Apuntes ADMINISTRACIÓN

Apuntes de Administración General Necesidades ilimitadas y Recursos escasos Las necesidades nacen por dos causas: 

Primero para cubrir las necesidades biológicas y primarias como la alimentación, el albergue o vestido y



Luego, cuando éstas ya están cubiertas, aparecen aquellas que nos procuran una existencia más placentera.

No puede establecerse una separación total entre ambos tipos de necesidades; por ejemplo, cuando vamos a comer a un buen restaurante, a la vez que satisfacemos la necesidad primaria de comer estamos disfrutando del buen ambiente y de la buena cocina. La apetencia de necesidades viene a ser ilimitada: cuando tenemos un coche pequeño aspiramos a otro mejor, nos gustaría vivir en un apartamento más grande, etc. Nuestros deseos nunca dan señales de estar completamente satisfechos. Pero no todas las necesidades pueden satisfacerse debido a que nuestra capacidad productiva no es ilimitada. Los recursos son los elementos básicos utilizados en la producción de bienes y servicios, por los que también se les denomina factores de producción. Existen tres grandes categorías de factores de producción, que ya los mencionamos, y que son escasos. Toda escasez tiene origen en la escasez de recursos, especialmente el recurso tiempo. El tiempo y las informaciones son susceptibles de usos alternativos. Si dispusiéramos de todo el tiempo que quisiéramos, podríamos obtener cualquier cantidad de energía, de saber, de instrumentos, de derechos y de dinero. Las informaciones que necesitamos están incorporadas a instrumentos y son escasas. La razón de esta escasez está, en primer lugar, en la limitación de nuestro tiempo de vida y la imposibilidad de producir y transmitir toda la información que nosotros tengamos y otros individuos pudieran necesitar. La cantidad de flechas disponibles es limitada porque sus fabricantes tienen un tiempo de vida limitado y lo tienen que dedicar a otras cosas además de producir flechas. Lo mismo podemos decir, de las otras formas de información, del conocimiento certificado o de cualquier forma de organización logística como una ciudad o una empresa.

Pirámide de Maslow La Pirámide de Maslow, o jerarquía de las necesidades humanas, es una teoría psicológica propuesta por Abraham Maslow en su obra: Una teoría sobre la motivación humana (en inglés, A Theory of Human Motivation) de 1943, que posteriormente amplió. Maslow formula en su teoría una jerarquía de necesidades humanas y defiende que conforme se satisfacen las necesidades más básicas (parte inferior de la pirámide), los seres humanos desarrollan necesidades y deseos más elevados (parte superior de la pirámide).

Características generales de la teoría de Maslow. Sólo las necesidades no satisfechas influyen en el comportamiento de las personas, pues la necesidad satisfecha no genera comportamiento alguno. Las necesidades fisiológicas nacen con la persona, el resto de las necesidades surgen con el transcurso del tiempo. A medida que la persona logra controlar sus necesidades básicas aparecen gradualmente necesidades de orden superior; no todos los individuos sienten necesidades de autorrealización, debido a que es una conquista individual. Las necesidades más elevadas no surgen en la medida en que las más bajas van siendo satisfechas. Pueden ser concomitantes pero las básicas predominarán sobre las superiores.

Las necesidades básicas requieren para su satisfacción un ciclo motivador relativamente corto, en contraposición, las necesidades superiores requieren de un ciclo más largo.

ADMINISTRACIÓN Es preciso señalar que no existe una única definición tanto de Empresa, como de Administración y que podrían existir, tal vez, tantas como personas se aventuren a realizarlas. ADMINISTRACIÓN. Definición Según Koontz y Weihrich: “ Proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupo, los individuos cumplen eficientemente objetivos específicos” Según Pablo Illanes: “Proceso permanente, ininterrumpido y sistemático, que tienden al logro de un objetivo por parte de las personas que aportan sus mayores esfuerzos, de acuerdo con acciones Interrelacionadas y coordinadas”. Según Henri Fayol: “Es planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar” ¿Qué es Administración? Propender a diseñar un proceso y mantener un medioambiente adecuado, en el cual los individuos que trabajan en grupo, logren eficientemente los objetivos señalados. •

Proceso: Conjunto de actitudes que tienen una lógica racional.

Administración: Trabajar con la gente y crear un ambiente adecuado para que la gente en grupo logre sus objetivos cabalmente. Toda la Administración se aplica en diferentes escalas jerárquicas. •

Objetivo final de los administradores: CREAR SUPERÁVIT.

La Administración se preocupa de la productividad (eficiencia y eficacia en labores realizadas) •

eficacia: es lograr el objetivo que se plantea

• eficiencia: es lograr el objetivo con el mínimo de costo, optimizando los recursos.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN 1) La administración es la parte esencial de cualquier organización (considera intereses individuales). 2) La administración se da en todos los niveles jerárquicos de la organización El control esta estrechamente ligado a la planificación, debido a esto se dice que el control es el hermano gemelo de la planificación. Todos los gerentes desempeñan funciones administrativas. Sin embargo, el tiempo que se le dedique a cada función puede ser diferente.

