Aplikasi MS Project 2003beginner

PRESENTED BY INSYIRAHMAN

PT BADAK BONTANG, 21 SEPTEMBER 2007 1

Pengantar MS Project adalah suatu paket program komputer yang dapat membantu dalam menyusun perencanaan , pelaksanaan dan pengontrolan jadwal dan biaya suatu proyek secara terperinci dalam lingkup kegiatan demi kegiatan Berfungsi juga dalam hal penjadwalan, pencatatan dan pemantauan penggunaan sumberdaya manusia maupun peralatan dan mengemas dalam sajian laporan yang akurat. Karena MS Project ini adalah product dari Microsoft, maka aplikasi-aplikasi komputer seperti MS Excell dapat dipadukan untuk mencapai hasil yang maksimal Disarikan dari “Aplikasi MS Project untuk Penjadwalan Kerja dalam Proyek Teknik Sipil”, oleh Syafriandi, Dinastindo 2003

2

PERENCANAAN PELAKSANAAN/ PENGENDALIAN / PLANNING UPDATING / CONTROLING YES

YES

YES

YES

YES

YES

YES

YES

YES

3

Memulai MS Project 2003 1. Klik 2x icon MS Project 2003 di Desktop layar monitor atau 2. Klik “Start” kemudian “programs” kemudian “Microsoft offices” dan klik “MS Project 2003”

4

Menu Utama MS Project: Baris menu dan toolbar menu

Tempat memasukkan Item pekerjaan

Grafik kotak kombinasi dengan durasi

Menu alternative untuk perencanaan

5

Menutup Tampilan yang tidak perlu

1. Tutup menu alternative dengan 1x klik

2. Drag frame pembatas ke arah kanan

6

Sehingga layar utama menjadi seperti ini

7

PERENCANAAN/ PLANNING Mengatur tanggal mulai project 1. Klik “project information” pada menu baris “project” 2. Muncul kotak dialog “Project Information” dan klik tanggal dimulainya project, misalnya 3 Juli 2007 dan klik “OK”

Mengatur project start:

8

PERENCANAAN/ PLANNING Mengatur kalender “standard” project 1. Klik “Change working time” pada menu baris Tools” 2. Muncul kotak dialog “Change working time” dan klik ‘options” 3. Muncul kotak dialog “options” dan atur Jam start dan jam selesai

9

PERENCANAAN/ PLANNING Menulis Item Pekerjaan 1. Ketik nama item pekerjaan pada kolom “Task Name” secara otomatis kolom durasi, start dan finish akan terisi serta “gantt chart “tergambar

Tertulis/ tergambar secara otomatis 10

PERENCANAAN/ PLANNING Mengelompokkan Item Pekerjaan 1. 2.

Select item pekerjaan Klik icon “indent”

11

PERENCANAAN/ PLANNING Hasil mengelompokkan Item Pekerjaan

12

PERENCANAAN/ PLANNING Memasukkan Durasi Item Pekerjaan 1. Ketik durasi per item pekerjaan dan terlihat setelah semua durasi diisikan

13

PERENCANAAN/ PLANNING Memperpendek tampilan Grafik kotak 1.

Klik beberapa kali tombol “zoom out” Dari harian menjadi mingguan

14

PERENCANAAN/ PLANNING Memasukkan hubungan ketergantungan setiap item pekerjaan 1.

Ketik pada kolom “Predecessor” hubungan yang dinginkan, misalnya: 3SS (Start to Start) artinya pekerjaan no.4 “Survey/pengukuran lapangan” akan dimulai bersamaan dengan pekerjaan no. 3 “Mobilisasi demobilisasi peralatan dan tenaga kerja” 4FS-7 days: Finish to Start artinya: pekerjaan no.5 “Gudang” akan dimulai setelah pekerjaan no.4 “Survey/pengukuran lapangan” kurang 7 hari lagi selesai 5: artinya: pekerjaan no.6 “Pek. Pembersihan Area” akan dimulai setelah pekerjaan no.5 “Gudang” selesai dikerjakan

