APOSTILA Gestao Projetos Culturais
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Gestão de Projetos Culturais
SUMÁRIO
SUMÁRIO
ABER AB ERTU TURA RA .......................................................................................................... .................................................................................................................................. ........................ 3 APRESENT APRESENTAÇÃO AÇÃO .......................................................................................................................................................................... 3
MÓDULO MÓDULO 1 – DEFINIÇ DEFINIÇÕES ÕES INICIAI INICIAIS S ............................................................................................. 5 UNIDADE 1 – PROJETOS PROJETOS .............................................................. .............................................................................................. ......................................................... .........................5 5 UNIDADE 2 – PROJETOS PROJETOS CULTURAIS CULTURAIS .................................................................. ................................................................................................. ............................... 10 UNIDADE 3 – IDENTIFICAÇÃ IDENTIFICAÇÃO O DO PROBLEMA PROBLEMA .............................................................. .................................................................................. .................... 14 ATIVIDADE – PARTE PARTE 1 ............................................................... ................................................................................................ ......................................................... ........................ 23
MÓDULO MÓDULO 2 – ESTRUT ESTRUTURAÇÃ URAÇÃO O DO PROJET PROJETO O ......................................................................... 25 UNIDADE 1 – FORMULAÇÃO DO OBJETIVO...................................................................................... OBJETIVO...................................................................................... 25 UNIDADE 2 – IDENTIFICAÇÃ IDENTIFICAÇÃO O DO PRODUTO.................................................................................... PRODUTO.................................................................................... 30 UNIDADE 3 – ESTRUTURA LÓGICA DO PROJETO ........................................................... .............................................................................. ................... 44 ATIVIDADE – PARTE PARTE 2 ............................................................... ................................................................................................ ......................................................... ........................ 50
MÓDULO MÓDULO 3 – ORDENAÇÃO ORDENAÇÃO DO PROJET PROJETO O ................................................................................ 53 UNIDADE UNIDADE 1 – FASES, FASES, ATIVIDADES ATIVIDADES E SUBPROJETOS SUBPROJETOS ............................................................ .......................................................................... .............. 53 UNIDADE 2 – DETALHAMENT DETALHAMENTO O DAS ATIVIDADES ATIVIDADES ............................................................... ............................................................................. .............. 56 ATIVIDADE – PARTE PARTE 3 ............................................................... ................................................................................................ ......................................................... ........................ 70
MÓDULO MÓDULO 4 – CONFIGURA CONFIGURAÇÃO ÇÃO DO PROJE PROJETO TO .......................................................................... 71 UNIDADE 1 – TEMPO DO PROJETO ............................................................... ................................................................................................ .................................... ... 71 UNIDADE UNIDADE 2 – RECURSOS RECURSOS HUMANOS HUMANOS ............................................................... ................................................................................................ ..................................... 73 UNIDADE 3 – ORÇAMENTO ............................................................. .............................................................................................. ................................................... .................. 82 ATIVIDADE – PARTE PARTE 4 ............................................................... ................................................................................................ ......................................................... ........................ 88 AUTOAVALIAÇÃO AUTOAVALIAÇÃO ............................................................ ............................................................................................ ................................................................ .................................... 88 BIBLIOGRAFI BIBLIOGRAFIA A ................................................................. ................................................................................................. ................................................................. ..................................... 89 ENCERRAMENTO ENCERRAMENTO................................ ................................................................. .................................................................. ............................................................... .............................. 94
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ABERTURA
ABERTURA
APRESENTAÇÃO Olá! Seja bem-vindo ao curso Projetos Culturais! Para começar, não n ão deixe de acessar, ace ssar, no ambiente ambient e ‘ on-line’, as instruções in struções!! Lá, você encontrará novas informações sobre como navegar no ambiente virtual de aprendizagem. apre ndizagem. Agora temos uma novidade! Você Você terá um professor-tutor à sua disposição dispos ição para orientá-lo. Se quiser conhecer o professor-autor deste curso, clique no link , disponível no ambiente on-line. Estamos iniciando a parte avançada do programa de Capacitação em Projetos Culturais do MinC. Neste curso, chamado Projetos Culturais, vamos refletir sobre o instrumento prático destinado ao planejamento e à elaboração de projetos culturais. cu lturais. Para concluir o curso, você deverá desenvolver uma atividade individual. individual. Além disso, teremos uma reunião on-line , que será realizada via ferramenta de chat , entre todos os alunos da turma tur ma e o Professor-Tutor. Nesse encontro virtual, serão debatidas questões gerais ou a atividade realizada no curso. As datas de todas as atividades estão no calendário! Fique atento! Lembre-se de que, se você chegou até aqui, já é um vitorioso, pois cumpriu as duas primeiras etapas do programa com êxito: o curso de nivelamento e a oficina presencial! Esperamos que continue conosco nesta nest a próxima etapa: o curso avançado! Acesse, no ambiente on-line, o arquivo . pdf pdf com o conteúdo deste curso.
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Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 1
MÓDULO 1 – DEFINIÇÕES INICIAIS UNIDADE 1 – PROJETOS Todos fazemos projetos... Alguns mais simples, outros complexos... Mas todos esses projetos têm algo em comum... Um projeto é uma organização transitória, que compreende uma sequência de atividades dirigidas à geração de um produto singular em um tempo dado. Nessa definição, encontramos alguns termos-chave essenciais. Vamos conhecê-los... Objetivo...
Um objetivo, um projeto – essa é uma regra básica. O projeto deve ter um, e só um objetivo – um resultado, output , saída, produto, claramente identificável em termos de custos, prazos e qualidade. Transitório ...
Um projeto tem um ciclo de vida predeterminado, com um começo e um fim. O projeto termina quando seu objetivo é atingido. Produto...
Qualquer classe de bens, tangíveis ou intangíveis – desde bens materiais até serviços, ideias. Por exemplo, um projeto que tem como propósito estudar a factibilidade do levantamento da vida cultural de uma região, tem como produto uma série de ideias de como fazê-lo, e não um volume encadernado ou um CD gravado, que são simples suportes ao produto. O termo produto tem o mesmo valor do termo inglês output , aquilo que é feito aparecer no final do processo, o pro (adiante) – ductio (ação de guiar). Singularidade...
Um projeto é um empreendimento único, qualquer alteração de conteúdo ou de contexto corresponde, necessariamente, à modificação do projeto. Complexidade...
Um projeto é um compósito articulado de ações – atividades do projeto se dão tanto linearmente como em paralelo. Só faz sentido modelar um projeto quando as atividades necessárias à obtenção de seu objetivo não podem ser ordenadas ou avaliadas imediatamente.
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MÓDULO 1
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Outro conceito que precisamos conhecer é ciclo de vida... Ciclo de vida é a trajetória de um projeto, desde a sua ideação até sua finalização... Qualquer produto, serviço, projeto ou instituição passa por um ciclo de concepção, surgimento, crescimento, maturidade, declínio e desaparecimento. O ciclo de vida* pode se referir... ...ao transcurso de uma sequência de atividades que se inicia na configuração e se encerra com a redação de sua memória. ...à identificação do momento em que o produto é gerado. ...à demarcação do ciclo do projeto que vai de sua configuração a seu término. *ciclo de vida... Embora a própria base do vitalismo, a idéia-força de que tudo, inclusive as formações sociais, passam por fases vitais – nascem, crescem, vivem a sua maturidade e morrem – seja extremamente discutível, o conceito tem se demonstrado útil em muitas circunstâncias. Momentos de configuração do projeto... Idealização ...
Criamos uma visão geral do produto a ser gerado, imaginamos a dimensão do projeto. Elaboração...
Planejamos suas diversas fases, estimamos recursos, custos e riscos envolvidos*. *estimamos recursos, custos e riscos envolvidos... Esse momento é extremamente importante porque a configuração de projetos encerra custos, tanto financeiros como não financeiros. Às vezes, esses custos são consideráveis. Trata-se, portanto, de verificar se vamos ou não dar início ao processo de modelagem, isto é, trata-se de evitar o risco de investirmos tempo e recursos em algo que depois se mostrará não factível ou irrelevante. Formulação...
Elaboramos o documento que apresenta o projeto. Atenção... Antes de começarmos a transformar uma ideia em projeto, temos de verificar se o esforço que teremos de fazer vale a pena.
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MÓDULO 1
Ou seja... A pré-modelagem equivale a uma visão genérica do que pretendemos realizar. Na pré-modelagem devemos responder questões amplas e genéricas* sobre o projeto... *questões amplas e genéricas... O propósito é o de eliminarmos alternativas antes mesmo de despendermos qualquer recurso. Devemos, nesse momento, tentar responder a perguntas fundamentais, baseando-nos unicamente nos nossos conhecimentos, na nossa experiência e na percepção que temos sobre o projeto. O que o projeto irá gerar?* *O que o projeto irá gerar? ... um bem artístico; um divertimento; um serviço; um novo conhecimento; uma ideia.
Quais os beneficiários potenciais do resultado do projeto?* *Quais os beneficiários potenciais do resultado do projeto? ... um grupo de pessoas; uma comunidade; a sociedade.
Quanto valerá o projeto?* *Quanto valerá o projeto? ... quanto custará; quem poderá financiá-lo.
Ao responder essas questões, eliminamos desvios, antecipamos dificuldades da modelagem do projeto. Ou seja, o fundamental é termos certeza de que vale a pena o esforço.
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MÓDULO 1
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Muitas razões* podem nos levar a criar um projeto cultural... *razões para criarmos um projeto cultural ... Modelamos projetos para dar uma resposta estratégica a um desafio. Para fazêlo devemos enfocar o projeto no sentido de dar uma resposta apropriada ao que provocou a sua necessidade. Isto significa dizer que o projeto nascerá e provavelmente viverá em ambiente conflitante, que sofrerá tentativas de interferência política... As razões mais comuns para a criação de projetos culturais são a produção e preservação de bens, assim como a demanda por artes e espetáculos. Algumas vezes, essas razões são inequívocas. Outras, derivam de pressões e contrapressões de grupos de interesse. Para que possamos estar seguros do sentido a dar ao projeto, devemos ter claras a origem e as motivações que levaram à sua configuração. Aqui, também, algumas questões devem ser respondidas... Por que o projeto deve ser modelado? ...
maximização de rendimentos; novas oportunidades de mercado; novos públicos; resposta a pressões políticas; legitimação; novas barreiras de mercado; novas tecnologias; resposta a concorrentes; retração de mercados; retração de públicos.
Quem exerce pressão para que o projeto s eja modelado? ...
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o público; os patrocinadores; os grupos estruturados; o governo; os clientes; os concorrentes; os fornecedores; a organização matriz;
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MÓDULO 1
organizações dependentes; outras organizações; reguladores.
Por quais meios essa pressão é exercida? ...
econômico; financeiro; comercial; ilegal; legal; normativo; político; tecnológico.
Qual o ambiente em que o projeto deverá ser modelado? ...
adverso; favorável; em mudança; estagnado; otimista; pessimista.
Além de serem extremamente variadas, as razões e condições que nos levam a modelar projetos culturais são determinantes da forma e do sentido que lhe daremos. Por exemplo... Exemplo 1 ...
Uma coisa é um projeto que vise conquistar novas plateias para o teatro experimental, devido a pressões de patrocinadores, que veem nisto uma oportunidade de promoção, em um ambiente estagnado... Exemplo 2 ...
Outra, completamente diferente, é um projeto de recuperação de documentos motivado pelo surgimento de uma nova tecnologia de restauração, devido à ordem recebida da matriz de uma agência governamental , nas vésperas de uma avaliação de desempenho da instituição... As razões para modelar um projeto, assim como suas características operacionais lhe dão sentidos particulares... Técnico...
Quando orientamos o trabalho para atingir objetivos declarados, não permitindo que interferências externas de pessoas, grupos ou organizações incidam sobre a configuração do projeto.
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MÓDULO 1
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Acomodação...
Quando procuramos satisfazer fontes de pressão, acomodar conflitos de interesse ou ajustar a negociação do projeto. Evasão...
Quando trabalhamos para evitar a pressão direta, configurando o projeto em outras direções ou postergando sua configuração até que as pressões se dissipem. Confronto...
Quando dirigimos o projeto para dominar as fontes de pressão. Veja, no ambiente on-line , a síntese desta unidade.
UNIDADE 2 – PROJETOS CULTURAIS Em que um projeto cultural difere de outros projetos? Instrumentos comuns aos manuais de projetos encontram pouco ou nenhum uso em projetos culturais, pois esses instrumentos... envolvem cálculos matemáticos e estatísticos de grande sofisticação 1; recomendam padrões de conduta2; tem operacionalização dispendiosa 3.
cálculos matemáticos e estatísticos de grande sofisticação...
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Nos projetos que requerem grandes cálculos, o papel do especialista no setor cultural é o de orientar a confecção, controlar a gestão e avaliar os resultados e não de detalhar a modelagem do projeto.
padrões de conduta ...
2
As recomendações sobre princípios de conduta, que figuram na maioria dos manuais de projetos, pecam por desconhecer diferenças culturais. Provocaram, e ainda provocam, imenso descrédito sobre a gestão de projetos enquanto conjunto de técnicas fundamentadas. Isso é verdade não somente para projetos culturais como para iniciativas em todas as áreas e latitudes. A desconsideração das diferenças é absurda tanto para um africano, perplexo ante as recomendações relativas ao controle de duração dos tempos do projeto – um conceito estranho à maioria das culturas daquele continente – como para um agricultor norte-americano, de tradição solidamente arraigada, a quem recomendam que se comporte segundo os padrões das empresas de alta tecnologia do Silicon Valley .
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MÓDULO 1
operacionalização dispendiosa...
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Os instrumentos de operacionalização dispendiosa são descartados porque os benefícios prováveis de sua utilização no setor cultural estão, ou parecem estar – o que é indiferente no caso – situados aquém dos custos correspondentes. Isso ocorre com grande parte dos sistemas computadorizados de configuração de projetos, com as análises sofisticadas de demanda e com os sistemas lacrados de produção, os pacotes gerenciais. Os projetos na área da cultura que requerem tecnologia de ponta são, em geral, projetos tecnológicos – como os de tecnologia de som ou os de controle digital de massa de dados – aplicados a temas de interesse cultural. Ou seja, a cultura é um campo que tem contorno muito especial*... *contorno muito especial ... Quando tentamos integrar as diversas tendências de exame dos fenômenos culturais vemos que o ponto que têm em comum é a convicção de que existem objetos que são denotativos ou pelo menos que são mais denotativos de cultura do que outros. Por exemplo... Os gregos diriam que os objetos artificiais, construídos pelo homem são culturais... Os amantes do belo limitariam a cultura às artes... Os humanistas diriam que cultural é aquilo que é relevante para o homem e para seu convívio com outros homens. Os antropólogos estão convictos de que o objeto cultural é aquele que tem significado, aquele que explica nossa particularidade, nossa evolução. Logo...
o objeto cultural compreende uma forma, um suporte tangível ou intangível; o objeto cultural representa algo que tem valor para um grupo social; o objeto cultural expressa um valor espiritual, representa sentimentos e conhecimentos de um grupo social, mesmo que manifestos por apenas um de seus membros – o artista.
