Aplikasikeuanganexcel 150110081242 Conversion Gate01

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - i

Program

Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel

http://xclmedia.net

i

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - ii

Sanksi Pelanggaran Pasal 44: Undang-undang Nomor 7 Tahun 1987 Tentang Perubahan atas undang-undang Nomor 6 Tahun 1982 Tentang Hak Cipta 1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak mengumumkan atau memperbanyak suatu ciptaan atau memberi izin untuk itu, dipidana dengan pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp 100.000.000,- (seratus juta rupiah). 2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan’atau denda paling banyak Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).

ii

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - iii

Program

Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel

Syarifuddin

Penerbit Qowamedia Utama Jl. Sidomukti No. 32, Cemani, Solo Telp./Fax. (0271) 722549

http://xclmedia.net

iii

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - iv Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel Syarifuddin ©2004, Qowamedia Utama, Solo Hak Cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan oleh Penerbit Qowamedia Utama, Solo 2004

ISBN : 979-98717-0-0

Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit.

iv

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - v

KATA PENGANTAR PENERBIT Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah Subhanahu wataala, buku “Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel” dapat kami terbitkan. Buku ini merupakan sebuah panduan pembuatan aplikasi yang dikembangkan di Microsoft Excel, bagaimana dapat membuat sebuah program aplikasi akuntansi melalui Microsoft Excel. Dengan memanfaatkan fungsi-fungsi dan menu-menu yang ada di Microsoft Excel, penulis dapat menciptakan sebuah aplikasi yang cukup canggih dan merupakan sebuah teknik yang cukup langka yang dikembangkan di Microsoft Excel. Di sisi lain Microsoft Excel merupakan sebuah program yang sudah banyak dikenal orang dan digunakan untuk pengolahan berbagai macam data, terutama data angka. Dengan adanya buku ini, dapat menjadi sebuah tambahan pengetahuan untuk mengembangkan sebuah program olah data akuntansi melalui Microsoft Excel. Buku ini disusun oleh penulis dengan sistematika penulisan yang cukup mudah untuk difahami dan dipelajari dengan penjelasan tahap demi tahap sehingga diharapkan dapat digunakan bagi pelajar dan mahasiswa untuk menyelesaikan latihan membuat laporan keuangan dan bagi karyawan perusahaan untuk menyelesaikan tugas menyusun laporan keuangan perusahaan dengan hanya menggunakan Microsoft Excel. Solo, April 2004

Penerbit

http://xclmedia.net

v

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - vii

KATA PENGANTAR Dalam dunia akuntansi dikenal Program Aplikasi Akuntansi atau Komputer Akuntansi yang berfungsi sebagai alat bantu untuk memproses data akuntansi menjadi laporan keuangan. Melalui program aplikasi akuntansi pekerjaan akuntansi menjadi lebih mudah, cepat, akurat dan terformat dengan baik. Di kalangan umum dikenal banyak program aplikasi akuntansi seperti General Ledger, Dac Easy Accounting, MYOB Accounting, Simply Accounting dan sebagainya. Namun, dalam realitas tidak semua orang menggunakan program tersebut untuk membuat laporan keuangan. Bahkan orang sering membuat laporan keuangan menggunakan Microsoft Excel. Akan tetapi, kebanyakan mereka menggunakan sebatas menjalankan fungsi-fungsi perhitungan dan pembuatan tabel saja dari Microsoft Excel dan belum banyak yang mengoptimalkannya menjadi sebuah program aplikasi akuntansi yang tersistematis. Oleh karena itu, penulis mencoba menyusun sebuah buku yang diberi judul “Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel” yang dibuat dengan memanfaatkan secara optimal fungsi-fungsi dan menu-menu yang ada pada Microsoft Excel sehingga menjadi sebuah program aplikasi akuntansi yang cukup dapat diandalkan kemampuannya. Program aplikasi akuntansi ini sudah penulis terapkan pada beberapa perusahaan menengah ke bawah, dimana dasar dan cara pembuatannya sama dengan yang dijelaskan pada buku ini. Untuk bekerja dengan program aplikasi akuntansi ini, cukup dibutuhkan satu disket karena kapasitas file yang dimiliki program aplikasi ini kurang dari satu disket sehingga dapat bekerja dan dibawa di komputer manapun. Solo, Januari 2004 Penulis

http://xclmedia.net

vii

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - ix

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR PENERBIT ..........................................................

v

KATA PENGANTAR ............................................................................

vii

DAFTAR ISI ........................................................................................

ix

PENDAHULUAN .................................................................................

xiii

BAB 1 1.1

1.2 1.3

BAB 2 2.1 2.2 BAB 3 3.1 3.2

FUNGSI-FUNGSI DAN MENU-MENU PEMBUATAN PROGRA APLIKASI AKUNTANSI ...................................... Fungsi-fungsi yang Digunakan dalam Pembuatan Program Aplikasi Akuntansi .............................................................. 1.1.1 Fungsi SUM ............................................................ 1.1.2 Fungsi IF ................................................................. 1.1.3 Fungsi SUMIF ......................................................... 1.1.4 Fungsi SUBTOTAL .................................................. 1.1.5 Fungsi VLOOKUP ................................................... Rumus Fungsi antar Sheet .................................................. Menu-Menu yang Digunakan dalam Pembuatan Program Aplikasi Akuntansi .............................................................. 1.3.1 Menu Edit > Copy dan Menu Edit > Paste .............. 1.3.2 Menu Format > Sheet > Rename ............................ 1.3.3 Menu Insert > Name > Define ................................. 1.3.4 Menu Data > Filter > Auto Filter .............................

13 13 14 14 17

SIKLUS AKUNTANSI PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI ........................................................................ Siklus Akuntansi ................................................................ Siklus Akuntansi Program Aplikasi Akuntansi ....................

19 19 22

PERSIAPAN SEBELUM PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI ....................................................... Pemahaman tentang Siklus Akuntansi dan Fungsi (Formula) Microsoft Excel ................................................... Instalasi Program Microsoft Excel .......................................

http://xclmedia.net

1 1 1 3 6 7 10 12

27 27 28

ix

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - x 3.2.1 3.2.2 BAB 4 4.1

4.2

4.3 4.4

BAB 5 5.1 5.2 BAB 6 6.1

x

Lembar Kerja (Sheets) ............................................. Separator (Tanda Pemisah) Fungsi ..........................

29 30

PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN DAGANG ...................................... Pembuatan Format Program Aplikasi Akuntansi ................. 4.1.1 Pembuatan Format Daftar Akun ............................. 4.1.2 Pembuatan Format Jurnal Kas ............................... 4.1.3 Pembuatan Format Jurnal Kas (Bank) ................... 4.1.4 Pembuatan Format Jurnal Pembelian .................... 4.1.5 Pembuatan Format Jurnal Penjualan ..................... 4.1.6 Pembuatan Format Jurnal Memorial ....................... 4.1.7 Pembuatan Format Buku Besar ............................. 4.1.8 Pembuatan Format Neraca Lajur ........................... 4.1.9 Pembuatan Format Laporan Laba-Rugi .................. 4.1.10 Pembuatan Format Laporan Laba Ditahan ............. 4.1.11 Pembuatan Format Neraca .................................... 4.1.12 Pembuatan Format Buku Pembantu Piutang ......... 4.1.13 Pembuatan Format Buku Pembantu Hutang .......... Menambah atau Menghapus Akun ..................................... 4.2.1 Menambah Akun ..................................................... 4.2.2 Menghapus Akun .................................................... Menambah atau Menghapus Baris Jurnal ........................... Menambah atau Menghapus Baris Daftar Buku Pembantu . 4.4.1 Menambah Baris Daftar Buku Pembantu ................ 4.4.2 Menghapus Baris Daftar Buku Pembantu ...............

33 33 33 39 41 42 43 45 46 57 65 70 73 77 80 83 83 88 88 89 89 90

CONTOH PENERAPAN PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN DAGANG ................. Soal Kasus ......................................................................... Penyelesaian Soal ..............................................................

91 91 94

PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN MANUFAKTUR .............................

133

Pembuatan Format Program Aplikasi Akuntansi ................. 133 6.1.1 Pembuatan Format Daftar Akun .............................. 134 6.1.2 Pembuatan Format Jurnal Kas ................................ 135

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - xi 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8 6.1.9 6.1.10 6.1.11 6.1.12 6.1.13 6.1.14

Pembuatan Format Jurnal Kas (Bank) ..................... Pembuatan Format Jurnal Pembelian ...................... Pembuatan Format Jurnal Penjualan ....................... Pembuatan Format Jurnal Memorial ........................ Pembuatan Format Buku Besar .............................. Pembuatan Format Neraca Lajur ............................. Pembuatan Format Laporan Harga Pokok Produksi Pembuatan Format Laporan Laba-Rugi .................... Pembuatan Format Laporan Laba Ditahan ............... Pembuatan Format Neraca ...................................... Pembuatan Format Buku Pembantu Piutang ........... Pembuatan Format Buku Pembantu Hutang ...........

135 136 136 137 137 137 138 138 139 140 141 142

BAB 7

CONTOH PENERAPAN PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN MANUFAKTUR ......... 143

7.1 7.2

Soal Kasus .......................................................................... 143 Penyelesaian Soal ............................................................... 146

BAB 8

LAPORAN ARUS KAS PADA PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI ......................... 185

8.1 8.2

Pembuatan Format Laporan Arus Kas ................................. 186 Contoh Hasil Laporan Arus Kas ........................................... 193

http://xclmedia.net

xi

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - xiii

PENDAHULUAN Laporan keuangan merupakan hasil dari proses pengolahan data akuntansi, dimulai dari pencatatan transaksi ke dalam Jurnal, diposting ke Buku Besar, kemudian dipindahkan menjadi Laporan Keuangan (Laba-Rugi, Laba Ditahan dan Neraca) yang dilakukan secara sistematis. Microsoft Excel atau juga sering disebut orang Excel merupakan salah satu program spreadsheet yang memiliki kemampuan dalam melakukan pengolahan data menjadi sebuah informasi khususnya data-data berupa angka. Di lain hal, laporan keuangan merupakan sebuah informasi yang berasal dari pengolahan data, yaitu data akuntansi. Lalu bagaimana kita dapat memanfaatkan fasilitas yang ada pada Microsoft Excel sehingga datadata akuntansi dapat diolah menjadi sebuah informasi akuntansi berupa laporan keuangan. Tentunya di sini diperlukan pengetahuan yang cukup tentang Microsoft Excel disamping pengetahuan tentang dasar-dasar akuntansi. Microsoft Excel kita gunakan bukan sekedar menjalankan fungsifungsi perhitungan dan pembuatan tabel saja, tapi bagaimana kita dapat mengoptimalkannya menjadi sebuah program aplikasi akuntansi yang tersistematis. Oleh karena itu, penulis mencoba memperkenalkan sebuah program aplikasi akuntansi yang dibuat melalui Microsoft Excel yang kemudian diberi nama “Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel”. Program Aplikasi Akuntansi ini kemampuannya dapat diandalkan. Sebagaimana lazimnya sebuah program aplikasi akuntansi, pembuatan laporan keuangan melalui program aplikasi akuntansi ini juga dijalankan dan diproses secara otomatis dan sistematis oleh komputer, dengan cukup melakukan input pada Jurnal, saldo awal Buku Besar dan saldo awal Buku Pembantu. Proses selanjutnya hingga menjadi laporan keuangan dilakukan secara otomatis oleh komputer Dengan memanjatkan puji syukur kepada Allah Subhanahu wa Ta’ala, akhirnya penulis dapat menuangkannya menjadi sebuah buku yang kini telah hadir di hadapan Saudara. Buku ini merupakan penyempurnaan dari terbitan sebelumnya yang diterbitkan oleh Interindo Consultant. Kemudian pada

http://xclmedia.net

xiii

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - xiv terbitan ini karena dirasa cukup penting, penulis menambahkan satu Bab tersendiri mengenai Laporan Arus Kas sehingga program aplikasi ini terasa lebih sempurna dari sebelumnya. Buku ini dibagi menjadi tujuh bab, yaitu : Bab 1 — Fungsi-Fungsi dan Menu-menu Pembuatan Program Aplikasi Akuntansi. Bab ini akan menjelaskan tentang fungsi-fungsi dan menu-menu Microsoft Excel yang akan digunakan untuk merancang pembuatan program aplikasi akuntansi. Di sini akan diberikan juga contoh-contoh secara sederhana, bagaimana membuat dan menerapkan rumus-rumus fungsi tersebut serta bagaimana menjalankan perintah menu-menu tersebut. Bab 2 — Siklus Akuntansi Program Aplikasi Akuntansi. Bab ini akan menjelaskan gambaran tentang siklus akuntansi, kemudian menjelaskan tentang siklus akuntansi yang ada pada program aplikasi akuntansi ini. Bab 3 — Persiapan sebelum Pembuatan Program Aplikasi Akuntansi. Bab ini akan menjelaskan kesiapan-kesiapan yang perlu dilakukan sebelum melaksanakan pembuatan program aplikasi akuntansi, yaitu pemahaman Siklus Akuntansi dan fungsi-fungsi (formula) Microsoft Excel serta instalasi Microsoft Excel pada komputer yang akan digunakan untuk melaksanakan pembuatan program aplikasi akuntansi. Bab 4 — Pembuatan Program Aplikasi Akuntansi untuk Perusahaan Dagang. Bab ini akan menjelaskan langkah-langkah dan cara-cara pembuatan program aplikasi akuntansi untuk perusahaan dagang, bagaimana membuat rumus-rumus fungsinya dan bagaimana menjalankan menumenunya. Bab 5 — Contoh Penerapan Program Aplikasi Akuntansi untuk Perusahaan Dagang. Bab ini akan menjelaskan sebuah contoh penerapan untuk perusahaan dagang, dimana akan diberikan soal kasus berupa datadata akuntansi, kemudian dibuat laporan keuangan dengan menggunakan program aplikasi akuntansi yang telah dibuat pada Bab 4. Bab 6 — Pembuatan Program Aplikasi Akuntansi untuk Perusahaan Manufaktur. Bab ini akan menjelaskan langkah-langkah dan cara-cara pembuatan program aplikasi akuntansi untuk prusahaan manufaktur, namun sebagian besar langkah-langkah dan cara-cara pembuatannya sama dengan

xiv

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - xv yang dijelaskan pada Bab 4. Oleh karena itu, hanya sebagian yang akan dijelaskan. Bab 7 — Contoh Penerapan Program Aplikasi Akuntansi untuk Perusahaan Manufaktur. Bab ini akan menjelaskan sebuah contoh penerapan untuk perusahaan manufaktur, dimana akan diberikan soal kasus berupa data-data akuntansi, kemudian dibuat laporan keuangan dengan menggunakan program aplikasi akuntansi yang telah dibuat pada Bab 6. Bab 8 — Laporan Arus Kas pada Program Aplikasi Akuntansi. Bab ini akan menjelaskan langkah-langkah dan cara-cara pembuatan format Laporan Arus Kas dan menampilkan hasil Laporan Arus Kas yang terkait dengan contoh perusahaan dagang (Bab 5) dan perusahaan manufaktur (Bab 7). Buku ini disertai pula sebuah CD yang berisi program aplikasi akuntansi yang dibahas dalam buku ini, yang terdiri dari : 1. Contoh-1 (kosong) File program aplikasi akuntansi yang dibuat dan belum diisi sebagaimana pada pembahasan Bab 4. 2. Contoh-1 (isi) File program aplikasi akuntansi yang telah diisi dengan transaksi sebagaimana pada pembahasan Bab 5. 3. Contoh-2 (kosong) File program aplikasi akuntansi yang dibuat dan belum diisi sebagaimana pada pembahasan Bab 6. 4. Contoh-2 (isi) File program aplikasi akuntansi yang telah diisi dengan transaksi sebagaimana pada pembahasan Bab 7. Buku ini dapat dijadikan panduan untuk membuat laporan keuangan dengan aplikasi komputer yang berbasis microsoft Excel, baik bagi pelajar, mahasiswa, karyawan perusahaan maupun siapa saja yang bergelut di bidang akuntansi, khususnya mereka yang terbiasa menggunakan Microsoft Excel dalam membuat laporan keuangan. Penulis mengucapkan terima kasih kepada rekan-rekan yang selama ini memberikan saran dan masukan atas penulisan buku ini, serta rekan-rekan di Qowamedia yang ikut mendukung diterbitkan kembali buku ini dengan

http://xclmedia.net

xv

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - xvi beberapa penambahan dan penyempurnaan. Penulis merasa buku ini jauh dari sempurna, oleh karena itu dengan sangat terbuka penulis mengharapkan adanya saran maupun masukan demi kesempurnaan buku ini. Penulis berharap agar pembaca dapat mengambil manfaat dari buku ini dan dapat mengembangkannya lagi sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan, selamat mencoba. Catatan : - Insya ‘Allah buku kami berikutnya “Aplikasi Buku Piutang dan Analisis Umur Piutang dengan Microsoft Excel”. Keunggulan : rumus otomatis saldo piutang (individu dan kelompok), jatuh tempo, pengelompokan umur piutang, link tanggal dengan komputer dan otomatisasi lainnya yang sangat berguna dalam pengelolaan data piutang.

xvi

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 1

BAB 1 FUNGSI-FUNGSI DAN MENU-MENU PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI

1.1 Fungsi-fungsi yang Digunakan dalam Pembuatan Program Aplikasi Akuntansi 1.1.1 Fungsi SUM Fungsi SUM adalah fungsi yang digunakan untuk menjumlahkan nilai-nilai yang terdapat pada beberapa sel dalam suatu range tertentu atau menjumlahkan nilai-nilai yang terdapat pada beberapa deret angka atau deret sel. Bentuk penulisan fungsi SUM ada beberapa bentuk, yaitu sebagai berikut : =SUM(Range) =SUM(Angka_1;Angka_2;Angka_n) =SUM(Sel_1;Sel_2;Sel_n) =SUM(Range;Angka_n:Sel_n) Berikut contoh penerapan fungsi SUM tersebut dengan beberapa bentuk cara penulisannya seperti pada gambar 1.1. Formula Bar

Gambar 1.1

http://xclmedia.net

1

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel -2 Perhatikan kotak Formula Bar pada gambar 1.1 di atas akan nampak isi sel B4 berupa rumus fungsi, dimana kursor diletakkan pada sel tersebut. Bagaimana jika fungsi SUM dihubungkan dengan sumber data yang berada pada lain sheet. Sebagai contoh sumber data berada pada sheet1, sedangkan tempat penulisan fungsi berada pada sheet2, maka bentuk penulisan fungsinya dapat dilihat seperti pada gambar 1.2.

Gambar 1.2

Keterangan : 1. Jika sumber data berada pada lain sheet atau berbeda dengan sheet penulisan fungsi, maka fungsi akan menuliskan identitas sheet data di depan sel atau range fungsi. Penulisan fungsi tersebut demikian karena ketika kita menuliskan rumus fungsi, kemudian kursor kita arahkan ke sel atau range data yang berada pada sheet lain, maka dengan sendirinya rumus akan menambahkan identitas sheet dari sel atau range dimana data tersebut berada, seperti "Sheet1!A!" menunjukkan Sheet 1 kolom A1. Jadi apabila Anda membuat rumus fungsi dan sumber data berada pada sheet lain, maka penulisan sumber data pada rumus fungsi cukup Anda lakukan dengan menggerakan atau meletakkan kursor pada sel atau range sumber data tersebut berada (lihat pembahasan sub bab 1.2 Rumus Fungsi antar Sheet) 2. Pada rumus fungsi kedua "=SUM(3;2;4;1)", perbedaan sheet tidak mempengaruhi isi rumus fungsi karena penulisan isi rumus fungsi tersebut sedikitpun tidak terkait dengan sel atau range sumber data, namun penulisan fungsi tersebut mengambil data nilai angka langsung dan bukan

2

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 3 sel atau range sumber data tersebut.

1.1.2 Fungsi IF Fungsi IF adalah sebuah fungsi logika yang digunakan untuk menentukan suatu keputusan berdasarkan suatu kondisi tertentu. Fungsi ini akan menghasilkan suatu nilai atau jawaban jika sesuai dengan kriteria yang disyaratkan. Sebaliknya fungsi ini akan menghasilkan nilai atau jawaban yang lain jika hasilnya tidak sesuai dengan kriteria yang disyaratkan. Sebagai contoh, jika Nilai Ujian di atas "59", maka "Lulus", jika tidak maka "Tidak Lulus". Berdasarkan contoh tersebut dapat kita buat menjadi sebuah rumus fungsi sebagai berikut : =IF(Nilai Ujian>59;"Lulus";"Tidak Lulus") Berikut ini contoh penerapan rumus fungsi IF tersebut seperti pada gambar 1.3 di bawah.

Gambar 1.3

Fungsi IF dapat kita kembangkan lagi dengan memanfaatkan fungsi lain, seperti fungsi OR atau fungsi AND. Sebagai contoh, jika Nilai Ujian Kimia < "59" atau Nilai Ujian Fisika < "59", maka "Tidak Lulus", jika tidak maka "Lulus". Berdasarkan contoh tersebut dapat kita buat menjadi sebuah rumus fungsi sebagai berikut : =IF(OR(Kimia "59", maka "Lulus", jika Nilai Ujian Kimia > "59" dan Nilai Ujian Fisika > "59", maka “Lulus”, jika tidak maka "Tidak Lulus". Berdasarkan contoh tersebut dapat kita buat menjadi sebuah rumus fungsi sebagai berikut : =IF(AND(Kimia 59);"Lulus";IF(AND(Kimia>59;Fisika > 59);"Lulus";"Tidak Lulus")) Fungsi di atas menunjukkan persyaratan (IF) akan dipenuhi melalui dua ketentuan (AND) yang harus dipenuhi kedua-duanya, maka akan memberikan jawaban “:Lulus”. Jika persyaratan (IF) dua ketentuan (AND) tersebut tidak ada, maka akan memberikan jawaban “Tidak Lulus”. Berikut ini contoh penerapan perluasan rumus fungsi IF dengan fungsi AND tersebut seperti pada gambar 1.5 di bawah.

Gambar 1.5

4

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 5 Di dalam memberikan syarat pada fungsi IF, kita dapat menggunakan beberapa operator perhitungan maupun operator perbandingan berikut : Simbol Operator Perhitungan + penambahan pengurangan * perkalian / pembagian ^ perpangkatan % prosentase maupun operator perbandingan seperti : Simbol < >= =

Operator Perbandingan lebih kecil dari lebih kecil sama dengan lebih besar dari lebih besar sama dengan sama dengan tidak sama dengan

Pada beberapa contoh fungsi IF di atas dapat kita lihat di situ terkandung adanya operator perbandingan. Pada gambar berikut ini akan diberikan contoh fungsi IF terkandung beberapa operator Perhitungan dan sekaligus operator Perbandingan seperti pada gambar 1.6 di bawah.

Gambar 1.6

Dengan mengambil contoh di atas, fungsi IF dapat kita kembangkan dimana sumber data tersebut berada pada sheet lain sehingga bentuk penulisan fungsinya seperti pada gambar 1.7 di bawah.

http://xclmedia.net

5

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 6

Gambar 1.7

1.1.3 Fungsi SUMIF Fungsi SUMIF adalah fungsi yang digunakan untuk menjumlahkan nilai-nilai yang terdapat pada beberapa sel dalam suatu range tertentu dengan kriteria tertentu yang dihubungkan dengan range kriterianya. Bentuk penulisan fungsi SUMIF adalah sebagai berikut : =SUMIF(Range;Kriteria;Sum_range) Range : adalah range yang berisi data-data yang akan dievaluasi Kriteria : adalah syarat dari isi sel range yang akan dijumlahkan Sum_range : adalah sel-sel yang isinya akan dijumlah dan berhubungan dengan sel-sel pada range yang sesuai dengan kriteria yang diberikan. Contoh penggunaan fungsi SUMIF berikut sekaligus dengan dua cara bentuk penulisan fungsi seperti pada gambar 1.8.

Gambar 1.8

6

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 7 Dengan mengambil contoh di atas, fungsi SUMIF dapat kita kembangkan lagi dimana sumber data tersebut berada pada sheet lain sehingga bentuk penulisan rumus fungsinya seperti pada gambar 1.9. Fungsi SUMIF merupakan fungsi yang cukup banyak digunakan dalam pembuatan rumus-rumus fungsi pada program aplikasi akuntansi nantinya. Penggunaan fungsi ini mempunyai peran penting dalam proses pengolahan data melalui program aplikasi akuntansi ini, yaitu berfungsi untuk melakukan klasifikasi dan penjumlahan data-data angka pada range data (jurnal-jurnal) ke dalam kriteria Akun-akun.

Gambar 1.9

1.1.4 Fungsi SUBTOTAL Fungsi SUBTOTAL adalah fungsi yang akan menghasilkan nilai subtotal dalam sebuah daftar atau database. Fungsi ini secara otomatis akan terbentuk apabila kita bekerja dalam suatu daftar atau database dengan menggunakan menu Data u Subtotal. Fungsi ini dapat juga digunakan berkaitan dengan tampilan data hasil dari suatu filter. Apabila kita bekerja dalam suatu filter dan menggunakan fungsi SUBTOTAL, maka tampilan sel-sel baris hasil dari suatu filter akan dihitung oleh fungsi SUB- TOTAL, sedangkan sel-sel baris yang tersembunyi akan diabaikan oleh fungsi SUBTOTAL. Bentuk penulisan fungsi SUBTOTAL adalah sebagai berikut :

http://xclmedia.net

7

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 9 Kemudian buatlah filter dengan cara berikut : 1. Bloklah sel range A1:B8. 2. Kemudian pilih menu Data u Filter u AutoFilter sehingga akan terbetuk filter (lihat terdapat icon filter ) seperti pada gambar 1.10. Kita lihat hasil dari suatu filter pada gambar berikut, dimana fungsi SUBTOTAL akan menghitung sesuai dengan tampilan hasil filter yang kita jalankan, sedangkan yang tersembunyi tidak dihitung atau diabaikan oleh fungsi SUBTOTAL. Filterlah kolom Golongan dengan mengklik icon filter pada tepi kolom A dan pilihlah filter yang akan kita pilih seperti pada gambar 1.11.

