APOSTILA PRODUÇÃO DE TEXTOS

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CURSO: PRODUÇÃO DE TEXTOS E REDAÇÃO EMPRESARIAL SUMÁRIO Introdução......................................................... Introdução........................... .......................................................... ........................................................ .............................. 02 Aula 1 – Desenvolvendo idéias .................................................... ................................................................................ .............................. 03 Organizando idéias ..................................................... ................................................................................. ................................. ..... 03 Comunicação através da escrita.................................................................. 04 Criando estrutura para as idéias .................................................. .................................................................. ................ 05 Aula 2 – Formas simples simples para escrever bem ....................................................... ............................................................ ..... 09 As qualidades de um texto........................................................................... 09 Problemas comuns na comunicação escrita................................................ 10 Tipos de textos (descrição, narração e dissertação).................................... 12 Aula 3 – Correspondência comercial......................................................................... 16 A carta e suas partes partes ...................................................... .................................................................................. .............................. 16 Aviso, bilhete, cartão, convite, circular, convocação, mala direta ................ 22 Memorando, protocolo, recibo, requisição, telegrama, relatório, ata............ 25 Aula 4 – Correspondência oficial............................................................................... 32 Atestado, declaração, comunicado, ofício.................................................... 32 Contrato, procuração, requerimento, despacho........................................... 36 Aula 5 – Normas especiais para elaboração de textos.............................................. 39 Informações úteis ........................................................ .................................................................................... ................................. ..... 39 Pronomes de tratamento, abreviaturas, siglas e símbolos........................... 43 Mensagens eletrônicas (e-mail) (e-mail) ................................................... ................................................................... ................ 54 Referências Bibliográficas ........................................................ .................................................................................... ................................. ..... 57

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INTRODUÇÃO “A comunicação é uma necessidade básica da pessoa humana, do homem social”. Juan Bordenave Para que haja comunicação é necessário um contexto, um canal de comunicação, a mensagem, o emissor (que envia) e o receptor rece ptor (que recebe). A finalidade de escrever é comunicar totalmente o que você quer dizer. Não basta escrever, é preciso comunicar. No meio profissional, todos devem procurar desenvolver uma escrita correta, caso contrário sua carreira pode ficar paralisada. Se você não souber fazer uma composição coerente, ordenada, inteligente e interessante, não saberá como escrever de maneira eficaz no mundo profissional. Para aprender a escrever não basta aprender a pensar; é necessário aprender a encontrar idéias originais e saber articulá-las. Falar silenciosamente consigo mesmo enquanto escreve, isso ajuda a conseguir o significado que se deseja no papel. Ao final deste curso, você será capaz de escrever cartas, memorandos, relatórios e apresentações, facilmente e de maneira lógica, empregando um estilo expositivo que qualquer leitor será capaz de entender e achar interessante. Escrever não é tão difícil quanto parece!

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AULA 1 – Desenvolvendo idéias Organizando idéias A produção de um texto dever sempre levar em consideração o conhecimento já existente. Temos a capacidade de questionar e podemos repensar, refazer, reestruturar e aperfeiçoar nossas idéias. Mas às vezes temos dificuldade para expressá-las, porque: •

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não amadurecemos nossas idéias suficientemente; não temos as informações e os dados necessários para desenvolver nossas idéias; não estamos explorando nossa capacidade de pensar.

Aprende-se a escrever, escrevendo. Não comece um texto sem antes fazer um esboço, mesmo sabendo que este inicialmente só vai ter a função de roteiro e que sofrerá modificações antes e durante a redação. Um método simples para encadear idéias começa com a anotação de todas elas, sem se preocupar com uma seqüência. Escreva tudo que tem em mente numa folha de papel, não se preocupe com a lógica, nem com a gramática. Isso surgirá mais tarde no processo quando for avaliar e organizar as idéias. Pensar supõe diálogo e ao escrever precisamos sempre ter presente que nossa meta são os leitores. Quando se sabe para que o receptor precisa das informações que se tem a transmitir, é possível chegar à organização ideal do texto. Isso permite dimensionar o valor que cada uma das informações tem para o leitor naquele momento, o que é fundamental para se determinar quais as que merecem maior destaque, quais as que devem ficar em segundo plano ou mesmo que detalhes devem ser desprezados. Se você tiver informações, será capaz de deixar as idéias fluírem.

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Pensar nos permite mentalmente, fazer interação com o mundo à nossa volta. Por meio do pensamento, elaboramos todas as informações que recebemos e orientamos as ações que interferem na realidade e organização de nossos escritos. O que lemos é produto de um pensamento pens amento transformado em texto. Cada um de nós tem seu modo de pensar e, quando escreve, procura organizar as idéias de um modo que facilite a compreensão compree nsão do leitor. Comunicação através da escrita Para haver comunicação deve existir um espaço, um vazio, uma lacuna entre o que o emissor tem a dizer e o que o receptor rec eptor sabe. A finalidade de escrever é comunicar totalmente o que você quer dizer. Só o medo pode impedir um indivíduo de escrever se ele é capaz de ler ou fazer uma apresentação, ou ambos. Todo mundo é um escritor. Qualquer indivíduo alfabetizado escreve de vez em quando bilhetinhos para os filhos, cartas para os pais, memorandos para os colegas de trabalho, relatórios para a diretoria. A escrita é usada para representar os sons. Você controla totalmente as palavras quando escreve. Pode dizê-las em voz alta primeiro e ouvir como soam aos seus ouvidos, perguntando se fazem sentido. Pode pronunciá-las subvocalmente e perguntar se transmitem o que deseja, e mais ainda, pode ter várias chances de acertar antes de mandar a mensagem a alguém, reescrevendo o que já escreveu. A comunicação escrita é a transmissão da mensagem através da mão e não pela boca. A principal vantagem desse tipo de comunicação está no controle total da forma como as palavras saem, cada um as controla mesmo que estejam envolvidas por filtros que obscurecem seus significados ou estejam carregadas de valores pessoais. Com a

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palavra escrita a pessoa tem a chance de dizer o que pretende e transmitir o significado que diz. Criando estrutura para as idéias As partes que compõem o texto – a introdução, o desenvolvimento e a conclusão, devem se organizar de maneira equilibrada. A introdução  é uma entrada no assunto e caracteriza-se como um argumento inicial. Apresenta a idéia central do texto. Essa apresentação deve ser direta, evite “rodeios” para entrar no assunto, bem como os “chavões”, por exemplo: “Desde os primórdios da civilização que o homem...”. O tamanho da introdução raramente excede a 1/5 do texto. Essa proporção não vale para textos muito curtos, nestes, a introdução pode ser o próprio título. Nos textos longos, de várias páginas, a introdução pode ser um capítulo ou uma parte precedida por subtítulo. Nesse caso, poderá ter vários parágrafos. Em textos curtos, de 25 a 80 linhas, a introdução será o primeiro parágrafo. O desenvolvimento  é a parte maior do texto, responsável pela relação entre a introdução e a conclusão. Nessa parte são apresentadas as idéias, os dados, os argumentos que sustentam e explicam as posições do autor. Podemos comparar o desenvolvimento a uma ponte. De um lado está a introdução. Do outro, a conclusão. Essa ponte é formada por idéias bem organizadas numa seqüência que permite a relação equilibrada entre os dois lados.

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Desenvolvimento idéias idéias idéias

introdução

idéias idéias

conclusão

No desenvolvimento o autor do texto revela sua capacidade de argumentar, defende seus pontos de vista e tem de dirigir a atenção do leitor para a conclusão. Esta parte do texto tem a função de fundamentar as conclusões. co nclusões. Para uma boa redação do texto, é necessário que se tenha clareza de qual será a conclusão. Por isso é tão importante planejar o texto. O desenvolvimento ocupará aproximadamente 3/5 do texto, no mínimo. Em textos longos, o desenvolvimento pode ter capítulos ou trechos destacados por subtítulos. Em textos curtos, terá alguns parágrafos. Existem duas principais falhas no desenvolvimento: •

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o desvio da argumentação – o autor toma um argumento secundário e se distancia da discussão inicial, ou então, concentra-se em apenas um aspecto do tema e esquece a sua amplitude (toma a parte pelo todo); a argumentação desconexa – acontece quando o autor tem muitas idéias ou informações sobre o tema e não consegue encadeá-las. Ele também pode ter dificuldade para estruturar suas idéias e definir uma linha l inha lógica de raciocínio.