Podemos então definir operacionalmente o projeto cultural como... Iniciativa voltada para a ação sobre objetos reais e ideais que expressam valores espirituais – sentimentos e conhecimentos – significativos para um grupo social.
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E as questões econômicas dos projetos culturais? Para começar,o segmento econômico cultura e lazer é um dos que mais crescem* no mundo. *um dos que mais crescem... As causas desse fenômeno são múltiplas. Derivam da utilização crescente de máquinas de controle numérico, das novas formas de trabalho, da liberação do tempo enquanto agente de produção. Mas creio que há um argumento explicativo mais importante do que aqueles originários dos ciclos econômicos. O argumento é o seguinte: até bem pouco, a vida era tão curta que os não adaptados morriam antes de poderem gerar filhos. No último século, no entanto, pela primeira vez na história, as novas formas de fazer a guerra e os avanços da medicina eliminaram as vantagens competitivas dos mais fortes e mais aptos fisicamente. Com isso, o processo biológico de seleção natural estancou. Desapareceu no momento em que os mais fracos e menos aptos, em que os não adaptados às agruras da existência, tiveram a sua vida prolongada para além da paternidade. O momento em que os fisicamente menos resistentes passaram a deixar uma descendência antes de deixarem a existência. Primeiro temos uma abertura de oportunidades. A cultura passa a ser algo mais essencial do que era. A nossa evolução biológica havendo cessado, ou pelo menos desacelerado, o que nos resta como perspectiva e possibilidade? Parece que, como espécie, a única possibilidade evolutiva que nos resta é a da evolução cultural: a da expansão das faculdades da mente, a da compreensão do universo. Isto, é claro, se sobrevivermos fisicamente à estupidez da nossa civilização, que deteriora rapidamente o meio em que vive. Em segunda instância, como para a evolução biológica, na evolução cultural a diversidade e não a unicidade é a determinante das chances de cada grupo. Quanto mais diversos e diferenciados forem os atributos culturais de um grupo, maior a chance de que o processo de sua evolução tenha curso. É nesse sentido que a herança social, o capital cultural, se torna a maior força. Somos hoje, em todo mundo, múltiplos, diferentes e razoavelmente integrados. Ainda que à força, ainda que a integração inter-racial, intercultural e inter-religiosa tenha sido e continue sendo extremamente problemática, nós temos uma vantagem competitiva em relação aos outros setores da economia.
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MÓDULO 1
Porém, apesar disso, existem algumas questões que não são muito entusiasmantes... Hoje a cultura está relacionada à vida econômica na qual sobrevivem os mais aptos, os que melhor estão adaptados à competição e à globalização. No plano econômico, a cultura é especialmente frágil... ...pelas ameaças externas. ...pelo poder massificador dos gigantes do mercado. ...pela baixa capacitação gerencial dos profissionais que atuam na área. De um lado... O setor cultural oferece oportunidades imensas para a evolução da sociedade, para a realização pessoal e para a ampliação dos horizontes. De outro lado... O setor cultural exclui os não aptos, a partir de critérios que não são nem sociais, nem pessoais, nem culturais – são critérios econômicos e administrativos*. *critérios econômicos e administrativos... Os que pretendem levar adiante projetos culturais devem entender que estão comprometidos em uma luta pela sobrevivência, uma luta travada segundo as regras, ou falta de regras, da economia de mercado, que se torna mais acirrada na medida em que a cultura se torna um bom negócio. Então, dar um sentido econômico aos projetos culturais é uma atitude, ao mesmo tempo, inadequada e inevitável*. *inadequada e inevitável ... Inadequada porque nada do que diz respeito à cultura deveria sofrer restrições, constrangimentos ou ordenação. Inevitável porque, na atual configuração dos Estados e das economias, inexiste outra forma de atender aos dois propósitos para os quais são formulados os projetos: a obtenção de meios e a gestão de recursos escassos, isto é, financiamento e gerenciamento, outro tema igualmente vasto e intrincado. Isso mesmo, Djanira! Se o projeto tem uma relação custo-benefício positiva, ele será comparado a outras iniciativas também rentáveis financeiramente...
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Se os benefícios do projeto não são comerciais, ele será comparado a outras iniciativas não rentáveis. Logo, em uma economia de mercado, existem dois tipos de iniciativas culturais... Tipo 1...
Iniciativas culturais que são comercialmente sustentáveis – seu determinante é o custo de oportunidade, o retorno* comparado a outras iniciativas. *retorno... O cotejo dos benefícios gerados com os benefícios que possam advir de outras demandas, o qual pode ser direto, em espécie, ou indireto, como no caso da propaganda. Tipo 2...
Iniciativas culturais que independem de considerações econômicas – seu determinante também é a concorrência. Veja, no ambiente on-line , a síntese desta unidade.
UNIDADE 3 – IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA Guto, como identificamos e justificamos o problema que o projeto visa solucionar? A vontade individual ou de um grupo, aliada ao conjunto de pressões, justifica um projeto. Por isso, as razões que levam* à construção desse projeto devem estar bem claras. *razões que nos levam a construir um projeto cultural ... aproveitar incentivos e apoios governamentais; aproveitar recursos naturais ou refugos industriais; atender a demandas de uma comunidade; atender a uma prescrição legal; atender a demandas comerciais insatisfeitas; atualizar administrativamente uma organização da área cultural; atualizar tecnicamente um serviço; conservar bens intangíveis ou tangíveis, móveis ou imóveis; demonstrar a viabilidade de um empreendimento; desenvolver a produção artesanal; desenvolver ou adquirir um novo sistema; desenvolver um novo serviço cultural; erigir um bem ou implementar um serviço;
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MÓDULO 1
estabelecer sistemas de controle; estimular a criação e a manifestação de indivíduos, grupos ou comunidades; exportar bens ou serviços culturais; importar, adaptar,melhorar ou desenvolver técnicas e tecnologias; levar a efeito uma campanha educativa; melhorar a qualidade de produtos oferecidos; obter financiamento ou outro tipo de apoio para um empreendimento; preservar bens intangíveis ou tangíveis, móveis ou imóveis; promover mudanças na estrutura ou no estilo de uma organização cultural; quebrar situações de monopólio ou oligopólio; substituirimportações.
Apesar disso, a avaliação da pré-modelagem de um projeto deve ser rápida e de custo próximo a zero. Quando investimos recursos e tempo em uma ideia, tendemos sempre a procurar aproveitá-la, mesmo quando não há razão para tal. Assim, na avaliação pré-modelagem de um projeto, devemos... procurar reunir o máximo de informações e opiniões 1 sobre a ideia que está gerando o projeto; definir com precisão o produto do projeto 2; reunir colaboradores para discutir a ideia do projeto 3.
1
reunir o máximo de informações e opiniões...
Principalmente sobre as pessoas, grupos e instituições familiarizadas com o assunto e sobre outros projetos de mesma natureza realizados ou não.
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definir precisamente o produto do projeto...
Na área da cultura a má definição de produtos tem causado prejuízos imensos, desacreditado boas ideias e afastado investidores.
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MÓDULO 1
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discutir a ideia do projeto...
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As técnicas de conclave mais utilizadas são as seguintes: o brainstorming tradicional – chamado de think up – constituído de uma reunião de um grupo limitado de pessoas, entre 5 e 10 participantes, cujo objetivo é o de gerar, espontaneamente, tantas ideias quantas forem possíveis num período limitado de tempo, sobre um tema ou problema específico. Os participantes devem externar suas ideias, por mais absurdas que essas possam parecer, sem o receio de crítica ou julgamento; key-words – consiste em listar numa folha de papel ou editor de texto, o mais rápido possível, todas as ideias que venham a mente sobre o tema abordado, mantendo o foco continuamente, sem preocupação com a escolha e a ordenação das palavras ou mesmo com a sua correta redação; mind mapping – especialmente utilizada quando o tema apresentado é complexo ou extenso, e possui tópicos mais importantes ou áreas genéricas que podem ser destacados e dispostos no topo de folhas de papel ou editores de texto, aplicandose a técnica key-word a cada um deles. É importante reservar uma folha, chamada de miscelânea, onde serão colocadas as palavras que porventura não se enquadrem sob nenhum dos tópicos apresentados; galaxy – esta técnica inicia-se com a disposição do tema no centro de uma folha de papel ou flip chart , e circunde-o. A seguir, escreva uma nova ideia, circunde-a e ligue-as por meio de uma linha. A cada próxima ideia repita a operação, tomando o cuidado de conectar as ideias relacionadas umas às outras; mantendo as que não se relacionam entre si, conectadas ao tema central. Na maioria das vezes, de um tópico surgem ideias relacionadas, que promovem o surgimento de novas ideias.
Para completar a frase, coloque as letras na ordem certa. Uma das principais atividades na pré-modelagem de um projeto é a identificação do PROBLEMA. O problema é uma questão proposta para a qual pretendemos dar uma solução. O problema é uma situação negativa ou de carência que o projeto pretende superar. Entendi o que é um problema, Guto. Mas, e se ele não tiver solução? Temos de ter certeza da relevância do problema, de que ele realmente existe, de que ele é central, que não é imaginário nem hipotético...
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Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 1
Temos de ter certeza de que não estamos confundindo o problema com a ausência de uma solução. Existem alguns caminhos para definir o problema... Um é a utilização de um diagrama de causa-efeito. Outro é a elaboração de uma árvore de problemas. Quando, ao invés de um problema, temos vários problemas, temos vários projetos, ou seja...
1 problema = 1 produto = 1 tempo = 1 projeto 2 ou 3 problemas = 2 ou 3 produtos = 2 ou 3 projetos Para identificar o problema central do projeto, devemos... expressá-lo da forma mais sucinta possível; evitar o uso de ou e de e; evitar expressões como talvez, provavelmente... verificar se não se trata de uma hipótese de solução ou de uma ausência de solução.
Não devemos confundir um problema com o que supomos ser sua solução ou com uma ausência de solução*. *ausência de solução... Um caso típico de problema fictício deriva de que muitas vezes vemos o que outros conseguiram e queremos o mesmo para nós, para nossa organização ou para o nosso grupo. Deixamo-nos convencer de que nos falta algo e nos lançamos a configurar um projeto que, geralmente, visa solucionar um problema que não existe. Os exemplos mais frequentes de problemas fictícios são encontrados na luta pela obtenção de equipamentos – principalmente na área de informática – no desejo de maior conforto, na luta por status e na briga pela obtenção de serviços especializados. Um teste prático para evitar essa armadilha é verificar como a ideia do projeto foi lançada. Se os termos seria bom que e eu bem que gostaria foram usados, estamos já em uma zona de perigo. Atenção... Quando apresentamos a ausência de solução – como se fosse o problema – induzimos a adoção da solução que imaginamos.
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MÓDULO 1
Gestão de Projetos Culturais
Isso é bastante comum e leva a muitos equívocos na área de projetos culturais*...
Quadro – Equívocos mais Comuns na Identificação de Problemas Projeto
O que seria um problema real
O que acontece quando o projeto é modelado a partir de uma ausência de solução
Faltam computadores
Aquisição de computadores
Baixa capacidade de armazenamento e processamento da informação
O problema real não existe, ou pode ser resolvido sem informatização. Muitas vezes a informatização é feita para dar um ar “moderno” aos serviços a um custo injustificável.
Faltam manifestações
Organização de espetáculos
O acervo cultural e os costumes locais não se coadunam com manifestações públicas.
Manifestações são “recuperadas”, isto é, inventadas ou importadas, com prejuízo da cultura (aculturação) e perplexidade da população local.
Não há instalações
Recuperação ou construção de espaços culturais
O acervo material é diminuto ou foi perdido
O espaço é usado para outras finalidades, o acervo é importado ou inventado. É freqüente encontrarmos exposições de fotos sobre a construção ou recuperação do espaço como único acervo a ser mostrado.
Não há informação sobre a cultura local
Mapeamento ou levantamento da cultura local
Os levantamentos efetuados no passado estão mal indexados ou simplesmente não foram levantados
Desperdício de esforços e descrédito das populações-alvo. Há regiões que são pesquisadas a cada vez que muda a autoridade responsável pelo setor cultural. É a indústria do diagnóstico, que recolhe informações, sem indicar remédios.
Ausência de solução
Por exemplo, para obtenção de financiamento, o problema que um projeto visa resolver não pode ser a falta de dinheiro. Na configuração do projeto, devemos explicar como o financiamento pretendido é o melhor caminho para superação de um problema. Na configuração do projeto, devemos explicar por que e para que pretendemos obter o financiamento*.
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MÓDULO 1
* por que e para que pretendemos obter o financiamento ... Invariavelmente esses por que e para que estão relacionados a um problema, a uma situação negativa, que o projeto, obtidos os recursos, irá resolver. Para instituirmos, por exemplo, um centro cultural, solicitamos financiamento para adaptar um imóvel ou para a aquisição do acervo inicial ou para outra providência do gênero, porque o nosso capital não é suficiente. O problema não é a carência de dinheiro, mas a circunstância de que nos falta um lugar ou de que nos falta o material para poder operar o centro. É necessário ainda explicar como pagaremos o que nos foi emprestado ou justific ar a aplicação do que nos será concedido. Muitos projetos que solicitam financiamentos a órgãos nacionais – públicos ou privados – e a órgãos internacionais não resistem a uma análise preliminar. Esses projetos não deixam claro o problema que pretendem resolver. Esses projetos confundem o problema com uma hipótese de solução ou com ausência de solução. Esses projetos acabam sendo recusados porque simplesmente não existe um problema... Ou porque o problema não é aquele que está nele relatado... Existem vários instrumentos que nos ajudam a fazer uma análise objetiva do problema que vai possibilitar a modelagem do projeto. O diagrama da árvore de problemas possibilita a identificação das relações de causa/ efeito, a partir da definição de um problema central. O diagrama da árvore de problemas hierarquiza os problemas, suas causas e seus efeitos. Os passos para a elaboração do diagrama da árvore de problemas são... Passo 1...
