos documentos se encuentran en los mismo edificios del ente al que sirven. Existen tantos archivos centrales como grandes órganos productores. Archivo intermedio (III) Grandes depósitos para el almacenamiento masivo de documentos. La documentación se queda hasta que tiene 30 años. Documentación que pierde su valor administrativo. Algunas instituciones que producen gran cantidad de documentos contratan a terceros para la conservación masiva de documentos antes de la selección definitiva, que pasarán a los archivos históricos. Archivo histórico (IV) Alberga documentación de más de 30 años, cuya función es la custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente, seleccionada por su valor informativo, histórico-cultural, etc. para que pueda ser usada por las generaciones futuras.

Tipos de Archivos y edades Archivo de oficina

Hasta 5 años

Archivo central

Hasta 15 años

Archivo intermedio

Hasta 30 años

Archivo histórico

Más de 30 años

1.2.4 Clasificación de los archivos españoles Se pueden clasificar de varias maneras: a) De acuerdo a sus productos: públicos y privados. b) De acuerdo a su categoría en función de la jurisdicción y amplitud de la entidad productora: locales, provinciales (52), regionales y generales o nacionales.

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1.3 Documentos de Archivo Etimológicamente procede del latín documentum, derivado de docere: enseñar, instruir. Documento: combinación de un soporte y la información contenida en él. - Elementos que lo caracterizan 1. Un soporte que le confiere forma física. 2. La información, es decir, lo que transmite. 3. El registro, es decir, la fijación de la información en el soporte. - Características de los documentos T. R. Schellenberg estableció las siguientes características de los documentos: •

Caracteres internos y externos.

1.3.3 Valores de los documentos Se les atribuye 2 valores a los documentos de archivo: •

Valor primario. Desde su nacimiento. El documento posee un valor desde su nacimiento en cuanto que es el testimonio, la prueba, la evidencia de una actividad realizada manifestada por medio de la escritura sobre un soporte. Ejp.: La inscripción de una nacimiento en un libro de registro tiene un valor administrativo (probatorio) derivado de la función de control de la población que ejerce el Estado. Este valor administrativo va perdiendo vitalidad con el tiempo desde el punto de vista de la gestión administrativa. Sin embargo, este valor administrativo conlleva unos valores paralelos: valor legal, valor jurídico, valor probatorio. Cuyos plazos de prescripción varían desde unos pocos años hasta lo imprescriptible.

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Valor secundario. Utilidad posterior. Cumplido su ciclo vital para el que fue creado, prueba, administrativo, jurídico, etc. algunos documentos adquieren el valor de servir como 11

fuente para testimoniar el pasado y, por tanto, para la investigación y la acción cultural. Ejp.: Padrón municipal de habitantes. 1.3.4 Tipologías documentales A lo largo de la historia la actividad humana se ha ido plasmando por medio de la escritura en soportes (documentos). Algunas tipologías documentales en la península ibérica:

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Recuerda • •

Un documento tiene un soporte, la información y forma para fijar la información en el soporte. Existen identificadas numerosas tipologías documentales que se han ido produciendo a lo largo de la historia, algunas persisten en la actualidad y otras han desaparecido.

1.3.5 Procedimiento administrativo ¿Qué es la Administración Pública? La organización ordenada de la gestión de los servicios y la ejecución de las leyes en una esfera política determinada, con independencia del poder legislativo y judicial. Organización que presta servicios basados en una legislación. ¿Qué compone la Administración Pública? • • • •

Administración General del Estado Administraciones CCAA Entidades que integran la Administración Local Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica que dependan de la Administración Pública

La función administrativa es toda la actividad que realizan los órganos administrativos, y la actividad que realizan los órganos legislativo y jurisdiccional excluidos los actos materialmente legislativo y jurisdiccionales. Actos administrativos Actos de la Administración Pública en el ejercicio de sus competencias con arreglo al derecho administrativo. Para que sean válidos deben ser dictados por el organismo competente y siguiendo el procedimiento que se establezca por Ley. Elementos del acto administrativo: 1. Sujeto competente. Órgano de la Administración, además debe ser el órgano competente. La competencia vendrá dada en razón de territorio, materia o jerarquía. 2. Procedimiento. Vía por la cual se lleva a cabo el acto de acuerdo a la ley. 3. Forma. Normalmente a través de documentos escritos. Existen actos administrativos no escritos a través del silencio administrativo. 4. Publicación. Debe ser conocido por los interesados para que puedan ejercer sus derechos a través de comunicación personal o por medio oficial. Aspectos a conocer para entender la Administración Pública • •

