Apostila Gerenciando Projetos Com MS Project-Rev6

2013

Curso MS Project 2010 Este material tem como premissa preparar os usuários da ferramenta para operação adequada da mesma. Seu conteúdo e utilização esta destinado para profissionais de Planejamento e Projetos.

Fabio Botelho Terranova Planejamento & Projeto 01/2013 www.terranovaplanejamento.com email: [email protected]

Sumário Resumido INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................................. 7 INTERFACE APRIMORADA .............................................................................................................................................. 7 NOVAS OPÇÕES DE EXIBIÇÃO ...................................................................................................................................... 9 PERSONALIZAÇÃO MAIS FÁCIL DO MODO DE EXIBIÇÃO ........................................................................................... 10 AGENDAMENTO CONTROLADO POR USUÁRIO ............................................................................................................ 11 COLABORAÇÃO FACILITADA ....................................................................................................................................... 12 COMPATIBILIDADE COM VERSÕES ANTERIORES ....................................................................................................... 13 VISÃO GERAL DE PROJETO ........................................................................................................................................ 13 CONCEITOS: PROJETOS, PROGRAMAS E PORTFÓLIO...................................................................................................... 14 O AMBIENTE DO MS PROJECT .................................................................................................................................. 15 CAMINHO CRÍTICO ..................................................................................................................................................... 18 PARAMETRIZAÇÃO DA FERRAMENTA MS PROJECT 2010. ...................................................................................... 19 TIPO DE TAREFA ......................................................................................................................................................... 20 GUIA REVISÃO ............................................................................................................................................................ 23 CRIAÇÃO DE UM PROJETO ................................................................................................................................ 34 REALIZAREMOS NAS PÁGINAS SEGUINTES UM ESTUDO AVANÇADO SOBRE AS INFORMAÇÕES DAS TAREFAS E SUAS PROPRIEDADES. ................................................................................................................................................ 43 INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA ............................................................................................................................... 43 TAREFAS RECORRENTES – TAREFAS PERIÓDICAS ................................................................................................... 47 AGRUPANDO ATIVIDADES .......................................................................................................................................... 48 INFORMAÇÕES SOBRE O RECURSO ........................................................................................................................... 55 DICA: PARA VISUALIZARMOS UM RESUMO GERAL DO PROJETO SEGUIMOS CONFORME FIGURA ABAIXO: .......... 59 AGRUPANDO RECURSOS ............................................................................................................................................ 59 PLANEJADOR DE EQUIPE ............................................................................................................................................ 60 CONFLITO DE RECURSOS ........................................................................................................................................... 60 GRÁFICOS GERADOS NO MS PROJECT ..................................................................................................................... 62 Custo Acumulado.............................................................................................................................................. 63 Disponibilidade do Recurso ........................................................................................................................... 64 Custo do Recurso no Período ....................................................................................................................... 65 Gantt de Redistribuição ................................................................................................................................. 67 TAREFAS COM PREÇO FECHADO ................................................................................................................................ 68 FORMAS DE ACOMPANHAMENTO ................................................................................................................................ 71 A TABELA CONTROLE ................................................................................................................................................. 72 ATUALIZAÇÃO AUTOMÁTICA ...................................................................................................................................... 74 LINHA DE ANDAMENTO E DATA DE STATUS ............................................................................................................. 74 EXIBINDO INFORMAÇÕES SOBRE O AGENDAMENTO DE TAREFAS ............................................................................ 75 UTILIZAÇÃO DE TABELAS ........................................................................................................................................... 77 REDE PERT................................................................................................................................................................. 78 UTILIZAÇÃO DE FILTROS............................................................................................................................................ 78 RELATÓRIOS................................................................................................................................................................ 79 EXERCÍCIO FINAL – RECAPITULANDO ...................................................................................................... 81 SUBPROJETOS E PROJETOS CONSOLIDADOS ........................................................................................................... 82 CRIANDO UM MODELO DE PROJETO ........................................................................................................... 83 O QUE ACONTECE QUANDO VOCÊ ABRE VERSÕES ANTERIORES DE ARQUIVOS DO PROJECT NO PROJECT 2010 ..................... 85 O QUE ACONTECE QUANDO VOCÊ SALVA UM ARQUIVO DO PROJECT 2007 NO PROJECT 2010 ........................................... 85 O QUE ACONTECE QUANDO VOCÊ SALVA UM ARQUIVO DO PROJECT 2010 EM UMA VERSÃO ANTERIOR .............................. 87

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PROGRAM DETALHADO DE TREINAMENTO: Conteúdo programático:

1. Princípios de Gerência de Projetos: 1.1. Visão Geral Macro de Gerenciamento de Projetos

5. Trabalhando com Recursos. 5.1. Recursos 5.2. Tipos de Recursos

1.2. Entendendo o funcionamento do Project 1.3. Mercado de Trabalho

5.3. Especificar Pessoas e Equipamentos para o Projeto

1.4. Sucesso de Projeto

5.4. Campos da Planilha de Recursos

1.5. Gerenciamento de Projetos no dia-a-dia

5.5. Atribuindo Recursos às Tarefas

1.6. O que é o PMI?

5.6. Superalocação de Recursos

1.7. Filiação ao PMI

5.7. Localizando Recursos Superalocados

1.8. Project Management Body Of Knowledge

5.8. Detalhes da Superalocação

1.9. PMBOK – Principais Conceitos

5.9. Gráfico de Recursos

1.10.

5.10. Redistribuição de Recursos

O que é a Certificação PMP?

5.11. Divisão de Tarefas para Resolução da Superalocação

2. Introdução ao Project: 2.1. Por que utilizar o Project?

5.12. Horas Extras

2.2. Interface do Project

5.13. Cálculo da Duração

2.3. Parametrizando a Ferramenta

5.14. Tipo da Tarefa

2.4. Entendendo Parametrizações

5.15. Agendamento controlado pelo empenho

3. Preparando o Ambiente e o Calendário:

5.16. Tarefas Periódicas

3.1. Personalizando a Faixa de Opções

5.17. Definindo a Linha de Base do Projeto

3.2. Inserindo as propriedades do projeto

5.18. A Linha de Base no Gráfico de Gantt

3.3. Configuração da Escala de Tempo

5.19. Agrupamento de Tarefas

3.4. Aplicando Zoon em Gráfico de Gantt

5.20. Agrupamento de Recursos

3.5. Exibição da Tarefa Resumo e estrutura de

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tópicos (EDT)

6. Analisando os Custos do Projeto.

3.6. Definindo as Opções de Agendamento (Manual e Automático).

6.1. Custo Total do Projeto 6.2. Tipos de Custo

3.7. Definindo a Data do Projeto 6.3. Custos dos Recursos 3.8. Informações sobre o Projeto 6.4. Agrupamento de Custos 3.9. Calendários do Project 6.5. Custos dos Recursos nas Tarefas 4. Inserindo Tarefas, Marcos (etapas) e Fases, Dependências e Restrições. 4.1. As tarefas e o agendamento do Projeto

6.6. Relatórios Financeiros 7. O Acompanhamento da execução do Projeto.

4.2. Agendamento Automático e Manual 7.1. Linhas de Andamento 4.3. Exemplificando a aplicação de Agendamentos (Manual e Auto)

7.2. Entendendo o % de Avanço

4.4. Durações suportadas pelo Project

7.3. Atualizando Conforme o Planejado

4.5. Duração Decorrida

7.4. Atualizando as Tarefas

4.6. Exemplificando tipos de durações

7.5. Modo de Exibição para Controle do Projeto

4.7. Listar as Tarefas do Projeto 7.6. Entendendo o % de Avanço Físico 4.8. Organizar Tarefas em Fases conforme EAP Gerencial

7.7. Atrasando a data de início da tarefa

4.9. Milestones (Etapas) do Projeto

7.8. Reagendar Trabalho não Concluído

4.10. Definindo um Calendário para a Tarefa

7.9. Mover Projeto

4.11. Inserindo uma Anotação para a Tarefa – Dicionário de EAP.

7.10. Verificar o Progresso do Projeto (coluna Indicadora e Gantt de Controle)

4.12. Dependências - Links

7.11. Outras visões de Acompanhamento

4.13. Tipos de Dependências

7.12. Recuperando atrasos no projeto.

4.14. Análise avançada de dependências (Exercício).

7.13. Análise avançada de atrasos e curtos.

4.15. Sequenciamento das Tarefas 4.16. Leads e Lags (Antecipações e Atrasos)

8. Relatórios no Project. 8.1. Comunicação com Stakeholders 8.2. Relatórios Padrão e Relatórios Visuais

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4.17. Caminho Crítico

8.3. Curva “S” do Projeto

4.18. Análise CPM (Critical Path Method)

8.4. Timeline (Linha do Tempo)

4.19. Representação acumulada de Tarefa.

8.5. Compartilhando Informações (Importação e Exportação)

4.20. Inserindo tarefa na Linha de Tempo 9. Gerenciando Múltiplos Projetos. 4.21. Como as Restrições afetam o Cronograma 4.22. Evitar o uso de Restrições 4.23. Prazos Finais (Deadline) 4.24. Configurando Gráfico de Gantt

9.1. Inserindo subprojetos em um Projeto Mestre 9.2. Compartilhando Recursos - Pool de Recursos 9.3. Comparando Projetos

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MATERIAL ALUNO.

Versão 6 - Jan 2013. Copyright 2007 Direitos Reservados a Terranova Planejamento Projeto. A marca MS Project Server, MS Project Professional, MS Project Standard, MS Web Access, MS SQL Server, MS Excel, MS Word, MS Office e MS Windows marcas registrada da Microsoft Corporation.

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“A maioria ou grande parte de muitos projetos não planeja fracassar, fracassa por não planejar”

INTRODUÇÃO Este material tem como premissa prepara aos usuários da ferramenta para operação adequada da ferramenta. Seu conteúdo e utilização estão voltados para profissionais de Planejamento e Projetos.

Qual objetivo da Ferramenta? Planeje, colabore e entregue maneira eficiente. O Microsoft Project Professional 2010 oferece uma maneira potente e visualmente aprimorada de gerenciar uma grande diversidade de projetos e programas de forma eficiente. Desde o cumprimento de prazos cruciais até a seleção dos recursos certos e a capacitação de equipes, o Project Professional 2010 oferece experiências novas e intuitivas para planejar, gerenciar e colaborar facilmente com indivíduos, equipes e com a empresa.

Conhecendo a Ferramenta Recapitulando... Um pouco da história do MS Project Criado pela Microsoft em 1985 (primeira versão). Nos anos posteriores sofreu profundas mudanças. Possui recursos relacionados à gestão de projetos. São vários os focos do Ms Project: tempo (datas, duração do projeto, calendário de trabalho), Gráfico de Gantt, modelo probabilístico (para cálculos relacionados à planejamento), Diagrama da Rede, Custos (fixos, não fixos, outros) e uma gama de relatórios.

Interface aprimorada O Project 2010 apresenta vários recursos que melhoram substancialmente a maneira como você vê e trabalha com seu projeto.

APRESENTANDO A FAIXA DE OPÇÕES Ao iniciar o Project 2010 pela primeira vez, você fica surpreso com o que vê. Os menus e as barras de ferramentas foram substituídos pela faixa de opções, que ajuda a localizar rapidamente os comandos necessários para concluir uma tarefa. Os comandos são organizados em grupos lógicos reunidos em guias.

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No Project 2010, todas as guias e os grupos na faixa de opções são totalmente personalizáveis. Se a sua organização tem recursos exclusivos da sua empresa, você pode agrupá-los em sua própria guia na faixa de opções.

BEM-VINDO AO BACKSTAGE Clique na guia Arquivo/ novo e você está no Backstage, um destino gráfico único para o gerenciamento dos arquivos de projeto. O Backstage inclui os mesmos comandos básicos disponíveis no menu Arquivo das versões anteriores do Microsoft Project para abrir, salvar e imprimir arquivos de projeto. Os usuários do Project Professional 2010 também podem utilizar o Backstage para gerenciar as conexões do Project Server, conferir e publicar projetos.

O comando Opções que ficava no menu Ferramentas foi movido para o Backstage. Esse comando abre a caixa de diálogo Opções do Project para você inserir, examinar ou alterar as preferências que controlam a exibição e o funcionamento do Microsoft Project.