Gambar 1.11

Jika kita memilih filter Golongan A, maka fungsi SUBTOTAL akan menghitung filter Nilai Golongan A, sedangkan Nilai Golongan yang tersembunyi tidak akan dihitung oleh fungsi SUBTOTAL seperti pada gambar 1.12 :

Gambar 1.12

Begitu pula jika kita memilih filter Golongan B, maka fungsi SUBTOTAL akan menghitung filter Nilai Golongan B dan mengabaikan Nilai Golongan yang tersebunyi seperti pada gambar 1.13 :

http://xclmedia.net

9

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 10

Gambar 1.13

Selanjutnya Anda coba untuk memilih filter Golongan C, maka fungsi SUBTOTAL akan menghitung filter Nilai Golongan C seperti pada gambar 1.14 :

Gambar 1.14

1.1.5 Fungsi VLOOKUP Fungsi VLOOKUP adalah fungsi yang digunakan untuk mencari data yang cocok dan sesuai dengan kolom paling kiri atau paling awal dari suatu range atau database, yang selanjutnya akan menampilkan isi field dari kolom yang kita sebutkan. Bentuk penulisan fungsi VLOOKUP adalah : = VLOOKUP(Field_kunci;Tabel array;Nomor kolom;Tingkat ketepatan) Field kunci

Tabel array

Nomor kolom

10

: adalah nilai yang dijadikan patokan dalam pencarian dan nilai tersebut harus dijadikan kolom paling awal dalam suatu range tabel array. : adalah range yang memuat data-data yang akan dicari dengan lookup dan field kunci termasuk dalam range tabel array dengan urutan sebagai kolom paling kiri. : adalah nomor kolom dimana data yang ingin ditampilkan

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 11 itu berada dan dihitung dimulai dari urutan paling kiri dalam range tabel array. Tingkat ketepatan : adalah argumen yang akan menentukan tingkat ketepatan dalam pencarian data, jika diisi FALSE maka pencarian diiginkan kepada jawaban yang tepat, jika diisi TRUE atau diabaikan saja maka pencarian diinginkan kepada jawaban yang terdekat jika angka yang tepat tidak ada. Namun, dalam pembahasan aplikasi ini kita akan menggunakan jawaban yang tepat (FALSE) dalam pencarian data. Contoh penggunaan fungsi VLOOKUP dengan dua bentuk cara penulisan fungsi seperti pada gambar 1.15.

Gambar 1.15

Fungsi VLOOKUP merupakan fungsi yang cukup banyak pula digunakan dalam pembuatan rumus-rumus fungsi pada program aplikasi akuntansi nantinya. Penggunaan fungsi ini mempunyai peran penting untuk melakukan pencarian dan penulisan data-data dalam suatu range tertentu, yaitu range data Daftar Akun. Karena penulisan Akun-akun sering berulang-ulang pada beberapa format program aplikasi akuntansi, maka untuk lebih efisien penulisan Akun-akun tersebut dilakukan dengan menggunakan fungsi VLOOKUP.

http://xclmedia.net

11

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 12

1.2 Rumus Fungsi antar Sheet Pembuatan rumus fungsi yang berada satu sheet dengan range (sumber) datanya pada dasarnya isi formulanya sama dengan pembuatan rumus fungsi yang berbeda sheet dengan range (sumber) datanya.Sebagai contoh perhatikan rumus-rumus fungsi berikut : 1. Dalam satu sheet : =SUM(A1:A4) Berbeda sheet : =SUM(Sheet1!A1:A4) 2. Dalam satu sheet : =SUMIF(A1:A5;”A”;B1:B 5) Berbeda sheet : =SUMIF(Sheet!A1:A5;”A”;Sheet!B1:B 5) Perbedaan isi formula dipengaruhi perbedaan sheet sumber data sehingga apabila sheet sumber data berbeda dengan sheet penulisan fungsi, maka pada rumus fungsi akan menambahkan keterangan sheet sumber data dimana data tersebut berada. Akan tetapi, maksud dan tujuan dari rumus fungsi tersebut adalah sama Dalam pembuatan rumus fungsi, baik sumber data berada dalam satu sheet maupun berbeda sheet dengan rumus fungsi, Anda perlu melakukan trik-trik berikut agar pembuatan rumus fungsi bisa lebih cepat & efektif daripada Anda menuliskan isi rumus fungsi secara manual yang dapat mengakibatkan kelambatan dan kesalahan, terlebih rumus fungsi antar sheet yang bisa cukup panjang isi formulanya. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan trik-trik berikut, misal untuk menuliskan rumus fungsi =SUM(A1:A4) atau =SUM(Sheet1!A1:A4) trik-trik yang perlu Anda lakukan : 1. Ketiklah rumus fungsi SUM pada suatu sheet (misal sheet1) seperti berikut =SUM( 2. Kemudian arahkan kursor ke range sumber data misal range A1:A4 - Jika range sumber data dalam satu sheet dengan rumus fungsi, maka secara otomatis rumus fungsi akan menuliskan =SUM(A1:A4 (lihat gambar 1.16) - Jika range sumber data berbeda sheet dengan rumus fungsi (misal sumber data pada sheet2), maka secara otomatis rumus fungsi akan menuliskan =SUM(sheet2!A1:A4 (lihat gambar 1.17) Saat kursor Anda arahkan ke range sumber data, kursor berubah menjadi

12

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 13 tanda plus (lihat gambar 1.16 dan 1.17) 3. Kemudian Anda Enter.

Gambar 1.16

Gambar 1.17

Begitu pula dengan pembuatan rumus-rumus fungsi lainnya hendaknya range sumber data lansung Anda sorot dengan kursor sehingga secara otomatis rumus fungsi akan menuliskan isi rumus fungsi. Hal ini perlu penulis tekankan karena pembuatan program aplikasi akuntansi yang akan kita lakukan terdapat beberapa rumus fungsi yang isinya cukup panjang yang terkait dengan sejumlah sheet yang sebenarnya jika dibuat dalam satu sheet relatif lebih pendek. Dengan trik-trik seperti di atas diharapkan dapat mempercepat dan mengurangi kesalahan dalam pembuatan rumus fungsi.

1.3 Menu-Menu yang Digunakan dalam Pembuatan Program Aplikasi Akuntansi 1.3.1 Menu Edit u Copy dan Menu Edit u Paste Menu ini digunakan untuk membuat salinan (copy) dari suatu sel ke sel yang lain. Dalam pembahasan buku ini kita akan membuat copy-an rumus-rumus pada suatu sel ke sel-sel yang lain. Karena nantinya rumus-rumus yang

http://xclmedia.net

13

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 14 telah dibuat akan diperbanyak, maka untuk memperbanyak cukup di-copykan saja dengan cara copy-an biasa, yaitu menggunakan menu Edit u Copy dan menu Edit u Paste atau menggunakan tombol Ctrl+C dan Ctrl+V atau dapat pula menggunakan toolbar Copy dan Paste .

1.3.2 Menu Format u Sheet u Rename Menu ini digunakan untuk mengganti nama sheet. Anda klik menu Format u Sheet u Rename, maka posisi kursor akan berpindah pada edit nama sheet . Dalam pembahasan buku ini kita akan mengganti setiap sheet dengan nama-nama lembar kerja yang kita perlukan dalam pembuatan program aplikasi Akuntansi. Cara lain untuk mengganti nama sheet dapat pula kita lakukan dengan cara berikut : - Letakkan kursor pada field nama sheet.

Gambar 1.18

- Klik double (kiri mouse) secara berurutan sehingga nama sheet akan terblok (dalam keadaan edit) yang berarti kita dapat mengganti nama sheet.

Gambar 1.19

- Kemudian ketiklah nama sheet yang kita kehendaki.

1.3.3 Menu Insert u Name u Define Menu ini digunakan untuk memberi nama pada suatu sel atau range. Sebagai contoh kita akan memberi nama pada suatu range tertentu yang berisi data seperti pada gambar 1.18.

Gambar 1.20

14

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel -15 Kemudian pilihlah menu Insert kotak dialog berikut :

u

Name

u

Define sehingga akan tampil

Gambar 1.21

Kemudian letakan kursor pada kotak dialog Refers to, kemudian pindahkan dan letakkan kursor pada sel range data yang akan diblok dan bloklah range yang akan kita beri nama sehingga kotak dialog akan terisi sel atau range yang telah kita blok tadi.

Gambar 1.22

Untuk memberi nama range atau sel tersebut maka letakkanlah kursor pada kotak dialog Names in Workbook, di sini kita namakan (tuliskan) "Data".

Gambar 1.23

Kemudian kliklah Add untuk menambahkan range tersebut ke dalam daftar nama range, selanjutnya kliklah OK. Pemberian nama sebuah range atau sel dapat pula dilakukan dengan cara lain sebagai berikut :

http://xclmedia.net

15

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 16 - Bloklah range A1:B4 yang akan kita beri nama. - Kemudian letakkan kursor pada field nama sel atau nama range dan tulislah nama range, contoh di sini adalah nama range "DATA". - Kemudian tekan Enter. (lihat gambar 1.21) nama range

Gambar 1.24

Dalam pembahasan buku ini, pemberian nama range melalui menu ini akan mempermudah penulisan fungsi VLOOKUP, dimana range yang akan diVlookup dapat kita ganti dengan nama range tersebut. Sebagai contoh kita buat fungsi VLOOKUP untuk range data yang telah kita beri nama di atas tadi adalah =VLOOKUP("A";A1:B4;2;FALSE) Dengan nama range yang sudah kita buat pada range data tersebut, maka range fungsi tersebut (A1:B4) dapat kita ganti dengan nama range "DATA" sehingga rumus tersebut menjadi (lihat juga gambar 1.23) =VLOOKUP("A"; DATA;2;FALSE)

Gambar 1.25

16

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel -17 1.3.4 Menu Data u Filter u Auto Filter Menu ini digunakan untuk membuat filter (penyaring) data pada suatu tabel, Pembahasan tentang filter ini dapat kita lihat pada pembahasan sebelumnya tentang fungsi SUBTOTAL yang terkait dengan hasil dari suatu filter. Menu-menu dan perintah-perintah Microsoft Excel lainnya seperti format garis (pembuatan garis tabel), bentuk tanggal (pada kolom tanggal), bentuk angka, perataan isi sel (left, center, right) dan sebagainya yang digunakan dalam pembuatan format-format program aplikasi akuntansi ini tidak perlu penulis jelaskan karena disamping akan memperbanyak pembahasan buku ini, juga perintah-perintah tersebut tidak mempunyai peran yang terlalu penting dalam pembuatan format program aplikasi akuntansi ini. Perintah-perintah tersebut merupakan perintah-perintah dasar yang sudah tentu harus difahami dengan sendirinya oleh setiap pengguna Microsoft Excel.

http://xclmedia.net

17

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 19

BAB 2 SIKLUS AKUNTANSI PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI

2.1 Siklus Akuntansi Di dalam teori akuntansi, Akuntansi didefinisikan sebagai seni mencatat, menggolongkan, menganalisa, menafsirkan dan menyajikan laporan peristiwa finansil dalam suatu perusahaan atau lembaga secara sistematis. Dari pengertian tersebut di atas menunjukkan bahwa akuntansi merupakan sebuah proses, yaitu proses pengolahan data akuntansi menjadi sebuah informasi akuntansi (laporan keuangan). Dalam sistem informasi akuntansi, untuk merubah data akuntansi menjadi informasi akuntansi (laporan keuangan) dilakukan proses pengolahan data. Proses pengolahan data tersebut dilakukan dengan beberapa tahap tertentu, yang apabila digambarkan menunjukan sebuah siklus akuntansi seperti pada gambar 2.1 berikut :

Gambar 2.1

Elemen-elemen yang ada pada siklus akuntansi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

http://xclmedia.net

19

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 20 1. Bukti Transaksi. Bukti transaksi atau dokumen merupakan media yang digunakan untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam sebuah perusahaan ke dalam catatan akuntansi. Bukti transaksi tersebut antara lain seperti faktur penjualan, bukti kas keluar, cek dan sebagainya. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk melakukan pencatatan, pengklasifikasian dan peringkasan data keuangan. 3. Buku Besar Buku Besar atau istilah aslinya General Ledger merupakan buku yang digunakan untuk melakukan peringkasan dan pengklasifikasian data-data keuangan yang berasal dari jurnal-jurnal melalui proses posting. 4. Buku Pembantu Buku pembantu merupakan buku yang terdiri dari Akun-akun pembantu atau kode-kode pembantu yang berisi rincian data keuangan yang tercantum dalam akun tertentu yang terdapat dalam Buku Besar, seperti buku pembantu Piutang Dagang yang berisi rincian saldo Akun Piutang Dagang, buku pembantu Hutang Dagang yang berisi rincian saldo Akun Hutang Dagang. 5. Laporan Keuangan Laporan keuangan merupakan hasil akhir dari proses pengolahan data akuntansi berupa Neraca, Laporan Laba-Rugi, Laporan Laba Ditahan, Laporan Arus Kas dan lain-lain Neraca adalah laporan keuangan yang menggambarkan posisi keuangan perusahaan yang berisi informasi mengenai aktiva, kewajiban dan ekuitas perusahaan pada suatu saat tertentu. Laporan Laba-Rugi adalah laporan keuangan yang menggambarkan mengenai hasil usaha perusahaan yang berisi informasi pendapatan dan beban-beban usaha perusahaan dalam periode tertentu. Laporan Laba Ditahan adalah laporan keuangan yang menggambarkan mengenai perubahan posisi laba ditahan perusahaan dalam periode tertentu.

20

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 20 1. Bukti Transaksi. Bukti transaksi atau dokumen merupakan media yang digunakan untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam sebuah perusahaan ke dalam catatan akuntansi. Bukti transaksi tersebut antara lain seperti faktur penjualan, bukti kas keluar, cek dan sebagainya. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk melakukan pencatatan, pengklasifikasian dan peringkasan data keuangan. 3. Buku Besar Buku Besar atau istilah aslinya General Ledger merupakan buku yang digunakan untuk melakukan peringkasan dan pengklasifikasian data-data keuangan yang berasal dari jurnal-jurnal melalui proses posting. 4. Buku Pembantu Buku pembantu merupakan buku yang terdiri dari Akun-akun pembantu atau kode-kode pembantu yang berisi rincian data keuangan yang tercantum dalam akun tertentu yang terdapat dalam Buku Besar, seperti buku pembantu Piutang Dagang yang berisi rincian saldo Akun Piutang Dagang, buku pembantu Hutang Dagang yang berisi rincian saldo Akun Hutang Dagang. 5. Laporan Keuangan Laporan keuangan merupakan hasil akhir dari proses pengolahan data akuntansi berupa Neraca, Laporan Laba-Rugi, Laporan Laba Ditahan, Laporan Arus Kas dan lain-lain Neraca adalah laporan keuangan yang menggambarkan posisi keuangan perusahaan yang berisi informasi mengenai aktiva, kewajiban dan ekuitas perusahaan pada suatu saat tertentu. Laporan Laba-Rugi adalah laporan keuangan yang menggambarkan mengenai hasil usaha perusahaan yang berisi informasi pendapatan dan beban-beban usaha perusahaan dalam periode tertentu. Laporan Laba Ditahan adalah laporan keuangan yang menggambarkan mengenai perubahan posisi laba ditahan perusahaan dalam periode tertentu.

20

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 21 Laporan Arus Kas adalah laporan keuangan yang menyajikan informasi mengenai perubahan kas dan setara kas pada periode tertentu. Siklus akuntansi di atas digambarkan secara sederhana yang menunjukkan pencatatan transaksi dilakukan melalui satu jurnal, yaitu pada jurnal umum. Biasanya siklus ini dipakai pada perusahaan kecil yang lalu lintas transaksinya relatif masih sedikit. Sedangkan untuk perusahaan yang relatif cukup besar yang lalu lintas transaksinya lebih padat, maka akan memerlukan tambahan beberapa jurnal khusus disamping jurnal umum yang biasanya terdiri dari : - Jurnal Kas Masuk, biasanya digunakan untuk mencatat transaksitransaksi penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan piutang dagang dan sebagainya. - Jurnal Kas Keluar, biasanya digunakan untuk mencatat transaksitransaksi pengeluaran kas seperti pembayaran hutang dagang serta pembayaran lainnya seperti biaya dan lain-lain. - Jurnal Pembelian, biasanya digunakan untuk mencatat transaksitransaksi pembelian secara kredit - Jurnal Penjualan, biasanya digunakan untuk mencatat transaksitransaksi penjualan secara kredit Siklus Akuntansi di atas merupakan gambaran pencatatan akuntansi secara manual, dimana tahapan-tahapan siklus akuntansinya keseluruhan dilakukan secara manual. Berbeda dengan menggunakan program komputer akuntansi atau program aplikasi akuntansi, sudah tentu sebagian besar tahapan siklus akuntansinya atau proses pengolahan data akuntansinya dilakukan secara otomatis oleh komputer. Apabila dibandingkan dengan sistem akuntansi manual, maka sistem akuntansi yang berbasis komputer memiliki beberapa keunggulan di antaranya : 1. Kecepatan proses. Sistem komputer dapat menghasilkan informasi keuangan relatif cepat bila dibandingkan dengan sistem manual karena komputer dapat melaksanakan pekerjaan dengan kecepatan yang tinggi. 2. Jumlah output yang dihasilkan dari proses pengerjaan yang cepat menyebabkan jumlah transaksi yang dikerjakan menjadi lebih banyak sehingga jumlah output yang dihasilkan semakin banyak.

http://xclmedia.net

21

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel -22 3. Pencegahan kekeliruan. Dengan tingkat ketelitian dan kepatuhan komputer yang jauh lebih tinggi daripada manusia sehingga pemakai komputer dapat mengurangi banyak kekeliruan. 4. Posting dilakukan secara otomatis yang dilakukan setiap saat setelah mencatat transaksi sehingga mengurangi pekerjaan pembukuan yang biasanya dilakukan dengan tingkat ketelitian yang tinggi. 5. Penyusunan laporan keuangan diproses secara otomatis dan dapat dicetak setiap waktu sehingga memudahkan pemakai laporan keuangan dalam pengambilan keputusan yang sifatnya mendadak

2.1 Siklus Akuntansi Program Aplikasi Akuntansi Siklus akuntansi yang ada pada program aplikasi akuntansi ini merupakan sebuah siklus pengolahan data akuntansi yang dimulai dari pencatatan transaksi ke dalam Jurnal, kemudian diposting ke Buku Besar dan ke Buku Pembantu, dari Buku Besar dipindahkan ke Neraca Lajur, kemudian dipindahkan menjadi Laporan Keuangan (Laba-Rugi, Laba Ditahan dan Neraca). Pokok-pokok siklus akuntansi yang ada pada program aplikasi akuntansi ini tidak jauh berbeda dengan siklus akuntansi manual seperti dijelaskan di atas yang mengandung elemen-elemen Bukti Transaksi, Jurnal, Buku Besar, Buku Pembantu dan Laporan Keuangan. Pada sistem akuntansi manual, jurnal khusus kas dibagi menjadi jurnal kas masuk dan jurnal kas keluar. Akan tetapi, pada program aplikasi akuntansi ini, kas masuk maupun kas keluar disatukan menjadi satu jurnal, di antaranya memuat kolom kas masuk dan kolom kas keluar seperti berbentuk buku kas sehingga dinamakan jurnal kas. Bentuk tersebut hanyalah sebuah pendekatan saja. Namun, apabila dikehendaki jurnal kas dapat pula dipisahkan menjadi dua kelompok jurnal dalam program aplikasi ini, akan tetapi penulis memilih bentuk yang pertama. Sedangkan jurnal-jurnal khusus lainnya relatif sama. Adapun siklus akuntansi pada program aplikasi akuntansi ini dapat digambarkan seperti pada gambar 2.2 berikut :

22

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 23

Gambar 2.2

Gambaran siklus akuntansi pada program aplikasi akuntansi tersebut di atas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Bukti Transaksi Bukti-bukti transaksi berupa bukti Kas, bukti Kas (Bank), bukti Pembelian, bukti Penjualan dan bukti Memorial. Bukti-bukti tersebut merupakan masukan atau input. 2. Jurnal Bukti-bukti transaksi yang telah dianalisa dicatat ke dalam beberapa jurnal. Bukti kas dijurnal ke dalam jurnal Kas, bukti kas (Bank) dijurnal ke dalam jurnal Kas (Bank), bukti pembelian dijurnal ke dalam jurnal Pembelian, bukti Penjualan dijurnal ke dalam jurnal Penjualan dan bukti memorial (bukti-bukti yang tidak dapat dicatat ke dalam jurnal-jurnal di atas) dijurnal ke dalam jurnal Memorial. Proses penjurnalan ini dilakukan secara manual. 3. Buku Besar Bukti-bukti transaksi yang dicatat di dalam jurnal diposting ke Buku Besar, yaitu dengan memberi nomor Akun transaksi pada jurnal. Posting ke Buku Besar adalah proses pengklasifikasian berdasarkan Akun yang akan mengakumulasikan nilai saldo Akun sehingga akan diketahui nilai saldo akhir masing-masing Akun pada Buku Besar.

http://xclmedia.net

23

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 24 Saldo akhir Akun Buku Besar pada program aplikasi akuntansi ini merupakan saldo akhir yang sudah termasuk adanya pemyesuaian. Penyesuaian tersebut dijurnal melalui jurnal Memorial. Karena urutan siklus jurnal Memorial sebelum Buku Besar, maka penyesuaian yang dijurnal pada jurnal Memorial akan mengakumulasi pada saldo akhir Buku Besar sehingga saldo akhir Buku Besar sudah termasuk saldo akhir penyesuaian. Proses posting ke dalam Buku Besar ini dilakukan secara otomatis oleh komputer. 4. Buku Pembantu Disamping posting ke Buku Besar, bukti-bukti transaksi yang dicatat di dalam jurnal diposting juga ke dalam Buku Pembantu, yaitu dengan memberi kode Buku Pembantu pada jurnal. Posting ke Buku Pembantu adalah proses pengklasifikasian berdasarkan kode Buku Pembantu yang akan mengakumulasikan saldo ke dalam Buku Pembantu. Proses posting ke dalam Buku Pembantu ini dilakukan secara otomatis oleh komputer. 5. Neraca Lajur Neraca Lajur merupakan hasil pemindahan yang didapat dari saldo akhir Buku Besar untuk dipilah ke dalam saldo Akun Laba-Rugi dan Neraca. Proses yang terdapat pada Neraca Lajur ini hanyalah proses tambahan saja sebab saldo akhir pada Buku Besar sudah dianggap cukup untuk dibuat laporan keuangan. Neraca Lajur ini berisikan kolom Neraca Saldo, kolom Laba-Rugi dan kolom Neraca. Kolom Neraca Saldo, merupakan kolom yang berisi saldo yang didapat dari saldo akhir Buku Besar. Sebagaimana dijelaskan di atas, bahwa saldo akhir Buku Besar yang dipindahkan ke dalam Neraca Saldo adalah saldo akhir Buku Besar yang sudah termasuk adanya penyesuaian, maka Neraca Saldo ini juga merupakan Neraca saldo yang sudah termasuk adanya penyesuaian. Berbeda dengan sistem akuntansi manual, pada Neraca Lajur terdapat kolom penyesuaian (adjustmen). Proses pemindahan saldo akhir Buku Besar ke dalam kolom Neraca saldo pada Neraca Lajur dilakukan secara otomatis oleh komputer.

24

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 25 Kolom Laba-Rugi, merupakan hasil pemindahan saldo dari kolom Neraca Saldo ke dalam kolom Laba-Rugi sesuai dengan posisi Akun pada LabaRugi. Proses pemindahan ini dilakukan secara otomatis oleh komputer. Kolom Neraca, merupakan hasil pemindahan saldo dari kolom Neraca Saldo ke dalam kolom Neraca sesuai dengan posisi Akun pada Neraca. Proses pemindahan ini dilakukan secara otomatis oleh komputer. 6. Laporan Keuangan Saldo yang ada pada Neraca Lajur dipindahkan untuk dijadikan laporan keuangan berupa Laporan Laba-Rugi, Laporan Laba Ditahan dan Neraca. Laporan Laba-Rugi menggambarkan mengenai hasil usaha perusahaan dalam periode tertentu. Laporan Laba Ditahan menggambarkan mengenai perubahan posisi laba ditahan perusahaan dalam periode tertentu. Neraca menggambarkan mengenai posisi keuangan perusahaan pada suatu saat tertentu. Laporan Arus Kas (Pembahasan Bab 8). Proses pemindahan ini dilakukan secara otomatis oleh komputer.

http://xclmedia.net

25

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 27

BAB 3 PERSIAPAN SEBELUM PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI

3.1 Pemahaman tentang Siklus Akuntansi dan Fungsi (Formula) Microsoft Excel Dalam merancang program aplikasi akuntansi ini kita harus mempelajari dan memahami tentang Siklus Akuntansi. Siklus Akuntansi merupakan sebuah siklus pengolahan data akuntansi yang dimulai dari pencatatan transaksi ke dalam Jurnal, kemudian diposting ke Buku Besar, selanjutnya dibuat Laporan Keuangan. Pengetahuan tentang Siklus Akuntansi bukan sekedar memahami tentang sebuah bagan yang menunjukan tahapantahapan Siklus Akuntansi. Akan tetapi, suatu pengetahuan yang lebih luas, dimana kita dapat memahami tahapan-tahapan Siklus Akuntansi dan dapat mengimplementasikannya ke dalam sebuah praktek akuntansi secara manual. Pengetahuan tentang Siklus Akuntansi dapat dipahami dengan mempelajari dasar-dasar akuntansi. Dasar-dasar akuntansi akan memberikan gambaran teori maupun praktek bagaimana mengolah data akuntansi menjadi laporan keuangan melalui tahapan-tahapan tertentu. Dengan mempelajari dasar-dasar akuntansi diharapkan dapat memahami siklus pengolahan data akuntansi dan dapat mempraktekannya ke dalam sebuah praktek akuntansi. Terlebih lagi praktek akuntansi tersebut akan diaplikasikan ke dalam sistem yang berbasis komputer

http://xclmedia.net

27

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 28 Disamping itu, pengetahuan kita juga harus ditunjang dengan mempelajari dan memahami fungsi-fungsi (formula) Microsoft Excel. Fungsi-fungsi (formula) Microsoft Excel tersebut merupakan perangkat yang akan digunakan untuk mendukung proses pengolahan data akuntansi. Kita harus mengetahui bagaimana cara mengaplikasikan fungsi-fungsi tersebut, maksud dan tujuan pengaplikasian fungsi-fungsi tersebut serta dapat mengembangkan penggunaan fungsi-fungsi tersebut secara lebih luas. Dua unsur di atas mutlak kita ketahui terlebih dulu karena dengan memahami fungsi-fungsi (formula) Microsoft Excel dapat membantu kita untuk merancang pembuatan fungsi-fungsi program aplikasi akuntansi secara lebih efektif yang berperan dapat melakukan proses pengolahan data akuntansi. Sebaliknya dengan memahami Siklus Akuntansi dapat membantu kita mengarahkan pembuatan fungsi-fungsi program aplikasi akuntansi untuk menghasilkan fungsi-fungsi yang dapat melaksanakan proses pengolahan data akuntansi sebagaimana proses siklus pengolahan data akuntansi. Pemahaman kedua unsur tersebut di atas dapat merupakan suatu titik temu dalam merancang sebuah program aplikasi akuntansi sehingga akan menghasilkan suatu perancangan program aplikasi akuntansi yang benarbenar optimal.

