Apertura de Una Agencia Bancaria

UNIVERSIDAD JOSE SIMEON CAÑAS ADMINISTRACION DE PROYECTOS

“APERTURA DE UNA AGENCIA BANCARIA”

INTEGRANTES: CLAUDIA BEATRIZ PINEDA CASTRO ZAIDA CRISTELLA LAZO GUTIERREZ RICARDO ERNESTO CASANOVA ESCALON FERNANDO ENRIQUE LOPEZ SOLIS CARLOS ANTONIO ESCOBAR CAÑAS OCTUBRE 2010

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

CONTENIDO

I.

INICIO DEL PORYECTO ...................................................................................... 2

A.

PROJECT CHARTER ....................................................................................................................... 2

II.

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ..................................................................... 3

A.

PLANIFICACIÓN DEL AVANCE...................................................................................................... 3

B.

PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS ...................................................................... 5

C.

PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES ........................................................................... 18

D.

PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO ..................................................................................................... 20

E.

PLANIFICACIÓN DEL COSTO ...................................................................................................... 23

F.

PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD ............................................................................................... 29

G.

PLANIFICACIÓN DEL RIESGO ..................................................................................................... 31

H.

PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS .................................................................................. 36

I.

PLANIFICACIÓN DE LA INTEGRACIÓN ...................................................................................... 37

1

ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

I.

INICIO DEL PORYECTO

A.

PROJECT CHARTER JUSTIFICACIONES / PROPOSITO Nuestra empresa Global Bank, atendiendo al crecimiento poblacional, ha visto la necesidad y la oportunidad de negocio al existir un desplazamiento de la vivienda hacia las afueras del área metropolitana, tal es el caso de la zona oriental, específicamente en las zonas aledañas al Centro Comercial Plaza Mundo, por lo que surge la necesidad de ampliar su área de cobertura para poder ser una institución más competitiva, al estar acorde a las necesidades de la población.

DESCRIPCION DEL PRODUCTO A ENTREGAR a.

La construcción del local deberá ser de sistema mixto o similar con puertas y ventanas exteriores protegidas con cortinas o rejas metálicas; b. El local deberá contar con áreas de trabajo y espacio para atender a 40 usuarios, y razonablemente amplio para evitar accidentes; c. El local no deberá tener comunicación interior con locales adyacentes; d. El local deberá tener una bóveda de concreto armado con puerta de seguridad para guardar fondos, valores y registros contables. Deberá contar con un mecanismo de comunicación del interior al exterior. e. Cada uno de los cajeros de la agencia o del establecimiento, contarán con cajas metálicas con llave y otros medios de seguridad en las taquillas, como son botones de activación de alarma, Money clips u otros; f. Instalar sistemas de control dual para la puerta de seguridad que es de acceso a la bóveda o caja de seguridad de la agencia; g. Instalar puertas con cerradura en cada una de las taquillas de los cajeros. h. Debe existir el espacio entre las taquillas para instalar máquinas o equipos para ser operados por más de un cajero; i. Instalar adecuados sistemas de alarmas para la agencia; j. La agencia debe contar con una salida de emergencia. k. En el caso de los sistemas de alarma deberán colocarse: cámaras de video, censores de movimientos, botones de pánicos, los cuales deberán ser colocados en lugares estratégicos dentro de las instalaciones; l. Mantener extintores de incendio ubicados conforme a las medidas de seguridad establecidas; procurando que éstos sean adecuados al ambiente; m. La agencia debe poseer un área de cajas, área de fila de espera, atención al cliente, despacho de gerencia de sucursal y un área de espera. n. El área de cajas debe contar con una capacidad de atención de máxima de seis usuarios, atendidos por un cajero debidamente capacitado, con su respectiva identificación y equipo informático. o. El área de filas debe ser un espacio amplio para alojar veinticinco usuarios p. El área de atención al cliente debe contar con la capacidad de atención a tres usuarios. q. El despacho de gerencia de sucursal debe contar con la capacidad de atención a dos usuarios. r. El área de espera debe contar con una capacidad de cinco usuarios

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ENTREGABLES FINALES Infraestructura de la agencia bancaria completa y lista para operar: instalaciones adecuadas para área de caja, atención al cliente, gerencia de sucursal, área de espera y bóvedas; además de contar todas las áreas antes mencionadas con sus correspondientes equipos informáticos como computadoras, UPS, teléfonos y líneas dedicadas de voz y datos. Personal profesional, debidamente capacitados en cada una de las áreas de operación del banco. Permiso gubernamentales de apertura de agencia bancaria otorgado por la Superintendencia del Sistema Financiero Un documento con toda la información de APP (Administración Profesional del Proyecto)

SUPUESTOS Durante todo el desarrollo del proyecto no existirán problemas de financiamiento del mismo. La infraestructura de bóvedas se encuentra confiada en una empresa de seguridad, por lo que no debe incluirse en el estimado de costos ni en el presupuesto base.

RESTRICCIONES El monto máximo a gastar durante el desarrollo del proyecto (apertura de sucursal bancaria) es de $100,000.00 Los entregables del proyecto deben de ser dados al cliente a más tardar el 27 de marzo de 2011.

II.

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

A.

PLANIFICACIÓN DEL AVANCE

1.

DECLARACIÓN DEL ALCANCE JUSTIFICACION DEL PROYECTO Nuestra empresa Global Bank, atendiendo al crecimiento poblacional, ha visto la necesidad y la oportunidad de negocio al existir un desplazamiento de la vivienda hacia las afueras del área metropolitana, tal es el caso de la zona oriental, específicamente en las zonas aledañas al Centro Comercial Plaza Mundo, por lo que surge la necesidad de ampliar su área de cobertura para poder ser una institución más competitiva, al estar acorde a las necesidades de la población.

DESCRIPCION DEL PRODUCTO A ENTREGAR a) La construcción del local deberá ser de sistema mixto o similar con puertas y ventanas exteriores protegidas con cortinas o rejas metálicas; b) El local deberá contar con áreas de trabajo y espacio para atender a 40 usuarios, y razonablemente amplio para evitar accidentes; c) El local no deberá tener comunicación interior con locales adyacentes;

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d) El local deberá tener una bóveda de concreto armado con puerta de seguridad para guardar fondos, valores y registros contables. Deberá contar con un mecanismo de comunicación del interior al exterior. e) Cada uno de los cajeros de la agencia o del establecimiento, contarán con cajas metálicas con llave y otros medios de seguridad en las taquillas, como son botones de activación de alarma, Money clips u otros; f) Instalar sistemas de control dual para la puerta de seguridad que es de acceso a la bóveda o caja de seguridad de la agencia; g) Instalar puertas con cerradura en cada una de las taquillas de los cajeros. h) Debe existir el espacio entre las taquillas para instalar máquinas o equipos para ser operados por más de un cajero; i) Instalar adecuados sistemas de alarmas para la agencia; j) La agencia debe contar con una salida de emergencia. k) En el caso de los sistemas de alarma deberán colocarse: cámaras de video, censores de movimientos, botones de pánicos, los cuales deberán ser colocados en lugares estratégicos dentro de las instalaciones; l) Mantener extintores de incendio ubicados conforme a las medidas de seguridad establecidas; procurando que éstos sean adecuados al ambiente; m) La agencia debe poseer un área de cajas, área de fila de espera, atención al cliente, despacho de gerencia de sucursal y un área de espera. n) El área de cajas debe contar con una capacidad de atención de máxima de seis usuarios, atendidos por un cajero debidamente capacitado, con su respectiva identificación y equipo informático. o) El área de filas debe ser un espacio amplio para alojar veinticinco usuarios p) El área de atención al cliente debe contar con la capacidad de atención a tres usuarios. q) El despacho de gerencia de sucursal debe contar con la capacidad de atención a dos usuarios. r) El área de espera debe contar con una capacidad de cinco usuarios

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ENTREGABLES DEL PROYECTO ETAPA DE PLANEACIÓN ALCANCE Documento: Plan del Proyecto

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN 

Deberá entregarse antes de iniciar la etapa de diseño a todos los involucrados y deberá estar completo en todos sus capítulos.



En reunión con todos los involucrados clave deberá hacerse una presentación del plan para el conocimiento del mismo de todo el equipo de trabajo.

ETAPA DE DISEÑO ALCANCE Juego completo de planos

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN 

Toda la información técnica necesaria, sin saturar la hoja.



Presentación de información ordenada



Información clara, concisa y entendible



Escalas adecuadas a áreas y detalles



Presentación del juego de planos con hojas numeradas, en orden lógico y con los nombres de las hojas de planos adecuados

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Pliegos de permisos para Agencia Bancaria

Pliego de especificaciones técnicas



Pliego de Permisos completos que ya se tramitaron antes del inicio del proyecto y las modificaciones por el proyecto modificado.



El pliego de permisos debe ser entregado en orden cronológico



Definición exacta de los materiales a utilizar: tipo y especificaciones.



Explicación clara de los procesos de diseño y adecuación a seguir en los trabajos cuya naturaleza requiera mayor claridad.



El lenguaje utilizado deber ser técnico, claro y entendible.