LOCALIZAR RAPIDAMENTE OS COMANDOS Os comandos usados mais frequentemente agora são encontrados com apenas um clique : um clique com o botão direito do mouse. Quando você clica com o botão direito do mouse em um item no modo de exibição, como barra, tabela, célula ou gráfico, é exibido uma minibarra de ferramentas com uma lista dos comandos mais usados. Quando estiver com pressa, esse recurso vai economizar seu tempo.

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Novas opções de exibição Também foram incluídos novos recursos de exibição para ajudá-lo a compreender com mais clareza como sua equipe está indo e detectar se há superalocação. O Project também apresenta uma visão geral (e possivelmente problemas de recursos importantes) a você e todos da sua organização com o modo de exibição da Linha do Tempo.

PLANEJADOR DE EQUIPE Os usuários do Project Professional 2010 têm o planejador de equipe, um modo de exibição de agendamento de recursos que permite interagir com a sua agenda de forma jamais possível nas versões anteriores do Project. Com o modo de exibição do Planejador de Equipe, você pode ver rapidamente o trabalho dos membros da sua equipe e passar tarefas de uma pessoa para outra. É possível também exibir e atribuir um trabalho não atribuído, visualizar superalocações e ver nomes de tarefas e recursos : tudo em um modo de exibição eficiente. Nunca foi tão fácil gerenciar tarefas e recursos. Por exemplo, se um recurso está superalocado, basta você arrastar uma tarefa de um recurso para outro, e a superalocação desaparece.

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Fig. 1 Uma tarefa atrasada. Essa tarefa pode ser arrastada para Carlos ou Isabel, que estão sem nenhum trabalho. Fig. 2 Uma tarefa que está no prazo. Fig. 3 Tarefas não atribuídas que podem ser arrastadas para Carlos ou Isabel, que estão sem nenhum trabalho.

LINHA DO TEMPO O Project 2010 inclui um modo de exibição da linha do tempo, que aparece automaticamente sobre os outros modos de exibição, mostrando uma visão geral e concisa de toda a agenda. Você pode adicionar tarefas à linha do tempo e até imprimi-la para obter um relatório de resumo atraente de todo o projeto. Se preferir, cole-a em um email para um relatório simples e rápido.

Personalização mais fácil do modo de exibição A manipulação dos modos de exibição sempre foi um desafio no Project. Não é mais. Descubra as novas formas de organizar a apresentação e controlar seu projeto.

ADICIONAR NOVAS COLUNAS RAPIDAMENTE Adicionar novas colunas ao Project está muito mais simples. Basta clicar no título Adicionar Nova Coluna na extremidade direita da parte de planilha do modo de exibição e digitar ou selecionar o nome de uma coluna. É possível também renomear rapidamente uma coluna existente clicando em seu título e digitando outro nome para a coluna. Nunca foi tão fácil personalizar uma coluna.

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CONTROLE DESLIZANTE DE ZOOM O Project 2010 permite aplicar zoom rapidamente na parte do modo de exibição de divisão em fases usando o controle deslizante de zoom na barra de status. Basta mover o controle deslizante para a direita para ampliar sua agenda (mostrar intervalos de tempo menores, como dias ou horas) e para a esquerda para reduzir (mostrar intervalos maiores, como semanas ou meses). O controle deslizante de zoom funciona em gráfico de Gantt, diagrama de rede e nos modos de exibição calendário, além de todos os modos de exibição de gráfico.

Agendamento controlado por usuário O Project 2010 apresenta várias melhorias de agendamento que aumentam o controle sobre a sua agenda. É possível também criar listas de tarefas iniciais no Microsoft Excel ou no Word e colá-las no Project sem ter que reformatá-las.

AGENDAMENTO MANUAL O Project 2010 vem inovar o modo como os projetos são agendados. Alterações em fatores, como dependências de tarefas e o calendário do projeto, não ajustam mais automaticamente as datas da tarefa quando ela é agendada manualmente. Você pode colocar uma tarefa agendada manualmente em qualquer local da agenda que o Project não vai movê-la. Gerentes de projeto acostumados com o agendamento automático das versões anteriores do Project podem desabilitar o novo recurso de agendamento manual para determinadas tarefas ou para o projeto inteiro. Alguns projetos, principalmente os complicados, podem precisar do mecanismo de agendamento avançado do Project para cuidar do agendamento para você.

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TAREFAS INATIVAS Com o Microsoft Project Professional 2010, você cria tarefas inativas e as mantém no projeto. Geralmente, as tarefas inativas possuem informações críticas (como informações de custos e dados efetivos) que podem ser importantes para fins de arquivamento.

TAREFAS DE RESUMO DECRESCENTES Os gerentes de projeto não precisam mais criar subtarefas e depois as acumularem em tarefas de resumo. No Project 2010, você pode criar tarefas de resumo primeiro, e elas podem ter datas que não correspondam exatamente às datas de acúmulo das subtarefas. No início da fase de planejamento, os gerentes de projeto talvez só tenham algumas informações de alto nível sobre os resultados finais e as etapas importantes dos projetos. Usando o Project, você pode dividir os projetos em fases com base na linha do tempo e no orçamento geral. Isso significa que as datas de cada item de trabalho não precisam, necessariamente, alinhar-se com exatidão às datas das fases de alto nível.

COMPARAÇÃO ENTRE VERSÕES DO PROJECT O recurso de comparação entre versões do Project 2010 agora inclui barras de Gantt e imagens gráficas que apresentam uma visão mais clara das diferenças entre uma versão e outra.

Colaboração facilitada Os projetos não sobrevivem ao isolamento de outras pessoas da organização. O Project aprimorou as formas de se compartilhar informações do projeto.

MELHORIAS NA COLABORAÇÃO PELA SINCRONIZAÇÃO DE LISTA DO SHAREPOINT Os usuários do Project Professional 2010 podem exportar arquivos de projeto para uma lista do SharePoint, que é uma maneira rápida e simples para o gerente de projeto compartilhar o status ou criar relatórios para visualização em toda a organização. Você não precisa que o Project Web Access seja sincronizado com uma lista do SharePoint.

COPIAR E COLAR APRIMORADO Você não poderia imaginar o quanto a colaboração era capaz de evoluir por meio de algo tão simples e antigo quanto copiar e colar informações do Project. Com a nova funcionalidade, você agora pode copiar e colar conteúdo dos programas do Office e do Project 2010 e manter sua formatação, seus níveis de estrutura de tópicos e cabeçalhos de colunas. Com dois cliques do mouse, você gera um relatório instantâneo e o copia para a maioria dos programas do Office.

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Compatibilidade com versões anteriores O Project 2010 é compatível com as versões anteriores do Microsoft Project. É possível criar arquivos no Project 2007 ou em versões anteriores e depois abri-los e editá-los no Project 2010 no modo de funcionalidade reduzida. É possível também criar arquivos no Project 2010 e depois convertê-los em formatos de arquivo do Project 2007 ou do Project 2000-2003. Seja como for, não é preciso conversor! OBSERVAÇÃO

Recursos exclusivos do Project 2010, como tarefas agendadas manualmente e tarefas

de resumo decrescentes, podem não aparecer como esperado quando exibidos em versões anteriores do Project.

Visão Geral de Projeto Um projeto (AOS 1945: projeto) é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas. Os projetos são normalmente autorizados como resultado de uma ou mais considerações estratégicas. Estas podem ser uma demanda de mercado, necessidade organizacional, solicitação de um cliente, avanço tecnológico ou requisito legal. As principais características dos projetos são:  Temporários, possuem um início e um fim definidos.  Planejados, executado e controlado.  Entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos.  Desenvolvidos em etapas e continuam por incremento com uma elaboração progressiva.  Realizados por pessoas.  Com recursos limitados. Esse é um resumo da definição de projeto feita pelo Guia PMBOK®, um guia que identifica o subconjunto do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, amplamente reconhecido como boa prática na maioria dos projetos na maior parte do tempo e utilizado como base pelo Project Management Institute ( PMI®). O contexto da gerência de projetos descreve o ambiente em que um projeto opera. Sua observação é fundamental, já que o gerenciamento das atividades do dia-a-dia é necessário, mas não é o suficiente para o sucesso do projeto.

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Conceitos: Projetos, Programas e Portfólio Projeto é um esforço temporário realizado para criar um produto ou serviço único.

Projetos, Programas, Portfólios

Portfólio

Programa é um grupo de projetos gerenciados de maneira coordenada para a obtenção de benefícios que não poderiam ser alcançados se gerenciados individualmente. Muitos programas também incluem elementos geralmente presentes em operações continuadas (Ex. Programa de Qualidade).

Programas Projetos

Portfólio é um conjunto de projetos e/ou programas agrupados para facilitar o gerenciamento e a coordenação do trabalho de modo a potencializar o alcance de objetivos estratégicos.

Habilidades do Gerente de Projetos

Habilidade 1. Liderança 2. Administrador do Tempo 3. Negociador

Características Capacidade de estabelecer metas e de fazer cumpri-las. Capacidade de gerenciar o prazo das atividades do projeto.

Capacidade em negociar com as várias entidades que participam do projeto. 4. Técnico Capacidade em definir o objetivo e escopo do projeto. 5. Comunicação Capacidade em estabelecer um sistema de informação no projeto 6. Relação com Cliente Capacidade em contratar fornecedores e de se relacionar com clientes 7. Relação Humana Capacidade em gerenciar as relações humanas, resolvendo conflitos e estimulando as pessoas. 8. Orçamento Capacidade em elaborar e gerenciar planos financeiros e de desembolso do projeto. Fonte: Shtub (1994)

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O Ambiente do MS Project O arquivo gerado pelo MS Project Standard possui a extensão .MPP. Sua estrutura interna é semelhante a um banco de dados dividido em 2 segmentos, como se fosse 2 grandes tabelas de informações: TAREFAS e RECURSOS. Cada tabela possui dezenas de campos (atributos) e destes campos apenas alguns poucos são utilizados para digitarmos informações ao MS Project, a maioria dos campos ele calcula através do que informamos a ele. Dica: Uma sutil diferença entre as versões Standart e Professional: Na Standart não temos o comando de desativar tarefa.

TAREFAS . Nome . Duração . Predecessora . Início . Término . Anotações

RECURSOS . Nome . Tipo . Grupo . Unid. Máxima . Taxa Padrão . Taxa Extra

Projeto.mpp

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Por traz da tela... Não apenas nos conceitos de Gerenciamento de Projetos, mas como também na própria ferramenta devemos seguir alguns conceitos nos quais farão a diferença. Seguir estas etapas do quadro abaixo é fundamental na elaboração de um bom cronograma.

Ms Project baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas na década de sessenta, mas totalmente superado.

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Com base no sequenciamento das atividades e a inserção das durações o Project automaticamente calcula o caminho crítico do Projeto. E através da atualização do cronograma em caso de atraso de alguma outra sequencia de forma que a mesma ultrapasse os 40 dias conforme abaixo, o Project recalcula o caminho crítico e o demarca na área do Gráfico de Gantt.

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Assim que abrimos a ferramenta como forma defaut o programa apresenta o Gráfico de Gantt. O Gráfico de Gantt é a visão mais utilizada e mais comum no MS Project. Ela é composta da tabela Entrada (banco de dados de tarefas) e do Gráfico de Gantt a direita. Este gráfico representa as tarefas com o formato de uma barra em uma escala de tempo, simbolizando o início e término de cada atividade. Dica: No dia-a-dia de Planejamento o Gantt de Controle é o mais utilizado, pois o mesmo possui uma informação vital pra quem controla um cronograma, o Caminho Crítico do Projeto.

Caminho Crítico O MS Project é baseado no método CPM, ou método do caminho crítico. Baseado na duração das tarefas do projeto e no relacionamento entre elas (predecessoras) ele calcula o caminho crítico, indicando quais são aquelas tarefas que não possuem folgas (tarefas críticas), ou seja, não podem se atrasar senão comprometem a data final do projeto. O Caminho Crítico, portanto é a sequencia e encadeamento de tarefas que definem a duração do projeto. No Gantt de Controle (uma variação do Gráfico de Gantt ) as tarefas críticas são representadas na cor vermelha, enquanto aquelas que possuem alguma folga na cor azul.

Tabela de Entrada, na qual detalhamos os pacotes, definimos os níveis de EAP e Duração das atividades. Outras informações podem ser feita nesta mesma tabela, bastando inserirmos as colunas conforme nossa necessidade.