3.1 Instalasi Program Microsoft Excel Untuk membuat program aplikasi akuntansi ini pastikan bahwa pada komputer yang akan Anda gunakan telah terpasang program Microsoft Excel. Tentunya tidak heran lagi Microsoft Excel merupakan program umum yang sudah dikenal luas sehingga biasanya tiap-tiap komputer sudah terpasang program Microsoft Excel. Instalasikan program Microsoft Excel 97 atau 2000 dengan sistem Windows 95 atau di atasnya. Untuk membuat program aplikasi akuntansi pada Microsoft Excel dengan tingkat penggunaan fungsi (formula) yang cukup tinggi dan dapat mengoperasikannya secara optimal, minimal dibutuhkan komputer PC dengan processor Pentium (atau ekuivalen) dengan kecepatan 100 MHZ atau lebih dan RAM 16 MB.

28

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 29 3.1.1 Lembar Kerja (Sheet) Sebelum melaksanakan pembuatan program apliksi akuntansi terlebih dulu harus dipersiapkan lembar kerja atau sheet minimal sebanyak 13 sheet. Sejumlah sheet-sheet tersebut akan dipergunakan untuk membuat formatformat lembar kerja dalam program aplikasi akuntansi. Format-format lembar kerja program aplikasi akuntansi tersebut adalah format-format lembar kerja akuntansi yang akan menempati sheet-sheet tersebut. Jika sheet yang tersedia kurang dari 13 sheet, maka kita dapat menambahkannya dengan cara memilih menu Insert „ Worksheet.

Gambar 3.1

Ulangi perintah tersebut untuk menambahkan satu sheet berikutnya. Untuk mempermudah mengulangi perintah setelah melaksanakan perintah tersebut, maka untuk berikutnya cukup menekan Ctrl+Y sehingga akan bertambah satu sheet dan seterusnya. Penambahan sheet dapat pula kita lakukan dengan cara sebagai berikut : - Letakkan kursor pada field nama Sheet.

Gambar 3.2

http://xclmedia.net

29

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 30 - Kliklah kanan mouse satu kali, maka akan muncul kotak perintah seperti pada gambar 3.3 dan kliklah perintah Insert.

Gambar 3.3

- Pada kotak dialog Insert pilih tab General dan kliklah icon Worksheet (gambar 3.4) secara ganda, maka akan bertambah satu sheet dan seterusnya.

Gambar 3.4

- Untuk mengulangi perintah tersebut cukup dengan menekan Ctrl+Y sehingga akan bertambah satu sheet dan seterusnya.

3.2.1 Separator (Tanda Pemisah) Fungsi Dalam pembuatan rumus fungsi Microsoft Excel kita akan mendapati tanda pemisah (separator). Separator ini dapat berupa “;” (titik koma), “,” (koma), “*” (bintang) dan sebagainya. Separator ini kadang-kadang berbeda-beda pada tiap-tiap komputer yang menggunakan windows sebagai sistem operasi. Hal ini tergantung pada seting separatornya. Jika suatu komputer menggunakan setting separator berupa “;” (titik koma), maka rumus fungsi yang akan kita buat haruslah menggunakan tanda pemisah “;”, jika tidak maka komputer akan menolak dan rumus fungsi akan tetap dalam keadaan untuk diedit.

30

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 31 Contoh penggunaan separator pada fungsi-fungsi berikut : =IF(A1=2;B1+B2;0) Dapat kita jabarkan (pisahkan) sebagai berikut : Jika sel A1 sama 2 ; maka Sel B1 ditambah sel B2 ; Jika tidak maka tulislah 0 Untuk melihat atau mengganti separator dapat kita lakukan melalui langkahlangkah sebagai berikut : 1. Kliklah Start „ Setting „ Control Panel seperti pada gambar 3.5 berikut.

Gambar 3..5

2. Pada jendela Control Panel pilihlah icon Regionel Setting (gambar 3.6) dan klik secara ganda berurutan.

Gambar 3.6

http://xclmedia.net

31

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 32 3. Pada jendela Regional Setting (gambar 3.7) pilihlah tab Number dan lihatlah pada kotak List Separator. Di situ Anda akan menemukan tanda separatornya. Anda dapat menggantinya dengan tanda pemisah lain yang anda inginan, kemudian klik OK, jika tidak anda klik Cancel.

Gambar 3.7

Keterangan : Dalam pembuatan fungsi-fungsi pada program aplikasi akuntansi ini tanda pemisah (separator) yang kita gunakan adalah berupa “;” (titik koma).

32

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 33

BAB 4 PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN DAGANG

4.1 Pembuatan Format Program Aplikasi Akuntansi Pembuatan format program aplikasi akuntansi ini memuat sejumlah lembar kerja atau sheet yang tiap-tiap sheet ditempati format-format berikut ini : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Format Daftar Akun Format Jurnal Kas Format Jurnal Kas (Bank) Format Jurnal Pembelian Format Jurnal Penjualan Format Jurnal Memorial Format Buku Besar Format Neraca Lajur Format Laporan Laba-Rugi Format Laporan Laba DItahan Format Neraca Format Buku Pembantu Piutang Format Buku Pembantu Hutang

4.1.1 Pembuatan Format Daftar Akun Format Daftar Akun di sini adalah daftar akun yang berisi sejumlah nomor Akun dan nama Akun dari sebuah perkiraan akuntansi. Disamping itu pula

http://xclmedia.net

33

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 34 kita akan menambahkan kolom Akun D/K dan Akun NR/LR pada Daftar Akun tersebut. Pembuatan format Daftar Akun ini dengan memanfaatkan rumus fungsi tertentu adalah untuk mempermudah penulisan Akun-akun pada beberapa format program aplikasi akuntansi berikutnya sehingga pekerjaan akuntansi berupa penulisan akun-akun pada lembar kerja akuntansi berikutnya akan lebih mudah dan lebih efisien. Sedangkan penambahan kolom Akun D/ K dan Akun NR/LR pada Daftar Akun gunanya untuk membantu proses pengklasifikasian data yang terkait dengan tiap-tiap Akun ke posisi debit (D) atau kredit (K) dan ke posisi Neraca (NR) atau Laba-Rugi (LR) dengan menggunakan rumus fungsi tertentu pula. Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk membuat format Daftar Akun : 1. Buatlah format Daftar Akun pada sheet1 dengan jumlah baris hingga pada deret baris ke 52 seperti pada gambar 4.1. Format Daftar Akun tersebut memuat : - Judul format : "DAFTAR AKUN" Kolom-kolom : - No. Akun : Nomor-nomor Akun - Nama Akun : Nama-nama Akun - Akun D/K : Akun bersangkutan memiliki sifat Debit atau Kredit pada sebuah perkiraan akuntansi, jika Akun memiliki sifat Debit maka tulis "D" dan jika Akun memiliki sifat Kredit maka tulis "K" - Akun NR/LR : Akun bersangkutan memiliki posisi pada Neraca atau Laba-Rugi, jika memiliki posisi pada Neraca maka tulis "NR", dan jika memiliki posisi pada Laba-Rugi maka tulis "LR" Catatan : Penyebutan Akun D/K dan Akun NR/LR di sini bukan merupakan sebuah ketentuan baku, tetapi sebagai penamaan saja dari kolom yang kita tambahkan pada Daftar Akun untuk membantu proses selanjutnya dalam pengolahan data akuntansi dengan memanfaatkan rumus fungsi tertentu.

34

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 35

Gambar 4.1

Lebih lengkapnya Daftar Akun tersebut adalah sebagai berikut : 1-000 AKTIVA 1-100 AKTIVA LANCAR -

http://xclmedia.net

35

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 36 1-110 1-120 1-130 1-140 1-150 1-160 1-170 1-180 1-190 1-200 1-210 1-220 1-230 1-240 1-270 1-280 1-290 2-000 2-100 2-110 2-120 2-200 2-210 3-000 3-100 3-200 4-000 4-100 5-000 5-100 6-000 6-011 6-012 6-013 6-014 6-015

36

Kas Bank Piutang Dagang Cadangan Piutang Tak Tertagih Piutang Lain-lain Persediaan Barang Dagangan Persediaan Suplies Kantor Sewa Dibayar Dimuka Asuransi Dibayar Dimuka AKTIVA TETAP Tanah Bangunan Kendaraan Peralatan Kantor Akum. Penyusutan Bangunan Akum. Penyusutan Kendaraan Akum. Penyusutan Peralatan Kantor KEWAJIBAN KEWAJIBAN LANCAR Hutang Dagang Hutang Lancar Lainnya KEWAJIBAN JANGKA PANJANG Hutang Jangka Panjang EKUITAS Modal Saham Laba DItahan PENDAPATAN Penjualan Barang Dagangan HARGA POKOK PENJUALAN Harga Pokok Penjualan Barang Dagangan BIAYA USAHA Gaji Listrik & Telpon Suplies Kantor Penyusutan Sewa

D D D D D D D D D D D D D D D D K K K K K K D D D D D D

NR NR NR NR NR NR NR NR NR NR NR NR NR NR NR NR NR NR NR NR NR LR LR LR LR LR LR LR

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 37 6-016 6-017 6-018 6-019 7-000 7-100 7-200

Asuransi Potongan Tunai Biaya Penjualan & Pemasaran Biaya Usaha Lainnya PENDAPATAN & BIAYA LAIN-LAIN Pendapatan Lain-lain Diluar Usaha Biaya Lain-lain Diluar Usaha

D D D D K K

LR LR LR LR LR LR

Akun-akun yang terdapat pada Daftar Akun tersebut terdiri dari Akun header dan akun detail. Akun header adalah Akun-akun yang masih memiliki sub-sub Akun di bawahnya yang berfungsi sebagai pengelompokan subsub Akun di bawahnya dan tidak terkait langsung dengan posting data sehingga tidak perlu kita tambahkan sifat Akun D/K dan posisi Akun NR/ LR, tetapi kita beri tanda "-". Sedangkan Akun detail merupakan Akunakun yang tidak memiliki sub-sub Akun lagi dan terkait langsung dengan posting data sehingga perlu kita tambahkan sifat Akun D/K dan posisi Akun NR/LR untuk membantu proses pengklasifikasian data. Daftar Akun yang kita buat ini adalah Daftar Akun yang akan kita jadikan contoh pada penerapan nantinya untuk memudahkan kita membuat program aplikasi akuntansi ini. Namun, kita dapat merubah dan memodifikasinya sesuai dengan yang kita kehendaki. 2. Gantilah nama sheet dengan nama "Akun" dengan cara memilih menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "Akun", kemudian Enter. 3. Berilah nama atau identitas pada range format Daftar Akun tersebut dengan cara : - Pilih menu Insert u Name u Define sehingga akan muncul jendela Define Name :

Gambar 4.2

http://xclmedia.net

37

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 38 - Isilah kotak dialog Names in Workbook dengan nama "Akun". - Isilah kotak dialog Refers to dengan range yang akan kita beri nama (range data diblok), yaitu dengan cara meletakkan kursor pada kotak dialog tersebut, kemudian pindahkan dan letakan kursor pada range yang akan kita blok, yaitu range A4:D52 dan bloklah range tersebut sehingga dalam kotak dialog Refers to akan terlihat isi range berupa "Akun!$A$4:$D$52". - Klik Add untuk memasukan ke dalam daftar nama range. - Kemudian klik OK. Atau dengan cara lain sebagai berikut : - Bloklah range A4:D52 pada format Daftar Akun. - Kemudian letakkan kursor pada field nama sel atau nama range dan tulislah nama range dengan nama "Akun" (gambar 4.3). Nama Range

Gambar 4.3

- Kemudian Enter. Maka dengan demikian anda telah menyimpan nama range. Nama range tersebut digunakan untuk menggantikan range data pada format Daftar Akun yang berkaitan dengan penggunaan fungsi VLOOKUP nantinya.

38

http://xclmedia.com - 38

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 39 Perhatikan range A4:D52 menunjukkan data format Daftar Akun dicakup oleh range tersebut sehingga dengan memberi nama range pada format Daftar Akun, maka data pada format Daftar Akun dapat dilakukan pencarian melalui fungsi VLOOKUP. Adapun penggunaan fungsi VLOOKUP yang berkaitan dengan range data pada format Daftar Akun adalah sebagai berikut : - Data kolom No Akun (sebagai patokan) dan data kolom Nama Akun (yang dicari) akan berhubungan dengan penulisan fungsi VLOOKUP pada format Buku Besar, format Neraca Lajur, format Laba-Rugi, format Laba Ditahan dan format Neraca. - Data kolom No Akun (sebagai patokan) dan data kolom Akun D/K (yang dicari) akan berhubungan dengan penulisan fungsi VLOOKUP pada format Buku Besar dan format Neraca Lajur. - Data kolom No. Akun (sebagai patokan) dan data kolom Akun NR/LR (yang dicari) akan berhubungan dengan penulisan fungsi VLOOKUP pada format Neraca Lajur. Untuk lebih jelasnya dapat Anda lihat nantinya penggunaan fungsi VLOOKUP pada pembuatan format Buku Besar, format Neraca Lajur, format Laba-Rugi dan format Neraca.

4.1.2 Pembuatan Format Jurnal Kas Langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat format Jurnal Kas sebagai berikut : 1. Buatlah format Jurnal Kas pada sheet2 dengan jumlah baris hingga pada deret baris ke-101 seperti pada gambar 4.4. Format Jurnal Kas tersebut memuat : - Judul format : "KAS" - Bulan : Bulan atau periode transaksi Kas Kolom-kolom : - Tanggal : Tanggal transaksi kas - Kode pembantu : Kode pembantu untuk Hutang atau Piutang.

http://xclmedia.net

39

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 40 - BKM / BKK - Uraian - Akun Db / Akun Kr - Kas Debit & Kas Kredit

: Nomor Bukti Kas Masuk atau Bukti Kas Keluar : Uraian transaksi Kas : Nomor Akun Debit atau Akun Kredit : Nilai transaksi Kas pada Debit (Kas Masuk) dan pada Kredit (Kas Keluar)

Gambar 4.4

2. Gantilah nama sheet dengan nama "Kas" dengan cara memilih menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "Kas", kemudian Enter. 3. Buatlah rumus pada kolom saldo sel I6 dengan formula Sel I6 =IF(OR(G6"";H6"");I5+G6-H6;0) Penjelasan rumus : Jika sel G6 atau sel H6 tidak sama dengan kosong, maka hitunglah sel I5+G6-H6, jika tidak maka tulislah 0. 4. Copy-lah rumus pada sel I6 ke sel berikut di bawahnya pada kolom saldo tersebut hingga ke sel I100 dengan cara :

40

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 41 - Letakkan kursor pada sel I6 kemudian tekan Ctrl+C - Pindahkan dan letakkan kursor pada sel I7, kemudian bloklah hingga ke sel I100 dengan cara menekan tombol Shipt dan gerakkan kursor hingga ke sel I100. - Kemudian tekan Enter atau Ctrl+ V. 5. Buatlah rumus pada sel G101 =SUBTOTAL(9;G6:G100), kemudian copylah rumus pada sel G101 tersebut ke sel H101 sehingga formulanya menjadi sel H101 =SUBTOTAL(9;H6:H100). Penjelasan rumus : Penjumlahan fungsi SUBTOTAL pada range G6:G100 dihitung sesuai dengan sel-sel yang ditampilkan pada range tersebut. Jika seluruh sel ditampilkan pada range tersebut, maka seluruh sel yang ditampilkan tersebut akan dijumlah. Jika sebagian sel ditampilkan (melalui filter), maka sebagian sel yang ditampilkan tersebut akan dijumlah. Rumus fungsi ini terkait erat dengan menu Filter, dimana rumus ini akan menyesuaikan perhitungan dengan tampilan range yang difilter. 6. Buatlah filter dengan memblok range A5:I100, kemudian pilihlah menu Data u Filter u AutoFIlter. Perhatikan pada sel-sel kolom Saldo yang berisi rumus (Gambar 4.4) terdapat tanda "-" menunjukkan nilai kosong (0) dari rumus fungsi. Tanda "-" adalah format dari bentuk angka yang sebenarnya adalah angka "0". Format angka tersebut dapat Anda buat melalui menu Format u Cells u pilih tab Number, category Accounting, decimal places 0, Symbol None sehingga tampilan bentuk angka yang dihasilkan lebih menarik.

4.1.3 Pembuatan Format Jurnal Kas (Bank) Langkah-langkah pembuatan format Jurnal Kas (Bank) hampir sama seperti langkah-langkah pada pembuatan format Jurnal Kas, kecuali : - Mengganti judul format "KAS" menjadi "BANK". - Gantilah nama sheet dengan nama "Bank". - mengganti nama kolom BKM/BKK menjadi kolom DOKUMEN pada format.

http://xclmedia.net

41

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 42 Agar lebih mudah dan lebih cepat, Anda dapat meng-copy format Jurnal Kas. Kemudian hasil copy-an Anda rubah dengan penggantian yang disebutkan di atas sehingga format Jurnal Kas (Bank) tersebut adalah seperti pada gambar 4.5.

Gambar 4.5

4.1.4 Pembuatan Format Jurnal Pembelian Langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat format Jurnal Pembelian sebagai berikut : 1. Buatlah format Jurnal Pembelian pada sheet4 dengan jumlah baris hingga pada deret baris ke-51 seperti pada gambar 4.6. Format Jurnal Pembelian tersebut memuat : - Judul format : "JURNAL PEMBELIAN" - Bulan : Bulan atau periode transaksi Pembelian Kolom-kolom : - Tanggal : Tanggal transaksi Pembelian - Kode pembantu : Kode pembantu untuk Hutang

42

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 43 -

BPB Uraian Akun Db / Akun Kr Pembelian Potongan pembelian

: : : : :

Nomor Bukti Penerimaan Barang Uraian transaksi Pembelian Nomor Akun Debit atau Akun Kredit. Nilai transaksi Pembelian Nilai potongan atas Pembelian

Gambar 4.6

2. Gantilah nama sheet dengan nama "JPb" dengan cara memilih menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "JPb", kemudian Enter. 3. Buatlah rumus pada sel G51 =SUBTOTAL(9;G6:G50), kemudian copylah rumus pada sel G51 tersebut ke sel J51 sehingga formula menjadi sel J51 =SUBTOTAL(9;J6:J50). 4. Buatlah filter dengan memblok range A5:J50, kemudian pilihlah menu Data u Filter u AutoFilter.

4.1.5 Pembuatan Format Jurnal Penjualan Langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat format Jurnal Penjualan sebagai berikut :

http://xclmedia.net

43

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 44 1. Buatlah format Jurnal Penjualan pada sheet5 dengan jumlah baris hingga pada deret baris ke-51 seperti pada gambar 4.7. Format Jurnal Penjualan tersebut memuat : - Judul format : "JURNAL PENJUALAN" - Bulan : Bulan atau periode transaksi Penjualan Kolom-kolom : - Tanggal : Tanggal transaksi Penjualan - Kode pembantu : Kode pembantu untuk Piutang - Faktur : Nomor bukti faktur Penjualan - Uraian : Uraian transaksi Penjualan - Akun Db / Akun Kr : Nomor Akun Debit atau Akun Kredit. - Penjualan : Nilai transaksi Penjualan - Potongan Penjualan : Nilai potongan atas Penjualan

Gambar 4.7

2. Gantilah nama sheet dengan nama "JPn" dengan cara memilih menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "JPn", kemudian Enter.

44

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 45 3. Buatlah rumus pada sel G51 =SUBTOTAL(9;G6:G50), kemudian copylah rumus pada sel G51 tersebut ke sel J51 sehingga formula menjadi sel J51 =SUBTOTAL(9;J6:J50). 4. Buatlah filter dengan memblok range A5:J50, kemudian pilihlah menu Data u Filter u AutoFilter.

4.1.6 Pembuatan Format Jurnal Memorial Langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat format Jurnal Memorial sebagai berikut : 1. Buatlah format Jurnal Memorial pada sheet6 dengan jumlah baris hingga pada deret baris ke-51 seperti pada gambar 4.8.

Gambar 4.8

Format Jurnal Memorial tersebut memuat : - Judul format : "JURNAL MEMORIAL" - Bulan : Bulan atau periode data Memorial Kolom-kolom : - Tanggal : Tanggal data Memorial

http://xclmedia.net

45

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 46 - Kode pembantu -

BM Uraian Akun Db / Akun Kr Jumlah Debit Jumlah Kredit

: Kode pembantu untuk Hutang atau Piutang : Nomor Bukti data Memorial : Uraian data Memorial : Nomor Akun Debit atau Akun Kredit. : Nilai data Memorial pada Akun debit. : Nilai data Memorial pada Akun kredit.

2. Gantilah nama sheet dengan nama "JM" dengan cara memilih menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "JM", kemudian Enter. 3. Buatlah rumus pada sel F51 =SUBTOTAL(9;F6:F50) kemudian copy-lah rumus sel F51 tersebut ke sel H51 sehingga formula menjadi sel H51 =SUBTOTAL(9;H6:H50). 4. Buatlah filter dengan memblok range A5:H50, kemudian pilihlah menu Data u Filter u AutoFilter.

4.1.7 Pembuatan Format Buku Besar Langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat format Buku Besar sebagai berikut : 1. Buatlah format Buku Besar pada sheet7 seperti pada gambar 4.9 Format Buku Besar tersebut memuat : - Judul format : "BUKU BESAR" - Bulan : Bulan atau periode Buku Besar. - No. Akun : Nomor Akun Buku Besar. - Nama Akun : Nama Akun Buku Besar. - Akun D/K : Akun bersangkutan memiliki sifat Debit atau Kredit pada sebuah perkiraan akuntansi, jika memiliki sifat Debit maka akan menuliskan "D" dan jika memiliki sifat Kredit maka akan menuliskan "K". - Sumber Jurnal : Sumber asal jurnal yang diposting ke Buku Besar. Sumber asal jurnal tersebut adalah jurnal Kas, Bank, Pembelian, Penjualan dan Memorial.

46

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 47 Kolom-kolom - Saldo awal

- Debit

- Kredit

- Saldo akhir

: : Saldo awal Buku Besar yang diambilkan dari saldo Neraca Awal atau saldo akhir Buku Besar periode sebelumnya. : Nilai jurnal yang diposting terakumulasi dan terklasifikasi sesuai dengan nomor Akun dan masuk ke dalam kolom perkiraan debit Buku Besar. : Nilai jurnal yang diposting terakumulasi dan terklasifikasi sesuai dengan nomor Akun dan masuk ke dalam kolom perkiraan kredit Buku Besar. : Saldo akhir Buku Besar yang merupakan perhitungan antara nilai saldo awal, jumlah nilai debit dan jumlah nilai kredit Buku Besar.

Gambar 4.9

Format Buku Besar ini dirancang berupa suatu ringkasan Buku Besar atau Summary General Ledger yang menggambarkan hasil posting yang diklasifikasikan dan diakumulasikan dari beberapa sumber jurnal ke dalam Buku Besar. 2. Gantilah nama sheet dengan nama "BB" (Buku Besar) dengan cara pilihlah menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "BB", kemudian Enter. 3. Buatlah rumus-rumus fungsi pada sel-sel berikut :

http://xclmedia.net

47

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 48 Rumus Sel D6 : Sel D6 = VLOOKUP(D5;Akun;2;FALSE) Penjelasan rumus : Carilah data pada range Akun (range yang telah diberi nama) pada bagian kolom nomor 2 range Akun tersebut dengan patokan isi sel D5 sama dengan isi sel kolom awal range Akun tersebut dengan tepat. Rumus pada sel D6 akan melakukan pencarian data pada Daftar Akun yang range-nya telah kita beri nama (lihat penjelasan pemberian nama range pada format Daftar Akun). Jika sel D5 kita isikan nomor Akun, maka dengan rumus tersebut pada sel D6 akan mengisikan nama Akun. Rumus Sel D7 : Sel D7 =IF(VLOOKUP(D5;Akun;3;FALSE)="D";"Debit";"Kredit") Penjelasan rumus : Jika pencarian data range Akun (range yang telah diberi nama) pada bagian kolom nomor 3 range Akun tersebut dengan patokan isi sel D5 sama dengan isi sel kolom awal range Akun tersebut dengan tepat menghasilkan data "D", maka tulislah "Debit", jika tidak tulislah "Kredit". Rumus pada sel D7 akan melakukan pencarian data pada Daftar Akun yang range-nya telah kita beri nama yang dihubungkan dengan logika. Jika pencarian data pada range Akun menghasilkan data "D", maka akan menuliskan "Debit", jika tidak maka akan menuliskan "Kredit". Rumus Sel F9 & Sel G9 : 1) Sel F9 =SUMIF(Kas!$E$6:$E$100;D5;Kas!$G$6:$G$100) +SUMIF(Kas!$E$6:$E$100;D5;Kas!$H$6:$H$100) 2) Sel G9 =SUMIF(Kas!$F$6:$F$100;D5;Kas!$G$6:$G$100) +SUMIF(Kas!$F$6:$F$100;D5;Kas!$H$6:$H$100) Penjelasan rumus : 1) Jumlahkan sel range G6:G100 pada sheet Kas dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range E6:E100 sheet Kas, kemudian ditambah penjumlahan sel range H6:H100 pada sheet Kas dengan kriteria isi sel