15

PERENCANAAN/ PLANNING Hasil setelah memasukkan hubungan ketergantungan setiap item pekerjaan

16

PERENCANAAN/ PLANNING Menampilkan “Baseline” dan “Critical” 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Klik “Gantt Chart Wizard” pada menu “Format” Pada Kotak dialog “Gantt Chart Wizard” klik “Next” Klik “Custom Gantt Chart” dan klik “Next” Klik “Yes” dan klik “Next” Klik “Next” Klik “Next” Klik “Next”

17

PERENCANAAN/ PLANNING Menampilkan “Baseline” dan “Critical” 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Klik “Next” Klik “Baseline” dan klik “Next” Klik “Date” dan klik “Next” Klik “Yes” dan klik “Next” Klik “Format It” Klik “Exit Wizard”

18

PERENCANAAN/ PLANNING Menampilkan “Baseline” dan “Critical” 14. Klik “Tools” pada baris menu dan “Tracking” serta “Save Basline” 15. Muncul kotak dialog “save baseline” kemudian klik “OK”

19

PERENCANAAN/ PLANNING Hasil menampilkan “Baseline” dan “Critical”

20

PERENCANAAN/ PLANNING Menyimpan File 1. 2. 3.

Klik “Save As” pada menu “File” Muncul kotak dialog “Save As” Isi nama File dan tentukan folder penyimpanan

Mencetak Dokumen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Klik “Print” pada menu “File” Muncul kotak dialog “print” Pilih “printer name” Klik “All” di “Timescale” Check hasil print dengan klik “Preview” Lakukan setting dengan klik “page setup” Pada tab “Page” klik “Fit to” Pilih kertas Check lagi akan hasil cetakan dengan klik tombol “print preview” 10. Lakukan pencetakan jika sudah sesuai dengan yang dinginkan 21

PERENCANAAN/ PLANNING Memasukkan Manhours 1. 2.

Klik kanan pada baris kepala kolom dan klik “Insert Column” Muncul kotak dialog “Column Definition” kemudian Pilih “Work” pada kolom “Field name” dan klik OK

22

PERENCANAAN/ PLANNING Memasukkan Manhours 3.

Ketik jumlah manhours untuk setiap item pekerjaan pada kolom “Work”

23

PERENCANAAN/ PLANNING Memasukkan Harga 1. 2.

Klik kanan pada baris kepala kolom dan klik “Insert Column” Muncul kotak dialog “Column Definition” kemudian Pilih “Cost” pada kolom “Field name” dan klik OK

24

PERENCANAAN/ PLANNING Memasukkan Harga 3.

Ketik harga untuk setiap item pekerjaan pada kolom “Cost”

25

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S 1.

Klik kanan pada baris tool bar menu, klik “Analysis” dan muncul toolbars group Analysis

26

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S 2.

Klik tombol “ Analyze Timescaled Data in Excell” dan akan muncul kotak dialog “ Analyze Timescaled Data in Excell Wizard step 1 of 5” kemudian klik “Entire project” dan kemudian klik “Next”

27

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S 3. 4.

Pilih “Cost” pada kolom “Available fields” dan Klik tombol “Add>>” kemudian tekan “Next” Tentukan tanggal start project pada kolom “From” dan tentukan tanggal finish project pada kolom “To” serta pilih “weeks” pada kolom “Units” kemudian tekan “Next”

28

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S 5. 6.

Klik “Yes Please” lalu tekan “Next” Klik tombol “Export Data”

29

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S 7.

Hasil Export ke Excell dalam bentuk grafik

30

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S 8.

Hasil Export ke Excell dalam bentuk data grafik

Pola Gantt Chart

Durasi dalam Mingguan

31

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S 9.

Lakukan edit pada data grafik dengan menjumlahkan data sehingga menjadi “Cummulative” sehingga terlihat pola kurva S nya

32

PERENCANAAN/ PLANNING Membuat kurva S 10. Terlihat hasil akhir dari kurva S

33

PELAKSANAAN/ UPDATING Memasukkan kolom % Complete 1. 2.