Deben ser un complemento de los planos y entregarse como un solo documento.

A. ETAPA DE ADECUACION ALCANCE Adecuación de Agencia Bancaria

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN      

El local deberá ser de sistema mixto o similar con puertas y ventanas exteriores protegidas con cortinas o rejas metálicas El local deberá contar con áreas de trabajo y espacio para atender a 40 usuarios, y razonablemente amplio para evitar accidentes; El local no deberá tener comunicación interior con locales adyacentes; El local deberá tener una bóveda de concreto armado con puerta de seguridad para guardar fondos, valores y registros contables. Deberá contar con un mecanismo de comunicación del interior al exterior. Cada uno de los cajeros de la agencia o del establecimiento, contarán con cajas metálicas con llave y otros medios de seguridad en las taquillas, como son botones de activación de alarma, Money clips u otros; Deben haber sistemas de control dual para la puerta de seguridad que es de acceso a la bóveda o caja de seguridad de la agencia;

ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

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CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

           

Instalar puertas con cerradura en cada una de las taquillas de los cajeros. Debe existir el espacio entre las taquillas para instalar máquinas o equipos para ser operados por más de un cajero; Instalar adecuados sistemas de alarmas para la agencia; La agencia debe contar con una salida de emergencia. En el caso de los sistemas de alarma deberán colocarse: cámaras de video, censores de movimientos, botones de pánicos, los cuales deberán ser colocados en lugares estratégicos dentro de las instalaciones; Mantener extintores de incendio ubicados conforme a las medidas de seguridad establecidas; procurando que éstos sean adecuados al ambiente; La agencia debe poseer un área de cajas, área de fila de espera, atención al cliente, despacho de gerencia de sucursal y un área de espera. El área de cajas debe contar con una capacidad de atención de máxima de seis usuarios, atendidos por un cajero debidamente capacitado, con su respectiva identificación y equipo informático. El área de filas debe ser un espacio amplio para alojar veinticinco usuarios El área de atención al cliente debe contar con la capacidad de atención a tres usuarios. El despacho de gerencia de sucursal debe contar con la capacidad de atención a dos usuarios. El área de espera debe contar con una capacidad de cinco usuarios

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CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

B. ETAPA DE CIERRE

ALCANCE Documentos finales

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN 

Deberá entregarse la aprobación de la apertura de la agencia por parte de la Superintendencia del sistema Financiero.



Documentación de cierre

OBJETIVOS Abrir una agencia bancaria acorde a las regulaciones de la Superintendencia del Sistema Financiero y las actividades realizadas por el banco La ejecución del proyecto tendrá una durabilidad de seis meses y será finalizado y entregado antes del 27 de marzo de 2011 El presupuesto del proyecto es de $100,000.00 por lo que los estimados de costos no deberían variar más del 10% hacia debajo de la cantidad indicada.

RESTRICCIONES El monto máximo a gastar durante el desarrollo del proyecto (apertura de sucursal bancaria) es de $100,000.00 Los entregables del proyecto deben de ser dados al cliente a más tardar el 27 de marzo de 2011.

ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

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2.

EDT 24/09/2010

AGENCIA DE BANCO

No.

ACTIVIDAD APERTURA DE AGENCIAS 0.00 PLANIFICACION 0.1 Identificación de punto de interés 0.2 Elaborar anteproyecto 0.3 Presupuesto y Rentabilidad proyectada 0.4 Definir limites de efectivo que manejará la Agencia 0.5 Proyeccion de dépositos , créditos, ingresos por comisiones 0.6 Crear el centro de costo de la Agencia 0.7 Plan de contingencia 1.00 TRAMITES 1.1 Solicitar autorización para presentación en J.D. y punto de acta 1.2 Solicitud de la SSF con 2 meses de anticipación a la apertura 1.3 Solicitar creación de códigos de centro de costo 1.4 Enviar formulários para la creación de perfiles y usuarios(3 semanas despues de la capacitacion) 1.5 Enviar para la creación de perfiles de tarjetas de débito(tercera semana de capacitación) 2.00 ARRENDAMIENTO DE LOCAL 2.1 Contactar al dueño del local o propiedad 2.2 Obtener planos del inmueble 2.3 Copiar los planos a Gerencia Financiera y Gerencia General 2.4 Reunir documentación para la elaboración del contrato de arrendamiento 2.5 Autorización de Junta Directiva del Banco 2.6 Oferta de arrendamiento 2.7 Punto de acta de Junta Directiva en que se autoriza el arrendamiento ( de ser necesário) 2.8 Documentos de la sociedad arrendante 2.81 Escritura de constitución y sus modificaciones si las hubiere 2.82 Credencial vigente e inscrita en CNR 2.83 Dui Representante Legal 2.84 Nit de la Empresa 2.9 Contrato de arrendamiento 2.91 Términos y condiciones del contrato 2.92 Canon mensual,Monto, plazo, interés moratorio, forma de pago, depósito, ubicación exacta,etc 3.00 REMODELACION 3.1 Efectuar desembolsos para remodelación de acuerdo al presupuesto 3.2 Comienzo de Obra 3.3 Coordinar la instalación de aires acondicionados y sistema de alarmas,planta eléctrica y certificarlos 3.4 Elaborar e instalar el buzón para la correspondencia (cuando aplique) 3.5 Limpieza y pulidos de pisos para la apertura del local (3 días antes de la inauguración) 4.00 EQUIPO Y SUMINISTROS 4.1 Compra de mobiliario, equipo de oficina, materiales y útiles 4.11 Compra de extintores 4.12 Compra de caja fuerte y exclusa(cuando aplique) 4.13 Compra UPS 4.14 Compra de equipo de computo 4.15 Compra telefonos 4.2 Elaborar las bolsas especiales para el envio de correspondencia (deberán ser entregadas 15 dias de anticipación) 4.3 Elaborar sellos generales y proporcionar papelería a utilizar 4.4 Listado de papeleria normal 4.5 Listado de papeleria controlado (cuando estan instaladas las maquinas con los usuarios)

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

5.00 RECLUTAMIENTO Y CAPACITACION 5.1 Solicitar la creacion de perfiles al sistema 5.2 Definir el numero de personal de la agencia 5.3 Evaluacion de personal a contratar 5.4 Contratar el recurso humano requerido para la agencia 5.5 Capacitar al personal 5.6 Capacitación operativa 5.7 Elaborar y entregar uniformes 5.8 Emitir las identificaciones 5.9 Asignar a la empresa encargada de la limpieza, cuando aplique 6.00 DOCUMENTACION Y REGISTROS 6.1 Documento de prioridad según aplique 6.2 Revisión del punto de acta de JD por Legal 6.3 Parametrización del catálogo contable de la agencia 6.4 Control de montos de ejecución para amortización y depreciación 6.5 Inscripciones en la alcaldia 6.6 Inscripción en el Ministerio de Hacienda y CNR 6.7 Aval para apertura de nueva agencia 7.00 TECNOLOGIA 7.1 Verificación en plano de estandares informáticos para cuarto de servidores y equipos de comunicación 7.2 Aprobación de Compra de equipo y contratación de servicios 7.21 Contrato linea dedicada voz y datos 7.22 Contrato enlaces de comunicación 7.23 Instalacion y configuración de Base de Datos 7.24 Instalación Enlace de comunicación por parte del proveedor 7.25 Instalación de línea dedicada de voz y datos 7.26 Instalación de equipo de computo y Servidor en Agencia 7.27 Instalación de telefonos 7.28 Instalación y configuración de core bancario y aplicaciones de apoyo 7.3 Configuración del servidor de Base de Datos 7.4 Configuración software de PC's 7.5 Configuración e instalación de UPS 7.6 Configuracion lote de plasticos de tarjetas de débito (Si fuese necesario) 7.7 Configuración e instalación ATM 7.8 Activación de agencia con el MH 7.81 Activación de cuentas de accesos a los sistemas para los usuarios solicitados por RH 7.9 Certificacion Tecnica de Agencia 7.91 Certificación de planta eléctrica funcionando contra UPS 7.92 Certificación de puntos de red y teléfonoy tomas eléctricos 7.93 Certificación de equipos de seguridad Redes 7.94 Certificación de conectividad con ATM 8.00 MERCADEO 8.1 Comunicación de la apertura de la unidad interna y externa 8.2 Rotulación 8.3 Actualización de papelería, web, brochures y Estados de cuentas en cuanto a la direccion y contacto de la nueva agencia 8.4 Evento de inauguración 8.5 Investigación de Mercados 8.6 Estudio de mercado potencial y la competencia 9.00 SEGURIDAD 9.1 Dar las medidas de seguridad 9.2 Preparar la información específica para la asegurabilidad de unidad 9.3 Verificación de las medidas de seguridad del lugar

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

3.