Obligación de resolver: dictar resolución expresa. Plazo de resolución: plaza de 3 o 6 meses. 14

Silencio administrativo: la Administración no dice nada. Puede ser positivo/estimatorio (se concede lo que se solicita) o negativo/desestimatorio (no concede). 2 supuestos: a) procedimientos iniciados por los interesados y b) procedimientos instados por la propia Administración o de oficio. Notificación: la Administración notifica los actos. En el plazo de 10 días debe ser notificada una resolución. En el último párrafo se le notifica al interesado qué puede hacer → se notifica si se ha puesto final a la vía administrativa (se puede poner un recurso) → se debe ir a la vía judicial. La notificación debe llegar al interesado, si no se conoce la dirección, a través de boletines oficiales, anuncios... Recursos administrativos: cuando un interesado no está de acuerdo ante una notificación. El órgano competente debe analizar de nuevo y surge otra notificación. Tipos de recurso: si el acto NO pone fin a la vía administrativa → el interesado no está de acuerdo pero sigue en vía administrativa. Si el acto SÍ pone fin → debe pasar a juzgado (contencioso-administrativo). • • • •

Recurso de reposición Recurso extraordinario de reunión Recurso contencioso-administrativo Recurso de casación

Procedimiento administrativo: serie de actos establecidos por ley en que se concreta la actuación administrativa para la consecución de un fin; regula la relación entre ciudadanos y la administración pública para garantizar el principio de igualdad. Fases del procedimiento administrativo según la ley 30/1990 1. Iniciación. De oficio: órgano o ente administrativo que tiene competencia sobre un asunto determinado inicia un procedimiento. Solicitud: un ciudadano se dirige a la administración por medio de una solicitud. 2. Ordenación. Seguir un orden en la ejecución de los actos administrativos. La administración resuelve de forma secuencial. 3. Instrucción. Trabajar en el expediente, coger y recopilar datos e información para tomar una decisión (instruir). La administración recibe alegaciones, busca pruebas, solicita informes, llama a los interesados para darles audiencia... 4. Finalización. 2 situaciones: a) Terminación: el acto termina porque el interesado desestima o renuncia, por caducidad o imposibilidad de actuar. b) Resolución: se resuelven las cuestiones planteadas. 5. Ejecución. La administración ha resuelto (ejecuta) → reclamación.

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1.3.6 Documentos administrativos. Expedientes Definición: Ley 4/1999 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y “documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas”. Documentos administrativos como soporte donde se materializan los actos de la AP: forma externa. Funciones • Constancia: demostrar evidencia de las actuaciones. • Comunicación: notificación de actos, medio de comunicación de los actos de la administración. Características a) Procedimiento público: procedimiento público de la actividad del sujeto productor. Delimita su origen. Productor órgano público. b) Contenido: incorpora derechos y obligaciones de la administración y del administrado (persona física o jurídica). c) Unicidad y originalidad: documentos únicos y originales de un acto. Surge de un trámite. d) Carácter seriado: trabajo con series documentales. Serie de procesos, en las fases se produce el acto administrativo en una serie documental. Expediente que acumula documentos de manera secuencial. e) Carácter público: los documentos pertenecen al Estado y algunos formarán parte del Patrimonio Histórico español (patrimonio público). Tipologías documentales A) Comunes a todas las Administraciones Públicas • Documentos de la Administración a los Ciudadanos 1. Documentos de decisión (acuerdo, resolución) 2. Documentos de transmisión 1. Por su contenido: notificación, publicación, comunicación 2. Por su forma: oficio, nota interior, carta 3. Documentos de constancia: acta, certificado, certificado por silencio administrativo 4. Documentos de juicio: informe • Ciudadanos a la Administración 1. Documentos de los ciudadanos: solicitud, denuncia, alegación, recurso B) Específicas de cada Administración Pública 1. DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN A LOS CIUDADANOS •

Documentos de decisión: aquellos que contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia. ACUERDO Y RESOLUCIÓN.