48

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 49 D5 yang terdapat pada range E6:E100 sheet Kas. Rumus pada sel F9 akan menjumlahkan nilai Akun debit pada jurnal Kas berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel D5 sheet Buku Besar. 2) Jumlahkan sel range G6:G100 pada sheet Kas dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range F6:F100 sheet Kas, kemudian ditambah penjumlahan sel range H6:H100 pada sheet Kas dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range F6:F100 sheet Kas. Rumus pada sel G9 akan menjumlahkan nilai Akun kredit pada jurnal Kas berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel D5 sheet Buku Besar. Perhatikan range kolom rumus fungsi di atas seperti pada range E6:E100 sheet Kas menunjukkan penjaringan data dilakukan mencakup data awal jurnal Kas (kolom E baris 6) hingga baris akhir jurnal Kas (kolom E baris 100). Perhatikan juga range kolom-kolom rumus fungsi di atas dengan kolom-kolom pada jurnal Kas akan terlihat kolom mana yang dijumlah dan kolom mana yang dijadikan kriteria. Pada pembuatan rumus fungsi di atas, sumber data berada pada sheet lain, yaitu sheet Kas. Sebagaimana dijelaskan di depan, jika sumber data berada pada lain sheet atau berbeda dengan sheet penulisan fungsi, maka fungsi akan menuliskan identitas sheet data di depan sel atau range fungsi. Pada rumus fungsi di atas (pada sheet Buku Besar) sumber data berada pada sheet Kas sehingga ketika kita menuliskan rumus fungsi, kemudian kursor kita arahkan ke sel atau range data yang berada pada sheet Kas, maka dengan sendirinya rumus fungsi akan menambahkan identitas sheet Kas pada sel atau range data tersebut. Jadi apabila Anda membuat rumus fungsi dan sumber data berada pada sheet lain, maka penulisan sumber data pada rumus fungsi cukup dengan menggerakan atau melatakkan kursor pada sel atau range sumber data tersebut berada (lihat kembali pembahasan Rumus Fungsi antar Sheet). Tanda $ (dollar) yang terdapat pada renge fungsi di atas seperti pada range $E$6:$E$100 menunjukkan tanda absolut, dimana range tersebut akan dikunci baik pada kolom maupun barisnya sehingga ketika kita akan meng-copy-kan rumus fungsi tersebut ke sel lain, maka range tersebut

http://xclmedia.net

49

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 50 tidak akan bergeser atau berubah. Rumus Sel F10 & Sel G10 : 1) Sel F10 =SUMIF(Bank!$E$6:$E$100;D5;Bank!$G$6:$G$100) +SUMIF(Bank!$E$6:$E$100;D5;Bank!$H$6:$H$100) 2) Sel G10 =SUMIF(Bank!$F$6:$F$100;D5;Bank!$G$6:$G$100) +SUMIF(Bank!$F$6:$F$100;D5;Bank!$H$6:$H$100) Penjelasan rumus : 1) Jumlahkan sel range G6:G100 pada sheet Bank dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range E6:E100 sheet Bank, kemudian ditambah penjumlahan sel range H6:G100 pada sheet Bank dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range E6:E100 sheet Bank. Rumus pada sel F10 akan menjumlahkan nilai Akun debit pada jurnal Bank berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel D5 sheet Buku Besar. 2) Jumlahkan sel range G6:G100 pada sheet Bank dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range F6:F100 sheet Bank, kemudian ditambah penjumlahan sel range H6:G100 pada sheet Bank dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range F6:F100 sheet Bank. Rumus pada sel G10 akan menjumlahkan nilai Akun kredit pada jurnal Bank berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel D5 sheet Buku Besar. Rumus Sel F11 & Sel G11 : 1) Sel F11 =SUMIF(JPb!$E$6:$E$50;D5;JPb!$G$6:$G$50) +SUMIF(JPb!$H$6:$H$50;D5;JPb!$J$6:$J$50) 2) Sel G11 =SUMIF(JPb!$F$6:$F$50;D5;JPb!$G$6:$G$50) +SUMIF(JPb!$I$6:$I$50;D5;JPb!$J$6:$J$50) Penjelasan rumus : 1) Jumlahkan sel range G6:G50 pada sheet JPb (Jurnal Pembelian) dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range E6:E50 sheet JPb, kemudian ditambah penjumlahan sel range J6:J50 pada sheet JPb

50

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 51 dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range H6:H50 sheet JPb. Rumus pada sel F11 akan menjumlahkan nilai Akun debit pada jurnal Pembelian (JPb) berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel D5 sheet Buku Besar. 2) Jumlahkan sel range G6:G50 pada sheet JPb dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range F6:F50 sheet JPb, kemudian ditambah penjumlahan sel range J6:J50 pada sheet JPb dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range I6:I50 sheet JPb. Rumus pada sel G11 akan menjumlahkan nilai Akun kredit pada jurnal Pembelian (JPb) berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel D5 sheet Buku Besar. Rumus Sel F12 & Sel G12 : 1) Sel F12 =SUMIF(JPn!$E$6:$E$50;D5;JPn!$G$6:$G$50) +SUMIF(JPn!$H$6:$H$50;D5;JPn!$J$6:$J$50) 2) Sel G12 =SUMIF(JPn!$F$6:$F$50;D5;JPn!$G$6:$G$50) +SUMIF(JPn!$I$6:$I$50;D5;JPn!$J$6:$J$50) Penjelasan rumus : 1) Jumlahkan sel range G6:G50 pada sheet JPn (Jurnal Penjualan) dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range E6:E50 sheet JPn, kemudian ditambah penjumlahan sel range J6:J50 pada sheet JPn dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range H6:H50 sheet JPn. Rumus pada sel F12 akan menjumlahkan nilai Akun debit pada jurnal Penjualan (JPn) berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel D5 sheet Buku Besar. 2) Jumlahkan sel range G6:G50 pada sheet JPn dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range F6:F50 sheet JPn, kemudian ditambah penjumlahan sel range J6:J50 pada sheet JPn dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range I6:I50 sheet JPn. Rumus pada sel G12 akan menjumlahkan nilai Akun kredit pada jurnal

http://xclmedia.net

51

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 52 Penjualan (JPn) berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel D5 sheet Buku Besar. Rumus Sel F13 & G13 : 1) Sel F13 =SUMIF(JM!$E$6:$E$50;D5;JM!$F$6:$F$50) 2) Sel G13 =SUMIF(JM!$G$6:$G$50;D5;JM!$H$6:$H$50) Penjelasan rumus : 1) Jumlahkan sel range F6:F50 pada sheet JM (Jurnal Memorial) dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range E6:E50 sheet JM. Rumus pada sel F13 akan menjumlahkan nilai Akun debit pada jurnal Memorial (JM) berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel D5 sheet Buku Besar. 2) Jumlahkan sel range H6:H50 pada sheet JM dengan kriteria isi sel D5 yang terdapat pada range G6:G50 sheet JM. Rumus pada sel G13 akan menjumlahkan nilai Akun kredit pada jurnal Memorial (JM) berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel D5 sheet Buku Besar. Rumus Sel F15 & G15 : 1) Sel F15 =SUM(F9:F14) 2) Sel G15 =SUM(G9:G14) Penjelasan rumus : 1) Jumlahkan nilai yang berada pada range F9:F14. 2) Jumlahkan nilai yang berada pada range G9:G14. Rumus Sel H15 : Sel H15 =IF(D7="Debit";E15+F15-G15;IF(D7="Kredit"; E15-F15+G15;0))

52

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 53 Penjelasan rumus : Jika isi sel D7 sama dengan "Debit" maka hitunglah sel E15+F15-G15, kemudian jika isi sel D7 sama dengan "Kredit" maka hitunglah sel E15F15+G15, jika tidak maka tulislah 0. Rumus pada sel H15 merupakan rumus perhitungan saldo akhir Buku Besar pada tiap-tiap Akun yang merupakan hasil perhitungan nilai Saldo Awal, jumlah nilai Debit dan jumlah nilai Kredit. Jika Akun D/K pada Buku Besar memiliki sifat Debit, maka perhitungan Saldo Akhirnya adalah nilai Saldo Awal + jumlah nilai Debit - jumlah nilai Kredit. Sedangkan jika Akun D/K pada Buku Besar memiliki sifat Kredit, maka perhitungan Saldo Akhirnya adalah nilai Saldo Awal - jumlah nilai Debit + jumlah nilai Kredit. 4. Buatlah rumus link pada sel A15 =D5 untuk membantu pencarian sel atau data saldo akhir (sel H15) sehingga dengan menggunakan rumus fungsi VLOOKUP, sel H15 yang berisi saldo akhir Buku Besar akan dapat dicari dengan menggunakan patokan isi sel A15 (pencarian dengan menggunakan rumus fungsi VLOOKUP akan dilakukan pada format Neraca Lajur). Format Buku Besar yang telah dibuat, termasuk rumus-rumus fungsinya seperti pada gambar 4.10. Nama Sel

Formula Bar

Gambar 4.10

http://xclmedia.net

53

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 54 Perhatikan pada sel D6 terdapat tanda "#N/A" menunjukan rumus fungsi VLOOKUP (isi rumus fungsi ditunjukan pada field Formula Bar) masih bernilai nol (0) atau patokan isi yang dicari rumus fungsi VLOOKUP masih belum terisi (kosong) sehingga rumus fungsi Vlookup akan menuliskan tanda demikian. 5. Kemudian perbanyaklah format Akun Buku Besar tersebut sesuai dengan jumlah Daftar Akun yang telah kita buat di muka, caranya sebagai berikut : - Bloklah range A5:H15. - Copy-lah range tersebut dengan meneken Ctrl+C. - Kemudian letakkan kursor pada sel A17 yang akan di-copy seperti terlihat pada gambar 4.11. - Kemudian Enter atau Ctrl+V. - Untuk seterusnya perbanyaklah dengan cara meng-copy seperti yang disebutkan di atas. Agar lebih cepat untuk memperbanyak Buku Besar tersebut, hasil dari beberapa copy-an yang telah kita dapatkan kemudian diblok dan di-copy, kemudian pindahkan pada sel-sel berikutnya di bawahnya sehingga kita mendapatkan hasil copy-an yang banyak. Ulangilah perintah tersebut hingga kita mendapatkan jumlah Buku Besar yang kita inginkan sesuai dengan jumlah Daftar Akun yang kita buat di depan. Rumus-rumus fungsi yang di-copy-kan ke sel-sel berikutnya hasilnya relatif sama dan akan menyesuaikan dengan sel-selnya. Catatan : Dari sejumlah format Akun Buku Besar tersebut yang mana saja baik format di atas atau di bawahnya dapat kita jadikan sebagai sumber copy apabila terhapus atau hilang sehingga tidak perlu lagi membuat formatnya, tetapi cukup dengan meng-copy yang mana saja dari format Akun Buku Besar tersebut. Perhatikan hasil copy-an yang kita dapatkan seperti nampak pada gambar 4.11 berikut.

54

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 55

Sumber Copy

Hasil Copy-an

Hasil Copy-an

Gambar 4.11

Setelah menghasilkan copy-an yang banyak sesuai dengan jumlah Daftar Akun yang kita buat, kemudian isilah Nomor Akun pada tiap-tiap Akun Buku Besar tersebut, maka sel-sel untuk isian Nama Akun, Akun D/K akan ikut terisi dengan sendirinya, sedangkan sel-sel pada kolom Debit, Kredit dan Saldo Akhir akan terisi nilai jika terjadi posting (pemberian kode akun) pada jurnal Kas, jurnal Kas (Bank), jurnal Pembelian, jurnal Penjualan dan jurnal Memorial. Perhatikan hasil format Buku Besar setelah diisikan Nomor Akun seperti pada gambar 4.12

http://xclmedia.net

55

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 56 Setelah menghasilkan copy-an yang banyak sesuai dengan jumlah Daftar Akun yang kita buat, kemudian isilah Nomor Akun pada tiap-tiap Akun Buku Besar tersebut, maka sel-sel untuk isian Nama Akun, Akun D/K akan ikut terisi dengan sendirinya, sedangkan sel-sel pada kolom Debit, Kredit dan Saldo Akhir akan terisi nilai jika terjadi posting (pemberian kode akun) pada jurnal Kas, jurnal Kas (Bank), jurnal Pembelian, jurnal Penjualan dan jurnal Memorial. Perhatikan hasil format Buku Besar setelah diisikan nomor Akun seperti pada gambar 4.12

Gambar 4.12

56

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 57 4.1.8 Pembuatan Format Neraca Lajur Langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat format Neraca Lajur sebagai berikut : 1. Buatlah format Neraca Lajur pada sheet8 dengan jumlah baris hingga pada deret baris ke-55 seperti pada gambar 4.13. Perkiraan jumlah baris sesuai dengan jumlah Akun-akun (Daftar Akun) Format Neraca Lajur tersebut memuat : - Judul Format : "NERACA LAJUR" - Bulan : Bulan atau periode Buku Besar Kolom-kolom : - No. Akun : Nomor suatu Akun - Nama Akun : Nama suatu Akun - Akun D/K : Akun bersangkutan memiliki sifat Debit atau Kredit pada sebuah perkiraan akuntansi, jika memiliki sifat Debit maka akan menuliskan "D" dan jika memiliki sifat Kredit maka akan menuliskan "K". - Neraca Saldo Debit : Nilai yang didapat dari saldo akhir Buku Besar pada Akun Buku Besar yang bersifat Debit. - Neraca Saldo Kredit : Nilai yang didapat dari saldo akhir Buku Besar pada Akun Buku Besar yang bersifat Kredit. - Akun NR/LR : Akun bersangkutan memiliki posisi sebagai Akun Neraca atau Akun Laba-Rugi, jika memiliki posisi sebagai Akun Neraca maka akan menuliskan "NR", dan jika memiliki posisi sebagai Akun Laba-Rugi maka akan menuliskan "LR". - Laba-Rugi Debit : Nilai yang didapat dari saldo akhir Buku Besar yang memiliki posisi sebagai Akun Laba-Rugi yang bersifat Akun Debit. - Laba-Rugi Kredit : Nilai yang didapat dari saldo akhir Buku Besar yang memiliki posisi sebagai Akun Laba-Rugi

http://xclmedia.net

57

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 58

- Neraca Debit

- Neraca Kredit

yang bersifat Akun Kredit. : Nilai yang didapat dari saldo akhir Buku Besar yang memiliki posisi sebagai Akun Neraca yang bersifat Akun Debit. : Nilai yang didapat dari saldo akhir Buku Besar yang memiliki posisi sebagai Akun Neraca yang bersifat Akun Kredit.

Gambar 4.13

2. Gantilah nama sheet dengan nama "NL" (Neraca Lajur) dengan cara pilihlah menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "NL", kemudian tekan tombol Enter. Sebagaimana dijelaskan di depan bahwa saldo akhir Buku Besar pada program aplikasi akuntansi ini merupakan saldo akhir yang sudah termasuk adanya proses penyesuaian (adjustmen), maka Neraca Lajur di sini memuat kolom-kolom berikut : Kolom Neraca Saldo : kolom yang menampung hasil pemindahan nilai saldo akhir Buku Besar yang sudah termasuk adanya proses penyesuaian.

58

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 59 Kolom Laba-Rugi

Kolom Neraca

: Kolom yang menampung hasil pengklasifikasian nilainilai Akun kolom Neraca Saldo yang memiliki posisi sebagai Akun Laba-Rugi ke dalam kolom Akun-akun Laba-Rugi. : Kolom yang menampung hasil pengklasifikasian nilainilai Akun kolom Neraca Saldo yang memiliki posisi sebagai Akun Neraca ke dalam kolom Akun-akun Neraca.

Berbeda dengan Sistem Akuntansi Manual, pada Neraca Lajur ditambahkan kolom Penyesuaian sehingga akan nampak adanya proses penyesuaian di Neraca Lajur. 3. Buatlah rumus-rumus fungsi pada sel-sel berikut : Rumus Sel B5 : Sel B5 =VLOOKUP(A5;Akun;2;FALSE) Penjelasan rumus : Carilah data pada range Akun (range yang telah diberi nama) pada bagian kolom nomor 2 range Akun tersebut dengan patokan isi sel A5 sama dengan isi sel kolom awal range Akun tersebut dengan tepat. Rumus pada sel B5 akan melakukan pencarian data pada Daftar Akun, yang range-nya telah kita beri nama. Jika sel A5 kita isikan nomor Akun, maka pada sel B5 akan menuliskan nama Akun. Rumus Sel C5 : Sel C5 =VLOOKUP(A5;Akun;3;FALSE) Penjelasan rumus : Carilah data pada range Akun (range yang telah diberi nama) pada bagian kolom nomor 3 range Akun tersebut dengan patokan isi sel A5 sama dengan isi sel kolom awal range Akun tersebut dengan tepat. Rumus pada sel C5 akan melakukan pencarian data pada Daftar Akun, yang range-nya telah kita beri nama. Jika sel A5 kita isikan nomor Akun maka pada sel C5 akan menuliskan isian Akun D/K berupa "D" atau "K".

http://xclmedia.net

59

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 60 Rumus Sel D5 : Sel D5 =IF(C5="D";SUMIF(BB!$A$4:$A$1000;A5;BB!$H$4: $H$1000);0) Penjelasan rumus : Jika isi sel C5 berisi "D" maka jumlahkan sel range H4:H1000 pada sheet BB (Buku Besar) dengan kriteria isi sel A5 yang terdapat pada range A4:A1000 sheet BB, jika tidak maka tulislah 0. Rumus pada sel D5 akan menjaring nilai Saldo Akhir Buku Besar berdasarkan kriteria yang dihubungkan dengan persyaratan "D" atau Debit, jika sel C5 berisi "D" maka nilai penjaringan tersebut akan dituliskan pada sel D5 (kolom Debit Neraca Lajur), jika tidak maka akan menuliskan 0. Perhatikan range kolom rumus fungsi di atas seperti pada range H4:H1000 menunjukkan penjaringan data dilakukan mencakup data awal Buku Besar (kolom H baris 4) hingga baris akhir Buku Besar (kolom H baris 1000) pada sheet BB. Perhatikan juga range kolom rumus fungsi di atas dengan kolom-kolom pada Buku Besar (BB), maka akan terlihat kolom mana yang dijaring dan kolom mana yang dijadikan kriteria. Di sini lebih tepat menggunakan istilah "menjaring" dari pada istilah "menjumlah" karena data yang di-Sumif masing-masing hanya satu data dari satu kriteria. Rumus Sel E5 : Sel E5 =IF(C5="K";SUMIF(BB!$A$4:$A$1000;A5;BB!$H$4: $H$1000);0) Penjelasan rumus : Jika isi sel C5 berisi "K" maka jumlahkan sel range H4:H1000 pada sheet BB (Buku Besar) dengan kriteria isi sel A5 yang terdapat pada range A4:A1000 sheet BB, jika tidak maka tulislah 0. Rumus pada sel E5 akan menjaring nilai Saldo Akhir Buku Besar berdasarkan kriteria yang dihubungkan dengan persyaratan "K" atau kredit, jika sel C5 berisi "K" maka nilai penjumlahan tersebut akan ditempatkan pada sel E5 (kolom kredit Neraca Lajur), jika tidak maka akan menuliskan 0.

60

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 61 Rumus Sel F5 : Sel F5 =VLOOKUP(A6;Akun;4;FALSE) Penjelasan rumus : Carilah data pada range Akun (range yang telah diberi nama) pada bagian kolom nomor 4 range Akun tersebut dengan patokan isi sel A5 sama dengan isi sel kolom awal range Akun tersebut dengan tepat. Rumus pada sel F5 akan melakukan pencarian data pada Daftar Akun yang rangenya telah kita beri nama. Jika pada sel A5 kita isikan nomor Akun, maka pada sel F5 akan menuliskan NR (posisi Akun Necara) atau LR (posisi Akun Laba-Rugi). Rumus Sel G5 : Sel G5 =IF($F5="LR";D5;0) Penjelasan rumus : Jika isi sel F5 sama dengan "LR"maka tulislah sama dengan isi sel D5, jika tidak maka tulislah 0. Rumus tersebut berfungsi untuk memindahkan sel kolom Debit Necara Saldo yang merupakan posisi Akun LR (Laba-Rugi) ke kolom Debit LabaRugi. Rumus Sel H5 : Sel H5 =IF($F5="LR";E5;0) Penjelasan rumus : Jika isi sel F5 sama dengan "LR" maka tulislah sama dengan isi sel E5, jika tidak maka tulislah 0. Rumus tersebut berfungsi untuk memindahkan sel kolom Kredit Necara Saldo yang merupakan posisi Akun LR (Laba-Rugi) ke kolom Kredit LabaRugi. Catatan : Rumus pada sel H5 dapat pula kita hasilkan dari copy-an sel G5 dengan menggunakan copy biasa. Sel-sel pada rumus hasil copy-an akan menyesuaikan.

http://xclmedia.net

61

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 62 Rumus Sel I5 : Sel I5 =IF($F5="NR";D5;0) Penjelasan rumus : Jika isi sel F5 sama dengan "NR" maka tulislah sama dengan isi sel D5, jika tidak maka tulislah 0. Rumus tersebut berfungsi untuk memindahkan sel kolom Debit Necara Saldo yang merupakan posisi Akun NR (Neraca) ke kolom Debit Neraca. Rumus Sel J5 : Sel J5 =IF($F5="NR";E5;0) Penjelasan rumus : Jika isi sel F5 sama dengan "NR" maka tulislah sama dengan isi sel E5, jika tidak maka tulislah 0. Rumus tersebut berfungsi untuk memindahkan sel kolom Kredit Necara Saldo yang merupakan posisi Akun NR (Neraca) ke kolom Kredit Neraca. Catatan : Rumus pada sel J5 dapat pula kita hasilkan dari copy-an sel I5 dengan menggunakan copy biasa. Sel-sel pada rumus hasil copy-an akan menyesuaikan. Format Neraca Lajur yang telah selesai dibuat, termasuk rumus-rumus fungsinya seperti pada gambar 4.14.

Gambar 4.14

62

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 63 Catatan : Tanda "#N/A" pada sel-sel yang berisi rumus menunjukkan patokan isi sel yang dibaca rumus fungsi belum terisi (kosong), maka rumus akan mengisikan tanda tersebut. Pada gambar 4.14 patokan isi sel yang dibaca rumus fungsi adalah sel pada kolom A. 4. Kemudian copy-lah rumus-rumus fungsi sel B5, C5, D5, E5, F5, G5, H5, I5 dan J5 ke sel berikut di bawahnya dari baris ke-6 hingga baris ke 52 seperti nampak pada gambar 4.15.

Gambar 4.15

Catatan : Rumus yang mana saja baik sel-sel kolom di atas atau di bawahnya dapat dijadikan sumber copy seandainya rumus terhapus atau hilang. Sel-sel rumus hasil copy-an akan menyesuaikan. 5. Selanjutnya lengkapilah format Neraca Lajur tersebut dengan rumus-rumus fungsi penjumlahan pada sel-sel berikut :

http://xclmedia.net

63

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 64 Sel D53 =SUM(D5:D52) Sel E53 =SUM(E5:E52) Sel G53 =SUM(H5:H52) Sel H53 =SUM(H5:H52) Sel I53 =SUM(I5:I52) Sel J53 =SUM(J5:J52) Kemudian rumus di sel H54 dan J54 : Sel H54 =H53-G53 Sel J54 =H53-G53 Kemudian rumus di sel I55 dan J55 : Sel I55 =SUM(I53:I54) Sel J55 =SUM(I53:I54) 6. Setelah pembuatan format Neraca Lajur selesai, kemudian isikan nomor Akun pada kolom No. Akun sehingga sel-sel pada kolom Nama Akun, kolom Akun D/K, kolom Akun NR/LR secara otomatis akan mengisikan dengan sendirinya. Sedangkan nilai kolom Debit atau Kredit pada masingmasing kolom Neraca Saldo, kolom Laba-Rugi dan kolom Neraca akan terisi secara otomatis apabila sudah terisi nilai saldo akhir pada Buku Besar (lihat gambar 4.16).

64

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 65

Gambar 4.16

4.1.9 Pembuatan Format Laporan Laba-Rugi Langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat format Laporan Laba-Rugi sebagai berikut : 1. Buatlah format Laporan Laba-Rugi pada sheet9 dengan seperti pada gambar 4.17. Format laporan Laba-Rugi tersebut memuat : - Nama perusahaan : Nama suatu perusahaan, misal "PT. SURYA" - Judul laporan : "LAPORAN LABA-RUGI" - Bulan : Bulan atau periode Laporan Laba-Rugi

http://xclmedia.net

65

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 66 Kolom-kolom : - No. Akun : Nomor-nomor Akun Laba-Rugi - Pos-Pos : Nama-nama Akun Laba-Rugi Kolom D dan kolom C akan diisikan nilai-nilai akun Laba-Rugi (formula).

Gambar 4.17

2. Gantilah nama sheet dengan nama "LR" dengan cara pilihlah menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "LR", kemudian tekan Enter. 3. Buatlah rumus-rumus fungsi pada sel-sel berikut : Rumus Sel B6 : Sel B6 =VLOOKUP(A6;Akun;2;FALSE) Penjelasan rumus : Carilah data-data pada range Akun (range yang telah diberi nama) pada bagian kolom nomor 2 range Akun tersebut dengan patokan isi sel A6 sama dengan isi sel kolom awal range Akun tersebut dengan tepat. Rumus sel B6 akan melakukan pencarian data pada Daftar Akun yang range-nya telah kita beri nama. Jika sel A6 kita isikan nomor Akun, maka

66

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 67 pada sel B6 akan menuliskan nama Akun. Catatan : Rumus sel B6 dapat juga dihasilkan dari copy-an sel-sel rumus VLOOKUP mana saja pada kolom B Neraca Lajur dengan copy biasa. Rumus Sel D6 : Sel D6 =SUMIF(NL!$A$5:$A$100;$A6;NL!$D$5:$D$100) +SUMIF(NL!$A$5:$A$100;$A6;NL!$E$5:$E$100) Penjelasan rumus : Jumlahkan sel range D5:D100 pada sheet NL (Neraca Lajur) dengan kriteria isi sel A6 yang terdapat pada range A5:A100 sheet NL, kemudian ditambah penjumlahan sel range E5:E100 pada sheet NL dengan kriteria isi sel A6 yang terdapat pada range A5:A100 sheet NL. Rumus pada sel D6 akan menjaring nilai pada kolom Neraca Saldo Debit dan kolom Neraca Saldo Kredit pada sheet NL (Neraca Lajur) berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel A6. Perhatikan range kolom rumus fungsi di atas, seperti pada range D5:D100 sheet NL menunjukkan penjaringan data dilakukan mencakup data awal Neraca Lajur (kolom D baris 5) hingga baris akhir (kolom D baris 100) dan perhatikan juga range kolom kolom rumus fungsi di atas dengan kolomkolom pada Neraca Lajur, maka akan terlihat kolom mana yang dijaring dan kolom mana yang dijadikan kriteria. Dengan penulisan rumus tersebut di atas format Laba-Rugi akan nampak, seperti pada gambar 4.18.

Gambar 4.18

http://xclmedia.net

67

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 68 Jika kita isikan nomor Akun pada kolom No. Akun, maka sel B6 akan terisi nama Akun dan sel D6 akan terisi nilai Akun apabila sudah terisi Nilai Neraca Saldo pada Neraca Lajur. Apabila kita isikan nomor Akun pada kolom No. Akun, maka akan nampak seperti pada gambar 4.19.

Gambar 4.19

4. Copy-lah rumus fungsi sel B6 dan D6 ke sel-sel berikut di bawahnya sejajar dengan nomor-nomor Akun Laba-Rugi yang kita tuliskan pada kolom No. Akun. Misal apabila ingin meng-copy-kan rumus ke sel B7 dan D7, maka nomor Akun harus kita tuliskan sejajar pada rumus tersebut, yaitu sel A7 dan seterusnya lakukan cara tersebut terkait dengan Akun-akun Laba-Rugi (Gambar 4.20). Catatan : Rumus yang mana saja (hasil copy-an dua sel tersebut) baik sel-sel kolom di atas atau dibawahnya dapat dijadikan sumber copy seandainya rumus terhapus atau hilang. Sel-sel hasil rumus copy-an akan menyesuaikan.