DICCIONARIO DE LA EDT

DICCIONARIO DE LA EDT Cuenta de Paquete de trabajo ID: Fecha de actualización: Responsable: control ID: 000 PLANIFICACION 15-oct-10 RC y ZL Descripción del paquete de trabajo: elaborar un plan de trabajo definiendo las necesidades de efectivo que utilizara la agencia. Criterios de aceptación: Entregable: Anteproyecto, presupuesto y plan de contingencia Asunciones: Recursos asignados: Duración: Hitos agendarios: Costos: Fecha de vencimiento: 30/Abril/2011 Interdependencias: Precedentes: Sucesoras: Gerente de Proyecto: ZL Fecha: 15/10/10 Aprobado por: RC

DICCIONARIO DE LA EDT Cuenta de Paquete de trabajo ID: Fecha de actualización: Responsable: control ID: 001 TRAMITES 15-oct-10 RC y ZL Descripción del paquete de trabajo: Presentar las diversas solucitudes a las autoridades correspondientes y enviar Criterios de aceptación: Entregable: Solicitudes y formularios Asunciones: Recursos asignados: Duración: Hitos agendarios: Costos: Fecha de vencimiento: 30/Abril/2011 Interdependencias: Precedentes: Sucesoras: Gerente de Proyecto: ZL Fecha: 15/10/10 Aprobado por: RC

DICCIONARIO DE LA EDT Cuenta de Paquete de trabajo ID: Fecha de actualización: Responsable: control ID: 002 ARRENDAMIENTO DEL LOCAL 15-oct-10 RC y ZL Descripción del paquete de trabajo: Realizar los tramitesnecesarios para arrendar el local. Criterios de aceptación: Entregable: ofertas de arrendamiento, planos del inmueble y contrato de arrendamiento Asunciones: Recursos asignados: Duración: Hitos agendarios: Costos: Fecha de vencimiento: 30/Abril/2011 Interdependencias: Precedentes: Sucesoras: Gerente de Proyecto: ZL Fecha: 15/10/10 Aprobado por: RC

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CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

DICCIONARIO DE LA EDT Cuenta de Paquete de trabajo ID: Fecha de actualización: Responsable: control ID: 003 REMODELACION 15-oct-10 RC y ZL Descripción del paquete de trabajo: Preparacion fisica del local para su uso y calculo de desembolsos para la remodelacion. Criterios de aceptación: Entregable: Certificado de equipos instalados y pisos terminados Asunciones: Recursos asignados: Duración: Hitos agendarios: Costos: Fecha de vencimiento: 30/Abril/2011 Interdependencias: Precedentes: Sucesoras: Gerente de Proyecto: ZL Fecha: 15/10/10 Aprobado por: RC

DICCIONARIO DE LA EDT Cuenta de Paquete de trabajo ID: Fecha de actualización: Responsable: control ID: 004 EQUIPOS Y SUMINISTRO 15-oct-10 RC y ZL Descripción del paquete de trabajo: Adquisicion de suministro de oficinay equipo para la agencia. Criterios de aceptación: Entregable: Equipo de oficina y papeleria Asunciones: Recursos asignados: Duración: Hitos agendarios: Costos: Fecha de vencimiento: 30/Abril/2011 Interdependencias: Precedentes: Sucesoras: Gerente de Proyecto: ZL Fecha: 15/10/10 Aprobado por: RC

DICCIONARIO DE LA EDT Cuenta de control ID: 005

Paquete de trabajo ID: Fecha de actualización: Responsable: RECLUTAMIENTO Y 15-oct-10 RC y ZL CAPACITACION Descripción del paquete de trabajo: Proceso de contratacion y capacitacion de empleados. Criterios de aceptación: Entregable: Perfil del personal y uniformes Asunciones: Recursos asignados: Duración: Hitos agendarios: Costos: Fecha de vencimiento: 30/Abril/2011 Interdependencias: Precedentes: Sucesoras: Gerente de Proyecto: ZL Fecha: 15/10/10 Aprobado por: RC

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DICCIONARIO DE LA EDT Cuenta de control ID: 006

Paquete de trabajo ID: Fecha de actualización: DOCUMENTACION Y REGISTRO 15-oct-10

Responsable: RC y ZL

Descripción del paquete de trabajo: Tramites y documento necesarios para poder operar la nueva agencia. Criterios de aceptación: Entregable: inscripciones de las autoridades correspondientes y orden de la apertura de la nueva agencia. Asunciones: Recursos asignados: Duración: Hitos agendarios: Costos: Fecha de vencimiento: 30/Abril/2011 Interdependencias: Precedentes: Sucesoras: Gerente de Proyecto: ZL Fecha: 15/10/10 Aprobado por: RC

DICCIONARIO DE LA EDT Cuenta de Paquete de trabajo ID: Fecha de actualización: Responsable: control ID: 007 TECNOLOGIA 15-oct-10 RC y ZL Descripción del paquete de trabajo: Proceso de instalacion y adquisicion de equipo informatico y de comunicacion. Criterios de aceptación: Entregable: Planos informaticos, contratos de servicio, aprovacion de compra de equipos y certificaciones de equipos Asunciones: Recursos asignados: Duración: Hitos agendarios: Costos: Fecha de vencimiento: 30/Abril/2011 Interdependencias: Precedentes: Sucesoras: Gerente de Proyecto: ZL Fecha: 15/10/10 Aprobado por: RC

DICCIONARIO DE LA EDT Cuenta de Paquete de trabajo ID: Fecha de actualización: Responsable: control ID: 008 MERCADEO 15-oct-10 RC y ZL Descripción del paquete de trabajo: Proceso de publicidad para el lanzamento de la nueva agencia. Criterios de aceptación: Entregable: Rotulos, investigacion de mercados y estudio de mercado Asunciones: Recursos asignados: Duración: Hitos agendarios: Costos: Fecha de vencimiento: 30/Abril/2011 Interdependencias: Precedentes: Sucesoras: Gerente de Proyecto: ZL Fecha: 15/10/10 Aprobado por: RC

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

DICCIONARIO DE LA EDT Cuenta de Paquete de trabajo ID: Fecha de actualización: Responsable: control ID: 009 SEGURIDAD 15-oct-10 RC y ZL Descripción del paquete de trabajo: Establecimiento del equipo y reglamento de seguridad para la nueva agencia. Criterios de aceptación: Entregable: Medidas de seguridad y Acta de declacion jurada de las medidas de seguridad. Asunciones: Recursos asignados: Duración: Hitos agendarios: Costos: Fecha de vencimiento: 30/Abril/2011 Interdependencias: Precedentes: Sucesoras: Gerente de Proyecto: ZL Fecha: 15/10/10 Aprobado por: RC

B.

PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

1.

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO.

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

2.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

DESCRIPCION DEL PUESTO: EJECUTIVO DE NEGOCIOS 1. NOMBRE, MISIÓN Y OBJETIVOS. Nombre: Ejecutivo de Negocios Misión: Asistir al Gerente General en las funciones establecidas en el descriptor de puestos. Objetivos: a) Desempeñar las actividades establecidas en el Descriptor de puesto. b) Realizar las actividades asignadas al puesto, de forma correcta en tiempo y forma.

2. RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES a) Coordinar la búsqueda de un punto de interés para llevar a cabo la construcción de la sucursal bancaria. b) Realizar proyecciones de depósitos, créditos e ingresos por comisiones. c) Verificar y ejecutar las medidas de seguridad del lugar, de la manera más eficaz y eficiente en atención a los intereses de la empresa.

3. RELACIONES DE DEPENDENCIA Y TOMA DE DECISIONES Reporta a: Gerencia General Supervisa a: No aplica.

GERENCIA GENERAL

EJECUTIVO DE NEGOCIOS

4. AMBIENTE DE TRABAJO Debe poseer todos los insumos necesarios para el desempeño de sus actividades como computadora, escritorio y teléfono móvil.

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

5. REQUISITOS INTANGIBLES. Debe ser una persona con un alto grado de sentido de responsabilidad, honesta y orientada a la obtención de resultados. 6. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA PREVIA Que sea un estudiante de la Licenciatura en Administración de empresas, Contabilidad o carrera afín, con al menos dos años de experiencia. Conocimientos básicos del idioma inglés. 7. COMPETENCIAS REQUERIDAS Capacidad de análisis y síntesis, responsable, leal, organizado y un alto concepto de profesionalismo. 8. REMUNERACIONES Cuatrocientos setenta y cinco Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica. 9. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS Incluyente: Vehículo propio Excluyente: Sin compromisos familiares

DESCRIPCION DEL PUESTO: GERENTE DE PROYECTOS. 1. NOMBRE, MISIÓN Y OBJETIVOS. Nombre: GERENTE DE PROYECTOS. Misión: Asegurar la implantación de los proyectos que lidera, mediante la planificación y desarrollo de proyectos conforme a un procedimiento documentado.

Objetivos: El Gerente de Proyectos tiene como objetivo el dirigir y supervisar la apertura de una sucursal bancaria.

2. RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES 1. Planificar, evaluar, supervisar, administrar y ejecutar el proyecto para aperturar la sucursal bancaria.

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

2. Supervisar la ejecución de los contratos de obra, suministro o servicios. 3. Adoptar procedimientos adecuados para la planeación, programación, dirección ejecución y evaluación y supervisión del proyecto. 4. Evaluación del desempeño del personal a su cargo basado en principios de calidad. 5. Asegurar la calidad de los productos y servicios desarrollados por el personal a su cargo.