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A conclusão  é a parte mais importante do texto, é o seu ponto de chegada. Os dados utilizados, as idéias e os argumentos convergem para este ponto em que a discussão ou a exposição se fecha. Na sua estrutura normal, a conclusão não deve deixar abertura para continuidade da discussão, tem o valor da síntese. Evite repetir argumentos já utilizados, por exemplo: “Portanto, como já dissemos antes...”, “Concluindo...”, “Em conclusão...”. Proporcionalmente o tamanho da conclusão é equivalente ao da introdução, ou seja, 1/5. Essa é uma qualidade dos textos bem redigidos. Nas conclusões que ficam muito longas, é possível que haja um dos seguintes erros: •

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•

•

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o desenvolvimento não foi suficientemente explorado e invadiu a conclusão; o desenvolvimento não foi suficiente para fundamentar a conclusão e há necessidade de mais explicações; o autor está “enrolando”, “enchendo lingüiça” ou fica girando em torno de idéias paralelas ou redundantes; o autor usa frases vazias, perfeitamente dispensáveis; a autor não tem clareza de qual é a melhor conclusão e se perde na argumentação final.

A conclusão não pode ser uma abertura para novas discussões, exceto quando: •

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o autor apresenta idéias polêmicas e deixa a conclusão em aberto para não influenciar o posicionamento do leitor; o autor não fecha a discussão propositalmente, estimulando o leitor a ler uma possível continuidade do texto, como um outro capítulo;

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o autor não deseja mesmo concluir, mas apenas apresentar dados e informações sobre o tema que está desenvolvendo; o autor quer que o próprio leitor tire suas conclusões e enumera perguntas no final.

As falhas num texto podem ser evitadas se antes da redação o autor fizer um plano do que irá escrever. O plano é o roteiro em que organizamos, ou indicamos para nós mesmos, as idéias e a seqüência que utilizaremos no texto. Ele deve ser o mais enxuto possível. Para o leitor, o texto deve parecer uma redação inteligente e bem estruturada, que constrói uma argumentação sólida e lhe permite conclusões enriquecedoras.

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AULA 2 - Formas simples para escrever bem As qualidades de um texto A palavra texto provém do latim “textum”, que significa tecido, entrelaçamento. Existem algumas qualidades de linguagem que costumam ser apontadas como importantes para que o texto seja considerado bom. CLAREZA - Permite a compreensão numa primeira leitura, consiste na expressão exata de um pensamento, é evidente. Recomenda-se o uso de períodos curtos, ausência de adjetivação e rodeio de palavras, frases com duplo sentido e quebra da ordem lógica. Dica – Dica  – Não rabisque muito a redação a ser entregue. Faça rascunho, mas se isso não for possível escreva, antes de tudo, um esquema com itens a serem desenvolvidos. Não faça parágrafos grandes. Desenvolva cada item num parágrafo. FLUÊNCIA – É a qualidade que permite a leitura ininterrupta, sem prejuízo da compreensão e sem necessidade de releitura. Os textos jornalísticos e os dos livros didáticos são exemplos de textos geralmente claros, fluentes e adequados aos seus leitores. De um modo geral, sempre que quebramos a ordem direta de um período, intercalando idéias entre os termos integrantes da oração ou entre orações de um período, prejudicamos a fluência do texto. CONCISÃO - É a qualidade de dizer o máximo possível com o mínimo de palavras. Para ser conciso, elimine as expressões supérfluas. O contrário da concisão é a prolixidade. PRECISÃO – É a qualidade de utilizar a palavra certa para dizer exatamente o que se quer dizer. A precisão depende mais do domínio do vocabulário que temos do que do conhecimento de um grande número de palavras.

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Vocabulário preciso abrevia a expressão e facilita a recepção da mensagem. COESÃO – Precisa existir uma ligação lógica entre as palavras, orações, períodos, parágrafos. Dica – Dica  – Não escreva palavras ou frases “soltas”. Use corretamente os conectivos (mas, porém, contudo, todavia, o qual, cujo, quanto, que, quem, onde). Isso evita a repetição excessiva das mesmas palavras. COERÊNCIA – As idéias expostas estão atadas de tal modo que a conexão é evidente, existe uma linguagem lógica. Não há nada destoante, ilógico, contraditório ou desconexo. É a principal característica de um texto, é o que converte uma mensagem verbal em texto. Dicas para elaboração de textos  •

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•

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não tente utilizar palavras “difíceis”, que você tenha dúvidas quanto ao significado, só para causar uma boa bo a impressão; prefira recorrer à linguagem culta e formal, ao invés de gírias; escrever a grafia corretamente sempre causa uma boa imagem. Evite estrangeirismos. Ao invés de, por exemplo, escrever “hobby” prefira “passatempo”; ao escrever você poderá ter algumas dúvidas quanto a grafia correta das palavras e querer enriquecer seu vocabulário, portanto sempre utilize o dicionário como suporte para elaboração de textos.

Problemas comuns na comunicação escrita Pensar antes de falar e refletir antes de escrever são regras fundamentais para a comunicação eficaz. O entendimento de uma mensagem depende da seqüência ordenada das informações transmitidas. 10

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Sua preocupação básica como escritor deve ser com o receptor. Evite estes erros na sua comunicação: 1. Repetição de idéias, palavras, verbos auxiliares; Ex.: O técnico tinha proporcionado um momento m omento de reflexão. (evitar) O técnico proporcionara um momento de reflexão. 2. Vaguidade das expressões – palavras imprecisas, que servem para tapar buracos na mensagem. Evite clichês, lugares comuns, frases feitas. Ex.: além disso, aspecto, casualmente, certamente, coisa, conjuntura atual, ensejo, então, por outro lado, etc. 3. Prolixidade – evitar palavras supérfluas. Ex.: Já tratamos desse assunto muito apressadamente. Já tratamos desse assunto apressadamente. Tratamos desse assunto apressadamente. 4. Pleonasmos – transmitem ao receptor receptor idéia de desleixo com a elaboração da mensagem; em geral, é resultado da pressa, da falta de rascunho, da ausência de correção. Ex.: fundamentos básicos, vimos à presença, vimos pela presente, usamos deste meio, manter o mesmo, pequenos detalhes. 5. Afetações, colocações exageradas – às vezes, até contrárias à verdade, devem ser evitadas. Ex.: a seu inteiro dispor, protestos de elevada estima e consideração, temos a honra de, temos especial prazer em renovar.

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6. Gíria – pode ser admitida entre jovens em conversas de ggrupos, rupos, em momentos de descontração, mas não é adequada na comunicação escrita empresarial, que deve ser a mais gramatical possível. 7. Estrangeirismo – só deve ser utilizado na linguagem técnica, técnica, quando não há em português termo apropriado. 8. Laconismo – carência de palavras (estilo telegráfico), é fonte de equívocos, incompreensão. Podem gerar ordens mal executadas, discussões ociosas. 9. Falhas gramaticais – impossível escrever bons textos sem recorrer à gramática e ao dicionário continuamente. Além disso, é preciso ler jornais, revistas, livros da literatura nacional. 10. Ambigüidade – é um vício de linguagem pelo qual uma frase f rase é construída, involuntariamente, com mais de uma interpretação. Exemplo: “O ministro participou da reunião com o presidente no Palácio do Planalto, na qual ele voltou a pedir unidade unidad e no governo”. A frase é ambígua porque não deixa claro quem pediu unidade no governo: o ministro ou o presidente? Tipos de textos (descrição, narração, dissertação) DESCRIÇÃO É uma representação das características de seres, objetos e paisagens percebidas através dos sentidos. Também descreve emoções, qualidades e circunstâncias com palavras precisas. Para descrever é preciso uma boa capacidade de observação e sentidos apurados.

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Aprendendo a descrever 

Ao iniciar a descrição pelos detalhes, privilegie os aspectos mais relevantes. O sucesso dessa tarefa depende, em grande parte, da escolha adequada das palavras. Para chegar à forma ideal, será preciso corrigir, apagar, tornar a escrever. Com a prática, as expressões exatas fluirão f luirão naturalmente. Temos duas maneiras para fazer uma descrição: de scrição: •

•

partir da visão panorâmica e, aos poucos, aproximar-se dos detalhes; partir dos detalhes e ampliar cada vez mais a perspectiva, até chegar à visão panorâmica.

