Aplicación de proyect en administración de proyectos

Aplicación de project en administración de proyectos Maestría en Gerencia de la Construcción

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Importancia de la gestión y administración de proyectos Formulación de objetivos Administración de Proyectos - Necesidad de una organización temporal - Sistema de planificación: Estructuración, cronograma, organización, capacitación y presupuesto - Programación de actividades - Sistemática de control, seguimiento y ejecución - Diagrama Gantt - Métodos PERTT Problemas más frecuentes en administración de proyectos Como hacer exitosa la gestión y administración de proyectos 2 Estudio de casos

Importancia de la gestión y administración de proyectos ·

Importancia de la gestión y administración de proyectos > La recomendación es iniciar en serio con el PMBOK, considerado por muchos la biblia de la Administración o Gestión de proyectos. Desarrollado por el PMI o Project Management Institute, la asociación mundial más grande de Administradores de proyecto o Project Managers > La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) es una norma reconocida en la profesión de la dirección de proyectos. Por norma se hace referencia a un documento formal que describe normas, métodos, procesos y prácticas establecidos.

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Si se aumenta el alcance (obras adicionales p.e. crecen los otros dos lados del triangulo. (Presupuesto y plazo contractual). Usualmente un adicional es producto de una mala planificación de diseño, pudiendo 5 generar insatisfacción

Triangulo de la empresa constructora

Elaborado por: Rildo Jordán

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Propósito de la guía PMBOK > La Guía del PMBOK® identifica ese subconjunto de fundamentos de la dirección de proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas. “Generalmente reconocido” significa que los conocimientos y prácticas descritos se aplican a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que existe consenso sobre su valor y utilidad > La Guía del PMBOK® también proporciona y promueve un vocabulario común en el ámbito de la profesión de la dirección de proyectos, para analizar, escribir y aplicar conceptos de la dirección de proyectos > En su carácter de referencia fundamental, esta norma no está completa ni abarca todos los conocimientos. Se trata de una guía, más que de una metodología 7

¿Qué es un proyecto? > Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. > Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de una organización.

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Formulación de objetivos

Formulación y Análisis de Objetivos > Formular objetivos es organizar la acción. Es darle dirección a los esfuerzos. Por lo tanto, constituye una tarea central de la planificación ya se trate de proyectos de investigación como de desarrollo. > Objetivo es, entonces, lo contrario a subjetivo. Es lo palpable, lo medible, lo verificable más allá del sujeto. > No debe confundirse a los objetivos con los resultados, puesto que un resultado puede ser un dato, pero un objetivo siempre significa un logro. Cuando los objetivos están bien formulados, ellos consiguen expresar el porqué, el para qué y el cómo del proyecto de investigación o desarrollo que estamos proponiendo. 10

Objetivo final > El objetivo final, también llamado objetivo general o principal, indica una solución a ser alcanzada. El objetivo final es aquel que será alcanzado brindando la respuesta al problema planteado. Con frecuencia el logro del objetivo general dependerá de varios proyectos o procesos (que en el mejor de los casos estarán relacionados) que se sitúan fuera del control del proyecto mismo. > Este debe ser la presentación de aquel utilizando una afirmación y un verbo en infinitivo. Aunque, en algunos modelo como por ejemplo el enfoque del Marco Lógico, los objetivos son expresados como un logro ya concretado > DESARROLLAR… 11

Objetivos intermedios > Los objetivos intermedios son condiciones previas al cumplimiento del objetivo principal. En algunos casos se trata de pasos a ser realizados; es decir, plantean una relación de secuencia. En otros casos no mantienen una relación secuencial sino que son requisitos a ser satisfechos de forma simultánea. En todo caso, el cumplir con un objetivo específico resulta una condición necesaria pero no suficiente para el logro del objetivo principal

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¿Cómo formular los objetivos? > La secuencia es la siguiente: En primer lugar se despliega el análisis de los problemas que concluye con su organización y jerarquización a través de un árbol de problemas. En segundo lugar, partiendo del árbol de problemas y basándose en una(s) hipótesis de intervención, se construye el árbol de objetivos

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Administración de proyectos

¿Qué es? > La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente, que conforman los 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos de procesos son: • • • • •

• • • • •

Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre.

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> Dirigir un proyecto por lo general implica: > • identificar requisitos, > • abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto, > • equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con: • • • • • •

el alcance, la calidad, el cronograma (tiempo), el presupuesto, los recursos y el riesgo.

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- Sistema de planificación: Estructuración, cronograma, organización, capacitación y presupuesto Influencias de la organización en la dirección de proyectos > La cultura, estilo y estructura de la organización influyen en la forma en la que los proyectos son ejecutados. El grado de madurez de la dirección de proyectos de una organización, así como sus sistemas de dirección de proyectos, también pueden influenciar el proyecto. Cuando en el proyecto participan entidades externas, como resultado de una unión temporal de empresas o de un convenio para un proyecto determinado, el proyecto recibirá la influencia de más de una empresa. 18

Sistema de planificación: Estructuración, cronograma, organización, capacitación y presupuesto

Procesos de la dirección de proyectos > Grupo del Proceso de Iniciación. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase. > • Grupo del Proceso de Planificación. Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto. > • Grupo del Proceso de Ejecución. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. > • Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. > • Grupo del Proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, 20 a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Procesos de la planificación > Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto > Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. El plan para la dirección del proyecto se convierte en la fuente primaria de información para determinar la manera en que se planificará, ejecutará, supervisará y controlará, y cerrará el proyecto.

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Procesos de la planificación > Recopilar Requisitos es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

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Procesos de la planificación > Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.

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Procesos de la planificación > Crear la Estructura de Desglose del Trabajo es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de dirigir.

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Procesos de la planificación > Definir las Actividades es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.

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Procesos de la planificación > Secuenciar las Actividades es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto

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Procesos de la planificación > Estimar los Recursos de las Actividades es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.

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Procesos de la planificación > Estimar la Duración de las Actividades es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.

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Procesos de la planificación > Desarrollar el Cronograma es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.

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Procesos de la planificación > Estimar Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.

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Procesos de la planificación > Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizados.

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Procesos de la planificación > Planificar la Calidad es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, y se documenta la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento con los mismos.

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Procesos de la planificación > Desarrollar el Plan de Recursos Humanos es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal.

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Procesos de la planificación > Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones.

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Procesos de la planificación > Planificar la Gestión de Riesgos es el proceso por el cual se define cómo realizar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.

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Procesos de la planificación > Identificar Riesgos es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus características.

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Procesos de la planificación > Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos es el proceso que consiste en priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.

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Procesos de la planificación > Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos es el proceso que consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.

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Procesos de la planificación > Planificar la Respuesta a los Riesgos es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

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Procesos de la planificación > Planificar las Adquisiciones es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar el enfoque e identificar posibles vendedores.

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