Gambar 4.20

5. Lengkapi rumus-rumus lainnya serta tambahkan keterangan-keterangan

68

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 69 pada baris-baris sejajar rumus tersebut. Sel E10 =D7-D9 Sel E21 =SUM(D12:D20) Sel E22 =E10-E21 Sel E26 =SUM(D24:D25) Sel E27 =E22+E26 Hasil format Laporan Laba-Rugi yang telah lengkap dibuat adalah seperti pada gambar 4.21.

Gambar 4.21

http://xclmedia.net

69

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 70 4.1.10 Pembuatan Format Laporan Laba Ditahan Langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat format Laporan Laba Ditahan sebagai berikut : 1. Buatlah format Laporan Laba Ditahan pada sheet10 seperti pada gambar 4.22. Keterangan-keterangan pokok pada format Laporan Laba Ditahan hampir sama dengan format Laporan Laba-Rugi, kecuali mengganti nama judul laporan mejadi "LAPORAN LABA DITAHAN" dan mengganti "Bulan...." menjadi "Per.." (tanggal). 2. Gantilah nama sheet dengan nama "Laba Dithn" dengan cara pilihlah menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "Laba Dithn", kemudian tekan Enter.

Gambar 4.22

3. Buatlah rumus-rumus fungsi pada sel-sel berikut : Rumus sel B6 : Sel B6 =VLOOKUP(A6;Akun;2;FALSE) Penjelasan rumus : Carilah data pada range Akun (range yang telah diberi nama) pada bagian kolom nomor 2 range Akun tersebut dengan patokan isi sel A6 sama dengan isi sel kolom awal range Akun tersebut dengan tepat. Rumus sel B6 akan melakukan pencarian data pada Daftar Akun yang range-nya telah kita beri nama. Jika sel A6 kita isikan nomor Akun, maka pada sel B6 akan menuliskan nama Akun.

70

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 71 Catatan Rumus sel B6 dapat juga dihasilkan dari copy-an sel-sel rumus VLOOKUP mana saja pada kolom B Laba-Rugi. Rumus Sel D6 : Sel D6 =SUMIF(NL!$A$5:$A$100;$A6;NL!$D$5:$D$100) +SUMIF(NL!$A$5:$A$100;$A6;NL!$E$5:$E$100) Penjelasan rumus : Jumlahkan sel range D5:D100 pada sheet NL (Neraca Lajur) dengan kriteria isi sel A6 yang terdapat pada range A5:A100 sheet NL, kemudian ditambah penjumlahan range E5:E100 pada sheet NL dengan kriteria isi sel A6 yang terdapat pada Aplikasi range A5:A100 sheetdengan NL. Microsoft Excel - hal Program Akuntansi Rumus pada sel D6 akan menjaring nilai pada kolom Neraca Saldo Debit dan kolom Neraca Saldo Kredit pada sheet NL (Neraca Lajur) berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel A6. Catatan : Rumus pada sel D6 dapat juga dihasilkan dari copy-an sel rumus fungsi SUMIF mana saja pada kolom D atau E pada Laporan Laba-Rugi. Sel-sel pada rumus hasil copy-an akan menyesuaikan. Setelah kita buat rumus fungsi pada sel B6 dan sel D6 maka format Laporan Laba Ditahan akan nampak, seperti pada gambar 4.23.

Gambar 4.23

Jika kita isikan nomor Akun pada kolom No. Akun, maka format laporan Laba Ditahan akan nampak seperti pada gambar 4.24.

http://xclmedia.net

71

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 72

Gambar 4.24

4. Lengkapi keterangan-keterangan lainnya pada format Laporan Laba Ditahan serta buatkan rumus-rumus fungsi lainnya pada sel-sel berikut : Sel D8 =RL!E27 Penjelasan rumus : Sel D7 adalah sama dengan isi sel E27 sheet LR (Laba-Rugi). Sel D7 dihubungkan secara langsung dengan sel E27 sheet LR untuk memindahkan Laba-Rugi ke dalam Laporan Laba Ditahan. Sel E9 =SUM(D7:D8) Sehingga hasil format Laporan Laba Ditahan tersebut adalah seperti pada gambar 4.25.

Gambar 4.25

72

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 73 4.1.11 Pembuatan Format Neraca Langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat format Neraca sebagai berikut : 1. Buatlah format Neraca pada sheet11 seperti pada gambar 4.26. Keterangan-keterangan pokok pada format Neraca hampir sama dengan format Laba Ditahan dengan menambahkan tiga kolom disamping kanan sebagaimana tiga kolom di kiri dan mengganti nama judul laporan menjadi “NERACA”. 2. Gantilah nama sheet dengan nama "Neraca" dengan cara memilih menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "Neraca", kemudian Enter.

Gambar 4.26

3. Buatlah rumus-rumus fungsi pada sel-sel berikut : Rumus Sel B6 : Sel B6 =VLOOKUP(A6;Akun;2;FALSE) Penjelasan rumus : Carilah data pada range Akun (range yang telah diberi nama) pada bagian kolom nomor 2 range Akun tersebut dengan patokan isi sel A6 sama dengan isi sel kolom awal range Akun tersebut dengan tepat.

http://xclmedia.net

73

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 74 Rumus sel B6 akan melakukan pencarian data pada Daftar Akun yang range-nya telah kita beri nama. Jika sel A6 kita isikan nomor Akun, maka pada sel B6 akan menuliskan nama Akun. Rumus Sel D6 : Sel D6 =SUMIF(NL!$A$5:$A$100;$A6;NL!$D$5:$D$100) +SUMIF(NL!$A$5:$A$100;$A6;NL!$E$5:$E$100) Penjelasan rumus : Jumlahkan sel range D5:D100 pada sheet NL (Neraca Lajur) dengan kriteria isi sel A6 yang terdapat pada range A5:A100 sheet NL, kemudian ditambah penjumlahan sel range E5:E100 pada sheet NL dengan kriteria isi sel A6 yang terdapat pada range A5:A100 sheet NL. Rumus pada sel D6 akan menjaring nilai pada kolom Neraca Saldo Debit dan kolom Neraca Saldo Kredit pada sheet NL (Neraca Lajur) berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita tuliskan pada sel A6 sheet Neraca. Rumus Sel H6 : Sel H6 =VLOOKUP(G6;Akun;2;FALSE) Penjelasan rumus : Carilah data pada range "Akun" (range yang telah diberi nama) pada bagian kolom nomor 2 range Akun tersebut dengan patokan isi sel G6 sama dengan isi sel kolom awal range Akun tersebut dengan tepat. Rumus sel H6 akan melakukan pencarian data pada Daftar Akun yang range-nya telah kita beri nama. Jika sel G6 kita isikan nomor Akun, maka pada sel H6 akan menuliskan nama Akun. Rumus Sel J6 : Sel J6 =SUMIF(NL!$A$5:$A$100;$G6;NL!$D$5:$D$100) +SUMIF(NL!$A$6:$A$100;$G6;NL!$E$6:$E$100) Penjelasan rumus : Jumlahkan sel range D5:D100 pada sheet NL (Neraca Lajur) dengan kriteria isi sel G6 yang terdapat pada range A5:A100 sheet NL, kemudian ditambah

74

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 75 penjumlahan sel range E5:E100 sheet NL dengan kriteria isi sel G6 yang terdapat pada range A5:A100 sheet NL. Rumus pada sel J6 akan menjaring nilai pada kolom Neraca Saldo Debit dan kolom Neraca Saldo Kredit pada sheet NL (Neraca Lajur) berdasarkan kriteria dan akan menuliskannya sesuai dengan kriteria (nomor Akun) yang kita isikan pada sel G6 sheet Neraca. Catatan : Rumus-rumus fungsi di atas dapat pula di-copy-kan dari rumus-rumus fungsi Laba-Rugi atau juga dari Laba Ditahan. Rumus sel B6 dapat dicopy-kan dari rumus sel B6 Laba-Rugi, rumus sel D6 dapat di-copy-kan dari rumus sel D6 Laba-Rugi. Begitu juga rumus sel H6 dapat di-copy-kan dari rumus sel B6, rumus sel J6 dapat di-copy-kan dari rumus sel D6 Laba-Rugi, tetapi kriteria rumus fungsi kolom $A6 diganti dengan kolom $G6. Setelah dibuat rumus fungsi pada sel B6, D6, H6 dan J6, maka format Neraca akan nampak seperti gambar 4.27.

Gambar 4.27

Jika diisikan nomor Akun pada kolom No. Akun, maka format Neraca akan nampak seperti pada gambar 4.28.

Gambar 4.28

http://xclmedia.net

75

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 76 4. Copy-lah rumus-rumus fungsi pada sel B6, D6, H6 dan J6 ke sel-sel berikut di bawahnya sejajar dengan nomor-nomor Akun Neraca yang kita tuliskan pada kolom No. Akun seperti pada gambar 4.29.

Gambar 4.29

Catatan : Rumus yang mana saja (hasil copy-an masing-masing dua sel tersebut), baik sel-sel kolom di atas atau dibawahnya dapat dijadikan sumber copyan seandainya rumus terhapus atau hilang. Sel-sel rumus hasil copy-an akan menyesuaikan. 5. Lengkapi rumus-rumus lainnya serta tambahkan keterangan-keterangan pada baris-baris sejajar rumus tersebut Sisi AKTIVA : Sel E17 =SUM(D8:D16) Sel D23 =SUM(D19:D22) Sel D27 =SUM(D24:D26) Sel E28 =D23+D27 Sel E30 =SUM(E6:E29) Sisi KEWAJIBAN & EKUITAS : Sel K10 =SUM(J7:J9) Sel J15 ='So Laba'!E9 Sel J15 dihubungkan secara langsung dengan sel E9 sheet Laba Ditahan untuk memindahkan Laba Ditahan ke dalam Neraca.

76

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 77 Sel K16 =SUM(J14:J15) Sel K30 =SUM(K6:K29) Sehingga hasil format Neraca tersebut adalah seperti pada gambar 4.30.

Gambar 4.30

4.1.12 Pembuatan Format Buku Pembantu Piutang Langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat format Buku Pembantu Piutang sebagai berikut : 1. Buatlah format pembantu Piutang pada sheet12 seperti pada gambar 4.31. Format buku pembantu tersebut memuat : - Judul format : "PIUTANG DAGANG"

http://xclmedia.net

77

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 78 - Per (Tanggal) Kolom-kolom - Kode Pembantu

: Tanggal akhir bulan atau periode : : Kode pembantu piutang dan harus sama dengan kode pembantu yang diinput lewat jurnal. - Saldo awal bulan : Nilai saldo piutang awal bulan atau periode. - Saldo akhir bulan : Nilai saldo piutang akhir bulan atau periode.

Gambar 4.31

2. Gantilah nama sheet dengan nama "Piutang" dengan cara memilih menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "Piutang", kemudian Enter. 3. Isilah sel D5 dengan rumus berikut : Sel D5 =C5+SUMIF(Kas!$B$6:$B$100;B5;Kas!$H$6:$H$100) +SUMIF(Bank!$B$6:$B$100;B5;Bank!$H$6:$H$100) +SUMIF(JPb!$B$6:$B$50;B5;JPb!$J$6:$J$50) +SUMIF(JPn!$B$6:$B$50;B5;JPn!$G$6:$G$50) +SUMIF(JM!$B$6:$B$50;B5;JM!$F$6:$F$50) -SUMIF(Kas!$B$6:$B$100;B5;Kas!$G$6:$G$100) -SUMIF(Bank!$B$6:$B$100;B5;Bank!$G$6:$G$100) -SUMIF(JPb!$B$6:$B$50;B5;JPb!$G$6:$G$50) -SUMIF(JPn!$B$6:$B$50;B5;JPn!$J$6:$J$5) -SUMIF(JM!$B$6:$B$50;B5;JM!$H$6:$H$50)

78

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 79 Penjelasan rumus : Isi Sel C5 ditambah penjumlahan sel range H6:H100 pada sheet Kas dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B100 sheet Kas, kemudian ditambah penjumlahan sel range H6:H100 pada sheet Bank dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B100 sheet Bank, kemudian ditambah penjumlahan sel range J6:J50 pada sheet JPb dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B50 sheet JPb, kemudian ditambah penjumlahan sel range G6:G50 pada sheet JPn dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B50 sheet JPn, kemudian ditambah penjumlahkan sel range F6:F50 pada sheet JM dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B50 sheet JM , kemudian dikurang penjumlahan sel range G6:G100 pada sheet Kas dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B100 sheet Kas, kemudian dikurang penjumlahan sel range G6:G100 pada sheet Bank dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B100 sheet Bank, kemudian dikurang penjumlahan sel range G6:G50 pada sheet JPb dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B50 sheet JPb, kemudian dikurang penjumlahan sel range J6:J50 pada sheet JPn dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B50 sheet JPn, kemudian dikurang penjumlahkan sel range H6:H50 pada sheet JM dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B50 sheet JM. Maksud dari rumus tersebut adalah untuk menjaring nilai-nilai pada jurnal Kas, jurnal Bank, jurnal Pembelian, jurnal Penjualan dan jurnal Memorial berdasarkan kriteria pada kolom Kode Pembantu pada masing-masing jurnal tersebut. Anda jangan terpaku pada banyaknya jumlah rumus di atas, tapi bagaimana Anda mampu memanfaatkan rumus fungsi SUMIF untuk dapat menjaring nilai-nilai pada jurnal-jurnal dengan kriteria (patokan) kode pembantu. 4. Copy-lah rumus sel D5 ke sel D6 hingga sel D12 dengan perintah copy biasa. 5. Buatlah rumus penjumlahan pada sel-sel berikut : Sel C13 =SUM(C5:C12) Sel D13 =SUM(D5:D12)

http://xclmedia.net

79

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 80 Format Buku Pembantu di sini dibuat bersifat ringkasan, dimana perhitungan hanya menampilkan sado akhir tiap-tiap daftar Buku Pembantu yang merupakan hasil akumulasi.

4.1.13 Pembuatan Format Buku Pembantu Hutang Langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk membuat format Buku Pembantu Hutang sebagai berikut 1. Buatlah format pembantu Hutang pada sheet13 seperti pada gambar 4.32. Keterangan-keterangan format Buku Pembantu Hutang hampir sama dengan format Buku Pembantu Piutang. 2. Gantilah nama sheet dengan nama "Hutang" dengan cara memilih menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "Hutang", kemudian Enter.

Gambar 4.32

3. Isilah sel D5 dengan rumus berikut, yaitu lawan dari rumus piutang, dimana tanda plus (+) diganti dengan tanda minus (-) atau sebaliknya. Jadi cukup dengan meng-copy rumus fungsi pada piutang dan merubah tanda plus menjadi minus atau sebaliknya. Sel D5 =C5-SUMIF(Kas!$B$6:$B$100;B5;Kas!$H$6:$H$100) -SUMIF(Bank!$B$6:$B$100;B5;Bank!$H$6:$H$100) -SUMIF(JPb!$B$6:$B$50;B5;JPb!$J$6:$J$50) -SUMIF(JPn!$B$6:$B$50;B5;JPn!$G$6:$G$50)

80

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 81 -SUMIF(JM!$B$6:$B$50;B5;JM!$F$6:$F$50) +SUMIF(Kas!$B$6:$B$100;B5;Kas!$G$6:$G$100) +SUMIF(Bank!$B$6:$B$100;B5;Bank!$G$6:$G$100) +SUMIF(JPb!$B$6:$B$50;B5;JPb!$G$6:$G$50) +SUMIF(JPn!$B$6:$B$50;B5;JPn!$J$6:$J$50) +SUMIF(JM!$B$6:$B$50;B5;JM!$H$6:$H$50) Penjelasan rumus : Isi Sel C5 dikurang penjumlahan sel range H6:H100 pada sheet Kas dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B100 sheet Kas, kemudian dikurang penjumlahan sel range H6:H100 pada sheet Bank dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B100 sheet Bank, kemudian dikurang penjumlahan sel range J6:J50 pada sheet JPb dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B50 sheet JPb, kemudian dikurang penjumlahan sel range G6:G50 pada sheet JPn dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B50 sheet JPn, kemudian dikurang penjumlahkan sel range F6:F50 pada sheet JM dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B50 sheet JM, kemudian ditambah penjumlahan sel range G6:G100 pada sheet Kas dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B100 sheet Kas, kemudian ditambah penjumlahan sel range G6:G100 pada sheet Bank dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B100 sheet Bank, kemudian ditambah penjumlahan sel range G6:G50 pada sheet JPb dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B50 sheet JPb, kemudian ditambah penjumlahan sel range J6:J50 pada sheet JPn dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B50 sheet JPn, kemudian ditambah penjumlahan sel range H6:H50 sheet JM dengan kriteria isi sel B5 yang terdapat pada range B6:B50 sheet JM. Maksud dari rumus tersebut adalah untuk menjaring nilai-nilai pada jurnal Kas, jurnal Bank, jurnal Pembelian, jurnal Penjualan dan jurnal Memorial berdasarkan kriteria pada kolom Kode Pembantu pada masing-masing jurnal tersebut. 4. Copy-lah rumus sel D5 ke sel D6 hingga sel D12 dengan perintah copy biasa.

http://xclmedia.net

81

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 82 5. Buatlah rumus penjumlahan pada sel-sel berikut : Sel C13 =SUM(C5:C12) Sel D13 =SUM(D5:D12) Untuk memperbanyak buku pembantu karena disamping ada buku pembantu Hutang Dagang, juga terdapat buku pembantu Hutang Lancar Lainnya dan Hutang Jangka Panjang, maka perlu dibuatkan juga Buku Pembantu tersebut. Caranya cukup meng-copy sel range format buku pembantu Hutang (range A1:D13) ke sel berikut di bawahnya seperti pada gambar 4.33.

Gambar 4.33

82

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 83

4.2 Menambah atau Menghapus Akun Suatu ketika kita perlu menambah satu atau beberapa Akun yang kita butuhkan untuk menampung transaksi yang tidak mungkin ditampung pada Akun yang ada, maka kita perlu menambahkannya. Atau suatu ketika kita sudah tidak memerlukan lagi satu atau beberapa Akun dan tidak ingin menampilkannya lagi, maka kita perlu menghapusnya.

4.2.1 Menambah Akun Untuk menambahkan sebuah Akun, langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pada Daftar Akun sisipkan sebuah baris kosong di antara dua Akun seperti gambar 4.34. Misal kita ingin menyisipkan sebuah Akun "Hutang Bank".

Gambar 4.34

Kemudian isilah baris kosong pada Daftar Akun tersebut dengan Nomor Akun, Nama Akun, Akun D/K dan Akun NR/LR yang akan ditambahkan tersebut, seperti gambar 4.35.

Gambar 4.35

http://xclmedia.net

83

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 84 2. Pada Buku Besar sisipkan beberapa baris kosong di antara dua Akun Buku Besar yang dapat memuat sebuah Akun Buku Besar. Urutan penyisipan sama seperti yang dilakukan pada daftar Akun sehingga apabila disisipkan seperti pada gambar 4.36. Kemudian copy-lah format salah satu Akun Buku Besar yang mana saja, baik di atas atau di bawahnya. Misal format Akun Buku Besar di atasnya di-copy dan dipindahkan ke sel yang disisipkan tersebut seperti gambar 4.37. Kemudian gantilah nomor Akun hasil copy-an tersebut dengan nomor Akun yang telah kita sisipkan seperti gambar 4.38. Ketika kita menggantikan nomor Akun tersebut, maka secara otomatis isian nama Akun dan Akun D/K akan mengisikan dengan sendirinya sesuai dengan Akun yang kita sisipkan pada format Daftar Akun.

Gambar 4.36

84

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 85

Gambar 4.37

Gambar 4.38

http://xclmedia.net

85

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 86 3. Pada Neraca Lajur sisipkan sebuah baris kosong di antara dua Akun pada Neraca Lajur. Urutan penyisipan sama seperti yang dilakukan pada daftar Akun sehingga apabila disisipkan seperti pada gambar 4.39.

Gambar 4.39

Kemudian copy-lah baris di atas atau di bawahnya, misal kita copy-kan baris di atasnya dan pindahkan ke baris yang disisipkan seperti pada gambar 4.40. Dengan sifat perumusan demikian dapat di-copy rumus yang mana saja, baik baris sel-sel di atas atau di bawahnya sehingga relatif aman dan cukup mudah meng-copy-nya apabila rumus terhapus, hilang, atau ingin menambah baris Akun.

Gambar 4.40

Kemudian gantilah nomor Akun hasil copy-an tersebut dengan nomor Akun yang telah disisipkan pada Daftar Akun seperti gambar 4.41. Ketika kita menggantikan nomor Akun tersebut, maka secara otomatis isian sel-sel (rumus-rumus) sepanjang baris sisipan tersebut akan mengisikan dengan sendirinya sesuai dengan Akun yang telah kita sisipkan pada format Daftar Akun.

86

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 87

Gambar 4.41

4. Pada Neraca sisipkanlah sebuah sel range di antara dua Akun pada Neraca. Urutan penyisipan sama seperti yang dilakukan pada daftar Akun sehingga apabila disisipkan seperti pada gambar 4.42.

Gambar 4.42

Kemudian copy-lah sel range di atas atau di bawahnya yang berisi rumus fungsi, misal kita copy-kan sel range di atasnya dan pindahkan ke sel range yang disisipkan seperti gambar 4.43.

Gambar 4.43

http://xclmedia.net

87

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 88 Kemudian gantilah nomor Akun hasil copy-an tersebut dengan nomor Akun yang kita sisipkan seperti gambar 4.44. Ketika kita menggantikan nomor Akun tersebut, maka secara otomatis isian sel-sel range sisipan tersebut akan mengisikan dengan sendirinya sesuai dengan Akun yang kita sisipkan pada format Daftar Akun.

Gambar 4.44

Dengan langkah-langkah yang dilakukan seperti di atas, maka Anda sudah dapat menambahkan sebuah atau beberapa Akun pada program aplikasi akuntansi ini.

4.2.2 Menghapus Akun Untuk menghapus sebuah Akun, langkah-langkahnya adalah kebalikan daripada menyisipkan suatu Akun. Anda cukup menghapus satu atau beberapa baris Akun yang ada pada Daftar Akun, Buku Besar, Neraca Lajur dan Neraca atau Laba-Rugi.

4.3 Menambah atau Menghapus Baris Jurnal Suatu ketika kita perlu menambah satu atau beberapa baris jurnal pada jurnal Kas, Kas (Bank), Pembelian, Penjualan atau Memorial karena baris jurnal yang ada tidak mencukupi, maka langkah yang perlu kita lakukan cukup dengan menyisipkannya satu atau beberapa baris di antara baris-baris pada format jurnal-jurnal tersebut. Begitu juga sebaliknya apabila kita ingin menghapus baris jurnal pada format jurnal-jurnal tersebut, maka kita cukup menghapusnya pada satu atau beberapa baris yang kita inginkan di antara baris-baris pada format jurnaljurnal tersebut.

88

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 89

4.4 Menambah atau Menghapus Baris Daftar Buku Pembantu Suatu ketika Anda juga perlu menambah baris format Buku Pembantu pada Buku Pembantu Piutang atau Hutang karena bertambahnya daftar Putang atau Hutang yang akan dimasukkan ke dalam Buku Pembantu. Atau suatu ketika Anda ingin menghapus baris daftar Buku Pembantu pada Buku Pembantu Piutang atau Hutang karena banyaknya baris daftar Buku Pembantu yang tidak kita perlukan.

4.4.1 Menambah Baris Daftar Buku Pembantu Untuk menambah baris daftar Buku Pembantu langkah-langkah yang perlu Anda lakukan adalah sebagai berikut : Sisipkannya baris di antara baris-baris daftar Buku Pembantu seperti pada gambar 4.45.

Gambar 4.45

Kemudian copy-lah rumus fungsi di atas atau di bawahnya pada kolom Akhir Bulan dan pindahkan ke sel kolom yang disisipkan seperti pada gambar 4.46.

http://xclmedia.net

89

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 90

Gambar 4.46

4.4.2 Menghapus Baris Daftar Buku Pembantu Untuk menghapus baris daftar Buku Pembantu adalah kebalikan dari menyisipkan. Langkah yang perlu Anda lakukan adalah cukup dengan menghapus baris tersebut.