A descrição pode ser objetiva ou subjetiva. Descrição objetiva: Era um homem de 50 anos, grisalho e barbudo. Morava naquele bairro há 10 anos. Descrição subjetiva: Era um homem bonito, sensível e educado. NARRAÇÃO É o relato de fatos e acontecimentos vistos, ouvidos, lidos ou imaginados, em um momento e local determinados. A narração conta uma história, situa as coisas no tempo. As palavras que predominam na narrativa são os verbos que expressam ação e os pronomes pessoais. O discurso direto e indireto No discurso direto, indicamos o interlocutor e caracterizamos sua fala por meio de verbos de elocução, tais como: dizer, exclamar, perguntar, responder, etc. Nas falas

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breves, convém omiti-los, bastando, para a clareza do diálogo, a abertura de parágrafo e o uso do travessão: - Por que você chegou tão tarde? Perguntou-lhe a mãe, logo que apareceu à porta. - Depois da aula, passei na casa da Paulina para fazermos o trabalho de Geografia.

No discurso indireto não há diálogo, o narrador não põe as personagens a falar diretamente, mas faz-se o intérprete delas, transmitindo ao leitor o que disseram ou pensaram. Exemplo: A certo ponto da conversa, Joana me disse que desejava muito conhecer Roberto e  perguntou por que não o levei comigo.

Resultante da mistura dos discursos direto e indireto, existe uma terceira modalidade da técnica narrativa, o chamado discurso indireto livre, processo mais difícil e menos comum, porém, de grande efeito estilístico. É uma espécie de monólogos interior das personagens, mas expresso pelo narrador. Exemplo: “Quando Eduardo ia para o Grupo, deixava-a debaixo da bacia. Um dia o pai lhe disse que aquilo era maldade: Gostaria que fizessem o mesmo com você? As galinhas também sofrem. Um domingo encontrou a galinha Eduarda na mesa do almoço, pernas para o ar, assada. Eduarda foi comida entre lágrimas!”. (Fernando Sabino, O Encontro Marcado, 5ª ed., pág. 9). Elementos da narrativa 

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enredo (o quê?) – fatos relatados; personagens (quem?) – seres envolvidos nos fatos que formam o enredo da história; espaço (onde?) – ambiente onde se desenrolam os fatos; 14

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tempo (quando?) – quando aconteceram os fatos. DISSERTAÇÃO

Dissertar é expor, expor, interpretar, explicar, discutir uma idéia, é manifestar um ponto ponto de vista sobre determinado assunto. A respeito de um fato, da realidade, expressa-se uma opinião que, nem sempre, estará de acordo com a concepção de vida de outras pessoas. Esse é o motivo pelo qual, ao se elaborar um texto dissertativo, deve-se refletir sobre o tema proposto para que se possa formar uma opinião a respeito do assunto. Caso o tema seja muito amplo, deve-se especificá-lo, pois isso facilita o trabalho de organização de idéias. Exemplo: estrutura do texto dissertativo 1. Identificação do tema 2. Delimitação do tema (compreensão e definição do assunto a ser abordado) 3. Introdução (apresentação do assunto) 4. Desenvolvimento (análise crítica e argumentação da idéia central; exposição de juízos, raciocínios, provas, exemplos, testemunhos históricos e justificativas) 5. Conclusão (síntese das idéias ou perspectiva perspectiva da solução) 6. Releitura e título (revisão (revisão gramatical, criatividade e empatia)

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AULA 3 – Correspondência comercial A Carta e suas partes Se escrever em geral é falar no papel, a redação de cartas representa sua própria voz. Se bem escritas, fazem com que as pessoas desejem saber mais de você. Se mal escritas, afastam os indivíduos e transformam-se em barreiras para novos contatos. As cartas são sua voz quando escreve às pessoas. Quanto à espécie de correspondência, correspondência, podem –se destacar: •

particular, familiar ou social : trocada entre particulares. Os assuntos são sempre

particulares, íntimos, pessoais; •

ind ustrial; comercial : ocupa-se da transação comercial ou industrial;

•

oficial : tem origem no serviço público, civil ou militar.

Antes de iniciar a redação de uma carta, deve-se: •

ter um objetivo em mente;

•

colocar-se no lugar do receptor;

•

ter informações suficientes sobre o fato;

•

planejar a estrutura da comunicação a ser feita;

•

dominar todas as palavras necessárias;

•

tratar do assunto com propriedade;

•

ser natural e conciso;

•

usar linguagem de fácil compreensão;

•

prestar informações precisas e exatas;

•

responder a todas as perguntas feitas f eitas anteriormente pelo destinatário.

É bom que se faça um rascunho da carta que deve ser lida e corrigida até se encontrar uma forma adequada, compreensível pelo receptor. Após, redige-se a versão final.

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Se for uma carta comercial , siga estas orientações sobre o formato: •

texto impresso em um só lado do papel;

•

papel de 21 x 29,7 cm (A4);

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20 a 25 linhas por folha;

•

margens: direita - 2 cm; esquerda – 3 cm; cm ; superior – 2 cm; inferior – 2 cm;

•

espaço 1 ½. Entre os parágrafos, é costume duplicar esse espaço interlinear;

•

colocar dois-pontos depois do vocativo da carta;

•

a margem direita não precisa ser uniforme.

A carta comercial é mero veículo de informação, ela faz parte integrante de todo um sistema de comunicação, com o seu emissor, com sua mensagem e seu receptor. Portanto, está sujeita a toda a engrenagem, a todos os dispositivos, a todos os requisitos indispensáveis à comunicação para propagar, agrupar, propor negócios e criar imagem. Pode ser remetida pelo correio ou telefax. O principal a ser dito sobre a apresentação visual de uma carta é que ela deve ser limpa. Todas as cartas devem conter os seguintes elementos: endereço do remetente, local e data, destinatário, referências, vocativo, saudação, texto, conclusão e assinatura. A finalidade dita o conteúdo e a ordem. Aquilo que deseja do outro indivíduo, o que tem a oferecer ou comunicar, comu nicar, formam a estrutura da carta em si. Partes de uma carta Endereço do remetente Nas cartas comerciais, se o papel não tiver o endereço no cabeçalho ou rodapé, precisa ser colocado, geralmente no final da página, do lado esquerdo. Não esqueça de colocar o CEP, que pode ser inserido ao lado do nome de sua cidade ou numa linha própria.

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O papel timbrado é importante, pois nele se oferecem três informações importantes sobre o remetente: quem é, o que faz, qual é o seu endereço. Local e Data A melhor maneira de informar a data é escrevê-la por extenso: 10 de outubro de 2005. Outra opção é fornecer o dia da semana, em vez do ano: Segunda-feira, 10 de outubro. Evite formas como 10/10/2005 ou 10-10-2005. Nas cartas oficiais, sempre se deve colocar o ano. Na grande maioria das vezes, o local e a data vem logo depois do endereço. Se o papel tiver um cabeçalho impresso, escreva o local e a data no alto alinhado à direita ou à esquerda, de acordo com o estilo de apresentação. Quando o papel é timbrado, pode-se omitir a indicação do local, desde que a carta seja expedida da localidade constante no timbre e que não apresente vários endereços. Em bilhetes pessoais, pode ser feito da maneira antiga e colocar a data no final, à esquerda, sozinha ou com o endereço. Destinatário Nas cartas oficiais e comerciais, se deve colocar o nome e o cargo do destinatário na margem esquerda da folha, a umas poucas linhas da data. Não é necessário colocar a preposição prep osição “A” na frente do nome do destinatário. Não se coloca o endereço do destinatário, uma vez que ele consta do envelope. Em cartas pessoais, isso seria considerado excesso de formalismo. Referências A referência ou assunto é uma síntese do conteúdo da carta. Esse dado é muito útil tanto para quem arquiva e classifica a correspondência como para quem, num relance toma conhecimento do assunto exposto.

