Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi

APLIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Makalah Sistem Informasi Akuntansi dan Manajemen

Dosen Pengampu: Anissa Hakim Purwantini, S.E., M.Sc.

Disusun Oleh Kelompok 4 Agus Budiarto

14.0102.0011

Rofik Kurnia Sandi

14.0102.0043

Rizki Novita Nugraheni

14.0102.0049

Rizki Novianti Kurniasari

14.0102.0050

 Nurwindy Agustina

14.0102.0051

Ulvie Ariesta Nurfalla

14.0102.0052

Wulan Kurnia

14.0102.0077

Shela Yoanita

14.0102.0079

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAGELANG 2016

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Dalam menjalani aktivitas hari tidak lepas dengan kegiatan yang berkaitan dengan  perekonomian, seperti layaknya jual beli, bisnis, tagihan, utang piutang, dan sebagainya. Ada Ad a  beberapa istilah dalam bidang ekonomi, salah satu yang akan kami bahas adalah masalah siklus pendapatan. Siklus itu sendiri merupakan suatu rangkaian yang saling terkait, sehingga siklus pendapatan dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para  pelanggan. Tidak hanya siklus pendapatan terdapat juga siklus pengeluaran. Siklus  pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan  perusahaan. Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitasaktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Seluruh aktivitas pengeluaran yang bergantung pada database terintegrasi yang berisi informasi mengenai pemasok, persediaan, dan aktivitas pembelian memiliki beberapa ancaman. Salah satu cara untuk menanggulangi ancaman atas data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah menggunakan pengendalian integritas pemrosesan data. Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan.

BAB II PEMBAHASAN A. Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penerimaan Kas

Siklus adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. 1. Sistem Informasi Siklus Pendapatan

a. Proses Para pelanggan AOE dapat menempatkan pesanan secara langsung melalui internet. Selain itu, tenaga penjualan menggunakan laptop portabel untuk memasukkan pesanan ketika menghubungi para pelanggan. Departemen penjualan memasukkan pesanan pelanggan yang diterima melalui, telepon, faks, atau surat. Para  pegawai gudang dan pengiriman memasukkan data mengenai aktivitas mereka segera setelah aktivitas dijalankan, sehingga memperbarui informasi mengenal status  persediaan secara real team.  b. Ancaman dan Pengendalian Seluruh aktivitas siklus pendapatan tergantung pada database terintergrasi yang  berisi informasi mengenai pelanggan, persediaan, dan harga. Oleh karena itu, ancaman umum yang pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk pelanggan dapat menyebabkan pengiriman barang ke lokasi yang salah, atau menjual kepada pelanggan yang melebihi batas kreditnya. Kesalahan dalam data induk harga dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan karena penagihan yang berlebihan atau pendapatan yang hilang karena penagihan yang berkurang. Pengendalian menunjukkan bahwa salah satu cara untuk menanggulangi ancaman  pada data induk yang tidak akurat adalah menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan untuk meminimalkan risiko kesalahan input data. Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan yang tidak sah terhadap informasi sensitif. Salah satu cara untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah mengonfigurasi sistem untuk menggunakan pengendalian akses yang kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi tersebut. Dan ancaman ketiga

dalam siklus pendapatan adalah kekhawatiran akan kehilangan atau kehancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi dari ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.

2. Entri Pesanan Penjualan

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan  penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan. a. Mengambil Pesanan Penjualan Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan merupakan dokumen yang dibuat selama entri pesanan penjualan yang mencantumkan nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan. 1) Proses Organisasi semakin berusaha memanfaatkan TI agar para pelanggan melakukan lebih banyak entri data sendiri. Salah satu cara melakukannya adalah membuat para pelanggan melengkapi sebuah formulir dalam situs perusahaan tersebut. Cara lain bagi pelanggan adalah menggunakan electronic data interchange  (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusahaan. Kedua teknik tersebut meningkatkan efisiensi dan memotong biaya dengan mengeliminasi kebutuhan keterlibatan manusia dalam proses entri pesanan  penjualan. Selain memotong biaya, situs juga menyediakan peluang untuk meningkatkan penjualan. Salah satu teknik yang digunakan oleh banyak pengecer adalah menggunakan informasi sejarah penjualan untuk membuat pesan  pemasaran yang disesuaikan dengan pelanggan individu. 2) Ancaman dan Pengendalian Sebuah ancaman dasar selam entri pesanan penjualan adalah bahwa data  penting mengenai pesanan akan hilang atau tidak akurat. Ini tidak hanya