Identificar os problemas* que levaram a modelar o projeto, atentando para as ausências de solução.
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MÓDULO 1
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*identificar os problemas... Um problema é um fato negativo. A afirmativa não há apoio para o artesanato encerra não um problema, mas uma ausência de solução. Isso porque esconde a conjetura de uma solução – dado o devido apoio, o artesanato irá florescer – não submetida à análise técnica. Uma formulação correta de problema seria os métodos e técnicas de artesanato estão sendo perdidos. Passo 2...
Eleger o problema central* que o projeto tentará solucionar. *eleger o problema central ... Dois lembretes: vários problemas irão necessitar de vários projetos para serem equacionados; problemas críticos não são obrigatoriamente os mais evidentes.
Passo 3...
Identificar os problemas que são causas do problema central*. * problemas que são causas do problema central ... O projeto deve estar voltado para problemas existentes. Devemos evitar trabalhar sobre problemas possíveis, imaginados ou futuros. Passo 4...
Identificar os problemas que são efeitos causados pelo problema central*. * problemas que são efeitos causados pelo problema central ... Também os efeitos devem ser expressos sob a forma de problemas. Devemos evitar relacionar efeitos vagos ou metafóricos. Passo 5...
Desenhar o diagrama da árvore de causa/efeito...
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MÓDULO 1
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Vejamos um exemplo de como desenhar a árvore de problemas ...
Penúria Econômica Local
Diminuição do Turismo Cultural
Diminuição da Renda
Imitações e Falsificações
Diminuição do Preço
Desqualificação da Demanda
Desinteresse dos Colecionadores
Perda de Qualidade do Artesanato Local
Perda das Técnicas Originais
EFEITOS CAUSAS
Produção Industrializada
Dispersão dos Artesãos
Demanda por Quantidade
Ofertas de Melhores Salários
Para desenhar a árvore de problemas, temos de, inicialmente, identificar o problema central... Coloque as causas imediatas abaixo do problema central... Coloque as causas mediatas e remotas abaixo das causas imediatas... Continue colocando as causas abaixo de cada problema... Coloque os efeitos imediatos acima do problema central... Coloque os efeitos mediatos e remotos acima dos efeitos imediatos... Continue colocando os efeitos de cada problema... Liste todo tipo de causa e de efeito, mesmo aqueles que não tem solução ou são muito complexos... Pare quando achar que é suficiente o detalhamento das causas e dos efeitos...
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MÓDULO 1
Gestão de Projetos Culturais
Verifique se não há confusão entre causa e efeito... Lembre-se, cada retângulo deve conter apenas um problema... A árvore expressa a relação entre as causas – as raízes do problema central – e os seus efeitos – os galhos da árvore. Ou seja...
Penúria Econômica Local
Diminuição do Turismo Cultural
Diminuição da Renda
Imitações e Falsificações
Diminuição do Preço
Desqualificação da Demanda
Desinteresse dos Colecionadores
Perda de Qualidade do Artesanato Local
Perda das Técnicas Originais
EFEITOS CAUSAS
Produção Industrializada
Dispersão dos Artesãos
Demanda por Quantidade
Ofertas de Melhores Salários
A perda de qualidade do artesanato de uma região é o problema central do projeto. Os efeitos do problema determinam uma crise econômico-social grave. As causas do problema são... a perda das técnicas originais de produção artesanal; a concorrência de produtos industrializados mais baratos, fabricados em série e que atendem a uma demanda crescente; a dispersão dos artesãos em busca de melhor remuneração.
Veja, no ambiente on-line , a síntese desta unidade.
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Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 1
ATIVIDADE – PARTE 1 Agora que você já sabe da importância de identificar o problema que preten de ser superado pelo projeto, é hora de colocar isso em prática! Nessa atividade, iremos esboçar um projeto cultural – temporário e de pequena dimensão – em quatro etapas. Na primeira etapa da atividade, iremos identificar o problema para o qual o projeto pretende apresentar uma solução.
Objetivo Identificar uma situação negativa que o projeto pretenda superar,por meio da elaboração de um diagrama da árvore de problema. Tarefa Elabore um diagrama da árvore que identifique e justifique o problema para o qual o projeto pretende dar uma solução. Para executar esta tarefa, considere... o problema central; as causas do problema central – raízes da árvore; os efeitos do problema central – os galhos da árvore.
Registre os dados desta atividade na matriz de atividade – parte 1. Acesse, no ambiente on-line, o arquivo com a matriz de atividade – parte 1.
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MÓDULO 2
MÓDULO 2 – ESTRUTURAÇÃO DO PROJETO UNIDADE 1 – FORMULAÇÃO DO OBJETIVO O segundo passo da modelagem do projeto é definir o produto, ou seja, o produto que será gerado. Lembre-se...
Um projeto é identificado pelo seu produto. 1 problema = 1 produto = 1 tempo = 1 projeto. Logo, é fundamental que a identificação do produto seja clara, pois muitos projetos culturais tem objetivos difusos... Objetivos pouco claros forçam a segmentação, a aplicação de recursos em várias direções, empobrecendo o projeto e, via de regra, deixando-o a meio caminho da conclusão. Um esforço imenso, que leva a lugar nenhum. Nos projetos culturais, a falta de clareza dos objetivos pode estar relacionada... à declaração de objetivos encadeados 1; ao condicionamento simultâneo2.
1
à declaração de objetivos encadeados...
Uma vez conhecido o público alvo, passaremos a... conhecer o público – primeiro objetivo; passaremos a... – segundo objetivo condicionado ao primeiro objetivo.
Podemos modelar um projeto sobre como conhecer o público-alvo. Sobre o segundo segmento [ passaremos a...] não, pois teremos de conhecer o resultado da configuração do público-alvo antes de determinar o alcance e os recursos necessários à sua elaboração.
2
ao condicionamento simultâneo...
Enquanto as bandas municipais realizam apresentações itinerantes, os músicos farão levantamentos sobre o estoque folclórico da região, de sorte que no dia da padroeira seja possível montar um espetáculo em que se combine... execução musical – primeiro objetivo; levantamento do folclore – segundo objetivo.
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Esses dois objetivos são paralelos*, ou seja, um não depende do outro para sua consecução... *dois objetivos paralelos... O levantamento pode demandar muito mais tempo e preparo do que simples apresentações. O que temos ou são dois projetos, um o do levantamento, outro o da apresentação das bandas – que podem encerrar-se com uma apresentação no dia da padroeira; ou três projetos, caso em que a apresentação constitui o terceiro projeto. Ainda que um terceiro objetivo, o espetáculo da festa da padroeira, dependa desses dois objetivos. Existem, entretanto, situações em que vários objetivos precisam ser cumpridos. Embora os projetos complexos – sequenciados ou realizados paralelamente – não sejam frequentes no campo da cultura, eles podem ocorrer. Nesse caso, deve ser estruturado um programa, isto é, os projetos devem ser aglutinados, quer sob a forma sequencial – multiprojetos 1 – quer sob a forma de realização simultânea – projetos integrados 2. 1
multiprojetos ...
No nosso exemplo anterior, [uma vez conhecido o público alvo, passaremos a ]... é tipicamente um caso de multiprojeto, semelhante à prática de construção de estradas de ferro. Usualmente, uma estrada de ferro é construída de modo a que cada fase é cumprida por um grupo diferente, dependendo o início de uma etapa da conclusão de outra.
projetos integrados...
2
No nosso exemplo anterior, [ enquanto as bandas municipais realizam apresentações itinerantes, os músicos farão levantamentos sobre o estoque folclórico da região, de sorte que no dia da padroeira seja possível montar um espetáculo em que se combine ...] está mais próximo de projetos integrados.
Projetos integrados são comuns no setor primário, em programas de desenvolvimento rural, quando atividades tão diversas como a eletrificação, a irrigação e a titulação de terras devem ser concluídas em sequência determinada, embora pouco dependam umas das outras para serem desenvolvidas.
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Atenção... Não é a dimensão da tarefa ou o volume dos recursos envolvidos* que determina a visão de vários projetos, mas a diversidade de seus objetivos. *não é a dimensão da tarefa ou o volume dos recursos envolvidos... A transferência física do templo de Abu-Simbel, por exemplo, foi um projeto único, ainda que enorme, enquanto o tratamento de um sítio de interesse cultural secundário pode implicar em um pequeno programa, em uma série de projetos muito simples, de restauração, de levantamento histórico, de turismo... Examinaremos adiante como resolver situações em que os problemas são múltiplos quando estudarmos os multiprojetos e os projetos integrados. O objetivo do projeto pode ainda estar relacionado à geração de um produto, o qual nada mais é do que serviços a ele associados. Por exemplo, quando compramos um equipamento, compramos também sua assistência técnica. Ou seja, um produto e um serviço a ele associado. O foco, o direcionamento do projeto, deve estar sempre voltado para um produto específ ico*. *voltado para um produto específico... Para alguns projetos, a individualização do produto a ser gerado não apresenta maiores dificuldades. A discussão sobre o problema que o projeto visa resolver pode indicar imediatamente o produto a ser gerado. Em outros casos, é necessária uma discussão mais aprofundada para que possamos identificar o produto que melhor contribua para a solução, ou que seja mais relevante, ou, ainda, cuja obtenção seja mais factível. A árvore de objetivos é a técnica que mais nos ajuda a definir com clareza o produto de um projeto. Vamos conhecê-la a seguir... A árvore de objetivos descreve uma situação futura, a ser alcançada quando o projeto estiver concluído. A árvore de objetivos – técnica associada à árvore de problemas – é extremamente útil à clara definição do produto a ser gerado pelo projeto.
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O que teremos aos perguntarmos o que resolveria no passo 1 da árvore de problemas?
PRODUTO DO PROJETO Desse produto, derivamos o objetivo, a finalidade, enfim, o propósito do projeto. Dito de outra forma, temos de converter a árvore de problemas em uma árvore de objetivos. Para construir a árvore de objetivos é necessário converter a hierarquia de causa/efeito da árvore de problemas* em uma árvore onde as causas/efeitos aparecem com meios/fins do projeto. *converter a hierarquia de causa/efeito da ‘árvore de problemas’ ... No exemplo do artesanato, a perda da qualidade do artesanato originou um projeto que teve como produto o artesanato local recuperado. Esse projeto constou do recrutamento de artesãos que estavam empregados na indústria local ou aposentados e no seu aproveitamento, com remuneração e garantias trabalhistas superiores às oferecidas pela indústria, como instrutores e artesãos cooperativados. Os efeitos foram mais benéficos ainda do que os esperados. Graças a algumas externalidades, a situação econômica local não só se recuperou integralmente como ensejou novos projetos nas áreas da saúde e da educação.
Vejamos como fazer essa transformação a seguir...
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Vejamos um exemplo de como desenhar a árvore de problemas ...
Penúria Econômica Local
Diminuição do Turismo Cultural
Diminuição da Renda
Imitações e Falsificações
Diminuição do Preço
Desqualificação da Demanda
Desinteresse dos Colecionadores
Perda de Qualidade do Artesanato Local
Perda das Técnicas Originais
EFEITOS CAUSAS
Produção Industrializada
Dispersão dos Artesãos
Demanda por Quantidade
Ofertas de Melhores Salários
1...
Temos de desenhar um esquema idêntico ao da árvore de problemas, porém deixando retângulos vazios... Reescrever, em cada retângulo, as condições negativas da árvore de problemas, transformando-as em condições positivas*. *transformando-as em condições positivas... Observe inicialmente a formulação textual da árvore de problemas, simplesmente convertendo-a para termos positivos. Não tente ajustar a árvore de problemas ou de objetivos até terminar a conversão. 2...
O que era causas na árvore de problemas, passa a ser meios na árvore de objetivos. O que era efeitos, passa a ser fins.
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3...
Terminada a conversão, devemos examinar as relações meio-fins , para verificar se não foram omitidas relações importantes e produtos intermediários. O ideal é trabalhar de cima pra baixo, iniciando com os efeitos/fins e terminando com as causas/meios. 4...
Finalmente, complementar as relações que estiverem faltando. Acrescentar, se necessário, produtos e objetivos secundários. Eliminar os objetivos que não sejam desejáveis, os objetivos que não sejam realisticamente alcançáveis, os absurdos e os eticamente condenáveis. 5...
Verificar se o grau de exigência na formulação de cada item é necessário e suficiente como precondição para o nível imediatamente superior. 6...
Retomar e reformular a árvore de problemas , se necessário, após concluir a conversão. Repetir esse processo tantas vezes quantas forem necessárias. Veja, no ambiente on-line , a síntese desta unidade.
UNIDADE 2 – IDENTIFICAÇÃO DO PRODUTO A árvore de objetivos fornece uma série de produtos passíveis de serem obtidos no projeto. A escolha do produto central depende da interpretação do que é mais apropriado, do que está dentro do alcance de quem pode apoiar o projeto... O importante é que essa escolha recaia sobre um só um produto.
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Ou seja, sobre um dos retângulos da árvore de objetivos .
Recuperação Econômica Local
Aumento do Turismo Cultural
Aumento da Renda
Eliminação das Imitações e Falsificações
Aumento do Preço
Requalificação da Demanda
Recuperação do interesse dos Colecionadores
Recuperação da Qualidade do Artesanato Local
Recuperação das Técnicas Originais
FINS MEIOS
Diferenciação da Produção Industrializada
Integração dos Artesãos
Demanda por Qualidade
Cobertura de Oferta de Salários
Os níveis que expressam os propósitos do projeto* são... *níveis que expressam os propósitos do projeto ... Não existem regras universais para as denominações da amplitude dos objetivos. São convenções que variam bastante. Produto...
Produto* é qualquer classe de bens, tangíveis ou intangíveis – desde bens materiais até serviços – ou ideias geradas pelo projeto. * produto... Preferencialmente utilizaremos produto para traduzir o termo em inglês output , que é a expressão internacional corrente. Produto é o termo em português menos impreciso dentre as muitas
convenções encontradas na literatura sobre projetos. Os equivalentes são: resultados, saídas, excursos...
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Finalidade...
Finalidades* são objetivos maiores do projeto, isto é, o que será beneficiado ou modificado se e quando o objetivo do projeto for atingido. *finalidade... Algumas convenções denominam a finalidade de propósito. Outras, de objetivo maior ou objetivo amplo . Objetivo ...