TIEMPO DEDICADO A DESEMPEÑAR FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EMPRESA: El término de Empresa se refiere a los Negocios, Agencias Gubernamentales, Hospitales, Universidades y otros organismos.(Harol Koontz y Weihrich) “Organismo o entidad, cuyo objeto esencial es producir bienes y/o servicios que satisfagan necesidades de una comunidad” (Pablo Illanes) “Unidad de producción de bienes y servicios con o sin fines de lucro y existencia independiente a la de sus dueños, puesto que es una persona jurídica” (Paul Samuelson) Las Empresas pueden clasificarse atendiendo varios aspectos: 1.- Propiedad del Capital 2.- Actividad 3.- Tamaño 4.- Organización legal 5.- Competitividad, etc.

1)

Atendiendo al punto de vista quién es el propietario del capital Las Empresas se clasifican en:

Empresas Privadas: Cuando el dueño del capital es uno o varios particulares.

Empresas Públicas: Cuando lo es el Estado Empresas Semi-Públicas: Cuando concurren el Estado y Particulares en el aporte a medios productivos.

2)

De acuerdo al tipo de actividad:

Agricultura, Minería, Industria, Construcción, Comercio, Servicios, etc.

3) Para ordenarla según su tamaño, no existen pautas precisas de referencia, ya que lo que podría ser considerado como grande en un País, puede ser considerado pequeño en otro. Ejemplo: Ripley Corrientemente dentro de cada país el elemento que refleja la magnitud de la Empresa es el capital (K), es decir, todo aquello que constituye su patrimonio y su base de producción. El Servicio de Impuestos Internos (SII.) clasifica a las empresas por nivel de ventas netas de IVA. En unidades de fomento, excluyendo al sector informal Tamaño o categoría de Empresa

Valor ventas anuales en UF.

Micro Empresas

Menos de 2.400

Pequeña Empresa

De 2.401

Mediana Empresa

De 25.001

Gran Empresa

Más de 100.001

a 25.000 a 100.000

Una segunda clasificación, es la realizada por la encuesta de Caracterización Socioeconómica (CASEN), según el número de ocupados de las empresas. Esta encuesta si considera las micro unidades productivas informales.

Tamaño o categoría de Empresa

Valor ventas anuales en UF.

Micro Empresas

1 a 9

Pequeña Empresa

10 a 49

Mediana Empresa

50 a 199

Gran Empresa

200 y mas

4) Atendiendo a su organización legal (Empresas privadas), las más importantes son: .- Individual: Son las que tienen un propietario .- Sociedades: Son las que tienen más de un propietario En las Sociedades se distinguen: a) Colectivas: Empresas en que dos o más personas aportan capital y trabajo, la dirección de la empresa es común entre los socios, por lo que cada uno responde por igual a las obligaciones contraídas. La legislación permite la Responsabilidad limitada. b) En Comandita: Empresas en que algunos socios aportan el capital y otros el trabajo. Los capitalistas o socios comanditarios responden solamente con el capital aportado y no participan en la administración de la empresa. Los socios que aportan trabajo o socios gestores, administran y tienen responsabilidad ilimitada. c) Anónimas: Empresa en que el capital se aporta mediante suscripciones de acciones, independientemente de quién lo aporte, pueden venderse o donarse sin que la sociedad experimente mayor cambio. Existe una asamblea o junta general de accionistas (socios), que elige a un Directorio, que es el encargado de dirigir el negocio de la sociedad. El directorio designa a un gerente en el que se concentra el manejo ejecutivo de la empresa.

d) Cooperativas de Servicios y de Consumo: Empresas en que los usuarios de los servicios que ellos otorgan, deciden acerca de la administración y ganancias del periodo, delegando sus derechos en un directorio que es elegido por ellos mismos.

e) Cooperativas de Producción y trabajo y Empresas de Autogestión: Empresas en que los trabajadores deciden acerca de la administración y uso de las ganancias del periodo, nombrando ejecutivos en participación de todos.

TEORIA DE SISTEMAS Conjunto de elementos que se encuentran interactuando.

MARCO TEORICO

SISTEMA: Es un conjunto de partes en integración para alcanzar un conjunto de objetivos. SISTEMA CERRADO: Es aquel que no intercambia energía con el medio. SISTEMA ABIERTO: Es aquel que interactúa con el medio SISTEMA VIABLE: Es aquel que sobrevive y es capaz de adaptarse a las variaciones del medio. PARADIGMA: Constelación de logros compartidos por una comunidad PROPIEDADES EMERGENTES: Emergen del todo de un sistema y no se encuentran en sus partes. SINERGIA: Las propiedades emergentes dan lugar a la sinergia, la suma o unión de elementos mas allá de su esencia. AUTORREGULACION: Tendencia de un sistema a autorregularse. en un equilibrio dinámico. ECOLOGIA: Ecosistemas son un conjunto de organismos interactuando entre si y con el medio para mantener la homeostasis ENTROPÍA: Todo sistema tiende a su estado más probable, el desorden o el caos. -Información = entropía. ESTRUCTURAS DISIPATIVAS: Estructuras que se generan en sistemas complejos con alta fluctuación lejos del equilibro.

