Apostila de Gestão Administrativa

 

APOSTILA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA 1. O QUE QUE SÃO SÃO EMP EMPRE RESA SAS S

Segundo o Wikipédia, empresas são: [...] um conjunto organizado de meios com vista a exercer uma atividade particular, pública, ou de economia mista, que produz e oferece bens e/ou serviços, com o objetivo de atender a alguma necessidade humana. Para as empresas o principal objetivo a ser atingido é o lucro, que em uma visão moderna é a consequência do processo produtivo e o retorno esperado pelos investidores. 1.1 Breve História das Empresas Sempre existiram formas de trabalhos organizadas e dirigido. Contudo as empresas desenvolveram-se de forma lenta até a revolução industrial. Muitos investigadores dividem a história da empresa em 6 fases. 1.1.1 Fase artesanal

Desde a antiguidade, até 1780, o regime de produção esteve limitado a artesãos e a mão-deobra intensiva e não qualificada, principalmente mais direcionada para a agricultura. O sistema de comércio era de troca por troca (trocas locais). 1.1.2 Fase da industrialização Com a revolução industrial, as empresas sofreram um processo de industrialização ligado às máquinas. O uso do carvão, nova fonte de energia, veio a permitir um enorme desenvolvimento nos países.  A empresa empresa assume assume um papel relevante no desenvolvimen desenvolvimento to da sociedades, sociedades, introduzindo introduzindo novas novas máquinas consoante o material que se queria produzir, como a máquina de fiar, tear, maquina a vapor, locomotivas, etc.

 

1.1.3 Fase de desenvolvimento industrial

Os dois expoentes marcantes desta fase, são o aço e a eletricidade. O ferro é substituído pelo aço, como fonte básica da indústria, e o vapor é transferido pela eletricidade e derivados de petróleo. O desenvolvimento do motor de explosão e do motor elétrico, estabelecem uma relação entre a ciência e o avanço tecnológico das empresas. Isto fez com que se desse o desenvolvimento dos transportes e das comunicações, o que permitiu encurtar as distancias entre diferentes áreas, o que permite o desenvolvimento rápido do intercambio comercial. 1.1.4 Fase do Gigantismo Industrial

Nesta fase as empresas atingem enormes proporções, passando a actuar em operações de âmbito internacional e multinacional. Surgem os navios cada vez mais sofisticados e de grande porte, grandes redes ferroviárias e auto-estradas cada vez mais acessíveis. O automóvel e o avião tornam-se veículos cada vez mais usuais / correntes, e com o aparecimento da televisão as distâncias encurtam-se. 1.1.5 Fase moderna

 