Acuerdo: recoge las decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento con carácter previo a la resolución del mismo. (Órgano competente que decida algo, la decisión es un acuerdo adoptado; elemento previo a una resolución). Resolución: acto por el que finalizan los procedimientos en la administración. Recoge las decisiones del órgano que ponen fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en este. 16

Clases de resoluciones: a) Ampliatorias, es decir, amplían las facultades de los ciudadanos (Autorización de ejercicio de actividades; Concesión de servicio público; Reconocimiento de derechos económicos, Concesión de subvenciones y ayudas); b) Restrictivas, esto es, restringen las facultades de los ciudadanos (Sancionadoras); c) Modificadoras, que llevan a la modificación de otras resoluciones (Estimación de recursos administrativos; Rectificación de errores, etc.). •

Documentos de transmisión: comunican la existencia de actos o hechos a otras personas, órganos o entidades.

Por su contenido se clasifican en: Notificación: trámite por el que el órgano competente comunica al interesado o interesados una resolución o acuerdo. Publicación: actuación material consistente en la inserción de un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de información. Comunicación: poner en conocimiento de los ciudadanos hechos o circunstancias de un procedimiento o de la Administración. Se caracteriza por el saluda. Por su diseño formal: Oficio: para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes Administraciones públicas, a diferentes entidades o departamentos, dentro de éstos, a diferentes órganos superiores; y asimismo para relacionarse con el ciudadano. Nota interior: comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior o entidad. Carta: comunicaciones de carácter personal, protocolario y de contenido general, no directamente relacionado con la gestión habitual o la tramitación de un procedimiento. •

Documentos de constancia: contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos.

Acta: acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Los ejemplos más relevantes son: a) Acta de órgano colegiado. Documento acreditativo de cada sesión celebrada por un órgano colegiado (asistentes, orden del día, lugar y tiempo, deliberaciones y acuerdos). b) Acta de infracción. Documento emitido por funcionarios con condición de autoridad pública para la acreditación, con presunción de veracidad, de hechos susceptibles de constituir infracciones administrativas. Tales son, por ejemplo, los emitidos por determinados cuerpos de inspección. c) Acta procesal. Documento que acredita la realización de trámites y actuaciones en procedimientos administrativos. Por ejemplo, el acta de actuación en un procedimiento de expropiación forzosa Certificado: Acredita actos o situaciones de carácter administrativo cuyo destinatario es una persona, órgano o entidad que pretende la producción de efectos en un procedimiento administrativo o en el marco de relaciones jurídicas privadas (por ejemplo: certificado de asistencia 17

a un curso, certificado de retribuciones, etc.). Certificados de actos producidos por silencio administrativo: Acredita la existencia y los efectos de un acto administrativo producido por silencio administrativo y que se emite por el órgano competente para la adopción del acto expreso. *Silencio administrativo* 2 supuestos: a) Los procedimientos iniciados por los interesados: cuando la Administración no resuelve los procedimientos promovidos por los ciudadanos, su falta de resolución o lo que comúnmente se denomina “silencio administrativo”, se considera como una resolución positiva o a favor del ciudadano . Así, nuestra solicitud se entenderá estimada por silencio positivo. Sin embargo, el silencio administrativo no se entenderá estimatorio cuando el interesado ejercite su derecho de petición (por ejemplo, la solicitud de licencias), en aquellos casos en los que la estimación conceda al solicitante o a terceros facultades relativas al dominio o servicio público (por ejemplo, la concesión de una cafetería en un polideportivo), ni tampoco en los procedimientos de impugnación de actos y disposiciones. En estos supuestos, y en otros dispuestos expresamente en las leyes, el silencio administrativo será negativo y sus efectos desestimatorios. Así, la estimación por silencio administrativo se considera como un acto administrativo que pone fin al procedimiento administrativo, mientras que la desestimación por silencio permite al interesado interponer los recursos administrativos o contencioso-administrativos que en su caso correspondan. b) Los procedimientos instados por la propia Administración o de oficio: aunque el procedimiento se haya iniciado ‘de oficio’, esto es, a iniciativa de la propia Administración, ésta tiene la obligación de resolverlo, por lo que, en estos casos, el silencio administrativo, produce los siguientes efectos: - Si el procedimiento administrativo puede concluir con una resolución que reconozca o constituya derechos a nuestro favor, el silencio es desestimatorio. - Si los procedimientos tienen carácter sancionador o de ellos se pueden derivar efectos desfavorables para los interesados y la Administración no resuelve dentro del plazo, el silencio administrativo producirá la caducidad del acto administrativo y por tanto el archivo de las actuaciones. •

Documentos de juicio: contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo.