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Esse tipo de informação também só é dado em documentos oficiais e comerciais. Pulase uma linha após o endereço do destinatário e coloque as referências na margem esquerda, utilizando Ref.. Vocativo É a saudação de cortesia que se dirige ao destinatário, antes de se entrar no assunto, propriamente dito da carta. A saudação fica junto à margem esquerda, no mínimo duas linhas abaixo da linha imediatamente anterior a ela. Ex.: Prezados Senhores, Caro estudante . Não colocar dois pontos após a saudação. Contexto / Assunto O texto tem que aparecer com clareza na página. Deve conter parágrafos curtos e uma linha de espaço entre eles. A introdução do texto visa despertar o interesse do leitor, e prender sua atenção, é a entrada no assunto. O desenvolvimento do texto deve expor claramente ao destinatário o conteúdo da carta. Deve referir-se a um só assunto, em torno do qual há de estruturar-se todo o conjunto da mensagem. Quando se vai tratar de vários assuntos, convém que haja uma relação entre eles. O encerramento é o parágrafo que encerra o corpo da carta. Ele deverá atender a um dos objetivos: levar o leitor a agir e deixar boa impressão sobre o remetente, caso não se deseje nada do destinatário. Muitas vezes, o parágrafo de encerramento engloba a fórmula de cortesia da carta.

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Conclusão Em cartas comerciais e oficiais emprega-se uma fórmula de cortesia que deve estar de acordo com o tom geral da mensagem, por exemplo, ao terminar uma carta de agradecimento pode-se terminá-la com Agradecendo antecipadamente. Outros exemplos de tipos de conclusão podem ser: atenciosamente, cordialmente, cordiais saudações. Em cartas pessoais, as escolhas são bem mais amplas. A conclusão da carta vai depender do tipo de relacionamento existente entre o remetente e o destinatário, do tom e da razão da carta. Entre as conclusões tradicionais, usadas em situações gerais, incluem-se: Um abraço, Com muitas saudades, Esperando que tudo esteja bem por aí, Boa sorte, Esperando tornar a vê-lo (a) em breve . Em correspondências leves, trocadas entre amigos e familiares, pode-se optar por conclusões mais alegres, expansivas e brincalhonas, do tipo Comporte-se, Juízo, Um grande abraço, Um beijo, Abraços a  todos etc.

Assinatura Nas cartas comerciais e oficiais a assinatura compõe-se de três elementos: o nome de quem assina, seu cargo ou função na empresa datilografados ou digitados, e sua assinatura propriamente dita. Na assinatura: •

não cabe a anteposição de títulos profissionais, honoríficos, militares ou acadêmicos;

•

não se usa traço para a assinatura;

•

não há necessidade de colocar o nome da empresa;

•

está caindo em desuso o carimbo na assinatura;

•

•

caso duas pessoas assinem, o responsável direto assina à direita, e o outro à esquerda. nas cartas pessoais, só se coloca c oloca a assinatura no final da carta. ca rta.

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DICAS Fatores de influência da carta comercial: •

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resposta imediata indica que a firma é eficiente; ef iciente; carta bem definida, fará o destinatário pensar que está lidando com uma organização metódica; o leitor deve compreender o que está escrito, buscar clareza de pensamento.

Riscos: •

•

como todo texto escrito, ele é irrecorrível, não dá para harmonizar ou explicar como na comunicação oral, pelo telefone, por exemplo; o volume da correspondência recebida nas empresas é grande, a carta pode ser mal lida, mal interpretada e motiva nova carta como resposta, ampliando a burocracia empresarial. Para clientes especiais, deve-se preferir a conversa por telefone.

SAIBA MAIS Quanto à gramática: EVITAR Em anexo. Face à... Pedimos para... Solicitamos para... Tenho para te perguntar a você. Sito à rua... Em nossa conversa, onde propusemos... Aonde você passou suas férias? Haja visto... Fazem nove dias.

USAR Anexamos, anexo. Em face de, diante de... Pedimos que... Solicitamos que... Tenho algo para perguntar-lhe. Sito na rua... Em conversa em que propusemos... Onde você passou suas férias? Haja vista... Faz nove dias.

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Há três semanas atrás. Haviam dez pessoas na reunião. Fez tudo para mim realizar o trabalho.

Há três semanas. Havia dez pessoas na reunião. Fez tudo para eu realizar o trabalho.

Agora vamos fazer uma análise de um modelo antigo de carta comercial com comentários em cada item. Modelo de carta antiga – anexo 1 Modelo de carta atual – anexo 2 Aviso, bilhete, cartão, convite, circular, convocação, mala direta AVISO É um tipo de comunicação, direta ou indireta, afixada em local público ou privado. Aviso é informação, serve para ordenar, cientificar, prevenir, noticiar, convidar. É empregado no comércio, na indústria, no serviço público e na rede bancária. O aviso significa economia de tempo. Se redigido em linguagem clara, favorece a eficácia da comunicação, ou seja, atingir o objetivo o bjetivo estabelecido. Como deve ser apresentado: •

ter linguagem clara;

•

ter um timbre e um símbolo referentes à instituição que o utiliza;

•

um título;

•

texto em forma de parágrafos;

•

assinatura e cargo do responsável pelo aviso.

Modelo de aviso – anexo 3 BILHETE

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É uma carta breve em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra pessoa, de modo apressado. É uma carta carta simples, sem as fórmulas das cartas ordinárias. Em linguagem comercial, o bilhete recebe diversas designações: bilhete de banco, bilhete de crédito, bilhete de carga, bilhete de desembarque, bilhete de entrada, bilhete de loteria, bilhete de passagem e outros. CARTÃO Há várias espécies de cartão: •

•

cartão-postal: com uma fotografia em uma das faces e espaço para escrita na outra. cartão de visitas: sua finalidade é fazer com que nosso nome seja lembrado após uma apresentação ou quando há interesse de que a relação continue;

•

de contato profissional ou comercial;

•

de propaganda ou de venda;

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comum, de correspondência.

DICAS •

•

o cartão é feito em papel grosso; dobrar o canto esquerdo ou direito do cartão, ao entregá-lo a uma pessoa, é procedimento que já está fora de época.

CONVITE É uma mensagem pela qual se formaliza uma convocação ou pede-se o comparecimento de alguém em algum lugar. Também pode ser um bilhete que dá direito a ingresso gratuito em um espetáculo, coquetel de lançamento de livros, show. Os elementos constitutivos do convite são:

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quem está convidando;

•

finalidade do convite – para que se está convidando;

•

data;

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horário;

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local (endereço);

informações necessárias Às vezes, ao final de um convite aparecem as abreviaturas: R.S.V.P . (Respondez s’il  vous plâit) , que significa responder por favor. •

Modelo de convite – anexo 4 CIRCULAR É o meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias repartições ou pessoas. Na circular, não consta destinatário, pois ela é multidirecional, o endereçamento vai no envelope. Seu texto é informal e direto, dispensa-se formalidades. Serve para transmitir avisos, ordens ou instruções. Em geral, contém assunto assu nto de caráter ou interesse geral. O público da circular pode ser interno, misto e externo, este último em pequena escala, principalmente quando a circular é transformada em mala m ala direta. DICA: Tratando-se de carta-circular, o redator deve escrever de maneira que o receptor tenha a impressão de que foi f oi redigida especialmente para ele. Modelo circular – anexo 5 CONVOCAÇÃO É forma de comunicação escrita em que se convida ou chama alguém para uma reunião. Na elaboração do texto, é necessário neces sário especificar local, data, finalidade.

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Modelo de convocação – anexo 6 MALA DIRETA É a forma mais direta, seletiva e personalizada para divulgação de produtos e serviços e promoção de vendas. Materiais de propaganda, como catálogos, cartas, cartas circulares, folhetos são enviados pelo correio para clientes habituais e/ou potenciais. Geralmente as empresas possuem uma relação desses clientes, o que facilita a remessa periódica de material promocional. DICAS: •

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•

•

•

pode-se incluir na mala direta um cupom resposta, com postagem paga, que serve também para avaliar a penetração no mercado; conheça a fundo o produto ou serviço que quer vender e coloque-se no lugar do potencial cliente; antes de escrever, procure os argumentos mais convincentes; não deixe de colocar informações práticas, tais como telefone de contato, endereço ou e-mail para resposta; a apresentação e o texto devem ser impecáveis.