90

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 91

BAB 5 CONTOH PENERAPAN PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN DAGANG

5.1 Soal Kasus Berikut ini contoh penerapan Program Aplikasi Akuntansi Microsoft Excel untuk perusahaan dagang. PT. SURYA adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan. Adapun Neraca awal PT. SURYA adalah sebagai berikut : PT. SURYA NERACA Per 1 Januari 2004 KETERANGAN 1-000 1-100 1-110 1-120 1-130 1-140 1-150 1-160 1-170 1-180 1-190 1-200 1-210 1-220 1-230

AKTIVA AKTIVA LANCAR Kas Bank Piutang Dagang Cadangan Piutang Tak Tertagih Piutang Lain-lain Persediaan Barang Dagangan Persediaan Suplies Kantor Sewa Dibayar Dimuka Asuransi Dibayar Dimuka AKTIVA TETAP Tanah Bangunan Kendaraan

http://xclmedia.net

DEBIT

KREDIT

2.500.000 317.000.000 88.750.000 (10.650.000) 0 36.000.000 2.500.000 9.000.000 3.600.000 75.000.000 110.000.000 80.000.000

91

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 92 1-240 1-270 1-280 1-290 2-000 2-100 2-110 2-120 2-200 2-210 3-000 3-100 3-200

Peralatan kantor Akum. Penyusutan Bangunan Akum. Penyusutan Kendaraan Akum. Penyusutan Peralatan Kantor KEWAJIBAN KEWAJIBAN LANCAR Hutang dagang Hutang Lancar Lainnya KEWAJIBAN JANGKA PANJANG Hutang Jangka Panjang EKUITAS Modal Saham Laba Ditahan JUMLAH

22.600.000 (5.500.000) (9.142.857) (2.400.000)

99.000.000 0 0 410.000.000 210.257.143 719.257.143

719.257.143

Adapun transaksi-transaksi yang dilakukan PT. SURYA selama bulan Januari 2004 adalah sebagai berkut :

Transaksi Kas : 02-Jan-04 02-Jan-04 02-Jan-04 03-Jan-04 04-Jan-04 04-Jan-04 04-Jan-04 05-Jan-04 13-Jan-04 13-Jan-04 14-Jan-04 15-Jan-04 15-Jan-04 16-Jan-04 16-Jan-04 16-Jan-04 25-Jan-04 25-Jan-04 27-Jan-04

92

: Terima pembayaran piutang dari Toko A Rp. 14.375.000 : Terima pembayaran piutang dari Toko B Rp. 12.500.000 : Terima pembayaran piutang dari Toko C Rp. 16.250.000 : Simpan kas di Bank Rp. 43.125.000 : Terima pembayaran piutang dari Toko D Rp. 13.125.000 : Terima pembayaran piutang dari Toko E Rp. 15.000.000 : Terima pembayaran piutang dari Toko F Rp. 17.500.000 : Simpan kas di Bank Rp. 45.625.000 : Terima pembayaran piutang dari Toko C Rp. 15.000.000 : Terima pembayaran piutang dari Toko A Rp. 25.625.000 : Simpan kas di Bank Rp. 40.625.000 : Terima pembayaran piutang dari Toko E Rp. 11.875.000 : Terima pembayaran piutang dari Toko B Rp. 25.625.000 : Terima pembayaran piutang dari Toko D Rp. 13.750.000 : Terima pembayaran piutang dari Toko A Rp. 12.500.000 : Simpan kas di Bank Rp. 63.750.000 : Pembayaran rekening listrik Rp. 200.000 : Pembelian suplies kantor Rp. 1.100.000 : Penarikan kas di Bank Rp. 25.000.000

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 93 28-Jan-04 28-Jan-04 28-Jan-04 29-Jan-04 29-Jan-04 31-Jan-04

: Pembelian 1 unit komputer Rp. 2.000.000 : Pembayaran rekening telpon Rp. 1.500.000 : Biaya administrasi lainnya Rp. 150.000 : Pembayaran biaya angkut penjualan Rp. 3.750.000 : Pembayaran biaya promosi Rp. 1.500.000 : Pembayaran gaji karyawan Rp. 13.500.000

Transaksi Kas (Bank) : 03-Jan-04 03-Jan-04 03-Jan-04 05-Jan-04 07-Jan-04 14-Jan-04 16-Jan-04 27-Jan-04 28-Jan-04 29-Jan-04 31-Jan-04 31-Jan-04

: Terima setoran kas tunai Rp. 43.125.000 : Pembayaran hutang kepada PT A Rp. 45.000.000 : Pembayaran hutang kepada PT B Rp. 54.000.000 : Terima setoran kas tunai Rp. 45.625.000 : Pembayaran hutang kepada PT C Rp. 38.000.000 : Terima setoran kas tunai Rp. 40.625.000 : Terima setoran kas tunai Rp. 63.750.000 : Pengeluaran tunai untuk kas Rp. 25.000.000 : Terima pinjaman jangka pendek dari Direksi Rp. 50.000.000 : Terima pinjaman jangka pendek dari BNI Rp. 150.000.000 : Pendapatan bunga Bank Rp. 150.000 : Biaya administrasi Bank Rp. 75.000

Transaksi Pembelian : 04-Jan-04 : Pembelian barang dagangan kepada PT C Rp. 40.000.000 dan potongan pembelian Rp. 2.000.000 07-Jan-04 : Pembelian barang dagangan kepada PT A Rp. 49.500.000 11-Jan-04 : Pembelian barang dagangan kepada PT B Rp. 40.500.000 15-Jan-04 : Pembelian barang dagangan kepada PT A Rp. 27.000.000

Transaksi Penjualan : 05-Jan-04 05-Jan-04 06-Jan-04 06-Jan-04 08-Jan-04 09-Jan-04 10-Jan-04

: Penjualan barang dagangan kepada Toko A Rp. 12.500.000 : Penjualan barang dagangan kepada Toko C Rp. 15.000.000 : Penjualan barang dagangan kepada Toko E Rp. 11.875.000 : Penjualan barang dagangan kepada Toko D Rp. 13.750.000 : Penjualan barang dagangan kepada Toko B Rp. 11.250.000 : Penjualan barang dagangan kepada Toko C Rp. 15.625.000 : Penjualan barang dagangan kepada Toko B Rp. 15.000.000 dan potongan atas penjualan Rp. 750.000

http://xclmedia.net

93

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 94 12-Jan-04 : Penjualan barang dagangan kepada Toko A Rp. 14.000.000 dan potongan atas penjualan Rp. 700.000 13-Jan-04 : Penjualan barang dagangan kepada Toko D Rp. 13.750.000 14-Jan-04 : Penjualan barang dagangan kepada Toko F Rp. 16.250.000 16-Jan-04 : Penjualan barang dagangan kepada Toko A Rp. 13.000.00 dan potongan atas penjualan Rp. 650.000 17-Jan-04 : Penjualan barang dagangan kepada Toko E Rp. 11.875.000 18-Jan-04 : Penjualan barang dagangan kepada Toko A Rp. 10.625.000 19-Jan-04 : Penjualan barang dagangan kepada Toko B Rp. 11.875.000

Data Memorial : 31-Jan-04 31-Jan-04 31-Jan-04 31-Jan-04 31-Jan-04 31-Jan-04 31-Jan-04 31-Jan-04

: Cadangan atas kerugian piutang Rp. 799.000 : Persediaan akhir barang dagangan Rp. 56.250.000 : Persediaan akhir suplies kantor Rp. 3.000.000 : Biaya sewa (amortisasi sewa dimuka) Rp. 1.500.000 : Biaya asuransi (Penyesuaian asuransi dimuka) Rp. 300.000 : Biaya penyusutan bangunan Rp. 458.333 : Biaya penyusutan kendaraan Rp. 761.905 : Biaya penyusutan peralatan kantor Rp. 200.000

Data Buku Pembantu : Saldo piutang dagang : 1. Saldo piutang dagang Toko A : Rp. 14.375.000 2. Saldo piutang dagang Toko B : Rp. 12.500.000 3. Saldo piutang dagang Toko C : Rp. 16.250.000 4. Saldo piutang dagang Toko D : Rp. 13.125.000 5. Saldo piutang dagang Toko E : Rp. 15.000.000 6. Saldo piutang dagang Toko F : Rp. 17.500.000 Saldo hutang dagang : 1. Saldo hutang dagang kepada PT A : Rp. 45.000.000 2. Saldo hutang dagang kepada PT B : Rp. 54.000.000

5.1 Penyelesaian Soal Sebagaimana pada pembahasan Bab 5, telah kita tentukan Daftar Akun untuk perusahaan dagang pada program aplikasi akuntansi MS Excel ini, maka

94

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 95 selanjutnya kita telah siap untuk menjalankan program aplikasi akuntansi tersebut dan memasukan transaksi-transaksi ke dalamnya. Daftar Akun tersebut dapat Anda ganti atau modifikasi sesuai dengan keinginan Anda. Selanjutnya perubahan dan penggantian Akun tersebut pada format Buku Besar, Neraca Lajur, Laporan Laba-Rugi, Laba Ditahan dan Neraca cukup dengan mengganti nomor Akun yang sesuai dengan Daftar Akun. Bedasarkan transaksi-transaksi dan data-data tersebut di atas, maka langkahlangkah yang dapat kita lakukan untuk mengisikan transaksi-transaksi dan data-data tersebut ke dalam program aplikasi akuntansi MS Excel sebagai berikut :

1. Langkah Pertama Langkah pertama adalah mengisikan data Neraca Awal ke dalam saldo awal Buku Besar. Pengisian Neraca Awal ke dalam saldo awal Buku Besar sesuai dengan Akun-akun yang ada pada Buku Besar. Untuk Akun kontra (lawan), Anda harus memasukan nilai negatif pada Akun tersebut seperti Akun Cadangan Piutang Tak Tertagih (lawan Akun Piutang Dagang), Akun-akun Akumulasi Penyusutan Aktiva Tetap (lawan Akun Aktiva Tetap). Apabila kita isikan Neraca Awal ke dalam saldo awal Buku Besar akan nampak seperti pada gambar 5.1 berikut :

Gambar 5.1.a

http://xclmedia.net

95

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 96

Gambar 5.1.b

96

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 97

Gambar 5.1.c

http://xclmedia.net

97

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 98

Gambar 5.1.d

98

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 99

Gambar 5.1.e

Penjelasan : - Pengisian saldo awal Buku Besar diisikan pada kolom Saldo Awal pada baris Jumlah seperti terlihat pada gambar 5.1. - Apabila kita isikan Saldo Awal Buku Besar, maka pada kolom Saldo Akhir secara otomatis akan menyesuaikan dengan jumlah yang ada pada Saldo Awal. - Karena belum ada transaksi yang dicatat ke dalam jurnal dan baru mengisikan Saldo Awal Buku Besar, maka pengisian Saldo Awal Buku Besar tersebut menghasilkan tampilan nilai saldo di Neraca Lajur dan Neraca yang merupakan tampilan Neraca Awal (gambar 5.2 & gambar 5.3).

http://xclmedia.net

99

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 100

Gambar 5.2

100

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 101

Gambar 5.3

http://xclmedia.net

101

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 102 2. Langkah Kedua Langkah kedua adalah mengisikan data saldo awal buku pembantu Piutang dan Hutang ke dalam buku pembantu Piutang Dagang dan Hutang Dagang. Apabila kita isikan pada kolom saldo awal piutang, maka pada kolom saldo akhir secara otomatis akan mengisikan sesuai dengan pengisian saldo awal piutang. Untuk proses selanjutnya perubahan pada kolom saldo akhir akan ditentukan olah pengisian kode pembantu piutang pada Jurnal. Karena baru mengisikan saldo awal, maka kolom saldo awal akan sama dengan kolom saldo akhir seperti nampak pada gambar 5.4 dan 5.5.

Gambar 5.4

Gambar 5.5

Keterangan : Kolom Kode Pembantu diisikan dengan kode tertentu yang harus sama dengan pengisian Kode Pembantu pada jurnal. Pengisian kode pembantu tersebut memuat unsur nomor Akun piutang atau hutang dirangkai dengan nama pelanggan (piutang) atau pemasok (hutang) seperti berikut :

102

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 103 - Kode pembantu piutang "1-130-Toko A" memuat unsur nomor Akun piutang dagang (1-130) dan memuat unsur nama pelanggan (Toko A). - Kode pembantu hutang "2-110-PT A" memuat unsur nomor Akun hutang dagang (2-110) dan memuat unsur nama pemasok (PT-A). - Dan lain-lain Ketentuan kode pembantu adalah bebas jika ingin menggunakan kode pembantu yang lain. Kode pembantu berfungsi untuk memberikan kode indentitas piutang maupun hutang sehingga memudahkan dalam mengidentifikasikan dengan cepat.

3. Langkah Ketiga Setelah mengisikan saldo awal Buku Besar dan saldo awal Buku Pembantu, berarti kita telah siap untuk memasukan transaksi-transaksi tersebut ke dalam beberapa Jurnal, yaitu Jurnal Kas, Jurnal Kas (Bank), Jurnal Pembelian, Jurnal Penjualan dan Jurnal Memorial sebagai berikut :

Jurnal Kas : Masukanlah transaksi-transaksi kas kedalam jurnal Kas seperti nampak pada gambar 5.6 di samping. Penjelasan : Isikan tanggal pada kolom Tanggal, kode pembantu hutang atau piutang pada kolom Kode Pembantu, bukti kas masuk atau bukti kas keluar pada kolom BKM atau BKK, uraian transaksi pada kolom Uraian, nomor Akun debit pada kolom Akun Db, nomor Akun kredit pada kolom Akun Kr, nilai kas masuk pada kolom Kas Debit dan nilai kas keluar pada kolom Kas Kredit. Sedangkan kolom Saldo secara otomatis akan menghitung sendiri.

http://xclmedia.net

103

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 104

Gambar 5.6

104

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 105 Berikut ini beberapa contoh penjelasan pengisian transaksi kas ke dalam jurna Kas yang cukup untuk mewakili : 1. Pengisian saldo awal Kas.

Gambar 5.7

Maksud pengisian saldo awal Kas (gambar 5.7) di atas adalah bahwa pengisian kolom Akun Db dan Akun Kr pada saldo awal Kas kita isikan tanda apa saja selain nomor rekening (pada gambar kita beri tanda "-"). Karena saldo awal bukan merupakan transaksi maka pengisian nilai saldo awal pada jurnal Kas tidak ada posting ke Buku Besar (posting adalah pemberian nomor Akun pada kolom Akun Db atau Akun Kr pada Jurnal). Sedangkan yang bersifat transaksi, pengisian pada kolom Akun Db dan Akun Kr kita isikan dengan nomor Akun. Dengan memberi tanda "-" maka rumus fungsi tidak dapat membaca tanda demikian sehingga posting tidak dapat dilaksanakan sebab rumus fungsi hanya membaca kriteria berupa Akun-akun yang telah kita tentukan. 2. Transaksi penerimaan Kas dari Piutang.

Gambar 5.8

Maksud pengisian transaksi (gambar 5.8) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : 1-110 : Kas .................................... Rp. 14.375.000 1-130 : Piutang Dagang .................. Rp. 14.375.000 Sedangkan pengisian kode pembantu (1-130-Toko A) pada jurnal Kas secara otomatis akan mengkredit (mengurangi) piutang Toko A sebesar Rp. 14.375.000 pada buku pembantu Piutang Dagang sehingga menjadi 0 seperti terlihat pada gambar 5.9.

http://xclmedia.net

105

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 106

Gambar 5.9

3. Transaksi antara Kas dan Kas (Bank). - Pengeluaran Kas dan penerimaan Bank :

Gambar 5.10

Maksud pengisian transaksi (gambar 5.10) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : ("-") : Bank .................................... Rp. 43.125.000 1-110 : Kas .................................... Rp. 43.125.000 Pada program aplikasi akuntansi ini, transaksi di atas bersifat double jurnal karena akan terjadi dua jurnal, pada jurnal Kas dan jurnal Kas (Bank). Oleh karena itu, untuk menghindari double posting maka salah satu perkiraan tidak diberi nomor Akun (tidak diposting), tapi cukup diberi kode lain apa saja selain nomor Akun. Jadi jika terjadi transaksi double jurnal antara jurnal Kas dan jurnal Kas (Bank) maka pada jurnal Kas pemberian nomor Akun (posting) hanya pada Akun Kas, sedangkan pada Akun Kas (Bank) tidak diberi nomor Akun, tapi kode apa saja selain nomor Akun (di sini tanda "-"). Sebaliknya pada jurnal Kas (Bank) seperti terlihat pada gambar 5.11, pemberian nomor Akun (posting) hanya pada Akun Kas (Bank), sedangkan pada Akun Kas tidak diberi nomor Akun, tapi kode apa saja selain nomor Akun (di sini tanda "-").

106

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 107

Gambar 5.11

- Penerimaan Kas dan pengeluaran Bank :

Gambar 5.12

Maksud pengisian transaksi (gambar 5.12) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : (1-110 : Kas ................................... Rp. 25.000.000 ("-") : Bank ................................... Rp. 25.000.000 Sebaliknya pada jurnal Kas (Bank), seperti terlihat pada gambar 5.13, pemberian nomor Akun (posting) hanya pada Akun Kas (Bank), sedangkan pada Akun Kas tidak diberi nomor Akun, tapi kode apa saja selain nomor Akun (di sini tanda "-").

Gambar 5.13

4. Transaksi pengeluaran biaya dari Kas dan pengeluaran lainnya.

Gambar 5.14

Maksud pengisian transaksi (gambar 5.14) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : 6-012 : Biaya listrik ........................ Rp. 200.000 1-110 : Kas .................................... Rp. 200.000

http://xclmedia.net

107

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 108

Gambar 5.15

Maksud pengisian transaksi (gambar 5.15) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : 1-240 : Peralatan Kantor ................ Rp. 2.000.000 1-110 : Kas .................................... Rp. 2.000.000 Transaksi yang kita masukan ke dalam jurnal Kas dapat kita lalukan pengklasifikasian pada kolom-kolom jurnal Kas dengan menggunakan filter yang telah kita buat pada jurnal tersebut. Misal kita ingin mengklasifikasikan berdasarkan nomor Akun pada kolom Akun Kr (Akun kredit), kliklah icon filter pada tepi kolom Akun Kr dan pilihlah '1-130' seperti nampak pada gambar 5.16

Gambar 5.16

Hasil dari filter tersebut dapat kita lihat pada gambar 5.17, dimana semua nomor Akun '1-130' akan difilter yang diikuti sel-sel yang sejajar dengan baris nomor Akun '1-130' tersebut. Perhatikan jumlah nilai pada kolom Kas Debit setelah kita lakukan penyaringan atau filter akan menghitung sendiri jumlah nilai yang diklasifikasikan tersebut.

108

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 109

Gambar 5.17

Filter atau penyaringan dapat juga kita lakukan pada kolom-kolom lainnya pada jurnal Kas tersebut. Misalkan filter pada kolom Kode Pembantu untuk mengklasifikasikan kolom Kode Pembantu '1-130-Toko A' seperti pada gambar 5.18.

Gambar 5.18

Jurnal Kas (Bank) : Masukanlah transaksi-transaksi kas (bank) kedalam jurnal Kas (Bank) seperti nampak pada gambar 5.19 di samping.

http://xclmedia.net

109

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 110

Gambar 5.19

110

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 111 Penjelasan : Isikan tanggal pada kolom Tanggal, kode pembantu Hutang atau Piutang pada kolom Kode Pembantu, bukti Bank masuk atau bukti Bank keluar pada kolom Dokumen, uraian transaksi pada kolom Uraian, nomor Akun debit pada kolom Akun Db, nomor Akun kredit pada kolom Akun Kr, nilai Bank masuk pada kolom Kas Debit dan nilai Bank keluar pada kolom Kas Kredit (gambar 5.19). Berikut penjelasan contoh pengisian transaksi kas (Bank) yang cukup untuk mewakili. Penjelasan lainnya hampir sama dengan apa yang dijelaskan pada jurnal Kas karena transaksi Bank juga merupakan transaksi Kas dan bentuk jurnal maupun cara pengisiannya hampir sama. Jadi cukup memperhatikan cara pengisian pada jurnal Kas. 1. Transaksi pengeluaran Kas (Bank) untuk Hutang :

Gambar 5.20

Maksud pengisian transaksi (gambar 5.20) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : 2-110 : Hutang Dagang ................... Rp. 45.000.000 1-120 : Bank .................................. Rp. 45.000.000 Dan pada buku pembantu Hutang Dagang '2-110-PT A' akan mendebit (mengurangi) sebesar Rp. 45.000.000. 2. Transaksi penerimaan Kas (Bank) dari pinjaman.

Gambar 5.21

Maksud pengisian transaksi (gambar 5.21) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah :

http://xclmedia.net

111

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 112 1-120 : Bank .................................. Rp. 50.000.000 2-120 : Hutang Lancar Lainnya ....... Rp. 50.000.000 Dan pada buku pembantu Hutang Lancar Lainnya '2-120-Direksi' akan mengkredit (menambah) sebesar Rp. 45.000.000.

Jurnal Pembelian : Masukanlah transaksi-transaksi pembelian ke dalam jurnal Pembelian seperti nampak pada gambar 5.22 di samping. Sistem pembelian dalam pencatatan jurnal Pembelian ini bersifat kredit sehingga merupakan jurnal Pembelin kredit. Penjelasan : Isikan tanggal pada kolom Tanggal, kode pembantu Hutang pada kolom Kode Pembantu, nomor bukti pembelian pada kolom BPB (Bukti Penerimaan Barang), uraian transaksi pada kolom Uraian, nomor Akun debit pada kolom Akun Db, nomor Akun kredit pada kolom Akun Kr, nilai pembelian pada kolom Pembelian dan nilai potongan pembelian pada kolom Potongan Pembelian.

112

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 113

Gambar 5.22

http://xclmedia.net

113

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 114

Berikut penjelasan contoh pengisian transaksi jurnal Pembelian. Gambar 5.23

Maksud pengisian transaksi (gambar 5.23) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : 1-160 : Persediaan brg dagangan ... Rp. 40.000.000 2-110 : Hutang dagang ................... Rp. 40.000.000 2-110 : Hutang dagang ................... Rp. 2.000.000 6-017 : Potongan tunai ................... Rp. 2.000.000 Atau jika diringkas menjadi : 1-160 : Persediaan brg dagangan ... Rp. 40.000.000 2-110 : Hutang dagang ................... Rp. 38.000.000 6-017 : Potongan tunai ................... Rp. 2.000.000 Dan pada buku pembantu Hutang Dagang '2-110-PT C' akan mengkredit (menambah) sebesar Rp. 38.000.000. Penjelasan pengisian transaksi pembelian di atas cukup untuk mewakili karena transaksi pembelian hanya menyangkut penjurnalan Pembelian dan penjurnalan Potongan Pembelian.

Jurnal Penjualan : Masukanlah transaksi-transaksi penjualan ke dalam jurnal Penjualan seperti nampak pada gambar 5.24 di samping. Sistem penjualan dalam pencatatan jurnal Penjualan ini bersifat kredit sehingga merupakan jurnal Penjualan kredit. Penjelasan : Isikan tanggal pada kolom Tanggal, kode pembantu Piutang pada kolom Kode Pembantu, nomor bukti penjualan pada kolom Faktur (Bukti Penjualan), uraian transaksi pada kolom Uraian, nomor Akun debit pada kolom Akun Db, nomor Akun kredit pada kolom Akun Kr, nilai penjualan pada kolom Penjualan dan nilai potongan penjualan pada kolom Potongan Penjualan (gambar 5.24)

114

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 115

Gambar 5.24

http://xclmedia.net

115

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 116 Berikut penjelasan contoh pengisian transaksi jurnal Penjualan.

Gambar 5.25

Maksud pengisian transaksi (gambar 5.25) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : 1-130 : Piutang dagang .................. Rp. 15.000.000 4-100 : Penjualan ........................... Rp. 15.000.000 6-017 : Potongan tunai ................... Rp. 750.000 1-130 : Piutang dagang .................. Rp. 750.000 Atau jika diringkas menjadi : 1-130 : Piutang dagang .................. Rp. 14.250.000 6-017 : Potongan tunai ................... Rp. 750.000 4-100 : Penjualan ........................... Rp. 15.000.000 Dan pada buku pembantu Piutang Dagang '1-130-Toko B' akan mendebit (menambah) Piutang Dagang sebesar Rp. 14.250.000. Penjelasan pengisian transaksi penjualan di atas cukup untuk mewakili karena transaksi penjualan hanya menyangkut penjurnalan Penjualan dan penjurnalan Potongan Penjualan

Jurnal Memorial Masukanlah transaksi-transaksi penjualan ke dalam jurnal Penjualan seperti nampak pada gambar 5.26 di samping Penjelasan : - Isikan tanggal pada kolom Tanggal, kode pembantu Piutang atau Hutang pada kolom Kode Pembantu jika ada memorial berkaitan dengan Piutang atau Hutang, bukti memorial pada kolom BM, uraian transaksi pada kolom Uraian, nomor Akun debit pada kolom Akun Db, nomor Akun kredit pada kolom Akun Kr, nilai memorial debit pada kolom Jumlah Debit dan nilai

116

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 117 memorial kredit pada kolom Jumlah Kredit (gambar 5.26).

Gambar 5.26

http://xclmedia.net

117

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 118 - Jurnal memorial tersebut merupakan penyesuaian yang dibuat dari datadata memorial, di antaranya biaya kerugian piutang tak tertagih, biaya sewa dibayar dimuka, biaya asuransi dibayar dimuka, biaya penyusutan aktiva tetap dan sebagainya. Sedangkan harga pokok penjualan didapat dari perhitungan sebagai berikut : Persediaan awal barang dagangan ............. 36.000.000 Pembelian barang dagangan ...................... 157.000.000 Barang dagangan tersedia dijual ................. 193.000.000 Persediaan akhir barang dagangan ........... (56.250.000) Harga pokok penjualan ............................... 136.750.000 Metode demikian merupakan metode perhitungan fisik sehingga apabila dibuat jurnal seperti terdapat dalam jurnal memorial tersebut. Begitu juga perhitungan yang dilakukan atas pemakaian supplies kantor, dapat Anda lakukan perhitungan seperti metode tersebut di atas sehingga apabila dibuat jurnal seperti terdapat dalam jurnal memorial tersebut. 4. Langkah Keempat Langkah keempat atau selanjutnya dilaksanakan oleh komputer. Setelah semua jurnal kita isikan pada jurnal Kas, jurnal Kas (Bank), jurnal Pembelian, jurnal Penjualan dan jurnal Memorial, maka langkah selanjutnya dilaksanakan secara otomatis oleh komputer, yaitu ke Buku Besar, ke Buku Pembantu, ke Neraca Lajur, ke Laporan Laba-Rugi, Laporan Laba Ditahan dan Neraca.

Buku Besar : Transaksi-transaksi yang dicatat ke dalam jurnal dan saat itu pula dilakukan posting, yaitu pemberian nomor Akun pada tiap-tiap transaksi yang dijurnal, maka secara otomatis akan masuk ke dalam Buku Besar dan diklasifikasi dan diakumulasi kepada tiap-tiap Akun sehingga masing-masing Akun memiliki saldo pada Buku Besar seperti nampak pada gambar 5.27.

118

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 1119

Gambar 5.27a

http://xclmedia.net

119

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 120

Gambar 5.27b

120

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 121

Gambar 5.27c

http://xclmedia.net

121

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 122

Gambar 5.27d

122

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 123

Gambar 5.27e

http://xclmedia.net

123

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 124

Gambar 5.27f

Keterangan : Jurnal yang telah diposting, secara otomatis akan masuk ke dalam Buku Besar pada sel-sel di kolom Debit atau Kredit sesuai dengan Akun masingmasing. Sedangkan kolom Sumber Jurnal menunjukan informasi sumber jurnal dari jurnal mana posting tersebut berasal.

124

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 125 Neraca Lanjur :

Gambar 5.28a

http://xclmedia.net

125

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 126

Gambar 5.28b

126

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 127 Keterangan : - Nilai kolom Neraca Saldo : merupakan nilai saldo akhir Buku Besar yang dipindahkan secara otomatis ke sel-sel kolom Debit atau Kredit Neraca Saldo sesuai dengan Akun masing-masing. - Nilai kolom Laba-Rugi dan Neraca : merupakan nilai kolom Debit atau Kredit Neraca Saldo yang dipindahkan secara otomatis ke dalam kolom Debit atau Kredit Laba-Rugi atau kolom Debit atau Kredit Neraca sehingga akan nampak posisi Laba-Rugi dan Neraca di Neraca Lajur.

Laporan Laba-Rugi :

Gambar 5.29

Keterangan : Nilai Neraca Saldo Akun-akun Laba-Rugi pada Neraca Lajur dipindahkan secara otomatis ke Laporan Laba-Rugi

http://xclmedia.net

127

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 128 Laporan Laba Ditahan :

Gambar 5.30

Keterangan : - Nilai Neraca Saldo Akun Laba Ditahan (periode lalu) pada Neraca Lajur dipindahkan secara otomatis ke Laporan Laba Ditahan . - Nilai Laba bersih usaha sebelum pajak pada Laporan Laba-Rugi dipindahkan pula secara otomatis (melalui hubungan sel) ke Laporan Laba Ditahan.

128

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 129 Neraca:

Gambar 5.31

http://xclmedia.net

129

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 130 Keterangan : - Nilai Neraca Saldo Akun-akun Neraca pada Neraca Lajur dipindahkan secara otomatis ke Neraca. - Nilai Jumlah Laba Ditahan pada Laporan Laba Ditahan dipindahkan pula secara otomatis (melalui hubungan sel) ke Neraca.