menciptakan inefisiensi tetapi juga mungkin secara negatif memengaruhi persepsi  pelanggan sehingga memberikan dampak negatif bagi penjualan di masa depan. Sistem ERP menggunakan berbagai pengendalian edit entri data untuk menanggulangi ancaman ini. Sistem ERP selalu menjalankan sebuah pengecekan validitas atas nama pelanggan dan nomor barang persediaan yang dimasukkan oleh tenaga penjualan. Sistem ERP seharusnya juga dikonfigurasi untuk menjalankan uji kewajaran untuk membandingkan kuantitas dipesan dengan nomor barang dan sejarah penjualan masa lalu.  b. Persetujuan Kredit Untuk pelanggan yang sudah ada dengan sejarah pembayaran yang baik,  pemeriksaan kredit formal bagi setiap penjualan biasanya tidak diperlukan. Sebaliknya, manajemen memberikan staf penjualan otorisasi umum untuk menyetujui  pesanan dari para pelanggan dengan kinerja yang baik, berarti mereka tanpa saldo melewati

jatuh

tempo,

dengan

ketentuan

bahwa

penjualan

tersebut

tidak

meningkatkan total saldo rekening pelanggan melampaui batas kredit. Batas kredit (credit limit ) adalah saldo rekening kredit maksimum yang diizinkan bagi setiap  pelanggan, berdasarkan sejarah kredit masa lalu dan kemampuan untuk membayar. Untuk menjadi efektif, persetujuan kredit harus dilakukan sebelum barang dikeluarkan dari persediaan dan dikirimkan ke pelanggan. Meskipun demikian, masalah akan terjadi dan beberapa pelanggan akhirnya tidak membayar utangnya. Sebuah laporan yang berguna untuk melakukan hal ini adalah laporan umur piutang (account receivable aging report ) adalah sebuah laporan yang mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang beredar (outstanding ). c. Mengecek Ketersediaan Persediaan Selain mengecek kredit seorang pelanggan, tenaga penjualan juga perlu menentukan apakah persediaan cukup tersedia untuk mengisi pesanan sehingga para  pelanggan dapat megetahui tanggal pengiriman yang diharapkan. 1) Proses Departemen

pengiriman,

pengendalian

persediaan,

dan

penagihan

kemudian diberitahu atas penjualan tersebut,dan sebuah tanda terima akan dikirimkan ke palanggan. Jika tidak ada persediaan ditangan yang cukup untuk

mengisi pesanan, pemesan kembali (back order ) akan dilakukan untuk mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang harus dibuat. Dalam perusahaan manufaktur membuat back order   melibatkan departemen  produksi untuk memulai produksi atas barang-barang yang diminta. Sekalipun ketersediaan persediaan telah ditentukan, sistem kemudian menghasilkan sebuah kartu pengambilan ( picking ticket ) yang mencantumkan barang dan kuantitas dari tiap-tiap barang yang dipesan. 2) Ancaman dan Pengendalian Catatan persediaan yang akurat sangat penting untuk mencegah kahabisan stok dan kelebihan persediaan. Kehabisan stok ( stockout ) akan menyebabkan kerugian penjualan jika pelanggan tidak bersedia dan membeli dari sumber lain. Sebalinya, kelebihan persediaan meningkatkan biaya penyimpanan dan bahkan mungkin akan mensyaratkan penurunan harga yang signifikan yang dapat mengurangi profitabilitas. Penurunan harga sering dapat mengubah citra sebuah  perusahaan menjadi pengecer diskon sehingga mengondisikan para pelanggan untuk mengahrapkan potongan harga. d. Merespon Permintaan Pelanggan Layanan pelanggan sangat penting bagi perusahaan sehingga banyak menggunakan paket perangkat lunak khusus, sistem manajemen hubungan pelanggan (costumer relationship management system-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu oraganisasi menjelaskan informasi para pelanggan untuk memfasilitasi layanan lebih efisien dan lebih personal. Layanan pelanggan dapat ditingkatkan lebih lanjut dengan menggunakan data seperti penjualan kumulatif selam  beberapa periode waktu untk mengidentifikasi pelanggan “prioritas”. Meskipun demikian, banyak permintaan pelanggan yang bersifat rutin. Akibatnya, perusahaan dapt dan harus menggunakan TI untuk mengotomatiskan respon terhadap permintaan umum, seperti pertayaan mengenai saldo rekening dan status pesanan, sehingga perwakilan pesanan penjualan dan layanan pelanggan dapat mengosentrasikan waktu dan upayanya untuk mengenai pemintaan yang lebih rumit dan lebih rinci.

3. Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah mengisi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang yang diminta. a. Mengambil dan Mengepak Pesanan Langkah pertama dalam mengisi sebuah pesanan melibatkan peningkatan barang yang benar dari persediaan dan mengepaknya untuk pengiriman. 1) Proses Kartu pengambilan yang dibuat oleh proses entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja gudang menggunakan kartu pengambilan untuk mengidentifikasi produk dan kauntitas dari setiap  produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja gudang mencatat kuantitas setiap barang yang benar-benar dipilih, baik dalam kartu pengambilan sendiri atau dimasukkan kedalam sistem. AOE, telah membuat investasi signifikan dalam sistem gudang otomatis yang terdiri atas komputer, pemindai kode batang, sabuk konveyor, dan teknologi komunikasi. Tujuan dari investasi tersebut adalah mengurangi waktu dan biaya dari memindahkan persediaan masuk dan keluar gudang, sementara juga meningkatkan ketepatan dari sistem perpetual. Teknologi nirkabel, meningkatkan  produktivitas gudang dengan mengeliminasi kebutuhan bagi para pekerja untuk  berulang kali kembali ke pusat pengiriman tersentralisasi untuk menerima  perintah tercetak. 2) Ancaman dan Pengendalian  b. Mengirim Pesanan Setelah dikeluarkan dari gudang, barang dikirimkan ke pelanggan. 1) Proses Departemen pengiriman seharusnya membandingkan perhitungan fisik  persediaan dengan kuantitas yang diindikasikan dalam kartu pengambilan dan dengan kuantitas yang diindikasikan pada pesanan penjualan. Setelah petugas  pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, nomor barang, dan kuantitas dimasukkan menggunakan terminal online. Proses ini memperbarui

kolom kuantitas di tangan dalam  file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan sebuah slip pengepakan dan berbagai salinan dari bill of lading. Slip pengepakan mencantumkan kuantitas dan deskripsi setiap barang yang disertakan dalam pengiriman.  Bill of lading   atau konosemen adalah sebuah kontrak hukum yang menjelaskan tanggung jawab atas barang dalam transit. Ini mengidentifikasi kurir, asal tujuan, dan setiap perintah pengiriman khusus, dan mengindikasi siapa yang harus membayar kurir. Sebuah salinan bill of lading   dan slip pengepakan yang menyertai pengiriman. Jika pelanggan yang membayar  biaya pengiriman, salinan bill of lading   ini dapat berfungsi sebagai pengiriman tagihan untuk mengindikasi bahwa jumlah yang pelanggan harus bayar ke kurir. Dalam kasus lainnya pengiriman tagihan adalah dokumen yang terpisah. 2) Ancaman dan Pengendalian Terdapat

dua

masalah

potensial,

yaitu

pencurian

dan

kesalahan

 pengiriman. Pada bagian sebelumnya kita telah mendiskusikan berbagai  pengendalian untuk mengurangi ancaman pencurian. Rekonsiliasi yang teratur atas informasi mengenai pengiriman dengan pesanan penjualan (pengendalian-1) memungkinkan deteksi tepat waktu atas penundaan atau kegagalan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan. Selain itu, sistem RFD (pengendalian-2) dapat menyediakan informasi secara real-time mengenai status pengiriman sehingga dapat menyediakan informasi tambahan mengenai kemungkinan  penundaan. Efektivitas dari pengendalian tergantung pada ketepatan informasi yang dikumpulkan mengenai kiriman keluar. Untuk mengurangi kesalahan entri data oleh pegawai pengiriman, kode batang dan label RFID harus digunakan bila memungkinan (pengendalian-3). Jika data pengiriman harus dimasukkan secara manual pada sebuah terminal, pengendalian entri data seperti pengecekan field ,  pengecekan batas atau jangkauan, dan uji sangat diperlukan (pengendalian-4). Pengiriman duplikat menghasilkan peningkatan biaya yang terkait dengan  pengiriman dan kemudian memproses retur barang. Untuk menanggulangi ancaman ini, sistem ERP harus dikonfigurasi untuk “memblokir” jalur barang  pada pesanan penjualan setelah dokumen pengiriman dicetak (pengendalian-5),

untuk mencegah penggunaan pesanan penjualan yang sama guna mengotorisasi  pengiriman lain bagi barang yang sama ke pelanggan yang sama.