Memorando, protocolo, recibo, requisição, telegrama, relatórios, ata MEMORANDO É uma comunicação escrita que pode ser: •

•

interno – correspondência entre departamentos de uma mesma empresa, ou entra a matriz e filiais e vice-versa, ou entre as filiais; externo – oficial  que se assemelha ao ofício ou comercial  que se assemelha à carta comercial.

25

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O memorando não é uma comunicação tão formal quanto a carta comercial ou ofício, por isso dispensa tratamentos de Prezado Senhor  e fechos como atenciosamente , mas também não pode ser tão informal a ponto ponto de ser mandados por eles abraços e beijos. O papel usado para qualquer tipo ti po de memorando é o papel meio ofício (21 cm x 15 cm). Estrutura do memorando: •

timbre;

•

endereço (quando se trata de empresas privadas);

•

código (iniciais do departamento);

•

número do memorando;

•

localidade;

•

ementa (referência) ou assunto;

•

receptor;

•

texto;

•

assinatura;

•

anexos.

DICA: Tratar de um assunto só em cada memorando; mem orando; A empresa ou repartição poderá ter um impresso próprio para memorando, com diagramação adequada, logotipo. A data pode ser por extenso ou abreviada. Fale no papel da mesma forma que conversaria c onversaria com o destinatário de viva voz. v oz. Modelo de memorando – Anexo 8 PROTOCOLO Comercialmente, é assim denominado um livro de registro da correspondência de uma empresa, ou um formulário em que se registra a entrada ou saída dos objetos. 26

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Significa também, registro dos atos públicos ou registro das audiências a udiências nos tribunais. RECIBO É o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de alguma coisa. O recibo mais comum declara o recebimento de dinheiro. As partes de um recibo são: O recibo deve ser feito com quantas cópias forem necessárias, para que todas as partes envolvidas na transação fiquem documentadas. Modelo de protocolo – anexo 9 REQUISIÇÃO É um pedido que se faz a outrem para que sejam providenciados determinados bens ou serviços. TELEGRAMA É um meio de comunicação rápida, empregado sobretudo em casos urgentes. O telegrama pode ser de caráter oficial, comercial, social e familiar. Devemos reduzir ao máximo o número de palavras no telegrama, tomando o cuidado para não prejudicar a clareza da mensagem. A telegrafia é um ramo das telecomunicações que abrange qualquer processo destinado a reproduzir, a distância, o conteúdo e as informações de documentos gráficos através de um código de sinais. Algumas abreviações telegráficas: ATEH – até

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LAH – lá EH - é ET – e VG – vírgula SDS – saudações RESEU.T – recebi seu telegrama IMPAGO – não pago PT – ponto Linguagem telegráfica •

texto conciso, claro e objetivo

•

utilize os verbos nas formas simples: VENDERA e não HAVIA VENDIDO 

•

suprimir as expressões de cortesia

•

não se permite a divisão de palavras

•

escrever tudo em letra maiúscula

•

suprimir hífens nas palavras compostas e expressões com pronomes oblíquos

•

dispense os acentos gráficos

•

omitir as palavras desnecessárias (preposições, por exemplo): DIA QUINZE  CORRENTE 

•

escrever números inteiros em algarismos arábicos: 300, 2005 

•

se os números forem grafados por extenso, deverão ser aglutinados: VINTEMIL

•

para as datas, pode ser usado o seguinte recurso: 031198 – 03 de novembro de 1998 ou 0311998 – 03 de novembro de 1998

RELATÓRIOS É uma exposição oral ou escrita, objetiva, formal, informativa daquilo que se presenciou, viu, observou; é a narração minuciosa dos fatos, de resultados referentes a atividades variadas.

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Normalmente, num relatório, são usadas as três modalidades de redação: a descrição (de objetos, de procedimentos, de fenômenos ), a narração (de fatos ou ocorrências ) e a dissertação (explanação didática, argumentação ). Profissionais de todas as áreas devem estar preparados para produzir bons relatórios. Os mais curtos são mais simples. Mesmo assim, devem ser claros, bem redigidos e organizados. Nos relatórios longos, a organização de idéias e a ordenação dos dados são fundamentais para que o leitor compreenda o que está exposto e para que a leitura seja agradável. É importante evidenciar que o relatório deve ser escrito, datilografado ou digitado em apenas uma das partes do papel, cujo formato, preferencialmente, seja de 21 x 29,7cm (A4), ABNT. Estrutura do relatório: •

•

•

•

•

capa / folha de rosto – título (assunto), nome do setor ou do responsável pelo relatório, empresa pela qual se executou a atividade, local e data DICA: Se o relatório for longo, é bom fazer um resumo, de quatro a cinco linhas e colocá-lo logo depois da folha de rosto. sumário – organização do texto por temas, com a indicação das páginas introdução – apresentação do propósito do relatório, ou seja, porquê e para quem foi redigido. desenvolvimento – relatar pormenorizadamente os procedimentos realizados e os fatos ocorridos ou apurados, com a indicação de datas, locais, métodos adotados, pessoas e equipamentos envolvidos, julgamento dos fatos ou considerações sobre os fenômenos observados. Em geral, é dividido em tópicos e subtópicos específicos que devem ser intitulados

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•

•

conclusão – considerações finais, tais como: retomada das conclusões parciais (de cada tópico), interpretação e crítica dos fatos apurados, recomendação de providências cabíveis, sugestões. fecho – local, data e assinatura do autor anexos – tabelas, dados estatísticos, gráficos, ilustrações, documentos comprobatórios, etc

Revise tudo antes de encerrar. ATA É um documento que resume por escrito os fatos e decisões de uma reunião, sessão ou assembléia para um determinado fim. Pode ser ordinária, aquela que resulta de reuniões estabelecidas em estatutos, ou convocadas com regularidade ou extraordinária que ocorre fora das datas costumeiramente previstas. A ata deve ser assinada pelos participantes da reunião e por aqueles aquele s que a presidiram. O registro da ata é feito em livro próprio, em que consta o Termo de Abertura , isto é, a indicação da finalidade do livro. Ele é feito na primeira página por pessoa autorizada do órgão (presidente, diretor, secretário, etc.), que deve também rubricar todas as folhas, datar e assinar. Ao final do livro deve ser feito o Termo de Encerramento , que também deverá ser datado e assinado por pessoa autorizada. Modelos de termo de abertura e termo de encerramento – anexo 10 Partes de uma ata •

título, n°da n°da ata e/ou identificação da reunião; reu nião;

•

dia, mês, ano e hora da reunião reuni ão por extenso;

•

local da reunião (sala, rua, número, etc.);

•

convocação prévia ou estatutária que determinou a reunião;

30

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•

•

relação nominal das pessoas presentes (em reuniões com muitos participantes, indica-se apenas o número dos presentes, conforme a lista de presença) com suas respectivas qualificações. O número de pessoas identifica o quorum da reunião; declaração do presidente e secretário – finalidade da reunião, direção dos trabalhos e aprovação da ata anterior (geralmente a reunião inicia com a leitura da ata anterior e sua votação); ordem do dia – assuntos discutidos, votações realizadas e deliberações tomadas redigidos na forma narrativa, por ordem cronológica;

•

fecho – encerramento do trabalho;

•

assinatura.

Modelo de fechos – Anexo 11 A ata deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior. Para evitar isso deve se escrita: •

sem parágrafos ou alíneas, ocupando todo o espaço da página;

•

sem abreviaturas de palavras ou expressões;

•

números escritos por extenso;

•

sem rasuras nem emendas;

•

sem uso do corretivo;

•

com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo.

As ressalvas nas atas se fazem pelo acréscimo da palavra retificadora digo: Fizeram três relatórios, digo, cinco.

No caso da rasura ser notada apenas no final, deverá ser usada a expressão: Em tempo: onde se lê...leia-se... Em tempo: Onde se lê: “trinta e dois votos a favor”, leia-se "trinta e cinco votos a favor” 

Acréscimos também podem ser feitos com a expressão Em tempo. 31

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Em tempo: Na relação dos ausentes acrescenta-se Luiz Mauro Santy.