Corresponde à fase em que o desenvolvimento científico e tecnológico das empresas se afirma de forma surpreendente e a utilização de meios tecnológicos cada vez é mais preciso. Cada vez é mais notório o contraste entre os países do norte e do sul, começando a ser  classificados por países desenvolvidos (os da zona norte, mais avançados a nível tecnológico e empresarial), e países "em via de desenvolvimento" (países da zona do sul, menos industrializados, e mais rurais). Nos países desenvolvidos começam a “circular” novos materiais básicos ( p.ex plástico alumínio ,fibras sintéticas, etc.). Ao petróleo e eletricidade são aumentadas novas formas de energia, como a nuclear e a solar. O surgimento de novas energias, como o circuito integrado e a informática, permitem a sofisticação da qualidade de vida quotidiana. O uso de TV a cores, computador, comunicação por satélite e os carros, permite dinamizar as empresas. Existe uma relação direta entre empresa, consumo, publicidade. Várias formas de publicidade são hoje em dia estudadas pelos departamentos de marketing das empresas sendo que o meio publicitário que tem crescido mais nos últimos anos é a Internet, sites como http://www.pandaempresas.com surgem cada vez com mais frequência em todos os Países Desenvolvidos e em vias de desenvolvimento. Os consumidores cada vez passam a ser mais existentes em termos de tecnologia. Surge então a competição entre as empresas no intuito de satisfazer os clientes, o que leva de forma direta e indireta ao avanço tecnológico. Por trás deste avanço estão estudos científicos. A ciência cada vez fica mais ligada à empresa. 1.1.6 Fase de incerteza Pós – Moderna Hoje em dia, as empresas encontram-se num clima de turbulência. O ambiente externo das empresas caracteriza-se por uma complexidade e mobilidade que os empresários não conseguem “gerir” de forma adequada.  As empresas empresas tendem tendem a estagnar, estagnar, o que não é recomendável, recomendável, pois a empresa empresa deve deve assumir-se assumir-se como um sistema de aberto a mudanças e inovações a todos os níveis, nomeadamente a nível de produtos internos e gestão. 1.1.7 Quadro de Síntese FASE PERÍODO Fase artesanal Antiguidade até à revolução industrial 1780 Fase da in ind dustrializa ização Prim ime eira revolução industrial 1780 - 1860 Fase do desenvolvimento desenvolvimento industrial industrial Segunda e terceira revolução revolução industrial 1860 - 1914 Fa Fase se do gi giga gant ntis ismo mo indu indust stri rial al Entre Entre as du duas as gran grande dess guer guerra rass mun mundi diai aiss 191 1914 4 - 194 1945 5 Fase moderna Do pós–guerra até à atualidade 1945 - 1980 Fase de incerteza Atualidade após 1980 2.0 CATEGORIAS DAS EMPRESAS  A concepção concepção de uma uma empresa, seja ela grande grande ou pequena, pequena, com com ou sem fins lucrativos, lucrativos, não se torna possível sem a adoção de uma série de princípios administrativos que irão engendrar  a organização e o conseqüente desenvolvimento da empresa. Os princípios administrativos são dados por quatro fatores: Planejamento, Organização Coordenação Controle.  A organização organização pode ainda ainda ser divida divida em duas fases: fases: • • • •

 

Economia Rudimentar: consumo reduzido, baixa produção, artesanal, falta de organização. Economia Evoluída: aumento do consumo, produção empresarial, desenvolvimento da organização. Dentre os diversos tipos de empresa, temos a de produção, construtora e a de serviços.  As empresas empresas ainda podem ser ser classificadas classificadas quanto quanto a: Objetivos (comerciais, industriais, de prestação de serviços). •

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Tamanho (grande, média, pequena, micro). Estrutura: (individuais, coletivas, públicas, mistas). Volume de Trabalho Interno (simples, complexas). Organização (Linear ou Militar, Funcional, Estado Maior ou “Staff”). "Produzir" é o ato de transformar recursos materiais em bens de consumo pela atividade comercial. "Desperdício" é a perda de materiais por negligencia, imperícia ou imprudência do agente administrativo. O desperdício pode ser causado por tipos de origem, fator material, humano ou racional. 3. 0 DIVISÃO DAS EMPRESAS 3.1 Pelo setor econômico Dependendo do tipo de prestação da empresa, tem-se as seguintes categorias: Setor primário, correspondendo à agricultura; Setor secundário, correspondendo à indústria; Setor terciário, correspondendo ao setor de serviços. Setor quaternário, correspondendo às organizações não governamentais. 3.2 Pelo número de proprietários O proprietário da empresa pode ser apenas uma pessoa, caso das empresas individuais, como podem ser mais de uma, formando sociedades. Existem as seguintes modalidades na legislação brasileira: Empresa em nome individual Sociedade por quotas Empresa de Responsabilidade Limitada, (Ltda ou Lda - terminação no nome da empresa) Sociedade Anônima, (SA - terminação no nome da empresa) • •

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Cooperativas, (CRL - terminação no nome da empresa) Em Comandita, 3.3 Pelo tamanho  A empresa empresa pode ser ser ainda categorizada categorizada pelo seu tamanho, tamanho, de de acordo com com um ou uma série de critérios, como o número de empregados, volume de negócios, etc. Uma forma rápida para traduzir genericamente este compêndio de critérios é dizer que a empresa pode ser: Micro Empreendedor Individual Microempresa Macroempresa Empresa de pequeno porte Empresa de médio porte Empresa de grande porte • •