Área do gráfico de Gantt, neste caso estamos vendo direto o Gantt de Controle, conforme marcado na vertical esquerda da tela.

Dica: As tabelas do Project são muito similares ao Excel, em muitos projetos o detalhamento começa em um Excel assim como o detalhamento de orçamento. Pois bem... Nada nos impede de copiar direto as colunas com seus devidos textos e colar diretamente nesta área. Pois a interface do Project com Excel é perfeita, diferente de outras ferramentas como Primavera na qual precisa exportar etc etc.

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Parametrização da Ferramenta MS Project 2010. Para quem trabalha com alguma ferramenta, ou qualquer outro software seja um AutoCad, Bentley, Primavera etc, chega um momento na qual nos faz ganhar muito tempo é termos esta mesma ferramenta com os parâmetros de utilização de acordo com nosso dia-a-dia. Project também permite esta parametrização. Para iniciarmos este processo vamos primeiramente fechar o projeto que foi criado automáticamente ao entrar na ferramenta clicando conforme indicado abaixo:

Agora seguiremos para a guia Arquivo/opções. Guia Geral Nesta guia definiremos alguns parâmetros conforme figura abaixo:

Dicas: 1. Utilizar modo de exibição padrão o Gantt de controle. 2. Exibir um formato de data na qual amostre hora, isso devido a muitas vezes termos nosso projeto começando em um horário diferente do horário de expediente pré-definido. 3. Mantenha as informações de usuário sempre preenchidas. Guia Exibir Nesta guia é onde definimos as opções monetárias do projeto, configure conforme a moeda vigente de seu projeto.

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Guia Cronograma Algumas configurações nesta aba deve ter uma certa atenção: Vejamos abaixo as dicas: As duas principais são: 1. Opções de calendário, pois nesta etapa o Project vai fazer os cálculos conforme estes parâmetros de início de trabalho e término da carga horária, assim como quantas horas por dia, semanas e meses. 2. Cronograma, mantenhamos inicialmente todas as novas tarefas criadas como Automáticas, o Project na versão 2010 permite um agendamento manual das atividades. Em capítulo seguinte falaremos das diferenças entre Automática e Manual.

Indica o horário de início e término em que o Project irá começar a fazer o cálculo, assim como o número de horas por dia. Porém nada lhe impede de mudar estes números de acordo com a realidade de seu projeto.

Tipo de Tarefa

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Uma informação muito importante para os cálculos feitos pelo MS Project é definir o Tipo que utilizaremos nas tarefas de nosso projeto. Baseado neste Tipo o MS Project calcula, ou a duração da tarefa e/ou a carga de trabalho necessária para concluí-la na duração desejada. Duração Fixa

Duração representa o intervalo de tempo de trabalho entre o início e o término de uma tarefa. O Project baseia o cálculo da duração de uma tarefa na quantidade de trabalho e na quantidade de unidades de recursos a ela atribuídos. O tempo de trabalho de uma tarefa é definido pelo calendário do projeto, calendário de recursos, calendário de tarefas ou qualquer outro calendário personalizado estabelecido para o projeto.

Trabalho Fixo

Trabalho representa a quantidade de empenho, medida em unidades de tempo (como horas ou dias), necessária para que um recurso conclua a tarefa. O trabalho total de uma tarefa é a soma de todas essas unidades de tempo, independentemente da quantidade de recursos atribuídos à tarefa.

Unidade Fixa

Unidades de Recursos indicam a quantidade de tempo disponível de um recurso, de acordo com o calendário de recursos, que está sendo usada para trabalhar em uma determinada tarefa. Os recursos representam pessoas, equipamentos ou outros materiais utilizados para concluir uma tarefa. Em um cronograma de projeto, o empenho do recurso é expresso como unidades de atribuição e algumas vezes apenas como unidades.

Agendamento manual ou Automático? A utilização de agendamento manual facilita em certo ponto, porém o mesmo nos deixa um tanto vulneráveis a alguns erros, pois muito fácil de esquecermos no dia-a-dia que tal tarefa é que estar segurando todo o cronograma devido a sua forma de agendamento ser manual. Ou mesmo uns erros de incoerência de execução. Analise a figura abaixo: Neste caso as 3 atividades são sequenciais, 5 dias inicialmente programado para cada uma, acontece que a massa sofreu um atraso em seu término... A Lixa já terminou e ainda estamos pondo massa na parede. Mas claro que isso depende de cada projeto e de sua governança corporativa em aceitar algumas formas de agendamento nos quais podem prover de premissas contratuais.

A Lixa já terminou e ainda estamos pondo massa na parede. Isso está ocorrendo devido a atividade “Lixar” seu agendamento é Manual se fosse automático com o atraso da massa a mesma seria postergada assim como sua sucessora (Pintar). Podemos analisar pelas datas de término.

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Com esta opção ligada (default) sempre que informarmos o %Concluído em uma atividade o MS Project calcula o Trabalho Real entendendo que as horas de trabalho foram consumidas conforme o planejado. Quando se desejar controlar horas trabalhadas em cada atividade aconselhamos desligar esta opção.

Indica que o MS Project sempre vai calcular o Custo Real (valor pago) á partir do %Concluído. Para fazermos a análise de valor agregado (Earned Value) devemos desligar esta opção e informar quanto já gastamos em cada atividade.

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Guia Revisão Nesta guia definimos as opções de autocorreção e revisão ortográfica. Guia Salvar Muito comum no dia-a-dia de trabalho iniciarmos os serviços com a ferramenta e muitas vezes...travou, acabou a luz a bateria do Laptop acabou inesperadamente. Dica: Mantém acionado uma configuração básica de auto salvamento.

Informe onde serão salvos seus arquivos conforme for trabalhando. Atento que não significa que está neste momento salvando o arquivo e sim indicando local onde o mesmo será salvo conforme sua configuração.

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Guia Idioma Definimos as configurações de idiomas em que iremos trabalhar com a ferramenta Guia Avançado.

Níveis de desfazer, ou “ Ctrl + z” . Para iniciantes podemos deixar os 20, conforme sua proficiência pode-se reduzir.

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A partir deste ponto iremos seguir os Steps Para darmos inicio na utilização da Ferramenta seguiremos os Stpes.

Gerenciamento de Tempo

Principais Steps a serem seguidos para elaboração do Cronograma em MS Project. Este documento tem como auxiliar o usuário nas etapas de uso da Ferramenta. 1.

Definir data de início do projeto

2.

Preencher as Informações de Propriedades Avançados do Projeto

3.

Definir períodos úteis do projeto (feriados e folgas).

4.

Definir calendário semanal do projeto (definir dias da semana e horários)

5.

Definir EAP do Projeto

6.

Definir dicionário da EAP (Um descritivo de cada pacote do projeto).

7.

Listas as atividades de cada pacote

8.

Apontar o Calendário de cada tarefa

9.

Estimar a duração das atividades

10. Realizar links entre as atividades (predecessoras e sucessoras) 11. Verificar se toda rede está fechada. Caso não esteja fechar a rede, por mais que não saiba qual sucessora link com final do Projeto. 12. Recursos - Listar todos os recursos a serem utilizados no projeto.

Gerenciamento de Recuros

13. Estimar as unidades máximas dos recursos. 14. Verificar valores de hh de cada recurso. 15. Alocar os recursos às atividades 16. Verificar o gráfico de recursos para análise de recursos Superalocados. 17. Nivelar os recursos de acordo com os critérios financeiros do Projeto ou datas do projeto 18. Salvar linha de base.

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1- Definir dada de Início do Projeto. Seja qual for o projeto devemos ter uma data de Início. Seguimos para o Menu Arquivo/Informações a direita da tela o Project automaticamente põe uma data de início, porém podemos definir uma seja ela retroativa a data atual de hoje ou uma data futura.

2.

Preencher as informações de Propriedades Avançadas do Projeto

Esta propriedade avançada nos auxilia para no futuro gerenciarmos o mesmo arquivo dentro de uma rede de TI ou caso a corporação venha utilizar um Project Server. Fiquemos atentos que ao Preencher o Título conforme figura abaixo este mesmo título vai ficar impresso na Linha 0 do Projeto no caso Tarefa resumo do Projeto. Preencheremos conforme figura abaixo para termos uma sequência de todo o desenvolvimento dos exercícios.

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3. Definir períodos úteis do projeto (feriados e folgas). Quando instalamos a ferramenta o mesmo vem com um calendário Defaut pré-configurado na qual este mesmo calendário não contempla folgas, caso não apontarmos um calendário ao criar uma tarefa esta mesma tarefa seguirá as configurações do calendário Defaut. Um dos primeiros e mais importantes passos ao se iniciar um projeto é definirmos o Calendário de Trabalho, ou seja, o nosso horário de trabalho e também definirmos as folgas, feriados etc. O MS Project já possui 3 calendários: o Padrão, o 24 Horas e o Noturno. Podemos alterá-los ou criarmos novos calendários: Para este nosso projeto iremos criar um calendário NOVO conforme figura abaixo:

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Observe que o nome do calendário lá no topo Mudou para Projeto Prédio (Mês & Curso). Para inserirmos uma folga basta mudarmos para a aba Exceções.

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Para indicarmos uma data na qual não haverá expediente, feriados etc. basta irmos pra: 1. Aba exceções 2. Apontar a data 3. Na tabela escrever o nome do feriado e pressionar Enter.

Desde a versão 2007 o Ms Project nos possibilita também criarmos feriados ou folgas recorrentes. Por exemplo: Todo dia 7 de cada mês, não haverão expedientes nas obras que obedecerem este calendário. Vajamos abaixo a programação, pois a mesma pode seguir vários parâmetros conforme sua necessidade. Basta programar a primeira data conforme já realizado selecionar a mesma e irmos a detalhes: Dica: A recorrência pode ser feita até o ano de 2049.

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Exercícios: 1) Insira 3 feriados que serão previstos nos próximos períodos. 2) Programe a recorrência dos feriados para os próximos 15 anos. 3) Crie o calendário chamado Canteiro de Obra utilizando um horário diferenciado e com trabalho nos finais de semana.

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Podemos padronizar o nosso calendário para ser utilizados em todos os projetos da empresa. As padronizações podem ser feitas não somente para Calendários como também para qualquer estrutura criada no MS Project tais como Relatórios, Tabelas, Filtros, etc. Para isto existe um arquivo denominado GLOBAL.MPT que sempre é aberto quando entramos no MS Project. Ele possuiu toda a padronização do MS Project para a nossa empresa. Para padronizarmos os calendários criados e/ou alterados utilizamos a opção Arquivo/Informações/organizador: O botão Definir como Padrão atualiza o arquivo Global.mpt deixando a opção válida para todos os novos projetos criados posteriormente.

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4. Definir calendário semanal do projeto (definir dias da semana e horários) Seguiremos para: o Menu Projeto/Alterar Período Util/Semanas de Trabalho / Detalhes. Nesta opção definiremos a carga horária de trabalho que o projeto irá cumprir durante a semana, com seus respectivos horários de início e término. Devemos configurá-lo de acordo com nosso projeto. O Project também permite criar padrões semanais com diferentes cargas horárias. Na figura abaixo estamos modificando o item 1 (Padrão).

Menu Projeto/Alterar Período útil/Semanas de Trabalho / Detalhes

Exercícios: 4) No calendário de Obra programe o padrão de horas diferente. 5) No calendário de Obra estipule uma semana com uma data de início e término um padrão de hora diferente do normal atribuído a este calendário.

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Estudos de padrão semanal: A) No primeiro pacote temos a seguinte configuração de calendário: Seg à sex 9h às 18 - Temos duas atividades cada uma com 5 dias Dando um período de duas semanas de trabalho e suas devidas datas de início e término. B) No segundo pacote temos a seguinte configuração de calendário: Na Primeira semana e demais exceto a segunda temos Seg à sexta 9h às 18h. Na segunda semana (3/12 à 7/12) temos 09h às 12h. Por conta dessa diferença o Project programa o restante do período para a terceira semana e nesta terceira semana ele volta a obedecer o padrão 9h às 18h terminando a atividade no turno da manhã. C) Analisando a duração de cada atividade na sequência (link término Início) temos então cada pacote com 10 dias uteis, trabalhados, porém se analisarmos de acordo com o intervalo de datas têm diferenças significativas em relação à quantidade de dias úteis no segundo pacote. Ou até mesmo se calcularmos em dias corridos ambos os pacotes tem diferenças em relação ao time, então ficamos atento: A COLUNA DURAÇÃO NOS INDICA DIAS TRABALHADOS NESTE EXEMPLO.