4. Penagihan

Aktivitas ini melibatkan dua tugas terpisah, namun terkait erat, yaitu: a. Penagihan Faktur Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang yang dikirim sangat penting. Aktivitas yang terlibat hanyalah sebuah informasi yang memproses aktivitas yang mengemas ulang dan meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas  pengiriman. Aktivitas ini memerlukan informasi dari departemen pengiriman yang mengindikasi barang dan kuantitas yang dikirim dan informasi mengenai harga dan setiap persyaratan penjualan khusus dari departemen penjualan. 1) Proses Dokumen yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan, yang memberitahu pelanggan mengenai jumlah yng harus dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran. Seperti kebanyakan perusahaan, AOE masih mencetak faktur kertas yang dikirimkan ke banyak pelanggan yang lebih kecil. Para pelanggan yang lebih besar, meskipun demikian, menerima faktur melalui EDI. EDI tidak hanya mengeliminasi biaya cetak dan kirim, tetapi juga tenaga kerja yang terlibat dalam menjalankan pekerjaan tersebut. Bagi perusahaan yang menghasilkan ratusan ribu faktur penjualan setiap tahun, menghemat bahkan hanya beberapa detik per faktur dapat menghasilkan pengurangan biaya yang signifikan. Faktur EDI dan pembayaran tagihan online  juga bermanfaat bagi  pelanggan dengan mengurangi waktu dan biaya, yang harus meningkatkan kepuasan dan loyalitas. Sebuah sistem ERP terintegras juga menyediakan peluang untuk menggabungkan proses penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran dengan menggunakan data mengenai sejarah pembelian pelanggan masa lalu untuk mengirimkan informasi mengenai produk dan jasa terkait. Periklanan yang disesuaikan seperti itu mungkin menghasilkan penjualan tambahan dengan sedikit  biaya inkremental.

2) Ancaman dan Pengendalian Salah satu ancaman yang terkait dengan proses penagihan faktur adalah kegagalan untuk menagih pelanggan, yang menyebabkan kerugian aset dan data yang salah mengenai penjualan, persediaan, dan piutang. Pemisahan fungsi  pengiriman dan penagihan (pengendalian-1) mengurangi resiko ini terjadi dengan sengaja. Untuk mengurangi risiko dari kegagalan yang tidak disengaja untuk menagih, sistem ERP perlu dikonfigurasi secara teratur untuk membandingkan  pesanan penjualan, kartu pengambilan, dan okumen pengiriman dengan faktur  penjualan untuk menghasilkan laporan pengiriman yang fakturnya belum dibuat (pengendalian-2). Manajemen perlu meninjau secara teratur laporan tersebut dan mengambil tindakan korektif. Ancaman yang lainnya adalah kesalahan penagihan, seperti salah harga dan penagihan pelanggan untuk barang yang tidak dikirimkan atau dalam dalam back order , mencerminkan potensi ancaman lainnya. Penagihan yang berlebihan (overbilling ) dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan dan penagihan yang kurang (underbilling ) menyebabkan kerugian aset. Kesalahan memberikan harga dapat dihindari dengan memiliki sitem yang memuat data yang tepat dari  file induk harga (pengendalian-1) dan dengan membatasi kemampuan dari pegawai untuk membuat data tersebut (pengendalian-2). Jika pegawai harus memasukkan data penagihan secara manual, penggunaan atas pengendalian edit entri data dapat meminimalkan kesalahan (pengendalian-3). Kesalahan yang melibatkan kuantitas yang dikirimkan dapat diketahui dengan merekonsiliasi kuantitas yang tercantum dalam slip pengepakan dengan kuantitas dalam pesanan penjualan (pengendalian4).  b. Pemeliharaan Piutang Fungsi bagian piutang, yang melapor kepada kontrolir, menjalankan dua tugas utama yaitu menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening  pelanggan dan berikutnya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.

1) Proses Dua cara dasar untuk memelihara piutang adalah metode faktur terbuka dan saldo maju. Dua metode tersebut berbeda dalam persyaratan pada saat  pelanggan mengirimkan uang pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut diterapkan untuk memperbarui file induk piutang, dan format dari laporan bulanan yang dikirim ke pelanggan. Dalam metode faktur terbuka, pelanggan biasanya membayar membayar berdasarkan setiap faktur. Sedangkan pada metode kedua yaitu metode saldo maju dimana metode pemeliharaan piutangyang mana  pelanggan biasanya membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam sebuah laporan bulanan bukan berdasarkan tiap fakturnya. 2) Ancaman dan Pengendalian Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah kepada kerugian penjualan di masa depan dan juga dapat mengindifikasi kemungkinan  pencurian kas. Untuk memastikan bahwa seluruh pengiriman uang diproses,  jumlah rekening pelanggan yang diperbarui harus dibandingkan dengan jumlah cek yang diterima. Rekonsiliasi ini harus dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan transaksi. Karena akan lebih mudah melihat kesalahan orang lain ketimbang kesalahan pribadi dan memberikan sebuah sarana untuk mengidentifikasi kemungkinan kasus penipuan.