Modelo de ata – anexo 12 AULA 4 – Correspondência oficial Atestado, declaração, comunicado, ofício ATESTADO É um documento firmado por uma pessoa a favor de outra, no qual se afirma a verdade de determinado fato. Também comprova a existência exist ência de um ato que se consumou. Partes de um atestado Timbre – vem impresso no alto do papel, identificando o órgão ou empresa Título – a cerca de dez linhas do timbre e no centro da folha, escreve-se a palavra ATESTADO com todas as letras maiúsculas Texto – inicia-se a cerca de quatro linhas do título e deve conter: •

identificação do(s) emissor(es);

•

verbo atestar, no presente do indicativo;

•

•

finalidade do documento: para fins.... ou simplesmente esclarecer, para os devidos fins; nome do interessado e seus dados de identificação;

indicação do fato ou situação a ser atestada. Localidade e data – escreve-se a cerca c erca de três linhas do texto Assinatura – assinar a cerca de três linhas li nhas da localidade e data •

Modelo de atestado – anexo 13 DECLARAÇÃO É um documento que afirma a existência ou inexistência de uma situação ou fato. Seu emissor pode ser pessoa física ou jurídica (empresa, entidade). É necessário que o 32

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declarante além de ter conhecimento do fato, tenha capacidade e liberdade de afirmativa. Pode ser dada em causa própria ou referir-se ref erir-se a outra pessoa. A declaração constitui-se num documento semelhante ao atestado, porém não é expedido por instituições públicas. A declaração é constituída das mesmas partes do atestado. Modelo de declaração – anexo 14 COMUNICADO É um aviso que dá ciência ou conhecimento a outra pessoa a respeito de fato ocorrido ou de prática de algum ato. Pode ter caráter externo e xterno ou interno. Comunicado de caráter externo: •

deve ter um título que indique tratar-se de uma comunicação; comu nicação;

•

o nome da instituição comunicante;

o texto com as informações a serem comunicadas. Obs.: Pode conter, de acordo com o que o comunicante desejar, o nome do responsável, juntamente com o seu cargo na entidade e a data. •

Comunicado de caráter interno: •

título;

•

nome da instituição comunicante;

•

deve conter “Comunicado Interno”, o número do documento, o ano e as identificações;

•

o texto;

•

a assinatura.

Modelo de comunicado interno – anexo 15

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OFÍCIO É um documento que consiste na comunicação de qualquer assunto de ordem administrativa, ou estabelecimento de alguma ordem, decisões ou determinações, convites, cumprimentos ou agradecimentos, solicitações, utilizado no serviço público, na comunicação entre chefias e com o público externo. Na empresa privada é utilizado quando dirigido ao serviço público. Partes de um ofício: 1. timbre ou cabeçalho: dizeres impressos na folha, símbolo(escudo, armas). 2. iniciais do órgão que o expede, seguidas do número do expediente e ano. Ex.: Of. GAB nº 468/2005.

3. local e data: data: na mesma altura do número, com alinhamento à direita, o mês deve ser escrito por extenso e colocar ponto p onto final após o ano. 4. assunto: assunto: resumo do teor do documento. 5. vocativo: vocativo: tratamento ou cargo do destinatário. Na correspondência oficial não se usa Prezado Senhor. Ex.: Senhor Presidente, Senhor Deputado 

6. texto: texto: exposição do assunto. O texto poderá conter a seguinte estrutura: introdução, desenvolvimento e conclusão. Se o texto for longo pode-se numerar os parágrafos a partir do 2º, que deverá receber o número 2. Se o texto do ofício ocupar mais de uma folha, escrevem-se 10 linhas na primeira folha e o restante nas demais. Nesse caso, colocam-se o endereço e iniciais na primeira folha. Repetem-se o índice e o número nas demais folhas, acrescentando-se o número da folha. Ex.: Of. GAB nº 468/2005 – fl.2 

7. fecho: tem a finalidade de arrematar o texto e saudar o destinatário. O fecho não é numerado. Na comunicação oficial foi estabelecido dois tipos de fechos: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente,

b) para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente ,

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8. assinatura do autor da comunicação: deve ser feita acima do nome. 9. identificação do signatário: signatário: nome e cargo que deve ser separado por vírgula do signatário. Não se antepõe qualquer título profissional ao nome do signatário. Ex.: CARLOS ALBERTO DIX  Presidente 

10.anexo 10. anexo:: caso o ofício seja acompanhado de outros papéis, escreve-se à esquerda e a duas linhas da assinatura a palavra Anexo e a indicação desses papéis: Ex.: Anexo: Relatório Anual  Anexa: Planilha de custos 

A palavra anexo concorda em gênero e número com o substantivo a que se refere: anexo, anexa, anexos, anexas. 11. endereço: fórmula de tratamento, nome civil do receptor e cargo ou função, seguidos da localidade e do destino. Ex.: Exmo. Sr. Paulo Pereira  Ministro das Relações  Gabinete do Ministro das Relações  Esplanada dos Ministérios Bloco 2 3º andar  CEP: 70654-800 – Brasília – DF 

Forma de apresentação a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações e 10 nas notas de rodapé; b) numerar todas as páginas; c) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5cm de distância da margem esquerda; d) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 2,5cm de largura; e) a margem lateral direita direita terá terá 1,5cm; f) deve ser ser utilizado espaçamento simples entre as linhas;

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g) não deve haver abuso no uso de negrito, negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, relevo, bordas; h) a impressão dos textos textos deve ser feita na cor preta em papel branco, tamanho A4. Usar a impressão colorida apenas para p ara gráficos e ilustrações; Modelo de ofício – anexo 16 Contrato, procuração, requerimento, despacho CONTRATO É um documento de acordo pelo qual duas ou mais pessoas transferem entre si algum direito ou se sujeitam a alguma obrigação. Partes de um contrato: •

título: título: termo do contrato;

•

texto; texto; nomes e qualificações dos contratantes;

•

ementa: ementa: resumo do assunto;

•

cláusulas contratuais: contratuais: exposição do que se contrata;

•

fecho: “e, por estarem assim justas e contratadas e de acordo com as cláusulas deste contrato,...”;

•

local e data da assinatura do contrato;

•

assinatura: assinatura: contratantes, à direita; testemunhas, à esquerda.

Modelo de contrato social – anexo 17 PROCURAÇÃO É um documento através do qual uma pessoa física ou jurídica concede poderes a outro. Quem concede o poder – mandante, outorgante, constituinte 

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Quem recebe os poderes – mandatário, outorgado, procurador 

Tipos de procuração: •

•

pública: lavrada por tabelião, em livro de notas, sendo feito dele o traslado, isto é, cópia autêntica do que consta no livro de notas, que ficará em poder do procurador. particular: é redigida a mão ou digitada, sem registro no livro de notas do Cartório.

Poderes concedidos: •

gerais: quando o outorgante declara que qu e são amplos, gerais e ilimitados.

•

especiais: o constituinte estipula no documento quais são os poderes.

Partes da procuração: •

•

título: escreve-se PROCURAÇÃO com todas as letras maiúsculas, no centro da primeira linha do papel. qualificações do mandante e do mandatário: colocar a cerca de quatro linhas do título, informações como nome, nacionalidade, estado civil, profissão, documentação e endereço de ambos.

•

finalidade da procuração: estabelece os poderes que serão concedidos.

•

local e data: a cerca de três linhas li nhas do texto.

•

assinatura: a cerca de três linhas da localidade.

•

testemunhas: a cerca de seis linhas do texto e à esquerda.

Obs.: todas as assinaturas devem ser reconhecidas reconh ecidas em cartório. Modelo de procuração – anexo 18

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REQUERIMENTO É o documento através do qual se pede ou se solicita a uma autoridade pública a execução de alguma coisa, ou satisfação de alguma pretensão. A um estabelecimento de ensino particular encaminha-se também requerimento pelo motivo de haver aí representante do governo. Partes de um requerimento: •

•

Invocação: Invocação: forma de tratamento, cargo e órgão a que se dirige, sem citar o nome civil. Indica-se no alto da folha, a partir da margem esquerda. Não usar nenhuma forma de saudação. nome e identificação do requerente: requerente: nacionalidade, estado civil, endereço, profissão e documentação. Escreve-se a cerca de sete linhas abaixo da invocação.

•

exposição: exposição: o que se deseja.

•

justificativa: justificativa: (fundamentada em citações legais e outros documentos).