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CRIAÇÃO DE UM PROJETO 5. Definir EAP do Projeto Este é a EAP do projeto que será utilizado como exercício no curso: Obs. Vale lembrar que neste exemplo estamos apenas estruturando um pequeno projeto Civil e ao mesmo não estamos apropriando metodologias construtivas. Detalhe: EAP (Estrutura Analítica do Projeto) refere-se na figura abaixo apenas as que estão dentro de Retângulos, demais são as devidas atividades que estão compondo o pacote, deverão ser futuramente sequenciadas e suas devidas durações. Um segundo detalhe, no pacote de Construção Básica tem uma atividade “Escavar para Fundações” no processo de inserir as atividades de cada pacote não colocaremos esta atividade, a mesma é uma tarefa de outro projeto. Neste caso abaixo a EAP está completa e já com suas devidas atividades.

Inserindo atividades na tabela de entrada. Conforme informado anteriormente, a tabela de entrada é onde inserimos os pacotes conforme a EAP e sucessivamente as atividades de cada pacote da EAP. Para inserirmos atividades basta escolhermos de acordo com a EAP a atividade Titulo do Pacote e digitar o nome do mesmo na coluna nome da tarefa, sucessivamente as atividades que pertencem a esta pacote e em terceiro lugar estabelecer o nível hierárquico. Exercício: Iremos inserir todas as Linhas de EAP e atividades do projeto conforme abaixo:

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Nível Hierárquico Após termos relacionados as tarefas, selecionamos aquelas que serão sub-tarefas, ou seja, farão parte de uma fase ou resumo, e em seguida acionamos o ícone com uma seta verde para a direita (Recuo), como mostra a figura abaixo:

Definiremos agora os níveis da EAP conforme o quadro de EAP do projeto abaixo:  

Para facilitar o entendimento desta etapa iremos inserir uma coluna chamada EDT (Estrutura de Tópicos) ao lado da coluna nome da Tarefa conforme abaixo: Click botão direito em cima da Coluna Nome da Tarefa e na opção Inserir Coluna EDT.

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Obs. Pra exibir a linha 0 do projeto seguir: Guia Formato e a direita superior marcar a caixa Mostrar tarefa resumo do Projeto

6. Definir dicionário da EAP (Um descritivo de cada pacote do projeto). Um breve descritivo de cada sumária. Para inserirmos o dicionário da EAP dê 2 cliks na atividade Fase 1 e vamos na guia anotações: Feito o descritivo cabe realizarmos o mesmo para as demais Sumárias. A ficha Anotações pode colocar uma descrição de como realizar a tarefa, um check-list, dicas, etc. Além disso, também podemos colocar uma imagem como, por exemplo, uma planta do autocad, uma foto, etc. Este documento ou imagem pode ser adicionado com a opção de vínculo. Assim o projeto sempre ficará atualizado com a versão mais atual do documento.

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7. Listas as atividades de cada pacote Os mesmo processos que utilizamos para inserir as atividades da EAP farão para inserir as tarefas dentro de cada pacote conforme abaixo. Ficamos atentos ao nível de cada atividade.

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8. Apontar o Calendário das atividades Dentro de um mesmo projeto podemos ter grupos de atividades com calendários diferentes, exemplo: Um determinado pacote do projeto com suas devidas atividades trabalham com calendário diferente dos demais. Isso aplica-se até para grupos de atividades que possuem turnos de serviços diferentes, devemos apontar o calendário para a atividade conforme este critério. Caso de não apontar o calendário para alguma atividade este seguirá automaticamente o calendário defaut do Project na qual pode não contemplar os feriados ou a carga horária semanal. Existem duas formas de apontar calendário para as atividades: a- Dando 2 click na atividade e irmos na guia avançado e lá escolhemos o calendário que a atividade irá obedecer. b- Inserir a coluna Calendário na tabela de entrada, da mesma forma que inserimos antes a coluna EDT.

9. Estimar a duração de cada atividade A duração pode ser informada em horas (h), dias (d), semanas (s) ou meses (mês). Importante ressaltar que a duração é liquida, ou seja, dias úteis respeitando o calendário do projeto. Caso desejemos especificar uma duração cronológica, ou seja, que não respeite o calendário do projeto, podemos utilizar as seguintes opções:  dias decorridos (dd),  horas decorridas (hd),  semanas decorridas (sd).

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Ao inserirmos no cronograma uma atividade como, por exemplo: 1 Mês, devemos ficar atendo que o project irá considerar 20 dias úteis de trabalho conforme configuração feita anteriormente na parametrização página 17, assim também ao lançar a duração de uma atividade no formato de Semana como exemplo 1 semana o project irá considerar um período de 40 horas, não quer dizer que serão então 7 dias, pois se lançarmos duração da atividade como exemplo 7 dias o project irá considerar 7 dias trabalhados (úteis). Dica: Muito importante em Gerenciamento de contratos ficarmos atento à questão de duração dos serviços, devemos ter sempre a pergunta na ponta da língua quando se fala em duração: “Úteis ou corridos?”. Esta simples questão dá um impacto imenso no cronograma. Vejamos e façamos uma análise na figura abaixo: Trata-se de uma mesma tarefa, porém com durações diferentes:

Etapas ou Eventos (Milestones) São datas importantes no cronograma e são especificadas para o MS Project criando-se uma tarefa com duração igual a 0. A tarefa não terá horas de trabalho nem custo, apenas significa uma data importante como assinatura de um contrato, chegada de um material, data final do projeto, etc. São utilizadas, por exemplo, para se indicar as principais datas de entrega (delivery), como fases terminadas, etc. bem como os principais eventos no projeto. Veja o exemplo abaixo: As tarefas, Entrega do Material da Obra e Entrega da Obra estão como etapas (símbolo de um losango preto). Exercício: A- Qual a duração atual do projeto? (Caso esteja 0 pressione F9) B- Qual a tarefa de maior duração no projeto? C- Qual a atividade que é caminho crítico do Projeto?

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10. Realizar links entre as atividades (predecessoras e sucessoras) Predecessoras É a informação mais importante para o MS Project! Significa o relacionamento entre as tarefas e o que vai possibilitar o cálculo do caminho crítico, e portanto o cálculo da duração do projeto. Para definirmos as precedências basta informarmos, na coluna Predecessora, o número da tarefa (id) que ela depende e qual o tipo de dependência. Existem os 4 tipos que são exemplificados abaixo:  TI (Término-Início) Id

Nome da tarefa

1

Tarefa A Tarefa B

2



Id

Nome da tarefa

1

Tarefa A Tarefa B

Término

Predecessoras 11/Abr/04

18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04 S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q

19/04/04 23/04/04 26/04/04 30/04/04 1

Duração

5 dias 5 dias

Início

Término

Predecessoras 11/Abr/04

18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04 S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q

19/04/04 23/04/04 19/04/04 23/04/04 1TT

II (Início-Início) Id

Nome da tarefa

1

Tarefa A Tarefa B

2



5 dias 5 dias

Início

TT (Término-Término)

2



Duração

Duração

5 dias 5 dias

Início

Término

Predecessoras 11/Abr/04

18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04 S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q

19/04/04 23/04/04 19/04/04 23/04/04 1II

IT (Início-Término) Id

Nome da tarefa

1

Tarefa A Tarefa B

2

Duração

5 dias 5 dias

Início

Término

Predecessoras 04/Abr/04

11/Abr/04 18/Abr/04 25/Abr/04 S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q

19/04/04 23/04/04 12/04/04 19/04/04 1IT

No exemplo a seguir exemplificamos um atraso, ou retardo, na ligação de precedência: Id

Nome da tarefa

1

Tarefa A Tarefa B Tarefa C Tarefa D

2 3 4

Duração

5 dias 5 dias 3 dias 2 dias

Início

19/04/04 26/04/04 06/05/04 28/04/04

Término

Predecessoras 18/Abr/04 25/Abr/04 02/Maio/04 09/Maio/04 S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T Q Q S S D S T

23/04/04 30/04/04 1 10/05/04 2TI+3 dias 30/04/04 2TI-50%

No exemplo acima a Tarefa C somente se iniciará 3 dias após ter encerrado a tarefa de número 2 (tarefa B), enquanto a Tarefa D iniciará quando faltar 50% para terminar a de número 2 (Tarefa B).

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Exercício: 2)

Neste exercício concluiremos a etapa de Gerenciamento de Tempo do nosso projeto, na qual faremos os seguintes Steps:

ID 0

NOME

DURAÇÃO

PREDECESSORA

PROJETO PRÉDIO

1

Fase 1

2

Realizar Levantamento Topográfico

3

Realizar Fundações

4

5 dias 30 dias

2

Aprovar

2 dias

3

5

Comprar Material da Obra

1 sem

4

6

Data de Entrega do Material

0 dias

5TI+10 dias

7

Fase 2

8

Construcao Básica

9

Realizar Alvenaria

45 dias

4;6TI+1 dia

10

Realizar Telhado

25 dias

9TI-20%; 6TI+1

11

Realizar Inst. Hidráulicas

10 dias

9;10

12

Realizar Inst. Elétricas

12 dias

11II

2 sems

11;12

13

Acabamentos

14

Colocar Pisos

15

Realizar Pintura

1 dia

14

16

Realizar Decoração

5 dias

15

17

Fase 3

18

Fazer Acertos Finais

1 sem

14;15

19

Concluir Documentação

10 dias

11;12

20

Data de Entrega da Obra

0 dias

18TI+1 sem

Duração do projeto: 147 dias Exercícios: a- Qual a data de início do Projeto? b- Qual a data de término? c- Qual a duração total do Projeto?

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11. Verificar se toda rede está fechada. Caso não esteja fechar a rede, por mais que não saiba qual sucessora link com final do Projeto. Analise ao final o Gráfico de Gantt e atente se há alguma atividade em aberto. Existem 4 formas de realizar o link entre as tarefas, dependendo da forma que optar pra fazer este link com certeza fará ganhar tempo na elaboração do Cronograma. Para fecharmos a rede, uma vez a rede aberta pode causar problemas no cronograma em relação as sumarias ou algum marco no projeto, podemos usar as seguintes formas: a- Utilizando a coluna Predecessora (já fizemos). b- Dar 2 click na atividade e ir na guia de predecessor , ali nesta apontar o ID da atividade, tipo de relacionamento e a latência. c- Selecionar linhas do cronograma com o Ctrl apertado e pressionar em seguida Ctrl + F2, este processo fará o Link de Término início de acordo com a ordem de seleção. Ex: Temos as seguintes atividades no cronograma: A,B,C,D . Faço a seleção na sequência A,C,D com o Ctrl apertado e pressionar em seguida Ctrl + F2, este processo fará o Link de Término início de acordo com a ordem de seleção Neste momento conclui-se a etapa de gerenciamento e tempo no MS Project. Em muitos projetos tem-se por opção não gerenciar recursos com MS Project, se for para trabalhar neste nível de gerenciamento já pode salvar a linha de base e controlar o avanço das atividades.

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Realizaremos nas páginas seguintes um estudo avançado sobre as informações das tarefas e suas propriedades. Informações Sobre a Tarefa Ao efetuarmos um clique duplo sobre uma tarefa acionamos a tela Informações sobre a Tarefa, que exibe outros atributos (campos) da tarefa que não estão exibidos na tabela. Existem vários campos para configuração e ajustes nas tarefas, inclusive de datas, comentários, calendários diferenciados, etc: Neste caso estamos utilizando a tarefa Realizar Alvenaria.

Guia Geral:

% Cronológico da Atividade, ou seja, o quanto tempo da atividade já foi percorrido durante o projeto.

Ao marcarmos o Campo exibir na linha do tempo a mesma será representado na linha do tempo acima do projeto.

Utilizado para nivelamento dos recursos. Quando existem tarefas em paralelo podemos informar ao Project pra atrasar aquela que tiver menor prioridade. Esta prioridade pode vir da ponderação financeira da tarefa.

O mesmo vale quando marcamos a Representação acumulada pois a mesma será representado no gráfico de gantt sob a tarefa Sumária.

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Guia Predecessora:

Número da linha que identifica a atividade que deve preceder a Alvenaria.