Objetivo* é aquilo que será alcançado quando o projeto estiver concluído. *objetivo... Algumas convenções denominam o objetivo de propósito. Outras de finalidade específica. Outras, ainda, de objetivo geral . O objetivo do projeto muitas vezes é expresso de forma distinta da do produto, outras vezes se confunde com ele. Por exemplo, um projeto de intervenção em um centro cultural que tem como produto o centro reestruturado. O objetivo do projeto – reestruturar o centro – e o produto – centro reestruturado – são praticamente a mesma coisa. Em um projeto de cálculo de viabilidade de um espetáculo, o produto será a viabilidade calculada e o objetivo será verificar em que condições a iniciativa é viável . Metas...
Metas* são objetivos intermediários quantificáveis. *metas... Algumas convenções denominam de metas os objetivos intermediários ou subobjetivos. Lembre-se... Um projeto é, basicamente, a descrição dos recursos e dos passos necessários para se alcançar um determinado objetivo*.
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*um determinado objetivo... Quando o produto não é determinado, não é identificável e explicável para qualquer um, quando não informa sobre a origem a quantidade e a qualidade dos recursos, quando não ficam claras as etapas e a forma de como esses recursos serão aplicados, é possível se ter boas intenções, é possível se ter ambições viáveis, mas não se tem um projeto. E isso é comum no campo da cultura: tem-se um projeto incompleto, cuja chance de sucesso é diretamente proporcional ao grau de rigor alcançado na sua definição. O que caracteriza em primeira instância o projeto é o seu objetivo, único e preciso*, ou seja, seu produto. *objetivo, único e preciso... Se o objetivo é nebuloso ou difuso como será possível determinar os objetivos intermediários, as metas que, somadas, irão viabilizar a iniciativa? Se forem vários os produtos, como precisar a linha mestra, o caminho crítico do projeto? O produto é aquilo que estará realizado quando o projeto estiver concluído. Um truque útil para verificar se o produto está bem definido... O produto deve sempre poder ser expresso no particípio passado – coisa estruturada, viabilidade calculada... Logo, o produto deve expressar alguma coisa concluída, pronta. Definido o produto, temos de especificá-lo... Fixado o produto, o objetivo, as finalidades gerais do projeto, devemos especificar o produto, ou seja... a quantidade1 ou volume; a qualidade2; o tempo de vida 3.
1
quantidade...
A quantidade ou volume, por exemplo, tantas peças restauradas, ou pessoas treinadas, ou espetáculos realizados. 2
qualidade...
A qualidade, seguindo a ordem do exemplo visto no item quantidade: tipo e condições da restauração, descrição das habilidades adquiridas no treinamento, o conteúdo do espetáculo mais o número e condições da plateia etc.
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3
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tempo de vida...
O tempo de vida – o ciclo de vida do produto –, ainda seguindo o exemplo do item quantidade: a garantia contra deterioração das peças e do restauro, o período até o retreinamento ou o progresso para outras etapas de capacitação, a duração de cada espetáculo e dos efeitos esperados. A seguir, devemos estudar a demanda para o produto. O estudo de demanda* se destina a estimar a quantidade e o preço do produto do projeto que clientes ou usuários estariam dispostos a por ele pagar. *estudo de demanda... Utilizamos aqui o termo estudo de demanda em lugar de estudo de mercado para evitar confusões com os estudos relativos à comercialização e porque grande parte dos produtos da área cultural não tem propriamente um mercado, embora tenha uma demanda. O estudo de demanda do projeto focaliza o volume de bens e serviços absorvidos por clientes e usuários. O estudo de demanda do projeto se destina a verificar se existe mercado para o projeto. O estudo de demanda do projeto procura determinar o quantum do produto gerado pelo projeto o mercado, o governo, as organizações não governamentais e outros agentes estariam dispostos a consumir. A demanda do projeto pode ser classificada a partir de vários critérios, entre eles... Mercado...
Alguns produtos têm mercado, isto é, têm clientes e usuários dispostos a pagar um preço por eles. Demanda social ...
Alguns produtos pela demanda de usuários que não podem [projetos sociais] ou não se interessam [projetos públicos] em pagar pelo produto – chamados bens públicos, categoria em que se enquadra a maioria dos projetos culturais.
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Os passos fundamentais para a elaboração do estudo de demanda* são... foco do projeto; tempo de vida útil do produto; histórico do produto; classificação do produto.
* passos fundamentais para a elaboração do estudo de demanda... Tais estudos são uma parte altamente especializada das atribuições dos economistas. Como para outros itens de modelagem do projeto, tratamos de indicar uma série de tarefas não necessariamente especializadas – suficientes no caso de projetos de pouca envergadura – e úteis para preparar os levantamentos e considerações anteriores ao envolvimento de especialistas, que costuma ser dispendioso. Vejamos cada um desses passos a seguir... Foco do Projeto
O enquadramento do projeto – tanto para obtenção de financiamento como para a sua administração – é função da sua finalidade*. *função da sua finalidade... São comuns projetos na área da cultura com fins educacionais. Também são comuns projetos que tratam da cultura com fins sociais. Projetos como esses serão financiados e enquadrados pelos seus fins. Por exemplo, um projeto de recuperação de artesanato tem como fim a melhoria das condições sociais de uma comunidade, ele será um projeto social. Isso quer dizer que a prioridade será dada à melhoria das condições sociais e não à recuperação do artesanato. Se uma alternativa mais interessante do ponto de vista da economia comunitária for apresentado, o projeto de recuperação do artesanato será sacrificado. Logo, projetos como esses terão sua viabilidade analisada pela ótica do social ou educacional, se for o caso.
Logo, é preciso ter claro o ponto focal de demanda. Um produto cultural pode interessar a outra área*, o que facilita a obtenção de financiamento, mas encerra um risco inerente a todo produto secundário, o de ser dispensável.
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* produto cultural pode interessar a outra área... Por exemplo, se o fim de um projeto de desenvolvimento musical for a educação de base, é possível obter financiamento junto aos órgãos governamentais de educação. Mas há que se ter atenção para o fato de que o projeto será monitorado e avaliado como educacional, não como cultural. Se atrair poucos alunos, é provável que o projeto venha a ser abandonado, em que pese a excelência do seu resultado em termos culturais, porque na área da educação geralmente conta mais a abrangência – educação para todos – do que fatores como a formação de uma elite musical. Hoje em dia a maior confusão se dá quando o projeto cultural é articulado com o turismo. Há que ter bem claro que a maior parte dos projetos de turismo cultural é constituída por projetos com fins turísticos comerciais e não com fins culturais. A cultura entra no projeto como parte do seu processo, não como fim. Isso não quer dizer que tais projetos devam ser descartados ou que, necessariamente, sejam danosos à cultura. Eles podem ser proveitosos para o setor – afinal, de que adianta um bem cultural ao qual ninguém tem acesso? – como podem ter seus benefícios revertidos em parte para a cultura. O turismo predatório pode ser convertido em turismo conservacionista, por exemplo. Tempo de vida útil do produto
A duração da demanda é a característica mais difícil de ser determinada*. *mais difícil de ser determinada... Em que pese a controvérsia teórica sobre se produtos, serviços, entes sociais... obedecem a um ciclo similar ao dos seres vivos, a ideia é útil em várias etapas da modelagem. A bem da verdade, a projeção de um ciclo de vida é, geralmente, feita a sentimento. Mesmo a identificação do momento da curva em que se encontra o produto é problemática. Para estimar a vida útil do produto, podemos usar o conceito de ciclo de vida ... Ou seja, mesmo que não possamos medir o que vai acontecer, podemos estimar o momento do produto*.
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*estimar o momento do produto... Por exemplo, podemos chegar a conclusão de que o produto já se encontra no seu declínio, não valendo a pena o investimento no projeto. Ou que é ainda tão inovador que teremos dificuldades em obter dados que nos informem sobre os riscos envolvidos no projeto. Ou, ainda, de que o produto é de ciclo curto, requerendo velocidade de inversão e previsão para saída rápida do mercado, como ocorre com a maioria dos produtos ligados à moda. Por exemplo... A análise preliminar do ciclo de vida de uma série de espetáculos de dança regional realizada em uma cidade média do interior pode ser assim expressa...
CICLO DE VIDA DO "PRODUTO" DANÇA REGIONAL
Receita Líquida
Embrionária
Lançamento
Crescimento
Maturidade
Declínio
Embrionária...
Planejamento dos espetáculos; fase de investimento sem retorno que corresponde à modelagem do projeto*. *modelagem do projeto... Na preparação dos espetáculos, o timing do lançamento é essencial para o sucesso do projeto. É na modelagem que tudo deve ser pensado e previsto. Se houver outra atração ou se o dimensionamento de público for mal feito, por exemplo, o projeto pode fracassar inteiramente. Lançamento...
O primeiro espetáculo é lançado e enfrenta as dificuldades iniciais; muitas vezes o projeto sofre modificações*.
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*o projeto sofre modificações... É importante que, na modelagem, sejam previstas condições de flexibilização, ou seja, alternativas de reforço de propaganda, por exemplo, para essa fase. Crescimento...
Nessa fase, duas dificuldades são típicas... o produto não decola e deve ser abandonado; o crescimento do produto está acima da capacidade de produção* prevista no projeto.
*acima da capacidade de produção... A receita líquida obtida da venda de ingressos, seja pelo número de espetáculos, seja pela afluência do público, deve crescer rapidamente. Maturidade...
Fase de colheita; muitas vezes essa etapa é extremamente curta, pois se passa rapidamente do crescimento ao declínio. Declínio ...
A atenção deve estar voltada para a retirada do produto do mercado*. *retirada do produto do mercado... No caso de espetáculos, o declínio costuma ser extremamente rápido, seja pela saturação do público, seja pelo surgimento de outras atrações. É preciso conhecer o métier . Uma retirada antecipada pode implicar em perdas de investimento, enquanto uma retirada postergada pode comprometer todo o ganho do projeto, inclusive inviabilizar projetos futuros de mesma natureza. No estudo da demanda, sempre que possível, situações similares e anteriores ao projeto devem ser apresentadas sob a forma de séries estatísticas de origem e de consumo. Atenção especial deve ser dada na correlação com similares e substitutos, como acontece, por exemplo, com o cinema, o teatro e a televisão. Histórico do projeto
Relato do histórico de geração e consumo do produto, relacionando-o à localização e época do projeto. Mais ainda, existem bens que são demandados diretamente... Outros que são demandados indiretamente...
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Há ainda bens, cuja procura é derivada da procura por outros produtos. Existem ainda produtos destinados ao consumo imediato 1 e aqueles que têm grande durabilidade 2. 1
consumo imediato...
Por exemplo, uma feira de comidas regionais. 2
grandedurabilidade...
Por exemplo, um projeto para a construção de um restaurante típico. Logo, a frequência da produção e da aquisição, o perfil de consumo, as estratégias de produç ão serão tão diferentes quanto diversas forem os tipos de produtos gerados pelo projeto. Classificação do projeto
forma, mais ou menos direta, como a demanda se manifesta*; durabilidade do produto.
*demanda se manifesta... Adquirimos alguns bens – como os alimentos – para satisfazer necessidades diretas. Outros – como um forno – para nos permitir a produção de outros bens. Obviamente, a demanda por esses tipos de bens obedece a condicionantes diferentes. Por exemplo, a demanda por cursos de balé gera uma demanda derivada por malhas e outros equipamentos associados à dança. Pode ocorrer, no entanto, que a demanda por cursos de balé decline e que o mesmo não ocorra com a demanda por malhas, que não servem só a um único propósito e podem estar sendo procuradas para a prática de ginástica, ou estarem na moda.
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Combinando essas duas referências, podemos classificar os bens culturais...
classificação dos bens culturais bens de consumo corrente [que são consumidos imediatamente, como alimentos]; bens de consumo
bens de consumo durável [que são consumidos durante um prazo mais dilatado, como obras artesanais]. bens intermediários [que são consumidos na produção de outros bens, como matérias-primas e serviços de terceiros];
bens de procura derivada
bens de capital [que servem para produzir outros bens, como equipamentos e edificações].
Entendida essa classificação, podemos agora calcular sua demanda. A demanda por bens é determinada pelas aspirações e necessidades dos consumidores. Os fatores que devem ser considerados no estudo da demanda dos produtos, a serem gerados, são... Bens de consumo corrente ...
a faixa de preço do produto; o percentual da renda que os eventuais consumidores estariam dispostos a gastar na aquisição do produto; as motivações* dos eventuais consumidores.
*motivações – bens de consumo corrente... Produtos que estão na moda, produtos tradicionais... Bens de consumo durável ...
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a faixa de preço do produto; os estoques do produto em poder dos eventuais consumidores; as necessidades de reposição dos estoques1; o número de consumidores em potencial; a renda dos eventuais consumidores; as motivações2 dos eventuais consumidores.
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1
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reposição dos estoques...
Por exemplo, um eletrodoméstico – como a aparelhagem de som – tem uma vida útil determinada, isto é, há um momento em que não tem mais serventia e que deve ser reposta, se a renda do consumidor permitir. 2
motivações – bens de consumo durável ...
Produtos essenciais, desgaste de equipamentos, novas tecnologias... Bens intermediários ...
o consumo aparente do bem; a oferta e preços atuais; os consumidores potenciais; as projeções de crescimento dos consumidores.
Bens de capital ...
os estoques existentes; a oferta e preços atuais; os consumidores potenciais; as projeções de crescimento econômico.
Dependendo da área do projeto, a identificação da demanda total pode ter maior ou menor precisão. Por exemplo, a demanda por produtos exportáveis é objeto de estudos governamentais acurados e de fácil obtenção. Em outro extremo, a demanda por um espetáculo artístico é determinada... por informações imprecisas – públicos de outros espetáculos no passado; por dados obtidos a sentimento – informações derivadas da experiência e da sensibilidade das pessoas envolvidas.
O cálculo da demanda total de um produto se dá a partir da estimativa de seu consumo... Produto de consumo final ...
No caso de produtos de consumo final, a demanda total é calculada por seu consumo aparente... consumo aparente* = oferta + importações - exportações
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*consumo aparente... Dados sobre consumo aparente podem ser obtidos junto a instituições financiadoras, agências governamentais ou órgãos setoriais e regionais. Para grande parte dos produtos de consumo final, deveremos proceder a levantamentos, estabelecimento de séries históricas, extrapolações... Essa é uma parte importante de modelagem dos projetos e dos seus custos. De forma que para empreendimentos de grande envergadura, o que ocorre é que os estudos de mercado correspondem a projetos específicos, independentes, e que antecedem a configuração de projetos.
Produtos de consumo intermediário...