5. Penerimaan Kas

Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penerimaan proses pembayaran dari para pelanggan. a. Proses Oleh karena kas dan cek pelanggan dapat dicuri dengan mudah, penting untuk mengambil langkah yang tepat untuk mengurangi risiko pencurian. Hal ini berarti nahwa fungsi piutang yang bertanggung jawab untuk mencatat pengiriman uang  pelanggan, tidak harus memiliki akses fisik terhadap kas atau cek. Oleh karena itu terdapat solusi berupa daftar pengiriman uang yang merupakan sebuah dokumen yang mencantumkan nama dan jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang diterima dalam surat. Alternatif selanjutnya yakni peti uang yang merupakan alamat pos yang

 pelanggan tuju ketika pelanggan tersebut mengirimkan uangnya. Namun semakin majunya perkembangan zaman terdapat peti uang elektronik dimana pengaturan secara elektronik. Lalu terdapat electronic funds transfer   yaitu pengiriman melalui  perangkat lunak perbankan yang dilakukan secara online. Selanjutnya terdapat  financial electronic data interchange  (FEDI) yang merupakan kombinasi dari EFT dan EDI yang memungkinkan data pengiriman uang dan instruksi transfer dana untuk disertakan pada satu paket elektronik.  b. Ancaman dan Pengendalian Prosedur pengendalian khusus harus dipergunakan karena kas sangat mudah dicuri. Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian paling efektif untuk mengurangi risiko atas pencurian. Secara spesifik, pasangan tugas berikut harus dipisahkan: a. Menangani kas atau cek dan memposting pengiriman uang ke rekening pelanggan. Seseorang yang menjalankan kedua tugas ini dapat melakukan jenis khusus dari  penggelapan yang disebut lapping. Hanya data pengiriman uanng yang seharusnya dapat dikirim ke departemen piutang, dengan pembayaran pelanggan dikirimkan ke kasir.  b. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi memo kredit. Seseorang yang menjalankan tugas ini dapat menyamarkan pencurian kas dengan membuat sebuah memo kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri. c. Menangani kas atau cek dan merekonsiliasi laporan bank. Dengan rekonsiliasi yang dijalankan oleh seseorang yang tidak memiliki akses terhadap kas atau  pengiriman uang pelanggan memberikan sebuah pengecekan independen pada kasir dan mencegah manupulasi laporan bank untuk menyamarkan pencurian kas. Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus diminimalkan. Metodenya adalah dengan lockbox bank atau penggunaan EFT, FEDI, atau kartu kredit untuk pembayaran pelanggan, yang secara keseluruhan mengeliminasi akses  pegawai terhadap pembayaran pelanggan. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko atas penurunan kas yang tidak diantisipasi adalah menggunakan sebuah anggaran arus kas. Sebuah anggaran arus kas menyajikan estimasi arus kas masuk dan arus kas keluar. Sebuah anggaran

arus kas dapat memperingatkan sebuah organisasi untuk menunda penurunan kas  jangka pendek sehingga memungkinkan untuk mengamankan pinjaman jangka  pendek pada tingkat yang mungkin terbaik.

B. Siklus Pengeluaran: Pembelian dan Pengeluaran Kas

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan  jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya  perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan  perusahaan untuk berfungsi. 1. Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

Aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Secara spesifik, dengan menerapkan  perkembangan TI untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran, perusahaan menciptakan peluang bagi para pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas siklus  pendapatannya.

Faktanya,

perubahan

dalam

operasi

satu

perusahaan

mungkin

mengharuskan perubahan yang sesuai dalam operasi perusahaan lain dengan siapa ia  berbisnis. a. Proses Departemen pengendalian persediaan AOE memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan kuantits yang cukup ats bahan baku dan perlengkapan. Setiap departemen dapat mengirimkan permintaan untuk membeli barang. Setelah  permintaan

disetujui,

sistem

akan

mencari

file

induk

persediaan

untuk

mengidentifikasi pemasok yang cocok untuk barang tersebut. Sistem menciptakan  pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI. Departemen  penerimaan memiliki akses ke file pesanan pembelian terbuka. Bagian hutang diberitahukan pesanan tsb sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan yang tertunda. Departemen yang menghasilkan permintaan pembelian juga diberitahu  bahwa permintaannya telah disetujui.