•

fecho: fecho: usar expressões do tipo “Nestes termos, pede deferimento”. Coloca-se a cerca de três linhas abaixo da justificativa e ocupa o lado direito da folha.

•

local e data: escreve-se a cerca de duas linhas abaixo do fecho.

•

assinatura: assinatura: a cerca de duas linhas abaixo da data.

O famoso abaixo assinado, muito usado pelo povo e por organismos populares, é um requerimento de caráter coletivo. Como nele vão muitas assinaturas, o espaçamento entre as partes do requerimento pode ser menor. Cuidado! Não assine nada em branco, exija que o texto do abaixo assinado esteja  expresso na folha em que você for colocar sua assinatura.

Modelo de requerimento – anexo 19

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DESPACHO É nota que dá andamento ou solução a um pedido. É resolução de autoridade pública sobre qualquer requerimento ou documento. Um despacho pode conter apenas: “aprovo”, “defiro, em termos”, “de acordo” ou ser redigido com muitas palavras. Partes de um despacho: •

nome do órgão de onde provém o despacho (facultativo); sob o nome coloca-se DESPACHO (às vezes numerado).

•

texto com citação da base legal.

•

fecho: publique-se e restitua-se o processo à....; publique-se e encaminhe-se ao  Departamento de...

•

assinatura

AULA 5 – Normas especiais para elaboração de textos Informações úteis ALGARISMOS CARDINAIS Usa-se o ponto numa seqüência, ou divisão numerada. Preferir

Recusar

1.

1-

1)

1.-

2.

2-

2)

2.-

3.

3-

3)

3.-

ALGARISMOS ORDINAIS Não se usa nenhum sinal numa divisão seqüencial em que são utilizados algarismos ordinais. 1º __________________  39

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2º __________________  3º __________________  ALGARISMOS ROMANOS Numa divisão seqüencial em que são utilizados algarismos romanos, também não se usa sinal nenhum. O alinhamento é feito à direita, isto é, conserva-se desalinhado o lado esquerdo dos algarismos romanos. I ___________________  II ___________________  III ___________________  IV ___________________  V ___________________  Assinatura e aposto Coloca-se sob o nome (apenas as iniciais em maiúsculas) de quem assina uma correspondência o cargo ou a função que ocupa na empresa. Após o nome segue uma vírgula que separa o fundamental do aposto. Não há necessidade de digitar o cargo ou a função em letras maiúsculas. Não se s e usa fazer traço para a assinatura. Ex.: Iracema Mabel, Gerente de produtos.

CARGOS OU FUNÇÕES Não se antepõe qualquer título ao nome do signatário. Antigo

Atual

Dr. Martim de Sá,

Martim de Sá,

Presidente.

Presidente.

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CITAÇÕES As citações levam aspas no início de todos os parágrafos ou apenas no primeiro e ao final do último. Pode ser iniciada com letras maiúsculas, depois de pois de dois pontos: “A__________________________________.” (ponto, aspa) ou iniciando com letras

minúsculas:  _________________________“a______________________”.(aspa, ponto) Transcrições com até duas linhas permanecem no corpo do parágrafo; transcrições com três ou mais linhas são apresentadas com recuo e destacadas em parágrafo próprio. DATAS Após a data, coloca-se ponto: São Paulo, 20 de novembro de 2005 

A data pode ser digitada na mesma linha l inha do índice: GRH/932

São Paulo, 20 de novembro de 2005 

(Gerência de Recursos Humanos, carta nº 932)

Os números cardinais quando designam ano, são escritos sem ponto e sem espaço: 2002, 2005 e não 2.002, 2.005 

DESTAQUE DE IDÉIAS Enfatizam-se idéias: •

sublinhando-as;

•

usando itálico ou negrito;

•

escrevendo com letras maiúsculas;

•

colocando aspas na expressão que se quer destacar;

•

evite o uso simultâneo de diversas div ersas possibilidades para realçar uma idéia.

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EXPRESSÕES ESTRANGEIRAS As palavras estrangeiras, quando não aportuguesadas, são grafadas com um traço contínuo sob elas (sublinhado) ou grafadas em e m itálico ou negrito: O professor encaminhou seu curriculum vitae. GRAFIA DE NÚMEROS Números em início de frases: não se deve escrever números em início de frase: Vinte por cento dos alunos foram aprovados. (certo) 20% dos alunos foram aprovados. (errado) O ano de 2004 foi muito marcado por...(certo) 2004 foi muito marcado por...(errado)

Número de rua: empregando a abreviatura nº, omite-se a vírgula entre o nome e o número da rua. Não empregando a abreviatura nº, coloca-se a vírgula entre o nome e o número da rua. Av. Paulo Orozimbo nº 1234  Av. Paulo Orozimbo, 1234 

O número da rua jamais será separado por ponto. Número de artigo: os artigos de um ato oficial são numerados por algarismos ordinais do primeiro ao nono; do décimo em diante são numerados por algarismos cardinais. Art. 5º............... 5º............... Art. 11.

Número telefônico: telefônico: os números telefônicos têm o prefixo separado por um hífen. Coloca-se o código DDD entre parênteses. Tel.: 5583-0139

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Pronomes de tratamento, abreviaturas, siglas e símbolos PRONOMES DE TRATAMENTO São expressões que valem por pronomes pessoais. Os tratamentos que incluem vossa pertencem à terceira pessoa do singular. Não se deve misturar, em uma correspondência, as pessoas gramaticais. Vamos conhecer algumas formas de tratamento: Usado para

Tratamento

abreviatura

Arquiduques, duques e príncipes

Vossa Alteza

V.A.

Reis e imperadores

Vossa Majestade

V.M.

Cardeais

Vossa Eminência

V.Em.ª*

Presidente e vice-presidente da República, altas autoridades do governo e das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Civil e Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República, Ministros de Estado, Consultor Geral da República, Membros do Congresso Nacional, embaixadores, procuradores gerais, oficiais-generais, governadores, presidente de assembléias legislativas, prefeitos municipais,

Vossa Excelência

V. Ex.ª Obs. Para o Presidente da República não se abrevia.

Vossa Magnificência

V. Mag.ª

Bispos e arcebispos

Vossa Excelência Reverendíssima

V. Ex.ª Revm.ª

Sacerdotes em geral

Vossa Reverendíssima

V. Revm.ª

Papa

Vossa Santidade

V.S.

Funcionários públicos, pessoas de cerimônia

Vossa Senhoria

V. Sª

Juízes (direito, trabalho, eleitorais, federais e auditores da Justiça

Vossa Excelência

V. Ex.ª

deputados, senadores. Reitores de universidades, vicereitores e pró-reitores

Federal

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ABREVIATURAS A a = assinado A. = autor aa = assinados AA. = autores abr. = abril abr. = abreviatura a.C. = antes de Cristo a/c ou A/C = aos cuidados A.D. = aguarda deferimento adv.º = advogado ago. = agosto agr. = agrário AL = Alagoas Al. = alameda alm. = almirante a.m. = antes do meio dia AM = Amazonas AP = Amapá ap.= apartamento a.p.= a protestar (comércio) art. = artigo At.=atenção at.=atenciosamente Av.=avenida B BA=Bahia Bel.= bacharel bim.=bimensal

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bol.=boletim br./bras.=brasileiro brig.=brigadeiro C C =código c =capítulo c/ =com c/ =conta comercial ºC = grau centígrado c/a = conta aberta cap. =capítulo caps. =capítulos card. =cardeal c.c. =confere/conforme c/c –conta corrente / com cópia C.C. =Código civil C.Com. = Código comercial CEP =código de endereçamento postal Cel = coronel cf. =confronte cfr. =confira Cia. = companhia CIF = (Cost, Insurance, Freight) custo, seguro e frete cit. = citação CLPS=Consolidação das Leis da Previdência Social CLT=Consolidação das Leis do Trabalho cm = centímetro cm2 =centímetro quadrado cm3 =centímetro cúbico cm/s = centímetro por segundo

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Col. = colégio com. =comandante com . = comendador C.P. / Cx..P./C.Postal= caixa postal ctv = centavo ctvs =centavos cx =caixa D d. =depois de d./D./Da = dona D. =digno DASP = Departamento Administrativo do Serviço Público d.C. = depois de Cristo DD.= digníssimo dec.= decreto dep.=departamento deps.=departamentos desemb.=desembargador dez.=dezembro DF=Distrito Federal Dr.=doutor Dra.=doutora Drs.=doutores dz.=dúzia E E.=estado E.C.=Era cristã e.c.f.= é cópia fiel ed.=edição ed.=edifício