La finalidad es proporcionar a los órganos competentes para la instrucción y resolución de un procedimiento administrativo datos, valoraciones y opiniones necesarios para la formación de su voluntad y la adopción de las correspondientes decisiones (acuerdos y resoluciones). Una característica inexcusable de los documentos de juicio es que su emisión debe ser solicitada. Los documentos de juicio son generalmente denominados informes, aunque se utiliza habitualmente una amplia variedad de términos en la normativa y en la práctica administrativa, como por ejemplo dictamen, análisis, estudio o nota informativa. 18

Se clasifican: Según la obligación de solicitarlos: 1. Preceptivos: Son los informes que deben ser necesariamente solicitados porque así lo exige la legalidad. Se dividen en : a) Determinantes: Son aquellos que resultan imprescindibles para que los órganos competentes adopten la resolución de un procedimiento. b) No determinantes: No son imprescindibles para que los órganos competentes tomen decisiones. 2. Facultativos: Son los informes que el órgano administrativo competente solicita, sin estar obligado a ello, con objeto de obtener datos, opiniones o valoraciones que estima convenientes. Según la vinculación de su contenido: 1. Vinculantes: Obligan al órgano administrativo a resolver en el sentido informado. 2. No vinculantes: Informes cuyas conclusiones asesoran al órgano que lo solicita, pero éste puede o no resolver en el sentido de lo informado. Según el tipo de resolución que aportan: 1. De resolución única: Informes que finalizan con una sola propuesta o conclusión. 2. De resoluciones alternativas: Finalizan con propuestas o resoluciones múltiples, proporcionando la posibilidad de optar entre diversas alternativas. Según el órgano que los emite: 1. Internos: Emitidos por la misma Administración de la que forma parte el órgano que los solicita. 2. Externos: Emitidos por una Administración distinta de la del órgano solicitante o por una entidad privada. Según su contenido: 1. Vinculados: Son los informes que someten su contenido y conclusiones a cuestiones concretas. 2. Libres: Informes cuyo contenido tiene un carácter general y abarca soluciones y propuestas que van más allá de la cuestión concreta que justifica la elaboración del mismo. 2. CIUDADANOS A LA ADMINISTRACIÓN Los documentos de los ciudadanos no son documentos administrativos, ya que el emisor no es un órgano administrativo ni el documento constituye el soporte de un acto de la Administración, sin embargo, tiene indudables e importantes efectos en la Administración Pública. Procedimiento administrativo y clases de documentos de los ciudadanos que se generan:

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Solicitud: Documento que contiene una o varias peticiones de un ciudadano dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige para satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o un interés legítimo. Este documento provoca la actividad administrativa, y normalmente, la iniciación de un procedimiento formalizado.

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Denuncia: Documento por el que cualquier ciudadano, en cumplimiento o no de la obligación legal, pone en conocimiento de un órgano administrativo la existencia de un determinado hecho que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo. Al igual que la solicitud, la denuncia implica ordinariamente la actividad administrativa y, el algunos casos, la iniciación de un procedimiento.

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Alegaciones: Documento por el que el interesado en un procedimiento administrativo aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones de carácter fáctico o jurídico para su consideración. Estos documentos constituyen el medio principal por el que los ciudadanos participan en las diferentes etapas del procedimiento, influyendo en el proceso de formación de la voluntad del órgano administrativo.