 b. Ancaman dan Pengendalian Ancaman umum yang pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk pemasok dapat menyebabkan pemesanan dari  pemasok yang tidak disetujui, pembelian bahan baku yang kualitasnya inferior,  pengiriman yang tidak tepat waktu, penerimaan pembayaran ke alamat yang salah, dan pembayaran penipuan ke pemasok fiktif. Kesalahan dalam data induk persediaan dapat menghasilkan penundaan produksi dikarenakan kurangnya bahan baku kunci yang tidak diantisipasi atau pembelian yang tidak perlu dan kelebihan persediaan. Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti informasi perbankan mengenai  pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Salah satu cara untuk menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah untuk mengonfigurasi sistem tersebut untuk menggunakan pengendalian akses kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi. Ancaman umum ketiga berkaitan dengan kehilangan atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan back-up dan prosedur pemulihan bencana. Para akuntan perlu untuk memahami  bagaimana aktivitas bisnis dijalankan dalam rangka untuk mendesain laporan lain yang dapat membantu manajemen mengelola persedaan dengan lebih baik. Barang barang yang seingkali dibeli dan digunakan dan yang membuat kontribusi signifikan terhadap profitabilitas adalah kepentingan yang tinggi dan seharusnya dikelola sehingga menjaga fit rate yang tinggi, dan sebaliknya.

2. Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa

a. Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak untuk Pembelian 1) Proses Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika  persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dala pengiriman. Biasanya disebut economic order quantity (EOQ). Formula EOQ digunakan untuk menghitung berapa banyak untuk memesan.

 Reorder point (titik pemesanan ulang) menentukan kapan untuk memesan. Perusahaan biasanya menetapkan reorder point berdasrkan waktu pengiriman dan tingkat yang diinginkan dari stok pengaman untuk menangani fluktuasi yang tidak diharapkan dalam permintaan.

Perencana kebutuhan material (materials requirements planning-MRP)  berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian denga lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi. Sistem persediaan just-int-time (JIT) berupaya untuk meminimalkan, tetapi tidak mengeliminasi secara total,  persediaan barang jadi untuk membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya yang diperkirakan. Akibatnya, sistem JIT ditandai dengan pengiriman yang sering atas jumlah kecil bahan baku, suku cadang, dan perlengkapan secara langsung ke lokasi tertentu yang memerlukannya saat mereka diperlukan. Perbedaan antara MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi penjualan yang diperkirakan, sehingga membuat kuantitas “optimal” pada persediaan barang jadi. Sistem JIT menjadwalkan produksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan, sehingga secara virtual mengeliminasi persediaan barang jadi, tetapi perlu menyimpan

 bahan baku dalam jumlah yang cukup dalam rangka untuk menyesuaikan  produksi dengan cepat sebagai respons terhadap permintaan pelanggan. Sistem MRP lebih efektif digunakan denga produk yang memiliki pola permintaan yang dapat diprediksi. Sebaliknya, sistem JIT berguna terutama bagi produk yang relatif memiliki siklus hidup yang pendek dan permintaannya tidak dapat diprediksi dengan akurat. Terlepas dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau  perlengkapan sering menghasilkan penciptaan sebuah permintaan pembelian, yang

mengidentifikasi

requisitioner

(orang

yang

mengeluarkan

pesanan

 pembelian); menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok. 2) Ancaman dan Pengendalian Salah satu masalah potensial adalah risiko pengambilan barang yang salah satu atau dalam kuantitas yang salah (ancaman 10 dalam Tabel 12-1). Ancaman lainnya melibatkan pencurian persediaan (ancaman 11). Selain hilangnya aset, pencurian juga dapat membuat catatan persediaan tidak akurat, yang menyebabkan masalah pelanggan dalam memenuhi pesanan pelanggan. Tabel 12-1 mencantukan beberapa prosedur pengendalian yang dapat mengurangi risiko atas pencurian persediaan.Pertama, persediaan harus disimpan dalam senuah lokasi yang aman dengan akses fisik terbatas (pengendalian 11.1). Kedua, seluruh

transfer

persediaan

dalam

perusahaan

harus

didokumentasikan

(pengendalian 11.2).  b. Memilih Pemasok 1) Proses Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok diantaranya harga, kualitas bahan baku, dan keandalan dalam pengiriman. Setelah  pemasok telah dipilih bagi sebuah produk, identitas pemasok harus menjadi  bagian dari catatan induk persediaan produk untuk menghindari pengulangan  proses pemilihan pemasok untuk setiap pesanan selanjutnya. Sebuah daftar