TEORIA DE SISTEMAS DEFINICIONES Sistema: * Conjunto de elementos que se encuentran interactuando (Bertalanffy). * Un conjunto organizado formando un todo en el que cada una de sus partes está conjuntada a través de una ordenación lógica que encadena sus actos a un fin común (Pozo Navarro). * Conjunto de elementos que se encuentran interactuando e integrados a un todo jerárquicamente organizado para lograr un objetivo común (López Palomino). Sistema Cerrado: Es aquel que se mantiene aislado sin interactuar e intercambiar recursos con su medio ambiente Sistema Abierto: Es aquel que permite el intercambio de recursos con su medio ambiente. Nivel de Sistema: Es la posición definida por el observador al estudiar un sistema Componentes del Sistema o Sub-Sistemas Son aquellos elementos o partes que integran al sistema total.

Suprasistema : Es el medio ambiente.en el que se encuentran inmersos los sistemas embargo necesariamente requerimos orientar nuestro criterio para establecer por lo menos ciertos elementos básicos que nos ayuden a comprender lo que forma un sistema. Al final de un estudio minucioso sobre los diferentes puntos de vista de diversos ensayos sobre sistemas, podemos extractar los siguientes elementos básicos que son requeridos para conformar un sistema: *Propósito: Es lo que establece la razón y significado de la vida misma del sistema. *Movimiento: Es todo aquello que habilita al sistema para actuar, modificarse, interactuar o estabilizarse. *Límites: Son aquellos que definen las dimensiones e identidad del sistema. *Información: Son todos los datos que registran el estado de cosas del sistema. *Recursos: Son todas aquellas partes que ingresan o que se encuentran formando una unidad o sistema. *Procesos: Son todas aquellas actividades que proporcionan un movimiento cambio en el sistema. *Resultados: Es todo aquello que ha sido producido como consecuencia de una actividad del sistema. *Retroalimentación: Es el procesos que permite al sistema autorregular su funcionamiento. • Los sistemas tienden a crecer y a medida que lo hacen cometen intrusiones, así qué: -Es complejo el control de los sistemas -Es impredecible el comportamiento total de los sistemas -Los sistemas complejos producen resultados inesperados • No se deben multiplicar innecesariamente los sistemas • Los sistemas nuevos producen invariablemente problemas nuevos • El sistema mismo no hace lo que dice que está haciendo 100% • Los sistemas complejos tienen a oponerse en su propia función. • Un sistema complejo que funciona inevitablemente

demuestra que se desarrolló a partir de un sistema simple que funciona. 1. Estructuras estáticas 2. Sistemas de mecanismos 3. Sistemas de control 4. Sistemas abiertos 5. Organismos inferiores 6. Animales 7. Hombre 8. Sistemas socioculturales 9. Sistemas simbólicos 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Las funciones básicas de un sistema, independiente de su grado de complejidad las podemos resumir en: *Funciones de direccionamiento y planificación *Funciones de incorporación y obtención de recursos *Funciones de transformación y procesamiento de recursos *Funciones de desincorporación y traspaso de recursos *Funciones de regulación y retroalimentación *Funciones de intercambio y transacción de recursos. Aún y cuándo muchos autores y estudiosos de los sistemas consideran clasifijaciones de sistemas desde lo más simple hasta los más complejos, no existe 20. 21. evidencia de peso como para concluir que los sistemas más simples ejecutan menos funciones básicas que los complejos Las funciones básicas de un sistema, independiente de su grado de complejidad Las podemos resumir en: Así por ejemplo: tomemos una piedra, la cual es considerada como material inerte, es decir, sin movimiento. Si observamos desde un punto de vista externo, la conclusión anterior parecerá cierta y concluiremos que no tiene función alguna. Sin embargo, observando esta piedra desde un punto de vista interno, la conclusión de no tener movimiento es totalmente falsa, puesto que sus átomos y electrones se mantienen constantemente en movimiento, y por lo tanto aparecen todas las funciones propias de cualquier sistema.

1.- Entradas: Aquellas que se convertirán en salidas al ser procesadas. 2.Sistema de Proceso: Aquel que convierte las entradas en salidas 3.- Salidas: Aquellas que se vuelven entradas para el sistema receptor 4.- Sistema Receptor: Es el que recibe lo que produce el sistema de proceso. 5.Salidas: Aquellas que resultan del sistema receptor 6.- Criterios de evaluación: Son aquellos que comparan las salidas con la misión del sistema. 7.- Retroinformación: Es el proceso de comparar lo planeado con lo resultante.