Klik kanan pada baris kepala kolom dan klik “Insert Column” Muncul kotak dialog “Column Definition” dan pilih “% Complete” pada kolom “Field Name” kemudian klik OK

34

PELAKSANAAN/ UPDATING Memasukkan kolom % Complete 3.

Tampak kolom % complete

35

PELAKSANAAN/ UPDATING Memasukkan Tanggal dan progress % aktual 1. Letakkan kursor pada item pekerjaan yang akan di update, misalnya item no. 4 “Survey/ pengukuran lapangan” 2. Klik icon “Update TasK” dan muncul kotak dialog “Update Task”

36

PELAKSANAAN/ UPDATING Memasukkan Tanggal dan progress % aktual 3. Isikan kolom “% complete = 20%”, 4. isikan “Actual dur: = 3” dan 5. isikan “Actual start= Jul 3’07” dan klik OK

37

PELAKSANAAN/ UPDATING Memasukkan Tanggal dan progress % aktual 6. Hasil updating terlihat durasi item pekerjaan no.4 “Survey / Pengukuran lapangan” menjadi lebih lama yaitu 15 hari dari durasi awal/ baseline 7 hari 7. Beberapa pekerjaan bergeser dari rencana awal terutama item pekerjaan yang berada dijalur kritis atau “Critical path” sehingga pekerjaan ini akan selesai pada tanggal 15 November 2007, bergeser dari tanggal rencana awal 5 November 2007

38

PENGENDALIAN/ CONTROLING Walaupun sasaran telah ditetapkan, adanya organisasi dan kepemimpinan yang handal serta motivasi kerja yang tinggi namun tanpa pengendalian maka mustahil proyek terlaksana dengan baik. Tujuan pengendalian adalah memantau, mengkaji, mengadakan koreksi dan membimbing agar yang telah ditetapkan terlaksana sesuai dengan perencanaan. Pelaksanaan proyek berlangsung secara cepat dan penyimpangan akan selalu terjadi dan harus segera terdeteksi sehingga diperlukan sistem pengendalian yang realistik dan memberikan petunjuk akan adanya penyimpangan tersebut.

39

PENGENDALIAN/ CONTROLING Ada 2 macam penyimpangan dalam proyek: 1. Penyimpangan waktu terhadap jadwal 2. Penyimpangan biaya terhadap anggaran Penyimpangan Waktu terhadap Jadwal Untuk kasus pekerjaan dibawah ini, terlihat bahwa waktu pelaksanaan pekerjaan no.4 Survey/ pengukuran lapangan menyimpang dari 7 hari menjadi 15 hari, ini disebabkan % progress dalam 3 hari hanya 20 %

40

PENGENDALIAN/ CONTROLING Penyimpangan Waktu terhadap Jadwal Pertanyaan adalah: Bagaimana mengembalikan waktu pelaksanaan pekerjaan agar kembali ke Baseline? Lakukan langkah berikut:

1. Letakkan kursor pada item pekerjaan item no. 4 “Survey/ pengukuran lapangan” 2. Klik icon “Update TasK” dan muncul kotak dialog “Update Task” (lihat halaman 36 ) 3. Isikan kolom “% complete = 73%” (perkiraan), 4. isikan “Actual dur: = 5” dan 5. klik OK

41

PENGENDALIAN/ CONTROLING Penyimpangan Waktu terhadap Jadwal Terlihat waktu sudah kembali ke baseline

42

PENGENDALIAN/ CONTROLING Segera beri masukan ke Pelaksana lapangan: 1. Pekerjaan no.4 “Survey/ pengukuran lapangan” dalam 2 hari kedepan harus mencapai progress 73% 2. Segera dan jangan ditunda-tunda untuk mencari strategi terbaik dengan melaksanakan meeting bersama pengawas lapangan dan kontraktor pelaksana

43

44