 pemasok alternatif potensial bagi setiap barang juga dipelihara, untuk mengantisipasi bila pemasok utama kehabisan stock barang yang dibutuhkan. Pesanan pembelian ( purchase order ) adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan  produk tertentu pada harga yang ditentukan. Ini juga sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimanya. Pesanan  pembelian selimut (blanket purchase order ) atau pesanan menyeluruh adalah sebuah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya satu tahun. Pemicu biaya besar dalam fungsi pembelian adalah jumlah  pesanan pembelian yang diproses. Oleh karena itu, menemukan cara untuk mengurangi jumlah pesanan yang diproses dan mempersingkat langkah-langkah yang terlibat dapat menghasilkan penghematan yang signifikan. Penggunaan EDI, vendor-managed inventory  (VMI), pelelangan terbalik, dan audit  pre-ward   adalah teknik-teknik untuk mengurangi biaya terkait  pembelian bahan baku dan pesedian barang jadi. EDI mengurangi biaya dengan mengeliminasi pekerjaan klerikal yang terkait dengan mencetak dan mengirimkan dokumen kertas. Waktu antara mengenali kebutuhan untuk memesan kembali sebuah barang dan selanjutnya menerimanya juga dapat dikurangi. Akibatnya, risiko dari kehabisan stok akan berkurang, yang dapat meningkatkan profitabilitas secara signifikan. Sebuah program VMI-persediaan vendor yang dikelola scara esensial mengalihdayakan sebagian besar pengendalian persediaan dan fungsi  pembelian: Para pemasok diberi kses terhdap data penjualan dan persedian dan diotorisasi secara otomatis untuk mengisi kambali persediaan ketika stok jatuh  pada titik pemesanan ulang yang telah ditentukan. 2) Ancaman dan Pengendalian Salah satu ancamannya adalah melibatkan pembelian barang pada harga yang melambung. Biaya komponen yang dibeli menunjukan sebuah porsi substansial dari total biaya beberapa produk yang diproduksi. Oleh karena itu,  perusahaan-perusahaan berjuang mengankan harga terbaik bagi barang-barang yang mereka beli. Beberapa prosedur yang dapat membantu memastikan

 perusahaan tidak membayar terlalu tinggi untuk produk tertentu adalah memperhatikan daftar harga, penawaran yang kompetitif, meninjau pesanan  pembelian, dan anggaran. Dalam upaya untuk mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman lainnya adalah membeli produk berkualitas inferior. Produk di bawah standar dapat menghasilkan penundaan produksi yang mahal. Terlebih lagi biaya scrap dan pengerjaan ulang. Untuk mengatasi masalah ini salah satu caranya adalah menetapkan daftar pemasok yang disetujui dan diketahui menyediakan barang dengan kualitas yang dapat diterima. Selain itu, sistem informasi akuntansi harus mengumpulkan data kualitas produk yang detail. Dan terakhir melakukan  pelacakan dan pematauan kualitas produk dengan pemasok. 3. Penerimaan

Departemen penerimaan bertanggung jawab untuk menerima pengriman dari para  pemasok. Ia biasanya melapor ke manajer gudang, yang kemudian melapor ke wakil direktur manufaktur. Departemen penyimpanan persediaan, yang jug melapor ke manajer gudang, yang bertanggung jawab untuk penyimpanan barang. Informasi mengenai tanda terima barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian  persediaan untuk memperbarui catatan persediaan. a. Proses Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor  pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan  pesanan pembelian terbuka untuk memverifikasi bahwa barang dipesan. Petugas  penerimaan kemudian menghitung kuantitas atas barang yang dikirimkan. Sebelum melakukan rute persediaan ke gudang atau pabrik, petugas penerimaan juga harus memerikas setiap pengiriman sebagai tanda-tanda atas kerusakan yang jelas. Laporan penerimaan (receiving report ) mendokumentasikan detail-detail mengenai setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Untuk setiap barang yang diterima, ia menunjukan nomor  barang, deskripsi, unit ukuran, dan kuanitas (jumlah). Tiga pengecualian yang mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima kuantitas barang yang berbeda dari  jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak, atau (3) menerima barang

 berkualitas inferior yang gagal inspeksi). Dalam seluruh tiga kasus tersebut, departemen pembelian harus mengatasi situasi dengan pemasok. EDI dan teknologi satelit menyediakan cara lain untuk meningkatakn efisiensi logistik

ke

dalam

(inbound.)