Buku Pembantu Piutang :

Gambar 5.32

Keterangan : Posting kode pembantu piutang pada jurnal akan dipindahkan secara otomatis ke Buku Pembantu Piutang.

130

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 131 Buku Pembantu Hutang :

Gambar 5.33

Keterangan : Posting kode pembantu Hutang pada jurnal akan dipindahkan secara otomatis ke Buku Pembantu Hutang.

http://xclmedia.net

131

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 133

BAB 6 PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN MANUFAKTUR

5.1 Pembuatan Format Program Aplikasi Akuntansi Langkah-langkah pembuatan format program aplikasi akuntansi untuk perusahaan manufaktur tidak jauh berbeda dengan pembuatan format program aplikasi untuk perusahaan dagang pada Bab 4 dan hanya sedikit terdapat perbedaan. Pada pembahasan ini tidak akan dijelaskan secara keseluruhan, tetapi hanya sebagian yang perlu dijelaskan karena sebagian besar cara pembuatan cukup meniru langkah-langkah pembuatan seperti pada Bab 4. Pembuatan format program aplikasi akuntansi untuk perusahaan manufaktur tersebut memuat sejumlah lembar kerja atau sheet, yang tiap-tiap sheet terdiri dari format-format berikut : 1. Format Daftar Akun 2. Format Jurnal Kas 3. Format Jurnal Kas (Bank) 4. Format Jurnal Pembelian 5. Format Jurnal Penjualan 6. Format Jurnal Memorial 7. Format Buku Besar 8. Format Neraca Lajur 9. Format Laporan Harga Pokok Produksi 10. Format Laporan Laba-Rugi

http://xclmedia.net

133

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 134 11. 12. 13. 14.

Format Laporan Laba Ditahan Format Neraca Format Buku Pembantu Piutang Format Buku Pembatu Hutang

6.1.1 Pembuatan Format Daftar Akun Pembuatan format Daftar Akun untuk perusahaan manufaktur langkahlangkahnya sama seperti pembuatan format Daftar Akun untuk perusahaan dagang. Sebagaimana cara-cara sebelumnya, buatlah format Daftar Akun dengan menggunakan Daftar Akun perusahaan manufaktur berikut : 1-000 AKTIVA 1-100 AKTIVA LANCAR 1-111 Kas D NR 1-112 Bank D NR 1-113 Piutang Dagang D NR 1-114 Cadangan Piutang Tak Tertagih D NR 1-115 Piutang Lain-lain D NR 1-116 Persediaan Barang Jadi D NR 1-117 Persediaan Barang dalam Proses D NR 1-118 Persediaan Bahan Baku D NR 1-119 Persediaan Sparepart D NR 1-120 Persediaan Bahan Penolong D NR 1-121 Persediaan Suplies Kantor D NR 1-122 Asuransi Dibayar Dimuka D NR 1-200 AKTIVA TETAP 1-211 Tanah D NR 1-212 Bangunan D NR 1-213 Mesin D NR 1-214 Kendaraan D NR 1-215 Peralatan Kantor D NR 1-216 Akum. Penyusutan Bangunan D NR 1-217 Akum. Penyusutan Mesin D NR 1-218 Akum. Penyusutan Kendaraan D NR 1-219 Akum. Penyusutan Peralatan Kantor D NR 2-000 KEWAJIBAN 2-100 KEWAJIBAN LANCAR -

134

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 135 2-110 2-120 2-130 2-140 2-200 2-210 3-000 3-100 3-200 4-000 4-100 5-000 5-100 5-200 5-300 5-400 5-500 5-600 5-700 6-000 6-100 6-200 7-000 7-100 7-200

Hutang Dagang PPN Keluaran PPN Masukan Hutang Lancar Lainnya KEWAJIBAN JANGKA PANJANG Hutang Jangka Panjang EKUITAS Modal Saham Laba Ditahan PENDAPATAN Penjualan Barang HARGA POKOK PENJUALAN & PRODUKSI Pemakaian Bahan Baku Tenaga Kerja Langsung Biaya Overhead Pabrik Persediaan Awal Barang dalam Proses Persediaan Akhir Barang dalam Proses Persediaan Awal Barang Jadi Persediaan Akhir Barang Jadi BIAYA USAHA Biaya Administrasi & Umum Biaya Penjualan & Pemasaran PENDAPATAN & BIAYA LAIN-LAIN Pendapatan Lain-lain Diluar Usaha Biaya Lain-lain Diluar Usaha

K K K K K K K K D D D D D D D D D K K

NR NR NR NR NR NR NR RL RL RL RL RL RL RL RL RL RL RL RL

6.1.2 Pembuatan Format Jurnal Kas Pembuatan format jurnal Kas, baik bentuk format maupun langkah-langkah dan cara pembuatannya sama seperti pembuatan format jurnal Kas pada Bab 4 sehingga cukup meniru seperti pembuatan format jurnal Kas pada Bab 4 tersebut.

6.1.3 Pembuatan Format Jurnal Kas (Bank) Pembuatan format jurnal Kas (Bank), baik bentuk format maupun langkahlangkah dan cara pembuatannya sama seperti pembuatan format jurnal Kas (Bank) pada Bab 4 sehingga cukup meniru seperti pembuatan format jurnal

http://xclmedia.net

135

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 136 Kas pada Bab 4 tersebut.

6.1.4 Pembuatan Format Jurnal Pembelian Pembuatan format jurnal Pembelian, baik bentuk format maupun langkahlangkah dan cara pembuatannya sama seperti pembuatan format jurnal Pembelian pada Bab 4, namun ada sedikit perubahan yang perlu diganti yang berkaitan dengan nama kolom (kolom PPN Masukan) sehingga format jurnal pembelian tersebut seperti nampak pada gambar 6.1.

Gambar 6.1

6.1.5 Pembuatan Format Jurnal Penjualan Pembuatan format jurnal Penjualan, baik bentuk format maupun langkahlangkah dan cara pembuatannya sama seperti pembuatan format jurnal Penjualan pada Bab 4, namun ada sedikit perubahan yang perlu diganti berkaitan dengan nama kolom (kolom PPN Keluaran) sehingga format jurnal pembelian tersebut seperti nampak pada gambar 6.2.

136

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 37

Gambar 6.2

6.1.6 Pembuatan Format Jurnal Memorial Pembuatan format jurnal Memorial, baik bentuk format maupun langkahlangkah dan cara pembuatannya sama seperti pembuatan format jurnal Memorial pada Bab 4, sehingga cukup meniru seperti pembuatan format jurnal Memorial pada Bab 4 tersebut.

6.1.7 Pembuatan Format Buku Besar Pembuatan format Buku Besar, baik bentuk format maupun langkah-langkah dan cara pembuatannya sama seperti pembuatan format Buku Besar pada Bab 4, termasuk rumus-rumus fungsinya sehingga cukup meniru seperti pembuatan format Buku Besar pada Bab 4 tersebut.

6.1.8 Pembuatan Format Neraca Lajur Pembuatan format Neraca Lajur, baik bentuk format maupun langkah-langkah dan cara pembuatannya sama seperti pembuatan format Neraca Lajur pada Bab 4, termasuk rumus-rumus fungsinya sehingga cukup meniru seperti pembuatan format Neraca Lajur pada Bab 4 tersebut.

http://xclmedia.net

137

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 138 6.1.9 Pembuatan Format Laporan Harga Pokok Produksi Pembuatan format Laporan Harga Pokok Produksi, seperti nampak pada gambar 6.3. Adapun pembuatan rumus fungsinya sama seperti cara pembuatan rumus fungsi Laporan Laba-Rugi, Laba Ditahan atau Neraca pada Bab 4. Isi rumus fungsi VLOOKUP dan SUMIF pada Laporan Harga Pokok Produksi, Laporan Laba-Rugi, Laporan Laba Ditahan dan Neraca identik semua sehingga Anda cukup meng-copy saja rumus-rumus fungsi tersebut di antara lembar kerja laporan tersebut.

Gambar 6.3

6.1.10 Pembuatan Format Laporan Laba-Rugi Pembuatan format Laporan Laba-Rugi langkah-langkah dan cara pembuatannya sama seperti pembuatan format Laporan Laba-Rugi pada Bab 4, termasuk rumus-rumus fungsinya. Adapun bentuk format Laporan LabaRugi seperti pada gambar 6.4.

138

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 139

Gambar 6.4

Pada gambar 6.4 di atas, nilai Harga Pokok Produksi pada Laporan LabaRugi dihubungkan secara langsung (hubungan antar sel) dengan hasil Laporan Harga Pokok Produksi untuk memindahkan hasil Harga Pokok Produksi tersebut ke dalam Laporan Laba-Rugi.

6.1.11 Pembuatan Format Laporan Laba Ditahan Pembuatan format Laporan Laba Ditahan, baik bentuk format maupun langkahlangkah dan cara pembuatannya sama seperti pembuatan format Laporan

http://xclmedia.net

139

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 140 Saldo Laba pada Bab 4, termasuk rumus-rumus fungsinya. Pada gambar 6.5 di samping, nilai Laba (Rugi) Periode Berjalan pada Laporan Laba Ditahan dihubungkan secara langsung (hubungan antar sel) dengan nilai Laba (Rugi) Bersih pada Laporan Laba-Rugi untuk memindahkan nilai Laba (Rugi) Bersih tersebut ke dalam Laporan Laba Ditahan.

Gambar 6.5

6.1.12 Pembuatan Format Neraca Pembuatan format Neraca, baik bentuk format maupun langkah-langkah dan cara pembuatannya sama seperti pembuatan format Neraca pada Bab 4, termasuk rumus-rumus fungsinya. Adapun bentuk format Neraca seperti pada gambar 6.6. Pada gambar 6.6, nilai Saldo Laba pada Neraca dihubungkan secara langsung (hubungan antar sel) dengan nilai jumlah Saldo Laba pada Laporan Saldo Laba untuk memindahkan nilai Saldo Laba tersebut ke dalam Neraca.

140

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 141

Gambar 6.6

6.1.13 Pembuatan Format Buku Pembantu Piutang Pembuatan format Buku Pembantu Piutang, baik bentuk format maupun langkah-langkah dan cara pembuatannya sama seperti pembuatan format Buku Pembantu Piutang pada Bab 4, namun ada perbedaan sedikit dengan rumus fungsinya berkaitan penjumlahan Sumif pada kolom-kolom jurnal Penjualan (JPn) dan jurnal Pembelian (JPb), yaitu : Sel D5 =C5+SUMIF(Kas!$B$6:$B$100;B5;Kas!$H$6:$H$100) +SUMIF(Bank!$B$6:$B$100;B5;Bank!$H$6:$H$100)

http://xclmedia.net

141

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 142 +SUMIF(JPn!$B$6:$B$50;B5;JPn!$G$6:$G$50) +SUMIF(JPn!$B$6:$B$50;B5;JPn!$J$6:$J$50) +SUMIF(JM!$B$6:$B$50;B5;JM!$F$6:$F$50) -SUMIF(Kas!$B$6:$B$100;B5;Kas!$G$6:$G$100) -SUMIF(Bank!$B$6:$B$100;B5;Bank!$G$6:$G$100) -SUMIF(JPb!$B$6:$B$50;B5;JPb!$G$6:$G$50) -SUMIF(JPb!$B$6:$B$50;B5;JPb!$J$6:$J$50) -SUMIF(JM!$B$6:$B$50;B5;JM!$H$6:$H$50)

6.1.14 Pembuatan Format Buku Pembantu Hutang Begitu juga pembuatan format Buku Pembantu Hutang, baik bentuk format maupun langkah-langkah dan cara pembuatannya sama seperti pembuatan format Buku Pembantu Hutang pada Bab 4. Rumus fungsi-nya sama seperti di atas dan mengganti tanda plus (+) menjadi minus (-) atau sebaliknya. Agar lebih mudah cukup dengan meng-copy rumus fungsi Buku Pembantu Piutang tersebut dan mengganti tanda plus (+) menjadi minus (-) atau sebaliknya. Sel D5 =C5-SUMIF(Kas!$B$6:$B$100;B5;Kas!$H$6:$H$100) -SUMIF(Bank!$B$6:$B$100;B5;Bank!$H$6:$H$100) -SUMIF(JPn!$B$6:$B$50;B5;JPn!$G$6:$G$50) -SUMIF(JPn!$B$6:$B$50;B5;JPn!$J$6:$J$50) -SUMIF(JM!$B$6:$B$50;B5;JM!$F$6:$F$50) +SUMIF(Kas!$B$6:$B$100;B5;Kas!$G$6:$G$100) +SUMIF(Bank!$B$6:$B$100;B5;Bank!$G$6:$G$100) +SUMIF(JPb!$B$6:$B$50;B5;JPb!$G$6:$G$50) +SUMIF(JPb!$B$6:$B$50;B5;JPb!$J$6:$J$50) +SUMIF(JM!$B$6:$B$50;B5;JM!$H$6:$H$50)

142

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 143

BAB 7 CONTOH PENERAPAN PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI UNTUK PERUSAHAAN MANUFAKTUR

7.1 Soal Kasus Berikut ini contoh penerapan Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel untuk perusahaan manufaktur. PT. PRIMA adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur. Adapun Neraca awal PT. PRIMA adalah sebagai berikut : PT. PRIMA NERACA Per 1 Januari 2004 KETERANGAN 1-000 1-100 1-111 1-112 1-113 1-114 1-115 1-116 1-117 1-118 1-119 1-120 1-121 1-122 1-200

AKTIVA AKTIVA LANCAR Kas Bank Piutang Dagang Cadangan Piutang Tak Tertagih Piutang Lain-lain Persediaan Barang Jadi Persediaan Barang dalam Proses Persediaan Bahan Baku Persediaan Sparepart Persediaan Bahan Penolong Persediaan Suplies Kantor Asuransi Dibayar Dimuka AKTIVA TETAP

http://xclmedia.net

DEBIT

KREDIT

2.500.000 279.842.857 125.000.000 (7.500.000) 0 93.000.000 75.000.000 40.000.000 7.500.000 15.000.000 2.500.000 7.200.000

143

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 144 1-211 1-212 1-213 1-214 1-215 1-216 1-217 1-218 1-219 2-000 2-100 2-110 2-120 2-130 2-140 2-200 2-210 3-000 3-100 3-200

Tanah Bangunan Mesin Kendaraan Peralatan kantor Akum. Penyusutan Bangunan Akum. Penyusutan Mesin Akum. Penyusutan Kendaraan Akum. Penyusutan Peralatan Kantor KEWAJIBAN KEWAJIBAN LANCAR Hutang dagang PPN Keluaran PPN Masukan Hutang Lancar Lainnya KEWAJIBAN JANGKA PANJANG Hutang Jangka Panjang EKUITAS Modal Saham Laba Ditahan JUMLAH

67.500.000 130.000.000 150.000.000 80.000.000 23.600.000 (12.000.000) (27.000.000) (9.142.857) (6.000.000)

70.000.000 11.360.000 (8.636.000) 0 0 400.000.000 564.276.000 1.037.000.000

1.037.000.000

Adapun transaksi-transaksi yang dilakukan PT. PRIMA selama bulan Januari 2004 adalah sebagai berkut :

Transaksi Kas : 05-Jan-04 : Penarikan kas di Bank Rp. 3.000.000 05-Jan-04 : Pembelian 1 unit komputer Rp. 2.000.000 05-Jan-04 : Pembelian suplies kantor Rp. 1.100.000 15-Jan-04 : Penarikan kas di Bank Rp. 20.000.000 15-Jan-04 : Pembayaran gaji tenaga kerja langsung Rp. 20.000.000 25-Jan-04 : Penarikan kas di Bank Rp. 2.000.000 25-Jan-04 : Pembayaran rekening listrik Rp. 200.000 25-Jan-04 : Pembayaran rekening telpon Rp. 1.500.000 25-Jan-04 : Biaya administrasi lainnya Rp. 150.000 30-Jan-04 : Penarikan kas di Bank Rp. 40.000.000 30-Jan-04 : Pembayaran biaya angkut penjualan Rp. 3.750.000 30-Jan-04 : Pembayaran biaya promosi Rp. 1.500.000 31-Jan-04 : Pembayaran gaji tenaga kerja langsung Rp. 20.000.000 31-Jan-04 : Pembayaran gaji karyawan kantor Rp. 15.000.000

144

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 145 Transaksi Kas (Bank) : 02-Jan-04 : Terima pembayaran piutang dari CV A Rp. 3.500.000 02-Jan-04 : Terima pembayaran piutang dari CV B Rp. 25.000.000 03-Jan-04 : Pembayaran hutang kepada PT A Rp. 45.000.000 04-Jan-04 : Terima pembayaran piutang dari CV C Rp. 40.000.000 05-Jan-04 : Pembayaran hutang kepada PT B Rp. 25.000.000 05-Jan-04 : Pengeluaran tunai untuk kas Rp. 3.000.000 08-Jan-04 : Terima pembayaran piutang dari CV D Rp. 25.000.000 11-Jan-04 : Terima pembayaran piutang dari CV A Rp. 35.000.000 12-Jan-04 : Terima pembayaran piutang dari CV B Rp. 40.000.000 12-Jan-04 : Pembayaran hutang kepada PT A Rp. 100.000.000 15-Jan-04 : Terima pembayaran piutang dari CV C Rp. 45.000.000 15-Jan-04 : Pengeluaran tunai untuk kas Rp. 20.000.000 20-Jan-04 : Pembayaran hutang kepada PT B Rp. 10.000.000 25-Jan-04 : Pengeluaran tunai untuk kas Rp. 2.000.000 25-Jan-04 : Pembayaran hutang kepada PT C Rp. 5.500.000 30-Jan-04 : Pengeluaran tunai untuk kas Rp. 40.000.000 30-Jan-04 : Terima pinjaman jangka pendek dari Direksi Rp. 50.000.000 30-Jan-04 : Terima pinjaman jangka pendek dari BNI Rp. 150.000.000 31-Jan-04 : Pendapatan bunga Bank Rp. 150.000 31-Jan-04 : Biaya administrasi Bank Rp. 75.000

Transaksi Pembelian : 08-Jan-04 : Pembelian bahan baku kepada PT A Rp. 100.000.000 dan PPN masukkan sebesar 10% Rp. 10.000.000 10-Jan-04 : Pembelian bahan penolong kepada PT B Rp. 10.000.000 dan PPN masukkan sebesar 10% Rp. 1.000.000 12-Jan-04 : Pembelian bahan baku kepada PT A Rp. 40.000.000 dan PPN masukkan sebesar 10% Rp. 4.000.000 19-Jan-04 : Pembelian bahan penolong kepada PT B Rp. 5.000.000 dan PPN masukkan sebesar 10% Rp. 500.000 19-Jan-04 : Pembelian sparepart kepada PT C Rp. 5.000.000 dan PPN masukkan sebesar 10% Rp. 500.000 Transaksi Penjualan : 05-Jan-04 : Penjualan barang jadi kepada CV A Rp. 50.000.000 dan PPN keluaran sebesar 10% Rp. 5.000.000

http://xclmedia.net

145

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 146 06-Jan-04 : Penjualan barang jadi kepada CV B Rp. 70.000.000 dan PPN keluaran sebesar 10% Rp. 7.000.000 10-Jan-04 : Penjualan barang jadi kepada CV C Rp. 60.000.000 dan PPN keluaran sebesar 10% Rp. 6.000.000 15-Jan-04 : Penjualan barang jadi kepada CV D Rp. 50.000.000 dan PPN keluaran sebesar 10% Rp. 5.000.000 20-Jan-04 : Penjualan barang jadi kepada CV E Rp. 55.000.000 dan PPN keluaran sebesar 10% Rp. 5.500.000 Data Memorial : 31-Jan-04 : Cadangan atas kerugian piutang Rp. 2.250.000 31-Jan-04 : Persediaan akhir bahan baku Rp. 45.000.000 31-Jan-04 : Persediaan akhir bahan penolong Rp. 14.000.000 31-Jan-04 : Persediaan akhir sparepart Rp. 4.000.000 31-Jan-04 : Persediaan akhir barang jadi Rp. 80.000.000 31-Jan-04 : Persediaan akhir barang dalam proses Rp. 60.000.000 31-Jan-04 : Penyesuaian asuransi dibayar di muka Rp. 600.000 31-Jan-04 : Biaya penyusutan bangunan pabrik Rp. 1.000.000 Biaya penyusutan bangunan kantor Rp. 300.000 Biaya penyusutan mesin Rp. 2.250.000 Biaya penyusutan kendaraan Rp. 300.000 Biaya penyusutan peralatan kantor Rp. 250.000

Data Buku Pembantu : Saldo piutang dagang : 1. Saldo piutang dagang CV A : Rp. 35.000.000 2. Saldo piutang dagang CV B : Rp. 25.000.000 3. Saldo piutang dagang CV C : Rp. 40.000.000 4. Saldo piutang dagang CV D : Rp. 25.000.000 Saldo hutang dagang : 1. Saldo hutang dagang kepada PT A : Rp. 45.000.000 2. Saldo hutang dagang kepada PT B : Rp. 25.000.000

7.2 Penyelesaian Soal Pada Bab 6 lalu telah kita tentukan Daftar Akun untuk perusahaan manufaktur pada program aplikasi akuntansi MS Excel ini, maka untuk berikutnya kita

146

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 147 telah siap untuk menjalankan program aplikasi tersebut dan memasukan transaksi-transaksi ke dalamnya. Bedasarkan transaksi-transaksi dan datadata tersebut di atas, maka langkah-langkah yang dapat kita lakukan untuk mengisikan transaksi-transaksi dan data-data tersebut ke dalam program aplikasi akuntansi MS Excel sebagai berikut : 1. Langkah Pertama Langkah pertama adalah mengisikan data Neraca Awal ke dalam saldo awal Buku Besar. Pengisian Neraca Awal ke dalam saldo awal Buku Besar sesuai dengan Akun-akun yang ada pada Buku Besar. Untuk Akun kontra (lawan), Anda harus memasukan nilai negatif pada Akun tersebut seperti Akun Cadangan Piutang Tak Tertagih (lawan Akun Piutang Dagang), Akun-akun Akumulasi Penyusutan Aktiva Tetap (lawan Akun Aktiva Tetap). Apabila kita isikan Neraca Awal ke dalam saldo awal Buku Besar akan nampak seperti pada gambar 7.1 berikut :

Gambar 7.1.a

http://xclmedia.net

147

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 148

Gambar 7.1.b

148

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 149

Gambar 7.1.c

http://xclmedia.net

149

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 150

Gambar 7.1.d

150

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 151

Gambar 7.1.e

http://xclmedia.net

151

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 152

Gambar 7.1.e

Penjelasan : - Pengisian saldo awal Buku Besar diisikan pada kolom Saldo Awal pada baris Jumlah seperti terlihat pada gambar 7.1. - Apabila kita isikan Saldo Awal Buku Besar, maka pada kolom Saldo Akhir secara otomatis akan menyesuaikan dengan jumlah yang ada pada Saldo Awal. Karena belum ada transaksi yang dicatat ke dalam jurnal dan baru mengisikan Saldo Awal Buku Besar, maka pengisian Saldo Awal Buku Besar tersebut menghasilkan tampilan nilai saldo di Neraca Lajur dan Neraca yang merupakan tampilan Neraca Awal (gambar 7.2 & gambar 7.3).

152

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 153

Gambar 7.2

http://xclmedia.net

153

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 154

Gambar 7.3

154

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 155 2. Langkah Kedua Langkah kedua adalah mengisikan data saldo awal buku pembantu Piutang dan Hutang ke dalam buku pembantu Piutang Dagang dan Hutang Dagang. Apabila kita isikan pada kolom saldo awal, maka pada kolom saldo akhir secara otomatis akan mengisikan sesuai dengan pengisian saldo awal piutang. Untuk proses selanjutnya perubahan pada kolom saldo akhir akan ditentukan olah pengisian kode pembantu piutang pada Jurnal. Karena baru mengisikan saldo awal, maka kolom saldo awal akan sama dengan kolom saldo akhir seperti nampak pada gambar 5.4 dan 5.5.

Gambar 7.4

Gambar 7.5

Keterangan : Kolom Kode Pembantu diisikan dengan kode tertentu yang harus sama dengan pengisian Kode Pembantu pada jurnal. Pengisian kode pembantu tersebut memuat unsur nomor Akun piutang atau hutang dirangkai dengan nama pelanggan (piutang) atau pemasok (hutang) seperti :

http://xclmedia.net

155

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 156 - Kode pembantu "1-113-CV A" memuat unsur nomor Akun piutang dagang (1-113) dan memuat unsur nama pelanggan (CV A). - Kode pembantu "2-110-PT A" memuat unsur nomor Akun hutang dagang (2-110) dan memuat unsur nama pemasok. - Dan lain-lain Ketentuan kode pembantu adalah bebas, jika ingin menggunakan kode pembantu yang lain. Kode pembantu berfungsi untuk memberikan kode indentitas piutang maupun hutang sehingga memudahkan dalam mengidentifikasikan dengan cepat.

3. Langkah Ketiga Setelah mengisikan saldo awal Buku Besar dan saldo awal Buku Pembantu, berarti kita telah siap untuk memasukan transaksi-transaksi tersebut ke dalam beberapa Jurnal, yaitu Jurnal Kas, Jurnal Kas (Bank), Jurnal Pembelian, Jurnal Penjualan dan Jurnal Memorial sebagai berikut :

Jurnal Kas : Masukanlah transaksi-transaksi kas kedalam jurnal Kas seperti nampak pada gambar 7.6 di samping. Penjelasan : Isikan tanggal pada kolom Tanggal, kode pembantu hutang atau piutang pada kolom Kode Pembantu, bukti kas masuk atau bukti kas keluar pada kolom BKM atau BKK, uraian transaksi pada kolom Uraian, nomor Akun debit pada kolom Akun Db, nomor Akun kredit pada kolom Akun Kr, nilai kas masuk pada kolom Kas Debit dan nilai kas keluar pada kolom Kas Kredit.

156

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 157

Gambar 7.6

http://xclmedia.net

157

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 158 Berikut ini beberapa contoh penjelasan pengisian transaksi kas ke dalam jurna Kas yang cukup untuk mewakili : 1. Pengisian saldo awal Kas.

Gambar 7.7

Maksud pengisian transaksi (gambar 7.7) di atas adalah bahwa pengisian kolom Akun Db dan Akun Kr pada saldo awal Kas kita isikan tanda apa saja selain nomor rekening (pada gambar kita beri tanda "-"). Karena saldo awal bukan merupakan transaksi, maka pengisian nilai saldo awal pada jurnal Kas tidak ada posting ke Buku Besar (posting adalah pemberian nomor Akun pada kolom Akun Db atau Akun Kr pada Jurnal). Sedangkan yang bersifat transaksi pengisian pada kolom Akun Db dan Akun Kr kita isikan dengan nomor Akun. Dengan memberi tanda "-" maka rumus fungsi tidak dapat membaca tanda demikian sehingga posting tidak dapat dilaksanakan sebab rumus fungsi hanya membaca kriteria berupa Akun-akun yang telah kita tentukan. 2. Transaksi antara Kas dan Kas (Bank).

