AP1 AA1 Ev1 Formulación de Proyecto

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO COLCHONERÍA SAN ANTONIO

AUTORES:

Flor Mireya Santacruz Zambrano José Alejandro Valderrama Jesús Danilo Martínez Morales Yeini Leal Pava Fray Alonso Gómez Marín Mauricio Murcia Godoy

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

Centro de la Servicios Financieros

REGIONAL Bogotá D.C

Programa Articulado: Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

2016

2 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO COLCHONERÍA SAN ANTONIO

AUTORES:

Flor Mireya Santacruz Zambrano José Alejandro Valderrama Jesús Danilo Martínez Morales Yeini Leal Pava Fray Alonso Gómez Marín Mauricio Murcia Godoy

Trabajo presentado para la fase de identificación AP1-AA1-EV1 Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información Instructores Albeiro Ramos y Leidy Vergel

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

Centro de la Servicios Financieros REGIONAL Bogotá D.C

Programa Articulado: Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información 2016

3 Contenido

Descripción del proyecto

4

Justificación

6

Objetivos

7

Alcance del proyecto

8

Beneficiarios

8

Impacto

9

Restricciones

10

Riesgos

11

Productos o resultados

12

4

Descripción del proyecto

Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el contexto de la empresa como el de los usuarios, dando de esta manera un punto de partida al presente proyecto, puesto que estos posibilitan y modifican el progreso del mismo.

1.1 La empresa

El presente proyecto se desarrollará en la empresa Colchonería San Antonio, ubicada en la ciudad de Tuluá Valle del cauca, con un promedio de 6 trabajadores, quienes serán los primeros usuarios del sistema de información acorde a esta empresa, cabe destacar también que esta empresa lleva en funcionamiento 8 años, en los cuales la compañía ha desarrollado procesos de inventarios y facturación de manera manual. como otros tantos contables, como lo realizan muchas empresas a nivel nacional, principalmente en esta zona del país, debido a la poca difusión, desarrollo e implementación de sistemas de información acordes a las necesidades, que optimicen procesos y solucionen problemáticas frente al tiempo, distancia y circunstancias como sucede en la empresa anteriormente mencionada.

1.2 Delimitación del proyecto

Al observar los procesos llevados en la empresa Colchonería San Antonio, se pudo analizar que la mayoría de ellos, se hacen de manera manual, factor que puede hacer este sistema vulnerable a pérdida de documentos y por otro lado centralizado puesto que solo pocos usuarios pueden

5 acceder a la información retardando procesos de control, de seguimiento y de inventarios, por ello se sugiere empezar por analizar y desarrollar un sistema de información accesible desde la web , centrada en los procesos de inventarios y facturación, puesto que en primer lugar la empresa está en crecimiento y desea abrir otra sede y para ello se hace vital que tanto el propietario, empleados como clientes conozcan cuántos productos se encuentran disponibles, para tener un control y a su vez para poder venderlos y comprarlos, en segundo lugar se considera que es necesario delimitar el sistema de información puesto que se desea dar solución a la necesidad más relevante de la empresa y generar cambios importantes en el progreso de la misma con este sistema.

Para finalizar es necesario aclarar que existen varios sistemas de información con el mismo objetivo el control de inventarios, ya que hoy en día muchas empresas desean sistematizar y automatizar procesos, debido a la relevancia del control de activos en una compañía, sin embargo, este va a estar enfocado especialmente en el control y seguimiento de todos los productos de la empresa aquí mencionada como su relación en el proceso de facturación.

6 Justificación

La creciente complejidad de las organizaciones ha aumentado en gran medida la necesidad de tener información más conveniente y oportuna. Actualmente las organizaciones, ya sean públicas o privadas, se han abocado a los avances tecnológicos de la época, los cuales tienden a convertirse en una herramienta importante para el desarrollo de las mismas, trayendo a favor un mejor desenvolvimiento del personal y rapidez en los procesos, lo que genera un mejor servicio.

Debido a esta gran necesidad de cambio, se desarrollará la automatización de las actividades que se realizan en los diferentes procesos de la empresa, como es el registro de entradas y salidas del inventario, requisiciones de compras, solicitud y entrega de productos. Al respecto hay que tener en cuenta que una de las razones que determina la importancia y justificación de desarrollar un sistema automatizado para esta empresa, es la de registrar y controlar los procesos, para dar así una respuesta inmediata a los diferentes clientes (internos y externos) que soliciten información, en el momento en que lo requieran evitando pérdida de tiempo.