No caso de produtos de consumo intermediário*, a demanda total é calculada... pela procura por bens de consumo final, em cuja produção são utilizados os bens a serem gerados pelo projeto; pela relação entre os bens de consumo final e o consumo do bem intermediário a ser gerado; pela demanda conhecida do produto a ser gerado pelo projeto.
* produtos de consumo intermediário ... Produto destinado a outras organizações e não ao mercado final. Para estimar a demanda, devemos considerar... Em primeiro lugar ...
Para estimar a demanda, em primeiro lugar, devemos considerar os preços praticados. Ou seja, devemos relacionar os preços praticados para os produtos iguais, similares e substitutos* daqueles que serão gerados pelo projeto. * preços praticados para os produtos iguais, similares e substitutos ... Sempre que possível, devemos identificar a estrutura de custos dos concorrentes instalados, isto é, devemos procurar estabelecer quanto do preço corresponde... a custos de produção; ao transporte; à margem de lucro...
Por exemplo... Uma representação teatral não pode ter ingressos com preços muito diferentes dos de outros espetáculos, nem muito mais caros que os de cinema.
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Em segundo lugar ...
Para estimar a demanda, em segundo lugar, devemos considerar o perfil dos clientes potenciais do produto. Ou seja, devemos conhecer as características da possível população consumidora do produto... sua classe de renda, no caso de consumidores finais; seu tamanho, no caso de consumidores intermediários*; seus hábitos de consumo...
*consumidoresintermediários... Por exemplo, como as lojas. Outros fatores que influenciam a demanda são... a delimitação da área geográfica – qual o tamanho e localização da região atendida pelo produto; a demanda insatisfeita – quanto da demanda total conhecida ou estimada do produto será atendida quando o projeto estiver concluído; a nova demanda presumida – porque o novo produto seria absorvido; o deslocamento – como o produto substituiria bens e serviços* existentes.
* substituiria bens e serviços... Oferecer melhor qualidade, preço, tecnologia apropriada, portanto, ter capacidade de deslocar os atuais geradores/fornecedores. Os principais elementos para projeção da demanda são o histórico do mercado e capacidade instalada de geração do produto do projeto ou de seus similares. Logo, os componentes da análise da projeção da demanda de um produto são... a renda média necessária ao consumo do produto; a formação do mercado, isto é, como foram historicamente se implantando o fornecimento do produto ou de seus similares; as séries históricas de consumo para a área geográfica a ser abrangida pelo projeto – localização; o ritmo de crescimento da oferta do produto; as séries históricas das suas importações e exportações; os estoques existentes e as variações conhecidas no passado; a situação dos bens que podem ser substituídos pelos gerados pelo projeto; a situação dos bens que podem substituir os gerados pelo projeto; as vantagens fiscais e os incentivos existentes; os fatores limitativos para o consumo – legislação, saturação, renda, etc.
Veja, no ambiente on-line , a síntese desta unidade.
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UNIDADE 3 – ESTRUTURA LÓGICA DO PROJETO E agora, Guto? O que fazer depois de identificado o produto? Identificado o produto, chegamos ao momento da aplicação de um instrumento fundamental na configuração de projetos... A matriz de estrutura lógica*. *matriz de estrutura lógica... A matriz de estrutura lógica tem recebido várias denominações: matriz lógica do projeto, matriz de regulação, marco lógico do projeto... Qualquer que seja a linha de trabalho, a matriz de estrutura lógica, ou uma das formas da matriz, é utilizada como instrumento central de configuração. A matriz de estrutura lógica é um gráfico que resume as condições gerais de um projeto. A matriz de estrutura lógica denuncia um problema mal individualizado, um produto mal caracterizado, um objetivo mal definido. Ao preenchermos a matriz de estrutura lógica, estaremos criticando o trabalho feito e ordenando o que ainda resta por fazer. A matriz de estrutura lógica destina-se a... permitir uma visão imediata, não detalhada, do objeto, intenções e condições do projeto; fixar critérios e meios de verificação de recursos e metas; indicar as premissas e condições externas ao projeto.
Vejam, no sentido vertical, a matriz informa...
MATRIZ DE ESTRUTURA LÓGICA DO PROJETO DESCRIÇÃO FINALIDADES OBJETIVO METAS RECURSOS
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INDICADORES
MEIOS DE VERIFICAÇÃO
PRESSUPOSTOS
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...a finalidade, ou seja, o objetivo global, a política, em que o projeto se insere. ...o objetivo, o produto, ou seja, o propósito do projeto, o que será alcançado quando o projeto estiver concluído. ...as metas, ou seja, os diversos produtos intermediários que, sempre que possível, devem ser expressos quantitativamente. ...os insumos, ou seja, os recursos necessários à obtenção do produto. Já, no sentido horizontal, a matriz informa... ...a descrição sumária do projeto. ...os indicadores de desempenho. ...os meios de verificação, ou seja, os instrumentos e documentos de aferição dos indicadores. ...os pressupostos, ou seja, situações e fatores externos que, estando fora do controle e influência do projeto, podem alterar sua condição de viabilidade. A matriz de estrutura lógica é um instrumento de verificação geral. A matriz de estrutura lógica pode – e deve – ser reformulada tantas vezes quantas forem necessárias. O único método seguro para o preenchimento da matriz de estrutura lógica é o de aproximações sucessivas... Começamos sempre da esquerda para a direita e de cima para baixo...
finalidade
para alcançar esta finalidade deve-se gerar o seguinte produto
para gerar este produto deve-se alcançar as seguintes metas
para se alcançar estas metas, são necessários os seguintes insumos
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Iniciamos o preenchimento da matriz de estrutura lógica, descrevendo sucintamente a finalidade do projeto*. *finalidade do projeto... Devemos, sempre que possível, relacioná-la a uma política vigente e a uma situação de consenso. Em uma empresa, deve estar ligada a uma estratégia ou a um plano estratégico. No setor público, a uma política ou a políticas de governo, e assim por diante.
Finalidade é aquilo a que o projeto serve. Lembre-se... A finalidade é necessariamente genérica, mas não abstrata. Por exemplo... A finalidade de um projeto pode ser descrita como... Contribuir para a preservação do patrimônio etnográfico da cultura x ... Ora, diferentemente do produto e do objetivo, um projeto pode ter várias finalidades*. *várias finalidades... Um projeto de instalação de um pequeno museu pode ter como finalidades resgatar o patrimônio local, promover o interesse para a preservação e estimular outras iniciativas culturais na região. O que não podemos fazer é descrever finalidades vagas... Contribuir estrategicamente para a missão do museu ou ... Permitir uma melhor estruturação do setor x ou ... Contribuir para a melhoria da cultura ...
Temos de ser precisos... O projeto tem de ser vendido, ou seja, um analista e um dirigente terão que aprová-lo. Lembre-se... A seguir, temos de indicar as metas de nosso projeto. As informações utilizadas na criação da árvore de problemas e da árvore de objetivos * são bastante úteis na elaboração da justificativa do projeto.
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MÓDULO 2
*informações utilizadas na criação da ‘árvore de problemas’ e da ‘árvore de objetivos’ ... Se as árvores foram bem construídas, as informações sobre o problema e o produto central serão os constituintes da finalidade do projeto. Trata-se agora, portanto, de uma transposição de elementos já discutidos. Devemos aproveitar essa transposição para corrigir eventuais imprecisões. Trata-se, em seguida, de transcrever o item central da árvore de objetivos, que já deve ter sido exaustivamente discutido. O objetivo contribui para alcançar a finalidade e descreve os efeitos esperados quando o projeto estiver concluído. Por exemplo, Tantas exposições do tipo ... realizadas, com o verbo sempre no particípio passado.
As metas são produtos intermediários que, combinados, devem ser suficientes para que o objetivo do projeto seja alcançado. As metas irão constituir os indicadores de progresso e de consecução do projeto. Por isso, as metas devem, necessariamente, ser mensuráveis – ser expressas em termos de volume, comprimento, grau, alcance, dimensão, tamanho, largura, altura ou qualquer medida que permita efetuar cálculos e comparações. Algumas metas já estão descritas na parte inferior da árvore de objetivos . Basta transpô-las... ...criticando-as, ou seja, eliminando ou corrigindo as metas que não sejam quantificáveis... ...complementando-as, ou seja, acrescentando as metas que não figuram na árvore de objetivos. Em seguida, deveremos descrever os insumos ou recursos necessários ao projeto. É disso que trataremos a seguir! Os insumos ou recursos necessários para que cada meta possa ser alcançada devem ser expressos em termos de recursos humanos, materiais, intan gíveis e financeiros. Quanto maior o rigor na especificação dos recursos, tanto mais facilitadas ficarão as tarefas de detalhamento de atividades, de elaboração dos planos de recursos humanos, de bens tangíveis e intangíveis e de preparação do orçamento. Entendi, Guto! Embora a matriz de estrutura lógica apresente apenas uma visão genérica dos recursos do projeto*, ela é preparatória para a descrição de suas atividades.
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MÓDULO 2
Gestão de Projetos Culturais
*visão genérica dos recursos do projeto ... Essa é a primeira aproximação aos recursos e é apenas tentativa. Trata-se de estimativas. Devemos dar respostas a questões simples, do tipo... serão necessários antropólogos? vamos precisar de instalações físicas? haverá necessidade de manter dinheiro vivo para pequenas despesas? qual a capacidade de armazenamento de dados que vamos precisar?
Isso! Continuemos... Preenchida a primeira coluna da matriz de estrutura lógica, vamos passar à segunda coluna, aos indicadores do projeto. Os indicadores são a prova de que a finalidade, o objetivo e as metas foram alcançados. Um indicador é um dispositivo que fornece medidas. Os indicadores dão informações sobre... qualidade, especificação; quantidade; duração; grupo ou instituição-alvo; local.
Um bom indicador deve ser... objetivamente verificável; essencial; diretamente imputável ao projeto; diferençável dos indicadores dos demais níveis.
Por exemplo, se o objetivo do projeto é... Recuperar documentação musical e o produto são x partituras recuperadas, ordenadas, catalogadas e arquivadas.
Os indicadores desse projeto devem conter... quantidade – número e dimensão das partituras; qualidade – peças únicas, cópias, transcrições... duração – de x de maio a y de agosto; local – armário z da igreja w em...
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Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 2
Os indicadores podem ser... Indicadores de finalidade ...
Podem ser mais genéricos, desde que seja possível mensurá-los* ou indicar sua qualidade. * seja possível mensurá-los ... Finalidades vagas, como desenvolver o nível cultural , não podem ser medidas nem mesmo estimadas – o que é desenvolver ? Se elas ainda constarem da descrição, devem ser modificadas. Indicadores de metas ...
Têm, necessariamente, que ser medidos*. *têm, necessariamente, que ser medidos... Se meta não puder ser medida, ela foi mal definida e deve ser redefinida. Indicadores de insumos ...
São as unidades de medida e as quantidades necessárias de um determinado recurso*. *quantidades necessárias de um determinado recurso ... Por exemplo, x homens/hora de técnicos em conservação . Completada a coluna referente aos indicadores, passamos aos dados relativos aos meios de verificação. Os meios de verificação são as fontes de informação sobre os indicadores... Isto é, a forma como os indicadores são expressos... estatísticas; observações; sondagens de opinião; entrevistas com beneficiários; documentos e publicações oficiais; jornais e revistas.
De nada adianta termos indicadores se o acesso a eles é difícil ou muito caro. Os meios de verificação devem ser facilmente acessíveis e não devem onerar demasiadamente o projeto. Mas, é imprescindível que esses meios estejam claramente listados. Isso mesmo, Djanira! Sobre esse ponto, os financiadores e patrocinadores de projetos costumam ser extremamente severos.
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MÓDULO 2
Gestão de Projetos Culturais
Grande parte do cumprimento das promessas contidas nas finalidades, objetivos e metas não é passível de verificação*. *não é passível de verificação... De um lado porque os meios de verificação são inexistentes, como no caso de estatísticas supostamente fornecidas por órgãos oficiais. De outro, porque os meios de verificação encerram custos que devem ser, mas usualmente não são previstos no projeto, como no caso da repercussão em órgãos de imprensa, cuja verificação, a cargo de empresas especializadas, costuma ser bem dispendiosa. Da última coluna da matriz de estrutura lógica devem constar os pressupostos de cada um dos itens nas linhas. Pressupostos são as condições necessárias e suficientes – externas ao projeto – para que... a finalidade, o objetivo e as metas sejam alcançados; os insumos estejam disponíveis.
Os pressupostos são deduzidos a partir da finalidade, objetivo, metas e insumos, ou seja... o que, fora do projeto, pode impedir que essa meta seja alcançada; o que, fora do projeto, pode impedir que aquele recurso seja disponibilizado...
O pressuposto deve sempre ser expresso em termos positivos... O governo manterá a atual política referente ao apoio ao teatro itinerante.
Deve ainda fazer parte da descrição dos pressupostos o grau de probabilidade de que ocorra. Veja, no ambiente on-line , a síntese desta unidade.
ATIVIDADE – PARTE 2 Agora que você já sabe da necessidade de estruturar o projeto, é hora de colocar isso em prática! Na segunda etapa da atividade, iremos elaborar a matriz de estrutura lógica do projeto.
Objetivo Elaborar a matriz de estrutura lógica do projeto. Tarefa A partir do diagrama elaborado na etapa anterior,construa a matriz de estrutura lógica do projeto.
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Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 2
Para executar esta tarefa, considere... a finalidade; o objetivo; as metas; os insumos e os recursos necessários; a descrição do projeto; os indicadores; os meios de verificação; os pressupostos.
Registre os dados desta atividade na matriz de atividade – parte 2. Acesse, no ambiente on-line, o arquivo com a matriz de atividade – parte 2.
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Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 3
MÓDULO 3 – ORDENAÇÃO DO PROJETO UNIDADE 1 – FASES, ATIVIDADES E SUBPROJETOS Um projeto se define primeiramente por seu produto, depois por sua duração* e por último pelos custos dos recursos que utiliza. *depois por sua duração... Embora tendo perdido o caráter quase exclusivo, a economia de tempo continua a desempenhar um papel decisivo na modelagem de projetos. Além do encurtamento da duração, as técnicas inicialmente associadas ao tempo tratam da distribuição equitativa de recursos ao longo do projeto. Também são essenciais aos cálculos de custos, à administração patrimonial e de materiais, e a gestão de recursos humanos no que se refere à contratação e dispensa de pessoal. O tempo faz parte do próprio conceito de projeto... Uma sequência de atividades que se dão em um tempo limitado.