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Recurso: Documento por el que el ciudadano impugna un acto administrativo que afecta a sus derechos o intereses, demandando su anulación por incurrir en alguna de las causas de invalidez previstas en el ordenamiento jurídico. Cuando el ciudadano cuyos derechos e intereses se ven afectados por acto administrativo estima que dicho acto es incorrecto, dispone de distintas posibilidades para impugnarlo. ◦ 4 tipos de recurso: Si el acto no pone fin a la vía administrativa debe presentar en el plazo de un mes contado desde la notificación un recurso administrativo de alzada. → Recurso de alzada: se plantea cuando no estamos de acuerdo con la resolución para que no pongan fin a la vía administrativa que imposibilite continuar el procedimiento. Lo resuelve el órgano superior. Si el acto pone fin a la vía administrativa, podrá ser recurrido mediante recurso de reposición ante el mismo órgano que lo hubiera dictado o bien ser impugnados ante el orden jurisdiccional mediante recursos contencioso-administrativo. → Recurso de reposición: tiene por finalidad impugnar actos administrativos que pongan fin a la vía administrativa. Resuelve el mismo órgano que dictó el acto. → Recurso extraordinario o de revisión: tiene por finalidad la impugnación de actos que pon, en fin a la vía administrativa siempre que concurran determinadas circunstancias previstas en la ley. Resuelve el mismo órgano. → Recurso contencioso-administrativo: recurso de carácter judicial. Resuelve la jurisdicción contencioso-administrativa. → Recurso de casación: se interpone ante el Tribunal Supremo por quebrantamiento del procedimiento o de ley.

Tipologías documentales A) Comunes a todas las Administraciones Públicas B) Específicas de cada Administración Pública

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Administración Central La Constitución española establece que la Administración tiene la potestad para crear normas y los tipos documentales específicos de la Administración Central son los siguientes: •

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Leyes orgánicas: las que se refieren a las materias que señala la Constitución en diversos artículos. Tienen una tramitación parlamentaria especial en la medida en que se requiere una mayoría absoluta del Congreso en una votación final sobre el conjunto del proyecto para su aprobación, modificación o derogación. Las leyes orgánicas, como el resto de leyes son sancionadas por el Rey en el plazo de 15 días, que además la promulga y ordena su inmediata publicación. Leyes ordinarias: las más habituales Real Decreto-Ley: dictadas por el Gobierno en casos de extraordinaria y urgente necesidad y que luego convalida el Congreso de los Diputados, aunque entran en vigor desde el momento de su publicación. Real Decreto Legislativo: dictados por el gobierno en uso de autorizaciones concedidas por el Parlamento. Orden Ministerial: disposiciones adoptadas por los Ministros. Resolución: disposiciones dictadas desde las Subsecretarías de los Departamentos ministeriales, Secretarías de Estado de los mismos, o por alguna de las Direcciones Generales de estos departamentos. Reglamento: norma escrita, dictada por una Administración Pública y con rango inferior a la Ley. Se aprueban por Real Decreto. Instrucción y orden de servicio: informan sobre técnicas jurídico-administrativas para el mejor funcionamiento del departamento a quien va dirigido. Administración Autonómica

La Constitución establece que las Comunidades Autónomas están en disposición de dictar Decretos Legislativos, Decretos, Ordenes, Resoluciones, Reglamentos e Instrucciones. Administración Local La Constitución española también atribuye a la Administración Local potestad normativa, siendo los tipos documentales de este nivel: • •

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Ordenanzas: regulan la actividad de los administrados, ocupándose de materias relacionadas con las funciones y servicios municipales. Bandos: disposición general emanada de una autoridad pública menor (Alcaldes) para que sea conocida por todos los ciudadanos con aspecto de cartel. Son documentos que incluyen recomendaciones de policía y buen gobierno, información sobre plazos de recaudación pública, etc. Edictos: comunican obligaciones por parte del ciudadano o alguna información oficial. Se publican en los tablones de anuncios y/o en los Boletines Oficiales de la Provincia o de la Comunidad Autónoma correspondiente o incluso en la prensa local. Reglamento municipal de régimen interno: regulan aspectos de régimen interno, orgánico de la Corporación, con carácter general o particular, afectando al régimen corporativo del Ayuntamiento.

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Recuerda • •

Los documentos administrativos surgen a iniciativa de la administración o por medio de una solicitud o denuncia de un ciudadano. Los documentos de los ciudadanos no son documentos administrativos pero sirven para iniciar o continuar un procedimiento.