El sistema que se desea desarrollar es de suma importancia porque con él se busca la optimización de los procesos actuales permitiendo conocer en tiempo real la información de inventario, requisiciones de compras, solicitud y entrega de productos, a su vez permitirá controlar el inventario del almacén, lo cual facilitará saber con qué recursos cuentan la empresa, que materiales se han utilizado, con que material se dispone, toda esta información es de suma importancia y la misma con la optimización de los procesos podrá ser suministrada de manera oportuna, confiable y veraz.

7 Objetivos

General

Crear un sistema de inventario que muestre, guarde y controle las existencias de los productos que maneje la Colchonería San Antonio.

Específicos 

Orientar el Sistema de Control de Inventario Colchonería San Antonio a la web.



Controlar el acceso de información y del sistema para los clientes y el personal del negocio.



Posibilitar el ingreso de productos, con su descripción e imagen, valor y cantidad.



Registrar las ventas realizadas para un control de los productos en existencia disponibles.

8 Alcance del proyecto

El sistema a desarrollar llevará el registro controlado de la información general de cada producto existente, con el fin de obtener todos los datos necesarios de cada producto de una manera organizada, confiable y correcta. Se lograrán mejoras en la empresa misma, que se reflejarán en el control de gastos, manejo del inventario, control de entrada y salida de productos obteniendo así mayores ganancias por medios de ahorro, y tiempo, que dan el impacto a la empresa de obtener un mayor crecimiento económico. Este sistema se realizará para el uso exclusivo de Colchonería San Antonio.

Beneficiarios 

Los beneficiarios directos vendrían a ser todos quienes estén relacionados directamente con el proyecto de control de inventario, entre los cuales serían, el departamento de contabilidad, la gerencia, clientes, administración y personal de bodega.



Los beneficiarios indirectos serán los que se relacionen con el software de control de inventario, entre los cuales tendríamos los proveedores, medio ambiente, empresas de mantenimiento informático.

9 Impacto

Nuestro Sistema de Solución Integral SOFTCOL plantea organizar de manera significativa la administración de inventarios, contabilidad y finanzas de la empresa beneficiaria COLCHONERÍA SAN ANTONIO, ocasionando así gran impacto en diferentes ámbitos:

Económico: Este es uno de los ámbitos con mayor impacto considerando que nuestro sistema al realizar sus respectivas funciones, brindará tiempo valioso que sería empleado en otras actividades laborales optimizando el rendimiento y a su vez aumentando las ganancias generadas en la empresa.

Ambiental: Al implementar nuestro sistema de inventario se anulará el uso de materiales que los funcionarios de la empresa empleaban para contabilizar de forma manual como papel, bolígrafos y más. De ésta manera se disminuye posible contaminación visual o ambiental causada por el consumo de dichos materiales.

Tecnológico: A través de nuestro proyecto llevamos un gran aporte al sector tecnológico, con el tiempo iremos innovando e implementando nuevas funciones y despertando el interés en los usuarios para que busquen satisfacer las necesidades de sus negocios o empresas por medio de la tecnología.

10 Restricciones

De alcance, ya que el proyecto de SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO se proyecta como una solución integral se necesitaría de toda la información de inventarios, facturación, requisiciones de compras, solicitud y entrega de productos y debido a que esta información actualmente es un proceso manual podría interferir en el producto final del software.

Restricción Técnica, se podría presentar demoras en la implementación ya que dependemos en caso de eventualidades en el Hardware o en el servicio de internet del personal de soporte de las empresas prestadoras de servicios.

11 Riesgos

Cuando hablamos de riesgos en una empresa, estamos hablando de un fenómeno, es decir que se pueden presentar un sinfín de riesgos que pueden afectar a la empresa tanto en los procesos de organización, tecnológicos, físicos, también puede afectar a los clientes y hasta a la imagen de la empresa.

hablando de la empresa COLCHONERÍA SAN ANTONIO, se pueden presentar los siguientes riesgos: 

En el uso del sistema se pueden generar riesgos como los virus, fraudes, también el colapso de las telecomunicaciones generando daños en la información de la empresa entre otros.



Un riesgo operativo puede dar la posibilidad a pérdidas ocasionadas en la ejecución de los procesos y funciones de la empresa por fallas en el sistema, procedimientos o personas que participan en dicho proceso.



También pueden ser accidentes de trabajo, o enfermedades que pueden afectar tanto a la persona como a la empresa.



También puede haber riesgos físicos como cortocircuitos, daños en el mantenimiento y deterioro en los productos (colchones).

12

Productos o resultados 

Página web que represente a la empresa y sus intereses.



Implementación del login o logon (en español ingresar o entrar) para el acceso al sistema.



Creados los formularios para el ingreso de datos de los productos.



Implementada la facturación de ventas en el sistema.