HISTORIA Y EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA Frederick Winslow Taylor abandonó los estudios universitarios y se inició como aprendiz de confección de moldes y mecánico en 1875. Tres años después, en 1878, entró a trabajar como mecánico a la Midvale Steel Campany, con sede en Filadelfia, empresa en la que llegaría a ocupar el puesto de jefe del departamento de ingeniería, tras obtener un grado universitario en esta disciplina, estudiando en las noches. Inventó herramientas de alta velocidad para el corte de acero y dedicó la mayor parte de su vida a la consultoría en ingeniería. Quizá ninguna otra persona haya ejercido mayor impacto que él en el desarrollo inicial de la administración. Sus experiencias como aprendiz, obrero, capataz, maestro mecánico y después como director de ingeniería de una compañía acerera le ofrecieron la gran oportunidad de conocer de primera mano los problemas y actitudes de los trabajadores y de descubrir las grandes posibilidades para la elevación de la calidad de la administración.

Frederick W. Taylor (1856 – 1915) Reconocido como “Padre de la Administración Científica” Se preocupó de elevar la productividad, mediante una mayor eficiencia en la producción y salarios mas altos a los trabajadores, a través de la aplicación del método científico. Sus principios insisten en el uso de la ciencia, la generación de armonía y cooperación grupal, la obtención de la máxima producción y desarrollo de los trabajadores. Destaca 5 principios que determinó como la base del enfoque científico de la administración:

1.Sustitución de reglas (conocimientos organizados).

prácticas,

por

procesos

científicos

2.- Propender a lograr dentro de la organización social, la armonía más que la discordia (beneficio al grupo). 3.- Consecución de la cooperación de los seres humanos, en lugar del individualismo caótico. 4.- La obtención mediante el trabajo, de una producción máxima y no de una producción restringida.

5.- Desarrollo de la plena capacidad de todos los trabajadores, a favor de su máxima prosperidad personal y de la compañía. Henry L. Gantt (1901) (Autor de la Carta Gantt ) Se preocupó del desarrollo de la productividad en cuanto a los procesos más eficaces, para lograr los objetivos comunes y utilizó métodos gráficos para estimular la producción.

Frank y Lillian Gilbreth (1900)

(Esposos Gilbreth)

A Frank Gilbreth (Constructor civil), se le conoce por estudios de tiempo y movimiento (tiempo de la construcción, trabajo). Lillian Gilbreth (Psicóloga industrial), se centró en los aspectos humanos del trabajo y en el conocimiento de la personalidad y necesidad de los trabajadores.

TEORÍA MODERNA DE LA ADMINISTRACIÓN OPERACIONAL

Henri Fayol, Conocido como el “Padre de la teoría administrativa moderna” (1841 – 1925) Dividió las actividades industriales en seis (6) grupos: Técnicas, Comerciales, Financieras, De seguridad, Contables y Administrativas. Señaló la necesidad de enseñanza de la administración. Formuló el proceso administrativo y 14 principios de la administración.

PRINCIPIOS DE FAYOL: 1.- División del Trabajo: Mientras mejor se desempeñaba una persona en su trabajo, mayor productividad, ya que se especializaban en sus distintos departamentos o secciones. 2.- Autoridad y Responsabilidad: La autoridad y la responsabilidad, están interrelacionadas, la responsabilidad es consecuencia de la autoridad. 3.- Disciplina: Es la concebida como un respeto por las funciones de los individuos, dentro de la organización y esta disciplina se conoce ahora como Conductos Regulares. 4.-

Unidad de Mando: Un individuo debe recibir ordenes de un solo jefe.

5.Unidad de Dirección: Enfoca a la unidad como un todo, donde debe haber una sola cabeza, donde se origina un plan para todos y los objetivos comunes. 6.-

Subordinación del interés individual al interés general:

7.Remuneraciones: Dice que las remuneraciones, deben ser lo más justas en los métodos de pago y permitir una máxima satisfacción del trabajador. 8.Centralización: La autoridad dentro de la organización debería estar centralizada. 9.Escalar: Siempre habrá una jerarquización dentro de las actividades de la organización. 10.- Orden: Cada cosa en su lugar y cada lugar para cada cosa. 11.- Principio de equidad: Tiene relación con dar lo justo o ser equitativo para todos. 12.- Estabilidad Laboral: La permanencia y seguridad de proyectarse en el tiempo dentro de la organización. 13.- Iniciativa: No aplastar al subordinado, cuando éste tiene una idea, sino aceptarla y apoyarla. 14.- Espíritu de Equipo: La unión hace la fuerza

PANORAMA DE LAS SEIS PRIMERAS ÉPOCAS DE LA ADMINISTRACIÓN En toda su larga historia y hasta inicio del siglo XX, la Administración se desarrolló con una lentitud impresionante. Sólo a partir de este siglo atravesó etapas de desarrollo de notable pujanza e innovación. En la actualidad, la sociedad de la mayor parte de los países desarrollados, es una sociedad pluralista de organizaciones, donde la mayoría de las obligaciones sociales ( como la producción, la prestación de un servicio específico de educación o de atención hospitalaria, la garantía de la defensa nacional o de la preservación del medio ambiente) es confiada a organizaciones (como industrias, universidades y escuelas, hospitales, ejércitos, organizaciones de servicio público) que son administrados por grupos directivos propios para poder ser más eficaces. A diferencia de lo anterior, a finales del siglo pasado la sociedad funcionaba de manera completamente diferente, hace 90 años las organizaciones eran pocas y pequeñas: predominaban los pequeños talleres, los artesanos independientes, las pequeñas escuelas, los profesionales independientes