3. RELACIONES DE DEPENDENCIA Y TOMA DE DECISIONES Reporta a: Patrocinador del proyecto Supervisa a: Staff de Proyecto

PATROCINADOR DEL PROYECTO

GERENTE DE PROYECTOS

STAFF DEL PROYECTO

4. AMBIENTE DE TRABAJO Trabajo bajo presión y condiciones adversas. 5. REQUISITOS INTANGIBLES. Debe ser una persona con un alto grado de sentido de responsabilidad, honesta y orientada a la obtención de resultados. 6. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA PREVIA Graduado de la licenciatura en Ingeniería en Sistemas, Administración de Empresas o Ingeniería Industrial. Conocimientos Avanzados del idioma inglés. Con experiencia laboral de al menos cinco años en el cargo, conocimiento de Project, Excel, Tablas dinámicas, conocimientos en modelos de calidad 7. COMPETENCIAS REQUERIDAS

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

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Capacidad de análisis y síntesis, responsable, leal, organizado y un alto concepto de profesionalismo. Conocimiento en Liderazgo de Personas y coordinación de proyectos. Planificador, metódico, ordenado. Alta capacidad de análisis y de síntesis. Excelentes relaciones interpersonales Eficiente administración del tiempo. 8. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS Incluyente: Vehículo propio Excluyente: Sin compromisos familiares --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DESCRIPCION DEL PUESTO: GERENTE DE FINANZAS 1. NOMBRE, MISIÓN Y OBJETIVOS. Nombre: GERENTE DE FINANZAS Misión: La Gerencia de Finanzas tiene como finalidad administrar los procesos contables y presupuestarios, así como la actividad económica, incluyendo la tesorería.

Objetivos: a) Investigar, buscar e identificar fuentes idóneas de financiamiento para proyectos b) Analizar la situación económica, financiera de la empresa y planificar su futuro. c) Administrar los sistemas contables y presupuestarios d) Asesorar a la Gerencia General y a las distintas áreas en materia económica financiera e) Administrar la Tesorería

2. RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES 1. Planificar, administrar y controlar eficientemente, la calidad presupuestaria y financiera. 2. Coordinar la planificación y administración del presupuesto económico y financiero del proyecto. 3. Coordinar la administración de los procesos y registros contables de las operaciones. 3. RELACIONES DE DEPENDENCIA Y TOMA DE DECISIONES Reporta a: Gerente de Proyectos Supervisa a: No aplica.

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

PATROCINADOR DEL PROYECTO

GERENTE DE PROYECTOS

GERENTE DE FINANZAS

4. AMBIENTE DE TRABAJO Trabajo bajo presión y condiciones adversas. 5. REQUISITOS INTANGIBLES. Debe ser una persona con un alto grado de sentido de responsabilidad, honesta y orientada a la obtención de resultados. 6. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA PREVIA Graduado de la licenciatura en Contaduría Pública. Con experiencia laboral de al menos cinco años en el cargo, conocimiento de Excel, Tablas dinámicas.

7. COMPETENCIAS REQUERIDAS Capacidad de análisis y síntesis, responsable, leal, organizado y un alto concepto de profesionalismo. Planificador, metódico, ordenado. Alta capacidad de análisis y de síntesis. Excelentes relaciones interpersonales Eficiente administración del tiempo.

8. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

Incluyente: Vehículo propio Excluyente: Sin compromisos familiares --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DESCRIPCION DEL PUESTO: GERENTE GENERAL 1. NOMBRE, MISIÓN Y OBJETIVOS. Nombre: GERENTE GENERAL. Misión: Asegurar la implantación de los proyectos que lidera, mediante la planificación y desarrollo de proyectos conforme a un procedimiento documentado. Objetivos: La Gerencia General tiene como Finalidad la ejecución de las políticas y directrices que garanticen el correcto y eficaz funcionamiento del proyecto. 2. RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES

a. Ejercer la representación jurídica. b. Cumplir y hacer que se cumplan las Resoluciones, programas, Proyectos y Acuerdos de Junta Directiva. c. Celebrar y autorizar contratos, inversiones y gastos conforme lo dispuesto en las normas presupuestarias. d. Nombrar, contratar, promover, trasladar, permutar y destinar el personal de la Empresa de conformidad con la Ley. e. Coordinar y controlar el uso adecuado de los recursos materiales de la Empresa.

3. RELACIONES DE DEPENDENCIA Y TOMA DE DECISIONES Reporta a: Gerente de proyecto Supervisa a: Staff de Proyecto

PATROCINADOR DEL PROYECTO

GERENTE DE PROYECTOS

GERENTE GENERAL

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

4. AMBIENTE DE TRABAJO Trabajo bajo presión y condiciones adversas. 5. REQUISITOS INTANGIBLES. Debe ser una persona con un alto grado de sentido de responsabilidad, honesta y orientada a la obtención de resultados. 6. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA PREVIA Graduado de la licenciatura Administración de Empresas o Ingeniería Industrial. Conocimientos Avanzados del idioma inglés. Con experiencia laboral de al menos cinco años en el cargo, Excel, Tablas dinámicas, conocimientos en modelos de calidad 7. COMPETENCIAS REQUERIDAS Capacidad de análisis y síntesis, responsable, leal, organizado y un alto concepto de profesionalismo.

Planificador, metódico, ordenado. Alta capacidad de análisis y de síntesis. Excelentes relaciones interpersonales Eficiente administración del tiempo.

8. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS Incluyente: Vehículo propio Excluyente: Sin compromisos familiares --------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------DESCRIPCION DEL PUESTO: GERENTE DE RIESGOS 1. NOMBRE, MISIÓN Y OBJETIVOS. Nombre: GERENTE DE RIESGOS. Misión: Supervisar la función de administración de riegos del proyecto, y es el líder fundamental en el marco de trabajo de la administración de riesgos. Objetivos: Diligenciar eficientemente la administración del riesgo a lo largo del proyecto.

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

2. RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES a) Verificar que la administración de los riegos este funcionando en todas las unidades. b) Asistir en la ejecución del proceso de administración de riesgos. c) Facilitar, afrontar y liderar la implementación del enfoque integral sobre la administración del riesgo.

3. RELACIONES DE DEPENDENCIA Y TOMA DE DECISIONES Reporta a: Gerente de proyecto

PATROCINADOR DEL PROYECTO

GERENTE DE PROYECTOS

GERENTE DE RIESGOS

4. AMBIENTE DE TRABAJO Trabajo bajo presión, Orientado a logros y resultados. 5. REQUISITOS INTANGIBLES. Debe ser una persona con un alto grado de sentido de responsabilidad, honesta y orientada a la obtención de resultados. 6. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA PREVIA

Graduado universitario en Contaduría Pública, Administración de Empresas o Economía. Deseablemente con maestría en Finanzas. Experiencia de 5 años en adelante como Gerente de Riesgos.

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

Manejo de paquetes utilitarios, Conocimientos de empresas de clasificación de riesgos, controles, Leyes bancarias, Aspectos mercantiles, fiscales y económicos; dominio de procesadores de texto, hojas electrónicas e Internet. 7. COMPETENCIAS REQUERIDAS Capacidad de análisis y síntesis, responsable, leal, organizado y un alto concepto de profesionalismo. Planificador, metódico, ordenado. Alta capacidad de análisis y de síntesis. Excelentes relaciones interpersonales Eficiente administración del tiempo. 8. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS Incluyente: Vehículo propio Excluyente: Sin compromisos familiares, que sea sexo femenino y menor de 30 años

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

3.

MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES

CLI GDP

PARTICIPANTES

S

T

A

F

F

NEG USD GDF ODA CON GDR DDA EYR GG DDT RH MER

ACTIVIDAD APERTURA DE AGENCIAS 0.00 PLANIFICACION 0.1 Identificación de punto de interés 0.2 Elaborar anteproyecto 0.3 Presupuesto y Rentabilidad proyectada 0.4 Definir limites de efectivo que manejará la Agencia 0.5 Proyeccion de dépositos , créditos, ingresos por comisiones 0.6 Crear el centro de costo de la Agencia 0.7 Plan de contingencia

A A

C,E C,E

C C C

A

C C C,E C

1.00 TRAMITES 1.1 Solicitar autorización para presentación en J.D. y punto de acta 1.2 Solicitud de la SSF con 2 meses de anticipación a la apertura 1.3 Solicitar creación de códigos de centro de costo 1.4 Enviar formulários para la creación de perfiles y usuarios (3 semanas despues de la capacitacion) 1.5 Enviar para la creación de perfiles de tarjetas de débito (tercera semana de capacitación)