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3.4 Pelofim fim lucrativo •

 

fim não lucrativo Essa divisão, parte da antiga conceituação de Empresa, uma associação organizada ou empreendimento ou ainda uma firma ou pessoa jurídica que explora uma determinada atividade com objetivo de lucro. Todavia, deve-se levar em conta uma nota em relação a uma certa confusão sobre o que é uma empresa sem fim lucrativo. Uma empresa ao declarar que ter lucros não é um fim em si próprio, não implica que a empresa não crie lucros, mas antes que esses lucros não irão ser  •

redistribuídos pelos dono(s) da empresa.  A empresa empresa pode aplicar aplicar esses esses lucros para para poder suportar suportar os custos da sua sua atividade, atividade, e o restante restante (o chamado lucro) poderá muito bem ser aplicado na expansão da sua atividade (alargamento), aumentos de eficiência (melhoria da qualidade de funcionamento), ou ainda como também tem sido muito praticado: praticar um preço igual ao custo. 4.0 CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO  A administração,tam administração,também bém chamada chamada gerenciamento gerenciamento ou gestão de empresas, empresas, supõe a existência existência de uma instituição a ser administrada ou gerida, ou seja, um agrupamento de pessoas que se relacionem num determinado ambiente, físico ou não, orientadas para um objetivo comum que é a empresa. Empresa, aqui significa o empreendimento, os esforços humanos organizados, feitos em comum, com um fim específico, um objetivo. As instituições (empresas) podem ser públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos.  Atualmente  Atualme nte se utiliza utiliza esta palavra palavra para designar os estabelecimentos estabelecimentos comerciais, comerciais, industriais, industriais, de serviços, etc., grandes ou pequenos, o que não revela seu sentido no título da profissão.  A necessidade necessidade de organizar organizar os estabelecimentos estabelecimentos nascidos nascidos com com a revolução revolução industrial industrial levou levou os profissionais de outras áreas mais antigas e maduras a buscar soluções específicas para problemas que não existiam antes. Assim a pesquisa de métodos especiais para administrar  estes empreendimentos deu origem aos rudimentos da ciência da administração. Não se deve confundir a gerência de uma casa ou de nossa vida pessoal que tem sua arte própria, porém empírica com a gerência de uma instituição, considere aqui este termo como genérico para empreendimento, empresa. Para Maximiano, 2000:  Administrar  Adminis trar é o processo processo de tomar, tomar, realizar e alcançar alcançar ações que que utilizam recursos para para atingir  objetivos. Embora seja importante em qualquer escala de aplicação de recursos, a principal razão para o estudo da administração é seu impacto sobre o desempenho das organizações. É a forma como são administradas que torna as organizações mais ou menos capazes de utilizar  corretamente seus recursos para atingir os objetivos corretos. 4.1 Funções Administrativas

 

 Atualmente, as principais  Atualmente, principais funções funções administrativas administrativas são: Fixar objetivos (planejar);  Analisar:  Analisa r: conhecer conhecer os problemas; problemas; Solucionar problemas; Organizar e alocar recursos (recursos financeiros e tecnológicos e as pessoas); Comunicar, dirigir e motivar as pessoas (liderar); Negociar; Tomar as decisões (rápidas e precisas); • •

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Mensurar e avaliar (controlar). 4.2 O papel do administrador   As funções funções do gestor gestor foram, num num primeiro primeiro momento, momento, delimitadas delimitadas como: como: planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. No entanto, por ser essa classificação bastante difundida, é comum encontrá-la em diversos livros e até mesmo em jornais de forma condensada em quatro categorias. São elas: planejar, organizar, liderar e controlar. Planejar : "definir o futuro da empresa, principalmente, suas metas, como serão alcançadas e quais são seus propósitos e seus objetivos" , ou como "ferramenta que as pessoas e as organizações usam para administrar suas relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo decisório." O planejamento envolve a determinação no presente do que se espera para o futuro da organização, envolvendo quais as decisões deverão ser tomadas, para que as metas e propósitos sejam alcançados. Organizar : pode-se constatar que [...] se fosse possível seqüenciar, diríamos que depois de traçada(s) a(s) meta(s) organizacional (ais), é necessário que as atividades sejam adequadas às pessoas e aos recursos da organização, ou seja, chega a hora de definir o que deve ser feito, por  quem deve ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se, o que é preciso para a realização da tarefa. Logo, "organizar é o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objetivos. O processo organizacional tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas." Liderar : envolve influenciar as pessoas para que trabalhem num objetivo comum. "Meta(s) traçada(s), responsabilidades definidas, será preciso neste momento uma competência essencial, qual seja, a de influenciar pessoas de forma que os objetivos planejados sejam alcançados." •