Descritivo da Predecessora

Relacionamento de Precedência, neste caso TI e Latência , ou seja, a atividade Entrega do material quando terminar aguarda-se 1 dia e inicia a Alvenaria.

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Guia Avançado:

É o deadline, ou seja, aquela data limite que se pretende encerrar a tarefa. Colocando uma data neste campo o MS Project põe uma seta verde no Gantt para alertar a data limite. Se o término da atividade exceder esta data ela torna-se crítica e é colocado um ícone de advertência na coluna Indicadores.

Aqui informamos as Restrições. Utilizamos esta opção quando a data de início ou término calculada pelo MS Project para aquela tarefa não nos satisfaz. Podemos então fazer ajustes do tipo Não Iniciar Antes de, Não Terminar Antes de, Deve Iniciar em, Deve Terminar em, etc.

Tipo da tarefa: Duração Fixa, Trabalho Fixo ou Unidade Fixa. Ao lado informamos se a mesma é Controlada por Empenho.

Aqui informamos se a tarefa possui um calendário diferente daquele utilizado no projeto. Caso não possua nenhum horário ou data especial deixar assinalado a opção Nenhum, que utilizará o mesmo calendário do projeto

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Na mesma Guia Avançado temos a opção de marcar a atividade como Etapa, conforme imagem abaixo.

Analisando desenvolveremos o seguinte estudo: a) Ambas as tarefas A e B tem as mesmas durações 5 dias. b) Alocamos um recurso (Fabio) com valor de R$100 /h x 8h/d x 5 dias = R$4000. c) Demos um avanço de 50% automaticamente em cada uma delas Custo Real R$2000 d) A atividade B, marcamos como uma etapa, reparando a mesma atividade a sumária preenche o período de 5 dias porém só marca um marco de término. e) A atividade quando marcada como etapa a mesma nos deixa colocar um prazo e alocar recurso, diferente do que marcar a atividade como um marco que geralmente tem duração de 0 dias consequentemente consegue-se alocar recurso mas não há como fazer o calculo dos valores devido a não ter unidades de tempo. Exercício: 1) A tarefa Realizar Pintura vai ser do tipo Trabalho Fixo. 2) Para realizar a pintura do prédio deverão ser gastas 160 horas de pintores (Obs.: este valor não é a duração da tarefa, mas o tempo de esforço necessário). 3) Critério para venda desta empreitada: Duração 5 dias, Trabalho 160horas, valor a ser pago R$560 4) Convém inserirmos a Coluna Chamada Trabalho na tabela de entrada. Ao Lado da Coluna duração pressione o botão direito e siga para opção Inserir Coluna e inserir a coluna de custo e apontar os critérios do item 3.

Guia Anotações: Já visto anteriormente, a mesma além de Servir para Colocarmos o descritivo de Dicionário da EAP, podemos também por informações sobre uma determinada tarefa, informações técnicas sobre a mesma, informações sobre recursos, checklist etc.

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Tarefas Recorrentes – Tarefas Periódicas São tarefas que se repetem em intervalos regulares em um projeto, como por exemplo reuniões quinzenais de avaliação do projeto. Na área soldas, uma tarefa recorrente é a inspeção de solda. Dica: Atento que todas as tarefas recorrentes são tarefas com restrições, pois pode ocorrer de haver um replanejamento das atividades por sua vez antecipando o marco de fim do projeto e sua data final ficar presa devido a alguma atividade de tarefa recorrente ficar posterior à data de término exibida no marco de fim do projeto.

Seguiremos os passos: 1. Guia tarefa 2. Aba tarefa 3. Tarefa Periódica 4. Configure conforme sua necessidade

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Agrupando Atividades Quando estivermos acessando o Gráfico de Gantt, o Gantt de Controle ou qualquer outra visão que utilize uma tabela, podemos agrupar as atividades do projeto de acordo com um característica específica, á fim de proporcionar uma melhor visibilidade .

Seguiremos os Passos: 1. Guia Exibição 2. Aba Grupo

Dica: Para quem já tem um conhecimento de Excel, o processo de agrupamento é idêntico assim como os critérios para formar Mais Grupos caso o mesmo não esteja em vista. No decorrer de um projeto pode-se haver de ter que fazer muito uso deste recurso. Devemos ficar atento aos comandos de agrupar atividades que reorganizam todo o gráfico de Gantt, porém não há perda dos links entre as atividades.

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FORMATAÇÃO DO GRÁFICO DE GANTT É de suma importância que seja definido um formato padrão para o Gráfico de Gantt ou o Gantt de Controle, para ser utilizado em todos os projetos da empresa. Devemos configurar o gráfico para exibir as datas planejadas para cada tarefa, a linha base (assunto que será visto posteriormente), o executado, o caminho crítico, entre outras informações. Vale atentar que se trata de uma área gráfica onde devemos ter certa cautela em que informações deverão ser exibidas, devemos por informações indispensáveis para facilitar a interpretação do Gantt, pois pondo informações demais acabaremos por poluir e nos confundir em um emaranhado de linhas, letras e barras. Para configurarmos o gráfico seguiremos conforme imagem abaixo:

Define o nome que será impresso na legenda.

Utilizado para se incluir qualquer informação junto a barra da tarefa (em cima, abaixo, á direita, á esquerda ou dentro).

Para esse projeto modelo faremos a seguinte formatação a nível de inserir texto nas atividades sumárias conforme abaixo:

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Demais informações de textos dos nos outros modelos gráficos deixamos em branco.

O Resultado esperado nesta formatação é:

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Outras opções no menu para se configurar o Gantt são:

Formatar/Estilos de Texto :

Permite que seja impresso na planilha cores e fonte diferentes para tarefas críticas, eventos, etc.

Formatar/Linhas de Grade :

Imprime linhas horizontais no Gantt, e também inclui linhas verticais de início e término do projeto.

Arquivo/imprimir Página :

Permite a configuração do cabeçalho a fim de incluir o logo da empresa. E na guia Modos de Exibição solicitar a impressão das anotações das tarefas.

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Um processo simples mas de grande importância no MS Project a nível de controle do Projeto é visualizarmos no gráfico de Gantt a data de Status do Projeto, como defaut da ferramenta a exibição desta linha não vem habilitada, de fato faremos este processo conforme abaixo:

Nas etapas seguintes seguiremos os Steps que são referentes ao gerenciamento de recursos do Projeto, sejam eles recursos materiais, Pessoas e Máquinas. 12. Recursos - Listar todos os recursos a serem utilizados no projeto. 13. Estimar as unidades máximas dos recursos. 14. Verificar valores de hh de cada recurso. O nosso próximo passo é cadastrar os recursos disponíveis para o projeto. Este cadastro é feito relacionando-se os recursos através da opção do menu Exibir/Planilha de Recursos.

Dica: Conforme falado no início de nossa apostila o Project tem algumas tabelas que são muito similares ao Excel, caso você já tenha alguma planilha com todos os recursos listados e seus devidos quantitativos e custos... Copie e cole direto!

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Onde: ID

Número sequencial do recurso

Nome

Nome do recurso

Tipo

Pode ser Trabalho (quando se controla horas de trabalho) , Material (quando se trata de insumos) ou Custo (selecione esse tipo de recurso para controlar itens orçamentários, como custos de viagem, que não dependem da quantidade de trabalho ou da duração da tarefa)

Rótulo Grupo

Utilizado quando tipo é Material. Deve-se informar a medida de consumo do material, por exemplo: m³, kg, saco, etc. Utilizado para agruparmos nossos recursos.

Unid. Máxima

Quantidade máxima disponível do recurso.

Taxa Padrão

Custo de cada hora de trabalho do recurso.

Taxa H. Extra

Custo de cada hora extra de trabalho do recurso.

Custo/Uso

É um custo fixo para utilização do recurso em cada tarefa, como por exemplo, uma taxa de alocação do recurso.

Acumular

Como o recurso recebe se no fim de cada tarefa, se no início ou se será rateado.

Calendário Base

Calendário utilizado pelo recurso.

Código

Pode ser utilizado, por exemplo, para a matrícula do funcionário ou código do produto ou material.

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Exercício: Crie cadastro de recursos abaixo :

Unidade do Grupo Material

Nome do recurso

Tipo

Unid. Taxa máximas padrão

Brita

Material m3

Insumos

Caminhão

Trabalho

Máquinas

Cassio

Trabalho

Planejamentos

Cedae

Trabalho

Empresa

Cimento Despesas Extras

Material Saco

Insumos

Empresa A

Trabalho

Empresa

10

Empresa B

Trabalho

Empresa

15

Taxa h. extra

Custo/uso Acumular

R$ 7,00 R$ 0,00 Rateado R$ R$ 3 R$ 0,00 Rateado 5,00/hr 0,00/hr R$ R$ 1 R$ 0,00 Rateado 40,00/hr 0,00/hr R$ R$ 1 R$ 0,00 Rateado 0,00/hr 0,00/hr R$ 18,00 R$ 0,00 Rateado

Custo

Calendário base

Projeto Prédio Projeto Prédio Projeto Prédio

Rateado

Engenheiros Trabalho

Engenharia

2

Geólogos

Trabalho

Engenharia

1

Lucia

Trabalho

Planejamentos

1

Luiz

Trabalho

Planejamentos

1

Pintores

Trabalho

Serv. Gerais

3

Ricardo

Trabalho

Compras

1

Silvio

Trabalho

Planejamentos

1

Telha

Material Milheiro Insumos

Trator

Trabalho

Insumos

2

R$ 3,00/hr R$ 2,50/hr R$ 38,00/hr R$ 35,00/hr R$ 40,00/hr R$ 40,00/hr R$ 0,00/hr R$ 18,00/hr R$ 35,00/hr R$ 380,00 R$ 6,00/hr

R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr

R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado R$ Fim 300,00 R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado R$ 0,00 Rateado

Projeto Prédio Projeto Prédio Projeto Prédio Projeto Prédio Projeto Prédio Projeto Prédio Projeto Prédio Projeto Prédio Projeto Prédio

R$ 0,00 Rateado R$ Projeto R$ 0,00 Rateado 0,00/hr Prédio

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Informações Sobre o Recurso Ao efetuarmos um clique duplo sobre um recurso acionamos a tela Informações sobre o Recurso, que exibe outros atributos (campos) do recurso que não estão exibidos na tabela. Existem vários campos para configurações adicionais como férias, valor hora diferenciado, anotações, etc.

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Planejando os Custos do Recurso Ao efetuarmos um clique duplo sobre um recurso acionamos a tela Informações sobre o Recurso, que exibe outros atributos (campos) do recurso que não estão exibidos na tabela. Existem vários campos para configurações adicionais como férias, valor hora diferenciado, anotações, etc. Na guia Custos podemos definir valores diferenciados de custo como por exemplo insalubridade, serviços em viagem, etc. Além disso também podemos planejar reajustes no valor á partir de períodos pré-definidos.

Define a data à partir do qual será reajustado o valor hora.

Colocar o % de reajuste que será aplicado. O MS Project calcula o novo valor.

Programar novas tabelas de custos para ser utilizadas em determinadas atividades especiais.

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Para informarmos que tabela de custo será utilizada para determinado recurso em uma tarefa específica, devemos acessar a visão Uso da Tarefa, ir na tarefa desejada e executar um clique duplo no recurso desejado. Surgirá a tela abaixo e então basta definirmos a tabela que será utilizada para pagar este recurso.

15. Alocar os recursos às atividades Existem algumas formas de se realizar a alocação de recursos, a forma que sugerimos é conforme explicação abaixo: Desta forma temos em uma única tela todas as informações da tarefa, o recurso a ser alocado na mesma (neste caso... tem que ser um a um, pois muita coisa no Project pode ser feito via Copy/Paste, no caso alocar recursos não) e sua respectiva predecessora.