Um projeto sempre tem de declarar uma data de início e uma data para ser concluído. Um projeto pode gerar um produto ou serviço de vida longa – por exemplo, um museu – ou temporário – por exemplo, uma exposição de arte –, mas sua duração é dada pelo tempo que se estabelece entre a data que marca seu início e data em que ele se encerra. Um projeto deixa de existir, quando atinge seus objetivos... Quando fracassa, é abandonado. O cálculo da duração e o planejamento do tempo envolvem uma série de tópicos essenciais à modelagem... divisão das fases que compõem o projeto, a qual representa a sequência lógica do projeto1; detalhamento das atividades que irão compor o projeto; montagem da rede de relações entre as atividades2; cálculo do uso ótimo do tempo e das durações intermediária e final do projeto – as suas datas.
sequência lógica do projeto ...
1
Para determiná-la, devemos avaliar as dimensões de cada etapa e, principalmente, o critério de separação entre as fases.
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MÓDULO 3
2
Gestão de Projetos Culturais
relações entre as atividades...
Ao contrário do que se possa pensar, as atividades do projeto raramente se dão em uma ordem linear, de forma que as relações entre elas frequentemente consistem em redes intricadas de precedências e paralelismos. Um projeto é formado por um conjunto de ações encadeadas, ou seja, de atividades. Um projeto pode ter um número variado de atividades. Número reduzido de atividades ...
Quando o número de atividades do projeto é reduzido – 10 ou 15 –, o estabelecimento de sua sequência pode ser feito por meio de um gráfico de b locos, com o nome da atividade, sua duração e outras informações sobre as relações entre as atividades. Número grande de atividades ...
Quando o número de atividades do projeto é grande – mais de 15 – é necessário utilizar os instrumentos de sequenciação para fixar as datas e estabelecer os fluxos de recursos não só financeiros, como humanos, materiais e intangíveis. Na medida em que os projetos são compostos de um número significativo de atividades, devemos dividi-lo em fases. As fases são conjuntos de atividades que compõem os períodos em que se divide o projeto. Os critérios de periodização dos projetos* dependem do seu tipo e da dimensão. *critérios de periodização dos projetos... A maneira de separar as fases vai desde a distinção baseada nos recursos envolvidos – por exemplo, os recursos humanos, materiais e financeiros envolvidos na preparação de um evento são diferentes dos recursos envolvidos na realização do próprio evento – até a distinção baseada nos processos – por exemplo, os processos de edificação são diferentes dos processos de acabamento. Projetos com pouco volume de recursos e duração reduzida têm poucas fases – não mais do que 2 ou 3. Projetos com grande número de recursos comumente são divididos em muitas fases. Às vezes as fases de um projeto são tão extensas e complexas que é melhor dividi-lo em subprojetos. Ou seja, tratamos cada fase como se fosse um projeto independente.
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Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 3
Um subprojeto difere essencialmente de uma fase*. * subprojeto difere essencialmente de uma fase ... A questão fundamental da diferenciação entre fases e subprojetos – sucessão de etapas que devem ser cumpridas para que se dê o projeto como concluído – é o princípio que devemos utilizar para dar por concluída uma fase ou um subprojeto. A vantagem da descrição exclusiva em fases é a possibilidade de equilibrar recursos e tempo em uma visão mais linear e integrada do projeto. A desvantagem é a complexidade administrativa inerente à multiplicidade de atividades simultâneas e, eventualmente, o custo representado pelos recursos alocados aos mecanismos de controle. A vantagem de divisão em subprojetos é possibilitar uma administração mais simples – menos carregada – e uma visão modularizada. A desvantagem é a perda de flexibilidade administrativa e, na etapa de modelagem, o acúmulo de trabalho representado pela necessidade de se idealizar, elaborar e formular vários projetos ao mesmo tempo. O subprojeto deve ter as mesmas características de duração e singularidade de um projeto. O subprojeto gera um subproduto ou um subserviço essencial à consecução do objetivo do projeto do qual faz parte. Por exemplo, fases que descrevam atividades que podem ser terceirizadas em bloco, como a construção de um prédio, devem ser consideradas subprojetos. A periodização do projeto deve ser realizada de forma a que cada fase inclua um processo autônomo. Fases que incluam muitas atividades devem ser divididas, de modo a construir fases menores. O melhor critério para distinção entre as fases ou a constituição de subprojetos é a abortagem. A ideia em si é bastante simples... Dividir o projeto em fases que correspondam aos subprodutos ou subserviços*.
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MÓDULO 3
Gestão de Projetos Culturais
*fases que correspondam aos subprodutos ou subserviços ... O esquema de divisão em fases de abortagem tem se mostrado útil principalmente devido às incertezas na provisão de recursos e aos riscos de descontinuidade dos projetos. Ao utilizarmos esse critério, uma eventual descontinuidade, seja uma descontinuação do projeto – devida ao não cumprimento de compromissos de aporte de recursos –, seja devida a outros motivos – mudanças nas forças do mercado ou nas forças políticas –, não determinará a perda total do investimento feito até então. Por exemplo, em um projeto de construção civil, a construção da infraestrutura deve estar pronta antes que outra fase tenha início. Isso significa que, sempre que possível, é melhor dividir o projeto de uma obra em fases correspondentes a setores concluídos do que nas tradicionais: demolição – construção – instalações – acabamentos. Isso é, devemos dividir o projeto de forma que, ao final de cada fase, tenhamos um subproduto ou um subserviço. Mais ainda... O projeto deve ser sequenciado, de forma que cada fase, no caso de o projeto ser paralisado, represente um produto utilizável. Vejamos as vantagens e desvantagens da abortagem ... Vantagens da abortagem ...
As vantagens da abortagem são... as perdas referentes a interrupções não são totais; o risco total do investimento no projeto é diminuído.
Desvantagens da abortagem ...
As desvantagens da abortagem são... os custos e a duração total do projeto podem crescer; a flexibilidade na aplicação de recursos diminui; algumas atividades, que seriam paralelas, ocorrem sequencialmente.
Veja, no ambiente on-line , a síntese desta unidade.
UNIDADE 2 – DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES Estabelecida a sequência lógica do projeto, devemos detalhar as atividades que o compõem. Ou seja, devemos chegar a uma listagem de todas as ações, ou seja, atividades de cada uma das fases ou dos subprojetos.
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Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 3
A atividade é a unidade básica do projeto. Cada atividade é uma ação única ou um conjunto homogêneo de ações, que referidas à geração ou ao apoio à geração de uma fração do produto. A definição das atividades depende dos seguintes fatores... Completude...
Uma atividade deve representar pelo menos uma ação completa. Descrição...
Uma atividade deve poder ser descrita sucintamente. Limites ...
Uma atividade deve ter limites claros, tanto em termos de duração como de custos. Simplicidade...
Uma atividade deve conter uma ação, ou seja, deve ser expressa por um único verbo*. *deve ser expressa por um único verbo ... Devemos analisar a possibilidade de decompor a atividade em duas ou mais atividades, quando não pudermos expressá-la com um único verbo. Para começar,devemos listar livremente* as atividades que consideramos necessárias ao projeto... *listar livremente... O uso de técnicas de conclave, como o brainstorming pode ser útil. A seguir, devemos tentar organizar as atividades aproximadamente na ordem em que devem acontecer*. *organizar as atividades aproximadamente na ordem em que devem acontecer ... Em etapas posteriores, iremos corrigir e reordenar essa listagem. Agora, o importante é relacionar todas as atividades – mesmo que a listagem pareça excessiva ou muito detalhada.
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MÓDULO 3
Gestão de Projetos Culturais
Para facilitar essa tarefa, podemos organizar as atividades em tabelas como esta... listagem e descrição das atividades n
atividade
1 2 3 4 5 6 7 8 n
Por exemplo, para montar um curso...
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descrição
duração
Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 3
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MÓDULO 3
Gestão de Projetos Culturais
Listamos as atividades. A seguir, cada atividade deve ser descrita*, de forma a ser compreendida por qualquer pessoa que venha a avaliar e a trabalhar no projeto. *cada atividade deve ser descrita... A descrição não precisa, necessariamente, ser exaustiva, mas deve ser compreensível. Em outras palavras, deve ficar claro ao leitor o que será realizado em cada atividade e como será feito. Detalhes técnicos podem ser omitidos, mas deve-se deixar claro se, para a realização da atividade, serão requeridos recursos especializados, principalmente recursos humanos. Por exemplo, é desnecessário explicar como uma peça ou um elemento de decoração será guindado. Mas deve-se assinalar a necessidade de uma grua – que constará do plano de utilização de materiais, discutido mais adiante – e que será necessário o concurso de um engenheiro mecânico e de um operário especializado – que constarão no plano de utilização de recursos humanos.
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Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 3
Ao lado de cada atividade, temos de estimar sua duração*... *estimar sua duração... Para estimar a duração de uma atividade podemos obter informações... em memórias de projetos realizados anteriormente; em manuais técnicos ou de profissionais especializados – por exemplo, o tempo de maturação de uma cultura ou o tempo necessário para se erguer uma parede de tijolos; mediante comparação com atividades similares.
Na impossibilidade do uso dessas informações, os instrumentos de análise de decisão podem reduzir o risco envolvido, ao se predizer o tempo necessário à realização de uma atividade. Alguns softwares aceitam e calculam margens de erro na estimação da duração de atividades,por exemplo, 2 dias ± 15%. Particularmente na utilização de softwares, é essencial que a duração das atividades obedeça a uma unidade padrão fixa [hora, dia, semana...]. Isto é, se o padrão for dia de 8 horas úteis e uma atividade tiver a duração estimada de 2 horas, a notação deverá ser ¼ de dia... Dado que as atividades do projeto usualmente envolvem trabalho, a estimativa da sua duração tende a ser imprecisa. A fórmula mais utilizada por profissionais de modelagem para a estimativa de duração, é a seguinte: Tp = a + 4m + b 6
onde: Tp = a duração [tempo] ponderada para a atividade. a = a estimativa de duração mais curta [otimista] para a atividade. b = a estimativa de duração mais longa [pessimista] para a atividade. m = a estimativa mais provável para duração da atividade.
Note-se que m não é uma média entre a e b, mas a média das estimativas. A distribuição de frequência tende a ser otimista ou pessimista conforme o tipo de atividade. Atividades que envolvem trabalho em equipe ou que dependem de fornecimentos tendem a ser estimadas com maior folga. Atividades que envolvem uso intensivo de equipamento ou que são realizadas por uma só pessoa, tendem a ser estimadas de forma mais otimista no que se refere à duração.
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MÓDULO 3
Gestão de Projetos Culturais
As atividades podem ser sequenciadas linearmente ou podem se sobrepor umas as outras, pois podem ser realizadas em paralelo a outras – atividades em redes de relações. A utilização de atividades em redes* permite concluir o projeto no menor prazo possível e, consequentemente, a custos menores... *utilização de atividades em redes... Permite concluir o projeto no menor prazo possível e, consequentemente, a custos menores... projetos simples – com poucas atividades e fases – dispensam a construção e o cálculo de redes , podendo-se passar diretamente à elaboração do cronograma; projetos com mais de 15 atividades – a visualização da sequência de atividades é imprescindível à economia interna do projeto, à elaboração de cronograma, ao cálculo orçamentário; projetos com 30 ou mais atividades ou projetos em ambiente organizacional digitalizado – é recomendável a utilização de softwares especializados e é essencial a elaboração de um rascunho que oriente a alimentação dos quesitos requeridos pelos programas.
Em síntese, os passos necessários à montagem de uma rede básica de atividades são obrigatórios para projetos de qualquer tipo. Temos de construir a rede do projeto em várias etapas. Começamos pelas relações que mantém entre si. A partir da listagem de atividades que elaboramos, devemos ordenar as atividades de acordo com a sua sequência no tempo. Ou seja, preenchemos a matriz de atividades antes e depois ... Vejamos... matriz de atividades antes e depois
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atividades antes
ATIVIDADE
atividades depois
–
1
2
1
2
3;4
2
3
4
3;2
4
5
4
5
MÓDULO 3
Gestão de Projetos Culturais
Na coluna central, copiamos o número de cada atividade... atividade ... Na coluna da esquerda, listamos, separando por uma vírgula, o número das atividades que devem preceder cada uma das listadas na coluna central. Na coluna da direita, listamos, separando por uma vírgula, o número das atividades que devem se seguir às listadas na coluna central. Temos agora de construir o quadro de sequência sequênc ia de atividades... Repetimos a listagem das atividades, transcrevemos transc revemos sua duração e os dados da matriz de atividades antes e depois ... sequência de atividades n
atividade
duração
predecessores
pré-montagem
0d
–
montar programa do curso
1d
1
contatar professores
2d
2
obter ementa das disciplinas
6d
3;2
contratar professores
1d
4
verificar salas de aula disponíveis
2d
1
0,25d
6
equipar sala de aula
3d
7
verificar condições do entorno
2d
6;7
preparar folheto de divulgação
1d
7;9
revisar folheto de divulgação
0,5d
10;12
determinar preço-aluno definitivo
0,1d
10
imprimir folheto de divulgação
2d
12
divulgar curso
20d
11;13;7;9
atender pedidos de informação
20d
12;20
receber inscrições
30d
12;15;20
selecionar participantes e suplentes
1d
14
divulgar seleção
1d
17
matricular alunos
2d
18;20
alocar equipe de apoio
1d
12
reunir equipe/instrutores
0,5d
20;5
preparar pauta
0,5d
19
contratar sala de aula
63
MÓDULO 3
Gestão de Projetos Culturais
reproduzir material didático semana 1
1d
20;5
adquirir manual de treinamento semana 1
20d
20;5
iniciar curso
1d
24;23;22;21;8;5
curso em andamento
0d
25
O que devemos fazer agora, Guto? Temos agora de diagramar a rede de atividades... A rede de atividades é um diagrama de setas e retângulos, representando a sequência das atividades. ...as atividades são dispostas nos retângulos. ...as setas ligam as atividades umas às outras. ...quando as atividades são sequenciadas – quando uma atividade é causa de outra – diz-se que a segunda atividade depende da primeira. Os retângulos relativos às atividades devem ter a seguinte aparência... atividade duração
folga
data início
data fim
Perfeito, Djanira! Na rede, temos de alocar as durações das atividades*, calcular as folgas, informar a duração total do projeto. *durações das atividades... A unidade de tempo [minuto, hora, ...., ano] deve dev e ser homogênea para todo o projeto. Se a unidade for ano, e uma atividade tiver a duração de três meses, usamos ¼ de ano, e não 3 meses ou 1 trimestre. Lembre-se... O comprimento da seta não tem significado. Pode ser estendido ou encurtado para tornar o gráfico mais clar claro. o. O que importa é a sua direção.