(médicos y abogados que trabajaban por cuenta propia), el labrador, el almacenero de la esquina, etc. A pesar de que en la historia siempre existió el trabajo, las organizaciones y su administración, es un capitulo que comenzó en épocas recientes. La Administración tal como la conocemos hoy, es el resultado histórico o integrado de la contribución acumulada de numerosos pioneros filósofos, físicos, economistas, estadistas y otros, entre los que se incluyen empresarios que con el transcurso del tiempo fueron desarrollando y divulgando obras y teorías en su campo de actividad. a)

Influencia de los filósofos (año 470 ac)

Sus puntos de vista consideran las habilidades personales, como el caso de Sócrates, estilos, principios, teorías. Por ejemplo: Según Sócrates la Administración es una habilidad personal, separada del conocimiento técnico y de la experiencia. b) Influencia de la organización de la Iglesia Católica. (año 1 dc)La estructura de la organización eclesiástica sirvió de modelo para muchas organizaciones, que ávidas de experiencias exitosas, pasaron a incorporar una infinidad de principios y normas administrativas utilizadas en la Iglesia Católica.

c) Influencia de la organización militar. (tan antigua como la propia guerra) La organización lineal, por ejemplo, se remonta a los ejércitos de la antigüedad y de la época medieval: la unidad de mando, la escala jerárquica, la unidad de dirección, la disciplina, la planificación, etc. d)

La influencia de la Revolución Industrial.(desde 1776 a la fecha)

La Revolución Industrial dio lugar al contexto industrial (unir las partes en un todo), tecnológico, social, político y económico de las situaciones, problemas y variables a partir de los cuales se iniciará la teoría clásica de la Administración. e)

Influencia de los economistas Liberales. (desde 1778)

Los economistas liberales (Adam Smith 1776, James Hill 1826, David Ricardo 1817, y otros) dieron apoyo razonable a la aparición de algunos principios de Administración, que tendrían enorme aceptación posterior. Por ejemplo Adam Smith visualiza los principios de especialización y división del

trabajo. Las ideas de Marx y Engels 1848 promovieron el surgimiento del Socialismo y el Sindicalismo. f) Influencia de los pioneros industriales y de los empresarios (1820 hacia delante) La influencia de los pioneros y de los empresarios fue fundamental para la creación de las condiciones básicas que motivaron el surgimiento de la teoría administrativa, esto, a través de innovaciones y cambios en el escenario empresarial. El mundo estaba cambiando y las empresas también. Las condiciones para que surgiera la teoría administrativa estaban consolidándose paulatinamente. A comienzos del siglo XX aparecen casi simultáneamente Taylor 1911 y Fayol 1916, en los EEUU y Europa, respectivamente, los primeros en referirse a la administración como una disciplina científica. Frederik Taylor es considerado el fundador de la Administración científica. Sus principios, aunque destinados a ser aplicados de una manera amplia, no se refieren a la administración de empresas en general, sino a la administración a nivel de taller. Taylor y sus seguidores (Gilbreth, Barnes y otros) se preocuparon demasiado a medir con cinta métrica, cronómetro y balanza los movimientos de los trabajadores en la manipulación de materiales y el manejo de las máquinas, descuidando un poco la necesidad de establecer principios generales de Administración aplicables a todos los niveles. (capataces, obreros, etc.) El francés Henri Fayol, es, sin embargo, el auténtico padre de la Administración científica moderna. Sus postulados aplicables a todos los niveles de la empresa, de algún modo prevalecen hasta hoy, sólo ligeramente modificados, complementados o presentados de diferentes maneras, siempre conservando el contenido esencial. Su sorprendente obra “Administración Industrial y Gerencial”, escrita en 1916 y traducida al inglés en 1929, fue fruto de una larga carrera como ingeniero y administrador de empresas francesas. La diferencia entre Fayol y Taylor, reside en que mientras Fayol actuó a nivel de administrador de empresa, Taylor sólo lo hizo al de capataz de taller.

Teorías X, Y, Z. *Teoría X. Supuestos: 1) La gente tiene una aversión al trabajo. 2) Debe ser castigado y amenazado para que trabaje. 3) Prefiere ser dirigido para evitar responsabilidades.

*Teoría Y. Supuestos: 1) El desgaste del esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como en el juego. 2) El común de la gente aprende en condiciones adecuadas. 3) El individuo logrará los objetivos de la empresa siempre y cuando la empresa logre sus objetivos personales. 4) La capacidad de la gente sólo se utiliza en parte. 5) La mayoría de la gente tiene creatividad e ingenio

Por otro lado vemos a la teoría Z que se destaca en el sentido de responsabilidad comunitaria como base de la cultura organizacional. Strauss y Sayles. Autores de la teoría Z: Debido a lo radical de las teorías X y Y se ve la necesidad de crear una teoría que equilibra a las dos anteriores, quien logra esto es la teoría Z. Esta teoría analiza que el ser humano tiene una actitud variable. *Teoría Z. Supuestos: 1) A la gente le gusta sentirse importante. 2) La gente quiere ser informada de lo que sucede en la empresa. 3) Quiere que se le tome en cuenta el trabajo que efectúa en forma bien hecha, reconociéndoselo.