Pemberitahuan

pengiriman

di

awal

EDI

menginformasikan perusahaan ketika produk telah dikirimkan. Dengan menggunakan  perusahaan pengiriman yang truknya dilengkapi dengan terminal data yang berurutan denga satelit, sebuah bisnis dapat melacak lokasi pasti dari seluruh pengiriman yang datang dan memastikan bahwa staf cukup akan berada disana untuk membongkar truk.  b. Ancaman dan Pengendalian Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilakn biaya-biaya terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang tersebut. Untuk itu departemen penerimaan harus menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui. Itulah mengapa departemen penerimaan  perlu akses untuk membuka file pesanan pembelian.

4. Menyetujui Faktur Pemasok

a. Proses Sebuah kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat batang diterima. Untuk alasan praktis meski demikian sebagian besar perusahaan mencatat utang hanya setelah penerimaan dan persetujuan atas faktor pemasok. Paket vocher merupakan seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesan pembelian,laporan pemeriksaan dan faktur  pemasok. Sistem nonvocher yaitu sebuah metode untuk memproses utang yang tiaptiap faturnya disetujui untuk di posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam filefaktur terbuka berkaitan dengan sistem voucher. Sistem voucher yaitu metode untuk memproses utang yang mana voucher  pencairan disiapkan,bukanya memposting fatur secara langsung ke catatan pemasok dalam

buku

besar

pembantu

utang

vovher

pencairan

mengidentifikasi

 pemasok,mencantumkan faktur yang beredar dan mengidentifikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan potongan yang berlaku berkaitan

dengan

sistem

nonvocher.

Vocher

pencairan

dokumen

mengidentifikasi

 pemasok,mencantumkan faktur yang berbeda dan mengidentifikasian jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi seriap diskon dan potongan yang berlaku.  b. Ancaman dan Pengendalian Dalam ancaman pemasok adalah kesalahan dalam faktur pemasok. Seperti ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga akrual yang dibebankan atau salah hitung dari total jatuh tempo. Akibatnya ketepatan matematis dari faktur  pemasok

harus

diverifikasi dan

harga serta

kuantitas

dicantumkan

disana

dibandingkan dengan yang diidentifikasi pada laporan penerimaan.

5. Pengeluaran Kas

a. Proses Seorang karyawan yang melapor ke bendahara bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan yang dijalankan karyawan tersebut. Pemisahan sari fungsi otorisasi dan pencatatan. Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan paket voucer . Pembayaran terus dibuat dengan cek,  penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.  b. Ancaman dan Pengendalian Ancaman yang diterima untuk kegagalan untuk pembayaran tepat waktu semakin sering terjadi. Terdapat juga ancaman membayar untuk barang yang tidak diterima. Penggantian pembayaran atas biaya perjalanan dan hiburan pegawai menjadi perhatian khusus karena menjadi peroalan penipuan yang terjadi. Cara terbaik untuk mencegah masalah ini dengan mensyaratkan seluruh pegawai untuk menggunakan kartu kredit perusahaan. Dikarenakan terdapat jejak transaksi yang dapat membantu menelusuri jejak audit.

BAB III PENUTUP A. KESIMPULAN

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) memiliki beberapa sistem bagian (sub-sistem) yang  berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/ pengolahan akuntansinya. Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus  berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai  pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Dalam siklus pendapatan (daur penjualan) yang merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan, otorisasi kredit,  pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas. Empat aktivitas dasar dalam siklus pendapatan adalah entri pesanan penjualan, pengiriman,  penagihan

dan

piutang

usaha,

serta penagihan

kas.

SIA

harus

didesain

untuk

memaksimalkan efisiensi dimana setiap fungsi ini dilakukan. SIA juga harus memsukkan  prosedur pengendalian internal yang memadai untuk menurunkan ancaman seperti penjualan yang tidak tertagih, kesalahan dalam penagihan, serta hilangnya atau penyalahgunaan  persediaan dan kas. Sedangkan dalam siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan  pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Untuk mendukung aktivitas siklus pengeluaran dapat menciptakan masalah keuangan yang signifikan bagi seluruh perusahaan. Informasi terkini dan akurat mengenai persediaan, pemasok, dan status pesanan pembelian sangat  penting dalam mengelola siklus pengeluaran secara efektif.

REFERENSI

Romney and Steinbart. 2014. Accounting Information Systems. 13th ed. Pearson. Salemba Empat