Na gestão não basta apenas ser uma pessoa boa, é necessário que tenha nascido para vencer, vitória essa que está relacionada com a busca constante de desafios, com a coragem de

 

mobilizar-se, de assumir seu papel diante de seus pares, de seus colaboradores e de seus supervisores. Quando se fala de gerir pessoas é importante ter em atenção ser competente, reconhecer  competência e competências. Trabalhar ou liderar pessoas é uma tarefa árdua, em que mais depressa se detectam os fracassos do que os sucesso, já que no primeiro caso toda a empresa se poderá ressentir, no segundo, o mérito é geralmente assumido de forma solitária. Trabalhar com seres humanos exige conhecer, compreender para posteriormente se desenvolver. Para identificar competências há que conhecer muito bem a empresa e todos os seus colaboradores. Desta forma partimos para a implementação de todo um sistema organizado, planejado e formalizado com o objetivo de reter talentos, desenvolver as capacidades individuais, prever constrangimentos, e acima de tudo criar e gerir as oportunidades. Desta forma motivamos todos os intervenientes, gerimos as suas expectativas e potenciamos a produtividade. Liderar significa análise, responsabilidade e justiça. Maximiano, 2000 ao invés de liderar, define o terceiro passo como executar , "o processo de execução consiste em realizar as atividades planejadas que envolvem dispêndio de energia física e intelectual" E por último controlar , que "estando a organização devidamente planejada, organizada e liderada, é preciso que haja um acompanhamento das atividades, a fim de se garantir a execução do planejado e a correção de possíveis desvios"(ARAÚJO, 170, 2004). Cada uma das características podem ser definidas separadamente, porém dentro da organização, são executadas em conjunto, ou seja, não podem ser trabalhados disjuntas. 4.3 Princípios para um bom administrador  Saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas; Saber decidir e solucionar problemas; Saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas; Utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas; Saber lidar com pessoas: comunicar eficientemente, negociar, conduzir mudanças, obter cooperação e solucionar conflitos. Ter uma visão sistêmica e global da estrutura da organização; Ser proativo, ousado e criativo; •

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Ser um bom líder; Gerir com responsabilidade e profissionalismo; Ter visão de futuro. 5.0 ORGANIZAÇÕES Organização é a arte de empregar todos os recursos disponíveis a fim de alcançar um determinado objetivo. (Henry Dutton) Uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar  propósitos coletivos. Além de pessoas, as organizações utilizam outros recursos, como máquinas e equipamentos, dinheiro, tempo, espaço e conhecimentos. Por meio de uma organização, é possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório de análises ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são todos exemplos de organizações. • • •

Sempre que alguém precisa realizar uma atividade para a qual é necessário recorrer ao concurso de outros, ou sempre que algumas pessoas descobrem que, se unirem suas forças, conseguirão

 

fazer coisas que seriam impraticáveis se perseguidas por apenas uma delas, o resultado é uma organização. 5.1 Organização Formal e Informal  As organizações organizações podem podem ser formais formais ou informais. informais. As organizações organizações informais informais podem podem existir como entidades independentes. No entanto, essas organizações informais independentes não têm nenhum interesse prático para o estudo de administração. Portanto, quando falamos em organização informal estamos nos referindo às organizações informais existentes dentro das organizações formais. A maioria dos autores considera mesmo que as organizações informais independentes não têm as características necessárias para serem consideradas como organizações. Uma característica importante da organização, que a distingue de outros tipos de sistemas sociais, é a prioridade para a consecução de uma meta específica. Segundo esse critério, os grupos de amigos não são organizações nesse sentido técnico. Podemos dizer, portanto, que sem objetivo nenhuma organização teria razão de existir e, em conseqüência, todas as organizações realizam objetivos.