TEORÍA X Según Mc Gregor, las suposiciones “tradicionales” acerca de la naturaleza humana se incluyen en la teoría X

Concepción de la administración: teoría X

-Se basa en ciertas concepciones y premisas erróneas o distorsionadas acerca de la naturaleza humana. -La motivación primordial del hombre son los incentivos económicos (salario) -Como estos incentivos son controlados por la organización, el hombre es un agente pasivo que requiere ser administrado, motivado y controlado por ella. -Las emociones son irracionales y no deben interferir el propio interés del individuo. -El hombre es perezoso por naturaleza y debe ser estimulado mediante incentivos externos. -En general, los objetivos individuales se oponen a los cargos de organización, por lo cual es necesario un control rígido. -Debido a su irracionalidad intrínseca, el hombre es básicamente incapaz de lograr autocontrol y la autodisciplina.

La administración responde por la organización de los elementos productivos de la empresa- dinero, materiales, equipos y personal, y no está en procura de sus fines económicos.

La administración también es el proceso de dirigir el esfuerzo de las personas, motivarlas, controlar sus acciones y modificar su comportamiento, para atender las necesidades de la organización.

Sin la intervención activa de la administración, las personas permanecerían pasivas frente a las necesidades de la organización, e incluso se resistirán a cumplirlas. Por consiguiente, las personas deben ser persuadidas, recompensadas, castigadas, coaccionadas y controladas; es decir, sus actividades deben ser dirigidas. Ésta es la tarea de la administración. Podemos decir, que administrar consiste en lograr que las personas ejecuten las tareas. Detrás de esta teoría tradicional hay diversas creencias adicionales, menos explícitas, pero muy difundidas como:

a) El hombre es negligente por naturaleza; evita el trabajo o trabaja lo mínimo posible y prefiere ser dirigido. b) Carece de ambición: evita responsabilidades y prefiere verse libre de obligaciones. c) Es fundamentalmente egocéntrico frente a las necesidades de la organización. d) Es incrédulo, no es muy lúcido, y siempre está dispuesto a creer en charlatanes y demagogos. e) Su propia naturaleza lo lleva a oponerse a los cambios, pues ansía la seguridad.

Según Mc Gregor, estas presuposiciones y creencias todavía determinan el aspecto humano de muchas organizaciones en que se cree que las personas tienden a comportarse conforme a las expectativas de la teoría X: Con negligencia, pasividad, resistencia a los cambios, falta de responsabilidad, tendencia a creer en la demagogia, exigencias de beneficios económicos, etc. Según Mc Gregor, este comportamiento no es la causa, sino el efecto de alguna experiencia negativa en alguna organización.

TEORÍA Y Dentro de esta concepción, administrar es un proceso de crear oportunidades, liberar potencialidades, retirar obstáculos, ayudar al crecimiento y proporcionar orientación; vista así, es una administración por objetivos, no por controles. Mc Gregor contempla la teoría Y de la siguiente manera:

1) El gasto de esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como jugar o descansar. 2) El control externo y la amenaza de castigo no son los únicos medios para producir esfuerzo en la obtención de los objetivos organizacionales. Las personas aplicarán la auto-dirección y el auto-control para alcanzar los objetivos con los que se han comprometido. 3) El nivel de compromiso con los objetivos es proporcional a la magnitud de las recompensas asociadas con su logro. 4) Bajo las condiciones apropiadas, los seres humanos promedio no sólo aprenden a aceptar sino también a buscar responsabilidad. 5) La capacidad de ejercer un nivel relativamente alto de imaginación, ingenio y creatividad para la solución de problemas organizacionales está ampliamente distribuida entre la población. 6) Dadas las condiciones de la vida industrial moderna, las posibilidades intelectuales del ser humano promedio se utilizan sólo en forma parcial.

En otras palabras: El hombre no es pasivo ni contraviene los objetivos de la organización. Las personas poseen motivaciones básicas, capacidad de desarrollo, estándares adecuados de comportamiento y están capacitadas para asumir plenas responsabilidades.

La administración es responsable de la organización de los elementos productivos de la empresa-dinero, materiales, equipos, personas- para que ésta alcance sus fines económicos. Las personas no son pasivas por naturaleza ni renuentes a colaborar con las necesidades de la organización, sino que pueden volverse así como resultado de su experiencia en otras organizaciones. La administración no crea la motivación, el potencial de desarrollo ni la capacidad de asumir responsabilidades, de dirigir el comportamiento para alcanzar el objetivo de la organización, puesto que estos están presentes en las personas. La administración es responsable de proporcionar las condiciones para que las personas reconozcan y desarrollen por sí mismas esas características. La labor primordial de la administración es crear condiciones organizacionales y métodos de operación mediante los cuales las personas puedan alcanzar sus objetivos individuales con mayor facilidad, y dirigir sus propios esfuerzos hacia los objetivos de la organización.