Gambar 7.8

Maksud pengisian transaksi (gambar 7.8) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : 1-111 : Kas ..................................... Rp. 3.000.000 ("-") : Bank ................................... Rp. 3.000.000 Transaksi di atas bersifat double jurnal karena terjadi dua jurnal, pada jurnal Kas dan jurnal Kas (Bank). Oleh karena, itu untuk menghindari double posting, maka salah satu perkiraan tidak diberi nomor Akun (tidak diposting), tapi cukup diberi kode lain apa saja selain nomor Akun.

158

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 159 Jadi jika terjadi transaksi double jurnal antara jurnal Kas dan jurnal Kas (Bank), maka pada jurnal Kas pemberian nomor Akun (posting) hanya pada Akun Kas, sedangkan pada Akun Kas (Bank) tidak diberi nomor Akun, tapi kode apa saja selain nomor Akun (di sini tanda "-"). Sebaliknya pada jurnal Kas (Bank) seperti terlihat pada gambar 7.9, pemberian nomor Akun (posting) hanya pada Akun Kas (Bank), sedangkan pada Akun Kas tidak diberi nomor Akun, tapi kode apa saja selain nomor Akun (di sini tanda "-").

Gambar 7.9

3. Transaksi pengeluaran Kas bukan setor Kas (Bank)

Gambar 7.10

Maksud pengisian transaksi (gambar 7.10) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : 1-215 : Peralatan kantor (komputer) .... Rp. 2.000.000 1-111 : Kas .......................................... Rp. 2.000.000

Gambar 7.11

Maksud pengisian transaksi (gambar 7.11) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : 6-100 : Biaya telpon ............................ Rp. 1.500.000 1-111 : Kas .......................................... Rp. 1.500.000

http://xclmedia.net

159

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 160 Jurnal Kas (Bank) : Masukanlah transaksi-transaksi kas (Bank) ke dalam jurnal Kas (Bank) seperti nampak pada gambar 7.13. Penjelasan : Isikan tanggal pada kolom Tanggal, kode pembantu hutang atau piutang pada kolom Kode Pembantu, bukti Bank masuk atau bukti Bank keluar pada kolom Dokumen, uraian transaksi pada kolom Uraian, nomor Akun debit pada kolom Akun Db, nomor Akun kredit pada kolom Akun Kr, nilai Bank masuk pada kolom Kas Debit dan nilai Bank keluar pada kolom Kas Kredit. Berikut penjelasan contoh pengisian transaksi Kas (Bank). Penjelasan contoh pengisian transaksi lainnya hampir sama dengan apa yang dijelaskan pada jurnal Kas karena transaksi Bank juga merupakan transaksi Kas dan bentuk jurnal maupun cara pengisiannya hampir sama. Jadi cukup memperhatikan cara pengisian pada jurnal Kas. Lihat juga penjelasan contoh pengisian transaksi pada jurnal Kas dan Kas (Bank) pada Bab 5. Transaksi peneriaan Kas (Bank) dari piutang

Gambar 7.12

Maksud pengisian transaksi (gambar 7.12) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : 1-112 : Bank ........................................ Rp. 3.500.000 1-113 : Piutang Dagang ....................... Rp. 3.500.000 Sedangkan pengisian kode pembantu (1-113-CV A) pada jurnal Kas (Bank) secara otomatis akan mengkredit (mengurangi) piutang CV A sebesar Rp. 3.500.000 pada buku pembantu Piutang Dagang. Pada buku pembantu harus Anda isikan saldo awal dan kode pembantu piutang CV A agar transaksi di atas dapat diproses di buku pembantu.

160

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 161

Gambar 7.13

http://xclmedia.net

161

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 162 Jurnal Pembelian :

Gambar 7.14

162

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 163 Penjelasan : Isikan tanggal pada kolom Tanggal, kode pembantu Hutang pada kolom Kode Pembantu, nomor bukti pembelian pada kolom BPB (Bukti Penerimaan Barang), uraian transaksi pada kolom Uraian, nomor Akun debit pada kolom Akun Db, nomor Akun kredit pada kolom Akun Kr, nilai pembelian pada kolom Pembelian dan nilai PPN pada kolom PPN Masukan (gambar 7.14)

Gambar 7.15

Maksud pengisian transaksi (gambar 7.15) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : 1-118 : Persediaan bahan baku ...... Rp. 100.000.000 2-110 : Hutang dagang .................. Rp. 100.000.000 2-130 : PPN Masukan .................... Rp. 10.000.000 2-110 : Hutang dagang .................. Rp. 10.000.000 Atau jika diringkas menjadi : 1-118 : Persediaan bahan baku ...... Rp. 100.000.000 2-130 : PPN Masukan .................... Rp. 10.000.000 2-110 : Hutang Dagang .......... Rp. 110.000.000 Dan pada buku pembantu Hutang Dagang '2-110-PT A' akan mengkredit (menambah) Hutang Dagang sebesar Rp. 110.000.000. Penjelasan pengisian transaksi pembelian di atas cukup untuk mewakili karena transaksi pembelian hanya menyangkut penjurnalan Pembelian dan penjurnalan PPN Masukan.

http://xclmedia.net

163

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 164 Jurnal Penjualan :

Gambar 7.16

164

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 165 Penjelasan : Isikan tanggal pada kolom Tanggal, kode pembantu Piutang pada kolom Kode Pembantu, nomor bukti penjualan pada kolom Faktur (Bukti Penjualan), uraian transaksi pada kolom Uraian, nomor Akun debit pada kolom Akun Db, nomor Akun kredit pada kolom Akun Kr, nilai penjualan pada kolom Penjualan dan nilai PPN pada kolom PPN Keluaran (gambar 7.16)

Gambar 7.17

Maksud pengisian transaksi (gambar 7.17) pada jurnal di atas apabila kita uraikan secara manual adalah : 1-113 : Piutang dagang .................. Rp. 50.000.000 4-100 : Penjualan ........................... Rp. 50.000.000 1-113 : Piutang dagang .................. Rp. 5.000.000 2-120 : PPN Keluaran .................... Rp. 5.000.000 Atau jika diringkas menjadi : 1-130 : Piutang dagang .................. Rp. 55.000.000 4-100 : Penjualan .................. Rp. 50.000.000 2-120 : PPN Keluaran ........... Rp. 5.000.000 Dan pada buku pembantu Piutang Dagang '1-113-CV A' akan mendebit (menambah) Piutang Dagang sebesar Rp. 55.000.000. Penjelasan pengisian transaksi penjualan di atas cukup untuk mewakili karena transaksi penjualan hanya menyangkut penjurnalan Penjualan dan penjurnalan PPN Keluaran.

http://xclmedia.net

165

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 166 Jurnal Memorial :

Gambar 7.18

166

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 167 Penjelasan : - Isikan tanggal pada kolom Tanggal, kode pembantu Piutang atau Hutang pada kolom Kode Pembantu jika ada memorial berkaitan dengan Piutang atau Hutang, bukti memorial pada kolom BM, uraian transaksi pada kolom Uraian, nomor Akun debit pada kolom Akun Db, nomor Akun kredit pada kolom Akun Kr, nilai memorial debit pada kolom Jumlah Debit dan nilai memorial kredit pada kolom Jumlah Kredit (gambar 7.18a & 7.18b). - Jurnal memorial tersebut merupakan penyesuaian yang dibuat dari datadata memorial, di antaranya biaya kerugian piutang tak tertagih, biaya asuransi dibayar dimuka, biaya penyusutan aktiva tetap dan sebagainya. Sedangkan pemakaian bahan baku didapat dari perhitungan berikut : Persediaan awal bahan baku ...................... 40.000.000 Pembelian bahan baku ............................... 140.000.000 Bahan baku tersedia .................................. 180.000.000 Persediaan akhir bahan baku .................... (45.000.000) Pemakaian bahan baku .............................. 135.000.000 Metode demikian merupakan metode perhitungan fisik sehingga apabila dibuat jurnal seperti terdapat pada jurnal memorial tersebut. Begitu juga perhitungan yang dilakukan atas pemakaian bahan penolong, sparepart dan lain lain dapat Anda lakukan seperti metode tersebut di atas sehingga apabila dibuat jurnal seperti terdapat pada jurnal memorial tersebut. - Persediaan awal barang dalam proses dan persediaan akhir barang dalam proses dibuat menjadi sebuah Akun agar nampak dalam laporan Harga Pokok Produksi, begitu juga persediaan awal barang jadi dan persediaan akhir barang jadi dibuat menjadi sebuah Akun agar nampak dalam laporan Laba-Rugi. Perhitungan persediaan barang jadi baik awal maupun akhir dilakukan dengan metode fisik dan dibuat jurnal dengan memutasikan akun persediaan ke dalam akun Laba-Rugi seperti berikut : 5-600 : Persediaan awal barang jadi (akun Rugi-laba) ....... xxx 1-116 : Persediaan awal barang jadi (akun Persediaan) ...... xxx 1-116 : Persediaan akhir barang jadi (akun Persediaan) ... xxx 5-700 : Persediaan akhir barang jadi (akun Rugi-Laba) ....... xxx

http://xclmedia.net

167

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 168 Begitu juga dengan Akun persediaan barang dalam proses dapat Anda lakukan jurnal seperti contoh tersebut. Lebih lengkapnya jurnal tersebut dapat Anda lihat dalam jurnal Memorial tersebut di atas.

4. Langkah Keempat Langkah keempat atau selanjutnya dilaksanakan oleh komputer. Setelah semua jurnal kita isikan pada jurnal Kas, jurnal Kas (Bank), jurnal Pembelian, jurnal Penjualan dan jurnal Memorial, maka langkah selanjutnya dilaksanakan secara otomatis oleh komputer, yaitu ke Buku Besar, ke Buku Pembantu, ke Neraca Lajur, ke Laporan Laba-Rugi, Laporan Laba-Ditahan dan Neraca.

Buku Besar : Transaksi-transaksi yang dicatat ke dalam jurnal dan saat itu pula dilakukan posting, yaitu pemberian nomor Akun pada tiap-tiap transaksi yang dijurnal, maka secara otomatis akan masuk ke dalam Buku Besar dan diklasifikasi dan diakumulasi kepada tiap-tiap Akun sehingga masing-masing Akun memiliki saldo pada Buku Besar seperti nampak pada gambar 7.19.

Gambar 7.19a

168

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 169

Gambar 7.19b

http://xclmedia.net

169

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 170

Gambar 7.19c

170

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 171

Gambar 7.19d

http://xclmedia.net

171

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 172

Gambar 7.19e

172

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 173

Gambar 7.19f

http://xclmedia.net

173

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 174

Gambar 7.19g

174

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 175

Gambar 7.19i

Keterangan : Jurnal yang telah diposting secara otomatis akan masuk ke dalam Buku Besar pada sel-sel di kolom Debit atau Kredit sesuai dengan Akun masingmasing. Sedangkan kolom Sumber Jurnal menunjukan informasi sumber jurnal dari jurnal mana posting tersebut berasal.

Neraca Lajur : Neraca Lajur seperti ditunjukan gambar 7.20.a dan 7.20.b. Keterangan : - Nilai kolom Neraca Saldo : merupakan nilai saldo akhir Buku Besar yang dipindahkan secara otomatis ke sel-sel kolom Debit atau Kredit Neraca Saldo sesuai dengan Akun masing-masing. - Nilai kolom Laba-Rugi dan Neraca : merupakan nilai kolom Debit atau Kredit Neraca Saldo yang dipindahkan secara otomatis ke dalam kolom Debit atau Kredit Laba-Rugi atau kolom Debit atau Kredit Neraca sehingga akan nampak posisi Laba-Rugi dan Neraca di Neraca Lajur.

http://xclmedia.net

175

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 176

Gambar 7.20a

176

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 177

Gambar 7.20b

http://xclmedia.net

177

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 178 Laporan Harga Pokok Produksi :

Gambar 7.21

Keterangan : Nilai Neraca Saldo Akun-akun Harga Pokok Produksi pada Neraca Lajur dipindahkan secara otomatis ke Laporan Harga Pokok Produksi.

178

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 179 Laporan Laba-Rugi :

Gambar 7.22

Keterangan : - Nilai Neraca Saldo Akun-akun Laba-Rugi pada Neraca Lajur dipindahkan secara otomatis ke Laporan Laba-Rugi. - Nilai Harga Pokok Produksi pada Laporan Harga Pokok Produksi dipindahkan pula secara otomatis (melalui hubungan sel) ke Laporan LabaRugi.

http://xclmedia.net

179

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 180 Laporan Saldo Laba :

Gambar 7.23

Keterangan : - Nilai Neraca Saldo Akun Laba Ditahan (periode lalu) pada Neraca Lajur dipindahkan secara otomatis ke Laporan Laba DItahan. - Nilai Laba bersih usaha sebelum pajak pada Laporan Laba-Rugi dipindahkan pula secara otomatis (melalui hubungan sel) ke Laporan Laba DItahan.

180

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 181 Neraca :

Gambar 7.24

http://xclmedia.net

181

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 182 Keterangan : - Nilai Neraca Saldo Akun-akun Neraca pada Neraca Lajur dipindahkan secara otomatis ke dalam Neraca. - Nilai Laba bersih usaha sebelum pajak pada Laporan Laba-Rugi dipindahkan pula secara otomatis (melalui hubungan sel) ke Neraca.

Buku Pembantu Piutang :

Gambar 7.25

Keterangan : Posting kode pembantu piutang pada jurnal akan dipindahkan secara otomatis ke Buku Pembantu Piutang.

182

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 183 Buku Pembantu Hutang :

Gambar 7.26

Keterangan : Posting kode pembantu Hutang pada jurnal akan dipindahkan secara otomatis ke Buku Pembantu Hutang.

http://xclmedia.net

183

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 185

BAB 8 LAPORAN ARUS KAS PADA PROGRAM APLIKASI AKUNTANSI MS EXCEL

Laporan Arus Kas adalah laporan keuangan yang menyajikan informasi mengenai perubahan Kas dan Setara Kas pada periode tertentu.Informasi Laporan Arus Kas sangat berguna bagi para pemakai Laporan Keuangan untuk menilai keuangan perusahaan dalam menghasilkan Kas dan Setara Kas dalam suatu periode tertentu dan menjadi dasar untuk pengambilan keputusan ekonomi. Selain itu masih banyak lagi manfaat yang dapat diberikan Laporan Arus Kas kepada pemakai laporan keuangan. Dalam penyusunan Laporan Arus Kas, Arus Kas diklasifikasikan ke dalam beberapa aktivitas : 1. Arus Kas dari Aktivitas Operasi adalah aktivitas utama pendapatan perusahaan dan aktivitas lain yang bukan aktivitas investasi dan aktivitas pendanaan. 2. Arus Kas dari Aktivitas Investasi adalah aktivitas perolehan dan pelepasan aktiva jangka panjang dan investasi lain yang tidak termasuk setara kas. 3. Arus Kas dari Aktivitas Pendanaan atau pembiayaan adalah aktivitas yang mengakibatkan perubahan modal dan pinjaman perusahaan. Disamping itu penyusunan Laporan Arus Kas dibedakan pula ke dalam dua metode berikut : 1. Metode langsung : pengungkapan arus kas dari penerimaan kas bruto dan pengeluaran kas bruto.

http://xclmedia.net

185

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 186 2. Metode tidak langsung : menampilkan laba (rugi) bersih yang disesuaikan dengan mengoreksi pengaruh transaksi bukan kas, penangguhan dari penerimaan atau pembayaran kas untuk operasi di masa lalu dan masa depan, dan unsur yang berkaitan penghasilan atau beban dengan arus kas investasi dan pendanaan. Dalam contoh pembuatan Laporan Arus Kas ini, kita menggunakan metode penyusunan Laporan Arus Kas tidak langsung karena pos-pos Laporan Arus Kas terkait dengan pos-pos (akun-akun) yang ada pada neraca sehingga memudahkan kita mengolah data yang terkait dengan nomor-nomor akun tersebut.

8.1 Pembuatan Format Laporan Arus Kas Laporan Arus Kas pada Program Aplikasi Akuntansi MS Excel ini sebagai tambahan apabila Anda berkeinginan untuk menambahkannya atau Anda berkepentingan terhadap informasi yang akan dihasilkannya. Untuk membuat format Laporan Arus Kas, langkah-langkah yang perlu Anda lakukan sebagai berikut : 1. Tambahkan sebuah sheet (lembar kerja) kosong pada Program Aplikasi MS Excel ini, misal Anda tambahkan pada sheet akhir setelah sheet Hutang. Letakkan kursor pada sheet Hutang, kemudian klik menu Insert „ Worksheet sehingga akan menambahkan satu sheet sebelun sheet Hutang seperti gambar 8.1. Lihat penjelasan Bab 3 cara menambah sheet.

Gambar 8.1

Karena sheet baru ingin kita letakkan pada akhir sheet, lakukanlah cara berikut. Letakkanlah kursor pada sheet baru (sheet1), klik kanan mouse (jangan dilepas) dan gerakkan kursor (drag) ke samping kanan sheet Hutang (kursor berubah menjadi tanda ), kemudian mouse dilepas (lihat gambar 8.2).

186

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 187

Gambar 8.2

2. Buatlah format Laporan Arus Kas pada sheet kosong tersebut dengan jumlah baris hingga pada deret baris ke-41 seperti pada gambar 8.3. Format Laporan Arus Kas tersebut memuat : - Nama perusahaan : Nama perusahaan "PT. SURYA" - Judul laporan : "LAPORAN ARUS KAS" - Bulan : Bulan atau periode Laporan Arus Kas Kolom-kolom : - No. Akun : Nomor-nomor Akun - Pos-Pos : Nama-nama Akun - Akun D/K : Akun bersangkutan memiliki sifat Debit atau Kredit pada sebuah perkiraan akuntansi, jika memiliki sifat Debit maka akan menuliskan "D" dan jika memiliki sifat Kredit maka akan menuliskan "K" - Kenaikan/Penurunan : Kenaikan atau penurunan nilai pos-pos akun dalam periode laporan keuangan. Kolom E dan kolom F akan diisikan nilai-nilai akun (formula). 3. Gantilah nama sheet dengan nama “Arus Kas” dengan cara memilih menu Format u Sheet u Rename, ketiklah "Arus Kas", kemudian Enter.

http://xclmedia.net

187

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 188

Gambar 8.3

4. Buatlah rumus-rumus fungsi pada sel-sel berikut : Rumus Sel B9 Sel B9 =VLOOKUP(A9;Akun;2;FALSE) Penjelasan rumus : Carilah data pada range Akun (range yang telah diberi nama) pada bagian kolom nomor 2 range Akun tersebut dengan patokan isi sel A9 sama dengan isi sel kolom awal range Akun tersebut dengan tepat. Rumus pada sel B9 akan melakukan pencarian data pada Daftar Akun, yang range-nya telah kita beri nama. Jika sel A9 kita isikan nomor Akun, maka pada sel B9 akan menuliskan nama Akun. Rumus Sel C9 : Sel C9 =VLOOKUP(A9;Akun;3;FALSE) Penjelasan rumus : Carilah data pada range Akun (range yang telah diberi nama) pada bagian kolom nomor 3 range Akun tersebut dengan patokan isi sel A9 sama dengan isi sel kolom awal range Akun tersebut dengan tepat.

188

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 189 Rumus pada sel C9 akan melakukan pencarian data pada Daftar Akun, yang range-nya telah kita beri nama. Jika sel A9 kita isikan nomor Akun maka pada sel C9 akan menuliskan isian Akun D/K berupa "D" atau "K". Rumus Sel E9 : Sel E9 =IF(C9="D";SUMIF(BB!$A$4:$A$1000;A9;BB!$E$4:$E$1000) -SUMIF(BB!$A$4:$A$1000;A9;BB!$H$4:$H$1000) ;SUMIF(BB!$A$4:$A$1000;A9;BB!$H$4:$H$1000) -SUMIF(BB!$A$4:$A$1000;A9;BB!$E$4:$E$1000)) Penjelasan Ruus : Jika sel C9 sama dengan D, maka jumlahkan sel range E4:E1000 pada sheet BB (Buku Besar) dengan kriteria isi sel A9 yang terdapat pada range A4:A1000 sheet BB dikurang penjumlahan sel range H4:H1000 pada sheet BB dengan kriteria isi sel A9 yang terdapat pada range A4:A1000 sheet BB, jika tidak maka jumlahkan sel range H4:H1000 pada sheet BB dengan kriteria isi sel A9 yang terdapat pada range A4:A1000 sheet BB dikurang penjumlahan sel range E4:E1000 pada sheet BB dengan kriteria isi sel A9 yang terdapat pada range A4:A1000 sheet BB. Rumus pada sel E9 akan menjaring nilai penjumlahan kriteria kolom Saldo Awal dikurang kolom Saldo Akhir pada sheet BB (Buku Besar) dengan syarat D (Debit), jika tidak (masuk syarat K) akan menjaring nilai penjumlahan kriteria kolom Saldo Akhir dikurang kolom Saldo Awal pada sheet BB. Rumus-rumus fungsi yang telah kita buat dalam format Laporan Arus Kas akan nampak seperti gambar 8.1.

Gambar 8.4

http://xclmedia.net

189

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 190 Jika kita isikan nomor Akun pada kolom No. Akun, maka format Laporan Arus Kas akan nampak seperti pada gambar 8.5.

Gambar 8.5

4. Copy-lah rumus fungsi sel B9, C9 dan E9 ke sel-sel berikut di bawahnya sejajar dengan nomor-nomor Akun yang kita tuliskan pada kolom No. Akun. Misal apabila ingin meng-copy-kan rumus ke sel B10, C10 dan E10, maka nomor Akun harus kita tuliskan sejajar pada rumus tersebut, yaitu sel A10 dan seterusnya lakukan cara tersebut terkait dengan Akunakun (Gambar 8.6).

Gambar 8.6

5. Lengkapi rumus-rumus lainnya serta tambahkan keterangan-keterangan pada baris-baris sejajar rumus tersebut. Sel F7 =LR!E27 : hubungan sel secara link ke sel E27 pada sheet LR (Laba-Rugi) Sel F13 =SUM(E9:E12) Sel F23 =SUM(E15:E22)

190

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 191 Sel F24 =SUM(F7:F23) Sel F31 =SUM(E27:E30) Sel F36 =SUM(E34:E35) Sel F38 =SUM(F24:F36) Sel F39 =BB!E15+BB!E27 : Hubungan sel secara link ke sel E15 plus (+) sel E27 pada sheet BB (Buku Besar) yang merupakan saldo awal Kas dan Bank. Hasil format Laporan Arus Kas yang telah dibuat di atas adalah seperti pada gambar 4.21.

Gambar 8.7

http://xclmedia.net

191

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 192 5. Tambahkan rumus fungsi pada kolom Kenaikan/Penurunan dengan rumus berikut : Rumus Sel H15 : Sel H15 =IF(AND(C15="D";E150);"Penurunan" ;IF(AND(C15="K";E150);"Kenaikan";"-")))) Penjelasan : Jika C15 sama dengan D (Debit) dan E15 lebih kecil dari 0, maka tulislah “Kenaikan”, jika C15 sama dengan D dan E15 lebih besar dari 0, maka tulislah “Penurunan”,Jika C15 sama dengan K (Kredit) dan E15 lebih kecil dari 0, maka tulislah “Penurunan”,Jika C15 sama dengan K dan E15 lebih besar dari 0, maka tulislah “Kenaikan”, Jika tidak maka tulislah “-”. Rumus pada sel H15 merupakan rumus persayaratan (IF) dengan dua kondisi yang harus dipenuhi pada sel C15 dan (AND) sel E15 dan terurai lagi menjadi beberapa rumus persyaratan berikutnya. Jika salah satu dari rumus-rumus persyaratan tersebut tidak dipenuhi, maka akan menuliskan tanda “-”. Copy-lah rumus sel H15 tersebut ke kolom sel-sel di bawahnya yang terkait (sejajar baris) dengan nomor-nomor akun pada kolom No. Akun sehingga apabila ditampilkan secara lengkap Laporan Arus Kas tersebut seperti pada gambar 8.8.

192

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 193

Gambar 8.8

Laporan Aruis Kas di atas adalah format yang terkai dengan contoh perusahaan dagang (Bab 4), sedangkan untuk perusahaan manufaktur caracara pembuatannya sama, akan tetapi Anda harus memasukkan akun-akun yang termasuk dalam laporan Arus Kas perusahaan Manufaktur tersebut (lihat gambar 8.9).

8.2 Contoh Hasil Laporan Arus Kas Laporan Arus Kas yang dihubungkan dengan transaksi-transaksi contoh perusahaan dagang (Bab 5) maupun perusahaan manufaktu (Bab 7) apabila

http://xclmedia.net

193

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 194 kita tampilkan bentuk laporan Arus Kas-nya adalah seperti pada gambar 8.8 dan 8.9 Laporan Arus Kas contoh perusahaan dagang PT. SURYA.

Gambar 8.9

194

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 195 Laporan Arus Kas contoh perusahaan manufaktur PT. PRIMA.

Gambar 8.10

http://xclmedia.net

195

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 196 Kas dan Setara Kas di sini adalah nilai akun Kas dan Bank. Output yang dihasilkan perhitungan Laporan Arus Kas berupa Kas dan Setara Kas pada akhir periode haruslah sama dengan jumlah Kas dan Bank yang ada pada Laporan Keuangan (Neraca). Kalau belum sama, maka Laporan Arus Kas tersebut belum selesai dan Anda harus mencari selisih perbedaan tersebut yang dimungkinkan tidak masuknya komponen akun dalam penyusunan Laporan Arus Kas.

196

http://xclmedia.net

Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel - 197

DAFTAR PUSTAKA Kusrianto, Adi, Mengupas Tuntas Formula dan Fungsi Microsoft Excel, Elexmedia Komputindo, Jakarta, Tahun 2000. Baridwan, Zaki, Sistem Imformasi Akuntansi, BPFE-Yogyakarta, Edisi 2 Cetakan Kelima, Tahun 2000. Mulyadi, Sistem Akuntansi, STIE-YKPN Yogyakarta, Edisi 2 Cetakan Pertama, Tahun 1989. Sigit, Soehardi, Asas-Asas Akuntansi, BPFE-UGM Yogyakarta, Cetakan Ketujuh, Tahun 1980. Arifin, Johar, Mengupas Tuntas MYOB Accounting, Elexmedia Komputindo, Jakarta, Tahun 2001.

http://xclmedia.net

197