C

C,E C,E

C

C,E C

C

C

2.00 ARRENDAMIENTO DE LOCAL 2.1 Contactar al dueño del local o propiedad 2.2 Obtener planos del inmueble 2.3 Copiar los planos a Gerencia Financiera y Gerencia General 2.4 Reunir documentación para la elaboración del contrato de arrendamiento 2.5 Autorización de Junta Directiva del Banco 2.6 Oferta de arrendamiento 2.7 Punto de acta de Junta Directiva en que se autoriza el arrendamiento ( de ser necesário) 2.8 Documentos de la sociedad arrendante 2.81 Escritura de constitución y sus modificaciones si las hubiere 2.82 Credencial vigente e inscrita en CNR 2.83 Dui Representante Legal 2.84 Nit de la Empresa 2.9 Contrato de arrendamiento 2.91 Términos y condiciones del contrato 2.92 Canon mensual,Monto, plazo, interés moratorio, forma de pago, depósito, ubicación exacta,etc

C C C A

C C

C C,E C,E C C C C R R R R R

A

C,E

C

A

C,E

C C

A

C

C,E

A

C,E C

C C

C

C

C

C

3.00 REMODELACION 3.1 Efectuar desembolsos para remodelación de acuerdo al presupuesto 3.2 Comienzo de Obra 3.3 Coordinar la instalación de aires acondicionados y sistema de alarmas,planta eléctrica y certificarlos 3.4 Elaborar e instalar el buzón para la correspondencia (cuando aplique) 3.5 Limpieza y pulidos de pisos para la apertura del local (3 días antes de la inauguración)

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES

CLI GDP

PARTICIPANTES

S

T

A

F

F

NEG USD GDF ODA CON GDR DDA EYR GG DDT RH MER

ACTIVIDAD APERTURA DE AGENCIAS 4.00 EQUIPO Y SUMINISTROS 4.1 Compra de mobiliario, equipo de oficina, materiales y útiles 4.11 Compra de extintores 4.12 Compra de caja fuerte y exclusa(cuando aplique) 4.13 Compra UPS 4.14 Compra de equipo de computo 4.15 Compra telefonos 4.2 Elaborar las bolsas especiales para el envio de correspondencia (deberán ser entregadas 15 dias de anticipación) 4.3 Elaborar sellos generales y proporcionar papelería a utilizar 4.4 Listado de papeleria normal 4.5 Listado de papeleria controlado (cuando estan instaladas las maquinas con los usuarios)

A

C C C C C C C C C C

C,E C,E C,E C,E C,E C,E C,E C,E E E

5.00 RECLUTAMIENTO Y CAPACITACION 5.1 Solicitar la creacion de perfiles al sistema 5.2 Definir el numero de personal de la agencia 5.3 Evaluacion de personal a contratar 5.4 Contratar el recurso humano requerido para la agencia 5.5 Capacitar al personal 5.6 Capacitación operativa 5.7 Elaborar y entregar uniformes 5.8 Emitir las identificaciones 5.9 Asignar a la empresa encargada de la limpieza, cuando aplique

A A

C C C C

C C C C C C C C

C C

C

6.00 DOCUMENTACION Y REGISTROS 6.1 Documento de prioridad según aplique 6.2 Revisión del punto de acta de JD por Legal 6.3 Parametrización del catálogo contable de la agencia 6.4 Control de montos de ejecución para amortización y depreciación 6.5 Inscripciones en la alcaldia 6.6 Inscripción en el Ministerio de Hacienda y CNR 6.7 Aval para apertura de nueva agencia

C C C

A

C C C

C R C,E C,E C,E C,E C

7.00 TECNOLOGIA Verificación en plano de estandares informáticos para cuarto de servidores y equipos de comunicación Aprobación de Compra de equipo y contratación de servicios Contrato linea dedicada voz y datos Contrato enlaces de comunicación Configuración del servidor de Base de Datos Instalacion y configuración de Base de Datos Activación de cuentas de accesos a los sistemas para los usuarios solicitados por RH Activación de agencia con el MH Configuración software de PC's Instalación y configuración de core bancario y aplicaciones de apoyo Configuración e instalación de UPS Instalación Enlace de comunicación por parte del proveedor Instalación de línea dedicada de voz y datos Instalación de equipo de computo y Servidor en Agencia Instalación de telefonos Configuracion lote de plasticos de tarjetas de débito (Si fuese necesario) Configuración e instalación ATM Certificacion Tecnica de Agencia Certificación de planta eléctrica funcionando contra UPS Certificación de puntos de red y teléfonoy tomas eléctricos Certificación de equipos de seguridad Redes Certificación de conectividad con ATM

A

C

C,E

C C C C C C C C C C

C,E C,E C,E C,E C,E C,E

C C C C C C C C C C C C C

C,E C,E C,E C,E C,E C,E

C,E C,E C,E

C,E C,E C,E C,E C,E C,E

16

ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES

CLI GDP

PARTICIPANTES

S

T

A

F

F

NEG USD GDF ODA CON GDR DDA EYR GG DDT RH MER

ACTIVIDAD APERTURA DE AGENCIAS 8.00 MERCADEO 8.1 Comunicación de la apertura de la unidad interna y externa 8.2 Rotulación 8.3 Actualización de papelería, web, brochures y Estados de cuentas en cuanto a la direccion y contacto de la nueva agencia 8.4 Evento de inauguración 8.5 Investigación de Mercados 8.6 Estudio de mercado potencial y la competencia

A

C

C,E C,E C,E

C C C

C,E C,E C,E

9.00 SEGURIDAD 9.1 Dar las medidas de seguridad 9.2 Preparar la información específica para la asegurabilidad de unidad 9.3 Verificación de las medidas de seguridad del lugar 9.4 Coordinar con operaciones de agencia la colocación de la clave en el sistema de seguridad 9.5 Coordinar el cambio de claves de las chapas de las puertas principales de la agencia 9.6 Asignar a la empresa que brindará los servicios de seguridad A (cuando aplique) 9.7 Si hubiere cerradura electrónica deberá proporcionar códigos de los usuarios correspondientes al supervisor de Agencias 9.8 Declaración jurada de las medidas de seguridad

C C C C

C,E C,E C,E C,E

C

C,E

C

C,E

C

C,E

C

C

SIMBOLOGIA A C E P R CLI GDP USD GDF ODA CON GDR DDA EYR GG DDT RH MER NEG

AUTORIZA COORDINA EJECUTA PARTICIPA REVISA CLIENTE GERENTE DE PROYECTO UNIDAD SOLICITANTE DE NUEVA AGENCIA GERENCIA DE FINANZAS OPERACIONES DE AGENCIA CONTABILIDAD GERENCIA DE RIESGOS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ESCRITURACION Y REGISTRO GERENCIA GENERAL DIRECCION DE TECNOLOGIA RECURSOS HUMANOS MERCADEO NEGOCIOS

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CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

C.

PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

1.

ANÁLISIS DE LA COMUNICACIÓN DEL PROYECTOS INFORMACIÓN QUE NECESITA COMUNICARSE: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

Lanzamiento del proyecto Estatus del proyecto Plan de administración del proyecto Informes periódicos Informe de avances del proyecto Cambios en los alcances de proyecto Lecciones aprendidas Problemas Programación de reuniones Asignación de tiempos y recursos

INTERESES DE LOS STAKEHOLDERS a. Clientes Satisfacción de necesidades financieras en el radio territorial de influencia de la Agencia, como pagos de colectores, apertura de cuentas de ahorro, corrientes, depósitos a plaza, créditos y tarjetas de crédito. b. Accionistas Crecimiento de la institución y rentabilidad de la red de atención del banco a nivel nacional, producto de una mejor cobertura. c. Personal Oportunidades de superación, al requerir nuevos supervisores, jefes y gerentes. d. Proveedores Incrementar las ventas o facturación por la prestación de servicios o productos demandados por el banco. e. Prensa Interesados en cubrir la noticia a nivel del ambiente económico y financiero del país. f.

Superintendencia del Sistema Financiero Expectativas de crecimiento del sector, controlar la operación y garantizar el bienestar del sistema financiero.

g. Mercado laboral Oportunidad aplicar a nuevos puestos de trabajo.

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

2.

MATRIZ DE COMUNICACIONES

MATRIZ DE COMUNICACIÓN Involucrado

Rol en Proyecto

Estatus semanal

Reporte mensual

Estatus de Minutas de Órdenes de compras y juntas cambio equipos

Plan del Proyecto

sem

men

sem

otro

quin

una

Gerente de Negocios

Cliente

@

@

@

@

@

@

Jefe de Administración

Gerente del Proyecto

@

@

@

@

@

@

Gerente General

Director del Proyecto

@

@

@

Jefe de Mercadeo

Staff del proyecto

@

@

@

@

@

Gerente de Finanzas

Staff del proyecto

@

@

@

@

@

Jefe de Escrituración y Registro

Staff del proyecto

@

@

@

Director de Operaciones de Agencias

Staff del proyecto

@

@

@

Jefe de Recursos Humanos

Proveedor de RRHH

@

@

@

Gerente de Riesgos

Staff del proyecto

@

@

@

Jefe de Contabilidad

Staff del proyecto

@

@

@

@

@

Director de TI

Proveedor equipos

@

@

@

@

@

@

@

@

@ @

@ @ @

19

ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

D.

PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO

1.