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MÓDULO 3
Gestão de Projetos Culturais
Logo, temos de verificar se a sequência antecedente, consequente e atividades paralelas faz sentido. Mais ainda... Não pode haver pontas soltas.
1 - pré montagem –
–
6 – verificar salas 2d
–
2 – montar programa 1d
–
7 – contratar salas 0,25
–
9 – verificar condições 2d
–
Continuemos... Conhecidas a ordem e a duração de cada atividade, podemos acrescentar as datas. Somamos a data de início de cada atividade à sua duração. dur ação. Inserimos o resultado obtido ob tido no espaço correspondente do retângulo-atividade. retângulo-atividade. Se duas atividades tem o mesmo retângulo de término, consideramos somente o tempo da atividade com maior duração*. *consideramos somente o tempo da atividade com maior duração... Ao considerarmos sempre as datas da atividade ou conjunto de atividades atividade s de maior duração, haverá, naturalmente, uma sobra de tempo para as atividades que correm em paralelo. São as folgas da atividade que deverão ser assinaladas ass inaladas quando da elaboração do cronograma. A data disposta sobre o último retângulo retângul o da rede será a data de término do projeto.
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MÓDULO 3
Gestão de Projetos Culturais
1 - pré montagem –
–
6 – verificar salas 2d
–
2 – montar programa 1d
–
7 – contratar salas 0,25
–
9 – verificar condições 2d
–
Vejamos... As atividades 2, 3, 4, 5, entre outras têm folgas. Tanto faz começá-las na data de início marcada ou esperar para iniciá-las. O cálculo de redes permite jogar com essas folgas*, para utilizar o mínimo de recursos. * jogar com essas folgas ... Por exemplo, se temos um especialista que é utilizado nos primeiros dias da atividade 2, podemos retardar o início da atividade, de forma a não sermos obrigados a contratar um segundo especialista.
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Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 3
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MÓDULO 3
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Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 3
Gestão de Projetos Culturais
Continuemos... Chamamos de caminho crítico à sequência de atividades com folga zero ou folga mínima, em vermelho no diagrama.
1 - pré montagem –
–
2 – montar programa 1d
–
6 – verificar salas
7 – contratar salas
2d
0,25
–
–
9 – verificar condições 2d
–
O caminho crítico indica as atividades-chave e os gargalos em termos de tempo. O caminho crítico é utilizado para estimar o balanço entre a economia de tempo e a de custos, como as economias de escala, por exemplo. Para não trabalhar sempre sob pressão, deve-se estabelecer uma margem de erro para a duração do projeto*, por exemplo, de 2 dias. *margem de erro para a duração do projeto... Essa margem, ou folga total do projeto, vai notada como data mais tarde de inicio de cada atividade. Essa folga arbitrária garante uma flexibilidade maior,principalmente no caso de atividades críticas, isto é, sem folga. Veja, no ambiente on-line , a síntese desta unidade.
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MÓDULO 3
Gestão de Projetos Culturais
ATIVIDADE – PARTE 3 Agora que você já conhece o quadro de sequência de atividades é hora de colocar isso em prática! Na terceira etapa da atividade, iremos definir as atividades do projeto.
Objetivo Definir a sequência de atividades do projeto. Tarefa Elabore o quadro de sequência de atividades do projeto. Para elaborar o quadro, considere... a listagem das atividades; a descrição de cada uma delas; o tempo de execução de cada uma delas.
Registre os dados desta atividade na matriz de atividade – parte 3. Acesse, no ambiente on-line, o arquivo com a matriz de atividade – parte3.
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MÓDULO 4
Gestão de Projetos Culturais
MÓDULO 4 – CONFIGURAÇÃO DO PROJETO UNIDADE 1 – TEMPO DO PROJETO O _________ fixa as datas de realização das atividades, sendo obrigatório na modelagem de qualquer projeto. Vamos começar com um desafio? Para completar a frase, coloque as letras na ordem certa.
MAROOARGNC Normalmente, a duração do projeto é calculada considerando-se uma data zero de início das atividades e, posteriormente, estabelecida uma data real para a data início. O cronograma* do projeto é, em geral, apresentado sob a forma de um gráfico – gráfico de Gantt . *cronograma... Outro aspecto de um cronograma é o fornecido por um software.
id
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
nome da tarefa
pré-montagem montar programa do curso contatar professores obter ementa das disciplinas contratar professores verificar salas de aula disponíveis contratar sala de aula equipar sala de aula verificar condições do entorno preparar folheto de divulgação revisar folheto de divulgação determinar preço-aluno definitivo imprimir folheto de divulgação divulgar curso atender pedidos de informação receber inscrições selecionar participantes e suplentes divulgar seleção matricular alunos alocar equipe de apoio reunir equipe/instrutores preparar pauta reproduzir material didático semana 1 adquirir manual de treinamento semana 1 iniciar curso curso em andamento
30/3 6/4 13/4 20/4 27/4 4/5 11/5 18/5 25/5 1/6
8/6 15/6 22/6 29/6
2/4
16/5
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MÓDULO 4
Gestão de Projetos Culturais
Veja como elaborar um cronograma simples, sem a utilização da técnica de redes*... * sem a utilização da técnica de redes ... Projetos pequenos, com poucas fases e atividades, podem prescindir do cálculo de redes para a sua configuração.
cronograma – gráfico de Gantt atividades
duração
atividade 1
2
0
2
atividade 2
3
2
5
atividade 3
4
2
7
atividade 4
0
7
atividade 5
2
5
atividade 6
6
5
atividade 7
1
2
data início data fim
semanas 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
7
5
atividade n
Liste as atividades do projeto a partir do diagrama de redes... Ordene as atividades na ordem prevista para sua realização. Na terminologia adotada para a sequenciação, toda atividade, exceto a atividade que dá início ao projeto, tem uma ou mais atividades que lhe precedem – predecessores. Da mesma forma, toda atividade, exceto a última atividade do projeto, é predecessora de uma ou mais atividades. É o que consta na relação antes e depois. Assinale com barras horizontais a duração de cada atividade. Marque com um asterísco ou outro sinal diferencial, as atividades sem duração, ou seja, os marcos*... *marcos... Milestones , como a celebração de contratos, a apresentação de relatórios...
Detalhadas as atividades e estabelecido o cronograma do projeto, devemos fazer uma revisão completa do que foi estabelecido até esse ponto. A revisão do projeto tem dois propósitos... ...corrigir falhas de concepção* e elementos que devam ser alterados em função de maior economia e completude do projeto.
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MÓDULO 4
*corrigir falhas de concepção... Para a correção das falhas de concepção, o procedimento indicado é o de verificar cuidadosamente cada um dos passos cumpridos até agora, na ordem em que foram estabelecidos. O trabalho de revisão nessa ordem é importante dado que, da forma que é concebida a configuração de projetos, as mudanças e aperfeiçoamentos no conteúdo de cada passo têm implicações em cascata sobre os elementos dos passossubsequentes. Podemos comparar esse método com a pintura de uma parede. Rever a configuração em uma ordem arbitrária ou na ordem inversa é como pintar uma parede de baixo para cima. Uma sugestão: ao fazer uma alteração, assinale as modificações que devem ser feitas em cada um dos passos subsequentes. No inicio o trabalho é grande e, muitas vezes, enfadonho, mas a medida em se avança, as correções são cada vez mais fáceis e o trabalho progride rapidamente. ...recolher os elementos necessários ao fechamento do projeto*. *fechamento do projeto... Para a coleta de dados necessários ao fechamento da configuração o procedimento usual é o de assinalar em cada passo revisto os elementos úteis ao planejamento de recursos humanos, materiais, informacionais e financeiros. O ponto decisivo é, naturalmente, a descrição das atividades. Como para outros passos e instrumentos, detalhamentos insuficientes ou incorretos serão imediatamente evidenciados durante a confecção dos instrumentos de planificação de recursos. Também aqui é importante ter em mente que a revisão de conteúdos, sequências... provocam efeitos em cascata sobre os passos subsequentes da configuração. Veja, no ambiente on-line , a síntese desta unidade.
UNIDADE 2 – RECURSOS HUMANOS Agora, está na hora de tratarmos dos recursos humanos do projeto... A gestão dos recursos humanos dos projetos culturais é particularmente delicada devido à natureza temporária das relações de trabalho*.
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*natureza temporária das relações de trabalho... Reiteradamente, o fato gerador dos projetos culturais tem sido a necessidade de manter ativo, ou, ainda, de financiar determinado grupo de pessoas. Não que esse processo seja, em si, condenável ou que, na instabilidade perene em que vivemos não seja compreensível que isto ocorra. Apenas devemos ter presente que as técnicas, os procedimentos e configurações de projetos não foram pensados com este sentido. Da mesma forma que estudamos a gestão dos materiais de sorte a evitar a formação de estoques ou a sua deterioração, e que mantemos o dinheiro aplicado no mercado financeiro até o momento de gastá-lo, manda a boa prática que os recursos humanos sejam utilizados no tempo e na hora precisos. Desse princípio simples, decorre que, ao contrário do que propõe grande parte dos projetos culturais, ninguém deve ser funcionário ou empregado permanente de um projeto, a menos que sua tarefa seja constante ao longo de toda a sequência de eventos, o que é exceção e não a regra em projetos de qualquer gênero. A técnica de administração está voltada para obtenção de resultados, para a eficácia, para a produtividade. Deixa de ter cabimento quando o foco é o recurso e não o produto. Na planificação dos recursos humanos que irão trabalhar no projeto – além das operações comuns aos demais recursos – temos de considerar os aspectos psicológicos individuais e os relativos ao trabalho em equipe. O plano de provisão de recursos humanos contempla itens puramente operacionais como... identificação e descrição de itens necessários à boa administração do projeto; recrutamento e seleção de pessoal; criação de boas condições de trabalho.
Os recursos humanos devem ser alocados por atividade. A descrição das atividades compreende a descrição das tarefas atribuídas a cada pessoa envolvida no projeto bem como o momento em que integrará e em que deixará a equipe. A alocação dos recursos humanos, como a dos demais recursos, é apresentada sob a forma de um histograma 1 que tem como objetivos... equalizar a distribuição de cada recurso, otimizando a sua distribuição ao longo do projeto; evitar a alocação excessiva do recurso – estouro2; eliminar ou reduzir as horas não trabalhadas – tempos entre tarefas; reduzir as incertezas, informando a cada colaborador o que se espera dele, quando, quanto tempo estará envolvido...
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1
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histograma...
A maioria dos softwares de projetos calcula e fornece o histograma.
’estouro’ ... Caso em que, dada a participação em várias atividades simultâneas, aloca-se uma pessoa para trabalhar 30 horas em um único dia. 2
Outro instrumento útil na alocação de tarefas e responsabilidades do projeto é a matriz de responsabilidades. A elaboração desse instrumento é particularmente importante em projetos que envolvem grande complexidade nas relações interpessoais e intergrupais. Projetos intensivos em mão-de-obra, projetos com níveis altos de especialização, projetos de pesquisa cultural, projetos em que pessoas de origem cultural diferente* devem trabalhar juntas. * pessoas de origem cultural diferente ... Projetos em áreas de fronteira ou de projetos internacionais.
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V e j a m o s u m e x e m p l o . . .
M Ó D U L O 4
matriz de responsabilidades atividades
coord. coord. adjunto coord. administ. técnico 1
técnico 2
técnico 3
musicólogo 1
musicólogo 2
...
administ. 1
...
A1 G e s t ã o d e P r o j e t o s C u l t u r a i s
A2 A3 A4 ...
An
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Nas indicações para alocação de pessoal*, devemos ter em conta ainda que grande parte do envolvimento de pessoas é temporário... *alocação de pessoal ... A confrontação da matriz de responsabilidades com os instrumentos referentes à inserção do projeto, particularmente com a matriz institucional múltipla, pode ser útil para o entendimento e exposição dos diversos aspectos da alocação de recursos humanos. Mais ainda... uma parte significativa do trabalho e das responsabilidades poderá estar a cargo de pessoal externo ao projeto, ou seja, de outras organizações, consultores... Vamos às tarefas... A descrição de tarefas para projetos difere essencialmente da descrição de tarefas para trabalho continuado. Embora o objetivo seja o mesmo – informar sobre as responsabilidades, habilidades, conhecimentos e demais características esperadas de cada colaborador – a tarefa é facilitada na medida em que a descrição é feita a partir das atividades.
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Nas indicações para alocação de pessoal*, devemos ter em conta ainda que grande parte do envolvimento de pessoas é temporário... *alocação de pessoal ... A confrontação da matriz de responsabilidades com os instrumentos referentes à inserção do projeto, particularmente com a matriz institucional múltipla, pode ser útil para o entendimento e exposição dos diversos aspectos da alocação de recursos humanos. Mais ainda... uma parte significativa do trabalho e das responsabilidades poderá estar a cargo de pessoal externo ao projeto, ou seja, de outras organizações, consultores... Vamos às tarefas... A descrição de tarefas para projetos difere essencialmente da descrição de tarefas para trabalho continuado. Embora o objetivo seja o mesmo – informar sobre as responsabilidades, habilidades, conhecimentos e demais características esperadas de cada colaborador – a tarefa é facilitada na medida em que a descrição é feita a partir das atividades. Iniciamos a descrição, transcrevendo da listagem da identificação as pessoas ou grupos já ordenados por título ou encargo. Detalhamos em seguida... o delineamento das tarefas 1; a duração; o momento; o custo de cada intervenção; a contribuição; o desempenho esperado das pessoas e consultorias que irão trabalhar no projeto 2.
delineamento das tarefas...
1
O delineamento de tarefas – job design – é a base para o estabelecimento do perfil dos recursos humanos tanto como base para a gestão do projeto como, na etapa de configuração, para a formação da planilha de custos, mediante o estabelecimento de horas/homem ou outra unidade de trabalho, das pessoas a serem empregadas no projeto. O delineamento de tarefas consiste no estabelecimento das ações e tempos necessários à consecução das atividades do projeto.
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Ao definirmos as tarefas, utilizamos os conhecimentos acumulados em quase um século de estudos sobre a conduta no trabalho. Por esse motivo, é útil recorrermos a quadros já estabelecidos nas organizações com as quais o projeto irá se relacionar e a manuais de descrição, como publicações de associações de classe e publicações da Organização Internacional do Trabalho. consultorias que irão trabalhar no projeto...