La teoría Y propone un estilo de administración bastante participativo y democrático, basado en los valores humanos. Mc Gregor recomienda una serie de ideas renovadoras y enfocadas totalmente hacia la aplicación de la teoría Y: 1- Descentralización y delegación Es delegar las decisiones a los niveles inferiores de la organización para permitir que todas las personas se involucren en actividades, así satisfagan sus necesidades individuales más elevadas, relacionadas con la autorrealización. 2- Ampliación del cargo mayor significación del trabajo. La reorganización, el rediseño y la ampliación del cargo implican mas actividades, las cuales provocan innovación y estimulan la aceptación de responsabilidad en la organización, a demás de satisfacer necesidades sociales y de autoestima. 3- Participación y administración consultiva. . La participación en las decisiones que afectan a las personas, y la consulta que busca obtener sus opiniones, que son creadoras dentro de la organización. Esto les da a las personas oportunidades para satisfacer necesidades sociales y de autoestima. 4- Auto-evaluación del desempeño. Algunos programas tienden a tratar al individuo como si fuera un producto en línea de montaje. En algunas empresas se ha experimentado con éxito que las mismas personas formulen sus propias metas u objetivos y auto-evalúen su desempeño frente a objetivos. Un superior ejerce liderazgo y se dedicará a orientar y estimular

el desempeño futuro y no juzgar el anterior desempeño. Con esto la persona se ve mas animado en adquirir mayor responsabilidad en la planeación y contribuye a los objetivos de la organización, lo cual es positivo en las necesidades de estima y de autorrealización.

DIFERENCIAS DE LA TEORÍA X y LA TEORÍA Y

TEORÍA Z La teoría Z destaca el sentido de responsabilidad comunitaria como base de la cultura organizacional. Ésta sostiene que las condiciones precedentes favorecen la intimidad, la participación personal y las relaciones profundas de las personas en el trabajo, y eso a su vez fomenta la confianza entre los empleados. En el nivel de grupo de trabajo, con la confianza se refuerzan esas cualidades en formas que nos recuerdan la concepción de la dinámica del grupo de trabajo propuesta por Mayo. Pero, según Ouchi, el marco más amplio del clan es indispensable para la eficiencia del grupo de trabajo. Sea como fuera, el flujo continúa creando en el empleado satisfacción y sentido de autonomía; esta última se experimenta al producir una especie

de individualismo egocéntrico en el compromiso con el grupo y la causa trascendental de la compañía que, según se afirma, puede producir un sentido mayor de autonomía que el logrado con formas más individualistas a las que se concede tanto valor en el mundo en el mundo occidental. Así pues, la teoría Z establece que esas condiciones favorecen la productividad.

La teoría Z ha sido criticada por varios motivos, algunos de los cuales se refieren a los hechos en que se funda, las supuestas relaciones entre sus variables y a su lógica. No se ha demostrado que la satisfacción o sentido de pertenencia mejore la productividad ni que las organizaciones que siguen la teoría Z tengan más éxito que las demás. Todo considerando, la teoría Z debe verse más bien como una idea estimulante y no como una teoría cuya validez ha sido probada. Debido a lo radical de las teorías X y Y se ve la necesidad de crear una teoría que equilibra a las dos anteriores, quien logra esto es la teoría Z. Esta teoría analiza que el ser humano tiene una actitud variable. Dado que todas las empresas norteamericanas carecen del imperativo cultural que caracteriza a la empresa japonesa, compete a los gerentes crear una filosofía corporativa que de origen a un clan industrial. Ouchi afirma que algunas compañías norteamericanas de gran éxito han hecho exactamente eso, han producido la misma serie de condiciones y efectos que ocurrieron en Japón. Este desarrollo, indica que los estadounidenses no necesitan imitar los métodos administrativos de Japón. (El empleo para toda la vida; incluso las personas más incompetentes tienen cierta seguridad en la vida.) *Teoría Z. Supuestos: 1) A la gente le gusta sentirse importante. 2) La gente quiere ser informada de lo que sucede en la empresa. 3) Quiere que se le tome en cuenta el trabajo que efectúa en forma bien hecha, reconociéndoselo

EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA PRIVADA El objetivo final de las empresas es la obtención de utilidades. Se obtienen cuando los ingresos totales son superiores a los gastos. Es decir cuando hay saldos favorables. Sus ingresos totales provienen de la venta de sus productos o servicios en los mercados. Los gastos totales equivalen a los costos de producción, cuyas partidas principales están representadas por las materias primas (fábricas) o mercaderías (comercio), remuneraciones, arriendo y construcciones, intereses, impuestos (patentes comerciales), reparaciones, reposiciones, etc. Las empresas tienen una tendencia general a expandirse para aumentar las ganancias. Para ello se debe aumentar los ingresos y/o bajar los costos. El aumento de los ingresos puede lograrse: a)

aumentando los precios de venta

b)

aumentando el volumen físico de venta. (producción) La disminución de los costos se puede conseguir a través de:

a)

racionalizar el trabajo (productividad)

b)

eficiencia y rapidez en el abastecimiento y distribución

c)

control minucioso de gastos (ahorros varios)

d)

aplicación de tecnología (uso de computadores)