Para que exista uma organização formal é necessário, além do objetivo, um conjunto de regras mais ou menos permanentes e uma estrutura estabelecendo os papéis e as relações entre seus membros. A organização formal requer autoridade das pessoas que exercem o controle e estabelecem a forma de sua utilização, bem como a divisão do trabalho e as relações formais entre os seus membros. Dentro das organizações formais, surgem sempre grupos espontâneos de pessoas que têm afinidades, ou interesses ou conhecimentos comuns. Essas relações pessoais funcionam como mecanismos fortíssimos de comunicação e podem afetar as decisões, favorecendo u prejudicando a organização formal.  As organizações organizações informais informais tendem tendem a fortalecer fortalecer o poder poder dos seus seus membros, membros, que obtêm obtêm informações por meio do grupo e podem usá-las em benefício próprio. Podem existir também trocas de benefícios recíprocos, geralmente em prejuízo da organização formal. As organizações informais tendem a fortalecer o poder dos seus membros, que obtêm informações por meio do grupo e podem usá-las em benefício próprio. Podem existir também trocas de benefícios recíprocos, geralmente em prejuízo da organização formal. Na organização informal, o prestígio de cada um não está diretamente vinculado à hierarquia, mas à aceitação que se consegue dos demais membros. Essas “redes” informais podem, porém, servir de exemplo em relação à facilidade de comunicação que existe no seu interior.  Assim, concluím concluímos os que para que exista exista organização organização formal formal é preciso: preciso: objetivo; objetivo; divisão de trabalho; fonte de autoridade (formal ou informal) e relações (entre as pessoas e grupos). 5.2 O Sistema Organizacional e seu ambiente externo O sistema organizacional corresponde a um sistema que contém elementos humanos e materiais empenhados, coordenadamente, em atividades orientadas para resultados, ligados por sistemas de informação e influenciados por um ambiente externo, com o qual o sistema organizacional interage permanentemente. Tudo o que exemplificamos como organização: empresas, universidades e escolas, entre outros, são sistemas organizacionais, pois satisfazem a essa definição. Um ponto importante dessa definição é o ambiente externo. Nenhuma organização está isolada, t ambém age. Ao mas inserida num ambiente externo que atua sobre ela e sobre o qual ela também

 

elaborar seus planos a empresa os faz considerando o ambiente de modo a modifica-lo a seu favor. Isso faz com que as organizações sejam caracterizadas como sistemas abertos. O Macroambiente é um amplo sistema que envolve as organizações, abrangendo os aspectos demográficos, científicos, tecnológicos e ecológicos, físicos, políticos, econômicos, sociais e culturais. Ele interage permanentemente com a organização e esta procura influenciá-lo, mas sua capacidade é relativamente limitada. Fatores que compõem o Macroambiente:

1. Cient Científi ífico coss e tecn tecnoló ológi gico cos: s: Conhecimentos acumulados pela humanidade que influenciam na maneira de realizar as tarefas e operações. 1. Polít ítiicos: Padrões de organização e funcionamento do Estado e da sociedade civil e dos seus mecanismos de interação e regulação (inclusive a opinião pública). 1. Econômico icos: Organização do sistema econômico; política econômica; produto nacional bruto e per capita capita; perfis de distribuição de riqueza; taxas inflacionárias e níveis de emprego, entre outros. 1. In Inst stit itu uci cion onai ais: s: Contextos de normas legais que regulamentam comportamentos individuais e coletivos. 1. Sociais: Tradições culturais, valores, ideologias, pressões sociais e mitos, entre outros. 1. Demo em ográf gráfic ico os: Crescimento demográfico, densidade demográfica, distribuição espacial, composição etária e étnica, entre outros. 1. Ecoló lóg gico icos: Meio ambiente físico e natural que circunda o sistema organizacional. O Microambiente corresponde a sistemas próximos à empresa e que interagem com ela de maneira forte e permanente. Abrange os fornecedores de insumos, os clientes, os competidores e os órgãos governamentais ou regulamentadores. O microambiente influencia permanentemente a empresa e esta também procura influenciá-lo, tendo, quase sempre, alguma capacidade para isso. Fatores que compõem o Micro ambiente: a) Consumidores: Usuários dos produtos e serviços da organização. b) Fornecedores: Supridores de recursos: capital, mão-de-obra, materiais, equipamentos, serviços e informações, entre outros. c) Concorrentes: Produzem bens ou serviços iguais, semelhantes ou sucedâneos, visando aos mesmos consumidores ou usuários; competem pelos mesmos recursos junto aos mesmos fornecedores. d) Regulamentadores: Entidades que impõem controles, limites e restrições à ação da organização: governo, meios de comunicação de massa, sindicatos, associações empresariais e de classe e organizações não governamentais, por exemplo.  A interação interação do sistema sistema organizacional organizacional com o ambiente ambiente no qual qual ele atua atua cria, nesse nesse sistema, sistema, subsistemas específicos, que interagem, cada um deles, com setores específicos do ambiente