Seguiremos: 1. Vamos na guia exibição 2. Confira se estamos em Gantt de Controle 3. Marque a opção detalhes 4. Na tela de baixo botão direito e selecione recurso e Predecessora 5. Selecione a Tarefa 6. Aponte qual ou quais recursos dela e suas unidades sejam horas ou unidades 7. Pressione OK e Próximo

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Exercício: Faça a alocação de recursos nas tarefas conforme a tabela abaixo: TAREFA Fazer Levantamento Topográfico

RECURSOS Geólogo: 1 , Luiz : 1 , Engenheiros : 1, Lúcia : 5h

Realizar Fundações

Engenheiros: 1 , Caminhão : 4 , Trator : 1 , Cimento: 200 sacos, Empresa A: 10 , Brita : 100m

Aprovar

Cassio : 1 , Lucia : 1 , Engenheiros : 1

Comprar Material da Obra

Ricardo : 1

FASE 2

Despesas Extras [R$ 20.000,00]

Realizar Alvenaria

Engenheiros : 1 , Empresa A : 10 , Empresa B : 2 , Cimento : 4/d , Trator : 1 , Caminhão : 1 , Cassio : 1

Realizar Telhado

Trator : 1 , Engenheiros : 1 , Cassio : 1 , Empresa A : 6 , Empresa B : 4 , Telha : 5 Milheiro

Realizar Inst. Hidráulicas

Cedae : 0 (apenas para indicar que será uma empreitada realizada pela CEDAE, mas não vai gerar horas de trabalho (h/h) para a mesma. Lucia : 0,5 (indica que a Lúcia ficrá alocada ½ período por dia para acompanhar o trabalho da CEDAE)

Realizar Inst. Elétricas

Engenheiros : 0,25 , Empresa B : 5 , Lucia : 0,5

Colocar Piso

Empresa B : 8 , Luiz : 0,25

Realizar Pintura

Pintores : 4

Realizar Decoração

Cassio : 1 , Silvio : 1

Fazer Acertos Finais

Empresa B : 5

Concluir Documentação Trabalho: 14.185 h Custo:

Luiz : 1 R$ 141.960,00

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Dica: Para visualizarmos um resumo geral do Projeto seguimos conforme figura abaixo:

Seguimos: 1. Arquivo 2. Informações 3. Estatísticas e conferimos os números conforme exercício anterior. Agrupando Recursos Uma vez que na criação de nosso cadastro de recursos definimos a coluna Grupo e agrupamos nossos recursos por depto, tipo, etc. (Máquinas, Insumos, Fornecedores, Funcionários, etc.) podemos visualizar a nossa planilha fazendo no menu Projeto/Agrupar por: Grupo de Recursos: O mesmo caminho utilizado para agrupar tarefas conforme visto anteriormente é o mesmo para recurso.

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Planejador de Equipe Com o modo de exibição do Planejador de Equipe, você pode ver rapidamente o trabalho dos membros da sua equipe e passar tarefas de uma pessoa para outra. É possível também exibir e atribuir um trabalho não atribuído, visualizar superalocações e ver nomes de tarefas e recursos: tudo em um modo de exibição eficiente. Por exemplo, se um recurso está superalocado, basta você arrastar uma tarefa de um recurso para outro, e a superalocação desaparece.

Conflito de Recursos Esta situação acontece quando em algum ponto do meu projeto utilizo mais recursos do que tenho disponível (campo Unid. Máxima), por exemplo, duas tarefas ocorrem em paralelo com o mesmo recurso, ou então aloquei duas máquinas perfuradoras em uma tarefa quando na verdade somente tenho uma na empresa! Quando existe conflito de recursos, os recursos superalocados aparecem em vermelho na Planilha de Recursos:

O mesmo processo de identificar Superalocação ocorre quando estamos no modo de Gantt de Controle:

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16.Verificar o gráfico de recursos para análise de recursos Superalocados Um dos pontos críticos da operação do MS Project é realizarmos uma análise em relação a Superalocação que ocorre com determinados recursos. Cabe nós analisarmos os gráficos dos recursos para sabermos: Para verificarmos onde ocorrem os conflitos utilizamos os passos descritos abaixo: 1) Acione a opção do menu: Recurso/ Planejador de equipe/ Gráfico de Recursos Exibir e marque a opção Detalhes e selecione ao lado Gantt de controle.

em seguida menu

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2) Agora dê um clique na parte inferior da tela e acione Exibir/Gráfico de Gantt. O quanto está ultrapassando e a soma do que precisa mais o seu atual efetivo.

Unidades de Pico igual ao o quanto você alocado.

Como seria analisarmos este gráfico da figura acima? Temos uma condição em que a empresa A possui um efetivo de 10 funcionários e no momento em que esta mesma empresa começa a realizar duas atividades em paralelo (Alvenaria e Telhado) o seu efetivo durante um tempo precisará de adicionar em seu efetivo mais 6 profissionais e depois ela desmobiliza 10 mantendo apenas 6.

Gráficos Gerados no MS Project Quando mudamos para o modo de Exibição Gráfico dos Recursos e sobre a área gráfica clicamos o botão direito o Project 2010 nos dá as demais opções gráficas que podemos visualizar em relação a um recurso.

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Custo Acumulado O exemplo abaixo mostra o gráfico do custo acumulado do projeto:

Clicamos o botão direito sobre a área gráfica e iremos formatar o estilo do gráfico clicando em seguida na opção Estilo de Barras:

À partir deste ponto modificamos na aba de Recursos para amostrar com Linha e com isto veremos o resultado sendo uma curva S financeira apenas do recurso trator. Neste caso também optamos em ir à guia Exibição e marcamos a caixa de detalhes e habilitamos a o Formulário de Custos.

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O mesmo procedimento pode ser utilizado para a elaboração de uma Curva S da carga de trabalho (carga de trabalho acumulada). Utilizar a opção Formatar/Detalhes/Trabalho Acumulado. Disponibilidade do Recurso Podemos saber a disponibilidade de um dado recurso e verificar se podemos ou não utilizá-lo em um período específico. Clique botão direito na área gráfica e marque a opção Disponibilidade restante

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Custo do Recurso no Período Podemos obter um gráfico que nos mostre quando gastamos com determinado recurso por período. O exemplo abaixo mostra quanto gastamos com Trator no projeto por mês:

17. Nivelar os recursos de acordo com os critérios financeiros do Projeto ou datas do projeto Ao nivelar um recurso devemos ter definido alguns critérios tipo: a) Atrasamos então a atividade ou projeto caso a mesma faça parte do caminho crítico? b) Quanto custa financeiramente este atraso, pois muitos projetos custam milhões por dia de atraso ou multa contratual de X% do valor do contrato? c) Quantos dias de postergação no caso de permitir o atraso? d) Em caso de não permitir o atraso da atividade que não esteja no caminho crítico por questões contratuais ou o projeto em caso da mesma fazer parte do caminho crítico, quanto vai nos custar alocar mais recursos ao projeto ou atividade? e) Como fica a distribuição financeira (curva) deste aditivo financeiro ao projeto? f) Como ficará a curva física e será que temos os recursos disponíveis? Dica: Estes critério é bom definirmos fazendo as simulações de nivelamento e apresentarmos 3 quadros diferentes : 1 – Atrasando o projeto, 2- Alocando mais recursos, 3- meio a meio um pouco de atraso e um pouco de recurso. O MS Project pode detectar as tarefas que estão causando o conflito e tentar resolver para a gente! Este processo chama-se Nivelamento de Recursos.

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Seguimos: a) Guia recurso b) Opções de redistribuição c) Configuramos conforme critério escolhido.

Dica: Já nos facilita um tanto o trabalho pedirmos para o Project Nivelar o recurso de forma Automática e marcar “redistribuir sem atrasar o Projeto”. Nesta manobra o Project irá pegar as atividades na qual tenha recurso superalocado na qual uma das atividades de superalocação não faz parte do caminho crítico a por sua vez atrasar esta atividade que não faz parte do caminho critico. Isto não afetará a data final do projeto. Caso apareçam telas informando que ele não pôde resolver o conflito, anote qual foi o período e tarefa e mande ignorar. Ao final analise cada caso e tente encontrar a melhor solução para resolvê-los, tente por exemplo: -

Trocar de recurso Alterar a duração da tarefa Alterar precedências Aumentar unidade máxima do recurso Fazer a alocação de recursos em diferentes horas por dia através da opção Exibir/Uso do Recurso ou Exibir/Uso da Tarefa.

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Gantt de Redistribuição Após termos realizado o nivelamento (Ferramentas/Redistribuir Recursos), podemos verificar quais as tarefas que o MS Project reagendou, utilizando o Gantt de Redistribuição. Está visão está acessível em Exibir/Mais Modos de Exibição, Gantt de Redistribuição. A figura abaixo mostra este tipo de Gantt:

Antes da Redistribuição

Após redistribuição

Caso o nivelamento executado pelo MS Project não seja satisfatório, podemos voltar na opção Ferramentas/Redistribuição de Recursos e desfazermos o nivelamento através do botão Limpar Redistribuição.

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Tarefas com Preço Fechado Para informarmos o preço fechado de uma atividade, como no caso de uma empreitada, ou mesmo informarmos despesas adicionais, utilizamos o campo Custo Fixo que se encontra na tabela Custo. A coluna Acumular serve para indicar como será feito o pagamento, se ao término da tarefa, no início ou rateado:

Gastos Adicionais com despesas de infraestrutura para o evento (reunião para Aprovação)

Id

Nome da tarefa

0 Prédio Fase 1 1 Le v antame nto Topográfico 2 Fundaçõe s 3 Aprov ação 4 Entre ga do M ate rial 5 Campanha de M arke ting 6 Fase 2 7 Construção 8 Alv e naria 9 Te lhado 10 Inst. Hidráulicas 11 Inst. Elétricas 12 Acabamentos 13 Piso 14 Pintur a 15 Decor ação 16 Entre ga da Obra 17

Preço fechado (empreitada) cobrado pela CEDAE para executar a tarefa.

Custo fixo

R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 2.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 25.000,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00

Acumulação Custo total de custo fixo Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado Fim Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado Fim Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado Rate ado

R$ 147.980,00 R$ 35.768,00 R$ 5.020,00 R$ 26.860,00 R$ 3.888,00 R$ 0,00 R$ 3.200,00 R$ 109.012,00 R$ 109.012,00 R$ 47.880,00 R$ 24.300,00 R$ 26.600,00 R$ 4.272,00 R$ 5.960,00 R$ 2.400,00 R$ 560,00 R$ 3.000,00 R$ 0,00

Exercício: 1) Retorne ao Gantt de Controle e insira as colunas de Custo Fixo e acumulação do Custo Fixo. Informe o valor da empreitada que foi cobrado pela empresa responsável pela tarefa Instalações Hidráulica. Informe também os gastos adicionais na tarefa Aprovação. Observação: O pagamento será feito de forma integral e somente quando a contratada entregar o serviço concluído.

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ACOMPANHAMENTO DO PROJETO 18. Salvar linha de Base do Projeto. Uma vez que não há mais conflito de recursos, o custo do projeto foi aprovado, suas datas de início e término também, portanto o plano de trabalho está OK, podemos encerrar a fase de planejamento e iniciar a execução do projeto.

Iniciaremos então a fase de acompanhamento. Para isso é importante que tenhamos algumas informações sobre as tarefas salvas em alguns campos para que possamos posteriormente comparar o que foi previsto com o que está sendo realizado! Estas informações salvas para posteriores comparações denominam-se Linha Base ou Baseline. O MS Project copia os seguintes atributos de cada tarefa: Início Término Duração Trabalho Custo

    

Início Linha Base Término Linha Base Duração Linha Base Trabalho Linha Base Custo da Linha de Base

Para salvar a linha base utilizamos a opção do menu Projeto e Definir Linha Base. Basta acionar o botão OK que ele salvará a linha base de todo o projeto(ou de tarefa(s) selecionada(s), quando for o caso).

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Como sabemos a linha base ou baseline é na verdade o planejamento do projeto, uma cópia fiel de todo o processo realizado até o momento. Portanto deveria ser única. Porém caso tenhamos mudado o escopo do projeto e necessitarmos gerar outra linha base e desejarmos manter a anterior como histórico podemos então criar a linha base1. Lembre-se que o Baseline que o MS Project considera no acompanhamento é a Linha Base somente, e não a linha base1,2,3 .... Podemos criar outras para manter o histórico apenas. Nesse caso alteraríamos o projeto, e em Ferramentas/Controle/Salvar Linha Base primeiramente salvaríamos o plano provisório copiando a Linha Base atual para Linha Base1, e em seguida salvaríamos a linha base (nova) novamente:

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Formas de Acompanhamento

Indica se desejamos acompanhar somente o % concluído e os prazos (opção ligada) ou se desejamos controlar as horas de trabalho realizadas para atingir o % especificado (opção desligada).