Aumentar los precios de venta es posible siempre y cuando no afecte la demanda. Aumentar el volumen físico de ventas es delicado si no se efectúa previamente, en otros, un análisis marginal y de rendimiento. Análisis marginal: no conviene aumentar la producción cuando el ingreso marginal equivale o es inferior al costo marginal, en cambio será muy conveniente en los casos en que el costo marginal está por debajo del ingreso. En este caso, marginal es la cantidad de gastos o ingresos que se

agregan a los que existían antes de formar la decisión de expandir la producción. Análisis de rendimiento: lograr mejores precios de compra cuando se trata de mayores volúmenes, un empleado puede hacer más trabajo en el mismo tiempo y con el mismo sueldo. Ley de los rendimientos crecientes o de los costos decrecientes, y Ley de los rendimientos decrecientes o de costos crecientes. Los gastos fijos afectan inversamente y proporcional a los costos totales, es decir, por cada nueva unidad producida y vendida hay menor cuota de gastos fijos. La productividad puede bajar por la menor eficiencia del personal menos preparado. Áreas funcionales Conjunto de las operaciones o funciones esenciales que realizan las empresas, pueden dividirse en seis grupos: 1.

Técnicas: producción, fabricación y transformación.

2.

Marketing: compras, ventas y permutas.

3.

Financieras: búsqueda y uso óptimo de capitales.

4.

Seguridad: protección de bienes y personas.

5.

Contabilidad: inventario, balance, precios de costo, etc.

6. Administrativas: planificación, organización, dirección, coordinación y control Estos seis grupos de operaciones o funciones esenciales existen siempre en toda empresa, sea esta simple o compleja, pequeña o grande. El agrupamiento anterior engloba lo que las empresas normalmente hacen. En todo caso, no hay una terminología generalmente aceptada. Así, por ejemplo, pueden emplearse los términos “técnica”, “producción”, “explotación”, para la misma función; por otro lado, las funciones básicas difieren en importancia, por ejemplo, los hospitales no tienen departamentos de ventas, las iglesias carecen de departamentos de producción. Esto no significa que estas funciones no se lleven a cabo, sino tan solo que no están especializadas o que tienen una importancia tan pequeña que se le combina con otras actividades. Por ser un método lógico y probado en el tiempo, existe cierta convención en considerar las siguientes funciones básicas en la empresa:

Producción:

generación del producto o servicio

Comercio:

compra, venta y permutas

Finanzas:

búsqueda y manejo óptimo del capital

Personas:

relacionados con los recursos humanos de la empresa.

Administración:

planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar

Es necesario recordar siempre que las funciones esenciales se hayan entre sí, en una estrecha relación de dependencia. Ninguna de las cinco primeras funciones está encargada de formular el programa general de acción de la Empresa, de constituir el cuerpo social, de dirigir el personal, de coordinar los esfuerzos y de controlar. Estas operaciones constituyen la Administración.

Administración de empresas, es la ciencia social o Tecnología Social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organización. Descomponiendo la definición anterior se tiene: 

Planificar: Es el proceso que comienza con la visión del Nro 1 de la organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA). La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente.



Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se va a realizar la tarea; ¿cúando? se va a realizar; mediante el diseño de Proceso de negocio, Cursogramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.



Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de Toma de decisiones.



Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales de la organización.

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto es aplicable a Empresas privadas y públicas; Instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales; fundaciones, etc; y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.

Áreas funcionales de estudio de la Administración 

Administración financiera ó Finanzas corporativas



Administración comercial (marketing ó mercadotecnia);

Organización clásica piramidal de las organizaciones, por áreas funcionales . 

Administración de la producción u operaciones;



Administración de Recursos humanos;

como las áreas funcionales más características; pero también se pueden encontrar departamentos de: 

Administración de las Tecnologías de Información



Organización y método;



Administración de la Planificación estratégica;



Gestión del conocimiento;



Gestión de proyectos,



Administración de la cadena de suministro y Logística;

etc, como las más frecuentes dentro de las organizaciones. Proceso Administrativo, con elementos de la función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuación: 1. Investigación 2. Planificación 3. Coordinación 4. Control 5. Previsión 6. Organización 7. Comando Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: 1. Planificación 2. Designación de Personal 3. Control 4. Organización

5. Dirección Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: 1. Planificación 2. Organización 3. Dirección 4. Coordinación 5. Control La Administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las Organizaciones le sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras Organizaciones. I. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.

Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:

El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:

Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:

Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.

Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.

Según el libro Administración una perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones políticas, religiosas, filantrópicas y militares.