1.3.6 Agrupaciones documentales en los Archivos Los documentos se reúnen en agrupaciones documentales naturales o artificiales. Las agrupaciones naturales en un archivo son: Fondo Sección Serie Unidad documental En algunos archivos podemos encontrar subfondo, subsección y subserie. FONDO: totalidad de la documentación producida o recibida por una institución, persona o familia que suele estar conservada en el archivo de dicha institución, persona o familia. Un fondo puede identificarse como un archivo. Los fondos tienen una limitación jurisdiccional ceñida a la institución, familia o persona que lo ha producido y una limitación cronológica que depende de la vida de la misma. Cada fondo exige una organización independiente, lo que significa que cada fondo posee un cuadro de clasificación, una ordenación de las series, una guía y un inventario propios. SECCIÓN: subdivisiones del fondo identificado con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. La sección documental es el conjunto de documentos generados por la actividad de dicha unidad o división administrativa. La sección y el fondo están afectados por el principio de procedencia. Las secciones están identificadas con los órganos o las funciones productoras de documentos y tienen su reflejo en el cuadro de clasificación. Por tanto, el fondo siempre será uno, mientras que las secciones pueden ser múltiples. Estas se pueden dividir en subsecciones. SERIE: cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series. Las series son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función. Ejp.: expedientes presupuestarios, obras menores... Las series documentales pueden estar formadas por documentos singulares (bandos municipales, presupuestos anuales) o por unidades archivísticas (conjunto de docuementos: expediente). UNIDAD DOCUMENTAL: elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. Es simple cuando está constituida por el mismo tipo documental. Los tipos documentales que integran las series son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente. Es compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite comúnmente llamado expediente. 22

Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación diferentes. Las agrupaciones artificiales en un archivo son: Colecciones Secciones facticias COLECCIONES: las encontramos en los archivos, en la mayoría de las ocasiones, producto de donación o compra por parte de la institución. Su origen no responde al resultado de una gestión administrativa o personal sino de la voluntad de alguien. Generalmente, se trata de documentos relaciones entre ellos por su temática. Ejp.: colecciones de estampas, de sellos, de fotografías... SECCIONES FACTICIAS: agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos o a partir de sus fondos y responden a motivos de conservación o de instalación como consecuencia de sus soportes o grafías. En épocas pasadas se creaban por razones subjetivas o arbitrarias al agrupar por temas determinados documentos para resaltar su importancia: sus características tenían cierto interés, sacaban los documentos del lugar que les correspondía y formaban secciones a su antojo. Ejp.: agrupaciones de mapas de España, mapas del mundo, planos... Recuerda •

Existen agrupaciones documentales naturales (fondo, serie, sección y unidad documental) y agrupaciones documentales artificiales (colecciones y secciones facticias).

1.4 Códigos deontológicos Nos encontramos en una época de densidad ética debido a que las normas éticas se están convirtiendo en el referente en sociedades avanzadas. ¿Deontología? Conjunto de deberes sistemático de normas mínimas que un grupo profesional establece y que refleja la concepción ética común o mayoritaria de sus miembros de acuerdo con su entorno social. Estrecha relación ética/derecho. Las normas éticas emanan de la conciencia individual, mientras que las normas jurídicas son leyes externas que no obligan en conciencia sino que imponen. Ejp.: códigos deontológicos. Principios en los códigos deontológicos Elementos definitorios de los códigos deontológicos. Un principio constituye un nivel mínimo de exigencia de alguna dimensión moral y es de carácter general. Valores en los códigos deontológicos Ideas abstractas que ayudar a conocer lo que es bueno, deseable, para un individuo o grupo y, al ser aplicados a una profesión, les da su especificidad. 23

Valores son conjuntos de buenos hábitos, esquema de actitudes dominantes a los que una profesión se compromete y declara en un código. Nuestra profesión: • • • •

Humanísticos: respeto al individuo y a la condición humana. Idealistas: honestidad, justicia, verdad. Conservadores: dignidad, normas de preservación. Estéticos: apreciación de la belleza, originalidad.

Otros valores: libertad intelectual, acceso a la información, privacidad y confidencialidad, derechos de autor, preservación de la herencia cultural, no actuar en beneficio propio ante una tasación o adquisición de documentos, el uso del archivo para investigación propia en detrimento de los demás, o la preservación y custodia de los documentos. Recuerda Los códigos deontológicos recogen en un formato articulado los principios y valores por los que se rigen determinadas profesiones.

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