Indica se desejamos que o MS Project calcule o custo real das tarefas no momento em que informarmos o % concluído de cada uma. Se desligarmos deveremos informar na tabela Custo quanto já gastamos com cada tarefa (campo custo real).

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A Tabela Controle Para informarmos o andamento do projeto utilizamos a tabela Controle através da opção do menu Exibir/Tabela/Controle:

Campos a preencher:  Início Real  Término Real  % Concluído (é em relação a duração da tarefa, a informação sai impressa na barra como o realizado)  % Físico (é o percentual do físico realizado na tarefa)  Trabalho Real (quantidade de horas realizadas) O campo Trabalho Real é utilizado quando a opção definida no item anterior como Forma de Acompanhamento estiver desligada. Pois nesse caso quando informarmos o % Concluído o campo Trabalho Realizado não será calculado e sim deverá ter seu valor informado por nós.

Dica: De acordo com cada projeto convém criar as devidas tabelas com as informações necessárias para o controle assim como Layout de controle com as devidas colunas sejam elas referente a Custos ou HH.

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Exercícios: Vamos simular então o acompanhamento do projeto. Tome as ações necessárias e atualize o cronograma conforme as situações abaixo: Para provermos um avanço iremos colocar nossa data de Status num período equivalente mais ou menos a metade das fundações. 1)

Você foi informado que a tarefa REALIZAR LEVANTAMENTO TOPOGRÁFICO iniciou e terminou conforme programado na Linha de Base.

2)

O responsável pela tarefa REALIZAR FUNDAÇÕES não vai poder iniciar a tarefa na data planejada devido ao mau tempo. Solicitou então um prazo de 5 dias a mais. Verifique o cronograma até quando ela pode começar de forma que não atrase o projeto (veja a tabela Cronograma). Note que a tarefa não é crítica, portanto tem alguma folga.

3)

De acordo com a data de status a tarefa REALIZAR FUNDAÇÕES realizou fisicamente 20% e iniciou a mesma com 5 dias úteis de atraso a contar da data de início da linha de base.

4)

O fornecedor responsável pela ENTREGA DO MATERIAL já entrou em contato contigo e avisou que irá atrasar a entrega em 10 dias úteis a contar da data de entrega conforme a linha de base, neste caso essa nova data de entrega vai ser com restrição de “Não iniciar antes de”.

5)

Verifique na tabela Variação como estão ficando os prazos do projeto.

6)

Quantos dias o projeto está atrasado?

7)

Tome medidas de contingência focando no caminho crítico do projeto. Reveja o sequenciamento das atividades de forma que não promova superalocação de recursos, tente analisar a disponibilidade dos recursos e aloca-los em outras tarefas, devemos zerar o atraso do cronograma.

8)

O Cimento terá um reajuste de preço no valor de 15% após a sua atual data de status. Atualize o cadastro de recursos.

9)

Verifique como estão os custos do projeto acessando a tabela Custo. Qual atividade do projeto está sofrendo impacto com este aumento?

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Atualização Automática Podemos fazer com que o MS Project realize as alterações de % Concluído, Início Real e Término Real automaticamente no projeto de acordo com a data especificada. Para isto utilizamos a opção do menu Ferramentas/Controle/Atualizar Projeto:

A opção Definir 0% a 100% concluído atualiza proporcionalmente, de acordo com a data indicada, o % Concluído de cada tarefa. Utilizamos a opção Reagendar trabalho não concluído quando desejarmos fazer uma parada em todo o projeto e reagendar as tarefas para continuarem após uma certa data. Serão utilizadas as duas datas da tela, a primeira como a data da parada e a segunda como a data do reinício.

Linha de Andamento e Data de Status Utilizamos a linha de andamento para indicar no Gráfico de Gantt como está o andamento das tarefas e seu % concluído. Para adicionarmos uma linha de andamento basta clicarmos com o botão direito do mouse sobre o gráfico e selecionarmos a opção correspondente:

Assinalar esta opção

A Data de Status, a data em que atualizamos o projeto, informamos ao MS Project no menu Projeto/Informações sobre o Projeto.

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Exibindo informações sobre o agendamento de tarefas O cronograma (tarefas, dependências entre tarefas, durações, restrições e informações sobre o projeto orientadas pelo tempo.) modificam-se por todo o ciclo de vida do projeto, à medida que as são planejadas e concluídas. Você pode usar o Microsoft Office Project 2010 para ajudar a entender como as alterações em uma tarefa podem afetar o restante do projeto e para controlar as alterações do cronograma. Com uma tarefa selecionada, clique no ícone Drivers de Tarefa na barra de ferramentas. O painel Drivers de Tarefa fornece informações sobre quais fatores estão afetando a data de início da tarefa selecionada. Além do nome da tarefa e da data de início, as informações a seguir são exibidas no painel Drivers de Tarefa, conforme aplicável.

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Título

Descrição

Exemplo

Início real e Atribuições

Se dados reais tiverem sido inseridos para a tarefa, a data real de início será exibida juntamente com os dados que iniciaram a tarefa.

Você planeja o início de uma tarefa para 1º de março e atribuí a tarefa à Luiz. Ele começa o trabalho e relata 40 horas de trabalho real para 1º de março a 5 de março. Na semana seguinte, você precisa rever o plano da tarefa para ajustar uma data de início posterior. Depois de tentar mover a data de início para uma data posterior, você analisa o painel Drivers de Tarefa para ver o que está causando o conflito de agendamento. A atribuição de Luiz e a data de início real são exibidas.

Atraso de Redistribuição

Se você tiver aplicado a redistribuição para ajudar a equilibrar a carga de trabalho do recurso, suas tarefas poderão ser atrasadas para evitar a superalocação. O painel Drivers de tarefa exibe a quantidade de tempo na qual a tarefa selecionada é atrasada devido à redistribuição de recursos.

Sua tarefa é atrasada continuamente à medida que os recursos são redistribuídos no projeto. Você analisa o painel Drivers de Tarefa e vê que sua tarefa está 10 dias atrasada enquanto você espera a disponibilidade do recurso atribuído. Com base nisso, você decide atribuir a tarefa a outro recurso para que ela possa ser concluída sem o atraso.

Tipo de Restrição e Data

O painel Drivers de Tarefa exibe o tipo de restrição colocado atualmente na tarefa, incluindo a data associada à restrição.

Recentemente, você recebeu um novo conjunto de tarefas para gerenciar. A pessoa que gerenciava as tarefas antes já as inseriu no Project. À medida que você modifica uma das tarefas para refletir uma alteração em uma de suas dependências, você encontra problemas ao tentar estender o cronograma em duas semanas. Você analisa o painel Drivers de Tarefa e descobre que a tarefa tem uma restrição “Não Terminar Depois De”, definida para uma data no meio da extensão de duas semanas.

Tarefa de Resumo

Se você tiver restrições em uma tarefa de resumo que afetem as datas das subtarefas, a tarefa de resumo será listada no painel Drivers de Tarefa quando a subtarefa for selecionada.

A data de início de seu projeto é 1º de março. Você cria uma tarefa de resumo com várias subtarefas e define uma restrição Não Iniciar Antes De na tarefa de resumo com a data de 10 de março. O painel Drivers de Tarefa mostra a tarefa de resumo de subtarefas, pois suas datas de início estão sendo controladas pela restrição Não Iniciar Antes De na tarefa de resumo, em oposição à data de início do projeto.

Tarefas

Se você tiver vinculado suas tarefas,

Duas tarefas em seu plano de projeto são

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Predecessoras

as tarefas predecessoras serão exibidas no painel Drivers de Tarefa com seus tipos de restrição e a quantidade interna de tempo de latência ou de espera. Você pode clicar no nome de uma tarefa predecessora para ver seus drivers.

Testar e Liberar. Você configura o plano de projeto para refletir que a tarefa Liberar comece 5 dias depois que a tarefa Testar for concluída, de forma a ter algum tempo para observar as anomalias no produto antes de liberá-lo aos clientes. Ao analisar o painel Drivers de Tarefa para a tarefa Liberar, você vê o vínculo para a tarefa Testar, com uma restrição Término-à-Início e um tempo de latência de 5 dias.

Subtarefas

Se você tiver selecionado uma tarefa de resumo, o painel Drivers de Tarefa exibirá as subtarefas e as tarefas de resumo que estão controlando o cronograma.

Seu plano tem tarefas de resumo representando cada fase do projeto. Em cada tarefa de resumo há várias subtarefas para refletir o trabalho feito durante cada fase. Quando você analisa o painel Drivers de Tarefa para uma tarefa de resumo, visualiza um vínculo para a subtarefa mais antiga que está orientando a data de início dessa fase.

Calendários

Se o período útil com estruturas de tópicos no calendário de tarefas selecionada estiver afetando o cronograma da tarefa, o nome do calendário será exibido no painel Drivers de Tarefa. Você pode clicar no nome do calendário para exibir informações sobre seu período útil e não útil.

Você está planejando um projeto com uma data de início definida para 1º de março. Seu plano de projeto usa um calendário padrão que considera apenas segunda a sexta-feira como período útil. O dia 1º de março cai em um sábado. À medida que você cria tarefas no projeto usando o calendário padrão, as tarefas são automaticamente atrasadas para iniciar no primeiro dia útil do mês, 3 de março. Para descobrir por que a data de início da tarefa é 3 de março, e não 1º de março, você analisa o painel Drivers de Tarefa das tarefas. Um vínculo para o calendário padrão é exibido.

Fonte: Microsoft

Observações:

Se você inseriu outro projeto no projeto atual, primeiramente, é preciso expandir a

tarefa de resumo do projeto antes de exibir seus drivers de tarefa. EXIBIÇÃO DE INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO Utilização de Tabelas As informações do banco de dados do MS Project, tanto as de Tarefas como as de Recursos, são organizadas em forma de tabelas. Existem algumas tabelas pré-definidas e o usuário pode também criar as suas próprias tabelas. As tabelas existentes são:

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Rede PERT Através da opção Exibir/Diagrama de Rede podemos gerar a rede PERT. Visualizaremos toda a rede de precedência, onde cada tarefa é representada por uma caixa. No interior da caixa temos o Nome, ID, Duração, Início, Término e Recursos. Com um clique duplo na caixa acessamos a tela Informações sobre a Tarefa. Esta visão pode ser configurada através de um clique no gráfico e na opção Formatar/Layout. Podemos inclusive formatar o conteúdo das caixas.

Utilização de Filtros Em projetos grandes a maneira de limitarmos os dados que serão exibidos é a utilização de filtros. Eles restringem as linhas de tarefas que serão impressas na tabela. Existem vários filtros prédefinidos para o banco de dados de Tarefas e Recursos. Por exemplo, com relação a tarefas: Tarefas críticas, Tarefas em andamento, Tarefas concluídas, Tarefas em um intervalo de datas, Tarefas com orçamento estourado, etc. Com relação aos recursos: Recursos superalocados, Grupo de recursos, etc. Os recursos encontram-se na opção do menu exibição/Filtro. Também existe a possibilidade de utilizarmos o auto-filtro na qual é idêntico ao Excel, que são filtros executados á partir de uma coluna da tabela.

Seguiremos: 1. Guia exibição 2. Filtro 3. Ou Auto Filtro

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Exercícios: 1) 2) 3) 4) 5)

Quantas atividades com duração maior que 20 dias são críticas no projeto? Quais atividades não estão no caminho crítico do projeto? Liste as atividades que tem o custo atual maior que R$ 30.000,00. Gere um cronograma com as tarefas em que a Lúcia está envolvida. Quantas atividades estão com variação de início maior que 5 dias?

Relatórios No MS Project 2010 existem 2 tipos de relatórios que podem ser acessados através da opção do menu Relatórios na barra de ferramentas:

São os relatórios pré-configurados, que existem em todas as versões do MS Project., conforme mostra a tela abaixo:

Por exemplo, se desejarmos imprimir o fluxo de caixa do projeto realizamos um clique duplo no ícone Custos e em seguida escolher o Fluxo de Caixa:

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São relatórios gráficos criados no Excel á partir de dados exportados do MS Project. Os dados são exportados para tabelas dinâmicas no Excel, onde o gráfico é gerado. De qualquer forma as figuras abaixo mostram um exemplo:

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Exercício: 1) Imprima o Relatório de Orçamento do projeto. Modifique o cabeçalho e rodapé. 2) Imprima um relatório que liste as atividades que cada recurso está alocado no projeto. 3) Liste as atividades pendentes para o funcionário Cássio.