PROGRAMA DE TRABAJO EN PROJECT INDICANDO CLARAMENTE LA RUTA CRÍTICA Y LA DURACIÓN TOTAL DEL PROYECTO Programa de Trabajo Ruta Critica: En Rojo. Duracion Total del Proyecto: 129 dias. Fecha de Comienzo: 04 de Octubre/2010. Fecha de Finalizacion: 31 de Marzo/2011.

20

ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

21

ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

22

ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

E.

PLANIFICACIÓN DEL COSTO

1.

PRESUPUESTO COMPLETO DEL PROYECTO PLANIFICADO, INCLUYENDO LOS CÁLCULOS DE COSTOS UNITARIOS DIRECTOS, COSTOS INDIRECTOS Y TODOS AQUELLOS QUE SEAN NECESARIOS PARA COSTEAR EL PROYECTO COMPLETO.

Cuenta Funcionarios y empleados

#

G.U.

5 Salario Nominal

Cajero Asistente de Plataforma Cajero Supervisor Gerente de Agencia Total

Total de salarios

2

300

600

1 1 1 5

350 450 1,300 2,400

350 450 1,300 2,700

23

ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

7.50% ISSS 6.75% AFP

Cuenta Funcionarios y empleados

#

1%

Seg. Vida 5.24 Seg.Mèdico 70 Seg. Med. Ejecutivo 28.92 Seg. Vida Ejec. 10.47 145 Uniforme Secretaria / SAC / Cajero Supervisor

G.U.

4 Salario Nominal

Cajero Asistente de Plataforma Cajero Supervisor Gerente de Agencia Total

Insaforp

Total de salarios

1

300

300

1 1 1 4

350 450 1,300 2,400

350 450 1,300 2,400

ISSS (Mensual)

AFP (Mensual)

Bonif Jun (Mensual)

Aguin (Mensual)

Vac Anual

Insaforp

Uniforme

Seguro de vida

Seguro Medico

TOTAL MENSUAL DE PRESTACIONES

FACTOR DE PRESTACIONES

23 20.25

25

25

9

3

145

5

70

325

2.08

26 23.625 34 30.375 98 87.75 180 162

29 38 108 200

29 38 108 200

10 13 38 70

4 5 13 24

145 145 0 435

5 5 10

70 70 70

342 377 533 1,577

1.98 1.84 1.41 1.83

26

280

Estimación de Inversión y Gastos Operativos Funcionarios y Empleados Sueldos ISSS y FVS AFP Bonificaciones Aguinaldo Vacaciones Uniformes Otros Seguros (BASICO y MEDICO HOSPITALARIO) Otras Prestaciones Otros Gastos del Personal

#

4 MESES DEL PROYECTO 5

Total Funcionarios y Empleados

Total Mes

10,800 918 729 900 900 945 580 1,526 867 300

900 77 61 75 75 79 48 127 50 25

18,465

1,516

24

ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

Gastos Generales CONSUMO DE MATERIALES Combustible y lubricantes Papelería y útiles Materiales de limpieza REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO Equipo de computación / impresores Mobiliario y equipo de oficina linea de datos principal linea de datos de respaldo Mantenimiento ATM SERVICIOS PÚBLICOS E IMPUESTOS Comunicaciones / TELECOM / Línea de Datos y Respaldo Energía eléctrica / CAESS Agua potable / ANDA Impuestos Municipales / ALCALDÍA PUBLICIDAD Y PROMOCIÓN (MERCADEO) Otros medios (Rotulación Interna) ARRENDAMIENTOS Y MTTO Arrendamiento Locales Mtto de locales arrendados Mtto de equipo arrendado SEGUROS SOBRE BIENES Sobre Activos Fijos Sobre riesgos bancarios OTROS Servicios de seguridad Suscripciones Servicio de traslado de valores Otros Total Gastos Generales

#

Unitario Mensual

Total Mes

1 1 1

91 50 25

1

TOTAL 6 MESES

166 91 50 25

1,992 1,092 600 300

20 20 2,400 700 250 50 200 200 100

240 240 14,400 8,400 3,000 600 2,400 1,200 1,200

8,985 4,192 250 50 996 33 465 928 840 8 60 20 13,694

53,908 50,308 3,000 600 5,974 394 5,580 11,136 10,080 96 720 240 88,850

20

1 1 1 1 1 1

700 250 50 200 100 100

1 1 1 1 1 1

4,192 250 50

2 1 1 1

420 8 60 20

33 465

25

ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

REMODELACIÓN

INVERSIÓN

Mampostería Cielos falsos y fascias Puertas Vidrieras y tabla roca Pisos Recubrimientos Pintura Acabados y artefactos sanitarios Rotulación Aire Acondicionado Instalaciones eléctricas Sistema de seguridad Sistema de control de acceso Sistema de Circuito cerrado Equipo Limpieza General Mueblería Total Gastos Generales

Mobiliario Archivador metalico de 4 gavetas Armero Agente de Seguridad Boleteras División para Billetes de Cajas Escritorio Cajero Supervisor Escritorio ejecutivo de negocios Escritorio oficina VIP Escritorio Gerente de Agencia Escritorio SAC Extinguidor Credenza para papelería Microondas Mueble de alacena para articulos de limpieza Muebles de Ventanilla (caja) Pantrie para área de cocina Repisa para área de comidas Repisero para boletería Silla Cajero de Ventanilla Silla Cajero Supervisor Silla Clientes - Espera Silla Clientes de ejecutivo de negocios Silla Ejecutivo de negocios Silla Gerente de Agencia Silla SAC Silla Salón VIP Muebles de Ventanilla (caja) Silla área de bóveda Silla Cajero Supervisor Silla Cajeros de Ventanilla Silla Clientes - Espera Silla Clientes de ejecutivo de negocios Silla Clientes de Gerente de Agencia Silla Ejecutivo de negocios Silla Gerente de Agencia Silla para área de cocina Silla SAC Silla Salón VIP

5,278.44 4,002.60 20,066.34 6,065.30 3,742.35 1,158.59 144.10 5,836.17 5,872.20 19,104.02 3,942.66 5,274.17 5432.63 31450.8 2,125.52 12,504.11 132,000.00

49 4 1 1 4 1 1 1 1 2 4 1 1 1 4 1 2 1 2 1 9 1 1 1 1 2 -

2,838 130.00

116.11 69.00 258.00

246.00 60.00 130.00 32.00 32.00 71.50 71.50 71.50 36.66 71.50 80 98 150 82 82 82 98 98 7 82 78

520 464 69 258 492 60 260 32 288 72 72 72 37 143 -

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

946 173 155 23 86 164 20 87 11 96 24 24 24 12 48 -

26

ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

79 14.44 12.90 1.92 7.17 13.67 1.67 7.22 0.89 8.00 1.99 1.99 1.99 1.02 3.97 -

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

Equipo de oficina Caja Fuerte Contador de Billetes Contador de monedas Contómetro Lámpara luz negra Maquina de escribir para Poste Separador de Fila Oasis Poste Separador de Fila Portamonedas de Cajeros de Ventanilla Cajas metalicas de seguridad de Cajeros de Ventanilla Equipo de Computo Impresor láser Impresor para Cajas Lector de Barra PC Cajero de ventanilla PC Cajero Supervisor PC Ejecutivo SAC PC Ejecutivo de Negocio PC Gerente de Agencia Servidores UPS UPS Red de datos, Comunicaciones y Energía electrica Equipo de Comunicación (Switch) Instalación de acometidas para Red de Telefonía IP Instalaciones electricas generales Punto de Red Rack Router Firewall Equipo telefónico Fax Planta telefónica (Tarjeta IP de Telefonía) Telefono IP Digital (Gerente de Agencia y Ejecutivo de Negocio) Teléfonos IP Normal (ASISTENTE, Cajero Supervisor y Salón VIP) Rotulación (Mercedeo) Rótulo Luninoso Exterior Rótulo Interior Rotulación Interna Otros Equipos Sistemas de aires acondicionados y ducterías Planta Electrica Gastos Proyectados Total

2.