2
Uma das modalidades mais frequentes em projetos culturais é a contratação de consultoria especializada. A gestão de consultoria, na forma que é praticada hoje em dia, data dos anos 20, quando a Association of Consulting Management Engineers , americana, estabeleceu os princípios éticos e as normas de funcionamento para a prestação de serviços profissionais qualificados. A gestão de consultoria abarca os conhecimentos e as habilidades necessárias à contratação economicamente eficaz de especialistas individuais ou empresas especializadas na prestação de serviços de consultoria e assessoramento à modelagem e ao projeto propriamente e compreende... a especificação das necessidades; a seleção dos consultores; o estabelecimento do contrato; o acompanhamento e controle; a mensuração de resultados.
Grande parte do fracasso das consultorias se deve a imprecisões provenientes dos contratantes. Outra causa bastante comum é a contratação de consultorias seguindo a modismos e não a necessidades claras e específicas de configuração do projeto.
No delineamento, analisamos as tarefas relacionando-as com a descrição de como o trabalho é feito.
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Para cada tarefa, devemos discriminar as seguintes informações...
A especificação das necessidades tem como pontos principais... a definição de para que o consultor é necessário; o que se espera dele.
É importante redigir uma pequena memória sobre esses dois tópicos. Na seleção dos consultores os traços principais* são a experiência anterior documentada e o reconhecimento das qualificações pelo mercado. *traços principais... Não menos importante é o preço, extremamente variável, cobrado por consultores e empresas de consultoria. É imperativo que a especificação das necessidades* esteja pronta antes do inicio do processo de seleção para que se possa proceder a uma sondagem do mercado.
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*especificação das necessidades... O contrato de consultoria deve especificar claramente as obrigações mútuas. Ao se redigir o contrato, é importante ter em mente as queixas mais comuns de clientes de consultoras para que se possa evitar problemas futuros. São elas...
o desconhecimento da realidade do projeto, da região... a devolução de informações [ eles apuraram o que nós sabemos e não fazem nada além de organizar essas informações ]; as sugestões puramente teóricas; a venda de pacotes antiquados, particularmente de parte de consultoras multinacionais; a suposição de ingenuidade ou despreparo do contratante; a apresentação de relatórios padronizados, que serviriam para qualquer situação; as sugestões que não se aplicam ao caso; a dependência [tudo parece funcionar quando os consultores estão presentes, quando eles vão embora o trabalho desanda ].
O acompanhamento da execução do contrato de consultora deve ser complementado pelo apoio dado aos consultores. É frequente a adoção de sistemas competitivos entre o pessoal envolvido na formulação do projeto e os consultores externos. Essa competição costuma ir desde a sonegação de informações até a cobranças indevidas de parte a parte. Isso nada tem a ver com a saudável competição entre empresas. Ao contrário, termina, invariavelmente, resultando em perdas e atrasos na configuração. Por isso, as etapas de acompanhamento, o apoio a ser fornecido aos consultores, os prazos e os produtos esperados, devem estar previstos no contrato. Também devem estar previstos prazos e formas de compensação para o caso de falhas na prestação dos serviços.
Ainda no âmbito das condições de contratação, temos a questão do treinamento. Alguns projetos requerem treinamento específico* de pessoal. *requerem treinamento específico... Em um certo número de casos isso se deve à indisponibilidade de recursos. Em outros, a contratação de pessoal já treinado sairia muito cara. Dependendo da inserção do projeto, a atividade de treinamento pode ser um subproduto e se constituir como subprojeto. Por exemplo, no caso de projetos de instalação, parte da equipe técnica pode ser aproveitada após o término do projeto, na operação dos equipamentos instalados.
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As atividades de treinamento devem ser realizadas mediante contrato com instituições especializadas ou, não sendo isso possível, reunidas sob a forma de subprojeto. Outra forma de capacitação de pessoal muito utilizada em projetos culturais é o aconselhamento*. *aconselhamento... O aconselhamento é uma prática que remonta às formas de aprendizado das corporações medievais. O aconselhamento, forma de capacitação que se dá à medida que o trabalho progride, pode ser de duas modalidades... ‘In-job-training’... Conjunto de técnicas que permite aliar um curso de treinamento convencional com a prática diária do trabalho. ‘Mentoring’... Sistema de transferência estruturada de conhecimentos e da orientação entre um profissional mais experiente e os que estão se iniciando na profissão. Atenção... À exceção de projetos de desenvolvimento de recursos humanos, a capacitação deve ser encarada como uma necessidade, isto é, só deve ser tentada quando não houver a possibilidade de recrutamento de pessoal já treinado*. *quando não houver a possibilidade de recrutamento de pessoal já treinado... Todo processo de capacitação implica em pelo menos dois riscos: o da não obtenção do resultado esperado e o do tempo de absorção. O primeiro encerra riscos de custos, uma vez que tendo falhado o sistema de capacitação, as pessoas que não aprenderam ou que não conseguiram ensinar devem ser dispensadas. O segundo encerra riscos de tempo (e da repercussão do tempo nos custos). Veja, no ambiente on-line , a síntese desta unidade.
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UNIDADE 3 – ORÇAMENTO O orçamento é uma listagem das entradas de previsão de dispêndios do projeto*. *entradas de previsão de dispêndios do projeto... O modo mais rápido e objetivo de elaborar uma estimativa de custos de um projeto é com o auxílio de softwares. No entanto, para projetos de menor envergadura, o uso de softwares pode ser antieconômico. Por esse motivo, nas etapas relacionadas a seguir vamos considerar as duas possibilidades: elaboração do orçamento com e sem auxilio de softwares. Em linhas gerais, o orçamento ou estimativa de custos de um projeto deve assegurar... a alocação de todos os custos do projeto em um quadro lógico de fácil acesso; a determinação do custo total do projeto em seus contornos mais amplos e as previsões de possíveis alterações contingenciais; a possibilidade de efetivo controle dos custos do projeto nas etapas subsequentes à configuração; a conversibilidade em relação aos mecanismos orçamentários das organizações* com interesse no projeto, de modo a viabilizar a conexão e a interação entre ambos.
*mecanismos orçamentários das organizações... Rubricas, natureza das despesas, formatação, regras e procedimentos. Antes de começar a elaborar o orçamento de um projeto cultural, devemos... ...elaborar uma estimativa orçamentária*, ou seja, uma estimativa de custos e de receitas o mais cedo possível. *estimativa orçamentária... Estimativa de custos e de receitas geralmente faz com que alguns aspectos importantes que tenham passado desapercebidos até então sejam mais bem compreendidos. É provável que, a partir daí sejam necessárias modificações substanciais em toda a estrutura do projeto.
...ter clareza da importância da obtenção de informações acuradas* para a elaboração do orçamento.
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*informações acuradas... É uma crença comum que o rigor na elaboração do orçamento limita a criatividade na administração e restringe a tomada de decisões que poderiam afetar positivamente a qualidade do projeto. O equívoco aqui é duplo: toma-se o efeito pela causa e se desconhece o ofício da administração de projetos. O fato gerador dos problemas relacionados com o orçamento na área da cultura é a escassez de orçamentos construídos tecnicamente. Como orçamentos mal elaborados comprometem a negociação, a administração e a avaliação do projeto, tendemos a inverter o problema, pondo a culpa no instrumento e não no seu mau uso. O fato é que, a exceção de alguns subsetores mais dinâmicos da cultura, o que se chama /projeto/ costuma ser uma proposta de aventura e nesse contexto, uma peça técnica de planificação, como o orçamento, se torna algo exótico e dispensável. O desconhecimento do ofício da administração de projetos, por seu turno, agrava ainda mais esse problema. O amadorismo e a falta de preparo dos gerentes é que conduz à rigidez e à baixa criatividade. Não o orçamento, um instrumento indicativo, que quando elaborado corretamente, prevê margens de tolerância, sistemas de correção... ...envolver o maior número possível de pessoas e instituições*. *maior número possível de pessoas e instituições... A ideia de que a estimativa de custos é uma atribuição exclusiva de especialistas é equivocada, embora recorrente na maioria dos projetos culturais. Quanto maior a participação, o esforço e o tempo despendido por toda a equipe encarregada da configuração na elaboração do orçamento, menores os riscos de perdas e de gastos desnecessários. ...saber que há uma relação direta entre a duração do projeto e os custos*. *relação direta entre a duração do projeto e os custos... Os custos de aluguéis, salários, arrendamentos... são função do tempo e cláusulas de multa fazem com que o cumprimento dos prazos previstos incida diretamente sobre os custos do projeto. ...observar com atenção a memória dos projetos* a fim de evitar distorções e apropriaçõesindevidas.
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*memória dos projetos... Embora seja prática comum na configuração de projetos culturais, é importante a utilização de dados orçamentários de projetos similares já executados, com o objetivo de obter informações que sirvam de referência para a elaboração de um novo orçamento. Uma parcela significativa dos projetos é tão singular que não admite ser tomado como referência na elaboração do orçamento, além de que muitos relatórios de execução ou memórias de projetos não passam de peças de fantasia. ...evitar o uso de modelos sofisticados de orçamento*, principalmente no caso dos projetos mais simples. *uso de modelos sofisticados de orçamento... O ideal é conceber o orçamento de forma tão simples quanto possível, com um nível de detalhamento sempre proporcional ao escopo e à complexidade do projeto. A facilidade de uso e a rapidez de acesso às informações serão de fundamental importância nas etapas subsequentes do projeto. ...ter presente que o orçamento, na maior parte dos casos, será o mais importante instrumento de comunicação na negociação, tanto com potenciais patrocinadores quanto com gestores de organizações interessadas no projeto. Para fazer o orçamento do projeto, devemos começar elaborando uma estrutura orçamentária preliminar*, ou seja, uma listagem dos dispêndios. *estrutura orçamentária preliminar ... Essa estrutura não precisa ser exata, mas deve ser exaustiva. Ela será modificada várias vezes ao longo da configuração e de suas revisões. Essa listagem é feita a partir da lista de atividades e dos planos de utilização de recursos.
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Da listagem devem constar... estimativa orçamentária inicial insumos e recursos
valor unitário
valor agregado (valor unitário x quantidade)
totais
..... ..... despesas com taxas, impostos, emolumentos, etc. ...... ....... receitas diretas (auferidas de produtos e serviços) ...... outras fontes (verbas, doações, cessões, etc.) ....... ..... total
Feita a primeira listagem, temos de consultar os orçamentos de outros projetos, ou seja, o plano de contas das organizações com as quais o projeto se relaciona e as sugestões e exigências de financiadores e patrocinadores. Isso implicará em uma reordenação da nossa listagem inici al*. *reordenação da nossa listagem inicial ... Devemos nos assegurar de que o nível de detalhamento é suficiente para atender aos requisitos dessas instituições. No entanto, não é necessário nessa etapa tentar encaixar o orçamento. Isso será feito depois, quando examinarmos a questão das conversões. Lembremos que todo projeto tem uma lógica de custos própria. Tentativas de ajustamento forçado geram imprecisão e falta de rigor. Uma sugestão: se estiver utilizando um software, informe-se sobre quais os procedimentos básicos e como o software atribui os custos de acordo com o recurso a ser utilizado, principalmente qual o critério de rateio [distribuição] dos custos. A quase totalidade dos softwares tem mecanismos específicos para atribuição de custos a partir da descrição de atividades. Isto é, as entradas de recursos devem ser feitas assinalando-se os itens orçamentários correspondentes.
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Feitas as correções na estimativa orçamentária inicial, temos de ajustar o orçamento às condições do meio* em que o projeto se dará. *ajustar o orçamento às condições do meio ... O perfil orçamentário varia muito de setor para setor e de projeto p rojeto para projeto. Para alguns setores, como o da construção civil, que rege os projetos culturais envolvidos com reformas, restaurações, adaptações... os itens orçamentários de custos são padronizados e fornecidos por publicações periódicas especializadas. Para outros, a estrutura orçamentária deve ser construída a partir do zero. Por outro lado, para alguns projeto o orçamento não precisa ser mais do que a listagem e o somatório simples dos custos das atividades e das estimativas es timativas de receitas. Para outros, como no caso de projetos para obtenção de financiamentos privados, irá exigir maior detalhamento e cálculos complexos envolvendo itens como os de expectativa inflacionária, flutuações de mercado... Por exemplo, a estrutura orçamentária, com os itens mais frequentes, fre quentes, em projetos simples pode ser assim configurada... exemplo de estrutura orçamentária item
sub-item
pessoal envolvido diretamente na produção. Discriminar: pessoal do projeto pessoal contratado pessoal cedido total mão-deobra
apoio a produção, como manutenção e controle de qualidade. pessoal contratado pessoal cedido total administração, serviço e vendas pessoal contratado pessoal cedido total
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valor unitário
valor agregado
tolerâncias e flutuações +
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aluguéis e arrendamentos custo de reposição e reparos devidos a desgaste e obsolescência
recursos patrimoniais equipamentos
aluguéis e arrendamentos custos de reposição do ativo fixo renovável devido a depreciações, esgotamento e obsolescência matérias primas insumos essenciais: energia e combustíveis, água, etc insumos
material de consumo sobressalentes armazenagem custos referentes a perdas por desgaste e quebra
transporte
Incluir e especificar os gastos com fretes de matérias primas, material de consumo, produtos acabados, etc.
outros materiais que não as matérias primas manutenção propriamente ditas, como peças de reposição, material de limpeza aluguéis e arrendamentos despesas viagens e diárias gerais de administração material de escritório e vendas comercialização [venda e propaganda] seguros outras despesas
impostos e taxas juros depreciações [física e ecnômica]
reservas e imprevistos taxas e emolumentos impostos total das despesas
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receitas de margem bruta de lucro venda verbas governamentais, etc ganhos de capital receitas não [receitas decorrentes operacionais de investimentos] outras receitas Total Veja, no ambiente on-line , a síntese desta unidade.
ATIVIDADE – PARTE 4 Agora que você já sabe da importância do cronograma cron ograma para a execução de um projeto é hora de colocar isso em prática! Na última etapa da atividade, iremos elaborar um cronograma para a execução das atividades listadas na etapa anterior.
Objetivo Elaborar um gráfico de Gantt a partir das atividades listadas na etapa anterior. Tarefa Elabore o gráfico de Gantt das atividades do projeto. Para tal, considere... a listagem de atividades, segundo sua ordem de execução; a duração – o número de semanas que a execução das atividades demandará; as datas de início; as datas-fim; a indicação das semanas de execução de cada atividade.
Registre os dados desta atividade na matriz de atividade – parte 4. Acesse, no ambiente on-line, o arquivo com a matriz de atividade – parte 4.
AUTOAVALIAÇÃO Acesse, no ambiente on-line, a autoavaliação desta disciplina.
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