Exercício Final – Recapitulando 1) Construa o projeto ÁREA DE LAZER elaborando o cronograma segundo a EAP abaixo: Obs. A Construção será a Linha 1 do Projeto, atento em exibir a Tarefa Resumo do Projeto (Guia Formato marque tarefa resumo do Projeto e o nome desta Linha 0 = Área de Lazer.

2) Faça o cadastro dos recursos do projeto:

Nome do recurso Ajudantes Brita Caminhão Cimento Encanador Mestre de obras Paisagista Pedreiros Pintores

Tipo Trabalho Material Trabalho Material Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho

Unidade do Material

Unid. Máximas 12

m³ 1 saco 1 1 1 8 6

Taxa padrão R$ 3,00/hr R$ 8,00 R$ 3,00/hr R$ 20,00 R$ 5,00/hr R$ 5,00/hr R$ 10,00/hr R$ 5,00/hr R$ 5,00/hr

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3) Agora faça a alocação de recursos conforme a tabela abaixo: Escavar para fundações

Ajudantes[12];Caminhão

Aterrar Fundações Construir Saunas Construir Piscinas Construir Quadra de Esportes

Ajudantes[10];Brita[40];Cimento[150];Mestre-de-obras Ajudantes[3];Pedreiros[6];Cimento[50];Mestre-de-obras Ajudantes[2];Pedreiros[8];Cimento[100];Encanador;Brita[15];Me stre-de-obras Ajudantes[2];Pedreiros[3];Brita[20];Cimento[60]

Realizar Pinturas Realizar Acabamentos Finais Pavimentar Entrada de Automóvel e Calçadas Gramar e concluir o jardim

Pintores[6] Ajudantes[5];Mestre-de-obras Ajudantes[6];Cimento[50] Paisagista;Ajudantes[4]

4) Compare agora o resultado obtido em termos de duração, carga de trabalho e custo:

Projeto Construção da Área de Lazer

Duração 30 dias

Trabalho 2.400 hrs

Custo R$ 18.928,00

Subprojetos e Projetos Consolidados Podemos incluir um projeto dentro de outro, criando um subprojeto. Basta irmos na guia Projeto e no botão de Subprojetos. No projeto mestre ele é visto como uma tarefa, toda atualização feita no subprojeto afeta o projeto mestre quando este for aberto. No exemplo abaixo o projeto Área de Lazer foi incluído no projeto PRÉDIO como uma tarefa (subprojeto). Se executarmos um clique duplo nesta tarefa o MS Project vai abrir o arquivo de projeto relacionado. E neste caso ainda fizemos um link entre projetos na atividade de Instalações Hidráulicas com início das atividades da área de lazer.

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Da mesma forma fazemos para criarmos um projeto consolidado, ou seja, um portfólio dos projetos da empresa para proporcionar uma visão macro a nível gerencial de todos os projetos. Basta criar um projeto novo vazio, e então acionar a opção Incluir/Projeto e selecionar os projetos desejados. A figura abaixo mostra um exemplo de projeto consolidado:

Dica: Caso tenha um Portfólio de projetos e realize esta projeção de ter todos os projetos dentro de um máster, ao Abrir o Master fique ciente que deixará todos os demais arquivos em modo de visualização, não podendo ser editados por outro Profissional que esteja trabalhando no Projeto x, isso deixando a equipe de Planejamento parada até que você feche o Master. Pra resolver este problema tem a Ferramenta Project Server e Web Service. (Curso a parte) Criando um Modelo de Projeto Após o encerramento e com o sucesso do projeto, podemos criar um modelo baseado nele. Isto facilitará muito na criação de novos projetos semelhantes, pois não precisaremos relacionar as tarefas novamente, colocar duração, predecessora, EAP, alocar recursos, etc. Quando formos criar um novo projeto basta ir no menu Arquivo/Novo e escolher Modelos no Meu Computador. Depois é só ajustar e adaptar as realidades do novo projeto. Para criar um modelo salve o projeto atual da seguinte forma: Arquivo/Salvar como e selecionar Salvar como tipo MODELO:

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Em seguida surgirá outra tela com algumas opções, que devem ser todas selecionadas (é óbvio que se estamos criando um modelo nenhum destes atributos devem ser salvos!).

Á partir de agora sempre que desejarmos criar um novo projeto baseado em um modelo existente basta acionarmos a opção Arquivo/Novo e no menu lateral selecionar a opção No Computador e escolher então o modelo desejado. Veja a figura abaixo:

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O Project 2010 permite que você abra e edite projetos de versões anteriores do Microsoft Project, sem ter as versões anteriores em seu computador. Também é possível salvar um arquivo do Project 2010 em várias versões anteriores do Project sem baixar e instalar um conversor.

O que acontece quando você abre versões anteriores de arquivos do Project no Project 2010 Quando você usa o Project 2010 para abrir arquivos .MPP de versões anteriores do Project, o Project opera com funcionalidade reduzida e exibe o Modo de Compatibilidade na barra de títulos na parte superior da janela do aplicativo. No modo de compatibilidade, você pode abrir, editar e salvar o Project 2000-2003 e os arquivos do Project 2007 em seus formatos originais, mas não pode usar nenhum dos novos recursos do Project 2010. O Project continuará a operar no modo de compatibilidade até você converter o projeto no formato de arquivo do Project 2010. Quando o Project 2010 opera no modo de compatibilidade, alguns recursos que são novos para o Project 2010 operarão com funcionalidade reduzida.

RECURSO PROJECT 2010

DO

COMPORTAMENTO NO MODO DE COMPATIBILIDADE

Tarefas inativas

Tarefas não podem ser definidas como inativas.

Tarefas agendadas manualmente

Tarefas não podem ser agendadas manualmente. Elas só podem ser definidas para agendamento automático.

Datas em branco

Como tarefas sem datas são um recurso de tarefas agendadas manualmente, datas iniciais e finais devem ser aplicadas a todas as tarefas.

O que acontece quando você salva um arquivo do Project 2007 no Project 2010 Quando você converter um arquivo do Project 2007 em um arquivo do Project 2010, o Project operará com funcionalidade total e não no modo de compatibilidade. Entretanto, o comportamento padrão do Project para tarefas existentes e novas será diferente para novos arquivos criados no Project 2010.

RECURSO DO PROJECT 2007

COMPORTAMENTO QUANDO SALVO NO PROJECT 2010

Agendamento automático

As tarefas existentes serão definidas para agendamento automático.

Criação de nova

As novas tarefas serão definidas para agendamento automático por

email: [email protected]

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tarefa

padrão. Elas poderão ser configuradas para serem agendadas manualmente após serem criadas.

Coluna Modo de Tarefa

A coluna Modo de Tarefa (que indica se uma tarefa foi definida para agendamento automático ou manual) não será exibida. Entretanto, essa coluna poderá ser adicionada.

Projetos mestres

Os arquivos de projeto mestre serão exibidos com funcionalidade total. Entretanto, os subprojetos que estiverem no projeto mestre e não tiverem sido convertidos para o Project 2010 não poderão ser expandidos. Os subprojetos que forem convertidos para Project 2010 poderão ser expandidos.

Vínculos projetos

entre

Os vínculos entre projetos contidos em arquivos do Project que não tiverem sido convertidos para o Project 2010 e que estiverem inseridos em um arquivo que tenha sido convertido para o Project 2010 não poderão ser expandidos. Os vínculos entre projetos que tiverem sido convertidos para o Project 2010 poderão ser expandidos.

Arquivos do pool de recursos

Um Project que tenha sido convertido para o Project 2010 e use um arquivo de pool de recursos compartilhado que não tenha sido convertido para o Project 2010 não terá acesso às informações do recurso no arquivo de pool de recursos, a menos que esse arquivo seja convertido para o Project 2010.

Alterações campo fórmulas

de nas

Se você usar campos dentro de fórmulas para criar campos personalizados no Project 2007, alguns campos serão alterados automaticamente para seu equivalente do Project 2010. Os seguintes campos serão alterados:

   

O campo Início será alterado para Início Agendado. O campo Duração será alterado para Duração Agendada. O campo Término será alterado para Término Agendado. O campo Início da Linha de Base será alterado para Início Estimado da Linha de Base. O campo Duração de Linha de Base será alterado para Duração Estimada da Linha de Base. O campo Término da Linha de Base será alterado para Término Estimado da Linha de Base.

 

email: [email protected]

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O que acontece quando você salva um arquivo do Project 2010 em uma versão anterior Quando você salvar um arquivo do Project 2010 em uma versão anterior do Project, algumas configurações de tarefa serão alteradas. Quanto mais antiga for a versão do Project, mais alterações ocorrerão nas configurações de tarefa.

RECURSO Project 2007

COMPORTAMENTO QUANDO SALVO NESTA VERSÃO MAIS ANTIGA    



Tarefas agendadas manualmente Tarefas agendadas manualmente são definidas para agendamento automático. Tarefas inativas Tarefas inativas são excluídas. Fonte com tachado A fonte com tachado é removida. A tarefa não é excluída. Efeitos de cores A cor de 32 bits é definida como a mais próxima dos 16 tipos de cores para estilos de barra, indicadores e outros efeitos gráficos. Tarefas de resumo Tarefas de resumo agendadas manualmente são definidas como tarefas de etapa no Project 2007.

email: [email protected]

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Project 20002003

Os seguintes recursos adicionais do Project 2007 serão removidos quando um arquivo do Project 2010 for salvo no Project 2000-2003:  



 





Informações sobre orçamento As informações contidas nos campos de orçamento são perdidas. Recursos de custo As informações contidas nos campos de recurso de custo podem ser alteradas, porque os recursos de custo são convertidos em recursos materiais. As informações contidas em outros campos de custo não são perdidas. Formatação de célula em segundo plano As células de planilha que tiverem formatação em segundo plano aplicada perderão essa formatação. As informações desses campos não serão perdidas. Proprietário de atribuição As informações contidas nos novos campos Proprietário de Atribuição são perdidas. Exceções de calendário Novas exceções adicionadas à funcionalidade de calendário de projeto e de recurso (como exceções mensais, exceções anuais e aquelas com datas arbitrárias) são perdidas. Campos novos e personalizados Informações em campos novos para Project 2007 ou quaisquer fórmulas que dependerem desses campos serão perdidas. As novas opções definidas em campos personalizados criados no Project 2007 serão perdidas, como a nova configuração de rolagem para baixo para o cálculo de linhas de atribuição. Os valores de campo personalizado de atribuição de tarefa também serão perdidos. Campos personalizados da empresa Os campos personalizados da empresa criados no Project 2007 são perdidos.

DICA SOBRE FORMAÇÃO COMPLEMENTAR. Para muitos que realizam treinamento em MS Project, provisiona ingressar na área de Planejamento ou mesmo gerenciar algum projeto utilizando a ferramenta. Porém sabemos das limitações da ferramenta, então devemos prover aprimorarmos absolvendo conhecimento em outras ferramentas. Abaixo alguns outros cursos na mesma área que tem grande valor no mercado, consulte seu instrutor sobre os cursos.         

Microsoft Office Project Avançado (Gerenciamento de Campos Personalizados e Planejamento Avançado) Administração em MS Project. Project Server e Webserver. Excel Avançado com foco em Planejamento. Oracle Primavera P6 Básico Oracle Primavera P6 Avançado Oracle Primavera Web Oracle Primavera Administração Fundamentos em Gerenciamento de Projetos Dicas e macetes sobre a ferramenta: www.terranovaplanejamento.com

email: [email protected]

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Gerenciando Projetos com MS Project 2010 Formulário de Avaliação Local do Curso: __________________________ Data: ___________ Instrutor: ______________________________________________ F = Fraco

R = Regular

B = Bom

O = Ótimo

1) Instrutor: O instrutor conhecia o assunto ? Quanto ao relacionamento com a turma ? Quanto a forma de apresentar os assuntos ? Interesse em tirar dúvidas ? 2) Material Didático: Qual sua opinião sobre o material fornecido ao aluno ? 3) Local de Realização: Qual sua opinião sobre a sala de aula ? O equipamento utilizado funcionou corretamente ? 4) Considerações Gerais: O curso atendeu as suas expectativas ? Indicaria este curso á outras pessoas ? (S/N) Observações e Sugestões:

email: [email protected]

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