 

geral e, especialmente, do ambiente operacional. Assim, surge o conceito de diferenciação no sistema organizacional.  Abaixo uma uma representação representação sobre sobre os ambientes ambientes a que que a empresa empresa faz parte. parte.

6.0 SETORES DA ADMINISTRAÇÃO O funcionamento de qualquer empresa, pequena, média ou grande, apóia-se em quatro pilares: o Produção Marketing o Finanças o Recursos Humanos. o Para a administração deles, as etapas são as mesmas: organizar, planejar, dirigir e controlar. Em todos os setores há a necessidade ter objetivos bem claros e definidos. 7.0 ORGANOGRAMAS O organograma é uma espécie de diagrama usado para representar as relações hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles. É uma representação gráfica da estrutura organizacional de uma empresa. São decisões importantes no processo de organização de uma empresa: 1. Definir a divisão do trabalho e responsabilidades2. Definir tipo de autoridade3. Definir sistema de comunicação Para que isso ocorra se torna necessária a utilização de uma estrutura. As vantagens e desvantagens do uso de um organograma são: VANTAGENS DESVANTAGENS Visualiza de imediato os órgãos de linha e É estático de assessoramento; Indica a relação entre órgãos; É altamente formal Não indica todas as relações e situações Possibilita o conhecimento formal da comunicação 7.1 Modelos de Organogramas

 

Existem alguns tipos de organogramas: - Organograma vertical (também chamado de clássico), é mais usado para representar  claramente a hierarquia na empresa;

- Organograma circular (ou radial), é exatamente o contrário, usado quando se quer ressaltar o trabalho em grupo, não há a preocupação em representar a hierarquia. É o mais usado em instituições modernas ou do terceiro setor onde o se quer ressaltar a importância do trabalho em grupo;

- Organograma horizontal também é criado com base na hierarquia da empresa, mas tem essa característica amenizada pelo fato dessa relação ser representada horizontalmente, ou seja, o cargo mais baixo na hierarquia não está numa posição abaixo dos outros (o que pode ser  interpretado como discriminação, ou que ele tem menos importância), mas ao lado;

- Organograma funcional é parecido com o organograma vertical, mas ele representa não as relações hierárquicas, e sim as relações funcionais da organização; - Organograma matricial é usado para representar a estrutura das organizações que não apresentam uma definição clara das unidades funcionais, mas grupos de trabalhos por projetos que podem ser temporários (estrutura informal). Como pôde ser percebida, a própria criação do organograma exige um estudo da organização e a definição do que se pretende representar.

 

Nos últimos anos tem-se notado uma tendência de mudança nos organogramas das empresas, chamada de “downsizing” que é o “achatamento” do organograma. Esta técnica promove a redução dos níveis hierárquicos da empresa com o objetivo de aproximar os níveis da organização, reduzir mão-de-obra e custos e agilizar processos decisórios. Em outras palavras, reduz a verticalização da estrutura organizacional. Leia mais:  mais: http://www.ebah.com.br/content/ABAAABnogAD/apostila-gestao-administrativaalunos#ixzz22KHGpXTI