34 1 1 1 4 2 1 10 1 8 2 3 12 1 2 2 2 1 1 1 1 1 26 1 1 1 20 1 1 1 8 1 1 2 4 3 1 1 1 2 1 1

4,344 900.00 1,200.00 650.00 65.47 28.00 141.00 75.00 200 75 55 125

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

1,200 650 262 56 141 750 200 600 110 375 8,896

575.00 700.00 250.00 850.00 850.00 850.00 850.00 850.00 895.70 1,275.00 4,600

575 1,400 500 1,700 850 850 850 896 1,275 18,850

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

1,000 3,500 12,000 50 350 500 500

1,000 3,500 12,000 1,000 350 500 500 1,545

3 12 12 12 3 3 1

100 645 190 105

100 645 380 420 8,600

3 3 3 3

7,000 1,000 600

3 3 3 11,600

11,600 -

3 3

295,987

1,448 400 217 87 19 47 250 67 200 37 125 2,965 192 467 167 567 283 283 283 299 425 2,492 333 292 1,000 83 117 167 500 515 33 215 127 140 -

121 33 18 7 2 4 21 6 17 3 10 247 16 39 14 47 24 24 24 25 35 208 28 24 83 7 10 14 42 43 3 18 11 12 -

PRESUPUESTO BASELINE EN FORMA DE TABLA Y EN FORMA GRÁFICA. PARTIDAS

MONTO

OCT. 2010. NOV. 2010. $ % $ $ $ 16% $ 14,216.00 16% $ 14,216.00 16% $ 21,120.00 16% $ 21,120.00 0 $ 0 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 35,336.00 $ 35,336.00 %

FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS GASTOS GENERALES REMODELACIÓN DEL LOCAL MOBILIARIO EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTO RED DE DATOS COMUNICACIONES Y ENERGÍA ELECTRÍCA EQUIPO TELEFÓNICO ROTULACIÓN OTROS EQUIPOS GASTOS PROYECTO TOTAL

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

18,465.00 88,850.00 132,000.00 2,838.00 4,344.00 8,896.00 18,850.00 1,545.00 8,600.00 11,600.00 295,988.00

DIC. 2010. % $ 25% $ 4,616.25 16% $ 14,216.00 16% $ 21,120.00 25% $ 709.50 25% $ 1,086.00 $ $ $ $ 25% $ 2,900.00 $ 44,647.75

ENE. 2010. % $ 25% $ 4,616.25 16% $ 14,216.00 16% $ 21,120.00 25% $ 709.50 25% $ 1,086.00 50% $ 4,448.00 50% $ 9,425.00 50% $ 772.50 $ 25% $ 2,900.00 $ 59,293.25

FEB. 2010. MAR. 2010. % $ % $ 25% $ 4,616.25 25% $ 4,616.25 16% $ 14,216.00 20% $ 17,770.00 16% $ 21,120.00 20% $ 26,400.00 25% $ 709.50 25% $ 709.50 25% $ 1,086.00 25% $ 1,086.00 50% $ 4,448.00 $ 50% $ 9,425.00 $ 50% $ 772.50 $ $ 100% $ 8,600.00 25% $ 2,900.00 25% $ 2,900.00 $ 59,293.25 $ 62,081.75

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ESTRATEGIA Y COMPETITIVIDAD PAGINA:

CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

PRESUPUESTO BASELINE $70,000.00

$62,081.75 $60,000.00

$59,293.25

$59,293.25

$50,000.00 $44,647.75 $40,000.00

$35,336.00

$35,336.00

$30,000.00

$20,000.00

$10,000.00

$-

oct-10

nov-10

dic-10

ene-11

feb-11

mar-11

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CONSTRUCCIÓN DE UNA AGENCIA BANCARIA

F.

PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD

1.

PLAN DE CALIDAD

POLITICA DE CALIDAD La calidad del producto final del proyecto se determinará en todas y cada una de las fases que lo componen y no solamente en el proceso de ejecución, en la calidad de los materiales y equipo que se utilizará para implementarlo, sino que es igualmente importante considerar la calidad desde la planificación y la realización del proyecto. Para poder asegurar la calidad del proyecto desde su inicio, se han de asegurar una serie de normas, las cuales se detallan a continuación: El equipo encargado de la elaboración del Proyecto se basa en procedimientos definidos para controlar los trabajos de elaboración. Antes de iniciar la elaboración del proyecto se listan los requisitos con los que debe cumplir el proyecto. Se elabora un plan de trabajo con el detalle específico de los trabajos, incluido el nombramiento del responsable de la calidad del proyecto. Se realizan reuniones de evaluación para poder tratar a tiempo los aspectos problemáticos. Se tiene en cuenta la normativa legal vigente en especial la de seguridad, salud y medio ambiente. Se controla la utilización de nuevas tecnologías y materiales Se redactan documentos en los que se haga constar el control de calidad del proyecto. Es obligatorio el cumplimiento de las normas de gestión de calidad. ESTANDARES DEL PROYECTO a) La construcción del local deberá ser de sistema mixto o similar con puertas y ventanas exteriores protegidas con cortinas o rejas metálicas; b) El local deberá contar con áreas de trabajo y espacio para atender a 40 usuarios, y razonablemente amplio para evitar accidentes; c) El local no deberá tener comunicación interior con locales adyacentes; d) El local deberá tener una bóveda de concreto armado con puerta de seguridad para guardar fondos, valores y registros contables. Deberá contar con un mecanismo de comunicación del interior al exterior. e) Cada uno de los cajeros de la agencia o del establecimiento, contarán con cajas metálicas con llave y otros medios de seguridad en las taquillas, como son botones de activación de alarma, Money clips u otros; f) Instalar sistemas de control dual para la puerta de seguridad que es de acceso a la bóveda o caja de seguridad de la agencia; g) Instalar puertas con cerradura en cada una de las taquillas de los cajeros. h) Debe existir el espacio entre las taquillas para instalar máquinas o equipos para ser operados por más de un cajero; i) Instalar adecuados sistemas de alarmas para la agencia; j) La agencia debe contar con una salida de emergencia. k) En el caso de los sistemas de alarma deberán colocarse: cámaras de video, censores de movimientos, botones de pánicos, los cuales deberán ser colocados en lugares estratégicos dentro de las instalaciones; l) Mantener extintores de incendio ubicados conforme a las medidas de seguridad establecidas; procurando que éstos sean adecuados al ambiente; m) La agencia debe poseer un área de cajas, área de fila de espera, atención al cliente, despacho de gerencia de sucursal y un área de espera. n) El área de cajas debe contar con una capacidad de atención de máxima de seis usuarios, atendidos por un cajero debidamente capacitado, con su respectiva identificación y equipo informático. o) El área de filas debe ser un espacio amplio para alojar veinticinco usuarios p) El área de atención al cliente debe contar con la capacidad de atención a tres usuarios.

29

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q) El despacho de gerencia de sucursal debe contar con la capacidad de atención a dos usuarios. r) El área de espera debe contar con una capacidad de cinco usuarios PROCEDIMIENTOS PARA EJECUTAR ACTIVIDADES Los procedimientos deberán estar debidamente documentados y detallados. No se aceptarán procedimientos que no se encuentren documentados. ENCARGADOS DE GERENCIAR LA CALIDAD El gerente del proyecto es el principal responsable de la gestión de calidad. Los miembros del staff del proyecto son responsables de cada proceso y deben cumplir con los niveles de calidad exigidos. DEFINIR FECHAS Y FORMAS DE INFORMES DE CALIDAD Se emitirán informes de calidad desde el proceso de planeación del proyecto y sucesivamente cada 30 días según el avance de la obra hasta que ésta finalice. Los informes deberán presentarse de manera formal y por escrito y en ellos se debe especificar si existe alguna no conformidad así como el tratamiento que se le dará para corregir el problema. COMO SE MEDIRAN LOS RATIOS DE CALIDAD Principalmente se realizará un análisis de costo beneficio Se utilizarán listas de chequeo Se puede hacer uso de datos y herramientas estadísticas para una mejor interpretación de la información. PRCESOS DEL PROYECTO A SER MEDIDOS Proceso de planeación, de diseño, de adecuación, de contratación y capacitación del personal, proceso de cierre PRACTICAS DE MEJORAMIENTO CONTINUO Con el fin de obtener la mejor calidad del proyecto, se pueden realizar mejoras en los procesos a través de la eliminación de aquellas actividades que no generan valor y que son fuente de gastos para el proyecto. A la vez, se debe automatizar aquellas actividades que así lo ameriten para tener un ahorro en costos y tiempo.

2.

LISTA DE VERIFICACIÓN DE CALIDAD

VERIFICACION DE CALIDAD Apertura de agencia bancaria Fecha de Estatus Fecha real revisión de Octubre 2010 revisión NRO ACTIVIDAD A PLANIFICACION

Observaciones

Firma

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A1 A2 1.00 1.1 2.00 2.1 2.2 2.3 2.4 3.00 3.1 3.2 3.3 3.4 3.3 3.4 4.00 4.1 4.2 4.3 5.00 5.1 5.2 6.00 6.1 6.2 7.00 7.1 7.2 7.3 8.00 8.1

Análisis de estados financieros proyectados Planos presentados en orden lógico TRAMITES Cumplimiento de plazo máximo para envío de solicitudes ARRENDAMIENTO DE LOCAL Planos del inmueble aprobados por OPAMSS Fiabilidad de la sociedad arrendante Credencial vigente e inscrita en el CNR Contrato autenticado e inscrito REMODELACION Pruebas de calidad en sistema de alarmas Pruebas de calidad de los materiales Inspección de instalación de cielo falso y cámaras de monitoreo Inspección visual de acabados Inspección técnica de construcción de bóveda Pruebas de calidad en sistema eléctrico EQUIPO Y SUMINISTROS Garantías de calidad de los equipos informáticos y tecnológicos Inspección de extintores Inspección visual de papelería y mobiliario RECLUTAMIENTO Y CAPACITACION Evaluación del personal a contratar Planes de capacitación DOCUMENTACION Y REGISTROS Registros de calidad archivados Auditoria de documentos legales y aprobaciones del gobierno TECNOLOGIA Verificación de planos para cuarto de servidores Inspección de instalaciones de red Pruebas de calidad de Base de datos SEGURIDAD Verificación de medidas de seguridad de la agencia G.