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E.D.=espera deferimento E.M.=em mãos Ema.=eminência Emb.=embaixador eng.=engenheiro E.R.=espera resposta ES=Espírito Santo Estr.=estrada ex.=exemplo Exma.=excelentíssima Exmo.=excelentíssimo F f.=folha fev.=fevereiro fls./ff.=folhas Fº=filho (comercial) FN=Fernando de Noronha FOB=(free on board) custo livre de despesa Fr.=frei G g=grama(s) g.=grau(s) G/Gen.=general GO=Goiás gr=grosa H h=hora hab.=habitante H.P.(horse power)=cavalo-vapor I

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id.=idem, o mesmo Ilma.=ilustríssima Ilmo.=ilustríssimo in loc=.(in loco) nesse mesmo lugar J  jan.=janeiro Jr..=Júnior  jul.=julho  jun.=junho K kg=quilograma(s) km=quilômetro(s) km2 =quilômetro quadrado(s) km/h=quilômetro(s) por hora kW=quilowatt(s) L l=litro L.=largo lb.=libra lég.=légua légs=léguas log.=logaritmo Ltda./Ltd./ltda.=limitada M m=metro(s) m/min=minuto(s) m2 =metro(s) quadrado(s) m3 =metro(s) cúbico MA=Maranhão maj.=major

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al

M =marechal mar.=março m/c=minha conta/minha carta M.D.=muito digno M.e =madre memo=memorando mg=miligrama(s) MG=Minas Gerais mil.=milênio mil.-milha min=minuto(s) Min.=ministro(s) ml=militro(s) mm=milímetro(s) MM.=meritíssimo m.m.c.=mínimo múltiplo comum Mme.=madame Mons.=monsenhor m.p.h.=milhas por hora m/s=milhas por segundo MS=Mato Grosso do Sul MT=Mato Grosso N nº / n. /ns =número(s) n/=nosso/nossa n/c=nossa carta/nossa conta n/ch=nosso cheque n/o=nossa ordem nov.=novembro O

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o/=ordem obs.=observação of.=ofício O.K.=tudo bem out.=outubro P p.=página p/=para / por P./Pe.=padre P.=praça PA=Pará PB=Paraíba p/c=por conta P.D.=pede deferimento PE=Pernambuco P.E.F.=por especial favor p.ex.=por exemplo p.f.=próximo futuro P.F.=por favor pg=pago PI=Piauí pol.=polegada(s) p.p.=por procuração p.p.=próximo passado P.P=para protestar PR=Paraná Pres.=presidente proc.=processo / procuração prof.=professor profs.=professores

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P.S.=pós-escrito pt.=ponto pts.=pontos pv=próximo vindouro Q Q.G.=quartel-general q.v.=queira ver, veja isso R R.=rua rel.=relatório Rel. =relator Revmo.=reverendíssimo RJ=Rio de Janeiro RN=Rio Grande do Norte RO=Rondônia r.p.m.=rotação por minuto r.p.s.=rotação por segundo RR=Roraima RS=Rio Grande do Sul R.S.V.P.=(Respondez s’il vous plâit) Responder, por favor S s=segundo(s) S.=santo,são, santa s/=sem s/=seu, sua, seus, suas S.A.=sociedade anônima s/a=seu aceite sarg.=sargento SC=Santa Catarina s/c=sua carta/ sua conta

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S/C= Sociedade Civil s.d.=sem data SE=Sergipe seg.=seguinte segs.=seguintes S.E.O.=salvo erro ou omissão set.=setembro s/l=sobreloja S.O.S.=(Save our souls)-salvai nossas almas=socorro SP=São Paulo Sr.=senhor Sra.=senhora Srs.=senhores Sras.=senhoras Srta.=senhorita Sta.=santa T t=tonelada(s) t./T=termo(s) T.=tempo/tara T./Trav.=travessa tel.=telefone / telegrama Tem.=tenente TO=Tocantins trim.=trimestre TT.=termos T.V./TV=televisão U u.e.=uso externo u.i.=uso interno

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ult.=último un.=unidade(s) urb.=urbano V v.=volume(s) v /V=volt(s) v./V=veja v./V.=vila v /V.=você V.=visto(s),a(s) vol.=volume W w=watt SIGLAS Siglas formadas somente com consoantes – escrever com todas as letras maiúsculas Ex.: INSS siglas formadas com consoantes e vogais até 3 letras – escrever com todas as letras maiúsculas – Ex.: USP siglas formadas com consoantes e vogais e mais de 3 letras – escrever somente com a inicial maiúscula – Ex.: Detran SÍMBOLOS Os pontos devem ser grafados sem ponto abreviativo e sem adição de “s” quando no plural: 150 kg (e não 150 kgs) Observem os seguintes símbolos:

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grau (°)

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tempo-hora (h)

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min (min), (30’)

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segundos (s), (30’’)

Os únicos símbolos que precedem um número são os indicativos de unidade monetária: R$, US$, $. Mensagens eletrônicas (e-mail) O correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Ele tem substituído a maior parte das cartas e ofícios e por isso merece uma boa redação, como qualquer outro tipo de comunicação formal. Um dos atrativos da comunicação por e-mail é a flexibilidade. A clareza, a concisão e a legibilidade são virtudes essenciais para uma comunicação eletrônica eficaz. Tudo na mensagem deve ser cuidado com respeito – da revisão gramatical à qualidade de atendimento. O que lembrar antes de enviar uma mensagem As informações foram organizadas em grau de importância para permitir a imediata compreensão do leitor? A quantidade de informações foi suficiente para assegurar ass egurar a legibilidade ao texto? Certifique-se de que seu texto corresponde às três perguntas essenciais: •

o que o leitor precisa saber?

•

para que o leitor precisa dessas informações?

•

que tipo de conhecimento o leitor já tem sobre o assunto em pauta?

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Estrutura do texto •

vocativo (saudação inicial)

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mensagem

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despedida respeitosa

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assinatura

Critérios para elaboração de mensagens eletrônicas •

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•

mensagens curtas e simples. Se há muita informação a ser passada “quebre-a” com títulos e subtítulos; mensagens curtas, não telegráficas; mensagens simples, mas não escrita com desleixo; o tema do e-mail deve aparecer na linha destinada ao assunto. As pessoas fazem de imediato a triagem por assuntos, além de facilitar a organização documental tanto do destinatário como do remetente; evite abreviaturas, piadas e brincadeiras. No mundo dos negócios, não há espaço para isso; e-mails profissionais não são bilhetes para amigos, que estão dispostos a perdoar seus erros gramaticais. Releia o texto antes a ntes de enviar; evite o excesso de destaque (maiúsculas, itálico, sublinhado, negrito, aspas). Fuja dos textos em maiúscula – são “gritos eletrônicos” – e das fontes incomuns, pois podem não ser lidas na máquina do destinatário; personalize sua correspondência. Mesmo nas mensagens com cópia, tenha o cuidado de digitar algumas palavras ao novo destinatário; use e abuse de arquivos anexados. São ótimos para enviar listas, planilhas, gráficos, imagens e tudo que puder ser considerado c onsiderado informação complementar; os e-mails devem ser respondidos, ignorá-los é como deixar de atender a um telefonema. Reserve um tempo para a resposta;

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não adianta entrar em crise porque ainda não recebeu resposta. Dê um tempo real ao leitor. Nada de mensagens de reforço do tipo: “já recebeu?” Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem do correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. •

É conveniente que você faça o curso Atualização Gramatical para apresentar uma  escrita correta nos seus textos.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS FEITOSA, V. C. Redação de Textos Científicos. Científicos. São Paulo: Papirus, 1991 Help! Sistema de Consulta Interativa. Interativa. Jornal O Estado de São Paulo. Pau lo. São Paulo: Klick Editora MEDEIROS, J. B. Correspondência: técnicas de comunicação criativa. 17ª edição. São Paulo: Atlas, 2004 WEISS, D. H. Como escrever com facilidade. São Paulo: Nobel, 1992

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