PLANIFICACIÓN DEL RIESGO

1.

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

A lo largo del desarrollo del proyecto se pueden presentar situaciones que podrían perjudicar el cumplimiento de metas y objetivos planteados en un inicio, para ello es necesario hacer una identificación de aquellos eventos que pueden convertirse en un riesgo para el proyecto. Entre ellos tenemos:

31

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Entre los riesgos y costos que se han identificado en las diversas áreas según la experiencia que se ha tenido en la ejecución de 10 proyectos de apertura de otras agencias se encuentran: - Atraso en el suministro de mobiliario y equipo $5,000 - Fallas técnicas en la implementación de programas informáticos $1,000 - Corte de energía eléctrica $400 - Denegación de apertura por parte de la Superintendencia del Servicio Financiero $10,000 - Atraso en la contratación del recurso humano para la agencia $5,000 - Fallas técnicas de sistemas de seguridad $3,000 - Incremento en los precios de materiales y equipo $8,000

2.

ANÁLISIS DEL RIESGO

Para analizar las prioridades de los riesgos descritos anteriormente, se hará un análisis cualitativo y cuantitativo y a partir de esos resultados se podrán tomar las medidas de acción para evitar que el evento riesgoso se concrete y perjudique los objetivos del proyecto. La probabilidad de ocurrencia se ha determinado basados en la experiencia con 10 proyectos similares. Análisis cualitativo del riesgo

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Análisis Cualitativo Atraso

en

el

Cantidad

suministro

Probabilidad

Impacto

de

8

4

4

la

3

2

3

Corte de energía eléctrica

1

1

1

Denegación de apertura de parte

2

2

5

del

7

4

2

Fallas técnicas de sistemas de

4

3

5

9

5

3

mobiliario y equipo Fallas

técnicas

implementación

en

de

programas

informáticos

de SSF Atraso

en

la

contratación

recurso humano

seguridad Incremento

en

los

precios

de

materiales y equipo

3.

MATRIZ DE MITIGACIÓN DE RIESGOS

33

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Análisis Cualitativo Impacto Corte de energía eléctrica (1)

Muy bajo(1)

Atraso en la contratación del recurso humano (2) Incremento en los precios de materiales y equipos (3) Fallas técnicas en la implementación de programas informáticos (3) Atraso en el suministro de mobiliario y equipo (4) Denegación de apertura de parte de SSF (5) Fallas técnicas de sistemas de seguridad (5)

Probabilidad de que ocurra el riesgo Bajo (2) Medio (3) Alto (4)

Muy alto (5)

1

2

3

4

5

2

4

6

8

10

3

6

9

12

15

3

6

9

12

15

4

8

12

16

20

5

10

15

20

25

5

10

15

20

25

La clasificación de los riesgos del más importante el menos importante de acuerdo a su prioridad es la siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Atraso en el suministro de mobiliario y equipo Fallas técnicas de sistemas de seguridad Incremento en los precios de materiales y equipos Denegación de apertura de parte de SSF Atraso en la contratación del recurso humano Fallas técnicas en la implementación de programas informáticos Corte de energía eléctrica

Análisis cuantitativo. Análisis Cuantitativo Atraso en el suministro de mobiliario y equipo Fallas técnicas de sistemas de seguridad Incremento en los precios de materiales y equipos Denegación de apertura de parte de SSF

Probabilidad

Impacto Estimado

Valor Monetario Esperado

8/10= 80%

$5,000.00

$4,000.00

4/10= 40%

$3,000.00

$1,200.00

9/10 = 90%

$8,000.00

$7,200.00

2/10 = 20%

$10,000

$2,000.00

CUANTIFICACIÓN DE RIESGOS

34

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Riesgos Atraso en el suministro de mobiliario y equipo Fallas técnicas de sistemas de seguridad Incremento en los precios de materiales y equipos Denegación de apertura de parte de SSF TOTAL

Cuantificación

Ocurrencia

$5,000.00 $3,000.00 $8,000.00 $10,000

Totales $4,000.00

80%

$1,200.00

40%

$7,200.00

90%

$2,000.00

20%

$14,400.00

Según el análisis cuantitativo el orden de prioridades desde la más importante a la menos importante es el siguiente: 1.- Incremento en los precios de materiales y equipos 2.- Atraso en el suministro de mobiliario y equipo 3.- Denegación de apertura de parte de SSF 4.- Denegación de apertura de parte de SSF MATRIZ DE MITIGACION DE RIESGOS RIESGO

PLAN DE ACCION

Atraso en el suministro de mobiliario y equipo

Fallas

técnicas

de

sistemas de seguridad

Incremento en los precios de materiales y equipos

Denegación de apertura de parte de SSF

1. Buscar alternativas de reemplazo del mobiliario equipo 2. Revisar plazos de entrega estipulados en el contrato 3. Alquiler temporal de mobiliario y equipo 1. Capacitación del personal en el manejo del sistema de seguridad 2. Contar con servicio técnico o subcontratos con empresas dedicadas a la seguridad 1. Generar Orden de cambio 2. Evaluación de los costos generados para determinar si es factible la alternativa definida. 3. Comunicar al cliente de los cambios, su costo y su tiempo para su aprobación. 1. Revisar cumplimiento de requisitos solicitados por Superintendencia del Sistema Financiero. 2. Contar con la documentación completa exigida por la Superintendencia del Sistema Financiero 3. Poner un recurso de apelación para revocar la denegación

RESPONSABLE Gerente del Proyecto Staff del Proyecto

Encargado del sistema de seguridad

Gerente del Proyecto Staff del Proyecto

Gerente

del

Proyecto

Cliente

35

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y

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H.

PLANIFICACIÓN DE ABASTECIMIENTOS

1.

DEFINICIÓN DE LA FORMA DE ABASTECIMIENTO DEL PROYECTO a. Establecer el tipo de contrato a utilizar. Contrato para servicios profesionales: precio fijo (llave en mano) b. Quién y cómo deben prepararse las especificaciones técnicas para definir el abastecimiento necesario. El Gerente del Proyecto y será el encargado de preparar las especificaciones técnicas para definir el abastecimiento necesario. Para ello elaborara y utilizara una Matriz de Abastecimientos basada en la información que proporciona el programa de MS Project. c. Si se harán contrataciones externas completas definir cuáles serán los criterios de evaluación de alternativas. Si. Pero únicamente para proveer los suministros que se utilizaran en la nueva agencia. Los criterios de evaluación serán los siguientes: precio, calidad, durabilidad y tiempo de entrega. d. Cómo se pueden administrar varias empresas de abastecimiento si éstas son necesarias. Se pueden coordinar a través del Gerente de Proyectos, quien sería el encargado de mantener comunicación con las distintas empresas de abastecimiento. e. Cómo se pueden coordinar los abastecimientos con otros proyectos de la misma empresa si ésta los tuviera y fueran de la misma naturaleza. Probablemente se buscara conseguir economías de escala con los proveedores actuales de suministros de las agencias que ya están funcionando.

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2.

MATRIZ DE ABASTECIMIENTOS

MATRIZ ABASTECIMIENTOS - TIEMPO NRO.

CONCEPTO

1

2

3

4

U

OCT 2010 NOV 2010 DIC 2010

EQUIPOS 1.1 Aire Acondicionado 1.2 ATM 1.3 Buzon para la Correspondencia 1.4 Mobiliario 1.5 Rotulación 1.6 Uniformes

Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad

SUMINISTROS 2.1 Papelería Normal 2.2 Papelería Controlada 2.3 Lote de plásticos de tarjetas de debito 2.4 Lápices y Lapiceros 2.5 Libros Contables 2.6 Sellos generales 2.7 Bolsas Especiales para envío de Correspondencia

Resma Ciento Ciento Docena Docena Unidad Ciento

15

TECNOLOGIA 3.1 UPS 3.2 Equipo de Computo/Laptop 3.3 Software 3.4 Servidor de Base de Datos 3.5 Teléfonos 3.6 PC

Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad

6 4

SEGURIDAD 4.1 Sistema de Alarma 4.2 Extintores 4.3 Caja fuerte y exclusa 4.4 Planta Eléctrica

Unidad Unidad Unidad Unidad

I.

PLANIFICACIÓN DE LA INTEGRACIÓN

1.

METODOLOGÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO a) b) c) d) e) f)

ENE 2011 FEB 2011 MAR 2011 ABR 2011

5 2 1 50 50 15

25 20 20 10 60 15

40 1 12 4

1 3 1 1

Generamos una solicitud cambio que afecta el proyecto. Se llena y presenta al Gerente de Proyectos un documento de solicitud de cambio. El Gerente y su equipo revisan y evalúan según la triple restricción ampliada. Si autoriza deben actualizarse la documentación del proyecto. Luego al mismo tiempo de ejecución se informa a las áreas que afectan dicho cambio. FIN.

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2.

METODOLOGÍA PARA DEFINIR LAS LECCIONES APRENDIDAS

39

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